09_ORGANWTIKES_IKANOTHTES

Οργανωτικές Ικανότητες

1

ΠΙΝΑΚΑΣ ΠΕΡΙΕΧΟΜΕΝΩΝ

ΕΥΡΕΤΗΡΙΟ ΕΙΚΟΝΩΝ, ΠΙΝΑΚΩΝ ΚΑΙ ΔΙΑΓΡΑΜΜΑΤΩΝ ........................................................................ 3

ΠΡΟΛΟΓΟΣ…………………………… ............................................................................................................. 4

I. Η ΕΝΩΣΗ ΦΟΡΕΩΝ ΙΜΕ ΓΣΕΒΕΕ, ΙΝΕ ΓΣΕΕ, ΙΝΕΜΥ ΕΣΕΕ, ΙΕΚΕΜ ΤΕΕ, ΚΕΚ ΓΣΕΒΕΕ, ΚΕΚ ΙΝΕ ΓΣΕΕ, ΚΑΕΛΕ

ΕΣΕΕ ...........................................................................................................................................................4

II. Η ΠΡΟΒΛΗΜΑΤΙΚΗ ΤΗΣ ΠΑΡΕΜΒΑΣΗΣ .................................................................................................5

III. ΟΙ ΕΚΠΑΙΔΕΥΤΙΚΕΣ ΠΡΟΔΙΑΓΡΑΦΕΣ ......................................................................................................6

IV. ΕΚΠΑΙΔΕΥΤΙΚΗ ΜΕΘΟΔΟΛΟΓΙΑ ΚΑΙ ΔΟΜΗ ΕΓΧΕΙΡΙΔΙΟΥ .....................................................................7

V. ΑΝΑΓΚΑΙΟΤΗΤΑ ΚΑΤΑΡΤΙΣΗΣ ΣΤΟ ΣΥΓΚΕΚΡΙΜΕΝΟ ΘΕΜΑΤΙΚΟ ΑΝΤΙΚΕΙΜΕΝΟ ....................................9

VI. ΣΚΟΠΟΣ ΚΑΙ ΣΤΟΧΟΙ ΤΟΥ ΕΚΠΑΙΔΕΥΤΙΚΟΥ ΥΛΙΚΟΥ ............................................................................10

ΣΚΟΠΟΣ ...............................................................................................................................................10

ΠΡΟΣΔΟΚΩΜΕΝΑ ΑΠΟΤΕΛΕΣΜΑΤΑ / ΣΤΟΧΟΙ ....................................................................................10

ΚΕΦΑΛΑΙΟ 1: ΟΙ ΟΡΓΑΝΩΤΙΚΕΣ ΙΚΑΝΟΤΗΤΕΣ ................................................................................... 12

ΕΙΣΑΓΩΓΙΚΕΣ ΠΑΡΑΤΗΡΗΣΕΙΣ ...................................................................................................................12

ΣΚΟΠΟΣ ...................................................................................................................................................12

ΠΡΟΣΔΟΚΩΜΕΝΑ ΑΠΟΤΕΛΕΣΜΑΤΑ – ΣΤΟΧΟΙ ........................................................................................12

ΒΑΣΙΚΕΣ ΕΝΝΟΙΕΣ / ΛΕΞΕΙΣ ‐ ΚΛΕΙΔΙΑ ......................................................................................................13

1.1 ΠΟΙΕΣ ΕΙΝΑΙ ΟΙ ΟΡΓΑΝΩΤΙΚΕΣ ΙΚΑΝΟΤΗΤΕΣ .....................................................................................14

1.1.1 ΙΕΡΑΡΧΗΣΗ ΠΡΟΤΕΡΑΙΟΤΗΤΩΝ ΚΑΙ ΠΡΟΓΡΑΜΜΑΤΙΣΜΟΣ........................................................14

1.1.2 ΣΤΟΧΟΘΕΣΙΑ ΚΑΙ ΣΧΕΔΙΑΣΜΟΣ ..................................................................................................16

1.1.3 ΟΡΓΑΝΩΣΗ ΚΑΙ ΔΙΑΧΕΙΡΙΣΗ ΧΡΟΝΟΥ .........................................................................................20

1.1.4 ΑΝΑΘΕΣΗ ΕΡΓΑΣΙΩΝ ΚΑΙ ΚΑΘΗΚΟΝΤΩΝ ...................................................................................22

1.1.5 ΟΡΓΑΝΩΣΗ ΚΑΙ ΤΑΞΗ ΤΟΥ ΧΩΡΟΥ..............................................................................................23

ΣΥΝΟΨΗ ΚΕΦΑΛΑΙΟΥ .............................................................................................................................. 24

ΑΣΚΗΣΕΙΣ ΑΥΤΟΑΞΙΟΛΟΓΗΣΗΣ.................................................................................................................26

ΑΠΑΝΤΗΣΕΙΣ ............................................................................................................................................28


2

ΠΡΟΤΕΙΝΟΜΕΝΕΣ ΠΗΓΕΣ ΓΙΑ ΠΕΡΑΙΤΕΡΩ ΜΕΛΕΤΗ ................................................................................28

ΚΕΦΑΛΑΙΟ 2: ΟΙ ΟΡΓΑΝΩΤΙΚΕΣ ΙΚΑΝΟΤΗΤΕΣ ΣΤΟ ΧΩΡΟ ΕΡΓΑΣΙΑΣ ................................................... 30


ΣΚΟΠΟΣ ...................................................................................................................................................30



2.1 ΕΠΑΓΓΕΛΜΑΤΑ ΚΑΙ ΟΡΓΑΝΩΤΙΚΕΣ ΙΚΑΝΟΤΗΤΕΣ ...............................................................................32

2.1.1 ΔΙΕΡΕΥΝΗΣΗ ΟΡΓΑΝΩΤΙΚΩΝ ΙΚΑΝΟΤΗΤΩΝ ΚΑΤΑ ΤΗΝ ΠΡΟΣΛΗΨΗ .........................................33

2.1.1.1 ΟΙ ΟΡΓΑΝΩΤΙΚΕΣ ΙΚΑΝΟΤΗΤΕΣ ΣΤΟ ΒΙΟΓΡΑΦΙΚΟ ΣΗΜΕΙΩΜΑ ΚΑΙ ΤΗ ΣΥΝΟΔΕΥΤΙΚΗ

ΕΠΙΣΤΟΛΗ ............................................................................................................................................33

2.1.1.2 ΟΙ ΟΡΓΑΝΩΤΙΚΕΣ ΙΚΑΝΟΤΗΤΕΣ ΚΑΤΑ ΤΗ ΣΥΝΕΝΤΕΥΞΗ ΠΡΟΣΛΗΨΗΣ.....................................34

2.1.2 ΟΡΓΑΝΩΤΙΚΕΣ ΙΚΑΝΟΤΗΤΕΣ ΚΑΤΑ ΤΗΝ ΕΝΤΑΞΗ ΤΟΥ ΝΕΟΥ ΕΡΓΑΖΟΜΕΝΟΥ ΣΤΟ ΕΡΓΑΣΙΑΚΟ

ΠΕΡΙΒΑΛΛΟΝ.......................................................................................................................................39

2.2 ΟΡΓΑΝΩΤΙΚΕΣ ΙΚΑΝΟΤΗΤΕΣ ΚΑΙ ΕΠΙΧΕΙΡΗΜΑΤΙΚΟΤΗΤΑ ..................................................................40

2.2.1 ΟΙ ΟΡΓΑΝΩΤΙΚΕΣ ΙΚΑΝΟΤΗΤΕΣ ΚΑΤΑ ΤΗΝ ΕΝΑΡΞΗ ΤΗΣ ΕΠΙΧΕΙΡΗΜΑΤΙΚΗΣ ΔΡΑΣΤΗΡΙΟΤΗΤΑΣ40

2.2.2 ΟΙ ΟΡΓΑΝΩΤΙΚΕΣ ΙΚΑΝΟΤΗΤΕΣ ΩΣ ΠΑΡΑΓΟΝΤΑΣ ΒΕΛΤΙΩΣΗΣ ΤΗΣ ΑΠΟΔΟΣΗΣ ΤΗΣ ΕΠΙΧΕΙΡΗΣΗΣ

............................................................................................................................................................41

2.2.2.1 ΟΡΓΑΝΩΣΗ ΚΑΙ ΤΑΞΗ ‐ ΑΡΧΕΙΟΘΕΤΗΣΗ ..................................................................................42

2.2.2.2 ΠΡΟΓΡΑΜΜΑΤΙΣΜΟΣ ΕΡΓΑΣΙΩΝ.............................................................................................44

2.2.2.3 ΔΙΟΙΚΗΣΗ ΜΕ ΣΤΟΧΟΥΣ ΚΑΙ ΔΙΟΙΚΗΣΗ ΤΗΣ ΑΠΟΔΟΣΗΣ .........................................................44

2.2.2.4 ΔΙΟΙΚΗΣΗ ΕΡΓΟΥ (PROJECT MANAGEMENT) ..........................................................................46

ΣΥΝΟΨΗ ΚΕΦΑΛΑΙΟΥ ..............................................................................................................................48

ΑΣΚΗΣΕΙΣ ΑΥΤΟΑΞΙΟΛΟΓΗΣΗΣ.................................................................................................................50

ΑΠΑΝΤΗΣΕΙΣ ............................................................................................................................................51

ΠΡΟΤΕΙΝΟΜΕΝΕΣ ΠΗΓΕΣ ΓΙΑ ΠΕΡΑΙΤΕΡΩ ΜΕΛΕΤΗ ................................................................................51

ΚΕΦΑΛΑΙΟ 3: ΕΝΙΣΧΥΣΗ ΟΡΓΑΝΩΤΙΚΩΝ ΙΚΑΝΟΤΗΤΩΝ..................................................................... 53


ΣΚΟΠΟΣ ...................................................................................................................................................53


3



3.1.1 ΙΚΑΝΟΤΗΤΑ ΚΑΘΟΡΙΣΜΟΥ ΠΡΟΤΕΡΑΙΟΤΗΤΩΝ .........................................................................55

3.1.2 ΙΚΑΝΟΤΗΤΑ ΣΧΕΔΙΑΣΜΟΥ ΚΑΙ ΠΡΟΓΡΑΜΜΑΤΙΣΜΟΥ ................................................................66

ΠΡΟΓΡΑΜΜΑΤΙΣΜΟΣ ΜΗ ΣΗΜΑΝΤΙΚΩΝ ΘΕΜΑΤΩΝ .............................................................................68

3.1.3 ΙΚΑΝΟΤΗΤΑ ΣΤΟΧΟΘΕΣΙΑΣ.........................................................................................................69

3.1.4 ΙΚΑΝΟΤΗΤΑ ΑΝΑΘΕΣΗΣ ΕΡΓΑΣΙΩΝ ............................................................................................76

3.1.5 ΙΚΑΝΟΤΗΤΑ ΟΡΓΑΝΩΣΗΣ ...........................................................................................................77

3.1.6 ΙΚΑΝΟΤΗΤΑ ΟΡΓΑΝΩΣΗΣ ΚΑΙ ΔΙΑΧΕΙΡΙΣΗΣ ΤΟΥ ΧΡΟΝΟΥ ..........................................................81

3.2 Η ΒΕΛΤΙΩΣΗ ΤΩΝ ΟΡΓΑΝΩΤΙΚΩΝ ΙΚΑΝΟΤΗΤΩΝ ..............................................................................83

3.2.1 ΕΡΓΑΛΕΙΑ ΕΝΙΣΧΥΣΗΣ ΤΩΝ ΟΡΓΑΝΩΤΙΚΩΝ ΙΚΑΝΟΤΗΤΩΝ .........................................................83

3.2.2 ΑΥΤΟΕΛΕΓΧΟΣ‐ΑΥΤΟΓΝΩΣΙΑ ......................................................................................................88

3.2.3 ΑΝΤΙΜΕΤΩΠΙΣΗ ΑΝΑΒΛΗΤΙΚΟΤΗΤΑΣ.........................................................................................93

3.2.4 ΑΝΤΙΜΕΤΩΠΙΣΗ ΠΕΡΙΣΠΑΣΜΩΝ ΚΑΙ ΕΝΟΧΛΗΣΕΩΝ ..................................................................95

3.2.5 ΠΡΟΓΡΑΜΜΑ 21 ΗΜΕΡΩΝ ........................................................................................................98

3.2.6 ΣΧΕΔΙΟ ΔΡΑΣΗΣ ..........................................................................................................................98

ΣΥΝΟΨΗ ΚΕΦΑΛΑΙΟΥ ............................................................................................................................101

ΑΣΚΗΣΕΙΣ ΑΥΤΟΑΞΙΟΛΟΓΗΣΗΣ...............................................................................................................102

ΑΠΑΝΤΗΣΕΙΣ ..........................................................................................................................................105

ΠΡΟΤΕΙΝΟΜΕΝΕΣ ΠΗΓΕΣ ΓΙΑ ΠΕΡΑΙΤΕΡΩ ΜΕΛΕΤΗ ..............................................................................105

ΒΙΒΛΙΟΓΡΑΦΙΑ………………………………………………………………………………………………………………………………..108

ΒΙΟΓΡΑΦΙΚΟ ΣΗΜΕΙΩΜΑ ΣΥΓΓΡΑΦΕΑ .............................................................................................. 109

ΕΥΡΕΤΗΡΙΟ ΕΙΚΟΝΩΝ, ΠΙΝΑΚΩΝ ΚΑΙ ΔΙΑΓΡΑΜΜΑΤΩΝ

Πίνακας Ανάλυσης SWOT 1.........................................................................................................................................93


4

ΠΡΟΛΟΓΟΣ

I. Η ΕΝΩΣΗ ΦΟΡΕΩΝ ΙΜΕ ΓΣΕΒΕΕ, ΙΝΕ ΓΣΕΕ, ΙΝΕΜΥ ΕΣΕΕ, ΙΕΚΕΜ ΤΕΕ, ΚΕΚ ΓΣΕΒΕΕ, ΚΕΚ ΙΝΕ

ΓΣΕΕ, ΚΑΕΛΕ ΕΣΕΕ

Η Ένωση Φορέων, μέλη της οποίας είναι το Ινστιτούτο Μικρών Επιχειρήσεων της Γενικής

Συνομοσπονδίας Επαγγελματιών Βιοτεχνών Εμπόρων Ελλάδος («ΙΜΕ ΓΣΕΒΕΕ»), το Ινστιτούτο

Εργασίας της Γενικής Συνομοσπονδίας Εργατών Ελλάδος («ΙΝΕ/ΓΣΕΕ»), το Ινστιτούτο Εμπορίου

και Υπηρεσιών της ΕΣΕΕ («ΙΝΕΜΥ της ΕΣΕΕ»), το Ινστιτούτο Εκπαίδευσης & Επιμόρφωσης

Μελών Τεχνικού Επιμελητηρίου Ελλάδας Α.Ε. (Ι.ΕΚ.Ε.Μ. Τ.Ε.Ε. Α.Ε.), το Κέντρο Επαγγελματικής

Κατάρτισης του ΙΝΕ/ΓΣΕΕ («ΚΕΚ‐ΙΝΕ/ΓΣΕΕ»), το Κέντρο Επαγγελματικής Κατάρτισης της ΓΣΕΒΕΕ

(«ΚΕΚ ΓΣΕΒΕΕ») και το Κέντρο Ανάπτυξης Ελληνικού Εμπορίου της ΕΣΕΕ (ΚΑΕΛΕ της ΕΣΕΕ»)

ανέλαβε το σχεδιασμό, την οργάνωση και υλοποίηση των έργων με τίτλο «Προγράμματα

κατάρτισης / επανακατάρτισης εργαζομένων και αυτοαπασχολούμενων σε επιχειρήσεις όλων

των κλάδων της οικονομίας στις 8 περιφέρειες σύγκλισης, στις 3 περιφέρειες σταδιακής

εξόδου & στις 2 περιφέρειες σταδιακής εισόδου».

Σκοπός των έργων είναι να συνεισφέρουν, αφενός, στην αύξηση της συμμετοχής της

εργαζομένων και αυτοαπασχολούμενων σε επιχειρήσεις όλων των κλάδων της οικονομίας σε

ενέργειες κατάρτισης, αφετέρου, στην αναβάθμιση των προσόντων των εν δυνάμει

ωφελούμενων. Ευρύτερη επιδίωξη των έργων αποτελεί η διασφάλιση της εργασίας και της

εργασιακής εξέλιξης του ανθρώπινου δυναμικού καθώς και της βιωσιμότητας και της

ανάπτυξης των επιχειρήσεων.

Τα έργα εντάσσονται στους θεματικούς άξονες προτεραιότητας 4, 5 και 6 με τίτλο «Ενίσχυση

της Προσαρμοστικότητας του Ανθρώπινου Δυναμικού και των Επιχειρήσεων» του

Επιχειρησιακού Προγράμματος «Ανάπτυξη Ανθρώπινου Δυναμικού 2007‐20013» και

συγχρηματοδοτούνται από την Ευρωπαϊκή Ένωση (Ευρωπαϊκό Κοινωνικό Ταμείο – Ε.Κ.Τ.) και

από εθνικούς πόρους. Υλοποιούνται δε σύμφωνα με τα εγκριθέντα και ενταχθέντα Τεχνικά

Δελτία Πράξεων και Υποέργων από την Ειδική Υπηρεσία Διαχείρισης Ε.Π. «Ανταγωνιστικότητα

και Επιχειρηματικότητα» της Γενικής Γραμματείας Δημοσίων Επενδύσεων ΕΣΠΑ (Υπουργείο

Ανάπτυξης και Ανταγωνιστικότητας, Υποδομών, Μεταφορών και Δικτύων).

Στο πλαίσιο αυτό, η Ένωση Φορέων υλοποιεί την τρέχουσα περίοδο (2012‐2014) προγράμματα

κατάρτισης / επανακατάρτισης για αυτοαπασχολούμενους (0‐3 άτομα προσωπικό) και

εργαζόμενους σε επιχειρήσεις όλων των κλάδων της οικονομίας (ιδίως ΜΜΕ) στα εξής

θεματικά αντικείμενα:


5

1. «Έξοδος από την κρίση: Τεχνικές παρέμβασης στην λειτουργία της επιχείρησης και αντιμετώπιση της κρίσης και της αρνητικής οικονομικής συγκυρίας ‐ Η λειτουργία της επιχείρησης στο περιβάλλον της Οικονομικής Κρίσης»

2. «Έξοδος από την κρίση: Πράσινη επιχειρηματικότητα ‐ Εταιρική Κοινωνική Ευθύνη (ΕΚΕ) – Κοινωνική Οικονομία»

3. «Έξοδος από την κρίση: Κλαδικοί σχηματισμοί – Συστάδες Επιχειρήσεων» 4. «Οργάνωση και λειτουργία μικρής και πολύ μικρής επιχείρησης ‐ "Business to

Business"» 5. «Οργάνωση και λειτουργία μικρής και πολύ μικρής επιχείρησης ‐ Υποχρεώσεις έναντι

Δημοσίων Φορέων / Οργανισμών και Τρίτων» 6. «Διερεύνηση εναλλακτικών προμηθευτών, έξυπνες αγορές και διαπραγμάτευση» 7. «Εφοδιαστική διαχείριση (logistics management)» 8. «Γενική Οικονομική Εκπαίδευση» 9. «Οργανωτικές Ικανότητες» 10. «Ικανότητα επικοινωνίας» 11. «Ικανότητα διαχείρισης συγκρούσεων στο χώρο εργασίας»

II. Η ΠΡΟΒΛΗΜΑΤΙΚΗ ΤΗΣ ΠΑΡΕΜΒΑΣΗΣ

Η χρηματοπιστωτική κρίση και οι πολλαπλές συνέπειές της στο οικονομικό αλλά και στο

κοινωνικό πεδίο έχουν επηρεάσει τόσο το επιχειρηματικό περιβάλλον όσο και τους όρους

εργασίας και απασχόλησης. Ένα περιβάλλον έντασης των οικονομικών δυσκολιών αλλά και

των προβλημάτων ψυχικής υγείας, μείωσης των δυνατοτήτων προσωπικής και κοινωνικής

ανάπτυξης και, κυρίως, διάχυτης ανασφάλειας, πρωτίστως, βέβαια, για τους ανέργους, αλλά

και για όλους τους εργαζομένους, τους αυτοαπασχολούμενους και τις επιχειρήσεις.

Ωστόσο, και με δεδομένο ότι κάποιοι κλάδοι ή/και ειδικότητες σε περιφερειακό και τοπικό

επίπεδο παρουσιάζουν μεγαλύτερη δυναμική, ενώ μισθωτοί και αυτοαπασχολούμενοι

καταλαμβάνουν το 85% της απασχόλησης στο σύνολο του εργατικού δυναμικού της χώρας, η

ενίσχυση των δυνατοτήτων εξέλιξης των εργαζομένων και των αυτοαπασχολουμένων αποτελεί

ενέργεια κρίσιμης σημασίας για τη διασφάλιση της απασχόλησης, της βιωσιμότητας των

επιχειρήσεων και, εν τέλει, της ανάπτυξης της ελληνικής οικονομίας.

Στο πλαίσιο αυτό, κεντρική επιδίωξη των προγραμμάτων κατάρτισης/επανακατάρτισης είναι η

υποστήριξη των αυτοαπασχολούμενων και των εργαζομένων σε επιχειρήσεις όλων των

κλάδων της οικονομίας με στόχο την αναβάθμιση των προσόντων και ικανοτήτων σας αλλά και

τη βελτίωση της ανταγωνιστικότητας των επιχειρήσεων. Επιδιώκεται η παροχή των

απαραίτητων γνώσεων, δεξιοτήτων και ικανοτήτων στους ωφελούμενους ώστε, από τη μια, να

ενισχύσετε τις δυνατότητες αυτοανάπτυξης και προσωπικής σας εξέλιξης και, από την άλλη, να

είστε σε θέση να αντεπεξέλθετε αποτελεσματικότερα στις απαιτήσεις των επαγγελμάτων και


6

των θέσεων εργασίας τις οποίες κατέχετε, διασφαλίζοντας την εργασία και την επαγγελματική

σας πορεία και υποστηρίζοντας τη βιωσιμότητα των επιχειρήσεων, στις οποίες εργάζεστε ή τις

οποίες κατέχετε.

Οι ενέργειες κατάρτισης στοχεύουν στην παροχή αναβαθμισμένων προσόντων στο ανθρώπινο

δυναμικό των επιχειρήσεων. Ιδιαίτερη σημασία δίνεται στην ενίσχυση μιας ανάλογης

κουλτούρας προώθησης ενεργειών συνεχιζόμενης επαγγελματικής κατάρτισης και στην

αμφισβήτηση μιας μονοδιάστατης έννοιας της επιχειρηματικότητας η οποία, με δεδομένη και

την τρέχουσα οικονομική δυσχέρεια, τείνει να εκλαμβάνει την ανάπτυξη του ανθρώπινου

δυναμικού, κυρίως, ως ανωφελές κόστος.

Συνοδεύονται επίσης από συμπληρωματικές ενέργειες οι οποίες συμβάλλουν στην

ολοκληρωμένη ανάπτυξη των έργων. Ενδεικτικά, αναφέρονται: δικτύωση σε πανελλαδικό,

περιφερειακό και τοπικό επίπεδο, διερεύνηση στοιχείων που αναδεικνύουν τις τάσεις των

τοπικών αγορών εργασίας και αντίστοιχη διάγνωση των εκπαιδευτικών αναγκών, επιλογή και

κατανομή των καταρτιζομένων σε περιφερειακό και τοπικό επίπεδο με βάση τις

ιδιαιτερότητες, ανάγκες και δυναμική τόσο των ιδίων όσο και των αναγκών των επιχειρήσεων,

ενέργειες δημοσιότητας και αξιολόγησης του έργου, παρακολούθηση των ωφελουμένων τόσο

κατά τη διάρκεια όσο και μετά το πέρας των σεμιναρίων κατάρτισης.

Επιπλέον, έμφαση δόθηκε στη δημιουργία εκπαιδευτικού υλικού για το σύνολο των θεματικών

αντικειμένων: Εγχειρίδια προς τους Εκπαιδευόμενους και Οδηγοί των Εκπαιδευτών. Την

υλοποίηση της συγκεκριμένης δράσης ανέλαβε το μέλος της Ένωσης Φορέων, Ινστιτούτο

Εργασίας της Γ.Σ.Ε.Ε. Ειδικότερα, μέσα από τη συγκρότηση ειδικής ομάδας συμβούλων, ο

συγκεκριμένος φορέας είχε την ευθύνη για τη μετατροπή των Εγχειριδίων των

Εκπαιδευομένων σε διαδραστική μορφή και τη διαμόρφωση των Οδηγών Εκπαιδευτών σε ένα

προτεινόμενο Σχέδιο Μαθήματος βασισμένο σε σειρά Εκπαιδευτικών Δραστηριοτήτων.

Αντίστοιχα, και όσον αφορά τα περιεχόμενα των Εγχειριδίων, οι συγγραφείς τους είχαν την

ευθύνη για τη διαμόρφωση των περιεχομένων τους, ως ειδικοί στα σχετικά αντικείμενα

κατάρτισης. Αποτέλεσμα της δράσης αυτής είναι και το παρόν εγχείρημα, το οποίο

συνοδεύεται από έναν αντίστοιχο Οδηγό Εκπαιδευτών.

III. ΟΙ ΕΚΠΑΙΔΕΥΤΙΚΕΣ ΠΡΟΔΙΑΓΡΑΦΕΣ

Όπως προαναφέρθηκε, με βασικό εργαλείο την υλοποίηση προγραμμάτων κατάρτισης σε

συγκεκριμένα θεματικά αντικείμενα, τα εγκεκριμένα έργα στην ‘Ένωση Φορέων, στοχεύουν

στην αναβάθμιση των προσόντων αυτοαπασχολούμενων και εργαζόμενων σε επιχειρήσεις

όλων των κλάδων της οικονομίας.


7

Τα προγράμματα επαγγελματικής κατάρτισης, συνολικής διάρκειας 40 ωρών έκαστο,

αποτελούνται από θεωρητικό και πρακτικό τμήμα. Η μορφή της πρακτικής άσκησης

συνίσταται σε ποικίλες βιωματικές δραστηριότητες ανάλογα με το αντικείμενο κατάρτισης, εκ

των οποίων η πιο χαρακτηριστική είναι η μελέτη περίπτωσης – case study. Το θεωρητικό μέρος

συναρτάται άμεσα με το εκπαιδευτικό αντικείμενο, αποτελώντας το 80% του συνόλου των

ωρών του προγράμματος κατάρτισης. Αξίζει να επισημανθεί ότι τα προγράμματα αυτά,

ενσωματώνουν περαιτέρω διδακτικές ενότητες οι οποίες αφορούν την Υγιεινή και Ασφάλεια

στην εργασία, τις Βασικές αρχές λειτουργίας των επιχειρήσεων, τις Βασικές αρχές του

εργατικού δικαίου και την Ενημέρωση για την εφαρμογή της Αρχής της μη Διάκρισης.

Ειδικότερα, αναφορικά με τα αντικείμενα 1 – 8, αυτά ενσωματώνουν δύο επιπλέον διδακτικές

ενότητες: την εξωστρέφεια και την ηλεκτρονική τιμολόγηση καθώς οι δύο τελευταίες κρίθηκαν

σημαντικά εφόδια στο σύγχρονο επιχειρηματικό περιβάλλον.

Η περίοδος υλοποίησης των προγραμμάτων εκτείνεται από το Δεκέμβριο του 2012 έως και το

Σεπτέμβριο του 2014, σε πανελλαδικό επίπεδο. Προς την επίτευξη μιας ευρύτερης συμμετοχής

στις ενέργειες κατάρτισης, κάθε ενδιαφερόμενος μπορεί να παρακολουθήσει έως και τρία

προγράμματα. Τέλος, η επιτυχής συμμετοχή σε αυτά οδηγεί στην επιδότηση 5€ ανά ώρα

κατάρτισης σε κάθε ωφελούμενο καθώς και στην απόκτηση σχετικής Βεβαίωσης

Παρακολούθησης Προγράμματος Κατάρτισης.

Κατά τα λοιπά και ως προς τους όρους ενεργειών κατάρτισης, εφαρμόζονται προδιαγραφές

που ορίζονται στην υπ’ αριθμ. 1.5188/οι. 3.968 (ΦΕΚ 915/Β/20.5.2011) Κοινή Απόφαση των

Υπουργών Οικονομίας, Ανταγωνιστικότητας και Ναυτιλίας – Παιδείας, Δια Βίου Μάθησης και

Θρησκευμάτων – Εργασίας και Κοινωνικής Ασφάλισης για το «Ενιαίο Σύστημα Διαχείρισης,

Αξιολόγησης, Παρακολούθησης και Ελέγχου των Ενεργειών Επαγγελματικής Κατάρτισης

(Ε.Σ.Δ.Ε.Κ.) συγχρηματοδοτούμενων από το ΕΚΤ ή το ΕΤΠΑ στο πλαίσιο του ΕΣΠΑ (2007‐2013 ),

για όλα τα Επιχειρησιακά προγράμματα που εμπεριέχουν δράσεις Κατάρτισης».

IV. ΕΚΠΑΙΔΕΥΤΙΚΗ ΜΕΘΟΔΟΛΟΓΙΑ ΚΑΙ ΔΟΜΗ ΕΓΧΕΙΡΙΔΙΟΥ

Είναι σημαντικό να αναφέρουμε ότι στο πλαίσιο του συγκεκριμένου έργου, προωθείται η

μεθοδολογία της συμμετοχικής διδασκαλίας ως η καταλληλότερη για την εκπαίδευση

ενηλίκων. Μέσω αυτής, ενισχύεται η ενεργητική συμμετοχή των εκπαιδευομένων, λαμβάνεται

υπόψη ο ιδιαίτερος τρόπος που ο καθένας μαθαίνει (εξατομικευμένη μάθηση), αξιοποιούνται

οι γνώσεις και οι εμπειρίες των συμμετεχόντων (βιωματική προσέγγιση), ενώ μπορεί, εν τέλει,

αποτελεσματικότερα να διαμορφωθεί ένα δημιουργικό πλαίσιο μάθησης το οποίο συνδυάζει

τη θεωρητική με την πρακτική κατάρτιση. Η εφαρμογή της συμμετοχικής μεθοδολογίας και η

χρήση των εκπαιδευτικών τεχνικών και μέσων στην κατεύθυνση αυτή υποστηρίζει τη


8

συστηματική εξειδίκευση των γνώσεων των καταρτιζομένων σε συγκεκριμένες ενότητες που

σχετίζονται με το αντικείμενο κατάρτισης, παράλληλα όμως, ενισχύει και την καλλιέργεια

ικανοτήτων ευελιξίας, ανάληψης πρωτοβουλιών, ανάπτυξης συλλογικών δράσεων, επίλυσης

προβλημάτων συνεργασίας και επικοινωνίας κ.ά.

Άλλωστε, στην κατεύθυνση αυτή, αναπτύχθηκαν και οι σχετικοί Οδηγοί των εκπαιδευτών οι

οποίοι αποτελούν, στην πραγματικότητα, ένα προτεινόμενο Σχέδιο Μαθήματος για κάθε

θεματικό αντικείμενο. Ωστόσο, επιδιώκοντας την ενίσχυση της συμμετοχικής εκπαίδευσης, οι

Οδηγοί αυτοί εστιάζουν στην εκπόνηση μιας σειράς δραστηριοτήτων για την ολοκληρωμένη

υλοποίηση των προγραμμάτων. Παράλληλα, πρέπει να τονιστεί ότι δόθηκε ιδιαίτερη σημασία

στην αναφορά παραδειγμάτων τα οποία (αν και όχι αποκλειστικά) προσανατολίζονται σε

θέματα που αφορούν το περιβάλλον της εργασίας και των επιχειρήσεων.

Το εγχειρίδιο που έχετε στα χέρια σας επιδιώχθηκε να μην έχει την κλασική μορφή ενός

συνεχούς κειμένου ανάλυσης αλλά να είναι περισσότερο διαδραστικό και φιλικό προς τον

αναγνώστη. Σε αυτή την κατεύθυνση, τηρεί κάποιες προδιαγραφές όπως την περιγραφή του

σκοπού και των εκπαιδευτικών στόχων τόσο για το σύνολο του υλικού όσο και για τα

επιμέρους κεφάλαιά του, την παρουσίαση των εννοιών – λέξεων κλειδιά, την κατανομή σε

διακριτές ενότητες και υποενότητες. Περιέχει, επίσης, παραδείγματα, κάποιες

δραστηριότητες, ασκήσεις αυτοαξιολόγησης μαζί με τις απαντήσεις τους, συνόψεις αλλά και

προτεινόμενες πηγές για περαιτέρω μελέτη στο τέλος κάθε κεφαλαίου. Ελπίζουμε ότι η δομή

του, σε συνδυασμό βέβαια με την παρακολούθηση ενός σχετικού σεμιναρίου θα σας

βοηθήσουν να εξοικειωθείτε, όσο το δυνατόν περισσότερο, με το αντικείμενο κατάρτισης.

Για να βρείτε αναλυτικότερα στοιχεία για το προφίλ των εταίρων της Ένωσης Φορέων καθώς

και περισσότερες πληροφορίες για τα προγράμματα κατάρτισης, επισκεφτείτε την επίσημη

ιστοσελίδα των έργων www.epanakatartisi.gr ή εναλλακτικά τις ιστοσελίδες των μελών της

Ένωσης.

Ευχαριστούμε για τη συμμετοχή σας και ελπίζουμε τόσο το εκπαιδευτικό έργο όσο και το

παρόν εκπαιδευτικό υλικό να αποτελέσουν δημιουργική αφετηρία για τον καθένα και την

καθεμία από εσάς.


9

V. ΑΝΑΓΚΑΙΟΤΗΤΑ ΚΑΤΑΡΤΙΣΗΣ ΣΤΟ ΣΥΓΚΕΚΡΙΜΕΝΟ ΘΕΜΑΤΙΚΟ ΑΝΤΙΚΕΙΜΕΝΟ

Οι ανεπτυγμένες οργανωτικές ικανότητες αποτελούν προϋπόθεση, προκειμένου το άτομο να επιτύχει

τόσο στην προσωπική όσο και στην επαγγελματική του ζωή. Είναι εκείνες που θα συμβάλουν, ώστε το

άτομο να καταξιωθεί ως αξιόπιστο, αποτελεσματικό, παραγωγικό και υπεύθυνο σε κάθε τομέα της

ζωής του. Ιδιαίτερα σε περιόδους κρίσης και ανατροπής «δεδομένων», οι ικανότητες αυτές δίνουν τη

δυνατότητα στο άτομο:

να θέτει στόχους, έχοντας όραμα για τον τρόπο ζωής και την επαγγελματική δραστηριότητά

του, σύμφωνα με τις αξίες του,

να παίρνει σταθμισμένες αποφάσεις, ιεραρχώντας τις προτεραιότητες, τα έργα, τις

δραστηριότητες και τα καθήκοντα που πρέπει να προηγηθούν για να επιτύχει τους στόχους

του,

να επιτυγχάνει περισσότερα μέσα στο διαθέσιμο χρόνο και αξιοποιεί αποδοτικά τους

υπάρχοντες πόρους,

να ανταποκρίνεται στις προθεσμίες για τις υποχρεώσεις που αναλαμβάνει,

να ολοκληρώνει τα καθημερινά του καθήκοντα και τις υπευθυνότητες που συνεπάγονται οι

κοινωνικοί του ρόλοι,

να διαχειρίζεται αποδοτικά και με σύνεση τους πόρους που διαθέτει.

Το άτομο που διαθέτει τις οργανωτικές ικανότητες σε ανεπτυγμένο βαθμό, αποκτά σε μεγαλύτερη

έκταση έλεγχο της ζωής του. Είναι σε θέση να κάνει περισσότερο λειτουργικές επιλογές ως προς το

επάγγελμα και να σχεδιάσει σε μεγαλύτερο βαθμό την επαγγελματική σταδιοδρομία που του ταιριάζει,

ώστε να αξιοποιήσει το ταλέντο και τις δεξιότητές του. Επίσης, μπορεί να αναπτύξει μια ευρύτερη

αίσθηση κοινωνικής ένταξης και προσφοράς, έχοντας περισσότερες πιθανότητες να διασφαλίσει

παράλληλα τους πόρους και τα μέσα για το επίπεδο της ζωής που επιθυμεί για το ίδιο και την

οικογένειά του. Η αίσθηση της επίτευξης ενισχύει σταδιακά την αυτοεκτίμησή του και οδηγεί το άτομο

σε περαιτέρω προσωπική ανάπτυξη.


10

Τέλος, οι οργανωτικές ικανότητες υποστηρίζουν τη διατήρηση καλής σωματικής και ψυχικής υγείας,

καθόσον επιτρέπουν περισσότερο έλεγχο στη ζωή και στον προσωπικό χρόνο, στον περιορισμό του

άγχους και της έντασης καθώς και στη βίωση της αίσθησης του επιτεύγματος και της αναγνώρισης από

το περιβάλλον και το κοινωνικό σύνολο.

Οι ικανότητες αυτές μπορούν να ενισχυθούν μέσα από εκπαιδευτικά προγράμματα και προγράμματα

κατάρτισης που αναπτύσσουν τη συνειδητοποίηση σχετικά με τη χρησιμότητά τους, και βασίζονται στη

συστηματικοποίηση των γνώσεων σχετικά με αυτές και στην ανάπτυξη και αξιοποίηση στρατηγικών,

τεχνικών και εργαλείων για τη βελτίωσή τους.

VI. ΣΚΟΠΟΣ ΚΑΙ ΣΤΟΧΟΙ ΤΟΥ ΕΚΠΑΙΔΕΥΤΙΚΟΥ ΥΛΙΚΟΥ

ΣΚΟΠΟΣ

Σκοπός του εκπαιδευτικού υλικού που κρατάτε στα χέρια σας είναι να σας βοηθήσει στην ανάπτυξη και

συστηματικοποίηση των γνώσεών σας σε σχέση με τις οργανωτικές ικανότητες, να σας ενισχύσει στην

προσπάθειά σας να αποτιμάτε και να εξελίσσετε το επίπεδο των δικών σας οργανωτικών ικανοτήτων

και να σας ενθαρρύνει να γίνετε περισσότερο ενεργητικοί υπερασπιστές της χρησιμότητάς τους για μια

επιτυχή και ισορροπημένη ζωή.

ΠΡΟΣΔΟΚΩΜΕΝΑ ΑΠΟΤΕΛΕΣΜΑΤΑ / ΣΤΟΧΟΙ

Ειδικότερα, οι επιμέρους ενότητες του υλικού θα σας βοηθήσουν σταδιακά ώστε:

να ορίζετε τις οργανωτικές ικανότητες και να αναγνωρίζετε τη σημασία τους για μια επιτυχή και

ισορροπημένη ζωή,

να εντοπίζετε τις συμπεριφορές με τις οποίες οι ικανότητες αυτές εκδηλώνονται καθώς και

εκείνες που υποδηλώνουν ότι το άτομο υστερεί στις ικανότητες στον τομέα αυτόν,

να κατανοείτε τη σημασία τους για μια επιτυχή σταδιοδρομία στο χώρο της εργασίας και στο

πεδίο της επιχειρηματικότητας,

να επιλέγετε τρόπους, στρατηγικές και τακτικές για την ενίσχυση και ενδυνάμωσή των

οργανωτικών ικανοτήτων, αξιοποιώντας τα κατάλληλα εργαλεία για το σκοπό αυτό,


11

να υιοθετείτε μια θετική στάση ως προς τη δυνατότητα και την αξία ανάπτυξης των

οργανωτικών ικανοτήτων και να παροτρύνετε και άλλα άτομα στο περιβάλλον σας να κάνουν

το ίδιο.


12

ΚΕΦΑΛΑΙΟ 1: ΟΙ ΟΡΓΑΝΩΤΙΚΕΣ ΙΚΑΝΟΤΗΤΕΣ

ΕΙΣΑΓΩΓΙΚΕΣ ΠΑΡΑΤΗΡΗΣΕΙΣ

Πόσοι από εμάς δεν είχαμε κάποιες φορές την αίσθηση ότι πέρασε μια ολόκληρη ημέρα χωρίς να

έχουμε κάνει τίποτα; Πόσες φορές έχουμε αισθανθεί ότι η κατάσταση είναι εκτός ελέγχου; Ωστόσο,

πόσοι από εμάς δεν έχουμε συναντήσει ανθρώπους για τους οποίους αυτή η αίσθηση είναι άγνωστη;

Ανθρώπους που ακόμα κι αν αντιμετώπισαν κρίσεις και έκτακτες ανατρεπτικές καταστάσεις,

διαχειρίζονται με επιτυχία εμπόδια και δυσκολίες; Ανθρώπους, που τόσο ο προγραμματισμός της

καθημερινότητας όσο και της ζωής τους ολοκληρώνονται όπως σχεδιάζονται, είναι ισορροπημένοι και

εκμεταλλεύονται κάθε δευτερόλεπτο από το μοναδικό κεφαλαίο που καθένας από εμάς διαθέτει: τον

χρόνο του! Γνωρίζοντας αυτούς τους ανθρώπους καλύτερα, διαπιστώνει κανείς ότι μεταξύ εκείνων των

ικανοτήτων που διαθέτουν σε ανεπτυγμένο βαθμό είναι οι οργανωτικές ικανότητες.

ΣΚΟΠΟΣ

Σκοπός του παρόντος κεφαλαίου είναι να παρουσιάσει τις ικανότητες οι οποίες χαρακτηρίζονται ως

οργανωτικές. Ειδικότερα, αποσαφηνίζεται η έννοια των κυριότερων οργανωτικών ικανοτήτων,

περιγράφεται ο τρόπος με τον οποίο εκδηλώνονται ως συμπεριφορές των ατόμων τα οποία διαθέτουν

σε αναπτυγμένο βαθμό τις ικανότητες αυτές και αναδεικνύεται η χρησιμότητά τους για μια αρμονική

και ισορροπημένη ζωή.

ΠΡΟΣΔΟΚΩΜΕΝΑ ΑΠΟΤΕΛΕΣΜΑΤΑ – ΣΤΟΧΟΙ

Με την ολοκλήρωση αυτού του κεφαλαίου:

Σε επίπεδο γνώσεων, θα πρέπει να είστε σε θέση:

να ορίζετε τις οργανωτικές ικανότητες

να αναφέρετε τον τρόπο με τον οποίο επηρεάζουν την καθημερινότητα αλλά και το

μέλλον των ατόμων

να περιγράφετε μεταξύ των οργανωτικών ικανοτήτων:

την ικανότητα ιεράρχησης προτεραιοτήτων,

την ικανότητα στοχοθεσίας,

την ικανότητα σχεδιασμού δράσεων,


13

την ικανότητα προγραμματισμού,

την ικανότητα οργάνωσης και διαχείρισης του χρόνου και τήρησης

χρονοδιαγραμμάτων,

την ικανότητα ανάθεσης εργασιών,

την ικανότητα οργάνωσης του χώρου.

Σε επίπεδο δεξιοτήτων, θα πρέπει να είστε σε θέση:

να διακρίνετε μεταξύ των συμπεριφορών των ατόμων εκείνες που υποδηλώνουν

οργανωτικές ικανότητες,

να ελέγχετε αν τα άτομα που συναναστρέφεστε ή συνεργάζεστε διαθέτουν και σε

ποιο βαθμό οργανωτικές ικανότητες.

Σε επίπεδο στάσεων, θα πρέπει να είστε σε θέση:

να αποδέχεστε τη σημαντικότητα των οργανωτικών ικανοτήτων για μια αρμονική και

ισορροπημένη ζωή,

να ενθαρρύνετε την ενίσχυση και διαρκή βελτίωση των οργανωτικών ικανοτήτων,

να υποστηρίζετε την ανάπτυξη των οργανωτικών ικανοτήτων, ως παράγοντα

ενίσχυσης των προοπτικών επιτυχίας του ατόμου στην επαγγελματική και προσωπική

ζωή του.

ΒΑΣΙΚΕΣ ΕΝΝΟΙΕΣ / ΛΕΞΕΙΣ ‐ ΚΛΕΙΔΙΑ

Οργανωτικές ικανότητες

Προσωπική οργάνωση

Στοχοθεσία

Διοίκηση με Στόχους‐ Management by Objectives

Σχεδιασμός

Ιεράρχηση προτεραιοτήτων

Προγραμματισμός

Διαχείριση χρόνου

Επείγον


14

Σημαντικό

Οργάνωση χώρου

Τήρηση χρονοδιαγραμμάτων

Ανάθεση εργασιών σε τρίτους

Εργασία με τάξη και επιμέλεια

Εργασία χωρίς λάθη

Εργασία με προσοχή στη λεπτομέρεια

1.1 ΠΟΙΕΣ ΕΙΝΑΙ ΟΙ ΟΡΓΑΝΩΤΙΚΕΣ ΙΚΑΝΟΤΗΤΕΣ

Ο όρος οργανωτικές ικανότητες αναφέρεται στο σύνολο των ικανοτήτων εκείνων που βοηθούν το

άτομο να διακριθεί, επιτυγχάνοντας υψηλούς στόχους στη ζωή του, τόσο την επαγγελματική όσο και

την προσωπική. Πρόκειται για ικανότητες που υπαγορεύουν στο άτομο να θέτει προτεραιότητες, να

σχεδιάζει, να προγραμματίζει, να εφαρμόζει αποτελεσματικές διαδικασίες για να παρακολουθεί και να

ελέγχει την πρόοδό του σε σχέση με τους στόχους του, να κατανέμει σωστά τους πόρους που διαθέτει

και να αξιοποιεί το χρόνο που έχει στη διάθεσή του για να επιτύχει τους στόχους αυτούς. Αυτές οι

ικανότητες βοηθούν το άτομο να προσδώσει σκοπό και νόημα στην κάθε ημέρα του και να εστιάσει σε

μια ανώτερη στόχευση στη ζωή του τόσο προσωπικά όσο και επαγγελματικά. Ποιες όμως είναι αυτές

οι ικανότητες; Οι συγγραφείς επιλέγουν διαφορετικές ομαδοποιήσεις και καταλόγους τριών έως δέκα

τέτοιων ικανοτήτων. Μεταξύ αυτών, η ικανότητα της ιεράρχησης προτεραιοτήτων, η ικανότητα

στοχοθεσίας, η ικανότητα προγραμματισμού και σχεδιασμού καθώς και η ικανότητα οργάνωσης του

χρόνου και του χώρου αποτελούν κομβικές οργανωτικές ικανότητες ακολουθούμενες από την

ικανότητα ανάθεσης εργασιών και καθηκόντων σε άλλα πρόσωπα του περιβάλλοντος, προσωπικού ή

επαγγελματικού καθώς και την ικανότητα να εργάζεται κάποιος δίνοντας προσοχή στη λεπτομέρεια και

αποφεύγοντας λάθη. Τις ικανότητες αυτές θα δούμε αναλυτικά στις παραγράφους που ακολουθούν.

1.1.1 ΙΕΡΑΡΧΗΣΗ ΠΡΟΤΕΡΑΙΟΤΗΤΩΝ ΚΑΙ ΠΡΟΓΡΑΜΜΑΤΙΣΜΟΣ

Η ικανότητα ιεράρχησης προτεραιοτήτων είναι εκείνη που επιτρέπει στο άτομο να διακρίνει τις

εργασίες ή τα καθήκοντα εκείνα που είναι πιο σημαντικά σε δεδομένη χρονική στιγμή και να

επικεντρώνει σε αυτά τη δράση του, δίνοντάς τους προτεραιότητα και διαθέτοντας σ’ αυτά τη


15

μεγαλύτερη δυνατή προσοχή καθώς και περισσότερο χρόνο. Οι περισσότεροι από εμάς, όπως

αναφέρει ο Fleming (2007), έχουμε την τάση συνήθως να δίνουμε προτεραιότητα σε πράγματα που

μας ευχαριστούν χωρίς να είναι πάντα απαραίτητα. Ομοίως, σε εύκολα πράγματα που μας

δημιουργούν την αίσθηση της ικανοποίησης. Ο διαθέσιμος χρόνος όμως καθώς και οι πόροι δεν

επαρκούν για την ενασχόλησή μας με όλες τις υποχρεώσεις που μας βαρύνουν. Στους περιορισμούς

που σχετίζονται με το χρόνο ή τους πόρους συνήθως προστίθεται η φυσική εξουθένωση. Οι

υποχρεώσεις μας συνεπώς λειτουργούν ανταγωνιστικά και κάποιες θα πρέπει να μείνουν

ανεκπλήρωτες, προκειμένου να ανταποκριθούμε στα καθήκοντα ή τις εργασίες που παρουσιάζουν τη

μεγαλύτερη σημαντικότητα για μας.

Για αποτελεσματική ιεράρχηση προτεραιοτήτων πρέπει να είμαστε σε θέση να διακρίνουμε τι είναι

πραγματικά σημαντικό και όχι απλώς επείγον. Συνήθως, τα σημαντικά ή μεγάλης προτεραιότητας

καθήκοντα και εργασίες είναι εκείνα που συμβάλλουν στην επίτευξη μακροπρόθεσμων στόχων μας ή

έχουν σημαντικές συνέπειες συνήθως μακροχρόνια.

Με μια αρχική καταγραφή όλων των ημερήσιων εργασιών που πρέπει να διεκπεραιωθούν, όλες

φαίνονται σημαντικές ή επείγουσες. Μια προσεκτικότερη όμως ματιά μπορεί να ξεχωρίσει εκείνες που

δεν έχουν και τόσο μεγάλη σημαντικότητα μεσοπρόθεσμα ή μακροπρόθεσμα. Για παράδειγμα, δεν

φαίνονται να έχουν τον χαρακτήρα του επείγοντος δραστηριότητες όπως η ενίσχυση των ικανοτήτων

μας, η επιμόρφωση, η διάθεση χρόνου στην οικογένεια ή τους φίλους μας. Η αποτελεσματική

ιεράρχηση προτεραιοτήτων μάς επιτρέπει να ολοκληρώνουμε στον συντομότερο δυνατό χρόνο τα

σημαντικά και επείγοντα καθήκοντά μας, με κριτήριο επιλογής τις συνέπειες που μπορεί να

δημιουργήσει η μη εκπλήρωσή τους, όπως για παράδειγμα τη δημιουργία ή σώρευση προβλημάτων.

Στη συνέχεια, είμαστε σε θέση να επικεντρώσουμε τη προσοχή μας στις δραστηριότητες εκείνες που

είναι σημαντικές με την έννοια που προαναφέρθηκε: δραστηριότητες που αν και δεν έχουν το

χαρακτήρα του επείγοντος, ωστόσο κεφαλαιοποιούνται και αποδίδουν την επένδυση του χρόνου και

της προσπάθειας στο μέλλον.

Η ιεράρχηση αυτή μπορεί να αφορά τόσο σε προγραμματισμένες δραστηριότητες όσο και σε

απρογραμμάτιστες. Για μεν τις πρώτες, η ομαδοποίησή τους σε Α΄, Β΄ κ.ο.κ. προτεραιότητας ανάλογα

με το βαθμό σημαντικότητας, διευκολύνει την αντίστοιχη επικέντρωση της προσπάθειας σε αυτές και

κατ’ επέκταση την ολοκλήρωσή τους («Α» για τις σημαντικότερες, «Β» για τις σημαντικές αλλά όχι

ζωτικής σημασίας και «Γ» για εκείνες που θα μας άρεσε να κάνουμε αλλά δεν είναι απαραίτητες προς

το παρόν). Έτσι, ολοκληρώνοντας τις δραστηριότητες μας, ενισχύεται η αίσθηση του επιτεύγματος και


16

κατ’ επέκταση η ικανοποίηση και η αυτοεκτίμησή μας. Αυτό το γεγονός λειτουργεί παρακινητικά για

την ολοκλήρωση του συνόλου των καθηκόντων μας.

Όταν πρόκειται για μη προγραμματισμένες δραστηριότητες, συνήθως απαιτείται η λήψη ταχύτατων

αποφάσεων, χωρίς να υπάρχει η δυνατότητα πλήρους ανάλυσης των δεδομένων μας και της

κατάστασης που έχουμε να διαχειριστούμε. Στην περίπτωση αυτή καθοδηγούμαστε περισσότερο από

το ένστικτό μας, έχοντας πάντα κατά νου τους στόχους μας ξεκάθαρα, καθώς και το κατά πόσο οι

δραστηριότητες αυτές μας φέρνουν πιο κοντά ή μας απομακρύνουν από τους στόχους αυτούς.

Ο προγραμματισμός εξάλλου, αφορά αφενός στη διευθέτηση του διαθέσιμου χρόνου, με τρόπο ώστε

να επιτρέπει τη μέγιστη αξιοποίησή του για την ολοκλήρωση των εργασιών και των καθηκόντων που

περιλαμβάνει η λίστα ιεράρχησης των προτεραιοτήτων μας. Αφετέρου περιλαμβάνει την κατανομή των

διαθέσιμων πόρων ώστε τα καθήκοντα αυτά να μπορέσουν να εκπληρωθούν.

Δραστηριότητα

Καταγράψτε σε λίστα όλες τις υποχρεώσεις που πρέπει να ολοκληρώσετε σε μια ημέρα, σε μια

εβδομάδα, σε ένα μήνα σε ένα χρόνο (μία για κάθε μία κατηγορία ως προς τον χρόνο ολοκλήρωσης,

δηλαδή μία λίστα για τις ημερήσιες, μία για τις εβδομαδιαίες, κ.ο.κ.). Με βάση το περιεχόμενο της υπο‐

ενότητας ομαδοποιήστε τις υποχρεώσεις αυτές σε τρεις ομάδες, σε κάθε λίστα και χαρακτηρίστε κάθε

ομάδα ως «Α», «Β» και «Γ». Φυλάξτε τις λίστες αυτές, στις οποίες θα επανέλθουμε στα επόμενα

κεφάλαια του εγχειριδίου.

1.1.2 ΣΤΟΧΟΘΕΣΙΑ ΚΑΙ ΣΧΕΔΙΑΣΜΟΣ

Αλίκη: Μου λέτε σας παρακαλώ ποιο δρόμο πρέπει να πάρω από δω και πέρα;

Γελαστή Γάτα: Αυτό εξαρτάται από το πού θέλεις να πας.

Αλίκη: Δεν με νοιάζει, όπου να’ ναι.

Γελαστή Γάτα: Τότε δεν έχει σημασία ποιο δρόμο θα πάρεις!

Lewis Caroll Η Αλίκη στη χώρα των θαυμάτων.


17

Ο καθορισμός προσωπικών στόχων είναι μια δυναμική διαδικασία που μας βοηθά να ξεκαθαρίσουμε

στο μυαλό μας τι επιδιώκουμε για το μέλλον και να ενθαρρύνουμε και να παρακινούμε τον εαυτό μας

καθώς και τους ανθρώπους που έχουμε στην ευθύνη μας, για να επιτύχουμε συγκεκριμένα

αποτελέσματα που σχετίζονται με τη μελλοντική αυτή κατάσταση1. Η διαδικασία αυτή αξιοποιείται από

όλους εκείνους οι οποίοι έχουν υψηλές επιδιώξεις σε όλους τους τομείς της ζωής: στον αθλητισμό,

στον κόσμο των επιχειρήσεων, κ.λπ. Η σημασία της στοχοθεσίας αναδείχθηκε με τη θεωρία του Dr.

Edwin Locke κατά τη δεκαετία του 1960. Σύμφωνα με αυτήν, οι εργαζόμενοι παρακινούνται για την

επίτευξη του επιδιωκόμενου αποτελέσματος και επιτυγχάνουν μεγαλύτερη και καλύτερη απόδοση,

όταν οι στόχοι είναι ξεκάθαροι, προκλητικοί (όχι εύκολοι) και προσφέρεται σ’ αυτούς συγκεκριμένη

επαναπληροφόρηση για τον βαθμό που συνέβαλαν στην επίτευξή τους. Η εργασία στην κατεύθυνση

που προσδιορίζει ο στόχος ενισχύει την παρακίνηση και μεγιστοποιεί την προσπάθεια για την επίτευξη

του στόχου αυτού και κατ’ επέκταση βελτιώνεται η απόδοση τόσο σε επαγγελματικό όσο και σε

προσωπικό επίπεδο.

Οι στόχοι μπορεί να αφορούν στη σταδιοδρομία, την εκπαίδευση και επιμόρφωση, τα οικονομικά

θέματα, την οικογενειακή κατάσταση, ζητήματα καλλιτεχνικής, αθλητικής και πολιτιστικής φύσης, τη

συμπεριφορά, τη διασκέδαση και οτιδήποτε εμπίπτει στο πεδίο ενδιαφέροντός μας.

Σύμφωνα με τη θεωρία του Dr. Edwin Locke, για να λειτουργούν παρακινητικά οι στόχοι, θα πρέπει:

να είναι σαφείς και ξεκάθαροι,

να είναι προκλητικοί,

να είναι κατανοητοί και συμφωνημένοι, το πρόσωπο δε που στοχοθετεί να έχει δεσμευτεί

προσωπικά για την επίτευξή τους,

να προσφέρεται επαναπληροφόρηση για τον βαθμό που επιτεύχθηκαν, στο πλαίσιο της οποίας

θα είναι δυνατή η αποσαφήνιση των προσδοκιών σχετικά με αυτούς, η αναπροσαρμογή των

στόχων καθώς και η αναγνώριση για την επίτευξή τους,

τα καθήκοντα που πρέπει να διεκπεραιωθούν για την επίτευξη των στόχων, να παρουσιάζουν

έναν βαθμό δυσκολίας.

1 Πηγή: Mindtools (28/11/2012) Διαθέσιμο στη διεύθυνση http://www.mindtools.com/page6.html


18

Η θεωρία της στοχοθεσίας, όπως υποστηρίχθηκε από ευρήματα ερευνών των Dr. Edwin Locke και Dr.

Gary Latham, εξακολουθεί μέχρι σήμερα να επηρεάζει τον τρόπο με τον οποίο σχεδιάζουμε για το

μέλλον και μετρούμε τις επιδόσεις μας ως προς τα σχέδια αυτά.

Προκειμένου η διαδικασία να είναι αποτελεσματική αρχικά θα πρέπει να προσδιορίσουμε ποια είναι η

συνολική εικόνα της κατάστασης που επιδιώκουμε για τη ζωή μας, με άλλα λόγια πώς θέλουμε να είναι

η ζωή μας σε ένα μακροπρόθεσμο χρονικό ορίζοντα, για παράδειγμα σε 10 χρόνια. Αυτή η προσέγγιση

καθορίζει τους συνολικούς στόχους που θα πρέπει να επιτύχουμε. Είναι φιλόδοξοι; Είναι ρεαλιστικοί;

Μπορούν να επιτευχθούν; Στις ερωτήσεις αυτές θα πάρουμε απάντηση αν επιμερίσουμε τους στόχους

σε μικρότερους με μικρότερο χρονικό ορίζοντα π.χ. πενταετίας, τριετίας, ετήσιους, εξαμηνιαίους κ.ο.κ.,

φτάνοντας στους εβδομαδιαίους και ημερήσιους που υποστηρίζουν αυτή τη συνολική στοχοθεσία.

Τόσο στην προσωπική μας ζωή όσο και στον κόσμο των επιχειρήσεων οι στόχοι, για να εκπληρώσουν το

σκοπό τους, πρέπει να είναι ξεκάθαροι, προκλητικοί, κατανοητοί και αποδεκτοί και να εξασφαλίζεται

επαναπληροφόρηση για τον βαθμό επίτευξής τους. Τέλος, θα πρέπει να χαρακτηρίζονται από έναν

βαθμό αυξημένης δυσκολίας σε σχέση με τις ικανότητες του προσώπου το οποίο στοχοθετεί.

Συνηθίζεται να λέγεται ότι ένας σωστά προσδιορισμένος στόχος είναι SMART (έξυπνος). Η λέξη

αποτελεί ακρωνύμιο των λέξεων:

S (specific ή significant ‐ συγκεκριμένος ή σημαντικός)

M (measurable ή meaningful – μετρήσιμος ή με νόημα και αξία)

A (attainable ή action‐oriented – επιτεύξιμος ή προσανατολισμένος στη δράση)

R (relevant ή rewarding – σχετικός με το επιδιωκόμενο αποτέλεσμα ή ικανοποιητικός)

T (time‐bound ή trackable – συσχετισμένος με χρονικό ορίζοντα ή με δυνατότητα να

παρακολουθηθεί ο βαθμός επίτευξής του).

Η κατανόηση της θεωρίας του Dr. Edwin Locke, μας επιτρέπει να αξιοποιούμε σωστά τη λειτουργία της

στοχοθεσίας. Χρησιμοποιώντας σαφείς, ξεκάθαρους και προκλητικούς στόχους, φροντίζοντας αυτοί να

έχουν έναν βαθμό πολυπλοκότητας και δυσκολίας, αυτοδεσμευόμενοι στην επίτευξή τους και

προσφέροντας ανατροφοδότηση για τις επιδόσεις μας σε σχέση με τους στόχους στους οποίους

έχουμε δεσμευτεί, η λειτουργία της στοχοθεσίας γίνεται επιτυχής και η απόδοση ξεπερνά κάθε

προσδοκία.


19

Συνήθως οι επιδιώξεις μας αφορούν σε μια συνολική μελλοντική κατάσταση, π.χ. εύρεση της εργασίας

που μας ικανοποιεί, αγορά ενός σπιτιού κ.λπ. Η ικανότητα στοχοθεσίας και σχεδιασμού αφορά στην

ανάλυση του συνολικού αυτού έργου σε επιμέρους δραστηριότητες που συμπεριλαμβάνουν πολλά και

αλληλοσυμπληρούμενα καθήκοντα. Αυτά είναι πιο εύκολο να τα διαχειριστούμε και να τα ελέγξουμε

σε σχέση με το συνολικό έργο. Αντίστοιχα, επειδή αυτά χαρακτηρίζονται από αλληλουχία και

συμπληρωματικότητα, η επιτυχής και εμπρόθεσμη ολοκλήρωσή τους οδηγεί στην ολοκλήρωση του

συνολικού έργου.

Εξάλλου, η ανάλυση του έργου σε αυτοτελείς δραστηριότητες ενισχύει το βαθμό βεβαιότητας για την

ολοκλήρωσή τους, καθόσον διευκολύνει τη πρόβλεψη τυχόν προβλημάτων ή εμποδίων που ενδέχεται

να ανακύψουν. Για τα προβλήματα αυτά θα πρέπει να προβλεφθούν τρόποι επίλυσης ή αντιμετώπισης

με εναλλακτικές επιλογές. Για παράδειγμα η έναρξη μιας επιχειρηματικής δραστηριότητας φαίνεται

αδύνατη σε πολλούς από εμάς χωρίς την προσφυγή σε κάποιο λογιστή ή δικηγόρο. Όμως η διαδικασία

φαίνεται απλή αν την αναλύσουμε σε επιμέρους δραστηριότητες. Έτσι, στο παράδειγμά μας, με μια

επίσκεψη στην κατά τόπους εφορία θα πληροφορηθούμε ποια δικαιολογητικά απαιτούνται

προκειμένου να ξεκινήσουμε την επιχείρησή μας. Στη συνέχεια μια καταγραφή των δραστηριοτήτων

που πρέπει να ολοκληρώσουμε για να εκδοθούν τα απαραίτητα δικαιολογητικά θα μας επιτρέψει να

συγκεντρώσουμε και να τα υποβάλουμε ώστε να ξεκινήσει η δραστηριότητά μας. Έτσι το έργο μπορεί

να σχεδιαστεί ως εξής:

Έρευνα για ανεύρεση επαγγελματικού χώρου.

Κατάρτιση μισθωτηρίου συμβολαίου.

Προεγγραφή στο επιμελητήριο (ανάλογα με την δραστηριότητα της επιχείρησης).

Προεγγραφή στον ασφαλιστικό φορέα (ανάλογα με τη δραστηριότητα της επιχείρησης και την

ιδιότητα του επιχειρηματία).

Έναρξη στην εφορία και παραλαβή ΑΦΜ.

Εγγραφή στο επιμελητήριο και έκδοση σχετικής βεβαίωσης.

Εγγραφή στον ασφαλιστικό φορέα και έκδοση σχετικής βεβαίωσης.

Υποβολή βεβαιώσεων στην εφορία και θεώρηση βιβλίων και στοιχείων.

Αγορά πάγιου εξοπλισμού κ.λπ.

Η διαδικασία της στοχοθεσίας διευκολύνεται αν:

Κάθε στόχος διατυπωθεί με μια θετική πρόταση.


20

Οι στόχοι προσδιορίζονται με ακρίβεια, αξιοποιώντας ημερομηνίες, χρονικά διαστήματα και

γενικά μετρήσιμες μεταβλητές καθόσον δίνουν με ασφάλεια την πληροφορία αν πράγματι οι

στόχοι έχουν επιτευχθεί ή όχι.

Έχουν καθοριστεί προτεραιότητες ως προς τη σημαντικότητα του κάθε στόχου.

Οι στόχοι είναι καταγεγραμμένοι.

Είναι μικροί, ώστε να είναι αναγνωρίσιμη η πρόοδος για την επίτευξή τους.

Αφορούν στην προσπάθεια την οποία μπορούμε να ελέγξουμε κι όχι στο αποτέλεσμα το οποίο

μπορεί να συναρτάται και με εξωγενείς και απρόβλεπτους παράγοντες (π.χ. ένα ατύχημα για

ένα αθλητή).

Είναι ρεαλιστικοί και καθοδηγούνται από τις προσωπικές μας ανάγκες κι όχι από τις

προσδοκίες ή τις προτεραιότητες άλλων.


Ποιοι είναι οι προσωπικοί σας στόχοι για τα επόμενα δέκα, πέντε, τρία χρόνια; Αναλύστε τους σε

μικρότερους με ορίζοντα ετήσιο, εξαμηνιαίο, μηνιαίο, εβδομαδιαίο και ημερήσιο. Ζητήστε από τον

εκπαιδευτή σας να αξιολογήσει αν οι στόχοι σας είναι SMART.

1.1.3 ΟΡΓΑΝΩΣΗ ΚΑΙ ΔΙΑΧΕΙΡΙΣΗ ΧΡΟΝΟΥ

Μεταξύ των οργανωτικών ικανοτήτων, η ικανότητα της οργάνωσης και διαχείρισης του χρόνου

αποτελεί ικανότητα κομβική καθόσον επιτρέπει να έχουμε τον έλεγχο του χρόνου μας, της ζωής μας,

του άγχους ή της ενέργειας που απαιτείται για την ολοκλήρωση των δραστηριοτήτων μας. Με τη

σωστή διαχείριση και οργάνωση του χρόνου όχι μόνο η πρόοδος στη ζωή μας είναι αισθητή αλλά

πρόσθετα μπορούμε να εξασφαλίσουμε ισορροπία μεταξύ της επαγγελματικής και προσωπικής μας

ζωής και ευελιξία, ώστε να χαιρόμαστε ταυτόχρονα την οικογένεια και τους φίλους μας.

Η ικανότητα της οργάνωσης και διαχείρισης του χρόνου υποστηρίζεται και υποστηρίζει όλες τις άλλες

οργανωτικές ικανότητες. Αυτή γίνεται αποτελεσματικότερη όταν αξιοποιούνται λίστες καθηκόντων,

όταν έχουν τεθεί προσωπικοί στόχοι, όταν έχουν ιεραρχηθεί οι προτεραιότητες ή όταν διαχειριζόμαστε

με επιτυχία περισπασμούς. Αντίθετα, αυτή παρεμποδίζεται όταν μας χαρακτηρίζει η αναβλητικότητα,

όταν αναλαμβάνουμε πάρα πολλές δραστηριότητες και μάλιστα ταυτόχρονα, όταν δεν παρεμβάλουμε


21

μικρά διαλείμματα καθώς και όταν χρονοπρογραμματίζουμε χωρίς να λαμβάνουμε υπόψη τους

προσωπικούς μας ρυθμούς.

Όπως επισημαίνει η Raffoni (2007), υπάρχει μια διαφορά ανάμεσα στην οργάνωση και διαχείριση του

χρόνου: Η διαχείριση είναι μια στρατηγική που μας επιτρέπει να αξιοποιήσουμε το χρόνο μας σωστά

και αποδοτικά για να πετύχουμε τους κύριους στόχους μας. Η οργάνωση του χρόνου είναι μια

διαδικασία που ακολουθούμε καθημερινά, επιδιώκοντας να διαχειριστούμε το χρόνο μας.

Η Raffoni (2006 σελ. 10 και 11) τονίζει ότι η αίσθηση της άσκοπης και αντιπαραγωγικής απώλειας του

χρόνου έχει συνέπειες με κόστος (απώλεια χρημάτων) και αρνητικό αντίκτυπο στην ίδια την υγεία μας

ενώ πρόσθετα μας αποστερεί τη δυνατότητα επεξεργασίας και ανάλυσης πληροφοριών που θα

μπορούσαν να οδηγήσουν σε εμπνευσμένες και λειτουργικές αποφάσεις για τα ζητήματα που έχουμε

στην ευθύνη μας. Αντίθετα, στα οφέλη της αποδοτικής αξιοποίησης του χρόνου συμπεριλαμβάνεται η

ενίσχυση της δυνατότητας επικέντρωσης σε μακροχρόνιους στρατηγικότερους στόχους, ρεαλιστικής

πρόβλεψης για το μέλλον και θωράκισής μας απέναντι στο στρες που απειλεί τη ζωή και την υγεία. Για

την αποτελεσματικότητα της οργάνωσης του χρόνου είναι απαραίτητο να έχει προκαθοριστεί η

στρατηγική για τη διαχείριση του χρόνου (όραμα και συνολικό πρόγραμμα), ώστε να είμαστε σίγουροι

ότι αφιερώνουμε το χρόνο μας στις σωστές δραστηριότητες που μας οδηγούν στην επίτευξη των

στόχων μας. Και οι δύο αποτελούν αντικείμενο στο οποίο μπορεί να εξασκηθεί κανείς και να πετύχει

θεαματικές βελτιώσεις, εφαρμόζοντας συγκεκριμένες τεχνικές και πρόγραμμα αυτοπειθαρχίας, στα

οποία θα επανέλθουμε σε επόμενα κεφάλαια.


Γνωρίζετε πόσο χρόνο αφιερώνετε στις δραστηριότητές σας; Στη λίστα με όλες τις υποχρεώσεις που

πρέπει να ολοκληρώσετε σε μια ημέρα, τις οποίες ιεραρχήσατε ως «Α», «Β» και «Γ» σημειώστε δίπλα

σε κάθε δραστηριότητα το χρόνο που εκτιμάτε ότι απαιτείται για να ολοκληρωθεί αυτή. Μετά την

ολοκλήρωση της κάθε μιας δραστηριότητας καταγράψτε το χρόνο που πράγματι απαιτήθηκε.

Ο πίνακας που ακολουθεί θα μπορούσε να σας διευκολύνει:

α/α ΔΡΑΣΤΗΡΙΟΤΗΤΑ ΕΚΤΙΜΗΣΗ

ΧΡΟΝΟΥ ΓΙΑ

ΧΡΟΝΟΣ ΠΟΥ

ΠΡΑΓΜΑΤΙ

ΑΠΟΚΚΛΙΣΗ ΛΟΓΟΙ


22

ΤΗΝ

ΟΛΟΚΛΗΡΩΣΗ

ΑΠΑΙΤΗΘΗΚΕ (+ ή ‐) ΑΠΟΚΚΛΙΣΗΣ

1 … … … …

χρονομέτρηση δραστηριοτήτων 1

Υπάρχει απόκλιση; Αν ναι σε ποιους παράγοντες οφείλεται αυτή;

Φυλάξτε τη λίστα αυτή, στην οποία θα επανέλθουμε στο τρίτο κεφάλαιο του εγχειριδίου.

1.1.4 ΑΝΑΘΕΣΗ ΕΡΓΑΣΙΩΝ ΚΑΙ ΚΑΘΗΚΟΝΤΩΝ

Πολλές φορές, αναφερόμενοι στον τρόπο που λειτουργούμε, αυτοχαρακτηριζόμαστε αυτάρεσκα ως

«συγκεντρωτικοί», αιτιολογώντας την πρακτική μας με επιχειρήματα που σχετίζονται

με την αρτιότητα και την ποιότητα του αποτελέσματος την οποία συναρτούμε μόνο με τις δικές

μας δεξιότητες και ικανότητες,

με το φόβο απώλειας του ελέγχου,

με την έλλειψη χρόνου για την ενημέρωση και εκπαίδευση αυτών προς τους οποίους θα

μπορούσε να γίνει η ανάθεση,

με αρνητικές εμπειρίες ανάθεσης κατά το παρελθόν.

Έχουμε όμως ποτέ σκεφτεί τα πλεονεκτήματα που προσφέρει η δυνατότητα να αναθέσουμε κάποια

από τα καθήκοντα αυτά στους συνεργάτες ή τους υφισταμένους μας ή στα υπόλοιπα μέλη της

οικογένειάς μας, αν αυτά αφορούν στην οικογενειακή ή προσωπική μας ζωή;


Συγκεντρώστε λίγο τη σκέψη σας και στη συνέχεια καταγράψτε ποια νομίζετε ότι είναι τα οφέλη από

την ανάθεση καθηκόντων σε άλλα πρόσωπα του εργασιακού ή οικογενειακού περιβάλλοντος; Τη δική

μας άποψη θα βρείτε στην παράγραφο που ακολουθεί.


23

Ο Brown (2008) υποστηρίζει ότι οι φόβοι που προαναφέρθηκαν σπανίως επιβεβαιώνονται όταν η

ανάθεση γίνει σωστά. Πρόσθετα, τα οφέλη της ανάθεσης είναι πολλαπλά, όπως:

Μας εξασφαλίζει περισσότερο χρόνο για να επικεντρωθούμε σε περισσότερο σημαντικές

δραστηριότητες.

Εξοικονομούνται πόροι.

Ενισχύει την εμπιστοσύνη με τους γύρω μας και ιδίως με εκείνους που βρίσκονται στην ευθύνη

μας, στους οποίους προσφέρει ευκαιρίες προσωπικής και επαγγελματικής ανάπτυξης.

Μεγιστοποιείται το αποτέλεσμα και η παραγωγικότητα, αν η ανάθεση αφορά σε εργασιακά

καθήκοντα.

1.1.5 ΟΡΓΑΝΩΣΗ ΚΑΙ ΤΑΞΗ ΤΟΥ ΧΩΡΟΥ

Πόσο οργανωμένοι είμαστε στο χώρο μας, στο σπίτι μας, στην εργασία μας; Αν και ο καθένας έχει τον

δικό του τρόπο οργάνωσης, ωστόσο υπάρχουν κάποιοι δείκτες που αποτυπώνουν πόσο

αποτελεσματική είναι η προσωπική μας οργάνωση. Για παράδειγμα σκεφτείτε πόσος χρόνος απαιτείται

για να βρείτε μια πληροφορία για μια δραστηριότητα που ολοκληρώθηκε ένα χρόνο πριν; Πόσο εύκολα

βρίσκετε τη διεύθυνση ή τον αριθμό τηλεφώνου ενός συνεργάτη, προμηθευτή ή πελάτη σας που δεν

είναι καταχωρημένος στο κινητό σας; Στα φυσικά (μη ηλεκτρονικά) σας αρχεία είναι εύκολη η

αναζήτηση στοιχείων, ιδίως όταν εσείς απουσιάζετε; Αν απαιτείται (ανάλογα με την περίπτωση)

περισσότερο από μερικά λεπτά ή σε μερικές περιπτώσεις δευτερόλεπτα για να βρείτε τα στοιχεία αυτά,

σκεφτείτε πόσο χρόνος χάνεται αντιπαραγωγικά και πόσο καλύτερα θα ήταν τα πράγματα αν είχατε

υιοθετήσει τη δική σας στρατηγική για μια πιο αποτελεσματική προσωπική οργάνωση.

Η οργάνωση μπορεί να αφορά πολλά πεδία. Στην οργάνωση του χρόνου ήδη έγινε αναφορά ενώ

επίσης συστηματοποιημένη προσπάθεια οργάνωσης απαιτείται και για τα οικονομικά μας, το σπίτι

μας, την οικογένειά μας, τα ντουλάπια, την κουζίνα, την αποθήκη μας, το χώρο εργασίας μας, τον

ηλεκτρονικό μας υπολογιστή καθώς και το ηλεκτρονικό μας ταχυδρομείο και ο κατάλογος είναι μακρύς.

Με την αποτελεσματική οργάνωση τα οφέλη είναι πολλαπλά:

Ελαχιστοποιείται ο χρόνος που απαιτείται για τις καθημερινές εργασίες (είτε στην εργασία είτε

στο σπίτι) μεγιστοποιείται ο διαθέσιμος χρόνος για πιο σημαντικά πράγματα και υποστηρίζεται

η προσωπική στοχοθεσία.


24

Είμαστε πιο παραγωγικοί και σε θέση να ολοκληρώσουμε περισσότερες δραστηριότητες

αξιοποιώντας το χρόνο που εξασφαλίσαμε.

Έχουμε πάντα διαθέσιμα τα απαραίτητα μέσα για την ολοκλήρωση των δραστηριοτήτων μας.

Εξοικονομούμε χρήματα (αποφεύγουμε άσκοπες αγορές για πράγματα που ήδη έχουμε και δεν

μπορούμε να βρούμε πού, κ.λπ.).

Περιορίζονται τα μη χρήσιμα αντικείμενα που πρέπει να διαχειριστούμε.

Διατηρούμε τον έλεγχο και αποφεύγουμε το στρες.

Στις οργανωτικές ικανότητες θα επανέλθουμε αναλυτικά στα κεφάλαια που ακολουθούν τόσο για να

διερευνήσουμε με ποιες συμπεριφορές‐δείκτες εκδηλώνονται, πώς αξιοποιούνται και πώς ενισχύονται.

ΣΥΝΟΨΗ ΚΕΦΑΛΑΙΟΥ

Ο όρος οργανωτικές ικανότητες αναφέρεται σε μια σειρά ικανότητες που υπαγορεύουν στο άτομο να

θέτει προτεραιότητες, να σχεδιάζει, να προγραμματίζει, να εφαρμόζει αποτελεσματικές διαδικασίες

για να παρακολουθεί και να ελέγχει την πρόοδό του σε σχέση με τους στόχους του, να κατανέμει

σωστά τους πόρους που διαθέτει και να αξιοποιεί το χρόνο που έχει στη διάθεσή του για να επιτύχει

τους στόχους αυτούς.

Η ικανότητα ιεράρχησης προτεραιοτήτων είναι εκείνη που επιτρέπει στο άτομο να διακρίνει τις

εργασίες ή τα καθήκοντα που είναι πιο σημαντικά σε δεδομένη χρονική στιγμή και να επικεντρώνει σε

αυτά τη δράση του, δίνοντας προτεραιότητα και διαθέτοντας τη μεγαλύτερη δυνατή προσοχή,

περισσότερη ενέργεια, καθώς και περισσότερο χρόνο.

Η ικανότητα προγραμματισμού αφορά αφενός στη διευθέτηση του διαθέσιμου χρόνου, με τρόπο ώστε

να επιτρέπει τη μέγιστη αξιοποίησή του για την ολοκλήρωση των εργασιών και των καθηκόντων που

περιλαμβάνει η λίστα ιεράρχησης των προτεραιοτήτων του ατόμου αφετέρου περιλαμβάνει την

κατανομή των διαθέσιμων πόρων, ώστε τα καθήκοντα αυτά να μπορέσουν να εκπληρωθούν.

Η ικανότητα στοχοθεσίας επιτρέπει στο άτομο τον καθορισμό προσωπικών στόχων, η εκπλήρωση των

οποίων οδηγεί στην επίτευξη του συνολικού οράματος που έχει διαμορφώσει για την προσωπική και

επαγγελματική ζωή του.


25

Η ικανότητα της οργάνωσης και διαχείρισης του χρόνου αποτελεί ικανότητα κομβική καθόσον

επιτρέπει στο άτομο να έχει τον έλεγχο του χρόνου στη ζωή του.

Η ικανότητα οργάνωσης αφορά σε όλα τα πεδία της ζωής του ατόμου και επιτρέπει την αποδοτική

αξιοποίηση τόσο του χρόνου όσο και της ενέργειας και των λοιπών πόρων του ατόμου.

Οι οργανωτικές ικανότητες αλληλοσχετίζονται και λειτουργούν συμπληρωματικά, εξασφαλίζοντας στο

άτομο τη δυνατότητα να πραγματοποιήσει τις επιδιώξεις και τα όνειρά του για την προσωπική και

επαγγελματική ζωή του.


26

ΑΣΚΗΣΕΙΣ ΑΥΤΟΑΞΙΟΛΟΓΗΣΗΣ

Αντιστοιχίστε τις φράσεις 1 έως 6 με τις προτάσεις i έως vi, ώστε να διατυπωθούν σωστοί

ορισμοί

1. Οργανωτικές ικανότητες

2. Η ικανότητα ιεράρχησης προτεραιοτήτων

3. Η ικανότητα προγραμματισμού

4. Η ικανότητα διαχείρισης και οργάνωσης του χρόνου

5. Η ικανότητα ανάθεσης καθηκόντων

6. Η ικανότητα οργάνωσης (του χώρου)

7. Η ικανότητα στοχοθεσίας

i. μας δίνει τη δυνατότητα να αξιοποιήσουμε το χρόνο μας σωστά και αποδοτικά για να

πετύχουμε τους κύριους στόχους μας, στο πλαίσιο μιας διαδικασίας που ακολουθούμε

καθημερινά, για το σκοπό αυτό.

ii. μας επιτρέπει να αποσαφηνίσουμε τι επιδιώκουμε για το μέλλον και να ενθαρρύνουμε και να

παρακινούμε τον εαυτό μας καθώς και τους ανθρώπους που έχουμε στην ευθύνη μας, για να

επιτύχουμε συγκεκριμένα αποτελέσματα που σχετίζονται με τη μελλοντική αυτή κατάσταση.

iii. επιτρέπει στο άτομο να διακρίνει τις εργασίες ή τα καθήκοντα εκείνα που είναι πιο σημαντικά

σε δεδομένη χρονική στιγμή και να επικεντρώνει σε αυτά τη δράση του, δίνοντάς τους

προτεραιότητα και διαθέτοντας σ’ αυτά τη μεγαλύτερη δυνατή προσοχή καθώς και

περισσότερο χρόνο.

iv. είναι το σύνολο των ικανοτήτων εκείνων που βοηθούν το άτομο να διακριθεί, επιτυχάνοντας

υψηλούς στόχους στη ζωή του, τόσο την επαγγελματική όσο και την προσωπική.

v. υπαγορεύει την κατανομή των εργασιών και των καθηκόντων μας εντός του διαθέσιμου

χρόνου, ώστε τα καθήκοντα αυτά να μπορέσουν να εκπληρωθούν.

vi. διεθέτηση του χώρου και των αντικειμένων μέσα σ’ αυτόν, με τρόπο ώστε αφενός να υπάρχει

ελευθερία κινήσεων και και η εργασία να εκτελείται ανεμπόδιστα αφετέρου, τα αντικείμενα να

βρίσκονται ταξινομημένα με επιμέλεια και η πρόσβαση σ΄αυτά να είναι ευχερής.


27

vii. επιτρέπει να επιφορτίζουμε τους ανθρώπους του περιβάλλοντός μας με έργα, των οποίων η

διεκπεραίωση αφενός μας επιτρέπει να ασχοληθούμε με άλλα περισσότερο πολύπλοκα ή

σημαντικά αφετέρου τους προσφέρει ευκαιρίες για εμπλουτισμό των εμεπιριών και των

γνώσεών τους.


28

ΑΠΑΝΤΗΣΕΙΣ

1– iv, 2‐iii, 3‐v, 4‐ i, 5‐vii , 6‐vi, 7‐ii

ΠΡΟΤΕΙΝΟΜΕΝΕΣ ΠΗΓΕΣ ΓΙΑ ΠΕΡΑΙΤΕΡΩ ΜΕΛΕΤΗ

Brown, Tomas. (2008). Μάθε ν’ αναθέτεις αρμοδιότητες. Αθήνα: εκδόσεις ΚΡΙΤΙΚΗ

Fleming, Ian. (2007). Διαχείριση χρόνου. Αθήνα: StudySmartPublishing

Keenan, Kate. (1998). Ανάθεση εργασιών. Θεσσαλονίκη : Μάλλιαρης – Παιδεία

Keenan, Kate. (1998). Κερδίστε χρόνο. Θεσσαλονίκη : Μάλλιαρης – Παιδεία

Keenan, Kate. (1998). Αυτοκαθοδήγηση. Θεσσαλονίκη : Μάλλιαρης – Παιδεία


Keenan, Kate. (1998). Προγραμματισμός. Θεσσαλονίκη : Μάλλιαρης – Παιδεία

Raffoni, Melissa. (2007). Οργάνωσε σωστά το χρόνο σου. Αθήνα: εκδόσεις ΚΡΙΤΙΚΗ

Raffoni, Melissa. (2006). στο Ελέγξτε το χρόνο σας.HarvardBusinessSchoolPress.Αθήνα: Κλειδάριθμος

Πρόκειται για μικρά εύχρηστα εγχειρίδια που προσφέρουν σε εύληπτη και συνοπτική μορφή

καθοδήγηση, παραδείγματα και χρήσιμα εργαλεία τόσο για την αυτό‐διάγνωση του βαθμού

ανάπτυξης των οργανωτικών ικανοτήτων όσο και για την ενίσχυσή τους. Τα περισσότερα από αυτά

συγκεντρώνουν άρθρα από τις εκδόσεις Harvard Management Update και Harvard Management

Communication Letter.

Ιστοσελίδες

http://www.managementstudyguide.com/goal‐setting‐theory‐motivation.htm

http://www.mindtools.com/index.html


29

http://www.mindtools.com/page6.html

http://www.mindtools.com/pages/main/newMN_HTE.htm

http://www.ehow.com/

http://hbr.org/

http://hbr.org/search/Harvard+Management+Update


30

ΚΕΦΑΛΑΙΟ 2: ΟΙ ΟΡΓΑΝΩΤΙΚΕΣ ΙΚΑΝΟΤΗΤΕΣ ΣΤΟ ΧΩΡΟ ΕΡΓΑΣΙΑΣ


Οι οργανωτικές ικανότητες από τα πρώτα χρόνια της ζωής μας σε οργανωμένα κοινωνικά περιβάλλοντα

αποτελούν εφόδιο για τη διαχείριση της καθημερινότητάς μας ή την εκπλήρωση των σχολικών

καθηκόντων μας. Συνεπώς, σταδιακά καλλιεργούνται και αναπτύσσονται, κυρίως από τα πρώτα

μαθητικά μας χρόνια. Η προσωπική στοχοθεσία ήδη από την εφηβική ηλικία, π.χ. στο πλαίσιο

ενασχόλησης με κάποιο άθλημα ή στο πλαίσιο μιας μαθησιακής δραστηριότητας, π.χ. για την

απόκτηση πιστοποίησης σε ξένες γλώσσες ή για την είσοδο σε ανώτερα εκπαιδευτικά ιδρύματα,

προκειμένου να συνεχιστούν οι σπουδές μας, συμβάλλει στην ενίσχυση και βελτίωσή τους, ώστε να

είμαστε σε θέση να επιτύχουμε τους στόχους μας. Με την ενηλικίωση και την ανάληψη και άλλων

κοινωνικών ρόλων, καθώς και με την ένταξή μας σε εργασιακά περιβάλλοντα οι ικανότητες αυτές μας

βοηθούν να ανταποκρινόμαστε στις πολλαπλές υποχρεώσεις μας. Έτσι, όλοι οι άνθρωποι σε έναν

βαθμό διαθέτουμε τις ικανότητες αυτές. Αντίστοιχα, οι ικανότητες αυτές απαιτούνται σε όλα σχεδόν τα

επαγγέλματα καθόσον διασφαλίζουν την προσήλωση στην επίτευξη συγκεκριμένων αποτελεσμάτων,

την αποδοτική αξιοποίηση του εργασιακού χρόνου, καθώς και των διαθέσιμων πόρων, για το σκοπό

αυτό. Συνεπώς, κάθε εργοδότης ή προϊστάμενος επιζητεί τη συνεργασία με ανθρώπους που διαθέτουν

σε ανεπτυγμένο βαθμό τις οργανωτικές ικανότητες, οι οποίες δικαίως θεωρούνται ως διαβατήριο για

την εύρεση εργασίας, καθώς και για μια φιλόδοξη σταδιοδρομία ή επιχειρηματική δραστηριότητα. Με

αυτόν τον προβληματισμό, το δεύτερο κεφάλαιο διερευνά τις οργανωτικές ικανότητες στον χώρο της

εργασίας και της επιχειρηματικότητας. Το κεφάλαιο αποτελείται από τρεις ενότητες. Η πρώτη εξετάζει

τη χρησιμότητα των οργανωτικών ικανοτήτων για συγκεκριμένες θέσεις εργασίας, επαγγέλματα ή

επιχειρηματικές δραστηριότητες για τις οποίες οι ικανότητες αυτές θεωρούνται προαπαιτούμενες και

απαραίτητα προσόντα. Η δεύτερη διερευνά τις οργανωτικές ικανότητες του υποψήφιου καθώς και του

νέου εργαζόμενου τόσο κατά την πρόσληψη όσο και κατά τη διαδικασία ένταξής του στο εργασιακό

περιβάλλον. Η τρίτη, τέλος, μελετά πώς οι ικανότητες αυτές αποτελούν κλειδί για την έναρξη και την

επιτυχή άσκηση της επιχειρηματικής δραστηριότητας.

ΣΚΟΠΟΣ

Σκοπός του δεύτερου κεφαλαίου είναι, αφενός, να εξετάσει τη χρησιμότητα των οργανωτικών

ικανοτήτων στο χώρο εργασίας και της επιχειρηματικότητας, αφετέρου, να διερευνήσει με ποιες


31

συμπεριφορές – δείκτες οι ικανότητες αυτές εκδηλώνονται και να σας ευαισθητοποιήσει ως προς τη

σημασία τους για την καθημερινή εργασιακή σας ζωή.




να αναφέρετε τη χρησιμότητα των οργανωτικών ικανοτήτων στον χώρο της εργασίας

να αναδεικνύετε την αναγκαιότητα των οργανωτικών ικανοτήτων σε συγκεκριμένα

επαγγέλματα, επιχειρηματικές δραστηριότητες ή θέσεις εργασίας

να διερευνάτε τον τρόπο με τον οποίο οι οργανωτικές ικανότητες εκδηλώνονται ως

συμπεριφορές – δείκτες


να διακρίνετε μεταξύ των συμπεριφορών των ατόμων εκείνες που υποδηλώνουν

οργανωτικές ικανότητες

να ελέγχετε στους χώρους εργασίας (και ιδίως στο πλαίσιο κάποιας συνέντευξης

πρόσληψης), αν οι εργαζόμενοι ή οι επιχειρηματίες διαθέτουν και σε ποιο βαθμό

οργανωτικές ικανότητες

να προσαρμόζετε τη συμπεριφορά σας, ώστε αυτή να υποδηλώνει την ύπαρξη

οργανωτικών ικανοτήτων


να αποδέχεστε τη σημαντικότητα της ύπαρξης σε ανεπτυγμένο βαθμό των

οργανωτικών ικανοτήτων στο χώρο εργασίας γενικά αλλά και σε συγκεκριμένα

επαγγέλματα, επιχειρηματικές δραστηριότητες ή θέσεις εργασίας


Μεταφερόμενες ικανότητες

Βιογραφικό σημείωμα

Συνέντευξη πρόσληψης

Ένταξη στο εργασιακό περιβάλλον


32

Επιχειρησιακό σχέδιο

Διοίκηση έργου

Διοίκηση ποιότητας

Υγεία και ασφάλεια εργαζομένων

Ανάθεση εργασιών

Διοίκηση της απόδοσης

Ανάπτυξη εργαζομένων

Αρχειοθέτηση

Αρχείο και ηλεκτρονικό αρχείο

Ηλεκτρονικό ταχυδρομείο και ηλεκτρονικό μήνυμα


2.1 ΕΠΑΓΓΕΛΜΑΤΑ ΚΑΙ ΟΡΓΑΝΩΤΙΚΕΣ ΙΚΑΝΟΤΗΤΕΣ

Η ύπαρξη των οργανωτικών ικανοτήτων διασφαλίζει στο άτομο τη δυνατότητα να ελέγχει και να

διαχειρίζεται το μέλλον του καθώς και το παρόν του στο περιβάλλον στο οποίο ζει και εργάζεται και να

ανταποκρίνεται αποτελεσματικά στις υποχρεώσεις του, προσωπικές και επαγγελματικές. Οι

οργανωτικές ικανότητες είναι ικανότητες μεταφερόμενες, άμεσα αξιοποιήσιμες σε κάθε νέο

περιβάλλον συμπεριλαμβανομένου και του εργασιακού και απαραίτητες για το σχεδιασμό

οποιασδήποτε σταδιοδρομίας σε οποιοδήποτε επαγγελματικό χώρο. Ο εργαζόμενος ή ο

επιχειρηματίας που διαθέτει σε ανεπτυγμένο βαθμό τις οργανωτικές ικανότητες είναι σε θέση να

διεκπεραιώνει τα καθήκοντά του εντός του διαθέσιμου, συνήθως περιορισμένου, χρόνου και να

εξοικονομεί χρόνο τόσο για τις προσωπικές του ανάγκες (π.χ. παρακολούθηση ενός σεμιναρίου ή

ψυχαγωγία με φίλους ή την οικογένεια) όσο κυρίως για δραστηριότητες περισσότερο σημαντικές για

την εργασία ή την επιχείρησή του (π.χ. αφιέρωση περισσότερου χρόνου σε πελάτες). Οι οργανωτικές

ικανότητες διασφαλίζουν ότι τα καθήκοντα ολοκληρώνονται αξιοποιώντας αποδοτικά τους

διαθέσιμους πόρους και είναι σύμφωνα με προκαθορισμένα πρότυπα, αποφεύγονται λάθη και

παράγονται αποτελέσματα με έμφαση στη λεπτομέρεια που κάνει τη διαφορά.


33

Για ορισμένα επαγγέλματα οι οργανωτικές ικανότητες αποτελούν προαπαιτούμενο η δε έλλειψή τους

είναι παράγοντας ασυμβατότητας του υποψηφίου με τα επαγγέλματα αυτά. Τέτοια επαγγέλματα είναι

όλα τα διοικητικά, από τον προϊστάμενο μέχρι τον γραμματέα, το επάγγελμα του λογιστή, του

φοροτέχνη, του διοργανωτή εκδηλώσεων, του υπευθύνου δημοσίων σχέσεων, τα επαγγέλματα

εστίασης και τουρισμού, τα επαγγέλματα που είναι προσανατολισμένα στην παραγωγή συγκεκριμένου

έργου, τα επαγγέλματα του πωλητή ή του αντιπροσώπου πωλήσεων, τα παιδαγωγικά επαγγέλματα, τα

οποία εκτός των άλλων είναι επιφορτισμένα και με την ευθύνη για την ανάπτυξη των ικανοτήτων

αυτών στους μαθητές, σπουδαστές κ.λπ. τους οποίους συντονίζουν, κ.ά.


Σκεφτείτε το επάγγελμα ή δραστηριότητά σας. Ποιες οργανωτικές ικανότητες απαιτεί αυτό, σε ποιο

βαθμό και γιατί.

2.1.1 ΔΙΕΡΕΥΝΗΣΗ ΟΡΓΑΝΩΤΙΚΩΝ ΙΚΑΝΟΤΗΤΩΝ ΚΑΤΑ ΤΗΝ ΠΡΟΣΛΗΨΗ

Η σημαντικότητα των οργανωτικών ικανοτήτων σε όλα τα επαγγέλματα, στην περίπτωση της

εξαρτημένης εργασίας, ωθεί τους εργοδότες στην αναζήτηση των ικανοτήτων αυτών στους

μελλοντικούς εργαζόμενους ήδη κατά τη διαδικασία της προσέλκυσης και της επιλογής των

υποψήφιων εργαζομένων. Έτσι, κατά τη δημοσιοποίηση της κενής θέσης οι υπεύθυνοι προσλήψεων

συμπεριλαμβάνουν τις οργανωτικές ικανότητες στην περιγραφή του προφίλ του ιδανικού υποψηφίου

για συγκεκριμένες θέσεις.

2.1.1.1 ΟΙ ΟΡΓΑΝΩΤΙΚΕΣ ΙΚΑΝΟΤΗΤΕΣ ΣΤΟ ΒΙΟΓΡΑΦΙΚΟ ΣΗΜΕΙΩΜΑ ΚΑΙ ΤΗ ΣΥΝΟΔΕΥΤΙΚΗ

ΕΠΙΣΤΟΛΗ

Οι υποψήφιοι, εξάλλου, προκειμένου να συμπεριληφθούν στον πίνακα εκείνων που θα δώσουν

συνέντευξη, επιβάλλεται να προσαρμόσουν το βιογραφικό τους με τέτοιο τρόπο ώστε οι πληροφορίες

που αφορούν στις οργανωτικές ικανότητες, να προκύπτουν από την διάταξη του βιογραφικού

σημειώματος και να τονίζονται και από τη συνοδευτική επιστολή. Έτσι, για παράδειγμα, παραθέτοντας

την εργασιακή εμπειρία σε προηγούμενους εργοδότες ή σε διαφορετικές θέσεις εργασίας ο

υποψήφιος μπορεί να περιγράψει δύο με τρία κύρια καθήκοντα και επιτεύγματα ανά περίοδο

εργασιακής εμπειρίας από τα οποία να προκύπτει η ύπαρξη σε ανεπτυγμένο βαθμό των ικανοτήτων


34

αυτών. Σε περίπτωση που αυτό δεν είναι δυνατόν, τότε θα πρέπει ο υποψήφιος να αναφερθεί ρητώς

στις ικανότητες αυτές, τεκμηριώνοντας κατά το δυνατόν και τον τρόπο με τον οποίο ενισχύθηκαν.

Προτείνεται μάλιστα, ιδίως όταν οι ικανότητες αυτές ζητούνται σύμφωνα με την προκήρυξη της κενής

θέσης και δεν προκύπτουν με ευκρίνεια από τα καθήκοντα, τα έργα ή τα επιτεύγματα που αναφέρει ο

υποψήφιος, το πεδίο του βιογραφικού σημειώματος περί ικανοτήτων‐δεξιοτήτων να βρίσκεται στα

πρώτα μέρη του σημειώματος π.χ. ακόμα και πριν την εργασιακή εμπειρία κι όχι στο τέλος (όπως για

παράδειγμα συμβαίνει στο υπόδειγμα του ευρωπαϊκού σημειώματος). Επίσης, μικρή τεκμηριωμένη

αναφορά για τις ικανότητες αυτές στη συνοδευτική επιστολή του υποψηφίου θα μπορούσε να

προσελκύσει το ενδιαφέρον του υποψήφιου εργοδότη ή του υπευθύνου προσλήψεων, ώστε το

συγκεκριμένο βιογραφικό σημείωμα να τύχει προσεκτικότερης εξέτασης.

Πέρα από το βιογραφικό σημείωμα και τη συνοδευτική επιστολή, οι οργανωτικές ικανότητες μπορούν

να διερευνηθούν με μεγαλύτερη αξιοπιστία κατά τη συνέντευξη πρόσληψης με συγκεκριμένες

ερωτήσεις που μπορεί να διατυπώσει ο υποψήφιος εργοδότης ή ο υπεύθυνος προσλήψεων.

Αντίστοιχα, με κάποια καλή προετοιμασία ο υποψήφιος εργαζόμενος μπορεί να δώσει τις κατάλληλες

απαντήσεις που υποδηλώνουν ότι διαθέτει τις ικανότητες αυτές. Η ωφέλεια από μια τέτοια

προετοιμασία είναι διπλή: αφενός ενισχύει την προοπτική να επιλεγεί για τη θέση που διεκδικεί και

αφετέρου ευαισθητοποιείται για τη χρησιμότητα των ικανοτήτων αυτών για τη θέση, το επάγγελμα ή

τον κλάδο στον οποίο επιθυμεί να δραστηριοποιηθεί καθώς και για τις ενδεδειγμένες κατά περίπτωση

συμπεριφορές που υποδηλώνουν την ύπαρξη των οργανωτικών ικανοτήτων. Αυτό τον κινητοποιεί για

την ενίσχυση των οργανωτικών ικανοτήτων του, θέτοντας έτσι τις βάσεις για μια επιτυχή σταδιοδρομία

αλλά και για μια πιο ισορροπημένη ζωή.

2.1.1.2 ΟΙ ΟΡΓΑΝΩΤΙΚΕΣ ΙΚΑΝΟΤΗΤΕΣ ΚΑΤΑ ΤΗ ΣΥΝΕΝΤΕΥΞΗ ΠΡΟΣΛΗΨΗΣ

Στις παραγράφους που ακολουθούν διατυπώνονται ενδεικτικές ερωτήσεις διερεύνησης για τις

σημαντικότερες οργανωτικές ικανότητες και προτείνονται τρόποι χειρισμού τους από πλευράς των

υποψηφίων2. Επίσης αναφέρονται ενδεικτικές συμπεριφορές που αποτελούν θετικούς ή αρνητικούς

δείκτες για την ύπαρξη των ικανοτήτων αυτών.

Ερωτήσεις κατά τη συνέντευξη: Έχετε προσωπικούς στόχους για τη σταδιοδρομία σας; Ποιοι είναι

οι προσωπικοί σας στόχοι για τη σταδιοδρομία σας; Ποιοι είναι οι στόχοι σας για τα επόμενα πέντε

2 Πηγή: http://www.jobbankusa.com/interview_questions_answers/ (ημερομηνία πρόσβασης 14/12/2012).


35

χρόνια; Γιατί επιθυμείτε να ακολουθήσετε τη συγκεκριμένη σταδιοδρομία; Γιατί είναι σημαντική

για εσάς η συγκεκριμένη θέση;

Προτεινόμενη απάντηση: Προτείνεται ο υποψήφιος να δείξει ότι διαθέτει φιλοδοξίες και με

ενθουσιασμό να παρουσιάσει μακροπρόθεσμους και βραχυπρόθεσμους στόχους και σχέδια για τη

σταδιοδρομία του που, κατά προτίμηση, να διαφαίνεται ότι μπορούν να υλοποιηθούν στο πλαίσιο

μιας εργασιακής σχέσης με την επιχείρηση η οποία προκηρύσσει την κενή θέση3. Επίσης, ότι

θεωρεί την εργασία του πολύ σημαντικό μέρος της ζωής του και είναι διατεθειμένος να κάνει τις

απαραίτητες ενέργειες (π.χ. εκπαίδευση, επιμόρφωση, προσαρμογή χρονοδιαγραμμάτων, κ.ά.),

ώστε να επιτύχει και τους επαγγελματικούς του στόχους.

Ερώτηση κατά τη συνέντευξη: Πριν πέντε χρόνια πώς θα απαντούσατε σε μια πιθανή συνέντευξη

στην ερώτηση «πώς βλέπετε τον εαυτό σας σε πέντε χρόνια από τώρα;»; Εκτιμάτε ότι έχετε

πετύχει τους στόχους που είχατε θέσει τότε; (σε περίπτωση καταφατικής απάντησης) Πώς το

επιτύχατε; Σε περίπτωση που οι στόχοι σας δεν έχουν επιτευχθεί πού οφείλεται αυτό;

Προτεινόμενη απάντηση: Ο υποψήφιος με ειλικρίνεια θα πρέπει να δείξει ότι καθοδηγήθηκε από

τους προσωπικούς στόχους που είχε θέσει προ πενταετίας, κατανέμοντας αυτούς σε μικρότερους,

ώστε να είναι διαχειρίσιμοι και ακολουθώντας με συνέπεια έναν ετήσιο, μηνιαίο, εβδομαδιαίο,

ημερήσιο προγραμματισμό. Σε περίπτωση παρέκκλισης από τους στόχους θα πρέπει να δείξει ότι

με επιμονή ασχολήθηκε με αυτούς, αξιολόγησε τις δυσκολίες που είχαν ως συνέπεια ανατροπές

και έμαθε από τα λήθη του παρελθόντος, επαναπροσδιορίζοντας τους στόχους αλλά χωρίς να

εγκαταλείψει την προσπάθεια.

Ερώτηση κατά τη συνέντευξη: Όταν σας ανατίθεται ένα έργο ποιες ενέργειες (βήματα) θα κάνετε

για να το υλοποιήσετε;

Προτεινόμενη απάντηση: Ο υποψήφιος θα πρέπει να δείξει ότι τα πρώτα βήματα θα

περιλαμβάνουν προσεκτική προετοιμασία και σχεδιασμό με λογική και χρονική σειρά, που

σταδιακά και ελεγχόμενα οδηγούν στην ολοκλήρωση του έργου.

3 Θα πρέπει ο υποψήφιος να έχει κάνει έρευνα για την επιχείρηση (π.χ. μέσω της ιστοσελίδας της επιχείρησης ή από τα μέσα κοινωνικής δικτύωσης που υποστηρίζουν την επικοινωνία της ή από δημοσιεύματα στον τύπο κ.λπ.) καθώς και για τον κλάδο στον οποίο η επιχείρηση εντάσσεται, ώστε να μπορεί να προσαρμόσει την προσωπική του στοχοθεσία με την προοπτική απασχόλησης στην εν λόγω επιχείρηση.


36

Ερώτηση κατά τη συνέντευξη: Πώς αντιμετωπίζετε αλλαγές και ανατροπές που σας επιβάλλονται

ξαφνικά στο έργο σας;

Προτεινόμενη απάντηση: Ο υποψήφιος θα πρέπει να δείξει ότι είναι σε θέση να προβλέψει την

πιθανότητα αλλαγών και ότι μπορεί να τις εντάξει στον αρχικό σχεδιασμό του έργου,

ενσωματώνοντας τες ακόμα κι αν το έργο βρίσκεται πολύ κοντά στην ολοκλήρωσή του.

Ερώτηση κατά τη συνέντευξη: Πώς ιεραρχείτε προτεραιότητες;

Προτεινόμενη απάντηση: Ο υποψήφιος θα πρέπει να δείξει ότι γνωρίζει να θέτει προτεραιότητες,

παίρνοντας σταθμισμένες αποφάσεις, αναλύοντας διαφορετικές πιθανότητες και αξιολογώντας

διάφορα κριτήρια, π.χ. τον χαρακτήρα του επείγοντος ή του σημαντικού, κ.ά, με στόχο την

ολοκλήρωση του έργου που αναλαμβάνει.

Ερώτηση κατά τη συνέντευξη: Δώστε μας ένα παράδειγμα του πώς ιεραρχείτε τα καθημερινά σας

(εργασιακά) καθήκοντα.

Προτεινόμενη απάντηση: Ο υποψήφιος θα πρέπει να δείξει ότι διαθέτει την ικανότητα να

αναγνωρίζει τα πράγματι σημαντικά από τα απλώς επείγοντα ή τρέχοντα.

Ερώτηση κατά τη συνέντευξη: Τι θα κάνατε αν ένα έργο, λόγω εσφαλμένου σχεδιασμού, δεν

ολοκληρώνεται όπως έχει σχεδιαστεί;

Προτεινόμενη απάντηση: Ο υποψήφιος θα πρέπει να δείξει ότι είναι σε θέση να ανασχεδιάσει και

να αναδιοργανώσει το έργο, διαχειριζόμενος ανταγωνιστικές προτεραιότητες, ώστε το έργο να

οδηγήσει στα αναμενόμενα αποτελέσματα.

Ερώτηση κατά τη συνέντευξη: Πώς αντιμετωπίζετε το ενδεχόμενο να αναθέσετε μέρος των

ευθυνών ή των καθηκόντων σας σε κάποιον άλλο συνεργάτη ή υφιστάμενό σας;

Προτεινόμενη απάντηση: Ο υποψήφιος θα πρέπει να δείξει ότι αναγνωρίζει ότι η ανάθεση

καθηκόντων ή η εκχώρηση αρμοδιοτήτων είναι ένα αποτελεσματικό εργαλείο διοίκησης που δίνει

τη δυνατότητα σε συνεργάτες, υφισταμένους, κ.ά. να αξιοποιήσουν και να αναπτύξουν τις

ικανότητες και τις γνώσεις τους ενώ ταυτόχρονα εξοικονομεί χρόνο στον αναθέτοντα.

Ερώτηση κατά τη συνέντευξη: Όταν αποφασίζετε να αναθέσετε καθήκοντα ή αρμοδιότητες, τι

είδους οδηγίες θα δίνατε στο πρόσωπο στο οποίο αναθέτετε τα καθήκοντα αυτά;


37

Προτεινόμενη απάντηση: Ο υποψήφιος στην απάντησή του θα πρέπει να συμπεριλάβει τις σαφείς

οδηγίες για τον επιθυμητό χρόνο ολοκλήρωσης, τα αναμενόμενα αποτελέσματα, τα

προκαθορισμένα αποδεκτά πρότυπα, την ποιότητα και γενικά το αντικείμενο του έργου που

ανατίθεται και όχι τη διαδικασία για την ολοκλήρωσή του.

Ερώτηση κατά τη συνέντευξη: Τι ενέργειες θα κάνετε, ώστε να διασφαλίσετε ότι τα καθήκοντα ή το

έργο που αναθέσατε θα ολοκληρωθούν ικανοποιητικά;

Προτεινόμενη απάντηση: Ο υποψήφιος θα πρέπει να δείξει ότι είναι σε θέση να περιγράψει τα

προσδοκώμενα αποτελέσματα, να ελέγξει την πρόοδο του έργου, να προσδιορίζει ενδιάμεσες και

τελικές προθεσμίες, χωρίς ωστόσο να επικεντρώνεται αποκλειστικά στη μεθοδολογία.

Ερώτηση κατά τη συνέντευξη: Για ποιους λόγους δεν θα αναθέτατε σε άλλους καθήκοντα ή έργα;

Προτεινόμενη απάντηση: Προσοχή! Θα ήταν απόλυτα εσφαλμένη μια απάντηση που θα

περιελάμβανε ότι μπορείτε να εκτελέσετε το έργο καλύτερα μόνος σας ή δεν έχετε το χρόνο να

δείξετε σε άλλους πώς να το κάνουν ή κανένας άλλος δεν γνωρίζει το χειρισμό του θέματος όπως

εσείς, κ.ά.

Ερώτηση κατά τη συνέντευξη: Δώστε μας ένα παράδειγμα κάποιου έργου που δεν μπορέσατε να

ολοκληρώσετε. Τι κάνατε σχετικά με αυτό;

Προτεινόμενη απάντηση: Θα πρέπει να δείξετε ότι είστε ευαισθητοποιημένοι ως προς την

ποιότητα, κατανοείτε τη σημαντικότητα των χρονοδιαγραμμάτων και των προθεσμιών και δεν

παραιτείστε από το στόχο σας παρά τις όποιες τυχόν δυσκολίες ανακύψουν.

Ερώτηση κατά τη συνέντευξη: Δίνετε σημασία στις λεπτομέρειες;

Προτεινόμενη απάντηση: Ο υποψήφιος θα πρέπει να δείξει ότι ελέγχει την εργασία του, ώστε να

διασφαλίζεται η ποιότητα του τελικού αποτελέσματος χωρίς να απαιτούνται εκ των υστέρων

πρόσθετες διορθωτικές ενέργειες.

Συνοψίζοντας, κατά τη συνέντευξη θετικοί δείκτες συμπεριφοράς ‐ που υποδηλώνουν ότι ο

υποψήφιος διαθέτει οργανωτικές ικανότητες – μπορούμε να θεωρήσουμε ότι υπάρχουν όταν ο

υποψήφιος:


38

Παρουσιάζει με σαφήνεια τους στόχους του, οι οποίοι συνδυάζουν το προσωπικό όραμα

με τις ανάγκες της κενής θέσης και της επιχείρησης, η οποία εξετάζει την καταλληλότητά

του για πρόσληψη.

Κάνει εύστοχες και εύλογες ερωτήσεις για τα καθήκοντα της θέσης και τον τρόπο με τον

οποίο η πολιτική της επιχείρησης καθορίζει τη διεκπεραίωσή τους.

Δίνει παραδείγματα αναγνώρισης εμποδίων που συνάντησε κατά την υλοποίηση των

στόχων του και των ενεργειών που έκανε για την παράκαμψη ή την αντιμετώπισή τους.

Επίσης, δίνει παραδείγματα περιπτώσεων που παρά τις συνθήκες πίεσης παρέμεινε

εστιασμένος και αποτελεσματικός στην επίτευξη των στόχων του.

Δείχνει να αντιμετώπισε τους στόχους του επικεντρώνοντας σ’ αυτούς με επιμονή και

υπομονή.

Αναφέρει παραδείγματα αποδοτικής αξιοποίησης των πόρων και του χρόνου του για να

επιτύχει στους στόχους του.

Μιλά για τα επιτεύγματά του με ενθουσιασμό.

Παραθέτει περιπτώσεις που άλλαξε τα αρχικά του σχέδια, ενόψει απροσδόκητων

γεγονότων.

Δείχνει ότι προγραμματίζει την καθημερινή του εργασία καθώς και εργασίες εβδομαδιαίες,

μηνιαίες ή ετήσιες.

Δίνει την εντύπωση ότι αναθέτει εργασίες σε άλλους, με σαφή και αναλυτικό τρόπο,

εστιάζοντας στα αναμενόμενα αποτελέσματα και παρακολουθώντας την εξέλιξη των

εργασιών και παρεμβαίνοντας διορθωτικά, αν παραστεί ανάγκη.

Απαντά με ευχέρεια και σαφήνεια για τον τρόπο με τον οποίο οργανώνει την εργασία του.

Παραθέτει παραδείγματα περιπτώσεων που ανασχεδίασε και αναδιοργάνωσε το χρόνο και

τους πόρους του για να επιτύχει τα αποτελέσματα που είχε θέσει ως στόχους.

Δείχνει ότι αντιλαμβάνεται τη σημασία της αποδοτικής αξιοποίησης του χρόνου και των

λοιπών πόρων.

Αντίθετα, αρνητικοί δείκτες συμπεριφοράς που υποδηλώνουν ότι οι οργανωτικές ικανότητες δεν είναι

ανεπτυγμένες στον επιθυμητό βαθμό είναι:

Προσήλθε καθυστερημένα στη συνέντευξη χωρίς να έχει μια πειστική δικαιολογία γι’

αυτό.

Δεν φαίνεται να έχει σαφείς στόχους για τη ζωή και τη σταδιοδρομία του.


39

Διαφαίνεται ότι έχει αδυναμία να θέσει προτεραιότητες.

Αναφέρει περιπτώσεις κατά τις οποίες εγκατέλειψε τα σχέδιά του.

Περιγράφει καταστάσεις κατά τις οποίες διαρκώς ανέκυπταν εμπόδια.

Δεν είναι σε θέση να αναφέρει παραδείγματα περιπτώσεων κατά τις οποίες οργάνωσε

αποτελεσματικά την εργασία και το χρόνο του.

Δεν έχει την αίσθηση του χρόνου και οι απαντήσεις του δεν χαρακτηρίζονται από

συγκρότηση και τάξη.

Παραθέτει περιπτώσεις κατά τις οποίες ολοκλήρωσε όλες τις εργασίες μόνος του, με το

σκεφτικό ότι διασφάλιζε έτσι την ορθή υλοποίησή τους.

ΚΑΛΗ ΠΡΑΚΤΙΚΗ

Ο υποψήφιος κατά την προετοιμασία του για τη συνέντευξη, μπορεί να προετοιμάσει μια μικρή

ιστορία από τον προηγούμενο εργασιακό, φοιτητικό, κοινωνικό ή και προσωπικό του βίο, από την

οποία να προκύπτει ότι διαθέτει τις οργανωτικές ικανότητες.

2.1.2 ΟΡΓΑΝΩΤΙΚΕΣ ΙΚΑΝΟΤΗΤΕΣ ΚΑΤΑ ΤΗΝ ΕΝΤΑΞΗ ΤΟΥ ΝΕΟΥ ΕΡΓΑΖΟΜΕΝΟΥ ΣΤΟ

ΕΡΓΑΣΙΑΚΟ ΠΕΡΙΒΑΛΛΟΝ

Ειδικά για το νέο εργαζόμενο στον εργασιακό χώρο, οι οργανωτικές ικανότητες είναι εκείνες που θα

τον διευκολύνουν να ενταχθεί ομαλά στο εργασιακό περιβάλλον, καθόσον θα του επιτρέψουν να είναι

συνεπής με την τήρηση του ωραρίου και να ασκεί με επιμέλεια τα καθήκοντα που του ανατίθενται.

Έτσι δεν αναλώνεται χρόνος για αναζήτηση εργαλείων, εγγράφων, στοιχείων, αντικειμένων που

απαιτούνται για την ολοκλήρωση της εργασίας, κ.λπ.) το δε αποτέλεσμα της εργασίας του θα είναι

χωρίς λάθη και υψηλής ποιότητας. Από τις πρώτες ημέρες απασχόλησής του ο νέος εργαζόμενος

μπορεί να πείσει τον εργοδότη και τους συναδέλφους του ότι ο εργασιακός του χρόνος αξιοποιείται

αποτελεσματικά, η εργασία του μπορεί να θεωρείται αξιόπιστη και οι σημαντικές υποχρεώσεις που του

ανατίθενται θα διεκπεραιωθούν άρτια και εμπρόθεσμα. Οι ικανότητες αυτές αποτελούν εγγύηση ότι η

παραγωγικότητα που συνήθως διαταράσσεται με την είσοδο ενός νέου εργαζόμενου στο εργασιακό

περιβάλλον, θα ανακτηθεί με ταχείς ρυθμούς και θα βελτιωθεί ακόμα περισσότερο. Κατά συνέπεια, οι

ικανότητες αυτές οι οποίες διασφαλίζουν την εκτέλεση εργασίας που επιδιώκει υψηλή ποιότητα,

συνέπεια ως προς το χρόνο ολοκλήρωσης και αξιοποίηση των διαθέσιμων πόρων, ενισχύουν την

προοπτική συνέχισης της απασχόλησής του νέου εργαζόμενου στη επιχείρηση και την εξέλιξή του μέσα

από αυτήν.


40

2.2 ΟΡΓΑΝΩΤΙΚΕΣ ΙΚΑΝΟΤΗΤΕΣ ΚΑΙ ΕΠΙΧΕΙΡΗΜΑΤΙΚΟΤΗΤΑ

Η ύπαρξη των οργανωτικών ικανοτήτων είναι συνυφασμένη με κάθε επιχειρηματική δραστηριότητα ή

καλύτερα αποτελεί τον ακρογωνιαίο λίθο για την επιτυχία της. Αντίστοιχα, η έλλειψή τους στο

πρόσωπο του επιχειρηματία μόνο αρνητικές συνέπειες θα μπορούσε να έχει για την επιχείρηση και τον

ίδιον. Φανταστείτε για παράδειγμα τι επακόλουθα μπορεί να έχει για τον επιχειρηματία η αδυναμία

του να τηρήσει τον προγραμματισμό προμηθειών ή πληρωμών προς τους προμηθευτές του ή τις

τράπεζες ή η αδυναμία του να εκπληρώσει εμπρόθεσμα τις υποχρεώσεις του προς δημόσιους φορείς ή

προς τους πελάτες του. Επίσης, αναλογιστείτε τι συνέπειες μπορεί να αντιμετωπίσει ο επιχειρηματίας

που δεν τηρεί ένα τακτικό αρχείο τιμολογίων ή των βιβλίων του ασφαλιστικού φορέα ή της Εφορίας.

Αντιμετωπίζει το ενδεχόμενο διακοπής συνεργασιών, δυσκολίας εξασφάλισης ρευστότητας και πόρων

για την επιχειρηματική του δραστηριότητα, ενδεχόμενο απώλειας πελατών και εσόδων, κίνδυνο

επιβολής προστίμων και διοικητικών ποινών που μπορεί να απειλήσουν την επιχείρησή του και να

καταδικάσουν και τον ίδιο σε οικονομικό μαρασμό και έντονο στρες ή να τον φέρουν αντιμέτωπο με

ακόμα δυσκολότερες καταστάσεις (π.χ. δικαστικές περιπέτειες ή ακόμα και στέρηση της προσωπικής

του ελευθερίας). Στις παραγράφους που ακολουθούν θα δούμε την αναγκαιότητα των οργανωτικών

ικανοτήτων σε κάθε φάση άσκησης της επιχειρηματικής δραστηριότητας.

2.2.1 ΟΙ ΟΡΓΑΝΩΤΙΚΕΣ ΙΚΑΝΟΤΗΤΕΣ ΚΑΤΑ ΤΗΝ ΕΝΑΡΞΗ ΤΗΣ ΕΠΙΧΕΙΡΗΜΑΤΙΚΗΣ

ΔΡΑΣΤΗΡΙΟΤΗΤΑΣ

Κάθε επιχειρησιακή δραστηριότητα ξεκινά με ένα σχέδιο που αποτυπώνει την υλοποίηση της

επιχειρηματικής ιδέας και της εξασφαλίζει τις προϋποθέσεις να επιτύχει, το επιχειρησιακό σχέδιο. Σ’

αυτό ο νέος επιχειρηματίας με όραμα αλλά και σαφείς στόχους θα πρέπει να σταθμίσει όλα τα

δεδομένα, ώστε να περιορίσει την αβεβαιότητα και τον κίνδυνο που συνοδεύουν το επιχειρησιακό

εγχείρημα. Επίσης, με προνοητικότητα και σύνεση θα πρέπει να διασφαλίσει τους απαραίτητους

πόρους για το ξεκίνημα της επιχείρησής του αλλά και για το πρώτο διάστημα της λειτουργίας της, κατά

το οποίο οι πελάτες αναμένεται να είναι λιγοστοί, τα έσοδα περιορισμένα και οι δαπάνες για την κτήση

του κεφαλαίου και τη λειτουργία της επιχείρησης υψηλές. Συνεπώς οι οργανωτικές ικανότητες του

νέου επιχειρηματία είναι εκείνες που θα εγγυηθούν ότι το αρχικό επιχειρηματικό πλάνο θα υλοποιηθεί

με συνέπεια, θα παρακολουθείται η πρόοδος των εργασιών και θα αξιολογούνται τα αποτελέσματα.

Πρόσθετα, αν τυχόν προκύψουν δυσκολίες ή ανατροπές του σχεδιασμού αυτού, οι ικανότητες αυτές

διασφαλίζουν ότι με μεθοδικότητα θα γίνουν οι απαραίτητες διορθωτικές παρεμβάσεις για να

ανακτηθεί ο έλεγχος.


41


Ξεκινήστε σήμερα τον επιχειρησιακό σας σχεδιασμό, καταρτίζοντας το επιχειρησιακό σας σχέδιο.

Αντλήστε πληροφορίες από την ενότητα «Βασικές αρχές λειτουργίας επιχείρησης» που έχει προηγηθεί

ή από κάποιο εκπαιδευτικό πρόγραμμα του ΙΝΕ της ΓΣΕΕ ή του ΙΜΕ της ΓΣΕΒΕΕ ή ακόμα και από το

διαδίκτυο και ζητήστε τη συνδρομή του εκπαιδευτή σας.

2.2.2 ΟΙ ΟΡΓΑΝΩΤΙΚΕΣ ΙΚΑΝΟΤΗΤΕΣ ΩΣ ΠΑΡΑΓΟΝΤΑΣ ΒΕΛΤΙΩΣΗΣ ΤΗΣ ΑΠΟΔΟΣΗΣ ΤΗΣ

ΕΠΙΧΕΙΡΗΣΗΣ

Κατά τη λειτουργία της επιχείρησης, οι οργανωτικές ικανότητες του επιχειρηματία είναι εκείνες που θα

διασφαλίσουν τις προϋποθέσεις, ώστε η επιχείρηση και οι απασχολούμενοι μέσα σε αυτήν να

λειτουργούν οργανωμένα, αποδοτικά και αποτελεσματικά. Οι ικανότητες αυτές θα επιτρέψουν στον

επιχειρηματία να εκτιμήσει ορθά πόσους και ποιους πόρους χρειάζεται η επιχείρηση για τη λειτουργία

της, πόσος χρόνος απαιτείται για να ολοκληρωθούν οι δραστηριότητες της επιχείρησης, τι ανθρώπινο

δυναμικό απαιτείται, κ.λπ. Οι ικανότητες αυτές θα επιτρέψουν στον επιχειρηματία να σχεδιάζει, να

παίρνει σωστές και σταθμισμένες αποφάσεις, να οργανώνει την επιχείρηση και τις λειτουργίες της και

να προγραμματίζει με ρεαλισμό την ολοκλήρωση έργων χωρίς απρόβλεπτα που απαιτούν πρόσθετους

πόρους, χρόνο και ενέργεια. Οι ικανότητες αυτές ενισχύουν την αξιοπιστία του προς τους προμηθευτές

του και κυρίως προς τους πελάτες του. Οι οργανωτικές ικανότητες επιτρέπουν στον επιχειρηματία να

εκπονεί ρεαλιστικά πλάνα για την ανάπτυξη της επιχείρησής του αλλά και των ανθρώπων της μέσα από

μια διαδικασία που τους προσφέρει συνεχείς προκλήσεις για βελτίωση και ανάπτυξη. Καθιστούν σαφές

το τι αναμένεται από τους εργαζόμενους να κάνουν και ποια είναι τα επιθυμητά επίπεδα απόδοσης.

Πρόσθετα, δημιουργούν τις προϋποθέσεις για ένα εργασιακό περιβάλλον ασφαλές και σταθερό, χωρίς

απρόοπτα και ανατροπές που εγγυάται ευρωστία της επιχείρησης, υψηλή παραγωγικότητα και

αποδοτικότητα των υλικών πόρων αλλά και των ανθρωπίνων, από τους οποίους αντλείται το μέγιστο

των δυνατοτήτων τους. Αυτό ενισχύει τόσο την ικανοποίησή τους από την εργασία όσο και την αίσθηση

της σιγουριάς και της ασφάλειας, διασφαλίζοντας ότι δεν θα κινδυνεύσει το εργασιακό τους μέλλον και

η προοπτική απασχόλησης στην επιχείρηση. Στις παραγράφους που ακολουθούν παρουσιάζονται

συνοπτικά μέθοδοι, τεχνικές και εργαλεία που μπορούν να ενισχύσουν τις οργανωτικές ικανότητες του

επιχειρηματία, συμβάλλοντας αντίστοιχα στη μεγιστοποίηση της απόδοσης των πόρων και των

εργαζομένων σ’ αυτήν.


42

2.2.2.1 ΟΡΓΑΝΩΣΗ ΚΑΙ ΤΑΞΗ ‐ ΑΡΧΕΙΟΘΕΤΗΣΗ

Πριν οργανώσετε την επιχείρησή σας θα πρέπει να διασφαλίσετε αρχικά ότι εσείς οι ίδιοι είστε

οργανωμένοι σε ικανοποιητικό βαθμό. Αν και στο επόμενο κεφάλαιο θα γίνει λεπτομερέστερη

αναφορά στο πρώτο βήμα της οργάνωσης που αποτελεί η αυτοαξιολόγηση για τον βαθμό στον οποίο

είναι ανεπτυγμένες οι οργανωτικές σας ικανότητες, ωστόσο για τις ανάγκες της ενότητας αυτής είναι

απαραίτητο να γίνει μια μικρή αναφορά. Θέστε στον εαυτό σας μερικές ερωτήσεις, όπως:

Πόσος χρόνος απαιτείται για να βρείτε πληροφορίες και στοιχεία που είναι απαραίτητα στη

δουλειά σας (π.χ. μια προσφορά από προμηθευτή σας); Έχετε ταξινομήσει σωστά τα αρχεία

σας, τα ηλεκτρονικά σας μηνύματα, κ.ο.κ.;

Μήπως τα έγγραφα και τα παραστατικά των συναλλαγών σας στοιβάζονται σε σωρούς που

κατακλύζουν τα γραφείο σας ή γενικότερα τον χώρο εργασίας;

Πόσος χρόνος απαιτείται για να ολοκληρωθούν οι επιμέρους δραστηριότητες και τα καθήκοντά

σας;

Ολοκληρώνονται σωστά ή απαιτείται να επανέλθετε σ’ αυτά για διορθωτικές παρεμβάσεις;

Είναι σωστές οι προτεραιότητες που βάζετε;

Τα μέσα και τα εργαλεία σας είναι ταξινομημένα με τάξη και η πρόσβαση σ’ αυτά είναι εύκολη;

Όταν έχετε εντοπίσει τα σημεία εκείνα που απαιτούν βελτίωση είναι εύκολο να ασχοληθείτε με

αυτά, ώστε να επιτευχθεί η μεγαλύτερη δυνατή ωφέλεια από τη διορθωτική παρέμβασή σας

για την ενίσχυση της ικανότητας της οργάνωσης.

ΟΡΓΑΝΩΣΗ ΤΟΥ ΧΩΡΟΥ

Η εργονομική οργάνωση του χώρου θα σας επιτρέψει να εργαστείτε με άνεση και ασφάλεια.

Επίσης, σας διευκολύνει να έχετε εύκολη πρόσβαση σε όλα τα εργαλεία και τα μέσα που είναι

απαραίτητα για τη δουλειά σας. Ομοίως και στα έγγραφα και τις πληροφορίες που θα

απαιτηθούν για την ολοκλήρωσή της. Ένας ταξινομημένος και άδειος χώρος εργασίας μας

απαλλάσσει από το άγχος της εκκρεμότητας, βοηθά στην επικέντρωση στη δραστηριότητα που

εκείνη τη στιγμή εκτελείται και μας επιτρέπει να είμαστε δημιουργικοί και παραγωγικοί. Ο

Hoffman (2006) αναφέρει ότι ο σχεδιασμός του γραφείου μπορεί να συμβάλει σ’ αυτό

σημαντικά, επισημαίνοντας ότι ένα γραφείο με μικρό βάθος μας υποχρεώνει να αρκεστούμε

στα απολύτως απαραίτητα αρχεία. Επίσης, υποδεικνύει τα γραφεία με σχήμα L ή U ως

κατάλληλα καθόσον σε αυτά οι διάφορες εργασίες εκτελούνται μόνο σε συγκεκριμένα σημεία.


43

ΤΑΞΙΝΟΜΗΣΗ ΚΑΙ ΑΡΧΕΙΟΘΕΤΗΣΗ ΕΓΓΡΑΦΩΝ

Πλήθος εγγράφων (τα οποία αφορούν στην ενημέρωσή μας ή σε ενέργειες που πρέπει να

κάνουμε ή απαιτούν ταξινόμηση ή αρχειοθέτηση) κατακλύζουν καθημερινά το χώρο εργασίας

μας. Στόχος μιας καλής οργάνωσης εγγράφων είναι να εξασφαλίζει άμεση προσπέλαση σε

αυτά, όταν απαιτηθεί, διαφορετικά προκαλείται έντονο στρες και σπαταλιέται χρόνος είτε

δικός μας είτε εκείνων οι οποίοι τα ζητούν ή συναλλάσσονται μαζί μας. Για να επιτευχθεί αυτό,

ο όγκος εγγράφων που σωρεύονται καθημερινά πρέπει να εξαλειφθεί ή να περιοριστεί στο

ελάχιστο. Απομακρύνετε από το γραφείο σας ό,τι δεν είναι απαραίτητο για την τρέχουσα

εργασία. Ξεκινήστε πετώντας εκείνα τα έγγραφα, τα έντυπα ή τα μηνύματα που δεν είναι

απαραίτητα για την εργασία σας, για να μειώσετε τις στοίβες που έχουν συσσωρευτεί.

Θεωρήστε τη διαδικασία αυτή ως μια συνήθεια «υγιεινής» του γραφείου και του χώρου

εργασίας σας που πρέπει να επαναλαμβάνεται καθημερινά και διατηρήστε στο ελάχιστο

δυνατόν αυτά που θα μείνουν στον χώρο εργασίας. Προσοχή! Μη μεταφέρετε τη στοίβα

αλλού, ο στόχος είναι να εξαλειφθεί εντελώς και τα απαραίτητα έγγραφα να ταξινομηθούν είτε

προς ενέργεια ή για αρχειοθέτηση ή ακόμα για πέταγμα.

Για να αρχειοθετήσετε αποτελεσματικά, φτιάξτε φακέλους ανά κατηγορία εγγράφων που

λαμβάνετε ή παράγετε, με τρόπο εποπτικό, που ταιριάζει στις ανάγκες σας.

ΗΛΕΚΤΡΟΝΙΚΑ ΑΡΧΕΙΑ

Η δραστηριότητά σας έχει ως αποτέλεσμα την παραγωγή ή διαχείριση ηλεκτρονικών αρχείων.

Άλλωστε πολλές συναλλαγές απαιτούν ανταλλαγή και αποθήκευση τέτοιων αρχείων. Η

ονομασία και η ταξινόμησή τους με βάση τη λογική τα κάνει εύκολα προσπελάσιμα. Φτιάξτε

ιεραρχικές δομές ταξινόμησης, με φακέλους και υποφακέλους για αρχεία που συνδέονται και

σχετίζονται μεταξύ τους, σύμφωνα με τις ανάγκες σας π.χ. κατά θέμα ή κατά προϊόν ή κατά

πελάτη, προμηθευτή, κ.ο.κ. Το τελευταίο επίπεδο ταξινόμησης περιλαμβάνει αρχεία που

παράγονται από τη δραστηριότητά σας.

ΜΗΝΥΜΑΤΑ ΗΛΕΚΤΡΟΝΙΚΟΥ ΤΑΧΥΔΡΟΜΕΙΟΥ

Το ηλεκτρονικό ταχυδρομείο είναι ένα εξαιρετικό εργαλείο που διευκολύνει την επιχειρησιακή

και προσωπική επικοινωνία. Όμως, όταν δεν αξιοποιείται κατάλληλα αποτελεί έναν ακόμα

παράγοντα μείωσης της αποδοτικότητας της εργασίας και πρόκλησης άγχους. Αν η χρήση του


44

ηλεκτρονικού ταχυδρομείου δεν είναι η κύρια δραστηριότητά σας ή το κύριο εργαλείο

επικοινωνίας με κομβικές ομάδες ενδιαφερομένων για την επιχείρησή σας π.χ. με τους

πελάτες, τότε οι προτάσεις που ακολουθούν, μπορούν να βελτιώσουν τη χρήση του και να

μεγιστοποιήσουν τα οφέλη από αυτήν.

2.2.2.2 ΠΡΟΓΡΑΜΜΑΤΙΣΜΟΣ ΕΡΓΑΣΙΩΝ

Κάποιες δραστηριότητές μας χαρακτηρίζονται από περιοδικότητα ενώ κάποιες άλλες

πραγματοποιούνται συγκεκριμένη περίοδο του χρόνου, για παράδειγμα η σύνταξη της φορολογικής

δήλωσης, η πληρωμή των λογαριασμών των πιστωτικών καρτών ή οι θερινές διακοπές, κ.ά. Έχοντας μια

συνολική εικόνα των δραστηριοτήτων αυτών, μπορείτε να αξιοποιήσετε καλύτερα τον προσωπικό

χρόνο σας. Εξάλλου, δίνοντας τακτικότητα και περιοδικότητα στις δραστηριότητές σας στο πλαίσιο ενός

σταθερού προγραμματισμού είναι πιθανότερο να πραγματοποιήσετε κάποιες από αυτές που δεν σας

ευχαριστούν ιδιαίτερα. Για παράδειγμα είναι πιθανότερο να γυμναστείτε αν το προγραμματίζετε για

συγκεκριμένη ώρα παρά να αναμένετε πότε θα έχετε διάθεση ή δεν θα αισθάνεστε κουρασμένοι.

Τα καθημερινά σας καθήκοντα είναι αντίστοιχα οι καθημερινές σας υποχρεώσεις. Καταγράψτε τα σε

μια λίστα και προγραμματίστε την εκτέλεσή τους. Αυτό θα σας επιτρέψει να ελέγξετε ότι ασχοληθήκατε

με τις εκκρεμότητές σας, όταν η ένταση της καθημερινότητας κορυφώνεται. Προγραμματίστε την

ολοκλήρωση δύσκολων ή απαιτητικών καθηκόντων, όταν οι προσωπικοί σας ρυθμοί σας επιτρέπουν τη

μέγιστη συγκέντρωση, προσοχή ή ενέργεια. Χρησιμοποιήστε το ημερολόγιο σας ή πρόγραμμα του

ηλεκτρονικού σας υπολογιστή που σας δίνει και τη δυνατότητα υπενθύμισης, π.χ. το outlook για τον

ημερήσιο ή τον εβδομαδιαίο προγραμματισμό.

2.2.2.3 ΔΙΟΙΚΗΣΗ ΜΕ ΣΤΟΧΟΥΣ ΚΑΙ ΔΙΟΙΚΗΣΗ ΤΗΣ ΑΠΟΔΟΣΗΣ

Η διοίκηση με στόχους είναι ένα δυναμικό εργαλείο που ευθυγραμμίζει τις δράσεις των εργαζομένων

με τους επιχειρησιακούς στόχους και τους καθιστά υπεύθυνους για την απόδοσή τους. Μέσω της

πληροφόρησης προς αυτούς για το κατά πόσο η συμβολή τους επηρέασε τα επιχειρησιακά

αποτελέσματα, αυξάνεται η παρακίνησή τους, η αφοσίωση και η δέσμευση προς την επιχείρηση. Την

εισήγαγε για πρώτη φορά ο Peter Drucker κατά τη δεκαετία του 1950, ο οποίος περιέγραψε μια

διαδικασία πέντε βημάτων, το καθένα από τα οποία αντιστοιχεί σε διαφορετικές ανάγκες που πρέπει

να ληφθούν υπόψη, ώστε το σύστημα να λειτουργήσει. Αυτά είναι :

1. Καθορισμός σαφών στρατηγικών και επιχειρησιακών στόχων


45

2. Γνωστοποίηση των στόχων αυτών προς τους εργαζόμενους. Πρότεινε οι στόχοι να είναι SMART

(έξυπνοι), λέξη που προκύπτει από τα αρχικά Specific (συγκεκριμένοι), Measurable

(μετρήσιμοι), Agreed (συμφωνημένοι), Realistic (ρεαλιστικοί), Time related (προσδιορισμένοι

χρονικά). Παρατηρείτε ότι το Α στην περίπτωση αυτή αντιστοιχεί στο Agreed ‐ συμφωνημένοι

κι όχι Achievable ‐ επιτεύξιμοι, όπως είχε αναφερθεί στην ενότητα 1.1.2.

3. Ενθάρρυνση όλων των εργαζομένων ώστε να συμμετέχουν στην επιχειρησιακή στοχοθεσία,

κατανοώντας πώς οι προσωπικοί τους στόχοι αλληλοσυνδεόνται με τους επιχειρησιακούς.

4. Παρακολούθηση της προόδου της επίτευξης των στόχων.

5. Αξιολόγηση και επιβράβευση της απόδοσης.

6. Επανάληψη του κύκλου κάθε φορά που ολοκληρώνονται τα πέντε στάδια του κύκλου.

Όταν ολοκληρωθεί ο κύκλος των πέντε σταδίων και διασυνδεθεί η απόδοση με την αξιολόγηση τότε

δημιουργείται ένα δυναμικότατο εργαλείο που υποστηρίζει και ανυψώνει την αξία των εργαζομένων

και μεγιστοποιεί την απόδοση.

Αυτό επιχειρεί η διοίκηση της απόδοσης που διασυνδέει τη διοίκηση με στόχους με την ανταμοιβή και

την εξέλιξη των εργαζομένων. Οι εργαζόμενοι παρακινούνται να επιτύχουν συγκεκριμένα

αποτελέσματα, καθόσον μέσω αυτής δεν καθορίζεται απλώς με σαφήνεια το τι χρειάζεται να

επιτευχθεί και το πώς και με ποια πρότυπα θα επιτευχθεί αλλά ταυτόχρονα οι εργαζόμενοι

επιβραβεύονται και αναπτύσσονται. Η διοίκηση της απόδοσης μπορεί να εγγυηθεί την επίτευξη

συγκεκριμένων αποτελεσμάτων σε επίπεδο εργαζομένου, ομάδας και επιχείρησης δημιουργώντας

κοινό πλαίσιο συμμετοχής, κατανόησης και δέσμευσης τόσο του επιχειρηματία όσο και των

εργαζομένων για τα αποτελέσματα αυτά. Η προσέγγιση περιλαμβάνει τα εξής:

1. Καθορισμό σαφών και ξεκάθαρων ατομικών και ομαδικών στόχων, καθορισμό κριτηρίων

απόδοσης, προγραμματισμό βελτίωσης εργασιακών συμπεριφορών καθώς και ατομικό

προγραμματισμό της εκπαίδευσης και ανάπτυξης, όταν διαπιστώνονται περιθώρια βελτίωσης.

2. Διοίκηση και καθοδήγηση των εργαζομένων, με παροχή τυπικής και κυρίως άτυπης ανα‐

πληροφόρησης και συμβουλών.

3. Παρακολούθηση των επιδόσεων και μέτρηση της απόδοσης στο πλαίσιο τυπικής, συνήθως

ετήσιας, αξιολόγησης.

4. Ανταμοιβή των εργαζομένων, όταν διαπιστώνεται υψηλή απόδοση, με την απονομή βραβείων,

με αυξήσεις μισθού, προαγωγές, εμπλουτισμό της εργασίας ή άλλες μορφές υλικής και ηθικής

επιβράβευσης.


46

5. Σύνταξη σχεδίου βελτίωσης των επιδόσεων των εργαζομένων για το μέλλον και ανάπτυξής

τους μέσω εκπαιδευτικών και αναπτυξιακών δραστηριοτήτων.

Κατά τη φάση της στοχοθεσίας, όπως προαναφέρθηκε οι στόχοι πρέπει να είναι SMART και να

διασυνδέουν τους στόχους του εργαζόμενου με εκείνους της ομάδας στην οποία εντάσσεται καθώς

και με τους στόχους της επιχείρησης. Η διασύνδεσή τους πρόσθετα με τους προσωπικούς στόχους του

εργαζόμενου, σχετικά με τη ζωή, το εισόδημα που επιθυμεί, τις σχέσεις, την εκπαίδευση και την

προσωπική του ανάπτυξη, μπορεί να εγγυηθεί την επίτευξή τους. Το ζήτημα της στοχοθεσίας θα

εξετάσουμε αναλυτικότερα στο επόμενο κεφάλαιο.

2.2.2.4 ΔΙΟΙΚΗΣΗ ΕΡΓΟΥ (PROJECT MANAGEMENT)

Η επιχειρηματική και όχι μόνο δραστηριότητα συνήθως είναι προσανατολισμένη στην ολοκλήρωση

συγκεκριμένων έργων ‐ π.χ. στο σχεδιασμό και προσφορά ενός προϊόντος ή μιας υπηρεσίας,

διοργάνωση μιας επικοινωνιακής εκστρατείας της επιχείρησης, στην εισαγωγή ή αναβάθμιση του

πληροφοριακού συστήματος, κ.λπ. Το κύριο χαρακτηριστικό αυτών των δραστηριοτήτων είναι ότι

έχουν σαφώς προσδιορισμένη την καταληκτική τους ημερομηνία και συνήθως και τους πόρους που

μπορούν να διατεθούν για την ολοκλήρωσή τους. Τέτοιες δραστηριότητες απαιτούν ανεπτυγμένες

οργανωτικές ικανότητες. Παράλληλα, μέσα από αυτές οι οργανωτικές ικανότητες μπορούν να

ενισχυθούν, όταν υποστηρίζονται από συγκεκριμένες μεθοδολογίες και εργαλεία, όπως είναι η

διοίκηση έργου (project management). Ως έργο ορίζεται η παραγωγή συγκεκριμένου αποτελέσματος,

μέσα από επιμέρους δραστηριότητες, οι οποίες αλληλοσυνδεόνται με χρονική και λογική αλληλουχία.

Χαρακτηριστικό του έργου που το διαφοροποιεί από τις τρέχουσες εργασίες είναι ότι έχει

συγκεκριμένη ημερομηνία έναρξης και λήξης, συγκεκριμένο προϋπολογισμό και πόρους και πρέπει να

παράξει συγκεκριμένα αποτελέσματα. Το έργο μπορεί να κατατμηθεί σε αυτοτελή σύνολα

δραστηριοτήτων (φάσεις και πακέτα εργασίας) που η ολοκλήρωσή τους (παραδοτέα) οδηγεί στην

ολοκλήρωση του έργου. Η μεθοδολογία της διοίκησης έργου επιτρέπει την εμπρόθεσμη ολοκλήρωσή

του και τελικό αποτέλεσμα που ανταποκρίνεται σε συγκεκριμένες προδιαγραφές. Σε όλα τα έργα ο

κύκλος ζωής τους περιλαμβάνει τέσσερις φάσεις:

τον προγραμματισμό (που συμπεριλαμβάνει και τη σύλληψη του έργου)

την ανάπτυξη του έργου (που συμπεριλαμβάνει και το σχεδιασμό)

την υλοποίηση και

την ολοκλήρωση.


47

Κάθε φάση έχει τη δική της στοχοθεσία και απαιτεί διαφορετικές ικανότητες και δεξιότητες.

Κατά τον προγραμματισμό απαιτείται να καθοριστεί με σαφήνεια ο σκοπός και οι στόχοι του έργου, τι

επιδιώκεται από αυτό, ποιο πρόβλημα θα επιλύσει, κ.ά. Προϋποθέτει σαφή προσδιορισμό όλων των

ενδιαφερομένων μερών που θα επηρεαστούν από το έργο αυτό (αφού άλλωστε το έργο θα πρέπει να

ανταποκριθεί στις ανάγκες τους), των πόρων που θα διατεθούν καθώς και εκείνων που θα ωφεληθούν

από το έργο αυτό.

Κατά τον χρονικό προγραμματισμό αρχικά προσδιορίζουμε πότε το έργο πρέπει να έχει ολοκληρωθεί.

Στη συνέχεια υπολογίζουμε το χρόνο που απαιτείται για την ολοκλήρωσή του και με βάση την εκτίμηση

αυτήν προσδιορίζουμε την ημερομηνία έναρξης ή, αν αυτή είναι δεδομένη, τη διάρκεια των

δραστηριοτήτων, ώστε να ολοκληρωθούν εντός του χρονικού προγραμματισμού.

Για τον καθορισμό των στόχων απαιτείται εξάλλου να προσδιοριστούν τα πρότυπα ποιότητάς του, οι

ρόλοι και η κατανομή τους, οι πληροφορίες που θα απαιτηθούν καθώς και τυχόν κίνδυνοι που μπορεί

να ανακύψουν και να ανατρέψουν τον αρχικό προγραμματισμό.

Κατά τη φάση αυτή θα πρέπει να κατατμηθεί το έργο σε αυτοτελείς δραστηριότητες και

υποδραστηριότητες. Για παράδειγμα, στην περίπτωση της αναβάθμισης του πληροφοριακού

συστήματος τέτοιες δραστηριότητες θα μπορούσαν να είναι:

α) H καταγραφή και η αξιολόγηση του υπάρχοντος πληροφοριακού συστήματος (με

υποδραστηριότητες την καταγραφή του υπάρχοντος εξοπλισμού, την καταγραφή του υπάρχοντος

λογισμικού, την αξιολόγηση της συμβατότητάς τους με τις εφαρμογές των συνεργατών της επιχείρησης

π.χ. τράπεζες ή προμηθευτές ή με τους δημόσιους φορείς, π.χ. ΙΚΑ, με τους οποίους επικοινωνεί και

ανταλλάσσει δεδομένα κ.ο.κ.).

β) H καταγραφή των (τεχνικών) απαιτήσεων για την αναβάθμισή του και η σύνταξη σχετικών

προδιαγραφών.

γ) H έρευνα αγοράς για τον εξοπλισμό που πληροί τις προδιαγραφές και λήψη σχετικής απόφασης.

δ) H συγκέντρωση προσφορών για το συγκεκριμένο σύστημα που έχει προαποφασιστεί.

ε) H αγορά του συστήματος.

στ) H εκπαίδευση των χρηστών του συστήματος που απασχολούνται στην επιχείρηση.


48

ζ) H εισαγωγή του νέου εξοπλισμού και του λογισμικού και η μετάπτωση του παλαιού συστήματος.

η) H δοκιμαστική λειτουργία του (κατά το χρόνο της ισχύος της συντήρησης και της εγγύησης) και η

καταγραφή των προβλημάτων και των δυσλειτουργιών που πρέπει να τακτοποιηθούν.

ι) H θέση του νέου συστήματος σε πλήρη (παραγωγική) λειτουργία.

Η διάρκεια της κάθε δραστηριότητας και υποδραστηριότητας προσδιορίζεται με βάση την εμπειρία και

καταγράφεται στο χρονοδιάγραμμα του έργου. Η μεθοδολογία έχει να προτείνει διάφορα εργαλεία

για το σκοπό αυτό, π.χ. το διάγραμμα της κρίσιμης διαδρομής – CPM, το διάγραμμα PERT ή το

γραμμικό το διάγραμμα GANTT. Κάθε δραστηριότητα οδηγεί σε συγκεκριμένα αποτελέσματα, π.χ.

έκθεση αξιολόγησης του υπάρχοντος πληροφοριακού συστήματος, τεχνικές προδιαγραφές, κ.λπ.

Στο πλαίσιο διαχείρισης του έργου, οι οργανωτικές ικανότητες θα επιτρέψουν στον επιχειρηματία ή τον

υπεύθυνο του έργου να παραμείνει στην κρίσιμη διαδρομή, να αναθέσει καθήκοντα και αρμοδιότητες

στους συνεργάτες του και τα μέλη της ομάδας του έργου, να παρακολουθεί την πρόοδο του έργου και

να κάνει τις απαραίτητες διορθωτικές κινήσεις, να διασφαλίζει τον ποιοτικό έλεγχο των παραδοτέων

του έργου, να διαχειριστεί προβλήματα και ανατροπές και τελικά να εξασφαλίσει την ολοκλήρωση του

έργου εντός του προδιαγεγραμμένου χρόνου και προϋπολογισμού, με τους όρους ποιότητας που έχουν

αρχικά καθορισθεί ως αποδεκτοί.


Σχεδιάστε ένα έργο ανάλογα με τα ενδιαφέροντά σας (π.χ. ο επιχειρηματίας την ανακαίνιση του

καταστήματός του, ο άνεργος την εύρεση εργασίας ανάλογα με τους στόχους και το προφίλ του, κ.λπ.),

προσδιορίζοντας τον σκοπό του έργου, τις δραστηριότητες που πρέπει να ολοκληρώσετε, το χρόνο που

απαιτείται και τους πόρους που διαθέτετε.


Οι οργανωτικές ικανότητες αποτελούν κομβικές ικανότητες για οποιαδήποτε εργασιακή ή

επιχειρηματική δραστηριότητα. Για μεν τους υποψήφιους εργαζόμενους διερευνώνται κατά τη

συνέντευξη πρόσληψης ενώ η ύπαρξη τους στους νέους εργαζόμενους κατά το πρώτο διάστημα της


49

εργασιακής ένταξής μπορούν να συμβάλουν στην εξοικείωσή τους με το εργασιακό περιβάλλον και την

ταχεία ανάκτηση της παραγωγικότητας που μειώνεται λόγω της εισόδου του νέου εργαζόμενου στην

παραγωγική διαδικασία. Οι οργανωτικές ικανότητες στο πρόσωπο του επιχειρηματία, όταν μάλιστα

υποστηρίζονται από μεθοδολογικά εργαλεία, όπως είναι το επιχειρησιακό σχέδιο, ένα σύστημα

ποιότητας, η διοίκηση έργου, η διοίκηση με στόχους και ένα σύστημα διοίκησης της απόδοσης,

εγγυώνται τη δυνατότητα να επιτύχει η επιχείρηση τους στόχους της, να είναι εύρωστη και υγιής και η

παραγωγικότητα και η αποδοτικότητα των πόρων της διασφαλισμένη.


50


Α. Ποιες θα ήταν οι κατάλληλες απαντήσεις στις ερωτήσεις που ακολουθούν σε μια συνέντευξη

πρόσληψης κατά την οποία ο μελλοντικός εργοδότης θα διερευνούσε αν ο υποψήφιος διαθέτει

οργανωτικές ικανότητες:

1. Έχετε προσωπικούς και επαγγελματικούς στόχους; Αν ναι, πώς τους ιεραρχείτε;

2. Πώς αποφασίζετε ποια καθήκοντα είναι σημαντικά και έχουν προτεραιότητα όταν σχεδιάζετε

ένα ολοκληρωμένο έργο;

3. Ποιες ενέργειες θα κάνατε για να οργανώσετε και να ιεραρχήσετε τα ημερήσια καθήκοντά σας;

4. Πώς διαχειρίζεστε το χρόνο σας σε ένα έργο που έχει ανελαστικές προθεσμίες; Δώστε ένα

παράδειγμα.

Β. Επιλέξτε τις ερωτήσεις που διερευνούν οργανωτικές ικανότητες

5. Σας φτάνει ο χρόνος για να ολοκληρώσετε τις προγραμματισμένες εργασίες μέσα στην ημέρα;

6. Πώς νοιώθετε όταν μιλάτε μπροστά σε κοινό;

7. Περιγράψτε ένα έργο για το οποίο απαιτήθηκε να συντονίσετε τις προσπάθειες των

συνεργατών σας για να ολοκληρωθεί.

8. Πώς θα χαρακτηρίζατε ένα δύσκολο συνεργάτη σας;

Γ. Αντιστοιχίστε τις προτάσεις 9 και 10 με τις φράσεις α και β ώστε να αποδίδεται ο αντίστοιχος

ορισμός.

9. Η παραγωγή συγκεκριμένου αποτελέσματος, εντός προκαθορισμένου χρονικού διαστήματος

και με συγκεκριμένους πόρους, μέσα από την ολοκλήρωση επιμέρους δραστηριοτήτων, οι

οποίες αλληλοσυνδεόνται με χρονική και λογική αλληλουχία.

10. Διασυνδέει τη διοίκηση με στόχους με την ανταμοιβή και την εξέλιξη των εργαζομένων.

α. Έργο

β. Διοίκησης της απόδοσης


51


Άσκηση Α

1. Θα πρέπει να δείξετε ότι έχετε σαφείς προσωπικούς και επαγγελματικούς στόχους και είστε

διατεθειμένοι με αυτοπειθαρχία και σκληρή δουλειά να τους εκπληρώσετε.

2. Θα πρέπει να πείσετε ότι εστιάζετε την προσοχή σας σε εκείνα τα καθήκοντα που με λογική και

χρονική αλληλουχία πρέπει να ολοκληρωθούν πρώτα.

3. Αξιολογείται η ικανότητά σας να εστιάσετε στα σημαντικά και όχι απλώς στα επείγοντα.

4. Θα πρέπει να δείξετε ότι δίνετε έμφαση στην οργάνωση και διαχείριση του χρόνου και ότι

αξιοποιείτε τα κατάλληλα εργαλεία, τεχνικές και στρατηγικές ώστε να ελέγχετε το χρόνο ακόμα

κι αν οι προθεσμίες και τα χρονοδιαγράμματα είναι ασφυκτικά.

Άσκηση Β

5. και 7.

Άσκηση Γ

9. α

10. β



Duffy, Mary Grace Ed. D. (2007). Αποτελεσματικό project management. Αθήνα: εκδόσεις ΚΡΙΤΙΚΗ

Fleming, Ian. (2007). Διαχείριση χρόνου. Αθήνα: StudySmart Publishing

Hoffman, Constantine. (2006). Ας οργανωθούμε στο Ελέγξτε το χρόνο σας. Αθήνα: Κλειδάριθμος






52



Raffoni, Melissa. (2006). στο Ελέγξτε το χρόνο σας.Harvard Business School Press.Αθήνα: Κλειδάριθμος







http://www.jobbankusa.com/interview_questions_answers/






http://hbr.org/



53

ΚΕΦΑΛΑΙΟ 3: ΕΝΙΣΧΥΣΗ ΟΡΓΑΝΩΤΙΚΩΝ ΙΚΑΝΟΤΗΤΩΝ


Οι οργανωτικές ικανότητες, ως ικανότητες επίκτητες, μπορούν να βελτιωθούν με την

επαναλαμβανόμενη έκθεση του ατόμου σε συγκεκριμένα ερεθίσματα και κυρίως όταν το άτομο

εφαρμόζει πειθαρχημένα ένα σχέδιο προσωπικής εκγύμνασης για τη βελτίωσή τους. Έχοντας ήδη

επισημάνει τη σημαντικότητα των οργανωτικών ικανοτήτων, στο τρίτο κεφάλαιο θα επικεντρωθούμε

στον τρόπο με τον οποίο αυτό μπορεί να πραγματοποιηθεί. Το κεφάλαιο αποτελείται από δύο

ενότητες. Η πρώτη περιλαμβάνει έξι υπο‐ενότητες (θέματα) που, ανά οργανωτική ικανότητα,

παρουσιάζουν στρατηγικές, τεχνικές και εργαλεία τα οποία μπορούν να αξιοποιηθούν για την ενίσχυση

της. Η δεύτερη ενότητα περιλαμβάνει πέντε υπο‐ενότητες. Από αυτές η πρώτη αναφέρεται σε εργαλεία

βελτίωσης των οργανωτικών δεξιοτήτων. Αντίστοιχα, η δεύτερη προτείνει μεθόδους αυτοδιάγνωσης

του βαθμού στον οποίο διαθέτουμε ανεπτυγμένες τις οργανωτικές ικανότητες. Ακολούθως, η τρίτη,

αναφέρεται στο ζήτημα της αναβλητικότητας και η τέταρτη στο ζήτημα των περισπασμών από την

εστίαση στην τήρηση του προγραμματισμού μας. Η πέμπτη, προτείνει στρατηγικές για την υιοθέτηση

νέων υγιών συμπεριφορών που μπορούν να βελτιώσουν τις οργανωτικές μας ικανότητες ενώ η έκτη,

τέλος, διατυπώνει προτάσεις για τον σχεδιασμό και την υλοποίηση ενός σχεδίου δράσης προσωπικής

εκγύμνασης για τη βελτίωσή τους.

ΣΚΟΠΟΣ

Σκοπός του τρίτου κεφαλαίου είναι να παρουσιάσει στρατηγικές, τεχνικές και εργαλεία που μπορούν

να αξιοποιηθούν για την ενίσχυση και ανάπτυξη των οργανωτικών ικανοτήτων καθώς και να σας

ευαισθητοποιήσει ως προς τη διαδικασία ορθής εφαρμογής τους.




να περιγράφετε στρατηγικές, τεχνικές και εργαλεία που μπορούν να αξιοποιηθούν

για τη βελτίωσή των οργανωτικών ικανοτήτων.


54

να αναφέρετε τα πλεονεκτήματα και τα μειονεκτήματα καθώς και τον τρόπο ορθής

εφαρμογής των τεχνικών ενίσχυσης των οργανωτικών ικανοτήτων.


να αυτοαξιολογείστε για τον βαθμό στον οποίο είναι ανεπτυγμένες οι οργανωτικές

σας ικανότητες.

να εφαρμόζετε τις τεχνικές και να αξιοποιείτε τα εργαλεία ανάπτυξης των

οργανωτικών ικανοτήτων, ακολουθώντας τα βήματα της ενδεδειγμένης διαδικασίας.

να σχεδιάζετε, να παρακολουθείτε την υλοποίηση και να ελέγχετε ένα σχέδιο δράσης

21 ημερών, για την ενδυνάμωση των οργανωτικών ικανοτήτων.


να υποστηρίζετε έμπρακτα τη σημαντικότητα αυτοδιάγνωσης του βαθμού στον

οποίο διαθέτει το άτομο τις οργανωτικές ικανότητες, καθώς και της ανάγκης για

ανάληψη σχεδιασμένης και συντονισμένης δράσης για την ενίσχυσή τους.


Αυτογνωσία

Αυτοπειθαρχία

SWOT ανάλυση

Τεχνικές λήψης αποφάσεων

Αρχή Pareto

Τεχνική ψαροκόκαλο

Τεχνική των έξι καπέλων σκέψης

Τεχνική πλάγιας σκέψης

Διοίκηση / διαχείριση έργου

Πακέτα εργασίας

Ορόσημα


55

SMART στόχος

Σχέδιο δράσης

Χρονοδιάγραμμα

Οργάνωση

Αναβλητικότητα

Οργάνωση και διαχείριση χρόνου

Αρχειοθέτηση

Αρχείο και ηλεκτρονικό αρχείο

Ηλεκτρονικό ταχυδρομείο και ηλεκτρονικό μήνυμα


Λίστες χρονομέτρησης των καθηκόντων (activity logs ή activity diaries ή job activity logs)

Ημερολόγια

Μήτρα επείγοντος / σημαντικού

Πίνακας αξιολόγησης παραγόντων

Πίνακας σύγκρισης ανά ζεύγη

3.1.1ΙΚΑΝΟΤΗΤΑ ΚΑΘΟΡΙΣΜΟΥ ΠΡΟΤΕΡΑΙΟΤΗΤΩΝ

Η ικανότητα καθορισμού προτεραιοτήτων είναι η ικανότητα μέτρησης και στάθμισης εναλλακτικών

επιλογών αναφορικά με το ποιο καθήκον θα πρέπει να προηγηθεί, ποιο ακολουθεί και με ποιο δεν θα

πρέπει να ασχοληθείτε καθόλου. Πρόκειται για την ικανότητα που σας καθοδηγεί να πάρατετε

αποφάσεις για το πώς να κάνετε τα σωστά πράγματα με τη σωστή σειρά. Είναι απαραίτητη

προκειμένου να λαμβάνονται σωστές αποφάσεις και να αξιοποιείται αποδοτικά ο διαθέσιμος χρόνος

και η ενέργεια που απαιτείται για την ολοκλήρωση των πιο σημαντικών καθηκόντων σας. Αυτό

επενεργεί θετικά καθόσον εξασφαλίζει ηρεμία και ισορροπία στην επαγγελματική και προσωπική ζωή

σας.


56

Η ιεράρχηση προτεραιοτήτων με απλό τρόπο μπορεί να γίνει λαμβάνοντας υπόψη τους χρονικούς

περιορισμούς για την ολοκλήρωση των έργων που έχουμε στην ευθύνη μας ή την ωφέλεια που

αναμένουμε από τα συγκεκριμένα έργα και γενικότερα τον αντίκτυπο που αυτά έχουν. Προϋποθέτει τη

σωστή και σταθμισμένη λήψη αποφάσεων. Μια απλή ιεράρχηση προτεραιοτήτων αναφέρθηκε στο

πρώτο κεφάλαιο: η ιεράρχηση με κριτήριο τη σημαντικότητα. Καταγράφουμε ένα ‐ ένα τα καθήκοντα

που πρέπει να διεκπεραιώσουμε. Τα καθήκοντα θα πρέπει να καλύπτουν όλους τους τομείς της ζωής

μας: εργασία, οικογένεια, οικονομικά, κοινωνική, πνευματική και πολιτιστική ζωή, κ.ά. χωρίς για

κάποιον από τους τομείς αυτούς να δεσμεύεται χρόνος εις βάρος των άλλων. Στη συνέχεια

χαρακτηρίζουμε αυτά με ένα κεφαλαίο γράμμα από το Α ως το Ε. Με «Α» χαρακτηρίζουμε τα πιο

σημαντικά ενώ με «Ε» τα λιγότερο σημαντικά. Μετά το χαρακτηρισμό αναδιαμορφώνουμε τη λίστα

βάζοντας στην αρχή όλα τα «Α» στη συνέχεια τα «Β» κ.ο.κ. Μια άλλη προσέγγιση είναι η ιεράρχηση με

βάση το βαθμό δυσκολίας: ξεκινούμε και ολοκληρώνουμε τα εύκολα καθήκοντα, ώστε στη συνέχεια να

είμαστε απερίσπαστοι κατά την ενασχόλησή μας με περισσότερο δύσκολα ή περίπλοκα καθήκοντα.

Ωστόσο, υπάρχουν πολλά εργαλεία και τεχνικές που μπορούν να μας βοηθήσουν στην ιεράρχηση,

ιδίως όταν τα κριτήρια για την ιεράρχηση είναι ασαφή ή υποκειμενικά ή δεν διαθέτουμε αρκετές

πληροφορίες. Η mindtools4προτείνει κάποια από αυτά δίνοντας και λεπτομερείς οδηγίες και

υποδείγματα για τη χρήση τους. Μεταξύ αυτών συμπεριλαμβάνονται η ανάλυση Pareto (Pareto

Analysis), η σύγκριση ανά ζεύγη (Paired Comparison ή Pairwise Comparison), η ανάλυση πλέγματος

(Grid Analysis), το πλέγμα (μήτρα) προτεραιότητας δράσης (Action Priority Matrix), το πλέγμα (μήτρα)

επείγοντος / σημαντικού (Urgent / Important Matrix), το πλέγμα (μήτρα) του Ansoff (Ansoff Matrix) ή το

πλέγμα (μήτρα) της Βοστώνης (Boston Matrix), η τεχνική της ονομαστικής ομαδοποίησης (Nominal

Group Technique), κ.ά. Υπάρχουν όμως και άλλες τεχνικές που μπορούν να οδηγήσουν σε

σταθμισμένες αποφάσεις, λαμβάνοντας υπόψη όλους τους παράγοντες, όπως για παράδειγμα η

τεχνική των έξι καπέλων5 ή ακόμα και η απλή τεχνική επίλυσης προβλήματος. Ας δούμε κάποιες από

αυτές αναλυτικά.

4 Διαθέσιμο στην ηλεκτρονική διεύθυνση http://www.mindtools.com/pages/article/newHTE_92.htm (ημερομηνία επίσκεψης 29/11/2012) 5Διαθέσιμο στην ηλεκτρονική διεύθυνση http://www.train4creativity.eu/dat/46101163/file.pdf?634902401526320000 (ημερομηνία επίσκεψης 29/11/2012).


57

α) Η ανάλυση Pareto (Pareto Analysis) ή κανόνας 80/20 είναι πολύ χρήσιμο και διαδεδομένο εργαλείο

που στηρίζεται στην αρχή που διατύπωσε ο Vilfredo Pareto, Ιταλός οικονομολόγος, κοινωνιολόγος και

φιλόσοφος το 1897, περί ανισομερούς κατανομής σε αναλογίες 80‐20%. Έκτοτε έχει συσχετιστεί με

κάθε πτυχή της ζωής. Στον κόσμο των επιχειρήσεων, χρησιμοποιούμενη σε συνδυασμό και με άλλα

εργαλεία [όπως το διάγραμμα αιτίου αποτελέσματος ή το διάγραμμα ψαροκόκαλο (cause – effect

diagram ή fishbone diagram) που πρώτος διαμόρφωσε ο Ιάπωνας καθηγητής πανεπιστημίου Kaoru

Ishikawa] αποτελεί ένα πολύ απλό και χρήσιμο εργαλείο, για την ανίχνευση και αντιμετώπιση

προβλημάτων καθώς και για τη λήψη αποφάσεων. Στην περίπτωση της ιεράρχησης προτεραιοτήτων,

σύμφωνα με την αρχή αυτή, λίγοι παράγοντες (περίπου 20%) είναι ζωτικοί ενώ οι περισσότεροι

(περίπου 80%) είναι επουσιώδεις. Έτσι, εντοπίζοντας αυτούς τους ζωτικούς παράγοντες που

αντιστοιχούν στο 20% μπορούν να ιεραρχηθούν τα καθήκοντα, η ολοκλήρωση των οποίων οδηγεί σε

παρεμβάσεις που μεγιστοποιούν τις βελτιώσεις στην κατάσταση που αντιμετωπίζουμε. Η τεχνική είναι

σχετικά απλή και ακολουθεί τα εξής βήματα:

1. Εντοπίζονται και καταγράφονται όλα τα προβλήματα που πρέπει να αντιμετωπιστούν.

2. Επιχειρείται ο εντοπισμός των αιτίων για κάθε πρόβλημα (με τεχνικές όπως ο καταιγισμός

ιδεών, η ανάλυση αιτίου αποτελέσματος, η τεχνικών των «5‐ΓΙΑΤΙ», η ανάλυση των ριζικών

αιτίων (Root Cause Analysis).

3. Βαθμολογείται κάθε πρόβλημα ανάλογα με το είδος του. Για παράδειγμα, αν πρόκειται για

το ζήτημα της βελτίωσης της ικανοποίησης πελατών, αυτό βαθμολογείται με βάση τον

αριθμό παραπόνων ή υποδείξεων που θα ελαχιστοποιηθούν, αν το πρόβλημα επιλυθεί.

4. Ομαδοποιούνται τα προβλήματα με κριτήριο την βασική αιτία που τα προκαλεί. Π.χ. στο

παράδειγμά μας λόγω έλλειψης προσωπικού, λόγω έλλειψης εκπαίδευσης ή απειρίας

προσωπικού, λόγω προβληματικής διαδικασίας logistics κ.λπ.

5. Αθροίζεται η βαθμολογία για κάθε ομάδα προβλημάτων. Η ομάδα με τη μεγαλύτερη

βαθμολογία είναι εκείνη για την οποία θα πρέπει να αναληφθεί δράση και αποτελεί

ζήτημα πρώτης προτεραιότητας σε σχέση με εκείνη που συγκεντρώνει τη μικρότερη

βαθμολογία.

β) Η σύγκριση ανά ζεύγη (Paired Comparison ή Pairwise Comparison)

Η μέθοδος αυτή χρησιμοποιείται όταν τα κριτήρια με τα οποία θα σταθμίσουμε τις αποφάσεις περί

προτεραιότητας είναι αόριστα ή υποκειμενικά ή ασαφή ή αντιφατικά. Η ιεράρχηση των

προτεραιοτήτων προκύπτει από τη σύγκριση αυτών ανά δύο. Αποφασίζοντας ποιο από τα δύο έχει


58

μεγαλύτερη προτεραιότητα και αποκλείοντας σταδιακά τα υπόλοιπα καταλήγουμε σε εκείνο που είναι

περισσότερο σημαντικό και κατά συνέπεια θα πρέπει να προταθεί στις προτεραιότητές μας. Για την

εφαρμογή της τεχνικής χρησιμοποιείται πίνακας διπλής εισόδου, όπου οριζόντια και κάθετα

καταγράφονται τα ζητήματα που πρέπει να ιεραρχηθούν, ώστε να συγκριθούν μεταξύ τους.

Επιχειρώντας μία σύγκριση για το καθένα και προφανώς παραλείποντας τη σύγκριση του καθενός με

τον εαυτό του, έχουμε μια συνολική εικόνα για τις προτεραιότητές μας. Αυτό που εμφανίζεται στον

πίνακα περισσότερες φορές ως προτεραιότητα είναι είναι εκείνο στο οποίο θα πρέπει να

επικεντρωθούμε και ακολουθούν το 2ο σε σειρά, το 3ο, κ.ο.κ.

ΠΙΝΑΚΑΣ ΣΥΓΚΡΙΣΗΣ ΑΝΑ ΖΕΥΓΗ

ΖΗΤΗΜΑ Α Β Γ …

Α Β Β …

Β Γ …

Γ …

…

Πίνακας 2: Πίνακας σύγκρισης κατά ζεύγη 2

Στο παράδειγμά μας, συγκρίνουμε το «Α» με το «Β» και το «Γ» και το «Β» με το «Γ». Το ζήτημα «Β»

φαίνεται να έχει μεγαλύτερη προτεραιότητα. Όταν τα ζητήματα είναι πολλά, ο αριθμός εμφάνισής τους

μπορεί να αποδοθεί και με ποσοστά, για καλύτερη επεξεργασία τους. Στο παράδειγμά μας, το ζήτημα

«Β» συγκεντρώνει το 67%, το ζήτημα «Γ» το 33% ενώ το ζήτημα «Α» δεν φαίνεται να έχει

προτεραιότητα.

γ) Η ανάλυση πλέγματος (Grid Analysis)

Η ανάλυση πλέγματος (Grid Analysis) χρησιμοποιείται όταν πρέπει να διερευνηθούν πολλές

εναλλακτικές και να σταθμιστούν πολλοί παράγοντες, πολλοί εκ των οποίων είναι υποκειμενικοί, με

αποτέλεσμα να μην είναι σαφές ποιο ζήτημα έχει προτεραιότητα. Αποτελεί την απλούστερη μορφή της


59

Ανάλυσης με τη στάθμιση πολλαπλών κριτηρίων λήψης αποφάσεων [Multiple Criteria Decision Aid

(MCDA) ή Multiple Criteria Decision Management (MCDM).Τα βήματα είναι απλά και έχουν ως εξής:

1. Καταγράφονται τα καθήκοντα/προτεραιότητες ως επικεφαλίδες στις γραμμές ενός πίνακα

και οι παράγοντες που πρέπει να σταθμιστούν ως επικεφαλίδες στις στήλες.

2. Στη συνέχεια αξιολογείται το κάθε καθήκον/προτεραιότητα σε σχέση με τη σημαντικότητα

του κάθε παράγοντα και βαθμολογείται με μία κλίμακα π.χ. 0‐5 ( το 0 για το καθόλου

σημαντικό, το 1 για το λιγότερο σημαντικό ενώ το 5 αντιστοιχεί σε μεγάλη σημαντικότητα).

Η βαθμολογία καταγράφεται στο αντίστοιχο κελί του πίνακα. Είναι προτιμότερο η

επεξεργασία να γίνεται κάθετα, δηλαδή να αξιολογείται ο πρώτος παράγοντας ως προς

όλες τις προτεραιότητες, στη συνέχεια ο δεύτερος, κ.ο.κ.

3. Αν επιθυμούμε να έχουμε μια σταθμισμένη εικόνα, βαθμολογούμε τους παράγοντες

δίνοντάς τους ως βαθμό τον αντίστοιχο αριθμό κατάταξης (1 για τον 1ο, 2 για τον 2ο, κ.ο.κ.)

και συσχετίζουμε το αποτέλεσμα πολλαπλασιάζοντας κάθε βαθμολογία που προέκυψε από

το βήμα 2 με τον αριθμό που έχουμε ιεραρχήσει κάθε παράγοντα. Συμπληρώνουμε έναν

δεύτερο πίνακα, με ίδιες επικεφαλίδες στις γραμμές και τις στήλες με τον προηγούμενο

(στις γραμμές οι κεφαλίδες των καθηκόντων/ προτεραιοτήτων και στις στήλες οι κεφαλίδες

των παραγόντων) ενώ στα κελιά καταγράφουμε την σταθμισμένη βαθμολογία σε σχέση με

τη σημαντικότητα του παράγοντα. Στην τελική στήλη καταγράφεται η βαθμολογία που

αντιστοιχεί σε κάθε προτεραιότητα. Για παράδειγμα:

α) ΠΙΝΑΚΑΣ Α΄: Μη σταθμισμένη αξιολόγηση παραγόντων

ΠΑΡΑΓΟΝΤΕΣ

Α Β Γ Δ ΣΥΝΟΛΟ

ΚΑΘΗΚΟΝ 1 1 2 0 3




60

… … … … … …

Μη σταθμισμένη αξιολόγηση παραγόντων 3

Ύστερα από αξιολόγηση των παραγόντων (Α‐3, Β‐4, Γ‐1, Δ‐2)

και στάθμιση των βαθμολογιών:

β) ΠΙΝΑΚΑΣ Β΄: Σταθμισμένη αξιολόγηση παραγόντων

ΠΑΡΑΓΟΝΤΕΣ

Α

(3)

Β

(4)

Γ

(1)

Δ

(2)

ΣΥΝΟΛΟ

ΚΑΘΗΚΟΝ 1 3 8 0 6 17

ΚΑΘΗΚΟΝ 2 12 0 1 10 23

ΚΑΘΗΚΟΝ 3 9 0 2 2 13

… … … … … …

Σταθμισμένη αξιολόγηση παραγόντων 1

Από τον δεύτερο πίνακα προκύπτει ότι το καθήκον «2» φαίνεται να έχει μεγαλύτερη προτεραιότητα.

δ) Το πλέγμα (μήτρα) προτεραιότητας δράσης (Action Priority Matrix)

Η τεχνική αυτή προσφέρει τη δυνατότητα, να εντοπίσουμε εύκολα και γρήγορα μεταξύ των

καθηκόντων μας εκείνα στα οποία θα πρέπει να εστιάσουμε, διεκπεραιώνοντας τα επείγοντα αλλά

χωρίς να παραμελούμε εκείνα που σχετίζονται με τους στόχους μας. Η διαδικασία έχει ως εξής:

Αρχικά καταγράφεται σε αντιστοίχιση με κάθε καθήκον / προτεραιότητα, η προσπάθεια που απαιτείται

να καταβληθεί για την ολοκλήρωσή του. ’Έτσι, δημιουργείται μια σαφής εικόνα για εκείνα που


61

μπορούν να ολοκληρωθούν με μικρή προσπάθεια καθώς και για εκείνα για τα οποία απαιτείται

περισσότερη ενέργεια. Ξεκινώντας και ολοκληρώνοντας τα πρώτα, που συνήθως είναι απλά,

αξιοποιείται ο διαθέσιμος χρόνος, κλείνουν εκκρεμότητες, ενισχύεται η αίσθηση της επίτευξης και

παρακινούμαστε για την ολοκλήρωση και των λοιπών καθηκόντων μας που απαιτούν περισσότερο

χρόνο και ενέργεια.

ε) Το πλέγμα (μήτρα) επείγοντος / σημαντικού (Urgent / Important Matrix)

Στην ιεράρχηση προτεραιοτήτων καθώς και στην οργάνωση του χρόνου είναι πολύ σημαντικό να

είμαστε σε θέση να διακρίνουμε μεταξύ των καθηκόντων μας, εκείνα που είναι πράγματι σημαντικά

από τα απλώς επείγοντα. Αυτό θα μας επιτρέψει να είμαστε αποτελεσματικοί (να ολοκληρώνουμε το

έργο μας) αλλά ταυτόχρονα αποδοτικοί (να αξιοποιούμε σωστά το χρόνο μας για το σκοπό αυτό).

Επίσης, να ελέγχουμε την ένταση και το στρες, εξασφαλίζοντας ισορροπία στη ζωή μας. Τα σημαντικά

καθήκοντα είναι εκείνα, των οποίων η ολοκλήρωση, μας οδηγεί στην επιτυχία των στόχων που έχουμε

θέσει. Αντίστοιχα, επείγοντα καθήκοντα είναι εκείνα στα οποία θα πρέπει να εστιάσουμε άμεσα. Αυτά

συνήθως σχετίζονται με την επίτευξη στόχων άλλων προσώπων, με τους οποίους συνεργαζόμαστε και

αλληλεπιδρούμε. Συνήθως επικεντρωνόμαστε στα επείγοντα, καθόσον οι συνέπειες από αυτά είναι

άμεσες. Η τεχνική του πλέγματος (μήτρας) επείγοντος / σημαντικού (Urgent / Important Matrix) μας

επιτρέπει να έχουμε μια ξεκάθαρη εικόνα για το τι είναι σημαντικό και τι απλώς επείγον, αποτρέποντάς

μας από το να εστιάζουμε αποκλειστικά και μόνο σε εκείνα τα καθήκοντα που έχουν το χαρακτήρα του

επείγοντος. Η τεχνική έχει ως εξής:

1. Σχεδιάζουμε ένα σύστημα αξόνων, όπου ο κάθετος άξονας αντιστοιχεί στη σημαντικότητα

ενώ ο οριζόντιος στον βαθμό επείγοντος του κάθε καθήκοντος και χωρίζουμε το σύστημα

σε τέσσερα τετράγωνα.

2. Καταγράφουμε όλες τις δραστηριότητες ή τα έργα που πρέπει να αξιολογηθούν με τη

μέθοδο αυτή και τα οποία απαιτούν χρόνο, όσο σημαντικά ή ασήμαντα κι αν φαίνονται με

μια πρώτη ματιά.

3. Χαρακτηρίζουμε κάθε καθήκον ως προς τη σημαντικότητά του με μια κλίμακα βαθμολογίας

π.χ. 1‐5 (το 1 αντιστοιχεί σε όχι και τόσο σημαντικά ενώ το 5 στα πολύ σημαντικά

καθήκοντα).

4. Στη συνέχεια χαρακτηρίζουμε κάθε καθήκον ως προς τον βαθμό επείγοντος για την

ολοκλήρωσή του, χρησιμοποιώντας την ίδια κλίμακα π.χ. από 1‐5 (το 1 αντιστοιχεί σε όχι

και τόσο επείγοντα ενώ το 5 σε εξαιρετικά επείγοντα καθήκοντα).


62

5. Καταχωρίζουμε το κάθε καθήκον στον πίνακα που έχει διαμορφωθεί στο πρώτο βήμα της

διαδικασίας, ανάλογα με τη βαθμολογία που συγκέντρωσε τόσο ως προς τη σημαντικότητα

όσο και ως προς τον χαρακτήρα του επείγοντος. Τώρα έχουμε μια σαφή εικόνα για τα

καθήκοντά μας τόσο για το πόσο σημαντικά όσο και για το πόσο επείγοντα είναι.

Έτσι έχουμε τις εξής κατηγορίες, όπως προέκυψαν από την καταχώρηση για κάθε μια από τις οποίες θα

πρέπει να αναληφθεί διαφορετική δράση:

1. Σημαντικά και επείγοντα καθήκοντα – ΚΡΙΣΙΜΕΣ ΔΡΑΣΤΗΡΙΟΤΗΤΕΣ (CRITICAL ACTIVITIES)

Αυτά διακρίνονται σε εκείνα που δε θα μπορούσαν να προβλεφθούν και σε εκείνα που αν και

έχουν προβλεφθεί, τα αφήνουμε για την τελευταία στιγμή. Τα πρώτα σχετίζονται με ζητήματα

που ανακύπτουν ή κρίσεις που καλούμαστε να διαχειριστούμε. Μια καλή πρακτική είναι να

μην δεσμεύουμε κατά τον προγραμματισμό όλο το διαθέσιμο χρόνο μας αλλά να υπάρχει

χρόνος για τη διαχείριση τέτοιων ζητημάτων. Επίσης, να προγραμματίζουμε με ευελιξία,

αναπροσαρμόζοντας το πρόγραμμα αν παραστεί ανάγκη. Σε κάθε περίπτωση θα πρέπει να

αναλογιστούμε αν θα μπορούσαν να αναληφθούν προληπτικές δράσεις, παίρνοντας μαθήματα

από αυτά για το μέλλον. Αντίθετα, εκείνα που μπορούν να προβλεφθούν σχετίζονται με το

μεγάλο ζήτημα της αναβλητικότητας για την οποία θα γίνει αυτοτελής αναφορά. Ωστόσο, ο

τρόπος αντιμετώπισής τους είναι προληπτικός και ελαχιστοποιούνται όταν αξιοποιούμε τον

προγραμματισμό και αποφεύγουμε την αναβλητικότητα.

2. Επείγοντα αλλά όχι σημαντικά καθήκοντα – ΠΑΡΕΜΒΟΛΕΣ (INTERRUPTIONS)

Τα ζητήματα αυτά μας ανακόπτουν την πορεία προς τους στόχους μας. Αν κάποια μπορούν να

αναπρογραμματιστούν ή κάποιος άλλος μπορεί να τα διεκπεραιώσει παίρνουμε αντίστοιχες

αποφάσεις. Συνήθως, τέτοια ζητήματα δημιουργούνται από άλλα άτομα του περιβάλλοντος

μας. Συνεπώς θα πρέπει να μάθουμε να αρνούμαστε να αναλάβουμε τέτοια καθήκοντα, ιδίως

αν αυτά πρέπει να διεκπεραιωθούν από άλλους. Σε κάθε περίπτωση μπορούμε να

προσφέρουμε τη βοήθειά μας σε αυτούς, σύμφωνα με το δικό μας πρόγραμμα, σε χρόνο που

εμείς θα προσδιορίσουμε, εξασφαλίζοντας απερίσπαστα το χρόνο που απαιτείται για την

ολοκλήρωση σημαντικών έργων που σχετίζονται με τους στόχους μας.

3. Σημαντικά αλλά όχι επείγοντα καθήκοντα – ΠΟΛΥ ΣΗΜΑΝΤΙΚΟΙ ΣΤΟΧΟΙ (IMPORTANT GOALS)


63

Αυτά μας οδηγούν στην επίτευξη των προσωπικών και επαγγελματικών μας στόχων και πρέπει

να τους εξασφαλίζουμε τον απαραίτητο χρόνο, ώστε να ολοκληρωθούν με πληρότητα,

διαφορετικά θα περιέλθουν στην κατηγορία του επείγοντος. Αν κατά τον προγραμματισμό δεν

δεσμεύσουμε περιοριστικά όλο τον χρόνο μας, έχουμε τη δυνατότητα να ασχοληθούμε και με

ζητήματα που δεν έχουμε προβλέψει, χωρίς ο συνολικός προγραμματισμός να καθυστερήσει ή

να ανατραπεί.

4. Χαμηλής σημαντικότητας και καθόλου επείγοντα ‐ ΠΕΡΙΣΠΑΣΜΟΙ (DISTRACTIONS)

Αυτά θα πρέπει να αποφεύγονται ή ακόμα και να αγνοούνται εντελώς. Συνήθως αφορούν

ζητήματα που απλώς μας ευχαριστούν, αν συνηθίζουμε να αναβάλλουμε ή ζητήματα που

αφορούν άλλους ανθρώπους του περιβάλλοντός μας και θα πρέπει να αντιμετωπιστούν όπως

αναφέρθηκε στην περίπτωση 2.

Το πλέγμα επείγοντος / σημαντικού θα έχει την ακόλουθη μορφή:

5

4

3

ΠΟΛΥ ΣΗΜΑΝΤΙΚΟΙ ΣΤΟΧΟΙ

ΚΡΙΣΙΜΕΣ ΔΡΑΣΤΗΡΙΟΤΗΤΕΣ

2

ΣΗΜΑΝΤΙΚΟΤΗ

ΤΑ

ΠΕΡΙΣΠΑΣΜΟΙ

ΠΑΡΕΜΒΟΛΕΣ


64

1

1 2 3 4 5

Μήτρα επείγοντος / σημαντικού 4

ΕΠΕΙΓΟΝ

Στόχος είναι τα περισσότερα καθήκοντα να βρίσκονται στην κατηγορία «Σημαντικά αλλά όχι επείγοντα

– ΠΟΛΥ ΣΗΜΑΝΤΙΚΟΙ ΣΤΟΧΟΙ (IMPORTANT GOALS)», γεγονός που υποδηλώνει ότι είμαστε σε θέση να

ιεραρχούμε και να διεκπεραιώνουμε καθήκοντα, πριν αυτά γίνουν επείγοντα.

στ) Η τεχνική των έξι καπέλων σκέψης παραπέμπει σε έξι διαφορετικούς τρόπους σκέψης που

υιοθετούμε όταν βρισκόμαστε αντιμέτωποι με τη λήψη αποφάσεων ή την επίλυση προβλημάτων.

Στόχος της είναι να ενισχύσει την παράλληλη σκέψη, απομακρύνοντας εμπόδια και περιορισμούς

και να οδηγήσει σε σταθμισμένες και σοφές αποφάσεις που λαμβάνουν υπόψη πληθώρα

παραμέτρων. Η τεχνική επινοήθηκε από τον Edward de Bono στις αρχές της δεκαετίας του ’80 και

έκτοτε έχει υιοθετηθεί ευρέως για την επίλυση προβλημάτων αλλά και τη λήψη αποφάσεων,

κυρίως ομαδικών στον χώρο των επιχειρήσεων. Η τεχνική αυτή μπορεί να αξιοποιηθεί, ώστε να

διερευνηθούν ολιστικά τα καθήκοντα που πρέπει να ιεραρχηθούν.

ζ) Η τεχνική της επίλυσης προβλημάτων χρησιμοποιείται ευρέως στον κόσμο των επιχειρήσεων.

Στην περίπτωση της ιεράρχησης προτεραιοτήτων η τεχνική χρησιμοποιείται συνδυαστικά με άλλες

τεχνικές (π.χ. με το διάγραμμα Pareto και διάγραμμα αιτίου αποτελέσματος) είτε για να εντοπιστεί

το πρόβλημα, προκειμένου να ιεραρχηθεί σε σχέση με άλλα είτε για να επιλυθεί.

Τα βήματα είναι απλά και διαδέχονται το ένα το άλλο με λογική αλληλουχία6:

1. Παρουσίαση – διατύπωση του προβλήματος.

2. Μελέτη ‐ διερεύνηση του προβλήματος (με αξιοποίηση τεχνικών, όπως καταιγισμός ιδεών,

συζήτηση, εργασία σε ομάδες κ.ά.) και εστίαση σε ζητήματα όπως:

6Πηγή: Θεοδώρου Ι. (2012). Αρχές και μέθοδοι ενηλίκων προσαρμοσμένες στις ιδιαιτερότητες των μικρών επιχειρήσεων. Αθήνα: ΙΜΕ ΓΣΕΒΕΕ


65

i. Καταγραφή και διερεύνηση της υπάρχουσας κατάστασης:

Πού διαπιστώνεται το πρόβλημα;

Γιατί είναι πρόβλημα;

Γιατί δημιουργήθηκε το πρόβλημα και ποιες καταστάσεις το συντηρούν;

Υπάρχουν ομάδες ενδιαφερομένων που συμβάλλουν στη συντήρηση του προβλήματος

ή δεν θα επιθυμούσαν την επίλυσή του, άμεσα, μεσοπρόθεσμα ή μακροπρόθεσμα;

ii. Επιδιωκόμενη κατάσταση:

Ποια κατάσταση θα προκύψει αν επιλυθεί το πρόβλημα και ποιες είναι οι επιμέρους

αλλαγές που θα επέλθουν;

Ποιες θα είναι οι συνέπειες των αλλαγών αυτών για τις ομάδες των ενδιαφερομένων

και ποια αιτήματα μπορούν να εγερθούν από την πλευρά τους;

iii. Αντιδράσεις:

Ποιες αντιδράσεις μπορούν να δημιουργηθούν από τις ομάδες των ενδιαφερομένων

και ποιος θα μπορούσε να είναι ο αποδέκτης τους;

iv. Δυνατότητες / λύσεις και επιπτώσεις:

Ποιες εναλλακτικές λύσεις μπορούν να καταγραφούν;

Ποιες επιπτώσεις δημιουργούν για τις ομάδες των ενδιαφερομένων;

Ποια είναι η ιεράρχηση των λύσεων αυτών ως προς την αποτελεσματικότητά τους για

την επίλυση του προβλήματος;

Ποια λύση ικανοποιεί πληρέστερα, τόσο το πρόβλημα όσο και τις αντιδράσεις των

ενδιαφερομένων (άμεσα, μεσοπρόθεσμα, μακροπρόθεσμα);

Ποια ή ποιες λύσεις πρέπει να υιοθετηθούν;

Ποιες είναι οι αναμενόμενες αντιδράσεις;

Ποιοι, πότε και πώς πρέπει να δραστηριοποιηθούν για την υλοποίηση της λύσης ή των

λύσεων που επιλέχθηκαν;

3. Συζήτηση ή διερεύνηση του προβλήματος, με αναλυτικότερη κριτική προσέγγιση, εμβάθυνση στις

αιτίες που δημιουργούν το πρόβλημα, αναζήτηση πιο δημιουργικών λύσεων κλπ.

4. Εξαγωγή συμπερασμάτων και διατύπωση προτάσεων (σχετικά με την επιλογή της τελικής λύσης,

τον τρόπο εφαρμογής της κ.λπ.).


66

3.1.2 ΙΚΑΝΟΤΗΤΑ ΣΧΕΔΙΑΣΜΟΥ ΚΑΙ ΠΡΟΓΡΑΜΜΑΤΙΣΜΟΥ

Μετά τον καθορισμό προτεραιοτήτων, ανεξάρτητα από τη μέθοδο ή την τεχνική που ακολουθήθηκε,

έπεται ο προγραμματισμός, η διαδικασία δηλαδή κατανομής του διαθέσιμου χρόνου, ημερήσιου,

εβδομαδιαίου, μηνιαίου κ.ο.κ. στα καθήκοντα και δραστηριότητες που έχουν επιλεγεί να

διεκπεραιωθούν. Έτσι, εξασφαλίζεται ο χρόνος που πράγματι απαιτείται για να ολοκληρωθούν. Ο

προγραμματισμός μάς επιτρέπει να έχουμε σαφέστερη εικόνα για το τι πραγματικά μπορούμε να

επιτύχουμε μέσα στο χρόνο που διαθέτουμε. Πρόσθετα, να σχεδιάζουμε ρεαλιστικά, προκειμένου να

αξιοποιούμε στο έπακρο το διαθέσιμο χρόνο, διαφυλάσσοντας όμως παράλληλα μέρος του για το

ενδεχόμενο να ανακύψουν απρόοπτα που δεν έχουν προγραμματιστεί. Έτσι εξασφαλίζεται ισορροπία

και ελαχιστοποιείται το στρες.

Για τον προγραμματισμό απαιτείται να υιοθετήσουμε μια στρατηγική που ταιριάζει στο προσωπικό μας

στυλ και αξιοποιεί τα μέσα που μπορούμε να διαθέσουμε. Υπάρχουν πολλά εργαλεία

προγραμματισμού: ημερολόγια, filofax, organizers είτε σε μορφή εντύπου είτε σε ηλεκτρονική μορφή,

κινητά τηλέφωνα, iPhones, tablets, PDAs7 ή ολοκληρωμένα προγράμματα, όπως είναι το MS Outlook,

τα οποία μπορούμε να επιλέξουμε ανάλογα με την εργασία που κάνουμε, τον προϋπολογισμό που

διαθέτουμε, την εξοικείωσή μας με τις τεχνολογίες της πληροφορικής, κ.ά. Σε κάθε περίπτωση το

ζητούμενο είναι να είμαστε σε θέση αφενός να εισάγουμε νέα δεδομένα εύκολα και γρήγορα καθώς

επίσης, με τον ίδιο τρόπο να μπορούμε να ανατρέξουμε σ’ αυτά. Η διαδικασία είναι αποδοτικότερη,

όταν αξιοποιείται σε τακτική βάση, π.χ. κατά την έναρξη του μήνα ή της εβδομάδας.

ΕΤΗΣΙΟΣ ΕΒΔΟΜΑΔΙΑΙΟΣ ΚΑΙ ΗΜΕΡΗΣΙΟΣ ΠΡΟΓΡΑΜΜΑΤΙΣΜΟΣ

Στο τέλος κάθε έτους ή στα γενέθλια μας συνήθως αφού κάνουμε μια αποτίμηση της προηγούμενης

χρονικής περιόδου, προγραμματίζουμε για την επόμενη, παίρνοντας αποφάσεις για το τι πρέπει να

πραγματοποιηθεί, ποια έργα ή υποχρεώσεις πρέπει να ολοκληρωθούν και πότε μέσα στο έτος, πόσο

ελεύθερο χρόνο θέλουμε να διαθέσουμε στην οικογένεια και τους φίλους μας, κ.λπ. Ο

προγραμματισμός πρέπει να συνδέει το έτος, το μήνα,την εβδομάδα, και την ημέρα. Μία φορά την

εβδομάδα, κατά προτίμηση το Σαββατοκύριακο ή την Παρασκευή το απόγευμα, συγκεντρωθείτε και

προγραμματίστε τις δραστηριότητές σας για την επόμενη εβδομάδα. Ωστόσο, η σημαντικότερη

περίοδος προγραμματισμού είναι η ημέρα, καθόσον μόνο τον χρόνο αυτόν μπορούμε να ελέγξουμε.

7Personal Digital Assistant / Personal Data Assistant / Palmtop


67

Προγραμματίζοντας τις δραστηριότητές μας εντός της ημέρας, μπορούμε να αξιοποιήσουμε κάθε λεπτό

της ημέρας αποδοτικά.

ΚΑΛΗ ΠΡΑΚΤΙΚΗ

Προτιμήστε ημερολόγιο που κατανέμει το χρόνο ανά ημέρα. Μπορείτε να χωρίσετε τη σελίδα του

ημερολογίου σας στα δύο. Αριστερά να καταγράψετε τις ώρες της ημέρας που είναι δεσμευμένες για

συγκεκριμένες εργασίες (π.χ. συναντήσεις) ενώ δεξιά μπορείτε να καταγράψετε τις δραστηριότητες της

ιεραρχημένης λίστας. Το outlook προσφέρει τη δυνατότητα αυτή.

Στο τέλος της ημέρας ετοιμάστε τον προγραμματισμό της επομένης:

Καταγράψτε τις προκαθορισμένες δραστηριότητες, δεσμεύοντας τον χρόνο στον οποίο έχει

προγραμματιστεί να πραγματοποιηθούν.

Εκτιμήστε πόσος χρόνος μένει διαθέσιμος.

Κατανείματε μέσα στον διαθέσιμο χρόνο σας τις δραστηριότητές σας (προγραμματίστε

ρεαλιστικά τις λοιπές δραστηριότητες, αποφεύγοντας τόσο να συμπεριλάβετε πάρα πολλές,

συμπιέζοντας ασφυκτικά το διαθέσιμο όσο και τον χαλαρό προγραμματισμό,

συμπεριλαμβάνοντας ελάχιστες).

Συμπεριλάβετε στον ημερήσιο προγραμματισμό σας καθήκοντα υψηλής σημαντικότητας,

επείγοντα και πολύ σημαντικές προσωπικές δραστηριότητες

Καταγράψτε το χρόνο σας για να βεβαιωθείτε ότι τον αφιερώσατε εποικοδομητικά και δεν τον

σπαταλήσατε.

Κατά τον προγραμματισμό αφήστε ανάλογα με τις ανάγκες της δουλειάς σας διαστήματα

ελεύθερα, για τυχόν συνεργασίες ή απρόοπτα, ώστε αν ανακύψουν, να μην χρειαστεί να

ανατραπεί ο σχεδιασμός σας.

Αφιερώστε 5‐10 λεπτά καθημερινά, για να προγραμματίσετε για την επόμενη ημέρα και να

αξιολογήσετε την πορεία του προγραμματισμού σας για τηνημέρα που πέρασε.

Ο προγραμματισμός ως διαδικασία περιλαμβάνει τα ακόλουθα βήματα:


68

1. Αρχικά προσδιορίζουμε το χρόνο που έχουμε στη διάθεσή μας, π.χ. το χρόνο που είναι

απαραίτητο να διαθέσουμε για την εργασία μας. Αυτός είναι συνάρτηση της φύσης της

εργασίας μας καθώς και των προσωπικών μας στόχων.

2. Στη συνέχεια μέσα σ’ αυτόν καταγράφουμε τις δράσεις που οπωσδήποτε πρέπει να γίνουν για

να ολοκληρωθεί η εργασία άρτια. Σ’ αυτές συμπεριλαμβάνεται και η επικοινωνία και η

συναναστροφή με συνεργάτες, συναδέλφους, τον εργοδότη, κ.λπ.

3. Στη λίστα καθηκόντων θα πρέπει να συμπεριλαμβάνονται όλες οι δραστηριότητες υψηλής

προτεραιότητας, επείγοντος χαρακτήρα, καθώς και εκείνες που δεν μπορούν να αγνοηθούν

ούτε να ανατεθούν σε άλλους.

4. Αφήνουμε ελεύθερο χρόνο για τυχόν απρόοπτα ή παρεμβολές.

5. Αξιοποιούμε το χρόνο που υπολείπεται, για να προγραμματίσουμε τις δραστηριότητες εκείνες

που υποστηρίζουν τις δικές μας προτεραιότητες και την προσωπική μας στοχοθεσία.

ΠΡΟΓΡΑΜΜΑΤΙΣΜΟΣ ΜΗ ΣΗΜΑΝΤΙΚΩΝ ΘΕΜΑΤΩΝ

Πρόκειται για μικρές δραστηριότητες που τελειώνουν σε σύντομο χρονικό διάστημα, δεν απαιτούν

πολύ σκέψη, δεν απορροφούν πολύ ενέργεια, δεν χρειάζονται παρακολούθηση, δεν είναι σημαντικές.

Μπορούμε να τις έχουμε καταγραμμένες, ως υπόμνηση σε μια «λίστα αναμονής», ώστε να

ασχοληθούμε με αυτές, όταν:

παρουσιάζονται προγραμματισμένα ή απρόοπτα κενά μέσα στην ημέρα μας.

οι ρυθμοί και η ζωτικότητά μας βρίσκονται σε χαμηλά επίπεδα.

είναι αναμενόμενο να μας διακόψουν.

τις έχουμε προγραμματίσει, γνωρίζοντας από την εμπειρία μας, σε ποιο διάστημα της ημέρας

θα συμβεί κάτι από τα παραπάνω.

Η γρήγορη ολοκλήρωσή τους, μας δίνει ικανοποίηση, κλείνουν εκκρεμότητες ενώ είμαστε ελεύθεροι

και απερίσπαστοι να αξιοποιήσουμε την ενεργητικότητά μας σε πιο σημαντικές δραστηριότητες, στο

χρονικό διάστημα της ημέρας που αυτή βρίσκεται σε υψηλά επίπεδα.

Τέλος, η μέθοδος του project management που ήδη μας απασχόλησε στο πλαίσιο του κεφαλαίου 2

είναι ένα εξαίρετο εργαλείο προγραμματισμού, που μας επιτρέπει να ολοκληρώσουμε άρτια και

εμπρόθεσμα τις μικρές ή μεγάλες υποχρεώσεις μας που συμπεριλαμβάνονται στην προσωπική μας

στοχοθεσία.


69

3.1.3 ΙΚΑΝΟΤΗΤΑ ΣΤΟΧΟΘΕΣΙΑΣ

Τι θέλετε να πετύχετε στη ζωή σας; Δύσκολο να το πει κανείς ενώ κάποιοι δεν έχουν ποτέ θέσει την

ερώτηση αυτή στον εαυτό τους. Το «τι» προσδιορίζει τους στόχους που κανείς θέτει, το νόημα που

θέλει να δώσει στη ζωή του, οι οποίοι διαφοροποιούνται ανάλογα με την ηλικία στην οποία είμαστε.

Οραματιστείτε το πώς θέλετε να είστε σε μερικά χρόνια από τώρα. Αφήστε το μυαλό σας να

δημιουργήσει ιδέες, ελπίδες, εικόνες, οράματα για το μέλλον. Θέστε στόχους για τους

οραματισμούς σας και παρακινήστε τον εαυτό σας για να τους πετύχετε. Οι στόχοι μπορεί να

αφορούν στο εισόδημά σας, τον τρόπο ζωής που επιθυμείτε, την προσωπικότητα που θέλετε να

διαμορφώσετε, τον ελεύθερο χρόνο που θα θέλατε να έχετε και τον τρόπο με τον οποίο θα τον

αξιοποιείτε, την οικογένεια και τους φίλους σας, τις γνώσεις που επιδιώκετε να αποκτήσετε, κ.ο.κ.

Πώς οι στόχοι προσδιορίζονται; Ένας καταιγισμός ιδεών (brainstorming) μπορεί να σας βοηθήσει να

συγκεντρώσετε πολλές ιδέες και να δώσετε απαντήσεις στα ερωτήματα αυτά. ΚΑΤΑΓΡΑΨΤΕ ΤΙΣ σε ένα

χαρτί ή σε ένα ηλεκτρονικό αρχείο, ανάλογα με τον τρόπο που προτιμάτε να υποστηρίζετε τις σκέψεις

σας. Οι στόχοι πρέπει να περιλαμβάνουν όλους τους τομείς της ζωής σας. Είναι ιδιαίτερα

υποβοηθητικό αν δώσετε τίτλους στους βασικούς τομείς της ζωής σας και στη συνέχεια καταγράψετε

τους στόχους που αφορούν καθέναν από αυτούς. Για παράδειγμα, οι βασικοί τομείς θα μπορούσαν να

είναι:

Οικογένεια

Προσωπικά

Φίλοι

Συνεργάτες

Υγεία

Εργασία

Σταδιοδρομία

Εκπαίδευση

Προσωπική ανάπτυξη

Οικονομικά


70

Περιουσιακά

Αξίες

Κοινωνική προσφορά

κ.ά.

Οι τομείς αυτοί μπορούν να ομαδοποιηθούν. Για παράδειγμα μπορούν να διαμορφωθούν ως εξής:

Σχέσεις

(οικογένεια, φίλοι, συνεργάτες, συνεταίροι, πελάτες, επαγγελματικές επαφές, άτομα που

επηρεάζουν την κοινή γνώμη, τύπος, τοπικοί άρχοντες, πολιτικοί, κ.ά.)

Υγεία

(διατροφή, βάρος, άσκηση, κάπνισμα, περπάτημα, έλεγχος στρες, ιατρικός έλεγχος / εξετάσεις,

κ.ά.)

Εργασία

(αντικείμενο, κλάδος, επιχείρηση, τόπος εργασίας/ απόσταση από τον τόπο εργασίας, θέση,

υπευθυνότητες, σταδιοδρομία, ώρες εργασίας, αμοιβή, συνταξιοδότηση, ταμείο ασφάλισης,

κ.ά.)

Προσωπική ανάπτυξη

(εκπαίδευση, επιμόρφωση, πιστοποίηση, αυτογνωσία, κατανόηση της συμπεριφοράς των

άλλων, βελτίωση προσωπικών ικανοτήτων [επικοινωνίας, οργανωτικών, κ.λπ.])

Οικονομικά

(εισόδημα, περιουσία, κοινωνική ασφάλιση, κατοικία, εξοχική κατοικία, ρευστότητα, διαθήκη,

αποταμίευση, επενδύσεις, αυτοκίνητο, δαπάνες / κατανάλωση, ταξίδια, επίπλωση, κ.ά.)

Αξίες

(κοινωνική προσφορά, κοινωνική υπευθυνότητα, ακεραιότητα, θρησκευτικές πεποιθήσεις, κ.ά.)

κ.ά.


71

Είναι σημαντικό η στοχοθεσία μας να μην παραλείπει καμιά από τις ομάδες αυτές, αν θέλουμε

πράγματι μια ισορροπημένη ζωή.

Μετά την ομαδοποίηση των στόχων σας, θα πρέπει να μοιράσετε αυτούς σε μικρότερους στόχους που

αφορούν δραστηριότητες και έργα, που όταν ολοκληρωθούν θα έχετε επιτύχει τους στόχους σας. Οι

δραστηριότητες και τα έργα καταγράφουν στο ημερολόγιό σας τι, πώς και πότε πρέπει να γίνει, για να

επιτευχθούν οι στόχοι σας. Πολλές φορές τα σημειώνουμε ως υπόμνηση. Ωστόσο, για να είμαστε

σίγουροι ότι θα επιτευχθούν θα πρέπει να τα κάνουμε όσο το δυνατόν πιο σαφή. Αν παραμένουν

ασαφή, τα χωρίζουμε σε πιο μικρά έργα ή δραστηριότητες. Για παράδειγμα ο στόχος για βελτίωση της

φυσικής κατάστασης θα μπορούσε να περιλαμβάνει:

να μειώσω το βάρος μου κατά 5 κιλά μέχρι τον Ιούνιο,

να περπατάω 20 λεπτά καθημερινά,

να κοιμάμαι 8 ώρες την ημέρα,

καπνίζω ένα τσιγάρο λιγότερο κάθε ημέρα και να το έχω κόψει τον επόμενο μήνα,

να ολοκληρώσω τον ετήσιο ιατρικό έλεγχο μέχρι τον επόμενο μήνα, κάνοντας προληπτικές

εξετάσεις και κλείνοντας δύο ραντεβού σε γιατρούς ανά εβδομάδα, κ.ο.κ.

Ακολούθως, ο πρώτος υπο‐στόχος/ έργο μπορεί να εξειδικευτεί ακόμα περισσότερο, όπως: να

μειώσω την ημερήσια ποσότητα των θερμίδων, κατά χ μονάδες (π.χ. συμπεριλαμβάνοντας τροφές

με χαμηλές θερμίδες, περιορίζοντας τα γλυκά σε ένα την ημέρα, κ.ο.κ.)

Αυξάνονται οι πιθανότητες να επιτευχθούν οι στόχοι, όταν

α) διατυπώνονται με σαφήνεια, χρησιμοποιώντας ρήματα, όπως: αυξάνω, μειώνω, ελαχιστοποιώ,

εφαρμόζω, δημιουργώ, αναπτύσσω, επιλύω, κ.λπ.

β) οι ενέργειες που υποδηλώνουν τα ρήματα αυτά επιδέχονται μέτρηση, με αριθμούς, ποσότητες,

ποσά, κ.λπ.

γ) πρέπει να ολοκληρωθούν μέσα σε συγκεκριμένο και σαφώς προσδιορισμένο χρόνο.

Η καταγραφή κάθε στόχου σε ξεχωριστό χαρτί ή αρχείο βοηθά στην καλύτερη παρακολούθηση της

υλοποίησής του.

Υπάρχουν αρκετές προσεγγίσεις προσωπικής στοχοθεσίας που μπορείτε να αξιοποιήσετε, όπως:


72

α) Η μέθοδος του τριετούς ή πενταετούς σχεδίου

Η μέθοδος αυτή μας βοηθά να φτιάξουμε τον γενικό σχεδιασμό για τη ζωή μας, τις σχέσεις μας, την

εργασία. κ.ο.κ. Ο γενικός αυτός σχεδιασμός μάς βοηθά να δημιουργήσουμε σαφή εικόνα για τον

εαυτό μας και τις προσδοκίες μας, να συγκεντρώσουμε τις δυνάμεις και την προσπάθειά μας σ’

αυτό ενώ πρόσθετα μας επιτρέπει να καθοδηγούμε τα βήματα και τις δραστηριότητες για

ρεαλιστική στοχοθεσία σε όλους τους τομείς. Πρόσθετα, μας παρακινεί για να αναλάβουμε δράση

και να επιχειρήσουμε αλλαγές στη ζωή μας. Η μέθοδος είναι απλή:

Φτιάξτε ένα σχέδιο για τα επόμενα πέντε χρόνια και συμπεριλάβετε σε αυτό στόχους, οι οποίοι

σταδιακά οδηγούν στην ολοκλήρωση του σχεδίου. Το σχέδιο μπορεί να περιλαμβάνει πολλούς

διακριτούς τομείς, π.χ. την εργασία, την εκπαίδευση και επιμόρφωση, την απόκτηση κατοικίας,

κ.ο.κ. Στο τελευταίο παράδειγμα, οι ενδιάμεσοι στόχοι θα πρέπει να αφορούν σε δράσεις που

οδηγούν είτε στην εξασφάλιση είτε στην εξοικονόμηση πόρων για την απόκτησή της.

β) Η μέθοδος SMART

1. Διατυπώστε με σαφήνεια συγκεκριμένους στόχους.

Η διατύπωσή των στόχων πρέπει να είναι σαφής και περιεκτική. Θα πρέπει να περιλαμβάνουν

αρκετές λεπτομέρειες, ώστε να είναι κατανοητό τι αναμένεται από αυτούς. Για παράδειγμα, αν

δραστηριοποείστε στον χώρο των επιχειρήσεων αντί του στόχου «αύξηση γεωγραφικής

κάλυψης των πωλήσεων» θα μπορούσε να προσδιοριστεί σε ποιες συγκεκριμένες περιοχές

αυτό θα γίνει. Τι θέλετε να πετύχετε; Γιατί; Πότε; Πώς; Ποιος ο δικός σας ρόλος σχετικά με τον

στόχο; Εάν είστε σε θέση να δώσετε απαντήσεις στα ερωτήματα αυτά είστε στη σωστή

κατεύθυνση.

2. Προσδιορίστε τους στόχους με τρόπο μετρήσιμο.

Πρέπει να είστε σε θέση να προσδιορίσετε πότε ο στόχος θα έχει επιτευχθεί. Στο παραπάνω

παράδειγμα προσδιορίστε τον αριθμό των πωλήσεων σε κάθε γεωγραφική περιοχή.

3. Βεβαιωθείτε ότι οι στόχοι μπορούν να επιτευχθούν.

Επιλέξτε στόχους που μπορούν να επιτευχθούν, καταβάλλοντας συγκεκριμένη σκληρή

προσπάθεια αλλά σύμφωνα με τις δυνατότητές σας. Στόχοι πολύ δύσκολοι δεν είναι δυνατόν

να επιτευχθούν, γεγονός που δημιουργεί απογοήτευση που μπορεί να έχει ως συνέπεια την


73

εγκατάλειψη της προσπάθειας. Ωστόσο, ο στόχος θα πρέπει να προκαλεί μια κινητοποίηση,

ώστε να δραστηριοποιηθείτε έντονα για να τον επιτύχετε. Πολύ εύκολοι στόχοι δεν

εμπεριέχουν πρόκληση και δεν προκαλούν το ενδιαφέρον για την επίτευξή τους. Ενδιάμεσοι

στόχοι και ορόσημα μπορούν να χρησιμοποιηθούν για να είναι ευχερής η παρακολούθηση της

προόδου και να ενισχύεται το ηθικό για την πλήρη επίτευξή τους. Για παράδειγμα, οι ετήσιοι

στόχοι πωλήσεων θα μπορούσαν να μοιραστούν σε εξαμηνιαίους, τριμηνιαίους ή ακόμα και

μηνιαίους.

4. Διασφαλίστε ότι οι στόχοι είναι ρεαλιστικοί και λαμβάνουν υπόψη την υπάρχουσα κατάσταση.

Για το σκοπό αυτό θα πρέπει να σταθμιστούν πρόσθετα άλλοι στόχοι, υπευθυνότητες,

στρατηγικές και γενικότερα η υπάρχουσα κατάσταση στην προσωπική και επαγγελματική ζωή

που μπορεί να επηρεάσει την πορεία προς τους στόχους. Για παράδειγμα, ένα απαιτητικό

εκπαιδευτικό πρόγραμμα επιμόρφωσης, με αυτοπρόσωπη παρουσία στην αίθουσα για μεγάλο

χρονικό διάστημα και προσωπική μελέτη, μπορεί να λειτουργήσει ανταγωνιστικά με την

ανάληψη αυξημένων υποχρεώσεων, π.χ. συνεχή ταξίδια. Σε κάθε περίπτωση διασφαλίστε ότι

είστε πρόθυμοι να καταβάλλετε την απαραίτητη προσπάθεια για την επίτευξή τους.

5. Προσδιορίστε τους στόχους χρονικά και καθορίστε χρονοδιάγραμμα για την επίτευξη τους.

Προσδιορίστε καταληκτικές ημερομηνίες και προθεσμίες για την ολοκλήρωση των στόχων.

Αυτό θα σας επιτρέψει να ελέγξετε την πρόοδό σας και θα προσδώσει στους στόχους σας τον

χαρακτήρα του επείγοντος, γεγονός που θα σας κινητοποιήσει να συνεχίσετε και να

ολοκληρώσετε την προσπάθειά σας. Πρόσθετα, θα ενισχύσει την υπευθυνότητά σας. Αν

συνηθίζετε να αναβάλλετε την ανάληψη δράσης, ζητήστε τη βοήθεια του προϊσταμένου ή

κάποιου συναδέλφου σας ή ακόμα και φίλου ή συντρόφου σας, προκειμένου να πειθαρχήσετε,

εργαζόμενοι σταθερά στο πλαίσιο του χρονοδιαγράμματος που προσδιορίσατε.

γ) Άλλες μέθοδοι

Για την προσωπική στοχοθεσία έχουν προταθεί και άλλες μέθοδοι. Για παράδειγμα, η μέθοδος

INSPIRE (εμπνέω) από τα αρχικά Identify, Nurture, Support, Plan, Initiate, Release,

Evaluate/Evolve/ Enjoy (προσδιορίζω, φροντίζω, υποστηρίζω, σχεδιάζω, παίρνω πρωτοβουλίες,

απελευθερώνω, αξιολογώ / εξελίσσω/ χαίρομαι), προσπαθεί να εστιάσει κυρίως στην πορεία

προς συγκεκριμένο στόχο. Η προσέγγιση περιλαμβάνει τον καθορισμό των στόχων, την


74

ευθυγράμμιση των στόχων με τα συναισθήματα, την υποστήριξη από την οικογένεια και τους

φίλους για την επίτευξη των στόχων, την ανάπτυξη ενός σχεδίου για την επίτευξη των στόχων,

την ανάληψη πρωτοβουλιών και δράσεων για την επίτευξη των στόχων, την ετοιμότητα να

εγκαταλειφθούν οι στόχοι όταν διαφαίνεται ότι δεν είναι επιτεύξιμοι και τέλος τη χαρά που

προσφέρει η πορεία για την υλοποίησή τους.

ΠΡΑΚΤΙΚΕΣ ΣΥΜΒΟΥΛΕΣ

Ξεκινήστε με μικρούς στόχους. Μετά την επίτευξή τους αυξήστε το βαθμό δυσκολίας

των στόχων σας.

Ανταμείψτε τον εαυτό σας για τα μικρά επιτεύγματα κατά την πορεία.

Εάν δεν έχετε επιτύχει εξ ολοκλήρου το στόχο μην απογοητευτείτε αλλά

ανασυγκροτηθείτε και συνεχίστε την προσπάθεια.

Οι στόχοι σας θα πρέπει να καλύπτουν όλους τους τομείς της ζωής σας: την εργασία,

την οικογένεια, τις σχέσεις, την ψυχαγωγία και την αναψυχή σας, ώστε να

επιτυγχάνεται ισορροπία.

Εκτιμήστε σωστά τον απαιτούμενο χρόνο για την επίτευξη του στόχου.

Υπάρχει πάντα το ενδεχόμενο της αποτυχίας, από την οποία μπορούν να αντληθούν

χρήσιμα συμπεράσματα για το μέλλον.

Επικαιροποιήστε τους στόχους σας, αν υπάρξει ανάγκη.

Μη διατυπώνετε αρνητικά τους στόχους σας ούτε σε μέλλοντα χρόνο. Οι στόχοι πρέπει

να εκφράζονται σε ενεστώτα χρόνο και με καταφατική διατύπωση σε κάθε δε

περίπτωση πρέπει να προσδιορίζονται χρονικά. Για παράδειγμα ο στόχος «δεν θα

καπνίζω» θα πρέπει να διατυπωθεί ως «το έτος 2013 απέχω από το κάπνισμα».

Μη βάζετε πάρα πολλούς στόχους ταυτόχρονα.

ΠΑΡΑΔΕΙΓΜΑ ΣΤΟΧΟΘΕΣΙΑΣ ΣΤΑΔΙΟΔΡΟΜΙΑΣ

Πολύ σημαντικοί στόχοι σχετίζονται με την εργασία μας. Αν αυτή απλώς μας προσφέρει τα μέσα

για να καλύπτουμε τις τρέχουσες υποχρεώσεις μας, η στοχοθεσία μας αναφορικά με την εργασία

θα πρέπει να αφορά τον κλάδο στον οποίο επιθυμούμε να δραστηριοποιηθούμε και την εργασία

που θέλουμε να κάνουμε. Με τον στόχο αυτό σχετίζεται και ο βαθμός εξειδίκευσής μας. Αυτή

ενισχύεται με την εμπειρία σε συγκεκριμένες θέσεις, την εκπαίδευση και την επιμόρφωση.


75

Συνεπώς η στοχοθεσία στον τομέα αυτό θα πρέπει να διερευνά τις περιοχές οι οποίες απαιτούν

ενίσχυση.

Βήμα 1ο

Φτιάξτε ένα περίγραμμα των στόχων σταδιοδρομίας σας σε ένα χαρτί ή στον υπολογιστή σας.

Βάλτε επικεφαλίδες για τους στόχους σας, τα τυπικά προσόντα, τον τύπο της εργασιακής σχέσης

που επιθυμείτε (π.χ. ελεύθερος επαγγελματίας ή εργαζόμενος με σχέση εξαρτημένης εργασίας),

τον τύπο της επιχείρησης ή του εργοδότη, τις προσδοκίες σας από την απασχόλησή σας.

Συμπληρώστε κάτω από τις επικεφαλίδες όλες τις σχετικές πληροφορίες, ώστε να βοηθηθείτε να

οργανώσετε τις σκέψεις σας.

Βήμα 2ο

Διατυπώστε τον στόχο για τη σταδιοδρομία σας σε μια πρόταση μέχρι τρεις γραμμές,

χρησιμοποιώντας τις πληροφορίες που περιλαμβάνονται στο περίγραμμα που έχετε διαμορφώσει.

Χρησιμοποιείστε ακριβή και λεπτομερή διατύπωση. Για παράδειγμα αντί για «αναζητώ μια θέση

στον τουρισμό» ο στόχος θα μπορούσε να είναι «αναζητώ μια θέση στον τουρισμό που προσφέρει

προκλήσεις και θα μου επιτρέψει να αξιοποιήσω τις θεωρητικές μου γνώσεις στην εξυπηρέτηση

πελατών στον δυναμικό αυτό κλάδο της οικονομίας».

Βήμα 3ο

Ελέγξτε τη διατύπωση του στόχου για την πληρότητα και την σαφήνειά της καθώς επίσης και για

τυχόν ορθογραφικά και συντακτικά λάθη καθώς επίσης και για λάθη στίξης.

Βήμα 4ο

Έχετε έτοιμο ένα στόχο σταδιοδρομίας που:

α) μπορείτε να αξιοποιήσετε συμπεριλαμβάνοντάς τον στο βιογραφικό σας σημείωμα

β) με σαφή και ξεκάθαρο τρόπο μπορείτε να διατυπώσετε σε μια συνέντευξη

γ) μπορεί να σας καθοδηγήσει να αναζητήσετε και να βρείτε τον τρόπο με τον οποίο θα επιδιώξετε

να εκπληρώσετε τις προσδοκίες σας σχετικά με το εργασιακό σας μέλλον.


76

3.1.4 ΙΚΑΝΟΤΗΤΑ ΑΝΑΘΕΣΗΣ ΕΡΓΑΣΙΩΝ

Η ικανότητα ανάθεσης εργασιών σε πρόσωπα του περιβάλλοντός μας, εργασιακού ή άλλου, είναι

εκείνη που διασφαλίζει ότι όλα τα καθήκοντά μας θα ολοκληρωθούν. Η ανάθεση εργασιών

μεγιστοποιεί την απόδοση που μπορούμε να επιτύχουμε και επεκτείνει τον διαθέσιμο χρόνο μας,

επιτρέποντάς μας να εστιάσουμε σε καθήκοντα που μόνον εμείς μπορούμε ή πρέπει να

διεκπεραιώσουμε. Οδηγεί στην αποδοτική αξιοποίηση των διαθέσιμων πόρων ενώ εξοικονομεί χρόνο,

ο οποίος μπορεί να επενδυθεί σε δραστηριότητες μεγάλης σημαντικότητας για μας που συνήθως δεν

τους αφιερώνουμε τον απαραίτητο χρόνο (δραστηριότητες μεγάλης αξίας αλλά περιορισμένου χρόνου

– high value but low time activities). Εξάλλου, αν ασκηθεί σωστά, ωφελεί τα άτομα του περιβάλλοντός

μας, καθόσον τους προσφέρει ευκαιρίες να αναλάβουν δράση που ενισχύει και βελτιώνει την εμπειρία

και τις δυνατότητές τους και αυξάνει το βαθμό ικανοποίησής τους. Για να γίνει αποτελεσματικά η

ανάθεση εργασιών θα πρέπει να έχουμε καθαρή εικόνα για το τι θα αναθέσουμε, σε ποιους θα

αναθέσουμε, καθώς και με ποιο τρόπο θα αναθέσουμε.

Ως προς το πρώτο, για να επιλέξουμε ποιο καθήκον θα αναθέσουμε, πρέπει να διερευνήσουμε αν

υπάρχουν άλλοι με την απαραίτητη εμπειρία ή τις γνώσεις για να ολοκληρώσουν το καθήκον άρτια, αν

η ανάθεση αυτή θα προσφέρει ευκαιρίες να βελτιώσουν τις ικανότητές τους, αν το καθήκον είναι

επαναλαμβανόμενο καθώς και αν υπάρχει ο απαραίτητος χρόνος για να εκπαιδευτεί εκείνος που θα το

αναλάβει. Τα καθήκοντα που αναθέτουμε δεν μπορεί να είναι εκείνα που βρίσκονται στον σκληρό

πυρήνα του ρόλου ή της θέσης μας, τα οποία πρέπει να διεκπεραιωθούν αποκλειστικά από εμάς.

Για να επιλέξουμε σε ποιον θα αναθέσουμε, αξιολογούμε αν το καθήκον που θα αναθέσουμε είναι

συμβατό με την προσωπικότητα και τις προτιμήσεις του υποψηφίου να το αναλάβει, αν διαθέτει τις

απαραίτητες γνώσεις και την εμπειρία να το διεκπεραιώσει, αν του επιτρέπει ο φόρτος εργασίας του

να το χρεωθεί.

Τέλος, η διαδικασία με την οποία γίνεται σωστά η ανάθεση περιλαμβάνει τα ακόλουθα βήματα:

1. Προσδιορίζουμε με σαφήνεια τα επιθυμητά αποτελέσματα από το καθήκον που θα

αναθέσουμε.

2. Επιδιώκουμε την δέσμευση του προσώπου που ανέλαβε το καθήκον και την ενίσχυση

της εμπιστοσύνης του, γεγονός που επενεργεί θετικά, μεγιστοποιεί την παρακίνησή

και εξασφαλίζει την επιτυχία.

3. Καθορίζουμε με σαφήνεια τα όρια της υπευθυνότητας και της λογοδοσίας αναφορικά

με το καθήκον που ανατίθεται. Ο βαθμός δικαιοδοσίας θα πρέπει να είναι αντίστοιχος

με το βαθμό υπευθυνότητας.


77

4. Προσφέρουμε ικανοποιητική υποστήριξη και είμαστε πάντα διαθέσιμοι όταν

ανακύψουν προβλήματα ή διατυπωθούν απορίες.

5. Εστιάζουμε στα αναμενόμενα αποτελέσματα κυρίως, χωρίς εκπτώσεις ως προς την

ποιότητα αυτών, κι όχι στη διαδικασία, επιτρέποντας στο πρόσωπο που ανέλαβε το

καθήκον, να ελέγχει το ίδιο τη μέθοδο που θα χρησιμοποιήσει.

6. Εφαρμόζουμε μια διαδικασία ελέγχου που, εκτός των άλλων, περιλαμβάνει τα

χρονοδιαγράμματα και τις καταληκτικές ημερομηνίες, έναν προγραμματισμό σημείων

ελέγχου για την εξέταση της πορείας ολοκλήρωσης του καθήκοντος, την

πραγματοποίηση των απαραίτητων προσαρμογών καθώς και την επιθεώρηση των

εργασιών που έχουν ολοκληρωθεί.

3.1.5 ΙΚΑΝΟΤΗΤΑ ΟΡΓΑΝΩΣΗΣ

Ξεκινήστε σχεδιάζοντας τον χώρο που εκτιμάτε ότι θα απαιτηθεί για να αποθηκεύετε τόσο τα αρχεία

και τα έγγραφα που θα πρέπει να διατηρούνται για μεγάλο χρονικό διάστημα (π.χ. φορολογικά

στοιχεία, κ.ά.) όσο και για εκείνα που δεν είναι απαραίτητο να διατηρούνται επί μακρόν. Εκείνα της

δεύτερης κατηγορίας είναι προφανές ότι θα πρέπει να είναι περισσότερο προσπελάσιμα. Εξασφαλίστε

τους χώρους και τα μέσα (π.χ. ράφια, φακέλους, κ.ά.). Για τα αρχεία που πρέπει να διατηρηθούν για

μεγάλο χρονικό διάστημα, σε περίπτωση που ο διαθέσιμος χώρος του γραφείου δεν το επιτρέπει,

διαλέξτε απομακρυσμένους χώρους από τη θέση εργασίας σας (π.χ. ο χώρος αρχειοθέτησης για

επαγγελματικούς χώρους, θα μπορούσε να είναι το υπόγειο ή το γκαράζ αν πρόκειται για το σπίτι,

κ.λπ.).

Αν η εργασία σας απαιτεί μετακινήσεις, καταγράψτε σε μια λίστα τα έγγραφα, τα μέσα και τον

υποστηρικτικό εξοπλισμό (π.χ. συσκευή τροφοδοσίας για τον φορητό ηλεκτρονικό υπολογιστή ή το

κινητό τηλέφωνο ή μετασχηματιστική συσκευή αν ταξιδεύετε στο εξωτερικό, κ.λπ.) που θα χρειαστείτε

και ελέγξτε ότι πράγματι τα έχετε μαζί σας.

Για τα ζητήματα της αρχειοθέτησης εγγράφων, ταξινόμησης και φύλαξης εργαλείων, οργάνωσης και

αρχειοθέτησης ηλεκτρονικών αρχείων και μηνυμάτων ακολουθούν προτάεσεις με τη μορφή καών

πρακτικών


78

ΑΡΧΕΙΟΘΕΤΗΣΗ

Αδειάστε τον χώρο εργασίας σας από οτιδήποτε δεν είναι χρήσιμο για την ολοκλήρωση

της εργασίας που εκτελείτε και κυρίως οτιδήποτε δεν είναι απαραίτητο να σας απασχολεί σε

καθημερινή βάση. Οι Αμερικάνοι συνήθως λένε «out of sight out of mind» σε ελεύθερη

απόδοση, «δεν μας απασχολεί ότι δεν βλέπουμε».

Πετάξτε τα έγγραφα που δεν είναι απαραίτητα αξιολογώντας τα με κριτήριο το πόσο

σημαντικά είναι για το μέλλον και λαμβάνοντας υπόψη τυχόν νομοθετικές ρυθμίσεις για το

χρόνο διατήρησής τους.

Επαναλαμβάνετε τακτικά αυτή τη διαδικασία, τουλάχιστον μία με δύο φορές το χρόνο,

ανακουφίζοντας έτσι το αρχείο σας και ελέγχοντας το χώρο που αυτό καταλαμβάνει.

Ταξινομήστε τα έγγραφα και τα εργαλεία σας σε δύο κατηγορίες: σε αυτά που μπορείτε

να φτάσετε άμεσα (απλώνοντας το χέρι σας) και σε εκείνα που δεν χρησιμοποιείτε συχνά και

αναδιοργανώστε το χώρο σας με αυτή τη λογική. Τακτοποιήστε τα, έτσι ώστε να γνωρίζετε που

είναι, χωρίς να βρίσκονται στον χώρο εργασίας σας.

Οργανώστε τα σε συσχέτιση μεταξύ τους, ομαδοποιώντας σύμφωνα με τη χρήση τους,

π.χ. τα είδη γραφείου μαζί.

Μετά την αρχική τακτοποίησή τους ελέγξτε αν ο τρόπος που επιλέξατε γι’ αυτό

ταιριάζει στις ανάγκες σας και κάντε τις απαραίτητες διορθώσεις.

Στο τέλος της ημέρας αφήστε το γραφείο σας ή τον χώρο εργασίας πάντα

τακτοποιημένο και καθαρό για την επόμενη ημέρα.

Ασχοληθείτε με το κάθε έγγραφο μόνο μια φορά. Διαβάστε το και αποφασίστε τι

πρέπει να κάνετε: να το προωθήσετε σε άλλον, να το αρχειοθετήσετε ή να το πετάξετε; Σε κάθε

περίπτωση αποφύγετε να το αφήσετε κατά μέρος για να το ξαναδείτε αργότερα. Αν πρέπει να

ενεργήσετε σύμφωνα με αυτό, καταγράψτε την εργασία στη λίστα προγραμματισμού σας και

ασχοληθείτε με αυτό κατά το χρόνο που έχετε προσδιορίσει, ανάλογα με την προτεραιότητα

που θα του δώσετε.

Αποφύγετε να συγκεντρώνετε ό,τι έρχεται στον χώρο εργασίας σας με το σκεπτικό ότι

θα το δείτε αργότερα ή όταν θα έχετε χρόνο. Επιλέξτε τι θα κρατήσετε, αφού πρώτα ρίξετε μια

ματιά στο περιεχόμενο και διατηρήστε εκείνα που είναι σχετικά με τη δραστηριότητά σας.

Ακολουθήστε με συνέπεια τη μέθοδο που θα επιλέξετε για να χαρακτηρίσετε και να

δώσετε τίτλους στους φακέλους. Σε κάθε φάκελο βάλτε ένα πίνακα περιεχομένων.


79

Είναι προτιμότερο να ταξινομείτε κατά θέμα κι όχι κατά τύπο εγγράφου. Συσχετίστε με

αυτόν τον τρόπο τα έγγραφα και ταξινομήστέ τα σε κοινό φάκελο. Για παράδειγμα οι επιστολές

θα ήταν προτιμότερο να βρίσκονται στον φάκελο, στον οποίο αφορά το θέμα και όχι σε φάκελο

επιστολών.

Ξεχωρίστε τα αρχεία που αφορούν σε εργασίες που έχουν ολοκληρωθεί από εκείνες

που βρίσκονται ακόμα σε εξέλιξη. Κρατήστε, αν απαιτείται, στο χώρο εργασίας τα τελευταία

και κατά καιρούς αρχειοθετείστε εκείνα που δεν είναι απαραίτητα για την πρόοδο της

εργασίας σας. Με την ολοκλήρωσή της, ταξινομήστε και αρχειοθετήστε ό,τι έχει μείνει εκτός

φακέλου.

Αν το θέμα υποστηρίζεται από ογκώδες αρχείο, μοιράστε το σε υποθέματα, ώστε να

είναι πιο εύκολα προσπελάσιμο και διαχειρίσιμο, αφού θα επεξεργάζεστε κάθε φορά ένα

μέρος του συνολικού αρχείου.

Χρησιμοποιήστε το scanner για να φτιάξετε ηλεκτρονικά αρχεία των εγγράφων (για τα

έγγραφα βέβαια για τα οποία δεν υπάρχει υποχρέωση να διατηρηθούν σε φυσική μορφή),

ώστε να μειωθεί ο όγκος των εγγράφων και το κόστος αποθήκευσής τους.

Οργανώστε τα έγγραφα που απαιτούν ενέργειες, δίνοντας προτεραιότητα σ’ αυτά ανά

ημέρα. Για επαναλαμβανόμενες και όχι μόνο δραστηριότητες, χρησιμοποιήστε ένα σύστημα

υπενθύμισης, π.χ. την τεχνική των 43 φακέλων, 12 φάκελοι, ένας για κάθε μήνα του έτους και

31 υποφάκελοι, ένας για κάθε ημέρα του έτους. Μέσα σ’ αυτούς μπορείτε να ταξινομήσετε ανά

ημέρα τα έγγραφα που αφορούν στην εργασία κάθε ημέρας. Όταν η ημέρα ολοκληρώνεται,

τότε μεταφέρατε τον υποφάκελο στην αντίστοιχη θέση του επόμενου μήνα. Έτσι, ξεκινώντας

την ημερήσια εργασία, έχετε συγκεντρωμένα τα έγγραφα που απαιτούνται για τη

διεκπεραίωση των υποχρεώσεών σας.

Περιορίστε τους αποθηκευτικούς σας χώρους.

Κάντε αρχειοθέτηση τακτικά κατά τις ώρες που αισθάνεστε λιγότερο ενεργητικοί.

Χρησιμοποιήστε ένα ημερολόγιο ή σημειωματάριο για να καταγράψετε πού έχετε

αρχειοθετήσει έγγραφα που χρειάζεστε (και τα οποία δεν θα τα βρείτε στους φακέλους που

τηρείτε).

Φυλάξτε ξεχωριστά τις πληροφορίες που είναι απαραίτητες για την επικοινωνία σας,

π.χ. τηλέφωνα, διευθύνσεις ηλεκτρονικού ταχυδρομείου, ταχυδρομικές διευθύνσεις, κ.λπ.


80

Αν συνηθίζετε να κρατάτε μεγάλο αριθμό επαγγελματικών καρτών, μπορείτε να

οργανώσετε ένα αρχείο επαγγελματικών καρτών, προμηθευόμενοι ένα απλό κλασέρ και τις

ειδικές διαφανείς θήκες που κυκλοφορούν στην αγορά.

ΗΛΕΚΤΡΟΝΙΚΑ ΑΡΧΕΙΑ8

Όπως και στην περίπτωση των φυσικών αρχείων, επιλέξτε μια συνεπή μέθοδο, με την

οποία εποπτικά θα ονομάσετε τα αρχεία και τους φακέλους σας. Σε κάθε φάκελο μπορείτε να

βάλετε ένα αρχείο ‐ πίνακα εγγράφων που περιέχονται στον ηλεκτρονικό φάκελο.

Αποφύγετε να αποθηκεύετε όλα τα αρχεία και επιλέξτε για αποθήκευση μόνο εκείνα

που πρέπει πράγματι να διατηρήσετε.

Κάνετε συχνά back up και εκκαθάριση εκείνων που δεν είναι πλέον χρήσιμα ούτε για

τις τρέχουσες εργασίες ούτε ιστορικά.

Βάζετε ημερομηνίες στα ονόματα των αρχείων και των φακέλων, έτσι ώστε να μπορείτε

να βρείτε τα πιο πρόσφατα χωρίς να χρειαστεί να τα ανοίξετε.

Αν πρόκειται για συχνά χρησιμοποιούμενο αρχείο με διαφορετικές κάθε φορά

πληροφορίες ή δεδομένα χρησιμοποιείστε πίνακες στην πρώτη σελίδα, όπου θα βάζετε

πληροφορίες για την έκδοση, την αναθεώρηση, την ημερομηνία κ.ά.

ΗΛΕΚΤΡΟΝΙΚΑ ΜΗΝΥΜΑΤΑ9

Ο έλεγχος του γραμματοκιβωτίου σας σε τακτές ώρες αφενός σας διασφαλίζει ότι δεν

υπάρχει πλήθος μηνυμάτων που απαιτούν ανάγνωση αφετέρου δεν σας καθυστερούν από τις

προγραμματισμένες εργασίες σας. Μπορείτε για το σκοπό αυτό να προγραμματίσετε το

λογισμικό του ηλεκτρονικού σας ταχυδρομείου, ώστε να δέχεται μηνύματα κατά τις ώρες

αυτές, π.χ. πριν την έναρξη της εργασίας ή κατά το διάλλειμα. Έτσι δεν αποσπάται η προσοχή

σας από τα εισερχόμενα μηνύματα και μπορείτε να επικεντρώνεστε στην εργασία που πρέπει

να ολοκληρώσετε. Για επείγουσες καταστάσεις οι συνεργάτες σας μπορούν να χρησιμοποιούν

το τηλέφωνο.

8 Πηγή: http://www.mindtools.com/pages/article/managing‐electronic‐files.htm (ημερομηνία πρόσβασης 14‐12‐2012) 9Πηγή: http://www.mindtools.com/pages/article/managing‐email.htm (ημερομηνία πρόσβασης 14‐12‐2012)


81

Όταν ανοίγετε τα ηλεκτρονικά μηνύματα, αν εκτιμάτε ότι δεν θα σας πάρει

περισσότερο από δύο λεπτά, διαβάστε τα με ταχύτητα και δώστε μια γρήγορη απάντηση. Για

εκείνα που απαιτούν περισσότερη ενασχόληση, καταγράψτε τα στην ημερήσια λίστα

καθηκόντων σας, εντάξτε τα σε μια κατηγορία μηνυμάτων που πρέπει να αναγνωστούν και

ασχοληθείτε με αυτά σύμφωνα με τον προγραμματισμό σας.

Ταξινομήστε τα μηνύματά σας με τρόπο εποπτικό σύμφωνα με τις ανάγκες σας και το

προσωπικό σας στυλ έτσι ώστε η αναζήτησή τους στο μέλλον να γίνει πιο εύκολη.

Αξιοποιείστε τους κανόνες που σας διαθέτει το λογισμικό του ηλεκτρονικού σας

ταχυδρομείου, για την ταξινόμησή τους. Αυτό ενδείκνυται ιδίως για ηλεκτρονικά μηνύματα που

δεν απαιτούν ενέργειες, όπως είναι τα μηνύματα ενημέρωσης, τα newsletters, άρθρα, κ.λπ.

Πείστε τους συνεργάτες σας να σας στέλνουν μόνον εκείνα που είναι απαραίτητα και

μάλιστα σε ώρες που εσείς βλέπετε τα ηλεκτρονικά σας μηνύματα.

3.1.6 ΙΚΑΝΟΤΗΤΑ ΟΡΓΑΝΩΣΗΣ ΚΑΙ ΔΙΑΧΕΙΡΙΣΗΣ ΤΟΥ ΧΡΟΝΟΥ

Όπως αναφέραμε σε προηγούμενο κεφάλαιο η ικανότητα διαχείρισης και οργάνωσης του χρόνου

σχετίζεται με τον έλεγχο της χρήσης του χρόνου που έχουμε όλοι στη διάθεσή μας, 24 ώρες την ημέρα.

Η ικανότητα αυτή μας εξασφαλίζει ένα σύστημα ατομικού προγραμματισμού και ελέγχου. Μας

επιτρέπει να έχουμε ισορροπία στην προσωπική και επαγγελματική ζωή μας, διατηρώντας ταυτόχρονα

την ευελιξία να ανταποκρινόμαστε σε νέες ευκαιρίες ή απρόοπτα. Η ενίσχυση της ικανότητας αυτής δεν

συμβάλλει απλώς στην επίλυση προβλημάτων έλλειψης χρόνου αλλά αλλάζει κυριολεκτικά τη ζωή μας.

Η ικανότητα της οργάνωσης του χρόνου έχει πολλές πτυχές πέρα από τη δυνατότητα να τηρεί κανείς

ένα καλά οργανωμένο ημερολόγιο ή να ολοκληρώνει την προγραμματισμένη δραστηριότητα. Αποτελεί

το μέσον με το οποίο συστηματικά βάζουμε σε τάξη τον τρόπο με τον οποίο ενεργούμε και υποστηρίζει

μια σειρά άλλες οργανωτικές ικανότητες, όπως είναι η ικανότητα του προγραμματισμού. Τον έλεγχο

του χρόνου μας μπορεί να εξασφαλίσει η υιοθέτηση συγκεκριμένων στρατηγικών, όπως

α) Αρχικά η καταμέτρηση του πού, πόσο και πώς δαπανούμε το χρόνο μας, με απλή καταγραφή σε

ημερήσια βάση του χρόνου που αφιερώνουμε στις καθημερινές δραστηριότητες για μια μικρή

περίοδο, π.χ. μιας εβδομάδας, χρησιμοποιώντας λίστες χρονομέτρησης των καθηκόντων μας

(activity logs ή activity diaries ή job activity logs). Στο τέλος της εβδομάδας αυτής θα έχουμε σαφείς

απαντήσεις στα ερωτήματα αυτά.


82

β) Στη συνέχεια ο εντοπισμός του χρόνου που σπαταλιέται άσκοπα, καταγράφοντας το πόσο χρόνο

εκτιμούμε ότι κάθε δραστηριότητα απαιτεί για να ολοκληρωθεί και συγκρίνοντας το χρόνο αυτό με

εκείνον που πράγματι διαθέσαμε.

γ) Επίσης, η ομαδοποίηση των δραστηριοτήτων, ώστε να περιοριστεί η δαπάνη του χρόνου που

μεσολαβεί μεταξύ της ολοκλήρωσης μιας δραστηριότητας μέχρι την έναρξη άλλης.

δ) Η συγκέντρωση στα δικά μας καθήκοντα και η ενασχόληση αποκλειστικά με αυτά,

αποφεύγοντας περισπασμούς.

ε) Η διαχείριση των ραντεβού ή των συναντήσεων με άλλους ανθρώπους οι οποίες θα πρέπει να

περιοριστούν σε εκείνες που είναι πράγματι απαραίτητες. Η κατάλληλη προετοιμασία για τις

συναντήσεις αυτές, υπολογίζοντας ποιες δράσεις θα πρέπει υλοποιηθούν πριν οι συναντήσεις

πραγματοποιηθούν και ποιες πρέπει να γίνουν για την παρακολούθηση των αποτελεσμάτων των

συναντήσεων.

στ) Η τήρηση των προθεσμιών που γίνεται ευχερέστερη, όταν αξιοποιούμε την τεχνική διαχείρισης

έργου. Συγκεκριμένα, η κατάτμηση των καθηκόντων σε μικρότερα, όπως προβλέπει η μεθοδολογία

της διαχείρισης έργου, μας επιτρέπει να εκτιμήσουμε ρεαλιστικά τον απαιτούμενο χρόνο για την

ολοκλήρωσή τους και να ελέγξουμε την πρόοδο υλοποίησής τους.

ζ) Τέλος, αφιερώνουμε καθημερινά, τουλάχιστον 5 λεπτά χρόνο στην οργάνωση του χρόνου.

Αν παρά το γεγονός ότι γνωρίζουμε τι πρέπει να κάνουμε για να οργανώσουμε και να

διαχειριστούμε σωστά το χρόνο μας δεν μπορούμε να το επιτύχουμε τότε αυτό σχετίζεται με

διάφορους ψυχολογικούς παράγοντες που θα πρέπει να αντιμετωπιστούν κατά περίπτωση. Δεν

πρέπει να εγκαταλείψουμε την προσπάθεια αλλά αντίθετα, να εστιάσουμε στα ζητήματα που

πρέπει να επικεντρωθούμε, να εντοπίσουμε τα ψυχολογικά εμπόδια που κρύβει η στάση μας και

με συγκέντρωση και αυτοπειθαρχία να τα χειριστούμε. Συνήθως αποτελούν τις κύριες αιτίες της

αναβλητικότητας, στην οποία θα αναφερθούμε σε επόμενη παράγραφο.


83

Η mindtolls10επισημαίνει δέκα λάθη που συνήθως κάνουμε επιχειρώντας να διαχειριστούμε το

χρόνο. Η διάγνωσή τους και η ενασχόληση με αυτά μπορεί να οδηγήσει σε θεαματικές βελτιώσεις.

Αυτά είναι:

1. Η μη τήρηση λίστας καθηκόντων

2. Η απουσία προσωπικής στοχοθεσίας

3. Η αποφυγή ιεράρχησης προτεραιοτήτων

4. Η αδυναμία διαχείρισης των περισπασμών

5. Η αναβλητικότητα

6. Η συγκέντρωση πολλών καθηκόντων

7. Η υιοθέτηση γρήγορων ρυθμών καθημερινής δουλειάς

8. Η προσπάθεια διεκπεραίωσης πολλών καθηκόντων ταυτόχρονα

9. Η συνεχής εργασία, χωρίς να παρεμβάλλονται κενά έστω μικρής ανάπαυλας

10. Ο μη αποτελεσματικός προγραμματισμός των καθηκόντων.

3.2 Η ΒΕΛΤΙΩΣΗ ΤΩΝ ΟΡΓΑΝΩΤΙΚΩΝ ΙΚΑΝΟΤΗΤΩΝ

Ήδη στα προηγούμενα κεφάλαια αναφερθήκαμε σε πολλά εργαλεία και στρατηγικές που μπορούν να

μας υποστηρίξουν στην προσπάθειά μας να οργανωθούμε. Εφοδιαστείτε με ημερολόγιο, καταγράψτε

τους προσωπικούς σας στόχους, καλύπτοντας όλες τις πλευρές της ζωής σας, φτιάξτε λίστες

καθηκόντων, λίστες ιεράρχησης καθηκόντων, σχέδια δράσης και προγράμματα δράσης και ελέγξτε το

χρόνο που αφιερώνετε στις δραστηριότητές σας με καταγραφή της χρονομέτρησης των

δραστηριοτήτων σας.

3.2.1 ΕΡΓΑΛΕΙΑ ΕΝΙΣΧΥΣΗΣ ΤΩΝ ΟΡΓΑΝΩΤΙΚΩΝ ΙΚΑΝΟΤΗΤΩΝ

Τα ημερολόγια μας βοηθούν στον ημερήσιο, εβδομαδιαίο, μηνιαίο, ετήσιο προγραμματισμό των

δραστηριοτήτων μας. Σ’ αυτά συσχετίζουμε το «τι» πρέπει να γίνει με το «πότε» πρέπει να

ολοκληρωθεί, εντός της ημέρας, της εβδομάδας, του μήνα, κ.ο.κ. Επιλέξτε έξυπνα σχεδιασμένα

ημερολόγια και organizers που σας καθοδηγούν σε ενέργειες βελτίωσης. Αξιοποιήστε το outlook στον

υπολογιστή σας ή κάποιο άλλο λογισμικό προσωπικής οργάνωσης. Στο διαδίκτυο θα βρείτε πολλές

προτάσεις για να επιλέξετε εκείνη που ταιριάζει στην ιδιοσυγκρασία σας, στο προσωπικό σας στυλ και

10Πηγή:http://www.mindtools.com/pages/article/time‐management‐mistakes.htm (τελευταία επίσκεψη 11/12/2012


84

τον τρόπο ζωής σας ή ανταποκρίνεται στον διαθέσιμο προϋπολογισμό σας. Σε κάθε περίπτωση αρκεί

ένα μολύβι και ένα απλό χαρτί για να βοηθηθείτε να οργανωθείτε καλύτερα, να διαχειριστείτε σωστά

το χρόνο σας και να επιδιώξετε την επίτευξη των στόχων σας.

Οι λίστες καθηκόντων μάς διασφαλίζουν ότι όλα τα καθήκοντα είναι καταγραμμένα σε ένα σημείο και

δεν υπάρχει περίπτωση να ξεχαστεί κάποιο από αυτά. Μας βοηθούν να ελέγχουμε μεγάλους όγκους

δουλειάς, να ανταποκρινόμαστε σε όλες τις υποχρεώσεις μας, να παραμένουμε εστιασμένοι στα

σημαντικά και να ενισχύουμε την εικόνα της αξιοπιστίας στο περιβάλλον μας. Όταν είμαστε

πολυάσχολοι, ίσως να είναι απαραίτητο να έχουμε διαφορετικές λίστες καθηκόντων για κάθε τομέα

δραστηριότητας, π.χ. για την εργασία μας, για το σπίτι μας, κ.λπ.

Διακρίνονται σε απλές λίστες καθηκόντων και σε λίστες ιεράρχησης καθηκόντων. Η δεύτερη μορφή

τους είναι εκείνη που διασφαλίζει ότι δεν θα μείνει ανεκτέλεστο κανένα από τα σημαντικά καθήκοντά

μας. Διαμορφώνεται ως εξής:

α) Καταγράφουμε όλα τα καθήκοντα και τις δραστηριότητες που πρέπει να ολοκληρώσουμε σε

χαρτί ή τον υπολογιστή μας.

β) Χαρακτηρίζουμε κάθε καθήκον ή δραστηριότητα ανάλογα με τη σημαντικότητά του με ένα

γράμμα από το «Α» έως το «Ε», με «Α» τα πολύ σημαντικά με «Ε» εκείνα που μπορούν να

παραληφθούν.

γ) Συγκεντρώνουμε όλα τα «Α» (ιεραρχώντας τα ταυτόχρονα με 1, 2, κ.ο.κ) στην αρχή της λίστας,

στη συνέχεια τα «Β», ακολούθως τα«Γ», τα «Δ» και ολοκληρώνουμε τη λίστα με τα «Ε».

δ) Ξεκινούμε να εκτελούμε τα «Α», συνεχίζουμε με τα «Β», κ.λπ., σημειώνοντας με «×» ή «» ή

διαγράφοντας κάθε φορά το καθήκον που ολοκληρώθηκε. Εκείνα με τα οποία δεν ασχοληθήκαμε,

μεταφέρονται στην λίστα της επόμενης ημέρας, επαναξιολογούνται με τα λοιπά καθήκοντα της

ημέρας αυτής και ιεραρχούνται εκ νέου.


85

Ο πίνακας που ακολουθεί μπορεί να χρησιμοποιηθεί στην προσπάθειά σας να ιεραρχήσετε τα

καθήκοντά σας:

ΠΙΝΑΚΑΣ ΙΕΡΑΡΧΗΣΗΣ ΚΑΘΗΚΟΝΤΩΝ

ΚΑΘΗΚΟΝ / ΔΡΑΣΤΗΡΙΟΤΗΤΑ ΠΡΟΤΕΡΑΙΟΤΗΤΑ

Α έως Ε

… …

… …

… …

Πίνακας ιεράρχησης καθηκόντων 5

Οι πίνακες καταγραφής της χρονομέτρησης των δραστηριοτήτων (activity logs ή activity diaries ή job

activity logs) αποτελούν μια γραπτή απεικόνιση του τρόπου με τον οποίο διαθέτουμε τον χρόνο μας. Οι

πίνακες αυτοί μπορεί να έχουν από τρεις ή παραπάνω στήλες. Οπωσδήποτε περιλαμβάνουν στήλη για

την απεικόνιση της ημέρας και της ώρας υλοποίησης της δραστηριότητας, τη δραστηριότητα (καθήκον)

και τη διάρκειά της. Αν προσθέσουμε και άλλες στήλες, π.χ. στήλη για τη σημαντικότητα της

δραστηριότητας ή στήλη για το επίπεδο ενέργειας που είχαμε εκείνη τη χρονική στιγμή, τότε έχουμε τις

πληροφορίες που απαιτούνται για να αξιολογήσουμε όχι μόνο το πού και πώς αφιερώνουμε τον χρόνο

κατά τη διάρκεια της ημέρας αλλά επίσης, αν επιλέγουμε τις κατάλληλες ώρες της ημέρας για να

κάνουμε σημαντικά πράγματα (π.χ. κατά τα διαστήματα της ημέρας που έχουμε περισσότερη ενέργεια

ή μπορούμε να συγκεντρωθούμε καλύτερα, κ.λπ.). Τηρώντας τον πίνακα αυτόν για ένα μικρό χρονικό

διάστημα έχουμε μια ευκρινή εικόνα για τις δραστηριότητες που πρέπει να ανακατανεμηθούν μέσα

στην ημέρα, ώστε να αξιοποιηθεί η ζωτικότητά μας και να μεγιστοποιηθεί η απόδοσή μας.


86

Ο πίνακας μπορεί να έχει την ακόλουθη μορφή:

ΠΙΝΑΚΑΣ ΧΡΟΝΟΜΕΤΡΗΣΗΣ ΚΑΘΗΚΟΝΤΩΝ

α) Απλός πίνακας χρονομέρτησης καθηκόντων

ΗΗ/ΜΜ/ΕΕΕΕ

Ώρα Τέταρτο της

ώρας

Δραστηριότητα (που εκτέλεσα)

1ο

2ο

3ο

8:00 – 9:00

π.μ.

4ο

1ο

2ο

3ο

9:00 ‐10:00

π.μ.

κ.ο.κ.

Απλός πίνακας χρονομέτρησης καθηκόντων 6


87

β) Σύνθετος πίνακας χρονομέτρησης καθηκόντων

ΗΗ/ΜΜ/ΕΕΕΕ

Ημέρα &

ώρα

Δραστηριότητα Διάρκεια Σημαντικότητα

(πολύ

σημαντική …

λίγο

σημαντική)

Επίπεδα

ενέργειας (πώς

αισθάνομαι)

… … … … …

Σύνθετος πίνακας χρονομέτρησης καθηκόντω 7

Η καταγραφή, ομαδοποίηση και ιεράρχηση δραστηριοτήτων συναφών ή αλληλο‐συσχετιζόμενων ως

προς το αποτέλεσμα συνθέτει ένα σχέδιο δράσης. Το σχέδιο δράσης μοιάζει με τη λίστα καθηκόντων.

Η διαφορά τους συνίσταται στο γεγονός ότι στη λίστα καθηκόντων οι δραστηριότητες μπορεί να είναι

εντελώς άσχετες η μία με την άλλη και να υποστηρίζουν την ολοκλήρωση διαφορετικών έργων ή την

επίτευξη διαφορετικών στόχων. Αντίθετα, στο σχέδιο δράσης οι δραστηριότητες παρουσιάζουν

αλληλουχία και συμπληρωματικότητα και η ολοκλήρωσή τους οδηγεί στην πλήρη ολοκλήρωση ενός

έργου (συνήθως μικρού) ή στην επίτευξη ενός στόχου. Τα σχέδια δράσης συνήθως αποτυπώνουν τη

ροή των δραστηριότητων στο πλαίσιο της μεθοδολογίας project management.

Για να φτιάξετε ένα σχέδιο δράσης, καταγράψτε όλες τις δραστηριότητες που απαιτείται να

ολοκληρωθούν για να εκτελεστεί ένα έργο ή να επιτευχθεί ένας στόχος. Σκεφτείτε με ποια σειρά οι

δραστηριότητες αυτές πρέπει να ολοκληρωθούν και καταγράψτε τις δίνοντας έναν αύξοντα αριθμό

στην κάθε μια. Σε επόμενη στήλη καταγράψτε την ημερομηνία ολοκλήρωσης της δραστηριότητας

σύμφωνα με τον προγραμματισμό σας και τέλος, στην τελευταία στήλη, το παραδοτέο στο οποίο

οδηγεί.

Παράδειγμα σχεδίου δράσης εμφανίζεται στον πίνακα που ακολουθεί:


88

Για πιο σύνθετα έργα ή για πολλαπλούς στόχους, μπορείτε να συνθέσετε τα σχέδια δράσης

σε προγράμματα δράσης ή να χρησιμοποιήσετε εξειδικευμένα εργαλεία διαχείρισης έργου.

Τα προγράμματα δράσης είναι μεγάλης κλίμακας λίστες καθηκόντων που ιεραρχούνται με λογική και

χρονική σειρά, αλληλοσχετίζονται και αλληλοσυμπληρώνονται, ώστε να οδηγούν στην ολοκλήρωση

πολλών έργων που μεταξύ τους συσχετίζονται επίσης και υποστηρίζουν την επίτευξη ενός σύνθετου

και συνολικού, συνήθως μακροπρόθεσμου στόχου. Τα προγράμματα δράσης επιτρέπουν ταυτόχρονα

να εστιάζει κανείς στα ημερήσια καθήκοντα αλλά και στους μακροπρόθεσμους στόχους, γεγονός που

συμβάλει στη διατήρηση του ελέγχου, αυξάνει την αποτελεσματικότητα και την παραγωγικότητα,

υπαγορεύει σωστή ιεράρχηση προτεραιοτήτων, συμβάλει στην ανάκτηση του ελέγχου και δημιουργεί

την αίσθηση της επίτευξης ενώ ταυτόχρονα μειώνει στο στρες. Επίσης, δίνουν τη δυνατότητα ώστε

πολλά έργα να διαχειρίζονται και να υλοποιούνται ταυτόχρονα, επιτρέποντάς μας να εστιάσουμε σε

περισσότερους από έναν στόχους. Το σημαντικότερο όμως είναι, λόγω της πολυπλοκότητας και της

πληθώρας των δραστηριοτήτων που συνθέτουν ένα πρόγραμμα δράσης ότι μας αναγκάζουν να

ενεργοποιούμε τη λειτουργία της ανάθεσης καθηκόντων, γεγονός που συμβάλει στην ενίσχυση της

οργανωτικής αυτής ικανότητας.

3.2.2 ΑΥΤΟΕΛΕΓΧΟΣ‐ΑΥΤΟΓΝΩΣΙΑ

Για να μπορέσουμε να βελτιώσουμε τις οργανωτικές μας ικανότητες χρειάζεται να γνωρίζουμε τα

σημεία στα οποία υστερούμε. Πολλές μέθοδοι αξιοποιούνται για την ανίχνευση των οργανωτικών

Σχέδιο δράσης 8

Α/Α ΔΡΑΣΤΗΡΙΟΤΗΤΑ

ΗΜΕΡΟΜΗΝΙΑ

ΟΛΟΚΛΗΡΩΣΗΣ

ΠΑΡΑΔΟΤΕΑ

1. … ηη/μμ/εεεε Χ

2. … ηη/μμ/εεεε Ψ

3. … ηη/μμ/εεεε Ω


89

ικανοτήτων, ψυχομετρικά τεστ, κ.ά. Μπορείτε να επανέλθετε στο δεύτερο κεφάλαιο και να ξαναδείτε

τις ερωτήσεις συνέντευξης που διερευνούν την ύπαρξη οργανωτικών ικανοτήτων.

Καταιγισμός ιδεών (Brainstorming)

Ένας αποτελεσματικός τρόπος για τη συγκέντρωση των σκέψεων είτε για τη διερεύνηση του

βαθμού στον οποίο κάποιος διαθέτει τις οργανωτικές ικανότητες και ποιες από αυτές ή για τη

δημιουργία πληθώρας ιδεών που θα αξιοποιηθούν για τη διαμόρφωση προσωπικών στόχων είναι

η τεχνική του καταιγισμού ιδεών (Brainstorming). Αν και ως τεχνική είναι περισσότερο

αποτελεσματική όταν χρησιμοποιείται ομαδικά με ιδανικό αριθμό τους 8 έως 12 συμμετέχοντες,

ωστόσο, μπορεί να αξιοποιηθεί και ατομικά από τον ενδιαφερόμενο, ώστε να συγκεντρώσει και να

καταγράψει γόνιμες και δημιουργικές ιδέες ή για να διερευνήσει με ειλικρίνεια τις ικανότητές του.

Σ’ αυτό ακριβώς εστιάζει το παρόν εγχειρίδιο, παρουσιάζοντας μόνον την ατομική διεξαγωγή της

τεχνικής.

Για την εφαρμογή της απαιτείται χαλάρωση, αυτοσυγκέντρωση και υλικό στο οποίο μπορεί εκείνος

που ενδιαφέρεται να την εφαρμόσει, να καταγράψει τις ιδέες του, π.χ. χαρτί και μολύβι, λογισμικό

ηλεκτρονικού υπολογιστή, πίνακας, χαρτοπίνακας, κ.ά.

Τα βήματα της τεχνικής έχουν ως εξής:

Προσδιορίστε τον τομέα της ζωής ή του ενδιαφέροντός σας που επιθυμείτε να διερευνήσετε ή

να θέσετε στόχους. Το σημείο της εστίασης είναι πολύ σημαντικό. Για παράδειγμα, σκεφτείτε

για κάθε μια οργανωτική ικανότητα ποιες στάσεις σας ή συμπεριφορές σας υποδηλώνουν ότι

τη διαθέτετε σε ανεπτυγμένο ή μη βαθμό. Είναι προφανές ότι λανθασμένος προσανατολισμός

θα σας οδηγήσει σε εσφαλμένους στόχους.

Θέστε χρονικό όριο, π.χ. 15 λεπτά ή μισή ώρα για να σκεφτείτε και να καταγράψετε ιδέες.

Εναλλακτικά μπορείτε να βάλετε ένα ελάχιστο όριο ιδεών, π.χ. τουλάχιστον 20 ή 50 ιδέες.

Όταν ξεκινήσει η διαδικασία σκεφτείτε και αρχίστε να καταγράφετε μια – μια τις ιδέες σας.

Αποφύγετε να τις αξιολογήσετε. Καταγράψτε πρόχειρα ότι σκεφτείτε στο μέσον (χαρτί, κ.ά.)

που έχετε επιλέξει, είτε σας φαίνονται ευρηματικές και ευφυείς είτε ανόητες και κοινότυπες.

Όταν ολοκληρωθεί ο χρόνος σας ή συγκεντρώσετε τις ιδέες που έχετε θέσει ως όριο,

ξανασκεφτείτε και αποφασίστε με ποια κριτήρια θα αξιολογήστε τις ιδέες που συγκεντρώσατε.

Επιλέξτε έναν περιορισμένο αριθμό κριτήριων, π.χ. μέχρι πέντε κριτήρια, όπως για


90

παράδειγμα, αν πρόκειται για τον προσδιορισμό στόχων, αυτοί θα πρέπει να είναι δυνατόν να

επιτευχθούν μέχρι το τέλος του έτους ή εντός συγκεκριμένου χρονικού διαστήματος, ώστε να

ακολουθήσει άλλος στόχος ή δραστηριότητα κ.λπ. ή να απαιτούν για την επίτευξή τους

συγκεκριμένους πόρους που διαθέτετε ή μπορείτε να τους εξασφαλίσετε, κ.ο.κ.

Ως προς κάθε κριτήριο, μπορείτε να βαθμολογήσετε κάθε ιδέα με ένα βαθμό από 0 έως 5,

αξιολογώντας πόσο ανταποκρίνεται στο κριτήριο αυτό. Αφού ολοκληρώσετε τη βαθμολογία

όλων των ιδεών, αθροίστε τους επιμέρους βαθμούς, ώστε να έχετε μια συνολική βαθμολογία

της κάθε ιδέας.

Οι ιδέες που θα συγκεντρώσουν την υψηλότερη βαθμολογία είναι εκείνες που θα

συμπεριλάβετε στη στοχοθεσία σας. Αντίστοιχα, αν πρόκειται για διερεύνηση του βαθμού

ύπαρξης των οργανωτικών ικανοτήτων, ομαδοποιήστε ανά ικανότητα τις λειτουργικές ή μη

λειτουργικές συμπεριφορές, ώστε να μπορέσετε στη συνέχεια να εστιάσετε σε αυτές, στο

πλαίσιο άλλης ανάλυσης, κ.ο.κ.

Ανάλυση SWOT

Ένα δυναμικό εργαλείο που ξεκίνησε από τον κόσμο των επιχειρήσεων αλλά η αποτελεσματικότητά

του το εισήγαγε σε όλες σχεδόν τις πτυχές της ζωής είναι η ανάλυση Δυνατών σημείων, Αδυναμιών,

Ευκαιριών και Κινδύνων, (Strengths, Weaknesses, Opportunities, Threats), η γνωστή SWOT Analysis.

Η Ανάλυση SWOT είναι μια μέθοδος που μας καθοδηγεί να σκεφτούμε και να εντοπίσουμε τα

δυνατά και αδύνατά μας σημεία, τις ευκαιρίες και τις απειλές που τυχόν αντιμετωπίζουμε και να τα

καταγράψουμε με τρόπο που μας επιτρέπει να έχουμε μια σαφή εικόνα για τον εαυτό μας. Αυτό το

εργαλείο αυτογνωσίας, μας βοηθά να εστιάσουμε και να αξιοποιήσουμε τα δυνατά μας σημεία

καθώς επίσης και να ενισχύσουμε εκείνα στα οποία υστερούμε. Έτσι, θα είμαστε σε θέση αφενός

να αξιοποιήσουμε ευκαιρίες που μας παρουσιάζονται, αφετέρου να ελαχιστοποιήσουμε κινδύνους

στους οποίους μπορεί να μας εκθέσουν οι αδυναμίες μας. Η ανάλυση αυτή γίνεται ως εξής:

α) Θέτουμε στον εαυτό μας συγκεκριμένα ερωτήματα για κάθε μια από τις περιοχές που

διερευνούμε ξεχωριστά (τα δυνατά σημεία, τις αδυναμίες μας, τις ευκαιρίες που αναδύονται

καθώς και τις απειλές) και καταγράφουμε τις απαντήσεις με ειλικρίνεια. Τα ερωτήματα διερευνούν

τις περιοχές αυτές που μας αφορούν συσχετίζοντάς τις όμως παράλληλα με εκείνες των λοιπών

ατόμων του περιβάλλοντός μας ή με εκείνες του επιθυμητού εαυτού μας που έχουμε θέσιε ως


91

στόχο να διαμορφώσουμε. Έτσι, στην περίπτωση των οργανωτικών ικανοτήτων, οι ερωτήσεις αυτές

θα μπορούσαν να είναι:

Α) ΔΥΝΑΤΑ ΣΗΜΕΙΑ

Ποιες οργανωτικές ικανότητες διαθέτουμε;

Τι κάνουμε καλύτερα από τα λοιπά πρόσωπα του περιβάλλοντός μας στον τομέα των

οργανωτικών ικανοτήτων;

Τι θεωρούν τα πρόσωπα αυτά ως δυνατά μας σημεία στο πεδίο των οργανωτικών

ικανοτήτων;

κ.ο.κ.

Β) ΑΔΥΝΑΜΙΕΣ

Σε ποιο τομέα των οργανωτικών ικανοτήτων δεν αισθανόμαστε ασφαλείς;

Πού θεωρούν οι άνθρωποι του περιβάλλοντός μας ότι υστερούμε;

Ποιες είναι οι κακές μας συνήθειες στον τομέα των οργανωτικών ικανοτήτων;

κ.ο.κ.

Γ) ΕΥΚΑΙΡΙΕΣ

Υπάρχουν κάποια διαθέσιμα εκπαιδευτικά προγράμματα ή προγράμματα στο διαδίκτυο

αυτογνωσίας και προσωπικής ανάπτυξης που θα μπορούσαμε να παρακολουθήσουμε, για

να ενισχύσουμε τις οργανωτικές μας ικανότητες;

Υπάρχει κάποιο σύγχρονο εργαλείο π.χ. κάποιο νέο λογισμό στον Η/Υ ή κάποιο ημερολόγιο

προσωπικής ανάπτυξης (π.χ. ημερολόγιο time management) που θα μπορούσε να μας

καθοδηγήσει βήμα‐βήμα στην ενίσχυση των οργανωτικών ικανοτήτων;

Υπάρχουν κάποια άτομα στο περιβάλλον (οικογενειακό, επαγγελματικό, φιλικό) που θα

μπορούσαν να μας προσφέρουν αξιολόγηση, υποστήριξη, καθοδήγηση και έλεγχο στην

προσπάθειά μας να οργανωθούμε και να αξιοποιούμε σωστά το χρόνο μας;

Στα παράπονα των ατόμων του περιβάλλοντός μας που σχετίζονται με τον τρόπο που

εκδηλώνονται οι οργανωτικές μας ικανότητες, ποια αλλαγή στον τρόπο συμπεριφοράς μας

θα μπορούσε να είναι η λύση;


92

Υπάρχουν κάποια έργα σε εξέλιξη, στα οποία θα μπορούσαμε να εμπλακούμε, ώστε να

μάθουμε και να εξασκήσουμε νέες μεθόδους και τεχνικές που σχετίζονται με τις

οργανωτικές μας ικανότητες;

Μπορεί κάποιο από τα δυνατά μας σημεία να μας δημιουργήσει ευκαιρίες; (π.χ. αν είμαστε

πολύ καλοί στον προγραμματισμό, μπορεί να μας προτείνουν να συμμετέχουμε σε ένα

έργο ή ένα πρόγραμμα, όπου θα μάθουμε νέες τεχνικές και μεθόδους και θα αποκτήσουμε

εμπειρία που θα αξιοποιήσουμε στη σταδιοδρομία μας, ανοίγοντας νέους ορίζοντες).

κ.ο.κ.

Δ) ΚΙΝΔΥΝΟΙ

Τι εμπόδια μάς δημιουργούν οι κακές μας συνήθειες που σχετίζονται με τις οργανωτικές

ικανότητες στην εργασία μας, στην προσωπική μας ζωή, κ.λπ. (π.χ. αν καθυστερούμε

συστηματικά στην προσέλευση στη δουλειά μας ή αν δεν τηρούμε τα χρονοδιαγράμματα

και τις προθεσμίες, μπορεί να διακινδυνεύσει το εργασιακό μας μέλλον).

Ενώ έχουμε περισσότερα τυπικά προσόντα μας από άλλους, έχει τύχει να επιλέξουν έναν

άλλο συνάδελφο ή συνεργάτη για να του αναθέσουν ευθύνες ή αρμοδιότητες που

απαιτούν ανεπτυγμένες οργανωτικές ικανότητες;

Μήπως είναι ξεπερασμένος ο τρόπος προσωπικής μας οργάνωσης;

Μήπως θα έπρεπε να είμαστε περισσότερο εξοικειωμένοι με τις λύσεις που προσφέρουν οι

τεχνολογίες της πληροφορικής και των τηλεπικοινωνιών για την προσωπική μας οργάνωση

και την διαχείριση του χρόνου;

κ.ο.κ.

β) καταγράφουμε μας απαντήσεις μας σε ένα πίνακα SWOT, με την ακόλουθη μορφή

ΠΙΝΑΚΑΣ SWOT

ΔΥΝΑΤΑ ΣΗΜΕΙΑ

α

β

…

ΑΔΥΝΑΜΙΕΣ

α

β

…


93

ΕΥΚΑΙΡΙΕΣ

α

β

…

ΑΠΕΙΛΕΣ

α

β

…

Πίνακας Ανάλυσης SWOT 9

γ) φτιάχνουμε ένα σχέδιο δράσης, στηριζόμενοι στα δυνατά μας σημεία και στοχεύοντας στην

εξάλειψη των αδυναμιών μας, ώστε να είμαστε σε θέση να αξιοποιήσουμε ευκαιρίες και

αντίστοιχα να ελαχιστοποιήσουμε τους κινδύνους στους οποίους μας εκθέτουν οι κακές μας

συνήθειες στον τομέα των οργανωτικών ικανοτήτων.

3.2.3 ΑΝΤΙΜΕΤΩΠΙΣΗ ΑΝΑΒΛΗΤΙΚΟΤΗΤΑΣ

Η αναβλητικότητα σχετίζεται με την αποφυγή ή τη διαρκή αναβολή εργασιών ή καθηκόντων που θα

πρέπει να διεκπεραιωθούν άμεσα, επιλέγοντας συνήθως άλλες δραστηριότητες που μας ευχαριστούν

περισσότερο ή μας κάνουν να νοιώθουμε πιο άνετα. Μπορεί να ταλαιπωρεί ακόμα και άτομα που

διαθέτουν ανεπτυγμένες οργανωτικές ικανότητες (π.χ. κάποιον που μπορεί να φτιάχνει άριστα

προγράμματα ή να ιεραρχεί σωστά τις προτεραιότητές του). Δεν πρέπει να συγχέεται με τον

αναπρογραμματισμό δραστηριοτήτων ή την αναβολή άλλων, μη σημαντικών που αντίθετα με την

αναβλητικότητα μπορεί να υποδηλώνει ανεπτυγμένη ικανότητα ιεράρχησης προτεραιοτήτων. Επίσης

δεν πρέπει να χαρακτηρίζεται ως αναβλητικότητα η αναβολή ενός σημαντικού καθήκοντος, όταν

νοιώθουμε κουρασμένοι και έχουμε την αίσθηση ότι αυτό δεν θα είναι δυνατόν να ολοκληρωθεί άρτια

και χωρίς άλλες συνέπειες.


94

Η αναβλητικότητα είναι μια αυτοκαταστροφική συνήθεια, προκαλεί έντονο στρες τόσο στο άτομο που

χρονοτριβεί και αναβάλλει όσο και στους συνεργάτες του. Ωστόσο, μπορεί να αντιμετωπιστεί. H

στρατηγική για την αντιμετώπισή της θα πρέπει να περιλαμβάνει τα ακόλουθα βήματα:

α) Διερευνήστε αν πράγματι σας χαρακτηρίζει η αναβλητικότητα. Η mindtools11 καταγράφει ως

δείκτες συμπεριφοράς του ατόμου που χρονοτριβεί και αναβάλλει τα εξής:

Γεμίζει τη μέρα του με καθήκοντα χαμηλής προτεραιότητας.

Διαβάζει και ξαναδιαβάζει τα email του, χωρίς να αποφασίζει με ποιον τρόπο θα τα

διαχειριστεί.

Η εργασία του χαρακτηρίζεται από διαρκείς διακοπές και περισπασμούς, π.χ. ενώ ξεκινά

ένα πολύ σημαντικό καθήκον, σχεδόν αμέσως διακόπτει για να κάνει κάτι άλλο, για

παράδειγμα, να φτιάξει καφέ.

Αφήνει καθήκοντα στη λίστα δραστηριοτήτων, χωρίς να τα διεκπεραιώνει για μεγάλο

χρονικό διάστημα, ακόμα κι αν απαιτούν λίγο χρόνο ή ενέργεια.

Ανταποκρίνεται θετικά σε μη σημαντικά καθήκοντα που άλλοι του ζητούν να αναλάβει,

αφήνοντας για αργότερα σημαντικά δικά του καθήκοντα.

Περιμένει να έχει την κατάλληλη διάθεση ή να έλθει η κατάλληλη ώρα για να ασχοληθεί με

τα σημαντικά καθήκοντά του.

β) Διερευνήστε την αιτία που δημιουργεί την τάση για αναβλητικότητα. Η mindtools12προτείνει

κάποιους παράγοντες προς διερεύνηση που μπορεί να σχετίζονται με την αναβλητικότητα, όπως

η φύση του καθήκοντος που επιχειρούμε να αναβάλουμε (ανιαρό, μη ενδιαφέρον),

η έλλειψη ικανοποιητικής οργάνωσης,

η εσφαλμένη, πολλές φορές, αίσθηση ότι συγκεκριμένα καθήκοντα, υπερβαίνουν τις

δυνατότητές μας ή τα μέσα που διαθέτουμε για να τα ολοκληρώσουμε,

η μειωμένη ικανότητα λήψης αποφάσεων,

η τελειομανία.

γ) Σχεδιάστε τις δράσεις που ταιριάζουν στην ιδιοσυγκρασία σας που θα σας βοηθήσουν να

αποβάλετε την κακή συνήθεια της αναβλητικότητας. Για παράδειγμα, αν αυτή σχετίζεται με

11Πηγή:http://www.mindtools.com/pages/article/newHTE_96.htm (τελευταία επίσκεψη 15/12/2012) 12Πηγή:http://www.mindtools.com/pages/article/newHTE_96.htm (τελευταία επίσκεψη 15/12/2012)


95

πρόβλημα προσωπικής οργάνωσης, τότε η τήρηση λίστας καθηκόντων, η ιεράρχηση της

σημαντικότητας των δραστηριοτήτων σας, η δέσμευσή σας σε προσωπικούς στόχους, η εστίαση σε

ένα καθήκον κάθε φορά, ο προγραμματισμός και σχεδιασμός θα σας επιτρέψουν να ξεπεράσετε

σταδιακά τη συνήθεια αυτή. Επίσης, αν η αναβλητικότητα σχετίζεται με την αίσθηση ότι το

καθήκον που πρέπει να ολοκληρωθεί υπερβαίνει τις δυνατότητές σας, τότε η αξιοποίηση της

τεχνικής της διαχείρισης έργου, με κατανομή του συνολικού καθήκοντος σε μικρές και περισσότερο

διαχειρίσιμες δραστηριότητες, μπορεί να οδηγήσει σταδιακά στην ολοκλήρωσή του. Έτσι, η

εκκίνηση από τις πλέον απλές και εύκολες, ενισχύει την αίσθηση της επίτευξης και παρακινεί για

την ενασχόληση και με εκείνες που είναι περισσότερο απαιτητικές.

3.2.4 ΑΝΤΙΜΕΤΩΠΙΣΗ ΠΕΡΙΣΠΑΣΜΩΝ ΚΑΙ ΕΝΟΧΛΗΣΕΩΝ

Ένας άλλος εχθρός του καθημερινού προγραμματισμού μας που απειλεί το χρόνο μας, μας

απομακρύνει από τους στόχους μας, υποβαθμίζει την ποιότητα της δουλειάς μας και μειώνει την

παραγωγικότητά μας δημιουργώντας μας ένταση και στρες οφείλεται συνήθως σε εξωτερικούς

παράγοντες. Πρόκειται για διακοπές ή περισπασμούς στη δραστηριότητά μας, τους οποίους όμως

μπορούμε αποτελεσματικά να διαχειριστούμε, αν υιοθετήσουμε συγκεκριμένες στρατηγικές. Ήδη

έχουν αναφερθεί αρκετές από αυτές, όμως αξίζει να τις συνοψίσουμε. Αρχικά θα πρέπει να δούμε από

πού προέρχονται. Η πηγή τους είναισυνήθως:

τηλεφωνήματα,

μηνύματα του ηλεκτρονικού ταχυδρομείου (emails),

το διαδίκτυο,

στιγμιαία μηνύματα (instantmessages, αν το λογισμικό του υπολογιστή σας έχει αυτή τη

δυνατότητα),

(απροσδόκητες) επισκέψεις ή αιτήματα για βοήθεια ή συνεργασία από φίλους, συνεργάτες,

εργοδότη,

έλλειψη προσωπικής οργάνωσης,

αδυναμία συγκέντρωσης, κούραση, κ.ά.

Ανάλογα με πηγή αυτών των περισπασμών μπορούμε να εφαρμόσουμε και την κατάλληλη στρατηγική,

για να τους εξαλείψουμε ή να τους διαχειριστούμε με τρόπο που δεν ανατρέπει τον προγραμματισμό

μας. Έτσι:


96

τηλεφωνήματα

Μπορείτε να συνεννοηθείτε με τους φίλους, τους συναδέλφους ή τους συνεργάτες σας να σας

καλούν συγκεκριμένες ώρες την ημέρα, όταν η παραγωγικότητά σας είναι χαμηλή. Για επείγουσες

περιπτώσεις, μπορούν να χρησιμοποιούν το κινητό τηλέφωνο. Μπορείτε να ηχογραφήσετε

μήνυμα στον τηλεφωνητή σας για τις ώρες που δέχεστε τηλεφωνήματα, π.χ. πριν την έναρξη της

εργασίας, το μεσημέρι, κ.λπ. Τέλος, αν πρέπει να εργαστείτε απερίσπαστοι, ζητήστε από άλλους

να κρατούν τα τηλεφωνήματά σας, εκτρέποντας την τηλεφωνική σας γραμμή ή κατεβάστε το

ακουστικό σας. Αν το λογισμικό σας έχει την εφαρμογή του instant message (στιγμιαίο μήνυμα),

μπορείτε να ζητήσετε από τους συνεργάτες σας να σας ρωτούν αν είστε διαθέσιμος, στέλνοντας

ένα στιγμιαίο μήνυμα.

μηνύματα του ηλεκτρονικού ταχυδρομείου (emails)

Μπορείτε να προγραμματίσετε τις ώρες που ανοίγετε ή στέλνετε τα μηνύματά σας. Μπορεί να

είναι το πρώτο καθήκον σας το πρωί ή μετά το γεύμα σας ή πριν αναχωρήσετε από την εργασία

σας και γενικά σε ώρες που η ενεργητικότητά σας είναι χαμηλή. Ενημερώστε τους συνεργάτες

σας γι’ αυτό ή προγραμματίστε το λογισμικό του γραμματοκιβωτίου σας, ώστε να δέχεται

μηνύματα σε συγκεκριμένες ώρες της ημέρας ή να ενημερώνει για τη διαθεσιμότητά σας. Αν η

επεξεργασία του μηνύματος απαιτεί περισσότερο χρόνο από ένα με δύο λεπτά, τότε καταγράψτε

το στη λίστα των καθηκόντων σας και ασχοληθείτε με αυτό, σύμφωνα με την προτεραιότητα που

θα του δώσετε. Σε κάθε περίπτωση, όταν θα πρέπει να δουλέψετε απερίσπαστοι, μπορείτε να

έχετε κλειστό το πρόγραμμα του ηλεκτρονικού ταχυδρομείου.

το διαδίκτυο

Είναι πολύτιμος συνεργάτης που σας εξασφαλίζει άμεση ενημέρωση και εξοικονόμηση χρόνου

για αναζητήσεις κ.λπ., ωστόσο μπορεί εύκολα να μας παρασύρει σε σπατάλη του χρόνου. Για την

ορθολογική αξιοποίησή του ωστόσο, μπορούμε να προγραμματίζουμε το χρόνο που

επισκεπτόμαστε τις διάφορες ηλεκτρονικές διευθύνσεις. Μπορούμε να διαβάσουμε τα νέα το

πρωί κατά την έναρξη της εργασίας μας ή κατά το μεσημέρι. Μπορούμε να κλείσουμε το

φυλλομετρητή (browser) ή να βγούμε από τον λογαριασμό των μέσων κοινωνικής δικτύωσης

(facebook, twitter) αξιολογώντας πάντα πόσο σημαντικό είναι να έχουμε άμεση επαφή και

ενημέρωση από τα μέσα αυτά. Μετά από ένα διάστημα εργασίας που απαιτεί συγκέντρωση


97

μπορούμε να παρεμβάλουμε μια επίσκεψη στο διαδίκτυο (ή να επιβραβεύσουμε τον εαυτό μας

με αυτό, μετά την ολοκλήρωσή της).

στιγμιαία μηνύματα (instant messages)

Είναι πολύ δυναμικό εργαλείο που μπορεί να εξοικονομήσει χρόνο και ενέργεια σε μας και τους

συνεργάτες μας, αν χρησιμοποιηθεί με σύνεση, κυρίως για μικρά ερωτήματα. Ωστόσο, αν σας

δημιουργούν προβλήματα, μπορείτε ανάλογα να εφαρμόσετε τις στρατηγικές που προτείνονται

για τα μηνύματα του ηλεκτρονικού ταχυδρομείου.

(απροσδόκητες) επισκέψεις ή αιτήματα για βοήθεια ή συνεργασία

Μπορείτε να κλείσετε την πόρτα σας, ενημερώνοντας τους συνεργάτες ή συναδέλφους σας ότι

επιθυμείτε να συγκεντρωθείτε. Αν στο χώρο εργασίας υπάρχουν θόρυβοι, επιλέξτε κάποιον άλλο

χώρο προσωρινά, για να ολοκληρώσετε την εργασία σας. Σε κάθε περίπτωση, ακολουθώντας τη

στρατηγική της ιεράρχησης καθηκόντων και τήρησης σχετικής λίστας, της χρονομέτρησης των

δραστηριοτήτων, της αποφυγής υπερφόρτωσης της λίστας αυτής και της εκχώρησης εργασιών

και καθηκόντων σε συνεργάτες ή συναδέλφους, μπορείτε να αφήσετε χρονικά διαστήματα μέσα

στην ημέρα σας, για να ασχοληθείτε και με απρόοπτες καταστάσεις, χωρίς να ανατρέπεται ο

ημερήσιος προγραμματισμός σας.

έλλειψη προσωπικής οργάνωσης

Όπως αναφέρθηκε, η έλλειψη προσωπικής οργάνωσης έχει από μόνη της ως αποτέλεσμα την

πρόκληση περισπασμών (που μας υπενθυμίζουν τις εκκρεμότητες με τις οποίες πρέπει να

ασχοληθούμε) ή την απορρόφηση χρόνου για την αναζήτηση εγγράφων, αντικειμένων, κ.λπ. που

είναι απαραίτητα για την ολοκλήρωση της εργασίας μας. Μπορούμε να οργανώσουμε τόσο τον

χώρο εργασίας μας όσο και τον προσωπικό μας ανακτώντας την χαμένη παραγωγικότητα και

μειώνοντας τους περισπασμούς στο ελάχιστο, ακολουθώντας συγκεκριμένες τακτικές πολλές από

τις οποίες έχουν ήδη αναφερθεί.

αδυναμία συγκέντρωσης, κούραση

Αν δεν οφείλεται σε παράγοντες σωματικής, πνευματικής ή ψυχικής υγείας (οπότε θα πρέπει να

ζητήσουμε τη συνδρομή του ειδικού), μπορεί να οφείλεται σε κακή διατροφή ή ενυδάτωση ή σε

μη ικανοποιητικό ποσοτικά ή ποιοτικά ύπνο. Σε κάθε περίπτωση, μια πλούσια και ισορροπημένη


98

διατροφή, καλή ενυδάτωση, αρκετός ύπνος και ήπια σωματική δραστηριότητα (π.χ. περπάτημα),

μπορούν να υποστηρίξουν την καλή λειτουργία του εγκεφάλου μας και τη συγκέντρωση της

προσοχής μας στη δραστηριότητά μας.

3.2.5 ΠΡΟΓΡΑΜΜΑ 21 ΗΜΕΡΩΝ

Λέγεται ότι οι συνήθειες και οι συμπεριφορές μας αλλάζουν δύσκολα. Αυτό όμως δεν είναι απόλυτα

αληθές, ιδίως αν με συγκεκριμένες στρατηγικές «παγιδεύσουμε» τον τρόπο με τον οποίο ο εγκέφαλός

μας ελέγχει ασυνείδητα την τακτική με την οποία ενεργούμε. Δρούμε με τρόπο που μας φαίνεται

φυσικός και αυτοματοποιούμε τον τρόπο αυτό, διαμορφώνοντας έτσι τις συνήθειές μας. Όμως, η

ιατρική έρευνα καθώς και μελέτες για την ανθρώπινη συμπεριφορά έχουν αποδείξει ότι μπορούμε να

«αναπρογραμματιστούμε», κάνοντας συνειδητές επιλογές σχετικά με τις δράσεις μας, οι οποίες με τη

σειρά τους μεταφέρουν νέα μηνύματα στον εγκέφαλο και του υπαγορεύουν να αυτοματοποιήσει νέες

συμπεριφορές. Έτσι οι συνειδητά «υπαγορευόμενες» συμπεριφορές για συνεχές χρονικό διάστημα,

γίνονται επαναλαμβανόμενες συμπεριφορές και τελικά αυτοματοποιούνται ώστε να γίνονται

συνήθειες. Συνήθως 21 ημέρες αρκούν για να αποκτήσουμε μια νέα συνήθεια ή να εγκαταλείψουμε

μια κακή συνήθεια ή να αντικαταστήσουμε με μια καλή συνήθεια μια άλλη κακή. Επί 21 ημέρες ο

εγκέφαλος θα δέχεται την πρόκληση να κάνει πράγματα που δεν έκανε στο παρελθόν κι αυτό θα

λειτουργήσει καταλυτικά. Δοκιμάστε το, φτιάξτε το σχέδιό σας για κάθε μια από τις 21 ημέρες,

εφαρμόστε το και ελέγξτε τον εαυτό σας για την πρόοδό του. Αν δεν πετυχαίνετε αυτό που επιθυμείτε,

μην εγκαταλείψετε την προσπάθεια αλλά προσπαθήστε ξανά και ξανά. Αν αισθάνεστε ότι πάτε καλά

πλην όμως δεν έχουν διαμορφωθεί νέες συνήθειες, επίσης μην εγκαταλείψετε την προσπάθεια αλλά

συνεχίστε. Το χρονικό αυτό διάστημα των 21 ημερών μπορεί να μην είναι το ίδιο για όλους τους

ανθρώπους ούτε για όλες τις συνήθειές μας. Έτσι κάποιες από αυτές μπορεί να απαιτούν 60 ή

παραπάνω ημέρες. Συνεχίστε μέχρι η επαναλαμβανόμενη δράση σας, να γίνεται φυσικά και

αυτοματοποιημένα.

3.2.6 ΣΧΕΔΙΟ ΔΡΑΣΗΣ

Έχετε ήδη ολοκληρώσει την παρακολούθηση του εκπαιδευτικού προγράμματος «Οργανωτικές

Ικανότητες», έχετε ήδη αξιολογήσει τον εαυτό σας με τα εργαλεία που προηγήθηκαν και είστε πλέον σε

θέση να αναγνωρίζετε την αναγκαιότητα των οργανωτικών ικανοτήτων για μια επιτυχή και

ισορροπημένη ζωή. Αν αποφασίσατε ότι πρέπει να βελτιώσετε τις οργανωτικές σας ικανότητες, στην

προσπάθειά σας να το επιτύχετε μπορείτε να αξιοποιήσετε τις προτάσεις που ακολουθούν:


99

1. Αξιολογήστε τις προσωπικές σας στρατηγικές. Εντοπίστε τι δεν κάνετε σωστά που βρίσκεται το

πρόβλημα και εστιάστε σε ενέργειες που πρέπει να κάνετε για να βελτιωθούν οι οργανωτικές

σας ικανότητες.

2. Προσπαθήστε να έχετε αυτοπειθαρχία σε καθήκοντα που μέχρι τώρα δεν σας απασχολούσαν,

όπως η οργάνωση των αρχείων σας, ο καθαρισμός και τακτοποίηση του χώρου εργασίας, η

σύνταξη και παρακολούθηση λίστας καθηκόντων, η τήρηση ημερολογίου κ.ά. Αφιερώστε

καθημερινά τουλάχιστον 10 με 15 λεπτά για να οργανώστε τον ημερήσιο χρόνο σας, να φτιάξτε

τις ιεραρχημένες λίστες καθηκόντων, να καταγράψετε το χρόνο που αφιερώνετε σ’ αυτά, να

κάνετε τον έλεγχο και την αποτίμηση, κ.λπ.

3. Επιλέξτε δύο ή τρεις περιοχές βελτίωσης που θα έχουν μεγαλύτερο αντίκτυπο στην απόδοσή

σας, στον εργοδότη, τους συναδέλφους ή τους πελάτες σας π.χ. η οργάνωση και διαχείριση

του χρόνου ή η οργάνωση του χώρου. Σύντομα θα διαπιστώσετε ότι οι μικρές βελτιώσεις σ’

αυτές τις περιοχές επενεργούν θετικά όχι μόνο στην απόδοσή σας και την επαγγελματική σας

υπόσταση αλλά σε όλη τη ζωή σας ενώ ταυτόχρονα, η οργάνωση γίνεται σταδιακά μια

συνήθεια που προβάλει επαγγελματισμό και εμπνέει εμπιστοσύνη.

4. Ιεραρχήστε τα καθήκοντά σας, ώστε να είστε σίγουροι ότι πράγματι θα ολοκληρωθούν τα πιο

σημαντικά.

5. Βάλτε στόχους και προβλέψτε μικρές επιβραβεύσεις για την επίτευξή τους, ώστε να αυτο‐

παρακινηθείτε να τους επιτύχετε ταχύτερα και με ποιοτικό αποτέλεσμα.

6. Εξαφανίστε την ακαταστασία, απομακρύνετε πράγματα που δεν είναι απαραίτητα και

τακτοποιήστε ή αρχειοθετήστε κατάλληλα ότι σας χρειάζεται. Απαλλαχθείτε από εκείνα που

δεν είναι πλέον χρήσιμα και κάντε ότι άλλο είναι απαραίτητο προκειμένου ο χώρος εργασίας

σας να είναι απαλλαγμένος από την ακαταστασία.

7. Κατηγοριοποιήστε, ταξινομήστε και οργανώστε τα πράγματά σας, τα αρχεία σας καθώς και τα

ηλεκτρονικά σας αρχεία. Χρησιμοποιείστε ετικέτες, διαφορετικά χρώματα φακέλων ή κουτιών

καθώς και τίτλους.

8. Στοχεύστε για ποιοτικά αποτελέσματα, δίνοντας προσοχή στην λεπτομέρεια και

συγκεντρώνοντας την προσοχή σας ώστε να αποφεύγονται λάθη. Η προσπάθεια αυτή όχι μόνο

θα σας εξοικονομήσει χρόνο από τυχόν επανάληψη της εργασίας για διόρθωση λαθών αλλά

πρόσθετα είναι μια πολύ καλή εξάσκηση των οργανωτικών ικανοτήτων.

9. Σχεδιάστε το έργο που πρέπει να ολοκληρώσετε σε δραστηριότητες και υπο‐δραστηριότητες

και φτιάξτε μια λίστα δραστηριοτήτων. Αυτό θα σας επιτρέψει βήμα‐βήμα να ολοκληρώσετε το


100

έργο ακολουθώντας ένα συστηματικό διάγραμμα ροής δραστηριοτήτων ενώ ταυτόχρονα θα

ενισχύσει και τις οργανωτικές σας ικανότητες.

10. Αξιοποιήστε εργαλεία που μπορούν να υποβοηθήσουν το έργο του σχεδιασμού, του

προγραμματισμού και του ελέγχου. Τέτοια μπορεί να είναι για παράδειγμα μικρά χαρτιά

υπενθύμισης (post‐its) που υπενθυμίζουν σημαντικά πράγματα, ένα ημερολόγιο ή το

αντίστοιχο πρόγραμμα του ηλεκτρονικού υπολογιστή (π.χ. outlook), όπου μπορούν να

καταγράφονται και να προγραμματίζονται δραστηριότητες, συναντήσεις, κ.ά. Ολοκληρώνοντας

και διαγράφοντας κάθε μια από αυτές ενισχύεται η αίσθηση της επίτευξης και παρακινείστε να

προχωρήσετε στις επόμενες, μέχρι την ολοκλήρωση του έργου που έχετε αναλάβει.

11. Ξεκινήστε με μικρά πράγματα που βελτιώνουν τις οργανωτικές ικανότητες, γεγονός που επίσης

θα ενισχύσει την αίσθηση της επίτευξης. Μεγαλεπήβολοι στόχοι από την αρχή μπορεί να μην

επιτευχθούν, γεγονός που σε συνδυασμό με χαμηλή αυτοπειθαρχία μπορεί να σας

αποθαρρύνει και να σας κάνει να εγκαταλείψετε την προσπάθεια.

12. Εφαρμόστε ένα σχέδιο δράσης 21 ημερών, και προσπαθήστε να επιβάλετε στην

καθημερινότητά σας μια νέα στάση ως προς τον τρόπο που εκδηλώνονται οι οργανωτικές σας

ικανότητες.

13. Ξεκινήστε με μία οργανωτική ικανότητα και ασχοληθείτε με αυτήν επί 21 ημέρες συνεχώς.

Αυτή θα πρέπει να επιλεγεί με κριτήριο τον αντίκτυπο που μπορεί να έχει στη ζωή σας, π.χ. η

οργάνωση του χώρου σας ή η τήρηση προγραμματισμού. Στο τέλος της ημέρας αξιολογήστε τις

επιδόσεις και εντοπίστε τις περιοχές στις οποίες θα πρέπει να επιμείνετε. Αν τα πράγματα δεν

πήγαν πολύ καλά, μην αποθαρρυνθείτε αλλά συνεχίστε την προσπάθεια. Μπορεί να

χρειαστείτε περισσότερες από 21 ημέρες. Όταν αισθανθείτε ότι έχετε αποβάλει τις κακές

συνήθειες ως προς την ικανότητα με την οποία ασχολείστε, γιορτάστε το, επιβραβεύοντας τον

εαυτό σας, π.χ. με ένα γεύμα ή κάτι που σας ικανοποιεί. Συνεχίστε παρόμοιο πρόγραμμα με

την επόμενη ικανότητα που πρέπει να βελτιώσετε, μέχρι να έχετε υιοθετήσει όλες εκείνες τις

στάσεις και συμπεριφορές που χαρακτηρίζουν ένα άτομο με ανεπτυγμένο βαθμό οργανωτικών

ικανοτήτων. Ζητήστε να σας αξιολογήσουν τα άτομα του περιβάλλοντός σας, ο εργοδότης, οι

συνεργάτες σας, οι συνάδελφοί σας, η οικογένειά σας, οι φίλοι σας. Μερικούς μήνες μετά

κάντε μια συνολική αποτίμηση της προσπάθειάς σας και αξιολογήστε το αποτέλεσμα. Αν

χρειαστεί να ασχοληθείτε ξανά με περιοχές που απαιτούν βελτίωση υιοθετήστε εκ νέου ένα

πρόγραμμα 21 ημερών γι’ αυτές.

Καλή σας επιτυχία


101


Οι οργανωτικές ικανότητες μπορούν να βελτιωθούν όταν το άτομο έχει αποφασίσει να εργαστεί

συστηματικά πάνω στον τομέα αυτόν. Πληθώρα εργαλείων και τεχνικών (ημερολόγια, λίστες

καθηκόντων, λίστες ιεράρχησης καθηκόντων, λίστες χρονομέτρησης δραστηριοτήτων, κ.ά.) έχουν

σχεδιαστεί και χρησιμοποιούνται, προσφέροντας υποστήριξη για την ενίσχυση κάθε επιμέρους

οργανωτικής ικανότητας. Για την επιτυχή αξιοποίησή τους, εκτός των άλλων, θα πρέπει το άτομο να

εντοπίσει τις περιοχές, στις οποίες θα πρέπει να εστιάσει, αφού πρώτα διερευνήσει αυτές με ειλικρινή

και αυτοκριτική αυτοαξιολόγηση. Στη συνέχεια, εφαρμόζοντας με αυτοπειθαρχία ένα ατομικό σχέδιο

δράσης, θα είναι σε θέση να αποκτήσει νέες συνήθειες που συμβάλλουν στην ενίσχυση και

σταθεροποίηση των οργανωτικών ικανοτήτων του.

Μεγάλος εχθρός στην προσπάθεια βελτίωσης των οργανωτικών ικανοτήτων είναι η αναβλητικότητα.

Για την αντιμετώπισή της αρχικά θα πρέπει να εντοπιστεί η αιτία της και στη συνέχεια, ανάλογα με

αυτήν, να υιοθετηθεί η κατάλληλη στρατηγική ώστε να αποβληθεί η καταστροφική αυτή συνήθεια.


102


Άσκηση 1

Αντιστοιχίστε τις προτάσεις 1 έως 8 (που υποδηλώνουν μη ανεπτυγμένες οργανωτικές ικανότητες)

τις προτάσεις με τις φράσεις α έως στ (οργανωτικές ικανότητες ή προβληματικές συμπεριφορές

που πρέπει να αντιμετωπιστούν).

1. Συνήθως διακόπτω αμέσως τη δραστηριότητα που ξεκινώ για να κάνω κάτι άλλο που

θυμήθηκα.

2. Δεν προλαβαίνω να σχεδιάσω και να προγραμματίσω τις δραστηριότητές μου.

3. Η προσωπική στοχοθεσία δεν είναι απαραίτητη, αφού υπάρχουν στη ζωή μεγάλες

ανατροπές.

4. Αναθέτω καθήκοντα σημαίνει αφήνω εκείνον στον οποίο ανέθεσα τη δραστηριότητα

ελεύθερο και χωρίς έλεγχο, να ενεργήσει όπως νομίζει.

5. Ξεκινώ να εργάζομαι σε σημαντικές δραστηριότητες αλλά διακόπτω διαρκώς την εργασία

μου γιατί δεν μπορώ να αρνηθώ τη βοήθεια που συνήθως ζητούν οι συνάδελφοί μου.

6. Όλα τα έργα που μου ανατίθενται μου φαίνονται μη διαχειρίσιμα, δεν ξέρω από πού να

ξεκινήσω.

7. Δεν γνωρίζω πόση ώρα διαθέτω σε κάθε δραστηριότητά μου.

8. Όταν μου ανατίθεται ένα έργο δε διερευνώ ποιες δραστηριότητές του είναι σημαντικές,

ποιες πρέπει να ξεκινήσουν πρώτα κ.λπ. αλλά ξεκινώ αμέσως να εκτελώ το έργο.

9. Όταν πλησιάζουν οι καταληκτικές ημερομηνίες για κάτι που πρέπει να παραδώσω,

συνήθως νοιώθω έντονο στρες και αφιερώνω χρόνο σε δραστηριότητες που με

ευχαριστούν για να μειώσω την ένταση.

10. Συνήθως μεταφέρω για την επόμενη ημέρα τουλάχιστον τις μισές δραστηριότητες που θα

έπρεπε να ολοκληρώσω την προηγούμενη, λόγω του ότι είμαι πολύ απασχολημένος/η.

α. Ανάθεση καθηκόντων

β. Προγραμματισμός

γ. Διαχείριση έργου

δ. Στοχοθεσία


103

ε. Αναβλητικότητα

στ. Οργάνωση χρόνου

Άσκηση 2

Αντιστοιχίστε τις προτάσεις 1 έως 10 (που αναφέρονται σε εργαλεία και τεχνικές ανίχνευσης ή

υποστήριξης οργανωτικών ικανοτήτων) με τις προτάσεις α έως ι (οργανωτικές ικανότητες που

μπορούν να υποστηριχθούν με αυτά).

1. Λίστες καθηκόντων

2. Ημερολόγια

3. Μήτρα επείγοντος / σημαντικού

4. Πίνακας αξιολόγησης παραγόντων

5. Πίνακας σύγκρισης ανά ζεύγη

6. Ανάλυση Pareto

7. Μέθοδος SMART

8. Μέθοδος 5ετούς σχεδίου

9. Άδειασμα και καθαρισμός του γραφείου εργασίας

10. Πίνακας χρονομέτρησης δραστηριοτήτων / καθηκόντων

α. Ιεράρχηση προτεραιοτήτων

β. Διαχείριση χρόνου

γ. Οργάνωση χώρου

δ. Στοχοθεσία

ε. Προγραμματισμός

Άσκηση 3

Χαρακτηρίστε με το γράμμα «Σ» τις προτάσεις που είναι σωστές και με «Λ» εκέινες που είναι

λανθασμένες.

1. Σύμφωνα με την αρχή Pareto to 80% των καθηκόντων μας έχουν σημαντικότητα και θα

πρέπει να ασχοληθούμε αποκλειστικά με αυτά.


104

2. Η μέθοδος της σύγκρισης ανά ζεύγη χρησιμοποιείται όταν έχουμε να αξιολογήσουμε μόνο

δύο καθήκοντα που πρέπει να ιεραρχήσουμε.

3. Η μέθοδος της ανάλυσης πλέγματος (Grid Analysis) χρησιμοποιείται όταν πρέπει να

διερευνηθούν πολλές εναλλακτικές και να σταθμίσουμε πολλούς, κυρίως υποκειμενικούς,

παράγοντες.

4. Ένα πλεονέκτημα της ανάλυσης πλέγματος προτεραιότητας δράσης (Action priority matrix)

είναι ότι μπορεί να αξιοποιηθεί, ώστε να κλείσουμε εκκρεμότητες που απαιτούν μικρή

προσπάθεια χωρίς να παραμελούμε τα καθήκοντα εκείνα για τα οποία πρέπει να

αφιερώσουμε περισσότερο χρόνο και ενέργεια.

5. Μια σωστή ιεράρχηση προτεραιοτήτων, υποστηριζόμενη από ανεπτυγμένες οργανωτικές

ικανότητες, συνήθως έχει ως αποτέλεσμα, τα περισσότερα καθήκοντά μας να

κατατάσσονται στην κατηγορία «Σημαντικά και Επείγοντα».

6. Η μέθοδος SMART μας καθοδηγεί, ώστε οι στόχοι που θέτουμε, να διατυπώνονται με

σαφήνεια, να προσδιορίζονται με τρόπο μετρήσιμο, να είναι επιτεύξιμοι, ρεαλιστικοί και

χρονικά προσδιορισμένοι.

7. Η ανάθεση αρμοδιοτήτων, αν γίνει σωστά, μπορεί να μας εξασφαλίσει πρόσθετο χρόνο,

αφού μας απαλλάσσει από τα καθήκοντα που αναθέτουμε σε άλλους.

8. Για να μπορέσουμε να διαχειριστούμε σωστά το χρόνο μας, είναι απαραίτητο να έχουμε

μια αρχική εικόνα για το πού τον διαθέτουμε συνήθως.

9. Ο αναπρογραμματισμός δραστηριοτήτων σε κάθε περίπτωση υποδηλώνει αναβλητικότητα.

10. Μια ανάλυση SWOT μας επιτρέπει εκτός των άλλων να εντοπίσουμε τις αδυναμίες μας

σχετικά με τις οργανωτικές ικανότητές μας.


105


Άσκηση 1

1‐ε και στ, 2‐β και γ, 3‐δ, 4‐α, 5‐δ, ε και στ 6‐γ, 7‐στ, 8‐γ, 9‐ε, στ και β, 10‐β και στ.

Άσκηση 2

1‐α και ε, 2‐β και ε, 3‐α, 4‐α, 5‐α, 6‐α, 7‐δ, 8‐δ, 9‐γ, 10‐β.

Άσκηση 3

1 ‐ Λ, 2 ‐ Λ, 3 ‐ Σ, 4 ‐ Σ, 5 ‐ Λ, 6 ‐ Σ, 7 ‐ Σ, 8 ‐ Σ, 9 ‐ Λ, 10 ‐ Σ.



Duffy, Mary Grace Ed. D. (2007). Αποτελεσματικό project management. Αθήνα: εκδόσεις ΚΡΙΤΙΚΗ

Fleming, Ian. (2007). Διαχείριση χρόνου. Αθήνα: StudySmart Publishing

Hoffman, Constantine. (2006). Ας οργανωθούμε στο Ελέγξτε το χρόνο σας. Αθήνα: Κλειδάριθμος






Keenan, Kate. (1998). Επίλυση προβλημάτων. Θεσσαλονίκη : Μάλλιαρης – Παιδεία

Keenan, Kate. (1998). Διαχείριση. Θεσσαλονίκη : Μάλλιαρης – Παιδεία


106

Keenan, Kate. (1998). Κατανόηση συμπεριφοράς. Θεσσαλονίκη : Μάλλιαρης – Παιδεία

Keenan, Kate. (1998). Δραστηριοποίηση. Θεσσαλονίκη : Μάλλιαρης – Παιδεία



Raffoni, Melissa. (2006). στο Ελέγξτε το χρόνο σας.Harvard Business School Press.Αθήνα: Κλειδάριθμος






Covey, Stephen. (2004). The seven habits of highly effective people.2nd edition. Free press.

Covey, Stephen. (2004). First things first in the morning. Simon & Schuster Ltd.

Welch, Jack. (2005). Winning. NY: HarperCollins Publishers, Inc.


http://www.jobbankusa.com/interview_questions_answers/






http://hbr.org/



107

https://www.stephencovey.com/7habits/7habits.php

http://www.coachingforwealth.com.au/articles/time_management/time_management_tips/


108

ΒΙΒΛΙΟΓΡΑΦΙΑ

Brown, Tomas. (2008). Μάθε ν’ αναθέτεις αρμοδιότητες. Αθήνα: εκδόσεις ΚΡΙΤΙΚΗ.

Covey, Stephen. (2004). The seven habits of highly effective people.2nd edition. Free press.

Covey, Stephen. (2004). First things first in the morning. Simon & Schuster Ltd.

Fleming, Ian. (2007). Διαχείριση χρόνου. Αθήνα: StudySmartPublishing.

Keenan, Kate. (1998). Ανάθεση εργασιών. Θεσσαλονίκη : Μάλλιαρης – Παιδεία.

Keenan, Kate. (1998). Κερδίστε χρόνο. Θεσσαλονίκη : Μάλλιαρης – Παιδεία.

Keenan, Kate. (1998). Αυτοκαθοδήγηση. Θεσσαλονίκη : Μάλλιαρης – Παιδεία.

Keenan, Kate. (1998). Ανάθεση εργασιών. Θεσσαλονίκη : Μάλλιαρης – Παιδεία.

Keenan, Kate. (1998). Προγραμματισμός. Θεσσαλονίκη : Μάλλιαρης – Παιδεία.

Keenan, Kate. (1998). Επίλυση προβλημάτων. Θεσσαλονίκη : Μάλλιαρης – Παιδεία.

Keenan, Kate. (1998). Διαχείριση. Θεσσαλονίκη : Μάλλιαρης – Παιδεία.

Keenan, Kate. (1998). Κατανόηση συμπεριφοράς. Θεσσαλονίκη : Μάλλιαρης – Παιδεία.

Keenan, Kate. (1998). Δραστηριοποίηση. Θεσσαλονίκη : Μάλλιαρης – Παιδεία.

Keenan, Kate. (1998). Αυτοκαθοδήγηση. Θεσσαλονίκη : Μάλλιαρης – Παιδεία.

Raffoni, Melissa. (2007). Οργάνωσε σωστά το χρόνο σου. Αθήνα: εκδόσεις ΚΡΙΤΙΚΗ.

Raffoni, Melissa. (2006). στο Ελέγξτε το χρόνο σας. Harvard Business School Press.Αθήνα: Κλειδάριθμος.

Welch, Jack. (2005). Winning. NY: Harper Collins Publishers, Inc.


109

ΒΙΟΓΡΑΦΙΚΟ ΣΗΜΕΙΩΜΑ ΣΥΓΓΡΑΦΕΑ

Η Ιωάννα Θεοδώρου είναι στέλεχος ανθρώπινου δυναμικού σε μεγάλη δημόσια επιχείρηση,

με ειδίκευση σε θέματα εκπαίδευσης και ανάπτυξης ανθρώπινου δυναμικού και εκπαιδεύτρια

ενδο‐επιχειρησιακής κυρίως κατάρτισης. Πραγματοποίησε νομικές σπουδές στο

Καποδιστριακό Πανεπιστήμιο Αθηνών και μεταπτυχιακές σπουδές στην Εκπαίδευση Ενηλίκων

στο Ελληνικό Ανοικτό Πανεπιστήμιο. Με την ιδιότητα της ειδικού σε θέματα εκπαίδευσης έχει

σχεδιάσει και συντονίσει μεγάλο αριθμό εκπαιδευτικών προγραμμάτων και προγραμμάτων

κατάρτισης, συμβατικής, εξ αποστάσεως και e‐learning και έχει συγγράψει αντίστοιχα

εκπαιδευτικό υλικό (σημειώσεις, βιβλία, ηλεκτρονικά βιβλία) για τα προγράμματα αυτά.

ISBN 978-618-5096-02-1

09_ORGANWTIKES_IKANOTHTES

Documents

Transcript of 09_ORGANWTIKES_IKANOTHTES