ΠΡΟΓΡΑΜΜΑ ΔΙΑ ΒΙΟΥ ΜΑΘΗΣΗΣ

Τι είναι Ευρωπαϊκό Πρόγραμμα/Έργο;Διαχείριση ΕΠ

(Lifelong Learning Programme - LLP)2007- 2013

Δρ. Νίκη ΛαμπροπούλουΔιαχειρίστρια Ευρωπαϊκών Προγραμμάτων

ΟΕΠ-ΠΔΕΔΕ

Βασικές Παράμετροι Διαχείρισης ΕΠ

H λέξη ‘Σχέδιο’ για το ‘Project’ δεν εμπεριέχει τον εκτελεστικό χαρακτήρα ενός προγράμματος όπως και την πολυπλοκότητά του. Γι’ αυτό το λόγο χρησιμοποιούμε τον όρο ‘έργο’.Έργο είναι μια συλλογική προσπάθεια που έχει συγκεκριμένους στόχους, συγκεκριμένα προϊόντα, συγκεκριμένο προϋπολογισμό και πρέπει να παραδοθεί σε συγκεκριμένο χρόνο. Ο κύκλος ζωής ενός έργου ξεκινά με την ΙΔΕΑ.

3

Tι είναι Έργο (Project);

ΙΔΕΑ!

Εύρεση εταίρων

Κατασκευή πρότασης

ΕπιλογήΣυμβόλαιο

Συμφωνίες

Πρώτη συνάντηση

Περίοδος συμβολαίουΠερίοδος συμβολαίου

Δραστηριότητες Διαχείρισης ΕΠ

Δραστηριότητες Διαχείρισης Ευρωπαϊκών Προγραμμάτων

Στάδια Διαχείρισης ΕΠ

Πηγή: Survival Kit for European Project Management (2010)

Διαχείριση ΕΠ: Η Πραγματιστική Διάσταση Σχεδιασμός Οργάνωση Συνεχής επίβλεψη καιέλεγχος Διαχείριση ρυθμίσων, συμβολαίων Οικονομική Διαχείριση Αναφορές

Ηγεσία ΕΠ: Η Διαπροσωπική Διάσταση

Όραμα Εποικοδόμηση Ομάδας Εσωτερική – εξωτερική παρώθηση Υποστήριξη & ανατροφοδότηση Αξίες Επικοινωνία Επίλυση συγκρούσεων Κατανόηση της διαδραστικής διαδικασίας και διαδικασίας ανάπτυξης

ΔΙΑΧΕΙΡΙΣΗ & ΗΓΕΣΙΑ ΕΠ

7

ΣΧΕΔΙΑΣΜΟΣ ΕΠ: Περιεχόμενο

Δραστηριότητες Σχεδιασμού Συγκεκριμένα:

Σχεδιασμός περιεχόμενου πρότασης

• Καθορισμός των στόχων του έργου• Καθορισμός των αποτελεσμάτων και των προϊόντων• Καθορισμός δεικτών ποιότητας• Σχεδιασμός της παρακολούθησης και αξιολόγησης στρατηγικές

Σχεδιασμός οργάνωσης ΕΠ

Σχεδιασμός εποικοδόμησης ομάδας & επικοινωνίας εταίρων

Σχεδιασμός μάρκετινγκ

Σχεδιασμός οικονομικής διαχείρισης

8

ΣΧΕΔΙΑΣΜΟΣ ΕΠ: Οργάνωση

Δραστηριότητες Σχεδιασμού Συγκεκριμένα:

Σχεδιασμός περιεχόμενου πρότασης

Σχεδιασμός οργάνωσης ΕΠ

• Δόμηση κύριων δραστηριοτήτων• Καθορισμός ρόλων• Διάθεση και συντονισμός των εργασιών• Χρονικός σχεδιασμός:φάσεις,  χρονοδιάγραμμα• Καθορισμός εσωτερικού επικοινωνιακού συστήματος

Σχεδιασμός εποικοδόμησης ομάδας & επικοινωνίας εταίρων

Σχεδιασμός μάρκετινγκ

Σχεδιασμός οικονομικής διαχείρισης

9

ΣΧΕΔΙΑΣΜΟΣ ΕΠ: Εποικοδόμησης Ομάδων

Δραστηριότητες Σχεδιασμού Συγκεκριμένα:

Σχεδιασμός περιεχόμενου πρότασης

Σχεδιασμός οργάνωσης ΕΠ

Σχεδιασμός εποικοδόμησης ομάδας & επικοινωνίας εταίρων

• Επιλογή μελών και σύνθεση ομάδας • Δημιουργία κουλτούρας κοινών αξιών, προτύπων & κανόνων• Επανατροφοδότηση διαδικασίας δημιουργίας & οικοδόμησης ομάδας• Διαχείριση συγκρούσεων

Σχεδιασμός μάρκετινγκ

Σχεδιασμός οικονομικής διαχείρισης

ΣΧΕΔΙΑΣΜΟΣ ΛΕΙΤΟΥΡΓΙΑΣ ΕΠ

European Commission

Διακρατική Επιτροπή Καθοδήγησης

Συντονιστική Επιτροπή –

Εθνική Ομάδα 1Εθνική

Ομάδα 2

Εθνική Ομάδα 3

Εθνική Ομάδα 4

Εθνική Ομάδα 5

Εθνική Ομάδα 6

ΣΧΕΔΙΑΣΜΟΣ ΕΠΙΚΟΙΝΩΝΙΑΣ

• Συναντήσεις• Διμερείς ή διακρατικές επισκέψεις• Επίσημες παρουσιάσεις• Οι εκθέσεις, τα υπομνήματα και οι σημειώσεις• Μηνύματα φαξ• Ταχυδρόμηση γραμμάτων (snail mail)• Τηλεφωνικές κλήσεις• Απαντήσεις στον τηλεφωνητή•  Ηλεκτρονικό ταχυδρομείο (E-mail)•  Βίντεο διάσκεψη•  Διαδικτυακά συνεργατικά εργαλεία

Πρόσωπο με

πρόσωπο

Από απόσταση

Διαδικτυακά

Διαδικτυακόπεριβάλλον

Έχουν σαφείς και κοινούς στόχους Μοιράζονται την ευθύνη για αυτούς τους στόχους Μετρούν την πρόοδο των στόχων Είναι σχετικά μικρές Υπάρχει η αναγκαία σύνθεση δεξιοτήτων και ρόλων Διαθέτουν τους απαραίτητους πόρους – τεχνικό εξοπλισμό- για το

έργο Έχουν την υποστήριξη από τους ανωτέρους τους Συμφώνησαν σχετικά με τους βασικούς κανόνες για τη

συνεργασία Υπάρχει καθηκοντολόγιο για κάθε μέλος

12

ΟΙ ΑΠΟΤΕΛΕΣΜΑΤΙΚΕΣ ΟΜΑΔΕΣ... I

Έχουν σχεδιάσει και συμφωνήσει για τις πρακτικές και τις διαδικασίες για την εκπόνηση του έργου

Υποστηρίζουν ο ένας τον άλλον εποικοδομητικά και πολύ εξυπηρετικά

Υπάρχει αναγνώριση της επιτυχίας ατομικά και ομαδικά Χειρίζονται τις συγκρούσεις εποικοδομητικά και ανοικτά Δημιουργούν μια συλλογική παραγωγή που επιτυγχάνει τους

στόχους του έργου Χρησιμοποιούν χρόνο για να γνωριστούν μεταξύ τους Χρησιμοποιούν χρόνο για να κατανοήσουν την πολιτιστική τους

πολυμορφία Το εργασιακό τους στυλ αντικατοπτρίζειτο σύνολο των ανωτέρω

παραγόντων

13

ΟΙ ΑΠΟΤΕΛΕΣΜΑΤΙΚΕΣ ΟΜΑΔΕΣ... II

ΧΡΟΝΟΔΙΑΓΡΑΜΜΑ ΕΠΟΙΚΟΔΟΜΗΣΗΣ ΟΜΑΔΑΣ

Στάδια εποικοδόμησης ομάδας (Tucker, 1965)

ΠΡΟΣΩΠΙΚΗ ΑΝΑΠΤΥΞΗ – ΕΞΕΛΙΞΗ ΜΕ ΣΥΜΜΕΤΟΧΗ ΣΕ ΕΥΡΩΠΑΙΚΕΣ ΟΜΑΔΕΣ

ΥΠΟΣΤΗΡΙΞΗ ΟΜΑΔΑΣ ΜΕ/ΧΩΡΙΣ ΤΠΕΜακροπρόθεσμη Συνεργασία

Α,Β,Γ= Συναντήσεις στο ΕΠ

Πρώτη συνάντηση• Εποικοδόμηση ομάδας• Συμφωνία για προγράμματα εργασίας• Κατανομή των καθηκόντων• Συμφωνία για στόχους και προθεσμίες• Ανάπτυξη της στρατηγικής αξιολόγησης• Συμφωνία για τις επιμέρους συμφωνίες• Επιβεβαίωση των συμβατικών ρυθμίσεων μεταξύ

του συντονιστή και των εταίρων

17

ΟΡΓΑΝΩΣΗ ΣΥΝΑΝΤΗΣΕΩΝ Ι/ΙV

Ενδιάμεσες συναντήσεις• Μηχανισμοί παρακολούθησης του έργου• Επανεξέταση προόδου όσον αφορά στόχους• Παρακολούθηση του προϋπολογισμού και των

δημοσιονομικών διαδικασιών• Επανεξέταση και αναθεώρηση του έργου• Εφαρμογή της στρατηγικής αξιολόγησης• Ενοποίηση σχεδίων εποικοδόμησης εθνικών

ομάδων

18

ΟΡΓΑΝΩΣΗ ΣΥΝΑΝΤΗΣΕΩΝ ΙI/ΙV

Τελευταία Συνάντηση• Τελική αξιολόγηση & αναθεώρηση

των προγραμμάτων εργασίας• Τελική αξιολόγηση• Αναγνώριση της δέσμευσης και των εισφορών στο

έργο• Εορτασμός της επίτευξης• Συζήτηση της στρατηγικής διακοπής / follow-up• Ανακεφαλαίωση των εισφορών σε τελική έκθεση• Αναφορά Μαθημάτων χρήσιμα για το επόμενο ΕΠ

(Lessons Learned & Post Mortem Report)

19

ΟΡΓΑΝΩΣΗ ΣΥΝΑΝΤΗΣΕΩΝ ΙΙI/ΙV

Προπαρασκευαστικά• Ημερήσια διάταξη (Ατζέντα)• Στοιχεία επικοινωνίας για όλους τους εταίρους• Χάρτες• Οδηγίες σχετικά με πρακτικές ρυθμίσεις, συμβόλαια κλπ

Κατά τις συναντήσεις• Οπτικά βοηθήματα: flip chart, overhead projector• Λεξικά• Πρόσβαση σε φωτοτυπικό μηχάνημα• Πρόσβαση σε υπολογιστή και εκτυπωτή• Περίληψη των συζητήσεων κάθε ημέρας• Καταλόγων ελέγχου / σχέδια δράσης• Μεταλλικό νερό

Μετά τις συναντήσεις• Σημειώσεις από τη συνεδρίαση• Συμφωνηθέν σχέδιο δράσης

20

ΟΡΓΑΝΩΣΗ ΣΥΝΑΝΤΗΣΕΩΝ ΙV/IV

21

ΣΧΕΔΙΑΣΜΟΣ ΕΠ: Μάρκετινγκ

Δραστηριότητες Σχεδιασμού Συγκεκριμένα:

Σχεδιασμός περιεχόμενου πρότασης

Σχεδιασμός οργάνωσης ΕΠ

Σχεδιασμός εποικοδόμησης ομάδας & επικοινωνίας εταίρων

Σχεδιασμός μάρκετινγκ

• Ανάλυση του περιβάλλοντος του έργου• Σχεδιασμός στρατηγικών μάρκετινγκ• Δραστηριότητες εκμετάλλευσης αποτελεσμάτων• Δραστηριότητες διάδοσης - διάχυσης αποτελεσμάτων•  Δραστηριότητες αντίκτυπου – αει φόρου ανάπτυξης (μικρο-, μεσο-, μακρο- πρόθεσμοι στόχοι)

Σχεδιασμός οικονομικής διαχείρισης

22

ΣΧΕΔΙΑΣΜΟΣ ΕΠ: Μάρκετινγκ

Δραστηριότητες Σχεδιασμού Συγκεκριμένα:

Σχεδιασμός περιεχόμενου πρότασης

Σχεδιασμός οργάνωσης ΕΠ

Σχεδιασμός εποικοδόμησης ομάδας & επικοινωνίας εταίρων

Σχεδιασμός μάρκετινγκ

Σχεδιασμός οικονομικής διαχείρισης

• Ανάπτυξη διάρθρωσης οργανισμού απορρόφησης πόρων (αν δεν υπάρχει)• Σχεδιασμός κόστου και πόρων• Σχεδιασμός συμβατικών ρυθμίσεων (υλικοτεχνική υποδομή, συμβόλαια κλπ)• Καθορισμός διαδικασιών & συστημάτων υποβολής εκθέσεων

Χρήσιμα Διαγράμματα

SWOT ANALYSISStrengths – Weaknesses- Opportunities - Threats

Εσωτερικοί Εσωτερικοί

Εξωτερικοί Εξωτερικοί

Πακέτα Εργασίας (Work Packages – WP)

Χρονοδιάγραμμα (Gantt Chart)

Ομάδα Ευρωπαϊκών Προγραμμάτων Περιφερειακή Διεύθυνση Α/θμιας & Β/θμιας Εκπαίδευσης

Δυτικής Ελλάδας

Διεύθυνση:Ακτή Δυμαίων 25Α, 26222, ΠάτραΤηλέφωνο:  +30 2610 362407 Ιστοσελίδα:  http://blogs.sch.gr/eu-pdede/Εμαιλ:  eu.pdede at gmail.com

Πηγές • Survival Kits for European Project Management (versions 2001 - 2010) 

http://www.sokrates.at/survivalkit - http://www.european–project-management.eu• PRINCE2 Project Management http://www.apmgroup.co.uk/PRINCE2/PRINCE2Home.asp • Project Smart: http://www.projectsmart.co.uk/ 

Επικοινωνία OΕΠ-ΠΔΕΔΕ