Halaman 1 of 4

TUGAS III

BUSINESS PROCESS IMPROVEMENT APPROACH Nurochman

NIM 23511070

Magister Chief Information Officer (CIO)-STEI Institut Teknologi Bandung, Indonesia

Abstrak

Six-σ (6-sigma) merupakan sebuah metodologi terstruktur untuk memperbaiki proses

bisnis, yang difokuskan pada usaha mengurangi variasi proses (process variances) sekaligus

mengurangi cacat (produk/jasa yang diluar spesifikasi) dengan menggunakan statistik dan

problem solving tools secara intensif. Penulisan essay ini dimaksudkan untuk

mengidentifikasi dan memilih pendekatan Business Process Improvement (BPI) yang akan

diterapkan dalam merancang, mengevaluasi, serta meningkatkan business process di Badan

Pemeriksa Keuangan Republik Indonesia (BPK-RI) Perwakilan Provinsi Daerah Istimewa

Yogyakarta (DIY). Penerapan Six-σ diharapkan dapat mengurangi kegagalan dalam

pencapaian sasaran mutu yang diinginkan pada pelaksanaan tugas pokok dan fungsi BPK RI

sebagai lembaga yang bertugas untuk memeriksa keuangan negara.

Keyword: Six-σ, BPI, BPK RI Perwakilan Provinsi DIY

Pendahuluan

Business process merupakan nyawa/roh dari suatu organisasi. Proses bisnislah yang

mampu menggerakkan roda suatu organisasi, sehingga kinerja suatu organisasi akan sangat

bergantung pada efektivitas dan efisiensi proses bisnisnya. Peranan business process yang

sangat signifikan tersebut mendorong munculnya berbagai macam pendekatan untuk

meningkatkan performa proses bisnis, atau yang biasa dikenal dengan Business Process

Improvement (BPI). Setidaknya terdapat 14 pendekatan BPI yang dijelaskan dalam jurnal

tersebut diantaranya Six-σ, Business Process Re-engineering (BPR), WABPI, MIPI, BPI,

Framework for the improvement of knowledge-intensive business processes, A SUPER

methodology for BPI, An integrated business improvement methodology, SAM framework for

BPI, BPI methodology with focus on learning organization concepts.

Six-σ dipilih untuk menjadi pendekatan untuk meningkatkan proses bisnis di BPK RI

Perwakilan Provinsi DIY yang akan menjadi topik pembahasan di akhir semester ini. Latar

belakang pemilihan pendekatan ini adalah terkait dengan pemenuhannya terhadap lima

mandatory elements of a method lebih lengkap dibanding 13 pendekatan lainnya. Pendekatan

Six-σ memenuhi empat dari lima elemen, yaitu: activities/procedure model, technique, role,

serta results.

Halaman 2 of 4

Pembahasan Six-σ

Kualitas merupakan sebuah keniscayaan bagi suatu produk organisasi. Kualitas tidak

lagi diartikan sebagai sebuah pengertian tradisional dimana sebagai suatu pemenuhan

(reconformance) terhadap suatu persyaratan, melainkan dikaitkan sebagai suatu produk/hasil

yang dapat memuaskan konsumen [1]. Ketika proses bisnis berlangsung, berbagai tahapan

proses yang dilalui seperti inisiasi (inisiating), perencanaan (planning),

pengerjaan/pelaksanaan (executing), pengontrolan (controlling), dan penutupan (closing)

tidak luput dari sebuah penjagaan kualitas (management quality) agar dapat menghasilkan

output yang optimal.

Tahapan dalam pemeliharaan sebuah kualitas agar tetap berada pada sebuah standar

baku yang telah ditetapkan, menjadi sebuah penekanan terpenting dalam kelangsungan

sebuah proses bisnis. Tahapan tersebut diantaranya: pada tahap perencanaan diperlukan

sebuah prosedur perencanaan kualitas (quality planning), tahap pelaksanaan diperlukan

sebuah jaminan kualitas (quality assurance), tahap evaluasi diperlukan sebuah pengontrolan

terhadap kualitas (quality control) dan tahap penjagaan serta pengembangan mutu (quality

improvement). [2]

Salah satu pendekatan penjagaan kualitas yang dikembangkan adalah Six-σ (6-sigma).

Beberapa definisi Six-σ adalah sebagai berikut:

Sebuah pendekatan perbaikan kualitas berbasis statistik yang memerlukan disiplin tinggi

dan dilakukan secara komprehensif yang mengeleminasi sumber masalah utama dengan

pendekatan DMAIC (Define-Measure-Analyze-Improve-Control).

Sebuah metodologi terstruktur untuk memperbaiki proses yang difokuskan pada usaha

mengurangi variasi proses (process variances) sekaligus mengurangi cacat (produk/jasa

yang tidak memenuhi spesifikasi) dengan menggunakan statistik dan problem solving

tools secara intensif.

Pendekatan ini lebih dikenal sebagai sebuah metodologi peningkatan kualitas dan strategi

bisnis yang tidak menghasilkan cacat (defect) melebihi 3,4 per 1 juta kesempatan [3].

Menurut Peter Pande,dkk, dalam bukunya The Six Sigma Way: Team Fieldbook, ada

enam komponen utama konsep Six Sigma sebagai strategi bisnis [4] :

1. Benar-benar mengutamakan pelanggan (Customer Oriented)

Pelanggan bukan hanya berarti pembeli, tapi bisa juga berarti rekan kerja kita, team yang

menerima hasil kerja kita, pemerintah, masyarakat umum pengguna jasa, dll. Bagi BPK RI

Perwakilan Provinsi DIY pelanggan merupakan stakeholder/pemilik kepentingan terhadap

produk BPK RI yang berupa Laporan Hasil Pemeriksaan (LHP). Pemilik kepentingan

tersebut adalah lembaga perwakilan (DPR/DPRD), aparat penegak hukum, entitas yang

diperiksa, masyarakat, serta pihak internal.

2. Manajemen yang berdasarkan data dan fakta Manajemen ini harus didasarkan pada data yang akurat dan relevan bukan berdasarkan

opini atau pendapat tanpa dasar. LHP BPK RI dibuat berdasarkan pada fakta dan data

yang ditemukan di lapangan saat dilakukan pemeriksaan lapangan (fieldwork) dan telah

dikonfirmasikan kepada pihak terkait yang kompeten secara jelas dan cukup.

3. Fokus pada proses, manajemen dan perbaikan

Six Sigma sangat tergantung kemampuan kita mengerti proses yang dipadu dengan

manajemen yang bagus untuk melakukan perbaikan.

4. Manajemen yang proaktif Peran pemimpin dan manajer sangat penting dalam mengarahkan keberhasilan dalam

melakukan perubahan.

Halaman 3 of 4

5. Kolaborasi tanpa batas Seluruh elemen dalam organisasi harus memahami dan menanamkan prinsip kerjasama

baik antar individu ataupun di antara unit/fungsi yang berbeda-beda.

6. Selalu mengejar kesempurnaan

Mempunyai motivasi yang tinggi untuk selalu berbenah dan mencapai hasil yang

maksimal.

Struktur Six-σ terdiri dari lima tahapan yang disingkat DMAIC: Define, Analyze,

Improve,Control. Selain itu, kesuksesan implementasi Six-σ ditentukan oleh kehadiran

seorang (atau lebih) fasilitator yang memahami manajemen dan penggunaan statistik yang

disebut dengan Black Belt. Namun yang terpenting di atas semua itu adalah team pelaksana,

yang sebaiknya terdiri dari anggota yang berasal dari berbagai tim/departemen yang saling

terkait (cross-functional team). Adapun rincian dari struktur DMAIC tersebut adalah sebagai

berikut:

1. Define Pada tahap ini team pelaksana mengidentifikasikan permasalahan, mendefiniskan

spesifikasi pelanggan, dan menentukan tujuan (pengurangan cacat/biaya dan target waktu).

2. Measure

Tahap untuk memvalidasi permasalahan, mengukur/menganalisis permasalahan dari data

yang ada.

3. Analyze Menentukan faktor-faktor yang paling mempengaruhi proses; artinya mencari satu atau

dua faktor yang kalau itu diperbaiki akan memperbaiki proses kita secara dramatis.

4. Improve

Di tahap ini kita mendiskusikan ide-ide untuk memperbaiki sistem kita berdasarkan hasil

analisa terdahulu, melakukan percobaan untuk melihat hasilnya, jika bagus lalu dibuatkan

prosedur bakunya (standard operating procedure-SOP).

5. Control

Di tahap ini kita harus membuat rencana dan desain pengukuran agar hasil yang sudah

bagus dari perbaikan team kita bisa berkesinambungan. Dalam tahap ini kita membuat

semacam metrics untuk selalu dimonitor dan dikoreksi bila sudah mulai menurun ataupun

untuk melakukan perbaikan lagi.

Halaman 4 of 4

Referensi

[1] B. Bregman, B. Klefsjo, The TQM Magazine, 17/1 (2005) 19-34.

[2] F.M. Gryna, Quality Planning and Analysis, McGraw-Hill, New York, 1991, p.634.

[3] P. Gupta, The Six Sigma Performance Hand Book, McGraw Hill, New York, 2005, p.135

[4] Pande, Peter S., Neuman Robert P, dan Roland R. Cavanagh. The Six Sigma Way: Team

Fieldbook, An Implementation Guide for Process Improvement Teams. McGraw-

Hill, 2002.

[5] Latief Yusuf dan Retyaning Puji Utami, Penerapan Pendekatan Six Sigma Dalam

Penjagaan Kualitas Pada Proyek Konstruksi. Makara, Teknologi, Vol. 13, No. 2,

November 2009: 67-72

[6] Manggala D, Mengenal Six Sigma Secara Sederhana. 2005