949_book_3

1

ΕΘΝΙΚΟ ΚΑΙ ΚΑΠΟΔΙΣΤΡΙΑΚΟ ΠΑΝΕΠΙΣΤΗΜΙΟ ΑΘΗΝΩΝ

Προγράμματα Συμπληρωματικής Εκπαίδευσης

Με τη χρήση καινοτόμων μεθόδων εξ αποστάσεως εκπαίδευσης

ΠΡΟΓΡΑΜΜΑ:

ΒΑΣΙΚΕΣ ΔΕΞΙΟΤΗΤΕΣ ΠΛΗΡΟΦΟΡΙΚΗΣ ΓΙΑ WINDOWS 7 & OFFICE

2010

949 - ΥΠΟΛΟΓΙΣΤΙΚΑ ΦΥΛΛΑ - MICROSOFT EXCEL 2010

2

© Copyright 2012, Εθνικό και Καποδιστριακό Πανεπιστήμιο Αθηνών, Π. Ε. Πετράκης.

Η έντυπη, ηλεκτρονική και γενικά κατά οποιοδήποτε τρόπο αναπαραγωγή, δημοσίευση

ή χρησιμοποίηση όλου ή μέρους του υλικού έργου αυτού, απαγορεύεται χωρίς την

έγγραφη έγκριση του κατόχου των πνευματικών δικαιωμάτων του έργου.

3

Το παρόν έντυπο αποτελεί τμήμα του εκπαιδευτικού υλικού του μαθήματος

“Υπολογιστικά Φύλλα - Microsoft Excel 2010” που υπάγεται στο Πρόγραμμα

Συμπληρωματικής εξ Αποστάσεως Εκπαίδευσης με τίτλο “Βασικές Δεξιοτήτες

Πληροφορικής για Windows 7 & Office 2010”. Αποτελεί απαραίτητο συμπλήρωμα του

ηλεκτρονικού υλικού που βρίσκεται στην πλατφόρμα και αναπόσπαστο κομμάτι της

εκπαιδευτικής διαδικασίας.

Η πρώτη διδακτική ενότητα αποσκοπεί στη γνωριμία με το περιβάλλον του Excel, στην

παρουσίαση των βασικών λειτουργιών του και της διαχείρισης βιβλίων εργασίας, και

στην παρουσίαση της επεξεργασίας δεδομένων.

Η δεύτερη διδακτική ενότητα αποσκοπεί στην κατανόηση της εργασίας με βιβλία

εργασίας και φύλλα δεδομένων, στη γνωριμία με τη μορφοποίηση και τις αναφορές

κελιών, καθώς και σε μια γρήγορη ανάλυση για χρήση τύπων και εκτέλεση

μαθηματικών πράξεων.

Η τρίτη διδακτική ενότητα αποσκοπεί στην παρουσίαση πιο προχωρημένων

δυνατοτήτων του Excel, όπως η χρήση και η επεξεργασία συναρτήσεων και

γραφημάτων και οι δυνατότητες φιλτραρίσματος και ταξινόμησης των δεδομένων.

Τη συγγραφή του συγκεκριμένου εκπαιδευτικού υλικού πραγματοποίησε η συγγραφική

ομάδα ΚΕΚ του Εθνικού και Καποδιστριακού Πανεπιστημίου Αθηνών.

4

Π Ε Ρ Ι Ε Χ Ο Μ Ε Ν Α

ΔΙΔΑΚΤΙΚΗ ΕΝΟΤΗΤΑ 1. ΕΙΣΑΓΩΓΗ ΣΤΟ EXCEL ΚΑΙ ΒΑΣΙΚΕΣ ΛΕΙΤΟΥΡΓΙΕΣ ............................. 5 ΕΙΣΑΓΩΓΙΚΕΣ ΠΑΡΑΤΗΡΗΣΕΙΣ ................................................................................................. 7 ΥΠΟΕΝΟΤΗΤΑ 1. ΕΙΣΑΓΩΓΗ ΣΤΟ EXCEL 2010 ..................................................................... 8 ΥΠΟΕΝΟΤΗΤΑ 2. ΒΑΣΙΚΕΣ ΛΕΙΤΟΥΡΓΙΕΣ ΤΟΥ EXCEL 2010 ................................................ 20 ΥΠΟΕΝΟΤΗΤΑ 3. ΔΙΑΧΕΙΡΙΣΗ ΒΙΒΛΙΩΝ ΕΡΓΑΣΙΑΣ ............................................................. 24 ΥΠΟΕΝΟΤΗΤΑ 4. ΕΙΣΑΓΩΓΗ ΚΑΙ ΕΠΕΞΕΡΓΑΣΙΑ ΔΕΔΟΜΕΝΩΝ......................................... 29 ΣΥΝΟΨΗ .............................................................................................................................. 32

ΔΙΔΑΚΤΙΚΗ ΕΝΟΤΗΤΑ 2. ΕΡΓΑΣΙΑ ΜΕ ΒΙΒΛΙΑ Η ΦΥΛΛΑ ΕΡΓΑΣΙΑΣ ΚΑΙ ΧΡΗΣΗ ΣΥΝΑΡΤΗΣΕΩΝ ......................................................................................................................... 33 ΕΙΣΑΓΩΓΙΚΕΣ ΠΑΡΑΤΗΡΗΣΕΙΣ ............................................................................................... 35 ΥΠΟΕΝΟΤΗΤΑ 1. ΠΕΡΙΣΣΟΤΕΡΕΣ ΔΥΝΑΤΟΤΗΤΕΣ ΕΙΣΑΓΩΓΗΣ ΚΑΙ ΕΠΕΞΕΡΓΑΣΙΑΣ ΔΕΔΟΜΕΝΩΝ.................................................................................................................... 36 ΥΠΟΕΝΟΤΗΤΑ 2. ΕΡΓΑΣΙΑ ΜΕ ΒΙΒΛΙΑ ΚΑΙ ΦΥΛΛΑ ΕΡΓΑΣΙΑΣ .......................................... 39 ΥΠΟΕΝΟΤΗΤΑ 3. ΜΟΡΦΟΠΟΙΗΣΗ ΚΕΛΙΩΝ ..................................................................... 44 ΥΠΟΕΝΟΤΗΤΑ 4. ΑΝΑΦΟΡΕΣ ΚΕΛΙΩΝ ............................................................................. 51 ΥΠΟΕΝΟΤΗΤΑ 5. ΤΥΠΟΙ ..................................................................................................... 53 ΣΥΝΟΨΗ .............................................................................................................................. 58

ΔΙΔΑΚΤΙΚΗ ΕΝΟΤΗΤΑ 3. ΠΡΟΧΩΡΗΜΕΝΕΣ ΔΥΝΑΤΟΤΗΤΕΣ ΤΟΥ EXCEL ................................ 59 ΕΙΣΑΓΩΓΙΚΕΣ ΠΑΡΑΤΗΡΗΣΕΙΣ ............................................................................................... 61 ΥΠΟΕΝΟΤΗΤΑ 1. ΣΥΝΑΡΤΗΣΕΙΣ ......................................................................................... 62 ΥΠΟΕΝΟΤΗΤΑ 2. ΓΡΑΦΗΜΑΤΑ ......................................................................................... 66 ΥΠΟΕΝΟΤΗΤΑ 3. ΠΡΟΒΟΛΕΣ ΚΑΙ ΕΚΤΥΠΩΣΕΙΣ ................................................................. 71 ΥΠΟΕΝΟΤΗΤΑ 4. ΔΙΑΤΑΞΗ ΣΕΛΙΔΑΣ ................................................................................. 74 ΥΠΟΕΝΟΤΗΤΑ 5. ΚΕΦΑΛΙΔΕΣ ΚΑΙ ΥΠΟΣΕΛΙΔΑ ................................................................ 76 ΥΠΟΕΝΟΤΗΤΑ 6. ΤΡΟΠΟΠΟΙΗΣΗ ΑΛΛΑΓΩΝ ΣΕΛΙΔΑΣ.................................................... 77 ΥΠΟΕΝΟΤΗΤΑ 7. ΣΤΑΘΕΡΟΠΟΙΗΣΗ ΚΑΙ ΔΙΑΙΡΕΣΗ ΤΜΗΜΑΤΩΝ ΠΑΡΑΘΥΡΟΥ .............. 78 ΥΠΟΕΝΟΤΗΤΑ 8. ΛΙΣΤΕΣ .................................................................................................... 81 ΣΥΝΟΨΗ .............................................................................................................................. 83 949 - ΒΙΒΛΙΟΓΡΑΦΙΑ .......................................................................................................... 83

5





ΔΙΔΑΚΤΙΚΗ ΕΝΟΤΗΤΑ 1. ΕΙΣΑΓΩΓΗ ΣΤΟ EXCEL ΚΑΙ ΒΑΣΙΚΕΣ

ΛΕΙΤΟΥΡΓΙΕΣ

7

Εισαγωγικές Παρατηρήσεις Η συγκεκριμένη διδακτική ενότητα αποτελείται από τέσσερις υποενότητες.

Στην πρώτη υποενότητα, θα κάνουμε μια εισαγωγή και θα γνωρίσουμε το περιβάλλον

εργασίας του Excel 2010.

Στη δεύτερη υποενότητα, θα δούμε τις βασικές λειτουργίες του Excel 2010 ώστε να

ξεκινήσουμε να εργαζόμαστε με αυτό.

Στην τρίτη υποενότητα, θα εξετάσουμε πώς μπορούμε να διαχειριζόμαστε βιβλία

εργασίας.

Στην τελευταία υποενότητα, θα μας απασχολήσει η εισαγωγή και η επεξεργασία

δεδομένων.

8

ΥΠΟΕΝΟΤΗΤΑ 1. ΕΙΣΑΓΩΓΗ ΣΤΟ EXCEL 2010

Μια από τις εφαρμογές του πακέτου εφαρμογών του Microsoft Office είναι αυτή του

«Excel». Πρόκειται για το πρόγραμμα επεξεργασίας λογιστικών φύλλων, που μπορεί να

κάνει πολλούς και πολύπλοκους μαθηματικούς υπολογισμούς, να δημιουργήσει και να

επεξεργαστεί μια βάση δεδομένων, να κάνει γραφήματα, να επεξεργαστεί κείμενο κ.ά.

Δημιουργώντας το Excel 2010, η Microsoft εκτός από την βελτίωση της κορδέλας και

της δυνατότητας προσθήκης των δικών μας καρτελών ή ομάδων στην «Κορδέλα»,

πρόσθεσε ή βελτίωσε ορισμένα σημαντικά χαρακτηριστικά, μερικά από τα οποία είναι η

ταυτόχρονη συνεργασία πολλών ατόμων σε ένα έγγραφο, η προσθήκη της

«Προστατευμένης προβολής», ώστε να μπορούμε να αποφασίσουμε τεκμηριωμένα για

την επικινδυνότητα ενός εγγράφου, η δυνατότητα αξιόπιστων εγγράφων που

σχεδιάστηκε για έγγραφα που περιέχουν ενεργό περιεχόμενο, όπως μακροεντολές, η

δυνατότητα πρόσβασης και εργασίας με τα αρχεία μας από όπου και εάν βρισκόμαστε

μέσω της εφαρμογής «Microsoft Excel Web App», γρήγορες και αποτελεσματικές

συγκρίσεις από τα δεδομένα μας με νέες δυνατότητες, όπως τα γραφήματα «sparkline»

(μικροσκοπικά γραφήματα που χωρούν σε ένα κελί), η πιο εύκολη και γρήγορη χρήση

«Συγκεντρωτικών Πινάκων» και οι αναλυτές, που μας επιτρέπουν το γρήγορο

φιλτράρισμα των δεδομένων ενός Συγκεντρωτικού Πίνακα, η βελτιωμένη μορφοποίηση

υπό όρους, η βελτιωμένη ακρίβεια συναρτήσεων, οι βελτιωμένες δυνατότητες

φιλτραρίσματος, οι βελτιώσεις για την εκμετάλλευση των πολλαπλών πυρήνων του

επεξεργαστή, ταχύτερος υπολογισμός, βελτιωμένα γραφήματα, υποστήριξη για

μαθηματικές εξισώσεις, βελτιωμένα εργαλεία επεξεργασίας εικόνας ώστε να μην

απαιτείται πρόσθετο λογισμικό, βελτιωμένα εργαλεία γλώσσας, δυνατότητα ανάκτησης

της εργασίας μας, εφόσον κλείσαμε κατά λάθος ένα έγγραφο, χωρίς να το

αποθηκεύσουμε, η νέα προβολή «Microsoft Office Backstage», που διευκολύνει

σημαντικά την πρόσβαση στις δυνατότητες του Excel και εμφανίζεται όταν κάνουμε κλικ

στην καρτέλα «Αρχείο».

1.1 Εκκίνηση του Excel 2010

Σε κάποιους υπολογιστές το Excel 2010 μπορεί να έχει εγκατασταθεί με μία συντόμευση

στην Επιφάνεια εργασίας. Εάν δεν υπάρχει συντόμευση, το ανοίγουμε ως εξής:

1. Κάνουμε κλικ στο κουμπί «Έναρξη» στην κάτω αριστερά γωνία της οθόνης.

9

2. Εάν το «Microsoft Excel 2010» εμφανιστεί σε αυτό το μενού, μπορούμε να το

επιλέξουμε αμέσως.

3. Εάν δεν υπάρχει στο μενού, πατάμε «Όλα τα προγράμματα». Το μενού

αναπτύσσεται για να μας δείξει μια λίστα προγραμμάτων και ομάδων

προγραμμάτων που απεικονίζονται με εικονίδια μικρών φακέλων.

4. Πατάμε στο φάκελο με την ονομασία «Microsoft Office» για να δούμε τη λίστα

προγραμμάτων.

5. Η λίστα των εφαρμογών της Microsoft η οποία θα εμφανιστεί, εξαρτάται από τα

προγράμματα που έχουμε εγκαταστήσει στον υπολογιστή μας.

6. Κάνουμε κλικ στο εικονίδιο «Microsoft Excel 2010».

Κάθε φορά που εκκινούμε το πρόγραμμα Excel και δημιουργούμε ένα νέο αρχείο της

εφαρμογής, δημιουργούμε ένα βιβλίο εργασίας. Το βιβλίο εργασίας περιέχει φύλλα

εργασίας (λογιστικά φύλλα). Κάθε αρχείο του Excel είναι ένα βιβλίο εργασίας. Τα βιβλία

εργασίας έχουν ως επέκταση «.xlsx» (διατηρώντας τη συμβατότητα με την έκδοση 2007

και σε αντίθεση με την έκδοση 2003 ή παλαιότερες εκδόσεις, που είχαν επέκταση «.xls»).

Βέβαια, μέσα από την εν λόγω εφαρμογή μπορούμε να δημιουργήσουμε αρχεία

διαφορετικών τύπων (π.χ. ιστοσελίδων), στην περίπτωση αυτή όμως θα

δημιουργούνται και αρχεία με την κατάλληλη κάθε φορά επέκταση (για τις ιστοσελίδες

είναι .htm).

Τα φύλλα εργασίας, τα οποία αποτελούνται από κελιά («κουτιά» χωρισμένα από

γραμμές και στήλες), είναι αυτά που περιέχουν όλα τα δεδομένα (κείμενο, αριθμούς,

ημερομηνίες, ώρες, αλλά και τύπους και συναρτήσεις), αλλά είναι και αυτά, πάνω στα

οποία εφαρμόζονται οι διάφορες συναρτήσεις και βλέπουμε τα αποτελέσματα αυτών.

1.2 Η οθόνη του Excel 2010

Μόλις εκκινήσουμε το Excel, ανοίγει η ακόλουθη οθόνη, με όλα τα στοιχεία που

απεικονίζονται εδώ:

10

Εάν έχουμε χρησιμοποιήσει την προηγούμενη έκδοση του Excel, παρατηρούμε ότι η

καρτέλα «Αρχείο», έχει αντικαταστήσει το «Κουμπί Office».

Δεξιά από τη «Γραμμή Εργαλείων Γρήγορης Πρόσβασης», βλέπουμε τη «Γραμμή

Τίτλου», , η οποία μας ενημερώνει για το τρέχων ή ενεργό μας

βιβλίο εργασίας (δηλαδή το επιλεγμένο, π.χ. «Βιβλίο1»).

Επίσης στα δεξιά της «Γραμμής Τίτλου», βλέπουμε τα «Βασικά Κουμπιά», η λειτουργία

των οποίων είναι:

Ελαχιστοποίηση : Ελαχιστοποιεί την εφαρμογή, στη γραμμή εργασιών των

Windows.

Μεγιστοποίηση / Επαναφορά κάτω / : Μεγιστοποιεί το παράθυρο της

εφαρμογής ώστε να καλύπτει ολόκληρη την οθόνη ή αν είναι ήδη μεγιστοποιημένο,

το επαναφέρει στο αρχικό του μέγεθος.

Κλείσιμο : Κλείνει την εφαρμογή του Excel.

1.3 Η καρτέλα «Αρχείο»

Η καρτέλα «Αρχείο» , που έχει αντικαταστήσει το «Κουμπί Office» είναι η

έγχρωμη καρτέλα, συνήθως πράσινη και βρίσκεται στην επάνω αριστερή γωνία Excel

2010.

11

Μας δίνει πρόσβαση στο κύριο μενού του Excel. Από εδώ μπορούμε να

χρησιμοποιήσουμε βασικές λειτουργίες όπως να δημιουργήσουμε, να ανοίξουμε, να

κλείσουμε και να εκτυπώσουμε αρχεία.

Όταν κάνουμε κλικ στην καρτέλα «Αρχείο» ανοίγει το ακόλουθο μενού.

Οι περισσότερες εντολές μας οδηγούν σε κάποιο παράθυρο διαλόγου. Αν, για

παράδειγμα, επιλέξουμε «Άνοιγμα», εμφανίζεται ένα παράθυρο διαλόγου που μας ζητά

να διαλέξουμε ποιο αρχείο θα ανοίξουμε.

Μπορούμε επίσης να δούμε τις συντομεύσεις του πληκτρολογίου, με τη χρήση του

πλήκτρου «Alt», πατώντας το μία φορά είτε στην κεντρική σελίδα του Excel (όπου

εμφανίζονται οι συντομεύσεις για τις καρτέλες και τα βασικά εργαλεία) είτε ενώ έχουμε

εμφανίσει το μενού της καρτέλας «Αρχείο» (όπου εμφανίζονται οι συντομεύσεις για τις

εντολές του μενού).

Επιπλέον μπορούμε να εμφανίσουμε το μενού της καρτέλας «Αρχείο», πατώντας τον

συνδυασμό πλήκτρων «Alt» + «A».

12

1.4 Η Κορδέλα

Κοντά στο πάνω μέρος της οθόνης, βρίσκεται η Κορδέλα που παρέχει πρόσβαση σε

μια ευρεία σειρά χρήσιμων στοιχείων ελέγχου. Αυτά είναι οργανωμένα σε καρτέλες, μία

μόνο από τις οποίες είναι ενεργή κάθε φορά. Στο παρακάτω παράδειγμα, η καρτέλα

«Εισαγωγή» προβάλλει μερικές βασικές λειτουργίες εισαγωγής αντικειμένων.

Βλέπουμε επίσης ότι χωρίζεται σε οκτώ ενότητες (ή ομάδες).

13

Κάνοντας διπλό κλικ στον τίτλο της ενεργής καρτέλας, θα αποκρύψουμε την Κορδέλα

προσωρινά. Αυτή είναι μια χρήσιμη λειτουργία όταν θέλουμε να μεγιστοποιήσουμε το

μέγεθος του χώρου της οθόνης, προκειμένου να προβάλλουμε και να επεξεργαστούμε

το έγγραφό μας.

Με ένα κλικ σε οποιοδήποτε τίτλο καρτέλας, εμφανίζουμε την Κορδέλα προσωρινά ενώ

με διπλό κλικ, επαναφέρουμε την Κορδέλα στο κανονικό της μέγεθος.

1.5 Η Γραμμή Εργαλείων Γρήγορης Πρόσβασης

Η «Γραμμή Εργαλείων Γρήγορης Πρόσβασης» είναι η μικρή συλλογή εργαλείων στην

κορυφή της οθόνης.

Για να προσαρμόσουμε τη «Γραμμή Εργαλείων Γρήγορης Πρόσβασης», κάνουμε κλικ

στο εικονίδιο «Προσαρμογή Γραμμής Εργαλείων Γρήγορης Πρόσβασης» και επιλέγουμε

μια εντολή ή «Περισσότερες Εντολές…», για να εμφανίσουμε ολόκληρη τη λίστα.

Στο παράθυρο που προβάλλεται, επιλέγουμε «Επιλογή εντολών από» για να

εμφανίσουμε μια λίστα εντολών του Excel.

14

Μπορούμε να εμφανίσουμε αυτό το παράθυρο διαλόγου, κάνοντας κλικ στην καρτέλα

«Αρχείο», πατώντας «Επιλογές» και επιλέγοντας στη συνέχεια «Γραμμή εργαλείων

γρήγορης πρόσβασης».

Εάν θέλουμε οι προσαρμογές μας να είναι καθολικές, θα πρέπει να είναι επιλεγμένη η

εντολή «Για όλα τα έγγραφα» (1) κάτω από την εντολή «Προσαρμογή Γραμμής

Εργαλείων Γρήγορης Πρόσβασης».

Εάν επιλέξουμε μια εντολή στη δεξιά λίστα, μπορούμε μετά να χρησιμοποιήσουμε τα

πλήκτρα μετακίνησης προς τα επάνω και προς τα κάτω (2) για να αλλάξουμε τη σειρά

με την οποία προβάλλονται τα εικονίδια στη «Γραμμή Εργαλείων Γρήγορης

Πρόσβασης».

Προσθέτουμε εικονίδια κάνοντας διπλό κλικ στην αριστερή λίστα ή πατώντας το

εικονίδιο μία φορά και επιλέγοντας μετά το κουμπί «Προσθήκη>>» (3).

15

Αφαιρούμε εικονίδια κάνοντας διπλό κλικ στη δεξιά λίστα ή πατώντας το εικονίδιο μία

φορά και επιλέγοντας μετά το κουμπί «Κατάργηση» (3).

Όταν ολοκληρώσουμε τις ενέργειες, πατάμε «ΟΚ» για να εφαρμοστούν οι αλλαγές μας

ή «Άκυρο» για να μην καταχωρηθούν.

1.6 Καρτέλες Εντολών

Η καρτέλα «Κεντρική» περιέχει όλες τις απαιτούμενες εντολές για βασικές

δραστηριότητες σε φύλλα εργασίας στις ομάδες «Πρόχειρο», «Γραμματοσειρά»,

«Στοίχιση», «Αριθμός», «Κελιά» και «Επεξεργασία».

Η καρτέλα «Εισαγωγή» μας επιτρέπει να εισάγουμε στοιχεία όπως απεικονίσεις και

πίνακες.

Η καρτέλα «Διάταξη Σελίδας» μας δίνει τη δυνατότητα να επεξεργαστούμε γενικές

επιλογές διαμόρφωσης σελίδας όπως περιθώρια και στήλες ή να εισάγουμε ένα

ενιαίο Θέμα στο έγγραφό μας.

Η καρτέλα «Τύποι» μας επιτρέπει να εισάγουμε και να επεξεργαστούμε, συναρτήσεις

και τύπους.

Η καρτέλα «Δεδομένα» μας επιτρέπει να διαχειριστούμε και να επεξεργαστούμε τα

δεδομένα μας.

16

Η καρτέλα «Αναθεώρηση» μας δίνει τη δυνατότητα να παρακολουθούμε τις αλλαγές

και να χρησιμοποιούμε τα Εργαλεία Γλωσσικού Ελέγχου.

Στην καρτέλα «Προβολή» μπορούμε να επιλέξουμε μία προβολή καθώς και τα

στοιχεία που θέλουμε να αποκρύψουμε.

1.7 Η Μικρή Γραμμή Εργαλείων

Όταν επιλέγουμε ένα κελί ή μια ομάδα κελιών και κάνουμε δεξί κλικ πάνω, εμφανίζεται

κοντά στην επιλογή μας η «Μικρή Γραμμή Εργαλείων». Αυτή μας παρέχει άμεση

πρόσβαση στις επιλογές μορφοποίησης δεδομένων που χρησιμοποιούνται πιο συχνά.

Όταν επιλέξουμε ένα τμήμα κειμένου μέσα σε ένα κελί, εμφανίζεται και πάλι η μικρή

γραμμή εργαλείων με λιγότερες επιλογές.

17

1.8 Η Γραμμή Κατάστασης

Η «Γραμμή Κατάστασης» είναι η οριζόντια λωρίδα στο κάτω μέρος της οθόνης του

Excel. Συνήθως παρουσιάζει λεπτομέρειες γενικών ρυθμίσεων και επιλογές προβολής

και μπορεί να χρησιμοποιηθεί για τη ρύθμιση του επιπέδου ζουμ.

Για να προσαρμόσουμε τη «Γραμμή κατάστασης»:

1. Κάνουμε δεξί κλικ πάνω σε οποιοδήποτε σημείο της «Γραμμής Κατάστασης» για

να εμφανίσουμε το μενού «Προσαρμογή Γραμμής Κατάστασης».

2. Όλες οι επιλογές της «Γραμμής Κατάστασης» περιλαμβάνονται στη λίστα μαζί με

τις τρέχουσες τιμές τους.

3. Πατάμε σε ένα στοιχείο του μενού για να το προσθέσουμε ή να το αφαιρέσουμε

από τη «Γραμμή Κατάστασης».

4. Κάνουμε κλικ εκτός μενού για να το κλείσουμε μόλις έχουμε τελειώσει την εργασία

μας.

18

1.9 Θεματικές Καρτέλες

Οι «Θεματικές Καρτέλες» εμφανίζονται μόνο όταν χρειάζεται. Έτσι η οθόνη του Excel

παραμένει λιτή και χωρίς περιττά στοιχεία αφού βλέπουμε μόνο τα εργαλεία τα οποία

χρησιμεύουν στις εργασίες που εκτελούμε εκείνη τη στιγμή.

Εάν, για παράδειγμα, εισάγουμε έναν πίνακα, θα δούμε τη θεματική καρτέλα «Εργαλεία

Πίνακα» που περιλαμβάνει την καρτέλα «Σχεδίαση».

1.10 Βοήθεια του Excel 2010

Στο Excel, το κύριο σημείο πρόσβασης στη Βοήθεια είναι ένα εικονίδιο με ερωτηματικό

στη δεξιά πάνω γωνία του παραθύρου. Εάν επιλέξουμε τη «Βοήθεια» (ή πατήσουμε

το πλήκτρο «F1») εμφανίζεται ένα παράθυρο βοήθειας στην κεντρική σελίδα που μοιάζει

με πρόγραμμα περιήγησης και διαθέτει λίστα περιεχομένων.

Για πιο συγκεκριμένη βοήθεια, πληκτρολογούμε λέξεις-κλειδιά στο πλαίσιο «Αναζήτηση»

και πατάμε «Αναζήτηση».

19

Πατάμε το κουμπί που βρίσκεται κάτω δεξιά στο παράθυρο «Βοήθεια» και επιλέγουμε να

εμφανίζεται περιεχόμενο μόνο από τον υπολογιστή ή από την ιστοσελίδα του

«Office.com». Εάν είμαστε συνεχώς συνδεδεμένοι στο Διαδίκτυο, πατάμε την επιλογή

«Εμφάνιση περιεχομένου από το Office.com» και το κουμπί αλλάζει αυτόματα.

Όταν μετακινούμε το ποντίκι πάνω από μία εντολή στην Κορδέλα, μετά από μερικά

δευτερόλεπτα, εμφανίζεται ένα παράθυρο «Επεξήγησης Εργαλείων» το οποίο μας

δείχνει την ονομασία της εντολής. Βλέπουμε επίσης μία επεξήγηση της λειτουργίας της.

Το μικρό βέλος υποδεικνύει ότι αν πατήσουμε εκεί θα ανοίξει ένα παράθυρο

διαλόγου. Εάν όμως απλά το καταδείξουμε με το ποντίκι, το παράθυρο «Επεξήγησης

Εργαλείων» θα περιλαμβάνει μία προεπισκόπηση του διαλόγου.

20

ΥΠΟΕΝΟΤΗΤΑ 2. ΒΑΣΙΚΕΣ ΛΕΙΤΟΥΡΓΙΕΣ ΤΟΥ EXCEL 2010

Στη συνέχεια θα δούμε μερικές από τις πιο βασικές λειτουργίες του Excel.

2.1 Ορθογραφικός Έλεγχος

Το Excel έχει πρόσβαση σε διάφορα λεξικά αγγλικών και άλλων γλωσσών, τα οποία

χρησιμοποιεί όταν πραγματοποιεί ορθογραφικούς ελέγχους. Για να ενεργοποιήσουμε

τον ορθογραφικό έλεγχο:

1. Μεταβαίνουμε στο φύλλο εργασίας που θέλουμε.

2. Επιλέγουμε την καρτέλα «Αναθεώρηση» και κάνουμε κλικ στο κουμπί «Ορθογραφικός

έλεγχος», στην περιοχή «Γλωσσικός έλεγχος». Για να πραγματοποιήσουμε

ορθογραφικό έλεγχο σε ολόκληρο το βιβλίο εργασίας, θα πρέπει να έχουμε επιλέξει το

πρώτο κελί του φύλλου εργασίας («Α1»). Διαφορετικά, αν έχουμε επιλέξει άλλο κελί και

υπάρχουν δεδομένα σε προηγούμενα κελιά, μόλις ολοκληρωθεί ο έλεγχος, θα

ερωτηθούμε εάν επιθυμούμε να πραγματοποιηθεί έλεγχος στο υπόλοιπο φύλλο.

3. Εάν το Excel εντοπίσει σφάλματα στο φύλλο μας, θα εμφανιστεί το παράθυρο

διαλόγου «Ορθογραφία:» (ακολουθούμενο από την γλώσσα του λεξικού που

χρησιμοποιεί). Το Excel θα κάνει προτάσεις για τις ορθογραφικές διορθώσεις.

Επιλέγουμε μία και πατάμε «Αλλαγή» ή «Αλλαγή όλων». Εάν η λέξη ήταν σωστή αλλά

δεν υπήρχε στο λεξικό του Excel, μπορούμε να πατήσουμε το κουμπί «Προσθήκη στο

λεξικό». Υπάρχουν οι ακόλουθες επιλογές:

Αλλαγή: για να αντικαταστήσουμε τη λανθασμένη λέξη με τη σωστή

Αλλαγή όλων: για να αντικαταστήσουμε όλες τις εμφανίσεις της λανθασμένης

λέξης με τη σωστή

Παράβλεψη: για να παραβλέψουμε την αντικατάσταση της λανθασμένης λέξης με

τη σωστή

Παράβλεψη όλων: για να παραβλέψουμε την αντικατάσταση όλων των εμφανίσεων

της λανθασμένης λέξης με τη σωστή

Προσθήκη: της λέξης που διορθώσαμε στο λεξικό

4. Εάν θέλουμε να διακόψουμε τον ορθογραφικό έλεγχο πριν ολοκληρωθεί, κάνουμε

κλικ στο κουμπί «Άκυρο».

5. Μέσα στο παράθυρο «Ορθογραφία:», πατάμε «Επιλογές» για να αναθεωρήσουμε ή

να προσαρμόσουμε τον τρόπο με τον οποίο πραγματοποιείται ο έλεγχος (μπορούμε

21

να εμφανίσουμε αυτό το παράθυρο, επιλέγοντας διαδοχικά καρτέλα «Αρχείο»

«Επιλογές» «Εργαλεία ελέγχου»). Με τον τρόπο αυτό έχουμε πρόσβαση σε μια σειρά

ρυθμίσεων, οι οποίες ομαδοποιούνται ξεχωριστά σε μια ενότητα ορθογραφίας. Το

κουμπί «Προσαρμοσμένα λεξικά...» παρέχει πρόσβαση στη λίστα των λέξεων που

έχουμε προσθέσει κατά την εκτέλεση του ορθογραφικού ελέγχου.

6. Πατάμε «ΟΚ» σε αυτό και στο παράθυρο «Επιλογές του Excel» για να επιστρέψουμε

στον ορθογραφικό έλεγχο.

7. Όταν το Excel ολοκληρώσει τον έλεγχο του φύλλου μας, θα εμφανιστεί ένα

παράθυρο επιβεβαίωσης.

2.2 Όνομα χρήστη

Το όνομα χρήστη της εφαρμογής διαμορφώνεται από το λογαριασμό χρήστη, που

χρησιμοποιούμε για να συνδεθούμε στα Windows.

Για να αλλάξουμε το όνομα χρήστη της εφαρμογής, επιλέγουμε διαδοχικά την καρτέλα

«Αρχείο» «Επιλογές» «Γενικά». Στην ενότητα «Προσαρμογή του αντιγράφου του

Microsoft Office», δίνουμε στο πεδίο «Όνομα χρήστη», το νέο όνομα χρήστη που

θέλουμε και πατάμε «ΟΚ».

2.3 Όνομα συντάκτη

Το όνομα συντάκτη του εγγράφου δείχνει ποιος χρήστης, δημιούργησε ένα έγγραφο.

Για να αλλάξουμε το όνομα του συντάκτη του εγγράφου, επιλέγουμε διαδοχικά την

καρτέλα «Αρχείο» «Πληροφορίες». Πατάμε στα δεξιά το κουμπί «Ιδιότητες» (με το

κάτω βέλος στα δεξιά του) και επιλέγουμε «Εμφάνιση παραθύρου εγγράφου». Στο

παράθυρο «Ιδιότητες εγγράφου» που εμφανίζεται, δίνουμε στο πεδίο «Συντάκτης», το

νέο όνομα του συντάκτη που θέλουμε. Έπειτα μπορούμε να κλείσουμε το παράθυρο

αυτό.

2.4 Προκαθορισμένος φάκελος

Ο προκαθορισμένος φάκελος ή η προεπιλεγμένη θέση αρχείου για το άνοιγμα και την

αποθήκευση εγγράφων της εφαρμογής είναι η βιβλιοθήκη «Έγγραφα». Δηλαδή κάθε

φορά που θέλουμε να ανοίξουμε ή να αποθηκεύσουμε ένα έγγραφο, το Excel

χρησιμοποιεί αυτή την βιβλιοθήκη, ως προκαθορισμένη θέση.

22

Για να αλλάξουμε τον προκαθορισμένο φάκελο για το άνοιγμα και την αποθήκευση

εγγράφων της εφαρμογής, επιλέγουμε διαδοχικά την καρτέλα «Αρχείο» «Επιλογές»

«Αποθήκευση». Στην ενότητα «Αποθήκευση βιβλίων εργασίας», στο πεδίο

«Προεπιλεγμένη θέση αρχείου», πληκτρολογούμε το νέο φάκελο που θέλουμε και

πατάμε «ΟΚ».

2.5 Αριθμός έκδοσης

Για να δούμε την έκδοση του Excel, επιλέγουμε διαδοχικά την καρτέλα «Αρχείο»

«Βοήθεια». Στο δεξιό τμήμα του παραθύρου, βλέπουμε όλες τις πληροφορίες που μας

ενδιαφέρουν, σχετικά με την ενεργοποίηση και την έκδοση της εφαρμογής.

2.6 Πρόχειρο

Το Πρόχειρο είναι μια περιοχή προσωρινής αποθήκευσης η οποία μπορεί να περιέχει

κείμενο ή άλλα στοιχεία όπως εικόνες γραφικών. Μπορούμε να το χρησιμοποιήσουμε

για να μετακινήσουμε ή να αντιγράψουμε το κείμενο ή τα στοιχεία που έχουμε επιλέξει.

Για να ανοίξουμε το πρόχειρο, επιλέγουμε την καρτέλα «Κεντρική» και στην ενότητα

«Πρόχειρο», πατάμε το βέλος που υπάρχει δίπλα.

2.7 Ζουμ

Τα στοιχεία ελέγχου ζουμ παρέχουν πολλούς τρόπους για να αλλάξουμε το μέγεθος

της προβολής του φύλλου μας.

Στην περιοχή «Ζουμ» της καρτέλας «Προβολή», κάνουμε κλικ στο κουμπί «Ζουμ» και

ανοίγει το αντίστοιχο παράθυρο διαλόγου. Διαλέγουμε μία από τις επιλογές ή

εισαγουμε ένα ποσοστό αριθμητικά. Πατάμε «ΟΚ» για να εφαρμόσουμε τη νέα ρύθμιση

ζουμ.

Αν κάνουμε κλικ στο κουμπί «100%», βλέπουμε το φύλλο μας, στο 100% του κανονικού

μεγέθους.

Τέλος αν κάνουμε κλικ στο κουμπί «Ζουμ στην επιλογή», έχοντας επιλέξει πριν κάποια

κελιά, τότε η επιλεγμένη περιοχή κελιών γεμίζει ολόκληρο το παράθυρο ώστε να

επικεντρωθούμε στη συγκρκριμένη αυτή περιοχή του φύλλου.

23

2.8 Εύρεση και αντικατάσταση

Το Excel μπορεί να ψάξει στο ενεργό φύλλο ή σε όλο το βιβλίο εργασίας για λέξεις,

ομάδες χαρακτήρων ή ακόμα και χαρακτηριστικά μορφοποίησης.

Πατάμε στο κουμπί «Εύρεση & επιλογή» από την ομάδα «Επεξεργασία» της καρτέλας

«Κεντρική» ή πατάμε «Ctrl+F» και επιλέγουμε «Εύρεση». Εισάγουμε το κείμενο που

θέλουμε να αναζητήσουμε και πατάμε το κουμπί «Εύρεση Επομένου». Εφόσον

πατήσουμε το κουμπί «Επιλογές>>», στο πεδίο «Μέσα σε:», μπορούμε να επιλέξουμε αν

η αναζήτηση θα γίνει μόνο στο ενεργό φύλλο ή σε όλο το βιβλίο εργασίας.

Για να αντικαταστήσουμε το κείμενο, πατάμε στο κουμπί «Εύρεση & επιλογή» από την

ομάδα «Επεξεργασία» της καρτέλας «Κεντρική» και επιλέγουμε την εντολή

«Αντικατάσταση» ή πατάμε «Ctrl+F» και επιλέγουμε την καρτέλα «Αντικατάσταση» ή

πατάμε το συνδυασμό πλήκτρων «Ctrl+H».

Εάν θέλουμε να ψάξουμε ή/και να αντικαταστήσουμε κείμενο σε συγκεκριμένα κελιά,

τότε τα επιλέγουμε πριν πατήσουμε Εύρεση ή Αντικατάσταση.

Αν πατήσουμε το κουμπί «Αντικατάσταση Όλων», όλες οι αντικαταστάσεις γίνονται

αμέσως, αφού τις επιβεβαιώσουμε στο παράθυρο διαλόγου που ανοίγει και στο τέλος

θα εμφανιστεί ένα νέο πλαίσιο διαλόγου, που θα μας ενημερώνει πόσες

αντικαταστάσεις έγιναν.

Αν πατήσουμε «Αντικατάσταση», οι αντικαταστάσεις γίνονται μια μια.

2.9 Τακτοποίηση παραθύρων

Για να τακτοποιήσουμε δυο ή περισσότερα ανοιχτά αρχεία ή παράθυρα ώστε να

εμφανίζονται μέσα στο ίδιο παράθυρο για να μπορούμε να τα βλέπουμε ταυτόχρονα:

Επιλέγουμε την καρτέλα «Προβολή» και στην περιοχή «Παράθυρο», πατάμε το

κουμπί «Τακτοποίηση όλων».

Στο πλαίσιο «Τακτοποίηση παραθύρων» που ανοίγει, επιλέγουμε την παράθεση

(τακτοποίηση) που θέλουμε και πατάμε ΟΚ.

24

ΥΠΟΕΝΟΤΗΤΑ 3. ΔΙΑΧΕΙΡΙΣΗ ΒΙΒΛΙΩΝ ΕΡΓΑΣΙΑΣ

Στο Excel, η εισαγωγή, η επεξεργασία και η ανάλυση των δεδομένων γίνεται με τη

χρήση των φύλλων εργασίας (Spreadsheets). Στην έκδοση 2010, όπως και στην

έκδοση 2007, τα φύλλα εργασίας μπορεί να έχουν έως 1.048.576 γραμμές και 16.384

στήλες, σε αντίθεση με τους περιορισμούς των προηγούμενων εκδόσεων, που ήταν

65.536 γραμμές και 256 στήλες, με αποτέλεσμα, τα δεδομένα των κελιών που

βρίσκονταν έξω από αυτό το όριο στηλών και γραμμών, να χάνονται. Η περιοχή του

φύλλου εργασίας περιλαμβάνει ολόκληρο το φύλλο εργασίας και όλα τα στοιχεία του,

στα οποία περιλαμβάνονται:

Τα κελιά, στα οποία πληκτρολογούμε τα δεδομένα μας. Το όνομα του κελιού

προκύπτει από τη στήλη και τη γραμμή που αυτό βρίσκεται, πχ. Β12

Οι επικεφαλίδες γραμμών (1,2,…), οι οποίες προσδιορίζουν την κάθε γραμμή.�

Οι επικεφαλίδες στηλών (A,B,…), οι οποίες προσδιορίζουν την κάθε στήλη.�

Οι καρτέλες φύλλων, οι οποίες εμφανίζουν τα ονόματα των φύλλων του βιβλίου

εργασίας. �

Τα κουμπιά μετακίνησης φύλλων, τα οποία τα χρησιμοποιούμε για την μετακίνηση

στις καρτέλες των φύλλων, όταν αυτά είναι αρκετά και δεν είναι ορατές οι καρτέλες

τους.

Το αρχείο στο οποίο εργαζόμαστε και αποθηκεύουμε τα δεδομένα μας αποτελεί ένα

βιβλίο εργασίας (workbook). Κάθε βιβλίο εργασίας μπορεί να περιέχει πολλά φύλλα.

Συνεπώς μπορούμε να οργανώσουμε πολλά είδη σχετικών πληροφοριών σε ένα μόνο

βιβλίο εργασίας.

3.1 Δημιουργία βιβλίου εργασίας

Όταν ξεκινάμε το Excel εμφανίζεται ένα νέο, κενό βιβλίο εργασίας με όνομα «Βιβλίο1».

Για να δημιουργήσουμε ένα δεύτερο κενό βιβλίο εργασίας, κάνουμε κλικ στην καρτέλα

«Αρχείο» πάνω αριστερά στην οθόνη για να ανοίξει το μενού και επιλέγουμε

«Δημιουργία». Από τις λίστα με τις διαθέσιμες επιλογές πατάμε «Κενό βιβλίο εργασίας»

και έπειτα το κουμπί «Δημιουργία», που βρίσκεται κάτω δεξιά.

Μπορούμε επίσης να χρησιμοποιήσουμε τα πρότυπα βιβλίου εργασίας. Τα Πρότυπα

είναι σαν τα κοινά αρχεία με τη διαφορά ότι αποθηκεύονται ως τύποι προτύπων με

επέκταση «.xltx» και όχι ως τύποι αρχείων. Τα πρότυπα λειτουργούν ως προσχέδια για

25

τυπικά βιβλία εργασίας τα οποία μπορεί να χρειαστεί να χρησιμοποιήσουμε πολλές

φορές. Για παράδειγμα μπορεί να πρόκειται για διαχείριση δανείων, καταστάσεις

εξόδων, κ.τ.λ.

Για να δημιουργήσουμε ένα πρότυπο από το «Office.com», πατάμε στην καρτέλα

«Αρχείο» και επιλέγουμε «Δημιουργία». Στην ενότητα «Πρότυπα του Office.com»,

επιλέγουμε το πρότυπο που μας ενδιαφέρει ή κάνουμε κλικ στο φάκελο «Περισσότερες

κατηγορίες», όπου, μόλις ολοκληρωθεί η αναζήτηση στο Διαδίκτυο, μπορούμε να

περιηγηθούμε σε οποιαδήποτε online κατηγορία, έχοντας πολλά περισσότερα

διαθέσιμα πρότυπα από το διαδικτυακό ιστότοπο της Microsoft. Έπειτα πατάμε το

κουμπί «Λήψη», για να λάβουμε το πρότυπο στον υπολογιστή μας. Θα έχουμε

πρόσβαση στο περιεχόμενο της Microsoft στο Διαδίκτυο, μόνο αν έχουμε ενεργή

σύνδεση στο Διαδίκτυο.

Για να δημιουργήσουμε ένα νέο πρότυπο από υπάρχον βιβλίο εργασίας θα πρέπει

καταρχήν να γνωρίζουμε ότι τα εγκατεστημένα πρότυπα βρίσκονται στην ενότητα

«Δημιουργία» και δημιουργούν αντίγραφο του εαυτού τους όταν επιλέγονται.

Μπορούμε να χρησιμοποιήσουμε ένα κοινό βιβλίο εργασίας με παρόμοιο τρόπο.

Πατάμε στην καρτέλα «Αρχείο» και επιλέγουμε «Δημιουργία». Στην ενότητα «Αρχική»,

πατάμε «Δημιουργία από υπάρχον...» και μετά επιλέγουμε το βιβλίο εργασίας που

θέλουμε να χρησιμοποιήσουμε. Θα δημιουργηθεί ένα νέο βιβλίο εργασίας, βασισμένο

σε αντίγραφο του προηγούμενου.

Για να δημιουργήσουμε ένα πρότυπο από τα εγκατεστημένα πρότυπα, πατάμε στην

καρτέλα «Αρχείο» και επιλέγουμε «Δημιουργία». Στην ενότητα «Αρχική», πατάμε

«Δείγματα προτύπων», επιλέγουμε αυτό που θέλουμε και πατάμε στα δεξιά, το κουμπί

«Δημιουργία».

Για να δημιουργήσουμε ένα πρότυπο από την ενότητα «Τα πρότυπά μου», το Excel μας

δίνει τη δυνατότητα να δημιουργήσουμε τα δικά μας πρότυπα, πατώντας στην καρτέλα

«Αρχείο», επιλέγοντας «Αποθήκευση ως» και ορίζοντας ως τύπο αποθήκευσης «.xltx».

Θα αποθηκευτεί ένα αρχείο με την επέκταση «.xltx». Μπορούμε να δούμε τα πρότυπα

που έχουμε δημιουργήσει πατώντας στην καρτέλα «Αρχείο», επιλέγοντας «Δημιουργία»

και στη συνέχεια, στην ενότητα «Αρχική», πατάμε «Τα πρότυπά μου».

26

3.2 Άνοιγμα βιβλίου εργασίας

Πριν ανοίξουμε το Excel, εάν εντοπίσουμε κάποιο αρχείο Excel και κάνουμε διπλό κλικ

πάνω του, τα Windows θα ξεκινήσουν αυτόματα το Excel, ανοίγοντας το αρχείο για

επεξεργασία.

Για να ανοίξουμε ένα έγγραφο μέσα από το Excel, πατάμε στην καρτέλα «Αρχείο» και

επιλέγουμε «Άνοιγμα» ή «Ctrl+O». Από προεπιλογή, προβάλλονται όλα τα έγγραφα

Excel στον τρέχοντα φάκελο. Το Excel μπορεί να ανοίξει διάφορους άλλους τύπους

αρχείων. Για να τους δούμε, ανοίγουμε το αναδυόμενο μενού το οποίο γράφει «Όλα τα

αρχεία του Excel» και επιλέγουμε τον επιθυμητό τύπο αρχείου.

3.3 Αποθήκευση βιβλίου εργασίας

Ένας γρήγορος τρόπος αποθήκευσης είναι το πάτημα του κουμπιού «Αποθήκευση»

στη «Γραμμή Εργαλείων Γρήγορης Πρόσβασης». Το Excel θα αποθηκεύσει το βιβλίο

εργασίας μας στον δίσκο χρησιμοποιώντας το τρέχον όνομα φακέλου. Η συντόμευση

πληκτρολόγιου για την Αποθήκευση είναι «Ctrl+S». Άλλος τρόπος για να επιλέξουμε την

αποθήκευση ενός βιβλίου εργασίας είναι από το μενού που εμφανίζεται, πατώντας

στην καρτέλα «Αρχείο».

Η επιλογή «Αποθήκευση ως», μας δίνει μεγαλύτερο έλεγχο στον τρόπο αποθήκευσης,

επιτρέποντάς μας να ορίσουμε όνομα φακέλου, τύπο, θέση και άλλες επιλογές.

Πατάμε στην καρτέλα «Αρχείο» και επιλέγουμε «Αποθήκευση ως». Εμφανίζεται ένα

υπομενού, όπου πατάμε στην επιλογή «Βιβλίο εργασίας του Excel», για να

αποθηκεύσουμε το βιβλίο εργασίας μας, στην προεπιλεγμένη μορφή, της τρέχουσας

έκδοσης του Excel.

Στο παράθυρο διαλόγου που εμφανίζεται, αν ενεργοποιήσουμε την επιλογή

«Αποθήκευση Μικρογραφίας» θα μπορούμε να δούμε μια μικρή προεπισκόπηση της

πρώτης σελίδας του αρχείου, όταν αναζητάμε φακέλους στα Windows.

Κάνουμε κλικ στο κουμπί «Αναζήτηση φακέλων» (αν το έχουμε ήδη πατήσει θα

βλέπουμε «Απόκρυψη φακέλων») και περιηγούμαστε στον επιθυμητό φάκελο,

διασφαλίζοντας ότι το όνομα αρχείου είναι σωστό και πατάμε «Αποθήκευση».

3.4 Κλείσιμο εφαρμογής ή βιβλίου εργασίας

Για να κλείσουμε την εφαρμογή του Excel, πατάμε το κουμπί «Κλείσιμο» , που

βρίσκεται στη «Γραμμή Τίτλου».

27

Εναλλακτικά πατάμε στην καρτέλα «Αρχείο» και έπειτα, πατάμε το κουμπί «Έξοδος», από

το μενού.

Αν υπάρχουν αρχεία που δεν έχουμε αποθηκεύσει, το Excel μας ενημερώνει και μας

ρωτάει αν επιθυμούμε να τα αποθηκεύσουμε, πριν την έξοδό μας, για να μη χαθούν.

Για να κλείσουμε ένα βιβλίο εργασίας, χωρίς να κλείσουμε την εφαρμογή, πατάμε στην

καρτέλα «Αρχείο» και επιλέγουμε «Κλείσιμο» από το μενού.

3.5 Μετακίνηση μέσα στο βιβλίο εργασίας

Η Μετακίνηση μέσα στο φύλλο του βιβλίου εργασίας γίνεται με τα πλήκτρα βέλους του

πληκτρολογίου και επίσης με τα πλήκτρα ή τους συνδυασμούς πλήκτρων:

Το πλήκτρο «Tab» μας μετακινεί ένα κελί πιο δεξιά στο φύλλο εργασίας.

Η συντόμευση «Shift+Tab» μας πηγαίνει στο προηγούμενο κελί προς τα αριστερά,

του φύλλου εργασίας.

Για να δούμε μια διαφορετική περιοχή που δεν φαίνεται στο παράθυρο της περιοχής

του φύλλου εργασίας, χρησιμοποιούμε τις μπάρες κύλισης.

Για να μετακινηθούμε σε διαφορετικό φύλλο του βιβλίου εργασίας, κάνουμε κλικ

στην καρτέλα του φύλλου.

3.6 Επιλογή μέσα στο βιβλίο εργασίας

Για να επιλέξουμε κάποιο κελί του φύλλου εργασίας, κάνουμε κλικ στο κελί αυτό ή

χρησιμοποιούμε τα πλήκτρα βέλους. Όταν επιλέγουμε ένα κελί, αυτό γίνεται το ενεργό

κελί. Το ενεργό κελί ξεχωρίζει από το έντονο χρώμα που έχει το περίγραμμά του, ενώ με

έντονη γραφή εμφανίζονται και οι επικεφαλίδες της γραμμής και της στήλης που ανήκει.

Για να επιλέξουμε:

Ένα κελί: Κάνουμε κλικ στο κελί ή πατάμε τα πλήκτρα βέλους, για να μεταφερθούμε

στο κελί.

Κείμενο μέσα σε κελί: Επιλέγουμε το κελί, κάνουμε διπλό κλικ μέσα σε αυτό και στη

συνέχεια επιλέγουμε το κείμενο μέσα στο κελί ή επιλέγουμε το κελί και στη συνέχεια

επιλέγουμε το κείμενο στη γραμμή τύπων ή πατάμε το πλήκτρο «F2». �

Μια περιοχή γειτονικών κελιών: Κάνουμε κλικ στο πρώτο κελί της περιοχής και στη

συνέχεια είτε σύρουμε το δείκτη μέχρι το τελευταίο κελί είτε χρησιμοποιούμε τα

πλήκτρα βέλους κρατώντας πατημένο το πλήκτρο «Shift». �

28

Μη γειτονικά κελιά ή περιοχές κελιών: Επιλέγουμε το πρώτο κελί ή περιοχή κελιών

και στη συνέχεια κρατάμε πατημένο το πλήκτρο «Ctrl» και επιλέγουμε με το ποντίκι τα

άλλα κελιά ή περιοχές. �

Μια μεγάλη περιοχή κελιών: Κάνουμε κλικ στο πρώτο κελί της περιοχής. Στη

συνέχεια κρατάμε πατημένο το πλήκτρο «Shift» και κάνουμε κλικ στο τελευταίο κελί της

περιοχής.

Όλα τα κελιά του φύλλου εργασίας: Κάνουμε κλικ στο κουμπί «Επιλογή όλων», το

οποίο βρίσκεται επάνω από την επικεφαλίδα της πρώτης γραμμής.

Επίσης, για να επιλέξουμε: �

Μια ολόκληρη γραμμή: Κάνουμε κλικ στην επικεφαλίδα της γραμμής.

Μια ολόκληρη στήλη: Κάνουμε κλικ στην επικεφαλίδα της στήλης. �

Γειτονικές γραμμές ή στήλες: Σύρουμε το δείκτη του ποντικιού στις επικεφαλίδες των

γραμμών ή των στηλών ή επιλέγουμε την πρώτη γραμμή ή στήλη, κρατάμε

πατημένο το πλήκτρο «Shift» και επιλέγουμε την τελευταία γραμμή ή στήλη.

Μη γειτονικές γραμμές ή στήλες: Επιλέγουμε την πρώτη γραμμή ή στήλη, κρατάμε

πατημένο το πλήκτρο «Ctrl» και επιλέγουμε τις άλλες γραμμές ή στήλες.

Τέλος, για να επιλέξουμε:

Ένα μοναδικό φύλλο: Κάνουμε κλικ στην καρτέλα φύλλου. �

Δύο ή περισσότερα γειτονικά φύλλα: Κάνουμε κλικ στην καρτέλα του πρώτου

φύλλου, κρατάμε πατημένο το πλήκτρο «Shift» και κάνουμε κλικ στην καρτέλα του

τελευταίου φύλλου.

Δύο ή περισσότερα μη γειτονικά φύλλα: Κάνουμε κλικ στην καρτέλα του πρώτου

φύλλου, κρατάμε πατημένο το πλήκτρο «Ctrl» και κάνουμε κλικ στις καρτέλες των

άλλων φύλλων.

Όλα τα φύλλα σε ένα βιβλίο εργασίας: Κάνουμε κλικ με το δεξί πλήκτρο του

ποντικιού στην καρτέλα ενός φύλλου και στη συνέχεια επιλέγουμε από το μενού

συντόμευσης «Επιλογή όλων των φύλλων».

29

ΥΠΟΕΝΟΤΗΤΑ 4. ΕΙΣΑΓΩΓΗ ΚΑΙ ΕΠΕΞΕΡΓΑΣΙΑ ΔΕΔΟΜΕΝΩΝ

Στη συνέχεια θα αναλύσουμε την εισαγωγή και την επεξεργασία δεδομένων στο Excel.

4.1 Τύποι δεδομένων

Σε ένα κελί μπορούμε να εισάγουμε αριθμούς, κείμενο, ημερομηνία ή ώρα, έναν τύπο ή

μια συνάρτηση.

Αριθμοί: Στο Microsoft Excel, ένας αριθμός μπορεί να περιέχει μόνο τους παρακάτω

χαρακτήρες: 0 1 2 3 4 5 6 7 8 9 + - ( ) , / $ % . E e

Το Excel λαμβάνει το κόμμα ως υποδιαστολή, με την προϋπόθεση όμως ότι στις

τοπικές ρυθμίσεις των Windows του υπολογιστή μας είναι επιλεγμένη η Ελληνική

γλώσσα. Επίσης αγνοεί τα θετικά πρόσημα (+). Αν θέλουμε να πληκτρολογήσουμε

αρνητικό αριθμό τότε πληκτρολογούμε πριν τον αριθμό το αρνητικό πρόσημο (-) ή τον

περικλείουμε σε παρενθέσεις ()

Κείμενο: Στο Microsoft Excel, κείμενο είναι οποιοσδήποτε συνδυασμός αριθμών,

διαστημάτων και μη αριθμητικών χαρακτήρων. Για παράδειγμα, το Microsoft Excel

θεωρεί τις παρακάτω καταχωρήσεις ως κείμενο:

123ABC, PROD_NUMBER, DECEMBER 2000, 123-456

Ημερομηνία και ώρα: Όταν πληκτρολογούμε μια ημερομηνία, χρησιμοποιούμε μια

διαγώνιο ή ένα ενωτικό για να διαχωρίσουμε τα μέρη της ημερομηνίας, ή τη γράφουμε

σε πλήρη μορφή. Για παράδειγμα, πληκτρολογούμε 5/9/2010 ή 5 Σεπτεμβρίου 2010.

Τύπος: Ένας τύπος είναι μια εξίσωση που εκτελεί πράξεις σε δεδομένα ενός φύλλου

εργασίας.

Συνάρτηση: Οι συναρτήσεις είναι προκαθορισμένοι τύποι που εκτελούν υπολογισμούς

χρησιμοποιώντας ειδικές τιμές, που καλούνται ορίσματα, σε συγκεκριμένη σειρά ή

δομή.

4.2 Εισαγωγή δεδομένων

Για να εισάγουμε δεδομένα σε ένα κελί:

1. Κάνουμε διπλό κλικ στο κελί στο οποίο θέλουμε να εισάγουμε τα δεδομένα μας ή

το επιλέγουμε με κλικ και πατάμε το πλήκτρο «F2» ή το επιλέγουμε με κλικ και

κατόπιν κάνουμε κλικ στη γραμμή τύπων. �

30

2. Πληκτρολογούμε τα δεδομένα. Τα δεδομένα που πληκτρολογούμε φαίνονται και

στη γραμμή τύπων. �

3. Για να καταχωρηθούν τα δεδομένα που πληκτρολογήσαμε, πατάμε το πλήκτρο

«Enter» ή πατάμε στη γραμμή τύπων ή κάνουμε κλικ σε μια άλλη περιοχή του

φύλλου εργασίας.

4.3 Αναίρεση και Επανάληψη

Χρησιμοποιούμε το κουμπί «Αναίρεση» από την «Γραμμή Εργαλείων Γρήγορης

Πρόσβασης» ή πατάμε το συνδυασμό πλήκτρων «Ctrl+Z», για να αναιρέσουμε την

τελευταία ενέργειά μας.

Εναλλακτικά, ανοίγουμε το μενού «Αναίρεση» (το βέλος δίπλα από το κουμπί

«Αναίρεση»), για να αναιρέσουμε περισσότερες ενέργειες.

Για να επαναλάβουμε μια ενέργεια που αναιρέσαμε πρόσφατα, πατάμε το συνδυασμό

πλήκτρων «Ctrl+Y» ή χρησιμοποιούμε το κουμπί «Επανάληψη» στη «Γραμμή

Εργαλείων Γρήγορης Πρόσβασης».

Εάν το κουμπί «Επανάληψη» είναι απενεργοποιημένο, δεν υπάρχουν άλλες ενέργειες

προς επανάληψη.

4.4 Μορφοποίηση εμφάνισης δεδομένων

Για να μορφοποιήσουμε τα δεδομένα ενός κελιού ή μιας περιοχής κελιών, αφού τα

επιλέξουμε, πατάμε το αντίστοιχο κουμπί που βρίσκεται στην ομάδα «Γραμματοσειρά»,

της καρτέλας «Κεντρική»:

για να κάνουμε τους χαρακτήρες έντονους

για να κάνουμε τους χαρακτήρες πλάγιους

για να εφαρμόσουμε υπογράμμιση στους χαρακτήρες.

Επίσης μπορούμε να αλλάξουμε τη γραμματοσειρά του κειμένου καθώς και το μέγεθός

της από τα κουμπιά «Γραμματοσειρά» και «Μέγεθος

γραμματοσειράς» αντίστοιχα.

Για να αλλάξουμε το χρώμα της γραμματοσειράς του κειμένου, πατάμε το κουμπί

«Χρώμα γραμματοσειράς» .

Εναλλακτικά μπορούμε να αλλάξουμε τη γραμματοσειρά, το στυλ της (έντονα, πλάγια,

κτλ), το μέγεθός της, το χρώμα της, το στυλ υπογράμμισής της ή/και να εφαρμόσουμε

31

κάποια από τα διαθέσιμα εφέ (διακριτή διαγραφή, εκθέτης, δείκτης), πατώντας το

βέλος που βρίσκεται δεξιά από την ομάδα «Γραμματοσειρά».

Για να εφαρμόσουμε χρώμα γεμίσματος κελιών (χρώμα φόντου):

1. Επιλέγουμε τα κελιά.�

2. Πατάμε το κουμπί «Χρώμα γεμίσματος» , στην καρτέλα «Κεντρική», στην

περιοχή «Γραμματοσειρά» και στη συνέχεια κάνουμε κλικ σε ένα χρώμα της

παλέτας. Εναλλακτικά κάνουμε δεξί κλικ στα επιλεγμένα κελιά, πατάμε

«Μορφοποίηση κελιών...», επιλέγουμε την καρτέλα «Γέμισμα» και πατάμε στο

χρώμα που θέλουμε, στο πλαίσιο «Χρώμα φόντου:».

Για να εφαρμόσουμε χρώμα και στυλ μοτίβου:

1. Επιλέγουμε τα κελιά.

2. Κάνουμε δεξί κλικ στα επιλεγμένα κελιά, πατάμε «Μορφοποίηση κελιών...»,

επιλέγουμε την καρτέλα «Γέμισμα» και στο πλαίσιο «Χρώμα μοτίβου:», κάνουμε

κλικ σε ένα χρώμα της παλέτας ενώ στο πλαίσιο «Στυλ μοτίβου:» επιλέγουμε το

επιθυμητό στυλ για το μοτίβο.

Για να καταργήσουμε το χρώμα γεμίσματος και το μοτίβο:

1. Επιλέγουμε τα κελιά στα οποία θέλουμε εφαρμόσουμε την κατάργηση.

2. Πατάμε το κουμπί «Χρώμα γεμίσματος» , στην καρτέλα «Κεντρική», στην

περιοχή «Γραμματοσειρά» και επιλέγουμε «Χωρίς γέμισμα» ή κάνουμε δεξί κλικ στα

επιλεγμένα κελιά, πατάμε «Μορφοποίηση κελιών...», επιλέγουμε την καρτέλα «Γέμισμα»

και πατάμε στο κουμπί «Χωρίς χρώμα».

4.5 Εισαγωγή και κατάργηση περιγραμμάτων

Για να εφαρμόσουμε περιγράμματα σε κελιά:

1. Επιλέγουμε τα κελιά στα οποία θέλουμε να προσθέσουμε περιγράμματα.

2. Για να εφαρμόσουμε ένα στυλ περιγράμματος, πατάμε το κουμπί

«Περιγράμματα» , στην καρτέλα «Κεντρική», στην περιοχή «Γραμματοσειρά»

και επιλέγουμε το στυλ που θέλουμε.

3. Εναλλακτικά, έχοντας πατήσει το κουμπί «Περιγράμματα», πατάμε το κουμπί

«Περισσότερα περιγράμματα» ή κάνουμε δεξί κλικ στα επιλεγμένα κελιά, πατάμε

«Μορφοποίηση κελιών...», επιλέγουμε την καρτέλα «Περίγραμμα» και

εφαρμόζουμε το επιθυμητό στυλ περιγράμματος.

4. Επίσης μπορούμε να καθορίσουμε το στυλ και το χρώμα των γραμμών.

Για να καταργήσουμε περιγράμματα κελιών:

1. Επιλέγουμε τα κελιά στα οποία θέλουμε να καταργήσουμε το περίγραμμα.

32

2. Πατάμε το κουμπί Περιγράμματα , στην καρτέλα «Κεντρική», στην περιοχή

«Γραμματοσειρά» και πατάμε το κουπί «Χωρίς περίγραμμα».

4.6 Εφαρμογή φόντου φύλλου εργασίας

Για να προσθέσουμε φόντο σε φύλλο εργασίας:

1. Επιλέγουμε το φύλλο στο οποίο θέλουμε να προσθέσουμε φόντο.

2. Επιλέγουμε την καρτέλα «Διάταξη σελίδας» και στην ομάδα «Διαμόρφωση σελίδας», πατάμε το κουμπί «Φόντο». Στη συνέχεια επιλέγουμε την εικόνα που

θέλουμε να εφαρμόσουμε ως φόντο στο φύλλο εργασίας.

Για να καταργήσουμε το φόντο σε φύλλο εργασίας:

1. Κάνουμε κλικ στο φύλλο που περιέχει το φόντο που θέλουμε να καταργήσουμε.

2. Επιλέγουμε την καρτέλα «Διάταξη σελίδας» και στην ομάδα «Διαμόρφωση σελίδας», πατάμε το κουμπί «Διαγραφή Φόντου».

4.7 Αντιγραφή μορφοποίησης

Με το πινέλο μορφοποίησης έχουμε τη δυνατότητα να αντιγράψουμε την μορφοποίηση

από ένα κελί ή μια περιοχή κελιών, σε ένα άλλο κελί ή περιοχή κελιών. Συγκεκριμένα:

1. Επιλέγουμε το κελί ή την περιοχή κελιών που έχει τη μορφοποίηση που θέλουμε

να αντιγράψουμε.

2. Πατάμε το κουμπί , στην ομάδα «Πρόχειρο», στην καρτέλα «Κεντρική».

3. Επιλέγουμε το κελί ή την περιοχή στην οποία θέλουμε να αντιγράψουμε τη

μορφοποίηση.

Για να αντιγράψουμε τη μορφοποίηση του επιλεγμένου κελιού ή μιας περιοχής κελιών,

σε περισσότερα μη διαδοχικά κελιά ή περιοχές κελιών, κάνουμε διπλό κλικ στο κουμπί

«Πινέλο μορφοποίησης». Όταν τελειώσουμε την αντιγραφή της μορφοποίησης,

κάνουμε πάλι κλικ στο κουμπί ή πατάμε το πλήκτρο «Esc».

Σύνοψη Μετά το τέλος αυτής της διδακτικής ενότητας, έχετε πλέον κατανοήσει:

• το περιβάλλον εργασίας του Excel 2010,

• βασικές λειτουργίες του Excel 2010,

• τη διαχείριση των βιβλίων εργασίας, και

• τον τρόπο εργασίας για την εισαγωγή και την επεξεργασία δεδομένων

33





ΔΙΔΑΚΤΙΚΗ ΕΝΟΤΗΤΑ 2. ΕΡΓΑΣΙΑ ΜΕ ΒΙΒΛΙΑ Η ΦΥΛΛΑ ΕΡΓΑΣΙΑΣ ΚΑΙ

ΧΡΗΣΗ ΣΥΝΑΡΤΗΣΕΩΝ

35

Εισαγωγικές Παρατηρήσεις Η συγκεκριμένη διδακτική ενότητα αποτελείται από πέντε υποενότητες.

Στην πρώτη υποενότητα θα δούμε περισσότερες δυνατότητες του Excel για την

εισαγωγή και την επεξεργασία των δεδομένων.

Στη δεύτερη υποενότητα, θα μελετήσουμε τον τρόπο εργασίας με φύλλα δεδομένων και

βιβλία εργασίας.

Στην τρίτη υποενότητα, θα εξετάσουμε πως μπορούμε να μορφοποιήσουμε κελιά

καθώς και τις δυνατότητες μορφοποίησης που μας παρέχει το Excel.

Στην τέταρτη υποενότητα θα δούμε τους διαφορετικούς τρόπους με τους οποίους

αναφερόμαστε σε ένα ή περισσότερα κελιά.

Στην τελευταία υποενότητα θα μας απασχολήσουν οι τύποι και γενικότερα, οι

δυνατότητες του Excel, για την εκτέλεση μαθηματικών πράξεων.

36

ΥΠΟΕΝΟΤΗΤΑ 1. ΠΕΡΙΣΣΟΤΕΡΕΣ ΔΥΝΑΤΟΤΗΤΕΣ ΕΙΣΑΓΩΓΗΣ ΚΑΙ

ΕΠΕΞΕΡΓΑΣΙΑΣ ΔΕΔΟΜΕΝΩΝ

Στη συνέχεια θα δούμε κάποιες -πιο προχωρημένες- δυνατότητες του Excel, που

αφορούν στην εισαγωγή και την επεξεργασία των δεδομένων.

1.1 Σχόλια

Σε ένα φύλλο εργασίας μπορούμε να προσθέσουμε σημειώσεις με τη χρήση σχολίων.

Τα σχόλια μας βοηθάνε να κάνουμε ένα φύλλο εργασίας πιο κατανοητό, παρέχοντας

περισσότερες πληροφορίες για τα δεδομένα που περιέχει. Για παράδειγμα, μπορούμε

να χρησιμοποιήσουμε ένα σχόλιο σε ένα κελί, για να παρέχουμε την απαραίτητη

καθοδήγηση σχετικά με τα δεδομένα που θα πρέπει να εισάγει κάποιος χρήστης.

Μετά την εισαγωγή ενός σχολίου, μπορούμε να επεξεργαστούμε και να

μορφοποιήσουμε το κείμενο του σχολίου. Όταν δεν χρειαζόμαστε πλέον το σχόλιο,

μπορούμε να το διαγράψουμε.

Για να εισάγουμε σχόλιο σε κελί:

1. Κάνουμε κλικ στο κελί, στο οποίο επιθυμούμε να προσθέσουμε το σχόλιο.

2. Επιλέγουμε την καρτέλα «Αναθεώρηση» και στην περιοχή «Σχόλια», πατάμε το

κουμπί «Δημιουργία σχολίου».

3. Εναλλακτικά κάνουμε δεξί κλικ στο επιλεγμένο κελί και επιλέγουμε «Εισαγωγή

σχολίου».

4. Στο πλαίσιο που εμφανίζεται, πληκτρολογούμε το κείμενο του σχολίου.

5. Όταν τελειώσουμε, κάνουμε κλικ έξω από το πλαίσιο του σχολίου.

Για να επεξεργαστούμε σχόλιο σε κελί:

1. Κάνουμε κλικ στο κελί, στο οποίο επιθυμούμε να προσθέσουμε το σχόλιο.


κουμπί «Επεξεργασία σχολίου».

3. Εναλλακτικά κάνουμε δεξί κλικ στο επιλεγμένο κελί και επιλέγουμε «Επεξεργασία

σχολίου».

4. Στο πλαίσιο που εμφανίζεται, πληκτρολογούμε το κείμενο του σχολίου.

5. Όταν τελειώσουμε, κάνουμε κλικ έξω από το πλαίσιο του σχολίου.

Για να διαγράψουμε το σχόλιο σε κελί:

1. Επιλέγουμε τα κελιά, των οποίων τα σχόλια επιθυμούμε να διαγράψουμε.

37


κουμπί «Διαγραφή σχολίου» .

3. Εναλλακτικά κάνουμε δεξί κλικ στο επιλεγμένο κελί και επιλέγουμε «Διαγραφή

σχολίου».

1.2 Μετακίνηση ή αντιγραφή κελιών

Για να μετακινήσουμε ή να αντιγράψουμε δεδομένα ολόκληρων κελιών:

1. Επιλέγουμε τα κελιά, των οποίων τα δεδομένα επιθυμούμε να μετακινήσουμε ή να

αντιγράψουμε.

2. Για να μετακινήσουμε τα δεδομένα της επιλογής, πατάμε το κουμπί «Αποκοπή»

που βρίσκεται στην περιοχή «Πρόχειρο», στην καρτέλα «Κεντρική».

3. Για να αντιγράψουμε τα δεδομένα της επιλογής, πατάμε το κουμπί «Αντιγραφή»

που βρίσκεται στην περιοχή «Πρόχειρο», στην καρτέλα «Κεντρική».

4. Επιλέγουμε το επάνω, αριστερό κελί της περιοχής επικόλλησης. Η περιοχή

επικόλλησης μπορεί να βρίσκεται στο ίδιο ή σε άλλο φύλλο εργασίας.

5. Πατάμε το κουμπί «Επικόλληση» που βρίσκεται στην περιοχή «Πρόχειρο»,

στην καρτέλα «Κεντρική».

Μπορούμε να μετακινήσουμε ή να αντιγράψουμε τα δεδομένα ολόκληρων κελιών

σύροντας με το ποντίκι:

1. Επιλέγουμε τα κελιά των οποίων τα δεδομένα επιθυμούμε να μετακινήσουμε ή να


2. Τοποθετούμε το δείκτη του ποντικιού στο περίγραμμα της επιλογής.

Παρατηρούμε ότι ο δείκτης του ποντικιού αλλάζει από σταυρό σε ένα βέλος.

3. Σύρουμε την επιλογή στο επάνω, αριστερό κελί της περιοχής επικόλλησης για να

μετακινήσουμε τα περιεχόμενα των κελιών της επιλογής.

4. Για να αντιγράψουμε τα περιεχόμενα των κελιών της επιλογής, κρατάμε

πατημένο το πλήκτρο «Ctrl» καθώς σύρουμε την επιλογή. Παρατηρούμε ότι

δίπλα στο βέλος του δείκτη του ποντικιού, εμφανίζεται και ένας μικρός σταυρός.

5. Για να εισάγουμε τα κελιά ανάμεσα σε υπάρχοντα κελιά, κρατάμε πατημένο το

πλήκτρο «Shift» (εάν κάνουμε μετακίνηση) ή το συνδυασμό πλήκτρων «Shift+Ctrl»

(εάν κάνουμε αντιγραφή) καθώς σύρουμε την επιλογή.

6. Για να σύρουμε την επιλογή σε διαφορετικό φύλλο, κρατάμε πατημένο το

πλήκτρο «Alt» και σύρουμε την επιλογή επάνω στην καρτέλα ενός φύλλου.

38

1.3 Μετακίνηση ή αντιγραφή χαρακτήρων μέσα σε κελί

Για να μετακινήσουμε ή να αντιγράψουμε χαρακτήρες μέσα σε κελί:

1. Κάνουμε διπλό κλικ στο κελί που επιθυμούμε να επεξεργαστούμε ή το επιλέγουμε

και πατάμε το πλήκτρο «F2».

2. Επιλέγουμε τους χαρακτήρες του κελιού που επιθυμούμε να μετακινήσουμε ή να


3. Για να μετακινήσουμε τους χαρακτήρες, κάνουμε δεξί κλικ στην επιλογή μας και

πατάμε «Αποκοπή».

4. Για να αντιγράψουμε τους χαρακτήρες, κάνουμε δεξί κλικ στην επιλογή μας και

πατάμε «Αντιγραφή».

5. Στο κελί ή στη γραμμή τύπων, κάνουμε δεξι κλικ στο σημείο όπου επιθυμούμε να

επικολλήσουμε τους χαρακτήρες και πατάμε «Επικόλληση».

1.4 Διαγραφή περιεχομένων και μορφοποίησης κελιών

Για να διαγράψουμε τα περιεχόμενα και τη μορφοποίηση των κελιών: �

1. Επιλέγουμε τα κελιά που επιθυμούμε να διαγράψουμε. �

2. Πατάμε το κουμπί «Απαλοιφή» , στην περιοχή «Επεξεργασία» της καρτέλας

«Κεντρική» και επιλέγουμε:

Απαλοιφή όλων: Το Excel θα διαγράψει όλα τα περιεχόμενα, τα σχόλια και τη

μορφοποίηση των κελιών.

Απαλοιφή περιεχομένων: Το Excel θα διαγράψει όλα τα περιεχόμενα των κελιών

όχι όμως και τη μορφοποίησή τους (το ίδιο αποτέλεσμα έχει το πάτημα του

πλήκτρου «Delete»).

Απαλοιφή μορφοποιήσεων: Το Excel θα καταργήσει μόνο τη μορφοποίηση των

επιλεγμένων κελιών, ενώ τα περιεχόμενα και τα σχόλια κελιών, παραμένουν

αμετάβλητα.

Απαλοιφή σχολίων: Το Excel θα καταργήσει μόνο τα σχόλια από τα επιλεγμένα

κελιά, ενώ τα περιεχόμενα και η μορφοποίηση των κελιών, παραμένουν

αμετάβλητα.

Απαλοιφή υπερ-συνδέσεων: Το Excel θα καταργήσει μόνο τις υπερσυνδέσεις από

τα επιλεγμένα κελιά ενώ τα περιεχόμενα, η μορφοποίηση και τα σχόλια των κελιών,

παραμένουν αμετάβλητα.

39

1.5 Διαγραφή χαρακτήρων μέσα σε κελί

Για να διαγράψουμε μέρος των περιεχομένων ενός κελιού: �

1. Κάνουμε διπλό κλικ στο κελί που περιέχει τα δεδομένα που επιθυμούμε να

διαγράψουμε ή το επιλέγουμε και πατάμε το πλήκτρο «F2».

2. Μετακινούμαστε μέσα στους χαρακτήρες του κελιού με τα πλήκτρα κίνησης και

χρησιμοποιούμε τα πλήκτρα «Delete» ή «Backspace» για να διαγράψουμε τους

χαρακτήρες.

ΥΠΟΕΝΟΤΗΤΑ 2. ΕΡΓΑΣΙΑ ΜΕ ΒΙΒΛΙΑ ΚΑΙ ΦΥΛΛΑ ΕΡΓΑΣΙΑΣ

Σε αυτή την υποενότητα θα δούμε πώς μπορούμε να εργαστούμε αποδοτικά με φύλλα

και βιβλία εργασίας.

2.1 Εισαγωγή γραμμών - Αλλαγή ύψους

Για να εισάγουμε γραμμές:

Κάνουμε κλικ σε ένα κελί, κάτω ακριβώς από το σημείο όπου επιθυμούμε να

εισάγουμε τη νέα γραμμή. Για να εισάγουμε περισσότερες από μία γραμμές,

επιλέγουμε περισσότερα κελιά, τόσα όσες είναι και οι γραμμές που επιθυμούμε να

εισάγουμε.

Πατάμε το κουμπί «Εισαγωγή» στην περιοχή «Κελιά» της καρτέλας «Κεντρική» και

επιλέγουμε «Εισαγωγή γραμμών φύλλου».

Εναλλακτικά κάνουμε δεξί κλικ στο επιλεγμένο κελί, επιλέγουμε «Εισαγωγή...», έπειτα

«Ολόκληρη γραμμή» και πατάμε «ΟΚ».

Διαφορετικά μπορούμε να κάνουμε δεξί κλικ στον αριθμό της γραμμής και να

επιλέξουμε «Εισαγωγή».

Οι γραμμές εισάγονται πάνω από την επιλεγμένη.

2.2 Αλλαγή ύψους γραμμών

Για να αλλάξουμε το ύψος των γραμμών:

1. Επιλέγουμε τις γραμμές ή ένα κελί της γραμμής που θέλουμε να αλλάξουμε το

ύψος τους.

40

2. Πατάμε το κουμπί «Μορφοποίηση», στην περιοχή «Κελιά», της καρτέλας

«Κεντρική» και επιλέγουμε «Ύψος γραμμής».

3. Εναλλακτικά κάνουμε δεξί κλικ στον αριθμό της γραμμής και επιλέγουμε «Ύψος

γραμμής».

4. Γράφουμε το νέο ύψος που θέλουμε να έχουν οι γραμμές και πατάμε «ΟΚ».

2.3 Εισαγωγή στηλών

Για να εισάγουμε στήλες:

Κάνουμε κλικ σε ένα κελί της στήλης που βρίσκεται δεξιά από το σημείο όπου

επιθυμούμε να εισαγάγουμε τη νέα στήλη. Για να εισάγουμε περισσότερες από μία

στήλες, επιλέγουμε περισσότερα κελιά, τόσα όσες είναι και οι στήλες που

επιθυμούμε να εισάγουμε.


επιλέγουμε «Εισαγωγή στηλών φύλλου».

Εναλλακτικά κάνουμε δεξί κλικ στο επιλεγμένο κελί, επιλέγουμε «Εισαγωγή...», έπειτα

«Ολόκληρη στήλη» και πατάμε «ΟΚ».

Διαφορετικά μπορούμε να κάνουμε δεξί κλικ στο γράμμα της στήλης και να

επιλέξουμε «Εισαγωγή».

Οι στήλες εισάγονται αριστερά από την επιλεγμένη.

2.4 Αλλαγή πλάτους στηλών

Για να αλλάξουμε το πλάτος των στηλών:

Επιλέγουμε τις στήλες ή ένα κελί της στήλης που θέλουμε να αλλάξουμε το πλάτος

τους.

Πατάμε το κουμπί «Μορφοποίηση» στην περιοχή «Κελιά» της καρτέλας «Κεντρική»

και επιλέγουμε «Πλάτος στήλης».

Εναλλακτικά κάνουμε δεξί κλικ στο γράμμα της στήλης και επιλέγουμε «Πλάτος

στήλης».

Γράφουμε το νέο πλάτος που θέλουμε να έχουν οι στήλες και πατάμε ΟΚ

2.5 Εισαγωγή κελιών

Για να εισάγουμε κενά κελιά:

41

Επιλέγουμε μια περιοχή κελιών, όπου θέλουμε να εισάγουμε τα νέα κενά κελιά.

Επιλέγουμε τόσα κελιά όσα επιθυμούμε να εισάγουμε.


επιλέγουμε «Εισαγωγή κελιών...».

Εναλλακτικά κάνουμε δεξί κλικ στο επιλεγμένο κελί και επιλέγουμε «Εισαγωγή...».

Στο παράθυρο διαλόγου «Εισαγωγή κελιών», επιλέγουμε «Μετακίνηση κελιών

προς τα δεξιά» ή «Μετακίνηση κελιών προς τα κάτω», για να μετακινηθούν προς

τα δεξιά ή προς τα κάτω τα κελιά προορισμού.

2.6 Διαγραφή γραμμών

Για να διαγράψουμε γραμμές:

Κάνουμε κλικ σε ένα κελί ή κελιά, των οποίων τις γραμμές επιθυμούμε να

διαγράψουμε.

Πατάμε το κουμπί «Διαγραφή» στην περιοχή «Κελιά» της καρτέλας «Κεντρική» και

επιλέγουμε «Διαγραφή γραμμών φύλλου».

Εναλλακτικά κάνουμε δεξί κλικ στο επιλεγμένο κελί, επιλέγουμε «Διαγραφή...»,

έπειτα «Ολόκληρη γραμμή» και πατάμε «ΟΚ».

Διαφορετικά μπορούμε να κάνουμε δεξί κλικ στον αριθμό της γραμμής και να

επιλέξουμε «Διαγραφή».

2.7 Διαγραφή στηλών

Για να διαγράψουμε στήλες:

Κάνουμε κλικ σε ένα κελί ή κελιά, των οποίων τις στήλες επιθυμούμε να

διαγράψουμε.


επιλέγουμε «Εισαγωγή στηλών φύλλου».

Εναλλακτικά κάνουμε δεξί κλικ στο επιλεγμένο κελί, επιλέγουμε «Διαγραφή...»,

έπειτα «Ολόκληρη στήλη» και πατάμε «ΟΚ».

Διαφορετικά μπορούμε να κάνουμε δεξί κλικ στο γράμμα της στήλης και να

επιλέξουμε «Διαγραφή».

2.8 Διαγραφή κελιών

Για να διαγράψουμε κελιά:

42

Επιλέγουμε το κελί ή τα κελιά, που επιθυμούμε να διαγράψουμε.


επιλέγουμε «Διαγραφή κελιών...».

Εναλλακτικά κάνουμε δεξί κλικ στα επιλεγμένα κελιά και επιλέγουμε «Διαγραφή...».

Στο παράθυρο διαλόγου «Διαγραφή» επιλέγουμε «Μετακίνηση κελιών προς τα

αριστερά» ή «Μετακίνηση κελιών προς τα πάνω», για να μετακινηθούν προς τα

αριστερά ή προς τα πάνω τα κελιά προορισμού.

2.9 Εισαγωγή φύλλου εργασίας

Αρχικά ένα βιβλίο εργασίας, περιέχει τρία φύλλα εργασίας. Μπορούμε όμως ανάλογα

με τις ανάγκες μας να προσθέσουμε περισσότερα.

Για να προσθέσουμε στο βιβλίο εργασίας νέα φύλλα εργασίας:

Επιλέγουμε το φύλλο ή τα φύλλα, πριν από τα οποία θέλουμε να εισάγουμε νέα

φύλλα εργασίας.

Πατάμε το κουμπί «Εισαγωγή», στην περιοχή «Κελιά» της καρτέλας «Κεντρική» και

επιλέγουμε «Εισαγωγή φύλλου».

Εναλλακτικά κάνουμε δεξί κλικ στο επιλεγμένο φύλλο ή φύλλα, επιλέγουμε

«Εισαγωγή...», στη συνέχεια «Φύλλο εργασίας» και πατάμε «ΟΚ».

2.10 Μετακίνηση ή αντιγραφή φύλλων

Για να μετακινήσουμε ή να αντιγράψουμε φύλλα, στο ίδιο ή σε ένα άλλο βιβλίο

εργασίας:

Εάν το βιβλίο εργασίας στο οποίο επιθυμούμε να τοποθετηθούν τα φύλλα είναι

διαφορετικό και έχει ήδη δημιουργηθεί, το ανοίγουμε.

Μεταβαίνουμε στο βιβλίο εργασίας που περιέχει τα φύλλα που θέλουμε να

μετακινήσουμε ή να αντιγράψουμε και τα επιλέγουμε.

Πατάμε το κουμπί «Μορφοποίηση» στην περιοχή «Κελιά» της καρτέλας «Κεντρική»

και επιλέγουμε «Μετακίνηση ή αντιγραφή φύλλου...».

Εναλλακτικά κάνουμε δεξί κλικ και επιλέγουμε «Μετακίνηση ή αντιγραφή...».

Στο πλαίσιο «Στο βιβλίο», επιλέγουμε το βιβλίο εργασίας στο οποίο θα

τοποθετηθούν τα φύλλα.

Για να αντιγράψουμε τα φύλλα αντί να τα μετακινήσουμε, επιλέγουμε «Δημιουργία

αντιγράφου».

43

Εναλλακτικά, για να μετακινήσουμε ή να αντιγράψουμε φύλλα στο ίδιο βιβλίο εργασίας:

Μεταβαίνουμε στο βιβλίο εργασίας που περιέχει τα φύλλα που θέλουμε να

μετακινήσουμε ή να αντιγράψουμε και τα επιλέγουμε.

Μετακινούμε ή αντιγράφουμε τα επιλεγμένα φύλλα, ως εξής:

Για να μετακινήσουμε τα επιλεγμένα φύλλα, στο ίδιο βιβλίο εργασίας, τα

σέρνουμε με το ποντίκι, προς τα αριστερά ή στα δεξιά, μέχρι τη θέση που

θέλουμε να τα μετακινήσουμε.

Για να αντιγράψουμε τα επιλεγμένα φύλλα, στο ίδιο βιβλίο εργασίας, πατάμε το

πλήκτρο «Ctrl» και κρατώντας το πατημένο, τα σέρνουμε με το ποντίκι, προς τα

αριστερά ή στα δεξιά, μέχρι τη θέση που θέλουμε να τα αντιγράψουμε

2.11 Διαγραφή φύλλων

Για να διαγράψουμε φύλλα από ένα βιβλίο εργασίας:

Επιλέγουμε τα φύλλα που θέλουμε να διαγράψουμε.

Πατάμε το κουμπί «Διαγραφή», στην περιοχή «Κελιά», της καρτέλας «Κεντρική» και

επιλέγουμε «Διαγραφή φύλλου».

Εναλλακτικά κάνουμε δεξί κλικ και επιλέγουμε «Διαγραφή».

2.12 Μετονομασία φύλλου εργασίας

Σε ένα νέο βιβλίο εργασίας, τα φύλλα που περιέχει ονομάζονται «Φύλλο1», «Φύλλο2» και

«Φύλλο3» αντίστοιχα. Όμως, όταν τα φύλλα εργασίας έχουν ονόματα σχετικά με το

περιεχόμενό τους, η εργασία μας γίνεται πιο εύκολη.

Για να μετονομάσουμε ένα φύλλο:

Επιλέγουμε το φύλλο ή τα φύλλα.

Κάνουμε διπλό κλικ στην καρτέλα του φύλλου που επιθυμούμε να μετονομάσουμε

ή κάνουμε δεξί κλικ στην καρτέλα του φύλλου και επιλέγουμε «Μετονομασία».

Εναλλακτικά πατάμε το κουμπί «Μορφοποίηση», στην περιοχή «Κελιά», της

καρτέλας «Κεντρική» και επιλέγουμε «Μετονομασία φύλλου».

Πληκτρολογούμε ένα νέο όνομα επάνω στο τρέχον όνομα και πατάμε «Enter».

44

ΥΠΟΕΝΟΤΗΤΑ 3. ΜΟΡΦΟΠΟΙΗΣΗ ΚΕΛΙΩΝ

Μια από τις πολλές δυνατότητες του Excel είναι ότι μπορούμε να μορφοποιούμε

κατάλληλα τα κελιά, ώστε να αλλάζουμε την εμφάνιση των δεδομένων, ανάλογα με τις

τιμές τους. Έτσι, μπορούμε να ορίσουμε ότι σε ένα κελί ή μια περιοχή κελιών, τα

δεδομένα μας θα έχουν μορφή αριθμού, νομισματική, ημερομηνίας, ώρας, ποσοστού,

κ.τ.λ. Επιπλέον μπορούμε να ορίσουμε και κάποιες ειδικές μορφές όπως αριθμοί

τηλεφώνων, ΑΦΜ, κ.τ.λ. Εκτός από τις διάφορες κατηγορίες μορφής των δεδομένων

μας, μπορούμε να επιλέξουμε και συγκεκριμένες υποκατηγορίες. Π.χ. αν ορίσουμε ως

κύρια κατηγορία μορφής του κελιού, την κατηγορία «αριθμός», μπορούμε να

επιλέξουμε και το πόσα δεκαδικά ψηφία θα εμφανίζονται, να ορίσουμε αν θέλουμε να

εμφανίζεται διαχωριστικό χιλιάδων και τον τρόπο εμφάνισης των αρνητικών αριθμών.

3.1 Μορφοποίηση αριθμών

Για να αλλάξουμε τη μορφή ενός αριθμού:

Επιλέγουμε τα κελιά που περιέχουν τα δεδομένα που θέλουμε να

μορφοποιήσουμε.

Επιλέγουμε την καρτέλα «Κεντρική» και στην περιοχή «Αριθμός», χρησιμοποιούμε

είτε τα κουμπιά που υπάρχουν είτε ορίζουμε τη μορφή που θέλουμε από το

πλαίσιο «Γενική» (κουμπί «Μορφή αριθμών»).

Εναλλακτικά μπορούμε να πατήσουμε το βέλος, δεξιά από την περιοχή «Αριθμός»

και στο νέο παράθυρο «Μορφοποίηση κελιών», να επιλέξουμε την καρτέλα

«Αριθμός».

Στη λίστα «Κατηγορία», κάνουμε κλικ σε μια κατηγορία και στη συνέχεια κάνουμε

τις επιλογές που θέλουμε.

Στο παράθυρο «Μορφοποίηση κελιών» μπορούμε να έχουμε πρόσβαση επίσης,

αν κάνουμε δεξί κλικ στα επιλεγμένα κελιά και πατήσουμε «Μορφοποίηση

κελιών...».

Η λίστα «Κατηγορία» περιέχει τις μορφές αριθμών, όπως Λογιστική, Ημερομηνία, Ώρα,

Κλάσμα, και Επιστημονική. Οι επιλογές για την κάθε κατηγορία εμφανίζονται στα δεξιά.

Η πραγματική τιμή ενός αριθμού, φαίνεται στη «γραμμή τύπων». Για παράδειγμα, σε ένα

κελί, ένας αριθμός μπορεί να εμφανίζεται ως 8% και στη γραμμή τύπων να φαίνεται ως

0,08.

45

3.2 Μορφοποίηση ημερομηνίας και ώρας

Με τη μορφή «Ημερομηνίας» μπορούμε να καθορίσουμε τον τρόπο εμφάνισης της

ημερομηνίας μέσα στα κελιά. Για παράδειγμα, η ημερομηνία 13/12/13 μπορεί να

εμφανιστεί ως 13-Δεκ-13 ή ως 13 Δεκεμβρίου 2013

Με τη μορφή «Ώρας» μπορούμε να καθορίσουμε τον τρόπο εμφάνισης της ώρας μέσα

στα κελιά. Για παράδειγμα, η ώρα 18:30 μπορεί να εμφανιστεί ως 6:30 μμ.

Για να επιλέξουμε μια μορφή ημερομηνίας ή ώρας, επιλέγουμε έναν τύπο από τη λίστα

«Τύπος», αφού προηγουμένως έχουμε επιλέξει την αντίστοιχη κατηγορία, από τη λίστα

αριστερά.

Για να καταλάβει το Excel ότι πληκτρολογήσαμε μια ημερομηνία ή μια ώρα, πρέπει

αυτές να γραφτούν σωστά μέσα στα κελιά. Για παράδειγμα, η «1/12 2001» δεν είναι

σωστή μορφή ημερομηνίας. και η «4 20» δεν είναι σωστή μορφή ώρας.

3.3 Αναδίπλωση κελιών

Αν θέλουμε τα δεδομένα ενός κελιού να εμφανίζονται σε πολλές γραμμές μέσα στο κελί,

μπορούμε να μορφοποιήσουμε το κελί ώστε τα δεδομένα του να αναδιπλώνονται

αυτόματα.

Επιλέγουμε τα κελιά των οποίων το περιεχόμενο, θέλουμε να αναδιπλώνεται.

Επιλέγουμε την καρτέλα «Κεντρική» και στην περιοχή «Στοίχιση», πατάμε το κουμπί

«Αναδίπλωση κειμένου» .

Εναλλακτικά μπορούμε να πατήσουμε το βέλος, δεξιά από την περιοχή «Στοίχιση»


«Στοίχιση».



κελιών...».

Στη συνέχεια, τσεκάρουμε την επιλογή «Αναδίπλωση κειμένου».

3.4 Συγχώνευση κελιών

Η συγχώνευση δύο ή περισσοτέρων, γειτονικών μόνο κελιών, οριζοντίων ή

κατακόρυφων, έχει ως αποτέλεσμα τη μετατροπή τους σε ένα νέο, ενιαίο κελί.

46

Στη συγχώνευση κελιών, θα παραμείνουν μόνο τα δεδομένα που βρίσκονται στο πάνω

αριστερά κελί. Τα δεδομένα στα υπόλοιπα κελιά της επιλεγμένης περιοχής θα

διαγραφτούν.

Για να πραγματοποιήσουμε συγχώνευση κελιών:

1. Επιλέγουμε τα κελιά που θέλουμε να αναδιπλώνονται.

2. Επιλέγουμε την καρτέλα «Κεντρική» και στην περιοχή «Στοίχιση», πατάμε το

κουμπί «Συγχώνευση και στοίχιση στο κέντρο» .

3. Εναλλακτικά μπορούμε να πατήσουμε το βέλος, δεξιά από την περιοχή

«Στοίχιση» και στο νέο παράθυρο «Μορφοποίηση κελιών», να επιλέξουμε την

καρτέλα «Στοίχιση».

4. Στο παράθυρο «Μορφοποίηση κελιών» μπορούμε να έχουμε πρόσβαση επίσης,


κελιών...».

5. Στη συνέχεια, ενεργοποιούμε την επιλογή «Συγχώνευση κελιών».

6. Τα κελιά θα συγχωνευτούν σε μια γραμμή ή στήλη και το περιεχόμενο του κελιού

θα τοποθετηθεί στο κέντρο του συγχωνευμένου κελιού.

7. Για να συγχωνεύσουμε κελιά χωρίς κεντράρισμα, κάνουμε κλικ στο βέλος, δίπλα

στην εντολή «Συγχώνευση και στοίχιση στο κέντρο» και στη συνέχεια κάνουμε

κλικ στις επιλογές «Συγχώνευση κατά πλάτος» ή «Συγχώνευση κελιών».

3.5 Διαίρεση συγχωνευμένου κελιού

Μπορούμε να διαιρέσουμε ξανά ένα συγχωνευμένο κελί σε ξεχωριστά κελιά αλλά δεν

μπορούμε να διαιρέσουμε ένα κελί που δεν έχει συγχωνευτεί.

Για να διαιρέσουμε ένα συγχωνευμένο κελί:

Επιλέγουμε το συγχωνευμένο κελί που θέλουμε να διαιρέσουμε.

Επιλέγουμε την καρτέλα «Κεντρική» και στην περιοχή «Στοίχιση», πατάμε το βέλος,

δίπλα από το κουμπί «Συγχώνευση και στοίχιση στο κέντρο» και επιλέγουμε

«Κατάργηση συγχώνευσης κελιών».




Στη συνέχεια, καταργούμε την επιλογή «Συγχώνευση κελιών».

47

3.6 Στοίχιση κειμένου κελιών

Μπορούμε να ορίσουμε τον τρόπο που θα στοιχίζεται το κείμενο, στα κελιά, ως εξής:

Επιλέγουμε τα κελιά των οποίων το περιεχόμενο, θέλουμε να στοιχίσουμε.

Επιλέγουμε την καρτέλα «Κεντρική» και στην περιοχή «Στοίχιση», πατάμε ένα από

τα κουμπιά στοίχισης .






κελιών...».

Στη συνέχεια, επιλέγουμε την καρτέλα «Στοίχιση» και στα πλαίσια «Οριζόντια» ή/και

«Κατακόρυφη», επιλέγουμε τον τρόπο στοίχισης.

Αν επιλέξουμε οριζόντια στοίχιση με εσοχή, στο πλαίσιο «Εσοχή», μπορούμε να

καθορίσουμε το μέγεθός της.

Για να στοιχίσουμε τα περιεχόμενα ενός κελιού, στο κέντρο μιας περιοχής κελιών, χωρίς

να συγχωνευτούν τα κελιά:

Επιλέγουμε την περιοχή των κελιών, μαζί με το κελί, με το περιεχόμενο του οποίου

θέλουμε να στοιχίσουμε τα δεδομένα του.

Επιλέγουμε την καρτέλα «Κεντρική» και στην περιοχή «Στοίχιση» πατάμε το βέλος

δεξιά από την περιοχή «Στοίχιση» και στο νέο παράθυρο «Μορφοποίηση κελιών»,

επιλέγουμε την καρτέλα «Στοίχιση».



κελιών...».

Στη συνέχεια επιλέγουμε στο πλαίσιο «Οριζόντια», την επιλογή «Κέντρο επιλεγμένης

περιοχής» και πατάμε «ΟΚ».

3.7 Αυτόματη μορφοποίηση

Η αυτόματη μορφοποίηση εφαρμόζει έναν συνδυασμό μορφοποιήσεων πίνακα, σε μια

περιοχή κελιών που έχουμε επιλέξει. Εάν επιλέξουμε ένα μόνο κελί, το Excel επιλέγει

αυτόματα την περιοχή που περιβάλλει το κελί, και εφαρμόζει την αυτόματη

μορφοποίηση στην περιοχή αυτή.

48

Για να εφαρμόσουμε μια αυτόματη μορφοποίηση σε μια περιοχή κελιών:

1. Επιλέγουμε την περιοχή που θέλουμε να μορφοποιήσουμε.

2. Επιλέγουμε την καρτέλα «Κεντρική» και στην περιοχή «Στυλ», πατάμε το κουμπί

«Μορφοποίηση ως πίνακα».

3. Επιλέγουμε από τα δείγματα τη μορφοποίηση που θέλουμε.

Για να καταργήσουμε μια αυτόματη μορφοποίηση που εφαρμόσαμε σε μια περιοχή

κελιών:

1. Επιλέγουμε τον πίνακα από τον οποίο θέλουμε να καταργήσουμε το τρέχον στυλ

πίνακα.

2. Έτσι εμφανίζεται το στοιχείο «Εργαλεία πίνακα», προσθέτοντας μια καρτέλα

«Σχεδίαση».

3. Στην καρτέλα «Σχεδίαση», στην ομάδα «Στυλ πίνακα», πατάμε στο κουμπί

«Περισσότερα» .

4. Στη συνέχεια πατάμε «Απαλοιφή». Ο πίνακας θα εμφανίζεται στην προεπιλεγμένη

μορφοποίηση πίνακα. Καταργώντας ένα στυλ πίνακα δεν καταργείται και ο

πίνακας.

Εάν δεν θέλουμε να εργαστούμε με τα δεδομένα μας σε πίνακα, μπορούμε να

μετατρέψουμε τον πίνακα σε κανονική περιοχή, διατηρώντας παράλληλα το στυλ

μορφοποίησης που εφαρμόσαμε. Για να το πετύχουμε αυτό:

Κάνουμε κλικ σε οποιοδήποτε σημείο στον πίνακα για να βεβαιωθούμε ότι το

ενεργό κελί είναι σε μια στήλη πίνακα. Έτσι εμφανίζεται η επιλογή «Εργαλεία

πίνακα», με την προσθήκη της καρτέλας «Σχεδίαση».

Στην καρτέλα «Σχεδίαση», στην ομάδα «Εργαλεία», κάνουμε κλικ στο στοιχείο

«Μετατροπή σε περιοχή».

3.8 Συμπλήρωση δεδομένων

Το Excel διαθέτει τη δυνατότητα συμπλήρωσης δεδομένων που βασίζονται σε

συνεχόμενα κελιά. Εάν μια επιλογή περιλαμβάνει έναν αριθμό, μια ημερομηνία ή μια

χρονική περίοδο, τότε έχουμε τη δυνατότητα να επεκτείνουμε τη σειρά.

Για παράδειγμα, οι αρχικές επιλογές στον ακόλουθο πίνακα επιφέρουν τα ακόλουθα

αποτελέσματα σειρών.

49

Αρχική

επιλογή

Σειρά Αρχική

επιλογή

Σειρά

1, 2, 3 4, 5, 6 15-Ιαν, 15-Απρ 15-Ιουλ, 15-Οκτ

9:00 10:00, 11:00, 12:00 1999, 2000 2001, 2002, 2003

∆ευ Τρι, Τετ, Πεμ 1-Ιαν, 1-Μαρ 1-Μαϊ, 1-Ιούλ, 1-Σεπ

∆ευτέρα Τρίτη, Τετάρτη,

Πέμπτη

Τριμηνο 3 Τριμηνο 4, Τρίμηνο 5

Ιαν Φεβ, Μαρ, Απρ 1η περίοδος 2η περίοδος, 3η

περίοδος

Ιαν, Απρ Ιουλ, Οκτ, Ιαν Προϊόν 1 Προϊόν 2, Προϊόν 3

Ιαν-99, Απρ-

99

Ιούλ-99, Οκτ-99, Ιαν-

00

Για να συμπληρώσουμε μια σειρά, επιλέγουμε τα πρώτα κελιά της σειράς και σύρουμε

τη λαβή συμπλήρωσης. Η λαβή συμπλήρωσης είναι το μικρό μαύρο τετράγωνο στην

κάτω δεξιά γωνία της επιλογής .

Όταν επιλέγουμε τη λαβή συμπλήρωσης, ο δείκτης του ποντικιού μετατρέπεται σε

μαύρο σταυρό.

Για να συμπληρώσουμε μια σειρά:

1. Επιλέγουμε το κελί ή τα κελιά που περιέχουν τις τιμές έναρξης της σειράς.

2. Σύρουμε τη λαβή συμπλήρωσης επάνω στην περιοχή που θέλουμε να

συμπληρώσουμε.

3. Για να συμπληρώσουμε κατά αύξουσα τάξη μεγέθους, σύρουμε προς τα κάτω ή

προς τα δεξιά, ενώ για να συμπληρώσουμε κατά φθίνουσα τάξη μεγέθους, σύρουμε

προς τα επάνω ή προς τα αριστερά.

Για να συμπληρώσουμε το ενεργό κελί με το περιεχόμενο ενός διπλανού κελιού:

Επιλέγουμε ένα κενό κελί, κάτω, δεξιά, επάνω ή στα αριστερά του κελιού, που

περιέχει τα δεδομένα με τα οποία θέλουμε να συμπληρώσουμε το κελί.

Στην καρτέλα «Κεντρική», στην ομάδα «Επεξεργασία», κάνουμε κλικ στο στοιχείο

«Συμπλήρωση» και κατόπιν σε ένα από τα στοιχεία «Προς τα κάτω», «Δεξιά»,

«Προς τα επάνω» ή «Αριστερά».

Μπορούμε να συμπληρώσουμε μια σειρά δεδομένων χρησιμοποιώντας περισσότερες

επιλογές συμπλήρωσης, εάν επιλέξουμε από την καρτέλα «Κεντρική», στην ομάδα

50

«Επεξεργασία», το στοιχείο «Συμπλήρωση» και κατόπιν το στοιχείο «Σειρά». Πιο

συγκεκριμένα:

Στο πλαίσιο «Σειρά» επιλέγουμε αν η σειρά θα συμπληρωθεί οριζόντια, κατά μήκος

των επιλεγμένων γραμμών, ή κάθετα, κατά μήκος των επιλεγμένων στηλών.

Για να δημιουργήσουμε μια σειρά αριθμητικής ή γεωμετρικής προόδου ή μια

σειρά ημερομηνίας, χρησιμοποιούμε τις επιλογές του πλαισίου «Τύπος».

Στο πλαίσιο «Μονάδα Ημερομηνίας» καθορίζουμε εάν αν μια σειρά ημερομηνιών

θα αυξάνεται κατά ημέρες, μήνες ή χρόνια.

Στο πλαίσιο «Τιμή βήματος» πληκτρολογούμε έναν θετικό ή έναν αρνητικό αριθμό

για να υποδείξουμε την τιμή σύμφωνα με την οποία θα αυξάνεται ή θα μειώνεται η

σειρά. Η τιμή στο πλαίσιο αυτό παραβλέπεται, αν είναι επιλεγμένο το πλαίσιο

ελέγχου «Τάση».

Στο πλαίσιο «Τελική τιμή» πληκτρολογούμε έναν θετικό ή έναν αρνητικό αριθμό για

να υποδείξουμε την τιμή στην οποία θέλουμε να καταλήγει η σειρά.

3.9 Γρήγορη συμπλήρωση στήλης

Εάν οι λίγοι πρώτοι χαρακτήρες που πληκτρολογούμε σε ένα κελί ταιριάζουν με μια

υπάρχουσα καταχώριση αυτής της στήλης, το Excel συμπληρώνει τους υπόλοιπους

χαρακτήρες.

Για να αποδεχτούμε την προτεινόμενη καταχώριση, πατάμε το πλήκτρο «Enter». Η

συμπληρωμένη καταχώριση έχει ακριβώς την ίδια μορφή κεφαλαίων και πεζών

γραμμάτων με τις υπάρχουσες καταχωρίσεις.

Για να αντικαταστήσουμε τους χαρακτήρες που εισάγονται αυτόματα,

συνεχίζουμε την πληκτρολόγηση.

Για να διαγράψουμε τους χαρακτήρες που εισάγονται αυτόματα, πατάμε το

πλήκτρο «Backspace».

51

ΥΠΟΕΝΟΤΗΤΑ 4. ΑΝΑΦΟΡΕΣ ΚΕΛΙΩΝ

Μια αναφορά προσδιορίζει ένα κελί ή μια περιοχή κελιών σε ένα φύλλο εργασίας. Με

τις αναφορές μπορούμε να χρησιμοποιήσουμε σε έναν τύπο, δεδομένα που βρίσκονται

σε διαφορετικά τμήματα ενός βιβλίου εργασίας ή να χρησιμοποιήσουμε την τιμή από

ένα κελί σε πολλούς τύπους.

Το Excel χρησιμοποιεί το στυλ αναφοράς A1, το οποίο αναφέρεται σε στήλες με

γράμματα (A ως XFD, για ένα σύνολο 16.384 στηλών) και σε γραμμές με αριθμούς (1

ως 1.048.576). Αυτά τα γράμματα και οι αριθμοί είναι οι επικεφαλίδες στηλών και

γραμμών.

Για να αναφερθούμε σε ένα κελί, πληκτρολογούμε το γράμμα της στήλης

ακολουθούμενο από τον αριθμό γραμμής. Για παράδειγμα, το C20 αναφέρεται στο

κελί, στην τομή της στήλης C και της γραμμής 20.

Για να αναφερθούμε σε μια περιοχή κελιών, πληκτρολογούμε την αναφορά για το κελί

στην επάνω αριστερή γωνία της περιοχής, έπειτα άνω και κάτω τελεία (:) και στη

συνέχεια την αναφορά στο κελί στην κάτω δεξιά γωνία της περιοχής.

Ο παρακάτω πίνακας περιέχει παραδείγματα αναφορών:

Για να αναφερθούμε Χρησιμοποιούμε την

αναφορά

Στο κελί, στη στήλη A και στη γραμμή

10

A10

Στην περιοχή κελιών, στη στήλη A και

τις γραμμές 10 ως 20

A10:A20

Στην περιοχή κελιών, στη γραμμή 15

και τις στήλες B ως E

B15:E15

Σε όλα τα κελιά, στη γραμμή 5 5:5

Σε όλα τα κελιά, στις γραμμές 5 ως 10 5:10

Σε όλα τα κελιά, στη στήλη H H:H

Σε όλα τα κελιά, στις στήλες H ως J H:J

Στην περιοχή κελιών, στις στήλες A ως

E και τις γραμμές 10 ως 20

A10:E20

52

4.1 Σχετική αναφορά

Μια αναφορά σε όνομα κελιού, όπως π.χ. Α1 που χρησιμοποιείται σε έναν τύπο, η

οποία αλλάζει κατά τη συμπλήρωση δεδομένων ή όταν ο τύπος αντιγράφεται σε άλλο

κελί ή περιοχή, είναι μια σχετική αναφορά. Μετά την αντιγραφή και επικόλληση του

τύπου, η σχετική αναφορά στον νέο τύπο αλλάζει για να σχετίζεται η αναφορά με ένα

διαφορετικό κελί που βρίσκεται μακριά από τον τύπο, κατά τον ίδιο αριθμό γραμμών

και στηλών με αυτόν της αρχικής σχετικής αναφοράς κελιού, από τον αρχικό τύπο.

4.2 Απόλυτη αναφορά

Εάν δεν θέλουμε το Excel να ρυθμίζει τις αναφορές όταν αντιγράφουμε έναν τύπο σε

ένα διαφορετικό κελί, χρησιμοποιούμε μια απόλυτη αναφορά. Μια απόλυτη αναφορά

κελιού, παίρνει τη μορφή: $A$1, $B$1, κ.ο.κ. Αντίθετα από τις σχετικές αναφορές, οι

απόλυτες αναφορές δεν αλλάζουν αυτόματα κατά τη συμπλήρωση δεδομένων ή όταν

αντιγράφουμε τύπους σε γραμμές ή σε στήλες.

4.3 Μεικτή αναφορά

Η μεικτή αναφορά περιλαμβάνει μια απόλυτη και μια σχετική αναφορά. Δηλαδή είτε

παραμένει σταθερή η αναφορά της στήλης και αλλάζει η γραμμή (π.χ. $C1) είτε

παραμένει σταθερή η αναφορά της γραμμής και αλλάζει η στήλη (π.χ. C$1).

Κατά τη συμπλήρωση δεδομένων ή όταν αντιγράφουμε τύπους με μεικτή αναφορά,

από το ένα κελί σε ένα άλλο, η απόλυτη αναφορά παραμένει ως έχει και η σχετική

αναφορά αλλάζει.

Μεικτή αναφορά με

σταθεροποίηση γραμμής

Μεικτή αναφορά με

σταθεροποίηση στήλης

4.4 Χρήση του συμβόλου $

Στις αναφορές κελιών, με τη χρήση του συμβόλου «$»:

Μπροστά από το γράμμα, σταθεροποιούμε την αναφορά στήλης, π.χ. $A1

53

Μπροστά από τον αριθμό, σταθεροποιούμε την αναφορά γραμμής, π.χ. A$1

Μπροστά από το γράμμα και τον αριθμό, σταθεροποιούμε το κελί (απόλυτη

αναφορά), π.χ. $A$1

ΥΠΟΕΝΟΤΗΤΑ 5. ΤΥΠΟΙ

Ένας τύπος (formula) είναι μια εξίσωση που εκτελεί πράξεις σε δεδομένα ενός φύλλου

εργασίας και επιστρέφει το αποτέλεσμα της πράξης στο περιεχόμενο ενός κελιού. Οι

τύποι έχουν τη δυνατότητα να εκτελούν μαθηματικές πράξεις όπως πρόσθεση και

πολλαπλασιασμό ή να συγκρίνουν τιμές φύλλου εργασίας ή να συνενώσουν κείμενο.

Οι τύποι μπορεί να αναφέρονται σε άλλα κελιά του ίδιου φύλλου εργασίας, κελιά σε

άλλα φύλλα του ίδιου βιβλίου εργασίας ή κελιά σε φύλλα άλλων βιβλίων εργασίας.

Το κελί που περιέχει τον τύπο ονομάζεται εξαρτημένο κελί αν η τιμή του εξαρτάται από

τις τιμές σε άλλα κελιά. Για παράδειγμα, το κελί B2 είναι ένα εξαρτημένο κελί αν περιέχει

τον τύπο =C2.

Όποτε αλλάξει ένα κελί στο οποίο αναφέρεται ένας τύπος, αλλάζει επίσης και το

εξαρτημένο κελί, από προεπιλογή.

Για παράδειγμα, ο παρακάτω τύπος προσθέτει το 25 στην τιμή του κελιού B4 και μετά

διαιρεί το αποτέλεσμα με την τιμή του κελιού: D5=(Β4+25)/D5

5.1 Σύνταξη ενός τύπου

Ένας τύπος στο Microsoft Excel ξεκινά πάντα με το σύμβολο ισότητας (=). Το σύμβολο

ισότητας προσδιορίζει στο Excel ότι οι χαρακτήρες που ακολουθούν αποτελούν τύπο.

Μετά το σύμβολο ισότητας βρίσκονται τα στοιχεία που θα υπολογιστούν, οι τελεστέοι,

οι οποίοι διαχωρίζονται από τους τελεστές υπολογισμού.

Για παράδειγμα, στον τύπο =(B4+25)/D5, οι Β4 και D5 είναι οι τελεστέοι, και «+» και «/»

είναι οι τελεστές.

Ο τελεστής είναι ένα σύμβολο που καθορίζει τον τύπο υπολογισμού όπως πρόσθεση,

αφαίρεση, πολλαπλασιασμό ή διαίρεση, ο οποίος θα εκτελεστεί στα στοιχεία ενός

τύπου.

Οι πιο συνηθισμένοι τελεστές είναι οι μαθηματικοί τελεστές, οι οποίοι εκτελούν βασικές

μαθηματικές πράξεις. Οι μαθηματικοί τελεστές φαίνονται στον παρακάτω πίνακα:

54

Αριθμητικός τελεστής Έννοια Παράδειγμα

+ (συν) Πρόσθεση A3+B3

- (μείον) Αφαίρεση A3-C1-D1

* (αστερίσκος) Πολλαπλασιασμός A3*D3

/ (διαγώνιος) ∆ιαίρεση G3/A3

% (ποσοστό) Ποσοστό A20%

^ (ύψωση σε δύναμη) Ορισμός ως εκθέτη F3^2

Για παράδειγμα, αν τα κελιά Β1 και Α5 περιέχουν τις τιμές 10 και 8 αντίστοιχα, και στο κελί

C1 πληκτρολογήσουμε τον τύπο =Β1+Α5, τότε το κελί C1 θα περιέχει την τιμή 18 που

είναι το αποτέλεσμα του τύπου.

Μια άλλη κατηγορία τελεστών είναι οι τελεστές σύγκρισης ή λογικοί τελεστές, οι οποίοι

συγκρίνουν δύο τιμές και αποδίδουν την τιμή TRUE ή FALSE. Οι τελεστές σύγκρισης

φαίνονται στον παρακάτω πίνακα:

Τελεστής σύγκρισης Έννοια Παράδειγμα

= (ισότητα) Ίσο με A1=B1

> (μεγαλύτερο από) Μεγαλύτερο από A1>B1

< (μικρότερο από) Μικρότερο από A1<B1

>= (μεγαλύτερο ή ίσο) Μεγαλύτερο από ή

ίσο με A1>=B1

<= (μικρότερο ή ίσο) Μικρότερο από ή ίσο

με A1<=B1

<> (άνισο) Άνισο/ Διάφορο του A1<>B1

Για παράδειγμα, αν τα κελιά Β1 και Β5 περιέχουν τις τιμές 1 και 5 αντίστοιχα, και στο κελί

D1 πληκτρολογήσουμε τον τύπο =B1<B5, τότε το κελί D1 θα περιέχει την τιμή TRUE, που

είναι το αποτέλεσμα του τύπου.

Τέλος, ο τελεστής κειμένου (&) ενώνει δύο τμήματα κειμένου σε ένα κείμενο.

Τελεστής κειμένου Έννοια Παράδειγμα

& (και)

Ενώνει συνεχόμενα δύο

τμήματα κειμένου, για να

παραγάγει μια

συνεχόμενη τιμή

κειμένου

«Παρα» & «δειγμα»

παράγουν

«Παραδειγμα»

55

Το Excel εκτελεί τις λειτουργίες από αριστερά προς τα δεξιά, σύμφωνα με τη σειρά

προτεραιότητας τελεστών, ξεκινώντας από το σύμβολο ισότητας (=).

Είναι όμως καλύτερο να χρησιμοποιούμε παρενθέσεις για να ελέγξουμε τη σειρά

υπολογισμών.

Για παράδειγμα, αν τα περιεχόμενα των κελιών Α2 και Α5 είναι 10 και 20 αντίστοιχα και

πληκτρολογήσουμε στο κελί C1 τον τύπο =(A2+A5)/2 τότε το αποτέλεσμα που θα

εμφανίζεται στο κελί C1 θα είναι 15, επειδή ο τύπος πρώτα θα προσθέσει τα

περιεχόμενα των κελιών Α2 και A5 (10+20=30) και κατόπιν θα διαιρέσει το αποτέλεσμα

με το 2 (30/2=15).

5.2 Εισαγωγή ενός τύπου

Για να εισάγουμε έναν τύπο:

Κάνουμε διπλό κλικ στο κελί στο οποίο θέλουμε να εισάγουμε τον τύπο, ή το

επιλέγουμε και πατάμε το πλήκτρο «F2».

Στη γραμμή τύπων ή στο κελί, πληκτρολογούμε «=» (το σύμβολο ισότητας).

Πληκτρολογούμε τον τύπο. Κατά την πληκτρολόγηση του τύπου, μπορούμε, αντί

να πληκτρολογούμε τις αναφορές των κελιών, να επιλέγουμε τα κελιά με το

ποντίκι.

Όταν τελειώσουμε, πατάμε το κουμπί «Εισαγωγή» , στα αριστερά της γραμμής

τύπων ή το πλήκτρο «ENTER».

Αν αλλάξαμε γνώμη και δεν θέλουμε να εισάγουμε τον τύπο που

πληκτρολογήσαμε, πατάμε το κουμπί «Ακύρωση» , στα αριστερά της γραμμής

τύπων ή το πλήκτρο «ESC».

5.3 Μηνύματα λάθους σε τύπους

Τα μηνύματα λάθους που μπορεί να εμφανιστούν κατά την εισαγωγή ενός τύπου είναι:

Εάν πληκτρολογήσαμε σε ένα κελί κάποιον τύπο αλλά σαν αποτέλεσμα βλέπουμε

στο κελί το μήνυμα λάθους «#ΟΝΟΜΑ?», αυτό σημαίνει ότι υπάρχει κάποιο λάθος

στον τύπο, με πιο συνηθισμένο ότι χρησιμοποιήσαμε ελληνικούς χαρακτήρες για

να αναφερθούμε σε ένα κελί. Εάν χρησιμοποιούμε κεφαλαίους χαρακτήρες είναι

πολύ πιθανό να κάνουμε τέτοιο λάθος, αφού ορισμένοι κεφαλαίοι χαρακτήρες

όπως οι Α, Β, Ε κτλ. δεν έχουν διαφορά στην εμφάνιση ανάμεσα στις δύο

56

γλώσσες. Μπορούμε να αποφεύγουμε τέτοιου είδους λάθη εάν χρησιμοποιούμε

πεζούς χαρακτήρες για τις αναφορές στα κελιά, όπως για παράδειγμα a5, b2 κτλ.

Εάν σε ένα κελί δούμε το μήνυμα λάθους «#####», τότε σημαίνει ότι το κελί έχει

αριθμητικό αποτέλεσμα ή ημερομηνία, με πλάτος μεγαλύτερο από αυτό του

κελιού και θα πρέπει να αυξήσουμε ανάλογα το πλάτος της στήλης.

Εάν σε ένα κελί δούμε το μήνυμα λάθους «#ΔΙΑΙΡ./0!» σημαίνει ότι στον

παρονομαστή κάποιου τύπου υπάρχει μηδέν ή αναφορά σε κενό κελί.

Εάν σε ένα κελί δούμε το μήνυμα λάθους «#ΑΝΑΦ!» σημαίνει ότι έχουμε διαγράψει

κάποιο κελί, το οποίο χρησιμοποιείται ως αναφορά, σε έναν τύπο άλλου κελιού.

Εάν σε ένα κελί δούμε το μήνυμα λάθους «#ΤΙΜΗ!» σημαίνει ότι σε κάποιον τύπο

υπάρχει αναφορά σε κελί με λάθος τύπο δεδομένων.

5.4 Επεξεργασία τύπου

Για να επεξεργαστούμε έναν τύπο:

Κάνουμε διπλό κλικ στο κελί το οποίο περιέχει τον τύπο που θέλουμε να

επεξεργαστούμε ή το επιλέγουμε και πατάμε το πλήκτρο F2

Στη γραμμή τύπων, κάνουμε τις αλλαγές στον τύπο.

Όταν τελειώσουμε, πατάμε το κουμπί Εισαγωγή ή το πλήκτρο «ENTER».

Αν αλλάξαμε γνώμη και δεν θέλουμε να καταχωρηθούν οι αλλαγές που κάναμε,

πατάμε το κουμπί Ακύρωση ή το πλήκτρο «ESC».

5.5 Μετακίνηση τύπου

Για να μετακινήσουμε έναν τύπο:

1. Επιλέγουμε το κελί που περιέχει τον τύπο που θέλουμε να μετακινήσουμε.

2. Κάνουμε πάνω του δεξί κλικ και επιλέγουμε «Αποκοπή».

3. Επιλέγουμε το κελί στο οποίο θέλουμε να μετακινήσουμε τον τύπο.

4. Κάνουμε πάνω του δεξί κλικ και επιλέγουμε «Επικόλληση». Το Microsoft Excel θα

αντικαταστήσει οποιαδήποτε δεδομένα στην περιοχή επικόλλησης.

Σημείωση: Όταν μετακινούμε έναν τύπο, οι αναφορές κελιών μέσα στον τύπο δεν

αλλάζουν. Μπορούμε επίσης να μετακινήσουμε ένα κελί που περιέχει τύπο, σύροντας

με το ποντίκι το κελί που τον περιέχει.

57

5.6 Αντιγραφή τύπου

Για να αντιγράψουμε έναν τύπο:

1. Επιλέγουμε το κελί που περιέχει τον τύπο που θέλουμε να αντιγράψουμε.

2. Κάνουμε πάνω του δεξί κλικ και επιλέγουμε «Αντιγραφή».

3. Επιλέγουμε το κελί στο οποίο θέλουμε να μετακινήσουμε τον τύπο.

4. Κάνουμε πάνω του δεξί κλικ και επιλέγουμε «Επικόλληση».

Σημείωση: Όταν αντιγράφουμε έναν τύπο, οι απόλυτες αναφορές κελιών δεν αλλάζουν,

ενώ αλλάζουν οι σχετικές αναφορές κελιών. Μπορούμε επίσης να αντιγράψουμε ένα

κελί που περιέχει τύπο σύροντας με το ποντίκι το κελί που τον περιέχει, κρατώντας

πατημένο το πλήκτρο «CTRL» καθώς σύρουμε.

Επίσης, μπορούμε να αντιγράψουμε τύπους σε γειτονικά κελιά χρησιμοποιώντας τη

λαβή συμπλήρωσης. Επιλέγουμε το κελί που περιέχει τον τύπο και μετά σύρουμε τη

λαβή συμπλήρωσης επάνω στην περιοχή που θέλουμε να συμπληρώσουμε.

5.7 Διαγραφή τύπου

Για να διαγράψουμε έναν τύπο:

Κάνουμε κλικ στο κελί που περιέχει τον τύπο.

Πατάμε το κουμπί «DELETE».

Σημείωση: Όταν διαγράφουμε έναν τύπο, το Excel καταργεί τον τύπο και την τιμή του.

5.8 Σειρά εκτέλεσης πράξεων

Οι πράξεις εκτελούνται με την ακόλουθη σειρά:

1. Πολλαπλασιασμοί και διαιρέσεις

2. Προσθέσεις και αφαιρέσεις

Αν υπάρχουν παρενθέσεις και αγκύλες, εκτελούνται κατά σειρά οι πράξεις στις:

1. Παρενθέσεις

2. Αγκύλες

Παράδειγμα:

Έστω ότι έχουμε την ακόλουθη παράσταση:

[8*(9-2)-7*(5+3)]-[4*(12+18)/5]

Η εκτέλεση των πράξεων θα γίνει ως εξής:

1. Πρώτα θα εκτελεστούν οι πράξεις στις παρενθέσεις, οπότε έχουμε:

58

[8*7-7*8]-[4*30/5]

2. Έπειτα θα εκτελεστούν οι πράξεις στις αγκύλες, με προτεραιότητα σε

πολλαπλασιασμούς και διαιρέσεις, οπότε έχουμε:

[56-56]-[24]

3. Ακολουθούν οι προσθέσεις και οι αφαιρέσεις, μέχρι να ολοκληρωθούν οι

πράξεις στις αγκύλες, οπότε έχουμε:

0-24

4. Τέλος εξάγεται το τελικό αποτέλεσμα:

-24

Σημείωση:

Δεν παίζει ρόλο η σειρά εκτέλεσης πολλαπλασιασμών και διαιρέσεων. Οι

ακόλουθες παραστάσεις είναι ισοδύναμες: 7*8/5 και 7/5*8

Δεν παίζει ρόλο η σειρά εκτέλεσης προσθέσεων και αφαιρέσεων. Οι ακόλουθες

παραστάσεις είναι ισοδύναμες: 7+8-5 και 7-5+8


• όλες τις δυνατότητες του Excel για την εισαγωγή και την επεξεργασία των

δεδομένων,

• τον τρόπο εργασίας, με βιβλία εργασίας και φύλλα δεδομένων,

• τη μορφοποίηση κελιών,

• τις αναφορές κελιών, και

• τους τύπους και τις δυνατότητες του Excel, για την εκτέλεση πράξεων.

59





ΔΙΔΑΚΤΙΚΗ ΕΝΟΤΗΤΑ 3. ΠΡΟΧΩΡΗΜΕΝΕΣ ΔΥΝΑΤΟΤΗΤΕΣ ΤΟΥ EXCEL

61

Εισαγωγικές Παρατηρήσεις Η συγκεκριμένη διδακτική ενότητα αποτελείται από οκτώ υποενότητες.

Στην πρώτη υποενότητα θα μάθουμε τις κατηγορίες και τη χρήση των συναρτήσεων.

Στη δεύτερη υποενότητα, θα μάθουμε τους τύπους και τη χρήση των γραφημάτων.

Στην τρίτη υποενότητα, θα εξετάσουμε τις διαφορετικές προβολές, με τις οποίες

μπορούμε να εμφανίσουμε το φύλλο δεδομένων μας.

Στην τέταρτη υποενότητα θα εξετάσουμε τις επιλογές και τις ρυθμίσεις ώστε να

διαμορφώσουμε τη σελίδα που δουλεύουμε, σύμφωνα με τις ανάγκες μας.

Στην πέμπτη υποενότητα θα αναλύσουμε την εισαγωγή και την επεξεργασία, κεφαλίδας

και υποσέλιδου.

Στην έκτη υποενότητα θα δούμε τους διαφορετικούς τρόπους που προσφέρει το Excel

για την εισαγωγή ή την τροποποίηση αλλαγών σελίδας.

Στην έβδομη υποενότητα θα μελετήσουμε πώς μπορούμε να σταθεροποιήσουμε

γραμμές και στήλες και να διαιρέσουμε ένα φύλλο εργασίας σε δύο ή τέσσερα

τμήματα, για να αποκτήσουμε ταυτόχρονα διαφορετικές προβολές στο φύλλο

εργασίας.

Στην τελευταία ενότητα θα μας απασχολήσει η δημιουργία και η επεξεργασία λίστας, σε

ένα φύλλο εργασίας.

62

ΥΠΟΕΝΟΤΗΤΑ 1. ΣΥΝΑΡΤΗΣΕΙΣ

Η συνάρτηση (function) είναι ένας προκαθορισμένος τύπος, ο οποίος εκτελεί

υπολογισμούς χρησιμοποιώντας ειδικές τιμές, που καλούνται ορίσματα, σε

συγκεκριμένη σειρά ή δομή. Για παράδειγμα, η συνάρτηση «SUM» προσθέτει τιμές ή

περιοχές από κελιά και η συνάρτηση «AVERAGE» εμφανίζει το μέσο όρο τιμών ή

περιοχών από κελιά.

1.1 Δομή μιας συνάρτησης

Η δομή μιας συνάρτησης ξεκινάει με το όνομα της συνάρτησης, ακολουθούμενο από

άνοιγμα παρενθέσεως (αριστερή παρένθεση), από τα ορίσματα της συνάρτησης που

διαχωρίζονται με ερωτηματικά, και τέλος από το κλείσιμο της παρενθέσεως (δεξιά

παρένθεση).

Οι παρακάτω παραστάσεις αποτελούν παραδείγματα μερικών συχνά

χρησιμοποιούμενων συναρτήσεων:

=SUM(A1;B1) [Επιστρέφει το άθροισμα κελιών A1 και B1]

=AVERAGE(C13;C14;C15) [Επιστρέφει το μέσο όρο των κελιών C13, C14

και C15]

=LEFT(“Infolab”;4) [Επιστρέφει τους 4 πρώτους χαρακτήρες, από

τα αριστερά, της λέξης στα εισαγωγικά]

=RIGHT(“Infolab”;4) [Επιστρέφει τους 4 τελευταίους χαρακτήρες, από

τα δεξιά, της λέξης στα εισαγωγικά]

=ISNUMBER(J5) [Ελέγχει αν ο αριθμός στο κελί J5 είναι αριθμός

και επιστρέφει ανάλογα TRUE ή FALSE]

=MIN(B14;C14:E14;K1:K2) [Επιστρέφει τη μικρότερη τιμή, μεταξύ των κελιών

B14, C14, E14, K1, και K2]

=MAX(B14;C14:E14;K1:K2) [Επιστρέφει τη μεγαλύτερη τιμή, μεταξύ των

κελιών B14, C14, E14, K1, και K2]

=COUNT(A1;A10) [Καταμετρά τον αριθμό των κελιών που

περιέχουν αριθμούς]

=COUNTΑ(A1;A10) [καταμετρά τον αριθμό των κελιών που δεν είναι

κενά]

=ROUND(2,15; 1) [Στρογγυλοποιεί τον αριθμό 2,15 σε ένα δεκαδικό

63

ψηφίο (2,2)]

=ROUND(2,149; 1) [Στρογγυλοποιεί τον αριθμό 2,149 σε ένα

δεκαδικό ψηφίο (2,1)]

=ROUND(-1,475; 2) [Στρογγυλοποιεί τον αριθμό -1,475 σε δύο

δεκαδικά ψηφία (-1,48)]

=IF(B1>=4;”ΝΑΙ”;”ΟΧΙ”) [Επιστρέφει την τιμή «ΝΑΙ» αν το κελί B1 είναι

μεγαλύτερο ή ίσο με 4 και την τιμή «ΟΧΙ» αν το

κελί B1 είναι μικρότερο του 4]

1.2 Εισαγωγή συνάρτησης

Για να εισάγουμε μια συνάρτηση:

1. Επιλέγουμε το κελί στο οποίο θα εισάγουμε τη συνάρτηση.

2. Επιλέγουμε την καρτέλα «Τύποι» και στην ομάδα «Βιβλιοθήκη συναρτήσεων» πατάμε

το κουμπί «Εισαγωγή συνάρτησης» ή πατάμε το κουμπί «Εισαγωγή συνάρτησης»

στη γραμμή τύπων.

3. Στο πλαίσιο διαλόγου «Εισαγωγή συνάρτησης», επιλέγουμε μια κατηγορία

συνάρτησης από το πλαίσιο «Επιλογή κατηγορίας».

4. Επιλέγουμε μια συνάρτηση της συγκεκριμένης κατηγορίας, από το πλαίσιο «Επιλογή

συνάρτησης».

5. Στο κάτω μέρος του πλαισίου διαλόγου, μπορούμε να δούμε τη δομή και την

περιγραφή της συνάρτησης που επιλέξαμε και πατάμε ΟΚ.

6. Εμφανίζεται το παράθυρο διαλόγου «Ορίσματα συνάρτησης» όπου

συμπληρώνουμε τα ορίσματα που θέλουμε να χρησιμοποιεί η συνάρτηση κατά τον

υπολογισμό, στα πλαίσια Number1, Number2 κτλ.. Μπορούμε να πληκτρολογήσουμε

αριθμητικές τιμές, τιμές κειμένου, αναφορές κελιών, περιοχές κελιών, ονόματα, κτλ.

Εάν θέλουμε να εισάγουμε αναφορές κελιών ως ορίσματα, μπορούμε να επιλέξουμε τα

κελιά κατά τη διάρκεια της εισαγωγής της συνάρτησης αντί να πληκτρολογήσουμε τις

αναφορές των κελιών, ως εξής:

Πατάμε το κουμπί , ώστε να γίνει προσωρινή απόκρυψη του παραθύρου

διαλόγου.

Επιλέγουμε κατόπιν τα κελιά του φύλλου εργασίας, και όταν τελειώσουμε, πατάμε

το κουμπί .

64

Επίσης, εάν δεν θέλουμε να το αποκρύψουμε, μπορούμε να μετακινήσουμε το

παράθυρο διαλόγου ώστε να μην καλύπτει τα κελιά τα οποία θέλουμε να

επιλέξουμε.

Εάν θέλουμε να εισάγουμε περισσότερα ορίσματα από αυτά που προτείνονται

στο παράθυρο διαλόγου, κάνουμε κλικ με το ποντίκι στο τελευταίο πλαίσιο

εισαγωγής ορίσματος. Θα προστεθεί τότε ακόμα ένα πλαίσιο εισαγωγής

ορίσματος.

7. Όταν τελειώσουμε, πατάμε το κουμπί «ΟΚ».

Καθώς εισάγουμε τα ορίσματα της συνάρτησης, οι τιμές τους εμφανίζονται δίπλα στα

αντίστοιχα πλαίσια των ορισμάτων, ενώ επίσης αναγράφεται και το αποτέλεσμα της

συνάρτησης μέχρι εκείνη τη στιγμή. Αυτό το χαρακτηριστικό είναι πολύ χρήσιμο, αφού

μας βοηθάει να ελέγχουμε τη συνάρτηση πριν αποδεχτούμε τις καταχωρήσεις που

κάναμε και πατήσουμε το κουμπί «ΟΚ».

Εάν είμαστε βέβαιοι για τη σύνταξη μιας συνάρτησης, μπορούμε να την

πληκτρολογήσουμε απευθείας μέσα στο κελί ή στη γραμμή τύπων.

Αν επιλέξουμε την καρτέλα «Τύποι», στην ομάδα «Βιβλιοθήκη συναρτήσεων», βλέπουμε

τις διάφορες κατηγορίες συναρτήσεων από όπου πατώντας στο αντίστοιχο κουμπί και

επιλέγοντας τη συνάρτηση που θέλουμε, μπορούμε να την εισάγουμε στο επιλεγμένο

κελί.

1.3 Κατηγορίες συναρτήσεων

Οι πιο γνωστές και συνήθεις κατηγορίες συναρτήσεων, παρουσιάζονται πιο κάτω.

Μαθηματικές και τριγωνομετρικές συναρτήσεις: Με τις μαθηματικές και

τριγωνομετρικές συναρτήσεις μπορούμε να εκτελέσουμε απλούς υπολογισμούς,

όπως η στρογγυλοποίηση αριθμού ή ο υπολογισμός συνολικής τιμής για μια

περιοχή κελιών ή σύνθετους υπολογισμούς, όπως ο υπολογισμός της συνολικής

τιμής για μια περιοχή κελιών που ικανοποιεί μια συνθήκη σε μια άλλη περιοχή

κελιών.

Στατιστικές συναρτήσεις: Οι συναρτήσεις στατιστικής φύλλου εργασίας εκτελούν

στατιστική ανάλυση σε περιοχές δεδομένων. Για παράδειγμα, μια συνάρτηση

στατιστικής φύλλου εργασίας μπορεί να παρέχει στατιστικές πληροφορίες για μια

ευθεία γραμμή σχεδιασμένη από μια ομάδα τιμών, όπως η κλίση της γραμμής ή

τα ακριβή σημεία που σχηματίζουν την ευθεία γραμμή.

65

Συναρτήσεις κειμένου: Με τις συναρτήσεις κειμένου, μπορούμε να χειριστούμε

ακολουθίες χαρακτήρων κειμένου σε τύπους. Για παράδειγμα, μπορούμε να

αλλάξουμε τη μορφή των χαρακτήρων (πεζά-κεφαλαία) ή το μήκος μιας

ακολουθίας χαρακτήρων κειμένου. Επίσης, μπορούμε να συνδέσουμε ή να

συνενώσουμε μια ημερομηνία σε μια ακολουθία χαρακτήρων κειμένου.

Συναρτήσεις ημερομηνίας και ώρας: Με τις συναρτήσεις ημερομηνίας και ώρας

μπορούμε να αναλύσουμε την εργασία μας με τιμές ημερομηνίας και ώρας σε

τύπους. Για παράδειγμα, αν χρειάζεται να χρησιμοποιήσουμε την τρέχουσα

ημερομηνία σε έναν τύπο, χρησιμοποιούμε τη συνάρτηση φύλλου εργασίας

TODAY, η οποία αποδίδει την τρέχουσα ημερομηνία βασιζόμενη στο ρολόι

συστήματος του υπολογιστή μας.

Συναρτήσεις οικονομικών: Οι οικονομικές συναρτήσεις πραγματοποιούν κοινούς

επαγγελματικούς υπολογισμούς, όπως ο καθορισμός πληρωμής για ένα δάνειο,

η μελλοντική τιμή ή καθαρή τρέχουσα τιμή μιας επένδυσης και οι τιμές ομολόγων

ή τοκοχρεολυσίων.

Συναρτήσεις πληροφοριών: Χρησιμοποιούμε μια συνάρτηση πληροφορίας

φύλλου εργασίας, για να καθορίσουμε τον τύπο των δεδομένων που είναι

αποθηκευμένα σε ένα κελί. Οι συναρτήσεις πληροφοριών περιλαμβάνουν μια

ομάδα από συναρτήσεις φύλλου εργασίας γνωστές ως συναρτήσεις IS και

επιστρέφουν την τιμή TRUE, αν το κελί ικανοποιεί μια συνθήκη, αλλιώς

επιστρέφουν την τιμή FALSE. Για παράδειγμα, αν το κελί περιέχει μια άρτια τιμή, η

συνάρτηση ISEVEN φύλλου εργασίας αποδίδει TRUE.

Συναρτήσεις βάσης δεδομένων: Όταν χρειάζεται να αναλύσουμε κατά πόσον οι

τιμές σε μια λίστα ικανοποιούν μια συγκεκριμένη συνθήκη ή κριτήριο, μπορούμε

να χρησιμοποιήσουμε μια συνάρτηση βάσης δεδομένων. Για παράδειγμα, σε μια

λίστα που περιέχει πληροφορίες πωλήσεων, μπορούμε να μετρήσουμε όλες τις

γραμμές ή εγγραφές στις οποίες οι πωλήσεις είναι μεγαλύτερες από 1.000 αλλά

μικρότερες από 2.500.

Λογικές συναρτήσεις: Μπορούμε να χρησιμοποιήσουμε τις λογικές συναρτήσεις

είτε για να διαπιστώσουμε κατά πόσο μια συνθήκη είναι αληθής ή ψευδής είτε για

να ελέγξουμε πολλές συνθήκες. Για παράδειγμα, μπορούμε να χρησιμοποιήσουμε

τη συνάρτηση IF, για να καθορίσουμε κατά πόσο μια συνθήκη είναι αληθής ή

ψευδής: Εάν η συνθήκη είναι αληθής αποδίδεται μια συγκεκριμένη τιμή αλλιώς

αποδίδεται διαφορετική τιμή αν η συνθήκη είναι ψευδής.

66

Συναρτήσεις αναζήτησης και αναφοράς: Όταν χρειάζεται να βρούμε τιμές σε

λίστες και πίνακες ή όταν χρειάζεται να βρούμε την αναφορά ενός κελιού,

μπορούμε να χρησιμοποιήσουμε τις συναρτήσεις αναζήτησης και αναφορών. Για

παράδειγμα, για να βρούμε μια τιμή σε έναν πίνακα, αντιστοιχίζοντας μια τιμή

στην πρώτη στήλη του πίνακα, μπορούμε να χρησιμοποιήσουμε τη συνάρτηση

φύλλου εργασίας VLOOKUP.

ΥΠΟΕΝΟΤΗΤΑ 2. ΓΡΑΦΗΜΑΤΑ

Το γράφημα (chart) αναπαριστάνει τα δεδομένα του φύλλου εργασίας. Ένα γράφημα

συνδέεται με τα δεδομένα του φύλλου εργασίας από τα οποία δημιουργείται και

ενημερώνεται αυτόματα, κατά την αλλαγή των δεδομένων στο φύλλο εργασίας.

Τα γραφήματα προσελκύουν την προσοχή και διευκολύνουν την προβολή συγκρίσεων

και τάσεων σε δεδομένα. Για παράδειγμα, αντί να κάνουμε ανάλυση σε πολλές στήλες

με αριθμούς στο φύλλο εργασίας, μπορούμε να δούμε αμέσως εάν οι πωλήσεις

μειώνονται ή αυξάνονται ανά τετράμηνο ή να κάνουμε σύγκριση ανάμεσα στις

πραγματικές πωλήσεις και σε αυτές που είχαν προβλεφθεί.

2.1 Τύποι γραφημάτων

Το Excel μας δίνει τη δυνατότητα να επιλέξουμε ανάμεσα σε πολλούς τύπους

γραφημάτων. Τα πιο συχνά χρησιμοποιούμενα είναι τα εξής:

Ένα γράφημα περιοχής δίνει έμφαση στο μέγεθος των αλλαγών με την πάροδο

του χρόνου. Με την εμφάνιση του αθροίσματος των σχεδιασμένων τιμών, ένα

γράφημα περιοχής εμφανίζει επίσης τη σχέση των μελών με το σύνολο.

Ένα γράφημα στηλών εμφανίζει τις αλλαγές των δεδομένων σε μια χρονική

περίοδο ή σχηματοποιεί τις συγκρίσεις ανάμεσα σε στοιχεία. Οι κατηγορίες είναι

οργανωμένες οριζόντια και οι τιμές κάθετα για να δοθεί έμφαση στη μεταβολή με

την πάροδο του χρόνου.

Ένα γράφημα ράβδων εμφανίζει συγκρίσεις ανάμεσα σε ξεχωριστά στοιχεία. Οι

κατηγορίες οργανώνονται κάθετα και οι τιμές οριζόντια, για να επικεντρωθεί στη

σύγκριση τιμών και να μην δοθεί μεγάλη έμφαση στο χρόνο.

Ένα γράφημα γραμμών δείχνει τις τάσεις των δεδομένων σε ίσα διαστήματα.

67

Ένα γράφημα πίτας δείχνει το αναλογικό μέγεθος των στοιχείων που αποτελούν

μια σειρά δεδομένων στο σύνολο των στοιχείων. Εμφανίζει πάντα μόνο μία σειρά

δεδομένων και είναι χρήσιμο όταν θέλουμε να δώσουμε έμφαση σε ένα σημαντικό

στοιχείο.

Ένα γράφημα διασποράς είτε εμφανίζει τις σχέσεις ανάμεσα σε αριθμητικές τιμές

σε πολλές σειρές δεδομένων είτε σχεδιάζει δύο ομάδες αριθμών ως μια σειρά από

συντεταγμένες ΧΥ.

2.2 Δημιουργία γραφήματος

Για να δημιουργήσουμε ένα γράφημα:

1. Επιλέγουμε τα κελιά τα οποία περιέχουν τα δεδομένα που θέλουμε να

χρησιμοποιήσουμε στο γράφημα. Εάν αφήσουμε το Excel να επιλέξει τα

δεδομένα, βεβαιωνόμαστε ότι υπάρχει μια κενή γραμμή και μια κενή στήλη

ανάμεσα στα δεδομένα που θα σχηματοποιήσουμε και τα υπόλοιπα δεδομένα

του φύλλου εργασίας.

2. Πατάμε την καρτέλα «Εισαγωγή» και επιλέγουμε έναν τύπο γραφήματος (για

παράδειγμα «Στήλη») από την ομάδα «Γραφήματα».

3. Επιλέγουμε τον δευτερεύοντα τύπο γραφήματος, π.χ. «2-Δ Σωρευμένη στήλη».

Όταν μετακινούμε τον δείκτη του ποντικιού πάνω από κάποιο δευτερεύοντα τύπο,

εμφανίζεται μια περιγραφή και μια ένδειξη των περιπτώσεων στις οποίες

χρησιμεύει αυτός ο τύπος.

4. Το γράφημα τοποθετείται πάνω από τα δεδομένα του φύλλου εργασίας ενώ τα

«Εργαλεία γραφήματος» (καρτέλες «Σχεδίαση», «Διάταξη» και «Μορφή»)

προστίθενται στην «Κορδέλα».

5. Κάνουμε κλικ στη «Μετακίνηση γραφήματος» στην ομάδα «Θέση» της καρτέλας

«Σχεδίαση» και διαλέγουμε πού θέλουμε να τοποθετηθεί το γράφημα, π.χ. σε

ξεχωριστό φύλλο με γραφήματα. Εναλλακτικά μπορούμε να κάνουμε δεξί κλικ σε

ένα κενό σημείο του γραφήματος και να επιλέξουμε «Μετακίνηση

γραφήματος...».

6. Μπορούμε ακόμα και να μετακινήσουμε το γράφημα στο φύλλο εργασίας,

πατώντας το περίγραμμα και σύροντας το γράφημα σε άλλο σημείο του

φύλλου.

68

2.3 Ορισμός τύπου γραφήματος ως προεπιλεγμένου

Για να ορίσουμε ένα τύπο γραφήματος ως προεπιλεγμένο, δηλαδή τον τύπο που θα

εισάγει προκαθορισμένα το Excel για εμάς, εφόσον δεν επιλέξουμε ένα συγκεκριμένο

τύπο γραφήματος:

Πατάμε το βέλος δίπλα από το όνομα της ομάδας «Γραφήματα» ή εναλλακτικά

οποιοδήποτε κουμπί γραφήματος και επιλέγουμε «Όλοι οι τύποι γραφήματος».

Στο παράθυρο διαλόγου «Αλλαγή τύπου γραφήματος» επιλέγουμε τον τύπο

γραφήματος και τον δευτερεύοντα τύπο και πατάμε «Ορισμός ως προεπιλεγμένου

γραφήματος» ή «Άκυρο».

2.4 Δημιουργία γραφήματος βάσει προεπιλεγμένου

Για να δημιουργήσουμε ένα γράφημα βάσει του προεπιλεγμένου τύπου γραφήματος,

επιλέγουμε τα δεδομένα που θέλουμε να χρησιμοποιήσουμε και μετά πατάμε είτε

«ALT+F1» ή «F11».

Όταν πατάμε «ALT+F1», το γράφημα ενσωματώνεται στο τρέχον φύλλο εργασίας.

Όταν πατάμε «F11», το γράφημα εμφανίζεται σε ξεχωριστό φύλλο γραφήματος με

όνομα «Γράφημα1» (ή Γράφημα2, κλπ).

2.5 Αλλαγή Διάταξης Γραφήματος

Για να αλλάξουμε τη διάταξη ενός γραφήματος, δηλαδή στοιχεία του γραφήματος,

όπως ετικέτες, τίτλος άξονα, κ.τ.λ.:

Μεταβαίνουμε στην καρτέλα «Διάταξη» στα «Εργαλεία γραφήματος» για να

τροποποιήσουμε το γράφημα.

Στην ομάδα «Ετικέτες», πατάμε «Τίτλοι άξονα», «Τίτλος πρωτεύοντα κατακόρυφου

άξονα», επιλέγουμε τη θέση και εισάγονται οι λέξεις «Τίτλος άξονα».

Επεξεργαζόμαστε τον τίτλο. Μετά προσθέτουμε τον «Τίτλο πρωτεύοντα οριζόντιου

άξονα» και τον «Τίτλο γραφήματος» και τους επεξεργαζόμαστε.

Κάνουμε δεξί κλικ στο κείμενο για να αλλάξουμε το μέγεθος γραμματοσειράς ή το

στυλ από τη «Μικρή γραμμή εργαλείων».

2.6 Υπόμνημα και Πίνακας Δεδομένων

Το Υπόμνημα περιλαμβάνει την επεξήγηση των καταχωρίσεων του γραφήματος.

69

Μπορούμε να εμφανίσουμε τα δεδομένα του γραφήματος σε έναν πίνακα και να

εισάγουμε και κλειδιά υπομνήματος (χρώματα ράβδων, γραμμών, κ.τ.λ.).

Μπορούμε επίσης να εμφανίζουμε τις ετικέτες δεδομένων ώστε να προβάλλονται οι

τιμές δεδομένων σε κάθε σημείο των γραμμών.

Από την καρτέλα «Διάταξη», στην ομάδα «Ετικέτες», πατάμε «Υπόμνημα» και

επιλέγουμε τη θέση και τη στοίχισή του.

Πατάμε «Κανένα» για να απενεργοποιήσουμε το Υπόμνημα.

Πατάμε τον «Πίνακα δεδομένων», στην ομάδα «Ετικέτες» και διαλέγουμε τη θέση

του πίνακα και εάν θα εμφανίζεται το κλειδί υπομνήματος.

2.7 Αλλαγή Τύπου Γραφήματος

Έχουμε τη δυνατότητα να αλλάξουμε τον τύπο ενός γραφήματος που έχουμε

δημιουργήσει, όποια στιγμή επιθυμούμε. Για να το πετύχουμε αυτό:

Πατάμε την περιοχή του γραφήματος για να εμφανιστούν τα «Εργαλεία

Γραφήματος».

Επιλέγουμε την καρτέλα «Σχεδίαση» και πατάμε «Αλλαγή τύπου γραφήματος» από

την ομάδα «Τύπος». Εναλλακτικά μπορούμε να κάνουμε δεξί κλικ στην περιοχή

γραφήματος και να επιλέξουμε «Αλλαγή τύπου γραφήματος...».

Στο παράθυρο διαλόγου «Αλλαγή τύπου γραφήματος» επιλέγουμε τον τύπο

γραφήματος και τον δευτερεύοντα τύπο (π.χ. τύπος Περιοχή, δευτερεύον τύπος

Σωρευμένη περιοχή) και πατάμε «ΟΚ».

Μπορούμε να επιλέξουμε ένα διαφορετικό στυλ γραφήματος από την ομάδα «Στυλ

σχήματος» της καρτέλας «Μορφή». Όταν αλλάζουμε το στυλ του γραφήματος ίσως

χρειαστεί να εφαρμόσουμε εκ νέου άλλες τροποποιήσεις όπως μέγεθος

γραμματοσειράς κειμένου.

2.8 Επιλογή δεδομένων

Μπορούμε να επανασχεδιάσουμε ένα υπάρχον γράφημα, προσθέτοντας ή

αφαιρώντας δεδομένα σε αυτό, εφόσον το επιθυμούμε:

Επιλέγουμε από τα «Εργαλεία γραφήματος» την καρτέλα «Σχεδίαση» και μετά

κάνουμε κλικ στην «Επιλογή δεδομένων» από την ομάδα «Δεδομένα». Εναλλακτικά

κάνουμε δεξί κλικ στο γράφημα και πατάμε «Επιλογή δεδομένων...».

70

Στη τμήμα «Περιοχή δεδομένων γραφήματος...» μπορούμε να αλλάξουμε τα

δεδομένα όλου του γραφήματος.

Κάνουμε κλικ στο τμήμα «Καταχωρήσεις υπομνήματος (Σειρές)» όπου

έργαζόμαστε με την κάθε σειρά του γραφήματος. Η σειρά του γραφήματος είναι

τα σχετικά δεδομένα του γραφήματος που εμφανίζονται με διαφορετικό χρώμα

στο γράφημα και φαίνονται αναλυτικά και στο υπόμνημα του γραφήματος. Πιο

συγκεκριμένα μπορούμε να προσθέσουμε μια νέα σειρά, να επεξεργαστούμε μια

υπάρχουσα αφού την έχουμε επιλέξει (μπορούμε να αλλάξουμε τα δεδομένα της

και το όνομά της) ή να την καταργήσουμε, από τα αντίστοιχα κουμπιά.

Έχοντας επιλέξει μια σειρά στο τμήμα «Καταχωρήσεις υπομνήματος (Σειρές)»,

πατάμε το κουμπί «Επεξεργασία», στο τμήμα «Ετικέτες οριζόντιου άξονα

(Κατηγορία)». Πατάμε το κουμπί της σύμπτυξης, επιλέγουμε μια νέα σειρά

δεδομένων και μετά κάνουμε κλικ στο κουμπί της ανάπτυξης. Έτσι καθορίζουμε το

τι τιμές θα εμφανίζονται στον οριζόντιο άξονα (δεν επηρεάζεται το γράφημά μας).

Το Excel αποφασίζει πού θα τοποθετήσει την ετικέτα δεδομένων, μετακινώντας την

εκτός τμήματος όταν το κείμενο δεν χωράει στο διαθέσιμο χώρο.

2.9 Μορφοποίηση περιοχής γραφήματος

Για να μορφοποιήσουμε την περιοχή του γραφήματος, κάνουμε δεξί κλικ στην περιοχή

γραφήματος, επιλέγουμε «Μορφοποίηση περιοχής γραφήματος...» και εφαρμόζουμε

την μορφοποίηση που θέλουμε στις αντίστοιχες κατηγορίες.

2.10 Μορφοποίηση περιοχής σχεδίασης

Για να μορφοποιήσουμε την περιοχή σχεδίασης του γραφήματος, επιλέγουμε την

περιοχή σχεδίασης (κάνοντας κλικ πάνω στο γράφημα), κάνουμε δεξί κλικ πάνω της,

επιλέγουμε «Μορφοποίηση περιοχής σχεδίασης...» και εφαρμόζουμε την μορφοποίηση

που θέλουμε στις αντίστοιχες κατηγορίες.

2.11 Μορφοποίηση σειράς δεδομένων

Για να μορφοποιήσουμε μια σειρά δεδομένων, επιλέγουμε όποια σειρά (στήλες, ράβδοι,

κ.τ.λ.) του γραφήματος επιθυμούμε να μορφοποιήσουμε, κάνουμε δεξί κλικ πάνω της,

επιλέγουμε «Μορφοποίηση σειράς δεδομένων...» και εφαρμόζουμε την μορφοποίηση

που θέλουμε στις αντίστοιχες κατηγορίες.

71

2.12 Αλλαγή μεγέθους γραφήματος

Για να αλλάξουμε το μέγεθος του γραφήματος, κάνουμε κλικ στην περιοχή

γραφήματος, επιλέγουμε από τα «Εργαλεία γραφήματος» την καρτέλα «Μορφή» και

πατάμε στο βέλος που υπάρχει δεξιά από την ομάδα «Μέγεθος». Στο πλαίσιο που

εμφανίζεται, επιλέγουμε την καρτέλα «Μέγεθος». Αυξομειώνουμε το μέγεθος του

γραφήματος είτε σε εκατοστά είτε σε ποσοστό επί του αρχικού μεγέθους, προσέχοντας

και την επιλογή «Κλείδωμα αναλογιών».

ΥΠΟΕΝΟΤΗΤΑ 3. ΠΡΟΒΟΛΕΣ ΚΑΙ ΕΚΤΥΠΩΣΕΙΣ

Στη συνέχεια θα μελετήσουμε τους διαφορετικούς τρόπους με τους οποίους μπορούμε

να προβάλλουμε τα φύλλα του βιβλίου εργασίας μας καθώς και όλα όσα

χρειαζόμαστε, για να εκτυπώσουμε την εργασία μας ή μέρους αυτής, στον εκτυπωτή.

3.1 Προβολές φύλλου εργασίας

Υπάρχουν τέσσερις τρόποι για να δούμε και να ρυθμίσουμε την εμφάνιση των φύλλων,

του βιβλίου εργασίας μας:

Κανονική προβολή: Είναι η πιο κατάλληλη επιλογή (και η προεπιλεγμένη) για

προβολή στην οθόνη και εργασία. Επιλέγουμε την καρτέλα «Προβολή» και στην

ομάδα «Προβολές βιβλίου εργασίας», πατάμε στο κουμπί «Κανονική».

Προεπισκόπηση εκτύπωσης: Εμφανίζει την εκτυπωμένη σελίδα και μας επιτρέπει

να προσαρμόσουμε εύκολα τις στήλες και τα περιθώρια. Για να μεταβούμε στην

προεπισκόπηση εκτύπωσης, πατάμε στην καρτέλα «Αρχείο», επιλέγουμε

«Εκτύπωση» και στο δεξιό τμήμα του παραθύρου που εμφανίζεται, βλέπουμε την

σελίδα μας σε προεπισκόπηση.

Προεπισκόπηση αλλαγών σελίδας: Η προεπισκόπηση αλλαγών σελίδας δείχνει

πού θα γίνουν οι αλλαγές σελίδας στο φύλλο εργασίας και ποια περιοχή του

φύλλου εργασίας θα εκτυπωθεί. Οι αλλαγές σελίδας που καθορίζουμε εμείς

εμφανίζονται ως μπλε συμπαγείς γραμμές και οι αυτόματες αλλαγές σελίδας που

ορίζονται από το Microsoft Excel εμφανίζονται ως διακεκομμένες μπλε γραμμές.

Για να μεταβούμε στην προβολή προεπισκόπησης αλλαγών σελίδας, επιλέγουμε

την καρτέλα «Προβολή» και στην ομάδα «Προβολές βιβλίου εργασίας», πατάμε

στο κουμπί «Προεπισκόπηση αλλαγών σελίδας» .

72

Διάταξη σελίδας: Χρησιμοποιείται για να προβάλλουμε τα φύλλα του βιβλίου

εργασίας, όπως ακριβώς θα εμφανίζονται και στην εκτύπωση. Για να μεταβούμε

στην προβολή διάταξης σελίδας, επιλέγουμε την καρτέλα «Προβολή» και στην

ομάδα «Προβολές βιβλίου εργασίας», πατάμε στο κουμπί «Διάταξη σελίδας».

Καθώς κάνουμε διάφορες ρυθμίσεις που επηρεάζουν την εμφάνιση εκτύπωσης του

φύλλου εργασίας μας, μπορούμε να εναλλασσόμαστε μεταξύ των διαφορετικών

προβολών για να δούμε τα αποτελέσματα, πριν στείλουμε τα δεδομένα στον εκτυπωτή.

Επίσης μπορούμε να εναλλασσόμαστε μεταξύ των προβολών «Κανονική», «Διάταξη

σελίδας» και «Προεισκόπηση αλλαγών σελίδας» από τα αντίστοιχα κουμπιά, που

βρίσκονται κάτω δεξιά στο φύλλο εργασίας μας .

3.2 Προεπισκόπηση εκτύπωσης

Πριν εκτυπώσουμε ένα ή περισσότερα φύλλα, μπορεί να θέλουμε να τα δούμε στην

οθόνη προκείμενου να διορθώσουμε λάθη που δεν είχαμε εντοπίσει νωρίτερα. Το Excel

προσφέρει τη λειτουργία «Προεπισκόπηση Εκτύπωσης» η οποία μας δείχνει τις σελίδες

των φύλλων, ακριβώς όπως εκτυπώνονται, χωρίς καμία από τις τροποποιήσεις των

κανονικών προβολών του Excel.

Πατάμε στην καρτέλα «Αρχείο» και επιλέγουμε «Εκτύπωση». Στην δεξιά πλευρά της

οθόνης, βλέπουμε το έγγραφό μας σε «Προεπισκόπηση Εκτύπωσης».

Μπορούμε να χρησιμοποιήσουμε τα στοιχεία ελέγχου του ζουμ, που βρίσκονται στην

κάτω δεξιά γωνία της οθόνης, για να μεγεθύνουμε ή να σμικρύνουμε τη σελίδα. Πιο

συγκεκριμένα, πατώντας το κουμπί «Ζουμ στη σελίδα», εμφανίζεται ολόκληρη η σελίδα

μας σε προεπισκόπηση, σμικρύνοντας ανάλογα τη γραμματοσειρά. Πατώντας το

κουμπί «Εμφάνιση περιθωρίων», εμφανίζονται τα περιθώρια της σελίδας μας, τα οποία

και μπορούμε να αλλάξουμε.

Λίγο πιο αριστερά, μπορούμε να χρησιμοποιήσουμε τα βέλη μετακίνησης σελίδας, για

να μετακινηθούμε στην προηγούμενη ή στην επόμενη σελίδα του εγγράφου μας, που

βλέπουμε σε προεπισκόπηση.

3.3 Εκτύπωση εγγράφου

Ένας γρήγορος τρόπος εκτύπωσης είναι το πάτημα του εικονιδίου «Γρήγορη

εκτύπωση» , στη «Γραμμή Εργαλείων Γρήγορης Πρόσβασης», εάν είναι διαθέσιμο.

Εάν δεν είναι διαθέσιμο, μπορούμε να πατήσουμε το βέλος, δεξιά από τη «Γραμμή

73

Εργαλείων Γρήγορης Πρόσβασης» και να επιλέξουμε από τη λίστα που εμφανίζεται,

«Γρήγορη εκτύπωση», ώστε να προστεθεί. Με την εντολή αυτή θα εκτυπωθεί το τρέχον

έγγραφο απευθείας στον προεπιλεγμένο εκτυπωτή.

Όμως τις περισσότερες φορές θέλουμε να αναθεωρήσουμε τις ρυθμίσεις εκτύπωσης

πριν εκτυπώσουμε το έγγραφό μας.

Πατάμε στην καρτέλα «Αρχείο» και επιλέγουμε «Εκτύπωση» ή πατάμε το συνδυασμό

πλήκτρων «Ctrl+P». Στο παράθυρο διαλόγου «Εκτύπωση», που εμφανίζεται:

Στην περιοχή «Εκτύπωση», μπορούμε να επιλέξουμε σε πόσα αντίτυπα θα

εκτυπώσουμε το έγγραφό μας και να πατήσουμε το κουμπί «Εκτύπωση» για να

στείλουμε το έγγραφό μας, στον εκτυπωτή.

Στην περιοχή «Εκτυπωτής», μπορούμε να επιλέξουμε τον εκτυπωτή που θα γίνει η

εκτύπωση. Πατώντας στις «Ιδιότητες εκτυπωτή», ρυθμίζουμε κάποιες

παραμέτρους του εκτυπωτή, αν θέλουμε να είναι πάντα σταθερές και να μην

χρειάζεται να τις τροποποιούμε κάθε φορά που θέλουμε να εκτυπώσουμε.

Στην περιοχή «Ρυθμίσεις», επιλέγουμε αν θα εκτυπωθούν μόνο τα ενεργά φύλλα,

ολόκληρο το βιβλίο εργασίας ή η επιλεγμένη περιοχή. Εάν θέλουμε να

εκτυπώσουμε μόνο τα επιλεγμένα κελιά και αντικείμενα στο φύλλο εργασίας,

επιλέγουμε «Εκτύπωση επiλογής». Το Excel θα εκτυπώσει την επιλογή μας και δεν

θα λάβει υπόψη την περιοχή εκτύπωσης που πιθανόν είχε καθοριστεί για το φύλλο

εργασίας. Επίσης στο τμήμα «Σελίδες», αν θέλουμε να εκτυπωθούν μόνο κάποιες

σελίδες, όπου αν δεν είναι συνεχόμενες, τις πληκτρολογούμε μία μια και τις

χωρίζουμε με ερωτηματικό ενώ αν είναι συνεχόμενες, γράφουμε τον αριθμό της

πρώτης και της τελευταίας και τις δηλώνουμε με παύλα.

Πιο κάτω μπορούμε να επιλέξουμε αν η εκτύπωση θα γίνεται και στις δυο πλευρές

ή μόνο σε μια πλευρά, αν θέλουμε να γίνεται συρραφή των σελίδων η όχι, τον

προσανατολισμό του εγγράφου (οριζόντιος ή κατακόρυφος), το μέγεθος του

χαρτιού στο οποίο θέλουμε να εκτυπώσουμε το έγγραφό μας (Α3, Α4, Α5, Letter,

τύπου Legal, κτλ), τα περιθώρια της σελίδας και την κλίμακα της εκτύπωσης (σε

πραγματικό μέγεθος ή σε προσαρμοσμένη κλίμακα).

3.4 Ορισμός περιοχής εκτύπωσης

Για να ορίσουμε και να εκτυπώσουμε μια περιοχή εκτύπωσης:

Επιλέγουμε την περιοχή των κελιών που θέλουμε να εκτυπώσουμε.

74

Επιλέγουμε την καρτέλα «Διάταξη σελίδας» και στην περιοχή «Διαμόρφωση

σελίδας», πατάμε το κουμπί «Περιοχή εκτύπωσης» και επιλέγουμε «Ορισμός

περιοχής εκτύπωσης».

Θα εκτυπωθούν μόνο τα κελιά που έχουμε ορίσει ως περιοχή εκτύπωσης και θα

αγνοηθούν όλα τα υπόλοιπα.

3.5 Απαλοιφή περιοχής εκτύπωσης

Για να απαλείψουμε μια υπάρχουσα περιοχή εκτύπωσης:


σελίδας», πατάμε το κουμπί «Περιοχή εκτύπωσης» και μετά «Απαλοιφή περιοχής

εκτύπωσης».

ΥΠΟΕΝΟΤΗΤΑ 4. ΔΙΑΤΑΞΗ ΣΕΛΙΔΑΣ

Αυτή η περιοχή της καρτέλας «Διάταξη σελίδας» περιλαμβάνει στοιχεία ελέγχου για τα

περιθώρια, το μέγεθος και τον προσανατολισμό της σελίδας καθώς και για την περιοχή

εκτύπωσης, τις αλλαγές ενότητας, την προσθήκη φόντου και την εκτύπωση τίτλων.

4.1 Διαμόρφωση σελίδας

Στη συνέχεια φαίνονται αναλυτικά οι επιλογές και οι ρυθμίσεις που μπορούμε να

κάνουμε, ώστε να διαμορφώσουμε τη σελίδα που δουλεύουμε, σύμφωνα με τις

ανάγκες μας. Πιο συγκεκριμένα:

Περιθώρια: Στην ομάδα «Διαμόρφωση σελίδας», πατάμε το κουμπί «Περιθώρια»

για να επιλέξουμε κάποιο από τη συλλογή ή επιλέγουμε «Προσαρμοσμένα

περιθώρια» για να τα ορίσουμε μέσω ενός παράθυρου διαλόγου.

Προσανατολισμός: Στην ομάδα «Διαμόρφωση σελίδας», πατάμε το κουμπί

«Προσανατολισμός» για να επιλέξουμε οριζόντιο ή κατακόρυφο προσανατολισμό

εμφάνισης των σελίδων του εγγράφου.

Μέγεθος: Στην ομάδα «Διαμόρφωση σελίδας», πατάμε το κουμπί «Μέγεθος» για

να επιλέξουμε ένα μέγεθος χαρτιού από τα υπάρχοντα.

Αλλαγές: Στην ομάδα «Διαμόρφωση σελίδας», πατάμε το κουμπί «Αλλαγές» για

να εισάγουμε ή να καταργήσουμε μια αλλαγή σελίδας.

75

Εκτύπωση τίτλων: Στην ομάδα «Διαμόρφωση σελίδας», πατάμε το κουμπί

«Εκτύπωση τίτλων» και στο νέο παράθυρο που ανοίγει, μπορούμε να

καθορίσουμε τις γραμμές και τις στήλες που θα επαναλαμβάνονται σε κάθε

σελίδα που θα εκτυπώνεται.

Εναλλακτικά μπορούμε να ρυθμίσουμε τις διάφορες παραμέτρους, για να

προσαρμόσουμε τη σελίδα του εγγράφου όπως τη θέλουμε, από την ομάδα

«Διαμόρφωση σελίδας», πατώντας το βέλος που βρίσκεται δεξιά και εμφανίζεται το

παράθυρο διαλόγου «Διαμόρφωση σελίδας», όπου:

Στην καρτέλα Σελίδα:

Στην περιοχή «Προσανατολισμός» καθορίζουμε τον προσανατολισμό της

εκτυπωμένης σελίδας. Ανάλογα με τις προτιμήσεις μας, επιλέγουμε το πλαίσιο

«Κατακόρυφος» ή το πλαίσιο «Οριζόντιος».

Στην περιοχή «Κλίμακα» επιλέγουμε το πλαίσιο «Ρύθμιση στο:» για να μειώσουμε

ή να μεγεθύνουμε το εκτυπωμένο φύλλο εργασίας.

Εάν επιθυμούμε να περιορίσουμε το φύλλο εργασίας ή την επιλογή κατά την

εκτύπωση, ώστε να προσαρμόζεται σε έναν καθορισμένο αριθμό σελίδων,

επιλέγουμε το πλαίσιο «Προσαρμογή σε:» και πληκτρολογούμε κατόπιν στα

πλαίσια «ανά πλάτος» και «ανά ύψος», τους αριθμούς που καθορίζουν τον

αριθμό των σελίδων στις οποίες θέλουμε να εκτυπωθεί η εργασία μας.

Στο πλαίσιο «Μέγεθος χαρτιού» επιλέγουμε το μέγεθος του χαρτιού για την

εργασία μας.

Στην καρτέλα Περιθώρια:

Ρυθμίζουμε τις τιμές στα πλαίσια «Επάνω», «Κάτω», «Αριστερά» και «Δεξιά», για να

καθορίσουμε την απόσταση ανάμεσα στα δεδομένα και στις άκρες της

εκτυπωμένης σελίδας.

Για να αλλάξουμε την απόσταση μεταξύ της κεφαλίδας και του επάνω μέρους

της σελίδας ή μεταξύ του υποσέλιδου και του κάτω μέρος της σελίδας,

πληκτρολογούμε ένα αριθμό στο πλαίσιο «Κεφαλίδα» και στο πλαίσιο

«Υποσέλιδο» αντίστοιχα.

Η απόσταση θα πρέπει να είναι μικρότερη από τις ρυθμίσεις των περιθωρίων,

ώστε να μην υπάρξει επικάλυψη δεδομένων από την κεφαλίδα ή το υποσέλιδο.

Για να στοιχίσουμε τα δεδομένα στο κέντρο της σελίδας, ανάμεσα στα

περιθώρια, επιλέγουμε το πλαίσιο «Οριζόντια», το πλαίσιο «Κατακόρυφα» ή και

τα δύο ταυτόχρονα.

76

Στην καρτέλα Φύλλο:

Μπορούμε να ρυθμίσουμε ώστε κατά την εκτύπωση, να εμφανίζονται οι

γραμμές πλέγματος.

Μπορούμε να ρυθμίσουμε ώστε κατά την εκτύπωση να εμφανίζονται οι

επικεφαλίδες των γραμμών και των στηλών.

Μπορούμε να ρυθμίσουμε ώστε η εκτύπωση να είναι ασπρόμαυρη.

Μπορούμε να ρυθμίσουμε ώστε μια γραμμή να επαναλαμβάνεται στην κορυφή

κάθε σελίδας ή/και μια στήλη να επαναλαμβάνεται στα αριστερά, κατά την

εκτύπωση.

ΥΠΟΕΝΟΤΗΤΑ 5. ΚΕΦΑΛΙΔΕΣ ΚΑΙ ΥΠΟΣΕΛΙΔΑ

Οι κεφαλίδες και τα υποσέλιδα εμφανίζονται στην κορυφή και το κάτω μέρος

αντίστοιχα, όλων των σελίδων που τυπώνονται αλλά δεν είναι ορατές κατά τη διάρκεια

της εργασίας μας με το Excel.

Στην κεφαλίδα και στο υποσέλιδο, μπορούμε να εισάγουμε γενικές πληροφορίες όπως

εταιρικά λογότυπα, διευθύνσεις, αριθμούς σελίδων, κ.τ.λ.

Το Excel χωρίζει τις κεφαλίδες και τα υποσέλιδα σε αριστερά, μεσαία, και δεξιά ενότητα.

Όταν τοποθετούμε το δείκτη του ποντικιού σε μια επεξεργάσιμη ενότητα κεφαλίδας ή

υποσέλιδου, το Excel την επισημαίνει, για να δείξει ότι αν κάνουμε κλικ πάνω της, θα την

ανοίξουμε για επεξεργασία.

5.1 Προσθήκη κεφαλίδας ή υποσέλιδου

Στην περιοχή «Κείμενο» της καρτέλας «Εισαγωγή», πατάμε στο κουμπί «Κεφαλίδα &

Υποσέλιδο». Εμφανίζεται η καρτέλα «Εργαλεία Κεφαλίδας & Υποσέλιδου/ Σχεδίαση».

Μπορούμε να εισάγουμε κατευθείαν το κείμενο που θέλουμε στην κεφαλίδα ή το

υποσέλιδο ή στην περιοχή «Κεφαλίδες & υποσέλιδα», να πατήσουμε να κουμπιά

«Κεφαλίδα» και «Υποσέλιδο» για να εισάγουμε ένα προκαθορισμένο κείμενο.

5.2 Επεξεργασία κεφαλίδας ή υποσέλιδου

Επιλέγουμε την καρτέλα «Προβολή» και στην ομάδα «Προβολές βιβλίου εργασίας»

πατάμε στο κουμπί «Διάταξη σελίδας». Κάνουμε κλικ στο κείμενο της κεφαλίδας ή του

77

υποσέλιδου (εμφανίζεται η καρτέλα «Εργαλεία Κεφαλίδας & Υποσέλιδου/ Σχεδίαση») και

μπορούμε τώρα να τα επεξεργαστούμε.

Στην περιοχή «Περιήγηση» μπορούμε να μεταβούμε στην κεφαλίδα ή στο υποσέλιδο.

Στην περιοχή «Στοιχεία κεφαλίδας & υποσέλιδου» μπορούμε να προσθέσουμε στην

κεφαλίδα ή το υποσέλιδο, γραφικά αντικείμενα, να εισάγουμε τον αριθμό της σελίδας,

το όνομα του φύλλου ή του αρχείου, ημερομηνία ή/και ώρα, κ.τ.λ.

Εναλλακτικά, για να επεξεργαστούμε την κεφαλίδα ή το υποσέλιδο, μπορούμε να

πατήσουμε το βέλος, δεξιά από την ομάδα «Διαμόρφωση σελίδας» της καρτέλας

«Διάταξη σελίδας» ή πατάμε στην καρτέλα «Αρχείο», επιλέγουμε «Εκτύπωση» και στο

νέο παράθυρο που εμφανίζεται, κάτω-κάτω, στην περιοχή «Ρυθμίσεις», πατάμε στο

κουμπί «Διαμόρφωση σελίδας».

Στο πλαίσιο διαλόγου «Διαμόρφωση σελίδας» που εμφανίζεται, επιλέγουμε την καρτέλα

«Κεφαλίδα/ υποσέλιδο» και πατάμε τα κουμπιά «Προσαρμογή κεφαλίδας...» ή

«Προσαρμογή υποσέλιδου...».

5.3 Κλείσιμο κεφαλίδας και υποσέλιδου

Όταν έχουμε ολοκληρώσει την επεξεργασία, στην καρτέλα «Προβολή», πατάμε το

κουμπί «Κανονική», στην ομάδα «Προβολές βιβλίου εργασίας», για να κλείσουμε την

κεφαλίδα ή το υποσέλιδο.

ΥΠΟΕΝΟΤΗΤΑ 6. ΤΡΟΠΟΠΟΙΗΣΗ ΑΛΛΑΓΩΝ ΣΕΛΙΔΑΣ

Η αλλαγή σελίδας είναι το διαχωριστικό που χωρίζει σε διαφορετικές σελίδες, ένα φύλλο

εργασίας, για εκτύπωση. Το Excel εισάγει αυτόματες αλλαγές σελίδας ανάλογα με τις

διάφορες ρυθμίσεις όπως τις ρυθμίσεις των περιθωρίων, το μέγεθος του χαρτιού, κ.τ.λ.

6.1 Παρουσίαση αλλαγών σελίδας

Στη συνέχεια θα δούμε όλους τους διαφορετικούς τρόπους που μας προσφέρει το

Excel ώστε να εισάγουμε ή να τροποποιήσουμε αλλαγές σελίδας.

Για να εισάγουμε μια οριζόντια αλλαγή σελίδας:

Κάνουμε κλικ στην επικεφαλίδα της γραμμής, κάτω από το σημείο όπου

επιθυμούμε να εισάγουμε την αλλαγή σελίδας.

78


σελίδας», πατάμε το κουμπί «Αλλαγές» και επιλέγουμε «Εισαγωγή αλλαγής

σελίδας».

Για να εισάγουμε μια κατακόρυφη αλλαγή σελίδας:

Κάνουμε κλικ στην επικεφαλίδα της στήλης που βρίσκεται στα δεξιά της στήλης

στην οποία επιθυμούμε να εισάγουμε την αλλαγή σελίδας.


σελίδας», πατάμε το κουμπί «Αλλαγές» και επιλέγουμε «Εισαγωγή αλλαγής

σελίδας».

Για να μετακινήσουμε μια αλλαγή σελίδας:

Επιλέγουμε την καρτέλα «Προβολή» και στην ομάδα «Προβολές βιβλίου

εργασίας», πατάμε στο κουμπί «Προεπισκόπηση αλλαγών σελίδας» , για να

μεταβούμε στην προβολή προεπισκόπησης αλλαγών σελίδας. �

Σύρουμε την αλλαγή σελίδας στη νέα της θέση και έπειτα, πατάμε στο κουμπί

«Κανονική».

Για να καταργήσουμε μια αλλαγή σελίδας:

Κάνουμε κλικ στην επικεφαλίδα της γραμμής, κάτω από το σημείο όπου

επιθυμούμε να καταργήσουμε την αλλαγή σελίδας ή στην επικεφαλίδα της στήλης

που βρίσκεται στα δεξιά της στήλης, στην οποία επιθυμούμε να καταργήσουμε

την αλλαγή σελίδας.


σελίδας», πατάμε το κουμπί «Αλλαγές» και επιλέγουμε «Κατάργηση αλλαγής

σελίδας».

ΥΠΟΕΝΟΤΗΤΑ 7. ΣΤΑΘΕΡΟΠΟΙΗΣΗ ΚΑΙ ΔΙΑΙΡΕΣΗ ΤΜΗΜΑΤΩΝ

ΠΑΡΑΘΥΡΟΥ

Οι σταθεροποιημένες γραμμές και στήλες, εμφανίζονται πάντα, καθώς μετακινούμαστε

μέσα στο κάθε φύλλο εργασίας, με τις μπάρες κύλισης.

7.1 Σταθεροποίηση γραμμών

Για να σταθεροποιήσουμε γραμμές:

79

Επιλέγουμε το κελί της πρώτης στήλης και της επόμενης γραμμής από αυτές που

θέλουμε να σταθεροποιήσουμε.

Επιλέγουμε την καρτέλα «Προβολή» και στην ομάδα «Παράθυρο», πατάμε το

κουμπί «Σταθεροποίηση παραθύρων» και επιλέγουμε «Σταθεροποίηση τμημάτων

παραθύρου».

Αν θέλουμε να σταθεροποιήσουμε μόνο την πρώτη γραμμή, πατάμε κατευθείαν

«Σταθεροποίηση πρώτης γραμμής», χωρίς να έχουμε επιλέξει κάποιο κελί

προηγουμένως.

7.2 Σταθεροποίηση στηλών

Για να σταθεροποιήσουμε στήλες:

Επιλέγουμε το κελί της πρώτης γραμμής και της επόμενης στήλης από αυτές που

θέλουμε να σταθεροποιήσουμε.




Αν θέλουμε να σταθεροποιήσουμε μόνο την πρώτη στήλη, πατάμε κατευθείαν

«Σταθεροποίηση πρώτης στήλης», χωρίς να έχουμε επιλέξει κάποιο κελί προηγουμένως.

7.3 Σταθεροποίηση γραμμών και στηλών

Για να σταθεροποιήσουμε γραμμές και στήλες ταυτόχρονα:

Επιλέγουμε το κελί που καθορίζεται από:

την επόμενη γραμμή από αυτές που θέλουμε να σταθεροποιήσουμε και

την επόμενη στήλη, από αυτές που θέλουμε να σταθεροποιήσουμε.




7.4 Κατάργηση σταθεροποίησης γραμμών και στηλών

Για να καταργήσουμε τις σταθεροποιημένες γραμμές και στήλες:


κουμπί «Σταθεροποίηση παραθύρων» και επιλέγουμε «Αποσταθεροποίηση

τμημάτων παραθύρου».

80

7.5 Διαίρεση τμημάτων παραθύρου

Μπορούμε να διαιρέσουμε ένα φύλλο εργασίας σε δύο ή τέσσερα τμήματα για να

αποκτήσουμε ταυτόχρονα διαφορετικές προβολές στο φύλλο εργασίας.

Ίσως θελήσουμε να το κάνουμε ώστε να βλέπουμε διαφορετικές προβολές των

δεδομένων για τον μήνα ή το τρίμηνο.

Εναλλακτικά, μπορούμε να το κάνουμε για να διευκολύνουμε την επικόλληση

δεδομένων μεταξύ των διαφορετικών περιοχών ενός μεγάλου φύλλου εργασίας.

Μπορούμε να διαιρέσουμε τα τμήματα παραθύρου, επιλέγοντας την καρτέλα

«Προβολή» και στην ομάδα «Παράθυρο», πατάμε το κουμπί «Διαίρεση» . Με τον ίδιο

ακριβώς τρόπο, αφαιρούμε τη διαίρεση.

Μπορούμε να διαιρέσουμε τα τμήματα παραθύρου σε:

Δύο τμήματα παραθύρου σε κατακόρυφη διάταξη: Επιλέγουμε τη γραμμή κάτω

από το σημείο όπου θέλουμε να εμφανιστεί η διαίρεση.

Δύο τμήματα παραθύρου σε παράθεση : Επιλέγουμε τη στήλη στα δεξιά του

σημείου όπου θέλουμε να εμφανιστεί η διαίρεση.

Τέσσερα τμήματα παραθύρου: Κάνουμε κλικ στο κελί από κάτω και στα δεξιά του

σημείου όπου θέλουμε να εμφανιστεί η διαίρεση.

Αν στο φύλλο εργασίας υπάρχουν ήδη σταθεροποιημένα τμήματα παραθύρου και

διαιρέσουμε τμήματα, θα καταργήσουμε τη σταθεροποίηση και θα διαιρέσουμε

ταυτόχρονα τα τμήματα παραθύρου.

Αυτό ισχύει αν το φύλλο εργασίας διαθέτει διαιρεμένα τμήματα παραθύρου και

σταθεροποιούμε τα τμήματα. Θα καταργήσουμε τη διαίρεση του φύλλου εργασίας και

θα σταθεροποιήσουμε τα τμήματα παραθύρου ταυτόχρονα.

Με άλλα λόγια, μπορούμε να σταθεροποιήσουμε ή να διαιρέσουμε τμήματα

παραθύρου, ωστόσο δεν μπορούμε να τα κάνουμε και τα δύο ταυτόχρονα.

81

ΥΠΟΕΝΟΤΗΤΑ 8. ΛΙΣΤΕΣ

Η λίστα είναι μια σειρά γραμμών του φύλλου εργασίας που περιέχει σχετιζόμενα

δεδομένα, όπως μια βάση δεδομένων τιμολογίων ή μια σειρά ονομάτων πελατών και

αριθμών τηλεφώνου.

Μια λίστα μπορεί να χρησιμοποιηθεί ως βάση δεδομένων, στην οποία οι γραμμές

αποτελούν εγγραφές και οι στήλες πεδία. Η πρώτη γραμμή της λίστας περιέχει τις

ετικέτες των στηλών.

8.1 Δημιουργία λίστας

Για να δημιουργήσουμε μια λίστα σε ένα φύλλο εργασίας:

Εισάγουμε μόνο μια λίστα ανά φύλλο εργασίας. Αποφεύγουμε να έχουμε

περισσότερες από μια λίστες σε ένα φύλλο εργασίας. Ορισμένες δυνατότητες

διαχείρισης λίστας, όπως το φιλτράρισμα, μπορούν να χρησιμοποιηθούν μόνο

σε μια λίστα κάθε φορά.

Σχεδιάζουμε τη λίστα με τέτοιο τρόπο, ώστε όλες οι γραμμές να έχουν παρόμοια

στοιχεία στην ίδια στήλη.

Αφήνουμε τουλάχιστον μία κενή γραμμή και μία κενή στήλη μεταξύ της λίστας και

των άλλων δεδομένων στο φύλλο εργασίας. Το Excel μπορεί έτσι να εντοπίσει πιο

εύκολα τη λίστα.

8.2 Ταξινόμηση δεδομένων σε λίστα

Για να ταξινομήσουμε μία λίστα σε αύξουσα ή φθίνουσα σειρά με βάση το περιεχόμενο

μιας στήλης:

Κάνουμε κλικ σε ένα κελί της στήλης ως προς την οποία θέλουμε να κάνουμε

ταξινόμηση

82

Επιλέγουμε την καρτέλα «Κεντρική» και στην ομάδα «Επεξεργασία», πατάμε το

κουμπί «Ταξινόμηση & φιλτράρισμα» και έπειτα «Ταξινόμηση από το μικρότερο

προς το μεγαλύτερο» ή «Ταξινόμηση από το μεγαλύτερο προς το μικρότερο»

.

8.3 Εύρεση δεδομένων σε λίστα με χρήση φίλτρων

Το φιλτράρισμα είναι ένας γρήγορος και εύκολος τρόπος για την εύρεση και εργασία

με ένα υποσύνολο δεδομένων σε μία λίστα. Μια φιλτραρισμένη λίστα, εμφανίζει μόνο

τις γραμμές, οι οποίες πληρούν τα κριτήρια που καθορίζουμε για μία στήλη.

Για να φιλτράρουμε μία λίστα:

Κάνουμε κλικ σε ένα κελί της λίστας που επιθυμούμε να φιλτράρουμε.

Επιλέγουμε την καρτέλα «Δεδομένα» και στην ομάδα «Ταξινόμηση & φιλτράρισμα»,

πατάμε το κουμπί «Φίλτρο».

Για να εμφανίσουμε τις γραμμές που περιέχουν μια συγκεκριμένη τιμή, κάνουμε

κλικ στο βέλος της στήλης που περιέχει τα δεδομένα που επιθυμούμε να

εμφανίσουμε και επιλέγουμε την τιμή.

Για να εφαρμόσουμε μια συμπληρωματική συνθήκη, βασισμένη στην τιμή μιας

άλλης στήλης, επαναλαμβάνουμε το βήμα 3, στην άλλη στήλη.

8.4 Κατάργηση φίλτρου

Για να καταργήσουμε ένα φίλτρο:

Επιλέγουμε ένα φιλτραρισμένο κελί.

Επιλέγουμε την καρτέλα «Δεδομένα» και στην ομάδα «Ταξινόμηση & φιλτράρισμα»,

πατάμε το κουμπί «Φίλτρο».

83


• τις κατηγορίες και τη χρήση των συναρτήσεων,

• τους τύπους και τη χρήση των γραφημάτων,

• τις διαφορετικές προβολές, με τις οποίες μπορούμε να εμφανίσουμε το φύλλο

δεδομένων μας,

• τις επιλογές και τις ρυθμίσεις ώστε να διαμορφώσουμε τη σελίδα που δουλεύουμε,

σύμφωνα με τις ανάγκες μας,

• την εισαγωγή και την επεξεργασία, κεφαλίδας και υποσέλιδου,

• τους διαφορετικούς τρόπους που προσφέρει το Excel για την εισαγωγή ή την

τροποποίηση αλλαγών σελίδας,

• τη σταθεροποίηση και τη διαίρεση τμημάτων παραθύρου, και

• τη δημιουργία και την επεξεργασία λίστας.

949 - ΒΙΒΛΙΟΓΡΑΦΙΑ

Παντελής Βαρτανάκης, (2013), Οδηγός πιστοποίησης βασικών δεξιοτήτων

πληροφορικής για Windows 7 & Office 2010

949_book_3

Documents

Transcript of 949_book_3