1

ΕΘΝΙΚΟ ΚΑΙ ΚΑΠΟΔΙΣΤΡΙΑΚΟ ΠΑΝΕΠΙΣΤΗΜΙΟ ΑΘΗΝΩΝ

Προγράμματα Συμπληρωματικής Εκπαίδευσης

Με τη χρήση καινοτόμων μεθόδων εξ αποστάσεως εκπαίδευσης

ΠΡΟΓΡΑΜΜΑ:

ΕΚΜΑΘΗΣΗ MICROSOFT OFFICE EXCEL ΚΑΙ ΑCCESS

433 - MICROSOFT OFFICE EXCEL 2007

2

© Copyright 2012, Εθνικό και Καποδιστριακό Πανεπιστήμιο Αθηνών, Π. Ε.

Πετράκης.

Η έντυπη, ηλεκτρονική και γενικά κατά οποιοδήποτε τρόπο αναπαραγωγή,

δημοσίευση ή χρησιμοποίηση όλου ή μέρους του υλικού έργου αυτού,

απαγορεύεται χωρίς την έγγραφη έγκριση του κατόχου των πνευματικών

δικαιωμάτων του έργου.

3

Το παρόν έντυπο αποτελεί τμήμα του εκπαιδευτικού υλικού του μαθήματος

“Microsoft Office Excel 2007” που υπάγεται στο Πρόγραμμα Συμπληρωματικής

εξ Αποστάσεως Εκπαίδευσης με τίτλο “ΕΚΜΑΘΗΣΗ MICROSOFT OFFICE EXCEL

KAI ACCESS”. Αποτελεί απαραίτητο συμπλήρωμα του ηλεκτρονικού υλικού που

βρίσκεται στην πλατφόρμα και αναπόσπαστο κομμάτι της εκπαιδευτικής

διαδικασίας.

Στην πρώτη διδακτική ενότητα θα μελετήσουμε τις βασικές εννοιες των

ηλεκτρονικών λογιστικών φύλλων. Η εφαρμογή που θα μελετήσουμε είναι το

Microsoft Office Excel 2007, δηλαδή η πιο σύγχρονη και δημοφιλής εφαρμογή

λογιστικών φύλλων. Θα πλοηγηθούμε στο περιβάλλον εργασίας του Excel και

τις διάφορες λειτουργίες του: την κορδέλα, τα εικονίδια, τα μενού και τα άλλα

εργαλεία. Θα κατανοήσουμε τα στοιχεία που αποτελούν ένα φύλλο εργασίας

του Excel και θα μάθουμε πώς αποθηκεύουμε την εργασία μας στον

υπολογιστή, πώς την ανακτούμε και άλλες λειτουργίες.

Στη δεύτερη διδακτική ενότητα θα εμβαθύνουμε στο περιβάλλον του Excel, το

χώρο εργασίας, τα κελιά, τις διευθύνσεις, τις περιοχές κελιών. Θα εισάγουμε

αριθμητικά και άλλα δεδομένα στο φύλλο και θα μελετήσουμε ουσιώδεις

λειτουργίες. Τέλος, θα αναφέρουμε τρόπους να εισάγουμε δεδομένα αυτόματα

με τη συμπλήρωση σειρών αριθμών και κειμένου.

Στην τρίτη διδακτική ενότητα οι εκπαιδευόμενοι θα έρθουν σε επαφή με τις

υπολογιστικές δυνατότητες που αποτελούν τον πυρήνα λειτουργίας των

λογιστικών φύλλων. Μετά από μία σύντομη αναφορά σε θέματα σχεδίασης

και μορφοποίησης του φύλλου, θα μελετήσουμε πώς αλληλεπιδρούν τα κελιά

μεταξύ τους και πώς μπορούμε να χρησιμοποιήσουμε απλούς μαθηματικούς

τύπους αλλά και ειδικές συναρτήσεις για την πραγματοποίηση κάθε είδους

υπολογισμών.

Στην τέταρτη διδακτική ενότητα θα ασχοληθούμε με τα γραφικά και τη

σελιδοποίηση. Ως πρόγραμμα ανάλυσης αριθμητικών δεδομένων, το Excel

δεν θα μπορούσε να μην διαθέτει ισχυρές δυνατότητες οπτικοποίησης αυτών

σε διαγράμματα και γραφήματα (ράβδους, πίτες, ιστογράμματα και άλλα),

αλλά και λειτουργίες σχεδίασης αντικειμένων και εικόνων που καλύπτουν κάθε

ανάγκη. Θα μελετήσουμε επίσης τρόπους για τη διαμόρφωση του φύλλου μας

και την εκτύπωσή του.

4

Στην πέμπτη διδακτική ενότητα θα κάνουμε μία επανάληψη της διδαχθείσας

ύλης μέσα από εφαρμογές. Θα αναπτύξουμε τρία παραδείγματα σε ισάριθμες

υποενότητες δείχνοντας βήμα – βήμα το σκεπτικό μας και τις τεχνικές που

χρησιμοποιούμε προσεγγίζοντας θέματα παρμένα από τα προσωπικά μας

οικονομικά, την διαχείριση κοινών πόρων και άλλους τομείς.

Τη συγγραφή του συγκεκριμένου εκπαιδευτικού υλικού πραγματοποίησε η

συγγραφική ομάδα ΚΕΚ του Εθνικού και Καποδιστριακού Πανεπιστημίου

Αθηνών.

5

6

Π Ε Ρ Ι Ε Χ Ο Μ Ε Ν Α

ΔΙΔΑΚΤΙΚΗ ΕΝΟΤΗΤΑ 1. ΕΙΣΑΓΩΓΗ ΣΤΟ EXCEL ........................................................................ 7 ΕΙΣΑΓΩΓΙΚΕΣ ΠΑΡΑΤΗΡΗΣΕΙΣ ................................................................................................. 9 ΥΠΟΕΝΟΤΗΤΑ 1. ΤΑ ΛΟΓΙΣΤΙΚΑ ΦΥΛΛΑ ........................................................................... 10 ΥΠΟΕΝΟΤΗΤΑ 2. ΓΝΩΡΙΖΟΝΤΑΣ ΤΟ EXCEL 2007 ............................................................. 13 ΥΠΟΕΝΟΤΗΤΑ 3. ΔΙΑΧΕΙΡΙΣΗ ΑΡΧΕΙΩΝ ............................................................................ 30 ΣΥΝΟΨΗ .............................................................................................................................. 39

ΔΙΔΑΚΤΙΚΗ ΕΝΟΤΗΤΑ 2. ΚΕΛΙΑ, ΒΑΣΙΚΕΣ ΠΡΑΞΕΙΣ ΚΑΙ ΤΥΠΟΙ .............................................. 41 ΕΙΣΑΓΩΓΙΚΕΣ ΠΑΡΑΤΗΡΗΣΕΙΣ ............................................................................................... 43 ΥΠΟΕΝΟΤΗΤΑ 1. ΤΟ ΦΥΛΛΟ ΕΡΓΑΣΙΑΣ ΤΟΥ EXCEL ........................................................ 44 ΥΠΟΕΝΟΤΗΤΑ 2. ΕΙΣΑΓΩΓΗ ΔΕΔΟΜΕΝΩΝ ΚΑΙ ΥΠΟΛΟΓΙΣΜΟΙ ..................................... 50 ΥΠΟΕΝΟΤΗΤΑ 3. ΜΕΘΟΔΟΙ ΕΙΣΑΓΩΓΗΣ ΔΕΔΟΜΕΝΩΝ ................................................. 68 ΣΥΝΟΨΗ .............................................................................................................................. 76

ΔΙΔΑΚΤΙΚΗ ΕΝΟΤΗΤΑ 3. ΥΠΟΛΟΓΙΣΜΟΙ ΜΕ ΣΥΝΑΡΤΗΣΕΙΣ ΚΑΙ ΕΠΕΞΕΡΓΑΣΙΑ ΔΕΔΟΜΕΝΩΝ ......................................................................................................................... 77 ΕΙΣΑΓΩΓΙΚΕΣ ΠΑΡΑΤΗΡΗΣΕΙΣ ............................................................................................... 79 ΥΠΟΕΝΟΤΗΤΑ 1. ΜΟΡΦΟΠΟΙΗΣΗ ................................................................................... 80 ΥΠΟΕΝΟΤΗΤΑ 2. ΠΡΑΞΕΙΣ ΚΑΙ ΤΥΠΟΙ ΣΤΟ EXCEL ............................................................ 93 ΥΠΟΕΝΟΤΗΤΑ 3. ΣΥΝΑΡΤΗΣΕΙΣ ....................................................................................... 104 ΣΥΝΟΨΗ ............................................................................................................................ 127

ΔΙΔΑΚΤΙΚΗ ΕΝΟΤΗΤΑ 4. ΚΕΛΙΑ ΓΡΑΦΗΜΑΤΑ, ΣΧΕΔΙΑΣΗ ΚΑΙ ΕΚΤΥΠΩΣΗ .......................... 129 ΕΙΣΑΓΩΓΙΚΕΣ ΠΑΡΑΤΗΡΗΣΕΙΣ ............................................................................................. 131 ΥΠΟΕΝΟΤΗΤΑ 1. ΓΡΑΦΗΜΑΤΑ ....................................................................................... 132 ΥΠΟΕΝΟΤΗΤΑ 2. ΓΡΑΦΙΚΑ ΣΤΟ EXCEL .......................................................................... 146 ΥΠΟΕΝΟΤΗΤΑ 3. ΔΙΑΜΟΡΦΩΣΗ ΚΑΙ ΕΚΤΥΠΩΣΗ ........................................................... 160 ΣΥΝΟΨΗ ............................................................................................................................ 179

ΔΙΔΑΚΤΙΚΗ ΕΝΟΤΗΤΑ 5. ΕΦΑΡΜΟΓΕΣ .................................................................................. 181 ΕΙΣΑΓΩΓΙΚΕΣ ΠΑΡΑΤΗΡΗΣΕΙΣ ............................................................................................. 183 ΥΠΟΕΝΟΤΗΤΑ 1. ΥΠΟΛΟΓΙΣΜΟΣ ΚΟΙΝΟΧΡΗΣΤΩΝ ΠΟΛΥΚΑΤΟΙΚΙΑΣ ......................... 184 ΥΠΟΕΝΟΤΗΤΑ 2. ΦΥΛΛΟ ΠΡΟΣΩΠΙΚΟΥ ΜΗΝΙΑΙΟΥ ΠΡΟΫΠΟΛΟΓΙΣΜΟΥ ................. 192 ΥΠΟΕΝΟΤΗΤΑ 3. ΕΡΓΑΣΙΑ ΜΕ ΕΞΩΤΕΡΙΚΑ ΔΕΔΟΜΕΝΑ ................................................ 205 ΣΥΝΟΨΗ ............................................................................................................................ 215 433 - ΒΙΒΛΙΟΓΡΑΦΙΑ ........................................................................................................ 217

7

ΕΘΝΙΚΟ ΚΑΙ ΚΑΠΟΔΙΣΤΡΙΑΚΟ ΠΑΝΕΠΙΣΤΗΜΙΟ ΑΘΗΝΩΝ

Προγράμματα Συμπληρωματικής Εκπαίδευσης

Με τη χρήση καινοτόμων μεθόδων εξ αποστάσεως εκπαίδευσης

433 - MICROSOFT OFFICE EXCEL 2007

ΔΙΔΑΚΤΙΚΗ ΕΝΟΤΗΤΑ 1. ΕΙΣΑΓΩΓΗ ΣΤΟ EXCEL

8

9

Εισαγωγικές Παρατηρήσεις Αντικείμενο της διδακτικής αυτής ενότητας είναι να δώσει στους

εκπαιδευόμενους το απαραίτητο θεωρητικό υπόβαθρο ώστε να είναι σε θέση

να κατανοήσουν όσα θα αναλυθούν σε επόμενες ενότητες και να τους εισάγει

στο περιβάλλον του Excel εξοικειώνοντάς τους με τις βασικές λειτουργίες του.

Στην πρώτη υποενότητα θα πραγματοποιήσουμε μία εισαγωγή στην έννοια

των λογιστικών φύλλων γενικότερα και στις εφαρμογές τους σήμερα.

Παρουσιάζουμε το Excel 2007 ως κομμάτι του πακέτου εφαρμογών Microsoft

Office 2007, και αναλύουμε σε πρώτο επίπεδο τις δυνατότητές του. Στη

συνέχεια, στη δεύτερη υποενότητα, θα εξοικειωθούμε με το φύλλο εργασίας

του Excel, θα αναφέρουμε τις διάφορες κορδέλες με τα εργαλεία και θα

μάθουμε να εργαζόμαστε με κελιά και να πραγματοποιούμε εργασίες όπως η

λήψη βοήθειας, η αλλαγή βασικών παραμέτρων του προγράμματος και άλλα.

Στη δεύτερη υποενότητα πραγματευόμαστε το θέμα της διαχείρισης αρχείων

από το Excel. Περιγράφουμε το άνοιγμα αρχείου, το κλείσιμο, την αποθήκευση,

την εργασία με πολλαπλά βιβλία εργασίας και, τέλος, την αναζήτηση αρχείων

με βάση συγκεκριμένα κριτήρια.

10

ΥΠΟΕΝΟΤΗΤΑ 1. ΤΑ ΛΟΓΙΣΤΙΚΑ ΦΥΛΛΑ

Στην πρώτη υποενότητα:

θα μελετήσουμε θέματα σχετικά με τα λογιστικά φύλλα γενικά και τα

ηλεκτρονικά λογιστικά φύλλα ειδικότερα, και

θα πραγματοποιήσουμε μία σύντομη ιστορική αναδρομή στο αντικείμενο.

1.1 Τι είναι τα Λογιστικά Φύλλα;

Τα λογιστικά φύλλα ως εφαρμογές υπολογιστών αρχικά ξεκίνησαν ως ένα

είδος αυτοματοποιημένων ηλεκτρονικών λογιστικών καταστάσεων, που

αντικαθιστούσαν τις παραδοσιακές χειρόγραφες και επιτάχυναν πάρα πολύ

τους υπολογισμούς. Οι εφαρμογές αυτές είχαν αναλάβει να «σηκώνουν το

βάρος» των αριθμητικών πράξεων από τους ανθρώπους που μέχρι τότε ήταν

υποχρεωμένοι να εργάζονται επί σειρά ωρών και ημερών εκτελώντας

αθροίσεις και λογιστικές πράξεις σε «ατελείωτες» σειρές αριθμών.

Ένα ηλεκτρονικό φύλλο εργασίας είναι στην ουσία μία «σελίδα» ενός

λογιστικού βιβλίου, για παράδειγμα ενός βιβλίου εσόδων – εξόδων.

Το φύλλο αποτελείται από έναν αριθμό από κουτάκια (κελιά), τα οποία

διαιρούνται σε γραμμές και στήλες. Σε κάθε κελί μπορούμε να «γράψουμε»

αριθμούς ή γράμματα (κείμενο) όπως ακριβώς και στα χειρόγραφα φύλλα.

Εκτός από απλούς τίτλους και αριθμούς, τα σύγχρονα λογιστικά φύλλα μας

παρέχουν άφθονες δυνατότητες μορφοποίησης, έτοιμων τύπων,

συναρτήσεων γραφημάτων και διαγραμμάτων, ενώ το μεγάλο πλεονέκτημα

των εφαρμογών αυτών είναι ότι εκτελούν υπολογισμούς αυτόματα.

11

Βέβαια, όπως θα δούμε αργότερα, οι εφαρμογές λογιστικών φύλλων δεν

προορίζονται για λογιστές αλλά για οποιονδήποτε θέλει να πραγματοποιεί

υπολογισμούς, το σπίτι, το γραφείο ή την επιχείρηση.

Οι διευκολύνσεις που μας παρέχουν τα σύγχρονα ηλεκτρονικά λογιστικά

φύλλα είναι απεριόριστες και οι εφαρμογές τους ξεφεύγουν από την καθαρά

λογιστική χρήση και επεκτείνονται σε σύνδεση με άλλες εφαρμογές-βάσεις

δεδομένων, ανάπτυξη λογισμικού και βέβαια στο ευρύ πεδίο των θετικών

επιστημών, μαθηματικών-στατιστικής, οικονομικών, ανάλυσης δεδομένων και

προβλέψεων, μοντέλων και προσομοιώσεων, τον επιχειρηματικό σχεδιασμό και

άλλα.

12

1.2 Η Ιστορία του Microsoft Excel

Σε μεγάλο βαθμό, η τάξη και η καλή λειτουργία των επιχειρήσεων σήμερα

βασίζεται στη μηχανοργάνωση, δηλαδή τους Η/Υ. Τα λογιστικά φύλλα, με τον

πρωταγωνιστικό τους ρόλο, ωστόσο, δεν υπήρχαν ανέκαθεν. Ο άνθρωπος

βασιζόταν σε υπολογισμούς με το χέρι ή αριθμομηχανές και ξόδευε πολλές

ώρες για να κάνει αυτό που σήμερα θεωρείται δεδομένο και γίνεται στιγμιαία.

Στα τέλη της δεκαετίας του ‘70, δημιουργήθηκε το VisiCalc, το πρώτο

ηλεκτρονικό λογιστικό φύλλο1, προτού εμφανιστούν οι προσωπικοί

υπολογιστές. Δημιουργήθηκε για τον υπολογιστή Apple II, πέτυχε γρήγορα και

πολλές εταιρείες αγόρασαν το σύστημα αυτό μόνο για να αναπτύσσουν τους

προϋπολογισμούς τους με το VisiCalc.

Εικόνα 1. VisiCalc: Το πρώτο λογιστικό φύλλο για Η/Υ

1 Όταν εμφανίστηκε ο πρώτος προσωπικός υπολογιστής IBM PC το 1982, η VisiCorp δεν έχασε χρόνο και μετέφερε το VisiCalc σε αυτό το νέο περιβάλλον. Έχοντας ζηλέψει την επιτυχία του VisiCalc, μια μικρή ομάδα από τεχνικούς υπολογιστών σε μια καινούρια εταιρεία στο Cambridge της Μασαχουσέτης, βελτίωσαν την ιδέα των λογιστικών φύλλων. Η εταιρία σχεδίασε ένα νέο προϊόν και ξεκίνησε την βιομηχανία των προγραμμάτων λογιστικών φύλλων: Το Lotus 1-2-3 εμφανίστηκε τον Ιανουάριο του 1983 και είχε άμεση επιτυχία. Ξεπέρασε το VisiCalc γρήγορα και παρέμεινε για πολλά χρόνια στην κορυφή της δημοτικότητας. Υπήρξε η πιο δημοφιλής εφαρμογή τότε.

13

Το Νοέμβριο του 1987, η Microsoft εμφάνισε την πρώτη έκδοση του Excel για τα

Windows (που ονομαζόταν Excel 2 για να αντιστοιχεί με την έκδοση του

Macintosh)2. Το Excel χρειάστηκε λίγο χρόνο για να επιτύχει, αλλά καθώς τα

Windows κέρδιζαν σε δημοτικότητα, ανέβαιναν και οι πωλήσεις του Excel.

Τελικά, η Microsoft, αν και στον τομέα των λογιστικών φύλλων για Windows είχε

πολύ ισχυρό ανταγωνισμό (Lotus 1-2-3 for Windows, Quattro Pro), κατάφερε

να κάνει το Excel το ισχυρότερο και δημοφιλέστερο πρόγραμμα λογιστικών

φύλλων σήμερα.

Το πιο διαδεδομένο πρόγραμμα λογιστικών φύλλων είναι το Microsoft Excel,

του οποίου οι τελευταίες εκδόσεις (από το Excel 97 και έπειτα) είναι

εμπλουτισμένες με πάρα πολλές δυνατότητες όπως η αποστολή του φύλλου

εργασίας με ηλεκτρονικό ταχυδρομείο (e-mail), πρόσθετες δυνατότητες

μορφοποίησης και άλλα.

Η νεότερη έκδοση του Excel (2007) αποτελεί, όπως και οι προηγούμενες,

αναπόσπαστο κομμάτι της οικογένειας εφαρμογών Microsoft Office.

ΥΠΟΕΝΟΤΗΤΑ 2. ΓΝΩΡΙΖΟΝΤΑΣ ΤΟ EXCEL 2007

Στη δεύτερη υποενότητα, θα μελετήσουμε:

τη χρησιμότητα του Microsoft Excel,

τη διαδικασία εκκίνησης του Microsoft Excel και τα βασικά στοιχεία του

φύλλου εργασίας,

τα διάφορα εργαλεία που βρίσκονται στην κορδέλα του Excel,

το μενού Office και τη γραμμή εργαλείων γρήγορης πρόσβασης,

2 Το Excel της Microsoft, αρχικά αναπτύχθηκε πάνω στο Microsoft MultiPlan (το πρώτο της λογιστικό φύλλο που αναπτύχθηκε τις αρχές του '80) και εμφανίστηκε πρώτα το 1985 για Apple Macintosh. Όπως και όλες οι εφαρμογές των Mac, το Excel ήταν ένα πρόγραμμα βασισμένο σε γραφικό περιβάλλον.

14

πώς αλλάζουμε τις βασικές ρυθμίσεις και παραμέτρους του Excel, και

τη λήψη on-line βοήθειας.

2.1 Τί μας Προσφέρει το Excel;

Όπως αναφέραμε, το Excel είναι μία εφαρμογή που μας επιτρέπει να

δημιουργούμε και να επεξεργαζόμαστε ηλεκτρονικά λογιστικά φύλλα.

Οι σελίδες με τα δεδομένα στο Excel είναι οργανωμένες σε γραμμές και στήλες

(κελιά) που συνιστούν φύλλα εργασίας τα οποία με τη σειρά τους συγκροτούν

αρχεία του Excel στον υπολογιστή που ονομάζονται βιβλία εργασίας

(workbooks). Στους πίνακες ενός φύλλου εργασίας αποθηκεύουμε δεδομένα

τα οποία μπορούμε να επεξεργαστούμε με κάθε δυνατό τρόπο ώστε να

εξάγουμε τα αποτελέσματα που θέλουμε. Μπορούμε δηλαδή να

πραγματοποιήσουμε από μία απλή άθροιση στήλης έως σύνθετες

συναρτήσεις για αναζήτηση μελλοντικών τιμών σε μεγάλο πλήθος δεδομένων

και προβλέψεις σε οικονομικά μοντέλα.

Επίσης μπορούμε να οργανώσουμε και να ταξινομήσουμε δεδομένα, όπως

λίστες ονομάτων και άλλων εγγραφών (όπως σε μία βάση δεδομένων), σε

αύξουσα ή φθίνουσα σειρά κατά πεδίο. Μπορούμε να δημιουργήσουμε

γραφήματα, ελκυστικές αναφορές και κάθε άλλου είδους οπτικοποίηση των

πληροφοριών μας, ενώ μπορούμε να «διασυνδέσουμε» το φύλλο μας ώστε να

ενημερώνεται από εξωτερικές πηγές όπως το Internet, σε πραγματικό χρόνο.

2.1.1 Ορισμένες εφαρμογές

Ας μην ξεχνάμε ωστόσο πως παρά τις απεριόριστες δυνατότητές τους, τα

λογιστικά φύλλα χρησιμοποιούνται συχνότερα για απλούστερους

αριθμητικούς υπολογισμούς, και ειδικότερα για αθροίσεις στηλών ή

υπολογισμούς με εφαρμογή τύπων και συναρτήσεων πάνω στα δεδομένα. Για

να αναφέρουμε ενδεικτικά ορισμένες εφαρμογές, λοιπόν, στο σπίτι το Excel

μπορεί να μας βοηθήσει να παρακολουθήσουμε τις μηνιαίες δαπάνες μας και

να καταρτίσουμε ένα στοιχειώδη προϋπολογισμό, ενώ στο γραφείο μπορούμε

να παρακολουθήσουμε τιμολόγια, έξοδα, να συντάξουμε ευέλικτες φόρμες και

δηλώσεις για τους υπαλλήλους μας ή να οργανώσουμε τη μισθοδοσία.

15

2.1.2 Εκκινώντας το Excel

Υπάρχουν πολλοί τρόποι να εκκινήσουμε το Excel. Για παράδειγμα, μπορούμε

να δημιουργήσουμε ένα νέο φύλλο ή να ανοίξουμε κάποιο που είναι ήδη

αποθηκευμένο στο σκληρό μας δίσκο.

Ο απλούστερος τρόπος είναι μέσα από το μενού «Εκκίνηση» των Windows

ακολουθώντας τα παρακάτω βήματα:

1. Επιλέγουμε το στρογγυλό κουμπί «Έναρξη» στο αριστερό άκρο της

γραμμής εργασιών, στο κάτω μέρος της επιφάνειας εργασίας

2. Επιλέγουμε «Όλα τα προγράμματα» από το μενού

3. Επιλέγουμε «Microsoft Office» από το υπό-μενού

4. Επιλέγουμε «Microsoft Office Excel 2007»

16

Συμβουλή 1

Μπορούμε εύκολα να δημιουργήσουμε μία συντόμευση για το Excel, στο

μενού εκκίνησης, στην επιφάνεια εργασίας των Windows, η οπουδήποτε αλλού

μας βολεύει, αντιγράφοντας το εικονίδιο του Excel (copy – paste) με το ποντίκι

μας. Έτσι θα μπορούμε να ξεκινάμε το Excel ευκολότερα και γρηγορότερα.

2.2 Η Κεντρική Οθόνη του Excel

Ξεκινώντας, βλέπουμε το περιβάλλον του Excel και ένα κενό φύλλο εργασίας

(worksheet) όπως αυτό:

Στην κεντρική οθόνη του Excel που βλέπουμε, το μεγαλύτερο μέρος αποτελείται

από ένα «πλέγμα» κελιών. Περισσότερα για το περιβάλλον του Excel και τα

κελιά θα πούμε αργότερα. Στο σημείο αυτό θα αναφέρουμε τα «εργαλεία» και

τις επιλογές που μας παρέχει το Excel:

την κορδέλα με τα εργαλεία,

τη γραμμή γρήγορης πρόσβασης και

το μενού Office.

17

2.3 Η Κορδέλα (Ribbon) του Office 2007

Στο Office 2007, τα μενού και οι γραμμές εργαλείων των παλαιότερων

εκδόσεων, έχουν αντικατασταθεί από την κορδέλα (ribbon). Η διαφορά της

κορδέλας είναι πως αντί για στατικά εικονίδια περιέχει ένα σύνολο εργαλείων

που αλλάζει δυναμικά ανάλογα με την εργασία που εκτελούμε κάθε φορά.

Στην παρακάτω εικόνα βλέπουμε την κορδέλα «Κεντρική» του Excel 2007:

Η κεντρική κορδέλα εμφανίζεται στην αρχή και περιέχει εργαλεία για τις πιο

συνηθισμένες εργασίες όπως η μορφοποίηση κειμένου, αριθμών και πινάκων,

η αντιγραφή και επικόλληση (copy-paste), η ταξινόμηση, η αναζήτηση και

άλλες εντολές που χρησιμοποιούμε όταν εργαζόμαστε με φύλλα στο Excel.

Βλέπουμε λοιπόν, πως τα παλαιότερα μενού «Αρχείο», «Επεξεργασία» κλπ έχουν

αντικατασταθεί από την κορδέλα. Μπορούμε να αλλάζουμε κορδέλες

κάνοντας κλικ στις επικεφαλίδες των φακέλων πάνω από την κορδέλα

(κεντρική, εισαγωγή, διάταξη σελίδας κλπ). Επίσης, κάθε κορδέλα χωρίζεται σε

υποπεριοχές. Κάθε μία από αυτές διαθέτει ένα σύνολο εικονιδίων και εργαλείων

που αφορούν μια κοινή εργασία. Για παράδειγμα στην κεντρική κορδέλα

βλέπουμε την περιοχή «Πρόχειρο» που αφορά εργασίες του προχείρου

(clipboard) όπως αντιγραφή, αποκοπή και επικόλληση. Οι περιοχές της

μορφοποίησης είναι και αυτές που θα χρησιμοποιούμε συχνότερα:

«Γραμματοσειρά», «Στοίχιση», «Αριθμός», «Στυλ».

Μπορούμε να αναζητήσουμε και να εντοπίσουμε εύκολα στην κορδέλα αυτή

τα οικεία εργαλεία μας από το Excel 2003 ή παλαιότερες εκδόσεις. Για

παράδειγμα, τα εργαλεία μορφοποίησης κειμένου:

18

Όπως είπαμε, η ενεργή κορδέλα μπορεί να αλλάζει ανάλογα με την εργασία

που πραγματοποιούμε κάθε φορά. Αν για παράδειγμα προσθέσουμε ένα

γράφημα στο φύλλο μας, αυτόματα η «κεντρική» κορδέλα θα αλλάξει και θα

εμφανιστούν τρείς νέες κορδέλες που περιέχουν εργαλεία σχετικά με τη

μορφοποίηση των γραφημάτων:

Κάνοντας κλικ κάπου αλλού στο φύλλο εργασίας, η κορδέλα επανέρχεται στην

«κεντρική» και πάλι.

Συμβουλή 2

Εξερευνώντας τα νέα εργαλεία που βλέπουμε στην κορδέλα, αν δεν

γνωρίζουμε τι κάνει κάποιο εικονίδιο μπορούμε απλώς να αφήσουμε το δείκτη

του ποντικιού επάνω του για ένα δευτερόλεπτο και θα εμφανιστεί ένα

διευκρινιστικό κείμενο (tool tip).

Στη συνέχεια θα περιγράψουμε τις κορδέλες του Excel 2007.

2.3.1 Κεντρική

Όπως περιγράψαμε, αφορά τις βασικές εργασίες προχείρου, μορφοποίησης,

ταξινόμησης, αναζήτησης και κάποιες άλλες.

Συμβουλή 3

Κάνοντας κλικ στο μικρό εικονίδιο κάτω δεξιά σε κάθε περιοχή, μπορούμε να

ανοίξουμε μία καρτέλα-παράθυρο με περισσότερες επιλογές όπως γινόταν

όταν επιλέγαμε μία εντολή από τα μενού των παλαιότερων εκδόσεων του

Excel. Δοκιμάστε την περιοχή Γραμματοσειρά και δείτε αν σας είναι γνώριμο το

παράθυρο που εμφανίζεται.

19

2.3.2 Εισαγωγή

Αφορά την εισαγωγή γραφικών, σχημάτων και εικόνων, γραφημάτων και άλλων

απεικονίσεων, διαδικτυακών συνδέσμων (links), ειδικών πινάκων και πλαισίων.

2.3.3 Διάταξη σελίδας

Αφορά σε θέματα μορφοποίησης της εκτυπώσιμης σελίδας και εφαρμογής ενιαίων

γραφικών και χρωματικών θεμάτων.

2.3.4 Τύποι

Στην κορδέλα αυτή μπορούμε να βρούμε συντομεύσεις για την πλούσια βιβλιοθήκη

τύπων και συναρτήσεων που διαθέτει το Excel για την επεξεργασία δεδομένων.

Επίσης, μπορούμε να καθορίσουμε προεπιλεγμένες περιοχές κελιών και να

επιλέξουμε τον τρόπο με τον οποίο το Excel θα υπολογίζει τα αποτελέσματα των

υπολογισμών.

2.3.5 Δεδομένα

Αυτή η κορδέλα αφορά εργασίες διασύνδεσης δεδομένων. Στο Excel, χρειαζόμαστε

εργαλεία για τη μαζική εισαγωγή δεδομένων από εξωτερικά αρχεία ή ογκώδεις βάσεις

καθώς και δυνατότητες ώστε να αναλύουμε τα δεδομένα αυτά, να τα συνδέουμε

μεταξύ τους, να τα ταξινομούμε και γενικά να τα διαχειριζόμαστε.

20

2.3.6 Αναθεώρηση

Εδώ υπάρχουν εργαλεία για την περαιτέρω επεξεργασία του φύλλου μας:

Ορθογραφικός και γραμματικός έλεγχος, εισαγωγή σχολίων στα κελιά,

παρακολούθηση αλλαγών από πολλαπλούς χρήστες και, φυσικά, προστασία του

βιβλίου μας από αλλαγές ή «κλείδωμα» του φύλλου με κάποιο μυστικό κωδικό

(password).

2.3.7 Προβολή

Στην κορδέλα αυτή βρίσκουμε εργαλεία για την αλλαγή του τρόπου απεικόνισης του

φύλλου εργασίας (κανονική προβολή ή προβολή εκτύπωσης) ή των τυχών

πολλαπλών παραθύρων ή φύλλων εργασίας που έχουμε ανοικτά ταυτόχρονα.

Επίσης, υπάρχουν εργαλεία για ζουμ και μια συντόμευση για τη διαχείριση των

μακροεντολών στο Excel.

Οι υπόλοιπες κορδέλες που πιθανώς εμφανίζονται αφορούν επιπρόσθετες εργασίες

και δεν συγκαταλέγονται στις βασικές.

2.4 Το μενού “Office” και η Γραμμή Εργαλείων Γρήγορης

Πρόσβασης

Οι παλιότεροι χρήστες του Excel πιθανώς να αναρωτούνται πού βρίσκονται οι

εντολές του μενού «Αρχείο», που αφορούσαν τη δημιουργία νέου βιβλίου

εργασίας, το άνοιγμα, την αποθήκευση, την εκτύπωση κλπ.

Στο Word, το Excel, και το PowerPoint 2007, υπάρχουν δύο σύντομοι δρόμοι να

πραγματοποιήσουμε τις εργασίες αυτές: το μενού Office και η γραμμή

εργαλείων γρήγορης πρόσβασης.

21

Το μενού Office ανοίγει αν κάνουμε κλικ στο στρογγυλό εικονίδιο πάνω

αριστερά ενώ η γραμμή γρήγορής πρόσβαση βρίσκεται ακριβώς δίπλα με

συντομεύσεις για τις πιο συνηθισμένες εργασίες όπως η γρήγορη

αποθήκευση, η αναίρεση και η επανάληψη (undo / redo):

22

Τις εντολές του μενού θα τις εξηγήσουμε αργότερα. Προς το παρόν αρκεί να

θυμόμαστε πως μέσα από το μενού Office γίνονται οι σημαντικότερες ενέργειες,

δηλαδή το άνοιγμα, η αποθήκευση, η εκτύπωση του φύλλου μας και, όπως θα δούμε

παρακάτω, η αλλαγή των επιλογών του Excel.

2.5 Αλλάζοντας τις Βασικές Επιλογές του Excel

Κάτω δεξιά στο μενού Office βρίσκονται το κουμπί «Επιλογές του Excel». Κάνοντας κλικ

εκεί, εμφανίζεται το παρακάτω παράθυρο:

Στο παράθυρο αυτό μπορούμε να ρυθμίσουμε και να καθορίσουμε όλες τις επιλογές

που αφορούν το Excel. Στο αριστερό μέρος βλέπουμε τις ενότητες στις οποίες

μπορούμε να κάνουμε αλλαγές. Διαλέγοντας μία από αυτές, οι διαθέσιμες επιλογές

εμφανίζονται στο δεξί μέρος.

23

Αν είμαστε νέοι και άπειροι χρήστες ίσως είναι καλή ιδέα να μην αλλάξουμε τις

προεπιλεγμένες ρυθμίσεις. Ωστόσο μπορούμε να αναφέρουμε στο σημείο αυτό μερικές

από τις δημοφιλείς επιλογές:

Μπορούμε να αλλάξουμε τον προεπιλεγμένο συνδυασμό χρωμάτων για όλο το

Office και να επιλέξουμε έναν από τους άλλους δύο που προσφέρει η Microsoft

(Μπλε, Ασημί, Μαύρο).

Μπορούμε να ακυρώσουμε κάποιες από τις νέες δυνατότητες του Office 2007

όπως η προεπισκόπηση σε πραγματικό χρόνο και η εμφάνιση γραμμής

εργαλείων με την επιλογή.

Μπορούμε να αλλάξουμε το όνομα χρήστη. Το όνομα αυτό επισυνάπτεται στα

κείμενα και τα φύλλα εργασίας που δημιουργούμε στον υπολογιστή μας.

Μπορούμε να αλλάξουμε την προεπιλεγμένη μορφοποίηση για τα νέα βιβλία

εργασίας που δημιουργούμε.

Στις υπόλοιπες κατηγορίες μπορούμε να διαλέξουμε από ένα ευρύ πεδίο επιλογών

σχετικών με άλλα θέματα. Για παράδειγμα, στο πεδίο «Αποθήκευση» μπορούμε να

διαλέξουμε τον προκαθορισμένο τόπο αποθήκευσης αλλά και τον τύπο βιβλίου

εργασίας που θα αποθηκεύει το Excel, καθώς και αν θα αποθηκεύονται αυτόματα

εφεδρικά αντίγραφα για ανάκτηση σε περίπτωση απώλειας.

Το πλήθος των επιλογών είναι μεγάλο και ο κάθε χρήστης μπορεί να τα εξερευνήσει ναι

να επιλέξει ποιες τον ενδιαφέρουν.

Σε κάθε περίπτωση μπορούμε να λάβουμε αναλυτική βοήθεια σχετικά με το σημείο

όπου βρισκόμαστε πατώντας το πλήκτρο F1 στο πληκτρολόγιο, όπως θα δούμε

παρακάτω.

2.6 Λήψη Βοήθειας

Υπάρχουν δύο βασικοί τρόποι να λάβουμε βοήθεια στο Excel.

Ο ένας τρόπος είναι να αναζητήσουμε αυτό που θέλουμε στον πίνακα περιεχομένων

της βοήθειας του Excel. Για να εμφανίσουμε τη βοήθεια, πατάμε το πλήκτρο F1 στο

πληκτρολόγιο ή το μικρό κυκλικό κουμπί (?) πάνω δεξιά στο παράθυρο του Excel,

χωρίς να έχουμε επιλέξει κάτι συγκεκριμένο ή να βρισκόμαστε σε κάποιο παράθυρο

επιλογών, όπως φαίνεται εδώ:

24

Τότε, εμφανίζεται η γενικός πίνακας περιεχομένων που λέγεται Excel:βοήθεια και

διαδικασίες. Τα περιεχόμενα είναι πολύ καλά οργανωμένα και εύχρηστα και μπορούν να

μας καθοδηγήσουν εύκολα στην εκμάθηση του Excel ή στην εύρεση βοήθειας πάνω

σε κάτι πιο συγκεκριμένο. Επιλέγοντας κάποιο θέμα από τη λίστα αριστερά, εμφανίζεται

η σχετική βοήθεια. Έτσι μπορούμε να «πλοηγηθούμε» από θέμα σε θέμα και να

κατανοήσουμε σε βάθος τις διαδικασίες του Excel. Αν αναζητούμε κάτι πιο

συγκεκριμένο, μπορούμε να χρησιμοποιήσουμε την πολύ αποτελεσματική διαδικασία

αναζήτησης που μας προσφέρει η βοήθεια:

25

Ο άλλος τρόπος είναι η λήψη βοήθειας πάνω σε κάποιο ειδικό θέμα, όπως για

παράδειγμα οι επιλογές του Excel που αναφέραμε στην προηγούμενη παράγραφο.

Όταν είναι ενεργό ένα παράθυρο όπως για παράδειγμα αυτό της εισαγωγής

γραφήματος, της αποθήκευσης αρχείου ή των επιλογών του Excel, αν πατήσουμε F1, η

βοήθεια που θα λάβουμε θα είναι σχετική με το αντικείμενο του παραθύρου. Το πλήκτρο

F1 πάντα ισοδυναμεί με το κουμπί «?» στην οθόνη που συνήθως εντοπίζεται πάνω δεξιά

στο ενεργό παράθυρο όπως φαίνεται εδώ:

26

2.7 Το Περιβάλλον του Excel 2007: Γραμμές, Στήλες και Κελιά

Όπως αναφέραμε προηγουμένως, το μεγαλύτερο μέρος της οθόνης του Excel

καταλαμβάνεται από μικρά «τετραγωνάκια» που λέγονται κελιά. Κάθε κελί

προσδιορίζεται από τη γραμμή και τη στήλη του. Οι γραμμές χαρακτηρίζονται από

αριθμούς ενώ οι στήλες από λατινικά γράμματα. Στην παρακάτω εικόνα, για

παράδειγμα, το κυκλωμένο κελί βρίσκεται στη γραμμή 6 και τη στήλη Β. Άρα, η ακριβής

διεύθυνσή του θα είναι Β6, όπως φαίνεται και στο πλαίσιο πάνω αριστερά:

27

Δοκιμάστε να επιλέξετε κάποια τυχαία κελιά και να γράψετε κάτι. Σε κάθε κελί μπορούμε

να εισάγουμε είτε αριθμητικά στοιχεία, είτε κείμενο είτε κάποιο τύπο ή συνάρτηση. Στην

τελευταία περίπτωση, τα περιεχόμενα του κελιού θα είναι αποτέλεσμα κάποιου

υπολογισμού. Περισσότερα όμως για τα δεδομένα στο Excel θα πούμε στην επόμενη

ενότητα.

Στο περιβάλλον του Excel, τα κελιά μοιάζουν ομοιόμορφα και τακτοποιημένα. Ωστόσο,

το μέγεθός τους καθώς και η ποσότητα της πληροφορίας που μπορούν να

αποθηκεύσουν δεν υπόκειται σε κάποιο περιορισμό.

Η πληροφορία που εισάγουμε, αν δεν χωρά στα όρια του κελιού, επεκτείνεται στα

επόμενα εκτός αν έχουμε ενεργοποιήσει την επιλογή «Αναδίπλωση κειμένου» από την

κεντρική κορδέλα, οπότε το κείμενο θα αναδιπλώνεται στο ίδιο κελί, αυξάνοντας το

ύψος της γραμμής μας:

28

Στην παρακάτω εικόνα βλέπουμε πως μπορούμε να αλλάξουμε το πλάτος μίας στήλης:

Επιλέγουμε ένα από τα δύο άκρα, επάνω στην αρχή της (π.χ. το κουτάκι με το γράμμα

Β), και το «σύρουμε» με το ποντίκι έως το επιθυμητό πλάτος. Η διαδικασία είναι

αντίστοιχη για το ύψος μιας γραμμής:

Μπορούμε να κινηθούμε μέσα στο φύλλο χρησιμοποιώντας:

Τα πλήκτρα με τα βελάκια του πληκτρολογίου, το πλήκτρο Tab και το Enter για να

κινηθούμε από κελί σε κελί

Τις γραμμές κύλισης (scrollbars) ή τη ροδέλα κύλισης του ποντικιού για κυλίσουμε

όλη την οθόνη.

Τα πλήκτρα Page Up & Page Down, Home, End κλπ. μετακινούν την οθόνη κατά

ένα ορισμένο διάστημα.

Δοκιμάστε τους παραπάνω τρόπους και παρατηρήστε τις διαφορές μεταξύ τους. Στη

συνέχεια θα προσπαθήσουμε να διαχωρίσουμε τους δύο βασικούς όρους μεταξύ

τους: Φύλλα και Βιβλία Εργασίας.

2.7.1 Φύλλα εργασίας (Worksheets)

Το Φύλλο Εργασίας είναι ουσιαστικά μία άλλη ονομασία για το ηλεκτρονικό λογιστικό

φύλλο, δηλαδή ένα σύνολο αριθμητικών δεδομένων που παρουσιάζονται σε μορφή

πίνακα, σε γραμμές και στήλες. Κάθε σύνολο δεδομένων μπορεί να προσδιορίζεται

από Κείμενο: σε κάθε στήλη μπορούμε να δώσουμε ένα τίτλο όπως α/α, Όνομα,

Διεύθυνση, Τιμή, Ποσότητα κλπ –ο τίτλος αυτός καλείται και ετικέτα (label).

29

Μπορούμε να φανταστούμε τα φύλλα ως σελίδες σε ένα μεγάλο λογιστικό βιβλίο.

2.7.2 Βιβλία εργασίας (Workbooks)

Ένα βιβλίο εργασίας είναι ένα αρχείο Excel το οποίο αποτελείται από ένα ή περισσότερα

φύλλα εργασίας. Μπορούμε να αποθηκεύσουμε και το βιβλίο εργασίας στον

υπολογιστή μας και στη συνέχεια να το ανοίξουμε για να συνεχίσουμε να εργαζόμαστε

πάνω του. Δεν μπορούμε να αποθηκεύσουμε ένα φύλλο εργασίας εκτός αν το βιβλίο

(αρχείο) που δουλεύουμε αποτελείται από ένα μόνο φύλλο, οπότε οι δύο όροι πρακτικά

ταυτίζονται.

Πολλές φορές συγχέουμε τους όρους μεταξύ τους αλλά δε πρέπει να ξεχνάμε πως ένα

νέο βιβλίο εργασίας περιέχει τρία φύλλα, το Φύλλο1, Φύλλο2 και Φύλλο3. Αρχικά,

βλέπουμε μόνο το πρώτο. Μπορούμε να μετακινηθούμε από το ένα στο άλλο

πατώντας Ctrl-Tab ή επιλέγοντας τα από το κάτω μέρος της οθόνης όπως φαίνεται

εδώ:

30

ΥΠΟΕΝΟΤΗΤΑ 3. ΔΙΑΧΕΙΡΙΣΗ ΑΡΧΕΙΩΝ

Στην υποενότητα αυτή, θα:

Δημιουργήσουμε ένα νέο φύλλο εργασίας,

Αποθηκεύσουμε το φύλλο εργασίας.

Εντοπίσουμε και θα ανοίξουμε ένα ή περισσότερα φύλλα που βρίσκονται

αποθηκευμένα στον υπολογιστή,

Αναζητήσουμε αποθηκευμένα αρχεία.

3.1 Δημιουργία Νέου Βιβλίου Εργασίας

Για να δημιουργήσουμε ένα νέο βιβλίο εργασίας επιλέγουμε «Δημιουργία» από το μενού

Office:

31

Θα εμφανιστεί το παράθυρο «Δημιουργία Βιβλίου Εργασίας»:

Στο σημείο αυτό, μπορούμε να επιλέξουμε από αρκετά προεγκατεστημένα πρότυπα ή

να κατεβάσουμε νέα πρότυπα από το Internet. Η Microsoft διαθέτει αρκετά πρότυπα

Excel ώστε να καλύψει σχεδόν κάθε υπολογιστική ανάγκη για το σπίτι ή το γραφεί

εξοικονομώντας μας πολύτιμο χρόνο και δίνοντάς μας έτοιμα προσχέδια με

επαγγελματική μορφοποίηση.

Ωστόσο, στο σημείο αυτό ας επιλέξουμε απλώς τη δημιουργία ενός κενού βιβλίου

εργασίας. Όπως είπαμε το κενό βιβλίο θα περιέχει τρία φύλλα. Στη συνέχεια θα

συνθέσουμε το φύλλο μας και θα το αποθηκεύσουμε στον υπολογιστή.

Συμβουλή 4

Για να δημιουργήσουμε ένα νέο κενό βιβλίο εργασίας συντομότερα, μπορούμε να

χρησιμοποιήσουμε τον συνδυασμό πλήκτρων Ctrl+N.

3.2 Αποθήκευση του Βιβλίου Εργασίας

Μόλις δημιουργήσαμε το πρώτο μας κενό βιβλίο εργασίας. Στο σημείο αυτό μπορούμε

να εισάγουμε αν θέλουμε κάποιες πληροφορίες στα κελιά, ώστε να υπάρχει κάποιο

περιεχόμενο, και να προσπαθήσουμε να το αποθηκεύσουμε.

32

Για να δημιουργήσουμε ένα νέο βιβλίο εργασίας επιλέγουμε «Αποθήκευση» από το

μενού Office ή επιλέγουμε το εικονίδιο «Αποθήκευση» από τη γραμμή γρήγορης

πρόσβασης:

Αν αποθηκεύουμε για πρώτη φορά το βιβλίο εργασίας θα εμφανιστεί το παράθυρο

«Αποθήκευση ως» όπως φαίνεται στην παρακάτω εικόνα. Στο παράθυρο αυτό,

εμφανίζονται αρκετές επιλογές σχετικές με την αποθήκευση του βιβλίου εργασίας μας.

Με ορισμένες από τις επιλογές αυτές θα πρέπει να εξοικειωθούμε αρκετά προκειμένου

να αποθηκεύουμε και να ανακτάμε αρχεία αποτελεσματικά στον υπολογιστή μας.

Τα σημαντικότερα σημεία που θα πρέπει να προσέξουμε είναι:

Με ποιο όνομα αποθηκεύουμε το αρχείο;

Σε ποιο σημείο του υπολογιστή μας αποθηκεύουμε το αρχείο; Αναλυτικότερα:

Σε ποιο σκληρό δίσκο / δίσκο USB ή flash / δισκέτα ή άλλο μέσο;

Σε ποιο φάκελο και υποφάκελο;

Μήπως αποθηκεύουμε σε κάποια δικτυακή τοποθεσία και όχι στον υπολογιστή

μας;

Τι τύπου αρχείο θα αποθηκεύσουμε; Τα αρχεία του Excel 2007 (μορφή «Βιβλίο

εργασίας του Excel») έχουν επέκταση .xlsx και δεν είναι συμβατά με παλαιότερες

εκδόσεις (π.χ. Excel 2002, Excel 2003).

33

Καταρχήν επιλέγουμε πού θέλουμε να αποθηκεύσουμε. Μπορούμε λοιπόν να

επιλέξουμε μία από τις προεπιλεγμένες «Αγαπημένες συνδέσεις» όπως τα Έγγραφα ή η

Επιφάνεια Εργασίας. Αν θέλουμε να εξερευνήσουμε τον υπολογιστή και να επιλέξουμε

την τοποθεσία «χειροκίνητα», μπορούμε να χρησιμοποιήσουμε τη γραμμή διευθύνσεων

στο πάνω μέρος του παραθύρου.

Στη συνέχεια, επιλέγουμε το όνομα του αρχείου. Η προεπιλεγμένη επέκταση είναι .xlsx και

δηλώνει τη μορφή του. Αν αλλάξουμε το όνομα η επέκταση θα προστεθεί αυτόματα.

Βέβαια, δεν υπάρχει περιορισμός στο μέγεθος του ονόματος αρκεί να μη

χρησιμοποιήσουμε απαγορευμένους χαρακτήρες όπως οι « * ? / \ » και άλλοι. Για να

είμαστε σε θέση να εργαστούμε με τα αρχεία μας σε υπολογιστές που διαθέτουν

παλαιότερες εκδόσεις του Office, θα πρέπει να τα επιλέξουμε τη μορφή «Βιβλίο

εργασίας του Excel 97-2003».

Για να επιβεβαιώσουμε τις επιλογές μας και να προχωρήσουμε σε αποθήκευση πατάμε

τελικά το κουμπί «Αποθήκευση».

34

Συμβουλή 5

Τα παραπάνω ισχύουν μόνο στην περίπτωση που κάνουμε «Αποθήκευση» για πρώτη

φορά στο βιβλίο μας. Αν δεν είναι η πρώτη φορά, τότε το Excel θα αποθηκεύσει για

συντομία το βιβλίο με το όνομα που ήδη έχει, στην ίδια τοποθεσία χωρίς να μας

ρωτήσει ή να εμφανίσει κάποιο παράθυρο. Αν παρ’ όλα αυτά εμείς θέλουμε να

αποθηκεύσουμε σε άλλη τοποθεσία ή να αλλάξουμε το όνομα ή κάποια άλλη

παράμετρο, θα πρέπει να επιλέξουμε την «Αποθήκευση ως» που βρίσκεται ακριβώς

κάτω από την εντολή «Αποθήκευση» στο μενού Office. Με την «Αποθήκευση ως…»

πάντα ερωτόμαστε για τις επιλογές αποθήκευσης, ανεξαρτήτως συνθηκών.

3.3 Άνοιγμα ενός Βιβλίου Εργασίας

Για να ανοίξουμε και να εργαστούμε με αρχεία (δηλ. βιβλία εργασίας) τα οποία

προηγουμένως έχουμε αποθηκεύσει στο σκληρό δίσκο, σε δισκέτα, στο δίκτυο ή σε

άλλο μέσο αποθήκευσης, τα βήματα που ακολουθούμε είναι τα εξής:

Από το μενού Office ή τη γραμμή γρήγορης πρόσβασης, επιλέγουμε «Άνοιγμα», και

εμφανίζεται το σχετικό παράθυρο:

35

Το παράθυρο αυτό θυμίζει αρκετά το παράθυρο της αποθήκευσης. Με τον ίδιο

ακριβώς τρόπο (από τη γραμμή της διαδρομής στο πάνω μέρος του παραθύρου),

εξερευνούμε τον υπολογιστή μας για να εντοπίσουμε την τοποθεσία όπου βρίσκεται το

βιβλίο εργασίας που θέλουμε να ανοίξουμε. Όταν το εντοπίσουμε, μπορούμε να το

ανοίξουμε είτε με διπλό κλικ είτε επιλέγοντάς του και πατώντας το κουμπί «Άνοιγμα»

κάτω δεξιά.

Συμβουλή 6

Μπορούμε να ανοίξουμε οποιοδήποτε αρχείο Excel χωρίς να χρειάζεται να ανοίξουμε

το Excel πρωτύτερα. Εφόσον το εντοπίσουμε στον υπολογιστή μας με τον Explorer των

Windows (εικονίδιο «Υπολογιστής»), μπορούμε με διπλό κλικ να καλέσουμε την

εφαρμογή του Excel για να ανοίξει το επιλεγμένο βιβλίο εργασίας.

Συμβουλή 7

Για το άνοιγμα ενός αρχείου μπορούμε να χρησιμοποιήσουμε και τη συντόμευση

Ctrl+O από το πληκτρολόγιο

36

3.4 Κλείσιμο του Βιβλίου Εργασίας

Το Excel, όπως όλες οι εφαρμογές, κλείνει με το μεγάλο «Χ» πάνω δεξιά σε κάθε

παράθυρο:

Αν κατά το κλείσιμο έχουν πραγματοποιηθεί αλλαγές στο βιβλίο εργασίας από την

τελευταία φορά που αποθηκεύτηκε, θα εμφανιστεί μία ερώτηση, αν θέλουμε να

αποθηκεύσουμε τις αλλαγές. Μπορούμε να επιλέξουμε «ναι» για να τις αποθηκεύσουμε,

«όχι» για να κλείσουμε το βιβλίο εργασίας αγνοώντας τις αλλαγές ή «Άκυρο» για να

επιστρέψουμε στο βιβλίο εργασίας χωρίς να το κλείσουμε.

3.5 Εργασία με πολλαπλά βιβλία εργασίας

Το Excel μας δίνει τη δυνατότητα να έχουμε (εκτός από πολλά φύλλα εργασίας σε κάθε

βιβλίο) πολλαπλά βιβλία εργασίας ανοικτά ταυτόχρονα. Ο μόνος πραγματικός

περιορισμός για τον αριθμό των ταυτόχρονα ανοικτών αρχείων είναι η μνήμη του

υπολογιστή μας.

Για να ανοίξουμε περισσότερα από ένα αρχεία ταυτόχρονα, ακολουθούμε την ίδια

ακριβώς διαδικασία για το άνοιγμα ενός αρχείου, επαναλαμβάνοντας για όσα αρχεία

χρειαστεί. Το Excel δεν θα κλείσει το ενεργό βιβλίο εργασίας κάθε φορά που ανοίγουμε

ή δημιουργούμε ένα νέο. Αντιθέτως, θα δημιουργήσει ένα νέο παράθυρο (σαν να

είχαμε ένα δεύτερο στιγμιότυπο του Excel) όπου θα ανοίξει το αρχείο που επιλέξαμε.

Έτσι μπορούμε να εργαζόμαστε με περισσότερα από ένα βιβλία εργασίας ταυτόχρονα.

37

Συμβουλή 8

Στο παράθυρο «Άνοιγμα», ή στην Εξερεύνηση των Windows, μπορούμε να ανοίγουμε

πολλαπλά αρχεία ταυτόχρονα κρατώντας πατημένο το πλήκτρο CTRL καθώς τα

επιλέγουμε. Όταν επιλέξουμε τα αρχεία που θέλουμε τα ανοίγουμε με δεξί-κλικ και

«Άνοιγμα» ή με το πλήκτρο Enter.

Μπορούμε να εναλλασσόμαστε μεταξύ των ανοικτών βιβλίων με το συνδυασμό

πλήκτρων Ctrl+Tab ή από την κορδέλα «Προβολή», στην περιοχή «Παράθυρο» όπως

φαίνεται εδώ:

Ένας άλλος τρόπος ώστε να μετακινηθούμε μεταξύ ανοικτών εγγράφων είναι να με κλικ

στο κουμπί του καθενός στη γραμμή εργασιών των Windows, στο κάτω μέρος της

οθόνης μας. όπως φαίνεται στην εικόνα:

3.6 Αναζήτηση αρχείων

Κλείνοντας, θα περιγράψουμε πώς μπορούμε να αναζητήσουμε αποθηκευμένα αρχεία

του Excel στον υπολογιστή μας. Συχνά, γνωρίζουμε πως έχουμε αποθηκεύσει κάποιο

αρχείο αλλά είτε δεν μπορούμε να θυμηθούμε πού είτε το αρχείο δεν βρίσκεται στην

τοποθεσία που πιστεύαμε. Άλλες φορές είναι ανάγκη να εντοπίσουμε όλα τα αρχεία

ενός συγκεκριμένου τύπου ή με κοινά χαρακτηριστικά (για παράδειγμα, να περιέχουν τη

λέξη «Προϋπολογισμός») και να εργαστούμε σε αυτά ή να τα αντιγράψουμε.

Σε όλες τις παραπάνω περιπτώσεις, μας είναι ιδιαίτερα χρήσιμη η λειτουργία

αναζήτησης του Excel 2007

38

Το πρώτο βήμα για την αναζήτηση αρχείων είναι το παράθυρο «Άνοιγμα»:

Βλέπουμε στο πάνω δεξιά τμήμα του παραθύρου ένα πλαίσιο κειμένου με την

ονομασία Αναζήτηση. Εκεί μπορούμε να εισάγουμε μία ή περισσότερες λέξεις κλειδιά.

Το Excel θα αναζητήσει αρχεία που περιέχουν αυτές τις λέξεις-κλειδιά στο όνομά τους ή

στα περιεχόμενά τους, αυτόματα καθώς τις εισάγουμε, χωρίς να χρειαστεί να

πατήσουμε κάποιο πλήκτρο.

Συμβουλή 9

Προσοχή: Η αναζήτηση πραγματοποιείται κάθε φορά μόνο στην τρέχουσα «προβολή».

Με αυτό εννοούμε πως όταν βρισκόμαστε στην επιφάνεια εργασίας, το Excel θα

αναζητήσει μόνο στην επιφάνεια εργασίας και μέσα στους φακέλους που βρίσκονται

εκεί. Αν προηγουμένως είχαμε επιλέξει μία άλλη τοποθεσία (όπως π.χ. Εικόνες ή

Έγγραφα), η αναζήτηση θα πραγματοποιούνταν «από εκεί και κάτω». Αν επιλέξουμε

«Υπολογιστής», συμπεριλαμβάνουμε όλες τις άλλες επιμέρους τοποθεσίες.

39

Σύνοψη Μετά τη μελέτη της διδακτικής ενότητας μάθατε ότι:

• Το Excel είναι μία εφαρμογή που ανήκει στην οικογένεια εφαρμογών λογιστικών

φύλλων και στο πακέτο εφαρμογών Microsoft Office 2007.

• Οι εφαρμογές λογιστικών φύλλων δημιουργήθηκαν για να απλοποιούν την εργασία

μας με αριθμούς και τιμές. Οι τιμές μπορούν να περιλαμβάνουν στοιχεία όπως

μετρητές, νομίσματα, ημερομηνίες κλπ. Επίσης μπορούν να μας βοηθήσουν να

οργανώσουμε πληροφορίες με τρόπο παρόμοιο με αυτό των βάσεων δεδομένων.

• Τα λογιστικά φύλλα στην πράξη χρησιμοποιούνται συχνότερα για υπολογισμούς,

αθροίσεις στηλών και χρήση πιο πολύπλοκων τύπων και συναρτήσεων για κάθε

είδους εφαρμογή.

• Όλες δυνατότητες του Excel μας παρέχονται μέσα από ένα γραφικό περιβάλλον

που αποτελείται από εργαλεία, εικονίδια και παράθυρα.

• Τα μενού και οι γραμμές εργαλείων των προηγούμενων εκδόσεων έχουν καταργηθεί

και ο χειρισμός γίνεται βασικά μέσα από την κορδέλα, το μενού Office και τη

γραμμή γρήγορης πρόσβασης.

• Υπάρχει πλήρες σύστημα on-line βοήθειας για τον αρχάριο χρήστη ή για τον

χρήστη που θέλει να μάθει ή να διευκρινίσει οποιαδήποτε λειτουργία.

• Η επιλογή και η μορφοποίηση ή μεταβολή των δεδομένων είναι απλή διαδικασία και

γίνεται με το ποντίκι ή το πληκτρολόγιο και με εύχρηστες εντολές από τα μενού και τα

εργαλεία.

• Όταν τελειώσουμε την εργασία με το φύλλο μας, μπορούμε να το κλείσουμε και να

το αποθηκεύσουμε στο σκληρό μας δίσκο για να το ανοίξουμε αργότερα. Αν δεν

γνωρίζουμε πού βρίσκεται το βιβλίο εργασίας που αναζητούμε, μπορούμε να

εκτελέσουμε μία αναζήτηση στον υπολογιστή μας ώστε να το εντοπίσουμε.

• Μπορούμε να εργαζόμαστε με περισσότερα από ένα βιβλία εργασίας ταυτόχρονα

και να εναλλασσόμαστε μεταξύ αυτών σε πραγματικό χρόνο.

40

41

ΕΘΝΙΚΟ ΚΑΙ ΚΑΠΟΔΙΣΤΡΙΑΚΟ ΠΑΝΕΠΙΣΤΗΜΙΟ ΑΘΗΝΩΝ

Προγράμματα Συμπληρωματικής Εκπαίδευσης

Με τη χρήση καινοτόμων μεθόδων εξ αποστάσεως εκπαίδευσης

433 - MICROSOFT OFFICE EXCEL 2007

ΔΙΔΑΚΤΙΚΗ ΕΝΟΤΗΤΑ 2. ΚΕΛΙΑ, ΒΑΣΙΚΕΣ ΠΡΑΞΕΙΣ ΚΑΙ ΤΥΠΟΙ

42

43

Εισαγωγικές Παρατηρήσεις Το πρώτο μέρος της διδακτικής ενότητας είναι αφιερωμένο στην παρουσίαση του

φύλλου και τον προσδιορισμός του χώρου όπου εργαζόμαστε. Έμφαση δίνεται στην

κατανόηση από τον εκπαιδευόμενο βασικών εννοιών όπως η εισαγωγή, η μετακίνηση,

η μετονομασία και η διαγραφή φύλλων μέσα στο βιβλίο εργασίας, η απόκρυψη /

επανεμφάνισή τους καθώς και η διευθυνσιοδοσία των κελιών.

Στη δεύτερη υποενότητα ο καλούμαστε να εισάγουμε δεδομένα σε κελιά του φύλλου.

Θα αναφέρουμε τους διαφορετικούς τύπους δεδομένων που μπορεί να περιέχει ένα

κελί και θα εξηγήσουμε τι είναι οι περιοχές (ranges) κελιών και πώς μπορούμε να

μορφοποιούμε το φύλλο προσθαφαιρώντας γραμμές, στήλες ή μεμονωμένα κελιά. Θα

κλείσουμε την υποενότητα με αναφορά σε τρεις εξίσου σημαντικές λειτουργίες: την

αντιγραφή και επικόλληση, την εύρεση και αντικατάσταση και, τέλος, την αναίρεση και

επανάληψη.

Στο τρίτο και τελευταίο τμήμα της διδακτικής ενότητας, θα αναφερθούμε στην αυτόματη

συμπλήρωση σειρών δεδομένων που μπορούμε να πραγματοποιήσουμε στο Excel.

Θα δείξουμε μεθόδους με τις οποίες το Excel, βασισμένο σε κάποια αρχικά δεδομένα-

τιμές, μπορεί να συμπληρώσει το περιεχόμενο άλλων κελιών με ακολουθίες τιμών.

44

ΥΠΟΕΝΟΤΗΤΑ 1. ΤΟ ΦΥΛΛΟ ΕΡΓΑΣΙΑΣ ΤΟΥ EXCEL

Στην πρώτη υποενότητα της δεύτερης διδακτικής ενότητας θα ασχοληθούμε με:

το λεπτομερή προσδιορισμό του φύλλου εργασίας του Excel,

τις βασικές εργασίες σε ένα φύλλο Excel, όπως είναι η εισαγωγή, η διαγραφή, η

μετονομασία, η μετακίνηση, η αντιγραφή, η απόκρυψη και η επανεμφάνιση ενός

φύλλου εργασίας, και

τις διευθύνσεις των κελιών.

1.1 Προσδιορισμός του χώρου εργασίας

Όπως έχουμε πει, ο χώρος του Excel στον οποίο εργαζόμαστε, ονομάζεται φύλλο

εργασίας. Στην επόμενη εικόνα βλέπουμε ορισμένα βασικά χαρακτηριστικά της

κεντρικής οθόνης του Excel:

45

Κάνοντας κλικ στα τρία μεγάλα κουμπιά, πάνω δεξιά στο παράθυρο: ,

μπορούμε να ελαχιστοποιήσουμε, να μεγιστοποιήσουμε ή να κλείσουμε τελείως το

Excel.

Τα τρία μικρότερα κουμπιά, ακριβώς από κάτω αφορούν το παράθυρο του

εκάστοτε ενεργού φύλλου εργασίας. Μπορούμε δηλαδή να το ελαχιστοποιήσουμε, να

το κλείσουμε κλπ. Το μεσαίο κουμπί (μεγιστοποίηση/ επαναφορά) εμφανίζεται όταν το

παράθυρο είναι ήδη μεγιστοποιημένο και το επαναφέρει στο προηγούμενό του

μέγεθος.

1.2 Βασικές εργασίες με το φύλλο εργασίας

Τα τρία φύλλα ενός νέου βιβλίου εργασίας στο Excel:

Βλέπουμε πως βρισκόμαστε στο Φύλλο1. Αυτό είναι το ενεργό και προεπιλεγμένο

φύλλο εργασίας σε κάθε νέο αρχείο (workbook) του Excel. Μπορούμε να επιλέξουμε

ως ενεργό οποιοδήποτε από τα τρία διαφορετικά φύλλα εργασίας τα οποία

δημιουργήθηκαν κατά τη δημιουργία του νέου βιβλίου με ένα απλό κλικ. Επίσης,

μπορούμε να διαγράφουμε φύλλα εργασίας ή να εισάγουμε νέα.

1.2.1 Εισαγωγή φύλλου

Ο απλούστερος τρόπος να εισάγουμε ένα φύλλο εργασίας είναι με κλικ στο μικρό

εικονίδιο που βρίσκεται δεξιότερα του τελευταίου φύλλου, όπως φαίνεται στην εικόνα:

Συμβουλή: Ένας άλλος τρόπος είναι με δεξί κλικ στο ενεργό φύλλο, επιλέγοντας

«Εισαγωγή…».

46

Θα εμφανιστεί το παράθυρο:

Επιλέγοντας το εικονίδιο «Φύλλο εργασίας» και πατώντας ΟΚ, το νέο φύλλο εισάγεται

στη θέση ακριβώς πίσω από το φύλλο που επιλέξαμε όταν κάναμε δεξί κλικ, στη λίστα

των φύλλων:

47

1.2.2 Μετονομασία φύλλου

Ο απλούστερος τρόπος να μετονομάσουμε ένα φύλλο εργασίας, είναι να κάνουμε

διπλό-κλικ πάνω του.

Ένας άλλος τρόπος είναι επιλέγοντας «Μετονομασία» από το μικρό μενού που

εμφανίζεται όταν κάνουμε δεξί κλικ στο φύλλο:

1.2.3. Διαγραφή φύλλου

Για να διαγράψουμε ένα φύλλο, κάνουμε δεξί-κλικ επάνω του και επιλέγουμε

«Διαγραφή»:

48

1.2.4. Μετακίνηση / αντιγραφή φύλλου

Για να μετακινήσουμε ένα φύλλο εργασίας ακολουθούμε μία από τις παρακάτω

διαδικασίες:

Από το γνωστό μενού που εμφανίζεται όταν κάνουμε δεξί-κλικ στο φύλλο,

επιλέγουμε «Μετακίνηση ή αντιγραφή…» και εμφανίζεται η παρακάτω εικόνα:

Σημείωση 1

Όταν μία επιλογή σε μενού ακολουθείται από τις τρεις τελείες «…», υπονοείται πως

ακολουθεί κάποιος διάλογος ή παράθυρο.

Επιλέγουμε το σημείο στο οποίο θέλουμε να μετακινηθεί το επιλεγμένο φύλλο, σε

σχέση με τα άλλα φύλλα, και πιέζουμε OK:

49

Αν επιλέξουμε «Δημιουργία αντιγράφου», θα δημιουργηθεί στην επιλεγμένη θέση

ένα ακριβές αντίγραφο του επιλεγμένου φύλλου, με όλα τα περιεχόμενά του.

Σημείωση 2

Ένας πιο γρήγορος τρόπος είναι με τη χρήση του ποντικιού, δηλαδή με «σύρσιμο»

(drag and drop): για να μετακινήσουμε γρήγορα ένα φύλλο, το επιλέγουμε και το

«σέρνουμε», με κρατημένο το αριστερό κουμπί του ποντικιού, στην επιθυμητή θέση. Αν,

προτού αφήσουμε το κουμπί έχουμε πατημένο και το Ctrl στο πληκτρολόγιο, θα

δημιουργηθεί εκεί ένα αντίγραφο του φύλλου:

Συμβουλή 1

Για να αποκρύψουμε ένα φύλλο εργασίας, το επιλέγουμε (δεξί κλικ) και διαλέγουμε στο

μενού: «Απόκρυψη». Για να επανεμφανίσουμε το κρυμμένο φύλλο, επιλέγουμε στο ίδιο

μενού «Επανεμφάνιση», και επιλέγουμε ένα από τα φύλλα που βρίσκονται σε

απόκρυψη.

1.3 Κελιά και Διευθύνσεις

Ένα φύλλο εργασίας αποτελείται από κελιά. Τα κελιά είναι ο χώρος στον οποίο

μπορούμε να εισάγουμε κάθε είδους δεδομένα και να πραγματοποιήσουμε

υπολογισμούς.

Είναι σημαντικό να γνωρίζουμε πως κάθε κελί ορίζεται μονοσήμαντα, δηλαδή έχει

μοναδική διεύθυνση η οποία προσδιορίζεται από τη γραμμή και τη στήλη του. Οι

γραμμές χαρακτηρίζονται από αριθμούς ενώ οι στήλες από λατινικά γράμματα. Στην

παρακάτω εικόνα, για παράδειγμα, το κυκλωμένο κελί βρίσκεται στη γραμμή 6 και τη

στήλη Β. Άρα η ακριβής διεύθυνσή του θα είναι Β6, όπως φαίνεται και στο πλαίσιο

πάνω αριστερά:

50

Ομοίως, το κελί που βρίσκεται στη στήλη D και γραμμή 2 θα έχει διεύθυνση D2 κλπ. Ένα

φύλλο εργασίας του Excel περιέχει εξ ορισμού 16.000 ή 214 στήλες και 1.048.576 ή 220

γραμμές. Οι στήλες αναπαρίστανται με γράμματα του λατινικού αλφαβήτου (A, B, C

κλπ) ενώ οι γραμμές με αριθμούς (1, 2, 3 κλπ).

ΥΠΟΕΝΟΤΗΤΑ 2. ΕΙΣΑΓΩΓΗ ΔΕΔΟΜΕΝΩΝ ΚΑΙ ΥΠΟΛΟΓΙΣΜΟΙ

Στην παρούσα υποενότητα θα αναφερθούμε:

στους διαφορετικούς τύπους δεδομένων που μπορούμε να εισάγουμε σε ένα κελί,

σε τρόπους για να μετακινούμαστε μέσα στο Excel με το πληκτρολόγιο,

σε περιοχές κελιών (συνεχείς και ασυνεχείς) καθώς και σε τρόπους εισαγωγής και

διαγραφή γραμμών στηλών και κελιών,

στις παρακάτω λειτουργίες:

αντιγραφή - αποκοπή - επικόλληση,

εύρεση και αντικατάσταση, και

αναίρεση και ακύρωση αναίρεσης.

51

2.1 Εισάγοντας Δεδομένα στο Φύλλο Εργασίας

Καταρχήν, για την εισαγωγή δεδομένων σε ένα κελί του Excel δεν χρειάζεται κάτι

περισσότερο από το να επιλέξουμε το επιθυμητό κελί και να πληκτρολογήσουμε ό,τι

θέλουμε να εισάγουμε. Ωστόσο, το Excel αποδέχεται και καταχωρεί με ποικίλους

τρόπους τα δεδομένα αυτά, οπότε είναι καλό να γνωρίζουμε τις διαφορές μεταξύ των

τύπων δεδομένων που μπορούμε να εισάγουμε.

2.1.1 Τύποι δεδομένων

Στο Excel μπορούμε να ξεχωρίσουμε τους παρακάτω τύπους δεδομένων:

Ετικέτες (labels): όπως έχουμε πει, οι ετικέτες είναι απλό κείμενο όπως ονόματα,

διευθύνσεις, τηλέφωνα και σχόλια.

Παραδείγματα: «Όνομα», «+30 210 8830191», «Παπαδόπουλος Ιωάννης»

Αριθμοί: Κάθε είδους και μεγέθους αριθμητικές τιμές. Ακέραιοι, αριθμοί κινητής

υποδιαστολής και κλάσματα, καθώς και ποσοστά και χρηματικές αξίες. Σε τέτοια

δεδομένα μπορούμε να πραγματοποιούμε υπολογισμούς, όπως θα δούμε

αργότερα.

Παραδείγματα: «6500», «-430» «0,0041», «19%», «570.000 €»

Χρονικές αξίες: Ημερομηνία και ώρα. Το Excel δέχεται τέτοιου είδους δεδομένα σε

μεγάλη ποικιλία μορφών εισόδου.

Παραδείγματα: «12:36», «12:23:00 μμ», «31/12/2007», «3-Μαρ»

Τύποι: Οι τύποι και οι συναρτήσεις είναι ο πυρήνας της λογικής του Excel.

Αποτελούν μαθηματικές εκφράσεις ή συναρτήσεις για τον υπολογισμό

αριθμητικών αποτελεσμάτων από επεξεργασία άλλων κελιών.

Παραδείγματα: «=A1+A2», «=SUM(Α1:Α10)», «=IF(G10>10;”PASS”;”FAIL”)»

2.1.2 Εισαγωγή δεδομένων

Ας εισάγουμε δοκιμαστικά μερικά δεδομένα στο φύλλο μας. Καταρχήν, διαλέγουμε ένα

κελί ως ενεργό κάνοντας κλικ πάνω του. Το ενεργό (δηλαδή επιλεγμένο) κελί έχει έντονο

μαύρο περιθώριο:

52

Καθώς εισάγουμε δεδομένα, αυτά θα φαίνονται τόσο μέσα στο κελί όσο και στη

γραμμή τύπων, στο πάνω μέρος του φύλλου. Για να δηλώσουμε ότι έχουμε τελειώσει

την εισαγωγή στοιχείων σε ένα κελί, πατάμε Enter ή το πλήκτρο από τη γραμμή

τύπων όπως φαίνεται στην εικόνα:

Με το πλήκτρο Enter, μετακινούμαστε στο επόμενο κελί από κάτω. Μπορούμε ωστόσο

να αποδεχτούμε την εισαγωγή δεδομένων είτε πατώντας Tab είτε με τα arrows keys

(βελάκια, πλήκτρα κατεύθυνσης). Για να την απορρίψουμε, πατάμε Esc.

Εισάγετε δεδομένα σε διαφορετικά κελιά του φύλλου εργασίας. Δοκιμάστε να εισάγετε

αριθμούς κάθε είδους, κείμενο και επικεφαλίδες όπως «Φρουτοπία Α.Ε.», «12345»,

«1/3/09», «Σύνολο», «________» κλπ

Στο τέλος, το φύλλο μας ίσως μοιάζει κάπως έτσι:

53

Παρατήρηση 1

Δείτε πως το Excel δέχεται ημερομηνίες και αριθμούς ως δεδομένα και τα στοιχίζει

αυτόματα δεξιά. Αντίθετα, οι ετικέτες και το κείμενο στοιχίζονται αριστερά και

καταλαμβάνουν περισσότερα από ένα κελιά αν υπερβούν τα όρια. Βέβαια, στο σημείο

αυτό η μορφοποίησή του φύλλου μας είναι ακόμη υποτυπώδης. Στοιχεία όπως η

υπογράμμιση, τα σωστά πλαίσια, η αυτόματη μορφοποίηση δεδομένων και

ημερομηνιών αλλά και τίτλων ή ετικετών είναι αντικείμενα που θα μελετήσουμε

αργότερα.

Στο σημείο αυτό θα ασχοληθούμε με το πώς μετακινούμαστε στο φύλλο και με τις

περιοχές κελιών.

2.2 Πώς κινούμαστε σε ένα φύλλο Excel

Στο Excel, μετακινούμαστε με τα βελάκια στο πληκτρολόγιο, αλλά και με πλήκτρα όπως

το Enter που μετακινεί το ενεργό κελί προς τα κάτω ή το Tab που το μετακινεί προς τα

δεξιά όπως έχουμε πει.

Η μετακίνηση με το ποντίκι (scrolling) γίνεται κάνοντας κλικ στα βελάκια της οριζόντιας

και της κατακόρυφης γραμμής κύλισης, ή «σύροντας» την μπάρα κατά μήκος της

γραμμής κύλισης.

Άλλοι τρόποι για μετακίνηση με το πληκτρολόγιο παρουσιάζονται στον πίνακα 1.

54

Πίνακας 1

Συνδυασμός Μετακίνηση προς

Ctrl + Βελάκι

Το πρώτο ή τελευταίο κελί που που περιέχει

δεδομένα, ανάλογα με την κατεύθυνση του

πλήκτρου που πατήσαμε, ή την τελευταία στήλη /

γραμμή.

Page Up ή Page Down Μετακίνηση μία οθόνη επάνω ή κάτω στο φύλλο.

Ctrl + Home ή End Μετακίνηση στο πάνω αριστερά ή κάτω δεξιά άκρο.

Ctrl + Page Up / Down Μετακίνηση ένα ολόκληρο φύλλο δεξιά ή αριστερά.

F5 Παράθυρο μετάβαση

Αν πατήσουμε F5 εμφανίζεται το παράθυρο «Μετάβαση»:

Στο παράθυρο αυτό, που είναι ιδιαίτερα χρήσιμο σε μεγάλα φύλλα, μπορούμε να

μετακινηθούμε σε οποιοδήποτε σημείο του βιβλίου εργασίας, είτε εισάγοντας τον

αριθμό του κελιού απευθείας, είτε επιλέγοντας έναν από τους προεπιλεγμένους δείκτες

- ετικέτες που μας οδηγούν απευθείας σε μία περιοχή του βιβλίου εργασίας. Για να

ορίσουμε ένα δείκτη (bookmark), εισάγουμε το όνομα που θέλουμε για ετικέτα στο

‘πλαίσιο ονόματος’ πάνω αριστερά στο φύλλο. Πχ «Πίνακας1» όπως φαίνεται στην

εικόνα:

55

2.3 Περιοχές

Πολλά κελιά μαζί αποτελούν μια περιοχή κελιών. Μια περιοχή κελιών ορίζεται, από το

κελί άνω αριστερά, που αποτελεί το άνω άκρο της περιοχής και από το κελί που

βρίσκεται κάτω δεξιά και αποτελεί το κάτω άκρο της περιοχής.

2.3.1 Συνεχής περιοχή

Μία περιοχή ορθογώνιου σχήματος που αποτελείται εξολοκλήρου από ενεργά κελιά και

είναι ενιαία από τω άνω αριστερό άκρο έως το κάτω δεξί, καλείται συνεχής περιοχή.

Επιλέγουμε μια συνεχή περιοχή με τους εξής τρόπους:

Πηγαίνουμε στο άνω άκρο ή στο κάτω άκρο της περιοχής και με πατημένο το

αριστερό κουμπί του mouse πηγαίνουμε έως το κάτω ή άνω άκρο της περιοχής

αντίστοιχα.

Πηγαίνουμε στο άνω άκρο ή στο κάτω άκρο της περιοχής και έχοντας πατημένο

το Shift πηγαίνουμε με τα βελάκια στο κάτω ή άνω άκρο της περιοχής αντίστοιχα.

56

Παράδειγμα 1. Παράδειγμα συνεχούς περιοχής

Η συνεχής επιλεγμένη περιοχή, για το παράδειγμά μας, είναι το σκιασμένο μέρος που

έχει ως άκρα τα κελιά B2 & E5:

Είναι σημαντικό να γνωρίζουμε πως κάθε περιοχή στο Excel παίρνει το όνομά της από

τα κελιά που ορίζουν το άνω αριστερά και το κάτω δεξιά άκρο της, διαχωρισμένα με

την άνω κάτω τελεία. Στο παράδειγμά μας η επιλεγμένη περιοχή είναι η B2:E5.

2.3.2 Ασυνεχής περιοχή

Για να επιλέξουμε μια ασυνεχή περιοχή επιλέγουμε πρώτα την πρώτη συνεχή περιοχή,

έπειτα με πατημένο το πλήκτρο Ctrl επιλέγουμε τη δεύτερη συνεχή περιοχή και

συνεχίζουμε μέχρι να επιλέξουμε την ασυνεχή περιοχή που θέλουμε.

Εναλλακτικά, μπορούμε, πάλι με το πλήκτρο Ctrl, να από-επιλέξουμε κάποια κελιά από

μία συνεχή περιοχή, δημιουργώντας μία περιοχή με «τρύπες» η οποία, φυσικά, θα είναι

ασυνεχής. Η μέθοδος αυτή είναι χρήσιμη όταν θέλουμε να πραγματοποιήσουμε

κάποιες μορφοποιήσεις στο φύλλο μας εξαιρώντας όμως κάποιες περιοχές κελιών.

57

Παράδειγμα 2. Παραδείγματα ασυνεχών περιοχών

2.3.3 Επιλογή γραμμής και στήλης

Για να επιλέξουμε μια στήλη ή μία γραμμή, μετακινούμε το ποντίκι πάνω από την αρχή

της επιθυμητής γραμμής / στήλης (δηλαδή το γράμμα ή τον αριθμό της), έως ότου

εμφανιστεί ένας μαύρο παχύ βελάκι. Έπειτα, με ένα κλικ επιλέγεται ολόκληρη η στήλη /

γραμμή.

Αν θέλουμε να επιλέξουμε πάνω από μια στήλες ή γραμμές, ακολουθούμε την

παρακάτω διαδικασία. Έχοντας “κεντράρει” το μαύρο βελάκι στη στήλη ή τη γραμμή

που θέλουμε:

Με πατημένο το αριστερό κουμπί του ποντικιού, το “σύρουμε” προς τα αριστερά

ή τα δεξιά αν η περιοχή γραμμών / στηλών που θέλουμε να επιλέξουμε είναι

συνεχής.

58

Σε διαφορετική περίπτωση, για να επιλέξουμε γραμμές ή στήλες που δε

συνορεύουν μεταξύ τους (ασυνεχής περιοχή), με πατημένο το Ctrl κάνουμε κλικ

στα υπόλοιπα γράμματα ή αριθμούς.

Για να επιλέξουμε όλα τα κελιά (δηλαδή το σύνολο του φύλλου εργασίας):

κάνουμε κλικ στο σημείο που βρίσκεται ανάμεσα στην στήλη Α και στη γραμμή 1

(βλ. εικόνα) ή

χρησιμοποιούμε το συνδυασμό πλήκτρων Ctrl+A.

2.3.4 Αλλαγή μεγέθους γραμμής και στήλης

Ας επιστρέψουμε στο σημείο όπου είχαμε εισάγει λίγα δεδομένα στο φύλλο μας, όπως

φαίνεται στην εικόνα:

59

Βλέπουμε πως οι στήλες B & C έχουν μεγαλύτερο πλάτος από τις υπόλοιπες. Πώς έγινε

αυτό; Υπάρχουν δύο εύκολοι τρόποι για να αλλάξουμε το πλάτος μιας στήλης ή το

ύψος μιας γραμμής:

Κάνουμε δεξί-κλικ στον τίτλο της γραμμής ή τη στήλης που θέλουμε και από το μενού

που εμφανίζεται επιλέγουμε «Πλάτος στήλης…» ή «Ύψος γραμμής…»:

Από το μικρό παράθυρο που εμφανίζεται επιλέγουμε την τιμή που θέλουμε:

60

Παράδειγμα 3. Αλλαγή μεγέθους στήλης ή γραμμής με το ποντίκι

Ένας άλλος, γρηγορότερος τρόπος, είναι πηγαίνοντας ανάμεσα σε δύο γραμμές ή

στήλες έως ότου εμφανιστεί ο διαχωριστικός δείκτης με τα δύο μαύρα βελάκια, να

«σύρουμε» το ποντίκι έως το επιθυμητό πλάτος στήλης ή ύψος γραμμής. Η αλλαγή θα

γίνει στην πρώτη ανάμεσα στις δύο στήλες ή γραμμές ενώ το νέο πλάτος ή ύψος

φαίνεται από τη διακεκομμένη γραμμή:

2.3.5 Εισαγωγή και διαγραφή γραμμών, στηλών ή κελιών

Πολλές φορές, καθώς εργαζόμαστε στο φύλλο, χρειάζεται να προσθέσουμε μία νέα

κενή γραμμή ή στήλη ανάμεσα σε δύο άλλες, ή να παρεμβάλλουμε ένα νέο κελί.

Για να εισάγουμε μια ολόκληρη γραμμή ή στήλη, την επιλέγουμε, κάνουμε δεξί κλικ και

πατάμε «Εισαγωγή». Ομοίως, για να τη διαγράψουμε, θα επιλέξουμε «Διαγραφή».

Πριν:

61

Μετά την εισαγωγή γραμμής στη γραμμή 6:

Για να εισάγουμε ένα μόνο κελί σε ένα συγκεκριμένο σημείο του φύλλου, το επιλέγουμε,

κάνουμε δεξί κλικ και από το μενού επιλέγουμε «Εισαγωγή…». Στο μενού που εμφανίζεται

επιλέγουμε την κατεύθυνση όπου θα μετακινηθούν τα δεδομένα από την εισαγωγή του

κελιού:

62

Η επιλογή «Ολόκληρη γραμμή» ή στήλη, ισοδυναμεί με τη διαδικασία που περιγράψαμε

προηγουμένως. Δοκιμάστε όλες τις παραπάνω επιλογές σε διαφορετικά σημεία του

φύλλου και παρατηρείστε τα αποτελέσματα.

2.4 Αντιγραφή και Επικόλληση (Copy - Paste) στο Excel

Η αποκοπή, η αντιγραφή και η επικόλληση είναι ίσως οι σημαντικότερες λειτουργίες

που πρέπει να γνωρίζουμε καλά όταν εργαζόμαστε με τα Windows και τις εφαρμογές

τους.

Σκοπός της αντιγραφής και της επικόλλησης στο Excel είναι να μετακινήσουμε ή να

αντιγράψουμε περιοχές δεδομένων ή άλλες πληροφορίες από το ένα σημείο στο άλλο.

Ξεχωρίζουμε δύο βασικά ζεύγη εργασιών:

Αντιγραφή - επικόλληση: Τη χρησιμοποιούμε όταν θέλουμε να δημιουργήσουμε

ένα ή περισσότερα αντίγραφα της επιλεγμένης περιοχής.

Αποκοπή - επικόλληση: Τη χρησιμοποιούμε όταν θέλουμε να μετακινήσουμε την

επιλεγμένη περιοχή.

2.4.1 Αντιγραφή και Αποκοπή

Για να μετακινήσουμε ή να αντιγράψουμε μια περιοχή σε μια άλλη περιοχή, δηλαδή για

την διαγραφή των δεδομένων από την περιοχή που έχουμε επιλέξει και επικόλληση τους

σε μια άλλη περιοχή που επιλέγουμε, ακολουθούμε την εξής διαδικασία:

1. Αρχικά επιλέγουμε την περιοχή που θέλουμε να κάνουμε αποκοπή. Στο

παράδειγμα μας είναι η περιοχή Α1:C6.

2. Στη συνέχεια, έχουμε τις εξής επιλογές:

63

Χρησιμοποιούμε, από την κορδέλα,

το πλήκτρο για αποκοπή ή

το για αντιγραφή.

Κάνουμε δεξί κλικ και επιλέγουμε Αποκοπή ή Αντιγραφή.

Χρησιμοποιούμε τον συνδυασμό πλήκτρων ΄

Ctrl + X για αποκοπή ή

Ctrl + C για αντιγραφή.

Παρατηρείστε πώς αλλάζει το περίγραμμα. Επίσης, μετά την αποκοπή / αντιγραφή έχει

ενεργοποιηθεί το πλήκτρο της επικόλλησης . Αυτό σημαίνει ότι στη μνήμη του

υπολογιστή έχει κρατηθεί μια περιοχή που πρόκειται να επικολληθεί σε μια άλλη περιοχή.

Βέβαια. για να γίνει σωστά η μετακίνηση των δεδομένων από τη μια περιοχή στην άλλη,

θα πρέπει να προσέξουμε οι δυο περιοχές να είναι ίδιου μεγέθους, δηλαδή να περιέχουν

τον ίδιο αριθμό γραμμών και στηλών.

2.4.2 Επικόλληση

Ας δοκιμάσουμε να κάνουμε επικόλληση των δεδομένων μας σε ένα νέο φύλλο:

1. Επιλέγουμε το φύλλο, έστω το Φύλλο2, ή δημιουργούμε ένα νέο.

2. Επιλέγουμε είτε το κελί που θα αποτελέσει το άνω αριστερό άκρο της περιοχής

προς επικόλληση είτε ολόκληρη την περιοχή (ίδιων διαστάσεων). Έστω το κελί Β2.

3. Στη συνέχεια έχουμε τους ακόλουθους τρόπους για να δηλώσουμε την πράξη

της επικόλλησης:

Πιέζουμε το πλήκτρο που βρίσκεται στην κορδέλα.

Δεξί κλικ του mouse και επιλέγουμε Επικόλληση.

Χρησιμοποιούμε τον συνδυασμό πλήκτρων Ctrl + V.

4. Βλέπουμε την επιλεγμένη περιοχή όπως έχει μετακινηθεί στο νέο φύλλο:

64

Απομένει να πραγματοποιήσουμε τυχόν μορφοποιήσεις πλάτη στηλών κλπ.

2.4.3 Χρήση του ποντικιού

Βέβαια, μπορούμε να αντιγράψουμε ή να μετακινήσουμε κελιά ή ολόκληρες περιοχές

χρησιμοποιώντας μόνο το ποντίκι μας. Ακολουθούμε την παρακάτω εύκολη

διαδικασία:

1. Επιλέγουμε την επιθυμητή περιοχή

2. Τοποθετούμε τον δείκτη του ποντικιού στα άκρα της έως ότου μετατραπεί σε ένα

λεπτό μαύρο σταυρό όπως στην εικόνα:

3. Με πατημένο το αριστερό κουμπί του ποντικιού, «σύρουμε» την περιοχή στο

επιθυμητό σημείο. Αν θέλουμε να την μετακινήσουμε σε άλλο φύλλο ή εκτός των ορίων

της οθόνης, δεν έχουμε παρά να τοποθετήσουμε το ποντίκι στα όρια του φύλλου

(οπότε η οθόνη αυτόματα θα «κυλίσει - scroll» ή στο νέο φύλλο (οπότε θα

μετακινηθούμε σε αυτό).

4. Αν θέλουμε όχι να μετακινήσουμε αλλά να αντιγράψουμε την επιλεγμένη

περιοχή, προτού αφήσουμε το αριστερό πλήκτρο του ποντικιού έχουμε πατημένο το

πλήκτρο Ctrl στο πληκτρολόγιο.

65

2.5 Εύρεση και Αντικατάσταση

Στο Excel, δουλεύουμε συνήθως με μικρά φύλλα εργασίας. Για παράδειγμα, είναι

ευκολότερο να χειριστούμε πολλά μικρότερα φύλλα ως τμήματα μίας οικονομικής

ανάλυσης και να τα αποθηκεύσουμε ως ενιαίο βιβλίο εργασίας. Συχνά, βέβαια, έχουμε

να αντιμετωπίσουμε μεγάλες σειρές δεδομένων όπως οι ημερήσιες τιμές μετοχών για

μία μεγάλη χρονική περίοδο ή οι περιοδικές λήψεις τιμών από όργανα σε

εργαστηριακές μετρήσεις. Με δεδομένα που παίρνουμε από τα διαφορετικά φύλλα

εργασίας μπορούμε να πραγματοποιήσουμε κάθε είδους αναλύσεις και να τις

συμπτύξουμε σε ένα νέο φύλλο.

Σε κάθε περίπτωση, είναι ιδιαίτερα χρήσιμο να μπορούμε να εντοπίζουμε κείμενο και

αριθμούς μέσα στο βιβλίο εργασίας. Το Excel μας παρέχει για το σκοπό αυτό ιδιαίτερα

ισχυρά εργαλεία εύρεσης δεδομένων και τη δυνατότητα να τα αναθεωρήσουμε ή να τα

αντικαταστήσουμε.

2.5.1 Εύρεση

Μπορούμε να αναζητούμε πληροφορίες μέσα σε μία επιλεγμένη περιοχή, στο φύλλο

εργασίας ή και σε ολόκληρο το βιβλίο εργασίας.

Για να ενεργοποιήσουμε την εύρεση, πατάμε το σχετικό κουμπί στην κορδέλα:

Το Excel μας απαντά με το παράθυρο:

66

Οι δύο πρώτες επιλογές ανοίγουν το παράθυρο της εύρεσης / αντικατάστασης:

Πατώντας «Επιλογές» μπορούμε να υποδείξουμε στο Excel αναλυτικότερα πού και πώς

να αναζητήσει τις πληροφορίες που θέλουμε:

Στην παραπάνω εικόνα, θέλουμε να βρούμε τη λέξη «Πωλήσεις» μέσα στο φύλλο μας.

Έχοντας γράψει τη λέξη στο σχετικό πλαίσιο, επιλέγουμε Εύρεση επομένου και

παρατηρούμε το ενεργό κελί να μεταβαίνει στο κελί που περιέχει αυτή τη φράση.

Ομοίως θα μπορούσαμε να αναζητήσουμε κάποιο αριθμό ή τύπο ή να επιλέξουμε π.χ.

να εντοπίσουμε μόνο τις υπογραμμισμένες λέξεις (επιλογή «μορφοποίηση»).

2.5.2 Αντικατάσταση

Στη συνέχεια, αν θέλουμε να αντικαταστήσουμε τη λέξη αυτή (πχ με τη λέξη «Sales»),

επιλέγουμε αντικατάσταση και εμφανίζεται η ακόλουθη εικόνα όπου πληκτρολογούμε

το κείμενο που θα αντικαταστήσει το παλιό:

67

Οι επιλογές που έχουμε στην απλή εύρεση ισχύουν αυτούσιες και στην περίπτωση της

αντικατάστασης.

Μπορείτε να πειραματιστείτε με τη λειτουργία αυτή αναζητώντας πληροφορίες που

βρίσκονται σε διαφορετικό φύλλο από το ενεργό (αναζήτηση στο Βιβλίο Εργασίας) ή

αναζητώντας δεδομένα υπό όρους μορφοποίησης και αντικαθιστώντας τα.

2.6 Αναίρεση και Επανάληψη

Η λειτουργία της αναίρεσης είναι εξαιρετικά σημαντική και αποτελεί πλέον εγγενές τμήμα

των Windows και των εφαρμογών τους. Το Excel βέβαια δεν αποτελεί εξαίρεση.

Χρησιμοποιούμε την αναίρεση σε περίπτωση που κάνουμε μια «λάθος» κίνηση στο

Excel, όπως μία διαγραφή ή λάθος μετακίνηση περιοχής, έχουμε μετανιώσει και

θέλουμε το φύλλο να επανέλθει στην πρότερή του κατάσταση.

Υπάρχουν δύο εύκολοι τρόποι με τους οποίους μπορούμε να αναιρέσουμε την

τελευταία μας ενέργεια (αλλά και τις προηγούμενες, καθώς το Excel θυμάται όλες τις

ενέργειές μας:

Με το συνδυασμό πλήκτρων Ctrl+Ζ ή Alt+Backspace.

Με το κουμπί στη γραμμή γρήγορης πρόσβασης (δίπλα στον τίτλο του

παραθύρου).

Αν πατήσουμε το αριστερό βελάκι (το μεγάλο κεντρικό κουμπί που εικονίζει ένα

αριστερόστροφο βέλος) τότε θα αναιρεθεί μόνο η τελευταία μας ενέργεια.

Αν πατήσουμε το μικρό κάτω βελάκι που βρίσκεται δεξιά του κεντρικού τότε

εμφανίζεται ένα μενού-λίστα επιλογών όπου μπορούμε να αναιρέσουμε

68

περισσότερες ενέργειες, γυρνώντας το φύλλο μας σε μία

«προηγούμενη» κατάσταση.

Το διπλανό εργαλείο της «Επανάληψης» ενεργοποιείται εφόσον έχουμε κάνει

τουλάχιστον μία αναίρεση. Σκοπός του είναι να ακυρώνει την αναίρεση αυτή. Δηλαδή

δε μας μετακινεί προς τα «πίσω» αλλά «μπροστά» στο χρόνο όσον αφορά τις ενέργειές

μας στο Excel.

ΥΠΟΕΝΟΤΗΤΑ 3. ΜΕΘΟΔΟΙ ΕΙΣΑΓΩΓΗΣ ΔΕΔΟΜΕΝΩΝ

Στην παρούσα υποενότητα θα μελετήσουμε τα παρακάτω που αφορούν μεθόδους

αυτόματης εισαγωγής δεδομένων στο Excel:

συμπλήρωση πεδίου σε στήλη δεδομένων,

αυτόματη συμπλήρωση (auto fill),

δημιουργία σειράς και

προσαρμοσμένες λίστες.

3.1 Συμπλήρωση Πεδίου σε Στήλη Δεδομένων

Στο σημείο αυτό θα μελετήσουμε ορισμένες μεθόδους με τις οποίες μπορούμε να

αυτοματοποιήσουμε την εισαγωγή δεδομένων στο φύλλο μας με βάση τα υπάρχοντα

δεδομένα. Οι σημαντικότερες μέθοδοι είναι η συμπλήρωση σειράς και η αυτόματη

συμπλήρωση.

Ας έλθουμε και πάλι στο παράδειγμα μας με τα δεδομένα που είχαμε εισάγει νωρίτερα.

Εισάγουμε στη στήλη Α το πεδίο «Είδος» και συμπληρώνουμε με μερικά είδη όπως

φαίνεται στην εικόνα:

69

Παρατηρούμε λοιπόν πως όταν πάμε να εισάγουμε τα δεδομένα «Μπανάνες» ή

«Πορτοκάλια» στα κελιά Α9 και Α10, το Excel εμφανίζει ολόκληρη τη λέξη προτού

ολοκληρώσουμε την πληκτρολόγηση μας. Πατώντας δηλαδή τα πρώτα γράμματα,

συμπληρώνεται το υπόλοιπο και δεν έχουμε παρά να πατήσουμε Enter για να

αποδεχθούμε τη συμπλήρωση. Αυτό συμβαίνει επειδή το Excel θεωρεί το σύνολο

δεδομένων που βρίσκεται πάνω από το ενεργό κελί (πεδίο) ως σύνολο εγγραφών και

μας δίνει την επιλογή να εισάγουμε έτσι ταχύτερα τα δεδομένα που θέλουμε. Βέβαια, αν

δεν επιθυμούμε την αυτόματη αυτή εισαγωγή, απλά συνεχίζουμε να γράφουμε χωρίς

να πατήσουμε Enter πρόωρα.

Αν υπάρχουν περισσότερες από μια λέξεις που αρχίζουν με το αρχικό μας γράμμα

(εδώ, το «Μ») τότε το μαύρο πλαίσιο δεν θα εμφανιστεί αλλά ο διαχωρισμός θα

συνεχιστεί στο δεύτερο γράμμα που θα εισάγουμε. Το μαύρο πλαίσιο θα εμφανιστεί

όταν καταστεί σαφές ποιας υπάρχουσας λέξης τα αρχικά ταιριάζουν με τα αρχικά που

πληκτρολογήσαμε.

3.2 Αυτόματη Συμπλήρωση (autofill) και Σειρές

Στο Excel, χρησιμοποιούμε την αυτόματη συμπλήρωση (autofill) όταν θέλουμε να

εισαχθούν αυτόματα σε μια σειρά δεδομένα σε κάποια λογική ακολουθία με τα

προηγούμενά τους, για παράδειγμα μέρες εβδομάδας, εργάσιμες μέρες, αύξων

70

αριθμός κτλ. Όπως θα δούμε, οι δυνατότητες είναι άπειρες καθώς το Excel «μαντεύει»

τα δεδομένα που ακολουθούν βασισμένο στα δεδομένα που προηγούνται.

3.2.1 Αυτόματη συμπλήρωση με το ποντίκι

Οι βασικές που μπορούμε να εκτελέσουμε με την αυτόματη συμπλήρωση είναι η

αντιγραφή δεδομένων και η δημιουργία απλών αριθμητικών σειρών όπως θα δούμε

στο επόμενο παράδειγμα.

Τροποποιούμε τα δεδομένα μας όπως φαίνεται στην εικόνα:

Επιλέγουμε το κελί B4 (Έτος). Τώρα, παρατηρούμε πώς αν τοποθετήσουμε τον δείκτη

του ποντικιού στο κάτω δεξί άκρο του ενεργού κελιού, ο δείκτης μετατρέπεται σε μικρό

μαύρο σταυρό:

Κρατάμε πατημένο το κουμπί και «σύρουμε» το ποντίκι δεξιά μερικά κελιά. Βλέπουμε πως

η ετικέτα «έτος» έχει αντιγραφεί στα διπλανά κελιά.

71

Για να δημιουργήσουμε μία σειρά από χρονολογίες, επιλέγουμε την περιοχή B5:C5.

Επιλέγουμε και τις δύο χρονολογίες διότι θέλουμε να δημιουργήσουμε μία σειρά και γι’

αυτό χρειαζόμαστε αφενός μία αρχική τιμή (το πρώτο κελί, 2007) και αφετέρου μία

δεύτερη τιμή που να δείχνει το βήμα μας (το δεύτερο κελί, δηλαδή 2007 + 1). Αν

επιλέγαμε ένα μόνο κελί θα αντιγραφόταν απλώς τα περιεχόμενά του στα διπλανά

όπως πριν.

Τέλος, πραγματοποιούμε αυτόματη συμπλήρωση με το ποντίκι όπως πριν. Το

αποτέλεσμά μας θα πρέπει να μοιάζει έτσι:

Πριν:

Μετά:

Μπορούμε να αλλάξουμε ορισμένες επιλογές αν εμφανίζουμε το μικρό μενού

πατώντας το εικονίδιο που εμφανίζεται αφότου τελειώσουμε την συμπλήρωση, όπως

φαίνεται στην εικόνα:

72

Πειραματιστείτε με τις επιλογές αυτές και δείτε το αποτέλεσμα. Ας σημειώσουμε πως η

αυτόματη συμπλήρωση αντιγράφει και τυχόν μορφοποίηση των αρχικών κελιών. Έτσι,

μπορεί συχνά να θέλουμε να επιλέξουμε την τελευταία επιλογή (Γέμισμα χωρίς

μορφοποίηση) ώστε να κρατήσουμε μόνο την πληροφορία χωρίς να αλλοιώσουμε την

εμφάνιση του φύλλου μας.

3.2.2. Δημιουργία σειρών

Όταν θέλουμε να δημιουργήσουμε σειρές σε μεγάλα φύλλα, με πολλά δεδομένα ή

ειδικές αριθμητικές απαιτήσεις, μπορούμε να χρησιμοποιήσουμε το ειδικό εργαλείο το

Excel «Σειρά».

Στην περίπτωση αυτή επιλέγουμε μία σειρά κελιών η οποία στο πρώτο κελί περιέχει την

αρχική τιμή. Τα υπόλοιπα κελιά μπορεί να είναι κενά:

Επιλέγουμε από το εργαλείο «Συμπλήρωση» της κεντρικής κορδέλας, την επιλογή

«Σειρά»:

73

Εμφανίζεται το σχετικό παράθυρο όπου μπορούμε να ορίσουμε τις επιλογές μας:

Επιλέγουμε σειρά σε Γραμμές, τύπο Αριθμητική πρόοδος και βήμα 1. Πατώντας ΟΚ, η

σειρά εμφανίζεται στην οθόνη μας:

Η φιλοσοφία πίσω από την αυτόματη συμπλήρωση και τις σειρές είναι η παρακάτω:

Εισάγουμε τα αρχικά δεδομένα

«Σύρουμε» στα διπλανά κελιά

Το Excel συμπληρώνει τα δεδομένα που υπολείπονται

74

Έτσι, μπορούμε να δημιουργήσουμε και πιο σύνθετες σειρές.

Δοκιμή 1

Δημιουργήστε τις παρακάτω σειρές:

Χρονολογικές σειρές που ξεκινούν από μία ημερομηνία (πχ 1/1/2008) και

συνεχίζουν ανά μία μέρα ή μία εβδομάδα (+7 μέρες).

Αριθμητικές σειρές με βήμα διαφορετικό από 1.

Σειρές με γεωμετρική πρόοδο.

Στην προσπάθειά σας μη διστάσετε να ανατρέξετε στη βοήθεια του προγράμματος.

3.2.3. Προσαρμοσμένες λίστες

Οι προσαρμοσμένες λίστες είναι σειρές από ακολουθίες ετικετών ή κειμένου που μπορεί

να εισάγει το Excel αυτόματα βασισμένο σε προκαθορισμένες λίστες που του έχουμε

υποδείξει εμείς. Χαρακτηριστικό παράδειγμα έτοιμων τέτοιων λιστών είναι οι μέρες της

εβδομάδας και οι μήνες του χρόνου.

Δοκιμάστε να κάνετε αυτόματη συμπλήρωση έχοντας ως αρχικά δεδομένα δύο κελιά

που περιέχουν τις μέρες «Δευτέρα» και «Τρίτη». Δείτε πως το Excel συμπληρώνει τις

ημέρες της εβδομάδας και ξεκινά από την αρχή τη λίστα αν χρειαστεί.

Για να δούμε και να επεξεργαστούμε τις προσαρμοσμένες λίστες πάμε στις Επιλογές

του Excel, στις «Δημοφιλείς» επιλογές και πατάμε το κουμπί «Επεξεργασία

προσαρμοσμένων λιστών»:

75

Εμφανίζεται το παράθυρο:

Στις αρχικές λίστες δεν μπορούμε να επέμβουμε αλλά μπορούμε να δημιουργήσουμε τη

δική μας λίστα, γράφοντας στο πλαίσιο Εγγραφές λίστας τη δική μας σειρά και

πατώντας Enter κάθε φορά ή χρησιμοποιώντας ως διαχωριστικό το κόμμα - «,».

Πατώντας Προσθήκη, η λίστα εισάγεται στο πλαίσιο προσαρμοσμένες λίστες και είναι

έτοιμη για χρήση.

76

Σε δεύτερο χρόνο, μπορούμε να επεξεργαστούμε ή να διαγράψουμε ολόκληρες ή

τμήματα από τις λίστες που έχουμε δημιουργήσει, από το πλαίσιο Εγγραφές λίστας.

Σύνοψη Μετά τη μελέτη της ενότητας μάθατε ότι:

• Ένα φύλλο στο Excel αποτελείται από ένα πλέγμα γραμμών και στηλών. Το σημείο

όπου τέμνεται μία γραμμή με μία στήλη ονομάζεται κελί. Η διεύθυνση του κελιού

προσδιορίζεται από το γράμμα της στήλης ακολουθούμενο από τον αριθμό της

γραμμής, πχ B6.

• Μπορούμε να εισάγουμε, να διαγράφουμε καθώς και να μετακινούμε φύλλα μέσα

στο ίδιο βιβλίο εργασίας.

• Στο Excel μπορούμε να ξεχωρίσουμε τους παρακάτω τύπους δεδομένων: κείμενο,

αριθμός, ώρα / ημερομηνία καθώς και τύπους / συναρτήσεις.

• Συχνά χρειάζεται να επιλέγουμε ναι να εργαζόμαστε όχι με μεμονωμένα κελιά αλλά

με περιοχές κελιών. Οι περιοχές διακρίνονται σε συνεχείς και ασυνεχείς.

• Μπορούμε να τροποποιήσουμε το μέγεθος γραμμών και στηλών αλλά και να

προσθέσουμε νέες, να διαγράψουμε ή να προσθαφαιρέσουμε μεμονωμένα κελιά

στο φύλλο μας.

• Ιδιαίτερα χρήσιμες είναι οι λειτουργίες τη αντιγραφής και της επικόλλησης με τις

δυνατότητες εύκολης μετακίνησης των δεδομένων που μας παρέχουν, καθώς και οι

λειτουργίες της εύρεσης / αντικατάστασης αλλά και της αναίρεσης της τελευταίας

ενέργειάς μας.

• Με τη λειτουργία της αυτόματης συμπλήρωσης μπορούμε εύκολα και γρήγορα να

αντιγράψουμε δεδομένα σε μία σειρά ή στήλη ή να δημιουργήσουμε μία αριθμητική

ή γεωμετρική πρόοδο βασισμένη σε αριθμούς, ημέρες, ημερομηνίες, χρηματικές

αξίες και άλλα. Σε αυτό μας βοηθούν επίσης τα εργαλεία δημιουργίας σειρών και οι

προκαθορισμένες λίστες του Excel.

77

ΕΘΝΙΚΟ ΚΑΙ ΚΑΠΟΔΙΣΤΡΙΑΚΟ ΠΑΝΕΠΙΣΤΗΜΙΟ ΑΘΗΝΩΝ

Προγράμματα Συμπληρωματικής Εκπαίδευσης

Με τη χρήση καινοτόμων μεθόδων εξ αποστάσεως εκπαίδευσης

433 - MICROSOFT OFFICE EXCEL 2007

ΔΙΔΑΚΤΙΚΗ ΕΝΟΤΗΤΑ 3. ΥΠΟΛΟΓΙΣΜΟΙ ΜΕ ΣΥΝΑΡΤΗΣΕΙΣ ΚΑΙ

ΕΠΕΞΕΡΓΑΣΙΑ ΔΕΔΟΜΕΝΩΝ

78

79

Εισαγωγικές Παρατηρήσεις Η παρούσα ενότητα αποτελεί ένα σημαντικό κεφάλαιο για το Excel το οποίο

συμπυκνώνει τρείς εξαιρετικά σημαντικές λειτουργίες του: τη μορφοποίηση του φύλλου,

τους τύπους και τις συναρτήσεις.

Στο πρώτο τμήμα της ενότητάς θα ασχοληθούμε με τη μορφοποίηση. Θα δούμε

γρήγορους και εύκολους τρόπους για να τροποποιούμε την εμφάνιση των κελιών μας

ενώ, εμβαθύνοντας, θα περιγράψουμε τα παράθυρα διαλόγου που αφορούν τη

λεπτομερή μορφοποίηση του κελιού όσον αφορά τη μορφή των περιεχομένων του, τη

στοίχιση, το κείμενο, το περίγραμμα το γέμισμα και το κλείδωμα των κελιών. Τέλος, θα

αναφερθούμε στα έτοιμα χρωματικά θέματα και στυλ του Excel.

Το δεύτερο τμήμα της ενότητας, στο οποίο πραγματευόμαστε το θέμα των τύπων

(formulas) και των συναρτήσεων (functions) του Excel, αποτελείται από δύο

υποενότητες. Αρχικά, θα δούμε με ποιο τρόπο μπορούμε να εκτελούμε απλές πράξεις

και υπολογισμούς μέσα σε κελιά του Excel με τη χρήση μαθηματικών τελεστών. Στη

συνέχεια θα εισάγουμε αναφορές σε άλλα κελιά πραγματοποιώντας ουσιαστικά

πράξεις μεταξύ κελιών. Ιδιαίτερα σημαντικό είναι να κατανοήσουμε την ειδική

επικόλληση αλλά και τρόπους ώστε να αντιγράφουμε τύπους σε διπλανά κελιά

μεταβάλλοντας ή κρατώντας σταθερές τις διευθύνσεις των τύπων τους.

Όσον αφορά τις συναρτήσεις, εκτός από τη σημαντική λειτουργία της άθροισης θα

αναφέρουμε μαθηματικές, οικονομικές, στατιστικές και λογικές συναρτήσεις,

πλαισιωμένες από παραδείγματα για καλύτερη κατανόηση.

80

ΥΠΟΕΝΟΤΗΤΑ 1. ΜΟΡΦΟΠΟΙΗΣΗ

Σε αυτή την υποενότητα, θα αναφερθούμε:

σε μεθόδους για γρήγορη μορφοποίηση του φύλλου μας όπως η κεντρική

κορδέλα, και

στο παράθυρο «Μορφοποίηση κελιών» που μας δίνει περισσότερες δυνατότητες

όπως κλείδωμα / προστασία κελιών και μορφοποίηση

αριθμών,

στοίχισης,

γραμματοσειράς,

περιγραμμάτων,

γεμίσματος.

1.1 Μορφοποίηση με τη Χρήση της Κεντρικής Κορδέλας

Καταρχήν, λέγοντας μορφοποίηση εννοούμε την τροποποίηση της εμφάνισης του

φύλλου μας. Στο Excel, μορφοποιούμε όχι μόνο για να έχουμε ένα αισθητικά καλύτερο

και πιο ευανάγνωστο φύλλο αλλά και επειδή, όπως θα δούμε, η ‘μορφή’ που θα

επιλέξουμε για κάποια κελιά επηρεάζει άμεσα το περιεχόμενό τους, όπως για

παράδειγμα η σειρά εμφάνισης της ημέρας και του μήνα σε μία ημερομηνία ή το

σύμβολο του νομίσματος σε ένα κελί που περιέχει ένα χρηματικό ποσόν.

Φυσικά, η βασικότερη λειτουργία που θα μας χρειαστεί είναι η μορφοποίηση κειμένου

με χρώματα και στυλ και η δημιουργία περιγραμμάτων για τα κελιά μας. Ας δούμε

περισσότερα.

1.1.1 Γρήγορη μορφοποίηση

Οι περισσότερες επιλογές για μορφοποίηση του κειμένου των κελιών βρίσκονται στην

κεντρική κορδέλα, και συγκεκριμένα στις ενότητες «Γραμματοσειρά» και «Στοίχιση». Στην

εικόνα παρουσιάζονται οι περισσότερες λειτουργίες που μπορούμε να δοκιμάσουμε

αμέσως στα κελιά του φύλλου μας, όπως θα κάναμε και με ένα πρόγραμμα

επεξεργασίας κειμένου όπως το Word:

81

Η ενότητα «Αριθμός» που βρίσκεται δεξιότερα αφορά μορφοποίηση κελιών δεδομένων

και θα τη μελετήσουμε αργότερα.

Για να μορφοποιήσουμε ένα ή περισσότερα κελιά, τα επιλέγουμε και εφαρμόζουμε την

επιθυμητή μορφοποίηση κατευθείαν από την κεντρική κορδέλα με τα εργαλεία που

βλέπουμε, με την ίδια φιλοσοφία της επεξεργασίας κειμένου: Αλλαγή γραμματοσειράς,

μεγέθους γραμματοσειράς, παχιά (Ctrl+B), πλάγια (Ctrl+I), υπογραμμισμένα (Ctrl+U),

οριζόντια και κάθετη στοίχιση αλλά και το γέμισμα με χρώμα ή το περίγραμμα των

κελιών.

1.1.2 Εφαρμογή

Παράδειγμα: Για να ζωγραφίσουμε ένα μαύρο περίγραμμα γύρω από τα κελιά μας,

επιλέγουμε μία ορθογώνια περιοχή και πατάμε το κουμπί με το περίγραμμα. Από το

μενού που εμφανίζεται επιλέγουμε το περίγραμμα που θέλουμε. Όπως έχουμε πει,

μπορούμε να αναιρέσουμε εύκολα τις επιλογές μας με το συνδυασμό πλήκτρων Ctrl+Z.

82

Δοκιμή 1

Πειραματιστείτε με τα εργαλεία αυτά και προσπαθήστε να δημιουργήσετε το

αποτέλεσμα που φαίνεται στην επόμενη εικόνα. Θα πρέπει να εφαρμοστούν οι

παρακάτω μορφοποιήσεις: έντονη γραφή, πλάγια γραφή, χρώμα γραμματοσειράς,

μέγεθος γραμματοσειράς, χρώμα γεμίσματος, στοίχιση στο κέντρο, στοίχιση δεξιά και,

κυρίως, τα περιγράμματα:

83

Παρατήρηση 1

Μία νέα και πολύ χρήσιμη δυνατότητα του Excel 2007 είναι πως καθώς επιλέγουμε μία

μορφοποίηση (πχ μια γραμματοσειρά, ένα μέγεθος ή ένα περίγραμμα) μπορούμε να

δούμε την προεπισκόπηση της στο φύλλο μας προτού την εφαρμόσουμε: δοκιμάστε

να «περάσετε» με το ποντίκι πάνω από τις γραμματοσειρές ή τα χρώματα που

εμφανίζονται στα αντίστοιχα μενού χωρίς να κάνετε κλικ. Δείτε πώς αλλάζει το φύλλο. Η

δυνατότητα αυτή λέγεται live preview

1.2 Η Μορφοποίηση Κελιών

Η κεντρική κορδέλα είναι ο ταχύτερος και ευκολότερος τρόπος να μορφοποιούμε το

φύλλο μας. Ωστόσο υπάρχει και ένας άλλος, πιο αναλυτικός τρόπος στον οποίο

βρίσκονται συγκεντρωμένες όλες οι δυνατότητες μορφοποίησης του Excel: το

παράθυρο «Μορφοποίηση Κελιών». Για να εμφανίσουμε το παράθυρο αυτό,

επιλέγουμε την περιοχή που θέλουμε και πατάμε Ctrl+1 ή κάνουμε δεξί-κλικ και

επιλέγουμε «Μορφοποίηση Κελιών»:

84

Το παράθυρο της μορφοποίησης έχει έξι ενότητες τις οποίες θα αναλύσουμε στη

συνέχεια.

1.2.1 Αριθμός

Στο παράδειγμά μας έχουμε επιλέξει την ενότητα «Αριθμός» και την κατηγορία

«αριθμός»:

85

Η ενότητα αυτή χρησιμοποιείται όταν θέλουμε να μεταβάλλουμε τη μορφή των αριθμών

που βρίσκονται μέσα στα κελιά. Οι μορφές που μπορεί να πάρει κάποιος αριθμός είναι

αυτές που περιγράφονται στο πλαίσιο κατηγορία (εικόνα 1). Οι πιο σημαντικές

κατηγορίες είναι:

Γενική: Είναι η προεπιλεγμένη μορφή που δίνει το Excel και αυτή που εμφανίζεται

αρχικά κατά την εισαγωγή δεδομένων.

Αριθμός: Είναι η μορφή που έχει επιλεγεί στην εικόνα μας και δίνει τη δυνατότητα

να παρουσιάσουμε τους αριθμούς του φύλλου εργασίας μας με

προκαθορισμένα δεκαδικά ψηφία τα οποία εμείς ορίζουμε με ή χωρίς τη χρήση

διαχωριστικού χιλιάδων.

Νομισματική: Μας επιτρέπει την εισαγωγή δεκαδικών ψηφίων και την επιλογή του

συμβόλου νομίσματος που θέλουμε να εμφανίζεται.

Ημερομηνία: Επιλέγουμε τον τύπο ημερομηνίας που θέλουμε.

Ποσοστό: Μας επιτρέπει την εισαγωγή δεκαδικών ψηφίων και εμφανίζει τους

αριθμούς με το σύμβολου του ποσοστού επί τοις εκατό (%).

1.2.2 Στοίχιση

Στην ενότητα αυτή μπορούμε να ορίσουμε τον τρόπο με τον οποίο στοιχίζεται το κείμενο

μέσα σε ένα κελί. Υπάρχουν οι επιλογές:

86

οριζόντια στοίχιση: Γενική, αριστερά, κέντρο, δεξιά, πλήρης στοίχιση του κειμένου

μέσα στο κελί όπως συμβαίνει στους επεξεργαστές κειμένου

εσοχή: Δηλαδή η απόσταση από το αριστερό όριο του κελιού

κατακόρυφη στοίχιση: εδώ έχουμε τις επιλογές επάνω, κάτω, κέντρο και πλήρης

στοίχιση μέσα στο κελί

Στο πλαίσιο προσανατολισμός μπορούμε να επιλέξουμε την επιθυμητή γωνία για

το κείμενο μας, στρέφοντας με πατημένο το αριστερό κουμπί του ποντικιού προς

τα πάνω ή κάτω τη λέξη Κείμενο, ή από το πλαίσιο Μοίρες επιλέγοντας τον αριθμό

μοιρών που εμείς επιθυμούμε.

αναδίπλωση κειμένου: Επιτρέπουμε στο κελί μας να καταλαμβάνει περισσότερες

από μια γραμμές κειμένου. Με την επιλογή αυτή, αν το κείμενο μας δεν μπορεί να

εμφανιστεί ολόκληρο μέσα στην πρώτη γραμμή του κελιού μεγαλώνει το ύψος της

γραμμής και προσθέτει μια γραμμή κειμένου ή περισσότερες εφόσον χρειαστεί

αυτόματη προσαρμογή: Επηρεάζουμε το μέγεθος της γραμματοσειράς ώστε να

χωρά ολόκληρο το κείμενο ανεξάρτητα από το μέγεθος τους κελιού.

συγχώνευση κελιών: Με την επιλογή αυτή, το Excel ενώνει τα κελιά που έχουμε

επιλέξει σε ένα. Απαραίτητη προϋπόθεση για να γίνει η συγχώνευση είναι μόνο

ένα από τα επιλεγμένα κελιά να έχει δεδομένα.

1.2.3 Γραμματοσειρά

87

Στην ενότητα αυτή μπορούμε να μορφοποιήσουμε τη γραμματοσειρά του κειμένου στα

επιλεγμένα κελιά. Οι επιλογές είναι περισσότερες σε σχέση με αυτές της κεντρικής

κορδέλας ενώ μπορούμε να επιλέξουμε ένα συνδυασμό μορφοποιήσεων προτού τον

εφαρμόσουμε. Συγκεκριμένα:

Το πλαίσιο Γραμματοσειρά μας επιτρέπει να διαλέξουμε τη γραμματοσειρά που

επιθυμούμε (για παράδειγμα: Cambria, Calibri, Arial, Times New Roman, Verdana

κλπ).

Το πλαίσιο Στυλ μας επιτρέπει να επιλέξουμε έντονη ή πλάγια γραφή για το κείμενο

μας.

Το πλαίσιο Μέγεθος μας επιτρέπει να αλλάζουμε το μέγεθος της γραμματοσειράς.

Μπορούμε να επιλέξουμε κατάλληλη υπογράμμιση από το αντίστοιχο πλαίσιο

(μονή, διπλή, μονή λογιστική, διπλή λογιστική).

Μπορούμε να μεταβάλλουμε το χρώμα της γραμματοσειράς από το αντίστοιχο

πλαίσιο.

Δίνεται, επίσης, η δυνατότητα να χρησιμοποιήσουμε κάποια ειδικά εφέ, όπως η

διακριτή διαγραφή, εκθέτης και δείκτης.

Παρατήρηση 2

Όλες οι αλλαγές που κάνουμε στη γραμματοσειρά εμφανίζονται στο πλαίσιο

Προεπισκόπηση.

88

1.2.4 Περίγραμμα

Στην ενότητα αυτή μπορούμε να σχεδιάσουμε ένα περίγραμμα γύρω από τα επιλεγμένα

κελιά. Τα περιγράμματα χρησιμοποιούνται για να τονίσουμε τα δεδομένα μας και

δώσουμε μια πιο οργανωμένη δομή πίνακα στο φύλλο και τα δεδομένα μας κατά την

εκτύπωση3.

Για να σχεδιάσουμε περίγραμμα:

αρχικά επιλέγουμε τα κελιά που θέλουμε.

στη συνέχεια επιλέγουμε το στυλ γραμμής που θέλουμε να έχει το περίγραμμα του

κελιού από το πλαίσιο Γραμμή/ Στυλ.

3 Θα πρέπει να επισημάνουμε ότι ενώ το φύλλο εργασίας του Excel περιέχει γκρίζες γραμμές ενδιάμεσα στα κελιά, αυτές δεν εκτυπώνονται στον εκτυπωτή. Αυτό κάνει την ρητή δήλωση – εισαγωγή περιγραμμάτων επιτακτική για την εμφάνιση του φύλλου μας.

89

επιλέγουμε το χρώμα της γραμμής, από το πλαίσιο Γραμμή/ Χρώμα.

έπειτα από τις επιλογές που δίνονται στο πλαίσιο Περίγραμμα διαμορφώνουμε το

περίγραμμα που θέλουμε, γύρω ή ανάμεσα από τα κελιά που έχουμε επιλέξει.

Πειραματιστείτε με τις επιλογές αυτές.

1.2.5 Γέμισμα

Στην ενότητα «Γέμισμα» επιλέγουμε το χρώμα ή το μοτίβο (ένα επαναλαμβανόμενο

σχήμα) με το οποίο θα χρωματιστεί το κελί. Δεν έχει σχέση με τη γραμματοσειρά αλλά

με το πίσω μέρος του κελιού (background). Το κείμενο και το φόντο του κελιού δεν θα

πρέπει να έχουν το ίδιο χρώμα καθώς τα περιεχόμενα του κελιού θα είναι τότε ‘αόρατα’.

90

1.2.6 Προστασία

Η ενότητα αυτή περιέχει δύο επιλογές για προχωρημένους. Προσθέτει ασφάλεια στο

φύλλο εργασίας που δεν επιτρέπει σε ανεπιθύμητους χρήστες να επέμβουν κάνοντας

μετατροπές ή διαγράφοντας στοιχεία από το φύλλο εργασίας. Επίσης, από αυτή την

καρτέλα μπορούμε να ‘κρύψουμε’ τους τύπους του φύλλου μας ή να μην επιτρέψουμε

στους χρήστες να επιλέγουν κελιά και να βλέπουν το περιεχόμενό τους.

Σε ένα νέο φύλλο όλα τα κελιά είναι ‘κλειδωμένα’. Δηλαδή είναι προεπιλεγμένη η επιλογή

αυτής της καρτέλας.

Παρατήρηση 3

Πρέπει να τονιστεί πως αν και τα κελιά είναι ‘κλειδωμένα’, το κλείδωμα αυτό δεν έχει

καμία άμεση επίδραση στο φύλλο επειδή είναι απενεργοποιημένη η Προστασία

Φύλλου. Για να την ενεργοποιήσουμε θα πρέπει να καλέσουμε την εντολή Προστασία

Φύλλου από την κορδέλα «Αναθεώρηση».

91

1.3 Εφαρμογή Μορφοποίησης

Στο Excel 2007 μπορούμε να δούμε πως οι χρωματικοί συνδυασμοί είναι

ομαδοποιημένοι πιο ταιριαστά, ενώ μπορούμε να αλλάξουμε εύκολα ‘θέμα’ και

χρωματικούς συνδυασμούς από την ενότητα Θέματα της κορδέλας «Διάταξη σελίδας»:

Μία άλλη δυνατότητα που έχουμε είναι να μορφοποιήσουμε αυτόματα περιοχές

πινάκων με δεδομένα ώστε να γίνουν πιο ευανάγνωστοι με τη χρήση χρωμάτων και

στυλ. Οι τρεις επιλογές (που χρήζουν ξεχωριστής ανάλυσης) είναι οι:

Μορφοποίηση υπό όρους

Μορφοποίηση ως πίνακα και

Στυλ κελιών

Και βρίσκονται στην κεντρική κορδέλα:

92

Υπόδειγμα 1

Στην επόμενη εικόνα, που είναι παρμένη από τα υποδείγματα της Microsoft, μπορείτε να

δείτε πως μπορούμε να μορφοποιήσουμε μία σελίδα με δεδομένα ώστε να προκύψει

ένα ευπαρουσίαστο και καλαίσθητο φύλλο:

93

ΥΠΟΕΝΟΤΗΤΑ 2. ΠΡΑΞΕΙΣ ΚΑΙ ΤΥΠΟΙ ΣΤΟ EXCEL

Στην παρούσα υποενότητα θα μελετήσουμε τα παρακάτω που αφορούν μεθόδους

αυτόματης εισαγωγής δεδομένων στο Excel:

συμπλήρωση πεδίου σε στήλη δεδομένων,

αυτόματη συμπλήρωση (auto fill),

δημιουργία σειράς, και

προσαρμοσμένες λίστες.

2.1 Εισαγωγή

Χωρίς τους τύπους το Excel δε θα ήταν παρά ένας άχρηστος επεξεργαστής κειμένου

βασισμένος σε ένα πλέγμα κελιών, χωρίς υπολογιστικές δυνατότητες. Με τη χρήση

τύπων και συναρτήσεων ωστόσο μετατρέπεται σε ένα ισχυρό εργαλείο για

καταχώρηση δεδομένων, υπολογισμούς, οικονομικό προγραμματισμό και άλλες

εργασίες.

Οι τύποι στο Excel είναι μαθηματικές εξισώσεις που μπορούν να αποτελούνται από

αριθμητικά στοιχεία και διευθύνσεις κελιών οι οποίες παράγουν ένα μαθηματικό

αποτέλεσμα.

2.2 Αριθμητικές Πράξεις

Σε ένα αριθμητήριο, εισάγουμε τις πράξεις που θέλουμε και πατάμε το «=» για να

υπολογίσουμε το αποτέλεσμα. Αντίστροφα, στο Excel ξεκινάμε να γράφουμε ένα τύπο

στο κελί μας με το σύμβολο ίσον «=». Για παράδειγμα:

=9*3

Ο αστερίσκος (*) είναι ο αριθμητικός τελεστής που δηλώνει τον πολλαπλασιασμό

(εννέα φορές το τρία). Αν εισάγουμε τον παραπάνω τύπο σε ένα κελί του Excel και

πατήσουμε Enter θα λάβουμε το αποτέλεσμα όπως φαίνεται:

Πριν:

94

Μετά:

2.2.1 Σειρά αποτίμησης τελεστών

Ο πίνακας 1 περιέχει την προκαθορισμένη σειρά με την οποία το Excel εκτελεί τις

πράξεις σε ένα τύπο, από την πρώτη στην τελευταία.

Πίνακας 1

Σειρά Τελεστής Πράξη

1 - Άρνηση (αρνητικός αριθμός)

2 % Επί τοις εκατό

3 ^ Ύψωση σε δύναμη

4 * και / Πολλαπλασιασμός και διαίρεση

5 + και - Πρόσθεση και αφαίρεση

Επομένως, το Excel εκτελεί τις πράξεις από αριστερά προς τα δεξιά και με την

παραπάνω σειρά. Ακολουθούν μερικά παραδείγματα για καλύτερη κατανόηση της

σειράς αυτής:

Εισάγετε τους τύπους όπως φαίνονται στην εικόνα στο φύλλο σας και παρατηρείστε τα

αποτελέσματα. Με ποια σειρά εκτελούνται κάθε φορά οι πράξεις;

2.2.2 Η σημασία των παρενθέσεων

Στο σημείο αυτό πρέπει να τονιστεί η σημασία των παρενθέσεων. Παρενθέσεις

χρησιμοποιούμε για να αλλάξουμε τη σειρά με την οποία εκτελούνται οι πράξεις. Όταν

95

θέλουμε να δώσουμε προτεραιότητα σε μια πρόσθεση, όπως στο παράδειγμα μας, θα

πρέπει να τη βάλουμε μέσα σε παρενθέσεις.

Το Excel εκτελεί πρώτα τις πράξεις που βρίσκονται μέσα στις παρενθέσεις.. Αγκύλες ή

άγκιστρα δεν χρησιμοποιούνται καθώς μπορούμε να έχουμε πολλαπλές παρενθέσεις.

Παράδειγμα =((5+3)/(3+1))*2

2.3 Πράξεις Μεταξύ Κελιών

Γιατί να εισάγουμε ένα τύπο στο Excel; Αν ο σκοπός μας είναι μια απλή πρόσθεση,

αφαίρεση, πολλαπλασιασμός ή διαίρεση, τότε δεν χρειάζεται να εισάγουμε κάποιο

τύπο, καθώς είναι απλούστερο να χρησιμοποιήσουμε μία αριθμομηχανή και όχι το

Microsoft Excel. Αν όμως οι πράξεις είναι πολλές, θέλουμε να έχουμε πλήρη έλεγχο των

δεδομένων ή αν απαιτείται επαναληπτικός υπολογισμός σε πολλά κελιά ταυτόχρονα,

τότε η εισαγωγή τύπων (και, όπως θα δούμε αργότερα, συναρτήσεων) είναι

απαραίτητη.

Οι τύποι στο Excel, λοιπόν, εκτός από αριθμούς και σύμβολα, μπορούν να περιέχουν

ονόματα και διευθύνσεις κελιών.

Παράδειγμα α: Για να προσθέσουμε τρία κελιά μεταξύ τους μπορούμε να εισάγουμε τον

τύπο: =A1+A2+A3

Παράδειγμα β:

Εισάγετε τους παρακάτω τύπους.

96

Παρατηρήστε τα αποτελέσματα:

Θυμίζουμε πως η αποδοχή του τύπου και η εμφάνιση του αποτελέσματος γίνεται με το

πλήκτρο Enter μετά από κάθε εισαγωγή δεδομένων στο κελί.

Παρατήρηση 4

Θα πρέπει να τονίσουμε ότι για να εισάγουμε ένα κελί ως όρισμα σε ένα τύπο, έχουμε

δυο βασικές επιλογές:

Είτε να πληκτρολογήσουμε τη διεύθυνσή του με λατινικούς χαρακτήρες (δεν

γίνεται διάκριση μεταξύ πεζών και κεφαλαίων).

Είτε να κάνουμε κλικ καθώς εισάγουμε τον τύπο πάνω κελί που θέλουμε.

Στο σημείο αυτό κρίνεται σκόπιμο να αποσαφηνίσουμε ορισμένες έννοιες σχετικά με τις

διευθύνσεις των κελιών.

2.3.1 Σχετικές διευθύνσεις

Τι εννοούμε όταν λέμε ότι το κελί έχει διεύθυνση Β4;

Μια γρήγορη απάντηση είναι βρίσκεται στη στήλη Β και στη γραμμή 4. Η παραπάνω

πρόταση όμως δεν περιγράφει πλήρως όσα γνωρίζει το Excel για τη διεύθυνση Β4.

Το Excel, με τις διευθύνσεις των κελιών, στην πραγματικότητα υπολογίζει τη σχετική

απόσταση του κάθε κελιού από την αρχή του φύλλου δηλαδή το κελί Α1. Με αυτό τον

τρόπο έχει και τη σχετική θέση του κελιού στο χώρο.

Παράδειγμα: Το κελί Β4 βρίσκεται σε απόσταση 1 στήλη από το κελί A1 και 3 γραμμές

από το κελί A1. Με τον ίδιο τρόπο το κελί Β6 βρίσκεται σε απόσταση 1 στήλη και 5

γραμμές από το κελί A1. Κατά συνέπεια η σχετική απόσταση των κελιών B4 και Β6

υπολογίζεται από το Excel ως 0 στήλες και 2 γραμμές.

97

Είναι εύκολο τώρα να αντιληφθούμε ότι μια περιοχή B1:C3 δεν περιέχει ως πληροφορία

μόνο το άνω αριστερό άκρο B1 και το κάτω δεξιό άκρο C3 που ορίζει πλήρως την

περιοχή, αλλά και τις σχετικές αποστάσεις κάθε κελιού της περιοχής από την αρχή του

φύλλου A1.

2.3.2 Αντιγραφή σχετικών διευθύνσεων

Έστω ότι έχουμε τα παρακάτω δεδομένα:

Εισάγουμε στο κελί Β9 τον τύπο που φαίνεται στην εικόνα ώστε να προσθέσουμε τα

δύο κελιά πάνω από αυτόν:

Θα πάρουμε το αποτέλεσμα:

Ας δοκιμάσουμε τώρα να αντιγράψουμε το κελί με το σύνολο στα δύο διπλανά κελιά:

Επιλέγουμε το κελί, πατάμε αντιγραφή (Ctrl+C) και κάνουμε επικόλληση στα κελιά C9 και

D9 (με Ctrl+V). Παρατηρούμε πως τα νέα αποτελέσματα αφορούν την άθροιση των

στηλών C και D:

98

Πώς έγινε αυτό; Η απάντηση έχει να κάνει με τον τρόπο με τον οποίο διαχειρίζεται το

Excel τις σχετικές διευθύνσεις κατά την αντιγραφή. Όταν δηλαδή επιλέγουμε το κελί B9

για αντιγραφή, το Excel θυμάται τη σχετική απόσταση όλων των διευθύνσεων που

βρίσκονται στους τύπους του. Έτσι, όταν κάνουμε επικόλληση, οι νέες διευθύνσεις θα

είναι οι παλιές αλλοιωμένες τόσο όσο η απόσταση από το κελί που αντιγράψαμε.

Όταν, για παράδειγμα, κάνουμε επικόλληση στο D9, το Excel θα προσθέσει δύο στήλες

στους τύπους του κελιού B9 (το Β από το D διαφέρουν κατά δύο στήλες), και το

περιεχόμενο του D9, από (=B6+B7) θα γίνει (=D6+D7).

2.3.3 Ειδική επικόλληση

Η ειδική επικόλληση είναι μία λειτουργία που μας δίνει τη δυνατότητα, από όση

πληροφορία αντιγράψαμε, να επικολλήσουμε μόνο ότι πραγματικά μας χρειάζεται. Στο

προηγούμενο παράδειγμα, όταν πήγαμε να αντιγράψουμε το κελί Β9 στο D9,

παρατηρήσαμε πως αλλοιώνεται η εμφάνιση του εξωτερικού περιγράμματος στο D9.

Αυτό γίνεται επειδή κατά την επικόλληση, αντιγράφεται και η όποια μορφοποίηση του

κελιού προορισμού.

Για να αποφύγουμε αυτό το φαινόμενο, προτού επικολλήσουμε στα κελιά C9 και D9,

επιλέγουμε με δεξί κλικ στο κελί προορισμού την «Ειδική επικόλληση»:

99

Από το παράθυρο που εμφανίζεται επιλέγουμε «Τύποι»:

Έτσι, δεν θα επηρεαστεί καθόλου η μορφοποίηση στα κελιά προορισμού και θα

επιτύχουμε το επιθυμητό αποτέλεσμα. Αν θέλαμε να αντιγράψουμε μόνο την

μορφοποίηση των κελιών και όχι το περιεχόμενό τους θα επιλέγαμε «Μορφές».

100

Ειδική επικόλληση τιμών:

Αν τώρα θέλαμε να αντιγράψουμε τα αποτελέσματα των τριών κελιών με τα σύνολα σε

ένα άλλο σημείο του φύλλο ή σε ένα νέο φύλλο εργασίας, με την απλή επικόλληση θα

είχαμε και πάλι πρόβλημα, καθώς δεν θα ήταν δυνατό να υπολογιστούν τα ίδια

αποτελέσματα με τις σχετικές διευθύνσεις που θα προέκυπταν. Κάντε το παρακάτω

πείραμα και δείτε το αποτέλεσμα:

Επιλέγουμε την περιοχή Β9:D9 και κάνουμε αντιγραφή.

Κάνουμε επικόλληση στο κελί Β13. Παρατηρούμε το αποτέλεσμα:

Αντί για τα σύνολα, πήραμε παύλες (-), και μάλιστα με την ανεπιθύμητη μορφοποίηση

και το περίγραμμα. Τι θα έπρεπε να κάνουμε για να αντιγράψουμε μόνο τα

αποτελέσματα από κελιά που περιέχουν τύπους; Η απάντηση είναι η ειδική επικόλληση

με την επιλογή «Τιμές». Δοκιμάστε το:

101

Τελικά:

Η ειδική επικόλληση μας προσφέρει και πολλές άλλες δυνατότητες όπως αντιμετάθεση

πινάκων πράξεις μεταξύ των κελιών προέλευσης και προορισμού και ειδική αντιγραφή

μορφοποίησης. Μπορείτε να ανατρέξετε στη βοήθεια για τις επιπλέον επιλογές και να

πειραματιστείτε μόνοι σας.

102

2.3.4 Απόλυτες Διευθύνσεις

Ας εισάγουμε το παρακάτω παράδειγμα σε ένα νέο φύλλο:

Εισάγουμε αρχικά τον τύπο =B4/C1 στο κελί C4 και παίρνουμε το αποτέλεσμα 146,74 €.

Μέχρι στιγμής έχουμε δει τη σημασία των σταθερών και των σχετικών διευθύνσεων.

Είναι λογικό τον τύπο =B4/C1 να θέλουμε να τον αντιγράψουμε στα κελιά C5 έως C8.

Ποιο θα ήταν το πρόβλημα αν κάναμε και πάλι απλή αντιγραφή;

Το Excel όταν αντιγράφει ένα τύπο αλλάζει τις διευθύνσεις, δηλαδή ουσιαστικά

αντιγράφει αφήνοντας τις σχετικές διευθύνσεις (αποστάσεις μεταξύ κελιών) σταθερές.

Δηλαδή αν αντιγράψουμε τον τύπο =B4/C1 που έχουμε εισάγει στο κελί C4, (με

αντιγραφή–επικόλληση ή με autofill) στο κελί C5, ο τύπος που θα έχει επικολληθεί στο

κελί Ε3 θα είναι: =B5/C2, που είναι λάθος:

Ο νέος τύπος που έχει αντιγραφεί στο κελί μας προκύπτει από την ακόλουθη

διαδικασία: «Πάρε το κελί που βρίσκεται 1 στήλη αριστερά μου και διαίρεσε το με το κελί

που βρίσκεται 3 γραμμές πάνω μου».

103

Στο σημείο αυτό θα πρέπει να έχουμε καταλάβει ποιο είναι το πρόβλημα αντιγράφοντας

τον τύπο μας προς τα κάτω. Το Excel αλλάζει τη σχετική διεύθυνση του παρανομαστή

με αποτέλεσμα στις πράξεις να παίρνουμε σφάλμα #ΔΙΑΙΡ/0 επειδή το κελί κάτω από

αυτό της ισοτιμίας του ευρώ είναι μηδενικό! Δοκιμάστε το.

Για να κρατήσουμε σταθερή την διεύθυνση ενός κελιού κατά την αντιγραφή,

χρησιμοποιούμε τον τελεστή απόλυτης διεύθυνσης: δολάριο ($). Ο σωστός τύπος που

πρέπει να εισάγουμε στο κελί C4 είναι: =B4/C$1

Συγκεκριμένα:

το $ μπροστά από τη στήλη $C1 κρατάει σταθερή τη στήλη και αφήνει μεταβλητή

τη γραμμή, δηλαδή κατά την αντιγραφή αλλάζει η γραμμή ενώ παραμένει

σταθερή η στήλη,

το $ μπροστά από τη γραμμή C$1 (όπως στο παράδειγμά μας) κρατάει σταθερή

τη γραμμή και αφήνει μεταβλητή τη στήλη, δηλαδή κατά την αντιγραφή αλλάζει η

στήλη ενώ παραμένει σταθερή η γραμμή,

το $ μπροστά και από τη στήλη και από τη γραμμή $C$1 κρατάει σταθερά και τη

γραμμή και τη στήλη κατά την αντιγραφή, ουσιαστικά κρατάει σταθερό το κελί. Ο

τύπος αυτός μπορεί να δουλέψει και στο παράδειγμά μας.

Αφότου εισάγουμε το σωστό τύπο με απόλυτη διεύθυνση, συμπληρώνουμε τα

υπόλοιπα κελιά από το C4 προς τα κάτω με το ποντίκι (auto fill):

Η αντιγραφή τύπων και το γέμισμα με auto fill, όπως περιγράψαμε στην προηγούμενη

ενότητα, είναι από τις συχνότερες λειτουργίες που θα πραγματοποιούμε στο Excel και

πρέπει να μάθουμε να την χρησιμοποιούμε με ευχέρεια. Δοκιμάστε να δημιουργήσετε τα

δικά σας παραδείγματα.

104

ΥΠΟΕΝΟΤΗΤΑ 3. ΣΥΝΑΡΤΗΣΕΙΣ

Στην πρώτη υποενότητα θα αναφερθούμε:

στις οικονομικές συναρτήσεις (RATE, NPER, PV),

στις μαθηματικές και τριγωνομετρικές συναρτήσεις (ABS, PI, COS, SIN, TAN, SQRT,

SUM, SUMIF),

στις στατιστικές συναρτήσεις (COUNT, COUNTIF, AVERAGE, MIN, MAX)

3.1 Εισαγωγή

Οι συναρτήσεις είναι προκατασκευασμένοι τύποι του Excel, οι οποίοι εκτελούν

υπολογισμούς ή άλλες σύνθετες εργασίες με συγκεκριμένη σειρά ή δομή

χρησιμοποιώντας ειδικές τιμές που καλούνται ορίσματα. Τα ορίσματα αυτά είναι

ουσιαστικά τα δεδομένα που χρειάζεται μία συνάρτηση ως είσοδο ώστε να παράγει την

επιθυμητή έξοδο και μπορεί να αποτελούνται από αριθμούς, διευθύνσεις κελιών ή

περιοχές κελιών με αριθμητικά δεδομένα, ημερομηνίες και κάθε είδους δεδομένα.

Στο Excel μπορούμε να πραγματοποιήσουμε όχι μόνο απλές αριθμητικές πράξεις αλλά

και λογικούς ελέγχους, υπολογισμούς πάνω σε μαθηματικά μοντέλα, οικονομικά

δεδομένα, ημερομηνίες, χρονολογικές σειρές ή σύνθετα μοντέλα προσομοιώσεων. Οι

δυνατότητές μας με τις συναρτήσεις είναι ανεξάντλητες.

3.2 Πώς Εισάγουμε Συναρτήσεις

Στο Excel μπορούμε να εισάγουμε συναρτήσεις ακριβώς όπως εισάγουμε και τους

υπόλοιπους τύπους: χειροκίνητα. Ξεκινάμε με το σύμβολο (=) και πληκτρολογούμε τη

συνάρτηση ακολουθούμενη από παρενθέσεις μέσα στις οποίες βάζουμε τα ορίσματα.

Δείτε τα παρακάτω παραδείγματα:

=AVERAGE(A1:A5) Υπολογίζει το μέσο όρο των τιμών της περιοχής Α1 έως Α5.

=COUNTIF(A1:A5;“>=2”) Υπολογίζει πόσα κελιά στην περιοχή Α1 έως Α5 περιέχουν

τιμές μεγαλύτερες ή ίσες του 2.

=IF(A1>=10;“Προάγεται”;“Παραπέμπεται”) Αν το κελί Α1 περιέχει τιμή μεγαλύτερη ή

ίση του 10, εμφανίζεται το κείμενο «Προάγεται». Σε κάθε άλλη περίπτωση,

εμφανίζεται το κείμενο «Παραπέμπεται».

105

=PMT(4,88%/12;360;155000) Η συνάρτηση αυτή μας επιστρέφει το ύψος της

δόσης με την οποία θα αποπληρώσουμε ένα δάνειο 155.000€ με ετήσιο επιτόκιο

4,88% που υπολογίζεται ανά δώδεκα μήνες και αποπληρώνεται σε 360 μήνες.

Έτσι, σε περίπτωση που γνωρίζουμε ακριβώς τη συνάρτηση που θέλουμε να εισάγουμε

και τα ορίσματά της, μπορούμε να την πληκτρολογήσουμε “χειροκίνητα”. Σε αντίθετη

περίπτωση, μπορούμε να χρησιμοποιήσουμε το εικονίδιο των συναρτήσεων «Σ» της

κεντρικής κορδέλας:

Η μέθοδος αυτή είναι η καλύτερη όταν δεν γνωρίζουμε ποια συνάρτησή είναι

κατάλληλη για το πρόβλημά μας ή δεν γνωρίζουμε ποια είναι τα σωστά ορίσματα και

με ποιο τρόπο εισάγονται, καθώς το Excel θα μας καθοδηγήσει στην εισαγωγή της.

Από το εικονίδιο, λοιπόν, πατάμε το μικρό βελάκι που βρίσκεται δεξιά. Εμφανίζεται ένα

μενού με κάποιες προεπιλεγμένες συναρτήσεις του Excel, καθώς και τις πιο συχνά

χρησιμοποιούμενες. Για να δούμε την πλήρη λίστα συναρτήσεων και να επιλέξουμε μία

από αυτές για εισαγωγή, κάνουμε κλικ στην επιλογή: Άλλες συναρτήσεις:

106

Εμφανίζεται το παράθυρο «Εισαγωγή συνάρτησης». Το παράθυρο αυτό μας

καθοδηγεί στην εισαγωγή της συνάρτησης με τους τρόπους που φαίνονται στην

εικόνα. Από το μενού «Επιλογή κατηγορίας» έχουμε τη δυνατότητα να επιλέξουμε μια

κατηγορία που επιθυμούμε από την μεγάλη γκάμα των έτοιμων συναρτήσεων του

Excel:

Αν θέλουμε να διαβάσουμε περισσότερες λεπτομέρειες ή επιπλέον βοήθεια για

οποιαδήποτε συνάρτηση μπορούμε, εφόσον την επιλέξουμε, να καλέσουμε τη βοήθεια

του Excel κάνοντας κλικ στο «Βοήθεια για αυτή τη συνάρτηση» όπως φαίνεται στην

παραπάνω εικόνα.

Στη συνέχεια θα παρουσιάσουμε ορισμένες βασικές συναρτήσεις του Excel

κατηγοριοποιώντας τες ανάλογα με τις εργασίες που εκτελούν.

107

3.3 Άθροιση Κελιών

Παρόλο που με το Excel μπορούμε να πραγματοποιήσουμε κάθε είδους μαθηματικούς

υπολογισμούς, η συχνότερη εργασία που θα χρειαστεί να εκτελούμε με συνάρτηση

είναι αυτή της άθροισης, δηλαδή της πρόσθεσης των τιμών πολλών γειτονικών κελιών.

Όλα τα λογιστικά φύλλα, χειρόγραφα ή μη, βασίζονται σε ένα βαθμό στις αθροίσεις,

ώστε να παραχθούν τα απαραίτητα υποσύνολα, σύνολα, γενικά σύνολα κλπ.

3.3.1 Η συνάρτηση SUM()

Στο Excel 2007, η άθροιση υπάρχει με τη μορφή της συνάρτησης SUM() και η χρήση

της είναι τόσο κοινή, ώστε έχει τοποθετηθεί στην κεντρική κορδέλα για γρηγορότερη

πρόσβαση.

Όταν κάνουμε κλικ στο κουμπί SUM, το Excel αναλύει τα γειτονικά κελιά ώστε να

«μαντέψει» ποια περιοχή κελιών θέλουμε να αθροίσουμε. Για παράδειγμα, έστω ότι

έχουμε εισάγει αριθμούς από το κελί Α1 έως το Α9 και βρισκόμαστε στο κελί Α10.

Πατώντας το κουμπί SUM, το Excel θα καταλάβει πως θέλουμε να αθροίσουμε τη στήλη

που βρίσκεται ακριβώς πάνω από το ενεργό κελί. Αν το ενεργό κελί βρισκόταν

δεξιότερα μίας σειράς δεδομένων τότε τα κελιά θα αθροίζονταν οριζοντίως. Σε κάθε

περίπτωση, μπορούμε να εισάγουμε μόνοι μας, ως όρισμα, τα ξεχωριστά κελιά ή την

περιοχή κελιών που θα αθροιστεί, πχ =SUM(A1:A9), με απαραίτητη προϋπόθεση η

περιοχή αυτή να έχει σχήμα γραμμής ή στήλης και όχι διδιάστατου πίνακα.

3.3.2 Κάθετα αθροίσματα με τη SUM()

Ας επιστρέψουμε στο παράδειγμά μας. Εισάγουμε τα παρακάτω δεδομένα και

μορφοποιούμε όπως φαίνεται:

108

Βρισκόμαστε στο κελί Β13. Αν πατήσουμε του κουμπί του αθροίσματος «Σ», όπως

περιγράψαμε πιο πάνω, το Excel αυτόματα θα λάβει ως όρισμα την περιοχή κελιών

(Β5:Β11) ακριβώς πάνω από το ενεργό κελί:

Βλέπουμε, ωστόσο, πως κάτι δεν πάει καλά. Το Excel έχει επιλέξει για άθροιση και το

έτος (2007). Επιλέγουμε λοιπόν με το ποντίκι μία νέα περιοχή από τη γραμμή 6 έως την

11. Για να το κάνουμε αυτό κάνουμε αριστερό-κλικ στο κελί Β6 και «σύρουμε» το ποντίκι

προς τα κάτω έως το κελί Β11 με πατημένο το αριστερό κουμπί. Η σωστή περιοχή θα

εισαχθεί στη συνάρτηση ως όρισμα:

109

Πατώντας Enter αποδεχόμαστε την εισαγωγή και βλέπουμε το αποτέλεσμα. Το Excel θα

μας προειδοποιήσει πως παραλείψαμε κάποια γειτονικά κελιά με μία πράσινη σημείωση

και ένα σήμα προσοχής:

Πατώντας στο προειδοποιητικό εικονίδιο «!» μπορούμε να επιλέξουμε να παραβλέψουμε

το σφάλμα.

Στη συνέχεια μπορούμε να αντιγράψουμε εύκολα το άθροισμα με copy-paste ή με auto

fill και στα διπλανά δύο κελιά. Τελικά το φύλλο μας θα μοιάζει όπως παρακάτω:

110

3.4 Άλλες Συναρτήσεις Υποσυνόλων

Υπάρχει στο Excel μία σειρά άλλων συναρτήσεων που λειτουργούν με την ίδια ακριβώς

λογική όπως η SUM(). Δέχονται δηλαδή ως ορίσματα περιοχές κελιών και

πραγματοποιούν υπολογισμούς. Τις τέσσερις σημαντικότερες από αυτές τις

συναρτήσεις υποσυνόλων (subtotals) θα σας παρουσιάσουμε στη συνέχεια.

Στόχος των επόμενων παραγράφων είναι να πειραματιστείτε και να εξοικειωθείτε με τη

χρήση των συναρτήσεων αυτών με την ελάχιστη δυνατή καθοδήγηση, ακολουθώντας

τις ίδιες οδηγίες όπως με τη συνάρτηση SUM() που περιγράψαμε πιο πάνω.

Πρόκειται για τις συναρτήσεις:

AVERAGE

MIN

MAX

COUNT

3.4.1 Η συνάρτηση AVERAGE

Η συνάρτηση AVERAGE() υπολογίζει το μέσο όρο των δεδομένων της περιοχής που

δέχεται ως όρισμα. Προσπαθήστε να διαμορφώσετε το παράδειγμά μας όπως

παρακάτω υπολογίζοντας τους μέσους όρους οριζοντίως σε μία νέα στήλη:

1. Εισάγουμε τη συνάρτηση με τα σωστά ορίσματα:

111

2. Αντιγράφουμε εύκολα προς τα κάτω με το ποντίκι (γέμισμα - auto fill)

3. Τελικά, αντιγράφουμε, με γέμισμα, το άθροισμα στη γραμμή των συνόλων. Στο

τέλος, από το εικονίδιο που εμφανίζεται επιλέγουμε «γέμισμα χωρίς μορφοποίηση» ώστε

να παραμείνουν αναλλοίωτα τα περιγράμματά μας:

112

3.4.2 Οι συναρτήσεις MIN και MAX

Οι συναρτήσεις ΜΙΝ() και MAX() επιστρέφουν το μικρότερο ή το μεγαλύτερο όρισμα,

αντίστοιχα, από ένα σύνολο τιμών. Πειραματιστείτε με το παράδειγμά μας και θα δείτε

πώς γίνονται οι υπολογισμοί. Τα ορίσματα εισάγονται με τον ίδιο ακριβώς τρόπο όπως

οι συναρτήσεις SUM() & AVERAGE():

Προσπαθήστε να επιτύχετε την εμφάνιση που φαίνεται με την παρακάτω μορφοποίηση:

113

Προφανώς οι συναρτήσεις αυτές είναι χρήσιμες όχι τόσο σε μικρά φύλλα όπως το δικό

μας αλλά σε μεγάλες σειρές δεδομένων με χιλιάδες ή δεκάδες χιλιάδες εγγραφές

(αναλύσεις τιμών μετοχών, χρονολογικές σειρές, προβλέψεις κλπ).

3.4.3 Η συνάρτηση COUNT

Η συνάρτηση COUNT() μας επιστρέφει τον αριθμό όσων κελιών βρίσκονται στην

περιοχή του ορίσματος και περιέχουν αριθμητικά δεδομένα. Δείτε το παρακάτω

παράδειγμα:

1. Εισάγουμε τη συνάρτηση στο κελί Α7 με όρισμα την περιοχή Α1:Α6

2. Πατάμε Enter και βλέπουμε το αποτέλεσμα:

114

Στο κελί Α7 εμφανίστηκε ο αριθμός 7. Το Excel καταμέτρησε όσα κελιά περιείχαν

αριθμητικά δεδομένα, δηλαδή τα κελιά Α1, Α3, Α4 αλλά και το Α5 (οι ημερομηνίες

συγκαταλέγονται στους αριθμητικούς τύπους). Το κελί Α2 και το Α6 αγνοούνται, όπως

και τυχόν κενά κελιά, επειδή περιέχουν κείμενο.

3.5 Μαθηματικές Συναρτήσεις

Στη συνέχεια θα παρουσιάσουμε πολύ περιληπτικά ορισμένες βασικές από τις δεκάδες

μαθηματικές και τριγωνομετρικές συναρτήσεις που διαθέτει το Excel:

SQRT(αριθμός) δέχεται έναν θετικό αριθμό και επιστρέφει την τετραγωνική ρίζα του

ABS(αριθμός) επιστρέφει την απόλυτη τιμή ενός αριθμού

PI() εισάγεται χωρίς ορίσματα και επιστρέφει τη μαθηματική σταθερά π (3,14…) με

ακρίβεια 15 ψηφίων

POWER(αριθμός;δύναμη) υψώνει τον δεδομένο αριθμό στη δύναμη που δίνεται

ως δεύτερο όρισμα και επιστρέφει το αποτέλεσμα. Π.χ. =power(5;3) θα μας

επιστρέψει το 53 ίσον 125

EXP(αριθμός) επιστρέφει την μαθηματική σταθερά e (2,71…) υψωμένη στη

δύναμη του αριθμού που δίνεται

LN(αριθμός) επιστρέφει τον φυσικό λογάριθμο του δεδομένου αριθμού (βάση e)

LOG(αριθμός;βάση) επιστρέφει τον λογάριθμο του δεδομένου αριθμού με τη

δεδομένη βάση

ROUND(αριθμός;ψηφία) στρογγυλοποιεί τον δεδομένο αριθμό στον αριθμό των

δεκαδικών ψηφίων που δίνεται. Αν δώσουμε αρνητικό αριθμό ψηφίων, η

στρογγυλοποίηση γίνεται αριστερά της υποδιαστολής. Για παράδειγμα

=round(5,316;2) θα δώσει 5,32 ενώ =round(519,4;-1) θα δώσει 520.

SIN(γωνία) επιστρέφει το ημίτονο μίας γωνίας

COS(γωνία) επιστρέφει το συνημίτονο μίας γωνίας

115

TAN(γωνία) επιστρέφει την εφαπτομένη μίας γωνίας.

Σημείωση 1

Όλες οι τριγωνομετρικές συναρτήσεις δέχονται τα ορίσματά τους σε ακτίνια (rad).

Μπορούμε όμως να μετατρέψουμε εύκολα τις μοίρες σε ακτίνια με τη βοήθεια της

RADIANS (γωνία σε μοίρες). Η αντίστροφη μετατροπή γίνεται με την DEGREES (γωνία σε

ακτίνια).

Σε όλες τις παραπάνω περιπτώσεις, όπου η συνάρτηση δέχεται όρισμα, αυτό μπορεί να

αντικατασταθεί από μία διεύθυνση κελιού. Εκεί κρύβεται η υπολογιστική δύναμη του

Excel. Δοκιμάστε να χρησιμοποιήσετε τις παραπάνω συναρτήσεις σε δικά σας

παραδείγματα. Δώστε τα ορίσματα δυναμικά με αναφορές σε κελιά και δείτε το

αποτέλεσμα.

3.6 Λογικές Συναρτήσεις

Το Excel διαθέτει μία σειρά συναρτήσεων ικανών να πραγματοποιούν λογικούς

ελέγχους σε κελιά και τύπους με τη χρήση μαθηματικών και λογικών τελεστών. Οι

συναρτήσεις αυτές, σε συνδυασμό με τις δυνατότητες μορφοποίησης υπό συνθήκη

του Excel, συντάσσονται με τρόπο που θυμίζει γλώσσα προγραμματισμού και μας

επιτρέπουν να δημιουργήσουμε εύκολα αλληλεπιδραστικά ηλεκτρονικά φύλλα και

μικρές εφαρμογές.

Οι σημαντικότερες λογικές συναρτήσεις είναι οι:

IF

SUMIF

COUNTIF

Ενώ υπάρχουν και βοηθητικές όπως οι:

AND

OR

NOT

IFERROR

Στη συνέχεια θα αναφερθούμε σύντομα στις τρεις πρώτες.

116

3.6.1 Η συνάρτηση IF

Η συνάρτηση IF δέχεται τρία ορίσματα όπως παρακάτω:

Η λογική συνθήκη μπορεί να είναι απλή, πχ «Α1>10» ή σύνθετη, πχ

«OR((A1<=B1);(C1="Yes"))». Μέσα στη λογική συνθήκη μπορούμε να

χρησιμοποιήσουμε και τις βοηθητικές συναρτήσεις AND, OR, NOT, TRUE, FALSE. Για την

αναλυτική σύνταξη των παραπάνω και παραδείγματα μπορείτε να ανατρέξετε στη

βοήθεια του Excel.

Ας δούμε ένα απλό παράδειγμα:

Γεμίζοντας προς τα κάτω για τέσσερα κελιά, θα έχουμε:

Σημείωση 2

Το παρακάτω παράδειγμα δείχνει τη δύναμη και τις δυνατότητες των λογικών

συναρτήσεων: Αντί για τιμές ή ετικέτες, στη θέση των ορισμάτων value_if_true &

value_if_false της ΙF() μπορούμε να βάλουμε άλλες συναρτήσεις ή σύνθετους τύπους

με αναφορές σε κελιά.

117

Πχ. =IF(A2=”Average”;AVERAGE(B5:B15);SUM(B5:B15))

Η παραπάνω συνάρτηση αποδίδει το μέσο όρο των δεδομένων μίας περιοχής εφόσον

το κελί Α2 περιέχει την τιμή «Average». Σε αντίθετη περίπτωση, υπολογίζει το άθροισμα

της ίδιας περιοχής.

3.6.2 Η συνάρτηση COUNTIF

Η συνάρτηση COUNTIF() μετρά τον αριθμό των κελιών που ικανοποιούν μία δεδομένη

συνθήκη. Η συνθήκη αυτή συντάσσεται ακριβώς όπως και στη συνάρτηση IF, δηλαδή:

COUNTIF(range;criteria)

Όπου:

Range: η περιοχή κελιών που μας ενδιαφέρει. Όπως και στην COUNT(),

λαμβάνονται υπόψη μόνο τα κελιά με αριθμητικό περιεχόμενο

Criteria: Θα καταμετρηθούν μόνο τα κελιά της περιοχής που ικανοποιούν τη

συνθήκη που δίνεται εδώ.

Ας δούμε το παρακάτω παράδειγμα, στο οποίο απαντάμε στην ερώτηση «πόσοι

μαθητές έλαβαν βαθμολογία μεγαλύτερη του 18;»:

Εισάγουμε τη συνάρτηση κάτω από τη στήλη με τις βαθμολογίες.

118

2. Παίρνουμε το αποτέλεσμα (3).

3.6.3 Η συνάρτηση SUMIF

Η συνάρτηση SUMIF() αθροίζει περιοχές κελιών όταν ικανοποιείται μία δεδομένη

συνθήκη. Η συνάρτηση αυτή λειτουργεί ακριβώς όπως η SUM() αλλά με δυνατότητες

λογικής όπως και η COUNTIF().

Η SUMIF συντάσσεται όπως παρακάτω:

SUMIF(range;criteria;sum_range)

Όπου:

Range: η περιοχή κελιών στην οποία θα ελεγχθεί η λογική συνθήκη

Criteria: Η λογική συνθήκη

Sum_range: Προαιρετικό πεδίο. Πρόκειται για τα πραγματικά κελιά που πρέπει να

προστεθούν αν τα αντίστοιχα κελιά στην περιοχή πληρούν τα κριτήρια. Αν το

πεδίο αυτό παραλειφθεί, προστίθενται τα κελιά του πεδίου range.

119

Ας δούμε το παρακάτω παράδειγμα στο οποίο θα προσπαθήσουμε να υπολογίσουμε

κάποια υποσύνολα από τα είδη των φρούτων που πουλήσαμε:

1. Μορφοποιούμε το φύλλο μας όπως φαίνεται στην εικόνα, προσθέτοντας

γραμμές και δεδομένα. Εισάγουμε στο κελί Β20 τη συνάρτηση όπως παρακάτω

προσέχοντας να δώσουμε τις σωστές περιοχές ως range και ως sum_range, και να

κρατήσουμε τις σωστές απόλυτες διευθύνσεις με τη χρήση του «$» πριν από τις

γραμμές και τις στήλες ώστε να γίνει σωστή αντιγραφή των τύπων και των αναφορών

κατά το γέμισμα στα διπλανά κελιά:

120

2. Παίρνουμε το αποτέλεσμα (29950):

3. Γεμίζουμε στα διπλανά κελιά και επαναλαμβάνουμε για την επόμενη γραμμή

χρησιμοποιώντας ως criteria το «Πορτοκάλια». Θα έχουμε το παρακάτω αποτέλεσμα:

121

3.7 Οικονομικές Συναρτήσεις

Κλείνοντας, θα αναφερθούμε σε ορισμένες οικονομικές συναρτήσεις που

πραγματοποιούν υπολογισμούς για απλές τραπεζικές εργασίες και δάνεια. Πρέπει να

τονίσουμε και πάλι πως το Excel διαθέτει πάρα πολλές οικονομικές και στατιστικές

συναρτήσεις, και ο ευκολότερος τρόπος να τις γνωρίσουμε είναι μέσα από το

παράθυρο «Εισαγωγή συνάρτησης» που αναφέραμε στην αρχή της υποενότητας,

επιλέγοντας μία κατηγορία, στη συνέχεια μία συνάρτηση από τη λίστα και, τελικά, λήψη

«βοήθειας για αυτή τη συνάρτηση». Μπορείτε, εξερευνώντας τις διαθέσιμες

συναρτήσεις, να εντοπίσετε προχωρημένες συναρτήσεις για αποδόσεις και τόκους

χρεογράφων ή την απόσβεση περιουσιακών στοιχείων.

Οι συναρτήσεις που θα μελετήσουμε είναι οι:

NPER

PMT

PV

RATE

122

3.7.1 Η συνάρτηση NPER

Η συνάρτηση NPER() υπολογίζει τον αριθμό των δόσεων ενός δανείου ή μίας

επένδυσης με σταθερό επιτόκιο και σταθερό ποσό δόσης.

Η σύνταξή της είναι:

NPER(rate;pmt;pv;fv;type)

Τα δύο τελευταία ορίσματα είναι προαιρετικά (future value & επιλογή χρόνου

καταβολής της δόσης – αρχή ή τέλος του μήνα)

Τα υπόλοιπα είναι τα εξής:

Rate: Το μηνιαίο επιτόκιο. Αν πχ έχουμε ετήσιο επιτόκιο 9%, εδώ θα πρέπει να το

υπολογίσουμε για 12μηνο οπότε 0,9/12=0,075. Μπορούμε επίσης να γράψουμε

«9%/12»

Pmt: Το ύψος της καταβολής σε κάθε περίοδο (μήνα). Είναι σταθερό.

Pv: Present value – Η παρούσα αξία, με απλά λόγια, το ύψος του δανείου ή της

επένδυσης

Με τη συνάρτηση αυτή μπορούμε να απαντήσουμε στο ερώτημα «Σε πόσες δόσεις θα

ξεπληρώσω ένα δάνειο Χ ποσού € αν το επιτόκιο είναι Ψ%;»

Δείτε το παράδειγμα:

1. Εισάγουμε τα δεδομένα και τη συνάρτηση:

2. Παίρνουμε το αποτέλεσμα:

123

3.7.2 Η συνάρτηση PMT

Η συνάρτηση PMT() με αντίστοιχα ορίσματα με την NPER() υπολογίζει το ύψος της

δόσης ενός δανείου ή μίας επένδυσης με σταθερό επιτόκιο και πλήθος δόσεων.

Η σύνταξή της είναι:

PMT(rate;nper;pv;fv;type)

Τα δύο τελευταία ορίσματα είναι προαιρετικά (future value & επιλογή χρόνου

καταβολής της δόσης – αρχή ή τέλος του μήνα)

Τα υπόλοιπα είναι τα εξής:

Rate: Το μηνιαίο επιτόκιο. Αν πχ έχουμε ετήσιο επιτόκιο 9%, εδώ θα πρέπει να το

υπολογίσουμε για 12μηνο οπότε 0,9/12=0,075. Μπορούμε επίσης να γράψουμε

«9%/12»

Nper: Το πλήθος των δόσεων. Είναι σταθερό.

Pv: Present value – Η παρούσα αξία, με απλά λόγια, το ύψος του δανείου ή της

επένδυσης

Με τη συνάρτηση αυτή μπορούμε να απαντήσουμε στο ερώτημα «Τι δόση τα πληρώνω

για ένα δάνειο Χ ποσού € αν αποπληρώσω σε Ψ μήνες;»

Δείτε το παράδειγμα:

1. Εισάγουμε τα δεδομένα και τη συνάρτηση:

124

2. Παίρνουμε το αποτέλεσμα:

3.7.3 Η συνάρτηση PV

Η συνάρτηση PV() υπολογίζει την παρούσα αξία (present value) μιας επένδυσης με

σταθερό ύψος δόσης, επιτόκιο και πλήθος δόσεων. Η παρούσα αξία είναι το εφάπαξ

ποσό που αντιπροσωπεύει μια σειρά μελλοντικών πληρωμών σε τρέχουσες τιμές. Για

παράδειγμα, όταν δανειζόμαστε χρήματα, το ποσό του δανείου αποτελεί την παρούσα

αξία.

Η σύνταξή της είναι:

PV(rate;nper;pmt;fv;type)

Τα δύο τελευταία ορίσματα είναι προαιρετικά (future value & επιλογή χρόνου

καταβολής της δόσης – αρχή ή τέλος του μήνα)

Τα υπόλοιπα είναι τα εξής:

Rate: Το μηνιαίο επιτόκιο. Αν πχ έχουμε ετήσιο επιτόκιο 9%, εδώ θα πρέπει να το

υπολογίσουμε για 12μηνο οπότε 0,9/12=0,075. Μπορούμε επίσης να γράψουμε

«9%/12»

Nper: Το πλήθος των δόσεων. Είναι σταθερό.

Pmt: Το ύψος της καταβολής σε κάθε περίοδο (μήνα). Είναι σταθερό.

Με τη συνάρτηση αυτή μπορούμε να απαντήσουμε στο ερώτημα «Πόσα χρήματα είμαι

σε θέση να δανειστώ αν αποπληρώσω σε Χ χρόνια με Ψ ετήσιο επιτόκιο και μηνιαία

δόση Ζ;»

Δείτε το παράδειγμα:

1. Εισάγουμε τα δεδομένα και τη συνάρτηση:

125

2. Παίρνουμε το αποτέλεσμα:

3.7.4 Η συνάρτηση RATE

Η συνάρτηση RATE() υπολογίζει το επιτόκιο ενός δανείου ή επένδυσης συγκεκριμένου

κεφαλαίου με σταθερό ύψος δόσης, και πλήθος δόσεων.

Η σύνταξή της είναι:

RATE(nper;pmt;pv;fv;type;guess)

Τα τρία τελευταία ορίσματα είναι προαιρετικά:

future value – μελλοντική αξία

επιλογή χρόνου καταβολής της δόσης – αρχή ή τέλος του μήνα

guess: Η πρόβλεψή μας για το επιτόκιο ώστε να διευκολύνουμε το Excel στον

υπολογισμό (η συνάρτηση RATE υπολογίζεται με επαναληπτική μέθοδο και μπορεί

να μην έχει λύση ή να έχει αρκετές λύσεις. Εάν οι διαδοχικές επιλύσεις της

συνάρτησης δεν συγκλίνουν με ακρίβεια της τάξης του 0,0000001, μετά από 20

διαδοχικές προσεγγίσεις, τότε η συνάρτηση τιμή σφάλματος).

126

Τα υπόλοιπα είναι τα εξής:

Nper: Το πλήθος των δόσεων. Είναι σταθερό.

Pmt: Το ύψος της καταβολής σε κάθε περίοδο (μήνα). Είναι σταθερό.

Pv: Present value – Η παρούσα αξία, με απλά λόγια, το ύψος του δανείου ή της

επένδυσης

Με τη συνάρτηση αυτή μπορούμε να απαντήσουμε στο ερώτημα «Αν δανειστώ Χ

χρήματα για Ψ χρόνια και η μηνιαία δόση μου είναι Ζ, ποιο θα είναι το επιτόκιο

δανεισμού ανά περίοδο (μήνα);»

Δείτε το παράδειγμα:

1. Εισάγουμε τα δεδομένα και τη συνάρτηση:

2. Παίρνουμε το αποτέλεσμα:

127

Σύνοψη Μετά τη μελέτη της διδακτικής ενότητας μάθατε ότι:

• Στο Excel, η μορφοποίηση του φύλλου είναι ιδιαίτερα σημαντική καθώς καθορίζει

όχι μόνο την εμφάνιση του φύλλου μας αλλά και τη συμπεριφορά των δεδομένων

που είναι εγγεγραμμένα στα κελιά. Π.χ. ο ίδιος αριθμός μπορεί να παρουσιαστεί ως

κλάσμα, ημερομηνία ή ποσοστό ανάλογα με τη μορφή κελιού που θα επιλέξουμε.

• Η σημαντικότερες μορφοποιήσεις με της οποίες πρέπει να εξοικειωθούμε είναι τα

περιγράμματα, τα γεμίσματα με χρώμα και η μορφοποίηση κειμένου.

• Οι τύποι στο Excel είναι μαθηματικές εξισώσεις που μπορούν να αποτελούνται από

αριθμητικά στοιχεία και διευθύνσεις κελιών οι οποίες παράγουν ένα μαθηματικό

αποτέλεσμα.

• Με ένα τύπο μπορούμε να κάνουμε μαθηματικές πράξεις απευθείας με τη χρήση

τελεστών ή / και συναρτήσεων αλλά και πράξεις μεταξύ κελιών χρησιμοποιώντας

αναφορές σε διευθύνσεις άλλων κελιών.

• Κάθε αναφορά σε κελί του Excel αναγράφεται, από προεπιλογή, ως σχετική

διεύθυνση. Αυτό σημαίνει πως αν το κελί αντιγραφτεί σε διπλανό κελί, οι αναφορές

σε κελιά που περιέχονται στον τύπο του, θα μεταβάλλουν τη διεύθυνσή τους όσο

και η απόσταση από το κελί που αντιγράφηκε. Για να κρατήσουμε τη στήλη μας ή τη

γραμμή σταθερή, χρησιμοποιούμε τη δήλωση της απόλυτης διεύθυνσης, δηλαδή

τον χαρακτήρα «$» πριν από τη γραμμή ή τη στήλη.

• Οι συναρτήσεις είναι προκατασκευασμένοι τύποι του Excel, οι οποίοι εκτελούν

υπολογισμούς ή άλλες σύνθετες εργασίες με συγκεκριμένη σειρά ή δομή

χρησιμοποιώντας ειδικές τιμές που καλούνται ορίσματα.

• Η σημαντικότερη και συχνότερα χρησιμοποιούμενη συνάρτηση του Excel είναι οι

άθροιση. Εφαρμόζεται σε στήλες ή σειρές γειτονικών κελιών και η χρησιμότητά της

πολλαπλασιάζεται με τη χρήση του αυτόματου «γεμίσματος» διπλανών κελιών όταν

αντιγράφουμε τύπους με άθροιση.

• Το Excel διαθέτει πληθώρα άλλων συναρτήσεων για υποσύνολα ή μαθηματικούς,

τριγωνομετρικούς, οικονομικούς, στατιστικούς υπολογισμούς αλλά και λογικές

συγκρίσεις και προγραμματισμό.

128

129

ΕΘΝΙΚΟ ΚΑΙ ΚΑΠΟΔΙΣΤΡΙΑΚΟ ΠΑΝΕΠΙΣΤΗΜΙΟ ΑΘΗΝΩΝ

Προγράμματα Συμπληρωματικής Εκπαίδευσης

Με τη χρήση καινοτόμων μεθόδων εξ αποστάσεως εκπαίδευσης

433 - MICROSOFT OFFICE EXCEL 2007

ΔΙΔΑΚΤΙΚΗ ΕΝΟΤΗΤΑ 4. ΚΕΛΙΑ ΓΡΑΦΗΜΑΤΑ, ΣΧΕΔΙΑΣΗ ΚΑΙ ΕΚΤΥΠΩΣΗ

130

131

Εισαγωγικές Παρατηρήσεις Τα γραφήματα προσελκύουν την προσοχή στο φύλλο εργασίας και διευκολύνουν την

προβολή συγκρίσεων σε αριθμητικές τιμές και σε τάσεις σε δεδομένα. Μπορούμε να

δούμε αμέσως εάν οι πωλήσεις μας μειώνονται ή αυξάνονται ανά τετράμηνο και να

κάνουμε σύγκριση οπτικά ανάμεσα στις πραγματικές πωλήσεις και σε αυτές που είχαμε

προβλέψει παρατηρώντας ένα απλό γράφημα που δημιουργούμε στιγμιαία στο Excel.

Στην πρώτη υποενότητα θα μελετήσουμε τη διαδικασία εισαγωγής και επεξεργασίας

ενός γραφήματος, με έμφαση στα γραφήματα Στήλης και Γραμμής που είναι τα πιο

συνηθισμένα. Θα περιγράψουμε τα βήματα εισαγωγής ενός γραφήματος και τους

τρόπους μορφοποίησης του.

Η δεύτερη υποενότητα αφορά τη διαδικασία εισαγωγής αντικειμένων και εικόνων. Θα

αναφέρουμε τρόπους για την εισαγωγή σχημάτων και πλαισίων κειμένου, εικόνων clip

art του Office αλλά και φωτογραφιών, διαγραμμάτων και οργανογραμμάτων

SmartArt.

Στην τρίτη υποενότητα θα μας απασχολήσει το μείζον θέμα της διαμόρφωσης του

φύλλου εργασίας μας προκειμένου αυτό να τυπωθεί σωστά. Τα απαραίτητα βήματα

που θα καλύψουμε ως ύλη είναι ο σωστός καθορισμός των περιθωρίων της σελίδας,

το μέγεθός της, οι ρυθμίσεις του εκτυπωτή, ο ορισμός της περιοχής εκτύπωσης, η

εισαγωγή κεφαλίδας και υποσέλιδου, και τελικά η ολική διαμόρφωση της σελίδας και η

προεπισκόπηση.

132

ΥΠΟΕΝΟΤΗΤΑ 1. ΓΡΑΦΗΜΑΤΑ

Στην πρώτη υποενότητα θα μελετήσουμε:

τη σημασία των γραφημάτων και στα διαφορετικά είδη που υποστηρίζονται από το

Excel 2007,

τα τέσσερα βήματα για την εισαγωγή γραφήματος, και

τρόπους μορφοποίησης του γραφήματος και παραδείγματα διαφορετικών

γραφημάτων που μπορούμε να λάβουμε από τα δεδομένα μας.

1.1 Εισαγωγή

«Μία εικόνα αξίζει χίλιες λέξεις». Το γνωστό ρητό παίρνει άλλο νόημα στη περίπτωση

των αριθμών, όπου μία εικόνα μπορεί να αξίζει όχι χίλιες αλλά πολλές χιλιάδες λέξεις.

Μπορεί λοιπόν το φύλλο μας να έχει ατελείωτες σειρές και στήλες με αριθμούς, αλλά τα

δεδομένα αυτά δεν μας είναι άμεσα χρήσιμα αν δεν έχουμε έναν τρόπο να λάβουμε

άμεσα την πληροφόρηση που θέλουμε από αυτά. Ο τρόπος αυτός είναι τα

γραφήματα, και, όπως θα δούμε, το Excel διαθέτει ισχυρά εργαλεία για τη δημιουργία

κάθε είδους γραφημάτων.

Για παράδειγμα, αν θέλουμε να κατανοήσουμε την “τάση” που προκύπτει από τις τιμές

μίας μετοχής, θα πρέπει να τις «οπτικοποιήσουμε» σε μία γραμμή.

Στην παρακάτω εικόνα συνοψίζονται οι τιμές κλεισίματος μίας μετοχής για 128

συνεχόμενες συνεδριάσεις του χρηματιστηρίου:

133

1.1.1 Είδη γραφημάτων στο Excel

Στη συνέχεια αναφέρουμε τα διαθέσιμα είδη γραφημάτων για το Excel 2007. Ας

σημειώσουμε πως μπορούμε πάντοτε, αν δούμε πως ο τύπος γραφήματος που

επιλέξαμε δεν είναι ο κατάλληλος για το είδος των δεδομένων μας, να τον αλλάξουμε

και να εφαρμόσουμε τις αλλαγές άμεσα στο γράφημά μας.

Είδος γραφήματος Περιγραφή

Στήλη

Χρήσιμο για τη σύγκριση διαφορετικών τιμών

δεδομένων στο χρόνο. Οι στήλες είναι κάθετες.

Ράβδος Όπως οι στήλες αλλά οριζόντια.

Πίτα Αναλογική σύγκριση μεγεθών δεδομένων σε σχέση

με το σύνολο

Γραμμή Χρήσιμο για την παρακολούθηση των τάσεων

μεγάλου αριθμού δεδομένων και για προβλέψεις

134

Περιοχή

Δείχνει τη σημασία των αλλαγών των δεδομένων

μας στη μονάδα του χρόνου

Διασπορά Χ - Υ Μας βοηθά να απεικονίσουμε τη συσχέτιση μεταξύ

διαφορετικών ζευγών δεδομένων σε σειρές.

Σημείωση 1

Όλα αυτά τα είδη γραφημάτων μπορούν να απεικονιστούν και σε τριδιάστατη (3D)

μορφή όταν απαιτείται μία επιπλέον μεταβλητή, χρονική περίοδος ή μία ακόμη “άποψη”

πολυδιάστατων δεδομένων. Επίσης, η τριδιάστατη απεικόνιση είναι εντυπωσιακότερη,

αρκεί να κάνει το νόημα του γραφήματος πιο εύληπτο και όχι το αντίθετο.

1.1.2 Δημιουργία γραφημάτων

Για να δημιουργήσουμε ένα γράφημα δεν χρειάζονται ούτε ιδιαίτερες στατιστικές

ικανότητες ούτε επιδεξιότητα στο χειρισμό των αριθμών. Η ουσία συμπυκνώνεται σε δύο

κινήσεις:

να προσδιορίσουμε στο Excel ποια περιοχή δεδομένων θέλουμε να

αναπαρασταθεί γραφικά, και

να επιλέξουμε ένα από τα διαθέσιμα είδη γραφημάτων

Στη συνέχεια, θα αναπτύξουμε τη διαδικασία εισαγωγής σε τέσσερα βήματα.

1.2 Τέσσερα (4) Βήματα για τη Δημιουργία Γραφήματος

Βασική προϋπόθεση για τη δημιουργία σωστών γραφημάτων είναι η κατανόηση της

έννοιας της σειράς δεδομένων. Σειρά δεδομένων4 λέγεται εκείνη η σειρά ή στήλη

αριθμών που θέλουμε να αναπαρασταθεί γραφικά, για παράδειγμα το σύνολο των

πωλήσεων ενός από τους πωλητές της εταιρίας μας ή η γενικές πωλήσεις μας ανά

μήνα. Σειρές δεδομένων αποτελούν και οι τιμές των μετοχών, τα ποσοστά υποψηφίων

4 Μία σειρά δεδομένων πρέπει να είναι συνεχής, χωρίς κενά κελιά ή κελιά διαφορετικών τύπων δεδομένων.

135

στις εκλογές, οι μέσες ημερήσιες θερμοκρασίες, το βάρος ανθρώπων ανά ηλικία και

φύλο και λοιπά.

Ορισμένα είδη γραφημάτων (όπως η πίτα) μπορούν να αναπαραστήσουν μία μόνο

σειρά δεδομένων ενώ άλλα (όπως η στήλη/ ράβδος) πολλές. Η «γραμμή» μπορεί να

συνδυάσει πολλές σειρές σε γραμμές διαφορετικού χρώματος.

Για τις ανάγκες του παραδείγματός μας ας επανέλθουμε στο φύλλο μας με τις

πωλήσεις:

Έστω ότι θέλουμε να αναπαραστήσουμε τις πωλήσεις κάθε οπωρολαχανικού ανά έτος

σε ένα γράφημα με στήλες (bar chart).

1.2.1 Βήμα 1: Επιλογή σειράς δεδομένων

Καταρχήν, επιλέγουμε την επιθυμητή περιοχή που θα αποτελέσει σειρά δεδομένων.

Απαιτείται προσοχή ώστε να μην επιλέξουμε συγχωνευμένα κελιά και να

συμπεριλάβουμε γραμμές ή στήλες που, όπως θα δούμε, μπορούν να αποτελέσουν

ετικέτες για τον προσδιορισμό των δεδομένων μας στο γράφημα:

136

1.2.2 Βήμα 2: Εισαγωγή γραφήματος

Οι επιλογές για την εισαγωγή γραφήματος βρίσκονται στην κορδέλα «Εισαγωγή». Το

μόνο που χρειάζεται είναι, έχοντας επιλέξει τις σειρές δεδομένων, να κάνουμε κλικ στο

είδος γραφήματος που θέλουμε. Στην περίπτωσή μας, στο κουμπί «Στήλη»:

137

Όταν πατήσουμε το κουμπί για το γράφημα, το Excel πραγματοποιεί τους

απαραίτητους υπολογισμούς και προσπαθεί να «μαντέψει» ποια από τις επιλεγμένες

σειρές θα χρησιμοποιήσει για κείμενο ως ετικέτες και ποια για δεδομένα. Όποιο και αν

είναι το αποτέλεσμα, μπορούμε να το αλλάξουμε και να επέμβουμε κατά βούληση ώστε

το γράφημά μας να πάρει την επιθυμητή μορφή.

Το γράφημα που θα δούμε αυτήν τη στιγμή στην οθόνη, σε αυτήν τη φάση θα μοιάζει

έτσι:

138

1.2.3 Βήμα 3: Μορφοποίηση του γραφήματος

Μερικές από τις μετατροπές που θα πρέπει να κάνουμε στο γράφημά μας είναι οι

παρακάτω:

Μετακίνηση: μπορούμε να μετακινήσουμε το γράφημα σύροντας το παχύ

περιθώριο που εμφανίζεται σαν κορνίζα.

Αλλαγή μεγέθους: Μπορούμε να αλλάξουμε το μέγεθος του «καμβά» του

γραφήματος αν σύρουμε τα περιθώρια από τις ειδικές λαβές που βρίσκονται στις

γωνίες και στη μέση της «κορνίζας».

Μορφοποίηση επιμέρους στοιχείων: Αφήνοντας το ποντίκι πάνω σε διαφορετικά

αντικείμενα του γραφήματος εμφανίζεται ένα μικρό πλαίσιο που μας πληροφορεί

για το είδος του αντικειμένου. Ορισμένα από αυτά τα αντικείμενα, όπως το

υπόμνημα και οι ετικέτες, μπορούν να μετακινηθούν και να αλλάξουν εύκολα

μέγεθος. Κάνοντας δεξί κλικ και επιλέγοντας την επιλογή «μορφοποίηση» στο

τέλος του μενού, μας δίνονται πολλές επιλογές για την αλλαγή της εμφάνισης του

επιλεγμένου στοιχείου, όπως γέμισμα, περίγραμμα ειδικά εφέ κλπ:

139

Πειραματιστείτε με όσο περισσότερων ειδών μορφοποιήσεις μπορείτε, ώστε να

εξοικειωθείτε με όλες τις διαθέσιμες επιλογές.

140

1.2.4 Βήμα 4: Επιλογή δεδομένων

Πρόκειται για το σημαντικότερο βήμα ώστε να παραμετροποιήσουμε το γράφημά μας

όπως θέλουμε.

Κάνοντας κλικ οπουδήποτε μέσα στο γράφημα και επιλέγοντας «Επιλογή δεδομένων»

εμφανίζεται το παράθυρο:

141

Για τις ανάγκες του γραφήματος, «Κατηγορίες» θεωρούνται τα προϊόντα μας, που

βρίσκονται σε γραμμές, και «Σειρές» θεωρούνται τα έτη πωλήσεων, που βρίσκονται σε

στήλες. Ωστόσο, το Excel δεν έχει αναγνωρίσει αυτόματα τα τρία έτη ως διαφορετικές

ετικέτες για το υπόμνημα οπότε θα πρέπει να τα υποδείξουμε χειροκίνητα. Επιλέγουμε

κάθε μία από τις τρείς σειρές και πατάμε επεξεργασία. Στο πεδίο όνομα σειράς, κάνουμε

κλικ στο κελί με το πρώτο από τα τρία έτη (2007), και εμφανίζεται η απόλυτη διεύθυνση

που βλέπουμε στην εικόνα:

Πατάμε ΟΚ:

Επαναλαμβάνουμε και για τις υπόλοιπες δυο σειρές. Μετά το τελικό ΟΚ, το αποτέλεσμα

θα φαίνεται έτσι:

142

Αν είχαμε σβήσει τα πλεονάζοντα είδη (σειρές με διπλοεγγραφές) από τα δεδομένα μας

και στο προηγούμενο παράθυρο είχαμε επιλέξει «Εναλλαγή γραμμής/ στήλης», τα

δεδομένα στο γράφημα θα οργανωνόταν με αντιμετάθεση, δηλαδή θα είχαμε στον

οριζόντιο άξονα τα έτη και στο υπόμνημα τα είδη. Το γράφημά μας γίνεται με αυτό τον

τρόπο πιο ευανάγνωστο:

1.3 Πειράματα με Άλλα Είδη Γραφημάτων

Με τον ίδιο τρόπο μπορούμε να δημιουργήσουμε και άλλα, εντυπωσιακότερα

γραφήματα που εξυπηρετούν κάθε φορά το σκοπό μας. Τα επόμενα παραδείγματα

143

είναι βασισμένα στο υπόδειγμά μας, με τις πωλήσεις φρούτων, με μειωμένο αριθμό

γραμμών.

Προσπαθήστε να αναπαράγετε τα ίδια αποτελέσματα επιλέγοντας τις σωστές σειρές

δεδομένων και μορφοποιώντας.

1.3.1 Τρισδιάστατες ράβδοι

144

1.3.2 Πίτα (ανάλυση για ένα έτος)

Πειραματιστείτε με τις επιλογές «Διάταξη Γραφήματος» και «Στυλ Γραφήματος» από την

κορδέλα «Σχεδίαση» των εργαλείων γραφήματος και δείτε τα αποτελέσματα:

145

1.3.3 Γραμμή (πορεία πωλήσεων)

146

1.3.4 Περιοχή 3-D (κατανομές)

ΥΠΟΕΝΟΤΗΤΑ 2. ΓΡΑΦΙΚΑ ΣΤΟ EXCEL

Στην δεύτερη ενότητα θα αναφερθούμε στην εισαγωγή εικόνων και σχημάτων σε ένα

φύλλο Excel. Συγκεκριμένα θα επικεντρωθούμε στη διαδικασία εισαγωγής:

εικόνων από τον υπολογιστή μας,

έτοιμων γραφικών (clip art),

σχημάτων και σχεδίων,

οργανογραμμάτων και Σχεδιαγραμμάτων (SmartArt), και

πλαισίων κειμένου.

2.1 Εισαγωγή Αντικειμένων και Σχημάτων

Τα αντικείμενα και οι εικόνες μας βοηθούν να δώσουμε έμφαση, να τονίσουμε τα

δεδομένα και να καλλωπίσουμε την εμφάνιση του φύλλου εργασίας μας. Για

παράδειγμα, εισάγουμε βέλη και πλαίσια κειμένου που επεξηγούν καλύτερα ένα ή

περισσότερα κελιά. Επίσης, σε ένα φύλλο με την πορεία των πωλήσεων, μπορούμε να

147

εισάγουμε ένα γραφικό σχετικό με το προϊόν ή, απλούστερα, το λογότυπο της εταιρίας

μας.

Ο εύκολος τρόπος να εισάγουμε αντικείμενα γραφικών είναι από την κορδέλα

«Εισαγωγή», ενότητα «Απεικονίσεις»:

2.2 Εικόνες

Για να εισάγουμε μία εικόνα, επιλέγουμε το κελί όπου θέλουμε να τοποθετηθεί και

κάνουμε κλικ στο «Εικόνα» της κορδέλας «Εισαγωγή». Εμφανίζεται το παράθυρο:

Εξερευνώντας τον υπολογιστή μας, στο σκληρό μας δίσκο ή σε κάποιο άλλο μέσο,

εντοπίζουμε την εικόνα που μας ενδιαφέρει και την επιλέγουμε, με διπλό κλικ ή κλικ στο

κουμπί «Εισαγωγή», και την εισάγουμε στο φύλλο μας.

148

Στην αρχή μπορεί να τοποθετηθεί σε σημείο που δεν θέλουμε -ή να μην έχει το

επιθυμητό μέγεθος. Μετακινώντας τα άκρα της μπορούμε, ωστόσο, να της αλλάξουμε

θέση και μέγεθος:

Σημείωση 2

Από την κορδέλα «Μορφοποίηση» των εργαλείων εικόνας, μπορούμε να κάνουμε κάθε

είδους διόρθωση και επέμβαση στην εικόνα που εισαγάγαμε. Για παράδειγμα,

μπορούμε να τροποποιήσουμε τη φωτεινότητα, το κοντράστ ή να προσθέσουμε ειδικά

εφέ όπως σκιά, ανάγλυφο, ασπρόμαυρο, κορνίζα κλπ.

149

2.3 Έτοιμα Γραφικά (Clip Art)

Τα clip art είναι θεματικές συλλογές από σχέδια και εικόνες ή φωτογραφίες έτοιμες για

χρήση χωρίς να απαιτούνται δικαιώματα. Το Office διαθέτει πλήθος εικόνων clip art

ενώ αν είμαστε συνδεδεμένοι στο Διαδίκτυο, έχουμε πρόσβαση σε ακόμη περισσότερες.

Μπορούμε να τις χρησιμοποιούμε κατά βούληση στα φύλλα μας όπου κρίνουμε

απαραίτητο.

Στο επόμενο παράδειγμα θα εισάγουμε ένα clip art στο φύλλο μας με τις πωλήσεις

φρούτων.

Επιλέγουμε το κελί όπου θα τοποθετηθεί το clip art

Πατάμε «Έτοιμες εικόνες clip art» από την κορδέλα «Εισαγωγή»

Εμφανίζεται το παράθυρο «Έτοιμες εικόνες clip art» όπου μπορούμε να

πληκτρολογήσουμε κάποιες λέξεις-κλειδιά ώστε να αναζητήσουμε το γραφικό που

θέλουμε μέσα στις συλλογές ή να το επιλέξουμε εξερευνώντας τις διαθέσιμες

κατηγορίες:

Πληκτρολογούμε το κείμενο «Φρούτα».

150

Επιλέγουμε την εικόνα που θέλουμε και την εισάγουμε στο φύλλο είτε με διπλό-κλικ

είτε σύροντάς την στο επιθυμητό σημείο.

151

2.4 Σχεδίαση και Σχήματα

Τα σχήματα που είναι διαθέσιμα για απλή σχεδίαση στο Excel περιλαμβάνουν γραμμές,

ορθογώνια, κύκλους και άλλα βασικά σχήματα (αγκύλες, πρόσωπα, σχέδια κλπ). Για

να δούμε τις διαθέσιμες επιλογές πατάμε το κουμπί «Σχήματα» από τη κορδέλα

«Εισαγωγή». Εμφανίζεται το μενού:

152

Εφόσον επιλέξουμε το σχήμα, καλούμαστε να το σχεδιάσουμε. Ο δείκτης του ποντικιού

μετατρέπεται σε ένα μικρό λεπτό σταυρό. Τότε, πρέπει να ζωγραφίσουμε το νοητό

«ορθογώνιο» που θα περικλείει το σχήμα που επιλέξαμε:

153

Όπως όλα τα γραφικά και τα σχήματα αυτά επιδέχονται κάθε είδους μορφοποίηση.

Εφόσον τα επιλέξουμε μπορούμε να τα διαγράψουμε (delete) ή να τα

μορφοποιήσουμε, να τα περιστρέψουμε, να τους αλλάξουμε θέση και μέγεθος ή να

πραγματοποιήσουμε άλλες εργασίες με τη βοήθεια της κορδέλας «Μορφοποίηση» των

εργαλείων σχεδίασης που εμφανίζεται αν κάνουμε διπλό-κλικ στο σχήμα5.

Στην παρακάτω εικόνα επιλέγουμε ένα προκαθορισμένο περίγραμμα και γέμισμα

(στυλ):

5 Το παραπάνω ισχύει για τα περισσότερα αντικείμενα (εικόνες, γραφήματα κλπ) στο Office: Με διπλό κλικ μπορεί να εμφανιστεί μια νέα κορδέλα, στο δεξί μέρος της οθόνης που να αφορά μόνο το επιλεγμένο αντικείμενο.

154

2.5 Διαγράμματα SmartArt

Τα διαγράμματα SmartArt είναι ιδανικά για να αναπαριστούμε οργανωτικές δομές ή

συσχετίσεις μεταξύ επιχειρησιακών αντικειμένων. Τα πιο χαρακτηριστικά παραδείγματα

είναι τα οργανογράμματα, οι ιεραρχικές δομές αλλά και τα διαγράμματα ροής που

χρησιμοποιούμε για να αναπαραστήσουμε διαδικασίες. Αυτού το είδους τα γραφικά

είναι διαθέσιμα στις περισσότερες εφαρμογές του Office, ενώ το βασικό τους

χαρακτηριστικό είναι πως ενημερώνονται αυτόματα καθώς προσθέτουμε δεδομένα σε

αυτά.

Κάνοντας κλικ στο κουμπί SmartArt, το Excel εμφανίζει το παράθυρο «Επιλογή

γραφικού», όπου μπορούμε να δούμε τις διαθέσιμες επιλογές. Στο παράδειγμά μας θα

επιλέγουμε ένα κλασικό οργανόγραμμα (ιεραρχία). Διαβάζοντας τη βοήθεια που

εμφανίζεται στο δεξί μέρος του παραθύρου, μπορούμε να κατατοπιστούμε καλύτερα:

155

Με διπλό κλικ εισάγουμε το γραφικό στο φύλλο μας, ενώ δίπλα του εμφανίζεται μία

λίστα με κουκίδες («Πληκτρολογήστε εδώ το κείμενό σας»). Στη λίστα αυτή μπορούμε να

δημιουργήσουμε το «προσχέδιο» της ιεραρχίας που θέλουμε. Με προβιβασμό ή

υποβιβασμό κάθε στοιχείου της λίστας, το αντίστοιχο επίπεδο ιεραρχίας ενημερώνεται

αυτόματα και στο γραφικό μας. Δοκιμάστε το:

Μπορούμε να αλλάξουμε σχήμα, χρώμα κλπ στο γραφικό μας επιλέγοντας κάποιο

από τα έτοιμα επαγγελματικά στυλ που εμφανίζονται στην κορδέλα και κάνοντας τις

μικροδιορθώσεις με το χέρι, αλλά, κυρίως, μπορούμε να καθορίσουμε διαφορετικούς

τρόπους απεικόνισης της ιεραρχίας (επιλογή «Διατάξεις» της κορδέλας). Δείτε μερικούς:

156

Σημείωση 3

Μη διστάσετε να χρησιμοποιήσετε και τα υπόλοιπα είδη διαγραμμάτων. Μπορείτε να

δημιουργήσετε φύλλα με επαγγελματική εμφάνιση με τη χρήση ειδικά διαμορφωμένων

λιστών, διαγραμμάτων συσχετίσεων, διαγραμμάτων Venn, διαγραμμάτων ροής και

άλλων γραφικών. Πειραματιστείτε!

157

2.6 Πλαίσια Κειμένου

Τα πλαίσια κειμένου αποτελούν ισχυρό εργαλείο του Excel καθώς μας βοηθούν να

προσδιορίσουμε τα δεδομένα μας καλύτερα. Ένα πλαίσιο κειμένου αποτελεί υβριδικό

αντικείμενο, ανάμεσα σε γραφικά και κείμενο. Αποτελείται δηλαδή από κείμενο το οποίο

όμως δεν περιορίζεται από τα όριο ενός κελιού. Έχει τη δική του μορφοποίηση και

αντιμετωπίζεται όπως τα γραφικά και τα σχέδια. Σε συνδυασμό με τα αντικείμενα

σχεδίασης μπορούμε να δημιουργήσουμε ενδιαφέροντα αποτελέσματα όπως το

παρακάτω:

Για να εισάγουμε ένα πλαίσιο κειμένου, κάνουμε κλικ στο αντίστοιχο κουμπί της

κορδέλας «Εισαγωγή»:

158

Στη συνέχεια «σχεδιάζουμε» το πλαίσιο κειμένου και πληκτρολογούμε το κείμενο μέσα.

Αν το πλαίσιό μας είναι μεγάλο ή μικρό για το περιέχον κείμενο, μπορούμε να το

μεταβάλλουμε όπως όλα τα αντικείμενα γραφικών.

Στη συνέχεια επιλέγουμε και μορφοποιούμε το κείμενο μέσα στο πλαίσιο

(γραμματοσειρά, μέγεθος, στοίχιση κλπ) και τοποθετούμε το πλαίσιο στην επιθυμητή

θέση. Κάνοντας διπλό-κλικ στο πλαίσιο μπορούμε να μεταβάλλουμε την εμφάνισή του

(περιθώριο, γέμισμα, εφέ κλπ) από τη νέα κορδέλα που εμφανίζεται:

Για να ολοκληρώσουμε το πλαίσιο μπορούμε να επιλέξουμε ένα από τα σχήματα που

εμφανίζονται αριστερά στην κορδέλα ώστε να συνδέσουμε το πλαίσιό μας με ένα ή

περισσότερα κελιά με ένα σχήμα-βέλος όπως στο παράδειγμα.

Τέλος, δοκιμάστε να τα μορφοποιήσετε ώστε να πάρετε το αποτέλεσμα που φαίνεται

στην εικόνα του παραδείγματος.

159

Σημείωση 4

Με την τεχνική WordArt μπορούμε να δώσουμε στο κείμενο του πλαισίου μας

εντυπωσιακή εμφάνιση, αρκεί να αποτελείται από λίγες λέξεις και η γραμματοσειρά να

είναι σχετικά μεγάλου μεγέθους:

160

ΥΠΟΕΝΟΤΗΤΑ 3. ΔΙΑΜΟΡΦΩΣΗ ΚΑΙ ΕΚΤΥΠΩΣΗ

Στην τελευταία υποενότητα θα αναφερθούμε στα παρακάτω θέματα:

Χρήσιμες λειτουργίες όπως:

Προσθήκη σχολίων,

Συγχώνευση κελιών και

Σταθεροποίηση τμημάτων του παραθύρου του φύλλου μας.

Διαμόρφωση Σελίδας, και συγκεκριμένα:

Περιθώρια,

Μέγεθος σελίδας,

Κεφαλίδες και υποσέλιδα,

Ορισμός περιοχής εκτύπωσης.

Εκτύπωση του φύλλου.

161

3.1 Λειτουργίες Διαμόρφωσης του Φύλλου

Αν και μελετήσαμε αρκετούς από τους τρόπους που διαθέτουμε για τη μορφοποίηση

του φύλλου μας, υπάρχουν ακόμη ορισμένες ιδιαίτερα χρήσιμες δυνατότητες τις οποίες

θα πρέπει να γνωρίσουμε προκειμένου να είμαστε έτοιμοι να παρουσιάσουμε τη

δουλειά μας.

3.1.1 Προσθήκη σχολίων

Τα σχόλια στο Excel είναι περίπου ισοδύναμα με τα μικρά κίτρινα post-it που κολλάμε

στο γραφείο μας, αλλά σε ηλεκτρονική μορφή. Μπορούμε να επισυνάψουμε ένα

σχόλιο σε ένα κελί επιλέγοντας «Εισαγωγή σχολίου» από το μενού που εμφανίζεται με

δεξί-κλικ.

Καταλαβαίνουμε ποια κελιά έχουν σχόλιο από τη μικρή κόκκινη γωνία πάνω δεξιά.

3.1.2 Σταθεροποίηση γραμμών και στηλών

Όπως γνωρίζουμε, όταν γίνεται κύλιση προς τα κάτω ή δεξιά (σκρολάρισμα) του

φύλλου, οι πρώτες γραμμές και στήλες εξαφανίζονται από το οπτικό μας πεδίο.

Ωστόσο, πολλές φορές, όταν θέλουμε να εισάγουμε μεγάλες ποσότητες δεδομένων,

είναι απαραίτητο να βλέπουμε τις γραμμές αυτές, ειδικά όταν αποτελούν επικεφαλίδες ή

ετικέτες των δεδομένων μας.

162

Για να σταθεροποιήσουμε το φύλλο μας από μία γραμμή και πάνω (ή αριστερά από

μία στήλη) επιλέγουμε την γραμμή αυτή (ή τη στήλη) και, από την κορδέλα «Προβολή»,

πατάμε «Σταθεροποίηση παραθύρων» και επιλέγουμε «Σταθεροποίηση τμημάτων

παραθύρου»:

Δοκιμάστε το.

Για να επαναφέρουμε το φύλλο μας στην αρχική κατάσταση, επιλέγουμε

«Αποσταθεροποίηση τμημάτων» - η επιλογή αυτή ενεργοποιείται μόνον εφόσον έχει

προηγηθεί σταθεροποίηση.

3.1.3 Συγχώνευση πολλών κελιών σε ένα

Η συγχώνευση κελιών είναι μία από τις πλέον απαραίτητες εργασίες που πρέπει να

γνωρίζουμε για τη σωστή διαμόρφωση του φύλλου. Ας πάρουμε το παράδειγμά μας

από την αρχή:

163

Βλέπουμε πως το κείμενο στα κελιά Α2, Α3 και Β5 είναι στοιχισμένο αριστερά όπως η

προεπιλογή, ενώ στις 2 πρώτες περιπτώσεις καταλαμβάνει τμήμα επόμενων κελιών. Η

εμφάνιση θα ήταν καλύτερη αν μπορούσαμε να συγχωνεύσουμε τέσσερα ή τρία κελιά,

ανά περίπτωση σε ένα.

Βήμα 1ο: Επιλέγουμε την επιθυμητή περιοχή. Όλα τα κελιά εκτός από εκείνο που

μας ενδιαφέρει πρέπει να είναι κενά:

Βήμα 2ο: Πατάμε το κουμπί της συγχώνευσης από την κεντρική κορδέλα:

Βήμα 3ο: Επαναλαμβάνουμε για τις υπόλοιπες περιοχές που το απαιτούν

164

Σημείωση 5

Η συγχώνευση είναι ιδιαίτερα χρήσιμη όταν θέλουμε να κεντράρουμε ένα ενιαίο τίτλο

πάνω από περισσότερες από μία στήλες όπως στο παράδειγμά μας:

3.1.4 Προστασία κελιών και φύλλου

Σε προηγούμενη ενότητα μιλήσαμε για την προστασία κελιών του φύλλου μας ως

εργασία μορφοποίησης. Η προστασία είναι χρήσιμη όταν θέλουμε να

προστατεύσουμε ορισμένα ή όλα τα κελιά του φύλλου μας από αλλαγές. Μπορεί π.χ.

να μη θέλουμε να μπορούν οι χρήστες να δουν ποιους τύπους χρησιμοποιούμε ή να

επιτρέπουμε την πρόσβαση σε ορισμένα μόνο κελιά για είσοδο δεδομένων (κατά την

προστασία μπορούμε να επιλέξουμε αν ο χρήστης θα μπορεί να επιλέξει η / και να

αλλάξει τα περιεχόμενα των προστατευμένων κελιών).

Από προεπιλογή, όλα τα κελιά σε ένα φύλλο Excel θεωρούνται «κλειδωμένα». Ωστόσο,

το κλείδωμα των κελιών δεν έχει καμία επίδραση όσο το ίδιο το φύλλο δεν έχει μπει σε

κατάσταση προστασίας. Με άλλα λόγια, για να επιτρέψουμε την πρόσβαση σε

ορισμένα μόνο κελιά του φύλλου, ακολουθούμε τα εξής βήματα:

Προαιρετικά, απενεργοποιούμε το κλείδωμα για τα κελιά που θέλουμε να μην είναι

κλειδωμένα από το κουμπί μορφοποίηση της κεντρικής κορδέλας:

165

Ενεργοποιούμε την προστασία φύλλου για τα κελιά που θέλουμε να μην είναι

κλειδωμένα από το παραπάνω μενού ή το κουμπί Προστασία Φύλλου της

κορδέλας «Αναθεώρηση». Τότε εμφανίζεται το παράθυρο:

166

Από το παράθυρο αυτό μπορούμε να επιλέξουμε ποιες εργασίες θα είναι δυνατές και

ποιες όχι στα κλειδωμένα κελιά. Επίσης μπορούμε να ορίσουμε τον μυστικό κωδικό για

την μελλοντική απενεργοποίηση της προστασίας. Αν δεν οριστεί κωδικός, η

απενεργοποίηση προστασίας του φύλλου θα είναι δυνατή άμεσα.

3.2 Διαμόρφωση Σελίδας

Μια καλή πρακτική προτού τυπώσουμε το φύλλο μας είναι καταρχήν να το

αποθηκεύσουμε ώστε να σωθούν οι τελευταίες αλλαγές. Στη συνέχεια θα πρέπει να το

διαμορφώσουμε ώστε οι σελίδες να προσαρμοστούν για εκτύπωση.

Όλες οι διαθέσιμες επιλογές για το σκοπό αυτό βρίσκονται συγκεντρωμένες στα

εργαλεία της κορδέλας «Διάταξη σελίδας»:

Τα τρία πρώτα κουμπιά καθορίζουν τις παρακάτω επιλογές που μας δίνουν γρήγορη

πρόσβαση στις πιο συνηθισμένες λειτουργίες πριν την εκτύπωση:

Περιθώρια: Μπορούμε να επιλέξουμε από τρεις προκαθορισμένες επιλογές για τα

εκτυπώσιμα περιθώρια του φύλλου – κανονικά, ευρεία ή περιορισμένα, ανάλογα

με τις ανάγκες και την εμφάνιση που θέλουμε.

Προσανατολισμός: Μπορούμε να επιλέξουμε κατακόρυφο (portrait) ή

κατακόρυφο (landscape) προσανατολισμό της σελίδας μας6 στον εκτυπωτή.

Μέγεθος: Εδώ καθορίζουμε τη διάσταση του φύλλου χαρτιού που θα

χρησιμοποιήσουμε στον εκτυπωτή. Τα πιο συνηθισμένα μεγέθη για την Ελλάδα

6 Η επιλογή αυτή εξαρτάται από τη μορφή που έχει το φύλλο μας, αν δηλαδή έχουμε περισσότερες ή λιγότερες στήλες για εκτύπωση.

167

είναι Α4 και Α3. Μπορούμε να δούμε τη διάσταση σε εκατοστά δίπλα σε κάθε

επιλογή.

Περισσότερες επιλογές μας δίνει το παράθυρο διαλόγου «Διαμόρφωση σελίδας» που

εμφανίζεται με κλικ στο κουμπί κάτω δεξιά στην αντίστοιχη περιοχή της κορδέλας:

3.2.1 Το παράθυρο Διαμόρφωση Σελίδας

Στο παράθυρο αυτό υπάρχουν περισσότερες επιλογές ώστε να προσαρμόσουμε

ακόμη περισσότερο τη σελίδα μας για εκτύπωση. Οι περισσότερες επιλογές των δύο

168

πρώτων καρτελών (Σελίδα και Περιθώρια) μας δίνονται και από την κορδέλα «Διάταξη

σελίδας» που περιγράψαμε προηγουμένως.

Στη συνέχεια θα περιγράψουμε ορισμένους τρόπους να εισάγουμε κεφαλίδες και

υποσέλιδα και να ορίσουμε την εκτυπώσιμη περιοχή.

3.2.2 Κεφαλίδα / υποσέλιδο

Η κεφαλίδα είναι ένα μικρό κείμενο που, αν και δεν είναι ορατό στο φύλλο μας,

εισάγεται αυτόματα στην κορυφή κάθε σελίδας που εκτυπώνεται. Το υποσέλιδο

εμφανίζεται στο κάτω περιθώριο της σελίδας. Κάνοντας κλικ στην καρτέλα «Κεφαλίδα/

υποσέλιδο» εμφανίζεται το παράθυρο:

169

Σε αυτό το παράθυρο διαλόγου μπορούμε να ορίσουμε την κεφαλίδα και το υποσέλιδο

που θέλουμε να εμφανίζεται σε κάθε φύλλο ή σε μια συγκεκριμένη σελίδα.

Ο γρηγορότερος τρόπος να το πετύχουμε είναι να επιλέξουμε μία από τις

προεπιλεγμένες κεφαλίδες / υποσέλιδα7 που υπάρχουν στο μενού:

Δείτε τις διαθέσιμες επιλογές και πειραματιστείτε. Αφού επιλέξετε τη μορφή κεφαλίδας ή

υποσέλιδου που θέλετε, στο κενό πλαίσιο που υπάρχει από επάνω, εμφανίζεται η

μορφή της επιλογής σας. Αν θέλετε να δημιουργήσετε τη δική σας κεφαλίδα ή το δικό

σας υποσέλιδο:

7 Ως κεφαλίδα ορίζουμε συνήθως τον τίτλο του φύλλου ή του βιβλίου εργασίας και ως υποσέλιδο έναν δείκτη για τις σελίδες.

170

Κάντε κλικ στο κουμπί «Προσαρμογή κεφαλίδας…» ή αντίστοιχα στο κουμπί

«Προσαρμογή υποσέλιδου…». Εμφανίζεται η εικόνα:

Στις παραπάνω εικόνες μπορούμε να δούμε τρία πλαίσια. Το πρώτο πλαίσιο

αναφέρεται στο αριστερό τμήμα της κεφαλίδας ή του υποσέλιδου, το δεύτερο πλαίσιο

αναφέρεται στο κεντρικό τμήμα και το τρίτο πλαίσιο στο δεξιό τμήμα ενώ το κάθε

πλαίσιο μπορεί να περιέχει:

Κείμενο με μορφοποίηση

Αριθμούς σελίδας και σύνολο σελίδων

Ημερομηνία, ώρα και διαδρομή στο δίσκο καθώς και όνομα αρχείου και φύλλου

Εικόνα με μορφοποίηση

Πειραματιστείτε με τα διαθέσιμα εργαλεία και δείτε τα αποτελέσματα.

171

3.3 Ορισμός Περιοχής Εκτύπωσης και Προεπισκόπηση

Μία άλλη απαραίτητη εργασία που πρέπει να γίνει πριν την εκτύπωση είναι ο ορισμός

της εκτυπώσιμης περιοχής. Αν η εργασία αυτή δεν γίνει σωστά, παρατηρείται το

φαινόμενο να εκτυπώνονται άχρηστα κενά κελιά ενώ άλλα που θέλαμε να εκτυπωθούν

να ξεφεύγουν από τα περιθώρια με αποτέλεσμα ολόκληρες γραμμές ή στήλες να

εκτυπώνονται στην επόμενη σελίδα με αποτέλεσμα σπατάλη χαρτιού και απαράδεκτες

εκτυπώσεις.

Ο πιο εύκολος τρόπος να διαμορφώσουμε τη σελίδα μας είναι από την κορδέλα

«Προβολή»:

Από την κορδέλα αυτή, μπορούμε να επιλέξουμε και διάφορες άλλες προβολές.

Προεπιλεγμένη είναι η «Κανονική» προβολή όπου βλέπουμε το φύλλο μας στη γνωστή

του μορφή με γκρίζες γραμμές πλέγματος που δεν εκτυπώνονται.

3.3.1 Διάταξη Σελίδας

Αν επιλέξουμε «Διάταξη σελίδας» θα δούμε τη σελίδα μας όπως θα εμφανιστεί στον

εκτυπωτή:

172

Εδώ βλέπουμε ένα χάρακα που μας βοηθάει να εντοπίσουμε τη θέση κάθε αντικειμένου

στο φύλλο χαρτιού, ενώ μπορούμε εύκολα να προσθέσουμε κεφαλίδα και υποσέλιδο

με ένα απλό κλικ. Για να επιστρέψουμε στην κανονική όψη, πατάμε το κουμπί

«Κανονική».

3.3.2 Προεπισκόπηση αλλαγών σελίδας

Με κλικ στο «Προεπισκόπηση αλλαγών σελίδας», βλέπουμε την παρακάτω εικόνα:

173

Η εικόνα αυτή αρχικά μοιάζει με την «κανονική» επειδή φαίνεται το γκρίζο πλέγμα και

μπορούμε να εισάγουμε κανονικά δεδομένα και τύπους. Ωστόσο, η περιοχή που δεν θα

εκτυπωθεί ξεχωρίζει από το γκρίζο φόντο ενώ τα όρια της εκτυπώσιμης περιοχής

υποδηλώνονται από το παχύ μπλε περιθώριο. Βλέπουμε επίσης τον αριθμό σελίδας με

έντονο γκρι υδατογράφημα που δεν εκτυπώνεται.

Για να μεταβάλλουμε την εκτυπώσιμη περιοχή, μπορούμε να «σύρουμε» το μπλε

περιθώριο με το ποντίκι μας. Στο παρακάτω παράδειγμα θα επεκτείνουμε τα όρια τόσο

κατά μήκος όσο και καθ’ ύψος:

174

Βλέπουμε πως έχουμε μεταβάλλει τα όρια πέρα από την εκτυπώσιμη περιοχή της

σελίδας μας. Τα όρια της σελίδας αναπαριστώνται από τη διακεκομμένη γραμμή. Τώρα

έχουμε δύο επιλογές:

Είτε να διορθώσουμε το εκτυπώσιμο περιθώριο (συμπαγής μπλε γραμμή) ώστε

να συμπέσει με το περιθώριο της σελίδας.

Είτε να «σμικρύνουμε» τη σελίδα ώστε να χωρέσει περισσότερο από το φύλλο μας.

Αυτό επιτυγχάνεται αν «σύρουμε» το διακεκομμένο κάθετο ή οριζόντιο περιθώριο.

175

Έτσι το φύλλο μας θα «συμπιεστεί», δηλαδή θα τυπωθεί σε μικρότερη κλίμακα έτσι

ώστε να χωρέσει στα νέα περιθώρια που ορίσαμε.

Σε κάθε περίπτωση, οι νέες σελίδες που προκύπτουν ορίζονται σαφώς από τα γκρι

γράμματα σε αυτή τη προβολή. Για να επιστρέψουμε στην κανονική προβολή, πατάμε

το κουμπί «Κανονική» στην κορδέλα.

Σημείωση 6

Ο ορισμός της εκτυπώσιμης περιοχής μπορεί επίσης να γίνει και «χειροκίνητα» από το

παράθυρο «Διαμόρφωση σελίδας» που αναφέραμε προηγουμένως, αν επιλέξουμε την

καρτέλα «Φύλλο»:

Εδώ μας δίνονται ορισμένες επιπλέον επιλογές σε σχέση με αυτές στις κορδέλες

«Προβολή» και «Διάταξη σελίδας», ενώ υπάρχουν και τα εργαλεία για προεπισκόπηση

και άμεση εκτύπωση του φύλλου.

176

3.4 Εκτύπωση Φύλλου

Συνοψίζοντας, πριν εκτυπώσουμε, θα πρέπει να έχουμε μορφοποιήσει κατάλληλα το

φύλλο μας, να έχουμε ορίσει περιθώρια, να έχουμε ορίσει τυχόν κεφαλίδα και

υποσέλιδο, να έχουμε καθορίσει ποιο η ποια τμήματα του φύλλου θα εκτυπωθούν και

σε πόσες σελίδες και τελικά να έχουμε κάνει προεπισκόπηση εκτύπωσης8 ώστε να

δούμε ποιες από τις μορφοποιήσεις που έχουμε κάνει δεν μας αρέσουν και να τις

αλλάξουμε.

Η εκτύπωση είναι το τελευταίο βήμα. Καλούμε το σχετικό παράθυρο με το συνδυασμό

πλήκτρων Ctrl+P (Print) ή από το μενού Office:

8 Ο απευθείας τρόπος να κάνουμε προεπισκόπηση είναι

από την κορδέλα Προβολή >> Διάταξη σελίδας ή

από τη γραμμή Office: Εκτύπωση >> Προεπισκόπηση εκτύπωσης

177

Εμφανίζεται το παράθυρο της Εκτύπωσης:

178

Στο παράθυρο αυτό μας δίνονται αρκετές επιλογές. Οι βασικότερες είναι η επιλογή

εκτυπωτή9, ο καθορισμός του πλήθους αντιτύπων, και η δυνατότητα να ρυθμίσουμε

τεχνικά τον εκτυπωτή (ποιότητα / ταχύτητα εκτύπωσης κλπ).

Όταν είμαστε έτοιμοι, επιβεβαιώνουμε τις επιλογές μας και προχωρούμε σε εκτύπωση με

το κουμπί «ΟΚ».

9 Η επιλογή αυτή είναι ιδιαίτερα σημαντική αν έχουμε περισσότερους από έναν εκτυπωτές συνδεδεμένους ή αν θέλουμε να στείλουμε το κείμενό μας σε ΦΑΞ ή για τη δημιουργία αρχείου Adobe PDF.

179

Σύνοψη Μετά τη μελέτη της συγκεκριμένης ενότητας μάθατε ότι:

• Τα γραφήματα μας βοηθούν να εξάγουμε συμπεράσματα από μεγάλα η δυσνόητα

σύνολα δεδομένων

• Το Excel μας δίνει τη δυνατότητα να δημιουργήσουμε γραφήματα κάθε είδους στο

φύλλο μας εύκολα, με λίγα μόνο κλικ επιλέγοντας τις απαραίτητες σειρές δεδομένων

και μορφοποιώντας το τελικό αποτέλεσμα.

• Οι γραφικές δυνατότητες του Excel είναι ανεξάντλητες: μπορούμε να εισάγουμε στο

φύλλο μας δικά μας γραφικά και εικόνες από το σκληρό μας δίσκο ή να επιλέξουμε

κάποιο από τις ατελείωτες βιβλιοθήκες με clip arts του Office της Microsoft από το

Διαδίκτυο.

• Σε ένα καλά δομημένο φύλλο τα κελιά που χρειάζονται επεξηγήσεις μπορούν να

πλαισιωθούν είτε από κάποιο σχόλιο είτε από ένα πλαίσιο κειμένου. Με τη βοήθεια

σχημάτων που δημιουργούμε με τα εργαλεία σχεδίασης το κείμενό μας γίνεται

σαφές και ευκολότερα αντιληπτό.

• Διάφορα οργανογράμματα, ιεραρχίες, δομημένες λίστες και άλλες δομές μπορούν

να αναπαρασταθούν γραφικά με τη χρήση της τεχνολογίας SmartArt. Κάθε

180

μεταβολή στο κείμενο που εισάγουμε αντανακλάται στη γραφική μας συσχέτιση ενώ

οι επιλογές για μορφοποίηση είναι κι αυτές ανεξάντλητες.

• Προτού προβούμε σε εκτύπωση του φύλλο μας, θα πρέπει

να έχουμε μορφοποιήσει κατάλληλα το φύλλο μας,

να έχουμε ορίσει περιθώρια,

να έχουμε ορίσει τυχόν κεφαλίδα και υποσέλιδο,

να έχουμε καθορίσει ποιο η ποια τμήματα του φύλλου θα εκτυπωθούν και σε

πόσες σελίδες,

να έχουμε ρυθμίσει τον εκτυπωτή μας, και

να έχουμε κάνει προεπισκόπηση εκτύπωσης ώστε να δούμε ποιες από τις

μορφοποιήσεις που έχουμε κάνει δεν μας αρέσουν και να τις αλλάξουμε.

181

ΕΘΝΙΚΟ ΚΑΙ ΚΑΠΟΔΙΣΤΡΙΑΚΟ ΠΑΝΕΠΙΣΤΗΜΙΟ ΑΘΗΝΩΝ

Προγράμματα Συμπληρωματικής Εκπαίδευσης

Με τη χρήση καινοτόμων μεθόδων εξ αποστάσεως εκπαίδευσης

433 - MICROSOFT OFFICE EXCEL 2007

ΔΙΔΑΚΤΙΚΗ ΕΝΟΤΗΤΑ 5. ΕΦΑΡΜΟΓΕΣ

182

183

Εισαγωγικές Παρατηρήσεις Στην διδακτική αυτή ενότητα θα πραγματοποιήσουμε μία επανάληψη αρκετών από τις

λειτουργίες του Excel που έχουμε μελετήσει, μέσα από παραδείγματα και μικρές

εφαρμογές.

Στην πρώτη υποενότητα, θα δημιουργήσουμε ένα φύλλο για τον υπολογισμό των

κοινοχρήστων μίας πολυκατοικίας. Κατά την ανάπτυξη της εφαρμογής αυτής, θα

εμπεδώσουμε σημαντικές λειτουργίες και έννοιες όπως οι απόλυτες και σχετικές

διευθύνσεις, τον σωστό τρόπο δημιουργίας αναφορών σε κελιά του Excel, η αυτόματη

συμπλήρωση, η σωστή μορφοποίηση τα φίλτρα και άλλα.

Στη δεύτερη υποενότητα, θα εισάγουμε ένα έτοιμο φύλλο – πρότυπο του Excel.

Πρόκειται για το φύλλο υπολογισμού του προσωπικού μας μηνιαίου προϋπολογισμού.

Στην εφαρμογή αυτή θα γνωρίσουμε νέες συναρτήσεις όπως η SUBTOTAL() που

πραγματοποιούν γνώριμες λειτουργίες (άθροιση – σύνολα). Επίσης, θα γνωρίσουμε

δύο εξαιρετικά σημαντικές δυνατότητες: τη μορφοποίηση υπό όρους (με χρώματα

κελιών και εικονίδια) και τη μορφοποίηση περιοχής ως πίνακα. Τέλος, θα συνδέσουμε

φύλλα μεταξύ τους και θα δούμε πώς μπορούμε να χρησιμοποιήσουμε το Excel σαν

μια μικρή βάση δεδομένων.

Στην τρίτη υποενότητα, θα αναφερθούμε στην εισαγωγή εξωτερικών δεδομένων μέσα

από δύο παραδείγματα. Το πρώτο παράδειγμα αφορά τη μετατροπή της πληροφορίας

που περιέχεται σε ένα αρχείο κειμένου σε δεδομένα που εφόσον διαχωριστούν μπορούν

να τοποθετηθούν στο φύλλο μας. Το δεύτερο παράδειγμα αφορά την εισαγωγή

δεδομένων από πίνακες και κείμενο από στο Διαδίκτυο.

184

ΥΠΟΕΝΟΤΗΤΑ 1. ΥΠΟΛΟΓΙΣΜΟΣ ΚΟΙΝΟΧΡΗΣΤΩΝ ΠΟΛΥΚΑΤΟΙΚΙΑΣ

Στην υποενότητα αυτή θα αναπτύξουμε ένα παράδειγμα υπολογισμού των

κοινοχρήστων εξόδων μίας πενταώροφης πολυκατοικίας.

1.1 Εισαγωγή Δεδομένων

Αρχικά, «σχεδιάζουμε» τη φόρμα πάνω στην οποία θα εισάγουμε τα δεδομένα και θα

πραγματοποιηθούν οι υπολογισμοί. Εισάγουμε τα απαραίτητα πεδία και κάνουμε τις

μορφοποιήσεις όπως φαίνεται στην εικόνα:

Χρησιμοποιώντας τις μωβ αποχρώσεις του χρωματικού θέματος «Office», εισάγαμε την

επικεφαλίδα (μήνας), τα πεδία με έντονη γραφή και γραμματοσειρά Arial Narrow. Η

κάθετη στοίχιση είναι στο μέσο ενώ η οριζόντια στο κέντρο. Για τη στήλη «τετραγωνικά

μέτρα» χρησιμοποιήσαμε μορφοποίηση αριθμού με δύο δεκαδικά ψηφία. Τέλος,

εισάγαμε ένα διπλό περίγραμμα και ένα μονό, για διαχωρισμό.

Αρχείο 1

Για να δείτε το αρχείο, κάνετε download στο αντίστοιχο link του ηλεκτρονικού υλικού

στην εκπαιδευτική πλατφόρμα.

1.1.1 Σύνολα

Στα «Σύνολα», στην κάτω γραμμή θα υπολογίσουμε το σύνολο των τετραγωνικών

μέτρων της πολυκατοικίας και στη συνέχεια θα εισάγουμε «με το χέρι» το σύνολο των

εξόδων σε ευρώ για κάθε κατηγορία δαπάνης. Από τα παραπάνω δεδομένα θα

185

προκύψουν τα χιλιοστά συμμετοχής του κάθε ενοίκου / ιδιοκτήτη στα κοινόχρηστα

έξοδα.

Έστω λοιπόν πως η πολυκατοικία μας είχε τα παρακάτω έξοδα:

Κατηγορία Ποσόν

Θέρμανση 1155 €

Ανελκυστήρας 63 €

Καθαριότητα 210 €

Κήπος 40 €

Κοιν. ΔΕΗ 241 €

Κοιν. ΕΥΔΑΠ 48 €

Αποθεματικό 150 €

Διάφορα 35 €

1. Υπολογίζουμε το σύνολο των τ.μ. όλων των διαμερισμάτων.

2. Εισάγουμε το σύνολο των εξόδων για κάθε κατηγορία.

3. Υπολογίζουμε το σύνολο των εξόδων.

186

1.1.2 Αναλογία (χιλιοστά)

Η συμμετοχή στα κοινόχρηστα καθορίζεται από το καταστατικό κάθε πολυκατοικίας. Για

λόγους απλότητας, θεωρούμε πως η συμμετοχή είναι ανάλογη του εμβαδού του

διαμερίσματος (σε m2) ενώ η συμμετοχή στα έξοδα του ανελκυστήρα είναι ανεξάρτητη

ορόφου.

Έχοντας υπολογίσει στο κελί C16 τα συνολικά τετραγωνικά μέτρα των διαμερισμάτων

της πολυκατοικίας, θα υπολογίσουμε την αναλογία κάθε διαμερίσματος σε αυτό

(χιλιοστά συμμετοχής).

Ουσιαστικά, διαιρούμε τα τετραγωνικά μέτρα του κάθε διαμερίσματος δια τα συνολικά

για να βρούμε τα χιλιοστά - την αναλογία κάθε διαμερίσματος στο σύνολο. Ο τύπος

που θα χρησιμοποιήσουμε θα είναι. Ο τύπος που θα χρησιμοποιήσουμε στο κελί D4

είναι: =C4/C$16. Προσέξτε πως χρησιμοποιούμε τη ρητή δήλωση απόλυτης διεύθυνσης

«$» πριν αναφερθούμε στην γραμμή 16. Αυτό γίνεται ώστε στη συνέχεια, όταν θα

αντιγράψουμε τον τύπο στα κάτω κελιά με συμπλήρωση, η γραμμή να μείνει

αμετάβλητη στους τύπους που θα προκύψουν. Με απλά λόγια, στην αντιγραφή,

κρατάμε το κελί C16 σταθερό ενώ μεταβάλλεται το διπλανό κελί (C4 έως C14).

Εδώ βλέπουμε τη διαδικασία του auto fill (συμπλήρωση):

187

Τελικά θα έχουμε:

1.2 Υπολογισμοί

Στο σημείο αυτό γνωρίζουμε τη συνολική δαπάνη και το ποσοστό συμμετοχής (τοις

χιλίοις) για κάθε διαμέρισμα. Επομένως, μπορούμε εύκολα να υπολογίσουμε το ποσό

που θα πληρώσει κάθε ένοικος για κάθε κατηγορία κοινόχρηστων εξόδων και τη

συνολική του δαπάνη.

Ξεκινάμε από το κελί Ε4, όπου εισάγουμε τον τύπο =E$16*$D4. Σκοπός μας είναι να

συμπληρώσουμε αυτόματα τον τύπο οριζόντια και κάθετα ώστε να υπολογίσουμε όλες

τις τιμές σε δύο απλά βήματα10:

Εφόσον έχουμε κρατήσει σταθερή τη γραμμή 16 ($16), συμπληρώνουμε τον τύπο

κάθετα:

10 Το κλειδί πίσω από την επιτυχημένη αντιγραφή των τύπων με συμπλήρωση (autofill) είναι η κατανόηση και σωστή χρήση της απόλυτης διεύθυνσης όπου χρειάζεται. Στο παράδειγμά μας, όταν οι τύποι αντιγράφονται κάθετα, θα κρατάμε σταθερό το κελί με το «σύνολο» κάθε κατηγορίας εξόδων, ενώ όταν τους αντιγράφουμε οριζόντια, θα μεταβάλλουμε το κελί της κατηγορίας (π.χ. από Ε για θέρμανση θα γίνεται F για Ασανσέρ) ενώ κρατούσαμε σταθερό το κελί των χιλιοστών για τον ίδιο ένοικο.

188

Εφόσον έχουμε κρατήσει σταθερή τη στήλη D ($D), επιλέγουμε όλη τη στήλη (Ε4

έως Ε14) και συμπληρώνουμε με μία κίνηση έως τη στήλη Μ:

Βλέπουμε το αποτέλεσμα που παίρνουμε με τα δύο απλά αυτά βήματα:

189

1.3 Μορφοποίηση

Ας κάνουμε και κάποιες ακόμη μορφοποιήσεις ως «τελευταία πινελιά» στο φύλλο μας:

Διαμορφώσαμε την πρώτη και την τελευταία στήλη σε έντονη γραφή.

Μεγαλώσαμε τη γραμματοσειρά στην πρώτη και τη δεύτερη στήλη.

Αφαιρέσαμε τα δεκαδικά ψηφία από τη στήλη των τ.μ. καθώς δεν ήταν

απαραίτητα.

Δώσαμε σε όλο τον πίνακα ενιαία μορφοποίηση με χρώματα εναλλάξ ανά

γραμμή ακολουθώντας τα παρακάτω βήματα:

Επιλέγουμε ολόκληρη τη περιοχή Α3:Μ16

Από την κεντρική κορδέλα, ενότητα «Στυλ», επιλέγουμε «Μορφοποίηση ως

πίνακα»:

190

Επιλέγουμε τη μορφοποίηση σε μεσαίο μωβ:

Ορίζουμε την επιθυμητή περιοχή και δηλώνουμε την πρώτη γραμμή ως

επικεφαλίδα. Τότε, η επιλεγμένη περιοχή διαμορφώνεται ως πίνακας. Αυτό

σημαίνει ότι αποτελεί πλέον μία ενιαία περιοχή όπου τα κελιά αντιμετωπίζονται

ξεχωριστά ως δεδομένα ανά στήλη. Τα βελάκια δίπλα σε κάθε κεφαλίδα

ανοίγουν ένα μενού από το οποίο μπορούμε να ταξινομήσουμε τα δεδομένα του

πίνακα, να επιλέξουμε τι θα εμφανίζεται και να τα ομαδοποιήσουμε:

191

Βέβαια αυτού του είδους οι λειτουργίες έχουν νόημα σε ένα πίνακα με μεγάλο αριθμό

δεδομένων όπως επιχειρηματικές συναλλαγές, πωλήσεις κλπ σε ένα φύλλο που

λειτουργεί ως βάση δεδομένων. Στην περίπτωσή μας, απλώς εκμεταλλευόμαστε τη

συγκεκριμένη μορφοποίηση.

Μπορούμε να επεκτείνουμε τον πίνακά μας προς τα κάτω «τραβώντας» την

κάτω δεξιά άκρη με το ποντίκι:

192

1.4 Συμπεράσματα

Μπορούμε να χρησιμοποιήσουμε εύκολα το φύλλο που παράγαμε για τα κοινόχρηστα

των επόμενων μηνών αντικαθιστώντας μόνο τις «σταθερές» του προβλήματος, δηλαδή

τα κελιά της σειράς 16 (Ε16:L16) που αφορούν τα μηνιαία έξοδα κάθε κατηγορίας.

Επίσης, προαιρετικά, μπορούμε να αφήσουμε μόνο αυτά τα κελιά ξεκλείδωτα και να

ενεργοποιήσουμε την «Προστασία φύλλου» ώστε να διευκολύνουμε όποιο χρήστη

εργάζεται στο φύλλο και να προστατέψουμε τους τύπους του.

ΥΠΟΕΝΟΤΗΤΑ 2. ΦΥΛΛΟ ΠΡΟΣΩΠΙΚΟΥ ΜΗΝΙΑΙΟΥ

ΠΡΟΫΠΟΛΟΓΙΣΜΟΥ

Στην δεύτερη ενότητα θα παρουσιάσουμε μία από τις έτοιμες εφαρμογές – πρότυπα

του Excel. Πρόκειται για την εφαρμογή του μηνιαίου οικιακού προϋπολογισμού. Θα την

αναλύσουμε και θα προσπαθήσουμε να εξηγήσουμε τις λειτουργίες της.

2.1 Τα Πρότυπα στο Excel

Η εφαρμογή που θα δουλέψουμε βρίσκεται αποθηκευμένη στο Excel όχι ως βιβλίο

εργασίας αλλά ως «πρότυπο». Τα πρότυπα είναι ειδικές μορφές αρχείων που μας

επιτρέπουν να ξεκινήσουμε την εργασία μας σε ένα προεπιλεγμένο φύλλο, σαν φόρμα,

να εργαστούμε με αυτό ή να το αλλάξουμε και να το αποθηκεύσουμε με άλλο όνομα

ως δικό μας αρχείο. Μπορούμε να εργαστούμε με ένα από τα πρότυπα που μας δίνει η

Microsoft ή να δημιουργήσουμε τα δικά μας βασισμένοι στα φύλλα που έχουμε

αποθηκευμένα στον υπολογιστή μας.

193

2.1.1 Άνοιγμα προτύπου

Για να δημιουργήσουμε ένα νέο φύλλο βασισμένο σε αποθηκευμένο πρότυπο,

επιλέγουμε «Δημιουργία» από το μενού Office:

Στη συνέχεια, από το παράθυρο που εμφανίζεται, επιλέγουμε «Εγκατεστημένα πρότυπα»

και από τη λίστα το παράθυρο δεξιά, το πρότυπο «Προσωπικός μηνιαίος

προϋπολογισμός»:

194

2.1.2 Άλλα πρότυπα

Εφόσον είμαστε συνδεδεμένοι με το Internet μπορούμε να κατεβάσουμε και τα

υπόλοιπα πρότυπα που δεν είναι ήδη εγκατεστημένα (δηλαδή αυτά που βρίσκονται στις

κατηγορίες Microsoft Office Online).

Τα πρότυπα αυτά λύνουν πολλά από τα θέματα που αντιμετωπίζει ένα σπίτι, γραφείο ή

μικρή επιχείρηση (από προγραμματισμό δίαιτας έως φόρμες τιμολογίων) και αξίζει να

τους ρίξουμε μια ματιά.

2.2 Η Πρώτη Εικόνα

Ανοίγοντας το πρότυπο, δημιουργείται νέο βιβλίο εργασίας με το ίδιο όνομα και

βλέπουμε την παρακάτω εικόνα:

195

Αν μελετήσουμε για λίγο αυτό το σχετικά απλό φύλλο προϋπολογισμού, θα δούμε πως

λειτουργεί:

Είναι χωρισμένο σε τρείς κύριες ζώνες:

Το μικρό τμήμα πάνω αριστερά που αφορά το εισόδημά μας (προβλεπόμενο και

πραγματικό).

Το μικρό τμήμα πάνω δεξιά που αφορά το υπόλοιπο (προβλεπόμενα και

πραγματικά έσοδα μείον έξοδα), δηλαδή τα χρήματα που μας απομένουν.

Το μεγάλο τμήμα κάτω που είναι χωρισμένο σε κατηγορίες και υποκατηγορίες και

αφορά τα έξοδά μας.

2.3 Λειτουργία

Το φύλλο λειτουργεί με την εξής λογική: καταρχήν εισάγουμε το προβλεπόμενο

εισόδημά μας («εισόδημα 1» και «επιπλέον εισόδημα» αν χρειάζεται).

196

Στη συνέχεια, στις κατηγορίες εξόδων, στο μεγάλο κάτω τμήμα του φύλλου, εισάγουμε

τα έξοδά μας. Οι υπολογισμοί σε υποσύνολα και σύνολα, όπως θα δούμε, στη

συνέχεια, γίνονται αυτόματα.

Αρχικά σε κάθε κατηγορία εξόδων εισάγουμε το προβλεπόμενο ποσόν και στη

συνέχεια, εισάγουμε το πραγματικό, εφόσον το γνωρίζουμε. Για παράδειγμα, μπορεί να

εισάγουμε «100€» ως προβλεπόμενο κόστος για καύσιμα αυτοκινήτου και, στη

συνέχεια, εφόσον έχουμε συγκεντρώσει τα απαραίτητα παραστατικά, να εισάγουμε τα

πραγματικά ποσά, πχ «76€». Το Excel θα υπολογίσει αυτόματα τη διαφορά (24€)

χρεώνοντας ή πιστώνοντας μας τις αρνητικές ή θετικές αποκλίσεις. Στο τέλος κάθε

κατηγορίας συγκεντρώνονται αθροιστικά τα προβλεπόμενα και πραγματικά έξοδα

καθώς και οι διαφορές και υπολογίζονται τα σύνολα.

Τα σύνολα αυτά συγκεντρώνονται και αθροίζονται στον μικρό πίνακα στο τέλος του

φύλλου, δεξιά:

Τέλος, στον πίνακα πάνω δεξιά στο φύλλο, τα έξοδα αφαιρούνται από τα έσοδα και

υπολογίζεται η διαφορά:

197

2.4 Μορφοποίηση υπό όρους

Στο κελί όπου υπολογίζεται η διαφορά, βλέπουμε ένα έγχρωμο σχήμα αριστερά του

αριθμού. Το σχήμα αυτό είναι ένας πράσινος κύκλος, κόκκινος ρόμβος ή κίτρινο

τρίγωνο, αν το ποσό είναι θετικό, αρνητικό ή με μικρή απόκλιση από το μηδέν

αντίστοιχα.

Η παραπάνω λειτουργία του Excel λέγεται μορφοποίηση υπό όρους και μπορεί να

πάρει πολλές μορφές, από τον χρωματισμό του κελιού έως την εμφάνιση συμβόλων,

εικόνων και χρωματικών κλιμάκων ανάλογα με το αριθμητικό περιεχόμενο των κελιών.

2.4.1 Μορφοποίηση με σύνολα εικόνων

Στην περίπτωσή μας έχει επιλεχθεί η λειτουργία «Σύνολα εικόνων». Η επιλογή βρίσκεται

στην κεντρική κορδέλα «Μορφοποίηση υπό όρους»:

198

Από το ίδιο μενού μπορούμε να επιλέξουμε «Δημιουργία κανόνα» για να ρυθμίσουμε

ποιες συνθήκες θα πρέπει να ικανοποιούνται ώστε να εμφανιστεί το εικονίδιο που

ταιριάζει σε κάθε περίπτωση.

2.4.2 Δημιουργία κανόνων

Αν επιλέξουμε «Διαχείριση κανόνων», μπορούμε να δούμε και να επεξεργαστούμε τους

κανόνες που έχουν τεθεί:

199

Ο επιλεγμένος κανόνας στην περίπτωσή μας είναι ο «Μορφοποίηση όλων των κελιών

με βάση τις τιμές τους». Για αυτό τον κανόνα, έχουμε επιλέξει, για το σύνολο των τριών

εικονιδίων,

να εμφανίζεται το πράσινο όταν η τιμή είναι μεγαλύτερη ή ίση του μηδενός,

να εμφανίζεται το κίτρινο όταν η τιμή είναι μεταξύ 0 και 20, και

σε κάθε άλλη περίπτωση να εμφανίζεται το κόκκινο.

2.4.3 Η χρησιμότητα της μορφοποίησης υπό όρους

Η μορφοποίηση υπό όρους μας βοηθά να ξεχωρίσουμε με μία γρήγορη ματιά ποια

κελιά στο φύλλο μας περιέχουν τιμές που θα έπρεπε να προσέξουμε περισσότερο.

200

Σκεφτείτε, για παράδειγμα, την περίπτωση αρνητικών υπολοίπων σε τραπεζικό

λογαριασμό, λογαριασμών ή επιταγών που ετοιμάζονται να λήξουν και ποσών, όπως

στην περίπτωσή μας, που έχουν υπερβεί τον προβλεπόμενο προϋπολογισμό.

Δοκιμή 1

Δημιουργήστε ένα φύλλο με βαθμολογίες 15 φοιτητών όπου τα κελιά θα αλλάζουν

χρώμα (γέμισμα) σε 4 κλίμακες:

Κόκκινο: 0 έως 5

Κίτρινο: 5 έως 6,5

Πράσινο: 6,5 έως 8,5

Μπλε: 8,5 έως 10

2.5 Μορφοποίηση ως πίνακας

Μία άλλη μορφοποίηση που έχει γίνει είναι αυτή που αναφέραμε τελευταία στην

προηγούμενη υποενότητα: η μορφοποίηση ως πίνακας:

Οι επιμέρους περιοχές έχουν μορφοποιηθεί ως πίνακες ώστε να δημιουργηθεί

αυτόματα η εμφάνιση με τα σωστά περιγράμματα και τα γεμίσματα ανά γραμμή ενώ

στην επικεφαλίδα του πίνακα, τα πεδία τροποποιούνται και από το βελάκι στα αριστερά

του κάθε πεδίου:

201

Μπορούμε επίσης να ενεργοποιούμε και να απενεργοποιούμε το φίλτρο στους πίνακες

από την αντίστοιχη επιλογή της κορδέλας «Δεδομένα»:

Μπορούμε λοιπόν να επιλέξουμε:

να εφαρμόσουμε κάποιο φίλτρο ώστε να περιορίσουμε τις εγγραφές που

εμφανίζονται επιλέγοντας η από-επιλέγοντάς τες,

να ταξινομήσουμε τις εγγραφές αλφαβητικά ή αντίστροφα,

να ταξινομήσουμε τις αριθμητικές εγγραφές με βάση κριτήρια που θέτουμε όπως

στους κανόνες της προηγούμενης παραγράφου.

Για να εφαρμόσουμε σε ένα δικό μας φύλλο την μορφοποίηση ως πίνακα αρκεί να

επιλέξουμε την περιοχή που θέλουμε και να επιλέξουμε την επιθυμητή μορφοποίηση

από το αντίστοιχο εργαλείο της κεντρικής κορδέλας:

202

2.6 Υπολογισμοί και Συναρτήσεις

Το φύλλο του προσωπικού μηνιαίου προϋπολογισμού χρησιμοποιεί μόνο συναρτήσεις

άθροισης για τους υπολογισμούς.

Οι συναρτήσεις αυτές χρησιμοποιούνται σε τρία σημεία:

στην τελευταία σειρά κάθε πίνακα εξόδων, για τον υπολογισμό των συνόλων,

στον μικρό πίνακα πάνω αριστερά όπου αθροίζονται τα έσοδα, και

στον πίνακα στο τέλος του φύλλου όπου αθροίζονται τα έξοδα.

Στις δύο τελευταίες περιπτώσεις, χρησιμοποιείται η συνάρτηση SUM() όπως τη

γνωρίζουμε, στην απλή μορφή της. Π.χ. =SUM(E7:E8) ή

=SUM(C22;C32;C39;C45;C53;C63;H21;H30;H37;H43;H49;H56)

Στην πρώτη περίπτωση, χρησιμοποιείται μία νέα συνάρτηση, η SUBTOTAL(), για

παράδειγμα =SUBTOTAL(109;[Προβλεπόμενο κόστος]). Η συνάρτηση αυτή λειτουργεί

όπως η SUM, με κάποιες διαφορές:

Η SUBTOTAL μπορεί, ανάλογα με τον αριθμό που δίνουμε ως πρώτο όρισμα (στην

περίπτωσή μας, το 109 είναι ισάξιο με το 9), να παίξει το ρόλο άλλων

συναρτήσεων υποσυνόλων όπως η AVERAGE() ή η COUNT(). Συγκεκριμένα:

Όρισμα Συνάρτηση

1 AVERAGE

2 COUNT

3 COUNTA

4 MAX

5 MIN

203

6 PRODUCT

7 STDEV

8 STDEVP

9 SUM

10 VAR

11 VARP

Η SUBTOTAL λειτουργεί μόνο για αθροίσεις στηλών (κάθετα)

Στη θέση της γνωστής περιοχής κελιών, ως δεύτερο όρισμα της συνάρτησης έχει

τοποθετηθεί το [Προβλεπόμενο κόστος]. Αυτό συμβαίνει όταν έχουμε

μορφοποιήσει τα δεδομένα μας ως πίνακα με επικεφαλίδα. Η επικεφαλίδα στην

περίπτωσή μας είναι το «Προβλεπόμενο κόστος», και αν κατά την εισαγωγή της

συνάρτησης επιλέξουμε την περιοχή από το πρώτο έως το τελευταίο κελί της

στήλης, η περιοχή θα αντικατασταθεί από το όνομα του πεδίου (επικεφαλίδα) και

θα συνεχίσει να ισχύει ανεξάρτητα από το μέγεθος του πίνακα ή τον αριθμό των

γραμμών. Έτσι, μπορούμε να προσθαφαιρούμε γραμμές και εγγραφές

γνωρίζοντας πως η συνάρτηση που υπολογίζει τα σύνολα θα είναι πάντοτε

ενημερωμένη.

204

2.7 Προτάσεις

Το φύλλο – πρότυπο του μηνιαίου προϋπολογισμού είναι μία μικρή καλοσχεδιασμένη

εφαρμογή για τη σύγκριση των προβλεπόμενων και των πραγματικών εξόδων του

σπιτιού μας σε μηνιαία βάση.

Μπορούμε όμως να το επεκτείνουμε και να το κάνουμε πιο λειτουργικό αν

δημιουργήσουμε ένα δεύτερο φύλλο στο οποίο θα αναλύουμε τα έξοδα. Για

παράδειγμα, όπου γράφει «Καύσιμα», θα εισάγουμε ένα άθροισμα όλων των

παραστατικών για καύσιμα αυτοκινήτου που θα έχουμε προηγουμένως συγκεντρώσει

στο δεύτερο φύλλο.

Το δεύτερο φύλλο αυτό θα περιέχει πολλούς μικρότερους πίνακες για όλες τις

κατηγορίες εξόδων (έναν πίνακα για τα καύσιμα, έναν για τα έξοδα σούπερ μάρκετ,

έναν για διασκέδαση κλπ) με στήλες όπως «Ημερομηνία», «Αρ. παραστατικού»,

«Αιτιολογία» και «Ποσό». Τα ποσά θα αθροίζονται σε υποσύνολα και σύνολα, και θα

περνούν με αναφορές στο κεντρικό φύλλο του μηνιαίου προϋπολογισμού μας. Έτσι,

θα έχουμε απόλυτο έλεγχο των εξόδων και θα μπορούμε εύκολα να παρακολουθούμε

τι ακριβώς επηρεάζει τον προϋπολογισμό μας.

Επεκτείνοντας περισσότερο την εφαρμογή11, μπορούμε να συνδέσουμε πολλά

συνεχόμενα ζεύγη φύλλων (μηνιαίου προϋπολογισμού και ανάλυσης) δημιουργώντας

έναν ενιαίο προϋπολογισμό με ορίζοντα διετίας ή πενταετίας.

11 Με τον όγκο της πληροφορίας που θα συγκεντρωθεί, έχει νόημα να αναπαραστήσουμε γραφικά την πορεία των μηνιαίων προϋπολογισμών και να δημιουργήσουμε συγκεντρωτικούς πίνακες. Τα δεδομένα αυτά μπορούν στη συνέχεια να τροφοδοτηθούν σε μία απλή βάση δεδομένων και να αυτοματοποιηθεί η εκτέλεση απλών αναζητήσεων και η εκτύπωση αναφορών.

205

ΥΠΟΕΝΟΤΗΤΑ 3. ΕΡΓΑΣΙΑ ΜΕ ΕΞΩΤΕΡΙΚΑ ΔΕΔΟΜΕΝΑ

Στην τρίτη υποενότητα, θα αναπτύξουμε παραδείγματα επεξεργασίας εξωτερικών

δεδομένων με το Excel. Όταν λέμε εξωτερικά δεδομένα εννοούμε τα δεδομένα που δεν

έχουμε πληκτρολογήσει χειροκίνητα σε ένα φύλλο, αλλά τα έχουμε εισάγει από μία

εξωτερική πηγή όπως ένα αρχείο, ένα scanner ή το Διαδίκτυο.

3.1 Πηγές Εξωτερικών Δεδομένων

Ας ξεκινήσουμε δίνοντας μερικά παραδείγματα εξωτερικών δεδομένων. Η επεξεργασία

αριθμών από τον υπολογιστή έχει νόημα είτε όταν έχουμε ιδιαίτερα πολύπλοκες πράξεις

και σύνθετους αριθμούς είτε όταν ο όγκος της πληροφορίας είναι μεγάλος. Στην

τελευταία περίπτωση ανήκουν όλες οι βάσεις δεδομένων που προκύπτουν από

συστήματα συναλλαγών (transaction systems) όπως αυτά που συναντούμε σε

καταστήματα λιανικών πωλήσεων, σε αποθήκες, σε στατιστικές μελέτες και γενικά όλες

τις διαδικασίες από τις οποίες προκύπτουν μεγάλες σειρές αριθμών.

Παράδειγμα 1

Σε ένα απλό παράδειγμα, ένα συνεργάτης μας, μας δίνει μία δισκέτα με ένα αρχείο το

οποίο περιέχει τα στοιχεία, όνομα, διεύθυνση και κινητά τηλέφωνα χιλίων πελατών μας.

Αν θέλαμε να ταξινομήσουμε και να επεξεργαστούμε τα δεδομένα αυτά με το χέρι, θα

ήταν ιδιαίτερα χρονοβόρο να τα πληκτρολογήσουμε εξαρχής, εφόσον τα έχουμε ήδη

σε ηλεκτρονική μορφή.

Το Excel διαθέτει διαδικασίες για την εισαγωγή δεδομένων από εξωτερικά αρχεία είτε

αυτά βρίσκονται στον υπολογιστή μας (στο σκληρό δίσκο ή σε αποσπώμενο μέσο) είτε

στο Δίκτυο.

3.2 Εισαγωγή δεδομένων

Προτού εισάγουμε τα δεδομένα, θα πρέπει να βεβαιωθούμε πως τα δεδομένα αυτά

βρίσκονται μέσα στο αρχείο τακτοποιημένα και σε τέτοια μορφή ώστε το Excel να

μπορεί να τα διαβάσει με τη σειρά και να τα εισάγει στο φύλλο.

Ο απλούστερος τρόπος να εισάγουμε εξωτερικά δεδομένα είναι από ένα αρχείο

κειμένου όπου τα δεδομένα είναι διαχωρισμένα μεταξύ του με ένα κόμμα ή άλλο ειδικό

206

χαρακτήρα (Comma Separated Values – CSV). Θα υποδείξουμε τον χαρακτήρα αυτόν

στο Excel ώστε τα δεδομένα που διαχωρίζονται από αυτόν να τοποθετηθούν σε

ξεχωριστά κελιά κατά την εισαγωγή.

Ένα απλό παράδειγμα τέτοιου αρχείου είναι το παρακάτω:

Πρόκειται για απλό αρχείο κειμένου (.txt) όπου περιέχονται τα πεδία Ημερομηνία,

Όνομα, και Τηλέφωνο. Επίσης:

οι γραμμές (εγγραφές) διαχωρίζονται με τον χαρακτήρα της παραγράφου (Enter)

και

τα δεδομένα διαχωρίζονται με το χαρακτήρα «,» (κόμμα)

Ας δοκιμάσουμε να εισάγουμε το αρχείο αυτό στο Excel.

Αρχείο 2

Για να δείτε το αρχείο, κάνετε download στο αντίστοιχο link του ηλεκτρονικού υλικού

στην εκπαιδευτική πλατφόρμα.

3.3 Εισαγωγή από αρχείο κειμένου

Όλες οι εργασίες εισαγωγής εξωτερικών δεδομένων είναι προσβάσιμες από την

κορδέλα «Δεδομένα» και συγκεκριμένα, την ενότητα «Λήψη εξωτερικών δεδομένων»:

207

Οι επιλογές που μας δίνονται στο αριστερό μέρος είναι αυτές που θα χρησιμοποιούμε

συχνότερα: Εισαγωγή από την βάση δεδομένων Access, εισαγωγή από το Διαδίκτυο

και εισαγωγή από κείμενο. Τώρα, θα επιλέξουμε την τελευταία επιλογή ώστε να

εισάγουμε το αρχείο με τα τηλέφωνα των φίλων.

3.3.1 Βήμα 1ο

Εντοπίζουμε το επιθυμητό αρχείο στον Υπολογιστή μας και το εισάγουμε με διπλό-κλικ.

Τότε, εμφανίζεται το παρακάτω παράθυρο της εισαγωγής δεδομένων από κείμενο

(βήμα 1):

Ενεργοποιούμε την επιλογή «Οριοθετημένο», καθώς γνωρίζουμε πως τα δεδομένα μας

οριοθετούνται από τον χαρακτήρα «,», και πατάμε «Επόμενο»:

208

3.3.2 Βήμα 2ο

Επιλέγουμε το κουτάκι «Κόμμα», και βλέπουμε στην προεπισκόπηση τα δεδομένα μας

να διαχωρίζονται σωστά από κάθετες γραμμές. Πατάμε «Επόμενο»:

3.3.3 Βήμα 3ο

209

Το παράθυρο αυτό, επιλέγουμε το είδος της μορφοποίησης για κάθε στήλη δεδομένων.

Επιλέγουμε τις στήλες μια-μια με το ποντίκι και του αντιστοιχούμε τους διαθέσιμους

τύπους δεδομένων. Με τη σειρά: Ημερομηνία, Κείμενο και Γενική.

3.3.4 Αποτέλεσμα

Πατώντας τέλος, τα δεδομένα εισάγονται στο φύλλο μας στη θέση που θα

υποδείξουμε:

3.4 Εισαγωγή από το Διαδίκτυο

Οι δυνατότητες του Excel 2007 όσον αφορά την εισαγωγή δεδομένων από το Διαδίκτυο

είναι εντυπωσιακές. Το Excel μπορεί να “αναγνώσει” μία ιστοσελίδα και, με μερικές

απλές υποδείξεις που θα κάνουμε με το ποντίκι μας, να εισάγει τα δεδομένα που

θέλουμε στο φύλλο, είτε αυτά βρίσκονται σε κάποιο πίνακα HTML μέσα στην ιστοσελίδα,

είτε σε απλό κείμενο, είτε σε μορφή λίστας.

Ας δούμε ένα παράδειγμα:

Επιλέγουμε «Λήψη εξωτερικών δεδομένων από το Web»

210

3.4.1 Βήμα 1ο

Εφόσον είμαστε συνδεδεμένοι στο Διαδίκτυο, εμφανίζεται το παράθυρο «Δημιουργία

ερωτήματος στο Web» του Internet Explorer:

Σημείωση 1

Χρειάζεται προσοχή ώστε τα δεδομένα στο Διαδίκτυο να είναι μορφοποιημένα σε

γραμμές, στήλες ή έστω απλό κείμενο. Δεν θα πρέπει να είναι κρυμμένα σε εικόνες ή να

έχουν μεταξύ τους ακανόνιστη σχέση. Στην περίπτωση αυτή θα χρειαστεί αρκετή

επιπλέον εργασία ώστε να τα φέρουμε στη μορφή που θέλουμε και να αφαιρέσουμε

την ανεπιθύμητη πληροφορία.

Για παράδειγμα, αν θέλουμε να εισάγουμε χρηματικές αξίες, το σημείο «€» θα πρέπει να

αντικατασταθεί με το χέρι η με τη βοήθεια κάποιας συνάρτησης του Excel, προκειμένου

να μπορέσουμε να επεξεργαστούμε τα δεδομένα μας ως αριθμούς.

211

Πλοηγούμαστε στην ιστοσελίδα που θέλουμε. Στη συνέχεια, κάνουμε κλικ στους

κίτρινους δείκτες που αφορούν ενότητες της ιστοσελίδας με χρήσιμα δεδομένα. Το

Excel, αναλύοντας τη δομή της ιστοσελίδας, κρίνει ποιες ενότητες μπορούν να

επιλεχθούν για εισαγωγή. Εμείς, μπορούμε να επιλέξουμε μία ή περισσότερες.

3.4.2 Βήμα 2ο

Οι επιλεγμένες ενότητες χρωματίζονται σε μπλε:

Τελειώνοντας, πατάμε το κουμπί «Εισαγωγή». Το σύστημα μας ρωτά σε ποιο κελί να

τοποθετήσει τα δεδομένα (αρχικό κελί):

212

Πατάμε ΟΚ:

3.4.3 Βήμα 3ο

Τα δεδομένα στη φάση αυτή θα χρειαστούν μορφοποίηση προκειμένου να μπορούν

να χρησιμοποιηθούν. Συγκεκριμένα, θα πρέπει να μετατρέψουμε όλους τους αριθμούς

από αμερικάνικη μορφή σε ευρωπαϊκή, δηλαδή να εξαλείψουμε το χαρακτήρα «,» για το

διαχωρισμό των χιλιάδων και να αντικαταστήσουμε τον χαρακτήρα «.» από τον «,» για

την υποδιαστολή.

Κάνουμε λοιπόν εύρεση και αντικατάσταση όλων, δύο φορές:

213

Όταν γίνουν οι απαραίτητες αντικαταστάσεις, το Excel μετατρέπει αυτόματα τα κελιά

από κείμενο σε αριθμούς.

3.4.4 Αποτέλεσμα

Στη συνέχεια, μπορούμε να πραγματοποιήσουμε οποιαδήποτε επεξεργασία θελήσουμε,

όπως ο υπολογισμός μέσων τιμών, αποκλίσεων, και η χάραξη γραφημάτων:

214

Δείτε το αρχείο 3.

Αρχείο 3

Για να δείτε το αρχείο, κάνετε download στο αντίστοιχο link του ηλεκτρονικού υλικού

στην εκπαιδευτική πλατφόρμα.

3.5 Συμπεράσματα και Άλλες Εφαρμογές

Η εισαγωγή εξωτερικών δεδομένων στο Excel για επεξεργασία είναι μία εργασία συχνή

και απαραίτητη. Πηγή των δεδομένων μας, εκτός από αρχεία κειμένου και το Διαδίκτυο,

μπορεί να είναι απλές βάσεις δεδομένων όπως η Microsoft Access αλλά και άλλες

πηγές, προκαθορισμένες και μη:

215

Η εισαγωγή εξωτερικών δεδομένων μας δίνει τη «δύναμη» να εργαστούμε με μεγάλο

όγκο πληροφορίας, εξάγοντας χρήσιμα συμπεράσματα, χωρίς να απαιτείται να

εισάγουμε την πληροφορία αυτή στο Excel χειροκίνητα. Μάλιστα, μπορούμε να την

εισάγουμε και από έντυπα μέσω της τεχνολογίας OCR (Optical Character

Recognition), αν σαρώσουμε τα έντυπα που θέλουμε με ένα scanner και περάσουμε τα

αρχεία από ένα λογισμικό οπτικής αναγνώρισης χαρακτήρων (OCR). Το αρχείο

κειμένου που θα προκύψει μπορεί να τροφοδοτηθεί στη συνέχεια στο Excel για

εισαγωγή δεδομένων.

Σύνοψη Μετά τη μελέτη της διδακτικής ενότητας μάθαμε ότι:

• Στην εφαρμογή των κοινοχρήστων εμπεδώσαμε τις βασικές λειτουργίες εισαγωγής

δεδομένων, τύπων και συναρτήσεων

• Οι τρεις λειτουργίες που αξίζει να γνωρίζουμε καλά είναι:

η λειτουργία της συμπλήρωσης (auto fill) των κελιών, σε μεμονωμένα κελιά ή

περιοχές κελιών,

η χρησιμότητα των απόλυτων διευθύνσεων σε αναφορές κελιών,

η λειτουργία μορφοποίησης περιοχής ως πίνακα. Τα φίλτρα που προκύπτουν

στις επικεφαλίδες είναι προαιρετικά αλλά μπορούμε να τα συμπεριλάβουμε,

καθώς βοηθούν σε αναζητήσεις και ταξινομήσεις

216

• Το φύλλο προσωπικού μηνιαίου προϋπολογισμού είναι η δεύτερη εφαρμογή που

μελετήσαμε. Τα αντικείμενά μας ήταν:

η εισαγωγή προτύπου,

η συναρτήσεις άθροισης (subtotals),

η μορφοποίηση κελιών υπό όρους, με εικόνες ή χρώματα ανάλογα με τους

κανόνες και τα κριτήρια που θέτουμε.

Η μορφοποίηση ως πίνακα

• Τέλος, αξίζει να πειραματιστούμε με τις προτάσεις που κάναμε στο τέλος της 2ης

υποενότητας για επέκταση της λειτουργίας της εφαρμογής

• Στην τελευταία υποενότητα, μιλήσαμε για την εισαγωγή εξωτερικών δεδομένων. Τα

εξωτερικά δεδομένα μας βοηθούν να εισάγουμε αυτόματα στο Excel μεγάλες

ποσότητες αριθμών που έχουμε σε ηλεκτρονική μορφή χωρίς να χρειάζεται να τις

πληκτρολογήσουμε εκ νέου.

• Τα δεδομένα αυτά μπορούν να προκύψουν με τη βοήθεια απλών κανόνων από

αρχεία κειμένου, ιστοσελίδες, βάσεις δεδομένων αλλά και έντυπα που έχουμε

ψηφιοποιήσει με ένα scanner.

217

433 - ΒΙΒΛΙΟΓΡΑΦΙΑ

Χρήσιμες Διευθύνσεις στο Διαδίκτυο

Οι παρούσες ενότητες στερούνται βιβλιογραφίας, καθώς έχουν βασιστεί αποκλειστικά

στους συγγραφείς. Αν ωστόσο κρίνεται σκόπιμη η παροχή κάποιων συγγραμμάτων

ως προτεινόμενων για τη διεύρυνση των γνώσεων του εκπαιδευόμενου, αυτά μπορούν

να παρασχεθούν.

• Microsoft Office Online

• Mr Excel (questions and answers)

• Excel tips