Road Show 2014

Δρ Γεωργία Προκοπιάδου - Πρ/νη Διαφάνειας & Ηλεκτρονικής Διακυβέρνησης Περιφέρειας Ιονίων Νήσων Λιτσαρδόπουλος Στέφανος - Εμπορική Διεύθυνση

Ηλεκτρονική Διακίνηση Εγγράφων

Road Show 2014

•Νομοθεσία • Α.Π. ΔΙΑΔΠ/3753/19.2.2001 εγκύκλιο της Υπουργού Εσωτερικών, Δημόσιας Διοίκησης και Αποκέντρωσης για την αντικατάσταση χειρογράφου συστήματος πρωτοκόλλου με ηλεκτρονικό μέχρι 3/9/2001

• ΠΔ 150/2001 Προσαρμογή της Ελληνικής Νομοθεσίας προς τις διατάξεις του Ευρωπαϊκού Κοινοβουλίου και Συμβουλίου σχετικά με το κοινοτικό πλαίσιο για τις ηλεκτρονικές υπογραφές

• Ν. 3979/2011 για την Ηλεκτρονική Διακυβέρνηση •ΠΔ 25/2014 - 25/02/2014 Ηλεκτρονικό Αρχείο και Ψηφιοποίηση εγγράφων

Road Show 2014

•Πραγματικότητα • Ένα εισερχόμενο αφού χαρακτηρισθεί & πρωτοκολληθεί βγαίνει σε πολλαπλά αντίγραφα •Εν συνεχεία μοιράζεται στις αντίστοιχές διευθύνσεις είτε προς ενημέρωση είτε προς ενέργεια

• Κάθε διεύθυνση και υπάλληλος δέχεται καθημερινά (και καθυστερημένα) ένα πακτωλό εγγράφων από τα οποία μόνο συγκεκριμένα είναι για τον ίδιο. •Έγγραφα που κάποια στιγμή θα χρειαστεί να τα αναζητήσει και δεν θα μπορεί να βρει.

Road Show 2014

• Τι μπορεί να κάνει το Ηλεκτρονικό Πρωτόκολλο της OTS για την Ηλεκτρονική Διακυβέρνηση.

•ΛΙΓΑ

• Τι μπορούμε να κάνουμε μαζί μέσα από τη χρήση του Ηλεκτρονικού Πρωτοκόλλου της OTS

•ΠΟΛΛΑ

•ΠΟΙΟΣ ΕΙΝΑΙ Ο ΤΡΟΠΟΣ;

Road Show 2014

ΕΝ ΑΡΧΗ ΕΙΝΑΙ ΤΟ ΗΛΕΚΤΡΟΝΙΚΟ ΠΡΩΤΟΚΟΛΛΟ &

ΗΛΕΚΤΡΟΝΙΚΗ ΔΙΑΚΙΝΗΣΗ ΕΓΓΡΑΦΩΝ

Road Show 2014

• Τι προσφέρει η Εφαρμογή

• Γρήγορη καταχώρηση με λιγότερα λάθη • Αυτόματη ενημέρωση μέσω e-mail για την νέα χρέωση εγγράφου σε επίπεδο Διεύθυνσης / Τμήμα / Υπάλληλου. Ο υπάλληλος του πρωτόκολλου δεν κάνει τίποτα περισσότερο σήμερα από ότι έκανε χθες. • Ταχύτατη σάρωση και αποθήκευση εγγράφων ΜΕΣΑ από την εφαρμογή του Πρωτοκόλλου χωρίς τη χρονοβόρα χρήση 3ου λογισμικού • Ηλεκτρονική αποστολή εγγράφων μεταξύ υπηρεσιών που τηρούν διαφορετικό βιβλίο πρωτοκόλλου • Εύκολη Αναζήτηση στο σύνολο του ψηφιοποιημένου εγγράφου όχι μόνο στο θέμα. • Σύνδεση εφαρμογής με παρακολούθηση ροών εργασιών

Road Show 2014

• Προετοιμασία – Παραμετροποίηση της Εφαρμογής: • Αναβάθμιση της εφαρμογής του Ηλ. Πρωτοκόλλου από Client – Server σε Web • Καταχώρηση του Οργανογράμματος και του Ανθρωπίνου Δυναμικού που χρεώνουν και χρεώνονται έγγραφα και υποθέσεις • Δημιουργία χρηστών και κατάταξη αυτών σε εξειδικευμένες ομάδες συμφώνα με τι θέση τους στο οργανόγραμμα. • Θέση σε λειτουργία κανόνων ασφαλείας στη χρήση της εφαρμογής και στη τήρηση του ψηφιακού αρχείου • Ενδεχόμενη αναδιοργάνωση χρήσεων του ηλεκτρονικού πρωτόκολλου και δημιουργίας εξαρτημένων ή μη χρήσεων

Road Show 2014

•Προετοιμασία – Προσαρμογή του Φορέα

• Αξιοποίηση υφιστάμενων υποδομών ψηφιοποίησης με την χρήση φωτοτυπικών ως σαρωτές (scan to pc/ scan to e-mail). • Ενεργοποίηση αποθηκευτικού χώρου για τα ψηφιακών αρχεία. • Σύνδεση Ηλ. Πρωτοκόλλου OTS με τον mail – server του φορέα. • Αναλυτική ενημέρωση σε επίπεδό ανώτερων στελεχών και πολιτικών προϊσταμένων για τα στάδια και τα οφέλη της αλλαγής. Εξασφάλιση της συμμετοχής και στήριξης τους στην επερχόμενη αλλαγή. • Αναλυτική, συνεχής & on the job εκπαίδευση στους χρήστες.

Road Show 2014

• Ποιο θα είναι το αποτέλεσμα της προσπάθειας • Όχι αλλά Αντίγραφα Το πρωτότυπο είτε μένει στο αρχείο του πρωτόκολλου είτε πάει στον άμεσα ενδιαφερόμενο. • Όχι άλλο εκτυπωμένο φαξ – σύνδεση με φαξ server. • Τα έγγραφα της διεύθυνσης ΔΕΝ θα τα μεταφέρονται με καροτσάκια ή μέσα σε βιβλία αλλά άμεσα μέσα από την πρωτοκόλληση. • Κάθε υπάλληλος θα έχει άμεση πρόσβαση στα έγγραφα που του έχουν χρεωθεί. • Κάθε προϊστάμενος θα έχει άμεση εποπτεία των ανοιχτών υποθέσεων της υπηρεσίας τους • Ασφάλεια, κανένα έγγραφο δεν θα χάνεται ούτε θα «κρύβεται». • Με την έλευση της ψηφιακής υπογραφής στις υπηρεσίες σας σε επίπεδο συντάκτη θα διακινούνται ηλεκτρονικά και τα σχέδια εγγράφων

Road Show 2014

• Τι έχουμε να κάνουμε

• Διαχείριση Διαδικασιών – Ροές εργασίας. • Ψηφιακές Υπογραφές • Εννοιολογική Δια-λειτουργικότητα και Θεματική προσδιόριση εγγράφων (Eurovoc)