OTS RoadShow 2104_Εθνικό Ληξιαρχείο Μητρώο Πολιτών_κ. Δρίνης...

42
OTS ROADSHOW 2014 ΕΘΝΙΚΟ ΛΗΞΙΑΡΧΕΙΟ ΜΗΤΡΩΟ ΠΟΛΙΤΩΝ ΓΕΝΙΚΑ ΣΤΟΙΧΕΙΑ ΕΡΓΟΥ ΑΝΑΘΕΤΟΥΣΑ ΑΡΧΗ Κοινωνία της Πληροφορίας ΑΕ ΦΟΡΕΑΣ ΓΙΑ ΤΟΝ ΟΠΟΙΟ ΠΡΟΟΡΙΖΕΤΑΙ ΤΟ ΕΡΓΟ Υπουργείο Εσωτερικών (ΥΠΕΣ) / Συμμετέχοντες Δήμοι 1 Σελίδα

Transcript of OTS RoadShow 2104_Εθνικό Ληξιαρχείο Μητρώο Πολιτών_κ. Δρίνης...

Page 1: OTS RoadShow 2104_Εθνικό Ληξιαρχείο Μητρώο Πολιτών_κ. Δρίνης Ιωάννης

OTS ROADSHOW 2014

ΕΘΝΙΚΟ ΛΗΞΙΑΡΧΕΙΟ ΜΗΤΡΩΟ ΠΟΛΙΤΩΝ

ΓΕΝΙΚΑ ΣΤΟΙΧΕΙΑ ΕΡΓΟΥ

ΑΝΑΘΕΤΟΥΣΑ ΑΡΧΗ

Κοινωνία της Πληροφορίας ΑΕ

ΦΟΡΕΑΣ ΓΙΑ ΤΟΝ ΟΠΟΙΟ ΠΡΟΟΡΙΖΕΤΑΙ ΤΟ ΕΡΓΟ

Υπουργείο Εσωτερικών (ΥΠΕΣ) / Συμμετέχοντες Δήμοι

1 Σελίδα

Page 2: OTS RoadShow 2104_Εθνικό Ληξιαρχείο Μητρώο Πολιτών_κ. Δρίνης Ιωάννης

OTS ROADSHOW 2014

ΕΘΝΙΚΟ ΛΗΞΙΑΡΧΕΙΟ ΜΗΤΡΩΟ ΠΟΛΙΤΩΝ

Το Εθνικό Ληξιαρχείο είναι έργο εθνικής εμβέλειας.

Σκοπός του έργου είναι η προώθηση του οργανωτικού και διοικητικού εκσυγχρονισμού της ελληνικής Δημόσιας Διοίκησης και η ενίσχυση της ηλεκτρονικής διακυβέρνησης, μέσω :

της δημιουργίας της κατάλληλης υποδομής, όπου θα καταγράφονται, θα μεταβάλλονται και θα παρακολουθούνται με σύγχρονο και συστηματικό τρόπο όλες οι νέες ληξιαρχικές πράξεις που δηλώνονται / δημιουργούνται στα τοπικά Ληξιαρχεία καθώς και η πλειοψηφία των υφιστάμενων ληξιαρχικών πράξεων των ληξιαρχείων της χώρας.

της δημιουργίας Μητρώου Πολιτών, το οποίο θα αποτελέσει τη βάση για περαιτέρω αξιοποίησή του από Φορείς της Δημόσιας Διοίκησης (Φορείς Διαλειτουργικότητας).

2 Σελίδα

Page 3: OTS RoadShow 2104_Εθνικό Ληξιαρχείο Μητρώο Πολιτών_κ. Δρίνης Ιωάννης

OTS ROADSHOW 2014

ΕΘΝΙΚΟ ΛΗΞΙΑΡΧΕΙΟ ΜΗΤΡΩΟ ΠΟΛΙΤΩΝ

Οι Φορείς για τους οποίους προορίζεται το Έργο είναι το Υπουργείο Εσωτερικών, τα Ληξιαρχεία και οι Υπηρεσίες Δημοτολογίου των Δήμων όλης της χώρας καθώς και «Φορείς Διαλειτουργικότητας».

Ο Προϋπολογισμός του έργου ανέρχεται σε περίπου 42 εκατ. €

3 Σελίδα

Page 4: OTS RoadShow 2104_Εθνικό Ληξιαρχείο Μητρώο Πολιτών_κ. Δρίνης Ιωάννης

OTS ROADSHOW 2014

ΕΘΝΙΚΟ ΛΗΞΙΑΡΧΕΙΟ ΜΗΤΡΩΟ ΠΟΛΙΤΩΝ

ΣΤΟΧΟΙ ΕΡΓΟΥ / ΟΦΕΛΗ

4 Σελίδα

Page 5: OTS RoadShow 2104_Εθνικό Ληξιαρχείο Μητρώο Πολιτών_κ. Δρίνης Ιωάννης

OTS ROADSHOW 2014

ΕΘΝΙΚΟ ΛΗΞΙΑΡΧΕΙΟ ΜΗΤΡΩΟ ΠΟΛΙΤΩΝ

Κύριοι στόχοι του έργου είναι:

Η δημιουργία Μητρώου Πολιτών, το οποίο θα προκύψει ύστερα από αυτοματοποιημένη αντιπαραβολή, βελτίωση της ποιότητας και διασύνδεσή των στοιχείων δημοτικής κατάστασης, τα οποία θα τηρούνται στη βάση δεδομένων του Εθνικού Δημοτολογίου, με τα ληξιαρχικά στοιχεία που θα ψηφιοποιηθούν/ καταχωρηθούν στο πλαίσιο των έργων ψηφιοποίησης του Εθνικού Ληξιαρχείου.

5 Σελίδα

Page 6: OTS RoadShow 2104_Εθνικό Ληξιαρχείο Μητρώο Πολιτών_κ. Δρίνης Ιωάννης

OTS ROADSHOW 2014

ΕΘΝΙΚΟ ΛΗΞΙΑΡΧΕΙΟ ΜΗΤΡΩΟ ΠΟΛΙΤΩΝ

Μητρώο Πολιτών

Η πιο αξιόπιστη πηγή πληροφοριών για την εκτύπωση της Κάρτας του Πολίτη και τη δημιουργία αξιόπιστων εκλογικών καταλόγων.

Το Μέσο για τη μείωση ή ακόμα και εξάλειψη του φαινομένου απόδοσης σύνταξης σε αποβιώσαντες και διπλοσυνταξιούχους από τα Ασφαλιστικά Ταμεία (εξοικονόμηση πολλών δεκάδων εκατομμυρίων Ευρώ ετησίως).

Το Μέσο για την Απαλλαγή στο 100% των Δήμων από την υποχρέωση

τήρησης εκλογικών καταλόγων και από τη δίμηνη αποστολή εκλογικών αναθεωρήσεων

τήρησης Ληξιαρχικών Βιβλίων που τηρούνται στα 1034 Ληξιαρχεία (κατάργηση τήρησης)

Το Μέσο για την κατάργηση της ετήσιας κατάρτισης στρατολογικού πίνακα από τους Δήμους (αυτοματοποιημένη πλέον κατάρτισή του μόνο από τα στρατολογικά γραφεία)

Το Μέσο για την εκκαθάριση και επικαιροποίηση άλλων κρίσιμων εξειδικευμένων μητρώων (π.χ. TAXIS, ΑΜΚΑ κλπ.)

6 Σελίδα

Page 7: OTS RoadShow 2104_Εθνικό Ληξιαρχείο Μητρώο Πολιτών_κ. Δρίνης Ιωάννης

OTS ROADSHOW 2014

ΕΘΝΙΚΟ ΛΗΞΙΑΡΧΕΙΟ ΜΗΤΡΩΟ ΠΟΛΙΤΩΝ

Η λειτουργία στους Δήμους ενός ¨Οργανισμού¨ με αντικείμενο την τήρηση του Μητρώου Πολιτών

Αρχικά, η πλήρως αυτοματοποιημένη ηλεκτρονική έκδοση αντιγράφων Ληξιαρχικών Πράξεων από τα Ληξιαρχεία και τους «Φορείς Διαλειτουργικότητας»

Τελικά, η σταδιακή, κατάργηση έκδοσης αυτών των αντιγράφων

Η σημαντική μείωση του φόρτου εργασίας των ΚΕΠ κατά 38% περίπου – δυνατότητα αξιοποίησης προσωπικού και υποδομών για παροχή και άλλων υπηρεσιών

Η γρήγορη και αποτελεσματική εξυπηρέτηση του πολίτη από τα Ληξιαρχεία και από τους «Φορείς Διαλειτουργικότητας» μέσω της δυνατότητας που θα τους δοθεί για πλήρως αυτοματοποιημένη ηλεκτρονική έκδοση αντιγράφων / αποσπασμάτων Ληξιαρχικών Πράξεων

7 Σελίδα

Page 8: OTS RoadShow 2104_Εθνικό Ληξιαρχείο Μητρώο Πολιτών_κ. Δρίνης Ιωάννης

OTS ROADSHOW 2014

ΕΘΝΙΚΟ ΛΗΞΙΑΡΧΕΙΟ ΜΗΤΡΩΟ ΠΟΛΙΤΩΝ

ΑΝΤΙΚΕΙΜΕΝΟ ΕΡΓΟΥ (συνοπτικά)

8 Σελίδα

Page 9: OTS RoadShow 2104_Εθνικό Ληξιαρχείο Μητρώο Πολιτών_κ. Δρίνης Ιωάννης

OTS ROADSHOW 2014

ΕΘΝΙΚΟ ΛΗΞΙΑΡΧΕΙΟ ΜΗΤΡΩΟ ΠΟΛΙΤΩΝ

1. Δημιουργία Κεντρικής Υποδομής (εξοπλισμός και λογισμικό)

2. Υλοποίηση Πληροφοριακού Συστήματος Μητρώου Πολιτών

(Υποσύστημα Ληξιαρχείων, Υποσύστημα Διαλειτουργικότητας,

Υποσύστημα Διαχείρισης, Υποσύστημα Στατιστικών)

3. Αντιπαραβολή, ποιοτικός έλεγχος και εκκαθάριση των στοιχείων του

Εθνικού Δημοτολογίου και του Εθνικού Ληξιαρχείου με στόχο, αφενός τη

βελτίωση της ποιότητας των στοιχείων και αφετέρου τη διασύνδεσή τους

4. Δημιουργία βάσης δεδομένων Μητρώου Πολιτών, αποτελούμενη από

αξιόπιστα στοιχεία δημοτικής κατάστασης και ληξιαρχικά στοιχεία

πολιτών

9 Σελίδα

Page 10: OTS RoadShow 2104_Εθνικό Ληξιαρχείο Μητρώο Πολιτών_κ. Δρίνης Ιωάννης

OTS ROADSHOW 2014

ΕΘΝΙΚΟ ΛΗΞΙΑΡΧΕΙΟ ΜΗΤΡΩΟ ΠΟΛΙΤΩΝ

5. Εκπαίδευση και υποστήριξη (επιτόπια και τηλεφωνική) του συνόλου των

χρηστών που θα χρησιμοποιήσουν τα Υποσυστήματα που θα

υλοποιηθούν στο πλαίσιο του Έργου

6. Προμήθεια και διάθεση του απαραίτητου εξοπλισμού σε όλα τα

Ληξιαρχεία της χώρας

7. Ψηφιοποίηση με τη μέθοδο της σάρωσης και με την μέθοδο της

καταχώρησης των Ληξιαρχικών Πράξεων που τηρούνται χειρόγραφα στα

Ληξιαρχεία της χώρας

10 Σελίδα

Page 11: OTS RoadShow 2104_Εθνικό Ληξιαρχείο Μητρώο Πολιτών_κ. Δρίνης Ιωάννης

OTS ROADSHOW 2014

ΕΘΝΙΚΟ ΛΗΞΙΑΡΧΕΙΟ ΜΗΤΡΩΟ ΠΟΛΙΤΩΝ

ΔΟΜΗ ΕΡΓΟΥ - ΥΠΟΕΡΓΑ

11 Σελίδα

Page 12: OTS RoadShow 2104_Εθνικό Ληξιαρχείο Μητρώο Πολιτών_κ. Δρίνης Ιωάννης

OTS ROADSHOW 2014

ΕΘΝΙΚΟ ΛΗΞΙΑΡΧΕΙΟ ΜΗΤΡΩΟ ΠΟΛΙΤΩΝ

Υποέργο 1: ΠΛΗΡΟΦΟΡΙΑΚΟ ΣΥΣΤΗΜΑ ΜΗΤΡΩΟΥ ΠΟΛΙΤΩΝ

Υποέργο 2: ΕΚΠΑΙΔΕΥΣΗ ΚΑΙ ΥΠΟΣΤΗΡΙΞΗ ΔΗΜΩΝ ΣΤΟ ΠΛΑΙΣΙΟ ΤΟΥ ΕΡΓΟΥ «ΕΘΝΙΚΟ ΛΗΞΙΑΡΧΕΙΟ»

Υποέργο 3: ΜΗΧΑΝΟΓΡΑΦΗΣΗ ΛΗΞΙΑΡΧΕΙΩΝ

Υποέργα 4 - 8: ΨΗΦΙΟΠΟΙΗΣΗ ΛΗΞΙΑΡΧΙΚΩΝ ΠΡΑΞΕΩΝ

12 Σελίδα

Page 13: OTS RoadShow 2104_Εθνικό Ληξιαρχείο Μητρώο Πολιτών_κ. Δρίνης Ιωάννης

OTS ROADSHOW 2014

ΨΗΦΙΟΠΟΙΗΣΗ ΛΗΞΙΑΡΧΕΙΩΝ

ΥΠΟΕΡΓΑ 4 έως 8

13 Σελίδα

Page 14: OTS RoadShow 2104_Εθνικό Ληξιαρχείο Μητρώο Πολιτών_κ. Δρίνης Ιωάννης

OTS ROADSHOW 2014

ΨΗΦΙΟΠΟΙΗΣΗ ΛΗΞΙΑΡΧΕΙΩΝ

Α/Α-Τίτλος: 4 έως 8 – ΨΗΦΙΟΠΟΙΗΣΗ ΛΗΞΙΑΡΧΙΚΩΝ ΠΡΑΞΕΩΝ

Π/Υ: € 30.564.000

Διάρκεια: 28 μήνες

Κατάσταση: Υπάρχουν Ανάδοχοι

Αντικείμενο Υποέργων 4 έως 8:

Ψηφιοποίηση των υφιστάμενων ληξιαρχικών πράξεων όλων των

Ληξιαρχείων της χώρας (1034 σημεία) • Σάρωση και indexing περίπου 26 εκατ. ΛΠ

• Διπλή καταχώρηση περίπου 17 εκατ. ΛΠ

• Προετοιμασία των καταχωρηθέντων ΛΠ για μετάπτωση στην Κεντρική Υποδομή του Εθνικού Ληξιαρχείου

14 Σελίδα

Page 15: OTS RoadShow 2104_Εθνικό Ληξιαρχείο Μητρώο Πολιτών_κ. Δρίνης Ιωάννης

OTS ROADSHOW 2014

ΨΗΦΙΟΠΟΙΗΣΗ ΛΗΞΙΑΡΧΕΙΩΝ

ΕΡΓΑ ΠΟΥ ΕΧΟΥΝ ΑΝΑΤΕΘΕΙ ΣΤΗΝ ΕΝΩΣΗ ΕΤΑΙΡΕΙΩΝ ALTEC INTEGRATION A.E. –

MASTER A.E. - OTS A.E. – QUALITY & RELIABILITY A.E. ΚΑΙ ΑΝΑΜΕΝΕΤΑΙ Η

ΥΠΟΓΡΑΦΗ ΤΗΣ ΣΥΜΒΑΣΗΣ

15 Σελίδα

Page 16: OTS RoadShow 2104_Εθνικό Ληξιαρχείο Μητρώο Πολιτών_κ. Δρίνης Ιωάννης

OTS ROADSHOW 2014

ΨΗΦΙΟΠΟΙΗΣΗ ΛΗΞΙΑΡΧΕΙΩΝ

Τίτλος: Ψηφιοποίηση Ληξιαρχικών Πράξεων Ληξιαρχείων ¨Ομάδας Α¨ (Αθηνών – Δωδεκανήσων – Κυκλάδων)

Διάρκεια: 28 μήνες

Το έργο αφορά στα Ληξιαρχεία των Καλλικράτειων Δήμων της Περιφερειακής Ενότητας Αθηνών και της Περιφέρειας του Νοτίου Αιγαίου.

16 Σελίδα

ΠΕΡΙΦΕΡΕΙΑ ΠΕΡΙΦΕΡΕΙΑΚΗ ΕΝΟΤΗΤΑ ΑΡΙΘΜΟΣ ΛΗΞΙΑΡΧΕΙΩΝ

ΑΤΤΙΚΗΣ ΑΘΗΝΩΝ 48

ΝΟΤΙΟΥ ΑΙΓΑΙΟΥ ΔΩΔΕΚΑΝΗΣΟΥ 27

ΝΟΤΙΟΥ ΑΙΓΑΙΟΥ ΚΥΚΛΑΔΩΝ 31

ΣΥΝΟΛΟ 106

Page 17: OTS RoadShow 2104_Εθνικό Ληξιαρχείο Μητρώο Πολιτών_κ. Δρίνης Ιωάννης

OTS ROADSHOW 2014

ΨΗΦΙΟΠΟΙΗΣΗ ΛΗΞΙΑΡΧΕΙΩΝ

Τίτλος: Ψηφιοποίηση Ληξιαρχικών Πράξεων Ληξιαρχείων ¨Ομάδας Γ¨ (Μακεδονία - Θράκη)

Διάρκεια: 28 μήνες

Το έργο αφορά στα Ληξιαρχεία των Καλλικράτειων Δήμων των Περιφερειών Ανατολικής Μακεδονίας & Θράκης, Κεντρικής Μακεδονίας και Δυτικής Μακεδονίας.

17 Σελίδα

ΠΕΡΙΦΕΡΕΙΑ ΠΕΡΙΦΕΡΕΙΑΚΗ ΕΝΟΤΗΤΑ ΑΡΙΘΜΟΣ ΛΗΞΙΑΡΧΕΙΩΝ

ΑΝ. ΜΑΚΕΔΟΝΙΑΣ & ΘΡΑΚΗΣ Το σύνολο των Περιφερειακών Ενοτήτων 55

ΚΕΝΤΡΙΚΗΣ ΜΑΚΕΔΟΝΙΑΣ Το σύνολο των Περιφερειακών Ενοτήτων 134

ΔΥΤΙΚΗΣ ΜΑΚΕΔΟΝΙΑΣ Το σύνολο των Περιφερειακών Ενοτήτων 61

ΣΥΝΟΛΟ 250

Page 18: OTS RoadShow 2104_Εθνικό Ληξιαρχείο Μητρώο Πολιτών_κ. Δρίνης Ιωάννης

OTS ROADSHOW 2014

ΨΗΦΙΟΠΟΙΗΣΗ ΛΗΞΙΑΡΧΕΙΩΝ

Πλήθος ΛΠ προς ψηφιοποίηση και καταχώρηση

Ληξιαρχεία ¨Ομάδας Α¨ (Αθηνών – Δωδεκανήσων – Κυκλάδων) ΛΠ προς σάρωση και τεκμηρίωση 6.500.000

ΛΠ προς διπλή καταχώρηση 4.944.000

Ληξιαρχεία ¨Ομάδας Γ¨ (Μακεδονία - Θράκη) ΛΠ προς σάρωση και τεκμηρίωση 6.780.000

ΛΠ προς διπλή καταχώρηση 4.450.000

18 Σελίδα

Page 19: OTS RoadShow 2104_Εθνικό Ληξιαρχείο Μητρώο Πολιτών_κ. Δρίνης Ιωάννης

OTS ROADSHOW 2014

ΨΗΦΙΟΠΟΙΗΣΗ ΛΗΞΙΑΡΧΕΙΩΝ

• Σκοπός των έργων της Ψηφιοποίησης των Ληξιαρχικών Πράξεων είναι η δημιουργία ψηφιακού υλικού, μέσω της ψηφιοποίησης των χειρόγραφων Ληξιαρχικών Πράξεων των Ληξιαρχείων που συμμετέχουν στο έργο και η ενσωμάτωσή τους (των ψηφιοποιημένων στοιχείων Ληξιαρχικών Πράξεων [ΛΠ]) στην κεντρική υποδομή του Εθνικού Ληξιαρχείου.

• Με το έργο αυτό θα δημιουργηθεί μία ολοκληρωμένη βάση δεδομένων με Ληξιαρχικά στοιχεία στις κεντρικές υποδομές του ΥΠΕΣ.

19 Σελίδα

Page 20: OTS RoadShow 2104_Εθνικό Ληξιαρχείο Μητρώο Πολιτών_κ. Δρίνης Ιωάννης

OTS ROADSHOW 2014

ΨΗΦΙΟΠΟΙΗΣΗ ΛΗΞΙΑΡΧΕΙΩΝ

Το έργο θα υλοποιηθεί σε τέσσερεις φάσεις ως εξής:

• Φάση Α’: Ανάλυση Απαιτήσεων. Διάρκεια 2 μήνες

• Φάση Β’: Ανάπτυξη λογισμικού – Εγκατάσταση υλικοτεχνικής υποδομής - Εκπαίδευση υπεύθυνων σάρωσης & καταχώρησης. Διάρκεια 2 μήνες και ξεκινά 1 μήνα μετά την έναρξη της Φάσης Α.

• Φάση Γ’: Σάρωση και τεκμηρίωση Ληξιαρχικών Πράξεων - Περιοδική μετάπτωση δεδομένων. Διάρκεια 24 μήνες και ξεκινά με το πέρας της Φάσης Β.

• Φάση Δ’: Καταχώρηση Ληξιαρχικών Πράξεων - Περιοδική μετάπτωση δεδομένων. Διάρκεια 25 μήνες και ξεκινά με το πέρας της Φάσης Β.

20 Σελίδα

Page 21: OTS RoadShow 2104_Εθνικό Ληξιαρχείο Μητρώο Πολιτών_κ. Δρίνης Ιωάννης

OTS ROADSHOW 2014

ΨΗΦΙΟΠΟΙΗΣΗ ΛΗΞΙΑΡΧΕΙΩΝ

Προαπαιτούμενα ψηφιοποίησης

Πριν την έναρξη της Ψηφιοποίησης του υλικού σε κάθε

ληξιαρχείο θα πραγματοποιούνται οι ακόλουθες εργασίες:

• Απαραίτητες Διοικητικές ενέργειες και συνεννοήσεις μεταξύ των στελεχών του κινητού συνεργείου και των Υπευθύνων του Ληξιαρχείου.

• Εγκατάσταση Εξοπλισμού (Σαρωτές & Σταθμοί Εργασίας) για την υλοποίηση του έργου στους χώρους εκείνους των Ληξιαρχείων που θα υποδειχτούν στον Ανάδοχο από τον προϊστάμενο του Ληξιαρχείου, για την βέλτιστη οργάνωση και εκτέλεση των εργασιών ψηφιοποίησης των ΛΠ.

21 Σελίδα

Page 22: OTS RoadShow 2104_Εθνικό Ληξιαρχείο Μητρώο Πολιτών_κ. Δρίνης Ιωάννης

OTS ROADSHOW 2014

ΨΗΦΙΟΠΟΙΗΣΗ ΛΗΞΙΑΡΧΕΙΩΝ

• Οργάνωση, και τακτοποίηση του υφιστάμενου χειρογραφικού αρχείου ΛΠ σύμφωνα με τις οδηγίες των προϊσταμένων των Ληξιαρχείων. Τα στελέχη των συνεργείων ψηφιοποίησης θα συμμετέχουν υποβοηθητικά, δηλ. θα εκτελούν εργασίες διεκπεραιωτικού χαρακτήρα και γραμματειακής υποστήριξης.

• Ειδική σήμανση των βιβλίων από τους υπάλληλους των Ληξιαρχείων, τα οποία χρειάζονται προσεκτική μεταχείριση (π.χ. λόγω της κατάστασής τους).

• Εξασφάλιση πρόσβασης και εργασίας στο χώρο του ληξιαρχείου και μετά από το πέρας του ωραρίου λειτουργίας του.

22 Σελίδα

Page 23: OTS RoadShow 2104_Εθνικό Ληξιαρχείο Μητρώο Πολιτών_κ. Δρίνης Ιωάννης

OTS ROADSHOW 2014

ΨΗΦΙΟΠΟΙΗΣΗ ΛΗΞΙΑΡΧΕΙΩΝ

Βασική προϋπόθεση για την εκτέλεση του έργου είναι η εξασφάλιση της απρόσκοπτης ροής των ΛΠ από το εκάστοτε φυσικό αρχείο. Για παράδειγμα, θα απαιτηθεί η προσκόμιση κατάλληλου πλήθους ΛΠ με βάση τα εκτιμώμενα επίπεδα ημερήσια παραγωγής στα ΚΙΝΗΤΑ ΣΥΝΕΡΓΕΙΑ ΣΑΡΩΣΗΣ. Μια τέτοια συνθήκη αποτελεί η «προετοιμασία όγκου ΛΠ - αρχειακού υλικού » τουλάχιστον 2 ημερών προ της έναρξης εργασιών ψηφιοποίησης της κάθε παρτίδας.

Η σάρωση του υλικού θα γίνεται σε παρτίδες Ληξιαρχικών Πράξεων. Το μέγεθος της κάθε παρτίδας ορίζεται, αρχικά, στις δέκα χιλιάδες (10.000) ΛΠ.

23 Σελίδα

Page 24: OTS RoadShow 2104_Εθνικό Ληξιαρχείο Μητρώο Πολιτών_κ. Δρίνης Ιωάννης

OTS ROADSHOW 2014

ΨΗΦΙΟΠΟΙΗΣΗ ΛΗΞΙΑΡΧΕΙΩΝ

Η διαδικασία παράδοσης - παραλαβής των παρτίδων του Υλικού σε κάθε Ληξιαρχείο θα γίνεται σύμφωνα με τα παρακάτω βήματα :

24 Σελίδα

Page 25: OTS RoadShow 2104_Εθνικό Ληξιαρχείο Μητρώο Πολιτών_κ. Δρίνης Ιωάννης

OTS ROADSHOW 2014

ΨΗΦΙΟΠΟΙΗΣΗ ΛΗΞΙΑΡΧΕΙΩΝ

Παράδοση Υλικού στον Ανάδοχο

Η παράδοση στον Ανάδοχο του πρωτοτύπου Υλικού θα γίνεται

ακολουθώντας τα επόμενα βήματα:

• Το εκάστοτε Ληξιαρχείο θα ετοιμάζει την προς παράδοση παρτίδα πρωτοτύπου Υλικού.

• Ο Ανάδοχος θα ετοιμάζει Πρωτόκολλο Παράδοσης - Παραλαβής της συγκεκριμένης παρτίδας. Για κάθε Ληξιαρχικό Βιβλίο θα γίνεται καταγραφή των Ληξιαρχικών Πράξεων

• Το εκάστοτε Ληξιαρχείο θα παραδίδει και ο Ανάδοχος θα παραλαμβάνει το πρωτότυπο Υλικό και θα υπογράφεται το Πρωτόκολλο Παράδοσης - Παραλαβής του Υλικού.

25 Σελίδα

Page 26: OTS RoadShow 2104_Εθνικό Ληξιαρχείο Μητρώο Πολιτών_κ. Δρίνης Ιωάννης

OTS ROADSHOW 2014

ΨΗΦΙΟΠΟΙΗΣΗ ΛΗΞΙΑΡΧΕΙΩΝ

Ψηφιοποίηση/Σάρωση και τεκμηρίωση

Ο Ανάδοχος θα ψηφιοποιεί/σαρώνει και θα τεκμηριώνει την

κάθε παρτίδα Υλικού

Ποιοτικός και Ποσοτικός Έλεγχος

Κατά τη διάρκεια των εργασιών σάρωσης και τεκμηρίωσης κάθε

παρτίδας, ο Ανάδοχος θα πραγματοποιεί ελέγχους στα

παραγόμενα προϊόντα

26 Σελίδα

Page 27: OTS RoadShow 2104_Εθνικό Ληξιαρχείο Μητρώο Πολιτών_κ. Δρίνης Ιωάννης

OTS ROADSHOW 2014

ΨΗΦΙΟΠΟΙΗΣΗ ΛΗΞΙΑΡΧΕΙΩΝ

Στη συνέχεια, αρμόδιοι υπάλληλοι του εκάστοτε Ληξιαρχείου θα διενεργούν, παρουσία του Αναδόχου, νέους δειγματοληπτικούς ελέγχους σε κάθε παρτίδα σαρωμένου και τεκμηριωμένου Υλικού που θα παραδίδεται από τον Ανάδοχο , με οπτική αντιπαραβολή των πρωτότυπων ΛΠ και των σε ηλεκτρονική μορφή σαρωμένων ΛΠ. Tο δείγμα που θα ελέγχεται θα περιλαμβάνει 200 ΛΠ (από τις 10.000 ΛΠ) και τα αντίστοιχα στοιχεία τεκμηρίωσης.

27 Σελίδα

Page 28: OTS RoadShow 2104_Εθνικό Ληξιαρχείο Μητρώο Πολιτών_κ. Δρίνης Ιωάννης

OTS ROADSHOW 2014

ΨΗΦΙΟΠΟΙΗΣΗ ΛΗΞΙΑΡΧΕΙΩΝ

Παράδοση / Επιστροφή Υλικού στο Ληξιαρχείο

Εφόσον η ποιότητα των παραγόμενων προϊόντων κρίνεται αποδεκτή από τους αρμόδιους υπαλλήλους του εκάστοτε Ληξιαρχείου, ύστερα από τον ποιοτικό έλεγχο που θα πραγματοποιείται, ο Ανάδοχος θα παραδίδει :

• το πρωτότυπο Υλικό στο Ληξιαρχείο (τα Ληξιαρχικά Βιβλία), και θα υπογράφεται το αντίστοιχο Πρωτόκολλο Παράδοσης – Παραλαβής Υλικού από τον αρμόδιο υπάλληλο του Ληξιαρχείου και του Ανάδοχου αντίστοιχα

• τα παραγόμενα προϊόντα στην Αναθέτουσα Αρχή και στο Κέντρο Καταχώρησης ΛΠ.

28 Σελίδα

Page 29: OTS RoadShow 2104_Εθνικό Ληξιαρχείο Μητρώο Πολιτών_κ. Δρίνης Ιωάννης

OTS ROADSHOW 2014

ΨΗΦΙΟΠΟΙΗΣΗ ΛΗΞΙΑΡΧΕΙΩΝ

Ασφάλεια δεδομένων και Ληξιαρχικών Βιβλίων

Ο Ανάδοχος υποχρεούται να προστατεύσει τα δεδομένα προσωπικού χαρακτήρα των ΛΠ. Λόγω της ευαισθησίας των δεδομένων, ο Ανάδοχος δεν θα διατηρήσει κανένα ψηφιακό αποτύπωμα ή αντίγραφο ηλεκτρονικό ή άλλο, που έχει αποθηκευτεί ή επεξεργαστεί ή διακινηθεί με οποιοδήποτε τρόπο από τον εξοπλισμό ή λογισμικό που χρησιμοποιεί κατά την υλοποίηση του έργου, όπως επίσης με την παράδοση του έργου, δεν θα διατηρήσει στην κατοχή του κανένα ψηφιακό ή άλλο, έγγραφο ή περιεχόμενο που αφορά τη ληξιαρχική κατάσταση των πολιτών της χώρας.

29 Σελίδα

Page 30: OTS RoadShow 2104_Εθνικό Ληξιαρχείο Μητρώο Πολιτών_κ. Δρίνης Ιωάννης

OTS ROADSHOW 2014

ΨΗΦΙΟΠΟΙΗΣΗ ΛΗΞΙΑΡΧΕΙΩΝ

Φυσική προστασία των Ληξιαρχικών Βιβλίων

• Η χρέωση των βιβλίων προς σάρωση στον Υπεύθυνο Συνεργείου και στα μέλη του συνεργείου θα γίνεται με αριθμητική/ποσοτική και ονομαστική αναφορά μέσω εντύπων. Το προσωπικό σάρωσης θα βοηθήσει το προσωπικό Ληξιαρχείου στην τακτοποίηση των Ληξιαρχικών Βιβλίων.

• Δεν θα επιτρέπεται στο προσωπικό σάρωσης να φέρουν μαζί τους στυλό, ή άλλο μέσο που θα μπορούσε έστω και ακούσια να προκαλέσει παραποίηση των δεδομένων των Ληξιαρχικών Πράξεων, καθώς και η παρουσία άλλων αντικειμένων ( καφές, ποτά, τροφές κλπ).

.

30 Σελίδα

Page 31: OTS RoadShow 2104_Εθνικό Ληξιαρχείο Μητρώο Πολιτών_κ. Δρίνης Ιωάννης

OTS ROADSHOW 2014

ΨΗΦΙΟΠΟΙΗΣΗ ΛΗΞΙΑΡΧΕΙΩΝ

Προστασία από την αντιγραφή και μεταφορά πληροφοριών

εκτός Ληξιαρχείων

Δεν θα επιτρέπεται

• η μετακίνηση ΛΠ από τον χώρο της σάρωσης,

• η χρήση κινητών τηλεφώνων,

• οι χειρόγραφες σημειώσεις και

• η οπτική αποτύπωση των δεδομένων με οποιοδήποτε άλλο τρόπο πέραν αυτού του σαρωτή.

.

31 Σελίδα

Page 32: OTS RoadShow 2104_Εθνικό Ληξιαρχείο Μητρώο Πολιτών_κ. Δρίνης Ιωάννης

OTS ROADSHOW 2014

ΨΗΦΙΟΠΟΙΗΣΗ ΛΗΞΙΑΡΧΕΙΩΝ

Προστασία των ψηφιοποιημένων Ληξιαρχικών Βιβλίων

• Οι υπολογιστές του Κινητού Συνεργείου Σάρωσης θα διαθέτουν δύο αποσπώμενους σκληρούς δίσκους σε διάταξη RAID 1 (mirrored), στους οποίους θα αποθηκεύονται οι ψηφιοποιημένες ΛΠ και τα μεταδεδομένα τους. Η προσθήκη / αφαίρεση των αποσπώμενων σκληρών δίσκων στους ηλεκτρονικούς υπολογιστές θα γίνεται μεν εύκολα, αλλά για τη μείωση του κινδύνου υποκλοπής θα κλειδώνονται στον υπολογιστή και τα κλειδιά θα φυλάσσονται από τον Υπεύθυνο του Ληξιαρχείου.

• Η πρόσβαση στους υπολογιστές θα γίνεται με την χρήση ισχυρού κωδικού πρόσβασης (password)

32 Σελίδα

Page 33: OTS RoadShow 2104_Εθνικό Ληξιαρχείο Μητρώο Πολιτών_κ. Δρίνης Ιωάννης

OTS ROADSHOW 2014

ΨΗΦΙΟΠΟΙΗΣΗ ΛΗΞΙΑΡΧΕΙΩΝ

Προστασία των ψηφιοποιημένων Ληξιαρχικών Βιβλίων

• Η αποθήκευση των σαρωμένων εικόνων σε αρχεία γίνεται κρυπτογραφημένα, χρησιμοποιώντας τον Αλγόριθμο RC6

• Καμία άλλη εφαρμογή δεν μπορεί να αποκρυπτογραφήσει και να εμφανίσει την εικόνα των σαρωμένων ΛΠ. Η αποκρυπτογράφηση των αρχείων γίνεται αυτόματα από την εφαρμογή κάθε φορά που απαιτείται η εμφάνιση της εικόνας.

33 Σελίδα

Page 34: OTS RoadShow 2104_Εθνικό Ληξιαρχείο Μητρώο Πολιτών_κ. Δρίνης Ιωάννης

OTS ROADSHOW 2014

ΨΗΦΙΟΠΟΙΗΣΗ ΛΗΞΙΑΡΧΕΙΩΝ

Προστασία των ψηφιοποιημένων Ληξιαρχικών Βιβλίων

• Επιπλέον της παραπάνω κρυπτογράφησης, στους υπολογιστές του Κινητού Συνεργείου Σάρωσης θα είναι εγκατεστημένο ειδικό λογισμικό κρυπτογράφησης των περιεχομένων και των δύο αποσπώμενων σκληρών δίσκων. Σε περίπτωση κλοπής των δίσκων τα δεδομένα δεν μπορούν να χρησιμοποιηθούν λόγω κρυπτογράφησης.

• δεν θα επιτρέπεται η μεταφορά αρχείων από τους υπολογιστές με τον οποιονδήποτε τρόπο (CDs, floppy disks, memory sticks, external disks, e-mail, σύνδεση με δίκτυα δεδομένων, κλπ.).

34 Σελίδα

Page 35: OTS RoadShow 2104_Εθνικό Ληξιαρχείο Μητρώο Πολιτών_κ. Δρίνης Ιωάννης

OTS ROADSHOW 2014

ΨΗΦΙΟΠΟΙΗΣΗ ΛΗΞΙΑΡΧΕΙΩΝ

Προστασία των ψηφιοποιημένων Ληξιαρχικών Βιβλίων

Επιπλέον οι υπολογιστές:

• Δεν θα περιέχουν άλλα αποθηκευτικά μέσα πέραν των αποσπώμενων δίσκων (π.χ. CD/DVD writers, floppy disks, άλλων εξωτερικών συσκευών)

• Δεν θα επιτρέπουν τη σύνδεση εξωτερικών συσκευών αποθήκευσης (π.χ. memory sticks, backup tapes)

• Δεν θα έχουν δυνατότητα πρόσβασης σε δίκτυο (π.χ. LAN, Internet, WiFi).

• Δεν θα έχουν δυνατότητα επικοινωνίας με άλλες συσκευές (π.χ. υπέρυθρες ακτίνες, Bluetooth, WiFi)

35 Σελίδα

Page 36: OTS RoadShow 2104_Εθνικό Ληξιαρχείο Μητρώο Πολιτών_κ. Δρίνης Ιωάννης

OTS ROADSHOW 2014

ΨΗΦΙΟΠΟΙΗΣΗ ΛΗΞΙΑΡΧΕΙΩΝ

Προστασία των ψηφιοποιημένων Ληξιαρχικών Βιβλίων

Στους χώρους των Ληξιαρχείων αλλά και στο Κέντρο Καταχώρισης, ο Ανάδοχος δεν θα έχει τη δυνατότητα να κάνει την όποια επεξεργασία των ΛΠ πέραν αυτής της επεξεργασίας εικόνας για την βελτίωση της οπτικής της ποιότητας. Δεν θα επιτρέπεται δηλαδή η προσθήκη ή διαγραφή ή η χρωματική αλλαγή μεμονωμένων ή ομάδας εικονοστοιχείων (pixels ) σε εικόνα των ΛΠ.

36 Σελίδα

Page 37: OTS RoadShow 2104_Εθνικό Ληξιαρχείο Μητρώο Πολιτών_κ. Δρίνης Ιωάννης

OTS ROADSHOW 2014

ΨΗΦΙΟΠΟΙΗΣΗ ΛΗΞΙΑΡΧΕΙΩΝ

Προστασία των ψηφιοποιημένων Ληξιαρχικών Βιβλίων

Όταν το Κινητό Συνεργείο Σάρωσης ολοκληρώσει τις εργασίες του σε κάποιο Ληξιαρχείο, ή μετά την επίτευξη πληρότητας στους σκληρούς δίσκους αποθήκευσης δεδομένων ή σε οποιαδήποτε άλλη ενδιάμεση χρονική στιγμή κριθεί αναγκαία από τον Ανάδοχο η μεταφορά των δεδομένων στο Κέντρο Καταχώρησης, οι σκληροί δίσκοι θα μεταφέρονται από τον Ανάδοχο , μετά από συνεννόηση με τον Κύριο του Έργου, στο Κέντρο Καταχώρησης με ασφαλή τρόπο. Για να το πετύχει αυτό Ανάδοχος θα προβεί στις εξής ενέργειες:

37 Σελίδα

Page 38: OTS RoadShow 2104_Εθνικό Ληξιαρχείο Μητρώο Πολιτών_κ. Δρίνης Ιωάννης

OTS ROADSHOW 2014

ΨΗΦΙΟΠΟΙΗΣΗ ΛΗΞΙΑΡΧΕΙΩΝ

Προστασία των ψηφιοποιημένων Ληξιαρχικών Βιβλίων

Οι δίσκοι θα μεταφέρονται στο κέντρο καταχώρισης από τον

Ανάδοχο εντός ειδικής πυράντοχης, υδατοστεγούς και

αντικραδασμικής χειραποσκευής (SentrySafe HO100).

Όταν οι σκληροί δίσκοι παραληφθούν από τον Υπεύθυνο στο

Κέντρο Καταχώρησης θα παραδίδονται στον Τεχνικό

Υποστήριξης ο οποίος θα πραγματοποιεί:

• την αποκρυπτογράφηση του περιεχομένων όλου του δίσκου

• πλήρης καθαρισμός των σκληρών δίσκων με ασφαλή τρόπο

38 Σελίδα

Page 39: OTS RoadShow 2104_Εθνικό Ληξιαρχείο Μητρώο Πολιτών_κ. Δρίνης Ιωάννης

OTS ROADSHOW 2014

ΨΗΦΙΟΠΟΙΗΣΗ ΛΗΞΙΑΡΧΕΙΩΝ

Καταχώρηση δεδομένων

Από τις Ληξιαρχικές Πράξεις που θα σαρωθούν στο πλαίσιο του παρόντος έργου, ο Ανάδοχος θα καταχωρήσει ένα μέρος από το σύνολο των ληξιαρχικών στοιχείων, με τις μεταβολές τους, ξεκινώντας από τις πιο πρόσφατες και μέχρι το έτος που καθορίζεται στη συνέχεια, ανά είδος Ληξιαρχικού Βιβλίου.

• Καταχώρηση στοιχείων ΛΠ Γεννήσεων, έως το 1910

• Καταχώρηση στοιχείων ΛΠ Θανάτων, έως το 1990

• Καταχώρηση στοιχείων ΛΠ Γάμων, έως το 1950

• Καταχώρηση στοιχείων ΛΠ Συμφώνων Συμβίωσης

39 Σελίδα

Page 40: OTS RoadShow 2104_Εθνικό Ληξιαρχείο Μητρώο Πολιτών_κ. Δρίνης Ιωάννης

OTS ROADSHOW 2014

ΨΗΦΙΟΠΟΙΗΣΗ ΛΗΞΙΑΡΧΕΙΩΝ

Καταχώρηση δεδομένων

Η ποιότητα των καταχωρηθέντων στοιχείων ΛΠ θα ελέγχεται δειγματοληπτικά από αρμόδιες ομάδες δειγματοληπτικού ελέγχου, μέσω προκαθορισμένων ελέγχων ποιότητας σύμφωνα με την πρόοδο των εργασιών καταχώρησης. Οι ομάδες δειγματοληπτικού ελέγχου, που θα είναι υπό την εποπτεία της ΕΠΠΕ, θα οριστούν από τις κατά τόπους αρμόδιες υπηρεσίες των Δήμων.

40 Σελίδα

Page 41: OTS RoadShow 2104_Εθνικό Ληξιαρχείο Μητρώο Πολιτών_κ. Δρίνης Ιωάννης

OTS ROADSHOW 2014

ΨΗΦΙΟΠΟΙΗΣΗ ΛΗΞΙΑΡΧΕΙΩΝ

Καταχώρηση δεδομένων

Οι δειγματοληπτικοί έλεγχοι θα πραγματοποιούνται σε

παρτίδες σαρωμένων ΛΒ. Η κάθε παρτίδα ΛΒ θα περιλαμβάνει

σαρωμένες ΛΠ που αναλογούν σε περίπου 200 ΛΒ, με ανώτατο

όριο τις 35.000 ΛΠ. Ως κατώτατο όριο ΛΠ ανά παρτίδα

δειγματοληπτικού ελέγχου ορίζονται οι 25.000 ΛΠ. Ο

δειγματοληπτικός έλεγχος θα πραγματοποιείται με οπτική

αντιπαραβολή των στοιχείων ΛΠ που καταχωρήθηκαν και των

στοιχείων ΛΠ που περιέχονται στις σαρωμένες ΛΠ , ενώ το

δείγμα που θα ελέγχεται θα περιλαμβάνει 315 ΛΠ.

41 Σελίδα

Page 42: OTS RoadShow 2104_Εθνικό Ληξιαρχείο Μητρώο Πολιτών_κ. Δρίνης Ιωάννης

OTS ROADSHOW 2014

ΨΗΦΙΟΠΟΙΗΣΗ ΛΗΞΙΑΡΧΕΙΩΝ

ΕΥΧΑΡΙΣΤΩ

42 Σελίδα