MOBILITY TOOL +

ΝΟΕΜΒΡΙΟΣ 2014

User profiles

Administrator Ε.Μ.Σ.

• Διαχείριση χρηστών Ε.Μ.Σ. και δικαιούχων

• Πρόσβαση στα project• Επικύρωση δραστηριοτήτων

(mobilities)

Χρήστης Ε.Μ.Σ.

• Πρόσβαση στα project• Διαχείριση χρηστών

δικαιούχων• Επικύρωση δραστηριοτήτων

(mobilities)

Δικαιούχος

• Διαχείριση πληροφοριών του Προγράμματος

• Διαχείριση και προσθήκη άλλων χρηστών

• Διαχείριση partners

• Διαχείριση δραστηριοτήτων (mobilities)

• Διαχείριση των participant reports

• Οριστικοποίηση των projects -> Προϋπολογισμός

• Το πρόγραμμα μεταφέρεται στο Mobility Tool από την Ε.Μ.Σ. αμέσως μετά την υπογραφή της σύμβασης

• Αν το email του δικαιούχου δεν υπάρχει στο σύστημα, τότε δημιουργείται ένας λογαριασμός για το συγκεκριμένο mail και ο δικαιούχος λαμβάνει ένα ενημερωτικό email.

EPlusLink

Project

Project data+ Benef. Contact

Data

Mobility Tool +

Δημιουργία λογαριασμού

Δημιουργία λογαριασμού

Mobility Tool

• Αμέσως μόλις λάβει το mail με την επιτυχή δημιουργία τουλογαριασμού του, ο δικαιούχος μπορεί να συνδεθεί στο MobilityTool.

• Ο δικαιούχος δημιουργεί ένα λογαριασμό ECAS, αν δεν έχει ήδη,χρησιμοποιώντας το email που έχει δηλώσει στην αίτηση.

Δημιουργία λογαριασμού

Αν το email (στην αίτηση) δεν είναι σωστό:

× Ο λογαριασμός του δικαιούχου δεν δημιουργείται.

× Ο δικαιούχος δεν λαμβάνει ενημερωτικό email και δεν έχει πρόσβαση στην πλατφόρμα.

!ΠΡΟΣΟΧΗ

Αν το email (στην αίτηση) είναι διαφορετικόαπό αυτό που χρησιμοποιήθηκε για τηνδημιουργία λογαριασμού ECAS:

× Ο δικαιούχος δεν έχει πρόσβαση στην πλατφόρμα.

Διαχείριση project

• Το project πρέπει να έχει ήδη μεταφερθεί στο Mobility Tool από την Ε.Μ.Σ.

• Ένας νέος χρήστης μπορεί να προστεθεί για να κάνει την διαχείριση του project.Με ποιον τρόπο?• Από τον αρχικό χρήστη• Από την Ε.Μ.Σ.

Σημ.Όταν δημιουργείται ένα project, έχει ήδη ένα χρήστη. (contact person)

Mobility Tool +

Mobility Tool +

Select all (in list)

Add new (partner / mobility / κλπ)

Delete (after selecting)

Export to .pdf

Export to excel / .csv

Add / remove columns

Reset filters

Printer Icon

Διαχείριση project

Search = Ctrl-F

Διαχείριση project

Διαχείριση project

Διαχείριση project

Export Data

Import Data

Διαχείριση project

e.g. Excel

Mobility Tool

Δικαιούχος

Διαχείριση project

• Διαχείριση:

Mobilities + Συμμετέχοντες

• Προσθήκη mobility

• Εξαγωγή mobility

• Εισαγωγή mobility

• Προϋπολογισμός

General User Interface

Import / export file

Προσθήκη Mobility

View Mobility

• Ο συνολικός προϋπολογισμός εμφανίζεται στο Budget menu

Εξαγωγή Mobility

Εξαγωγή Mobility

Εξαγωγή Mobility

Εισαγωγή Mobility

Εισαγωγή Mobility

Εισαγωγή Mobility

Error Log

Error Log

! Field name

Μαρκάρονται οι γραμμές και οι στήλες που έχουν πρόβλημα

Import did not succeed

Error Log

Για να την αποφυγή σφαλμάτων:

• Σιγουρευτείτε ότι έχετε εισάγει όλα τα υποχρεωτικά πεδία.• Χρησιμοποιείστε τις σωστές τιμές στα πεδία.• Δώστε προσοχή στο format των πεδίων.

Σε περίπτωση σφάλματος:

• Χρησιμοποιείστε το Error Log για να διορθώσετε το αρχείο .csv• Εισάγετε ξανά το αρχείο.

Διαχείριση ΠροϋπολογισμούProject:

MobilitiesOrganisations Budgets

Beneficiary

+ Partners

Mobility budget

Exceptional costs

Total Grant €

Reports

Youth Workers

VoluntaryServices

Youth Exchange

Διαχείριση Προϋπολογισμού

Participant Report

Send data

Fill in + SubmitMobility Tool

Συμμετέχων

End date of mobility

Participant Report

• Στο τέλος της δραστηριότητας (mobility) το σύστημα στέλνει αυτόματα email στον συμμετέχοντα και του ζητά να συμπληρώσει το participant report.

• Η κατάσταση του report φαίνεται στο Mobility Tool

• Ο δικαιούχος μπορεί να διαχειριστεί tα participant reports, να τα αποθηκεύσει (.csv ή .pdf), να εξάγει δεδομένα.

Η διαχείριση των reports, μπορεί να γίνει είτε μεμονωμένα, είτε όλα μαζί.

Υποβολή Απολογισμού

Αποστολή Απολογισμού

Mobility Tool

Συμπλήρωση απολογισμού

Prj: 12345

Δικαιούχος

Υποβολή Απολογισμού

Αλλαγές - Τροποποιήσεις

Τροποποίηση στα στοιχεία του Οργανισμού.

1. Κάνετε τις τροποποιήσεις στο URF.

2. Η Ε.Μ.Σ. αποδέχεται τις αλλαγές στο EPlusLink.

3. H Ε.Μ.Σ. στέλνει τις αλλαγές στο Mobility Tool +.

4. Ο δικαιούχος κάνει τις αλλαγές στο Mobility Tool +.

Σημ. Ισχύει και για τους partners

Mobility Tool

EPlusLink

Αλλαγές - Τροποποιήσεις

Προσθήκη – αλλαγή partner:

1. Ο partner πρέπει να υπάρχει στο URF (PIC)

2. Ο δικαιούχος στέλνει αίτημα τροποποίησης στην E.Μ.Σ.

3. Η Ε.Μ.Σ. αποδέχεται την τροποποίηση και κάνει την αλλαγή στο EPlusLink.

4. H Ε.Μ.Σ. στέλνει τις αλλαγές στο Mobility Tool +.

5. H Ε.Μ.Σ. κάνει τις αλλαγές στο Mobility Tool +.

Διαγραφή partner:

1. Ο δικαιούχος στέλνει αίτημα τροποποίησης στην E.Μ.Σ.

2. Η Ε.Μ.Σ. αποδέχεται την τροποποίηση και κάνει την αλλαγή στο EPlusLink.

3. Η Ε.Μ.Σ. στέλνει τις αλλαγές στο Mobility Tool +.

4. Η Ε.Μ.Σ. ταυτοποιεί ποιες δραστηριότητες (mobilities) επηρεάζονται.

5. H E.M.Σ. διαγράφει τις δραστηριότητες που επηρεάζονται από την διαγραφή του φορέα ή επιλέγει κάποιον άλλο φορέα.

6. Η Ε.Μ.Σ. διαγράφει τον φορέα από το Mobility Tool +.

Αλλαγές - Τροποποιήσεις

Προσθήκη contact person

Αλλαγές - Τροποποιήσεις

Επιλέγουμε το εικονίδιο “Add New”

Αλλαγές - Τροποποιήσεις

Ευχαριστούμε πολύ !