Οδηγός Αντιμετώπισης ΜΜΕ

ROTARY INTERNATIONAL

Ένα αποτελεσματικό σχέδιο αντιμετώπισης των ΜΜΕ βασίζεται, πρώτα απ’ όλα,στις αρχές της αλήθειας,της διαφάνειας και της ειλικρίνειας. Κανένα σημείο στο σχέδιο του Ομίλου σας για αντιμετώπιση των ΜΜΕ δεν θα πρέπει να διακυβεύει, ή να φαίνεται ότι διακυβεύει, αυτές τις βασικές αρχές.

Όταν Έρχονται οι Δημοσιογράφοι

Ένας Ροταριανός Όμιλος χρηματοδοτεί την ανταλλαγή φοιτητών από μια άλλη χώρα ή φιλοξενεί μια Ανταλλαγή Ομάδας Μελέτης. Και τυχαίνει ένας φοιτητής ή ένα μέλος της Ανταλλαγής Ομάδας Μελέτης να αντιμετωπίσει μια δύσκολη κατάσταση. Ενώ οι αξιωματούχοι του Ομίλου συνεργάζονται με τις αρχές και τους συγγενείς για να διευθετήσουν την κατάσταση, το μυρίζονται τα ΜΜΕ και ξαφνικά ο Όμιλος βομβαρδίζεται από δημοσιογράφους που ζητούν συνέντευξη. Η ειδησεογραφία προκαλεί μεγαλύτερη προσοχή και θέτει στην κοινότητα ευαίσθητα ζητήματα. Αυτό είναι ένα γνώριμο σενάριο για πολλούς Ομίλους σε όλον τον κόσμο.

Αν συμβεί κάτι τέτοιο, οι Ροταριανοί Όμιλοι έχουν συνήθως έγκυρες διαδικασίες για την αντιμετώπιση έκτακτων καταστάσεων: συνεργάζονται με τις αρχές και συμπαραστέκονται στα συγκεκριμένα άτομα και τις οικογένειές τους. Ωστόσο, η αντιμετώπιση των ΜΜΕ μπορεί να είναι δύσκολη. Οι παρακάτω κατευθυντήριες γραμμές έχουν σκοπό να δείξουν στους Ομίλους πώς να συνεργάζονται με τα ΜΜΕ για να φτάσει στο κοινό έγκαιρη και ακριβής πληροφόρηση όσο διαρκεί μια κρίσιμη κατάσταση και να προληφθούν παρανοήσεις και παραπληροφόρηση που μπορεί να θέσει σε κίνδυνο τη φήμη του Ρόταρυ.

Αν Δημιουργηθεί μια Έκτακτη Κατάσταση

Συγκαλέστε μια ομάδα διαχείρισης κρίσεων. Ανάλογα με το θέμα, την ομάδα •μπορεί να απαρτίζουν ο Πρόεδρος του Ομίλου, ο Πρόεδρος μιας Επιτροπής, ένας δικηγόρος και ένας επαγγελματίας ΜΜΕ.Συλλέξτε όλα τα στοιχεία.•Ενημερώστε εγκαίρως όλους τους αρμόδιους του Ρόταρυ.•Ορίστε έναν Ροταριανό εκπρόσωπο Τύπου. Αυτός θα πρέπει να είναι επικεφαλής •της κατάστασης, να έχει ευχέρεια στην επικοινωνία και άνεση στην επαφή με τα ΜΜΕ.Δώστε εντολή σε όλα τα μέλη του Ομίλου να παραπέμπουν τους δημοσιογράφους •στον εκπρόσωπο Τύπου.Ετοιμάστε μια δήλωση που θα εκθέτει με ακρίβεια τα γεγονότα, θα εκφράζει τη θέση •του Ρόταρυ και θα μεταφέρει το κατάλληλο πνεύμα (συμπάθεια και κατανόηση, απολογία, δέσμευση, κλπ.). Όποτε χρειάζεται, ενημερώνετε με νέα αναφορά.Σκεφτείτε βασικά μηνύματα για να βοηθήσετε τον εκπρόσωπο Τύπου να μεταδώσει •τη θέση του Ρόταρυ με συνέπεια και ακρίβεια.Επικοινωνήστε με το Τμήμα Δημοσίων Σχέσεων του Ρόταρυ (847-866-3245 ή 847-•866-3237) αμέσως αν νομίζετε ότι το θέμα μπορεί να εξαπλωθεί πέραν του τοπικού Τύπου και να προσελκύσει την προσοχή περιφερειακών, εθνικών ή διεθνών ΜΜΕ.

Όταν τα ΜΜΕ Έρθουν σε Επαφή Μαζί Σας

Απαντήστε αμέσως σε όλες τις •κλήσεις των ΜΜΕ. Το να αγνοήσετε τα ΜΜΕ μπορεί να δώσει αφορμή για ανώφελες υποθέσεις. Μια συνέντευξη στα ΜΜΕ είναι μια καλή ευκαιρία για να μεταδοθούν τα γεγονότα και η θέση του Ρόταρυ στο κοινό.Αν χρειάζεστε χρόνο για να •επιβεβαιώσετε τα στοιχεία, ή να ενημερωθείτε για τα γεγονότα, ή να εξετάσετε τη θέση του Ομίλου, πείτε στο δημοσιογράφο ότι θα του τηλεφωνήσετε σύντομα.Να είστε απόλυτα ειλικρινείς και •αληθινοί. Μην πείτε τίποτα για το

οποίο δεν είστε βέβαιοι. Μην καλύψετε τίποτα και μην προσπαθήσετε να δικαιολογηθείτε.Ως εκπρόσωπος Τύπου, εκπροσωπείτε •το Ρόταρυ. Όταν μιλάτε, ΕΙΣΤΕ το Ρόταρυ. Αποφύγετε προσωπικές παρατηρήσεις ή υποθέσεις.Ελέγξτε την ειδησεογραφική κάλυψη •του θέματος ως προς την ακρίβεια και το πνεύμα που μεταδίδει. Αν γίνεται λανθασμένη προβολή του Ρόταρυ, ενημερώστε τους με ένα τηλεφώνημα ή μια επιστολή στον εκδότη (αλλά χωρίς να τους προσβάλλετε ή να γίνετε αγενείς).

Κρατήστε τη Σωστή Στάση στη Συνέντευξη

Δεχτείτε το γεγονός ότι η δουλειά •του δημοσιογράφου είναι να κάνει δύσκολες ερωτήσεις. Παραμείνετε ευχάριστοι και όσο το δυνατόν πιο εξυπηρετικοί.Οργανώστε τις σκέψεις σας και •μιλήστε με μικρές, απλές προτάσεις. Σκεφτείτε κάθε φράση ως επικεφαλίδα, που θα την στηρίξετε με γεγονότα και παραδείγματα. Επικεφαλίδα: «Η ασφάλεια όσων συμμετέχουν στις Ανταλλαγές Νέων που οργανώνουμε είναι βασική μας προτεραιότητα.» Στήριξη: «Κάθε φοιτητής ολοκληρώνει ένα λεπτομερές πρόγραμμα προσανατολισμού. Απαιτείται έλεγχος του βιογραφικού όλων των ενηλίκων που συμμετέχουν στο πρόγραμμα, κλπ.»

Ενισχύστε το βασικό σας μήνυμα με •μια προσωπική ιστορία: «Ως γονέας φοιτητή που έχει συμμετάσχει σε Ανταλλαγή, ξέρω πολύ καλά πώς είναι να ανησυχείς για το παιδί σου που βρίσκεται χιλιάδες χιλιόμετρα μακριά.»Αν η κατάσταση απαιτεί αστυνομική •έρευνα ή άλλη επίσημη διαδικασία, τονίστε ότι το Ρόταρυ θα συνεργαστεί πλήρως.Ελέγξτε τον τόνο της φωνής και •τη γλώσσα του σώματος ώστε να μη φανείτε αμυντικός, αμήχανος, ή εχθρικός.Ευχαριστείτε πάντοτε τον/την •δημοσιογράφο για τον χρόνο του/της και δηλώστε ότι είστε διαθέσιμοι για περαιτέρω ερωτήσεις.

Λάθη που Πρέπει να Αποφύγετε

Αποφύγετε «ανεπίσημα» σχόλια. Αν •δεν θέλετε να δημοσιευτεί κάτι, μην το πείτε καθόλου.Αποφύγετε φήμες, υποθέσεις •και προσωπικές απόψεις. Μην απομακρύνεστε από τα γεγονότα.Αποφύγετε τα ανέκδοτα, κυρίως όταν •πρόκειται για σοβαρά ή ευαίσθητα θέματα.Αποφύγετε Ροταριανή ορολογία και •συντομογραφίες (Διοικητής, GSE, RYLA, Περιφέρεια 2470) με τις οποίες δεν είναι εξοικειωμένο το ευρύ κοινό.Αποφύγετε να επαναλάβετε την •αρνητική χροιά μιας ερώτησης. Αν η ερώτηση είναι: «Ο Όμιλός σας δεν μπόρεσε να προστατεύσει

αποτελεσματικά τον φοιτητή;» μπορείτε να απαντήσετε: «Η ασφάλεια των φοιτητών που συμμετέχουν σε μια ανταλλαγή είναι η βασική μας προτεραιότητα.»Αποφύγετε τις λέξεις “κανένα •σχόλιο” γιατί μπορεί να υποδηλώνουν κάτι αρνητικό. Όπου είναι δυνατό, εξηγήστε γιατί δεν μπορείτε να απαντήσετε σε μια συγκεκριμένη ερώτηση («Με συγχωρείτε, αυτό δεν το γνωρίζω») ή πείτε γιατί δεν μπορείτε να σχολιάσετε κάτι (επειδή μια επίσημη έρευνα είναι σε εξέλιξη, έχει υποβληθεί αγωγή, κλπ.). Μετά επιστρέψτε σε κάποιο σημαντικό σημείο ή βασικό μήνυμα.

Οι Πράξεις Λένε ΠολλάΗ αντιμετώπιση των ΜΜΕ σε μια

έκτακτη κατάσταση μπορεί να είναι άβολη και δυσάρεστη, ωστόσο, οι αξιωματούχοι του Ροταριανού Ομίλου έχουν την ευθύνη να μεταδώσουν τα γεγονότα και να προστατεύσουν την εικόνα του Ρόταρυ. Αν οι αξιωματούχοι του Ομίλου τηρήσουν τις αρχές της εντιμότητας, της διαφάνειας και της ειλικρίνειας, τα ΜΜΕ και το κοινό θα αναγνωρίσουν και θα εκτιμήσουν αυτήν την προσπάθεια.

Κάτι εξίσου σημαντικό: αν ο Όμιλος δώσει ειλικρινείς υποσχέσεις και προχωρήσει στην επίλυση οποιωνδήποτε προβλημάτων έχουν προκύψει – αν ο Όμιλος λάβει μέτρα και προβεί σε ενέργειες που δείχνουν το ενδιαφέρον του Ρόταρυ – αυτό θα ελαχιστοποιήσει τον αρνητικό αντίκτυπο της κρίσης και θα προστατεύσει τη θετική εικόνα του Ρόταρυ.

Βοήθεια από το Δ.Ρ. για τα ΜΜΕΟι αρμόδιοι των υπηρεσιών Δημοσίων Σχέσεων και Σχέσεων με τα ΜΜΕ του Δ.Ρ.

είναι πάντα διαθέσιμοι για να σας ενημερώσουν και να βοηθήσουν τον Όμιλό σας σε οτιδήποτε σχετικό, από τη σύνταξη μιας αρχικής δήλωσης της θέσης του Ρόταρυ έως την τελική ανακοίνωση στον Τύπο.

Απευθυνθείτε στα τηλέφωνα: 847-866-3245 ή 847-866-3237.

Παράδειγμα

Πρόσφατα, αναφέρθηκε ότι ένας Αμερικανός φοιτητής, που συμμετείχε σε πρόγραμμα Ανταλλαγής Νέων, χάθηκε στη Νότιο Αμερική, πράγμα που δημιούργησε αναστάτωση στα διεθνή ΜΜΕ.

Οι Ροταριανοί Όμιλοι και στις δύο περιοχές συνεργάστηκαν στενά με τις αστυνομικές αρχές και πρόσφεραν αμέσως στήριξη στην οικογένεια του φοιτητή. Συγχρόνως, οι Ροταριανοί όρισαν έναν ικανό εκπρόσωπο Τύπου σε κάθε χώρα για να χειριστεί όλα τα ερωτήματα των ΜΜΕ αμέσως και με εντιμότητα, ειλικρίνεια και υπομονή. Επιπλέον, οι Όμιλοι ενημέρωσαν αμέσως το Δ.Ρ. και ο Πρόεδρος του Δ.Ρ. απηύθυνε προσωπικά ένα μήνυμα με την ανησυχία και τις ευχές του προς την οικογένεια του φοιτητή. Ευτυχώς ο φοιτητής βρέθηκε, σώος και αβλαβής, πέντε μέρες αργότερα.

Χάρη στην αφοσίωση των εμπλεκόμενων Ροταριανών, κάτι αρνητικό έγινε θετικό, και η εικόνα του Ρόταρυ όχι μόνο δεν αμαυρώθηκε, αλλά ενισχύθηκε, με τη διεθνή δημοσιότητα που προκάλεσε αυτό το συμβάν.

Πρωτότυπο515-ΕΝ-(507)

One Rotary Center1560 Sherman AvenueEvanston, IL 60201-3698 USAwww.rotary.org

ROTARY INTERNATIONAL

Μετάφραση κειμένων: Κωνσταντίνα Επισκοποπούλου (Ρ.Ο. Νέα Σμύρνη)Σελιδοποίηση: Καλλιόπη Ξενοπούλου (Ρ.Ο. Ερμούπολη)