1

Μ.Δ.Ε. Ηλεκτρονικής και Ραδιοηλεκτρολογίας

Μάθημα: Οργάνωση Και Διοίκηση Επιχειρήσεων

Εργασία με Θέμα: «Εισαγωγή στη Διαχείριση Έργων»

Ονοματεπώνυμο: Λίγκας Δημήτριος Α.Μ.:2008109Υπεύθυνη μαθήματος: Δρ. Πόπη Κονιδάρη

Αθήνα 2010

2

Εισαγωγή στη Διαχείριση Έργων

Project Management: Μία σύγχρονη ιδέα ή μια ιδέα από την αρχαιότητα;

3

Δομή Παρουσίασης

Κεφάλαιο 1: ΒΑΣΙΚΟΙ ΟΡΙΣΜΟΙΤι είναι έργο;Κίνδυνοι και αβεβαιότητα.Φάσεις του έργου

Κεφάλαιο 2: ΟΡΓΑΝΩΣΗ ΕΡΓΟΥΕισαγωγήΟργάνωση με βάση τις ΛειτουργίεςΕργοστρεφής οργάνωση

Κεφάλαιο 3: ΔΙΑΧΕΙΡΙΣΤΗΣ ΕΡΓΟΥΚεφάλαιο 4: ΔΙΕΡΓΑΣΙΕΣ ΚΑΤΑ ΤΗΝ ΔΙΕΞΑΓΩΓΗ ΤΟΥ ΕΡΓΟΥ

Καθορισμός έργου.Διεργασίες οργάνωσης.Χρονοδιάγραμμα δραστηριοτήτωνΔιαχείριση πόρωνΠροϋπολογισμός έργου και πρόγραμμα κόστουςΚαθορισμό δεικτών απόδοσηςΕκτέλεση και έλεγχος του έργουΔιεργασίες τερματισμού

Κεφάλαιο 5: ΠΑΡΑΓΟΝΤΕΣ ΠΟΥ ΕΠΙΔΡΟΥΝ ΣΤΗΝ ΕΠΙΤΥΧΙΑ ΕΝΟΣ ΕΡΓΟΥ

4

Τι είναι έργο;

Ορισμός:

«έργο καλείται το προσωρινό εγχείρημα που στοχεύει στη δημιουργία ενός μοναδικού προϊόντος ή υπηρεσίας»

5

Βασικές Διαδικασίες της διαχείρισης έργου

Προσδιορισμός ανάγκης προϊόν ή υπηρεσία

Προσδιορισμός ανάγκης προϊόν ή υπηρεσία

Καθορισμός στόχων

Επιλογή κατάλληλων δεικτώνΕπιλογή κατάλληλων δεικτών

Κατάρτιση χρονοδιαγράμματος

Κατάρτιση χρονοδιαγράμματος

Κατάρτιση προϋπολογισμού

Κατάρτιση προϋπολογισμού

Ανάπτυξη τεχνολογικής διεργασίας

Ανάπτυξη τεχνολογικής διεργασίας

Ενσωμάτωση σε πρόγραμμα έργουΕνσωμάτωση σε πρόγραμμα έργου

Υλοποίηση του προγράμματοςΥλοποίηση του προγράμματος

Παρακολούθηση και έλεγχος έργουΠαρακολούθηση και έλεγχος έργου

Καθορισμός των στόχων του έργου και της σπουδαιότητας τους

Καθορισμός των στόχων του έργου και της σπουδαιότητας τους

Αξιολόγηση της επιτυχίας του έργου

Αξιολόγηση της επιτυχίας του έργου

6

Επιδόσεις 33,33%

Κόστος 33,33%

Χρονο/σμός 33,33%

Επιδόσεις 70%

Κόστος 20%

Χρονο/σμός 10%

Έργο 1: «Σχεδιασμός βάση κόστους»

Έργο 2:«Κόστος και πάγια αμοιβή»

Παράδειγμα

7

Σχέση έργων και άλλων συστημάτων παραγωγής

Κατηγορίες συστημάτων:

1. Μαζική παραγωγή2. Παραγωγή παρτίδων 3. Μη επαναλαμβανόμενα έργα

Έργα

Σύστημα Παραγωγής Παρτίδων

Σύστημα Μαζικής Παραγωγής

Χαμηλός Μέσος Υψηλός

Υψηλό

Μέσο

ΧαμηλόςΌγκος Ζήτησης

Μέγεθος Παρτίδων

8

Μαζική παραγωγή

Ιδιότητες:

1. Διεργασίες για συναρμογή προϊόντος2. Καθορισμένος προσανατολισμός 3. Περιορισμένες εφαρμογές4. Μεγάλη απόδοση αν υπάρχει μεγάλη ζήτηση5. Μεταβάλλονται δύσκολα

9

Παραγωγή παρτίδων

Ιδιότητες:

1. Στην ίδια εγκατάσταση, πραγματοποιείται επεξεργασία διάφορων προϊόντων

2. Όχι αρκετά υψηλός δείκτης ζήτησης3. Μεγάλη πολυπλοκότητα σχεδιασμού4. Μείωση χρόνου και κόστους παραγωγής

10

Μη επαναλαμβανόμενα έργα

Ιδιότητες:

1. Χαμηλή ζήτηση2. Εκτενείς προσπάθεια σε θέματα προγραμματισμού

• Σχεδίαση έργου• Χρονικός προγραμματισμός• Παρακολούθηση • Έλεγχος

11

Κίνδυνοι και αβεβαιότητα.

Αβεβαιότητα: η απουσία πληροφοριών, γνώσης, ή κατανόησης σχετικά με την έκβαση μιας δράσης, απόφασης ή γεγονότος.

Κίνδυνος : το μέτρο του ποσού αβεβαιότητας που υπάρχει

Απουσία Πληροφόρησης Μερική

Πληροφόρησης Πλήρης Πληροφόρησης

Πλήρης Αβεβαιότητα

Σχετική ΑβεβαιότηταΠλήρης Βεβαιότητα

Μέγεθος Κινδύνου

Παράδειγμα: Ανάπτυξη θεραπείας AIDS

12

Νόμοι της διαχείρισης έργου

•Ασαφείς στόχοι συνεπάγονται κακή εκτίμηση εξόδων

•Απρόσεκτος χρονικός προγραμματισμός συνεπάγεται τριπλάσιο χρόνο ολοκλήρωσης

•Προσεκτικός χρονικός προγραμματισμός συνεπάγεται διπλάσιο χρόνο ολοκλήρωσης

13

Φάσεις του έργου

Βασικές κατηγορίες

1. Αρχική μελέτη2. Προχωρημένη ανάπτυξη3. Αναλυτικός σχεδιασμός4. Παραγωγή5. Τερματισμός

14

Αρχική μελέτη

Αξιολογούνται πιθανές λύσεις

1. Μελέτη σκοπιμότητας2. Αναμενόμενα οφέλη 3. Αξιολόγηση κόστους και κινδύνων4. Εκτιμήσεις πόρων5. Εξέταση τεχνολογικών πτυχών6. Ανάλυση περιβαλλοντικών παραγόντων7. Ανταγωνισμός

15

Φάση προχωρημένης ανάπτυξης

Διαμόρφωση πλαισίου εκτέλεσης έργου

1. Σχηματισμός οργανωτικής δομής2. Εξέταση θετικών και αρνητικών κάθε διευθέτησης3. Εκθέσεις επιδόσεων

16

Φάση σχεδιασμού

Λαμβάνονται οι αποφάσεις υλοποίησης του έργου

1. Σχεδιασμό προϊόντων και διεργασιών2. Απαιτήσεις επιδόσεων3. Αναλυτική ανάθεση εργασιών4. Πληροφορίες που αφορούν το χρονοδιάγραμμα5. Σχέδια διαχείρισης πόρων και κόστους6. Προϋπολογισμοί7. Έλεγχο και διόρθωση του έργου

Σχεδιασμός

Υλοποίηση

Έλεγχος

Διορθωτικές Ενέργειες

Καμία Απόκλιση

Ανεπιθύμητη Απόκλιση

Νέα Σχέδια

17

Φάση παραγωγής

Υλοποίηση βάση πλάνου που αναπτύχθηκε στον σχεδιασμό.

1. Παρακολούθηση και καταγραφή εξέλιξης έργου2. Προτάσεις αλλαγών στο αρχικό πλάνο3. Αναπροσανατολισμός πεδίου εργασιών, χρονοδιαγράμματος και

προϋπολογισμού

18

Φάση τερματισμού

1. Επιβεβαίωση υλοποίησης έργου σύμφωνα με το σχέδιο 2. Αξιολόγηση απόδοσης σε συνθήκες πραγματικής λειτουργίας

Κανόνας: Μολονότι τα επιτυχημένα έργα μπορούν να μας παράσχουν πολύτιμες πληροφορίες, οι αποτυχίες μπορούν να μας διδάξουν ακόμη περισσότερα.

Φάση 1Εννοιολογικός Σχεδιασμός

Φάση 2Προχωρημένη

Ανάπτυξη

Φάση 3Αναλυτικός Σχεδιασμός

Φάση 4Παραγωγή

Φάση 5Τερματισμός

Πόροι και Προσπάθεια

Δυνατότητα Παρέμβασης

Κόστος Αλλαγών

19

Οργάνωση Έργου

Κεφάλαιο 1: ΒΑΣΙΚΟΙ ΟΡΙΣΜΟΙΤι είναι έργο;Κίνδυνοι και αβεβαιότητα.Φάσεις του έργου

Κεφάλαιο 2: ΟΡΓΑΝΩΣΗ ΕΡΓΟΥΕισαγωγήΟργάνωση με βάση τις ΛειτουργίεςΕργοστρεφής οργάνωση

Κεφάλαιο 3: ΔΙΑΧΕΙΡΙΣΤΗΣ ΕΡΓΟΥΚεφάλαιο 4: ΔΙΕΡΓΑΣΙΕΣ ΚΑΤΑ ΤΗΝ ΔΙΕΞΑΓΩΓΗ ΤΟΥ ΕΡΓΟΥ

• Καθορισμός έργου.• Διεργασίες οργάνωσης.• Χρονοδιάγραμμα Δραστηριοτήτων• Διαχείριση Πόρων• Προϋπολογισμός έργου και πρόγραμμα κόστους.• Καθορισμό δεικτών απόδοσης• Εκτέλεση και έλεγχος του έργου.• Διεργασίες Τερματισμού.

Κεφάλαιο 5: ΠΑΡΑΓΟΝΤΕΣ ΠΟΥ ΕΠΙΔΡΟΥΝ ΣΤΗΝ ΕΠΙΤΥΧΙΑ ΕΝΟΣ ΕΡΓΟΥ

20

Οργάνωση Έργου

Οι εμπλεκόμενοι φορείς του έργου είναι μεμονωμένα άτομα, ομάδες ατόμων, οργανισμοί ή εταιρείες που επηρεάζουν ή επηρεάζονται άμεσα ή έμμεσα, θετικά ή αρνητικά, από τις διεργασίες και τα αποτελέσματα του έργου.

21

Οι εμπλεκόμενοι φορείς του έργου (1/2)

1. Επίδραση στο έργο:

• Άμεση σχέση με το έργο• Ασκούν επιρροή στις συνθήκες του έργου• Ιεραρχική σχέση με το έργο• Τελείως άσχετα με το έργο, που επιδιώκουν επίτευξη προσωπικών

σκοπών

22

Οι εμπλεκόμενοι φορείς του έργου (2/2)

2. Σύμφωνα με τη σχετική ικανότητά τους να επηρεάσουν το έργο:

• Εκείνα που είναι ελέγξιμα • Εκείνα που είναι επιδεκτικά επηρεασμού • Εκείνα των οποίων η ικανότητα επιρροής πρέπει να

εκτιμηθεί

23

Οργάνωση ΈργουΠαράδειγμα

Κατασκευή συστήματος διοικητικής πληροφόρησης

• Ο διευθυντής του τμήματος επιθυμεί χαμηλό κόστος

• Ο αρχιτέκτονας του συστήματος μπορεί να δίνει έμφαση στις καλύτερες τεχνικές επιδόσεις

• Ο ανάδοχος που είναι υπεύθυνος για την ανάπτυξη του λογισμικού μπορεί να ενδιαφέρεται περισσότερο για τη μεγιστοποίηση των κερδών του.

24

Οργάνωση Έργου

Υπάρχουν τρία είδη. Οργάνωση κατά:

1. Λειτουργίες2. Έργο3. Πίνακα ή δικτυωτή οργάνωση

ΔικτυωτήΛειτουργική

Εξουσία του Διαχειριστή

έργου

Χαμηλή

Υψηλή

Είδος Οργάνωσης

Εργοστρεφής

25

Μέλος Προσωπικού

Επικεφαλής Τμήματος

Διοίκηση του Φορέα Υλοποίησης

Μέλος Προσωπικού

Μέλος Προσωπικού

Μέλος Προσωπικού

Μέλος Προσωπικού

Μέλος Προσωπικού

Μέλος Προσωπικού

Μέλος Προσωπικού

Μέλος Προσωπικού

Επικεφαλής Τμήματος Επικεφαλής Τμήματος

Συντονισμός Έργου

Μέλος Προσωπικού που ασχολείται με το έργο

Οργάνωση κατά λειτουργίες

Κύριο πλεονέκτημα 1. Πλήρης έλεγχος λειτουργίας από ομάδα έργου

Τα μειονεκτήματα 2. Δυσκολίες σε ταχύτητα, ευελιξία και επικοινωνία σε εκτέλεση έργων με

διαλειτουργικό χαρακτήρα.

26

Οργάνωση κατά Έργο

Τα κύρια πλεονεκτήματα 1. Ταχύτητα 2. Ευελιξία

Κύριο μειονέκτημα 3. Υψηλό κόστος πόρων

Μέλος Προσωπικού

Υπεύθυνος Συντονιστής (Project Manager)

Διοίκηση του Φορέα Υλοποίησης

Μέλος Προσωπικού

Μέλος Προσωπικού

Μέλος Προσωπικού

Μέλος Προσωπικού

Μέλος Προσωπικού

Μέλος Προσωπικού

Μέλος Προσωπικού

Μέλος Προσωπικού

Υπεύθυνος Συντονιστής (Project Manager)

λής Τμήματος

Υπεύθυνος Συντονιστής (Project Manager)

Τμήματος

Συντονισμός Έργου

Μέλος Προσωπικού που ασχολείται με το έργο

27

Οργάνωση κατά Πίνακα

Κύριο πλεονέκτημα 1. Συνδυάζει πλεονεκτήματα των δύο προηγούμενων.2. Διευκολύνει αποτελεσματική κατανομή πόρων σε διαφορετικά έργα

Τα μειονεκτήματα 3. Ενδεχόμενο σύγκρουσης υπευθύνου συντονιστή και υπευθύνου

συντονιστή λειτουργίας αναφορικά με ανάθεση πόρων

Μέλος Προσωπικού

Επικεφαλής Τμήματος

Διοίκηση του Φορέα Υλοποίησης

Μέλος Προσωπικού

Μέλος Προσωπικού

Μέλος Προσωπικού

Μέλος Προσωπικού

Μέλος Προσωπικού

Υπεύθυνος Συντονιστής Έργου Β

)

Υπεύθυνος Συντονιστής Έργου Γ

)

Υπεύθυνος Συντονιστής Έργου Δ

)

Επικεφαλής Τμήματος

λής Τμήματος

Υπεύθυνος Συντονιστής Έργου Α

Τμήματος

Συντονισμός Έργου

Μέλος Προσωπικού που ασχολείται με το έργο Α

28

Διαχειριστής Έργου

Κεφάλαιο 1: ΒΑΣΙΚΟΙ ΟΡΙΣΜΟΙΤι είναι έργο;Κίνδυνοι και αβεβαιότητα.Φάσεις του έργου

Κεφάλαιο 2: ΟΡΓΑΝΩΣΗ ΕΡΓΟΥΕισαγωγήΟργάνωση με βάση τις ΛειτουργίεςΕργοστρεφής οργάνωση

Κεφάλαιο 3: ΔΙΑΧΕΙΡΙΣΤΗΣ ΕΡΓΟΥΚεφάλαιο 4: ΔΙΕΡΓΑΣΙΕΣ ΚΑΤΑ ΤΗΝ ΔΙΕΞΑΓΩΓΗ ΤΟΥ ΕΡΓΟΥ

Καθορισμός έργου.Διεργασίες οργάνωσης.Χρονοδιάγραμμα ΔραστηριοτήτωνΔιαχείριση ΠόρωνΠροϋπολογισμός έργου και πρόγραμμα κόστους.Καθορισμό δεικτών απόδοσηςΕκτέλεση και έλεγχος του έργου.Διεργασίες Τερματισμού.

Κεφάλαιο 5: ΠΑΡΑΓΟΝΤΕΣ ΠΟΥ ΕΠΙΔΡΟΥΝ ΣΤΗΝ ΕΠΙΤΥΧΙΑ ΕΝΟΣ ΕΡΓΟΥ

29

Βασικές Λειτουργίες Διαχειριστή Έργου

Ο ρόλος του διαχειριστή έργου μπορεί να ξεκινά σε διαφορετικά σημεία του κύκλου ζωής ενός έργου.

Ασχολείται με βασικά ζητήματα όπως

1. Τον χρονικό προγραμματισμό2. Την κατάρτιση του προϋπολογισμού3. Την κατανομή των πόρων4. Τη διαχείριση των πόρων5. Τις ανθρώπινες σχέσεις 6. Τις διαπραγματεύσεις

30

Ορισμός του Έργου

ΈλεγχοςΜέτρηση προόδουΕπικοινωνίαΔιορθωτικές ενέργειεςΑποπεράτωση έργου

ΈλεγχοςΜέτρηση προόδουΕπικοινωνίαΔιορθωτικές ενέργειεςΑποπεράτωση έργου

ΟρισμόςΕύρεση υποστηρικτήΟρισμός ενδιαφερομένων μερώνΔιατύπωση κανόνων έργου

ΟρισμόςΕύρεση υποστηρικτήΟρισμός ενδιαφερομένων μερώνΔιατύπωση κανόνων έργου

ΠρογραμματισμόςΔιαχείριση κινδύνουΚατάρτιση χρονοδιαγράμματοςΕκτίμηση

ΠρογραμματισμόςΔιαχείριση κινδύνουΚατάρτιση χρονοδιαγράμματοςΕκτίμηση

Δήλωση εργασιώνΜήτρα ευθυνώνΠρόγραμμα επικοινωνίαςΧάρτης έργου

Δήλωση εργασιώνΜήτρα ευθυνώνΠρόγραμμα επικοινωνίαςΧάρτης έργου

Ημερολόγιο κινδύνουΧρονοδιάγραμμαΠροϋπολογισμός Πρόγραμμα πόρων

Ημερολόγιο κινδύνουΧρονοδιάγραμμαΠροϋπολογισμός Πρόγραμμα πόρων

Ανατροφοδότηση, αλλαγές και διορθωτικές ενέργειες Ανατροφοδότηση, αλλαγές και διορθωτικές ενέργειες

Ο διαχειριστής έργου πρέπει να:

1. Καθορίσει το σκοπό2. Καθορίσει τους στόχους και τους περιορισμούς του έργου3. Λαμβάνει όλες τις αποφάσεων του έργου4. Θεσπίζει τις βασικές παραμέτρους ελέγχου της διαχείρισης του

έργου5. Μοιράζει ρόλους των εμπλεκομένων φορέων6. Διευκρινίζει αλυσίδα ιεραρχίας και στρατηγική επικοινωνίας 7. Ελέγχει διαδικασία ελέγχου και αλλαγών

31

Προγραμματισμός Έργου

Ο διαχειριστής έργου

1. Συγκεντρώνει τις λεπτομέρειες της επίτευξης των στόχων2. Εκτιμά πόση εργασία συνεπάγεται το έργο3. Ποιος θα εκτελέσει την εργασία4. Πότε θα την εκτελεστεί 5. Πόσο θα κοστίσει6. Κάνει διαχείρισης κινδύνου 7. Εντοπίζει τους τομείς της μεγαλύτερης αβεβαιότητας 8. Καταλήγει σε στρατηγικές για τη διαχείριση των κινδύνων

ΈλεγχοςΜέτρηση προόδουΕπικοινωνίαΔιορθωτικές ενέργειεςΑποπεράτωση έργου

ΈλεγχοςΜέτρηση προόδουΕπικοινωνίαΔιορθωτικές ενέργειεςΑποπεράτωση έργου

ΟρισμόςΕύρεση υποστηρικτήΟρισμός ενδιαφερομένων μερώνΔιατύπωση κανόνων έργου

ΟρισμόςΕύρεση υποστηρικτήΟρισμός ενδιαφερομένων μερώνΔιατύπωση κανόνων έργου

ΠρογραμματισμόςΔιαχείριση κινδύνουΚατάρτιση χρονοδιαγράμματοςΕκτίμηση

ΠρογραμματισμόςΔιαχείριση κινδύνουΚατάρτιση χρονοδιαγράμματοςΕκτίμηση

Δήλωση εργασιώνΜήτρα ευθυνώνΠρόγραμμα επικοινωνίαςΧάρτης έργου

Δήλωση εργασιώνΜήτρα ευθυνώνΠρόγραμμα επικοινωνίαςΧάρτης έργου

Ημερολόγιο κινδύνουΧρονοδιάγραμμαΠροϋπολογισμός Πρόγραμμα πόρων

Ημερολόγιο κινδύνουΧρονοδιάγραμμαΠροϋπολογισμός Πρόγραμμα πόρων

Ανατροφοδότηση, αλλαγές και διορθωτικές ενέργειες Ανατροφοδότηση, αλλαγές και διορθωτικές ενέργειες

32

Έλεγχος Έργου

Πραγματοποιεί δραστηριότητες όπως:

1. Μέτρηση προόδου2. Επικοινωνία3. Διορθωτικές ενέργειες

ΈλεγχοςΜέτρηση προόδουΕπικοινωνίαΔιορθωτικές ενέργειεςΑποπεράτωση έργου

ΈλεγχοςΜέτρηση προόδουΕπικοινωνίαΔιορθωτικές ενέργειεςΑποπεράτωση έργου

ΟρισμόςΕύρεση υποστηρικτήΟρισμός ενδιαφερομένων μερώνΔιατύπωση κανόνων έργου

ΟρισμόςΕύρεση υποστηρικτήΟρισμός ενδιαφερομένων μερώνΔιατύπωση κανόνων έργου

ΠρογραμματισμόςΔιαχείριση κινδύνουΚατάρτιση χρονοδιαγράμματοςΕκτίμηση

ΠρογραμματισμόςΔιαχείριση κινδύνουΚατάρτιση χρονοδιαγράμματοςΕκτίμηση

Δήλωση εργασιώνΜήτρα ευθυνώνΠρόγραμμα επικοινωνίαςΧάρτης έργου

Δήλωση εργασιώνΜήτρα ευθυνώνΠρόγραμμα επικοινωνίαςΧάρτης έργου

Ημερολόγιο κινδύνουΧρονοδιάγραμμαΠροϋπολογισμός Πρόγραμμα πόρων

Ημερολόγιο κινδύνουΧρονοδιάγραμμαΠροϋπολογισμός Πρόγραμμα πόρων

Ανατροφοδότηση, αλλαγές και διορθωτικές ενέργειες Ανατροφοδότηση, αλλαγές και διορθωτικές ενέργειες

33

Διεργασίες Έργου

Κεφάλαιο 1: ΒΑΣΙΚΟΙ ΟΡΙΣΜΟΙΤι είναι έργο;Κίνδυνοι και αβεβαιότητα.Φάσεις του έργου

Κεφάλαιο 2: ΟΡΓΑΝΩΣΗ ΕΡΓΟΥΕισαγωγήΟργάνωση με βάση τις ΛειτουργίεςΕργοστρεφής οργάνωση

Κεφάλαιο 3: ΔΙΑΧΕΙΡΙΣΤΗΣ ΕΡΓΟΥΚεφάλαιο 4: ΔΙΕΡΓΑΣΙΕΣ ΚΑΤΑ ΤΗΝ ΔΙΕΞΑΓΩΓΗ ΤΟΥ ΕΡΓΟΥ

Καθορισμός έργου.Διεργασίες οργάνωσης.Χρονοδιάγραμμα ΔραστηριοτήτωνΔιαχείριση ΠόρωνΠροϋπολογισμός έργου και πρόγραμμα κόστους.Καθορισμό δεικτών απόδοσηςΕκτέλεση και έλεγχος του έργου.Διεργασίες Τερματισμού.

Κεφάλαιο 5: ΠΑΡΑΓΟΝΤΕΣ ΠΟΥ ΕΠΙΔΡΟΥΝ ΣΤΗΝ ΕΠΙΤΥΧΙΑ ΕΝΟΣ ΕΡΓΟΥ

34

Καθορισμός Έργου

Έναρξη

Προσδιορισμός Ανάγκης

Είναι σημαντική η ανάγκη;

Τεχνική αξιολόγηση

Είναι εφικτό το έργο;

Ανάπτυξη εναλλακτικών λύσεων

Ανάλυση οφέλους - κόστους

Επιλογή βέλτιστης εναλλακτικής λύσης

Καθορισμός έργου

Στοπ

Στοπ

Ναι

Ναι

Όχι

Όχι

Ποιος κάνει το έργο

Πρόταση σε πελάτη, προσωπικό και διοίκηση

Διοίκηση (Μάρκετινγκ)

Διοίκηση (τμήμα μελετών)

Διοίκηση (τμήμα μελετών και οικονομικών)

Διοίκηση (τμήμα έρευνας και ανάπτυξης)

Τμήμα μελετών και οικονομικών

Διοίκηση

Διοίκηση

35

Οργάνωση Έργου

Κατά τη φάση αυτή

1. Ορίζεται περιεχόμενο εργασιών2. Ταξινομούνται ιεραρχικά οι εργασίες3. Καθορίζονται οι γραμμές επικοινωνίας μεταξύ και στο εσωτερικό των

οργανώσεων4. Θεσπίζονται διαδικασίες για την εξουσιοδότηση εργασιών και την

κατάρτιση και διανομή εκθέσεων5. Κατασκευάζεται ένας πίνακας αρμοδιοτήτων6. Γίνεται αναλυτικότερη εκτίμηση κόστους και μια λεπτομερής πρόταση

προϋπολογισμού

36

Ανάλυση Δραστηριοτήτων

Κατά τη φάση αυτή

1. Πραγματοποιείται αξιολόγηση των αναγκών σε πόρους, και κατάρτιση λεπτομερούς χρονοπρογραμματισμού

2. Εκπονείται κατάλογος δραστηριοτήτων3. Καθορισμός ορόσημων

Στόχος: Εκτέλεση των εργασιών με λογικό, οικονομικά συνετό και τεχνικά εφικτό τρόπο.

37

Χρονικός Προγραμματισμός Έργου

Κατά τη φάση αυτή παρέχονται πληροφορίες σχετικά με το :

1. Τι απαιτείται2. Πώς αυτό θα επιτευχθεί3. Πότε θα επιτευχθεί4. Ποιος θα είναι υπεύθυνος για το επιτυχές αποτέλεσμα κάθε

δραστηριότητας5. Παρακολούθηση και έλεγχο της προόδου υλοποίησης του έργου

Εφαρμογή Αναλυτικής Δομής Εργασίων

Προσδιορισμός Δραστηριοτήτων

Καθορισμός διαδοχής -εξάρτησης δραστηριοτήτων

Εκτίμηση διάρκειας Δραστηριοτήτων

Χρονικός Προγραμματισμός

38

Διαχείριση Πόρων

Κατά τη φάση αυτή

1. Προσδιορίζονται οι φυσικοί πόροι που απαιτούνται2. Πραγματοποιείται παράλληλα με την ανάπτυξη του χρονοδιαγράμματος

δραστηριοτήτων3. Επηρεάζει άμεσα την εκτίμηση της διάρκειας των δραστηριοτήτων

Προσδιορισμός είδους και ποσότητας

πόρων

Εκπόνηση χρονοδιαγραμματος

χρήσης πόρων

Ανάθεση πόρων σε δραστηριότητες του

έργου

39

Προϋπολογισμός Έργου

Κατά τη φάση αυτή γίνεται εκτίμηση του κόστους των δραστηριοτήτων και των πόρων

Επιστροφή στη φάση εννοιολογικού σχεδιασμού

Εγκρίθηκε ο εννοιολογικός σχεδιασμός;

Προς φάση παραγωγής Είναι αποδεκτός ο

αναλυτικός σχεδιασμός

Κατάρτιση τεχνολογικής γραμμής αναφοράς

Εκπόνηση αναλυτικού χρονοδιαγράμματος

Ανάλυση απαιτήσεων σε πόρους

Κατάρτιση προϋπολογισμού

Ναι

Ναι

Όχι

Όχι

40

Καθορισμός Δεικτών Απόδοσης Έργου

Ορισμός: Οι δείκτες είναι συνήθως ποσοτικά μέτρα ή παρατηρήσεις που ορίζουν τον τρόπο με τον οποίο η απόδοση θα μετράται βάσει συγκεκριμένης κλίμακας.

Τα διάφορα επίπεδα δεικτών έχουν ως εξής:

1. Οικονομικοί δείκτες2. Δείκτες εκροών3. Δείκτες αποτελεσμάτων4. Δείκτες επιπτώσεων

41

Οικονομικοί δείκτες: Χρησιμοποιούνται για την παρακολούθηση σχετικά με τις καταβολές για το έργο και τους διαθέσιμους πόρους.

Δείκτες εκροών: Έχουν σχέση με τη δραστηριότητα. Μετρώνται σε φυσικές μονάδες (π.χ. Μήκος του δρόμου που κατασκευάζεται)

Είδη Δεικτών Απόδοσης Έργου (1/2)

42

Είδη Δεικτών Απόδοσης Έργου (2/2)

Δείκτες αποτελεσμάτων: Έχουν σχέση με τα άμεσα και έμμεσα αποτελέσματα που επιφέρει ένα έργο. Παρέχουν πληροφορίες για τις αλλαγές π.χ. στη συμπεριφορά, την ικανότητα ή την απόδοση των άμεσων δικαιούχων.

Δείκτες επιπτώσεων: Αναφέρονται στις συνέπειες του έργου πέραν της άμεσης επίδρασης στους άμεσους δικαιούχους του

43

Πιθανοί δείκτες για μεγάλο έργο υποδομής (π.χ. κατασκευή δρόμου)

Περιγραφή Δείκτες

Εκροές Κατασκευή δρόμουΟικονομικοί: κόστος

Φυσικοί: κατασκευασθέντα χιλιόμετρα

ΑποτελέσματαΜειωμένος χρόνος μετάβασης

Μειωμένο κόστος μεταφορών

Εξοικονόμηση χρόνου σε λεπτά

Εξοικονόμηση κόστους (%)

Συγκεκριμένες επιπτώσεις

Αυξημένες ροές ατόμων και αγαθών Ροές κυκλοφορίας

Παράδειγμα

44

Έλεγχος και Εκτέλεση Έργου

Τα συστήματα ελέγχου του έργου σχεδιάζονται για τρεις σκοπούς:

1. Εντοπισμό αποκλίσεων2. Εντοπισμό προέλευσης αποκλίσεων3. Υποστήριξη αποφάσεων διοίκησης που στοχεύουν στην επαναφορά

στην επιθυμητή πορεία.

45

Διεργασίες Τερματισμού Έργου

Τα συστήματα ελέγχου του έργου σχεδιάζονται για τρεις σκοπούς:

1. Διοικητικό κλείσιμο2. Επισκόπηση αξιολόγησης του έργου3. Επισκόπηση έργου σε κανονική λειτουργία

46

Παράγοντες Επιτυχίας

Κεφάλαιο 1: ΒΑΣΙΚΟΙ ΟΡΙΣΜΟΙΤι είναι έργο;Κίνδυνοι και αβεβαιότητα.Φάσεις του έργου

Κεφάλαιο 2: ΟΡΓΑΝΩΣΗ ΕΡΓΟΥΕισαγωγήΟργάνωση με βάση τις ΛειτουργίεςΕργοστρεφής οργάνωση

Κεφάλαιο 3: ΔΙΑΧΕΙΡΙΣΤΗΣ ΕΡΓΟΥΚεφάλαιο 4: ΔΙΕΡΓΑΣΙΕΣ ΚΑΤΑ ΤΗΝ ΔΙΕΞΑΓΩΓΗ ΤΟΥ ΕΡΓΟΥ

• Καθορισμός έργου.• Διεργασίες οργάνωσης.• Χρονοδιάγραμμα Δραστηριοτήτων• Διαχείριση Πόρων• Προϋπολογισμός έργου και πρόγραμμα κόστους.• Καθορισμό δεικτών απόδοσης• Εκτέλεση και έλεγχος του έργου.• Διεργασίες Τερματισμού.

Κεφάλαιο 5: ΠΑΡΑΓΟΝΤΕΣ ΠΟΥ ΕΠΙΔΡΟΥΝ ΣΤΗΝ ΕΠΙΤΥΧΙΑ ΕΝΟΣ ΕΡΓΟΥ

47

Παράγοντες Επιτυχίας

Δέκα παράγοντες που συμβάλουν στην επιτυχία του έργου

1. Αποστολή και στόχοι του έργου2. Υποστήριξη της ανώτερης διοίκησης3. Προγραμματισμός του έργου4. Διαβούλευση με τον πελάτη5. Θέματα προσωπικού6. Τεχνικά θέματα7. Αποδοχή από τον πελάτη8. Έλεγχος του έργου9. Επικοινωνία10. Αποκατάσταση προβλημάτων

48

Τυπικό Έργο

49

Συμπεράσματα

1. Σύνθετο πρόβλημα

2. Δεν υπάρχουν σίγουρες λύσεις

3. Σημαντική η οργάνωση και ο διαχειριστής του έργου

4. Εκτίμηση κινδύνων

50

Ευχαριστώ

51

Ερώτηση 1 (1/2)

Εξηγήστε τη διαφορά μεταξύ ενός έργου και ενός συστήματος παραγωγής

Σύστημα παραγωγής παρτίδων:Χαρακτηριστικά:1. Προσφέρονται κυρίως για λειτουργίες με

• Υψηλό ποσοστό ζήτησης καθώς • Υψηλή συνολική ζήτηση

2. Αποδοτικό όσον αφορά την επεξεργασία μεγάλων ποσοτήτων3. Μεταβάλλονται πολύ δύσκολα4. Ο προσανατολισμός τους είναι καθορισμένος και οι εφαρμογές τους

περιορισμένες.

52

Ερώτηση 1 (2/2)

Εξηγήστε τη διαφορά μεταξύ ενός έργου και ενός συστήματος παραγωγής

Χαρακτηριστικά έργων:

1. Πολύ χαμηλή ζήτηση (μερικές μόνον μονάδες)2. Λόγω της μη επαναληπτικής φύσης των συστημάτων αυτών, η

προηγούμενη εμπειρία μπορεί να έχει περιορισμένη μόνον αξία 3. Η μάθηση είναι λιγοστή4. Καταβληθούν εκτενείς προσπάθειες διαχείρισης5. Για τον σχεδιασμό6. Την παρακολούθηση7. Έλεγχο των δραστηριοτήτων της οργάνωσης

53

Ερώτηση 2 (1/3)

Περιγράψτε τρία έργα, εκ των οποίων ένα να δίνει έμφαση στην τεχνολογία, ένα να δίνει έμφαση στο κόστος και ένα να δίνει έμφαση στον χρονοπρογραμματισμό.

Έμφαση στην τεχνολογία: Η ανάπτυξη θεραπείας για το AIDS

1. Οι τεχνολογικοί στόχοι έχουν πρωταρχική σημασία 2. Πρέπει να επιτευχθούν3. Με κόστος τον χρονικό προγραμματισμό και το προϋπολογισμό 4. Τεχνολογικές αβεβαιότητες

54

Ερώτηση 2 (2/3)

Περιγράψτε τρία έργα, εκ των οποίων ένα να δίνει έμφαση στην τεχνολογία, ένα να δίνει έμφαση στο κόστος και ένα να δίνει έμφαση στον χρονοπρογραμματισμό.

Έμφαση στο κόστος: Έργα μειοδοτικών διαγωνισμών

1. Ο προϋπολογισμός είναι καθορισμένος 2. Οι τεχνολογικοί στόχοι έχουν προσδιορισθεί με σαφήνεια. 3. Οι οικονομικοί κίνδυνοι είναι συνήθως μικροί και ελέγξιμοι

Σχόλιο: Υπάρχουν και χρονοδιαγράμματα τα οποία πρέπει να τηρηθούν αλλά είναι πιο εύκολο να παραδοθεί το έργο με μία ανεκτή καθυστέρηση από το να σταματήσει επειδή τελείωσαν οι πόροι.

55

Ερώτηση 2 (3/3)

Περιγράψτε τρία έργα, εκ των οποίων ένα να δίνει έμφαση στην τεχνολογία, ένα να δίνει έμφαση στο κόστος και ένα να δίνει έμφαση στον χρονοπρογραμματισμό.

Έμφαση στον χρονικό προγραμματισμό: οργάνωση ενός συνεδρίου

Η ομάδα οργάνωσης του έργου θα πρέπει να: 1. Δημιουργήσει ένα χρονοδιάγραμμα στο οποίο να προβλέπονται όλες

οι παρατάσεις που θα δοθούν2. Υπάρχουν ορόσημα για την παράδοση των περιλήψεων καθώς και του

πλήρες κειμένου των εργασιών3. Δεσμεύσει μία αίθουσα για την διεξαγωγή του συνεδρίου 4. Συστήσει την επιστημονική ομάδα που θα κρίνει τις εργασίες. 5. Εκτιμήσει το κόστος του συνεδρίου και των αναμενόμενων εσόδων

από χορηγούς και από τις συνδρομές των συμμετεχόντων

56

Ερώτηση 3 (1/3)

Τι είδους συστήματα παραγωγής συνδέονται με τις ακόλουθες διεργασίες1. Μία γραμμή παραγωγής για συναρμολόγηση παραθύρων2. Μία ειδική παραγγελία για 150 συναρμολογήσεις παραθύρων3. Προμήθεια 1000 συναρμολογήσεων παραθύρων μηνιαίως καθ’ όλη τη

διάρκεια του έτους

Μία γραμμή παραγωγής για συναρμολόγηση παραθύρων

Ως έργο το προσωρινό εγχείρημα που στοχεύει στη δημιουργία ενός μοναδικού προϊόντος ή υπηρεσίας.

57

Ερώτηση 3 (2/3)

Τι είδους συστήματα παραγωγής συνδέονται με τις ακόλουθες διεργασίες1. Μία γραμμή παραγωγής για συναρμολόγηση παραθύρων2. Μία ειδική παραγγελία για 150 συναρμολογήσεις παραθύρων3. Προμήθεια 1000 συναρμολογήσεων παραθύρων μηνιαίως καθ’ όλη τη

διάρκεια του έτους

Μία ειδική παραγγελία για 150 συναρμολογήσεις παραθύρων

Είναι ένα συστήματα παραγωγής παρτίδων.1. Χρησιμοποιούνται όταν, στην ίδια εγκατάσταση, πραγματοποιείται

επεξεργασία διάφορων προϊόντων ή υπηρεσιών2. Όταν ο δείκτης ζήτησης δεν είναι αρκετά υψηλός

58

Ερώτηση 3 (3/3)

Τι είδους συστήματα παραγωγής συνδέονται με τις ακόλουθες διεργασίες1. Μία γραμμή παραγωγής για συναρμολόγηση παραθύρων2. Μία ειδική παραγγελία για 150 συναρμολογήσεις παραθύρων3. Προμήθεια 1000 συναρμολογήσεων παραθύρων μηνιαίως καθ’ όλη τη

διάρκεια του έτους

Προμήθεια 1000 συναρμολογήσεων παραθύρων μηνιαίως καθ’ όλη τη διάρκεια του έτους

Είναι σύστημα μαζικής παραγωγής1. Καθορισμένος προσανατολισμός 2. Περιορισμένες εφαρμογές 3. Αυτοματοποιημένος χειρισμός υλικών 4. Χρήση κυλιόμενων διαδρόμων

59

Ερώτηση 4 (1/2)

Ο σχεδιασμός του έργου αποτελεί τη βάση για την παρακολούθηση τον έλεγχο και την αξιολόγηση της επιτυχίας του έργου μετά την έναρξή του. Αναφέρετε τα βασικά στοιχεία του σχεδιασμού του έργου

Πιο συγκεκριμένα η φάση αυτή συνίσταται από τα εξής στοιχεία:

1. Σχεδιασμό προϊόντων και διεργασιών2. Απαιτήσεις επιδόσεων3. Αναλυτική ανάθεση εργασιών4. Πληροφορίες που αφορούν το χρονοδιάγραμμα5. Σχέδια διαχείρισης πόρων και κόστους6. Προϋπολογισμοί7. Έλεγχο και διόρθωση του έργου8. Πιθανές αλλαγές είναι δυνατό να συμβούν με μικρό κόστος.

60

Ερώτηση 4 (2/2)

Ο σχεδιασμός του έργου αποτελεί τη βάση για την παρακολούθηση τον έλεγχο και την αξιολόγηση της επιτυχίας του έργου μετά την έναρξή του. Αναφέρετε τα βασικά στοιχεία του σχεδιασμού του έργου

Οι διεργασίες αυτές δεν ακολουθούν η μία την άλλη με σειριακό τρόπο αλλά έχουν τη μορφή του παρακάτω σχήματος.

Σχεδιασμός

Υλοποίηση

Έλεγχος

Διορθωτικές Ενέργειες

Καμία Απόκλιση

Ανεπιθύμητη Απόκλιση

Νέα Σχέδια