OUR PROJECTOUR PROJECTΤΟ ΠΡΤΟ ΠΡOOΓΡΑΜΜΑ ΜΑΣ : ΓΡΑΜΜΑ ΜΑΣ :

««TRANSNATIONAL TRANSNATIONAL CONFERENCE CONFERENCE QUALITY QUALITY NETWORKNETWORK»»

50% EU SUBSIDY 50% EU SUBSIDY

FROM LEONARDO FROM LEONARDO DA VINCIDA VINCI

«ΔΙΑΚΡΑΤΙΚΟ «ΔΙΑΚΡΑΤΙΚΟ ΔΙΚΤΥΟ ΔΙΚΤΥΟ ΣΥΝΕΔΡΙΑΚΩΝ ΣΥΝΕΔΡΙΑΚΩΝ ΚΕΝΤΡΩΝ» ΚΕΝΤΡΩΝ»

50% 50% ΕΥΡΩΠΑΪΚΗ ΕΥΡΩΠΑΪΚΗ

ΕΠΙΧΟΡΗΓΗΣΗ ΑΠΟ ΕΠΙΧΟΡΗΓΗΣΗ ΑΠΟ LEONARDO DA LEONARDO DA VINCIVINCI

LEONARDO DA VINCI EU LEONARDO DA VINCI EU PROGRAMMEPROGRAMME

Subsidizes National and Subsidizes National and Private bodies Private bodies wwho wish ho wish to foto forrm a transnational m a transnational network network ((from at least 3 from at least 3 EU coEU countriesuntries) for the ) for the exchange of exchange of EEuropean uropean expeexperrttiisese

In order to encourage In order to encourage the development of the development of Human Resources and Human Resources and promote European promote European know-how know-how

Χρηματοδοτεί δημόσιους Χρηματοδοτεί δημόσιους & & Iδιωτικoύς Φορείς για Iδιωτικoύς Φορείς για δημιουργία διακρατικών δημιουργία διακρατικών δικτύων (δικτύων (από τουλάχιστοναπό τουλάχιστον

3 χώρες3 χώρες) για ανταλλαγή ) για ανταλλαγή Ευρωπαϊκής Ευρωπαϊκής Εμπειρογνωμοσύνης Εμπειρογνωμοσύνης

Στα πλαίσια αυτά Στα πλαίσια αυτά αναβάθμιση του αναβάθμιση του Ανθρώπινου Δυναμικού Ανθρώπινου Δυναμικού & & προώθηση της «Ευρώπης προώθηση της «Ευρώπης της γνώσης» της γνώσης»

SCOPESCOPEΣΤΟΧΟΣ ΣΤΟΧΟΣ

TRANSFER OF TRANSFER OF KNOWLEDGE / KNOWLEDGE / EXPERIENCES EXPERIENCES REGARDING REGARDING QUALITY QUALITY STANDARDS IN STANDARDS IN CONFERENCECONFERENCE CENTRESCENTRES

ΜΕΤΑΦΟΡΑ ΜΕΤΑΦΟΡΑ ΤΕΧΝΟΓΝΩΣΙΑΣ ΣΕ ΤΕΧΝΟΓΝΩΣΙΑΣ ΣΕ ΘΕΜΑΤΑ ΘΕΜΑΤΑ ΠΟΙΟΤΗΤΑΣ ΣΤΗ ΠΟΙΟΤΗΤΑΣ ΣΤΗ ΛΕΙΤΟΥΡΓΙΑ ΛΕΙΤΟΥΡΓΙΑ ΣΥΝΕΔΡΙΑΚΩΝ ΣΥΝΕΔΡΙΑΚΩΝ ΚΕΝΤΡΩΝΚΕΝΤΡΩΝ

PARTNERSPARTNERSΕΤΑΙΡΟΙΕΤΑΙΡΟΙ

EDINBURGH INTΕRNATIONAL CONFERENCE CENTRE EDINBURGH INTΕRNATIONAL CONFERENCE CENTRE ((ACTING AS EXPERTACTING AS EXPERT) )

INNSBRUCK CONGRESS & MESSE (INNSBRUCK CONGRESS & MESSE (ACTING AS ACTING AS EXPERTEXPERT) )

TRAINING CENTRE NATIONAL BANK OF GREECE TRAINING CENTRE NATIONAL BANK OF GREECE ((LEADERLEADER) )

HELEXPOHELEXPO KIPRIOTIS KIPRIOTIS – Κ– ΚOS / CONFERENCE CENTREOS / CONFERENCE CENTRE

ΚΥΠΡΙΩΤΗΣΚΥΠΡΙΩΤΗΣ - - ΣΥΝΕΔΡΙΑΚΟ ΚΕΝΤΡΟ ΣΥΝΕΔΡΙΑΚΟ ΚΕΝΤΡΟ ATHINAIS - ATHINAIS - ΠΟΛΥΧΩΡΟΣ ΑΘΗΝΑΪΣΠΟΛΥΧΩΡΟΣ ΑΘΗΝΑΪΣ TRAINING CENTRE AGRICULTURAL BANK OF GREECETRAINING CENTRE AGRICULTURAL BANK OF GREECE HAPCOHAPCO - ΣΕΠΟΣ - ΣΕΠΟΣ GNTO - GNTO - ΕΟΤ ΕΟΤ

OUR NETWORKOUR NETWORKTO ΔΙΚΤΥΟ ΜΑΣ TO ΔΙΚΤΥΟ ΜΑΣ

HAS CUMMULATIVE HAS CUMMULATIVE KNOW-HOW FROM KNOW-HOW FROM

90 YEARS OF 90 YEARS OF OPERATION OPERATION

50.000 SEATS CAPACITY 50.000 SEATS CAPACITY

AND YEARLY AND YEARLY 1600 EVENTS 1600 EVENTS 800.000 VISITORS 800.000 VISITORS 16 MILL. € REVENUE 16 MILL. € REVENUE

ΣΥΓΚΕΝΤΡΩΝΕΙ EΜΠΕΙΡΙΑ ΣΥΓΚΕΝΤΡΩΝΕΙ EΜΠΕΙΡΙΑ ΑΠΟΑΠΟ

90 ΕΤΗ ΛΕΙΤΟΥΡΓΙΑΣ 90 ΕΤΗ ΛΕΙΤΟΥΡΓΙΑΣ 50.000 50.000 ΘΘΕΣΕΙΣ ΔΥΝΑΜΙΚΟΤΗΤΑ ΕΣΕΙΣ ΔΥΝΑΜΙΚΟΤΗΤΑ

ΚΑΙ ΕΤΗΣΙΩΣ ΚΑΙ ΕΤΗΣΙΩΣ 1600 ΕΚΔΗΛΩΣΕΙΣ 1600 ΕΚΔΗΛΩΣΕΙΣ 800.000 ΕΠΙΣΚΕΠΤΕΣ800.000 ΕΠΙΣΚΕΠΤΕΣ 16 ΕΚ16 ΕΚ.. € ΤΖΙΡΟ € ΤΖΙΡΟ

TRANSFER OF KNOW-HOW FROM TRANSFER OF KNOW-HOW FROM THE EXPERTS ON THE EXPERTS ON

MMΕΤΑΦΟΡΑ ΤΕΧΝΟΓΝΩΣΙΑΣ ΑΠΟ ΕΤΑΦΟΡΑ ΤΕΧΝΟΓΝΩΣΙΑΣ ΑΠΟ ΤΑ ΠΡΟΤΥΠΑ ΚΕΝΤΡΑ ΤΑ ΠΡΟΤΥΠΑ ΚΕΝΤΡΑ

QUALITY QUALITY STANDARDSSTANDARDS

BENEFITS FROM BENEFITS FROM OPERATING OPERATING ACCORDING TO ACCORDING TO STANDARDSSTANDARDS

ΠΑΡΟΥΣΙΑΣΗ ΠΑΡΟΥΣΙΑΣΗ ΠΡΟΤΥΠΩΝ ΠΡΟΤΥΠΩΝ ΠΟΙΟΤΗΤΑΣΠΟΙΟΤΗΤΑΣ

ΠΛΕΟΝΕΚΤΗΜΑΤΑΠΛΕΟΝΕΚΤΗΜΑΤΑ ΠΟΥ ΑΠΟΡΡΕΟΥΝ ΠΟΥ ΑΠΟΡΡΕΟΥΝ ΑΠΟ ΤΗΝ ΕΦΑΡΜΟΓΗ ΑΠΟ ΤΗΝ ΕΦΑΡΜΟΓΗ ΤΩΝ ΠΡΟΤΥΠΩΝ ΤΩΝ ΠΡΟΤΥΠΩΝ ΠΟΙΟΤΗΤΑΣΠΟΙΟΤΗΤΑΣ

WORK PACKAGES WORK PACKAGES ΕΝΕΡΓΕΙΕΣΕΝΕΡΓΕΙΕΣ

SEMINARSSEMINARS FIELD VISITSFIELD VISITS TO THE TO THE

EXPERTS’ PREMISES EXPERTS’ PREMISES ON-THE-JOB ON-THE-JOB

OBSERVATIONOBSERVATION IMPLEMENTATION OF IMPLEMENTATION OF

PLANS FOR EACH PLANS FOR EACH CENTRECENTRE

TRAINING OF QUALITY TRAINING OF QUALITY COORDINATORSCOORDINATORS

EVALUATIONEVALUATION FINAL PRODUCTSFINAL PRODUCTS

ΣΕΜΙΝΑΡΙΣΕΜΙΝΑΡΙAA ΕΠΙΤΟΠΙΕΣ ΕΠΙΣΚΕΨΕΙΣΕΠΙΤΟΠΙΕΣ ΕΠΙΣΚΕΨΕΙΣ

ΣΤΑ ΠΡΟΤΥΠΑ ΣΤΑ ΠΡΟΤΥΠΑ ΣΥΝΕΔΡΙΑΚΑ ΚΕΝΤΡΑ ΣΥΝΕΔΡΙΑΚΑ ΚΕΝΤΡΑ

ΑΝΤΑΛΛΑΓΕΣ ΣΤΕΛΕΧΩΝ ΑΝΤΑΛΛΑΓΕΣ ΣΤΕΛΕΧΩΝ ΜΕΛΕΤΕΣ ΕΦΑΡΜΟΓΗΣΜΕΛΕΤΕΣ ΕΦΑΡΜΟΓΗΣ ΕΚΠΑΙΔΕΥΣΗ ΥΠΕΥΘ/ΝΟΥ ΕΚΠΑΙΔΕΥΣΗ ΥΠΕΥΘ/ΝΟΥ

ΠΟΙΟΤΗΤΑΣ ΠΟΙΟΤΗΤΑΣ ΑΞΙΟΛΟΓΗΣΗΑΞΙΟΛΟΓΗΣΗ ΤΕΛΙΚΑ ΠΡΟΪΟΝΤΑΤΕΛΙΚΑ ΠΡΟΪΟΝΤΑ

INTERMEDIATE RESULTSINTERMEDIATE RESULTSΕΝΔΙΑΜΕΣΑ ΑΠΟΤΕΛΕΣΜΑΤΑ ΕΝΔΙΑΜΕΣΑ ΑΠΟΤΕΛΕΣΜΑΤΑ

WE CAN PRESENT WE CAN PRESENT SOME OF THE SOME OF THE RESULTS FROMRESULTS FROM

THE FIELD TRIPS TO THE FIELD TRIPS TO THE EXPERTS’ THE EXPERTS’ PREMISES & PREMISES &

THE EXCHANGE OF THE EXCHANGE OF PERSONNEL PERSONNEL BETWEEN THE BETWEEN THE MEMBERS OF THE MEMBERS OF THE NETWORKNETWORK

ΠΑΡΟΥΣΙΑΣΗ ΠΑΡΟΥΣΙΑΣΗ ΑΠΟΤΕΛΕΣΜΑΤΩΝ ΑΠΟΤΕΛΕΣΜΑΤΩΝ ΑΠΟ ΑΠΟ

ΤΙΣ ΕΠΙΤΟΠΙΕΣ ΤΙΣ ΕΠΙΤΟΠΙΕΣ ΕΠΙΣΚΕΨΕΙΣ ΣΤΑ ΕΠΙΣΚΕΨΕΙΣ ΣΤΑ ΠΡΟΤΥΠΑ ΣΥΝΕΔΡΙΑΚΠΡΟΤΥΠΑ ΣΥΝΕΔΡΙΑΚAA ΚΕΝΤΡΑ & ΚΕΝΤΡΑ &

ΤΗΝ ΑΝΤΑΛΛΑΓΗ ΤΗΝ ΑΝΤΑΛΛΑΓΗ ΣΤΕΛΕΧΩΝ ΜΕΤΑΞΥ ΣΤΕΛΕΧΩΝ ΜΕΤΑΞΥ ΤΩΝ ΜΕΛΩΝ ΤΟΥ ΤΩΝ ΜΕΛΩΝ ΤΟΥ ΔΙΚΤΥΟΥ ΔΙΚΤΥΟΥ

POINTS OF KNOW-HOW FOR THE POINTS OF KNOW-HOW FOR THE OPERATION OF CONFERENCE CENTRES OPERATION OF CONFERENCE CENTRES

ΣΤΟΙΧΕΙΑ ΤΕΧΝΟΓΝΩΣΙΑΣ ΓΙΑ ΤΗ ΛΕΙΤΟΥΡΓΙΑ ΣΤΟΙΧΕΙΑ ΤΕΧΝΟΓΝΩΣΙΑΣ ΓΙΑ ΤΗ ΛΕΙΤΟΥΡΓΙΑ ΣΥΝΕΔΡΙΑΚΩΝ ΚΕΝΤΡΩΝ ΣΥΝΕΔΡΙΑΚΩΝ ΚΕΝΤΡΩΝ

KNOW-HOW ON 7 KNOW-HOW ON 7

SECTIONS SECTIONS

1.1. POLICIES POLICIES

2.2. SALES AND MARKETINGSALES AND MARKETING

3.3. PRICING POLICIES PRICING POLICIES

4.4. PROCEDURESPROCEDURES

5.5. QUESTIONNAIRES QUESTIONNAIRES

6.6. EXTRA SERVICESEXTRA SERVICES

7.7. HUMAN RESOURCESHUMAN RESOURCES

ΤΕΧΝΟΓΝΩΣΙΑ ΣΕ ΤΕΧΝΟΓΝΩΣΙΑ ΣΕ 77 ΤΟΜΕΙΣ ΤΟΜΕΙΣ

1.1. ΠΟΛΙΤΙΚΕΣ ΠΟΛΙΤΙΚΕΣ

2.2. ΠΩΛΗΣΕΙΣ & ΠΩΛΗΣΕΙΣ & MARKETINGMARKETING

3.3. ΤΙΜΟΛΟΓΙΑΚΗ ΠΟΛΙΤΙΚΗΤΙΜΟΛΟΓΙΑΚΗ ΠΟΛΙΤΙΚΗ

4.4. ΔΙΑΔΙΚΑΣΙΕΣ ΔΙΑΔΙΚΑΣΙΕΣ

5.5. ΕΡΩΤΗΜΑΤΟΛΟΓΙΑ ΕΡΩΤΗΜΑΤΟΛΟΓΙΑ

6.6. ΠΡΟΣΘΕΤΕΣ ΥΠΗΡΕΣΙΕΣΠΡΟΣΘΕΤΕΣ ΥΠΗΡΕΣΙΕΣ

7.7. ΑΝΘΡΩΠΙΝΟ ΔΥΝΑΜΙΚΟ ΑΝΘΡΩΠΙΝΟ ΔΥΝΑΜΙΚΟ

The service wheelThe service wheel

Sales and Marketing

Event Planning

Catering

Technical Production

Front of House

HR/TQM

Back of House

Finance and Admin

The Client

POLICIES FOR PROMOTING THE TOWN POLICIES FOR PROMOTING THE TOWN AS CONFERENCE DESTINATIONAS CONFERENCE DESTINATION

ΠΟΛΙΤΙΚΕΣ ΑΝΑΔΕΙΞΗΣ ΤΗΣ ΠΟΛΗΣ ΩΣ ΠΟΛΙΤΙΚΕΣ ΑΝΑΔΕΙΞΗΣ ΤΗΣ ΠΟΛΗΣ ΩΣ ΣΥΝΕΔΡΙΑΚΟ ΠΡΟΟΡΙΣΜΟ ΣΥΝΕΔΡΙΑΚΟ ΠΡΟΟΡΙΣΜΟ

SUPPORT FROM SUPPORT FROM

GOVERNMENTAL and GOVERNMENTAL and

LOCAL ILOCAL IΝΝSTITUTIONS (free STITUTIONS (free

air tickets, meals and hotel air tickets, meals and hotel

rooms for promotion) rooms for promotion) SPECIAL LAWS TO SPECIAL LAWS TO

SUPPORT BIG SUPPORT BIG

CONGRESSES eg. Austria: CONGRESSES eg. Austria:

subsidy 4% of cost for big subsidy 4% of cost for big

events) events)

ΥΠΟΣΤΗΡΙΞΗ ΑΠΟ ΥΠΟΣΤΗΡΙΞΗ ΑΠΟ

ΤΟΠΙΚΟΥΣ ΦΟΡΕΙΣ (δωρεάν ΤΟΠΙΚΟΥΣ ΦΟΡΕΙΣ (δωρεάν

αεροπορικά εισιτήριααεροπορικά εισιτήρια,,

δείπνα δείπνα & & δωμάτια για δωμάτια για

προώθηση)προώθηση) ΝΟΜΟΘΕΣΙΑ ΓΙΑ ΝΟΜΟΘΕΣΙΑ ΓΙΑ

ΕΝΘΑΡΡΥΝΣΗ ΜΕΓΑΛΩΝ ΕΝΘΑΡΡΥΝΣΗ ΜΕΓΑΛΩΝ

ΣΥΝΕΔΡΙΩΝ (ΑυστρίαΣΥΝΕΔΡΙΩΝ (Αυστρία: :

επιδότηση 4% κόστους επιδότηση 4% κόστους

μεγάλων εκδηλώσεων)μεγάλων εκδηλώσεων)

SALES & MARKETINGSALES & MARKETING

Research team for new Research team for new clientsclients

Organize promotion Organize promotion visits & fam trips visits & fam trips

Focus on events for Focus on events for maximization revenues maximization revenues (long term vs short term)(long term vs short term)

Use representatives Use representatives abroadabroad

Promote the town as Promote the town as Conference Destination Conference Destination

Ομάδα έρευνας για Ομάδα έρευνας για αναζήτηση νέων πελατών αναζήτηση νέων πελατών

Οργάνωση εκδηλώσεων Οργάνωση εκδηλώσεων & & εκπαιδευτικών ταξιδίων εκπαιδευτικών ταξιδίων

Πρόγραμμα πωλήσεων για Πρόγραμμα πωλήσεων για μεγιστοποίηση εσόδωνμεγιστοποίηση εσόδων (μακροπρόθεσμο (μακροπρόθεσμο

εν. βραχυπρόθεσμο)εν. βραχυπρόθεσμο) Γραφεία αντιπροσωπείαςΓραφεία αντιπροσωπείας στο στο

εξωτερικόεξωτερικό Προώθηση της πόλης ως Προώθηση της πόλης ως

Συνεδριακό Προορισμό Συνεδριακό Προορισμό

CONTINUOUS FEEDBACK OF CONTINUOUS FEEDBACK OF ALL PROCEDURES ALL PROCEDURES

THE CLIENT PIPELINETHE CLIENT PIPELINE

SALES EVENTPLANNING

EVENTMGT

AFTER SALES

CLIENT CLIENT

FINANCE ADMIN FINANCE ADMIN

PRICING POLICIESPRICING POLICIESΤΙΜΟΛΟΓΙΑΚΗ ΠΟΛΙΤΙΚΗ ΤΙΜΟΛΟΓΙΑΚΗ ΠΟΛΙΤΙΚΗ

DEPOSITS BEFORE DEPOSITS BEFORE

THE EVENT THE EVENT NO DISCOUNTS / NO DISCOUNTS /

OFFER CLIENTS FREE OFFER CLIENTS FREE

SERVICESSERVICES OFFER FREE SERVICES OFFER FREE SERVICES

FOR FUTURE EVENTS FOR FUTURE EVENTS

IN CASE OF IN CASE OF

COMPLAINTSCOMPLAINTS COORDINATE COORDINATE

SERVICES OFFERED BY SERVICES OFFERED BY

THIRD PARTIESTHIRD PARTIES

ΕΙΣΠΡΑΞΗ ΕΙΣΠΡΑΞΗ

ΠΡΟΚΑΤΑΒΟΛΗΣΠΡΟΚΑΤΑΒΟΛΗΣ ΟΧΙ ΕΚΠΤΩΣΕΙΣ / ΟΧΙ ΕΚΠΤΩΣΕΙΣ /

ΠΡΟΣΦΟΡΑ ΔΩΡΕΠΡΟΣΦΟΡΑ ΔΩΡΕAAΝ Ν

ΥΠΗΡΕΣΙΩΝΥΠΗΡΕΣΙΩΝ ΠΡΟΣΦΟΡΑ ΔΩΡΕΑΝ ΠΡΟΣΦΟΡΑ ΔΩΡΕΑΝ

ΥΠΗΡΕΣΙΩΝ ΣΕ ΥΠΗΡΕΣΙΩΝ ΣΕ

ΠΕΛΑΤΕΣ ΜΕ ΠΕΛΑΤΕΣ ΜΕ

ΠΑΡΑΠΟΝΑΠΑΡΑΠΟΝΑ ΠΑΡΟΧΗ ΥΠΗΡΕΣΙΩΝ ΠΑΡΟΧΗ ΥΠΗΡΕΣΙΩΝ

ΤΡΙΤΩΝ ΤΡΙΤΩΝ

PROCEDURESPROCEDURESΔΙΑΔΙΚΑΣΙΕΣ ΔΙΑΔΙΚΑΣΙΕΣ

Daily meeting for the Daily meeting for the coordination of the day coordination of the day eventsevents

Weekly meeting for the Weekly meeting for the coordination of weekly coordination of weekly eventsevents

Use of specialized softwareUse of specialized software Make eMake economic results conomic results

available to the personnel available to the personnel through the internal through the internal information system (MIS)information system (MIS)

Καθημερινή συνάντηση Καθημερινή συνάντηση συντονισμού εκδηλώσεων συντονισμού εκδηλώσεων της ημέραςτης ημέρας

Εβδομαδιαία συνάντηση Εβδομαδιαία συνάντηση συντονισμού εκδηλώσεων συντονισμού εκδηλώσεων εβδομάδαςεβδομάδας

Εξειδικευμένο Εξειδικευμένο software software Κοινοποίηση οικονομικών Κοινοποίηση οικονομικών

αποτελεσμάτων σταποτελεσμάτων στoo προσωπικό μέσω προσωπικό μέσω εσωτερικού συστήματος εσωτερικού συστήματος πληροφόρησης (πληροφόρησης (MIS)MIS)

stages of one event : stages of one event : Sales / eventSales / event planning /planning / operations / follow-up operations / follow-up

Sales Event planning

OperationsFollow-up

For International Association meetings:For International Association meetings:

2 to 4 years2 to 4 years

PROCEDURESPROCEDURESΔΙΑΔΙΚΑΣΙΕΣΔΙΑΔΙΚΑΣΙΕΣ

......... ......... PROCEDURESPROCEDURESΔΙΑΔΙΚΑΣΙΕΣΔΙΑΔΙΚΑΣΙΕΣ

Written detailed Written detailed

proceduresprocedures ( (internal internal

and/orand/or ISO & EFQM)ISO & EFQM)

Αναλυτική Αναλυτική

καταγραφή καταγραφή

διαδικασιών διαδικασιών

(εσωτερικές (εσωτερικές

διαδικασίες και/ή διαδικασίες και/ή ISO ISO

& EFQM)& EFQM)

Enquire

Check availability

Accept offer & make

reservation

Carry out first

planning steps

Provide information &

receive reports

Approve event

blueprint

Give speeches

Liaise with PM

Liaise with delegates

Meet with PM for

feedback

Approve final

accounting

Receive credit

Prepare & send offer

Print & mail 1st announcement

Meet with customer & advise on planning

Prepare & mail 2nd

announcement

Open conference account

Contact suppliers & make reservations

Previous offers, standard

documents

Reservation system

Meet with customer to check details & report on

progress

Process & confirm delegate

registrations, abstracts &

hotel reservations

Liaise with suppliers/confiirm

reservations

Prepare & print final programme & book of

abstracts

Monitor budgetPrepare blueprint & check

with operations dept.

PCO software EVENTS

Freelance staff

Operations dept.

Register delegates & collect payments

Hand out conference material

& questionnaires

Check flow of events & liaise with all parties

involved

Event blueprint

Meet customer to

give information &

receive feedback

Prepare final accounting,

statistics, del. Lists, evaluation

Close conference account & transfer credit

to customer

Meet customer to thank him and give final reports

CU

STO

MER

CO

NTA

CT E

MP

LO

YEE

ON

STA

GE

BA

CK

STA

GE

SU

PP

OR

T

AC

TIV

ITIE

S

Line of interaction

Line of Visibility

Line of Internal Interaction

Room set-up

AV-check set-up

Prepare registration documents

Suppliers

Set-up registration desk

Check contents with

customer

The service blueprint for conference organisation

......... ......... PROCEDURESPROCEDURESΔΙΑΔΙΚΑΣΙΕΣΔΙΑΔΙΚΑΣΙΕΣ

SECURITY masterSECURITY master plans plans ((detailed detailed instructions, instructions, training & training & cooperation with cooperation with authorities)authorities)

ΑΣΦΑΛΕΙΑ (Ειδικά ΑΣΦΑΛΕΙΑ (Ειδικά

σχέδια δράσης, σχέδια δράσης,

ειδική εκπαίδευση ειδική εκπαίδευση

& & συνεργασία με συνεργασία με

αρμόδιες αρχές) αρμόδιες αρχές)

CLIENT FEEDBACKCLIENT FEEDBACKΕΡΩΤΗΜΑΤΟΛΟΓΙΑ ΕΡΩΤΗΜΑΤΟΛΟΓΙΑ

QuestionnairesQuestionnaires((qualitative & qualitative & quantitative) quantitative)

Direct dispatch to CEODirect dispatch to CEO

Questionnaire to the Questionnaire to the organizer of the event organizer of the event

Follow–up communication Follow–up communication in 2 weeks with special in 2 weeks with special checklistchecklist

Act upon clients Act upon clients commentscomments

Ερωτηματολόγια Ερωτηματολόγια

(ποιοτική & ποσοτική (ποιοτική & ποσοτική μέτρηση)μέτρηση)

Αποστολή τους στον Αποστολή τους στον Διευθύνοντα ΣύμβουλοΔιευθύνοντα Σύμβουλο

Ερωτηματολόγιο Ερωτηματολόγιο ΟργανωτήΟργανωτή

Follow-up Follow-up Επικοινωνία Επικοινωνία μετά από 2 εβδομάδες μετά από 2 εβδομάδες (χρήση (χρήση checklist)checklist)

Αξιοποίηση υποδείξεων Αξιοποίηση υποδείξεων πελατών πελατών

QUANTITATIVE QUESTIONNAIREQUANTITATIVE QUESTIONNAIREΠΟΣΟΤΙΚΗ ΜΕΘΟΔΟΣ ΠΟΣΟΤΙΚΗ ΜΕΘΟΔΟΣ

1=1=excellentexcellent, , 2=good, 2=good, 33=acceptable, =acceptable, 44==poorpoor

Sales processSales processFlexibility in developingFlexibility in developing & & implementing your planimplementing your plan11 22 33 44�� �� �� ��Ability to meet your expectations Ability to meet your expectations 11 22 33 44�� �� �� ��Catering processCatering processQuality of foodQuality of food11 22 33 44�� �� �� ��Presentation of foodPresentation of food11 22 33 44�� �� �� ��Value for moneyValue for money11 22 33 44�� �� �� ��PersonnelPersonnel … …....

QUALIQUALITATIVE TATIVE QUESTIONNAIREQUESTIONNAIREΠΟΠΟIOTIKH IOTIKH ΜΕΘΟΔΟΣΜΕΘΟΔΟΣ

Please tell us what you experienced (positive & negative comments) Please tell us what you experienced (positive & negative comments)

Organization of the eventOrganization of the event

((Service before the conference, registration process, service at registration desk) Service before the conference, registration process, service at registration desk)

+: …………………………..+: …………………………..-: ……………………………: ……………………………-Congress centreCongress centre-((Accessibility, Conference rooms, technical equipment, restaurants,etc) Accessibility, Conference rooms, technical equipment, restaurants,etc)

+: …………………………..+: …………………………..-: : …………………………………………………………-Conference programConference program

+: …………………………..+: …………………………..-:: …………………………… ……………………………-Hotel accommodation Hotel accommodation

+: …………………………..+: …………………………..-:: …………………………… ……………………………-Does your company organize eventsDoes your company organize events? (? (what kind?)what kind?)-…………………………………………………………

QUESTIONS RELATED TOQUESTIONS RELATED TOΕΡΩΤΗΣΕΙΣ ΓΙΑΕΡΩΤΗΣΕΙΣ ΓΙΑ

Sales processSales process Event planningEvent planning Technical processTechnical process Catering servicesCatering services Facilities of conference centreFacilities of conference centre Personnel Personnel Post event process (accounts)Post event process (accounts) Destination / Town Destination / Town General commentsGeneral comments

(e.g.will you return to our (e.g.will you return to our centre?) centre?)

Πωλήσεις Πωλήσεις Διοργάνωση εκδήλωσηςΔιοργάνωση εκδήλωσης Τεχνική υποστήριξηΤεχνική υποστήριξη ΕστίασηΕστίαση ΥποδομήΥποδομή ΠροσωπικόΠροσωπικό Μετά την εκδήλωση Μετά την εκδήλωση (π.χ (π.χ

λογαριασμοί)λογαριασμοί) Προορισμός / ΠόληΠροορισμός / Πόλη Γενικά σχόλιαΓενικά σχόλια

(π.χ. θα ξαναδιοργανώσετε (π.χ. θα ξαναδιοργανώσετε εκδήλωση στο κέντρο μας?εκδήλωση στο κέντρο μας? ) )

SPECIALIZED SERVICESSPECIALIZED SERVICESΕΙΔΙΚΕΣ ΥΠΗΡΕΣΙΕΣ ΕΙΔΙΚΕΣ ΥΠΗΡΕΣΙΕΣ

Offer specialized Offer specialized technical services to technical services to the clients (creation the clients (creation of company videosof company videos,, stage design etc.) stage design etc.)

Offer additional Offer additional services to your services to your clients clients

Παροχή Παροχή εξειδικευμένων εξειδικευμένων τεχνικών υπηρεσιών τεχνικών υπηρεσιών στους πελάτες στους πελάτες (Εταιρικά (Εταιρικά video, video, σκηνογραφικάσκηνογραφικά κλπ)κλπ)

Παροχή πρόσθετων Παροχή πρόσθετων υπηρεσιών στους υπηρεσιών στους πελάτες πελάτες

HUMAN RESOURCESHUMAN RESOURCESΑΝΘΡΩΠΙΝΟ ΔΥΝΑΜΙΚΟ ΑΝΘΡΩΠΙΝΟ ΔΥΝΑΜΙΚΟ

Simple 3 level hierarchy Simple 3 level hierarchy

- - Top managementTop management

- - Team leadersTeam leaders

- - Operators Operators

Bonuses according to Bonuses according to

group and individual group and individual

targets targets

Continuous training Continuous training &&

development development

Support suggestions for Support suggestions for

creating new services for creating new services for

the clientsthe clients

Απλή ιεραρχία 3 επιπέδωνΑπλή ιεραρχία 3 επιπέδων

- Διοίκηση- Διοίκηση

- Υπεύθυνος τομέα - Υπεύθυνος τομέα

- - OperatorsOperators

Bonus Bonus με βάση την επίτευξη με βάση την επίτευξη

ατομικών και ομαδικών ατομικών και ομαδικών

στόχωνστόχων

Διαρκή εκπαίδευση & Διαρκή εκπαίδευση &

Ανάπτυξη προσωπικούΑνάπτυξη προσωπικού

Ενθάρρυνση προτάσεων για Ενθάρρυνση προτάσεων για

παροχή νέων υπηρεσιών παροχή νέων υπηρεσιών

στους πελάτεςστους πελάτες

Staff FeedbackStaff Feedback

Absenteeism at EICC

0.00%

1.00%

2.00%

3.00%

4.00%

5.00%

6.00%

7.00%

8.00%

2002 2001 2000 1999 1998 Industry Av

Absenteeism Target

0%

5%

10%

15%

20%

25%

30%

35%

40%

45%

2002 2001 2000 1999 1998 Industry Av

Staff turnover Target

““QUALITY HANDOUT” QUALITY HANDOUT”

FOR OPERATION OF FOR OPERATION OF COCOΝΝFERENCE FERENCE CENTRES CENTRES ACCORDING TO ACCORDING TO QUALITY STANDARDSQUALITY STANDARDS

SELF – EVALUATING SELF – EVALUATING QUESTIONNAIRE ON QUESTIONNAIRE ON QUALITY ISSUESQUALITY ISSUES

«ΕΓΧΕΙΡΙΔΙΟ «ΕΓΧΕΙΡΙΔΙΟ ΕΥΑΙΣΘΗΤΟΠΟΙΗΣΗΣ» ΕΥΑΙΣΘΗΤΟΠΟΙΗΣΗΣ» ΓΙΑ ΛΕΙΤΟΥΡΓΙΑ ΓΙΑ ΛΕΙΤΟΥΡΓΙΑ ΣΥΝΕΔΡΙΑΚΩΝ ΣΥΝΕΔΡΙΑΚΩΝ ΚΕΝΤΡΩΝ ΣΕ ΘΕΜΑΤΑ ΚΕΝΤΡΩΝ ΣΕ ΘΕΜΑΤΑ ΠΟΙΟΤΗΤΑΣΠΟΙΟΤΗΤΑΣ

ΕΡΩΤΗΜΑΤΟΛΟΓΙΟ ΕΡΩΤΗΜΑΤΟΛΟΓΙΟ ΑΥΤΟΑΞΙΟΛΟΓΗΣΗΣ ΑΥΤΟΑΞΙΟΛΟΓΗΣΗΣ

ΓΙΑ ΔΙΑΔΙΚΑΣΙΕΣ ΓΙΑ ΔΙΑΔΙΚΑΣΙΕΣ ΠΟΙΟΤΗΤΑΣΠΟΙΟΤΗΤΑΣ

FINAL PRODUCTSFINAL PRODUCTSΤΕΛΙΚΑ ΠΡΟΪΟΝΤΑΤΕΛΙΚΑ ΠΡΟΪΟΝΤΑ

DISSEMINATIONDISSEMINATIONΔΙΑΔΟΣΗΔΙΑΔΟΣΗ

THE FINAL PRODUCTS THE FINAL PRODUCTS OF THE NETWORK OF THE NETWORK WILL BE AVAILABLE WILL BE AVAILABLE IN JUNE 2006 IN JUNE 2006

THE FINAL THE FINAL DISSEMINATION & DISSEMINATION &

THE PARTNERS’ THE PARTNERS’ INTERNET SITESINTERNET SITES

ΤΑ ΤΕΛΙΚΑ ΠΡΟΪΟΝΤΑ ΤΑ ΤΕΛΙΚΑ ΠΡΟΪΟΝΤΑ ΘΑ ΕΙΝΑΙ ΔΙΑΘΕΣΙΜΑ ΘΑ ΕΙΝΑΙ ΔΙΑΘΕΣΙΜΑ ΤΟΝ ΙΟΥΝΙΟ ΤΟΥ ΤΟΝ ΙΟΥΝΙΟ ΤΟΥ 2006 2006

ΤΕΛΙΚΗ ΗΜΕΡΙΔΑ ΤΕΛΙΚΗ ΗΜΕΡΙΔΑ ΔΙΑΔΟΣΗΣ ΔΙΑΔΟΣΗΣ ΑΠΟΤΕΛΕΣΜΑΤΩΝ & ΑΠΟΤΕΛΕΣΜΑΤΩΝ &

IINTERNET SITESNTERNET SITES ΕΤΑΙΡΩΝΕΤΑΙΡΩΝ