JumboJumbo AEAE : Ε Ροή Εργασιών : Ε Ροή Εργασιών& Διαχείριση Εγγράφων& Διαχείριση Εγγράφων

Case Study

ΠεριεχόμεναΠεριεχόμενα

Jumbo ΑΕ

Στρατηγική Ανάγκες Στόχοι του έργου Η Λύση Αποτελέσματα

ΣτρατηγικήΣτρατηγική

Αυτοματοποίηση – Τυποποίηση

Αύξηση παραγωγικότητας

Κεντρικοποιημένη πληροφορία

Ταχύτερη διεκπεραίωση διαδικασιών

Paperless Office Περιβάλλον

Μείωση κόστους εργασιών

Αρχική Κατάσταση Αρχική ΚατάστασηΑνάγκες & Στόχοι Έργου

Αρχική Κατάσταση Αρχική Κατάσταση

Δυσχερής Φυσική Διαχείριση & Διακίνηση εγγράφων

Διάσπαρτη, πολλαπλή & μη αξιοποιήσιμη επιχειρησιακή πληροφορία σε:

Emails, Φυσικά Έγγραφα, Εκτυπώσεις,Τοπικά Αρχεία κ.α.

Σημαντική ανθρώπινη παρέμβαση για την συλλογή, καταχώρηση & έλεγχο επιχειρησιακών Δεδομένων

Χειροκίνητη Παραγωγή εταιρικών εντύπων

Αρχική Κατάσταση Αρχική Κατάσταση

Δυσκολία στην παρακολούθηση της πορείας των Εισαγωγών

Αναζήτηση εγγράφων & φακέλων εισαγωγών στο φυσικό αρχείο

Υψηλός ρυθμός εμφάνισης λαθών

Έλλειψη Τυποποίησης Διαδικασιών μεταξύ ιδίων Οργανωτικών Μονάδων

Έλλειψη Διασύνδεσης Συστημάτων (Web Services)

Στόχοι του Έργου Στόχοι του Έργου Paperless office σε όλο το φάσμα Επιχειρησιακής

Λειτουργίας των Εισαγωγών Jumboo 12 Εμπλεκόμενα Τμήματα (Τμ. Αγοραστών, Τμ. Κωδικοποίησης, Τμ.

Εισαγωγών, Τμ. Λογιστηρίου, Τμ. Αποθήκης, Εκτελωνιστές κτλ)o Πάνω από 100 Διαφορετικά Document Typeso Περισσότερα απο 12 Φυσικά Αρχεία Εγγράφων προς κατάργηση

Ψηφιοποίηση, Αναγνώριση & Διαχείριση Εισερχόμενων Παραστατικών Jumboo 80.000 + Εισερχόμενα Παραστατικά / Έτοςo 200.000 + Χειροκίνητες Λογιστικές Εγγραφές / Έτος

Enterprise Document & Workflow Managemento Κάλυψη οριζόντιων αναγκών Διαχείρισης Εγγράφων & Ροής Εργασιώνo Archiving & Backup

• System Integrationo Πάπυρος Millennium III – IBM AS400 i-series Integrationo Web Services Layer

Η Λύση Η ΛύσηΠροσέγγιση, Τεχνολογίες, Αρχιτεκτονική

ΠροσέγγισηΠροσέγγιση

Τεχνολογίες ΤεχνολογίεςΗ λύση βασίσθηκε στην χρήση των ακόλουθων τεχνολογιών:

Πάπυρος Millennium III R6 - Τεχνολογική Πλατφόρμα Διαχείρισης Εγγράφων & Επιχειρησιακών Ροών Εργασίας

IBM i-Series AS400 Microsoft SQL Server 2012

ABBYY FlexiCapture 10

Fujitsu Scanning API

XUL framework

Jasper i-Reports 5.0

ΑρχιτεκτονικήΑρχιτεκτονική

Βασικά Χαρακτηριστικά Συστήματος Βασικά Χαρακτηριστικά Συστήματος

Βασικά Χαρακτηριστικά Συστήματος Βασικά Χαρακτηριστικά Συστήματος

Διαχείριση Φακέλων Εισαγωγών Διαχείριση Φακέλων Εισαγωγών Χαρακτηριστικά Υλοποίησης

Διαχείριση Φακέλων Εισαγωγών Διαχείριση Φακέλων Εισαγωγών

Καθολική διαχείριση φυσικού χαρτιού με εκτύπωση του συνόλου των εγγράφων που λαμβάνονται ή παράγονται καθώς και ένταξή τους σε φυσικούς Φακέλους Εισαγωγών. o 3.000+ Φάκελοι / Έτος

o 20 + Έγγραφα / Φάκελο

o 12 + Φυσικά Αρχεία Εγγράφων

o Πολλαπλά Αντίγραφα & Εκτυπώσεις

Παραδείγματα: Proforma Invoices, Παραστατικά, Παραλαβητήρια, Αιτήσεις Πληρωμών, Εξοδολόγια, Κοστολόγια κτλ

Σχεδίαση & Yλοποίηση Ηλεκτρονικού Φακέλου ΕισαγωγήςΠαραμετροποίηση Εφαρμογής Ψηφιοποίησης & Αναγνώρισης ΔεδομένωνΣχεδίαση & Ανάπτυξη Εφαρμογής Thunderbird Add-on για την διαχείριση emails & εισαγωγή τους στο σύστημαΜηχανισμός Αυτοματοποιημένης παραγωγή εντύπων :

Αίτηση Τραπεζικού Διακανονισμού, Promissory Letter, Bank Details, Στοιχεία Προμηθευτή, Debit Note, Αίτηση Εγγυητικής Επιστολής, Αίτηση Πίστωσης κ.α

#001 – Μετάβαση στην Ηλεκτρονική Διαχείριση Εγγράφων

Διαχείριση Φακέλων Εισαγωγών Διαχείριση Φακέλων ΕισαγωγώνΑρχική Οθόνη

Μοντελοποίηση & Υλοποίηση Βασικών Ροών Εργασίας όπως:1. Φάκελος Εισαγωγής2. Παραλαβητήριο3. Φόρτωση4. Τραπεζική Πληρωμή5. Νέος ΠρομηθευτήςΗλεκτρονική Διακίνηση Εγγράφων διαμέσω του συστήματοςΣχεδίαση & Ανάπτυξη Ηλεκτρονικών Φορμών Αρχειοθέτησης & ΑναζήτησηςΠαροχή εξουσιοδοτημένης πρόσβασης σε συνεργάτεςΑνάπτυξη Ηλεκτρονικών Διεπαφών(Web Services – File Transfer Module)

Διαχείριση Φακέλων Εισαγωγών Διαχείριση Φακέλων Εισαγωγών

Φυσική διακίνηση εγγράφων ανάμεσα σε τμήματα & καταστήματα της εταιρείας, καθώς & εξωτερικούς συνεργάτες

(π.χ. Τράπεζες, Μεταφορικές Εταιρείες, Εκτελωνιστές, Κεντρικές Αποθήκες κ.α.)

o Έξοδα Couriero Έξοδα Data Entryo Υψηλό κόστος συντονισμού & ελέγχου

της ροής εγγράφων

Παραδείγματα: Προφόρμες, Παραστατικά, Παραλαβητήρια, Αιτήσεις Τραπεζικών Πληρωμών, Εσωτερικές Αιτήσεις κ.α.

#002 – Ηλεκτρονική Διακίνηση Εγγράφων

Διαχείριση Φακέλων Εισαγωγών Διαχείριση Φακέλων Εισαγωγών

Τα κρίσιμα επιχειρησιακά δεδομένα συλλέγονται διαμέσω υποβολής εγγράφων σε φυσική ή ηλεκτρονική μορφή από τους εξωτερικούς φορείς προς στην εταιρείαΑυτό οδηγεί σε:

o Έξοδα Φυσικής Διαχείρισηςo Υψηλό κόστος Καταχώρησης &

Διαχείρισης Δεδομένωνo Μεγάλο πλήθος ανθρώπινων

λαθώνΠαραδείγματα: Παραστατικά, Στοιχεία Αφίξεων Πλοίων, Τιμοκατάλογοι Προμηθευτών κ.α.

Αυτοματοποιημένη δημιουργία αιτημάτων (προς Προμηθευτές, Συνεργάτες, Μεταφορείς κτλ)Αυτοματοποιημένη Αποστολή emailsΣχεδίαση & Υλοποίηση External Web sites για την συλλογή δεδομένων & ΕγγράφωνΕνοποιημένη διαχείριση των αιτημάτων με τα εσωτερικά workflows των χρηστών του back officeΑυτοματοποιημένη δημιουργία οντοτήτων στο ERP σύστημα (π.χ . Νέος Προμηθευτής)Μαζική Διαχείριση & Εισαγωγή Δεδομένων διαμέσω του Import Data Module (π.χ Ενημέρωση Παραλαβών)Χρήση Web Services

#003 – & Τυποποίηση Διαδικασιών Συλλογής Καταχώρησης Δεδομένων

Διαχείριση Φακέλων Εισαγωγών Διαχείριση Φακέλων Εισαγωγών

Επιχειρησιακά δεδομένα εξάγονται από το ERP σύστημα, καταχωρούνται σε ηλεκτρονικά documents & προωθούνται στους τελικούς αποδέκτες σε φυσική ή ηλεκτρονική μορφήΑυτό οδηγεί σε:

o Πολλαπλές Επαναληπτικές Χειροκίνητες Διαδικασίες

o Υψηλό κόστος Επεξεργασίας Δεδομένων

-Αυτοματοποιημένη παραγωγή εντύπων με αξιοποίηση των δεδομένων του ERP (rtf, csv, pdf κ.α.)

-Παροχή περιβάλλοντος σχεδίασης & διαχείρισης προσχεδίων Emails & Εγγράφων

-Αυτοματοποιημένη σύνθεση emails μέσω προσχεδίων

-Ενοποίηση & διασύνδεση του μηχανισμού Παραγωγής Εντύπων με τον Μηχανισμό Αυτοματοποιημένης Σύνθεσης emails

#004 – & Τυποποίηση Διαδικασιών Εξαγωγής Αποστολής Δεδομένων

Διαχείριση Εισαγωγής Παραστατικών Διαχείριση Εισαγωγής ΠαραστατικώνΧαρακτηριστικά Υλοποίησης

. Διαχείριση Εισ Παραστατικών . Διαχείριση Εισ Παραστατικών

Φυσική Διαχείριση & Αρχειοθέτηση Παραστατικών η οποία επιφέρει:-Υψηλό Κόστος Καταχώρησης Δεδομένων-Υψηλό Κόστος Τήρησης & Ανάκτησης Παραστατικών από το Φυσικό Αρχείο-Υψηλό δείκτη εμφάνισης σφαλμάτων

Αριθμητικά Στοιχεία:o 80.000 + Εισερχόμενα

Παραστατικά / Έτοςo 200.000 + Χειροκίνητες Λογιστικές

Εγγραφές / Έτος

- Πρωτοκόλληση Παραστατικών- Παραγωγή Barcodes- Ψηφιοποίηση & Αναγνώριση

Παραστατικών- Αυτοματοποίηση Χρεωπίστωσης

Λογαριασμών Γενικής Λογιστικής (ERP Integration)

- Παραμετροποίηση Ροής Εργασίας- Διασύνδεση με το Φυσικό Αρχείο - Διασύνδεση Συνοδευτικών Εγγράφων- Εκδόσεις Παραστατικών- Διαχείριση Εκρεμμοτήτων

#001 – Ηλεκτρονική Διαχείριση Παραστατικών

. Διαχείριση Εισ Παραστατικών . Διαχείριση Εισ ΠαραστατικώνΡοή Εργασίας: Εισερχόμενα Παραστατικά Jumbo

ΣύνοψηΣύνοψη

Δείκτες & Συμπεράσματα

- Δείκτες Συμπεράσματα - Δείκτες ΣυμπεράσματαΑντικείμενο Αρχικό Μοντέλο Εργασίας

Νέο Μοντέλο Εργασίας

Εκτυπώσεις Εγγράφων Εισαγωγών

Μ.Ο. 20 Έγγραφα / Φάκελο Εισαγωγής ~ 60 Σελίδες

0 Σελίδες

Χρόνος Διαβίβασης Φακέλων & Εγγράφων Εισαγωγών

Μ.Ο 4 Μετακινήσεις Ανάμεσα σε Τμήματα - 2 min/ Μετακίνηση

1 sec

Χρόνος Ανάκτησης Φακέλων Εισαγωγών

Από 1 min + για το Τρέχων Αρχείο Έως 1 Ημέρα για το Παλαιό Αρχείο

( Εκτός Εταιρείας)1 sec

Χρόνος Ανάκτησης Εγγράφων Εισαγωγών

Από 2 min+ για το Τρέχων Αρχείο Έως 1 Ημέρα για το Παλαιό Αρχείο ( Εκτός

Εταιρείας)1 sec

Συντήρηση Φυσ. Αρχείων Εγγράφων για παρακολούθηση

του Status Εισαγωγής~ 7 Αρχεία Φυσικών Εγγράφων

0 Αρχεία Φυσικών Εγγράφων

Πλήθος συντηρούμενων Excel Αρχείων για την παρακολούθηση

της πορείας κάθε Φακέλου

~ 4 Αρχεία συνολικά για όλα τα τμήματα (Τμ. Αγοραστών, Τμ

Κωδικοποίησης, Τμ. Εισαγωγών )0 Αρχεία

Χρόνος Καταχώρησης Εγγράφων Τραπεζικής

Πληρωμής

M.O 3 Έγγραφα / Τράπεζα Συνολικά ~ 15 min

9 sec

Συνολικός Χρόνος Διαχείρισης Νέου Προμηθευτή

~ 20 min 10 sec

- Δείκτες Συμπεράσματα - Δείκτες ΣυμπεράσματαΑντικείμενο Αρχικό Μοντέλο Εργασίας

Νέο Μοντέλο Εργασίας

Χρόνος Καταχώρησης & Διαχείρισης Εισ. Παραστατικού

~ 1 min

20 sec(Συνυπολογισμός:

Χρόνου Scanning & Capturing)

Χρόνος Ανάκτησης Παραστατικού

Από 3 min + για το Τρέχων Αρχείο Έως 1 Ημέρα για το Παλαιό Αρχείο ( Εκτός

Εταιρείας)1 sec

Χρόνος Ελέγχου & Επαλήθευσης Τιμολογήσεων Προμηθευτών

~ 5 Ώρες ανά Αρχείο Μαζίκής Τιμολόγησης3 sec ανά Αρχείο

Μαζίκής Τιμολόγησης

Χρόνος Αναζήτησης Φακέλων Εισαγωγής προς Consolidation

Από 5 min έως 30 min 2 sec

Συνολικός Χρόνος Εσωτερικής Διεκπεραίωσης Παραλαβητηρίου

Μ.Ο. 15 min 1 min

Χρόνος Ενημέρωσης Στοιχείων Άφιξης Παραλαβητηρίου

1 min / Container 0,01 sec / Container

Η Jumbo πλέον, με την παραγωγική χρήση του

συστήματος “Πάπυρος Millennium III“, έχει επιτύχει

σημαντική βελτίωση του χρόνου εκτέλεσης των

επιχειρησιακών της διαδικασιών, μείωση/κατάργηση

των εκτυπώσεων, αξιόλογη μείωση του ρυθμού

εμφάνισης λαθών κατά την παραγωγή και αρχειοθέτηση

εγγράφων, αυτοματοποίηση των λειτουργιών συλλογής,

καταχώρησης & ελέγχου των δεδομένων της,

τυποποίηση των διαδικασιών μεταξύ ιδίων οργανωτικών

μονάδων, αξιοποίηση της εταιρικής πληροφορίας.

www.modus.gr www.jumbo.gr