για Windows - epafos.gr · Οι επιλογές των Αρχείων _____ 28 3.1....

ΜΗΧΑΝΟΓΡΑΦΙΚΟ ΣΥΣΤΗΜΑ ∆ΙΑΧΕΙΡΙΣΗΣ ΕΚΠΑΙ∆ΕΥΤΙΚΩΝ ΟΡΓΑΝΙΣΜΩΝ

-----------------------------------------

IRIS

για Windows

Εγχειρίδιο Χρήσης

www.epafos.gr

(c) EΠΑΦΟΣ ΕΠΕ

ΑΘΗΝΑ Μάρτιος 2014 / 6η Έκδοση Απαγορεύεται η αντιγραφή του παρόντος εγχειριδίου χωρίς την έγγραφη άδεια της εταιρείας ΕΠΑΦΟΣ ΕΠΕ.

Περιεχόµενα

1. H εγκατάσταση ________________________________________ 9

1.1. Η εγκατάσταση του IRIS ______________________________ 9

1.2. Ενεργοποίηση εφαρµογής _____________________________ 13

1.3. Το ξεκίνηµα του προγράµµατος _________________________ 16

1.4. Το περιβάλλον του IRIS _______________________________ 16

1.5. Τα κουµπιά και τα παράθυρα του IRIS ____________________ 20

2. Η αρχική οργάνωση του IRIS ____________________________ 24

2.1. Οι εργασίες που θα πραγµατοποιήσετε µε το πρόγραµµα ______ 24

2.2. Τα πρώτα βήµατα ____________________________________ 24

2.3. Η χρήση του IRIS κατά τη διάρκεια της χρονιάς _____________ 26

3. Οι επιλογές των Αρχείων ________________________________ 28

3.1. Αρχεία – Εκπαιδευόµενοι ______________________________ 28

3.2. Αρχεία - Υποψήφιοι Εκπαιδευόµενοι _____________________ 40

3.3. Αρχεία - Εργαζόµενοι _________________________________ 42

3.4. Αρχεία - Σεµινάρια ___________________________________ 43

3.5. Αρχεία - Τµήµατα ____________________________________ 48

3.6. Αρχεία – Λογαριασµοί ________________________________ 49

3.7. Αρχεία – Ταµείο _____________________________________ 50

3.8. Αρχεία - Περίοδοι ____________________________________ 53

3.9. Αρχεία – Γενικά Στοιχεία Συστήµατος _____________________ 55

3.10. Αρχεία - Χρήστες Συστήµατος__________________________ 55

3.11. Αρχεία - Σταθµοί Εργασίας ____________________________ 55

3.12. Αρχεία - Άλλες Λειτουργίες ____________________________ 56

3.13. Αρχεία - Έξοδος ____________________________________ 63

4. Οι επιλογές των Εκτυπώσεων ____________________________ 64

4.1. Εκτυπώσεις – Εκπαιδευοµένων _________________________ 64

4.2. Εκτυπώσεις - Υποψηφίων Εκπαιδευοµένων ________________ 80

4.3. Εκτυπώσεις - Εργαζοµένων ____________________________ 81

4.4. Εκτυπώσεις - Σεµιναρίων ______________________________ 83

4.5. Εκτυπώσεις - Τµηµάτων _______________________________ 85

4.6. Εκτυπώσεις - Λογαριασµών ____________________________ 88

4.7. Εκτυπώσεις - Ταµείου _________________________________ 88

4.8. Εκτυπώσεις - Περιόδων _______________________________ 91

4.9. Εκτυπώσεις - Εταιριών ________________________________ 92

4.10. Αποθήκης – Προµηθευτών – Πελατών ___________________ 93

4.11 Εκτυπώσεις - Παραµέτρων Συστήµατος___________________ 95

4.12. Εκτυπώσεις - Πρωτοκόλλου ___________________________ 95

4.13. Εκτυπώσεις - Ηµερολογίου ___________________________ 95

4.14. Νέες Εκτυπώσεις ___________________________________ 95

5. Η επιλογή των Εργαλείων _______________________________ 98

5.1. Εργαλεία – Ηλεκτρονική Αποστολή Αρχείων _______________ 98

6. Έναρξη Επόµενης Περιόδου ____________________________ 100

6.1. Έναρξη νέας περιόδου _______________________________ 100

7. Η επιλογή eΒΑΣΗ ____________________________________ 103

7.1. Τι ακριβώς προσφέρει το eΒΑΣΗ _______________________ 103

7.2. Η Ενεργοποίηση και η λειτουργία του eΒΑΣΗ ______________ 104

8. Ειδικά Θέµατα _______________________________________ 105

8.1. ∆ηµιουργία 2ης Βάσης ∆εδοµένων ______________________ 105

8.2. Αντίγραφα Ασφαλείας (Backup) _______________________ 106

8.3. Επαναφορά Αρχείων (Restore) ________________________ 108

8.4. Απεγκατάσταση του προγράµµατος _____________________ 111

8.5. ∆ιαχείριση Λαθών __________________________________ 111

Η ΥΠΟΣΤΗΡΙΞΗ ΤΟΥ ΕΠΑΦΟΥ ____________________________ 112

ΕΙΣΑΓΩΓΗ Το πρόγραµµα IRIS (Integrated Reliable Informational System) αποτελεί ένα ολοκληρωµένο µηχανογραφικό σύστηµα διαχείρισης, ειδικά σχεδιασµένο για Εκπαιδευτικούς Οργανισµούς κάθε τύπου. Το πρόγραµµα διαχειρίζεται όλα τα στοιχεία που σχετίζονται µε το εκπαιδευτήριο, όπως σεµινάρια, τµήµατα, εκπαιδευόµενους, εργαζοµένους, εκτύπωση αποδείξεων, απουσίες, έσοδα, έξοδα κτλ. Ταυτόχρονα το IRIS σας προσφέρει πληθώρα πολύτιµων πληροφοριών και σας βοηθά στο µέγιστο βαθµό στη διεκπεραίωση των άλλοτε χρονοβόρων διαδικασιών του εκπαιδευτηρίου. Το εγχειρίδιο που έχετε στα χέρια σας έχει σκοπό να σας διευκολύνει στο χειρισµό και να σας βοηθήσει ώστε να αξιοποιήσετε µε τον καλύτερο δυνατό τρόπο τα µοναδικά πλεονεκτήµατα του προγράµµατος. ∆ίνονται πολλά παραδείγµατα αναφορικά µε το πώς πρέπει να οργανώσετε το πρόγραµµα και να το προσαρµόσετε ακριβώς στις δικές σας ανάγκες. Σας συµβουλεύουµε να διαβάσετε το εγχειρίδιο προσεκτικά πριν ξεκινήσετε την κανονική χρήση του IRIS. O χρήστης του IRIS πρέπει να είναι εξοικειωµένος µε το περιβάλλον και τα βασικά σηµεία χειρισµού των Windows. Ο ΕΠΑΦΟΣ σας ευχαριστεί για την επιλογή του IRIS και παραµένει στη διάθεσή σας για οποιαδήποτε διευκρίνιση ή απορία έχετε. Τέλος µε ενδιαφέρον θα ακούσουµε τις παρατηρήσεις σας για τυχόν βελτιώσεις που χρειάζεται το πρόγραµµα, έτσι ώστε να τις συµπεριλάβουµε σε επόµενη έκδοσή του. Στο σηµείο αυτό αισθανόµαστε την υποχρέωση να ευχαριστήσουµε θερµά όλους τους φίλους-χρήστες του IRIS, οι οποίοι µε τις εύστοχες παρατηρήσεις και υποδείξεις τους είναι οι ουσιαστικοί "αρχιτέκτονες" του προγράµµατος.

ΕΠΑΦΟΣ ΕΠΕ Τµήµα Ανάπτυξης & Σχεδιασµού

1. H εγκατάσταση

Στο κεφάλαιο αυτό περιγράφεται η διαδικασία της εγκατάστασης του προγράµµατος και παρουσιάζονται οι βασικές αρχές λειτουργίας του.

1.1. Η εγκατάσταση του IRIS

Το IRIS απαιτεί για τη λειτουργία του έναν προσωπικό υπολογιστή µε λειτουργικό σύστηµα Windows XP ή µεταγενέστερη έκδοση. O ελεύθερος χώρος του δίσκου τη στιγµή της εγκατάστασης πρέπει να είναι περίπου 40 Mbytes.

Έλεγχος προδιαγραφών του Η/Υ Πριν προχωρήσετε στην εγκατάσταση της εφαρµογής θα πρέπει να ελέγξετε εάν ο Η/Υ σας έχει τις απαραίτητες προδιαγραφές για να µπορέσει να εγκατασταθεί η εφαρµογή:

• λειτουργικό σύστηµα Windows XP ή µεταγενέστερη έκδοση

• εγκατεστηµένο τον Internet Explorer 7.0.0 ή µεταγενέστερη έκδοση

• εγκατεστηµένο το Microsoft Office ’97 ή µεταγενέστερη έκδοση

Σε περίπτωση που στον Η/Υ δεν είναι εγκατεστηµένο καθόλου το Mircosoft Office, τότε θα πρέπει να ακολουθήσετε τα παρακάτω βήµατα για την εγκατάσταση βασικών στοιχείων για τη λειτουργία της εφαρµογής.

• Κλείστε όλες τις εφαρµογές που είναι ανοιχτές

• Τοποθετήστε το CD στη µονάδα CD-ROM του υπολογιστή σας

• Κάντε διπλό κλικ στο εικονίδιο Ο Υπολογιστής µου ( My Computer)

• Κάντε διπλό κλικ στο εικονίδιο της µονάδας του CD-ROM (Συνήθως είναι D, θα εµφανιστεί η ετικέτα EPAFOS)

• Ανοίξτε µε διπλό κλικ τον κατάλογο Support

• Ανοίξτε µε διπλό κλικ τον κατάλογο JetSP3E

• Εκτελέστε το κάνοντας διπλό κλικ επάνω του

• Μετά το τέλος της εγκατάστασης προχωρήστε στην επανεκκίνηση του Η/Υ.

Η εγκατάσταση της εφαρµογής Το πρόγραµµα βρίσκεται στο CD-ROM µέσα στο φάκελο συσκευασίας του και θα πρέπει να µεταφερθεί στο σκληρό δίσκο του υπολογιστή. Τη διαδικασία αυτή διεκπεραιώνει το πρόγραµµα εγκατάστασης SETUP, το οποίο θα κάνει αυτόµατα τις απαραίτητες αντιγραφές. • Τοποθετήστε το CD στη µονάδα CD-ROM του υπολογιστή σας • Κάντε διπλό κλικ στο εικονίδιο Ο Υπολογιστής µου (My Computer) • Κάντε διπλό κλικ στο εικονίδιο της µονάδας του CD-ROM (Συνήθως είναι η D:)

Κεφάλαιο

1

Η εγκατάσταση του IRIS Κεφάλαιο 1ο

10

• Ανοίξτε µε διπλό κλικ το φάκελο IRIS

• Εντοπίστε τη γραµµή ή το εικονίδιο µε το όνοµα setup ή και κάντε διπλό κλικ επάνω του

Εναλλακτικός τρόπος για την εγκατάσταση είναι: από το κουµπί ΕΝΑΡΞΗ ενεργοποιήστε τη λειτουργία ΕΚΤΕΛΕΣΗ και πληκτρολογήστε στο διάλογο που εµφανίζεται:

D:\IRIS\Setup και κάντε κλικ στο πλήκτρο ENTER ή στο κουµπί ΟΚ (Η µονάδα του CD-ROM στο δικό µας παράδειγµα είναι η D:) Μετά το τέλος της εγκατάστασης θα πρέπει να τερµατίσετε τον υπολογιστή από την επιλογή Έναρξη→Τερµατισµός→Τερµατισµός της λειτουργίας του υπολογιστή.

Η εγκατάσταση του IRIS ολοκληρώθηκε. Το πρόγραµµα βρίσκεται στο φάκελο (folder) IRIS το κεντρικό επίπεδο του σκληρού σας δίσκου (αν δεν αλλάξατε τις τιµές που πρότεινε το πρόγραµµα εγκατάστασης). Μέσα σ' αυτόν έχει µεταφερθεί οτιδήποτε χρειάζεται για τη λειτουργία του IRIS. Το πρόγραµµα δεν απαιτεί καµία πρόσθετη χειροκίνητη ρύθµιση από το χρήστη, συνεπώς είστε έτοιµοι να το τρέξετε από το menu:

Έναρξη → Προγράµµατα → Έπαφος → IRIS

(Κάτω από την οµάδα προγραµµάτων ΕΠΑΦΟΣ πιθανότατα υπάρχουν και άλλα προγράµµατα της εταιρείας µας).

Εγκατάσταση σε περιβάλλον δικτύου • Εγκαταστήστε το IRIS στον κεντρικό εξυπηρετητή (server) ή στον υπολογιστή που θα

παίξει το ρόλο του server Είναι ανάγκη να τονίσουµε ότι ο σκληρός δίσκος του server θα πρέπει να είναι κοινόχρηστος και να έχουν πλήρη δικαιώµατα ανάγνωσης και εγγραφής όλοι οι σταθµοί που θα λειτουργούν το πρόγραµµα. • Εγκαταστήστε το IRIS σε κάθε σταθµό του δικτύου Τέλος θα πρέπει σε κάθε σταθµό του δικτύου να κάνετε εντοπισµό της αρχικής βάσης δεδοµένων. Η επιλογή ενεργοποιείται από: Έναρξη → Προγράµµατα → Έπαφος → IRIS Σύστηµα

Στην πρώτη οθόνη, πιέστε το κουµπί Συνέχεια

Κεφάλαιο 1ο Η Εγκατάσταση του IRIS

11

Επιλέξτε Εντοπισµός Αρχικής Βάσης ∆εδοµένων και κάντε κλικ στο κουµπί Συνέχεια.

Κάντε κλικ στο Όνοµα Αρχείου

Κατόπιν από την περιοχή ∆ικτύου αφού εντοπίσετε τον κεντρικό υπολογιστή (server), ανοίξτε µε διπλό κλικ το φάκελο όπου βρίσκεται εγκατεστηµένη η Βάση ∆εδοµένων (IRIS), φωτίστε το αρχείο IRIS.mdb και, στη συνέχεια, κάντε διπλό κλικ στην επιλογή Άνοιγµα.


12

Έτσι έχετε επιλέξει την διαδροµή (path) του δικτύου στο οποίο υπάρχει η βάση δεδοµένων της εφαρµογής, όπως φαίνεται στην παρακάτω οθόνη. Κάντε κλικ στο κουµπί Συνέχεια.

Στην παρακάτω οθόνη πιέστε το κουµπί Ναι.

Τέλος κάντε κλικ στο κουµπί Κλείσιµο.

Πώς να δηµιουργήσετε εικονίδιο του IRIS Μπορείτε να δηµιουργήσετε το κατάλληλο εικονίδιο στην επιφάνεια εργασίας και να τρέχετε το IRIS κατευθείαν από το εικονίδιο αυτό. • Ενώ είσαστε στην επιφάνεια εργασίας κάντε κλικ στο δεξί πλήκτρο του ποντικιού


13

• Επιλέξτε ∆ΗΜΙΟΥΡΓΙΑ (NEW) → ΣΥΝΤΟΜΕΥΣΗ (SHORTCUT) • Στη γραµµή εντολών δώστε C:\IRIS\IR.EXE • Επιλέξτε Επόµενο και στο όνοµα που σας ζητείται γράψτε IRIS • Κάντε κλικ στο κουµπί Τέλος ( Finish ) Το εικονίδιο του IRIS βρίσκεται πλέον στην επιφάνεια εργασίας του υπολογιστή σας και κάνοντας κλικ σε αυτό µπορείτε να ξεκινάτε κάθε φορά το πρόγραµµα.

1.2. Ενεργοποίηση εφαρµογής

Μετά την εγκατάσταση της εφαρµογής πρέπει να πραγµατοποιήσετε τη διαδικασία της ενεργοποίησης που σηµαίνει ότι πρέπει να επικοινωνήσετε µε το αντίστοιχο τµήµα του ΕΠΑΦΟΥ και να κάνετε τα βήµατα που περιγράφουµε στη συνέχεια. Όσο η εφαρµογή παραµένει µη ενεργοποιηµένη δεν θα λειτουργεί πλήρως χωρίς αυτό όµως να σηµαίνει ότι δεν µπορείτε να τη τρέχετε έτσι ώστε να εξοικειωθείτε µε το interface και τον χειρισµό του προγράµµατος. Πριν την έναρξη της εφαρµογής, εκτελείται αυτόµατα ο Έλεγχος των τοπικών ρυθµίσεων του Η/Υ σας. Σε περίπτωση που παρουσιαστεί κάποιο πρόβληµα θα εµφανιστεί η παρακάτω οθόνη και πρέπει να επικοινωνήσετε µε το Τµήµα Τεχνικής Υποστήριξης (210-6990401)

Αµέσως µετά την εγκατάσταση µόλις ξεκινήσετε για πρώτη φορά την εφαρµογή, θα εµφανιστεί το ακόλουθο παράθυρο Ενεργοποίησης της εφαρµογής.


14

Η διαδικασία Ενεργοποίησης της εφαρµογής, γίνεται µία φορά για κάθε Η/Υ όπου έχετε προµηθευτεί και εγκαταστήσει την εφαρµογή.

Επικοινωνήστε µε την εταιρεία µας και ζητήστε να σας συνδέσουν µε το Τµήµα Ενεργοποίησης Κωδικών. Πατήστε το κουµπί Ενεργοποίηση. Θα εµφανιστεί η ακόλουθη οθόνη:

Οι τεχνικοί µας θα σας ζητήσουν να τους διαβάσετε τον αριθµό που έχει εµφανιστεί στο 1ο πεδίο, το Κλειδί Αναγνώρισης καθώς επίσης και το όνοµα του υπολογιστή στον οποίο έχετε εγκαταστήσει την εφαρµογή. Αµέσως µετά οι τεχνικοί µας θα σας πουν τον Αριθµό Άδειας Χρήσης που πρέπει να πληκτρολογήσετε στο επόµενο πεδίο.

Για να βεβαιωθείτε ότι γράψατε σωστά τον Αριθµό Άδειας Χρήσης πατήστε το κουµπί Έλεγχος Ορθότητας Αν ο αριθµός έχει πληκτρολογηθεί σωστά θα εµφανιστεί η επόµενη οθόνη που αποτελεί το τελευταίο βήµα για την ενεργοποίηση:


15

Γράψτε τον Αριθµό Σειράς που θα σας πει ο τεχνικός και πατήστε ξανά το κουµπί Έλεγχος Ορθότητας για να βεβαιωθείτε ότι όλα έγιναν σωστά.

Το σύστηµα θα εµφανίσει τον αριθµό ενεργοποίησης και αν είναι ίδιος µε αυτόν που έχουν οι τεχνικοί της εταιρείας σηµαίνει ότι όλη η διαδικασία έγινε µε τον σωστό τρόπο. Πατήστε το κουµπί Ενεργοποίηση για να την ολοκληρώσετε και να κλείσετε το διάλογο.

Η ανωτέρω διαδικασία ενεργοποιεί την εφαρµογή µόνο για τον συγκεκριµένο υπολογιστή. Θα χρειαστεί να την επαναλάβετε αν αλλάξετε υπολογιστή, αν διαµορφώσετε τον δίσκο του (format) και φυσικά αν θέλετε να εγκαταστήσετε το πρόγραµµα και σε άλλο υπολογιστή.


16

1.3. Το ξεκίνηµα του προγράµµατος

Στην πρώτη οθόνη του προγράµµατος ο χρήστης πρέπει να πληκτρολογήσει:

Τον ΚΩ∆ΙΚΟ ΑΣΦΑΛΕΙΑΣ, έτσι ώστε να χρησιµοποιούν το πρόγραµµα µόνο εξουσιοδοτηµένα πρόσωπα. Ο κωδικός αυτός αρχικά είναι τα ψηφία 123. Φυσικά µπορείτε να τον αλλάξετε (θα περιγράψουµε σε επόµενη παράγραφο τη διαδικασία µε την οποία ορίζετε τους δικούς σας κωδικούς). Σηµειώστε επίσης ότι, για λόγους ασφαλείας, τη στιγµή που γράφετε τον κωδικό εµφανίζονται αστεράκια στη θέση των χαρακτήρων που πληκτρολογείτε.

Σηµείωση: Αν έχετε έκδοση επίδειξης του πακέτου (demo), η εγκατάσταση και το ξεκίνηµα του προγράµµατος θα γίνει µε τον ίδιο ακριβώς τρόπο, αλλά δεν θα χρειαστεί να πληκτρολογήσετε κωδικό ασφαλείας. Η έκδοση επίδειξης έχει όριο στον αριθµό των εγγραφών που µπορείτε να καταχωρίσετε και δεν περιλαµβάνει ορισµένες κρίσιµες λειτουργίες του προγράµµατος.

Μόλις δώσετε τον κωδικό εµφανίζεται το πλήρες όνοµα του χρήστη. Στα επόµενα πεδία δηλώνετε το σταθµό εργασίας, την περίοδο εργασίας και, τέλος, την ηµεροµηνία του συστήµατος.

1.4. Το περιβάλλον του IRIS

Η κεντρική οθόνη του IRIS αποτελείται από: Τη ΓΡΑΜΜΗ ΕΠΙΛΟΓΩΝ, από την οποία ενεργοποιούνται όλες οι λειτουργίες του IRIS και η οποία περιλαµβάνει:


17

Τα ΑΡΧΕΙΑ, όπου καταχωρούνται τα στοιχεία (τα δεδοµένα) που συνθέτουν το πρόγραµµα, όπως εκπαιδευόµενοι, εργαζόµενοι, σεµινάρια, τµήµατα, δίδακτρα, απουσίες, λογαριασµοί, ταµείο κτλ. Τις ΕΚΤΥΠΩΣΕΙΣ, απ’ όπου εκτυπώνονται όλες οι καταστάσεις που δηµιουργεί το Iris, όπως γενικά στοιχεία εκπαιδευοµένων, δελτία προόδου, οικονοµικά στοιχεία, διάφορα σηµειώµατα κτλ Τα ΕΡΓΑΛΕΙΑ, απ’ όπου µπορείτε να στείλετε τη Βάση ∆εδοµένων στο κεντρικό εκπαιδευτήριο (αν είστε παράρτηµα) ή το αρχείο µε τις τάξεις σας στα παραρτήµατα (αν είστε το κεντρικό εκπαιδευτήριο). Ακόµα, από αυτή την επιλογή µπορείτε να στείλετε στα παραρτήµατα τις ξεκλείδωτες βάσεις τους. Την επιλογή eΒΑΣΗ, που είναι αυτόνοµη ξεχωριστή λειτουργία και σας επιτρέπει να ενηµερώνετε την ιστοσελίδα σας µε την επίδοση των εκπαιδευοµένων, τις απουσίες τους, τις παρατηρήσεις τους κτλ. Για να ενεργοποιηθεί αυτή η λειτουργία θα πρέπει να επικοινωνήσετε τηλεφωνικά µε την εταιρεία µας (210-6990401) Την επιλογή ΠΑΡΑΘΥΡΟ, όπου υπάρχουν οι βοηθητικές λειτουργίες του προγράµµατος, όπως λ.χ. η τακτοποίηση παραθύρων, το κλείσιµό τους κτλ. Την επιλογή ΒΟΗΘΕΙΑ, απ’ όπου ενεργοποιείται το παράθυρο που σας προσφέρει βοήθεια για το πρόγραµµα. Η επιλογή Για την Εφαρµογή εµφανίζει όλες τις απαραίτητες πληροφορίες για το σύστηµα, µεταξύ των οποίων και την έκδοση του προγράµµατος που έχετε. Σε οποιαδήποτε επικοινωνία µε το Τµήµα Τεχνικής Υποστήριξης του ΕΠΑΦΟΥ πρέπει να γνωρίζετε ακριβώς τον αριθµό αυτό. Από εδώ µπορείτε επίσης να δείτε τη ∆ήλωση περί απορρήτου, όπως και να αναβαθµίσετε το πρόγραµµά σας (αφού είστε συνδεδεµένοι στο internet) κάνοντας κλικ στο αντίστοιχο σηµείο του παραθύρου (Αναβάθµιση Νέας Έκδοσης). Από την επιλογή Ρυθµίσεις Αναβάθµισης µπορείτε να ρυθµίσετε κάθε πότε θα γίνεται υπενθύµιση για τον έλεγχο ύπαρξης νέας έκδοσης της εφαρµογής στο Internet. Βασική προϋπόθεση είναι να έχετε σύνδεση στο διαδίκτυο. Από την επιλογή Πληροφορίες-Συµβουλές εµφανίζονται πληροφορίες ή συµβουλές σε σχέση µε τις νέες δυνατότητες/προσθήκες της εφαρµογής και τέλος χρησιµοποιώντας την επιλογή Βοήθεια µπορείτε να δείτε το εγχειρίδιο της εφαρµογής σε ηλεκτρονική µορφή.

Τη ΓΡΑΜΜΗ ΚΑΤΑΣΤΑΣΗΣ, η οποία βρίσκεται στο κάτω µέρος της οθόνης και στην οποία εµφανίζεται ο τίτλος του εκπαιδευτηρίου, η περίοδος, ο σταθµός, ο χρήστης και η ηµεροµηνία, δηλαδή όλα τα απαραίτητα στοιχεία προκειµένου να γνωρίζετε κάθε στιγµή τα δικαιώµατα που έχετε και τη Βάση ∆εδοµένων στην οποία βρίσκεστε. Τη ΓΡΑΜΜΗ ΕΡΓΑΛΕΙΩΝ, στην οποία υπάρχουν, µε µορφή εικονιδίων, οι πιο συνηθισµένες λειτουργίες του προγράµµατος. Η γραµµή εργαλείων έχει διαφορετικό περιεχόµενο ανάλογα µε το σηµείο του IRIS στο οποίο βρίσκεστε. Τα κουµπιά που θα συναντήσετε ανοίγοντας τις επιλογές του προγράµµατος είναι :

Εύρεση Εγγραφής Όπως φανερώνει και ο τίτλος του χρησιµοποιείται για την εύρεση κάποιου στοιχείου. Κάνοντας κλικ πάνω στο εικονίδιο εµφανίζεται ένας διάλογος στον οποίο θα πρέπει να δώσετε τις κατάλληλες τιµές προκειµένου να εντοπίσετε την εγγραφή που θέλετε.


18

Το παράθυρο Εύρεση Εγγραφής αποτελείται από 3 πεδία, όπου ορίζετε τα κριτήρια εύρεσης και τα Κουµπιά Επιλογών. Το πρώτο πεδίο περιέχει όλα τα στοιχεία της εγγραφής (π.χ. Επώνυµο, Όνοµα κτλ). Το δεύτερο πεδίο περιέχει τη συνθήκη αναζήτησης (π.χ. να είναι ίσο ή διάφορο ή µεγαλύτερο κτλ). Στο τρίτο πεδίο ορίζετε τα δεδοµένα της αναζήτησης. Με τα Κουµπιά Επιλογής µπορείτε να εντοπίσετε την Πρώτη Εγγραφή που ικανοποιεί τα φίλτρα που δώσατε, την Επόµενη και την Προηγούµενη. Τέλος, υπάρχει το κουµπί Κλείσιµο για το κλείσιµο του παραθύρου.

Για παράδειγµα, έστω ότι ψάχνετε τον εκπαιδευόµενο ∆ΑΚΑΡΗ. Αφού κάνετε µία φορά κλικ πάνω στο εικονίδιο της αναζήτησης, στη συνέχεια: • Κάντε κλικ στο δεξί µέρος του πρώτου πεδίου για να εµφανιστεί το κυλιόµενο

παράθυρο. • Επιλέξτε µε το ποντίκι το στοιχείο Επώνυµο για να καθορίσετε το πεδίο ως προς το

οποίο θα γίνει η αναζήτηση του εκπαιδευόµενου. • Ύστερα τοποθετείστε το βέλος του ποντικιού στο δεξί µέρος του δεύτερου πεδίου και

κάντε κλικ πάνω στο "=". • Στη συνέχεια κάντε κλικ µέσα στο τρίτο πεδίο και, αφού αρχίσει να αναβοσβήνει ο

δροµέας (Ι), γράψτε το επώνυµο ∆ΑΚΑΡΗΣ. • Κάντε κλικ στο κουµπί Εύρεση Πρώτου για να σας εµφανίσει τον πρώτο

εκπαιδευόµενο που θα βρεθεί µε το επώνυµο ∆ΑΚΑΡΗΣ ή αυτόν µε το πλησιέστερο σε αυτό επώνυµο.

• Εάν υπάρχουν περισσότεροι εκπαιδευόµενοι µε το ίδιο επώνυµο, τότε κάντε κλικ στο κουµπί Εύρεση Εποµένου έως ότου εντοπίσετε τον εκπαιδευόµενο που αναζητάτε.

• Εάν θέλετε να επιστρέψετε σε µια προηγούµενη εγγραφή που ήδη έχει βρεθεί, κάντε κλικ στο κουµπί Εύρεση Προηγούµενου.

• Για να κλείσετε το παράθυρο της Εύρεσης Εγγραφής, επιλέξτε Κλείσιµο.

Ταξινόµηση Εγγραφών Με τη λειτουργία αυτή µπορείτε να ταξινοµήσετε όλες τις εγγραφές του Καταλόγου Εργασίας είτε σε αύξουσα είτε σε φθίνουσα σειρά. Στο παράθυρο που εµφανίζεται επιλέγετε τα πεδία ως προς τα οποία θέλετε να ταξινοµήσετε τις εγγραφές και το αν η σειρά θα είναι αύξουσα ή φθίνουσα. Κατά την επιλογή των πεδίων ταξινόµησης θα παρατηρήσετε ότι δίπλα από τον τίτλο του κάθε πεδίου εµφανίζεται ένας αριθµός ανάλογα µε τη σειρά επιλογής του κάθε πεδίου. Για


19

παράδειγµα αν επιλέξετε πρώτα το πεδίο Όνοµα και µετά το πεδίο Επώνυµο, τότε δίπλα από το πεδίο Όνοµα θα εµφανιστεί ο αριθµός 1, ενώ δίπλα από το πεδίο Επώνυµο ο αριθµός 2. Ο αριθµός αυτός δείχνει τη σειρά βάσει της οποίας θα γίνει η ταξινόµηση. ∆ηλαδή, αν έχετε έναν εκπαιδευόµενου µε ονοµατεπώνυµο Αλεξανδρής Βασίλειος και άλλον έναν ως Αλεξανδρίδη Άγγελο, τότε σύµφωνα µε την παραπάνω σειρά επιλογής πρώτος στη λίστα θα βρεθεί ο Αλεξανδρίδης Άγγελος και µετά ο Αλεξανδρής Βασίλειος, παρόλο που αλφαβητικά το επώνυµο Αλεξανδρής προηγείται του Αλεξανδρίδης. Σε ότι αφορά το πώς ταξινοµούνται οι συνδυασµοί των γραµµάτων (Ελληνικά-Αγγλικά, πεζά-κεφαλαία), η συµβουλή µας είναι να γράφετε όλα τα στοιχεία µε κεφαλαία, έτσι ώστε να µην υπάρχει πιθανότητα λάθους στην ταξινόµηση. Θα πρέπει επίσης να γνωρίζετε ότι πρώτα ταξινοµούνται οι λατινικοί χαρακτήρες κι έπειτα οι ελληνικοί. Τέλος µε του κουµπί Επαναφορά ταξινοµείτε τον Κατάλογο Εργασίας στον οποίο βρίσκεστε µε τις προεπιλεγµένες ρυθµίσεις τις εφαρµογής.

Οθόνη Κάνοντας κλικ στο εικονίδιο αυτό βλέπετε την τρέχουσα εγγραφή του καταλόγου εργασίας σε πλήρη οθόνη.

Πίνακας Κάνοντας κλικ στο εικονίδιο αυτό εµφανίζονται οι εγγραφές σε µορφή πίνακα.

Αλλαγή Περιόδου Οποιαδήποτε χρονική στιγµή θελήσετε να µεταφερθείτε σε άλλη περίοδο, δεν είναι ανάγκη να βγείτε από το πρόγραµµα. Κάνοντας κλικ στο εικονίδιο αυτό, εµφανίζεται ο κατάλογος των ενεργών περιόδων και επιλέγετε την περίοδο που θέλετε. Στο παράθυρο αυτό ευνόητο είναι πως δεν εµφανίζεται η τρέχουσα περίοδος.

Αλλαγή Ηµεροµηνίας Με το κουµπί αυτό αλλάζετε την ηµεροµηνία του συστήµατος, χωρίς να χρειαστεί να βγείτε από το πρόγραµµα.

Αλλαγή Χρήστη Κάνοντας κλικ σ’ αυτό το εικονίδιο αλλάζετε το χρήστη χωρίς να βγείτε από το πρόγραµµα, εάν επιθυµείτε να επιλέξετε κάποιον άλλο µε διαφορετικές αρµοδιότητες. Στο παράθυρο αυτό ευνόητο είναι πως δεν εµφανίζεται ο τρέχων χρήστης (αυτός µε το οποίο ξεκινήσατε το πρόγραµµα)


20

Αλλαγή Σταθµού

Εάν χρησιµοποιείτε το IRIS σε περιβάλλον δικτύου και θέλετε να αλλάξετε σταθµό εργασίας, τότε κάνοντας κλικ πάνω στο εικονίδιο εµφανίζονται όλοι οι σταθµοί εργασίας προκειµένου να επιλέξετε κάποιον άλλο, χωρίς να χρειαστεί να βγείτε από το πρόγραµµα. Οµοίως, στο παράθυρο αυτό δεν εµφανίζεται ο τρέχων σταθµός εργασίας.

Ηµερολόγιο

Το εικονίδιο αυτό αναπαριστά το ηµερολόγιο. Κάνοντας κλικ πάνω του µπορείτε να δείτε όλες τις ηµέρες του µήνα και να σηµειώσετε τα ραντεβού και τις υποχρεώσεις σας. ∆ιαθέτει πεδίο επιλογής για να τσεκάρετε στο ηµερολόγιο την εγγραφή δηλώνοντας ότι έχει κλείσει η εκκρεµότητα. Οι ηµ/νίες που δεν έχουν κλείσει οι εκκρεµότητες εµφανίζονται µε ροζ χρώµα.

Αριθµοµηχανή

Εµφανίζεται η αριθµοµηχανή του προγράµµατος για να κάνετε τις πράξεις που θέλετε

Βοήθεια

Εµφανίζεται το εγχειρίδιο σε ηλεκτρονική µορφή.

1.5. Τα κουµπιά και τα παράθυρα του IRIS

Επεξήγηση των παραθύρων του IRIS Όλα τα παράθυρα του IRIS έχουν την ίδια µορφή και την ίδια λογική χειρισµού. Κάθε παράθυρο του προγράµµατος αποτελείται από:

Το όνοµά του (Γραµµή Τίτλου)


21

Κάθε παράθυρο έχει το όνοµά του, π.χ. Εργαζόµενοι. Στο δεξί µέρος της Γραµµής Τίτλου βρίσκονται τρία κουµπιά που σας επιτρέπουν να ελαχιστοποιήσετε, να µεγιστοποιήσετε ή να κλείσετε το παράθυρο.

Ελαχιστοποίηση Παραθύρου Αν επιλέξετε να ελαχιστοποιήσετε ένα παράθυρο, τότε το κάνετε να τρέχει στο παρασκήνιο χωρίς να είναι ορατό στην οθόνη. Κάνοντας κλικ στο κουµπί Ελαχιστοποίησης, το παράθυρο θα γίνει ένα µικρό εικονίδιο πάνω από τη Γραµµή Κατάστασης.

Μεγιστοποίηση Παραθύρου Το κουµπί της Μεγιστοποίησης σας δίνει τη δυνατότητα να µεγιστοποιήσετε το παράθυρο µε ένα και µόνο κλικ του ποντικιού. Το συγκεκριµένο παράθυρο θα καλύψει ολόκληρη την οθόνη.

Επαναφορά Παραθύρου Μετά τη µεγιστοποίηση ή ελαχιστοποίηση ενός παραθύρου το αντίστοιχο κουµπί αλλάζει σχήµα και γίνεται κουµπί Επαναφοράς. Κάνοντας κλικ πάνω του το παράθυρο επιστρέφει στο κανονικό του µέγεθος.

Κλείσιµο Παραθύρου Για να κλείσετε ένα παράθυρο κάντε κλικ σ' αυτό το κουµπί ή πατήστε το πλήκτρο Esc. Σε κάποια παράθυρα υπάρχει µόνο αυτό το κουµπί, γιατί δεν έχει νόηµα η ελαχιστοποίηση ή µεγιστοποίησή τους. Για να τροποποιήσετε το µέγεθος ορισµένων παραθύρων, πρέπει να τοποθετήσετε το βέλος του ποντικιού στην άκρη του παραθύρου, έτσι ώστε το βέλος του ποντικιού να γίνει ↔ ή και, µε πατηµένο το αριστερό πλήκτρο του ποντικιού, να σύρετε τη γραµµή ώσπου να φτάσει στο επιθυµητό µέγεθος.

Το κυρίως χώρο του παραθύρου (Κατάλογος Εργασίας) Είναι ο χώρος του παραθύρου όπου εµφανίζονται οι εγγραφές της αντίστοιχης επιλογής (για παράδειγµα οι εργαζόµενοι). Οι δυνατότητες που έχετε στον κατάλογο αυτό είναι οι εξής:

Κίνηση στον Κατάλογο Εργασίας Για να µετακινηθείτε από το έναν εργαζόµενο στον άλλο (και γενικότερα από µία εγγραφή σε µια άλλη) µπορείτε να χρησιµοποιήσετε τον Οδηγό Εγγραφών, ο οποίος περιλαµβάνει την ένδειξη (αριθµό) της τρέχουσας εγγραφής, το πλήθος των εγγραφών και τα τέσσερα Κουµπιά Κίνησης στον Κατάλογο Εργασίας, που είναι τα εξής:

µετακινήστε στην πρώτη εγγραφή του Καταλόγου Εργασίας

µετακινήστε στην προηγούµενη εγγραφή

µετακινήστε στην επόµενη εγγραφή

µετακινήστε στην τελευταία εγγραφή του Καταλόγου Εργασίας Όταν δε χωρούν όλες οι εγγραφές στο παράθυρο, τότε εµφανίζονται κάτω δεξιά η µπάρα και τα βελάκια ολίσθησης.


22

κάνοντας κλικ στο κάτω κουµπί της κάθετης Μπάρας Ολίσθησης (Scroll Bar), που βρίσκεται στο δεξί µέρος του Καταλόγου Εργασίας, µπορείτε να µετακινηθείτε προς τα κάτω.

κάνοντας κλικ στο δεξί κουµπί της οριζόντιας Μπάρας Ολίσθησης µετακινείστε σε επόµενη στήλη. Το ίδιο αποτέλεσµα έχει το πλήκτρο Tab, ενώ µε το Shift Tab µεταφέρεστε σε προηγούµενη στήλη.

Τροποποίηση Πλάτους Στήλης / Ύψους Γραµµών Για να τροποποιήσετε το πλάτος µιας στήλης πρέπει να τοποθετήσετε το βέλος του ποντικιού στη διαχωριστική γραµµή των στηλών, έτσι ώστε το βέλος να µετατραπεί σε

σταυρό ή και, µε πατηµένο το αριστερό πλήκτρο του ποντικιού, να µετακινήσετε (σύρετε) τη διαχωριστική γραµµή. Το ίδιο γίνεται και για το ύψος των γραµµών.

Τη Γραµµή Εντολών Στο κάτω µέρος κάθε παραθύρου βρίσκεται η Γραµµή Εντολών, που αποτελείται από: Τα Κουµπιά Επιλογών που βρίσκονται κάτω δεξιά σε κάθε παράθυρο. Με αυτά πραγµατοποιούνται οι εξής λειτουργίες:

Χρησιµοποιείται για να καταχωρίσετε µια Νέα Εγγραφή, για παράδειγµα έναν καινούριο εκπαιδευόµενο, έναν εργαζόµενο, ένα τµήµα, ένα σεµινάριο κτλ.

Εάν επιθυµείτε να διορθώσετε ένα στοιχείο, τότε Επιλέξτε την αντίστοιχη εγγραφή και κάντε κλικ σ’ αυτό το κουµπί. (ΠΡΟΣΟΧΗ! Αν δεν κάνετε κλικ σ’ αυτό το κουµπί δεν µπορείτε να κάνετε καµία αλλαγή στις εγγραφές).

Το κουµπί αυτό το χρησιµοποιείτε προκειµένου να διαγράψετε µια εγγραφή. Στην οθόνη θα εµφανιστεί το σχετικό Παράθυρο ∆ιαλόγου, που ζητά να επιβεβαιώσετε τη διαγραφή. Αν επιλέξετε “Ναι”, η εγγραφή διαγράφεται, ενώ αν πατήσετε “Όχι” επιστρέφετε στο παράθυρο.

Χρησιµοποιείται για να επανεγγράψουµε έναν εκπαιδευόµενο ή εργαζόµενο από προηγούµενη περίοδο. 1.6. Έξοδος από το IRIS Για να εγκαταλείψετε το IRIS πρέπει είτε να πάτε στην επιλογή Αρχεία και στη συνέχεια στην ένδειξη Έξοδος είτε στο κουµπί της κεντρικής οθόνης και να απαντήσετε καταφατικά στη σχετική ερώτηση του IRIS.


23

ΠΡΟΣΟΧΗ!!! Μην εγκαταλείπετε ποτέ το σύστηµα κλείνοντας το διακόπτη τροφοδοσίας του ρεύµατος ή πατώντας τα πλήκτρα Ctrl-Alt-Del ενώ είσαστε µέσα στο IRIS. Πρέπει πάντοτε να επιλέγετε το Έξοδος από το menu Αρχεία ή το κουµπί από την κεντρική οθόνη του IRIS και να απαντάτε καταφατικά στη σχετική ερώτηση. Αν διακόψετε βίαια το πρόγραµµα, είναι πιθανό να προξενήσει βλάβη στα αρχεία του συστήµατος.

2. Η αρχική οργάνωση του IRIS

Το κεφάλαιο αυτό είναι το σηµαντικότερο του εγχειριδίου, καθώς περιγράφει την αρχική οργάνωση του IRIS. Αν το πρόγραµµα δε "στηθεί" σωστά, θα ταλαιπωρηθείτε αρκετά στη συνέχεια. Στο πρόγραµµα υπάρχει δοκιµαστική περίοδος µε το όνοµα ∆ΟΚΙΜΗ. Σας συµβουλεύουµε πρώτα να πειραµατιστείτε µε την περίοδο αυτή και κατόπιν να καταχωρίσετε τα δικά σας πραγµατικά στοιχεία και να ξεκινήσετε την κανονική χρήση του IRIS. Αφού εξοικειωθείτε µε όλες τις λειτουργίες του προγράµµατος, µπορείτε να διαγράψετε τη δοκιµαστική περίοδο.

2.1. Οι εργασίες που θα πραγµατοποιήσετε µε το πρόγραµµα

Στην παράγραφο αυτή θα περιγράψουµε τις εργασίες του IRIS και θα χρησιµοποιήσουµε τα στοιχεία που βρίσκονται στην περίοδο ∆ΟΚΙΜΗ. Σε γενικές γραµµές οι εργασίες που θα κάνετε είναι οι εξής: Καταχωρίσεις καινούριων στοιχείων (όπως η εγγραφή ενός νέου

εκπαιδευοµένου ή καθηγητή κτλ.) και τροποποιήσεις κάποιων που υπάρχουν ήδη στο σύστηµα (π.χ. αλλαγή µιας διεύθυνσης).

Ενηµέρωση σε τακτική βάση των στοιχείων του IRIS (όπως η πληρωµή διδάκτρων, η καταχώριση απουσιών κτλ.).

Εκτύπωση καταστάσεων στην οθόνη ή στον εκτυπωτή (όπως οι αλφαβητικές καταστάσεις των εκπαιδευοµένων, το ταµείο κτλ.).

Περιοδικές εργασίες όπως η έναρξη νέας περιόδου, τα αντίγραφα ασφαλείας (Backup) του IRIS, ο έλεγχος της καλής λειτουργίας του συστήµατος κτλ.

Σηµείωση: Αν έχετε δίκτυο, θα πρέπει να δηλώσετε από τις Παραµέτρους Συστήµατος τον χρόνο ανανέωσης των πινάκων σε δευτερόλεπτα.

2.2. Τα πρώτα βήµατα

Το IRIS διακρίνεται για την ανοιχτή αρχιτεκτονική και την ευελιξία του. Σας δίνει τη δυνατότητα να οργανώσετε τη διαχείριση του εκπαιδευτηρίου σας µε πολλούς τρόπους, ανάλογα µε το πλήθος των πληροφοριών που θέλετε να αντλείτε από το πρόγραµµα. Στην παράγραφο αυτή περιγράφουµε τα βήµατα για τη σωστή οργάνωση των στοιχείων του IRIS και τη ροή των εργασιών που θα ακολουθήσετε στη διάρκεια της χρονιάς.

Κεφάλαιο

2

Κεφάλαιο 2ο Η Αρχική Οργάνωση του IRIS

25

Γενικά Στοιχεία Συστήµατος Το πρώτο βήµα στη χρήση του IRIS είναι να ορίσετε τα στοιχεία του εκπαιδευτηρίου σας από την επιλογή:

Αρχεία → Γενικά Στοιχεία Συστήµατος

Στις πέντε καρτέλες που εµφανίζονται καταχωρείτε όλα τα στοιχεία του εκπαιδευτηρίου. Τα στοιχεία αυτά θα εµφανίζονται στις εκτυπώσεις του IRIS. Στην πρώτη καρτέλα, µε τίτλο Γενικά Στοιχεία γράφετε τα στοιχεία του εκπαιδευτηρίου, όπως τον τίτλο του, το διευθυντή σπουδών, τον υπεύθυνο λογιστηρίου κλπ.

Στη δεύτερη, µε τίτλο ∆ιεύθυνση, γράφετε τα στοιχεία της διεύθυνσης του εκπαιδευτηρίου, τα τηλέφωνα, το fax, το email καθώς και το url της σελίδας του εκπαιδευτηρίου, αν υπάρχει. Στην τρίτη καρτέλα του παραθύρου γράφετε τα φορολογικά στοιχεία του εκπαιδευτηρίου καθώς και τα στοιχεία της έδρας, στην περίπτωση που η εφαρµογή έχει εγκατασταθεί σε κάποιο υποκατάστηµα. Στην τέταρτη καρτέλα µπορείτε να εισάγετε το λογότυπο του εκπαιδευτηρίου (µε τη χρήση ενός scanner ή αν σας το δώσει ο γραφίστας σας σε ηλεκτρονική µορφή), το οποίο θα µπορεί να εµφανίζεται (αν θέλετε) σε όλες τις εκτυπώσεις του IRIS. Να σηµειώσουµε εδώ ότι το αρχείο του λογοτύπου θα πρέπει να είναι σε µορφή JPG και το µέγεθός του να µην ξεπερνάει τα 69kb, ώστε να µπορεί να αποθηκευθεί στο IRIS Στην τελευταία καρτέλα µπορείτε να εισάγετε εικόνες µε τις υπογραφές του ∆ιευθυντή Σπουδών και του Υπεύθυνου Λογιστηρίου, οι οποίες θα µπορούν να εµφανίζονται στις εκτυπώσεις. Σηµειώνουµε εδώ ότι, δικαίωµα εισαγωγής των εικόνων των υπογραφών έχει µόνο ο χρήστης Supervisor και επίσης µόνο οι χρήστες που έχουν ενεργό το δικαίωµα αυτό µπορούν να εκτυπώνουν τις Υπογραφές των ∆ιευθυντών-Υπεύθυνων Λογιστηρίου.

Εταιρίες Από την επιλογή:

Αρχεία → Άλλες Λειτουργίες → Εταιρίες→ Νέα Εγγραφή θα δηλώσετε τα στοιχεία των εταιριών µε τις οποίες συνεργάζεστε ή που θα θέλατε στο µέλλον να συνεργαστείτε.

Σεµινάρια Από την επιλογή:

Αρχεία → Σεµινάρια → Γενικά Στοιχεία → Νέα Εγγραφή θα καθορίσετε τα σεµινάρια που θα διεξαχθούν την τρέχουσα περίοδο στο εκπαιδευτήριο σας. Στην τρέχουσα περίοδο πρώτα θα καταχωρίσετε τα σεµινάρια ή τους κύκλους σπουδών ή γενικότερα τα γνωστικά αντικείµενα που θα παρακολουθήσουν οι εκπαιδευόµενοι στο εκπαιδευτήριο και στη συνέχεια θα δηµιουργήσετε τα τµήµατά τους. (Λεπτοµέρειες θα βρείτε στην παράγραφο 3.4)

Η Αρχική Οργάνωση του IRIS Κεφάλαιο 2ο

26

Τµήµατα Ενεργοποιήστε την επιλογή:

Αρχεία → Τµήµατα → Γενικά Στοιχεία Σύµφωνα µε τα προηγούµενα δώστε Νέα Εγγραφή και γράψτε τον κωδικό και την ονοµασία του τµήµατος. Στη θέση Σεµινάριο θα επιλέξετε από το Παράθυρο Επιλογής το σεµινάριο που θα παρακολουθήσει το συγκεκριµένο τµήµα. Τα πεδία Τµήµα και Σεµινάριο είναι υποχρεωτικό να δηλωθούν. Τελειώνοντας κάνετε κλικ στο κουµπί Αποθήκευση και επαναλαµβάνετε την εργασία για όλα τα τµήµατα του εκπαιδευτηρίου σας. Ισχύει και εδώ η επανεγγραφή από προηγούµενες περιόδους, µολονότι το κέρδος θα είναι µικρό, εκτός κι αν έχετε τµήµατα που έχουν σχεδόν τους ίδιους καθηγητές. Με αυτόν τον τρόπο θα γράψετε τον εκπαιδευόµενο στο σεµινάριο που έχει επιλέξει και, αν θέλετε, και στο αντίστοιχο τµήµα. (Λεπτοµέρειες θα βρείτε στην παράγραφο 3.5)

Καταχώριση Εργαζοµένων Το επόµενο βήµα στην οργάνωση του συστήµατος είναι η καταχώριση των εργαζοµένων του εκπαιδευτηρίου. Επιλέξτε την εργασία:

Αρχεία→ Εργαζόµενοι→ Γενικά Στοιχεία→ Νέα Εγγραφή και καταχωρείστε τα στοιχεία των εργαζοµένων του εκπαιδευτηρίου σας. Σε αυτήν την εισαγωγική φάση χρήσης του IRIS µπορείτε να καταχωρίσετε µόνο τα βασικά τους στοιχεία (Επώνυµο, Όνοµα, Ιδιότητα) και να καταχωρίσετε τα υπόλοιπα κάποια στιγµή αργότερα. (Λεπτοµέρειες θα βρείτε στην παράγραφο 3.3)

Εκπαιδευόµενοι Το τελευταίο βήµα στην αρχική οργάνωση του IRIS είναι η καταχώριση των στοιχείων των εκπαιδευοµένων. Εδώ τα πράγµατα είναι απλά, µολονότι η καρτέλα του εκπαιδευοµένου εκτείνεται σε 9 οθόνες και περιλαµβάνει πολλά στοιχεία. Ξεκινάτε από την εργασία:

Αρχεία → Εκπαιδευόµενοι → Γενικά Στοιχεία Στο Φίλτρο Επιλογής κάνετε κλικ στο κουµπί Συνέχεια. Στην οθόνη που εµφανίζεται επιλέξτε Νέα Εγγραφή για να αρχίσετε την πληκτρολόγηση των στοιχείων. Μπορείτε και εδώ, προκειµένου να επιταχύνετε τη διαδικασία, να πληκτρολογήσετε µόνο τα απαραίτητα στοιχεία των εκπαιδευοµένων (Επώνυµο, Σεµινάριο, Τµήµα και ∆ίδακτρα) και να συµπληρώσετε αργότερα τα υπόλοιπα στοιχεία της καρτέλας τους. (Λεπτοµέρειες θα βρείτε στην παράγραφο 3.1)

2.3. Η χρήση του IRIS κατά τη διάρκεια της χρονιάς

Μετά από τα βήµατα που περιγράψαµε στις προηγούµενες σελίδες αρχίζουν οι καθηµερινές εργασίες του IRIS, π.χ. η πληρωµή των διδάκτρων, η καταχώριση των απουσιών, η εισαγωγή βαθµών, τα ειδοποιητήρια των απουσιών, η εκτύπωση των δελτίων προόδου κτλ.

Απουσίες Το IRIS σας δίνει τη δυνατότητα να καταχωρίσετε τις απουσίες είτε ανά εκπαιδευόµενο είτε ανά τµήµα ή ακόµη και ανά σεµινάριο. Επιλέγοντας το

Κεφάλαιο 2ο Η Αρχική Οργάνωση του IRIS

27

αντίστοιχο στοιχείο (Εκπαιδευόµενο, Τµήµα, ή Σεµινάριο) και χωρίς να κλείσουµε το παράθυρο, από την επιλογή:

Αρχεία → Εκπαιδευόµενοι → Απουσίες (ή αντίστοιχα από τις επιλογές Αρχεία→Σεµινάρια→Απουσίες & Αρχεία→Τµήµατα→Απουσίες) καταχωρούµε το σύνολο των απουσιών, καθώς επίσης και δικές µας παρατηρήσεις για το ποιες είναι δικαιολογηµένες και ποιες αδικαιολόγητες παρατηρήσεις ή/και ανάλυση για τις απουσίες καθώς και αν αυτές οφείλονται σε καθυστέρηση του εκπαιδευοµένου.

Βαθµοί Η καταχώριση των βαθµών γίνεται ακριβώς µε τον ίδιο τρόπο. Όπως και στην καταχώριση των απουσιών, έτσι και εδώ έχετε τη δυνατότητα να εισάγετε τους βαθµούς µε τους προηγούµενους τρεις τρόπους (είτε ανά εκπαιδευόµενου είτε ανά τµήµα είτε τέλος ανά σεµινάριο).

Πληρωµή ∆ιδάκτρων Από την επιλογή αυτή καταχωρούνται οι πληρωµές των διδάκτρων των εκπαιδευοµένων. Μόλις επιλέξετε τον εκπαιδευόµενο εµφανίζονται στις 3 καρτέλες της οθόνης τα συµφωνηθέντα δίδακτρα, τα πληρωθέντα και την πληρωµή τρέχουσας δόσης.

Έσοδα και Έξοδα Το IRIS υποστηρίζει ένα πλήρες σύστηµα εσόδων και εξόδων µε πολύτιµη στατιστική πληροφόρηση για τον επιχειρηµατία. Τα µεν έσοδα παρακολουθούνται αυτόµατα από τις καταβολές των διδάκτρων, ενώ τα έξοδα για να καταχωρηθούν πρέπει πρώτα να οργανωθούν οι αντίστοιχες κατηγορίες από την επιλογή:Αρχεία → Λογαριασµοί

Οι εκτυπώσεις του IRIS Οποιαδήποτε χρονική στιγµή επιθυµείτε µπορείτε να έχετε διάφορες καταστάσεις και πληροφορίες από τη δεύτερη κύρια επιλογή Εκτυπώσεις, η οποία ουσιαστικά αξιοποιεί το IRIS, αφού µετατρέπει τα δεδοµένα που εισάγετε σε πληροφορίες. Οι εργασίες αυτής της οµάδας περιλαµβάνουν από τις απλές καταστάσεις των εκπαιδευοµένων ή εργαζοµένων ως και την εκτύπωση δελτίων προόδου.

Τα αντίγραφα ασφαλείας (backup) Τέλος, απαραίτητη καθηµερινή διαδικασία αποτελεί η δηµιουργία των αντιγράφων ασφαλείας των στοιχείων που εισάγετε στο πρόγραµµα (λειτουργία Backup). Θεωρούµε ότι είναι η σηµαντικότερη λειτουργία του IRIS, µολονότι οι χρήστες των µηχανογραφικών συστηµάτων συχνά υποβαθµίζουν τη σηµασία της και την αµελούν. Σε επόµενο κεφάλαιο υπάρχει εκτενής αναφορά στο Backup, την οποία πρέπει να διαβάσετε προσεκτικά. Τεχνικές λεπτοµέρειες για την εντολή Backup θα βρείτε επίσης σε οποιοδήποτε εγχειρίδιο για τα Windows.

3. Οι επιλογές των Αρχείων

Στο κεφάλαιο αυτό περιγράφονται οι λειτουργίες του IRIS µία προς µία. Θα αποτελέσει τον αναλυτικό σας οδηγό µέχρι να κατανοήσετε πλήρως ολόκληρο το πρόγραµµα.

3.1. Αρχεία – Εκπαιδευόµενοι

Η περιγραφή των λειτουργιών του προγράµµατος στο κεφάλαιο αυτό γίνεται µε τη σειρά που εµφανίζονται στο menu του IRIS και όχι µε τη χρονική σειρά που θα τις χρησιµοποιήσετε. Αυτός είναι ο ευκολότερος τρόπος για να εντοπίζετε αµέσως την επεξήγηση της επιλογής που σας ενδιαφέρει.

3.1.1. Γενικά Στοιχεία Μόλις ενεργοποιήσετε την επιλογή

Αρχεία → Εκπαιδευόµενοι → Γενικά Στοιχεία εµφανίζονται τα Φίλτρα Επιλογής.

Σας συµβουλεύουµε να µην αλλάξετε τις προτεινόµενες τιµές των φίλτρων επιλογής όταν εισάγετε νέους εκπαιδευόµενους, αλλά να κάνετε κατευθείαν κλικ στο κουµπί Συνέχεια. Ο χειρισµός των φίλτρων επιλογής έχει ως εξής:

Φίλτρα Επιλογής Ταξινόµηση

Μπορείτε να εµφανίσετε τους εκπαιδευόµενους ταξινοµηµένους είτε Αλφαβητικά είτε ανά Σεµινάριο είτε ανά Τµήµα είτε τέλος ανά Μαθητολόγιο.

Κεφάλαιο

3

Κεφάλαιο 3ο Οι Επιλογές των Αρχείων

29

Αν επιλέξετε ταξινόµηση Ανά Σεµινάριο, έχετε τη δυνατότητα να εµφανίσετε τους εκπαιδευόµενους ορισµένων µόνο σεµιναρίων, κάνοντας κλικ στο κουµπί Σεµινάρια και επιλέγοντας αυτά που θέλετε. Αν επιλέξετε ταξινόµηση Ανά Τµήµα, µπορείτε να εµφανίσετε τους εκπαιδευόµενους ορισµένων µόνο τµηµάτων. Αυτό γίνεται κάνοντας κλικ στο κουµπί Τµήµατα και επιλέγοντας τα τµήµατα που θέλετε. Σε περίπτωση που θέλετε όλα τα τµήµατα ενός µόνο σεµιναρίου, κάντε κλικ στο κουµπί Σεµινάρια και επιλέξτε το σεµινάριο που θέλετε. Μπορείτε να επιλέξετε όλα τα Σεµινάρια ή τα Τµήµατα κάνοντας δεξί κλικ στην λευκή περιοχή. Το ίδιο ισχύει και στις εκτυπώσεις. Επιλέγοντας ταξινόµηση Αλφαβητικά, τότε εµφανίζονται οι εκπαιδευόµενοι µε αλφαβητική σειρά. Αν επιλέξετε ταξινόµηση Ανά Μαθητολόγιο, τότε εµφανίζονται οι εκπαιδευόµενοι σύµφωνα µε τον αριθµό µαθητολογίου τους, διατεταγµένοι σε αύξουσα σειρά • Εκπαιδευόµενοι Με ∆ιακοπή Μπορείτε να εµφανίσετε µόνο τους εκπαιδευόµενους που έχουν διακόψει τη φοίτηση (Ναι) ή µόνο αυτούς που δεν έχουν διακόψει τη φοίτηση (Όχι) ή, το συνηθέστερο, όλους τους εκπαιδευόµενους (Όλοι οι εκπαιδευόµενοι).

Εκπαιδευόµενοι που περάτωσαν την φοίτησή τους Μπορείτε να εµφανίσετε µόνο τους εκπαιδευόµενους που έχουν ολοκληρώσει τη φοίτηση (Ναι) ή µόνο αυτούς που δεν έχουν ολοκληρώσει τη φοίτηση (Όχι) ή το συνηθέστερο όλους τους εκπαιδευόµενους (Όλοι οι εκπαιδευόµενοι). Αφού τελειώσετε µε τα στοιχεία του Φίλτρου Επιλογής κάντε κλικ στο κουµπί Συνέχεια και αµέσως εµφανίζεται η κυρίως οθόνη µε τους εκπαιδευόµενους. Για να εισάγετε ένα νέο εκπαιδευόµενο κάντε κλικ στο κουµπί Νέα Εγγραφή. Για να διορθώσετε τα στοιχεία ενός εκπαιδευόµενου φωτίστε το όνοµά του και κάντε κλικ στο κουµπί ∆ιόρθωση. Για να διαγράψετε κάποιον εκπαιδευόµενο επιλέξτε τον και κάντε κλικ στο κουµπί ∆ιαγραφή. Από εδώ µπορείτε να εκτυπώσετε αίτηση εγγραφής για όποιον εκπαιδευόµενο θέλετε, αρκεί να φωτίσετε την εγγραφή του στη λίστα και να επιλέξετε το κουµπί Αίτηση. Το ίδιο ισχύει και στην περίπτωση που θέλετε να εκτυπώσετε την κάρτα διδάκτρων κάποιου εκπαιδευόµενου. Εδώ, θα πρέπει να κάνετε κλικ στο κουµπί Κάρτα. Κάνοντας κλικ στο κουµπί Υποψήφιοι, βλέπετε σε ένα νέο παράθυρο όλους τους υποψήφιους εκπαιδευόµενους του εκπαιδευτηρίου σας. Επιλέγοντας έναν από αυτούς και κάνοντας κλικ στο κουµπί Επανεγγραφή, τον εγγράφετε αυτόµατα στην τρέχουσα περίοδο, χωρίς να χρειαστεί να πληκτρολογήσετε πάλι τα στοιχεία του. Τέλος, για να επιστρέψετε στα φίλτρα επιλογής των γενικών στοιχείων των εκπαιδευοµένων, κάντε κλικ στο κουµπί Φίλτρα.

Η οθόνη των στοιχείων του εκπαιδευόµενου εκτείνεται σε 9 καρτέλες: Αναλυτικά, στην πρώτη καρτέλα που εµφανίζεται συµπληρώνετε τα Ατοµικά Στοιχεία του εκπαιδευόµενου, όπως το επώνυµο, το όνοµα, το φύλο, το γένος, τη διεύθυνση, τα τηλέφωνα, το έτος γέννησης, το επίπεδο µόρφωσης, το επάγγελµα, τη φωτογραφία του (µε τη χρήση ενός scanner) κτλ.

Οι Επιλογές των Αρχείων Κεφάλαιο 3ο

30

Στη δεύτερη καρτέλα µε τίτλο Στοιχεία Εταιρίας, έχετε τη δυνατότητα να δηλώσετε από ποια εταιρεία προέρχεται ο κάθε εκπαιδευόµενος και ποια ιδιότητα έχει σ’ αυτήν. Αυτό θα το πετύχετε επιλέγοντας το όνοµα της εταιρείας από το πεδίο Εταιρίες (αφού βέβαια έχετε εισάγει τα στοιχεία της Εταιρείας από την επιλογή Άλλες Λειτουργίες→Εταιρίες). Αν θέλετε και να εκτυπώσετε απόδειξη για τον συγκεκριµένο εκπαιδευόµενο στο όνοµα της εταιρείας, τότε θα πρέπει να δηλώσετε ΝΑΙ στο πεδίο Εταιρική Απόδειξη.

Στην τρίτη καρτέλα, µε τίτλο Εγγραφές, καταχωρείτε τον εκπαιδευόµενο σε Σεµινάριο και σε Τµήµα. Ο αριθµός µαθητολογίου του εκπαιδευόµενου καταχωρείται αυτόµατα. Έχετε τη δυνατότητα να γράψετε τον εκπαιδευόµενο σε περισσότερα από ένα σεµινάρια (έως δέκα). Μπορεί εποµένως ο εκπαιδευόµενος να εµφανίζεται µε διαφορετικό αριθµό µαθητολογίου. Τα επόµενα πεδία της καρτέλας αφορούν την ηµεροµηνία εγγραφής του και την έναρξη των µαθηµάτων (η τελευταία ηµεροµηνία συµπληρώνεται αυτόµατα από το πρόγραµµα). Μπορείτε επίσης να σηµειώσετε την ηµεροµηνία διακοπής φοίτησης του εκπαιδευοµένου καθώς και κάποια σχόλια για την εγγραφή του ή τη διακοπή του. Καταχωρώντας τον εκπαιδευόµενο σε σεµινάριο, καταχωρείται αυτόµατα και ο Λογαριασµός Ταµείου που έχετε ορίσει για το συγκεκριµένο σεµινάριο. Στην επόµενη καρτέλα, µε τίτλο ∆ίδακτρα, ορίζετε το ποσό των διδάκτρων που θα πρέπει να καταβάλλει ο εκπαιδευόµενος. Στο σηµείο αυτό µπορείτε να δηλώσετε αν ο εκπαιδευόµενος έχει µικρότερη χρονική διάρκεια φοίτησης, καθώς και την έκπτωση που θα του κάνετε στον. Υπάρχουν τρεις τρόποι για να πραγµατοποιηθεί αυτό: 1) Με δήλωση Ποσοστιαίας Έκπτωσης, 2) ∆ίνοντας το ποσό της έκπτωσης σε ευρώ (Συνολική) και 3) ∆ίνοντας το ποσό που θα αφαιρεθεί από κάθε δόση (Ανά ∆όση). Ο τρόπος εφαρµογής της έκπτωσης ορίζεται από την επιλογή Οι εκπτώσεις να γίνονται από την, της πρώτης καρτέλας της επιλογής Αρχεία → Άλλε Λειτουργίε → Παράµετροι Συστήµατο). Εδώ µπορείτε να εισάγετε και την αιτιολογία της έκπτωσης. Στο κάτω µέρος του παραθύρου υπάρχουν τρία διαδοχικά πεδία µε τίτλο Εγγραφή / Μηνιαία / Άλλα. Σε αυτά αντίστοιχα εµφανίζεται το ποσό της εγγραφής που πιθανώς να υπάρχει, ο Μέσος Όρος των µηνιαίων δόσεων και το ποσό των άλλων δόσεων που πρέπει να καταβληθεί σε περίπτωση που έχετε ορίσει δόσεις αυτού του είδους, όπως για παράδειγµα δόσεις για τα εξέταστρα. Στο πεδίο Συµφωνία ∆ιδάκτρων έχετε τη δυνατότητα να δείτε είτε το Συνολικό ∆ιακανονισµό του εκπαιδευόµενου είτε τα δίδακτρα κάθε σεµιναρίου χωριστά. Το ποσό των διδάκτρων υπολογίζεται αυτόµατα από το πρόγραµµα και εµφανίζεται στο διπλανό πίνακα. Εάν κάνετε κλικ στο κουµπί ∆όσεις Σεµιναρίου µπορείτε να τροποποιήσετε τον αριθµό των δόσεων (έως 36), ενώ στο διάλογο που εµφανίζεται µπορείτε να ορίσετε και το ποσό της προκαταβολής (αν το σεµινάριο δεν έχει εγγραφή). Αν ο


31

εκπαιδευόµενος παρακολουθεί σεµινάριο που έχει δηλωθεί ως ατοµικό µάθηµα, τότε εµφανίζεται και το πεδίο Ώρες Ατοµικών Μαθηµάτων, στο οποίο πληκτρολογείτε το σύνολο των ωρών που θα κάνει ο εκπαιδευόµενος, έτσι ώστε να βγει αυτόµατα το σύνολο διδάκτρων. Τέλος, κάνοντας κλικ στο κουµπί Μεταφορά ∆ιδάκτρων Σεµιναρίου µπορείτε να εµφανίσετε τα δίδακτρα της σεµιναρίου ακριβώς όπως τα έχετε ορίσει στο παράθυρο σεµιναρίου. Το κουµπί αυτό χρησιµεύει σε περίπτωση που έχετε κάνει κάποιες αλλαγές στις δόσεις σεµιναρίου, όπως εµφανίζονται στην καρτέλα ∆ίδακτρα του εκπαιδευοµένου και θέλετε να επαναφέρετε τις προκαθορισµένες τιµές των δόσεων.

Στην συνέχεια, η καρτέλα µε τίτλο Ερωτηµατολόγιο, µπορείτε να εισάγετε τις απαντήσεις του εκπαιδευοµένου σε ερωτήσεις που µπορείτε να κάνετε σχετικά µε τους λόγους που επέλεξε την εταιρία σας και µε ποιον τρόπο ενηµερώθηκε για την ύπαρξή της. Για να επιλέξετε µια απάντηση θα πρέπει να έχετε ορίσει τις ερωτήσεις και τις προτεινόµενες απαντήσεις από την επιλογή Αρχεία – Άλλες Λειτουργίες – Ελεύθερα Πεδία. Στην επόµενη καρτέλα, µε τίτλο Αξιολόγηση Εταιρίας, µπορείτε να εισάγετε τις απαντήσεις του εκπαιδευοµένου σχετικά µε το πώς αξιολογεί την εταιρία και τις σηµειώσεις του. Για να επιλέξετε µια απάντηση θα πρέπει να έχετε ορίσει τις ερωτήσεις και τις προτεινόµενες απαντήσεις από την επιλογή Αρχεία – Άλλες Λειτουργίες – Ελεύθερα Πεδία. Στην καρτέλα, µε τίτλο Παρατηρήσεις, εισάγετε τις παρατηρήσεις που αναφέρονται στο ωρολόγιο πρόγραµµα του εκπαιδευόµενου και γενικές παρατηρήσεις. Στην επόµενη καρτέλα µε τίτλο Άλλα, δηλώνετε το ΑΦΜ και την ∆ΟΥ του εκπαιδευοµένου ,τον κωδικό του, σηµειώσεις, κάποια στοιχεία που αφορούν την πιστωτική κάρτα του, όπως τον τύπο της, τον αριθµό της, την ηµεροµηνία λήξης, καθώς και την τράπεζα στην οποία ανήκει.

Στην τελευταία καρτέλα ορίζουµε τον Κηδεµόνα και τον Υπόχρεο Καταβολής ∆ιδάκτρων. Στην Αριστερή πλευρά της καρτέλας συµπληρώνουµε τα ατοµικά στοιχεία Κηδεµόνα όπως το επώνυµο, το όνοµα, τη διεύθυνση, τα τηλέφωνα, το επίπεδο µόρφωσης, το επάγγελµα κτλ . Στην δεξιά πλευρά, υπάρχει η δυνατότητα για τη συµπλήρωση των στοιχείων του Υπόχρεου Καταβολής ∆ιδάκτρων. Στην καρτέλα µπορούν να επιλεχθούν µέχρι δυο (2) διαφορετικοί µεταξύ τους υπόχρεοι. Επίσης γίνεται έλεγχος ορθότητας του Α.Φ.Μ. στην φόρµα συµπλήρωσης του Υπόχρεου.


32

Αφού συµπληρώσετε όσα στοιχεία σας ενδιαφέρουν από στις 9 καρτέλες, καταχωρείτε τον εκπαιδευόµενο µε το κουµπί Αποθήκευση. Ακολουθείτε τα ίδια βήµατα και για τους υπόλοιπους εκπαιδευόµενους. Σε περίπτωση που θελήσετε να αναβάλλετε την εισαγωγή των στοιχείων επιλέξτε Ακύρωση. Ολοκληρώνοντας την εισαγωγή των εκπαιδευοµένων, είστε έτοιµοι να ξεκινήσετε τις καθηµερινές λειτουργίες του προγράµµατος που σχετίζονται µε τους εκπαιδευόµενους.

3.1.2. Πληρωµή ∆ιδάκτρων Η επιλογή αυτή είναι ενεργοποιηµένη µόνο όταν είναι ανοιχτό το παράθυρο Γενικά Στοιχεία Εκπαιδευοµένων.

Αρχεία→ Εκπαιδευόµενοι→ Πληρωµή ∆ιδάκτρων

Από την επιλογή αυτή ανοίγει το παράθυρο µε τα οικονοµικά στοιχεία που αφορούν τον εκπαιδευόµενο. Το παράθυρο αυτό αποτελείται από 3 καρτέλες: Αναλυτικά η πρώτη καρτέλα, µε τίτλο Συµφωνηθέντα ∆ίδακτρα, δείχνει το διακανονισµό που έχετε κάνει µε τον εκπαιδευόµενο και το ποσό που οφείλει. Η δεύτερη καρτέλα, µε τίτλο Πληρωθέντα ∆ίδακτρα, δείχνει τα δίδακτρα που σας έχει ήδη καταβάλλει ο εκπαιδευόµενος, την ηµεροµηνία πληρωµής τους, τον αριθµό και τη σειρά της αντίστοιχης απόδειξης ή τιµολογίου, το ποσό που πληρώθηκε, την αιτιολογία καθώς και τον τρόπο πληρωµής του παραστατικού, την τάξη στην οποία αφορά, αλλά και τον Υπόχρεο καταβολής διδάκτρων που έχετε ορίσει. Ακόµα όπως θα παρατηρήσετε αργότερα µε τη χρήση του παραθύρου της πληρωµής διδάκτρων, οι διαφορετικοί τύποι των αποδείξεων εµφανίζονται µε διαφορετικά χρώµατα στην καρτέλα των Πληρωθέντων ∆ιδάκτρων. ∆ηλαδή, οι αποδείξεις παροχής υπηρεσιών και τα τιµολόγια παροχής υπηρεσιών εµφανίζονται µε µαύρο χρώµα, οι επί πιστώσει αποδείξεις και τα επί πιστώσει τιµολόγια παροχής υπηρεσιών µε κόκκινο χρώµα, οι αποδείξεις είσπραξης µε µπλε και οι αποδείξεις δαπάνης και πληρωµής καθώς και τα πιστωτικά τιµολόγια παροχής υπηρεσιών, µε ροζ. Αν φωτίσετε µια εγγραφή απόδειξης (χειρόγραφης) σε αυτό το παράθυρο και επιλέξετε ∆ιόρθωση, τότε µπορείτε να διορθώσετε κάποια από τα στοιχεία της απόδειξης, όπως την ηµεροµηνία της, τον αριθµό της κλπ. Κάνοντας κλικ στο κουµπί ∆ιαγραφή, διαγράφεται η επιλεγµένη απόδειξη, ενώ µε το κουµπί Ακυρωτικό µπορείτε να ακυρώσετε στο πρόγραµµα την απόδειξη που έχετε φωτίσει. Με το κουµπί Αντίγραφο µπορείτε να τυπώσετε αντίγραφο του παραστατικού που έχετε επιλέξει. Σηµειώνουµε εδώ ότι αντίγραφο µπορούµε να βγάλουµε µόνο στην περίπτωση που το εκπαιδευτήριο ∆ΕΝ χρησιµοποιεί φορολογικό µηχανισµό και τα έντυπα που χρησιµοποιεί είναι ΚΙΝΗΤΑ ΦΥΛΛΑ, δηλαδή λευκές σελίδες Α4, οι οποίες συµπληρώνονται αυτόµατα από την εφαρµογή. Η τρίτη µπορεί να θεωρηθεί ως η σηµαντικότερη καρτέλα. Από εδώ µπορείτε να εκτυπώσετε ή να αποθηκεύσετε µια απόδειξη ή ένα τιµολόγιο. Για να γίνει αυτό θα πρέπει να επιλέξετε τύπο απόδειξης και στη συνέχεια να ελέγξετε αν τα προτεινόµενα στοιχεία που σας εµφανίζει η εφαρµογή και σχετίζονται µε την απόδειξη είναι τα επιθυµητά. Τα στοιχεία αυτά είναι η ηµεροµηνία της απόδειξης, η σειρά και ο αριθµός της, το ποσό, η αιτιολογία και ο τρόπος πληρωµής της. Αφού αποδεχθείτε ή διορθώσετε τα προτεινόµενα µπορείτε είτε να αποθηκεύσετε την απόδειξη είτε να την εκτυπώσετε.


33

Επίσης, σε αυτό το σηµείο και από το αντίστοιχο πεδίο µπορείτε να επιλέξετε και τον υπόχρεο ο οποίος καταβάλει το ποσό πληρωµής. Η εφαρµογή προτείνει τον 1ο υπόχρεο που έχετε καταχωρήσει στην αντίστοιχη καρτέλα του εκπαιδευόµενου και έχετε την δυνατότητα να τον αλλάξετε επιλέγοντας τον 2ο υπόχρεο. Τέλος, στην ίδια καρτέλα µπορείτε κάνοντας κλικ στο κουµπί Ρέστα και εισάγοντας το σύνολο των χρηµάτων που σας δίνει ο πελάτης, να δείτε ποιο είναι το ποσό (αν υπάρχει) που θα πρέπει να του επιστρέψετε.

Σηµείωση: Για να εµφανιστεί το κουµπί Εκτύπωση θα πρέπει να έχετε δηλώσει ότι εκτυπώνετε αποδείξεις στο σταθµό µε τον οποίο έχετε µπει στο πρόγραµµα. Αυτό γίνεται από την επιλογή: Αρχεία → Σταθµοί Εργασία φωτίζοντας το σταθµό που θέλετε και κάνοντας κλικ στο κουµπί ∆ιόρθωση. Κατόπιν δηλώνετε ΝΑΙ στο πεδίο Τυπώνει ο Σταθµός Αποδείξεις, ενώ στο επόµενο πεδίο δηλώνετε τον εκτυπωτή που χρησιµοποιείτε.

3.1.3. Απουσίες Η επιλογή αυτή αποτελεί τον πρώτο τρόπο καταχώρισης των απουσιών. Ενεργοποιείται µόνο αφού ανοίξετε τα Γενικά Στοιχεία Εκπαιδευοµένων, φωτίσετε τον εκπαιδευόµενο που θέλετε και, χωρίς να κλείσετε το παράθυρο των γενικών στοιχείων, επιλέξετε:

Αρχεία → Εκπαιδευόµενοι → Απουσίες

Στο παράθυρο που εµφανίζεται κάντε κλικ στο κουµπί ∆ιόρθωση και πληκτρολογείστε την ηµεροµηνία στην οποία θέλετε να καταχωρίσετε τις απουσίες. Το µόνο που έχετε να κάνετε είναι να µετακινηθείτε στην τρίτη στήλη και να δηλώσετε το σύνολο των απουσιών που έκανε την ηµέρα αυτή ο εκπαιδευόµενος. Συνεχίζοντας δηλώνετε πόσες από αυτές είναι δικαιολογηµένες και ποιος τις δικαιολογεί. Αν δικαιολογούνται από γιατρό ή κηδεµόνα, τότε γράφετε στο αντίστοιχο κουτάκι της πέµπτης στήλης (µε τίτλο Ανάλυση) γιατρός ή κηδεµόνας αντίστοιχα. Στην τελευταία στήλη, µε τίτλο Παρατηρήσεις, συµπληρώνετε τις σηµειώσεις σας για την απουσία του εκπαιδευόµενου. Αν στο πεδίο Παρακολούθηση Απουσιών Ανά Μάθηµα της 2ης καρτέλας της επιλογής Αρχεία → Άλλε Λειτουργίε → Παράµετροι Συστήµατο έχετε επιλέξει Ναι, τότε στο παράθυρο των απουσιών εµφανίζεται ένα επιπλέον πεδίο, µε τίτλο Μαθήµατα. Από αυτό το πεδίο µπορείτε να επιλέξετε το µάθηµα της τάξης του εκπαιδευοµένου, στην ώρα του οποίου αυτός απουσίαζε. Από το κουµπί Σύνολα µπορείτε να δείτε τις απουσίες των εκπαιδευοµένων που αφορούν όλους τους µήνες και όλες τις ηµέρες.


34

Σηµείωση: Μην ξεχνάτε όµως ότι για να έχετε τη δυνατότητα να καταχωρίσετε τις απουσίες, τις πληρωµές διδάκτρων κτλ. θα πρέπει να έχετε ανοιχτό το παράθυρο των γενικών στοιχείων των εκπαιδευοµένων.

Το Iris κάνει αυστηρό έλεγχο στην εισαγωγή των απουσιών, έτσι ώστε να µη δώσετε ηµεροµηνία που δεν αντιστοιχεί στην ενεργή περίοδο. Αν µετά την εισαγωγή της ηµεροµηνίας των απουσιών εµφανιστεί το µήνυµα:

Λανθασµένη Ηµεροµηνία! Παρακαλώ ∆ιορθώστε …,

τότε έχετε δώσει ηµεροµηνία εκτός των ορίων της περιόδου. Από την επιλογή:

Αρχεία → Σεµινάρια → Γενικά Στοιχεία

και από την καρτέλα Βαθµολογικέ Περίοδοι

ελέγξτε το εύρος των βαθµολογικών περιόδων.

3.1.4. Βαθµοί Όπως στις απουσίες, έτσι και στους βαθµούς πρέπει να φωτίσετε τον εκπαιδευόµενο που θέλετε, έχοντας ανοιχτό το παράθυρο των Γενικών Στοιχείων του και να επιλέξετε:

Αρχεία → Εκπαιδευόµενοι → Βαθµοί

Στην οθόνη που εµφανίζεται βλέπετε τον εκπαιδευόµενο, το σεµινάριο, το τµήµα του και τη βαθµολογική περίοδο που θα αφορούν οι βαθµοί. Επίσης, µπορείτε να δηλώσετε αν θα εµφανιστούν τα µαθήµατα που δεν παρακολουθεί ο εκπαιδευόµενος και αν θέλετε να εµφανίζονται και τα σχόλια των βαθµών. Στα µαθήµατα που εµφανίζονται πληκτρολογείτε τους βαθµούς του εκπαιδευοµένου (αφού έχετε κάνει κλικ στο κουµπί ∆ιόρθωση) για την περίοδο που ορίσατε. Σε περίπτωση που πληκτρολογήσετε λανθασµένη βαθµολογία, το πρόγραµµα δε θα τη δεχθεί και θα επαναφέρει την τελευταία σωστή βαθµολογία. Για να αναιρέσετε κάποιο βαθµό, θα πρέπει να πληκτρολογήσετε µηδέν ή να τον σβήσετε µε το πλήκτρο DELETE (οπότε πάλι θα εµφανιστεί το µηδέν). Για το Iris το µηδέν σηµαίνει ότι δεν έχει βαθµολογηθεί το συγκεκριµένο µάθηµα. Τελειώνοντας την καταχώριση των βαθµών, κάντε κλικ στο κουµπί Αποθήκευση για να αποθηκευτούν οι βαθµοί στο πρόγραµµα. Από τα κουµπιά που βρίσκονται δεξιά και αριστερά του ονόµατος του εκπαιδευόµενου µεταφέρεστε σε επόµενο ή προηγούµενο εκπαιδευόµενο.


35

3.1.5. Follow Up Η επιλογή αυτή είναι ενεργοποιηµένη µόνο όταν είναι ανοιχτό το παράθυρο Γενικά Στοιχεία Εκπαιδευοµένων.

Ανοίγοντας την επιλογή αυτή µπορείτε να καταχωρίσετε τις σηµειώσεις σας για τον εκπαιδευόµενο. Στο παράθυρο που εµφανίζεται πληκτρολογείτε την ηµεροµηνία και στη δεύτερη στήλη γράφετε την συντόµευση ώστε να εµφανιστεί αυτόµατη η ανάλογη σηµείωση. Μπορείτε, αν δεν θυµάστε την συντόµευση, να επιλέξετε την σηµείωση από το εικονίδιο µε το βέλος. Για να το καταφέρετε αυτό, θα πρέπει από την επιλογή Αρχεία – Άλλες Λειτουργίες – Παρατηρήσεις Follow-up να έχετε καταχωρίσει τις σηµειώσεις και τις συντοµεύσεις.

3.1.6. Προσωπικές Παρατηρήσεις Από την επιλογή αυτή, στο παράθυρο που εµφανίζεται, σηµειώνετε τις όποιες παρατηρήσεις σας για τον συγκεκριµένο εκπαιδευόµενο. Οι παρατηρήσεις αυτές αναφέρονται σε όλες τις σχολικές χρονιές που φοιτά ο εκπαιδευόµενος στο εκπαιδευτήριό σας.

3.1.7. Άλλα Στοιχεία Στην καρτέλα µε τίτλο Παρακολούθηση Μαθηµάτων έχετε τη δυνατότητα να δηλώσετε ποια µαθήµατα παρακολουθεί ο εκπαιδευόµενος ανάλογα µε το σεµινάριο που γράφεται. Στη στήλη Παρακολούθηση ορίζετε τα µαθήµατα στα οποία δε συµµετέχει ο εκπαιδευόµενος. Σε αυτήν την περίπτωση στο αντίστοιχο κουτάκι δηλώνετε ΟΧΙ. Η καρτέλα µε τίτλο Γενική Κλήση συµπληρώνεται αυτόµατα και δείχνει τη Γενική πτώση των ονοµάτων, όπως τα ονόµατα θα εµφανίζονται στις εκτυπώσεις.


36

Οµοίως και η καρτέλα µε τίτλο Κλητική Κλήση συµπληρώνεται αυτόµατα και δείχνει την Κλητική πτώση των ονοµάτων, όπως αυτά θα εµφανίζονται στις εκτυπώσεις. Καλό είναι να κάνετε έναν έλεγχο έτσι ώστε, αν διαπιστώσετε ότι κάποια κατάληξη των ονοµάτων αυτών δεν είναι σωστή, να τη διορθώσετε.

3.1.8. Άλλες υπηρεσίες (Παραστατικά µε ΦΠΑ)

3.1.9. Οµαδική Έκδοση Αποδείξεων Με την επιλογή αυτή σας δίνεται η δυνατότητα να εκτυπώσετε οµαδικά τις επί πιστώσει αποδείξεις των εκπαιδευοµένων. Από τα Φίλτρα Επιλογής, θα ορίσετε τους εκπαιδευόµενους για τους οποίους θα τυπωθεί η απόδειξη καθώς και την ταξινόµησή τους, την ηµεροµηνία που θα αναγράφεται πάνω στην απόδειξη καθώς και τον τρόπο τιµολόγησης (Ηµεροµηνία οφειλών ή Ποσοστό). Στην περίπτωση που επιλέξετε σαν τρόπο τιµολόγησης Ηµεροµηνία Οφειλών, µπορείτε να δηλώσετε την ηµεροµηνία µέχρι την οποία το σύστηµα θα υπολογίσει το οφειλόµενο ποσό για τον κάθε εκπαιδευόµενο, ενώ στην περίπτωση που επιλέξετε Ποσοστό, µπορείτε να ορίσετε το αντίστοιχο ποσοστό. Επίσης, έχετε την δυνατότητα να ορίσετε αν θα ληφθεί υπόψη στο υπολογισµό των οφειλών και το ποσό της εγγραφής καθώς και να καταχωρήσετε την αιτιολογία της απόδειξης.

Κάνοντας κλικ στο κουµπί Συνέχεια εµφανίζονται οι εκπαιδευόµενοι που επιλέξατε, το ποσό της οφειλής τους, η ένδειξη για το αν θα εκτυπωθεί απόδειξη και, φυσικά, η αιτιολογία της. Με το πλήκτρο Έναρξη τυπώνονται οι αποδείξεις των εκπαιδευοµένων, ενώ µε την επιλογή Φίλτρα επιστρέφουµε στα Φίλτρα Επιλογής.

3.1.10. Οµαδική Επεξεργασία Ενεργοποιώντας την επιλογή αυτή επιλέγετε είτε την Οµαδική Επεξεργασία Γενικών Στοιχείων είτε την Κατανοµή Εκπαιδευοµένων σε Τµήµατα είτε την Επιλογή Μαθηµάτων.


37

Η πρώτη επιλογή, µε τίτλο Οµαδική Επεξεργασία Γενικών Στοιχείων, σας επιτρέπει να αλλάξετε µε γρήγορο τρόπο κάποια από τα στοιχεία των εκπαιδευοµένων, χωρίς να µπαίνετε ξεχωριστά σε κάθε καρτέλα. Αρχικά από το παράθυρο των φίλτρων επιλέγετε τους εκπαιδευόµενους που θέλετε και στη συνέχεια, στην καρτέλα µε τίτλο Τύπος Εργασίας ορίζετε την εργασία που θα πραγµατοποιήσετε και θα αναφέρεται σε αυτούς τους εκπαιδευόµενους. Υπάρχουν πέντε εργασίες: η επεξεργασία στοιχείων, η αλλαγή τιµής, η µετατροπή κεφαλαίων σε πεζά, η µετατροπή πεζών σε κεφαλαία, και η ενηµέρωση εκπαιδευόµενων µε τις εγγραφές της τρέχουσας περιόδου. Προηγουµένως πρέπει να έχετε επιλέξει από το κουµπί Στοιχεία Εκπαιδευοµένων τα πεδία (τουλάχιστον ένα) στα οποία θα γίνουν οι αλλαγές: • Επεξεργασία Στοιχείων Με αυτήν την επιλογή, έχετε τη δυνατότητα να επεξεργαστείτε (να διορθώσετε) οµαδικά κάποια από τα στοιχεία των εκπαιδευοµένων.

• Μετατροπή Στοιχείων από Κεφαλαία σε Πεζά Μετατρέπει τα στοιχεία που έχετε επιλέξει από κεφαλαία σε πεζά. Η µετατροπή δε θα τονίσει τις εγγραφές, για παράδειγµα το επώνυµο ΠΑΠΑ∆ΟΠΟΥΛΟΣ θα γίνει Παπαδοπουλος χωρίς τόνο.

• Μετατροπή Στοιχείων από Πεζά σε Κεφαλαία Είναι η αντίστροφη διαδικασία από την προηγούµενη. Και εδώ αν έχετε τονίσει τα µικρά γράµµατα ο τόνος θα µεταφερθεί και στα κεφαλαία, π.χ. το επώνυµο Παπαδόπουλος θα γίνει ΠΑΠΑ∆ΌΠΟΥΛΟΣ. • Αλλαγή Τιµής Με τη λειτουργία αυτή αλλάζετε τιµές στα πεδία των εκπαιδευοµένων. Στο πρώτο από τα δύο πεδία που εµφανίζονται δηλώνετε τη νέα τιµή που θα πάρει το πεδίο και στο δεύτερο πεδίο γράφετε το Βήµα Άθροισης (όπου έχει νόηµα). Αν λόγου χάρη θέλετε να καταχωρίσετε στο έτος γέννησης όλων των εκπαιδευοµένων της Α’ Σεµιναρίου την τιµή 1988, τότε επιλέγετε κατ' αρχήν µόνο τους εκπαιδευόµενους του συγκεκριµένου σεµιναρίου και κατόπιν αφού διαλέξετε το Έτος Γέννησης από τα Φίλτρα, στην τιµή δηλώνετε το 1988. Το Βήµα Άθροισης µένει κενό σ' αυτήν την περίπτωση. Αν θέλετε να αλλάξετε το µητρώο όλων των εκπαιδευοµένων ξεκινώντας από το 1 και αυξάνοντας κατά 1, τότε επιλέγετε όλους τους εκπαιδευόµενους:

Ταξινόµηση: Αλφαβητικά Εκπαιδευόµενοι µε διακοπή: Όλοι οι εκπαιδευόµενοι Εκπαιδευόµενοι µε κράτηση: Όλοι οι εκπαιδευόµενοι Από τα στοιχεία των εκπαιδευοµένων επιλέξτε το µητρώο βάζοντας στο αντίστοιχο κουτάκι και στον τύπο εργασίας διαλέξτε την Αλλαγή Τιµής. Στο πρώτο πεδίο γράφετε 1 (η αρχική τιµή) και στο Βήµα Άθροισης πάλι 1. Κάνοντας κλικ στο κουµπί Συνέχεια και επιλέγοντας Ενηµέρωση, το µητρώο των εκπαιδευοµένων θα πάρει τις τιµές 1, 2, 3, 4,… αρχίζοντας από τον πρώτο εκπαιδευόµενο. Σε όλες τις περιπτώσεις θα πρέπει να επιλέξτε Ενηµέρωση προκειµένου να καταχωρηθούν οι αλλαγές, ενώ µε την επιλογή Φίλτρα επιστρέφετε στα Φίλτρα Επιλογής. • Ενηµέρωση Εκπαιδευόµενων µε τις εγγραφές της τρέχουσας περιόδου


38

Εκτελώντας την εργασία αυτή µπορούµε να ενηµερώσουµε τις εγγραφές των εκπαιδευοµένων της τρέχουσας περιόδου. Η διαδικασία αυτή µας επιτρέπει, όταν κάνουµε την επανεγγραφή ενός εκπαιδευόµενου, να βλέπουµε και το σεµινάριο το οποίο παρακολουθούσε στην προηγούµενη περίοδο. Για να ολοκληρωθεί η εργασία θα πρέπει από τα Στοιχεία Εκπαιδευοµένων να επιλέξετε το πεδίο Εγγραφές Τρέχουσας Περιόδου.

Με τη δεύτερη επιλογή, µε τίτλο Κατανοµή Εκπαιδευοµένων σε Τµήµατα, έχετε τη δυνατότητα να δηλώσετε µε γρήγορο τρόπο τµήµατα στους εκπαιδευόµενους, χωρίς να µπαίνετε ξεχωριστά σε κάθε καρτέλα. Αρχικά από το παράθυρο των φίλτρων επιλέγετε τους εκπαιδευόµενους που θέλετε, αν θα δείτε δηλαδή και τους εκπαιδευόµενους µε διακοπή ή τους εκπαιδευόµενους που έχουν περατώσει τη φοίτηση τους. Από το κουµπί Σεµινάρια µπορείτε να επιλέξετε τους εκπαιδευόµενους κάποιων συγκεκριµένων σεµιναρίων. Κάνοντας κλικ στο κουµπί Συνέχεια εµφανίζεται η λίστα µε τους εκπαιδευόµενους που έχετε επιλέξει. Στη στήλη Τµήµα δηλώνετε το τµήµα που ανήκει ο εκπαιδευόµενος. Με την επιλογή Φίλτρα επιστρέφετε στα Φίλτρα Επιλογής. Από την τρίτη επιλογή Επιλογή Μαθηµάτων µπορείτε να δηλώσετε οµαδικά τα µαθήµατα που θα παρακολουθούν οι εκπαιδευόµενοι ανά σεµινάριο. Από το παράθυρο των φίλτρων επιλέγετε αν η ταξινόµηση των εκπαιδευοµένων θα γίνει Ανά Σεµινάριο ή Ανά Τµήµα και αν αυτοί θα είναι ή όχι εκπαιδευόµενοι µε διακοπή ή εκπαιδευόµενοι που έχουν περατώσει τη φοίτησή τους. Τέλος, από το πεδίο Σεµινάρια µπορείτε να επιλέξετε την τάξη για τους εκπαιδευόµενους της οποίας θα κάνετε επιλογή µαθηµάτων. Από το κουµπί Εκπαιδευόµενοι µπορείτε να επιλέξετε συγκεκριµένους εκπαιδευοµένους. Κάνοντας κλικ στο κουµπί Συνέχεια βλέπετε τους εκπαιδευοµένους που έχετε επιλέξει. Στο δεξί τµήµα του παραθύρου βλέπετε τα µαθήµατα που διδάσκονται στο σεµινάριο που έχετε επιλέξει. Κάνοντας κλικ σε κάθε µάθηµα από αυτά µπορείτε να δηλώσετε Ναι, αν ο εκπαιδευόµενος παρακολουθεί το συγκεκριµένο µάθηµα ή Όχι, αν δεν το παρακολουθεί. Στο τέλος, επιλέξτε Ενηµέρωση, για να ενηµερωθούν οι εγγραφές των εκπαιδευοµένων.

3.1.11. Αυτόµατη Επανεγγραφή Με την επιλογή αυτή µπορείτε να επανεγγράψετε αυτόµατα όλους τους ενεργούς εκπαιδευόµενους από µια προηγούµενη περίοδο στην τρέχουσα. Πριν επανεγγράψετε τους εκπαιδευόµενους θα πρέπει να έχετε ορίσει Σεµινάρια στην τρέχουσα περίοδο. Στο παράθυρο που εµφανίζεται αρχικά επιλέγετε την περίοδο από την οποία θα επανεγγραφούν οι εκπαιδευόµενοι και στη συνέχεια ορίζετε αν θα επανεγγραφούν οι εκπαιδευόµενοι µε διακοπή, αν θα ενηµερωθεί ο αριθµός µαθητολογίου και αν θα επανεγγραφούν και τα δίδακτρα. Κάνοντας κλικ στο κουµπί Συνέχεια εµφανίζονται τα σεµινάρια της περσινής περιόδου για να ορίσετε το αντίστοιχο σεµινάριο της φετινής. Κάνοντας κλικ στο κουµπί Ενηµέρωση οι εκπαιδευόµενοι που επιλέξατε επανεγγράφονται αυτόµατα από το πρόγραµµα. Μαζί θα επανεγγραφεί και το ερωτηµατολόγιο του κάθε εκπαιδευοµένου.

3.1.12. Εισαγωγή από αρχείο Excel Με την επιλογή αυτή µπορείτε να εισάγετε τα στοιχεία των εκπαιδευοµένων από κάποιο αρχείο Excel που έχετε δηµιουργήσει, το οποίο πρέπει να µοιάζει µε το παρακάτω.


39

Έτσι, στο παράθυρο αυτής της επιλογής, κάνοντας κλικ στο κουµπί Όνοµα Αρχείου βρίσκετε το αρχείο Excel στο οποίο έχετε αποθηκεύσει τα στοιχεία. Σε κάθε στήλη του αρχείου Excel εισάγετε το κάθε στοιχείο και ο τίτλος της κάθε στήλης είναι ο τίτλος του στοιχείου. Π.χ. σε µια στήλη µε τίτλο Όνοµα, θα βάλετε τα ονόµατα των εκπαιδευοµένων. Αφού βρείτε το αρχείο Excel, στο πεδίο Γραµµή Επικεφαλίδων εισάγετε τον αριθµό της γραµµής του αρχείου Excel, στην οποία υπάρχουν οι τίτλοι των στηλών. Στο πεδίο Φύλλα MsExcel επιλέγετε το φύλλο του αρχείου (1, 2 ή 3) στο οποίο έχετε εισαγάγει τα στοιχεία. Από τα πεδία Σεµινάριο και Τµήµα επιλέγετε το σεµινάριο και το τµήµα στα οποία αναφέρονται τα στοιχεία των εκπαιδευοµένων που έχετε αποθηκευµένα στο αρχείο Excel. Παρακάτω βλέπετε τον πίνακα στον οποίο θα δηλώσετε τις αντιστοιχίσεις του κάθε στοιχείου της εφαρµογής µε την κάθε στήλη του αρχείου Excel. Για παράδειγµα, αν στο αρχείο Excel έχετε εισαγάγει µόνο τα στοιχεία επώνυµο και όνοµα, τότε κατά την αντιστοίχιση του Στοιχείου Εφαρµογής Επώνυµο από τη στήλη Κολώνα Φύλλου MsExcel, θα δείτε όλους τους τίτλους της γραµµής επικεφαλίδων του αρχείου Excel, για να επιλέξετε τον τίτλο Επώνυµο.

Αφού πραγµατοποιήσετε όλες τις αντιστοιχίσεις, επιλέξτε Συνέχεια και στο µήνυµα που θα εµφανιστεί δώστε Ναι για να ξεκινήσει η διαδικασία της εισαγωγής των στοιχείων από το αρχείο Excel.

3.1.13. Εισαγωγή Βαθµολογίας Από Αρχείο Excel Για να µπορέσετε να εισάγετε βαθµολογία µέσω Excel, πρέπει να ακολουθήσετε την παρακάτω διαδικασία.


40

Από την επιλογή:

Εκτυπώσει – Εκπαιδευοµένων – Αξιολόγηση - Βαθµολόγιο Χωρί Εµφάνιση Βαθµών

επιλέξτε Ταξινόµηση Ανά Τµήµα. Κάντε κλικ στο κουµπί Πρόσθετα Φίλτρα, επιλέξτε τα µαθήµατα και τις βαθµολογικές περιόδους που επιθυµείτε και στην ερώτηση Εµφάνιση Ανά επιλέξτε Ανά Μάθηµα και επιλέξετε έξοδο της εκτύπωσης σε Αρχείο. Στον κατάλογο C:\IRIS\ExportFiles θα δηµιουργηθούν αυτόµατα τόσα αρχεία του Excel, όσα και το πλήθος του συνδυασµού τµήµα-µάθηµα. ∆ίνεται σε κάθε Καθηγητή τα αρχεία του Excel του συνδυασµού τµήµατος-µαθήµατος που διδάσκει. Ο καθηγητής πληκτρολογεί τη βαθµολογία στο αρχείο του Excel και σας επιστρέφει το αρχείο. Στη συνέχεια µέσα από το IRIS, από την επιλογή Εισαγωγή Βαθµολογίας Από Αρχείο Excel, «ανοίγετε» ένα-ένα τα αρχεία του Excel που έχετε παραλάβει και στην οθόνη που εµφανίζεται επιβεβαιώνετε ότι έχει τα σωστά στοιχεία και επιλέγετε Συνέχεια και τέλος επιλέγετε Αποθήκευση.

3.1.14. Εξαγωγή Εκπαιδευόµενων για Ερµή Από την συγκεκριµένη επιλογή µπορείτε να εξάγετε τους εκπαιδευόµενους της περιόδου που θα επιλέξετε σε αρχείο xml, για να τους εισάγεται στην εφαρµογή e-Hermes, του Επάφου.

3.2. Αρχεία - Υποψήφιοι Εκπαιδευόµενοι

3.2.1. Γενικά Στοιχεία Στην εφαρµογή του Iris, υποψήφιοι εκπαιδευόµενοι θεωρούνται εκείνοι οι οποίοι έχουν έρθει σε επαφή µε τη σχολή σας, έχουν δείξει ενδιαφέρον για παρακολούθηση των µαθηµάτων κάποιου σεµιναρίου, αλλά ακόµα δεν έχουν εγγραφεί σε αυτό.


41

Μόλις ενεργοποιήσετε την επιλογή Αρχεία → Υποψήφιοι Εκπαιδευόµενοι → Γενικά Στοιχεία εµφανίζονται τα Φίλτρα Επιλογής. Από αυτά δηλώνετε µε ποιον τρόπο θα γίνει η ταξινόµησή τους και αν θα εµφανίζονται µόνο αυτοί µε εγγραφή ή αυτοί χωρίς εγγραφή ή τέλος όλοι οι υποψήφιοι εκπαιδευόµενοι. Αφού τελειώσετε µε τα στοιχεία των Φίλτρων Επιλογής κάντε κλικ στο κουµπί Συνέχεια και αµέσως εµφανίζεται η ο κατάλογος των υποψήφιων εκπαιδευόµενους. Για να εισάγετε έναν υποψήφιο εκπαιδευόµενο κάντε κλικ στο κουµπί Νέα Εγγραφή. Για να διορθώσετε τα στοιχεία ενός υποψηφίου, επιλέξτε τον εκπαιδευόµενο και κάντε κλικ στο κουµπί ∆ιόρθωση. Για να διαγράψετε κάποιο εκπαιδευόµενο φωτίστε τον και κάντε κλικ στο κουµπί ∆ιαγραφή. Τέλος, από το κουµπί Επανεγγραφή βλέπετε τους εκπαιδευόµενους που είναι ενεργοί, αλλά που πιθανώς να είναι και υποψήφιοι για κάποιο άλλη σεµινάριο. Έτσι, επιλέγετε τον εκπαιδευόµενο που θέλετε από τη λίστα και κάνετε κλικ στο κουµπί Επανεγγραφή για να τον επανεγγράψετε ή Ακύρωση αν θέλετε να βγείτε απ’ αυτό το παράθυρο. Στην καρτέλα Ατοµικά Στοιχεία του υποψηφίου καταχωρείτε τα ατοµικά στοιχεία του υποψηφίου εκπαιδευοµένου όπως το Επώνυµο, το Όνοµα κλπ. Την επόµενη καρτέλα, µε τίτλο Στοιχεία Εταιρίας, τη συµπληρώνετε όταν ο υποψήφιος έχει έρθει σε σας µέσω της εταιρείας στην οποία εργάζεται. Θα επιλέξετε την εταιρεία από το πεδίο Εταιρίες (αφού βέβαια έχετε εισάγει τα στοιχεία της Εταιρείας από την επιλογή Άλλες Λειτουργίες→Εταιρίες). Στην καρτέλα µε τίτλο Στοιχεία Ενηµέρωσης, δηλώνετε την Ηµεροµηνία Ενηµέρωσης του υποψήφιου εκπαιδευόµενου, τον υπεύθυνο ενηµέρωσης καθώς και το σεµινάριο για την οποία ο υποψήφιος έδειξε ενδιαφέρον. Επίσης, στην καρτέλα αυτή µπορείτε να καταχωρήσετε και σχόλια κράτησης καθώς και κάποιες γενικές παρατηρήσεις για την επικοινωνία που είχατε µε τον υποψήφιο εκπαιδευόµενο. Στην επόµενη καρτέλα, µε τίτλο Ερωτηµατολόγιο, µπορείτε να εισάγετε τις απαντήσεις του υποψήφιου εκπαιδευοµένου σε ερωτήσεις που µπορείτε να κάνετε σχετικά µε τους λόγους που επέλεξε την εταιρία σας και µε ποιον τρόπο ενηµερώθηκε για την ύπαρξή της. Για να επιλέξετε µια απάντηση θα πρέπει να έχετε ορίσει τις ερωτήσεις και τις προτεινόµενες απαντήσεις από την επιλογή Αρχεία – Άλλες Λειτουργίες – Ελεύθερα Πεδία. Στην καρτέλα Follow Up µπορείτε να καταχωρίσετε τις παρατηρήσεις σας που αναφέρονται στον εκπαιδευόµενο. Στην πρώτη στήλη πληκτρολογείτε την ηµεροµηνία, στη δεύτερη το όνοµα του υπευθύνου και στην τελευταία γράφετε τις παρατηρήσεις σας. Στην καρτέλα µε τίτλο Παρατηρήσεις εισάγετε τις παρατηρήσεις για το ωρολόγιο πρόγραµµα του εκπαιδευόµενου (οποιοδήποτε ελεύθερο κείµενο), καθώς και κάποιες σηµειώσεις.

Στην τελευταία καρτέλα ορίζουµε τον κηδεµόνα και συµπληρώνουµε τα ατοµικά του στοιχεία όπως το επώνυµο, το όνοµα, τη διεύθυνση, τα τηλέφωνα, το επίπεδο µόρφωσης, το επάγγελµα κλπ.

3.2.2. Αυτόµατη Επανεγγραφή


42

Με την επιλογή αυτή µπορείτε να επανεγγράψετε αυτόµατα όλους τους υποψήφιους εκπαιδευοµένους από µια προηγούµενη περίοδο στην τρέχουσα. Κάνοντας κλικ στο κουµπί Περίοδοι επιλέγετε την περίοδο από την οποία θέλετε να γίνει η επανεγγραφή.

3.2.3. Εισαγωγή υποψήφιων από αρχείο Excel Η διαδικασία είναι παρόµοια µε αυτή των εκπαιδευοµένων (Παράγραφος 3.1.12).

3.3. Αρχεία - Εργαζόµενοι

3.3.1. Γενικά Στοιχεία Με την επιλογή αυτή εµφανίζονται οι εργαζόµενοι του εκπαιδευτηρίου (καθηγητές και υπόλοιπο προσωπικό). Για να καταχωρίσετε έναν καινούριο εργαζόµενο θα πρέπει να κάνετε κλικ στο κουµπί Νέα Εγγραφή. Τα στοιχεία του εργαζοµένου εκτείνονται σε τρεις καρτέλες: Στην πρώτη καρτέλα, µε τίτλο Ατοµικά Στοιχεία, συµπληρώνετε το Επώνυµο, το Όνοµα, το Φύλο, τη ∆ιεύθυνση και γενικά όλα τα σταθερά στοιχεία του εργαζοµένου. Στην καρτέλα Λοιπά Στοιχεία καταχωρείτε την οικογενειακή του κατάσταση, τον αριθµό των παιδιών του, τον αριθµό φορολογικού µητρώου, καθώς και το αν είναι εκπαιδευτικός, την ηµεροµηνία πρόσληψής του, την ειδικότητά του και ό,τι αφορά την εργασία του. Στην καρτέλα Ελεύθερα Πεδία εµφανίζονται τα ελεύθερα πεδία για σηµειώσεις που θα θέλατε να έχετε και δεν υπάρχουν στην καρτέλα του εργαζοµένου. Η συµπλήρωση των Ελεύθερων Πεδίων γίνεται από την επιλογή:

Αρχεία → Άλλε Λειτουργίε → Ελεύθερα Πεδία

3.3.2. Προσωπικές Παρατηρήσεις Η επιλογή θα ενεργοποιηθεί µόνο όταν ανοίξετε τα Γενικά Στοιχεία των Εργαζοµένων. Εδώ καταχωρούνται οι παρατηρήσεις για τον συγκεκριµένο εργαζόµενο που είναι ενιαίες για όλη τη σχολική χρονιά.

3.3.3. Απουσίες

Και αυτή η επιλογή θα ενεργοποιηθεί µόνο όταν ανοίξετε τα Γενικά Στοιχεία των Εργαζοµένων και είναι παρόµοια µε αυτή των απουσιών των εκπαιδευοµένων.

Στο παράθυρο που εµφανίζεται κάντε κλικ στο κουµπί ∆ιόρθωση και πληκτρολογείστε την ηµεροµηνία στην οποία θέλετε να καταχωρίσετε τις απουσίες του εργαζοµένου. Το µόνο που έχετε να κάνετε είναι να µετακινηθείτε στην τρίτη στήλη και να δηλώσετε το σύνολο των απουσιών που έκανε την ηµέρα αυτή ο εργαζόµενος. Συνεχίζοντας δηλώνετε πόσες από αυτές είναι δικαιολογηµένες. Στην τελευταία στήλη, µε τίτλο Παρατηρήσεις, συµπληρώνετε τις σηµειώσεις σας για την απουσία. Από το κουµπί Σύνολα µπορείτε να δείτε τις απουσίες των εργαζοµένων που αναφέρονται σε όλους τους µήνες και όλες τις ηµέρες.


43

3.3.4. Οµαδική Επεξεργασία Εργαζοµένων Επιλέγοντας αυτή τη λειτουργία µπορείτε είτε να µετατρέψετε τα στοιχεία της καρτέλας των εργαζοµένων από κεφαλαία σε πεζά και αντίστροφα, είτε να αλλάξετε οµαδικά το περιεχόµενο αυτών των στοιχείων, είτε να αλλάξετε τιµή σε δεδοµένα. Μπορείτε να ταξινοµήσετε τους εργαζόµενους είτε Αλφαβητικά είτε Ανά Κωδικό. Από το πεδίο Εκπαιδευτικοί επιλέγετε αν θα εµφανιστούν όλοι οι εργαζόµενοι ή µόνο οι εκπαιδευτικοί (ΝΑΙ) ή αν δε θέλετε να εµφανιστούν οι εκπαιδευτικοί (ΟΧΙ). Αν χρησιµοποιήσετε το κουµπί Εργαζόµενοι και επιλέξετε κάποιους, τότε θα εµφανιστούν µόνο αυτοί στη λίστα, αλλιώς το πρόγραµµα θα εµφανίσει όλους τους εργαζόµενους του εκπαιδευτηρίου. Αν θέλετε να τους επιλέξετε όλους εκτός από ορισµένους τότε θα κάνετε δεξί κλικ στην άσπρη περιοχή και θα επιλέξετε Επιλογή Όλων και στην συνέχεια θα κάνετε κλικ σε αυτούς που δεν θέλετε. Από το επόµενο κουµπί Στοιχεία Εργαζοµένων µαρκάρετε τα στοιχεία (τουλάχιστο ένα) που θέλετε να επεξεργαστείτε. Στο Τύπο Εργασίας ορίζετε την εργασία που θέλετε να διεκπεραιώσετε. Ο χειρισµός είναι ο ίδιος µε αυτόν για τις αντίστοιχες λειτουργίες των εκπαιδευοµένων (Παράγραφος 3.1.10).

3.3.5. Αυτόµατη Επανεγγραφή Εργαζοµένων Με τη λειτουργία αυτή θα επανεγγράψετε τους ενεργούς εργαζοµένους (µε όλα τα στοιχεία τους) από την περίοδο που θα επιλέξετε στην τρέχουσα περίοδο. Στο παράθυρο που εµφανίζεται επιλέξτε την περίοδο από την οποία θα επανεγγράψετε τους εργαζοµένους και κάντε κλικ στο κουµπί Συνέχεια. Απαντώντας καταφατικά στην ερώτηση που ακολουθεί, έχουν µεταφερθεί αυτόµατα οι εργαζόµενοι στην καινούρια περίοδο µε όλα τα στοιχεία τους.

3.3.6. Εισαγωγή από αρχείο Excel Η διαδικασία είναι παρόµοια µε αυτή των εκπαιδευοµένων (Παράγραφος 3.1.12).

3.4. Αρχεία - Σεµινάρια

3.4.1. Γενικά Στοιχεία Από την επιλογή αυτή γίνεται η διαχείριση των σεµιναρίων της τρέχουσας περιόδου. Όπως αναφέραµε και στο δεύτερο κεφάλαιο, το IRIS σας δίνει τη δυνατότητα να επανεγγράψετε τα σεµινάρια χωρίς να χρειαστεί να τα πληκτρολογήσετε. Αν θελήσετε να καταχωρίσετε ένα καινούριο σεµινάριο, επιλέξτε Νέα Εγγραφή. Τα στοιχεία του σεµιναρίου εκτείνονται σε επτά καρτέλες: Στην πρώτη καρτέλα, µε τίτλο Γενικά Στοιχεία, πληκτρολογείτε τον κωδικό του σεµιναρίου. Για δική σας ευκολία φροντίστε να επιλέγετε οµοιόµορφους κωδικούς. Στο δεύτερο πεδίο, µε τίτλο Περιγραφή, δηλώνετε την αναλυτική ονοµασία του σεµιναρίου.


44

Επίπεδο, ορίζεται το επίπεδο σεµιναρίου. Στο επόµενο πεδίο, µε τίτλο Κατηγορία, µπορείτε να κατατάξετε το σεµινάριο σε µια κατηγορία. Λογαριασµός Ταµείου είναι ο λογαριασµός που αφορά το σεµινάριο και τους εκπαιδευοµένους που παρακολουθούν σε αυτό. Με το πλήκτρο Εισαγωγή Νέου Λογαριασµού µπορείτε να εισάγετε ένα δικό σας λογαριασµό για το σεµινάριο. Στο παράθυρο που εµφανίζεται απλά πληκτρολογείτε τον κωδικό του, τη συντοµογραφία του και, φυσικά, την περιγραφή του. Για να δηλώσετε ότι οι εκπαιδευόµενοι που παρακολουθούν το συγκεκριµένο σεµινάριο κάνουν µόνο ατοµικά µαθήµατα, βάζετε ΝΑΙ στο πεδίο Ατοµικά Μαθήµατα Τέλος, µπορείτε να ορίσετε το Σύνολο Ωρών και την ∆ιάρκεια φοίτησης σεµιναρίου. Στη δεύτερη καρτέλα, µε τίτλο ∆ίδακτρα, ορίζετε το ποσό που θα πρέπει να καταβάλλουν οι εκπαιδευόµενοι που παρακολουθούν το συγκεκριµένο σεµινάριο (αν θέλετε για οποιοδήποτε λόγο να κάνετε έκπτωση σε έναν συγκεκριµένο εκπαιδευόµενο, θα πρέπει να το δηλώσετε στην καρτέλα ∆ίδακτρα του εκπαιδευόµενου και όχι εδώ), καθώς και το πότε λήγουν οι δόσεις (αν έχετε δηλώσει ότι στο σεµινάριο γίνονται ατοµικά µαθήµατα, τότε αυτήν την καρτέλα θα υπάρχει µόνο µια γραµµή στην οποία θα µπορείτε να πληκτρολογήσετε τη χρέωση µιας ώρας µαθήµατος). Η στήλη Χ (όπως και η στήλη Περιγραφή ∆όσης) συµπληρώνεται αυτόµατα από το πρόγραµµα µόλις ορίσετε µια ηµεροµηνία. Για να καταχωρίσετε όµως και το ποσό της εγγραφής των εκπαιδευοµένων στην καρτέλα των διδάκτρων πρέπει να δηλώσετε στη στήλη X ένα αστεράκι (*). Το πεδίο Άλλα Ποσά συµπληρώνεται αν δηλώσετε στη στήλη Χ έναν οποιοδήποτε χαρακτήρα εκτός από (*) και αριθµούς. Τελειώνοντας τις δόσεις παρατηρήστε ότι εµφανίζεται το συνολικό ποσό των διδάκτρων, το ποσό της εγγραφής, το µηνιαίο ποσό, καθώς και τα άλλα ποσά (αν, φυσικά, τα έχετε δηλώσει). Τέλος µπορείτε να εισάγετε και το ποσοστό ΦΠΑ(αν έχει το σεµινάριο).

Στην επόµενη καρτέλα, µε τίτλο Παράµετροι, ορίζετε τον τρόπο βαθµολογίας του σεµιναρίου. Μπορείτε να βαθµολογείτε είτε µε Αριθµούς είτε µε Γράµµατα. Στην πρώτη περίπτωση θα πρέπει στο πεδίο Οι Βαθµοί Είναι να δηλώσετε αν οι βαθµοί αυτοί είναι ακέραιοι, δεκαδικοί µε ένα δεκαδικό ψηφίο, δεκαδικοί µε δύο δεκαδικά ψηφία ή δεκαδικοί µε τρία δεκαδικά ψηφία. Στη δεύτερη περίπτωση θα πρέπει να ορίσετε την αντιστοιχία των γραµµάτων µε τους αριθµούς στον πίνακα που εµφανίζεται δεξιά της οθόνης. Στα επόµενα πεδία θα πρέπει να δηλώσετε το βαθµό που αντιστοιχεί στο Άριστα, καθώς και το βαθµό της Βάσης. Στη θέση Υπολογισµός Μέσων Όρων καταχωρείτε τον τρόπο µε τον οποίο θα υπολογίζεται ο µέσος όρος των µαθηµάτων για την τάξη (οριζοντίως ή καθέτως, είτε για όλα τα µαθήµατα είτε ξεχωριστά για γραπτά και προφορικά ή αθροιστικά για όλα τα µαθήµατα). Συνεχίζοντας, ορίζετε τον τρόπο µε τον οποίο θα εκδίδονται αποτελέσµατα, το όριο των µαθηµάτων κάτω από τη βάση, καθώς και το όριο των αδικαιολόγητων απουσιών.


45

Στην τέταρτη καρτέλα, µε τίτλο Μαθήµατα, βλέπετε αναλυτικά τα µαθήµατα του σεµιναρίου. Τα µαθήµατα αυτά διαφοροποιούνται ανάλογα µε τον τύπο του σεµιναρίου. Στην πρώτη στήλη εµφανίζεται ο αύξων αριθµός του µαθήµατος και στη δεύτερη στήλη το όνοµά του.

Στην τρίτη στήλη αναγράφεται το βάρος του βαθµού για κάθε µάθηµα (αν δηλαδή θα πολλαπλασιάζεται µε κάποιο συντελεστή. Η επόµενη στήλη αφορά την οµάδα που ανήκει το µάθηµα δηλώνοντας τον κατάλληλο αριθµό που αντιστοιχεί στην οµάδα που έχει δηλωθεί παρακάτω µε την αντίστοιχη περιγραφή(σε περίπτωση που θέλετε να ορίσετε οµάδες είναι υποχρεωτικό να συµπληρωθεί η Περιγραφή Οµάδας). Σε περίπτωση που έχετε καταχωρίσει τα µαθήµατα µε τυχαία σειρά, τότε αλλάξτε τον αύξοντα αριθµό τους και αυτόµατα η σειρά τους θα τροποποιηθεί. Στην επόµενη στήλη ορίζετε αν το µάθηµα υπολογίζεται στο Μέσο Όρο (Ναι ή Όχι). Η επόµενη στήλη αφορά στα µαθήµατα που αποτελούν κλάδο. Για να δηλώσετε ότι το µάθηµα συµψηφίζεται µε το αµέσως προηγούµενο δεν έχετε παρά να δώσετε το χαρακτήρα *. Στην τελευταία στήλη γράφετε το τελικό όνοµα του µαθήµατος ή του κλάδου των µαθηµάτων. Η πέµπτη κατά σειρά καρτέλα αφορά στις βαθµολογικές περιόδους για τις οποίες θα καταθέτετε βαθµολογία. Το Iris καλύπτει όλους τους τρόπους µε τους οποίους µπορείτε να βαθµολογείτε τους εκπαιδευοµένους. ∆ιαλέξτε ένα από τα υπάρχοντα σενάρια (έτσι ώστε να βγουν σωστά οι αλγόριθµοι της επόµενης καρτέλας) και ύστερα κάντε όποια αλλαγή θέλετε στα επόµενα πεδία. Στην τέταρτη στήλη αναγράφεται το βάρος του βαθµού της κάθε βαθµολογικής περιόδου στο ΜΟ (αν δηλαδή θα πολλαπλασιάζεται µε κάποιο συντελεστή). Στην περίπτωση που θέλετε να δώσετε περισσότερους του ενός


46

βαθµούς για µια βαθµολογική περίοδο µπορείτε να το δηλώσετε στη στήλη Πλήθος Βαθµών, ενώ στις κενές στήλες δηλώνετε τον τίτλο του επιπλέον βαθµού, π.χ. 1ο Τest. Το πρόγραµµα σας δίνει τη δυνατότητα να κρατήσετε ως και 20 διαφορετικούς βαθµούς για κάθε βαθµολογική περίοδο.

Στην επόµενη καρτέλα βλέπετε τους αλγόριθµους που χρησιµοποιεί το Iris για την έκδοση των βαθµών. Σας συνιστούµε να µην πειράξετε τίποτα σε αυτήν την καρτέλα.

ΠΡΟΣΟΧΗ!! Σε περίπτωση που αλλάξετε τις πράξεις στους αλγορίθµους και δε µπορείτε να τις επαναφέρετε, τότε επιλέξτε στην πέµπτη καρτέλα (Βαθµ/γικές Περίοδοι) τη σωστή τιµή του πεδίου Σενάρια Βαθµολογικών Περιόδων και θα επανέλθουν οι σωστές τιµές στους αλγόριθµους.

Η τελευταία καρτέλα έχει δύο παράθυρα: Το πρώτο µε τίτλο Κλίµακα Βαθµολογίας περιέχει τους χαρακτηρισµούς των βαθµών π.χ. 1…9 Fail, 10…14 Pass, 15…16 Good κτλ. Στο δεύτερο παράθυρο δηλώνετε ποιες βαθµολογικές περίοδοι και µε ποια σειρά θα εµφανίζονται στο πρόγραµµα. Στον κατάλογο των σεµιναρίων (Αρχεία → Σεµινάρια → Γενικά Στοιχεία) µε το κουµπί Επανεγγραφή, εµφανίζεται µια λίστα µε όλα τα σεµινάρια που έχετε δηµιουργήσει κατά τη διάρκεια όλων των περιόδων που χρησιµοποιείτε την εφαρµογή. Εδώ, φωτίζοντας ένα σεµινάριο και κάνοντας κλικ στο κουµπί Επανεγγραφή, µεταφέρετε το επιλεγµένο σεµινάριο στην τρέχουσα περίοδο.

3.4.2. Απουσίες Το IRIS σας δίνει τη δυνατότητα να καταχωρίσετε τις απουσίες των εκπαιδευοµένων ανά σεµινάριο. Ανοίγοντας το παράθυρο µε τα Γενικά Στοιχεία Σεµιναρίων και επιλέγοντας: Αρχεία → Σεµινάρια → Απουσίες εµφανίζονται όλοι οι εκπαιδευόµενοι του συγκεκριµένου σεµιναρίου. Στο πεδίο Ηµεροµηνία Απουσίας πληκτρολογείτε την ηµεροµηνία στην οποία θα καταχωρηθούν οι απουσίες. Στον πίνακα που ακολουθεί πληκτρολογείτε το σύνολο των απουσιών του εκπαιδευόµενου, στη στήλη ∆ικαιολογηµένες ορίζετε ποιες απουσίες είναι δικαιολογηµένες και στην επόµενη στήλη ποιος τις δικαιολογεί. Στην τελευταία στήλη, µε τίτλο Παρατηρήσεις, µπορείτε να γράψετε κάποια σχόλια που αναφέρονται στην απουσία του εκπαιδευόµενου.


47

Στο κάτω µέρος της οθόνης υπάρχουν επτά κουµπιά που αντιστοιχούν στις εξής λειτουργίες: ∆ιόρθωση: Μόνο κάνοντας κλικ σ’ αυτό το κουµπί θα µπορέσετε να καταχωρίσετε απουσίες στους εκπαιδευόµενους. Σύνολα: Με την επιλογή αυτή θα δείτε αναλυτικά τις απουσίες του εκπαιδευοµένου που έχετε επιλέξει και οι οποίες αναφέρονται σε όλους τους µήνες, το σύνολο των απουσιών του κάθε µήνα, τις δικαιολογηµένες απουσίες και την προέλευση των δικαιολογητικών. Παρατηρήσεις: Σας εµφανίζει το παράθυρο στο οποίο µπορείτε να γράψετε τις παρατηρήσεις σας αναφέρονται στον εκπαιδευόµενο που έχετε επιλέξει καθώς και το follow-up. ∆ίδακτρα: Σας εµφανίζει αναλυτικά τα δίδακτρα του εκπαιδευόµενου που έχετε επιλέξει. Στοιχεία: Είναι το κουµπί που σας εµφανίζει τα πλήρη στοιχεία του εκπαιδευόµενου. Επίδοση: Με την επιλογή αυτή θα δείτε συνοπτικά τη βαθµολογία του εκπαιδευοµένου για όλες τις βαθµολογικές περιόδους, καθώς και το σύνολο των απουσιών. Κλείσιµο: Είναι το κουµπί για την έξοδο από αυτό το παράθυρο.

3.4.3. Βαθµοί Μία ακόµη δυνατότητα του Iris είναι να καταχωρίσετε τους βαθµούς ανά σεµινάριο. Έχετε τρεις επιλογές: να τους καταχωρίσετε είτε ανά µάθηµα και βαθµολογική περίοδο, είτε ανά βαθµολογική περίοδο, είτε ανά µάθηµα. Στην πρώτη περίπτωση, στο παράθυρο που εµφανίζεται βλέπετε όλους τους εκπαιδευόµενους του σεµιναρίου και επιλέγετε την περίοδο που θα καταχωρηθούν οι βαθµοί (από το πεδίο Βαθµολογική Περίοδος) και το µάθηµα (από το πεδίο Μάθηµα). Στη δεύτερη περίπτωση, βλέπετε όλους τους εκπαιδευοµένους µε όλα τα µαθήµατα του σεµιναρίου για την περίοδο που θα επιλέξετε (από το πεδίο Βαθµολογική Περίοδος). Στην τρίτη περίπτωση, βλέπετε όλους τους εκπαιδευοµένους µε όλα τα µαθήµατα του σεµιναρίου για το µάθηµα που έχετε επιλέξει (από το πεδίο Μάθηµα). Και στις τρεις επιλογές µπορείτε να εµφανίσετε τους εκπαιδευοµένους που διέκοψαν, τους εκπαιδευοµένους που δεν παρακολουθούν το συγκεκριµένο µάθηµα, καθώς επίσης να επιλέξετε το αν θέλετε να εµφανιστεί η στήλη µε τα σχόλια για τις σηµειώσεις σας. Για να καταχωρίσετε βαθµούς θα πρέπει να κάνετε κλικ στο κουµπί ∆ιόρθωση. Στο κάτω µέρος της οθόνης υπάρχουν έξι κουµπιά, που αντιστοιχούν στις εξής λειτουργίες:


48

∆ιόρθωση: Μόνο κάνοντας κλικ σ’ αυτό το κουµπί θα µπορέσετε να καταχωρίσετε βαθµούς στους εκπαιδευοµένους. Παρατηρήσεις: Σας εµφανίζει το παράθυρο στο οποίο µπορείτε να γράψετε τις παρατηρήσεις σας για τον εκπαιδευόµενο που έχετε επιλέξει καθώς και το follow-up. ∆ίδακτρα: Σας εµφανίζει αναλυτικά τα δίδακτρα του εκπαιδευοµένου που έχετε επιλέξει. Στοιχεία: Είναι το κουµπί που σας εµφανίζει τα πλήρη στοιχεία του εκπαιδευοµένου. Επίδοση: Με την επιλογή αυτή θα δείτε συνοπτικά τη βαθµολογία του εκπαιδευοµένου για όλες τις βαθµολογικές περιόδους, καθώς και το σύνολο των απουσιών. Κλείσιµο: Είναι το κουµπί για την έξοδο από το παράθυρο αυτό.

3.4.4. Παρατηρήσεις ∆ελτίου Προόδου/Αίτησης Εγγραφής Με αυτήν την επιλογή µπορείτε να καταχωρίσετε τις παρατηρήσεις που θέλετε να εµφανίζονται στο ∆ελτίο Προόδου ή αντίστοιχα στην Αίτηση Εγγραφής των εκπαιδευοµένων. Οι παρατηρήσεις που θα γράψετε στο σηµείο αυτό έχουν τη δυνατότητα να εµφανιστούν στο ∆ελτίο Προόδου ή στην Αίτηση Εγγραφής των εκπαιδευοµένων, αν φυσικά το επιθυµείτε.

3.4.5. Αυτόµατη Επανεγγραφή Με την επιλογή αυτή µπορείτε να επανεγγράψετε αυτόµατα τα σεµινάρια από κάποια προηγούµενη περίοδο. Στη λίστα που εµφανίζεται υπάρχουν όλες οι περίοδοι που έχετε δηµιουργήσει (πλην της τρέχουσας). Επιλέγοντας εκείνη που θέλετε και απαντώντας καταφατικά στην ερώτηση που ακολουθεί, έχετε επανεγγράψει τα σεµινάρια από την επιλεγµένη περίοδο.

3.4.6. Εξαγωγή σε Αρχείο Την εργασία αυτή την εκτελείτε µόνο αν έχετε παραρτήµατα και θέλετε να τους στείλετε έτοιµα τα στοιχεία των σεµιναρίων. Επιλέγετε τα σεµινάρια που θέλετε και κάνετε κλικ στο κουµπί Συνέχεια. Από το φάκελο C:\IRIS αντιγράφετε το αρχείο ExportIRIS.mdb, το οποίο στέλνετε στα παραρτήµατα.

3.4.7. Εισαγωγή από Αρχείο Έχοντας κλειστό το πρόγραµµα αντιγράφετε το αρχείο ExportIRIS.mdb στον κατάλογο C:\IRIS. Στην ερώτηση αν θα αντικατασταθεί το προϋπάρχον αρχείο δηλώστε “NAI”. Έπειτα, µέσα από το πρόγραµµα, από αυτήν εδώ την επιλογή κάνετε κλικ στο κουµπί Επιλογή Όλων και Συνέχεια.

3.5. Αρχεία - Τµήµατα 3.5.1. Γενικά Στοιχεία Ο ορισµός των τµηµάτων είναι προαιρετικός για την οργάνωση του IRIS. Έχοντας έτοιµα τα σεµινάρια, µπορείτε να περάσετε τα τµήµατα τους, από την επιλογή:

Αρχεία →Τµήµατα → Γενικά Στοιχεία → Νέα Εγγραφή Τα υποχρεωτικά στοιχεία που πρέπει να δηλώσετε είναι το όνοµα του τµήµατος και το σεµινάριο στο οποίο ανήκει. Τα υπόλοιπα στοιχεία είναι προαιρετικά και αναφέρονται στην περιγραφή του τµήµατος, στο παράρτηµα στο οποίο λειτουργεί, στην αίθουσα που γίνεται το µάθηµα, στο ωράριό της, στο µέγιστο πλήθος εκπαιδευοµένων, στην ηµεροµηνία έναρξης των µαθηµάτων (συµπληρώνεται αυτόµατα) και, τέλος, στην κατηγορία του τµήµατος. Όταν ολοκληρωθεί ο κύκλος µαθηµάτων του τµήµατος, τότε µπορείτε να συµπληρώσετε την ηµεροµηνία περάτωσης, έτσι ώστε να καταχωρηθεί αυτόµατα σε όλους τους εκπαιδευόµενους. Θα παρατηρήσετε ότι στο δεξί µέρος της


49

οθόνης εµφανίζονται οι εκπαιδευόµενοι που έχουν κάνει κράτηση στο τµήµα, καθώς και τα ονόµατα των εκπαιδευοµένων που ανήκουν σε αυτό. Στο τελευταίο πεδίο µπορείτε να καταχωρίσετε το όνοµα του υπεύθυνου καθηγητή. Στη δεύτερη καρτέλα του παραθύρου µπορείτε να καταχωρίσετε τον υπεύθυνο καθηγητή και τους διδάσκοντες καθηγητές του τµήµατος αυτού.

3.5.2. Απουσίες Έχοντας ανοιχτά τα Γενικά Στοιχεία Τµηµάτων επιλέγουµε:

Αρχεία→Τµήµατα→Απουσίες Η επιλογή αυτή αντιπροσωπεύει το απουσιολόγιο του τµήµατος. Στο πεδίο Ηµεροµηνία Απουσίας πληκτρολογείτε την ηµεροµηνία στην οποία θα καταχωρηθούν οι απουσίες. Στον πίνακα που ακολουθεί υπάρχουν οι εκπαιδευόµενοι του τµήµατος και τα στοιχεία των απουσιών τους. Ο χειρισµός της επιλογής είναι ίδιος µε αυτόν των απουσιών ανά σεµινάριο (παράγραφος 3.4.2).

3.5.3. Βαθµοί Μία ακόµη δυνατότητα του Iris είναι να καταχωρίσετε τους βαθµούς ανά τµήµα. Από την επιλογή:

Αρχεία → Τµήµατα → Βαθµοί και έχοντας πάντα ανοιχτά τα Γενικά Στοιχεία των Τµηµάτων µπορείτε να καταχωρίσετε τους βαθµούς των εκπαιδευόµενων µε τον ίδιο ακριβώς τρόπο που καταχωρείτε τους βαθµούς ανά τάξη (παράγραφος 3.4.3).

3.5.4. Παρατηρήσεις ∆ελτίου Προόδου Έχοντας ανοιχτά τα Γενικά Στοιχεία των Τµηµάτων µπορείτε να καταχωρίσετε τις παρατηρήσεις που θέλετε να εµφανίζονται στο ∆ελτίο Προόδου των εκπαιδευοµένων του τµήµατος αυτού. Αν επιθυµείτε µπορείτε να εµφανίσετε τις παρατηρήσεις αυτές στο ∆ελτίο Προόδου των εκπαιδευοµένων.

3.5.5. Αυτόµατη Επανεγγραφή Με την επιλογή αυτή µπορείτε να επανεγγράψετε αυτόµατα τα τµήµατα από κάποια προηγούµενη περίοδο. Στο παράθυρο που εµφανίζεται επιλέξτε εκείνη που θέλετε από τη λίστα που ακολουθεί. Στη λίστα αυτή υπάρχουν όλες οι περίοδοι που έχετε δηµιουργήσει (προηγούµενες χρονιές). Η επιλογή αυτή θα σας φανεί χρήσιµη µόνο όταν τα τµήµατα της φετινής περιόδου είναι ταυτόσηµα µε τα τµήµατα κάποιας προηγούµενης, οπότε θα κερδίσετε το χρόνο της πληκτρολόγησής τους.

3.6. Αρχεία – Λογαριασµοί

Από την επιλογή αυτή θα χειριστείτε τους λογαριασµούς του εκπαιδευτηρίου. Οι λογαριασµοί αυτοί αφορούν τόσο τους λογαριασµούς των σεµιναρίων όσο και τους λογαριασµούς του ταµείου σας. Για να καταχωρίσετε έναν καινούριο λογαριασµό επιλέξτε Νέα Εγγραφή. Στο παράθυρο που εµφανίζεται τα πεδία που πρέπει να συµπληρώσετε είναι τα εξής:

Λογαριασµός: Αποτελείται από δώδεκα νούµερα, από τα οποία τα δύο πρώτα εκφράζουν τη γενική κατηγορία της οικονοµικής κίνησης (π.χ. λογαριασµός που αφορά Έσοδα ή Έξοδα), τα δύο επόµενα την κατηγορία που ανήκει (π.χ. έσοδα από δίδακτρα ή άλλα έσοδα), τα τέσσερα επόµενα την κατηγορία του σεµιναρίου από το οποίο προέρχονται τα δίδακτρα και τα τελευταία νούµερα την υποκατηγορία του σεµιναρίου Συντοµογραφία: Κάνετε µία περιγραφή για το λογαριασµό. Περιγραφή: ∆ίνετε την αναλυτική περιγραφή του λογαριασµού που καταχωρείτε.


50

Τύπος Λογαριασµού: Επιλέγετε τον τύπο του λογαριασµού, δηλαδή Έσοδα για τους λογαριασµούς Εσόδων και Έξοδα για αυτούς των Εξόδων. Ηµ/νία Εισαγωγής: Γράφετε την ηµεροµηνία της εισαγωγής του λογαριασµού στο σύστηµα. Κατηγορία Λογαριασµού: ∆ηλώνετε αν ο λογαριασµός ανήκει σε κάποια κατηγορία. Αυτό θα σας βοηθήσει στην εκτύπωση Βιβλίο Εσόδων-Εξόδων για να το οµαδοποιήσετε. Στη δεύτερη καρτέλα µπορείτε να καταχωρίσετε τα στοιχεία του προµηθευτή που αφορούν στο λογαριασµό αυτό, όπως την επωνυµία του, τον αριθµό φορολογικού µητρώου, τη διεύθυνση, τον αριθµό διεύθυνσης, τα τηλέφωνά του, παρατηρήσεις κτλ. Για να δηλώσετε αν ο προµηθευτής είναι υπόχρεος ΚΕΠΥΟ επιλέξτε ΝΑΙ στο πεδίο Υπόχρεος ΚΕΠΥΟ η αν είναι εξαιρούµενος από την κατάσταση ΚΕΠΥΟ επιλέγοντας ΝΑΙ στο πεδίο Εξαιρούµενος από κατάσταση ΚΕΠΥΟ Από το πλήκτρο Κινήσεις µπορείτε να δείτε τις εγγραφές που αφορούν στο λογαριασµό αυτό.

3.7. Αρχεία – Ταµείο

Είναι η επιλογή από την οποία ενηµερώνετε τις κινήσεις του Ταµείου µε τα έσοδα και τα έξοδα του εκπαιδευτηρίου και από την οποία µπορείτε να δηµιουργήσετε το αρχείο για την ΠΟΛ. 1033/28-01-2014.

3.7.1 Ενηµέρωση Ταµείου Επειδή το IRIS χρησιµοποιεί ένα έξω-λογιστικό σύστηµα παρακολούθησης των λογαριασµών, σας δίνει τη δυνατότητα να προσθέσετε ταµειακές εγγραφές σε όποια ηµεροµηνία θέλετε. Στο παράθυρο που εµφανίζεται δηλώστε τη χρονική περίοδο (Ηµ/νία Από - Έως). Από την επιλογή Τύπος Λογ/σµου µπορείτε να διαλέξετε να εµφανιστούν όλοι οι τύποι λογαριασµών η µόνο λογαριασµοί Εσόδων η λογαριασµοί Εξόδων. Από το κουµπί Λογαριασµοί µπορείτε να επιλέξετε συγκεκριµένους λογαριασµούς για τους οποίους θέλετε να δείτε τις κινήσεις τους.

Κάνοντας κλικ το κουµπί Συνέχεια εµφανίζονται οι κινήσεις του ταµείου για την περίοδο που ζητήσατε. Στην πρώτη στήλη βλέπετε την ηµεροµηνία που καταχωρήθηκε η κίνηση, στη δεύτερη υπάρχει ο κωδικός λογαριασµού. Στις στήλες µε τίτλο Αιτιολογία-1, Αιτιολογία-2, Αιτιολογία-3 αναφέρεται η αναλυτική περιγραφή της κίνησης και στις επόµενες στήλες το παραστατικό που κατατέθηκε για το συγκεκριµένο λογαριασµό, καθώς και το ποσό της συγκεκριµένης εγγραφής. Τέλος, εµφανίζονται ο τρόπος πληρωµής, από πού έγινε η εισαγωγή και η µεταβολή. Για να καταχωρίσετε µια καινούρια εγγραφή στο ταµείο επιλέξτε Νέα Εγγραφή. Στο παράθυρο που εµφανίζεται πληκτρολογήστε την ηµεροµηνία εισαγωγής του λογαριασµού. Στο δεύτερο πεδίο αφού


51

επιλέξετε τον κωδικό της κίνησης από τη λίστα που εµφανίζεται, δώστε την αιτιολογία και στο τελευταίο πεδίο γράψτε το ποσό που αναλογεί στην πράξη συµπληρώνοντας και το ΦΠΑ που αντιστοιχεί στο λογαριασµό. Κάντε κλικ στο κουµπί Αποθήκευση για να ενηµερωθεί το ταµείο. Μπορείτε να διορθώσετε ή να διαγράψετε µια εγγραφή κάνοντας κλικ στα αντίστοιχα κουµπιά που βρίσκονται στο κάτω µέρος της οθόνης. Κάνοντας κλικ στο κουµπί Σύνολα βλέπετε το προηγούµενο υπόλοιπο του ταµείου, το πλήθος εγγραφών και το συνολικό ποσό των εσόδων και των εξόδων και, τέλος, το νέο υπόλοιπο που πρέπει να έχετε στο ταµείο σας. Από το πλήκτρο Κινήσεις µπορείτε να δείτε τις εγγραφές που αφορούν το λογαριασµό που έχετε µαρκάρει. Από το κουµπί ∆ίδακτρα µπορείτε να δείτε τις κινήσεις των διδάκτρων των εκπαιδευοµένων.

3.7.2. Εξαγωγή αρχείου ΠΟΛ. 1033/28-01-2014 Σύµφωνα µε την ΠΟΛ. 1033/28-01-2014 - «Υποχρεώσεις πιστωτικών και χρηµατοδοτικών ιδρυµάτων, ιδρυµάτων πληρωµών, Ελληνικών Ταχυδροµείων, Εταιριών Παροχής Επενδυτικών Υπηρεσιών, επιχειρήσεων ιδιωτικής ασφάλισης, ιδιωτικών θεραπευτηρίων, ιδιωτικών εκπαιδευτηρίων, εταιριών σταθερής και κινητής τηλεφωνίας, εταιριών παροχής ηλεκτρικής ενέργειας και ύδρευσης, σύµφωνα µε το άρθρο 15 του Ν. 4174/2013 (ΦΕΚ Α’ 170/26-07-2013)» και όπως αναγράφεται στο άρθο 4, Τα ιδιωτικά σχολεία στοιχειώδους και µέσης εκπαίδευσης (νηπιαγωγεία, δηµοτικά, γυµνάσια και λύκεια), µε εξαίρεση τα εσπερινά γυµνάσια και λύκεια, καθώς και τα ειδικά σχολεία ατόµων µε ειδικές ανάγκες, διαβιβάζουν στη ∆/νση Ηλεκτρονικής ∆ιακυβέρνησης (e- Εφαρµογές) της Γενικής Γραµµατείας ∆ηµοσίων Εσόδων του Υπουργείου Οικονοµικών ηλεκτρονική κατάσταση καταβληθέντων διδάκτρων και πληρωµών για πρόσθετες παροχές (µεταφορά εκπαιδευόµενων, διατροφή, κλπ) ανά ηµερολογιακό έτος. Απαιτήσεις για την εξαγωγή του αρχείου 1) Απαιτείται να είναι ορθά συµπληρωµένο το ΑΦΜ στα Στοιχεία Εκπαιδευτηρίου

(Αρχεία-> Γενικά Στοιχεία Συστήµατος->Φορολογικά Στοιχεία). 2) α) Εάν τα δίδακτρα πληρώνονται από το κηδεµόνα απαιτείται να είναι σωστά

συµπληρωµένα τα πεδία του Κηδεµόνα «Επώνυµο» και «Όνοµα» ή το πεδίο «Α.Φ.Μ.» (Αρχεία->Εκπαιδευόµενοι->Γενικά Στοιχεία->Κηδεµόνας-Υπόχρεος). β) Να έχετε δηλώσει τον Υπόχρεο στην καρτέλα του κάθε Εκπαιδευοµένου (Αρχεία->Εκπαιδευόµενους ->Γενικά Στοιχεία->Κηδεµόνας-Υπόχρεος). γ) Eάν τα δίδακτρα πληρώνονται από εταιρία (εταιρική απόδειξη) απαιτείται να είναι σωστά συµπληρωµένο το πεδίο της εταιρίας «ΑΦΜ» (Αρχεία->Άλλες Λειτουργίες-> Εταιρίες->Φορολογικά Στοιχεία) και να έχει επιλεχθεί η αντίστοιχη εταιρία στα Στοιχεία Εταιρίας του εκπαιδευοµένου (Αρχεία->Εκπαιδευόµενοι-> Γενικά Στοιχεία->Στοιχεία Εταιρίας).

∆ιαδικασία Εξαγωγής Αρχείου Επιλέγετε Αρχεία->Ταµείο->Εξαγωγή Αρχείου ΠΟΛ. 1033/28-01-2014. Εφόσον είναι συµπληρωµένο σωστά το ΑΦΜ στα Γενικά Στοιχεία Συστήµατος εµφανίζεται η φόρµα, διαφορετικά εµφανίζεται σχετικό µήνυµα διόρθωσης ή συµπλήρωσης του ΑΦΜ του εκπαιδευτηρίου. Εάν έχετε πάνω από µία βάσεις για την εφαρµογή Iris, µε ΑΦΜ ίδιο µε της βάσης όπου τρέχει η εφαρµογή, τότε εµφανίζεται µία οθόνη για την επιλογή της/των βάσεων από τις οποίες επιθυµείτε να εξαχθούν τα στοιχεία που θα αποσταλούν στο πλαίσιο της ΠΟΛ. 1033/28-01-2014 και πατήστε «Συνέχεια».


52

Οι επιλογές που υπάρχουν είναι: 1) Έτος: Συµπλήρωση ηµερολογιακού έτους για το οποίο θέλουµε να εξαχθεί το αρχείο (προτείνεται από την εφαρµογή αυτόµατα το προηγούµενο από το τρέχον έτος) 2) Εκτύπωση Κατάστασης: Πριν την εξαγωγή του αρχείου µπορείτε να εκτυπώσετε τη κατάσταση ώστε να ελέγξετε τους υπόχρεους και τα ποσά. 3) ∆ηµιουργία Αρχείου: Με αυτή την επιλογή δηµιουργείται το αρχείο προς κατάθεση στη Γ.Γ.Π.Σ. για την ΠΟΛ. 1033/28-01-2014 εφόσον είναι συµπληρωµένα τα απαιτούµενα πεδία.

ΕΠΙΛΟΓΗ ∆ΗΜΙΟΥΡΓΙΑΣ ΑΡΧΕΙΟΥ


53

Κατά την δηµιουργία του αρχείου υπολογίζεται το σύνολο των διδάκτρων που έχουν εξοφληθεί µέσα στο επιλεγµένο οικονοµικό έτος ανά υπόχρεο. Στα δίδακτρα συµπεριλαµβάνεται και η εγγραφή. Το αρχείο δεν θα δηµιουργηθεί: 1) εάν δεν υπάρχουν εγγραφές στο ταµείο για το επιλεγµένο έτος 2) εάν υπάρχουν πάνω από ένας υπόχρεοι µε ίδιο ΑΦΜ 3) εάν υπάρχουν υπόχρεοι που λείπει το Ονοµατεπώνυµο και το ΑΦΜ τους Μπορείτε να δείτε τα λάθη στην κάτω περιοχή της φόρµας ή ανοίγοντας το σχετικό

αρχείο PrivateSchools.txt, µε την επιλογή του εικονιδίου Εάν κάποιος υπόχρεος έχει κοινό ΑΦΜ µε κάποιον άλλο υπόχρεο τότε στο ενηµερωτικό αρχείο εµφανίζονται τα σχετικά λάθη µε την ακόλουθη µορφή: ΛΑΘΟΣ - 1ος υπόχρεος και το ΑΦΜ του,

* ΒΑΣΗ: Σε ποια βάση εντοπίζονται τα στοιχεία του 1ου υπόχρεου, ονοµατεπώνυµο του 2ου υπόχρεου µε τον οποίο έχει ίδιο ΑΦΜ ο 1ος υπόχρεος * ΒΑΣΗ: βάση που βρίσκονται εκπαιδευόµενοι για τους οποίους είναι υπόχρεος ο 2ος, * ΠΑΙ∆ΙΑ: εκπαιδευόµενοι για τους οποίους είναι υπόχρεος ο 2ος και σε ποιες περιόδους φοίτησαν

*ΒΑΣΗ: Η βάση όπου εµφανίζονται οι εκπαιδευόµενοι για τους οποίους είναι υπόχρεος ο 1ος

*ΠΑΙ∆ΙΑ: οι εκπαιδευόµενοι για τους οποίους είναι υπόχρεος ο 1ος και σε ποιες περιόδους φοίτησαν. Μόλις διορθωθούν µπορεί να γίνει εκ νέου προσπάθεια εξαγωγής του αρχείου. Όταν η διαδικασία ολοκληρωθεί επιτυχώς, το αρχείο αποθηκεύεται στο φάκελο C:\Iris\ExportFiles µε το όνοµα PrivateSchools.xml Αυτό το αρχείο µπορείτε να το αποστείλετε απευθείας στη Γ.Γ.Π.Σ. του Υπουργείου Οικονοµικών µέσω συστήµατος µεταφόρτωσης αρχείου µε τη χρήση διαδικτύου. Πληροφορίες µπορείτε να βρείτε στο σύνδεσµο http://www.gsis.gr/pfd/pfd.html Επίσης µε την ολοκλήρωση της διαδικασίας δηµιουργείται ένα ενηµερωτικό αρχείο

PrivateSchools.txt που µπορείτε να το δείτε επιλέγοντας το εικονίδιο Σε αυτό το αρχείο παρουσιάζονται οι Υπόχρεοι, οι ελλείψεις, εάν υπάρχουν, στα πεδία Επίθετο, Όνοµα ή ΑΦΜ, οι εκπαιδευόµενοι για τους οποίους ο καθένας είναι υπόχρεος και σε ποιες περιόδους φοίτησαν. Μπορείτε και από εδώ να ελέγξετε τα στοιχεία πριν τα αποστείλετε

3.8. Αρχεία - Περίοδοι

3.8.1. Γενικά Στοιχεία Η Περίοδος αναφέρεται στη σχολική χρονιά που θα δουλέψετε. Με βάση αυτή θα οργανώσετε το IRIS. Η έννοια της περιόδου είναι ιδιαίτερα σηµαντική και ουσιαστικά ταυτίζεται µε τη σχολική χρονιά. Για να δηµιουργήσετε τη δική σας περίοδο δεν έχετε παρά να ακολουθήσετε τα παρακάτω βήµατα: • Επιλέξτε Αρχεία→ Περίοδοι. • Κάντε κλικ στο κουµπί Νέα Εγγραφή.


54

• Στο διάλογο που εµφανίζεται και συγκεκριµένα στη θέση Περίοδος γράψτε τον κωδικό της περιόδου π.χ. 13-14.

• Στην περιγραφή πληκτρολογήστε την ονοµασία της. • Στα πεδία που αναφέρονται στη Σχολική Χρονιά πληκτρολογήστε την επίσηµη

ακαδηµαϊκή χρονιά π.χ. 2013-2014. • Στον Αριθµό Μαθητολογίου γράψτε τον αριθµό από το οποίο θέλετε να ξεκινά η

αρίθµηση των εκπαιδευοµένων. • Είναι σηµαντικό να καταχωρίσετε σωστά την Ηµεροµηνία Έναρξης των µαθηµάτων

αναφέρεται στην περίοδο που ορίσατε.

• Οι επιλογές Προστασία Οικονοµικών ∆ιακανονισµών και Προστασία Νέων Εγγραφών αφορούν τους εκπαιδευοµένους της περιόδου που τροποποιείτε. Εάν απαντήσετε καταφατικά στην ερώτηση Προστασία Οικονοµικών ∆ιακανονισµών, τότε κανένας χρήστης δεν θα µπορεί να αλλάξει τους οικονοµικούς διακανονισµούς των εκπαιδευοµένων, ή να προσθέσει ένα καινούριο οικονοµικό διακανονισµό στους εκπαιδευοµένους της περιόδου. Εάν απαντήσετε καταφατικά στην ερώτηση Προστασία Νέων Εγγραφών, τότε κανένας χρήστης δεν θα µπορεί να κάνει Νέα εγγραφή, Επανεγγραφή, και Επανεγγραφή από τους Υποψήφιους σε αυτή την περίοδο. Για να ισχύουν όλα αυτά, θα πρέπει να «αφαιρέσετε» το δικαίωµα της διόρθωσης της καρτέλας της περιόδου από όλους τους χρήστες (εκτός του supervisor) της εφαρµογής.

• Καταχωρείστε την εγγραφή κάνοντας κλικ στο κουµπί Αποθήκευση.

• Αλλάξτε την περίοδο από το κουµπί του κυρίως µενού και επιλέξτε αυτήν που µόλις καταχωρίσατε.

• Βεβαιωθείτε ότι στο κάτω µέρος της οθόνης και συγκεκριµένα στη γραµµή κατάστασης (Status Βar) αναγράφεται στην περίοδο η καινούρια (13-14).

•

• Είστε πλέον έτοιµοι να ξεκινήσετε την καταχώριση των στοιχείων που αφορούν την τρέχουσα περίοδο.

3.8.2. Αλλαγή Περιόδου Οποιαδήποτε χρονική στιγµή θελήσετε να µεταφερθείτε σε άλλη περίοδο, δεν είναι ανάγκη να βγείτε από το πρόγραµµα. Με την επιλογή αυτή εµφανίζεται ο κατάλογος των ενεργών περιόδων και επιλέγετε την περίοδο που θέλετε. Στο παράθυρο αυτό ευνόητο είναι πως δεν εµφανίζεται η τρέχουσα περίοδος.


55

3.9. Αρχεία – Γενικά Στοιχεία Συστήµατος

Από τα πρώτα πράγµατα που θα πρέπει να δηλώσετε στο IRIS είναι τα στοιχεία του εκπαιδευτηρίου σας από την επιλογή:

Αρχεία → Γενικά Στοιχεία Συστήµατος Στις πέντε καρτέλες που εµφανίζονται καταχωρείτε όλα τα στοιχεία του εκπαιδευτηρίου, έτσι όπως θέλετε να εµφανίζονται στις εκτυπώσεις του IRIS. Στην πρώτη καρτέλα γράφετε τα γενικά στοιχεία ταυτότητας του εκπαιδευτηρίου π.χ. τον τίτλο του εκπαιδευτηρίου µε το διαφηµιστικό τίτλο του, το όνοµα του ∆ιευθυντή σπουδών κτλ. Στις επόµενες καρτέλες γράφετε τη διεύθυνση του εκπαιδευτηρίου, τα φορολογικά σας στοιχεία, µπορείτε να εισάγετε το λογότυπο του εκπαιδευτηρίου σας καθώς και τις υπογραφές π.χ του ∆ιευθυντή Σπουδών ή του Λογιστηρίου.

3.10. Αρχεία - Χρήστες Συστήµατος

3.10.1. Γενικά Στοιχεία Από την επιλογή αυτή ορίζετε τους χρήστες του IRIS και τα δικαιώµατα που θα έχουν στις διάφορες λειτουργίες του προγράµµατος. Την πρώτη φορά που θα ανοίξετε την οθόνη αυτή υπάρχει µόνο ο χρήστης Supervisor, µε κωδικό εισόδου τον αριθµό 123. Εδώ µπορείτε να αλλάξετε το 123, ο οποίος είναι κοινός για όλα τα εκπαιδευτήρια, κάνοντας κλικ στο κουµπί ∆ιόρθωση. Για να εισάγετε ένα νέο χρήστη επιλέξτε Νέα Εγγραφή. Πληκτρολογήστε τον κωδικό ασφαλείας µε τον οποίο θα έχει πρόσβαση στο πρόγραµµα και το όνοµά του. Τέλος, καθορίζετε τις λειτουργίες του IRIS στις οποίες θα έχει πρόσβαση ο χρήστης δηλώνοντας “Ναι” στην αντίστοιχη λειτουργία. Αν αφαιρέσετε το δικαίωµα πρόσβασης, σε κάποιες λειτουργίες, τότε ο συγκεκριµένος χρήστης δε θα µπορεί να µπαίνει στην επιλογή αυτή (π.χ. στη διαχείριση των εργαζοµένων). Αν έχει δικαίωµα πρόσβασης σε κάποια επιλογή, µπορείτε να του αφαιρέσετε τη δυνατότητα της διόρθωσης, της διαγραφής ή της εισαγωγής στοιχείων. Ο κωδικός µπορεί να έχει ως και δέκα χαρακτήρες (π.χ. αβγ) ή αριθµούς (π.χ. 9876) ή σύµβολα (π.χ. +=+) ή συνδυασµό όλων των παραπάνω (π.χ. α9+=). Για την αποφυγή προβληµάτων καλό θα ήταν να µη µπλέκετε τους ελληνικούς χαρακτήρες µε τους λατινικούς.

3.10.2. Αλλαγή Χρήστη Κάνοντας κλικ στην επιλογή Αλλαγή Χρήστη αλλάζετε το χρήστη χωρίς να βγείτε από το πρόγραµµα, εφόσον επιθυµείτε να επιλέξετε κάποιον άλλο µε διαφορετικές αρµοδιότητες. Στο παράθυρο αυτό ευνόητο είναι πως δεν εµφανίζεται ο τρέχων χρήστης (δηλαδή αυτός µε τον οποίο ξεκινήσατε το πρόγραµµα).

3.11. Αρχεία - Σταθµοί Εργασίας

3.11.1. Γενικά Στοιχεία Είναι η επιλογή από την οποία θα δηλώσετε ή θα τροποποιήσετε τις παραµέτρους που σχετίζονται µε τον κάθε σταθµό εργασίας του συστήµατος. Είναι απαραίτητο από αυτήν την επιλογή να ορίσετε τον κύριο εκτυπωτή και τον εκτυπωτή παραστατικών του συστήµατος. Για να καταχωρίσετε έναν καινούριο σταθµό κάντε κλικ στο κουµπί Νέα Εγγραφή και πληκτρολογήστε το αριθµό του σταθµού, την περιγραφή του, τον κύριο εκτυπωτή του κτλ. Στην περίπτωση που ο σταθµός τυπώνει αποδείξεις, δηλώστε ΝΑΙ στο αντίστοιχο πεδίο και ορίστε ποιος εκτυπωτής είναι εκείνος των αποδείξεων, καθώς επίσης τη σειρά και τον αριθµό της τελευταίας απόδειξης. ). Από την καρτέλα Άλλα (Ι)


56

ορίζετε αν τυπώνει ο σταθµός εργασίας Τιµολόγια καθώς και την σειρά και τον αριθµό για το τελευταίο τιµολόγιο. Οµοίως από την καρτέλα Άλλα (ΙΙ) δηλώνετε τα αντίστοιχα στοιχεία για τα ∆ελτία αποστολής/Παραλαβής. Τέλος, από τη σελίδα Ακυρωτικά, ορίζετε κατά τον ίδιο τρόπο, εάν θα εκτυπώνετε Ακυρωτικό Σηµείωµα από την εφαρµογή.

3.11.2. Αλλαγή Σταθµού Εάν χρησιµοποιείτε το Iris σε περιβάλλον δικτύου και θέλετε να αλλάξετε σταθµό εργασίας, κάνοντας κλικ σ’ αυτήν την επιλογή εµφανίζονται όλοι οι σταθµοί εργασίας για να επιλέξετε κάποιον άλλο, χωρίς να χρειαστεί να βγείτε από το πρόγραµµα. Οµοίως, στο παράθυρο αυτό δεν εµφανίζεται ο τρέχων σταθµός εργασίας. .

3.12. Αρχεία - Άλλες Λειτουργίες

Η επιλογή αυτή περιλαµβάνει τις βασικές παραµέτρους του προγράµµατος που θα σας φανούν χρήσιµες στην καταχώριση των εγγραφών.

3.12.1. Παράµετροι Συστήµατος Αποτελείται από πέντε καρτέλες. Στην πρώτη περιέχονται σηµαντικά στοιχεία που αφορούν το µαθητολόγιο του εκπαιδευτηρίου σας. Από εδώ ορίζετε αν το µαθητολόγιο είναι ενιαίο για όλες τις περιόδους που λειτουργεί το εκπαιδευτήριο, καθώς και το αν θα γίνεται αυστηρός έλεγχος µαθητολογίου και αποδείξεων (αν δηλαδή θα εµφανίζεται ένα προειδοποιητικό µήνυµα όταν αλλάζετε τον προτεινόµενο από το πρόγραµµα αριθµό µαθητολογίου και απόδειξης. Αν έχετε ενιαίο µαθητολόγιο, τότε στο πεδίο “Αριθµός Ενιαίου Μαθητολογίου” δηλώνετε τον αριθµό από τον οποίο θα ξεκινήσει το µαθητολόγιο για την καινούρια περίοδο. Έχετε τη δυνατότητα να δηλώσετε αν χρησιµοποιείτε και κάποιον κωδικό για τους εκπαιδευόµενους, καθώς και από ποιον αριθµό θα ξεκινάει. Εάν έχετε επιλέξει ΝΑΙ στο πεδίο “Να γίνεται Έλεγχος στις Ηµ/νίες Ταµείου”, αλλάζοντας το έτος στην ηµεροµηνία της απόδειξης στην Πληρωµή ∆ιδάκτρων εµφανίζεται ένα προειδοποιητικό µήνυµα. Αν δηλώσετε ΝΑΙ στο πεδίο “Γίνεται έλεγχος για την Ηµ/νία ∆ιακοπής στην Πληρωµή ∆ιδάκτρων”, τότε µετά την ηµεροµηνία διακοπής δεν εµφανίζονται τα ποσά των υπόλοιπων δόσεων. Στην αντίθετη περίπτωση εµφανίζονται κανονικά όλες οι δόσεις του εκπαιδευόµενου ανεξάρτητα από την ηµεροµηνία διακοπής της φοίτησης του. Στη συνέχεια ορίζετε τον τρόπο µε τον οποίο θα γίνεται η έκπτωση στους εκπαιδευόµενους (δηλαδή από ποια δόση θα ξεκινάει, αναλογικά από την πρώτη ή συνολικά από την τελευταία) και πώς θα γίνεται η στρογγυλοποίηση των εκπτώσεων. Παράλληλα έχετε τη δυνατότητα


57

να επιλέξετε αν θα γίνεται ή όχι έκπτωση στην εγγραφή και στα άλλα ποσά. Τέλος, µπορείτε να ορίσετε από το αντίστοιχο πεδίο αν η έκδοση των αποδείξεων θα γίνεται σε επίπεδο εταιρίας ή όχι

Στη δεύτερη καρτέλα µπορείτε να επιλέξετε αν θα προτείνονται οι µήνες στην περιγραφή των δόσεων και στα δίδακτρα των σεµιναρίων, καθώς επίσης αν θα εκτυπώνονται τα στοιχεία του εκπαιδευόµενου ή του κηδεµόνα ή του υπόχρεου στην απόδειξη. Στην Παρακολούθηση απουσιών ανά µάθηµα εάν δηλώσετε Ναι, τότε έχετε τη δυνατότητα να καταχωρείτε απουσίες σε συγκεκριµένο µάθηµα. Στην ερώτηση Εµφάνιση βαθµών µε µορφοποίηση εάν απαντήσετε Ναι και οι βαθµοί των σεµιναρίων είναι µε δεκαδικά ψηφία, τότε στο ∆ελτίο Προόδου οι βαθµοί θα εµφανίζονται µε τη µορφή 99.99 (δηλαδή 15.07, 15.00 κ.ο.κ.). Στην Εµφάνιση Σχολίων βαθµών επιλέγοντας Ναι µπορείτε να καταχωρίσετε το σχόλιό σας στη βαθµολογία του εκπαιδευόµενου. Στη συνέχεια δηλώνοντας ΝΑΙ στην Αυτόµατη Υπενθύµιση Ηµερολογίου ανοίγει αυτόµατα το ηµερολόγιο του προγράµµατος την ώρα που έχετε δηλώσει ένα επείγον ραντεβού (βέβαια, για να συµβεί αυτό θα πρέπει να είναι ανοικτό το Iris εκείνη την ώρα). Ο χρόνος ανανέωσης πινάκων αφορά εκείνες τις εγκαταστάσεις που είναι σε δίκτυο. Ουσιαστικά, είναι ο χρόνος ενηµέρωσης της βάσης δεδοµένων ανάµεσα στους τερµατικούς σταθµούς. Προτεινόµενη τιµή είναι το 600. Αν επιλέξετε Παρακολούθηση Οικονοµικών Εκπαιδευοµένων ΟΧΙ δεν θα µπορείτε να χειρίζεστε τα οικονοµικά των εκπαιδευοµένων ούτε να τα παρακολουθείτε στις εκτυπώσεις και στις περιόδους και θα γίνει απόκρυψη της επιλογής Προστασίας Οικονοµικών ∆ιακανονισµών. Επίσης δεν θα µπορείτε να δείτε από Αρχεία- Άλλες Λειτουργίες την επιλογή Παράµετροι Απόδειξης


58

Στην τρίτη καρτέλα τον Τύπο της Αίτησης Εγγραφής ,του ∆ελτίου Προόδου και του Χρεωστικού Σηµειώµατος δεν τον αλλάζετε εκτός και αν σας έχει ζητηθεί από την εταιρεία. Από το πεδίο Τύπος ΑΠΥ, µπορείτε να επιλέξετε αν η απόδειξη που θα τυπώνεται από την εφαρµογή, θα τυπώνεται µε την ονοµασία Απόδειξη Παροχής Υπηρεσιών, Απόδειξη Λιανικών Συναλλαγών, Απόδειξη Λιανικής Πώλησης, Απόδειξη Λιανικής ή απλά Απόδειξη. Επίσης έχετε τη δυνατότητα επιλογής εµφάνισης είτε της λέξης εκπαιδευόµενος είτε της λέξης σπουδαστής είτε της λέξης εκπαιδευόµενους µέσα στο πρόγραµµα. Παράλληλα, µπορείτε να αλλάξετε τη λέξη Σεµινάριο σε Τάξη ή Υπηρεσία ή Πρόγραµµα Εκπαίδευσης, καθώς και τους τίτλους των πεδίων Γλώσσα και Κύκλος Σπουδών σε οτιδήποτε θέλετε. Τέλος, µπορείτε να αλλάξετε τη λέξη Κατηγορία σε οτιδήποτε θελήσετε καθώς και το λεκτικό για τον Υπεύθυνο Καθηγητή σε Υπεύθυνος Καθηγητής η Υπεύθυνος Τµήµατος.

Στην τέταρτη καρτέλα εµφανίζεται το νόµισµα (ευρώ) που χρησιµοποιείται στην εφαρµογή. Τέλος, στην πέµπτη καρτέλα σας δίνετε η δυνατότητα να εισάγετε τις απαραίτητες παραµέτρους για τη χρήση της αποστολής µαζικών emails σε εκπαιδευόµενους και υποψηφίους.


59

Στο πεδίο SMTP Server εισάγετε τη διεύθυνση του ∆ιακοµιστή εξερχόµενης αλληλογραφίας που χρησιµοποιείτε. Για παράδειγµα αν ο πάροχος email είναι η Otenet εισάγετε τα στοιχεία της εικόνας. Στο πεδίο Θύρα εισάγετε τη θύρα µε την οποία επικοινωνεί ο SMTP Server.Η εξ ορισµού τιµή είναι 25 και συµπληρώνεται προαιρετικά. Αν ο SMTP Server απαιτεί πιστοποίηση σύνδεσης, τσεκάρετε την αντίστοιχη επιλογή και εισάγετε το Όνοµα Χρήστη και τον Κωδικό για την πιστοποίηση της σύνδεσης. Στα πεδία Αποστολέας και email Αποστολέα δηλώνετε τα αντίστοιχα πεδία που θα εµφανίζονται στα email που αποστέλλετε. Ο Αποστολέας µπορεί να είναι το όνοµα του Εκπαιδευτηρίου σας, έτσι ώστε να γίνεται διακριτό από τους εκπαιδευόµενους ότι πρόκειται για µήνυµα του Εκπαιδευτηρίου, ενώ το email µπορεί να είναι αντίστοιχα το email του Εκπαιδευτηρίου το οποίο µπορούν να χρησιµοποιούν η εκπαιδευόµενους για µια ενδεχόµενη απάντηση στο ηλεκτρονικό σας µήνυµα. Σε περίπτωση που επιθυµείτε να παίρνετε κάποια ανατροφοδότηση σε σχέση µε τα µηνύµατα που αποστείλατε, µπορείτε να επιλέξετε Να γίνεται η αποστολή αντιγράφων ηλ. µηνυµάτων που εστάλησαν µέσω της εφαρµογής. Με αυτή την επιλογή, τα µηνύµατα που στέλνετε σους εκπαιδευόµενους ή τους υποψηφίους, αποστέλλονται και στο email Παραλήπτη Αντιγράφων. Προσοχή! Πριν αρχίσετε να χρησιµοποιείτε την αποστολή ηλεκτρονικών µηνυµάτων και εντύπων, πρέπει να ορίσετε τις παραπάνω παραµέτρους. Υποχρεωτικά είναι τα πεδία SMTP Server και email Αποστολέα.

3.12.2. Ελεύθερα Πεδία Περιέχει τα ελεύθερα πεδία του εκπαιδευόµενου, του εργαζοµένου και την αξιολόγηση εταιρίας. Θα χρησιµοποιήσετε τα ελεύθερα πεδία για να καταχωρίσετε πληροφορίες που δεν έχουν προβλεφθεί στις καρτέλες τους, π.χ. κάποιες δραστηριότητες του εκπαιδευόµενου (αθλητισµός, περιβαλλοντική εκπαίδευση) ή το e-mail (ηλεκτρονική διεύθυνση) των καθηγητών.

3.12.3. Παραρτήµατα Εδώ καταχωρείτε τα στοιχεία των παραρτηµάτων του εκπαιδευτηρίου σας.

3.12.4. Αίθουσες Εδώ πληκτρολογείτε τις αίθουσες του εκπαιδευτηρίου σας.

3.12.5. Σχόλια Εγγραφής, Κράτησης, ∆ιακοπής, Τρόπος Πληρωµής, Αιτιολογία Απόδειξης Καταχωρείτε τα σχόλια κράτησης, εγγραφής, έναρξης, διακοπής, έκπτωσης, καθώς και τον τρόπο πληρωµής και την αιτιολογία απόδειξης.

3.12.6. Περιοχές, Τόπος Γέννησης Καταχωρείτε τις περιοχές που µένουν οι εκπαιδευόµενοι, τους ταχυδροµικούς κώδικες και τους τόπους γεννήσεως των εκπαιδευοµένων.


60

3.12.7. Επαγγέλµατα, Επίπεδα Μόρφωσης, Ειδικότητες Εργαζοµένων Καταχωρείτε τα επαγγέλµατα και το επίπεδο µόρφωσης των γονέων των εκπαιδευοµένων, καθώς και τις ειδικότητες των εργαζοµένων.

3.12.8. Παρατηρήσεις Follow up Με την επιλογή Παρατηρήσεις Follow-up εµφανίζεται το παράθυρο του follow-up, όπου µπορείτε να προσθέσετε τις δικές σας παρατηρήσεις έτσι ώστε να κερδίζετε χρόνο στην πληκτρολόγηση παρατηρήσεων των εκπαιδευόµενων .

3.12.9. Ετικέτες Συστήµατος Η επιλογή αυτή αφορά τις ετικέτες που τυπώνονται µέσα από το πρόγραµµα, προκειµένου να τις χρησιµοποιήσετε σε επιστολές, σηµειώµατα, γράµµατα, ειδοποιητήρια κτλ. που στέλνετε κατά τη διάρκεια της περιόδου. Τα στοιχεία που πρέπει να καθορίσετε για κάθε διαφορετικό τύπο ετικέτας που χρησιµοποιείτε, είναι οι διαστάσεις της, οι γραµµές που χωρά και ο αριθµός των ετικετών στη γραµµή και στη στήλη µιας σελίδας. Αφού ορίσετε τις παραµέτρους θα καταφέρετε να εκτυπώσετε ετικέτες από την επιλογή Εκτυπώσεις εµφανίζοντας είτε τα στοιχεία διευθύνσεως µόνα τους είτε µαζί µε το 1Ο τηλέφωνο.

3.12.10. Παράµετροι Απόδειξης Εδώ µπορείτε να δηµιουργήσετε τη δική σας φόρµα απόδειξης. Ορίζετε το µέγεθος της απόδειξης (από τα πεδία Πλάτος και Ύψος Απόδειξης), τον τύπο της και τα στοιχεία που θέλετε να εµφανίζονται στη θέση που εσείς θα επιλέξετε. Από τη στήλη Πλήθος Χαρακτήρων δηλώνετε το µέγιστο αριθµό χαρακτήρων που θα καταλάβει στην απόδειξη το κάθε στοιχείο. Στις στήλες Γραµµή και Στήλη εισάγετε τις συντεταγµένες από τις οποίες θα ξεκινά το κάθε στοιχείο. Για παράδειγµα, αν θέσετε για το στοιχείο Επώνυµο τη Γραµµή 5 και Στήλη 3, τότε η αρχή του επωνύµου θα γίνει από το σηµείο


61

που θα απέχει 5 εκατοστά από την κορυφή της απόδειξης και 3 εκατοστά από την αριστερή πλευρά της απόδειξης. Τα ίδια ισχύουν και για τα στοιχεία εµφάνισης προεκτύπωσης

Για παράδειγµα, έστω ότι οι διαστάσεις του χαρτιού των αποδείξεών σας είναι 20 εκατοστά πλάτος και 14 εκατοστά ύψος. Τότε πρέπει να τις δηλώσετε στα αντίστοιχα πεδία, στο επάνω τµήµα του παραθύρου των Παραµέτρων Απόδειξης. Το πεδίο Αθεώρητες Αποδείξεις Βάσει το αφήνετε ως έχει, στο πεδίο Ελεύθερο Κείµενο εισάγετε ένα οποιοδήποτε κείµενο θέλετε να τυπώνεται σε όλες τις αποδείξεις σας. Από το πεδίο Τύπος Απόδειξης επιλέγετε τον τύπο του χαρτιού που χρησιµοποιείτε για τις αποδείξεις σας. Αυτό µπορεί να είναι Προεκτυπωµένο ∆ιπλότυπο ή Τριπλότυπο έντυπο, Λευκό Α4 χαρτί(Απόδειξη & Αντίγραφο στην ίδια σελίδα) ή Λευκό Α4 χαρτί(Απόδειξη & Αντίγραφο σε διαφορετική σελίδα) ή Λευκό Α4 χαρτί(µία σελίδα) ή Λευκό συνεχές µηχανογραφικό χαρτί (Απόδειξη & Αντίγραφο στην ίδια σελίδα) ή Λευκό συνεχές µηχανογραφικό χαρτί (Απόδειξη & Αντίγραφο σε διαφορετική σελίδα) .ή, τέλος, Λευκό συνεχές µηχανογραφικό χαρτί(µία σελίδα). Τα παραπάνω πεδία φαίνονται στην επόµενη εικόνα.

Αν χρησιµοποιείτε λευκό χαρτί (στο οποίο δεν είναι προεκτυπωµένες οι λέξεις π.χ. ΟΝΟΜΑΤΕΠΩΝΥΜΟ, ΠΟΣΟ κλπ), τότε θα πρέπει να ορίσετε τις θέσεις των Στοιχείων Εµφάνισης Προεκτύπωσης. Από τη λίστα των στοιχείων στο παράθυρο των Παραµέτρων Απόδειξης, επιλέγετε ποια από τα στοιχεία θέλετε να εµφανίζονται πάνω στην απόδειξη και έπειτα ορίζετε το ακριβές σηµείο από το οποίο θα αρχίζει η εκτύπωσή τους, δηλώνοντας τις κατάλληλες τιµές στις στήλες Γραµµή και Στήλη

Είτε το χαρτί που χρησιµοποιείτε στις αποδείξεις σας είναι λευκό είτε προεκτυπωµένο, θα πρέπει οπωσδήποτε να ορίσετε τις θέσεις που θα τυπώνονται τα διάφορα στοιχεία στην απόδειξη, καθώς και το πλήθος των χαρακτήρων αυτών των στοιχείων. Στην παρακάτω εικόνα βλέπετε πώς µπορείτε να δηλώσετε τις θέσεις των στοιχείων.


62

Στο κάτω µέρος του παραθύρου υπάρχουν έξι κουµπιά. Με το κουµπί Επαναφορά Αρχικών Τιµών, επαναφέρετε τις αρχικές τιµές στον κατάλογο των παραµέτρων απόδειξης και µε το κουµπί ∆οκιµαστική Εκτύπωση µπορείτε να εκτυπώσετε σε δοκιµαστικό χαρτί µια απόδειξη για να δείτε αν έχετε ορίσει τα στοιχεία όπως πρέπει. Από το κουµπί Προεκτύπωση Αποδείξεων µπορείτε να ορίσετε τις γραµµατοσειρές των Στοιχείων Επιχείρησης και Απόδειξης και το µέγεθός τους, τα περιθώρια της απόδειξης κλπ. Από το παράθυρο της προεκτύπωσης αποδείξεων, αν επιλέξετε Εκτύπωση µπορείτε να εκτυπώσετε µια απόδειξη. Με το κουµπί Εκτύπωση Παραµέτρων µπορείτε να τυπώσετε τις παραµέτρους των αποδείξεων που έχετε ορίσει στον παραπάνω «πίνακα». Τέλος, µε το κουµπί Αποθήκευση, αποθηκεύονται οι τιµές που έχετε εισαγάγει, ενώ αν επιλέξετε Ακύρωση, αυτό δε συµβαίνει και κλείνει το παράθυρο.

3.12.11. Ονόµατα Περιέχονται όλα τα ονόµατα ανάλογα µε το φύλο τους προκειµένου να γλιτώσετε το χρόνο της πληκτρολόγησής τους.

3.12.12. Άλλες παράµετροι 3.12.12.1. Πηγές Εδώ καταχωρείτε τις πηγές (π.χ. Τηλεοπτική ∆ιαφήµιση, Φυλλάδιο, Πινακίδα, Συστάσεις) µέσω των οποίων έµαθαν οι εκπαιδευόµενοι για το εκπαιδευτήριο.

3.12.13. Εταιρίες Εδώ καταχωρείτε όλα τα στοιχεία των Εταιριών, έτσι ώστε κάθε φορά να επιλέγετε την εταιρεία στην οποία ανήκει ο εκπαιδευόµενος ή ο υποψήφιος εκπαιδευόµενος και να µην πληκτρολογείτε τα στοιχεία της.

3.12.14. Σύστηµα Η τελευταία αυτή επιλογή περιέχει δύο λειτουργίες:

3.12.14.1. Επαναπροσδιορισµός Εκτυπώσεων Συστήµατος


63

Είναι η επιλογή που θα χρησιµοποιήσετε αν κάποιος χρήστης τροποποίησε τις εκτυπώσεις του IRIS και θέλετε να επαναφέρετε τις αρχικές επιλογές ή αν σας το προτείνει ο ΕΠΑΦΟΣ µε κάποια νεότερη έκδοση. Η επιλογή αυτή δεν θα επηρεάσει τις νέες εκτυπώσεις που πιθανόν να έχετε δηµιουργήσει.

3.12.14.2. Έλεγχος ∆εδοµένων Συστήµατος Με την επιλογή Έλεγχος Ταµείου γίνεται ένας επανέλεγχος στο ταµείο του εκπαιδευτηρίου σας. Επίσης, έχετε τη δυνατότητα να διαγράψετε οµαδικά τις εγγραφές του ταµείου για συγκεκριµένο διάστηµα ηµ/νίας, καθώς επίσης και τη δυνατότητα διαγραφής του λογοτύπου της εφαρµογής. Μέσω της επιλογής Έλεγχος Ορθότητας Αρχείων γίνεται έλεγχος στην σωστή δοµή της βάσης δεδοµένων τoυ Iris. Επίσης, υπάρχει και η επιλογή Προστασία Ταµείου, µε την οποία µπορείτε να κλειδώσετε εγγραφές του ταµείου σας για συγκεκριµένο διάστηµα. Στις Ηµ/νίες Από - Έως δηλώνετε το διάστηµα το οποίο θέλετε να κλειδώσετε ή να ξεκλειδώσετε. Μόλις δηλώσετε την Ηµ/νία Έως, στον πίνακα που ακολουθεί θα εµφανιστούν οι Ηµ/νίες που έχετε κλειδώσει. Εάν ο πίνακας είναι κενός, αυτό σηµαίνει ότι καµία Ηµ/νία στο εύρος που δηλώσατε δεν είναι κλειδωµένη. Στην ερώτηση Να εφαρµοστεί η προστασία δίνετε Ναι εάν θέλετε να κλειδώσετε τις Ηµ/νίες ή Όχι εάν θέλετε να ξεκλειδώσετε τις Ηµ/νίες. Επιλέγετε Συνέχεια και εκτελείται η εργασία. Μετά το τέλος της εργασίας στον πίνακα θα εµφανιστούν οι Ηµ/νίες που κλειδώσατε. Εάν ο πίνακας είναι κενός, αυτό σηµαίνει ότι καµία Ηµ/νία στο εύρος που δηλώσατε δεν είναι κλειδωµένη. Τέλος, εάν επιθυµείτε να αποθηκεύετε τις φωτογραφίες των εκπαιδευόµενων και καθηγητών, απευθείας σε αρχεία στον σκληρό σας δίσκο τότε θα χρησιµοποιήσετε την επιλογή Εξαγωγή και διαχείριση φωτογραφιών σε αρχεία στο δίσκο. ΠΡΟΣΟΧΗ! Με την εργασία αυτή θα διαγραφεί οριστικά το αρχείο IrisPhotos.mdb, το οποίο περιέχει τις φωτογραφίες των Εκπαιδευόµενων και των Καθηγητών. Πριν τη διαγραφή του αρχείου, οι φωτογραφίες των Εκπαιδευόµενων και των Καθηγητών θα εξαχθούν στον κατάλογο Iris\Photos. Μετά το τέλος της εργασίας, πρέπει να συντηρείτε µόνοι σας (αντίγραφα ασφαλείας) τα περιεχόµενα του καταλόγου Iris\Photos. Αντίστοιχα από την επιλογή Επαναφορά διαχείρισης φωτογραφιών στην βάση δεδοµένων µπορείτε να επαναφέρετε το αρχείο IrisPhotos.mdb το οποίο θα περιέχει τις φωτογραφίες των Εκπαιδευόµενων και των Καθηγητών. Τέλος, τσεκάροντας την επιλογή Ενηµέρωση Υπόχρεου σε αποδείξεις, µπορείτε να ενηµερώσετε αυτόµατα τις αποδείξεις που ήδη έχετε κόψει (και στις οποίες ∆ΕΝ έχει καταχωρηθεί ο υπόχρεος) µε τον υπόχρεο που έχετε δηλώσει στην αντίστοιχη καρτέλα του εκπαιδευόµενου.

3.13. Αρχεία - Έξοδος

Είναι η επιλογή που θα κλείνει το πρόγραµµα. Κατά το κλείσιµο του προγράµµατος στην οθόνη εµφανίζεται η ερώτηση αν θέλετε να εγκαταλείψετε το IRIS. Αν απαντήσετε αρνητικά, τότε επιστρέφετε στο IRIS, αλλιώς πριν την έξοδο σας από το πρόγραµµα δίνετε η δυνατότητα να επιλέξετε εάν θέλετε να κρατήσετε αντίγραφα ασφαλείας (Βackup) ή όχι. Σας συµβουλεύουµε να απαντήσετε καταφατικά, αν έχετε καταχωρήσει έστω και λίγα νέα στοιχεία. Σε επόµενο κεφάλαιο γίνεται εκτενής αναφορά στο Backup και τη σηµασία του.

4. Οι επιλογές των Εκτυπώσεων

Στο κεφάλαιο αυτό περιγράφονται αναλυτικά οι εκτυπώσεις του IRIS µία προς µία. Θα είναι ο οδηγός σας προκειµένου να εντοπίσετε την εκτύπωση που σας

ενδιαφέρει.

Από την επιλογή αυτή µπορείτε να πάρετε µια σειρά από εκτυπώσεις που αναφέρονται στους Εκπαιδευόµενους, τους Υποψήφιους Εκπαιδευόµενους, τους Εργαζόµενους, τα Σεµινάρια, τα Τµήµατα, το Ταµείο, τους Λογαριασµούς και σε οποιαδήποτε πληροφορία έχει εισαχθεί στο πρόγραµµα. Είναι η επιλογή που αξιοποιεί τις εργασίες που κάνετε από τις επιλογές των αρχείων αφού, µετατρέπει τα δεδοµένα σε πολύτιµες πληροφορίες.

4.1. Εκτυπώσεις – Εκπαιδευοµένων

Υπάρχουν εκτυπώσεις τις οποίες µπορείτε να διορθώσετε. Κάνοντας διπλό κλικ στην εκτύπωση και κάνοντας κλικ στο κουµπί Στοιχεία Εκτύπωσης, ανοίγει το παράθυρο µε τα στοιχεία των εκπαιδευοµένων. Στην καρτέλα Συνθήκη ορίζετε τη συνθήκη την οποία πρέπει να πληρούν τα δεδοµένα, µεταφέροντάς την στο δεξί µέρος της καρτέλας µε το κουµπί >. Αντιστρόφως µε το κουµπί < την αναιρείτε. Στην καρτέλα Πεδία Εµφάνισης δηλώνοντας αύξοντα αριθµό στα στοιχεία (στήλες) που θέλετε να εµφανιστούν και µηδέν (0) σε εκείνα που δεν θα εµφανίζονται, τροποποιείτε την εκτύπωση όπως ακριβώς επιθυµείτε. Για παράδειγµα στην εκτύπωση των Γενικών Στοιχείων των Εκπαιδευόµενων, αν θέλετε να εκτυπωθούν τα στοιχεία των εκπαιδευόµενων που έχουν γεννηθεί πριν το 1995 και είναι άνδρες, τότε στο πρώτο πεδίο επιλέγετε το στοιχείο Ηµεροµηνία Γέννησης, στο πεδίο σχέσης επιλέγετε <=, στο τρίτο πεδίο δίνετε την τιµή 31/12/1994,

στο τελευταίο πεδίο επιλέγετε τη λέξη και κατόπιν επιλέγετε το κουµπί . Έπειτα στο πρώτο πεδίο επιλέγετε το στοιχείο Φύλο, στο δεύτερο τη σχέση =

,στο τρίτο εισάγετε τη λέξη Άνδρας και κάνετε κλικ στο κουµπί .

Στην καρτέλα Πεδία Εµφάνισης δηλώνοντας αύξοντα αριθµό στα στοιχεία (στήλες) που θέλετε να εµφανιστούν και µηδέν (0) σε εκείνα που δεν θέλετε, τροποποιείτε την εκτύπωση όπως ακριβώς επιθυµείτε. Ακόµα από τη στήλη

Κεφάλαιο

4

Κεφάλαιο 4ο Οι Εκτυπώσεις του IRIS

65

Μήκος µπορείτε να ορίσετε το µήκος του κάθε στοιχείου (το οποίο δεν πρέπει φυσικά να υπερβαίνει την τιµή που δίνεται στη στήλη Μέγιστο Μήκος για το κάθε στοιχείο).

Με το κουµπί Αποθήκευση αποθηκεύετε τις αλλαγές που έχετε κάνει, ενώ µε το κουµπί Ακύρωση δεν αποθηκεύονται οι αλλαγές. Τέλος, µε το κουµπί Επαναφορά Αρχικών Τιµών διαγράφονται οι όποιες τροποποιήσεις έχετε κάνει και επανέρχονται οι τιµές που προϋπήρχαν στο σύστηµα. Σε όλες τις εκτυπώσεις του IRIS, κάνοντας κλικ στο κουµπί Συνέχεια παρουσιάζεται το παράθυρο µε τα Φίλτρα Επιλογής. Οι επιλογές των φίλτρων αυτών είναι οι εξής:

• Ταξινόµηση

Μπορείτε να εµφανίσετε τους εκπαιδευόµενους ταξινοµηµένους είτε Αλφαβητικά είτε Ανά Σεµινάριο είτε Ανά Τµήµα είτε Ανά Μαθητολόγιο είτε Ανά Κατηγορία Σεµιναρίου είτε Ανά Κατηγορία Τµήµατος και είτε Ανά Υπεύθυνο Καθηγητή. Εάν επιλέξετε Ανά Σεµινάριο, τότε έχετε τη δυνατότητα να εµφανίσετε τους εκπαιδευόµενους ορισµένων µόνο σεµιναρίων. Το δηλώνετε κάνοντας κλικ στο κουµπί Σεµινάρια και µαρκάροντας τα σεµινάρια που θέλετε. Εάν επιλέξετε Ανά Τµήµα, τότε έχετε τη δυνατότητα να εµφανίσετε τους εκπαιδευόµενους ορισµένων µόνο τµηµάτων κάνοντας κλικ στο κουµπί Τµήµατα και µαρκάροντας αυτά που θέλετε. Σε περίπτωση που θέλετε όλα τα τµήµατα ενός σεµιναρίου, τότε αρκεί να κάνετε κλικ στο κουµπί Σεµινάρια και να επιλέξετε το σεµινάριο που θέλετε. Επιλέγοντας ταξινόµηση Ανά Μαθητολόγιο έχετε τη δυνατότητα να δείτε ταξινοµηµένους τους εκπαιδευόµενους σύµφωνα µε τον αριθµό µαθητολογίου τους. Αν επιλέξετε ταξινόµηση Ανά Κατηγορία Σεµιναρίου µπορείτε να εµφανίσετε µόνο τους εκπαιδευόµενους που έχουν επιλέξει τα σεµινάρια αυτής της κατηγορίας.

Οι Εκτυπώσεις του IRIS Κεφάλαιο 4ο

66

Στην ταξινόµηση Ανά Κατηγορία Τµήµατος εµφανίζονται οι εκπαιδευόµενοι των τµηµάτων της κατηγορίας την οποία συµπληρώσατε στο πεδίο Κατηγορία Τµήµατος. Επιλέγοντας ταξινόµηση Ανά Υπεύθυνο Καθηγητή έχετε τη δυνατότητα να δείτε ταξινοµηµένους τους εκπαιδευόµενους ως προς τον υπεύθυνο καθηγητή τµήµατος.

• Εκπαιδευόµενοι Με ∆ιακοπή

Μπορείτε να εµφανίσετε µόνο τους εκπαιδευόµενους που έχουν διακόψει τη φοίτηση (Ναι) ή µόνο αυτούς που δεν έχουν διακόψει τη φοίτηση (Όχι) ή το συνηθέστερο, όλους τους εκπαιδευόµενους (Όλοι οι εκπαιδευόµενοι)

• Εκπαιδευόµενοι που περάτωσαν τη φοίτησή τους

Από αυτή την επιλογή µπορείτε να εµφανίσετε τους εκπαιδευοµένους που δεν έχουν περατώσει τη φοίτησή τους (Όχι), αυτούς που την έχουν περατώσει (Ναι) ή όλους τους εκπαιδευοµένους (Όλοι οι εκπαιδευόµενοι).

• Εταιρία

Μπορείτε να εµφανίσετε τους εκπαιδευόµενους όλων των εταιριών (Όλες οι εγγραφές) ή µόνο αυτούς από κάποια συγκεκριµένη εταιρεία, επιλέγοντας απλώς το όνοµά της.

• Παράρτηµα

Μπορείτε να εµφανίσετε τους εκπαιδευόµενους όλων των παραρτηµάτων του εκπαιδευτηρίου (Όλα τα παραρτήµατα) ή µόνο τους εκπαιδευόµενους του κεντρικού εκπαιδευτηρίου (Κεντρικό).

Για να επιλέξετε όλα τα σεµινάρια, τµήµατα ή εκπαιδευόµενους θα πρέπει να κάνετε δεξί κλικ στην άσπρη επιφάνεια. Στο παράθυρο που εµφανίζεται δώστε Επιλογή Όλων για να επιλέξετε αυτόµατα όλες τις εγγραφές ή Μηδενισµός για να µηδενίσετε τις ήδη επιλεγµένες και Κλείσιµο για έξοδο από το παράθυρο αυτό.

Από το κουµπί Πρόσθετα Φίλτρα ορίζετε κάποιες επιπλέον παραµέτρους για την εκτύπωση. Τα Πρόσθετα Φίλτρα διαφέρουν ανάλογα µε την εκτύπωση που ζητάτε κάθε φορά και, για το λόγο αυτό, εξηγούνται στις αντίστοιχες εκτυπώσεις.

Το κουµπί Παράµετροι Εκτύπωσης περιλαµβάνει θέµατα που αφορούν τον εκτυπωτή. Το παράθυρο αυτό ισχύει σε όλες τις εκτυπώσεις του IRIS. Στην πρώτη καρτέλα µε τίτλο Γενικά Στοιχεία επιλέγετε από την Επιλογή Εκτυπωτή κάποιον άλλο εκτυπωτή από τους ήδη εγκατεστηµένους στα Windows, αν δε θέλετε να τυπώσετε στον προεπιλεγµένο. Ο ορισµός αυτού του εκτυπωτή είχε γίνει από την επιλογή Αρχεία→Σταθµοί Εργασίας. Στο δεύτερο πεδίο αυτής της καρτέλας επιλέγετε τον τρόπο που θα τυπωθεί η σελίδα (οριζόντια ή κάθετα). Στα επόµενα πεδία ορίζετε τη γραµµατοσειρά που θέλετε να χρησιµοποιήσετε στην εκτύπωση, το µέγεθος των χαρακτήρων, τα χρώµατα, το στυλ, καθώς και το πάχος της υπογράµµισης.


67

Στη δεύτερη καρτέλα της οθόνης αυτής µε τίτλο Στοιχεία Εµφάνισης δηλώνετε τα στοιχεία που θέλετε να εµφανίζονται στην εκτύπωση, όπως για παράδειγµα ο τίτλος του εκπαιδευτηρίου, η διεύθυνση, το λογότυπο, τα φορολογικά στοιχεία, ο διευθυντής σπουδών, ο υπεύθυνος καθηγητής. Τα στοιχεία εµφάνισης διαφοροποιούνται ανάλογα µε την εκτύπωση που κάθε φορά επιθυµείτε. Στην τρίτη κατά σειρά καρτέλα ορίζετε τα περιθώρια της εκτύπωσης. Με το κουµπί Επαναφορά Αρχικών Τιµών τα περιθώρια παίρνουν τις τιµές που ορίζει ο εκτυπωτής. Αν θέλετε µπορείτε να αλλάξετε τα περιθώρια αυτά πληκτρολογώντας την καινούρια τιµή τους. Το τελευταίο παράθυρο (εµφανίζεται µόνο στην εκτύπωση ∆ελτίο Προόδου), µε τίτλο Παράµετροι ∆ελτίου Προόδου, αναφέρεται στον τρόπο µε τον οποίο θα εκτυπωθούν τα λεκτικά Ονόµατα Εκπαιδευόµενων, οι Βαθµοί, οι Απουσίες, οι Μέσοι Όροι, ο Τελικός Μέσος Όρος, οι ∆ιδάσκοντες Καθηγητές του ∆ελτίου Προόδου. Κάνοντας κλικ στο κουµπί Κλείσιµο επιστρέφετε στην αρχική οθόνη της εκτύπωσης. Σε όλες τις εκτυπώσεις στο κάτω µέρος του παραθύρου υπάρχουν έξι κουµπιά που αφορούν τον τρόπο µε τον οποίο θα δείτε την εκτύπωση. Το πρώτο µε τίτλο Οθόνη εµφανίζει την εκτύπωση που ζητήσατε στην οθόνη. Είναι η προεπισκόπηση της εκτύπωσης. Μπορείτε να µετακινηθείτε οριζόντια ή κάθετα στο χώρο της εκτύπωσης χρησιµοποιώντας την οριζόντια και κάθετη µπάρα ολίσθησης αντίστοιχα. Η εναλλαγή των σελίδων γίνεται µε τα πλήκτρα Επόµενη/Προηγούµενη που βρίσκονται στο κάτω µέρος της οθόνης. Το κουµπί Σελίδα σας δείχνει την τρέχουσα σελίδα εκτύπωσης. Μπορείτε ακόµη να µικρύνετε ή να µεγεθύνετε την εκτύπωση χρησιµοποιώντας το κουµπί πολλαπλών επιλογών που σας δείχνει το µέγεθος της εµφάνισης (100%, 75% κτλ.). Συγχρόνως από το κουµπί Εκτύπωση µπορείτε να στείλετε την κατάσταση στον εκτυπωτή. Με το κουµπί Κλείσιµο επιστρέφετε στο προηγούµενο παράθυρο. Το δεύτερο κουµπί, µε τίτλο Εκτυπωτής, εκτυπώνει την κατάσταση που ζητήσατε. Το τρίτο κουµπί Ετικέτες σάς δίνει τη δυνατότητα τα στοιχεία της εκτύπωσης να τυπωθούν σε ετικέτες. Προηγουµένως βέβαια θα πρέπει από την επιλογή


68

Αρχεία → Άλλε Λειτουργίε → Ετικέτε Συστήµατο να έχετε εισαγάγει τον τύπο της ετικέτας που θα χρησιµοποιήσετε. Το τέταρτο κουµπί Αρχείο σάς δίνει τη δυνατότητα να εξάγετε τα στοιχεία της εκτύπωσης σε κάποιο αρχείο τύπου XLS, TXT, ASCII, σε αρχείο εικόνας BMP ή σε αρχείο PDF. Σηµειώνουµε ότι για να εξάγετε µια εκτύπωση σε αρχείο PDF, θα πρέπει στον υπολογιστή σας να έχετε εγκατεστηµένη την εφαρµογή PDFCreator. Χρησιµοποιώντας το πέµπτο κουµπί email µπορείτε να στείλετε email σε εκπαιδευόµενους ή σε υποψήφιους. Αναλυτικά η αποστολή email µέσω των εκτυπώσεων, περιγράφεται στην αµέσως επόµενη παράγραφο του εγχειριδίου.

4.1.1. Αποστολή Ηλεκτρονικών Μηνυµάτων Η αποστολή email σε εκπαιδευόµενους και υποψηφίους, είναι δυνατή µέσω των εκτυπώσεων της εφαρµογής από την επιλογή email.

Μέσω των εκτυπώσεων µπορείτε να περιορίσετε τον αριθµό των εκπαιδευόµενων που θα αποσταλεί το ηλ. µήνυµα από τα κριτήρια και τα φίλτρα της εκτύπωσης Για παράδειγµα, αν επιλέξετε την εκτύπωση «Εορτολόγιο εκπαιδευόµενων» και εισάγετε στα Πρόσθετα Φίλτρα τα ονόµατα των εκπαιδευόµενων που θέλετε να εµφανιστούν στην εκτύπωση, αντίστοιχα σε αυτούς τους εκπαιδευόµενους θα σταλεί και το ηλεκτρονικών µήνυµα π.χ. «ευχητήριο µήνυµα». Αν για παράδειγµα επιθυµείτε να αποστείλετε ένα µήνυµα ειδοποίησης στους γονείς για τους εκπαιδευόµενους που έχουν σηµειώσει πολλές απουσίες, µπορείτε να επιλέξετε την εκτύπωση «Συνοπτική Κατάσταση Απουσιών» και να εισάγετε στα πρόσθετα φίλτρα τα κριτήρια της εκτύπωσης (π.χ. εκπαιδευόµενους µε πάνω από 10 απουσίες) κ.ο.κ. Η φόρµα αποστολής email φαίνεται στην παρακάτω εικόνα:


69

Με την επιλογή «Προς» µπορείτε να επιλέξετε σε ποια email θα αποσταλεί το µήνυµά σας π.χ. στο email του εκπαιδευόµενου η του κηδεµόνα.

Στο «Θέµα» γράφεται το θέµα του µηνύµατος αποστολής και στο «Μήνυµα» το µήνυµά σας.

Για την αποστολή του ηλεκτρονικού µηνύµατος πρέπει να συµπληρώσετε υποχρεωτικά τα πεδία «Προς» και «Θέµα».

Σε κάθε email που αποστέλλετε εµφανίζεται µια παρόµοια εικόνα µε την παραπάνω και µε αυτό τον τρόπο βλέπετε την εξέλιξη της διαδικασίας αποστολής των µηνυµάτων.

Σε περίπτωση που κάποιες αποστολές δεν είναι επιτυχηµένες παράγεται ένα EmailFailures.log αρχείο, όπου αναγράφονται τα µηνύµατα που δεν


70

αποστάλησαν και οι λόγοι που απέτυχε η αποστολή. Οι κενές ηλεκτρονικές διευθύνσεις αγνοούνται από τη διαδικασία αποστολής µηνυµάτων.

4.1.2. Ηλεκτρονική Αποστολή Εντύπων Μέσα από την εφαρµογή µπορείτε να στείλετε τα έντυπα των εκτυπώσεων µε email ως επισυναπτόµενα αρχεία εικόνας. Οι εκτυπώσεις εντύπων όπως το ∆ελτίο Προόδου, το Ειδοποιητήριο Απουσιών, η Οικονοµική ενηµέρωση κ.ά., επισυνάπτονται στο ηλεκτρονικό µήνυµα που θα παράγετε και µπορούν να αποσταλούν µαζικά στους εκπαιδευόµενους της επιλογής σας (επιλέγοντας τα φίλτρα της εκτύπωσης).

Τα αρχεία των εντύπων επισυνάπτονται ως εικόνες (*.bmp). Σε περίπτωση που επιθυµείτε να αποστείλετε το αρχείο σε συµπιεσµένη µορφή (*.zip) για πιο γρήγορη µαζική αποστολή, τσεκάρετε την αντίστοιχη επιλογή.

4.1.3. Γενικές Καταστάσεις Αίτηση Συµµετοχής Η εκτύπωση αυτή αντιπροσωπεύει την αίτηση εγγραφής του εκπαιδευόµενου στο εκπαιδευτήριό σας. Η κατάσταση αυτή παρουσιάζει όλα τα στοιχεία της καρτέλας του εκπαιδευόµενου. Από τα Πρόσθετα Φίλτρα της εκτύπωσης µπορείτε να ορίσετε τα στοιχεία που θα εµφανίζονται στην αίτηση, καθώς και το κείµενο που θέλετε να εκτυπωθεί. Τα στοιχεία του εκπαιδευόµενου συµπληρώνονται µόνο αν έχουν καταχωρηθεί στο πρόγραµµα. Την εκτύπωση αυτή δε µπορείτε να την τροποποιήσετε από το κουµπί Στοιχεία Εκτύπωσης παρά µόνο από τα Πρόσθετα Φίλτρα.

Καρτέλα Εκπαιδευόµενου


71

Η εκτύπωση αυτή είναι σχεδόν όµοια µε την αίτηση συµµετοχής µε τη διαφορά ότι εµφανίζεται συµπληρωµένη µε τα στοιχεία που έχει δηλώσει ο εκπαιδευόµενος και έχουν βέβαια καταχωρηθεί στο πρόγραµµα.

Γενικά Στοιχεία Εκπαιδευοµένων Είναι η εκτύπωση που εµφανίζει όλα τα στοιχεία της καρτέλας των εκπαιδευοµένων. Έχετε τη δυνατότητα να εκτυπώσετε όποια από τα στοιχεία της καρτέλας του εκπαιδευόµενου επιθυµείτε. Κάνοντας κλικ στο κουµπί Στοιχεία Εκτύπωσης πληκτρολογείτε τον αύξοντα αριθµό στα στοιχεία που θέλετε να εµφανιστούν και τον αριθµό µηδέν (0) σε αυτά που δε θέλετε να εµφανίσετε. Μπορείτε ακόµη να ορίσετε το πλάτος της στήλης αλλάζοντας το µήκος της. Στη στήλη Μεγ. Μήκος αναγράφεται το µέγιστο µήκος της στήλης που δε µπορείτε να τροποποιήσετε, αλλά σας πληροφορεί για το πλήθος των χαρακτήρων που έχει προβλέψει το IRIS για κάθε πεδίο. ∆ιευθύνσεις Εκπαιδευοµένων Με την επιλογή αυτή βλέπετε την ονοµαστική κατάσταση των εκπαιδευοµένων µε τη διεύθυνση, τον ταχυδροµικό κώδικα και τα τηλέφωνά τους. Μπορείτε να τροποποιήσετε την εκτύπωση κάνοντας κλικ στο κουµπί Στοιχεία Εκτύπωσης. Εορτολόγιο Εκπαιδευοµένων Η εκτύπωση αυτή εµφανίζει µια ονοµαστική κατάσταση των εκπαιδευοµένων σύµφωνα µε την ηµεροµηνία γέννησής τους. Από τα Πρόσθετα Φίλτρα µπορείτε να ορίσετε το όνοµα που θέλετε και συνεπώς να εκτυπώσετε µόνο εκείνους που γιορτάζουν, όπως επίσης και το αν θα αφορά τους εκπαιδευόµενους, η τους γονείς τους. Η εκτύπωση αυτή τροποποιείται όπως ακριβώς και οι προηγούµενες. Γενεθλιολόγιο Εκπαιδευοµένων Με την εκτύπωση αυτή βλέπετε την ονοµαστική κατάσταση των εκπαιδευοµένων σύµφωνα µε την ηµεροµηνία γέννησής τους. Από τα Πρόσθετα Φίλτρα της εκτύπωσης µπορείτε να δηλώσετε το εύρος των ηµεροµηνιών (Από Ηµέρα – Μήνα… Έως Ηµέρα - Μήνα) για το οποίο θέλετε να δείτε τα γενέθλια των εκπαιδευόµενων. Τα στοιχεία εµφάνισης τα ορίζετε κάνοντας κλικ στο κουµπί Στοιχεία Εκτύπωσης. Εγγραφές Εκπαιδευοµένων Η εκτύπωση αυτή εµφανίζει τους εκπαιδευόµενους που γράφτηκαν στο εκπαιδευτήριό σας. Μπορείτε να επιλέξετε τη χρονική περίοδο (Ηµ/νια Εγγραφής Από – Έως) που θέλετε να εξετάσετε µέσα από τα Φίλτρα Επιλογής, καθώς και να επιλέξετε και την εµφάνιση εγγραφών µε συγκεκριµένα Σχόλια Εγγραφής. ∆ιακοπές Εκπαιδευοµένων Η κατάσταση αυτή παρουσιάζει τους εκπαιδευόµενους που έχουν διακόψει την παρακολούθηση. Όµοια µε την προηγούµενη εκτύπωση, από τα Πρόσθετα Φίλτρα δηλώνετε το εύρος της ηµεροµηνίας που θέλετε να εξετάσετε. Τα στοιχεία εµφάνισης τα ορίζετε κάνοντας κλικ στο κουµπί Στοιχεία Εκτύπωσης. Εκπαιδευόµενοι που περάτωσαν τη φοίτησή τους Η κατάσταση αυτή παρουσιάζει τους εκπαιδευόµενους που έχουν ολοκληρώσει τη φοίτησή τους στο εκπαιδευτήριό σας. Από τα Πρόσθετα Φίλτρα δηλώνετε το εύρος της ηµεροµηνίας που θέλετε να εξετάσετε. Και σε


72

αυτή την εκτύπωση έχετε την δυνατότητα νε εµφανίσετε εγγραφές µε συγκεκριµένα Σχόλια Περάτωσης. Εκπαιδευόµενοι που επανεγγράφησαν στην Τρέχουσα Περίοδο Η εκτύπωση αυτή εµφανίζει µια κατάσταση εκπαιδευοµένων που έχουν επανεγγραφεί από προηγούµενη περίοδο. Από τα Φίλτρα Επιλογής µπορείτε να επιλέξετε την περίοδο και από τα Πρόσθετα Φίλτρα να δηλώσετε το εύρος της Ηµ/νίας Εγγραφής των εκπαιδευοµένων. Εκπαιδευόµενοι που δεν επανεγγράφησαν στην Τρέχουσα Περίοδο Η εκτύπωση αυτή εµφανίζει µια κατάσταση εκπαιδευοµένων που δεν έχουν επανεγγραφεί από προηγούµενη περίοδο. Από τα Φίλτρα Επιλογής µπορείτε να επιλέξετε την περίοδο που επιθυµείτε. Η εκτύπωση εµφανίζει τα ονοµαστικά στοιχεία των εκπαιδευοµένων, τον αριθµό µαθητολογίου τους καθώς και το σεµινάριο που παρακολουθούσαν στην αντίστοιχη περίοδο που επιλέξατε. Προεκτύπωση Θεωρηµένου Μαθητολογίου Με την επιλογή αυτή προεκτυπώνονται οι καταστάσεις που θα πρέπει να θεωρήσετε στην εφορία σας για να καταχωρίσετε στη συνέχεια τις εγγραφές του µαθητολογίου. Η εκτύπωση τροποποιείται από το κουµπί Στοιχεία Εκτύπωσης. Μαθητολόγιο Με την επιλογή αυτή βλέπετε την ονοµαστική κατάσταση των εκπαιδευοµένων, οι οποίοι είναι ταξινοµηµένοι σύµφωνα µε τον αριθµό µαθητολογίου. Από τα Πρόσθετα Φίλτρα ορίζετε το εύρος του µαθητολογίου που θέλετε να εµφανιστεί, καθώς και το αν θα εκτυπωθούν οι Α.Π.Υ. Την εκτύπωση αυτή µπορείτε να την τροποποιήσετε κάνοντας κλικ στο κουµπί Στοιχεία Εκτύπωσης. Βεβαίωση Σπουδών Είναι ένα έντυπο που τυπώνεται µετά από αίτηση του ενδιαφεροµένου για κάποιον ειδικό σκοπό. Από τα Πρόσθετα Φίλτρα µπορείτε να προσθέσετε επιπλέον κείµενο όπως π.χ. τον λόγο χορήγησης του εντύπου. Ειδική Βεβαίωση Σπουδών Η εκτύπωση αυτή είναι σχεδόν όµοια µε την προηγούµενη µε τη διαφορά ότι εδώ------------------------------------------ Βεβαίωση Voucher Ιστορικό Εγγραφών Εκπαιδευόµενων Το Ιστορικό Εγγραφών Εκπαιδευόµενων -------

4.1.2. Απουσίες Μηνιαίο Απουσιολόγιο Με την επιλογή αυτή εκτυπώνετε το µηνιαίο απουσιολόγιο στο οποίο οι καθηγητές θα εισάγουν τις απουσίες των εκπαιδευοµένων. Στο σηµείο αυτό του προγράµµατος εµφανίζονται οι εκπαιδευόµενοι και οι στήλες για καταχώριση απουσιών. Με το κουµπί Στοιχεία Εκτύπωσης µπορείτε να ζητήσετε να εµφανιστούν περισσότερα στοιχεία των εκπαιδευοµένων και να τροποποιήσετε το πλάτος των στηλών. Από τα Πρόσθετα Φίλτρα επιλέγετε τα µαθήµατα και στην ερώτηση Εµφάνιση ∆ιδαχθείσης Ύλης εάν επιλέξετε Ναι,


73

τότε εµφανίζεται ένας πίνακας, στον οποίο έχετε τη δυνατότητα να συµπληρώσετε τη ∆ιδαχθείσα Ύλη. Εβδοµαδιαίο Απουσιολόγιο Η εκτύπωση αυτή είναι σχεδόν όµοια µε την προηγούµενη µε τη µόνη διαφορά ότι εκτυπώνει το εβδοµαδιαίο απουσιολόγιο κι όχι το µηνιαίο. Μπορείτε να την τροποποιήσετε από το κουµπί Στοιχεία Εκτύπωσης. Από τα Πρόσθετα Φίλτρα επιλέγετε τα µαθήµατα και στην ερώτηση Εµφάνιση ∆ιδαχθείσης Ύλης εάν επιλέξετε Ναι, τότε εµφανίζεται ένας πίνακας, στον οποίο έχετε τη δυνατότητα να συµπληρώσετε τη ∆ιδαχθείσα Ύλη. Συνοπτική Κατάσταση Απουσιών Η εκτύπωση αυτή παρουσιάζει συνοπτικά τις ώρες απουσίας του εκπαιδευόµενου, το πλήθος των ωρών που δικαιολογούνται, καθώς και τις αδικαιολόγητες. Από τα Πρόσθετα Φίλτρα ορίζετε το χρονικό διάστηµα µεταξύ του οποίου έγιναν οι απουσίες, καθώς και το εύρος του συνόλου των απουσιών. Μπορείτε να αλλάξετε την εκτύπωση κάνοντας κλικ στο κουµπί Στοιχεία Εκτύπωσης. Αναλυτική Κατάσταση Απουσιών Από την εκτύπωση αυτή µπορείτε να δείτε αναλυτικά τις απουσίες των εκπαιδευοµένων. Στην εκτύπωση εµφανίζονται όλοι οι εκπαιδευόµενοι, το σύνολο των απουσιών, οι δικαιολογηµένες και οι αδικαιολόγητες, καθώς και η ηµεροµηνία απουσίας. Από τα Πρόσθετα Φίλτρα αυτής της εκτύπωσης ορίζετε το εύρος της ηµεροµηνίας και του συνόλου των απουσιών. Και αυτή η εκτύπωση έχει τη δυνατότητα να τροποποιηθεί από το κουµπί Στοιχεία Εκτύπωσης. Ειδοποιητήριο Απουσιών Είναι η τελευταία εκτύπωση που αφορά τις απουσίες των εκπαιδευοµένων και εκδίδει το ειδοποιητήριο του εκπαιδευτηρίου για τις απουσίες. Από τα Πρόσθετα Φίλτρα της εκτύπωσης µπορείτε να ορίσετε το εύρος της ηµεροµηνίας απουσιών, καθώς και το σύνολο των απουσιών των εκπαιδευοµένων. Από την επιλογή Εκτύπωση Στοιχείων επιλέγετε Εκπαιδευόµενος ή Κηδεµόνας σε ποιον θα δοθεί, Εκπαιδευόµενου σε Παράθυρο για να εκτυπωθεί η πλήρης διεύθυνση του εκπαιδευόµενου και Κηδεµόνα σε Παράθυρο για να εκτυπωθεί η πλήρης διεύθυνσης του κηδεµόνα. ∆εν µπορείτε να αλλάξετε τα στοιχεία εµφάνισης αυτής της εκτύπωσης.

Κατάσταση Follow up Εδώ µπορείτε να δείτε τους εκπαιδευοµένους µαζί µε το follow up τους. Από τα Πρόσθετα Φίλτρα έχετε τη δυνατότητα να ορίσετε το χρονικό διάστηµα που θέλετε να δείτε.

Απουσιολόγιο Ανά Μάθηµα Η εκτύπωση αυτή είναι όπως το απουσιολόγιο και συγχρόνως εµφανίζεται και το µάθηµα. Από τα Πρόσθετα Φίλτρα επιλέγετε τα µαθήµατα και στην ερώτηση Εµφάνιση ∆ιδαχθείσης Ύλης εάν επιλέξετε Ναι, τότε εµφανίζεται ένας πίνακας, στον οποίο έχετε τη δυνατότητα να συµπληρώσετε τη ∆ιδαχθείσα Ύλη. Στον πίνακα µπορείτε να δηλώσετε το πλήθος των γραµµών και το ύψος τους. Τέλος µπορείτε να πληκτρολογήσετε το ελεύθερο κείµενο που θα εµφανίζεται στο τέλος της σελίδας.

Απουσιολόγιο µε Ώρες Ανά Μάθηµα


74

Η εκτύπωση αυτή είναι όπως το απουσιολόγιο και συγχρόνως εµφανίζεται το µάθηµα και οι ώρες. Από τα Πρόσθετα Φίλτρα επιλέγετε τα µαθήµατα και στην ερώτηση Εµφάνιση ∆ιδαχθείσης Ύλης εάν επιλέξετε Ναι, τότε εµφανίζεται ένας πίνακας, στον οποίο έχετε τη δυνατότητα να συµπληρώσετε τη ∆ιδαχθείσα Ύλη. Στον πίνακα µπορείτε να δηλώσετε το πλήθος των γραµµών και το ύψος τους. Τέλος µπορείτε να πληκτρολογήσετε το ελεύθερο κείµενο που θα εµφανίζεται στο τέλος της σελίδας.

Μηνιαίο Απουσιολόγιο Ανά Μάθηµα Η εκτύπωση αυτή είναι όπως το µηνιαίο απουσιολόγιο και συγχρόνως εµφανίζεται και το µάθηµα. Από τα Πρόσθετα Φίλτρα επιλέγετε τα µαθήµατα και στην ερώτηση Εµφάνιση ∆ιδαχθείσης Ύλης εάν επιλέξετε Ναι, τότε εµφανίζεται ένας πίνακας, στον οποίο έχετε τη δυνατότητα να συµπληρώσετε τη ∆ιδαχθείσα Ύλη. Στον πίνακα µπορείτε να δηλώσετε το πλήθος των γραµµών και το ύψος τους. Τέλος µπορείτε να πληκτρολογήσετε το ελεύθερο κείµενο που θα εµφανίζεται στο τέλος της σελίδας.

Εβδοµαδιαίο Απουσιολόγιο Ανά Μάθηµα Η εκτύπωση αυτή είναι όπως το εβδοµαδιαίο απουσιολόγιο και συγχρόνως εµφανίζεται και το µάθηµα. Από τα Πρόσθετα Φίλτρα επιλέγετε τα µαθήµατα και στην ερώτηση Εµφάνιση ∆ιδαχθείσης Ύλης εάν επιλέξετε Ναι, τότε εµφανίζεται ένας πίνακας, στον οποίο έχετε τη δυνατότητα να συµπληρώσετε τη ∆ιδαχθείσα Ύλη. Στον πίνακα µπορείτε να δηλώσετε το πλήθος των γραµµών και το ύψος τους. Τέλος µπορείτε να πληκτρολογήσετε το ελεύθερο κείµενο που θα εµφανίζεται στο τέλος της σελίδας.

Συνοπτική Κατάσταση Απουσιών Ανά Μάθηµα Παρουσιάζει συνοπτικά τις ώρες απουσίας του εκπαιδευοµένου, το πλήθος των ωρών που δικαιολογούνται, τις καθυστερήσεις καθώς και τις αδικαιολόγητες ανά µάθηµα. Από τα Πρόσθετα Φίλτρα ορίζετε το χρονικό διάστηµα µεταξύ του οποίου έγιναν οι απουσίες, καθώς και το σύνολο των απουσιών. Μπορείτε να αλλάξετε την εκτύπωση κάνοντας κλικ στο κουµπί Στοιχεία Εκτύπωσης.

Αναλυτική Κατάσταση Απουσιών Ανά Μάθηµα Από την εκτύπωση αυτή µπορείτε να δείτε αναλυτικά τις απουσίες των εκπαιδευοµένων. Εµφανίζονται όλοι οι εκπαιδευόµενοι, το σύνολο των απουσιών, οι δικαιολογηµένες και οι αδικαιολόγητες, καθώς και η ηµεροµηνία απουσίας και το µάθηµα στο οποίο απουσίαζε ο κάθε εκπαιδευόµενος. Από τα Πρόσθετα Φίλτρα αυτής της εκτύπωσης ορίζετε το εύρος της ηµεροµηνίας και του συνόλου των απουσιών. Και αυτή η εκτύπωση έχει τη δυνατότητα να τροποποιηθεί από το κουµπί Στοιχεία Εκτύπωσης.

4.1.3. Αξιολόγηση ∆ελτίο Προόδου Η εκτύπωση αντιστοιχεί στον Έλεγχο Προόδου που παίρνουν οι εκπαιδευόµενοι στο τέλος κάθε βαθµολογικής περιόδου. Το Iris σας δίνει τη δυνατότητα να γλιτώσετε από τα έξοδα αγοράς των δελτίων και το γράψιµο της βαθµολογίας των εκπαιδευόµενων. Το ∆ελτίο Προόδου παρουσιάζει τα µαθήµατα που παρακολουθεί ο εκπαιδευόµενος, τις απουσίες του, τους βαθµούς του σε κάθε µάθηµα για τη βαθµολογική περίοδο που εκδίδεται ο Έλεγχος, καθώς και το µέσο όρο για κάθε µάθηµα. Την εκτύπωση αυτή δεν µπορείτε να την τροποποιήσετε από το κουµπί Στοιχεία Εκτύπωσης παρά µόνο µέσα από τα Πρόσθετα Φίλτρα. Κάνοντας κλικ στα Πρόσθετα Φίλτρα ανοίγει ένα παράθυρο µε τέσσερις καρτέλες:


75

Στην πρώτη καρτέλα ορίζετε αν θα εµφανίζονται τα στοιχεία της διεύθυνσης του εκπαιδευοµένου ή του κηδεµόνα, οι απουσίες, η κλίµακα βαθµολογίας, το Follow Up και οι παρατηρήσεις του εκπαιδευόµενου και σε ποια σελίδα θέλετε να εµφανιστούν, την ηµεροµηνία υπολογισµού των διδάκτρων και αν ζητήσετε την εµφάνισή τους, δηλώνετε σε ποια σελίδα θα εµφανίζονται (έχετε τη δυνατότητα να εκτυπώσετε παραπάνω από µια σελίδα για κάθε εκπαιδευόµενο). Τέλος, µπορείτε να επιλέξετε αν θα εµφανιστεί ή όχι ο αριθµός µαθητολογίου του εκπαιδευόµενου στα στοιχεία εγγραφής. Στη δεύτερη καρτέλα πληκτρολογείτε το κείµενο που θέλετε να εµφανιστεί στο ∆ελτίο, τις παρατηρήσεις του σεµιναρίου, του τµήµατος, της περιόδου και τη σελίδα στην οποία θέλετε να εµφανιστούν οι αντίστοιχες επιλογές. Στην τρίτη καρτέλα του παραθύρου ορίζετε αν θα εµφανιστούν οι διδάσκοντες, τα σχόλια των βαθµών, τους αναλυτικούς βαθµούς, αναλυτικά τα µαθήµατα, το µέσο όρο των βαθµολογικών περιόδων, τον κάθετο µέσο όρο και, τέλος, το γενικό µέσο όρο δηλώνοντας αντίστοιχα ΝΑΙ ή ΟΧΙ. Στην συνέχεια µπορείτε να επιλέξετε αν θα εµφανίζεται και η βαθµολογική κατάταξη του εκπαιδευόµενου σε σχέση µε το σεµινάριο ή το τµήµα που φοιτά ο εκπαιδευόµενος. Στην τελευταία καρτέλα, µε τίτλο Βαθµολογικές Περίοδοι /Αλγόριθµοι Μέσων Όρων, µπορείτε να εµφανίσετε µόνο τις βαθµολογικές περιόδους που σας ενδιαφέρουν, πληκτρολογώντας αύξοντα αριθµό (στη στήλη α/α) στα πεδία που θέλετε να εµφανιστούν και µηδέν (0) στις περιόδους που δε θα εµφανίζονται στο ∆ελτίο Προόδου. Μπορείτε ακόµη να ζητήσετε να εµφανιστούν οι παρατηρήσεις για τη βαθµολογική περίοδο, βάζοντας ΝΑΙ στην τελευταία στήλη της καρτέλας.

Βαθµολόγιο Χωρίς Τίτλους Με την επιλογή αυτή εκτυπώνετε τα βαθµολόγια στα οποία οι καθηγητές θα καταχωρούν τη βαθµολογία των εκπαιδευόµενων. Στην εκτύπωση αυτή είναι κενό το µάθηµα και η βαθµολογική περίοδος, ώστε να συµπληρωθούν από εσάς. Εµφανίζονται όµως οι εκπαιδευόµενοι µε τις στήλες στις οποίες θα καταχωρηθούν οι βαθµοί. Με το κουµπί Στοιχεία Εκτύπωσης µπορείτε να ζητήσετε να εµφανιστούν περισσότερα στοιχεία του εκπαιδευόµενου και να τροποποιήσετε το πλάτος των στηλών.

Βαθµολόγιο Χωρίς Εµφάνιση Βαθµών Η εκτύπωση αυτή εκτυπώνει βαθµολόγιο για το µάθηµα και την περίοδο την οποία επιλέγετε. Εµφανίζει τους εκπαιδευόµενους και τις στήλες για καταχώριση βαθµολογίας. Η κατάσταση αυτή δεν τυπώνει τους βαθµούς των περασµένων βαθµολογικών περιόδων, ακόµη και αν αυτοί έχουν καταχωρηθεί. Από τα Πρόσθετα Φίλτρα µπορείτε να ορίσετε το µάθηµα και τη βαθµολογική περίοδο στην οποία θα αναφέρεται η εκτύπωση. Μπορείτε επίσης να ορίσετε αν θα τυπώσετε βαθµολόγια µόνο για τους εκπαιδευοµένους που παρακολουθούν το µάθηµα, µόνο για τους εκπαιδευοµένους που δεν παρακολουθούν ή για όλους τους εκπαιδευοµένους, τον τρόπο που θα εµφανίζεται το βαθµολόγιο (είτε ανά µάθηµα είτε ανά περίοδο), το κείµενο που θα εµφανίζεται στο τέλος της κατάστασης και, τέλος, τον υπεύθυνο καθηγητή.

Βαθµολόγιο Με Εµφάνιση Βαθµών Η εκτύπωση αυτή είναι σχεδόν όµοια µε την προηγούµενη µε τη διαφορά ότι εκτυπώνει τους βαθµούς των περασµένων βαθµολογικών περιόδων. Από τα Πρόσθετα Φίλτρα µπορείτε να ορίσετε το µάθηµα και τη βαθµολογική


76

περίοδο στην οποία θα αναφέρεται η εκτύπωση. Μπορείτε επίσης να ορίσετε αν θα τυπώσετε βαθµολόγια για τους εκπαιδευόµενους που παρακολουθούν το µάθηµα, τους εκπαιδευόµενους που έχουν απαλλαγή στο µάθηµα, το κείµενο που θα εµφανίζεται στο τέλος της κατάστασης και, τέλος, την εµφάνιση του υπεύθυνου καθηγητή.

Κατάσταση Βαθµολογίας Είναι η εκτύπωση που παρουσιάζει τους βαθµούς που έχουν καταχωρηθεί στο πρόγραµµα για τη βαθµολογική περίοδο που επιλέξατε. Στην κατάσταση αυτή µπορείτε να δείτε όλους τους εκπαιδευόµενους που επιλέξατε µε τους βαθµούς τους σε όλα τα µαθήµατα. Από τα Πρόσθετα Φίλτρα της εκτύπωσης ορίζετε αν θα τυπώσετε κατάσταση µόνο για τους εκπαιδευόµενους που παρακολουθούν το µάθηµα, µόνο για τους εκπαιδευόµενους που δεν παρακολουθούν ή για όλους τους εκπαιδευόµενους, τον τρόπο που θα εµφανίζεται η κατάσταση βαθµολογίας (είτε ανά µάθηµα είτε ανά περίοδο), τον υπεύθυνο καθηγητή και αναλυτικά τους βαθµούς. Επίσης, ορίζετε το µέσο όρο των βαθµολογικών περιόδων που επιλέξατε, καθώς και τον κάθετο µέσο όρο. Τέλος µπορείτε να πληκτρολογήσετε κείµενο, το οποίο θα εµφανίζεται στο τέλος της κατάστασης.

Κατάσταση Μ.Ο Εκπαιδευόµενων Είναι η εκτύπωση που παρουσιάζει µία λίστα µε τους εκπαιδευόµενους και το µέσο όρο της βαθµολογίας τους. Για να δείτε αυτήν την εκτύπωση θα πρέπει να έχετε δηλώσει κλίµακα βαθµολογίας στις τάξεις. Από τα Πρόσθετα Φίλτρα µπορείτε να επιλέξετε αν θα δείτε ταξινοµηµένους τους εκπαιδευόµενους αλφαβητικά ή σύµφωνα µε το Μ.Ο. τους, καθώς και αν θα δείτε µόνο αυτούς που ανήκουν σε κάποια συγκεκριµένη βαθµολογική κλίµακα. Μπορείτε να πληκτρολογήσετε κείµενο, το οποίο θα εµφανίζεται στο τέλος της κατάστασης.

Συγκεντρωτική Κατάσταση Βαθµολογίας Είναι παρόµοια εκτύπωση µε την κατάσταση βαθµολογίας µε τη διαφορά ότι εδώ βλέπετε τους βαθµούς που έχουν καταχωρηθεί στο πρόγραµµα συγκεντρωτικά για όλες τις βαθµολογικές περιόδους. Από τα Πρόσθετα Φίλτρα µπορείτε να πληκτρολογήσετε κείµενο, το οποίο θα εµφανίζεται στο τέλος της κατάστασης.

Συγκεντρωτική Κατάσταση Μ.Ο εκπαιδευόµενων Είναι η εκτύπωση που παρουσιάζει µία κατάσταση εκπαιδευόµενων µε το µέσο όρο της βαθµολογίας τους για κάθε βαθµολογική περίοδο. Για να δείτε αυτήν την εκτύπωση θα πρέπει να έχετε δηλώσει κλίµακα βαθµολογίας στις τάξεις. Από τα Πρόσθετα Φίλτρα µπορείτε να επιλέξετε τον Μ.Ο. του Αλγόριθµου για τον οποίο θέλετε να δείτε τους εκπαιδευόµενους και µπορείτε να πληκτρολογήσετε κείµενο, το οποίο θα εµφανίζεται στο τέλος της κατάστασης..

Βεβαίωση Σπουδών (Με Εµφάνιση Τελικού Μ.Ο.) Είναι ένα έντυπο που µπορείτε να δώσετε στους εκπαιδευόµενους µετά την ολοκλήρωση της φοίτησής τους. Στη συγκεκριµένη εκτύπωση εµφανίζεται και ο Μ.Ο. της βαθµολογίας τους. Από τα Πρόσθετα Φίλτρα µπορείτε να αλλάξετε το κείµενο του εντύπου, καθώς και να επιλέξετε αν θα εµφανίζεται το όνοµα του πατέρα και οι ηµεροµηνίες φοίτησης των εκπαιδευόµενων.

Βεβαίωση Σπουδών (Χωρίς Εµφάνιση Τελικού Μ.Ο.) Η εκτύπωση αυτή είναι σχεδόν όµοια µε την προηγούµενη µε τη διαφορά ότι


77

εδώ δεν εκτυπώνεται ο Μ.Ο. της βαθµολογίας των εκπαιδευόµενων.

4.1.4. Οικονοµικά Στοιχεία Και σε αυτές τις εκτυπώσεις ισχύει το κουµπί Στοιχεία Εκτύπωσης. Μπορείτε να προσθέσετε ή να αφαιρέσετε πεδία απ’ αυτήν την επιλογή της αρχικής οθόνης των εκτυπώσεων. Συνοπτική Κατάσταση Εισπράξεων - Οφειλών Εδώ παρουσιάζονται οι εκπαιδευόµενοι µε το ποσό που πρέπει να καταβάλλουν (Συµφωνηθέν Ποσό), το ποσό που έχουν πληρώσει (Πληρωθέν Ποσό) και, φυσικά µε το υπόλοιπό τους (Υπόλοιπο). Από τα Πρόσθετα Φίλτρα της εκτύπωσης έχετε τη δυνατότητα να ορίσετε µέχρι ποια ηµεροµηνία επιθυµείτε να υπολογιστούν οι εισπράξεις – οφειλές, καθώς επίσης και το εάν θα εµφανιστούν οι εκπαιδευόµενοι που φοιτούν ∆ωρεάν και, τέλος, αν η εκτύπωση θα αφορά µόνο τους Οφειλέτες. Αναλυτική Κατάσταση Εισπράξεων – Οφειλών Η εκτύπωση αυτή παρουσιάζει αναλυτικά τις εισπράξεις και τις οφειλές των εκπαιδευόµενων. Στην κατάσταση αυτή παρουσιάζονται οι εκπαιδευόµενοι, η ηµεροµηνία που πρέπει να καταβάλλουν το πόσο της δόσης και τη περιγραφή της. Επίσης βλέπετε την ηµεροµηνία πληρωµής, το ποσό που δόθηκε, τη σειρά και τον αριθµό απόδειξης, το υπόλοιπο των εκπαιδευόµενων και τον τύπο της απόδειξης που δόθηκε στον εκπαιδευόµενο. Από τα Πρόσθετα Φίλτρα έχετε τη δυνατότητα να ορίσετε µέχρι ποια ηµεροµηνία επιθυµείτε να υπολογιστούν οι εισπράξεις – οφειλές, καθώς επίσης και το αν θα εµφανιστούν οι εκπαιδευόµενοι που φοιτούν ∆ωρεάν και, τέλος, αν η εκτύπωση θα αφορά µόνο τους Οφειλέτες. Κατάσταση Εισπράξεων - Οφειλών Ανά ∆όση Με την κατάσταση αυτή µπορείτε να δείτε τους εκπαιδευόµενους που έχουν πληρώσει ή οφείλουν κάποια δόση. Εµφανίζονται οι εκπαιδευόµενοι, η ηµεροµηνία της δόσης, η περιγραφή της και το ποσό που της αντιστοιχεί, το ποσό που έχουν πληρώσει οι εκπαιδευόµενοι και, τέλος, το υπόλοιπό τους. Από τα Πρόσθετα Φίλτρα της εκτύπωσης ορίζετε το χαρακτηρισµό της δόσης (π.χ. * που αντιστοιχεί στην εγγραφή) και το αν θα εµφανίσετε µόνο τους οφειλέτες της συγκεκριµένης δόσης (ΝΑΙ) ή αυτούς που δεν την οφείλουν (ΟΧΙ) ή όλους τους εκπαιδευόµενους (Όλοι οι εκπαιδευόµενοι).

Κατάσταση Εισπράξεων - Οφειλών Ανά Μήνα Από την εκτύπωση αυτή µπορείτε να δείτε τις εισπράξεις - οφειλές των εκπαιδευόµενων για ένα χρονικό διάστηµα µηνών. Από τα Πρόσθετα Φίλτρα µπορείτε να επιλέξετε ποιους µήνες - έτος θέλετε, καθώς και αν θέλετε να δείτε µόνο τους οφειλέτες ή µόνο τους δωρεάν εκπαιδευόµενους.

Χρεωστικό Σηµείωµα Από την επιλογή αυτή εκτυπώνετε το χρεωστικό σηµείωµα για τους εκπαιδευόµενους που οφείλουν κάποια δόση. Στην κατάσταση αυτή παρουσιάζονται τα συµφωνηθέντα δίδακτρα, καθώς και αυτά που έχουν εξοφληθεί. Στον πίνακα που εµφανίζεται βλέπετε τις δόσεις και το ποσό που τους αντιστοιχεί, καθώς και την ηµεροµηνία πληρωµής, τα στοιχεία της απόδειξης, το ποσό που έχει πληρώσει ο εκπαιδευόµενος και τον τύπο της απόδειξης που έχει τυπωθεί για την εξοφληθείσα δόση. Από τα Πρόσθετα Φίλτρα έχετε τη δυνατότητα να ορίσετε µέχρι ποια ηµεροµηνία επιθυµείτε να υπολογιστούν οι εισπράξεις – οφειλές, καθώς επίσης και το εύρος του


78

οφειλόµενου ποσού, τα στοιχεία που θα εµφανιστούν και θα αφορούν τον παραλήπτη του εντύπου, το εάν θα τυπωθούν τα στοιχεία της κάρτας του εκπαιδευόµενου και, φυσικά, το αν θα τυπωθεί το υπόλοιπο οφειλής. Επίσης µπορείτε να επιλέξετε αν θα εµφανίζονται στο τέλος της σελίδας οι επεξηγήσεις για τους τύπους των αποδείξεων (τα ΑΠΥ, ΕΠ.ΑΠΥ, ΑΕ, Α∆, ΑΠ, ΤΠΥ, ΕΠΤΠΥ και ΠΤΠΥ που βλέπετε στη δεξιά στήλη του πίνακα). Τέλος στο κενό πλαίσιο που υπάρχει µπορείτε να γράψετε το κείµενο που θέλετε να εµφανίζεται στην εκτύπωση.

Κάρτες ∆ιδάκτρων Είναι η κατάσταση που αναφέρεται στην κάρτα διδάκτρων του εκπαιδευόµενου. Εδώ παρουσιάζονται τα συµφωνηθέντα και εισπραχθέντα δίδακτρα. Στον πίνακα περιέχονται οι δόσεις και το ποσό που πρέπει να πληρώσει ο εκπαιδευόµενος, καθώς και αναλυτικά το ποσό που έχει καταβάλλει. Από τα Πρόσθετα Φίλτρα έχετε τη δυνατότητα να ορίσετε µέχρι ποια ηµεροµηνία επιθυµείτε να υπολογιστούν εισπράξεις - οφειλές, αν θα εµφανίζονται οι εκπαιδευόµενοι που φοιτούν δωρεάν και οι οφειλέτες, το εάν θα τυπωθούν τα στοιχεία του παραλήπτη και το εάν θα τυπωθεί το υπόλοιπο οφειλής του εκπαιδευόµενου. Τέλος στο κενό πλαίσιο που υπάρχει µπορείτε να γράψετε το κείµενο που εσείς θέλετε να εµφανιστεί στην Κάρτα ∆ιδάκτρων. Υπεύθυνη ∆ήλωση Υπόχρεου Καταβολής ∆ιδάκτρων Η εκτύπωση αυτή αποτελεί την υπεύθυνη δήλωση την οποία θα δώσετε στους κηδεµόνες-υπόχρεους των εκπαιδευόµενων ώστε να συµπληρώσουν τα απαιτούµενα στοιχεία και θα την επιστρέψουν σε εσάς ώστε να καταχωρήσετε τα απαιτούµενα στοιχεία στις καρτέλες των εκπαιδευόµενου.


79

Από το κουµπί Πρόσθετα Φίλτρα της εκτύπωσης µπορείτε να καταχωρήσετε το κείµενο που θα εµφανίζεται στο πάνω και στο κάτω µέρος της εκτύπωσης, καθώς και αν θα εµφανίζονται τα στοιχεία του υπόχρεου. Βεβαίωση Καταβολής ∆ιδάκτρων Είναι η εκτύπωση, η οποία αφορά στην βεβαίωση που θα τυπώσετε για την ενηµέρωση των υπόχρεων σχετικά µε τα δίδακτρα που έχουν καταβάλει µέσα στο οικονοµικό έτος, το οποίο καταχωρείτε στα Φίλτρα Επιλογής της εκτύπωσης. Στην εκτύπωση εµφανίζεται το συνολικό ποσό που έχει καταβάλει ο υπόχρεος στο αντίστοιχο οικ. έτος, καθώς και αναλυτικός πίνακας των πληρωθέντων διδάκτρων, µε τα παραστατικά που έχουν «κοπεί» για τον υπόχρεο, τον τύπο τους, την ηµεροµηνία έκδοσής τους και το ποσό πληρωµής τους. Οφειλές προηγουµένων περιόδων Είναι η τελευταία εκτύπωση, η οποία αφορά τις οφειλές των εκπαιδευόµενων από προηγούµενες περιόδους. Από τα Πρόσθετα Φίλτρα έχετε τη δυνατότητα να ορίσετε µέχρι ποια ηµεροµηνία επιθυµείτε να υπολογιστούν οι οφειλές, καθώς και αν θέλετε να εµφανίσει το υπόλοιπο µέχρι την ηµεροµηνία που ορίσατε.

4.1.5. Ειδικές Ταξινοµήσεις Σε αυτήν την κατηγορία εκτυπώσεων έχετε τη δυνατότητα να δείτε τους εκπαιδευόµενους ταξινοµηµένους ως προς κάποια πεδία. Μερικά από αυτά είναι τα σχόλια (εγγραφής, έκπτωσης, διακοπής κτλ.), η περιοχή κτλ. Από τα Πρόσθετα Φίλτρα δηλώνετε το εύρος της ηµ/νίας που θέλετε να εξετάσετε όσον αφορά την ηµ/νία εγγραφής, την ηµ/νία έναρξης των µαθηµάτων και την ηµ/νία διακοπής φοίτησης των εκπαιδευόµενων. Ένα παράδειγµα των Ειδικών Ταξινοµήσεων αποτελεί η Κατάσταση Εκπαιδευόµενων Ανά Περιοχή, οπού µπορείτε να δείτε τους εκπαιδευόµενους µε ηµεροµηνία εγγραφής µέσα σε κάποιο συγκεκριµένο χρονικό διάστηµα ταξινοµηµένους σύµφωνα µε τον τόπο διαµονής τους ή µπορείτε απλά να επιλέξετε να δείτε τους εκπαιδευόµενους που µένουν σε κάποια συγκεκριµένη περιοχή. Και τις δύο παραµέτρους (στο παράδειγµά µας το χρονικό διάστηµα και την περιοχή) µπορείτε να τις δηλώσετε από τα Πρόσθετα Φίλτρα της κάθε εκτύπωσης.

4.1.6. Αποτελέσµατα Κατάσταση Εκπαιδευόµενων που παραπέµπονται λόγω βαθµολογίας Με την εκτύπωση αυτή µπορείτε να δείτε κατάσταση µε εκπαιδευόµενους που παραπέµπονται λόγω βαθµολογίας. Από τα πρόσθετα φίλτρα της εκτύπωσης µπορείτε να επιλέξετε αλγόριθµο για τον οποίο θέλετε να δείτε τα αποτελέσµατα.

Κατάσταση Επιτυχόντων Εκπαιδευόµενων Είναι η εκτύπωση µε την οποία έχετε τη δυνατότητα να δείτε τους επιτυχόντες εκπαιδευόµενους του εκπαιδευτηρίου σας. Από τα Πρόσθετα Φίλτρα µπορείτε να επιλέξετε αν θα δείτε ταξινοµηµένους τους εκπαιδευόµενους αλφαβητικά ή σύµφωνα µε το Μ.Ο. τους, καθώς και αν θα δείτε µόνο αυτούς που ανήκουν σε κάποια συγκεκριµένη βαθµολογική κλίµακα.


80

4.2. Εκτυπώσεις - Υποψηφίων Εκπαιδευοµένων

Σε όλες τις εκτυπώσεις αυτής της οµάδας έχετε τη δυνατότητα να εκτυπώσετε όποια από τα στοιχεία της καρτέλας του εκπαιδευόµενου επιθυµείτε, κάνοντας κλικ στο κουµπί Στοιχεία Εκτύπωσης. Μπορείτε ακόµη να ορίσετε το πλάτος της στήλης αλλάζοντας το µήκος της. Στη στήλη Μεγ. Μήκος αναγράφεται το µέγιστο µήκος της στήλης το οποίο δε µπορείτε να τροποποιήσετε, αλλά σας πληροφορεί για το πλήθος των χαρακτήρων που έχει προβλέψει το IRIS για κάθε πεδίο.

4.2.1. Γενικές Καταστάσεις ∆ελτίο Ενδιαφερόµενου Η εκτύπωση αυτή αντιπροσωπεύει το έντυπο που δίνετε στον υποψήφιο εκπαιδευόµενο στο εκπαιδευτηρίου σας. Η κατάσταση αυτή παρουσιάζει όλα τα στοιχεία της καρτέλας του εκπαιδευόµενου, έτσι ώστε να τα συµπληρώσει ο ίδιος. Από τα Πρόσθετα Φίλτρα της εκτύπωσης µπορείτε να ορίσετε τα στοιχεία που θα εµφανίζονται στην αίτηση καθώς και το κείµενο που θέλετε να εκτυπωθεί. Καρτέλα Υποψήφιου Εκπαιδευόµενου Η εκτύπωση αυτή είναι σχεδόν όµοια µε το δελτίο ενδιαφερόµενου µε τη διαφορά ότι εµφανίζεται συµπληρωµένη µε τα στοιχεία που έχει δηλώσει ο υποψήφιος εκπαιδευόµενος και έχουν βέβαια καταχωρηθεί στο πρόγραµµα. Γενικά Στοιχεία Υποψηφίων Εκπαιδευόµενων Είναι η εκτύπωση που εµφανίζει όλα τα στοιχεία της καρτέλας των υποψηφίων εκπαιδευοµένων. Και σε αυτή την εκτύπωση, όπως στην εκτύπωση των Γενικών Στοιχείων Εκπαιδευόµενων, έχετε τη δυνατότητα να εκτυπώσετε όποια από τα στοιχεία της καρτέλας του υποψηφίου εκπαιδευόµενου επιθυµείτε. Κάνοντας κλικ στο κουµπί Στοιχεία Εκτύπωσης πληκτρολογείτε αύξοντα αριθµό στα στοιχεία που θέλετε να εµφανιστούν και τον αριθµό µηδέν (0) σε αυτά που δε θέλετε να εµφανιστούν. Μπορείτε ακόµη να ορίσετε το πλάτος της στήλης αλλάζοντας το µήκος της. Στη στήλη Μεγ. Μήκος αναγράφεται το µέγιστο µήκος της στήλης που δε µπορείτε να τροποποιήσετε, αλλά σας πληροφορεί για το µέγιστο πλήθος των χαρακτήρων που έχει προβλέψει το Iris για κάθε πεδίο. Από τα Φίλτρα Επιλογής, µπορείτε να επιλέξετε µε ποιον τρόπο θα γίνει η ταξινόµησή των υποψηφίων στην εκτύπωση, καθώς και αν θα εµφανίζονται µόνο αυτοί µε εγγραφή ή αυτοί χωρίς εγγραφή ή όλοι οι υποψήφιοι εκπαιδευόµενοι. Τέλος, µπορείτε να εµφανίσετε στην εκτύπωση µόνο τους υποψήφιους εκπαιδευόµενους µε τους οποίους ήρθε σε επαφή ένας συγκεκριµένος Υπεύθυνος Ενηµέρωσης, επιλέγοντάς τον από το αντίστοιχο πεδίο. ∆ιευθύνσεις Υποψηφίων Εκπαιδευοµένων Με την επιλογή αυτή βλέπετε την ονοµαστική κατάσταση των εκπαιδευοµένων σύµφωνα µε τη διεύθυνση, τον ταχυδροµικό κώδικα και τα τηλέφωνά τους. Μπορείτε να τροποποιήσετε την εκτύπωση κάνοντας κλικ στο κουµπί Στοιχεία Εκτύπωσης και να προσθέσετε επιπλέον στοιχεία προς εκτύπωση. ∆ιευθύνσεις Υποψηφίων Εκπαιδευοµένων Με Στοιχεία Εταιρείας


81

Με την επιλογή αυτή βλέπετε την ονοµαστική κατάσταση των εκπαιδευοµένων σύµφωνα µε τη διεύθυνση, τον ταχυδροµικό κώδικα και τα τηλέφωνά της εταιρείας στην οποία εργάζονται. Υποψήφιοι Εκπαιδευόµενοι Ανά Ηµεροµηνία Επίσκεψης Η επιλογή αυτή εµφανίζει τους υποψήφιους εκπαιδευόµενους που σας επισκέφθηκαν τη χρονική περίοδο που επιλέξατε µέσα από τα Φίλτρα Επιλογής. Και εδώ µπορείτε να εµφανίσετε στην εκτύπωση µόνο τους υποψήφιους εκπαιδευόµενους µε τους οποίους ήρθε σε επαφή ένας συγκεκριµένος Υπεύθυνος Ενηµέρωσης, επιλέγοντάς τον από το αντίστοιχο πεδίο από τα Φίλτρα Επιλογής. Follow Up Υποψηφίων Εκπαιδευόµενων Η επιλογή αυτή εµφανίζει το follow up του κάθε υποψήφιου εκπαιδευόµενου για το χρονικό διάστηµα που θα δηλώσετε από τα Πρόσθετα Φίλτρα της εκτύπωσης. Η εκτύπωση τροποποιείται από το κουµπί Στοιχεία Εκτύπωσης. Εορτολόγιο Υποψηφίων Εκπαιδευοµένων Η εκτύπωση αυτή εµφανίζει µια ονοµαστική κατάσταση των υποψηφίων εκπαιδευόµενων σύµφωνα µε την ηµεροµηνία γέννησής τους. Από τα Πρόσθετα Φίλτρα µπορείτε να ορίσετε το όνοµα που θέλετε και συνεπώς να εκτυπώσετε µόνο εκείνους που γιορτάζουν. Γενεθλιολόγιο Εκπαιδευόµενων Με την εκτύπωση αυτή βλέπετε την ονοµαστική κατάσταση των υποψηφίων εκπαιδευόµενων σύµφωνα µε την ηµεροµηνία γέννησης τους. Από τα Πρόσθετα Φίλτρα της εκτύπωσης µπορείτε να δηλώσετε το όριο της ηµέρας και του µήνα που θέλετε µε σκοπό να εµφανίσετε τους εκπαιδευόµενους που έχουν γενέθλια µέσα στο όριο αυτό.

4.2.2. Ειδικές Ταξινοµήσεις Σε αυτήν την κατηγορία εκτυπώσεων έχετε τη δυνατότητα να δείτε τους υποψήφιους εκπαιδευόµενους ταξινοµηµένους ως προς κάποια πεδία. Μερικά από αυτά είναι τα σχόλια κράτησης, η περιοχή, το επάγγελµα κτλ. Από τα Πρόσθετα Φίλτρα δηλώνετε το εύρος της ηµ/νίας που θέλετε να εξετάσετε όσον αφορά την ηµ/νία επίσκεψης των εκπαιδευόµενων. Ένα παράδειγµα των Ειδικών Ταξινοµήσεων αποτελεί η Κατάσταση Εκπαιδευόµενων Ανά Επάγγελµα, όπου µπορείτε να δείτε τους υποψήφιους εκπαιδευόµενους που έχουν επισκεφθεί ένα συγκεκριµένο χρονικό διάστηµα το εκπαιδευτήριό σας ταξινοµηµένους σύµφωνα µε το επάγγελµά τους. Και τις δύο παραµέτρους (στο παράδειγµά µας το χρονικό διάστηµα και το επάγγελµα) µπορείτε να τις δηλώσετε από τα Πρόσθετα Φίλτρα.

4.3. Εκτυπώσεις - Εργαζοµένων

Σε όλες τις εκτυπώσεις του IRIS κάνοντας κλικ στο κουµπί Συνέχεια παρουσιάζεται το παράθυρο µε τα Φίλτρα Επιλογής. Οι επιλογές των φίλτρων αυτών είναι οι εξής: • Ταξινόµηση

Μπορείτε να εµφανίσετε τους εργαζοµένους ταξινοµηµένους είτε Αλφαβητικά είτε Ανά Κωδικό. Εάν επιλέξετε Ανά Κωδικό, τότε έχετε τη δυνατότητα να εµφανίσετε τους εργαζοµένους ταξινοµηµένους µε τον κωδικό τους.


82

• Εκπαιδευτικοί

Μπορείτε να εµφανίσετε µόνο τους εργαζοµένους που είναι εκπαιδευτικοί (Ναι) ή µόνο αυτούς που δεν είναι εκπαιδευτικοί (Όχι) ή, το συνηθέστερο, όλους τους εργαζόµενους (Όλοι οι εργαζόµενοι).

• Εργαζόµενοι Με ∆ιακοπή

Μπορείτε να εµφανίσετε µόνο τους εργαζοµένους που έχουν διακόψει (Ναι) ή µόνο αυτούς που δεν έχουν διακόψει (Όχι) ή, το συνηθέστερο, όλους τους εργαζόµενους (Όλοι οι εργαζόµενοι).

Για να επιλέξετε τους εργαζοµένους που θέλετε, κάντε κλικ στο κουµπί Εργαζόµενοι και επιλέξτε εκείνους που επιθυµείτε. Στο παράθυρο που εµφανίζεται µαρκάρετε τις εγγραφές που θέλετε ή δώστε Επιλογή Όλων για να επιλέξετε αυτόµατα όλες τις εγγραφές, Μηδενισµός για να µηδενίσετε τις ήδη επιλεγµένες και Κλείσιµο για έξοδο από το παράθυρο αυτό. Κάνοντας διπλό κλικ στην εκτύπωση και επιλέγοντας το κουµπί Στοιχεία Εκτύπωσης, ανοίγει το παράθυρο µε τα στοιχεία των εργαζοµένων. Στην καρτέλα Συνθήκη ορίζετε τη συνθήκη την οποία πρέπει να πληρούν τα

δεδοµένα, µεταφέροντάς την στο δεξί µέρος της καρτέλας µε το κουµπί . Αντιστρόφως µε το κουµπί την αναιρείτε. Στην καρτέλα Πεδία Εµφάνισης δηλώνοντας αύξοντα αριθµό στα στοιχεία (στήλες) που θέλετε να εµφανιστούν και µηδέν (0) σε εκείνα που δεν θέλετε, τροποποιείτε την εκτύπωση όπως ακριβώς επιθυµείτε. Το κουµπί Παράµετροι Εκτύπωσης περιλαµβάνει θέµατα που αφορούν τον εκτυπωτή. Το παράθυρο αυτό ισχύει σε όλες τις εκτυπώσεις του IRIS. Κάνοντας κλικ στο κουµπί Κλείσιµο επιστρέφετε στην αρχική οθόνη της εκτύπωσης. Σε όλες τις εκτυπώσεις στο κάτω µέρος του παραθύρου υπάρχουν πέντε κουµπιά που αφορούν τον τρόπο µε τον οποίο θα δείτε την εκτύπωση. Το πρώτο, µε τίτλο Οθόνη, εµφανίζει την εκτύπωση που ζητήσατε στην οθόνη. Είναι η προεπισκόπηση της εκτύπωσης. Μπορείτε να µετακινηθείτε οριζόντια ή κάθετα στο χώρο της εκτύπωσης χρησιµοποιώντας την οριζόντια και κάθετη µπάρα ολίσθησης αντίστοιχα. Η εναλλαγή των σελίδων γίνεται µε τα πλήκτρα Επόµενη/Προηγούµενη που βρίσκονται στο κάτω µέρος της οθόνης. Το κουµπί Σελίδα σας δείχνει την τρέχουσα σελίδα εκτύπωσης. Μπορείτε ακόµη να µικρύνετε ή να µεγενθύνετε την εκτύπωση χρησιµοποιώντας το κουµπί πολλαπλών επιλογών που σας δείχνει το µέγεθος της εµφάνισης (100%, 75% κτλ.). Με το κουµπί Κλείσιµο επιστρέφετε στο προηγούµενο παράθυρο. Το δεύτερο κουµπί, µε τίτλο Εκτυπωτής, στέλνει τα στοιχεία κατευθείαν στον εκτυπωτή. Στο παράθυρο που εµφανίζεται µπορείτε στο πεδίο Τύπος Εµφάνισης να επιλέξετε Κατάσταση για να εκτυπώσετε και να πάρετε την εκτύπωση σε µορφή κειµένου ή Ετικέτες για να εκτυπώσετε σε µορφή ετικετών. Το δεύτερο πεδίο Εκτύπωση Σε σας δίνει τη δυνατότητα να εκτυπώσετε στον εκτυπωτή ή να εξάγετε την εκτύπωση σαν αρχείο τύπου TXT ή ASCII. Από τα κουµπιά Ετικέτες και Αρχείο εξάγονται τα στοιχεία σε ετικέτες και αρχεία όπως και πριν. Το τελευταίο κουµπί Κλείσιµο σας επιστρέφει στην αρχική οθόνη των εκτυπώσεων.


83

Αναλυτικά οι εκτυπώσεις του IRIS για τους εργαζοµένους είναι:

4.3.1. Γενικές Καταστάσεις Γενικά Στοιχεία Εργαζοµένων Στην εκτύπωση αυτή παρουσιάζονται τα στοιχεία των εργαζοµένων που επιλέγετε. Αν θελήσετε να αλλάξετε τα στοιχεία εµφάνισης, τότε κάντε κλικ στο κουµπί Στοιχεία Εκτύπωσης και πληκτρολογείστε τον αύξοντα αριθµό στα στοιχεία που θέλετε να εµφανιστούν και τον αριθµό µηδέν (0) σε αυτά που δε θέλετε να εµφανίσετε. Μπορείτε ακόµη να ορίσετε το πλάτος της στήλης αλλάζοντας το µήκος της. Στη στήλη Μεγ. Μήκος αναγράφεται το µέγιστο µήκος της στήλης, το οποίο δε µπορείτε να τροποποιήσετε, αλλά σας πληροφορεί για το πλήθος των χαρακτήρων που έχει προβλέψει το IRIS για κάθε πεδίο. ∆ιευθύνσεις Εργαζοµένων Με την επιλογή αυτή βλέπετε την ονοµαστική κατάσταση των εργαζοµένων µε τη διεύθυνση, τον ταχυδροµικό κώδικα και τα τηλέφωνά τους. Μπορείτε να τροποποιήσετε την εκτύπωση κάνοντας κλικ στο κουµπί Στοιχεία Εκτύπωσης. Εορτολόγιο Εργαζοµένων Η εκτύπωση εµφανίζει µια ονοµαστική κατάσταση των εργαζοµένων. Από τα Πρόσθετα Φίλτρα µπορείτε να ορίσετε το όνοµα που θέλετε και συνεπώς να εκτυπώσετε µόνο εκείνους που γιορτάζουν. Η εκτύπωση αυτή τροποποιείται όπως ακριβώς και η προηγούµενη. Γενεθλιολόγιο Εργαζοµένων Με την εκτύπωση αυτή βλέπετε την ονοµαστική κατάσταση των εργαζοµένων σύµφωνα µε την ηµεροµηνία γέννησής τους. Από τα Πρόσθετα Φίλτρα της εκτύπωσης µπορείτε να δηλώσετε το όριο της ηµέρας και του µήνα που θέλετε, µε σκοπό να εµφανίσετε τους εργαζοµένους που έχουν γενέθλια µέσα στο όριο αυτό.

4.3.2. Έντυπα Καρτέλα Εργαζοµένου Στην κατάσταση αυτή παρουσιάζονται όλα τα στοιχεία που περιέχονται στην καρτέλα του εργαζοµένου. Όπως και στην προηγούµενη περίπτωση, δεν έχετε τη δυνατότητα να τροποποιήσετε την εκτύπωση από το κουµπί Στοιχεία Εκτύπωσης, αλλά µόνο από τα Πρόσθετα Φίλτρα µπορείτε να δηλώσετε αν θέλετε να εµφανιστούν τα ατοµικά στοιχεία του εργαζοµένου, τα στοιχεία σύµβασής του και, τέλος, τα ελεύθερα πεδία.

4.4. Εκτυπώσεις - Σεµιναρίων

4.4.1. Γενικές Καταστάσεις Γενικά Στοιχεία Σεµιναρίων Η εκτύπωση εµφανίζει τα στοιχεία του σεµιναρίου, τον κωδικό του, το συνολικό ποσό καταβολής, το ποσό της εγγραφής και το ποσό της µηνιαίας δόσης. Τα πεδία εµφάνισης της εκτύπωσης µπορείτε να τα αλλάξετε κάνοντας κλικ στο κουµπί Στοιχεία Εκτύπωσης. Οικονοµικά Στοιχεία Σεµιναρίων Στην κατάσταση αυτή παρουσιάζονται αναλυτικά τα σεµινάρια µε την ηµεροµηνία λήξης των δόσεων, την περιγραφή των δόσεων και το ποσό που αντιστοιχεί σε κάθε µια από αυτές και, τέλος, το συνολικό ποσό των


84

διδάκτρων. Και αυτή την εκτύπωση µπορείτε να την τροποποιήσετε κάνοντας κλικ στο κουµπί Στοιχεία Εκτύπωσης.

4.4.2 Στατιστικά Στοιχεία ∆υναµολόγιο Σεµιναρίων Στην κατάσταση αυτή παρουσιάζεται το σύνολο των εκπαιδευόµενων που έχουν γραφτεί στο σεµινάριο, οι κρατήσεις που έχουν γίνει, οι εκπαιδευόµενοι που έχουν διακόψει και οι ενεργοί εκπαιδευόµενοι. Μπορείτε να αλλάξετε τα πεδία εµφάνισης της εκτύπωσης κάνοντας κλικ στο κουµπί Στοιχεία Εκτύπωσης. ∆υναµολόγιο Σεµιναρίων Ανά Ηµέρα Στην κατάσταση αυτή παρουσιάζεται το σύνολο των εκπαιδευόµενων που έχουν γραφτεί στο σεµινάριο ανά ηµεροµηνία, οι κρατήσεις που έχουν γίνει, οι εκπαιδευόµενοι που έχουν διακόψει και οι ενεργοί εκπαιδευόµενοι. Μπορείτε να αλλάξετε τα πεδία εµφάνισης της εκτύπωσης κάνοντας κλικ στο κουµπί Στοιχεία Εκτύπωσης.

Εισπράξεις-Οφειλές Σεµιναρίων Η εκτύπωση αυτή εµφανίζει το συνολικό ποσό των διδάκτρων όλων των εκπαιδευόµενων του κάθε σεµιναρίου, το ποσό που έχετε εισπράξει ως την ηµεροµηνία που ορίζετε από τα Πρόσθετα Φίλτρα, καθώς και το υπόλοιπό τους. Από τα Πρόσθετα Φίλτρα έχετε τη δυνατότητα να συµπεριλάβετε ή όχι τους εκπαιδευόµενους µε διακοπή.

Ανάλυση Εισπράξεων Ανά ∆όση Στην κατάσταση αυτή παρουσιάζονται τα συνολικά ποσά που έχετε συµφωνήσει και εισπράξει από τους εκπαιδευόµενους ανά δόση και ανά σεµινάριο. Από τα Πρόσθετα Φίλτρα έχετε τη δυνατότητα να συµπεριλάβετε ή όχι τους εκπαιδευόµενους µε διακοπή.

Προϋπολογισµός Εδώ µπορείτε να δείτε τον προϋπολογισµό της περιόδου που θα επιλέξετε ανά σεµινάριο, ενώ από τα Πρόσθετα Φίλτρα έχετε τη δυνατότητα να συµπεριλάβετε ή όχι τους εκπαιδευόµενους µε διακοπή και να ταξινοµήσετε την εκτύπωση ανά λογαριασµό η ανά σεµινάριο.

Επίδοση Εκπαιδευόµενων Στην εκτύπωση αυτή, έχετε τη δυνατότητα δείτε την επίδοση των εκπαιδευόµενων ανά σεµινάριο και ανά φύλο, καθώς και τον Μ.Ο. για τον κάθε εκπαιδευόµενο.

Ερωτηµατολόγιο Εκπαιδευόµενων Από αυτή την εκτύπωση µπορείτε να δείτε για κάθε σεµινάριο τις απαντήσεις των εκπαιδευόµενων σύµφωνα µε το ερωτηµατολόγιο σας. Από τα Πρόσθετα Φίλτρα ορίζετε αν η εκτύπωση θα συµπεριλάβει και τους εκπαιδευόµενους µε διακοπή ή που περάτωσαν την φοίτηση τους, καθώς και το χρονικό διάστηµα που θέλετε να χρησιµοποιήσετε όσον αφορά στην ηµ/νία εγγραφής, στην ηµ/νία έναρξης των µαθηµάτων και στην ηµ/νία διακοπής ή περάτωσης της φοίτησης των εκπαιδευόµενων.

Αξιολόγηση Εταιρίας


85

Στην εκτύπωση αυτή µπορείτε να δείτε για κάθε σεµινάριο τις απαντήσεις των εκπαιδευόµενων βάσει της αξιολόγησης τους. Από τα Πρόσθετα Φίλτρα ορίζετε αν η εκτύπωση θα συµπεριλάβει και τους εκπαιδευόµενους µε διακοπή ή που περάτωσαν την φοίτηση τους , καθώς και το χρονικό διάστηµα που θέλετε να χρησιµοποιήσετε όσον αφορά στην ηµ/νία εγγραφής, στην ηµ/νία έναρξης των µαθηµάτων και στην ηµ/νία διακοπής ή περάτωσης της φοίτησης των εκπαιδευοµένων.

Εκπαιδευόµενοι Ανά Ποσοστό Έκπτωσης Από αυτή την εκτύπωση µπορείτε να δείτε για κάθε σεµινάριο χωριστά το πλήθος των εκπαιδευόµενων στους οποίους έχετε κάνει έκπτωση, καθώς και το ποσοστό αυτής της έκπτωσης. Από τα Πρόσθετα Φίλτρα έχετε τη δυνατότητα να συµπεριλάβετε ή όχι τους εκπαιδευόµενους µε διακοπή.

Εκπαιδευόµενοι Ανά Σχόλια Εγγραφής Στην κατάσταση αυτή µπορείτε να δείτε το σύνολο των εκπαιδευοµένων σε κάθε σεµινάριο σύµφωνα µε το τι έχετε δηλώσει στο πεδίο Σχόλια Εγγραφής της καρτέλας τους. Από τα Πρόσθετα Φίλτρα ορίζετε αν η εκτύπωση θα συµπεριλάβει και τους εκπαιδευόµενους µε διακοπή, καθώς και το χρονικό διάστηµα που θέλετε να εξετάσετε όσον αφορά την ηµ/νία εγγραφής, την ηµ/νία έναρξης των µαθηµάτων και την ηµ/νία διακοπής φοίτησης των εκπαιδευοµένων. Επίσης, µπορείτε να επιλέξετε αν θα δείτε το σύνολο των εκπαιδευόµενων που αντιστοιχεί σε κάποιο συγκεκριµένο σχόλιο εγγραφής (π.χ. Σύσταση) ή θα δείτε όλους όσους έχουν σχόλιο εγγραφής (Όλες οι εγγραφές).

Οι υπόλοιπες καταστάσεις αυτής της κατηγορίας εκτυπώσεων “λειτουργούν” ακριβώς µε τον ίδιο τρόπο. Έχετε τη δυνατότητα να δείτε το σύνολο των εκπαιδευόµενων σε κάθε σεµινάριο σύµφωνα µε το τι έχετε δηλώσει στο αντίστοιχο πεδίο της καρτέλας του εκπαιδευόµενου. Από τα Πρόσθετα Φίλτρα ορίζετε αν η εκτύπωση θα συµπεριλάβει και τους εκπαιδευόµενους µε διακοπή, καθώς και το εύρος της ηµ/νίας που θέλετε να εξετάσετε όσον αφορά την ηµ/νία εγγραφής, την ηµ/νία έναρξης των µαθηµάτων και την ηµ/νία διακοπής φοίτησης των εκπαιδευοµένων. Επίσης, µπορείτε να επιλέξετε το αν θα εκτυπώσετε το σύνολο των εκπαιδευόµενων που ικανοποιεί µια συγκεκριµένη εγγραφή του πεδίου ή όλες τις εγγραφές.

4.5. Εκτυπώσεις - Τµηµάτων

4.5.1. Γενικές Καταστάσεις Σε όλες τις εκτυπώσεις των τµηµάτων έχετε τη δυνατότητα να δηλώσετε αν θέλετε να εµφανιστούν τα τµήµατα όλων των παραρτηµάτων του εκπαιδευτηρίου ή µόνο τα τµήµατα του κεντρικού εκπαιδευτηρίου.

Γενικά Στοιχεία Τµηµάτων Η εκτύπωση εµφανίζει τα στοιχεία του τµήµατος. Εδώ παρουσιάζονται το σεµινάριο που παρακολουθεί το τµήµα, ο κωδικός του, η αίθουσα που κάνουν µάθηµα οι εκπαιδευόµενοί του, το ωράριό του, ο µέγιστος αριθµός παιδιών και ο υπεύθυνος καθηγητής του τµήµατος. Τα πεδία εµφάνισης της εκτύπωσης αυτής µπορείτε να τα αλλάξετε κάνοντας κλικ στο κουµπί Στοιχεία Εκτύπωσης.

Πληρότητα Τµηµάτων


86

Η εκτύπωση παρουσιάζει όλα τα τµήµατα, το µέγιστο αριθµό εκπαιδευόµενων, το σύνολο των εκπαιδευόµενων που έχουν γραφτεί, τις κρατήσεις που έχουν γίνει, τους εκπαιδευόµενους που έχουν διακόψει, τους ενεργούς εκπαιδευόµενους, καθώς και το ποσοστό πληρότητας του κάθε τµήµατος. Τα πεδία εµφάνισης της εκτύπωσης αυτής µπορείτε να τα αλλάξετε κάνοντας κλικ στο κουµπί Στοιχεία Εκτύπωσης.

4.5.2. Στατιστικά Στοιχεία ∆υναµολόγιο Τµηµάτων Στην κατάσταση αυτή παρουσιάζεται το σύνολο των εκπαιδευόµενων που έχουν γραφτεί στο τµήµα, οι κρατήσεις που έχουν γίνει, οι εκπαιδευόµενοι που έχουν διακόψει και οι ενεργοί εκπαιδευόµενοι. Μπορείτε να αλλάξετε τα πεδία εµφάνισης της εκτύπωσης κάνοντας κλικ στο κουµπί Στοιχεία Εκτύπωσης.

Εισπράξεις- Οφειλές Τµηµάτων Η εκτύπωση αυτή εµφανίζει το συνολικό ποσό των διδάκτρων όλων των εκπαιδευόµενων του κάθε τµήµατος, το ποσό που έχετε εισπράξει ως την ηµεροµηνία που ορίζετε από τα Πρόσθετα Φίλτρα, καθώς και το υπόλοιπό τους.

Ανάλυση Εισπράξεων Ανά ∆όση Στην κατάσταση αυτή παρουσιάζονται τα συνολικά ποσά που έχετε συµφωνήσει και εισπράξει από τους εκπαιδευόµενους ανά δόση και ανά τµήµα. Από τα Πρόσθετα Φίλτρα έχετε τη δυνατότητα να συµπεριλάβετε ή όχι τους εκπαιδευόµενους µε διακοπή.

Προϋπολογισµός Εδώ µπορείτε να δείτε τον προϋπολογισµό της περιόδου που θα επιλέξετε ανά τµήµα, ενώ από τα Πρόσθετα Φίλτρα έχετε τη δυνατότητα να συµπεριλάβετε ή όχι τους εκπαιδευόµενους µε διακοπή.

Επίδοση Εκπαιδευόµενων Στην εκτύπωση αυτή, έχετε τη δυνατότητα δείτε την επίδοση των εκπαιδευόµενων ανά φύλλο και σύµφωνα µε το τµήµα και το σεµινάριο τους, καθώς και τον Μ.Ο. για τον κάθε εκπαιδευόµενο.

Ερωτηµατολόγιο Εκπαιδευόµενων Από αυτή την εκτύπωση µπορείτε να δείτε για κάθε τµήµα και σεµινάριο τις απαντήσεις των εκπαιδευόµενων σύµφωνα µε το ερωτηµατολόγιο σας. Από τα Πρόσθετα Φίλτρα ορίζετε αν η εκτύπωση θα συµπεριλάβει και τους εκπαιδευόµενους µε διακοπή ή που περάτωσαν την φοίτηση τους, καθώς και το χρονικό διάστηµα που θέλετε να χρησιµοποιήσετε όσον αφορά στην ηµ/νία εγγραφής, στην ηµ/νία έναρξης των µαθηµάτων και στην ηµ/νία διακοπής ή περάτωσης της φοίτησης των εκπαιδευόµενων.

Αξιολόγηση Εταιρίας Στην εκτύπωση αυτή µπορείτε να δείτε για κάθε τµήµα και σεµινάριο τις απαντήσεις των εκπαιδευόµενων βάσει της αξιολόγησης τους. Από τα Πρόσθετα Φίλτρα ορίζετε αν η εκτύπωση θα συµπεριλάβει και τους εκπαιδευόµενους µε διακοπή ή που περάτωσαν την φοίτηση τους , καθώς και το χρονικό διάστηµα που θέλετε να χρησιµοποιήσετε όσον αφορά στην ηµ/νία εγγραφής, στην ηµ/νία έναρξης των µαθηµάτων και στην ηµ/νία διακοπής ή περάτωσης της φοίτησης των εκπαιδευόµενων.


87

Εκπαιδευόµενοι Ανά Ποσοστό Έκπτωσης Από αυτή την εκτύπωση µπορείτε να δείτε για κάθε τµήµα χωριστά το πλήθος των εκπαιδευοµένων στους οποίους έχετε κάνει έκπτωση, καθώς και το ποσοστό αυτής της έκπτωσης. Από τα Πρόσθετα Φίλτρα έχετε τη δυνατότητα να συµπεριλάβετε ή όχι τους εκπαιδευόµενους µε διακοπή.

Εκπαιδευόµενοι Ανά Σχόλια Εγγραφής Στην κατάσταση αυτή µπορείτε να δείτε το σύνολο των εκπαιδευοµένων σε κάθε τµήµα σύµφωνα µε το τι έχετε δηλώσει στο πεδίο Σχόλιο Εγγραφής της καρτέλας τους. Από τα Πρόσθετα Φίλτρα ορίζετε αν η εκτύπωση θα συµπεριλάβει και τους εκπαιδευόµενους µε διακοπή, καθώς και το χρονικό διάστηµα που θέλετε να εξετάσετε όσον αφορά την ηµ/νία εγγραφής, την ηµ/νία έναρξης των µαθηµάτων και την ηµ/νία διακοπής φοίτησης των εκπαιδευοµένων. Επίσης, µπορείτε να επιλέξετε αν θα δείτε το σύνολο των εκπαιδευοµένων που αντιστοιχεί σε κάποιο συγκεκριµένο σχόλιο εγγραφής (π.χ. Σύσταση) ή θα δείτε όλους όσους έχουν σχόλιο εγγραφής (Όλες οι εγγραφές).

Οι υπόλοιπες καταστάσεις αυτής της κατηγορίας εκτυπώσεων “λειτουργούν” ακριβώς µε τον ίδιο τρόπο. Έχετε τη δυνατότητα να δείτε το σύνολο των εκπαιδευοµένων σε κάθε τµήµα σύµφωνα µε το τι έχετε δηλώσει στο αντίστοιχο πεδίο της καρτέλας του εκπαιδευόµενου. Από τα Πρόσθετα Φίλτρα ορίζετε αν η εκτύπωση θα συµπεριλάβει και τους εκπαιδευόµενους µε διακοπή, καθώς και το εύρος της ηµ/νίας που θέλετε να εξετάσετε όσον αφορά την ηµ/νία εγγραφής, την ηµ/νία έναρξης των µαθηµάτων και την ηµ/νία διακοπής φοίτησης των εκπαιδευοµένων. Επίσης, µπορείτε να επιλέξετε το αν θα εκτυπώσετε το σύνολο των εκπαιδευοµένων που ικανοποιεί µια συγκεκριµένη εγγραφή του πεδίου ή όλες τις εγγραφές.


88

4.6. Εκτυπώσεις - Λογαριασµών

4.6.1. Γενικές Καταστάσεις Γενικά Στοιχεία Λογαριασµών Η κατάσταση αυτή εµφανίζει τους λογαριασµούς που είναι ήδη καταχωρηµένοι στο IRIS. Μέσα από τα Φίλτρα Επιλογής έχουµε τη δυνατότητα µε το κουµπί Λογαριασµοί να επιλέξουµε ποιοι λογαριασµοί θα εµφανίζονται. Έτσι φαίνεται ο κωδικός του λογαριασµού, η περιγραφή, και ο τύπος του. Μπορείτε να τροποποιήσετε την εκτύπωση κάνοντας κλικ στο κουµπί Στοιχεία Εκτύπωσης.

4.7. Εκτυπώσεις - Ταµείου

Οι περισσότερες από τις εκτυπώσεις της επιλογής αυτής µπορούν να τροποποιηθούν από το κουµπί Στοιχεία Εκτύπωσης. Στα Φίλτρα Επιλογής θα συναντήσετε το κουµπί Λογαριασµοί, από το οποίο µπορείτε να επιλέξετε τους λογαριασµούς του ταµείου που θέλετε να εµφανιστούν. 4.7.1. Γενικές Καταστάσεις Συγκεντρωτική Κατάσταση Ταµείου Ανά Λογαριασµό Η κατάσταση αυτή εµφανίζει συνοπτικά τους λογαριασµούς που είναι ήδη καταχωρηµένοι στο ταµείο, το ποσό που τους αναλογεί, καθώς και το σύνολο των εσόδων και των εξόδων. Από τα Φίλτρα Επιλογής ορίζετε το χρονικό διάστηµα για το οποίο θέλετε να δείτε τους λογαριασµούς, ενώ από τα Πρόσθετα Φίλτρα επιλέγετε αν θα εµφανιστούν τα υποσύνολα των λογαριασµών. Συγκεντρωτική Κατάσταση Ταµείου Ανά Λογαριασµό και Τύπο Παραστατικών Η κατάσταση αυτή εµφανίζει συνοπτικά το σύνολο των εσόδων και των εξόδων ανά λογαριασµό και ανά τύπο παραστατικών που είναι ήδη καταχωρηµένοι στο ταµείο, καθώς και το ποσό που τους αναλογεί. Από τα Φίλτρα Επιλογής ορίζετε το χρονικό διάστηµα για το οποίο θέλετε να δείτε τους λογαριασµούς. Αναλυτική Κατάσταση Ταµείου Ανά Λογαριασµό Στην εκτύπωση αυτή παρουσιάζονται όλοι οι λογαριασµοί, η περιγραφή τους, η ηµεροµηνία καταχώρισής τους, το παραστατικό τους, η αιτιολογία τους, καθώς και το ποσό που τους αναλογεί. Όµοια µε την προηγούµενη εκτύπωση από τα Φίλτρα Επιλογής ορίζετε το χρονικό διάστηµα για το οποίο θέλετε να δείτε τους λογαριασµούς, ενώ από τα Πρόσθετα Φίλτρα ορίζετε την εµφάνιση ή όχι των υποσυνόλων. Συγκεντρωτική Κατάσταση Ταµείου Ανά Ηµεροµηνία Η εκτύπωση εµφανίζει τους λογαριασµούς του ταµείου για τη χρονική περίοδο που επιλέξατε από τα Φίλτρα Επιλογής Στην κατάσταση αναγράφονται η ηµεροµηνία καταχώρισης της εγγραφής, το προηγούµενο υπόλοιπο του ταµείου, το ποσό του λογαριασµού (εσόδων ή εξόδων), το σύνολο της ηµέρας και, τέλος, το νέο υπόλοιπο του ταµείου. Αναλυτική Κατάσταση Ταµείου Ανά Ηµεροµηνία Στην κατάσταση αυτή παρουσιάζονται όλοι οι λογαριασµοί (εκτός κι αν επιλέξετε συγκεκριµένα κάποιους µέσα από τα Φίλτρα Επιλογής) του ταµείου µε την περιγραφή τους, το παραστατικό τους, την αιτιολογία τους, τη σειρά και τον αριθµό απόδειξης, καθώς και το ποσό τους για τη χρονική περίοδο


89

που θα επιλέξετε. Από τα Πρόσθετα Φίλτρα ορίζετε αν θα εµφανιστούν τα υποσύνολα των λογαριασµών.

Προεκτύπωση Βιβλίου Εσόδων - Εξόδων Η κατάσταση προεκτυπώνει τις καταστάσεις που θα πρέπει να θεωρήσετε στην εφορία σας για να καταχωρίσετε στη συνέχεια τις εγγραφές του βιβλίου εσόδων-εξόδων. Από τα Πρόσθετα Φίλτρα ορίζετε την αρίθµηση των καταστάσεων που θα τυπωθούν για θεώρησή τους. Συγκεντρωτική Κατάσταση Ταµείου Ανά Ηµεροµηνία και Τύπο Παραστατικών Η εκτύπωση εµφανίζει τις κινήσεις του ταµείου για τη χρονική περίοδο που επιλέξατε ανά ηµεροµηνία και τύπο παραστατικών. Στην κατάσταση αναγράφονται η ηµεροµηνία καταχώρισης της εγγραφής, ο τύπος παραστατικού, τα έσοδα και τα έξοδα ηµέρας και, τέλος, το υπόλοιπο του ταµείου. Βιβλίο Εσόδων – Εξόδων Η εκτύπωση αυτή παρουσιάζει για το χρονικό όριο που θα ορίσετε αναλυτικά τις κινήσεις όλων των λογαριασµών (εκτός κι αν επιλέξετε συγκεκριµένα κάποιους µέσα από τα Φίλτρα Επιλογής) µε την ηµεροµηνία εισαγωγής τους, την περιγραφή τους, την αιτιολογία τους, το ποσό που τους αντιστοιχεί, καθώς και το σύνολο προς µεταφορά. Από τα Πρόσθετα Φίλτρα δηλώνετε το ποσό των εσόδων και των εξόδων από µεταφορά και πως θα εµφανιστεί το βιβλίο εσόδων-εξόδων. Οι επιλογές που έχετε είναι: αναλυτικά, συγκεντρωτικά ανά µήνα, αναλυτικό βιβλίο εσόδων, αναλυτικό βιβλίο εξόδων, συγκεντρωτικό ανά κατηγορία λογαριασµού βιβλίο εσόδων, συγκεντρωτικό ανά κατηγορία λογαριασµού βιβλίο εξόδων και συγκεντρωτικό ανά κατηγορία λογαριασµού βιβλίο εσόδων-εξόδων. Συγκεντρωτική Κατάσταση Τιµολογίων Προµηθευτών Στην κατάσταση αυτή παρουσιάζονται όλοι οι προµηθευτές σας. Συγκεκριµένα αναφέρεται το ΑΦΜ και η εφορία που ανήκουν, το σύνολο των παραστατικών που αναφέρεται σε αυτούς, η καθαρή αξία των τιµολογίων, το ποσό του ΦΠΑ και, τέλος, την τελική αξία των παραστατικών. Επίσης, εµφανίζεται το σύνολο των τιµολογίων που έχουν εκδοθεί, η συνολική καθαρή αξία, το σύνολο του ΦΠΑ για όλους τους προµηθευτές και το τελικό ποσό των χρηµάτων. Από τα Πρόσθετα Φίλτρα της εκτύπωσης ορίζετε το εύρος αναφορικά µε το ποσό της καθαρής και τελικής αξίας που θέλετε να εµφανιστεί. Αναλυτική Κατάσταση Τιµολογίων Προµηθευτών Στην εκτύπωση αυτή παρουσιάζονται αναλυτικά οι κινήσεις που αναφέρονται σε κάθε προµηθευτή για το χρονικό όριο που θα ορίσετε. Εµφανίζεται η επωνυµία του, η ηµεροµηνία που καταχωρήθηκε η κίνηση, η αιτιολογία της, το ποσό της καθαρής αξίας, το χρηµατικό ποσό που αντιστοιχεί στο ΦΠΑ και η τελική αξία της κίνησης αυτής. Από τα Πρόσθετα Φίλτρα της εκτύπωσης ορίζετε το εύρος για το ποσό της καθαρής και τελικής αξίας που θέλετε να εµφανιστεί, καθώς και το αν θέλετε να συµπεριληφθούν τα υποσύνολα των λογαριασµών. Κατάσταση Όλων των Παραστατικών Εσόδων Από την εκτύπωση αυτή βλέπετε όλες τις αποδείξεις που υπάρχουν στο ταµείο σας ταξινοµηµένες πρώτον κατά ηµεροµηνία και δεύτερον κατά σειρά και αριθµό. Από τα φίλτρα επιλογής επιλέγετε το χρονικό διάστηµα που


90

θέλετε, ενώ από τα Πρόσθετα Φίλτρα επιλέγετε τη σειρά και το εύρος των αποδείξεων που θέλετε να εκτυπώσετε. Κατάσταση Εισπράξεων Στην εκτύπωση αυτή παρουσιάζεται η λίστα µε τις εγγραφές που έχετε στο ταµείο σας για το χρονικό διάστηµα που ορίζετε από τα φίλτρα επιλογής, καθώς και για την περίοδο που επιλέγετε. Από τα Πρόσθετα Φίλτρα µπορείτε να επιλέξετε τη σειρά απόδειξης και το εύρος των αποδείξεων που θέλετε να εµφανιστεί.

Κατάσταση Επί Πιστώσει Α.Π.Υ & Τ.Π.Υ Την εκτύπωση αυτή µπορείτε να τη χρησιµοποιήσετε για να δείτε όσες επί πιστώσει αποδείξεις και όσα επί πιστώσει τιµολόγια έχουν εισαχθεί στην εφαρµογή. Από τα Φίλτρα Επιλογής µπορείτε να επιλέξετε την περίοδο που επιθυµείτε να ελέγξετε καθώς και να ορίσετε και συγκεκριµένο διάστηµα (Ηµ/νία Από – Έως). Τέλος, από τα Πρόσθετα Φίλτρα επιλέγετε τη σειρά και το εύρος των αποδείξεων που θέλετε να εκτυπώσετε

Κατάσταση Αποδείξεων Είσπραξης & Αποδείξεων Πληρωµής Από την εκτύπωση αυτή µπορείτε να δείτε ποιες αποδείξεις είσπραξης και ποιες αποδείξεις πληρωµής έχουν εισαχθεί στην εφαρµογή για να κάνετε έλεγχο. Και εδώ, από τα Φίλτρα Επιλογής µπορείτε να επιλέξετε την περίοδο που επιθυµείτε να ελέγξετε καθώς και να ορίσετε και συγκεκριµένο διάστηµα (Ηµ/νία Από – Έως). Τέλος, από τα Πρόσθετα Φίλτρα επιλέγετε τη σειρά και το εύρος των αποδείξεων που θέλετε να εκτυπώσετε. Κατάσταση Α.Π.Υ & Τ.Π.Υ. & Α. ∆απάνης & Πιστωτικών Τ.Π.Υ. Από την εκτύπωση αυτή µπορείτε να δείτε ποιες αποδείξεις παροχής υπηρεσιών, αποδείξεις δαπάνης, τιµολόγια παροχής υπηρεσιών και πιστωτικά τιµολόγια έχουν εισαχθεί στην εφαρµογή για να κάνετε έλεγχο. Και στην εκτύπωση αυτή, από τα Φίλτρα Επιλογής µπορείτε να επιλέξετε την περίοδο που επιθυµείτε να ελέγξετε καθώς και να ορίσετε και συγκεκριµένο διάστηµα (Ηµ/νία Από – Έως). Τέλος, από τα Πρόσθετα Φίλτρα επιλέγετε τη σειρά και το εύρος των αποδείξεων που θέλετε να εκτυπώσετε

Κατάσταση Καταβληθέντων ∆ιδάκτρων Ανά Ηµερολογιακό Έτος Ανά Εκπαιδευόµενο Κατάσταση Καταβληθέντων ∆ιδάκτρων Ανά Ηµερολογιακό Έτος Ανά Υπόχρεο Από τις δύο παραπάνω εκτυπώσεις µπορείτε να δείτε είτε ανά εκπαιδευόµενο, είτε ανά υπόχρεο το σύνολο των διδάκτρων που έχουν καταβληθεί για το ηµερολογιακό έτος το οποίο καταχωρείτε στα Φίλτρα Επιλογής της εκτύπωσης.

4.7.2. Στατιστικά Στοιχεία Έσοδα - Έξοδα Στην εκτύπωση αυτή εµφανίζονται τα έσοδα και τα έξοδα του εκπαιδευτηρίου για το χρονικό διάστηµα που έχετε ορίσει.

4.7.3. Άλλες Υπηρεσίες – Προϊόντα Κατάσταση Εισπράξεων Προϊόντων (Παραστατικά µε ΦΠΑ) Στην εκτύπωση αυτή παρουσιάζεται αναλυτικά οι κινήσεις που αναφέρονται σε παραστατικά προϊόντων (παραστατικά µε ΦΠΑ) που έχετε στο ταµείο σας για το χρονικό διάστηµα που ορίζετε από τα φίλτρα επιλογής. Από τα Πρόσθετα Φίλτρα µπορείτε να επιλέξετε το είδος παραστατικού, την σειρά


91

και το εύρος των παραστατικών που θέλετε να εµφανιστεί.

4.8. Εκτυπώσεις - Περιόδων

Οι εκτυπώσεις αυτές τροποποιούνται ανάλογα µε τα στοιχεία που θέλετε να εµφανιστούν, από το κουµπί Στοιχεία Εκτύπωσης. Στις εκτυπώσεις αυτής της οµάδας θα συναντήσετε το κουµπί Περίοδοι, απ’ το οποίο µπορείτε να επιλέξετε ορισµένες από τις περιόδους που υπάρχουν ή και όλες.

4.8.1. Γενικές Καταστάσεις Γενικά Στοιχεία Περιόδων Εµφανίζονται οι περίοδοι µε τον κωδικό τους, η σχολική χρονιά και ο αριθµός µαθητολογίου που έχετε ορίσει από την αντίστοιχη επιλογή:

Αρχεία→Περίοδο. Από τα Φίλτρα Επιλογής και το κουµπί Περίοδοι µπορείτε να επιλέξετε συγκεκριµένη περίοδο.

4.8.2 Στατιστικά Στοιχεία ∆υναµολόγιο Περιόδων Στην κατάσταση αυτή παρουσιάζεται το σύνολο των εκπαιδευόµενων της κάθε περιόδου, οι κρατήσεις που έχουν γίνει, οι εκπαιδευόµενοι που έχουν διακόψει και οι ενεργοί εκπαιδευόµενοι. Μπορείτε να αλλάξετε τα πεδία εµφάνισης της εκτύπωσης κάνοντας κλικ στο κουµπί Στοιχεία Εκτύπωσης. ∆υναµολόγιο Περιόδων Ανά Ηµέρα Στην κατάσταση αυτή παρουσιάζεται το σύνολο των εκπαιδευόµενων της κάθε περιόδου ανά ηµεροµηνία, οι κρατήσεις που έχουν γίνει, οι εκπαιδευόµενοι που έχουν διακόψει και οι ενεργοί εκπαιδευόµενοι. Μπορείτε να αλλάξετε τα πεδία εµφάνισης της εκτύπωσης κάνοντας κλικ στο κουµπί Στοιχεία Εκτύπωσης. Εισπράξεις- Οφειλές Περιόδων Η εκτύπωση αυτή εµφανίζει το συνολικό ποσό των διδάκτρων όλων των εκπαιδευοµένων της κάθε περιόδου, το ποσό που έχετε εισπράξει ως την ηµεροµηνία που ορίζετε από τα Πρόσθετα Φίλτρα, καθώς και το υπόλοιπό τους. Ανάλυση Εισπράξεων Ανά ∆όση Στην κατάσταση αυτή παρουσιάζονται τα συνολικά ποσά που έχετε συµφωνήσει και εισπράξει από τους εκπαιδευόµενους ανά δόση και ανά περίοδο. Από τα Πρόσθετα Φίλτρα έχετε τη δυνατότητα να συµπεριλάβετε ή όχι τους εκπαιδευόµενους µε διακοπή. Προϋπολογισµός Εδώ µπορείτε να δείτε τον προϋπολογισµό της περιόδου που θα επιλέξετε, ενώ από τα Πρόσθετα Φίλτρα έχετε τη δυνατότητα να συµπεριλάβετε ή όχι τους εκπαιδευόµενους µε διακοπή.

Ερωτηµατολόγιο Εκπαιδευόµενων Από αυτή την εκτύπωση µπορείτε να δείτε για κάθε περίοδο τις απαντήσεις των εκπαιδευόµενων σύµφωνα µε το ερωτηµατολόγιο σας. Από τα Πρόσθετα Φίλτρα ορίζετε αν η εκτύπωση θα συµπεριλάβει και τους εκπαιδευόµενους µε διακοπή ή που περάτωσαν την φοίτηση τους, καθώς και το χρονικό διάστηµα που θέλετε να χρησιµοποιήσετε όσον αφορά στην ηµ/νία εγγραφής, στην ηµ/νία έναρξης των µαθηµάτων και στην ηµ/νία διακοπής ή περάτωσης της φοίτησης των εκπαιδευοµένων.


92

Αξιολόγηση Εταιρίας Στην εκτύπωση αυτή µπορείτε να δείτε για κάθε περίοδο τις απαντήσεις των εκπαιδευόµενων βάσει της αξιολόγησης τους. Από τα Πρόσθετα Φίλτρα ορίζετε αν η εκτύπωση θα συµπεριλάβει και τους εκπαιδευόµενους µε διακοπή ή που περάτωσαν την φοίτηση τους, καθώς και το χρονικό διάστηµα που θέλετε να χρησιµοποιήσετε όσον αφορά στην ηµ/νία εγγραφής, στην ηµ/νία έναρξης των µαθηµάτων και στην ηµ/νία διακοπής ή περάτωσης της φοίτησης των εκπαιδευοµένων. Εκπαιδευόµενοι Ανά Ποσοστό Έκπτωσης Από αυτή την εκτύπωση µπορείτε να δείτε για κάθε περίοδο χωριστά το πλήθος των εκπαιδευοµένων στους οποίους έχετε κάνει έκπτωση, καθώς και το ποσοστό αυτής της έκπτωσης. Από τα Πρόσθετα Φίλτρα έχετε τη δυνατότητα να συµπεριλάβετε ή όχι τους εκπαιδευόµενους µε διακοπή.

Εκπαιδευόµενοι Ανά Σχόλια Εγγραφής Στην κατάσταση αυτή µπορείτε να δείτε το σύνολο των εκπαιδευόµενων σε κάθε περίοδο σύµφωνα µε το τι έχετε δηλώσει στο πεδίο Σχόλιο Εγγραφής στης καρτέλας τους. Από τα Πρόσθετα Φίλτρα ορίζετε αν η εκτύπωση θα συµπεριλάβει και τους εκπαιδευόµενους µε διακοπή, καθώς και το χρονικό διάστηµα που θέλετε να εξετάσετε όσον αφορά την ηµ/νία εγγραφής, την ηµ/νία έναρξης των µαθηµάτων και την ηµ/νία διακοπής φοίτησης των εκπαιδευόµενων. Επίσης, µπορείτε να επιλέξετε αν θα δείτε το σύνολο των εκπαιδευόµενων που αντιστοιχεί σε κάποιο συγκεκριµένο σχόλιο εγγραφής (π.χ. Σύσταση) ή θα δείτε όλους όσους έχουν σχόλιο εγγραφής (Όλες οι εγγραφές). Οι υπόλοιπες καταστάσεις αυτής της κατηγορίας εκτυπώσεων “λειτουργούν” ακριβώς µε τον ίδιο τρόπο. Έχετε τη δυνατότητα να δείτε το σύνολο των εκπαιδευόµενων σε κάθε περίοδο σύµφωνα µε το τι έχετε δηλώσει στο αντίστοιχο πεδίο στης καρτέλας του εκπαιδευόµενου. Από τα Πρόσθετα Φίλτρα ορίζετε αν η εκτύπωση θα συµπεριλάβει και τους εκπαιδευόµενους µε διακοπή, καθώς και το εύρος της ηµ/νίας που θέλετε να εξετάσετε όσον αφορά την ηµ/νία εγγραφής, την ηµ/νία έναρξης των µαθηµάτων και την ηµ/νία διακοπής φοίτησης των εκπαιδευόµενων. Επίσης, µπορείτε να επιλέξετε το αν θα εκτυπώσετε το σύνολο των εκπαιδευόµενων που ικανοποιεί µια συγκεκριµένη εγγραφή του πεδίου ή όλες τις εγγραφές.

4.9. Εκτυπώσεις - Εταιριών

4.9.1. Γενικές Καταστάσεις Γενικά Στοιχεία Εταιριών Η εκτύπωση εµφανίζει τα στοιχεία των εταιριών. Μπορείτε τα πεδία εµφάνισης της εκτύπωσης να τα αλλάξετε πατώντας το κουµπί Στοιχεία Εκτύπωσης.

4.9.2 Στατιστικά Στοιχεία ∆υναµολόγιο Εταιριών Στην κατάσταση αυτή παρουσιάζεται το σύνολο των εκπαιδευόµενων που έχουν γραφτεί από την κάθε εταιρεία, οι κρατήσεις που έχουν γίνει, οι εκπαιδευόµενοι που έχουν διακόψει και οι ενεργοί εκπαιδευόµενοι. Μπορείτε να αλλάξετε τα πεδία εµφάνισης της εκτύπωσης κάνοντας κλικ στο κουµπί Στοιχεία Εκτύπωσης.


93

Εισπράξεις-Οφειλές Εταιριών Η εκτύπωση αυτή εµφανίζει το συνολικό ποσό των διδάκτρων όλων των εκπαιδευόµενων της κάθε εταιρείας, το ποσό που έχετε εισπράξει ως την ηµεροµηνία που ορίζετε από τα Πρόσθετα Φίλτρα, καθώς και το υπόλοιπό τους. Ανάλυση Εισπράξεων Ανά ∆όση Στην κατάσταση αυτή παρουσιάζονται τα συνολικά ποσά που έχετε συµφωνήσει και εισπράξει από τους εκπαιδευόµενους ανά δόση και ανά εταιρεία. Από τα Πρόσθετα Φίλτρα έχετε τη δυνατότητα να συµπεριλάβετε ή όχι τους εκπαιδευόµενους µε διακοπή. Ερωτηµατολόγιο Εκπαιδευόµενων Στην κατάσταση αυτή παρουσιάζεται το άθροισµα των εκπαιδευόµενων βάσει των απαντήσεών τους. Αξιολόγηση Εταιρίας Στην κατάσταση αυτή παρουσιάζεται το άθροισµα των εκπαιδευόµενων βάσει της αξιολόγησης τους. Εκπαιδευόµενοι Ανά Ποσοστό Έκπτωσης Από αυτή την εκτύπωση µπορείτε να δείτε για κάθε εταιρεία χωριστά το πλήθος των εκπαιδευόµενων στους οποίους έχετε κάνει έκπτωση, καθώς και το ποσοστό αυτής της έκπτωσης. Από τα Πρόσθετα Φίλτρα έχετε τη δυνατότητα να συµπεριλάβετε ή όχι τους εκπαιδευόµενους µε διακοπή. Εκπαιδευόµενοι Ανά Σχόλια Εγγραφής Στην κατάσταση αυτή µπορείτε να δείτε το σύνολο των εκπαιδευόµενων σε κάθε εταιρεία σύµφωνα µε το τι έχετε δηλώσει στο πεδίο Σχόλια Εγγραφής της καρτέλας τους. Από τα Πρόσθετα Φίλτρα ορίζετε αν η εκτύπωση θα συµπεριλάβει και τους εκπαιδευόµενους µε διακοπή, καθώς και το χρονικό διάστηµα που θέλετε να εξετάσετε όσον αφορά την ηµ/νία εγγραφής, την ηµ/νία έναρξης των µαθηµάτων και την ηµ/νία διακοπής φοίτησης των εκπαιδευόµενων. Επίσης, µπορείτε να επιλέξετε αν θα δείτε το σύνολο των εκπαιδευοµένων που αντιστοιχεί σε κάποιο συγκεκριµένο σχόλιο εγγραφής (π.χ. Σύσταση) ή θα δείτε όλους όσους έχουν σχόλιο εγγραφής (Όλες οι εγγραφές).

Οι υπόλοιπες καταστάσεις αυτής της κατηγορίας εκτυπώσεων “λειτουργούν” ακριβώς µε τον ίδιο τρόπο. Έχετε τη δυνατότητα να δείτε το σύνολο των εκπαιδευοµένων σε κάθε εταιρεία σύµφωνα µε το τι έχετε δηλώσει στο αντίστοιχο πεδίο της καρτέλας του εκπαιδευόµενου. Από τα Πρόσθετα Φίλτρα ορίζετε αν η εκτύπωση θα συµπεριλάβει και τους εκπαιδευόµενους µε διακοπή, καθώς και το εύρος της ηµ/νίας που θέλετε να εξετάσετε όσον αφορά την ηµ/νία εγγραφής, την ηµ/νία έναρξης των µαθηµάτων και την ηµ/νία διακοπής φοίτησης των εκπαιδευόµενων. Επίσης, µπορείτε να επιλέξετε το αν θα εκτυπώσετε το σύνολο των εκπαιδευόµενων που ικανοποιεί µια συγκεκριµένη εγγραφή του πεδίου ή όλες τις εγγραφές.

4.10. Αποθήκης – Προµηθευτών – Πελατών

4.10.1. Αποθήκη Γενικά Στοιχεία Προϊόντων Η εκτύπωση αυτή παρουσιάζει για τα προϊόντα που θα επιλέξετε από το αντίστοιχο κουµπί των Φίλτρων Επιλογής, τον κωδικό τους, την περιγραφή


94

τους, το Φ.Π.Α., την καθαρή τιµή µονάδας και το απόθεµα που υπάρχει στην αποθήκη. Από τα Πρόσθετα Φίλτρα µπορείτε να εισάγετε το εύρος του αποθέµατος και έτσι να εµφανίσετε µόνο αυτά τα προϊόντα των οποίων το απόθεµα βρίσκεται µέσα στα όρια του εύρους. Συγκεντρωτική Κατάσταση Πωλήσεων Προϊόντων Με αυτή την επιλογή µπορείτε να δείτε συγκεντρωτικά τις πωλήσεις που έχουν πραγµατοποιηθεί εντός του διαστήµατος που έχετε εισάγει στα Πρόσθετα Φίλτρα. Έτσι, εδώ βλέπετε τα στοιχεία των προϊόντων µε τις πωλήσεις, τις επιστροφές και τις εισπράξεις που σχετίζονται µε αυτά. Αναλυτική Κατάσταση Πωλήσεων Προϊόντων Σε αυτή την κατάσταση εµφανίζονται οι πωλήσεις των προϊόντων µε τα στοιχεία των παραστατικών που έχουν εκδοθεί. Από τα Πρόσθετα Φίλτρα ορίζετε το χρονικό διάστηµα, στο οποίο έχουν πραγµατοποιηθεί οι πωλήσεις που θέλετε να εξετάσετε.

4.10.2. Προµηθευτές Γενικά Στοιχεία Προµηθευτών Η κατάσταση αυτή παρουσιάζει όλα τα στοιχεία των προµηθευτών, καθώς και τα ποσά των αγορών, πληρωµών και υπολοίπων. Από τα Πρόσθετα Φίλτρα µπορείτε να εισάγετε το εύρος του υπολοίπου στα πεδία Υπόλοιπο Από – Έως. Συγκεντρωτική Κατάσταση Αγορών – Πληρωµών Προµηθευτών Η κατάσταση αυτή εκτός από τα στοιχεία των προµηθευτών που εµφανίζει, παρουσιάζει τις αγορές και επιστροφές, καθώς και τα ποσά των αγορών, πληρωµών, επιστροφών και υπολοίπων. Από τα Πρόσθετα Φίλτρα εισάγετε το χρονικό διάστηµα για το οποίο θέλετε να εξετάσετε τις αγορές και πληρωµές. Αναλυτική Κατάσταση Αγορών – Πληρωµών Προµηθευτών Η κατάσταση αυτή είναι παρόµοια µε την προηγούµενη µε τη διαφορά ότι εδώ εµφανίζονται τα στοιχεία του παραστατικού που αφορά σε κάποιον προµηθευτή, όπως η αρχική αξία, η καθαρή αξία, η έκπτωση, το ποσό Φ.Π.Α., το πληρωτέο ποσό κλπ. Στα Πρόσθετα Φίλτρα εισάγετε το χρονικό διάστηµα που θέλετε να εξετάσετε.

4.10.3. Πελάτες Γενικά Στοιχεία Πελατών (Παραστατικά µε ΦΠΑ) Σε αυτή την κατάσταση µπορείτε να δείτε τα γενικά στοιχεία των πελατών σας. Κάνοντας κλικ στο κουµπί Πελάτες, επιλέγετε συγκεκριµένους πελάτες που θέλετε να εµφανιστούν στην εκτύπωση. Από τα Πρόσθετα Φίλτρα εισάγετε το εύρος του υπολοίπου, ώστε να περιορίσετε τους πελάτες που θα εµφανιστούν µέσα σε αυτό το διάστηµα. Συγκεντρωτική Κατάσταση Κινήσεων Πελατών (Παραστατικά µε ΦΠΑ) Η εκτύπωση αυτή παρουσιάζει τους πελάτες µε όλα τα στοιχεία τους καθώς επίσης και τις πωλήσεις, τις πληρωµές, τις εισπράξεις και το υπόλοιπο που αντιστοιχεί σε αυτούς. Από τα Πρόσθετα Φίλτρα ορίζετε το χρονικό διάστηµα που θέλετε να εξετάσετε. Αναλυτική Κατάσταση Κινήσεων Πελατών (Παραστατικά µε ΦΠΑ)


95

Στην αναλυτική κατάσταση κινήσεων, παρουσιάζονται όλα τα στοιχεία του πελάτη, που έχετε καταγράψει στην καρτέλα του, καθώς επίσης και λεπτοµερείς πληροφορίες για τα παραστατικά που έχουν εκδοθεί, όπως την καθαρή αξία, την τιµή µονάδας, την έκπτωση κλπ. Από τα Πρόσθετα Φίλτρα και πάλι ορίζετε το χρονικό διάστηµα, για το οποίο θέλετε να εξετάσετε τις κινήσεις.

4.11 Εκτυπώσεις - Παραµέτρων Συστήµατος

Μπορείτε να τροποποιήσετε τις εκτυπώσεις αυτές προσθέτοντας ή αφαιρώντας πεδία που αφορούν τα στοιχεία εµφάνισης.

4.11.1. Γενικές Καταστάσεις Έχετε τη δυνατότητα να εκτυπώσετε όλες τις παραµέτρους του συστήµατος, δηλαδή τα Ελεύθερα Πεδία Εκπαιδευόµενων, τα Ελεύθερα Πεδία Εργαζοµένων, τα Παραρτήµατα, τις Αίθουσες, τα Σχόλια Κράτησης, τα Σχόλια Εγγραφής, τα Σχόλια Έναρξης, τα Σχόλια ∆ιακοπής, τα Σχόλια Έκπτωσης, τις Περιοχές, τους Ταχυδροµικούς Κώδικες, τον Τόπο Γέννησης, τα Επαγγέλµατα, τα Επίπεδα Μόρφωσης, τις Ειδικότητες Εργαζοµένων.

4.12. Εκτυπώσεις - Πρωτοκόλλου

4.12.1. Γενικές Καταστάσεις Κατάσταση Πρωτοκόλλου Η εκτύπωση εµφανίζει τις εγγραφές που έχουν καταχωρηθεί στο πρωτόκολλο του εκπαιδευτηρίου µε την ηµεροµηνία καταχώρησης της εγγραφής, τον αριθµό της, το θέµα της, τον παραλήπτη ή τον αποστολέα, το είδος της, αν έχει διεκπεραιωθεί καθώς και τις πληροφορίες που έχετε καταχωρήσει γι’ αυτήν Οι εγγραφές που παρουσιάζονται βρίσκονται µεταξύ των ορίων που ορίσατε, από τα Φίλτρα Επιλογής της εκτύπωσης.

4.13. Εκτυπώσεις - Ηµερολογίου

4.13.1. Γενικές Καταστάσεις Κατάσταση Ηµερολογίου Στην εκτύπωση αυτή µπορείτε να δείτε συγκεντρωτικά όλα τα ραντεβού και τις υποχρεώσεις που έχετε καταχωρήσει στον ηµερολόγιο του Iris, επιλέγοντας το εύρος των ηµεροµηνιών από τα πεδία Ηµ/νία Από – Έως, στα Φίλτρα Επιλογής της εκτύπωσης. Στην εκτύπωση θα εµφανιστούν οι εργασίες που έχετε καταχωρήσει στο ηµερολόγιο της εφαρµογής, το είδος τους, η ηµεροµηνία και η ώρα τους καθώς και αν έχουν ολοκληρωθεί ή όχι.

4.14. Νέες Εκτυπώσεις

Έχοντας επιλέξει την κατηγορία ΓΕΝΙΚΕΣ ΚΑΤΑΣΤΑΣΕΙΣ, το IRIS σας επιτρέπει να δηµιουργήσετε τη δική σας εκτύπωση επιλέγοντας το κουµπί Νέα. Στο παράθυρο της καινούριας εκτύπωσης πρέπει να ακολουθήσετε τα παρακάτω βήµατα: • ∆ώστε όσο το δυνατόν πιο αντιπροσωπευτικό τίτλο για την εκτύπωσή

σας, καταχωρώντας τον στο πεδίο Τίτλος Εκτύπωσης. • Επιλέξτε από τα διαθέσιµα πεδία της καρτέλας Πεδία Εµφάνισης αυτά

που θέλετε να εµφανιστούν, συµπληρώνοντας τον αύξοντα αριθµό της


96

εµφάνισής τους (αποεπιλέγετε ένα πεδίο µηδενίζοντας τον α/α του) και το επιθυµητό πλάτος του κάθε πεδίου (δε µπορεί να υπερβαίνει το µέγιστο).

• Καθορίστε τη συνθήκη την οποία πρέπει να πληρούν τα δεδοµένα και

κατόπιν την µεταφέρετε στο δεξί µέρος της καρτέλας Συνθήκη µε το κουµπί >. Αντιστρόφως µε το κουµπί < την αναιρείτε. Η δηµιουργία συνθήκης δεν είναι υποχρεωτική. Τα σύµβολα που θα χρησιµοποιήσετε είναι:

ΣΥΜΒΟΛΑ ΕΞΗΓΗΣΗ

= Ίσο

< Μικρότερο

<= Μικρότερο ή ίσο

>= Μεγαλύτερο ή ίσο

<> ∆ιάφορο

Θα πρέπει να προσέξετε ότι στη συµπλήρωση των συνθηκών το "ΑΘΗΝΑ" για τον Η/Υ δεν είναι ίδιο µε το "Αθήνα". Για το λόγο αυτό το IRIS σας δίνει τη δυνατότητα να καταχωρείτε οµοιόµορφα τα δεδοµένα, δηλώνοντας τα µία φορά στις Παραµέτρους Συστήµατος και επιλέγοντάς τα στη συνέχεια από τις εµφανιζόµενες πτυσσόµενες λίστες. • Καθορίστε τη σειρά µε την οποία θέλετε να εµφανιστούν οι εγγραφές

µεταφέροντας το πεδίο ταξινόµησης στο δεξί µέρος της καρτέλας Ταξινόµηση (κουµπί >) και αντιστρόφως (κουµπί <) για να το αποεπιλέξετε. Η δηµιουργία ταξινόµησης δεν είναι υποχρεωτική και συνεπώς αυτό το βήµα µπορεί να παραληφθεί. Με επιλεγµένο (τσεκαρισµένο) το πεδίο που µεταφέρθηκε, η ταξινόµηση γίνεται κατά αύξουσα σειρά (από το µικρότερο προς το µεγαλύτερο για τα αριθµητικά πεδία και από το Α προς το Ω για τα αλφαβητικά). Αν το πεδίο δεν είναι επιλεγµένο, η ταξινόµηση γίνεται κατά φθίνουσα σειρά. Μπορείτε φυσικά στην ταξινόµηση να επιλέξετε περισσότερα του ενός πεδία.

Με αυτόν τον τρόπο έχετε δηµιουργήσει τη δική σας εκτύπωση που θα εµφανίζεται στην επιλογή Γενικές Καταστάσεις µε τον τίτλο που αρχικά της δώσατε.


97

5. Η επιλογή των Εργαλείων Στο κεφάλαιο αυτό περιγράφεται ο τρόπος της ηλεκτρονικής αποστολής των αρχείων του Iris.

Από την επιλογή αυτή µπορείτε να στείλετε µέσω internet τη βάση δεδοµένων σας στην κεντρική διεύθυνση του εκπαιδευτηρίου σας (αν είσαστε παράρτηµα) ή το αρχείο µε τα στοιχεία των σεµιναρίων σας στα παραρτήµατα (αν είσαστε το κεντρικό εκπαιδευτήριο).

5.1. Εργαλεία – Ηλεκτρονική Αποστολή Αρχείων

Επιλέγοντας την Ηλεκτρονική Αποστολή Αρχείων, εµφανίζεται το παρακάτω παράθυρο:

Σε αυτό υπάρχουν δύο επιλογές (η Αποστολή βάσης δεδοµένων στην Κεντρική ∆ιεύθυνση µέσω email και η Αποστολή Σεµιναρίων στα Παραρτήµατα) και ένα πεδίο, στο οποίο πρέπει να εισάγεται το email στο οποίο θέλετε να στείλετε το αρχείο.

5.1.1. Αποστολή βάσης δεδοµένων στην Κεντρική ∆ιεύθυνση µέσω email Αν το εκπαιδευτήριό σας είναι παράρτηµα και θέλετε να στείλετε τη βάση δεδοµένων σας στην Κεντρική ∆ιεύθυνση, τότε τσεκάρετε αυτή την επιλογή και στο πεδίο µε τίτλο Ηλεκτρονική διεύθυνση αποστολής (email) συµπληρώνετε το email της Κεντρικής ∆ιεύθυνσης και µετά κάνετε κλικ στο κουµπί Αποστολή. Στο µήνυµα επιβεβαίωσης που θα εµφανιστεί επιλέξτε OK.

5.1.2. Αποστολή Σεµιναρίων στα Παραρτήµατα

Κεφάλαιο

5

Κεφάλαιο 5ο Τέλος Σχολικής Χρονιάς – Έναρξη Επόµενης

99

Την επιλογή αυτή τη χρησιµοποιείτε όταν θέλετε να στείλετε το αρχείο µε τα σεµινάρια που έχετε δηµιουργήσει στα παραρτήµατα. Σας υπενθυµίζουµε ότι η δηµιουργία του αρχείου µε τα σεµινάρια γίνεται από την επιλογή:

Αρχεία → Σεµινάρια → Εξαγωγή σε Αρχείο Κατόπιν εισάγετε το email του παραρτήµατός σας στο πεδίο Ηλεκτρονική διεύθυνση αποστολής (email) και µετά κάντε κλικ στο κουµπί Αποστολή. Στο µήνυµα επιβεβαίωσης που θα εµφανιστεί επιλέξτε OK. Για να βγείτε από το παράθυρο της Ηλεκτρονικής Αποστολής Αρχείων, κάντε κλικ στο κουµπί Κλείσιµο.

6. Έναρξη Επόµενης Περιόδου Στο κεφάλαιο αυτό περιγράφονται οι λειτουργίες του IRIS που αναφέρονται στην έναρξη µιας καινούριας περιόδου.

Ορισµένες από αυτές τις διαδικασίες έχουν αναφερθεί και στο προηγούµενο κεφάλαιο. Επαναλαµβάνονται εδώ µε σκοπό να τις περιγράψουµε πιο τυποποιηµένα, έτσι ώστε να απλοποιηθεί η δουλειά σας. Τα βήµατα που περιγράφουµε είναι αντίστοιχα µε αυτά του δευτέρου κεφαλαίου, όπου περιγράψαµε την αρχική οργάνωση και το ξεκίνηµα του IRIS.

6.1. Έναρξη νέας περιόδου

Για να ξεκινήσετε την καινούρια περίοδο θα ακολουθήσετε τα παρακάτω βήµατα:

6.1.1. ∆ηµιουργία Περιόδου Από την επιλογή Αρχεία→Περίοδοι θα δηµιουργήσετε την καινούρια περίοδο. Ορίστε τα στοιχεία της και κατόπιν κάντε κλικ στο κουµπί Αποθήκευση. Τα βήµατα για να δηµιουργήσετε την επόµενη περίοδο είναι τα παρακάτω: Από την επιλογή Αρχεία → Περίοδοι θα δηµιουργήσετε την καινούρια περίοδο. Πρέπει να ορίσετε τα στοιχεία της νέας περιόδου και να κάνετε κλικ στο κουµπί Αποθήκευση. Για να δηµιουργήσετε τη νέα περίοδο, δεν έχετε παρά να ακολουθήσετε τα παρακάτω βήµατα: • Επιλέξτε Αρχεία → Περίοδοι → Γενικά Στοιχεία. • Κάντε κλικ στο κουµπί Νέα Εγγραφή. • Στο διάλογο που εµφανίζεται και συγκεκριµένα στη θέση Περίοδος

γράψτε τον κωδικό της περιόδου, για παράδειγµα 13-14. • Στην περιγραφή πληκτρολογήστε την ονοµασία της. • Στα πεδία που αναφέρονται στη Σχολική Χρονιά πληκτρολογήστε την

επίσηµη ακαδηµαϊκή χρονιά π.χ. 2013-2014. • Στον Αριθµό Μαθητολογίου γράψτε τον αριθµό από το οποίο θέλετε να

ξεκινά η αρίθµηση των εκπαιδευόµενων. • Είναι σηµαντικό να καταχωρίσετε σωστά την Ηµεροµηνία Έναρξης των

µαθηµάτων για την περίοδο που ορίσατε. • Οι επιλογές Προστασία Οικονοµικών ∆ιακανονισµών και Προστασία Νέων

Εγγραφών αφορούν τους εκπαιδευόµενους της περιόδου που τροποποιείτε. Εάν απαντήσετε καταφατικά στην ερώτηση Προστασία Οικονοµικών ∆ιακανονισµών, τότε κανένας χρήστης δεν θα µπορεί να αλλάξει τους οικονοµικούς διακανονισµούς των εκπαιδευόµενων, ή να προσθέσει ένα καινούριο οικονοµικό διακανονισµό στους εκπαιδευόµενους της περιόδου. Εάν απαντήσετε καταφατικά στην ερώτηση Προστασία Νέων Εγγραφών, τότε κανένας χρήστης δεν θα µπορεί να κάνει Νέα εγγραφή, Επανεγγραφή, και ∆ιαγραφή από τους Υποψήφιους σε αυτή την περίοδο. Για να ισχύουν όλα αυτά, θα πρέπει να

Κεφάλαιο

6

Κεφάλαιο 5ο Τέλος Σχολικής Χρονιάς – Έναρξη Επόµενης

101

«αφαιρέσετε» το δικαίωµα της διόρθωσης της καρτέλας της περιόδου από όλους τους χρήστες (εκτός του supervisor) της εφαρµογής.

• Καταχωρείστε την εγγραφή κάνοντας κλικ στο κουµπί Αποθήκευση. • Επιλέξτε τη δική σας περίοδο από το κουµπί του κυρίως µενού. • Βεβαιωθείτε ότι στο κάτω µέρος της οθόνης και συγκεκριµένα στη

γραµµή κατάστασης αναγράφεται η δική σας περίοδος (08-09).

Είστε πλέον έτοιµοι να ξεκινήσετε την καταχώριση των στοιχείων που αφορούν στη νέα περίοδο.

6.1.2. Επανεγγραφή Σεµιναρίων Επανεγγράψτε όλα τα σεµινάρια από την περσινή περίοδο στην τρέχουσα από την επιλογή:

Αρχεία → Σεµινάρια → Αυτόµατη Επανεγγραφή Σεµιναρίων Στο παράθυρο που εµφανίζεται επιλέξτε µια περίοδο από τη λίστα που βλέπετε. Στη λίστα αυτή υπάρχουν όλες οι περίοδοι που έχετε δηµιουργήσει (προηγούµενες χρονιές). Έχετε πλέον έτοιµα τα σεµινάρια για να δηµιουργήσετε τα αντίστοιχα τµήµατα.

6.1.3. Επανεγγραφή Τµηµάτων Επανεγγράψτε όλα τα Τµήµατα από την περσινή περίοδο στην τρέχουσα:

Αρχεία → Τµήµατα → Αυτόµατη Επανεγγραφή Τµηµάτων Με την επιλογή αυτή µπορείτε να επανεγγράψετε αυτόµατα τα τµήµατα από κάποια προηγούµενη περίοδο. Η επιλογή αυτή θα σας φανεί χρήσιµη µόνο όταν τα τµήµατα της φετινής χρονιάς είναι σχεδόν όµοια µε τα τµήµατα κάποιας προηγούµενης περιόδου µε σκοπό να γλιτώσετε την πληκτρολόγησή τους.

6.1.4. Επανεγγραφή Εκπαιδευόµενων Από την επιλογή:

Αρχεία→Εκπαιδευόµενοι→Αυτόµατη Επανεγγραφή Εκπαιδευόµενων Με την επιλογή αυτή µπορείτε να επανεγγράψετε αυτόµατα όλους τους ενεργούς εκπαιδευόµενους από µια προηγούµενη περίοδο στην τρέχουσα. Πριν επανεγγράψετε τους εκπαιδευόµενους θα πρέπει να έχετε ορίσει Σεµινάρια στην τρέχουσα περίοδο. Στο παράθυρο που εµφανίζεται αρχικά επιλέγετε την περίοδο από την οποία θα επανεγγραφούν οι εκπαιδευόµενοι. Στη συνέχεια ορίζετε αν θα επανεγγραφούν οι εκπαιδευόµενοι µε διακοπή, αν θα ενηµερωθεί ο αριθµός µαθητολογίου και αν θα επανεγγράψετε και τα δίδακτρα ή θα τα αφήσετε κενά για να τα συµπληρώσετε εξαρχής. Κάνοντας κλικ στο Συνέχεια εµφανίζονται τα σεµινάρια της περσινής περιόδου για να ορίσετε το αντίστοιχο σεµινάριο της φετινής. Στη συνέχεια κάνοντας κλικ στο κουµπί Ενηµέρωση οι εκπαιδευόµενοι που επιλέξατε επανεγγράφονται αυτόµατα από το πρόγραµµα.

6.1.5. Επανεγγραφή Υποψηφίων Εκπαιδευόµενων Από την επιλογή:

Αρχεία→Υποψήφιοι Εκπαιδευόµενοι→Αυτόµατη Επανεγγραφή Με τη λειτουργία αυτή θα επανεγγράψετε τους Υποψηφίους από την περίοδο που θα επιλέξετε στην τρέχουσα. Στο παράθυρο που εµφανίζεται επιλέξτε την περίοδο από την οποία θα επανεγγράψετε τους Υποψηφίους και κάντε κλικ στο κουµπί Συνέχεια.

6.1.6. Επανεγγραφή Εργαζοµένων

Έναρξη Επόµενης Περιόδου Κεφάλαιο 6ο

102

Η επιλογή αυτή είναι χρήσιµη προκειµένου να επανεγγράψετε τους ενεργούς εργαζοµένους (µε όλα τα στοιχεία τους) από την περίοδο που θα επιλέξετε στην τρέχουσα περίοδο. Επιλέγετε:

Αρχεία→Εργαζόµενοι→Αυτόµατη Επανεγγραφή Εργαζοµένων Στο παράθυρο που εµφανίζεται επιλέξτε την περίοδο από την οποία θα επανεγγράψετε τους εργαζοµένους και κάντε κλικ στο κουµπί Συνέχεια. Απαντώντας καταφατικά στην ερώτηση που ακολουθεί θα καταχωρηθούν αυτόµατα οι εργαζόµενοι µε όλα τα στοιχεία τους.

7. Η επιλογή eΒΑΣΗ Ο ΕΠΑΦΟΣ φέρνει σήµερα το εκπαιδευτήριό σας σε µια νέα εποχή, σε έναν καινούριο κόσµο: στο παγκόσµιο δίκτυο του Internet. ∆ώστε τη δυνατότητα στο κοινό σας να βλέπει on-line τα στοιχεία που το ενδιαφέρουν και τις υπηρεσίες που προσφέρετε.

7.1. Τι ακριβώς προσφέρει το eΒΑΣΗ

Το e-ΒΑΣΗ απευθύνεται σε όλους τους Εκπαιδευτικούς Οργανισµούς που χρησιµοποιούν τα Πληροφοριακά Συστήµατα του ΕΠΑΦΟΥ «µεταφέροντας» τα στοιχεία που εσείς επιλέγετε στο Internet, έτσι ώστε να είναι άµεσα διαθέσιµα σε κάθε ενδιαφερόµενο. Τα στοιχεία αυτά µπορούν να είναι Βαθµολογίες, Παρατηρήσεις, Στοιχεία Απουσιών, Οποιοδήποτε ενηµερωτικό σηµείωµα του Εκπαιδευτικού Οργανισµού αλλά και ειδικότερες παρατηρήσεις που µπορούν να αφορούν µια συγκεκριµένη οµάδα. Για κάθε ενδιαφερόµενο (γονέα, κηδεµόνα, εκπαιδευόµενο, καθηγητή κλπ) που θέλετε να χρησιµοποιήσει την ηλεκτρονική on-line ενηµέρωση που του προσφέρετε, τυπώνεται ένα ειδικό καρτελάκι (που µπορεί αν θέλετε να πάρει τη µορφή πλαστικής κάρτας µε προσωποποιηµένα στοιχεία ονοµατεπώνυµο, φωτογραφία κτλ. και µε ταινία υπογραφής). Η κάρτα περιέχει οδηγίες χρήσης της υπηρεσίας και τον κωδικό ασφαλείας του χρήστη. Ο κωδικός ακυρώνεται οποιαδήποτε στιγµή θέλετε και βγαίνει νέα κάρτα. Έχοντας την κάρτα στα χέρια του ο ενδιαφερόµενος µπαίνει πλέον µε τον κωδικό του στο internet στο site σας και πληροφορείται άµεσα, καθώς βλέπει on-line τα στοιχεία της καρτέλας του ή του παιδιού του. Το e-ΒΑΣΗ σας δίνει τη δυνατότητα, εκτός από το να στείλετε πληροφορίες, να δεχτείτε µηνύµατα από το κοινό σας. Με το µηχανισµό που έχουµε αναπτύξει η επικοινωνία είναι πλέον αµφίδροµη και ο ενδιαφερόµενος µπορεί να σας στείλει τα σχόλια του, τις επιθυµίες του κ.λ.π. Τέλος, το e-ΒΑΣΗ είναι Web-Enabled, σας δίνει δηλαδή τη δυνατότητα να οργανώσετε πιο σύνθετη επικοινωνία µε το κοινό σας, όπως για παράδειγµα ένα ερωτηµατολόγιο για τις υπηρεσίες σας.

Κεφάλαιο

7

Η επιλογή eΒΑΣΗ Κεφάλαιο 7ο

104

7.2. Η Ενεργοποίηση και η λειτουργία του eΒΑΣΗ

7.2.1. Ενεργοποίηση Το πρώτο βήµα που πρέπει να κάνετε για να δουλέψετε το κοµµάτι του eΒΑΣΗ είναι η ενεργοποίησή του. Από την επιλογή εΒΑΣΗ → eΒΑΣΗ-Ενεργοποίηση στο πεδίο Αριθµός Σειράς πρέπει να συµπληρώσετε τον αριθµό που θα σας δώσει το τµήµα ενεργοποίησης εφαρµογών της εταιρείας µας (210-6990401) και να κάνετε κλικ στο κουµπί Ενεργοποίηση.

7.2.2. ∆ηµιουργία Προσωπικού Κωδικού Αναγνώρισης Από την επιλογή eΒΑΣΗ → eΒΑΣΗ-∆ηµιουργία Προσωπικού Κωδικού Αναγνώριση Εκπαιδευόµενων επιλέξτε εάν θα ακολουθήσετε τη διαδικασία για όλους τους εκπαιδευόµενους ή θα εξαιρέσετε αυτούς που έχουν διακόψει. Τέλος, κάνοντας κλικ στο κουµπί Συνέχεια ο κάθε εκπαιδευόµενος θα έχει τον δικό του κωδικό αναγνώρισης για τον οποίο µπορείτε να καθορίσετε την µορφή του (10 ή 20 ψηφία) καθώς και αν θα είναι ο ίδιος για όλες τις περιόδους ή όχι.

7.2.3. Εκτύπωση Προσωπικού Κωδικού Αναγνώρισης Από την επιλογή eΒΑΣΗ → eΒΑΣΗ-Εκτύπωση Ταυτότητας Προσωπικού Κωδικού Αναγνώρισης Εκπαιδευόµενων έχετε τη δυνατότητα να επιλέξετε για ποιους εκπαιδευόµενους θέλετε να τυπώσετε ταυτότητα και ακόµα να ορίσετε κείµενο και πλήρη στοιχεία διαστάσεων των ταυτοτήτων. Τις ταυτότητες έχετε τη δυνατότητα να τις δείτε πρώτα στην οθόνη για πιθανό έλεγχο των στοιχείων.

7.2.4. ∆ηµιουργία Αρχείου Σύνδεσης Η επιλογή eΒΑΣΗ→ eΒΑΣΗ-∆ηµιουργία Αρχείου Σύνδεσης αποτελείται από 3 καρτέλες φίλτρων επιλογής και τις τροποποιήσεις σας. Κάνοντας κλικ διαδοχικά στα κουµπιά Συνέχεια και Ενηµέρωση στον κατάλογο του προγράµµατος (C:\Iris) δηµιουργείται ένα αρχείο µε όνοµα έναν αριθµό µπροστά (πχ. 12345.mdb), το οποίο πρέπει να αποστείλετε στην εταιρεία µας.

7.2.5. Ηλεκτρονική Αποστολή Αρχείου Σύνδεσης Από την επιλογή eΒΑΣΗ→ eΒΑΣΗ-Ηλεκτρονική Αποστολή Αρχείου Σύνδεσης έχετε τη δυνατότητα να στείλετε το αρχείο σας είτε µέσω ftp server είτε µέσω e-mail στην εταιρεία µας για να ενηµερωθεί η ιστοσελίδα σας µε τα δεδοµένα αυτά. Εάν επιλέξετε την αποστολή µέσω ftp server, τότε από το κουµπί Για Προχωρηµένους θα πρέπει να ορίσετε τη διεύθυνση και τη θύρα του ftp server. Τέλος, εάν επιλέξετε την αποστολή µέσω e-mail αρκεί να δηλώσετε την ηλεκτρονική µας διεύθυνση ([email protected]) στο αντίστοιχο πεδίο.

8. Ειδικά Θέµατα Στο κεφάλαιο αυτό περιγράφονται οι λειτουργίες του Backup και του Restore για τη διασφάλιση των δεδοµένων σας, καθώς και ο τρόπος δηµιουργίας 2ης Βάσης ∆εδοµένων.

8.1. ∆ηµιουργία 2ης Βάσης ∆εδοµένων

Τα βήµατα που θα ακολουθήσετε είναι τα εξής:

• Από την επιλογή Έναρξη → Προγράµµατα → Έπαφος επιλέξτε το IRIS Σύστηµα.

• Κάντε κλικ στο κουµπί Συνέχεια. • Επιλέξτε ∆ηµιουργία Άλλης Βάσης ∆εδοµένων και κάντε κλικ στο

κουµπί Συνέχεια. • Αποδεχτείτε το Όνοµα Φακέλου που προτείνει το Σύστηµα και κάντε κλικ

στο κουµπί Συνέχεια. • Στην ερώτηση Έναρξη ∆ιαδικασίας δηλώστε Ναι και αφού τελειώσει η

διαδικασία, «κλείστε» την εφαρµογή. • Στη συνέχεια από την επιλογή Έναρξη → Προγράµµατα → Έπαφος,

επιλέξτε IRIS. Αµέσως θα εµφανιστεί ένα παράθυρο, όπου σας προτείνεται να επιλέξετε τη Βάση ∆εδοµένων την οποία θα επεξεργαστείτε. Φωτίστε τη δεύτερη Βάση ∆εδοµένων και κάντε κλικ στο κουµπί Συνέχεια.

• Από την επιλογή Αρχεία → Σύστηµα ορίστε το Όνοµα του 2ου

Εκπαιδευτηρίου και καταχωρείστε την επιλογή. Από εδώ και στο εξής κάθε φορά που θα «ανοίγετε» το IRIS, θα πρέπει να επιλέγετε το Εκπαιδευτήριο (Βάση ∆εδοµένων) τα στοιχεία του οποίου θέλετε να επεξεργαστείτε.

Κεφάλαιο

8

Ειδικά Θέµατα Κεφάλαιο 8ο

106

8.2. Αντίγραφα Ασφαλείας (Backup)

Με την έννοια αντίγραφα ασφαλείας (back up) εννοούµε τη δηµιουργία αντιγράφου όλων των στοιχείων που έχουν πληκτρολογηθεί στη βάση δεδοµένων δηλαδή ολόκληρης της δουλειά σας. Την εφαρµογή µπορείτε αµέσως να την ξαναβρείτε από τον ΕΠΑΦΟ τα δεδοµένα σας όµως τα ξέρετε µόνο εσείς και σε περίπτωση απώλειάς τους η ζηµιά θα είναι µεγάλη.

Τα αντίγραφα ασφαλείας δηµιουργούνται :

α) για να διαφυλάξουν τα δεδοµένα µας από πιθανό λάθος χειρισµό του χρήστη σε κάποια λειτουργία της εφαρµογής, λόγου χάρη σβήστηκε ολόκληρη η περίοδος

β) για να σας προστατέψουν από απώλεια δεδοµένων λόγω βλάβης του Η/Υ (καταστροφή σκληρού δίσκου, ιούς κλπ).

γ) Για να υπάρχουν τα δεδοµένα και εκτός χώρου για την περίπτωση κλοπής ή φωτιάς

Για να δηµιουργήσετε αντίγραφα ασφαλείας µπορείτε να χρησιµοποιήσετε κατ' αρχή εξωτερικά µέσα αποθήκευσης που µπορεί να είναι :

(I) Αφαιρούµενες µονάδες µόνιµης µνήµης (usb flash memory disk)

(ΙI) Εξωτερικές µονάδες σκληρών δίσκων µεγάλης χωρητικότητας 40, 80 GB ή και µεγαλύτερης συσκευή

(ΙΙΙ) Κάποιο cd ή dvd που θα γραφτεί στο CD-RW ή DVD-RW που σίγουρα θα διαθέτει ο υπολογιστής σας. Τα πλεονεκτήµατα των εξωτερικών αντιγράφων ασφαλείας είναι ότι µπορούν να σας προφυλάξουν και από τις 3 παραπάνω καταστάσεις αν παίρνετε σωστά το backup, για την περίπτωση (α) και (β) και αν το έχετε και εκτός χώρου για την περίπτωση (γ). Οι µονάδες τύπου Ι και ΙΙ θεωρούνται από τον υπολογιστή σας ξεχωριστοί δίσκοι και έχουν το δικό τους γράµµα, συνήθως E: ή G: κλπ. Η εφαρµογή σας µπορεί να κατευθύνει τα αντίγραφα ασφαλείας αυτόµατα σε αυτή τη συσκευή. Στην περίπτωση του CD ή DVD η διαδικασία είναι πιο χειροκίνητη (βλέπε στο τέλος της παραγράφου). Σηµαντικό είναι να επισηµάνουµε ότι πρέπει να εναλλάσσετε τα media και να διατηρείτε ιστορικό αρχείο στο backup. ∆ηλαδή να έχετε διαφορετικά Media για ∆ευτέρα, Τρίτη, Τετάρτη, Πέµπτη, Παρασκευή ή και για προηγούµενες εβδοµάδες ή και µήνες ανάλογα µε την κρισιµότητα των δεδοµένων σας και το όσο συχνά αυτά αλλάζουν. Αυτό όχι για την περίπτωση της καταστροφής του δίσκου ή της ζηµιάς από ιό αλλά για την περίπτωση που θα χρειαστείτε ένα σωστό αντίτυπο των αρχείων και δεν το βρείτε στο backup της προηγούµενης µέρας. Έχετε το περιθώριο να το αναζητήσετε στο set της προ-προηγούµενης µέρας κοκ. Αν το µέσο είναι ένα (π.χ. µόνο ένα USB-STICK) όπου παίρνετε καθηµερινά backup, τότε πιθανώς να έχει µεταφερθεί το πρόβληµα και σε αυτό.

Τα αντίγραφα ασφαλείας ουσιαστικά είναι ένα αρχείο, η βάση δεδοµένων,

Κεφάλαιο 8ο Ειδικά Θέµατα

107

στο οποίο αποθηκεύεται όλη η δουλειά σας. Το αρχείο αυτό είναι το IRIS.mdb Αυτό το αρχείο λοιπόν αρκεί να µεταφέρετε µε το backup αλλά και χειροκίνητα µε την εντολή copy σε οποιοδήποτε µέσο επιθυµείτε. Φυσικά η χρήση της εντολής copy είναι λιγότερο "πειθαρχηµένη" µέθοδος από το backup του ίδιου του προγράµµατος αλλά σας δίνει τη δυνατότητα να αποθηκεύετε τη βάση δεδοµένων σε άλλο χώρο του ίδιου του Η/Υ ή ακόµη καλύτερα σε άλλο υπολογιστή του δικτύου σας αν φυσικά έχετε τέτοιο. Τέλος αντίγραφα µπορείτε να κρατήσετε και στο διαδίκτυο «ανεβάζοντας» το αρχείο της βάσης σε κάποιο λογαριασµό ηλεκτρονικού ταχυδροµείου από όπου θα το κατεβάσετε σε περίπτωση προβλήµατος.

Για το CD-R ή το DVD-R πρέπει να χρησιµοποιήσετε το ειδικό πρόγραµµα που συνοδεύει τη συσκευή που συνήθως είναι το NERO. Για όλες τις εφαρµογές του ΕΠΑΦΟΥ πρέπει να µεταφέρετε στο CD ένα αρχείο όλο και όλο, αυτό µε κατάληξη MDB που περιγράφουµε παραπάνω.

Ιδανικά για να διασφαλιστεί η εργασία που έχει γίνει, µπορείτε να κάνετε συνδυασµό. Να έχετε µόνιµη τη διαδικασία σε κάποιο εξωτερικό µέσο αποθήκευσης όπου καλό είναι να υπάρχει περισσότερες από µια σειρά αντιγράφων. Με τον τρόπο αυτό ακόµα και αν το τελευταίο αντίγραφο για κάποιο λόγο δεν είναι σωστό, θα υπάρχει προηγούµενο, που θα σώζει το µεγαλύτερο µέρος της δουλείας σας. Επίσης στον υπολογιστή σας ή σε κάποιο χώρο του δικτύου µπορείτε ανά τακτά χρονικά διαστήµατα να αρχειοθετείτε τη βάση δεδοµένων σε κάποιο συγκεκριµένο φάκελο που θα έχετε ορίσει. Η συχνότητα της αρχειοθέτησης είναι συνάρτηση της δουλειάς που κάνετε µε την εφαρµογή.

Π Ρ Ο Σ Ο Χ Η !!!

Αν παρουσιαστεί κάποιο πρόβληµα στο πρόγραµµα, η πιο συνηθισµένη κίνηση των χρηστών είναι να πάρουν αµέσως Backup των αρχείων τους. Η κίνηση αυτή είναι τελείως λανθασµένη, αφού το πρόβληµα θα µεταφερθεί και στο αρχείο του Backup καταστρέφοντας την προηγούµενη σωστή έκδοση των αρχείων. Αυτό που πρέπει να κάνετε είναι να επικοινωνήσετε µε την εταιρία µας προκειµένου να αποκατασταθεί το λάθος. Στη χειρότερη περίπτωση όπου το πρόβληµα δε λυθεί, θα µπορέσετε να επαναφέρετε τα σωστά αρχεία του τελευταίου Backup.

• Από το menu Έναρξη (Start) → Προγράµµατα (Programs) → Έπαφος → IRIS Συντήρηση Βάσης ∆εδοµένων

• Επιλέξτε Συµπύκνωση Βάσης ∆εδοµένων, κάντε κλικ στο κουµπί Συνέχεια και στο παράθυρο που θα εµφανιστεί κάντε κλικ στο Ναι.


108

• Στη συνέχεια, επιλέξτε ∆ηµιουργία Αντιγράφων Ασφαλείας, κάντε κλικ στο κουµπί Συνέχεια και στο παράθυρο που εµφανίζεται επιλέξτε Ναι.

• Στη συνέχεια εµφανίζεται η παρακάτω οθόνη που σας ζητάει να

τοποθετήσετε να επιλέξετε την µονάδα αποθήκευσης, στην οποία θα κρατήσετε το Backup, Πατήστε Συνέχεια για να ξεκινήσει η διαδικασία των αντιγράφων ασφαλείας του IRIS.

Όταν η διαδικασία ολοκληρωθεί τότε θα εµφανιστεί µήνυµα στην οθόνη που θα σας ενηµερώνει για την επιτυχή δηµιουργία των αντιγράφων ασφαλείας, όπου και θα κάνετε κλικ στο κουµπί ΟΚ.

Backup µπορείτε να κρατήσετε και κατά την έξοδό σας από το IRIS , όταν στην οθόνη εµφανίζεται η ερώτηση αν θέλετε να κρατήσετε αντίγραφα ασφαλείας. Επιλέγοντας Ναι, ξεκινάει η διαδικασία των αντιγράφων ασφαλείας όπως ακριβώς περιγράφεται παραπάνω.

8.3. Επαναφορά Αρχείων (Restore)

Με τη λειτουργία Επαναφορά ΑΡΧΕΙΩΝ(Restore), αντικαθιστάτε τα αρχεία του σκληρού δίσκου(Iris.mdb) µε αυτά των δισκετών ή των flash disk και zip drive, καθώς και των υπόλοιπων µονάδων. Θα τη χρησιµοποιήσετε αν ο δίσκος σας έπαθε κάποια βλάβη και χάθηκαν τα αρχεία του ή αν για


109

κάποιους λόγους θέλετε να έχετε στο σύστηµα µια προηγούµενη µορφή των αρχείων του. • Από το menu Έναρξη (Start) → Προγράµµατα (Programs) → Έπαφος →

IRIS Συντήρηση Βάσης ∆εδοµένων, επιλέξτε το Επαναφορά Αντιγράφων Ασφαλείας και κάντε κλικ στο το κουµπί Συνέχεια

• Στη συνέχεια εµφανίζεται η παρακάτω οθόνη που σας ζητάει να επιλέξετε την µονάδα αποθήκευσης από την οποία θα γίνει η επαναφορά αντιγράφων ασφαλείας. Επιλέξτε την του γράµµα που αντιστοιχεί στην µονάδα αποθήκευσης και κάντε κλικ στο κουµπί Συνέχεια.

Κατόπιν στο παράθυρο που εµφανίζεται επιλέξτε ΝΑΙ για να ξεκινήσει η διαδικασία της επαναφοράς των αρχείων του Iris.

Παρατηρήσεις: Στην περίπτωση που έχετε παραπάνω από µία βάσεις δεδοµένων, στο παράθυρο που εµφανίζεται επιλέγετε κάθε φορά αυτήν που θέλετε να επαναφέρετε.


110

Εάν για οποιοδήποτε λόγο σβήστηκε η βάση δεδοµένων σας από τον κατάλογο του προγράµµατος ή κατά την έναρξη του προγράµµατος εµφανίζεται στην οθόνη σας ένα µήνυµα µε κωδικό λάθους, τότε προκειµένου να ανακτηθεί η τελευταία σωστή βάση σας πρέπει να επιλέξετε τη διαδροµή της βάσης δεδοµένων του προγράµµατος, όπως βλέπετε στην παρακάτω οθόνη.

Τέλος, στην περίπτωση που έχετε παραλείψει να ορίσετε το όνοµα του εκπαιδευτηρίου σας στο πρόγραµµα (από την επιλογή Αρχεία → Γενικά Στοιχεία Συστήµατος και στο πεδίο Γραµµή Κατάστασης), τότε στη θέση του ονόµατος του εκπαιδευτηρίου σας θα εµφανίζεται µια κενή γραµµή, όπου θα πρέπει να την επιλέγετε για να επαναφέρετε το αντίγραφο στη θέση αυτή.


111

8.4. Απεγκατάσταση του προγράµµατος

Για να απεγκαταστήσετε το IRIS θα πρέπει να ακολουθήσετε τα επόµενα βήµατα: • Επιλέξτε Έναρξη (Start)→Ρυθµίσεις (Settings)→Πίνακας Ελέγχου (Control

Panel). • Στη συνέχεια ανοίξτε την επιλογή Προσθαφαίρεση Προγραµµάτων

(Add/Remove Programms). • Στη λευκή επιφάνεια αναφέρονται όλα τα προγράµµατα που έχουν

εγκατασταθεί στον υπολογιστή σας. Επιλέξτε το IRIS και κάντε κλικ στο κουµπί Προσθαφαίρεση (Add/Remove).

Το IRIS έχει πλέον απεγκατασταθεί από τον υπολογιστή σας. Για να το χρησιµοποιήσετε ξανά πρέπει να το εγκαταστήσετε από τις αρχικές δισκέτες ή το πρώτο CD-ROM το οποίο σας είχε προµηθεύσει η εταιρεία µας.

8.5. ∆ιαχείριση Λαθών

Όταν παρουσιαστεί στο IRIS κάποιο λάθος ή πρόβληµα στα αρχεία της εφαρµογής, τότε εµφανίζεται ένα προειδοποιητικό παράθυρο αντίστοιχο µε το επόµενο.

Στην οθόνη αυτή εµφανίζεται ο κωδικός του λάθους και η περιγραφή του. Στην περίπτωση τέτοιων προβληµάτων πρέπει να σηµειώνετε ακριβώς τις πληροφορίες και τον κωδικό λάθους αυτής της οθόνης. Θα πρέπει να περιγράψετε στο τµήµα υποστήριξης της εταιρείας µας αφ' ενός το σηµείο του προγράµµατος που βρισκόσασταν τη στιγµή που εµφανίστηκε το πρόβληµα και αφ' ετέρου το µήνυµα αυτής της οθόνης προκειµένου να πετύχουµε γρήγορη διάγνωση και επίλυση του προβλήµατος. ∆υστυχώς δε µπορούµε να βοηθήσουµε σε προβλήµατα όταν δεν υπάρχει σαφής περιγραφή των συνθηκών που οδήγησαν στο λάθος. Ακόµη καλύτερη υποστήριξη θα έχετε από τους τεχνικούς της εταιρείας µας αν µας στείλετε το αρχείο της βάσης δεδοµένων σας και σαφείς οδηγίες για την αναπαραγωγή του προβλήµατος.

Η ΥΠΟΣΤΗΡΙΞΗ ΤΟΥ ΕΠΑΦΟΥ

Ο ΕΠΑΦΟΣ βρίσκεται πάντοτε στη διάθεσή σας προκειµένου να λύσει τα προβλήµατα που πιθανότατα να αντιµετωπίζετε και να σας βοηθήσει να κατανοήσετε κάθε σηµείο του IRIS. Όλες τις εργάσιµες µέρες στο τηλέφωνο 210-6990401 θα υπάρχουν υπεύθυνοι τεχνικοί της εταιρείας µας, έτοιµοι να σας ακούσουν. Θα διευκολύνατε ιδιαίτερα το Τµήµα Ανάπτυξης εάν µας στέλνατε τις παρατηρήσεις σας γραπτώς ή στο fax 210-6990441 ή µε e-mail στο [email protected]. Για να επικοινωνήσετε µε την τεχνική υποστήριξη πρέπει να γνωρίζετε τον ακριβή αριθµό έκδοσης (version number) και τον αριθµό σειράς του IRIS που έχετε. Και τα δύο αναγράφονται στην εργασία Βοήθεια→Για την εφαρµογή. Η εταιρεία µας αναπτύσσει και βελτιώνει συνεχώς το IRIS, ενσωµατώνοντας καινούριες τεχνικές και προγράµµατα που προσδίδουν στο πρόγραµµα ακόµη µεγαλύτερες δυνατότητες. Μην ξεχνάτε όµως ότι προκειµένου να δηµιουργηθεί ένα σωστό προϊόν είναι απαραίτητες οι δικές σας συµβουλές και παρατηρήσεις. Μη διστάσετε λοιπόν να επικοινωνήσετε µαζί µας προτείνοντάς µας οτιδήποτε θεωρείτε αναγκαίο να συµπεριληφθεί στις µελλοντικές εκδόσεις του IRIS.

για Windows - epafos.gr · Οι επιλογές των Αρχείων _____ 28 3.1....

Documents

Transcript of για Windows - epafos.gr · Οι επιλογές των Αρχείων _____ 28 3.1....