Ανασχεδιασμός των διαδικασιών αγορανομικών και...

1Γ. Αντίνου, Ι. Βέη, Η. Κακουλίδης: ημερίδα 5ου κύκλου labs.opengov.gr, Αθήνα, 2012

Ανασχεδιασμός πλαισίου αγορανομικών & τελωνειακών ελέγχων

Ανασχεδιασμός των διαδικασιών

αγορανομικών και τελωνειακών ελέγχων

εργασία στο πλαίσιο του μαθήματος

«Πληροφοριακά Συστήματα και

Ηλεκτρονική Διακυβέρνηση»

ΔΠΜΣ Δημόσια Διοίκηση & Πολιτική

Οικονομικό Πανεπιστήμιο Αθηνών



ΠΕΡΙΕΧΟΜΕΝΑ

Γενικές πληροφορίες για το ΓΧΚΥφιστάμενη διαδικασία

Περιγραφή Υφιστάμενης ΔιαδικασίαςΑνάλυση Υφιστάμενης ΔιαδικασίαςΑποτύπωση Υφιστάμενης Διαδικασίας με το Πρότυπο BPMNΕκτίμηση Κόστους Υφιστάμενης Διαδικασίας σε Ετήσια Βάση (μέθοδος ABC)Προβλήματα Υφιστάμενης Διαδικασίας

Προτεινόμενη ΔιαδικασίαΠεριγραφή Προτεινόμενης ΔιαδικασίαςΑποτύπωση Προτεινόμενης Διαδικασίας με το Πρότυπο BPMNΕκτίμηση Κόστους Προτεινόμενης Διαδικασίας σε Ετήσια Βάση (μέθοδος ABC)Οφέλη Προτεινόμενης ΔιαδικασίαςΠροϋποθέσεις – Θεσμικές παρεμβάσεις

Ενδιάμεσο ΣενάριοΣυμπεράσματαΒιβλιογραφία



ΓΕΝΙΚΕΣ ΠΛΗΡΟΦΟΡΙΕΣ

το Γ.Χ.Κ. ιδρύεται το 1929 με το Ν.4328, με τον οποίο συνενώνονται όλα τα εργαστήρια που λειτουργούσαν στο δημόσιο τομέα εκείνη την εποχή

στα 82 χρόνια λειτουργίας του, το Γ.Χ.Κ. αναπτύσσεται κι επεκτείνεται σχεδόν σε όλη την επικράτεια

Αποστολή

η επιστημονική υποστήριξη των τελωνειακών και φορολογικών υπηρεσιών, του ΣΔΟΕ και των άλλων υπηρεσιών του Υπουργείου Οικονομικών

η διασφάλιση των εσόδων του Κράτους

η προστασία της δημόσιας υγείας και του περιβάλλοντος

η προστασία της υγείας και των συμφερόντων των καταναλωτών

η επιστημονική υποστήριξη δικαστικών, αστυνομικών και λοιπών κρατικών αρχών

η στήριξη της υγιούς λειτουργίας της αγοράς



ΥΦΙΣΤΑΜΕΝΗ ΔΙΑΔΙΚΑΣΙΑ

• Ενιαίος Φορέας Ελέγχου

Τροφίμων

• ΟΤΑ Β΄ βαθμού

• Κτηνιατρικές Υπηρεσίες

• Γενική Γραμματεία

Καταναλωτή

• Ειδική Επιθεώρηση

Περιβάλλοντος

• Τελωνεία

• Σώμα Δίωξης Οικον.

Εγκλήματος

• Κ.Ε.Δ.Α.Κ.

• Ιδιώτες Επιχειρήσεις

• ΓΧΚ

ΓΕΝΙΚΟ ΧΗΜΕΙΟ ΤΟΥ ΚΡΑΤΟΥΣ

ΓΕΝΙΚΟ ΧΗΜΕΙΟ ΤΟΥ ΚΡΑΤΟΥΣ

ΦΟΡΕΑΣ ΔΕΙΓΜΑΤΟΛΗΨΙΑΣ

ΠΕΡΙΦΕΡΕΙΑΚΗ ΥΠΗΡΕΣΙΑ ΓΧΚ

ΠΕΡΙΦΕΡΕΙΑΚΗ ΥΠΗΡΕΣΙΑ ΓΧΚ

ΣΥΝΔΙΑΛΛΑΓΗ

ΥΠΟΣΤΗΡΙΞΗ

ΠΑΡΑΓΟΜΕΝΑ ΕΝΤΥΠΑ





Παραγόμενα έντυπα

Φορέας Λειτουργία Παραγόμενο έντυπο

Φορέας Δειγματοληψίας δειγματοληψία πρωτόκολλο δειγματοληψίας

Φορέας Δειγματοληψίας αποστολή δείγματος διαβιβαστικό δείγματος

ΓΧΚκαταχώριση εγγράφου &

δείγματοςέντυπο αναλύσεων

ΓΧΚ ανάλυση δείγματος έκθεση εξέτασης

ΓΧΚ αρχειοθέτηση δείγματος έντυπο αρχειοθέτησης

ΓΧΚ διαβίβαση αποτελεσμάτων διαβιβαστικό έκθεσης

Φορέας Δειγματοληψίας αρχειοθέτηση υπόθεσης έντυπο αρχειοθέτησης

Φορέας Δειγματοληψίας ενημέρωση αρμόδιας αρχής διαβιβαστικό έγγραφο


ΓΧΚ (αρχική)αίτηση για εργαστηριακή

υποστήριξηδιαβιβαστικό δείγματος

ΓΧΚκαταχώριση εγγράφου &

δείγματοςέντυπο αναλύσεων



ΓΧΚ (αρχική) καταχώρηση αποτελεσμάτων έκθεση έκθεσης

Παραγόμενα έντυπα κατά την αποστολή σε άλλη υπηρεσία του ΓΧΚ



Παραγόμενα έντυπα στην περίπτωση δειγμάτων που δεν συμμορφώνονται με τη νομοθεσία


Φορέας Δειγματοληψίας δειγματοληψία πρωτόκολλο δειγματοληψίας

Φορέας Δειγματοληψίας αποστολή δείγματος διαβιβαστικό δείγματος

ΓΧΚ καταχώριση εγγράφου & δείγματος έντυπο αναλύσεων



ΓΧΚ διαβίβαση αποτελεσμάτων διαβιβαστικό έκθεσης

Φορέας Δειγματοληψίας ειδοποίηση κατόχου ΜΚ δείγματος έντυπο ειδοποίησης

Φορέας Δειγματοληψίας γνωστοποίηση για έφεση έντυπο ειδοποίησης

ΓΧΚ καταχώριση έφεσης έντυπο αναλύσεων


ΓΧΚ διαβίβαση τελικών αποτελεσμάτων διαβιβαστικό έκθεσης

Φορέας Δειγματοληψίαςγνωστοποίηση τελικών

αποτελεσμάτωνέντυπο ειδοποίησης

Φορέας Δειγματοληψίας ειδοποίηση αρμόδιας αρχής έντυπο ειδοποίησης

Αρμόδια Αρχή επιβολή προστίμου πρωτόκολλο παράβασης

Αρμόδια Αρχή εκκίνηση ποινικής διαδικασίας διαβιβ. στις δικαστικές αρχές



Ανάλυση Υφιστάμενης Διαδικασίας

Στάδιο 1 : Δειγματοληψία

Στάδιο 2 : Αποστολή δείγματος

Στάδιο 3 : Παραλαβή δείγματος

Στάδιο 4 : Ανάλυση δείγματος – Έκθεση Εξέτασης

Στάδιο 5 : Αποστολή Έκθεσης Εξέτασης

(Στάδιο 6 – Δείγματα που δεν συμμορφώνονται με τη νομοθεσία :

Έφεση )

Στάδιο 7 : Ενέργεια Φορέα Δειγματοληψίας



Αποτύπωση υφιστάμενης διαδικασίας με πρότυπο BPMN (Business Process Model and Notation)

ΠΕΡΙΦΕΡΕΙΑΚΗ ΧΗΜΙΚΗ ΥΠΗΡΕΣΙΑ ΓΧΚ

ΓΕΝΙΚΟ ΧΗΜΕΙΟ του ΚΡΑΤΟΥΣ

ΦΟΡΕΑΣ ΔΕΙΓΜΑΤΟΛΗΨΙΑΣ



Αποτύπωση υφιστάμενης διαδικασίας με πρότυπο BPMN



Κοστολόγηση υφιστάμενης κατάστασης με τη μεθοδολογία ABC (Activity Based Costing)



Εκτίμηση Κόστους Υφιστάμενης Διαδικασίας σε Ετήσια ΒάσηΜέσος όρος δειγμάτων που

διαχειρίζονται οι χημικές υπηρεσίες του ΓΧΚ σε ετήσια βάση (πηγή:

Πεπραγμένα 2010 ΓΧΚ)

Κόστη που χρησιμοποιήθηκαν στην μεθοδολογία

κοστολόγησης ABC

Εργατοώρα Κόστος (Ευρώ)

ΓΧΚ 13,25

ΓΧΚ - Διοικητικό Προσωπικό 9,00

Δημόσιοι Φορείς 11,00

Δ.Φ. - Διοικητικό Προσωπικό 9,00

Ιδιώτες/Επιχειρήσεις 10,00

Λειτουργικά Κόστος (Ευρώ)

Κόστος σελίδας 0,01

Κόστος αποστολήςανά

έγγραφο

0,5

Προέλευση Δείγματος Πλήθος

Δείγματα από Δημόσιους Φορείς 108.000

Δείγματα από

ιδιώτες/επιχειρήσεις

3.500

Σύνολο δειγμάτων 111.500

Σύνολο δειγμάτων στάδιο 3 5.000

Σύνολο αναλύσεων 116.500

Σύνολο δειγμάτων στάδιο 4 200

Δείγματα μη σύμφωνα 14.040

Δείγματα μη ασφαλή 281



Εργατοώρ

ες

Κόστος/ εργατοώρ

αΠοσότητα Κόστος

Κόστος αποστολής

Στάδιο 3 Φορέας Διαδικασία ΓΧΚ-ΔΠ απόδοση στο δείγμα Αριθμό Δείγματος 0,2 9,00 111.500 200.700 ΓΧΚ-ΔΠ παραλαβή συνοδευτικών εγγράφων/ Απόδοση Α.Π. 0,2 9,00 111.500 200.700 ΓΧΚ σύνταξη εντύπου αναλύσεως 0,2 13,25 111.500 295.475 περίπτωση αποστολής σε άλλη υπηρεσία του ΓΧΚΓΧΚ-ΔΠ σύνταξη διαβιβαστικού εντύπου/Απόδοση Α.Π. 0,2 9,00 5.000 9.000 ΓΧΚ/Ταχυδρομείο αποστολή δείγματος και συνοδευτικών εγγράφων 24-72 5.000 ΓΧΚ-ΔΠ παραλαβή συνοδευτικών εγγράφων/ Απόδοση Α.Π. 0,2 9,00 5.000 9.000 ΓΧΚ σύνταξη εντύπου αναλύσεως 0,2 13,25 5.000 13.250

Στάδιο 4Φορέας Διαδικασία ΓΧΚ ανάλυση δείγματος 1-48 13,25 116.500

ΓΧΚ σύνταξη εκθέσεως 1,0 13,25 116.5001.543.62

5 ΓΧΚ σύνταξη εντύπου αρχειοθέτησης 0,2 13,25 116.500 308.725 περίπτωση αποστολής και σε άλλη υπηρεσία του ΓΧΚΓΧΚ-ΔΠ σύνταξη διαβιβαστικού εντύπου/Απόδοση Α.Π. 0,2 9,00 200 360 ΓΧΚ/Ταχυδρομείο αποστολή δείγματος και συνοδευτικών εγγράφων 24-72 200 ΓΧΚ-ΔΠ παραλαβή συνοδευτικών εγγράφων/ Απόδοση Α.Π. 0,2 9,00 200 360 ΓΧΚ σύνταξη εντύπου αναλύσεως 0,2 13,25 200 530 ΓΧΚ ανάλυση δείγματος 1-48 13,25 200 ΓΧΚ σύνταξη εκθέσεως 1,0 13,25 200 2.650 ΓΧΚ σύνταξη εντύπου αρχειοθέτησης 0,2 13,25 200 530

Στάδιο 5Φορέας Διαδικασία

ΓΧΚ-ΔΠπαραλαβή έκθεση εξέτασης από χημικές υπηρεσίες/ Απόδοση Α.Π./αρχειοθέτηση 0,2 9,00 5.200 9.360

ΓΧΚσύνταξη ολοκληρωμένης έκθεσης εξέτασης/δελτίο χημικής ανάλυσης 0,2 13,25 5.200 13.780

ΓΧΚ-ΔΠ σύνταξη διαβιβαστικού εντύπου για έκθεση εξέτασης 0,2 9,00 116.500 209.700 ΓΧΚ/Ταχυδρομείο αποστολή έκθεσης εξέτασης 24-72 9,00 116.500 58.250

Εφαρμογή ABC – Ενδεικτική απεικόνιση



Εκτίμηση κόστους της υφιστάμενης διαδικασίας με τη μεθοδολογία ABC

Στάδια Κόστος (€)

Στάδιο 1 685.800

Στάδιο 2 41.300

Στάδιο 3 730.023

Στάδιο 4 1.862.041

Στάδιο 5 294.741

Στάδιο 6 381.064

Στάδιο 7 587.430

Σύνολο 4.582.398



Προβλήματα Υφιστάμενης Διαδικασίας

Οικονομικό κόστος

Καθυστερήσεις στη διεκπεραίωση των δειγμάτων

Περιβαλλοντικό κόστος

Απουσία ενημέρωσης σχετικά με την έκβαση των υποθέσεων των

δειγμάτων



Προτεινόμενη Διαδικασία



ΠΡΟΤΕΙΝΟΜΕΝΗ ΔΙΑΔΙΚΑΣΙΑΠεριγραφή

Χρήση φορητών συσκευών κατά τη δειγματοληψία και απόδοση

αριθμού/barcode στα δείγματα

το ήδη υπάρχον barcode μπορεί να χρησιμοποιηθεί για την περιγραφή του

δείγματος

Μεταφορά στοιχείων on-line σε μια «σελίδα» του δείγματος/barcode

Συμπλήρωση των στοιχείων από ιδιώτες/επιχειρήσεις απευθείας στη

«σελίδα» του δείγματος/barcode στην κεντρική πλατφόρμα μέσω

διαδικτύου

Ενημέρωση της «σελίδας» του δείγματος για το σημείο και το status με

σκανάρισμα του barcode

Κατάργηση της πρωτοκόλλησης ανάμεσα στις υπηρεσίες και η

χρήση του αριθμού barcode του δείγματος ως μέσο ταυτοποίησης

Έκδοση ηλεκτρονικών εκθέσεων



Αποτύπωση προτεινόμενης διαδικασίας με πρότυπο BPMN

Ιστοσελίδα Δείγματος




Επισήμανση δείγματος με Barcode




Ιχνηλασιμότητα Δείγματος Παρακολούθηση Διαδικασίας μέσω

Ιστοσελίδας



Κοστολόγηση προτεινόμενης κατάστασης με τη μεθοδολογία ABC



Εκτίμηση κόστους της προτεινόμενης διαδικασίας με τη μεθοδολογία ABC

Στάδια Κόστος (€)

Στάδιο 1 475.200


Στάδιο 3 109.350

Στάδιο 4 309.435


Στάδιο 6 127.806

Στάδιο 7 143.589

Σύνολο 1.179.275



Ποσοστιαία μείωση κόστους ανά στάδιο με την προτεινόμενη διαδικασία

Στάδιο 1 : Δειγματοληψία

Στάδιο 2 : Αποστολή δείγματος

Στάδιο 3 : Παραλαβή δείγματος

Στάδιο 4 : Ανάλυση δείγματος – Έκθεση

Εξέτασης

Στάδιο 5 : Αποστολή Έκθεσης Εξέτασης

(Στάδιο 6 – Δείγματα που δεν

συμμορφώνονται με τη νομοθεσία : Έφεση )

Στάδιο 7 : Ενέργεια Φορέα Δειγματοληψίας



Συγκριτική απεικόνιση του χρόνου διεκπεραίωσης εγγράφων

Εργατοώρες σε ετήσια βάση

Υφιστάμενη ΔιαδικασίαΠροτεινόμενη

Διαδικασία

Συνολικός χρόνος ανά δείγμα 3,5 0,8

Συνολικός χρόνος ανά μη σύμφωνο δείγμα 5,7 1,6



Οφέλη εφαρμογής προτεινόμενης διαδικασίας

Άμεσα Οφέλη Έμμεσα Οφέλη

Δημοσίου χρόνος καταγραφής χρόνος πρωτοκόλλησης χρόνος αρχειοθέτησης χρόνος καταστροφής

αρχείων κόστος ταχυδρόμησης

εγγράφων κόστος χαρτιού, μελανιού,

εκτυπωτών, ντοσιέ, βιβλιοθηκών

αποδοτικότερη εργασία αναλυτική κοστολόγηση

αποτελεσματικότερη εκμετάλλευση διαθέσιμων πόρων

συμβολή στην προστασία του περιβάλλοντος λόγω μείωσης χρήσης πρώτων υλών, αντιδραστηρίων, μεταφορών

αμεσότητα πληροφόρησης και αναζήτησης

ολοκληρωμένη ενημέρωση

διαπίστωση τάσεων στην αγορά

Ιδιώτη/Επιχείρηση εξυπηρέτηση μέσω διαδικτύου

γρηγορότερη πληροφόρηση κόστος λόγω ελέγχου

βελτίωση ανταγωνιστικότητας



Προϋποθέσεις – Θεσμικές παρεμβάσεις

Hardware – Software

Κοινό δίκτυο (ΣΥΖΕΥΞΙΣ ? )

Security system (user name, password)

Κόστος εξοπλισμού (έκδοση barcode, σκανάρισμα barcode)

Προσαρμογή νομοθετικών διατάξεων για τη διασφάλιση της θεσμικής

λειτουργικότητας (ΚΕΔΥ, Ν2343/1995, Ν2672/1998 και Ν2690/1999)



Ενδιάμεσο Σενάριο

Απόδοση barcode και δημιουργία «σελίδας» του δείγματος στο ΓΧΚ

Επικοινωνία με συναλλασσόμενους φορείς μέσω εγγράφων

Μείωση κόστους 47%

Συγκριτική εκτίμηση κόστους

Υφιστάμενη

διαδικασία

Προτεινόμενη

διαδικασία

Ενδιάμεσο

Σενάριο

Στάδιο

1

685.800 475.200 685.800

Στάδιο

2

41.300 7.000 41.300

Στάδιο

3

730.023 109.350 410.400

Στάδιο

4

1.862.041 309.435 309.435

Στάδιο

5

294.741 6.890 220.085

Στάδιο

6

381.064 127.806 179.403

Στάδιο

7

587.430 143.594 587.430

Σύνολο 4.582.398 1.179.275 2.433.853



Συγκριτική απεικόνιση του κόστους



Συγκριτική απεικόνιση του χρόνου



Συμπεράσματα

μείωση του κόστους κατά 75% ή σε απόλυτους αριθμούς 3,4 εκ.

Ευρώ/έτος

σημαντική επιτάχυνση των διαδικασιών έκδοσης και κοινοποίησης των

αποτελεσμάτων

δυνατότητα άμεσου ελέγχου της πορείας της εκτέλεσης των

προγραμμάτων ελέγχου

εξοικονόμηση των πόρων που απαιτούνται για την αρχειοθέτηση των

αποτελεσμάτων (βιβλιοθήκες, ντοσιέ, διαφάνειες κλπ)

ανατροφοδότηση που θα αποτελέσει τη βάση για τον εντοπισμό τυχόν

προβληματικών περιοχών ελέγχου ανασχεδιασμός για την

αναβάθμιση της αποτελεσματικότητας του σχετικού προγράμματος



Βιβλιογραφία

ΓΧΚ: Δ/νση Προσωπικού & Τ.Υ.

Πεπραγμένα ΓΧΚ 2010

Συμβόλαια Συνεργασίας με Φορείς Ελέγχου

www.bpmn.org

White, S.A.: Introduction to BPMN

Λεκάκος, Γ. (2011) :Ηλεκτρονικό Παράβολο - Ηλεκτρονική Τιμολόγηση,

σημειώσεις στο μάθημα «Πληροφοριακά Συστήματα και Ηλεκτρονική

Διακυβέρνησης»

Χανιωτάκη, Ε. (2011): Ανασχεδιασμός Διοικητικών Διαδικασιών,

σημειώσεις στο μάθημα «Πληροφοριακά Συστήματα και Ηλεκτρονική

Διακυβέρνησης»

http://www.bpmn.org/







Ευχαριστούμε

Ανασχεδιασμός των διαδικασιών αγορανομικών και...

Documents

Transcript of Ανασχεδιασμός των διαδικασιών αγορανομικών και...