ΠΤΥΧΙΑΚΗ ΕΡΓΑΣΙΑ ΤΟ ΣΥΣΤΗΜΑ DMS ΣΤΗΝ «ΕΓΝΑΤΙΑ ΟΔΟΣ...

ΠΤΥΧΙΑΚΗ ΕΡΓΑΣΙΑ

ΤΟ ΣΥΣΤΗΜΑ DMS ΣΤΗΝ «ΕΓΝΑΤΙΑ ΟΔΟΣ ΑΕ»

ΥΛΟΠΟΙΗΣΗ

ΠΑΠΑΓΙΑΝΝΗ ΙΟΥΛΙΑ-ΙΩΑΝΝΑ

ΚΑΒΑΛΑ 2006

Σύστημα Διαχείρισης Εγγράφων & Ροές Εργασίας στην ΕΟΑΕ

2

ΠΕΡΙΕΧΟΜΕΝΑ

Περίληψη-Περιήγηση πτυχιακής...........................................................................Σελ 2 Πίνακας Ακρωνυμίων.............................................................................................Σελ 3

Κεφάλαιο 1- Εισαγωγή…………………………………………………………Σελ 4

1.1)Η «Εγνατία Οδός Α.Ε» κ το έργο της............................................................. Σελ 5

1.2) Διαχείριση Γνώσης.........................................................................................Σελ 9

1.3) Ηλεκτρονική Διαχείριση Αλληλογραφίας.....................................................Σελ 10

1.4) Διαχείριση Ροής Εργασιών............................................................................Σελ 11

Κεφάλαιο 2-Το λογισμικό……………………………………………………...Σελ 13

2.1) Περιγραφή/ Εφαρμογές στην «Εγνατία Οδός Α.Ε»………………………..Σελ 15

2.2)Τεχνικές προδιαγραφές………………………………………….................. Σελ 17

2.3)Αρχιτεκτονική……………………………………………………………… Σελ 20

2.4)Περιβάλλον εργασίας……………………………………………………….Σελ 21

2.5)Άλλες δυνατότητες……………………………………………………........ Σελ 34

2.6)Ροές εργασίας……………………………………………………………… Σελ 35

Κεφάλαιο 3-Πλεονεκτήματα/Μειονεκτήματα………………………………. Σελ 52

3.1) Οφέλη που προκύπτουν από τη χρήση ενός τέτοιου συστήματος………. ...Σελ 53

3.2) Πιθανά μειονεκτήματα και δυσκολίες στα πλαίσια της εφαρμογής του

συστήματος…………………………………………………………………….. Σελ 60

Κεφάλαιο 4-Άλλα πακέτα λογισμικού DMS.................................................... Σελ 61

4.1) Λύσεις DMS με άλλα αντίστοιχα πακέτα λογισμικού.................................Σελ 62


3

ΠΕΡΙΛΗΨΗ-ΠΕΡΙΗΓΗΣΗ ΠΤΥΧΙΑΚΗΣ

Η παρούσα πτυχιακή περιγράφει το Σύστημα Διαχείρισης Εγγράφων και Ροής

εργασιών ,Hummingbird DM που πρόκειται να εφαρμοστεί στην «ΕΓΝΑΤΙΑ ΟΔΟΣ

ΑΕ».

Η σύγχρονη επιχείρηση στον αιώνα που διανύουμε καλείται να δημιουργεί με

δυναμικό και συνεχή τρόπο χρήσιμες πληροφορίες και γνώση. Σ’ αυτό το πλαίσιο η

«ΕΓΝΑΤΙΑ ΟΔΟΣ ΑΕ» αξιοποιώντας την εμπειρία που έχει αποκτήσει κατά τη

διάρκεια της δεκαετούς λειτουργίας της, υλοποίησε πρωτοπόρες εφαρμογές

Διαχείρισης Εγγράφων. Λαμβάνοντας υπόψιν τα νέα δεδομένα, στηρίζει μια σειρά

από νέες τεχνολογίες πληροφορικής και επικοινωνιών, οι οποίες είναι καταλυτικές

στον τομέα Διαχείρισης της «επιχειρηματικής γνώσης». Οι τεχνολογίες «διαχείρισης

εγγράφων» και «ροών εργασίας» αποτελούν εφαρμογές διαχείρισης γνώσης .

Στο περιεχόμενο της πτυχιακής περιγράφονται οι προσεγγίσεις της εταιρίας στην

υλοποίηση των εφαρμογών Ηλεκτρονικής Διαχείρισης Εγγράφων και των σχετικών

Ροών Εργασίας για την κάλυψη συγκεκριμένων απαιτήσεων που αφορούν το

αντικείμενο των εργασιών της. Η εταιρία με τη χρήση κορυφαίων τεχνολογιών σε

διεθνές επίπεδο, αντιμετωπίζει τις ανάγκες της και τοποθετείται σε πλεονεκτική θέση

στον τομέα αυτό.

Το πρώτο κεφάλαιο ξεκινάει με την παρουσίαση της εταιρίας «ΕΓΝΑΤΙΑ ΟΔΟΣ

ΑΕ» σχετικά με το αντικείμενο των εργασιών της. Στις επόμενες ενότητες του

κεφαλαίου αναφέρονται οι σύγχρονες τάσεις και η κατάσταση στην Ευρώπη σχετικά

με τη «Διαχείριση Γνώσης», την «Ηλεκτρονική Διαχείριση Αλληλογραφίας» και τη

«Διαχείριση Ροής Εργασιών».

Στο δεύτερο κεφάλαιο παρουσιάζεται αναλυτικά το λογισμικό Hummingbird DM.Η

περιγραφή του λογισμικού περιλαμβάνει τις Εφαρμογές στην «Εγνατία Οδός Α.Ε»,τις

Τεχνικές προδιαγραφές,την Αρχιτεκτονική και το Περιβάλλον εργασίας του

συστήματος, τις δυνατότητές του και τις Ροές εργασίας που υλοποιούνται για τις

εταιρικές διαδικασίες της «ΕΓΝΑΤΙΑ ΟΔΟΣ ΑΕ».

Το τρίτο κεφάλαιο περιλαμβάνει τα οφέλη που προσκομίζει η επιχείρηση από τη

χρήση ενός Συστήματος Διαχείρισης Εγγράφων και τις πιθανές δυσκολίες που

ενδέχεται να παρουσιαστούν κατά τη διάρκεια της εφαρμογής του.

Στο τελευταίο κεφάλαιο αναφέρονται αντίστοιχα πακέτα λογισμικού που προσφέρουν

λύσεις Διαχείρισης Εγγράφων.


4

ΣΥΜΒΟΛΙΣΜΟΙ-ΣΥΝΤΟΜΟΓΡΑΦΙΕΣ

Acrony

m

Αγγλική περιγραφή Ελληνική Περιγραφή

ΕΟΑΕ Εgnatia Odos AE Εγνατία Οδός ΑΕ

ΒΔ Data Base Βάση Δεδομένων

EDMS Electronic Document

Management System

Σύστημα Ηλεκτρονικής Αρχειοθέτησης &

Διαχείρισης Εγγράφων

DM Document Management Διαχείριση Εγγράφων

ΣΔΕ Document Management System Σύστημα Διαχείρισης Εγγράφων

WF Workflow Ροή Εργασίας

CM Content Management Πληροφορικό Περιεχόμενο

UI User Interface Διεπαφή Χρήστη

ΚΠΣ - Κοινοτικό Πλαίσιο Στήριξης

ΕΤΕπ - Ευρωπαϊκή Τράπεζα Επενδύσεων

DTier Data Tier Επίπεδο Δεδομένων

TTier Transactional Tier Επίπεδο Πρόσβασης

CTier Client Tier Επίπεδο Χρήστη


5

1Ο ΚΕΦΑΛΑΙΟ


6

1.1 «Εγνατία Οδός Α.Ε» η εταιρία 1

Στο κατώφλι του 21ου αιώνα το μεγαλύτερο έργο οδοποιίας που πραγματοποιείται

στον Ελλαδικό και ένα από τα μεγαλύτερα στον ευρύτερο Ευρωπαϊκό χώρο, είναι η

Εγνατία Οδός που αποτελεί ιστορική συνέχεια της Ρωμαϊκής Εγνατίας Οδού. Η

"ΕΓΝΑΤΙΑ ΟΔΟΣ Α.Ε." ιδρύθηκε τον Σεπτέμβριο του 1995 στο πλαίσιο των

διαπραγματεύσεων της Κοινοτικής και Ελληνικής πλευράς, για την ταχεία υλοποίηση

του 2ου Κοινοτικού Πλαισίου Στήριξης. Περιλαμβάνεται στα δεκατέσσερα έργα

προτεραιότητας του Διευρωπαϊκού Δικτύου Μεταφορών και συνδέεται μέσω των

κάθετων αξόνων με τους Πανευρωπαϊκούς διαδρόμους που αναπτύσσονται στις

χώρες των Βαλκανίων και της Κεντρικής και Ανατολικής Ευρώπης .Πρόκειται για

ένα έργο εξαιρετικά σημαντικό για την Ευρώπη, τα Βαλκάνια και την Ελλάδα..

Η δημιουργία της Εταιρείας ήταν αποτέλεσμα των διαπραγματεύσεων που είχαν η

Ελληνική και η Κοινοτική πλευρά για την προετοιμασία του ΙΙ Κοινοτικού Πλαισίου

Στήριξης. Κατά την εκτέλεση του 1ου ΚΠΣ διαπιστώθηκε η αδυναμία του

υπάρχοντος διοικητικού μηχανισμού στην προώθηση των προγραμματισμένων

μεγάλων έργων. Αποφασίσθηκε έτσι η δημιουργία μίας Εταιρείας που θα

ακολουθούσε πρότυπα που είχαν ήδη δοκιμασθεί σε άλλες ευρωπαϊκές χώρες.

Η "ΕΓΝΑΤΙΑ ΟΔΟΣ Α.Ε.", αν και είναι μια Εταιρεία με μοναδικό μέτοχο το

Δημόσιο, λειτουργεί όμως με ιδιωτικοοικονομικά κριτήρια και εποπτεύεται από το

Υ.ΠΕ.ΧΩ.Δ.Ε. Σκοπός της είναι η διαχείριση της μελέτης και κατασκευής, η

συντήρηση, ο εξοπλισμός και η εκμετάλλευση της Εγνατίας Οδού, των οδικών

αξόνων που την εξυπηρετούν, καθώς και άλλων έργων εντός ή εκτός της Ελληνικής

επικράτειας. Στη διαχείριση του έργου και στην επίβλεψη της κατασκευής

συνεργάζονται Διεθνείς Οίκοι, με εμπειρία στη διοίκηση και επίβλεψη μεγάλων

έργων, που προσελήφθηκαν με διεθνείς διαγωνισμούς. Η Εταιρεία χρησιμοποιεί

επίσης και αποσπασμένους έμπειρους μηχανικούς του Δημοσίου.

Για την επίτευξη της αποδοτικότερης λειτουργία της ,η "ΕΓΝΑΤΙΑ ΟΔΟΣ Α.Ε." έχει

επενδύσει στον τομέα της Οργάνωσης, σύγχρονα συστήματα Διαχείρισης Έργων,

Εγγράφων και Διοίκησης. Η εταιρεία αποφάσισε να προμηθευτεί τα συστήματα αυτά

έχοντας ως απώτερο σκοπό την ύπαρξη ενιαίων συστημάτων διαχείρισης Έργου και

Εγγράφων τα οποία σε συνεργασία με τα υπόλοιπα συστήματα της επιχείρησης θα

διασφαλίσουν τη Διαχείριση των πληροφοριών για αποτελεσματική ενημέρωση της

Διοίκησης,την Διαχείριση των εγγράφων και την Παρακολούθηση των έργων.

1 http://intranet.egnatia.gr


7

Το έργο

Εικόνα 1. Εγνατία Οδός

Η Εγνατία Οδός είναι ένας σύγχρονος Αυτοκινητόδρομος, μήκους 680 χλμ, που

πρόκειται να αποτελέσει την μοναδική ίσως, οδική και κατ΄ επέκταση επικοινωνιακή

γέφυρα ανάμεσα στα Ανατολικά και Δυτικά σύνορα του Βόρειου τμήματος της

Ελλάδας. Ξεκινά από την Ηγουμενίτσα, διασχίζει τους Νομούς Θεσπρωτίας,

Ιωαννίνων, Γρεβενών, Κοζάνης, Ημαθίας, Θεσσαλονίκης, Σερρών, Καβάλας,

Ξάνθης, Ροδόπης, Έβρου και καταλήγει στους Κήπους, στα σύνορα με την Τουρκία

Η χάραξη του άξονα της Εγνατίας διασχίζει την ορεινή Πίνδο και διασταυρώνεται με

όλα σχεδόν τα ποτάμια της χώρας και με το δομημένο ήδη οδικό και σιδηροδρομικό

δίκτυο βορρά-νότου.

Η διαφορά με το παραδοσιακό έργο οδοποιίας παρουσιάζεται πιο έντονα στο

ποιοτικό επίπεδο, αν ληφθούν υπόψη τα ασυνήθιστα μεγάλα μεγέθη κατασκευής που

αφορούν σε ανοίγματα γεφυρών, ύψη βάθρων, μήκη σηράγγων, τομές ορυγμάτων,

πάχη οδοστρωσίας και οι συνακόλουθες διαδικασίες μελέτης και κατασκευής.

Η "ΕΓΝΑΤΙΑ ΟΔΟΣ Α.Ε." σχεδιάζεται και κατασκευάζεται εξ’ αρχής με πλήρη

τήρηση των διεθνών προδιαγραφών. Παράλληλα με τον κύριο άξονα, έχει αναλάβει

τη μελέτη και διαχείριση της κατασκευής κάθετων αξόνων. Σε ορισμένους από τους

κάθετους άξονες έχει εκτελέσει σημαντικό αριθμό μεμονωμένων έργων ενταγμένα σε

αυτούς. Επιπλέον έχει εκτελέσει επιμέρους έργα αναβάθμισης του υφιστάμενου

παράλληλου εθνικού δικτύου. Ο κύριος άξονας επομένως πλαισιώνεται με παρόδιους

βοηθητικούς δρόμους συνολικού μήκους 720 χλμ.

Η Εγνατία Οδός, ως συλλεκτήριος οδικός άξονας των μεταφορών της Βαλκανικής

και της Ν.Α. Ευρώπης, τροφοδοτείται από 9 κάθετους άξονες που εξασφαλίζουν τη

σύνδεσή της με την Αλβανία, τη FYROM και την Βουλγαρία καθώς και από 4

Λιμάνια και 6 Αεροδρόμια.

Αξίζει να σημειωθεί ότι ο σχεδιασμός της έγινε με γνώμονα την ασφάλεια των

χρηστών(ειδικά συστήματα, περίφραξη κτλ.) αλλά και την αρμονική ένταξη του

έργου στο περιβάλλον. Υπάρχει δηλαδή εφαρμογή περιβαλλοντικής διαχείρισης που

υιοθετεί μέτρα προστασίας του περιβάλλοντος, κατά τη διάρκεια μελέτης ,

κατασκευής και λειτουργίας του έργου.


8

Εικόνα 2. Εγνατία και Πανευρωπαϊκοί Διάδρομοι

Η Εγνατία Οδός είναι ένα έργο εξαιρετικής σημασίας για την Ευρώπη. Για την

κατασκευή και την ολοκλήρωση της έχει διασφαλισμένους πόρους και

χρηματοδοτείται από το Ελληνικό Δημόσιο(Εθνικοί Πόροι), την Ευρωπαϊκή Ένωση

(Ταμείο Συνοχής, Ευρωπαϊκό Ταμείο Περιφερειακής Ανάπτυξης, Διευρωπαϊκά

Δίκτυα Μεταφορών), την Ευρωπαϊκή Τράπεζα Επενδύσεων( European Investment

Bank), και το Κοινοτικό Πλαίσιο Στήριξης(ΚΠΣ).Το συνολικό κόστος του κύριου

άξονα υπολογίζεται στα 5000 Μ € (χωρίς Φ.Π.Α.). Το έργο του κύριου άξονα της

Εγνατίας Οδού χρηματοδοτείται σε ποσοστό περίπου 50% από την Ευρωπαϊκή

Ένωση ενώ το σύνολο σχεδόν των έργων της Εγνατίας έχει δανειοδοτηθεί από την

Ευρωπαϊκή Τράπεζα Επενδύσεων(ΕΤΕπ.), με ευνοϊκούς όρους, για την κάλυψη

μέρος της Εθνικής Συμμετοχής.

Σε Ευρωπαϊκό επίπεδο ,η Εγνατία ενώνει τα μεγαλύτερα βιομηχανικά κέντρα της

Δύσης με την Ανατολή. Αποτελεί άξονα υποδοχής και σύνδεσης σημαντικών

Διευρωπαϊκών και Πανευρωπαϊκών οδικών αξόνων και το σημείο αναφοράς πολλών

συνδυασμένων υποδομών του Ευρωπαϊκού δικτύου μεταφορών. Στη Νοτιοανατολική

Ευρώπη, ο Διευρωπαϊκός άξονας της Εγνατίας που οδεύει από τη Δύση προς την

Ανατολή ,λειτουργεί συγχρόνως ως συλλεκτήριος των Πανευρωπαϊκών

διαδρόμων(Βερολίνο-Σόφια-Θεσσαλονίκη),(Ελσίνκι-Αλεξανδρούπολη)και (Βιέννη-

Βελιγράδι-Θεσσαλονίκη) ενώνει το Βορρά με τον Νότο. Η κατασκευή και η

ολοκλήρωση του αυτοκινητόδρομου θα έχει σαν αποτέλεσμα την ενίσχυση της

Κοινής Πολιτικής Μεταφορών της Ευρωπαϊκής Ένωσης καθώς ο Πανευρωπαϊκός

σχεδιασμός, θα αποτελέσει συνέχεια των Διευρωπαϊκών Δικτύων στην Ανατολική

Ευρώπη.


9

Η κατασκευή της Εγνατίας και των Κάθετων Αξόνων της θα επιτρέψει τη μεγάλη

ανάπτυξη των μεταφορών στην περιοχή. Το αποτέλεσμα αυτής της κατασκευής θα

μπορεί να προσδίδει στην Εγνατία Οδό την ιδιότητα της ραχοκοκαλιάς του

συστήματος μεταφορών σε όλη την Ν.Ανατολική Ευρώπη.

Σε Εθνικό επίπεδο, η Εγνατία Οδός είναι ένα έργο πάρα πολύ σημαντικό για την

ανάπτυξη της Ελλάδας και ταυτόχρονα είναι ένα μεγάλο έργο που έχει δώσει τη

δυνατότητα στον τεχνικό κόσμο της χώρας να αποκτήσει εμπειρίες, τεχνογνωσία και

ικανότητες. Ταυτόχρονα αυξάνονται οι δυνατότητες επενδύσεων σε μεταφορές,

βιομηχανία και τουρισμό και ενώνονται τα βιομηχανικά κέντρα Δύσης και Ανατολής.

Αυτό επιτυγχάνεται με τη μείωση των χρονοαποστάσεων που αποτέλεσμά τους είναι

να βγαίνουν από την απομόνωση οι περιοχές της Ηπείρου, της Δυτικής Μακεδονίας

και της Θράκης. Η μεγάλη σύντμηση του χρόνου εξασφαλίζει όχι μόνο τη βελτίωση

της ποιότητας της ζωής αλλά προσφέρει και μια δυνατότητα ανάπτυξης.

Με την Εγνατία Οδό και τους άξονες της , η Ελλάδα συμμετέχει ενεργά στη

διαμόρφωση της νέας περιφερειακής αγοράς των Βαλκανίων και θα λειτουργήσει

αποτελεσματικά σε επιχειρηματικές κοινοτικές πρωτοβουλίες, από και προς τη

Βαλκανική. Με το άνοιγμα της Βαλκανικής αγοράς δίνεται διέξοδος στις ελληνικές

επιχειρήσεις ιδίως της Βόρειας Ελλάδας και δίνονται τεράστιες δυνατότητες για την

ανάπτυξη όλης της περιοχής. Στη Βόρεια Ελλάδα, η Εγνατία Οδός θα συνδέσει οδικά

και θα δώσει άμεση πρόσβαση σε 19 πόλεις,332 κοινότητες,5 λιμάνια, 6 αεροδρόμια,

30 τουριστικές και άλλου γενικού ενδιαφέροντος περιοχές, καθώς και 11

βιομηχανικές περιοχές. Σαν αποτέλεσμα θα είναι εφικτή η ενίσχυση της τοπικής

οικονομίας καθώς επίσης και του παραγωγικού ιστού της χώρας λόγω βελτιωμένης

και ασφαλούς διακίνησης προϊόντων και αγαθών, μείωσης του χρόνου και του

κόστους μεταφοράς προϊόντων και πληθυσμού. Στην πορεία εξέλιξης της

οικονομικής ανάπτυξης, τόσο η Θεσσαλονίκη, όσο και οι πόλεις της Βόρειας

Ελλάδας μπορούν να αποτελέσουν κέντρα δραστηριοτήτων που συνεργάζονται με το

ευρύτερο βαλκανικό χώρο.


10

1.2 «Διαχείριση Γνώσης»

Ζούμε σε μια εποχή κατά την οποία αλλάζουν οι απόψεις για τους παράγοντες που

καθορίζουν την επιτυχία και το μέλλον μιας επιχείρησης. Οι σύγχρονες επιχειρήσεις

αξιοποιούν τον πλέον πολύτιμο πόρο τους: την «επιχειρηματική γνώση». Κανείς δε

μπορεί να αμφισβητήσει ότι σήμερα το πιο ισχυρό ανταγωνιστικό πλεονέκτημα είναι

η πληροφορία. Για τον λόγο αυτό την αποθηκεύουμε, και μάλιστα σε τεράστιες

ποσότητες, θεωρώντας ως δεδομένο ότι κάποια στιγμή θα τη χρησιμοποιήσουμε και

θα αποκομίσουμε τα αναμενόμενα οφέλη.

Η «επιχειρηματική γνώση» βρίσκεται ενσωματωμένη τόσο στις δεξιότητες των

στελεχών της εταιρείας, όσο και στα συστήματα που χρησιμοποιεί (τα χειρόγραφα,

αλλά κυρίως στα πληροφοριακά συστήματα), στα δίκτυα (είτε άτυπα είτε τυπικά)

μεταξύ των στελεχών και στις επιχειρηματικές λειτουργίες. Συνεπώς η πρόκληση για

τη σύγχρονη επιχείρηση είναι να αναπτύξει συστηματικούς και μεθοδικούς

μηχανισμούς διοίκησης και ανάπτυξης της επιχειρηματικής γνώσης, να

εκμεταλλευτεί τις δυνατότητες και να περιορίσει τις ελλείψεις του γνωστικού της

ενεργητικού. Την πρόκληση αυτή καλείται να αντιμετωπίσει η σύγχρονη διοικητική

πρακτική της Διαχείρισης Γνώσης (Knowledge Management). Η ισορροπία μεταξύ

του τεχνολογικού και ανθρώπινου παράγοντα στη διαχείριση γνώσης είναι ένα

κρίσιμο σημείο για την επιτυχή υλοποίηση ενός έργου διαχείρισης γνώσης. Αυτό

πάντως που είναι κοινά αποδεκτό, είναι ότι ο ρόλος της πληροφορικής και της

τεχνολογίας γενικότερα είναι κρίσιμος για την αποτελεσματική υποστήριξη της

διαχείρισης γνώσης. Η τεχνολογία από μόνη της δεν αποτελεί τη λύση αλλά και χωρίς

αυτήν η διαχείριση γνώσης είναι καταδικασμένη να μείνει μια θεωρία χωρίς

πρακτικές διεξόδους.2

Σχετικός είναι ο ορισμός που έχει διατυπωθεί από το πανευρωπαϊκό consortium

εταιρειών Know-Net : «Η διαχείριση γνώσης (knowledge management) είναι μια νέα

διοικητική πρακτική (management discipline) που αφορά στη συστηματική και

συλλογική δημιουργία, διάχυση κ χρήση της επιχειρηματικής γνώσης, με σκοπό τη

ριζική βελτίωση της οργανωτικής πραγματικότητας, τη βελτίωση της επιχειρηματικής

ανταγωνιστικότητας και την ανάπτυξη της καινοτομίας».

Η «παγκόσμια εταιρία του 2005» , όπως χαρακτηριστικά το περιοδικό Economist

αποκαλεί τη νέα μορφή επιχείρησης, απαιτεί την αποδοτική Διαχείριση Γνώσης ως

προϋπόθεση της αποτελεσματικής συνεργασίας.3

Η «Διαχείριση Γνώσης» είναι άμεσα συνδεδεμένη με τα συστήματα Διαχείρισης

Εγγράφων και Διαχείρισης Ροής Εργασιών. Αυτό προκύπτει από το γεγονός ότι με τη

χρήση ενός σύγχρονου ηλεκτρονικού συστήματος Διαχείρισης Εγγράφων και

Δρομολόγησης Ροής Εργασιών, η ασύνδετη πληροφορία σε έναν οργανισμό μπορεί

να γίνει διαθέσιμη προς αναζήτηση, ανάκτηση και χρήση, ώστε να μετατραπεί σε

γνώση, η οποία παράγει ποσοτικά μετρήσιμη απόδοση, παραγωγικότητα και σαφή

ανταγωνιστικά πλεονεκτήματα.4

2 TAWPI (2006), The Association for Work Process Improvement, http://www.tawpi.org, (ημ/νία επίσκεψης: Ιαν.

2006) 3 Περιοδικό Economist

4 Λύτρας Δ. Μιλτιάδης (2003), «Διαχείριση Γνώσης & Μάθησης», Εκδόσεις Παπασωτηρίου

http://www.tawpi.org/


11

1.3 Ηλεκτρονική Διαχείριση Εγγράφων (Electronic Document

Management)

Με τον όρο «Ηλεκτρονική Διαχείριση Εγγράφων»(Electronic Document

Management)5 αναφερόμαστε σε μια τεχνολογία η οποία ουσιαστικά εξελίσσεται τις

δύο τελευταίες δεκαετίες από ένα βασικό «ηλεκτρονικό ντουλάπι» που

χρησιμοποιούνταν ως σημείο αποθήκευσης «σκαναρισμένων» εγγράφων και εικόνων

σε ηλεκτρονική μορφή σε έναν κεντρικό server που μπορεί να επεξεργάζεται, να

κατηγοριοποιεί και να ανακτά τα έγγραφα αυτά για μελλοντική χρήση. Σήμερα, η

ηλεκτρονική διαχείριση εγγράφων αποτελεί τμήμα της Διαχείρισης Επιχειρησιακού

Περιεχομένου (Enterprise Content Management) και υποσύνολο της Διαχείρισης

Γνώσης (Knowledge Management) ή της Διαχείρισης Πληροφοριών (Information

Management).6

Τα συστήματα αυτά διαχειρίζονται τον πλήρη κύκλο ζωής κάθε εγγράφου, από την

αρχική του μορφή, τις αναθεωρήσεις, τις διαφορετικές εκδόσεις, μέχρι την τελική του

οριστικοποίηση. Τα έγγραφα χαρακτηρίζονται με πολλαπλούς τρόπους που επιλέγει η

επιχείρηση για να εξυπηρετήσει τις ανάγκες της, συνδέοντας πολλές φορές αυτούς

τους χαρακτηρισμούς με δεδομένα που βρίσκονται ήδη σε άλλα υπάρχοντα

πληροφοριακά συστήματά της.

Σημερινή κατάσταση

Καθημερινά, σε ολόκληρο τον κόσμο, εταιρίες και οργανισμοί παράγουν και

διαχειρίζονται τεράστιους όγκους έντυπης και ηλεκτρονικής πληροφορίας. Δυστυχώς

,οι περισσότερες από αυτές τις πληροφορίες χάνονται ή απαιτείται η εκ νέου

δημιουργία τους. Μελέτες έχουν αποδείξει ότι περίπου 40% του χρόνου των

εργαζομένων σε γραφεία δαπανάται στην προσπάθεια ανεύρεσης απαιτούμενων

πληροφοριών προκειμένου να φέρουν σε πέρας την εργασία τους. Η αρχειοθέτηση

της πληροφορίας και η παροχή δυνατότητας για διάθεση της στα στελέχη της

επιχείρησης-και όχι μόνο- αποτελούν σημαντικό στοιχείο και ζωτική λειτουργία για

κάθε επιχείρηση. Δικαιολογημένα επομένως το 80% των ανώτατων στελεχών

αναγνωρίζει ότι τα έγγραφα είναι ζωτικής σημασίας για την επιτυχημένη λειτουργία

της εταιρίας τους.7

Προβάλλει λοιπόν ένας σύγχρονος όρος και αναδεικνύεται απαραίτητη η αξιοποίηση

της τεχνολογίας σε επίπεδο υλικών και λογισμικών, τα οποία θα είναι ικανά να

διαχειριστούν τη γνώση αλλά και να εξασφαλίσουν τη σύνθεση των πληροφοριών.

Τεχνολογικές λύσεις οι οποίες έρχονται να συνδράμουν σε αυτόν τον αντικειμενικό

σκοπό είναι και η «Διαχείριση Εγγράφων» (Document Management).8

5 Yang, Q. (2000) “Electronic document Management (EDM) in Building Design and Construction

M.Sc.Thesis in Real Estate and Construction Management (supervised by Prof. B-C Björk ), Royal Institute

of Technology (KTH), Stockholm, Sweden 6 AIIM (2006), Avant Imaging & Information Management Inc, http://www.aiim.com, (ημ/νία επίσκεψης: Ιαν.

2006)

7 Γ. Μπόθος, περιοδικό πληροφορικής “HOW?”, Απρίλιος 2004

8Butler Group White Paper (2002), “Document management”, Σεπτέμβριος

http://www.aiim.com/


12

Τα συστήματα Διαχείρισης Εγγράφων (Document Management) μεταμορφώνουν την

αρχειοθέτηση από αναγκαίο κακό σε πολύτιμο πληροφοριακό υλικό, βάση και

απροϋπόθετη συνθήκη για τη λήψη των αποφάσεων στο επιχειρηματικό πλαίσιο.

Σε αυτό το σημείο αξίζει να αναφερθεί ότι τα τελευταία χρόνια αρχίζει να γίνεται

γνωστός ο όρος «paperless office»,γραφείο χωρίς χαρτιά. Ο όρος αυτός αποτυπώνει

τη γενικότερη επιθυμία των επιχειρήσεων να έχουν σε ηλεκτρονική μορφή όλα τα

έγγραφα που χρειάζονται, ώστε να μειωθεί ο όγκος του χαρτιού που βρίσκεται στα

γραφεία.

Με τη χρήση ενός τέτοιου συστήματος επιτυγχάνεται η εύκολη πρόσβαση των

χρηστών σε επιχειρησιακά έγγραφα που σημαίνει προβολή του επιθυμητού εγγράφου,

εκτύπωση του και αποστολή του με φαξ ή με ηλεκτρονικό ταχυδρομείο.

Επιπρόσθετα, σημαντική είναι και η λειτουργία της αναζήτησης των καταχωρημένων

εγγράφων που πραγματοποιείται με διάφορα κριτήρια και σε μηδαμινό χρόνο.

.1.4 Διαχείριση Ροών Εργασίας (Workflow Management)

Η οργάνωση και διευθέτηση των επιχειρησιακών διαδικασιών, παραγωγικών και μη,

αποτελεί κομβικό πλαίσιο για τον έλεγχο και το συντονισμό της λειτουργίας των

οργανισμών. Στις επιχειρήσεις τα τελευταία 20 χρόνια έχει ανακύψει η τεχνολογία

του «Workflow Management».9

Ως ροή εργασίας (workflow) ορίζεται η αυτοματοποίηση του συνόλου ή ενός

τμήματος μιας επιχειρηματικής διαδικασίας. Η τεχνολογία του workflow επιτρέπει σε

μια επιχείρηση να αυτοματοποιήσει διαδικασίες και κατά συνέπεια, να διαχειριστεί

καλύτερα τα αποτελέσματα τους. Η τεχνολογία του workflow παρέχει αντικείμενο

εργασίας στους κατάλληλους χρήστες και τους βοηθά να διεκπεραιώσουν με την

παροχή των κατάλληλων εφαρμογών. Επιπλέον επιτρέπει σε εργαζόμενους και στη

διοίκηση της επιχείρησης να παρακολουθούν την πρόοδο της εργασίας μέσα από

στατιστικά στοιχεία και αναφορές που δημιουργούνται στα διάφορα στάδια.

Ουσιαστικά, αυτό που επιτυγχάνεται με το workflow είναι η εξασφάλιση ότι η

απαραίτητη πληροφορία θα φτάσει στον κατάλληλο άνθρωπο, την κατάλληλη στιγμή

και στην σωστή σειρά, ώστε να προχωρήσει η ενδεδειγμένη διαδικασία.

Σε ένα αυτοματοποιημένο σύστημα διαχείρισης ροής εργασιών μπορούν να

ενταχθούν όλες οι παραδοσιακές εργασίες ροής μιας επιχείρησης. Τα συστήματα

Workflow Management δεν εισάγουν νέες διαδικασίες, απλώς αυτοματοποιούν τις

ήδη υπάρχουσες.10

Σε ορισμένες περιπτώσεις, μπορεί να θεωρηθεί ότι προσθέτουν

βήματα ή πολυπλοκότητα σε αυτές. Στην πραγματικότητα όμως δεν ισχύει κάτι

τέτοιο.

Αυτό που θα πρέπει να επισημανθεί είναι ότι κάθε διαδικασία η οποία εκτελείται σε

παράλληλες ή δυναμικές σειρές ενεργειών μέσα στην επιχείρηση μπορεί να θεωρηθεί

εργασία ροής. Με άλλα λόγια, η ανάθεση μιας εργασίας, η εκτέλεση των βημάτων

που απαιτούνται για την ολοκλήρωσή της καθώς και η παρακολούθηση τους,

αποτελούν αυτό που λέμε διαχείριση ροής εργασιών ή Workflow Management.

9 Χ. Μαγλουσίδης, περιοδικό “HOW?”, Απρίλιος 2004

10 Elizabeth Halaki (2005), Vice President Oce Business Services, White Paper “Document Process

Management The case of an Integrated Lifecycle Approach”


13

Σχετικά με την «έκταση» του workflow management, μπορούμε να πούμε ότι

καλύπτει όλο το φάσμα των εργασιών εντός ή εκτός της επιχείρησης. Τα συστήματα

διαχείρισης ροής εργασιών ξεκίνησαν για να διαχειριστούν τις διαδικασίες στο

εσωτερικό της. Με την ανάπτυξη του Internet και τη γεωγραφική διασπορά των

τμημάτων μιας επιχείρησης, τα συστήματα αυτά μπορούν να διαχειριστούν

διαδικασίες που εκτείνονται πέρα από τα όρια ενός κτιρίου. Έχουν επομένως τη

δυνατότητα να υποστηρίζουν πλήρως τη διασύνδεση με δημόσια (internet) ή ιδιωτικά

(intranet) δίκτυα, επιτρέποντας τη διαχείριση διαδικασιών μεταξύ ανθρώπων που

βρίσκονται σε διαφορετικά σημεία.


14



15

Η προσέγγιση της «Εγνατία Οδός Α.Ε.»

Η ΕΟΑΕ αντιμετώπισε την ανάγκη να διαχειριστεί ένα μεγάλο αριθμό αρχείων, ο

οποίος αποτελεί σημαντικό κομμάτι της πνευματικής της ιδιοκτησίας. Καθώς τα

εταιρικά έγγραφα είναι ζωτικής, ίσως και στρατηγικής σημασίας και παίζουν βασικό

ρόλο στις εταιρικές διαδικασίες και στην λήψη αποφάσεων, η εταιρία χρειάζεται

εύκολη και άμεση πρόσβαση στη ζητούμενη πληροφορία, είτε αυτή προέρχεται από

το εσωτερικό είτε από το εξωτερικό περιβάλλον. Η πρόσβαση αυτή πρέπει να είναι

εύκολη για τις κεντρικές και τις περιφερειακές υπηρεσίες.

Λαμβάνοντας υπόψη τις επιπλέον ανάγκες της, καθώς και τις εξελίξεις στον τομέα

των σύγχρονων συστημάτων διοίκησης, αναγνώρισε την ανάγκη εγκατάστασης και

λειτουργίας ενός εξελιγμένου Πληροφοριακού Συστήματος Διαχείρισης Εγγράφων

(Document Management System). Το σύστημα αυτό, προορίζεται να καλύψει τις

άμεσες ανάγκες καθώς και τις μελλοντικές ανάγκες της εταιρείας σε ζητήματα

Διαχείρισης Εγγράφων και Ροών Εργασίας. Η εφαρμογή EDMS στην ΕΟΑΕ είναι

πρωτοποριακή για τα ελληνικά δεδομένα, όσον αφορά το εύρος αλλά και τον αριθμό

των χρηστών. Το σχήμα υλοποίησης του συστήματος έχει επιλεγεί σύμφωνα με τις

εταιρικές διαδικασίες προμηθειών δημοσίων έργων με ανοιχτό διαγωνισμό που

οδήγησε στη σύναψη σύμβασης, προϋπολογισμού διακοσίων είκοσι χιλιάδων Ευρώ

(220.000€)και περιλαμβάνει:11

την προμήθεια αδειών χρήσης του λογισμικού για όλους τους χρήστες της

επιχείρησης

τις υπηρεσίες εγκατάστασης, παραμετροποίησης, ανάπτυξης και εκπαίδευσης

τριετή Τεχνική Υποστήριξη και Συντήρηση

Συγκεκριμένα οι απαιτήσεις που αναμένεται ένα τέτοιο σύστημα να ικανοποιήσει

είναι οι εξής :12

1. Η Διαχείριση και παρακολούθηση Αλληλογραφίας : Η εταιρία χρειάζεται την

εφαρμογή ενός συστήματος για τον γενικό έλεγχο της συμβατικής και μη-

συμβατικής αλληλογραφίας. Για να καλύψουν τις ανάγκες τους οι χρήστες

για την παρακολούθηση της αλληλογραφίας, χρησιμοποιούσαν μέχρι τώρα το

πρόγραμμα Excel. Η νέα εφαρμογή θα αντικαταστήσει τον υπάρχοντα τρόπο

αποτελεσματικότερα ενώ παράλληλα θα συμβάλει στην ελάττωση της χρήσης

χαρτιού.

2. Η Διαχείριση και Παρακολούθηση των αποφάσεων ΔΣ : Υπάρχει η ανάγκη

ενός περιβάλλοντος φιλικού προς το χρήστη καθώς και ενός ασφαλούς

συστήματος που θα εκτελεί τον έλεγχο και την παρακολούθηση της προόδου

στις ενέργειες που ορίζονται από τις αποφάσεις του ΔΣ. Οι χρήστες ήδη

ασχολούνται με την συγκεκριμένη εργασία χρησιμοποιώντας το File Magic.

11

Σύστημα Ηλεκτρονικής Διαχείρισης και Ροών Εργασίας Εγγράφων και Μελετών της Εγνατία Οδός Α.Ε.

(ΚΥΡΙΑΚΗ ΠΑΠΑΔΟΠΟΥΛΟΥ, ΜΑΡΙΑ ΙΩΑΝΝΙΔΟΥ)

12

Έκθεση Εκτίμησης Έργου για το Σύστημα Διαχείρισης Εγγράφων / Ανάλυση των αναγκών

http://intranet.egnatia.gr/Intra2/Topics/Egnatia_conference/23_ΣΥΣΤHΜΑ%20ΗΛΕΚΤΡΟΝΙΚΗΣ%20ΔΙΑΧΕΙΡΙΣΗΣ%20ΚΑΙ%20ΡΟΩΝ%20ΕΡΓΑΣΙΑΣ%20ΤΩΝ%20ΕΓΓΡΑΦΩΝ%20ΚΑΙ%20ΜΕΛΕΤΩΝ.doc



16

3. Η Παρακολούθηση και Διαχείριση των αποφάσεων του Γενικού Διευθυντή :

Η Παρακολούθηση των αποφάσεων του Γενικού Διευθυντή.

4. Σύστημα Παρακολούθησης των αποφάσεων της Διευθύνουσας Επιτροπής :

Ανάλογη είναι και η ανάγκη για εντοπισμό των αποφάσεων της νέας

Διευθύνουσας Επιτροπής.

5. Κοινοβουλευτικός έλεγχος : Το γραφείο Κ.Ε της ΕΟΑΕ για να μπορεί να

ανταποκρίνεται στις κοινοβουλευτικές ερωτήσεις πρέπει να διαθέτει ένα

σύστημα για την καταχώρηση και την παρακολούθηση όλων των

απαραίτητων πληροφοριών. Αναγκαία είναι επίσης και η γνώση όλων των

αντίστοιχων απαντήσεων του παρελθόντος και η τήρηση των προθεσμιών.

6. Διαχείριση Καταλόγων του Διακομιστή Αρχείων : Η δομή των καταλόγων

του Διακομιστή Αρχείων ( server’s directories) της εταιρείας χρειάζονται

διαμόρφωση και διαχείριση τα οποία μπορούν να καλυφθούν με ένα σύστημα

Document Management.

Το καταλληλότερο σύστημα για την εταιρία, εκτός από τα βασικά χαρακτηριστικά

προαπαιτούσε και τα εξής :

Να διαθέτει μια αρχική διάταξη για τις απαιτήσεις πρώτης προτεραιότητας

και να έχει τη δυνατότητα περαιτέρω ανάπτυξης για την κάλυψη των

μελλοντικών αναγκών της εταιρίας.

Να διαθέτει μια «virtually central» βιβλιοθήκη δεδομένων.

Να διαχειρίζεται όλους τους τύπους εγγράφων και δεδομένων.

Να διαθέτει την αιτούμενη ασφάλεια για τις αποθηκευμένες πληροφορίες.

Να δίνει τη δυνατότητα ελέγχου πρόσβασης σε συγκεκριμένα πεδία για

κάθε χρήστη.

Να υποστηρίζει παντού την Ελληνική γλώσσα-στην εισαγωγή και την

αναζήτηση των δεδομένων.

2.1 Περιγραφή λογισμικού

Η ΕΟΑΕ για την κάλυψη των αναγκών διαχείρισης εγγράφων επέλεξε το λογισμικό

Hummingbird DM Enterprise 2004 και Hummingbird Workflow Enterprise 2004, το

οποίο είναι ένα ολοκληρωμένο σύστημα διαχείρισης εγγράφων και ροών εργασιών. Τ

ο συγκεκριμένο λογισμικό μπορεί να χρησιμοποιηθεί για την αρχειοθέτηση όλων

των ειδών των εγγράφων και ηλεκτρονικών αρχείων αλλά και την αυτόματη

δρομολόγηση τους, εξυπηρετώντας τις διαδικασίες του οργανισμού. Με τη χρήση

ενός σύγχρονου Ηλεκτρονικού Συστήματος Διαχείρισης Εγγράφων και

Δρομολόγησης Ροής Εργασιών, η πληροφορία σε έναν οργανισμό μπορεί να γίνει

διαθέσιμη προς αναζήτηση, ανάκτηση και χρήση, αυξάνοντας την παραγωγικότητα

και δίνοντας σαφή ανταγωνιστικά αποτελέσματα.


17

Το Hummingbird DM είναι ένα ώριμο προϊόν ηλεκτρονικής διαχείρισης εγγράφων

(EDM) με παγκόσμια παρουσία.13

Η εγκατάστασή του προσφέρει σημαντική

βελτίωση στην διαχείριση του πληροφοριακού περιεχομένου (content management).

Παρέχει ένα ασφαλές, ευέλικτο και κλιμακωτό περιβάλλον στο οποίο οι χρήστες

(εντός και εκτός του οργανισμού) έχουν τη δυνατότητα να αποθηκεύουν , να

χαρακτηρίζουν , να αναζητούν και να μοιράζονται την πληροφορία με τους άλλους

χρήστες του συστήματος. Έγγραφα που βρίσκονται σε φυσική μορφή (χαρτί),

ηλεκτρονικά έγγραφα, έγγραφα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου, έγγραφα πολυμέσων,

φόρμες και οποιασδήποτε μορφής ηλεκτρονικά έγγραφα μπορούν να αποθηκευτούν

στο προσφερόμενο σύστημα.

H κατανομή του προϊόντος στη διεθνή αγορά σύμφωνα με έρευνα της Gartner

φαίνεται στο παρακάτω διάγραμμα (εικόνα 1). Το Hummingbird DM είναι ένα

προϊόν Ηλεκτρονικής Διαχείρισης Εγγράφων (EDMS) με ισχυρή παγκόσμια

παρουσία, αφού κατατάσσεται ανάμεσα στους επικεφαλής του είδους.

Εικόνα 1. Gartner Research (Oct 2004) 14

Οι λειτουργίες του συστήματος καλύπτουν όλο το φάσμα διαχείρισης εγγράφων από

την εισαγωγή και τον χαρακτηρισμό ενός εγγράφου, την επεξεργασία του κατά τα

επιμέρους βήματα, την διανομή, αρχειοθέτηση, εκτύπωση, αποστολή, αναζήτηση και

ανάκτηση του εγγράφου ως την αποτελεσματικότερη διαχείριση των αποθηκευτικών

μέσων.

Το προϊόν είναι διαθέσιμο σε τρεις τύπους διεπαφών χρήστη (User Interface). Η

«ΕΓΝΑΤΙΑ ΟΔΟΣ Α.Ε» έχει επιλέξει την Web-based Interface (Web Top). Έτσι όλοι

οι χρήστες (ακόμα και οι απομακρυσμένοι) έχουν τη δυνατότητα πρόσβασης στο

σύστημα μέσω του διαδικτύου, γεγονός που διευκολύνει τις λειτουργίες της εταιρίας

13

Τεχνική προσφορά

14

Gartner (2006) “Provider of research and analysis about the global information technology industry”,

http://www.gartner.com (ημ/νία επίσκεψης: Ιαν. 2006)

http://www.gartner.com/


18

στις υπηρεσίες που βρίσκονται γεωγραφικά διασκορπισμένες κατά μήκος του άξονα

της Εγνατία Οδού.

Η διαχείριση συστήματος μπορεί να γίνει και μέσω Web δίνοντας τη δυνατότητα

στον διαχειριστή να το παρακολουθεί από οποιοδήποτε σημείο (Internet, Intranet).

Με ένα web-based εργαλείο μπορούν να σχεδιαστούν πακέτα εγκατάστασης τα οποία

διανέμονται με αυτόματο τρόπο στους σταθμούς εργασίας.

Για την καλύτερη διευκόλυνση των χρηστών προσφέρεται ολοκλήρωση (Integration)

με το περιβάλλον Microsoft Office για απευθείας εισαγωγή εγγράφων μέσα από το

περιβάλλον εργασίας της εφαρμογής

Το EDM έχει ενσωματωμένα όλα τα απαραίτητα γραφικά εργαλεία για την σχεδίαση

και υλοποίηση των φορμών χαρακτηρισμού και αναζήτησης που χρησιμοποιούν οι

χρήστες καθώς και του σχήματος της βάσης δεδομένων. Η χρήση των εργαλείων

αυτών δεν απαιτεί τη γνώση κάποιας γλώσσας προγραμματισμού και το αποτέλεσμα

είναι η εύκολη και γρήγορη ανάπτυξη μέσα στον οργανισμό.

2.2 Τεχνικές προδιαγραφές Λογισμικού 15

Το λογισμικό πρέπει να καλύπτει τις παρακάτω απαιτήσεις:

Απαιτήσεις για το σύστημα

1 Αρχιτεκτονική Three Tier (Database Server-Application Server-Client) με

δυνατότητες clustering.

2 Συμβατότητα του Application Server με βάση δεδομένων Oracle 9i (ή

νεότερη) και Microsoft SQL Server.

3 Δυνατότητα επικοινωνίας του Application Server με άλλες βάσεις

δεδομένων (Oracle, MS SQL Server, Sybase κλπ) με σκοπό την

ανταλλαγή στοιχείων και την on-line ενημέρωση.

4 Υποστήριξη περισσοτέρων του ενός επεξεργαστή στον Application

Server.

5 Συμβατότητα του Application Server με το λειτουργικό σύστημα

Windows 2000 Advanced Server.

6 Συμβατότητα με σταθμούς εργασίας(clients) με λειτουργικό σύστημα

Windows 98 /2000 /XP και η λειτουργία των χρηστών μέσω Web

browser συμβατό με Internet Explorer έκδοση 5.5 ή νεότερη. Να μην

υπάρχουν απαιτήσεις εγκατάστασης επιπλέον software στους clients

(ειδικό client software,ειδικές εκδόσεις της Java κλπ).

7 Πλήρη ενσωμάτωση τουWindows 2000 Active Directory για τον έλεγχο

των ονομάτων και των κωδικών ασφαλείας(usernames-passwords) των

χρηστών του συστήματος.

8 Καθορισμός ρόλων και δικαιωμάτων χρήσης σε επίπεδο χρήστη και

ομάδας χρηστών.

9 Χρήση της εφαρμογής αποκλειστικά μέσω web interface (Internet

browser)σύμφωνα με open web standards.Δυνατότητα αξιόπιστης και

γρήγορης λειτουργίας πάνω από γραμμή dial-up isdn 64K.

10 Διαχείριση των παραμέτρων του συστήματος(administration) μέσω web

15



19

interface.

11 Υποστήριξη των Open Database Connectivity(ODBC) Standards.

12 Υποστήριξη διασύνδεσης με μέσα μαζικής αποθήκευσης

δεδομένων(offline data).

13 Ενσωματωμένο περιβάλλον ανάπτυξης εφαρμογών με δυνατότητα

παραμετροποίησης(γλώσσα προγραμματισμού ή scripting).

14 Διαχείριση των εγγράφων με εισαγωγή τους σε βάση δεδομένων (import)

ή διαχείριση τους στο σημείο (κατάλογο) που βρίσκονται, εκτός του

DMS.

15 Απεικόνιση της ιεραρχικής δομής των καταλόγων που αποθηκεύονται τα

έγγραφα σε μορφή δέντρου για τους χρήστες.

16 Μηχανισμοί τήρησης εκδόσεων(versioning) των εγγράφων.

17 Μηχανισμοί διαχείρισης σαρωμένων εγγράφων με πρωτόκολλο

TWAIN/ISIS, με δυνατότητα μαζικής εισαγωγής δεδομένων από scanner,

υποστήριξη “batch” διαδικασιών και χρονικό προγραμματισμό τους.

18 Μηχανισμοί υποστήριξης εικόνων (images) και πολυμέσων, πρόσθεσης

σημειώσεων, επισυνάψεις και ενεργές συνδέσεις μεταξύ των εγγράφων.

19 Μηχανισμοί και προγραμματισμός ροών εργασίας(Work-Flow) μέσω

γραφικού interface (με χρήση εικονιδίων για κάθε ενέργεια).

20 Μηχανισμοί ροών διακίνησης εντύπων (Form-Flow) με προσδιορισμό

των επιθυμητών ενεργειών βάσει κανόνων (ανά χρήστη, με βάση τη

χρονική στιγμή, κλπ).

21 Όλες οι λειτουργίες του συστήματος (document management,work

flow,κλπ) πρέπει να αποτελούν ένα ενιαίο περιβάλλον για τον χρήστη.

22 Δυνατότητα διαχείρισης όλων των τύπων εγγράφων και δεδομένων.

23 Υποστήριξη σύνθετων εγγράφων (compound documents).

24 Υποστήριξη του πρωτοκόλλου MAPI/MS Exchange για την διακίνηση

αλληλογραφίας με πλήρη ενσωμάτωση του MS Outlook στους χρήστες

(οι χρήστες θα πρέπει να λαμβάνουν τα μηνύματα του λογισμικού στο

Outlook Inbox).

25 Πρόσβαση στο σύστημα με κωδικό ασφαλείας ανά χρήστη. Δυνατότητα

επιλογής χρήσης του ονόματος χρήστη(username) και του κωδικού

ασφαλείας που διατηρείται στο Active Directory των Windows 2000.

26 Πλήρης Online context sensitive βοήθεια στην Ελληνική γλώσσα για

όλες τις οθόνες και τα πεδία της εφαρμογής.

27 Παραμετροποίηση της φόρμας χαρακτηρισμού των εγγράφων με

δυνατότητα προσθαφαίρεσης πεδίων και καθορισμό των δικαιωμάτων

πρόσβασης (read/write)σε κάθε πεδίο ανά χρήστη.

28 Υποστήριξη δίγλωσσου(Ελληνικού-Αγγλικού) περιβάλλοντος

λειτουργίας (menus, field labels, etc)ανά χρήστη, με υποστήριξη της

Ελληνικής γλώσσας σε όλα τα πεδία της εφαρμογής.

29 Έξυπνη λειτουργία αναζήτησης εγγράφων και περιεχομένου με

δυνατότητες παραπλήσιας και full text αναζήτησης σε όλο το

περιεχόμενο της βάσης δεδομένων και εκτός αυτής με πλήρη υποστήριξη

για Ελληνικούς και Αγγλικούς χαρακτήρες.

30 Ενσωματωμένη γεννήτρια αναφορών(report generator) για να

δημιουργούνται εύκολα νέες αναφορές που θα χρειαστούν μελλοντικά.

31 Προηγμένες / εξελιγμένες λειτουργίες σε παραγωγή δυναμικών


20

αναφορών (Ελληνική & Αγγλική γλώσσα). Θα πρέπει αν υπάρχει

δυνατότητα άμεσης εισόδου (π.χ με click ή double click)σε έγγραφα που

θα εμφανίζονται στην οθόνη μετά από αναζήτηση (active links).

32 Δυνατότητα καθορισμού του περιβάλλοντος λειτουργίας και του

εμφανιζόμενου περιεχομένου ανά χρήστη (personalization).

33 Προηγμένες δυνατότητες σχεδιασμού και συμπλήρωσης

φορμών/εντύπων (forms/templates/drop lists).

34 Άνοιγμα των αρχείων για επεξεργασία με το αντίστοιχο πρόγραμμα που

είναι εγκατεστημένο στον υπολογιστή του χρήστη, ανάλογα με τον τύπο

του αρχείου (π.χ MS Word για τα doc αρχεία).

35 Δυνατότητα επιλογής για κάθε χρήστη ανοίγματος αρχείων απ’ ευθείας

από τον server ή αποθήκευσης(downloading) αρχείων στον υπολογιστή

του χρήστη.

36 Ενσωματωμένοι μηχανισμοί για προβολή εγγράφων με χρήση ειδικών

viewers.

37 Μηχανισμοί καταγραφής ανά χρήστη για κάθε κίνηση που

πραγματοποιείται.

38 Καταγραφή και προβολή στατιστικών στοιχείων.

39 Υποστήριξη για επικοινωνία πάνω από firewalls και VPN γραμμές.


21

2.3 Η Αρχιτεκτονική του συστήματος

Η σουίτα Hummingbird DM είναι κτισμένη σε αρχιτεκτονική τριών επιπέδων (Three

Tier)αποτελούμενη από επίπεδο δεδομένων (Data Tier), επίπεδο πρόσβασης

(Transactional Tier) και επίπεδο χρήστη (Client Tier). Το Data Tier, ή Hummingbird

Repository, αποτελείται από :

● Μια SQL βάση δεδομένων (database) που περιέχει την βιβλιοθήκη DM (DM

library).

● Τον χώρο αποθήκευσης αρχείων (file store) που αποτελείται από έναν ή

περισσότερους document servers και

● Ένα full-text ευρετήριο των αποθηκευμένων δεδομένων.

Εικόνα 2. Αρχιτεκτονική Hummingbird 16

Οι πληροφορίες που αφορούν τα έγγραφα, οι φόρμες και οι πληροφορίες των

χρηστών αποθηκεύονται στη βάση δεδομένων ενώ τα πραγματικά έγγραφα

αποθηκεύονται στους document servers.

Ο Document server μπορεί να είναι ένας ειδικά διαμορφωμένος server ή κάποιος

μοιραζόμενος δίσκος.

Η ανοιχτή αρχιτεκτονική υποστηρίζει την επέκταση του συστήματος σε κάθε ένα από

τα τρία επίπεδα παρέχοντας μέγιστη ευελιξία στις αυξανόμενες απαιτήσεις της

ΕΟΑΕ.

16

Hummingbird (2006), http://www.Hummingbird.com, (ημ/νία επίσκεψης: Ιαν. 2006)

http://www.hummingbird.com/


22

2.4 Περιβάλλον Εργασίας 17

Το περιβάλλον εργασίας του τελικού χρήστη είναι το πρόγραμμα πλοήγησης

διαδικτύου (Internet Explorer) μέσα από το οποίο προσφέρεται ένα εξαιρετικά

μεγάλο εύρος λειτουργικών δυνατοτήτων που υποστηρίζει το σύστημα. Η εισαγωγή

ενός χρήστη στην εφαρμογή διαχείρισης εγγράφων της Hummingbird γίνεται με τη

χρήση συνθηματικών κωδικών, που είναι μοναδικοί και καθορίζουν τα δικαιώματα

πρόσβασής του στο σύστημα(εικόνα 3)

Εικόνα 3. Οθόνη εισαγωγής του χρήστη στο DMS

Το περιβάλλον εργασίας Enterprise WebTop αποτελεί μία «ομπρέλα» από

συνεργαζόμενα υποσυστήματα. Ενσωματώνει το διαδικτυακό περιβάλλον

αρχειοθέτησης και αναζήτησης εγγράφων (Hummingbird Document Management

WebTop), την εισαγωγή και διαχείριση των ηλεκτρονικών εγγράφων Hummingbird

DM (Document Management-Διαχείριση εγγράφων) καθώς και το περιβάλλον

διαχείρισης ροών εργασίας( Enterprise Workflow).

17

Εγχειρίδιο τελικών χρηστών (User Manual) ,παραδοτέο εκπαίδευσης για το έργο


23

Η πρώτη οθόνη(εικόνα 4) που εμφανίζεται στο χρήστη είναι η παρακάτω και

περιλαμβάνει μια σειρά καρτελών που περιέχουν θεματικές ενότητες λειτουργιών :

Εικόνα 4. Οθόνη υποδοχής του συστήματος


24

Η καρτέλα Resources (Πόροι) περιλαμβάνει τους δηλωμένους πόρους του

συστήματος. Αυτή η καρτέλα αποτελεί και τον βασικό πληροφοριακό ιστό του

συστήματος με τον οποίο δουλεύει ο τελικός χρήστης.

Εικόνα 5. Οθόνη περιβάλλοντος εργασίας

Στην παραπάνω οθόνη εμφανίζονται σε δενδροειδή διάταξη οι επιμέρους πόροι του

συστήματος.

Η επιφάνεια εργασίας Hummingbird DM περιλαμβάνει τα εξής:

1. Δενδροειδή μορφή πλοήγησης. Σε αυτό το μέρος της οθόνης ο χρήστης μπορεί να

ανατρέξει για γρήγορες αναζητήσεις και να μεταβεί από το περιβάλλον

διαχείρισης εγγράφων στο περιβάλλον διαχείρισης ροών εργασίας. [1]

2. Εντολή My Options. Ενεργοποιεί τη σελίδα παραμετροποίησης του

περιβάλλοντος εργασίας στα μέτρα του κάθε χρήστη.[2]

3. Εντολή Advanced. Γρήγορη αναζήτηση εγγράφων με χρήση μηχανισμών

συνδυασμού διαφορετικών κριτηρίων αναζήτησης.[3]

4. Δυνατότητες δημιουργίας νέου καταλόγου (Folder), νέου χώρου προσωρινής

εργασίας αρχείων (Workspace), νέου εγγράφου (New Document) και εισαγωγής

νέου εγγράφου (Import Document).[4]

5. Πληροφορίες πάνω σε συγκεκριμένο έγγραφο.[5]

2

1

3

4

5


25

Κατά την είσοδό του χρήστη στην ηλεκτρονική βιβλιοθήκη του συστήματος οι

εμφανιζόμενες σε αυτόν εγγραφές αποτελούν τα πιο πρόσφατα έγγραφα πάνω στα

οποία έχει δουλέψει ο ίδιος ή η ομάδα στην οποία ανήκει. Για κάθε έγγραφο

υπάρχουν στη διάθεση του χρήστη συνοπτικές πληροφορίες σχετικά με το όνομα

του συντάκτη, την ημερομηνία σύνταξης, , τον αριθμό του εγγράφου, την βιβλιοθήκη

στην οποία ανήκει κ.τ.λ.). Δίπλα από κάθε έγγραφο της λίστας υπάρχει το εικονίδιο

δημιουργίας του αντίστοιχου αρχείου (π.χ. το εικονίδιο για αρχεία κειμένου MS-

Word). Υπάρχει ακόμη και η δυνατότητα εμφάνισης των καταλόγων (Folders) που

έχουν δημιουργηθεί από το χρήστη. Το σύστημα επιτρέπει και την επισκόπηση

εγγράφου χωρίς να απαιτείται η ενεργοποίηση της εφαρμογής που δημιούργησε το

έγγραφο.


26

Εισαγωγή Εγγράφου

Η δυνατότητα εισαγωγής ενός εγγράφου στο σύστημα αποτελεί τον βασικό

μηχανισμό αρχειοθέτησης. Ο χρήστης δημιουργεί και σώζει το έγγραφο (π.χ. στον

τοπικό σταθμό εργασίας) με μια εφαρμογή (όπως το πακέτο εφαρμογών MS-

Office).Το έγγραφο πρέπει κατόπιν να εισαχθεί στο σύστημα για χαρακτηρισμό και

αρχειοθέτηση. Στο στάδιο αυτό ο χρήστης γνωρίζει τον τύπο του εγγράφου που θέλει

να εισάγει καθώς και το είδος της Αλληλογραφίας που ανήκει. Η εισαγωγή εγγράφου

πραγματοποιείται με την εκτέλεση 3 βημάτων.

Βήμα 1ο: Επιλογή είδους αλληλογραφίας

Αρχικά ο χρήστης ενεργοποιεί το αντίστοιχο κουμπί για την εισαγωγή εγγράφου.

Αμέσως μετά ο χρήστης καλείται να επιλέξει το είδος της Αλληλογραφίας

(Εισερχόμενη, Εξερχόμενη, Εσωτερική) μέσα από την εφαρμογή δημιουργίας του

εγγράφου. Τα έγγραφα που έχουν τη δυνατότητα να εισαχθούν στο σύστημα είναι

σαρωμένα έγγραφα, εικόνες (jpg, tif κλπ) και ηλεκτρονικά έγγραφα κάθε είδους (MS

Office, Emails, video, AutoCAD κλπ. ). Η ΕΟΑΕ έχει αποφασίσει να εισάγει στο

σύστημα όλα τα έγγραφα που την αφορούν και δημιουργούνται εντός εταιρίας

(αλληλογραφία, εισηγήσεις, αποφάσεις κλπ.) και όλα τα εισερχόμενα έγγραφα που

αποστέλλονται από τρίτους.

Εικόνα 6. Οθόνη επιλογής εφαρμογής για την εισαγωγή εγγράφου


27

Βήμα 2ο: Χαρακτηρισμός εγγράφου

Μετά την επιλογή του είδους της Αλληλογραφίας και της εφαρμογής που το

δημιούργησε, επόμενο βήμα είναι ο χαρακτηρισμός του εγγράφου όπου ο χρήστης

καλείται να συμπληρώσει εκείνα τα δεδομένα που χαρακτηρίζουν το έγγραφο και

αποτελούν κλειδιά αναζήτησής του μέσα στο σύστημα (indexing). Ανάλογα με την

επιλογή του είδους της Αλληλογραφίας εμφανίζεται η αντίστοιχη profile-κάρτα με τα

δικά της πεδία. Η επιλογή των πεδίων αποτελεί αντικείμενο παραμετροποίησης και

διαφοροποιείται για κάθε πελάτη του λογισμικού. Η ΕΟΑΕ μετά από την κατάλληλη

ανάλυση, έχει επιλέξει τα πεδία που απαιτούνται.

Ο χρήστης συμπληρώνει στην profile-κάρτα τα απαιτούμενα πεδία (required fields)

ανάλογα με τα δικαιώματα που του έχουν αποδοθεί. Τα δεδομένα αυτής

χαρακτηρίζουν το νέο έγγραφο και αποθηκεύονται ως μεταδεδομένα(metadata) στη

βάση δεδομένων.

Βήμα 3ο: Σύνδεση και αποθήκευση εγγράφου.

Στο βήμα αυτό ο χρήστης καλείται να επιλέξει το έγγραφο που έχει δημιουργήσει στο

βήμα 1ο και να το συνδέσει μέσω της διαδικασίας upload, με την αντίστοιχη profile-

κάρτα(βήμα 2ο). Του δίνεται η δυνατότητα μέσω του πλήκτρου Browse για εντοπισμό

και επιλογή του αντίστοιχου εγγράφου. Ολοκληρώνει τη διαδικασία εισάγοντας το

έγγραφο στο DM περιβάλλον (Upload).

Εικόνα 7. Οθόνη επιλογής εγγράφου για σύνδεση


28

Εικόνα 8. Επιλογή συγκεκριμένου εγγράφου

Το σύστημα δίνει την επιπλέον δυνατότητα στο χρήστη εισαγωγής ενός εγγράφου με

τη χρήση προτύπων.

Εικόνα 9. Οθόνη εμφάνισης Δημοσίων Φακέλων

Από το φάκελο Προτύπων Εγγράφων, επιλέγει το επιθυμητό και ακολουθεί τη

διαδικασία εισαγωγής που έχει περιγραφεί παραπάνω. Τα πρότυπα έγγραφα είναι

αυτά που χρησιμοποιεί η ΕΟΑΕ για να καλύψει τις απαιτήσεις της.


29

Παρέχεται στο χρήστη η δυνατότητα να εμφανίσει το έγγραφο είτε μέσα από την

εφαρμογή που δημιουργήθηκε (Native) –με την προϋπόθεση ότι αυτή υπάρχει στον

τοπικό σταθμό εργασίας του χρήστη- είτε μέσω ενός ενσωματωμένου προγράμματος

του συστήματος που υποστηρίζει την εμφάνιση διαφορετικών αρχείων (DM

Viewers). Εναλλακτικά υποστηρίζεται και η εμφάνιση αρχείων με HTML-viewer.

Εικόνα 10. Οθόνη εμφάνισης εγγράφου


30

Επεξεργασία και Διαχείριση Εγγράφου18

Από τη στιγμή που ένα έγγραφο εισαχθεί στο σύστημα, ο χρήστης έχει τη δυνατότητα

να το επεξεργαστεί με διάφορους τρόπους.

Το σύστημα δίνει τη δυνατότητα στο χρήστη να διαχειριστεί τα έγγραφα στα οποία

έχει πρόσβαση με πολλαπλούς τρόπους :

► Σύνδεση του εγγράφου με την profile-κάρτα(Indexing-εικόνα 11) και

αρχειοθέτηση.

Εικόνα 11. Indexing εγγράφου

► Εμφάνιση εγγράφου με χρήση ειδικών viewer ή ακόμα και με την πρωτογενή

εφαρμογή δημιουργίας τους και χρήση (εκτύπωση, επέμβαση).

Ο παραπάνω τρόπος διαχείρισης σχετίζεται με την επισκόπηση των εγγράφων για την

οποία ισχύουν τα εξής :

Η επισκόπηση εγγράφου είναι ένας εύκολος και γρήγορος τρόπος για να μπορέσει ο

χρήστης να δει και τυπώσει ένα έγγραφο. Τη στιγμή που ο χρήστης επιλέγει το θέμα

κάποιου εγγράφου αυτόματα εκείνη τη στιγμή τότε καθίσταται σε αυτόν προσβάσιμη

η δυνατότητα επιλογής των viewers .

18

Εγχειρίδιο τελικών χρηστών (User Manual), παραδοτέο εκπαίδευσης για το έργο


31

Επιλογές Viewers

Η εφαρμογή παρέχει τρεις viewers οι οποίοι είναι:

HTML Viewer, συνίσταται για την επισκόπηση αρχείων που

βρίσκονται σε ηλεκτρονικά επεξεργάσιμη μορφή (Word, Excel,

PowerPoint, κ.α.). Ο χρήστης μπορεί να επιλέξει τον συγκεκριμένο

viewer μόνο αν θέλει να δει το έγγραφο και όχι να το τυπώσει.

DM Viewer, μπορεί να χρησιμοποιηθεί για την επισκόπηση όλων των

μορφών αρχείων και αποτελεί τον βασικό Viewer της εφαρμογής. Ο

χρήστης θα μπορεί με την χρήση αυτού του viewer να κάνει

επισκόπηση στα έγγραφα και να τυπώσει τα έγγραφα τα οποία έχουν

εισαχθεί στο σύστημα με την μορφή εικόνας (τύπος αρχείου ).

Native Viewer, είναι προτιμότερο να χρησιμοποιείται για την

εκτύπωση εγγράφων Word τα οποία έχουν υποστεί ειδική

μορφοποίηση

Εικόνα 12. Δυνατότητες εμφάνισης ενός εγγράφου

► Δέσμευση και αποδέσμευση (Check-in & Check-out)

H καρτέλα Checked Out περιέχει τα προσωρινώς δεσμευμένα έγγραφα. Όταν

δεσμεύεται ένα έγγραφο κλειδώνεται και γίνεται checked out ( ) με προσωρινή

αντιγραφή στο σκληρό δίσκο του υπολογιστή του εν λόγω χρήστη ενώ οι υπόλοιποι

χρήστες έχουν δικαιώματα μόνο-ανάγνωσης μέχρι να αποδεσμευθεί πάλι το έγγραφο

από τον συγκεκριμένο χρήστη μέσω του μηχανισμού Checked In ( ) και

επαναφορά του από το σκληρό δίσκο του παραπάνω υπολογιστή στη βιβλιοθήκη των

εγγράφων. Εναλλακτικά προσφέρεται η δυνατότητα απλού κλειδώματος του


32

εγγράφου ( ) –και αντίστοιχου ξεκλειδώματος ( )- ώστε να μην είναι

τροποποιήσιμο από άλλους χρήστες χωρίς όμως να αντιγραφεί στο σκληρό δίσκο

υπολογιστή

► Προσθήκη σχολίων και σημειώσεων (annotations)

► Συσχέτιση με άλλα έγγραφα (σχετικά, απαντήσεις)

Υπάρχει επίσης και η καρτέλα Related Items για εμφάνιση ή/και δημιουργία

συσχετισμών με το επιλεγμένο έγγραφο.

► Δημιουργία συνημμένων

► Επιθεώρηση Ιστορικού κάθε εγγράφου

Επιλέγοντας ένα συγκεκριμένο αρχείο ο χρήστης μπορεί να πραγματοποιήσει τις

παρακάτω ενέργειες μέσω του εικονιδίου ( ) More Actions.

Εικόνα 13 Επιλογές από κουμπί More Actions


33

Εμφανίζεται μία λίστα ενεργειών όπου ο χρήστης μπορεί

Να τοποθετήσει το επιλεγμένο αρχείο σε κατάλογο (Add to Folder)

Να τοποθετήσει το επιλεγμένο αρχείο στο χώρο προσωρινής εργασίας (Add

to Workspace)

Να κάνει επισκόπηση στα συνημμένα σαρωμένου εγγράφου (Attachments)

Να δημιουργήσει αντίγραφο της profile-κάρτας για ένα νέο αρχείο (Copy)

Να διαγράψει το αρχείο ως οντότητα (Delete) ή μόνο το περιεχόμενό του (Del

Content)

Να κρατήσει ένα αντίγραφο τοπικά στο δίσκο μέσω της διαδικασίας

Download (Get Copy)

Να δει την ιστορικότητα του αρχείου (History)

Να καταστήσει το έγγραφο ως αρχείο μόνο-ανάγνωσης ή να αναιρέσει την

επιλογή αυτή (Make/Remove Read-Only)

Να καταστήσει μία έκδοση του αρχείου δημοσιεύσιμη (Publish)

Να τοποθετήσει το αρχείο στην ουρά για διαγραφή από το διαχειριστή εφόσον

ο ίδιος δεν έχει δικαίωμα διαγραφής (Queue for Del)

Να κάνει επισκόπηση των σχετιζόμενων αρχείων με το επιλεγμένο (Show

Related Items)

Να κάνει επισκόπηση ή να δημιουργήσει νέες εκδόσεις του αρχείου

(Versions)

Να εξακριβώσει τους καταλόγους που χρησιμοποιείται το επιλεγμένο αρχείο

(Where Used)

► Ευέλικτη δημιουργία αναθεωρήσεων (versioning)

Το λογισμικό υποστηρίζει πλήρως διαδικασία version control παρέχοντας παράλληλα

τη δυνατότητα καταχώρησης σχολίων κατά τη δημιουργία τους.

Όταν ένα αρχείο χρειάζεται επεξεργασία μέσα από τη εφαρμογή δημιουργίας του η

διαδικασία versioning γίνεται με τον παρακάτω τρόπο :


34

Από τη βιβλιοθήκη των εγγράφων ο χρήστης επιλέγει το έγγραφο στο οποίο θέλει να

εισάγει μια νέα έκδοση ή υποέκδοση ενεργοποιώντας το αντίστοιχο εικονίδιο που

καλύπτει αυτή τη λειτουργία.

Ο χρήστης επιλέγει την εγγραφή που εμφανίζεται και αυτόματα ενεργοποιείται μια

σειρά ενεργειών με τη μορφή εικονιδίων.(εικόνα 13)

Εικόνα 14. Δημιουργία αντιγράφου για εισαγωγή του ως νέας έκδοσης

Ο χρήστης κατεβάζει στον τοπικό σταθμό εργασίας ένα αντίγραφο της προηγούμενης

έκδοσης του εγγράφου για περαιτέρω επεξεργασία Στη συνέχεια κάνει τις

τροποποιήσεις που επιθυμεί στο έγγραφο του και το αποθηκεύει με ένα καινούριο,

συναφές όνομα.

Στην περίπτωση που θέλει ο χρήστης να κάνει versioning ενός σαρωμένου εγγράφου

το οποίο δε χρειάζεται περαιτέρω επεξεργασία ακολουθεί την παρακάτω διαδικασία :

Τη χρονική στιγμή που ο χρήστης έχει επιλέξει το έγγραφο του, μπορεί με τα

αντίστοιχα κουμπιά να εισάγει νέα έκδοση ή υποέκδοση του αρχείου, ανάλογα με το

τι θέλει να κάνει. Στη συνέχεια εισάγει το νέο σαρωμένο έγγραφο.

Σαν τελικό αποτέλεσμα στη λίστα εμφάνισης όλων των εκδόσεων ενός αρχείου

εμφανίζεται μία πρόσθετη εγγραφή με την ημερομηνία, την ώρα και το όνομα του

δημιουργού της νέας έκδοσης όπως στην παρακάτω εικόνα.(εικόνα 14)

Εικόνα 15. Εμφάνιση αποτελέσματος εισαγωγής νέας έκδοσης αρχείου


35

2.5 Άλλες Δυνατότητες Διαχείρισης Εγγράφων 19

Το περιβάλλον Hummingbird DM υποστηρίζει απεριόριστο αριθμό τύπων εγγράφων,

παρέχοντας δυνατότητες πλήθους ρυθμίσεων για τον καθένα. Μεταξύ των άλλων,

μερικές από τις δυνατότητες που παρέχονται από το σύστημα είναι και οι παρακάτω :

◊ Η λειτουργία του FTR (Full Text Retrieve)

Το σύστημα, μέσω του Search Server, διαθέτει λειτουργίες Full Text Retrieval με τις

οποίες ο χρήστης μπορεί να υλοποιήσει αναζητήσεις με μια ποικιλία τύπων

δεδομένων όπως συνδυασμένες αναζητήσεις, κανόνες αναζήτησης και σύνθεσης

αυτών κ.τ.λ. Επιπλέον υπάρχει η δυνατότητα προεπιλογής της ενεργοποίησης ή

απενεργοποίησης του FTR. Η λειτουργία αυτή παρέχει τη δυνατότητα να

αποκλείονται από τη διαδικασία FTR, έγγραφα και πληροφορίες που ανήκουν σε ένα

συγκεκριμένο τύπο εγγράφου, με σκοπό να μην επιβαρύνεται η Search engine.

◊ Αρχιτεκτονική αποθήκευσης

Το Hummingbird DM παρέχει τη δυνατότητα της επιλεκτικής αποθήκευσης των

εγγράφων στα αποθηκευτικά μέσα του δικτύου. Έτσι με τα κριτήρια που θέτει ο

διαχειριστής του συστήματος μπορεί να δρομολογηθεί η μεταφορά των εγγράφων

από ένα αποθηκευτικό μέσο σε ένα άλλο, ανάλογα με τις εκάστοτε ανάγκες. Με τη

λειτουργία αυτή καθίσταται επιπλέον δυνατή η μεταφορά εγγράφων διαφορετικών

βιβλιοθηκών.

◊ Πρόσβαση στα έγγραφα μέσω Web

Η πρόσβαση στα έγγραφα μέσω WEB είναι μια ακόμα από τις δυνατότητες που

προσφέρει το σύστημα στους χρήστες του.

Το λογισμικό αρχειοθέτησης και διαχείρισης εγγράφων λειτουργεί σύμφωνα με την

πλατφόρμα Web browser/Web server :

Hummingbird DM Web Server: Προσφέρει τη δυνατότητα χρήσης του συστήματος

στο περιβάλλον του διαδικτύου, είτε πρόκειται για intranet, extranet ή και internet

απομακρυσμένους χρήστες. Η χρήση ενός δημοφιλούς προγράμματος

πλοήγησης(web browser) και μόνο, είναι αρκετή για την πρόσβαση στο σύστημα. Το

περιβάλλον αυτό είναι διαθέσιμο και στους διαχειριστές του συστήματος, έτσι ώστε

να διαχειρίζονται όλες τις λειτουργίες ανεξάρτητα από την τοποθεσία που

βρίσκονται.

Συμπερασματικά, όλα τα λειτουργικά χαρακτηριστικά που απαιτούνται,

υποστηρίζονται πλήρως και με χρήση web browser. Το περιβάλλον εργασίας με

χρήση web browser ονομάζεται WebTop.

◊ Ενσωματωμένα εργαλεία Διαχείρισης

Το σύστημα DM για τις ανάγκες της προσαρμογής του στις ανάγκες του Οργανισμού

διαθέτει και κάποια ενσωματωμένα εργαλεία διαχείρισης. Ένα από αυτά είναι και το

19



36

DM Designer, ειδικό εργαλείο παραμετροποίησης της βάσης δεδομένων αλλά και

δημιουργίας οθονών διαχείρισης (φόρμες αρχειοθέτησης, αναζήτησης, λίστες

αποτελεσμάτων). Τ ο λογισμικό Hummingbird DM μέσα από το υποσύστημα του ,

Hummingbird Imaging, προσφέρει δυναμική λύση για τις ανάγκες διαχείρισης

ψηφιοποιημένων εικόνων. Επιτρέπει δηλαδή στους χρήστες να ολοκληρώνουν και να

διαχειρίζονται σαρωμένα έγγραφα, faxes και άλλες ηλεκτρονικές εικόνες που

βρίσκονται στο δίκτυο. Επιπρόσθετα υπάρχουν προρυθμίσεις για την σάρωση

συγκεκριμένων τύπων εικόνας, ανάλογα με την ιδιαιτερότητα και τις απαιτήσεις της,

προκειμένου να βελτιώνεται το αποτέλεσμα των κακής ποιότητας εγγράφων.

2.6 Ροές Εργασίας ( Workflows) 20

Οι εφαρμογές EDMS που υλοποιεί η ΕΟΑΕ συνοδεύονται και από την τεχνολογία

Workflow. Το υποσύστημα Hummingbird Enterprise Workflow 2004 είναι ένα

ολοκληρωμένο προϊόν διαχείρισης ροών εργασίας το οποίο αποτελεί και κομμάτι της

Ολοκληρωμένης Σουίτας Διαχείρισης Εγγράφων και Περιεχομένου Hummingbird. Η

ΕΟΑΕ χρησιμοποιώντας αυτή την τεχνολογία θα αυτοματοποιήσει αρχικά τις

εταιρικές διαδικασίες διαχείρισης της αλληλογραφίας της (συμβατικής και μη) και

παρακολούθησης αποφάσεων της Διοίκησης. Όλοι οι χρήστες, απομακρυσμένοι και

μη, έχουν τη ίδια δυνατότητα πρόσβασης στο σύστημα ανάλογα με τα δικαιώματά

τους έτσι ώστε ο κατάλληλος χρήστης να λαμβάνει τα έγγραφα που τον αφορούν με

ασφάλεια και με ταχύτητες διαδικτύου. Οι χρεώσεις ενεργειών και η παρακολούθηση

των συγκεκριμένων δράσεων υλοποιούνται αυτόματα από το σύστημα.

Μέσα από την καρτέλα Resources (Πόροι) και στο τμήμα όπου αναφέρονται οι ροές

εργασίας (Enterprise Workflow) ο χρήστης έχει τη δυνατότητα να δημιουργήσει μια

ροή εργασίας και να τη δρομολογήσει

Εικόνα 16. Οθόνη επιλογής ροής εργασίας

20

Εγχειρίδιο χρήστη (User Manual), διεκπεραίωση Ροής Εργασιών


37

Πρέπει να επιλέξει μια ήδη σχεδιασμένη ροή από τις πρότυπες που εμφανίζονται

στην οθόνη του. Ο χρήστης επιλέγει την κατάλληλη ροή εργασίας και προχωράει στο

επόμενο βήμα.

Στο σημείο αυτό πρέπει να επισημανθεί ότι όλες οι ροές δεν εμφανίζονται σε όλους

τους χρήστες και αυτό οφείλεται στα δικαιώματα που τους αποδίδονται ανάλογα με

τις αρμοδιότητες τους.

Οι Ροές αυτές σχεδιάστηκαν με βάση τις λειτουργικές διαδικασίες που χρησιμοποιεί

η ΕΟΑΕ για την κάλυψη των συγκεκριμένων αναγκών. Υπάρχουν συγκεκριμένες

ροές εργασιών που έχουν υλοποιηθεί ανά εφαρμογή.

Εικόνα 17. Οθόνη χαρακτηρισμού της επιλεγμένης ροής εργασίας

Ο χρήστης δίνει όνομα στη νέα ροή εργασίας ,την ημερομηνία που πρέπει να

ξεκινήσει καθώς και την προτεραιότητα που πρέπει να τη διακρίνει. Ο χρήστης

προαιρετικά μπορεί να συμπληρώσει την ώρα έναρξης της ροής καθώς επίσης και να

εισάγει μια συνοδευτική περιγραφή της ροής.

Επόμενο βήμα του χρήστη είναι να συνδέσει το υπάρχον έγγραφο-εφόσον αυτό

υπάρχει- με την αντίστοιχη ροή εργασίας μέσα από τις επιλογές που του προσφέρει

το σύστημα για προσθήκη εγγράφου από τον τοπικό σταθμό εργασίας ή από το

περιβάλλον DM. Το έγγραφο αυτό συνοδεύει τη ροή σε όλα τα βήματά της.

Σ’ αυτό το σημείο ο χρήστης μπορεί να ολοκληρώσει τη δημιουργία της ροής του.


38

Ο χρήστης έχει 3 δυνατότητες : 1) πρόσθεση ροής 2)να βλέπει τις ροές που έχει

δημιουργήσει ή συμμετέχει και 3) να βλέπει την προσωπική του λίστα (Worklist) με

τις εκκρεμότητες.

Εικόνα 18. Οθόνη ολοκλήρωσης μιας νέας ροής εργασίας

Worklist είναι η προσωπική λίστα του κάθε χρήστη, η οποία περιλαμβάνει όλες

εκείνες τις ενέργειες (tasks) που αποτελούν τις εκκρεμότητες του και πρέπει να τις

επεξεργαστεί. Αποτελεί σημαντική λειτουργία του συστήματος γιατί δίνει στον

χρήστη να έχει συνεχώς ενημερωμένη μια λίστα εκκρεμοτήτων, ενημερώσεων κλπ.

Η τρίτη δυνατότητα (View Worklist ) δίνει επομένως τη δυνατότητα στο χρήστη να

βλέπει τις ενέργειες- εκκρεμότητες του, οι οποίες εμφανίζονται στη λίστα του με

έντονη γραμματοσειρά (bold)όταν δεν έχουν ανοιχτεί ,όπως φαίνεται στην παρακάτω

εικόνα.(εικόνα 19)

Εικόνα 19. Οθόνη εμφάνισης εκκρεμοτήτων-ενεργειών


39

Όταν ο χρήστης επιλέγει μια εγγραφή από τη λίστα εκκρεμοτήτων, δηλαδή πρέπει να

ενεργήσει για κάτι, έχει τις παρακάτω δυνατότητες:

Μέσα από την καρτέλα History μπορεί να δει την ιστορία της ροής εργασίας

Η καρτέλα Attachments δίνει στο χρήστη τη δυνατότητα να ελέγξει τα

συνημμένα της ροής

Μέσω της καρτέλας Details μπορεί να επεξεργαστεί περαιτέρω τη ροή . Στην

καρτέλα Details ο χρήστης έχει τη δυνατότητα να εκτυπώσει την κατάσταση

της ροής ( ) Print, να προσθέσει σχόλια στην ίδια τη ροή μέσω της

επιλογής ( ) Add Comment, να τροποποιήσει λεπτομέρειες μέσω της

επιλογής ( ) Edit Detail και εφόσον ελέγξει αυτά που χρειάζονται, να

ολοκληρώσει το βήμα της συγκεκριμένης ροής εργασίας ενεργοποιώντας την

επιλογή ( ) Mark as complete. Ο χρήστης πρέπει να δίνει μεγάλη σημασία

στην επιλογή Mark as complete επειδή αποτελεί απαραίτητη προϋπόθεση για

να ολοκληρωθεί η ροή την οποία ξεκίνησε και να προχωρήσει στον επόμενο

αποδέκτη.

Εικόνα 20. Οθόνη επεξεργασίας ενός βήματος μιας ροής εργασίας


40

Μετά την ολοκλήρωση του συγκεκριμένου βήματος της ροής, κάποιες φορές ο

χρήστης καλείται να επιλέξει τον επόμενο παραλήπτη του εγγράφου. Οι επιλογές που

εμφανίζονται στη λίστα εξαρτώνται από τον τύπο και τις εναλλακτικές επιλογές του

βήματος της συγκεκριμένης ροής εργασίας.(εικόνα 21)

Το βήμα που πραγματοποιεί ένας χρήστης σε μια ροή εργασίας αποτελεί τελικά την

δρομολόγηση του εγγράφου στον επόμενο αποδέκτη.

Εικόνα 21. Οθόνη ενέργειας προς ολοκλήρωση μιας ροής εργασίας

Η συγκεκριμένη εκκρεμότητα-ενέργεια εξαφανίζεται από τη λίστα

εκκρεμοτήτων(Worklist) και εμφανίζεται στη λίστα εκκρεμοτήτων του νέου

αποδέκτη που εμπλέκεται στο επόμενο βήμα της ροής εργασίας.


41

Αναζήτηση Εγγράφων και Δημιουργία Αναφορών

Το σύστημα όμως παρέχει και άλλου είδους δυνατότητες όπως αυτή των Quick

Searches.Χρησιμοποιεί την ενσωματωμένη και μια από τις καλύτερες και

δημοφιλέστερες μηχανές αναζήτησης σε διεθνές επίπεδο, την Hummingbird

SearchServer. Η μηχανή αυτή μπορεί να χρησιμοποιηθεί για τη δημιουργία μιας

εξειδικευμένης μορφής λογικής αναζήτησης εγγράφων. Η δυνατότητα που παρέχεται

σε έναν εργαζόμενο κατά τη χρήση μιας τέτοιας διαδικασίας είναι να δημιουργήσει

αναζητήσεις και να εμφανίσει τα επιθυμητά αποτελέσματα βασιζόμενος σε κριτήρια

που ο ίδιος θα καθορίσει. Η μηχανή Hummingbird SearchServer διαθέτει μια σειρά

ισχυρών εργαλείων αναζήτησης της αποθηκευμένης πληροφορίας. Ο χρήστης έχει τη

δυνατότητα να αναζητήσει με πολλαπλούς τρόπους την πληροφορία που τον

ενδιαφέρει(εικόνα) και να ανασύρει έγγραφα με βάση το περιεχόμενο τους(Full text)

ή τα δεδομένα που τα συνοδεύουν (Metadata). Το σύστημα υποστηρίζει πολλαπλούς

τρόπους αναζήτησης τόσο σε ομαδικό όσο και σε ατομικό επίπεδο. Ο χρήστης μπορεί

να αποθηκεύει συγκεκριμένα υποσύνολα κριτηρίων αναζήτησης τα οποία του είναι

χρήσιμα στην καθημερινή του εργασία ώστε να καθίσταται εύκολη η

επαναχρησιμοποίησή τους στο μέλλον. Επιπλέον κάθε δημιουργός μιας γρήγορης

αναζήτησης εκτός από τη δυνατότητα να την αποθηκεύσει μπορεί να την

κοινοποιήσει, να δώσει δικαιώματα χρήσης και από άλλους χρήστες, να τροποποιήσει

τα κριτήρια κ.τ.λ.

Εικόνα 22. Αναζητήσεις (Quick Search)


42

Η βασική οθόνη χρήσης γρήγορων αναζητήσεων όπου εμφανίζονται οι αναζητήσεις

που έχουν ορισθεί σε ατομικό ή ομαδικό επίπεδο είναι η παρακάτω :

Εικόνα 23. Κεντρική οθόνη αναζήτησης εγγράφων

Το Hummingbird DM δίνει τη δυνατότητα στο χρήστη να μπορεί να κάνει χρήση

μιας τυποποιημένης αναζήτησης που την ονομάζει “Recently edited documents” και

μέσω της οποίας εμφανίζονται στο desktop τα 30 τελευταία έγγραφα με τα οποία έχει

εργαστεί. Επομένως οι τελευταίες αναζητήσεις που έχει εκτελέσει ένας χρήστης

μπορούν να εμφανιστούν για χρήση ανά πάσα στιγμή, και χωρίς απαίτηση

συμπλήρωσης κάθε φορά των κριτηρίων αναζήτησης. Για τη διαδικασία της

αναζήτησης εγγράφων δεν απαιτούνται από το χρήστη γνώσεις προγραμματισμού.


43

Ο χρήστης ξεκινάει τη δημιουργία μιας νέας αναζήτησης επιλέγοντας το αντίστοιχο

εικονίδιο.

Εικόνα 24. Οθόνη επιλογής είδους αλληλογραφίας στον ορισμό αναζήτησης

Στο παράθυρο ορισμού της νέας αναζήτησης που εμφανίζεται, ο χρήστης καλείται να

επιλέξει μία σειρά κριτηρίων που θα ενεργοποιούνται με τη συγκεκριμένη

αναζήτηση. Αυτά είναι:

Όνομα για γρήγορη επιλογή της αναζήτησης μέσα από μία λίστα

διαφορετικών αναζητήσεων

Επιλογή εμφάνισης της αναζήτησης στο Quick Reference Page

Επίπεδο ασφάλειας με την επιλογή ομάδων που θα έχουν πρόσβαση στην

συγκεκριμένη αναζήτηση. Εδώ γίνεται ο διαχωρισμός του ορισμού μεταξύ της

ατομικής και της ομαδικής αναζήτησης

Είδος αλληλογραφίας στο οποίο θα εφαρμόζεται η εν λόγω αναζήτηση.

Επιλέγοντας την αντίστοιχη αλληλογραφία και επιβεβαιώνοντας την επιλογή

με το πλήκτρο Switch, εμφανίζεται η αντίστοιχη profile-κάρτα με τα πεδία

της. Εδώ ο χρήστης μπορεί να ορίσει κατά βούληση έναν συνδυασμό πεδίων

που θα χαρακτηρίζει την συγκεκριμένη αναζήτηση.

Ο χρήστης καλείται να επιλέξει από το πεδίο «Είδος Εγγράφου» της profile-

κάρτας, το είδος της αλληλογραφίας που θέλει να φιλτράρει.

Στο κάτω μέρος της οθόνης επιλογής κριτηρίων με βάση το είδος της

αλληλογραφίας ο χρήστης μπορεί να δώσει ένα ελεύθερο κείμενο (πεδίο

Search for) και να δηλώσει αν επιθυμεί η αναζήτηση με βάση το κείμενο αυτό

θα λάβει χώρα στο περιεχόμενο του εγγράφου, στα πεδία της profile-κάρτας

του ή και στα δύο παραπάνω (πεδίο in: ). Προσφέρονται επομένως οι

επιλογές:


44

o Document contents

o Profile fields

o Document contents and Profile fields

Ο χρήστης μπορεί οποιαδήποτε στιγμή να τρέξει ή ακόμα και να αποθηκεύσει τη νέα

αναζήτηση με τα κριτήρια που έχει ορίσει.

Εναλλακτική δημιουργία αναζητήσεων

Ο προηγούμενος τρόπος αναζήτησης περιέγραφε το βασικό τρόπο δημιουργίας

αναζητήσεων μέσα στη βιβλιοθήκη των εταιρικών εγγράφων. Το σύστημα

υποστηρίζει και τη δημιουργία εναλλακτικών τρόπων αναζήτησης πληροφοριών

μέσω της επιλογής Advanced. Στην περίπτωση αυτή δεν αξιοποιούνται τα

εξειδικευμένα κριτήρια αναζήτησης που έχουν ενσωματωθεί στο παραμετροποιημένο

περιβάλλον διαχείρισης των εταιρικών εγγράφων, παρά μόνο τα προσφερόμενα

τυποποιημένα κριτήρια υποστήριξης αναζητήσεων από το αρχικό προϊόν σε επίπεδο

πύλης (Portal).

Με την ενεργοποίηση της εντολής Advanced εμφανίζεται μία οθόνη περιγραφής των

τυποποιημένων μηχανισμών αναζήτησης εγγράφων.

Εικόνα 35. Οθόνη ορισμού εναλλακτικής αναζήτησης


45

Στην αριστερή στήλη υπάρχουν δύο καρτέλες η Search forms και η Search fields.

Στην πρώτη καρτέλα (Search forms) ο χρήστης έχει τη δυνατότητα να

πραγματοποιήσει αναζήτηση με βάση το περιεχόμενο εγγράφων ενώ στη δεύτερη

καρτέλα (Search fields) η αναζήτηση γίνεται στα πεδία των profile-καρτών. Εφόσον

ο χρήστης ορίσει αναζήτηση με ελεύθερο κείμενο, δηλώνει στο πρώτο πεδίο το

κείμενο που θα χρησιμεύσει ως κριτήριο αναζήτησης αφήνοντας ως default γλώσσα

τα Αγγλικά, καθότι με τον τρόπο αυτό υποστηρίζεται η πολυγλωσσική αναζήτηση

που περιέχει και τα Ελληνικά.

Στην ίδια στήλη ακολουθούν τρεις ομάδες παραμέτρων που συντελούν στον

περιορισμό της αναζήτησης και των αποτελεσμάτων της.

Στην πρώτη ομάδα Look in ο χρήστης πρέπει να ορίσει τη βιβλιοθήκη στην οποία θα

τρέξει η εσωτερική μηχανή αναζήτησης.

Η δεύτερη ομάδα Hummingbird DM περιέχει τα βασικότερα πεδία που αποτελούν

κριτήρια αναζήτησης (Author, Document name, Document number, κλπ)

Η τρίτη ομάδα Display options αφορά την εμφάνιση των αποτελεσμάτων

αναζήτησης στην οθόνη του συγκεκριμένου χρήστη.

Δημιουργία Αναφορών

Ο χρήστης έχει στη διάθεση του ένα εύχρηστο εργαλείο δημιουργίας αναφορών τις

οποίες μπορεί να μορφοποιήσει εύκολα επιλέγοντας τα δεδομένα που του

χρειάζονται, θέτοντας συνδυασμούς κριτηρίων και οργανώνοντας μια εκτύπωση

σύμφωνα με τις απαιτήσεις του.

Για τη δημιουργία αναφορών μέσα από το περιβάλλον εργασίας ο χρήστης πηγαίνει

στις γρήγορες αναζητήσεις(Quick Searches) και επιλέγει μια αναζήτηση, τα

αποτελέσματα της οποίας θα αποτελέσουν την επιθυμητή αναφορά.

Εικόνα 26. Οθόνη αποτελεσμάτων αναζήτησης


46

Στην οθόνη εμφάνισης των αποτελεσμάτων αναζήτησης ο χρήστης έχει τη

δυνατότητα να πραγματοποιήσει ταξινόμησή τους , μέσα από μια λίστα που του

παρουσιάζεται με τα επιλεγμένα πεδία που έχουν χρησιμοποιηθεί ως στήλες

ταξινόμησης των αποτελεσμάτων αναζήτησης.

Από το σύνολο των πεδίων αυτών ο χρήστης επιλέγει εκείνα τα πεδία που επιθυμεί να

περιλαμβάνονται στην αναφορά του και τα οποία θα εμφανίζονται ως πεδία

φιλτραρίσματος και ταξινόμησης των αποτελεσμάτων της συγκεκριμένης αναφοράς.

Μπορεί όμως να επιλέξει εκτός από τα απαραίτητα πεδία που του χρειάζονται και τη

σειρά εμφάνισής τους στη συγκεκριμένη λίστα. Όταν μεταφέρει ο χρήστης τα πεδία

στην επιθυμητή θέση αυτά εμφανίζονται όλα μαζί στην πρώτη καρτέλα (που

ενδεχομένως να συνεχίζονται και στη δεύτερη εφόσον απαιτούνται πολλές στήλες

στην αναφορά).

Σαν επόμενο βήμα ο χρήστης πραγματοποιεί την επιθυμητή ενέργεια που είναι η

εκτύπωση της λίστας όπου εμφανίζεται το αποτέλεσμα της αναφοράς με βάση τις

επιλεγμένες στήλες. Στο σημείο αυτό έχει τη δυνατότητα να πραγματοποιήσει την

αποθήκευση της αναφοράς.

Εικόνα 27. Εκτύπωση λίστας αποτελεσμάτων- αναφοράς


47

Η δημιουργία αναφορών μπορεί να γίνει και με τη χρήση ενός ειδικού προγράμματος

της Hummingbird,το ΒΙ-Query, το οποίο ο χρήστης πρέπει να έχει εγκατεστημένο

στον τοπικό σταθμό εργασίας του.

Μέσα από την εφαρμογή του ΒΙ-Query user,ο χρήστης ανάλογα με το είδος της

προβλεπόμενης αναφοράς μπορεί να διαλέξει είτε τη δημιουργία εξειδικευμένων

αναφορών είτε τη δημιουργία αναφορών με βάση προκαθορισμένες παραμέτρους.

Εικόνα 28. Οθόνη εισαγωγής του προγράμματος δημιουργίας αναφορών


48

Με τη επιλογή του DM Reports ο χρήστης επιλέγει τη δημιουργία τυποποιημένων

αναφορών κατά την οποία μπορεί να δημιουργήσει μια αναφορά με κριτήριο

αναζήτησης το επιθυμητό για τον ίδιο στοιχείο που περιλαμβάνεται στον όγκο των

πληροφοριών της βάσης δεδομένων. Παράλληλα με την εμφάνιση της οθόνης των

αποτελεσμάτων σηκώνεται και το πρόγραμμα δημιουργίας αναφορών BI Query

Reports όπου εμφανίζεται η αναφορά με το περιεχόμενο της από την αναζήτηση που

πραγματοποιήθηκε.(εικόνα )

Εικόνα 29. Οθόνη εμφάνισης αναφοράς με βάση τα αποτελέσματα αναζήτησης


49

Με την επιλογή του DM Road Map ο χρήστης επιλέγει τη δημιουργία

εξειδικευμένων αναφορών που γίνεται με την υποστήριξη γραφικού περιβάλλοντος

για τον καθορισμό των παραμέτρων εκείνων που θα χρησιμοποιηθούν στη βάση

δεδομένων για αναζήτηση και κατόπιν εμφάνιση των αποτελεσμάτων που θα

εμπεριέχονται στις αντίστοιχες αναφορές.

Εικόνα 30. Οθόνη επιλογής για δημιουργία εξειδικευμένων αναφορών


50

Μετά την ολοκλήρωση της αναφοράς ο χρήστης έχει τη δυνατότητα να δει γραφικά

τη σύνδεση μεταξύ των σχετιζόμενων οντοτήτων (π.χ. Profile-κάρτας, Document

Types, Components, Author, Versions)

Εικόνα 31. Εμφάνιση συσχετισμών κατά το σχεδιασμό αναφοράς


51

Workspaces-Δημιουργία προσωρινού χώρου εργασίας

Ο προσωρινός χώρος εργασίας έχει το ρόλο ενός προσωπικού κάλαθου εργασίας

όπου ο χρήστης μπορεί να προβεί σε επεξεργασία διαφόρων αρχείων, καταλόγων,

προσωπικών αναζητήσεων ακόμα και διευθύνσεων στο διαδίκτυο (URL-addresses).

Το κουμπί ( ) New Workspace εμφανίζει στον χρήστη την παρακάτω οθόνη :

Εικόνα 32. Οθόνη δημιουργίας Workspace

Ο χρήστης στο επόμενο βήμα έχει τη δυνατότητα να εισάγει αντικείμενα στο

Workspace που έχει ορίσει.

Εικόνα 33. Επιλογή αντικειμένου για εισαγωγή στο Workspace

.


52

Η οθόνη εμφάνισης των αποθηκευμένων αντικειμένων στον προσωρινό χώρο

εργασίας περιέχει μία σειρά εικονιδίων [1] που αντιστοιχούν στις ενέργειες που

υποστηρίζονται για το επιλεγμένο αντικείμενο. Στην οθόνη εμφάνισης των

αποθηκευμένων αντικειμένων στον προσωρινό χώρο εργασίας ,μόνο με την επιλογή

ενός εγγράφου ενεργοποιείται μία ομάδα εικονιδίων όπως Read-Only, εκτύπωση κλπ.

Εικόνα 34. Οθόνη εμφάνισης νέων εγγραφών στο Workspace

Υπάρχει δυνατότητα ταξινόμησης της λίστας εγγραφών όταν αυτές είναι πολλές και

όταν αυτό κριθεί αναγκαίο από τον χρήστη.

1


53



54

3.1 Πλεονεκτήματα-Οφέλη

Σημαντικά είναι τα οφέλη που μπορεί να επιφέρει σε μια επιχείρηση η χρήση του

συστήματος Ψηφιακής Διαχείρισης Εγγράφων και ροών. Τα οφέλη αυτά δεν

περιορίζονται μόνο σε έναν τομέα αλλά επηρεάζουν θετικά το σύνολο της

επιχείρησης, καθώς εμπλουτίζουν με νέες εργασιακές πρακτικές, προηγμένες,

σύγχρονες και ευέλικτες. Η ενσωμάτωση του συστήματος Ροών Εργασίας (Workflow

Management) στο σύστημα Διαχείρισης Εγγράφων( Document Management) μπορεί

να επιφέρει ακόμη πιο εντυπωσιακά αποτελέσματα.

Τα πλεονεκτήματα είναι πολλαπλών επιπέδων και επηρεάζουν τους χρήστες και τους

διαχειριστές αλλά και ολόκληρο τον οργανισμό. Μερικά από αυτά μπορούν να

χαρακτηρισθούν ως μετρήσιμα ενώ άλλα ως ποιοτικά.

Ποιοτικά 21

μπορούν να χαρακτηρισθούν τα εξής:

1) Σωστή πληροφόρηση και αποτελεσματικότερη χρήση των πληροφοριών που

εμπεριέχονται στα έγγραφα . Το αποτέλεσμα αυτό επιτυγχάνεται με τους παρακάτω

τρόπους :

► Η on-line διαχείριση εξυπηρετεί ιδιαίτερα την επιχείρηση καθώς διευκολύνει την

κατηγοριοποίηση και διάθεση των αρχείων που χρησιμοποιούν στις καθημερινές τους

δραστηριότητες.

Η παλιά διαδικασία ήταν χειροκίνητη.

Η νέα διαδικασία είναι ηλεκτρονική.

21

AIIM (2006), Avant Imaging & Information Management Inc, http://www.aiim.com, (ημ/νία επίσκεψης: Ιαν.

2006)



55

Με αυτόν τον τρόπο διαχείρισης υπάρχει ευκολότερη κατανομή αρμοδιοτήτων ανά

άτομο και επιτυγχάνεται η διευκόλυνση συνεργασίας των κεντρικών και

περιφερειακών λειτουργιών.

► Η παροχή έγκυρης και έγκαιρης πληροφόρησης βοηθάει το προσωπικό στην

διεκπεραίωση των εργασιών. Το σύστημα μεταφέρει πληροφορίες που είναι

σημαντικές για την εκτέλεση κάποιας διαδικασίας ή ακόμα και πληροφορίες που

είναι χρήσιμες και χρησιμοποιούνται κατ’ επιλογή.

► Σημαντικό πλεονέκτημα του συστήματος για το σύνολο των εμπλεκομένων είναι

η παροχή εργαλείων. Με τα κατάλληλα εργαλεία, τα στοιχεία μπορούν να έρχονται

στο χρήστη συμβατά και με τη βοήθεια των εργαλείων μπορεί να κάνει πιο

αποδοτική την ανάλυση των αποτελεσμάτων και πιο ουσιαστική την απευθείας

επεξεργασία των δεδομένων Όσον αφορά την πληροφορία που εμπεριέχεται στα

έγγραφα, δίνεται στο χρήστη η δυνατότητα πρόσβασης στην ιστορικότητα της, τη

διαθεσιμότητά της την κατάλληλη στιγμή και τον άμεσο εντοπισμό της. Μ’αυτόν

τον τρόπο επιτυγχάνεται η απλοποίηση της χρήσης των εγγράφων από τους χρήστες.

Με την παροχή εργαλείων οι φόρμες αναζήτησης εγγράφων του συστήματος

προσφέρουν αυξημένες δυνατότητες reporting που παράγουν άμεσα εκτυπώσιμα

αποτελέσματα. Παρέχεται ακόμη άμεση πρόσβαση σε βοήθεια επί του θέματος το

οποίο αντιμετωπίζεται (content sensitive help).

► Μέσω της αυτόματης οργάνωσης και ταξινόμησης της πληροφορίας δίνεται η

δυνατότητα στόχευσης της αναζήτησης και ανάκτησης «ποιοτικότερης»

πληροφορίας. Αυτό σημαίνει ότι από το σύνολο της πληροφορίας που έχουμε στη

διάθεσή μας, μας επιστρέφεται μόνο η σχετική πληροφορία, την οποία χρειαζόμαστε

για να κάνουμε τη δουλειά μας ταχύτερα και αποτελεσματικότερα. Οι ταξινομήσεις

αποτελούνται από κατηγορίες και υποκατηγορίες , όπου τοποθετείται η πληροφορία ,

σύμφωνα με κανόνες που έχουν προκαθοριστεί. Με το ενοποιημένο περιεχόμενο (από

όλες τις πηγές) οργανωμένο με τρόπο που μας εξυπηρετεί , μπορούμε εύκολα να

εστιάσουμε την αναζήτηση μας στην κατηγορία που μας ενδιαφέρει.

► Η επιχείρηση αξιοποιεί αποτελεσματικότερα το πολύτιμο, συσσωρευμένο

πνευματικό της κεφάλαιο(knowledge). Σαν αποτέλεσμα μειώνεται δραστικά το

ενδεχόμενο να περάσει απαρατήρητη η απαιτούμενη πληροφορία

2) Ασφάλεια δεδομένων

Το σύστημα προσφέρει κεντρική διαχείριση και άμεση προσπέλαση στην

πληροφορία από τον εξουσιοδοτημένο χρήστη και μόνο. Φροντίζει για την

ελεγχόμενη πρόσβαση τόσο στα έγγραφα όσο και στα στοιχεία χαρακτηρισμού τους.

Αυτό επιτυγχάνεται με την απόδοση δικαιωμάτων στους χρήστες από το σύστημα.

Με αυτόν τον τρόπο αυξάνεται η ασφάλεια καθώς ο εργαζόμενος έχει πρόσβαση στις

διαδικασίες, τα έγγραφα και τα δεδομένα τα οποία προορίζονται γι’ αυτόν. Έτσι, δε

μπορούμε να έχουμε καταστάσεις κατά τις οποίες έγγραφα πέφτουν σε αναρμόδια

χέρια ή διαρρέουν εντός και εκτός της επιχείρησης.


56

Τα δικαιώματα μπορούν να αποδοθούν ως εξής: 22

1) Ανά μεμονωμένο χρήστη

2) Ανά ομάδες χρηστών

Υπάρχουν 5 επίπεδα ασφάλειας τα οποία αναφέρονται παρακάτω :

Δικαιώματα στον DM Server: Δηλαδή ο χρήστης έχει το δικαίωμα ανάκτησης,

πρόσθεσης και διαγραφής μέσα στον DM Server, ΜΟΝΟ εγγράφων της

ομάδας του ή όσων του έχουν χρεωθεί για ενέργεια, κοινοποίηση και

εσωτερική διανομή.

Δικαιώματα σε επίπεδο εγγράφου μέσα στο DM Server: Δηλαδή ο χρήστης μιας

ομάδας έχει το δικαίωμα να ορίσει δικαιώματα σε άτομα και ομάδες για ένα

συγκεκριμένο έγγραφο.

Τα δικαιώματα που μπορεί να ορίσει ο χρήστης είναι τα εξής:

► Read only (View only)

► Read & Write (Full access)

► Field level security (Access σε συγκεκριμένα πεδία (metadata))

Δικαιώματα σε Profile card και Ροές: Για παράδειγμα, όταν χρήστης του

Κεντρικού Πρωτοκόλλου καταχωρεί ένα νέο εισερχόμενο από τρίτους

έγγραφο, δεν πρέπει να έχει δικαίωμα να επιλέγει άλλη Profile Card εκτός από

αυτή της εισερχόμενης αλληλογραφίας και να δημιουργεί την ροή 01.

Δικαιώματα σε συγκεκριμένα πεδία μιας Profile Card (field level security):

Δηλαδή τα δικαιώματα που προσδίδονται σε χρήστες ή ομάδες χρηστών, ανά

πεδίο σε κάθε profile card.

Δικαιώματα στο έγγραφο μιας Profile Card: Δηλαδή να δίνεται σε χρήστες ή

ομάδες χρηστών το δικαίωμα να ανακτούν Profile cards αλλά όχι τα έγγραφα

που αυτές "κουβαλούν".

3) Αξιοπιστία

Συγκριτικά με το υλικό το οποίο φθείρεται συνεχώς από την έναρξη χρήσης του, το

λογισμικό, ως ένα πνευματικό κατασκεύασμα, δε φθείρεται. Επομένως έχει μια

σταθερή αξιοπιστία από την πρώτη μέρα ημέρα χρήσης του ως την εγκατάλειψή του.

Αξιόπιστα μπορούν να θεωρηθούν και τα δεδομένα για το λόγο ότι οι διαδικασίες που

εκτελούνται είναι τεκμηριωμένες και γίνονται με τον τρόπο που έχει ορίσει η

Διοίκηση.

22

DMS Προδιαγραφές ασφαλείας


57

4) Φιλικό Περιβάλλον

Ένας από τους σημαντικότερους παράγοντες για την επιτυχία εφαρμογής ενός

πληροφοριακού συστήματος είναι η διεπαφή που παρουσιάζει στον τελικό χρήστη.

Αυτή εκτός από τις τεχνολογικές επιλογές ικανοποιεί και τα παρακάτω:

Η διεπαφή έχει δημιουργηθεί έτσι ώστε να χαρακτηρίζεται από ευκολία και

διαισθητικότητα. Η διαισθητικότητα αναφέρεται στο χαρακτηριστικό μιας

εφαρμογής να είναι εύκολα εκμεταλλεύσιμη από ένα χρήστη ακόμα και αν

αυτός δεν είναι εξειδικευμένος στο αντικείμενο της.

Υπάρχουν όλα εκείνα τα χαρακτηριστικά τα οποία δίνουν στο χρήστη ένα

αποδοτικό και ευέλικτο περιβάλλον εργασίας.

Είναι προσαρμοσμένη στις δυνατότητες και τις αρμοδιότητες του κάθε

χρήστη.

5) Επιτυχείς διαδικασίες

► Η ενοποίηση της πληροφορίας και των διαδικασιών επιτρέπει την αξιόπιστη

διακίνηση εγγράφων για την διεκπεραίωση διαφόρων δραστηριοτήτων,

αυτοματοποιώντας την ανταλλαγή, επισκόπηση, σχολιασμό και έγκριση. Τα έγγραφα

δρομολογούνται, παρακολουθούνται και ενσωματώνονται αυτόματα στις κύριες

εφαρμογές της επιχείρησης όπως τα συστήματα διαχείρισης εγγράφων για την πλήρη

διαχείριση της διαδικασίας συνεργασίας.

Με την ενοποίηση των διαδικασιών το σύστημα αποκτά συγχρόνως τα μετρήσιμα

χαρακτηριστικά της ταχύτητας και της ευελιξίας. Η εξάλειψη των οποιονδήποτε

καθυστερήσεων επιταχύνει τις διαδικασίες. Επιπλέον είναι δυνατή η συμπίεση των

κύριων εργασιών, κατά την οποία πολλές εργασίες συγχωνεύονται σε μία και οι

οποίες έχουν μεγάλο κόστος μέσω της διαδικασίας αξιολόγησης. Ενοποίηση της

πληροφορίας σημαίνει ενοποίηση του περιεχομένου της ακόμα και όταν αυτό

προέρχεται από διαφορετικές πηγές μέσα από τις υφιστάμενες επιχειρησιακές

εφαρμογές.

► Επιτυγχάνεται η κατάργηση της γραφειοκρατίας με την εισαγωγή αποδοτικών

ηλεκτρονικών διαδικασιών. Με το workflow management(WF) το σύστημα

document management (DMS)δεν είναι απλά μια αποθήκη εγγράφων αλλά ένα

δυναμικό εργαλείο που διακινεί την εργασία μέσα στην επιχείρηση από άτομο σε

άτομο και από τμήμα σε τμήμα, σύμφωνα με τους όρους και τους κανόνες που έχει

θέσει η επιχείρηση

► Οι διαδικασίες είναι επαρκώς τεκμηριωμένες και εκτελούνται με ακρίβεια, καθώς

το σύστημα δεν επιτρέπει αποκλίσεις. Μ’ αυτόν τον τρόπο υπάρχει διασφάλιση ότι η

εργασία γίνεται με τον τρόπο που έχει ορίσει η διοίκηση. Χρησιμοποιεί απόλυτα

ενιαία ονοματολογία για τις εντολές και τις οντότητες της εφαρμογής. Η

ονοματολογία της εφαρμογής βρίσκεται σε σύμπνοια με την ονοματολογία των

τυπικών διαδικασιών εφαρμογής γραφείου.


58

► Το σύστημα workflow management έχει τη δυνατότητα να καταγράφει τις

διαδικασίες που εκτελούνται και την πορεία που αυτές ακολουθούν. Έτσι έχουμε

πλήρη στοιχεία για κάθε εργασία από τη χρονική στιγμή που αυτή ξεκινάει μέχρι το

στάδιο ολοκλήρωσής της.(εικόνα 1)

Εικόνα 1. Workflow Manager

6) Υπενθύμιση

Η λήψη ειδοποιήσεων (reminders) για καθυστερημένες ενέργειες στη διεκπεραίωση

αλληλογραφίας ή αποφάσεων της Διοίκησης. Κάθε χρήστης επίσης έχει τη

δυνατότητα μέσα από την προσωπική του λίστα εκκρεμοτήτων να βλέπει τις εργασίες

που καλείται να ολοκληρώσει.

7) Βελτίωση απόδοσης προσωπικού

► Εκχωρούνται οι κατάλληλοι πόροι για κάθε διαδικασία. Επίσης, υπάρχει

δυνατότητα ιεράρχησης των εργασιών ή ορισμού της σειράς με την οποία αυτές θα

εκτελούνται, ώστε να μην παρατηρείται το φαινόμενο οι εργαζόμενοι να αφήνουν για

το μέλλον τις σημαντικές αλλά δύσκολες

► Επιτυγχάνεται η αναβάθμισή του επιπέδου του προσωπικού και παράλληλα

συντελείται η καλύτερη αξιοποίηση των επιχειρησιακών πόρων.

8) Εργαλείο λήψης Αποφάσεων

Η χρήση του συστήματος διευκολύνει σε μεγάλο βαθμό τη Διοίκηση για τη λήψη

αποφάσεων.


59

9) Σύνδεση με άλλα εταιρικά συστήματα

Ένα αυτοματοποιημένο σύστημα διαχείρισης εργασιών ροής μπορεί να λειτουργήσει

είτε αυτόνομα είτε να ενσωματωθεί σε άλλα εταιρικά συστήματα. Ένα αυτόνομο

σύστημα χρησιμοποιεί βάση δεδομένων που περιέχει τα έγγραφα και το απαραίτητο

λογισμικό για τη διασύνδεση με άλλες εφαρμογές που διαθέτει η επιχείρηση. Αυτό

που προσθέτει στην επιχείρηση είναι η οργάνωση της ροής των εργασιών χωρίς οι

χρήστες να αλλάζουν το περιβάλλον εργασίας στο οποίο έχουν συνηθίσει να

εργάζονται. Τα αυτόνομα συστήματα workflow management υποστηρίζουν όλες τις

γνωστές αρχιτεκτονικές διασύνδεσης, ώστε να μπορούν να επικοινωνήσουν με άλλες

εφαρμογές.

Οι τεχνολογίες Διαχείρισης Εγγράφων και Ροών Εργασίας είναι αλληλένδετες. Αυτό

προκύπτει από το γεγονός ότι, επειδή το μεγαλύτερο μέρος της ροής εργασιών έχει να

κάνει με διακινούμενα έγγραφα, οποιαδήποτε μορφή ή περιεχόμενο και αν έχουν

αυτά, τα συστήματα workflow management υπάρχουν σε όλα τα μεγάλα συστήματα

που τα διαχειρίζονται. Ο συνδυασμός ενός συστήματος workflow management με ένα

σύστημα διαχείρισης εγγράφων επιτρέπει στην επιχείρηση να αξιοποιήσει σε μεγάλο

βαθμό το τελευταίο.

Μετρήσιμα μπορούν να χαρακτηρισθούν τα παρακάτω :

Η επιστροφή της επένδυσης (ROI)προκύπτει από τη μείωση του χρόνου και του

λειτουργικού κόστους και την αύξηση της παραγωγικότητας.

1) Ταχύτητα στη διεκπεραίωση εργασιών που προκύπτει από τη μείωση του

χρόνου και των μετακινήσεων

► Αυτό που αρχικά επιτυγχάνεται είναι η εύκολη, ενιαία και αποδοτική ανάκτηση

της πληροφορίας μέσω ενός μοναδικού συστήματος. To ενιαίο περιβάλλον

Διαχείρισης Εγγράφων είναι πολύ σημαντικό για το χρήστη που πραγματοποιεί όλες

τις δραστηριότητες του μέσα σ’ αυτό. Παρατηρείται ένας εκμηδενισμός γεωγραφικών

αποστάσεων αφού το σύστημα επιτρέπει την πρόσβαση στα δεδομένα σε πραγματικό

χρόνο, ακόμη και για τους απομακρυσμένους χρήστες. Το σύστημα δηλαδή παρέχει

σε περισσότερους από έναν χρήστες τη δυνατότητα να έχουν ταυτόχρονη χρήση και

αξιοποίηση του ίδιου περιεχομένου.

► Η χρήση του συστήματος Διαχείρισης Εγγράφων από τους χρήστες συντελεί στον

περιορισμό της μη παραγωγικής χρήσης του χρόνου. Μείωση παρουσιάζεται,

σύμφωνα με διεθνή εμπειρία και στο κόστος διαχείρισης( μέχρι 23%) , στο συνολικό

χρόνο εκτέλεσης (μέχρι 15%) του έργου και στο χρόνο διακίνησης των εγγράφων

μεταξύ των εμπλεκόμενων χρηστών. Αυτό σημαίνει ότι οι χρήστες του συστήματος

έχουν τη δυνατότητα να ξεκινήσουν διαδικασίες μέσα από το σύστημα, χωρίς να

χρειάζεται να σπαταλούν χρόνο σε φωτοτύπηση, διανομή ή ακόμα και χειροκίνητη

αποστολή fax.

► Παρέχεται στο χρήστη εύκολος τρόπος αναζήτησης ενός εγγράφου με

συγκεκριμένα κριτήρια, τα οποία μάλιστα μπορούν να συνδυάζονται μεταξύ τους. Οι

αναζητήσεις επιτρέπουν τη διασύνδεση ανθρώπων με άλλους ανθρώπους με σκοπό τη


60

διάχυση της εμπειρίας και της εξειδίκευσης από τους κατέχοντες προς τους

αναζητητές. Εντοπίζονται δηλαδή δυναμικά άλλοι άνθρωποι που έχουν κάνει την ίδια

ή παραπλήσια αναζήτηση και άρα ανήκουμε όλοι σε μια «ομάδα κοινού

ενδιαφέροντος».

► Εφόσον διασφαλίζεται ο πλήρης έλεγχος των εμπλεκόμενων από την πλευρά της

διοίκησης το σύστημα μπορεί να υποστηρίξει την έγκαιρη ενημέρωση της προόδου

του έργου. Οι διαχειριστές μπορούν επομένως έχουν την πλήρη εποπτεία της

επιχείρησης.

► Οι εργασίες δεν καθυστερούν. Οι παρεμβάσεις για επίλυση λαθών και τα θέματα

κακής διαχείρισης των εργασιών περιορίζονται σημαντικά.

► Από τη στιγμή που η εκτέλεση των διαδικασιών ελέγχεται από το σύστημα,

μπορούν να διεκπεραιωθούν πολλές από αυτές παράλληλα και ακόμη μειώνονται οι

πιθανότητες να παραχθεί μια εργασία δύο φορές.

► Σημαντικό πλεονέκτημα είναι και ο έλεγχος ροής της πληροφορίας, βασισμένος

στη φυσική και χρονική αναγνώριση προέλευσης της πληροφορίας.

2) Εξοικονόμηση χώρου

Παράλληλα με τον περιορισμό χρήσης πλεονάζοντος χαρτιού επιτυγχάνεται και η

μείωση του φόρτου και του όγκου αρχειοθέτησης της Διαχείρισης Δεδομένων και

των Γενικών εργασιών Γραφείου. Μείωση του όγκου αρχειοθέτησης σημαίνει πιο

ικανή και παραγωγική διαχείριση των έξι στοιχείων που αποτελούν την επεξεργασία

δεδομένων. Τα στοιχεία αυτά είναι : δέσμευση, μετάδοση, αποθήκευση, διαλογή,

χειρισμός και έκθεση των δεδομένων. Η ηλεκτρονική αποθήκευση επιπλέον λύνει

πολλά χωροταξικά προβλήματα, περιορίζοντας τις ανάγκες αποθηκευτικών χώρων

και συμβάλλοντας στη δημιουργία ενός άνετου εργασιακού περιβάλλοντος

3) Περιορισμός χρήσης πλεονάζοντος χαρτιού

Παρά το γεγονός ότι το χαρτί θεωρείται γνώριμο και εύκολο στη χρήση σε πολλές

λειτουργίες ωστόσο είναι δύσκολο στη διαχείριση του, στην μετακίνηση και

δυσχεραίνει εξαιρετικά την ανάλυση μεγάλης ποσότητας δεδομένων. Επομένως η

ηλεκτρονική αποθήκευση δεδομένων είναι ένας τρόπος για να βελτιωθεί σημαντικά

η επεξεργασία και η μορφοποίηση τους και να επιτευχθεί η αποφυγή απώλειας

εγγράφων. Η μείωση των λειτουργικών δαπανών που παρουσιάζεται αφορά το

χαρτί, τα φωτοτυπικά, τα αναλώσιμα, τις ταχυδρομικές υπηρεσίες κλπ.

Σύμφωνα με όλα τα παραπάνω οφέλη που αποκομίζει η επιχείρηση από τη χρήση

ενός τέτοιου συστήματος, μπορούν να της αποδοθούν τα χαρακτηριστικά της

ευελιξίας και ευκολίας προσαρμογής καθώς επίσης και της καινοτομίας. Η κατοχή

ενός συστήματος αναπροσαρμογής και καινοτομίας διασφαλίζει τη διαρκώς

βελτιούμενη λειτουργία της επιχείρησης .Οι διαδικασίες και οι δομές που

χρησιμοποιεί είναι ευέλικτες στις συνεχώς μεταβαλλόμενες συνθήκες και στον

έντονο ανταγωνισμό. Σαν αποτέλεσμα η επιχείρηση μπορεί να διεκδικήσει μια

ηγετική θέση στην αγορά μέσω των πρωτότυπων αλλαγών οι οποίες και θα της

δώσουν το ανταγωνιστικό πλεονέκτημα.


61

3.2 Μειονεκτήματα-Δυσκολίες

Ένα σύστημα Διαχείρισης Εγγράφων αν και επιφέρει πολλαπλά οφέλη στην

επιχείρηση ωστόσο παρουσιάζει κάποιες δυσκολίες κατά το στάδιο της εφαρμογής

του. Οι δυσκολίες αυτές αναφέρονται παρακάτω :

1) Μεγάλο κόστος επένδυσης και εγκατάστασης

Το κόστος επένδυσης εξαρτάται από το κόστος του λογισμικού που έχει επιλεχθεί. Το

λογισμικό που έχει επιλεχθεί από την ΕΟΑΕ είναι ένα σύστημα με διεθνές κύρος. Με

την επιλογή αυτού του λογισμικού η ΕΟΑΕ στοχεύει στην υλοποίηση ενός έργου

μεγάλης κλίμακας. Το κόστος επένδυσης εξαρτάται ακόμη από το κόστος του

απαιτούμενου εξοπλισμού.

2) Χρόνος και Κόστος παραμετροποίησης

Για την επιτυχή εφαρμογή του συστήματος η ΕΟΑΕ χρειάζεται να διαθέσει

χρηματικό ποσό καθώς και χρόνο για την παραμετροποίηση του συστήματος και την

εναρμόνιση του με τα υπόλοιπα συστήματα που χρησιμοποιούνται στην εταιρία.

3) Αποδοχή από τον τελικό χρήστη

Η αλλαγή εργασιακής κουλτούρας επιφέρει ριζικές αλλαγές στο περιεχόμενο της

εργασίας σε κάποιες θέσεις. Σαν αποτέλεσμα ενδέχεται να παρουσιαστούν

προβλήματα και τυχόν δυσκολίες κατά την προσαρμογή των χρηστών στο νέο τρόπο

ηλεκτρονικής Διαχείρισης των Αρχείων, ιδιαίτερα αυτών που είναι λιγότερο

εξοικειωμένοι με τους υπολογιστές.

.

4) Χρόνος εφαρμογής

Για την εισαγωγή της νέας τεχνολογίας απαιτείται η διαμόρφωση του περιβάλλοντος

για τη σωστή διαχείριση των πληροφοριών. Όταν πρόκειται για μια μεγάλη εταιρία

όπως η ΕΟΑΕ η διαδικασία είναι χρονοβόρα και χαρακτηρίζεται από πολυπλοκότητα

όσον αφορά την επιτυχή εφαρμογή της.


62



63

4.1 Άλλα συστήματα Διαχείρισης Εγγράφων

Η επιλογή ενός συστήματος διαχείρισης εγγράφων δεν αποτελεί μια απλή υπόθεση.

Όπως ισχύει σε όλες τις περιπτώσεις, η ενημέρωση και η σωστή προετοιμασία μπορεί

να οδηγήσουν στην επιλογή της κατάλληλης λύσης, γεγονός που θα εξοικονομήσει

χρόνο και χρήμα στην επιχείρηση, ενώ ταυτοχρόνως θα την απαλλάξει από

φαινόμενα πενιχρής εκμετάλλευσης της λύσης ή γρήγορης απαξίωσης της.

Η ΕΟΑΕ για την επιλογή του κατάλληλου λογισμικού προχώρησε σε έρευνα αγοράς

κατά την οποία ζητήθηκε από τους προμηθευτές των πλέον προηγμένων λογισμικών

πακέτων να παρουσιάσουν στοιχεία σχετικά με τη λειτουργικότητα των προϊόντων

τους.

Η συγκέντρωση των παρακάτω στοιχείων βασίστηκε :

στα ενημερωτικά στοιχεία από την έρευνα αγοράς που διεξήγαγε η ΕΟΑΕ

κατά την επιλογή του υπάρχοντος λογισμικού Διαχείρισης Εγγράφων & Ροής

Εργασιών, Hummingbird DM και

σε έρευνα που πραγματοποιήθηκε πάνω στα συγκεκριμένα λογισμικά για τις

ανάγκες εκπόνησης της πτυχιακής εργασίας.

Μερικά από τα πακέτα λογισμικών που προσφέρουν λύσεις Διαχείρισης Εγγράφων &

Ροής Εργασιών στη σημερινή αγορά είναι τα παρακάτω :

1) ΑΡΧΕΙΟΝ-WEB από την Hypersystems Πληροφορική Ε.Π.Ε

Η Hypersystems είναι εξειδικευμένη εταιρία λογισμικού στο χώρο της Ηλεκτρονικής

Διαχείρισης Εγγράφων αποκλειστικά σε περιβάλλον Internet/Intranet.Η λύση που

προσφέρει η εταιρία για ηλεκτρονική διαχείριση και αρχειοθέτηση εγγράφων είναι

το προϊόν ΑΡΧΕΙΟΝ-WEB με n-tier αρχιτεκτονική. Το προϊόν αυτό έχει τα εξής

χαρακτηριστικά : πολλαπλές πηγές εισαγωγής πληροφοριών, προσαρμοσμένες

αναφορές, επεκτασιμότητα, διαχείριση βοηθητικών αρχείων, ελεύθερη αναζήτηση,

εμφάνιση των πληροφοριών με ταξινόμηση, υποστήριξη versioning control, ασφάλεια

και έλεγχο των δεδομένων και παραμετροποίηση. Ειδική έκδοση του ΑΡΧΕΙΟΝ-

WEB περιλαμβάνει ένα ολοκληρωμένο σύστημα διαχείρισης ροής εργασιών που

υποστηρίζει παράλληλη δρομολόγηση, διασύνδεση με άλλα συστήματα,

αυτοματοποίηση διαδικασιών και ειδοποιήσεις. Ο «όμιλος ΣΕΛΟΝΤΑ» και το

Υπουργείο εξωτερικών είναι χαρακτηριστικά παραδείγματα εφαρμογής αυτού του

συστήματος.

2)Documentum από τη εταιρία KNOWLEDGE SA

Η Knowledge παρέχει ολοκληρωμένες λύσεις Document & Workflow Management

και αντιπροσωπεύει στην Ελλάδα το EMC Documentum Inc . Ένα από τα

σημαντικότερα έργα εφαρμογής του Documentum στην Ελλάδα είναι το Ο.Π.Σ της

Τράπεζας Νομικών Πληροφοριών του Υπουργείου Οικονομικών. Το

«Ολοκληρωμένο Σύστημα Ηλεκτρονικής Αρχειοθέτησης και Διαχείρισης Εγγράφων»

εφαρμόστηκε και στην εταιρία «Αττικό Μετρό (ΑΜ)». Η υλοποίηση του έργου


64

βασίστηκε στην αρχιτεκτονική client-server και ως εργαλείο ανάπτυξης

χρησιμοποιείται η VisualBasic. Συνοπτικά το σύστημα αναλαμβάνει καταγραφή,

πρωτοκόλληση, αρχειοθέτηση, ταξινόμηση, διανομή αλληλογραφίας και

παρακολούθηση της προόδου των ενεργειών διεκπεραίωσης. Το σύστημα διαθέτει

έναν εντυπωσιακό μηχανισμό «διαχείρισης γνώσης» και χρησιμοποιεί σύγχρονη

τεχνολογία η οποία προσφέρει ένα περιβάλλον δικτυακού τύπου τόσο στους

εσωτερικούς όσο και τους εξωτερικού (απομακρυσμένους )χρήστες. Ένα από τα

μειονεκτήματα είναι ότι δεν υπάρχουν στην Ελλάδα κατάλληλες εγκαταστάσεις για

την επιτυχή εφαρμογή του στο μεγαλύτερο δυνατό βαθμό.

3) Filenet από την DATAMEDIA & SYSWARE

Η Datamedia μέσα από μια εικοσαετή δυναμική πορεία καθιερώθηκε ως κορυφαία

εταιρία παροχής υπηρεσιών και προϊόντων πληροφοριακής οργάνωσης που

προσφέρουν ολοκληρωμένες λύσεις

Το προϊόν Filenet είναι σχεδιασμένο με ένα προηγμένο τεχνολογικά τρόπο(Panagon).

Προορίζεται για την κάλυψη μεγάλων απαιτήσεων. Συνδυάζει τη Διαχείριση του

περιεχομένου μαζί με τη Διαχείριση των διαδικασιών καθώς επίσης και τη

διασυνδεσιμότητα με τα υπάρχοντα συστήματα. Η εταιρία Filenet διαθέτει μια νέα

πλατφόρμα τη Filenet P8 της οποίας η αρχιτεκτονική παρέχει τη δυνατότητα για

εύκολη κλιμάκωση σε εταιρικό επίπεδο και ευελιξία στο χειρισμό του σύνθετου

περιεχομένου , των επιχειρηματικών διαδικασιών και των εταιρικών εφαρμογών.

Λειτουργεί σε πολλαπλά περιβάλλοντα (Java,Microsoft κλπ) με τη υποστήριξη

διαφόρων databases (SQL server, Oracle database κλπ). Το προϊόν αυτό συγκριτικά

με άλλα είναι καταλληλότερο για Record Management γιατί υποστηρίζει με

εξειδικευμένο τρόπο τη Διαχείριση Αρχείων. Χαρακτηρίζεται από γρήγορους

ρυθμούς απόκρισης ενώ παρουσιάζει δυσκολίες στο στάδιο της παραμετροποίησης.

Επιπρόσθετα το προϊόν Filenet είναι ένα ακριβό σύστημα και επομένως απαιτεί τη

διαθεσιμότητα μεγάλου κεφαλαίου από την εταιρία που θα το εφαρμόσει.

4) AdActa-DMS από την Altec

Το πληροφοριακό σύστημα Altec Atlantis II ERP διαθέτει το προϊόν AdActa-

DMS.Υποστηρίζει εισαγωγή και ανάκτηση εγγράφων, εμφάνιση και επεξεργασία

εγγράφων,αναζήτηση και ανάκτηση,δημιουργία εκδόσεων και ασφάλεια.

Περιλαμβάνει και υποσύστημα Ροής Εργασιών.

5) Lotus Notes από την Byte & MIK3

Πρόκειται για ένα σύστημα με αυξημένη ασφάλεια και ολοκληρωμένη εμφάνιση.

Είναι ένα περιβάλλον το οποίο μπορεί να χρησιμοποιήσει ο υπεύθυνος ανάπτυξης για

να δημιουργήσει τις δικές του εφαρμογές. Το αποτέλεσμα ποικίλει ανάλογα με τον

συγκεκριμένο τύπο προγραμματισμού που θα επιλέξει αυτός που αναπτύσσει την

εφαρμογή. Τα Ελληνικά Πετρέλαια ανέθεσαν στην εταιρία Byte την ανάπτυξη ενός

σύγχρονου συστήματος διαχείρισης εγγράφων και εταιρικής αλληλογραφίας.

6) Armarion από την Interzone

Το Armarion είναι είναι μια επεκτάσιμη λύση διαχείρισης και αποθήκευσης

εγγράφων. Παρέχεται σε 3 εκδόσεις , την Personal,τη Small Business και την


65

Enterprise η καθεμιά με το δικό της σύνολο δυνατοτήτων. Μερικές από τις

δυνατότητες που διαθέτει είναι οι εξής: ροές,φάκελοι αρχειοθέτησης,πολλαπλοί

αποδέκτες εγγράφων, αναζήτηση εγγράφων με κριτήρια όπως είναι ο συντάκτης, ο

παραλήπτης, η ημερομηνία καταχώρησης ή ακόμα και ο χρήστης που έκανε την

εγγραφή. Συγκριτικά με άλλα πιο προηγμένα συστήματα δεν υποστηρίζει σύνθετη

αναζήτηση αλλά ο χρήστης την πραγματοποιεί με τη συμπλήρωση κάποιων

συγκεκριμένων κριτηρίων.

7) Fortis από την Westbrook Technologies

Η Westbrook Technologies διαθέτει ένα προϊόν που ονομάζεται Fortis και το οποίο

προσφέρει διαχείριση εγγράφων σε μεγάλους οργανισμούς. Το προϊόν κατά την

έρευνα αγοράς λογισμικού που πραγματοποιήθηκε από την ΕΟΑΕ θεωρήθηκε

ιδιαίτερα αποτελεσματικό. Η εταιρία όμως δεν έχει αντιπροσώπους στην Ελλάδα,

κάτι που αποτελεί μειονέκτημα.

8) Πάπυρος Millennium III από την Modus

Το σύστημα αποτελεί Ελληνικό προϊόν το οποίο ανέπτυξε η εταιρία Modus. Η Modus

διαθέτει τα προϊόντα της χονδρικά αλλά έχει αναπτύξει και το λογισμικό. Τις

εγκαταστάσεις εφαρμογών αναλαμβάνουν οι συνεργάτες της. Έχει αναπτυχθεί εξ

ολοκλήρου σε Ελληνική έκδοση, με αποτελεσματικά εργαλεία σχεδιασμού εντύπων.

Κεντρικά χαρακτηριστικά του είναι τα παρακάτω: μεταφορά του περιβάλλοντος

εργασίας στο Web browser, οι επιχειρησιακές πληροφορίες και διαδικασίες γίνονται

διαθέσιμες από οποιοδήποτε σημείο του κόσμου με μια απλή σύνδεση Internet,

διατήρηση του σχήματος ασφάλειας πληροφοριών και για την πρόσβαση μέσω web.

Το λογισμικό βασίζεται σε αρχιτεκτονική τριών στρωμάτων (3-Tier architecture).

Κατά τον σχεδιασμό του ιδιαίτερη σημασία δόθηκε στην πρόσβαση σε επιχειρησιακά

έγγραφα και διαδικασίες από απομακρυσμένους χρήστες. Το «Πάπυρος Millennium

III» χρησιμοποιείται από πολλές εταιρίες στην Ελλάδα τόσο στο Δημόσιο Τομέα όσο

και σε ορισμένους μεγάλους οργανισμούς.

Από τα παραπάνω στοιχεία που περιγράφουν συνοπτικά κάποια Συστήματα

Διαχείρισης Εγγράφων προκύπτει το συμπέρασμα ότι υπάρχουν στην αγορά απλά

λογισμικά με περιορισμένες λειτουργίες από τη μία και προηγμένα πακέτα με

απεριόριστες δυνατότητες (διαθεσιμότητα Δικτύου, κλπ) από την άλλη. Η επιλογή

του κατάλληλου λογισμικού εξαρτάται από τις ανάγκες μιας επιχείρησης,από το

κεφάλαιο που αυτή διαθέτει και από τον αριθμό των χρηστών που πρόκειται να το

χρησιμοποιήσουν.


66

ΒΙΒΛΙΟΓΡΑΦΙΑ

1. http://intranet.egnatia.gr

2. TAWPI (2006), The Association for Work Process Improvement,

http://www.tawpi.org, (ημ/νία επίσκεψης: Ιαν. 2006)

3. Περιοδικό Economist

4. Λύτρας Δ. Μιλτιάδης (2003), «Διαχείριση Γνώσης & Μάθησης», Εκδόσεις

Παπασωτηρίου

5. Yang, Q. (2000) “Electronic document Management (EDM) in Building

Design and Construction M.Sc.Thesis in Real Estate and Construction

Management (supervised by Prof. B-C Björk ), Royal Institute of Technology

(KTH), Stockholm, Sweden

6. AIIM (2006), Avant Imaging & Information Management Inc,

http://www.aiim.com, (ημ/νία επίσκεψης: Ιαν. 2006)

7. Γ. Μπόθος, περιοδικό πληροφορικής “HOW?”, Απρίλιος 2004

8. Butler Group White Paper (2002), “Document management”, Σεπτέμβριος

9. Χ. Μαγλουσίδης, περιοδικό “HOW?”, Απρίλιος 2004

10. Elizabeth Halaki (2005), Vice President Oce Business Services, White Paper

“Document Process Management The case of an Integrated Lifecycle

Approach”

11. Σύστημα Ηλεκτρονικής Διαχείρισης και Ροών Εργασίας Εγγράφων και

Μελετών της Εγνατία Οδός Α.Ε. (ΚΥΡΙΑΚΗ ΠΑΠΑΔΟΠΟΥΛΟΥ, ΜΑΡΙΑ

ΙΩΑΝΝΙΔΟΥ)

12. Έκθεση Εκτίμησης Έργου για το Σύστημα Διαχείρισης Εγγράφων / Ανάλυση

των αναγκών

13. Τεχνική προσφορά

14. Gartner (2006) “Provider of research and analysis about the global

information technology industry”, http://www.gartner.com (ημ/νία

επίσκεψης: Ιαν. 2006)

15. Hummingbird (2006), http://www.Hummingbird.com, (ημ/νία επίσκεψης:

Ιαν. 2006)

http://intranet.egnatia.gr/

http://www.tawpi.org/





http://www.gartner.com/

http://www.hummingbird.com/


67

16. Εγχειρίδιο τελικών χρηστών (User Manual) ,παραδοτέο εκπαίδευσης για το

έργο

17. Εγχειρίδιο χρήστη (User Manual), διεκπεραίωση Ροής Εργασιών

18. AIIM (2006), Avant Imaging & Information Management Inc,

http://www.aiim.com, (ημ/νία επίσκεψης: Ιαν. 2006)


ΠΤΥΧΙΑΚΗ ΕΡΓΑΣΙΑ ΤΟ ΣΥΣΤΗΜΑ DMS ΣΤΗΝ «ΕΓΝΑΤΙΑ ΟΔΟΣ...

Documents

Transcript of ΠΤΥΧΙΑΚΗ ΕΡΓΑΣΙΑ ΤΟ ΣΥΣΤΗΜΑ DMS ΣΤΗΝ «ΕΓΝΑΤΙΑ ΟΔΟΣ...