1268

Το προσωπικό αποτελεί μια πολύ σοβαρή επένδυση για κάθε εταιρεία. Γι’ αυτό, είναισημαντικό οι μέθοδοι που θα ακολουθηθούν για την τελική επιλογή του προσώπου, που θακαλύψει τη θέση, να διασφαλίσουν τη μέγιστη δυνατή σύγκλιση των αναγκών της εταιρείας καιτου ατόμου.

Το πρώτο βήμα είναι να καθοριστεί, γιατί χρειάζεται στην εταιρεία αυτή η συγκεκριμένηθέση. Μια ασαφής επιχειρηματολογία στη διοίκηση, για παράδειγμα “ο Γιάννης δεν προ λα -βαίνει να ασχοληθεί με το Χ θέμα και προχθές που αρρώστησε η Μαρία έμεινε πίσω το Ψ”δυσχεραίνει την έγκριση της νέας θέσης. Επιπλέον, δε συμβάλει και στο σωστό προσδιορισμότων προσόντων, που πρέπει να έχει ο νέος υπάλληλος.

Το εργαλείο, για να προσδιοριστεί το περιεχόμενο της θέσης εργασίας και να το στηρίξουμεμε σωστά επιχειρήματα, είναι η περιγραφή θέσης εργασίας (job description). Τι είναι όμως ηπεριγραφή θέσης εργασίας; “Η περιγραφή θέσης εργασίας περιλαμβάνει πληροφορίες πουαφορούν τα κύρια καθήκοντα και το περιεχόμενο της θέσης με στόχο να διευκολύνει τηνπροσέλκυση, εκπαίδευση, αξιολόγηση του εργαζομένου και της θέσης εργασίας. Η περιγραφήτης θέσης προσδιορίζει τις δραστηριότητες που αναμένεται να αναπτύξουν οι κάτοχοι τωνθέσεων, καθορίζει το σκοπό μίας θέσης, την ένταξή της στο οργανόγραμμα της επιχείρησης, τιςευθύνες του εργαζόμενου και τα αποτελέσματα που αναμένονται από αυτόν”1 .Με απλούστερους όρους, η περιγραφή της θέσης εργασίας θα σας βοηθήσει να απαντήσετε

στα ερωτήματα: Γιατί υπάρχει η θέση εργασίας και πού θα συμβάλει ο εργαζόμενος; Ποια καθήκοντα θα αναλάβει και ποια αποτελέσματα θα περιμένει η εταιρεία από αυτόν; Με ποια κριτήρια θα εξακριβωθεί η ικανοποιητική εκτέλεση της εργασίας; Ως ποιο βαθμό θα είναι υπεύθυνος ο υπάλληλος για αποφάσεις και ποια θα είναι η ποσό -τητα και η αξία των πόρων, που θα ελέγχει και θα διαχειρίζεται (π.χ. έγκριση προ ϋπο λο -γισμού για την εκτέλεση κάποιου έργου); Η νέα θέση σε ποιο τμήμα υπάγεται; Πού θα αναφέρεται ο νέος εργαζόμενος και θα διοικεί κάποια ομάδα; Ποιες προοπτικές προσωπικής και επαγγελματικής ανάπτυξης προσφέρει αυτή η θέση; Ποιες θα είναι οι συνθήκες εργασίας και ποιος εξοπλισμός χρειάζεται για την εκτέλεσή της; Στην εποχή μας, επειδή σημειώνονται αλλαγές με ταχείς ρυθμούς στις εταιρείες, ο συντάκτης

της περιγραφής θέσεως πρέπει να λάβει υπόψη του δυο παράγοντες: Την ευελιξία και την ομα -δική δουλειά.

Η ευελιξία επιτυγχάνεται, αν το job description δεν περιορίζεται στη λεπτομερή απαρίθμηση

HR

CO

NSU

LTIN

G

1. Διοίκηση Ανθρώπινων Πόρων, Νάνσυ Παπαλεξανδρή, Δημήτρης Μπουραντάς, σελ. 113, Εκδόσεις Γ. Μπένου,Αθήνα 2003

Σημείωση: Μια πολύ χρήσιμηιστοσελίδα για το jobdescription είναι ηhttp://www.onetonline.org/.Πρόκειται για το αμερικάνικοεθνικό πρόγραμμα O*NET, πουπαρέχει επιστημονική ανάλυσηκαι περιγραφή θέσεων γιαεκατοντάδες επαγγέλματα.

ΕΛΕΝΗ ΡΟΚΑ,ΔιευθύντριαMarketingSkywalker.gr

ΑΠΟ ΤΗΝ ΠΕΡΙΓΡΑΦΗΤΗΣ ΘΕΣΗΣ ΕΡΓΑΣΙΑΣΣΤΗΝ ΣΥΝΤΑΞΗΤΗΣ ΑΓΓΕΛΙΑΣ

1269

HR

CO

NSU

LTIN

G

των καθηκόντων, αλλά εστιάζει στα αναμενόμενα απο -τε λέσματα. Έτσι, διαφαίνεται και η συμπληρωματική εκ -παί δευση, που θα χρειαστεί, όταν το πρό σωπο που προ σ λη -φθεί, κληθεί να αναλάβει περισσό τερα καθήκοντα.

Ο δεύτερος παράγοντας, η ομαδική δουλειά, είναι ιδιαί -τερα σημαντικός για εταιρείες, που βασίζονται περισ σότεροστην καλή λειτουργία της ομάδας. Αν η εταιρεία σας ανήκεισε αυτή την κατηγορία, θα πρέπει να αναφέρεται ξεκάθαραστο job description ότι χρειάζεται ομαδική δουλειά για τηνεπί τευξη των στόχων.

Οι απαντήσεις στα παραπάνω ερωτήματα αποτελούν σα -φή επιχειρήματα προς τη διοίκηση, για την επίτευξη της πο λυ -πόθητης έγκρισης. Στη συνέχεια, θα μας βοηθήσουν να προ σ -δι ο ρίσουμε τα χαρακτηριστικά και τα προσόντα του κατάλ -ληλου υποψηφίου και να συντάξουμε μια σωστή αγγε λία.

Στο σημείο αυτό, περνάμε σε ένα άλλο στάδιο: τη σύνταξητης αγγελίας, με την οποία θα ανακοινωθεί η θέση. Να ση μει ω -θεί επιγραμματικά ότι η αγγελία είναι η πιο συνηθισμένη μέ -θοδος προσέλκυσης προσωπικού, αλλά δεν είναι η μονα δι κή

Λόγω της υψηλής ανεργίας, κάθε αγγελία θα ελκύσει τοενδιαφέρον πάρα πολλών υποψηφίων, οι οποίοι θα στείλουντο βιογραφικό τους, ακόμη και αν δεν πληρούν τα αναγκαίαπροσόντα. Μια καλογραμμένη αγγελία βοηθάει τους υπο ψη -φίους να κατανοήσουν, αν είναι κατάλληλοι. Κάποιες προ τά -σεις, που θα βοηθήσουν στην καλύτερη σύνταξη της αγγε -λίας είναι οι εξής:

Γράψτε τη δική σας αγγελία: Μη μεταφράζετε ή αντι -γράφετε έτοιμες αγγελίες, που θα βρείτε στις μηχανές ανα- -ζήτησης. Θυμηθείτε ότι στόχος είναι η αγγελία να προ σελκύ -σει όσο το δυνατόν καταλληλότερους υποψηφίους για θέσηστο δικό σας οργανισμό, που είναι μοναδικός. Συ ντάξτε τηναγγελία σας δίνοντας όλες τις απαραίτητες πλη ρο φορίες γιατην εταιρεία, τον τίτλο της θέσης, τα απαι τούμενα τυπικά προ -σόντα των υποψηφίων (επίπεδο εκπαί δευσης, ξέ νες γλώσσεςκ.λπ.). Αυτά τα στοιχεία τα έχετε, από την περι γραφή θέσης.

Αποφύγετε τις περιγραφικές γενικόλογες διατυπώσεις:Αυτό το ύφος δεν βοηθάει ιδιαίτερα τον υποψήφιο να κατα -λάβει, εάν ταιριάζει στο προφίλ που αναζητάτε. Για παρά -δειγμα, αν η αγγελία αναφέρει ότι “ο κατάλληλος υποψήφιοςπρέπει να διακρίνεται από ομαδικό πνεύμα συνεργασίας,οργα νωτικές και επικοινωνιακές ικανότητες”, τότε η συ -ντριπτική πλειοψηφία θα θεωρήσει ότι πληροί τις προϋ πο -θέσεις και θα υποβάλει βιογραφικό. Αντίθετα, η διατύ πωσηερωτήσεων, θα καθοδηγήσει τον ενδιαφερόμενο να τιςαπαντήσει και έτσι να κατανοήσει αν μπορεί να στείλει βιο γρα -φικό. Για παράδειγμα, το “να διακρίνεται από ομαδικό πνεύ μασυνεργασίας” μπορεί να διατυπωθεί ως: “έχετε συμμετάσχεισε ομάδα για την ολοκλήρωση κάποιου έργου”;

Διευκρινίστε σε ποια περιοχή είναι η θέση εργασίας: Έτσι,ο ενδιαφερόμενος μπορεί να αποφασίσει, αν θέλει νασυμμετάσχει στη διαδικασία επιλογής, σε περίπτωση που ηαπόσταση από τον τόπο κατοικίας του είναι μεγάλη.

Η γλώσσα της αγγελίας: Ένας σημαντικός αριθμόςαγγελιών γράφονται στην αγγλική γλώσσα. Αν δεν υπάρχειαπόλυτη ανάγκη ο υποψήφιος να μιλάει αγγλικά σε άριστοεπίπεδο (π.χ. επαφή με πελάτες του εξωτερικού), συντάξτετην αγγελία σας στην ελληνική. Μια αγγλόφωνη αγγελίαμπορεί να αποθαρρύνει κατάλληλους υποψηφίους, πουπληρούν όλες τις προϋποθέσεις, να υποβάλουν βιογραφικό,φο βούμενοι ότι τα αγγλικά τους δεν αρκούν, ενώ στην πρα γμα -τικότητα δεν θα τα χρησιμοποιούν. Επίσης, σε όποια γλώσ σακι αν είναι τελικά η αγγελία σας, προσέξτε τη σύντα ξη και τηνορθογραφία.

Αποφύγετε την υπερβολικά λεπτομερή καταγραφή τωνπροσόντων: Υπάρχει μια τάση, που ενισχύεται από το υψηλόποσοστό ανεργίας, οι υποψήφιοι εργοδότες να θέτουν πολύσυγκεκριμένα κριτήρια. Για παράδειγμα, ορίζουν την κατεύ -θυνση του πτυχίου, τη γνώση εξειδικευμένων προ γραμ μάτωνηλεκτρονικών υπολογιστών, τα έτη προϋ πηρε σίας με ακρί -βεια μηνών σε συγκεκριμένο τμήμα συγκε κρι μέ νου κλά δου.Αυτή η πρακτική αποκλείει εξαρχής ικανούς και ταλα ντού -χους ανθρώπους, που θα μπορούσαν να συμβά λουν στηνανά πτυξη του οργανισμού. Λάβετε υπό ψη ότι όσα χρό νια κιαν έχει ασχοληθεί ένας υπάλληλος με το αντικεί μενο που θααναλάβει στη δική σας εταιρεία, θα πρέπει πά ντα να τονεκπαιδεύσετε και θα χρειαστεί τουλά χιστον δυο βδο μάδες,για να ενταχθεί πλήρως στη φιλοσοφία του οργα νι σμού. Είναιπεριττό να επισημανθεί ότι κριτήρια πρό σλη ψης δεν μπορούννα αποτελούν το φύλο, η ηλικία, η εξωτε ρική εμφά νιση (π.χ.αγγελίες που ζητούν φωτογραφία και μάλιστα τηνχαρακτηρίζουν “απαραίτητη”).

Περιγράψτε σύντομα και με ειλικρίνεια τι κίνητρα δίνει ηεταιρεία: Και εδώ, αποφύγετε τις τυποποιημένες και αόριστεςφράσεις, όπως “η εταιρεία μας προσφέρει ένα δυναμικό καιευχάριστο περιβάλλον εργασίας”. Μπορείτε να το σκεφτείτεως εξής: “γιατί το εργασιακό περιβάλλον μας είναι ευ -χάριστο;”. Η απάντηση σε αυτό το ερώτημα είναι και η πλη -ροφορία, που θα αναφέρετε στην αγγελία σας. Επίσης, αν ομισθός που προσφέρετε είναι ο βασικός, ενδείκνυται να τοανα φέρετε, διότι έτσι δεν θα στείλουν βιογραφικό όσοι υπο -ψήφιοι στοχεύουν σε υψηλότερη αμοιβή.

Το επόμενο στάδιο: Κλείστε την αγγελία σας, ενημε ρώ νο -ντας τι να περιμένουν οι υποψήφιοι μετά την αποστολή τουβιο γραφικού: συνέντευξη προσωπική, μέσω τηλεφώνου,τεστ δεξιοτήτων ή κάτι άλλο;

HR consulting