ΕΘΝΙΚΟ ΚΕΝΤΡΟ ΔΗΜΟΣΙΑΣ ΔΙΟΙΚΗΣΗΣ ΚΑΙ ΑΥΤΟΔΙΟΙΚΗΣΗΣ

Γραμματειακή Υποστήριξη και αποτελεσματική επικοινωνία

Οδηγόςαποτελεσματικής

επικοινωνίας

Μέρος

Ε Θ Ν Ι Κ Ο Κ Ε Ν Τ Ρ Ο Δ Η Μ Ο Σ Ι Α Σ Δ Ι Ο Ι Κ Η Σ Η Σ Κ Α Ι Α Υ Τ Ο Δ Ι Ο Ι Κ Η Σ Η Σ

Οδηγός αποτελεσματικής επικοινωνίας

Συγγραφή - Επιμέλεια

Δρ. Χημ. Μηχανικός Νίκος ΦωτόπουλοςΕκπαιδευτής ΕΚΔΔΑ

2007

2

1.1 Αποτελεσματική επικοινωνία

‘Πάρε την λέξι μου, δώσε μου το χέρι σου.’ – Ανδρέας Εμπειρίκος

ο φαινόμενο της επικοινωνίας αποτελεί αντικείμενο σπουδής και προβληματισμού από την αρχή του χρόνου του Ανθρώπου και αυτό για τον απλό λόγο ότι η επικοινωνία στέκεται στην βάση όλων των κοινωνιών και όταν λέμε κοινωνιών δεν εννοούμε μόνον τις ανθρώπινες, αλλά όλων των αποκαλούμενων κοινωνικών ειδών. Άλλος ένας λόγος σημαντικός για την σπουδή της φύσης της

επικοινωνίας και των νόμων που την διέπουν είναι το γεγονός ότι η πλέον χαμηλή και αρχέγονη μορφή επικοινωνίας είναι η βία. Οι κοινωνίες θεωρούνται τόσο σύνθετες και εξελιγμένες όσο και η επικοινωνία η οποία τις κρατάει σε συνοχή και τόσο, όσο απέχουν από την βία. Αυτή η επικοινωνία επιτρέπει την ομαδική λειτουργία και την συντονισμένη παραγωγική και συνεργατική δράση των μελών μιας κοινωνικής ομάδας.

Στην πορεία του ανθρώπινου είδους, η εξέλιξη της γλώσσας, της αφαιρετικής σκέψης και του ορθολογισμού, επέτρεψε την ωρίμανση των ανθρώπινων κοινωνιών, από τις απλές αγελαίες και νομαδικές μορφές της, όπου η ισχύς και η βία καθόριζαν σχέσεις και ιεραρχίες ανάμεσα στα μέλη της φυλής και ανάμεσα στις φυλές, στις σύγχρονες ευνομούμενες και πολυσύνθετες κοινωνίες που βιώνουμε σήμερα και όπου η βία αποκηρύσσεται, εξημερώνεται και μετασχηματίζεται, συστηματικά, σε δημιουργικότητα, έκφραση και έργο. Παρόλα αυτά, η βία διατηρεί το κύριο χαρακτηριστικό της επικοινωνίας που είναι η μετάδοση μηνύματος,-περιεχομένου-πληροφορίας από τον πομπό στον δέκτη,. Με δυο λόγια, η βία είναι μεταδοτική, τόσο όσο και μια λοιμώδης νόσος,. με αποτέλεσμα να δημιουργεί και να αποτυπώνει αντικοινωνικές και επικίνδυνες συμπεριφορές στους ανθρώπους.

Πως ορίζεται όμως η έννοια της επικοινωνίας και πως μπορούμε να την ξεχωρίσουμε από εκείνην τηςβίας;

Ένας από τους πρώτους ορισμούς της επικοινωνίας που χρησιμοποιείται ακόμη και σήμερα , είναι εκείνος που έδωσε το 1928 ο λογοτεχνικός κριτικός και συγγραφέας I A. Richards.

«Επικοινωνία έχουμε όταν κάποιος επενεργεί επί του περιβάλλοντος του κατά τέτοιο τρόπο, ώστε κάποιος άλλος να επηρεάζεται, υποκείμενος σε μια παρόμοια εμπειρία εν μέρει από την εμπειρία του άλλου»

Ο παραπάνω ορισμός είναι ικανοποιητικός γιατί μέσα από την γενικότητα του περιλαμβάνει στην επικοινωνία και την Τέχνη σε όλες τις εκφάνσεις της, αλλά και την επιστήμη και την εκπαίδευση. Από την άλλη πλευρά όμως περιλαμβάνει ακόμη την βία ανάμεσα στις μορφές επικοινωνίας, με αποτέλεσμα να μην μπορεί να γίνεται σαφής διάκριση, ή ακόμη και μέτρηση του κατά πόσο η επικοινωνία, περιέχει κάποια μορφή βίας ή έχει αποκλειστικά μορφή χρήσιμη για το κοινωνικό σύνολο.

Η εξαπάτηση, η απειλή, η καταπίεση, ο διαπληκτισμός, η διαμάχη, η φυσική σύγκρουση, η αφαίρεση αγαθών ή ακόμη και ζωής, δεν έχουν θέση στις κοινωνίες του σήμερα. Έτσι, αν εξετάσουμε πιο

Κεφάλαιο

Τ

3

προσεκτικά αυτές τις περιπτώσεις θα διαπιστώσουμε πως όλες ανεξαιρέτως οι μορφές βίας, έχουν ένα κοινό χαρακτηριστικό : αφαιρούν επιλογές από τον αποδέκτη της βίαιης πράξης.

Η εξαπάτηση, του καταναλωτή για παράδειγμα, στοχεύει στον περιορισμό των επιλογών του προς όφελος του απατεώνα. Η απειλή όταν εκπέμπεται, στοχεύει στην ακύρωση ή αυτοακύρωση των επιλογών αυτού που δέχεται τις απειλές, προς όφελος αυτού που τις εκπέμπει. Το ίδιο και ο έντονος διαπληκτισμός, και η διαμάχη, όπου η πλευρές προσπαθούν να επιβάλλουν την θέση τους. Στην περίπτωση της φυσικής σύγκρουσης υπάρχει σαφής περιορισμός στις επιλογές της πλευράς που «χάνει» πάνω στην νομή των αγαθών, ενώ στην αφαίρεση αγαθών και ζωής, υπάρχει η άρνηση του δικαιώματος ύπαρξης του αποδέκτη της βίαιης πράξης.

Αντίθετα, η ενημέρωση του πολίτη, η γόνιμη συζήτηση, η αντιπαράθεση ιδεών, ή γενικότερα η παροχή πληροφοριών, αγαθών και επιλογών, μπορούμε να πούμε ότι είναι η βασική μορφή επικοινωνίας πάνω στην οποία εξυφαίνεται ο κοινωνικός ιστός.

Τώρα, αν υποθέσουμε ότι με την λέξη «επιλογές» εννοούμε τους βαθμούς ελευθερίας που έχει ένας άνθρωπος και μάλιστα εκείνους τους βαθμούς ελευθερίας που δεν περιορίζουν την ελευθερία των υπολοίπων ατόμων ενός κοινωνικού συνόλου, τότε θα μπορούσαμε να ορίσουμε την επικοινωνία ως την διαδικασία εκείνη, μεταξύ πομπού και δέκτη, κατά την οποία αυξάνονται οι επιλογές, τουλάχιστον, του αποδέκτη της επικοινωνιακής πράξης.

Για τους ίδιους λόγους θα μπορούσαμε να ορίσουμε ως πράξη βίας εκείνη την διαδικασία κατά την οποία ο αποδέκτης της πράξης στερείται μέρος ή σύνολο των επιλογών του.

Αυτοί οι συμπληρωματικοί ορισμοί μπορούν να χρησιμεύσουν, ως εργαλεία για την μέτρηση του κατά πόσο μια επικοινωνιακή πράξη ενέχει βία ή όχι, ακόμη και σε περιπτώσεις που κάτι τέτοιο είναι δυσδιάκριτο για την κοινή αντίληψη και ανάγεται σε κώδικες ηθικής δεοντολογίας.

Για παράδειγμα όταν ένας πωλητής σας παρουσιάζει εμπεριστατωμένα μια σειρά προϊόντων αφήνοντας σας να επιλέξετε εκείνο που σας ταιριάζει, η επικοινωνιακή πράξη δεν έχει ίχνος βίας.. Όταν ο πωλητής αποκρύπτει πληροφορίες προκειμένου να κατευθύνει τον πελάτη σε συγκεκριμένο προϊόν ή γίνεται φορτικός για να ολοκληρώσει την πώληση, τότε η πράξη αυτή ενέχει βία.

Όταν ένας δάσκαλος, προτρέπει τους μαθητές του στο σχολείο στην δημιουργικότητα και καλλιεργεί την ελεύθερη και κριτική σκέψη των μαθητών του, τότε η επικοινωνία χαρακτηρίζεται ως γόνιμη. Όταν ο δάσκαλος αδιαφορεί για την ουσιαστική πρόοδο των μαθητών του και το μάθημα του έχει τυπικό χαρακτήρα, τότε η επικοινωνία ενέχει βία απέναντι τόσο στους μαθητές όσο και στον εντολέα του. Συνδυάζοντας αυτό το παράδειγμα με την μεταδοτικότητα της βίας, μπορούμε να βγάλουμε μερικά συμπεράσματα για τις πηγές της τυφλής φυσικής βίας που επικρατεί σε τομείς της κοινωνικής δραστηριότητας, αφού ο άνθρωπος που στερείται γνώσεων και ικανοτήτων περιθωριοποιείται από το κοινωνικό σύνολο, δεχόμενος έτσι μια ακόμη σιωπηρή μορφή κοινωνικής βίας, δεν είναι απίθανο να «επιστρέψει» αυτή την βία πίσω προς το κοινωνικό σύνολο με τυφλό και τραγικό τρόπο.

Εύκολα, με βάση τους παραπάνω ορισμούς μπορεί να γίνει η αναγωγή του φαινομένου της επικοινωνίας σε όλα τα κοινωνικά επίπεδα, από τον πολίτη μέχρι το κράτος και το έθνος, και τις σχέσεις τους.

Για παράδειγμα, η συνεργασία αποτελεί επικοινωνιακή διαδικασία τόσο σε ατομικό όσο και σε κρατικό επίπεδο, σε όλες τις σχέσεις. Όταν δυο ή περισσότερα κράτη συνεργάζονται για την αύξηση των πόρων τους και των επιλογών τους, μπορούμε να πούμε ότι έχουν μπει σε φάση στενής επικοινωνίας που παράγει εκτός από υλικά και εικονικά αγαθά, κοινούς κώδικες, αξίες και κανόνες. Τρανό παράδειγμα είναι η δημιουργία της Ευρωπαϊκής Ένωσης και της καταπληκτικής διαδρομής από την απλή οικονομική ένωση που εξυπηρετούσε την συνεργασία σε επίπεδο ‘στυγνών’ συναλλαγών, μέσα στον ενιαίο οικονομικό χώρο, στην Ένωση των κοινών ανθρωπιστικών αξιών και των σύνθετων κοινοτικών οργάνων που μεριμνούν για την ευμάρεια των ευρωπαίων πολιτών και του περιβάλλοντος που ζουν και αναπτύσσονται.Μια Ευρώπη με περισσότερες ευκαιρίες και επιλογές για όλους. Δεν είναι τυχαίο ότι ένα ικανό ποσοστό του κοινοτικού προϋπολογισμού κατευθύνεται σε επικοινωνιακούς σκοπούς. Το σπουδαίο στην περίπτωση της Ε.Ε. δεν είναι τόσο το γεγονός της ένωσης ή της στενής συνεργασίας, αλλά της

4

υπέρβασης, με μοχλό και κώδικα τις κοινές κοινωνικές αξίες και την πολυπολιτισμικότητα, όλων των εμποδίων και φραγμάτων του παρελθόντος, όπως η γλώσσα, η προϊστορία αντιπαλότητας και τα επιμέρους στενά συμφέροντα και ενδιαφέροντα των κρατών-μελών, μέσα από συνεχή διπλωματία και διάλογο στα κοινοτικά όργανα. Η αποκορύφωση της επικοινωνιακής διαδικασίας με άλλα λόγια. Η επικοινωνία δημιουργεί επιλογές και προοπτικές για όλους και αναιρεί αδιέξοδα. Ένα καλό παράδειγμα αυτής της διαφοροποίησης είναι τα προγράμματα ανταλλαγής ερευνητών, τα γνωστά Human CapitalMobility. Επίσης, ακόμη καλύτερο παράδειγμα, είναι η αντίσταση που προβάλλει η Ε.Ε. στην άνευ όρων υιοθέτηση των καλλιεργειών γενετικώς μεταλλαγμένων ειδών, παρά τις όποιες εξωτερικές πιέσεις και τα εσωτερικά συμφέροντα κρατών. Λίγα από τα κράτη που απαρτίζουν την Ε.Ε., θα μπορούσαν να αντισταθούν σε αυτές, ξεχωριστά και κάθε ένα από μόνο του.

Χαρακτηριστικό της βαρύτητας που δίνεται στην επικοινωνία, από την Ε.Ε., είναι πως ουσιαστικά κάθε συγχρηματοδοτούμενη, από αυτήν δράση, συνοδεύεται πάντοτε από μια φάση διάχυσης και διάδοσης αποτελεσμάτων και αυτό γιατί το σημαντικό δεν είναι η παραγωγή έργου, αλλά η μεταλαμπάδευση των αποτελεσμάτων τους προς τους τελικούς δικαιούχους, είτε είναι ειδικές ομάδες είτε είναι όλοι οι ευρωπαίοι πολίτες,, για να έχουν εκείνοι περισσότερες επιλογές. Αυτή άλλωστε είναι και η βασική διαφορά της διάχυσης και διάδοσης των αποτελεσμάτων, που προωθεί η Ε.Ε., από εκείνο που πολύς κόσμος χαρακτηρίζει ως ενέργειες προπαγάνδας, πόλωσης και φανατισμού. Δεν είναι τυχαίο ότι στη μια πλευρά των χαρτονομισμάτων του ευρώ απεικονίζονται πάντα γέφυρες.

Αποτέλεσμα αυτών των δράσεων είναι η εμπέδωση του λεγόμενου κοινοτικού κεκτημένου από την μουδιασμένη Ελλάδα της μεταπολίτευσης, η οποία έβγαινε σιγά-σιγά από την κατάσταση του «η σιωπή είναι χρυσός» και του «όπου δεν πίπτει λόγος…» και πέρασε σε διάστημα 20 χρόνων, σε εκείνη όπου ο πολίτης διεκδικεί το δικαίωμα στην εξυπηρέτηση και την ενημέρωση και που «θα προσφύγει στα ευρωπαϊκά δικαστήρια για να βρει το δίκιο του, αν χρειαστεί», συχνά καθ’ υπερβολήν. Στο επόμενο κεφάλαιο θα εξεταστούν τα τεχνικά χαρακτηριστικά της επικοινωνίας

1 . 1 . 1 . Η Ε Π Ι Κ Ο Ι Ν Ω Ν Ι Α Κ Η Δ Ι Α Δ Ι Κ Α Σ Ι Α

Για την διενέργεια της επικοινωνίας απαιτούνται 5 βασικά συστατικά :

Πομπός : είναι ο αποστολέας του μηνύματος. Εκείνο το μέρος της επικοινωνίας που ξεκινά την διαδικασία, που ορίζει το περιεχόμενο του μηνύματος και συνήθως επιλέγει και το μέσο επικοινωνίας.Π.χ. Προϊστάμενος.

Δέκτης : είναι εκείνο το μέρος της επικοινωνίας που διαθέτει πρόσβαση στο μέσο και γίνεται αποδέκτης του μηνύματος που επιχειρεί να στείλει ο πομπός. Π.χ. γραμματεία διοίκησης

Μήνυμα : είναι η ουσία και ο λόγος της επικοινωνίας.. Περιέχει την πληροφορία που επιθυμεί και προσπαθεί να μεταδώσει ο πομπός προς τον δέκτη. Κείμενο, εικόνα, βίντεο, ήχος,

Μέσο : είναι το η φυσική υποδομή η οποία επιτρέπει την διάδοση του μηνύματος από το σημείο του πομπού στο σημείο του δέκτη. Π.χ. φαξ, κινητό, τηλέφωνο, ταχυδρομείο, email

Κώδικας : είναι η μορφή και η κωδικοποίηση του περιεχομένου του μηνύματος, έτσι ώστε αυτό να είναι κατανοητό από τον δέκτη. Π.χ. ελληνική γλώσσα, μαθηματική ορολογία, αισθητική Bauhaus, Σύνταγμα, Νόμοι, κ.α.

Στην απλή της μορφή η επικοινωνιακή διαδικασία μπορεί να αναπαρασταθεί με την παρακάτω εικόνα.

5

ΜΗΝΥΜΑ

ΠΟΜΠΟΣ ΜΕΣΟ

ΚΩΔΙΚΑΣ

ΔΕΚΤΗΣ

Παρατηρήστε την πυραμιδική σχέση ανάμεσα στο μέσο τον κώδικα και το μήνυμα. Το μέσο επηρεάζει τον κώδικα και το μήνυμα, αφού στον κώδικα ανήκει όχι μόνο ο κώδικας του περιεχομένου του μηνύματος αλλά και η κωδικοποίηση(πρωτόκολλα) που επιβάλλεται από το μέσο (μπορείτε να στείλετε video/ήχο μέσω fax;). Και τα δύο μέρη πρέπει να έχουν πρόσβαση στο ίδιο μέσο και στον ίδιο κώδικα για να επιτευχθεί η επικοινωνία, η μετάδοση του μηνύματος δηλαδή.

Ας περάσουμε τώρα στους παράγοντες που επηρεάζουν την επικοινωνία και συγκεκριμένα τους εξωτερικούς παράγοντες που μπορεί να παρεμβληθούν και να αλλοιώσουν κρίσιμα χαρακτηριστικά της επικοινωνίας.

Οι παράγοντες αυτοί ονομάζονται παρεμβολές και ανήκουν στην γενική κατηγορία των θορύβων και έχουν τελική επίπτωση στο μήνυμα και το περιεχόμενο του, το αλλοιώνουν η’ καθιστούν αδύνατη την μετάδοση .

Διακρίνουμε τις εξής γενικές κατηγορίες

Θόρυβος μέσου : Πρόκειται για την παρεμβολή εκείνη που εμφανίζεται σε επίπεδο μέσου Π.χ. χιόνιαστην τηλεόραση, θόρυβος της τηλεφωνικής γραμμής,.

Περιορισμοί του κοινού κώδικα που οριοθετεί έννοιες και σημασία του περιεχομένου του μηνύματος

Λάθη η’ ελλείψεις στη διατύπωση του περιεχομένου του μηνύματος, από πλευράς του πομπού. Π.χ. Συντακτικά, ορθογραφικά λάθη, Άλλο θέλει να πει και άλλο περιγράφει.

Λανθασμένη αντίληψη, επεξεργασία και εκτίμηση του περιεχομένου του μηνύματος από πλευράς δέκτη. Π.χ. παρερμηνεία.

Συμπεριλαμβάνοντας και αυτές τις παρεμβολές το προηγούμενο διάγραμμα διαμορφώνεται όπως δείχνουμε παρακάτω

ΜΗΝΥΜΑ

ΠΟΜΠΟΣ ΜΕΣΟ

ΚΩΔΙΚΑΣ

ΔΕΚΤΗΣ

ΘΟΡΥΒΟΣ ΠΑΡΕΡΜΗΝΕΙΑΕΛΛΙΠΗΣ ΔΙΑΤΥΠΩΣΗ

6

Το αποτέλεσμα είναι πάντα το ίδιο : Δεν υπάρχει μήνυμα το οποίο να προκαλεί, ακριβώς, την εντύπωση την οποία επιθυμούσε ο δέκτης, να έχει ο πομπός, με την μετάδοση. Πάντοτε θα χάνεται ένα μέρος της πληροφορίας, στην διαδικασία.

Αποτελεσματική επικοινωνία, θεωρούμε πως έχουμε, στην περίπτωση που το μέρος αυτό που χάνεται δεν είναι σημαντικό ή κρίσιμο για κάποιο από τα δύο μέρη. Για τον λόγο αυτό δίνεται ιδιαίτερη προσοχή στην εκπαίδευση τόσο του πομπού, όσο και του δέκτη στον ενστερνισμό της κοινής ορολογίας και της τυποποίησης της γλώσσας, έτσι ώστε η διατύπωση να μεταβιβάζει κοινές και κατανοητές από όλους, σημασίες. Πολλές φορές το φαινόμενο αυτό ονομάζεται και «ξύλινη γλώσσα», η οποία όμως στην επιχειρησιακή επικοινωνία αποτελεί χρήσιμο εργαλείο. Παρακάτω θα ορίσουμε την έννοια της επιχειρησιακής επικοινωνίας και θα δούμε τις διαφορές της από την απλή επικοινωνία, όπως την περιγράψαμε μέχρι τώρα.

1 . 1 . 2 Ε Π Ι Χ Ε Ι Ρ Η Σ Ι Α Κ Η Ε Π Ι Κ Ο Ι Ν Ω Ν Ι Α

Από τα συνθετικά του τίτλου της ενότητας «Επιχειρησιακή Επικοινωνία» καταλαβαίνει κανείς ότι η επιχειρησιακή επικοινωνία διαφέρει από την απλή, από το γεγονός ότι απευθύνεται σε επιχειρησιακές διαδικασίες.

Οι επιχειρησιακές διαδικασίες απαιτούν στοχοθετημένες και ελεγχόμενες δράσεις και λειτουργίες από όλα τα συμμετέχοντα σε αυτές μέρη. Γίνονται έτσι σαφή τα εξής :

Η επιχειρησιακή διαδικασία αφορά στόχους που οφείλουν να εκπληρώνονται

Η επιχειρησιακή διαδικασία χαρακτηρίζεται από την ανατροφοδότηση του πομπού με τα αποτελέσματα που κατάφερε ο στόχος και επομένως η επιχειρησιακή επικοινωνία απαιτεί αμφίδρομες επικοινωνιακές διαδικασίες που χαρακτηρίζονται από εναλλαγή ρόλων μεταξύ πομπού και δέκτη όπως φαίνεται στο παρακάτω σχήμα

Στόχος

ΜΗΝΥΜΑ

ΠΟΜΠΟΣ ΜΕΣΟ

ΚΩΔΙΚΑΣ

ΜΗΝΥΜΑ

ΔΕΚΤΗΣ

ΘΟΡΥΒΟΣ

ΠΟΜΠΟΣ

ΠΑΡΕΡΜΗΝΕΙΑ

ΕΛΛΙΠΗΣ

ΔΙΑΤΥΠΩΣΗ

ΔΕΚΤΗΣ

ΠΑΡΕΡΜΗΝΕΙΑ

Στόχος

ΕΛΛΙΠΗΣ

ΔΙΑΤΥΠΩΣΗ

ΕΝΤΟΛΗ

ΑΝΑΦΟΡΑ

Ανατροφοδότηση

Στο παραπάνω διάγραμμα παρουσιάζεται η συνολική εικόνα ενός κύκλου μιας επιχειρησιακής επικοινωνίας στην προσπάθεια επίτευξης ενός στόχου. Ιδιαίτερη σημασία στην διαδικασία αυτή έχει η κωδικοποίηση του μηνύματος σε κοινώς αποδεκτή και γνωστή βάση που δεν περιορίζεται μόνο στην γλώσσα αλλά και στην ειδική ορολογία και τις κοινές αναφορές. Για παράδειγμα, στη Δημόσια Διοίκηση τέτοιοι κώδικες δημιουργούνται ξεκινώντας από το Σύνταγμα, τους Νόμους και τις αποφάσεις της εκτελεστικής εξουσίας, (Π.Δ. Κ.Υ.Α, Εγκύκλιοι) έτσι ώστε να ελαχιστοποιούνται τα περιθώρια ερμηνείας και παρερμηνείας, από τα συμβαλλόμενα μέρη, της διοίκησης που εφαρμόζει και υλοποιεί τις αποφάσεις του κράτους, στο βαθμό που αυτό είναι επιθυμητό από αυτό.

7

Όπως προκύπτει από τα παραπάνω φυσιολογικά, η σημασία της επιχειρησιακής επικοινωνίας, εντοπίζεται κυρίως στην αποτελεσματική λειτουργία, συντονισμό και εκτέλεση συγκεκριμένου έργου για συγκεκριμένο σκοπό και με σαφείς προδιαγραφές, από τα εμπλεκόμενα, στην επικοινωνία, μέρη.

Η σημασία αυτή αποτελεί και κριτήριο της αποτελεσματικότητας της επιχειρησιακής επικοινωνιακήςδιαδικασίας, δηλαδή :

Η αποτελεσματική επιχειρησιακή επικοινωνιακή διαδικασία συντελεί:

Στην μεταφορά γνώσεων και πληροφοριών με πληρότητα, από άτομο σε άτομο

Στην υποκίνηση και προσανατολισμό των ατόμων να επιτύχουν το έργο το οποίο τους ανατίθεται

Στη διαμόρφωση και υιοθέτηση κοινής συμπεριφοράς απέναντι στα καθήκοντα και τα αντικείμενα του έργου.

Στην ομαλή και αποτελεσματική ένταξη των ατόμων στο εργασιακό και κοινωνικό περιβάλλον, μέσα στο οποίο επιχειρούν.

Στην δημιουργία και διατήρηση καλών επαγγελματικών σχέσεων και την ταχεία εξομάλυνση και διευθέτηση τυχόν τριβών, μέσω διαλόγου

Στην δημιουργία σφαιρικής αντίληψης για τα θέματα που απασχολούν τον οργανισμό.

Στην εγκαθίδρυση ιεραρχίας η οποία σέβεται το έργο που αναλαμβάνει αλλά σέβεται και τα μέλη της.

Η αναποτελεσματική επιχειρησιακή επικοινωνιακή διαδικασία τροφοδοτείται από :

Βιαστικές και πρόχειρες επαφές

Ασαφείς διατυπώσεις

Ψυχρές τηλεφωνικές επαφές

Ασυνταξίες και προχειρότητες στην προετοιμασία του περιεχομένου

Ακατάλληλο τόνο φωνής

Επιλογή, ακατάλληλων, για τους σκοπούς και το περιεχόμενο του μηνύματος, μέσωνεπικοινωνίας

Ελλιπή γνώση του «Κώδικα» επικοινωνίας

1 . 1 . 3 Δ Ι Α Κ Ρ Ι Σ Ε Ι Σ Τ Η Σ Ε Π Ι Κ Ο Ι Ν Ω Ν Ι Α Σ

Ανάλογα με την φυσική υπόσταση του μέσου επικοινωνίας σήμερα ξεχωρίζουμε τις ανθρώπινες επικοινωνίες, σε τρεις μεγάλες κατηγορίες

Την προφορική / Προσωπική επικοινωνία που περιλαμβάνει την συνομιλία μεταξύ δύο φυσικών προσώπων ή μεταξύ ενός ατόμου και ενός πλήθους ακροατών

8

Την γραπτή επικοινωνία που περιλαμβάνει όλα τα έγγραφα κείμενα που χρησιμοποιούνται στην επικοινωνία

Την αυτοματοποιημένη επικοινωνία η οποία εμφανίστηκε με την τυπογραφία τις τηλεομοιοτυπίες και τα υπολογιστικά συστήματα.

Από πλευράς επιχειρησιακής επικοινωνίας η επικοινωνία χωρίζεται σε :

Εσωτερική επικοινωνία, η οποία περιλαμβάνει την ανταλλαγή μηνυμάτων μεταξύ μελών ήτμημάτων του ίδιου οργανισμού ή της επιχείρησης

Εξωτερική επικοινωνία, η οποία περιλαμβάνει προφανώς, την ανταλλαγή μηνυμάτων μεταξύ μελών ή τμημάτων του δυο ή περισσοτέρων οργανισμών ή επιχειρήσεων

Από πλευράς χρονισμού η επικοινωνιακή διαδικασία χωρίζεται σε

Σύγχρονη όπου τα δύο μέρη μπορούν να ανοίγουν κανάλι διαλόγου σε πραγματικό χρόνο (τηλέφωνο/ ασύρματος / chat / messengers)

Ασύγχρονη : όπου τα δύο μέρη δεν μπορούν να ανοίγουν κανάλι διαλόγου σε πραγματικό χρόνο. (φαξ / ταχυδρομείο / email / forum / blogs)

Στο επόμενο σχήμα φαίνονται τα κύρια μέσα τα οποία χρησιμοποιούνται στην οργάνωση των επικοινωνιών των υπηρεσιών του σήμερα.

Αυτό που είναι ενδιαφέρον είναι η εξοικονόμηση πόρων και λειτουργικών εξόδων που μπορεί να προκύψει για ένα οργανισμό από την υιοθέτηση των σύγχρονων μορφών επικοινωνίας καθώς ευρύτατα ο δημόσιος τομέας μπαίνει στην τροχιά του e-gov της ηλεκτρονικής διακυβέρνησης ακολουθώντας την παγκόσμια τάση, γεγονός που μπορεί να έχει σοβαρές οικονομικές και οικολογικές επιπτώσεις, (ελαχιστοποίηση της έντυπης μορφής των εγγράφων στα επίσημα και φέροντα υπογραφές), μείωση του κόστους μετακίνησης, και των καυσαερίων που συνεπάγονται, μείωση της γραφειοκρατικής ταλαιπωρίας του πολίτη στις σχέσεις του με το κράτος, είναι μόνο μερικά από τα προφανή οφέλη που προκύπτουν από αυτές τις πρακτικές επιλογές στα μέσα επικοινωνίας.

9

ΕΠΙΚΟΙΝΩΝΙΑ

ΠΡΟΦΟΡΙΚΗ

ΠΡΟΣΩΠΙΚΗ

ΤΗΛΕΦΩΝΙΚΗ

ΤΗΕΟΡΑΣΗ

ΡΑΔΙΟΦΩΝΟ

ΕΣΩΤΕΡΙΚΗ

ΕΞΩΤΕΡΙΚΗ

ΓΡΑΠΤΗ

ΥΠΗΡΕΣΙΑΚΟ

ΣΗΜΕΙΩΜΑ

ΕΠΙΣΤΟΛΗ

ΤΗΛΕΓΡΑΦΗΜΑ

ΑΥΤΟΜΑΤΟΠΟΙΗΜΕΝΗ

TELEX /FAX

EMAIL

WWW

CHAT

MESSENGERSVIDEO

CONFERENCE

ΣΥΓΧΡΟΝΕΣ

ΑΣΥΓΧΡΟΝΕΣ

Οι ευρύτερα χρησιμοποιούμενες μορφές επικοινωνίας από τις παραπάνω για τις δημόσιες υπηρεσίες, είναι η προσωπική επαφή, το τηλέφωνο και το Fax. Γύρω από αυτές έχει οργανωθεί η λειτουργία τους. Επιπλέον, με εγκυκλίους του, το Υπ. Εσωτερικών θεσμοθετεί την εισαγωγή των νέων μέσων επικοινωνίας, προκειμένου η δημόσια διοίκηση και κυρίως ο πολίτης, να απολαμβάνουν τα οφέλη της ηλεκτρονικής διακυβέρνησης.

Η επικοινωνία μέσα σε ένα δημόσιο οργανισμό γίνεται μέσω εσωτερικών τηλεφώνων τα οποία διαχειρίζεται κάποιο τηλεφωνικό κέντρο. Οι εσωτερικές διανομές εγγράφων συνήθως γίνονται είτε μέσω

10

υπαλλήλων διακίνησης, είτε σε περιπτώσεις διατμηματικής, σταθερής και συνεχούς ροής μεγάλου όγκου εγγράφων, γίνεται μέσω αεροσωλήνων.

Ας εξετάσουμε πρώτα το τηλέφωνο ως μέσο επικοινωνίας, εσωτερικής και εξωτερικής.

Το τηλέφωνο είναι ένα μέσο με το οποίο επιτυγχάνεται η άμεση και σύγχρονη επικοινωνία μεταξύ δύο ήπερισσοτέρων ατόμων. Το μειονέκτημα του έγκειται στο γεγονός ότι τα διαμειφθέντα δεν καταγράφονται κάπου και έτσι μπορεί μέρος τους να λησμονηθεί, να παρερμηνευθεί και να παραμείνει ασαφές, αφού συνήθως μένει μόνο μια συνολική και συνοπτική εικόνα και αίσθηση της συνομιλίας, στους συνομιλητές..

Σύμφωνα με εγκύκλιο του Υπ. Εσωτερικών κάθε δημόσια υπηρεσία πρέπει να έχει ένα γραφείο υποδοχής πολιτών και συνήθως αυτό ταυτίζεται με το τηλεφωνικό κέντρο. Για κάθε πολίτη που τηλεφωνεί στην υπηρεσία, ο τηλεφωνητής αντιπροσωπεύει τον οργανισμό και είναι η εντύπωση της εξυπηρέτησης αυτή που καθορίζει την θετική γνώμη για τις υπηρεσίες που του προσφέρει αυτός.

Η ευγένεια, η εχεμύθεια, η λεπτότητα και η ψυχραιμία, ο ήρεμος τόνος η καλή άρθρωση και η ακρόαση των αιτημάτων πριν πάρει ο τηλεφωνητής τον λόγο, είναι σημαντικά κλειδιά μιας επιτυχούς συνδιάλεξης, η οποία αφήνει στον πολίτη θετική εντύπωση ακόμη και όταν επί της ουσίας, δεν εξυπηρετείται, τελικά. Η ακριβολογία και η σαφήνεια με την οποία βοηθά ο τηλεφωνητής τον πολίτη να ξεκαθαρίσει τι θέλει και πως μπορεί να τον βοηθήσει η υπηρεσία στο πρόβλημα του, είναι αυτό που δημιουργεί το αίσθημα εμπιστοσύνης, για τον λόγο αυτό πρέπει να έχει πρόχειρες όλες υπηρεσίες που προσφέρει ο οργανισμός και να είναι γνώστης των διαδικασιών που ακολουθούνται.

Για την εξοικονόμηση χρόνου του πολίτη αλλά και μέσα στην υπηρεσία, ο τηλεφωνητής πρέπει να συνδέει τον πολίτη με τον αρμόδιο υπάλληλο, εφόσον πρώτα βεβαιωθεί ότι εκείνος είναι ο αρμόδιος για να ικανοποιήσει το αίτημα του. Με αυτόν τον τρόπο επιτυγχάνεται η ελαχιστοποίηση των αστοχιών και η ταλαιπωρία.

Παράλληλα, ως τελευταίο βήμα της κάθε συνδιάλεξης με τον πολίτη, ο πολίτης πρέπει να ενημερώνεται με στερεότυπο μήνυμα αναμονής για τις υπηρεσίες που προσφέρει ο οργανισμός προς τον πολίτη, καθώς και να τον προτρέπει στην χρήση υπηρεσιών e-GOV οι οποίες τυχόν διαχειρίζονται από τον συγκεκριμένο οργανισμό.

Παρακάτω δείχνουμε ένα τυπικό διάγραμμα ροής εξυπηρέτησης πολιτών από τηλεφωνικό κέντρο δημόσιας υπηρεσίας.

11

ΕΝΗΜΕΡΩΣΗ ΓΙΑ ΤΗΝ ΥΠΑΡΞΗ

ΕΝΗΜΕΡΩΤΙΚΟΥ ΥΛΙΚΟΥ ΚΑΙ ΤΥΧΟΝ

ΥΠΗΡΕΣΙΩΝ e-GOV

ΚΑΘΟΡΙΖΟΝΤΑΙ ΧΡΟΝΟΣ ΚΑΙ

ΔΙΑΘΕΣΙΜΟΤΗΤΑ ΑΡΜΟΔΙΟΥ

ΕΝΗΜΕΡΩΣΗ ΓΙΑ ΕΝΔΕΧΟΜΕΝΑ

ΑΠΑΙΤΟΥΜΕΝΑ ΔΙΚΑΙΟΛΟΓΗΤΙΚΑ

ΑΡΜΟΔΙΟΤΗΤΑ ΦΟΡΕΑ;

ΕΝΗΜΕΡΩΣΗ ΓΙΑ ΤΗΝ ΔΙΑΔΙΚΑΣΙΑ ΜΕΣΩ

ΤΗΣ ΟΠΟΙΑΣ ΘΑ ΕΞΥΠΗΡΕΤΗΘΕΙ

ΑΠΟΣΑΦΗΝΙΣΗ ΑΙΤΗΜΑΤΟΣ

ΕΝΑΡΞΗ

ΣΥΝΟΜΙΛΙΑΣ

ΤΕΛΟΣ

ΣΥΝΔΙΑΛΕΞΗΣ

ΘΑ ΧΡΕΙΑΣΤΕΙ ΦΥΣΙΚΗ

ΠΑΡΟΥΣΙΑ;

ΥΠΑΡΧΟΥΝ ΑΣΑΦΕΙΕΣ;ΣΥΝΔΕΣΗ ΜΕ ΤΟΝ

ΑΡΜΟΔΙΟ

ΤΗΛΕΦΩΝΙΚΟ

ΔΕΛΤΙΟ

ΑΡΜΟΔΙΟΣ

OXI

OXI

NAI

ΝΑΙ

ΟΧΙ

Παρακάτω δείχνουμε ένα υπόδειγμα τηλεφωνικού δελτίου. Φυσικά, για περιβαλλοντικούς, οικονομικούς αλλά και λόγους ταχύτητας η γραμματεία τηλεφωνικού κέντρου πρέπει να διαθέτει υπολογιστή για να μπορεί να στέλνει το τηλεφωνικό δελτίου σε μορφή e-mail στον αρμόδιο και όχι να το εκτυπώνει σε χαρτί. Στην διαχείριση εγγράφων θα δείξουμε τρόπους που προτρέπει με εγκυκλίους του, το Υπ.Εσωτερικών, να χρησιμοποιούν οι γραμματείες στην διαχείριση της ροής των εγγράφων και πως μπορούμε να εξοικονομήσουμε χρόνο, ενέργεια, χαρτί και χρήμα, μέσα από την αυτοματοποίηση.

12

Τηλεφωνικό δελτίο

MHNYMAΠρος : κ. Ζαμπουνάκη ΑλεξάνδραΑπό : κ. Βλαχογιώργο Αριστείδη – ΥΠΕΧΩΔΕ Διεύθυνση ΑΠΕ – τμήμα μελετών

Αρ Τηλ. 210 2512676Ημ. /Ωρα : 19/11/2007 / 13:12

ΘΑ ΤΗΛΕΦΩΝΗΣΕΙ Χ ΠΕΡΑΣΕ ΚΑΙ ΣΑΣ ΖΗΤΗΣΕΝΑ ΤΟΥ ΤΗΛΕΦΩΝΗΣΕΤΕ Χ ΘΑ ΕΠΑΝΕΛΘΕΙΘΑ ΞΑΝΑΤΗΛΕΦΩΝΗΣΕΙ ΕΠΕΙΓΟΝ ΧΤηλεφώνησε σχετικά με την γνωμοδότηση για την μελέτη αιολικού πάρκου στη θέση Λυκότοπος Σερρών που σας έστειλε στις 10/10/2007 με αρ. πρωτ. 1232

Β α σ ι κ ο ί κ α ν ό ν ε ς τ η λ ε φ ω ν ι κ ή ς ε π ι κ ο ι ν ω ν ί α ς

Μιλάμε σύντομα και με ακρίβεια χωρίς να επεκτεινόμαστε σε θεματολογία άσχετη

Δεν διακόπτουμε τον συνομιλητή, περιμένουμε την παύση του.

Μιλάμε ήρεμα καθαρά και με ευγένεια. Δεν αδιαφορούμε, δεν δυσανασχετούμε

Αποφεύγουμε να απευθυνόμαστε στο συνομιλητή με το μικρό του όνομα

Δεν τον αφήνουμε στην αναμονή για πάνω από τρία λεπτά

Δεν αφήνουμε την θέση μας χωρίς αντικαταστάτη

Έχουμε κοντά τον κατάλογο των υπηρεσιών και τον κατάλογο των εσωτερικών τηλεφώνων

Αποφεύγουμε τα προσωπικά τηλέφωνα

Ο χαιρετισμός μας πάντα περιλαμβάνει το όνομα μας και το όνομα της υπηρεσίας μας.

Δεν ξεχνάμε ποτέ ότι αντιπροσωπεύουμε την εικόνα της υπηρεσίας μας

Στη διασύνδεση πάντα αναφέρουμε στον συνάδελφο με ποιόν πρόκειται να τον συνδέσουμε

Σε περίπτωση απουσίας αρμοδίου σημειώνουμε τηλεφωνικό μήνυμα.

Όταν σημειώνουμε δεδομένα σε τηλεφωνική επικοινωνία, τα επαναλαμβάνουμε προφορικά προς επιβεβαίωση

Αν επιμένει κάποιος να ζητήσει συνάντηση επί προσωπικού θέματος που δεν θέλει να μας αποκαλύψει προσφέρουμε χαρτί μολύβι και φάκελο για να γράψει εκεί το μήνυμα του.

Τ η λ ε ο μ ο ι ο τ υ π ί α ( F a x = F a c s i m i l e = κ ά ν ω ό μ ο ι α )

Η χρησιμοποίηση του Fax διέπεται από το νόμο 2672/1998 (ΦΕΚ 290 Α/28/12/1998) και όπου στο άρθρο 14 περιέχονται διατάξεις που αφορούν στην επικοινωνία δημοσίων υπηρεσιών και ιδιωτών, σε ότι

13

αφορά την διακίνηση εγγράφων με τηλεομοιοτυπία και στην αποστολή μηνυμάτων με e-mail. (βλέπε παράρτημα)

Για την εγκυρότητα της επικοινωνίας είναι απαραίτητη η εκπλήρωση των παρακάτω προϋποθέσεων

Η τηλεομοιοτυπική συσκευή λήψης πρέπει να αφήνει ευκρινές αποτύπωμα ώστε να είναι δυνατή η αναγνώριση της συσκευής αποστολής και να εκδίδει δελτίο αποστολής

Το αποτύπωμα και το δελτίο αποστολής πρέπει να περιλαμβάνουν τα εξής στοιχεία : Τον αριθμό κλήσης του αποστολέα και του παραλήπτη, την ημερομηνία και την ώρα αποστολής, και τον αριθμό της σελίδας

Τα υποστελλόμενα με τυλεομοιοτυπική συσκευή έγγραφα, πρέπει να συνοδεύονται από προμετωπίδα (φύλλο αποστολής)

Σε ότι αφορά τα έγγραφα που αποστέλλονται από τα ΝΠΔΔ και τους ΟΤΑ, το φύλλο αποστολής πρέπει να περιλαμβάνει τα εξής

1) Τον πλήρη τίτλο της υπηρεσίας και την διεύθυνση της

2) Τα στοιχεία προσδιορισμού της ταυτότητας του υποστελλομένου εγγράφου

3) Τον αριθμό των σελίδων

4) Τα στοιχεία του χειριστή της υπόθεσης και την υπογραφή του.

Όταν τα έγγραφα προέρχονται από ιδιώτη, το φύλλο αποστολής πρέπει να περιλαμβάνει το ονοματεπώνυμο και την υπογραφή του

Τα έγγραφα που εισέρχονται μέσω φαξ στην υπηρεσία μας, πάντοτε πρωτοκολλούνται σύμφωνα με την σειρά και την ημερομηνία λήψης τους.

Η αρχειοθέτηση των εγγράφων που έχουν ληφθεί με τηλεομοιοτυπία ρυθμίζεται από τις παραγράφους 23 και 24 του παραπάνω νόμου, ο οποίος προβλέπει την φωτοτύπηση του προς αρχειοθέτηση εγγράφου αν αυτό πρόκειται να διατηρηθεί στο αρχείο για περισσότερο των 2 ετών, για να αντιμετωπιστεί η απώλεια ευκρίνειας των τυπογραφικών στοιχείων του πρωτότυπου.

Το Microsoft Word διαθέτει πλειάδα προτύπων τα οποία μπορούν να χρησιμεύσουν ως οδηγοί

Η διαδικασία για να δούμε τα πρότυπα αυτά έχει ως εξής : ανοίγουμε την εφαρμογή του MicrosoftWord και επιλέγουμε «Αρχείο – Δημιουργία» από το μενού

Στην έκδοση Microsoft Word 2003, εμφανίζεται η πλευρική στήλη βοήθειας

14

Επιλέγουμε από το πλευρικό παράθυρο το «Στον υπολογιστή μου» και εμφανίζεται το παρακάτω παράθυρο προτύπων. Κάνοντας κλικ στην καρτέλα με τον τίτλο Επιστολές & φαξ έχουμε στη διάθεση μας μια σειρά από προσχέδια συνοδευτικού εξώφυλλου για τα φαξ. Βλέπουμε σε μικρογραφία την προεπισκόπηση της μορφής του κάθε προσχέδιου, ενώ πιο κάτω καθορίζουμε αν θέλουμε να δημιουργήσουμε ένα έγγραφο η’ ένα πρότυπο με βάση το συγκεκριμένο προσχέδιο.

Τελικά το έγγραφο που δημιουργείται δείχνει όπως παρακάτω

15

Πάνω σε αυτό μπορούμε την πρώτη φορά, να δημιουργήσουμε το δικό μας προσχέδιο, το οποίο να περιέχει την πλήρη επωνυμία και διεύθυνση της υπηρεσίας μας και του τμήματος μας και ακολούθως να το αποθηκεύσουμε σε κάποιο κοινόχρηστο μέρος του δικτύου όπου θα χρησιμοποιείται και από τους υπόλοιπους συναδέλφους του τμήματος. Αυτός ο τρόπος προσφέρει ομοιογένεια και τυποποίηση σταέγγραφα που εξέρχονται της υπηρεσίας, γεγονός το οποίο είναι επιθυμητό σε κάθε περίπτωση. Το υπόδειγμα που περιέχει η υπ. Εγκύκλιος φαίνεται παρακάτω

ΑΠΟΣΤΟΛΗ ΤΗΛΕΟΜΟΙΟΤΥΠΟΥ (FAX)

(Ημερομηνία : ……………………… Ώρα : ………….)

Λ Η Π Τ Η Σ :

Υπόψη :

Υπηρεσία / εταιρία :

Τηλέφωνο :

Ε Γ Γ Ρ Α Φ Ο :

Εκδούσα υπηρεσία :

Αριθμός Πρωτοκόλλου :

Θέμα :

Σ Τ Ο Ι Χ Ε Ι Α Α Π Ο Σ Τ Ε Λ Λ Ο Μ Ε Ν Ο Υ Ε Γ Γ Ρ Α Φ Ο Υ

……………………………………………………………………………..

………………………………. Ημερομηνία : ………………………….

……………………………………………………………………………..

Fax :

16

Α Π Ο Σ Τ Ο Λ Ε Α Σ :

Υπηρεσία :

Όνομα χειριστή :

Ιδιότητα :

Τηλέφωνο :

Fax :

Πρέπει να λάβετε σελίδες, στις οποίες συμπεριλαμβάνεται το παρόν φύλλο αποστολής. Εάν δεν λάβετε όλες τις

σελίδες ή αν δεν είναι ολόκληρες ή ευανάγνωστες, παρακαλούμε καλέστε τον ανωτέρω αριθμό τηλεφώνου ή στείλετε

μήνυμα στον ανωτέρω αριθμό Fax.

ΥΠΟΓΡΑΦΗ ΧΕΙΡΙΣΤΗ

Σ Χ Ο Λ Ι Α :

1 . 1 . 4 Μ Η Λ Ε Κ Τ Ι Κ Η Ε Π Ι Κ Ο Ι Ν Ω Ν Ι Α – Γ Λ Ω Σ Σ Α Τ Ο Υ Σ Ω Μ Α Τ Ο Σ

Το σώμα μας αντανακλά τις σκέψεις μας και αντιδρά άμεσα σε αυτές, προετοιμαζόμενο και προσαρμοζόμενο στο περιβάλλον όπως εμείς το αντιλαμβανόμαστε, με κύριο γνώμονα τα βασικά ένστικτα μας. Αυτός ο νευροφυτικός δεσμός ανάμεσα στην σκέψη και το σώμα λειτουργεί εν αγνοία μας. Για παράδειγμα το να βρέξετε το πρόσωπο σας με λίγο νερό, θέτει σε δράση όλο το σώμα το οποίο, κυριολεκτικά, προετοιμάζεται για κολύμπι. Ανεβαίνουν οι καρδιακοί παλμοί ξαφνικά νοιώθουμε πιο ξύπνιοι και συγκεντρωμένοι. Παραπλήσια αντιδρά το σώμα και στην περίπτωση κινδύνου. Τα χέρια θα σηκωθούν σφιγμένα σε γροθιές στο ύψος του στήθους για να προστατέψουν τα βασικά όργανα (την καρδιά και το συκώτι) το κεφάλι θα χαμηλώσει ελαφρά σαν να περιμένει επίθεση και η αδρεναλίνη θα αρχίσει να ρέει άφθονη στο αίμα.

Με ανάλογο τρόπο ανταποκρίνεται το σώμα μας, στις σκέψεις και τα μύχια αισθητηριακά ερεθίσματα που δεχόμαστε και εκπέμπουμε κάθε φορά που θα βρεθούμε στον περίγυρο ανθρώπων στα πλαίσια κοινωνικών ή επαγγελματικών συναναστροφών. Αυτό είναι απότοκο της εξελικτικής πορείας του ανθρώπινου είδους και κληρονομιά από τα είδη που δεν μιλούν με δομημένη γλώσσα, αλλά με στάσεις,χειρονομίες και χάδια ή τελετουργικές κινήσεις, όπως τις βρίσκουμε και σήμερα στο ζωικό βασίλειο.

Η ίδια η χειραψία εικάζεται πως προήλθε από την ανάγκη των προγόνων να βεβαιωθούν πως αυτός που πλησιάζει δεν έχει κρυμμένο όπλο και από την άλλη να αναλυθεί μέσω της αφής η δύναμη και ίσως και οι προθέσεις του, αφού ακόμη και σήμερα αυτός που προσπαθεί στην χειραψία να στρίψει το χέρι μας προς τα κάτω θεωρείται άμεσα ότι επιθυμεί να μας επιβληθεί. Για την ίδια την τέχνη της χειραψίας έχουν γραφτεί βιβλία, καθώς μια καλή χειραψία μπορεί να προδιαθέσει ευνοϊκά τον συνομιλητή μας.

17

Στις μη λεκτικές οδούς επικοινωνίας περιλαμβάνονται :

Η εξωτερική μας εμφάνιση (ρούχα, χτένισμα)

Ο τρόπος βαδίσματος

Η ποιότητα της φωνής (τόνος χροιά)

Η όσφρηση (φυσική οσμή, άρωμα)

Η έκφραση του προσώπου και η θέση των ματιών

Η θέση των χεριών και οι χειρονομίες

Η συνολική στάση του σώματος.

Η κατανομή των μηνυμάτων που αντιλαμβανόμαστε μέσω των πέντε αισθήσεων μας από το περιβάλλον μας, έχει ως εξής :

1.0% γεύση

1.5% αφή

3.5% οσμή

7.0% ακοή

87% όραση

Επειδή, οι αριθμοί δεν λένε πάντα ολόκληρη την αλήθεια, πρέπει να διευκρινίσουμε πως η οσμή η αφή και η γεύση είναι αρχέγονες αισθήσεις, αρχαιότερες της ακοής και της όρασης. Τι σημαίνει αυτό; Ότι τα σήματα τους (νευροδιαβιβαστές) διατρέχουν τον εγκέφαλο μας με μεγαλύτερη ταχύτητα από ότι τα σήματα της ακοής και της όρασης. Αυτό σημαίνει ότι είναι περισσότερο ανεξέλεγκτες οι ενστικτώδεις αντιδράσεις που μας προκαλούν. Δύσκολα θα κυριαρχήσουμε τους μορφασμούς μας σε περίπτωση που μας προκληθούν δυσάρεστα συναισθήματα μέσα από αυτές. Αυτός είναι και ο βασικός λόγος ύπαρξης βιομηχανιών καλλυντικών, γαστρονομικών σχολών και σχολών design.

Επίσης, ο Alfred Meechrabian ανακάλυψε πως ο άνθρωπος συλλαμβάνει το περιεχόμενο ενός μηνύματος :

Προφορικά (μόνο μέσα από τις λέξεις) 7%

Φωνητικά (τόνο, χροιά φωνής) 38%

Μη προφορικά 55%

Σε μια συνέντευξη ή συζήτηση, η γλώσσα του σώματος πρέπει να αντανακλά το μήνυμα και τις θέσεις μας στο διάλογο.

Ο άνθρωπος που εκφράζει θέσεις στις οποίες δεν πιστεύει, ασυναίσθητα θα φέρει το χέρι του κοντά στο στόμα του ή προς την μύτη σκεπάζοντας το στόμα, θα τραυλίσει ή θα μορφάσει για κλάσματα του δευτερολέπτου.

18

Οι γυναίκες είναι περισσότερο ευαίσθητες στην ερμηνεία της γλώσσας του σώματος αφού είναι εκείνες που επιφορτίζονται με την ανάπτυξη των κοινωνικών σχέσεων και του κοινωνικού ιστού σε κάθε περιβάλλον στο οποίο συμμετέχουν. Έχουν αποδεδειγμένα δε οξύτερη ακοή. Ως εκ τούτου είναι και καλύτεροι διαπραγματευτές σε αρκετές περιστάσεις.

Η γλώσσα του σώματος δεν μπορεί να παραποιηθεί εύκολα. Ο ρόλος της θέσης των χεριών στην ερμηνεία της γλώσσας του σώματος είναι αρκετά αποκαλυπτικός. Η παλάμη προς τα πάνω δείχνει από ηπιότητα, τιμιότητα έως και υποταγή. Η παλάμη προς τα κάτω δείχνει βεβαιότητα και σιγουριά. Ο προτεταμένος δείκτης είναι σημάδι αποφασιστικότητας και επιθετικότητας.

Παρακάτω αναφέρονται οι επιθετικές κινήσεις που πρέπει να αποφεύγονται στις συνομιλίες

Κούνημα το δείχτη μπροστά στον συνομιλητή (ή το στυλό)

Συνοφρύωση

Ανασήκωμα των περισκελίδων (παντελόνια) και διόρθωση του ντεκολτέ

Τσιγάρο σε ξένο περιβάλλον χωρίς να ρωτήσουμε

Και μερικές κινήσεις που δηλώνουν αμηχανία και σύγχυση

Τρίψιμο στο σβέρκο και ανάμεσα στο γιακά

Σταυροπόδι

Τρίψιμο των χειλιών

Όταν η συζήτηση γίνεται με τους συνομιλητές να κάθονται σε καρέκλα τότε όταν γέρνει προς το μέρος σας και μπροστά σημαίνει πως τον ενδιαφέρει το θέμα, αντίθετα αν γύρει το σώμα προς τα πίσω βρίσκεται σε κατάσταση απεμπλοκής από την συζήτηση.

Φροντίστε η συνομιλία σας να έχει αρκετές παύσεις, βάλτε έτσι τους συνομιλητές σας στο παιγνίδι της συζήτησης. Μην τους κάνετε κήρυγμα, μην τους αφήνετε απαθείς. Ο μονόλογος μπορεί να περιμένει για άλλη ώρα και χώρο. Προετοιμάζετε αυτά που θα πείτε και πως θα τα πείτε. Αν έχετε παρουσίαση μπροστά σε ακροατήριο φροντίστε να μην κινήστε συνεχώς και να μην γυρίζετε την πλάτη σας για κανένα λόγο προς το ακροατήριο. Ο άνθρωπος μπορεί να παρακολουθήσει συνεχώς μια εισήγηση που τον ενδιαφέρει πολύ, μέχρι τα 18 πρώτα λεπτά και μετά χάνει την συγκέντρωση του. αν δεν φροντίσετε να ρωτήσετε και να κάνετε διάλογο με το κοινό σας, αυτό θα εισπράξει πολύ λίγα από όσα τους είπατε. Οι άνθρωποι θυμούνται όσα λένε και λίγα από όσα τους λένε και μόνο τα σημαντικότερα από όσα τους αφορούν. Κανένας δεν θυμάται και δεν θέλει να θυμάται τον μονόλογο κανενός. Όλοι θέλουν να θυμούνται τις ωραίες απαντήσεις τους (και μαζί με αυτές και τις ερωτήσεις σας…) Αν έχετε συνεδρίαση όπου θα εισηγηθείτε πολλά θέματα και θα μιλήσετε ώρα μην παίρνετε καφέ αλλά νερό. Ο καφές προκαλεί αφυδάτωση και ξηραίνει το στόμα.

19

2.1 Παγκόσμιος Ιστός και Δημόσια Διοίκηση

2 . 1 . 1 Ι Σ Τ Ο Ρ Ι Κ Ο , Δ Ο Μ Η Κ Α Ι Ε Ξ Ε Λ Ι Ξ Η Τ Ο Υ Δ Ι Α Δ Ι Κ Τ Υ Ο Υ

Το διαδίκτυο αποτελεί το μεγαλύτερο δίκτυο διασύνδεσης στον κόσμο και είναι ανοικτό σεoοποιονδήποτε επιθυμεί να συνδεθεί σ’ αυτόν. Το να είστε συνδεδεμένοι µε το Internet σημαίνει ότι είστε συνδεδεμένοι σε ένα παγκόσμιο δίκτυο από όπου µαπορείτε να αντλήσετε πάρα πολλέςπληροφορίες για όλο τον κόσμο, να επικοινωνήσετε με πολλούς τρόπους ασύγχρονους ή σύγχρονους..

Όπως προαναφέρθηκε στο προηγούμενο κεφάλαιο για να υπάρξει επιχειρησιακή επικοινωνία, χρειάζονται πομπός, δέκτης, μέσο, κώδικας, μήνυμα στόχοι, εντολές και αναφορές.Όλες οι υπηρεσίες που προσφέρονται στο ίντερνετ, σχεδιάστηκαν σύμφωνα με την παραπάνω λογική της επιχειρησιακής επικοινωνίας και περιέχουν τα συστατικά που αναφέρθηκαν πριν.Κατ’ αρχάς, όλες οι υπηρεσίες χρησιμοποιούν ως μέσο την υπάρχουσα τηλεπικοινωνιακή υποδομή,όπως αυτή αναπτύχθηκε σταδιακά μεταπολεμικά και τους υπολογιστές.. Αυτός είναι και ο λόγος που εξαπλώθηκε η χρήση του ίντερνετ παράλληλα με την διάδοση των υπολογιστών στον κοινωνικό-οικονομικό ιστό των κρατών, από το 1976 και ένθεν. Παρόλα αυτά το μέσο από μόνο του (τηλεπικοινωνιακή υποδομή και υπολογιστές) δεν φτάνει για να επιτευχθεί η επιχειρησιακή επικοινωνία. Απαιτείται και ο κώδικας (ή όπως ονομάζονται ευρύτερα σήμερα πρωτόκολλα επικοινωνίας) Στην περίπτωση του ίντερνετ στα μέσα του ‘70ξεκίνησαν οι πρώτες προσπάθειες για την κωδικοποίηση του τρόπου μεταφοράς και αυτόνομηςδρομολόγησης της πληροφορίας (υπό την μορφή ανεξάρτητων και δυναμικά αυτοδρομολογούμενων πακέτων πληροφορίας), μέσα από τα υπάρχοντα τηλεφωνικά δίκτυα. Αυτό το έργο το οποίο είχε την κωδική ονομασία ARPANET κρίθηκε ζωτικό, προκειμένου το υπ. Άμυνας των Η.Π.Α. να έχει ένα τρόπο να επικοινωνεί με τις πυρηνικές εγκαταστάσεις του, άσχετα με το πόσο βαρειά έχει πληγεί η τηλεπικοινωνιακή υποδομή της χώρας από πυρηνική επίθεση και να έχει πάντα την επιχειρησιακή ικανότητα πυρηνικών αντιποίνων «ακόμη και στέλνοντας e-mailαπό τηλεφωνικό θάλαμο».

Το επόμενο στάδιο αυτού του έργου απαιτούσε την εγκατάσταση προγραμμάτων πελατών, δρομολογητών και εξυπηρετητών (που εκτελούσαν χρέη πομπού και δέκτη και αντάλλασαν μηνύματα με το συγκεκριμένο πρωτόκολλο (TCP/IP), όπως δείχνει σε απλουστευμένη μορφή το παρακάτω σχήμα :

Οι δρομολογητές και εξυπηρετητές, εγκαταστάθηκαν κατά προτεραιότητα σε δημόσιες υπηρεσίες, πανεπιστήμια, παραγωγικές και βιομηχανικές μονάδες και άλλα μέρη λιγότερο γνωστά έτσι ώστε να εξασφαλιστεί ένας μεγάλος αριθμός εναλλακτικών διαδρομών για την πληροφορία.

Κεφάλαιο

20

IP : 128.12.12.2

IP : 212.2.1.1

IP : 294.45.12.82

IP : 182.72.38.21

IP : 129.0.12.3

IP : 202.1.1.2

IP : 215.12.22.5

IP : 122.35.12.65

IP : 128.12.12.2

Πυρηνικό μπούνκερ 1- Vermont

Κέντρο Διοίκησης1

Κέντρο Διοίκησης 2

Σιλό πυρηνικών κεφαλών

Κέντρο Διοίκησης 3

Πανεπιστήμιο

Δημόσια

Υπηρεσία

Βιομηχανία

Παραγωγή Ενέργειας

Τηλεφωνικό Δίκτυο

Project ARPANET

Σε αυτό το σχήμα κάθε πομπός και κάθε δέκτης είχε την δική του διεύθυνση IP (κάτι σαν τηλεφωνικό αριθμό) και η πληροφορία μοιρασμένη σε ανεξάρτητα «πακέτα» διέτρεχε το δίκτυο και δρομολογείτο αυτόματα, χωρίς ανθρώπινη επέμβαση μέσω ειδικών συσκευών (δρομολογητές / routers), μέχρι να φτάσει στον προορισμό της και να ανασυντεθεί.

Στα πανεπιστήμια αυτό το νέο είδος επικοινωνίας έγινε δημοφιλής τρόπος ανταλλαγής μηνυμάτων και ιδεών και ένα γρήγορο μέσο φτηνής και γρήγορης μεταφοράς εργασιών και ερευνητικού υλικού από την μια άκρη της Αμερικής στην άλλη αρχικά και κατόπιν από το ένα μέρος του πλανήτη στο άλλο. Αργά, αλλά σταθερά, πάνω σε αυτό το βασικό πρωτόκολλο (TCP/IP) δομήθηκαν πρωτόκολλα εφαρμογών τα οποία εξυπηρετούσαν βασικές ανάγκες των χρηστών. Ακόμη και σήμερα πίσω από την κάθε νέα τηλεματική υπηρεσία υπάρχει ένα πρωτόκολλο με βάση το οποίο επικοινωνούν οι εφαρμογές Client/Server (Πελάτη/Εξυπηρετητή) όπως τα πρωτόκολλα HTTP,SMTP, FTP, Telnet, κ.α.

Με αυτόν τον τρόπο το ίντερνετ, βρίσκοντας συνεχώς νέες εφαρμογές και νέους χρήστες, επεκτάθηκε στην παγκόσμια ακαδημαϊκή κοινότητα και από εκεί στις αρχές του 90 με την έλευση των ιστοσελίδων και των φυλλομετρητών (εξυπηρετητές : web servers, Πελάτες : web browsers,πρωτόκολλο : HTTP) που έκαναν την παρουσίαση των πληροφοριών, εργονομικά, πολύ πιο παραστατική, πλούσια και άμεση από ότι στο παρελθόν, «ξέφυγε» από τους αρχικούς του πολεμικούς σκοπούς και επεκτάθηκε στην παγκόσμια κοινωνία, προσφέροντας σε όλους, πρόσβαση στην γνώση και την επικοινωνία, άσχετα με την γεωγραφική τους θέση. Ακόμη περισσότερο, επειδή σχεδιάστηκε να είναι στη βάση του χαοτικό και άναρχο, χωρίς κεντρικό έλεγχο και με ισότιμη μεταχείριση των διακομιζομένων πακέτων πληροφορίας, εξελίχθηκε και εξέλιξε τις ανθρώπινες επικοινωνίες δημιουργώντας νέες αξίες και παγιώνοντας παλαιότερες για το δικαίωμα στην ίση μεταχείριση, την πληροφόρηση, την μόρφωση, την γνώση, την επικοινωνία και την ισότητα που δύσκολα θα πίστευε κανείς την επίτευξη τους χωρίς βία. Παράλληλα, δημιούργησε νέους

21

προβληματισμούς, που αφορούν την κατάχρηση του, που δοκιμάζει βασικές κοινωνικές αξίες και ατομικά δικαιώματα και ελευθερίες.

Ο κατάλογος των εφαρμογών του διαδικτύου λοιπόν είναι μεγάλος και καθημερινά αυξάνει µενέες εφαρμογές που προέρχονται από όλους τους τομείς της ανθρώπινης δραστηριότητας.Ακολουθεί ένα αντιπροσωπευτικό δείγμα των υπηρεσιών που προσφέρει το διαδίκτυο.

Παγκόσμιος Ιστός (WWW: Word Wide Web HTTP) Πρόκειται για µία δικτυακή Υπηρεσία που λειτουργεί από το 1994 και η οποία γνώρισε καθολική αποδοχή. Η επιτυχία της ήταν τέτοια που οδήγησε στη ραγδαία εξέλιξη του διαδικτύου, µε αποτέλεσμα ο περισσότερος κόσμος να ταυτίζει την υπηρεσία αυτό µε το ίδιο το διαδίκτυο. Ο Παγκόσμιος Ιστός αποτελεί µία τεράστια συλλογή πληροφοριών, αποθηκευµένων σεδιάφορες μορφές (κείμενο, εικόνα, ήχος, κινούμενη εικόνα, γραφικά κ.λ.π.) Αυτή η συλλογήείναι κατανεµηµένη και διατίθεται στο διαδίκτυο µέσω εφαρμογών που όπως είπαμε ονομάζονται εξυπηρετητές του Παγκοσμίου Ιστού (www servers). Κάθε χρήστης τουδιαδικτύου μπορεί να περιηγηθεί στον Παγκόσμιο Ιστό και να προσπελάσει τις διαθέσιμεςπληροφορίες χρησιμοποιώντας µία εφαρμογή – πελάτη www που ονομάζεταιφυλλοµετρητής ή όργανο περιήγησης (browser / web client). Κατά την διάρκεια μιας περιήγησης, η διεύθυνση προορισμού ορίζεται µε μοναδικό τρόπο. Για παράδειγμα,κάποιος χρήστης μπορεί να συνδέεται µε τον εξυπηρετητή Παγκοσμίου Ιστού του Ελληνικού Κοινοβουλίου στη διεύθυνση www.parliament.gr.

ISP

Σύνδεση με dial-up ή ADSL

WEB Server : www.parliament.gr

Web Client

(Internet Explorer, FireFox)

Προσωρινή Αποθήκευση

(Ιστοσελίδες

και cookies)

Πρόγραμμα-πελάτης

Πρόγραμμα εξυπηρετητήςΠρωτόκολλo

Περιήγησης Υπερκειμένων

(Ιστοσελίδων)

HTTP

HTTP

Αποθηκευμένες Ιστοσελίδες

διαδικτυακού τόπου

Βουλής των Ελλήνων(.html)

Ηλεκτρονικό ταχυδρομείο (e-mail: Electronic Mail): Πρόκειται για τον ηλεκτρονικότρόπο αποστολής και λήψης µηνυµάτων. Ο χρήστης-αποστολέας του ηλεκτρικού ταχυδρομείου χρησιμοποιώντας ένα πρόγραµµα ταχυδροµείου (mail client) όπως το (Outlook ή Outlook Express η Eudora ή το Messenger µέσω του Netscape) αποστέλλειτα µηνύµατά του στο ταχυδρομικό κουτί του παραλήπτη, το οποίο φυλάσσεται σε κάποιο εξυπηρετητή ταχυδρομείου (mail server). Ο χρήστης – παραλήπτης με τα ίδια προγράμματα διαβάζει τα μηνύματα που έχουν σταλεί σ’ αυτόν από κάποιον αποστολέα.

22

ISP

ISP

Σύνδεση με dial-up ή ADSL

Mail Server : primus.com

Mail Client

(Outlook, Eudora)

Τοπικό

αρχείο

Μηνυμάτων

Πρόγραμμα-πελάτης

Πρόγραμμα εξυπηρετητής

user@primus.com

Mail Client

(Outlook, Eudora)

Τοπικό

αρχείο

Μηνυμάτων

Πρόγραμμα-πελάτης

user@secundus.com

Mail Server : secundus.com

SMTP

POP3

Πρωτόκολλα

Αποστολής

Παραλαβής

Γραμματοκιβώτια

χρηστών

Μεταφορά αρχείων (ftp: File Transfer Protocol) Ο χρήστης μπορεί να συνδεθεί µε ένα εξυπηρετητή διάθεσης αρχείων στον οποίο έχει πρόσβαση, ώστε να δει το περιεχόμενο του και να ανακτήσει από αυτόν ή να υποθηκεύσει σ΄αυτόν αξιόπιστα πλήθος αρχείων. Αυτήν την υπηρεσία την διαθέτουν κυρίως τα Πανεπιστήμια τα οποία δίνουν την δυνατότηταμεταφοράς αρχείων μεγάλου όγκου, µέσω του πρωτοκόλλου (π.χ.ftp://ftp.uom.gr/,ftp://ftp.ntua.gr)

Προσπέλαση σε απομεµακρυσµένα συστήματα (telnet): Με την υπηρεσία αυτή είναιδυνατή η προσπέλαση σε απομεµακρυσµένα συστήματα και η εκτέλεση οποιασδήποτε απότις λειτουργίες του, όπως ακριβώς θα συνέβαινε αν η πρόσβαση πραγματοποιούντανστο τοπικό σύστημα. Για να είναι εφικτή αυτή η σύνδεση, ο χρήστης πρέπει να έχει λογαριασμό (account) στον κεντρικό υπολογιστή µε τον οποίο επιχειρεί να συνδεθεί, ή ναχρησιμοποιήσει κάποιον λογαριασμό δημόσιας χρήσης (όπως για παράδειγμαλογαριασμοί που δίνουν πρόσβαση σε πληροφορίες καταλόγων βιβλιοθήκης ή ερευνητικά προγράμματα που τρέχουν στον απομακρυσμένο υπολογιστή). Εκτός, από τα πανεπιστήμια, τα ερευνητικά ιδρύματα και βιβλιοθήκες, το telnet λόγω του πρωτόγονου χαρακτήρα του δεν χρησιμοποιείται ευρύτερα. Επίσης, επειδή η σύνδεση με τον απομακρυσμένο υπολογιστή γίνεται σε βασικό επίπεδο, πολλοί οργανισμοί δεν επιτρέπουν το πρωτόκολλο αυτό να τρέχει στους υπολογιστές τους αφού χρησιμοποιείται κατά κόρο στις επιθέσεις κατά των συστημάτων από τους hackers.

Ομάδες ειδήσεων (news-groups, nntp): Πρόκειται για την ηλεκτρονική εκδοχή των παραδοσιακών πινάκων ανακοινώσεων. Η αντίστοιχη εφαρμογή-πελάτης (nn) του χρήστη

23

συνδέεται µε το σταθμό εξυπηρέτησης ομάδων ειδήσεων, επιλέγει µία ή περισσότερεςομάδες ειδήσεων και διαβάζει επιλεκτικά τα άρθρα που τον ενδιαφέρουν. Επιπλέον µμπορείνα δημοσιεύσει το δικό του άρθρο σε κάποια ομάδα ειδήσεων.

Ανοικτή συνομιλία (Internet Relay Chat, IRC): Πρόκειται για την ηλεκτρονικήδιεξαγωγή συζητήσεων μεταξύ χρηστών του διαδικτύου πάνω σε θέματα κοινού ενδιαφέροντος σε κανάλια συζητήσεων (chat rooms). Στην πράξη, αυτή η υπηρεσία δεν έχει αποδειχθεί χρήσιμη, εκτός από τις περιπτώσεις, όπου η συνομιλία είναι δoμημένη. Επιπλέον στην ελεύθερη της μορφή, είναι από αντιπαραγωγική έως και επικίνδυνη, για την προσωπικότητα, την ψυχική υγεία ακόμη και την σωματική ακεραιότητα των συμμετεχόντων. Οι περισσότεροι οργανισμοί ιδιωτικοί και δημόσιοι απαγορεύουν ρητώς την συμμετοχή των στελεχών τους σε τέτοιου είδους δραστηριότητες εν ώρα υπηρεσίας.

Στην συνέχεια θα αναφερθούμε αναλυτικότερα στην Πλοήγηση στο διαδίκτυο (ενεργοποίησηφυλλοµετρητή-Browser, ρυθμίσεις του φυλλοµετρητή, μηχανές αναζήτησης, οργάνωση χρήσιμωνδιευθύνσεων).Ο κατ΄ εξοχή χρησιμοποιούμενος φυλλομετρητής στα Windows είναι ο Internet Explorer, ο οποίος φαίνεται στις παρακάτω εικόνες στις οποίες εξηγούνται οι βασικές λειτουργίες του Όπως αναφέρθηκε, το διαδίκτυο αποτελεί το µμεγαλύτερο δίκτυο διασύνδεσης στον κόσμο και είναι «ανοιχτό» σε οποιονδήποτε επιθυμεί να συνδεθεί σ΄ αυτό. Οι ελάχιστες προϋποθέσεις πουαπαιτείται να έχει κανείς προκειμένου να συνδεθεί στο διαδίκτυο, είναι να διαθέτει διαμορφωτή-αποδιαµορφωτή (modem), µία τηλεφωνική γραµµή την οποία θα χρησιμοποιείται καθ’ όλη την διάρκεια σύνδεσης, και µία άδεια πρόσβασης από κάποιον Παροχέα- Internet Service Provider ((HOL, otenet, forthnet κ.α.). Εφόσον έχετε στη διάθεσή σας µία σύνδεση στο Internet και τοπρόγραµµα Internet Explorer, μπορείτε να αντλήσετε πληροφορίες για οτιδήποτε. Ο όγκος των πληροφοριών που βρίσκονται στο Internet, είναι τεράστιος.

Αυτό, βέβαια, σημαίνει ότι μπορείτε να βρίσκετε ότι πληροφορία θέλετε, αλλά η αναζήτησή τους µμπορεί να δεσμεύει και πολύ από τον πολύτιμο χρόνο σας. Στο κεφάλαιο αυτό θα δούμε πώς µμπορείτε να κάνετε τα ακόλουθα:

Να ρυθμίζετε βασικές παραμέτρους χρήσης του Internet Explorer

Να ορίζετε και να χρησιμοποιείτε αγαπημένες διευθύνσεις, για να οργανώνετε καλύτερα και ορθολογικά τους δικτυακούς τόπους στους οποίους κινείστε συνήθως.

Να χρησιμοποιείτε μηχανές αναζήτησης.

2 . 1 . 2 Π Ρ Ο Ε Τ Ο Ι Μ Α Σ Ι Α Σ Υ Σ Τ Η Μ Α Τ Ο Σ Π Ρ Ι Ν Τ Η Ν Σ Υ Ν Δ Ε Σ Η Σ Τ Ο

Ι Ν Τ Ε Ρ Ν Ε Τ

ΑσφάλειαΠριν αποφασίσουμε να συνδέσουμε για πρώτη φορά κάποιον υπολογιστή στο διαδίκτυο, θα πρέπει να έχουμε βεβαιωθεί ότι είναι κατάλληλα διαμορφωμένος από πλευράς ασφάλειας, επειδή με την σύνδεση μας στο ίντερνετ, αρχίζουν και οι αναγνωριστικές επιθέσεις τύπου scanner, οι οποίες προσπαθούν να εντοπίσουν γνωστές αδυναμίες του λειτουργικού (ή της διαμόρφωσης του) και να το επιμολύνουν. Υπενθυμίζουμε επίσης, ότι η απλή επίσκεψη σε δικτυακούς τόπους αμφιβόλου ποιότητας και περιεχομένου οι οποίοι συνήθως προσφέρουν δωρεάν ‘σπασμένα΄ προγράμματα και παιγνίδια ή άλλου είδους εποπτικό ή μουσικό υλικό, τις περισσότερες φορές έχει σαν αποτέλεσμα την επιμόλυνση του ελλιπώς ασφαλισμένου και παραμετροποιημένου υπολογιστή με ιούς, δούρειους ίππους και rootkits τα οποία μετατρέπουν τον υπολογιστή σε πύλη εισόδου για τους επιτιθέμενους,ή υποχείριο κακοποιών που το χρησιμοποιούν για παράνομες δραστηριότητες, εν πλήρη αγνοία του νόμιμου χρήστη τους. Μερικές από αυτές τις χρήσεις είναι οι παρακάτω :

Αποθήκευση παράνομου υλικού στον μολυσμένο υπολογιστή

Διανομή παράνομου υλικού μέσω του μολυσμένου υπολογιστή

24

Υποκλοπή κωδικών πρόσβασης και προσωπικών δεδομένων μέσω προγραμμάτων παγίδευσης του πληκτρολογίου (Key loggers)

Υποκλοπή όποιων εγγράφων θεωρούν αξιόλογα και αξιοποιήσιμα οι κακοποιοί, από τον υπολογιστή ή τους υπολογιστές του δικτύου στο οποίο ανήκει..

Χρήση του μολυσμένου υπολογιστή (zombie) σε μαζικές επιθέσεις τύπου (DDoS) εναντίον διαδικτυακών τόπων

Χρήση του μολυσμένου υπολογιστή για την αναμετάδοση ανεπιθύμητης αλληλογραφίας (spam)

Χρήση του υπολογιστή για υπερχρέωση τηλεφωνικών συνδιαλέξεων με αριθμούς του εξωτερικού (dialers)

Χρήση του μολυσμένου υπολογιστή για την κάλυψη της πραγματικής ταυτότητας και εθνικότητας του ενεργούντα τις παράνομες πράξεις.

Σημειώνεται επίσης, πως συνηθίζεται μετά την χρήση του μολυσμένου υπολογιστή από τον κακοποιό, ή και στην περίπτωση που αυτός υποψιαστεί ότι έχει γίνει αντιληπτή η εισβολή του, να εγκαταλείπει το σύστημα καταστρέφοντας όλα τα στοιχεία που αυτό περιέχει. Αυτό σημαίνει ότι μαζί καταστρέφεται και η πνευματική περιουσία του οργανισμού που υπήρχε μέσα του. Οι καταστροφές αυτού του είδους αποτιμώνται παγκοσμίως σε πολλά εκατομμύρια δολάρια και είναι συχνότερες από ότι πιστεύει ο απλός χρήστης.

Για τον λόγο αυτό, τα αντίμετρα που επιβάλλεται να παίρνει ο κάθε χρήστης του διαδικτύου, έχουν να κάνουν με την θωράκιση του υπολογιστή πριν καν συνδεθεί στο διαδίκτυο και αφορούν τα παρακάτω :

Ενεργοποίηση τείχους προστασίας Επιλέγοντας Έναρξη -> Πίνακας Ελέγχου -> Κέντρο Ασφάλειας εμφανίζεται το παρακάτω παράθυρο το οποίο μας παρουσιάζει την γενική κατάσταση ασφάλειας του υπολογιστή μας

Επιλέγοντας τον σύνδεσμο του τείχους προστασίας, εμφανίζεται το παρακάτω παράθυρο με τα 3 καρτέλες που παραμετροποιούν την λειτουργία του τείχους προστασίας του υπολογιστή (firewall)

25

Στην καρτέλα ‘Γενικά’ πρέπει να είναι επιλεγμένη η ενεργοποίηση. Στην καρτέλα ‘εξαιρέσεις’ πρέπει να προσέχετε ποια προγράμματα επιτρέπει το τείχος προστασίας να συνδέονται στον υπολογιστή σας ή να επικοινωνούν με το διαδίκτυο, όποτε χρειάζεται.Είναι χρήσιμο να επισκέπτεστε αυτή την καρτέλα κατά καιρούς για τον εντοπισμό τυχόν ανεπιθύμητων ή άχρηστων προγραμμάτων που για οποιοδήποτε λόγο έχουν πρόσβαση στο διαδίκτυο και όταν χρειάζεται να συμβουλεύεστε τον διαχειριστή σας για τον χειρισμό τους.

Προμήθεια, εγκατάσταση και παραμετροποίηση ενός καλού αντιβιοτικού (NOD32,Kaspersky AV, Norton AV, MacAfee), με δυνατότητα online και συχνής ενημέρωσηςτης βάσης δεδομένων των απειλών. Στην παρακάτω οθόνη φαίνεται ένα δείγμα αναφοράς μιας σοβαρής απειλής που αν και πέρασε από το τείχος προστασίας λόγω χειρισμού του χρήστη, εντούτοις δεν ξέφυγε από το αντιβιοτικό πρόγραμμα, το οποίο και την εξουδετέρωσε.

Φροντίδα για την τακτική λήψη και εγκατάσταση ενημερωμένων εκδόσεων των Windows (Windows Update). Επιλέγοντας αυτόματες ενημερώσεις από το κέντρο ασφαλείας εμφανίζεται η παρακάτω οθόνη στην οποία μπορούμε να επιλέξουμε τον τρόπο λήψης των ενημερώσεων του λογισμικού ανάλογα με την εμπειρία και την εξοικείωση μας με τα Windows. Προτείνεται η αυτόματη λήψη και εγκατάσταση..

26

2 . 1 . 3 Ρ Υ Θ Μ Ι Σ Η Κ Α Ι Β Α Σ Ι Κ Η Χ Ρ Η Σ Η Τ Ο Υ I N T E R N E T E X P L O R E R

Για να εκκινήσουμε το πρόγραμμα του Internet Explorer, κάνουμε διπλό κλικ στο εικονίδιο στην επιφάνεια εργασίας (Desktop). Ανοίγει το παράθυρο που φαίνεται πιο κάτω. Μετά την προετοιμασία από πλευράς ασφάλειας του συστήματος για εργασία στο

διαδίκτυο, έχει σημασία να ρυθμίσουμε σωστά στον Internet Explorer, τις παραμέτρους που αφορούν την εμπιστευτικότητα, την ασφάλεια της πλοήγησης και την οργάνωση των «αγαπημένων».

Η παρακάτω εικόνα δείχνει τα βασικά σημεία του προγράμματος και τις λειτουργίες των κουμπιών της εργαλειοθήκης.

Από αριστερά προς τα δεξιά στην εργαλειοθήκη έχουμε τα κουμπιά πλοήγησης, διακοπής φόρτωσης σελίδας, Ανανέωση ιστοσελίδας με νεότερα στοιχεία, Αρχική σελίδα, και την οργάνωση των αγαπημένων διευθύνσεων, το ιστορικό, το email και τα κουμπιά των ενσωματωμένων, στον Internet Explorer λειτουργιών άλλων προγραμμάτων. Η αμέσως επόμενη σειρά περιέχει το πεδίο των διευθύνσεων όπου καταχωρούμε τις διευθύνσεις του διαδικτύου προς τις οποίες θέλουμε να

27

κατευθύνουμε τον φυλλομετρητή. Αφού καταχωρηθεί η διεύθυνση δεν έχουμε παρά να πατήσουμε το ENTER ή το κουμπί ‘μετάβαση’ δίπλα στο πεδίο της διεύθυνσης για να ξεκινήσει η αναζήτηση και φόρτωση της νέας ιστοσελίδας.Σημαντική, αν και συχνά απαρατήρητη, είναι η γραμμή κατάστασης, το τελευταίο κάτω τμήμα του παραθύρου του Internet Explorer, επειδή σε αυτή φαίνονται η τρέχουσα διαδρομή που ακολουθεί ο υπολογιστής μέχρι να φτάσει στην επιθυμητή διεύθυνση (και άρα να εντοπιστούν τυχόν ασυνήθιστες ανακατευθύνσεις που σημαίνουν κίνδυνο), η κατάστασης σύνδεσης (π.χ. στην παρακάτω εικόνα το εικονίδιο της υδρογείου σημαίνει πως είμαστε στην ζώνη του παγκόσμιου Ιστού) και η ασφάλεια της τοποθεσίας (π.χ. το λουκέτο σημαίνει ότι η επικοινωνία με την εν λόγω ιστοσελίδα είναι ασφαλής και κρυπτογραφημένη).

ΡύθμισηΗ παραμετροποίηση του Internet Explorer, γίνεται από την επιλογή του μενού ‘Εργαλεία’

Εδώ μπορούμε εύκολα να αποκλείσουμε τα αναδυόμενα παράθυρα τα οποία έγιναν ενοχλητικά, να επαναφέρουμε τις αρχικές ρυθμίσεις του Web και να ανοίξουμε το παράθυρο με τις επιλογές του Internet, όπως φαίνεται παρακάτω στις διάφορες καρτέλες αυτού του παράθυρου.Στην καρτέλα ‘Γενικά’ ρυθμίζουμε την αρχική ιστοσελίδα που θέλουμε να φορτώνεται με την εκκίνηση του φυλλομετρητή, επιλέγουμε την εκκαθάριση των cookies (αρχεία καταγραφής και ταυτότητας χρήστη συγκεκριμένων δικτυακών τόπων), των προσωρινών αρχείων των ιστοσελίδων που επισκεφθήκαμε και του ιστορικού των επισκέψεων. Επίσης, καθορίζονται εδώ προτιμήσεις γραμματοσειρών, χρωμάτων, γλώσσας και τύπου πρόσβασης.

28

Η επόμενη καρτέλα αφορά το επίπεδο ασφάλειας που επιθυμούμε να έχουμε για κάθε ζώνη (η οποία φαίνεται κάθε φορά στην γραμμή κατάστασης). Το μεσαίο επίπεδο είναι αρκετά ασφαλές για τις περισσότερες χρήσεις και την πλοήγηση σε σχετικά ασφαλείς διευθύνσεις. Σε κάθε περίπτωση πάντως δεν πρέπει να ξεχνάμε ότι οι ασφαλείς και νόμιμοι διαδικτυακοί κόμβοι αποτελούν π΄ρωτης τάξης στόχους επιθέσεων οι οποίες επιδιώκουν στην φόρτωση παρεμβολή υλικού (π.χ. αρχεία ActiveX) μέσα στον διαδικτυακό τόπο με το οποίο να επιμολύνονται οι ανυποψίαστοι επισκέπτες του. Για τον λόγο αυτό στην περίπτωση που κατά την επίσκεψη μας σε κάποιο δικτυακό τόπο μας ζητηθεί η άδεια για να εγκατασταθεί κάποιο απαραίτητο για την σωστή λειτουργία του, ActiveX,δεν πρέπει να το επιτρέπουμε αν δεν είμαστε 100% σίγουροι πως προέρχεται από τους κατόχουςτου δικτυακού τόπου και είναι ασφαλές.

Στην καρτέλα της εμπιστευτικότητας, ρυθμίζονται οι παράμετροι που καθορίζουν τους όρους αποδοχής των cookies καθώς και ο αποκλεισμός διαδικτυακών τόπων προς τους οποίους δεν επιθυμούμε να επισκέπτεται (ή να ανακατευθύνεται αυτόματα ο φυλλομετρητής)

Τέλος, στην καρτέλα ελέγχου περιεχομένου, μπορούμε να ρυθμίσουμε και να κλειδώσουμε το επιτρεπόμενο περιεχόμενο στο οποίο θα έχει πρόσβαση ο φυλλομετρητής, αποκλείοντας έτσι προορισμούς που έχουν χαρακτηριστεί αρνητικά από έγκριτους οργανισμούς, επειδή περιέχουν βία, ανάρμοστη γλώσσα ή γυμνό.

29

Στην επόμενη καρτέλα ‘Για Προχωρημένους’ μπορούμε να έχουμε πρόσβαση στον αναλυτικό κατάλογο παραμέτρων λειτουργίας του Internet Explorer. Διακρίνονται σημαντικές επιλογές όπως ο έλεγχος ανάκλησης πιστοποιητικού (χρησιμοποιείται στην κρυπτογράφηση της επικοινωνίας με τον δικτυακό τόπο και ανάκληση του σημαίνει πως υπάρχει περίπτωση παγίδευσης της επικοινωνίας, καθώς και η αποδοχή της εκτέλεσης ενεργού περιεχομένου (ActiveX) για το οποίο και μιλήσαμε πιο πάνω.

ΟργάνωσηΗ οργάνωση των διευθύνσεων που χρησιμοποιούνται συχνά στην καθημερινή δραστηριότητα του στελέχους της δημόσιας διοίκησης, μπορεί να εξοικονομήσει χρόνο και να διευκολύνει και όποιον άλλο χρησιμοποιεί την συγκεκριμένη θέση εργασίας. Η οργάνωση των χρήσιμων διευθύνσεων γίνεται από την επιλογή ‘Αγαπημένα’ όπως φαίνεται στην παρακάτω εικόνα.

30

Με την επιλογή της ‘Προσθήκης στα Αγαπημένα’ από το μενού ‘Αγαπημένα’ εμφανίζεται το παρακάτω παράθυρο από όπου μπορούμε να επιλέξουμε Το όνομα με το οποίο θα εμφανίζεται στην λίστα των ‘αγαπημένων’ η συντόμευση προς τον δικτυακό τόπο, το αν θέλουμε το περιεχόμενο της ιστοσελίδας να είναι διαθέσιμο και εκτός σύνδεσης, καθώς και τον τυχόν υποφάκελο μέσα στον οποίο θα δημιουργηθεί η συντόμευση.

Στην παρακάτω εικόνα δημιουργείται ένας νέος φάκελος στα ‘αγαπημένα’ με το όνομα ‘Δημόσια Διοίκηση’

Ακολούθως, καταχωρούνται οι ηλεκτρονικές διευθύνσεις των κυριότερων οργανισμών και δημοσίων υπηρεσιών και στην παρακάτω οθόνες φαίνεται πως δείχνουν οι συντομεύσεις που δημιουργήθηκαν.

31

Επειδή η αρχική ταξινόμηση των διευθύνσεων και των φακέλων σπάνια είναι και η βέλτιστη, είναι απαραίτητη, η προσαρμογή και οργάνωση των συντομεύσεων έτσι ώστε να ανταποκρίνονται στις επιμέρους ανάγκες του χρήστη. Αυτό γίνεται από την επιλογή ‘Οργάνωση των Αγαπημένων’ μέσα από την οποία μπορεί ο χρήστης να δημιουργήσει νέους φακέλους να μετακινήσει συντομεύσεις να μετονομάσει κάποιους άλλους και να διαγράψει συντομεύσεις και φακέλους που δεν τους χρειάζεται πλέον.

32

ΑναζήτησηΟ παγκόσμιος ιστός όντας άναρχος χωρίς κεντρικό έλεγχο και εύκολα προσβάσιμος από οποιονδήποτε συγκεντρώνει καθημερινά τεράστιους όγκους πληροφορίας, η οποία παραμένει πρακτικά ανεκμετάλλευτη, αφού πρέπει να ξέρει κανείς που ακριβώς θα την αναζητήσει για να την βρει. Απάντηση και λύση σε αυτήν την αρχική ανάγκη έδωσαν οι μηχανές αναζήτησης, οι οποίες με ειδικά προγράμματα που ονομάζονται spiders διατρέχουν τον παγκόσμιο ιστό αναζητώντας, αποδελτιώνοντας, καταλογοποιώντας, ταξινομώντας και ιεραρχώντας το καινούργιο υλικό, με λέξεις-κλειδιά. Με βάση αυτές τις λέξεις-κλειδιά γίνεται η αναζήτηση και η επιστροφή των διευθύνσεων που ταιριάζουν σαν περιεχόμενο με αυτά, όταν κάνουμε αναζητήσεις στις μηχανές αυτές..Οι δημοφιλέστερες μηχανές αναζήτησης είναι το google.com, yahoo.com, altavista.com και alltheweb.com

Η σύνταξη των όρων αναζήτησης διαφέρουν ελαφρά ανάμεσα στις μηχανές αναζήτησης αλλά είναι παραπλήσιες, αφού στην ουσία αφορούν λογικούς τελεστές και πράξεις ανάμεσα στις λέξεις-κλειδιά

Μια μηχανή αναζήτησης είναι μια τοποθεσία στο διαδίκτυο (Web site) η οποία συνδέεται με μια τεράστια βάση δεδομένων από έγγραφα του Διαδικτύου (Internet files). Επιπρόσθετα μια μηχανή αναζήτησης ενσωματώνει και ένα πρόγραμμα αναζήτησης που επιτρέπει στο χρήστη να ψάξει με ευκολία τη βάση δεδομένων.

Είδη Μηχανών αναζήτησης

Υπάρχουν τέσσερα βασικά είδη μηχανών αναζήτησης, παρόλο που η διάκριση δεν είναι πλέον και τόσο καθαρή αφού το κάθε είδος δανείζεται χαρακτηριστικά των άλλων:

Απλές Μηχανές Αναζήτησης: Χρησιμοποιούν προγράμματα τα οποία ψάχνουν το Διαδίκτυο με βάση τις λέξεις κλειδιά που τοποθετεί ο χρήστης και συγκεντρώνουν όλες τις σχετικές τοποθεσίες σε μια βάση δεδομένων (AltaVista, Google).

Τοποθεσίες με καταλόγους: Είναι οργανωμένοι κατάλογοι από συνδέσεις σε τοποθεσίες του Διαδικτύου τις οποίες έχουν διαλέξει και ομαδοποιήσει ειδικοί στον κάθε τομέα (Yahoo,LookSmart).

Μετα-μηχανές: Χρησιμοποιούν τις βάσεις δεδομένων από άλλες μηχανές αναζήτησης και παρουσιάζουν συνδυασμό των αποτελεσμάτων της κάθε μηχανής (Mamma, MetaCrawler,Vivisimo).

Εξειδικευμένες μηχανές αναζήτησης: Είναι μηχανές αναζήτησης που εξειδικεύονται σε συγκεκριμένα θέματα ή τύπο πληροφοριών (εικόνες, ήχους), όπως για παράδειγμα Ditto.com, FindSounds, Biography.com, Perseus.

Πλεονεκτήματα και μειονεκτήματα των διαφόρων μηχανών αναζήτησης

Η απόδοση μιας μηχανής αναζήτησης επηρεάζεται από το μέγεθος της βάσης δεδομένων που χρησιμοποιεί, τη συχνότητα ενημέρωσης, τις δυνατότητες αναζήτησης και την ταχύτητα αναζήτησης. Έτσι η επιλογή της κάθε μηχανής θα εξαρτηθεί από τους σκοπούς και τα δεδομένα της αναζήτησής μας και το είδος των πληροφοριών που χρειαζόμαστε. Ως γενικό κανόνα θα μπορούσαμε να πούμε ότι:

Οι απλές μηχανές αναζήτησης είναι πιο κατάλληλες για αναζήτηση συγκεκριμένων πληροφοριών.

Οι τοποθεσίες με καταλόγους είναι πιο καλές για διερεύνηση γενικών θεμάτων. Οι μετα-μηχανές είναι καλύτερες για αναζήτηση πληροφοριών για όχι πολύ ξεκάθαρους

όρους ή για να δούμε τι υπάρχει στο Διαδίκτυο γύρω από ένα θέμα.

33

Απλές μηχανές

www.altavista.com: Είναι πολύ γρήγορη και πλήρης. Η βάση δεδομένων της είναι τεράστια και συνεχώς ανανεώνεται. Είναι πολύ αποδοτική όταν χρειαζόμαστε πληροφορίες για μια μοναδική φράση ή λέξη ή για φράσεις που περιλαμβάνουν λέξεις που συχνά αγνοούνται στην αναζήτηση. Επίσης είναι πολύ χρήσιμη για πληροφορίες για συγκεκριμένο όνομα (τόπου, ανθρώπου ή αντικειμένου). Μειονεκτεί στο ότι δεν είναι επιλεκτική στα αποτελέσματα αναζήτησης που παρουσιάζει.

www.google.com: Η πιο μεγάλη μηχανή αναζήτησης στο διαδίκτυο. Επιστρέφει σημαντικά και σχετικά αποτελέσματα γρήγορα ενώ οι όροι αναζήτησης επιστρέφονται με έντονα γράμματα.

www.alltheweb.com Μεγάλη μηχανή αναζήτησης γενικού περιεχομένου.

www.researchville.com: Μας παρέχει τη δυνατότητα να ψάξουμε ταυτόχρονα σε πολλές μηχανές τους ίδιους όρους. Χρησιμοποιείται κυρίως στην αρχή της αναζήτησης μας όταν χρειαζόμαστε μια καλύτερη ιδέα για το τι πηγές σχετικές με την αναζήτηση μας υπάρχουν διαθέσιμες σε διάφορες μηχανές.

Τοποθεσίες με καταλόγους

www.yahoo.com: Έχει κυρίως εμπορικό προσανατολισμό, άρα είναι πολύ χρήσιμη όταν έχουμε ένα γενικής φύσεως θέμα και θέλουμε να το συγκεκριμενοποιήσουμε.

infomine.ucr.edu: Είναι ένας κατάλογος με τοποθεσίες που έχουν προεπιλεγεί από βιβλιοθηκάριους.

lii.org: Επίσης χρήσιμη τοποθεσία με καταλόγους για να συγκεκριμενοποιήσουμε πλατιά ακαδημαϊκά θέματα, η οποία περιλαμβάνει συνδέσεις σε πηγές που έχουν επιλεγεί και αξιολογηθεί από βιβλιοθηκάριους με βάση την χρησιμότητα τους σε χρήστες των δημόσιων βιβλιοθηκών.

Μετα-μηχανές

vivisimo.com: Είναι μια μετα-μηχανή η οποία αφού ψάξει για τις βάσεις δεδομένων διαφόρων μεγάλων μηχανών αναζήτησης ομαδοποιεί και ιεραρχεί τα αποτελέσματα.

Εξειδικευμένες μηχανές αναζήτησης

www.biography.com: Χρήσιμη μηχανή αναζήτησης για βιογραφικές πληροφορίες.

www.perseus.tufts.edu: Εξειδικευμένη μηχανή αναζήτησης σε θέματα σχετικά με την αρχαία Ελλάδα. Περιέχει πρωτογενείς πηγές.

www.yahooligans.com: Μηχανή αναζήτησης για σελίδες κατάλληλες για παιδιά.

www.ditto.com: Μηχανή αναζήτησης για εικόνες.

www.findsounds.com: Εξειδικευμένη μηχανή αναζήτησης για ήχους.

Χρήση λέξεων - κλειδιών στην αναζήτηση πληροφοριών

Η αναζήτηση πληροφοριών γίνεται αποτελεσματική με τη χρήση λέξεων – κλειδιών. Έτσι, θα πρέπει στις αναζητήσεις μας να γινόμαστε όσο πιο συγκεκριμένοι γίνεται, χωρίς ωστόσο να είμαστε απόλυτα συγκεκριμένοι και να αποκλείουμε παραπλήσιες έννοιες που θα μπορούσαν να μας οδηγήσουν στις πληροφορίες που αναζητούμε.

Έτσι, για παράδειγμα, η αναζήτηση “Ολυμπιακοί Αγώνες” θα μας φέρει πληθώρα ιστοσελίδων με το συγκεκριμένο θέμα.

Εφαρμογή

Πληκτρολογήστε στη γραμμή διεύθυνσης / address box την ηλεκτρονική διεύθυνση www.google.com

34

Η ιστοσελίδα του Google

Στο πλαίσιο αναζήτησης γράψετε “Ολυμπιακοί Αγώνες” (Σημείωση: Στο google μπορεί να γίνει αναζήτηση και στα ελληνικά. Αν όχι στο δικό σας Η/Υτότε χρησιμοποιήστε αγγλικούς όρους π.χ. Olympic games).

Όπως φαίνεται και στην εικόνα 19, θα εμφανιστούν χιλιάδες αναφορές που εμπεριέχουν λέξεις ή τη φράση που έχουμε αναζητήσει. Αν εμείς επιθυμούμε να βρούμε πληροφορίες για τους Ολυμπιακούς Αγώνες της Αθήνας 2004 θα πρέπει να το ορίσουμε στην αναζήτησή μας. Αυτό γίνεται με τη χρήση τελεστών αναζήτησης.

Εικόνα 19: Τα αποτελέσματα της αναζήτησης με θέμα Ολυμπιακοί Αγώνες

Λογικοί τελεστές αναζήτησης

Οι τελεστές αναζήτησης χρησιμοποιούνται για να μειώσουν το πλήθος των αποτελεσμάτων της αναζήτησης, έτσι ώστε να βρούμε ακριβώς αυτό που ψάχνουμε και να μη χαθούμε στο πλήθος των πληροφοριών που θα παρουσιαστούν μπροστά μας. Οι τελεστές αναζήτησης που χρησιμοποιούνται περισσότερο είναι οι πιο κάτω:

Εισαγωγικά: Χρησιμοποιούνται για το ψάξιμο πληροφοριών που περιλαμβάνουν συγκεκριμένες λέξεις με μια καθορισμένη σειρά. (φράσεις)

Κεφαλαία: Χρησιμοποιούνται στο πρώτο γράμμα συνεχόμενων ονομάτων για να τις χειριστεί η μηχανή σαν ένα όνομα ή τίτλο.

+ ή AND: Χρησιμοποιούνται για να συνδυάσουν δύο ή περισσότερους όρους και να εντοπιστούν πληροφορίες που περιέχουν όλους τους επιλεγμένους όρους.

– ή ΝΟΤ: Χρησιμοποιούνται για να αποκλείσουν κάποιες λέξεις από την αναζήτησή σας. ΟR: Χρησιμοποιείται για να αναζητηθούν όλα τα έγγραφα που περιέχουν οποιονδήποτε από

τους επιλεγμένους όρους. *: Χρησιμοποιείται στην αναζήτηση όρων με την ίδια ρίζα ή διαφορετική ορθογραφία. Οι

μηχανές αναζήτησης απαιτούν να χρησιμοποιηθεί το * μετά τουλάχιστον 3 γράμματα και θα βρουν λέξεις με 0 ως 5 επιπλέον γράμματα.

Παρενθέσεις: Χρησιμοποιούνται για να ομαδοποιήσουν αναζητήσεις με πολλαπλούς τελεστές αναζήτησης.

35

Εφαρμογή

Ας εφαρμόσουμε αυτούς τους τελεστές αναζήτησης με μια διαφορετική μηχανή αναζήτησης, το google. Ψάχνουμε ξανά ενότητες που σχετίζονται με τους Ολυμπιακούς Αγώνες.

Πληκτρολογήστε τη διεύθυνση της μηχανής αναζήτησης www.google.com Πατήστε στο κουμπί Advanced Search (Σύνθετη Αναζήτηση)

Ας δούμε πώς διαμορφώνεται η αναζήτηση κάθε φορά που χρησιμοποιούμε διαφορετικό τελεστή αναζήτησης:

Πληκτρολογήστε ολόκληρη τη φράση Δημόσια Διοίκηση Τοποθετείστε σε εισαγωγικά τη φράση Τοποθετείστε το αρχικό γράμμα κάθε λέξης με κεφαλαίο για να το μεταχειριστείτε σαν

όνομα ή τίτλο Χρησιμοποιήστε τον τελεστή αναζήτησης AND (ή +) και προσθέστε στην αναζήτησή σας τον

όρο Κατάλογος Χρησιμοποιήστε τον τελεστή αναζήτησης AND NOT (ή -) και αποκλείστε από την

αναζήτησή σας τον όρο ιστοσελίδες

Σημειώνεται εδώ, ότι η μηχανή αναζήτησης της google λαμβάνει υπόψη της μόνο τους 10 πρώτους όρους αναζήτησης (λέξεις). Αντίστοιχους περιορισμούς έχουν και οι υπόλοιπες βασικές μηχανές αναζήτησης.

Η κάθε μηχανή αναζήτησης διαθέτει ανάλογα χαρακτηριστικά που επιτρέπουν την αποτελεσματική χρήση της για να φτάσει ο χρήστης της σε ένα μικρό υποσύνολο αποτελεσμάτων που τον ενδιαφέρουν.

36

2 . 1 . 4 Τ Η Λ Ε Μ Α Τ Ι Κ Ο Σ Κ Ο Ρ Μ Ο Σ Δ Η Μ Ο Σ Ι Α Σ Δ Ι Ο Ι Κ Η Σ Η Σ Κ Α Ι

Α Υ Τ Ο Δ Ι Ο Ι Κ Η Σ Η Σ Π Ρ Ο Γ Ρ Α Μ Μ Α « Σ Υ Ζ Ε Υ Ξ Ι Σ »

Περιγραφή του έργου

Το Έργο "ΣΥΖΕΥΞΙΣ" http://www.syzefxis.gov.gr αποτελεί τυπικό έργο παροχής τηλεπικοινωνιακών και τηλεματικών υπηρεσιών μεγάλης έκτασης και κλίμακας. Καλύπτει το σύνολο της Ελληνικής Επικράτειας με παρουσία σε περίπου 1800 σημεία. Αναφέρεται σε Φορείς του Ελληνικού Δημόσιου Τομέα, οι ανάγκες των οποίων δεν περιορίζονται σε απλές τηλεφωνικές συνδέσεις αλλά επεκτείνονται περιλαμβάνοντας προηγμένες υπηρεσίες φωνής, δεδομένων και εικόνας. Στόχος είναι να αποτελέσει το Εθνικό Δίκτυο της Δημόσιας Διοίκησης, το οποίο για τρία χρόνια χωρίς κανένα κόστος θα προσφέρει στους φορείς που εντάσσονται σε αυτό υπηρεσίες όπως :

Διασύνδεση σε ένα Ενιαίο Δίκτυο Δεδομένων και φωνής περί των 2000 φορέων της Δημόσιας Διοίκησης

Ευρυζωνικές υπηρεσίες πρόσβασης στο Internet και υπηρεσίες Ηλεκτρονικού Ταχυδρομείου

Διαδικτυακή Πύλη με υπηρεσίες προστιθέμενης αξίας (π.χ Υπηρεσίες καταλόγου, εφαρμογές τηλεσυνεργασίας κ.λ.π) σε όλους τους φορείς της Δημόσιας Διοίκησης)

Υποδομή ασφάλειας για την έκδοση ψηφιακών πιστοποιητικών

Ηλεκτρονικό σύστημα Τηλεκπαίδευσης (Σύγχρονης και Ασύγχρονης)

Υπηρεσίες Τηλεδιάσκεψης

Δωρεάν τηλεφωνία τόσο μεταξύ των Υπηρεσιών του Φορέα, όσο και για όλες τις συνδεδεμένες Υπηρεσίες.

Οφέλη

Κύριος σκοπός του Έργου είναι η βελτίωση της λειτουργίας των φορέων της Ελληνικής Δημόσιας Διοίκησης, με την αναβάθμιση της ποιότητας των προσφερόμενων σε αυτούς τηλεπικοινωνιακών υπηρεσιών και την παροχή προηγμένων τηλεματικών υπηρεσιών.

Οι στόχοι που επιδιώκονται με το Έργο είναι:

Ο εκσυγχρονισμός της Ελληνικής Δημόσιας Διοίκησης (υλοποίηση του μοντέλου της ηλεκτρονικής διακυβέρνησης) με την παροχή προηγμένων τηλεματικών υπηρεσιών και υπηρεσιών προστιθέμενης αξίας.

Η διάδοση των δυνατοτήτων του Έργου στα στελέχη του Ελληνικού Δημόσιου Τομέα. Οι ενέργειες κατάρτισης που προβλέπονται στο πλαίσιο του Έργου, αποτελούν αναπόσπαστο τμήμα του συνόλου των ενεργειών κατάρτισης που προβλέπονται στο πλαίσιο της αναβάθμισης του ανθρώπινου δυναμικού του Ελληνικού Δημόσιου Τομέα, τόσο όσον αφορά την κατάρτιση στη χρήση πληροφοριακών συστημάτων, όσο και στην απόκτηση βασικών δεξιοτήτων στη χρήση των νέων τεχνολογιών.

Η αποτελεσματική εκμετάλλευση των πληροφοριακών συστημάτων των φορέων του Ελληνικού Δημόσιου Τομέα μέσω της λειτουργικής διασύνδεσης των συστημάτων αυτών, της εγκατάστασης ιεραρχικού δικτύου εξυπηρετητών και της διαχείρισης των τελικών χρηστών στη λογική κλειστών περιβαλλόντων.

Η εκμετάλλευση εναλλακτικών πηγών πληροφοριών και η αποφυγή επικαλύψεων -επαναλήψεων σε βάσεις δεδομένων και δικτυακές εγκαταστάσεις.

Η αποτελεσματική διαχείριση της διακίνησης των δεδομένων των φορέων του Ελληνικού Δημόσιου Τομέα και η κεντρική και κατανεμημένη υποστήριξη των τηλεματικών εφαρμογών.

Η μείωση του κόστους της επικοινωνίας μεταξύ των φορέων του Ελληνικού Δημόσιου Τομέα με ταυτόχρονη αύξηση της ταχύτητας και ασφάλειας διακίνησης των πληροφοριών.

37

Η ενοποιημένη αναβάθμιση των παρεχόμενων προς τον πολίτη υπηρεσιών, μέσω αυτοματοποιημένων και φιλικών προς τον χρήστη συστημάτων πληροφόρησης και διεκπεραίωσης συναλλαγών με τις Ελληνικές Δημόσιες Υπηρεσίες.

Η εύκολη και γρήγορη αναζήτηση από τον πολίτη πληροφοριών οι οποίες έχουν ως πηγή Φορείς του Ελληνικού Δημόσιου Τομέα.

Η βελτίωση της εξυπηρέτησης του πολίτη, ιδιαίτερα για διαδικασίες οι οποίες απαιτούν εμπλοκή περισσοτέρων του ενός φορέα, με τελικό στόχο την παροχή υπηρεσιών μιας στάσης.

Η αξιοποίηση των δυνατοτήτων που παρέχονται από την απελευθέρωση των τηλεπικοινωνιών και από την ανάπτυξη εναλλακτικών τρόπων υλοποίησης και χρηματοδότησης τηλεπικοινωνιακών έργων.

Η μείωση του "ψηφιακού χάσματος" στο πλαίσιο της κοινωνίας της πληροφορίας.

Παράλληλα, με την υλοποίηση του Έργου επιδιώκεται η ανάπτυξη της βιομηχανίας πληροφορικής και επικοινωνιών σε ένα περιβάλλον υγιούς ανταγωνισμού και η πλήρης αξιοποίηση των επενδύσεων στις τεχνολογίες πληροφορικής και επικοινωνιών. Η εμφάνιση ενός τόσο μεγάλου Έργου όπως το "ΣΥΖΕΥΞΙΣ" αναμένεται να επηρεάσει την αγορά των τηλεπικοινωνιών κυρίως στην παροχή των ευρυζωνικών υπηρεσιών.

Αρχιτεκτονική

Το δίκτυο ΣΥΖΕΥΞΙΣ αποτελεί ένα έργο παροχής τηλεπικοινωνιακών και τηλεματικών υπηρεσιών μεγάλης έκτασης και κλίμακας καλύπτοντας το σύνολο της Ελληνικής Επικράτειας με παρουσία σε περίπου 2000 σημεία. Στο Έργο "ΣΥΖΕΥΞΙΣ" η Ελληνική Επικράτεια έχει χωριστεί σε έξι (6) "τηλεπικοινωνιακά διαμερίσματα" που αναφέρονται ως Νησίδες (Υποέργα 1-6) και ενώνονται μεταξύ τους μέσω ενός δικτύου κορμού (Υποέργο 7).

Το δίκτυο κάθε Νησίδας περιλαμβάνει την δημιουργία Δικτύου Πρόσβασης και Δικτύου Διανομής. Τόσο το δίκτυο πρόσβασης όσο και το δίκτυο διανομής δεν είναι ιδιοκτησία του Δημοσίου αλλά του διατίθενται ως υπηρεσία από τον Ανάδοχο. Το Δίκτυο Πρόσβασης περιλαμβάνει τον απαραίτητο ενεργό δικτυακό εξοπλισμό, ο οποίος μετά το πέρας της τριετίας θα παραμείνει στην κυριότητα του Δημοσίου, και τα τηλεπικοινωνιακά κυκλώματα που θα διασυνδέουν το κεντρικό κτίριο κάθε Φορέα με τον τοπικό κόμβο PoP του Δικτύου Διανομής. Το Δίκτυο Διανομής αποτελεί ουσιαστικά την "παρουσία" του "ΣΥΖΕΥΞΙΣ" στα αστικά κέντρα της Νησίδας.

38

Ολοι οι φορείς του ΣΥΖΕΥΞΙΣ (περίπου 1800) έχουν χωριστεί και ταξινομηθεί σε μία ξεχωριστήΓεωγραφική Νησίδα ο καθένας όπως φαίνεται στα παρακάτω δύο σχήματα (6 Νησίδες):

Η τηλεπικοινωνιακή γραμμή που ξεκινά από το κτήριο ενός Φορέα (ανεξάρτητα αν είναι χάλκινη, ασύρματη ή οπτική) και τερματίζει φυσικά σε κάποιο τηλεπικοινωνιακό κόμβο του Αναδόχου της Νησίδας του, λέγεται γραμμή πρόσβασης. Το σύνολο αυτών των γραμμών σε κάθε Νησίδα το ονομάζουμε δίκτυο πρόσβασης Νησίδας. Το σύνολο και των 1800 γραμμών πανελλαδικά το ονομάζουμε δίκτυο πρόσβασης του ΣΥΖΕΥΞΙΣ. Oι κόμβοι αυτοί του Αναδόχου που τερματίζουν οι γραμμές πρόσβασης των Φορέων, λέγονται κόμβοι διανομής (ή POPs διανομής) και είναι τουλάχιστον από ένας στις μεγαλύτερες ελληνικές πόλεις.

Στο παρακάτω σχήμα φαίνονται ενδεικτικά με τις μαύρες γραμμές οι γραμμές πρόσβασης και με κόκκινους κύκλους ενδεικτικά οι κόμβοι διανομής. Οι κόμβοι διανομής του ΣΥΖΕΥΞΙΣ είναι περίπου 80 σε όλη την Ελλάδα.

39

Σε κάθε Νησίδα τα POPs διανομής του ΣΥΖΕΥΞΙΣ που της αντιστοιχούν, με πολύ μεγαλύτερες γραμμές ενώνονται μεταξύ τους φτιάχνοντας από ένα ισχυρό δίκτυο σε κάθε Νησίδα, που λέγεται δίκτυο διανομής Νησίδας. Όλα τα δίκτυα διανομής μαζί αποτελούν το δίκτυο διανομής του ΣΥΖΕΥΞΙΣ. Όπως φαίνεται και στο παρακάτω σχήμα για να μιλήσουν τα 6 δίκτυα διανομής των Νησίδων μεταξύ τους μένει ένα ακόμη βήμα που περιγράφεται παρακάτω.

40

Σε 5 σημεία (2 Αθήνα – 1 Θεσσαλονίκη – 1 Πάτρα – 1 Ηράκλειο) έχουμε κόμβους κορμού του ΣΥΖΕΥΞΙΣ που φαίνονται με πράσινα τρίγωνα στο παρακάτω σχήμα. Αυτοί ενώνονται μεταξύ τους με πολύ μεγάλες τηλεπικοινωνιακές ζεύξεις που αποτελούν το δίκτυο κορμού του έργου. Το δίκτυο κορμού του ΣΥΖΕΥΞΙΣ φυσικά φτιάχτηκε για να μιλάνε μεταξύ τους τα 6 δίκτυα διανομής και άρα τα 1800 σημεία πρόσβασης.

41

Γίνεται φανερό ότι το δίκτυο ΣΥΖΕΥΞΙΣ είναι ένα δίκτυο που έχει :

6 Νησίδες

5 κομβικά σημεία (δίκτυο κορμού)

80 PoPs διανομής (δίκτυο διανομής)

1800 σημεία πρόσβασης (δίκτυο πρόσβασης)

Για να μιλήσει ένας φορέας Α από την Κρήτη (Νησίδα 4) με έναν Β από την Κέρκυρα (Νησίδα 6) η διαδρομή είναι η εξής :

1. Γραμμή πρόσβασης Φορέα Α στη Νησίδα 4

2. Γραμμές Διανομής Νησίδας 4 μέχρι να φτάσουμε στο Ηράκλειο που είναι το κομβικό σημείο του κορμού

3. Δίκτυο κορμού Ηράκλειο – Αθήνα και Αθήνα – Πάτρα

4. Γραμμές Διανομής Νησίδας 6 μέχρι να φτάσουμε στο POP διανομής που ανήκει ο Φορέας Β

5. Γραμμή πρόσβασης Φορέα Β στη Νησίδα 6

42

Οι φορείς που είναι «συνδεδεμένοι» στο "ΣΥΖΕΥΞΙΣ" ανήκουν σε 4 διαφορετικές κατηγορίες και έχουν οργανωθούν σε 4 διαφορετικά ιδεατά κλειστά δίκτυα (VPN). Το κάθε ιδεατό κλειστό δίκτυο εξασφαλίζει τα παρακάτω:

· Ανοιχτή επικοινωνία κάθε Φορέα με όλους τους Φορείς της ίδιας κατηγορίας που ανήκουν στα γεωγραφικά όρια της νησίδας αλλά και με Φορείς της ίδιας κατηγορίας που ανήκουν σε διαφορετική νησίδα μέσω του δικτύου κορμού του "ΣΥΖΕΥΞΙΣ".

· Ελεγχόμενη - Περιορισμένη επικοινωνία με Φορείς που ανήκουν σε διαφορετική κατηγορία και είναι είτε μέσα στα όρια της νησίδας είτε σε άλλη νησίδα.

· Ελεγχόμενη - Περιορισμένη πρόσβαση στο Διαδίκτυο (Internet).

· Ελεγχόμενη - Περιορισμένη τηλεφωνική πρόσβαση στην εκτός "ΣΥΖΕΥΞΙΣ" κοινότητα.

· Ελεγχόμενη - Περιορισμένη πρόσβαση σε υπηρεσίες του δικτύου κορμού (δίκτυο TESTA,δίκτυο ΕΔΕΤ, κ.λ.π.).

Tα 4 VPNs είναι τα εξής :

Υπουργείο Εσωτερικών (VPN-1)60 Φορείς Κεντρικής & Περιφερειακής Διοίκησης 958 Φορείς Τοπικής αυτοδιοίκησης 1ου & 2ου βαθμού.185 Κέντρα εξυπηρέτησης πολιτών (KEΠ)

Υπουργείο Υγείας (VPN-2) 474 ( Νοσοκομεία, Κέντρα Υγείας, ΠΕΣΥ )

Υπουργείο Οικονομίας (VPN-3) 29 Διαχειριστικές Αρχές 3ου ΚΠΣ.

Υπουργείο ΕΘν. Αμύνης (VPN-4) 60 Στρατολογικά Γραφεία

43

Υπηρεσίες

Φωνή / FAX

Το ΣΥΖΕΥΞΙΣ, πάνω από IP πρωτόκολλο, παρέχει σε κάθε Φορέα υπηρεσίες τηλεφωνικής επικοινωνίας και τηλεομοιοτυπίας(FAX). Συγκεκριμένα παρέχει στις εγκαταστάσεις του κάθε Φορέα τον απαραίτητο εξοπλισμό ώστε να δίνει σε κάθε χρήστη τη δυνατότητα τηλεφωνικής κλήσης από/προς οποιοδήποτε τηλέφωνο-προορισμό, εντός ή εκτός "ΣΥΖΕΥΞΙΣ".

Ο εξοπλισμός αυτός διασυνδέει το τηλεφωνικό κέντρο του κάθε Φορέα με IP δικτυακή υποδομή (Voice over IP Gateway ή VoIP Gateway ή Gateway). Η διασύνδεση ανάμεσα στο τηλεφωνικό κέντρο και το VoIP Gateway επιτρέπει την επικοινωνία φωνής και fax.ζ

Τηλεφωνία / FAX Εντός ΣΥΖΕΥΞΙΣ Τηλεφωνία / FAX Εκτός ΣΥΖΕΥΞΙΣ

Διακίνηση Δεδoμένων

Περιλαμβάνει :

Υπηρεσία Διασύνδεσης Νησίδας με το Διαδίκτυο

Υπηρεσία Ονοματολογίας (DNS)

Υπηρεσία Διακομιστή Μεσολάβησης (cache proxying)

Υπηρεσία Ασφάλειας Νησίδας

Υπηρεσία Ελέγχου Περιεχομένου

Υπηρεσία Ηλεκτρονικού Ταχυδρομείου (email)

Υπηρεσία Φιλοξενίας Ιστοσελίδων (web hosting)

Τηλεδιάσκεψη

Τηλεδιάσκεψη ονομάζεται η "συνάντηση" απομακρυσμένων χώρων μέσω ενός δικτύου επικοινωνίας. Σκοπός είναι η ανταλλαγή εικόνας και ήχου μεταξύ των πλευρών και μάλιστα με δυνατότητα παρέμβασης από όλους τους συμμετέχοντες. Απαραίτητο συμπλήρωμα σε μια τηλεδιάσκεψη αποτελεί η δυνατότητα ταυτόχρονης χρήσης εφαρμογών (application sharing), μέσω της οποίος οποιοσδήποτε συμμετέχει σε μία τηλεδιάσκεψη έχει τη δυνατότητα να "μοιραστεί" με τους απομακρυσμένους χώρους υλικό σε ηλεκτρονική μορφή. Η επιλογή του τρόπου με τον οποίο θα οργανωθεί ένας κόμβος, έτοιμος για συμμετοχή σε τηλεδιάσκεψη, εξαρτάται από τις απαιτήσεις των σεναρίων που πρόκειται να υλοποιηθούν με τη χρήση του.

Ο εξοπλισμός πρέπει να τοποθετηθεί με τέτοιο τρόπο, ώστε όλοι όσοι βρίσκονται στην αίθουσα να μπορούν να συμμετέχουν χωρίς πρόβλημα στις τηλεδιασκέψεις που θα λαμβάνουν χώρα εκεί. Δεδομένης της τοποθέτησης των επίπλων εντός της αίθουσας, θα επιλεγεί η πλευρά εκείνη που επιθυμείται να στρέφονται οι συμμετέχοντες για την παρακολούθηση της συζήτησης. Προς αυτήν την πλευρά, κοντά στα γραφεία όπου θα κάθονται οι παρευρισκόμενοι, θα τοποθετηθεί ο τηλεοπτικός δέκτης. Το ανεξάρτητο σύστημα τηλεδιάσκεψης θα εγκατασταθεί είτε επάνω στην τηλεόραση, είτε μπροστά σε αυτήν και σε υπόβαθρο ύψους όμοιου με τα γραφεία. Στον τοίχο της ίδιας πλευράς θα αναρτηθεί η επιφάνεια προβολής. Ανάλογα με τις χωρητικές δυνατότητες της κάθε αίθουσας, θα εκτιμηθεί η δυνατότητα σταθερής τοποθέτησης του τηλεοπτικού δέκτη. Αν ο τελευταίος παρεμποδίζει την παρακολούθηση της επιφάνειας προβολής, τότε θα τοποθετηθεί σε κινούμενη βάση (π.χ. κυλιόμενο τραπεζάκι). Το προβολικό θα στερεωθεί στην οροφή, σε

44

κατάλληλη θέση, από άποψη απόστασης και ευθυγράμμισης, σε σχέση με την επιφάνεια προβολής.Από πλευράς καλωδίωσης, θα υπάρχουν οι εξής σταθερές συνδέσεις: η κάρτα γραφικών του προσωπικού υπολογιστή με τη μία VGA είσοδο του προβολικού και η κύρια έξοδος του συστήματος τηλεδιάσκεψης με τη μία video είσοδο του τηλεοπτικού δέκτη. Θα υπάρχει, κοντά στα γραφεία, καλώδιο VGA ελεύθερο στο ένα άκρο, του οποίου το δεύτερο άκρο θα είναι συνδεδεμένο στη δεύτερη VGA είσοδο του προβολικού. Αντιστοίχως θα υπάρχουν αναμονές και για τις videoεισόδους του προβολικού αλλά και για τις υπόλοιπες εισόδους του τηλεοπτικού δέκτη. Η έξοδος του μίκτη του συστήματος των μικροφώνων θα συνδέεται στο σύστημα τηλεδιάσκεψης.Ο εξοπλισμός θα εγκατασταθεί σε χώρους που θα υποδειχθούν στον Ανάδοχο. Με την εγκατάσταση θα προσφέρονται τα απαραίτητα καλώδια για την σύνδεση με το δίκτυο δεδομένων και δίκτυο παροχής ρεύματος και όλα τα επιπλέον εξαρτήματα που ενδέχεται να χρειαστούν, όπως επίσης και τα απαιτούμενα έπιπλα (τραπεζάκια, βάσεις στήριξης, κ.τ.λ.).

PKI SSL Υπηρεσία Απομακρυσμένης Πρόσβασης

Το δίκτυο ΣΥΖΕΥΞΙΣ προσφέρει, σε επιλεγμένους χρήστες, την δυνατότητα απομακρυσμένης πρόσβασης στις υπηρεσίες της Νησίδας τους. Η υπηρεσία αυτή δεν δίνεται δωρεάν στους φορείς των Νησίδων, αλλά το μηνιαίο κόστος της βαρύνει τους ίδιους.

Με χρήση τεχνολογιών VPN/VPDN δίνεται η δυνατότητα άμεσης πρόσβασης σε δεδομένα και εφαρμογές που βρίσκονται προστατευμένα μέσα στο δίκτυο της Νησίδας που ανήκει ένας χρήστης από οποιοδήποτε σημείο της επικράτειας, αρκεί αυτός να έχει πρόσβαση στο Internet.

Στο κεντρικό σημείο πρόσβασης κάθε Νησίδας στο διαδίκτυο υπάρχει κατάλληλο VPN Gateway,τοποθετημένο στην περιοχή DMZ (DeMilitarized Zone) της Νησίδας. Οι χρήστες χρησιμοποιώντας κατάλληλο λογισμικό VPN Client θα συνδέονται μέσω Internet σε αυτό το VPNgateway, όπως δείχνει το παρακάτω σχήμα.

Οποιοσδήποτε χρήστης του ΣΥΖΕΥΞΙΣ μπορεί να έχει πρόσβαση στο Internet και φυσικά τα κατάλληλα δικαιώματα πρόσβασης, είναι δυνατόν με χρήση αυτής της υπηρεσίας να έχει απευθείας πρόσβαση στα δεδομένα και τις εφαρμογές της Νησίδας του.

45

Οι τεχνικές πρόσβασης που προσφέρονται είναι οι εξής:

Wi-Fi (802.11) GPRS ADSL Dial-up/PSTN-ISDN

Δίκτυο TESTA

To δίκτυο ΣΥΖΕΥΞΙΣ αποτελεί την πύλη για την Ελληνική Δημόσια Διοίκηση στο κλειστόΔιευρωπαϊκό δίκτυο TESTA (Trans-European Services for Telematics betweenAdministrations).

To δίκτυο TESTA όχι μόνο διασυνδέει με ασφάλεια τα εθνικά δίκτυα των κρατών -μελών της Ευρωπαϊκής Ενωσης, αλλά και αποτελεί μια ασφαλή διευρωπαϊκή δικτυακή υποδομή πάνω από την οποία διακινούνται κρίσιμες πληροφορίες από κομβικά projects της Ε.Ε.

Δίκτυο ΕΔΕΤ

Το Εθνικό Δίκτυο Έρευνας και Τεχνολογίας ΕΔΕΤ / GRNET παρέχει στην Ελληνική Ακαδημαϊκή, Ερευνητική και εκπαιδευτική κοινότητα προηγμένες υπηρεσίες εθνικής διασύνδεσης Ιντερνετ υψηλής χωρητικότητας εξυπηρετώντας όλα τα ΑΕΙ, ΤΕΙ, τα Ερευνητικά Κέντρα της χώρας και πάνω από 9500 σχολεία μέσω του Πανελλήνιου Σχολικού Δικτύου.

Επίσης το ΕΔΕΤ :

Διαχειρίζεται τον κόμβο Athens Internet Exchange (AIX), ο οποίος παρέχει τοπική διασύνδεση μεταξύ των μεγαλυτέρων εταιρειών παροχής υπηρεσιών Ιντερνετ στην Ελλάδα.

Παρέχει διεθνή διασύνδεση με τα υπόλοιπα ερευνητικά δίκτυα και το Ίντερνετ μέσω του πανευρωπαϊκού ερευνητικού δικτύου GEANT

Διαχειρίζεται / συμμετέχει σε μια σειρά αναπτυξιακών έργων, τα οποία έχουν σκοπό την προώθηση των τεχνολογιών του Ίντερνετ και των εφαρμογών τους στις ελληνικές επιχειρήσεις και τη διαμόρφωση και ανταλλαγή ιδεών και προτάσεων για το ηλεκτρονικό επιχειρείν, με έμφαση στις Μικρομεσαίες Επιχειρήσεις (ΜΜΕ)

To ΣΥΖΕΥΞΙΣ διαθέτει σύνδεση 1Gbps με το ΕΔΕΤ.

46

2 . 1 . 5 Δ Η Μ Ο Σ Ι Α Δ Ι Ο Ι Κ Η Σ Η Σ Τ Ο Ι Ν Τ Ε Ρ Ν Ε Τ Κ Α Ι Κ Υ Ρ Ι Ο Τ Ε Ρ Ο Ι Κ Ο Μ Β Ο Ι

ΦΟΡΕΑΣ ΗΛΕΚΤΡΟΝΙΚΗ Δ/ΝΣΗ

1. Υπουργείο Μακεδονίας-Θράκης www.mathra.gr

2. Κέντρο διαφύλαξης Αγιορείτικης Κληρονομιάς www.mathra.gr

3. Λαογραφικό και Εθνολογικό Μουσείο www.mathra.gr

4. Εθνικό Κέντρο Χαρτών και Χαρτ./κης Κληρονομιάς www.maplibrary.gr

5. Διεθνής Έκθεση Θεσσαλονίκης www.tif.gr

6. HELEXRO-Ελληνικές Εκθέσεις www.helexpo.gr

7. Ευρωπαϊκό Κέντρο Επικοινωνίας, Πληρ/σης και Πολιτισμού www.ekepp.gr

8. Εταιρεία Ύδρευσης-Αποχέτευσης Θες/νίκης www.oath.gr

9. Υπουργείο Εργασίας κ' Κοινωνικών Ασφαλίσεων www.labor-ministry.gr

10. Γενική Γραμματεία Κοινωνικών Ασφαλίσεων www.ggka.gr

11. Οργανισμός Απασχόλησης Εργατικού Δυναμικού (ΟΑΕΔ) www.oaed.gr

12. Οργανισμός Εργατικής Κατοικίας (ΟΕΚ) www.oek.gr

13. Οργανισμός Εργατικής Εστίας (ΟΕΕ) www.oee.gr

14. Εθνικό Ινστιτούτο Εργασίας (ΕΙΕ) http://www.eie.org.gr/

15. Εθνικό Κέντρο Δομών Συνεχιζόμενης Επαγγελ/ικής Κατάρτισης και Συνοδευτικών Υπηρεσιών (ΕΚΕΠΙΣ)

www.ekepis.gr

16. Υπουργείο Αιγαίου www.ypai.gr

17. Υπουργείο Υγείας και Πρόνοιας www.mohaw.gr

18. Υπουργείο Γεωργίας www.minagric.gr

19. Εθνικό Ίδρυμα Αγροτικής Έρευνας (ΕΘΙΑΓΕ) "www.nagref.gr www.ethiage.gr"

20. Ινστιτούτο Αμπέλου, Λαχανοκομίας και Ανθοκομίας Ηρακλείου

www.nagref-her.gr

21. Ινστιτούτο γεωργικών Μηχανών και Κατασκευών http://www.nagref.gr/

22. Ινστιτούτο Δασικών Ερευνών Θεσ/νίκης www.fri.gr

23. Ινστιτούτο Κτηνιατρικών Ερευνών Θεσσαλονίκης www.vri.gr

24. Ινστιτούτο Μεσογειακών Δασικών Υποσυστημάτων και Τεχνολογίας Δασικών προϊόντων

www.fria.gr

25. Ινστιτούτο Υποτροπικών Φυτών και Ελιάς Χανιών www.nagrefinstitutecha.gr

26. Ελληνικός Οργανισμός Γάλακτος (ΕΛΟΓ) www.elog.gr

27. Οργανισμός Τυποποίησης και Επίβλεψης Γεωργικών Προϊόντων

www.agrocert.gr

28. Γεωτεχνικό Επιμελητήριο Ελλάδας http://www.geotee.gr

29. Οργανισμός Ελληνικών Γεωργικών Ασφαλίσεων http://www.minagric.gr/greek/elga/

30. Υπουργείο Εξωτερικών www.mfa.gr

31. Γενική Γραμματεία Απόδημου Ελληνισμού www.ggae.gr

32. Υπουργείο Τύπου και Μέσων Μαζικής Ενημέρωσης http://www.minpress.gr

33. Υπουργείο Εθνικής Παιδείας και Θρησκευμάτων www.ypepth.gr

34. Υπουργείο ΠΕ.ΧΩ.ΔΕ www.minenv.gr

35. Κτηματολόγιο Α.Ε. www.Ktimatologio.gr

36. Ο.Κ.Χ.Ε. (Οργανισμός Κτηματολογίου και Χαρτογραφήσεων Ελλάδας)

www.okxe.gr

37. Υπουργείο Εθνικής Οικονομίας και Οικονομικών www.mnec.gr

47

38. Γεν. Γραμματεία ΕΣΥΕ www.statistics.gr

39. Επιτροπή Κεφ/αγοράς www.hcmc.gr

40. ΚΕΠΕ www.kepe.gr

41. ΟΑΕΠ www.oaep.gr

42. ΚΔΕΟΔ www.cieel.gr

43. ΟΚΕ www.oke.gr

44. ΧΑΑ www.ase.gr

45. ΟΠΕ www.hepo.gr

46. ΕΛΚΕ www.elke.gr

47. ΜΟΔ www.mou.gr

48. Γενικό Λογιστήριο του Κράτους (Γ.Λ.Κ) www.mof-glk.gr

49. Κτηματική Εταιρεία του Δημοσίου (ΚΕΔ) www.ked.gr

50. Γενική Γραμματεία Πληροφορικών Συστημάτων www.gsis.gov.gr

52. Σώμα Ορκωτών Εκτιμητών (Σ.Ο.Ε.) www.soe.gr

53. Σώμα Επιμόρφωσης Υπαλλήλων Υπουργείου Οικονομικών (Σ.Ε.Υ.Υ.Ο.)

www.seyyo.gr

54. Υπουργείο Ανάπτυξης www.ypan.gr

55. Γενική Γραμματεία Εμπορίου www.gge.gr

56. Γενική Γραμματεία Έρευνας και Τεχνολογίας http://www.gsrt.gr

57. Κέντρο Ανανεώσιμων Πηγών Ενέργειας www.cres.gr

58. Ίδρυμα Έρευνας και Τεχνολογίας http://www.forth.gr

59. Εθνικό Κέντρο Έρευνας και Τεχνολογικής Ανάπτυξης www.certh.gr

60. Οργανισμός Βιομηχανικής Ιδιοκτησίας www.obi.gr

61.Εταιρεία Βιομηχανικής Έρευνας και Τεχνολογικής Ανάπτυξης Μετάλλων (ΕΒΕΤΑΜ Α.Ε.)

www.evetam.gr

62. Εταιρεία Τεχνολογικής Ανάπτυξης Κλωστοϋφαντουργίας, Ένδυσης και Ινών (ΕΤΑΚΕΙ Α.Ε.)

www.etakei.gr

63. Ερευνητικό Κέντρο Βιοϊατρικών Επιστημών «Αλέξανδρος Φλέμιγκ»

www.fleming.gr

64. Ινστιτούτο Βιοϊατρικών Ερευνών Ιωαννίνων medlab.cs.uoi.gr/ibei

65. Ινστιτούτο Θαλάσσιας Βιολογίας Κρήτης http://www.imbc.gr

66. Ινστιτούτο Βιομηχανικών Συστημάτων www.isi.gr

67. Εθνικό Κέντρο Τεκμηρίωσης (ΕΚΤ) www.ekt.gr

68. Ινστιτούτο Επεξεργασίας Λόγου (ΙΕΛ) http://www.ilsp.gr

69. Κεντρική Ένωση Επιμελητηρίων Ελλάδος www.uhcci.gr

70. Επαγγελματικό Επιμελητήριο Αθηνών http://www.eea.gr

71. «Ηλεκτρονικό Κέντρο Εμπορίου ΑΘΗΝΑ Αστική Εταιρεία Ε.Ε.Α.»

http://www.atp.gr

72. Βιοτεχνικό Επιμελητήριο Αθήνας www.acsmi.gr

73. Εμπορικό και Βιομηχανικό Επιμελητήριο (ΕΒΕΑ) http://www.acci.gr

74. Βιοτεχνικό Επιμελητήριο Θεσσαλονίκης www.veth.gr

75. Βιοτεχνικό Επιμελητήριο Πειραιώς www.bep.gr

76. Επαγγελματικό Επιμελητήριο Πειραιώς http://www.eep.gr

77. Επιμελητήριο Μαγνησίας www.c-magnesia.gr

78. Επιμελητήριο Έβρου www.chamberofevros.gr

79. Επιμελητήριο Καρδίτσας www.karditsa-net.gr/ebet/

48

80. Επιμελητήριο Κέρκυρας http://www.cci-kerkyra.gr

81. Επιμελητήριο Κυκλάδων www.cycladescc.gr

82. Επιμελητήριο Ευβοίας http://www.eviachamber.gr

83. Επιμελητήριο Χίου http://chios.proodos.gr/chamber

84. Επιμελητήριο Δράμας www.ccidrama.gr

85. Επιμελητήριο Ηρακλείου www.ebeh.gr

86. Επιμελητήριο Κιλκίς www.gbi.gr

87. Επιμελητήριο Πιερίας www.chambers.com.gr/rieria.htm

88. Επιμελητήριο Τρικάλων www.trikala.chambernet.gr

89. Επιμελητήριο Κορινθίας www.korinthcc.gr

90. Επαγγελματικό και Βιοτεχνικό Επιμελητήριο Ροδόπης http://www.everodori.gr

91. Επιμελητήριο Μεσσηνίας www.kalamata.chambernet.gr

92. Επιμελητήριο Ζακύνθου www.zantecci@otenet.gr

93. Επιμελητήριο Ημαθίας chamimat@otenet.gr

94. Επιμελητήριο Ιωαννίνων " www.uhcci.gr/epimelitiria/ioannina.htmwww.eic.gr"

95. Επιμελητήριο Πέλλας www.chambers.com.gr/pella.htm

96. Υπουργείο Εθνικής Άμυνας http://www.mod.gr

97. Γενικό Επιτελείο Στρατού (ΓΕΣ) www.stratologia.gr

98. Υπουργείο Εμπορικής Ναυτιλίας http://www.yen.gr

99. Υπουργείο Μεταφορών και Επικοινωνιών http://www.yme.gr

100. Υπουργείο Δημοσίας Τάξης http://www.ydt.gr

101. Υπουργείο Πολιτισμού http://www.culture.gr

"102.Υπουργείο Εσωτερικών, - Γενική Γραμματεία Δημόσιας Διοίκησης"

http://www.gspa.gr

103. Υπουργείου Εσωτερικών) www.ypes.gr

104. Εθνικό Τυπογραφείο http://www.et.gr

105. Γενική Γραμματεία Ισότητας http://www.isotita.gr

106. Γενική Γραμματεία Πολιτικής Προστασίας http://www.civilprotection.gr

107. Συνήγορος του Πολίτη www.synigoros.gr

108. Αρχή Προστασίας Προσωπικών Δεδομ. www.dpa.gr

109. Τραπεζικός Μεσολαβητής www.bank-omb.gr

110. Ευρωπαϊκή Επιτροπή (Υπηρεσία Προσανατολισμού) http://europa.eu.int/citizens

49

2.2 Ηλεκτρονική Αλληλογραφία

και επικοινωνία

ο ηλεκτρονικό ταχυδρομείο βασίζεται σε ένα από τα παλαιότερα πρωτόκολλα του διαδικτύου. Χρησιμοποιείται ευρύτατα από τις αρχές του 1993 μέχρι τις μέρες μας για την ανταλλαγή μηνυμάτων τα οποία είναι σχετικά μικρά σε όγκο δεδομένων, αν και αυτό αλλάζει παράλληλα με την σταδιακή αντίληψη του τι είναι μικρό σαν όγκος ψηφιακών δεδομένων. Το email είναι

πολύτιμο από επιχειρησιακής άποψης γιατί αποτελεί τον φυσικό αγωγό πληροφορίας, για πολλά προγράμματα διαχείρισης ροής εργασιών, ακόμη και για το remote control εγκαταστάσεων. Στις εγκυκλίους του Υπ. Εσωτερικών, επισημαίνεται ότι η ηλεκτρονική διαχείριση των εγγράφων της Δημόσιας Διοίκησης, πρέπει να προβλέπει μηχανισμούς για τον έλεγχο αυτής της ροής,

Στο επόμενο κεφάλαιο θα εξετάσουμε πως μπορούμε να επιτύχουμε αυτή την ροή με την χρήσηκάποιων εξελιγμένων εργαλείων του Microsoft Word 2003. Στο παρόν κεφάλαιο θα εξετάσουμε το πώς μπορούμε να οργανώσουμε τις επικοινωνίες μας με βάση το Microsoft Outlook 2003 και να κάνουμε πιο άνετη την ηλεκτρονική διεκπεραίωση των εργασιών μας.

2 . 2 . 1 Π Α Ρ Ο Υ Σ Ι Α Σ Η Κ Α Ι Ρ Υ Θ Μ Ι Σ Ε Ι Σ Τ Ο Υ M I C R O S O F T O U T L O O K 2 0 0 3

Με το Microsoft Outlook 2003, μπορούμε να οργανώσουμε εκτός από το ηλεκτρονικό μας ταχυδρομείο που μπορεί να προέρχεται από μία ή περισσότερες ηλεκτρονικές διευθύνσεις μας και το ημερολόγιο μας και τις επαφές μας με υπενθυμίσεις και σημειώσεις και γενικά να έχουμε έναν PIM(Personal Information Manager), ο οποίος να φροντίζει όλο το επικοινωνιακό μέρος, των επιχειρησιακών μας αρμοδιοτήτων. Το Microsoft Outlook 2003, αποτελεί πρακτικά και την μόνη επιλογή αυτού του είδους, ειδικά στην περίπτωση που χρησιμοποιούμε τα υπόλοιπα προγράμματα του Microsoft Office, αφού αυτά συνδυάζονται άμεσα και στενά με αυτό.

Παρακάτω παρουσιάζουμε τα κύρια χαρακτηριστικά του Microsoft Outlook 2003 και εστιάζουμε από το απλό προς το σύνθετο στις κυριότερες λειτουργίες που μπορεί να ενδιαφέρουν το στέλεχος της Δημόσιας Διοίκησης. Υποθέτουμε δε πως υπάρχουν τουλάχιστον δύο λογαριασμοί ηλ. Ταχυδρομείου. Ο ένας υπηρεσιακός και ο άλλος εφεδρικής ή και προσωπικής χρήσης και αυτό επειδή κάποιες φορές οι κανονικοί mail servers βγαίνουν εκτός λειτουργίας.

Τ

50

Το παράθυρο του Microsoft Outlook 2003 χωρίζεται σε τρία ταμπλώ. Η διάταξη των ταμπλώ και η τυχόν απόκρυψη τους είναι παραμετροποιήσιμες. Το πρώτο ταμπλώ ονομάζεται και ταμπλώ περιήγησης και μας επιτρέπει γρήγορα να δούμε την οργάνωση των φακέλων αλληλογραφίας μας. Το δεύτερο ταμπλώ περιέχει τον κατάλογο με τα μηνύματα του εκάστοτε φακέλου ταξινομημένου όπως μας βολεύει κάθε φάκελος και τέλος το τρίτο ταμπλώ περιέχει το παράθυρο προβολής του μηνύματος που επιλέγουμε από το κατάλογο.

Η σειρά με την οποία θα παρουσιαστούν οι λειτουργίες του Outlook 2003, είναι η χρησιμότερη δυνατή για την δημόσια διοίκηση.

Δημιουργία λογαριασμών αλληλογραφίας από όπου θα μπορούμε να λαμβάνουμε και να στέλνουμε αλληλογραφία

Από το μενού επιλέγουμε «Εργαλεία – Λογαριασμοί ηλεκτρονικού ταχυδρομείου»

Εμφανίζεται το παρακάτω παράθυρο διαλόγου όπου επιλέγουμε την προσθήκη ενός νέου λογαριασμού ηλ. ταχυδρομείου

51

Η συνήθης επιλογή είναι το PΟΡ3. Πατάμε το κουμπί ‘επόμενο’ και εμφανίζεται η καρτέλα

Σε αυτήν συμπληρώνουμε τα στοιχεία που μας δίνουν οι τεχνικοί και τέλος πατάμε το κουμπί του ελέγχου ρυθμίσεων και εμφανίζεται η συνολική εικόνα των λογαριασμών μας.

Σε αυτό το παράθυρο μπορούμε επίσης να καθορίσουμε ποιος πρόκειται να είναι ο κύριος και προεπιλεγμένος λογαριασμός ηλεκτρονικού ταχυδρομείου, επιλέγοντας τον αντίστοιχο λογαριασμό και πατώντας το κουμπί ‘προεπιλογή’.

Μια από τις σημαντικές λεπτομέρειες στον προσδιορισμό των λογαριασμό είναι αν τα μηνύματα τα οποία παίρνουμε από τον mail server (το μηχάνημα του παροχέα ίντερνετ που αποθηκεύει ενδιάμεσα και προωθεί τα μηνύματα στους τελικούς αποδέκτες), διαγράφονται μετά την επιτυχής τους παραλαβή από το μηχάνημα μας ή όχι. Σε αυτή την περίπτωση επιλέγουμε στην καρτέλα της ‘παράδοσης’, την ρύθμιση που θέλουμε.

52

Αφού δημιουργηθούν οι λογαριασμοί ηλ. Ταχυδρομείου συνεχίζουμε με την δημιουργία των υπογραφών μας .

Δημιουργία υπογραφών οι οποίες θα συνοδεύουν τα ηλεκτρονικά μηνύματα μας

Για την δημιουργία των υπογραφών που θα συνοδεύουν το κείμενο του email μας ακολουθούμε την παρακάτω διαδικασία.

Από το μενού επιλέγουμε «Εργαλεία – επιλογές»

και στο παράθυρο διαλόγου το οποίο εμφανίζεται, επιλέγουμε την καρτέλα ‘Μορφή αλληλογραφίας’

Στην περιοχή των υπογραφών μπορούμε να επιλέξουμε ποιες υπογραφές θα περιλαμβάνονται αυτόματα στο κάθε μήνυμα και την κάθε απάντηση που φεύγει μέσα από ένα συγκεκριμένο λογαριασμό.Μπορούμε να ορίσουμε το κείμενο των υπογραφών πατώντας το κουμπί υπογραφές

53

και μπορούμε να την ορίσουμε να συνοδεύει τα νέα μηνύματα ή και τις απαντήσεις ενός ή περισσοτέρων λογαριασμών αλληλογραφίας.

Αφού τακτοποιήσουμε τις υπογραφές μας μπορούμε αν θέλουμε τα email μας να έχουν αυξημένη ιχνηλασιμότητα και διακρίβωση της αυθεντικότητας τους να αποκτήσουμε μια ψηφιακή ταυτότητα από ένα από τους διεθνείς οργανισμούς που χορηγούν τέτοιου είδους ταυτότητες όπως η Verisign. Αν και αυτό είναι καθαρά υπηρεσιακό θέμα για κάθε θέση εργασίας εδώ θα δείξουμε απλά τον τρόπο.

Δημιουργία ψηφιακής ταυτότητας για την πιστοποίηση ότι το μήνυμα έχει προέλθει από εμάς και δεν μπορεί να πλαστογραφηθεί

Από το μενού «Εργαλεία-Επιλογές» επιλέγουμε την καρτέλα ‘Ασφάλεια’ και πατάμε το κουμπί αποκτήστε μια ψηφιακή ταυτότητα.

Αυτό μας κατευθύνει στην ηλ. Διεύθυνση http://office.microsoft.com/el-gr/downloads/EY010504841032.aspx

54

Από όπου ακολουθώντας τις οδηγίες μπορούμε να αποκτήσουμε ένα αρχείο-κλειδί το οποίο είναι μοναδική σφραγίδα ταυτοποίησης για τα μηνύματα τα οποία θέλουμε να φεύγουν επισήμως από το ηλεκτρονικό μας ταχυδρομείο, χωρίς να υπάρχει πιθανότητα παραβίασης της αυθεντικότητας τους.

Το αρχείο που μας αποστέλλει ο οργανισμός ψηφιακής ταυτοποίησης μπαίνει πατώντας το κουμπί ‘εισαγωγή – εξαγωγή’ και ελέγχεται με κωδικό πρόσβασης, δύσκολο να παραβιαστεί.

Μετά την απόκτηση μιας τέτοιας ψηφιακής ταυτότητας, μπορούμε να ενεργοποιήσουμε και τις υπόλοιπες επιλογές ασφάλειας που αφορούν την κρυπτογράφηση του περιεχομένου των μηνυμάτων και την αποστολή αποδεικτικού γνησιότητας στον παραλήπτη. Όταν η κρυπτογράφηση είναι απαραίτητη, είναι ίσως ο πιο ασφαλής τρόπος για να διασφαλιστεί το μήνυμα, ακόμη και αν πέσει σε λάθος χέρια.

Η επόμενη κίνηση αφορά στην δημιουργία του καταλόγου με τις επαφές.

Δημιουργία καταλόγου επαφών και ομάδων επαφών (λίστες διανομής) για να μπορούμε να απευθύνουμε μηνύματα προς μια ομάδα παραληπτών εσωτερική ή εξωτερική

Αν και αυτές οι επαφές δημιουργούνται στον χρόνο με αυτόματο τρόπο καλό είναι οι επαφές μας να ταξινομούνται σε λογικά σύνολα αναλόγως με την σχέση και λειτουργία τους ως προς την υπηρεσία. Για να δημιουργήσουμε μια επαφή επιλέγουμε από την εργαλειοθήκη το ‘δημιουργία – Επαφή’

Ανοίγει με αυτόν τον τρόπο η καρτέλα προσθήκης επαφής

55

Στις διάφορες καρτέλες της φόρμας επαφής μπορούμε να καταχωρήσουμε όσα στοιχεία χρειαζόμαστε έτσι ώστε να μπορούμε να έχουμε και ένα έλεγχο ροής εργασιών ανάλογα και με την κατηγοριοποίηση της επαφής (κάτω δεξιά στη φόρμα κουμπί ‘κατηγορίες’

Αφού τακτοποιήσουμε τις επαφές μας μπορούμε να τις ομαδοποιήσουμε και να τις προσθέσουμε σελίστες διανομής Για να δημιουργήσουμε μια λίστα διανομής επιλέγουμε από την εργαλειοθήκη το ‘δημιουργία – λίστα διανομής’

Στο παράθυρο που εμφανίζεται συμπληρώνουμε όνομα λίστας και πατώντας το κουμπί προσθήκη επιλογή μελών μπορούμε να επιλέξουμε να προσθέσουμε μέλη από ήδη υπάρχουσες επαφές, ενώ αν θέλουμε να δημιουργήσουμε επιτόπου μέλος πατάμε το κουμπί ‘προσθήκη νέου’ μόλις ολοκληρώσουμε την διαδικασία πατάμε ‘αποθήκευση και κλείσιμο

Τώρα στο ταμπλώ των επαφών φαίνονται οι ομαδοποιήσεις των λιστών διανομής και των μεμονωμένων επαφών.

56

Το επόμενο οργανωτικό βήμα για το ταχυδρομείο μας, είναι η δημιουργία φακέλων οι οποίοι θα υποδέχονται αυτόματα τα μηνύματα ανάλογα με την φύση τους και τις επιλογές μας

Δημιουργία φακέλων αλληλογραφίας οι οποίοι θα περιέχουν την αλληλογραφία μας ταξινομημένη κατά το δοκούν

Μέσα σε αυτούς τους φακέλους θα κατευθύνεται αυτόματα αλληλογραφία με θεματική ειδικού ενδιαφέροντος που αφορά συγκεκριμένους τομείς των καθηκόντων μας και αλληλογραφία που προέρχεται από συγκεκριμένες πηγές.

Για την δημιουργία ενός νέου φακέλου επιλέγουμε από το μενού η΄ την εργαλειοθήκη «δημιουργία –Φάκελος»

και εμφανίζεται το παράθυρο διαλόγου για τον καθορισμό του φακέλου

57

Οποίος δημιουργείται αντίστοιχα στο σημείο που επιλέγουμε (η δομή των φακέλων είναι δενδρική)

Το επόμενο βήμα αφού ορίσουμε όλους τους φακέλους που θα περιέχουν τα μηνύματα από τις διάφορες υπηρεσίες προς την δική μας είναι να ορίσουμε τους κανόνες αλληλογραφίας και ταξινόμησης. Να σημειώσουμε εδώ ότι τα αταξινόμητα μηνύματα παραμένουν στα εισερχόμενα. Με μια ματιά μπορούμε να καταλάβουμε από την εικόνα στο ταμπλώ των φακέλων ποιοι έχουν κάτι νέο και ποιοι όχι.

Δημιουργία κανόνων αλληλογραφίας με βάση τους οποίους θα φιλτράρονται και κατευθύνονται τα μηνύματα μας προς τους επιμέρους φακέλους

Οι κανόνες αλληλογραφίας φτιάχνονται μέσα από την επιλογή «Εργαλεία - κανόνες και ειδοποιήσεις»

Επιλέγοντας, ανοίγει το παράθυρο διαλόγου των κανόνων και των ειδοποιήσεων

Μέσα από τους κανόνες μπορούμε να ορίσουμε φίλτρα για την ανεπιθύμητη αλληλογραφία, όπως διαφημιστικά και spam μηνύματα, αλλά και την ταξινόμηση των νέων μηνυμάτων στους φακέλους που ανήκουν.

58

Μόλις πατήσουμε επόμενο μπορούμε να αρχίσουμε στο δεύτερο βήμα να επιλέγουμε κριτήρια ταξινόμησης όπως η προέλευση από συγκεκριμένη λίστα διανομής κάνοντας τσεκ στο αντίστοιχο κριτήριο στο πάνω παράθυρο των κριτηρίων και κατόπιν κλικ στο δεσμό στο κάτω παράθυρο για να ανοίξει η καρτέλα επιλογών.

Παρακάτω δείχνονται τα σημεία και τα βήματα πιο αναλυτικά

Μετά τον καθορισμό του πρώτου κριτηρίου μπορούμε να ορίσουμε όσα χρειαζόμαστε για να είμαστε βέβαιοι για την σωστή ταξινόμηση των εισερχομένων μας.

Μετά τον ορισμό τους, προχωράμε στο επόμενο βήμα της επιλογής ενεργειών

59

Εδώ επιλέξαμε τα email που προέρχονται από συγκεκριμένα άτομα να κατευθύνονται στον φάκελο ‘Προμήθειες’ που ανοίξαμε προηγούμενα. Στο επόμενο βήμα επιλέγουμε τις εξαιρέσεις που θέλουμε να εφαρμόζονται σε αυτόν τον κανόνα όπως φαίνεται και παρακάτω

και σαν τελευταίο βήμα επιλέγουμε την ενεργοποίηση του κανόνα και την άμεση εφαρμογή του.

Τέλος, παρουσιάζεται ο κανόνας που δημιουργήσαμε ανάμεσα στους άλλους

60

Ανάμεσα τους διακρίνονται και φίλτρα που καταστρέφουν μηνύματα εμπορικών διαφημίσεων με βάση συγκεκριμένες λέξεις η΄ και διευθύνσεις ύποπτης προέλευσης που προσπαθούν να μας κατευθύνουν. Τα φίλτρα αυτά είναι σημαντικά για την ασφάλεια των δικτύων των δημόσιων υπηρεσιών γιατί με ταμηνύματα κακόβουλου χαρακτήρα μεταδίδονται δούρειοι ίπποι και μακροϊοί οι οποίοι μπορούν να καταστρέψουν τον υπολογιστή ή να τον μετατρέψουν σε υποχείριο κάποιου hacker με ότι συνεπάγεται το ηλεκτρονικό έγκλημα.

Αποστολή μηνύματος

Μετά από την όλη μέχρι τώρα διαδικασία, είμαστε έτοιμοι να στείλουμε το πρώτο μήνυμα μας. Για την δημιουργία νέου μηνύματος , επιλέγουμε το «Δημιουργία-νέο μήνυμα, από το μενού ή την εργαλειοθήκη και ανοίγει αυτόματα το παράθυρο του νέου μηνύματος.

Από αυτό θα επιλέξουμε από ποιον λογαριασμό ταχυδρομείου θα αποσταλεί το μήνυμα μας, προς ποιους αποδέκτες και με τι περιεχόμενο και συνημμένα έγγραφα.

61

Ο καθορισμός της προτεραιότητας ενός μηνύματος και της σήμανσης του, είναι σημαντικός για την επιχειρησιακή επικοινωνία της δημόσιας διοίκησης και γίνεται με την βοήθεια της εργαλειοθήκης, όπωςφαίνεται και στην παρακάτω εικόνα

Επίσης, σημαντικό κουμπί είναι και εκείνο των επιλογών όπου μας δίνεται η ευκαιρία να αιτηθούμε να μας σταλεί αυτόματο μήνυμα παράδοσης και ανάγνωσης μόλις ο χρήστης διαβάσει το μήνυμα μας,καθώς και τις προτεραιότητες του, τις προθεσμίες του και τις ρυθμίσεις ασφαλείας (κρυπτογραφήσεις κ.λ.π). Μπορούμε ακόμη να κατευθύνουμε τις απαντήσεις που θα αποσταλούν στο μήνυμα αυτό σε άλλους λογαριασμούς ηλ. Ταχυδρομείων(πχ. Συναδέλφων).

Μετά την ολοκλήρωση της προετοιμασίας του μηνύματος μπορούμε να αποστείλουμε το μήνυμα προςτους αποδέκτες του, με την βοήθεια του πλήκτρου ‘αποστολή’ . Μετά την αποστολή το μήνυμα μας μεταφέρετε ως απεσταλμένο στον σχετικό φάκελο. ‘ Απεσταλμένα

Αν για κάποιο λόγο θέλουμε να αναβάλουμε την αποστολή του κλείνοντας το μπορούμε να πούμε να αποθηκευτεί στο φάκελο ‘drafts’ / ‘ Πρόχειρα’ και να το στείλουμε αργότερα στου ς αποδέκτες του.

Ταξινόμηση μηνυμάτων

Η ταξινόμηση των μηνυμάτων στο Outlook 2003, μπορεί να γίνεται κατ’ αύξουσα ή φθίνουσα σειρά ταξινόμησης, με βάση κάποιο πεδίο κάνοντας κλικ στην αντίστοιχη κεφαλίδα της στήλης που μας ενδιαφέρει,. Στην παρακάτω εικόνα εμφανίζεται ο τρόπος με τον οποίο συμπληρώνουμε το ταμπλώ της εμφάνισης των μηνυμάτων με επιπλέον πεδία, προκειμένου να χρησιμεύσουν σε ταξινομήσεις.

62

Με drag and drop από τον πίνακα των πεδίων, παρεμβάλλουμε κεφαλίδες πεδίων που μας εξυπηρετεί η εμφάνιση τους όπως φαίνεται παρακάτω.

Επίσης, έχουμε την δυνατότητα της τακτοποίησης (ομαδοποίησης) των μηνυμάτων κατά συγκεκριμένα κριτήρια όπως φαίνεται παρακάτω. Στην συγκεκριμένη περίπτωση έχει επιλεγεί η ομαδοποίηση κατά αποστολέα έτσι ώστε να έχουμε όλα τα μηνύματα που προέρχονται από μια συγκεκριμένη πηγή συγκεντρωμένα.

63

Το Outlook 2003 μας δίνει την δυνατότητα επίσης να ομαδοποιήσουμε και ταξινομήσουμε πολυκριτηριακά τα μηνύματα μας. Σε αυτή την περίπτωση με δεξί κλικ πάνω σε κάθε κεφαλίδα που μας ενδιαφέρει επιλέγουμε το κάθε πεδίο που μας ενδιαφέρει να συμμετέχει στην σύνθετη ταξινόμηση όπως φαίνεται παρακάτω, όπου έχει επιλεγεί ως κριτήριο ομαδοποίησης / ταξινόμησης ο αποστολέας (αύξουσα)/Ημ. Αποστολής(αύξουσα)/σπουδαιότητα(αύξουσα)

Με αυτόν τον τρόπο μπορούμε να διαχειριζόμαστε μεγάλους όγκους ηλεκτρονικού ταχυδρομείου και να εντοπίζουμε γρήγορα και δομημένα τις πληροφορίες που μας ενδιαφέρουν.

64

Εύρεση μηνύματος

Με την κριτηριακή αναζήτηση μπορούμε να προσδιορίσουμε γρήγορα και αξιόπιστα το υποσύνολο των μηνυμάτων που μας ενδιαφέρει. Σε συνδυασμό με την οργάνωση της αλληλογραφία σε θεματικούς φακέλους, ο εντοπισμός των πληροφοριών που μας ενδιαφέρουν γίνεται εξαιρετικά εύκολος.

65

Εκτύπωση μηνύματος

Πριν ξεκινήσουμε την εκτύπωση των μηνυμάτων με την επιλογή Αρχείο-> Εκτύπωση, είναι χρήσιμο να ορίσουμε το στυλ της διαμόρφωσης της εκτύπωσης τους και αυτό γίνεται από το μενού Αρχείο ->Διαμόρφωση σελίδας – ορισμός στυλ όπως φαίνεται παρακάτω

Εμφανίζεται το παρακάτω παράθυρο επιλογής επεξεργασίας και δημιουργία νέων στυλ εκτύπωσης

Επιλέγοντας αντιγραφή δημιουργείται ένα νέο στυλ με βάση το πρότυπο,. ενώ επιλέγοντας επεξεργασία εμφανίζεται το παράθυρο με τις ρυθμίσεις του στυλ εκτύπωσης, όπως φαίνεται παρακάτω

66

Μπορούμε να επιλέξουμε τα χαρακτηριστικά μεγέθους του χαρτιού τα στοιχεία που θα περιλαμβάνονται στην κεφαλίδα και το υποσέλιδο του μηνύματος καθώς και ο προσανατολισμός της εκτύπωσης.

Χρησιμοποιώντας την προεπισκόπηση του μηνύματος μπορούμε να ελέγξουμε πως θα δείχνει η εκτύπωση. Παρεπιμπτόντως, το συγκεκριμένο μήνυμα που εμφανίζεται παρακάτω, προέρχεται από κακόβουλη πηγή (δήθεν από την CIA), η οποία προσπαθεί να πείσει με εκφοβισμό τον χρήστη να ανοίξει το zip που περιέχει τον δούρειο ίππο ή τον ιό που θα μολύνει τον υπολογιστή.

67

2 . 2 . 2 Ο Ρ Γ Α Ν Ω Σ Η Ρ Ο Η Σ Ε Ρ Γ Α Σ Ι Α Σ Μ Ε Τ Ο M S O U T L O O K 2 0 0 3

Το Microsoft Outlook 2003 δεν χρησιμεύει μόνο στην αποστολή και λήψη μεμονωμένων μηνυμάτων αλλά και στην οργάνωση του workflow μεταξύ ομάδων εργασίας, καθώς και πιο εξελιγμένα χαρακτηριστικά εργασίας σε ομάδες τα πιο χρήσιμα από τα οποία θα τα αναλύσουμε εδώ.

Οι κυριότερες οργανωτικές δυνατότητες που μας παρέχει το λογισμικό είναι συντονισμός συναντήσεων, διαχείριση και ανάθεση εργασιών, μέσα από ένα αυτοματοποιημένο organizer δραστηριοτήτων. Τέλος, υπάρχει και ένα σημειωματάριο με υφή post-it, με το πρακτικό πλεονέκτημα ότι γλυτώνουμε χαρτάκια και υλικό γραφείου.

Κάποιες από τις πιο εξελιγμένες δυνατότητες διαχείρισης ροής εργασιών ομάδων εργασίας απαιτούν την ύπαρξη επιπλέον λογισμικού server (Sharepoint) και ως εκ τούτου δεν θα παρουσιαστούν αφού δεν είναι διαθέσιμο.

Η μ ε ρ ο λ ό γ ι α Με τα ημερολόγια μπορούμε να έχουμε προσωπικά ή κοινά με άλλους ημερολόγια δραστηριοτήτων και συναντήσεων. Αυτά τα ημερολόγια, παρέχουν ειδοποιήσεις σε μας και σε όσους αφορούν αφού συνδυάζονται με τα email όσων αφορούν οι συναντήσεις. Παρακάτω δίνεται συνοπτικά το περίγραμμα της λειτουργίας τους.

Παρακάτω φαίνεται το παράθυρο προετοιμασίας μιας συνάντησης. Στην πρώτη καρτέλα αυτού του παραθύρου καθορίζουμε έναρξη / λήξη προτεραιότητες / ατζέντα και μέρος συνάντησης

68

Ενώ στην δεύτερη καρτέλα βλέπουμε τον προγραμματισμό των συμμετεχόντων και την διαθεσιμότητα τους.

Με το κουμπί ‘Πρόσκληση συμμετεχόντων όπως φαίνεται παρακάτω είναι έτοιμα να αποσταλούν τααυτοματοποιημένα email στους συμμετέχοντες στην σύσκεψη έτσι ώστε να συντονιστούν και αυτοί για την σύσκεψή. Σε περίπτωση χρήσης κοινού ημερολογίου οι διαθεσιμότητες των στελεχών φαίνονται άμεσα.

69

Μετά την καταχώρηση της σύσκεψης εμφανίζεται ο προγραμματισμός στην συγκεκριμένη ώρα.

Στις περιπτώσεις που έχουμε προγραμματίσει συνάντηση της οποίας ο χρόνος πλησιάζει ή έχει καθυστερήσει εμφανίζεται ειδοποίηση οπτική και ηχητική έτσι ώστε να μας τραβήξει την προσοχή.Μπορούμε να αναβάλουμε ή και να ακυρώσουμε την ειδοποίηση

70

Ε ρ γ α σ ί ε ςΜε παρόμοιο τρόπο μπορούμε να προγραμματίζουμε τις εργασίες μας η΄ και τις εργασίες άλλων και να συντονίζουμε ενέργειες και παραδοτέα χρονικά. Η φόρμα καταχώρησης εργασίας είναι παραπλήσια της συνάντησης μόνο που μετά την ανάθεση σε κάποιο άτομο (εάν δεν αφορά προσωπική μας εργασία) απαιτείται η απάντηση της αποδοχής ανάθεσης από το άτομο που του ανατίθεται η συγκεκριμένη εργασία

Η εργασία προστίθεται στη λίστα εργασιών μας όπου μπορούμε να δούμε με διάφορους τρόπους ταξινόμησης τις εργασίες μας και την πρόοδο τους.

71

Μετά την ανάθεση μπορούμε να καταχωρήσουμε ώρες που δαπανήθηκαν για αυτή και να κλείνουμε σταδιακά τις εργασίες μας.

Τέλος, με τις σημειώσεις μπορούμε να έχουμε μικρά σημειώματα υπό μορφή post-it για να θυμόμαστε πράγματα που παραμένουν αταξινόμητα σαν πληροφορίες.

72

3.1 Γραπτός λόγος και Δημόσια Διοίκηση

3 . 1 . 1 Γ Ρ Α Π Τ Ο Σ Λ Ο Γ Ο Σ

Ο γραπτός λόγος δημιουργήθηκε από την ανάγκη καταγραφής των γνώσεων με σκοπό την ευρεία μετάδοσή τους και την κληροδότησή τους στις επόμενες γενιές. Ο γραπτός λόγος ελαχιστοποιεί την πιθανότητα παρερμηνείας των εννοιών ή του μηνύματος που θέλουμε να μεταδώσουμε και έχει αποδεικτική ισχύ.

Η Δημόσια Διοίκηση προκειμένου να πραγματοποιήσει το ποικιλόμορφο έργο της χρησιμοποιεί σε ολόκληρη την ιεραρχική κλίμακά της κυρίως τον γραπτό λόγο με τη μορφή Διοικητικών Εγγράφων. (Για την έννοια του Διοικητικού Εγγράφου

Παραθέτουμε πιο κάτω ορισμένες βασικές αρχές που είναι σκόπιμο να ακολουθούνται στα σημεία αυτά αφορούν τη σύνταξη, τη δομή του εγγράφου, αλλά και την εμφάνισή του.

Α) ΣΥΝΤΑΞΗ

Συντάκτης

Ο συντάκτης του εγγράφου, της έκθεσης ή του υπηρεσιακού σημειώματος κ.λπ. για να επιτύχει το στόχο του, που είναι να επικοινωνήσει αποτελεσματικά, πρέπει να ακολουθεί μια στρατηγική. Τα βήματα αυτής της στρατηγικής είναι:

Κεφάλαιο

73

Η συλλογή των αναγκαίων στοιχείων.

Την εργασία αυτή αρχίζει ο συντάκτης αφού προσδιορίσει το λόγο για τον οποίο γράφει, τον αποδέκτη/ες προς τον οποίο/ους θα γράψει, και το είδος του εγγράφου που θέλει να συντάξει.

Η ταξινόμηση των στοιχείων.

Κατά τη φάση αυτή ο συντάκτης κάνει μια πρώτη διευθέτηση του υλικού του. Μικρή παύση, για αναστοχασμό ώστε να ξεκαθαρίσουν οι σκέψεις πριν το επόμενο βήμα. Η παύση στο σημείο αυτό είναι ιδιαίτερα σημαντική, αλλά παύσεις πρέπει να μεσολαβούν και μεταξύ των άλλων βημάτων. Σημαντικότατη είναι η αποστασιοποίηση, με μια παύση, πριν τον τελικό έλεγχο και πριν τη διεκπεραίωση του εγγράφου. Κατά τον τελευταίο αυτόν έλεγχο ο συντάκτης εξετάζει το κείμενο αν πληροί τα πιο κάτω κριτήρια. (Σκοπός, αναγκαιότητα κ.λπ.).

Η δόμηση και η σύνθεση του υλικού.

Ο συντάκτης αποφασίζει για το πώς θα χωρίσει το υλικό του σε ενότητες και πως θα τις αρθρώσει μεταξύ τους. Η εργασία αυτή είναι απαραίτητη και διευκολύνει τόσο το συντάκτη του εγγράφου, όσο και τον αποδέκτη.

Η συγγραφή του κειμένου.

προχωράμε στη σύνταξη του εγγράφου ολοκληρώνοντας τη σχετική εργασία χωρίς διακοπές. Κάθε διακοπή σημαίνει απώλεια χρόνου σαφώς μεγαλύτερου από αυτόν της διακοπής, γιατί πρέπει να ξαναδιαβαστεί το κείμενο, ώστε να έχουμε μια συνολική θεώρησή του για να μπορέσουμε να προχωρήσουμε.

-Επανέλεγχος όλου του κειμένου για τυχόν αναγκαίες διορθώσεις, ως προς τα νοήματα, τη σύνταξη, την ορθογραφία, κ.λπ. Επιβεβαιώνουμε την ακρίβεια αριθμητικών και άλλων στοιχείων που χαρακτηρίζουννόμους ή κανονιστικές πράξεις στους οποίους αναφερόμαστε.

74

Σκοπός

Τα έγγραφα συντάσσονται με σκοπό να εξυπηρετηθούν οι ανάγκες των αποδεκτών τους και η αποστολή της Δημόσιας Υπηρεσίας. Για αυτό το λόγο, το περιεχόμενο του εγγράφου πρέπει να γίνεται άμεσα και εύκολα κατανοητό από αυτούς.

Αναγκαιότητα

Αν ο σκοπός για τον οποίο συντάσσεται το έγγραφο μπορεί να επιτευχθεί μέσω άλλων ενεργειών π.χ. τηλεφωνικής επικοινωνίας, η προσωπικής επίσκεψης, τότε η σύνταξή του να αποφεύγεται.

Είδος

Ο συντάκτης προσδιορίζει το είδος του εγγράφου που θα συνταχθεί ανάλογα με τον επιδιωκόμενο σκοπό π.χ. Απόφαση, Εγκύκλιος, Εισήγηση.

Γλώσσα

Να είναι η απλή δημοτική, χωρίς δυσνόητες λέξεις και ορολογία, χωρίς φράσεις που ενδεχομένως να προκαλέσουν σύγχυση στον πολίτη. Να χρησιμοποιείτε τον απλούστερο χρόνο που μπορείτε και όπου είναι δυνατό, τον Ενεστώτα. Να προτιμάτε την Οριστική Έγκλιση.

Να αποφεύγονται:

Οι εξεζητημένες λέξεις

Οι ξενόγλωσσοι όροι (π.χ. Ηλεκτρονικό Ταχυδρομείο και όχι E-Mail)

Οι συντμήσεις (π.χ. Γενική Γραμματεία Δημόσιας Διοίκησης και όχι ΓΓΔΔ).

Όταν χρησιμοποιούνται αρκτικόλεξα θα πρέπει να επεξηγούνται κατά την πρώτη τους εμφάνιση στο κείμενο (π.χ. Το Υπουργείο Εσωτερικών-

Υπ. Εσωτερικών- ανακοίνωσε ότι στο εξής ……).

Η χρήση απλής και κατανοητής γλώσσας στα διοικητικά έγγραφα αποτελεί επιτακτική ανάγκη,λόγω της πολυπλοκότητας των θεμάτων που διαπραγματεύονται, των επιστημονικής ή τεχνικής φύσης πληροφοριών που περιέχουν, αλλά και του διαφορετικού μορφωτικού επιπέδου τωναποδεκτών.

Σαφήνεια

Κάθε έγγραφο πρέπει να αναφέρεται σε ένα μόνο θέμα. Οι λέξεις δεν πρέπει να έχουν διφορούμενη έννοια. Το νόημα κάθε πρότασης πρέπει να είναι κατανοητό με την πρώτη ανάγνωση. Δεν πρέπει να χρησιμοποιούνται διπλές αρνήσεις μέσα σε μια πρόταση.

75

Ακρίβεια

Να αποφεύγονται οι υπερβολές, οι αοριστίες και οι διφορούμενες έννοιες. Να προτιμάται η Ενεργητική Φωνή που κάνει σαφές ποιος οφείλει να κάνει τι. Παράδειγμα: «πρέπει να συμπληρώσετε το έντυπο Β΄» και όχι «πρέπει να συμπληρωθεί». Να προσδιορίζονται με ακρίβεια ο χρόνος, ο τόπος και τα αριθμητικά στοιχεία.

Συντομία

Οι ιδέες πρέπει να εκφράζονται με συντομία, χωρίς όμως να παραβλάπτεται η σαφήνεια και η ακρίβεια. Η πολύπλοκη σύνταξη, οι μακροσκελείς προτάσεις και οι επαναλήψεις να αποφεύγονται.

Λογική

Τα νοήματα να μην αλληλοσυγκρούονται ή να αλληλοαναιρούνται. Τα συμπεράσματα να είναι λογικά και να διατυπώνονται με συνέπεια και λογικό ειρμό.

Ύφος

Να είναι ευγενικό και σοβαρό χωρίς εκφράσεις που προδίδουν δυσανασχέτηση ή διαμαρτυρία. Όπου υπάρχει ο κίνδυνος ο πολίτης να προσβληθεί ή να αισθανθεί ότι κατηγορείται, η σύνταξη της φράσης πρέπει να αλλάζει, έτσι ώστε να φαίνεται ότι η υπηρεσία αναλαμβάνει την ευθύνη για το αναφερόμενο ζήτημα. Παράδειγμα: «Δεν λάβαμε την πληρωμή σας» όχι «Δεν στείλατε την πληρωμή», «Δενκαταλάβαμε το μήνυμά σας» όχι «Δεν είστε σαφής».

Πληρότητα

Τα στοιχεία - πληροφορίες που παρέχονται στο κείμενο μας πρέπει να είναι τέτοια, ώστε να προσδίδουν στο κείμενο νοηματική πληρότητα και να προσφέρουν στον αναγνώστη τη δυνατότητα της πλήρους κατανόησης. Θα πρέπει να φροντίζουμε να μην υπάρχουν νοηματικά κενά που ο αναγνώστης θα μπορεί να τα «συμπληρώνει» κατά βούληση ή κατά την προσωπική του αντίληψη.

Σε περιπτώσεις που παραπέμπουμε σε νομικές πηγές, θα πρέπει να είναι πλήρης η παραπομπή, ώστε ο αναγνώστης να μπορεί να ανατρέξει σε αυτές.

Παράδειγμα: Π.Δ. 150/2001 «Προσαρμογή στην Οδηγία 99/93 ΕΚ του Ευρωπαϊκού Κοινοβουλίου και του Συμβουλίου σχετικά με το κοινοτικό πλαίσιο για ηλεκτρονικές υπογραφές» (ΦΕΚ 125Α~).

Β) ΕΜΦΑΝΙΣΗ

Στο σημείο αυτό, είναι χρήσιμο να παραθέσουμε ορισμένες βασικές αρχές για την δομή και τηνεμφάνιση του εγγράφου, αν και αναλυτική ανάπτυξη σχετικά με τα είδη και τη λειτουργία των διοικητικών εγγράφων, θα γίνει παρακάτω. Η οπτικά ευχάριστη μορφή των διοικητικών εγγράφων συντελεί στην ευκολότερη και πληρέστερη κατανόησή τους. Για το λόγο αυτό, σκόπιμο

76

είναι να προσέχουμε ιδιαίτερα τα παρακάτω σημεία τα οποία συντελούν στο να γίνει το έγγραφοφιλικότερο προς τον αναγνώστη:

Να υπάρχουν περιθώρια στη σελίδα.

Καινούργια κεφάλαια ή παράγραφοι να αρχίζουν κατά το δυνατόν σε καινούργιες σελίδες.

Να ξεχωρίζουν οι παράγραφοι μεταξύ τους.

Οι παράγραφοι να μην αρχίζουν από την αρχή της γραμμής.

Η εκτύπωση του εγγράφου να είναι άριστη ώστε να επιτρέπει την εύκολη ανάγνωσή του.

Για να είναι ευανάγνωστα τα τυπογραφικά στοιχεία, πρέπει να είναι 11 στιγμών και άνω.

Να δίνετε έμφαση μέσω της χρήσης διαφόρων γραμματοσειρών. Να γράφονται με έντοναγράμματα ή με πλάγια γράμματα ή με ΚΕΦΑΛΑΙΑ ΓΡΑΜΜΑΤΑ ή υπογραμμισμένοι οι τίτλοι και οι λέξεις που θέλουμε να δώσουμε έμφαση, το θέμα σε ένα έγγραφο, ή οι επικεφαλίδες των διαφόρων ενοτήτων του κειμένου.

Να αποφεύγεται βέβαια η υπερβολική χρήση όλων των παραπάνω μέσων έμφασης, γιατί έτσι δεν επιτυγχάνεται ο επιθυμητός στόχος. Σημειώνεται ότι τα πλάγια και τα κεφαλαία γράμματα διαβάζονται δυσκολότερα από τα όρθια και τα πεζά.

Στα σημεία στίξης πρέπει να δίνεται μεγάλη προσοχή, γιατί η σωστή χρήση τους βοηθά αποτελεσματικά τον αναγνώστη στην κατανόηση του κειμένου, ενώ η λανθασμένη χρήση τους,

όχι μόνο τον δυσκολεύει, αλλά μπορεί να τον οδηγήσει σε σύγχυση ή ακόμα και παρανόηση.

Να χρησιμοποιούνται πολλές επικεφαλίδες.

Οι τίτλοι ελκύουν την προσοχή των αναγνωστών στις σημαντικότερες πληροφορίες. Για αυτόείναι σκόπιμο να είναι περιεκτικοί, συγκεκριμένοι και όχι υπερβολικά εκτεταμένοι. Παράδειγμα: Όχι «Άδειες» αλλά «Άδεια Κυκλοφορίας Αυτοκινήτου Δημοσίας Χρήσης σεΑντικατάσταση Άλλου».

Να χρησιμοποιείται ο τύπος των ερωτήσεων - απαντήσεων. Αυτή η δομή είναι εξαιρετικά χρήσιμη όταν επιχειρείται η μετάδοση σύνθετων διοικητικών πληροφοριών και όταν οι δέκτες είναι πολίτες. Διευκολύνει τον αναγνώστη να εντοπίζει αυτό που τον ενδιαφέρει αμέσως, χωρίς να είναι υποχρεωμένος να διαβάσει ολόκληρο το έγγραφο. Να προσπαθείτε να θέτετε τις ερωτήσεις που θα ήθελαν να θέσουν οι αναγνώστες σας. Να γράφετε, όσο είναι δυνατόν, επικεφαλίδες στις διάφορες παραγράφους με τη μορφή ερωτήσεων. Παράδειγμα:

o Πότε μπορώ να αποκτήσω διαβατήριο;

o Πού πρέπει να απευθυνθώ;

o Τι δικαιολογητικά απαιτούνται για την έκδοση διαβατηρίου;

Να χρησιμοποιούνται κάθετες λίστες για την παρουσίαση σειράς υποχρεώσεων ή άλλων πληροφοριών, οι οποίες βοηθούν τον αναγνώστη να εστιάσει την προσοχή του στα σημαντικά σημεία. Οι κάθετες λίστες:

o Βοηθούν στη φιλική και με αισθητικές αξιώσεις παρουσίαση.

o Διευκολύνουν στην ιεράρχηση σπουδαιότητας των θεμάτων που διαπραγματευόμαστε.

77

o Επιτρέπουν στον αναγνώστη να κατανοήσει την διαδικασία που πρέπει να ακολουθήσει.

Παράδειγμα:

Για την έκδοση διαβατηρίου απαιτούνται:

Αστυνομική Ταυτότητα.

Δύο φωτογραφίες πρόσφατες και έγχρωμες.

Παράβολο

Αίτηση χωρίς χαρτόσημο και υπογεγραμμένη (χορηγείται από την υπηρεσία).

Να υπάρχουν πίνακες για την κωδικοποίηση πολλών στοιχείων και την απλοποιημένη παρουσίασή τους.

Να χρησιμοποιούνται πίνακες «αν - τότε», όταν το υλικό είναι εξαιρετικά πολύπλοκο και εμπλέκονται πολλές υποθετικές καταστάσεις

Παράδειγμα:

ΑΝ

Είστε δημόσιος υπάλληλος

Είστε ιδιωτικός υπάλληλος

Είστε συνταξιούχος

Είστε άνεργος

ΤΟΤΕ

Συμπληρώστε το έντυπο Β1

Συμπληρώστε το έντυπο Β2

Συμπληρώστε το έντυπο Γ1

Συμπληρώστε το έντυπο Δ1

78

Για την ευκολότερη χρήση μεγάλων σε έκταση εγγράφων π.χ. εκθέσεων, εγκυκλίων, κρίνεταιαπαραίτητη η ύπαρξη ενός καλά οργανωμένου πίνακα περιεχομένων, ενός ευρετηρίου εννοιών,και γενικότερα, οποιουδήποτε πίνακα κρίνει ο συντάκτης ότι θα βοηθήσει τον αναγνώστη ναμελετήσει και να κατανοήσει το έγγραφό του.

Να χρησιμοποιείτε το «πρέπει» όταν θέλετε να υποδηλώσετε υποχρέωση.

Να αποφεύγετε λέξεις και σύνταξη που αποτελούν αιτία σύγχυσης:

o ακρωνύμια και συντομογραφίες που δεν επεξηγούνται μέσα στο κείμενο

o δύο διαφορετικοί όροι που χρησιμοποιούνται για το ίδιο πράγμα π.χ. αυτοκίνητο –όχημα

o ασαφείς νομικοί και τεχνικοί όροι που αποτελούν επαγγελματική ορολογία

o παράταξη ουσιαστικών που σχηματίζουν πολύπλοκες φράσεις Παράδειγμα: «Διαδικασίες ελέγχου ποιότητας νερού.» Ορθότερο είναι: «Διαδικασίες για τον έλεγχοτης ποιότητας του νερού»

Το έγγραφό σας απευθύνεται σε όλους και όχι μόνο στους ειδικούς. Για αυτό, να λαμβάνετευπόψη σας τις δυνατότητες αντίληψης του μέσου αναγνώστη.

Για την σύνταξη εγγράφων, συνήθως, χρησιμοποιείται ο τύπος φύλλων Α4: 21εκ. Χ 30 εκ. Όμως, οι ανάγκες μεταβάλλονται, και ομοίως μπορεί, όποτε κριθεί σκόπιμο από την Υπηρεσία, να χρησιμοποιηθούν και άλλοι τύποι φύλλων που θα εξυπηρετούν τις ανάγκες της καλύτερα (π.χ. Α3).

Να τμηματοποιείται η ύλη σε μικρές ενότητες - παραγράφους. Διευκολύνουν την ανάγνωση και την καλύτερη κατανόηση του κειμένου. Κάθε ενότητα να διαπραγματεύεται ένα και μόνο θέμα.

Οι συνηθέστερες μέθοδοι παραγραφοποίησης κειμένου είναι:

από το γενικό στο ειδικό

από την αιτία στο αποτέλεσμα

κατά σειρά σπουδαιότητας

κατά χρονική σειρά των γεγονότων

Αρίθμηση των παραγράφων - ενοτήτων

(α) Σε Κείμενα.

Συχνά για τη σωστή διάταξη της ύλης αριθμούμε τις παραγράφους ή μεγαλύτερες ενότητες του

κειμένου. Η συνηθέστερη τάξη αρίθμησης είναι:

- Λατινική αρίθμηση (Κεφαλαία) π.χ. Ι, ΙΙ, ΙΙΙ...

- Ελληνική αρίθμηση (Κεφαλαία) π.χ. Α, Β, Γ...

- Αραβική αρίθμηση π.χ. 1, 2, 3...

- Ελληνική αρίθμηση (Μικρά) π.χ. α, β, γ...*

79

(β) Σε νόμους ή κανονιστικές πράξεις της Διοίκησης.Όταν το κείμενό μας είναι Νόμος, χρησιμοποιείται άλλη τάξη αρίθμησης. Κάθε ενότητα ονομάζεται άρθρο. Κάθε άρθρο αποτελείται από αριθμημένες με αραβικούς αριθμούς παραγράφους. Η παράγραφος αποτελείται από μικρές ενότητες που ονομάζονται εδάφια. Οι αριθμοί των εδαφίων μνημονεύονται αλλά δεν αναγράφονται στο κείμενο.

Εάν το κείμενο έχει μια μόνο παράγραφο δεν βάζουμε μπροστά από αυτή τον αριθμό 1.Εάν το περιεχόμενο μιας παραγράφου περιέχει περιπτώσεις, αυτές αριθμούνται με μικρά ελληνικά γράμματα (α, β ...). Αυτές οι περιπτώσεις δεν χαρακτηρίζονται ως εδάφια, γιατί κάθε περίπτωση μπορεί να περιλαμβάνει πολλές ενότητες, δηλαδή πολλά εδάφια. Για υποδιαιρέσεις περιπτώσεων χρησιμοποιούνται διπλά μικρά ψηφία της ελληνικής αλφαβήτου.

Παράδειγμα:

Υποδιαίρεση πρώτη:

Υποδιαίρεση δεύτερη:

Υποδιαίρεση τρίτη:

αα)

ββ)

γγ)

80

Υπόδειγμα Αρίθμησης Παραγράφων

ΔΙΑΤΑΞΗ ΤΗΣ ΥΛΗΣ ΤΟΥ ΚΥΡΙΟΥ ΚΕΙΜΕΝΟΥ ΣΕ ΠΑΡΑΓΡΑΦΟΥΣ

ΚΑΙ ΠΕΡΑΙΤΕΡΩ ΥΠΟΔΙΑΙΡΕΣΕΙΣ

1. (Παράγραφος) με μία ή περισσότερες υποπαραγράφους (εδάφια) χωρίς αρίθμηση

...............................................................................................................................................................

2. ...............................................................................................................................................

...............................................................................................................................................................

3. ...............................................................................................................................................

...............................................................................................................................................................

α) (Περίπτωση) ένα ή περισσότερα εδάφια χωρίς αρίθμηση

...............................................................................................................................................................

β) ...............................................................................................................................................

...............................................................................................................................................................

γ) ...............................................................................................................................................

...............................................................................................................................................................

αα) (Υποδιαίρεση περιπτώσεων) με ένα ή περισσότερα εδάφια χωρίς

αρίθμηση.............................................................................................

ββ) .............................................................................................................

.............................................................................................................

γγ) .............................................................................................................

.............................................................................................................

δ) ...............................................................................................................................................

...............................................................................................................................................................

4. ...............................................................................................................................................

...............................................................................................................................................................

...............................................................................................................................................................

81

Υπόδειγμα Αρίθμησης Ενοτήτων

Ι.

ΙΙ.

ΕΚΔΟΣΗ ΠΙΣΤΟΠΟΙΗΤΙΚΩΝ

Α. Έκδοση Αστυνομικής Ταυτότητας

1. Π ρ ο ϋ π ο θ έ σ ε ι ς

α) Ηλικία

β) Διαμονή στη χώρα

2. Δ ι κ α ι ο λ ο γ η τ ι κ ά

α) Φωτογραφίες

β) Μάρτυρες

γ) .................

δ) .................

3. ...............………..

Β. Έκδοση Διαβατηρίου

……...........................

ΑΔΕΙΕΣ ΟΧΗΜΑΤΩΝ

Α. ........................

............................

...........κ.ο.κ..........

82

3.2 Τα Διοικητικά Έγγραφα – Βασικές Έννοιες

3 . 2 . 1 Χ Α Ρ Α Κ Τ Η Ρ Ι Σ Τ Ι Κ Α Τ Ω Ν Δ Ι Ο Ι Κ Η Τ Ι Κ Ω Ν Ε Γ Γ Ρ Α Φ Ω Ν

Τα Διοικητικά Έγγραφα συντάσσονται από διοικητικά όργανα και εξυπηρετούν την επικοινωνία μεταξύ Δημοσίων Υπηρεσιών και Πολιτών, καθώς και Δημοσίων Υπηρεσιών μεταξύ τους. Ο παραδοσιακός τρόπος σύνταξης των διοικητικών εγγράφων δεν έχει αποδώσει τα αναμενόμενα. Πολύ συχνά τα διοικητικά έγγραφα είναι πολύπλοκα ως προς τη δομή, και δυσνόητα κυρίως λόγω της συχνής χρήσης αρκτικόλεξων και εξεζητημένων διοικητικών όρων. Το αποτέλεσμαείναι η επικοινωνία να είναι ατελής.

1. ΑλληλογραφίαΕίναι η γραπτή επικοινωνία με επίσημη μορφή μεταξύ:

α. Δημοσίων Υπηρεσιών ήβ. Δημοσίων Υπηρεσιών και πολιτών ήγ. Οργανικών Μονάδων μίας και της αυτής Δημόσιας Υπηρεσίας.

Όταν εκδότης ή αποδέκτης ή και οι δύο είναι Δημόσιες Υπηρεσίες, η αλληλογραφία ονομάζεταιαλληλογραφία Δημοσίων Υπηρεσιών και το περιεχόμενό της ποικίλλει ανάλογα με τον επιδιωκόμενο σκοπό (παροχή ή αίτηση πληροφοριών, παροχή οδηγιών κ.λπ.). Η αλληλογραφία Δημοσίων Υπηρεσιώνδιακρίνεται σε εισερχόμενη και εξερχόμενη. Εισερχόμενη είναι η αλληλογραφία που περιέρχεται μεκάθε μέσο στην υπηρεσία και εξερχόμενη είναι αυτή που συντάσσεται από την υπηρεσία και προορίζεται για αποδέκτες εξωτερικούς ως προς την υπηρεσία.

2. ΈγγραφοΣτην παράγραφο 1 του άρθρου 5 του Ν.2690/1999 (ΦΕΚ 45/Α΄) δίνεται ο εξής ορισμός του διοικητικού εγγράφου: «Ως διοικητικά έγγραφα νοούνται όσα συντάσσονται από τις δημόσιες υπηρεσίες,όπως εκθέσεις, μελέτες, πρακτικά, στατιστικά στοιχεία, εγκύκλιες οδηγίες, απαντήσεις της Διοίκησης,γνωμοδοτήσεις κι αποφάσεις». Σύμφωνα με τον Κώδικα Πολιτικής Δικονομίας (άρθρο 438) δημόσιο έγγραφο καλείται κάθε έγγραφο το οποίο συντάσσεται κατά τους τύπους που ορίζει ο νόμος, απόδημόσιο υπάλληλο, ή λειτουργό, ή πρόσωπο που ασκεί δημόσια υπηρεσία ή λειτουργία, εφόσον το εκδίδον το έγγραφο όργανο, είναι καθ’ ύλην και κατά τόπο αρμόδιο για πιστοποίηση όσων βεβαιώνονταιστο έγγραφο ότι έγιναν από το πρόσωπο που συνέταξε το έγγραφο, ή ότι έγιναν ενώπιόν του. Ο εννοιολογικός προσδιορισμός του δημοσίου εγγράφου του πιο πάνω άρθρου είναι ενιαίος σε όλο το δίκαιο (Α.Π. 1267/1997 ΝΟΒ 1998, 562).Το γενικότερο νομοθετικό πλαίσιο θεωρεί ως έγγραφο και τις φωτογραφικές ή κινηματογραφικές παραστάσεις, τις φωνοληψίες και κάθε άλλη μηχανική απεικόνιση (βλ. Κώδικα Πολιτικής Δικονομίας). Κατά τον Ποινικό Κώδικα, επίσης, ορίζεται ότι έγγραφο συνιστά κάθε γραπτό που προορίζεται, ή είναι πρόσφορο να αποδείξει ένα τέτοιο γεγονός, αλλά και κάθε μέσο το οποίο χρησιμοποιείται, από υπολογιστή ή από άλλο υλικό, στο οποίο εγγράφεται οποιαδήποτε πληροφορία, εικόνα, σύμβολο, ή ήχος. Όλο και περισσότερο, βέβαια, η λέξη έγγραφο γίνεται αντιληπτή στην ευρύτερη έννοιά της που περιλαμβάνει και κείμενα σε ψηφιακή μορφή. Στη συγκεκριμένη περίπτωση πρόκειται για τα ηλεκτρονικά έγγραφα. Χαρακτηριστικό του ηλεκτρονικού εγγράφου είναι ότι δημιουργείται με τη χρήση της ηλεκτρονικής τεχνολογίας.

Τα ηλεκτρονικά έγγραφα διακρίνονται σε γνήσια και μη γνήσια. Γνήσια ηλεκτρονικά έγγραφα είναι τα έγγραφα με ολοκληρωτικά ηλεκτρονική υπόσταση, δηλ. καταχωρήσεις ηλεκτρονικών δεδομένων σε μαγνητικό υλικό (π.χ. σκληρό δίσκο, δισκέτα, zip, c.d. κ.λπ.). Μη γνήσια ηλεκτρονικά έγγραφα είναι χάρτινα έγγραφα με περιεχόμενο και υπογραφή ηλεκτρονικά αποτυπωμένη σ’ αυτά π.χ. τηλεομοιότυπο και τηλέτυπο (telex)

83

3. ΣχέδιοΕίναι κάθε κείμενο που φέρει τις μονογραφές του συντάκτη του και των ιεραρχικά προϊσταμένων του, μέχρι την τελική υπογραφή του αρμοδίου -σύμφωνα με νομοθετική διάταξη- οργάνου:

Υπουργού

Γενικού Γραμματέα

Διευθυντή, κ.λπ.

4. ΣυντάκτηςΕίναι αυτός που συντάσσει το έγγραφο και συμπληρώνει όλα τα συνοδευτικά στοιχεία του κειμένου:

Παραλήπτες

Κοινοποιήσεις, κ.λπ.Ο Συντάκτης ακολουθεί την πιο κάτω διαδικασία για την σύνταξη ενός εγγράφου:α. Συμμορφώνεται με τις γενικές και ειδικές εντολές και οδηγίες, και όταν δεν υπάρχουν τέτοιες, με τις εντολές και οδηγίες του προϊσταμένου.β. Συνεργάζεται με τους υπηρεσιακούς εκείνους παράγοντες -εφόσον κρίνεται αναγκαίο - που μπορούν να έχουν γνώμη για την κατάρτιση του σχεδίου.γ. Προχωρά στη σύνταξη του σχεδίου μετά τη συγκέντρωση των απαιτούμενων στοιχείων.δ. Καθορίζει τους παραλήπτες -βάσει του σκοπού του εγγράφου- και σημειώνει τον χρόνο διατήρησης του εγγράφου και το βαθμό ασφαλείας και προτεραιότητας.Ο υπάλληλος δεν έχει το δικαίωμα να αρνηθεί τη σύνταξη, με κάθε μέσο, εγγράφου για θέμα της αρμοδιότητάς του, εφόσον διαταχθεί γι’ αυτό από οποιονδήποτε από τους προϊσταμένους του. Ανδιαφωνεί με το περιεχόμενο του εγγράφου, εφαρμόζονται τα οριζόμενα πιο κάτω στην ενότητα 6 για την Προσυπογραφή. (Βλ. άρθρο 25 παράγρ. 6, Νόμος 2683/1999).

5. ΥπογραφήΕίναι η τελική ιδιόχειρη υπογραφή που τίθεται σε κάθε σχέδιο από το όργανο στο οποίο ανήκει η αρμοδιότητα έκδοσης του εγγράφου ή από το όργανο που είναι νόμιμα εξουσιοδοτημένο* Στο πλαίσιο της Ηλεκτρονικής Διοίκησης καθιερώνεται η «Ηλεκτρονική Υπογραφή» και η «Προηγμένη Ηλεκτρονική Υπογραφή».«Ηλεκτρονική Υπογραφή» είναι δεδομένα σε ηλεκτρονική μορφή, τα οποία είναι συνημμένα σε άλλα ηλεκτρονικά δεδομένα ή συσχετίζονται λογικά με αυτά και τα οποία χρησιμεύουν ως μέθοδος απόδειξης της γνησιότητας. «Προηγμένη Ηλεκτρονική Υπογραφή» ή «Ψηφιακή Υπογραφή» είναι ηλεκτρονική υπογραφή που πληροί τους εξής όρους:

α) συνδέεται μονοσήμαντα με τον υπογράφοντα

β) είναι ικανή να καθορίσει ειδικά και αποκλειστικά την ταυτότητα του υπογράφοντος

γ) δημιουργείται με μέσα τα οποία ο υπογράφων μπορεί να διατηρήσει υπό τον αποκλειστικό του έλεγχο καιδ) συνδέεται με τα δεδομένα στα οποία αναφέρεται κατά τρόπο, ώστε να μπορεί να εντοπισθεί οποιαδήποτε μεταγενέστερη αλλοίωση των εν λόγω δεδομένων (άρθρο 2 του π.δ. 150/2001).

Η υπογραφή τίθεται στο κενό που σχηματίζεται ανάμεσα στην ιδιότητα που τίθεται άνω και στοονοματεπώνυμο αυτού που υπογράφει που τίθεται κάτω από την ιδιότητα. Η υπογραφή συνοδευόμενη με τα λοιπά στοιχεία: ιδιότητα, ονοματεπώνυμο, όταν τίθεται στο τέλος του εγγράφου είναι δηλωτική της αποδοχής του περιεχομένου του.

6 Προσυπογραφή

Είναι η μονογραφή* πάνω στο σχέδιο που έχει καταρτίσει ο συντάκτης όλων των ενδιάμεσων μέχρι τον τελικό υπογράφοντα, με την οποία δηλώνουν την συμφωνία τους ως προς το περιεχόμενό του.Κατά την προσυπογραφή ακολουθείται η ιεραρχική οδός και χρησιμοποιείται η σφραγίδα προσυπογραφής. Κάθε υπάλληλος που προσυπογράφει οποιοδήποτε έγγραφο ή πράξη, οφείλει να

84

θέτει παραπλεύρως της προσυπογραφής του την ακριβή ημερομηνία κατά την οποία προσυπέγραψε (Ν.1943/91, άρθρο 7, παράγραφος 5). Με την προσυπογραφή δηλώνεται η συμφωνία, προς το περιεχόμενο, όλων όσων συμπράττουν. Αν ο υπάλληλος έχει αντίθετη γνώμη για εντελλόμενη ενέργεια, για την οποία είναι αναγκαία η προσυπογραφή ή η θεώρησή του, οφείλει να την διατυπώσει εγγράφως για να απαλλαγεί από την ευθύνη.

Οι προϊστάμενοι όλων των βαθμίδων οφείλουν να προσυπογράφουν τα έγγραφα που ανήκουν στηναρμοδιότητά τους και εκδίδονται με την υπογραφή του προϊσταμένου τους. Αν διαφωνούν, οφείλουν να διατυπώσουν εγγράφως τις τυχόν αντιρρήσεις τους. Αν παραλείψουν να προσυπογράψουν το έγγραφο θεωρείται ότι το προσυπέγραψαν. (Βλ. άρθρο 25 παράγρ. 4-5 του Ν. 2683/1999).Όταν οι τελικοί υπογράφοντες είναι περισσότεροι από ένας, τότε πρόκειται για συνυπογραφή. Παράδειγμα, στις κοινές υπουργικές αποφάσεις, οι τελικοί υπογράφοντες - οι υπουργοί – είναι περισσότεροι από ένας.

7 Διαβάθμιση

Είναι ο χαρακτηρισμός του εγγράφου με έναν όρο που δηλώνει ότι η γνωστοποίησή του σε αναρμόδιο ή άγνωστο πρόσωπο θα επέφερε ζημία στο κράτος. Ανάλογα με τη σοβαρότητα της ζημίας, το έγγραφο χαρακτηρίζεται με κατάλληλο βαθμό ασφαλείας.

Το βαθμό Ασφαλείας τον επιλέγει ο συντάκτης βάσει του περιεχομένου του εγγράφου και ελέγχεται από

όλους τους αρμοδίους που προσυπογράφουν το έγγραφο.

Ανάλογα, λοιπόν το βαθμό ασφαλείας με τον οποίο πρέπει να κινηθεί το έγγραφο, μπορούμε να το

χαρακτηρίσουμε με έναν από τους παρακάτω χαρακτηρισμούς.

α. Άκρως Απόρρητο (Για θέματα ύψιστης εθνικής σπουδαιότητας ή όταν περιλαμβάνειστοιχεία που αφορούν την ιδιωτική ή οικογενειακή ζωή τρίτων). Σχετικές οι διατάξειςιδίως των νόμων 2690/99 άρθρο 5 και 2472/97.

β. Απόρρητο (Όταν πρέπει να λαμβάνουν γνώση μόνο τα απολύτως αναγκαία πρόσωπα).

γ. Εμπιστευτικό (Όταν οι πληροφορίες που περιέχει μπορούν να προκαλέσουν

δυσλειτουργίες αν περιέλθουν σε γνώση αναρμοδίων).

δ. Αδιαβάθμητο (Όταν δεν έχει χαρακτηρισθεί με κάποιο από τους ως άνω βαθμούς ασφα-λείας).*

8 Προτεραιότητα

Είναι ο χαρακτηρισμός του εγγράφου με έναν όρο που δηλώνει ότι η διεκπεραίωσή του πρέπεινα γίνει σε συγκεκριμένο χρόνο, ώστε να μην προκληθεί δυσλειτουργία του συστήματος. Τονβαθμό προτεραιότητας τον επιλέγει ο συντάκτης βάσει των στοιχείων και της φύσης του περιεχομένου του εγγράφου. Την ευθύνη για τον βαθμό προτεραιότητας τη φέρει η υπηρεσία.

Οι βαθμοί προτεραιότητας είναι:

α. Εξαιρετικά Επείγον (Για διεκπεραίωση το συντομότερο δυνατό).

β. Επείγον (Για διεκπεραίωση σε διάστημα μικρότερο του εύλογου, για να

διεκπεραιωθεί, χρόνου).

γ. Κοινό (Για διεκπεραίωση κατά τη φυσιολογική σειρά βάσει της ημερομηνίας του).

Όταν το έγγραφο δεν έχει χαρακτηριστεί εξαιρετικά επείγον ή επείγον θεωρείται ως προς τοβαθμό προτεραιότητας ως κοινό.

9 Ειδική Μεταχείριση

85

Επιβάλλεται σε ορισμένα έγγραφα, οπότε χρησιμοποιείται μια από τις ακόλουθες ενδείξεις:

α. Προσωπικό (Όταν το έγγραφο πρέπει να παραδοθεί στα χέρια του αποδέκτη μέσα σε

κλειστό φάκελο)

β. Με Απόδειξη (Όταν ο παραλήπτης λαμβάνει το έγγραφο κατόπιν υπογραφής του).

γ. Με Αγγελιαφόρο (Όταν ο παραλήπτης το λαμβάνει με αγγελιαφόρο).

10 ΔιεκπεραίωσηΕίναι το σύνολο των ενεργειών που μεσολαβούν μεταξύ της κατάρτισης του σχεδίου και της παράδοσης του ακριβούς αντιγράφου του:

- στον ίδιο τoν παραλήπτη (Εσωτερική Διακίνηση) ή

- στην ταχυδρομική υπηρεσία (Εξωτερική Διακίνηση)

Στη διαδικασία, λοιπόν, της διεκπεραίωσης περιλαμβάνονται και η παραβολή, η επικύρωση, τοσφράγισμα, η αναπαραγωγή, η τοποθέτηση σε φακέλους.Αναπαραγωγή εγγράφων είναι η αναπαραγωγή του πρωτοτύπου σε μεγάλο ή μικρό αριθμό αντιτύπων με μηχανικά ή ηλεκτρονικά μέσα (εκτύπωση με τον εκτυπωτή του Η/Υ, φωτοτύπιση κ.λπ.).Βέβαια, η τεχνολογία έχει αλλάξει το νόημα της διεκπεραίωσης σήμερα. Όταν πρόκειται έναέγγραφο να διεκπεραιωθεί με τηλεομοιοτυπία ή ηλεκτρονικό ταχυδρομείο δεν αναπαράγεται σετόσα αντίτυπα όσοι είναι οι αποδέκτες, ούτε τίθεται σε φάκελο.Με τη χρήση τηλεομοιοτυπίας ή ηλεκτρονικού ταχυδρομείου περιέρχονται στον παραλήπτηέγγραφα σε έντυπη ή ψηφιακή μορφή που δεν είναι «ακριβή αντίγραφα» με την στενή έννοια Η ολοκλήρωση των ρυθμίσεων σχετικά με την ηλεκτρονική υπογραφή θα αλλάξει τα δεδομένα

* Τα εισερχόμενα ή εξερχόμενα έγγραφα με τον χαρακτηρισμό «Άκρως Απόρρητο», «Απόρρητο» ή «Εμπιστευτικό» καταχωρίζονται στο εμπιστευτικό πρωτόκολλο που τηρείται σε ειδικό βιβλίο από τον αρμόδιο υπάλληλο, συνήθως του τμήματος Γραμματείας. Για τη φύλαξη του εμπιστευτικού πρωτοκόλλου λαμβάνονται ειδικά μέτρα ασφαλείας.

Προϋποθέσεις εγκυρότητας των διοικητικών εγγράφων

Για να είναι ένα διοικητικό έγγραφο έγκυρο θα πρέπει να υφίστανται, μεταξύ άλλων, οιπαρακάτω προϋποθέσεις:

1. Το πρόσωπο που συντάσσει το έγγραφο να είναι όργανο της Δημόσιας Διοίκησης.Υπάλληλος που δεν εγκαταστάθηκε στο αξίωμά του ή παύτηκε, καθώς και ο ψευδώς περιβληθείςδημοσιοϋπαλληλική ιδιότητα, είναι ανίκανος να συντάξει δημόσιο έγγραφο.

2. Ο υπάλληλος που εκδίδει το έγγραφο απαιτείται να έχει αρμοδιότητα «καθ’ ύλην»,δηλαδή να ανήκει στα καθήκοντά του η πιστοποίηση των γεγονότων που βεβαιώνονται στοέγγραφο ή των απόψεων που διατυπώνονται σε αυτό.

3. Ο υπάλληλος που εκδίδει το έγγραφο απαιτείται να είναι αρμόδιος κατά τόπο, δηλαδήνα ενεργεί στα όρια της τοπικής περιφέρειας στην οποία ασκεί τα καθήκοντά του.

4. Το έγγραφο να συντάσσεται κατά τους νόμιμους τύπους, των οποίων η τήρηση αποδεικνύεται από αυτό το ίδιο το έγγραφο.

86

3 . 2 . 2 Ε Ι Δ Η Δ Ι Ο Ι Κ Η Τ Ι Κ Ω Ν Ε Γ Γ Ρ Α Φ Ω Ν

Η αλληλογραφία στις Δημόσιες Υπηρεσίες διεξάγεται με τα παρακάτω είδη εγγράφων:

• Το ευρείας χρήσης έγγραφο

• Την εισήγηση

• Την απόφαση

• Την εγκύκλιο

• Τη διαταγή

• Τα σημειώματα (Υπηρεσιακά - Ενημερωτικά)

• Τις αιτήσεις - αναφορές υπαλλήλων

• Οι αιτήσεις - αναφορές πολιτών

• Το τηλεγράφημα και το τηλετύπημα (Telex)

• Το τηλεομοιότυπο (Fax)

• Το μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου (E-mail)

• Τα πρακτικά, που αποτελούν ιδιαίτερη περίπτωση διοικητικών εγγράφων

Α. Το ευρείας χρήσης έγγραφο

Με το έγγραφο αυτό μεταβιβάζονται οι υπηρεσιακές εντολές, ζητούνται πληροφορίες, δίνονταιδιευκρινίσεις και οδηγίες και εκφράζονται σκέψεις και απόψεις για υπηρεσιακά ζητήματα, μεταξύ υπηρεσιών διαφόρων επιπέδων και μεταξύ υπηρεσιών και ιδιωτών. Το μεγαλύτερο μέρος της υπηρεσιακής αλληλογραφίας διεξάγεται με το ευρείας χρήσης έγγραφο.

Με το ευρείας χρήσης έγγραφο μπορεί απλά να διαβιβάζεται στον αποδέκτη ένα άλλο έγγραφογια τις δικές του ενέργειες. Για παράδειγμα, με ένα τέτοιο έγγραφο διαβιβάζουμε στο ΕθνικόΤυπογραφείο μια υπουργική απόφαση, προς δημοσίευση. Το έγγραφο αυτό τότε καλείται «διαβιβαστικό».

Το έγγραφο που συντάσσεται με πρωτοβουλία της υπηρεσίας και δεν απαντά σε συγκεκριμένοεισερχόμενο χαρακτηρίζεται ως «οίκοθεν».

87

Υπόδειγμα Εγγράφου Ευρείας Χρήσης

(Χρόνος διατήρησης)ΕΛΛΗΝΙΚΗ ΔΗΜΟΚΡΑΤΙΑ (βαθμός Ασφαλείας)ΥΠΟΥΡΓΕΙΟ

ΓΕΝΙΚΗ ΓΡΑΜΜΑΤΕΙΑ Αθήνα / / 2002ΓΕΝΙΚΗ ΔΙΕΥΘΥΝΣΗ Αριθ. Πρωτ. :

ΔΙΕΥΘΥΝΣΗ (βαθμός προτεραιότητας)ΤΜΗΜΑ

ΠΡΟΣ :

Ταχ. Δ/νση :Ταχ. Κώδικας :Πληροφορίες :Τηλέφωνο :

Fax :E-Mail :

ΘΕΜΑ :

Σχετ. :

ΚΟΙΝ. :

˜ ˜ ˜˜ ˜ ˜˜ ˜ ˜˜ ˜ ˜˜ ˜ ˜˜ ˜ ˜˜ ˜˜˜ ˜ ˜˜ ˜ ˜˜ ˜ ˜˜ ˜ ˜˜ ˜ ˜˜ ˜ ˜˜ ˜˜˜ ˜ ˜˜ ˜ ˜˜ ˜ ˜˜

(υπογραφή)

Ακριβές Αντίγραφο

Ο Προϊστάμενος της Γραμματείας

(υπογραφή) - (σφραγίδα)

88

Β. Η εισήγηση

Με το έγγραφο αυτό εξετάζονται συγκεκριμένα θέματα και προτείνονται λύσεις σχετικά με αυτά.Η εισήγηση γίνεται για ενημέρωση ανώτερων, του συντάκτη, κλιμακίων. Η εισήγηση συντάσσεται με πρωτοβουλία του κατά περίπτωση αρμόδιου οργάνου για κάποιο θέμα ή μετά από εντολή του ιεραρχικά προϊσταμένου και αποβλέπει στο να ενημερώσει τα ανώτερα κλιμάκια της υπηρεσίας, προκειμένου να λάβουν τις σχετικές αποφάσεις. Περιλαμβάνει όλα τα αναγκαία στοιχεία για την ενημέρωση του προϊσταμένου οργάνου και επιχειρήματα πλήρως τεκμηριωμένα. Σε εισηγήσεις, και γενικότερα έγγραφα μεγαλύτερα των τεσσάρων σελίδων, προτάσσεται σύνοψη, το πολύ μιας σελίδας (executive report). Οι εισηγήσεις υποβάλλονται έγκαιρα στα αρμόδια όργανα ώστε να παρέχεται ο απαραίτητος χρόνος για τη λήψη απόφασης μετά από μελέτη.

89

Υπόδειγμα Εισήγησης

ΓΕΝΙΚΗ ΔΙΕΥΘΥΝΣΗ

ΔΙΕΥΘΥΝΣΗ

ΤΜΗΜΑ

ΕΙΣΗΓΗΣΗ

Αθήνα / / 2003

ΠΡΟΣ :

Συντάκτης

ΤηλέφωνοΣΧΕΤ.

Ιστορικό :1.2.

Προϋποθέσεις :

3.4.

Παράγοντες :

5.6.

Ανάλυση :

8.9.10.

Συμπεράσματα :

11.12.

Προτάσεις :

13.14.

Συνημμένα :

(α)(β)

ΣΧΟΛΙΑΣΜΟΣ :

:

::

Σχετικά με ……………..… (Περίληψη θέματος)

(α)(β)

Ο ΣΥΝΤΑΚΤΗΣ

(υπογραφή)

1) …………………………………………………………..(υπογραφή-ημερομηνία)

2) …………………………………………………………..(υπογραφή-ημερομηνία)3) …………………………………………………………..(υπογραφή-ημερομηνία)ΑΠΟΦΑΣΗ ΓΙΑ ΑΛΛΕΣ ΕΝΕΡΓΕΙΕΣ

(υπογραφή - ημερομηνία)

Γ Η Απόφαση

Είναι διοικητική πράξη που εκδίδεται στη βάση εξουσιοδότησης Νόμου, είναι συνήθως έγγρα-

φη, αναφέρει την εκδούσα αρχή και τις εφαρμοζόμενες διατάξεις, φέρει δε χρονολογία και την

υπογραφή του αρμόδιου οργάνου.

α. Δομή των ΑποφάσεωνΗ απόφαση χωρίζεται σε δύο μέρη:– Το προοίμιο και– Το διατακτικό

90

Υπόδειγμα Απόφασης

ΕΛΛΗΝΙΚΗ ΔΗΜΟΚΡΑΤΙΑ

ΥΠΟΥΡΓΕΙΟ

ΓΕΝΙΚΗ ΓΡΑΜΜΑΤΕΙΑ

ΓΕΝΙΚΗ ΔΙΕΥΘΥΝΣΗ

ΔΙΕΥΘΥΝΣΗ

ΤΜΗΜΑ

Ταχ. Δ/νση :Ταχ. Κώδικας :Πληροφορίες :

Τηλέφωνο :Αριθμ. συσκ. τηλ/τυπίας:Ηλεκτρον. Δ/νση :

ΘΕΜΑ :

(βαθμός Ασφαλείας)

Αθήνα / / 2003Αριθ. Πρωτ. :

(βαθμός προτεραιότητας)

ΑΠΟΦΑΣΗ

Έχοντας υπόψη:

Ο ΥΠΟΥΡΓΟΣ ή ΟΙ ΥΠΟΥΡΓΟΙ ή Ο ΓΕΝΙΚΟΣ ΓΡΑΜΜΑΤΕΑΣ

1.

2.

Τις διατάξεις :

α) Του Νόμουβ) Του Π.Δ.γ) Της Π.Υ.Σ.

Τις ανάγκες της υπηρεσίας

Αποφασίζουμε

1.

2.

3.

Την έγκριση, συγκρότηση, σύσταση, κ.λ.π. ______________________________________

Η απόφαση ισχύει από _____________________________________________________

Η απόφαση αυτή να δημοσιευθεί στην Εφημερίδα της Κυβέρνησης.

Οι Υπουργοί(υπογραφές)

Κοινοποίηση :

1. Εθνικό Τυπογραφείο2. _______________

Ακριβές Αντίγραφο

Ο Προϊστάμενος της Γραμματείας

(υπογραφή) - (σφραγίδα)

91

Δ. Η Εγκύκλιος

Είναι έγγραφο που εκδίδεται από Κεντρικά ή Περιφερειακά όργανα και εξυπηρετεί τους εξήςσκοπούς κυρίως:

• παρέχει οδηγίες & διευκρινήσεις σχετικά με την εφαρμογή νομοθετικών διατάξεων με σκοπότην ομοιόμορφη ερμηνεία και εφαρμογή του νόμου

• πληροφορεί για την δημοσίευση και ισχύ νέων διατάξεων με τρόπο που να διευκολύνει τηλήψη των αποφάσεων και τον συντονισμό διαφόρων υπηρεσιών

• κοινοποιεί διαταγές διοικητικής ή λειτουργικής φύσης με ρητές εντολές στους παραλήπτεςγια συγκεκριμένες ενέργειες

Διακρίνουμε τις εγκυκλίους ως προς το περιεχόμενό τους στις παρακάτω κατηγορίες:- Ερμηνευτικές- Επιτακτικές- Κανονιστικές- Οργανωτικές

Υπενθυμίζεται ότι οι εγκύκλιοι είναι σκόπιμο να συντάσσονται με πλήρη και σαφή τρόπο, ώστενα αποφεύγεται η υποκειμενικότητα στην εφαρμογή του νόμου και η σύγκρουση, είτε με τονίδιο τον νόμο, είτε με προηγούμενες εγκυκλίους.

Οι εγκύκλιοι, ακόμη, πρέπει να εκδίδονται εγκαίρως ώστε οι αποδέκτες να έχουν τον απαιτού-μενο χρόνο για την εμπρόθεσμη εφαρμογή τους.

92

Υπόδειγμα Εγκυκλίου

ΕΛΛΗΝΙΚΗ ΔΗΜΟΚΡΑΤΙΑ

ΥΠΟΥΡΓΕΙΟ

ΓΕΝΙΚΗ ΓΡΑΜΜΑΤΕΙΑ

ΓΕΝΙΚΗ ΔΙΕΥΘΥΝΣΗ

ΔΙΕΥΘΥΝΣΗ

ΤΜΗΜΑ

Ταχ. Δ/νση :Ταχ. Κώδικας :Πληροφορίες :Τηλέφωνο :Αριθμ. συσκ. τηλ/τυπίας:Ηλεκτρον. Δ/νση :

ΘΕΜΑ :

Σχετ. :

(βαθμός Ασφαλείας)

Αθήνα / / 2003Αριθ. Πρωτ. :

(βαθμός προτεραιότητας)

: ΠΡΟΣ

ΚΟΙΝ. :

˜ ˜ ˜˜ ˜ ˜˜ ˜ ˜˜ ˜ ˜˜ ˜ ˜˜ ˜ ˜˜˜˜ ˜ ˜˜ ˜ ˜˜ ˜ ˜˜ ˜

(υπογραφή)

Εσωτερική Διανομή :1. Γραφείο κ. Υπουργού

2. Γραφείο κ. Υφυπουργού

3. Γραφείο κ. Γεν. Γραμματέα

4. ____________________

Ακριβές Αντίγραφο

Ο Προϊστάμενος της Γραμματείας

(υπογραφή) - (σφραγίδα)

93

Ε. Η Διαταγή

Είναι το έγγραφο που απευθύνεται σε υφιστάμενες υπηρεσίες ή όργανα και επιβάλλει ενέργει-ες εκ μέρους του παραλήπτη σύμφωνες με τις εντολές της προϊστάμενης αρχής.

ΣΤ. Τα Σημειώματα

Είναι έγγραφα εσωτερικής φύσεως που αφορούν θέματα δευτερευούσης σημασίας. Διακρίνονταισε:

- υπηρεσιακά- ενημερωτικά

Τα Υπηρεσιακά Σημειώματα:--

διαβιβάζουν διάφορα θέματα ήανταλλάσσουν πληροφορίες μεταξύ διαφορετικών μονάδωντης ίδιας υπηρεσίας.

Τα Ενημερωτικά Σημειώματα χρησιμοποιούνται για την ενημέρωση των ιεραρχικά ανώτερωνκλιμακίων. Συντάσσονται συνήθως για την εξυπηρέτηση των παρακάτω σκοπών:α.β.γ.

Να αποτελέσουν την περίληψη μακροσκελών εγγράφωνΝα εκθέσουν το ιστορικό ενός θέματοςΝα διατυπώσουν απόψεις και εισηγήσεις σε σχέση με τη ρύθμιση ενός θέματος, ή νααιτιολογήσουν τους λόγους που επέβαλαν την έκδοση ενός εγγράφου

Το υπηρεσιακό σημείωμα είναι όμοιο ως προς τη μορφή με το ενημερωτικό σημείωμα.

94

Υπόδειγμα Ενημερωτικού Σημειώματος

Αθήνα / / 2003

ΓΕΝΙΚΗ ΔΙΕΥΘΥΝΣΗ

ΔΙΕΥΘΥΝΣΗ

ΤΜΗΜΑ

ΕΝΗΜΕΡΩΤΙΚΟ ΣΗΜΕΙΩΜΑ

(υπόψη κ. ………………………….)

Θέμα: …………………….……………. (Περίληψη θέματος)

˜ ˜ ˜˜ ˜ ˜˜ ˜ ˜˜ ˜ ˜˜ ˜ ˜˜ ˜ ˜˜ ˜˜˜ ˜ ˜˜ ˜ ˜˜ ˜ ˜˜ ˜ ˜˜ ˜ ˜˜ ˜ ˜˜ ˜˜˜ ˜ ˜˜ ˜ ˜˜ ˜ ˜˜ ˜ ˜˜ ˜ ˜˜ ˜ ˜˜ ˜˜˜ ˜ ˜˜ ˜ ˜˜ ˜ ˜˜ ˜ ˜˜ ˜ ˜˜ ˜ ˜˜ ˜˜ ˜˜ ˜ ˜ ˜ ˜˜ ˜ ˜ ˜ ˜˜ ˜ ˜ ˜ ˜˜ ˜ ˜˜ ˜˜ ˜ ˜ ˜ ˜˜ ˜ ˜ ˜ ˜˜ ˜ ˜ ˜ ˜˜ ˜ ˜˜ ˜˜ ˜ ˜ ˜ ˜˜ ˜ ˜ ˜ ˜˜ ˜ ˜ ˜ ˜˜ ˜ ˜˜ ˜˜ ˜ ˜ ˜ ˜˜ ˜ ˜ ˜ ˜˜ ˜ ˜ ˜ ˜˜ ˜ ˜˜ ˜˜ ˜ ˜ ˜ ˜˜ ˜ ˜˜ ˜ ˜ ˜˜ ˜ ˜ ˜ ˜˜ ˜˜ ˜ ˜˜ ˜ ˜ ˜ ˜˜ ˜ ˜˜ ˜ ˜ ˜˜ ˜ ˜ ˜ ˜˜˜ ˜˜ ˜ ˜ ˜˜ ˜ ˜ ˜ ˜˜ ˜ ˜˜ ˜ ˜ ˜˜ ˜ ˜˜ ˜˜ ˜ ˜˜ ˜ ˜ ˜˜ ˜ ˜ ˜ ˜˜ ˜ ˜˜ ˜ ˜˜˜ ˜ ˜ ˜ ˜˜ ˜ ˜˜ ˜ ˜ ˜˜ ˜ ˜ ˜ ˜˜ ˜˜˜ ˜ ˜ ˜˜ ˜ ˜ ˜ ˜˜ ˜ ˜˜ ˜ ˜ ˜˜ ˜ ˜ ˜˜˜ ˜ ˜˜ ˜ ˜ ˜˜ ˜ ˜

Ο …………………..

(Ιδιότητα και Ονοματεπώνυμο Συντάκτη)

37

95

Η. Οι Αιτήσεις – Αναφορές Υπαλλήλων

Η αίτηση και η αναφορά αποτελούν προσωπικά έγγραφα. Με την αίτηση ή αναφορά:- υποβάλλονται αιτήματα ή παράπονα ατομικής μορφής- αναφέρονται στοιχεία ή γεγονότα στ’ αρμόδια κατά περίπτωση όργανα.

Για την υποβολή της αίτησης ή αναφοράς ακολουθείται η ιεραρχική οδός.

Υπόδειγμα Αίτησης Υπαλλήλου

ΠΡΟΣ :

ΑΙΤΗΣΗ

1. …………………………….2. ………………………3. ………………………4. Για …………………..…………………………

5. ……………………….6. Συνημμένα .…………

7. ………………………..…………………………...8. ………………………..

9. Παρακαλώ να ……………………………………………………………………………………………………………………………………………

Με τιμή

(υπογραφή)

Ο Αιτών

1. Αναγράφεται το πλήρες ονοματεπώνυμο του αιτούντος.

2. Αναγράφεται ο βαθμός του.3. Αναγράφεται η Υπηρεσία που υπηρετεί.

4. Αναγράφεται περίληψη του αιτήματος.

5. Αναγράφεται τόπος και ημερομηνία.

6. Αναγράφονται τα τυχόν συνημμένα.7. Αναγράφεται ο τίτλος της Υπηρεσίας που απευθύνεται η αίτηση.

8. Αναγράφεται η έδρα της Υπηρεσίας.

9. Αναπτύσσεται το υποβαλλόμενο αίτημα.

96

Ζ. Οι Αιτήσεις – Οι Διοικητικές προσφυγές και οι Αναφορές Πολιτών

Οι αιτήσεις ή αναφορές των πολιτών χαρακτηρίζονται ως εισερχόμενα έγγραφα. Με τις αιτήσεις /αναφορές εκφράζονται προς τη δημόσια διοίκηση αιτήματα πολιτών. Αίτηση του ενδιαφερομένου για την έκδοση διοικητικής πράξης απαιτείται όταν το προβλέπουν οι σχετικές διατάξεις.Για την ικανοποίηση των αιτημάτων η οικεία υπηρεσία είναι υποχρεωμένη να έχει ειδικό έντυπο το οποίο θα καλείται να συμπληρώνει ο αιτών. Στο έντυπο αυτό, σε ειδικό χώρο, π.χ. στην πίσω σελίδα ή σε πλαίσιο, πρέπει να αναγράφονται τα δικαιολογητικά που τυχόν πρέπει να προσκομίσει ο ενδιαφερόμενος, οι προβλεπόμενες από τη νομοθεσία προϋποθέσεις για την ικανοποίηση του αιτήματος, ο χρόνος μέσα στον οποίο θα δοθεί η απάντηση και μια σειρά άλλα στοιχεία, για τα οποία βλ. - ν. 2690/1999, άρθρο 3.Όταν ο πολίτης δηλώνει ότι δεν μπορεί να γράψει, την αίτηση οφείλει να τη συντάσσει ο υπάλληλος που είναι αρμόδιος να την παραλάβει, σύμφωνα με τα στοιχεία που του υπαγορεύει ο πολίτης και τα επιβεβαιώνει με την επίδειξη του δελτίου ταυτότητάς του ή άλλου αποδεικτικούεγγράφου.Σύμφωνα με το άρθρο 10 του Συντάγματος της Ελλάδος (ΦΕΚ 85Α~, 18-4-01), οι πολίτες, ένας ή πολλοί μαζί, έχουν το δικαίωμα να αναφέρονται εγγράφως στις αρχές, οι οποίες είναι υποχρεωμένες να ενεργούν σύντομα, κατά τις κείμενες διατάξεις, και να απαντούν αιτιολογημένα σε εκείνον που υπέβαλε την αναφορά, σύμφωνα με το νόμο.Αν από τις σχετικές διατάξεις δεν προβλέπεται η δυνατότητα άσκησης της κατά το άρθρο 25 του ν.2690/99 ειδικής διοικητικής ή ενδικοφανούς προσφυγής, ο ενδιαφερόμενος για την αποκατάσταση υλικής ή ηθικής βλάβης των εννόμων συμφερόντων του που προκαλείται από ατομική διοικητική πράξη μπορεί, για οποιονδήποτε λόγο, με αίτησή του, να ζητήσει, είτε από την διοικητική αρχήπου εξέδωσε την πράξη, την ανάκληση ή την τροποποίησή της (αίτηση θεραπείας), είτε από τηναρχή που προΐσταται εκείνης που εξέδωσε την πράξη, την ακύρωσή της (ιεραρχική προσφυγή).Η διοικητική αρχή στην οποία υποβάλλεται η κατά την προηγούμενη παράγραφο αίτηση, οφείλει να γνωστοποιήσει στον ενδιαφερόμενο την απόφασή της για την αίτηση αυτή το αργότερο μέσα σε τριάντα (30) ημέρες, εκτός αν από ειδικές διατάξεις προβλέπεται ειδική προθεσμία (Βλ.περισσότερα στα άρθρα 24-27 του ν. 2690/1999 Η αρμόδια υπηρεσία, ή αρχή, υποχρεούται να απαντά στα αιτήματα για παροχή πληροφοριώνκαι χορήγηση εγγράφων, ιδίως πιστοποιητικών, δικαιολογητικών και βεβαιώσεων, μέσα σεορισμένη προθεσμία, όχι μεγαλύτερη των 60 ημερών, όπως νόμος ορίζει (άρθρο 4, ν. 2690/1999).Αν κάποια υπόθεση δεν μπορεί να διεκπεραιωθεί μέσα στην προθεσμία της προηγούμενης παραγράφου, η αρμόδια υπηρεσία οφείλει να γνωστοποιήσει εγγράφως στον ενδιαφερόμενο: α) τους λόγους της καθυστέρησης, β) τον υπάλληλο που έχει αναλάβει την υπόθεση και τον αριθμότηλεφώνου του για την παροχή πληροφοριών, γ) τα δικαιολογητικά που τυχόν λείπουν, καθώς και δ) κάθε άλλη χρήσιμη πληροφορία.Τα αιτούμενα πιστοποιητικά και βεβαιώσεις χορηγούνται αμέσως ή αν αυτό δεν είναι δυνατόν,αποστέλλονται στον αιτούντα εντός 10 ημερών.Αν η αίτηση υποβληθεί σε αναρμόδια υπηρεσία, η υπηρεσία οφείλει μέσα σε πέντε (5) ημέρες νατη διαβιβάσει στην αρμόδια υπηρεσία και να γνωστοποιήσει τούτο στον ενδιαφερόμενο. Ο ενδιαφερόμενος μπορεί πριν από την έκδοση της διοικητικής πράξης, να παραιτηθεί από τηναίτησή του χωρίς συνέπειες, εκτός αν υπάρχει ειδική αντίθετη ρύθμιση. Ανάκληση της παραίτησης δεν μπορεί να γίνει (άρθρο 3, ν. 2690/1999).Τα έντυπα αποτελούν μέσο αμφίδρομης επικοινωνίας Πολιτών – Διοίκησης και Διοίκησης –Πολιτών, γι’ αυτό ο σχεδιασμός τους, τα στοιχεία που περιλαμβάνουν, καθώς και η χρησιμοποιούμενη σε αυτά ορολογία, πρέπει να ευνοούν την επικοινωνία αυτή.Σχετικά με τις αιτήσεις πολιτών είναι τα άρθρα 3,10,12 του Ν.2690/99 και η απόφαση του Υπ.Εσωτερικών με αριθμό ΔΙΑΔΠ/Α1/18368 «Καθορισμός του τύπου και του περιεχομένουτης Υπεύθυνης Δήλωσης του άρθρου 8, του Ν. 1599/86» (ΦΕΚ 1276Β~, 1-10-02). Μετά τηνκατάργηση της αξίας της υπεύθυνης δήλωσης της παραγρ. 1 του άρθρου 8 του Ν. 1599/1986(ΦΕΚ 75 Α~), με την Πράξη Νομοθετικού Περιεχομένου η οποία άρχισε να ισχύει από

97

1.1.2002 (ΦΕΚ 288/Α~/21.12.2001), εκδόθηκε η πιο πάνω απόφαση του Υπ. Εσωτερικών μετην οποία άλλαξε ο τύπος και το περιεχόμενο της υπεύθυνης δήλωσης. Επίσης με την ίδια απόφαση επιτρέπεται η ενσωμάτωση της υπεύθυνης δήλωσης στα έντυπα των αιτήσεων, όπου αυτό είναι δυνατόν. Οι υπηρεσίες πρέπει να διαθέτουν δωρεάν στους πολίτες έντυπα της νέας υπεύθυνης δήλωσης και να δέχονται τις χειρόγραφες ή με άλλο τρόπο καταρτισμένες υπεύθυνες δηλώσεις που υποβάλλουν οι πολίτες.

Η. Το Τηλεγράφημα και το Τηλετύπημα (TELEX)Είναι ειδικοί τύποι εγγράφων για την επείγουσα αποστολή πληροφοριών, οδηγιών ή εντολών.Συντάσσονται με τρόπο περιληπτικό. Καταχωρούνται σε βιβλίο ειδικό και λαμβάνουν αύξοντααριθμό κατά έτος. Σήμερα τα μέσα αυτά τείνουν να αντικατασταθούν εντελώς από τη τηλεομοιοτυπία και το ηλεκτρονικό ταχυδρομείο τα οποία είναι πιο εύχρηστα.

Θ. Το Τηλεομοιότυπο (FAX)Η πιστή αναπαραγωγή εγγράφων από απόσταση με τη βοήθεια κατάλληλων τερματικώνσυσκευών ονομάζεται τηλεομοιοτυπία. Το λαμβανόμενο αντίγραφο στη τερματική συσκευήλήψης ονομάζεται τηλεομοιότυπο. (

Ι. Το μήνυμα Ηλεκτρονικού Ταχυδρομείου (E-MAIL)Ηλεκτρονικό Ταχυδρομείο είναι το σύστημα αποστολής και λήψης μηνυμάτων μέσω δικτύου από και προς την ηλεκτρονική διεύθυνση των χρηστών. Μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου είναι η πληροφορία που μεταδίδεται με το σύστημα του ηλεκτρονικού ταχυδρομείου..

Κ. Τα ΠρακτικάΕίναι διοικητικά έγγραφα, δεν χρησιμοποιούνται όμως για τη διοικητική αλληλογραφία.Για τις συνεδριάσεις των συλλογικών οργάνων συντάσσονται πρακτικά, στα οποία μνημονεύονται, ιδίως τα ονόματα και η ιδιότητα των παρισταμένων μελών, ο τόπος και ο χρόνος της συνεδρίασης, τα θέματα που συζητήθηκαν με συνοπτική αλλά περιεκτική αναφορά στο περιεχόμενό τους, η μορφή και τα αποτελέσματα της ψηφοφορίας και οι αποφάσεις που λήφθηκαν. Στο πρακτικό καταχωρίζονται οι γνώμες των μελών που μειοψήφησαν, σε περίπτωση δε φανερής ψηφοφορίας και τα ονόματα τούτων.Αν πρόκειται για συνεδρίαση οργάνου προς διατύπωση απλής γνώμης, στο οικείο πρακτικόκαταχωρίζονται υποχρεωτικά όλες οι επί μέρους γνώμες που διατυπώθηκαν και τέθηκαν σεψηφοφορία. Το πρακτικό συντάσσεται από τον γραμματέα του συλλογικού οργάνου και υπογράφεται από τον πρόεδρο.

98

Υπόδειγμα Πρακτικών ΣυνεδρίασηςΥΠΟΥΡΓΕΙΟ

ΠΕΝΤΑΜΕΛΕΣ ΥΠΗΡΕΣΙΑΚΟ ΣΥΜΒΟΥΛΙΟ

ΠΡΑΚΤΙΚΟ Αριθμός ……

Σήμερα, την ………… 200…., ημέρα ………………….. και ώρα ………… στ… …………………..(τόπος) συνήλθε στο Γραφείο του ………..…………………….. του Υπουργείου……………………. σε τακτική συνεδρίαση το Πενταμελές Υπηρεσιακό Συμβούλιο, πουσυγκροτήθηκε βάσει της με αριθμό ……………… απόφασης

…………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………..……. .

Στη συνεδρίαση προσήλθαν και παρέστησαν νόμιμα καλεσμένοι, οι παρακάτω :

1. ………………………………………... με βαθμό …………………………………………., ως Πρόεδρος.

2. ………………………………………….με βαθμό …………………………………………., ως Τακτικό Μέλος.

3. ………………………………………….με βαθμό …………………………………., ως Εισηγητής χωρίς ψήφο.

4 ………………………………….……….με βαθμό …………………………………………., ως εκπρόσωπος των μονίμων υπαλλήλων.

5. …………………………………….….. με βαθμό ………...……………………, ως εκπρόσωπος των μονίμων υπαλλήλων με σχέση εργασίας ΙΔΑΧ.

Στη συνεδρίαση προσήλθε και παρέστη ως Γραμματέας του Συμβουλίου ο …………………μεβαθμό …………………………………….. υπάλληλος ……………………………………………………….. .

Διαπιστώθηκε απαρτία με την παρουσία ……………..τακτικών μελών του Συμβουλίουκαι ο Πρόεδρος κάλεσε τον Εισηγητή να αναπτύξει καθένα από τα θέματα της ημερήσιας διάταξης, που είχανως εξής :1) ……………………………………………………………………………………..2) ……………………………………………………………………………………..

κ.ο.κ.

Μετά ο Εισηγητής έθεσε υπόψη του Συμβουλίου …………………………..……………………………..

…………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………….. .

Αφού τελείωσε η εισήγηση ακολούθησε διαλογική συζήτηση, μετά την οποία το Συμβούλιο λαμβάνοντας

υπόψη:

(α) ……………………………………………………………………………………………………………………….(β) ……………………………………………………………………………………………………………………….(γ) ……………………………………………………………………………………………………………………….

Αποφάσισε (ομόφωνα ή με πλειοψηφία)Να ……………………………………………………………………………………………………………………….……………………………………………………………………………………………………………………………

ή Γνωμοδότησε (ομόφωνα)Υπέρ ……………………………………………………………………………………………………………….…………………………………………………………………………………………………………………………………

Μετά από αυτά, εφόσον δεν υπήρχε άλλο θέμα στην ημερήσια διάταξη, το Συμβούλιο επικύρωσε τοπαρόν πρακτικό και έλυσε τη συνεδρίαση.

Ο ΠΡΟΕΔΡΟΣ

……………………………………. [υπογραφή]

Ο ΓΡΑΜΜΑΤΕΑΣ

……………………………………. [υπογραφή]

99

3 . 2 . 3 Η Δ Ο Μ Η Τ Ω Ν Δ Ι Ο Ι Κ Η Τ Ι Κ Ω Ν Ε Γ Γ Ρ Α Φ Ω Ν

Τα έγγραφα χωρίζονται σε έξι μέρη:

1. Προμετωπίδα

2. Κύριο Κείμενο

3. Υπογραφές

4. Σφραγίδες

5. Συνημμένα

6. Παραρτήματα

1. Η προμετωπίδα

Περιλαμβάνει:

α. Τα στοιχεία Επικοινωνίας του εκδότη.

αα) το πλήρες όνομα της υπηρεσίας του αποστολέα.Αναγράφονται στο πάνω αριστερό τμήμα του εγγράφου τα απαιτούμενα κάθε φορά στοιχεία της υπηρεσίας του εκδότη, μέχρι επιπέδου τμήματος. Τα στοιχεία γράφονται μεκεφαλαία το ένα κάτω από το άλλο ως εξής:

ΕΛΛΗΝΙΚΗ ΔΗΜΟΚΡΑΤΙΑ

ΥΠΟΥΡΓΕΙΟ ΕΣΩΤΕΡΙΚΩΝ

ΓΕΝΙΚΗ ΔΙΕΥΘΥΝΣΗ ΔΙΟΙΚΗΤΙΚΗΣ ΟΡΓΑΝΩΣΗΣ ΚΑΙ ΔΙΑΔΙΚΑΣΙΩΝ

ΔΙΕΥΘΥΝΣΗ ΑΠΛΟΥΣΤΕΥΣΗΣ ΔΙΑΔΙΚΑΣΙΩΝ ΚΑΙ ΠΑΡΑΓΩΓΙΚΟΤΗΤΑΣ

ΤΜΗΜΑ ΜΕΘΟΔΩΝ ΕΡΓΑΣΙΑΣ ΚΑΙ ΔΙΑΔΙΚΑΣΙΩΝ

ββ) την πλήρη ταχυδρομική διεύθυνση της υπηρεσίας του αποστολέα.

Βασ. Σοφίας 15

Αθήνα Τ.Κ 106 74

γγ) το όνομα του συντάκτη για πληροφορίες.Αναγράφονται τα στοιχεία του συντάκτη, ο οποίος ως αρμόδιος, είναι υπεύθυνος για την παροχή πληροφοριών προς τους αποδέκτες. Στην ένδειξη «Πληροφορίες» αναγράφεται το αρχικό γράμμα του κυρίου ονόματος και το επώνυμο του συντάκτη στην ονομαστική. Η αναγραφή των στοιχείων αυτών διευκολύνει πολύ τους πολίτες στην επικοινωνία τους με τις δημόσιες υπηρεσίες αλλά και τους υπαλλήλους όταν επικοινωνούν μεταξύ τους.

δδ) τον αριθμό τηλεφώνου του συντάκτη.

εε) τον αριθμό της συσκευής τηλεομοιοτυπίας (fax) του συντάκτη ή της υπηρεσίας.

ςς) την διεύθυνση ηλεκτρονικού ταχυδρομείου του συντάκτη ή της υπηρεσίας.

β. το βαθμό ασφαλείας (π.χ. «Εμπιστευτικό»).

100

γ. το βαθμό προτεραιότητας (π.χ. «Επείγον»).

δ. το χρόνο διατήρησης του εγγράφου στο αρχείο.

ε. τον τόπο και τη χρονολογία έκδοσης του εγγράφου.Αναγράφεται ο τόπος στον οποίο έχει την έδρα της η υπηρεσία που εκδίδει το έγγραφο και ακολουθεί η χρονολογία. Η ημέρα και το έτος αναγράφονται αριθμητικά, ο μήνας ολογράφως. Μετά τον τόπο μπαίνει κόμμα και στο τέλος της ημεροχρονολογίας τελεία,π.χ. Αθήνα, 11 Δεκεμβρίου 2002. Η χρονολογία έκδοσης αντιστοιχεί προς την ημερομηνία υπογραφής του εγγράφου από τον τελικό υπογράφοντα.

στ. τον αριθμό πρωτοκόλλου.Αναγράφεται μετά την ένδειξη Αριθμ. Πρωτ. στο επάνω δεξί μέρος του εγγράφου. Στηνπερίπτωση κατά την οποία εισέρχονται σε μια υπηρεσία περισσότερα από ένα έγγραφα,αναφερόμενα στην ίδια υπόθεση και στα οποία πρέπει να δοθεί η ίδια απάντηση με έναέγγραφο, αναγράφονται οι αριθμοί πρωτοκόλλου των εισερχόμενων εγγράφων στο εξερχόμενο απαντητικό έγγραφο. Στο σχέδιο του εγγράφου αυτού επισυνάπτονται τα ως άνω εισερχόμενα.

ζ. τους Αποδέκτες.αα) τους «Αποδέκτες Προς Ενέργεια». Είναι εκείνοι που λαμβάνοντας το έγγραφο υποχρεούνται να ενεργήσουν σύμφωνα με όσα καθορίζονται στο έγγραφο. Αν το έγγραφο απευθύνεται προς κάποια υπηρεσία, τότε αποδέκτης είναι απρόσωπα η υπηρεσία. Αν προσδιορίζεται ως αποδέκτης συγκεκριμένο πρόσωπο τότε αποδέκτης είναι το πρόσωπο αυτό του οποίου πρέπει να αναφέρεται το ονοματεπώνυμο και η ιδιότητα. Η λήψη ενός εγγράφου από αποδέκτη που έχει χαρακτηριστεί εσφαλμένα σαν Αποδέκτης προς Ενέργεια, τον υποχρεώνει να διαβιβάσει το έγγραφο προς τον πραγματικά υπεύθυνο για ενέργεια, ή σε περίπτωση αμφιβολιών, να το επιστρέψει στον εκδότη. Οι αποδέκτες προς ενέργεια αναγράφονται στο άνω δεξί μέρος του εγγράφου μετά τη λέξη «Προς», π.χ:

ΠΡΟΣ:

1. Όλα τα Υπουργεία

α) Δ/νσεις Διοικητικού

β) Δ/νσεις Απλούστευσης Διαδικασιών

2. Περιφέρειες

3. Νομαρχιακές Αυτοδιοικήσεις

ββ) τους «Αποδέκτες Προς Κοινοποίηση».Είναι εκείνοι που λαμβάνουν το έγγραφο απλώς για ενημέρωσή τους. Οι αποδέκτες προς κοινοποίηση αναγράφονται κάτω από τους αποδέκτες προς ενέργεια μετά τη λέξη ΚΟΙΝΟΠΟΙΗΣΗ, π.χ.:

ΚΟΙΝΟΠΟΙΗΣΗ:

1. Γραφείο κ. Πρωθυπουργού

2. Γραφεία κ.κ. Υπουργών,

Υπουργού Επικρατείας και Αν. Υπουργού

3. Γραφείο κ.κ. Γενικών και Ειδικών Γραμματέων

101

γγ) την Εσωτερική Διανομή.Περιλαμβάνει τους αποδέκτες εντός της υπηρεσίας του φορέα στον οποίο ανήκει η υπηρεσία που συντάσσει το έγγραφο.

δδ) τον Πίνακα Διανομής(όταν οι αποδέκτες είναι πολλοί). Ο πίνακας διανομής περιλαμβάνει κατά σειρά και χωριστά τους αποδέκτες προς ενέργεια, προς κοινοποίηση και τους αποδέκτες εσωτερικής διανομής. Ο πίνακας διανομής συντάσσεται είτε σε πρόσθετο φύλλο, οπότε αποτελεί αναπόσπαστο μέρος του εγγράφου και αριθμείται κανονικά, είτε επί της τελευταίας σελίδας του εγγράφου, εφόσον υπάρχει χώρος. Η συμπλήρωση του οικείου χώρου ΠΡΟΣ: γίνεται με την αναγραφή της φράσης «Αποδέκτες Πίνακα Διανομής». Στην περίπτωση που οι αποδέκτες καθορίζονται π.χ. ως προς όλα τα Υπουργεία, η τυχόν επιθυμητή παράλειψη κάποιου, σημειώνεται ως εξής:

ΠΡΟΣ: Όλα τα Υπουργεία πλην του Υπουργείου ............................................

Ο ακριβής και πλήρης καθορισμός των αποδεκτών ενός εγγράφου αποτελεί πρωταρχικήευθύνη του συντάκτη του.

Για την εξατομίκευση των αποδεκτών πρέπει να χρησιμοποιείται η διεύθυνσή τους.

η. την περιγραφή του θέματος.Το θέμα πρέπει να αποδίδει με σαφήνεια το περιεχόμενο του εγγράφου, αποτελώντας συνοπτικότατη περίληψή του. Πρέπει να αποφεύγεται η χρησιμοποίηση φράσεων γενικής μορφής. Π.χ.

ΘΕΜΑ: «Διακίνηση διοικητικών εγγράφων με το ηλεκτρονικό ταχυδρομείο» και

όχι «Ηλεκτρονικό ταχυδρομείο».

θ. την αναφορά των σχετικών.

Ως σχετικό, αναγράφουμε μόνο το τελευταίο έγγραφο που ήταν σχετικό με το έγγραφο που συντάσσουμε, και το προσδιορίζουμε αναφέροντας τον εκδότη, τον αριθμό πρωτοκόλλου του, τη χρονολογία που εκδόθηκε, καθώς και το θέμα του μέσα σε εισαγωγικά. Π.χ.

ΣΧΕΤ: Η Εγκύκλιος του Υπουργείου Εσωτερικών, με αριθμό πρωτοκόλλου ΔΙΑΔΠ/Α.1/22123/18.10.2001 και θέμα: «Ηλεκτρονικό Πρωτόκολλο - Οδηγίες Χρήσης.»

45

102

Υπόδειγμα Πίνακα Διανομής

Ι. ΑΠΟΔΕΚΤΕΣ ΠΡΟΣ ΕΝΕΡΓΕΙΑ

1. Υπουργείο Εσωτερικών - Διεύθυνση Διοικητικού

2. Υπουργείο Γεωργίας

(α) Δ/νση Δασών

(β) Δ/νση Αλιείας

3. Υπουργείο Εργασίας - Διεύθυνση Απασχόλησης

4. Υπουργείο Βιομηχανίας - Διεύθυνση Ενέργειας

ΙΙ. ΑΠΟΔΕΚΤΕΣ ΠΡΟΣ ΚΟΙΝΟΠΟΙΗΣΗ

1. Υπουργείο Εσωτερικών - κ. Γεν. Γραμματέας

2. Υπουργείο Γεωργίας

(α) κ. Υπουργός

(β) κ. Υφυπουργός

(γ) κ. Γεν. Γραμματέας

3. Υπουργείο Εργασίας - κ. Γεν. Γραμματέας

ΙΙΙ. ΕΣΩΤΕΡΙΚΗ ΔΙΑΝΟΜΗ

1. Διεύθυνση Διοικητικού

2. Διεύθυνση Οικονομικού

3. Διεύθυνση Εκπαίδευσης

Αριθμός Αντιτύπων

12

18

8

20

15

1

1

1

1

1

1

103

2. Το Κύριο Κείμενο

Το κύριο κείμενο αποτελείται από:

- την εισαγωγή

- το κύριο θέμα

- τα συμπεράσματα

- τις προτάσεις

α. Η Εισαγωγή

Ενημερώνει τον αποδέκτη του εγγράφου για την υφιστάμενη κατάσταση και τον εισάγει στοπνεύμα του εγγράφου.

β. Το Κύριο Θέμα

Παρέχει τα απαιτούμενα στοιχεία, γεγονότα και επιχειρήματα πάνω στα οποία θα στηριχτεί ηεξαγωγή των συμπερασμάτων. Η ανάπτυξη του κυρίου θέματος αποτελεί το εκτενέστερο μέρος του εγγράφου.

γ. Τα Συμπεράσματα

Στο σημείο αυτό δεν παραθέτουμε νέα στοιχεία ή επιχειρήματα. Τα συμπεράσματα εξάγονται απαραίτητα από τα επιχειρήματα και τα λοιπά στοιχεία που αναπτύσσονται στο κύριο θέμα και παρουσιάζονται ως λογική απόρροια / συνέπεια του κυρίου θέματος του κειμένου.

δ. Οι Προτάσεις

Εδώ, τα συμπεράσματα που έχουν εξαχθεί παραπάνω, λαμβάνουν την μορφή συγκεκριμένωνπροτάσεων, αιτημάτων ή εντολών.

Σημείωση: Η αρίθμηση σελίδων γίνεται ως ακολούθως:

Η δεύτερη και οι επόμενες σελίδες αριθμούνται με διαδοχικούς αραβικούς αριθμούς, αρχίζοντας με το 2 για τη δεύτερη σελίδα. Οι αριθμοί αναγράφονται στο μέσον του ανώτερου ή κατώτερου τμήματος της σελίδας μεταξύ δύο παυλών, ως εξής -2- κ.λπ. Σημειώνεται ότι αν το κείμενο εκτείνεται πέραν της μιας σελίδας πρέπει να τίθεται το σύμβολο ./. στο τέλος αυτής, το οποίο σημαίνει ότι το κείμενο συνεχίζεται. Για εκτενέστερα κείμενα η αρίθμηση μπορεί να γίνεται ως εξής: 1 σελίδα από 20, 2 σελίδες από 20 κ.λπ.

3. Οι Υπογραφές

Τα έγγραφα υπογράφονται από αυτούς που κατά τις οικείες διατάξεις έχουν το δικαίωμα της υπογραφής. Η υπογραφή είναι ιδιόχειρη και τίθεται κάτω από τον τίτλο του υπογράφοντος. Στην περίπτωση που κωλύεται αυτός που έχει το δικαίωμα της υπογραφής, υπογράφει ο αναπληρωτής με τον τίτλο του αναπληρωμένου αλλά με την ένδειξη «κ.α.α.» (και αντ’ αυτού) πάνω από την υπογραφή του.

104

Παράδειγμα: Ο Γενικός Διευθυντής

κ.α.α.

(υπογραφή)

Γεώργιος………………………

Σε περίπτωση υπογραφής κατ’ εξουσιοδότηση τίθεται η ένδειξη της εξουσιοδότησης και ο τίτλος του εξουσιοδοτούντος (βλ. το άρθρο 9 του ν. 2690/1999). Ο εξουσιοδοτών δεν κωλύεται να ασκήσει συγκεκριμένη αρμοδιότητά του, έστω και αν για την αρμοδιότητα αυτή έχει ήδη παράσχει εξουσιοδότηση προς υπογραφή σε άλλο υφιστάμενο όργανο. (Βλ. άρθρα 29 § 3, Ν. 1558/1985 για τα Υπουργεία, 16 Ν. 641/1977 και 6 § 1, Ν. 832/1978 για τα ΑΕΙ και 7, Ν. 3200/1955 και ΣτΕ 4478/1987).

Παράδειγμα:

Με εντολή Υπουργού

Ο Γενικός Διευθυντής

(υπογραφή)

Γεώργιος………………………

Οι υπογραφές δεν τίθενται ποτέ μόνες τους στη σελίδα. Πρέπει να υπάρχει σ’ αυτήν τουλάχιστον η τελευταία γραμμή του κειμένου. Πέραν των υπογραφών ορισμένα έγγραφα φέρουν μονογραφή/ές στο πλαίσιο της προσυπογραφής. Το Σχέδιο του εγγράφου που φέρει τις μονογραφές και την τελική υπογραφή, παραμένει στο Αρχείο της υπηρεσίας. Στους αποδέκτες αποστέλλεται συνήθως «Ακριβές Αντίγραφο» του εγγράφου. (Βλέπε σχετικά: Διοικητικά Έγγραφα – Βασικές Έννοιες)

105

4 Οι Σφραγίδες

Η υπηρεσιακή σφραγίδα τίθεται σε κάθε πρωτότυπο έγγραφο και σε κάθε ακριβές του αντίγραφο. Η σφραγίδα τίθεται μπροστά από την υπογραφή με τρόπο ώστε το δεξί της τμήμα να αγγίζει το αριστερό άκρο της υπογραφής. Στην περίπτωση του πρωτότυπου εγγράφου τίθεται δίπλα στην ιδιόχειρη υπογραφή. Στην περίπτωση του ακριβούς αντιγράφου τίθεται δίπλα στην υπογραφή αυτού που επικυρώνει. Στο νόμο 48/75 (ΦΕΚ 108Α~ 7-6-1975) «Περί της Εθνικής Σημαίας της Ελλάδος, του Εμβλήματος της Ελληνικής Δημοκρατίας, ……, του τύπου των σφραγίδων των Δημοσίων Αρχών και των εγγράφων τούτων» προβλέπονται και περιγράφονται λεπτομερώς τόσο το έμβλημα της Ελληνικής Δημοκρατίας, όσο και η μορφή των σφραγίδων όλων των δημοσίων υπηρεσιών.

Συγκεκριμένα, αναφέρεται ότι το έμβλημα της Ελληνικής Δημοκρατίας συντίθεται από κυανό θυρεό που σχηματίζει αιχμή στο μέσο της κάτω πλευράς του, φέρει αργυρό σταυρό στο μέσον του και εξωτερικά περιβάλλεται ολόκληρος, και κυκλικά, από δύο κλάδους δάφνης διασταυρούμενες κάτω από την αιχμή της κάτω πλευράς του (του θυρεού). Το μήκος των κατακόρυφων πλευρών του θυρεού είναι κατά 1/8 μεγαλύτερο από το μήκος των οριζοντίων του πλευρών. Τα κάθε είδους έντυπα που χρησιμοποιούν οι δημόσιες υπηρεσίες γενικά, οι ο.τ.α. α~ και β- βαθμίδας και τα ν.π.δ.δ. φέρουν στην επικεφαλίδα το έμβλημα της Ελληνικής Δημοκρατίας και τις λέξεις «ΕΛΛΗΝΙΚΗ ΔΗΜΟΚΡΑΤΙΑ». (άρθρο 9 ν. 48/1975). Σύμφωνα με την παρ. 14 του άρθρ. 2 του ν. 2539/1997, στο επάνω αριστερό μέρος των εγγράφων και φακέλων αλληλογραφίας οι ΟΤΑ μπορούν να έχουν προτυπωμένο σήμα, από την ιστορία, τη μυθολογία ή τα τοπικά χαρακτηριστικά, δηλωτικό της ιδιαιτερότητας του χώρου που αποτελεί τη διοικητική περιφέρεια του δήμου ή της κοινότητας. Το σήμα αποφασίζεται από το δημοτικό ή κοινοτικό συμβούλιο ύστερα από σύμφωνη γνώμη του συμβουλίου τοπωνυμιών. Με αποφάσεις των κατά περίπτωση αρμόδιων υπουργών που δημοσιεύονται στο ΦΕΚ καθορίζονται οι αρχές, οργανισμοί και ν.π.δ.δ. οι οποίοι δικαιούνται να έχουν ιδίαν σφραγίδα, το υπεύθυνο για τη φύλαξή της όργανο και κάθε άλλη αναγκαία λεπτομέρεια (άρθρο 7 ν. 48/1975). Στο άρθρο 6 του νόμου 48/75 περιγράφονται οι σφραγίδες όλων των υπηρεσιών. Σύμφωνα με το άρθρο αυτό, οι σφραγίδες των υπουργείων αποτελούνται από το έμβλημα της Ελληνικής Δημοκρατίας περιβαλλόμενο από τρεις επάλληλους και ομόκεντρους κύκλους, από τους οποίους ο εξωτερικός έχει διάμετρο 0,04 του μέτρου. Στον εξωτερικό κύκλο αναγράφονται οι λέξεις Ελληνική Δημοκρατία, στο δε εσωτερικό κύκλο περιέχεται το έμβλημα της Ελληνικής Δημοκρατίας, όπως πιο πάνω περιγράψαμε. Στο μεσαίο κύκλο αναγράφεται το όνομα της οικείας αρχής. Όσον αφορά τις Νομαρχιακές Αυτοδιοικήσεις, η σφραγίδα έχει αλλάξει βάσει του Ν. 2218/94 (άρθρο 2, παρ. 3) ιδρυτικού της Ν.Α., ως προς την ονομασία της οικείας αρχής. Αναγράφεται πλέον, με κεφαλαία γράμματα: «Ν.Α.» (και η ονομασία της νομαρχίας), αντί του: «ΝΟΜΑΡΧΙΑ (και η ονομασία της νομαρχίας)».

Όσον αφορά τη σφραγίδα των Ο.Τ.Α., σύμφωνα με την παράγρ. 13 του άρθρου 2 του Ν. 2539/1997(ΦΕΚ 244/Α~), αποτελείται από τρεις επάλληλους και ομόκεντρους κύκλους από τους οποίους ο εξωτερικός έχει διάμετρο 0,04μ. Στον εσωτερικό κύκλο τίθεται το έμβλημα της Ελληνικής Δημοκρατίας, σύμφωνα με το άρθρο 2 του Ν. 48/1975. Στο δεύτερο κύκλο αναγράφεται με κεφαλαία γράμματα το όνομα του δήμου ή της κοινότητας και στον εξωτερικό οι λέξεις«ΕΛΛΗΝΙΚΗ ΔΗΜΟΚΡΑΤΙΑ» και «ΝΟΜΟΣ ...» την οποία ακολουθεί το όνομα του νομού στονοποίο ανήκει ο δήμος ή η κοινότητα.

5 Τα Συνημμένα

Όλα τα συναποστελόμενα μαζί με ένα έγγραφο χαρακτηρίζονται ως συνημμένα. Στο τέλος του εγγράφου και στο αριστερό τμήμα της σελίδας και πριν από τον τυχόν πίνακα διανομής, αναγράφεται η ένδειξη «Συνημμένα» και αριθμούνται τα συναποστελλόμενα για να εξασφαλιστεί τόσο η αποστολή όσο και η λήψη αυτών. Αντί του «Συνημμένα» χρησιμοποιείται όλο και περισσότερο η λέξη «Επισυνάπτονται».

106

6 Τα Παραρτήματα

Όταν εκτιμάται ότι μαζί με το έγγραφο πρέπει να τεθούν υπόψη στοιχεία τα οποία δεν είναι δυνατόν να περιληφθούν το κείμενο, επειδή π.χ. έχουν μορφή πινάκων, οργανογραμμά- των, γραφημάτων κ.λπ., σκόπιμο είναι τα στοιχεία αυτά να απεικονίζονται σε «Παραρτήματα» τα οποία και αποτελούν αναπόσπαστο και ουσιαστικό μέρος του εγγράφου. Με τα Παραρτήματα δεν διασπάται η ενότητα του κειμένου και εξασφαλίζεται η πληρότητά του.

Τα Παραρτήματα είναι δυνατόν να φέρουν διαφορετικό βαθμό ασφαλείας από το έγγραφο, ουδέποτε όμως ανώτερο τούτου.

Σημείωση: Σε ειδικές περιπτώσεις, όταν απευθυνόμαστε σε πολίτες και κρίνουμε ότι πρέπει το ύφος του εγγράφου να είναι πιο φιλικό, μπορούμε να χρησιμοποιήσουμε στην αρχή του εγγράφου μια προσφώνηση, όπως «Κύριε...» ή «Κυρία...».

Προσφώνηση μπορούμε να χρησιμοποιήσουμε και στα έγγραφα που απευθύνονται σε προϊσταμένους πολιτειακών,

εκκλησιαστικών ή στρατιωτικών αρχών

.

107

3.3 Διακίνηση Διοικητικών εγγράφων

3 . 3 . 1 Β Α Σ Ι Κ Η Ο Ρ Ο Λ Ο Γ Ι Α

Λέγοντας διακίνηση διοικητικών εγγράφων εννοούμε το σύνολο των ενεργειών με τις οποίες επιτυγχάνεται η ασφαλής και ταχεία προώθηση της αλληλογραφίας στους αποδέκτες, με παραδοσιακά ή με ηλεκτρονικά μέσα.

Διακίνηση εγγράφων με παραδοσιακά μέσα, εννοούμε τη διακίνηση κύρια με το ταχυδρομείο.

Διακίνηση εγγράφων με ηλεκτρονικά μέσα εννοούμε τη μεταβίβαση μηνυμάτων - εγγράφων με τηλεομοιοτυπία, με ηλεκτρονικούς υπολογιστές συνδεδεμένους σε δίκτυο, ή με ηλεκτρονικό ταχυδρομείο. Σημειώνουμε ότι η ρύθμιση των σχετικών με την ηλεκτρονική υπογραφή θεμάτων και η υιοθέτηση συστημάτων ηλεκτρονικής διαχείρισης εγγράφων θα τροποποιήσουν ριζικά τις μεθόδους διακίνησης εγγράφων στο Δημόσιο

Τα στάδια διακίνησης και για τις δύο περιπτώσεις περιγράφονται συνοπτικά παρακάτω.

Η διακίνηση διοικητικών εγγράφων διακρίνεται σε διακίνηση εισερχόμενων εγγράφων και σε διακίνηση εξερχόμενων εγγράφων.

Κατά τη διακίνηση των δημόσιων εγγράφων χρησιμοποιούνται οι όροι:

Πρόγραμμα Ηλεκτρονικού Πρωτοκόλλου: Είναι το πρόγραμμα το οποίο χρησιμοποιούν οι υπηρεσίες και στο οποίο καταχωρούνται τα στοιχεία όλων των εισερχόμενων και εξερχόμενων εγγράφων.

Αναλυτικότερα:

α. «Ηλεκτρονικό Πρωτόκολλο» ονομάζεται μία νέα εφαρμογή που στηρίζεται στη χρήση των μέσων και των μεθόδων της πληροφορικής, οι οποίες αυτοματοποιούν σε μεγάλο βαθμό τις δραστηριότητες που αφορούν τη συλλογή, καταγραφή και διανομή των δημόσιων εγγράφων στους αρμόδιους αποδέκτες.

β. Αριθμός Πρωτοκόλλου: Είναι ο οικείος αριθμός που δίνει το πρόγραμμα ηλεκτρονικού πρωτοκόλλου όταν ο χειριστής εισάγει την ταυτότητα του εγγράφου, είτε εισερχόμενο, είτε εξερχόμενο είναι αυτό.

γ. Εισερχόμενο Έγγραφο: Είναι κάθε έγγραφο, αίτηση ή αναφορά υπηρεσίας ή προσώπου, που απευθύνεται ή κοινοποιείται και περιέρχεται στην υπηρεσία υποδοχής.

δ. Εξερχόμενο Έγγραφο: Είναι κάθε έγγραφο υπηρεσίας που στέλνεται σε άλλη υπηρεσία ή πρόσωπο, είτε ως ενέργεια επί εισερχόμενου εγγράφου, είτε ως οίκοθεν ενέργεια.

ε. Οίκοθεν Ενέργεια: Είναι η ενέργεια που γίνεται (έγγραφο που εκδίδεται) με πρωτοβουλία της υπηρεσίας, χωρίς να υπάρχει σχετικό έγγραφο άλλης υπηρεσίας, ή αίτηση, ή αναφορά προσώπου.

108

3 . 3 . 2 Δ Ι Α Κ Ι Ν Η Σ Η Ε Ι Σ Ε Ρ Χ Ο Μ Ε Ν Ω Ν Ε Γ Γ Ρ Α Φ Ω Ν

Η διαδικασία αναλύεται στις πιο κάτω ενέργειες:

α. Παραλαβή από τη μονάδα της Γραμματείας του σάκου ή φακέλου αλληλογραφίας ή της αίτησης του πολίτη ή της τηλεομοιοτυπίας ή του μηνύματος του ηλεκτρονικού ταχυδρομείου.

β. Άνοιγμα του σάκου ή του φακέλου ή του μηνύματος του ηλεκτρονικού ταχυδρομείου.

γ. Αποσφράγιση, όταν πρόκειται για ταχυδρομικό σάκο ή φάκελο.

δ. Πρωτοκόλληση, δηλαδή καταχώριση στοιχείων του εισερχόμενου εγγράφου στο πρόγραμμα ηλεκτρονικού πρωτοκόλλου της υπηρεσίας υποδοχής με συγκεκριμένο αριθμό. Τα στοιχεία που καταχωρούνται είναι: αριθμός πρωτοκόλλου και περίληψη του περιεχομένου του εισερχόμενου εγγράφου, χρονολογία και όνομα του αποστολέα, ημερομηνία που περιήλθε το έγγραφο στην υπηρεσία υποδοχής, αριθμός εγγράφων και λοιπών στοιχείων που το συνοδεύουν, όργανο προς το οποίο απευθύνεται (άρθρο 12, ν. 2690/1999).

ε. Χρέωση κατά κανόνα από τον προϊστάμενο της Γραμματείας στην αρμόδια οργανική μονάδα με αναγραφή του συντετμημένου τίτλου αυτής στο σώμα του εγγράφου.

στ. Αναγραφή, στο σώμα του εγγράφου, του αριθμού, με τον οποίο έχει καταχωριστεί στο πρόγραμμα ηλεκτρονικού πρωτοκόλλου το εισερχόμενο έγγραφο, καθώς και της ημερομηνίας εισόδου.

ζ. Διαλογή των εγγράφων και καταχώριση στα οικεία βιβλία παράδοσης εγγράφων κατά διεύθυνση ή αυτοτελές τμήμα.

η. Καταχώριση και ενημέρωση από τη Γραμματεία ευρετηρίων, όπου τηρούνται.

θ. Παραλαβή των εγγράφων με υπογραφή από την αρμόδια διεύθυνση ή το αυτοτελές γραφείο.

Τα μηνύματα που περιέρχονται στις δημόσιες υπηρεσίες, στα ΝΠΔΔ και στους ΟΤΑ μέσω ηλεκτρονικού ταχυδρομείου, εφόσον δεν είναι δυνατή η προώθησή τους σε ηλεκτρονική μορφή, λαμβάνουν αριθμό πρωτοκόλλου, εκτυπώνονται και χρεώνονται στην αρμόδια υπηρεσιακή μονάδα όπως ένα κλασσικό εισερχόμενο υπηρεσιακό έγγραφο ή τηλεομοιότυπο, σύμφωνα με τα οριζόμενα στο άρθρο 12 του Ν.2690/99. Για να είναι όσο το δυνατό απλούστερη η πιο πάνω διαδικασία και να αποφεύγονται λάθη και καθυστερήσεις πρέπει να τηρούνται όσα αναφέρονται στις παραγράφους 15 και 16 του άρθρου 14 του Ν.2672/98. Συγκεκριμένα το άρθρο 15 προσδιορίζει τα στοιχεία που πρέπει να περιέχονται στο μήνυμα για να διακινείται αυτό με ταχύτητα και ασφάλεια μεταξύ των υπηρεσιών. Το άρθρο 16 αναφέρει λεπτομερώς τα στοιχεία που πρέπει να συμπεριλαμβάνονται σε ένα μήνυμα προκειμένου αυτό να διακινηθεί γρήγορα μέσω ηλεκτρονικού ταχυδρομείου μεταξύ πολίτη και υπηρεσίας

Στις υπηρεσίες που η προώθηση των εγγράφων που λαμβάνονται σε ηλεκτρονική μορφή μέσω ηλεκτρονικού ταχυδρομείου είναι εφικτή, η διαδικασία που ακολουθείται είναι η πιο κάτω.

Το έγγραφο με τη μορφή ηλεκτρονικού μηνύματος, από το πρωτόκολλο κατευθύνεται στην αρμόδια διεύθυνση, και από τον προϊστάμενο χρεώνεται στον αρμόδιο κατά περίπτωση υπάλληλο. Έτσι, ο χειρισμός του εγγράφου γίνεται ηλεκτρονικά και τόσο η έννοια του εγγράφου, όσο και η έννοια της διακίνησης και της αρχειοθέτησης χάνει την διάσταση που μέχρι τώρα είχε. Βέβαια, αυτή η διαδικασία απαιτεί τεχνολογικό εξοπλισμό και μηχανοργάνωση άρτια και σύμφωνη με τις ιδιαίτερες ανάγκες κάθε υπηρεσίας.

109

3 . 3 . 3 Δ Ι Α Κ Ι Ν Η Σ Η Ε Ξ Ε Ρ Χ Ο Μ Ε Ν Ω Ν Ε Γ Γ Ρ Α Φ Ω Ν

Η διαδικασία αναλύεται στις πιο κάτω ενέργειες:

α. Παραλαβή από τη Γραμματεία του υπογεγραμμένου σχεδίου εγγράφου και των αντιγράφωνγια διεκπεραίωση.

β. Έλεγχος της ταυτότητας του περιεχομένου των αντιγράφων ως προς το περιεχόμενο του σχεδίου

γ. πογραφή και σφράγιση των αντιγράφων για το «ακριβές αντίγραφο» από τον αρμόδιο της Γραμματείας.

δ. Σφράγιση του σχεδίου με την ένδειξη ΕΞΗΛΘΕ ή ΔΙΕΚΠΕΡΑΙΩΘΗΚΕ.

ε. Ενημέρωση του προγράμματος ηλεκτρονικού πρωτοκόλλου με καταχώρηση στην οικείαστήλη εξερχόμενων.

στ. Ενημέρωση ευρετηρίου, όπου τηρείται

ζ. Καταχώριση στο βιβλίο Αποστολής.

η. Αποστολή στους Αποδέκτες. (Η Αποστολή μπορεί να γίνει και με τηλεομοιοτυπία και μεηλεκτρονικό ταχυδρομείο

3 . 3 . 4 Τ Ο Η Λ Ε Κ Τ Ρ Ο Ν Ι Κ Ο Π Ρ Ω Τ Ο Κ Ο Λ Λ Ο

ΓενικάΣτο πλαίσιο της «Αυτοματοποίησης Γραφείου» αναπτύχθηκαν εξειδικευμένες εφαρμογές για τη διαχείριση των εγγράφων που ονομάζονται Συστήματα Ηλεκτρονικής Επεξεργασίας Εγγράφων (Electronic DocumentProcessing Systems). Ένα τέτοιο σύστημα είναι και το ηλεκτρονικό πρωτόκολλο, το οποίο μπορεί να είναι απλό ή σύνθετο.Στα απλά, χρησιμοποιείται ένας απλός προσωπικός υπολογιστής και το αντίστοιχο πρόγραμμα.

Ο χειριστής εισάγει την ταυτότητα του εγγράφου και το σύστημα δίνει αυτόματα και αξιόπιστα τον αριθμό πρωτοκόλλου, διαχωρίζει τα έγγραφα κατά ομάδες αποδεκτών, τυπώνει καταστάσεις για τους κλητήρες και τις Διευθύνσεις κ.τ.λ.

Στα σύνθετα συστήματα, οι προσωπικοί υπολογιστές συνδέονται μεταξύ τους σε δίκτυο και υπάρχουν σαρωτές (SCANNERS) με τους οποίους αποθηκεύονται τα έγγραφα και διανέμονται ηλεκτρονικά στους αποδέκτες.Με εγκύκλιό του το Υπουργείο Εσωτερικών, (ΔΙΑΔΠ3753/19-2-01) έθεσε στόχο, την αντικατάσταση του χειρόγραφου συστήματος πρωτοκόλλου με το ηλεκτρονικό πρωτόκολλο σε όλους τους φορείς τουΔημοσίου, δηλαδή σε όλα τα Υπουργεία, τις Γενικές Γραμματείες, τις Περιφέρειες και τις Νομαρχιακές Αυτοδιοικήσεις, καθώς και τους Δήμους έως το Σεπτέμβριο του 2001.

Η αυτοματοποίηση του πρωτοκόλλου είναι απαραίτητη επειδή:

Συμβάλλει στη διαφάνεια και στην αποτροπή δυσάρεστων φαινομένων που καταγράφηκαν στο παρελθόν.Διευκολύνει την εργασία των εργαζομένων στο Πρωτόκολλο (Λιγότερο γράψιμο, αυτόματες εκτυπώσεις, εύκολη αναζήτηση, αξιόπιστη πληροφόρηση).Διευκολύνει τους χρήστες (Έτοιμες καταστάσεις, γρήγορη αναζήτηση).Δημιουργεί την υποδομή για τη χρήση του ηλεκτρονικού ταχυδρομείου (e-mail). Όπως είναι γνωστό, αναπτύσσεται και γενικεύεται ταχύτατα η ηλεκτρονική διακίνηση εγγράφων.Δημιουργεί υποδομή για την ηλεκτρονική διοίκηση (e-government). Η Ευρωπαϊκή Ένωση υλοποιεί το πρόγραμμα e-government, σύμφωνα με το οποίο η διακίνηση των πληροφοριών στις Δημόσιες Διοικήσεις θα γίνεται ηλεκτρονικά. Το ηλεκτρονικό ταχυδρομείο μπορεί να συνδυασθεί με το ηλεκτρονικό πρωτόκολλο στον ίδιο υπολογιστή.

110

Ειδικά

Όπως είναι γνωστό, το «πρωτόκολλο» είναι μια κλασσική και τυποποιημένη διαδικασία για τη διαχείριση των εγγράφων στις Δημόσιες Υπηρεσίες. Βασικά, πρόκειται για ένα σύνολο δραστηριοτήτων με τις οποίες τα δημόσια έγγραφα συλλέγονται, καταγράφονται και διανέμονται στους αντίστοιχους αποδέκτες.

Όλα τα έγγραφα που εισέρχονται ή εξέρχονται από την υπηρεσία καταχωρίζονται αυθημερόν στο πρόγραμμα ηλεκτρονικού πρωτοκόλλου και παίρνουν έναν αύξοντα αριθμό εισόδου ή εξόδου, ο οποίος μαζί με την ημερομηνία, το θέμα και τον αριθμό των στοιχείων που το συνοδεύουν αποτελούν την ταυτότητα του εγγράφου. Στο ίδιο πρόγραμμα ηλεκτρονικού πρωτοκόλλου αναγράφονται επίσης, το όργανο προς το οποίο το έγγραφο απευθύνεται. Σε περίπτωση που ένα εξερχόμενο έγγραφό μας αποτελεί απάντηση σε ένα εισερχόμενο πουέχουμε λάβει, δίνουμε ως αριθμό πρωτοκόλλου, τον αριθμό εισερχομένου. Το έγγραφο στο οποίο απαντάμε (εισερχόμενο) επισυνάπτεται στο απαντητικό μας έγγραφο (εξερχόμενο).

Ο αριθμός πρωτοκόλλου τοποθετείται στην επάνω δεξιά γωνία του εγγράφου. Η υπηρεσία οφείλει να χορηγεί βεβαίωση στον ενδιαφερόμενο για την καταχώριση του εγγράφου με όλα τα παραπάνω στοιχεία. (Ν. 2690/ 99, Άρθρο Πρώτο, Πρώτο Κεφάλαιο, Γενικές Διατάξεις άρθρο12, ΦΕΚ 45Α~)

Επισημαίνεται ότι η μη καταχώριση έγγραφων μηνυμάτων που περιέρχονται σε μια δημόσια υπηρεσία με οποιοδήποτε τρόπο, κλασσικό ή ηλεκτρονικό ταχυδρομείο, τηλεομοιοτυπία, κ.λπ., είναι αντίθετη και με το άρθρο 12 του Ν.2690/1999 «Κύρωση Κώδικα Διοικητικής Διαδικασίας και άλλες διατάξεις» (ΦΕΚ 45/Α΄). Το άρθρο αυτό ορίζει ότι κάθε έγγραφο που περιέρχεται σε υπηρεσία με οποιονδήποτε τρόπο, καταχωρίζεται αυθημερόν στο βιβλίο εισερχομένων, κατ’ αύξοντα αριθμό, κ.λπ.

Για την εφαρμογή του Κώδικα Διοικητικής Διαδικασίας, και όσον αφορά ειδικότερα το άρθρο 12, έχει διευκρινιστεί (εγκύκλιος Γενικής Γραμματείας Δημόσιας Διοίκησης ΔΙΣΚΠΟ/Φ.19/12241/ 9-6-1999) ότι, εάν το έγγραφο αποστέλλεται με τηλεομοιότυπο (fax) ή ηλεκτρονικό ταχυδρομείο (e-mail), πρωτοκολλείται με την ημερομηνία που έφθασε στην υπηρεσία. Εάν αποσταλεί μετά το πέρας του ωραρίου της υπηρεσίας, θεωρείται ότι έφθασε σε αυτή, την επόμενη μέρα. Στις περιπτώσεις αποκλειστικών προθεσμιών (διαδικασίες προσλήψεων, προμηθειών κ.λπ.) οφείλει η υπηρεσία να γνωστοποιεί με την αντίστοιχη προκήρυξη, την ημερομηνία και ώρα λήξης της προθεσμίας υποβολής των αιτήσεων.

Εν όψει των πιο πάνω, τα μηνύματα που περιέρχονται στις δημόσιες υπηρεσίες, στα Ν.Π.Δ.Δ. και στους Ο.Τ.Α. μέσω ηλεκτρονικού ταχυδρομείου θα πρέπει να λαμβάνουν αριθμό πρωτοκόλλου, να εκτυπώνονται (εφόσον δεν είναι δυνατή η προώθηση τους σε ηλεκτρονική μορφή) και να χρεώνονται στην αρμόδια υπηρεσιακή μονάδα, όπως ένα κλασσικό εισερχόμενο έγγραφο ή τηλεομοιότυπο.

Κατά την καταχώριση των εισερχόμενων εγγράφων στο πρωτόκολλο (ηλεκτρονικό ή μη) θα πρέπει να γίνεται ειδική μνεία για το μέσο με το οποίο αυτά διακινήθηκαν (ταχυδρομείο, τηλεομοιοτυπία, ηλεκτρονικό ταχυδρομείο) ώστε να είναι εύκολη η εξαγωγή των στατιστικών στοιχείων που έχουν ζητηθεί με την από 19.2.2001 ΔΙΑΔΠ/3753 εγκύκλιο του Υπουργείου Εσωτερικών,. (Βλ. επίσης την Εγκύκλιο ΔΙΑΔΠ/Α1/8249/10.4.2001)

111

Ασφάλεια Δεδομένων

αα) Πιστοποίηση των χειριστώνΓια την διασφάλιση των στοιχείων που έχουν εισαχθεί στο πρόγραμμα του ηλεκτρονιού πρωτοκόλλου, πρέπει οι χειριστές της εφαρμογής να είναι πιστοποιημένοι. Όλοι οι αρμόδιοι υπάλληλοι που χειρίζονται την εφαρμογή του ηλεκτρονικού πρωτοκόλλου πρέπει να έχουν έναν προσωπικό κωδικό πρόσβασης, έτσι ώστε να αναγνωρίζονται από το σύστημα και να είναι υπεύθυνοι για την επεξεργασία των εγγράφων πουδιαχειρίζονται. Αν το σύστημα διαθέτει πρόσθετες παραμέτρους ασφαλείας στην πρόσβαση και τα δεδομένα, καλό είναι να ενεργοποιούνται (πού έχει πρόσβαση ο κάθε χρήστης, αν μπορεί να διαγράφει εγγραφές κλπ). Είναι σκόπιμο οι κωδικοί που θα οριστούν:α) να μην είναι αυτονόητοι ή να μη συνάγονται εύκολα. Ενδεικτικά αναφέρουμε πως πρέπει νααποφευχθούν κωδικοί που αποτελούνται από ακολουθία όμοιων αριθμών ή γραμμάτων (πχ 0000, ΑΑΑΑ κλπ), επώνυμα ή μικρά ονόματα υπαλλήλων, ιστορικές ημερομηνίες κ.λπ.,

β) να φυλάσσονται σε ασφαλές σημείο και να μην αναρτώνται σε καμία περίπτωση σε εμφανείς θέσεις. Σε περίπτωση που απαιτείται, για ειδικούς λόγους, η ανακοίνωση κάποιου κωδικού σε μη πιστοποιημένο πρόσωπο, αυτό να γίνεται με ευθύνη του προϊσταμένου και

γ) να αλλάζουν σε τακτά χρονικά διαστήματα (π.χ. ανά μήνα). Ο αριθμός των πιστοποιημένων υπαλλήλων πρέπει να είναι τόσος, όσος να επιτρέπει την ομαλή λειτουργία του ηλεκτρονικού πρωτοκόλλου σε περιστάσεις κάθε είδους αδειών ή αδειών λόγω ασθένειας. Ενόψει των ανωτέρω, καλό είναι ο προϊστάμενος της γραμματείας να έχει εκπαιδευτεί στη χρήση του ηλεκτρονικού πρωτοκόλλου και να είναι πιστοποιημένος, να έχει δηλαδή, δυνατότητα πρόσβασης στο σύστημα.

Πρέπει επίσης να διασφαλιστεί ότι δυνατότητα τροποποίησης των δεδομένων που έχουν εισαχθεί στο σύστημα πρέπει να έχει πολύ περιορισμένος αριθμός υπαλλήλων (π.χ. ο προϊστάμενος της γραμματείας και ένας από τους χειριστές της εφαρμογής).

ββ) Αντίγραφα ΑσφαλείαςΗ χρήση της εφαρμογής του ηλεκτρονικού πρωτοκόλλου συνεπάγεται την κατάργηση του χειρόγραφου συστήματος. Έχει υψηλό κόστος και δεν είναι ορθολογικό να εφαρμόζεται το ηλεκτρονικό πρωτόκολλο παράλληλα με την τήρηση στοιχείων στο κλασσικό βιβλίο πρωτοκόλλου με το χειρόγραφο σύστημα.Για την ομαλή λειτουργία και ασφάλεια των δεδομένων των εφαρμογών ηλεκτρονικού πρωτοκόλλου πρέπει να κρατούνται αντίγραφα ασφαλείας των αρχείων δεδομένων. Η διαδικασία αντιγράφων (BACK UP) πρέπει να γίνεται σε καθημερινή βάση, π.χ. κάθε ημέρα μετά το πέρας του ωραρίου εργασίας. Επίσης, μέριμνα για την τήρηση αντιγράφων ασφαλείας θα πρέπει να ληφθεί και σε επίπεδο υλικού εξοπλισμού του συστήματος (π.χ. συσκευές εγγραφής CD, οπτικοί δίσκοι, Zip Drives, συστοιχίες δίσκων RAID, μονάδες πολλαπλών δίσκων – jukeboxes).Οι υπηρεσίες μπορούν, αν λόγοι ασφαλείας των δεδομένων του ηλεκτρονικού πρωτοκόλλου το επιβάλλουν, να εκτυπώνουν, π.χ. σε μηνιαία βάση, κατάλογο με τα δεδομένα αυτά.(Εισερχόμενα -εξερχόμενα έγγραφα, παρατηρήσεις κ.λπ.)

γγ) Αντιμετώπιση ιώνΣτο ένα σύγχρονο περιβάλλον, με τη λειτουργία των ηλεκτρονικών εφαρμογών, υπάρχει ο κίνδυνος μετάδοσης κακόβουλων προγραμμάτων (ιών), μέσω του ηλεκτρονικού ταχυδρομείου ή άλλων μέσων. Γι’ αυτό το λόγο, είναι σκόπιμο να προστατεύονται οι υπολογιστές από ειδικά προγράμματα εντοπισμού και εξουδετέρωσης ιών. Τα σχετικά προγράμματα θα πρέπει να είναι σωστά ρυθμισμένα και να ενημερώνονται τακτικά, ώστε να αναγνωρίζουν νέους ιούς (updated).Τέλος, επειδή κανένα αντιϊκό πρόγραμμα δεν παρέχει 100% προστασία, πρέπει να εκπαιδευτούν οι χειριστές ώστε να είναι ιδιαίτερα προσεκτικοί κατά το άνοιγμα επισυναπτόμενων αρχείων στα μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου, ακόμη και αν ο αποστολέας τους διαβεβαιώνει για την ασφάλειά τους.

Καταχώριση στο ηλεκτρονικό πρωτόκολλο και χορήγηση βεβαίωσης.Υπενθυμίζουμε ότι κάθε έγγραφο που περιέρχεται στην υπηρεσία με οποιοδήποτε τρόπο(κατάθεση από τον ενδιαφερόμενο ή τον εκπρόσωπό του, μέσω ταχυδρομείου, μέσω τηλεομοιοτυπίας ή ηλεκτρονικού

112

ταχυδρομείου), καταχωρίζεται αυθημερόν στα εισερχόμενα έγγραφα του ηλεκτρονικού πρωτοκόλλου, κατ’ αύξοντα αριθμό, με χαρακτηρισμό και μνεία του θέματος στο οποίο αναφέρεται και απαρίθμιση των στοιχείων που το συνοδεύουν. Αναγράφονται, επίσης, το όργανο προς το οποίο το έγγραφο ή το μήνυμα απευθύνεται, καθώς και η ημερομηνία εισόδου του. Η υπηρεσία οφείλει να χορηγεί βεβαίωση καταχώρισης του εγγράφου με όλα τα πιο πάνω στοιχεία στον ενδιαφερόμενο. (Άρθρο 12 του ν.2690/99 ΦΕΚ45Α και η εγκύκλιος της υπηρεσίας μας ΔΙΑΔΠ/Α1/8249/10.4.2001).

Αναλυτικά η βεβαίωση καταχώρισης του εγγράφου πρέπει να περιέχει τα εξής στοιχεία:

- τίτλο της Υπηρεσίας στο πρωτόκολλο της οποίας καταχωρίστηκε το έγγραφο- αύξοντα αριθμό καταχώρισης- ημερομηνία καταχώρισης- μνεία του θέματος στο οποίο αναφέρεται- απαρίθμηση των στοιχείων που το συνοδεύουν- όργανο προς το οποίο το έγγραφο ή το μήνυμα απευθύνεται.

Για τη διευκόλυνσή σας και εφόσον ανταποκρίνεται στις ανάγκες σας, μπορείτε να χρησιμοποιείτε το έντυπο το οποίο ήδη χρησιμοποιείται από τα Κέντρα Εξπηρέτησης των Πολιτών (ΚΕΠ) και άλλες υπηρεσίες. Το προτεινόμενο έντυπο περιλαμβάνει όλα τα απαραίτητα στοιχεία για την πληροφόρηση του πολίτη και για την εύκολη αναζήτηση των εγγράφων που καταχωρίζονται. Για την αποφυγή δυσλειτουργιών ο υπεύθυνος υπάλληλος της γραμματείας για το ηλεκτρονικό ταχυδρομείο πρέπει να ελέγχει σε καθημερινή βάση τα σχετικά μηνύματα και να τα καταχωρίζει στο πρωτόκολλο εγκαίρως.

113

3 . 3 . 5 Δ Ι Α Κ Ι Ν Η Σ Η Ε Γ Γ Ρ Α Φ Ω Ν Μ Ε Η Λ Ε Κ Τ Ρ Ο Ν Ι Κ Α Μ Ε Σ Α ( Τ Η Λ Ε Μ Ο Ι Ο Τ Υ Π Ι Α Κ Α Ι

Η Λ Ε Κ Τ Ρ Ο Ν Ι Κ Ο Τ Α Χ Υ Δ Ρ Ο Μ Ε Ι Ο

ΕισαγωγήΗ επικοινωνία των υπηρεσιών μεταξύ τους και με τους πολίτες μέσω τηλεομοιοτύπου και ηλεκτρονικού ταχυδρομείου αποτελεί ένα μεγάλο και ουσιαστικό βήμα για την απλούστευση και επιτάχυνση των διοικητικών διαδικασιών, τον περιορισμό του λειτουργικού κόστους και την καλύτερη προσέγγιση Δημόσιας Διοίκησης και Πολίτη.Μέχρι πριν το 1999, τα περισσότερα διοικητικά έγγραφα διακινούνταν μόνο μέσω ταχυδρομείου. Η Δημόσια Διοίκηση για να επιτύχει ταχύτητα και αποτελεσματικότητα στην επικοινωνία της υιοθέτησε νέες, σύγχρονες μεθόδους διακίνησης των διοικητικών εγγράφων. Με το άρθρο 14 του Νόμου 2672/1998 (ΦΕΚ 290 Α~) θεσμοθετήθηκε από 1/3/1999 η ηλεκτρονική επικοινωνία στο Δημόσιο. Δηλαδή, η διακίνηση των εγγράφων με τηλεομοιοτυπία (FAX) και ηλεκτρονικό ταχυδρομείο μεταξύ των Δημοσίων Υπηρεσιών, ΝΠΔΔ και ΟΤΑ, καθώς και μεταξύ των Υπηρεσιών αυτών και των πολιτών (φυσικά ή νομικά πρόσωπα).

Σημειώνεται ότι με την έκδοση του Π. Διατάγματος 150 (ΦΕΚ 125Α~/25-6-2001) για τις ηλεκτρονικές υπογραφές, η ελληνική νομοθεσία προσαρμόστηκε στις διατάξεις της Οδηγίας 99/93/ΕΚ του Ευρωπαϊκού Κοινοβουλίου και του Συμβουλίου της 13ης Δεκεμβρίου 1999 σχετικά με το κοινοτικό πλαίσιο για ηλεκτρονικές υπογραφές (EEL 13/19.1.2000). Το προεδρικό αυτό διάταγμα προσδιορίζει το νομοθετικό πλαίσιο βάσει του οποίου θα αναπτυχθεί η τεχνολογική υποδομή που θα υποστηρίξει την υλοποίηση της εφαρμογής, της διακίνησης δημόσιων εγγράφων με ηλεκτρονικό ταχυδρομείο.

Με την έναρξη της εφαρμογής της ηλεκτρονικής υπογραφής, αναμένεται να διευρυνθούν οι κατηγορίες εγγράφων που θα μπορούν να διακινηθούν επισήμως μέσω του ηλεκτρονικού ταχυδρομείου, και επομένως αναμένεται αύξηση του αριθμού των πολιτών που θα απαιτούν να επικοινωνούν με τις δημόσιες υπηρεσίες μέσω του ηλεκτρονικού ταχυδρομείου, αφού αυτό είναι πιο γρήγορο, πιο φθηνό και χρησιμοποιείται, ήδη, ευρύτατα στον ιδιωτικό τομέα.

Για να γίνει απλούστερη η διαδικασία αποστολής μηνυμάτων με το ηλεκτρονικό ταχυδρομείο, πρέπει οι υπηρεσίες να ομαδοποιήσουν στο βιβλίο διευθύνσεων του προγράμματος αποστολής και λήψης ηλεκτρονικού ταχυδρομείου, τους αποδέκτες των μηνυμάτων αυτών π.χ. Υπουργεία, Γενικές Γραμματείες, Περιφέρειες, κ.λπ.

Με τον τρόπο αυτό γίνεται αυτόματα η εισαγωγή της ηλεκτρονικής διεύθυνσης του παραλήπτη στο μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου με αποτέλεσμα, ιδιαίτερα στις περιπτώσεις αποστολής μηνυμάτων με πολλαπλούς αποδέκτες, να εξοικονομείται χρόνος και να αποφεύγονται τα λάθη που μοιραία προκύπτουν από τη συνεχόμενη πληκτρολόγηση διευθύνσεων.

Σημειώνεται, ότι η ίδια ομαδοποίηση, με τα ίδια αποτελέσματα και πλεονεκτήματα, μπορεί να γίνει και στην περίπτωση αποστολής τυλεομοιοτυπικών μηνυμάτων (fax), εφόσον η συσκευή αποστολής / λήψης ελέγχεται από το κατάλληλο λογισμικό.

ΟρισμοίΓια την εφαρμογή του άρθρου 14 του Ν. 2672/1998 (ΦΕΚ 290Α~) ορίζονται:

α. Ως τηλεομοιοτυπία (Fax), η πιστή αναπαραγωγή από απόσταση εγγράφων με τη βοήθειακατάλληλων τερματικών συσκευών.β. Ως τηλεομοιότυπο, το λαμβανόμενο αντίγραφο στην τερματική συσκευή λήψης.γ. Ως ηλεκτρονικό ταχυδρομείο (e-mail), το σύστημα αποστολής και λήψης μηνυμάτων μέσω δικτύου, από και προς την ηλεκτρονική διεύθυνση των χρηστών.

Η ανταλλαγή αλληλογραφίας ηλεκτρονικά είναι η πιο συχνά χρησιμοποιούμενη δυνατότητα που προσφέρει το διαδίκτυο. Είναι ένας οικονομικός και γρήγορος τρόπος αποστολής μηνυμάτων. Ένα πρόγραμμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου (e-mail) επιτρέπει σε οποιοδήποτε χρήστη του Διαδικτύου να στέλνει και να λαμβάνει την ηλεκτρονική του αλληλογραφία.Για να σταλεί όμως ένα μήνυμα πρέπει να γνωρίζουμε την ηλεκτρονική διεύθυνση του αποδέκτη. Μια τέτοια

114

διεύθυνση αποτελείται από δύο μέρη: το όνομα του χρήστη και το όνομα χώρου (domain), δηλ. τη «διεύθυνση κατοικίας». Κεντρικός κατάλογος με ηλεκτρονικές διευθύνσεις δεν υπάρχει. Η Γενική Γραμματεία Δημόσιας Διοίκησης έχει εκδόσει ένα κατάλογο με τους αριθμούς συσκευών τηλεομοιοτυπίας και διευθύνσεις ηλεκτρονικού ταχυδρομείου φορέων του Δημοσίου. Ο κατάλογος ενημερώνεται κάθε έξι μήνες και αποστέλλεται στις υπηρεσίες. Είναι δυνατόν να τεθεί και υπογραφή στο μήνυμα. (Περί ηλεκτρονικής - ψηφιακής υπογραφής Μέσω του ηλεκτρονικού ταχυδρομείου είναι δυνατόν να αποσταλεί ακριβές αντίγραφο ενός μηνύματος. Συναφείς με το ηλεκτρονικό ταχυδρομείο είναι και οι έννοιες του δικτύου και του διαδικτύου (Internet).Ένα δίκτυο είναι μια σειρά υπολογιστών που επικοινωνούν μεταξύ τους, επιτρέποντας σε πολλούς ανθρώπους να μοιράζονται ταυτόχρονα πληροφορίες και εξοπλισμό. Τα δίκτυα διακρίνονται σε τοπικά και υπερτοπικά.Το διαδίκτυο (Internet) αποτελείται από χιλιάδες δίκτυα υπολογιστών σ’ όλο τον κόσμο τα οποίαεπικοινωνούν μεταξύ τους, μεταφέροντας πληροφορίες.

Ποια έγγραφα μπορούν να διακινούνται με Τηλεομοιοτυπία(άρθρο 14 παρ. 3, Ν.2672/1998)

Μεταξύ δημοσίων υπηρεσιών ή μεταξύ αυτών και φυσικών ή νομικών προσώπων ιδιω-τικού δικαίου.

α. Αποφάσεις

β. Γνωμοδοτήσεις

γ. Πιστοποιητικά

δ. Ερωτήματα

ε. Βεβαιώσεις

στ. Απαντήσεις

ζ. Αιτήσεις

η. Εγκύκλιοι

θ. Οδηγίες

ι. Εκθέσεις

ια. Μελέτες

ιβ. Πρακτικά

ιγ. Στατιστικά Στοιχεία

ιδ. Υπηρεσιακά Σημειώματα

ιε. Έγγραφες Εισηγήσεις

115

Ποια έγγραφα μπορούν να διακινούνται με Ηλεκτρονικό Ταχυδρομείο(άρθρο 14 παρ. 3, Ν.2672/1998)

α. Μόνο μεταξύ Δημοσίων Υπηρεσιών.

Μεταξύ Δημοσίων Υπηρεσιών μπορούν να διακινούνται μέσω Ηλεκτρονικού Ταχυδρομείου ταπιο κάτω έγγραφα:

Γνωμοδοτήσεις

Ερωτήματα

Στατιστικά Στοιχεία

Υπηρεσιακά Σημειώματα

Έγγραφες Εισηγήσεις

Απαντήσεις

Αιτήσεις

Εγκύκλιοι

Οδηγίες

Εκθέσεις

Μελέτες

Πρακτικά

β. Μόνο μεταξύ Δημοσίων Υπηρεσιών και Πολίτη.

Μεταξύ Δημοσίων Υπηρεσιών και Πολίτη μπορούν να διακινούνται μέσω Ηλεκτρονικού

Ταχυδρομείου τα πιο κάτω έγγραφα:

Αιτήσεις Παροχής Πληροφοριών

Απαντήσεις στις αιτήσεις Παροχής Πληροφοριών

Ποια έγγραφα εξαιρούνται από τη διακίνηση με Τηλεομοιοτυπία ή Ηλεκτρονικό Ταχυδρομείο (άρθρο

14 παρ. 6, Ν.2672/1998)

α. Τα Απόρρητα Έγγραφα

β. Τα έγγραφα για τα οποία η νομοθεσία απαγορεύει τη χορήγηση αντιγράφων (Ν. 1599/1986,

άρθρο 16) όπως αντικαταστάθηκε με το άρθρο 5 του Ν.2690/99

γ. Τα έγγραφα που περιέχουν Ευαίσθητα Προσωπικά Δεδομένα (Ν.2472/1997, άρθρο 2)

δ. Οι αιτήσεις / Προσφορές / Δικαιολογητικά που αφορούν δημοσίους Διαγωνισμούς

Αναθέσεις Έργων (εκτός αν ορίζεται διαφορετικά από ειδικές διατάξεις ή την οικεία προκήρυξη ή

πρόσκληση συμμετοχής)*.

ε. Τα έγγραφα που πρέπει να υποβάλλονται σε πρωτότυπο ή επικυρωμένα αντίγραφα.

στ. Τα έγγραφα που χρησιμοποιούνται ως δικαιολογητικά για την εξόφληση τίτλων πληρωμής

καθώς και τα αποδεικτικά είσπραξης.

116

ζ. Τα έγγραφα που εξαιρέθηκαν με τις κατ’ εξουσιοδότηση της παρ. 6, περίπτωση στ΄ του

άρθρου 14 του ν. 2672/1998 κοινές Υπουργικές αποφάσεις (κ.υ.α.) του Υπουργού Εσωτερικών, και

του αρμόδιου κατά περίπτωση υπουργού. Εντός της αποκλειστικής προθεσμίας των τεσσάρων (4)

μηνών που όριζε ο ως άνω νόμος εκδόθηκαν οι εξής κ.υ.α.:

- Απόφαση με αριθμό 2/30049/0004 (ΦΕΚ 462/Β΄/28-4-1999) «Εξαίρεση εγγράφων καιμηνυμάτων αρμοδιότητας του Γενικού Λογιστηρίου του Κράτους από την, κατά τις διατάξεις των παρ. 3 και 4 του άρθρου 14 του ν. 2672/1998 διακίνησής τους με ηλεκτρονικά μέσα».

- Απόφαση με αριθμό Φ.5/Β3/2427 (ΦΕΚ 462/Β΄/28-4-99) «Εξαίρεση εγγράφων γιααναγνώριση τίτλων σπουδών από το ΔΙ.ΚΑ.Τ.Σ.Α. με ηλεκτρονικά μέσα».

- Απόφαση με αριθμό Δ15/Α/Φ5/7199 (ΦΕΚ 484/Β΄/28-4-1999) «Εξαίρεση εγγράφωναπό την εφαρμογή του νόμου 2672/1998».

- Απόφαση με αριθμό 1041022/472/0006Δ/1999 (ΦΕΚ τ.Β~, 486/1999) Εξαίρεσηεγγράφων και μηνυμάτων αρμοδιότητας Υπουργείου Οικονομικών, από την κατά τις διατάξεις των παρ. 3 και 4 του άρθρου 14 του Ν. 2672/1998 διακίνησή τους με ηλεκτρονικά μέσα (τηλεομοιοτυπία και ηλεκτρικό ταχυδρομείο αντίστοιχα).

- Απόφαση ΥΑΔ15Α/Φ517/99 (ΦΕΚ Β~, 484/1999) «Εξαίρεση εγγράφων από τηνεφαρμογή του Ν. 2672/1998».- Διορθώσεις σφαλμάτων (ΦΕΚ τ.Β~, 1033/3-6-1999).

Προϋποθέσεις για την έγκυρη διακίνηση εγγράφων με Ηλεκτρονικά Μέσα(άρθρο 14 παρ. 8, Ν.2672/1998)

Για το Τηλεομοιότυπο

1. Συγκατάθεση του ιδιώτη.

2. Χαρτοσήμανση των αιτήσεων δεν γίνεται.3. Το παράβολο ή άλλο τέλος υπέρ του δημοσίου ή τρίτων (όταν αυτά απαιτούνται για την

χορήγηση πιστοποιητικού ή άλλου είδους βεβαίωσης), πρέπει να προσκομίζονται κατάτην παραλαβή του εγγράφου. Άρα, στην περίπτωση αυτή δεν είναι δυνατή η αποστολή τουπιστοποιητικού με φαξ.

4. Ευκρινές αποτύπωμα στο αποδεικτικό αποστολής.Το αποτύπωμα αυτό πρέπει να περιέχει:

τον αριθμό κλήσης της τηλεομοιοτυπικής συσκευής του παραλήπτη την ημερομηνία και την ώρα αποστολής

* Την πιο πάνω εξαίρεση σχετικοποιεί κατά κάποιο τρόπο η Γνωμοδότηση 528/24.8.1999 του Νομικού Συμβουλίου τουΚράτους (Ν.Σ.Κ.) η οποία, μεταξύ άλλων, αναφέρει:«Πλήρης αποκλεισμός της τηλεομοιοτυπίας (FAX), σχετικά με τη διακίνηση εγγράφων στις διάφορες διαδικασίες τωνπρομηθειών, είτε η πρωτοβουλία αποστολής του εγγράφου προέρχεται από την αναθέτουσα αρχή, είτε προέρχεται από τους διαγωνιζομένους, υποψήφιους προμηθευτές, όπως είναι η υποβολή εκ μέρους τους ενστάσεων του άρθρου 15 Π.Δ. 394/1996 ή προσφυγών του άρθρου 3 του νόμου 2522/1997, ασφαλώς βρίσκεται πέρα από τη βούληση και το σκοπό του νομοθέτη, λαμβάνοντας σοβαρώς υπ’ όψη στη συγκεκριμένη περίπτωση και τις βραχύτατες προθεσμίες που θεσπίζει ο νόμος για τις ενστάσεις του άρθρου 15 Π.Δ. 394/1996 και τις προσφυγές του άρθρου 3 του νόμου 2522/1997, για το λόγο ότι με την εξαίρεση της διακίνησης εγγράφων με FAX στις διαδικασίες προμηθειών, απέβλεψε ο νομοθέτης μόνο στην απαγόρευση της αποστολής εγγράφων αυτοτελώς με τηλεομοιοτυπία, η οποία αίρεται όταν μετά την τηλεομοιοτυπία επακολουθήσει η αποστολή του πρωτοτύπου εγγράφου και όχι στην παρακώλυση της διευκόλυνσης και ομαλής λειτουργίας των διαφόρων διαδικασιών προμηθειών. Άλλωστε, είναι σαφής και ανεπίδεκτη αμφισβητήσεων, η διαρκής τάση της θεωρίας και της νομολογίας, όπως και του νομοθέτη, να επεκτείνουν διαρκώς, όλο και περισσότερο, προϊόντος του χρόνου, την εφαρμογή της τηλεομοιοτυπίας, ως ηλεκτρονικού μέσου διακίνησης εγγράφωνστις συναλλαγές και όχι να αποκλείουν ή περιορίζουν την εφαρμογή αυτή, σε σχέση με ότι ίσχυε στο παρελθόν».

117

5. Τα έγγραφα που αποστέλλονται με τηλεομοιοτυπία από υπηρεσίες πρέπει να

συνοδεύονται από φύλλο αποστολής (προμετωπίδα) που θα περιέχει:

Τον πλήρη τίτλο και διεύθυνση της αποστέλλουσας υπηρεσίας.

Τα στοιχεία του αποστελλόμενου εγγράφου:

- θέμα

- αριθμό πρωτοκόλλου

- ημερομηνία έκδοσης

- τίτλο υπηρεσίας που έχει εκδώσει το έγγραφο

Τον αριθμό των σελίδων που αποστέλλονται.

Τα στοιχεία του αποστολέα του fax:

- ονοματεπώνυμο

- ιδιότητα

- αριθμό τηλεφώνου

- αριθμό τηλεομοιοτυπίας

- υπογραφή

6. Τα έγγραφα που αποστέλλονται με τηλεομοιοτυπία από τον πολίτη πρέπει να

συνοδεύονται από φύλλο αποστολής που θα περιέχει:

Ονοματεπώνυμο (για φυσικό πρόσωπο)

o Επωνυμία (για νομικό πρόσωπο)

Ταχυδρομική διεύθυνση κατοικίας (για φυσικό πρόσωπο)

o Ταχυδρομική διεύθυνση έδρας (για νομικό πρόσωπο)

Αριθμό τηλεφώνου

Αριθμό τηλεομοιοτυπίας

Ημερομηνία έκδοσης του εγγράφου που αποστέλλεται

Αριθμός των σελίδων που αποστέλλονται

Υπογραφή του αποστολέα (για φυσικό πρόσωπο)

o Τα στοιχεία του χειριστή (για νομικό πρόσωπο)

118

Υπόδειγμα Φύλλου Αποστολής

Τηλεομοιότυπου (FAX)

(Ημερομηνία …………………………………, Ώρα …………………...)

ΛΗΠΤΗΣ

Υπ΄ όψη : _____________________________________________________

Υπηρεσία / Εταιρεία :_____________________________________________________

Τηλέφωνο : _____________________________________________________

Fax :

ΕΓΓΡΑΦΟ

_____________________________________________________

Εκδούσα Υπηρεσία :_______________________________________________________

Α/Α Πρωτοκόλλου : _______________________________________________________

Θέμα :

ΑΠΟΣΤΟΛΕΑΣ

Υπηρεσία :

_______________________________________________________

_____________________________________________________

Όνομα Χειριστή : _____________________________________________________

Ιδιότητα : _____________________________________________________

Τηλέφωνο : _____________________________________________________

Fax : _____________________________________________________

Πρέπει να λάβετε ……….. σελίδες, στις οποίες συμπεριλαμβάνεται και το παρόν φύλλο

αποστολής. Εάν δεν λάβετε όλες τις σελίδες, ή αν δεν είναι ολόκληρες ή ευανάγνωστες,παρακαλούμε καλέστε τον αριθμό τηλεφώνου που αναφέρεται πιο πάνω ή στείλτε μήνυμα στονπαραπάνω αναφερόμενο αριθμό Fax.

ΥΠΟΓΡΑΦΗ ΧΕΙΡΙΣΤΗ

ΣΧΟΛΙΑ

119

Για το Ηλεκτρονικό ΤαχυδρομείοΌπως προαναφέραμε το ηλεκτρονικό ταχυδρομείο μπορεί να λειτουργήσει στα πλαίσια Πολίτη-Δημόσιας Υπηρεσίας μόνο για τις περιπτώσεις αιτήσεων παροχής πληροφοριών και απαντήσεων σε αυτές.Αυτός ο περιορισμός υπάρχει γιατί δεν πληρούνται ακόμα οι τεχνικές προϋποθέσεις που θα εξασφάλιζαν τη βεβαιότητα για την γνησιότητα του αποστελλόμενου μηνύματος. Ήδη δημοσιεύτηκαν το Π.Δ. 150/2001 που ρυθμίζει θέματα ηλεκτρονικής υπογραφής και το Π.Δ. 342/2002 γιατην επέκταση της εφαρμογής του πιο πάνω προεδρικού διατάγματος σε όλες τις κατηγορίες διοικητικών εγγράφων

Τα μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου, όταν προέρχονται από δημόσιο φορέα, πρέπει να

περιέχουν:

α. Τη διεύθυνση ηλεκτρονικού ταχυδρομείου αποστολέα και λήπτη

β. Τον πλήρη τίτλο της αποστέλλουσας υπηρεσίας

γ. Τα στοιχεία προσδιορισμού της ταυτότητας του αποστελλόμενου μηνύματος:

θέμα

ημερομηνία

αριθμό πρωτοκόλλου, αν υπάρχει

δ. Τα στοιχεία του υπευθύνου για την παρακολούθηση της ηλεκτρονικής αλληλογραφίας:

ονοματεπώνυμο

ιδιότητα

αριθμό τηλεφώνου

αριθμό τηλεομοιοτυπίας

Τα μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου, όταν προέρχονται από ιδιώτη, πρέπει να περιέχουν:

α. Το ονοματεπώνυμο (για φυσικό πρόσωπο)

Την επωνυμία (για νομικό πρόσωπο)

β. Την ταχυδρομική διεύθυνση κατοικίας (για φυσικό πρόσωπο)

Την ταχυδρομική διεύθυνση έδρας (για νομικό πρόσωπο)

γ. Τον αριθμό τηλεφώνου

δ. Τον αριθμό τηλεομοιοτυπίας

ε. Τα στοιχεία του χειριστή (για νομικό πρόσωπο)

στ. Τη συγκατάθεση του ιδιώτηΑπαραίτητη προϋπόθεση για την γνησιότητα της ηλεκτρονικής αλληλογραφίας είναι η αυτόματη ηλεκτρονική επιβεβαίωση. Σε περίπτωση που τέτοια επιβεβαίωση δεν είναι δυνατή για τεχνικούς λόγους, ο παραλήπτης του μηνύματος είναι υποχρεωμένος να επιβεβαιώσει τον αποστολέα για την λήψη του με το ίδιο ή άλλο μέσο.

120

Υπόδειγμα Φύλλου Αποστολής

Ηλεκτρονικού Ταχυδρομείου (E-MAIL)

ΘΕΜΑ : ___________________________________________________

ΗΜΕΡΟΜΗΝΙΑ / ΩΡΑ : _____________

ΑΠΟ : _________________ (Ηλεκτρονική Διεύθυνση) _____________

ΑΠΟΣΤΕΛΛΟΥΣΑ ΥΠΗΡΕΣΙΑ - ΦΟΡΕΑΣ - ΕΤΑΙΡΕΙΑ : ___________________________

ΧΕΙΡΙΣΤΗΣ

ΙΔΙΟΤΗΤΑ

: __________________________________________________________

: __________________________________________________________

ΤΗΛΕΦΩΝΟ : __________________________________________________________

ΠΡΟΣ :________________ (Ηλεκτρονική Διεύθυνση) _______________

* Αν κάποια από τα πιο πάνω στοιχεία αναγράφονται αυτόματα από το σύστημα ηλεκτρονικούταχυδρομείου, δεν απαιτείται να ξαναγράφονται στο κείμενο αποστολής.

Σημείωση: Σύμφωνα με την παράγρ. 2 του άρθρου 10 του ν. 2690/99, ο ενδιαφερόμενος μπορείμέσα στην προβλεπόμενη

προθεσμία, να υποβάλλει την αίτησή του ή άλλο έγγραφο με μηχανικό μέσο, εφόσον το μέσο τούτο αφήνει αποτύπωμα που

καθιστά αναμφίβολη την αναγνώριση του μηχανήματος αποστολής, καθώς και της ημερομηνίας και ώρας αποστολής και

παραλαβής.

Στη συνέχεια όμως οφείλει να υποβάλει σύμφωνα με τα άρθρα 3 και 11 του ν. 2690/99, το αργότερο μέσα σε πέντε (5) ημέρες από

τη λήξη της προθεσμίας, έγγραφο, που φέρει την ιδιόχειρη υπογραφή του και έχει όμοιο περιεχόμενο με αυτό το οποίο παρέλαβε,

με το μηχανικό μέσο, ή υπηρεσία. Προφανώς η ρύθμιση αυτή αφορά έγγραφα που δεν μπορούν να διακινηθούν με ηλεκτρονικά

μέσα.

121

3.4 Ηλεκτρονική Διαχείριση και Αρχειοθέτηση

Διοικητικών Εγγράφων

3 . 4 . 1 Ε Ι Σ Α Γ Ω Γ Η

Με την με αριθμό ΔΙΑΔΠ 3753/19.2.2001 εγκύκλιο του Υπουργείου Εσωτερικών, τέθηκαν οι βάσεις για την «Ηλεκτρονική Διοίκηση». Ένας από τους στόχους, ήταν και η εφαρμογή του ηλεκτρονικού πρωτοκόλλου, από 3.9.2001. Το ηλεκτρονικό πρωτόκολλο αποτελεί κρίσιμη εφαρμογή στο πλαίσιο της ηλεκτρονικής διαχείρισης-αρχειοθέτησης εγγράφων.Με την ΔΙΑΔΠ/Α1/22123/8.10.2001, και τις νεότερες εγκύκλιους του Υπ. Εσωτερικών επιδιώκεται η ανάδειξη της σημασίας της νέας αυτής εφαρμογής και η προετοιμασία των υπηρεσιών, (Υπουργεία, Γενικές Γραμματείες, Περιφέρειες, Νομαρχιακές Αυτοδιοικήσεις, Δήμοι), ώστε να είναι σε θέση να την υιοθετήσουν το συντομότερο δυνατόν, παράλληλα με το ηλεκτρονικό πρωτόκολλο.Η «Ηλεκτρονική Διαχείριση-Αρχειοθέτηση των Εγγράφων» προωθεί την ορθολογική οργάνωση και διοίκηση των αρχείων των υπηρεσιών και συμβάλλει στην αποτελεσματικότερη και αποδοτικότερη λειτουργία της Δημόσιας Διοίκησης, στην επαρκέστερη και ταχύτερη εξυπηρέτηση των πολιτών, διευκολύνει τους δημοσίους υπαλλήλους στη διεξαγωγή της εργασίας τους κ.α.Παρενθετικά σημειώνουμε εδώ, ότι από τις σημαντικές παραμέτρους της διοίκησης-διαχείρισης των αρχείων των δημοσίων υπηρεσιών, είναι η εκκαθάριση των αρχείων, η οποία επιβάλλεται να γίνεται περιοδικά από τις δημόσιες υπηρεσίες. (Βλ. σχετικά πιο κάτω).Είναι γνωστό ότι ο μεγάλος όγκος των εγγράφων που διακινούνται από τις υπηρεσίες (Εισερχόμενα –Εξερχόμενα) και η παντελής έλλειψη συστημάτων διαχείρισής τους, σε συνδυασμό με τον περιορισμένο και διαρκώς συρρικνωμένο χώρο αποθήκευσής τους, καθιστούν επιτακτική την ανάγκη λήψης μέτρων προς την κατεύθυνση της εφαρμογής ενός Ολοκληρωμένου Συστήματος Ηλεκτρονικής Διαχείρισης Εγγράφων,το οποίο θα εξασφαλίζει:

ΟΛΕΣ ΤΙΣ ΠΑΡΑΚΑΤΩ ΛΕΙΤΟΥΡΓΙΕΣ

Ταξινόμηση ως προς οποιοδήποτε από τα στοιχεία των εγγράφων

Εισαγωγή εγγράφων σε χαρτί μέσω scanner, επεξεργαστών κειμένου, λογιστικών

φύλλων

Συμπίεση (compression) των εικόνων για αποτελεσματική διαχείριση των μέσων

αποθήκευσης.

Παρακολούθηση της ροής των εγγράφων

User interface φιλικό στο χρήστη

ΕΛΕΥΘΕΡΗ ΑΝΑΖΗΤΗΣΗ

Με πολλαπλούς τρόπους

ΑΝΑΚΤΗΣΗ

Ανάκτηση των εγγράφων που το περιεχόμενο τους είναι σχετικό με την έκφραση

αναζήτησης

122

ΕΜΦΑΝΙΣΗ ΠΛΗΡΟΦΟΡΙΩΝ

Ταξινόμηση ως προς κάποιο στοιχείο, παραδείγματος χάρη κατηγορία, αριθμός

πρωτοκόλλου, ημερομηνία κ.λπ.

Εμφάνιση των εγγράφων, είτε ολόκληρων, είτε σε μορφή λίστας Επιλογή

καταλόγου εμφάνισης

ΕΝΗΜΕΡΩΣΗ ΡΟΗΣ ΕΓΓΡΑΦΩΝ

Αποστολή σε χρήστη, ομάδα χρηστών

Δυνατότητα παρακολούθησης και καταγραφής ενεργειών, όπου περιγράφεται

κάθε βήμα

Επιλογή ενέργειας από λίστα

Δυνατότητα σύνδεσης με υποσύστημα ψηφιακής υπογραφής

ΑΣΦΑΛΕΙΑ ΚΑΙ ΕΛΕΓΧΟ ΤΩΝ ΔΕΔΟΜΕΝΩΝ

Υποστήριξη διαφορετικών επιπέδων πρόσβασης

3 . 4 . 2 . Π Λ Ε Ο Ν Ε Κ Τ Η Μ Α Τ Α Κ Α Ι Λ Ε Ι Τ Ο Υ Ρ Γ Ι Α Η Λ Ε Κ Τ Ρ Ο Ν Ι Κ Η Σ Α Ρ Χ Ε Ι Ο Θ Ε Τ Η Σ Η Σ

Η υιοθέτηση εφαρμογής ενός συστήματος ηλεκτρονικής διαχείρισης εγγράφων προσφέρει τόσο στην υπηρεσία, όσο και στους υπαλλήλους, τα ακόλουθα πλεονεκτήματα:

την ελαχιστοποίηση της διακίνησης έντυπου υλικού μεταξύ των υπηρεσιακών μονάδων του

οργανισμού.

την αυτοματοποίηση της διακίνησης εγγράφων από την είσοδό τους στην υπηρεσία έως την

έξοδο (εισερχόμενα – εξερχόμενα).

την βελτίωση της ταχύτητας αναζήτησης, αποστολής και λήψης εγγράφων καθώς και την

ελαχιστοποίηση των τυχόν καθυστερήσεων λαμβάνοντας υπόψη τον όγκο των διακινούμενων

εγγράφων.

την ασφαλέστερη αποθήκευση και διασφάλιση του περιεχομένου σημαντικών εγγράφων.

την μείωση των απαιτούμενων χώρων αποθήκευσης.

την αποδοτικότερη και ευέλικτη πρόσβαση σε αρχειοθετημένα έγγραφα.

την αυτοματοποίηση της ανάθεσης και παρακολούθησης της υλοποίησης εργασιών της

υπηρεσίας.

την ποιοτική αναβάθμιση των υπηρεσιών.

(Περιγραφή λειτουργίας του συστήματος, ενδεικτική απεικόνιση της ροής εργασίας και ορισμένα

άλλα στοιχεία παρουσιάζονται αμέσως πιο κάτω).

Περιγραφή Λειτουργίας του συστήματοςΈνας ενδεικτικός τρόπος λειτουργίας / υλοποίησης μιας εφαρμογής ηλεκτρονικής διαχείρισης αρχείων για την πλήρη κάλυψη των απαιτήσεων, όσον αφορά την διακίνηση και την αρχειοθέτηση των εισερχόμενων / εξερχόμενων εγγράφων και τον τρόπο αλληλεπίδρασης των διαφόρων εφαρμογών, περιγράφεται στη συνέχεια:

α. Υποσύστημα επικοινωνιών Για την αποστολή και λήψη εγγράφων μεταξύ των υπηρεσιακών μονάδων και της υπηρεσίας με άλλους φορείς θα χρησιμοποιηθεί, εάν υπάρχει, ένα υποσύστημα επικοινωνιών (Fax,E-Mail). Τα εισερχόμενα έγγραφα αποθηκεύονται πρώτα σε ένα ενδιάμεσο

123

αποθηκευτικό χώρο. Σε αυτό τον χώρο έχουν πρόσβαση ειδικά προγράμματα τα οποία τα μεταφέρουν στο υπόλοιπο σύστημα και ενημερώνουν τον φάκελο εισερχομένων της αντίστοιχης Γραμματείας (είτε πρόκειται για το Κεντρικό Πρωτόκολλο της υπηρεσίας, είτε για το πρωτόκολλο κάποιας υπηρεσιακής μονάδας, πχ Διεύθυνσης).

β. Υποσύστημα διευθέτησης ροής εργασιώνΤα σενάρια της διευθέτησης ροής εργασιών θα πρέπει να τροποποιούνται από τον διαχειριστή της εκάστοτε εγκατάστασης μέσα από ειδικό περιβάλλον διαχείρισης. Το περιβάλλον αυτό θα πρέπει να αποτελεί ξεχωριστή εφαρμογή η οποία θα ανήκει στο Ολοκληρωμένο σύστημα Ηλεκτρονικής Διαχείρισης Εγγράφων.

γ. Κεντρικό ΠρωτόκολλοΤο πρώτο στάδιο για τα εισερχόμενα έγγραφα είναι ο φάκελος ΕΙΣΕΡΧΟΜΕΝΩΝ του κεντρικού πρωτοκόλλου της υπηρεσίας. Οι υπάλληλοι που έχουν την σχετική εξουσιοδότηση μέσω του προγράμματος ηλεκτρονικής διαχείρισης έχουν τη δυνατότητα να εμφανίσουν τις σελίδες του κάθε εισερχομένου, καθώς και την φόρμα με τα βασικά του στοιχεία.

Το σύστημα πρέπει να έχει την δυνατότητα να ενημερώνει αυτόματα ορισμένα στοιχεία όπως:

τον αύξοντα αριθμό πρωτοκόλλου της Γραμματείας

τα στοιχεία του υπαλλήλου

την ημερομηνία / ώρα

τα διάφορα στοιχεία που προσδιορίζουν την ταυτότητα του εισερχομένου

Στη φόρμα καταχώρησης επιλέγουν σε ποιους αποδέκτες, σε ποιές διευθύνσεις θα προωθηθεί και ποια θα είναι τα επόμενα στάδια. Τα έγγραφα πλέον εμφανίζονται στον φάκελο ΕΞΕΡΧΟΜΕΝΩΝ του Πρωτοκόλλου.

Σε περίπτωση που μαζί με τα έγγραφα αποθηκεύονται από το επικοινωνιακό λογισμικό και συνοδευτικές πληροφορίες για τους παραλήπτες των εγγράφων, τότε αυτές μπορούν να εισάγονται αυτόματα στην φόρμα καταχώρησης με δυνατότητα, ή όχι, αλλαγών και προσαυξήσεων από τους υπαλλήλους.

δ. Προϊστάμενοι Διευθύνσεων της ΥπηρεσίαςΤα εισερχόμενα έγγραφα κάθε διεύθυνσης εμφανίζονται στον φάκελο ΕΙΣΕΡΧΟΜΕΝΩΝ στον οποίο θα έχουν πρόσβαση μόνο εξουσιοδοτημένοι χρήστες (προϊστάμενοι κ.λπ.). Ο χαρακτηρισμός στο σύστημα, των τμημάτων και των προϊσταμένων κάθε τμήματος γίνεται από τον διαχειριστή του συστήματος.

Οι δυνατότητες που έχουν οι προϊστάμενοι είναι:

• Να καθορίσουν την διαδρομή που θα ακολουθήσει το έγγραφο (επιλέγοντας από αντίστοιχη λίστα)

ανάλογα με το είδος του εγγράφου.

• Να καθορίσουν τις ενέργειες και τους χειριστές των ενεργειών.

• Να ορίσουν χρόνο λήξης για κάθε στάδιο.

• Να συμπληρώσουν ορισμένα στοιχεία όπως σχόλια, παρατηρήσεις κ.λπ.

ε. Υπάλληλοι Διευθύνσεων (Χειριστές υποθέσεων)Στη συνέχεια τα έγγραφα προωθούνται στους αρμόδιους υπαλλήλους (χειριστές). Οι υπάλληλοι μέσω ειδικής φόρμας μπορούν να συμπληρώσουν διάφορα χαρακτηριστικά του εγγράφου (θέμα, διαβάθμιση, αποστολέας, αριθμός πρωτοκόλλου αποστολέα κ.λπ.), να επιλέξουν τον θεματικό φάκελο όπου θα αρχειοθετηθεί, καθώς και τα στοιχεία αναζήτησής του (λέξεις-κλειδιά κ.λπ.).

στ. Περίπτωση Εισερχομένων απευθείας στη ΔιεύθυνσηΓια την ειδική περίπτωση εισερχομένων εγγράφων που λαμβάνονται σε έντυπη μορφή, αυτά διαβιβάζονται κατευθείαν στους προϊσταμένους. Οι τελευταίοι θα αναγράφουν σε αυτά σχόλια, παρατηρήσεις και απαραίτητες ενέργειες και θα καθορίζουν, κατά περίπτωση, τον τρόπο εισαγωγής τους στην εφαρμογή διαχείρισης των εγγράφων, δηλαδή αν θα περάσει από scannerτο σύνολο ενός εγγράφου ή επιλεγμένες σελίδες, αν θα γίνει OCR (Οπτική Αναγνώριση Χαρακτήρων) για μετατροπή του έντυπου κειμένου σε ψηφιακό αρχείο κειμένου κ.λπ.

124

ζ. Χειριστές ΘεμάτωνΗ εφαρμογή ηλεκτρονικής διαχείρισης εγγράφων θα πρέπει να παρέχει στους χειριστές διάφορες δυνατότητες για την επεξεργασία των υποθέσεων, όπως:

• σύνταξη εξερχόμενων εγγράφων με εφαρμογές επεξεργασίας κειμένου

• προώθηση στον Προϊστάμενο για έγκριση

• καθορισμό τρόπου αποστολής

• παρακολούθηση της ροής έως την έγκριση

Η εφαρμογή ηλεκτρονικής διαχείρισης εγγράφων θα πρέπει να παρέχει στους χρήστες σημαντικές δυνατότητες αναζήτησης και ανάκτησης των αρχειοθετημένων εγγράφων, όπως δυνατότητα σύνθετων αναζητήσεων με οποιοδήποτε στοιχείο του εγγράφου και με οποιοδήποτε λογικό ή αριθμητικό τελεστή (κριτήρια αναζήτησης).Μια πολύ σημαντική δυνατότητα είναι η αναζήτηση με οποιεσδήποτε λέξεις ή φράσεις στακείμενα με πλήρη υποστήριξη στα ελληνικά. Το εύρος αναζήτησης (συγκεκριμένος φάκελος,αρχείο μίας διεύθυνσης, αρχεία και άλλων διευθύνσεων) εξαρτάται από την αντίστοιχη εξουσιοδότηση που έχει ο χρήστης.

η. Εξερχόμενα ΈγγραφαΟι υπάλληλοι παραλαμβάνουν τα προς αποστολή έγγραφα και συμπληρώνουν διάφορα χαρακτηριστικά στοιχεία με αντίστοιχη διαδικασία όπως και στα εισερχόμενα. Παράλληλα μπορούν να συσχετίσουν τα εισερχόμενα με τα εξερχόμενα έγγραφα.Εάν πρόκειται για έγγραφα που θα αποσταλούν ηλεκτρονικά, οι υπάλληλοι θα πρέπει να έχουν την δυνατότητα καθορισμού των αποδεκτών μέσω λίστας επιλογών και προώθησης τουεξερχόμενου στον προϊστάμενο της διεύθυνσης για την τελική έγκριση.Όλα τα έγγραφα στα διάφορα στάδια έγκρισης θα πρέπει να «υπογράφονται» ψηφιακά. Μόνο έγγραφα τα οποία φέρουν ηλεκτρονική υπογραφή του προϊσταμένου θεωρούνται τελικώςαρχειοθετημένα και μπορούν να προωθηθούν στο Πρωτόκολλο και τέλος στο επικοινωνιακόλογισμικό για την τελική αποστολή.Εάν πρόκειται για έγγραφα που πρόκειται να αποσταλούν σε έντυπη μορφή, μετά την ηλεκτρονική υπογραφή θα εκτυπώνονται και θα προωθούνται στο Πρωτόκολλο. Αντίγραφο κρατείται φυσικά στο αρχείο της διεύθυνσης.Σημειώνεται ότι η ανωτέρω ροή είναι ενδεικτική. Είναι δυνατόν να αλλάξει και να υλοποιηθεί με περισσότερα στάδια, παράλληλα βήματα, με δυνατότητες επιστροφών κ.λπ. Όλα αυτάκαθορίζονται αναλυτικά στην φάση της ανάλυσης και συμφωνούνται με τους υπεύθυνους τουΦορέα.

125

3.5 ΑΡΧΕΙΟΘΕΤΗΣΗ ΕΓΓΡΑΦΩΝ

ΠΑΡΑΔΟΣΙΑΚΟΣ ΤΡΟΠΟΣ

Παρά την εισαγωγή της ηλεκτρονικής διαχείρισης των εγγράφων στις Δημόσιες Υπηρεσίες, μεγάλος αριθμός από αυτές λειτουργεί ακόμη με τον παραδοσιακό τρόπο. Για το λόγο αυτό είναι χρήσιμη η υπενθύμιση κάποιων γενικών κανόνων και αρχών για την ταξινόμηση/αρχειοθέτηση με τον παραδοσιακό τρόπο των εισερχόμενων/εξερχόμενων εγγράφων ώστε να περιοριστεί η ανομοιομορφία και οι αυτοσχεδιασμοί στην τήρηση των φακέλων, να καταστεί ευχερής η ανεύρεσητης παλαιάς αλληλογραφίας και γενικότερα να διασφαλιστεί η «συνέχεια» και η «μνήμη» της δημόσιας υπηρεσίας. Το αρχείο αλληλογραφίας περιλαμβάνει την αλληλογραφία μιας υπηρεσιακής μονάδας ταξινομημένη και ταξιθετημένη στους αντίστοιχους φακέλους, που καταρτίζονται σύμφωνα με το θεματολόγιο. Στους φακέλους του αρχείου ταξιθετείται, με βάση τον κωδικό αριθμό θέματος, κάθε έγγραφο για το οποίο ολοκληρώθηκαν όλες οι σχετικές ενέργειες.

Βασικές Αρχές λειτουργίαςΟι βασικές αρχές ενός συστήματος λειτουργίας Αρχείου είναι:α) Για κάθε υπόθεση ή ομάδα υποθέσεων πρέπει να υπάρχει ένας φάκελος.β) Οι φάκελοι κάθε υπηρεσίας πρέπει να τηρούνται σε ένα ορισμένο χώρο, υπό την επίβλεψη ενός υπαλλήλου υπευθύνου για την εργασία αυτή.γ) Η αποκέντρωση των Αρχείων, δηλαδή η τήρηση αρχείου σε κάθε Οργανική Μονάδα επιπέδου Διεύθυνσης ή άλλου επιπέδου, π.χ. στην περίπτωση αυτοτελούς τμήματος.

Εργασίες ΑρχειοθέτησηςΟι εργασίες της αρχειοθέτησης είναι οι παρακάτω:

Ταξινόμηση:Είναι η πρώτη φάση της αρχειοθέτησης. Στη φάση αυτή γίνεται ο διαχωρισμός σε είδη (κατηγορίες), όλων των θεμάτων αρμοδιότητας μιας Οργανικής Μονάδας.

Συστήματα Ταξινόμησης:i) Αλφαβητική ή ταξινόμηση των ονομάτων φυσικών ή νομικών προσώπων με αλφαβητική σειρά.ii) Γεωγραφική ταξινόμηση ή ταξινόμηση κατά γεωγραφικά διαμερίσματα (κατά Νομό, Δήμο ή Κοινότητα, κ.λπ.).iii) Ταξινόμηση σύμφωνα με το περιεχόμενο ή το θέμα τους. Κατά το σύστημα αυτό όλα τα έγγραφα που αφορούν το ίδιο θέμα τίθενται σε ένα φάκελο, ανεξάρτητα αν προέρχονται από διαφορετικές πηγές ή απευθύνονται σε διαφορετικούς αποδέκτες. Το σύστημα αυτό για να αποδώσει πλήρως πρέπει να συνδυάζεται με ένα σύστημα ευρετηρίασης των θεμάτων για να αποφεύγεται η δημιουργία διπλών φακέλων και να είναι ευχερέστερη η αναζήτηση των διαφόρων θεμάτων.

Διαβάθμιση:Η βασική διαβάθμιση που γίνεται κατά την ταξινόμηση είναι:i) Υπόθεση* (κάθε ζήτημα που απασχολεί μια δημόσια υπηρεσία, στην οποία αυτό υποβάλλεται εγγράφως) π.χ. αίτηση χορήγησης άδειας λειτουργίας αρτοποιείου.ii) Θέμα (ειδικότερο κεφάλαιο στο οποίο υπάγονται οι υποθέσεις ή οι ομάδες υποθέσεων) που αναφέρονται στο ίδιο -με την ευρύτερη έννοια- αντικείμενο.iii) Κατηγορία (η βασική διαίρεση των αντικειμένων της αρμοδιότητας κάθε Οργανικής Μονάδας. Π.χ. Γεν. Δ/νση, Δ/νση, Τμήμα, μικρές βιομηχανικές μονάδες).

* Σχετικά με τους φακέλους των υποθέσεων πρέπει να τηρούνται τα ακόλουθα:α) Κάθε υπόθεση (περίπτωση) ή ομάδα υποθέσεων πρέπει να έχει τον ίδιο φάκελο.β) Ο φάκελος ανοίγεται κατά την είσοδο του εγγράφου.γ Σε κάθε φάκελο αναγράφονται όλα τα στοιχεία του θεματολογίου ή του λεγομένου Ευρετηρίου.δ) Οι φάκελοι των υποθέσεων πρέπει να είναι απλοί φάκελοι, και η αλληλογραφία που τοποθετείται σε αυτούς να στερεώνεται με συνδετήρα.ε) Σε κάθε έγγραφο που τοποθετείται στον φάκελο σημειώνεται αύξων αριθμός (στην επάνω δεξιά γωνία).στ) Η αφαίρεση εγγράφου από τον φάκελο επιτρέπεται με την προϋπόθεση ότι θα επιστραφεί το ταχύτερο δυνατόν, και θα σημειωθεί στο φάκελο ποιο έγγραφο

126

αφαιρέθηκε. Όταν γεμίσει ο φάκελος ανοίγει νέος φάκελος, με τα ίδια στοιχεία, και σημειώνεται στον πρώτο φάκελο το στοιχείο Α και στον δεύτερο το σημείο Β κ.ο.κ.ζ) Ο φάκελος της υπόθεσης περιέχει στοιχεία, αντίγραφα, σημειώματα κ.λπ. χρήσιμα στοιχεία και πληροφορίες σχετικά με την υπόθεση την οποία περιέχει.

Κωδικοποίηση και ευρετηρίαση υποθέσεωνΚωδικοποίηση των υποθέσεων είναι η συμβολική παράσταση τους.Ευρετηρίαση είναι η κατά λογική και αλφαβητική τάξη παράθεση των υποθέσεων.Γενικά η Κωδικοποίηση και Ευρετηρίαση των υποθέσεων, των θεμάτων και των κατηγοριών των αντικειμένων κάθε Οργανικής Μονάδας γίνεται στο θεματολόγιο που αποτελείται από δύο μέρη:

1. Το Γενικό Πίνακα Περιεχομένων του θεματολογίου (την κατά λογική τάξη παράθεση των φακέλων του Αρχείου, ήτοι κατά κατηγορία, θέμα, υπόθεση).Το δεκαδικό σύστημα είναι το καλύτερο σύστημα ταξινόμησης, κατά το οποίο γίνεται συνδυασμός αριθμών και θεμάτων κατά έναν λογικό τρόπο. Αποτελεί επέκταση του συστήματος αρχειοθέτησης κατά θέματα, και έχει την δυνατότητα επέκτασης και παρεμβολής νέων θεμάτων Συγκεκριμένα διαχωρίζουμε τα υπάρχοντα προς αρχειοθέτηση θέματα σε δέκα γενικές κατηγορίες διαδικασιών, και τις κωδικοποιούμε από το Ο έως το 9. Στη συνέχεια διασπούμε κάθε γενική κατηγορία σε δέκα υποκατηγορίες. Έστω π.χ. ότι θέλουμε να διασπάσουμε την Ο κατηγορία (προσωπικό) σε δέκα υποκατηγορίες: 00(τακτικό προσωπικό), 01 (έκτακτο προσωπικό), 02(ημερομίσθιοι), 03,... και 09. Περαιτέρω διάσπαση κάθε υποκατηγορίας επιτυγχάνεται κατά τον ίδιο τρόπο, έστω την 03:030(κατηγορία ΠΕ), 031(κατηγορίαΤΕ), 032(κατηγορίαΔΕ), ...και 039 κ.ο.κ.

2. Το αλφαβητικό ευρετήριο.Το αλφαβητικό ευρετήριο περιλαμβάνει, κατά απόλυτη αλφαβητική σειρά τις κατηγορίες των αντικειμένων, τα θέματα κάθε κατηγορίας, τις ομάδες των υποθέσεων κ.λπ. σημειώνοντας σε κάθε τίτλο το αντίστοιχο σύμβολο. Τα σύμβολα κάθε υπόθεσης σημειώνονται στον σχετικό φάκελο και έτσι είναι δυνατή η ανεύρεση τους.

Θεματολόγιο:Αφού γίνει η ταξινόμηση των θεμάτων, προβαίνουμε στη σύνταξη του θεματολογίου. Το θεματολόγιο είναι ο πίνακας που γράφονται οι Φάκελοι και κάτω από αυτούς οι Υποφάκελοι. Είναι ο πίνακας περιεχομένων του Αρχείου, η αποκωδικοποίηση του συστήματος ταξινόμησης του Αρχείου.Για την κατάρτιση του θεματολογίου προτείνεται να χρησιμοποιούνται κινητά φύλλα, για να είναι δυνατή η συνεχής ενημέρωση τους.

Ταξιθέτηση:Ταξιθέτηση είναι η τοποθέτηση των εγγράφων στους οικείους φακέλους και των φακέλων στις οικείες αρχειοθήκες.

Αρχειοθέτηση:Ιδανικό θα ήταν το να φυλάσσονται οι φάκελοι - κάθετα τοποθετημένοι - σε αρχειοθήκες που να κλείνουν καλά. Εφ’όσον αυτό δεν είναι δυνατό προτείνεται οι Υπηρεσίες να εξυπηρετούνται για την κοινή αλληλογραφία τους με απλά στερεά μεταλλικά ράφια, και μόνο για την εμπιστευτική αλληλογραφία* να χρησιμοποιούνται αρχειοθήκες ασφαλείας, και μάλιστα μεταλλικές, προς προφύλαξη των εγγράφων σπουδαίας σημασίας, όχι μόνο από τον κίνδυνο αφαιρέσεως αλλά και της πυρκαγιάς. Η αρχειοθέτηση γίνεται κατά τη σειρά που αναφέρεται στο θεματολόγιο.Μόνο οι φάκελοι υποθέσεων που κινούνται φυλάσσονται στα αρχεία κάθε υπηρεσιακής μονάδας. Οι φάκελοι των υποθέσεων που δεν κινούνται στέλνονται στο κεντρικό αρχείο της Υπηρεσίας, εφόσον υπάρχει τέτοιο αρχείο.* Τα έγγραφα που έχουν καταχωρισθεί στο εμπιστευτικό πρωτόκολλο (βλ. πιο πάνω) αρχειοθετούνται από τις υπηρεσίες που τα χειρίζονται σε ειδικό φάκελο για την εμπιστευτική αλληλογραφία.

127

3.6 ΕΚΚΑΘΑΡΙΣΗ ΤΩΝ ΑΡΧΕΙΩΝ

ΕισαγωγήΕίναι γνωστό ότι η ορθολογική οργάνωση και διοίκηση των αρχείων των υπηρεσιών συμβάλλει στην αποτελεσματικότερη και αποδοτικότερη λειτουργία της Δημόσιας Διοίκησης, στην επαρκέστερη και ταχύτερη εξυπηρέτηση των πολιτών, διευκολύνει τους δημόσιους υπαλλήλους στη διεξαγωγή της εργασίας τους, στον εύκολο εντοπισμό των αναζητούμενων εγγράφων, στη διασφάλιση από την αλλοίωση ή άλλους ενδεχόμενους κινδύνους καταστροφής των πραγματικά χρήσιμων, εμπιστευτικών κ.λπ. εγγράφων, στην εξοικονόμηση χώρου και στην καλύτερη αξιοποίηση του προσωπικού. Μία από τις σημαντικές παραμέτρους της διοίκησης -διαχείρισης των αρχείων των δημόσιων υπηρεσιών είναι η εκκαθάριση των αρχείων.Τα παρακάτω Προεδρικά Διατάγματα καθώς και αλλά που αναφέρονται στην διατήρηση αρχείων αποκλειστικής αρμοδιότητας κάθε υπουργείου ή Ν.Π.Δ.Δ., καθορίζουν τον χρόνο που πρέπει να διατηρούνται τα έγγραφα στο αρχείο καθώς και την διαδικασία, τον τρόπο εκκαθάρισης των αρχείων:

(1) ΠΔ 162/1979 «Περί Εκκαθαρίσεως των Αρχείων των Δημοσίων Υπηρεσιών» (ΦΕΚ 42 Α~)(2) ΠΔ 768/1980 «Περί Εκκαθαρίσεως των Αρχείων των Νομικών Προσώπων Δημοσίου Δικαίου» (ΦΕΚ 186 Α~)(3) ΠΔ 87/1981 «Περί Εκκαθαρίσεως των Αρχείων των Δημοσίων Υπηρεσιών και ΝΠΔΔ» (ΦΕΚ 27Α~)(4) ΠΔ 480/1985 «Εκκαθάριση των Αρχείων των Οργανισμών Τοπικής Αυτοδιοίκησης και των Ιδρυμάτων, Νομικών Προσώπων Δημοσίου Δικαίου και Συνδέσμων αυτών» (ΦΕΚ 173/Α΄)

Ποιοι υποχρεούνται σε Εκκαθάριση των Αρχείων τουςΣύμφωνα με τις διατάξεις του άρθρου 9 του Π. Δ. 162/1979, του άρθρου 9 του Π.Δ.768/1980 και του άρθρου 9 του Π. Δ. 480/1985, όλες οι υπηρεσίες του δημοσίου, κεντρικές καιπεριφερειακές, Περιφέρειες, τα Ν.Π.Δ.Δ. και οι Ο.Τ.Α. έχουν υποχρέωση να προβαίνουν στην περιοδική εκκαθάριση των αρχείων τους, η οποία πρέπει να γίνεται μέσα στο πρώτο τρίμηνο κάθε χρόνου.Στις κεντρικές και περιφερειακές υπηρεσίες των υπουργείων, στις Περιφέρειες, στους Ο.Τ.Α. α~ και β~ βαθμίδας, στα Ν.Π.Δ.Δ. τηρούνται αρχεία στα οποία φυλάσσονται τα έγγραφα και λοιπά στοιχεία, μετά τη διεκπεραίωση της υπόθεσης στην οποία αναφέρονται και τον χαρακτηρισμό αυτών από τους αρμόδιους υπαλλήλους. Τα αρχεία αυτά διακρίνονται σε «οριστικά» και «προσωρινά».Τα «οριστικά» αρχεία περιλαμβάνουν τα «εις το διηνεκές» διατηρητέα έγγραφα στοιχεία, τα δε «προσωρινά» πάντα τα λοιπά. (Βλ. τα πιο πάνω αναφερόμενα Π. Δ/τα).

Διαδικασία ΕκκαθάρισηςΕπειδή οι επιτροπές εκκαθάρισης των αρχείων, οι οποίες προβλέπονταν από το Π.Δ.162/1979 και τα κατά φορέα εκδοθέντα προεδρικά διατάγματα, καταργήθηκαν με τις διατάξεις της παρ. 1 του άρθρου 4 του Ν. 2026/1992, και δεν διατηρήθηκαν με τις κατ’ εξουσιοδότηση των διατάξεων αυτών, εκδοθείσες Υπουργικές αποφάσεις, στο εξής η διαδικασία εκκαθάρισης των αρχείων γίνεται με τον ακόλουθο τρόπο:Κάθε προϊστάμενος διεύθυνσης ή ανεξαρτήτου τμήματος ή γραφείου, ορίζει άτυπα έναν ή περισσότερους υπαλλήλους από κάθε τμήμα -οι οποίοι υποκαθιστούν τις επιτροπές που καταργήθηκαν- για την καταγραφή του αχρήστου αρχειακού υλικού. Κατά τα λοιπά τηρείται η διαδικασία του Π.Δ/τος 162/1979, του Π.Δ/τος 87/1981 και των λοιπών σχετικών με την εκκαθάριση Π. Δ/των

128

όσον αφορά στην καταγραφή του υλικού σε πίνακες, την έκδοση απόφασης για την τήρηση ή καταστροφή τους, την πρόσκληση των Γενικών Αρχείων του Κράτους (Γ.Α.Κ.) κ.λπ.Σημειώνουμε ότι σύμφωνα με το άρθρο 4 του ν. 2026/1992 τα πιο πάνω σχετικά με τις Επιτροπές Εκκαθάρισης, ισχύουν μόνο για τα Υπουργεία, Κεντρικές και Περιφερειακές Υπηρεσίες, τις Περιφέρειες και τις αυτοτελείς δημόσιες υπηρεσίες.Για τις Επιτροπές των Ο.Τ.Α. α΄ και β΄ βαθμίδας και των ν.π.δ.δ. ισχύουν τα προβλεπόμενα από τα Π. Δ/τα 768/1980 και 480/1985.

.

Πρόσκληση των Γενικών Αρχείων του Κράτους (Γ.Α.Κ.)Κατά την εκκαθάριση των αρχείων των Δημοσίων Υπηρεσιών (Υπουργεία, Περιφέρειες,ν.π.δ.δ. και ο.τ.α.) και αφού αποχωριστούν οι φάκελοι που έχουν υπηρεσιακή χρησιμότητα, το καταστρεπτέο αρχειακό υλικό καταγράφεται και τίθεται στη διάθεση των Γενικών Αρχείων του Κράτους(Γ.Α.Κ.) τα οποία ειδοποιούνται σχετικά. Επισημαίνεται ότι τα Γ.Α.Κ. ενδιαφέρει το αρχειακό υλικόμε την ευρεία του έννοια. Ως τέτοιο θεωρείται το υλικό που παράγεται από τις δημόσιες υπηρεσίες, ανεξάρτητα από το υπόστρωμά του, έγγραφα αλλά και οπτικοακουστικό υλικό (βίντεο, φιλμ, κ.λ.π.), καθώς και το υλικό που αποθηκεύεται σε μαγνητικά μέσα (δισκέτες, οπτικοί δίσκοι [CD], κ.ά.).Σύμφωνα με το άρθρο 444 του Κώδικα Πολιτικής Δικονομίας, ως έγγραφα νοούνται και οι φωτογραφικές ή κινηματογραφικές παραστάσεις, οι φωνοληψίες και κάθε άλλη μηχανική απεικόνιση. Η πρόσκληση των Γενικών Αρχείων του Κράτους είναι υποχρεωτική και γίνεται «εγγράφως και επί αποδείξει». Τα Γ.Α.Κ. εντός προθεσμίας, όχι μικρότερη των εννέα (9) μηνών ή του ενός (1) έτους, ανάλογα με την περίπτωση, επιλέγουν τα έγγραφα ιστορικού ενδιαφέροντος (άρθρο 2 του Π.Δ. 87/1981 και άρθρο 7 του Π.Δ. 480/1985).Πρέπει να σημειωθεί ότι με την σε ετήσια βάση εκκαθάριση των αρχείων αποφεύγεται η συσσώρευση μεγάλου όγκου υλικού και η αλλοίωσή του, γεγονός που διευκολύνει το έργο των Γ.Α.Κ.Οι υπηρεσίες απευθύνουν πρόσκληση, σύμφωνα με τα πιο πάνω, στα Γ.Α.Κ. για να επιλέξουν τα ιστορικού ενδιαφέροντος έγγραφα ακόμη και στην περίπτωση που πρόκειται για εκκαθάριση διαβαθμισμένου αρχειακού υλικού, πλην εκείνου για το οποίο εφαρμόζονται οι διατάξεις του Κανονισμού Ασφαλείας Εθνικού Διαβαθμισμένου Υλικού (ΚΑΕΔΥ), δεδομένου ότι η σχετική περί Γ.Α.Κ. νομοθεσία διασφαλίζει αυτό το υλικό.

Αναγραφή Ημερομηνίας Διατήρησης ΕγγράφουΣημειώνεται ότι η βασική ενέργεια για τη διευκόλυνση της εκκαθάρισης των αρχείωνείναι η νομοθετικά προβλεπόμενη υποχρέωση αναγραφής στα έγγραφα του χρόνου διατήρησής τους. Η παράλειψη της ενέργειας αυτής καθιστά δυσκολότερη τη διαδικασία εκκαθάρισης των αρχείων, κατά συνέπεια κρίνεται αναγκαίο σε κάθε έγγραφο να τίθεται η ημερομηνία έως την οποία πρέπει τούτο να διατηρηθεί. Ως ημερομηνία διατήρησης του εγγράφου ορίζεται η 31η Δεκεμβρίου του έτους κατά το οποίο λήγει η υποχρέωση φύλαξής του. Έτσι, αν για παράδειγμα το διάστημα διατήρησης ενός εγγράφου που συντάχθηκε στις 30-11-2000 είναι 3 χρόνια, τότε η σχετική ένδειξη είναι: «Να διατηρηθεί μέχρι 31-12-2003».Η ένδειξη για την ημερομηνία λήξεως της υποχρέωσης διατήρησης αναγράφεται άνω δεξιά στο έγγραφο και μόνο στα σχέδια και δεν μεταφέρεται στα αντίγραφα.Τα αναφερόμενα ως συνημμένα σε κάθε έγγραφο, έγγραφα στοιχεία, ακολουθούν το χρόνο διατήρησής του κύριου εγγράφου. Έτσι δεν είναι αναγκαίο να αναγράφεται σ’ αυτά ένδειξη για το χρόνο διατήρησης.Ο χρόνος διατήρησης που αναγράφεται στο σχέδιο του εγγράφου, ισχύει και για το εισερχόμενο που προκάλεσε την ενέργεια.

Εκκαθάριση Άχρηστου ΥλικούΜε ευθύνη των Γενικών Διευθυντών και των προϊσταμένων όλων των Διευθύνσεων καιμε την εποπτεία των Γενικών Διευθυντών Διοικητικής Υποστήριξης διαχωρίζεται το άχρηστο υλικό και ειδοποιείται ο Ο.Δ.Δ.Υ. για την παραλαβή του..

129

3.7 ΒΕΒΑΙΩΣΗ ΤΟΥ ΓΝΗΣΙΟΥ ΤΗΣ

ΥΠΟΓΡΑΦΗΣ ΕΠΙΚΥΡΩΣΗ

ΑΝΤΙΓΡΑΦΩΝ

ΓενικάΗ βεβαίωση του γνησίου της υπογραφής του ενδιαφερομένου γίνεται από οποιαδήποτεδιοικητική αρχή, βάσει του δελτίου ταυτότητας ή των αντίστοιχων εγγράφων που προβλέπονται στο άρθρο 3 του ν. 2690/1999.Την επικύρωση αντιγράφου από το πρωτότυπο, ή από το ακριβές αντίγραφο της αρχής που εξέδωσε το πρωτότυπο, μπορεί να ζητήσει ο ενδιαφερόμενος από οποιαδήποτε διοικητικήαρχή, δικηγόρο ή συμβολαιογράφο. Η υποχρέωση θεώρησης του γνήσιου της υπογραφής καλύπτει κάθε περίπτωση και δεν απαιτείται να είναι σχετική ή συναφής με το έργο της υπηρεσίας, από την οποία ζητά θεώρηση ο πολίτης.Δεν απαιτείται επικύρωση αντιγράφου ή φωτοαντιγράφου αν τούτο συνοδεύεται από υπεύθυνη δήλωση του ενδιαφερομένου που βεβαιώνει την ακρίβεια των στοιχείων.Τα επικυρωμένα αντίγραφα πιστοποιητικών, βεβαιώσεων, άλλων δικαιολογητικών στοιχείων και τα αντίγραφα που συνοδεύονται από υπεύθυνη δήλωση γίνονται δεκτά από τις διοικητικές αρχές όπως τα πρωτότυπα.Διευκρινιστική για τις διατάξεις του άρθρου 11, και ιδιαίτερα γι’ αυτές που αφορούν στην επικύρωση, είναι η γνωμοδότηση 233/2000 του Νομικού Συμβουλίου του Κράτους(Ν.Σ.Κ.) που έχει γίνει δεκτή από τον Υπουργό Εσωτερικών, η οποία αναφέρει:

α) Από τις διατάξεις του άρθρου 11 παρ. 2 του ν. 2690/1999, προκύπτει ότι ο ενδιαφερόμενος μπορεί να ζητήσει από οποιαδήποτε διοικητική αρχή την επικύρωση αντιγράφου από το πρωτότυπο ή από το ακριβές αντίγραφο της αρχής που εξέδωσε το πρωτότυπο όχι όμως και από επικυρωμένο αντίγραφο το οποίο δεν έχει επικυρωθεί από την αρχή που εξέδωσε το πρωτότυπο.

β) Τα «αλλοδαπά» δημόσια έγγραφα των οποίων η γνησιότητα δεν βεβαιώνεται σύμφωνα με τα προβλεπόμενα από τη «Σύμβαση της Χάγης» (κυρώθηκε με το άρθρο πρώτο του ν.1497/1984), ή εφόσον προέρχεται από χώρα που δεν έχει συμβληθεί στη Σύμβαση αυτή, των οποίων η γνησιότητα δεν βεβαιώνεται κατά τα διεθνή νόμιμα (προξενική διαδικασία), δεν μπορούν να γίνουν δεκτά καθόλου από τις ελληνικές διοικητικές αρχές. Περαιτέρω από τις ήδη αναφερθείσες διατάξεις του άρθρου 11 παρ. 2 του ν. 2690/1999, προκύπτει ότι δεν είναι επιτρεπτή η επικύρωση αντιγράφων από έγγραφα που έχουν εκδοθεί από αλλοδαπό νομικό καθεστώς. Και τούτο διότι οι διατάξεις του ν. 2690/1999 εφαρμόζονται μόνο σε έγγραφα που έχουν εκδοθεί στο πλαίσιο της εθνικής έννομης τάξης και έχουν προέλθει από ημεδαπές διοικητικές αρχές (Δημόσιο, ο.τ.α. και άλλα ν.π.δ.δ.). Μετά τη γνωμοδότηση233/2000 του Ν.Σ.Κ. ακολούθησαν δύο ακόμη σχετικές.Σύμφωνα με την 335/2002 γνωμοδότηση του (Ν.Σ.Κ.) οι επίσημες μεταφράσεις εγγράφων από την ελληνική σε ξένη γλώσσα ή αντιστρόφως οι οποίες εκδίδονται από τηΜεταφραστική Υπηρεσία του Υπουργείου Εξωτερικών αποτελούν έγγραφο διοικητικής

130

αρχήςκαι υπάγονται στο πεδίο εφαρμογής της παραγρ. 2 του άρθρου 11 του Ν. 2690/1990 και κατά συνέπεια μπορεί κάθε ενδιαφερόμενος να ζητά από οποιαδήποτε διοικητική αρχή την επικύρωση αντιγράφου από το πρωτότυπο της μετάφρασης ή από ακριβές αντίγραφο αυτής που είχε εκδώσει η Μεταφραστική Υπηρεσία. Υποχρέωση επικύρωσης του αντιγράφου αυτού υπάρχει και όταν η μετάφραση έχει γίνει σε ξένη γλώσσα, αφού ο Κώδικας Διοικητικής Διαδικασίας (Ν. 2690/99) ρυθμίζει το θέμα της επικυρώσεως των αντιγράφων χωρίς να διακρίνει μεταξύ εγγράφων συντεταγμένων σε ελληνική και ξένη γλώσσα. Άλλωστε για να εκδοθεί επικυρωμένο αντίγραφο ο αρμόδιος κατά το νόμο υπάλληλος παραβάλλει το αντίγραφο προς το πρωτότυπο ή το ακριβές αντίγραφο της αρχής που εξέδωσε το πρωτότυπο και βεβαιώνει με την υπογραφή του την προς τούτο συμφωνία (βλ. και το άρθρο 14 του Ν. 1599/1986, διατάξεις του οποίου περιέλαβε το άρθρο 11 του Κώδικα Διοικητικής Διαδικασίας, όπως προκύπτει από την εισηγητική έκθεση αυτού, και κατά την παράγραφο 3 εδάφιο δεύτερο του οποίου «η επικύρωση γίνεται έπειτα από αντιπαραβολή με το πρωτότυπο ή το ακριβές αντίγραφο που κατέχει ο ενδιαφερόμενος»). Η παραβολή αυτή δεν προϋποθέτει κατ’ ανάγκη ανάγνωση, αλλά απαιτεί ταύτιση του περιεχομένου, η οποία είναι δυνατή και επί εγγράφων συντεταγμένων σε ξένη γλώσσα. Απαιτείται βέβαια, σεκάθε περίπτωση, να μπορεί να διαγνώσει ο υπάλληλος από τον οποίο ζητείται η επικύρωσηότι πρόκειται για έγγραφο ημεδαπής διοικητικής αρχής και μάλιστα πρωτότυπο ή ακριβές αντίγραφο της αρχής που εξέδωσε το πρωτότυπο. Σημειώνεται επί πλέον ότι η αρμοδιότητα της Μεταφραστικής Υπηρεσίας προς μετάφραση εγγράφων είναι διαφορετική από την αρμοδιότητά της προς επικύρωση, η οποία προβλέπεται από τις ίδιες διατάξεις και συνίσταται στην επικύρωση του γνησίου της υπογραφής των οργάνων και των προσώπων που αναφέρονται σ’ αυτές. (Σχετική και η εγκύκλιος ΔΙΣΚΠΟ/Φ.22/οικ/16229/26.8.2002).

Σύμφωνα με τη γνωμοδότηση 381/2002 του Ν.Σ.Κ. στην περίπτωση που ο ενδιαφερόμενος προσάγει έγγραφο αλλοδαπής αρχής σε ημεδαπή δημόσια αρχή με σκοπό να το χρησιμοποιήσει ενώπιον αυτής ως απαιτούμενο από το νόμο δικαιολογητικό στοιχείο ζητεί από την αρχή αυτή να παραγάγει φωτοαντίγραφο του αλλοδαπού εγγράφου, να το επικυρώσει, να το καταχωρίσει στον φάκελο της υπόθεσής του για να το χρησιμοποιήσει αυτή και μόνο και στη συνέχεια να του επιστρέψει το πρωτότυπο, δεν πρόκειται για επικύρωση κατά το άρθρο 11 παρ. 2 του ν. 2690/99, αλλά για βεβαίωση που χρησιμεύει αποκλειστικά στην υπηρεσία ότι προσήχθη το απαιτούμενο αλλοδαπό έγγραφο και ότι όμοιό του είναι αυτό που παραμένει στον υπηρεσιακό φάκελο. Η πρακτική αυτή των δημοσίων υπηρεσιών, μη στηριζόμενη στο νόμο, πρέπει να θεωρηθείως σύννομη επειδή πρόκειται για έγγραφο το οποίο απαιτείται από το νόμο ως δικαιολογητικό στοιχείo, εκτός βέβαια αν από τις εκάστοτε ειδικές διατάξεις προκύπτει ότι αξιώνεται η κατάθεση του ίδιου αλλοδαπού εγγράφου ως απολύτως αναγκαίου, πράγμα που οφείλει να διαπιστώνει κάθε φορά η αρμόδια υπηρεσία με επισκόπηση και ερμηνεία των διατάξεων που απαιτούν το δικαιολογητικό στοιχείο. Ειδικά πάντως όσον αφορά το διαβατήριο, παρατηρείται ότι από τις διατάξεις των άρθρων 8 παρ. 4 και 59 του Ν. 2910/2001 «είσοδος και παραμονή αλλοδαπών στην Ελληνική Επικράτεια. Κτήση της ελληνικής ιθαγένειας με πολιτογράφηση και άλλες διατάξεις» ως δικαιολογητικό στοιχείο των αιτήσεων για χορήγηση άδειας παραμονής αλλοδαπού και για πολιτογράφηση αντίστοιχα απαιτείται «αντίγραφο διαβατηρίου ή άλλου ταξιδιωτικού εγγράφου», το δε φωτοαντίγραφο που παράγουν και επικυρώνουν οι υπηρεσίες από το προσαγόμενο σ’ αυτές διαβατήριο του ενδιαφερομένου, κατά τα αναφερόμενα στο ερώτημα, πληροί τις προϋποθέσεις του απαιτουμένου από τις παραπάνω διατάξεις αντιγράφου. (Σχετική η

131

εγκύκλιοςΔΙΣΚΠΟ/Φ.22/οικ2034/14.10.2002).

Διαδικασία βεβαίωσης του γνήσιου της υπογραφής και επικύρωσης αντιγράφων.

α) Διαδικασία βεβαίωσης του γνήσιου της υπογραφής.Για τη θεώρηση του γνήσιου της υπογραφής ο πολίτης πρέπει να υπογράφει ενώπιον τουαρμοδίου υπαλλήλου της Υπηρεσίας που ενεργεί τη θεώρηση.Για τη θεώρηση του γνήσιου της υπογραφής των ενδιαφερομένων, γίνεται σχετική επισημειωματική πράξη στο σώμα του κειμένου του εγγράφου, του οποίου ζητείται η παραπάνω θεώρηση από τον αρμόδιο υπάλληλο της διοικητικής Αρχής, ο οποίος αναγράφει χειρόγραφα ή με ανάλογη ορθογώνια σφραγίδα:i. Τον τίτλο του φορέα και την Υπηρεσία του, που ενεργεί τη θεώρηση (π.χ. ΥπουργείοΟικονομικών - Τελωνείο Αθηνών)ii. Τη φράση «Θεωρείται το γνήσιο της υπογραφής του...».iii. Το ονοματεπώνυμο και πατρώνυμο του ενδιαφερομένου, που αφορά η θεώρηση γνησιότητας της υπογραφής του.iv. Τον αριθμό του δελτίου αστυνομικής ταυτότητας ή άλλου εγγράφου στοιχείου τουενδιαφερομένου, του οποίου βεβαιώνεται το γνήσιο της υπογραφής.v. Τον τόπο και την ημερομηνία της θεώρησης.vi. Την υπογραφή του υπαλλήλου της θεώρησης.vii. Την επίσημη (στρογγυλή) σφραγίδα* της Υπηρεσίας που ενεργεί τη θεώρηση.viii. Το ονοματεπώνυμο του υπαλλήλου που ενεργεί τη θεώρηση.

β) Διαδικασία Επικύρωσης αντιγράφωνΗ Επικύρωση αντιγράφου ή φωτοαντιγράφου από το πρωτότυπο ή από το ακριβές αντίγραφο της Αρχής που εξέδωσε το πρωτότυπο, γίνεται από κάθε διοικητική αρχή (δημόσια Υπηρεσία, Ν.Π.Δ.Δ., Ο.Τ.Α. Α~ και Β~ βαθμού), καθώς και από δικηγόρο ή συμβολαιογράφο, έπειτα από αντιπαραβολή του αντιγράφου με το πρωτότυπο ή το ακριβές αντίγραφο που κατέχει ο ενδιαφερόμενος. Δηλαδή ο αρμόδιος κατά νόμο υπάλληλος για την επικύρωση παραβάλει το αντίγραφο προς το πρωτότυπο ή το ακριβές αντίγραφο της αρχής που εξέδωσε το πρωτότυπο και βεβαιώνει με την υπογραφή του την προς τούτο συμφωνία. (Βλ. άρθ. 14 παρ. 3 του ν. 1599/86). (Βλέπε και πιο πάνω τη γνωμοδότηση του ΝΣΚ 335/2002). Για την επικύρωσή του, γίνεται σχετική επισημειωματική πράξη στο σώμα του αντιγράφου ή φωτοαντιγράφου, από τον αρμόδιο υπάλληλο της διοικητικής Αρχής, ο οποίος αναγράφει, χειρόγραφα ή με ανάλογη ορθογώνια σφραγίδα:i. Τον τίτλο του φορέα και την υπηρεσία αυτού που ενεργεί την επικύρωση (π.χ. Υπουργείο Οικονομικών - Δ.Ο.Υ. Λαμίας).ii. Τη φράση «Ακριβές Αντίγραφο ή ακριβές φωτοαντίγραφο, από το πρωτότυπο ή από τοακριβές αντίγραφο που βρίσκεται στο Αρχείο της Υπηρεσίας που μου επιδείχθηκε από τον ενδιαφερόμενο».iii. Το ονοματεπώνυμο και το πατρώνυμο, καθώς και τον αριθμό δελτίου αστυνομικής ταυτότητας ή άλλου εγγράφου στοιχείου (άρθρο 3 Ν. 2690/1999) του προσώπου, που προσκομίζει το προς επικύρωση έγγραφο.iv. Τον τόπο και την ημερομηνία επικύρωσης.v. Την υπογραφή του υπαλλήλου επικύρωσης.vi. Την επίσημη (στρογγυλή) σφραγίδα της Υπηρεσίας που ενεργεί την επικύρωση.vii. Το ονοματεπώνυμο του υπαλλήλου που ενεργεί την επικύρωση του εγγράφου.

132

133

4.1 Ηλεκτρονική Διαχείριση

Δημοσίων Εγγράφων Με Το

Word 2003

4 . 1 . 1 Δ Ι Α Χ Ε Ι Ρ Ι Σ Τ Ι Κ Α Ε Ρ Γ Α Λ Ε Ι Α Ε Γ Γ Ρ Α Φ Ω Ν Τ Ο Υ W O R D Κ Α Ι

Ε Φ Α Ρ Μ Ο Γ Η Τ Ο Υ Σ Σ Τ Η Δ Η Μ Ο Σ Ι Α Δ Ι Ο Ι Κ Η Σ Η

Το Microsoft Word 2003 περιέχει όλα τα απαραίτητα εργαλεία για την διαχείριση των δημόσιων εγγράφων που δημιουργούνται με αυτό. Κύριο χαρακτηριστικό αυτής της διαχείρισης, είναι ότι το κάθε έγγραφο .doc, εμπεριέχει εκτός από το κείμενο, μεταπληροφορίες (metadata) οι οποίες βοηθούν τόσο στον έλεγχο των εκδόσεων και την ιχνηλασιμότητα των τροποποιήσεων που αυτό έχει υποστεί, όσο και την δυνατότητα να θεματολογείται να καταλογοποιείται και να ταξινομείται σύμφωνα με λέξεις-κλειδιά και πρόσθετες πληροφορίες, διευκολύνοντας κατά πολύ το έργο τόσο του μεταγενέστερου εύκολου εντοπισμού του, όσο και της γνωσιακής του διαχείρισης από μεγάλες ομάδες στελεχών. Για παράδειγμα, μια προκήρυξη ανοιχτού δημόσιου διαγωνισμού, απαιτεί την συμβολή ενός μεγάλου αριθμού στελεχών της δημόσιας διοίκησης. Το τελικό έγγραφο όμως, είναι πάντοτεένα. Η συνήθης χρονοβόρα και αντιοικονομική πρακτική είναι, ο ιδιοκτήτης του εγγράφου(Διεύθυνση / Γραμματεία Διεύθυνσης) να μοιράζει κάθε φορά εκτυπωμένες ή μέσω email τις εκδόσεις, προς τα συμμετέχοντα στην σύνταξη στελέχη, (άλλων τμημάτων / διευθύνσεων) για αναθεώρηση και σχολιασμό. Οι αναθεωρητές, κάνουν τις παρατηρήσεις τους είτε απευθείας στο χαρτί (σπατάλη γραφικής ύλης), ή ‘κιτρινίζοντας’ / ‘πρασινίζοντας’ παραγράφους του ηλεκτρονικού εγγράφου και παρεμβάλλοντας κείμενο σχολιασμού απευθείας μέσα στο κυρίως κείμενο. Αυτή η διαδικασία αφήνει περιθώρια στον ετεροχρονισμό των εκδόσεων του εγγράφου, την αναστάτωση και την επιβάρυνση του συντονιστικού έργου του ιδιοκτήτη του εγγράφου, σεπερίπτωση που οι αναθεωρητές είναι αρκετοί και συνήθως το χάσιμο χρόνου όταν χρειάζονται διευκρινήσεις επί των σχολίων αφού δεν εντοπίζεται άμεσα ο σχολιαστής.

Οι δυνατότητες διαχείρισης εγγράφων από ομάδες εργασίας που διαθέτει το Word 2003καλύπτουν τις περισσότερες ανάγκες που αναφέρθηκαν στο κεφάλαιο 3.4 και αφορούν

Στον χαρακτηρισμό και την γνωσιακή διαχείριση των διοικητικών εγγράφων

Στην πολυκριτηριακή αναζήτηση εγγράφων και την γρήγορη ανάκτηση τους

Στην παρακολούθηση των εκδόσεων των διοικητικών εγγράφων, χωρίς να απαιτείται ξεχωριστό αρχείο για κάθε έκδοση

Διαχείριση σχολίων εντύπου, με διάκριση των σχολίων από το κυρίως κείμενο

Κεφάλαιο

134

και προβολή των σχολίων κατά σχολιαστή ή ομάδα σχολιαστών

Διαχείριση τροποποιήσεων και αναθεωρήσεων εγγράφου, με σήμανση, ιχνηλασιμότητα και δυνατότητες αποδοχής ή απόρριψης από τον ιδιοκτήτη του εγγράφου, των αλλαγών. που προτείνονται

Δρομολόγηση εγγράφου προς αναθεώρηση, μέσω e-mail με ιεραρχικό δρομολόγιο, αυτόνομη και αυτόματη προώθηση του.

Προστασία εγγράφου

Τα πλεονεκτήματα της συστηματικής χρήσης των παραπάνω χαρακτηριστικών του MicrosoftOffice, συνοψίζονται στην ταχύτητα της διεκπεραίωσης, την σημαντική εξοικονόμηση γραφικής ύλης, την αυτονομημένη δρομολόγηση ενός εγγράφου μέσω ηλεκτρονικού ταχυδρομείου, στην ιεραρχία (ροή εγγράφου) και την απελευθέρωση σημαντικού παραγωγικού χρόνου για τα στελέχη της δημόσιας διοίκησης (λιγότεροι διορθωτικοί κύκλοι).

Παρακάτω φαίνονται συγκριτικά από αριστερά προς τα δεξιά, ο παραδοσιακός τρόπος παραγωγής δημόσιων εγγράφων, ο τρόπος παραγωγής με την χρήση e-mail και βασική χρήση του Word (Τα σημεία που μπορούν να οδηγήσουν σε σπατάλη υλικού, χρόνου ή σε σύγχυση σημειώνονται με κόκκινο) και τέλος ο συστηματικός τρόπος που εκμεταλλεύεται όλες τις δυνατότητες του Word 2003 για ομαδική εργασία πάνω στο ίδιο έγγραφο (οι λειτουργίες ομαδικής επεξεργασίας επισημαίνονται με μπλέ χρώμα).

135

Σύνταξη εγγράφου

Διορθώσεις

Αναμόρφωση

Δημιουργία νέου εγγράφου

Εκτύπωση

αντιγράφων

Πρωτόκολλο

Διανομή σε

αρμόδιους

Σχολιασμός

Επιστροφή στον

ιδιοκτήτη

Επαφές με αρμοδίους /

Κατευθυντήριες

γραμμές

αντιφάσεις;

παρατηρήσεις;

διευκρινήσεις;

Έκδοση τελικού

εγγράφου

Σύνταξη εγγράφου

Διορθώσεις

Αναμόρφωση

Δημιουργία νέου εγγράφου

Αποστολή e-mail σε

αρμόδιους

Πρωτόκολλο

Σχολιασμός με

αλλαγή χρώματος

κειμένου)

Επιστροφή στον

ιδιοκτήτη μέσω e-mail

Επαφές με αρμοδίους /

Κατευθυντήριες

γραμμές

αντιφάσεις;

παρατηρήσεις;

διευκρινήσεις

Έκδοση τελικού

εγγράφου

Διαγραφή άλλων

εκδόσεων, σχολίων και

βοηθητικών αρχείων

(απώλεια

λεπτομερειας)

Πρόχειρες εκτυπώσεις

προς ανακύκλωση

Αποκωδικοποίηση

Σχολιασμών

Σύνταξη εγγράφου

Μεταπληροφορίες

Διαχείριση Έκδόσεων

Αποστολή εγγράφου σε

αρμόδιους με

ιεραρχικό δελτίο

δρομολόγησης με

οδηγίες

Πρωτόκολλο

Σχολιασμός με τα

εργαλεία του Word

Αυτόματη Επιστροφή

στον ιδιοκτήτη

(δρομολόγηση)

Επαφές με αρμοδίους /

Κατευθυντήριες

γραμμές

αντιφάσεις;

διευκρινήσεις

Έκδοση τελικού

εγγράφου

Παρακολούθηση

τροποποιήσεων /

Αποδοχή-Απόρριψη

Παραδοσιακός τρόπος με e-mail και WordΜε χρήση χαρακτηριστικών

εργασίας σε ομάδες του Word

136

Στα κεφάλαια που ακολουθούν παρουσιάζονται οι λειτουργίες που μπορούν να βοηθήσουν προς την κατεύθυνση υλοποίησης του ευέλικτου σχήματος που περιγράφηκε πιο πάνω.

4 . 1 . 2 Χ Α Ρ Α Κ Τ Η Ρ Ι Σ Μ Ο Σ Ε Γ Γ Ρ Α Φ Ω Ν Κ Α Ι Δ Ι Α Χ Ε Ι Ρ Ι Σ Η

Μ Ε Τ Α Π Λ Η Ρ Ο Φ Ο Ρ Ι Α Σ Ε Γ Γ Ρ Α Φ Ο Υ

Ο χαρακτηρισμός ενός εγγράφου μέσα στο Word γίνεται από την επιλογή Αρχείο – Ιδιότητες, όπως φαίνεται και στην εικόνα που ακολουθεί.

Στην πρώτη καρτέλα του παράθυρου διαλόγου των ιδιοτήτων με την ένδειξη ‘Γενικά’ δίνονται γενικές πληροφορίες του εγγράφου, όπως θέση, μέγεθος και ημερομηνίες δημιουργίας,τροποποίησης και προσπέλασης. Η δεύτερη καρτέλα με την ένδειξη ‘Σύνοψη’ μας επιτρέπει να καθορίσουμε τον συντάκτη, τον τίτλο, το θέμα, την κατηγορία, καθώς και τις λέξεις-κλειδιά με τις οποίες θα μπορούμε γρήγορα να αναζητούμε έγγραφα που σχετίζονται με συγκεκριμένες θεματικές περιοχές. (Αυτού του είδους οι αναζητήσεις που μας επιτρέπουν να ξεχωρίζουμε γρήγορα και εύκολα τα έγγραφα που μας ενδιαφέρουν ανάμεσα σε δεκάδες άλλα παρουσιάζονταιστο αμέσως επόμενο κεφάλαιο.)

137

Στην καρτέλα με την ένδειξη ‘Στατιστικά Στοιχεία’ εμφανίζονται στοιχεία που αφορούν ποιοτικά χαρακτηριστικά του κειμένου καθώς και τον αριθμό των αναθεωρήσεων και τον συνολικό χρόνο που το έγγραφο έχει υποστεί επεξεργασία, από τον συντάκτη ή τους συντάκτες του.Στην καρτέλα με την ένδειξη ‘Προσαρμοσμένες’ μπορούμε να συμπληρώσουμε όσες από τις μεταπληροφορίες που ταξινομούν και ιεραρχούν την διαχείριση του εγγράφου, κρίνονταιαπαραίτητες.

138

Όσο πιο μεθοδικά γίνεται αυτή η ταξινόμηση και ο εμπλουτισμός των εγγράφων με μεταπληροφορίες, τόσο πιο εύκολη και γρήγορη γίνεται η εύρεση τους και ομαδοποίηση τους, άσχετα με το σημείο στο οποίο είναι αποθηκευμένα τα έγγραφα.

4 . 1 . 3 Κ Ρ Ι Τ Η Ρ Ι Α Κ Η Α Ν Α Ζ Η Τ Η Σ Η Ε Γ Γ Ρ Α Φ Ο Υ Μ Ε Β Α Σ Η Τ Α

Χ Α Ρ Α Κ Τ Η Ρ Ι Σ Τ Ι Κ Α Κ Α Ι Τ Ι Σ Μ Ε Τ Α Π Λ Η Ρ Ο Φ Ο Ρ Ι Ε Σ Π Ο Υ Π Ε Ρ Ι Ε Χ Ε Ι

Οι εφαρμογές του Microsoft Office, όπως το word, περιέχουν την δυνατότητα αναζήτησης εγγράφων με βάση τα χαρακτηριστικά, τις μεταπληροφορίες του ή και το περιεχόμενο του. Αυτό, μπορεί να αποδειχθεί ιδιαίτερα χρήσιμο σε περιπτώσεις όπου το στέλεχος της δημόσιας διοίκησης αναζητά στο δίκτυο του οργανισμού, συγκεκριμένα έγγραφα τα οποία έχουν δημιουργηθεί και αποθηκευτεί παλαιότερα, πιθανότατα από άλλους και που αφορούν συγκεκριμένες υποθέσεις.

139

Στις περιπτώσεις αυτές, για την επιτυχή ανεύρεση εγγράφων είναι αρκετό ο χειριστής να γνωρίζει κάποιο ιδιαίτερο χαρακτηριστικό (π.χ. αριθμό πρωτοκόλλου, αρ. προκήρυξης, όνομα ενδιαφερομένου, όνομα συντάκτη ή χειριστή), το οποίο θα χρησιμοποιήσει σε συνδυασμό με το εργαλείο αναζήτησης προκειμένου να εντοπίσει γρήγορα το έγγραφο που αναζητά. Για την εμφάνιση του εργαλείου αναζήτησης επιλέγουμε από το μενού του Word : Αρχείο – Άνοιγμα –Εργαλεία – Αναζήτηση, όπως φαίνεται στην παρακάτω εικόνα..

Εμφανίζεται το παράθυρο διαλόγου της πολυκριτηριακής αναζήτησης του οποίου η ανατομία φαίνεται στην επόμενη εικόνα

Το παράθυρο διαλόγου της αναζήτησης αποτελείται από δυο καρτέλες που επιτρέπουν την απλή αναζήτηση ή την πολυκριτηριακή αναζήτηση αντίστοιχα. Όπως φαίνεται και από την εικόνα, ο χειριστής μπορεί να καθορίσει τους τόπους του συστήματος ή του δικτύου στους οποίους θα

140

γίνει αναζήτηση (στην φαινόμενη περίπτωση στον φάκελο ‘Τα έγγραφα μου’), για έγγραφα που πληρούν το κριτήριο αναζήτησης (στην συγκεκριμένη περίπτωση το 122859 - ο αριθμός κάποιας εγκυκλίου). Επίσης, ο χειριστής μπορεί να καθορίσει τους τύπους τον εγγράφων τα οποία θα διερευνηθούν (στην περίπτωση μας μόνο τα έγγραφα του Word). Τέλος, με το πλήκτρο ‘Μετάβαση’ γίνεται η εκκίνηση της αναζήτησης,Με τον τρόπο αυτό μπορεί να γίνει αναζήτηση σε καταλόγους προηγουμένων ετών του δικτύου της υπηρεσίας για συγκεκριμένες υποθέσεις που είχαν χειριστεί άλλοι συνάδελφοι παλαιότερα,χωρίς να αναγκάζεται ο χρήστης να ψάχνει ένα προς ένα τα έγγραφα ή να απομνημονεύει τις ακριβείς θέσεις τους

Στην περίπτωση της πολυκριτηριακής αναζήτησης έχουμε περισσότερες επιλογές ιδιαίτερα όταν τα έγγραφα είναι εμπλουτισμένα με μεταπληροφορίες, όπως π.χ. λέξεις-κλειδιά ή συντάκτης. Στην περίπτωση αυτή ο χρήστης έχει στην διάθεση του μια σειρά από κριτήρια για να συνθέσει τους όρους της πολυκριτηριακής αναζήτησης, όπως φαίνεται και στην παρακάτω εικόνα.

Ο χρήστης αφού επιλέξει την ιδιότητα από την λίστα ιδιοτήτων (π.χ. κάποια φράση, ή λέξη ή λέξη-κλειδί ή μέγεθος ή ημερομηνία δημιουργίας) στην συνέχεια επιλέγει την συνθήκη από την λίστα συνθηκών και κατόπιν πληκτρολογεί την τιμή που τον ενδιαφέρει. Ακολούθως καθορίζει αν αυτή η συνθήκη πρέπει απαραιτήτως να ικανοποιείται ή είναι προαιρετική (επιλογή και /ή) και τέλος πιέζοντας το πλήκτρο ‘προσθήκη’ μεταφέρει το κριτήριο αναζήτησης στους όρους αναζήτησης.

Η κριτηριακή αναζήτηση σαν εργαλείο δεν υποκαθιστά την σωστή και δομημένη τοποθέτηση των διοικητικών εγγράφων στους υπηρεσιακούς καταλόγους, μπορεί όμως να βοηθήσει στην ανεύρεση αξιοποιήσιμου υλικού παλαιού ή νεότερου, ενδοτμηματικά ή διατμηματικά, αφού η ταξινόμηση και καταλογοποίηση δεν μπορεί να προβλέπει όλες τις πιθανές χρήσεις του παραγομένου υλικού

141

4 . 1 . 4 Δ Ι Α Χ Ε Ι Ρ Ι Σ Η Ε Κ Δ Ο Σ Ε Ω Ν Ε Γ Γ Ρ Α Φ Ο Υ

Συχνά, στην γραμματειακή υποστήριξη των διοικητικών διαδικασιών προκύπτει η ανάγκη τήρησης διαφόρων εκδόσεων του ίδιου αρχικού εγγράφου. Στις περιπτώσεις αυτές συνηθίζεται ηαποθήκευση των εκδόσεων σε διαφορετικά αρχεία με παραπλήσιο όνομα. Το Word 2003 δίνει την δυνατότητα τήρησης όλων των εκδόσεων που αφορούν ένα συγκεκριμένο έγγραφο, ενιαία, μέσα στο ίδιο αρχείο. Έτσι, γίνεται δυνατή η τήρηση και σύγκριση των διαφορετικών εκδόσεων ενός εγγράφου με την βοήθεια των εργαλείων του Word, χωρίς να προκύπτει η ανάγκη σπατάλης, αποθηκευτικού χώρου (κάθε παραλλαγή και ένα αρχείο), χρόνου για την σύγκριση (με το μάτι) και ίσως και χαρτιού εκτύπωσης, για να εντοπίζει το διοικητικό στέλεχος πιο εύκολα τις διαφορές.

Η διαδικασία μέσα από τις οποίες ορίζεται και αποθηκεύεται μια έκδοση του τρέχοντος εγγράφου είναι απλή. Από το μενού του Word επιλέγουμε Αρχείο – Εκδόσεις, όπως φαίνεται παρακάτω.

Εμφανίζεται το παράθυρο διαλόγου των εκδόσεων με τις λειτουργίες που φαίνονται στην εικόνα

142

Όταν επιθυμούμε να ανοίξουμε μια παλαιότερη (ή διαφορετική έκδοση) του εγγράφου μας δεν έχουμε παρά να την επιλέξουμε και να πατήσουμε το πλήκτρο άνοιγμα. Τότε εμφανίζει την συγκεκριμένη έκδοση και σε οριζόντια παράθεση την τρέχουσα για τυχόν αντιπαραβολή, όπως φαίνεται παρακάτω.

Η διατήρηση των εκδόσεων ενός βασικού εγγράφου στο ίδιο αρχείο, μπορεί να έχει αρκετές εφαρμογές στην δημόσια διοίκηση. Για παράδειγμα, είναι δυνατόν αντί να χρησιμοποιήσουμε την λειτουργία των εκδόσεων για να κρατάμε στιγμιότυπα του ίδιου εγγράφου, να χρησιμοποιήσουμε την λειτουργία αυτή για να αποθηκεύουμε τα έντυπα μια ολόκληρης γραφειοκρατικής διαδικασίας. Με τον τρόπο αυτό αντί να έχουμε τα έντυπα που αφορούν μια συγκεκριμένη διαδικασία συγκεντρωμένα σε ένα φάκελο ή διασκορπισμένα «κατά κατηγορία»,έχουμε όλα τα έγγραφα που απαιτεί η διαδικασία σε ένα και μόνο αρχείο από το οποίο ανάλογα

143

με την εξέλιξη των υπηρεσιακών υποθέσεων συμπληρώνουμε το έντυπο που μας ενδιαφέρει και το σώζουμε με Save As στον φάκελο της κάθε υπόθεσης. Ένα τέτοιο παράδειγμα φαίνεται πιο κάτω.

Η τεχνική αυτή μας δίνει το πλεονέκτημα της καλύτερης γραμματειακής οργάνωσης των εσωτερικών διαδικασιών καθώς και της προτυποποίησης της ροής των εντύπων που τις αφορούν.

144

4 . 1 . 5 Σ Χ Ο Λ Ι Α Σ Μ Ο Σ Ε Γ Γ Ρ Α Φ Ο Υ Σ Ε Π Ε Ρ Ι Β Α Λ Λ Ο Ν Ο Μ Α Δ Α Σ Ε Ρ Γ Α Σ Ι Α Σ

Ο ορθός και πλούσιος σχολιασμός των δημοσίων εγγράφων κατά την επεξεργασία τους από ομάδες διοικητικών στελεχών σε περιβάλλον ηλεκτρονικής συνεργασίας, είναι ζωτική λειτουργία για την σύνταξη και την γρήγορη και τεκμηριωμένη παραγωγή δημόσιων εγγράφων που χαρακτηρίζονται από πληρότητα.

Το Microsoft Word 2003 δίνει την δυνατότητα του σχολιασμού εγγράφων μέσα σε ομάδες εργασίας με τρόπο συστηματικό και ολοκληρωμένο ως διαχείριση εγγράφων. Έτσι μαζί με την διαχείριση των εκδόσεων και την διαχείριση αλλαγών ενός εγγράφου μπορούμε να έχουμε αποτυπωμένη την εξέλιξη του και ονομαστικοποιημένες τις πηγές των τροποποιήσεων και του σκεπτικού τους.

Για να γίνει η προσθήκη των σχολίων σε ένα κείμενο του Microsoft Word επιλέγουμε την προς σχολιασμό περιοχή (ή σημείο) του κειμένου και κατόπιν, από το μενού Εισαγωγή → Σχόλιο, εμφανίζεται στο δεξί περιθώριο του εγγράφου η φυσαλίδα του σχολίου μέσα στην οποία οχρήστης μπορεί να καταχωρήσει το σχολιασμό του, όπως φαίνεται παρακάτω.

Το σχόλιο περιέχει ημερομηνία, ώρα και όνομα σχολιαστή. Με αυτό τον τρόπο στο δεξί περιθώριο του εγγράφου φαίνονται όλα τα σχόλια των κατά χρονικές περιόδους, σχολιαστών,υπό μορφή φυσαλίδας με διαφορετικό χρωματικό κώδικα έτσι ώστε να είναι ευδιάκριτη η πηγή του σχολιασμού.

145

Με την εισαγωγή του πρώτου σχολίου σε ένα έγγραφο εμφανίζεται και η εργαλειοθήκη των σχολίων και αναθεωρήσεων, η οποία μας επιτρέπει να παρακολουθούμε τα σχόλια και τις αλλαγές που υφίσταται ένα κείμενο από τους αναθεωρητές του. Μπορούμε να επιλέγουμε αν θα βλέπουμε τα σχόλια όλων των αναθεωρητών ή κάποιου υποσυνόλου τους καθώς και μιας γενικής εικόνας του σχολιασμού με το λεγόμενο παράθυρο αναθεωρήσεων. Επίσης, μπορούμε να επιλέγουμε αν θα γίνεται ή όχι η προβολή των σχολίων στην αρχική ή την τελική έκδοση, αφού κάτι τέτοιο είναι χρήσιμο στις περιπτώσεις που θέλουμε να εκτυπώσουμε το κείμενο αλλά χωρίς να εκτυπωθούν και τα σχόλια του παράλληλα. Παρακάτω φαίνονται αναλυτικά οι λειτουργίες της συγκεκριμένης εργαλειοθήκης η οποία, πρέπει να σημειωθεί, δεν αφορά μόνο στα σχόλια αλλά και στην παρακολούθηση των αλλαγών που έχει υποστεί ένα κείμενο, όπως θα παρουσιάσουμε στην επόμενη παράγραφο.

.

Το Word 2003 μας δίνει την δυνατότητα να εκτυπώσουμε με διάφορους τρόπους τα σχόλια και τις αναθεωρήσεις που έχει υποστεί ένα έγγραφο με τρόπο που να εξυπηρετεί την πληρέστερη

146

εικόνα της εξέλιξης του. Από το παράθυρο της εκτύπωσης που φαίνεται πιο κάτω μπορούμε να επιλέξουμε τα μέρη του εγγράφου και τις μεταπληροφορίες που θα εκτυπωθούν

147

4 . 1 . 6 Π Α Ρ Α Κ Ο Λ Ο Υ Θ Η Σ Η Α Λ Λ Α Γ Ω Ν Ε Γ Γ Ρ Α Φ Ο Υ

Εκτός από τα σχόλια το Word 2003 μας δίνει την δυνατότητα ενεργοποιώντας την παρακολούθηση αλλαγών σε ένα έγγραφο, να παρακολουθούμε αλλαγές που έχουν γίνει σε ένα αρχικό κείμενο και ακολούθως να τις αποδεχόμαστε ή να τις απορρίπτουμε κατά περίπτωση.Για την ενεργοποίηση την παρακολούθησης αλλαγών επιλέγουμε από το μενού Εργαλεία την Παρακολούθηση αλλαγών. Αυτομάτως, οποιαδήποτε μεταβολή του εγγράφου καταγράφεται.

Από την στιγμή που θα ενεργοποιηθεί η λειτουργία παρακολούθησης αλλαγών, στο δεξί περιθώριο εμφανίζονται οι τροποποιήσεις και το είδος τους.

Η μεταβολή μπορεί να αφορά μορφοποίηση, εισαγωγή και διαγραφή κειμένου σε κυρίως σώμα, επικεφαλίδες και υποσέλιδα. Με δεξί κλίκ πάνω στο πλαίσιο της αλλαγής εμφανίζεται ένα μενού που μας επιτρέπει να απορρίπτουμε ή να αποδεχόμαστε την συγκεκριμένη αλλαγή.

Η παραμετροποίηση της εμφάνισης των αλλαγών γίνεται με την επιλογή από το μενού Εργαλεία – Επιλογές, οπότε και εμφανίζεται το παρακάτω παράθυρο από όπου επιλέγοντας την καρτέλα

148

της παρακολούθησης αλλαγών μπορούμε να παραμετροποιήσουμε τον τρόπο με τον οποίο θέλουμε να εμφανίζονται οι αλλαγές στα κείμενα μας.

Η λειτουργία της παρακολούθησης αλλαγών συνδυάζεται με την λειτουργία της προστασίας του εγγράφου. Με την προστασία του εγγράφου μπορούμε εκτός των άλλων να καθορίσουμε τον βαθμό προστασίας του εγγράφου, αν θα επιτρέπονται σχόλια ή αλλαγές ή θα είναι αποκλειστικά και μόνο προς ανάγνωση. Ακόμη μπορούμε να προσδιορίσουμε ποιοι μπορούν να αλλοιώνουν ελεύθερα το περιεχόμενο του εγγράφου καθώς και τους περιορισμούς στη μορφοποίηση του.

Η προστασία εγγράφου ενεργοποιείται από το μενού Εργαλεία – Προστασία Εγγράφου

Ο οδηγός επιλογών προστασίας εγγράφου που εμφανίζεται στο δεξί πάνελ του Word 2003 και η λειτουργία του παρουσιάζεται στην παρακάτω εικόνα :

149

Όπως παρατηρούμε η λειτουργία της προστασίας εγγράφου αφορά στα δικαιώματα επεξεργασίας του εγγράφου και όχι στην ασφάλεια του (π.χ. την κρυπτογράφηση του και τους κωδικούς πρόσβασης του)

4 . 1 . 7 Α Σ Φ Α Λ Ε Ι Α Ε Γ Γ Ρ Α Φ Ο Υ

Τα διαβαθμισμένα έγγραφα είναι επιθυμητό να κρυπτογραφούνται και να ασφαλίζονται με κωδικούς πρόσβασης., ιδιαίτερα όταν αποστέλλονται μέσω ηλεκτρονικού ταχυδρομείου Στην περίπτωση αυτή τα κρυπτογραφημένα έγγραφα του word 2003 είναι αρκετά δύσκολο να αποκρυπτογραφηθούν ακόμη και από εξειδικευμένες εταιρείες. Για να τροποποιήσουμε τις επιλογές ασφαλείας του εγγράφου από το μενού Εργαλεία επιλέγουμε τις «επιλογές»

150

και από το παράθυρο το οποίο εμφανίζεται, επιλέγουμε την καρτέλα ασφάλεια εγγράφου

Δυστυχώς, το μέγιστο μέγεθος της κλείδας κρυπτογράφησης περιορίζεται στα 128 bit, επειδή οιΗ.Π.Α. έχουν θεσπίσει νομικό πλαίσιο που δεσμεύει τις αμερικανικές εταιρείες παραγωγής λογισμικού από το να εξάγουν εκτός Αμερικής προϊόντα που παρέχουν ισχυρότερηκρυπτογράφηση από τα 128 bit, ήδη από τα τέλη της δεκαετίας του 90. Ακόμη περισσότερο επειδή ο κώδικας που υλοποιεί την κρυπτογράφηση δεν είναι ανοιχτός, δηλαδή, δεν μπορεί να ελεγχθεί αν υπάρχουν αδυναμίες ή «κερκόπορτες» στο εμπορικό λογισμικό, καλό θα ήταν, έγγραφα που αφορούν το δημόσιο ή εθνικό συμφέρον να κρυπτογραφούνται με ανεξάρτητα εργαλεία κρυπτογράφησης, ανοικτού κώδικα, όπου και ο κώδικας τους είναι ελέγξιμος και επισκέψιμος και ούτε υπάρχουν περιορισμοί στην ισχύ της κρυπτογράφησης ή άλλου είδους δεσμεύσεις προς τρίτη χώρα. Ο ενδιαφερόμενος χρήστης μπορεί να αναζητήσει τέτοιου είδους εργαλεία στην ηλεκτρονική διεύθυνση http://www.sourceforge.net.

151

Εκεί θα βρει μια πλειάδα λογισμικού ανοικτού κώδικα, δηλαδή λογισμικού ελεύθερου προς ατομική ή εμπορική χρήση και ανάμεσα τους και λογισμικό κρυπτογράφησης το οποίο μπορεί να κρυπτογραφήσει ευαίσθητα έγγραφα, με ισχυρές μεθόδους. Η μέθοδος PGP με κλειδί κρυπτογράφησης πάνω από 256 bit θεωρείται πρακτικώς απόρθητη ακόμη και από τα ισχυρότερα παγκόσμια υπολογιστικά δίκτυα. Λογισμικό που να υλοποιεί τον συγκεκριμένο αλγόριθμο ισχυρής κρυπτογράφησης μπορεί να βρει ο ενδιαφερόμενος βάζοντας σαν όρο αναζήτησης στο συγκεκριμένο δικτυακό τόπο το “PGP” ή το “OpenPGP”.΄

4 . 1 . 8 Δ Ρ Ο Μ Ο Λ Ο Γ Η Σ Η Ε Γ Γ Ρ Α Φ Ο Υ

Το τελευταίο μέρος της ηλεκτρονικής συνεργασίας με βάση τις δυνατότητες του MS Officeαφορά την αυτόματη δρομολόγηση του εγγράφου προς αναθεώρηση, στους αποδέκτες.Πρόκειται για λειτουργία η οποία είναι ενσωματωμένη σε όλες τις εφαρμογές του Office 2003.Για να δρομολογήσουμε ένα έγγραφο προς αναθεώρηση σε σειρά ή παράλληλα, προς τα μέλη μιας ομάδας αναθεωρητών – σχολιαστών επιλέγουμε από το μενού Αρχείο – Αποστολή προς –

152

Με την επιλογή αυτή εμφανίζεται το παράθυρο του καθορισμού της δρομολόγησης.. Εκεί καθορίζεται το ηλεκτρονικό μήνυμα το οποίο θα αποσταλεί αυτόματα στους αναθεωρητές, η λίστα ηλεκτρονικής διανομής μέσω του ηλεκτρονικού ταχυδρομείου, η ιεράρχηση και ο τύπος της δρομολόγησης. Όταν ολοκληρωθεί το δελτίο δρομολόγησης, πατώντας το κουμπί δρομολόγηση γίνεται η αποστολή μέσω του outlook 2003 του μηνύματος του ηλεκτρονικού ταχυδρομείου είτε σειριακά είτε παράλληλα. Το μήνυμα διατρέχει τους αναθεωρητές αυτόματα., εμφανιζόμενο στο ηλεκτρονικό τους ταχυδρομείο. Μόλις ο πρώτος αναθεωρητής ολοκληρώσει τον σχολιασμό και τις αλλαγές που προτείνει το μήνυμα αυτοπροωθείται στον επόμενο σχολιαστή που του έχουμε καθορίσει και ούτω καθεξής μέχρι να επιστρέψει πάλι πίσω στον συντάκτη του.

Φυσικά, για να λειτουργήσει με τον πιο παραγωγικό τρόπο αυτή η μέθοδος ηλεκτρονικής συνεργασίας χρειάζεται να έχουν όλοι οι εμπλεκόμενοι εγκατεστημένο το office 2003.

Παρακάτω παρουσιάζεται η εικόνα της σύνταξης ενός δελτίου δρομολόγησης.

153

154

4.2 Χρήσιμες λειτουργίες του Word

2003 για την σύνταξη Δημοσίων

Εγγράφων

4 . 2 . 1 Π Ι Ν Α Κ Ε Σ Π Ε Ρ Ι Ε Χ Ο Μ Ε Ν Ω Ν

Οι πίνακες περιεχομένων ενός εγγράφου μπορούν να σχηματίζονται αυτόματα με βάση την λειτουργία αυτόματης σύνθεσης τους από το word 2003. Με αυτό τον τρόπο σε περίπτωση μεταβολής της σελιδοποίησης αρκεί μια απλή αυτόματη επικαιροποίηση του πίνακα περιεχομένων και όλες οι νέες προσθήκες και αλλαγές εμφανίζονται άμεσα.

Για να εισάγουμε ένα πίνακα περιεχομένων πρέπει κατ’ αρχάς να αποφασίσουμε αν αυτός θα συνταχθεί με βάση τα στυλ μορφοποίησης του κειμένου μας ή με βάση την διάρθρωση του ή και τα δύο μαζί. Σε προηγούμενο κεφάλαιο είδαμε πως μέσα από την προστασία εγγράφου μπορούμε να περιορίσουμε τα στυλ μορφοποίησης έτσι ώστε αυτά να μην πολλαπλασιάζονται με κάθε αλλαγή και το κείμενο να παραμένει καθαρό και με σαφή και ομοιόμορφη παρουσίαση κάτι που βοηθά και την αυτόματη σύνθεση του πίνακα περιεχομένων.Η εισαγωγή του πίνακα περιεχομένων γίνεται από το μενού Εισαγωγή – αναφορά – Ευρετήρια και Πίνακες.όπως φαίνεται παρακάτω :

Εμφανίζεται το παράθυρο διαλόγου με τις παρακάτω λειτουργίες

155

Η γραμμή εγραλειοθήκης της διάρθρωσης του κειμένου έχει σχέση και με τον πίνακα περιεχομένων, όπως φαίνεται παρακάτω όπου υπάρχει και το κουμπί της ενημέρωσης του πίνακα περιεχομένων.

Είναι επίσης σκόπιμο πριν την εισαγωγή πίνακα περιεχομένων να γίνει η προβολή της διάρθρωσης του κειμένου έτσι ώστε να βεβαιωθούμε πως τα κεφάλαια και υποκεφάλαια του εγγράφου ακολουθούν τα επίπεδα που επιθυμούμε

Για την προβολή της διάρθρωσης ενός εγγράφου επιλέγουμε από το μενού Προβολή –διάρθρωση

Με την προβολή της διάρθρωσης ενεργοποιημένη εμφανίζεται και η πλήρης εργαλειοθήκη της διάρθρωσης με την οποία μπορούμε να προβιβάζουμε ή να υποβιβάζουμε επίπεδα διάρθρωσης σε τμήματα του κειμένου μας διαμορφώνοντας την δομή του και την λογική αλληλουχία των ενοτήτων του

156

157

4 . 2 . 2 Δ Η Μ Ι Ο Υ Ρ Γ Ι Α Ε Τ Ι Κ Ε Τ Ω Ν Α Λ Λ Η Λ Ο Γ Ρ Α Φ Ι Α Σ

Στην γραμματειακή υποστήριξη είναι σημαντικό να επικοινωνούμε εγγράφως με ομάδες ενδιαφερομένων. Μια από τις χρονοβόρες εργασίες του παρελθόντος ήταν η σύνταξη ετικετών αλληλογραφίας οι οποίες συχνά ακόμη και σήμερα “γράφονται με το χέρι” στο Word 2003.Το Word 2003 διαθέτει οδηγό ετικετών, στα πλαίσια μιας ευρύτερης λειτουργίας που ονομάζεται συγχώνευση εγγράφων, ο οποίος μας επιτρέπει να συνδυάσουμε τον σχεδιασμό διαφόρων τύπων ετικέτας που να ταιριάζουν στην εκτύπωση που επιθυμούμε και την γραφική ύλη που διαθέτουμε, με μια πηγή δεδομένων (π.χ. Excel) η οποία περιέχει τα δεδομένα που αφορούν την διεύθυνση και τα στοιχεία του παραλήπτη (ή κωδικούς πρωτοκόλλου, σειριακούς αριθμούς και ότι άλλο απαιτεί η οργανωμένη διαχείριση πόρων)

Για να εμφανίσουμε τον οδηγό ετικέτας επιλέγουμε από το μενού Αρχείο – Δημιουργία

Εμφανίζεται στο δεξί πάνελ ο οδηγός δημιουργίας νέου εγγράφου

Από αυτόν τον οδηγό επιλέγουμε το «Στον υπολογιστή μου» για να εμφανιστεί το παράθυρο των προτύπων εγγράφων και των οδηγών τους Από την κα καρτέλα επιστολές και φάξ επιλέγουμε τον οδηγό αλληλογραφίας

158

και εμφανίζεται το παράθυρο διαλόγου του οδηγού ετικετών από όπου επιλέγουμε δημιουργία ετικετών για μια λίστα αλληλογραφίας

Στην συνέχεια εμφανίζεται στο δεξί πάνελ ο οδηγός με τα βήματα που πρέπει να γίνουν μέχρι να επιτευχθεί η συγχώνευση των διευθύνσεων με τον επιθυμητό τύπο ετικετών.

159

Στο πρώτο βήμα επιλέγεται ο τύπος της ετικέτας από μια σειρά προκαθορισμένα εμπορικά πρότυπα όπως φαίνεται και παρακάτω

Στο δεύτερο βήμα επιλέγεται η πηγή των δεδομένων

160

Στο τέταρτο βήμα γίνεται η επιλογή των στοιχείων που θα απαρτίζουν τα δεδομένα της ετικέτας και η αντιστοίχηση τους με την πηγή δεδομένων όπως φαίνεται παρακάτω

161

Και στο πέμπτο και τελευταίο βήμα γίνεται η συγχώνευση και η εκτύπωση όσων εγγραφών επιθυμεί ο χρήστης

162

Βιβλιογραφία

Κανονισμός Επικοινωνίας Δημοσίων Υπηρεσιών. Εκδοση Υπ.ΕΣΔΔΑ, Γ.Γ. Δημόσιας διοίκησης, 2003

Εγκύκλιος ΔΙΑΔΠ/Α1/2523/4-2-1999 περί διακίνησης εγγράφων με ηλεκτρονικά μέσα

Εγκύκλιος ΔΙΑΔΠ/Α1/3753/19-2-2001 περί ηλεκτρονικής διοίκησης

Εγκύκλιος ΔΙΑΔΠ/Α1/8249/10-4-2001 περί αρχειοθέτησης μηνυμάτων ηλεκτρονικού ταχυδρομείου.

Εγκύκλιος ΔΙΣΚΠΟ/Φ.17/οικ.13807 περί χρήσης πληροφοριών του δημόσιου τομέα

Εγκύκλιος ΔΙΣΚΠΟ/Φ.17/ΟΙΚ/18831/2003

Εγκύκλιος Αριθμ.Πρωτ. /ΔΙΑΔΠ/A1/22123 Ηλεκτρονική Διοίκηση –Ηλεκτρονική Διαχείριση και Αρχειοθέτηση Εγγράφων

Εργασίες σύγχρονου γραφείου, Παιδαγωγικό Ινστιτούτο, 2002

Diane Poremsky Teach Yourself Microsoft® Office Outlook® 2003 in 24Hours, Sams Publishing, 2003

Heidi Steele, Teach Yourself Microsoft® Office Word® 2003 in 24 Hours,Sams Publishing, 2003

Laurie Ulrich, How to do everything with Microsoft Office 2003, McGeaw-Hill,2003

Ken Slovak, Absolute Beginner's Guide to Microsoft® Office Outlook® 2003,QUE Pub., 2003

Tom Archer, The Outlook Answer Book: Useful Tips, Tricks, and Hacks forMicrosoft Outlook 2003, Addison Wesley , 2005