Road Show 2014

Δρ Γεωργία Προκοπιάδου - Πρ/νη Διαφάνειας & Ήλεκ/νικης Διακ/νησης Ιονίων Νήσων Λιτσαρδόπουλος Στέφανος - Εμπορική Δ/νση

Ηλεκτρονική Διακίνηση Εγγράφων

Road Show 2014

•Νομοθεσία • Α.Π. ΔΙΑΔΠ/3753/19.2.2001 εγκύκλιο της Υπουργού Εσωτερικών, Δημόσιας Διοίκησης και Αποκέντρωσης για την αντικατάσταση χειρογράφου συστήματος πρωτοκόλλου με ηλεκτρονικό μέχρι 3/9/2001

• ΠΔ 150/2001 Προσαρμογή της Ελληνικής Νομοθεσίας προς τις διατάξεις του Ευρωπαϊκού Κοινοβουλίου και Συμβουλίου σχετικά με το κοινοτικό πλαίσιο για τις ηλεκτρονικές υπογραφές

• Ν. 3979/2011 για την Ηλεκτρονική Διακυβέρνηση •21/10/2013 Ευη Χριστοφιλοπούλου «Είναι ενδεικτικό ότι μόνο από τον περιορισμό της χρήσης χαρτιού και τη διακίνηση εγγράφων, υπολογίζεται ότι, σε ετήσια βάση, θα εξοικονομηθεί ποσό της τάξης των 500.000.000 ευρώ»

Road Show 2014

•Ηλεκτρονική Διακυβέρνηση •Η Ηλεκτρονική Διακυβέρνηση είναι ίσως ο μοναδικός τρόπος να διαμορφωθούν αποδοτικές και αποτελεσματικές υπηρεσίες προς

• Πολιτες (G2C) • Επιχειρήσεις(G2B) • Άλλους Φορείς Δημοσίου (G2G) • Εργαζομένους στο Δημόσιο τομέα (G2E)

• Οι Τεχνολογίες Πληροφοριών και Επικοινωνίας (Τ.Π.Ε.) οφείλουν να είναι στη υπηρεσία της Ηλεκτρονικής Διακυβέρνησης. •Ο φορέας σου τι επιπέδου Ηλεκτρονικές Υπηρεσίες παρέχει?

•1ου – Απλή Πληροφόρηση •2ου – Ασύγχρονη, μη-ηλεκτρονική Αλληλεπίδραση •3ου – Αμφίδρομη Διάδραση •4ου – Ηλεκτρονική Συναλλαγή •5ου – Προσωποποιημένες, Ολοκληρωμένες, Αυτοματοποιημένες Υπηρεσίες

Road Show 2014

• Τι μπορεί να κάνει το Ηλεκτρονικό Πρωτόκολλο της OTS για την Ηλεκτρονική Διακυβέρνηση.

•ΤΙΠΟΤΑ

• Τι μπορούμε να κάνουμε όλοι μαζί μέσα από τη χρήση του Ηλεκτρονικού Πρωτοκόλλου της OTS

•ΠΟΛΛΑ

•ΠΟΙΟΣ ΕΙΝΑΙ Ο ΤΡΟΠΟΣ;

Road Show 2014

ΕΝ ΑΡΧΗ ΕΊΝΑΙ ΤΟ ΗΛΕΚΤΡΟΝΙΚΟ ΠΡΩΤΟΚΟΛΛΟ &

ΗΛΕΚΤΡΟΝΙΚΗ ΔΙΑΚΙΝΗΣΗ ΕΓΓΡΑΦΩΝ

Road Show 2014

• Τι προσφέρει η Εφαρμογή

• Γρήγορη καταχώρηση με λιγότερα λάθη • Αυτόματη ενημέρωση μέσω e-mail για την νέα χρέωση εγγράφου σε επίπεδο Διεύθυνσης / Τμήμα / Υπάλληλου. Ο υπάλληλος του πρωτόκολλου δεν κάνει τίποτα περισσότερο σήμερα από ότι έκανε χθες. • Ταχύτατη σάρωση και αποθήκευση εγγράφων ΜΕΣΑ από την εφαρμογή του Πρωτοκόλλου χωρίς τη χρονοβόρα χρήση 3ου λογισμικού • Ηλεκτρονική αποστολή εγγράφων μεταξύ υπηρεσιών που τηρούν διαφορετικό βιβλίο πρωτοκόλλου • Εύκολη Αναζήτηση στο σύνολο του ψηφιοποιημένου εγγράφου όχι μόνο στο θέμα. • Σύνδεση εφαρμογής με παρακολούθηση ροών εργασιών

Road Show 2014

• Προετοιμασία – Παραμετροποίηση της Εφαρμογής:

• Αναβάθμιση της εφαρμογής του Ηλ. Πρωτοκόλλου από Client – Server σε Web • Καταχώρηση του Οργανογράμματος και του Ανθρωπίνου Δυναμικού που χρεώνουν και χρεώνονται έγγραφα και υποθέσεις • Δημιουργία χρηστών και κατάταξη αυτών σε εξειδικευμένες ομάδες συμφώνα με τι θέση τους στο οργανόγραμμα. • Θέση σε λειτουργία κανόνων ασφαλείας στη χρήση της εφαρμογής • Ενδεχόμενη αναδιοργάνωση χρήσεων του ηλεκτρονικού πρωτόκολλου και δημιουργίας εξαρτημένων ή μη χρήσεων

Road Show 2014

•Προετοιμασία – Προσαρμογή του Φορέα

• Αξιοποίηση υφιστάμενων υποδομών ψηφιοποίησης με την χρήση φωτοτυπικών ως σαρωτές (scan to pc). • Ενεργοποίηση αποθηκευτικού χώρου για τα ψηφιακών αρχεία. • Σύνδεση Ηλ. Πρωτοκόλλου OTS με τον mail – server του φορέα. • Αναλυτική ενημέρωση σε επίπεδό ανώτερων στελεχών και πολιτικών προϊσταμένων για τα στάδια και τα οφέλη της αλλαγής. Εξασφάλιση της συμμετοχής και στήριξης τους στην επερχόμενη αλλαγή. • Αναλυτική, συνεχής & on the job εκπαίδευση στους χρήστες.

Road Show 2014

• Ποιο θα είναι το αποτέλεσμα της προσπάθειας • Όχι αλλά Αντίγραφα Το πρωτότυπο είτε μένει στο αρχείο του πρωτόκολλου είτε πάει στον άμεσα ενδιαφερόμενο. • Όχι άλλο εκτυπωμένο φαξ – σύνδεση με φαξ server. • Τα έγγραφα της διεύθυνσης ΔΕΝ θα τα φέρνει ο κλητήρας αλλά άμεσα μέσα από την πρωτοκόλληση. • Κάθε υπάλληλος θα έχει άμεση πρόσβαση στα έγγραφα που του έχουν χρεωθεί. • Κάθε προϊστάμενος θα έχει άμεση εποπτεία των ανοιχτών υποθέσεων της υπηρεσίας τους • Ασφάλεια, κανένα έγγραφο δεν θα χάνεται ούτε θα «κρύβεται». • Με την έλευση της ψηφιακής υπογραφής στις υπηρεσίες σας σε επίπεδο συντάκτη θα διακινούνται ηλεκτρονικά και τα σχέδια εγγράφων

Road Show 2014

• Τι έχουμε να κάνουμε μετά

• Ροές εργασίας. • Ψηφιακές Υπογραφές • Εννοιολογική Δια-λειτουργικότητα και Θεματική πρόσδιοριση εγγράφων (Eurovoc)