ΛΟΓΙΣΜΙΚΟ ΠΡΟΓΡΑΜΜΑ ΜΙΣΘΟΛΟΓΙΟΥ Α. Στόχος και Θεωρία του Προγράμματος Το πρόγραμμα αυτό έχει στόχο την προσφορά βοήθειας σε Επιμελητές που έχουν την ευθύνη του καταρτισμού του Μισθολογίου για το προσωπικό της Σχολικής Εφορείας στην οποία εργάζονται. Ιδιαίτερα προσφέρεται σε Επιμελητές που υπηρετούν σε μικρές Σχολικές Εφορείες, όπου δεν υπάρχει η δυνατότητα χρήσης των αναγκαίων Λογισμικών Συστημάτων, όπως αυτά χρησιμοποιούνται σε μεγάλες Σχολικές Εφορείες. Το πρόγραμμα αυτό δεν είναι ολοκληρωμένο, με την έννοια ότι πρέπει να παρέχει τη δυνατότητα επεξεργασίας όλων των στατιστικών και άλλων στοιχείων των εργοδοτουμένων, μέχρι και την έκδοση των επιταγών στους Δικαιούχους του Μισθολογίου. Παρέχει όμως τη δυνατότητα υπολογισμού όλων εκείνων των στοιχείων που χρειάζονται, όσον αφορά τη διακρίβωση του Συνόλου των Μεικτών Απολαβών των εργοδοτουμένων, τις Αποκοπές από το μισθό τους και τις Προσθήκες των Εισφορών του Εργοδότη, με βάση πάντοτε τους εκάστοτε Νόμους και Κανονισμούς. Η κατάληξη του προγράμματος αυτού μας παρέχει άμεσα το αποτέλεσμα των αυξομειώσεων του Μισθού, συμφιλιώνεται με τις Αποκοπές και τις Εισφορές και μας παρέχει τις Καθαρές Μηνιαίες Απολαβές για κάθε εργοδοτούμενο, καθώς επίσης και για κάθε εμπλεκόμενο Ταμείο το οποίο αναφέρεται στο Μισθολόγιο. Η έκδοση των σχετικών επιταγών και τα στοιχεία των Δικαιούχων του Μισθολογίου, αναγράφονται δια χειρός. Το πρόγραμμα αυτό, επί του παρόντος, δεν προσφέρει και δεν συνδέεται με άλλα στοιχεία, πέρα από αυτά που θα παρουσιασθούν στην επεξεργασία του προγράμματος. Β. Βάση και Προγραμματισμός Η φιλοσοφία και ο προγραμματισμός του Μισθολογίου βασίζονται στα προγράμματα «Microsoft Excel 2003» και «Microsoft Word 2003» τα οποία απαραίτητα πρέπει να είναι εγκατεστημένα στον Ηλεκτρονικό Υπολογιστή του Επιμελητή που θα χρησιμοποιήσει το πρόγραμμα τούτο. Η κωδικοποίηση των στοιχείων κάθε εργοδοτουμένου και ο συσχετισμός των στηλών του Μισθολογίου, είναι η Τεχνική η οποία εφαρμόζεται έτσι ώστε όλα τα στοιχεία που αφορούν τον κάθε εργοδοτούμενο, να αλληλοσυνδέονται και να καταλήγουν στο αποτέλεσμα του Καθαρού Μισθού του εργοδοτουμένου, που είναι και το ζητούμενο. Η γνώση των στοιχείων της Κωδικοποίησης του προγράμματος δεν είναι αναγκαία για τον Επιμελητή που θα χρησιμοποιήσει το πρόγραμμα αυτό. Αναγκαία είναι η γνώση και η εμπειρία για αναγνώριση και εφαρμογή του προγράμματος αυτού. Γ. Ενεργοποίηση και Λειτουργία του Προγράμματος Ο Επιμελητής που θα λειτουργήσει το πρόγραμμα αυτό θα πρέπει να γνωρίζει τις βασικές αρχές λειτουργίας των προγραμμάτων «Microsoft Excel» και «Microsoft Word».

2

Να μπορεί δηλαδή να αναγνωρίζει και να επικοινωνεί με τα εν λόγω προγράμματα και να καταχωρεί τα συγκεκριμένα στοιχεία κάθε εργοδοτουμένου στις συγκεκριμένες στήλες του Μισθολογίου (κελιά με γκρίζο χρώμα) οι οποίες επιδέχονται πρόσβαση. Από τη στιγμή που τα ζητούμενα στοιχεία καταχωρηθούν ορθά στο πρόγραμμα, τότε όλες οι υπόλοιπες στήλες (κελιά λευκά χωρίς χρώμα) οι οποίες δεν επιδέχονται καμιά πρόσβαση ενεργοποιούνται και ενημερώνονται αυτόματα και ορθά, μέχρι τη διεκπεραίωση του Μισθολογίου και την ανάδειξη όλων των ζητούμενων στοιχείων. Δ. Οδηγίες για Εφαρμογή και Ενεργοποίηση του Προγράμματος

Τοποθετούμε το δισκάκι (CD) στον υποδοχέα του Ηλεκτρονικού Υπολογιστή μας. Αμέσως εμφανίζεται παράθυρο στο οποίο βλέπουμε το περιεχόμενο του CD.

Σε περίπτωση που δεν εμφανιστεί ακολουθήστε την πιο κάτω διαδικασία: Διπλό πάτημα στο εικονίδιο “My Computer” το οποίο βρίσκεται στην οθόνη του υπολογιστή σας. Ανοίγει παράθυρο με την ονομασία “My Computer”. Κάνουμε Διπλό πάτημα στο εικονίδιο που αφορά το CD και εμφανίζεται παράθυρο με την ονομασία «Misthodosies».

Το περιεχόμενο του CD είναι ένας φάκελος με την ονομασία «Misthodosies» και ένα

εικονίδιο με την ονομασία «bat».

3

Κάνουμε διπλό πάτημα στο εικονίδιο «bat» και ανοίγει παράθυρο αμέσως με την ονομασία «C:\Windows\system32\cmd.exe». Με αυτό γίνεται η αυτόματη αντιγραφή του φακέλου «Misthodosies» στο σκληρό δίσκο. Αν δεν κλείσει από μόνο του το συγκεκριμένο παράθυρο μετά την εμφάνιση του πιο κάτω παραθύρου, τότε πατήστε Χ στην γωνιά πάνω δεξιά.

Αυτόματα εμφανίζεται άλλο παράθυρο με την ονομασία INDEX-Microsoft Word. Βλέπετε τα περιεχόμενα του φακέλου που έχει αντιγραφεί αυτόματα στον σκληρό σας δίσκο. Πατώντας το αριστερό Ctrl και κάνοντας κλικ με το βελάκι του ποντικιού στις επιλογές που βλέπετε θα ενεργοποιηθεί το συγκεκριμένο file που σας ενδιαφέρει.

Για ευκολότερη σας χρήση δημιουργήστε ένα πιο σύντομο δρόμο (shortcut) στην κύρια οθόνη (desktop). Αυτό επιτυγχάνεται με: Διπλό πάτημα στο «My Computer» (ανοίγει παράθυρο). Διπλό πάτημα στον σκληρό δίσκο «C»: Διπλό πάτημα στον φάκελο «Misthodosies» Πάτημα στο Word file με την ονομασία INDEX. Δεξί κλικ, εμφανίζεται μια λίστα και επιλέγουμε «Send To» και αμέσως μετά στην διπλανή λίστα επιλέγουμε «Desktop(create shortcut)».

4

Κάθε φορά που θέλετε να επεξεργαστείτε τα files για τις μισθοδοσίες θα κάνετε διπλό πάτημα στο εικονίδιο INDEX-Shortcut το οποίο θα βρίσκεται στη κύρια οθόνη(desktop) του computer σας. Όπως βλέπετε στα περιεχόμενα φαίνονται οι πιο κάτω εκπαιδεύσεις:

Προδημοτική Προδημοτική 2 Δημοτική Δημοτική 2 Μέση Μέση 2 Γραμματειακό Προσωπικό Βοηθών Συνοδών Δημοτικής Βοηθών Συνοδών Μέσης

Οι πιο πάνω εκπαιδεύσεις περιέχουν 3 κατηγορίες εντύπων:

Α. Μισθοδοσίες προσωπικού [έντυπο μισθολογίου (payroll)] Β. Δελτία πληρωμής (Υ.Π.70) Γ. Κατάσταση μισθοδοσίας.

ΚΑΘΟΡΙΣΜΟΣ ΟΝΟΜΑΣΙΑΣ ΣΧΟΛΙΚΗΣ ΕΦΟΡΕΙΑΣ ΚΑΙ ΣΧΟΛΙΚΗΣ ΧΡΟΝΙΑΣ Πατώντας το αριστερό CTRL επιλέξτε από τα περιεχόμενα εκεί που γράφει με μπλε γράμματα και υπογραμμισμένο «ΚΑΘΟΡΙΣΜΟΣ ΟΝΟΜΑΣΙΑΣ ΣΧ. ΕΦΟΡΕΙΑΣ ΚΑΙ ΣΧΟΛΙΚΗΣ ΧΡΟΝΙΑΣ». Εμφανίζεται παράθυρο με την ονομασία Microsoft Excel-sxoliki_eforeia_xronia. Στα κίτρινα κουτάκια που βλέπετε, που αφορούν την σχολική χρονιά και την σχολική εφορεία, στα κελιά Β.1 και D.1 γράψτε το συγκεκριμένο έτος, 20…..-20….. και στο κελί Β.3 γράψτε το όνομα της Εφορείας. Πατήστε το εικονίδιο αποθήκευση (save) και μετά το (close window) που βρίσκετε πάνω δεξιά.

Αυτό γίνεται κάθε αρχή της σχολικής χρονιάς για να ενημερώνονται όλα τα file αρχεία που αφορούν όλες τις μισθοδοσίες προσωπικού και τα δελτία πληρωμής.

5

ΜΕΡΟΣ Α( ΜΙΣΘΟΔΟΣΙΕΣ ΠΡΟΣΩΠΙΚΟΥ) Παράδειγμα: Πατώντας το αριστερό CTRL επιλέξτε από τα περιεχόμενα κάτω από τον τίτλο μισθοδοσίες προσωπικού εκεί που γράφει με μπλε γράμματα και υπογραμμισμένο «ΜΕΣΗ». Εμφανίζεται παράθυρο με την ονομασία Microsoft Excel όπως πιο κάτω και πατήστε Yes. Αμέσως εμφανίζεται παράθυρο της Excel με την ονομασία Mesis.

Είναι το Έντυπο Μισθολογίου (Payroll) που αφορά τη Μέση Εκπαίδευση και περιέχει όλους τους μήνες του χρόνου. Συμπεριλαμβάνονται αναδρομικά, 13ος Μισθός και KATAΣΤΑΣΗ ΜΙΣΘΟΔΟΣΙΑΣ. (ενημερώνεται αυτόματα η κατάσταση μισθοδοσίας και δεν μπορείτε να αλλάξετε τίποτα). Αρχίζει από τον πρώτο μήνα κάθε Σχολικής Χρονιάς, το Σεπτέμβριο και τελειώνει τον Αύγουστο που είναι ο τελευταίος μήνας της ίδιας Χρονιάς καθώς και τα αναδρομικά. Μπορούμε να προβούμε σε αλλαγές αν επιλέξουμε ένα από τα πιο πάνω

6

αναφερθέντα, όπως είναι η προσθήκη ονόματος, ημερομηνίες και γενικά σε όποιο άλλο εικονίδιο γίνεται αποδεκτή η πρόσβαση. Επιλέγουμε το μήνα που θέλουμε να επεξεργασθούμε π.χ. το μήνα Σεπτέμβριο. Όλοι οι μήνες παρουσιάζονται στο κάτω μέρος του παραθύρου (οθόνη) σε διαφορετικό χρώμα ο ένας από τον άλλο, έτσι ώστε οπτικά να είναι πιο εύκολη η αναγνώρισή τους. Πατώντας στο μήνα Σεπτέμβριο με ένα click, θα διαπιστώσουμε ότι το χρώμα που καλύπτει το εικονίδιο του Σεπτεμβρίου θα χαθεί και θα παραμείνει ο μήνας με ασπρόμαυρα χαρακτηριστικά. Αυτό σημαίνει ότι έχουμε επιλέξει ορθά το μήνα που θέλουμε και έχει ήδη ενεργοποιηθεί. Το ίδιο θα επαναλαμβάνεται για όλους τους μήνες που θα θέλουμε να ενεργοποιήσουμε. Από τη στιγμή που έχουμε ενεργοποιήσει το μήνα Σεπτέμβριο, μπορούμε να καταχωρήσουμε όλα τα στοιχεία των Εργοδοτουμένων στις στήλες του Μισθολογίου, όπως αυτές αναγράφονται πιο κάτω: ΣΗΜΕΙΩΣΗ: Όλα όσα θα αναφερθούν πιο κάτω, αφορούν το μήνα Σεπτέμβριο ως ο πρώτος μήνας της Σχολικής Χρονιάς. Οι επόμενοι μήνες ενημερώνονται αυτόματα με τα ίδια στοιχεία των εργοδοτουμένων εκτός των αναδρομικών. Μπορούν να γίνουν οποιεσδήποτε αλλαγές όπου είναι δυνατή η πρόσβαση, για προσθέσεις ή αφαιρέσεις (ακολουθούν οδηγίες). Για το 13ο Μισθό, αποκόπτουμε μόνο για Κοινωνικές Ασφαλίσεις και εισφέρουμε σε όλα τα Ταμεία των Κοινωνικών Ασφαλίσεων.

1. Καταγραφή ονοματεπωνύμων εργοδοτουμένων: Πατούμε στο κελί Β.5 και γράφουμε το ονοματεπώνυμο του πρώτου Εργοδοτουμένου. Αμέσως πατούμε Enter και αυτόματα μεταφερόμαστε στο κελί Β.6 για να γράψουμε τον επόμενο εργοδοτούμενο. Τούτο επαναλαμβάνεται μέχρι το κελί Β.44 όπου μπορούμε να καταχωρήσουμε συνολικά 40 εργοδοτουμένους. Το στόχο αυτό τον επιτυγχάνουμε επίσης με τη χρήση των τόξων ανάλογα, ή ακόμα και με το βελάκι (ποντίκι) με πάτημα στο επιλεγόμενο κελί. Για οριζόντια κατεύθυνση χρησιμοποιούμε το πλήκτρο Tab.

2. Ειδικότητα Εργοδοτουμένων:

Πατούμε στο κελί C.5 και εφαρμόζουμε όλη τη διαδικασία όπως αυτή αναφέρεται στον αριθμό 1 αντίστοιχα σε κάθε εργοδοτούμενο.

3. Κλίμακα Εργοδοτουμένων: Πατούμε στο κελί D.5 και εφαρμόζουμε όλη τη διαδικασία όπως αυτή αναφέρεται στον αριθμό 1 αντίστοιχα σε κάθε εργοδοτούμενο.

4. Μ / Ε / Ν / Ο → Μόνιμο, Έκτακτο, Μόνιμο επί Δοκιμασία και με Σύμβαση Προσωπικό: Πατούμε στο κελί Ε.5 και με την ίδια διαδικασία όπως αυτή αναφέρεται στον αριθμό 1, καταχωρούμε Μ για το Μόνιμο, Ε για το Έκτακτο, Ν για Μόνιμο επί Δοκιμασία και Ο με Σύμβαση Προσωπικό. ΠΡΟΣΟΧΗ: Το Μ, το Ε, το Ν και το Ο να είναι με Ελληνική Γραμματοσειρά, διαφορετικά δεν γίνεται αποδεκτό. Στην περίπτωση που τοποθετηθεί άλλο γράμμα δεν θα γίνουν οι υπολογισμοί για τα εμπλεκόμενα ταμεία.

7

5. Σ / Π / Δ → Συντεχνίες Εργοδοτουμένων: Πατούμε στο κελί F.5 και με την ίδια διαδικασία όπως αυτή αναφέρεται στον αριθμό 1, καταχωρούμε το Σ για τη ΣΕΚ, το Π για τη ΠΕΟ και το Δ για τη ΔΕΟΚ αντίστοιχα σε κάθε εργοδοτούμενο, σύμφωνα με την επιθυμία τους. Σε περίπτωση που θα γραφεί άλλο γράμμα, θα συμβεί το ίδιο όπως το προαναφερθέν.

6. Μήνας Προσαύξησης Εργοδοτουμένων: Πατούμε στο κελί G.5 και καταγράφουμε το μήνα προσαύξησης αντίστοιχα σε κάθε εργοδοτούμενο με την ίδια διαδικασία όπως αυτή αναφέρεται στον αριθμό 3.

7. Τόπος Εργασίας Εργοδοτουμένων:

Πατούμε στο κελί H.5 και καταγράφουμε το χώρο εργασίας αντίστοιχα σε κάθε εργοδοτούμενο με την ίδια διαδικασία όπως αυτή αναφέρεται στον αριθμό 1.

8. Αριθμός Ταυτότητας Εργοδοτουμένων: (Kελί I.5) 9. Αριθμός Κοινωνικών Ασφαλίσεων Εργοδοτουμένων (Kελί J.5)

Πατούμε και στα δύο κελιά κατά σειρά το ένα μετά το άλλο και αφού ακολουθήσουμε την ίδια διαδικασία όπως αυτή αναφέρεται στον αριθμό 1 καταχωρούμε αντίστοιχα σε κάθε εργοδοτούμενο τον αριθμό της ταυτότητας και των κοινωνικών του ασφαλίσεων.

10. Βασικός Μισθός Εργοδοτουμένων:

Πατούμε στο κελί Κ.5 και γράφουμε το Βασικό Μισθό αντίστοιχα σε κάθε εργοδοτούμενο με την ίδια διαδικασία όπως αυτή αναφέρεται στον αριθμό 1. ΠΡΟΣΟΧΗ: Ο Βασικός Μισθός των Εργοδοτουμένων υπολογίζεται και διακριβώνεται με βάση τη ΦΟΡΜΟΥΛΑ για Ωρομίσθιο Προσωπικό και Προσωπικό με Βασικό Μισθό και Τιμάριθμο (Βλέπε Εγχειρίδιο Επιμελητή, Κεφάλαιο Καθορισμός Μισθοδοσίας). Η τελεία και το κόμμα στα ποσά ερμηνεύεται ανάλογα με τον Ηλεκτρονικό Υπολογιστή σας. Χρησιμοποιείστε τα ανάλογα.

11. Ποσοστό Τιμάριθμου για Τιμαριθμικό Επίδομα Εργοδοτουμένων: 239,14%

Πατούμε στο κελί L.4 και γράφουμε το ποσοστό του εκάστοτε Τιμάριθμου που καθορίζεται από το Υπουργείο Οικονομικών και αμέσως πατούμε το Enter. Το σημείο % καταχωρείτε αυτόματα. (Η πιο πάνω διαδικασία γίνεται μόνο στους μήνες Σεπτέμβριο, Ιανουάριο και Ιούλιο και αναδρομικά).

ΑΠΟΚΟΠΕΣ ΕΡΓΟΔΟΤΟΥΜΕΝΩΝ:

12. Ποσοστό Κοινωνικών Ασφαλίσεων : 6,3% Πατούμε στο κελί O.4 και γράφουμε το εκάστοτε ποσοστό επί των Ακαθαρίστων Αποδοχών των Εργοδοτουμένων και ενεργούμε όπως και στον αριθμό 11.

13. Ποικίλο Ποσοστό Ταμείου Προνοίας : Πατούμε στα κελιά Q.4 μέχρι Q.44 και ανάλογα με την περίπτωση γράφουμε το ποσοστό του Ταμείου Προνοίας αντίστοιχα σε κάθε εργοδοτούμενο που ισχύει σύμφωνα με τις Εργατικές Συμβάσεις. Γράφουμε στο κελί το συγκεκριμένο ποσοστό και πατούμε Enter για ολοκλήρωση.

8

14. Ποσό Ιατροφαρμακευτικής Περίθαλψης : £3,48

Πατούμε στο κελί R.4 και γράφουμε το εκάστοτε ποσό που ισχύει με βάση τις Εργατικές Συμβάσεις και ενεργούμε όπως και στον αριθμό 11.

15. Ποσοστό Συνδρομής Συντεχνιών : 1%

Πατούμε στο κελί S.4 και γράφουμε το ποσοστό που ισχύει σύμφωνα με τις Εργατικές Συμβάσεις και ενεργούμε όπως και στον αριθμό 11.

16. Δάνεια εργοδοτουμένων:

Πατούμε στα κελιά T.5 μέχρι T.44 και ανάλογα με την περίπτωση γράφουμε το ποσό της Δόσης του Δανείου αντίστοιχα σε κάθε εργοδοτούμενο που έχει συνάψει Δάνειο. Γράφουμε στο κελί το συγκεκριμένο ποσό και πατούμε Enter για ολοκλήρωση. Τούτο γίνεται με την συγκατάθεση του εργοδοτουμένου ώστε η δόση που θα του αποκόπτεται από το Μισθό του να αποστέλλεται στην Τράπεζα του.

17. Άλλες Αποκοπές:

Πατούμε στα κελιά U.5 μέχρι U.44 και ανάλογα με την περίπτωση γράφουμε το Σύνολο Άλλων Αποκοπών εάν υπάρχουν. Π.χ. Φόρος Εισοδήματος, Αποκοπές με αναδρομή κ.λ.π. Ενεργούμε όπως και τον αριθμό 16.

ΕΙΣΦΟΡΕΣ ΕΡΓΟΔΟΤΗ:

18. Ποσοστό Κοινωνικών Ασφαλίσεων : 6,3% Πατούμε στο κελί X.4 και γράφουμε το εκάστοτε ποσοστό που ισχύει και ενεργούμε όπως και στον αριθμό 11.

19. Ποσοστό Ταμείου Προνοίας : 5,5%

Πατούμε στο κελί Y.4 και γράφουμε το εκάστοτε ποσοστό του Ταμείου Προνοίας που ισχύει σύμφωνα με τις Εργατικές Συμβάσεις και ενεργούμε όπως στον αριθμό 11.

20. Ποσοστό Ταμείου Κοινωνικής Συνοχής : 2%

Πατούμε στο κελί AA.4 και γράφουμε το εκάστοτε ποσοστό που ισχύει και ενεργούμε όπως και στον αριθμό 11.

21. Ποσοστό Ταμείου Πλεονάζοντος Προσωπικού : 1,2%

Πατούμε στο κελί ΑB.4 και γράφουμε το εκάστοτε ποσοστό που ισχύει και ενεργούμε όπως και στον αριθμό 11.

22. Ποσοστό Ταμείου Βιομηχανικής Κατάρτισης : 0,5%

Πατούμε στο κελί ΑC.4 και γράφουμε το εκάστοτε ποσοστό που ισχύει και ενεργούμε όπως και στον αριθμό 11.

23. Ποσοστό Ταμείου Αδειών : 8%

Πατούμε στο κελί ΑD.4 και γράφουμε το εκάστοτε ποσοστό που ισχύει και ενεργούμε όπως και στον αριθμό 11.

9

24. Άλλες Εισφορές: Πατούμε στα κελιά AE.5 μέχρι AE.44 και ανάλογα με την περίπτωση γράφουμε το Σύνολο Άλλων Εισφορών εάν υπάρχουν. Ενεργούμε όπως και τον αριθμό 16.

25. Αριθμός Επιταγών υπό Έκδοση:

Πατούμε στα κελιά AG.5 μέχρι AG.44, AG.53, AG.56, AG.61, AG.67, AG.63, AG.79, AG. 82 μέχρι AG. 86 και AG. 89 και γράφουμε τον αριθμό κάθε επιταγής που εκδίδουμε για όλους τους Δικαιούχους του Μισθολογίου, χρησιμοποιώντας το Enter για τον επόμενο αριθμό επιταγής.

26. Άλλες εισφορές:

Πατούμε στο κελί Β. 56 και γράφουμε την ονομασία που αφορά τις άλλες εισφορές. Αμέσως πατούμε Enter για ολοκλήρωση.

27. Δάνεια Εργοδοτουμένων – Δόσεις μέχρι εξόφληση Δανείων:

α) Τράπεζες και άλλοι Χρηματοδοτικοί Οργανισμοί: Πατούμε στα κελιά Β.82 μέχρι Β.86 και γράφουμε κάθετα τις Τράπεζες ή τους Οργανισμούς που έκαναν τα Δάνεια. Αμέσως πατούμε Enter για ολοκλήρωση. Επαναλαμβάνεται για κάθε Τράπεζα η ίδια διαδικασία.

β) Συνολικό Ποσό που αναλογεί σε κάθε Τράπεζα: Πατούμε στα κελιά G.82 μέχρι G.86 και γράφουμε το Σύνολο των Δόσεων που αναλογεί σε κάθε τράπεζα αντίστοιχα. Το άθροισμα το εξάγουμε δια χειρός και ακολουθούμε τη διαδικασία όπως και στην περίπτωση των Τραπεζών.

ΣΗΜΕΙΩΣΗ: Στο πρόγραμμα υπάρχουν κελιά μόνο για πέντε διαφορετικούς Χρηματοδοτικούς Οργανισμούς. Σε περίπτωση που υπάρχουν περισσότεροι, τότε γράφουμε δύο σε κάθε κελί, βάζοντας το ποσό που τους αναλογεί σε παρένθεση. Π.χ. Τράπεζα Κύπρου (£100), ΣΠΕ Στροβόλου (£200). Άρα, θα πρέπει να εκδοθούν δύο επιταγές σε δύο δικαιούχους με τα αντίστοιχα ποσά.

28. Άλλες αποκοπές:

Πατούμε στο κελί Β. 89 και γράφουμε την ονομασία που αφορά τις άλλες αποκοπές. Αμέσως πατούμε Enter για ολοκλήρωση.

29. Δικαιούχοι Επιταγών: X.53, X.61, X.67, X.73, X. 79

α) Διευθυντής Κοινωνικών Ασφαλίσεων: (Κελί X.53) Διπλό πάτημα στο κελί W.43, αμέσως διπλό πάτημα στις «……….» (εάν υπάρχουν) και γράφουμε το όνομα του Δικαιούχου. Αμέσως πληκτρολογούμε το Enter. Αυτό γίνεται για πρόσθεση ή αφαίρεση από το κελί αυτό, όταν χρειάζεται.

β) Ταμείο Προνοίας Σχολικής Εφορείας ………….:(Κελί X.61) Επαναλαμβάνουμε τα ίδια όπως και στον αριθμό 29 α).

γ) ΣΕΚ ……………….……. : (Κελί X.67) Επαναλαμβάνουμε τα ίδια όπως και στον αριθμό 29 α).

δ) ΠΕΟ ……………………. : (Κελί X.73) Επαναλαμβάνουμε τα ίδια όπως και στον αριθμό 29 α).

ε) ΔΕΟΚ …………….……. : (Κελί X.79) Επαναλαμβάνουμε τα ίδια όπως και στον αριθμό 29 α).

10

Εκτύπωση Μισθολογίου κατά Μήνα: 30. Επιλέγουμε τον μήνα για εκτύπωση.

Πατούμε το εικονίδιο το οποίο βρίσκεται στην εργαλειοθήκη (Print) οπότε αρχίζει η εκτύπωση.

Αποθήκευση

Πατούμε το εικονίδιο το οποίο βρίσκεται στην εργαλειοθήκη (Save). Κλείσιμο Παραθύρου

Κάντε κλικ στο κουμπί Κλείσιμο στην επάνω δεξιά γωνία του παραθύρου. Εάν το παράθυρο είναι το μόνο ανοιχτό παράθυρο του βιβλίου εργασίας, κλείνει το βιβλίο εργασίας.

ΜΕΡΟΣ Β (ΔΕΛΤΙΑ ΠΛΗΡΩΜΗΣ) Παράδειγμα:

Πατώντας το αριστερό CTRL επιλέξτε από τα περιεχόμενα κάτω από τον τίτλο δελτία πληρωμής εκεί που γράφει με μπλε γράμματα και υπογραμμισμένο «ΜΕΣΗ». Εμφανίζεται παράθυρο με την ονομασία Microsoft Excel όπως πιο κάτω και πατήστε Yes.

Αμέσως εμφανίζεται παράθυρο της Excel με την ονομασία dp_mesis.

11

Είναι το Έντυπο Δελτίο Πληρωμής (Υ.Π.70) που αφορά τη Μέση Εκπαίδευση και περιέχει όλους τους μήνες του χρόνου, συμπεριλαμβανομένου, αναδρομικά και 13ου Μισθού. Ενημερώνονται αυτόματα σύμφωνα με τις καταχωρίσεις που έχετε κάνει στο έντυπο μισθολογίου της μέσης εκπαίδευσης. Αρχίζει από τον πρώτο μήνα κάθε Σχολικής Χρονιάς, το Σεπτέμβριο (παρουσιάζεται ως 09) και τελειώνει τον Αύγουστο (παρουσιάζεται ως 08) που είναι ο τελευταίος μήνας της ίδιας Χρονιάς καθώς και τα αναδρομικά. Μπορούμε να προβούμε σε καταχωρίσεις αν επιλέξουμε ένα από τα πιο πάνω αναφερθέντα, όπως είναι η προσθήκη αρ. δελτίου, ημερομηνίες, ποσό ολογράφως και γενικά σε όποιο άλλο εικονίδιο γίνεται αποδεκτή η πρόσβαση. Επιλέγουμε το μήνα που θέλουμε να επεξεργασθούμε. Π.χ. το μήνα 09 (Σεπτέμβριο). Όλοι οι μήνες παρουσιάζονται στο κάτω μέρος του παραθύρου, (οθόνη) σε διαφορετικό χρώμα ο ένας από τον άλλο, έτσι ώστε οπτικά να είναι πιο εύκολη η αναγνώρισή τους. Πατώντας στο μήνα 09 (Σεπτέμβριο) με ένα click, θα διαπιστώσουμε ότι το χρώμα που καλύπτει το εικονίδιο του Σεπτεμβρίου θα χαθεί και θα παραμείνει ο μήνας με ασπρόμαυρα χαρακτηριστικά. Αυτό σημαίνει ότι έχουμε επιλέξει ορθά το μήνα που θέλουμε και έχει ήδη ενεργοποιηθεί. Το ίδιο θα επαναλαμβάνεται για όλους τους μήνες που θα θέλουμε να ενεργοποιήσουμε. Από τη στιγμή που έχουμε ενεργοποιήσει το μήνα 09 (Σεπτέμβριο), μπορούμε να καταχωρήσουμε τα παρακατω στοιχεία:

1. Πατούμε στο τετραγωνάκι Αρ. Δελτίου (Κελί ΑR.5) και γράφουμε τον αύξοντα αριθμό του Δελτίου.

2. Ακολούθως, για την ημερομηνία (Κελί Β.13) με τον ίδιο τρόπο όπως και για τον αριθμό αναγράφουμε την ημερομηνία έκδοσης του Δελτίου.

3. Προχωρώντας στο ποσό των ευρώ ολογράφως (Κελί R.25) πατούμε και γράφουμε το ποσό ολογράφως.

4. Μετά με τον ίδιο τρόπο γράφουμε τα σεντ (Κελί D.26) π.χ. 55/100. 5. Ολοκληρώνουμε με την ημερομηνία υπογραφής (Κελί ΑΗ.33). Κάνουμε πάτημα και

γράφουμε την ημερομηνία. Εκτύπωση Δελτίου Πληρωμής (ΥΠ.70) κατά Μήνα:

31. Επιλέγουμε τον μήνα για εκτύπωση. Πατούμε το εικονίδιο το οποίο βρίσκεται στην εργαλειοθήκη (Print) οπότε αρχίζει η εκτύπωση.

Αποθήκευση

Πατούμε το εικονίδιο το οποίο βρίσκεται στην εργαλειοθήκη (Save). Κλείσιμο Παραθύρου

Κάντε κλικ στο κουμπί Κλείσιμο στην επάνω δεξιά γωνία του παραθύρου. Εάν το παράθυρο είναι το μόνο ανοιχτό παράθυρο του βιβλίου εργασίας, κλείνει το βιβλίο εργασίας.

12

ΜΕΡΟΣ Γ (ΚΑΤΑΣΤΑΣΗ ΜΙΣΘΟΔΟΣΙΑΣ) Παράδειγμα:

Πατώντας το αριστερό CTRL επιλέξτε από τα περιεχόμενα κάτω από τον τίτλο κατάσταση μισθοδοσίας εκεί που γράφει με μπλε γράμματα και υπογραμμισμένο «ΜΕΣΗ». Εμφανίζεται παράθυρο με την ονομασία Microsoft office Word όπως πιο κάτω και πατήστε Yes.

Αμέσως εμφανίζεται παράθυρο της Word με την ονομασία mesis. Kάνουμε διπλό πάτημα στις τελείες που βρίσκοντα στη κεφαλίδα (Header), γράφουμε το όνομα της Εφορείας και αμέσως μετά διπλό πάτημα έξω από το πλαίσιο της κεφαλίδας.

13

Είναι το Έντυπο Κατάσταση Μισθοδοσίας που αφορά τη Μέση Εκπαίδευση και περιέχει τις πληροφορίες των εργοδοτουμένων για τους μισθούς τους όλους τους μήνες του χρόνου, συμπεριλαμβανομένου, αναδρομικά και 13ου Μισθού. Ενημερώνονται αυτόματα σύμφωνα με τις καταχωρίσεις που έχετε κάνει στο έντυπο μισθολογίου της μέσης εκπαίδευσης.

Πατήστε από την εργαλειοθήκη που είναι στο πάνω μέρος το εικονίδιο (mail merge Recipients).

Eμφανίζεται παράθυρο με την ονομασία αυτή επιλέξτε το τοξάκι για τον μήνα όπως φαίνεται δίπλα. Επιλέξτε Advance.

Εμφανίζετε άλλο παράθυρο, στην πρώτη γραμμή στο field επιλέξτε «ΟΝΟΜΑΤΕΠΩΝΥΜΟ_ΕΡΓΟΔΟΤΟΥΜΕΝΩΝ» στο Comparison επιλέξτε «Not equal to» στο Compare to γράψτε «0», στη δεύτερη γραμμή στο field επιλέξτε «ΟΝΟΜΑΤΕΠΩΝΥΜΟ_ΕΡΓΟΔΟΤΟΥΜΕΝΩΝ» στο Comparison επιλέξτε «Is not blank», στη Τρίτη γραμμή στο field επιλέξτε «ΜΗΝΑΣ» στο Comparison επιλέξτε «Contains» στο Compare to γράψτε ένα μέρος από το όνομα του μήνα που θέλετε να δείτε ή να εκτυπώσετε, π.χ. ΟΚΤΩ. Μετά πατήστε το κουμπί «OK». Επανέρχετε στο προηγούμενο παράθυρο που αναφέραμε πριν λίγο και πατάμε πάλι το κουμπί «ΟΚ» (Στο παράδειγμα θα εμφανιστούν όλα τα στοιχεία των εργοδοτουμένων για το μήνα Οκτώβριο). Με τα βελάκια της εργαλειοθήκης πατήστε δεξιά-αριστερά για να δείτε τα στοιχεία κάθε υπαλλήλου για την μισθοδοσία του συγκεκριμένου μήνα που έχετε επιλέξει. Εκτύπωση:

Πατήστε το εικονίδιο Μerge to Ρrinter εμφανίζεται παράθυρο. Πατήστε «ΟΚ» και μετά επιλέξτε στο άλλο παράθυρο που θα εμφανιστεί

«Print» πατήστε πάλι «ΟΚ».

14

Αποθήκευση Πατούμε το εικονίδιο το οποίο βρίσκεται στην εργαλειοθήκη (Save).

Κλείσιμο Παραθύρου

Κάντε κλικ στο κουμπί Κλείσιμο στην επάνω δεξιά γωνία του παραθύρου. Εάν το παράθυρο είναι το μόνο ανοιχτό παράθυρο του βιβλίου εργασίας, κλείνει το βιβλίο εργασίας.

ΦΥΛΑΞΗ ΦΑΚΕΛΟΥ ΜΙΣΘΟΔΟΣΙΑΣ ΣΤΟ ΤΕΛΟΣ ΤΗΣ ΣΧΟΛΙΚΗΣ ΧΡΟΝΙΑΣ ΓΙΑ ΤΟ ΑΡΧΕΙΟ Με διπλό πάτημα επιλέγουμε το εικονίδιο “My Computer” και αμέσως μετά που ανοίξει το παράθυρο με την ονομασία “My Computer” κάνε διπλό πάτημα στο σκληρό δίσκο «C»: Επέλεξε το φάκελο «Misthodosies» κάνε δεξί click και επέλεξε κόψιμο (Cut). Πάτησε στο «My Documents» που βρίσκετε στο πλάι αριστερά του παραθύρου ή επέλεξε το από το βελάκι του Address. Kάνουμε δεξί click μέσα στο παράθυρο «My Documents» αυτό που ήδη έχει ανοίξει και αμέσως εμφανίζεται Λίστα Επιλογών. Επιλέγουμε το εικονίδιο “New” και εμφανίζεται άλλη Λίστα από την οποία επιλέγουμε το εικονίδιο “Folder”. Εμφανίζεται Φάκελλος και του δίνουμε την ονομασία “Misthodosies” και αμέσως πατούμε “Enter”. Σε περίπτωση λάθους στην καταχώρηση της ονομασίας του φακέλλου, επιλέγουμε το φάκελλο με click, στη συνέχεια με ακόμα ένα click και μπορούμε αμέσως να προβούμε στη διόρθωση της ονομασίας του φακέλλου. Επιλέγουμε με διπλό πάτημα, το φάκελλο που μόλις έχουμε δημιουργήσει, κάνουμε δεξί click μέσα και εμφανίζεται Λίστα Επιλογών. Αμέσως επιλέγουμε Paste. Δεξί πάτημα στο φάκελο που έχουμε κάνει paste, επιλέγουμε rename (για αλλαγή ονομασίας μπορούμε να εφαρμόσουμε και την προαναφερθήσα διαδικασία) και γράφουμε π.χ. 2007- 2008 για τη Σχολική Χρονιά. Με αυτό τον τρόπο επιτυγχάνουμε το διαχωρισμό κάθε Σχολικής Χρονιάς έτσι ώστε να μην εμπλέκονται οι φάκελλοι και να διατηρούμε στοιχεία για υπηρεσιακούς λόγους για όλες τις Σχολικές Χρονιές. ΣΗΜΕΙΩΣΗ: Αν κάποιος που θα χρησιμοποιήσει το πρόγραμμα αυτό, γνωρίζει και άλλο τρόπο εύρεσης και φύλαξης των φακέλλων, εκτός από όσα έχουμε αναφέρει πιο πάνω, είναι αποδεκτός, αρκεί να χωρίζονται κατά Σχολικές Χρονιές.

15

ΠΡΟΣΟΧΗ!!! Δεν επιτρέπεται αλλαγή στους μήνες, όπως αυτοί παρουσιάζονται στο κάτω μέρος του παραθύρου, είτε αυτόί αναφέρονται ολογράφως είτε με αριθμούς. Σε περίπτωση που εμφανίζονται ως επιλεγμένοι περισσότεροι του ενός μηνός, η πρώτη κίνηση που θα πρέπει να κάνετε αμέσως είναι να πατήσετε (click) σε ένα εικονίδιο οποιουδήποτε μήνα για να απενεργοποιηθεί η προηγούμενη επιλογή σας, που είναι η επιλογή όλων των μηνών. Ο λόγος είναι ότι οποιαδήποτε αλλαγή γίνει στα Κελιά, όταν είναι επιλεγμένοι περισσότεροι από ένας μήνας, τότε η αλλαγή γίνεται σε όλους τους μήνες που είναι επιλεγμένοι. (Group) Με την ενέργεια αυτή θα παρατηρήσουμε ότι επανέρχονται τα χρώματα σε όλους τους μήνες και αυτό σημαίνει ότι όλες οι ενέργειες μας μέχρι αυτή τη στιγμή είναι ορθές. Από τη στιγμή αυτή που το πρόγραμμα μας έχει ενεργοποιηθεί πλήρως τότε μπορούμε να επιλέξουμε το μήνα που μας αφορά και να πατήσουμε (click) στο εικονίδιο αυτού του μήνα, π.χ. στο Σεπτέμβριο. Θα παρατηρήσουμε ότι αμέσως ο μήνας αυτός χάνει το χρώμα του και τούτο σημαίνει ότι έχει ενεργοποιηθεί η επιλογή μας και μπορούμε να διεκπεραιώσουμε το Μισθολόγιο για το συγκεκριμένο μήνα. Ο επόμενος μήνας έχει ακριβώς τα ίδια στοιχεία με τον προηγούμενο μήνα. Μπορεί όμως ο επόμενος μήνας να τροποποιηθεί και να γίνουν οι αλλαγές με τα νέα στοιχεία των εργοδοτουμένων που πιθανό να υπάρχουν. Π.χ. η αύξηση ή η μείωση του προσωπικού και η συμπλήρωση των ατομικών τους στοιχείων, οι προσαυξήσεις που παραχωρούνται στους εργοδοτουμένους κατά το μήνα προσαύξησης τους (τροποποιείται ο Βασικός Μισθός), η αλλαγή του Τιμαρίθμου η οποία γίνεται κάθε Ιανουάριο και Ιούλιο. (ο ισχύων Τιμάριθμος τοποθετείται απαραίτητα κάθε Σεπτέμβριο, ως η αρχή της Σχολικής Χρονιάς). Γενικά γίνονται οποιεσδήποτε αλλαγές επέλθουν στο Βασικό Μισθό, στις Αποκοπές των Εργοδοτουμένων καθώς και στις Εισφορές του Εργοδότη. Σε περίπτωση ολιγόχρονης απουσίας ενός ή περισσοτέρων από τους Εργοδοτουμένους, με βεβαιότητα επιστροφής τους στην Υπηρεσία, τότε δε διαγράφουμε το όνομα τους από το Μισθολόγιο, απλά διαγράφουμε το Βασικό τους Μισθό και έτσι απενεργοποιούνται όλες οι πράξεις που αφορούν υπολογισμό της Μισθοδοσίας των συγκεκριμένων Εργοδοτουμένων. Όταν επανέλθουν στην Υπηρεσία και αναλάβουν τα καθήκοντα τους, τότε απλά επανατοποθετούμε το Βασικό Μισθό τους στη θέση του και το όλο σύστημα ενεργοποιείται όπως ήταν και πριν από τη διακοπή. Σημείωση: α) Οι Βοηθοί Συνοδοί δεν έχουν τιμάριθμο – (Μόνο Βασικό) β) Κάθε μήνας γίνεται save. γ) Συμπληρωμένο παράδειγμα μισθολογίου για το μήνα Μάιο δ) Συμπληρωμένο παράδειγμα μισθολογίου 13ου Μισθού. Εκπόνηση Προγράμματος: Χαράλαμπος Ομήρου, Συνταξιούχος Επιμελητής Προγραμματισμός: Μαρία Νεοφύτου, Επιμελήτρια