Ετοιμάζοντας ένα αρχείο

στο Excel για καταχώρηση

δεδομένων έρευνας

Για τις έρευνες του μαθήματος Σ.Υ.Α. 2014

Ε. Κρασαδάκη

Πότε ετοιμάζω το αρχείο καταχώρησης;

Μπορώ να το ετοιμάσω μόλις οριστικοποιηθεί το ερωτηματολόγιο της έρευνας.

Ή μπορώ να το ετοιμάσω όταν έχω συγκεντρώσει ένα αριθμό συμπληρωμένων

ερωτηματολογίων.

Ποτέ δεν το ετοιμάζω πριν την οριστικοποίηση του ερωτηματολογίου διότι αν

γίνουν αλλαγές θα πρέπει να κάνω τις αντίστοιχες αλλαγές και στο αρχείο

καταχωρήσεων στο Excel.

Τι πρέπει να κάνω;

Πρέπει να ανοίξεις το Excel. Σε ένα κενό κελί, για παράδειγμα στο Β2 θα

γράψεις την πρώτη ερώτηση (πχ ΦΥΛΟ). Εάν η ερώτηση είναι μεγάλη, γράψε

μια-δυο λέξεις χαρακτηριστικές.

Στο διπλανό κελί C2 θα γράψεις την επόμενη ερώτηση (πχ ΗΛΙΚΙΑ), κλπ για

όλες τις ερωτήσεις του ερωτηματολογίου.

ΠΡΟΣΟΧΗ, εάν η ερώτηση είναι πολλαπλών επιλογών τότε δες οδηγίες στη

διαφάνεια 11.

Στη συνέχεια, κάτω από το κελί Β2 (στο κενό κελί Β3, Β4, κλπ) θα γράψεις τις

απαντήσεις της ερώτησης (πχ Ανδρας στο Β3 και Γυναίκα στο Β4). Δες ως

παράδειγμα, την επόμενη διαφάνεια.

Ερωτήσεις - απαντήσεις

Μπορείς να αρχίσεις τη σχεδίαση του αρχείου καταχώρησης

από το κελί Α2 για να καταχωρείς τον αριθμό

ερωτηματολογίου, ενώ το ερωτηματολόγιο ουσιαστικά

ξεκινάς να το σχεδιάζεις από το κελί Β2.

Τι κάνω μετά;

Όταν έχεις καταχωρήσει όλες τις ερωτήσεις και κάτω από κάθε ερώτηση τις απαντήσεις, τότε θα

σου πρότεινα να αντιγράψεις όλη την γραμμή 2 πιο κάτω, όπως φαίνεται στην εικόνα. Πρόσεξε

όταν κάνεις την επικόλληση να μην διαγραφούν κάποια από τα προηγούμενα που είχες περάσει

ήδη στο Excel.

Και τι κάνω μετά;

• Οταν έχεις αντιγράψει την γραμμή με τις ερωτήσεις, πηγαίνεις στο κενό

κελί κάτω από την 1η ερώτηση. Για παράδειγμα στο κελί Β14, το οποίο

είναι κενό.

• Από το Menu του Excel, πηγαίνεις στα Δεδομένα (Data) και επιλέγεις το

Data Validation.

Και τι κάνω στο Data Validation?

Από το Data Validation και την πρώτη καρτέλα Settings, επιλέγεις Λίστα (List) και στη συνέχεια

στο Source πρέπει να επιλέξεις τα κελιά από όπου θα διαβάζει το Excel τις απαντήσεις της

ερώτησης. Για να βρεις τα κελιά πάτα στο Source το κουμπί με το κόκκινο βελάκι στα δεξιά. Με

πάτημα και σύρσιμο θα επιλέξεις τα κελιά με τις απαντήσεις.

Εδώ φαίνεται στην εικόνα ότι οι απαντήσεις

είναι στα κελιά Β3 έως Β4.

Στο τέλος πατάς ΟΚ.

Δηλαδή τι έχω καταφέρει;

Εχεις για παράδειγμα δηλώσει ότι τις απαντήσεις στην ερώτηση ΦΥΛΟ θα τις

διαβάζει από τα κελιά Β3:B4 (δηλαδή θα διαβάζει Ανδρας ή Γυναίκα).

Επομένως, το κελί που ήταν κενό, τώρα έχει εμφανίσει στα δεξιά ένα βελάκι,

και όταν κάνεις κλικ στο κελί σου δίνει τη δυνατότητα να επιλέξεις είτε

Ανδρας είτε Γυναίκα. Στην εικόνα έχομε επιλέξει Ανδρας, διότι ήταν Ανδρας ο

ερωτώμενος.

Μπορώ να αντιγράψω αυτό που έκανα

στα παρακάτω κελιά;

Ναι, μπορείς. Αρκεί να πας στη κάτω δεξιά γωνία του κελιού (ο δείκτης του

ποντικού γίνεται μαύρος σταυρός) και με πάτημα και σύρσιμο μεταφέρεις τις

επιλογές Ανδρας – Γυναίκα και παρακάτω.

Πως κάνω την καταχώρηση του

ερωτηματολογίου;

Εάν έχεις ετοιμάσει το αρχείο καταχώρησης, σύμφωνα με τις προηγούμενες

οδηγίες, τότε δεν χρειάζεται να καταχωρήσεις τις απαντήσεις που έδωσαν οι

ερωτώμενοι αλλά να ΕΠΙΛΕΓΕΙΣ κάθε φορά από τη λίστα των απαντήσεων,

κάνοντας κλικ στο βελάκι που εμφανίζεται σε κάθε κελί στα δεξιά του.

Το ΑΡΧΕΙΟ ΣΟΥ είναι έτοιμο για να ξεκινήσεις να περνάς τα ερωτηματολόγια.

Προσοχή εάν έχεις ερωτήσεις πολλαπλής επιλογής (δηλαδή, σε κάθε ερώτηση

υπάρχουν πάνω από μια απαντήσεις, τότε δες την επόμενη διαφάνεια)

Έχεις ερωτήσεις πολλαπλής επιλογής;

Τότε σε κάθε μια πιθανή απάντηση θα πρέπει να αφιερώσεις μια ξεχωριστή στήλη στο Excel

(αρχείο καταχώρησης). Στο παράδειγμα, κάποιος μπορεί να επισκέφθηκε τα Χανιά (1), το

φαράγγι της Σαμαριάς (1), κλπ. Εάν όχι, τότε (0).

Είναι στη δική

σου ευχέρεια να

δηλώσεις είτε 1

ή τη λέξη ΝΑΙ, ή

τον αριθμό 0 και

εναλλακτικά τη

λέξη Όχι.

Τι διαστάσεις θα έχει ο πίνακας των

απαντήσεων; Προφανώς το αρχείο καταχώρησης θα εκτείνεται από το κελί Α2 και δεξιά του πολλά κελιά, όσος

είναι ο αριθμός των ερωτήσεων.

Επίσης, το αρχείο καταχώρησης θα εκτείνεται προς τα κάτω αρκετά διότι αφενός έχεις αφιερώσει

στην αρχή κάποια κελιά για τις ερωτήσεις-απαντήσεις και αφετέρου τα ερωτηματολόγια

καταχωρούνται ένα σε κάθε γραμμή.

Όταν τελειώσεις τη συμπλήρωση των δεδομένων-ερωτηματολογίων στο αρχείο, τότε το επόμενο

ζήτημα είναι η ανάλυση.

Καλή επιτυχία στη δημιουργία του αρχείου

καταχωρήσεων των ερωτηματολογίων σου !