Συγχώνευση Αλληλογραφίας

Η συγχώνευση εγγράφων είναι ένας έξυπνος τρόπος εξοικονόμησης χρόνου όταν χρειάζεται να διαμορφωθούν έγγραφα ή εκτυπώσεις που πρέπει να δοθούν σε πολλά και με διαφορετικά στοιχεία άτομα. Τέτοια παραδείγματα είναι οι ομαδικές επιστολές, οι διευθύνσεις φακέλων, οι ταχυδρομικές ετικέτες, τα βραβεία, οι έλεγχοι, τα ευχαριστήρια έγγραφα, φαξ με ηλεκτρονική διανομή κτλ.Θα δούμε πώς μπορούμε να γράψουμε ένα απλό (γενικό) γράμμα και στη συνέχεια να παράγουμε τόσα διαφορετικά γράμματα όσο το πλήθος των παραληπτών, στους οποίους θέλουμε να το αποστείλουμε, με τα στοιχεία αυτών μέσα στο γράμμα. Η διαδικασία που θα περιγράψουμε παρακάτω είναι ίδια για τις εξής περιπτώσεις :

Γράμμα (ή φόρμα επιστολών με πολλούς παραλήπτες ή ομαδική επιστολή, βλ. παραπάνω) Email μηνύματα : συγγραφή μηνύματος (όπως στο γράμμα) και δυνατότητα αποστολής στους παραλήπτες μέσω

email Φάκελοι : εκτύπωση φακέλων με διαφορετικές διευθύνσεις Ετικέτες : εκτύπωση ετικετών (εμπορικών καρτών) με διαφορετικές διευθύνσεις Κατάλογος : συλλογή ποικίλων αλλά συσχετιζόμενων πληροφοριών μέσα σε μία λίστα

Για να χρησιμοποιήσετε τη συγχώνευση εγγράφων θα πρέπει πρώτα να κατανοήσετε ποια είναι τα βασικά στοιχεία ενός τέτοιου εγγράφου. Αυτά είναι τα παρακάτω :α) κύριο έγγραφο : Περιέχει το κείμενο και τα στοιχεία που θα παραμείνουν σταθερά καθώς επίσης και κάποια πεδία σε γενική μορφή που μετά τη συνένωση θα λάβουν συγκεκριμένη τιμή και θα είναι ειδικά για καθέναν από τους παραλήπτες. Τα πεδία αυτά καλούνται πεδία συγχώνευσης. β) αρχείο προέλευσης δεδομένων : Σε αυτό βρίσκονται πληροφορίες των παραληπτών που θα αποδώσουν τιμή στα πεδία συγχώνευσης του κυρίου εγγράφου. Μπορεί να είναι αρχείο πίνακας του Word, του Excel ή της Access ή μία λίστα επαφών του Outlook.γ) δεδομένα συγχώνευσης : Είναι τα στοιχεία που μεταβάλλονται από παραλήπτη σε παραλήπτη.

Έστω ότι είμαστε σε ένα κενό έγγραφο στο οποίο θέλουμε να πληκτρολογήσουμε την επιστολή στη γενική της μορφή. Ακολουθούμε τα εξής βήματα :

1) Εργαλεία Συγχώνευση Αλληλογραφίας

2) Εκτελούμε τη Δημιουργία του κυρίου εγγράφου επιλέγοντας Φόρμα Επιστολών (Γράμμα). Αφού δεν έχουμε γράψει ακόμη το κείμενο επιλέγουμε Ενεργό παράθυρο για να αρχίσουμε την πληκτρολόγηση της επιστολής στο τρέχον (ήδη ανοιχτό) έγγραφο. Πληκτρολογήστε με γραμματοσειρά Arial, 14’ το ακόλουθο κείμενο:

¶Είμαστε στην ευχάριστη θέση να σας γνωστοποιήσουμε πως η εταιρία μας Α.Λ.Ε.Χ.Α είναι πλέον γεγονός. Σας προσκαλούμε στα κεντρικά γραφεία της εταιρίας μας που βρίσκονται στην οδό Κωνσταντινουπόλεως 37, Πάτρα την 10-10-2006 και ώρα 18:00μ.μ να παραβρεθείτε στα εγκαίνια της εταιρίας μας.¶Ευχαριστούμε εκ των προτέρων¶Με εκτίμηση,Πρόεδρος Α.Λ.Ε.Χ.Α, Ζάρρας Κωνσταντίνος¶

3) Για την επιλογή των παραληπτών, μπορεί να γίνει Λήψη Δεδομένων από τις εξής επιλογές : Δημιουργία αρχείου προέλευσης δεδομένων (ή Νέα λίστα) Άνοιγμα αρχείου προέλευσης δεδομένων (δηλ. χρησιμοποιώντας μία υπάρχουσα λίστα σε πίνακα του

Word, του Excel, της Access) Χρήση βιβλίου διευθύνσεων (ή Λίστα επαφών του Outlook)

Αφού δεν έχουμε δημιουργήσει ακόμη τη λίστα παραληπτών κάνουμε την 1η επιλογή και μας εμφανίζεται ένα παράθυρο με τα πιο ευρέως χρησιμοποιούμενα πεδία συγχώνευσης αλληλογραφίας (επώνυμο, όνομα, διεύθυνση κλπ). Μπορούμε να προσθέσουμε νέο πεδίο, να διαγράψουμε, να μετονομάσουμε ένα πεδίο, να τα αναδιατάξουμε. Χρησιμοποιήστε τη φόρμα για να προσθέσετε τις παρακάτω 5 εγγραφές : συμπληρώνετε τα στοιχεία του πρώτου παραλήπτη, πατάτε προσθήκη νέας, συμπληρώνετε τα στοιχεία του 2ου παραλήπτη κοκ. Κάντε Κλείσιμο όταν τελειώσετε και αποθηκεύστε στο σκληρό δίσκο τα δεδομένα με όνομα Παραλήπτες.

1/3

Συγχώνευση Αλληλογραφίας

Τίτλος Όνομα Επώνυμο Εταιρεία Διεύθυνση1 ΠόληΦίλε Αλέξανδρος Παυλίδης Suse Μαίζωνος 23 ΠάτραΣυμμαθητή Σωτήρης Τζουβέκας Suse Κωστή Παλαμά 15 ΚαματερόΣυνάδελφε Χρίστος Παπακωνσταντίνου ATEX Αγ. Αναργύρων 17 Αγ. ΑνάργυροιΦίλη Μαρία Νομικού ΕΛΤΑ Ιθάκης 88 ΓαλάτσιΓιατρέ Θανάσης Πετράκος AWEQ Δημοκρατίας 30 Αχαρναί

Αν σας εμφανισθεί παράθυρο με τη λίστα παραληπτών, για να τους συμπεριλάβετε όλους στην ομαδική επιστολή κάντε Επιλογή Όλων. Μέχρι αυτό το σημείο έχουμε φτιάξει το έγγραφο που θα είναι κοινό σε όλους τους παραλήπτες καθώς και τη λίστα αυτών.

4) Μετά θα πρέπει να προσθέσουμε τα πεδία συγχώνευσης σε κατάλληλα σημεία του κυρίου εγγράφου.

Μετακινούμε τον κέρσορα στο κατάλληλο σημείο του κυρίου εγγράφου και κάνουμε Εισαγωγή του πεδίου συγχώνευσης που θέλουμε. Κάντε τις κατάλληλες ενέργειες ώστε το κύριο έγγραφο να έχει την ακόλουθη μορφή:

«Εταιρεία»«Όνομα» «Επώνυμο»«Διεύθυνση1»«Πόλη»

Αγαπητέ(ή) «Τίτλος» «Όνομα» «Επώνυμο»

Είμαστε στην ευχάριστη θέση να σας γνωστοποιήσουμε πως η εταιρία μας Α.Λ.Ε.Χ.Α είναι πλέον γεγονός. Σας προσκαλούμε στα κεντρικά γραφεία της εταιρίας μας που βρίσκονται στην οδό Κωνσταντινουπόλεως 37, Πάτρα την 10-10-2006 και ώρα 18:00μ.μ να παραβρεθείτε στα εγκαίνια της εταιρίας μας.

Ευχαριστούμε εκ των προτέρων

Με εκτίμηση,Πρόεδρος Α.Λ.Ε.Χ.Α, Ζάρρας Κωνσταντίνος

Από το κουμπί Προβολή συγχωνευμένων δεδομένων μπορούμε να προβάλλουμε μία μία τις επιστολές και να μετακινηθούμε στην 1η , προηγούμενη, επόμενη ή τελευταία εγγραφή-παραλήπτη.5) Ολοκληρώνουμε την Συγχώνευση είτε εκτυπώνοντας, είτε αποθηκεύοντας σε νέο αρχείο τις επιστολές. Εδώ συμπεριλάβετε όλους τους παραλήπτες και αποθηκεύστε το νέο έγγραφο που περιέχει και τις 5 επιστολές με το όνομα Επιστολές παραληπτών.

2/3

Συγχώνευση ΑλληλογραφίαςΔραστηριότητα

1) Δημιουργήστε στο φάκελό σας το κύριο έγγραφο με όνομα ΥΠΗΡΕΣΙΑΚΟ ΣΗΜΕΙΩΜΑ και κείμενο το ακόλουθο (αφήστε σε 1η φάση κενή τη θέση των πεδίων συγχώνευσης)2) Μετά δημιουργήστε τη λίστα με όνομα ΛΙΣΤΑ ΜΑΘΗΤΩΝ στην οποία θα καθορίσετε, κάνοντας προσθήκη ονόματος, τα εξής πεδία : ΕΠΩΝΥΜΟ_ΜΑΘΗΤΗ,

ΟΝΟΜΑ_ΜΑΘΗΤΗ, ΕΠΩΝΥΜΟ_ΚΗΔΕΜΟΝΑ, ΟΝΟΜΑ_ΚΗΔΕΜΟΝΑ, ΔΙΕΘΥΝΣΗ, ΤΚ, ΠΟΛΗ, ΤΑΞΗ, ΤΜΗΜΑ, ΑΔΙΚΑΙΟΛΟΓΗΤΕΣ, ΔΙΚΑΙΟΛΟΓΗΜΕΝΕΣ, ΣΥΝΟΛΟ.

Καταργήστε τα υπόλοιπα ονόματα. 3) Καταχωρήστε δικές σας εγγραφές. 4) Προσθέστε στο κύριο έγγραφο τα πεδία συγχώνευσης. Κάντε προβολή των υπηρεσιακών σημειωμάτων.5) Συγχωνεύστε και αποθηκεύστε όλα τα υπηρεσιακά σημειώματα σε ένα νέο έγγραφο με το αντ/χο όνομα.

1ο ΕΠΑΛ ΑΘΗΝΩΝ Σχολικό έτος :Τσίλλερ & Ρως 1 Αρ. Πρωτ.111 44 Α. ΠατήσιαΤηλ. 210 2114750 Ημερομηνία :

ΥΠΗΡΕΣΙΑΚΟ ΣΗΜΕΙΩΜΑ ΑΠΟΥΣΙΩΝ

Σας πληροφορούμε ότι ο/η μαθητής(τρια) «ΕΠΩΝΥΜΟ_ΜΑΘΗΤΗ» «ΟΝΟΜΑ_ΜΑΘΗΤΗ» του σχολείου μας που φοιτά στην τάξη «ΤΑΞΗ» , τμήμα «ΤΜΗΜΑ» από την αρχή του σχολικού έτους μέχρι σήμερα έχει συνολικά «ΣΥΝΟΛΟ» απουσίες από τις οποίες οι «ΑΔΙΚΑΙΟΛΟΓΗΤΕΣ» είναι αδικαιολόγητες και οι «ΔΙΚΑΙΟΛΟΓΗΜΕΝΕΣ» δικαιολογημένες.

Σας υπενθυμίζουμε ότι σύμφωνα με το άρθρο 3 του ΠΔ 485/83Α) με πάνω από 64 αδικαιολόγητες απουσίες ο μαθητής απορρίπτεταιΒ) πρέπει να έρχεσθε στο σχολείο το 1ο δεκαήμερο κάθε μήνα για να ενημερώνεστε σχετικά με τη φοίτηση του μαθητή.

Ο ΥΠΕΥΘΥΝΟΣ ΚΑΘΗΓΗΤΗΣ

6) Δημιουργήστε ένα κύριο έγγραφο με είδος «Φάκελοι» 7) Κάντε λήψη δεδομένων και άνοιγμα της ήδη υπάρχουσας λίστας μαθητών6) Διαμόρφωση κύριου εγγράφου : καθορίστε τις επιλογές του παραθύρου (πχ Γραμματοσειρά παραλήπτη Arial Narrow, 14’)

7) Εισάγετε τα στοιχεία του κηδεμόνα-παραλήπτη όπως στο παράθυρο. Αποθηκεύστε με όνομα φάκελοι κηδεμόνων.

3/3