Α. ΣΤΟΙΧΕΙΑ ΕΓΓΡΑΦΟΥ

Κωδικός Δ 01

Τίτλος ΔΙΑΧΕΙΡΙΣΗ ΕΓΓΡΑΦΩΝ ΚΑΙ ΑΡΧΕΙΩΝ

Σκοπός Η παρούσα Διαδικασία περιγράφει:

τον τρόπο με τον οποίο εκδίδονται, αναθεωρούνται, εγκρίνονται και διανέμονται τα έγγραφα του Συστήματος Διαχειριστικής Επάρκειας της εταιρίας έτσι ώστε να διασφαλίζεται ότι είναι εγκεκριμένα, έχει διανεμηθεί η τελευταία τους έκδοση και οι μη ισχύουσες εκδόσεις έχουν αποσυρθεί

τον τρόπο με τον οποίο καθιερώνονται και φυλάσσονται τα αρχεία της εταιρίας

τον τρόπο με τον οποίο τηρείται το πρωτόκολλο της εταιρίας

τον τρόπο με τον οποίο διαβαθμίζονται τα έγγραφα και τα αρχεία της εταιρίας

τον καθορισμό των υπευθυνοτήτων διαχείρισης των εγγράφων και αρχείων της εταιρείας

Έκδοση 1η

Ημνία Έγκρισης 17/06/2010

Έγκριση 1η …………………

Έγκριση 2η …………………

Διαχείριση Εγγράφων και Αρχείων Δ 01

Β. ΡΟΗ ΚΑΙ ΠΕΡΙΓΡΑΦΗ ΔΙΑΔΙΚΑΣΙΑΣ

Β.1 Διαχείριση Εγγράφων

Β1.1 Είδη Εγγράφων

Τα έγγραφα που σχετίζονται με το Σύστημα Διαχειριστικής Επάρκειας (ΣΔΕΠ) της εταιρείας είναι:

Εγχειρίδιο ΣΔΕΠ Προδιαγραφές Υπηρεσιών Διαδικασίες και Οδηγίες του ΣΔΕΠ Πολιτική ΣΔΕΠ Εξωτερικά έγγραφα (π.χ. κανονισμοί, νομοθεσία, πρότυπα κλπ)

Β1.2 Δημιουργία Εγγράφων

1. Δημιουργία εγγράφου.

Η ανάγκη για δημιουργία και καταγραφή ενός εγγράφου, εντοπίζεται από τα στελέχη του Τμήματος τα οποία και εισηγούνται σχετικά στον επικεφαλής του Τμήματος. Ο επικεφαλής του Τμήματος εγκρίνει ή όχι την εισήγηση (προφορικά) και ορίζει και τον αρχικό συντάκτη του.

Η μορφή του εγγράφου είναι σύμφωνη με τη μορφή της παρούσας διαδικασίας (Header, Footer, Εγκρίσεις, Δομή). Ο Τίτλος του ηλεκτρονικού αρχείου έχει την μορφή «Κωδικός_Τίτλος_Αριθμός Έκδοσης»

Έκδ 1η/ 17.06.2010 Σε περίπτωση εκτύπωσης, το παρόν έγγραφο ενδέχεται να μην ισχύει.

Η ισχύουσα έκδοση βρίσκεται στο ISOPRO..

2/5

1. Δημιουργία εγγράφου

2. Έγκριση εγγράφου

3. Καταχώρηση εγγράφου

4. Διανομή / Πρόσβαση

Επικεφαλής τμήματος

Επικεφαλής τμήματοςΈγγραφο

Υπεύθυνος ΣΔΕΠMaster File, ISO PRO

Υπεύθυνος ΣΔΕΠISO PRO

Διαχείριση Εγγράφων και Αρχείων Δ 01

2. Έγκριση εγγράφου.

Κάθε έγγραφο απαιτεί τουλάχιστον δύο (2) εγκρίσεις, του επικεφαλής του Τμήματος και του Υπεύθυνου ΣΔΕΠ.

Η έγκριση αποδεικνύεται με την υπογραφή των ανωτέρω στην 1η σελίδα κάθε εγγράφου και μονογραφή σε όλες τις υπόλοιπες σελίδες.

3. Καταχώρηση εγγράφου.

Ο Υπεύθυνος ΣΔΕΠ καταχωρεί στο Master File το έγγραφο με τις πρωτότυπες υπογραφές και επισυνάπτεται στο ISOPRO το ηλεκτρονικό αρχείο με τη μορφή που αναφέρεται στο βήμα 1 («Κωδικός_Τίτλος_Αριθμός Έκδοσης»).

4. Διανομή / Πρόσβαση.

Η διανομή του εγγράφου γίνεται ηλεκτρονικά και όλοι οι εργαζόμενοι έχουν πρόσβαση μόνο στην ισχύουσα έκδοση του κάθε εγγράφου.

Όπου απαιτείται φυσική (έντυπη) διανομή των εγγράφων, τότε γίνεται σχετική καταγραφή από τον Υπεύθυνο ΣΔΕΠ στο ISOPRO ώστε σε περίπτωση αναθεώρησης να είναι δυνατή η έγκαιρη και ασφαλής αντικατάσταση των εγγράφων αυτών.

Β1.3 Τροποποιήσεις / Αναθεωρήσεις Εγγράφων

Οποιαδήποτε αλλαγή / αναθεώρηση στα έγγραφα ακολουθεί την ίδια διαδικασία με αυτή της δημιουργίας των Εγγράφων (βλ. Β 1.2)

Ο Υπεύθυνος ΣΔΕΠ οφείλει να αντικαταστήσει το παλαιό έγγραφο που βρίσκεται σε ηλεκτρονική μορφή με τη νέα έκδοσή του και να ενημερώσει σχετικά όλους τους εμπλεκόμενους (όσους έχουν λάβει το έγγραφο σε έντυπη μορφή).

Η νέα έκδοση φαίνεται στο υποσέλιδο κάθε εγγράφου. Επιπλέον τροποποιείται αναλόγως ο αριθμός έκδοσης και η ημερομηνία ενάρξεως ισχύος του εγγράφου.

Σε περίπτωση διατήρησης παλαιών εκδόσεων ισχύουν τα κάτωθι:

i. Ηλεκτρονικά έγγραφα:

Τοποθετούνται σε ξεχωριστό folder και στο ιστορικό του ISOPRO

Μετονομάζονται ώστε στον τίτλο τους να περιληφθεί η λέξη «ΑΚΥΡΟ»

ii. Έντυπα έγγραφα:

Σημαίνονται με τη λέξη ΑΚΥΡΟ σε όλες τις Σελίδες τους.

Έκδ 1η/ 17.06.2010 Σε περίπτωση εκτύπωσης, το παρόν έγγραφο ενδέχεται να μην ισχύει.

Η ισχύουσα έκδοση βρίσκεται στο ISOPRO..

3/5

Διαχείριση Εγγράφων και Αρχείων Δ 01

Β.2 Διαχείριση Αρχείων

Β 2.1 Κανόνες Διαχείρισης Αρχείων

Τα αρχεία βρίσκονται σε έντυπη ή / και σε ηλεκτρονική μορφή.

Ως αρχεία θεωρούνται και οι πληροφορίες που είναι αποθηκευμένες στο ISOPRO

Τα αρχεία ταυτοποιούνται μέσω του τίτλου τους ή / και του κωδικού τους.

Η διάρκεια τήρησης, ο τρόπος τήρησης, και η τελική διάθεση των αρχείων περιγράφονται στο τέλος κάθε εγγράφου στην ενότητα Γ «ΤΗΡΟΥΜΕΝΑ ΑΡΧΕΙΑ».

Β 2.2 Αρχειοθέτηση

Τα αρχεία που αφορούν έργα της εταιρείας βρίσκονται σε ηλεκτρονική ή / και φυσική (έντυπη) μορφή.

Όλα τα ηλεκτρονικά αρχεία αποθηκεύονται με βάση την τυποποιημένη δομή της εταιρείας η οποία είναι:

“CLIENT NAME”

“PRODUCT CATEGORY”

“BRAND – YEAR”

“BRIEF”

“PROPOSALS – PRESENTATIONS”

“APPROVALS”

“REPORTS”

“MISCELLANEOUS”

Τα e_mail αρχειοθετούνται σε ξεχωριστούς φακέλους ανά πελάτη στο πρόγραμμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου. Τα σημαντικά e_mail (π.χ) παραδοτέα)αποθηκεύονται και στον ηλεκτρονικό φάκελο του έργου.

Β.3 Πρωτόκολλο

Όλα τα αρχεία που σχετίζονται με την σύμβαση (παραδοτέα, εγκρίσεις, προτάσεις, κλπ) πρωτοκολλούνται με ευθύνη του αποστολέα (αν πρόκειται για εξερχόμενο) ή του παραλήπτη (αν πρόκειται για εισερχόμενο) στο πρωτόκολλο της εταιρείας.

Ως αριθμός πρωτοκόλλου θεωρείται και ο αριθμός Job Number όπου αυτός υπάρχει.

Τα αντίστοιχα e_mail που αποστέλλονται εκτός εταιρείας αναφέρουν στο θέμα, εκτός των άλλων και τον αριθμό πρωτοκόλλου.

Έκδ 1η/ 17.06.2010 Σε περίπτωση εκτύπωσης, το παρόν έγγραφο ενδέχεται να μην ισχύει.

Η ισχύουσα έκδοση βρίσκεται στο ISOPRO..

4/5

Διαχείριση Εγγράφων και Αρχείων Δ 01

Γ. ΤΗΡΟΥΜΕΝΑ ΑΡΧΕΙΑ

Κωδικός Τίτλος Τρόπος Τήρησης Διάρκεια τήρησης Τελική Διάθεση

ISO PRO

Master File

Έκδ 1η/ 17.06.2010 Σε περίπτωση εκτύπωσης, το παρόν έγγραφο ενδέχεται να μην ισχύει.

Η ισχύουσα έκδοση βρίσκεται στο ISOPRO..

5/5