Περιεχόµενα -...

26

Transcript of Περιεχόµενα -...

Page 1: Περιεχόµενα - external.webstorage.grexternal.webstorage.gr/images/Books-PDF/9789604610549.pdf · 7 Περιεχόµενα Ευχαριστίες.....17
Page 2: Περιεχόµενα - external.webstorage.grexternal.webstorage.gr/images/Books-PDF/9789604610549.pdf · 7 Περιεχόµενα Ευχαριστίες.....17
Page 3: Περιεχόµενα - external.webstorage.grexternal.webstorage.gr/images/Books-PDF/9789604610549.pdf · 7 Περιεχόµενα Ευχαριστίες.....17

7

Περιεχόµενα

Ευχαριστίες...................................................................................................... 17

1 Λίγα λόγια για το βιβλίο............................................................ 19

Χωρίς τεχνική ορολογία! .................................................................................. 19

Σύντοµη παρουσίαση ...................................................................................... 20

Τι νέο υπάρχει στο Office 2007;....................................................................... 23

Μερικές υποθέσεις........................................................................................... 25

Μία τελευταία λέξη (ή και δύο) ......................................................................... 26

2 Εργασία στο Office ................................................................... 27

Τι υπάρχει στο Office....................................................................................... 28

Αποφάσεις στα πλαίσια διαλόγου.................................................................... 29

Χρήση της Κορδέλας ....................................................................................... 30

Χρήση µενού και γραµµών εργαλείων ............................................................. 32

Χρήση µόνο του πληκτρολογίου ...................................................................... 34

Μετακίνηση και αντιγραφή περιεχοµένου ........................................................ 36

Λήψη βοήθειας ................................................................................................ 38

Αποθήκευση της εργασίας σας........................................................................ 39

Οι µορφές αρχείων του Office.......................................................................... 40

3 Συνηθισµένες εργασίες στο Office .......................................... 41

Εργασία µε παλαιότερα έγγραφα..................................................................... 42

Εισαγωγή ειδικών χαρακτήρων ....................................................................... 43

Εισαγωγή εικόνων ........................................................................................... 44

Αλλαγή µεγέθους εικόνας ................................................................................ 45

Επεξεργασία εικόνας ....................................................................................... 46

Προσθήκη σχηµάτων....................................................................................... 48

Προσθήκη εικόνων clip art ............................................................................... 49

Μορφοποίηση σχηµάτων................................................................................. 50

Page 4: Περιεχόµενα - external.webstorage.grexternal.webstorage.gr/images/Books-PDF/9789604610549.pdf · 7 Περιεχόµενα Ευχαριστίες.....17

8 Ελληνικό 2007 Microsoft Office System µε µια µατιά

Εισαγωγή ηµεροµηνίας και ώρας .................................................................... 51

∆ηµιουργία καλλιτεχνικού κειµένου.................................................................. 52

Εισαγωγή διαγραµµάτων σχέσεων.................................................................. 54

∆ιεξαγωγή έρευνας για ένα θέµα ..................................................................... 56

4 Προβολή και επεξεργασία κειµένου στο Word ...................... 57

Περιήγηση στα στοιχεία του Word 2007 .......................................................... 58

∆ηµιουργία νέου εγγράφου.............................................................................. 60

Σύνθεση διαφορετικών τύπων εγγράφων........................................................ 61

Οι προβολές του Word .................................................................................... 62

Ανάγνωση εγγράφου ....................................................................................... 64

Επεξεργασία κειµένου ..................................................................................... 65

Εύρεση κειµένου.............................................................................................. 66

Αντικατάσταση κειµένου .................................................................................. 67

Ορθογραφικός και γραµµατικός έλεγχος ......................................................... 68

Αυτόµατη διόρθωση κειµένου .......................................................................... 70

Προσθήκη αριθµών σελίδων............................................................................ 71

Εναλλακτικοί τρόποι εκτέλεσης εργασιών........................................................ 72

Σήµανση και αναθεώρηση αλλαγών σε ένα έγγραφο ...................................... 74

Σύγκριση εγγράφων σε παράθεση .................................................................. 76

5 Μορφοποίηση στο Word.......................................................... 77

Έλεγχος της εµφάνισης: Θέµατα, στυλ, και γραµµατοσειρές........................... 78

Καθορισµός της συνολικής εµφάνισης............................................................. 79

Μορφοποίηση κειµένου ................................................................................... 80

Χρήση οποιουδήποτε στυλ .............................................................................. 81

Αλλαγή γραµµατοσειρών χαρακτήρων ............................................................ 82

Ορισµός στοίχισης παραγράφου ..................................................................... 83

Προσαρµογή του διάστιχου παραγράφων....................................................... 84

Εσοχή παραγράφου ........................................................................................ 86

Μορφοποίηση µε στηλοθέτες .......................................................................... 87

Εφέ χαρακτήρων και ειδική µορφοποίηση ....................................................... 88

Αντιγραφή µορφοποίησης ............................................................................... 89

Page 5: Περιεχόµενα - external.webstorage.grexternal.webstorage.gr/images/Books-PDF/9789604610549.pdf · 7 Περιεχόµενα Ευχαριστίες.....17

Περιεχόµενα 9

∆ηµιουργία λίστας µε κουκκίδες ή αριθµηµένης λίστας ................................... 90

Μορφοποίηση λίστας....................................................................................... 91

∆ηµιουργία πίνακα από το µηδέν .................................................................... 92

Χρήση προσχεδιασµένου πίνακα .................................................................... 93

∆ηµιουργία πίνακα από υπάρχον κείµενο ....................................................... 94

Προσθήκη ή αφαίρεση γραµµών και στηλών................................................... 95

Μορφοποίηση πίνακα...................................................................................... 96

Βελτίωση της διάταξης µε συλλαβισµό ............................................................ 97

∆ιάταξη σελίδας ............................................................................................... 98

Αλλαγή προσανατολισµού σελίδας σε ένα έγγραφο...................................... 100

Ροή κειµένου σε στήλες ................................................................................. 101

∆ηµιουργία κεφαλαίων................................................................................... 102

Αναδίπλωση κειµένου γύρω από γραφικά..................................................... 103

∆ηµιουργία επαναλαµβανόµενης κεφαλίδας.................................................. 104

Ταξινόµηση των πληροφοριών σας............................................................... 105

Αναδιοργάνωση εγγράφου ............................................................................ 106

6 Χρήση ειδικού περιεχοµένου στο Word ............................... 107

Εισαγωγή εξωφύλλου .................................................................................... 108

Αρίθµηση επικεφαλίδων ................................................................................ 109

Προσθήκη αριθµών γραµµών........................................................................ 110

Εισαγωγή πληροφοριών µε έξυπνες ετικέτες ................................................ 111

Εισαγωγή εξισώσεων .................................................................................... 112

Προσθήκη ένθετου κειµένου ή παράθεσης φράσης....................................... 113

Εισαγωγή υδατογραφήµατος......................................................................... 114

∆ηµιουργία υποσηµειώσεων και σηµειώσεων τέλους ................................... 115

Εισαγωγή µιας βιβλιογραφικής αναφοράς ..................................................... 116

∆ηµιουργία πίνακα περιεχοµένων ................................................................. 118

Εκτύπωση φακέλων ...................................................................................... 119

Εκτύπωση ετικέτας αλληλογραφίας ............................................................... 120

Συγχώνευση αλληλογραφίας: Ευλογία και κατάρα ........................................ 121

∆ηµιουργία µιας φόρµας επιστολής............................................................... 122

Ολοκλήρωση του εγγράφου σας.................................................................... 124

Page 6: Περιεχόµενα - external.webstorage.grexternal.webstorage.gr/images/Books-PDF/9789604610549.pdf · 7 Περιεχόµενα Ευχαριστίες.....17

10 Ελληνικό 2007 Microsoft Office System µε µια µατιά

7 Εργασία µε το Excel................................................................ 125

Περιήγηση στα στοιχεία του Excel ................................................................. 126

Καταχώριση δεδοµένων ................................................................................ 127

Επεξεργασία δεδοµένων ............................................................................... 128

Οι εκκεντρικότητες του Excel ......................................................................... 129

Χρήση προκαθορισµένου βιβλίου εργασίας .................................................. 130

Μορφοποίηση κελιών .................................................................................... 131

Αλλαγή της συνολικής εµφάνισης .................................................................. 132

Μορφοποίηση αριθµών ................................................................................. 133

Μετακίνηση και αντιγραφή δεδοµένων .......................................................... 134

Προσθήκη και διαγραφή στηλών και γραµµών .............................................. 136

∆ηµιουργία σειράς ......................................................................................... 138

Απόκρυψη στηλών και γραµµών ................................................................... 139

∆ιαστάσεις κελιών.......................................................................................... 140

Οργάνωση φύλλων εργασίας ........................................................................ 142

∆ιαµόρφωση σελίδας..................................................................................... 144

Εκτύπωση φύλλου εργασίας.......................................................................... 146

Προσθήκη και εµφάνιση σχολίων .................................................................. 148

8 Ανάλυση και παρουσίαση δεδοµένων στο Excel................ 149

∆ηµιουργία πίνακα......................................................................................... 150

Αναφορές κελιών, τύποι, και συναρτήσεις ..................................................... 152

Αριθµητικές πράξεις....................................................................................... 154

Άθροιση δεδοµένων....................................................................................... 156

∆ηµιουργία σειράς υπολογισµών................................................................... 157

Εκτέλεση υπολογισµών µε συναρτήσεις........................................................ 158

Αντιµετώπιση προβληµάτων σε τύπους ........................................................ 160

Ταξινόµηση δεδοµένων ................................................................................. 162

Φιλτράρισµα δεδοµένων................................................................................ 163

∆ιαχωρισµός δεδοµένων σε στήλες............................................................... 164

∆ηµιουργία µερικών αθροισµάτων................................................................. 165

Σύνοψη δεδοµένων µε Συγκεντρωτικό Πίνακα .............................................. 166

Εµφάνιση σχετικών τιµών.............................................................................. 168

Αυτόµατη επισήµανση συγκεκριµένων δεδοµένων ....................................... 169

Page 7: Περιεχόµενα - external.webstorage.grexternal.webstorage.gr/images/Books-PDF/9789604610549.pdf · 7 Περιεχόµενα Ευχαριστίες.....17

Περιεχόµενα 11

Προσαρµογή της µορφοποίησης υπό όρους ................................................. 170

Ανατοµία ενός γραφήµατος ........................................................................... 171

∆ηµιουργία γραφήµατος από τα δεδοµένα σας ............................................. 172

Μορφοποίηση γραφήµατος ........................................................................... 174

Προσαρµογή γραφήµατος ............................................................................. 176

Εξέταση δεδοµένων....................................................................................... 178

9 ∆ηµιουργία παρουσίασης του PowerPoint .......................... 179

Περιήγηση στα στοιχεία του PowerPoint ....................................................... 180

∆ηµιουργία παρουσίασης .............................................................................. 182

Εισαγωγή πίνακα........................................................................................... 184

Μετατροπή κειµένου σε γραφικό SmartArt .................................................... 185

Μετατροπή κειµένου σε WordArt ................................................................... 186

Προσθήκη διαφάνειας από άλλη παρουσίαση............................................... 187

Εισαγωγή πολυµέσων ................................................................................... 188

Μορφοποίηση διαφάνειας.............................................................................. 190

Προσθήκη κίνησης σε στοιχεία διαφάνειας .................................................... 192

Προσαρµογή της κίνησης .............................................................................. 194

Προσθήκη ενέργειας σε διαφάνεια................................................................. 195

Επεξεργασία παρουσίασης ........................................................................... 196

Επανάληψη περιεχοµένου σε κάθε διαφάνεια ............................................... 198

Προσθήκη εφέ εναλλαγής διαφανειών........................................................... 199

Τροποποίηση της προεπιλεγµένης διάταξης ................................................. 200

∆ηµιουργία άλµπουµ φωτογραφιών .............................................................. 202

10 Παρουσίαση διαφανειών του PowerPoint ............................ 203

Προσθήκη σηµειώσεων οµιλητή .................................................................... 204

Εκτύπωση σηµειώσεων για το ακροατήριο ................................................... 206

Οι κίνδυνοι µιας παρουσίασης ....................................................................... 207

Εκτέλεση παρουσίασης ................................................................................. 208

Εκτέλεση παρουσίασης σε δύο οθόνες ......................................................... 210

Προσαρµογή παρουσίασης ........................................................................... 211

Ηχογράφηση αφήγησης................................................................................. 212

Page 8: Περιεχόµενα - external.webstorage.grexternal.webstorage.gr/images/Books-PDF/9789604610549.pdf · 7 Περιεχόµενα Ευχαριστίες.....17

12 Ελληνικό 2007 Microsoft Office System µε µια µατιά

Χρονισµός παρουσίασης ............................................................................... 213

∆ηµιουργία διαφορετικών εκδόσεων µιας παρουσίασης διαφανειών ............ 214

∆ηµιουργία προβολής διαφανειών για διανοµή ............................................. 215

Μεταφορά παρουσίασης................................................................................ 216

Χρήση κουµπιών περιήγησης........................................................................ 217

∆ηµιουργία εικόνων από τις διαφάνειές σας .................................................. 218

Αναθεώρηση παρουσίασης ........................................................................... 219

Αλλαγή ρυθµίσεων προβολής παρουσίασης ................................................. 220

11 Εργασία µε µηνύµατα στο Outlook ....................................... 221

Περιήγηση στα στοιχεία των µηνυµάτων του Outlook.................................... 222

Αποστολή µηνύµατος .................................................................................... 224

Παραλαβή και ανάγνωση µηνυµάτων............................................................ 226

Απάντηση σε µήνυµα και προώθηση µηνύµατος .......................................... 227

Αποστολή ή λήψη αρχείου............................................................................. 228

Μορφοποίηση µηνυµάτων ηλεκτρονικού ταχυδροµείου ................................ 230

∆ιαχείριση µηνυµάτων ................................................................................... 232

Προσθήκη υπογραφής σε µηνύµατα ............................................................. 234

∆ιευθέτηση συνδροµών RSS......................................................................... 235

Ανάγνωση στοιχείων RSS ............................................................................. 235

∆ιευθέτηση λογαριασµών ηλεκτρονικού ταχυδροµείου.................................. 236

Αποστολή χρονοδιαγράµµατος µε ηλεκτρονικό ταχυδροµείο ........................ 238

Βασικές έννοιες κρυπτογράφησης µηνυµάτων .............................................. 240

12 Οργάνωση µε το Outlook ....................................................... 241

Περιήγηση στα στοιχεία του Outlook ............................................................. 242

Παρακολούθηση του χρονοδιαγράµµατός σας .............................................. 244

Κοινή χρήση ηµερολογίων............................................................................. 246

Εµφάνιση χρονοδιαγράµµατος οµάδας ......................................................... 248

Προγραµµατισµός σύσκεψης......................................................................... 250

∆ιαχείριση των επαφών σας .......................................................................... 252

Παρακολούθηση των εργασιών σας .............................................................. 254

Ανάθεση εργασιών......................................................................................... 256

Καταγραφή σηµειώσεων................................................................................ 257

Page 9: Περιεχόµενα - external.webstorage.grexternal.webstorage.gr/images/Books-PDF/9789604610549.pdf · 7 Περιεχόµενα Ευχαριστίες.....17

Περιεχόµενα 13

∆ηµιουργία και αποστολή επαγγελµατικών καρτών

µε ηλεκτρονικό ταχυδροµείο .......................................................................... 258

Προσαρµογή του Outlook .............................................................................. 260

13 ∆ηµιουργία δηµοσίευσης στο Publisher .............................. 261

Περιήγηση στα στοιχεία του Publisher ........................................................... 262

∆ηµιουργία δηµοσίευσης µε βάση µια σχεδίαση............................................ 263

∆ηµιουργία δηµοσίευσης από το µηδέν......................................................... 264

Προσθήκη κειµένου ....................................................................................... 265

Ροή κειµένου µεταξύ πλαισίων κειµένου........................................................ 266

Προσαρµογή του κειµένου σας...................................................................... 268

Προσθήκη πίνακα .......................................................................................... 269

Επανάληψη αντικειµένων σε κάθε σελίδα...................................................... 270

Τροποποίηση εικόνας.................................................................................... 271

Μορφοποίηση αντικειµένου ........................................................................... 272

Προσθήκη αντικειµένου σχεδίασης................................................................ 273

∆ιάταξη αντικειµένων στη σελίδα................................................................... 274

Στοίβαξη και οµαδοποίηση αντικειµένων....................................................... 276

Ροή κειµένου γύρω από αντικείµενο.............................................................. 277

Επαναχρησιµοποίηση περιεχοµένου............................................................. 278

Εισαγωγή των επαγγελµατικών σας στοιχείων.............................................. 279

∆ηµιουργία τοποθεσίας Ιστού στο Publisher ................................................. 280

Επανέλεγχος της δηµοσίευσής σας............................................................... 282

Αποστολή δηµοσίευσης ως µήνυµα ηλεκτρονικού ταχυδροµείου.................. 283

Εκτύπωση της δηµοσίευσης .......................................................................... 284

14 Εργασία στην Access............................................................. 285

Περιήγηση στα στοιχεία της Access............................................................... 286

Τι είναι µια σχεσιακή βάση δεδοµένων; ......................................................... 288

Χρήση υπάρχουσας βάσης δεδοµένων ......................................................... 289

∆ηµιουργία βάσης δεδοµένων από πρότυπο ................................................ 290

Προσθήκη πίνακα σε βάση δεδοµένων ......................................................... 292

Τροποποίηση πίνακα..................................................................................... 293

Page 10: Περιεχόµενα - external.webstorage.grexternal.webstorage.gr/images/Books-PDF/9789604610549.pdf · 7 Περιεχόµενα Ευχαριστίες.....17

14 Ελληνικό 2007 Microsoft Office System µε µια µατιά

Προσθήκη δεδοµένων σε πίνακα................................................................... 294

Μορφές αρχείων της Αccess ......................................................................... 295

Εισαγωγή δεδοµένων .................................................................................... 296

Εξαγωγή δεδοµένων...................................................................................... 298

Ορισµός σχέσεων µεταξύ πινάκων................................................................ 299

∆ηµιουργία φόρµας........................................................................................ 300

∆ηµιουργία έκθεσης από τα δεδοµένα........................................................... 302

Εξαγωγή πληροφοριών από µια βάση δεδοµένων (Ερωτήµατα) .................. 304

Ανάλυση δεδοµένων µε Συγκεντρωτικό Γράφηµα ......................................... 306

Συλλογή δεδοµένων µε χρήση ηλεκτρονικού ταχυδροµείου .......................... 308

Προσαρµογή της Access ............................................................................... 310

15 Ανταλλαγή δεδοµένων µεταξύ προγραµµάτων................... 311

Εισαγωγή δεδοµένων του Excel σε έγγραφο, δηµοσίευση ή παρουσίαση .... 312

Εισαγωγή γραφήµατος του Excel σε έγγραφο, δηµοσίευση ή παρουσίαση .. 314

Ανάλυση πίνακα του Word στο Excel ............................................................ 315

Χρήση του Word για προετοιµασία κειµένου του PowerPoint........................ 316

Προετοιµασία σηµειώσεων ακροατηρίου του PowerPoint στο Word ............. 317

Εισαγωγή προβολής διαφανειών του PowerPoint

σε έγγραφο, φύλλο εργασίας, ή δηµοσίευση ................................................. 318

Χρήση του Publisher για την παρουσίαση εγγράφου του Word..................... 319

Χρήση του Word για την προετοιµασία κειµένου του Publisher..................... 320

Χρήση του Word για την παρουσίαση δεδοµένων της Access ...................... 321

Ανάλυση δεδοµένων της Access στο Excel................................................... 322

Προσθήκη δεδοµένων του Excel σε βάση δεδοµένων της Access................ 323

Xρήση δεδοµένων της Access σε συγχώνευση αλληλογραφίας ................... 324

Χρήση της λίστας επαφών σας σε συγχώνευση αλληλογραφίας................... 325

∆ηµιουργία εγγράφων PDF ή XPS ................................................................ 326

∆ηµιουργία µιας εικόνας της εργασίας σας.................................................... 328

Προβολή και σχολιασµός σαρωµένης εικόνας ή φαξ..................................... 329

Μετατροπή σαρωµένου εγγράφου σε κείµενο ............................................... 330

Σάρωση εγγράφου......................................................................................... 331

∆ιαχείριση και επεξεργασία των εικόνων σας ................................................ 332

Σύνδεση µε αρχείο ή ιστοσελίδα .................................................................... 333

∆ιαχείριση εικόνων, βίντεο, και αρχείων ήχου ............................................... 334

Page 11: Περιεχόµενα - external.webstorage.grexternal.webstorage.gr/images/Books-PDF/9789604610549.pdf · 7 Περιεχόµενα Ευχαριστίες.....17

Περιεχόµενα 15

16 Προσαρµογή και προστασία του Office ............................... 335

Προσαρµογή της γραµµής εργαλείων Γρήγορης Πρόσβασης ....................... 336

Προσαρµογή του παραθύρου........................................................................ 338

Προσαρµογή της επεξεργασίας σας .............................................................. 340

Αλλαγή των πληροφοριών χρήστη ................................................................ 341

Προσαρµογή του ορθογραφικού και γραµµατικού ελέγχου ........................... 342

Προσαρµογή των ορθογραφικών σας λεξικών .............................................. 343

Αλλαγή της θέσης και του τύπου των αποθηκευµένων αρχείων ................... 344

Προστασία εγγράφου..................................................................................... 345

Προστασία εγγράφου, βιβλίου εργασίας, ή παρουσίασης

µε κωδικό πρόσβασης ................................................................................... 346

Υπογραφή εγγράφου ή βιβλίου εργασίας µε ορατή υπογραφή ..................... 348

Υπογραφή εγγράφου, βιβλίου εργασίας, ή παρουσίασης

µε ψηφιακό πιστοποιητικό ............................................................................. 350

Έλεγχος µακροεντολών, πρόσθετων, και χειριστηρίων ActiveX.................... 351

Λήψη πρόσθετων και άλλου δωρεάν λογισµικού........................................... 352

Προσθήκη ή αφαίρεση στοιχείων του Office .................................................. 353

Έλεγχος συµβατότητας.................................................................................. 354

Επιδιόρθωση του Office ................................................................................ 355

Ευρετήριο................................................................................. 357

Page 12: Περιεχόµενα - external.webstorage.grexternal.webstorage.gr/images/Books-PDF/9789604610549.pdf · 7 Περιεχόµενα Ευχαριστίες.....17
Page 13: Περιεχόµενα - external.webstorage.grexternal.webstorage.gr/images/Books-PDF/9789604610549.pdf · 7 Περιεχόµενα Ευχαριστίες.....17

27

Τι υπάρχει στο Office;

Αποφάσεις στα πλαίσια

διαλόγου

Χρήση της Κορδέλας

Χρήση µενού και

γραµµών εργαλείων

Χρήση µόνο του

πληκτρολογίου

Μετακίνηση και

αντιγραφή περιεχοµένου

Λήψη βοήθειας

Αποθήκευση της

εργασίας σας

Οι µορφές αρχείων του

Office

Σε αυτό το κεφάλαιο του βιβλίου θα αναφερθούµε στα διάφορα

προγράµµατα του 2007 Microsoft Office System — τις οµοιότητες

και τις διαφορές τους, και τους τρόπους µε τους οποίους λειτουρ-

γούν τόσο αυτόνοµα όσο και σε συνεργασία. Ανάλογα µε το ποια

έκδοση του Office χρησιµοποιείτε, µπορεί να έχετε µερικές ή όλες

τις εφαρµογές εγκατεστηµένες στον υπολογιστή σας. Όλα τα προ-

γράµµατα του Office έχουν κοινά στοιχεία, αλλά υπάρχουν δύο µε-

γάλες διαφορές τις οποίες θα παρατηρήσετε αµέσως. Κάποια προ-

γράµµατα χρησιµοποιούν τη νέα σχεδίαση, που περιλαµβάνει την

Κορδέλα και τις καρτέλες διαταγών και δεν περιλαµβάνει κανένα

µενού και καµία γραµµή εργαλείων, εκτός από ένα και µοναδικό

µενού και µία γραµµή εργαλείων. Τα άλλα προγράµµατα χρησιµο-

ποιούν τη σχεδίαση που βασίζεται στα µενού, µε την οποία θα είστε

ήδη εξοικειωµένοι αν είστε λάτρης του Office, ενώ υπάρχει και ένα

πρόγραµµα, το Microsoft Outlook, το οποίο χρησιµοποιεί ένα συν-

δυασµό και των δύο σχεδιάσεων. Θα περιγράφουµε κατά περίπτω-

ση τους διαφορετικούς τρόπους λειτουργίας του κάθε προγράµµα-

τος.

Θα δούµε σύντοµα τα βασικά στοιχεία που είναι κοινά σε όλα

τα προγράµµατα του Office: πλαίσια διαλόγου που χρησιµοποιείτε

για να ενεργοποιείτε διάφορες επιλογές, µενού συντόµευσης που

εµφανίζονται όταν πατάτε µε το δεξιό πλήκτρο του ποντικιού σε

ένα στοιχείο, συντοµεύσεις πληκτρολογίου που επιταχύνουν το

ρυθµό εργασίας σας, το Πρόχειρο του Office και το Πρόχειρο των

Windows που χρησιµοποιείτε για να αποκόπτετε, να αντιγράφετε,

και να µετακινείτε κείµενο από ένα σηµείο σε ένα άλλο, το σύστη-

µα Βοήθειας και, φυσικά, τη διαδικασία αποθήκευσης της εργασίας

σας. Επίσης, θα βρείτε και έναν κατάλογο µε τις πολλές µορφές αρ-

χείων του Office.

Εργασία

στο

Office

Στο κεφάλαιο αυτό

Page 14: Περιεχόµενα - external.webstorage.grexternal.webstorage.gr/images/Books-PDF/9789604610549.pdf · 7 Περιεχόµενα Ευχαριστίες.....17

28 Ελληνικό 2007 Microsoft Office System µε µια µατιά

Τι υπάρχει στο Office

Ακολουθεί ένας κατάλογος µε τα πιο συνηθι-

σµένα προγράµµατα που περιέχονται στο 2007

Microsoft Office System, µαζί µε µια σύντοµη

περιγραφή του σκοπού του καθενός. Ανάλογα

µε το ποια έκδοση του Office 2007 έχετε και το

αν έχετε προµηθευτεί κάποια επιπρόσθετα προ-

γράµµατα του Office, πιθανόν να έχετε µερικές

ή όλες αυτές τις εφαρµογές εγκατεστηµένες

στον υπολογιστή σας. Παρατηρήστε τη διαφορε-

τική σχεδίαση των προγραµµάτων. Τα Microsoft

Word, Excel, PowerPoint, και Access βασίζο-

νται στη νέα σχεδίαση µε την Κορδέλα, η οποία

περιέχει καρτέλες για την εµφάνιση των διαφο-

ρετικών εργαλείων για συγκεκριµένους τύπους

εργασιών. Το Microsoft Publisher και τα προ-

γράµµατα της οµάδας Εργαλεία του Microsoft

Office χρησιµοποιούν την πιο παραδοσιακή

σχεδίαση που βασίζεται στα µενού. Το Micro-

soft Outlook αποτελεί ένα «υβρίδιο» — σε κά-

ποια τµήµατά του χρησιµοποιείται η παραδο-

σιακή σχεδίαση και σε άλλα η σχεδίαση µε την

Κορδέλα. Καθώς θα εξοικειώνεστε µε τις δια-

φορετικές σχεδιάσεις, θα ανακαλύψετε ότι είναι

εύκολο να κατανοήσετε τον τρόπο µε τον οποίο

λειτουργούν τα προγράµµατα, καθώς θα µετα-

βαίνετε από το ένα στο άλλο.

Τα προγράµµατα του Microsoft Office 2007

Η Microsoft Office Access είναι ένα πρόγραµµα

σχεσιακών βάσεων δεδοµένων για την

αποθήκευση, την ανάκτηση, και την ανάλυση

δεδοµένων.

Το Microsoft Office Excel είναι µια εφαρµογή

λογιστικών φύλλων που χρησιµοποιείται για την

οργάνωση, την ανάλυση, και τη γραφική

αναπαράσταση δεδοµένων.

Το Microsoft Office Outlook είναι ένα πρόγραµµα

ηλεκτρονικής αλληλογραφίας και διαχείρισης των

επαφών, των εργασιών, και των

χρονοδιαγραµµάτων σας.

Το Microsoft Office PowerPoint είναι µια

εφαρµογή για την ανάπτυξη και την προβολή — σε

οθόνη υπολογιστή, µέσω προβολέα, ή στον Ιστό —

ηλεκτρονικών διαφανειών µε συνοδευτικές

σηµειώσεις οµιλητή και σηµειώσεις για το

ακροατήριο.

Το Microsoft Office Publisher είναι ένα

πρόγραµµα ηλεκτρονικής σελιδοποίησης για την

περίτεχνη τοποθέτηση κειµένου και γραφικών σε

τυπωµένες σελίδες ή στον Ιστό.

Το Microsoft Office Word είναι µια ισχυρή

εφαρµογή επεξεργασίας κειµένου µε την οποία

µπορείτε να κάνετε τα πάντα — από τη συγγραφή

µιας επιστολής ή ενός µυθιστορήµατος µέχρι τη

δηµιουργία οµαδικής αλληλογραφίας.

Τα Εργαλεία του Microsoft Office είναι

προγράµµατα που µπορείτε να χρησιµοποιείτε σε

συνδυασµό µε τις βασικές εφαρµογές του Office:

� Η Οργάνωση Clip της Microsoft παρέχει

εύκολη πρόσβαση σε εικόνες clip art και σε

άλλο παρόµοιο υλικό.

� Οι Ρυθµίσεις γλώσσας Microsoft Office 2007

καθορίζουν τις γλώσσες που αναγνωρίζονται

και χρησιµοποιούνται στα προγράµµατά σας.

� Τα ∆ιαγνωστικά του Microsoft Office

παρέχουν ένα σύνολο διαγνωστικών

προγραµµάτων για τον καθορισµό των αιτιών

της κακής λειτουργίας του Office, και είτε

αποκαθιστούν το πρόβληµα είτε σας δίνουν

πληροφορίες για να βρείτε εσείς τον τρόπο

διόρθωσης του προβλήµατος.

� Η εφαρµογή Microsoft Office Picture Manager χρησιµεύει στη οργάνωση και τη

γρήγορη προσπέλαση των εικόνων σας.

� Οι εφαρµογές Microsoft Office Document

Imaging και Microsoft Office Document Scanning χρησιµοποιούνται για τη σάρωση και

την προβολή εγγράφων, αλλά και την

αναγνώριση κειµένου σε σαρωµένες

(σκαναρισµένες) εικόνες και έγγραφα φαξ.

Page 15: Περιεχόµενα - external.webstorage.grexternal.webstorage.gr/images/Books-PDF/9789604610549.pdf · 7 Περιεχόµενα Ευχαριστίες.....17

Κεφάλαιο 2: Εργασία στο Office 29

Αποφάσεις στα πλαίσια διαλόγου

Καθώς θα δουλεύετε µε τα προγράµµατα του

Office θα βλέπετε πολλά πλαίσια διαλόγου, µε τα

οποία θα εξοικειωθείτε σύντοµα ακόµα και αν

δεν είστε τώρα. Τα πλαίσια διαλόγου εµφανίζο-

νται όταν ένα πρόγραµµα (ή τα Windows) χρει-

άζεται από εσάς να αποφασίσετε τι θέλετε να

κάνετε. Μερικές φορές το µόνο που πρέπει να

κάνετε είναι να πατήσετε σε ένα κουµπί OK, ή

ένα κουµπί Ναι, ή ένα κουµπί Όχι. Άλλες φο-

ρές, θα υπάρχουν αρκετές περισσότερες αποφά-

σεις που θα πρέπει να λάβετε σε ένα πλαίσιο

διαλόγου. Το πλαίσιο διαλόγου Εκτύπωση, το

οποίο φαίνεται στην εικόνα µοιάζει µε πολλά

άλλα πλαίσια διαλόγου και πιθανότατα θα το

βλέπετε συχνά, γι' αυτό εξετάστε τα στοιχεία του

και τον τρόπο λειτουργίας του. Αν χρησιµο-

ποιείτε τα Windows Vista, θα βλέπετε επίσης

µερικά παράθυρα που λειτουργούν σαν πλαίσια

διαλόγου, και κάποια πλαίσια διαλόγου που λει-

τουργούν σαν παράθυρα. Όπως και αν ονοµάζο-

νται, τα χρησιµοποιείτε για να λάβετε αποφάσεις

και να συνεχίσετε την εργασία σας.

Η γραµµή τίτλου.

σύρετέ τη για να

µετακινήσετε το πλαίσιο

διαλόγου.

Επιλέξτε ένα στοιχείο

από έναν πτυσσόµενο

κατάλογο.

Πατήστε σε ένα κουµπί

επιλογής για να

ενεργοποιήσετε µια

επιλογή της οµάδας.

Αποεπιλέξτε το πλαίσιο

ελέγχου για να

απενεργοποιήσετε την

επιλογή.

Επιλέξτε το πλαίσιο

ελέγχου για να

ενεργοποιήσετε την

επιλογή.

Πατήστε στο κουµπί

Κλεισίµατος για να

κλείσετε το πλαίσιο

διαλόγου.

Πατήστε στο κουµπί

αυτό για να ανοίξετε ένα

άλλο πλαίσιο διαλόγου

µε περισσότερες

επιλογές.

Πατήστε εδώ για να

αυξήσετε ή να µειώσετε

µια τιµή.

Οι επιλογές που

φαίνονται αµυδρά δεν

είναι διαθέσιµες εκείνη

τη στιγµή.

Πατήστε για να

ακυρώσετε τις

αποφάσεις σας και να

κλείσετε το πλαίσιο διαλόγου.

Πατήστε για να

εφαρµόσετε τις

αποφάσεις σας — στη

συγκεκριµένη

περίπτωση, για να

τυπώσετε τις

διαφάνειές σας.

Page 16: Περιεχόµενα - external.webstorage.grexternal.webstorage.gr/images/Books-PDF/9789604610549.pdf · 7 Περιεχόµενα Ευχαριστίες.....17

30 Ελληνικό 2007 Microsoft Office System µε µια µατιά

Χρήση της Κορδέλας

Οι εφαρµογές Word, Excel, PowerPoint, και Ac-

cess, και κάποια τµήµατα του Outlook, χρησι-

µοποιούν την Κορδέλα και τις διάφορες καρτέ-

λες της αντί της τυποποιηµένης δοµής µενού για

την προσπέλαση των διαταγών και λειτουργιών

τους. Με την Κορδέλα, µπορείτε να περνάτε από

µια θεµατική καρτέλα σε µια άλλη, και να βλέ-

πετε τις διαθέσιµες επιλογές. Επιπλέον, για πολ-

λά στοιχεία παρέχεται και «ζωντανή προεπισκό-

πηση» (ή προεπισκόπηση σε πραγµατικό χρόνο):

αν δείξετε σε κάποιο στοιχείο της Κορδέλας,

όπως ένα στυλ ή µια γραµµατοσειρά, θα δείτε

αµέσως πώς επηρεάζει το περιεχόµενο του εγ-

γράφου σας.

Εξερεύνηση της Κορδέλας

1 Ανοίξτε ένα από τα προγράµµατα που

χρησιµοποιούν την Κορδέλα.

2 Αν βλέπετε τις καρτέλες διαταγών αλλά όχι τις

ίδιες τις διαταγές, πατήστε σε µια καρτέλα

διαταγών για να εµφανίσετε προσωρινά την

Κορδέλα.

3 Κάντε κάτι από τα παρακάτω:

� Πατήστε σε ένα κουµπί για να εκτελέσετε

µια διαταγή.

� Πατήστε σε κάποιο βέλος για να ανοίξετε

µια συλλογή, ένα πτυσσόµενο µενού, ή ένα

πτυσσόµενο κατάλογο.

� ∆είξτε σε ένα στοιχείο µιας συλλογής για

να δείτε την επίδρασή του στο περιεχόµενο

του εγγράφου σας.

4 Πατήστε σε µια άλλη καρτέλα και εξερευνήστε τα

στοιχεία της.

5 Πατήστε στο κουµπί Office για να δείτε τις

διαταγές που αφορούν το άνοιγµα, την

αποθήκευση, την εκτύπωση, ή γενικότερα τη

διαχείριση του εγγράφου σας.

2 1

3 5 4

Μια συλλογή

Η Κορδέλα αποτελείται από

καρτέλες και διαταγές. Όταν η Κορδέλα είναι ε-

λαχιστοποιηµένη, βλέπετε µόνο τις καρτέλες.

Συμβουλή

Page 17: Περιεχόµενα - external.webstorage.grexternal.webstorage.gr/images/Books-PDF/9789604610549.pdf · 7 Περιεχόµενα Ευχαριστίες.....17

Κεφάλαιο 2: Εργασία στο Office 31

Ρύθµιση εµφάνισης της Κορδέλας

1 Με ορατή την Κορδέλα, πατήστε στο κάτω

βέλος στα δεξιά της γραµµής εργαλείων

Γρήγορης Πρόσβασης. Στο µενού Προσαρµογή γραµµής εργαλείων γρήγορης πρόσβασης,

επιλέξτε τη διαταγή Ελαχιστοποίηση της

κορδέλας.

2 Όταν θέλετε να εµφανίσετε την Κορδέλα,

πατήστε στην καρτέλα που θέλετε να

χρησιµοποιήσετε. Η Κορδέλα θα εµφανιστεί και

θα εξακολουθήσει να είναι ορατή µέχρι να

πατήσετε σε µια διαταγή της ή να πατήσετε στο

έγγραφό σας.

3 Για να ρυθµίσετε την Κορδέλα να είναι συνεχώς

ορατή, πατήστε στο κάτω βέλος στα δεξιά της

γραµµής εργαλείων Γρήγορης Πρόσβασης, και

επιλέξτε πάλι τη διαταγή Ελαχιστοποίηση της κορδέλας.

Με ορατή την Κορδέλα, δι-

πλοπατήστε στην ενεργό καρτέλα για να ελαχι-

στοποιήσετε την Κορδέλα, και µετά πατήστε σε

οποιαδήποτε καρτέλα για να εµφανίσετε προ-

σωρινά την Κορδέλα. Για να την ελαχιστοποιή-

σετε πάλι, πατήστε σε κάποιο σηµείο του εγ-

γράφου σας. Για να ρυθµίσετε την Κορδέλα ώ-

στε να εµφανίζεται µόνιµα, διπλοπατήστε στην

ενεργό καρτέλα της. Πατήστε Ctrl+F1 για να

κρύψετε την Κορδέλα, και πατήστε ξανά τον ίδιο

συνδυασµό πλήκτρων προκειµένου να εµφανί-

ζεται συνεχώς.

1

2

3

Δοκιμάστε αυτό

Page 18: Περιεχόµενα - external.webstorage.grexternal.webstorage.gr/images/Books-PDF/9789604610549.pdf · 7 Περιεχόµενα Ευχαριστίες.....17

32 Ελληνικό 2007 Microsoft Office System µε µια µατιά

Χρήση µενού και γραµµών εργαλείων

Αν τα µενού είναι «πύλες» προς τις δυνατότητες

των εφαρµογών σας, τότε οι γραµµές εργαλείων

είναι «συντοµεύσεις» προς τις λειτουργίες που

χρησιµοποιείτε συχνότερα από τα µενού. Μέσα

στα µενού υπάρχουν αποθηκευµένες συντοµεύ-

σεις πληκτρολογίου που επιταχύνουν την εργασία

σας. Επιπλέον, υπάρχουν ειδικά θεµατικά µενού

συντόµευσης, που εµφανίζονται αµέσως όταν

πατάτε το δεξιό πλήκτρο του ποντικιού. Για να

επιταχύνουν και να διευκολύνουν την εργασία

σας στο Publisher και σε κάποια τµήµατα του

Outlook, τα µενού και οι γραµµές εργαλείων

χρησιµοποιούν την ίδια βασική δοµή, µε προ-

σαρµογές για κάθε πρόγραµµα.

Εξερεύνηση των µενού

1 Σε µια εφαρµογή του Office που χρησιµοποιεί

την τυπική δοµή µενού, ανοίξτε το µενού

Αρχείο.

2 Πατήστε σε µια διαταγή µε βέλος που δείχνει

προς τα δεξιά για να δείτε τα περιεχόµενα του

υποµενού.

3 Πατήστε στο όνοµα ενός άλλου µενού για να το

ανοίξετε, και εξετάστε τα στοιχεία που

εµφανίζονται. Το εικονίδιο στα αριστερά ενός

στοιχείου µενού είναι το κουµπί γραµµής

εργαλείων που µπορείτε να χρησιµοποιήσετε

για να εκτελέσετε τη συγκεκριµένη διαταγή, ενώ

το κείµενο στα δεξιά της διαταγής είναι η

συντόµευση πληκτρολογίου της.

4 Συνεχίστε να εξερευνείτε τα διάφορα µενού σε

αυτήν και σε άλλες εφαρµογές του Office.

5 Για να εκτελέσετε οποιαδήποτε διαταγή, απλώς

πατήστε σε αυτήν.

6 Για να κλείσετε ένα µενού χωρίς να εκτελέσετε

κάποια διαταγή του, απλώς πατήστε έξω από το

µενού.

Για να ανοίξετε ένα µενού

χωρίς να χρησιµοποιήσετε το ποντίκι, πατήστε

και αφήστε το πλήκτρο Alt, και στη συνέχεια

πατήστε στο πληκτρολόγιό σας το υπογραµµι-

σµένο γράµµα που φαίνεται στο όνοµα του µε-

νού. Έπειτα, για να εκτελέσετε µια διαταγή, πα-

τήστε στο πληκτρολόγιό σας το υπογραµµισµέ-

νο γράµµα που φαίνεται στο όνοµα της διατα-

γής.

1 2 Ένα υποµενού

4 3 5

6

Συμβουλή

Page 19: Περιεχόµενα - external.webstorage.grexternal.webstorage.gr/images/Books-PDF/9789604610549.pdf · 7 Περιεχόµενα Ευχαριστίες.....17

Κεφάλαιο 2: Εργασία στο Office 33

Χρήση γραµµών εργαλείων

1 ∆είξτε σε ένα κουµπί µιας γραµµής εργαλείων

και περιµένετε µέχρι να εµφανιστεί µια

συµβουλή οθόνης, η οποία δείχνει το όνοµα του

κουµπιού. Πατήστε στο κουµπί για να

εκτελέσετε την αντίστοιχη διαταγή.

2 Αν ένα κουµπί φαίνεται «πατηµένο», πατήστε

πάλι σε αυτό για να απενεργοποιήσετε τη

συγκεκριµένη λειτουργία.

3 Αν η γραµµή εργαλείων βρίσκεται στην ίδια

σειρά µε µια άλλη γραµµή εργαλείων και είναι

συµπτυγµένη — δηλαδή ένα µέρος της δεν είναι

ορατό, πατήστε στα δεξιά βέλη για να

εµφανίσετε τα κρυµµένα κουµπιά.

1 3 2

Για πληροφορίες σχετικά

µε την προσαρµογή της γραµµής εργαλείων

Γρήγορης Πρόσβασης στο Word, το Excel, το

PowerPoint, την Access, και τον Επεξεργαστή

του Outlook δείτε την ενότητα «Προσαρµογή

της γραµµής εργαλείων Γρήγορης Πρόσβασης»

στις σελίδες 336-337.

Χρήση µενού συντόµευσης

1 Πατήστε µε το δεξιό πλήκτρο του ποντικιού σε

οποιοδήποτε περιεχόµενο ή σηµείο του

προγράµµατος όπου θέλετε να εκτελέσετε µια

ενέργεια.

2 Επιλέξτε την ενέργεια που θέλετε από το

θεµατικό µενού συντόµευσης το οποίο

εµφανίζεται.

Τα στοιχεία που φαίνονται

αµυδρά σε µενού ή γραµµές εργαλείων δεν είναι

διαθέσιµα τη συγκεκριµένη στιγµή. Για παρά-

δειγµα, αν δεν έχετε αντιγράψει κάτι, το κουµπί

Επικόλληση θα είναι αµυδρό αφού δεν υπάρχει

κάτι για να επικολληθεί.

1 2

Συμβουλή

Δείτε επίσης

Page 20: Περιεχόµενα - external.webstorage.grexternal.webstorage.gr/images/Books-PDF/9789604610549.pdf · 7 Περιεχόµενα Ευχαριστίες.....17

34 Ελληνικό 2007 Microsoft Office System µε µια µατιά

Χρήση µόνο του πληκτρολογίου

Αν προτιµάτε να έχετε τα χέρια σας συνέχεια

στο πληκτρολόγιο αντί να χρησιµοποιείτε το πο-

ντίκι, µπορείτε να κάνετε σχεδόν τα πάντα µε

συντοµεύσεις πληκτρολογίου που σχετίζονται µε

το Office και µε συγκεκριµένα προγράµµατα.

Αν ενεργοποιήσετε τις καρτέλες διαταγών και

την Κορδέλα, µπορείτε να χρησιµοποιήσετε τα

πλήκτρα που εµφανίζονται για την περιήγηση

και την εκτέλεση διαταγών και ενεργειών. Υ-

πάρχουν επίσης και πολλές συντοµεύσεις πλη-

κτρολογίου που µπορείτε να χρησιµοποιείτε για

να εκτελείτε µερικές από τις πιο συνηθισµένες

διαταγές και ενέργειες.

Περιήγηση στην Κορδέλα µέσω του πληκτρολογίου

1 Πατήστε και αφήστε το πλήκτρο Alt για να

εµφανίσετε τις συµβουλές πλήκτρων που

αφορούν την προσπέλαση των καρτελών και

της Κορδέλας.

2 Πατήστε το γράµµα του πληκτρολογίου που

αντιστοιχεί στην καρτέλα της αρεσκείας σας.

Μπορείτε ακόµα να πατήσετε το γράµµα που

αντιστοιχεί σε οποιοδήποτε στοιχείο της

γραµµής εργαλείων Γρήγορης Πρόσβασης ή για

να ανοίξετε το µενού Office.

3 Πατήστε το γράµµα ή τη συντόµευση

πληκτρολογίου για να προσπελάσετε το στοιχείο

που θέλετε στην Κορδέλα. Αν εµφανιστεί µια

συλλογή ή ένα πτυσσόµενο µενού,

χρησιµοποιήστε τα πλήκτρα µετακίνησης για να

επιλέξετε το στοιχείο που θέλετε, και µετά

πατήστε το Enter.

4 Αν θέλετε να προσπελάσετε στοιχεία στη

γραµµή κατάστασης, πατήστε το πλήκτρο F6

µέχρι να επιλεγεί ένα στοιχείο της. Μετά

χρησιµοποιήστε τα πλήκτρα µετακίνησης για να

επιλέξετε ένα από τα στοιχεία της γραµµής

κατάστασης, και πατήστε το Enter για να

εκτελέσετε την ενέργεια που επιλέξατε.

Αν αποφασίσετε ότι δεν θέ-

λετε να εκτελέσετε µια ενέργεια αφού έχετε πα-

τήσει το πλήκτρο Alt, πατήστε το πλήκτρο Esc

για να επιστρέψετε στο έγγραφό σας.

2

3

4

Συμβουλή

Page 21: Περιεχόµενα - external.webstorage.grexternal.webstorage.gr/images/Books-PDF/9789604610549.pdf · 7 Περιεχόµενα Ευχαριστίες.....17

Κεφάλαιο 2: Εργασία στο Office 35

Χρήση των συντοµεύσεων

πληκτρολογίου

Συνηθισµένες συντοµεύσεις

πληκτρολογίου

1 Χρησιµοποιήστε τα πλήκτρα συντόµευσης που

αναφέρονται στον πίνακα για να εκτελέσετε την

αντίστοιχη ενέργεια. ∆εν ισχύουν πάντοτε όλες

οι συντοµεύσεις σε όλες τις εφαρµογές.

2 Αν θέλετε να κάνετε χρήση του πληκτρολογίου

αντί του ποντικιού, δείξτε στο κουµπί ή όποιο

άλλο στοιχείο που θέλετε να χρησιµοποιήσετε,

και σηµειώστε το πλήκτρο συντόµευσης που

φαίνεται στη συµβουλή οθόνης. Κατόπιν

χρησιµοποιήστε αυτή τη συντόµευση

πληκτρολογίου.

3 Αν δεν βρίσκετε τη συντόµευση που θέλετε στον

πίνακα ή σε κάποια συµβουλή οθόνης,

αναζητήστε τη στη Βοήθεια µε το λήµµα

«Συντοµεύσεις πληκτρολογίου».

Για πληροφορίες σχετικά

µε το πώς να αξιοποιείτε το σύστηµα Βοήθειας

του Office δείτε την ενότητα "Λήψη βοήθειας"

στη σελίδα 38.

ΕΝΕΡΓΕΙΑ ΠΛΗΚΤΡΟ ΣΥΝΤΟΜΕΥΣΗΣ

Αντιγραφή και διαγραφή (αποκοπή) επιλεγµένου περιεχοµένου

Ctrl+X

Αντιγραφή επιλεγµένου περιεχοµένου

Ctrl+C

Επικόλληση περιεχοµένου Ctrl+V

Απόκρυψη ή ελαχιστοποίηση της Κορδέλας

Ctrl+F1

Εφαρµογή/κατάργηση µορφοποίησης έντονης γραφής

Ctrl+B

Εφαρµογή/κατάργηση µορφοποίησης πλάγιας γραφής

Ctrl+I

Εφαρµογή/κατάργηση µορφοποίησης υπογράµµισης

Ctrl+U

Στοίχιση παραγράφου αριστερά Ctrl+L

Στοίχιση παραγράφου στο κέντρο

Ctrl+C

Στοίχιση παραγράφου δεξιά Ctrl+R

Προσθήκη/αφαίρεση κενού που προηγείται µιας παραγράφου

Ctrl+0 (µηδέν)

Εφαρµογή διάστιχου δύο γραµµών

Ctrl+2

Εφαρµογή διάστιχου µίας γραµµής

Ctrl+1

Εφαρµογή Βασικού στυλ Ctrl+Shift+N

Εφαρµογή στυλ «Επικεφαλίδα 1»

Alt+Shift+1

Εφαρµογή στυλ «Επικεφαλίδα 2»

Alt+Shift+2

Εφαρµογή στυλ «Επικεφαλίδα 3»

Alt+Shift+3

Εναλλαγή πεζών–κεφαλαίων Shift+F3

Αναίρεση τελευταίας ενέργειας Ctrl+Z

Επανάληψη τελευταίας ενέργειας

Ctrl+Y

Άνοιγµα µενού συντόµευσης Shift+F10

Ορθογραφικός έλεγχος F7

Αποθήκευση εγγράφου Ctrl+S

Αποθήκευση ως F12

Εκτύπωση (εµφάνιση του οµώνυµου πλαισίου διαλόγου)

Ctrl+P

Βοήθεια F1

Δείτε επίσης

Page 22: Περιεχόµενα - external.webstorage.grexternal.webstorage.gr/images/Books-PDF/9789604610549.pdf · 7 Περιεχόµενα Ευχαριστίες.....17

36 Ελληνικό 2007 Microsoft Office System µε µια µατιά

Μετακίνηση και αντιγραφή περιεχοµένου

Οι εφαρµογές του Office, και η πλειοψηφία των

υπόλοιπων προγραµµάτων, χρησιµοποιούν ένα

εργαλείο, το Πρόχειρο, ως χώρο προσωρινής

αποθήκευσης περιεχοµένου που θέλετε να µετα-

κινήσετε ή να αντιγράψετε σε άλλο τµήµα του

εγγράφου σας, σε άλλο έγγραφο της ίδιας εφαρ-

µογής, ή σε ένα έγγραφο άλλη εφαρµογής. Α-

πλώς µεταφέρετε το κείµενό σας στο Πρόχειρο

και έπειτα, όταν είστε έτοιµοι, το ανακτάτε και

το «επικολλάτε» στη νέα θέση του. Τα προ-

γράµµατα του Office χρησιµοποιούν δύο διαφο-

ρετικά Πρόχειρα: το Πρόχειρο των Windows,

στο οποίο αποθηκεύεται το τελευταίο αντικείµε-

νο που αποκόψατε ή αντιγράψατε, και το Πρό-

χειρο του Office, στο οποίο µπορούν να αποθη-

κευτούν µέχρι και 24 διαφορετικά στοιχεία, συ-

µπεριλαµβανοµένου και του τελευταίου στοιχεί-

ου που αποκόψατε ή αντιγράψατε. Συνήθως θα

χρησιµοποιείτε το κουµπί Επικόλληση (ή τη

συντόµευση πληκτρολογίου Ctrl+V) για να επι-

κολλάτε το τελευταίο στοιχείο που αποκόψατε ή

αντιγράψατε, και το Πρόχειρο των Windows ό-

ταν θέλετε να µετακινήσετε αρκετά διαφορετικά

τµήµατα κειµένου από µια θέση σε µια άλλη.

Αποκοπή ή αντιγραφή κειµένου

1 Επιλέξτε το κείµενο που θέλετε να αποκόψετε ή

να αντιγράψετε.

2 Κάντε κάτι από τα παρακάτω:

� Πατήστε στο κουµπί Αποκοπή (ή τα

πλήκτρα Ctrl+X) για να διαγράψετε το

επιλεγµένο κείµενο και να το

αποθηκεύσετε στο Πρόχειρο.

� Πατήστε στο κουµπί Αντιγραφή (ή τα

πλήκτρα Ctrl+C) για να διατηρήσετε το

επιλεγµένο κείµενο στη θέση που

βρίσκεται και ταυτόχρονα να τοποθετήσετε

ένα αντίγραφό του στο Πρόχειρο.

Για πληροφορίες σχετικά

µε την τροποποίηση των προκαθορισµένων

ρυθµίσεων για τον τρόπο αποκοπής και επι-

κόλλησης στοιχείων στα έγγραφά σας, και για

την εµφάνιση του κουµπιού Επιλογές επικόλ-

λησης δείτε την ενότητα "Προσαρµογή της επε-

ξεργασίας" στη σελίδα 340.

Μπορείτε να χρησιµοποιεί-

τε και το Πρόχειρο των Windows και του Office

για να αποθηκεύετε όχι µόνο κείµενο, αλλά και

άλλα στοιχεία, όπως εικόνες, πίνακες, ακόµα

και δεδοµένα από φύλλα εργασίας του Excel.

1

2

Αν και το Πρόχειρο των

Windows περιορίζεται στην αποθήκευση µόνο

ενός στοιχείου κάθε φορά, µπορείτε να το χρη-

σιµοποιείτε για να µεταφέρετε πληροφορίες µε-

ταξύ πολλών διαφορετικών προγραµµάτων.

Αντίθετα, το Πρόχειρο του Office λειτουργεί µό-

νο µεταξύ των εφαρµογών του Office.

Δείτε επίσης

Συμβουλή

Συμβουλή

Page 23: Περιεχόµενα - external.webstorage.grexternal.webstorage.gr/images/Books-PDF/9789604610549.pdf · 7 Περιεχόµενα Ευχαριστίες.....17

Κεφάλαιο 2: Εργασία στο Office 37

Επικόλληση του αντιγραµµένου (ή αποκοµµένου) κειµένου

1 Πατήστε στο σηµείο του εγγράφου σας όπου

θέλετε να εισαγάγετε το κείµενο.

2 Πατήστε στο κουµπί Επικόλληση (ή τα

πλήκτρα Ctrl+V).

3 Αν το κείµενο που εισαγάγατε φαίνεται περιέργο

επειδή δεν ταιριάζει µε την εµφάνιση (δηλαδή,

µε τη µορφοποίηση) του περιβάλλοντος

κειµένου, πατήστε στο κουµπί Επιλογές επικόλλησης που εµφανίζεται και, από το

µενού, επιλέξτε τη διαταγή Συµφωνία µορφοποίησης προορισµού.

1 2

3

Αντιγραφή και επικόλληση πολλών στοιχείων

1 Σε κάποιο από τα προγράµµατα Word, Excel,

PowerPoint, ή Access, πατήστε στο κουµπί

ανοίγµατος του Προχείρου, στην Κεντρική

καρτέλα. Στο Publisher ή το Outlook, επιλέξτε

Πρόχειρο του Office από το µενού

Επεξεργασία. Σε ένα νέο µήνυµα του Outlook,

πατήστε στο κουµπί ανοίγµατος του Προχείρου

στην καρτέλα Μήνυµα. Επιλέξτε και αποκόψτε ή

αντιγράψτε τα στοιχεία που θέλετε σε µία ή

περισσότερες ξεχωριστές θέσεις στο έγγραφό

σας, ή σε οποιοδήποτε άλλο έγγραφο του

Office.

2 Αν είναι απαραίτητο, µεταφερθείτε στο έγγραφο

στο οποίο θέλετε να επικολλήσετε µερικά ή όλα

τα στοιχεία που αποκόψατε ή αντιγράψατε.

Πατήστε στο σηµείο που θέλετε να εισαγάγετε

κάποιο από τα στοιχεία.

3 Πατήστε στο στοιχείο που θα προσθέσετε.

Συνεχίστε να εισαγάγετε, να αποκόπτετε, και να

αντιγράφετε κείµενο σύµφωνα µε τις ανάγκες

σας.

4 Για να επικολλήσετε όλα τα στοιχεία που

αντιγράψατε σε µία θέση, πατήστε στο κουµπί

Επικόλληση όλων.

5 Πατήστε στο κουµπί Απαλοιφή όλων όταν δεν

χρειάζεστε πλέον κανένα από τα αντιγραµµένα

στοιχεία, και θέλετε να αδειάσετε το Πρόχειρο

για να συλλέξετε και να αποθηκεύσετε νέα

αντικείµενα.

1 5

4 3 2

Το Πρόχειρο του Office

Page 24: Περιεχόµενα - external.webstorage.grexternal.webstorage.gr/images/Books-PDF/9789604610549.pdf · 7 Περιεχόµενα Ευχαριστίες.....17

38 Ελληνικό 2007 Microsoft Office System µε µια µατιά

Λήψη βοήθειας

Τίποτα δεν µπορεί φυσικά να υποκαταστήσει το

βιβλίο αυτό, αλλά το Office σάς παρέχει άλλους

πόρους για να σας βοηθά στην επίλυση προβλη-

µάτων που µπορεί να συναντάτε. Εδώ θα χρησι-

µοποιήσουµε τη Βοήθεια του Word για να σας

δείξουµε τους τρόπους µε τους οποίους µπορείτε

να πάρετε βοήθεια σε όλες τις εφαρµογές του

Office.

Περιήγηση στη Βοήθεια

1 Στη εφαρµογή που χρησιµοποιείτε, πατήστε το

πλήκτρο F1 για να εµφανίσετε το αντίστοιχο

παράθυρο Βοήθειας.

2 Πατήστε σε µια κατηγορία για να επεκτείνετε τη

λίστα.

3 Πατήστε στο κατάλληλο θέµα, και στη συνέχεια

πατήστε σε ένα άρθρο που φαίνεται σχετικό µε

την απορία σας.

4 Αν το µέγεθος της γραµµατοσειράς είναι πολύ

µικρό ή πολύ µεγάλο, πατήστε στο κουµπί

Αλλαγή µεγέθους γραµµατοσειράς, και

επιλέξτε µέγεθος γραµµατοσειράς από τον

κατάλογο.

5 Για να τυπώσετε το θέµα, πατήστε στο κουµπί

Εκτύπωση.

6 Για να επιστρέψετε είτε στον κατάλογο είτε στα

άρθρα, πατήστε στο κουµπί Πίσω. Για να

επιστρέψετε στον αρχικό κατάλογο θεµάτων,

πατήστε ξανά στο ίδιο κουµπί.

Μετακίνηση µεταξύ θεµάτων που έχετε ήδη προβάλει.

1 Πατήστε σε αυτό το εικονίδιο για να παρα-µείνει το παράθυρο σε πρώτο πλάνο.

Αναζήτηση στη Βοήθεια

1 Πληκτρολογήστε το κείµενο σας στο πλαίσιο

Αναζήτησης.

2 Αν θέλετε να καθορίσετε συγκεκριµένους

πόρους Βοήθειας, πατήστε στο βέλος του

κουµπιού Αναζήτηση, και κατόπιν πατήστε στο

σχετικό πόρο.

3 Πατήστε στο κουµπί Αναζήτηση.

4 Επιλέξτε ένα σχετικό αποτέλεσµα αναζήτησης.

Αν τα αποτελέσµατα ξεπερνούν τη µία σελίδα,

πατήστε στο κουµπί Επόµενο στο επάνω µέρος

των αποτελεσµάτων αναζήτησης για να δείτε τις

επιπλέον σελίδες.

5 Κλείστε το παράθυρο όταν τελειώσετε.

1 3 2

2 6

3

4 5

5

4

Page 25: Περιεχόµενα - external.webstorage.grexternal.webstorage.gr/images/Books-PDF/9789604610549.pdf · 7 Περιεχόµενα Ευχαριστίες.....17

Κεφάλαιο 2: Εργασία στο Office 39

Αποθήκευση της εργασίας σας

Ενώ δουλεύετε στο έγγραφό σας, καλό είναι να

το αποθηκεύετε ανά τακτά χρονικά διαστήµατα

για να διασφαλίζετε ότι θα είναι διαθέσιµο για

µελλοντική χρήση — ή τουλάχιστον µέχρι να το

ολοκληρώσετε, να το τυπώσετε, ή να το στείλετε

σε κάποιον για να το διαβάσει ή να το αναθεω-

ρήσει. Αφού ονοµάσετε το αρχείο και το αποθη-

κεύσετε για πρώτη φορά, την επόµενη φορά που

θα το αποθηκεύσετε δεν θα εµφανιστεί πάλι το

πλαίσιο διαλόγου Αποθήκευση ως.

Αποθήκευση αρχείου

1 Σε κάποια από τις εφαρµογές Word, Excel, και

PowerPoint, πατήστε στο κουµπί Αποθήκευση

της γραµµής εργαλείων Γρήγορης Πρόσβασης.

Στο Publisher, πατήστε στο κουµπί

Αποθήκευση στη Βασική γραµµή εργαλείων.

Στην Access, το αρχείο αποθηκεύεται αυτόµατα,

όταν το δηµιουργείτε. πατήστε στο κουµπί

Αποθήκευση για να αποθηκεύσετε

µεµονωµένα στοιχεία, όπως ένα νέο πίνακα.

2 Πληκτρολογήστε ένα όνοµα για το αρχείο στο

πλαίσιο Όνοµα αρχείου, αν δεν θέλετε το

όνοµα που σας προτείνει το πρόγραµµα. Τα

ονόµατα αρχείων µπορούν να περιέχουν µέχρι

250 χαρακτήρες και να περιλαµβάνουν κενά

διαστήµατα, όµως όχι τους χαρακτήρες \ / * ? <

> και |.

3 Αν θέλετε πάντα να αποθηκεύετε τα αρχεία σας

στην προεπιλεγµένη σας θέση, πατήστε στο

κουµπί Απόκρυψη φακέλων.

4 Αν δεν θέλετε το αρχείο σας να αποθηκευτεί µε

την προτεινόµενη µορφή αρχείου, διαλέξτε µια

άλλη.

5 Ενεργοποιήστε αυτό το πλαίσιο ελέγχου (αν

είναι διαθέσιµο), αν θέλετε να βλέπετε µια

µικρογραφία του αρχείου στο παράθυρο του

φακέλου αποθήκευσης.

6 Πατήστε στο κουµπί Αποθήκευση.

7 Συνεχίστε την εργασία σας, φροντίζοντας να την

αποθηκεύετε συχνά χρησιµοποιώντας το κουµπί

Αποθήκευση ή τη συντόµευση πληκτρολογίου

Ctrl+S.

1 2

3 5 4 6

Αν χρησιµοποιείτε τα Win-

dows XP αντί των Windows Vista, το πλαίσιο

διαλόγου Αποθήκευση ως θα διαφέρει από αυτό

της εικόνας, αλλά θα λειτουργεί µε παρόµοιο

τρόπο.

Συμβουλή

Page 26: Περιεχόµενα - external.webstorage.grexternal.webstorage.gr/images/Books-PDF/9789604610549.pdf · 7 Περιεχόµενα Ευχαριστίες.....17