OTS RoadShow 2016 – Θεσσαλονίκη

17 Ιουνίου 2016

Στέφανος Λιτσαρδόπουλος Εμπορική Διεύθυνση

Open Technology Services S.A.

Ηλεκτρονική Διαχείριση Εγγράφων http://demo.ots.gr/eProtocol Ηλεκτρονική Διαχείριση Διαδικασιών http://demo.ots.gr/ProcessManagement

Ηλεκτρονική Διακυβέρνηση στο επίκεντρο των οργανωτικών αλλαγών των Φορέων

• Εύκολη παροχή πρόσβασης σε κυβερνητικές πληροφορίες & υπηρεσίες για τους πολίτες και τις επιχειρήσεις

• Μείωση κόστους λειτουργίας δημόσιας διοίκησης • Αύξηση αποτελεσματικότητας και παραγωγικότητας δημοσίων υπηρεσιών • Βελτίωση καλής διακυβέρνησης «good governance» (ανοιχτά συστήματα

διοίκησης με διαφάνεια) • Δυνατότητα στους πολίτες να συμμετέχουν σε δημοκρατικές διαδικασίες • Γνώση – συνεχής μάθηση – αναβάθμιση ανθρωπίνου δυναμικού

Στόχοι Ηλεκτρονικής Διακυβέρνησης

Υπάρχει η ηλεκτρονική διακίνηση εγγράφων… για την διακίνηση εγγράφων

Πως θα πετύχουμε το διαμοιρασμό - έλεγχο πολύπλοκων & επαναλαμβανομένων εργασιών;

Υπάρχει το πρωτόκολλο… για την πρωτοκόλληση εγγράφων

Υπάρχουσα Κατάσταση

Καταγραφή Κύκλου Ζωής Διαδικασιών... είναι εφικτό;

Δυνατότητες Οργανισμού - Ηγεσία - Κουλτούρα - Εξειδίκευση Σχεδιασμός - Εργασίες (Ποιές, Πώς, Πού, Ποιός) - Σειρά Ροής - Πληροφορία

Εκτέλεση - Υπεύθυνος - Εκτελεστές - Μετρήσεις

Μητρώο Διαδικασιών

Ενημέρωση με διαγράμματα, έντυπα και οδηγίες

Βασικές Περιγραφές

Εκτέλεση Διαδικασιών

Βασική Ροή Εργασιών με αυτόματη έναρξη – κλείσιμο εργασίας

Απλά Βήματα

Παραγωγή Εγγράφων

Δημιουργία Εγγράφων με Έλεγχο Υπευθύνου Αποθήκη εγγράφων

Υπογραφές – Αποθήκη Εγγράφων

Δεξαμενή Διαδικασιών

Τυποποίηση Διαδικασιών

Οι διαδικασίες αρχή του νήματος για την αναδιοργάνωση και τον εκσυγχρονισμό

1. Αποτύπωση του μοντέλου λειτουργίας

2. Εντοπισμός κάθε διαδικασίας - εργασίας

3. Αξιολόγηση κόστους

4. Μέτρηση απόδοσης

5. Σταδιακή βελτίωση λειτουργίας

6. Απλούστευση διαδικασιών

Ηλεκτρονική Διαχείριση Διαδικασιών

1. Ενιαίο περιβάλλον λειτουργίας και αντιμετώπισης θεμάτων

2. Αύξηση αποδοτικότητας υπαλλήλων με αποτελεσματική διαχείριση των εργασιών

3. Εύκολη και γρήγορη εξυπηρέτηση αιτημάτων και προώθηση εργασιών

4. Συνεχής παροχή πληροφορίας προς κάθε χρήστη για τις διαθέσιμες, εκκρεμείς και ολοκληρωμένες διαδικασίες

5. Παροχή αναλυτικής διοικητικής πληροφόρησης

6. Λήψη αποφάσεων βάση κριτηρίων απόδοσης - αποτελέσματος

Θα επιτρέψει την τυποποιημένη εκτέλεση διαδικασιών και των έλεγχο αυτών

Διαχείριση Διαδικασίων

1

Διαχείριση Χρηστών

2

Οργανόγραμμα Οργανισμού

3

Πρωτοκόλληση Εγγράφων

4

Στατιστικά Διαδικασιών

5

Ψηφιακές Υπογραφές

6

Χαρακτηριστικά Συστήματος

Έλεγχος Διαδικασιών

3 σημεία ελέγχου Οικονομία

Απόδοση

Αποτέλεσμα

Χαμηλό κόστος – Διατήρηση ποιότητας Value for money Εξοικονόμηση πόρων

Έξυπνοι τρόποι λειτουργίας Διαφορετική προσέγγιση Αναγκαιότητα διαδικασίας

Αναγνώριση προσδοκιών Κάλυψη προσδοκιών Κάλυψη μελλοντικών αναγκών

Ευρετήριο Διαδικασιών

Διαχείριση Διαδικασίας

Διαχείριση Βημάτων Διαδικασίας

Στατιστικά Διαδικασιών

Οργανόγραμμα

Διαχείριση Χρηστών (1)

Διαχείριση Χρηστών (2)

Οφέλη Ηλεκτρονικής Διαχείρισης Διαδικασιών

• Μείωση χρόνων εκτέλεσης διαδικασιών

• Μείωση λειτουργικού κόστους

• Αύξηση παραγωγικότητας

• Ενίσχυση της διαφάνειας

• Συνεχής πληροφόρηση σε διάφορα επίπεδα

• Καλύτερη επικοινωνία με άλλους Οργανισμούς

• Δυνατότητα σταδιακής βελτίωσης ποιότητας παρεχόμενων υπηρεσιών

Η Ηλεκτρονική Διαχείριση Διαδικασιών συνεισφέρει στο να επιτευχθεί ένας πιο •ανοιχτός , •περιεκτικός & •παραγωγικός δημόσιος τομέας ,

σε συνοχή πάντα με την ηλέκτρονική διακυβέρνηση καθώς και την καλή διακυβέρνηση.

Αυτό αποτελεί βασική προυπόθεση για ένα δημόσιο τομέα που θέλει να είναι προετοιμασμένος για το μέλλον.

Συμπεράσματα

Εν αρχή ην το Πρωτόκολλο

•Α.Π. ΔΙΑΔΠ/3753/19.2.2001 εγκύκλιο της Υπουργού Εσωτερικών, Δημόσιας Διοίκησης και Αποκέντρωσης για την αντικατάσταση χειρογράφου συστήματος πρωτοκόλλου με ηλεκτρονικό μέχρι 3/9/2001 • ΠΔ 150/2001 Προσαρμογή της Ελληνικής Νομοθεσίας προς τις διατάξεις του Ευρωπαϊκού Κοινοβουλίου και Συμβουλίου σχετικά με το κοινοτικό πλαίσιο για τις ηλεκτρονικές υπογραφές • Ν. 3979/2011 για την Ηλεκτρονική Διακυβέρνηση •ΠΔ 25/2014 - 25/02/2014 Ηλεκτρονικό Αρχείο και Ψηφιοποίηση εγγράφων

Νομοθεσία

1. Γρήγορη καταχώρηση με λιγότερα λάθη 2. Αυτόματη ενημέρωση μέσω e-mail για την νέα χρέωση εγγράφου σε

επίπεδο Διεύθυνσης / Τμήμα / Υπάλληλου. Ο υπάλληλος του πρωτόκολλου δεν κάνει τίποτα περισσότερο σήμερα από ότι έκανε χθες.

3. Ταχύτατη σάρωση και αποθήκευση εγγράφων ΜΕΣΑ από την εφαρμογή του Πρωτοκόλλου χωρίς τη χρονοβόρα χρήση 3ου λογισμικού

4. Ηλεκτρονική αποστολή εγγράφων μεταξύ υπηρεσιών που τηρούν διαφορετικό βιβλίο πρωτοκόλλου

5. Εύκολη Αναζήτηση στο σύνολο του ψηφιοποιημένου εγγράφου όχι μόνο στο θέμα.

6. Σύνδεση εφαρμογής με Διαχείριση Διαδικασιών

Τι προσφέρει η Ηλεκτρονική Διακίνηση Εγγράφων

Αυτόματη Καταχώρηση Εισερχομένου με ΑΔΑ

On-line Ανάρτηση στη Διαύγεια

•Όχι αλλά Αντίγραφα Το πρωτότυπο είτε μένει στο αρχείο του πρωτόκολλου είτε πάει στον άμεσα ενδιαφερόμενο. • Όχι άλλο εκτυπωμένο φαξ – σύνδεση με φαξ server. • Τα έγγραφα της διεύθυνσης ΔΕΝ θα τα φέρνει ο κλητήρας αλλά άμεσα μέσα από την πρωτοκόλληση. • Κάθε υπάλληλος θα έχει άμεση πρόσβαση στα έγγραφα που του έχουν χρεωθεί. • Κάθε προϊστάμενος θα έχει άμεση εποπτεία των ανοιχτών υποθέσεων της υπηρεσίας τους • Ασφάλεια, κανένα έγγραφο δεν θα χάνεται ούτε θα «κρύβεται». • Με την έλευση της ψηφιακής υπογραφής στις υπηρεσίες σας σε επίπεδο συντάκτη θα διακινούνται ηλεκτρονικά και τα σχέδια εγγράφων •Προώθηση εγγράφων στη Διαύγεια

Ποιο θα είναι το αποτέλεσμα αλλαγής

•Τυποποίηση

•Απλοποίηση

•Αυτοματοποίηση

•Μείωση Κόστους

•Αύξηση Αποτελεσματικότητας

•Καλύτερη ποιότητα εξυπηρετήσεις πολιτών & επιχειρήσεων

Ποιο θα είναι το αποτέλεσμα αλλαγής

www.ots.gr https://www.facebook.com/OTS.GR https://twitter.com/otsgr https://www.youtube.com/user/otssocial

Μπορείτε να ενημερώνεστε για τα νέα μας προϊόντα και υπηρεσίες …