Ομάδα Ευρωπαϊκών Προγραμμάτωνhttp://blogs.sch.gr/eu-pdede/

Διαχείριση ΠρογράμματοςΔομή, Οργάνωση, Εργαλεία

Ενημερωτική Συνάντηση Οκτωβρίου 2011

Νίκη Λαμπροπούλου

1. ΠαρουσίασηΟμάδας Ευρωπαϊκών Προγραμμάτων

ΟΕΠ-ΠΔΕΔΕ * EU-PDEDE

Υπεύθυνος Γιώργος Παναγιωτόπουλος, Συντονιστές Μαριάνθη Κοταδάκη & Θεόδωρος Μπαρής,Προωθητές Σίντυ Τασούλα, Ανδρέας Ριζόπουλος & Μαρία Σχοινά,

Μέλη Χαρά Πίτσου, Έφη Ψυχογιού, Άρης Λούβρης & Νίκη Λαμπροπούλου

΄Ιδρυση 01/09/2011Ομάδας Ευρωπαϊκών Προγραμμάτων ΟΕΠ-ΠΔΕΔΕ * EU-PDEDE

Το πιο ‘καυτό’ θέμα στα κοινωνικά δίκτυα για μια ώρα

1. Ο συντονισμός και η συνεργασία με τα σχολεία, τους εκπαιδευτικούς και τους εκπαιδευτικούς οργανισμούς

2. Η δημιουργία διαδραστικού συνδέσμου μεταξύ Ευρωπαϊκής Ένωσης, Υπουργείου Παιδείας, Σχολείων και συνόλου εκπαιδευτικών

3. Η συμμετοχή της ΠΔΕΔΕ και ισότιμη ποσοτική και ποιοτική συμμετοχή και των 3 νομών σε Ευρωπαϊκά Προγράμματα

4. Η ευρύτερη διάχυση αποτελεσμάτων σε τοπικό, περιφερειακό, εθνικό και ευρωπαϊκό επίπεδο

Δημιουργία ΟΠΕ-ΠΔΕΔΕ * EU-PDEDE

1. Βοήθεια και υποστήριξη στην αρχική γραφειοκρατική διαδικασία, τη δημιουργία αρχικών ιδεών και συμμετοχή στη διαδικασία κατασκευής προτάσεων

2. Βοήθεια και υποστήριξη στη διαχείριση των εγκεκριμμένων προγραμμάτων καθ’ όλη τη διάρκειά τους για την εξασφάλιση της επιτυχίας και αποτελεσματκότητας των αποτελεσμάτων και καλών πρακτικών,

3. Διεύρυνση των εκπαιδευτικών εμπειριών με την ανταλλαγή των καλύτερων εκπαιδευτικών πρακτικών ανάμεσα τους εκπαιδευτικούς των τριών νομών και μεταξύ των χωρών της ΕΕ,

4. Η δημιουργία νέων εκπαιδευτικών και μεθοδολογικών προσεγγίσεων συμβατών με τις τοπικές, εθνικές και ευρωπαϊκές προσεγγίσεις και ιδιαιτερότητες των εκπαιδευτικών των τριών νομών της Περιφέρειας.

Στόχοι ΟΠΕ-ΠΔΕΔΕ * EU-PDEDE

• Σεπτέμβριος 2011: – 19 νέα προγράμματα (κ. Τασούλα και κ. Ριζόπουλος) – Euroscola: 23 συμμετοχές σχολικών μονάδων, 252 μαθητές/τριες– Συμμετοχή σε 2 προτάσεις LLP & FP7 το 2012

• Προηγούμενη σχολική χρονιά – Προπαρακευαστικές επισκέψεις για προτάσεις ΕΠ: 6– Αριθμός τρεχόντων ΕΠ LLP(συνολικά): 44– Συνολικός αριθμός σχολείων : 29 – Συμμετοχή σε Regio– Ενδοϋπηρεσιακή επιμόρφωση και κατάρτιση: 8– Συνολική μετακίνηση μαθητών/τριών σε άλλες ευρωπαϊκές χώρες: 500– Συνολική μετακίνηση εκπαιδευτικών σε άλλες ευρωπαϊκές χώρες: 93– Συμμετοχή σε 3 Ευρωπαϊκά Προγράμματα

• Ανάπτυξη Διαδικτυακής Πύλης• Δίκτυα υποστήριξης – Ομάδες στα κοινωνικά δίκτυα

– ΠΣΔ 77, Facebook 43, Slideshare μέσος όρος 500 θεάσεις σε κάθε κείμενο

Μέχρι τώρα η ΟΠΕ-ΠΔΕΔΕ * EU-PDEDE....

ΟΕΠ-ΠΔΕΔΕ ΠαρουσίασηΔιαδικτυακής Πύλης

http://blogs.sch.gr/eu-pdede/

Πιο Συγκεκριμένα:Είδη Ευρωπαϊκών Προγραμμάτων

Καλές ΠρακτικέςΕφαρμογή στα Σχολεία

Καλές ΠρακτικέςΕφαρμογή στα Σχολεία

Xρήσιμα στοιχεία

Βοήθεια στη Διαχείριση Προγραμμάτων

Διαχείριση – Κινητικότητα - ΦΕΚΑξιολόγηση για την ΠΔΕΔΕ

• Συμμετοχή και διάδραση• Πλατφόρμα ανταλλαγής ιδεών, εμπειριών, απόψεων• Κατασκευή βάσεων αρχείων για εύρεση χρήσιμων και αναγκαίων

πληροφοριών• Συζητήσεις - Κοινωνική Δικτύωση• Τεχνογνωσία

• http://blogs.sch.gr/groups/european-projects-community/• http://www.facebook.com/groups/eu.pdede/ • http://www.slideshare.net/eu-pdede/

Δίκτυο Υποστήριξης – Κοινωνικά Δίκτυα(Κοινότητες Εκπαιδευτικών ΠΔΕΔΕ)

Δίκτυο Υποστήριξης – Κοινωνικά Δίκτυα(Κοινότητες Εκπαιδευτικών ΠΔΕ ΔΕ)

Επικοινωνία & ‘Information in English’

Βοήθεια και υποστήριξη

Γραφειοκρατική διαδικασία Αρχική σύνταξης πρότασης και

συμμετοχή ως συντονιστές Συμμετοχή ως εταίροι Συμμετοχή σε υπάρχουσες προτάσεις για

απόκτηση εμπειρίας Διαχείριση εγκεκριμμένων ΕΠ

Η ΟΕΠ-ΠΔΕΔΕείναι στη διάθεσή σας!

ΠΡΟΓΡΑΜΜΑ ΔΙΑ ΒΙΟΥ ΜΑΘΗΣΗΣ

Τι είναι Ευρωπαϊκό Πρόγραμμα/Έργο;Διαχείριση ΕΠ

H λέξη ‘Σχέδιο’ για το ‘Project’ δεν εμπεριέχει τον εκτελεστικό χαρακτήρα ενός προγράμματος όπως και την πολυπλοκότητά του. Γι’ αυτό το λόγο χρησιμοποιούμε τον όρο ‘έργο ή πρόγραμμα’.Έργο / Πρόγραμμα / Σχέδιο / Project είναι μια συλλογική προσπάθεια που έχει συγκεκριμένους στόχους, συγκεκριμένα προϊόντα, συγκεκριμένο προϋπολογισμό και πρέπει να παραδοθεί σε συγκεκριμένο χρόνο. Ο κύκλος ζωής ενός έργου ξεκινά με την ΙΔΕΑ.

20

Tι είναι Έργο / Πρόγραμμα (Project);

ΙΔΕΑ!

Εύρεση εταίρων

Κατασκευή πρότασης

ΕπιλογήΣυμβόλαιο

Συμφωνίες

Πρώτη συνάντηση

Περίοδος συμβολαίουΠερίοδος συμβολαίου

21

Δραστηριότητες Διαχείρισης ΕΠ

Δραστηριότητες Διαχείρισης Ευρωπαϊκών Προγραμμάτων

22

ΣΧΕΔΙΑΣΜΟΣ ΕΠ: Περιεχόμενο

Δραστηριότητες Σχεδιασμού Συγκεκριμένα:

Σχεδιασμός περιεχόμενου πρότασης

• Καθορισμός στόχων έργου• Καθορισμός αποτελεσμάτων και προϊόντων• Καθορισμός δεικτών ποιότητας• Σχεδιασμός της παρακολούθησης και αξιολόγησης στρατηγικές

Σχεδιασμός οργάνωσης ΕΠ

Σχεδιασμός εποικοδόμησης ομάδας & επικοινωνίας εταίρων

Σχεδιασμός μάρκετινγκ

Σχεδιασμός οικονομικής διαχείρισης

23

ΣΧΕΔΙΑΣΜΟΣ ΕΠ: Οργάνωση

Δραστηριότητες Σχεδιασμού Συγκεκριμένα:

Σχεδιασμός περιεχόμενου πρότασης

Σχεδιασμός οργάνωσης ΕΠ

• Δόμηση κύριων δραστηριοτήτων• Καθορισμός ρόλων• Διάθεση και συντονισμός εργασιών• Χρονικός σχεδιασμός:φάσεις, χρονοδιάγραμμα• Καθορισμός εσωτερικού επικοινωνιακού συστήματος

Σχεδιασμός εποικοδόμησης ομάδας & επικοινωνίας εταίρων

Σχεδιασμός μάρκετινγκ

Σχεδιασμός οικονομικής διαχείρισης

24

ΣΧΕΔΙΑΣΜΟΣ ΕΠ: Εποικοδόμησης Ομάδων

Δραστηριότητες Σχεδιασμού Συγκεκριμένα:

Σχεδιασμός περιεχόμενου πρότασης

Σχεδιασμός οργάνωσης ΕΠ

Σχεδιασμός εποικοδόμησης ομάδας & επικοινωνίας εταίρων

• Επιλογή μελών και σύνθεση ομάδας • Δημιουργία κουλτούρας κοινών αξιών, προτύπων & κανόνων• Επανατροφοδότηση διαδικασίας δημιουργίας & οικοδόμησης ομάδας• Διαχείριση συγκρούσεων

Σχεδιασμός μάρκετινγκ

Σχεδιασμός οικονομικής διαχείρισης

ΣΧΕΔΙΑΣΜΟΣ ΛΕΙΤΟΥΡΓΙΑΣ ΕΠ

European Commission

Διακρατική Επιτροπή Καθοδήγησης

Συντονιστική Επιτροπή –

Εθνική Ομάδα 1Εθνική

Ομάδα 2

Εθνική Ομάδα3

Εθνική Ομάδα 3

Εθνική Ομάδα 4

Εθνική Ομάδα 5

Σχεδιασμός εποικοδόμησης ομάδας & επικοινωνίας εταίρων

ΣΧΕΔΙΑΣΜΟΣ ΕΠΙΚΟΙΝΩΝΙΑΣ

• Συναντήσεις• Διμερείς ή διακρατικές επισκέψεις• Επίσημες παρουσιάσεις• Οι εκθέσεις, τα υπομνήματα και οι σημειώσεις• Μηνύματα φαξ• Ταχυδρόμηση γραμμάτων (snail mail)• Τηλεφωνικές κλήσεις• Απαντήσεις στον τηλεφωνητή•  Ηλεκτρονικό ταχυδρομείο (E-mail)•  Βίντεο διάσκεψη•  Διαδικτυακά συνεργατικά εργαλεία

Πρόσωπο με

πρόσωπο

Από απόσταση

Διαδικτυακά

Διαδικτυακόπεριβάλλον

Σχεδιασμός εποικοδόμησης ομάδας & επικοινωνίας εταίρων

Έχουν σαφείς και κοινούς στόχους Μοιράζονται την ευθύνη για αυτούς τους στόχους Μετρούν την πρόοδο των στόχων Υπάρχει η αναγκαία σύνθεση δεξιοτήτων και ρόλων Διαθέτουν τους απαραίτητους πόρους – τεχνικό εξοπλισμό- για το έργο Έχουν την υποστήριξη από τους ανωτέρους τους Συμφώνησαν σχετικά με τους βασικούς κανόνες για τη συνεργασία Υπάρχει καθηκοντολόγιο για κάθε μέλος Έχουν σχεδιάσει και συμφωνήσει για τις πρακτικές και τις διαδικασίες για την

εκπόνηση του έργου Υποστηρίζουν ο ένας τον άλλον εποικοδομητικά και πολύ εξυπηρετικά Υπάρχει αναγνώριση της επιτυχίας ατομικά και ομαδικά Χειρίζονται τις συγκρούσεις εποικοδομητικά και ανοικτά Δημιουργούν μια συλλογική παραγωγή που επιτυγχάνει τους στόχους Χρησιμοποιούν χρόνο για να κατανοήσουν την πολιτιστική τους πολυμορφία

27

ΟΙ ΑΠΟΤΕΛΕΣΜΑΤΙΚΕΣ ΟΜΑΔΕΣ...

Σχεδιασμός εποικοδόμησης ομάδας & επικοινωνίας εταίρων

ΧΡΟΝΟΔΙΑΓΡΑΜΜΑ ΕΠΟΙΚΟΔΟΜΗΣΗΣ ΟΜΑΔΑΣ

Στάδια εποικοδόμησης (Tucker, 1965)

Σχεδιασμός εποικοδόμησης ομάδας & επικοινωνίας εταίρων

ΠΡΟΣΩΠΙΚΗ ΑΝΑΠΤΥΞΗ – ΕΞΕΛΙΞΗ ΜΕ ΣΥΜΜΕΤΟΧΗ ΣΕ ΕΥΡΩΠΑΙΚΕΣ ΟΜΑΔΕΣ

Σχεδιασμός εποικοδόμησης ομάδας & επικοινωνίας εταίρων

ΥΠΟΣΤΗΡΙΞΗ ΟΜΑΔΑΣ ΜΕ/ΧΩΡΙΣ ΤΠΕΜακροπρόθεσμη Συνεργασία

Σχεδιασμός εποικοδόμησης ομάδας & επικοινωνίας εταίρων

Προπαρασκευαστικά• Ημερήσια διάταξη (Ατζέντα)• Στοιχεία επικοινωνίας για όλους τους εταίρους• Χάρτες• Οδηγίες σχετικά με πρακτικές ρυθμίσεις, συμβόλαια κλπ

Κατά τις συναντήσεις• Οπτικά βοηθήματα: flip chart, overhead projector• Λεξικά• Πρόσβαση σε φωτοτυπικό μηχάνημα• Πρόσβαση σε υπολογιστή και εκτυπωτή• Περίληψη των συζητήσεων κάθε ημέρας• Καταλόγων ελέγχου / σχέδια δράσης• Μεταλλικό νερό

Μετά τις συναντήσεις• Σημειώσεις από τη συνεδρίαση• Συμφωνηθέν σχέδιο δράσης

31

ΟΡΓΑΝΩΣΗ ΣΥΝΑΝΤΗΣΕΩΝ Ι/ΙΙΙ

Σχεδιασμός εποικοδόμησης ομάδας & επικοινωνίας εταίρων

Πρώτη συνάντηση• Εποικοδόμηση ομάδας• Συμφωνία για προγράμματα εργασίας• Κατανομή των καθηκόντων• Συμφωνία για στόχους και προθεσμίες• Ανάπτυξη της στρατηγικής αξιολόγησης• Συμφωνία για τις επιμέρους συμφωνίες• Επιβεβαίωση των συμβατικών ρυθμίσεων μεταξύ του συντονιστή και των εταίρων

Ενδιάμεσες συναντήσεις• Μηχανισμοί παρακολούθησης του έργου• Επανεξέταση προόδου όσον αφορά στόχους• Παρακολούθηση του προϋπολογισμού και των δημοσιονομικών διαδικασιών• Επανεξέταση και αναθεώρηση του έργου• Εφαρμογή της στρατηγικής αξιολόγησης• Ενοποίηση σχεδίων εποικοδόμησης εθνικών ομάδων

32

ΟΡΓΑΝΩΣΗ ΣΥΝΑΝΤΗΣΕΩΝ ΙI/ΙΙΙ

Σχεδιασμός εποικοδόμησης ομάδας & επικοινωνίας εταίρων

Τελευταία Συνάντηση

• Τελική αξιολόγηση & αναθεώρηση των προγραμμάτων εργασίας

• Τελική αξιολόγηση• Αναγνώριση της δέσμευσης και των εισφορών στο

έργο• Εορτασμός της επίτευξης• Συζήτηση της στρατηγικής διακοπής / follow-up• Ανακεφαλαίωση των εισφορών σε τελική έκθεση

33

ΟΡΓΑΝΩΣΗ ΣΥΝΑΝΤΗΣΕΩΝ ΙIΙ/ΙΙΙ

Σχεδιασμός εποικοδόμησης ομάδας & επικοινωνίας εταίρων

34

ΣΧΕΔΙΑΣΜΟΣ ΕΠ: Μάρκετινγκ

Δραστηριότητες Σχεδιασμού Συγκεκριμένα:

Σχεδιασμός περιεχόμενου πρότασης

Σχεδιασμός οργάνωσης ΕΠ

Σχεδιασμός εποικοδόμησης ομάδας & επικοινωνίας εταίρων

Σχεδιασμός μάρκετινγκ

• Ανάλυση του περιβάλλοντος έργου• Σχεδιασμός στρατηγικών μάρκετινγκ• Δραστηριότητες διάδοσης - διάχυσης αποτελεσμάτων• Δραστηριότητες αντίκτυπου (μικρο-, μεσο-, μακρο- πρόθεσμοι στόχοι

Σχεδιασμός οικονομικής διαχείρισης

35

ΣΧΕΔΙΑΣΜΟΣ ΕΠ: Οικονομικής Διαχείρισης

Δραστηριότητες Σχεδιασμού Συγκεκριμένα:

Σχεδιασμός περιεχόμενου πρότασης

Σχεδιασμός οργάνωσης ΕΠ

Σχεδιασμός εποικοδόμησης ομάδας & επικοινωνίας εταίρων

Σχεδιασμός μάρκετινγκ

Σχεδιασμός οικονομικής διαχείρισης

• Σχεδιασμός κόστους και πόρων• Σχεδιασμός συμβατικών ρυθμίσεων (π.χ. υλικοτεχνική υποδομή, συμβόλαια κλπ)• Καθορισμός διαδικασιών & συστημάτων υποβολής εκθέσεων

Χρονοδιάγραμμα (Gantt Chart)

Χρονοδιάγραμμα Διαδικτυακής Πύλης

* Αν αποτύχεις στο σχεδιασμό σχεδιάζεις να αποτύχεις.

* Αν προσπαθείς να κάνεις ένα πρόγραμμα χωρίς διαχείριση είναι σαν να προσπαθείς να παίξεις ένα παιχνίδι ποδοσφαίρου χωρίς στρατηγική.

* Μην επαναλάβεις την τακτική με την οποία έχεις ήδη κερδίσεις μία μάχη,αλλά άφησε τις μεθόδους σου να ρυθμίζονταιαπό την απέραντη ποικιλία των περιστάσεων Sun Tzu c. 490 BC

Τιπς για τη Διαχείριση Προγράμματος

Ευχαριστούμε πολύ...για την προσοχή σας!

Δρ. Νίκη Λαμπροπούλου Διαχειρίστρια Προγράμματος ‘OΕΠ-ΠΔΕΔΕ’

• nikilambropoulos@gmail.com• http://www.facebook.com/niki.lambropoulos • http://www.linkedin.com/in/nikilambropoulos