Download - Κεντρική Διαχείριση Παραγγελίας Άρθρων στο Πανεπιστήμιο Αθηνών

Transcript
Page 1: Κεντρική Διαχείριση  Παραγγελίας Άρθρων  στο Πανεπιστήμιο Αθηνών

15 Νοεμβρίου 2005 ΥΚΒ - ΕΚΠΑ 1

Κεντρική Διαχείριση Παραγγελίας Άρθρων

στο Πανεπιστήμιο Αθηνών

Παναγιώτα Μπουρογιάννη,Γιώργος Πυρουνάκης

Υπολογιστικό Κέντρο ΒιβλιοθηκώνΕθνικό & Καποδιστριακό Πανεπιστήμιο Αθηνών

Page 2: Κεντρική Διαχείριση  Παραγγελίας Άρθρων  στο Πανεπιστήμιο Αθηνών

15 Νοεμβρίου 2005 ΥΚΒ - ΕΚΠΑ 2

Στόχοι

Κεντρική υποστήριξη των διαδικασιών παραγγελίας και αποστολής άρθρων από περιοδικά, πρακτικά συνεδρίων.

Ενιαία ροή εργασίας της υπηρεσίας για όλες τις Βιβλιοθήκες του ΕΚΠΑ και προς όλους τους χρήστες.

Ενιαίο περιβάλλον εργασίας για το προσωπικό, ανεξάρτητα από τον προμηθευτή άρθρων (ΕΚΤ, British Library ή άλλος).

Εξοικονόμηση χρόνου από το προσωπικό των βιβλιοθηκών. Καλύτερη εξυπηρέτηση των χρηστών με μικρότερο χρόνο

ικανοποίησης των αιτημάτων τους (διακίνηση άρθρων σε ηλεκτρονική μορφή).

Page 3: Κεντρική Διαχείριση  Παραγγελίας Άρθρων  στο Πανεπιστήμιο Αθηνών

15 Νοεμβρίου 2005 ΥΚΒ - ΕΚΠΑ 3

Γενικά Στοιχεία

Έναρξη υπηρεσίας: Ιούνιος 2004 Συμμετοχή των 10 από τις 47 βιβλιοθήκες του

Εθνικού και Καποδιστριακού Πανεπιστημίου Αθηνών (ΕΚΠΑ).

Συνεργασία με το Συλλογικό Κατάλογο του ΕΚΤ και την British Library για την παραγγελία άρθρων.

Η υπηρεσία δημιουργήθηκε στο πλαίσιο του έργου «Εμπλουτισμός και Αναβάθμιση της Βιβλιοθήκης του ΕΚΠΑ» του Β` ΕΠΕΑΕΚ.

Page 4: Κεντρική Διαχείριση  Παραγγελίας Άρθρων  στο Πανεπιστήμιο Αθηνών

15 Νοεμβρίου 2005 ΥΚΒ - ΕΚΠΑ 4

Ομάδες χρηστών υπηρεσίας

Τελικοί χρήστες (μέλη ΔΕΠ, φοιτητές, ερευνητές) Προσωπικό των βιβλιοθηκών Υπεύθυνος για την Κεντρική Διαχείριση της

υπηρεσίας

Page 5: Κεντρική Διαχείριση  Παραγγελίας Άρθρων  στο Πανεπιστήμιο Αθηνών

15 Νοεμβρίου 2005 ΥΚΒ - ΕΚΠΑ 5

Σενάρια Χρήσης

1. Ένας χρήστης του ΕΚΠΑ κάνει παραγγελία ενός άρθρου από έναν εξωτερικό προμηθευτή (Το Πανεπιστήμιο λειτουργεί ως πελάτης).

2. Μια Βιβλιοθήκη του ΕΔΕΤΒ κάνει παραγγελία άρθρου από το ΕΚΠΑ (Το Πανεπιστήμιο λειτουργεί ως προμηθευτής).

3. Ένας χρήστης μιας Βιβλιοθήκης του ΕΚΠΑ κάνει παραγγελία από άλλη Βιβλιοθήκη του ΕΚΠΑ (Ενδο-πανεπιστημιακή παραγγελία άρθρου).

Page 6: Κεντρική Διαχείριση  Παραγγελίας Άρθρων  στο Πανεπιστήμιο Αθηνών

15 Νοεμβρίου 2005 ΥΚΒ - ΕΚΠΑ 6

Παράδειγμα ροής εργασίας

Παρ αλαβήάρ θρ ο υ

Κατα χώ ρ ησηπ αρ αγγελ ία ς

Έ ντυπημ ορφ ή ;

Ε ισα γω γ ή αρχ είο υστο σύστημα

Π ροώ θησηπ αρα γ γ ελ ία ς σ το ν

π ρο μη θευτή

Εκ τύ πω σητο υ άρ θρ ο υ

Επ εξερ γασ ίαπ αρ αγγελ ία ς

Ο π τ ικ ήσάρω ση

Παρ αλαβήάρ θρ ο υ

ΝΑΙ

Ο ΧΙ

Χρή στη ς

ΥπεύθυνοςΒ ιβ λ ιοθή κη ς

ΥπεύθυνοςΚ εντρ ική ςΔ ιαχείρ ιση ς

Page 7: Κεντρική Διαχείριση  Παραγγελίας Άρθρων  στο Πανεπιστήμιο Αθηνών

15 Νοεμβρίου 2005 ΥΚΒ - ΕΚΠΑ 7

Προσωπικό Βιβλιοθήκης

Λιγότερες ευθύνες σε σχέση με το προηγούμενο μοντέλο Επικοινωνία και καθοδήγηση του τελικού χρήστη Οπτική σάρωση του άρθρου που ζητήθηκε από εξωτερική

βιβλιοθήκη

Δεν είναι απαραίτητη η επικοινωνία με τους προμηθευτές που συνεργάζονται με το ΕΚΠΑ

Page 8: Κεντρική Διαχείριση  Παραγγελίας Άρθρων  στο Πανεπιστήμιο Αθηνών

15 Νοεμβρίου 2005 ΥΚΒ - ΕΚΠΑ 8

Υπηρεσία Κεντρικής Διαχείρισης

Βιβλιοθήκες του ΕΚΠΑΒιβλιοθήκες του ΕΔΕΤΒ,British Library

Παραγγελία άρθρου

Κεντρική Διαχείριση

Προώθηση αίτησηςΑποστολή άρθρου

Προώθηση άρθρου

Αποστολή άρθρουΠροώθηση άρθρου

Παραγγελία άρθρουΠροώθηση αίτησης

12

34

12

34

Page 9: Κεντρική Διαχείριση  Παραγγελίας Άρθρων  στο Πανεπιστήμιο Αθηνών

15 Νοεμβρίου 2005 ΥΚΒ - ΕΚΠΑ 9

Χαρακτηριστικά της εφαρμογής

Η εφαρμογή για την κεντρική διαχείριση παραγγελίας άρθρων υλοποιήθηκε από το Υπολογιστικό Κέντρο Βιβλιοθηκών στην πλατφόρμα Lotus Notes / Domino.

Οικεία πλατφόρμα στο προσωπικό των βιβλιοθηκών (E-mail, on-line help, ιστοσελίδες βιβλιοθηκών).

Όλα τα βήματα για το προσωπικό των Βιβλιοθηκών και την Κεντρική Διαχείριση γίνονται μέσω της ενιαίας πλατφόρμαςΠαραγγελία / παραλαβή άρθρουΑποστολή άρθρου στην εξωτερική βιβλιοθήκηΣάρωση άρθρουΚαταχώρηση περιοδικών

Ταυτόχρονα παρέχεται φόρμα μέσω web για την καταχώρηση παραγγελιών από τους χρήστες.

Page 10: Κεντρική Διαχείριση  Παραγγελίας Άρθρων  στο Πανεπιστήμιο Αθηνών

15 Νοεμβρίου 2005 ΥΚΒ - ΕΚΠΑ 10

Παράδειγμα

Ένας φοιτητής του Πανεπιστημίου Αθηνών επιθυμεί να αποκτήσει ένα άρθρο, που δεν διατίθεται στη συλλογή των περιοδικών του ΕΚΠΑ (εντύπων και ηλεκτρονικών) ή της HEAL-LINK.

Αποφασίζει να παραγγείλει το άρθρο από μια βιβλιοθήκη του ΕΔΕΤΒ που το διαθέτει.

Page 11: Κεντρική Διαχείριση  Παραγγελίας Άρθρων  στο Πανεπιστήμιο Αθηνών

15 Νοεμβρίου 2005 ΥΚΒ - ΕΚΠΑ 11

Αρχική Ιστοσελίδα

Page 12: Κεντρική Διαχείριση  Παραγγελίας Άρθρων  στο Πανεπιστήμιο Αθηνών

15 Νοεμβρίου 2005 ΥΚΒ - ΕΚΠΑ 12

Φόρμα Παραγγελίας Άρθρου

Page 13: Κεντρική Διαχείριση  Παραγγελίας Άρθρων  στο Πανεπιστήμιο Αθηνών

15 Νοεμβρίου 2005 ΥΚΒ - ΕΚΠΑ 13

Εμφάνιση Νέας Αίτησης

Page 14: Κεντρική Διαχείριση  Παραγγελίας Άρθρων  στο Πανεπιστήμιο Αθηνών

15 Νοεμβρίου 2005 ΥΚΒ - ΕΚΠΑ 14

Επεξεργασία Νέας Αίτησης

Page 15: Κεντρική Διαχείριση  Παραγγελίας Άρθρων  στο Πανεπιστήμιο Αθηνών

15 Νοεμβρίου 2005 ΥΚΒ - ΕΚΠΑ 15

Εμφάνιση στην Κεντρική Διαχείριση

Page 16: Κεντρική Διαχείριση  Παραγγελίας Άρθρων  στο Πανεπιστήμιο Αθηνών

15 Νοεμβρίου 2005 ΥΚΒ - ΕΚΠΑ 16

Προώθηση Αίτησης στο ΕΚΤ

Page 17: Κεντρική Διαχείριση  Παραγγελίας Άρθρων  στο Πανεπιστήμιο Αθηνών

15 Νοεμβρίου 2005 ΥΚΒ - ΕΚΠΑ 17

Παραλαβή και μετατροπή άρθρου

Ταχυδρομείο

Fax

Ariel

E-mail

Σάρωσηεγγράφου

Μετατροπήσε αρχείο PDF

Ηλεκτρονικό Αρχείο(PDF, TIFF)

Scanner

Fax Server

Ariel Server

Page 18: Κεντρική Διαχείριση  Παραγγελίας Άρθρων  στο Πανεπιστήμιο Αθηνών

15 Νοεμβρίου 2005 ΥΚΒ - ΕΚΠΑ 18

Εισαγωγή αρχείου στο σύστημα

Page 19: Κεντρική Διαχείριση  Παραγγελίας Άρθρων  στο Πανεπιστήμιο Αθηνών

15 Νοεμβρίου 2005 ΥΚΒ - ΕΚΠΑ 19

Εκτύπωση άρθρου για χρήστη

Page 20: Κεντρική Διαχείριση  Παραγγελίας Άρθρων  στο Πανεπιστήμιο Αθηνών

15 Νοεμβρίου 2005 ΥΚΒ - ΕΚΠΑ 20

Πλεονεκτήματα της Κεντρικής Διαχείρισης

Μείωση του χρόνου απασχόλησης για το προσωπικό των βιβλιοθηκών.

Ενιαίο περιβάλλον εργασίας του προσωπικού των βιβλιοθηκών, ανεξάρτητα από τον εξωτερικό προμηθευτή.

Ενοποιημένες υπηρεσίες των βιβλιοθηκών προς το χρήστη: πιο προσιτές, λειτουργικές και αξιόπιστες.

Συνεργασία των εξωτερικών προμηθευτών με το Πανεπιστήμιο Αθηνών συνολικά και όχι με κάθε βιβλιοθήκη ξεχωριστά.

Page 21: Κεντρική Διαχείριση  Παραγγελίας Άρθρων  στο Πανεπιστήμιο Αθηνών

15 Νοεμβρίου 2005 ΥΚΒ - ΕΚΠΑ 21

Προβλήματα - Βελτιώσεις

Ανάγκη αυτοματοποίησης της επικοινωνίας με το σύστημα του ΕΚΤ Παραλαβή και αποστολή στοιχείων

παραγγελίας Ενημέρωση βάσης δεδομένων περιοδικών

(έγινε το πρώτο βήμα με την συμπλήρωση αρχείου Excel)

Page 22: Κεντρική Διαχείριση  Παραγγελίας Άρθρων  στο Πανεπιστήμιο Αθηνών

15 Νοεμβρίου 2005 ΥΚΒ - ΕΚΠΑ 22

Συμμετοχή των υπόλοιπων βιβλιοθηκών του Πανεπιστημίου Αθηνών.

Συνεργασία με περισσότερους προμηθευτές για την παραγγελία άρθρων.

Αυτοματοποίηση παραγγελίας άρθρου με τη χρήση ζεύγους ονόματος και κωδικού χρήστη.

Μελλοντικά Σχέδια