Διαχεί ριση Χρόνου

2 χαμένες ώρες της ημέρας • Ακατάστατο γραφείο

• Αδυναμία εύρεσης των πραγμάτων μας

• Απώλεια συνέπειας σε επαγγελματική συνάντηση

• Η χωρίς προετοιμασία συμμετοχή, σε συνάντηση

• Κουρασμένος/ αδυναμία συγκέντρωσης

• Τι είναι διαχείριση χρόνου

• Πώς να θέτω στόχους

• Πώς να φτιάχνω λίστα εκκρεμοτήτων

• Τι είναι το διάγραμμα του χρόνου

• Παράδειγμα: «Οι δυνάστες του χρόνου»

Τι είναι

Διαχείριση Χρόνου;

Πόσο είναι

το τίμημα ανά ώρα;

Τίμημα ανά ώρα

• 1.000€/ μήνα

• 2.000€ αξία/ μήνα

• 100€/ ημέρα

• 12€/ ώρα

• 0,20€/ λεπτό

∞Κόστος ΕυκαιρίαςΤο βάφτισαν οι οικονομολόγοι

Πώς να

θέτεις τους στόχους σου;

Μετρήσιμος

Υλοποιήσιμος

Απόλυτος

Λογικός

Ορισμένος Χρονικά

Ιεράρχηση των Στόχων

• Στόχος σήμερα

• Στόχος του μήνα

• Στόχος του έτους

• Στόχος την επόμενης 5ετίας

• Στόχος την επόμενης 10ετίας

• Τα όνειρά σου

Αποτυχία στο σχέδιο είναι σχεδιασμός της αποτυχίας σου

Από το Στόχο στη Δράση

• Σπάσε κάθε στόχο σε επιμέρους δράσεις

• Βαθμολόγησε τις δράσεις με βαθμό σημαντικότητας

• Ιεράρχησε τις δράσεις

Από τη Δράση στη Λίστα Εκκρεμοτήτων

• Η Λίστα Εκκρεμοτήτων περιέχει τις δράσεις της ημέρας

• Μπορεί να περιλαμβάνει άλλα εργασίες που δεν είναι στόχοι ή δράσεις

• Ιεράρχησε τις εκκρεμότητες της λίστας

• Εργαλεία

Συμβουλές για Λίστα Εκκρεμοτήτων• Προγραμμάτισε μέρος της ημέρας

• Οι πιο σημαντικές εργασίες πρώτες

• Οι πιο βαρετές εργασίες πρώτες

• Χρησιμοποίησε δέσμες χρόνου, άφησε κενά ανάμεσα στις δέσμες

• Κάνε τα μικρά πράγματα στη σειρά (με μια ανάσα)

Διάγραμμα ΧρόνουΕπείγον Κανονικό

Σημαντικό

Ασήμαντο

1. Λίστα προτεραιότητας για κάθε δραστηριότητα

2. Χρόνος εκπλήρωσης δραστηριότητας

Ομαδική Συζήτηση

Κατανοώντας το Χρόνο

Επείγον Κανονικό

Σημαντικό

Ασήμαντο

1 2

43Τεταρτημόριο Διαχείρισης

Τεταρτημόριο Ηγεσίας & Ποιότητας

Τεταρτημόριο Παραπλάνησης

Τεταρτημόριο Σπατάλης

Οι 7 συνήθειες των αποτελεσματικών ανθρώπων

«Προγραμμάτισε την κατεύθυνσή σου και μην κατευθύνεις το πρόγραμμά σου»

Μην κατευθύνεις το πρόγραμμά σου, προγραμμάτισε την κατεύθυνσή σου. Αυτό είναι το αγαπημένο μου απόσπασμα από το βιβλίο του Στέφαν Κόβεϋ «Οι 7 συνήθεις των αποτελεσματικών ανθρώπων». Αν κάτι είναι σημαντικό για σένα, απλά βρες το χρόνο για να το κάνεις. Σίγουρα, κάποιες δραστηριότητες χάσουν έδαφος έναντι άλλων- είσαι απλά άνθρωπος- και μπορείς να κάνεις τόσα. Κράτησε χρόνο για ανάπτυξη προϊόντος/υπηρεσίες, μάρκετινγκ, προσωπική ανάπτυξη, εξάσκηση, ξεκούραση κλπ. Οτιδήποτε συμβαίνει δεν είναι σημαντικό

Χρονοφάγοι“Case Study”

Θα συζητήσουμεΠοιό είναι το πρόβλημα του “Case Study”;Έχουμε παρόμοια προβλήματα στη δουλειά μας;Ποιές είναι οι λύσεις που προτείνετε;

Ομαδική Συζήτηση

Ο Μαξ γράφει μία εκτενή έκθεση χωρισμένη σε δύο μέρη τις τελευταίες δύο ώρες. Έχει φτιάξει προσχέδιο για το πρώτο μέρος της έκθεσης και είναι έτοιμος να ξεκινήσει το δεύτερο μέρος. Ο Μαξ αισθάνεται ότι οι προσπάθειές του θα επιβραβευθούν, σηκώνεται πηγαίνει στην κουζίνα να φτιάξει ένα καφέ και συνομιλεί με δύο συναδέλφους του. Επιστρέφει στο γραφείο του και διαπιστώνει ότι έχει λάβει δύο e-mail. Σκέφτεται: «Ας κοιτάξω τα mail μου πρώτα».

“Case Study 1”

Αφού απαντά στα mail του, ο Μαξ επιστρέφει στην συγγραφή της έκθεσης. Δυστυχώς, δεν μπορεί να συνεχίσει την έκθεση από εκεί που την άφησε. Έχει χάσει τον ειρμό της σκέψης του.

“Case Study 1”

«Μας διακόπτουν για πράγματα τα οποία δεν είναι επείγοντα ή σημαντικά, όπως περιττά e-mails. Πράγματα τα οποία μας καταναλώνουν χρόνο και μετά δύσκολα ξαναβρίσκουμε το ρυθμό μας.

28% της κάθε ημέρας

“Lost in E-Mail, Tech Firms Face Self-Made Beast,” June 14, 2008”

6-9 λεπτά διακοπής, 4-5 λεπτά

επαναφοράς- άρα πέντε διακοπές

αντιστοιχούν σε μία ώρα

ΡΩΤΗΣΕ ΤΟΝ ΕΑΥΤΟ ΣΟΥΠοιές ώρες της ημέρας αισθάνεσαι ότι έχεις μεγαλύτερη

ενέργεια;

Διακοπές ;;;

1. Χωριστείτε σε ομάδες

2. Σημειώστε 5 πράγματα τα οποία σας αποσπούν από την εργασία σας

3. Συζητήστε μεταξύ σας τρόπους για να αποφύγετε αυτές τις διακοπές

Οπότε, ποιές είναι οι δικές σου

Πώς να αποφεύγετε τις διακοπές;• Κλείστε την ηχητική αναφορά mail

• Ελέγξτε τα mail σας κάθε μία ώρα

• Κλείστε το Media Player

• Αρνηθείτε ευγενικά

• Γνωστοποιήστε το πρόγραμμά σας σε τρίτους

• Μπείτε σε κατάσταση εκτός σύνδεσης στο google talk

• Χρησιμοποιήστε ακουστικά

• Συμμαζέψτε & διατηρήστε καθαρό το γραφείο σας

• Ορίστε διαδικασίες, π.χ. μετάδοση πληροφοριών γραπτά και ενθάρρυνση των συναδέλφων να το τηρούν

• Βεβαιωθείτε ότι ο καθένας κατανοεί το εύρος των αρμοδιοτήτων του

Συμβουλές για τηλεφωνήματα• Περιορίστε τη διάρκεια των κλήσεων σας, σταθείτε όρθιοι κατά την κλήση

• Ομαδικές κλήσεις: 11:50π.μ. και 5:50μ.μ.

• Ξεκινήστε ανακοινώνοντας τους στόχους της συνομιλίας

• Μη χαλαρώνετε στην καρέκλα σας

• Έχετε κάτι μπροστά σας να κοιτάτε, με το οποίο θα ασχοληθείτε αμέσως μετά

• Συνοψίστε αυτά τα οποία συμφωνήσατε

Συμβουλές για αποτελεσματικές συναντήσεις

• Συνεπείς στην ώρα της συνάντησης

• Ασχοληθείτε μόνο με την ημερήσια διάταξη της συνάντησης

• Ξεκαθαρίστε τις προτεραιότητες αλλιώς επιταχύνετε τη συζήτηση

• Διαχειριστείτε το κάθε θέμα ως ξεχωριστή οντότητα

• Ελέγξτε συμφωνίες και δράσεις στο τέλος της συνάντησης

Η Πάολα πηγαίνει στο γραφείο της κάθε μέρα στις 9:00, εφόσον ο υπολογιστής της είναι ανοιχτός η πρώτη της κίνηση είναι να ελέγξει τα mail της. «Έχω πάψει να αισθάνομαι, το κάνω μηχανικά» εξομολογείται, «από τη μία πλευρά, κοιτάζω την πρόοδο της εταιρία, κάτι που με απασχολεί άμεσα. Και μου αρέσει να διαβάζω μηνύματα φίλων μου. Από την άλλη πλευρά, τρομάζω βλέποντας τα 20-30 μηνύματα, τα οποία είτε είναι χάσιμο χρόνου είτε είναι άσχετα με τη δουλειά μου.

“Case Study 2”

Τρομάζω όταν άλλα 20-30 μηνύματα έρχονται στα εισερχόμενα του ηλεκτρονικού μου ταχυδρομείου μέχρι το τέλος της ημέρας. Το χειρότερο είναι ότι πρέπει να διαβάσω τα περισσότερα από αυτά για να διαπιστώσω ότι είναι άσχετα με το αντικείμενο της εργασίας μου. Επιπλέον όσο το μέγεθος του ηλεκτρονικού μου ταχυδρομείου μεγαλώνει, γίνεται τρομερά δύσκολο για μένα να βρω τα σημαντικά mail.

“Case Study 2”

1. Διαβάζετε τα μηνύματα στον προγραμματισμένο χρόνο ανά ημέρα. Μην ελέγχετε τα μηνύματα μόλις φτάνουν στον ηλεκτρονικό σας ταχυδρομείο

2. Βάζετε τα προσωπικά σας μηνύματα σε διαφορετικό φάκελο

3. Οργανώστε το ηλεκτρονικό σας ταχυδρομείο ανά δραστηριότητα εργασίας σας

4. Χρησιμοποιείτε «Κατηγορίες» αντί για φακέλους

5. Φιλτράρετε με «Κριτήρια» 6. Κάνετε αναζήτηση ανά «Σπουδαιότητα»7. Ενημερώστε τους παραλήπτες για την

οργάνωση του ταχυδρομείου & πώς μπορούν να σας διευκολύνουν

Πώς αντιμετωπίζουμε το

1. Ρωτήστε τα άτομα γύρω σας, πόσοι απ αυτούς λαμβάνουν πάνω από 200 mail/ημέρα;

2. Πόσα mail θα σβήσετε ή αγνοήσετε διαβάζοντας το θέμα; Ποιά είναι αυτά;

3. Πώς τα αντιμετωπίζετε;

4. Πόσα άτομα χρησιμοποιούν το Outlook για να διαχειριστούν τα mail τους

Πρώτα από όλα, πόσα άτομα ξέρετε ποιο είναι το μέγεθος του ηλεκτρονικού σας ταχυδρομείου;

ξεχείλισμα του ηλ. ταχυδρομείου;;;

Συμβουλές για υπερφορτωμένο ηλ.ταχυδρομείο• Χρησιμοποιείτε απαντήσεις από προηγούμενες επικοινωνίες

• Χρησιμοποιείτε αυτόματα κείμενα

• Αποφύγετε διφορούμενους τίτλους μηνυμάτων

• Χρησιμοποιείτε Κριτήρια για να ελέγξετε τη ροή των μηνυμάτων

• Χρησιμοποιείτε Κατηγορίες αντί να δημιουργείτε φακέλους

• Χρησιμοποιείτε Αναζήτηση

Φάκελοι, Υπο-φάκελοι και Υπο-υπο- φάκελοι

Φάκελοι, Υπο-φάκελοι και Υπο-υπο- φάκελοι

Εισερχόμενα μηνύματα ανά δραστηριότητα

«Άδειο»

Μηδέν Εισερχόμενα

Τα e-mail είναι απλά ένα μέσον

Ένα μέρος για όλα

Διαδικασία μηδέν

Μετατροπή σε δράση

Περισσότερο από έλεγχοςΛιγότερο από απάντηση

Τι είναιΔιαδικασία;

Τι είναι δράση;

Διαγραφή

Αποστολή

Αναφορά

Αναβολή

Εφαρμογή

«Είμαστε αυτά που κάνουμε»-Αριστοτέλης

Συνηθίζοντας τη Διαδικασία;

Ο Χάρβεϊ εργάζεται σκληρά και με ζήλο. Είναι πρόθυμος να κάνει οτιδήποτε απαραίτητο για να βοηθήσει την ομάδα του να πιάσει τους στόχους της. Όταν η Μαίρη, η αρχηγός της ομάδας λέει, «Κάποιος χρειάζεται να κάνει μία εισήγηση για το επόμενο στάδιο του έργου μας», τα περισσότερα άτομα ζάρωσαν στις καρέκλες τους ή άρχισαν να κοιτούν τις σημειώσεις τους. «Μπορεί κάποιος να τακτοποιήσει το θέμα της εισήγησης;» ξαναρωτά η Μαίρη. Βλέποντας ότι κανείς δεν προθυμοποιείται, ο Χάρβεϊ μπαίνει μπροστά και αναλαμβάνει να κάνει την εισήγηση.

“Case Study 3”

Βέβαια η συμπεριφορά του είναι προβλέψιμη, οι συνάδελφοί του γνωρίζουν ότι αν επιμείνουν να αναζητούν κάποιον εθελοντή για μία εργασία, ο Χάρβεϊ θα δηλώσει το παρόν. Επίσης, όταν θα ολοκληρώσει τη δουλειά, θα την έχει κάνει καλά και σωστά, είναι τελειομανής.Από την άλλη πλευρά, το πρόβλημα είναι ότι ο Χάρβεϊ έχει θέμα να παραδίδει τα πράγματα στην ώρα τους, κι αυτό επειδή έχει υπερφορτώσει τον εαυτό του με υποχρεώσεις

“Case Study 3”

Γνωρίζοντας τις αρμοδιότητες και τους στόχους σου, μην υπερφορτώνεσαι με εργασίες

Μην υποθέτεις ότι τα πάντα πρέπει να γίνουν, θυμήσου το διάγραμμα του χρόνου

Μάθε να λες «όχι» στον προϊστάμενό σου και διαπραγματεύσου μαζί του

Ανάθεσε, η ανάθεση δεν είναι ανατροπή, κάνε τα βαρετά πράγματα εσύ

ΤΕΛΟΣ

Ευχαριστώ