Word XP - eclass.hmu.gr£ημειώσεις... · Title: Word XP Author: Stelios Created Date:...

ΤΕΙ ΚΡΗΤΗΣ – Σ∆Ο ΤΜΗΜΑ ΛΟΓΙΣΤΙΚΗΣ

ΣΗΜΕΙΩΣΕΙΣ

ΓΙΑ ΤΟ ΠΡΟΓΡΑΜΜΑ ΕΠΕΞΕΡΓΑΣΙΑΣ ΚΕΙΜΕΝΟΥ

WORD 2002

Ηράκλειο Ιανουάριος 2004 Τσουκάτος Βαγγέλης – Μιχαηλίδης Στέλιος

Σηµειώσεις Word 2002

Πίνακας Περιεχοµένων

Microsoft WORD 2002 ............................................................................................ 3 1. Το Βασικό Παράθυρο του Προγράµµατος. ...................................................... 3 2. Τα ∆οµικά Συστατικά Κειµένου. ..................................................................... 4 3. Επιλογή Κειµένου – ∆ιαγραφή – Αντικατάσταση – ∆ιόρθωση Κειµένου....... 4 4. Θέση Μέσα στο Κείµενο – Μετακίνηση.......................................................... 5 5. Αντιγραφή ή Μετακίνηση Τµήµατος Κειµένου. .............................................. 6 6. Μορφοποίηση Κειµένου................................................................................... 6 6.1. Μορφοποίηση Γραµµατοσειράς. .................................................................. 6 6.2. Μορφοποίηση Παραγράφου......................................................................... 8 7. Αποθήκευση και Ανάκτηση Κειµένου. .......................................................... 11 8. ∆ιαµόρφωση Σελίδας. .................................................................................... 14 9. Κεφαλίδες και Υποσέλιδα. ............................................................................. 16 10. Πίνακες ....................................................................................................... 18 11. Κουκίδες και Αρίθµηση. ............................................................................ 22 12. Πρότυπα Εγγράφων (Document Templates).............................................. 23 12.1. ∆ηµιουργία Προτύπου (Εγγράφου). ....................................................... 23 12.2. Τροποποίηση Προτύπου......................................................................... 24 13. Στυλ ............................................................................................................ 25 13.1. ∆ηµιουργία Στυλ. ................................................................................... 25 13.2. Τροποποίηση Στυλ ................................................................................. 25 14. Εισαγωγή Εικόνας. ..................................................................................... 26 14.1. Εισαγωγή Clip Art ή εικόνας από την Clip Gallery ............................... 26 14.2. Εισαγωγή εικόνας από άλλο αρχείο ....................................................... 26 14.3. Εισαγωγή σαρωµένης εικόνας................................................................ 27 15. Εισαγωγή αλλαγής σελίδας ........................................................................ 27 16. Εισαγωγή της τρέχουσας ηµεροµηνίας και ώρας σε ένα έγγραφο............. 27 17. Εισαγωγή υποσηµείωσης ή σηµείωσης τέλους .......................................... 27 18. Σύνδεση του Word µε φύλλα εργασίας ...................................................... 28 19. ∆ηµιουργία Υπερσύνδεσης ........................................................................ 28 20. Επίλογος για το WORD XP ....................................................................... 29

Τσουκάτος Β. & Μιχαηλίδης Σ. Σελίδα 2


Microsoft WORD 2002 Όπως φαίνεται και από τον τίτλο, θα ασχοληθούµε µε την τελευταία έκδοση (XP) του δηµοφιλέστερου επεξεργαστή κειµένου στον κόσµο, του WORD.

1. Το Βασικό Παράθυρο του Προγράµµατος.

Tα κύρια συστατικά του βασικού παράθυρου του Word XP, όπως σε όλα τα παράθυρα που έχουµε δει µέχρι τώρα, είναι:

1 Η γραµµή της εφαρµογής, στο πάνω µέρος, όπου αναγράφεται το όνοµα του προγράµµατος καθώς και το όνοµα του εγγράφου που αυτή την στιγµή έχουµε ανοίξει και επεξεργαζόµαστε. (Έγγραφο 7 - Microsoft Word) 1

2 Η γραµµή των Καταλόγων Εργασιών ή Menu η οποία περιλαµβάνει όλους τους καταλόγους εργασιών που είναι διαθέσιµοι στο πρόγραµµα

3 Μία ή περισσότερες γραµµές εργαλείων (Tool Bars)

4 Η Γραµµή Κατάστασης στο κάτω µέρος του παράθυρου (Status Bar) η ο-ποία περιέχει πληροφορίες για το έγγραφο που επεξεργαζόµαστε 2

5 Η κάθετη και οριζόντια ράβδος κύλισης 3

6 Ο οριζόντιος και κάθετος Χάρακας 4 1 Το όνοµα Έγγραφο 7, είναι προσωρινό και ισχύει µέχρι εµείς δώσουµε το οριστικό όνοµα του εγγρά-φου. 2 Πληροφορίες για το σε ποια σελίδα βρισκόµαστε, πόσες είναι συνολικά οι σελίδες του εγγράφου, σε ποια στήλη και γραµµή της σελίδας βρισκόµαστε κλπ.

3 Οι ράβδοι κύλισης χρησιµεύουν για να κυλά µπροστά από την οθόνη µας το κείµενο.



Πρέπει εδώ να τονίσοµε ότι στην πραγµατικότητα το παραπάνω παράθυρο αποτελείται από το εξωτερικό (παράθυρο της εφαρµογής) και το εσωτερικό (παράθυρο του εγγρά-φου) και για τον λόγο αυτόν υπάρχουν δύο σειρές από σύµβολα προσαρµογής µεγέθους και κλεισίµατος.5

Στο µεγάλο λευκό πλαίσιο µπορούµε αµέσως να καταχωρήσουµε κείµενο είτε στα Ελ-ληνικά είτε στα Αγγλικά αλλά και σε οποιαδήποτε άλλη γλώσσα (εφ’ όσον την έχουµε εγκαταστήσει στον Υπολογιστή µας).

2. Τα ∆οµικά Συστατικά Κειµένου.

Τα δοµικά συστατικά του κειµένου στο Word είναι η Λέξη και η Παράγραφος.

Λέξη είναι ένα οποιοδήποτε συνεχές σύνολο γραµµάτων και αριθµών που περικλεί-εται µεταξύ δύο Spaces (_)6

Παράγραφος είναι ένα σύνολο λέξεων που περικλείονται µεταξύ δύο Enter.7

Έχοντας ορίσει τα παραπάνω, πρέπει να αναφέρουµε και ορισµένους κανόνες σχετικά µε την χρήση των σηµείων στίξης (κόµµα, τελεία, ερωτηµατικό, άνω-κάτω τελεία) και συµβόλων (παρένθεση κλπ).

Ως γενικό κανόνα µπορούµε να έχουµε τον εξής:

Αν µεταξύ δύο λέξεων είναι αναγκαία η χρησιµοποίηση σηµείου στίξης, τότε το σηµείο αυτό «κολλάει» στην προηγούµενη λέξη ενώ το _ ακολουθεί. Στη περίπτωση χρησιµο-ποίησης παρενθέσεων τότε η παρένθεση ανοίγει αµέσως πριν την πρώτη λέξη του πε-ριεχοµένου και κλείνει αµέσως µετά την τελευταία λέξη χωρίς την µεσολάβηση _.

Ακολουθώντας τον παραπάνω γενικό κανόνα αποφεύγουµε φαινόµενα ανεξέλεγκτης εµφάνισης και συµπεριφοράς των σηµείων στίξης µέσα στο κείµενο (σειρές που αρχί-ζουν µε ,) ή . κλπ).

Τονίζοµε εδώ ότι το ¶ (Enter) χρησιµοποιείται µόνο όταν θέλουµε να αλλάξουµε παρά-γραφο και όχι στο τέλος κάθε σειράς, αφού η αλλαγή σειρών γίνεται αυτόµατα από το Word. Αν θέλουµε να αλλάξουµε σειρά, αλλά όχι παράγραφο, τότε πληκτρολογούµε ταυτόχρονα Shift & ¶.

3. Επιλογή Κειµένου – ∆ιαγραφή – Αντικατάσταση – ∆ιόρθωση Κει-µένου.

κάνουµε όταν χρειάζεται είτε να αλλάξουµε κάτι στα χα-
Επιλογή ή µαρκάρισµα
ρακτηριστικά του επιλεγµένου κειµένου, είτε όταν θέλουµε να πραγµατοποιήσουµε α-ντιγραφή ή µετακίνηση του κειµένου αυτού.

Η επιλογή κειµένου γίνεται µε τους εξής τρόπους:

1 Επιλογή Λέξης: ∆ιπλό Κλικ στην Λέξη που θέλουµε να επιλέξουµε

4 Οι Χάρακες µας δείχνουν τα όρια µέσα στην σελίδα που µπορεί να καταχωρήσουµε κείµενο. 5 Κλείσιµο του παράθυρου της εφαρµογής σηµαίνει και κλείσιµο του παράθυρου του εγγράφου αλλά όχι το αντίθετο. 6 Ο χαρακτήρας Space αντιστοιχεί µε το πάτηµα της Μπάρας και θα τον συµβολίζουµε στο εξής µε _. 7 Ο χαρακτήρας Enter είναι ο χαρακτήρας αλλαγής παραγράφου και θα τον συµβολίζουµε στο εξής µε ¶.



2 Επιλογή Παραγράφου: Τριπλό Κλικ στην παράγραφο που θέλουµε να επιλέ-ξουµε.

3 Επιλογή Τµήµατος Κειµένου ανεξάρτητα αν είναι ολόκληρη λέξη ή παρά-γραφος: Κλικ αµέσως πριν τον πρώτο χαρακτήρα του κειµένου που θέλουµε να επιλέξουµε, κρατάµε το αριστερό πλήκτρο και σύροµε µέχρις ότου επιλεχθεί και ο τελευταίος χαρακτήρας.

4 Επιλογή Σειράς: Κλικ στο αριστερό περιθώριο. (για πολλές σειρές κρατάµε το αριστερό πλήκτρο και σύροµε µέχρι να επιλεχθούν όλες οι σειρές που θέλοµε.

5 Επιλογή Ολόκληρου του Κειµένου: Πληκτρολογούµε ταυτόχρονα Ctrl + A.

Έχοντας επιλέξει το κείµενο που θέλουµε να διαγράψουµε, πατάµε το πλήκτρο Delete και το κείµενο διαγράφεται.

Το επιλεγµένο κείµενο αντικαθίσταται µε απλή πληκτρολόγηση του κειµένου που θα το αντικαταστήσει.

Η διόρθωση του κειµένου γίνεται:

1 Με αντικατάσταση ή διαγραφή όπως περιγράψαµε παραπάνω.

2 Με χρήση των πλήκτρων Back Space (←)8 και Delete9 και πληκτρολόγηση του νέου κειµένου.

4. Θέση Μέσα στο Κείµενο – Μετακίνηση.

Η θέση µας µέσα στο κείµενο καθορίζεται από την θέση που αναβοσβήνει ο Cursor. (η µαύρη κάθετη γραµµή). Εκεί είναι το ενεργό σηµείο του εγγράφου και εκεί καταχωρεί-ται κείµενο (ή εικόνα ή οποιοδήποτε άλλο αντικείµενο) όταν βέβαια κάνουµε τις ανα-γκαίες ενέργειες.

Η µετακίνησή µας µέσα στο έγγραφο γίνεται:

Με την χρησιµοποίηση των πλήκτρων µετακίνησης (←↑→↓) που µετακινούν τον Cursor προς κάθε κατεύθυνση.

Με την απ’ ευθείας µετακίνηση µε χρησιµοποίηση του ποντικιού.

Η Χρήση των ράβδων κύλισης (οριζόντιας και κάθετης) χρησιµεύει µόνο για την κύλι-ση του κειµένου µπροστά από το παράθυρό µας. Πρέπει να είµαστε προσεκτικοί γιατί είναι δυνατό να βλέπουµε άλλο τµήµα του κειµένου µας και σε άλλο σηµείο να βρίσκε-ται ο Cursor.

8 ∆ιαγράφει ένα χαρακτήρα προς τα πίσω κάθε φορά που το πατάµε (Αν το πατήσοµε ταυτόχρονα µε Ctrl διαγράφει ολόκληρη λέξη) 9 ∆ιαγράφει ένα χαρακτήρα προς τα εµπρός κάθε φορά που το πατάµε (Αν το πατήσοµε ταυτόχρονα µε Ctrl διαγράφει ολόκληρη λέξη)



Σε πολύ µεγάλα κείµενα είναι δυνατό να χρησιµοποιηθεί και η εντολή Εύρεση από το menu Επεξεργασία µε την οποία µπορούµε να πάµε κατ’ ευθείαν σε κάποια σελίδα, ενότητα ή έκφραση.

5. Αντιγραφή ή Μετακίνηση Τµήµατος Κειµένου.

Η αντιγραφή και µετακίνηση τµηµάτων κειµένου είναι αναγκαία σε πάρα πολλές περι-πτώσεις και µπορεί να γίνει είτε µεταξύ διαφορετικών σηµείων του ίδιου εγγράφου, είτε µεταξύ διαφορετικών εγγράφων. Η διαδικασία αυτή έχει ως εξής:

Α. Αντιγραφή

1 Επιλογή του τµήµατος κειµένου που θέλουµε να αντιγράψουµε.

2 Από το menu Επεξεργασία επιλέγουµε την εντολή Αντιγραφή

3 Μετακινούµε τον Cursor στο σηµείο που θέλουµε να αντιγραφεί το κείµενο και

4 Από το menu Επεξεργασία επιλέγουµε την εντολή Επικόλληση

Β. Μετακίνηση 1 Επιλογή του τµήµατος κειµένου που θέλουµε να µετακινήσουµε

2 Από το menu Επεξεργασία επιλέγουµε την εντολή Αποκοπή

3 Μετακινούµε τον Cursor στο σηµείο που θέλουµε να αντιγραφεί το κείµενο και

4 Από το menu Επεξεργασία επιλέγουµε την εντολή Επικόλληση

Πρέπει να γίνει σαφής η διαφορά µεταξύ των δύο παραπάνω διαδικασιών.

Αντιγραφή κειµένου σηµαίνει τοποθέτηση του κειµένου και σε µια νέα θέση ταυ-τόχρονα µε την αρχική του θέση. Μετακίνηση κειµένου σηµαίνει τοποθέτηση του κειµένου σε µια νέα θέση αποµακρύνοντάς το από την αρχική θέση.

6. Μορφοποίηση Κειµένου

6.1. Μορφοποίηση Γραµµατοσειράς.

Η µορφοποίηση της γραµµατοσειράς είναι σηµαντική για την παρουσίαση εγγράφων ικανοποιητικών αισθητικά. Περιλαµβάνει τις εξής επί µέρους µορφοποιήσεις:

Μορφοποίηση Γραµµατοσειράς (Επιλογή δηλαδή του τύπου των γραµµάτων)

Μορφοποίηση του µεγέθους των γραµµάτων (η µέτρηση του µεγέθους γίνεται σε στιγµές)

Μορφοποίηση του στυλ (κανονικό, πλάγιο, έντονο, έντονο και πλάγιο)



Επιλογή του χρώµατος των γραµµάτων (Η δυνατότητα αυτή δεν σηµαίνει ότι πρέπει να το Παρακάνοµε)

Επιλογή υπογράµµισης

Τυχόν ειδικά εφέ

Εκτός από τα παραπάνω µε την διαδικασία της µορφοποίησης ορίζουµε την απόσταση των χαρακτήρων και την κίνηση. Θα αναπτύξοµε την βασική µορφοποίηση και εσείς µπορείτε να ανακαλύψετε τα υπόλοιπα µε την µέθοδο trial and error (δοκιµή και λά-θος).

Για να γίνει δυνατή µορφοποίηση ενός τµήµατος κειµένου θα πρέπει προηγουµένως αυτό να έχει επιλεγεί και ακολούθως από το menu Μορφή επιλέγουµε την εντολή Γραµµατοσειρά. Το παρακάτω πλαίσιο διαλόγου θα εµφανισθεί.

Από το πλαίσιο αυτό επιλέγουµε Γραµµατοσειρά10, Στυλ, Μέγεθος, Υπογράµµιση και Χρώµα ενώ µπορούµε να παρακολουθούµε την µεταβολή της εµφάνισης του προε-πιλεγµένου κειµένου µε κάθε αλλαγή που κάνουµε στο παράθυρο µε τίτλο Προεπισκό-πηση στο κάτω µέρος.

Εκτός από τα παραπάνω βασικά χαρακτηριστικά του κειµένου, από το πλαίσιο αυτό, ορίζουµε και τα τυχόν ειδικά εφέ που συνήθως έχουν να κάνουν µε µικρότερα τµήµατα κειµένου.

Για να εφαρµόσοµε τον συνδυασµό των διαφόρων µορφοποιήσεων στο κείµενο που εί-χαµε προηγούµενα επιλέξει, πατάµε ΟΚ ή αν µετανιώσοµε πατάµε Άκυρο και συνεχί-ζοµε χωρίς να γίνει καµία αλλαγή στο κείµενο µας. 10 Η επιλογή γραµµατοσειρών True Type συνίσταται ιδιαίτερα αφού αυτές εκτυπώνονται στον εκτυπωτή όπως ακριβώς φαίνονται στην οθόνη µας.



Στην περίπτωση που θέλουµε ο συγκεκριµένος συνδυασµός µορφοποιήσεων να έχει εφαρµογή, όχι µόνο στο κείµενο που επιλέξαµε, αλλά σε όλα τα κείµενά µας, τότε πα-τάµε το πλήκτρο Προεπιλογή οπότε το παρακάτω µήνυµα εµφανίζεται, το οποίο µας προειδοποιεί για τις µόνιµες αλλαγές που πρόκειται να δηµιουργήσοµε στην γραµµατο-σειρά µας.

Πατάµε Ναι ή Όχι ανάλογα αν επιµένοµε ή µετανιώσαµε. Είναι δυνατό να επανέλθοµε στην προηγούµενη κατάσταση σε οποιαδήποτε στιγµή, ακολουθώντας την ίδια διαδι-κασία.

Πολλές από τις παραπάνω µορφοποιήσεις γίνονται και µε την χρησιµοποίηση των ερ-γαλείων που είναι στην εργαλειοθήκη µορφοποίησης και που εικονίζονται παρακάτω.

Η χρησιµοποίηση του εργαλείου είναι πολύ ενδιαφέρουσα αφού µπορεί να µεταφέρει µορφοποίηση κάποιου τµήµατος κειµένου σε κάποιο άλλο. Επιλέ-γουµε το κείµενο του οποίου θέλουµε να µεταφέροµε την µορφοποίηση, πατάµε το

και στην συνέχεια επιλέγουµε το κείµενο στο οποίο θέλουµε να µε-ταφέροµε την µορφοποίηση.

6.2.

Μορφοποίηση Παραγράφου.

Εκτός από την µορφοποίηση της γραµµατοσειράς είναι απαραίτητο να ορίσουµε και τον τρόπο που σχηµατίζονται οι παράγραφοι. Να καθορίσουµε δηλαδή τον τρόπο που αυτές τοποθετούνται στην σελίδα και σε σχέση η µία µε την άλλη, την στοίχιση αλλά και την απόσταση των στίχων µέσα στην κάθε παράγραφο.

Έχοντας επιλέξει µία ή περισσότερες παραγράφους 11 από το menu Μορφή επιλέγουµε Παράγραφος και το παρακάτω πλαίσιο διαλόγου εµφανίζεται µε την βοήθεια του οποί-ου µπορούµε να ορίσουµε:

11 Όταν πρόκειται να µορφοποιήσοµε µία µόνο παράγραφο δεν χρειάζεται να την επιλέξοµε. Αρκεί ο Cursor µας να είναι µέσα στην παράγραφο.



Στοίχιση. Καθορίζει την στοίχιση των γραµµών ως προς τα περι-

θώρια και µπορεί να πάρει τις παρακάτω µορφές:

Αριστερή στοίχιση (Όλες οι γραµµές της παραγράφου αρχίζουν από το ίδιο σηµείο αλλά πιθανό να τελειώνουν ακανόνιστα)

∆εξιά Στοίχιση. (Όλες οι γραµµές του κειµένου τελειώνουν στο ίδιο σηµείο αλλά πιθανό να αρχίζουν ακανόνιστα. Χρήσιµη για στήλες αριθµών)

Στοίχιση στο Κέντρο. (Οι γραµµές διατάσσονται ώστε να καταλαµβάνουν ίση απόσταση από το κέντρο της γραµµής. Χρήσιµη για τίτλους)

Πλήρης Στοίχιση. (Όλες οι γραµµές αρχίζουν και τελειώνουν οµοιόµορφα στο ίδιο σηµείο)

Εσοχή. Πρόκειται για την απόσταση από το αριστερό ή δεξί περιθώριο των γραµµών της συγκεκριµένης παραγρά-φου. Η εσοχή είναι προεπιλεγµένη ως µηδενική τόσο δεξιά όσο και αριστερά. Θετική εσοχή σηµαίνει ότι οι γραµµές αρχίζουν ή τελειώνουν πιο µέσα από το περι-θώριο, ενώ αρνητική εσοχή σηµαίνει ότι οι γραµµές αρχίζουν ή τελειώνουν έξω από το περιθώριο.

Ειδική. Πρόκειται για εσοχή µόνο της πρώτης γραµµής της πα-ραγράφου η οποία µπορεί να έχει είτε θετική (Πρώτη Γραµµή) εσοχή σε σχέση µε τις άλλες είτε αρνητική (Προεξοχή), κατά µία απόσταση που ορίζεται στο πλαίσιο µε τίτλο Σε (σε εκατοστά). Φυσικά είναι δυνα-



τό να µην υπάρχει ούτε θετική ούτε αρνητική εσοχή της πρώτης γραµµής (καµία).

∆ιάστηµα Ορίζουµε από εδώ το διάστηµα που χωρίζει τις παρα-γράφους. Είναι δυνατό να ορίσουµε διάστηµα Πριν και διάστηµα Μετά κάθε παράγραφο. Τα διαστήµατα αυτά ορίζονται µε την ίδια µονάδα που ορίζονται και τα µε-γέθη των γραµµατοσειρών, δηλαδή σε στιγµές. Συνή-θως απόσταση µετά 6 στιγµές αρκεί (δηλαδή µισή σει-ρά).

∆ιάστιχο Ορίζεται από εδώ η απόσταση που έχουν οι γραµµές στο εσωτερικό των παραγράφων. Το µονό διάστιχο εί-ναι το πιο συνηθισµένο. Μερικές φορές χρησιµοποιού-µε και διάστιχο 1,5 γραµµής αλλά και διπλής γραµµής.

Η δεύτερη «καρτέλα» του πλαισίου διαλόγου µας βοηθάει να καθορίσουµε τον τρόπο που θα χωρίζονται οι παράγραφοι όταν χρειασθεί να αλλάξει σελίδα.

Ο «έλεγχος χήρας/ ορφανής γραµµής» επιλέγεται όταν δεν θέλουµε η πρώτη ή η τε-λευταία γραµµή µιας παραγράφου να χωρίζεται από τις άλλες γραµµές σε περίπτωση αλλαγής σελίδας. Η επιλογή «διατήρηση γραµµών µαζί» αποτρέπει την αλλαγή σελί-δας µέσα σε µία παράγραφο.

Μπορείτε εδώ να εξερευνήσετε τις διάφορες επιλογές πατώντας πρώτα στο ? στην κο-ρυφή του πλαισίου διαλόγου και µετά στην κάθε επιλογή, ώστε να δείτε ποιες από αυ-τές σας ταιριάζει να επιλέξετε και ποιες όχι.

Για την στοίχιση δεν είναι ανάγκη να πάµε από το πλαίσιο διαλόγου αφού είναι δυνατό να χρησιµοποιήσουµε τα εργαλεία:



Επίσης µπορούµε να χρησιµοποιήσουµε τα εργαλεία:

Για την αύξηση και µείωση της γενικής εσοχής της παραγράφου αλλά και της εσοχής πρώτης γραµµής, χρησιµοποιούµε τα ειδικά εργαλεία που υπάρχουν στον οριζόντιο χά-ρακα.

Μεταβάλλει την εσοχή της πρώ-της γραµµής της παραγράφου (drag and drop) Μεταβάλλει την δεξιά

εσοχή (drag and drop)

Το τρίγωνο µεταβάλλει την εσοχή των σειρών της παραγράφου (εκτός της πρώτης) Το πλαίσιο µεταβάλλει την εσοχή όλης της παρα-γράφου (drag and drop)

7. Αποθήκευση και Ανάκτηση Κειµένου.

Ανοίγοντας το Word εµφανίζεται µπροστά µας ένα λευκό έγγραφο, έτοιµο για να κατα-χωρήσουµε το κείµενο µας. Το έγγραφο αυτό έχει το προσωρινό όνοµα Εγγραφο-1 το οποίο ισχύει µέχρι να δώσοµε εµείς το οριστικό όνοµα στο έγγραφο αυτό.

Η οριστική ονοµασία του εγγράφου γίνεται κατά την διαδικασία της πρώτης αποθήκευ-σης. Τότε ορίζουµε εκτός από το όνοµα και τον φάκελο µέσα στον οποίο θα αποθηκευ-θεί το έγγραφο.

Η διαδικασία πρώτης αποθήκευσης γίνεται επιλέγοντας από το menu Αρχείο την εντο-λή Αποθήκευση ως… οπότε το ακόλουθο πλαίσιο διαλόγου εµφανίζεται για να µας βοηθήσει να αποθηκεύσοµε το κείµενο µας.



Πρέπει να ορίσουµε µέσω του πλαισίου Αποθήκευση σε ποιόν φάκελο, στον υπολογι-στή µας ή στο δίκτυο θα αποθηκεύσοµε το έγγραφο. Η αυτόµατη επιλογή είναι ο φάκε-λος My Documents (Τα Έγγραφά µου) αλλά εµείς µπορούµε να επέµβοµε αλλάζοντας την υπόδειξη του προγράµµατος.

Η επέµβαση αυτή γίνεται αν πατήσοµε το 6 δίπλα από το πλαίσιο µε την ένδειξη My Documents και αφού επιλέξουµε τον δίσκο µας, στην συνέχεια θα επιλέξουµε τον φά-κελο που θέλουµε να αποθηκεύσοµε το έγγραφο ανοίγοντάς τον από το παρακάτω πλαίσιο διαλόγου.



Στην συνέχεια ορίζουµε το όνοµα το οποίο θα δώσοµε στο έγγραφο. Το πρόγραµµα για να µας βοηθήσει, προτείνει ως όνοµα την πρώτη παράγραφο του κειµένου µας. Εµείς αποδεχόµαστε ή όχι την πρόταση αλλάζοντας το όνοµα µέσα στο πλαίσιο µε τίτλο Ό-νοµα Αρχείου.

Μπορούµε να ορίσουµε και τον τύπο του αρχείου µέσα στο πλαίσιο Αποθήκευση ως Τύπου. Είναι δυνατό να αποθηκεύοµε το έγγραφο µε προοπτική να το διαβάσοµε σε κάποιον άλλο επεξεργαστή κειµένου. Τότε αποθηκεύοµε το έγγραφο ως έγγραφο του επεξεργαστή στον οποίον πρόκειται να το διαβάσοµε.

Ειδικά αν θέλουµε να διαβάσοµε το έγγραφο µε παλιότερες εκδόσεις του Word όπως η έκδοση 97 ή 6.0/95, πρέπει να το αποθηκεύοµε επιλέγοντας ως τύπο Word 97-2002& 6.0/95 Η διαδικασία καταλήγει µε ένα κλικ στο πλήκτρο Αποθήκευση.

Εκτός από την αρχική αποθήκευση, ένα έγγραφο χρειάζεται να το αποθηκεύσοµε ξανά κάθε φορά που σε αυτό κάνουµε κάποια αλλαγή. Έκτός και αν θέλουµε να αλλάξουµε κάποια από τα χαρακτηριστικά του, δεν χρειάζεται να χρησιµοποιήσουµε την εντολή Αποθήκευση ως αλλά την εντολή Αποθήκευση ή απλά να πατάµε στο εργαλείο

. Η διαδικασία Ανάκτησης του εγγράφου είναι παρόµοια. Από το menu Αρχείο επιλέγουµε την εντολή Άνοιγµα.



Μέσα από το πλαίσιο ∆ιερεύνηση Σε, επιλέγουµε το φάκελο που περιέχει το έγγραφο που θέλουµε να ανοίξοµε, επιλέγουµε το συγκεκριµένο έγγραφο και κάνουµε κλικ στο πλήκτρο Άνοιγµα. Αν δεν βρίσκεται σε αυτόν τον φάκελο ψάχνοµε σε άλλους φακέ-λους µέχρι να το ανακαλύψοµε. Αν δεν µπορούµε να το βρούµε ή δεν θυµόµαστε που ή µε ποιο όνοµα το έχοµε αρχικά αποθηκεύσει, τότε η χρησιµοποίηση της εντολής Find είναι πολύ χρήσιµη.

Η διαδικασία ανοίγµατος µπορεί επίσης να εκτελεσθεί πατώντας στο εργαλείο

8. ∆ιαµόρφωση Σελίδας.

Η εργασία αυτή αφορά στην επιλογή των παραµέτρων που σχηµατίζουν την σελίδα πά-νω στην οποία θα εκτυπώσοµε ένα έγγραφο, όπως τα περιθώρια, το µέγεθος του χαρ-τιού κ.λ.π. Από το menu Αρχείο επιλέγουµε την εντολή ∆ιαµόρφωση Σελίδας και θα εµφανισθεί το παρακάτω πλαίσιο διαλόγου:

Στην πρώτη καρτέλα του πλαισίου διαµορφώνοµε τα περιθώρια της σελίδας. Οι προε-πιλεγµένες τιµές περιθωρίων είναι 2 εκ. για το δεξιό και αριστερό περιθώριο και 2,54 εκ. για το πάνω και κάτω.



Το περιθώριο Βιβλιοδεσίας είναι έξτρα (συνήθως 0,5 έως 1 εκ.) για να δοθεί η δυνατό-τητα να βιβλιοδετηθεί το έγγραφο χωρίς να µειωθεί το κανονικό περιθώριο.

Ο Προσανατολισµός αναφέρεται στην κατακόρυφη ή οριζόντια εµφάνιση της σελίδας.

Η επιλογή Σελίδες καθορίζει τον τρόπο που θα εκτυπωθούν οι σελίδες του εγγράφου. Για παράδειγµα η επιλογή Αντικριστά περιθώρια αφορά την περίπτωση που το έγγρα-φο θα γίνει βιβλίο και θα πρέπει τα εξωτερικά και εσωτερικά περιθώρια των σελίδων να είναι ίσα µεταξύ τους.

Τέλος στην Εφαρµογή ορίζουµε που θα γίνει εφαρµογή των ρυθµίσεων που κάναµε.

Στην δεύτερη καρτέλα, Χαρτί επιλέγουµε όχι µόνο το µέγεθος αλλά και την τροφοδο-σία του χαρτιού. Τα µεγέθη του χαρτιού είναι διάφορα, ανάλογα µε τον εκτυπωτή που χρησιµοποιούµε, αλλά το συχνότερα χρησιµοποιούµενο είναι το µέγεθος Α4 µε δια-

στάσεις 21 εκ. επί 29,7 εκ.

Στην καρτέλα ∆ιάταξη διαµορφώνοµε την Κατακόρυφη στοίχιση που ανάλογα µε την



οριζόντια είναι:

Επάνω: Στην κορυφή της σελίδας

Κέντρο: Στο κέντρο της σελίδας και

Πλήρης στοίχιση

Εκτός από αυτό όµως επιλέγουµε και τον τρόπο τοποθέτησης των κεφαλίδων και υπο-σέλιδων, σε µεγάλα και πολυσέλιδα κείµενα τον οποίο θα αναπτύξοµε στο επόµενο κε-φάλαιο.

Οι διάφορες επιλογές µπορούν να έχουν Εφαρµογή:

Σε όλο το έγγραφο. Επηρεάζει και τις προηγούµενες σελίδες

Σε αυτήν την ενότητα. Μόνο οι σελίδες της τρέχουσας ενότητας

Μετά το τρέχον σηµείο. Από την επόµενη σελίδα και µετά

Όταν τελικά καταλήξοµε σε ένα συνδυασµό ρυθµίσεων και επιλογών, πατάµε ΟΚ για να εφαρµοσθούν ή αν θέλουµε αυτές να είναι οι µόνιµες επιλογές µας, πατάµε Προεπι-λογή για να εφαρµοσθούν, όχι µόνο στο τρέχον έγγραφο αλλά και σε όλα τα έγγραφα στο εξής.

9. Κεφαλίδες και Υποσέλιδα.

Η Κεφαλίδα και το Υποσέλιδο είναι κείµενα που βρίσκονται µέσα στο πάνω και κάτω περιθώριο της σελίδας αντίστοιχα και χρησιµεύουν σε πολυσέλιδα κείµενα για να ανα-γράφονται κάποιες επαναλαµβανόµενες πληροφορίες (τίτλοι, αριθµοί σελίδας κ.λ.π).

Από το menu Προβολή επιλέγουµε την εντολή Κεφαλίδες και Υποσέλιδα οπότε µε-ταφερόµαστε στις περιοχές αυτές αλλά εµφανίζεται και µια έξτρα γραµµή εργαλείων ειδικά για την µορφοποίησή τους.



Η γραµµή αυτή έχει όλα τα εργαλεία που χρειαζόµαστε για την µορφοποίηση των κε-φαλίδων και υποσέλιδων αλλά και για την εισαγωγή κάποιων στοιχείων που συνήθως τοποθετούνται εκεί.

Εισαγωγή αρίθµησης της σελίδας µε αυτόµατη αναπροσαρµογή

Συνολικός αριθµός σελίδων του έγγραφου

Ιδιότητες κεφαλίδας ή υποσέλιδου

Εισαγωγή ηµεροµηνίας (τρέχουσας)

Εισαγωγή ώρας (τρέχουσας)

Μεταφορά στην καρτέλα ∆ιάταξη του πλαισίου διαµόρφωσης σελίδας

Εναλλαγή µεταξύ Κεφαλίδας και υποσέλιδου της ίδιας σελίδας

Μεταφορά στην επόµενη κεφαλίδα (υποσέλιδο)

Μεταφορά στην προηγούµενη κεφαλίδα (υποσέλιδο)

Η δηµιουργία Κεφαλίδων και Υποσέλιδων είναι πολύ σηµαντική, ιδιαίτερα σε µεγάλα και πολυσέλιδα κείµενα, αφού τα περιεχόµενά τους επαναλαµβάνονται σε όλες τις σε-λίδες του εγγράφου12 και έτσι δεν είναι ανάγκη να γράφοµε π.χ. τον τίτλο του βιβλίου σε κάθε µία σελίδα ξεχωριστά.

Συνήθως στην κεφαλίδα τοποθετούµε:

Τον Τίτλο του βιβλίου ή του κεφαλαίου ή και τα δύο

Το σήµα της εταιρείας µας13

Άλλα χαρακτηριστικά του εγγράφου

Στο Υποσέλιδο τοποθετούµε συνήθως:

Την αρίθµηση της σελίδας, χρησιµοποιώντας το εργαλείο ώστε να µπαίνουν οι αριθµοί στις σελίδες αυτό-

µατα

Το όνοµα του Συγγραφέα

Το Copyright κλπ

Βέβαια είναι στην διακριτική ευχέρεια του συντάκτη του κάθε κειµένου να δηµιουργεί τα δικά του υποσέλιδα και κεφαλίδες.

12 Σε συνδυασµό µε τις επιλογές που θα κάνοµε από την 13 Πρέπει να είµαστε προσεκτικοί γιατί αν σε πολυσέλιδα κείµενα τοποθετήσοµε µία εικόνα στην κεφα-λίδα ή στο υποσέλιδο, αφού αυτά επαναλαµβάνονται σε όλες τις σελίδες του εγγράφου, είναι σαν να το-ποθετούµε τόσες εικόνες όσες και οι σελίδες, µε αποτέλεσµα να έχοµε πολύ µεγάλα σε όγκο (ΚΒ) κείµε-να.



Πολλές φορές, όταν γράφοµε βιβλία, οι κεφαλίδες και τα υποσέλιδα των µονών (1,3,5,…) και των ζυγών (2,4,6,…) σελίδων είναι διαφορετικά στο περιεχόµενο, στην στοίχιση ή και στα δύο. Επίσης στην πρώτη σελίδα ενός εγγράφου ή µιας ενότητας δεν µπαίνει κεφαλίδα ή υποσέλιδο ή µπαίνει διαφορετικό.

Οι ρυθµίσεις αυτές γίνονται από το εργαλείο που µας παραπέµπει στο πλαίσιο διαλόγου

από όπου επιλέγουµε αν θέλουµε ∆ιαφορά σε µονές/ ζυγές ή ∆ιαφορά στην πρώτη σελίδα ή και τα δύο.

Πρέπει εδώ να τονίσοµε ότι αν θέλουµε ∆ιαφορά σε µονές/ ζυγές ή ∆ιαφορά στην πρώτη σελίδα πρέπει να κατασκευάσοµε άλλες κεφαλίδες και υποσέλιδα για µονές, ζυγές και πρώτη σελίδες.

10. Πίνακες

Η εισαγωγή ενός πίνακα γίνεται αν από το menu Πίνακας επιλέξουµε την εντολή Ει-σαγωγή πίνακα. Το παρακάτω πλαίσιο διαλόγου εµφανίζεται από όπου επιλέγουµε α-ριθµό στηλών και γραµµών, το πλάτος των στηλών και την µορφοποίηση του πίνακα που θέλοµε.



Η ένδειξη Αυτόµατο στο Πλάτος στηλών, σηµαίνει ότι οι στήλες του πίνακα θα έχουν τόσο πλάτος, ώστε να καλύπτουν όλο το ωφέλιµο πλάτος της σελίδας µας14.

Αν πατήσοµε Αυτόµατη Μορφοποίηση τώρα ή επιλέξουµε την εντολή αυτή αργότερα από το menu Πίνακας θα εµφανισθεί το παρακάτω πλαίσιο που στο πλαίσιο Μορφές υπάρχει η λίστα µε τους έτοιµους, ήδη διαµορφωµένους πίνακες και κάτω υπάρχει η σχετική προεπισκόπηση, ώστε να επιλέξουµε την µορφή που ταιριάζει καλύτερα στην περίσταση.

Η µορφοποίηση έχει σχέση µε τα περιγράµµατα, την σκίαση, τα χρώµατα τις γραµµα-τοσειρές κλπ.

Ένας πίνακας χωρίζεται σε στήλες και γραµµές. Η τοµή µιας στήλης και µίας γραµµής ορίζει ένα κελί. 14 Αφού αφαιρεθούν τα περιθώρια.



Η κίνηση µέσα στον πίνακα γίνεται µε τα πλήκτρα ←↑→↓ ή µε το πλήκτρο Τab, το ο-ποίο µάλιστα έχει την ιδιότητα να προσθέτει νέες γραµµές όταν φθάσει στο τελευταίο κελί της τελευταίας γραµµής του πίνακα.

Κάθε κελί έχει την δική του µορφοποίηση (γραµµατοσειράς, παραγράφων κλπ) αφού στην ουσία αποτελεί µια τελείως ξεχωριστή οντότητα. Αν λοιπόν µορφοποιήσοµε ένα κελί, αυτό δεν σηµαίνει ότι η µορφοποίηση µεταφέρεται αυτόµατα και στα υπόλοιπα κελιά του πίνακα, αλλά πρέπει να µορφοποιηθούν όλα είτε µεµονωµένα είτε µαζικά.

Η επιλογή µιας στήλης του πίνακα γίνεται όταν τοποθετήσουµε τον cursor µας λίγο πά-νω από την πρώτη οριζόντια γραµµή του πίνακα και όταν πάρει την µορφή τότε µε ένα κλικ έχουµε επιλέξει την στήλη. Αν µάλιστα θέλουµε να επιλέξουµε περισσότερες τότε κάνουµε drag and drop µετά την εµφάνιση του .

Η επιλογή µιας σειράς γίνεται µε την τοποθέτηση του cursor στο αριστερό περιθώριο του φύλλου και κάνοντας κλικ. Η επιλογή πολλών γραµµών γίνεται επίσης µε drag and drop.

Η επιλογή ενός κελιού γίνεται µε ένα κλικ µέσα στο κελί (κοντά στο περιθώριο). Με διπλό κλικ επιλέγουµε όλα τα κελιά της γραµµής και µε τριπλό όλα τα κελιά του πίνα-κα.

Η πρόσθεση στηλών στον πίνακα µπορεί να γίνει µε την µέθοδο της παρεµβολής ή µε την µέθοδο της διαίρεσης µιας στήλης σε περισσότερες. Η παρεµβολή στηλών γίνεται µε την ακόλουθη διαδικασία:

1 Επιλέγουµε µία (ή περισσότερες) στήλη

2 Από το menu Πίνακας επιλέγουµε Εισαγωγή Στήλης

Η διαίρεση γίνεται µε την επιλογή της στήλης που θέλουµε να διαιρεθεί και την επιλογή της εντολής διαίρεση κελιών από το menu Πίνακας.

Η εισαγωγή γραµµών γίνεται είτε µε το Tab είτε µε την διαδικασία πρόσθεσης σε εν-διάµεσο σηµείο που είναι ίδια µε την διαδικασία για την στήλη.

Η διαµόρφωση των περιγραµµάτων και της σκίασης, των κελιών ενός πίνακα γίνεται αφού επιλεγούν τα κελιά των οποίων θέλουµε να αλλάξουµε τα σχετικά χαρακτηριστι-κά και από το menu Μορφή επιλέξουµε Περιγράµµατα και Σκίαση. Το παρακάτω πλαίσιο διαλόγου µας βοηθάει στην επιλογή µας.



Μπορούµε να επιλέξουµε το είδος του περιγράµµατος που θέλουµε και το είδος και πά-χος της γραµµής.

Στην τρίτη σελίδα του πλαισίου καθορίζεται η σκίαση αφού επιλέξουµε χρώµα ή συν-δυασµό χρωµάτων µε την βοήθεια του πλαισίου Στυλ και του πλαισίου Χρώµα

Η µορφοποίηση του κειµένου στο εσωτερικό των κελιών γίνεται κατά τον ίδιο ακριβώς τρόπο που γίνεται και σε κανονικό κείµενο παραγράφων.

Η διαγραφή γραµµών, στηλών ή µεµονωµένων κελιών, γίνεται αφού τα επιλέξουµε και από το menu Πίνακας κάνουµε κλικ στην εντολή ∆ιαγραφή Γραµµών, Στηλών ή κε-λιών αντίστοιχα.

Είναι δυνατή η ταξινόµηση των περιεχοµένων ενός πίνακα ή µέρους αυτού απλά επιλέ-γοντας την στήλη (όλον τον πίνακα αν θέλουµε να διατηρηθούν οι σχέσεις των κελιών οριζόντια) και επιλέγοντας την εντολή Ταξινόµηση από το menu Πίνακας. Το ακό-λουθο πλαίσιο µας βοηθάει στην επιλογή µας.



11. Κουκίδες και Αρίθµηση.

Πολύ συχνά είναι ανάγκη να επισηµάνοµε παραγράφους είτε µε αρίθµηση είτε µε ειδι-κά σύµβολα επισήµανσης που λέγονται κουκίδες.

Οι παράγραφοι αρχικά επιλέγονται και ανάλογα πατάµε το εργαλείο Αρίθµηση ή το εργαλείο Κουκκίδες στην εργαλειοθήκη µας.

Αν θέλουµε να επέµβοµε στην µορφοποίηση των κουκίδων ή της αρίθµησης πρέπει να επιλέξουµε την εντολή Κουκκίδες και Αρίθµηση του menu Μορφή.

Αν δεν µας αρέσει καµιά από τις προτεινόµενες κουκκίδες τότε από το πλαίσιο διαλό-γου που εµφανίζεται επιλέγουµε Προσαρµογή οπότε θα πάµε σε ένα επόµενο πλαίσιο για περισσότερες επιλογές. Αν και εκεί δεν είµαστε ικανοποιηµένοι πατάµε Κουκκίδα οπότε µεταφερόµαστε σε πλαίσιο όπου εµφανίζονται όλες οι διαθέσιµες γραµµατοσει-ρές από όπου µπορούµε να επιλέξουµε την κουκκίδα της αρεσκείας µας..



Η Μορφοποίηση της αρίθµησης είναι ανάλογη αρκεί από το πλαίσιο Κουκκίδες και Αρίθµηση να επιλέξουµε την καρτέλα Αρίθµηση.

Η διαµόρφωση του τρόπου αρίθµησης αλλά και της γραµµατοσειράς γίνεται από το πλήκτρο προσαρµογή το οποίο µας οδηγεί σε πλαίσιο που µας δίνει την δυνατότητα να κάνουµε τις σχετικές τροποποιήσεις.

12. Πρότυπα Εγγράφων (Document Templates)

Τα Πρότυπα Εγγράφων µπορεί να περιέχουν:

Προτοποθετηµένο κείµενο και µορφοποίηση ή µόνο Μορφοποίηση

Πρότυπα της πρώτης κατηγορίας χρησιµοποιούµε για να δηµιουργήσοµε τυποποιηµένα έγγραφα, (Επιστολές Ειδοποίησης, Πρώτες Σελίδες FAX, Προσφορές κ.λ.π.) όπου ο βασικός κορµός του εγγράφου είναι ίδιος και αλλάζουν µόνο ορισµένα στοιχεία (η δι-εύθυνση του παραλήπτη ή τα είδη της προσφοράς).

Πρότυπα της δεύτερης κατηγορίας χρησιµοποιούµε όταν θέλουµε να γράψοµε ένα έγ-γραφο µε συγκεκριµένες µορφοποιήσεις γραµµατοσειράς, παραγράφου κ.λ.π.

Με την εγκατάσταση του WORD στον υπολογιστή µας, εγκαθίστανται πρότυπα για διάφορους τύπους εγγράφων. Πιο σπουδαίο είναι το πρότυπο µε όνοµα Κενό Έγγραφο, το οποίο δεν περιλαµβάνει κείµενο, αλλά τις βασικές µας µορφοποιήσεις και σε αυτό βασίζονται όλα τα έγγραφα που δηµιουργούµε. Αν µάλιστα κάποιος το διαγράψει από τον δίσκο, το WORD έχει την ιδιότητα να το ξαναδηµιουργεί την επόµενη φορά που θα το ανοίξοµε.

12.1. ∆ηµιουργία Προτύπου (Εγγράφου).

Όλα τα πρότυπα είναι τοποθετηµένα σε ειδικό φάκελο µε το όνοµα Templates από το Office. Από το µενού Αρχείο επιλέγουµε την εντολή ∆ηµιουργία .Στο δεξί µέρος του παραθύρου µας εµφανίζεται το πλαίσιο µε τις επιλογές δηµιουργίας εγγράφου. Επιλέ-γοντας «Γενικά Πρότυπα» στην κατηγορία ∆ηµιουργία από πρότυπο εµφανίζεται το παρακάτω πλαίσιο διαλόγου µε τις διάφορες κατηγορίες προτύπων.



Με βάση ένα από τα έτοιµα πρότυπα, ανάλογα και µε την κατηγορία, µπορούµε να κα-τασκευάσοµε κάποιο άλλο πρότυπο ή ένα απλό έγγραφο ανάλογα µε την επιλογή στο κάτω δεξιά µέρος του πλαισίου µε τον τίτλο ∆ηµιουργία νέου.

Ας υποθέσοµε ότι επιθυµούµε τις ακόλουθες µορφοποιήσεις για όλα τα έγγραφα που δηµιουργούµε:

Γραµµατοσειρά Times New Roman

Μέγεθος γραµµάτων 12pts

Πλήρη στοίχιση παραγράφων

Απόσταση παραγράφων 6pts µετά

Εσοχή πρώτης σειράς παραγράφου 0,5εκ.

Βασισµένοι πάνω στο πρότυπο Κενό Έγγραφο θα φτιάξοµε το Προσωπικό Πρότυπο Εγγράφου που θα ενσωµατώνει τις προτιµήσεις µας.

Επιλέγουµε λοιπόν το Κενό Έγγραφο (αριστερό κλικ) και επίσης επιλέγουµε ∆η-µιουργία Νέου Προτύπου. Αφού δηµιουργήσοµε τις µορφοποιήσεις που θέλουµε από την εντολή Αρχείο-Αποθήκευση ως, βλέπουµε ότι το Word µας προτείνει να σώσουµε το αντικείµενο ως Πρότυπο και µάλιστα µε την προέκταση .dot (Document Template) αντί της .doc που έχουν τα κανονικά έγγραφα. Στο εξής όλα τα έγγραφα που βασίζονται στο Προσωπικό Πρότυπο Εγγράφου θα έχουν τις ιδιότητες που έχουµε εµείς προσ-διορίσει.

12.2. Τροποποίηση Προτύπου

Στο µενού Αρχείο, κάντε κλικ στην εντολή Άνοιγµα και κατόπιν ανοίξτε το πρότυπο που θέλετε να τροποποιήσετε. (Εάν δεν παρατίθενται κάποια πρότυπα στο παράθυρο διαλόγου Άνοιγµα, κάντε κλικ στην επιλογή Πρότυπα εγγράφου (*.dot) στο πλαίσιο Αρχεία τύπου).



Αλλάξτε το κείµενο και τα γραφικά του προτύπου, τα στυλ, τις µορφοποιήσεις κ.λ.π. και κάντε κλικ στην εντολή Αποθήκευση 15.

13. Στυλ

Ένα σύνολο µορφοποιήσεων χαρακτήρων ή χαρακτήρων και παραγράφου που αποθη-κεύονται µε ένα όνοµα στυλ.

Όταν δηµιουργήσοµε ένα στυλ, µπορούµε να επιλέξουµε µια παράγραφο και να χρησι-µοποιήσουµε το στυλ, για να εφαρµόσετε ένα σύνολο µορφών σε ένα βήµα.

Εάν επιλέξουµε ένα τµήµα µόνο της παραγράφου, µπορούµε να χρησιµοποιήσουµε το στυλ, για να εφαρµόσοµε τις µορφές χαρακτήρων (όπως είναι οι έντονοι και οι πλάγιοι χαρακτήρες) στην επιλογή µας.

Για να εφαρµόσοµε ένα στυλ παραγράφου, επιλέγουµε το κείµενο και κάνουµε κλικ σε ένα στυλ από το πλαίσιο Στυλ. Στο πλαίσιο Στυλ, τα στυλ παραγράφου ορίζονται από ένα σηµάδι παραγράφου (¶) στα δεξιά του ονόµατος του στυλ.

13.1. ∆ηµιουργία Στυλ.

Ο ταχύτερος τρόπος για τη δηµιουργία ενός νέου στυλ παραγράφου είναι να µορφο-ποιήσοµε µία παράγραφο, να την επιλέξουµε και µετά να βασίσοµε το νέο στυλ στη µορφοποίηση και τις άλλες ιδιότητες που έχουµε εφαρµόσει στο επιλεγµένο κείµενο.

Ακολουθούµε τα βήµατα:

Επιλέγουµε το κείµενο του οποίου τη µορφοποίηση επιθυµούµε να συµπεριλάβοµε στο στυλ µας.

Κάνουµε κλικ στο πλαίσιο Στυλ. ( )

Πληκτρολογούµε επάνω στο υπάρχον το όνοµα του νέου στυλ.

Πιέζοµε ENTER.

Για τη δηµιουργία ενός νέου Στυλ χαρακτήρων, κάνουµε κλικ στην εντολή Στυλ και Μορφοποίηση στο µενού Μορφή και µετά κάνουµε κλικ στο κουµπί Νέο στυλ. Πλη-κτρολογούµε το όνοµα του στυλ µέσα στο πλαίσιο Όνοµα. Κάνουµε κλικ στην επιλογή Χαρακτήρας στο πλαίσιο Τύπος στυλ. Επιλέγουµε τις άλλες επιλογές που επιθυµούµε και µετά κάνουµε κλικ στο κουµπί Μορφοποίηση για να ορίσουµε τα χαρακτηριστικά του στυλ.

13.2. Τροποποίηση Στυλ

Για να ορίσουµε πρόσθετα χαρακτηριστικά στα στυλ παραγράφων (όπως το στυλ επό-µενης παραγράφου ή το κατά πόσον θα αποθηκεύεται το στυλ στο πρότυπο) κάνουµε κλικ στην εντολή Στυλ και Μορφοποίηση στο µενού Μορφή, στο δεξιό πλαίσιο που εµφανίζεται οδηγούµε τον δείκτη του ποντικιού πάνω στο στυλ του οποίου τις ρυθµί- 15 Τα περιεχόµενα των υπαρχόντων εγγράφων δεν επηρεάζονται από τις αλλαγές που επιφέρετε στα πρότυπα στα οποία βασίζονται. Το Word θα ενηµερώσει τα τροποποιηµένα στυλ, όταν ανοίξετε ένα υ-πάρχον έγγραφο, µόνο αν είναι ενεργοποιηµένη η επιλογή Αυτόµατη ενηµέρωση στυλ εγγράφου. Ενερ-γοποιήστε αυτήν την επιλογή πριν ανοίξετε ένα υπάρχον έγγραφο, κάνοντας κλικ στην εντολή Πρότυπα και πρόσθετα στο µενού Εργαλεία.



σεις επιθυµούµε να αλλάξοµε, κάνουµε κλικ στο βέλος που εµφανίζεται και επιλέγουµε Τροποποίηση πραγµατοποιούµε τις αλλαγές που επιθυµούµε και πατάµε ok.

14. Εισαγωγή Εικόνας.

Μπορούµε να εισάγουµε µια από τις έτοιµες εικόνες που εγκαθίστανται µαζί µε το Word (Clip Art ή εικόνα από την Clip Gallery) ή να εισάγουµε µια εικόνα ή µια σαρω-µένη φωτογραφία από άλλα προγράµµατα και θέσεις.

Όταν εισάγουµε Clip Art, µπορούµε να µετατρέψουµε την εικόνα σε αντικείµενο σχε-δίασης και στη συνέχεια να χρησιµοποιήσουµε τις επιλογές της γραµµής εργαλείων Σχεδίαση, για να επεξεργαστούµε τα αντικείµενα (για παράδειγµα, να αλλάξουµε το χρώµα του γεµίσµατος ή των γραµµών, να αναδιατάξοµε τα τµήµατα ή να συνδυάσοµε εικόνες).

Όταν επιλέγουµε µια εικόνα, εµφανίζεται η γραµµή εργαλείων Εικόνα µε διάφορα ερ-γαλεία, τα οποία µπορούµε να χρησιµοποιήσουµε για να περικόψουµε την εικόνα, να της προσθέσουµε περίγραµµα ή να ρυθµίσουµε τη φωτεινότητα και το κοντράστ της.

Εάν η γραµµή εργαλείων Εικόνα δεν εµφανίζεται, κάνουµε δεξί κλικ στην εικόνα και στη συνέχεια επιλέγουµε την εντολή Εµφάνιση της γραµµής εργαλείων εικόνας του µενού συντόµευσης.

Το Word εισάγει τις εικόνες ως αιωρούµενες (εικόνες που εισάγονται στο επίπεδο σχε-δίασης, έτσι ώστε να µπορούµε να τις τοποθετήσουµε µε ακρίβεια στη σελίδα ή µπρο-στά ή πίσω από το κείµενο ή άλλα αντικείµενα).

Για να αλλάξουµε µια αιωρούµενη εικόνα σε ευθυγραµµισµένη (εικόνα που τοποθετεί-ται απευθείας στο κείµενο, στο σηµείο παρεµβολής) επιλέγουµε την εικόνα και στη συ-νέχεια κάνουµε κλικ στην εντολή Εικόνα του µενού Μορφή. Στη καρτέλα Θέση, κα-ταργούµε την επιλογή του πλαισίου ελέγχου Επικάλυψη κειµένου.

14.1. Εισαγωγή Clip Art ή εικόνας από την Clip Gallery

1 Κάνουµε κλικ στο σηµείο όπου θέλουµε να εισάγουµε Clip Art ή εικόνα.

2 Στο µενού Εισαγωγή, επιλέγουµε την εντολή Εικόνα, κάνουµε κλικ στην επι-λογή Έτοιµες εικόνες Clip Art και στη συνέχεια επιλέγουµε την καρτέλα Clip Art ή Pictures.

3 Κάνουµε κλικ στην κατηγορία που θέλουµε και στη συνέχεια διπλό κλικ στην συγκεκριµένη εικόνα.

14.2. Εισαγωγή εικόνας από άλλο αρχείο

1 Κάνουµε κλικ στο σηµείο όπου θέλουµε να εισάγουµε την εικόνα.

2 Στο µενού Εισαγωγή, επιλέγουµε την εντολή Εικόνα και στη συνέχεια επιλογή Από αρχείο.

3 Εντοπίζοµε το αρχείο, το οποίο περιέχει την εικόνα που θέλουµε να εισάγουµε .

4 Κάνουµε κλικ στην εικόνα που θέλουµε να εισάγουµε .

5 Για να τοποθετήσουµε την εικόνα στο επίπεδο σχεδίασης (έτσι ώστε να µπο-ρούµε να την τοποθετήσουµε µε ακρίβεια στη σελίδα, εµπρός ή πίσω από το κείµενο ή άλλα αντικείµενα ) επιλέγουµε το πλαίσιο ελέγχου Επικάλυψη κει-



µένου. Για να εισάγουµε την εικόνα απευθείας στο κείµενο, στο σηµείο παρεµ-βολής (ή να την ενσωµατώσουµε) καταργούµε την επιλογή του πλαισίου ελέγ-χου Επικάλυψη κειµένου.

14.3. Εισαγωγή σαρωµένης εικόνας

Ο υπολογιστής µας πρέπει να είναι συνδεδεµένος µε Scanner, για να ολοκληρώσουµε αυτή τη διαδικασία.

1 Κάνουµε κλικ στο σηµείο όπου θέλουµε να µπει η σαρωµένη εικόνα.

2 Στο µενού Εισαγωγή, επιλέγουµε την εντολή Εικόνα και στη συνέχεια κλικ στην επιλογή Από σαρωτή.

3 Σαρώνοµε την εικόνα. Ακολουθούµε τις οδηγίες που παρέχει ο Scanner µας.

4 Όταν η εικόνα εµφανιστεί στο Microsoft Photo Editor, κάνουµε τις αλλαγές που θέλοµε. Για παράδειγµα, µπορούµε να περικόψουµε την εικόνα, να προσθέσου-µε ειδικά εφέ και να ρυθµίσουµε τη φωτεινότητα, το κοντράστ και το χρώµα της. Για βοήθεια, χρησιµοποιούµε τη Βοήθεια για το Photo Editor.

5 Όταν ολοκληρώσουµε την επεξεργασία της εικόνας, κάνουµε κλικ στην εντολή Exit and Return to στο µενού File του Photo Editor.

15. Εισαγωγή αλλαγής σελίδας

1 Κάνουµε κλικ στο σηµείο όπου θέλουµε να αρχίζει η νέα σελίδα.

2 Επιλέγουµε την εντολή Αλλαγή στο µενού Εισαγωγή.

3 Κάνουµε κλικ στην εντολή Αλλαγή σελίδας.

16. Εισαγωγή της τρέχουσας ηµεροµηνίας και ώρας σε ένα έγγραφο

1 Κάνουµε κλικ στο σηµείο όπου θέλουµε να εισάγουµε την ηµεροµηνία ή την ώρα.

2 Από το µενού Εισαγωγή, επιλέγουµε την εντολή Ηµεροµηνία και ώρα.

3 Για να καθορίσουµε τη µορφή της ηµεροµηνίας ή της ώρας, επιλέγουµε µια µορφή στο πλαίσιο ∆ιαθέσιµες µορφές.16

17.

Εισαγωγή υποσηµείωσης ή σηµείωσης τέλους

Οι υποσηµειώσεις ή σηµειώσεις τέλους είναι επεξηγηµατικά σχόλια τα οποία εµφανί-ζονται στο τέλος της κάθε σελίδας ή στο τέλος του εγγράφου αντίστοιχα. Για να εισά-γουµε τέτοια σχόλια ενεργούµε ως εξής:

Κάνουµε κλικ στο σηµείο όπου θέλουµε να εισάγουµε το σηµάδι παραποµπής. (ένα σηµάδι το οποίο µας παραπέµπει στην υποσηµείωση). Από το µενού Εισαγωγή, επιλέ-γουµε την εντολή Υποσηµείωση.

Κάνουµε κλικ στην επιλογή Υποσηµείωση ή Σηµείωση τέλους.

16 Για να ενηµερώνεται αυτόµατα η ηµεροµηνία ή η ώρα όταν εκτυπώνεται το έγγραφο, επιλέγουµε το πλαίσιο ελέγχου Αυτόµατη ενηµέρωση. Αλλιώς, το έγγραφο θα εκτυπώνεται πάντα µε την αρχική ηµε-ροµηνία ή ώρα.



Πληκτρολογούµε τη σηµείωση στο παράθυρο των υποσηµειώσεων και έπειτα κάνουµε κλικ στο έγγραφο για να συνεχίσουµε να πληκτρολογούµε.

18. Σύνδεση του Word µε φύλλα εργασίας

Μπορούµε να εισάγουµε στο Word φύλλο εργασίας ή γράφηµα από το Excel τα οποία να ενηµερώνονται αυτόµατα σε κάθε αλλαγή που πραγµατοποιούµε στο αρχείο προέ-λευσης.

Επιλέγουµε το τµήµα του φύλλο εργασίας ή το γράφηµα που θέλουµε να συνδέσουµε µε το κείµενο του Word και κάνουµε αντιγραφή.

Τοποθετούµε το σηµείο εισαγωγής εκεί που θέλουµε στο κείµενο µας και από το µενού Επεξεργασία επιλέγουµε Ειδική Επικόλληση.

Στο πλαίσιο που εµφανίζεται επιλέγουµε Επικόλληση Σύνδεσης : Ως :Γράφηµα /Φύλλο εργασίας του Microsoft Excel ως αντικείµενο.

19. ∆ηµιουργία Υπερσύνδεσης

Με την δηµιουργία µιας Υπερσύνδεσης σε κάποιο άλλο αρχείο, Ηλεκτρονική διεύθυν-ση, Ιστοσελίδα ή και σε κάποιο σηµείο µέσα στο ίδιο το κείµενο ουσιαστικά δηµιουρ-γούµε µια συντόµευση, που µας επιτρέπει να µεταφερόµαστε µε ένα κλικ στα σηµεία αυτά που έχουµε ορίσει.

Από το µενού Εισαγωγή διαλέγουµε Υπερσύνδεση . Από το µενού που παρουσιάζεται επιλέγουµε ανάλογα αυτό που θέλουµε και επικυρώνουµε µε ΟΚ.




Η υπερσύνδεση θα εµφανιστεί µε µπλε υπογραµµισµένη µορφή. Πατώντας το πλήκτρο Ctrl και κάνοντας κλικ πάνω της µεταφερόµαστε στον προορισµό που έχουµε δηλώσει.

20. Επίλογος για το WORD XP

Πέρα από τις δυνατότητες που περιγράψαµε παραπάνω, υπάρχουν και πάρα πολλές άλ-λες που ξεφεύγουν από τον σκοπό αυτών των σηµειώσεων.

Οι δυνατότητες αυτές θα αποκαλυφθούν σε όσους από εσάς έχετε το µεράκι και την δυ-νατότητα να ψάξετε την εφαρµογή και κυρίως το µενού Βοήθεια από το οποίο θα πά-ρετε όσες διευκρινήσεις θέλετε.

Όσοι και όσες πάλι δεν επιθυµείτε να γνωρίσετε σε τόσο µεγάλο βάθος τις δυνατότητες του προγράµµατος, έχετε ήδη µια καλή βάση για να το χρησιµοποιήσετε ικανοποιητικά στην καθηµερινή σας δουλειά.

Word XP - eclass.hmu.gr£ημειώσεις... · Title: Word XP Author: Stelios Created Date:...

Documents

Transcript of Word XP - eclass.hmu.gr£ημειώσεις... · Title: Word XP Author: Stelios Created Date:...