Rapport sur les comptes annuels des Écoles …...• en 2012, pour l'École de Karlsruhe, ce sont...

ЕВРОПЕЙСКА СМЕТНА ПАЛАТА TRIBUNAL DE CUENTAS EUROPEO

EVROPSKÝ ÚČETNÍ DVŮR DEN EUROPÆISKE REVISIONSRET EUROPÄISCHER RECHNUNGSHOF

EUROOPA KONTROLLIKODA ΕΥΡΩΠΑΪΚΟ ΕΛΕΓΚΤΙΚΟ ΣΥΝΕΔΡΙO

EUROPEAN COURT OF AUDITORS COUR DES COMPTES EUROPÉENNE

CÚIRT INIÚCHÓIRÍ NA HEORPA

EUROPSKI REVIZORSKI SUD CORTE DEI CONTI EUROPEA EIROPAS REVĪZIJAS PALĀTA

EUROPOS AUDITO RŪMAI

EURÓPAI SZÁMVEVŐSZÉK IL-QORTI EWROPEA TAL-AWDITURI

EUROPESE REKENKAMER EUROPEJSKI TRYBUNAŁ OBRACHUNKOWY

TRIBUNAL DE CONTAS EUROPEU CURTEA DE CONTURI EUROPEANĂ

EURÓPSKY DVOR AUDÍTOROV EVROPSKO RAČUNSKO SODIŠČE

EUROOPAN TILINTARKASTUSTUOMIOISTUIN EUROPEISKA REVISIONSRÄTTEN

12, RUE ALCIDE DE GASPERI TÉLÉPHONE (+352) 43 98 – 1 COURRIEL: [email protected] L - 1615 LUXEMBOURG FAX (+352) 43 93 42 INTERNET: http://eca.europa.eu

Rapport sur les comptes annuels

des Écoles européennes relatifs à l’exercice 2012

accompagné des réponses des Écoles

2

AEI004733FR05-13PP-CH263-13APCFIN-RAS-EUROPEAN_SCHOOLS-TR.DOC 22.10.2013

TABLE DES MATIÈRES

Points

Introduction 1-12

Présentation générale 1-4

Informations pertinentes 5-8

Situation de l'École de Bruxelles I 5-6

Évolution du projet de nouveau logiciel administratif 7-8

Étendue et approche de l'audit 9-12

Consolidation des comptes 13-16

Comptes 17-18

Inventaire 19-21

Dettes et créances 22-24

Questions relatives au personnel 25-27

Classement du personnel 25

Recrutement 26-27

Passation de marchés 28-33

Bureau central 28-30

École de Bergen 31-32

École de Bruxelles I 33

Paiements 34-39

Vérification ex ante 34-36

Frais de traduction 37

Exécution des paiements 38-39

Conclusion 40

Recommandations 41

3


Annexe 1 – Compte de gestion consolidé pour les exercices 2012 et 2011

Annexe 2 – Bilan consolidé aux 31 décembre 2012 et 2011

Annexe 3 – Informations relatives aux échantillons d'opérations audités

Annexe 4 – Suivi des recommandations de la Cour formulées dans le rapport annuel relatif à l'exercice 2011

4


INTRODUCTION

Présentation générale

1. Les comptes annuels consolidés des Écoles pour l'exercice clos le

31 décembre 20121

2. Les crédits disponibles au titre du budget 2012 s'élevaient à 283,2 millions

d'euros

ont été établis par le Bureau du Secrétaire général des

Écoles européennes (ci-après «le Bureau central») et transmis à la Cour des

comptes en vertu des articles 90 à 92 du règlement financier des Écoles (RF).

2

3. Les comptes annuels relèvent de la responsabilité de la direction des

Écoles européennes.

(279,6 millions d'euros en 2011). Le montant des recettes perçues

était de 273,8 millions d'euros, et celui des dépenses engagées de

268,2 millions d'euros. La contribution de la Commission européenne en 2012

était de 163,9 millions d'euros (identique à la contribution de 2011).

4. Les présentes observations de la Cour sont adressées au Secrétaire

général et aux directeurs des Écoles européennes, conformément à l'article 93

du règlement financier des Écoles européennes.

Informations pertinentes

Situation de l'École de Bruxelles I

5. En juin 2012, le comptable de l'École de Bruxelles I a informé le Bureau

central qu'il avait effectué plusieurs paiements irréguliers. La réaction a été

immédiate: il a été démis de son poste et une plainte a été officiellement

déposée auprès des autorités belges. Une enquête interne menée sur les

1 Voir les annexes 1 et 2, qui présentent, de manière synthétique et à titre

d'information, les données des comptes consolidés des Écoles établis par le Bureau central.

2 Source: Écoles européennes, clôture des comptes 2012, volume I.

5


comptes bancaires (pour la période 2010-2012) a fait apparaître des

mouvements financiers suspects pour un montant d'environ 500 000 euros.

Compte tenu de l'ampleur et du caractère généralisé du problème, l'École de

Bruxelles I lance actuellement une procédure de passation de marchés pour la

réalisation d'un audit légal.

6. Un nouveau comptable a été recruté en février 2013 pour remplacer l'agent

licencié. Malheureusement, cette personne n'a travaillé que 3 jours et se trouve

depuis en congé de maladie. Cette situation a entraîné de graves difficultés

pour la clôture des comptes de l'École de Bruxelles I relatifs à l'exercice 2012

et empêche l'École de remédier à ses déficiences structurelles en matière de

contrôle interne.

Évolution du projet de nouveau logiciel administratif

7. S'agissant de la continuité informatique, l'un des deux problèmes soulevés

dans le rapport de l'année dernière3

8. La principale préoccupation du Bureau central est d'obtenir une

prolongation du contrat d'assistance technique pour les serveurs du système

administratif actuel. Des négociations sont en cours à cet effet.

a été réglé en 2012: un nouveau système

de gestion d'établissements scolaires baptisé «MySchool» a été mis en place

sans difficulté majeure. Toutefois, des problèmes persistent concernant le

développement du nouveau logiciel administratif «New Cobee». Compte tenu

des trop nombreux bogues du système mis en évidence par les derniers tests

et de l'incapacité du contractant à fournir le produit attendu, le Bureau central

prévoit d'ores et déjà que ce projet se soldera par un échec. Le coût estimé de

ce projet à ce jour est d'un million d'euros. Le contrat couvrant le

développement de «New Cobee» ne prévoit pas le paiement de pénalités ou

d'indemnités aux Écoles en cas d'échec du projet.

3 Points 40 à 43 du rapport sur les comptes annuels des Écoles européennes

relatifs à l'exercice 2011 (disponible sur le site web de la Cour des comptes, www.eca.europa.eu).

6


Étendue et approche de l'audit

9. La Cour a pour mission de présenter un rapport annuel sur les comptes

annuels consolidés.

10. La Cour a procédé à son examen conformément à la norme internationale

relative aux missions d'examen (International Standard on Review

Engagements). Cette norme requiert de planifier et de réaliser l'examen de

manière à obtenir une assurance limitée que les états financiers sont exempts

d'anomalies significatives. Un examen se limite essentiellement à des

enquêtes auprès du personnel des Écoles européennes et à des procédures

analytiques portant sur les informations financières, et il fournit donc une

assurance inférieure à celle que fournirait un audit. La Cour n'a pas effectué

d'audit des comptes consolidés et, par conséquent, elle ne formule pas

d'opinion à leur sujet.

11. Outre l'examen des comptes consolidés, la Cour a réalisé l'audit annuel du

Bureau central et l'audit cyclique de deux des quatorze Écoles européennes.

Pour ce qui concerne 2012, les Écoles sélectionnées étaient Bruxelles I et

Bergen4. Dans ce contexte, les procédures de recrutement du personnel, de

passation des marchés, de paiement5

12. Le suivi des recommandations formulées en ce qui concerne

l'exercice 2011 a été assuré sur place pour l'École de Bruxelles II et par

correspondance pour l'École d'Alicante. Une analyse détaillée des résultats du

suivi figure à l'

, d'inventaire et de mise en œuvre des

normes de contrôle interne ont également fait l'objet d'un examen.

annexe 4

4 Les crédits au titre du budget 2012 s'élevaient: pour Bruxelles I à 34,3 millions

d'euros, pour Bergen à 8,2 millions d'euros et pour le Bureau central à 8,8 millions d'euros (source: Écoles européennes, clôture des comptes 2012, volumes I, III et VII).

.

5 Voir annexe 3 – Informations relatives aux échantillons d'opérations audités.

7


CONSOLIDATION DES COMPTES

13. Selon les dispositions de l'article 87 du règlement financier des Écoles,

«chaque école, après discussion et approbation par son Conseil

d'Administration, communique au Bureau du Secrétaire général, pour le

1er avril au plus tard, les données qui lui sont nécessaires en vue de

l'établissement du compte de gestion et du bilan financier». En 2012, quatre

des 14 Écoles ont approuvé leurs états financiers après la date butoir du

1er avril6

14. Il n'existe aucun outil logiciel pour procéder à la consolidation. Chaque

école remplit des feuilles de calcul Excel sans lien avec le logiciel administratif.

Le comptable du Bureau central demande confirmation, par courriel, des

créances et des charges à payer entre les Écoles. Cette procédure donne

régulièrement lieu à des erreurs (corrigées lors de l'audit):

.

• en 2012, pour l'École de Karlsruhe, ce sont les chiffres de 2011 qui ont été

intégrés au lieu de ceux de 2012. En conséquence, l'actif et le passif du

bilan consolidé ont été sous-estimés de 77 000 euros. De plus, le résultat

de l'École de Karlsruhe ne figurait pas dans le tableau «Introduction

(générale)» des comptes consolidés, en conséquence de quoi le résultat

consolidé a été sous-estimé de 124 113 euros;

• en 2011, la consolidation a inclus deux fois les comptes de l'École de

Bergen et a omis les données de l'École de Bruxelles III. En conséquence,

l'actif et le passif du bilan consolidé ont été sous-estimés d'1,7 million

d'euros. Les chiffres de 2011 ont été intégrés aux comptes consolidés

relatifs à l'exercice 2012 avant correction de cette erreur;

• en 2010, la consolidation indiquait un excédent reporté de 2009 dont le

montant était erroné (3 355 000 euros au lieu de 2 897 000 euros). Cette

6 Six des 14 Écoles en 2011 et 2010.

8


erreur était due à l'imputation en tant qu'excédent du déficit de l'École de

Luxembourg II.

15. À l'instar des années précédentes, les comptes des Écoles relatifs à

l'exercice 2012 sont établis sur la base d'une comptabilité de caisse modifiée et

ne sont pas totalement conformes au principe de la comptabilité d'exercice.

Pourtant, le règlement financier des Écoles européennes n'interdit pas

l'adoption de la comptabilité d'exercice.

16. Dans son rapport annuel sur les Écoles européennes relatif aux

exercices 2010 et 2011, ainsi que dans son avis n° 3/20117

COMPTES

sur une proposition

de modification du règlement financier des Écoles européennes, la Cour a

encouragé ces dernières à élaborer une feuille de route et un calendrier pour la

pleine mise en œuvre de la comptabilité d'exercice. Aucune mesure n'a été

prise en ce sens.

17. Aucune information précise n'a pu être obtenue afin de permettre l'analyse

des trois soldes de comptes significatifs ci-après figurant au bilan de l'École de

Bruxelles I:

G400120 Retenue à la source -372 774 euros (passif) G400140 Sécurité sociale -247 083 euros (passif) G400655 Provision pour impôts

sur traitements 948 891 euros (actif)

Il se peut que ces soldes liés aux traitements soient affectés par les

irrégularités présumées et les opérations comptables incorrectes touchant

Bruxelles I (voir points 5 et 6).

7 Avis n° 3/2011 sur une proposition de modification du règlement financier des

Écoles européennes adopté le 8 février 2011 (disponible sur le site web de la Cour des comptes, www.eca.europa.eu).

9


18. Dans les comptes du Bureau central, 267 000 euros de charges à payer ont

été comptabilisés à tort pour les dépenses de maintenance liées aux contrats

signés en 2012 mais seulement exécutés en 2013.

INVENTAIRE

19. Le Bureau central et les deux écoles visitées (Bruxelles I et Bergen) n'ont

respecté que partiellement les dispositions du mémorandum sur les

«Procédures administratives et financières concernant l'inventaire»8

20. Ni le Bureau central ni les deux Écoles visitées n'ont réalisé d'inventaire

physique complet au cours des trois dernières années. Les directeurs des

Écoles n'ont pas désigné formellement les personnes chargées du contrôle

physique, et les résultats du contrôle n'ont été ni conservés par écrit ni

adressés au contrôleur financier, comme le prévoit le mémorandum.

.

21. S'agissant du système d'inventaire, les problèmes ci-après ont été mis en

évidence9

DETTES ET CRÉANCES

: calcul erroné de la valeur initiale de certains biens (Écoles de

Bruxelles I et de Bergen et Bureau central), manque de coordination entre

l'inventaire opérationnel et le service comptable (Écoles de Bruxelles I et de

Bergen), erreurs de calcul des amortissements et classement de plusieurs

biens dans la mauvaise catégorie comptable.

22. Le plan comptable des Écoles ne comprend aucun compte consacré aux

créances douteuses. En conséquence, il n'est pas fait de distinction, dans le

8 Selon les «Procédures administratives et financières concernant l'inventaire»

approuvées en 2006, il doit être procédé, tous les trois ans au moins (donc en 2009 pour la première fois), à un contrôle physique des biens afin de s'assurer que l'inventaire est complet et exact et que les biens enregistrés dans l'inventaire sont réellement présents dans l'école.

9 Les points soulevés lors d'audits précédents et applicables aux comptes 2011 figurent à l'annexe 4 – Suivi des recommandations de la Cour formulées dans le rapport annuel relatif à l'exercice 2011 (recommandation n° 3).

10


bilan, entre le solde des créances et celui des créances douteuses. Par

exemple, à l'École de Bergen, sur un solde de créances total de

391 000 euros, 385 000 euros peuvent être considérés comme correspondant

à des créances douteuses, tandis qu'à l'École de Bruxelles I, les créances

pouvant être considérées comme douteuses représentent un montant de

450 744 euros sur un total de créances de 1 251 000 euros. Ces créances

douteuses consistent principalement en des minervals impayés des années

antérieures.

23. Les créances et les charges à payer figurant au bilan des Écoles de Bergen

et de Bruxelles I correspondent à un agrégat de plusieurs comptes et donnent

une image déformée de la situation financière de l'École de Bruxelles I:

a) les 1 251 000 euros de créances figurant au bilan de Bruxelles I se

composent de 214 000 euros de minervals non perçus et d'une provision

de 949 000 euros pour impôts sur traitements (voir point 17);

b) le compte fournisseurs de Bruxelles I se compose de trois principaux

soldes de comptes: sécurité sociale, retenue à la source et fournisseurs.

24. S'agissant du bilan de l'École de Bruxelles I, les erreurs suivantes ont été

relevées dans les comptes de passif:

a) le compte fournisseurs contient des montants débiteurs pour un total de

340 000 euros. Ces montants ne devraient pas figurer sous la forme d'un

passif dans le compte fournisseurs, mais sous celle d'un solde débiteur

dans les actifs;

b) de plus, l'audit du compte fournisseurs a fait apparaître qu'il n'avait pas été

suffisamment analysé à la clôture des comptes en fin d'exercice: en raison

de trois opérations erronées, le solde du compte fournisseurs a été

sous-estimé de 109 000 euros et le résultat 2012 a été surestimé de

109 000 euros (sous-estimation des dépenses);

11


c) un autre compte de passif (le compte extrabudgétaire «Résultats gestion»)

présente un solde débiteur de 120 000 euros composé d'avances de

trésorerie versées par les parents. Ce solde devrait être transféré dans la

partie du bilan consacrée aux actifs sous la forme d'un solde de trésorerie.

QUESTIONS RELATIVES AU PERSONNEL

Classement du personnel

25. La grille des catégories professionnelles et des fonctions du personnel

administratif et de service (PAS) de l'École de Bruxelles I ne reflète pas la

situation actuelle de l'École.

Recrutement

26. Le processus de recrutement du PAS aux Écoles de Bruxelles I et de

Bergen n'était pas suffisamment documenté pour étayer les décisions prises

par la direction de ces Écoles, ce qui s'est traduit par un manque de

transparence.

27. Les principales faiblesses ayant affecté le processus de recrutement du

PAS dans les deux Écoles étaient les suivantes:

- l'analyse et l'appréciation des candidatures étaient insuffisamment

documentées ou ne l'étaient pas,

- les rapports d'évaluation des candidats ne contenaient pas ou guère

d'informations sur la manière dont l'évaluation s'était déroulée.

PASSATION DE MARCHÉS

Bureau central

28. La procédure de passation de marchés lancée pour l'acquisition du

nouveau progiciel de gestion d'établissements scolaires (voir point 7) n'a

débouché que sur un contrat de courte durée, à savoir deux ans. Le Bureau

12


central court par conséquent le risque d'avoir à prendre en charge des frais de

maintenance élevés après l'expiration du contrat, ou de devoir mettre en place

un nouveau système dans un délai très court.

29. Plusieurs problèmes ont également été relevés concernant l'application de

critères d'exclusion et de sélection. Lors d'autres procédures de passation de

marchés, la phase d'évaluation avait été insuffisamment documentée et

plusieurs ambiguïtés dans les offres avaient fait l'objet d'ajustements ou

d'interprétations sans que le soumissionnaire ait confirmé l'exactitude de ces

dernières.

30. Dans deux procédures de passation de marchés, l'ordonnateur n'a pas pris

formellement de décision d'attribution, ce qui est contraire aux modalités

d'exécution du règlement financier10

École de Bergen

.

31. Dans deux cas, l'École a lancé une procédure hybride qui combinait des

éléments des procédures restreinte, ouverte et négociée de passation de

marchés. Pour plusieurs procédures, l'École a mal défini les critères de

sélection et d'attribution et les a appliqués de manière incohérente.

32. Dans un cas, le soumissionnaire ayant remporté le marché, d'un montant

total de 19 638 euros, n'a pas présenté de pièce justificative concernant les

critères d'exclusion. Ce soumissionnaire n'aurait pas dû remporter ce marché

et aurait dû au contraire être exclu de la procédure.

École de Bruxelles I

33. Dans quatre procédures de passation de marchés, l'ordonnateur n'a pas

pris formellement de décision d'attribution, ce qui est contraire aux modalités

10 Article 88, paragraphe 3, des modalités d'exécution du règlement financier

(document 2011-07-D-18-fr-3).

13


d'exécution du règlement financier. De plus, les procès-verbaux d'évaluation

des offres sont signés uniquement par l'économe (administrateur) et non par

l'ensemble des membres du comité d'évaluation.

PAIEMENTS

Vérification ex ante

34. Toutes les opérations devraient être soumises à la vérification ex ante11.

Selon la base juridique12

35. À l'École de Bruxelles I, de nombreuses faiblesses affectant le processus

de vérification ex ante ont été décelées, comme une séparation inadéquate des

fonctions dans le processus d'approbation des factures, des paiements

effectués alors que les pièces justificatives requises n'avaient pas été

présentées, et le traitement groupé des opérations de paiement.

, l'ordre de paiement doit être accompagné des pièces

justificatives originales. Ces pièces doivent être revêtues ou accompagnées

d'une attestation certifiant l'exactitude des sommes à payer.

36. Le manque de rotation du personnel occupant des emplois sensibles (le

mandat des économes (administrateurs) et des comptables n'est pas limité

dans le temps), associé à la longueur du mandat des ordonnateurs (9 ans),

aboutit à un niveau insuffisant de contrôle interne. Cette faiblesse touche

toutes les Écoles.

Frais de traduction

37. Le Bureau central n'a pas encore mis en œuvre la recommandation de la

Cour, qui l'encourageait à signer des contrats avec les traducteurs externes13

11 Article 8, paragraphe 3, des modalités d'exécution du règlement financier des

Écoles européennes.

.

12 Article 42 du règlement financier des Écoles européennes.

13 Voir annexe 4 – Suivi des recommandations de la Cour formulées dans le rapport annuel relatif à l'exercice 2011 (recommandation n° 6).

14


En 2012, le montant annuel total dépensé par le Bureau central en services de

traduction externe a avoisiné les 267 000 euros. Dans les conditions actuelles,

la sélection des traducteurs externes et l'attribution des tâches à ces derniers

ne sont pas transparentes (aucun appel d'offres n'a été organisé et il n'y a ni

informations en retour, ni système de classement des traducteurs retenus).

Exécution des paiements

38. Pour effectuer des paiements bancaires en ligne, chaque École doit utiliser

un outil adapté au marché local (par exemple, les Écoles en Belgique utilisent

l'application internet ISABEL). Étant donné que le système comptable des

Écoles n'est pas relié à ce type d'applications en ligne permettant d'effectuer

des virements bancaires électroniques, chaque virement doit être saisi

séparément dans l'application bancaire en ligne. Cette situation peut être

source d'erreurs et d'omissions. Le Bureau central s'emploie actuellement à

modifier les procédures que les Écoles doivent suivre concernant les

paiements. Si le développement du logiciel administratif se déroule comme

prévu, la mise en œuvre du progiciel envisagé par les Écoles (SAP) permettra

de disposer d'un système intégré de comptabilité et de paiement.

39. Il n'existe aucune règle ou ligne directrice concernant la création ou la

modification des données permanentes de paiement. À Bergen par exemple, le

comptable dispose des droits nécessaires pour saisir et modifier les données

concernant les bénéficiaires (noms, comptes bancaires, etc.). Ces opérations

n'exigent pas l'approbation formelle de l'ordonnateur. Cela crée une faille de

contrôle interne affectant la séparation des fonctions.

CONCLUSION

40. Compte tenu du contexte qui a permis au comptable de Bruxelles I

d'effectuer des paiements irréguliers, ainsi que des faiblesses persistantes

15


affectant la comptabilité déjà relevées par la Cour les années antérieures14

RECOMMANDATIONS

,

celle-ci n'est pas en mesure de se prononcer sur la légalité des opérations

enregistrées dans les comptes relatifs à l'exercice 2012. Cela remet en cause

l'obligation de rendre compte pour les Écoles européennes.

41. Le Conseil supérieur devrait prendre des mesures immédiates pour

appliquer les recommandations ci-après.

Comptabilité d'exercice

1.1. Il faudrait adopter la comptabilité d'exercice en utilisant un nouveau

progiciel (comprenant un module spécifique pour la consolidation des comptes

des Écoles et l'établissement des états financiers).

1.2. Par ailleurs, le Bureau central devrait obtenir du fabricant une

prolongation de l'assistance technique fournie pour les serveurs actuels de

manière à ce que l'année 2014 soit couverte.

Système de contrôle des paiements

1.3. Le Bureau central doit modifier le mémorandum sur les procédures de

paiement pour faire en sorte que l'ordonnateur approuve les paiements dans le

système électronique de paiement, ainsi que tous les ajouts et les

modifications concernant les données permanentes de paiement.

Emplois sensibles

1.4. La faiblesse du système de contrôle interne qui affecte la gestion des

fonctions sensibles (comptables et économes) devrait être corrigée par la mise

14 Voir annexe 4 – Suivi des recommandations de la Cour formulées dans le rapport

annuel relatif à l'exercice 2011.

16


en place d'un système de rotation de ces membres du personnel entre les

différentes Écoles.

Situation de l'École de Bruxelles I

1.5. L'École de Bruxelles I doit réorganiser sa fonction comptable et

financière.

1.6. Les trois soldes de comptes significatifs figurant au bilan de Bruxelles I

doivent être analysés et apurés.

Règles comptables et organisation

1.7. Les Écoles devraient respecter le délai du 1er avril pour communiquer au

Bureau central les données qui lui sont nécessaires pour établir le compte de

gestion et le bilan financier.

1.8. Le rapport sur la clôture des comptes de chaque École devrait présenter

correctement tous les soldes significatifs de nature différente.

1.9. Le plan comptable devrait être complété par un compte d'actif courant et

un compte de provisions pour créances douteuses. Dans le rapport sur la

clôture des comptes, la section correspondant à l'inventaire devrait, pour

chaque École, être présentée de manière à indiquer la valeur totale

d'acquisition (la valeur comptable brute) et les amortissements cumulés par

classe d'actif. Le Bureau central doit par ailleurs veiller à ce que toutes les

Écoles effectuent un inventaire physique tous les trois ans (par exemple en

mettant en place, au Bureau central, une équipe qui se consacrerait à aider les

Écoles).

Procédures de passation de marchés

1.10. Le Bureau central devrait donner aux Écoles des instructions

contraignantes concernant les procédures de passation de marchés et devrait

revoir les arrangements actuels avec les traducteurs externes.

17


Le présent rapport a été adopté par la Chambre IV, présidée par

M. Louis GALEA, Membre de la Cour des comptes, à Luxembourg en sa

réunion du 22 octobre 2013.

Par la Cour des comptes

Vítor Manuel da SILVA CALDEIRA

Président

18


ANNEXE 1 Compte de gestion consolidé pour les exercices 2012 et 2011 - tel qu'il figure dans les comptes consolidés des Écoles (avec une présentation distincte pour l'excédent de l'année précédente)

(1 000 euros)

2012 2011 Recettes

Subventions reçues de la Commission 163 883 163 975 Autres recettes 109 910 (1) 110 875 (2)

Total des recettes (a) 273 793 274 850 Dépenses

Liquidées à la clôture de l'exercice 262 615 268 719 Engagées et reportées à l'exercice suivant 5 594 5 090

Total des dépenses (b) 268 209 273 809 Résultat de l'exercice (a-b) 5 584 1 041

Différences de change 50 23 Crédits reportés de l'exercice antérieur non utilisés 644 562 Excédent reporté de l'année précédente 4 118 2 549 Autres résultats 0 5

Solde de l'exercice 10 396 4 180 (1) Dont 55,6 millions d'euros correspondant aux rémunérations versées aux professeurs détachés par les États membres, 19 millions d'euros à la contribution de l'Office européen des brevets, 13 millions d'euros aux minervals de la catégorie II, 17,1 millions d'euros aux minervals de la catégorie III et 5,2 millions d'euros à d'autres sources de financement.

(2) Dont 56,2 millions d'euros correspondant aux rémunérations versées aux professeurs détachés par les États membres, 18,8 millions d'euros à la contribution de l'Office européen des brevets, 14,2 millions d'euros aux minervals de la catégorie II, 16,6 millions d'euros aux minervals de la catégorie III et 5,1 millions d'euros à d'autres sources de financement.

Source: Écoles européennes. Ces tableaux présentent, sous une forme synthétique, les données fournies par les Écoles dans leurs propres états financiers. Ces derniers sont établis sur la base d'une comptabilité de caisse modifiée.

19


(1) La valeur des biens mis gracieusement à disposition par les États membres, par exemple les bâtiments, n'est pas prise en compte. (2) Les opérations hors budget concernent des activités périscolaires, dont la gestion financière est assurée par les Écoles (par exemple, voyages scolaires, fourniture de livres, etc.); elles sont traitées exclusivement au niveau du bilan (les recettes et les dépenses n'apparaissent pas dans le compte de gestion des Écoles). Source: Écoles européennes. Ces tableaux présentent, sous une forme synthétique, les données fournies par les Écoles dans leurs propres états financiers. Ces derniers sont établis sur la base d'une comptabilité de caisse modifiée.

ANNEXE 2 Bilan consolidé aux 31 décembre 2012 et 2011

(1 000 euros)

Actif 2012 2011 Passif 2012 2011 Budget

Budget

Immobilisations nettes (1) 4 164 3 993 Capitaux propres 4 164 3 993 Tiers (débiteurs) 10 442 9 036 Réserves 2 796 2 745 Banques 27 404 20 686 Solde de l'exercice 10 465 4 180 Caisse 625 30 Crédits reportés de l'année n à n+1 5 574 5 058

Tiers (créditeurs) 11 812 10 286

Droits restant à recouvrer 7 824 7 483 Sous-total 42 635 33 745 Sous-total 42 635 33 745

Hors budget(2)

Hors budget(2) Stocks 272 191 Réserves reportées des exercices précédents 2 607 2 386

Tiers (débiteurs) 249 163 Résultats 583 590 Banques 3 006 3 011 Tiers (créditeurs) 373 413 Caisse 36 24

Sous-total 3 563 3 389 Sous-total 3 563 3 389 TOTAL 46 198 37 134 TOTAL 46 198 37 134

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ANNEXE 3 Informations relatives aux échantillons d'opérations contrôlés

Le tableau ci-après présente des informations concernant la taille des échantillons contrôlés dans différents domaines:

Recrutement du personnel Procédures de passation de

marchés Paiements

Bureau central Personnel administratif et de service: 3 Personnel détaché: 3 Chargés de cours: s.o.

Négociées (article 70 des modalités d'exécution du règlement financier): 1 Négociées (montant inférieur à 6 000 euros): 2 Négociées (montant compris entre 6 000 et 25 000 euros): 2

Paiements budgétaires: 25, pour une valeur totale de 331 555 euros

Bruxelles I Personnel administratif et de service: 3 Personnel détaché: 3 Chargés de cours: 3

Restreintes, avec publication au Journal officiel (montant supérieur à 60 000 euros): 1 Négociées (montant compris entre 6 000 et 60 000 euros): 3 Négociées (montant compris entre 6 000 et 25 000 euros): 1

Paiements budgétaires et extrabudgétaires: 25, pour une valeur totale de 852 266 euros

Bergen Personnel administratif et de service: 3 Personnel détaché: 3 Chargés de cours: 3

Ouvertes, avec publication au Journal officiel (montant supérieur à 60 000 euros): 2 Négociées (montant inférieur à 6 000 euros): 2 Négociées (montant compris entre 6 000 et 25 000 euros): 1

Paiements budgétaires et extrabudgétaires: 25, pour une valeur totale de 109 564 euros

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ANNEXE 4 Suivi des recommandations formulées par la Cour dans le rapport annuel relatif à l'exercice 2011 Le tableau ci-après présente des informations concernant le suivi des recommandations formulées par la Cour dans le

rapport annuel relatif à l'exercice 2011:

Recommandations de la Cour (point 44 du rapport sur les comptes annuels

des Écoles européennes

relatifs à l'exercice 2011)

École européenne

Bureau central

Observations

Bruxelles I Bergen Bruxelles II Alicante

Mise en œuvre Oui/Non/s.o./En

cours


cours


cours


cours


cours

Recommandation n° 1:

La Cour recommande au Conseil supérieur, ainsi qu'elle l'a déjà fait, d'adopter la comptabilité d'exercice, et à la direction des Écoles d'examiner la possibilité de l'intégrer dans le nouveau logiciel comptable.

Non Non Non Non Non

Cette recommandation générale a été adressée à deux reprises, en 2010 et en 2011, à l'ensemble des Écoles. La dernière évolution en date concernant le nouveau logiciel de comptabilité est que le Bureau central prévoit désormais que le projet se soldera par un échec (points 7 et 8 du rapport).

Le Bureau central fera l'acquisition d'un progiciel existant, compatible avec la comptabilité d'exercice. Sa mise en service permettrait de réunir les conditions nécessaires à un passage à la comptabilité d'exercice.

Il est à noter que les Écoles ne peuvent, à elles seules, mettre pleinement en œuvre cette recommandation, cette décision devant être prise par le Conseil supérieur et mise en œuvre dans

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l'ensemble des Écoles européennes avec l'aide du Bureau du Secrétaire général.

Le Conseil supérieur n'a pas donné instruction à la direction des Écoles d'élaborer une feuille de route et un calendrier en vue d'appliquer le principe de la comptabilité d'exercice. De plus, la nécessité d'adopter ce principe ne fait pas l'unanimité au sein du Conseil supérieur et de la direction des Écoles.

Recommandation n° 2: Le projet de logiciel New Cobee devrait inclure un module spécifique de consolidation des comptes des Écoles et de production d'états financiers consolidés. s.o. s.o. s.o. s.o. Non

Il est probable que le développement du logiciel «New Cobee» va être interrompu, compte tenu des résultats insatisfaisants. Le Bureau du Secrétaire général a anticipé l'échec éventuel du projet «New Cobee» et cherche par conséquent à lancer une procédure de passation de marchés pour l'acquisition d'un progiciel existant (probablement SAP, à l'instar de la Commission et d'autres institutions).

Le Bureau central a l'intention d'inclure dans le progiciel à acquérir un module de consolidation des comptes des Écoles.

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La direction des Écoles devrait prendre des mesures afin de respecter le délai du 1er avril pour communiquer au Bureau central les données qui lui sont nécessaires pour établir le compte de gestion et le bilan financier.

Non Oui Oui Oui s.o.

En 2012, quatre des quatorze Écoles ont approuvé leurs états financiers après la date butoir du 1er avril, ce qui constitue une amélioration par rapport à 2011, où six Écoles accusaient un retard.

Les retards les plus significatifs (plus de quatre semaines) concernent les Écoles de Bruxelles I, Luxembourg I et Mol. La quatrième École, Munich, a approuvé ses états financiers avec un retard de seulement trois jours.


Dans le rapport sur la clôture des comptes, la section correspondant à l'inventaire devrait, pour chaque École, être présentée de manière à indiquer la valeur totale d'acquisition (la valeur comptable brute) et les amortissements cumulés par classe d'actif.

Le Bureau central devrait appliquer correctement les dispositions du mémorandum sur les procédures administratives et financières concernant l'inventaire, et fournir des orientations aux Écoles à cet égard. Il devrait également envisager la possibilité d'acquérir ou de développer un outil pour la gestion d'inventaire.

Non Non Oui Oui Oui

Les Écoles de Bruxelles II et d'Alicante ont correctement mis en œuvre cette recommandation. Toutefois, ce même problème ayant été relevé en 2012 dans les Écoles de Bruxelles I et de Bergen, il est clair que le Bureau central n'a pas fourni des orientations suffisantes aux Écoles pour qu'elles appliquent correctement les dispositions du mémorandum sur les procédures administratives et financières concernant l'inventaire.

Les évolutions observées concernant le logiciel de comptabilité laissent penser que l'intégration d'un module de gestion d'inventaire est faisable. Toutefois, ce module devrait être connecté à d'autres outils (des lecteurs de code-barres, par exemple) et installé dans toutes les Écoles.

Les Écoles d'Alicante et de Bruxelles II ont mis en œuvre une solution de gestion d'inventaire, qui se fonde sur des étiquettes à code-barres et sur un lecteur de code-barres. L'audit mené en 2012 a révélé qu'un système de gestion

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d'inventaire similaire a été mis en place dans l'École de Bergen. Cependant, ni le Bureau central ni l'École de Bruxelles I contrôlée n'ont encore installé ce type de système.

Recommandation n° 5: Le plan comptable devrait être complété par un compte d'actif courant et un compte de provisions pour créances douteuses.

s.o. s.o. s.o. s.o. Non

Le Bureau central n'a ajouté ni compte d'actif courant ni compte de provisions pour créances douteuses.

Recommandation n° 6: Le Bureau central devrait fournir aux Écoles davantage d'orientations sur les procédures de passation de marchés. Il devrait notamment revoir les arrangements actuels avec les traducteurs externes.

s.o. s.o. s.o. s.o. Non

Aucun changement observé concernant cette recommandation formulée en 2011. Le Bureau central n'a pas accepté la recommandation de lancer un appel d'offres pour des services de traduction, ni de participer à un appel d'offres interinstitutionnel, essentiellement parce que les prix payés actuellement pour ces services sont inférieurs à ceux que paient les autres institutions. Il convient toutefois de souligner que les arrangements actuels avec les traducteurs ne s'appuient pas sur des contrats, ce qui implique des risques considérables sur le plan de la qualité, de la confidentialité, du respect des délais et des prix.

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Recommandation n° 7: Le Bureau central devrait veiller à ce qu'une nouvelle solution logicielle viable pour la gestion des établissements scolaires soit acquise et mise en œuvre avant que le fabricant des serveurs actuels ne cesse d'assurer l'assistance technique.

s.o. s.o. s.o. s.o. Oui

En 2012, une application logicielle développée en externe, «MySchool», a été acquise et installée. Le logiciel est totalement opérationnel et satisfait aux exigences.

1

2013-10-D-8-FR-1

Ecoles européennes

Bureau du Secrétaire général

REPONSES DU B UREAU DU S ECRETAIRE GENERAL DES ECOLES EUROPEENNES AUX RE COMMANDATIONS DE LA COUR DES COMPTES EUROPEENNE DANS LE CADRE DE SON RAPPORT ANNUEL RELATIF A L’EXERCICE 2012 (document de la Cour intitulé « Observations préliminaires en vue d’un Rapport sur les comptes annuels des Ecoles européennes relatifs à l’exercice 2012 »)

Comptabilité d’exercice 1.1 La question de la comptabilité d’exercice (y compris un m odule spécifique de

consolidation des comptes des Ecoles et d’élaboration des états financier) sera abordée par le groupe de travail qui sera mis sur pied dans l’optique de la révision prochaine du Règlement financier.

1.2 Le Bureau central a déjà obtenu de la part du fabricant des serveurs actuels (Oracle) une prolongation du soutien technique couvrant l’exercice 2014.

Système de vérification des paiements 1.3 Le Bureau central a d éjà adapté le Mémorandum sur les procédures de paiement

conformément à la recommandation et celui-ci devrait être distribué aux Ecoles en octobre 2013.

Postes sensibles 1.4 Le Bureau central prépare actuellement un document sur la gestion des postes sensibles,

c'est-à-dire principalement les postes d’Administrateur-économe et de Comptable principal (abordant également le système de rotation proposé) qui devrait être soumis au prochain Comité budgétaire de novembre 2013.

Situation de l’Ecole de Bruxelles I 1.5 L’Ecole de Bruxelles I prend des mesures pour restructurer sa fonction financière et

comptable. Le système de paiement par virements électroniques (ISABEL) a déjà été mis en place sur les conseils du Bureau central et avec son appui.

1.6 Une vérification judiciaire est en cours à l ’Ecole de Bruxelles I afin d’analyser et d’éclaircir la comptabilité et les données relatives aux paiements pour la période 2007-2012.

Règles et organisation comptables 1.7 Le Bureau du Secrétaire général continuera de rappeler aux Ecoles de respecter le délai

fixé dans le Règlement financier en vigueur pour élaborer et transmettre les états financiers.

Le cahier des charges du nouveau logiciel comptable (SAP) prévoit les outils nécessaires à l’automatisation de la procédure de consolidation.

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1.8 Le Bureau du Secrétaire général continuera de veiller à ce que le Rapport de clôture des comptes de chaque Ecole renseigne correctement et dans les délais les comptes présentant des écarts significatifs.

1.9 Les créances douteuses figurent au bilan de chaque Ecole dans la liste des débiteurs. Concernant l’inventaire, le nouvel outil comptable en cours d’évaluation (SAP) intègre un outil dédié d’inventaire. Le Bureau central rappellera aux Ecoles l’obligation, en vertu du Règlement financier en vigueur, de procéder tous les trois ans à un inventaire physique. De toute manière, une révision du Mémorandum concerné sera menée lors du déploiement de l’outil comptable informatique SAP.

Procédures de passation de marchés 1.10 Le Bureau central a diffusé le 20 février 2013 un Mémorandum révisé (Réf. : 2013-02-

M-2-fr-1) relatif aux procédures d’acquisition de biens et services conformément aux prescriptions du Règlement financier depuis sa dernière révision. Les Ecoles ont reçu des instructions complémentaires de la part de l’unité du Contrôle financier. En outre, un exposé consacré aux nouvelles règles a été présenté en juin 2013 lors de la dernière réunion avec les Economes. Il convient également de mentionner que les Ecoles reçoivent régulièrement, lors de la vérification ex ante des transactions, des conseils sur les problèmes liés aux procédures de passation de marchés. Concernant les services de traduction, il est prévu de lancer en 2014 un appel à manifestations d’intérêt – assorti d’un test pertinent – afin d’évaluer (et classer) correctement les compétences des futurs traducteurs potentiels et d’asseoir la fourniture de ces services de traduction sur un socle juridique approprié.

Kari KIVINEN Secrétaire général

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