OTS RoadShow 2016 –Αθήνα

7 Οκτωβρίου 2016Στέφανος Λιτσαρδόπουλος Εμπορική Διεύθυνση

Open Technology Services S.A.

Ηλεκτρονική Διαχείριση Εγγράφωνhttp://demo.ots.gr/eProtocol

Ηλεκτρονική Διαχείριση Διαδικασιών

http://demo.ots.gr/ProcessManagement

Ηλεκτρονική Διακυβέρνηση στο επίκεντρο των οργανωτικών αλλαγών των Φορέων

• Εύκολη παροχή πρόσβασης σε κυβερνητικές πληροφορίες & υπηρεσίες για τους πολίτες και τις επιχειρήσεις

• Μείωση κόστους λειτουργίας δημόσιας διοίκησης• Αύξηση αποτελεσματικότητας και παραγωγικότητας δημοσίων υπηρεσιών• Βελτίωση καλής διακυβέρνησης «good governance» (ανοιχτά συστήματα

διοίκησης με διαφάνεια) • Δυνατότητα στους πολίτες να συμμετέχουν σε δημοκρατικές διαδικασίες• Γνώση – συνεχής μάθηση – αναβάθμιση ανθρωπίνου

δυναμικού

Στόχοι Ηλεκτρονικής Διακυβέρνησης

Υπάρχει η ηλεκτρονική διακίνηση εγγράφων…

για την διακίνηση εγγράφων

Πως θα πετύχουμε το διαμοιρασμό - έλεγχο

πολύπλοκων & επαναλαμβανομένων εργασιών;

Υπάρχει το πρωτόκολλο…

για την πρωτοκόλληση εγγράφων

Υπάρχουσα Κατάσταση

Καταγραφή Κύκλου Ζωής Διαδικασιών...

είναι εφικτό;

Δυνατότητες Οργανισμού- Ηγεσία- Κουλτούρα- Εξειδίκευση

Σχεδιασμός- Εργασίες (Ποιές, Πώς, Πού, Ποιός)- Σειρά Ροής- Πληροφορία

Εκτέλεση- Υπεύθυνος- Εκτελεστές- Μετρήσεις

Μητρώο Διαδικασιών

Ενημέρωση με διαγράμματα, έντυπα και οδηγίες

Βασικές Περιγραφές

Εκτέλεση Διαδικασιών

Βασική Ροή Εργασιών με αυτόματη έναρξη –κλείσιμο εργασίας

Απλά Βήματα

Παραγωγή Εγγράφων

Δημιουργία Εγγράφων με Έλεγχο ΥπευθύνουΑποθήκη εγγράφων

Υπογραφές – Αποθήκη Εγγράφων

Δεξαμενή Διαδικασιών

Τυποποίηση Διαδικασιών

Οι διαδικασίες αρχή του νήματος για την αναδιοργάνωση και τον εκσυγχρονισμό

1. Αποτύπωση του μοντέλου λειτουργίας

2. Εντοπισμός κάθε διαδικασίας - εργασίας

3. Αξιολόγηση κόστους

4. Μέτρηση απόδοσης

5. Σταδιακή βελτίωση λειτουργίας

6. Απλούστευση διαδικασιών

Ηλεκτρονική Διαχείριση Διαδικασιών

1. Ενιαίο περιβάλλον λειτουργίας και αντιμετώπισης θεμάτων

2. Αύξηση αποδοτικότητας υπαλλήλων με αποτελεσματική διαχείριση των εργασιών

3. Εύκολη και γρήγορη εξυπηρέτηση αιτημάτων και προώθηση εργασιών

4. Συνεχής παροχή πληροφορίας προς κάθε χρήστη για τις διαθέσιμες, εκκρεμείς και ολοκληρωμένες διαδικασίες

5. Παροχή αναλυτικής διοικητικής πληροφόρησης

6. Λήψη αποφάσεων βάση κριτηρίων απόδοσης - αποτελέσματος

Θα επιτρέψει την τυποποιημένη εκτέλεση διαδικασιών και των έλεγχο αυτών

Διαχείριση Διαδικασίων

1

Διαχείριση Χρηστών

2

Οργανόγραμμα Οργανισμού

3

ΠρωτοκόλλησηΕγγράφων

4

ΣτατιστικάΔιαδικασιών

5

ΨηφιακέςΥπογραφές

6

Χαρακτηριστικά Συστήματος

Έλεγχος Διαδικασιών

3 σημεία ελέγχου

Οικονομία

Απόδοση

Αποτέλεσμα

Χαμηλό κόστος – Διατήρηση ποιότηταςValue for moneyΕξοικονόμηση πόρων

Έξυπνοι τρόποι λειτουργίαςΔιαφορετική προσέγγισηΑναγκαιότητα διαδικασίας

Αναγνώριση προσδοκιώνΚάλυψη προσδοκιώνΚάλυψη μελλοντικών αναγκών

Ευρετήριο Διαδικασιών

Διαχείριση Διαδικασίας

Διαχείριση Βημάτων Διαδικασίας

Στατιστικά Διαδικασιών

Οργανόγραμμα

Διαχείριση Χρηστών (1)

Διαχείριση Χρηστών (2)

Οφέλη Ηλεκτρονικής Διαχείρισης Διαδικασιών

• Μείωση χρόνων εκτέλεσης διαδικασιών

• Μείωση λειτουργικού κόστους

• Αύξηση παραγωγικότητας

• Ενίσχυση της διαφάνειας

• Συνεχής πληροφόρηση σε διάφορα επίπεδα

• Καλύτερη επικοινωνία με άλλους Οργανισμούς

• Δυνατότητα σταδιακής βελτίωσης ποιότητας παρεχόμενων υπηρεσιών

Η Ηλεκτρονική Διαχείριση Διαδικασιών συνεισφέρει στο να επιτευχθεί ένας πιο •ανοιχτός , •περιεκτικός &•παραγωγικός δημόσιος τομέας ,

σε συνοχή πάντα με την ηλέκτρονική διακυβέρνηση καθώς και την καλή διακυβέρνηση.

Αυτό αποτελεί βασική προυπόθεση για ένα δημόσιο τομέα που θέλει να είναι προετοιμασμένος για το μέλλον.

Συμπεράσματα

www.ots.gr

https://www.facebook.com/OTS.GR

https://twitter.com/otsgr

https://www.youtube.com/user/otssocial

Μπορείτε να ενημερώνεστε για τα νέα μας

προϊόντα και υπηρεσίες …