Περιεχόμενα - Public · νωση των δεδομένων σαςΜια...

7

Περιεχόμενα

Ευχαριστίες...................................................................................................... 13

1 Εισαγωγή: Tο βιβλίο................................................................. 15

Χωρίς τεχνικούς όρους! ................................................................................... 15

Σύντομη παρουσίαση ...................................................................................... 16

Μερικές συμβάσεις .......................................................................................... 18

Μία τελευταία λέξη (ή και περισσότερες) ......................................................... 18

2 Τι νέο υπάρχει στο Excel 2007 ................................................ 19

Περιήγηση στη νέα διασύνδεση χρήστη .......................................................... 20

Τακτοποίηση δεδομένων σε πίνακες ............................................................... 21

Παρουσίαση των συλλογών............................................................................. 21

Χρήση της Μικρής γραμμής εργαλείων............................................................ 22

Δημιουργία τύπων με χρήση νέων συναρτήσεων............................................ 23

Χρήση περισσότερων χρωμάτων .................................................................... 24

Δημιουργία καλύτερων μορφοποιήσεων υπό όρους ....................................... 25

Δημιουργία γραφημάτων με βελτιωμένη εμφάνιση .......................................... 26

3 Πρώτα βήματα στο Excel 2007 ................................................ 27

Η οθόνη του Excel ........................................................................................... 28

Εκκίνηση του Excel.......................................................................................... 30

Εύρεση και άνοιγμα υπαρχόντων βιβλίων εργασίας........................................ 31

Χρήση των ιδιοτήτων αρχείου.......................................................................... 33

Δημιουργία νέου βιβλίου εργασίας................................................................... 35

Εργασία με πολλά βιβλία εργασίας.................................................................. 36

Αλλαγή μεγέθους και προβολή παραθύρων.................................................... 37

Ζουμ προσέγγισης ή απομάκρυνσης σε φύλλο εργασίας................................ 38

Εμφάνιση του φύλλου εργασίας σε πλήρη οθόνη............................................ 39

8 Ελληνικό Microsoft Excel 2007 με μια ματιά

Αποθήκευση και κλείσιμο ενός βιβλίου εργασίας του Excel............................. 40

Χρήση του συστήματος βοήθειας του Excel .................................................... 43

4 Δημιουργία βιβλίου εργασίας .................................................. 45

Πώς αντιλαμβάνεται το Excel την καταχώριση δεδομένων.............................. 46

Περιήγηση στο φύλλο εργασίας....................................................................... 47

Επιλογή κελιών................................................................................................ 47

Καταχώριση κειμένου σε κελιά......................................................................... 49

Καταχώριση αριθμών σε κελιά......................................................................... 50

Καταχώριση ημερομηνιών και ωρών σε κελιά ................................................. 51

Καταχώριση δεδομένων με άλλες συντομεύσεις ............................................. 54

Δημιουργία πίνακα δεδομένων ........................................................................ 55

Επεξεργασία περιεχομένων κελιού.................................................................. 58

Εισαγωγή συμβόλου σε κελί ............................................................................ 59

Δημιουργία υπερσυνδέσεων............................................................................ 60

Αποκοπή, αντιγραφή, και επικόλληση τιμών κελιού ........................................ 64

Ελεγχόμενη επικόλληση τιμών ........................................................................ 65

Αναίρεση ή ακύρωση αναίρεσης μιας ενέργειας .............................................. 68

Εύρεση και αντικατάσταση κειμένου................................................................ 68

Έλεγχος της ορθογραφίας του φύλλου εργασίας σας...................................... 70

5 Διαχείριση και προβολή φύλλων εργασίας ........................... 71

Προβολή και επιλογή φύλλων εργασίας .......................................................... 72

Μετονομασία φύλλων εργασίας....................................................................... 73

Μετακίνηση φύλλων εργασίας ......................................................................... 73

Αντιγραφή φύλλων εργασίας ........................................................................... 75

Εισαγωγή και διαγραφή φύλλων εργασίας ...................................................... 76

Απόκρυψη ή εμφάνιση φύλλου εργασίας ........................................................ 77

Αλλαγή χρώματος καρτέλας φύλλου εργασίας ................................................ 78

Εισαγωγή, μετακίνηση, και διαγραφή κελιών................................................... 78

Εισαγωγή, μετακίνηση, και διαγραφή στηλών και γραμμών ............................ 81

Απόκρυψη και εμφάνιση στηλών και γραμμών................................................ 84

Καταχώριση δεδομένων σε φύλλα εργασίας και μορφοποίηση

πολλών φύλλων εργασίας ταυτόχρονα....................................................... 86

Περιεχόμενα 9

Αλλαγή του τρόπου εξέτασης των βιβλίων εργασίας του Excel....................... 88

Ονομασία και χρήση των προβολών των φύλλων εργασίας ........................... 91

6 Χρήση τύπων και συναρτήσεων ............................................. 93

Κατανόηση των τύπων και των αναφορών κελιών .......................................... 94

Δημιουργία απλών τύπων κελιού .................................................................... 95

Ονομασία ομάδων κελιών................................................................................ 96

Χρήση ονομάτων σε τύπους............................................................................ 98

Δημιουργία τύπου με αναφορές σε τιμές πίνακα ............................................. 99

Δημιουργία τύπων με κελιά από άλλα βιβλία εργασίας ................................. 100

Άθροιση μιας ομάδας κελιών χωρίς τη χρήση τύπου..................................... 103

Δημιουργία τύπου σύνοψης........................................................................... 104

Άθροιση με μερικά αθροίσματα και γενικά σύνολα ........................................ 105

Εξερεύνηση της βιβλιοθήκης συναρτήσεων του Excel .................................. 107

Χρήση της συνάρτησης IF ............................................................................. 109

Έλεγχος των αναφορών κελιού των τύπων................................................... 110

Αποσφαλμάτωση των τύπων σας ................................................................. 111

7 Μορφοποίηση των κελιών..................................................... 113

Μορφοποίηση περιεχομένων κελιού.............................................................. 114

Μορφοποίηση κελιών που περιέχουν αριθμούς ............................................ 116

Μορφοποίηση κελιών που περιέχουν ημερομηνίες ....................................... 118

Προσθήκη φόντου και σκίασης σε κελί .......................................................... 119

Μορφοποίηση περιγράμματος κελιού............................................................ 121

Καθορισμός στυλ κελιών ............................................................................... 123

Στοίχιση και προσανατολισμός περιεχομένων κελιού.................................... 127

Μορφοποίηση κελιού υπό όρους................................................................... 128

Αλλαγή του τρόπου εφαρμογής των κανόνων

μορφοποίησης υπό όρους........................................................................ 133

Εμφάνιση γραμμών δεδομένων, ομάδων εικονιδίων, ή χρωματικών

διαβαθμίσεων με βάση τις τιμές των κελιών ............................................. 135

Αντιγραφή μορφοποιήσεων με το πινέλο μορφοποίησης.............................. 137

Συγχώνευση και διαίρεση κελιών ή δεδομένων ............................................. 138


8 Μορφοποίηση του φύλλου εργασίας.................................... 139

Εφαρμογή θεμάτων σε βιβλία εργασίας......................................................... 140

Προσθήκη χρώματος στις καρτέλες των φύλλων .......................................... 143

Αλλαγή των γραμμών πλέγματος ενός φύλλου εργασίας .............................. 144

Αλλαγή ύψους γραμμών και πλάτους στηλών............................................... 146

Εισαγωγή γραμμών ή στηλών ....................................................................... 148

Μετακίνηση γραμμών και στηλών.................................................................. 150

Διαγραφή γραμμών και στηλών..................................................................... 151

Χρήση διάρθρωσης για απόκρυψη και

επανεμφάνιση γραμμών και στηλών ........................................................ 152

Απόκρυψη γραμμών και στηλών ................................................................... 154

Προστασία των φύλλων εργασίας από αλλαγές ............................................ 155

Κλείδωμα κελιών για την απαγόρευση αλλαγών ........................................... 156

9 Εκτύπωση φύλλων εργασίας ................................................ 157

Προεπισκόπηση φύλλων εργασίας πριν από την εκτύπωση......................... 158

Εκτύπωση φύλλων εργασίας με τις τρέχουσες επιλογές ............................... 160

Επιλογή εκτύπωσης γραμμών πλέγματος και επικεφαλίδων ........................ 161

Επιλογή εκτυπωτή και χαρτιού ...................................................................... 162

Εκτύπωση τμήματος φύλλου εργασίας.......................................................... 164

Εκτύπωση επικεφαλίδων γραμμών και στηλών σε κάθε σελίδα.................... 165

Ορισμός και αλλαγή περιθωρίων εκτύπωσης................................................ 166

Ορισμός προσανατολισμού και κλίμακας σελίδας ......................................... 168

Δημιουργία κεφαλίδων και υποσέλιδων......................................................... 170

Προσθήκη γραφικών σε κεφαλίδα ή υποσέλιδο............................................. 173

Ορισμός και προβολή αλλαγών σελίδας........................................................ 175

10 Προσαρμογή του Excel στον τρόπο εργασίας σας............. 177

Άνοιγμα έτοιμων προτύπων βιβλίων εργασίας .............................................. 178

Αποθήκευση βιβλίου εργασίας ως προτύπου................................................ 181

Προσθήκη διαταγών στη γραμμή εργαλείων γρήγορης πρόσβασης ............. 182

Επιλογή των μηνυμάτων σφάλματος που θα εμφανίζονται ........................... 185

Περιεχόμενα 11

Ορισμός καταχωρίσεων αυτόματης διόρθωσης

και αυτόματης μορφοποίησης................................................................... 188

Επιλογή της εμφάνισης των γραμμών πλέγματος σε φύλλο εργασίας .......... 191

11 Ταξινόμηση και φιλτράρισμα δεδομένων ............................ 193

Ταξινόμηση δεδομένων φύλλου εργασίας ..................................................... 194

Δημιουργία προσαρμοσμένης λίστας ταξινόμησης........................................ 196

Γρήγορο φιλτράρισμα δεδομένων με αυτόματο φίλτρο.................................. 198

Δημιουργία σύνθετου φίλτρου........................................................................ 201

Επικύρωση ορθότητας δεδομένων κατά την καταχώριση ............................. 202

Πρόσθετα οφέλη από τα σύνθετα φίλτρα....................................................... 205

Εύρεση μοναδικών τιμών σε λίστα δεδομένων.............................................. 206

Εύρεση διπλών τιμών σε λίστα δεδομένων ................................................... 207

12 Συνοπτική παρουσίαση με γραφήματα ................................ 209

Εμφάνιση δεδομένων με γραφικά.................................................................. 210

Γρήγορη δημιουργία γραφήματος.................................................................. 211

Αλλαγή εμφάνισης γραφήματος..................................................................... 213

Μορφοποίηση υπομνημάτων και τίτλων γραφημάτων .................................. 214

Αλλαγή του σώματος ενός γραφήματος......................................................... 216

Προσαρμογή δεδομένων γραφήματος........................................................... 219

Εργασία με συνηθισμένα γραφήματα ............................................................ 222

Εργασία με ασυνήθιστα γραφήματα .............................................................. 225

Προσθήκη γραμμής τάσης σε γράφημα......................................................... 226

13 Βελτίωση φύλλων εργασίας με προσθήκη γραφικών ........ 227

Εργασία με γραφικά στα φύλλα εργασίας σας............................................... 228

Προσθήκη γραφικών σε φύλλα εργασίας....................................................... 229

Προσθήκη αντικειμένων σχεδίασης σε φύλλο εργασίας ................................ 230

Προσθήκη γεμίσματος σε αντικείμενα σχεδίασης .......................................... 232


Προσθήκη εφέ σε αντικείμενα σχεδίασης ...................................................... 234

Προσαρμογή εικόνων και αντικειμένων ......................................................... 235

Στοίχιση και ομαδοποίηση αντικειμένων σχεδίασης ...................................... 236

Χρήση της λειτουργίας Word Art για τη δημιουργία εφέ κειμένου στο Excel.. 238

Εισαγωγή έτοιμων εικόνων Clip Art σε φύλλο εργασίας ................................ 240

Εισαγωγή και αλλαγή διαγράμματος.............................................................. 242

Δημιουργία οργανογράμματος....................................................................... 244

14 Χρήση δεδομένων του Excel με άλλα προγράμματα.......... 247

Εισαγωγή στη σύνδεση και την ενσωμάτωση................................................ 248

Σύνδεση και ενσωμάτωση άλλων αρχείων .................................................... 249

Ανταλλαγή δεδομένων πίνακα μεταξύ Excel και Word .................................. 251

Αντιγραφή γραφημάτων και δεδομένων του Excel στο PowerPoint .............. 253

Ανταλλαγή δεδομένων μεταξύ Access και Excel ........................................... 256

Εισαγωγή αρχείου κειμένου........................................................................... 258

15 Χρήση του Excel σε περιβάλλον ομάδας ............................. 261

Κοινή χρήση βιβλίων εργασίας στο Excel...................................................... 262

Σχολιασμός κελιών ........................................................................................ 263

Παρακολούθηση αλλαγών σε βιβλία εργασίας .............................................. 265

Αποδοχή και απόρριψη αλλαγών .................................................................. 266

Αποθήκευση φύλλων εργασίας στον Ιστό ..................................................... 268

Δυναμική ενημέρωση φύλλων εργασίας που δημοσιεύονται στον Ιστό......... 270

Ανάκτηση δεδομένων Ιστού από το Excel ..................................................... 271

Τροποποίηση ερωτημάτων ιστού .................................................................. 273

Εισαγωγή στη γλώσσα XML.......................................................................... 274

Αλληλεπίδραση στον Ιστό με τη γλώσσα XML .............................................. 275

Ευρετήριο................................................................................. 277

93

Κατανόηση των τύπων

και των αναφορών

κελιών του Excel

Δημιουργία και

επεξεργασία τύπων

Δημιουργία, επεξεργασία,

και διαγραφή επώνυμων

περιοχών

Χρήση επώνυμων

περιοχών σε τύπους

Σύνοψη τιμών σε ομάδες

κελιών

Δημιουργία τύπων με

αναφορά σε κελιά από

άλλα βιβλία εργασίας

Άθροιση με μερικά

αθροίσματα και γενικά

σύνολα

Εξερεύνηση της

βιβλιοθήκης

συναρτήσεων του Excel

Δημιουργία συναρτήσεων

υπό όρους

Αποσφαλμάτωση των

τύπων σας

Τα βιβλία εργασίας του Microsoft Excel σας δίνουν τη δυνατότητα

να κάνετε πολύ περισσότερα από την απλή αποθήκευση και οργά-

νωση των δεδομένων σας. Μια σημαντική εργασία που μπορείτε να

κάνετε στο Excel είναι να συνοψίσετε τις τιμές συσχετισμένων κε-

λιών. Ανεξάρτητα από το αν πρόκειται για κελιά που αντιπροσω-

πεύουν τις πωλήσεις της ημέρας στο κατάστημά σας, τα έσοδα από

τις προσωπικές σας επενδύσεις, ή τα προσωπικά σας ρεκόρ σε αγώ-

νες ποδηλασίας, μπορείτε να βρείτε το σύνολο ή το μέσο όρο των

τιμών, να εντοπίσετε την ελάχιστη ή τη μέγιστη τιμή μέσα σε μια

ομάδα, και να κάνετε πολλούς άλλους υπολογισμούς με τα δεδομέ-

να σας. Πολλές φορές δεν είναι δυνατό να προσπελάσετε τις πλη-

ροφορίες που θέλετε χωρίς να αναφερθείτε σε πολλά κελιά και επί-

σης συχνά θα χρησιμοποιείτε τα δεδομένα από μια ομάδα κελιών σε

πολλούς υπολογισμούς. Το Excel διευκολύνει την αναφορά σε μια

ομάδα κελιών και έτσι σας επιτρέπει να κάνετε γρήγορα τους υπο-

λογισμούς σας.

Χρήση τύπων

και

συναρτήσεων

Στο κεφάλαιο αυτό


Κατανόηση των τύπων και των αναφορών κελιών

Αφού καταχωρίσετε δεδομένα σε ένα φύλλο ερ-

γασίας, μπορείτε να τα συνοψίζετε με τύπους.

Τύπος είναι μια παράσταση που εκτελεί υπολογι-

σμούς με δεδομένα. Π.χ., σε ένα φύλλο εργασίας

που έχει σε μια γραμμή κελιών ημερήσιες πωλή-

σεις ανά ώρα, ένας τύπος στο τελευταίο κελί αυ-

τής της γραμμής μπορεί να βρίσκει το σύνολο

των πωλήσεων της ημέρας. Άλλοι τύποι μπορούν

να υπολογίζουν το μέσο όρο ή να βρίσκουν τη

μέγιστη ή την ελάχιστη ωριαία τιμή.

Σε κάθε τύπο πρέπει να προσδιορίζετε τα

κελιά του φύλλου εργασίας που θα του δίνουν

τιμές και τις πράξεις που θα εκτελούνται με αυ-

τές τις τιμές. Για να ονομάσετε ένα κελί, θα

χρησιμοποιείτε την αναφορά του. Η αναφορά

του πρώτου κελιού της πρώτης στήλης είναι Α1,

είναι δηλαδή το κελί στη στήλη Α και στη

γραμμή 1. Σε μερικούς τύπους θα παρατηρήσετε

ότι η αναφορά κελιού γράφεται με τη μορφή

$Α$1 και όχι με την Α1. Η διαφορά είναι ότι οι

αναφορές με το σύμβολο του δολαρίου είναι α-

πόλυτες —που σημαίνει ότι η αναφορά αυτή δεν

αλλάζει αν αντιγράψετε τον τύπο σε άλλο κελί,

ενώ οι αναφορές χωρίς το σύμβολο του δολαρί-

ου είναι σχετικές, που αλλάζουν όταν αντιγρά-

ψετε τον τύπο σε άλλο κελί.

Το όφελος που προσφέρουν οι σχετικές

αναφορές είναι ότι μπορείτε να συντάξετε έναν

τύπο μία φορά και να τον αντιγράψετε σε όσα

άλλα κελιά θέλετε —το Excel θα ενημερώνει

τους τύπους με νέα κελιά. Δείτε π.χ. στην εικόνα

το φύλλο εργασίας με τις ωριαίες πωλήσεις ενός

μήνα.

Τα κελιά της στήλης P έχουν τύπους που

υπολογίζουν το άθροισμα των ωριαίων τιμών

πωλήσεων από τη στήλη C μέχρι και τη στήλη

Ο. Ο τύπος στο κελί P5, ο =SUM(C5:O5), υπο-

λογίζει το άθροισμα των κελιών της γραμμής 5

(τιμές της 1ης Ιανουαρίου). Όταν αντιγράψετε

τον τύπο από το κελί P5 στο κελί P6, θα γίνει

=SUM(C6:O6) —με άλλα λόγια, το Excel αντι-

λαμβάνεται ότι θέλετε να εφαρμόσετε τον τύπο

στα δεδομένα αυτής της γραμμής. Αν είχατε

όμως τον τύπο με τη μορφή =SUM($C$5:$O$5),

χρησιμοποιώντας απόλυτες αναφορές, το Excel

θα αντέγραφε τον τύπο και στη γραμμή 6 ως

=SUM($C$5:$O$5).

Μπορείτε να χρησιμοποιήσετε και τιμές

από κελιά άλλων βιβλίων εργασίας. Το Excel

χρησιμοποιεί τρισδιάστατες (3Δ) αναφορές, με τις

οποίες κάθε κελί, σε οποιοδήποτε βιβλίο εργασί-

ας, μπορεί να περιγραφεί με τρία στοιχεία:

� Το όνομα του βιβλίου εργασίας

� Το όνομα του φύλλου εργασίας

� Την αναφορά του κελιού

Έτσι, η αναφορά του κελιού Q38 στο φύλ-

λο εργασίας Ιανουάριος του βιβλίου εργασίας

2007ΑνάΜήνα θα είναι:

[2007ΑνάΜήνα.xls]Ιανουάριος!$Q$38

Ευτυχώς, δε χρειάζεται να θυμάστε πώς δημιουργούνται αυτές οι αναφορές. Όταν χρεια-στείτε σε έναν τύπο ένα κελί από άλλο βιβλίο εργασίας, αρκεί να πατήσετε στο κελί όπου θα χρησιμοποιήσετε την τιμή, να ξεκινήσετε τον τύπο και, όταν χρειαστεί, να πατήσετε στο κελί του άλλου βιβλίου εργασίας. Το Excel θα συ-μπληρώσει αυτομάτως την αναφορά.

Κεφάλαιο 6: Χρήση τύπων και συναρτήσεων 95

Δημιουργία απλών τύπων κελιού

Η εκτέλεση υπολογισμών στο Excel είναι αρκε-

τά απλή. Αν θέλετε να βρείτε το άθροισμα των

τιμών δύο κελιών, πληκτρολογήστε απλώς το

σύμβολο ίσον, την αναφορά του πρώτου κελιού,

το σύμβολο συν, και την αναφορά του δεύτερου

κελιού. Ο τύπος που καταχωρίζετε θα εμφανι-

στεί στη γραμμή τύπων, όπου μπορείτε να τον

εξετάσετε και να τον επεξεργαστείτε.

Δημιουργία τύπου

1 Πατήστε στο κελί στο οποίο θέλετε να καταχω-

ρίσετε τον τύπο.

2 Πληκτρολογήστε το σύμβολο =.

3 Πληκτρολογήστε την παράσταση που αντιπρο-

σωπεύει τον υπολογισμό που θέλετε να εκτελέ-

σετε.

4 Πατήστε Enter.

2 1 3

Πατήστε στο κουμπί Βοή-

θεια για το Microsoft Office Excel και στο πλαί-

σιο διαλόγου Βοήθεια για το Excel, πληκτρολο-

γήστε παραδείγματα τύπων στο πεδίο κειμένου

Αναζήτηση. Πατήστε Enter και επιλέξτε το θέμα

Παραδείγματα τύπων που χρησιμοποιούνται

συχνά από τη λίστα με τα διαθέσιμα θέματα. Στο

αρχείο βοήθειας που θα εμφανιστεί θα βρείτε

πολλά παραδείγματα τύπων που ίσως θέλετε

να δημιουργήσετε.

Επεξεργασία τύπου

1 Πατήστε στο κελί που θέλετε να επεξεργαστείτε.

2 Επιλέξτε στη γραμμή τύπων το τμήμα του τύπου

που θέλετε να επεξεργαστείτε.

3 Κάντε τις αλλαγές που θέλετε.


2 1

Βεβαιωθείτε ότι δεν υπάρ-

χει κενό διάστημα πριν από το σύμβολο ίσον

στον τύπο σας. Εάν υπάρχει, το Excel θα ερμη-

νεύσει τα περιεχόμενα του κελιού ως κείμενο

και όχι ως τύπο.

Δοκιμάστε αυτό

Προσοχή


Ονομασία ομάδων κελιών

Όταν εργάζεστε με μεγάλες ποσότητες δεδομέ-

νων, είναι εύκολο να ξεχάσετε σε ποια κελιά

βρίσκονται τα δεδομένα που αναζητάτε. Επιπλέ-

ον, είναι δύσκολο να εντοπίζετε δεδομένα σε βι-

βλία εργασίας που δε δημιουργήσατε εσείς.

Μπορεί μεν εσείς να αποθηκεύετε πάντοτε τις

τιμές των προϊόντων σε μια συγκεκριμένη στή-

λη, αυτό δε σημαίνει όμως ότι και οι συνεργάτες

σας θα κάνουν το ίδιο! Ένας τρόπος για να απο-

φύγετε τη σύγχυση είναι να ορίσετε μια επώνυμη

περιοχή για οποιαδήποτε ομάδα κελιών περιέχει

συγκεκριμένες πληροφορίες. Για παράδειγμα, σε

ένα φύλλο εργασίας με στοιχεία παραγγελιών

από πελάτες μπορείτε να ορίσετε την επώνυμη

περιοχή "Σύνολα" η οποία θα αντιπροσωπεύει

τα κελιά στα οποία θα αποθηκεύεται το σύνολο

κάθε παραγγελίας. Αφού ορίσετε την επώνυμη

περιοχή, μπορείτε να εμφανίσετε τα περιεχόμενά

της, να τη μετονομάσετε, ή να τη διαγράψετε.

Δημιουργία επώνυμης περιοχής

1 Επιλέξτε τα κελιά που θέλετε να ονομάσετε.

2 Πατήστε στο Πλαίσιο ονόματος της γραμμής

τύπων.

3 Καταχωρίστε το όνομα που θέλετε να δώσετε

στην περιοχή.


Για περισσότερες πληρο-

φορίες σχετικά με την επιλογή κελιών από δια-

φορετικά μέρη του ίδιου φύλλου εργασίας δείτε

την ενότητα "Επιλογή ομάδας μη συνεχόμενων

κελιών" στη σελίδα 48.

Μετάβαση σε επώνυμη περιοχή

1 Πατήστε στο κάτω βέλος του Πλαισίου ονόμα-τος.

2 Πατήστε στην περιοχή όπου θέλετε να μεταβεί-

τε.

3 2

1

Το όνομα που δίνετε στην

επώνυμη περιοχή δεν πρέπει να είναι ίδιο με

μια πιθανή διεύθυνση κελιού. Για παράδειγμα,

αν καταχωρίστε το όνομα DAY1 σε έναν τύπο,

αυτό αποτελεί αναφορά στο κελί DAY1. Για να

αποφύγετε αυτό το πρόβλημα, βεβαιωθείτε ότι

οι περιοχές έχουν τουλάχιστον τέσσερα γράμ-

ματα στην αρχή του ονόματός τους (η τελευταία

στήλη είναι η XFD) ή χρησιμοποιήστε ένα χαρα-

κτήρα υπογράμμισης για να διαχωρίσετε τα

γράμματα από το υπόλοιπο όνομα. Το όνομα

DAY1 δεν είναι έγκυρο, αλλά το DAY_1 είναι.

Δείτε επίσης

1

2

Προσοχή


Διαγραφή επώνυμης περιοχής

1 Πατήστε στην καρτέλα Τύποι.

2 Πατήστε στο κουμπί Διαχείριση ονομάτων.

3 Επιλέξτε την επώνυμη περιοχή που θέλετε να

διαγράψετε.

4 Πατήστε στο κουμπί Διαγραφή.

5 Πατήστε στο ΟΚ για να κλείσετε το πλαίσιο δια-

λόγου επιβεβαίωσης που εμφανίζεται.

6 Πατήστε στο κουμπί Κλείσιμο.

Μετονομασία επώνυμης περιοχής

1 Πατήστε στην καρτέλα Τύποι.

2 Πατήστε στο κουμπί Διαχείριση ονομάτων.

3 Επιλέξτε την επώνυμη περιοχή που θέλετε να

μετονομάσετε.

4 Πατήστε στο κουμπί Επεξεργασία.

5 Πληκτρολογήστε ένα νέο όνομα για την περιοχή.

6 Πατήστε στο ΟΚ.


Στη Διαχείριση ονομάτων,

θα βρείτε τα διαθέσιμα ονόματα του βιβλίου ερ-

γασίας σας. Η λίστα περιέχει τη στήλη Αναφορά

σε η οποία δείχνει αν υπάρχουν τύποι που

χρησιμοποιούν μια περιοχή για να υπολογί-

σουν το αποτέλεσμα του τύπου.

1 2 4 3

3 5 6

1 2

3 4 7

5

6

Συμβουλή


Χρήση ονομάτων σε τύπους

Όταν ορίζετε μια επώνυμη περιοχή, δημιουργεί-

τε μια συντόμευση που μπορείτε να χρησιμο-

ποιήσετε για να αναφερθείτε σε μια ομάδα κε-

λιών. Ένας πολύ καλός τρόπος χρήσης των επώ-

νυμων περιοχών είναι στους τύπους. Αντί να ει-

σάγετε τις αναφορές κάθε κελιού που θέλετε να

χρησιμοποιήσετε στον υπολογισμό σας, αρκεί

να καταχωρίζετε το όνομα της περιοχής. Όταν

αναφέρεστε σε επώνυμες περιοχές στους τύπους,

οι τύποι σας θα είναι πιο σύντομοι και πιο κατα-

νοητοί. Αντί να πρέπει αν εξετάσετε σειρές από

αναφορές κελιών, εσείς και οι συνεργάτες σας

μπορείτε να βασίζεστε στις επώνυμες περιοχές

για να κατανοήσετε το σκοπό ενός υπολογισμού.

Το Excel 2007 διευκολύνει ακόμα περισ-

σότερο τη δημιουργία τύπων με τη λειτουργία

της αυτόματης συμπλήρωσης τύπων. Θα θυμά-

στε πως όταν αρχίζετε να πληκτρολογείτε μια

τιμή σε ένα κελί, το Excel εξετάζει τις προηγού-

μενες τιμές της στήλης και σας επιτρέπει να συ-

μπληρώσετε την καταχώριση πατώντας το πλή-

κτρο Tab ή Enter. Τώρα, όταν αρχίζετε να κατα-

χωρίζετε το όνομα μιας επώνυμης περιοχής σε

έναν τύπο, το Excel αντιλαμβάνεται ότι ίσως κα-

ταχωρίζετε επώνυμη περιοχή και εμφανίζει μια

λίστα με τις διαθέσιμες επώνυμες περιοχές (και

τις ενσωματωμένες συναρτήσεις) του ενεργού

βιβλίου εργασίας. Εσείς πρέπει απλώς να πατή-

σετε στην επώνυμη περιοχή που θέλετε και αυτή

θα συμπεριληφθεί στον τύπο αμέσως.

Δημιουργία τύπου με επώνυμη περιοχή

1 Πατήστε στο κελί όπου θέλετε να εισαγάγετε έ-

ναν τύπο.

2 Πληκτρολογήστε το σύμβολο = και τον τύπο

που θέλετε. Όταν θελήσετε να χρησιμοποιήσετε

μια επώνυμη περιοχή, χρησιμοποιήστε το όνο-

μά της αντί των διευθύνσεων των κελιών.

3 Επιλέξτε την περιοχή κελιών που θέλετε από τη

λίστα Αυτόματης Συμπλήρωσης Τύπου που

εμφανίζεται.


Αν αλλάξετε το όνομα μιας

περιοχής κελιών, το Excel θα ενημερώσει αυτό-

ματα και κάθε τύπο που το χρησιμοποιεί.

2 1 3

Συμβουλή


Δημιουργία τύπου με αναφορές σε τιμές πίνακα

Σε προηγούμενες εκδόσεις του Excel, η δη-

μιουργία μιας επώνυμης περιοχής η οποία συ-

μπεριλάμβανε μια ολόκληρη στήλη μιας λίστας

δεδομένων ήταν αληθινή πρόκληση. Ας υποθέ-

σουμε ότι δημιουργούσατε μια επώνυμη περιο-

χή, η οποία περιλάμβανε υπάρχοντα κελιά μιας

στήλης δεδομένων, όπως την περιοχή κελιών

A3:A44. Αν προσθέτατε δεδομένα στο κελί

Α45, ήσασταν υποχρεωμένοι να αλλάξετε τα κε-

λιά στον ορισμό της επώνυμης περιοχής. Ναι,

υπάρχει ένας περίπλοκος τρόπος για να δη-

μιουργήσετε μια περιοχή με δυναμικό όνομα στο

Excel 2003 και στις προηγούμενες εκδόσεις, αλ-

λά δε χρειάζεται να ασχοληθείτε με αυτό στο

Excel 2007. Χρειάζεται μόνο να δημιουργήσετε

έναν πίνακα δεδομένων (όπως είδαμε στην ενό-

τητα "Δημιουργία πίνακα δεδομένων" στη σελί-

δα 55) και να επιλέξετε τις επικεφαλίδες των

στηλών που περιέχουν τα δεδομένα που θέλετε

να συνοψίσετε στους τύπους σας.

Δημιουργία τύπου με αναφορές πίνακα

1 Πατήστε στο κελί στο οποίο θέλετε να δημιουρ-

γήσετε τον τύπο.

2 Πληκτρολογήστε το σύμβολο =, τη συνάρτηση

που θέλετε να συμπεριλαμβάνεται στον τύπο και

μια αριστερή παρένθεση. Για παράδειγμα, ο τύ-

πος =SUM( είναι ένας έγκυρος τρόπος για να

ξεκινήσετε.

3 Μετακινήστε το δείκτη του ποντικιού επάνω από

την επικεφαλίδα της στήλης του πίνακα που θέ-

λετε να χρησιμοποιήσετε στον τύπο. Όταν μετα-

τραπεί σε παχύ βέλος που δείχνει προς τα κά-

τω, πατήστε στην επικεφαλίδα της στήλης.

4 Πληκτρολογήστε μια δεξιά παρένθεση και πατή-

στε Enter.

Αν θέλετε να συμπεριλάβε-

τε περισσότερες από μία στήλες πίνακα σε έναν

τύπο, κρατήστε πατημένο το πλήκτρο Shift επι-

λέξτε την επικεφαλίδα της πρώτης στήλης που

θα χρησιμοποιήσετε στον τύπο και πατήστε σε

μια άλλη στήλη για να επιλέξετε ό,τι βρίσκεται

ανάμεσά τους. Ή, πατήστε το πλήκτρο Ctrl και

πατήστε στις επικεφαλίδες των άλλων στηλών

που θέλετε να χρησιμοποιήσετε. Το Excel θα

συμπεριλάβει τις αναφορές στον τύπο.

1 2 3

Συμβουλή


Δημιουργία τύπων με κελιά από άλλα βιβλία εργασίας

Ένα από τα πλεονεκτήματα του Excel είναι ότι

όταν δημιουργείτε τύπους, δε χρειάζεται να πε-

ριοριστείτε στα κελιά του τρέχοντος βιβλίου ερ-

γασίας. Αν θέλετε, μπορείτε να χρησιμοποιείτε

στους υπολογισμούς σας δεδομένα από οποιο-

δήποτε άλλο βιβλίο εργασίας. Για παράδειγμα,

ας υποθέσουμε ότι έχετε ένα βιβλίο εργασίας

στο οποίο καταγράφετε τις μηνιαίες διαφημιστι-

κές πωλήσεις του περιοδικού σας. Αν θέλετε να

δημιουργήσετε ένα νέο βιβλίο εργασίας όπου θα

συνοψίσετε όλα τα έσοδα και τις δαπάνες της

έκδοσης, μπορείτε να το κάνετε. Το Excel σας

επιτρέπει να δημιουργείτε τύπους με κελιά από

περισσότερα από ένα βιβλία εργασίας και έτσι

σας διευκολύνει να οργανώνετε τα βιβλία εργα-

σίας σας ώστε καθένα από αυτά να περιλαμβά-

νει δεδομένα για ένα συγκεκριμένο θέμα. Έτσι

μπορείτε όχι μόνο να βρίσκετε εύκολα τα δεδο-

μένα σας, αλλά και να αναφέρεστε σε αυτά από

όποιο άλλο σημείο θέλετε.

Αφού δημιουργήσετε συνδέσμους μεταξύ

των βιβλίων εργασίας, μπορείτε να ζητήσετε

από το Excel να ενημερώνει τους υπολογισμούς

όταν αλλάζουν τα δεδομένα των συνδεδεμένων

κελιών. Μπορείτε επίσης να αλλάξετε το κελί

που έχετε συνδέσει ή, αν το βιβλίο εργασίας που

το περιέχει μετακινηθεί ή διαγραφεί, έχετε τη

δυνατότητα να καταργήσετε τη σύνδεση και να

ζητήσετε από το Excel να αποθηκεύσει την τε-

λευταία τιμή του υπολογισμού.

Χρήση κελιών από άλλα βιβλία εργασίας σε έναν τύπο

1 Ανοίξτε το βιβλίο εργασίας που περιέχει το κελί

το οποίο θέλετε να αναφέρετε στον τύπο σας.

2 Στο βιβλίο εργασίας στο οποίο θέλετε να δη-

μιουργήσετε τον τύπο, πατήστε στην καρτέλα

Προβολή.

3 Πατήστε στο κουμπί Τακτοποίηση όλων.

4 Διαλέξτε την επιλογή Σε παράθεση.


(συνεχίζεται στην επόμενη σελίδα)

2 3

4 5


Χρήση κελιών από άλλα βιβλία εργασίας

σε έναν τύπο

(συνέχεια)

6 Πατήστε στο κελί όπου θέλετε να δημιουργήσετε

τον τύπο.

7 Πληκτρολογήστε το σύμβολο = και το πρώτο

μέρος του τύπου.

8 Επιλέξτε τα κελιά με τις τιμές που θέλετε να

χρησιμοποιήσετε στον τύπο.


Κατάργηση συνδέσεων προς άλλα

βιβλία εργασίας και μετατροπή σε τιμές

1 Πατήστε στο κελί που περιέχει τον τύπο τον ο-

ποίο θέλετε να επεξεργαστείτε.

2 Επιλέξτε το τμήμα του τύπου που αντιπροσω-

πεύει τη σύνδεση που θέλετε να καταργήσετε.

3 Πατήστε το πλήκτρο F9.


Μπορείτε να χρησιμοποιή-

σετε τις τεχνικές που αναφέρουμε εδώ για να

δημιουργήσετε και να χειριστείτε συνδέσμους

προς ένα κελί ενός διαφορετικού φύλλου εργα-

σίας του ίδιου βιβλίου εργασίας. Απλώς δη-

μιουργήστε τον τύπο και, όταν θελήσετε να ει-

σαγάγετε την αναφορά κελιού, περάστε στο

φύλλο εργασίας προορισμού και πατήστε στο

κατάλληλο κελί.

6

7 8

1 2

Συμβουλή


Ανανέωση συνδέσεων

1 Πατήστε στην καρτέλα Δεδομένα.

2 Στην ομάδα Συνδέσεις, πατήστε στο κουμπί

Επεξεργασία συνδέσεων.

3 Πατήστε στο κουμπί Ενημέρωση τιμών.

4 Πατήστε στο Κλείσιμο.

Αλλαγή συνδέσεων προς διαφορετικά

βιβλία εργασίας

1 Πατήστε στην καρτέλα Δεδομένα.

2 Στην ομάδα Συνδέσεις, πατήστε στο κουμπί

Επεξεργασία συνδέσεων.

3 Επιλέξτε τη σύνδεση που θέλετε να αλλάξετε.

4 Πατήστε στο κουμπί Αλλαγή αρχείου προέ-

λευσης.

5 Πατήστε στο βιβλίο εργασίας που περιέχει το

νέο κελί με το οποίο θέλετε να συνδεθείτε.



2 1 3 4

2 1 3 4

5 7

6


Άθροιση μιας ομάδας κελιών χωρίς τη χρήση τύπου

Μερικές φορές, όπως όταν καταχωρίζετε δεδο-

μένα σε ένα φύλλο εργασίας ή έχετε την περιέρ-

γεια να μάθετε το άθροισμα ή το μέσο όρο των

τιμών μερικών κελιών, είναι δύσκολο να βρείτε

ένα άδειο κελί και να γράψετε έναν τύπο που να

υπολογίζει το σύνολο ή το μέσο όρο των κελιών.

Αντί να σας υποχρεώσει να δημιουργήσετε έναν

ξεχωριστό τύπο, το Excel υπολογίζει το τρέχον

σύνολο των επιλεγμένων κελιών και εμφανίζει

το αποτέλεσμα στη γραμμή κατάστασης. Ο υπο-

λογισμός του αθροίσματος των τιμών, ο μέσος

όρος, και η μέτρηση του πλήθους των κελιών εί-

ναι οι πράξεις που χρησιμοποιούνται περισσότε-

ρο, οπότε το Excel υπολογίζει αυτές τις τιμές εξ

ορισμού. Μπορείτε, ωστόσο, να επιλέξετε μετα-

ξύ πολλών άλλων πράξεων — ή και να δώσετε

στο Excel την εντολή να μην υπολογίσει το τρέ-

χον άθροισμα κάποιων επιλεγμένων κελιών.

Σύνοψη δεδομένων μιας ομάδας κελιών

1 Επιλέξτε τα κελιά που θέλετε να συνοψίσετε.

1

Οι λειτουργίες σύνοψης

και τα σχετικά αποτελέ-

σματα εμφανίζονται στη

γραμμή κατάστασης.

Οι ενεργοποιημένες πρά-

ξεις σύνοψης είναι επιλεγμένες στο μενού συ-

ντόμευσης. Αν πατήσετε σε μια από αυτές θα

την απενεργοποιήσετε.

Εύρεση αθροίσματος, μέσου όρου, ή

άλλων τιμών για δεδομένα κελιών

1 Πατήστε με το δεξιό πλήκτρο του ποντικιού στη

γραμμή κατάστασης και διαλέξτε από το μενού

συντόμευσης τις πράξεις σύνοψης που θέλετε.

1

Συμβουλή

Περιεχόμενα - Public · νωση των δεδομένων σαςΜια...

Documents

Transcript of Περιεχόμενα - Public · νωση των δεδομένων σαςΜια...