AC

CESS 2

007 Δ

ημιουργία βάσης δεδομένων

Τα εικονίδια αυτά σας διευκολύνουν περισσότερο

Όπου συναντάτε ένα από αυτά τα εικονίδια γνωρίζετε ότι πρόκειται

για μία χρήσιμη συμβουλή για να αυξήσετε τις γνώσεις σας, για να

θυμηθείτε κάτι ή να προφυλαχτείτε από πιθανούς κινδύνους.

Μια ματιά στο εσωτερικό

“ ”Οι απλές εξηγήσεις και οι πρακτικές

χρήσεις αξίζουν χειροκρότημα.

Computer ActiveΑναφορά σε αυτή τη σειρά

Σε αντίθεση με άλλα βιβλία τα οποία είναι γεμάτα ορολογίες και

προκαλούν πονοκέφαλο, το βιβλίο Access 2007 παρουσιάζει

τις σημαντικότερες λειτουργίες του προγράμματος με σαφή και

περιεκτικό τρόπο χωρίς να σας στέλνει στον... γιατρό.

Η αφήγηση παρακολουθεί από κοντά τον κύκλο ζωής ανάπτυξης

βάσεων δεδομένων, ξεκινώντας προοδευτικά από τις πρώτες βασικές

αρχές της σωστής σχεδίασης βάσεων δεδομένων και φτάνοντας μέχρι

τις προχωρημένες λειτουργίες όπως η δημιουργία μιας φόρμας και

μιας έκθεσης.

a n d r e w u n s w o r t h

ΕΙΚΟΝΟΓΡΑΦΗΜΕΝΟ

ΕΥΚΟΛΟ ΣΤΗΝ ΚΑΤΑΝΟΗΣΗ

ΑΠΛΑ ΕΛΛΗΝΙΚΑ

18

COMPUTERsteps

COMPUTERsteps

Γραμμένο σε απλά ελληνικάΣας μπερδεύει η ορολογία; Μην ανησυχείτε,

περιγράφουμε τα πάντα πολύ απλά.

Εύκολο στην κατανόησηΣαφείς οδηγίες, βήμα προς βήμα, σας

διευκολύνουν να μάθετε.

ΈγχρωμοΤο βιβλίο είναι έγχρωμο για να

διευκολύνει τον αναγνώστη και το μάτι.

ΕικονογραφημένοΔεν σας λέμε πώς θα το κάνετε, σας

δείχνουμε πώς θα το κάνετε.

Απα

γορε

ύετα

ι η κ

αθ’

οιον

δήπο

τε τ

ρόπο

ανα

παρα

γωγή

, με

ταπώ

ληση

, δι

ανομ

ή κα

ι εν

γένε

ι εκμ

ετάλ

λευσ

η τ

ου ε

ντύπ

ου,

άνευ

της

αδε

ίας

της

εκδό

τρια

ς ετ

αιρε

ίας.

ACCESS 2007Δημιουργία βάσης δεδομένων

Aπαγορεύεται κατά τον N. 2121/1993 και κατά τη Διεθνή Σύμβαση της Bέρνης (που έχει κυρωθεί με τον N. 100/1975) η αναδημοσίευση και γενικά η αναπαραγωγή -ολική, μερική, περιληπτική- η κατά παράφραση ή διασκευή απόδοση του περιεχομένου του βιβλίου με οποιοδήποτε μέσο και τρόπο, μηχανικό ηλεκτρονικό, φωτοτυπικό, ηχογράφησης ή άλλο, άνευ προηγούμενης έγγραφης άδειας του εκδότη.

ΑΓΓΛΙΚΗ ΕΚΔΟΣΗ

ACCESS 2007by Andrew Unsworth

Copyright © 2011 by Computer Step

Reprinted under an exclusive licence agreement from the Publisher: In Easy Steps, 5c Southfield Road, Southam, Warwickshire, CV47 0FB United Kingdom

Notice of LiabilityEvery effort has been made to ensure that this book contains accurate and current information. However, Computer Step and the author shall not be liable for any loss or damage suffered by readers as a result of any information contained herein.

TrademarksMicrosoft® and Windows® are registered trademarks of Microsoft Corporation. All other trademarks are acknowledged as belonging to their respective companies.

ΕΛΛΗΝΙΚΗ ΕΚΔΟΣΗ

Συντονισμός: Λάμπρος ΓαλάνηςΜετάφραση: Wordshop (Μαρίζα Συρέλλη)Επιμέλεια: Κώστας ΖαφειρακόπουλοςΚαλλιτεχνική επιμέλεια / προσαρμογή: Βαρβάρα Βεντούρη, Αγγελική ΤσάγκαρηScreenshots: Avatar.grΔιόρθωση κειμένων: Παναγιώτης Παπασλιώτης

© Copyright 2011, ΕΚΔΟΣΕΙΣ ΕΘΝΟΣ Α.Ε.

Σημείωμα ΕυθύνηςΈχει καταβληθεί κάθε προσπάθεια για να διασφαλιστεί ότι αυτό το βιβλίο περιέχει ακριβείς και επίκαιρες πληροφορίες. Ωστόσο, η Computer Step και ο συγγραφέας δεν φέρουν ευθύνη για οποιαδήποτε απώλεια ή ζημία υποστούν οι αναγνώστες ως αποτέλεσμα οιονδήποτε πληροφοριών που περιέχονται στο βιβλίο.

Εμπορικά ΣήματαΤα σήματα Microsoft® και Windows® είναι εμπορικά σήματα καταχωρηθέντα της Microsoft Corporation. Όλα τα άλλα εμπορικά σήματα ανήκουν στους νόμιμους δικαιούχους.

Περιεχόμενα

Εισαγωγή 7

Τί είναι η Access 2007; 8

Η οθόνη εκκίνησης 9

Η γραμμή εργαλείων γρήγορης πρόσβασης 10

Χρήση του μενού του κουμπιού Office 12

Εξατομίκευση της Access 2007 15

Μετατροπή παλαιότερων βάσεων δεδομένων 16

Χρήση του Office Online 18

Εκπαίδευση στο Διαδίκτυο 19

Λήψη νέου περιεχομένου 20

Λήψη νέων προτύπων 21

Χρήση προτύπων 22

Χρήση της κορδέλας 24

Χρήση του παραθύρου περιήγησης 25

Χρήση του συστήματος βοηθείας 26

Σχεδίαση βάσεων δεδομένων 27

Σχεσιακές βάσεις δεδομένων 28

Τύποι σχέσεων 30

Σχεδίαση βάσης δεδομένων 32

Πριν ακόμα ανοίξετε την Access 33

Σχεδίαση πινάκων 34

Πρωτεύοντα και εξωτερικά κλειδιά 35

Βελτίωση του σχεδίου σας 36

Δημιουργία πινάκων 37

Το παράθυρο Πίνακας 38

Χρήση προτύπων πινάκα 39

Χρήση της προβολής φύλλου δεδομένων 40

Προσθήκη και διαγραφή πεδίων 41

Τύποι δεδομένων στην προβολή φύλλου δεδομένων 43

Χρήση της προβολής σχεδίασης 44

Δημιουργία πίνακα 45

Εισαγωγή γραμμής στην προβολή σχεδίασης 46

Διαγραφή πεδίου στην προβολή σχεδίασης 47

Ορισμός πρωτεύοντος κλειδιού 48

1

Περιεχόμενα

2

3

Χρήση τύπων δεδομένων 49

Χρήση συνημμένων 51

Προσδιορισμός ιδιοτήτων πεδίου 52

Χρήση κανόνων επικύρωσης 53

Δημιουργία μάσκας εισαγωγής 54

Ορισμός προεπιλεγμένης τιμής 55

Χρήση ευρετηρίων 56

Δημιουργία στήλης αναζήτησης 58

Ορισμός σχέσεων 61

Το παράθυρο Σχέσεις 62

Προσθήκη πινάκων 63

Προσδιορισμός σχέσεων 64

Ακεραιότητα αναφορών 66

Προσδιορισμός ιδιοτήτων συνδέσμου 68

Αριστερός και δεξιός σύνδεσμος 70

Επεξεργασία δεδομένων 71

Εισαγωγή δεδομένων 72

Εισαγωγή γραμμών 73

Χρήση του προχείρου 74

Αντιγραφή και επικόλληση δεδομένων 75

Αντιγραφή απευθείας από το Excel 76

Αντιγραφή δεδομένων στο Excel 77

Εισαγωγή δεδομένων από το Excel 78

Εισαγωγή δεδομένων από την Access 83

Σύνδεση με βάσεις δεδομένων της Access 85

Διαχείριση εργασιών εισαγωγής 87

Συλλογή δεδομένων μέσω ηλεκτρονικού ταχυδρομείου 88

Φιλτράρισμα δεδομένων 94

Άθροιση στηλών 96

Ορθογραφικός έλεγχος δεδομένων 97

Μορφοποίηση δεδομένων 98

Δημιουργία ερωτημάτων σε βάσεις δεδομένων 101

Τί είναι τα ερωτήματα; 102

Χρήση του οδηγού ερωτημάτων 103

Προβολή σχεδίασης ερωτήματος 106

Εισαγωγή κριτηρίων σε ένα ερώτημα 108

Δημιουργία ερωτημάτων σε πολλούς πίνακες 109

5

6

4

Χρήση κριτηρίων για αριθμούς 110

Χρήση κριτηρίων για κείμενο 111

Εκτέλεση ερωτήματος δημιουργίας πίνακα 112

Δημιουργία ερωτήματος προσάρτησης 114

Δημιουργία ερωτήματος ενημέρωσης 115

Δημιουργία ερωτήματος διαγραφής 116

Χρήση της SQL 117

Χρήση της SQL 118

Οι τρεις γλώσσες της SQL 119

Άνοιγμα του παραθύρου SQL 120

Χρήση του όρου SELECT 121

Χρήση του όρου WHERE 122

Συναρτήσεις συγκεντρωτικών αποτελεσμάτων της SQL 123

Δημιουργία ερωτημάτων ένωσης 124

Δημιουργία μιας φόρμας 125

Τί ονομάζουμε φόρμα; 126

Η ανατομία μιας φόρμας 127

Χρήση φόρμας για εισαγωγή δεδομένων 128

Φιλτράρισμα φόρμας 130

Εφαρμογή λεπτομερούς φίλτρου 131

Χρήση του οδηγού φορμών 132

Δημιουργία μιας απλής φόρμας 135

Χρήση φόρμας διαίρεσης 136

Χρήση φόρμας πολλών στοιχείων 139

Εύρεση μιας εγγραφής 140

Βελτίωση μιας φόρμας 141

Χρήση της προβολής σχεδίασης 142

Χρήση της προβολής διάρθρωσης 143

Χρήστη της λίστας πεδίων 144

Εισαγωγή κεφαλίδων και υποσέλιδων 145

Εισαγωγή στοιχείων ελέγχου σε μια φόρμα 146

Βελτίωση των στοιχείων ελέγχου 147

Αλλαγή ιδιοτήτων των στοιχείων ελέγχου 148

Δημιουργία στοιχείων ελέγχου υπολογισμού 149

Αλλαγή σειράς Tab 150

Δημιουργία φόρμας με καρτέλες 151

7

8

9

Χρήση κουμπιών 154

Δημιουργία αποκλειστικού παραθύρου διαλόγου 156

Χρήση μακροεντολών 160

Δημιουργία εκθέσεων 161

Χρήση του οδηγού εκθέσεων 162

Δημιουργία μιας απλής έκθεσης 166

Χρήση της προβολής σχεδίασης έκθεσης 167

Εισαγωγή πεδίων σε μια έκθεση 168

Εισαγωγή στοιχείων ελέγχου σε μια έκθεση 169

Εισαγωγή κεφαλίδων και υποσέλιδων 170

Ταξινόμηση και ομαδοποίηση δεδομένων 171

Εκτύπωση ετικετών 172

Ορισμός προσαρμοσμένου μεγέθους ετικέτας 175

Χρήση της προεπισκόπησης εκτύπωσης 176

Εκτύπωση εκθέσεων 177

Αποστολή της έκθεσής σας μέσω ηλεκτρονικού ταχυδρομείου 178

Κοινή χρήση της Access 179

Προστασία με κωδικό πρόσβασης 180

Δημιουργία βάσης δεδομένων ACCDE 182

Δημιουργία αντιγράφων ασφαλείας βάσεων δεδομένων της Access 183

Διαίρεση μιας βάσης δεδομένων 184

Αλληλεπίδραση με το SharePoint 186

Ευρετήριο 187

11

10

Η εκκίνηση της Access 2007

για πρώτη φορά μπορεί να

αποτελέσει μια τρομακτική

εμπειρία για τους αμύητους.

Το κεφάλαιο εξηγεί

συνοπτικά πώς λειτουργεί

η Access 2007 και

παρουσιάζει το νέο

περιβάλλον εργασίας

χρήστη.

Τί είναι η Access 2007;

Η οθόνη εκκίνησης

Η γραμμή εργαλείων γρήγορης πρόσβασης

Χρήση του μενού του κουμπιού Office

Εξατομίκευση της Access 2007

Μετατροπή παλαιότερων βάσεων δεδομένων

Χρήση του Office Online

Εκπαίδευση στο Διαδίκτυο

Λήψη νέου περιεχομένου

Λήψη νέων προτύπων

Χρήση προτύπων

Χρήση της κορδέλας

Χρήση του παραθύρου περιήγησης

Χρήση του συστήματος βοηθείας

8

9

10

12

15

16

18

19

20

21

22

24

25

26

Εισαγωγή1

8Ει

σαγω

γή

Αρχίστε να σκέφτεστε τώρα τη βάση δεδομένων σας. Τι θέλετε να κάνει; Ποιες πληροφορίες χρειάζεται να αποθηκεύσετε;

Τί είναι η Access 2007;Η Access 2007 είναι η πιο πρόσφατη έκδοση του δημοφιλούς συστήματος διαχείρι-

σης βάσεων δεδομένων της Microsoft, ή DBMS για συντομία. Με την Access 2007

μπορείτε να:

● Αποθηκεύετε δεδομένα χρησιμοποιώντας φόρμες φιλικές προς το χρήστη

● Απευθύνεστε στη βάση δεδομένων για συγκεκριμένες πληροφορίες

● Δημιουργείτε εταιρικές εκθέσεις με ωραίο στυλ

● Ανταλλάσσετε δεδομένα με συναδέλφους μέσω ενός δικτύου υπολογιστών

Ωστόσο, η Access 2007 δεν είναι μόνο ένα μέσο εισαγωγής και ανάκτησης δεδο-

μένων. Εάν θέλετε, έχετε τη δυνατότητα να φτιάξετε πλήρεις εφαρμογές λογισμικού

σύμφωνα με τις απαιτήσεις και τη δημιουργικότητά σας.

Και τα καλά νέα;

Δεν χρειάζεται να είστε μηχανικός υπολογιστών για να τη χρησιμοποιείτε. Στην

πραγματικότητα, μπορείτε να χειριστείτε σχεδόν όλες τις λειτουργίες της Access

χωρίς να εισαγάγετε ούτε μία γραμμή κώδικα. Αυτά που χρειάζονται είναι λίγη

υπομονή, έγκαιρος προγραμματισμός και κυρίως μια σαφής αιτία για τη δημιουργία

μιας βάσης δεδομένων!

Τι είναι, λοιπόν, μια βάση δεδομένων;Μια βάση δεδομένων είναι απλώς μια συγκροτημένη συλλογή εγγραφών. Για

παράδειγμα, η καρτελοθήκη που έχετε στο γραφείο σας είναι ένα είδος βάσης δεδο-

μένων. Όταν την ανοίγετε, έχετε τα ονόματα, τα τηλέφωνα και τις διευθύνσεις των

επαγγελματικών επαφών σας.

Σε έναν υπολογιστή, οι πληροφορίες της βάσης δεδομένων είναι οργανωμένες με

έναν πολύ πιο μεθοδικό τρόπο, αλλά η γενική ιδέα παραμένει ίδια. Η Access τοπο-

θετεί τα δεδομένα σε πίνακες. Ο πίνακας είναι σαν την καρτελοθήκη – περιέχει όλα

τα απαραίτητα δεδομένα. Κάθε γραμμή πίνακα περιλαμβάνει δεδομένα για ένα συ-

γκεκριμένο αντικείμενο. Στην καρτελοθήκη το αντικείμενο είναι οι επαγγελματικές

κάρτες. Οι στήλες του πίνακα μας βοηθούν στην οργάνωση των δεδομένων. Κάθε

στήλη διαθέτει ειδικά στοιχεία δεδομένων, όπως τη διεύθυνση μιας επαφής.

Στο επόμενο κεφάλαιο, εμβαθύνουμε στον τρόπο οργάνωσης και δημιουργίας μιας

βάσης δεδομένων. Για την ώρα, το υπόλοιπο κεφάλαιο είναι αφιερωμένο στα πρώ-

τα βήματά σας στην Access 2007.

9

Μπορείτε ανά πάσα στιγμή να μεταβείτε στην οθόνη εκκίνησης κλείνοντας κάθε ανοιχτή βάση δεδομένων.

Η οθόνη εκκίνησης

Κουμπί Office

Office Online

Κουμπί βοηθείας

Γραμμή εργαλείων γρήγορης πρόσβασης

Γραμμή κατάστασης

Βάσεις δεδομένων που ανοίξατε πρόσφατα

Κάθε φορά που ανοίγει η Access 2007, σας καλωσορίζει η νέα, φιλόξενη εικόνα της

οθόνης εκκίνησης. Σχεδιασμένη να κάνει αυτό το οποίο δηλώνει η ονομασία της, η

οθόνη εκκίνησης προσφέρει όλες τις απαιτούμενες επιλογές ώστε να αξιοποιήσετε

στο έπακρον την Access 2007.

Ακολουθούν μερικά από τα στοιχεία που αναλύουμε σε όλο το κεφάλαιο.

Στοιχεία της οθόνης εκκίνησης

Η οθόνη εκκίνησης αλλάζει δυναμικά όταν παρουσιάζονται νέα περιεχόμενα ή

λειτουργίες. Για παράδειγμα, θα παρατηρήσετε την προσθήκη νέων προτύπων βά-

σεων δεδομένων μόλις κυκλοφορήσουν από τη Microsoft.

10Ει

σαγω

γή

Η γραμμή εργαλείων γρήγορης πρόσβασηςΗ Γραμμή εργαλείων γρήγορης πρόσβασης παρέχει γρήγορη και άνετη πρόσβαση

στις πιο κοινές εντολές, όπως η Αποθήκευση, ενώ συνήθως τοποθετείται πάνω αρι-

στερά στην οθόνη της Access 2007.

Από προεπιλογή, η Γραμμή εργαλείων γρήγορης πρόσβασης περιέχει μόνο τα εξής

τρία κουμπιά: Αποθήκευση, Αναίρεση και ακύρωση αναίρεσης. Μολονότι αυτά τα

κουμπιά είναι χρήσιμα, οι επιλογές ενεργειών είναι σχετικά περιορισμένες. Όσο η

αυτοπεποίθησή σας στη χρήση της Access 2007 ενισχύεται, θα θέλετε να έχετε ευ-

κολότερη πρόσβαση σε ορισμένες ενέργειες. Ευτυχώς, μπορείτε να προσαρμόζετε τη

Γραμμή εργαλείων γρήγορης πρόσβασης και να προσθέτετε ή να καταργείτε κουμπιά

Προσαρμογή της γραμμής εργαλείων γρήγορης πρόσβασης

Για να προσθέσετε κάποια εντολή στη Γραμμή εργα-λείων γρήγορης πρόσβα-σης, κάντε δεξί κλικ στο εικονίδιό της στην Κορδέλα και επιλέξτε "Προσθήκη στη γραμμή εργαλείων γρή-γορης πρόσβασης".

1❙ Πατήστε το βέλος στα δεξιά του τελευταίου κουμπιού

2❙ Επιλέξτε ένα στοιχείο του

μενού για να προσθέσετε

αυτήν την εντολή στη Γραμ-

μή εργαλείων γρήγορης

πρόσβασης

Προσθήκη μιας ενέργειαςΜερικές από τις πιο ωφέλιμες εντολές μπορούν να προστεθούν στη Γραμμή εργα-

λείων γρήγορης πρόσβασης χρησιμοποιώντας το μενού στα δεξιά. Ωστόσο, έχετε

τη δυνατότητα προσθήκης και άλλων λειτουργιών εάν πατήσετε το στοιχείο μενού

"Περισσότερες Εντολές...". Έτσι γίνεται εκκίνηση του παραθύρου διαλόγου Προ-

σαρμογή, ο οποίος αναλύεται με περισσότερες λεπτομέρειες στην επόμενη σελίδα.

11

Συχνά σας εξυπηρετεί να κάνετε διάκριση των δια-φόρων ομάδων ανάλογα με τη λειτουργία τους, για παράδειγμα να διαχωρί-ζετε ενέργειες πρόσβασης σε αρχεία από ενέργειες δημιουργίας πίνακα. Για να διακρίνετε τις ενέργειες στη Γραμμή εργαλείων γρήγο-ρης πρόσβασης, διαλέξτε το Διαχωριστικό.

...συνέχεια

Πατήστε εδώ για να δείτε διαφορετικές ομάδες ενεργειών

Επιλέξτε τις ενέργειες για να τις προσθέσετε εδώ

Κάντε κλικ εδώ για να προσθέσετε την επιλεγμένη εντολή

Πατήστε εδώ για να επιβεβαιώσετε τις επιλογές σας

Κάντε κλικ εδώ για να ακυρώσετε τις επιλογές σας

Αλλάξτε τη σειρά εμφάνισης των ενεργειών στη Γραμμή εργαλείων

Εάν κάνετε κάποιο λάθος, πατήστε Επαναφορά για να αναιρέσετε τις αλλαγές σας

Επανατοποθέτηση της γραμμής εργαλείων γρήγορης πρόσβασης

1❙ Πατήστε το βέλος στο τέλος της Γραμμής εργαλείων γρήγορης πρόσβασης

2❙ Κάντε κλικ στο στοιχείο μενού "Εμφάνιση κάτω από την κορδέλα"

Η Γραμμή εργαλείων γρή-γορης πρόσβασης μπορεί να επιστρέψει στην προη-γούμενη θέση της πάνω από την Κορδέλα, εάν χρειαστεί.

12Ει

σαγω

γή

Χρήση του μενού του κουμπιού OfficeΤο κουμπί Office διευκολύνει τόσο τη διαχείριση αρχείων όσο και θέματα διαχεί-

ρισης βάσεων δεδομένων. Όχι μόνο σας επιτρέπει να ανοίγετε και να αποθηκεύετε

βάσεις δεδομένων, αλλά μπορείτε να το χρησιμοποιείτε και για να στέλνετε βάσεις

δεδομένων σε συναδέλφους μέσω ηλεκτρονικού ταχυδρομείου ή να εκτελείτε εργα-σίες συντήρησης στη βάση σας. Το κουμπί

Office βρίσκεται στα αριστερά της Γραμμής

εργαλείων γρήγορης πρόσβασης.

Άνοιγμα μιας βάσης δεδομένων

1❙ Πατήστε το κουμπί Office

2❙ Επιλέξτε Άνοιγμα από το μενού του κουμπιού Office

3❙ Βρείτε τη βάση δεδομένων που ψάχνετε με το παράθυρο διαλόγου Άνοιγμα

4❙ Κάντε διπλό κλικ στο όνομα της βάσης δεδομένων για να την ανοίξετε

Πατήστε εδώ για να αλλάξετε κατάλογο

Πληκτρολογήστε εδώ ένα όνομα αρχείου προς αναζήτηση

Κάντε διπλό κλικ σε ένα αρχείο για να το ανοίξετε

Για να ανοίξετε γρήγορα το μενού του κουμπιού Office, πατήστε τα πλήκτρα Alt+F.

13

Από προεπιλογή, η Access ανοίγει μια βάση δεδομένων σε περιορισμένη κατά-

σταση λειτουργίας. Ειδικότερα, απενεργοποιεί την εκτέλεση της Visual Basic for

Applications σε κώδικες και μακροεντολές. Για να ενεργοποιήσετε όλες τις λειτουρ-

γίες της βάσης δεδομένων, πατήστε το κουμπί "Επιλογές...", το οποίο βρίσκεται

ανάμεσα στην Κορδέλα και το κεντρικό παράθυρο της βάσης δεδομένων.

Αποθήκευση βάσης δεδομένων

1❙ Πατήστε το κουμπί Office

2❙ Κάντε κλικ στην επιλογή

Αποθήκευση

Για να αποθηκεύσετε οποια-δήποτε στιγμή και γρήγορα μια βάση δεδομένων πλη-κτρολογήστε Ctrl+S.

Να ενεργοποιείτε περιεχό-μενο μόνο εάν είστε απο-λύτως σίγουροι ότι δεν πε-ριέχει κάποιον κακόβουλο κώδικα. Στις περισσότερες περιπτώσεις, ένας τέτοιος κώδικας θα υπήρχε μόνο αν ανοίγατε μια βάση δεδομέ-νων κάποιου άλλου.

…συνέχεια

Το κουμπί αυτό εμφανίζει μια ειδοποίηση ασφαλείας. Επιλέξτε το κουμπί "Ενεργο-

ποίηση αυτού του περιεχομένου" και μετά πατήστε "OK".

14Ει

σαγω

γή

Δημιουργία νέας βάσης δεδομένων

1❙ Πατήστε το κουμπί Office ώστε

να προβληθεί το αναπτυσσόμε-

νο μενού

2❙ Κάντε κλικ στο στοιχείο μενού

Δημιουργία

Από προεπιλογή, η Access 2007 προτείνει το όνομα "Βάση δεδομένων", κα-θώς και έναν αριθμό: για παράδειγμα, "Βάση δε-δομένων1". Καλύτερα να αποφεύγετε να δίνετε τέτοια ονόματα στις βάσεις δεδο-μένων σας, αφού πολλές βάσεις με παρόμοιους τίτ-λους στο σκληρό σας δίσκο θα προκαλέσουν σύγχυση και λάθη.

Έξοδος από την Access 2007Η Access 2007 είναι εκπληκτική, παρ' όλα αυτά κάποια στιγμή θα θέλετε να την

κλείσετε. Αυτό γίνεται ως εξής:

1❙ Πατήστε το κουμπί Office

2❙ Πατήστε το κουμπί "Έξοδος από την Access", κάτω δεξιά από το μενού του

κουμπιού Office

Για να αποθηκεύσετε τη βάση

δεδομένων σας κάπου αλλού

από Τα Έγγραφά μου, πατήστε

το κουμπί Αναζήτηση.

3❙ Διαλέξτε όνομα για την καινούρ-

για βάση δεδομένων σας και εισά-

γετέ το στο πεδίο κειμένου

4❙ Πατήστε το κουμπί Δημιουργία

…συνέχεια

15

Εξατομίκευση της Access 2007Η οθόνη εξατομίκευσης επιλογών περιλαμβάνει ποικίλες ρυθμίσεις που επηρεά-

ζουν τον τρόπο προβολής και αλληλεπίδρασης με την Access 2007. Για παράδειγ-

μα, μπορείτε να αποφασίσετε εάν θέλετε να εμφανίζονται Βελτιωμένες συμβουλές

οθόνης, όπως η παρακάτω.

1❙ Πατήστε το κουμπί Office

2❙ Πατήστε το κουμπί "Έξοδος από την

Access", κάτω δεξιά από το μενού του

κουμπιού Office

3❙ Κάντε κλικ στα στοιχεία του μενού στην αριστερή πλευρά του παραθύρου

διαλόγου Επιλογές της Access για να επιλέξετε τις ρυθμίσεις σας

4❙ Πατήστε τα αναπτυσσόμενα μενού ώστε να γίνει αλλαγή των ρυθμίσεων

επιλογών

16Ει

σαγω

γή

Μετατροπή παλαιότερων βάσεων δεδομένωνΗ Access 2007 διευκολύνει το άνοιγμα και το χειρισμό μιας βάσης δεδομένων η

οποία έχει δημιουργηθεί σε παλαιότερη έκδοση Access. Η παλαιά βάση δεδομένων

θα είναι ακριβώς ίδια με κάποια που έχει δημιουργηθεί στην Access 2007. Το μόνο

μειονέκτημα είναι το γεγονός ότι δεν θα έχετε τη δυνατότητα χρήσης των νέων λει-

τουργιών της Access 2007, όπως Πεδία αναζήτησης πολλαπλών τιμών και τον νέο

τύπο δεδομένων Συνημμένο.

Ευτυχώς, η Access 2007 μπορεί να μετατρέψει γρήγορα την παλαιά βάση δεδομέ-

νων σας στη νέα μορφή αρχείου ACCDB ώστε να χρησιμοποιήσετε αυτές τις δυνα-

τότητες.

Από τη στιγμή που μετατρέ-πετε μια βάση δεδομένων δεν έχετε πλέον τη δυνα-τότητα να τη χρησιμοποι-είτε στην Access 2003 ή σε προγενέστερες εκδόσεις της Access.

1❙ Ανοίξτε τη βάση δεδομένων που

θέλετε να μετατρέψετε

2❙ Πατήστε το κουμπί Office

3❙ Πατήστε Μετατροπή

4❙ Επιλέξτε έναν κατάλογο στον οποίο θα αποθηκεύσετε την τροποποιημένη

βάση μέσω του παραθύρου διαλόγου Αποθήκευση ως

5❙ Πληκτρολογήστε εδώ ένα όνο-

μα για τη βάση δεδομένων σας

6❙ Πατήστε το κουμπί

Αποθήκευση

17…συνέχεια

7❙ Κάντε κλικ στο OK για να κλείσει η προειδοποίηση

Μετατροπή βάσεων δεδομένων σε παλαιότερες μορφές αρχείωνΊσως χρειαστεί να μοιραστείτε τη βάση δεδομένων σας με άλλους και γι' αυτό να

πρέπει να μετατρέψετε μια βάση δεδομένων Access 2007 σε μορφή αρχείου που

λειτουργεί με προηγούμενες εκδόσεις της Access. Πιθανώς η βάση δεδομένων σας

να είναι αποθηκευμένη σε κοινόχρηστο φάκελο και να ενημερώνεται άμεσα από

τους συναδέλφους σας.

1❙ Ανοίξτε τη βάση δεδομένων την οποία θέλετε να τροποποιήσετε

2❙ Πατήστε το κουμπί Office

3❙ Κρατήστε τον δρομέα πάνω από το βέλος στα δεξιά της εντολής Αποθήκευση ως

4❙ Επιλέξτε τη μορφή αρχείου μετατροπής της βάσης δεδομένων

Σκεφτείτε καλά τις εναλλα-κτικές σας πριν μετατρέψετε μια βάση δεδομένων σε πα-λαιότερη μορφή αρχείου, αφού δεν θα μπορείτε πλέ-ον να χρησιμοποιήσετε τις νέες λειτουργίες της Access 2007.

5❙ Χρησιμοποιήστε το παράθυρο διαλόγου Αποθήκευση ως για να

περιηγηθείτε στον κατάλογο στον οποίο θα αποθηκευτεί η τροποποιημένη

βάση δεδομένων

6❙ Πληκτρολογήστε ένα όνομα για τη βάση δεδομένων στο πεδίο "Όνομα

αρχείου"

7❙ Πατήστε το κουμπί Αποθήκευση στο παράθυρο διαλόγου Αποθήκευση ως

18Ει

σαγω

γή

Χρήση του Office OnlineΤο Office Online είναι ένα ανεκτίμητο, πρόσφατο στοιχείο της Access 2007 που σας

βοηθά γρήγορα και εύκολα να αναζητάτε νέο περιεχόμενο όπως πρότυπα βάσεων

δεδομένων, να βελτιώνετε τις γνώσεις σας με τα προγράμματα εκπαίδευσης στο Δια-

δίκτυο και να ενημερώνετε την εγκατάσταση της Access 2007 με λήψεις προγραμμά-

των και ενημερώσεις. Στην πραγματικότητα, το Office Online είναι μια τόσο χρήσιμη

λειτουργία ώστε η Microsoft την ενσωμάτωσε στην οθόνη εκκίνησης.

Πατήστε εδώ για να κάνετε λήψη αυτών των προτύπων

Κάντε κλικ σε αυτές τις συνδέσεις ώστε να λάβετε το πιο πρόσφατο περιεχόμενο της Microsoft

Η δωρεάν βοήθεια και η εκπαίδευση δεν ήταν ποτέ πιο εύχρηστες

Τα πρότυπα σε αυτήν την οθόνη θα ενημερώνονται με τον καιρό.

19

Μολονότι με τη μελέτη αυτού του βιβλίου κατανοείτε σε βάθος τη σχεδίαση και την

αποτελεσματική διαχείριση βάσεων δεδομένων, δεν γίνεται να καλυφθεί εδώ όλο

το πλήθος λειτουργιών της Access 2007. Όσο ενισχύεται η αυτοπεποίθησή σας με

την Access 2007, μπορείτε να αναζητήσετε στις σελίδες εκπαίδευσης του Office

Online σεμινάρια τα οποία θα σας βοηθήσουν να βελτιώσετε τις βάσεις δεδομένων

σας ώστε να παραμείνετε ανταγωνιστικοί. Για να αποκτήσετε πρόσβαση στις σελί-

δες εκπαίδευσης του Office Online απλώς επαναλάβετε την παρακάτω διαδικασία:

1❙ Ανοίξτε την οθόνη εκκίνησης κλείνοντας όλες τις ανοιχτές βάσεις δεδομένων

2❙ Πατήστε την υπερσύνδεση Εκπαίδευση που βρίσκεται κάτω από την ετικέτα

"Περισσότερα για το Office Online"

3❙ Πληκτρολογήστε Access 2007

στο βοηθητικό πρόγραμμα

Αναζήτηση στο πάνω μέρος

της ιστοσελίδας

4❙ Επιλέξτε ένα εκπαιδευτικό πρόγραμμα από τα αποτελέσματα αναζήτησης,

πατώντας την υπερσύνδεσή του

Εκπαίδευση στο Διαδίκτυο

Εάν δεν βρίσκετε ακριβώς το υλικό εκπαίδευσης που χρειάζεστε, κάντε πάλι ανα-ζήτηση με σχετικές λέξεις-κλειδιά. Ίσως διαπιστώσετε ότι η βοήθεια που θέλατε, καλύπτεται σε ένα άλλο θέμα.

20Ει

σαγω

γή

Το νέο περιεχόμενο είναι διαθέσιμο συνεχώς χάρη στη συνεχή βελτίωση της

Access 2007 από τη Microsoft. Το εν λόγω περιεχόμενο μπορεί να είναι εργαλεία

μετατροπής με τα οποία μπορείτε να εργαστείτε σε βάσεις δεδομένων που έχουν

δημιουργηθεί σε παλαιότερες εκδόσεις της Access, ή ενημερώσεις του προϊόντος

που προσφέρουν περισσότερες λειτουργίες στην τρέχουσα εγκατάσταση της Access

2007 .

1❙ Ανοίξτε την οθόνη εκκίνησης κλείνοντας όλες τις ανοιχτές βάσεις

δεδομένων

3❙ Η Access ανοίγει τώρα το πρόγραμμα περιήγησης. Μεταβείτε στην ενότητα

με τίτλο "Στοιχεία λήψης κατά έκδοση" και κάντε ένα κλικ στην καρτέλα 2007

Office System

4❙ Επιλέξτε το περιεχόμενο το οποίο θέλετε να κατεβάσετε, κάνοντας κλικ στη

σύνδεσή του και μετά πατώντας το κουμπί λήψης στην οθόνη σύντομης

περιγραφής περιεχομένου που ακολουθεί

2❙ Πατήστε την υπερσύνδεση

Στοιχεία λήψης που βρίσκεται

κάτω από την ετικέτα

"Περισσότερα για το Office

Online"

Για να βρείτε κάτι συγκε-κριμένο, χρησιμοποιήστε το βοηθητικό πρόγραμμα Αναζήτηση στο πάνω μέρος της ιστοσελίδας.

Να επισκέπτεστε τακτικά την τοποθεσία για να λαμβάνετε όλες τις τελευταίες ενημε-ρώσεις.

Λήψη νέου περιεχομένου

21

Η Access 2007 περιλαμβάνει πολλά πρότυπα βάσεων δεδομένων, σχεδιασμένα

με επαγγελματικό τρόπο, τα οποία καλύπτουν με το παραπάνω τις ανάγκες

πολλών χρηστών, με λίγες βελτιώσεις. Ωστόσο, όλοι οι χρήστες δεν έχουν τις

ίδιες ανάγκες και εάν κανένα από τα εγκατεστημένα πρότυπα δεν ικανοποιεί τις

απαιτήσεις σας, είναι πολύ πιθανό να βρείτε το κατάλληλο στο Office Online.

1❙ Ανοίξτε την οθόνη εκκίνησης κλείνοντας όλες τις ανοιχτές βάσεις

δεδομένων

2❙ Πατήστε την υπερσύνδεση

Πρότυπα που βρίσκεται κάτω από

την ετικέτα "Περισσότερα για το

Office Online"

3❙ Εάν σας κάνει εντύπωση κάποιο πρότυπο, κάντε κλικ στην υπερσύνδεσή του

για περισσότερες πληροφορίες

Λήψη νέων προτύπων

22Ει

σαγω

γή

Χρήση προτύπων

2❙ Κάντε ένα κλικ σε μια

κατηγορία προτύπων

Η Access 2007 περιλαμβάνει πολλά πρότυπα υψηλής ποιότητας, τα οποία για

τους περισσότερους ανθρώπους μπορούν να χρησιμοποιηθούν από τη στιγμή

της εγκατάστασης του προγράμματος. Για παράδειγμα, εάν ο μοναδικός λόγος που

επενδύσατε στο Σύστημα διαχείρισης βάσεων δεδομένων είναι η διατήρηση των

στοιχείων των πελατών σας, τότε το πρότυπο Επαφές της Access 2007 είναι ίσως

ιδανικό για τις ανάγκες σας.

Ο καλύτερος τρόπος για να διαπιστώσετε εάν τα πρότυπα της Access 2007

ταιριάζουν στην επιχείρησή σας είναι να τα ανοίξετε και να δείτε τι κάνουν.

Άνοιγμα ενός προτύπου

1❙ Ανοίξτε την οθόνη εκκίνησης, αφού κλείσετε όλες τις ανοιχτές βάσεις

δεδομένων

Η Access παρουσιάζει τα πρότυπα, τα οποία είναι τώρα διαθέσιμα σε αυτήν την κα-

τηγορία, στο κέντρο της οθόνης εκκίνησης.

23

3❙ Επιλέξτε ένα πρότυπο με

ένα κλικ στο εικονίδιό του

4❙ Πατήστε το κουμπί Λήψη

στην πάνω δεξιά γωνία

της οθόνης εκκίνησης

Μόλις γίνει λήψη ενός προτύπου, η Access 2007 το προετοιμάζει για χρήση και το

ανοίγει αυτόματα.

…συνέχεια

24Ει

σαγω

γή

Χρήση της κορδέλαςΣτις προηγούμενες εκδόσεις της Access, οι χρήστες δημιουργούσαν και ασχολού-

νταν με βάσεις δεδομένων χρησιμοποιώντας τις εντολές των μενού, αλλά αυτό δεν

ισχύει πια. Η αλληλεπίδρασή σας με την Access 2007 γίνεται με τη χρήση ενός

μενού εικονιδίων που ονομάζεται Κορδέλα.

Αντί να ψάχνετε επί ώρες σε μια κοινότοπη συλλογή γκρίζων στοιχείων μενού,

έχετε τη δυνατότητα να βρείτε τη ζητούμενη εντολή πιο γρήγορα και εύκολα με τη

βοήθεια των εικονιδίων της Κορδέλας.

Η Κορδέλα

Εναλλαγή μεταξύ προβολών

Τα εικονίδια ομαδοποιούνται σύμφωνα με τη λειτουργία τους

Πατήστε ένα εικονίδιο μία φορά για να το χρησιμοποιήσετε

Επιλέγετε τις καρτέλες για να μεταβαίνετε στις διάφορες ομάδες εικονιδίων

Για να δείτε συντομεύσεις πληκτρολογίου, πατήστε το πλήκτρο Alt. Αυτό εμ-φανίζει ένα γράμμα δίπλα στα εικονίδια Κορδέλας. Πιέστε στο πληκτρολόγιο το γράμμα που σχετίζεται με το εικονίδιο της Κορδέλας το οποίο θέλετε να χρησιμο-ποιήσετε, αντί να πατήσετε το εικονίδιο με το ποντίκι.

Όταν έχετε ανοιχτά πολλά παράθυρα και ο χώρος έχει μειωθεί αισθητά, μπορείτε να ελαχιστοποιείτε την Κορ-δέλα με ένα διπλό κλικ στην επιλεγμένη καρτέλα.

1❙ Για να αλλάξετε προ-

βολή πατήστε το κάτω

βέλος κάτω από τη λέξη

Προβολή

2❙ Διαλέξτε την επιθυμητή

προβολή κάνοντας κλικ

στο εικονίδιό της

25

Χρήση του παραθύρου περιήγησης

1❙ Πατήστε το κάτω βέλος

στην κορυφή του Παραθύρου

περιήγησης

2❙ Επιλέξτε μια κατηγορία από

την αναπτυσσόμενη λίστα για

φιλτράρισμα κάνοντας ένα

κλικ πάνω στο όνομά της

3❙ Μπορείτε να βελτιώσετε κι άλ-

λο το φιλτράρισμά σας με ένα

κλικ στο όνομα της ομάδας

Όπως η Κορδέλα έχει διαδεχτεί την παλιά γραμμή μενού της Access, έτσι και το

Παράθυρο περιήγησης έχει αντικαταστήσει το Παράθυρο βάσης δεδομένων. Το

Παράθυρο περιήγησης βρίσκεται στο πλάι της κύριας οθόνης όταν ανοίγει μια βά-

ση δεδομένων.

Το παράθυρο αυτό διευκολύνει την εύρεση Αντικείμενων βάσεων δεδομένων

όπως Πίνακες και Ερωτήματα, αφού τα φιλτράρει ανάλογα με τον τύπο, την ημερο-

μηνία δημιουργίας και την ομάδα τους.

Φιλτράρισμα αντικειμένων βάσης δεδομένων

Παράθυρο περιήγησης όπου εφαρμόστηκε φιλτράρισμα τύπου αντικειμένου "Ερώτημα"

26Ει

σαγω

γή

Η κραυγή για "Βοήθεια!" είναι μια συνηθισμένη παρενέργεια όταν εργάζεστε σε

υπολογιστές. Χάρη στο βελτιωμένο περιβάλλον εργασίας χρήστη της Access 2007,

τώρα είναι πιο εύκολο να βρείτε τη βοήθεια που χρειάζεστε.

Όπως έχετε ήδη διαπιστώσει, το Office Online αποτελεί έναν εύχρηστο τρόπο εύ-

ρεσης βοήθειας στο Διαδίκτυο, όμως αυτό δεν σημαίνει ότι πρέπει απαραίτητα να

είστε συνδεδεμένοι στο Διαδίκτυο.

1❙ Πατήστε το κουμπί Βοήθεια πάνω δεξιά του βασικού παραθύρου της Access.

2❙ Η Access θα δώσει παραπάνω από μία απαντήσεις στο ερώτημά σας.

Επιλέξτε μία η οποία σας ενδιαφέρει, πατώντας τη σύνδεσή της

2❙ Πατήστε μια σύνδεση για να διαβάσετε το αντίστοιχο άρθρο

Αναζήτηση συγκεκριμένων θεμάτων

1❙ Πληκτρολογήστε ένα ερώτημα στο πεδίο κειμένου Αναζήτηση και μετά

πατήστε Αναζήτηση

Χρήση του συστήματος βοηθείας

Ανοίξτε όποτε θέλετε την οθόνη Βοήθεια με το πλή-κτρο F1.

Η σωστή σχεδίαση είναι

βασική για την επιτυχία και

τη χρηστικότητα μιας βάσης

δεδομένων. Με τον οποίο

αφιερώνετε στη σχεδίαση

τώρα, εξοικονομείτε χρόνο

που θα χάσετε διορθώνοντας

σφάλματα αργότερα.

Σχεσιακές βάσεις δεδομένων

Τύποι σχέσεων

Σχεδίαση βάσης δεδομένων

Πριν ακόμα ανοίξετε την Access

Σχεδίαση πινάκων

Πρωτεύοντα και εξωτερικά κλειδιά

Βελτίωση του σχεδίου σας

28

30

32

33

34

35

36

Σχεδίασηβάσεων δεδομένων2

28Σχ

εδία

ση β

άσεω

ν δε

δομέ

νων

Σχεσιακές βάσεις δεδομένωνΤο γεγονός ότι οι περισσότεροι άνθρωποι όταν αντιμετωπίζουν την προοπτική

εκμάθησης ενός νέου υπολογιστικού προγράμματος, πανικοβάλλονται, είναι από-

λυτα φυσιολογικό. Αυτό ισχύει σίγουρα για πολλούς νεοφώτιστους στον κόσμο των

σχεσιακών βάσεων δεδομένων, αλλά δεν χρειάζεται να είναι έτσι. Με απλά λόγια,

μια σχεσιακή βάση δεδομένων είναι μια συλλογή πινάκων με δεδομένα τα οποία

σχετίζονται μεταξύ τους μέσω άλλων κοινών πεδίων, ώστε η χρήση τους να είναι

πιο αποδοτική. Ο όρος "σχεσιακή" αναφέρεται σε έναν τρόπο μοντελοποίησης των

δεδομένων που παρέχει αυτήν την αποδοτικότητα. Μεγάλο μέρος της σύγχυσης

προκύπτει πιθανώς από την αφειδή χρήση όρων σε ολόκληρη τη βιομηχανία, οι

περισσότεροι από τους οποίους εναλλάσσονται μεταξύ τους.

Στο κεφάλαιο αυτό, θα παρουσιάσουμε τις διάφορες έννοιες που επικρατούν στο

σχεσιακό μοντέλο και θα δούμε πώς μπορούμε να χωρίσουμε τη σχεδίαση μιας

βάσης δεδομένων σε μικρότερα, πιο εύχρηστα τμήματα.

Τί ονομάζουμε Σχέση; Παρά την τεχνική ονομασία της, μια σχέση δεν είναι τίποτε άλλο από ένας πίνακας

δεδομένων όπως ο παρακάτω.

Για να χρησιμοποιηθεί αποτελεσματικά μια βάση δεδομένων Access θα πρέπει να

περιέχει παραπάνω από έναν πίνακα. Όπως θα δούμε αργότερα μια βάση δεδομέ-

νων Access πρέπει να περιέχει τουλάχιστον δύο πίνακες για να θεωρείται σχεσι-

ακή. Στο βιβλίο θα χρησιμοποιούμε τον ανεπίσημο όρο "πίνακας" και όχι τον όρο

"σχέση".

Σε μια σχεσιακή βάση δεδομένων ο πίνακας βασίζεται σε μια συγκεκριμένη έννοια

ή οντότητα, συνήθως κάτι χειροπιαστό όπως ένα αυτοκίνητο και περιέχει δεδομένα

σχετικά με αυτήν την οντότητα. Η βάση δεδομένων μιας τράπεζας για παράδειγμα,

μπορεί να έχει έναν πίνακα Πελάτης ο οποίος περιλαμβάνει δεδομένα για τους πε-

λάτες της τράπεζας όπως όνομα, φύλο και χρηματικό ποσό που έχουν καταθέσει.

29

Ένας άλλος πίνακας τον οποίο ενδέχεται να δούμε στη βάση δεδομένων μιας τρά-

πεζας, είναι ο πίνακας Λογαριασμός που μας ενημερώνει για τον τύπο λογαριασμού

ενός συγκεκριμένου πελάτη καθώς και το τρέχον υπόλοιπό του.

Ένας πίνακας αποτελείται από μερικές στήλες, γνωστές πιο τυπικά ως πεδία και

μερικές γραμμές, γνωστές πιο τυπικά ως εγγραφές. Οι λογικοί σύνδεσμοι μεταξύ

πινάκων ονομάζονται σχέσεις.

ΠεδίαΤο πεδίο είναι ο τεχνικός όρος για μία στήλη η οποία χρησιμοποιείται για να

υποδηλώσει ένα συγκεκριμένο τύπο δεδομένων. Για παράδειγμα, το πεδίο Φύλο

παρακάτω περιέχει πληροφορίες που δηλώνουν το γένος ενός πελάτη. Στον πίνακα

Αυτοκίνητο θα είχαμε ενδεχομένως ένα πεδίο Χρώμα το οποίο θα δήλωνε το χρώ-

μα ενός αυτοκινήτου. Μολονότι είναι δελεαστικό να αναφερόμαστε στα πεδία ως

στήλες, αυτό θα δημιουργούσε σύγχυση μεταξύ πεδίων και άλλων αντικειμένων. Σε

όλο το βιβλίο θα αναφερόμαστε στο πεδίο ως πεδίο.

…συνέχεια

ΕγγραφέςΗ εγγραφή είναι πιο ανεπίσημα γνωστή ως γραμμή και περιέχει τα πραγματικά

δεδομένα σε έναν πίνακα. Ενώ το πεδίο περιγράφει τον τύπο δεδομένων σε έναν

πίνακα, για παράδειγμα φύλο του πελάτη, η εγγραφή υποδηλώνει εάν ένας πελάτης

είναι άνδρας ή γυναίκα. Εάν δούμε τον πίνακα ως περιγραφή κάποιου αντικειμέ-

νου, όπως ένα αυτοκίνητο, τότε οι γραμμές του πίνακα αντιπροσωπεύουν τα πραγ-

ματικά αυτοκίνητα.

30Σχ

εδία

ση β

άσεω

ν δε

δομέ

νων

Μια σχεσιακή βάση δεδομένων δεν θα ήταν σχεσιακή χωρίς σχέσεις, σωστά; Όμως

τι ακριβώς είναι αυτές οι σχέσεις; Και γιατί είναι τόσο σημαντικές;

Μια σχέση είναι η λογική σύνδεση ανάμεσα σε δύο πίνακες. Η σύνδεση γίνεται

ανάμεσα στο πεδίο ενός πίνακα και το πεδίο ενός άλλου πίνακα. Παραδείγματος

χάρη, παρακάτω έχουμε δύο πίνακες: έναν πίνακα Υποκατάστημα και έναν πίνακα

Λογαριασμός.

Το υποκατάστημα μιας τράπεζας θα περιέχει πολλούς Λογαριασμούς πελατών. Συν-

δέοντας το πεδίο Κωδικός Υποκαταστήματος (Κωδ_ΥΚ) του πίνακα Υποκατάστημα

με το πεδίο Κωδικός Υποκαταστήματος του πίνακα Λογαριασμός (Κωδ_ΥΚ), δημι-

ουργούμε μια σχέση ένα προς πολλά ανάμεσα στους δύο πίνακες.

Υπάρχουν τρία διαφορετικά είδη σχέσεων που μπορούμε να ορίσουμε μεταξύ πινά-

κων: ένα προς ένα, ένα προς πολλά και πολλά προς πολλά. Κάθε μία από αυτές τις

σχέσεις περιγράφεται συνοπτικά παρακάτω.

Ένα προς πολλάΑναφέραμε αυτόν τον τύπο σχέσης στην προηγούμενη παράγραφο. Χρησιμοποιού-

με το συγκεκριμένο τύπο σχέσης όταν η εγγραφή ενός πίνακα, γνωστού ως γονικού

(ο πίνακας Υποκατάστημα στο παραπάνω παράδειγμα), αντιστοιχεί σε παραπάνω

από μία εγγραφή ενός άλλου πίνακα, γνωστού ως θυγατρικός (ο πίνακας Λογαρια-

σμός για να συνεχίσουμε το παράδειγμα).

Ένα προς έναΑυτή η σχέση παρατηρείται όταν υπάρχει άμεση αντιστοιχία μιας εγγραφής σε έναν

πίνακα και μιας εγγραφής σε έναν άλλο. Για παράδειγμα, στην αρχή της επόμενης

σελίδας υπάρχουν δύο πίνακες: ο πίνακας Πελάτης και ο πίνακας Διεύθυνση. Η

επιχειρηματική λογική της σχέσης δηλώνει ότι ο πελάτης μπορεί να έχει μόνο μία

διεύθυνση μία δεδομένη χρονική περίοδο. Επομένως, κάθε εγγραφή στον πίνακα

Πελάτης αντιστοιχεί άμεσα σε μια εγγραφή στον πίνακα Διεύθυνση.

Τύποι σχέσεων

31…συνέχεια

Οι δύο πίνακες έχουν λοιπόν μια σχέση ένα προς ένα.

Πολλά προς πολλάΣε μια σχέση πολλά προς πολλά οι εγγραφές ενός πίνακα μπορούν να έχουν πολ-

λές πιθανές αντιστοιχίες με τις εγγραφές ενός άλλου πίνακα και το αντίστροφο.

Για να μοντελοποιήσουμε αυτήν τη σχέση στην Access θα πρέπει να δημιουρ-

γήσουμε έναν τρίτο πίνακα, γνωστό ως Πίνακα σύνδεσης και να μειώσουμε τη

σχέση πολλά προς πολλά ανάμεσα σε δύο πίνακες σε σχέσεις ένα προς πολλά,

χρησιμοποιώντας τον Πίνακα σύνδεσης ως μεσολαβητή. Ακολουθεί ένα παρά-

δειγμα Πίνακα σύνδεσης.

Παρακάτω απεικονίζονται οι σχέσεις μιας τυπικής βάσης δεδομένων.

32Σχ

εδία

ση β

άσεω

ν δε

δομέ

νων

Σχεδίαση βάσης δεδομένωνΗ σωστή σχεδίαση μιας βάσης δεδομένων είναι απαραίτητη για τη δημιουργία μιας

βάσης η οποία αποθηκεύει και ανακτά πληροφορίες με ακρίβεια και αποτελεσματι-

κότητα. Ευτυχώς, οι βασικές αρχές σχεδίασης μιας βάσης δεδομένων είναι εύκολες

τόσο στην εκμάθηση, όσο και στην εφαρμογή τους στις βάσεις σας.

Σε αυτό το κεφάλαιο καλύπτουμε αρκετή θεωρία για να ξεκινήσετε χωρίς προβλή-

ματα, καθώς μια πλήρη ανάλυση της σχεδίασης μιας βάσης δεδομένων απαιτεί από

μόνη της ένα ολόκληρο βιβλίο!

Τα οφέλη της σωστής σχεδίασης μιας βάσης δεδομένωνΥπάρχουν πολλοί λόγοι που συνηγορούν υπέρ της επένδυσης λίγου χρόνου στον

προσεκτικό προγραμματισμό και προετοιμασία μιας νέας βάσης δεδομένων. Αυτό

δεν θα σας βοηθήσει μόνο να εστιάσετε στο πρόβλημα το οποίο προσπαθείτε να

επιλύσετε, αλλά θα μειώσει και τον αριθμό σφαλμάτων στη βάση δεδομένων σας

και έτσι θα γλιτώσετε και τις επακόλουθες περιπέτειες. Έχουν ξοδευτεί πολλές οδυ-

νηρές ώρες για τη διόρθωση λανθασμένων βάσεων δεδομένων. Μια καλή σχεδία-

ση βάσης δεδομένων μπορεί:

● Να μειώσει το πλήθος των πλεοναζόντων δεδομένων

● Να μειώσει το μέγεθος των αρχείων των βάσεων δεδομένων

● Να αυξήσει την αποδοτικότητα της βάσης δεδομένων σας στην Access

● Να διατηρήσει την ακρίβεια των δεδομένων που είναι αποθηκευμένα

στη βάση σας

Γιατί πρέπει να μειώσετε τα πλεονάζοντα δεδομέναΕντάξει, ίσως δεν φαίνονται τόσο άσχημα. Τα πλεονάζοντα δεδομένα όμως είναι

κάτι που πρέπει να αποφεύγετε πάση θυσία. Πρόκειται για δεδομένα τα οποία είτε

επαναλαμβάνονται σε έναν άλλο πίνακα ή για δεδομένα που θα θα μπορούσαν να

υπολογιστούν από την Access οπότε δεν χρειάζεται να αποθηκευτούν καν.

Για παράδειγμα, ένας πίνακας μπορεί να περιέχει ένα πεδίο για την ημερομηνία

γέννησης και την ηλικία ενός πελάτη. Σε αυτήν την περίπτωση το πεδίο της ηλικίας

είναι άχρηστο καθώς η ηλικία μπορεί να υπολογιστεί από την αφαίρεση της ημερο-

μηνίας γέννησης του πελάτη από τη σημερινή ημερομηνία.

Επίσης, το μεγάλο μέγεθος αρχείου δεν φαίνεται να είναι κάτι κακό. Και όταν έχετε

λίγα δεδομένα στη βάση σας το μέγεθος του αρχείου θα είναι μικρό. Ωστόσο, όσο το

πλήθος των δεδομένων που αποθηκεύονται στη βάση σας αυξάνεται, τόσο περισ-

σότερο χρόνο χρειάζεται η Access για να δημιουργήσει ένα ερώτημα ή μια έκθεση.

33

Πριν ακόμα ανοίξετε την AccessΚύκλος ζωής ανάπτυξηςΚάθε έργο χρειάζεται ένα πρόγραμμα και η δημιουργία μιας βάσης δεδομένων

Access δεν αποτελεί εξαίρεση. Γι' αυτό όταν οι προθεσμίες παράδοσης δεν είναι

τόσο αυστηρές, οι προγραμματιστές βάσεων δεδομένων χρησιμοποιούν τον κύκλο

ζωής ανάπτυξης ως οδηγό τους. Ο κύκλος ζωής ανάπτυξης κυλάει από την κορυφή

προς τη βάση:

● Προσδιορισμός απαιτήσεων

● Σχεδίαση βάσης δεδομένων

● Δημιουργία βάσης δεδομένων στην Access

● Δημιουργία φορμών και εκθέσεων

● Δοκιμή

Σε αυτό το κεφάλαιο θα δούμε μόνο τα πρώτα τρία στάδια του κύκλου ζωής

ανάπτυξης, καθώς αυτά τα στοιχεία έχουν την μεγαλύτερη επίδραση στην ακρίβεια

και την αποτελεσματικότητα της βάσης δεδομένων σας. Όσο διαβάζετε το βιβλίο θα

αναπτύξετε τις δικές σας ιδέες για τον τρόπο με τον οποίο θα πρέπει να λειτουργούν

οι φόρμες σας και τα ερωτήματα που θα πρέπει να εκτελεστούν.

Ικανοποίηση των απαιτήσεωνΤο πρώτο πράγμα που θα κάνετε είναι να προσδιορίσετε τις απαιτήσεις σας, ή πιο

απλά να αναρωτηθείτε το εξής: "Τι θέλω να κάνει η βάση δεδομένων;" Η ερώτηση

ίσως ακούγεται προφανής αλλά πολλά υπολογιστικά έργα αποτυγχάνουν επειδή οι

σχεδιαστές τους δεν ήξεραν τι έπρεπε να δημιουργήσουν!

Πριν ξεκινήσετε να σχεδιάζετε τη βάση δεδομένων σας ρωτήστε τους τελικούς

χρήστες και μάθετε τι ακριβώς περιμένουν από αυτή. Ανακαλύψτε ποια ερωτήματα

θέλουν να εκτελέσουν και ποιες εκθέσεις χρειάζεται να εκτυπώσουν.

Αυτό που προσπαθούμε να προσδιορίσουμε είναι οι απαιτήσεις των χρηστών, οι

ακριβείς ανάγκες των τελικών χρηστών. Σημειώστε τις απαντήσεις τους και κρατήστε

ένα οργανωμένο αρχείο των στόχων της ολοκληρωμένης βάσης δεδομένων. Όσο

επεξεργάζεστε τα διάφορα στάδια του κύκλου ζωής ανάπτυξης να συμβουλεύεστε

αυτές τις απαιτήσεις για να βεβαιώνεστε ότι είστε στον σωστό δρόμο.

34Σχ

εδία

ση β

άσεω

ν δε

δομέ

νων

Πίνακες ως οντότητεςΑυτό που προσπαθούμε να κάνουμε όταν σχεδιάζουμε μια βάση δεδομένων είναι

να δούμε μια πτυχή της πραγματικής ζωής και να τη μοντελοποιήσουμε με έναν

τρόπο ο οποίος είναι συμβατός με την Access. Για παράδειγμα, το σχέδιο μιας

βάσης δεδομένων για ένα βιβλιοπωλείο μπορεί να μοντελοποιεί πραγματικές

οντότητες, όπως πελάτες και πωλητές και τις μεταξύ τους συναλλαγές, όπως αγορά

ενός βιβλίου ή επιστροφή χρημάτων.

Μια καλή μέθοδος απεικόνισης αυτής της διαδικασίας είναι να φανταστείτε

ότι παρακολουθείτε μια ταινία για το κομμάτι της ζωής για το οποίο θέλετε να

αποθηκεύσετε δεδομένα - όπως το βιβλιοπωλείο - και μετά να την παγώσετε.

Σκεφτείτε τους ηθοποιούς που συμμετέχουν στη σκηνή και τα δεδομένα που ίσως

θέλετε να αποθηκεύσετε για αυτούς.

Ένας πελάτης έχει όνομα και διεύθυνση οπότε χρειάζεται καταρχήν να

αποθηκεύσουμε αυτά τα δεδομένα, τα οποία μπορούμε να χρησιμοποιήσουμε

αργότερα για να ενημερώνουμε τον πελάτη για τις ειδικές προσφορές και τις

τελευταίες κυκλοφορίες. Παρομοίως, θέλουμε να αποθηκεύσουμε τα ίδια δεδομένα

για τους πωλητές έτσι ώστε να μπορούμε να τους στέλνουμε το μισθό τους.

Θα χρειαστεί επίσης να κρατήσουμε πληροφορίες για τα βιβλία που πουλάμε, όπως

τιμή, τίτλος και συγγραφέας.

Φανταστείτε τη σκηνή την οποία θέλετε να μοντελοποιήσετε και σημειώστε τα

ονόματα των ηθοποιών και των αντικειμένων που εμφανίζονται σε αυτή.

Το όνομα του πίνακά σας θα αντιστοιχεί στην οντότητα την οποία μοντελοποιείτε,

"Πελάτης" για παράδειγμα. Τα δεδομένα σχετικά με αυτήν την οντότητα, όπως

"Όνομα" ή "Φύλο" θα είναι τα πεδία του πίνακά σας.

Επειδή οι πίνακες βασίζο-νται συχνά σε πραγματικά αντικείμενα ή έννοιες, το όνομα του πίνακα θα πρέπει να είναι πάντα ουσιαστικό, όπως "πελάτης" ή "αυτο-κίνητο".

Σχεδίαση πινάκων

35

Πρωτεύοντα και εξωτερικά κλειδιάΕπιλογή πρωτευόντων και εξωτερικών κλειδιώνΌπως είδαμε στη Σελίδα 30, οι πίνακες συνδέονται μεταξύ τους με κοινά πεδία.

Πώς όμως επιλέγουμε αυτά τα πεδία;

Κάθε πίνακας θα πρέπει να περιέχει ένα πεδίο το οποίο προσδιορίζει με

μοναδικό τρόπο τις μεμονωμένες εγγραφές. Εάν θέλαμε να προσδιορίσουμε

κάθε εγγραφή στον πίνακα Αυτοκίνητο με μοναδικό τρόπο, θα μπορούσαμε να

χρησιμοποιήσουμε ένα πεδίο με την ονομασία Αριθμός πλαισίου καθώς αυτό είναι

ένα στοιχείο το οποίο προσδιορίζει μοναδικά κάθε αυτοκίνητο. Αντίστοιχα, εάν

θέλαμε να προσδιορίσουμε κάθε εγγραφή στον πίνακα Υπάλληλος θα μπορούσαμε

να χρησιμοποιήσουμε το πεδίο ΑΦΜ, καθώς ο αριθμός φορολογικού μητρώου

είναι κάτι που προσδιορίζει με μοναδικό τρόπο όλους τους υπαλλήλους.

Το πεδίο το οποίο ορίζει με μοναδικό τρόπο τις μεμονωμένες εγγραφές

ονομάζεται πρωτεύον κλειδί. Δείτε τα πεδία που επιλέξατε στους πίνακές σας για

να διαπιστώσετε ποιο πεδίο θα μπορούσε να αποτελέσει πρωτεύον κλειδί. Θα

πρέπει να υπάρχει μόνο ένα πεδίο το οποίο μπορεί να είναι το πρωτεύον κλειδί του

πίνακα. Εάν έχετε παραπάνω από ένα πεδίο που θα μπορούσε να είναι πρωτεύον

κλειδί, τότε πιθανώς θα χρειαστεί να χωρίσετε τον πίνακα σε δύο ή παραπάνω

πίνακες. Θα καταλάβετε γιατί παρακάτω στο κεφάλαιο.

Είναι δυνατό να έχετε ένα πρωτεύον κλειδί αποτελού-μενο από δύο ή παραπάνω πεδία τα οποία, όταν συν-δυαστούν, αναγνωρίζουν με μοναδικό τρόπο τις μεμονωμένες εγγραφές ενός πίνακα. Ωστόσο, δεν είναι πολύ καλή ιδέα και θα πρέπει να το αποφεύγετε. Η μοναδική εξαίρεση σε αυτόν τον κανόνα είναι όταν θέλετε να δημιουργήσετε έναν Πίνακα σύνδεσης για να μοντελοποιήσετε μια σχέση πολλά προς πολλά.

Ένα εξωτερικό κλειδί σε έναν άλλο πίνακα δεν χρει-άζεται να έχει το ίδιο όνομα με το πρωτεύον κλειδί με το οποίο σχετίζεται.

Όταν σχετίζουμε δύο πίνακες δημιουργούμε ένα σύνδεσμο ανάμεσα σε ένα πρω-

τεύον και ένα εξωτερικό κλειδί. Το εξωτερικό κλειδί είναι το πεδίο ενός πίνακα που

αντιστοιχεί ακριβώς στο πρωτεύον κλειδί ενός άλλου. Παραδείγματος χάρη, εάν

θέλαμε να συσχετίσουμε τον πίνακα Αυτοκίνητο που προαναφέραμε, με τον πίνακα

Πωληθέντα αυτοκίνητα ο οποίος θα περιέχει εγγραφές για όλα τα αυτοκίνητα που

πούλησε η συγκεκριμένη αντιπροσωπία, τότε θα έπρεπε να συμπεριλάβουμε τον

Αριθμό πλαισίου (Αρ_Καταχώριση) ως εξωτερικό κλειδί. Συσχετίζοντας τα δύο

πεδία Αριθμός πλαισίου, (Αρ_Καταχώριση) όχι μόνο συνδέουμε τις πληροφορίες

των δύο πινάκων αλλά το κάνουμε με τρόπο λογικό που έχει νόημα.

Καμία τιμή σε πεδίο πρω-τεύοντος κλειδιού δεν μπορεί να είναι μηδενική (δηλαδή κενή). Θα πρέπει να υπάρχει κάποια καταχώ-ριση σε αυτό.

36Σχ

εδία

ση β

άσεω

ν δε

δομέ

νων

Βελτίωση του σχεδίου σας ΚανονικοποίησηΤο τελευταίο μέρος της σχεδίασης ενός πίνακα είναι η κανονικοποίηση. Πρόκειται

για τη διαδικασία σταδιακής βελτίωσης πινάκων ώστε να προστατεύεται η

ακεραιότητα και η ακρίβεια των αποθηκευμένων δεδομένων. Αυτό σας βοηθάει

επίσης να εξοικονομείτε χώρο στο σκληρό δίσκο μειώνοντας την πιθανότητα

ύπαρξης πλεοναζόντων δεδομένων (δεδομένα που επαναλαμβάνονται χωρίς λόγο

αλλού). Η κανονικοποίηση αναφέρεται στην αναδόμηση της πρώτης, μετά της

δεύτερης και τέλος της τρίτης κανονικής φόρμας.

Πρώτη κανονική φόρμαΣε αυτή τη φόρμα ένα πεδίο μπορεί να περιέχει μόνο μία τιμή. Για παράδειγμα,

μια διεύθυνση θα πρέπει να διαχωρίζεται σε μεμονωμένα πεδία. Δεν θα πρέπει να

βάζετε ολόκληρη τη διεύθυνση σε ένα πεδίο.

Δεύτερη κανονική φόρμαΚάθε πεδίο του πίνακα θα πρέπει να είναι πλήρως εξαρτημένο από το πρωτεύον

κλειδί. Παραδείγματος χάρη, σε έναν πίνακα υπάλληλος με πρωτεύον κλειδί

το ΑΦΜ και δύο πεδία με την ονομασία Όνομα και Τμήμα, το πεδίο Όνομα

εξαρτάται πλήρως από το ΑΦΜ. Αυτό συμβαίνει επειδή τα δύο πεδία είναι άμεσα

συνδεδεμένα μεταξύ τους, ενώ το πεδίο Τμήμα δεν είναι. Ένας υπάλληλος μπορεί

να δουλεύει σε οποιοδήποτε τμήμα αλλά θα έχει μόνο ένα ΑΦΜ.

Τρίτη κανονική φόρμα Στην τρίτη κανονική φόρμα τα πεδία των μη πρωτευόντων κλειδιών δεν θα πρέπει

να είναι εξαρτημένα από άλλα πεδία μη πρωτευόντων κλειδιών.

Ορισμός επιχειρηματικών κανόνωνΗ επιλογή των πινάκων που θα συμπεριλάβουμε στη βάση δεδομένων μας

και ο τρόπος της μεταξύ τους σύνδεσης αποτελεί ένα μέρος του σχεδίου. Για να

μοντελοποιήσουμε πιο σωστά τα πραγματικά σενάρια της επιχείρησής μας θα

πρέπει να λάβουμε υπόψη τους επιχειρηματικούς κανόνες που τα διέπουν. Οι

επιχειρηματικοί κανόνες, ή επιχειρηματική λογική, είναι εκείνοι οι συχνά άγραφοι

και μη αναγνωρισμένοι κώδικες συμπεριφοράς τους οποίους ακολουθούμε στη

δουλειά καθημερινά. Κανένας δεν τους εξετάζει παρά μόνο όταν γίνεται η σχεδίαση

βάσεων δεδομένων επειδή, πολύ συχνά, είναι θέμα κοινής λογικής.

Παραδείγματος χάρη, ένας επιχειρηματικός κανόνας για μια τράπεζα μπορεί να

είναι "Τα όρια υπεραναλήψεων δεν πρέπει να υπερβαίνουν τα 0,00 ευρώ" ή "Ένας

αριθμός λογαριασμού θα πρέπει να περιέχει ν ψηφία".

Σημειώστε τους επιχειρηματικούς κανόνες που σχετίζονται με τη βάση δεδομένων

σας έτσι ώστε να τους εφαρμόζετε και να τους επιβάλλετε καθώς την αναπτύσσετε.

Εάν η βάση δεδομένων την οποία σχεδιάζετε δεν είναι καίρια ή δεν περιέχει με-γάλο πλήθος πινάκων δεν είναι απαραίτητο να κανο-νικοποιήσετε τους πίνακες μετά την πρώτη κανονική φόρμα, μολονότι είναι καλό να το κάνετε.

Εάν οι πίνακες δεν πληρούν τη δεύτερη και την τρίτη φόρμα τότε θα πρέπει να δι-αχωρίζονται σε δύο ή παρα-πάνω πίνακες που πληρούν τις κανονικές φόρμες.

Οι πίνακες είναι τα θεμέλια

πάνω στα οποία χτίζεται

η βάση δεδομένων σας.

Είναι απαραίτητο να μάθετε

πολύ καλά τη χρήση και τη

δημιουργία πινάκων ώστε

να υποστηρίζετε τόσο το

σχέδιο της βάσης δεδομένων

σας όσο και τα αντικείμενα

της βάσης που θα τους

χρησιμοποιούν.

Το παράθυρο Πίνακας

Χρήση προτύπων πινάκων

Χρήση της προβολής φύλλου δεδομένων

Προσθήκη και διαγραφή πεδίων

Τύποι δεδομένων στην προβολή φύλλου δεδομένων

Χρήση της προβολής σχεδίασης

Δημιουργία πίνακα

Εισαγωγή γραμμής στην προβολή σχεδίασης

Διαγραφή πεδίου στην προβολή σχεδίασης

Ορισμός πρωτεύοντος κλειδιού

Χρήση τύπων δεδομένων

Χρήση συνημμένων

Προσδιορισμός ιδιοτήτων πεδίου

Χρήση κανόνων επικύρωσης

Δημιουργία μάσκας εισαγωγής

Ορισμός προεπιλεγμένης τιμής

Χρήση ευρετηρίων

Δημιουργία στήλης αναζήτησης

38

39

40

41

43

44

45

46

47

48

49

51

52

53

54

55

56

58

Δημιουργία πινάκων3

38Δ

ημιο

υργ

ία π

ινάκ

ων

Το παράθυρο πίνακαςΑκόμα κι αν έχετε χρησιμοποιήσει προηγούμενες εκδόσεις της Access, θα πρέπει

να επεξηγήσουμε το παράθυρο Πίνακας. Χάρη σε μια καθολική βελτίωση, η εναλ-

λαγή μεταξύ πινάκων και εύρεσης απαιτούμενων πληροφοριών είναι πλέον ευκο-

λότερη από ποτέ.

Στοιχεία του παραθύρου Πίνακας

Εναλλαγή μεταξύ προβολώνΠατήστε το εικονίδιο Προβολή για να μεταβείτε

εύκολα από την Προβολή φύλλου δεδομένων στην

Προβολή σχεδίασης και αντίστροφα. Θα τη βρείτε

στην καρτέλα Κεντρική πάνω στην Κορδέλα.

Επιλέξτε τις καρτέλες για να μεταβείτε από τον ένα πίνακα στον άλλο

Ο Επιλογέας γραμμής επισημαίνει μια γραμμή προς επεξεργασία

Επιλέξτε ένα πεδίο πατώντας την επικεφαλίδα της στήλης του

Κλείνει τον επιλεγμένο πίνακα

Αναζητήστε γρήγορα πίνακες πληκτρολογώντας λέξεις κλειδιά εδώ

Χρησιμοποιήστε τα βέλη για να παραλείψετε γραμμές

Πατήστε για να δείτε σχετικούς πίνακες

Αλλάξτε τον τρόπο προβο-λής ενός πίνακα κάνοντας δεξί κλικ στην καρτέλα του πίνακα και επιλέγοντας Προ-βολή σχεδίασης ή Προβολή φύλλου δεδομένων από το μενού περιβάλλοντος.

Κλείστε όλους τους πίνακες γρήγορα κάνοντας δεξί κλικ στην καρτέλα τους και επιλέ-γοντας Κλείσιμο όλων από το μενού περιβάλλοντος.

Αποθηκεύστε έναν πίνακα κά-νοντας κλικ στο εικονίδιο Απο-θήκευση στη Γραμμή εργαλεί-ων γρήγορης πρόσβασης.

39

Χρήση προτύπων πίνακα

Αφού επιλέξετε ένα Πρό-τυπο πίνακα μπορείτε να το αλλάξετε οποιαδήποτε στιγ-μή. Να το βελτιώσετε προ-σθέτοντας ή διαγράφοντας στήλες, ορίζοντας μάσκες εισαγωγής ή προσδιορίζο-ντας συγκεκριμένες μορφές για τύπους δεδομένων.

1❙ Πατήστε το εικονίδιο Πρότυπα πινάκα

2❙ Από το αναπτυσσόμενο μενού επιλέξτε το πρό-

τυπο πίνακα που ανταποκρίνεται καλύτερα στις

ανάγκες σας πατώντας το εικονίδιό του

3❙ Κάντε κλικ στο κουμπί Αποθήκευση στη Γραμμή

εργαλείων γρήγορης πρόσβασης

Μολονότι οι βάσεις δεδομένων σχεδιάζονται για διαφορετικούς σκοπούς, πολλά

από τα δεδομένα που περιέχουν είναι παρόμοια. Οι περισσότερες επιχειρήσεις

για παράδειγμα θέλουν να γνωρίζουν τα στοιχεία επικοινωνίας των πελατών τους.

Τα πρότυπα πίνακα εκμεταλλεύονται αυτό το κοινό χαρακτηριστικό διαθέτοντας

έτοιμους πίνακες οι οποίοι περιέχουν όλα τα πεδία που οι περισσότεροι οργανισμοί

θέλουν να συμπεριλάβουν στις βάσεις δεδομένων τους. Επιπλέον, ο πίνακας που

δημιουργείται με τη χρήση προτύπου μπορεί να τροποποιηθεί και να βελτιωθεί

σύμφωνα με τις ακριβείς προδιαγραφές σας.

4❙ Πληκτρολογήστε ένα όνομα για τον πίνακά σας

και μετά πατήστε το κουμπί ΟΚ

40Δ

ημιο

υργ

ία π

ινάκ

ων

Χρήση της προβολής φύλλου δεδομένων Η Προβολή φύλλου δεδομένων είναι η προεπιλεγμένη προβολή καταχώρισης δεδο-

μένων στην Access 2007. Η χρήση της Προβολής φύλλου δεδομένων για τη δημι-

ουργία και τη διαχείριση των πινάκων σας δεν θα μπορούσε να είναι απλούστερη.

Δημιουργία πίνακα στην Προβολή φύλλου δεδομένων

1❙ Κάντε κλικ στην καρτέλα Δημιουργία στην Κορδέλα

2❙ Πατήστε το εικονίδιο Πίνακας που βρίσκεται στην ομάδα Πίνακες

3❙ Πατήστε το εικονίδιο Αποθήκευση στη Γραμμή εργαλείων γρήγορης

πρόσβασης

4❙ Εισάγετε το όνομα του νέου σας πίνακα στο παράθυρο διαλόγου

Αποθήκευση πίνακα ως και μετά πατήστε το κουμπί ΟΚ

Τώρα που δημιουργήσατε τον πίνακά σας θα πρέπει να προσθέσετε πεδία. Μάθετε

πώς θα το κάνετε αυτό στην επόμενη σελίδα.

Σημειώσατε ότι η Access δημιουργεί αυτόματα ένα πεδίο το οποίο ονομάζεται

Αναγνωριστικό. Αυτό μπορεί αργότερα να μετονομαστεί ή να διαγραφεί ανάλογα

με τις απαιτήσεις σας.

Για να μπορέσετε να απο-θηκεύσετε έναν πίνακα θα πρέπει να περιέχει τουλάχι-στον ένα πεδίο.

41

Προσθήκη και διαγραφή πεδίων Προσθήκη πεδίων στην Προβολή φύλλου δεδομένωνΓια να κάνει την προσθήκη πεδίων σε πίνακα πιο ενδιαφέρουσα, η Access 2007

παρέχει δύο διαφορετικούς τρόπους εκτέλεσης αυτής της ενέργειας. Ο πρώτος

είναι μέσα από τον ίδιο τον πίνακα.

1❙ Κάντε διπλό κλικ στην επικεφαλίδα της στήλης Προσθήκη νέου πεδίου

2❙ Εισάγετε το όνομα του νέου σας πεδίου και μετά πατήστε Enter

Μπορείτε να προσθέτετε νέα πεδία χρησιμοποιώντας και την Κορδέλα.

1❙ Επιλέξτε την καρτέλα Φύλλο δεδομένων από την Κορδέλα

2❙ Πατήστε το εικονίδιο

Νέο πεδίο

3❙ Η Access θα εμφανίσει την εντυπωσιακή συλλογή Πρότυπα πεδίου στα δε-

ξιά της οθόνης. Επιλέξτε το πρότυπο πεδίου κάνοντας διπλό κλικ πάνω του

Το πρόβλημα είναι ότι όταν χρησιμοποιείτε την Κορδέλα θα πρέπει να μετονομάζε-

τε κάθε πεδίο μόνοι σας. Μάθετε πώς θα το κάνετε αυτό στην επόμενη σελίδα.

Μη χάνετε χρόνο πατώντας επαναλαμβανόμενα το εικο-νίδιο Νέο πεδίο. Κάντε διπλό κλικ σε όσα πεδία χρειάζεστε από τη λίστα Πρότυπα πεδί-ου ταυτόχρονα.

Για να μετακινήσετε ένα πεδίο αφού το έχετε δη-μιουργήσει, επισημάνετέ το κάνοντας ένα κλικ στην επικεφαλίδα του. Μετά πατήστε και κρατήστε το αριστερό πλήκτρο του ποντικιού πατημένο στην επικεφαλίδα του πεδίου ξανά. Μια μαύρη λωρίδα θα εμφανιστεί στην αρι-στερή πλευρά του πεδίου. Έχοντας ακόμα πατημένο το πλήκτρο του ποντικιού, μετακινήστε τη μαύρη λωρί-δα στην απαιτούμενη θέση. Μετά αφήστε το πλήκτρο του ποντικιού.

42Δ

ημιο

υργ

ία π

ινάκ

ων

…συνέχεια

Μετονομασία πεδίων στην Προβολή φύλλου δεδομένωνΟρισμένες φορές χρειάζεται να μετονομάσετε ένα υπάρχον πεδίο. Μπορεί να θέ-

λετε να το μετονομάσετε επειδή υπάρχει πεδίο στον άλλο πίνακα με το ίδιο όνομα.

1❙ Επιλέξτε την καρτέλα Φύλλο δεδομένων από την Κορδέλα

2❙ Κάντε κλικ στην επικεφαλίδα του πεδίου που θέλετε να μετονομάσετε

Θα πρέπει πάντα να δίνετε στα πεδία σας ονομασίες με νόημα ώστε να γνωρίζετε τι αντιπροσωπεύουν τα δε-δομένα.

Για παράδειγμα, εάν ένα πεδίο περιέχει δεδομένα για το χρώμα ενός αυτοκινήτου, ονομάστε το "Χρώμα αυτο-κινήτου" και όχι "Πεδίο 2".

3❙ Πατήστε το εικονίδιο Μετονομασία

4❙ Πληκτρολογήστε το νέο όνομα πεδίου στο πλαίσιο

κειμένου και μετά πατήστε enter για να επιβεβαιώ-

σετε ότι είστε ευχαριστημένος με τις αλλαγές

Διαγραφή πεδίων στην Προβολή φύλλου δεδομένων

1❙ Επισημάνατε το πεδίο που θα διαγράψετε

2❙ Πατήστε το εικονίδιο Διαγραφή

3❙ Η Access 2007 εμφανίζει μια προειδοποίηση. Εάν πραγματικά θέλετε να

διαγράψετε το πεδίο, πατήστε το κουμπί Ναι

Εδώ, το πεδίο Φύλο μετονομάστηκε σε Άνδρας/Γυναίκα

43

Ορισμός τύπου δεδομένων σε Προβολή φύλλου δεδομένωνΗ επιλογή ενός τύπου δεδομένων στην προβολή φύλλου δεδομένων είναι μια

πολύ απλή υπόθεση. Παρακάτω στο κεφάλαιο περιγράφουμε λεπτομερώς τους

τύπους δεδομένων της Access 2007, ουσιαστικά όμως ένας τύπος δεδομένων

υπαγορεύει την κατηγορία των πληροφοριών που μπορείτε να εισαγάγετε σε ένα

πεδίο. Εάν για παράδειγμα εκχωρήσουμε τον τύπο δεδομένων Αριθμός σε ένα

πεδίο, τότε μπορούμε να εισάγουμε σε αυτό μόνο ψηφία. Με την πληκτρολόγηση

ενός γράμματος θα εμφανιζόταν ένα μήνυμα σφάλματος. Η χρήση του τύπου δεδο-

μένων Αριθμός καθιστά συνεπώς αδύνατη την εισαγωγή κειμένου σε ένα πεδίο το

οποίο προορίζεται για αριθμούς τηλεφώνων ή τραπεζικών λογαριασμών.

Πατήστε εδώ για να αλλάξετε τον τύπο δεδομένων

Εφαρμόζει τη μορφή Νο-μισματική μονάδα

Μορφοποιεί τον αριθμό ως ποσοστό

Εισάγει ένα κόμμα μετά από κάθε χιλιάδα

Αυξάνει τον αριθμό των δεκαδικών ψηφίων

Μειώνει τον αριθμό των δεκαδικών ψηφίων

Επιλέξτε αυτό το πλαίσιο για να βεβαιωθείτε ότι κάθε τιμή στο πεδίο είναι διαφορετική

Η επιλογή αυτού του πλαι-σίου αναγκάζει τους χρήστες να εισάγουν μια τιμή

Πατήστε εδώ για να αλλάξετε τον τρόπο προβολής των δε-δομένων μέσα στο πεδίο

Μορφοποίηση των τύπων δεδομένων Αριθμός και Νομισματική μονάδαΤο εικονίδιο της ομάδας Τύπος δεδομένων και μορφοποίηση, επιταχύνει και διευ-

κολύνει την εφαρμογή συγκεκριμένης μορφοποίησης στις μορφές Νομισματική μο-

νάδα και Αριθμός. Για να εφαρμόσετε μια μορφοποίηση απλά πατήστε την τιμή του

πεδίου για να την επισημάνετε και μετά κάντε κλικ στο εικονίδιο της μορφοποίησης

που καλύπτει τις ανάγκες σας.

Οι τύποι δεδομένων δίνουν νόημα στις πληροφορίες του πίνακά μας. Μας βο-ηθούν επίσης να επαλη-θεύουμε τα δεδομένα που εισάγαμε σε ένα πεδίο.

Τύποι δεδομένων στην προβολή φύλλου δεδομένων

44Δ

ημιο

υργ

ία π

ινάκ

ων

Χρήση της προβολής σχεδίασηςΜολονότι είναι εύκολο να δημιουργείτε πίνακες στην Προβολή φύλλου δεδομένων,

δεν είναι και ο πιο αποδοτικός τρόπος. Στην Προβολή σχεδίασης εξοικονομείτε

χρόνο και αποκτάτε μεγαλύτερο έλεγχο στις ιδιότητες των πεδίων σας.

Η Προβολή σχεδίασης σας παρέχει μια σαφή εικόνα των πεδίων του πίνακά σας και

των ιδιοτήτων και περιορισμών που θέσατε σε αυτά.

Να προσπαθείτε πάντα να χρησιμοποιείτε την Προβολή σχεδίασης όταν

δημιουργείτε για πρώτη φορά τους πίνακές σας και να χρησιμοποιείτε την Προβολή

φύλλου δεδομένων μόνο όταν επεξεργάζεστε δεδομένα σε πραγματικό χρόνο.

Η οθόνη Προβολή σχεδίασης

Επιλέξτε ένα πεδίο πατώντας τον Επιλογέα γραμμής

Πληκτρολογήστε τα ονόματα των πεδίων σε αυτή τη στήλη

Επιλέξτε τύπους δεδομένων από το αναπτυσσόμενο μενού

Εισάγετε μια σύντομη περιγραφή του πεδίου σας σε αυτήν τη στήλη

Ορίστε τις ιδιότητες του πεδίου μέσα σε αυτό το παράθυρο

45

Η Προβολή σχεδίασης περιέχει όλα όσα χρειάζεστε για να βελτιώσετε και να τελειο-

ποιήσετε έναν πίνακα.

01❙ Κάντε κλικ στην καρτέλα Δημιουργία στην κορδέλα

02❙ Πατήστε το εικονίδιο Σχεδίαση πίνακα στην ομάδα Πίνακες

03❙ Ανοίγει ένας πίνακας στο κέντρο της οθόνης της Access στην Προβολή

σχεδίασης

Συνηθίστε να εισαγάγετε πά-ντα το Πρωτεύον κλειδί του πίνακα πρώτα. Με αυτόν τον τρόπο θα γνωρίζετε πά-ντα ότι το πρώτο πεδίο στην οθόνη Προβολή σχεδίασης είναι το Πρωτεύον κλειδί και δεν χρειάζεται να ψάχνετε ολόκληρη την οθόνη.

04❙ Πληκτρολογήστε ένα όνομα πεδίου

05❙ Πατήστε το πλήκτρο Tab για να μεταβεί-

τε στη στήλη Τύπος δεδομένων

06❙ Επιλέξτε έναν τύπο δεδομένων από το

αναπτυσσόμενο μενού

07❙ Πατήστε το πλήκτρο Tab για να μεταβεί-

τε στη στήλη Περιγραφή

08❙ Πληκτρολογήστε μια σύντομη περιγρα-

φή του πεδίου

09❙ Επαναλάβετε τα βήματα 4 έως 8 μέχρι να εισαγάγετε όλα τα πεδία στον

πίνακά σας

10❙ Πατήστε το εικονίδιο Αποθήκευση στη Γραμμή εργαλείων γρήγορης

πρόσβασης

11❙ Εισάγετε το όνομα του νέου σας πίνακα στο διάλογο Αποθήκευση πίνακα

ως και μετά πατήστε ΟΚ

Δημιουργία πίνακα

0

46Δ

ημιο

υργ

ία π

ινάκ

ων

Εισαγωγή γραμμήςστην προβολή σχεδίασης

Μενού περιβάλλοντος

1❙ Κάντε διπλό κλικ στη γραμμή

κάτω από το σημείο όπου θέλετε

να εισαγάγετε τη νέα γραμμή

2❙ Επιλέξτε την Εισαγωγή γραμμών

από το μενού περιβάλλοντος

Η Κορδέλα

1❙ Επιλέξτε την καρτέλα Σχεδίαση από την Κορδέλα

2❙ Πατήστε το εικονίδιο Εισαγωγή γραμμών στην ομάδα Εργαλεία

Υπάρχουν δύο μέθοδοι εισαγωγής μιας νέας γραμμής. Χρησιμοποιήστε όποια μέ-

θοδο θεωρείτε ταχύτερη.

3❙ Πληκτρολογήστε ένα

όνομα για το νέο πεδίο

47

Υπάρχουν δύο τρόποι διαγραφής μιας γραμμής. Χρησιμοποιήστε όποια μέθοδο

θεωρείτε ταχύτερη.

Διαγραφή πεδίου στην προβολή σχεδίασης

Μενού περιβάλλοντος

1❙ Κάντε δεξί κλικ στη γραμμή που θέ-

λετε να διαγράψετε

2❙ Επιλέξτε τη Διαγραφή γραμμών από

το μενού περιβάλλοντος που εμφα-

νίζεται

3❙ Η Access θα εμφανίσει ένα προειδο-

ποιητικό μήνυμα. Εάν είστε βέβαιος

ότι θέλετε να διαγράψετε το πεδίο,

πατήστε "Ναι"

Η Κορδέλα

1❙ Επιλέξτε την καρτέλα Σχεδίαση από την Κορδέλα

2❙ Επισημάνατε τη γραμμή που θέλετε να διαγράψετε κάνοντας ένα κλικ στον

επιλογέα γραμμής δίπλα από αυτή

3❙ Πατήστε το εικονίδιο Διαγραφή γραμμών στην ομάδα εργαλεία της κορδέλας

4❙ Η Access θα εμφανίσει ένα προειδοποιητικό μήνυμα. Εάν είστε βέβαιος ότι

θέλετε να διαγράψετε το πεδίο, πατήστε "Ναι"

48Δ

ημιο

υργ

ία π

ινάκ

ων

Ορισμός πρωτεύοντος κλειδιούΤο Πρωτεύον κλειδί είναι ένα ειδικό πεδίο το οποίο χρησιμοποιείται για τη δη-

μιουργία σχέσεων μεταξύ πινάκων. Η τιμή σε ένα πεδίο πρωτεύοντος κλειδιού

προσδιορίζει με μοναδικό τρόπο τα υπόλοιπα δεδομένα σε εκείνο το πεδίο. Για

παράδειγμα, ο παρακάτω πίνακας Βιβλία χρησιμοποιεί το πεδίο Αριθμός ISBN

ως πρωτεύον κλειδί επειδή προσδιορίζει με μοναδικό τρόπο το κάθε βιβλίο. Στην

Access είναι εύκολο να ορίσετε το Πρωτεύον κλειδί.

1❙ Μεταβείτε στην Προβολή σχεδίασης

2❙ Επισημάνατε το πεδίο που θα ορίσετε ως Πρωτεύον κλειδί

Εναλλακτικά μπορείτε να κάνετε δεξί κλικ στο όνομα ενός πεδίου και να επιλέξετε Πρωτεύον κλειδί από το μενού περιβάλλοντος που εμφανίζεται.

3❙ Πατήστε το εικονίδιο Πρωτεύον κλειδί

Όταν πατήσετε το εικονίδιο Πρωτεύον κλειδί εμφανίζεται ένα χρυσό κλειδί στον

Επιλογέα γραμμής εκείνου του πεδίουΈχετε τη δυνατότητα να χρη-σιμοποιείτε παραπάνω από ένα πεδίο ως Πρωτεύον κλειδί. Για να προσθέσετε άλλο ένα πρωτεύον κλειδί κρατήστε πατημένο το πλή-κτρο Ctrl ενώ ακολουθείτε τα βήματα που περιγράφο-νται εδώ.

Διαγράψτε ένα πρωτεύον κλειδί κάνοντας δεξί κλικ στο εικονίδιο με το χρυσό κλειδί και επιλέγοντας Πρωτεύον κλειδί στο μενού περιβάλλοντος.

49

Χρήση τύπων δεδομένωνΗ χρήση σωστών τύπων δεδομένων θα βοηθήσει τους άλλους να κατανοήσουν τη

βάση δεδομένων σας και θα εμποδίσει τα λάθη. Ο τύπος δεδομένων που επιλέγετε

για ένα πεδίο εξαρτάται από το περιεχόμενο και το σκοπό αυτού του πεδίο στη βάση

δεδομένων σας. Εάν για παράδειγμα θέλετε να καταγράψετε την ημερομηνία και

ώρα μιας αγοράς, τότε θα πρέπει να χρησιμοποιήσετε τον τύπο δεδομένων Ημερο-

μηνία/ Ώρα.

Παρακάτω αναγράφονται οι σύντομες περιγραφές των τύπων δεδομένων που δια-

θέτει η Access.

ΚείμενοΟ τύπος δεδομένων Κείμενο αποθηκεύει ελεύθερο κείμενο που δεν υπερβαίνει τους

255 χαρακτήρες και είναι εύχρηστος επειδή μπορεί να περιέχει και αριθμούς και

γράμματα. Παραδείγματα δεδομένων που μπορείτε να χρησιμοποιήσετε με έναν τύπο

δεδομένων κειμένου περιλαμβάνουν ονόματα, αριθμούς ΑΦΜ ή διευθύνσεις.

ΥπόμνημαΟ τύπος δεδομένων Υπόμνημα είναι παρόμοιος με τον τύπο Κείμενο αλλά μπο-

ρεί να περιέχει έως 65.353 χαρακτήρες. Μπορεί να εφαρμοστεί Μορφοποίηση

εμπλουτισμένου κειμένου σε ένα πεδίο Υπόμνημα για την προσθήκη χρώματος,

την αλλαγή της στοίχισης του κειμένου και τη δημιουργία λίστας.

ΑριθμόςΌπως υποδηλώνει και η ονομασία του, το πεδίο αριθμός χρησιμοποιείται για την

αποθήκευση αριθμητικών τιμών όπως ηλικίες ή υπόλοιπα λογαριασμών. Ο τύπος

δεδομένων Αριθμός είναι πολύ ευέλικτος. Μπορείτε να ορίσετε εάν ένα πεδίο θα

χρησιμοποιεί δεκαδικά ψηφία και πόσα. Έχετε επίσης τη δυνατότητα να βλέπετε τις

τιμές ως ποσοστά ή με μια επιστημονική σημειογραφία.

Νομισματική μονάδαΟ τύπος δεδομένων Νομισματική μονάδα είναι παρόμοιος με τον τύπο Αριθμός

επειδή μπορείτε να εκτελέσετε υπολογισμούς στα αποθηκευμένα δεδομένα. Ωστό-

σο, ο τύπος δεδομένων Νομισματική μονάδα μπορεί επίσης να προβάλλει τιμές σε

μορφή κατάλληλη για ένα συγκεκριμένο νόμισμα.

50Δ

ημιο

υργ

ία π

ινάκ

ων

…συνέχεια

Ημερομηνία/ ΏραΟι ημερομηνίες μπορούν να προβληθούν με διάφορες μορφές, ανεξάρτητα από τον

τρόπο που τις πληκτρολογεί ο χρήστης. Η Access μετατρέπει αυτόματα την εισαγό-

μενη ημερομηνία για να ταιριάζει στη μορφή την οποία ορίσατε. Η ώρα προβάλλε-

ται σε μορφή 24 και 12 ωρών.

Αυτόματη αρίθμησηΟ τύπος δεδομένων Αυτόματη αρίθμηση είναι μια ειδική κατηγορία αριθμητικού

πεδίου η τιμή του οποίου αυξάνεται με κάθε νέα εγγραφή που προστίθεται στον

πίνακα. Είναι σχεδιασμένος να χρησιμοποιείται σε πεδία όπου κάθε τιμή είναι μο-

ναδική και επομένως προορίζεται για χρήση ως Πρωτεύον κλειδί.

Ναι/ ΌχιΟ τύπος δεδομένων Ναι/ Όχι εμφανίζει στο χρήστη ένα

επιλεγμένο πλαίσιο Ναι και ένα μη επιλεγμένο πλαίσιο Όχι.

Αυτό το πεδίο θα πρέπει να χρησιμοποιείται όταν ο χρήστης

πρέπει να επιλέξει ανάμεσα σε δύο πιθανές τιμές, όπως αλη-

θής ή ψευδής, ενεργοποιημένο ή απενεργοποιημένο, πάνω

ή κάτω, κλπ. Αντικείμενο OLE

Ο τύπος δεδομένων OLE επιτρέπει στους χρήστες να αποθηκεύουν δυαδικά

αντικείμενα όπως έγγραφα Word ή εικόνες σε έναν πίνακα. Δυστυχώς, ο τύπος

δεδομένων OLE είναι ιδιαίτερα αντιπαραγωγικός. Αντί να αποθηκεύει ένα δείκτη

σε αρχείο του δίσκου, δημιουργεί συνήθως μια ψηφιογραφική εικόνα του αρχείου

που συχνά είναι μεγαλύτερη από το πρωτότυπο αρχείο. Είναι πολύ καλύτερο να

χρησιμοποιείτε τον τύπο δεδομένων Συνημμένο.

ΥπερσύνδεσηΑυτός ο τύπος δεδομένων χρησιμοποιείται για την αποθήκευση της διεύθυνσης

URL μιας ιστοσελίδας ή μιας διεύθυνσης ηλεκτρονικού ταχυδρομείου. Το πάτημα

της URL ανοίγει το πρόγραμμα περιήγησης Ιστού που καλεί την ιστοσελίδα ή ανοί-

γει το πρόγραμμα του ηλεκτρονικού σας ταχυδρομείου.

Οι χρήστες έχουν τώρα την επιλογή να χρησιμοποιή-σουν ένα ημερολόγιο για την καταχώριση ημερομη-νιών. Για να το χρησιμοποι-ήσετε, πατήστε ένα κελί στο πεδίο Ημερομηνία/ Ώρα και το εικονίδιο του ημερολο-γίου που εμφανίζεται στη δεξιά πλευρά.

Ο τύπος δεδομένων Ναι/ Όχι συχνά αναφέρεται ως δυαδικός τύπος δεδομέ-νων. Οι δύο ονομασίες εναλλάσσονται μεταξύ τους.

51

Χρήση συνημμένωνΑυτός ο τύπος δεδομένων χρησιμοποιείται για την αποθήκευση μεγάλων δυαδι-

κών αντικειμένων όπως εικόνες ή άλλα έγγραφα του Microsoft Office. Το καλύτερο

είναι ότι μπορείτε να επισυνάψετε παραπάνω από ένα αρχείο σε μια εγγραφή.

1❙ Δημιουργήστε το νέο πεδίο χρησιμοποιώντας τον τύπο δεδομένων

Συνημμένο

2❙ Μεταβείτε στην Προβολή φύλλου δεδομένων

3❙ Κάντε διπλό κλικ στο εικονίδιο του συνδετήρα

4❙ Πατήστε το κουμπί Προσθήκη

5❙ Χρησιμοποιήστε το Παράθυρο διαλόγου αρχείο για να βρείτε το αρχείο

που θέλετε να επισυνάψετε

6❙ Πατήστε το κουμπί ΟΚ

Για να χρησιμοποιήσετε ένα συνημμένο, ανοίξτε το παράθυρο διαλόγου Συνημμέ-

να ακολουθώντας τα παραπάνω βήματα. Επισημάνατε το αρχείο το οποίο θέλετε να

ανοίξετε και μετά πατήστε το κουμπί Άνοιγμα στο παράθυρο διαλόγου Συνημμένα.

Το παράθυρο θα ανοίξει το αρχείο στο γονικό του πρόγραμμα. Στην περίπτωση

του παραπάνω παραδείγματος, το αρχείο "Πληρωμές Δανείου.xlsx" θα ανοίξει στο

Excel.

Ο αριθμός στην παρένθεση δίπλα από το συνδετήρα αντιπροσωπεύει τον αριθμό των συνημμένων αρχείων.

52Δ

ημιο

υργ

ία π

ινάκ

ων

Προσδιορισμός ιδιοτήτων πεδίουΌπως και τα περισσότερα στοιχεία στην Access, κάθε πεδίο διαθέτει μια σειρά

ιδιοτήτων η οποία υποστηρίζει τη σχεδίαση της βάσης δεδομένων επιβάλλοντας

κανόνες ή ελέγχοντας τον τρόπο προβολής των δεδομένων στην οθόνη του χρήστη.

Ο ακριβής αριθμός και τύπος των διαθέσιμων ιδιοτήτων εξαρτάται από τον τύπο

δεδομένων του ζητούμενου πεδίου, αλλά οι περισσότερες ιδιότητες πεδίων είναι

ίδιες για όλους τους τύπους δεδομένων.

Αλλαγή ιδιοτήτων πεδίου

1❙ Μεταβείτε στην Προβολή σχεδίασης του πίνακα

2❙ Επιλέξτε το πεδίο κειμένου μιας ιδιότητας πεδίου

3❙ Ορισμένες ιδιότητες διαθέτουν ένα ελλειπτικό "..." εικονίδιο. Το πάτημα αυ-

τού του εικονιδίου ανοίγει συνήθως έναν οδηγό

Στις επόμενες σελίδες εξετάζουμε μερικές από τις σημαντικότερες ιδιότητες πεδίων

αναλυτικά και βλέπουμε πώς μπορούμε να τις χρησιμοποιούμε για να διασφαλίζου-

με ότι οι χρήστες εισάγουν μόνο τα κατάλληλα δεδομένα, ή ότι η παρουσίαση των

δεδομένων στους χρήστες έχει τη σωστή μορφή.

Πατήστε εδώ για να αλλάξετε τον τρόπο προβολής των δεδομένων στο χρήστη

Το κείμενο που πληκτρολογείτε εδώ θα εμφανίζεται ως ετικέτα σε φόρμα

53

Χρήση κανόνων επικύρωσηςΟι κανόνες επικύρωσης μας δίνουν τη δυνατότητα να καταγράφουμε δεδομένα στο

εύρος που απαιτούμε. Εάν θυμάστε το κεφάλαιο 2, μάθαμε ότι είναι σημαντικό να

λαμβάνουμε υπόψη τους επιχειρηματικούς κανόνες οι οποίοι διέπουν μια βάση

δεδομένων. Για παράδειγμα, ο επιχειρηματικός κανόνας μιας τράπεζας μπορεί να

είναι "Τα όρια υπεραναλήψεων δεν πρέπει να υπερβαίνουν τα 0,00 ευρώ". Είναι

κοινή λογική να υπάρχει όριο υπεραναλήψεων κάτω του μηδενός, αλλά εάν δεν το

δηλώσουμε ρητά στην Access δεν θα το γνωρίζει. Προκειμένου οι χρήστες να εισά-

γουν τις σωστές τιμές θα πρέπει να επικυρώσουμε τα δεδομένα που καταχωρίζουν.

1❙ Μεταβείτε στην Προβολή σχεδίασης

2❙ Επισημάνατε το πεδίο στο οποίο θα ορίσετε έναν κανόνα επικύρωσης

3❙ Εισάγετε εδώ τον κανόνα επικύρωσης

4❙ Μετακινηθείτε στο πεδίο Κείμενο επικύρωσης

5❙ Πληκτρολογήστε ένα μήνυμα Το Κείμενο επικύρωσης εμφανίζεται σε παράθυρο διαλόγου όταν οι χρήστες προσπαθούν να σπάσουν τον κανόνα επικύρωσης.

Εάν υπάρχουν ήδη δεδομέ-να σε έναν πίνακα όταν ει-σαγάγετε τον Κανόνα επικύ-ρωσης, χρησιμοποιήστε το εικονίδιο Δοκιμή κανόνων επικύρωσης που βρίσκεται στην ομάδα Εργαλεία για να δείτε εάν τα υπάρχοντα δε-δομένα συμμορφώνονται με το νέο κανόνα.

54Δ

ημιο

υργ

ία π

ινάκ

ων

Δημιουργία μάσκας εισαγωγήςΟι μάσκες εισαγωγής χρησιμοποιούνται κυρίως ως μέσο επικύρωσης δεδομένων

καθώς αναγκάζουν το χρήστη να εισάγει δεδομένα στη μορφή που απαιτούμε. Για

παράδειγμα, εάν θέλουμε να εισάγει μια ημερομηνία σε μορφή μήνας/ημέρα/χρό-

νος τότε με αυτή τη μορφή πρέπει να την εισάγει.

Το πεδίο Μάσκα εισαγωγής βρίσκεται στην ενότητα Ιδιότητες πεδίου στην οθόνη

Προβολή σχεδίασης ενός πίνακα.

1❙ Επισημάνατε το πεδίο στο οποίο θέλετε να προσθέσετε μια μάσκα εισαγωγής

Πληκτρολογήστε Κωδικός πρόσβασης στη Μάσκα εισαγωγής πεδίου για να αποκρύψετε τα δεδομένα τα οποία εισαγάγετε. Ανε-ξάρτητα από αυτό που πλη-κτρολογεί ο χρήστης, στην οθόνη εμφανίζονται μόνο αστερίσκοι (*).

Ο οδηγός της Μάσκας εισα-γωγής λειτουργεί με τύπους δεδομένων Κειμένου και Ημερομηνίας και όχι με Αριθμού και Νομισματικής μονάδας.

2❙ Πληκτρολογήστε τη μάσκα εισαγωγής σας

Οι χρήστες θα πρέπει τώρα να εισάγουν δεδομένα στο πεδίο Ημερομηνία Γέννησης

στη μορφή που υπαγορεύει η μάσκα εισαγωγής, όπως βλέπετε στην εικόνα.

Διαφορετικά, ένα παράθυρο διαλόγου θα επισημάνει το σφάλμα της καταχώρισής

τους.

Ο χαρακτήρας "0" στη μάσκα εισαγωγής ενημε-ρώνει την Access να δεχτεί μόνο ένα ψηφίο σε αυτό το σημείο. Ο χαρακτήρας "/" είναι ένας ειδικός χαρακτή-ρας διαχωρισμού ημερο-μηνιών. Χρησιμοποιήστε τη βοήθεια της Access για να μάθετε περισσότερα για τους χαρακτήρες στις μά-σκες εισαγωγής.

Πατήστε εδώ για να ανοίξετε τον Οδηγό της Μάσκας εισαγωγής

55

Ορισμός προεπιλεγμένης τιμήςΟρισμένες φορές είναι χρήσιμο να υπάρχει μια προεπιλεγμένη τιμή για ένα πεδίο.

Μπορεί για παράδειγμα να είναι μια συγκεκριμένη τιμή η οποία θα πρέπει να κατα-

χωρίζεται συχνά, όπως Αρσενικό και όχι Θηλυκό.

Μια έρευνα μάρκετινγκ για παράδειγμα του βιβλιοπωλείου Bobbin μπορεί να δεί-

χνει ότι οι γυναίκες είναι πιο πιθανό να αγοράσουν ένα βιβλίο από τα καταστήματά

τους απ' ό,τι οι άνδρες. Επομένως, η επεξεργασία των στοιχείων του νέου πελάτη

θα είναι ταχύτερη εάν η προεπιλεγμένη τιμή στο πεδίο Φύλο του πίνακα Πελάτες

Βιβλιοπωλείου Bobbin ήταν "Θηλυκό".

1❙ Μεταβείτε στην Προβολή σχεδίασης

2❙ Επισημάνατε το πεδίο στο οποίο θα ορίσετε μια προεπιλεγμένη τιμή

3❙ Πληκτρολογήστε την προεπιλεγμένη σας τιμή

Ανοίξτε τον πίνακα στην Προβολή σχεδίασης. Η προεπιλεγμένη τιμή που εισαγάγε-

τε θα εμφανίζεται τώρα κάθε φορά που ξεκινάτε μια νέα εγγραφή

56Δ

ημιο

υργ

ία π

ινάκ

ων

Χρήση ευρετηρίωνΈνα ευρετήριο είναι απλά μια αναφορά που παραπέμπει στην πραγματική φυσική

θέση όπου είναι αποθηκευμένη μια πληροφορία. Τα ευρετήρια αυξάνουν την ταχύ-

τητα με την οποία η Access βρίσκει και ταξινομεί τα περιεχόμενα ενός πίνακα.

Η αρχή είναι παρόμοια με εκείνη του ευρετηρίου ενός βιβλίου. Για παράδειγμα

μπορεί να θέλετε να βρείτε κάθε σημείο στο οποίο αναφέρεται η λέξη "ευρετήριο"

σε αυτό το βιβλίο. Αντί να κάνετε αναζήτηση σε κάθε σελίδα ψάχνοντας τη λέξη "ευ-

ρετήριο" είναι πολύ πιο λογικό να ανοίξετε τις τελευταίες σελίδες του βιβλίου και να

βρείτε τις σχετικές σελίδες στο ευρετήριο.

1❙ Ανοίξτε τον πίνακα για τον οποίο θέλετε να δημιουργήσετε ευρετήρια στην

Προβολή σχεδίασηςΤυχόν πρωτεύονται κλειδιά ευρετηριάζονται αυτόματα από την Access, αλλά είναι καλή πρακτική να ευρετηρι-άζετε και τα πεδία με εξωτε-ρικά κλειδιά. Στην πραγμα-τικότητα είναι καλύτερο να ευρετηριάζετε όποιο πεδίο είναι μοναδικό ή πεδία με τιμές που ενδέχεται να είναι διαφορετικές μεταξύ τους.

2❙ Πατήστε την καρτέλα Σχεδίαση στην Κορδέλα

3❙ Κάντε κλικ στο εικονίδιο Ευρετήρια

4❙ Επιλέξτε το πεδίο Όνομα ευρετηρίου σε μια κενή γραμμή

5❙ Πληκτρολογήστε το όνομα του ευρετηρίου

6❙ Πατήστε το πλήκτρο Tab για να μεταβείτε στο επόμενο πεδίο

57

7❙ Επιλέξτε το πεδίο προς ευρετηρίαση από το αναπτυσσόμενο μενού

8❙ Επιλέξτε τη σειρά ταξινόμησης

9❙ Ορίστε το πεδίο ως μοναδικό, εάν ισχύει

…συνέχεια

Για να διαγράψετε ένα ευ-ρετήριο, κάντε δεξί κλικ στο ευρετήριο και μετά επιλέξτε "Διαγραφή γραμμών" από το μενού που εμφανίζεται.

58Δ

ημιο

υργ

ία π

ινάκ

ων

Δημιουργία στήλης αναζήτησηςΜε τη στήλη αναζήτησης οι χρήστες εισάγουν προκαθορισμένες τιμές σε κελιά

χρησιμοποιώντας ένα αναπτυσσόμενο μενού και όχι πληκτρολογώντας την τιμή

μόνοι τους. Αυτό βοηθάει στην ελαχιστοποίηση των σφαλμάτων που προκύπτουν

από ανορθογραφίες.

Οι τιμές μιας στήλης αναζήτησης μπορεί είτε να αντλούνται από κάποιον άλλο

πίνακα (εξ ου και η "αναζήτηση") ή να ορίζονται στην Access κατά τη δημιουργία της

στήλης αναζήτησης. Το παρακάτω παράδειγμα ακολουθεί τη δεύτερη επιλογή.

1❙ Πατήστε ένα κελί στο πεδίο που θέλετε να είναι στήλη αναζήτησης

2❙ Πατήστε την καρτέλα Φύλλο δεδομένων

3❙ Κάντε κλικ στο εικονίδιο Στήλη αναζήτησης

4❙ Επιλέξτε αυτήν τη ρύθμιση 5❙ Πατήστε Επόμενο

59…συνέχεια

06❙ Προσδιορίστε τον αριθμό των στηλών που θέλετε να συμπεριλάβετε στη

στήλη αναζήτησης

07❙ Πληκτρολογήστε τις τιμές τις οποίες θα μπορούν να επιλέγουν οι χρήστες

από τη στήλη αναζήτησης

08❙ Πατήστε Επόμενο

09❙ Πληκτρολογήστε ένα όνομα για τη Στήλη αναζήτησής σας

10❙ Πατήστε το κουμπί Τέλος

Η ύπαρξη παραπάνω από μίας στήλης στη στήλη αναζήτησης μπορεί να κάνει τις επιλογές που έχει στη διάθεσή του ο χρήστης πιο περιγραφικές. Ένας πίνακας αναζήτησης διευθύνσεων για παράδειγμα, μπορεί να εμφανίζει μια στήλη για κάθε στοιχείο μιας διεύθυνσης.

60Δ

ημιο

υργ

ία π

ινάκ

ων

…συνέχεια

Επιλέξτε ένα κελί στη στήλη αναζήτησης και μετά μια τιμή από το αναπτυσσόμενο

μενού για να την εισαγάγετε.

Χρήση στηλών αναζήτησης πολλαπλών τιμώνΈνα μοναδικό χαρακτηριστικό της Access 2007 είναι η δυνατότητα αποθήκευσης

πολλών τιμών σε ένα πεδίο. Αυτή είναι μια εύχρηστη λειτουργία όταν έχετε διάφο-

ρες επιλογές για να διαλέξετε μια τιμή και υπάρχει παραπάνω από μία κατάλληλη

τιμή. Ας υποθέσουμε για παράδειγμα ότι κάθε υποκατάστημα του Bobbin εξειδικεύ-

εται σε συγκριμένα είδη βιβλίων. Τότε η δυνατότητα εισαγωγής κάθε είδους που

εμπορεύεται ένα υποκατάστημα σε έναν πίνακα αναζήτησης πολλαπλών τιμών θα

ήταν ιδανική λύση. Για να δημιουργήσετε έναν πίνακα αναζήτησης πολλαπλών

τιμών ακολουθήστε τα βήματα δημιουργίας μιας στήλης αναζήτησης των προηγού-

μενων δύο σελίδων σταματώντας μετά το βήμα 9. Επιλέξτε το πλαίσιο για να επι-

τρέπονται πολλαπλές τιμές και μετά πατήστε το κουμπί Τέλος όπως συμβουλεύουμε

στο βήμα 10.

Επιλέξτε το πλαίσιο για

κάθε τιμή που θέλετε να

αποθηκεύσετε στο πεδίο

και μετά πατήστε ΟΚ. Στο

παράδειγμα στα αριστερά

βλέπουμε ότι το κατά-

στημα του της Αθήνας

εξειδικεύεται στα βιβλία

Τρόμου και Κωμωδίας.

Στους πιο έμπειρους χρή-στες βάσεων δεδομένων, η αποθήκευση πολλαπλών τιμών σε ένα πεδίο ίσως φαίνεται ανόητη. Η Access όμως δεν κάνει φυσική αποθήκευση των τιμών σε ένα πεδίο, αλλά τις κρύβει σε πίνακες συστήματος ως ξεχωριστά πεδία.

Οι σχέσεις μεταξύ πινάκων

επηρεάζουν τον τρόπο με τον

οποίο λειτουργεί ολόκληρη

η βάση δεδομένων σας,

οπότε είναι σημαντικό να τις

ορίσετε σωστά.

Το παράθυρο Σχέσεις

Προσθήκη πινάκων

Προσδιορισμός σχέσεων

Ακεραιότητα αναφορών

Προσδιορισμός ιδιοτήτων συνδέσμου

Αριστερός και δεξιός σύνδεσμος

62

63

64

66

68

70

Ορισμός σχέσεων4

62Ο

ρισμ

ός σ

χέσε

ων

Το παράθυρο ΣχέσειςΤο παράθυρο Σχέσεις σας δίνει τη δυνατότητα να σχεδιάζετε τους πίνακές σας και

να προσδιορίζετε οπτικά τις μεταξύ τους σχέσεις.

Οι πίνακες απεικονίζονται με μπλε ορθογώνια

Οι σχέσεις απεικονίζονται με τη σύνδεση μαύρων γραμμών

Τα πεδία καταγράφονται μέσα στους πίνακες

Τα πεδία πρωτεύοντος κλειδιού υποδεικνύονται με χρυσά κλειδιά

Άνοιγμα του παραθύρου Σχέσεις

1❙ Πατήστε την καρτέλα Εργαλεία βάσης δεδομένων στην κορδέλα

2❙ Επιλέξτε το εικονίδιο Σχέσεις

Έχετε τη δυνατότητα να απο-θηκεύσετε τη διάταξη του παραθύρου Σχέσεις όποτε θέλετε, πατώντας το εικονί-διο Αποθήκευση στη Γραμ-μή εργαλείων γρήγορης πρόσβασης ή κάνοντας δεξί κλικ στο παράθυρο Σχέσεις και επιλέγοντας την εντολή Αποθήκευση διάταξης από το μενού.

Μπορείτε να καταργήσετε τα πάντα στο παράθυρο Σχέ-σεις κάνοντας κλικ στο εικο-νίδιο Απαλοιφή διάταξης.

63

Προσθήκη πινάκωνΕάν δεν έχετε τοποθετήσει κανέναν πίνακα στο παράθυρο Σχέσεις, η Access σας

παροτρύνει να προσθέσετε μερικούς με το παράθυρο διαλόγου Εμφάνιση πίνακα.

1❙ Επιλέξτε τον πίνακα που θέλετε να προσθέσετε

2❙ Πατήστε το κουμπί Προσθήκη

3❙ Όταν έχετε προσθέσει τους απαραίτητους πίνακες, πατήστε το Κλείσιμο

Οι πίνακες τακτοποιούνται εάν πατήσετε και κρατήσετε πατημένο το αριστερό κου-

μπί του ποντικιού στις επικεφαλίδες τους και έπειτα τους σύρετε στο σημείο που

θέλετε.

Μπορείτε να προσθέτετε και εσείς ερωτήματα επιλέγοντας αυτήν την καρτέλα

Αφού γίνει προσδιορισμός των σχέσεων, στόχος είναι η οθόνη να παραμείνει τα-

κτοποιημένη και ευανάγνωστη.

Μπορείτε να ανοίξετε οποι-αδήποτε στιγμή το παράθυ-ρο διαλόγου Εμφάνιση πί-νακα πατώντας το εικονίδιο Εμφάνιση πίνακα.

Μπορείτε να αφαιρέσετε πίνακα από το παράθυρο Σχέσεις ανά πάσα στιγμή εάν πατήσετε το εικονίδιο Απόκρυψη πίνακα. Αυτό βρίσκεται κάτω από την καρτέλα Σχεδίαση στην Κορδέλα.

64Ο

ρισμ

ός σ

χέσε

ων

Οι σχέσεις μεταξύ πινάκων ορίζονται εφόσον πατήσετε και σύρετε το πεδίο (συνήθως

αυτό με το πρωτεύον κλειδί) στο αντίστοιχο πεδίο ενός άλλου πίνακα. Τα δύο πεδία τα

οποία θέλετε να συσχετίσετε πρέπει να ανήκουν στον ίδιο τύπο δεδομένων, αλλιώς η

Access εμφανίζει μήνυμα σφάλματος.

1❙ Πατήστε και κρατήστε πατημένο το όνομα πεδίου ενός πρωτεύοντος κλειδιού

Προσδιορισμός σχέσεων

2❙ Τραβήξτε το προς το ξένο κλειδί του δεύτερου πίνακα

3❙ Η Access προβάλλει το παράθυρο διαλόγου Επεξεργασία σχέσεων

4❙ Ελέγξτε ότι έχουν συσχετιστεί τα σωστά πεδία

Προσέξτε ότι η Access σας ενημερώνει για τον τύπο σχέσης που ορίζετε.

65

5❙ Εάν χρειαστεί, μπορείτε να αλλάξετε τα πεδία μόλις πατήσετε εδώ, επιλέγο-

ντας διαφορετικά πεδία από το αναπτυσσόμενο μενού

6❙ Πατήστε το κουμπί Δημιουργία ώστε να ορίσετε τη σχέση

Μια σχέση μεταξύ πινάκων υποδηλώνεται στην Access με μια μαύρη γραμμή η

οποία συνδέει δύο πεδία, όπως φαίνεται και στην παραπάνω εικόνα.

Ίσως παρατηρήσατε ότι το παράθυρο διαλόγου Επεξεργασία σχέσεων αναφέρει τον

τύπο σχέσης που έχει δημιουργηθεί μεταξύ δύο πινάκων. Παρόλο που η Access

αναγνωρίζει αυτόματα τον τύπο σχέσης, παραμένει σημαντικό να γνωρίζετε τη δι-

αφορά μεταξύ των ποικίλων τύπων σχέσης ώστε να σχηματίζετε σωστές συνδέσεις

μεταξύ πινάκων.

Ανατρέξτε στο κεφάλαιο 2 για να μάθετε περισσότερα για τους τύπους σχέσης.

…συνέχεια

Μπορείτε να ανοίξετε το παράθυρο διαλόγου Επε-ξεργασία σχέσεων, εάν κά-νετε δεξί κλικ σε μια γραμμή σχέσης και επιλέξετε Επε-ξεργασία σχέσεων από το μενού περιβάλλοντος.

66Ο

ρισμ

ός σ

χέσε

ων

Όταν πλέον δεν χρειάζεστε μια εγγραφή σε κάποιον πίνακα, είναι λογικό να τη

διαγράψετε. Επίσης, σε ορισμένες περιπτώσεις ίσως είναι καλή ιδέα να αλλάξετε

την τιμή ή τον τύπο δεδομένων ενός πρωτεύοντος κλειδιού. Ωστόσο, αυτή η κίνηση

ίσως προκαλέσει λάθη σε ενημερώσεις και διαγραφές στοιχείων, τα οποία εμποδί-

ζουν την ομαλή λειτουργία της βάσης δεδομένων και καταλήγουν σε σφάλματα.

Για να προστατευθείτε από αυτό το ενδεχόμενο μπορείτε να επιβάλετε την ακεραι-

ότητα αναφορών. Αυτή διασφαλίζει ότι μια εγγραφή ενός πίνακα αναφέρεται μόνο

σε υπάρχουσα εγγραφή ενός άλλου πίνακα. Για την επιβολή της ακεραιότητας ανα-

φορών, ανοίξτε πρώτα το παράθυρο διαλόγου Επεξεργασία σχέσεων.

1❙ Επιλέξτε τη γραμμή σχέσης πατώντας την με το αριστερό πλήκτρο του ποντι-

κιού

Ακεραιότητα αναφορών

3❙ Διαλέξτε το πλαίσιο "Ενεργοποίηση ακεραιότητας αναφορών"

2❙ Πατήστε το εικονίδιο

Επεξεργασία σχέσεων

στην ομάδα Εργαλεία

4❙ Επιλέξτε και τα δύο άλλα πλαίσια κάτω από αυτήν την εντολή

Εάν πατήσετε το εικονί-διο Έκθεση σχέσεων, θα ξεκινήσετε τη διαδικασία εκτύπωσης του παραθύρου Σχέσεις.

67…συνέχεια

5❙ Πατήστε OK

Η γραμμή σχέσης τώρα θα έχει τον αριθμό "ένα" δίπλα από τον γονικό πίνακα και

το σύμβολο του "απείρου" δίπλα από τον θυγατρικό πίνακα, όπως δείχνει η παρα-

κάτω εικόνα.

Διαδοχική ενημέρωση των σχετικών εγγραφώνΗ επιλογή αυτού του πλαισίου αναγκάζει στην Access να ενημερώνει όλες τις

σχετικές, θυγατρικές εγγραφές όταν αλλάζετε την τιμή σε ένα πεδίο πρωτεύοντος

κλειδιού.

Διαδοχική διαγραφή των σχετικών εγγραφώνΕάν επιλέξετε αυτό το πλαίσιο, η Access αναγκάζεται να διαγράφει κάθε σχετική,

θυγατρική εγγραφή όταν καταργείτε την εγγραφή.

Η επιβολή της ακεραιότητας αναφορών φέρνει πάντα θετικά αποτελέσματα. Σε

όλους τους πίνακες με σχέση ένα προς πολλά στη βάση δεδομένων του βιβλιοπω-

λείου Bobbin, έχει εφαρμοστεί η ακεραιότητα αναφορών.

Περισσότερα για την ακεραιότητα αναφορώνΗ ακεραιότητα αναφορών είναι ένα είδος περιορισμού ο οποίος επιβάλλεται σε

έναν πίνακα ώστε να διατηρηθεί η ακρίβεια και η συνοχή των δεδομένων στη βάση

σας. Ίσως όμως αναρωτιέστε ποιoς είναι ακριβώς ο ρόλος της ακεραιότητας αναφο-

ρών.

Με την εφαρμογή της ακεραιότητας αναφορών ζητάτε από την Access να ελέγχει ότι

η εγγραφή ενός πίνακα που αναφέρεται σε μια σχετική εγγραφή σε έναν άλλο πίνα-

κα, παραπέμπει πάντα σε υπάρχουσα εγγραφή.

Ένας άλλος τύπος περιορισμού είναι ο περιορισμός ακεραιότητας οντότητας, ο

οποίος δηλώνει ότι κανένα πρωτεύον κλειδί δεν μπορεί να έχει μηδενική τιμή.

Όταν προσδιορίζετε ένα πεδίο ως πρωτεύον κλειδί η Access αναγκάζει τον χρήστη

να εισαγάγει μια τιμή.

68Ο

ρισμ

ός σ

χέσε

ων

Με τον ίδιο τρόπο που ορίζουμε σχέσεις μεταξύ πινάκων, μπορούμε να ορίσουμε

και τύπους συνδέσμων. Ο τύπος συνδέσμου χρησιμοποιείται από ερωτήματα ώστε

να αποφασίζεται ποιες εγγραφές πρέπει να εμφανίζονται όταν εκτελείται το ερώ-

τημα. Αυτό μπορεί να επιλεγεί εύκολα από το παράθυρο διαλόγου Επεξεργασία

σχέσεων.

1❙ Πατήστε στη γραμμή που συνδέει δύο πίνακες

Προσδιορισμός ιδιοτήτων συνδέσμου

2❙ Μεταβείτε στο εικονίδιο

Επεξεργασία σχέσεων

3❙ Επιλέξτε τον Τύπο συνδέσμου

69

4❙ Στο παράθυρο διαλόγου Ιδιότητες συνδέσμου, διαλέξτε τον τύπο συνδέσμου

που θέλετε να χρησιμοποιήσετε

5❙ Πατήστε το κουμπί ΟΚ

Περισσότερα για τους τύπους συνδέσμουΤο παράθυρο διαλόγου Ιδιότητες συνδέσμου σας επιτρέπει να ορίζετε δύο διαφορε-

τικούς τύπους συνδέσμου – τον Εσωτερικό σύνδεσμο (επιλογή 1 του παραθύρου)

και τον Εξωτερικό σύνδεσμο (επιλογές 2 και 3).

Επιλογή ενός Εσωτερικού συνδέσμου σημαίνει ότι εμφανίζονται μόνο οι εγγραφές

στις οποίες υπάρχει πλήρης αντιστοιχία μεταξύ των συνδεδεμένων πεδίων τους.

Αντιθέτως, ο ορισμός ενός Εξωτερικού συνδέσμου αναγκάζει το ερώτημα να εμφα-

νίζει όλες τις εγγραφές ενός πίνακα, αλλά μόνο τις εγγραφές του άλλου πίνακα τα

συνδεδεμένα πεδία των οποίων αντιστοιχούν ακριβώς. Για παράδειγμα, η εκτέλεση

ενός ερωτήματος που βασίζεται στους παρακάτω πίνακες θα εμφανίσει όλες τις

εγγραφές από τον πίνακα Πελάτες, όμως μόνο αυτές από τον πίνακα Συναλλαγές οι

οποίες αντιστοιχούν στα πεδία Κωδικός_Πελάτη. Τα αποτελέσματα αυτού του ερω-

τήματος καταγράφονται στην επόμενη σελίδα.

…συνέχεια

70Ο

ρισμ

ός σ

χέσε

ων

Αριστερός και δεξιός σύνδεσμοςΌταν ορίζετε έναν Εξωτερικό σύνδεσμο μεταξύ πινάκων, η Access τροποποιεί τη

γραμμή σχέσης για να συμπεριλάβει ένα βέλος, η κατεύθυνση του οποίου εξαρτάται

από τον επιλεγμένο τύπο εξωτερικού συνδέσμου.

Ένα βέλος στραμμένο στην πλευρά "πολλά" της σχέσης, όπως αυτό

στην εικόνα δεξιά, υποδεικνύει έναν Αριστερό σύνδεσμο.

Ένα ερώτημα βασισμένο σε Αριστερό σύνδεσμο εμφανίζει όλες τις

εγγραφές στην πλευρά "ένα" της σχέσης και μόνο τις εγγραφές από την πλευρά

"πολλά" όπου υπάρχει ακριβής αντιστοιχία. Ένα παράδειγμα ερωτήματος που στη-

ρίζεται σε Αριστερό σύνδεσμο απεικονίζεται παρακάτω.

Δεδομένα στα πεδία Κωδικός_Πελάτη, Όνομα και Επίθετο εξάγονται από τον πίνα-

κα Πελάτες, όπως φαίνεται στη σελίδα 69. Τα δεδομένα στο πεδίο Ημερομηνία_Συ-

ναλλαγής είναι από το συσχετισμένο πίνακα Συναλλαγές. Παρατηρήστε ότι δεν

περιέχουν όλες οι εγγραφές δεδομένα για το πεδίο Ημερομηνία Συναλλαγής.

Αντιστρόφως, ένα ερώτημα που βασίζεται σε Δεξιό σύνδεσμο προβάλλει το αντίθε-

το. Θα βλέπαμε ένα πλήρως συμπληρωμένο πεδίο Ημερομηνία_Συναλλαγής, αλλά

μόνο κάποια από τα πεδία του πίνακα Πελάτες θα περιλάμβαναν δεδομένα.

Ένας Δεξιός σύνδεσμος υποδεικνύεται από ένα βέλος με κατεύθυνση την πλευρά

"ένα" της σχέσης, όπως βλέπετε στην εικόνα κάτω.

Τα δεδομένα είναι το

πιο ζωτικό περιουσιακό

στοιχείο της επιχείρησής

σας. Πράγματι, χωρίς

ακριβείς και ενημερωμένες

πληροφορίες η επιχείρησή

σας δεν θα μπορούσε να

λειτουργήσει καθόλου. Σε

αυτό το κεφάλαιο εξετάζουμε

διάφορες μεθόδους

ενημέρωσης των δεδομένων

σας και τον τρόπο με τον

οποίο η Access σας βοηθάει

να τα αξιοποιήσετε.

Εισαγωγή δεδομένων

Εισαγωγή γραμμών

Χρήση του προχείρου

Αντιγραφή και επικόλληση δεδομένων

Αντιγραφή απευθείας από το Excel

Αντιγραφή δεδομένων στο Excel

Εισαγωγή δεδομένων από το Excel

Εισαγωγή δεδομένων από την Access

Σύνδεση με βάσεις δεδομένων της Access

Διαχείριση εργασιών εισαγωγής

Συλλογή δεδομένων μέσω ηλεκτρονικού ταχυδρομείου

Φιλτράρισμα δεδομένων

Άθροιση στηλών

Ορθογραφικός έλεγχος δεδομένων

Μορφοποίηση δεδομένων

72

73

74

75

76

77

78

83

85

87

88

94

96

97

98

Επεξεργασία δεδομένων5

72Επ

εξερ

γασί

α δε

δομέ

νων

Μετακινηθείτε από το ένα πεδίο στο άλλο πατώντας το πλήκτρο Tab.

Εισαγωγή δεδομένωνΥπάρχουν πολλοί διαφορετικοί τρόποι να εισαγάγετε πληροφορίες στη βάση δε-

δομένων της Access 2007. Ο πιο προφανής τρόπος εισαγωγής δεδομένων είναι η

άμεση καταχώριση - η απλή πληκτρολόγηση μιας τιμής σε ένα κελί - μπορείτε όμως

να αντιγράψετε και να επικολλήσετε δεδομένα από άλλα προγράμματα, όπως το

Microsoft Excel, ή να εισαγάγετε υπάρχοντα δεδομένα από άλλη βάση.

Άμεση καταχώριση

1❙ Επιλέξτε το κελί στο οποίο θέλετε να δώσετε μια τιμή, κάνοντας κλικ με το

αριστερό πλήκτρο του ποντικιού

2❙ Πληκτρολογήστε την τιμή

3❙ Πατήστε το πλήκτρο Tab για να επιβεβαιώσετε την καταχώρισή σας

Επαναλάβετε τα παραπάνω βήματα για να εισαγάγετε δεδομένα σε άλλο κελί.

73

Εισαγωγή γραμμώνΌταν ολοκληρώσετε την καταχώριση δεδομένων στην τελευταία γραμμή, η Access

εισάγει αυτόματα μια νέα γραμμή για εσάς. Ωστόσο, μπορείτε να εισαγάγετε μη αυ-

τόματα μια νέα γραμμή οποιαδήποτε στιγμή.

1❙ Επιλέξτε την καρτέλα Κεντρική στην Κορδέλα

2❙ Πατήστε το εικονίδιο Δημιουργία στην ομάδα Εγγραφές

Αλλαγή μεγέθους γραμμών

1❙ Τοποθετήστε τον δρομέα ανάμεσα σε δύο γραμμές

2❙ Πατήστε και κρατήστε πατημένο το αριστερό πλήκτρο του ποντικιού. Μια

μαύρη γραμμή εμφανίζεται ανάμεσα στις δύο γραμμές

3❙ Μετακινήστε το ποντίκι προς τα πάνω για να μειώσετε το μέγεθος των γραμ-

μών ή προς τα κάτω για να αυξήσετε το μέγεθος των γραμμών

74Επ

εξερ

γασί

α δε

δομέ

νων

Χρήση του προχείρουΗ ομάδα εικονιδίων Πρόχειρο, βρίσκεται στην καρτέλα Κεντρική, περιέχει όλες τις

λειτουργίες που χρειάζεστε για την αντιγραφή και επικόλληση δεδομένων.

Το Πρόχειρο του Microsoft Office

Πατήστε εδώ για να δείτε το Πρόχειρο του Microsoft Office

Κάντε κλικ εδώ για να επικολλήσετε ό,τι υπάρχει στο πρόχειρο στο επιλεγμένο αντικείμενο

Πατήστε εδώ για να διαγράψετε όλα τα στοιχεία από το πρόχειρο

Κάντε κλικ στα στοιχεία του προχείρου για να τα προσθέσετε σε ένα κελί

Πατήστε εδώ για να αλλάξετε τις ρυθμίσεις του προχείρου

75

Αντιγραφή δεδομένων από το ένα κελί στο άλλο

1❙ Επισημάνατε τα δεδομένα που θέλετε να αντιγράψετε

Επεξήγηση της ομάδας εικονιδίων Πρόχειρο

Το πάτημα αυτού του εικονιδίου αντιγράφει και μετά διαγράφει τα δεδομένα

Το πάτημα αυτού του εικονιδίου αντιγράφει δεδομένα αλλά δεν τα διαγράφει

Το πάτημα αυτού του εικονιδίου επικολλά τα δεδομένα στο επιλεγμένο κελί

Το πάτημα αυτού του εικονιδίου αντιγράφει τη μορφοποίηση των δεδομένων και όχι τα ίδια τα δεδομένα

Αντιγραφή και επικόλληση δεδομένων

2❙ Πατήστε το εικονίδιο Αντιγραφή στην ομάδα εικονιδίων Πρόχειρο

3❙ Επιλέξτε το κελί στο οποίο θέλετε να επικολλήσετε τα δεδομένα

4❙ Πατήστε το εικονίδιο Επικόλληση για

να επικολλήσετε τα αντιγραμμένα δε-

δομένα όπως στην παρακάτω εικόνα

76Επ

εξερ

γασί

α δε

δομέ

νων

Αντιγραφή απευθείας από το ExcelΤώρα μπορείτε να αντιγράψετε δεδομένα στους πίνακές σας απευθείας από το

Microsoft Excel ακολουθώντας μερικά εύκολα βήματα. Και ακόμα καλύτερα, μπο-

ρείτε να αντιγράψετε πολλές γραμμές ή στήλες από το Excel στην Access.

1❙ Στο Excel επιλέξτε τα κελιά που θέλετε να αντιγράψετε

2❙ Στο Excel, πατήστε το εικονίδιο Αντιγραφή (είναι το ίδιο με το εικονίδιο

Αντιγραφή στην Access)

3❙ Στην Access επισημάνατε τα πεδία ή τις γραμμές όπου θα επικολληθούν τα

δεδομένα επιλέγοντας τις επικεφαλίδες των πεδίων ή χρησιμοποιώντας τον

Επιλογέα γραμμής

4❙ Πατήστε το εικονίδιο Επικόλληση στην ομάδα

Πρόχειρο

5❙ Κάντε κλικ στο κουμπί "Ναι" στο παράθυρο διαλόγου για να επικολλήσετε τα

δεδομένα

Μπορείτε να αντιγράψετε όσα δεδομένα θέλετε από το Excel.

77

Αντιγραφή δεδομένων στο ExcelΣυχνά σας εξυπηρετεί να χρησιμοποιείτε τα δεδομένα της Access στο Excel. Παρα-

δείγματος χάρη, μπορείτε να χρησιμοποιήσετε δεδομένα από τον πίνακα Πωλήσεις

σε ένα υπολογιστικό φύλλο του Excel για να δείτε την απόδοση του τριμήνου.

Παλαιότερα για να χρησιμοποιήσετε δεδομένα της Access στο Excel έπρεπε να ακο-

λουθήσετε μια χρονοβόρα διαδικασία εξαγωγής. Στην Access 2007 η διαδικασία

αυτή ολοκληρώνεται με μερικά κλικ.

1❙ Στην Access, πατήστε την επικεφαλίδα του πεδίου, ή όπως φαίνεται κάτω,

μια σειρά επικεφαλίδων πεδίων για να επιλέξετε τα δεδομένα που θέλετε να

αντιγράψετε στο Excel

2❙ Πατήστε το εικονίδιο Αντιγραφή στην ομάδα εικονιδίων Πρόχειρο

3❙ Επιλέξτε το κελί του Excel όπου θα αντιγράψετε το πρώτο πεδίο

4❙ Στο Excel πατήστε το εικονίδιο Επικόλληση (είναι ίδιο με το εικονίδιο επι-

κόλλησης της Access) για να εισαγάγετε τις αντιγραμμένες γραμμές στο Excel

Τα δεδομένα που αντιγρά-φονται στο Excel μορφο-ποιούνται σύμφωνα με την προεπιλεγμένη μορφο-ποίηση της τρέχουσας επι-λογής σας στο Excel. Αυτό σημαίνει ότι τα δεδομένα σας από την Access μπορεί να φαίνονται διαφορετικά όταν τα βλέπετε στο Excel. Συμβουλευτείτε το υλικό τεκμηρίωσης του Microsoft Excel εάν θέλετε να αλλά-ξετε την προεπιλεγμένη μορφοποίηση.

78Επ

εξερ

γασί

α δε

δομέ

νων

Εισαγωγή δεδομένων από το ExcelΥπάρχουν πολλοί λόγοι για τους οποίους μπορεί να θέλετε να εισαγάγετε δεδομένα

από ένα αρχείο Excel. Ίσως μέρος της βάσης δεδομένων σας χρησιμοποιείται για

να παρακολουθείτε την παραγωγικότητα των πωλητών σας, οι οποίοι καταγράφουν

τις πωλήσεις τους σε ένα υπολογιστικό φύλλο Excel. Αντί να πληκτρολογείτε τα

αποτελέσματά τους στην Access χρησιμοποιώντας ένα τυπωμένο υπολογιστικό

φύλλο Excel, μπορείτε απλά να τα προσαρτήσετε σε έναν πίνακα. Ή ίσως έχετε

ξεπεράσει το Excel και να πρέπει να μετακινήσετε μερικά φύλλα εργασίας στην

Access. Θα μπορούσατε, λοιπόν, να χρησιμοποιήσετε τα δεδομένα ξεχωριστών

φύλλων εργασίας για να δημιουργήσετε ολοκαίνουργιους πίνακες στην Access.

Όταν κάνετε εισαγωγή από το Excel είναι σημαντικό το υπολογιστικό φύλλο από το

οποίο εισαγάγετε δεδομένα να έχει τη σωστή μορφή. Επεξεργαστείτε το υπολογιστι-

κό φύλλο έτσι ώστε κάθε γραμμή στο Excel να ισοδυναμεί με μια γραμμή της Access

και κάθε στήλη να ισοδυναμεί με ένα πεδίο, όπως στην παρακάτω εικόνα.

Εισαγωγή δεδομένων σε νέο πίνακα

1❙ Πατήστε την καρτέλα Εξωτερικά δεδομένα στην Κορδέλα

2❙ Επιλέξτε το εικονίδιο Excel στην ομάδα εικονιδίων Εισαγωγή

79

3❙ Βεβαιωθείτε ότι είναι

επιλεγμένη η ρύθμιση

"Εισαγωγή των δεδομένων

προέλευσης σε ένα νέο

πίνακα..."

…συνέχεια

5❙ Χρησιμοποιήστε το παράθυ-

ρο διαλόγου αρχείο για να

βρείτε το αρχείο Excel από

το οποίο θέλετε να εισαγάγε-

τε δεδομένα

4❙ Πατήστε το κουμπί

Αναζήτηση για να εμ-

φανίσετε το παράθυ-

ρο διαλόγου αρχείο

6❙ Πατήστε Άνοιγμα

7❙ Κάντε κλικ στο κου-

μπί OK

80Επ

εξερ

γασί

α δε

δομέ

νων

08❙ Επιλέξτε το φύλλο εργασίας προς εισαγωγή κάνοντας κλικ πάνω του

…συνέχεια

09❙ Πατήστε το κουμπί Επόμενο

10❙ Επιλέξτε το πλαίσιο εάν θέλετε οι τιμές της πρώτης γραμμής να χρησιμοποι-

ηθούν ως ονομασίες πεδίων στο νέο σας πίνακα

81

11❙ Πατήστε το κουμπί Επόμενο

13❙ Πατήστε εδώ για να αλλάξετε

τους τύπους δεδομένων12❙ Πατήστε εδώ για να αλλάξετε

τις ονομασίες των πεδίων

14❙ Κάντε κλικ σε μια στήλη για να επιλέξετε εκείνο το πεδίο

15❙ Πατήστε το κουμπί Επόμενο

16❙ Χρησιμοποιήστε το αναπτυσσόμενο μενού για να επιλέξετε πρωτεύον

κλειδί ή αφήστε την Access να δημιουργήσει ένα για εσάς

…συνέχεια

Σκεφτείτε προσεκτικά τις επι-λογές που κάνετε σε αυτήν τη σελίδα. Είναι ταχύτερο και ευκολότερο να επιλέ-ξετε τους σωστούς τύπους δεδομένων τώρα και όχι αργότερα.

Όταν κάνετε κλικ σε μια στή-λη για να την επιλέξετε, το φόντο της στήλης αυτής θα μαυρίσει.

82Επ

εξερ

γασί

α δε

δομέ

νων

17❙ Πληκτρολογήστε ένα όνομα για το νέο σας πίνακα

18❙ Πατήστε το κουμπί Επόμενο

19❙ Επιλέξτε αυτό το πλαίσιο εάν θέλετε να εισαγάγετε ξανά το ίδιο φύλλο εργα-

σίας στο μέλλον

20❙ Πατήστε είτε το κουμπί Αποθήκευση εισαγωγής ή το κουμπί Κλείσιμο

…συνέχεια

83

Εισαγωγή δεδομένωναπό την AccessΥπάρχουν δύο τρόποι εργασίας με άλλες βάσεις δεδομένων της Access. Ο πρώτος

είναι να εισαγάγετε αντικείμενα βάσεων δεδομένων, όπως πίνακες, ερωτήματα και

φόρμες από μια βάση δεδομένων. Ο δεύτερος είναι να δημιουργείτε σύνδεση με

τον πίνακα μιας άλλης βάσης δεδομένων Access.

Η πρώτη μέθοδος παρέχει έναν υψηλό βαθμό ελέγχου στα στοιχεία που εισάγουμε.

Για παράδειγμα μπορούμε να εισάγουμε είτε έναν πίνακα και τα δεδομένα του, ή

απλώς τη δομή του πίνακα χωρίς δεδομένα.

Εισαγωγή αντικειμένων βάσεων δεδομένων

1❙ Πατήστε την καρτέλα Εξωτερικά δεδομένα στην Κορδέλα

3❙ Βεβαιωθείτε ότι είναι επιλεγμένη η πρότα-

ση "Εισαγωγή πινάκων, ερωτημάτων..."

2❙ Επιλέξτε το εικονίδιο Access στην ομάδα εικονιδίων

Εισαγωγή

4❙ Πατήστε το κουμπί

Αναζήτηση

5❙ Χρησιμοποιήστε το παράθυρο διαλόγου

αρχείο για να επιλέξετε τη βάση δεδομέ-

νων που θα εισαγάγετε

6❙ Κάντε κλικ στο κουμπί

ΟΚ

84Επ

εξερ

γασί

α δε

δομέ

νων

…συνέχεια

7❙ Επιλέξτε τις καρτέλες για να δείτε

τα διάφορα αντικείμενα βάσεων

δεδομένων

11❙ Πατήστε OK

12❙ Επιλέξτε το πλαίσιο "Αποθήκευση βημάτων εισαγωγής" εάν σκοπεύετε να

επαναλάβετε την ίδια εισαγωγή στο μέλλον

8❙ Πατήστε τα ονόματα των αντι-

κειμένων που θα εισαγάγετε

09❙ Κάντε κλικ στο κουμπί Επιλογές 10❙ Ρυθμίστε τις επιλογές εισαγωγής

13❙ Πατήστε το κουμπί Κλείσιμο

Μπορείτε να επιλέξετε πα-ραπάνω από έναν πίνακα στο παράθυρο διαλόγου Εισαγωγή αντικειμένων.

85

Σύνδεση με βάσεις δεδομένων Σύνδεση με άλλη βάση δεδομένων της AccessΗ επαναλαμβανόμενη εισαγωγή δεδομένων από μια βάση σε μια άλλη είναι αντι-

παραγωγική και περιττή. Εάν υπάρχουν δεδομένα σε μια άλλη βάση που πρέπει

να τα χρησιμοποιείτε τακτικά είναι καλύτερο είναι τα συνδέσετε με έναν πίνακα στη

δική σας βάση δεδομένων. Συνδέοντας τους δύο πίνακες δημιουργείται μία ένωση

ανάμεσα στον αρχικό πίνακα (προέλευση) και έναν πίνακα της βάσης δεδομένων

σας (προορισμός). Ωστόσο, μπορείτε να συνδέετε μόνο πίνακες και όχι φόρμες,

ερωτήματα, εκθέσεις, κλπ.

1❙ Πατήστε την καρτέλα Εξωτερικά δεδομένα στην Κορδέλα

2❙ Επιλέξτε το εικονίδιο της Access στην ομάδα εικονιδίων Εισαγωγή

3❙ Πατήστε το κουμπί Αναζήτηση στο παράθυρο διαλόγου Λήψη εξωτερικών

δεδομένων και χρησιμοποιήστε το παράθυρο διαλόγου Αρχείο για να επι-

λέξετε τη βάση δεδομένων με την οποία θέλετε να συνδεθείτε

4❙ Επιλέξτε αυτήν τη ρύθμιση για να βεβαιωθείτε ότι συνδέεστε με μια βάση

δεδομένων και ότι δεν κάνετε εισαγωγή από αυτή

5❙ Πατήστε OK

Μόλις ο πίνακας συνδεθεί με έναν άλλο πίνακα σε διαφορετική βάση δεδομέ-νων μπορείτε να δείτε και να αλλάξετε τις τιμές του όπως θέλετε. Οι αλλαγές που πραγματοποιείτε εμφανίζο-νται και στους δύο πίνακες. Το μοναδικό πράγμα που δεν μπορείτε να κάνετε είναι να αλλάξετε τη δομή του πίνακα.

86Επ

εξερ

γασί

α δε

δομέ

νων

6❙ Χρησιμοποιήστε το παράθυρο διαλόγου Σύνδεση πινάκων για να επιλέξετε

τους πίνακες με τους οποίους θέλετε να συνδεθείτε στη βάση δεδομένων

προέλευσης. Κάντε κλικ στο όνομα του πίνακα για να τον επιλέξετε

7❙ Πατήστε OK

Τα ονόματα των συνδεδεμένων

πινάκων εμφανίζονται τώρα στο

Παράθυρο περιήγησης και μπο-

ρείτε να τους ανοίξετε και να τους

χρησιμοποιήσετε όπως οποιον-

δήποτε άλλο πίνακα.

Οι συνδεδεμένοι πίνακες ξεχω-

ρίζουν από τους άλλους πίνακες

από ένα τόξο στα αριστερά του

ονόματος του πίνακα, όπως στη

δεξιά εικόνα.

…συνέχεια

Μπορείτε να επιλέξετε πα-ραπάνω από έναν πίνακα στο παράθυρο διαλόγου Σύνδεση πινάκων.

Έχετε τη δυνατότητα να ενημερώνετε τους συνδε-δεμένους πίνακες ανά πάσα στιγμή χρησιμοποιώντας τη Διαχείριση συνδεδεμένων πινάκων. Η διαδικασία περι-γράφεται στη σελίδα 185.

87

Διαχείριση εργασιών εισαγωγήςΕάν επιλέξατε να αποθηκεύσετε τα βήματα εισαγωγής, ίσως αναρωτιέστε που κατέ-

ληξαν. Θα τα βρείτε μέσω του παραθύρου διαλόγου Διαχείριση εργασιών δεδομέ-

νων. Μπορείτε να εμφανίσετε αυτό το παράθυρο διαλόγου πατώντας το εικονίδιο

Αποθηκευμένες εισαγωγές στην ομάδα εικονιδίων Εισαγωγή.

Πατήστε μια εργασία εισαγωγής για να την επιλέξετε

Μεταβείτε από τις εργασίες εισαγωγής στις εργασίες εξαγωγής επιλέγοντας αυτές τις καρτέλες

Πατήστε εδώ για να εκτελέσετε μια επιλεγμένη εργασία εισαγωγής/ εξαγωγής

Πατήστε εδώ για να διαγράψετε μόνιμα μια εργασία εισαγωγής/ εξαγωγής

Κάντε κλικ εδώ για να κλείσετε το παράθυρο διαλόγου

Πατήστε το κουμπί Δημιουργία εργασίας του Outlook εάν θέλετε να σας γίνει υπεν-

θύμιση για την επανάληψη μιας εργασίας εισαγωγής/ εξαγωγής. Αυτή η λειτουργία

είναι χρήσιμη εάν υπάρχει κάποια συγκεκριμένη εργασία εισαγωγής/ εξαγωγής

που χρειάζεται να εκτελείτε συχνά.

Η προέλευση των δε-δομένων μιας εργασίας εισαγωγής/ εξαγωγής υπο-δεικνύεται από ένα εικονίδιο του προγράμματος και σας βεβαιώνει ότι λαμβάνετε δεδομένα από τη σωστή πηγή.

88Επ

εξερ

γασί

α δε

δομέ

νων

Μια καταπληκτική νέα λειτουργία της Access 2007 είναι η δυνατότητα συλλογής

δεδομένων με τη χρήση του ηλεκτρονικού ταχυδρομείου. Η Access δημιουργεί μια

φόρμα HTML ή Infopath βασισμένη στις πληροφορίες που παρέχετε και τη στέλνει

μέσω ηλεκτρονικού ταχυδρομείου στους παραλήπτες τους οποίους ορίζετε. Όταν οι

παραλήπτες του ηλεκτρονικού μηνύματος σας απαντούν, μπορείτε είτε να διαχει-

ριστείτε τις απαντήσεις μόνος σας ή να αναθέσετε στην Access αυτήν την εργασία.

Αυτή η λειτουργία είναι χρήσιμη όταν θέλετε να ενημερώνετε τακτικά τις επαφές

σας ή τα στοιχεία των πελατών σας, ή θέλετε να κάνετε μια έρευνα ικανοποίησης

πελατών.

Για να χρησιμοποιήσετε αυτήν τη λειτουργία θα πρέπει να εγκαταστήσετε το

Outlook 2007.

Συλλογή δεδομένων μέσω ηλεκτρονικού ταχυδρομείου

1❙ Πατήστε την καρτέλα Εξωτερικά

δεδομένα στην Κορδέλα

3❙ Πατήστε το κουμπί Επόμενο

4❙ Επιλέξτε με ένα κλικ μια φόρμα HTML ή μια φόρμα Infopath. Εάν δεν είστε

βέβαιοι για τον τύπο της φόρμας, επιλέξτε μια φόρμα HTML.

Εάν χρησιμοποιήσετε φόρμα Infopath τότε οι παραλήπτες του μηνύματός σας θα

πρέπει να έχουν και το Outlook 2007 και το Infopath 2007 στον υπολογιστή τους.

Αυτό μάλλον δεν θα ισχύει για τους περισσότερους παραλήπτες σας και γι' αυτό

είναι καλύτερο να μην χρησιμοποιείτε φόρμες Infopath. Η μόνη απαίτηση όταν

χρησιμοποιείτε φόρμες HTML είναι οι αποστολείς σας να διαθέτουν πρόγραμμα

2❙ Πατήστε το εικονίδιο Δημιουργία μηνύματος ηλεκτρονικού ταχυδρομείου

στην ομάδα Συλλογή δεδομένων

89

ηλεκτρονικού ταχυδρομείου το οποίο υποστηρίζει μηνύματα HTML, κάτι που στις

μέρες μας είναι πολύ πιθανό.

5❙ Πατήστε το κουμπί Επόμενο

6❙ Αποφασίστε εάν θέλετε να προσθέσετε νέα δεδομένα σε έναν πίνακα ή να

ενημερώσετε τα υπάρχοντα δεδομένα

7❙ Πατήστε Επόμενο

8❙ Επισημάνατε ένα πεδίο και μετά

πατήστε το δεξί βέλος για να το

προσθέσετε στη φόρμα ηλεκτρο-

νικού ταχυδρομείου

9❙ Χρησιμοποιήστε τα βέλη πά-

νω και κάτω για να αλλάξετε τη

σειρά εμφάνισης των πεδίων

…συνέχεια

Το πρωτεύον κλειδί ενός πίνακα θα καταχωριστεί αυτόματα στο ηλεκτρονικό μήνυμα. Το πρωτεύον κλειδί θα πρέπει να συμπε-ριληφθεί στο ηλεκτρονικό μήνυμα και δεν μπορεί να αφαιρεθεί.

90Επ

εξερ

γασί

α δε

δομέ

νων

10❙ Πατήστε το κουμπί Επόμενο

11❙ Για να προστίθενται αυτόματα τα δεδομένα στους πίνακές σας όταν οι άλλοι

σας απαντούν, επιλέξτε αυτό το πλαίσιο

12❙ Πατήστε το κουμπί Επόμενο

13❙ Επιλέξτε εάν θέλετε να εισαγάγετε τις διευθύνσεις ηλεκτρονικού ταχυδρομεί-

ου μόνος σας ή αν θα χρησιμοποιήσετε ένα πεδίο από τον πίνακα της βάσης

δεδομένων σας

14❙ Πατήστε το κουμπί Επόμενο

…συνέχεια

Από προεπιλογή οι απα-ντήσεις σας θα τοποθετη-θούν σε έναν φάκελο του Outlook με τίτλο "Απαντή-σεις συλλογής δεδομένων της Access". Εάν θέλετε να τοποθετηθούν αλλού μπορείτε να ορίσετε μια δια-φορετική θέση πατώντας το μπλε σύνδεσμο και επιλέ-γοντας ένα φάκελο από το παράθυρο διαλόγου που εμφανίζεται.

91

15❙ Τροποποιήστε τη γραμμή Θέμα και το σώμα κειμένου όπως θέλετε

16❙ Πατήστε το κουμπί Επόμενο

17❙ Κάντε κλικ στο κουμπί Δημιουργία

…συνέχεια

92Επ

εξερ

γασί

α δε

δομέ

νων

18❙ Ελέγξτε το ηλεκτρονικό ταχυδρομείο σας, εισαγάγετε τα ονόματα των παρα-

ληπτών και μετά πατήστε το εικονίδιο Αποστολή

Εισαγωγή δεδομένων από το Outlook 2007Η Access μπορεί να προσθέτει αυτόματα τα δεδομένα που συλλέγονται μέσω ηλε-

κτρονικού ταχυδρομείου σε έναν πίνακα, σας δίνεται όμως και η δυνατότητα να

προσθέτετε τα δεδομένα μόνοι σας.

1❙ Ανοίξτε τον φάκελο ηλεκτρονικού ταχυδρομείου Απαντήσεις συλλογής δε-

δομένων της Access στο Outlook 2007

2❙ Κάντε δεξί κλικ στο ηλεκτρονικό μήνυμα που θέλετε να εισαγάγετε

…συνέχεια

93

3❙ Από το μενού επιλέξτε Εξαγωγή δεδομένων στη Microsoft Access

4❙ Ελέγξτε τα δεδομένα προς εισαγωγή στο παράθυρο διαλόγου Εξαγωγή δε-

δομένων στη Microsoft Access και μετά πατήστε ΟΚ

Διαχείριση απαντήσεωνΟ διάλογος Διαχείριση απαντήσεων είναι χρήσιμος όταν έχετε αλλάξει τη γνώμη

σας για τη μη αυτόματη επεξεργασία των απαντήσεων και προτιμάτε να τις επεξερ-

γαστεί η Access αυτόματα. Ή όταν θέλετε να ξαναστείλετε ή να διαγράψετε ένα μήνυ-

μα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου.

Πατήστε εδώ για να ξαναστείλετε το μήνυμα

Κάντε κλικ εδώ για τις επιλογές επεξεργασίας μηνύματος

Κάντε κλικ εδώ για να κλείσει το παράθυρο διαλόγου

Πατήστε εδώ για να διαγράψετε το μήνυμα μόνιμα

Το πάτημα του κουμπιού Επιλογές μηνύματος ανοίγει το παράθυρο διαλόγου

Επιλογές συλλογής δεδομένων μέσω ηλεκτρονικού ταχυδρομείου. Το παράθυρο

διαλόγου σας δίνει τη δυνατότητα να ορίσετε έναν αριθμό απαντήσεων προς επε-

ξεργασία και σας επιτρέπει να καθορίσετε μια προθεσμία για τις απαντήσεις. Αυτή

η λειτουργία είναι χρήσιμη όταν έχετε στείλει ένα ερωτηματολόγιο και πρέπει να

αναλύσετε τα δεδομένα μια συγκεκριμένη ημερομηνία.

…συνέχεια

Για να ανοίξετε το παράθυ-ρο διαλόγου Διαχείριση απαντήσεων πρέπει να πατήσετε το ομώνυμο εικο-νίδιο. Αυτό βρίσκεται στην καρτέλα Εξωτερικά δεδομέ-να, στην ομάδα εικονιδίων Συλλογή δεδομένων.

94Επ

εξερ

γασί

α δε

δομέ

νων

Φιλτράρισμα δεδομένωνΌπως θα δείτε στο Κεφάλαιο 6, τα ερωτήματα αποτελούν ένα ισχυρό μέσο επιλογής

εγγραφών σύμφωνα με αυστηρά κριτήρια. Ορισμένες φορές όμως, θέλουμε απλώς

να περιορίσουμε το πλήθος των δεδομένων στην οθόνη. Σε έναν πίνακα πωλήσε-

ων για παράδειγμα, μπορεί να χρειάζεται να δούμε τα δεδομένα για ένα συγκεκρι-

μένο προϊόν μόνο. Τα φίλτρα είναι ένας γρήγορος τρόπος για να το πετύχουμε αυτό

και βρίσκονται στην καρτέλα Κεντρική στην Κορδέλα.

Επεξήγηση της ομάδας εικονιδίων Ταξινόμηση και φιλτράρισμα

Πατήστε εδώ για αύξουσα ταξινόμηση των δεδομένων

Πατήστε εδώ για φθίνουσα ταξινόμηση των δεδομένων

Κάντε κλικ εδώ για να αφαιρέσετε την ταξινόμηση

Κάντε κλικ εδώ για τις λεπτομερείς επιλογές φιλτραρίσματος

Πατήστε εδώ για να φιλτράρετε χρησιμοποιώντας δεδομένα από το τρέχον κελί

Κάντε κλικ εδώ για επιλογές φιλτραρίσματος για προχωρημένους

Πατήστε εδώ για ανοίξετε ή να κλείσετε το φίλτρο

Φιλτράρισμα βάσει επιλογήςΗ απλούστερη μέθοδος φιλτραρίσματος δεδομένων είναι το φιλτράρισμα βάσει

επιλογής. Αυτή η μέθοδος περιορίζει τον αριθμό των εγγραφών που εμφανίζονται

στην οθόνη σύμφωνα με ορισμένα απλά κριτήρια. Παραδείγματος χάρη, μπορούμε

να εφαρμόσουμε ένα φίλτρο στον πίνακα Βιβλία έτσι ώστε η Access να εμφανίζει

μόνο τις εγγραφές στις οποίες συγγραφέας είναι ο Jimmy Scot, όπως φαίνεται στην

παρακάτω εικόνα.

1❙ Επιλέξτε το κελί το οποίο περιέχει τα δεδομένα που θέλετε για το φίλτρο

Τα φίλτρα για προχωρημέ-νους λειτουργούν όπως πε-ρίπου και τα ερωτήματα και γι' αυτό δεν θα ασχοληθού-με με αυτά στο βιβλίο. Όταν μελετήσετε το Κεφάλαιο 6 και χρησιμοποιείτε με άνεση τα ερωτήματα, η εφαρμογή φίλτρων για προχωρημέ-νους θα είναι παιχνιδάκι.

95

2❙ Πατήστε το εικονίδιο Επιλογή στην ομάδα εικονιδίων Ταξινόμηση & φιλ-

τράρισμα

3❙ Στο μενού που εμφα-

νίζεται κάντε κλικ σε

μια επιλογή

Όπως βλέπετε κάτω, όταν εφαρμόζεται το φίλτρο οι μοναδικές εγγραφές στον πίνα-

κα Βιβλία είναι εκείνες με συγγραφέα τον Jimmy Scot.

Εφαρμογή λεπτομερούς φίλτρουΤο φιλτράρισμα βάσει επιλογής μπορεί να είναι γρήγορο αλλά είναι περιοριστικό.

Τι γίνεται αν θέλουμε να περιορίσουμε τις εγγραφές στην οθόνη χρησιμοποιώντας

δύο τιμές δεδομένων αντί για μία; Μπορεί να θέλουμε για παράδειγμα να δούμε τις

εγγραφές με συγγραφέα τον Jimmy Scot ή τον Arthur Kent. Σε αυτήν την περίπτω-

ση θα χρησιμοποιήσουμε ένα λεπτομερές φίλτρο.

1❙ Επιλέξτε ένα κελί στο πεδίο

το οποίο περιέχει τα δεδομέ-

να που θέλετε να φιλτράρετε

2❙ Πατήστε το εικονίδιο Φίλτρο

3❙ Επιλέξτε τα πλαίσια για τις

τιμές που θέλετε να διαλέξει

το φίλτρο

4❙ Πατήστε OK

…συνέχεια

96Επ

εξερ

γασί

α δε

δομέ

νων

Άθροιση στηλώνΗ Access 2007 σας επιτρέπει να αθροίζετε τις τιμές μιας στήλης. Μπορείτε να χρη-

σιμοποιείτε τη συνάρτηση Σύνολα για να αθροίζετε τις τιμές μιας στήλης ή να υπο-

λογίζετε το μέσο όρο. Έχετε επίσης τη δυνατότητα να εκτελείτε στατιστικές συναρτή-

σεις που χρησιμοποιούνται συνήθως στο Excel, για να υπολογίζετε για παράδειγμα

την τυπική απόκλιση ή διακύμανση των τιμών σε μια στήλη.

Στο παρακάτω παράδειγμα βλέπουμε την εφαρμογή της συνάρτησης Άθροισμα σε

ένα ερώτημα το οποίο αναγράφει τη λίστα των βιβλίων που πούλησε το βιβλιοπω-

λείο Bobbin μία συγκεκριμένη ημερομηνία. Η εφαρμογή της συνάρτησης Άθροισμα

θα μας πει πόσα χρήματα έβγαλε το βιβλιοπωλείο εκείνη την ημέρα.

2❙ Επιλέξτε ένα πεδίο κάνοντας κλικ στο κελί της γραμμής "Σύνολο" που εμφα-

νίζεται στο τέλος του πίνακα

3❙ Πατήστε το βέλος

4❙ Επιλέξτε τη συνάρτηση που θέλετε να

χρησιμοποιήσετε από το αναπτυσσόμενο

μενού

Το αποτέλεσμα της εφαρμογής της συνάρτησης

εμφανίζεται στο κελί.

1❙ Πατήστε το εικονίδιο Συγκεντρωτικά στοιχεία

στην ομάδα Εγγραφές

Η ομάδα εικονιδίων Εγγρα-φές βρίσκεται στην καρτέλα Κεντρική στην Κορδέλα.

97

Ορθογραφικός έλεγχος δεδομένωνΌχι μόνο έχετε τη δυνατότητα να ελέγχετε την ορθογραφία σε ένα πεδίο, αλλά και

να επιλέγετε ένα συγκεκριμένο λεξικό.

Ο ορθογραφικός έλεγχος δεδομένων είναι κάποιες φορές μια χρήσιμη λειτουργία

και άλλες όχι. Χρησιμοποιείται ιδιαίτερα για τον έλεγχο περιγραφικών δεδομένων,

όπως εκείνα στο πεδίο υπόμνημα και όχι σε πεδία τυχαίου κειμένου που μπορεί

να περιλαμβάνουν ένα επίθετο (για παράδειγμα). Όπως όλοι όσοι έχουν χρησιμο-

ποιήσει το Word ξέρουν, ο ορθογραφικός έλεγχος εξαιρεί τα ονόματα τα οποία δεν

γνωρίζει και προτείνει μια σειρά εντελώς ακατάλληλων εναλλακτικών. Δυστυχώς,

εκτός εάν επισημάνατε ένα συγκεκριμένο κελί, ο ορθογραφικός έλεγχος ψάχνει για

λάθη πεδίο προς πεδίο, ξεκινώντας με την πρώτη εγγραφή και φτάνοντας μέχρι την

τελευταία. Οπότε ελέγξτε την τιμή των δεδομένων που εξετάζονται πριν ακολουθή-

σετε τις συμβουλές του.

3❙ Για να αλλάξετε την τρέχουσα ορθογραφία της λέξης, επισημάνατε μία από

τις προτεινόμενες εναλλακτικές κάνοντας κλικ πάνω της

4❙ Πατήστε το κουμπί Αλλαγή

Οι ανορθόγραφες λέξεις εμφανίζονται εδώ

Οι προτεινόμενες εναλλακτικές για την ανορθόγραφη λέξη εμφανίζονται εδώ

Εάν ένα πεδίο περιέχει δε-δομένα τα οποία ξέρετε πως είναι σωστά ή ότι θα μπερ-δέψουν τον ορθογραφικό έλεγχο, όπως ένα πεδίο "επίθετο", τότε πατήστε το κουμπί Παράβλεψη πεδίου "ΌνομαΠεδίου". Έτσι ο ορθογραφικός έλεγχος θα παραβλέψει ολόκληρο το πεδίο.

Εάν ο ορθογραφικός έλεγ-χος ισχυρίζεται πως μια λέξη είναι ανορθόγραφα γραμμένη αλλά εσείς ξέρετε ότι είναι σωστή, πατήστε το κουμπί Προσθήκη για να προσθέσετε τη λέξη στο λεξικό.

Για να βεβαιωθείτε ότι έχετε την ακριβή ορθογραφία για την περιοχή σας, βεβαιω-θείτε ότι είναι επιλεγμένο το σωστό λεξικό στον ορθο-γραφικό έλεγχο.1❙ Πατήστε το εικονίδιο

Ορθογραφικός έλεγχος

2❙ Χρησιμοποιήστε το παράθυρο διαλόγου Ορθογραφικός έλεγχος για να

εντοπίσετε ανορθόγραφες λέξεις

Θα βρείτε την ομάδα εικονι-δίων Εγγραφές στην καρτέ-λα Κεντρική στην Κορδέλα.

98Επ

εξερ

γασί

α δε

δομέ

νων

Μορφοποίηση δεδομένωνΜια βάση δεδομένων με ωραίο στυλ δεν είναι απλώς ευανάγνωστη, το στυλ συμ-

βάλλει επίσης στην υπογράμμιση σημαντικών θεμάτων. Μπορούμε για παράδειγμα

να εφαρμόσουμε ένα συγκεκριμένο χρώμα στα δεδομένα ενός πεδίου πρωτεύοντος

κλειδιού για να υποδηλώσουμε αυτήν την ιδιότητά του.

Επεξήγηση της ομάδας εικονιδίων Γραμματοσειρά

Πατήστε εδώ για να αλλάξετε τη γραμματοσειρά

Κάντε κλικ εδώ για να αλλάξετε το μέγεθος της γραμματοσειράς

Πατήστε εδώ για να αλλάξετε τη στοίχιση κειμένου

Κάντε κλικ σε αυτά τα εικονίδια για να αλλάξετε το χρώμα του κειμένου και του γεμίσματος

Πατήστε αυτά τα εικονίδια για να επιλέξετε την έντονη, την πλάγια γραφή ή την υπογράμμιση

Γραμμές πλέγματος μορφοποίησης

1❙ Πατήστε το εικονίδιο Γραμμές

πλέγματος

2❙ Επιλέξτε ένα στυλ γραμμών πλέγ-

ματος από το αναπτυσσόμενο με-

νού που εμφανίζεται

Ανεξάρτητα από την επιλογή σας, το μέ-

γεθος και το πλάτος των γραμμών και των

στηλών του πίνακά σας μπορούν να αλλά-

ξουν όπως συνήθως.

Μπορείτε επίσης να προσθέσετε λίγο χρώ-

μα στις γραμμές πλέγματος πατώντας το

εικονίδιο Χρώμα γραμμών πλέγματος και

επιλέγοντας ένα χρώμα από το μενού.

99

Μορφοποίηση εμπλουτισμένου κειμένουΗ δυνατότητα εφαρμογής Μορφοποίησης εμπλουτισμένου κειμένου στον τύπο

δεδομένων Υπόμνημα είναι μια νέα λειτουργία της Access 2007. Το καλύτερο είναι

ότι η εφαρμογή Μορφοποίησης εμπλουτισμένου κειμένου σε πεδίο Υπόμνημα

εμφανίζεται οπουδήποτε κι αν χρησιμοποιείται το Υπόμνημα, είτε σε πίνακα, είτε σε

φόρμα ή σε έκθεση.

Μπορείτε να μορφοποιείτε οποιοδήποτε κελί σε πεδίο υπομνήματος ξεχωριστά

χρησιμοποιώντας είτε την ομάδα εικονιδίων Γραμματοσειρά ή την ομάδα Εμπλου-

τισμένο κείμενο.

Επεξήγηση της ομάδας εικονιδίων Εμπλουτισμένο κείμενο

Πατήστε εδώ για να εισαγάγετε μια λίστα με αρίθμηση

Κάντε κλικ εδώ για να προσθέσετε μια λίστα με κουκκίδες

Πατήστε εδώ για να αυξήσετε το επίπεδο λίστας

Κάντε κλικ εδώ για να μειώσετε το επίπεδο λίστας

Πατήστε εδώ για να αλλάξετε την κατεύθυνση του κειμένου από αριστερά προς τα δεξιά και αντίστροφα

Απόκρυψη στηλώνΜπορείτε να αποκρύψετε προσωρινά κάποιες στήλες. Αυτό είναι χρήσιμο όταν

εργάζεστε πάνω σε ένα μεγάλο πίνακα και δεν θέλετε να εισαγάγετε δεδομένα σε

όλα τα πεδία, καθώς σας επιτρέπει να βλέπετε τα πεδία που είναι σημαντικότερα για

εσάς.

1❙ Κάντε διπλό κλικ στην επικεφαλίδα της στήλης την οποία θέλετε να αποκρύψετε

…συνέχεια

2❙ Στο μενού περιβάλλοντος επιλέξτε Απόκρυψη στηλών

Έχετε τη δυνατότητα να απο-κρύψετε ή να επανεμφα-νίσετε τις στήλες πατώντας το εικονίδιο Περισσότερα στην ομάδα Εγγραφές και επιλέγοντας την αντίστοιχη καταχώριση από το ανα-πτυσσόμενο μενού.

100

Επεξ

εργα

σία

δεδο

μένω

ν

…συνέχεια

Επανεμφάνιση στηλών

1❙ Κάντε δεξί κλικ σε οποιαδήποτε επικεφαλίδα πεδίου

2❙ Επιλέξτε Επανεμφάνιση στηλών από το μενού

3❙ Επιλέξτε τα πλαίσια των πεδίων που θέλετε να δείτε

4❙ Πατήστε το κουμπί Κλείσιμο

Έχετε τη δυνατότητα να στα-θεροποιείτε ή να αποσταθε-ροποιείτε στήλες πατώντας το εικονίδιο Περισσότερα στην ομάδα Εγγραφές και επιλέγοντας την αντίστοιχη καταχώριση από το ανα-πτυσσόμενο μενού.

Σταθεροποίηση στηλώνΌταν μια στήλη σταθεροποιείται, παραμένει πάντα ορατή μέσα στο παράθυρο του

συγκεκριμένου πίνακα. Αυτή η λειτουργία είναι χρήσιμη όταν υπάρχει κάποιο

πεδίο το οποίο θα πρέπει να συμβουλεύεστε συνεχώς κατά την εισαγωγή πληροφο-

ριών, όπως το πεδίο όνομα.

1❙ Κάντε δεξί κλικ στη στήλη που

θέλετε να σταθεροποιήσετε

2❙ Στο μενού περιβάλλοντος επιλέξτε

"Σταθεροποίηση στηλών"

Για να αποσταθεροποιήσετε μια στήλη απλώς πατήστε την επικεφαλίδα οποιου-

δήποτε πεδίου και επιλέξτε Αποσταθεροποίηση όλων των στηλών από το μενού

περιβάλλοντος.

Τα ερωτήματα είναι

ομάδες οδηγιών που

προσδιορίζουν κριτήρια

επιλογής εγγραφών. Όταν

εκτελούνται, τα ερωτήματα

ανακτούν τις εγγραφές οι

οποίες πληρούν τα κριτήρια.

Η διαδικασία δημιουργίας

ερωτημάτων είναι απλή

χάρη στο δυναμικό γραφικό

περιβάλλον εργασίας

της Access.

Τί είναι τα ερωτήματα;

Χρήση του οδηγού ερωτημάτων

Προβολή σχεδίασης ερωτήματος

Εισαγωγή κριτηρίων σε ένα ερώτημα

Δημιουργία ερωτημάτων σε πολλούς πίνακες

Χρήση κριτηρίων για αριθμούς

Χρήση κριτηρίων για κείμενο

Εκτέλεση ερωτήματος δημιουργίας πίνακα

Δημιουργία ερωτήματος προσάρτησης

Δημιουργία ερωτήματος ενημέρωσης

Δημιουργία ερωτήματος διαγραφής

102

103

106

108

109

110

111

112

114

115

116

Δημιουργία ερωτημάτων σε βάσεις δεδομένων6

102

Δημ

ιου

ργία

ερω

τημά

των

σε β

άσει

ς δε

δομέ

νων

Όπως βλέπετε, το ερώτημα μοιάζει με πίνακα και κατά κύριο λόγο συμπεριφέρε-ται σαν πίνακας. Μπορείτε ακόμα και να βασίζετε μια φόρμα ή μια έκθεση σε ένα ερώτημα και να χρησιμο-ποιείτε τα ερωτήματα ως πί-νακες προέλευσης για άλλα ερωτήματα.

Τί είναι τα ερωτήματα;Όταν εκτελείτε ένα ερώτημα, ζητάτε από την Access να ανακτήσει μια ομάδα εγγρα-

φών από έναν ή περισσότερους πίνακες. Οι εγγραφές ανακτώνται σύμφωνα με τα

κριτήρια που θέτετε εσείς ως χρήστης. Πάρτε για παράδειγμα τον παρακάτω πίνακα

Βιβλία.

Ας υποθέσουμε ότι θέλουμε να βλέπουμε μόνο τις εγγραφές με τιμή βιβλίου €6,99.

Για να το κάνουμε αυτό θα δημιουργήσουμε ένα ερώτημα "Επιλογή". Τα αποτελέ-

σματα της εκτέλεσης ενός ερωτήματος επιλογής απεικονίζονται κάτω.

Μολονότι υπάρχουν πολλοί διαφορετικοί τύποι ερωτημάτων, το ερώτημα Επι-

λογής είναι αυτό που χρησιμοποιείται πιο συχνά. Άλλοι τύποι ερωτημάτων περι-

λαμβάνουν το ερώτημα Προσάρτησης το οποίο προσθέτει νέες εγγραφές σε έναν

υπάρχοντα πίνακα, το ερώτημα Διαγραφής που διαγράφει μόνιμα εγγραφές από

έναν πίνακα και το ερώτημα Δημιουργίας πίνακα το οποίο, όπως υποδηλώνει και

η ονομασία του, δημιουργεί έναν πίνακα χρησιμοποιώντας εγγραφές που ανακτά

από άλλους πίνακες.

103

Χρήση του οδηγού ερωτημάτωνΌπως ισχύει για τις περισσότερες δυνατότητες της Access, ένα πλήρως λειτουργικό

ερώτημα μπορεί να δημιουργηθεί σε σύντομο χρονικό διάστημα με τη χρήση ενός

οδηγού. Ο οδηγός σας επιτρέπει να επιλέγετε ανάμεσα σε τέσσερις διαφορετικούς

τύπους ερωτημάτων. Ο τύπος που θα δημιουργήσουμε είναι ένα ερώτημα

Επιλογής.

1❙ Μεταβείτε στην καρτέλα Δημιουργία

2❙ Κάντε κλικ στο εικονίδιο Οδηγός

ερωτημάτων

3❙ Επιλέξτε με κλικ τον Οδηγό απλών

ερωτημάτων

4❙ Πατήστε το κουμπί ΟΚ

5❙ Διαλέξτε τον πίνακα ή το ερώτημα που θα χρησιμοποιήσετε ως βάση του

ερωτήματός σας από το αναπτυσσόμενο μενού

104

Δημ

ιου

ργία

ερω

τημά

των

σε β

άσει

ς δε

δομέ

νων

…συνέχεια

6❙ Χρησιμοποιήστε τα πλήκτρα βέλη στο κέντρο του παραθύρου διαλόγου για

να επιλέξετε τα πεδία που θα εμφανιστούν στο ερώτημά σας και μετά πατήστε

Επόμενο

Εάν συμπεριλάβατε κάποιο πεδίο το οποίο χρησιμοποιεί έναν τύπο δεδομένων

βασισμένο σε αριθμούς, μπορείτε να υπολογίσετε το άθροισμα ή το μέσο όρο αυτού

του πεδίου. Για να το κάνετε, πατήστε το κουμπί επιλογής Συνοπτικό και μετά το

κουμπί Επιλογές σύνοψης.

Το γεγονός ότι έχετε ένα πε-δίο βασισμένο σε αριθμούς στο ερώτημά σας δεν ση-μαίνει ότι πρέπει να προσθέ-σετε συνοπτικές πληροφο-ρίες. Μπορείτε να πατήσετε το κουμπί Αναλυτικό και μετά το κουμπί Επόμενο.

Χρησιμοποιείτε τα εικονίδια με τα διπλά βέλη για να επι-λέγετε και να αποεπιλέγετε όλα τα πεδία ταυτόχρονα.

105…συνέχεια

Επιλέξτε τα πλαίσια για να εκτελεστεί η συνάρτηση σε ένα πεδίο. Όταν τελειώσετε

πατήστε το κουμπί ΟΚ και ακολουθήστε τα παρακάτω βήματα.

Αυτό θα εμφανιστεί μόνο εάν έχετε συμπεριλάβει πε-δία βασισμένα σε αριθμούς στο ερώτημά σας.

7❙ Δώστε έναν τίτλο στο ερώτημα

8❙ Πατήστε Τέλος

Τα αποτελέσματα του ερωτήματος παρουσιάζονται ως πίνακας σε Προβολή φύλλου

δεδομένων.

106

Δημ

ιου

ργία

ερω

τημά

των

σε β

άσει

ς δε

δομέ

νων

Προβολή σχεδίασης ερωτήματοςΜολονότι ο Οδηγός ερωτημάτων σας δίνει τη δυνατότητα να επιλέγετε μόνο τα

πεδία που θέλετε να βλέπετε, δεν σας αφήνει να ορίζετε ακριβή κριτήρια για την

επιλογή των εγγραφών. Για να δημιουργείτε πιο σύνθετα ερωτήματα θα πρέπει να

χρησιμοποιείτε την Προβολή σχεδίασης ερωτήματος.

1❙ Μεταβείτε στην καρτέλα Δημιουργία

2❙ Πατήστε το εικονίδιο Σχεδίαση

ερωτήματος

3❙ Κάντε διπλό κλικ σε έναν

πίνακα ή ένα ερώτημα

στο παράθυρο διαλόγου

Εμφάνιση πίνακα για

να το προσθέσετε στο

παράθυρο Σχεδίαση

ερωτήματος

4❙ Πατήστε Κλείσιμο

5❙ Κάντε διπλό κλικ σε ένα όνομα πεδίου για να το προσθέσετε στο ερώτημα

Μπορείτε να αφαιρέσετε εύκολα ένα πεδίο αποεπι-λέγοντας το πλαίσιο Εμφά-νιση στο παράθυρο ερωτή-ματος. Όταν εκτελέσετε το ερώτημα το πεδίο δεν θα εμφανιστεί.

107…συνέχεια

6❙ Προσθέστε όσα πεδία θέλετε να εμφανίζονται

στο τελικό ερώτημα

7❙ Πατήστε το εικονίδιο Εκτέλεση από την Καρτέλα

για να χρησιμοποιήσετε το ερώτημα

Τα αποτελέσματα εμφανίζονται σε έναν πίνακα.

Αποθήκευση ερωτήματος στην Προβολή σχεδίασηςΗ αποθήκευση ενός ερωτήματος είναι παρόμοια με την αποθήκευση ενός πίνακα.

1❙ Κάντε κλικ στο κουμπί Αποθήκευση στη Γραμμή εργαλείων γρήγορης

πρόσβασης

2❙ Πληκτρολογήστε ένα όνομα για το ερώτημα στο παράθυρο διαλόγου

Αποθήκευση ως

3❙ Πατήστε το κουμπί ΟΚ

Όταν ένα ερώτημα είναι αποθηκευμένο, μπορείτε να το ανοίξετε, να το εκτελέσετε ή

να το τροποποιήσετε όποτε θέλετε.

Μπορείτε επίσης να απο-θηκεύσετε ένα ερώτημα πατώντας το κουμπί Office και μετά την επιλογή Απο-θήκευση.

108

Δημ

ιου

ργία

ερω

τημά

των

σε β

άσει

ς δε

δομέ

νων

Εισαγωγή κριτηρίων σε ένα ερώτημαΤο πιο ισχυρό χαρακτηριστικό ενός ερωτήματος είναι η ικανότητά του να συλλέγει

μόνο εκείνες τις εγγραφές που πληρούν μια συγκεκριμένη συνθήκη. Ενδέχεται

για παράδειγμα, να θέλουμε να δούμε όλα τα βιβλία της βάσης δεδομένων του

βιβλιοπωλείου Bobbin τα οποία κοστίζουν €6,99. Για να γίνει επιλογή των

εγγραφών που πληρούν αυτήν τη συνθήκη το ορίζουμε στο παράθυρο Σχεδίαση

ερωτήματος.

1❙ Δημιουργήστε ένα ερώτημα ακολουθώντας τα βήματα 1-6 της σελίδας 106

2❙ Επιλέξτε ένα κελί στη γραμμή ΚριτήριαΒεβαιωθείτε ότι αποθηκεύ-σατε το ερώτημα εάν θέλετε να το ξαναχρησιμοποιήσετε στο μέλλον.

3❙ Εισαγάγετε τη συνθήκη που θέλετε να ικανοποιεί το ερώτημα

4❙ Πατήστε το εικονίδιο Εκτέλεση

5❙ Τα αποτελέσματα προβάλλονται σε έναν πίνακα

Για να ανακτήσετε όλες τις εγγραφές όπου δεν έχει αποθηκευτεί τιμή σε ένα συγκεκριμένο πεδίο, πλη-κτρολογήστε "IS NULL" στο πεδίο κριτήρια του παραθύρου σχεδίασης ερωτήματος.

109

Δημιουργία ερωτημάτων σε πολλούς πίνακεςΤα ερωτήματα μπορούν να περιλαμβάνουν πεδία από διάφορους πίνακες.

Έχετε επίσης τη δυνατότητα να ορίζετε κριτήρια για παραπάνω από ένα

πεδίο προκειμένου να τελειοποιείτε τα ερωτήματά σας. Ας υποθέσουμε ότι το

βιβλιοπωλείο Bobbin θέλει να δει ποια βιβλία του Jimmy Scot πουλήθηκαν στις

07/10/2008. Θα χρειαστεί να χρησιμοποιήσουμε πεδία τόσο από τον πίνακα

Πωλήσεις όσο και από τον πίνακα Βιβλία.

1❙ Δημιουργήστε ένα ερώτημα ακολουθώντας τα βήματα της σελίδας 106 και

προσθέτοντας όσους πίνακες χρειάζεστε

2❙ Ορίστε τα κριτήρια που θέλετε να χρησιμοποιήσετε στο ερώτημά σας

3❙ Πατήστε το εικονίδιο Εκτέλεση

4❙ Τα αποτελέσματα προβάλλονται σε έναν πίνακα

110

Δημ

ιου

ργία

ερω

τημά

των

σε β

άσει

ς δε

δομέ

νων

Χρήση κριτηρίων για αριθμούς

Μπορείτε επίσης να χρη-σιμοποιήσετε τον τελεστή μεγαλύτερο ή ίσο του (>=) ή τον τελεστή μικρότερο ή ίσο του (<=).

Η βαθιά κατανόηση του τρόπου ορισμού κριτηρίων είναι βασική για τη δημιουργία

ενός αποτελεσματικού ερωτήματος. Όσο μεγαλύτερη ευχέρεια αποκτάτε στη χρήση

των κριτηρίων τόσο πιο σύνθετα και εποικοδομητικά θα είναι τα ερωτήματά σας.

Το είδος των κριτηρίων που χρησιμοποιείτε σε ένα ερώτημα εξαρτάται από τον

τύπο δεδομένων των πεδίων στα οποία θέλετε να εφαρμόσετε τα κριτήρια.

Κριτήρια για τύπους δεδομένων αριθμώνΊσως οι πιο χρήσιμοι τελεστές κριτηρίων είναι οι τελεστές μικρότερο από (<)

και μεγαλύτερο από (>). Μπορούν να χρησιμοποιηθούν μεμονωμένα για την

εύρεση όλων των εγγραφών όπου μια τιμή είναι μεγαλύτερη ή μικρότερη από

μια άλλη τιμή, ή σε συνδυασμό για τον περιορισμό των εγγραφών που ανήκουν

σε συγκεκριμένο εύρος τιμών. Για παράδειγμα, ίσως θέλουμε να βρούμε όλες τις

εγγραφές στον πίνακα Βιβλία όπου το πεδίο Τιμή περιέχει τιμή μεγαλύτερη από

€7,00 όπως στο παρακάτω παράδειγμα.

Εναλλακτικά, μπορεί να θέλουμε να εξαιρέσουμε ένα εύρος τιμών. Παραδείγματος

χάρη, το βιβλιοπωλείο Bobbin μπορεί να θέλει να ανακτήσει όλες τις εγγραφές του

πίνακα Βιβλία όπου η τιμή ενός βιβλίου είναι κάτω από €7,00 ή πάνω από €10,00.

Για να ορίσουμε αυτά τα κριτήρια θα πρέπει να εισάγουμε τους λογικούς τελεστές

“and” και “or”. Ακολουθεί ένα παράδειγμα.

Τέλος, μπορείτε να ορίσετε ένα εύρος τιμών χρησιμοποιώντας τη λέξη "between"

(ανάμεσα). Για παράδειγμα, το κριτήριο “between 5 and 15” ανακτά όλες τις εγγρα-

φές που περιέχουν μια τιμή ανάμεσα σε αυτούς τους δύο αριθμούς.

111

Χρήση κριτηρίων για κείμενοΤα κριτήρια ερωτημάτων για τύπους δεδομένων αριθμών είναι σχεδιασμένα

να αντιστοιχούν ακριβώς στις τιμές που επιστρέφει το ερώτημα το οποίο τα

χρησιμοποιεί. Αντιθέτως, τα κριτήρια ερωτημάτων για τύπους δεδομένων κειμένου

είναι σχεδιασμένα να ανακτούν πιο γενικά αποτελέσματα. Αυτό συμβαίνει για να

ξεπερνιούνται τα εμπόδια γλώσσας και τα προβλήματα που προκαλούνται όταν μια

λέξη η οποία εισάγεται σε έναν πίνακα ως τιμή είναι γραμμένη ανορθόγραφα.

Ίσως για παράδειγμα, θέλουμε να βρούμε όλες τις εγγραφές στον πίνακα Βιβλία της

βάσης δεδομένων του βιβλιοπωλείου Bobbin όπου το πεδίο Περιγραφή περιέχει τη

λέξη “crime”. Για να το πετύχουμε χρησιμοποιούμε τον τελεστή "Like" και μετά μια

συμβολοσειρά κειμένου. Ακολουθεί ένα παράδειγμα.

Η συμβολοσειρά κειμένου είναι μια σειρά χαρακτήρων μέσα σε εισαγωγικά. Για παράδειγμα, οι προτάσεις "Μου αρέσει η Access" και "Τα ερωτήματα με κάνουν πολύ χαρούμενο" είναι συμβολοσειρές κειμένου.

Παρατηρήστε ότι υπάρχει ένας αστερίσκος πριν και μετά τη λέξη “crime”. Ο

αστερίσκος είναι γνωστός ως τελεστής μπαλαντέρ. Στο παραπάνω παράδειγμα ο

αστερίσκος ενημερώνει την Access πως οτιδήποτε πριν τη λέξη “crime” ικανοποιεί

αυτόματα τα κριτήρια του ερωτήματος και οτιδήποτε μετά από αυτή επίσης πληροί

τα κριτήρια. Αυτό είναι σημαντικό επειδή με αυτόν τον τρόπο μπορείτε να αναζητάτε

συμβολοσειρές κειμένου που σχηματίζουν μέρος της τιμής ενός πεδίου και όχι

ολόκληρη την τιμή του.

Ο τελεστής μπαλαντέρ είναι χρήσιμος όταν γνωρίζετε μόνο ένα μέρος μιας τιμής

και θέλετε να ανακτήσετε όλες τις τιμές οι οποίες περιέχουν αυτό το μέρος. Ας

υποθέσουμε για παράδειγμα ότι γνωρίζουμε μόνο τα τέσσερα πρώτα γράμματα

του επιθέτου ενός υπαλλήλου και θέλουμε να κάνουμε αναζήτηση σε έναν πίνακα

για όλους τους υπαλλήλους τα επίθετα των οποίων ξεκινούν με αυτά τα γράμματα

"Aπο". Θα χρησιμοποιήσουμε ξανά τους τελεστές μπαλαντέρ και "Like" όπως στο

παρακάτω παράδειγμα.

112

Δημ

ιου

ργία

ερω

τημά

των

σε β

άσει

ς δε

δομέ

νων

Εκτέλεση ερωτήματος δημιουργίας πίνακαΤο ερώτημα Δημιουργίας πίνακα είναι ένας τύπος ερωτήματος Ενέργειας το οποίο

όταν εκτελείται, αποθηκεύει τα αποτελέσματά του σε ένα νέο πίνακα. Το ερώτημα

Δημιουργίας πίνακα είναι πιο χρήσιμο για την αντιγραφή συγκεκριμένων εγγρα-

φών που θέλουμε να μελετήσουμε πιο αναλυτικά. Ας υποθέσουμε για παράδειγμα

ότι η Τράπεζα Bobbin θέλει να έχει έναν ξεχωριστό πίνακα ο οποίος περιέχει μόνο

τα στοιχεία των λογαριασμών που έχουν ξεπεράσει το όριο υπερανάληψης. Μπορεί

να το πετύχει χρησιμοποιώντας το ερώτημα Δημιουργίας πίνακα.

1❙ Δημιουργήστε ένα ερώτημα ακολουθώντας τα βήματα 1-6 της σελίδας 106

2❙ Εισαγάγετε τα κριτήρια που θέλετε να χρησιμοποιήσετε στο ερώτημα

3❙ Πατήστε το εικονίδιο Δημιουργία πίνακαΤο εικονίδιο Δημιουργία πί-νακα βρίσκεται στην ομάδα εικονιδίων Τύπος ερωτήμα-τος, στην καρτέλα Σχεδίαση.

113…συνέχεια

4❙ Πληκτρολογήστε ένα όνομα για το νέο πίνακα στο παράθυρο διαλόγου

Δημιουργία πίνακα

5❙ Πατήστε το κουμπί ΟΚ

6❙ Πατήστε το εικονίδιο Εκτέλεση

7❙ Πατήστε το κουμπί Ναι στην προειδοποίηση εάν είστε σίγουρος ότι θέλετε

να εκτελέσετε το ερώτημα Δημιουργία πίνακα

8❙ Ο νέος πίνακας εμφανίζεται στο Παράθυρο περιήγησης, ενώ ανοίγει και

χρησιμοποιείται όπως όλοι οι άλλοι πίνακες

114

Δημ

ιου

ργία

ερω

τημά

των

σε β

άσει

ς δε

δομέ

νων

Δημιουργία ερωτήματος προσάρτησηςΤο ερώτημα Προσάρτησης είναι ένα ερώτημα Ενέργειας το οποίο προσθέτει τις

επιλεγμένες εγγραφές σε άλλο πίνακα. Ας υποθέσουμε για παράδειγμα ότι η Τρά-

πεζα Bobbin θέλει να προσθέσει τους λογαριασμούς οι οποίοι ξεπέρασαν το όριο

υπερανάληψης, στον πίνακα που δημιουργήσαμε στη σελίδα 112. Μπορεί να

χρησιμοποιήσει ένα ερώτημα Προσάρτησης για να ανακτήσει όλους αυτούς τους

λογαριασμούς από τον πίνακα Λογαριασμοί και να τους προσθέσει στον πίνακα της

Λογαριασμοί με υπέρβαση ορίου.

1❙ Δημιουργήστε ένα ερώτημα ακολουθώντας τα βήματα 1-6 της σελίδας 106

Τα αποτελέσματα της εκτέ-λεσης ενός ερωτήματος Προσάρτησης είναι μόνιμα και δεν αναιρούνται.

Εάν χρησιμοποιείτε συχνά το ερώτημα Προσάρτηση, αποθηκεύστε το.

2❙ Εισαγάγετε τα κριτήρια που θέλετε να χρησιμοποιήσετε

στο ερώτημα

3❙ Πατήστε το εικονίδιο Προσάρτηση

4❙ Επιλέξτε έναν πίνακα στον οποίο θα προσαρτήσετε τα

αποτελέσματα του ερωτήματος

5❙ Πατήστε το κουμπί ΟΚ

6❙ Πατήστε το εικονίδιο Εκτέλεση

7❙ Πατήστε το κουμπί Ναι στην προειδοποίηση εάν είστε σίγουρος ότι θέλετε

να προσαρτήσετε τις νέες γραμμές

Το εικονίδιο Προσάρτηση βρίσκεται στην ομάδα εικο-νιδίων Τύπος ερωτήματος, στην καρτέλα Σχεδίαση.

115

Δημιουργία ερωτήματος ενημέρωσηςΤο ερώτημα Ενημέρωσης είναι ένας τύπος ερωτήματος Ενέργειας που ενημερώνει

εγγραφές οι οποίες υπάρχουν ήδη σε έναν πίνακα. Ας υποθέσουμε για παράδειγμα

ότι το βιβλιοπωλείο Bobbin θέλει να αλλάξει την τιμή όλων των βιβλίων από €6,99

σε €7,99. Εάν το κάνει μη αυτόματα θα χάσει πολύ χρόνο. Είναι πολύ ταχύτερο να

χρησιμοποιήσει ένα ερώτημα Ενημέρωσης.

1❙ Δημιουργήστε ένα ερώτημα ακολουθώντας τα βήματα 1-6 της σελίδας 106

2❙ Εισαγάγετε τα κριτήρια που θέλετε να χρησιμοποιήσετε στο ερώτημα

Μπορείτε να εισαγάγετε τιμές σε οποιοδήποτε πεδίο "Ενημέρωση σε" και όχι μόνο σε πεδίο με κριτήρια.

3❙ Πατήστε το εικονίδιο Ενημέρωση

4❙ Εισαγάγετε νέες τιμές στο πεδίο "Ενημέρωση σε"

5❙ Πατήστε το εικονίδιο Εκτέλεση

6❙ Εάν είστε βέβαιος ότι θέλετε να ενημερώσετε τις τιμές, πατήστε το κουμπί Ναι

στην προειδοποίηση

Το εικονίδιο Ενημέρωση βρίσκεται στην ομάδα εικο-νιδίων Τύπος ερωτήματος, στην καρτέλα Σχεδίαση.

116

Δημ

ιου

ργία

ερω

τημά

των

σε β

άσει

ς δε

δομέ

νων

Δημιουργίαερωτήματος διαγραφήςΤο ερώτημα Διαγραφής είναι ένας τύπος ενέργειας ο οποίος διαγράφει μόνιμα εγ-

γραφές ενός πίνακα βάσει των κριτηρίων που ορίζουμε. Ας υποθέσουμε για παρά-

δειγμα ότι ένας πελάτης θέλει να διαγραφτεί το όνομά του από τη βάση δεδομένων

του βιβλιοπωλείου Bobbin.

1❙ Δημιουργήστε ένα ερώτημα ακολουθώντας τα βήματα 1-6 της σελίδας 106

2❙ Εισαγάγετε τα κριτήρια που προσδιορίζουν τις εγγραφές τις οποίες θέλετε να

διαγράψετε

3❙ Πατήστε το εικονίδιο Διαγραφή

4❙ Πατήστε το εικονίδιο Εκτέλεση

5❙ Εάν είστε βέβαιος ότι θέλετε να διαγράψετε τις εγγραφές μόνιμα πατήστε το

κουμπί Ναι στην προειδοποίηση

Ένα ερώτημα Διαγραφής αφαιρεί μόνιμα κάποια δεδομένα από έναν πίνακα. Να το χρησιμοποιείτε μόνο όταν είστε σίγουρος ότι μπορείτε να διαγράψετε τις εγγραφές που επηρεάζει.

Το εικονίδιο Διαγραφή βρί-σκεται στην ομάδα εικονιδί-ων Τύπος ερωτήματος, στην καρτέλα Σχεδίαση.

Η SQL είναι μια γλώσσα

προγραμματισμού η οποία

χρησιμοποιείται για τη

δημιουργία σύνθετων

ερωτημάτων. Μολονότι

φαίνεται ίσως πολύπλοκη,

η εκμάθηση των βασικών

αρχών της SQL είναι

εξαιρετικά εύκολη.

Χρήση της SQL

Οι τρεις γλώσσες της SQL

Άνοιγμα του παραθύρου SQL

Χρήση του όρου SELECT

Χρήση του όρου WHERE

Συναρτήσεις συγκεντρωτικών αποτελεσμάτων της SQL

Δημιουργία ερωτημάτων ένωσης

118

119

120

121

122

123

124

Χρήση της SQL7

118

Χρή

ση τ

ης S

QL

Χρήση της SQLΗ SQL είναι μια γλώσσα προγραμματισμού η οποία χρησιμοποιείται αποκλειστικά

στα σχεσιακά συστήματα διαχείρισης βάσεων δεδομένων (ή DBMS για συντομία)

όπως η Access. Με τη βοήθεια της SQL έχουμε τη δυνατότητα να γράψουμε

έναν κώδικα ο οποίος μπορεί να χρησιμοποιηθεί για την ανάκτηση και την

τροποποίηση δεδομένων ή ακόμα και για τη δημιουργία πινάκων. Ωστόσο, η SQL

χρησιμοποιείται συνήθως για τη σύνταξη ερωτημάτων Επιλογής.

Ποιoς ο λόγος;Δεδομένου ότι η Access σχεδιάστηκε ειδικά για να βοηθάει τους χρήστες να

δημιουργούν βάσεις δεδομένων χωρίς να συντάσσουν κώδικες και ότι η Microsoft

ξόδεψε εκατομμύρια δολάρια για να κάνει το περιβάλλον εργασίας πιο απλό από

ποτέ, τότε ίσως αναρωτιέστε γιατί κάποιος να θέλει να πειραματιστεί με την SQL.

Το θέμα είναι ότι η SQL δεν χρησιμοποιείται μόνο με την εγγενή γλώσσα

προγραμματισμού της Access, Visual Basic for Applications, αλλά διευκολύνει

επίσης τη δημιουργία σύνθετων ερωτημάτων σε ταχείς ρυθμούς. Μόλις

εξοικειωθείτε με την SQL είναι πολύ ευκολότερο να πληκτρολογείτε μερικές

γραμμές κώδικα για ένα ερώτημα Επιλογής από το να ακολουθείτε βήμα-βήμα το

γραφικό σύστημα Ερωτημάτων βάσει παραδείγματος.

Σύντομο ιστορικό της SQLΗ SQL επινοήθηκε αρχικά ως πρότυπη γλώσσα προγραμματισμού για σχεσιακά

συστήματα διαχείρισης βάσεων δεδομένων. Την εποχή που δημιουργήθηκε, οι

κατασκευαστές λογισμικών χρησιμοποιούσαν πολλές διαφορετικές, ανταγωνιστικές

γλώσσες οι οποίες υποστήριζαν μόνο μια συγκεκριμένη βάση δεδομένων. Λόγω

αυτών των διαφορών, μια επιχείρηση η οποία είχε αγοράσει και εφαρμόσει ένα

σύστημα διαχείρισης βάσεων δεδομένων από έναν προμηθευτή, δυσκολευόταν

να μεταφέρει μια υπάρχουσα βάση δεδομένων στο πιο σύγχρονο και καλύτερο

σύστημα ενός νέου προμηθευτή.

Με την αποδοχή της SQL ως πρότυπη γλώσσα βάσεων δεδομένων, οι εταιρείες

λογισμικού έπεισαν ευκολότερα τους πελάτες να αλλάξουν την υπάρχουσα

βάση δεδομένων τους και οι πελάτες κατάφεραν να βρουν φθηνότερα και πιο

αποτελεσματικά συστήματα χωρίς σημαντική διακοπή στις εργασίες τους. Επίσης,

η ύπαρξη μιας πρότυπης γλώσσας διευκόλυνε και έκανε ταχύτερη την εφαρμογή

σχεδίων βάσεων δεδομένων από μηχανικούς και προγραμματιστές λογισμικού.

SQL είναι το αρκτικόλεξο της Structured Query Language (δομημένη γλώσσα ερωτημάτων).

Να ξέρετε ότι ο τύπος της SQL που χρησιμοποιεί η Access διαφέρει σε ορισμέ-να σημεία από την πρότυπη έκδοση. Για περισσότερες πληροφορίες συμβουλευ-τείτε τα αρχεία βοηθείας.

119

Μολονότι η SQL είναι στην πραγματικότητα μία γλώσσα, μπορεί να χωριστεί σε

τρεις δευτερεύουσες γλώσσες οι οποίες περιέχουν προτάσεις συγκεκριμένες για

έναν τομέα της διαχείρισης βάσεων δεδομένων.

Γλώσσα ελέγχου δεδομένων (Data Control Language ή DCL)Οι προτάσεις αυτής της δευτερεύουσας γλώσσας χρησιμοποιούνται για τη

διαχείριση και την ασφάλιση βάσεων δεδομένων. Μπορούν για παράδειγμα

να χρησιμοποιηθούν για τη δημιουργία νέων χρηστών ή τον περιορισμό των

ενεργειών ενός χρήστη σε μια βάση δεδομένων. Παρ' όλα αυτά, η Access δεν

υποστηρίζει τη χρήση προτάσεων DCL στην Προβολή SQL.

Γλώσσα ορισμού δεδομένων (Data Definition Language)Οι προτάσεις αυτής της δευτερεύουσας γλώσσας μπορούν να χρησιμοποιηθούν

για τη δημιουργία και την τροποποίηση της δομής μιας βάσης δεδομένων.

Παραδείγματος χάρη, χρησιμοποιούνται για τη δημιουργία, τη διαγραφή ή την

προσθήκη πεδίων σε έναν πίνακα.

Γλώσσα χειρισμού δεδομένων (Data Manipulation Language)Αυτή είναι η ομάδα προτάσεων που εφαρμόζεται περισσότερο στην Access.

Μπορεί να χρησιμοποιηθεί για την εκτέλεση ερωτημάτων Επιλογής ή την

τροποποίηση δεδομένων.

Στο υπόλοιπο κεφάλαιο θα δούμε πώς χρησιμοποιείται η SQL για τη δημιουργία

ερωτημάτων Επιλογής.

Για να μελετήσετε σε βάθος την SQL διαβάστε το βιβλίο “SQL In Easy Steps”.

Οι τρεις γλώσσες της SQL

120

Χρή

ση τ

ης S

QL

Υπάρχουν διάφοροι τρόποι να ανοίξετε το παράθυρο SQL. Πρώτα ανοίξτε ένα ερώ-

τημα. Μπορεί να είναι ένα υπάρχον ερώτημα ή ένα ερώτημα που σχεδιάζετε αυτήν

τη στιγμή.

Μετά πατήστε το εικονίδιο Ορισμού δεδομένων που βρίσκεται στην ομάδα Τύπος

ερωτήματος, στην καρτέλα Σχεδίαση.

Άνοιγμα του παραθύρου SQL

Ή πατήστε το εικονίδιο SQL στη βάση του κεντρικού παραθύρου της Access.

Εναλλακτικά, κάντε δεξί κλικ στην καρτέλα ενός παραθύρου ερωτήματος και επι-

λέξτε Προβολή SQL από το μενού περιβάλλοντος.

Με το πάτημα του κουμπι-ού Ορισμού δεδομένων η Access 2007 θα απορρίψει τυχόν μη αποθηκευμένα ερωτήματα που έχετε ανοιχτά στην Προβολή σχεδίασης.

121

Χρήση του όρου SELECTΟ όρος SELECT είναι το πρώτο στοιχείο ενός ερωτήματος Επιλογής το οποίο ει-

σάγεται και χρησιμοποιείται για τον προσδιορισμό των πεδίων που εμφανίζονται

όταν εκτελείται το ερώτημα.

Στην πιο βασική του μορφή, ο όρος SELECT αποτελείται από τη λέξη "SELECT" και

ακολουθούν τα ονόματα πεδίων, διαχωρισμένα με κόμματα όπως στο παρακάτω

παράδειγμα.

Για να επιλέξετε όλα τα πεδία ενός πίνακα γράψτε "SELECT *".Όταν επιλέγετε πεδία από δύο ή παραπάνω πίνακες θα πρέπει να ορίσε-τε το όνομα του πίνακα. Για παράδειγμα, "SELECT Προ-σωπικό.*, Πωλήσεις.*".

Για την εκτέλεση ενός ερω-τήματος SQL θα πρέπει να πατήσετε το εικονίδιο Εκτέ-λεση, όπως σε κάθε άλλο ερώτημα.

Όταν τα ερωτήματα Επιλογής αντλούν τις πληροφορίες τους από δύο ή παραπάνω

πίνακες, θα πρέπει να γίνεται διάκριση των πεδίων με το όνομα του πίνακα από τον

οποίο επιλέγονται. Αυτό επιτυγχάνεται με τη σύνδεση του ονόματος ενός πίνακα και

ενός πεδίου με τον τελεστή τελεία "." όπως στο παρακάτω παράδειγμα.

Ορισμένες φορές το ερώτημα Επιλογής δημιουργεί έναν πίνακα ο οποίος περιέχει

τόσες πολλές διπλότυπες τιμές που είναι δύσκολο να ερμηνεύσουμε τα αποτελέ-

σματα. Ας υποθέσουμε για παράδειγμα ότι το βιβλιοπωλείο Bobbin θέλει να δει το

εύρος τιμών των βιβλίων που έχει στην αποθήκη του. Η εκτέλεση ενός απλού ερω-

τήματος Επιλογής για την ανάκτηση του πεδίου Τιμή στον πίνακα Βιβλία, θα έβγαζε

πολλές διπλότυπες τιμές καθώς θα ανασυρόταν μια τιμή από το πεδίο Τιμή από

κάθε εγγραφή του πίνακα Βιβλία. Μπορούμε να αποφύγουμε τις διπλότυπες τιμές

πληκτρολογώντας "DISTINCT" μετά το "SELECT".

Μια πρόταση Επιλογής πρέπει να αποτελείται από τουλάχιστον δύο όρους:SELECT και FROM.

122

Χρή

ση τ

ης S

QL

Χρήση του όρου WHEREΟ όρος WHERE προσδιορίζει τις γραμμές που εμφανίζονται όταν το ερώτημα εκτε-

λείται σύμφωνα με μία συνθήκη. Η συνθήκη μπορεί να είναι μια σύγκριση τιμών με

τη χρήση μαθηματικών τελεστών ή μια λογική σύγκριση.

Η ακόλουθη πρόταση SQL χρησιμοποιεί τον όρο WHERE για την επιλογή όλων

των εγγραφών στον πίνακα Βιβλία της βάσης δεδομένων του βιβλιοπωλείου

Bobbin, όπου η τιμή ενός βιβλίου είναι ίση ή μεγαλύτερη από τα €10,00.

Ας υποθέσουμε ότι θέλουμε να είμαστε πιο συγκεκριμένοι και να εξαιρέσουμε όλα

τα βιβλία κάτω των €10,00 και όλα όσα έγραψε ο Alan Carson. Ο ακόλουθος κώδι-

κας SQL μας δείχνει πώς θα το πετύχουμε.

Τα αποτελέσματα της παραπάνω πρότασης απεικονίζονται κάτω.

Η τοποθέτηση ενός αστερί-σκου μετά τον όρο SELECT επιλέγει όλα τα πεδία ενός πίνακα.

Η αφαίρεση του "NOT" από το παράδειγμα στα δεξιά, θα κάνει το ερώτημα να ανακτήσει όλα τα βιβλία άνω των €10,00 ΚΑΙ τα βι-βλία του Alan Carson.

123

Συναρτήσεις συγκεντρωτικών αποτελεσμάτων της SQLΌπως τα γραφικά ερωτήματα έτσι και τα ερωτήματα SQL χρησιμοποιούν συναρτή-

σεις συγκεντρωτικών αποτελεσμάτων όπως οι COUNT() και SUM(). Για να χρησι-

μοποιήσετε τη συνάρτηση συγκεντρωτικών αποτελεσμάτων στην SQL θα πρέπει να

την ορίσετε μετά τον όρο SELECT όπως στο παρακάτω παράδειγμα.

Σε αυτό το παράδειγμα, ο κώδικας SQL χρησιμοποιεί τη συνάρτηση COUNT για

να υπολογίσει πόσες συναλλαγές έγιναν στις 07/10/2008 μετρώντας το πλήθος

των καταχωρίσεων στο πεδίο Αριθμός Συναλλαγής. Η παρακάτω εικόνα δείχνει το

αποτέλεσμα.

Ο παρακάτω πίνακας αναγράφει τις πιο ευρέως διαδεδομένες συναρτήσεις και επε-

ξηγεί τη χρήση τους.

Συνάρτηση Χρήση παραδείγματος Περιγραφή

SUM()SELECT SUM (ΌνομαΠεδίου)

FROM ΌνομαΠίνακα

Αθροίζει τις τιμές που είναι αποθηκευμένες σε ένα πεδίο

AVG()SELECT AVG (ΌνομαΠεδίου)

FROM ΌνομαΠίνακα

Υπολογίζει τον μέσο όρο των τιμών σε ένα πεδίο

COUNT()SELECT COUNT (ΌνομαΠεδίου)

FROM ΌνομαΠίνακα

Μετράει τις εγγραφές ενός πίνακα που έχουν μια τιμή στο ΌνομαΠεδίου

MAX()SELECT MAX (ΌνομαΠεδίου)

FROM ΌνομαΠίνακα

Υπολογίζει τον υψηλότερο αριθμό σε ένα πεδίο

Η συνάρτηση COUNT() όπως περιγράφεται στα αριστερά, μετράει μόνο τις εγγραφές που έχουν τιμή σε ένα συγκεκριμένο πεδίο. Για να μετρήσετε όλες τις γραμμές ενός πίνακα χρη-σιμοποιήστε τον τελεστή μπαλαντέρ (*) στη θέση του ΌνομαΠεδίου.

124

Χρή

ση τ

ης S

QL

Δημιουργία ερωτημάτων ένωσηςΤο ερώτημα Ένωσης είναι ένας τύπος ερωτήματος Επιλογής που συνδυάζει τις

εγγραφές από δύο ανεξάρτητους πίνακες σε έναν. Το παρακάτω παράδειγμα συνδυ-

άζει τα πεδία Όνομα και Επίθετο του πίνακα Πελάτες με τα πεδία Όνομα και Επίθετο

του πίνακα Προσωπικό.

1❙ Πατήστε το εικονίδιο Σχεδίαση ερωτήματος

4❙ Πληκτρολογήστε μια πρόταση SELECT για τον πρώτο πίνακα που θέλετε να

συμπεριλάβετε στο ερώτημα

5❙ Πληκτρολογήστε μια δεύτερη πρόταση SELECT, γράφοντας UNION πριν

τον όρο επιλογής

6❙ Πατήστε το εικονίδιο Εκτέλεση

2❙ Κλείστε το παράθυρο διαλόγου Εμφάνιση

πίνακα χωρίς να προσθέσετε πίνακες στη

σχεδίαση

3❙ Πατήστε το εικονίδιο Ένωσης

Τα ερωτήματα Ένωσης μπο-ρούν να δημιουργηθούν μόνο στην προβολή SQL.

Με απλά λόγια, φόρμα

ονομάζουμε το γραφικό

περιβάλλον εργασίας

ανάμεσα στους χρήστες

και την Access. Η φόρμα

"καταγράφει" τα δεδομένα

που παρέχει ο χρήστης

και τα αποθηκεύει σε έναν

ή παραπάνω πίνακες. Εάν

χρησιμοποιήσετε έξυπνα

τις φόρμες, θα βελτιώσετε

την παραγωγικότητα των

χρηστών σας.

Τί ονομάζουμε φόρμα;

Η ανατομία μιας φόρμας

Χρήση φόρμας για εισαγωγή δεδομένων

Φιλτράρισμα φόρμας

Εφαρμογή λεπτομερούς φίλτρου

Χρήση του οδηγού φορμών

Δημιουργία μιας απλής φόρμας

Χρήση φόρμας διαίρεσης

Χρήση φόρμας πολλών στοιχείων

Εύρεση μιας εγγραφής

126

127

128

130

131

132

135

136

139

140

Δημιουργία μιας φόρμας8

126

Δημ

ιου

ργία

μια

ς φ

όρμα

ς

Τί ονομάζουμε φόρμα;Μια φόρμα της Access είναι ένα παράθυρο το οποίο παροτρύνει τους χρήστες να

εισαγάγουν πληροφορίες στη βάση δεδομένων σας. Πρόκειται για ένα γραφικό πε-

ριβάλλον ανάμεσα στους χρήστες και τη βάση δεδομένων που δημιουργήσατε.

Όταν χρησιμοποιείτε φόρμες στη βάση δεδομένων σας κάνετε πιο εύκολη και πιο

γρήγορη την εισαγωγή πληροφοριών ενώ βελτιώνετε τη γενική εμπειρία του χρήστη.

Γιατί να μην εισαγάγετε κατευθείαν τα δεδομένα σε έναν πίνακα;Οι μελέτες έχουν δείξει ότι το καλοσχεδιασμένο περιβάλλον εργασίας χρήστη, έχει

μια θετική, ευεργετική επίδραση στα άτομα που το χρησιμοποιούν. Εκτός του ότι δι-

ευκολύνει τον χρήστη στην ανάγνωση, ένα καλοσχεδιασμένο περιβάλλον εργασίας

χρησιμοποιεί αποδοτικά τον διαθέσιμο χώρο στην οθόνη και ζητάει μόνο τις πλη-

ροφορίες οι οποίες απαιτούνται για την ολοκλήρωση της εκάστοτε συναλλαγής.

Θα πρέπει να θυμάστε ότι ορισμένοι πίνακες της Access περιέχουν πολλά πεδία και

εγγραφές. Ακόμα και για αυτούς που είναι εξοικειωμένοι με τους συγκεκριμένους

πίνακες, η ενημέρωση και διαγραφή τιμών στους πίνακες αποτελεί μια σύνθετη

και με ροπή στα λάθη υπόθεση. Δεδομένου αυτού, φαίνεται λογικό για κάποιον ο

οποίος χρησιμοποιεί για πρώτη φορά την Access, να πανικοβάλλεται όταν βλέπει

έναν τέτοιο πίνακα.

Σχεδίαση της τέλειας φόρμαςΗ σχεδίαση μιας φόρμας η οποία ικανοποιεί τους χρήστες και υποστηρίζει τις επι-

χειρηματικές διαδικασίες χρειάζεται ίσως λίγη προσπάθεια αλλά δεν είναι δύσκο-

λη. Το μόνο που θα πρέπει να θυμάστε είναι ορισμένες απλές οδηγίες.

● Δημιουργείτε φόρμες που έχουν συνεπή εμφάνιση και αίσθηση. Μην μπερ-

δεύετε τους χρήστες αλλάζοντας ξαφνικά τον τρόπο με τον οποίο αλληλεπι-

δρούν με τις φόρμες σας.

● Χρησιμοποιείτε λέξεις και όρους τους οποίους γνωρίζουν όλοι οι χρήστες

και είναι κατάλληλοι για αυτούς. Εάν για παράδειγμα η επιχείρησή σας ασχο-

λείται με την πώληση βιβλίων τότε στη φόρμα σας θα αναφέρεστε σε αυτά ως

"Βιβλία" και όχι "Προϊόντα".

● Φροντίζετε οι φόρμες σας να είναι σαφείς και χωρίς περιττά στοιχεία. Μην

εισαγάγετε πολλά στοιχεία ελέγχου ή πληροφορίες στις φόρμες επειδή απλώς

φαίνονται ωραία. Έτσι θα τρομάξετε τους χρήστες.

● Ελέγξτε επιμελώς το περιβάλλον εργασίας χρήστη. Βεβαιωθείτε ότι όλα τα

στοιχεία ελέγχου της φόρμας σας λειτουργούν όπως πρέπει.

● Δομήστε τις φόρμες σας βάσει των εργασιών που θέλουν να εκτελούν οι χρή-

στες της βάσης δεδομένων σας.

Εάν δεν δημιουργήσετε ένα καλό περιβάλλον εργασίας χρήστη για τη βάση δεδο-μένων σας, οι χρήστες όχι μόνο θα κάνουν λάθη αλλά μπορεί και να αρνηθούν να τη χρησιμοποιήσουν.

127

Η ανατομία μιας φόρμαςΜια φόρμα από μόνη της είναι άχρηστη. Γίνεται χρήσιμη μόλις αρχίσουμε να εισά-

γουμε σε αυτή στοιχεία ελέγχου όπως πλαίσια κειμένου και κουμπιά.

Τα στοιχεία ελέγχου είναι αντικείμενα σχεδιασμένα να εκτελούν μια συγκεκριμένη

λειτουργία όπως να επιτρέπουν στον χρήστη να εισάγει δεδομένα ή να του δίνουν

μια επιλογή. Κάθε στοιχείο ελέγχου διαθέτει μια σειρά ιδιοτήτων η οποία υπαγο-

ρεύει την όψη και τον τρόπο συμπεριφοράς του. Παραδείγματος χάρη, η αλλαγή της

ιδιότητας Γραμματοσειρά του στοιχείου ελέγχου μιας ετικέτας θα αλλάξει τον τρόπο

προβολής του κειμένου πάνω στην ετικέτα.

Τα στοιχεία ελέγχου χωρίζονται σε τρεις διαφορετικές κατηγορίες: δεσμευμένα στοι-

χεία ελέγχου, μη δεσμευμένα στοιχεία ελέγχου και στοιχεία ελέγχου υπολογισμού.

Δεσμευμένα στοιχεία ελέγχουΈνα δεσμευμένο στοιχείο ελέγχου είναι συνδεδεμένο με ένα πεδίο πίνακα ή ερω-

τήματος. Με την αλλαγή της τιμής του δεσμευμένου στοιχείου ελέγχου ο χρήστης

αλλάζει και την τιμή στον πίνακα με τον οποίο σχετίζεται. Ένα καλό παράδειγμα δε-

σμευμένου στοιχείου ελέγχου είναι το πλαίσιο κειμένου της παρακάτω εικόνας.

Για περισσότερες πληροφο-ρίες σχετικά με τα διαθέσιμα στοιχεία ελέγχου ανατρέξτε στις σελίδες εκπαίδευσης του Office Online.

Μη δεσμευμένα στοιχεία ελέγχουΈνα μη δεσμευμένο στοιχείο ελέγχου δεν συνδέεται με κανένα πεδίο, πίνακα ή

ερώτημα. Συχνά τα μη δεσμευμένα στοιχεία ελέγχου χρησιμοποιούνται για την

προβολή πληροφοριών ή την υποστήριξη της αλληλεπίδρασης του χρήστη με μια

φόρμα. Ένα καλό παράδειγμα μη δεσμευμένου στοιχείου ελέγχου είναι το κουμπί

εντολής της παρακάτω εικόνας.

Στοιχεία ελέγχου υπολογισμούΗ τιμή ενός στοιχείου ελέγχου υπολογισμού βασίζεται σε μια μαθηματική έκφραση

η οποία εισάγεται στην ιδιότητα Προέλευση εγγραφών του στοιχείου ελέγχου. Ένα

παράδειγμα στοιχείου ελέγχου υπολογισμού είναι ένα πλαίσιο κειμένου το οποίο

αφαιρεί ένα ποσοστό από την τιμή ενός άλλου πεδίου και μετά εμφανίζει τα αποτε-

λέσματα. Στο κεφάλαιο 9 θα δούμε και τις τρεις κατηγορίες.

128

Δημ

ιου

ργία

μια

ς φ

όρμα

ς

Χρήση φόρμαςγια εισαγωγή δεδομένωνΗ εισαγωγή δεδομένων αποτελεί τον κύριο στόχο μιας φόρμας. Λόγω αυτού, η

Access 2007 παρέχει μια σειρά εργαλείων για την περιήγησή σας στις εγγραφές.

Αυτά τα εργαλεία περιλαμβάνονται στη βάση κάθε φόρμας σχεδόν, με τη μορφή των

πέντε εικονιδίων που απεικονίζονται κάτω.

Πατήστε εδώ για να μεταβείτε στην πρώτη εγγραφή

Πατήστε εδώ για να μεταβείτε στην προηγούμενη εγγραφή

Κάντε κλικ εδώ για να μεταβείτε στην τελευταία εγγραφή

Κάντε κλικ εδώ για να μεταβείτε στην επόμενη εγγραφή

Η αλληλουχία των εγγραφών υπαγορεύεται από τη σειρά των εγγραφών στον

υποκείμενο πίνακα ή ερώτημα στο οποίο βασίζεται η φόρμα. Η εγγραφή στην

κορυφή του πίνακα θα είναι η πρώτη που εμφανίζεται και η εγγραφή στη βάση του

πίνακα θα είναι η τελευταία.

Προσθήκη νέας εγγραφήςΥπάρχουν δύο τρόποι να προσθέσετε μια νέα εγγραφή στον υποκείμενο πίνακα ή

ερώτημα στο οποίο βασίστηκε η φόρμα. Η πρώτη μέθοδος είναι η χρησιμοποιήσετε

ένα εικονίδιο της κορδέλας.

1❙ Επιλέξτε την καρτέλα Κεντρική στην Κορδέλα

2❙ Πατήστε το εικονίδιο Nέα που βρίσκεται στην ομάδα Εγγραφές

Η δεύτερη μέθοδος είναι απλά να πατήστε το εικονίδιο Νέα εγγραφή στη γραμμή

εργαλείων Περιήγηση εγγραφών. Αυτό είναι το εικονίδιο δεξιά των τεσσάρων εικο-

νιδίων που προαναφέραμε.

Εάν γνωρίζετε τη σειρά στην οποία εμφανίζεται η εγγρα-φή που θέλετε να δείτε ή να επεξεργαστείτε, εισάγετέ τη στο πεδίο Τρέχουσα εγγρα-φή και πατήστε Enter. Το πεδίο Τρέχουσα εγγραφή είναι ανάμεσα στα εικονίδια περιήγησης εγγραφών και απεικονίζεται κάτω.

129

Επεξεργασία δεδομένων σε μια φόρμαΗ επεξεργασία δεδομένων σε μια φόρμα είναι το ίδιο απλή με την επεξεργασία δε-

δομένων σε έναν πίνακα.

1❙ Επιλέξτε το πεδίο κειμένου της τιμής που θέλετε να επεξεργαστείτε

…συνέχεια

Πληκτρολογήστε Shift+Tab για να μετακινηθείτε στο προηγούμενο αντί στο επό-μενο πεδίο.

Οι αλλαγές που κάνετε στο πεδίο θα αρχίσουν να ισχύουν όταν πατήστε το πλήκτρο Tab για να μετακι-νηθείτε σε άλλο πεδίο.

Διαγραφή εγγραφής

1❙ Επιλέξτε την εγγραφή που θέλετε

να διαγράψετε

2❙ Μεταβείτε στην καρτέλα Κεντρική

στην Κορδέλα

3❙ Πατήστε το βέλος κάτω, στα δεξιά του εικονιδίου Διαγραφή για να ανοίξετε

το αναπτυσσόμενο μενού

4❙ Επιλέξτε Διαγραφή εγγραφής από το μενού

5❙ Η Access εμφανίζει τώρα μια προειδοποίηση. Πατήστε το κουμπί Ναι εάν

είστε βέβαιος ότι θέλετε να διαγράψετε την εγγραφή

Η διαγραφή μιας εγγραφής δεν είναι αντιστρέψιμη από-φαση. Να είστε βέβαιοι ότι θέλετε να διαγράψετε μια εγγραφή πριν ακολουθήσε-τε αυτά τα βήματα.

2❙ Διαγράψτε τα υπάρχοντα δεδομένα και πληκτρολογήστε μια νέα τιμή ή διορ-

θώστε τις υφιστάμενες πληροφορίες

3❙ Πατήστε το πλήκτρο Tab για να μεταβείτε στο επόμενο πεδίο

130

Δημ

ιου

ργία

μια

ς φ

όρμα

ς

Φιλτράρισμα φόρμαςΜπορεί να θέλετε να περιορίσετε τον αριθμό των εγγραφών στα οποία έχει πρό-

σβαση μια φόρμα σύμφωνα με κάποια κριτήρια. Ας υποθέσουμε για παράδειγμα

ότι ένας υπάλληλος του βιβλιοπωλείου Bobbin θέλει να δει μόνο τα βιβλία με τιμή

€6,99. Αυτό επιτυγχάνεται με την εφαρμογή ενός φίλτρου στη φόρμα.

Φιλτράρισμα βάσει επιλογής

1❙ Επιλέξτε το πεδίο που περιέχει το κριτήριο το οποίο θα χρησιμοποιήσετε

ως φίλτρο

2❙ Μεταβείτε στην καρτέλα Κεντρική στην Κορδέλα

3❙ Πατήστε το εικονίδιο

Επιλογή και διαλέξτε το

καταλληλότερο φίλτρο

από το αναπτυσσόμενο

μενού

Εξετάζοντας τη γραμμή κατάστασης διαπιστώνουμε ότι το φίλτρο έχει εφαρμοστεί.

Ο αριθμός των διαθέσιμων εγγραφών μειώθηκε και το κουμπί Φιλτραρίστηκε έχει

επισημανθεί.

Πατήστε το κουμπί Φιλ-τραρίστηκε στη γραμμή κατάστασης για να ενεργο-ποιήσετε ή να απενεργο-ποιήσετε το φίλτρο. Εάν δεν έχετε ορίσει φίλτρο στην τρέχουσα περίοδο λειτουρ-γίας της Access, το πάτημα του κουμπιού σας οδηγεί στο τελευταίο φίλτρο που χρησιμοποιήσατε.

131

Ορισμένες φορές είναι χρήσιμο να φιλτράρετε μια σειρά τιμών αντί να περιορίζετε

το φίλτρο σε μία μόνο τιμή. Ενδέχεται για παράδειγμα να θέλουμε να δούμε όλες τις

εγγραφές στον πίνακα Βιβλία με τιμές €6,99 και €7,99. Για να το πετύχουμε πρέπει

να εφαρμόσουμε ένα λεπτομερές φίλτρο.

1❙ Επιλέξτε ένα πεδίο κειμένου το οποίο περιέχει τα δεδο-

μένα που θέλετε να φιλτράρετε

2❙ Μεταβείτε στην καρτέλα Κεντρική από την Κορδέλα

3❙ Πατήστε το εικονίδιο Φίλτρο. Αυτό βρίσκεται στην ομά-

δα Ταξινόμηση & φιλτράρισμα

4❙ Επιλέξτε τα κριτήρια φιλτραρίσματος από το μενού που εμφανίζεται κάτω

από το πεδίο κειμένου το οποίο διαλέξατε προηγουμένως

5❙ Πατήστε το κουμπί ΟΚ για να εφαρμόσετε το φίλτρο

Ο αριθμός των διαθέσιμων εγγραφών θα αλλάξει ανάλογα.

Εφαρμογή λεπτομερούς φίλτρου

132

Δημ

ιου

ργία

μια

ς φ

όρμα

ς

Όπως δηλώνει το παράθυ-ρο διαλόγου, μπορείτε να επιλέξετε πεδία από διαφο-ρετικούς πίνακες και ερω-τήματα. Με τη χρήση αυτής της λειτουργίας μπορείτε να δημιουργείτε εξελιγμένες φόρμες με τις οποίες εξοι-κονομείτε χρόνο εισάγοντας δεδομένα σε παραπάνω από έναν πίνακα ή ερώτημα ταυτόχρονα.

Χρήση του οδηγού φορμώνΟ Οδηγός φορμών αποτελεί ένα εξαιρετικό μέσο δημιουργίας μιας πλήρως λει-

τουργικής και ελκυστικής φόρμας πολύ γρήγορα.

1❙ Μεταβείτε στην καρτέλα Δημιουργία στην Κορδέλα

2❙ Πατήστε το εικονίδιο Περισσότερες φόρμες

3❙ Από το μενού επιλέξτε το εικονίδιο Οδηγός φορμών

4❙ Διαλέξτε τον πίνακα ή το ερώτημα πάνω στο οποίο θα βασιστεί η φόρμα σας

χρησιμοποιώντας το αναπτυσσόμενο μενού

5❙ Χρησιμοποιήστε τα βέλη για να επιλέξετε τα πεδία που θέλετε να εμφανίζο-

νται στη φόρμα

133

06❙ Κάντε κλικ στο κουμπί Επόμενο

07❙ Πατώντας το αντίστοιχο κουμπί επιλέξτε μια διάταξη για τη φόρμα

08❙ Πατήστε το κουμπί Επόμενο

09❙ Επισημάνατε το στυλ που προτιμάτε για τη φόρμα σας

10❙ Πατήστε Επόμενο

…συνέχεια

134

Δημ

ιου

ργία

μια

ς φ

όρμα

ς

11❙ Πληκτρολογήστε εδώ έναν τίτλο για τη φόρμα σας

12❙ Πατήστε αυτό το κουμπί εάν θέλετε να ανοίξετε τη φόρμα σε Προβολή

σχεδίασης

13❙ Πατήστε το κουμπί Τέλος

Η Access ανοίγει τη φόρμα στην Προβολή φόρμας και είναι έτοιμη για χρήση.

…συνέχεια

Οι φόρμες αποθηκεύονται αυτόματα και προστίθενται στο Παράθυρο περιήγησης.

135

Δημιουργία μιας απλής φόρμαςΜε την Access 2007 μπορείτε να δημιουργείτε αυτόματα, ακολουθώντας μερικά

εύκολα βήματα, μία ευπαρουσίαστη, πλήρως λειτουργική φόρμα.

1❙ Μεταβείτε στην καρτέλα Δημιουργία στην Κορδέλα

2❙ Πατήστε το εικονίδιο Φόρμα που βρίσκεται στην ομάδα Φόρμες

3❙ Για να εισαγάγετε δεδομένα στη φόρμα πατήστε το εικονίδιο Προβολή φόρμας

Σε αντίθεση με τις φόρμες που δημιουργείτε με τον Οδηγό φορμών, αυτές τις οποίες

φτιάχνετε χρησιμοποιώντας το εικονίδιο Φόρμα δεν αποθηκεύονται αυτόματα στο

Παράθυρο περιήγησης. Για να κρατήσετε τη φόρμα θα πρέπει να την αποθηκεύσετε

μόνος σας.

Όταν πατάτε το εικονίδιο Φόρμα η Access χρησιμο-ποιεί τον πίνακα ή το ερώ-τημα που έχετε επισημάνει στο Παράθυρο περιήγηση ως αρχείο προέλευσης δε-δομένων για τη φόρμα.

136

Δημ

ιου

ργία

μια

ς φ

όρμα

ς

Μπορείτε να τροποποιήστε μόνο το σχέδιο της φόρμας και όχι του φύλλου δεδο-μένων.

Χρήση φόρμας διαίρεσηςΜια φόρμα διαίρεσης (ή διαιρεμένη φόρμα) συνδυάζει την εύκολη εισαγωγή

δεδομένων με τη χρηστικότητα ενός πίνακα σε Προβολή φύλλου δεδομένων. Οι

φόρμες διαίρεσης είναι εξαιρετικά χρήσιμες όταν εργάζεστε με μεγάλους πίνακες ή

ερωτήματα που περιέχουν πολλές καταχωρίσεις σε πολλά πεδία. Οι χρήστες μπο-

ρούν γρήγορα να βρουν την εγγραφή που χρειάζεται να τροποποιήσουν χρησιμο-

ποιώντας την προβολή φύλλου δεδομένων του πίνακα και επιλέγοντας το στοιχείο

φόρμα της διαιρεμένης φόρμας για να το αλλάξουν.

Το πάτημα μιας εγγραφής στην ενότητα του φύλλου δεδομένων του παραθύρου την εμφανίζει στην ενότητα της φόρμας

Χρησιμοποιήστε τη γραμμή διαίρεσης για να αλλάξετε το μέγεθος του φύλλου δεδομένων και των ενοτήτων της φόρμας στο παράθυρο

Οι διαιρεμένες φόρμες δεν είναι μόνο ένας καινοτόμος τρόπος εισαγωγής δεδομέ-

νων. Η Access παρέχει ιδιότητες που αναφέρονται ειδικά στις διαιρεμένες φόρμες

και μπορείτε να χρησιμοποιείτε για να βελτιώνετε τις φόρμες σας, για παράδειγμα

να αλλάξετε τη θέση του στοιχείου φύλλο δεδομένων της φόρμας διαίρεσης. Οι

επόμενες δύο σελίδες σας δείχνουν πώς να δημιουργείτε και να τροποποιείτε διαι-

ρεμένες φόρμες.

137

Δημιουργία μιας φόρμας διαίρεσης

1❙ τον πίνακα ή το ερώτημα στο οποίο θα βασιστεί η φόρμα στο Παράθυρο

περιήγησης

2❙ Μεταβείτε στην καρτέλα Δημιουργία στην Κορδέλα

3❙ Πατήστε το εικονίδιο Φόρμα διαίρεσης

Βελτίωση μιας φόρμας διαίρεσης

1❙ Μεταβείτε στην Προβολή σχεδίασης

2❙ Εάν το Φύλλο ιδιοτήτων δεν έχει ανοίξει πατήστε το πλήκτρο F4

3❙ Επιλέξτε το αναπτυσσόμενο μενού για να το ανοίξετε και στη λίστα διαλέξτε

"Φόρμα"

Όλες οι ιδιότητες που αναφέρονται στη Φόρμα διαίρεσης βρίσκονται στην καρτέλα

Μορφοποίηση στο Φύλλο ιδιοτήτων. Στην επόμενη σελίδα θα δούμε πώς μπορούν

να χρησιμοποιηθούν για να αλλάξει η συμπεριφορά της φόρμας.

…συνέχεια

138

Δημ

ιου

ργία

μια

ς φ

όρμα

ς

…συνέχεια

Αλλαγή της θέσης του φύλλου δεδομένωνΗ προεπιλεγμένη θέση του στοιχείου φύλλο δεδομένων της φόρμας διαίρεσης βρί-

σκεται στη βάση της φόρμας. Ωστόσο, αυτή η θέση δεν ταιριάζει σε όλες τις φόρμες

και μπορεί να αλλάξει με τη χρήση της ιδιότητας Προσανατολισμός διαιρεμένης

φόρμας όπως παρακάτω.

Μολονότι ορισμένες ιδιότη-τες που αναφέρονται ειδικά σε διαιρεμένες φόρμες αλλάζουν στην Προβολή διάρθρωσης, άλλες δεν αλ-λάζουν, γι' αυτό είναι καλύ-τερο να χρησιμοποιείτε την Προβολή σχεδίασης.

Αφαίρεση της γραμμής διαίρεσηςΑφού αφιερώσατε ένα απόγευμα να σχεδιάζετε τη διαιρεμένη σας φόρμα με εξαιρε-

τική ακρίβεια ώστε να εμφανίζεται σωστά στην οθόνη, ενδέχεται να αντιμετωπίσετε

προβλήματα όταν χρήστες που δρουν αυτόνομα, καταστρέφουν τη σκληρή δουλειά

σας χρησιμοποιώντας τη γραμμή αλλαγής μεγέθους. Για να τους εμποδίσετε να το

κάνουν μπορείτε να την αφαιρέσετε εντελώς χρησιμοποιώντας την ιδιότητα γραμμή

διαίρεσης της διαιρεμένης φόρμας.

Ορισμός ιδιοτήτων φύλλου δεδομένωνΓια να αποτρέψετε απερίσκεπτα σφάλματα των χρηστών που χρησιμοποιούν το

φύλλο δεδομένων έχετε τη δυνατότητα να ορίσετε μια ενότητα του παραθύρου της

διαιρεμένης φόρμας για ανάγνωση μόνο. Οι χρήστες θα μπορούν να δουν και να

εντοπίσουν μια εγγραφή χρησιμοποιώντας το φύλλο δεδομένων αλλά θα πρέπει

να ανοίγουν την ενότητα της φόρμας όταν εισαγάγουν ή τροποποιούν τα δεδομένα

μιας εγγραφής. Για να ορίσετε ότι το φύλλο δεδομένων είναι μόνο για ανάγνωση,

θα πρέπει να αλλάξετε την ιδιότητα φύλλο δεδομένων διαιρεμένης φόρμας.

139

Χρήση φόρμας πολλών στοιχείωνΗ φόρμα πολλών στοιχείων μοιάζει με την Προβολή σχεδίασης ενός πίνακα ή

ερωτήματος καθώς προβάλλει πολλές εγγραφές ταυτόχρονα στην οθόνη σε πινακο-

ποιημένη μορφή. Ωστόσο, τις εμφανίζει με πολύ πιο ελκυστικό και φιλικό προς τον

χρήστη τρόπο.

1❙ Μεταβείτε στην καρτέλα Δημιουργία στην Κορδέλα

2❙ Πατήστε το εικονίδιο Πολλά στοιχεία

Η φόρμα εμφανίζεται αρχικά σε προβολή διάρθρωσης έτσι ώστε να μπορείτε να

προσαρμόσετε στοιχεία όπως θέλετε. Όπως και σε κάθε άλλη φόρμα, η σχεδίαση

τροποποιείται σύμφωνα με τις απαιτήσεις σας.

140

Δημ

ιου

ργία

μια

ς φ

όρμα

ς

Εύρεση μιας εγγραφήςΌταν προβάλλεται μόνο μία εγγραφή σε μια φόρμα ανά πάσα στιγμή, η εύρεση μιας

συγκεκριμένης εγγραφής μη αυτόματα είναι εξαιρετικά χρονοβόρα. Ευτυχώς η

Access 2007 μας παρέχει το εικονίδιο Εύρεση, ένα χρήσιμο εργαλείο αναζήτησης

το οποίο μας βοηθάει να βρίσκουμε εγγραφές αμέσως. Το επιτυγχάνει κάνοντας

αναζήτηση πεδίων για ένα συγκεκριμένο στοιχείο δεδομένων.

Το εικονίδιο Εύρεση βρίσκεται στην καρτέλα Κεντρική στην ομάδα Εύρεση.

Είναι πολύ πιθανό να υπάρχει παραπάνω από μία εγγραφή η οποία περιέχει την

τιμή που εισάγατε. Για να τις δείτε όλες συνεχίστε να πατάτε το κουμπί Εύρεση

επομένου.

1❙ Κάντε κλικ στο πλαίσιο κειμένου του πεδίου

που θέλετε να αναζητήσετε

2❙ Πατήστε το εικονίδιο Εύρεση

3❙ Εισαγάγετε την τιμή που αναζητάτε στο πεδίο

"Εύρεση του" στο παράθυρο διαλόγου Εύρεση

και αντικατάσταση

4❙ Αποφασίστε εάν θέλετε να

αναζητήσετε δεδομένα τα

οποία αντιστοιχούν πλή-

ρως ή μερικώς στην τιμή

που αναζητάτε

5❙ Αποφασίστε εάν θέλετε να κάνετε

αναζήτηση στο συγκεκριμένο

πεδίο ή ολόκληρη τη φόρμα

6❙ Πατήστε το κουμπί Εύρεση επό-

μενου

Μπορείτε να ανοίξετε το πα-ράθυρο διαλόγου Εύρεση και αντικατάσταση πατώντας ταυτόχρονα τα πλήκτρα Ctrl+F.

Για να βρείτε και να αντικα-ταστήσετε μια τιμή με μία άλλη, επιλέξτε την καρτέλα Αντικατάσταση. Εισαγάγετε την τιμή που θέλετε να βρεί-τε στο πεδίο "Εύρεση του" και την τιμή με την οποία θέ-λετε να αντικατασταθεί στο πεδίο "Αντικατάσταση με".

Μολονότι οι οδηγοί που

περιγράψαμε στο κεφάλαιο

8 αποτελούν ιδανικό σημείο

εκκίνησης της διαδικασίας

δόμησης ενός πραγματικά

εξαιρετικού περιβάλλοντος

εργασίας χρήστη, θα

χρειαστεί να βελτιώσετε

τις φόρμες σύμφωνα με

τις απαιτήσεις σας. Στο

κεφάλαιο αυτό θα δούμε

πώς μπορείτε να προσθέτετε

στοιχεία ελέγχου και

μακροεντολές στις φόρμες

σας για να εισαγάγετε

περισσότερες λειτουργίες και

αυτοματισμούς.

Χρήση της προβολής σχεδίασης

Χρήση της προβολής διάρθρωσης

Χρήση της λίστας πεδίων

Εισαγωγή κεφαλίδων και υποσέλιδων

Εισαγωγή στοιχείων ελέγχου σε μια φόρμα

Βελτίωση των στοιχείων ελέγχου

Αλλαγή ιδιοτήτων των στοιχείων ελέγχου

Δημιουργία στοιχείων ελέγχου υπολογισμού

Αλλαγή σειράς Tab

Δημιουργία φόρμας με καρτέλες

Χρήση κουμπιών

Δημιουργία αποκλειστικού παραθύρου διαλόγου

Χρήση μακροεντολών

142

143

144

145

146

147

148

149

150

151

154

156

160

Βελτίωση μιας φόρμας9

142

Βελτ

ίωση

μια

ς φ

όρμα

ς

Χρήση της Προβολής σχεδίασηςΌπως και οι προβολές σχεδίασης πινάκων και ερωτημάτων βάσεων δεδομένων,

έτσι και η Προβολή σχεδίασης φόρμας σας δίνει τη δυνατότητα να δημιουργείτε

εντυπωσιακές φόρμες από την αρχή ή να βελτιώνετε υπάρχουσες φόρμες.

Χρησιμοποιήστε τον χάρακα για να βελτιώσετε τη θέση στοιχείων ελέγχου της φόρμας, όπως μια ετικέτα

1❙ Μεταβείτε στην καρτέλα Δημιουργία στην Κορδέλα

2❙ Πατήστε το εικονίδιο Σχεδίαση φόρμας. Αυτό

βρίσκεται φυσικά στην ομάδα εικονιδίων Φόρμες.

Η Access ανοίγει μια νέα φόρμα σε Προβολή σχεδίασης.

Το Φύλλο ιδιοτήτων σας επιτρέπει να αλλάζετε την όψη και συμπεριφορά των στοιχείων ελέγχου αλλά και της ίδιας της φόρμας

Η φόρμα είναι σχεδιασμένη για την εισαγωγή στοιχείων ελέγχου στην ενότητα Λεπτομέρεια

Πατήστε αυτά τα εικονίδια για να αλλάξετε τις προβολές της φόρμας σας

Εάν το Φύλλο ιδιοτήτων δεν ανοίξει αυτόματα, πατήστε το πλήκτρο F4.

Στοιχεία της Προβολής σχεδίασης

143

Χρήση της προβολής διάρθρωσηςΜολονότι η Προβολή διάρθρωσης σας επιτρέπει να δημιουργείτε φόρμες με ακρί-

βεια, δεν μπορείτε να δείτε πώς ακριβώς θα φαίνεται μια φόρμα μέχρι να τη "δη-

μοσιεύσετε". Σε προηγούμενες εκδόσεις της Access αυτό σήμαινε εναλλαγή μεταξύ

προβολών για τη ρύθμιση των στοιχείων ελέγχου, κάτι που λειτουργούσε τέλεια

μέχρι τη στιγμή που ανοίγατε την Προβολή φόρμας και ανακαλύπτατε ότι τα υπέ-

ροχα πεδία κειμένου σας δεν ήταν αρκετά μεγάλα ώστε να εμφανίζουν τα δεδομένα

που περιείχαν!

Η Προβολή διάρθρωσης είναι κάτι μεταξύ της Προβολής σχεδίασης και της Προ-

βολής φόρμας. Σας επιτρέπει να κάνετε απλές αλλαγές στην όψη και αίσθηση μιας

φόρμας, όπως στην Προβολή σχεδίασης, αλλά προβάλλει "ζωντανά" δεδομένα

όπως η τυπική Προβολή φόρμας.

Αλλαγή μεγέθους στοιχείων ελέγχου σε Προβολή διάρθρωσης

1❙ Κάντε κλικ σε ένα στοιχείο ελέγχου για να το επιλέξετε. Θα καταλάβετε ότι το

στοιχείο ελέγχου έχει επιλεχθεί γιατί γίνεται πορτοκαλί

2❙ Τοποθετήστε τον δρομέα σε μια γωνία του πορτοκαλί περιγράμματος. Θα

πρέπει να εμφανιστεί ένα βέλος διπλής κατεύθυνσης

3❙ Πατήστε και κρατήστε πατημένο το αριστερό πλήκτρο του ποντικιού ενώ το

σέρνετε στην επιθυμητή θέση έως ότου το στοιχείο ελέγχου αποκτήσει το

σωστό μέγεθος και σχήμα

Μολονότι το Φύλλο ιδιο-τήτων και η Λίστα πεδίων μπορούν να χρησιμοποιη-θούν στην Προβολή διάρ-θρωσης, ίσως χρειαστεί να μεταβείτε στην Προβολή σχεδίασης για να κάνετε κά-ποιες αλλαγές.

Μπορείτε να προσθέσετε υπάρχοντα πεδία σε μια φόρμα στην Προβολή διάρθρωσης χρησιμοποιώ-ντας τη Λίστα πεδίων. Αυτή ανοίγει όταν πληκτρολογεί-τε Alt+F8 ή όταν πατάτε το εικονίδιο Λίστα πεδίων.

144

Βελτ

ίωση

μια

ς φ

όρμα

ς

Χρήση της λίστας πεδίωνΗ Λίστα πεδίων είναι ένας γρήγορος, αποδοτικός και κυρίως εύκολος τρόπος

εισαγωγής πεδίων κειμένου και ετικετών σε μια φόρμα. Για να χρησιμοποιήσετε τη

λίστα πεδίων ανοίξτε πρώτα τη φόρμα σε Προβολή διάρθρωσης ή σχεδίασης.

Άνοιγμα της λίστας πεδίων

1❙ Επιλέξτε την καρτέλα Μορφοποίηση από την Κορδέλα

2❙ Πατήστε το εικονίδιο Λίστα πεδίων

Η όψη της Λίστας πεδίων διαφέρει ανάλογα με τον αριθμό και τον τύπο των σχέσε-

ων του πίνακα που χρησιμοποιεί η φόρμα ως προέλευση εγγραφών.

3❙ Πατήστε το σύμβολο

της πρόσθεσης

στα αριστερά του

ονόματος του πίνακα

για να δείτε τα πεδία τα

οποία περιέχει

ο πίνακας

4❙ Επιλέξτε ένα πεδίο

για να το προσθέσετε

στη φόρμα κάνοντας

κλικ πάνω του ή

κρατώντας πατημένο

το αριστερό πλήκτρο

του ποντικιού

Μπορείτε να ορίσετε την ιδιότητα Προέλευση εγ-γραφών της φόρμας που επεξεργάζεστε χρησιμοποι-ώντας τη Λίστα πεδίων. Η ιδιότητα Προέλευση εγγραφών της φόρμας ορί-ζεται για τον πίνακα ο οποίος περιέχει το πεδίο που επι-λέξατε.

Για να προσθέσετε ένα ή παραπάνω πεδία σε μια φόρμα, κρατήστε πατημένο το πλήκτρο Ctrl ενώ επιλέ-γετε τα πεδία που θέλετε να χρησιμοποιήσετε.

Πατήστε "Επεξεργασία πί-νακα" για να ανοίξετε τον πί-νακα σε Προβολή φύλλου δεδομένων.

5❙ Σύρατε το πεδίο στη φόρμα και μετά αφήστε το αριστερό πλήκτρο του ποντικιού

6❙ Επαναλάβετε τα βήματα 1 έως 5 μέχρι να συμπληρώσετε όλα τα απαραίτητα

πεδία στη φόρμα

145

Εισαγωγή κεφαλίδωνκαι υποσέλιδωνΟι φόρμες αποτελούνται από διαφορετικές ενότητες. Αρχικά, όταν δημιουργείτε μια

φόρμα σε Προβολή σχεδίασης, εμφανίζεται μόνο η ενότητα Λεπτομέρεια. Αυτό συμ-

βαίνει επειδή η ενότητα Λεπτομέρεια είναι τυπικά το σημείο όπου τοποθετείτε τα στοι-

χεία ελέγχου που μεταμορφώνουν τη φόρμα σας από κενή σελίδα σε κάτι χρήσιμο.

Με τη χρήση άλλων ενοτήτων, όπως κεφαλίδες και υποσέλιδα, μπορούμε να

εμφανίζουμε πληροφορίες οι οποίες δεν επηρεάζονται από αλλαγές στην ενότητα

Λεπτομέρεια μιας φόρμας.

Προβολή κεφαλίδων και υποσέλιδων

1❙ Κάντε δεξί κλικ στην ενότητα

Λεπτομέρεια της φόρμας σας

2❙ Στο μενού περιβάλλοντος επιλέξτε

τον τύπο της κεφαλίδας που θέλετε

να προβάλλετε

Κεφαλίδες και υποσέλιδα σε φόρμεςΣυνήθως χρησιμοποιείτε αυτές τις ενότητες για να εισαγάγετε εταιρικές

πληροφορίες όπως λογότυπο, χρώματα και όνομα όπως στο ακόλουθο παράδειγμα

της τράπεζας Bobbin. Τα στοιχεία ελέγχου που τοποθετείτε στην κεφαλίδα και το

υποσέλιδο της φόρμας εμφανίζονται τόσο στην οθόνη όσο και στην εκτύπωση.

Κεφαλίδες και υποσέλιδα σελίδωνΑυτές οι ενότητες είναι ορατές μόνο όταν εκτυπώνετε μια φόρμα ή μια έκθεση. Αυτό

μπορεί να φαίνεται άσκοπο όταν ασχολείστε με φόρμες, αλλά υπάρχουν περιπτώ-

σεις κατά τις οποίες οι κεφαλίδες και τα υποσέλιδα σελίδων χρησιμεύουν. Ας υπο-

θέσουμε για παράδειγμα ότι δημιουργείτε τιμολόγια χρησιμοποιώντας μια φόρμα

και μετά τα εκτυπώνετε για να τα στείλετε σε πελάτες. Μπορείτε να συμπεριλάβετε

στοιχεία επικοινωνίας στην κεφαλίδα που συνήθως δεν θέλετε να εμφανίζονται

όταν επεξεργάζεστε μια φόρμα, όπως διεύθυνση ή αριθμό τηλεφώνου. Ενδέχεται

επίσης να θέλετε να προσθέσετε το όνομα και τη θέση σας μαζί με μια εικόνα JPEG

της υπογραφής σας στο υποσέλιδο.

146

Βελτ

ίωση

μια

ς φ

όρμα

ς

Εισαγωγή στοιχείωνελέγχου σε μια φόρμαΜολονότι τα στοιχεία ελέγχου εκτελούν διαφορετικές λειτουργίες και διαθέτουν

μοναδικές ιδιότητες που τα κάνουν να ξεχωρίζουν, η διαδικασία εισαγωγής τους σε

μια φόρμα είναι ίδια για όλα.

Για προσθέσετε ένα στοιχείο ελέγχου σε μια φόρμα ανοίξτε την Προβολή σχεδία-

σης. Το παρακάτω παράδειγμα εισάγει μια ετικέτα στη φόρμα μας.

1❙ Πατήστε την καρτέλα Σχεδίαση στην Κορδέλα

2❙ Επιλέξτε ένα στοιχείο ελέγχου από την

ομάδα Στοιχεία ελέγχου πατώντας το

εικονίδιό του

3❙ Τοποθετήστε τον δρομέα στο σημείο όπου θέλετε να βρίσκεται η πάνω αρι-

στερή γωνία του στοιχείου ελέγχου

4❙ Πατήστε και κρατήστε πατημένο το αριστερό πλήκτρο του ποντικιού και μετά

σύρατε τον δρομέα κάτω δεξιά

5❙ Χρησιμοποιήστε τον χάρακα για να ρυθμίσετε το μέγεθος του στοιχείου

ελέγχου

6❙ Αφήστε το αριστερό πλήκτρο του ποντικιού

Οι μαύρες γραμμές που διακρίνετε στον χάρακα δεί-χνουν ποιο θα ήταν το μέγε-θος του στοιχείου ελέγχου εάν αφήνατε το πλήκτρο του ποντικιού σε εκείνο το σημείο. Χρησιμοποιείτε τις για να ρυθμίζετε τα στοιχεία ελέγχου που εισαγάγετε στη φόρμα με ακρίβεια. Η ακρίβεια είναι εξαιρετικά σημαντική όταν προσθέτετε παραπάνω από ένα στοιχείο ελέγχου του ιδίου τύπου, όπως μια σειρά κουμπιών.

147

Βελτίωση των στοιχείων ελέγχου Αλλαγή μεγέθους στοιχείου ελέγχουΤο ιδανικό μέγεθος ενός στοιχείου ελέγχου, είτε είναι ετικέτα ή πλαίσιο κειμένου ή

κουμπί, εξαρτάται από το μέγεθος των δεδομένων που θέλετε να εισαγάγετε σε αυτό.

Επομένως, φροντίζετε πάντα να ελέγχετε το μέγεθος ενός στοιχείου ελέγχου όταν

το τοποθετείτε σε μια φόρμα. Εάν ανακαλύψετε ότι το στοιχείο ελέγχου είναι πολύ

μεγάλο ή πολύ μικρό, θα χρειαστεί να αλλάξετε το μέγεθός του. Ξεκινήστε επιλέγο-

ντας το στοιχείο ελέγχου. Θα δείτε ότι το στοιχείο αποκτά ένα πορτοκαλί ορθογώνιο

περίγραμμα με οκτώ προεξοχές.

Οι προεξοχές αυτές είναι ουσιαστικά λαβές αλλαγής μεγέθους και χρησιμοποιούνται

για την τροποποίηση του μεγέθους του στοιχείου ελέγχου. Επιλέξτε μια λαβή με το

αριστερό πλήκτρο του ποντικιού και σύρατέ την προς την επιθυμητή κατεύθυνση,

αφήνοντας το πλήκτρο του ποντικιού όταν το στοιχείο ελέγχου έχει το σωστό μέγεθος.

Μετακίνηση στοιχείου ελέγχουΚάντε κλικ σε ένα στοιχείο ελέγχου ώστε να αποκτήσει ένα πορτοκαλί ορθογώνιο

περίγραμμα. Μετακινήστε τον δρομέα στην κορυφή του πορτοκαλί περιγράμ-

ματος. Ο δρομέας έχει μετατραπεί σε βέλος τετραπλής κατεύθυνσης με σχήμα

σταυρού. Πατήστε και κρατήστε πατημένο το αριστερό πλήκτρο του ποντικιού και

μετακινήστε το στοιχείο ελέγχου αφήνοντας το πλήκτρο όταν το στοιχείο είναι

στην επιθυμητή θέση.

Επισύναψη ετικέτας σε ένα στοιχείο ελέγχουΟρισμένες φορές είναι χρήσιμο να εισαγάγετε μια ετικέτα περιγραφής σε κάποια

στοιχεία ελέγχου έτσι ώστε οι χρήστες να καταλαβαίνουν τη λειτουργία του. Για πα-

ράδειγμα, ένα πλαίσιο κειμένου θα πρέπει πάντα να συνοδεύεται από μια ετικέτα η

οποία υποδεικνύει ακριβώς τι πληροφορίες θα πρέπει να εισαχθούν σε αυτό.

1❙ Δημιουργήστε μια ετικέτα

2❙ Πατήστε το εικονίδιο Αποκοπή στην ομάδα Πρόχειρο

3❙ Επιλέξτε το στοιχείο ελέγχου στο οποίο θα επισυνάψετε την ετικέτα

4❙ Πατήστε το εικονίδιο Επικόλληση από την ομάδα Πρόχειρο

Όταν επιλέγετε ένα στοιχείο ελέγχου τότε λέμε ότι απο-κτά "εστίαση".

Ελέγξτε αν το στοιχείο ελέγ-χου περιλαμβάνει όλα τα δεδομένα σας ανοίγοντας την Προβολή διάρθρωσης εφόσον χρειαστεί.

148

Βελτ

ίωση

μια

ς φ

όρμα

ς

Αλλαγή ιδιοτήτωντων στοιχείων ελέγχου

Μπορείτε επίσης να ανοί-ξετε το Φύλλο ιδιοτήτων πατώντας το πλήκτρο F4.

Κάθε στοιχείο ελέγχου, συμπεριλαμβανομένης της ίδιας της φόρμας, διαθέτει μια

σειρά ιδιοτήτων που σχετίζονται με αυτό. Με την αλλαγή αυτών των ιδιοτήτων

μπορούμε να προσαρμόσουμε το στοιχείο ελέγχου στις ανάγκες μας. Ίσως για παρά-

δειγμα θέλουμε να κάνουμε το κείμενο ενός κουμπιού μπλε αντί για το προεπιλεγ-

μένο μαύρο. Ή μπορεί να θέλουμε να αλλάξουμε τον τύπο της γραμματοσειράς και

το μέγεθος του κειμένου σε μια ετικέτα.

Οι ιδιότητες των στοιχείων ελέγχου μπορούν να αλλάξουν είτε σε Προβολή διάρ-

θρωσης ή Προβολή σχεδίασης με τη χρήση του Φύλλου ιδιοτήτων. Για να ανοίξετε

το Φύλλο ιδιοτήτων στην Προβολή σχεδίασης, επιλέξτε την καρτέλα Σχεδίαση στην

Κορδέλα και πατήστε το εικονίδιο Φύλλο ιδιοτήτων το οποίο βρίσκεται στην ομάδα

Εργαλεία. Στην Προβολή διάρθρωσης το Φύλλο ιδιοτήτων είναι στην καρτέλα Τα-

κτοποίηση, στην ομάδα Εργαλεία.

Το πάτημα ενός στοιχείου ελέγχου θα αλλάξει την εστίαση του Φύλλου ιδιο-τήτων εκείνου του στοιχείου ώστε να μπορείτε να αλλά-ξετε τις ιδιότητές του.

Αλλαγή μιας ιδιότητας

1❙ Χρησιμοποιήστε το αναπτυσσόμενο μενού στην κορυφή του Φύλλου ιδιοτή-

των για να επιλέξετε το στοιχείο ελέγχου που θέλετε να τροποποιήσετε

Οι ιδιότητες των στοιχείων ελέγχου είναι ομαδοποιημένες βάσει λειτουργίας στις

καρτέλες στην κορυφή του Φύλλου ιδιοτήτων.

2❙ Επιλέξτε την ιδιότητα

προς τροποποίηση κάνο-

ντας κλικ στην τιμή της

Οι περισσότερες ιδιότητες

αλλάζουν με τη χρήση ενός ανα-

πτυσσόμενου μενού όπως στο

παράδειγμα στα δεξιά, ορισμένες

φορές όμως μπορεί να δείτε ένα

εικονίδιο έλλειψης "...". Το πάτη-

μα αυτού του εικονιδίου ανοίγει

έναν οδηγό ο οποίος σας βοηθάει

να αλλάξετε την τιμή της συγκε-

κριμένης ιδιότητας.

149

Δημιουργία στοιχείωνελέγχου υπολογισμούΠώς θα δημιουργήσετε ένα στοιχείο ελέγχου υπολογισμούΤο στοιχείο ελέγχου υπολογισμού λαμβάνει την τιμή του από μια έκφραση που

εισαγάγετε στην ιδιότητα Προέλευση στοιχείου ελέγχου. Το ακόλουθο παράδειγμα

περιγράφει τη διαδικασία εισαγωγής ενός στοιχείου ελέγχου υπολογισμού σε μια

φόρμα.

Ας υποθέσουμε ότι το βιβλιοπωλείο Bobbin κάνει μια προωθητική ενέργεια με την

οποία δίνει έκπτωση 20% στις αγορές όλων των πελατών. Αντί να αφήσει τον ταμία

να υπολογίσει την τελική τιμή, είναι πολύ πιο λογικό να δημιουργήσει μια φόρμα

που θα κάνει τον υπολογισμό.

1❙ Μεταβείτε στην Προβολή σχεδίασης της φόρμας

2❙ Εάν δεν το έχετε κάνει ήδη, προσθέστε ένα πλαίσιο κειμένου στη φόρμα το

οποίο θα εμφανίζει τους υπολογισμούς σας

3❙ Εάν δεν έχει ανοίξει το Φύλλο ιδιοτήτων, ανοίξτε το τώρα πατώντας το

πλήκτρο F4

4❙ Επιλέξτε την καρτέλα Δεδομένα του Φύλλου ιδιοτήτων

Μη χρησιμοποιείτε πλαί-σιο κειμένου το οποίο έχει προστεθεί σε φόρμα με τη Λίστα πεδίων ως βάση για το στοιχείο ελέγχου υπολο-γισμού, καθώς ορισμένες ιδιότητές του έχουν οριστεί αλλού. Αυτό σημαίνει ότι το στοιχείο ελέγχου μπορεί να μην λειτουργεί όπως πρέπει και να μην είναι σαφές ποια ιδιότητα προκαλεί το πρό-βλημα.

5❙ Πατήστε την ιδιότητα Προέλευση στοιχείου ελέγχου και εισαγάγετε την

έκφραση που θέλετε να υπολογιστεί

6❙ Επιστρέψτε στην Προβολή φόρμας για να βεβαιωθείτε ότι το αποτέλεσμα

που περιμένατε εμφανίζεται στο πεδίο

Εάν υπολογίζετε μια τιμή ή κάποια άλλη νομισματική μονάδα, όπως στο πα-ράδειγμα, να θυμάστε να ορίζετε την ιδιότητα Μορφή του πλαισίου κειμένου σε Νομισματική μονάδα.

150

Βελτ

ίωση

μια

ς φ

όρμα

ς

Αλλαγή σειράς TabΌπως το πάτημα του πλήκτρου Tab στην Προβολή φύλλου δεδομένων ενός πίνακα

μετακινεί τον δρομέα από το ένα κελί στο άλλο, έτσι και όταν χρησιμοποιείτε μια

φόρμα η χρήση του πλήκτρου Tab σας μεταφέρει από το ένα στοιχείο ελέγχου στο

επόμενο. Από προεπιλογή η Access σας μετακινεί μεταξύ στοιχείων ελέγχου από

αριστερά προς τα δεξιά και από πάνω προς τα κάτω, αυτό όμως μπορεί να μην ταιρι-

άζει σε όλες τις φόρμες που δημιουργείτε.

Εάν ισχύει κάτι τέτοιο, αλλάξτε τη σειρά με την οποία οι χρήστες μετακινούνται

μεταξύ στοιχείων ελέγχου ανοίγοντας την Προβολή σχεδίασης, επιλέγοντας την

καρτέλα Τακτοποίηση στην Κορδέλα και μετά πατώντας το εικονίδιο Σειρά tab από

την ομάδα Διάταξη στοιχείου ελέγχου.

1❙ Επιλέξτε τις ενότητες

πατώντας εδώ

2❙ Διαλέξτε ένα στοιχείο ελέγχου προς μετα-

κίνηση πατώντας και κρατώντας πατημένο

το αριστερό πλήκτρο του ποντικιού εδώ

3❙ Έχοντας ακόμα πατημένο το αριστερό πλήκτρο του ποντικιού, σύρατε το

όνομα του στοιχείου ελέγχου στην επιθυμητή θέση της σειράς tab

4❙ Επαναλάβετε τα βήματα 1-3 μέχρι να βάλετε όλα τα στοιχεία ελέγχου της

φόρμας σας στην επιθυμητή σειρά

Εάν θέλετε να επαναφέρετε όλα τα στοιχεία ελέγχου στην προεπιλεγμένη σειρά tab, πατήστε το κουμπί Αυ-τόματη σειρά στο παράθυ-ρο διαλόγου Σειρά tab.

151

Δημιουργία φόρμας με καρτέλεςΤο στοιχείο ελέγχου καρτέλα διευκολύνει την οργάνωση πληροφοριών διαφορετι-

κής προέλευσης σε λογική σειρά, χρησιμοποιώντας πάντα το ίδιο στοιχείο ελέγχου.

Ένα καλό παράδειγμα όσον αφορά στον τρόπο χρήσης των καρτελών για την οργά-

νωση πληροφοριών και αντικειμένων είναι η Κορδέλα που χρησιμοποιείτε για τα

εικονίδια εντολών.

Μια φόρμα με το στοιχείο ελέγχου καρτέλα ονομάζεται πιο τυπικά φόρμα πολλών

σελίδων, αφού κάθε καρτέλα αντιπροσωπεύει μία σελίδα.

Προσθήκη του στοιχείου ελέγχου Καρτέλα σε μια φόρμαΠριν προσθέσετε ένα στοιχείο ελέγχου καρτέλα σε μια φόρμα βεβαιωθείτε ότι έχετε

ανοίξει τη φόρμα στην Προβολή σχεδίασης.

1❙ Μεταβείτε στην καρτέλα Σχεδίαση από την Κορδέλα

2❙ Πατήστε το εικονίδιο Καρτέλα

3❙ Κάντε διπλό κλικ με το αριστερό πλήκτρο του ποντικιού στο σημείο όπου

θέλετε να τοποθετηθεί το στοιχείο ελέγχου καρτέλα

Χρησιμοποιείτε τα κουμπιά εντολών αντί για τις καρτέ-λες για να αλλάζετε σελίδες, αλλάζοντας την ιδιότητα Στυλ του στοιχείου ελέγχου καρτέλα σε Κουμπιά.

Μπορείτε να έχετε παρα-πάνω από μία γραμμή καρτελών σε ένα στοιχείο ελέγχου καρτέλα. Για ενερ-γοποιήσετε πολλές γραμμές καρτελών επιλέξτε το στοι-χείο ελέγχου καρτέλα στο Φύλλο ιδιοτήτων και στην ιδιότητα Πολλαπλές γραμ-μές επιλέξτε "ναι".

152

Βελτ

ίωση

μια

ς φ

όρμα

ς

Προσθήκη περισσότερων καρτελών

1❙ Κάντε δεξί κλικ σε μια καρτέλα

2❙ Επιλέξτε "Εισαγωγή σελίδας" από

το μενού περιβάλλοντος

Οργάνωση καρτελών

1❙ Κάντε δεξί κλικ σε μια καρτέλα

2❙ Στο μενού περιβάλλοντος επιλέξτε

" "Διάταξη σελίδων..."

3❙ Επισημάνατε τη σελίδα που θέλετε

να μετακινήσετε πατώντας την

4❙ Πατήστε το κουμπί "Μετακίνηση επάνω" ή "Μετακίνηση κάτω" για να

αλλάξετε τη σειρά οργάνωσης των καρτελών

5❙ Πατήστε το κουμπί ΟΚ

…συνέχεια

Διαγράψτε καρτέλες κάνο-ντας δεξί κλικ στην καρτέλα που θέλετε να αφαιρέσετε και επιλέγοντας "Διαγραφή σελίδας" από το μενού πε-ριβάλλοντος.

153…συνέχεια

Εισαγωγή στοιχείων ελέγχου σε μια σελίδαΤο στοιχείο ελέγχου καρτέλα δεν είναι χρήσιμο παρά μόνο εάν υπάρχει κάτι πάνω

του. Στο ακόλουθο παράδειγμα θα προσθέσουμε ένα κουμπί σε κάθε σελίδα,

μπορούμε όμως να το αντικαταστήσουμε εύκολα με άλλο στοιχείο ελέγχου. 'Έχετε

τη δυνατότητα να ορίσετε ακόμα και την Προβολή φύλλου δεδομένων ενός πίνακα

σε κάθε σελίδα!

1❙ Αποφασίστε σε ποια σελίδα θέλετε να εισαγάγετε το στοιχείο ελέγχου και

επιλέξτε την καρτέλα της

2❙ Διαλέξτε ένα στοιχείο ελέγχου από την ομάδα Στοιχεία ελέγχου πατώντας

το εικονίδιό του

3❙ Τοποθετήστε το στοιχείο ελέγχου μέσα στο πορτοκαλί περιθώριο της σελίδας

4❙ Πατήστε την καρτέλα της επόμενης σελίδας

5❙ Εισαγάγετε ένα στοιχείο ελέγχου μέσα στο πορτοκαλί περιθώριο αυτής της

σελίδας

6❙ Επαναλάβετε τα παραπάνω βήματα για όποιες άλλες σελίδες θέλετε

Για να βεβαιωθείτε ότι τοπο-θετείτε ένα στοιχείο ελέγχου στη σωστή σελίδα, ελέγξτε αν η σελίδα είναι επιλεγμέ-νη στο Φύλλο ιδιοτήτων.

154

Βελτ

ίωση

μια

ς φ

όρμα

ς

Χρήση κουμπιώνΤα κουμπιά είναι ίσως η πιο πολυχρηστική μορφή στοιχείων ελέγχου φόρμας.

Μπορούν να χρησιμοποιηθούν για το άνοιγμα αντικειμένων βάσεων δεδομένων,

την εναλλαγή προβολών ή την υποστήριξη διαφόρων εργασιών εισαγωγής

δεδομένων. Στο παρακάτω παράδειγμα προσθέτουμε ένα κουμπί σε μια φόρμα και

χρησιμοποιούμε τον Οδηγό κουμπιών εντολής για να του εκχωρήσουμε κάποιες

λειτουργίες.

1❙ Μεταβείτε στην Προβολή σχεδίασης της φόρμας

2❙ Ανοίξτε την καρτέλα Σχεδίαση από την Κορδέλα

3❙ Πατήστε το εικονίδιο Κουμπί

4❙ Τοποθετήστε το κουμπί στη φόρμα

5❙ Μόλις τοποθετήσετε το κουμπί στη φόρμα η Access ανοίγει τον Οδηγό

κουμπιών εντολής. Αποφασίστε ποια ενέργεια θέλετε να εκχωρήσετε στο

κουμπί επιλέγοντας μια κατηγορία

6❙ Μετά επιλέξτε την ενέργεια που θέλετε να εκτελεί το κουμπί

7❙ Πατήστε Επόμενο

Δεν χρειάζεται να χρησιμο-ποιήσετε τον Οδηγό κου-μπιών εντολής. Εάν θέλετε να προγραμματίσετε δικές σας λειτουργείς στο κουμπί, ακολουθήστε τα βήματα 1-4 και μετά πατήστε Άκυρο.

155…συνέχεια

08❙ Εάν θέλετε το κουμπί να εμφανίζει κείμενο πατήστε εδώ

09❙ Για να εμφανίζει μια εικόνα πατήστε εδώ

10❙ Πατήστε Επόμενο

11❙ Τέλος, δώστε ένα όνομα στο κουμπί σας

12❙ Πατήστε το κουμπί Τέλος

Μπορείτε να δείτε πώς θα εμφανίζεται το κουμπί σας στο παράθυρο "Δείγμα" στα αριστερά του παραθύ-ρου διαλόγου. Κάθε φορά που επιλέγετε μια εικόνα ενημερώνεται.

Εάν έχετε σχεδιάσει δικό σας εικονίδιο για το κουμπί που δημιουργείτε μπορείτε να το προσθέσετε πατώντας "Αναζήτηση". Χρησιμο-ποιήστε το Παράθυρο δια-λόγου αρχείο που ανοίγει για να βρείτε το εικονίδιο το οποίο θέλετε να χρησιμο-ποιήσετε.

156

Βελτ

ίωση

μια

ς φ

όρμα

ς

Δημιουργία αποκλειστικού παραθύρου διαλόγουΗ ονομασία ίσως σας είναι άγνωστη αλλά σίγουρα έχετε ξανασυναντήσει

κάποιο αποκλειστικό παράθυρο διαλόγου. Είναι μια οθόνη η οποία είτε σας

ενημερώνει για κάποιο επικείμενο κίνδυνο ή σας ζητάει μια απάντηση "ναι" ή

"όχι" πριν σας αφήσει να συνεχίσετε. Όσο κι αν προσπαθήσετε δεν θα καταφέρετε

να χρησιμοποιήσετε την Access μέχρι να πατήσετε ένα κουμπί στο παράθυρο

διαλόγου. Τα αποκλειστικά παράθυρα διαλόγου προστατεύουν τους χρήστες

από τον εαυτό τους. Ενδέχεται για παράδειγμα να θέλουμε να προειδοποιήσουμε

έναν χρήστη ότι η εκτέλεση ενός ερωτήματος ενημέρωσης θα αλλάξει μόνιμα τις

υπάρχουσες εγγραφές. Στο παρακάτω παράδειγμα το αποκλειστικό παράθυρο

διαλόγου ρωτάει το χρήστη εάν είναι σίγουρος ότι θέλει να κλείσει μια βάση

δεδομένων.

1❙ Πατήστε το εικονίδιο Περισσότερες φόρμες

2❙ Επιλέξτε Αποκλειστικό παράθυρο διαλόγου από το αναπτυσσόμενο μενού

3❙ Η Access ανοίγει το αποκλειστικό παράθυρο διαλόγου σε Προβολή

σχεδίασης.

Στην αρχική του κατάσταση το αποκλειστικό παράθυρο διαλόγου δεν είναι ιδιαίτε-

ρα χρήσιμο. Η μετάβαση στην Προβολή φόρμας και το πάτημα των κουμπιών "ΟΚ"

και "Άκυρο" σας αφήνουν απλώς να συνεχίσετε να χρησιμοποιείτε την Access. Για

να του δώσετε νόημα θα πρέπει να προσθέσετε μια ετικέτα η οποία δηλώνει το σκο-

πό του παραθύρου διαλόγου.

4❙ Ανοίξτε την καρτέλα Σχεδίαση από την Κορδέλα

Για να μετατρέψετε μια υπάρχουσα φόρμα σε αποκλειστικό παράθυρο δι-αλόγου, ανοίξτε το Φύλλο ιδιοτήτων της φόρμας και επιλέξτε "Ναι" στην ιδιότη-τα "Αποκλειστική".

157…συνέχεια

5❙ Πατήστε το εικονίδιο Ετικέτα που βρίσκεται στην ομάδα Στοιχεία ελέγχου

6❙ Μετακινήστε τον δρομέα στο σημείο της φόρμας όπου θέλετε να τοποθετη-

θεί η ετικέτα

7❙ Κρατήστε πατημένο το αριστερό πλήκτρο του ποντικιού και σύρατε το ποντί-

κι κάτω δεξιά στη φόρμα μέχρι να δημιουργήσετε ένα αρκετά μεγάλο ορθο-

γώνιο για να εμφανίζεται η ετικέτα

8❙ Πληκτρολογήστε ένα μήνυμα στην ετικέτα

Κατά πάσα πιθανότητα όταν δημιουργείτε ένα αποκλειστικό παράθυρο διαλόγου θα

θέλετε τα κουμπιά της φόρμας να λένε κάτι πιο περιγραφικό από "ΟΚ" και "Άκυρο"

και να κάνουν κάτι πιο χρήσιμο από το κλείσιμο του παραθύρου διαλόγου. Στα επό-

μενα βήματα αλλάζουμε την ετικέτα του παραθύρου διαλόγου και επισυνάπτουμε

μια μακροεντολή σε ένα κουμπί που θα κλείνει την Access εντελώς.

158

Βελτ

ίωση

μια

ς φ

όρμα

ς

Εάν ανοίξετε ένα αποκλει-στικό παράθυρο διαλόγου σε Προβολή φόρμας, δεν θα μπορείτε να μεταβείτε στην Προβολή σχεδίασης. Για να αποφύγετε το πρό-βλημα αυτό, μην ανοίξετε τη φόρμα αλλά κάντε δεξί κλικ στο Παράθυρο περιή-γησης και επιλέξτε Προβο-λή σχεδίασης από το μενού περιβάλλοντος.

09❙ Κάντε κλικ στο κουμπί ΟΚ

10❙ Εάν χρειαστεί, αλλάξτε την ιδιότητα Λεζάντα του κουμπιού

11❙ Επιλέξτε την καρτέλα "Συμβάν" του Φύλλου ιδιοτήτων

12❙ Πατήστε το κουμπί "..." στα δεξιά της ιδιότητας συμβάν. Το συμβάν που

προφανώς χρησιμοποιείται περισσότερο στα κουμπιά είναι "Με το κλικ"

13❙ Η Access ανοίγει το παράθυρο Μακροεντολές. Πατήστε την πρώτη γραμμή

της στήλης Ενέργεια και επιλέξτε την κατάλληλη μακροεντολή από το

αναπτυσσόμενο μενού

…συνέχεια

Περισσότερες πληροφορίες για τις μακροεντολές στη σελίδα 160.

159

14❙ Πατήστε το εικονίδιο Κλείσιμο

15❙ Επιλέξτε "Ναι" για να αποθηκεύσετε τη μακρο-

εντολή και ορίστε την ιδιότητα Με το κλικ στο

κουμπί

16❙ Πατήστε το εικονίδιο Αποθήκευση στη Γραμμή εργαλείων γρήγορης

πρόσβασης

17❙ Πληκτρολογήστε ένα όνομα για τη φόρμα

18❙ Πατήστε OK

Η φόρμα είναι τώρα έτοιμη για χρήση και για να συμπεριληφθεί στις εφαρμογές σας.

…συνέχεια

160

Βελτ

ίωση

μια

ς φ

όρμα

ς

Χρήση μακροεντολώνΟι μακροεντολές είναι ομάδες ενεργειών οι οποίες, όταν εκτελούνται, προσφέρουν

κάποια λειτουργία όπως το άνοιγμα μιας φόρμας ή η εκτέλεση ενός ερωτήματος.

Χρησιμοποιούνται κυρίως σε συνδυασμό με φόρμες όπου εκτελούνται μετά από

κάποια ενέργεια του χρήστη, όπως το πάτημα ενός κουμπιού ή η μετακίνηση του

ποντικιού πάνω από ένα αντικείμενο.

Δημιουργία μακροεντολής

1❙ Μεταβείτε στην καρτέλα Δημιουργία στην Κορδέλα

2❙ Πατήστε το εικονίδιο Μακροεντολή στην ομάδα Άλλο

3❙ Κάντε κλικ στη στήλη Ενέργεια και επιλέξτε την εκτέλεση μιας ενέργειας από

το αναπτυσσόμενο μενού

4❙ Πατήστε το εικονίδιο Εκτέλεση

Οι μακροεντολές είναι ισχυρές και μπορούν να ζημιώσουν ή να διαγρά-ψουν δεδομένα στη βάση δεδομένων σας εάν τις χρη-σιμοποιείτε απερίσκεπτα. Βεβαιωθείτε ότι κατανοείτε απόλυτα τις συνέπειες της εκτέλεσης μιας ενέργειας πριν τη συμπεριλάβετε σε μια μακροεντολή.

Οι μακροεντολές είναι μικρά προγράμματα. Όταν τις συν-δυάζετε σειριακά αυτοματο-ποιείτε κοινότοπες δραστη-ριότητες όπως δημιουργία και άνοιγμα εκθέσεων.

Χρησιμοποιήστε το πεδίο Σχόλιο για να περιγράψετε το σκοπό της μακροεντο-λής. Μπορεί σήμερα να σας φαίνεται προφανής, αλλά δεν θα ισχύει το ίδιο μετά από έξι μήνες!

Στη βάση της οθόνης Μακροεντολή θα δείτε το παράθυρο Ορίσματα ενέργειας. Εδώ

μπορείτε να δώσετε πληροφορίες στη μακροεντολή για να τη βοηθήσετε να εκτελέ-

σει την απαιτούμενη λειτουργία. Η παραπάνω εικόνα για παράδειγμα, εμφανίζει

τα ορίσματα που καταχωρίστηκαν στην ενέργεια Πλαίσιο μηνύματος. Δηλώνουν

στην Access να εμφανίζει ένα πλαίσιο μηνύματος το οποίο περιέχει το κείμενο του

ορίσματος Μήνυμα.

Οι εκθέσεις ξεκλειδώνουν

τις πληροφορίες της βάσης

δεδομένων σας στην Access

και τις αποτυπώνουν με

ακρίβεια στην σελίδα που

εκτυπώνετε. Μόλις φτάσετε

σε αυτό το σημείο, μπορείτε

να χρησιμοποιήσετε τις

συγκεκριμένες πληροφορίες

για να επηρεάσετε τη λήψη

αποφάσεων προς όφελός

σας ή να παρουσιάσετε την

επιτυχία της επιχείρησής

σας. Εναλλακτικά, μπορεί

απλώς να θέλετε να

εκτυπώσετε ετικέτες!

Χρήση του οδηγού εκθέσεων

Δημιουργία μιας απλής έκθεσης

Χρήση της προβολής σχεδίασης έκθεσης

Εισαγωγή πεδίων σε μια έκθεση

Εισαγωγή στοιχείων ελέγχου σε μια έκθεση

Εισαγωγή κεφαλίδων και υποσέλιδων

Ταξινόμηση και ομαδοποίηση δεδομένων

Εκτύπωση ετικετών

Ορισμός προσαρμοσμένου μεγέθους ετικέτας

Χρήση της προεπισκόπησης εκτύπωσης

Εκτύπωση εκθέσεων

Αποστολή της έκθεσής σας μέσω ηλεκτρονικού ταχυδρομείου

162

166

167

168

169

170

171

172

175

176

177

178

Δημιουργία εκθέσεων10

162

Δημ

ιου

ργία

εκθ

έσεω

ν

Μπορείτε να συμπεριλάβε-τε πεδία από έναν ή παρα-πάνω πίνακες ή ερωτήματα.

Χρήση του οδηγού εκθέσεωνΟ πιο γρήγορος τρόπος για να δημιουργήσετε μια ελκυστική έκθεση, με ποιότητα

επαγγελματικού επιπέδου, είναι να χρησιμοποιήσετε τον Οδηγό εκθέσεων.

1❙ Μεταβείτε στην καρτέλα Δημιουργία στην Κορδέλα

2❙ Πατήστε το εικονίδιο Οδηγός εκθέσεων

3❙ Στο παράθυρο διαλόγου Οδηγός εκθέσεων, επιλέξτε από το αναπτυσσόμενο

μενού τον πίνακα ή το ερώτημα πάνω στο οποίο θέλετε να βασίσετε την έκ-

θεσή σας

4❙ Διαλέξτε τα πεδία που θα συμπεριληφθούν στην έκθεση πατώντας τα δύο

πρώτα εικονίδια με το βέλος

5❙ Πατήστε το κουμπί Επόμενο

163…συνέχεια

6❙ Χρησιμοποιήστε τα εικονίδια βέλους για να προσθέσετε επίπεδα

ομαδοποίησης

Εάν έχετε παραπάνω από ένα επίπεδα ομαδοποίη-σης, μπορείτε να χρησιμο-ποιήστε τα εικονίδια Προτε-ραιότητα για να οργανώσετε την ομαδοποίηση.

Πατήστε το κουμπί Επιλογές ομαδοποίησης ώστε να ορίσετε τα βήματα ομαδο-ποίησης.

7❙ Όταν ολοκληρώσετε τη διαδικασία, πατήστε το κουμπί Επόμενο

8❙ Ορίστε τη σειρά ταξινόμησης της έκθεσης μέσω του αναπτυσσόμενου μενού.

Έχετε τη δυνατότητα να κάνετε ταξινόμηση βάσει τεσσάρων πεδίων το μέγιστο

9❙ Πατήστε το κουμπί Επόμενο

164

Δημ

ιου

ργία

εκθ

έσεω

ν

…συνέχεια

10❙ Σε αυτήν την οθόνη αποφασίζετε τη διάταξη της έκθεσής σας, πατώντας ένα

από τα κουμπιά επιλογής

Η εικόνα στα αριστερά του παραθύρου διαλόγου είναι ενδεικτική της εμφάνισης της έκθεσής σας.

11❙ Διαλέξτε προσανατολισμό σελίδας για την έκθεση, πατώντας το αντίστοιχο

κουμπί. Για εκθέσεις με πολλά πεδία, ο Οριζόντιος προσανατολισμός είναι η

καλύτερη επιλογή

12❙ Πατήστε το κουμπί Επόμενο για να συνεχίσετε

13❙ Σε αυτήν την οθόνη επιλέγετε το θέμα της έκθεσής σας

14❙ Πατήστε το κουμπί Επόμενο για να συνεχίσετε

Η εικόνα αριστερά του πα-ραθύρου διαλόγου παρέχει μια προεπισκόπηση του επιλεγμένου στυλ.

165

15❙ Εδώ πληκτρολογείτε τον τίτλο της έκθεσης

…συνέχεια

16❙ Αποφασίστε εάν θα ανοίξετε την έκθεση ή εάν θα την τροποποιήσετε σε

Προβολή σχεδίασης πατώντας το αντίστοιχο κουμπί επιλογής

17❙ Πατήστε το κουμπί Τέλος για να ολοκληρωθεί το έργο του οδηγού

166

Δημ

ιου

ργία

εκθ

έσεω

ν

Δημιουργία μιας απλής έκθεσηςΜε την Access 2007 μπορείτε να δημιουργείτε από την αρχή, ακολουθώντας λίγα

εύκολα βήματα, μία ευπαρουσίαστη έκθεση.

1❙ Μεταβείτε στην καρτέλα Δημιουργία στην Κορδέλα

2❙ Πατήστε το εικονίδιο Έκθεση

Η Access ανοίγει την έκθεση σε Προβολή διάρθρωσης για βελτιώσεις. Χρησιμο-

ποιείτε τα εικονίδια στη βάση της έκθεσης για να εναλλάσσετε τις προβολές.

Προβολή έκθεσης

Προβολή διάρθρωσης

Προεπισκόπηση εκτύπωσης

Προβολή σχεδίασης

Αφού δημιουργήσετε μια έκθεση, θυμηθείτε να την αποθηκεύσετε κάνοντας κλικ το εικονίδιο Αποθήκευ-ση στη Γραμμή εργαλείων γρήγορης πρόσβασης ή πα-τώντας ταυτόχρονα Ctrl+S .

167

Η δημιουργία μιας έκθεσης σε Προβολή σχεδίασης σας δίνει απόλυτη, καλλιτεχνι-

κή ελευθερία για να παρουσιάσετε τα δεδομένα σας όπως ακριβώς θέλετε. Η διαδι-

κασία δημιουργίας μιας έκθεσης σε Προβολή σχεδίασης είναι σχεδόν ίδια με αυτήν

της δημιουργίας φόρμας σε Προβολή σχεδίασης (βλ. σελίδα 142). Έχετε τα ίδια

στοιχεία ελέγχου στη διάθεσή σας και μπορείτε να καταφύγετε στο Φύλλο ιδιοτήτων

και τη Λίστα πεδίων, όπως και στην Προβολή σχεδίασης φόρμας.

Η βασική διαφορά είναι ότι το προϊόν που δημιουργείται με την Προβολή σχεδίασης

έκθεσης, προορίζεται για εκτύπωση και γι' αυτό οι ομάδες εικονιδίων τις οποίες έχει

στη διάθεσή του ο σχεδιαστής εκθέσεων είναι προσαρμοσμένες στη διάταξη σελίδας.

Δημιουργία έκθεσης σε Προβολή σχεδίασης

1❙ Μεταβείτε στην καρτέλα Δημιουργία στην Κορδέλα

2❙ Πατήστε το εικονίδιο Σχεδίαση

αναφοράς στην ομάδα Εκθέσεις

Χρησιμοποιείτε τα εικονίδια της καρτέλας Διαμόρφωση σελίδας για να προσαρμόζετε τον προσανατολισμό της σελίδας, τα περιθώρια και τις στήλες της έκθεσής σας

Τα εικονίδια στην καρτέλα Τακτοποίηση σας επιτρέπουν να ευθυγραμμίζετε σωστά τα στοιχεία ελέγχου σας, να ορίζετε τη διάταξή τους, καθώς και να ταξινομείτε τα επίπεδα των στοιχείων ελέγχου και τις εικόνες

Χρήση της Προβολήςσχεδίασης έκθεσης

Αφού δημιουργήσετε μια έκθεση, θυμηθείτε να την αποθηκεύσετε κάνοντας κλικ στο εικονίδιο Αποθή-κευση στη Γραμμή εργαλεί-ων γρήγορης πρόσβασης ή πατώντας ταυτόχρονα Ctrl+S .

Για να κάνετε την έκθεσή σας λίγο πιο πρωτότυπη, επιλέξτε την καρτέλα Τακτο-ποίηση και μετά πατήστε το εικονίδιο Αυτόματη Μορ-φοποίηση. Διαλέξτε ένα θέ-μα για την έκθεσή σας από το αναπτυσσόμενο μενού.

168

Δημ

ιου

ργία

εκθ

έσεω

ν

Εισαγωγή πεδίων σε μια έκθεση

Εάν επιλέξετε το σύνδεσμο Επεξεργασία πίνακα στη Λίστα πεδίων, ανοίγει ο πίνακας για επεξεργασία σε Προβολή φύλλου δεδο-μένων.

Όταν πρέπει να δημιουργήσετε μια έκθεση βιαστικά, η Λίστα πεδίων είναι

απολύτως αναγκαία. Με την πληκτρολόγηση λίγων ονομάτων πεδίων στη Λίστα

πεδίων δημιουργείτε μέσα σε λίγα λεπτά τα βασικά μέρη μιας έκθεσης, ενώ

κερδίζετε χρόνο για να συγκεντρωθείτε στην εμφάνιση της έκθεσης έτσι ώστε να

παρουσιάσετε τα δεδομένα σας όσο το δυνατόν καλύτερα.

1❙ Ανοίξτε μια έκθεση είτε σε Προβολή

διάρθρωσης ή σε Προβολή

σχεδίασης

2❙ Πατήστε το εικονίδιο Λίστα πεδίων

3❙ Πατήστε το σύμβολο συν (+) δίπλα

από το όνομα του πίνακα που θέλετε

να χρησιμοποιήσετε

4❙ Κάντε διπλό κλικ στα ονόματα πεδί-

ων που θα προσθέσετε στην έκθεση

Όπως φαίνεται στην εικόνα δεξιά, είναι

δυνατόν να προστεθούν πεδία τόσο από σχε-

τιζόμενους όσο και από άλλους πίνακες.

Οι επικεφαλίδες των πεδίων εμφανίζονται

στην Κεφαλίδα σελίδας της έκθεσης, ενώ τα

πλαίσια κειμένου τα οποία περιέχουν τα δε-

δομένα τοποθετούνται στην ενότητα Λεπτο-

μέρεια, όπως φαίνεται στο παρακάτω σχήμα.

Για να ανοίξετε γρήγορα τη Λίστα πεδίων, πληκτρολο-γήστε ταυτόχρονα Alt+F8.

169

Εισαγωγή στοιχείωνελέγχου σε μια έκθεσηΗ προσθήκη στοιχείων ελέγχου σε μια έκθεση είναι παρόμοια με την προσθήκη

στοιχείων ελέγχου σε μια φόρμα.

1❙ Μεταβείτε στην Προβολή σχεδίασης

2❙ Πατήστε την καρτέλα Σχεδίαση και επιλέξτε ένα στοιχείο ελέγχου από την

ομάδα Στοιχεία ελέγχου

Για να ανοίξετε το Φύλλο ιδιοτήτων χωρίς να περά-σετε μέσα από "χιλιάδες" εικονίδια, πατήστε το πλή-κτρο F4.

3❙ Κάντε κλικ στο σημείο της έκθεσης όπου θέλετε να τοποθετηθεί η πάνω

αριστερή γωνία του στοιχείου ελέγχου

4❙ Κρατήστε πατημένο το αριστερό πλήκτρο του ποντικιού όσο σύρετε

το δρομέα κάτω αριστερά

5❙ Αφήστε το αριστερό πλήκτρο του ποντικιού για να τοποθετήσετε το στοιχείο

ελέγχου

6❙ Προσαρμόστε τις ιδιότητες του στοιχείου ελέγχου σύμφωνα με τις ανάγκες

σας, χρησιμοποιώντας το Φύλλο ιδιοτήτων

Αλλαγή μεγέθους στοιχείου ελέγχου σε μια έκθεσηΚαταρχήν, κάντε κλικ σε ένα στοιχείο ελέγχου για να το επιλέξετε. Από το πορτοκαλί

περίγραμμα καταλαβαίνετε ότι έχει επιλεχθεί το στοιχείο ελέγχου, όπως φαίνεται

στην εικόνα παρακάτω. Επίσης, στην εικόνα είναι ορατές και οκτώ προεξοχές, οι

οποίες βρίσκονται σε κάθε γωνία και πλευρά του στοιχείου ελέγχου. Αυτές είναι οι

λαβές αλλαγής μεγέθους. Πατήστε μια λαβή αλλαγής μεγέθους, κρατήστε πατημένο

το πλήκτρο του ποντικιού και μετακινήστε το δρομέα στην κατεύθυνση της λαβής

ώστε να αλλάξετε μέγεθος στο στοιχείο ελέγχου.

170

Δημ

ιου

ργία

εκθ

έσεω

ν

Εισαγωγή κεφαλίδωνκαι υποσέλιδων1❙ Κάντε δεξί κλικ στην έκθεση

2❙ Επιλέξτε Κεφαλίδα/

υποσέλιδο σελίδας ή

Κεφαλίδα/ υποσέλιδο έκθεσης

από το μενού περιβάλλοντος

που εμφανίζεται

Η κεφαλίδα και το υποσέλιδο οριοθετούν τη δομή της έκθεσης. Αυτή η δομή

βοηθά στη δημιουργία της έκθεσης, υποδεικνύοντας τη θέση των αντικειμένων

της έκθεσης και των στοιχείων ελέγχου. Σε αυτήν την ενότητα εξετάζουμε τους

διάφορους τύπους κεφαλίδων και υποσέλιδων και παραθέτουμε παραδείγματα

τρόπων χρήσης τους.

Η Κεφαλίδα έκθεσηςΑυτή η ενότητα εμφανίζεται μόνο μία φορά στην εκτύπωση και γι' αυτό ταιριάζει

περισσότερο σε τίτλους, λογότυπα, στοιχεία επαφών και άλλα.

Η Κεφαλίδα σελίδαςΤα στοιχεία ελέγχου και σχεδίασης που έχουν τοποθετηθεί σε αυτήν την ενότητα,

εμφανίζονται στην κορυφή κάθε τυπωμένης σελίδας. Επομένως, η κεφαλίδα

σελίδας ταιριάζει καλύτερα σε επικεφαλίδες στηλών.

Το Υποσέλιδο σελίδαςΤο υποσέλιδο τοποθετείται στο κάτω μέρος κάθε τυπωμένης σελίδας.

Χρησιμοποιείστε τη συγκεκριμένη ενότητα για αριθμούς σελίδων, ημερομηνίες,

όνομα συντάκτη, κτλ.

Το Υποσέλιδο έκθεσηςΑυτή η ενότητα είναι ιδανική για την προβολή συγκεντρωτικών στοιχείων και συ-

νοπτικών πληροφοριών.

171

Ταξινόμησηκαι ομαδοποίηση δεδομένωνΗ ομαδοποίηση και ταξινόμηση των δεδομένων μιας έκθεσης σας βοηθά να

αντλείτε πιο εύκολα τα συμπεράσματά σας. Για παράδειγμα, ας υποθέσουμε ότι

το Βιβλιοπωλείο Bobbin θέλει να δημιουργήσει μια έκθεση όπου τα δεδομένα

ομαδοποιούνται με βάση το όνομα του συγγραφέα και οι τίτλοι των βιβλίων ταξινο-

μούνται από το Α ως το Ω. Το παρακάτω παράδειγμα δείχνει πώς γίνεται κάτι τέτοιο.

Όταν ομαδοποιείτε δεδο-μένα βάσει ενός πεδίου, η Access δημιουργεί μια νέα ενότητα στην έκθεση με την ονομασία "κεφαλίδα ομάδας". Αυτές οι κεφαλί-δες είναι παρόμοιες με τις κεφαλίδες σελίδας που πε-ριγράψαμε στη σελίδα 170 και χρησιμοποιούνται για την εκτύπωση του ονόματος ομάδας.

1❙ Ανοίξτε την έκθεση σε Προβολή

διάρθρωσης ή σε Προβολή σχεδίασης

2❙ Πατήστε το εικονίδιο Ομαδοποίηση &

ταξινόμηση

3❙ Στη βάση του κύριου παραθύρου της Access εμφανίζεται το πλαίσιο

Ομαδοποίηση, ταξινόμηση και σύνολο. Αυτό δείχνει την τρέχουσα

ομαδοποίηση και ταξινόμηση της έκθεσης. Εάν δεν έχει γίνει καμία

ομαδοποίηση στην έκθεση, πατήστε το κουμπί "Προσθήκη ομάδας"

4❙ Επιλέξτε με ένα κλικ το πεδίο που θέλετε να

χρησιμοποιήσετε για την ομαδοποίηση των

δεδομένων από το μενού

5❙ Για να ταξινομήσετε τα δεδομένα μιας ομάδας,

πατήστε το κουμπί "Προσθήκη ταξινόμησης"

6❙ Διαλέξτε το πεδίο με βάση το οποίο θα ταξινο-

μήσετε τα δεδομένα από το μενού

Με τη χρήση του πλαισίου Ομαδοποίηση, ταξινόμηση και σύνολο μπορείτε να δη-

μιουργήσετε μέχρι και δέκα επίπεδα ομαδοποίησης. Εάν προτιμάτε να ομαδοποιή-

σετε τα δεδομένα βάσει έκφρασης και όχι πεδίου, μεταβείτε στο στοιχείο του μενού

Έκφραση στο βήμα 6 αντί να επιλέξετε όνομα πεδίου.

Για γρήγορη ταξινόμηση δε-δομένων, κάντε δεξί κλικ στο πεδίο το οποίο θέλετε να τα-ξινομήσετε και διαλέξτε μια επιλογή ταξινόμησης από το μενού περιβάλλοντος.

Έχετε τη δυνατότητα να μετακινείτε το επίπεδο ομα-δοποίησης πάνω και κάτω από τα επίπεδα ένθεσης, πατώντας τα βέλη δεξιά του πλαισίου Ομαδοποίηση, ταξινόμηση και σύνολο. Αυτά απεικονίζονται πα-ρακάτω. Επιλέγοντας το εικονίδιο “X”, διαγράφετε το επίπεδο ομαδοποίησης ή ταξινόμησης.

172

Δημ

ιου

ργία

εκθ

έσεω

ν

Εκτύπωση ετικετώνΜία από τις πολλές δυνατότητες της Access 2007 που υποστηρίζουν επιχειρημα-

τικές διαδικασίες και ίσως η χρησιμότερη, είναι η λειτουργία του οδηγού ετικετών

αλληλογραφίας. Εκτός από την προφανή εκτύπωση δεδομένων σε αυτοκόλλητες

ετικέτες για μαζικές διαφημιστικές αποστολές, ο οδηγός σας βοηθάει να δημιουρ-

γείτε και άδειες εισόδου επισκεπτών ή αυτοκόλλητα για αρχεία πελατών. Μόλις

ετοιμάσετε την έκθεση ετικετών, μπορείτε να την τροποποιήσετε σύμφωνα με τις

ανάγκες σας – όπως και κάθε άλλη έκθεση.

1❙ Βρείτε τον κωδικό προϊόντος των ετικετών σας στη συσκευασία και

σημειώστε τον

2❙ Χρησιμοποιήστε το Παράθυρο περιήγησης για να ανοίξετε έναν πίνακα ή

ερώτημα που περιέχει τα δεδομένα για τις ετικέτες σας

Εάν αναρωτιέστε γιατί οι ετι-κέτες σας δεν εκτυπώνονται όπως πρέπει, φροντίστε να ελέγξετε ότι ορίσατε τις σω-στές διαστάσεις τους. Πολ-λοί κατασκευαστές χρησι-μοποιούν τον ίδιο κωδικό προϊόντος για ετικέτες που χρησιμοποιούν μονάδες μέτρησης του αγγλικού και του μετρικού συστήματος, με αποτέλεσμα να προκα-λείται σύγχυση!

3❙ Μεταβείτε στην καρτέλα Δημιουργία

στην Κορδέλα

4❙ Πατήστε το εικονίδιο Ετικέτες. Αυτό

βρίσκεται στην ομάδα Εκθέσεις

5❙ Όταν ανοίξει το παράθυρο διαλόγου Οδηγός ετικετών, χρησιμοποιήστε το

αναπτυσσόμενο μενού Φίλτρο κατά κατασκευαστή για να ορίσετε τη μάρκα

των ετικετών σας

6❙ Επιλέξτε τις διαστάσεις των ετικετών σας πατώντας το σχετικό κουμπί

επιλογής

173

Να θυμάστε να προσθέτετε ένα κενό μεταξύ πεδίων! Για να τοποθετηθεί μια νέα γραμμή, πατήστε το πλή-κτρο Enter.

07❙ Διαλέξτε τον κωδικό προϊόντος που ταιριάζει στις ετικέτες σας, χρησιμοποι-

ώντας τις γραμμές κύλισης εάν χρειαστεί

08❙ Πατήστε το κουμπί Επόμενο

11❙ Διαλέξτε ένα πεδίο για να το επισημάνετε και μετά πατήστε το εικονίδιο με το

βέλος για να το προσθέσετε στην πρότυπη ετικέτα

09❙ Από τα αναπτυσσόμενα μενού, επιλέξτε

τη γραμματοσειρά που θα χρησιμοποιη-

θεί στις ετικέτες σας

10❙ Πατήστε το κουμπί

Επόμενο

Μην ξεχνάτε ότι μπορείτε να εισάγετε ελεύθερο κείμενο στην πρότυπη ετικέτα, κάτι που είναι χρήσιμο όταν θέλετε να συμπεριλάβετε ένα σύντομο μήνυμα ή σημείωση.

12❙ Επαναλάβετε το βήμα 11 μέχρι να ολοκληρωθεί η πρότυπη ετικέτα

…συνέχεια

Η εικόνα αριστερά του παραθύρου διαλόγου ανα-νεώνεται και αντικατοπτρίζει τη μορφοποίηση που επι-λέξατε.

174

Δημ

ιου

ργία

εκθ

έσεω

ν

…συνέχεια

13❙ Πατήστε το κουμπί Επόμενο για να συνεχίσετε

14❙ Οι ετικέτες σας μπορούν να ταξινομηθούν βάσει ενός ή περισσοτέρων πε-

δίων, ίσως θέλετε για παράδειγμα οι ετικέτες διεύθυνσης να ταξινομούνται

κατά επίθετο ή πόλη

15❙ Πατήστε το κουμπί Επόμενο για να συνεχίσετε

16❙ Πληκτρολογήστε εδώ ένα όνομα για την έκθεσή σας

17❙ Αποφασίστε εάν θα ανοίξετε την έκθεση για να την εκτυπώσετε ή εάν θα την

ανοίξετε σε Προβολή σχεδίασης

18❙ Πατήστε το κουμπί Τέλος

Αξιοποιήστε τα διπλά βέλη για να προσθέτετε και να αφαιρείτε όλα τα πεδία ταυ-τόχρονα.

175

Ορισμός προσαρμοσμένου μεγέθους ετικέταςΕάν κατά τύχη εντοπίσατε τις ετικέτες σας, ενώ κάνατε επιδρομή στα βάθη της αρχει-

οθήκης του προκατόχου σας και ανακαλύψατε ότι ο κωδικός προϊόντος δεν υπάρ-

χει, μην πανικοβληθείτε. Μπορείτε ακόμα να τις χρησιμοποιήσετε.

1❙ Ανοίξτε το παράθυρο διαλόγου Οδηγός ετικετών, ακολουθώντας τα βήματα

1 ως 4 στη σελίδα 172

2❙ Στην πρώτη οθόνη του παραθύρου διαλόγου Οδηγός ετικετών, πατήστε το

κουμπί Προσαρμογή

3❙ Αυτό ξεκινά το παράθυρο διαλόγου Νέο μέγεθος ετικέτας. Πατήστε Δημιουρ-

γία για να γίνει εκκίνηση του παραθύρου διαλόγου Δημιουργία ετικέτας

4❙ Στο κάτω μισό της οθόνης του παραθύρου διαλόγου, υπάρχει μια σειρά

ορθογωνίων που περιλαμβάνουν τις τιμές “0,00” δίπλα από τα βέλη δι-

πλής κατεύθυνσης. Αυτά αντιστοιχούν σε συγκεκριμένη διάσταση ετικέτας.

Επιλέξτε ένα ορθογώνιο και έπειτα εισάγετε τη σωστή τιμή για τις δικές σας

ετικέτες.

5❙ Επαναλάβετε το βήμα 4 μέχρι να καταχωριστούν όλες οι διαστάσεις

6❙ Πατήστε το κουμπί ΟΚ

Θυμηθείτε να συμπληρώ-σετε ένα όνομα για τις ετικέ-τες σας.

Βεβαιωθείτε ότι καθορίσατε τη σωστή μονάδα μέτρησης για τις ετικέτες σας.

176

Δημ

ιου

ργία

εκθ

έσεω

ν

Χρήση της προεπισκόπησης εκτύπωσηςΗ Προεπισκόπηση εκτύπωσης δεν είναι μόνο ένα μέσο για να βλέπετε μια έκθεση

πριν εκτυπωθεί. Σε λειτουργία Προεπισκόπησης εκτύπωσης έχετε τη δυνατότητα

να ορίζετε τα περιθώρια μιας έκθεσης, να τη χωρίζετε σε δύο ή περισσότερες στήλες

και να την εξάγετε σε άλλες εφαρμογές.

Μετάβαση σε Προεπισκόπηση εκτύπωσης

Προσαρμογή ρυθμίσεων διάταξης σελίδαςΗ ομάδα Διάταξη σελίδας περιέχει δυνατές επιλογές για να βελτιώνετε τις εκθέσεις

σας πριν την εκτύπωση. Εάν προτιμάτε να ορίζετε τις επιλογές εκτύπωσης με ένα

παράθυρο διαλόγου, πατήστε το εικονίδιο Διαμόρφωση σελίδας.

Υπάρχουν τρεις τρόποι να μεταβείτε σε λειτουργία

Προεπισκόπησης εκτύπωσης.

Ο πιο απλός είναι να πατήσετε το εικονίδιο Προβολή

στην Κορδέλα και να επιλέξτε Προεπισκόπηση

εκτύπωσης από το αναπτυσσόμενο μενού.

Η δεύτερη μέθοδος είναι η χρήση του εικονιδίου

Προεπισκόπηση εκτύπωσης στη βάση του παραθύρου

της έκθεσης, όπως φαίνεται στη σελίδα 166.

Ο τελευταίος τρόπος για να μεταβείτε σε Προεπισκό-

πηση εκτύπωσης είναι μέσω του κουμπιού Office.

177

Εκτύπωση εκθέσεωνΌπως ισχύει με τις περισσότερες λειτουργίες της Access, δεν υπάρχει μόνο ένας

τρόπος εκτύπωσης μιας έκθεσης.

Προεπισκόπηση εκτύπωσης

1❙ Μεταβείτε σε Προεπισκόπηση εκτύπωσης

2❙ Κάντε κλικ στο εικονίδιο Εκτύπωση

Το Κουμπί Office

1❙ Πατήστε το κουμπί Office

2❙ Επιλέξτε το στοιχείο μενού "Εκτύπωση" από το αναπτυσσόμενο μενού

Χρήση του παραθύρου διαλόγου Εκτύπωση

Πατήστε εδώ για να ορίσετε τις ρυθμίσεις του συγκεκριμένου εκτυπωτή

Χρησιμοποιήστε αυτό το αναπτυσσόμενο μενού για να διαλέξετε τον εκτυπωτή που θέλετε

Πατώντας αυτό το κουμπί επιλογής εκτυπώνετε μια σειρά σελίδων

Κάντε κλικ στο κουμπί Διαμόρφωση για να καθορίσετε το μέγεθος των περιθωρίων και τις ρυθμίσεις των στηλών

178

Δημ

ιου

ργία

εκθ

έσεω

ν

Αποστολή της έκθεσής σας μέσω ηλεκτρονικού ταχυδρομείουΑντί να εκτυπώνετε τις εκθέσεις σας, τώρα έχετε τη δυνατότητα να τις στέλνετε μέσω

ηλεκτρονικού ταχυδρομείου απευθείας από την Access. Και όχι μόνο αυτό, αλλά

και να εξάγετε την έκθεση σε μια ποικιλία μορφών.

1❙ Επιλέξτε την έκθεση, την οποία

θέλετε να στείλετε ηλεκτρονικά,

από το Παράθυρο περιήγησης

2❙ Πατήστε το κουμπί Office

3❙ Επιλέξτε "Ηλεκτρονικό ταχυ-

δρομείο" από το μενού Office

4❙ Διαλέξτε τη μορφή αρχείου του

εγγράφου προς εξαγωγή χρησι-

μοποιώντας το παράθυρο διαλό-

γου Αποστολή αντικειμένου ως

5❙ Πατήστε το κουμπί ΟΚ

6❙ Η Access ανοίγει το πρό-

γραμμα ηλεκτρονικού

ταχυδρομείου και επι-

συνάπτει την έκθεση σε

νέο μήνυμα, έτοιμο για

αποστολή

7❙ Ολοκληρώστε το μήνυ-

μά σας και στείλτε το

Για περισσότερες πληρο-φορίες πάνω στο κουμπί Office, ανατρέξτε στη σελί-δα 12.

Η ανάγκη για

διαλειτουργικότητα δεν ήταν

ποτέ μεγαλύτερη. Ευτυχώς,

η Access διευκολύνει το

μερισμό δεδομένων.

Προστασία με κωδικό πρόσβασης

Δημιουργία βάσης δεδομένων ACCDE

Δημιουργία αντιγράφων ασφαλείας βάσεων δεδομένων της Access

Διαίρεση μιας βάσης δεδομένων

Αλληλεπίδραση με το SharePoint

180

182

183

184

186

Κοινή χρήση της Access11

180

Κοι

νή χ

ρήση

της

Acc

ess

Βελτιώστε το επίπεδο ασφα-λείας της βάσης δεδομένων σας, χρησιμοποιώντας δύ-σκολους και απρόσωπους κωδικούς πρόσβασης. Μη χρησιμοποιείτε τα ονόματα των κατοικίδιων σας ή των μελών της οικογένειάς σας. Οι ισχυροί κωδικοί πρόσβα-σης είναι μια μίξη τυχαίων γραμμάτων και αριθμών.

Προστασία με κωδικό πρόσβασηςΟ μερισμός δεδομένων μεταξύ συναδέλφων θεωρείται γενικά καλή ιδέα, αλλά

υπάρχει πάντα η πιθανότητα να σας υποκλέψουν τις απόρρητες, ευαίσθητες εγγρα-

φές που έχουν αποθηκευτεί στη βάση δεδομένων της Access. Για να προστατέψετε

τη βάση δεδομένων σας από αδιάκριτους καιροσκόπους θα πρέπει να την ασφαλί-

σετε με κωδικό πρόσβασης.

1❙ Βεβαιωθείτε ότι η βάση δεδομένων την οποία θέλετε να προστατέψετε με

κωδικό πρόσβασης, είναι κλειστή

2❙ Πατήστε το κουμπί Office

3❙ Επιλέξτε Άνοιγμα από το αναπτυσσόμενο μενού

4❙ Χρησιμοποιήστε το παράθυρο διαλόγου Αρχείο για να εντοπίσετε τη βάση

δεδομένων στην οποία θα εισαγάγετε κωδικό πρόσβασης

5❙ Επισημάνετε τη βάση δεδομένων, αλλά μην την ανοίξετε ακόμα

6❙ Πατήστε το κάτω βέλος στα δεξιά του κουμπιού Άνοιγμα

7❙ Επιλέξτε "Άνοιγμα για αποκλειστική χρήση" από το αναπτυσσόμενο μενού

Η επιλογή "Άνοιγμα για αποκλειστική χρήση" αναγκάζει την Access να μας παρα-

χωρεί αποκλειστική χρήση της βάσης δεδομένων, έτσι ώστε κανένας άλλος να μην

μπορεί να διακόψει τη διαδικασία προστασίας με κωδικό πρόσβασης.

181

Το εικονίδιο Κατάργηση κρυπτογράφησης βάσης δεδομένων βρίσκεται στην ίδια θέση με το αρχικό εικο-νίδιο, Κρυπτογράφηση με κωδικό πρόσβασης. Μια βάση δεδομένων δεν χρειά-ζεται να ανοίξει για αποκλει-στική χρήση προκειμένου να καταργηθεί η προστασία με κωδικό πρόσβασης.

…συνέχεια

8❙ Μόλις ανοίξει η βάση δεδομένων, πατήστε το εικονίδιο Κρυπτογράφηση με

κωδικό πρόσβασης που βρίσκεται στην ομάδα Εργαλεία βάσης δεδομένων

9❙ Πληκτρολογήστε στο επάνω πεδίο κειμένου τον κωδικό πρόσβασης τον

οποίο θέλετε να χρησιμοποιήσετε, μετά πατήστε Tab και εισαγάγετέ τον ξανά

στο κάτω πεδίο κειμένου

10❙ Πατήστε το κουμπί ΟΚ

Την επόμενη φορά που θα ανοίξει η βάση δεδομένων, η Access θα ζητήσει την ει-

σαγωγή του κωδικού πρόσβασης.

Κατάργηση προστασίας με κωδικό πρόσβασηςΓια να καταργήσετε την προστασία με κωδικό πρόσβασης, επιλέξτε το εικονίδιο Κα-

τάργηση κρυπτογράφησης βάσης δεδομένων. Θα πρέπει να πληκτρολογήσετε ξανά

τον ισχύοντα κωδικό πρόσβασης για να αποδείξετε ότι δεν είστε κάποιος κακόβου-

λος χρήστης που απενεργοποιεί την προστασία με κωδικό πρόσβασης.

182

Κοι

νή χ

ρήση

της

Acc

ess

Δημιουργία βάσης δεδομένων ACCDEΕάν πρόκειται να μοιράζεστε τη βάση δεδομένων σας με συναδέλφους ή να τη

χρησιμοποιεί παραπάνω από ένα άτομο, μια καλή ιδέα είναι να δημιουργήσετε μια

βάση δεδομένων ACCDE. Η βάση δεδομένων ACCDE είναι ακριβώς ίδια με την

αρχική σας, εκτός από το γεγονός ότι οι χρήστες δεν έχουν τη δυνατότητα τροπο-

ποίησης του σχεδίου μιας φόρμας ή έκθεσης. Επίσης, μόνο ο κώδικας Visual Basic

for Applications που δημιουργήθηκε συμπεριλαμβάνεται στη βάση δεδομένων

ACCDE. Η μετατροπή της αρχικής βάσης δεδομένων σας σε βάση δεδομένων

ACCDE αποτελεί έναν εκπληκτικό τρόπο να εμποδίζετε τους χρήστες να προκαλούν

κάποια βλάβη τυχαία.

1❙ Πατήστε το εικονίδιο Δημιουργία ACCDE

2❙ Εντοπίστε τον κατάλογο στον οποίο θέλετε να αποθηκεύσετε το αρχείο

ACCDE χρησιμοποιώντας το παράθυρο διαλόγου Αρχείο

3❙ Επιλέξτε Αποθήκευση

Να θυμάστε να τοποθετείτε σε ασφαλές σημείο το πρωτότυπο αρχείο. Όσο εξελίσσε-

ται η βάση δεδομένων σας θα θέλετε να κάνετε αλλαγές σε αυτήν.

183

Δημιουργία αντιγράφων ασφαλείας βάσεων δεδομένων της AccessΥπάρχουν πολλοί τρόποι με τους οποίους τα δεδομένα σας ενδέχεται να

καταστραφούν ή να χαθούν. Ίσως οι χρήστες διαγράψουν εντελώς τις βάσεις

δεδομένων σας, είτε τυχαία ή από πρόθεση. Ή ίσως ένας ηλεκτρικός συλλέκτης

καταστρέψει ανεπανόρθωτα το σκληρό δίσκο σας. Κανένας υπολογιστής δεν είναι

απόλυτα ασφαλής. Πρέπει πάντα να δημιουργείτε τακτικά αντίγραφα ασφαλείας

των δεδομένων σας και να τα αποθηκεύετε σε προστατευμένο μέρος. Να κρατάτε

πάντα αντίγραφα ασφαλείας σε κάποια αφαιρούμενη συσκευή αποθήκευσης, όπως

CD-ROM ή μνήμη φλας USB.

1❙ Πατήστε το κουμπί Office

2❙ Καταδείξτε με το ποντίκι σας το στοιχείο μενού Διαχείριση

Μην αποθηκεύετε τη βάση δεδομένων της Access σε άλλη θέση στο σκληρό δίσκο σας. Κάτι τέτοιο ακυ-ρώνει εντελώς το σκοπό δη-μιουργίας ενός αντιγράφου ασφαλείας.

3❙ Επιλέξετε το στοιχείο μενού "Δημιουργία αντιγράφου ασφαλείας..."

4❙ Χρησιμοποιήστε το παράθυρο διαλόγου Αρχείο για να εντοπίσετε την

αφαιρούμενη συσκευή στην οποία θα αποθηκευτεί το αντίγραφο ασφαλείας

Όταν αποθηκεύετε το αντίγραφο ασφαλείας, βεβαιωθείτε ότι εισαγάγετε και την

ημερομηνία στο τέλος του ονόματος αρχείου, π.χ. "Αντίγραφο ασφαλείας τράπεζας

του Βιβλιοπωλείου Bobbin 08/08/08". Έτσι, μπορείτε να βρίσκετε εύκολα το πιο

πρόσφατο αντίγραφο ασφαλείας.

184

Κοι

νή χ

ρήση

της

Acc

ess

Διαίρεση μιας βάσης δεδομένωνΌταν διαιρείτε μια βάση δεδομένων, τη διαχωρίζετε σε αρχείο προσκηνίου που

περιέχει όλες τις φόρμες και τα ερωτήματα και σε αρχείο παρασκηνίου, το οποίο

περιλαμβάνει όλους τους πίνακες.

1❙ Ανοίξτε τη βάση δεδομένων που θέλετε να διαιρέσετε

2❙ Πατήστε την καρτέλα Εργαλεία βάσης δεδομένων στην Κορδέλα

3❙ Επιλέξτε το εικονίδιο Βάση δεδομένων της Access

4❙ Κάντε κλικ στο κουμπί Διαίρεση βάσης δεδομένων

5❙ Με το παράθυρο διαλόγου αρχείο, βρείτε τον κατάλογο στον οποίο θα απο-

θηκεύσετε το αρχείο παρασκηνίου

185

6❙ Πατήστε το κουμπί Διαίρεση βάσης δεδομένων

7❙ Σε λίγα λεπτά, η Access εμφανίζει ένα παράθυρο διαλόγου που σας ενημε-

ρώνει ότι η βάση δεδομένων έχει διαιρεθεί επιτυχώς. Πατήστε το κουμπί OK

για να κλείσει το παράθυρο

Επιλέξτε το πλαίσιο "Πάντα ερώτηση για νέα θέση" στη Διαχείριση συνδεδεμένων πινάκων και η Access θα εμφανίζει το παράθυρο δι-αλόγου Αρχείο κάθε φορά που ενημερώνετε το παρα-σκήνιο.

…συνέχεια

Μια διαιρεμένη βάση δεδομένων χρησιμοποιείται όπως ακριβώς κάθε άλλη βάση

δεδομένων. Εάν όμως ανοίξετε το Παράθυρο περιήγησης, θα παρατηρήσετε τα

βέλη που υποδεικνύουν τα ονόματα πινάκων.

Ενημέρωση του παρασκηνίου

1❙ Πατήστε την καρτέλα Εργαλεία βάσης δεδομένων στην Κορδέλα

2❙ Μεταβείτε στο εικονίδιο Διαχείριση συνδεδεμένων πινάκων στην ομάδα

Εργαλεία βάσης δεδομένων

3❙ Επιλέξτε τα πλαίσια των πινάκων που θέλετε να ενημερώσετε

4❙ Πατήστε το κουμπί ΟΚ

186

Κοι

νή χ

ρήση

της

Acc

ess

Αλληλεπίδραση με το SharePoint Ο SharePoint Server είναι ένας διακομιστής εφαρμογών ο οποίος ενώνει την

παρουσία ενός οργανισμού στον Ιστό με το ενδοδίκτυο και τα επιχειρηματικά

του έγγραφα. Χρησιμοποιώντας ένα μόνο πρόγραμμα διακομιστή μπορείτε

να προσφέρετε τα περιεχόμενα της τοποθεσίας Ιστού στο κοινό, να παρέχετε

περιεχόμενα ενδοδικτύου για την επιχείρηση στα μέλη του οργανισμού και να

συγκεντρώνετε επιχειρηματικά αρχεία και υλικό τεκμηρίωσης, όπως αρχεία Word

και Excel.

Μια άλλη, χρήσιμη λειτουργία του SharePoint Server είναι η εύκολη ενσωμάτωσή

του στην Access 2007. Με τις λειτουργίες εισαγωγής και εξαγωγής της Access,

γίνεται αποστολή και λήψη δεδομένων από μια τοποθεσία SharePoint.

Μια τοποθεσία SharePoint αποθηκεύει δεδομένα σε λίστες. Η προβολή τους

διαφοροποιείται ανάλογα με τις ανάγκες χρηστών και τα δικαιώματά τους. Όταν

στέλνετε έναν πίνακα ή ερώτημα σε τοποθεσία SharePoint, μετατρέπεται σε λίστα

και όταν την κατεβάζετε, μετατρέπεται σε πίνακα.

Εισαγωγή από ή Σύνδεση με τοποθεσία SharePointΗ εισαγωγή από ή η σύνδεση με δεδομένα που έχουν αποθηκευτεί σε τοποθεσία

SharePoint, είναι παρόμοια με την εισαγωγή από άλλες πηγές.

1❙ Πατήστε το εικονίδιο Λίστα του SharePoint στην ομάδα Εισαγωγή

Εάν σκοπεύετε να χρησιμο-ποιείτε συχνά τη λειτουργία εισαγωγής, ίσως είναι καλύ-τερο να αποθηκεύσετε τις οδηγίες εισαγωγής επιλέγο-ντας το σχετικό πλαίσιο στον Οδηγό Εισαγωγής. Μπορείτε να δημιουργήσετε μια εργα-σία στο Outlook η οποία θα σας υπενθυμίζει να εκτελείτε τις οδηγίες εισαγωγής.

2❙ Εισαγάγετε τη διεύθυνση της τοποθεσίας του SharePoint

3❙ Επιλέξτε εάν θέλετε να εισαγάγετε δεδομένα από τη λίστα ή να συνδεθείτε με

μια λίστα SharePoint

4❙ Πατήστε Επόμενο

5❙ Επιλέξτε τις λίστες που θα εισαγάγετε ή με τις οποίες θέλετε να συνδεθείτε

6❙ Πατήστε OK

187

Ευρετήριο

AAccess Εισαγωγή δεδομένων από 83 Εξατομίκευση 15AVG() συνάρτηση 123

CCOUNT() συνάρτηση 123

EExcel 2007 Αντιγραφή δεδομένων από 76 Αντιγραφή δεδομένων σε 77 Εισαγωγή από 78Excel, εικονίδιο 78

HHTML 88

ΙInfopath Συλλογή δεδομένων με 88

MMAX() συνάρτηση 123Microsoft Office 12, 51

OOffice Online Εκπαίδευση στο Διαδίκτυο 19 Λήψη νέου περιεχομένου 20 Λήψη νέων προτύπων 21 Χρήση 18

Outlook 2007 Διαχείριση απαντήσεων 93 Συλλογή δεδομένων με 88

SSQL 118 Ιστορία της SQL 118SQL, παράθυρο 120SUM() συνάρτηση 123

UURL 50

VVisual Basic for Applications 13, 118, 182

AΆθροιση στηλών 96Ακεραιότητα αναφορών 66Ακεραιότητα οντότητας 67Αλλαγή μεγέθους γραμμών πίνακα 73Αλλαγή μεγέθους στοιχείων ελέγχου 143, 147, 169Άνοιγμα για αποκλειστική χρήση 180Αντιγραφή δεδομένων 75 Από το Excel 76Αντιγραφή, εικονίδιο 75–77Αντικείμενα OLE 50Αντικείμενα βάσεων δεδομένων Εισαγωγή 83Απαιτούμενο επιλεγμένο πλαίσιο 43Απλές εκθέσεις 166Απλές φόρμες 135Αποθηκευμένες εισαγωγές καρτέλας 87Αποθηκευμένες εισαγωγές, εικονίδιο 87Αποθηκευμένες εξαγωγές, καρτέλα 87Αποθήκευση Βάσεις δεδομένων 13, 17 Βήματα εισαγωγής 82, 84 Ερωτήματα 107 Πίνακες 38Αποκλειστικά παράθυρα διαλόγου 156Απόκρυψη στηλών 99Αριστεροί σύνδεσμοι 70

Ευρε

τήρι

ο18

8

Αρχείο, παράθυρο διαλόγου 12Αύξηση εικονιδίου Τοποθέτηση δεκαδικών ψηφίων 43Αυτόματη αρίθμηση, τύπος δεδομένων 50Αυτόματη σειρά, κουμπί 150

ΒΒάσεις δεδομένων ACCDE, δημιουργία 182Βάσεις δεδομένων που ανοίχτηκαν πρόσφατα 9Βάσεις δεδομένων Ανάπτυξη κύκλου ζωής 33 Άνοιγμα 12 Απαιτήσεις 33 Αποθήκευση 13 Δημιουργία νέας 14 Εισαγωγή δεδομένων από 83 Κλείσιμο 14 Σχεδίαση 32 Σχεσιακές 28Βελτιωμένες συμβουλές οθόνης 15Βοήθεια Αναζήτηση για 26 Εκπαίδευση 19 Χρήση 26Βοήθεια, κουμπί 9

ΓΓλώσσα ελέγχου δεδομένων (Data Control Language ή DCL) 119Γλώσσα ορισμού δεδομένων (Data Definition Language) 119Γλώσσα χειρισμού δεδομένων (Data Manipulation Language) 119Γραμματοσειρές Αλλαγή μεγέθους 98 Αλλαγή τύπου 98Γραμμές πλέγματος Αλλαγή στυλ 98 Αλλαγή χρώματος 98Γραμμές πλέγματος, εικονίδιο 98Γραμμές Αλλαγή μεγέθους 73 Εισαγωγή 73Γραμμή διαίρεσης 136 Κατάργηση 138Γραμμή εργαλείων γρήγορης πρόσβασης 9–11 Επανατοποθέτηση 11 Προσαρμογή 10 Προσθήκη ενέργειας 10Γραμμή εργαλείων Περιήγηση εγγραφών 128Γραμμή κατάστασης 9

ΔΔεξιοί σύνδεσμοι 70Δεσμευμένα στοιχεία ελέγχου 127Δεύτερη κανονική φόρμα 36Δημιουργία αντιγράφων ασφαλείας βάσεων δεδομένων 183Δημιουργία εικονιδίου Ηλεκτρονικού ταχυδρομείου 88Δημιουργία πίνακα, εικονίδιο 112Δημιουργία πίνακα, ερώτημα 112Δημιουργία, εικονίδιο 73–128Διαμόρφωση σελίδας, εικονίδιο 176Διαγραφή απαντήσεων 93Διαγραφή 57Διαγραφή Πεδία 42 Πρωτεύοντα κλειδιά 48Διαγραφή, εικονίδιο 42, 116, 129Διαδοχική διαγραφή 67Διαδοχική ενημέρωση 67Διαίρεση βάσεων δεδομένων 184Διακομιστής SharePoint 186Διάταξη σελίδας προσαρμογή 176Διαχείριση απαντήσεων 93Διαχείριση εργασιών εισαγωγής 87Διαχείριση συνδεδεμένων πινάκων 185Δοκιμή κανόνων επικύρωσης, εικονίδιο 53Δυαδικά αντικείμενα Αποθήκευση 51Δυαδικός τύπος δεδομένων 50

ΕΕμπλουτισμένο κείμενο Μορφοποίηση 99 Αύξηση επιπέδου λίστας 99 Κατεύθυνση κειμένου 99 Λίστα με αρίθμηση 99 Λίστα με κουκκίδες 99 Μείωση επιπέδου λίστας 99 Ομάδα εικονιδίων 99Εμφάνιση πίνακα, παράθυρο διαλόγου 63, 106Εγγραφές Σχεδίαση 29Εικονίδιο της Access 83Εισαγωγή γραμμών, εικονίδιο 46Εισαγωγή δεδομένων 72 Χρήση ηλεκτρονικού ταχυδρομείου 88 Χρήση φόρμας 128Εισαγωγή στηλών 73Εισαγωγή Αντικείμενα βάσεων δεδομένων 83

189

από μια τοποθεσία SharePoint 186 από το Excel 78 από το Outlook 93 Διαχείριση εργασιών εισαγωγής 87Εκθέσεις Αποστολή με ηλεκτρονικό ταχυδρομείο 178 Αυτόματη Μορφοποίηση 167 Δημιουργία 167 Προσθήκη πεδίων 168 Προσθήκη στοιχείων ελέγχου 169Έκθεση, εικονίδιο 166Εκπαίδευση Αναζήτηση για 19Εκτέλεση ερωτήματος 107Εκτύπωση εκθέσεις 177 Ετικέτες 172Εκτύπωση, εικονίδιο 177Εκτύπωση, παράθυρο διαλόγου 177Ενεργοποίηση ακεραιότητας αναφορών 67Ενεργοποίηση περιεχομένου 13Ενημέρωση, εικονίδιο 115Ενημέρωσης, ερώτημα 115Ένωσης, εικονίδιο 124Έξοδος από την Access 2007 14Έξοδος από την Access, κουμπί 14Εξωτερικός σύνδεσμος 69Επανεμφάνιση στηλών 100Επεξεργασία σχέσεων, εικονίδιο 66Επεξεργασία σχέσεων, παράθυρο διαλόγου 64Επεξεργασία Τύποι σχέσεων 65Επικόλληση δεδομένων 75Επικόλληση, εικονίδιο 75Επιλογέας γραμμής 44Επιλογές εισαγωγής βήματα εισαγωγής. Βλ. Αποθήκευση Ορισμός 84Επιλογές σύνοψης, κουμπί 104Επιλογές σύνοψης, παράθυρο διαλόγου 105Επιλογές της Access, κουμπί 15Επιχειρηματική λογική. Βλ. Επιχειρηματικοί κανόνεςΕπιχειρηματικοί κανόνες Ορισμός 36Ερώτημα βάσει παραδείγματος 106–116Ερώτημα Διαγραφής 116Ερώτημα Επιλογής 103Ερώτημα Προσάρτηση 114Ερωτήματα Ενέργειας 112–116Ερωτήματα SQL 118 Δημιουργία πίνακα 112 Διαγραφή 116 Εκτέλεση 107 Ενημέρωσης 115 Ένωσης 124 Επιλογή 103, 106, 121 Προσάρτηση 114

Εσωτερικός σύνδεσμος 69Ετικέτες (αλληλογραφία), εικονίδιο 172Ετικέτες (έλεγχος), εικονίδιο 157Ετικέτες αλληλογραφίας Εκτύπωση 172 Προσαρμογή μεγέθους ετικέτας 173Εύρεση και Αντικατάσταση, παράθυρο διαλόγου 140Εύρεση, εικονίδιο 140ΕυρετήριαΕυρετήρια, εικονίδιο 56

ΗΗλεκτρονικό ταχυδρομείο Αποστολή εκθέσεων 178 Διαχείριση απαντήσεων 93 Συλλογή δεδομένων με 88

ΙΙδιότητες συνδέσμου 68Ιδιότητες συνδέσμου, παράθυρο διαλόγου 69Ιδιότητες Πεδίο 52

ΚΚανόνες επικύρωσης 53Κανονική φόρμα Δεύτερη 36 Πρώτη 36 Τρίτη 36Κανονικοποίηση 36Καρτέλα, εικονίδιο 151Κατάργηση κρυπτογράφησης βάσης δεδομένων, εικονίδιο 181Κατάργηση προστασίας με κωδικό πρόσβασης 181Κείμενο επικύρωσης 53Κείμενο Επισήμανση 98 Στοίχιση 98 Συμβολοσειρά 111 Χρώμα 98Κεφαλίδα έκθεσης 170Κεφαλίδα ομάδας 171Κεφαλίδα σελίδας 170Κεφαλίδες και υποσέλιδα Έκθεση 170 Φόρμα 145Κλείσιμο εικονιδίου Μακροεντολή 159

Ευρε

τήρι

ο19

0

Κλείσιμο της Access 2007 14Κορδέλα Καρτέλες 24 Χρήση 24Κουμπί Office Άνοιγμα βάσης δεδομένων 12 Αποθήκευση βάσης δεδομένων 13, 17 Δημιουργία νέας βάσης δεδομένων 14 Έξοδος από την Access 2007 14Κουμπί, εικονίδιο 154Κουμπιά Εντολών 154, 158Κριτήρια ερωτημάτων 108, 110–111Κριτήρια Αριθμός 110 Ερώτημα 108 Κείμενο 111Κρυπτογράφηση με κωδικό πρόσβασης, εικονίδιο 181

ΛΛάθη διαγραφής στοιχείων 66Λάθη ενημέρωσης στοιχείων 66Λεξικό 97Λεπτομέρεια, ενότητα 142, 145, 168Λήψη εξωτερικών δεδομένων, παράθυρο διαλόγου 85Λίστα πεδίων 144Λίστα πεδίων, εικονίδιο 144

ΜΜακροεντολές 158, 160Μάσκες εισαγωγής 54Με το κλικ, ιδιότητα 159Μείωση δεκαδικών ψηφίων, κουμπί 43Μετακίνηση πεδίων πινάκων 41Μετακίνηση στοιχείων ελέγχου 147Μετατροπή βάσεων δεδομένων 16 Σε ACCDE 182 Σε παλαιότερες μορφές αρχείων 17Μετονομασία πεδίων 42Μετονομασία, εικονίδιο 42Μη δεσμευμένα στοιχεία ελέγχου 127Μοναδικό επιλεγμένο πλαίσιο 43Μορφές πεδίων, μετατροπή 16Μορφή πεδίων μενού 43Μορφή Ποσοστού, εικονίδιο 43Μορφοποίηση Δεδομένων 98 Εμπλουτισμένο κείμενο 99

NΝέο πεδίο, εικονίδιο 41Νομισματική μονάδα, εικονίδιο μορφής 43Νομισματική μονάδα, τύπος δεδομένων 49 Μορφοποίηση 43

ΞΞένο κλειδί Επιλογή 35

ΟΟμαδοποίηση & ταξινόμηση, εικονίδιο 171Ομαδοποίηση δεδομένων 171Οδηγοί Εκθέσεων 162 Ετικετών 172 Κουμπί εντολής 154 Μάσκας εισαγωγής 54 Φόρμας 132Οδηγός εκθέσεων, εικονίδιο 162Οδηγός εκθέσεων, παράθυρο διαλόγου 162Οδηγός ερωτημάτων 103Οδηγός ερωτημάτων, εικονίδιο 103Οδηγός φορμών 132Οθόνη εκκίνησης 9Όνομα ευρετηρίου, πεδίο 56Όπως τα κριτήρια 111Ορθογραφικός έλεγχος δεδομένων 97Ορθογραφικός έλεγχος, εικονίδιο 97Ορθογραφικός έλεγχος, παράθυρο διαλόγου 97Ορισμού δεδομένων, εικονίδιο 120Όρος SELECT 121Όρος WHERE 122

ΠΠαράθυρο κατηγορία προτύπων 22Παράθυρο Περιήγησης Φιλτράρισμα 25 Χρήση 25Παρασκήνιο, ενημέρωση 185Πεδία Διαγραφή 42 Μετονομασία 42 Ορισμός ιδιοτήτων 52

191

Προσθήκη 41 Σχεδίαση 29Περιβάλλον εργασίας χρήστη, σχεδίαση 126Περιγραφή πεδίων 44–45Περιορισμοί Ακεραιότητα αναφορών 67 Ακεραιότητα οντότητας 67Περισσότερες φόρμες, εικονίδιο 156Πίνακας σύνδεσης 31Πίνακας Δημιουργία 40 Εναλλαγή προβολών 38 Προβολή σχεδίασης 45 Πρότυπα 39 Σύνδεση 85 Σχεδίαση 34Πίνακας, εικονίδιο 40Πίνακας, παράθυρο 38Πίνακες συστήματος 60Πλεονάζοντα δεδομένα 32, 36Πολλά στοιχεία, εικονίδιο 139Προβολές Εναλλαγή προβολών 24Προβολή διάρθρωσης Φόρμες 143Προβολή σχεδίασης Δημιουργία πινάκων 45 Διαγραφή στηλών 47 Εισαγωγή στηλών 46 Έκθεση 167 Ερώτημα 106 Φόρμα 142Προβολή φύλλου δεδομένων Δημιουργία πινάκων 40 Διαγραφή πεδίων 42 Μετονομασία πεδίων 42 Προσδιορισμός τύπων δεδομένων 43 Προσθήκη πεδίων 41Προβολή, εικονίδιο 38Πρόγραμμα περιήγησης 50Προέλευση δεδομένων 87Προέλευση εγγραφών, ιδιότητα 144Προεπιλεγμένες τιμές Ορισμός 55Προεπισκόπηση εκτύπωσης 176Προσάρτηση, εικονίδιο 114Προστασία με κωδικό πρόσβασης 180 Κατάργηση 181 Μάσκα εισαγωγής 54Πρότυπα πεδίων 41Πρότυπα πινάκα, εικονίδιο 39Πρότυπα Άνοιγμα 12 Λήψη 21 Πεδίο 41 Χρήση 22

Πρότυπη ετικέτα 173Πρόχειρο 74 Ομάδα εικονιδίων 75Πρωτεύον κλειδί Επιλογή 35 Ορισμός 48Πρώτη κανονική φόρμα 36

ΣΣειρά Tab Αλλαγή 150Σειρά Tab, εικονίδιο 150Σταθεροποίηση στηλών 100Στατιστικές συναρτήσεις 96Στήλες αναζήτησης 58 Πολλαπλών τιμών 60Στήλη αναζήτησης, εικονίδιο 58Στοιχεία ελέγχου υπολογισμού 127 Δημιουργία 149Στοιχεία ελέγχου 127 Αλλαγή ιδιοτήτων 148 Αλλαγή μεγέθους 147 Επισύναψη ετικέτας σε 147 Μετακίνηση 147 Προσθήκη 146, 153, 169Συμβολοσειρά κειμένου 111Συγκεντρωτικά στοιχεία, εικονίδιο 96Συναρτήσεις συγκεντρωτικών αποτελεσμάτων 123Συναρτήσεις SQL 123 Πίνακας 96Σύνδεση με βάσεις δεδομένων της Access 85 με διακομιστή SharePoint 186Συνημμένα 51Συνοπτικά πεδία 96Συντομεύσεις πληκτρολογίου 24Σύστημα διαχείρισης βάσεων δεδομένων (DBMS) 8, 118Σχεδίαση αναφοράς, εικονίδιο 167Σχεδίαση ερωτήματος 106 Προσθήκη πινάκων 106Σχεδίαση ερωτήματος, εικονίδιο 106, 124Σχεδίαση πίνακα, εικονίδιο 45Σχεδίαση φόρμας, εικονίδιο 142Σχέσεις, διάταξη 62Σχέσεις, εικονίδιο 62Σχέσεις, παράθυρο 62 Απαλοιφή διάταξης 62 Κατάργηση πινάκων 63 Προσθήκη πινάκων 63 Τακτοποίηση πινάκων 63Σχεσιακές βάσεις δεδομένων 28

Ευρε

τήρι

ο19

2

ΤΤαξινόμηση δεδομένων 171Ταξινόμηση ευρετηρίων 57Τελεστής μπαλαντέρ 111, 123Τρίτη κανονική φόρμα 36Τύποι δεδομένων Αλλαγή 43 Αντικείμενα OLE, 50 Αριθμός, 49 Αυτόματη αρίθμηση, 50 Ημερομηνία/ Ώρα, 50 Κείμενο, 49 Μορφοποίηση 43 Ναι/ Όχι, 50 Νομισματική μονάδα,

τύπος δεδομένων 49 Ορισμός 43, 45 Συνημμένο, 51 Υπερσύνδεση, 50 Υπόμνημα, 49 Χρήση 49Τύποι συνδέσμου 69 Αριστερός σύνδεσμος 70 Δεξιός σύνδεσμος 70 Εξωτερικός σύνδεσμος 69 Εσωτερικός σύνδεσμος 69Τύποι σχέσεων Ένα προς ένα 30 Ένα προς πολλά 30 Ορισμός 64 Πολλά προς πολλά 31Τύπος δεδομένων Αριθμός 49 Μορφοποίηση 43

ΥΥποσέλιδο έκθεσης 170Υποσέλιδο σελίδας 170

ΦΦιλτράρισμα αντικειμένων βάσης δεδομένων 25Φιλτράρισμα βάσει επιλογής 130Φιλτράρισμα δεδομένων Βάσει επιλογής 94, 130 Λεπτομερή φίλτρα 95, 131Φίλτρο, εικονίδιο 131Φόρμα διαίρεσης, εικονίδιο 137Φόρμα πολλών σελίδων 151Φόρμα πολλών στοιχείων 139Φόρμα, εικονίδιο 135Φόρμες με καρτέλες 151 Διαγραφή καρτελών 152 Οργάνωση καρτελών 152 Προσθήκη καρτελών 152 Προσθήκη στοιχείων ελέγχου 153Φόρμες διαίρεσης 136 Αλλαγή ιδιοτήτων 138Φόρμες Infopath 88 Διαγραφή εγγραφών 129 Επεξεργασία δεδομένων 129 Εύρεση εγγραφών 140 Περιήγηση, εικονίδια 126 Προσθήκη εγγραφών 128 Στοιχεία ελέγχου 127 Σχεδίαση 126 Χρήση χάρακα 142Φύλλο ιδιοτήτων 148

ΧΧρήση ευρετηρίων 56Χρώμα γραμμών πλέγματος, εικονίδιο 98

AC

CESS 2

007 Δ

ημιουργία βάσης δεδομένων

Τα εικονίδια αυτά σας διευκολύνουν περισσότερο

Όπου συναντάτε ένα από αυτά τα εικονίδια γνωρίζετε ότι πρόκειται

για μία χρήσιμη συμβουλή για να αυξήσετε τις γνώσεις σας, για να

θυμηθείτε κάτι ή να προφυλαχτείτε από πιθανούς κινδύνους.

Μια ματιά στο εσωτερικό

“ ”Οι απλές εξηγήσεις και οι πρακτικές

χρήσεις αξίζουν χειροκρότημα.

Computer ActiveΑναφορά σε αυτή τη σειρά

Σε αντίθεση με άλλα βιβλία τα οποία είναι γεμάτα ορολογίες και

προκαλούν πονοκέφαλο, το βιβλίο Access 2007 παρουσιάζει

τις σημαντικότερες λειτουργίες του προγράμματος με σαφή και

περιεκτικό τρόπο χωρίς να σας στέλνει στον... γιατρό.

Η αφήγηση παρακολουθεί από κοντά τον κύκλο ζωής ανάπτυξης

βάσεων δεδομένων, ξεκινώντας προοδευτικά από τις πρώτες βασικές

αρχές της σωστής σχεδίασης βάσεων δεδομένων και φτάνοντας μέχρι

τις προχωρημένες λειτουργίες όπως η δημιουργία μιας φόρμας και

μιας έκθεσης.

a n d r e w u n s w o r t h

ΕΙΚΟΝΟΓΡΑΦΗΜΕΝΟ

ΕΥΚΟΛΟ ΣΤΗΝ ΚΑΤΑΝΟΗΣΗ

ΑΠΛΑ ΕΛΛΗΝΙΚΑ

18

COMPUTERsteps

COMPUTERsteps

Γραμμένο σε απλά ελληνικάΣας μπερδεύει η ορολογία; Μην ανησυχείτε,

περιγράφουμε τα πάντα πολύ απλά.

Εύκολο στην κατανόησηΣαφείς οδηγίες, βήμα προς βήμα, σας

διευκολύνουν να μάθετε.

ΈγχρωμοΤο βιβλίο είναι έγχρωμο για να

διευκολύνει τον αναγνώστη και το μάτι.

ΕικονογραφημένοΔεν σας λέμε πώς θα το κάνετε, σας

δείχνουμε πώς θα το κάνετε.

Απα

γορε

ύετα

ι η κ

αθ’

οιον

δήπο

τε τ

ρόπο

ανα

παρα

γωγή

, με

ταπώ

ληση

, δι

ανομ

ή κα

ι εν

γένε

ι εκμ

ετάλ

λευσ

η τ

ου ε

ντύπ

ου,

άνευ

της

αδε

ίας

της

εκδό

τρια

ς ετ

αιρε

ίας.

ACCESS 2007Δημιουργία βάσης δεδομένων