Judite A. GonçAlves de FreitAs (dir.),luís BorGes GouveiA ε António BorGes reGedor (eds.)

---CIÊNCIA DA INFORMAÇÃOContriButos PArA o seu estudo

Porto • 2012

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ISBN

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Xxxxxxxx -- Xxxxx / Xxxxxxxx / Xxxxxxxxxxxxxxxxx

CDU

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RESERVADO

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o assunto que trata este conjunto de textos incide sobre a hodierna C

iência da inform

ação, área do conhecimento que tem

despertado crescente atenção junto de docentes e investigadores portugueses oriundos, naturalm

ente, das Ciências

da docum

entação, mas tam

bém das C

iências sociais, das Hum

anidades e, the last but not the least, das C

iências da Com

putação.

existem

publicados, e em núm

ero cada vez mais alargado, textos de alguns auto-

res de relevante valor científico sobre os principais temas e problem

as da Ciência

da informação; porém

, a falta de uma obra que reúna o agregado de m

atérias especializadas, explicando-as num

a perspectiva actual, com realce para os aspec-

tos preeminentes do exercício da actividade do profissional da Inform

ação, con-duziu-nos à execução deste projecto que patenteia a natureza m

ultidisciplinar, m

as também

, a importância crescente da transdisciplinaridade na abordagem

das m

atérias incontornáveis da Ciência da inform

ação.

Ao longo de m

ais de uma década de ensino nesta área disciplinar fom

os sentindo a falta de um

trabalho que sistematizasse, de form

a objectiva, lógica e acessível, as principais dim

ensões curriculares deste moderno ram

o do saber, e que nos auxiliasse na actividade pedagógica, inicialm

ente, no âmbito da Pós-graduação

em C

iência da informação e da d

ocumentação da Faculdade de C

iências Hum

a-nas e sociais da u

niversidade Fernando Pessoa, posteriormente, no prim

eiro e no segundo ciclos de form

ação nesta mesm

a área do conhecimento. Por conse-

guinte, a visão que temos das questões relativas à prática pedagógica actual neste

campo disciplinar adveio da experiência e consciência profissional que fom

os adquirindo ao longo de m

ais de uma década de leitura de estudos especializados,

de ensino e de pesquisa neste domínio científico. Tal circunstância proporcionou

o estímulo necessário para nos disporm

os a dissertar de forma sim

ples e des-pretensiosa o conjunto de experiências adquiridas na leccionação de unidades curriculares de pós-graduação, de licenciatura e de m

estrado.

Cada um

dos autores seleccionou a forma de exposição que m

elhor servisse os interesses pedagógicos e científicos da respectiva unidade curricular, daí que não haja um

único modelo de apresentação das m

atérias explicadas. in-teressou-nos, essencialm

ente, combinar a prática educativa e a sua teorização

transformando este texto num

objecto pedagógico com valor científico. É

cla-ro que num

a obra com este perfil a selecção da bibliografia especializada e de

referência é indispensável, evitando a citação exaustiva da imensa literatura

portuguesa e estrangeira publicada.

8

Preocupou a todos a designação a conceder à obra. decidim

o-nos por um título

que fosse suficientemente esclarecedor do conteúdo deste conjunto contíguo de

textos. Pensamos ser esta a m

elhor forma de servir a explicação deste recente e

interdisciplinar, mas não m

enos controverso, ramo do conhecim

ento científico. r

esta-nos desejar que todos os interessados, estudiosos e investigadores, com

semelhante ou superior interesse e com

petência, acolham de bom

grado esta ini-ciativa colectiva.

A obra é com

posta por um conjunto de oito capítulos respeitantes a m

atérias relacionadas e interdependentes num

a abordagem que se pretende transdisci-

plinar. Adicionalm

ente, são compilados um

conjunto de termos de uso m

ais co-m

um em

Ciência da Inform

ação para compor um

glossário. No final do volum

e apresenta-se um

a breve nota biográfica sobre os autores.

Porto, 15 de Fevereiro de 2012.Judite A

. Gonçalves de Freitas

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Os

Antes do surgim

ento dos argumentos que deram

origem àquilo que, atual-

mente, do ponto de vista conceptual designam

os “gestão de documentos”, as

actividades de gestão arquivística baseavam-se num

a visão dicotómica, que va-

lorizava, ora o aspecto histórico, ora aspecto administrativo dos docum

entos, m

as carecia de uma abordagem

teórica mais profunda e consistente (Jardim

, 1995 apud Freitas, 2003, p. 62).

na verdade, a G

estão de docum

entos, enquanto “conjunto de medidas que vi-

sam a racionalização e a eficácia na constituição, conservação e com

unicação dos arquivos” (N

P 4041, 2005, p. 4), teve as suas bases erigidas sobre o princípio teórico das três idades dos A

rquivos, ou do ciclo vital dos documentos, sendo

este definido como um

a “sucessão de fases – corrente, interm

édia e definitiva –

por que passam os docum

entos de arquivo, desde a sua produção, até estar ultim

ado o procedimento que lhes deu origem

” (NP 4041, 2005, p. 10).

As ideias que levaram

aos actuais princípios e procedimentos de gestão docu-

mental em

arquivos tomaram

forma e adquiriram

base de sustentação nos es-

tados Unidos (E

UA

) e no Canadá, a partir dos anos 40 do século X

X. D

e acordo com

Karen D

awley Paul (1990 apud Freitas, 2003, p. 65), em

1941, os Arquivos

nacionais dos e

uA

(National A

rchives and Records A

dministration –

nA

rA

, cuja página W

eb, referência obrigatória no meio arquivístico, pode ser consulta-

da em http://w

ww

.archives.gov/), face às necessidades prementes, provocadas

pelo crescimento da docum

entação e dos gabinetes de guerra, culminadas pelo

seu evidente descontrolo, algo que se agravaria ainda mais no período após a

Segunda Guerra (1939-1945), tom

aram a iniciativa de estabelecer um

progra-m

a de gestão da massa docum

ental norte-americana. n

a base deste programa,

conforme diz Paul (1990), estava a ideia de utilizar a gestão para m

elhorar a

qu

alidad

e e redu

zir a qu

antid

ade de docum

entos e, no final das contas, fa-cilitar a recuperação da inform

ação. Dois anos m

ais tarde, em 1943, segundo

Schellenberg (2002, p. 41), apareceu a “Records D

isposal Act”, datada de 07 de

Julho de 1943. Trata-se de uma lei federal que definiu o carácter dos docum

en-tos perm

anentes (“records”, na terminologia original) e autorizou o C

onselho dos A

rquivos nacionais a desenvolver procedim

entos para determinar prazos de

guarda, transferência e reprodução de documentos em

microfilm

es (sociedade dos A

rquivistas Am

ericanos, 2012).

---

1.

Gestão D

ocumental:

conceitos e funções

1.1. U

ma aproxim

ação histórica: origens e objectivos

1.2.

O ciclo de vida dos

documentos

1.3.

“Records M

anagement”

e “Archives”: duas

vias, um destino

1.4.

O m

odelo de gestão integrada de docum

entos

2. M

odelos de gestão docum

ental: interpretações e evoluções

2.1.

O m

odelo norte-americano

2.2.

O m

odelo europeu

3. Planificação e im

plementação

de sistemas de gestão

documental

3.1.

Princípios e funções arquivísticas na base dos procedim

entos

3.2. Pontos essenciais na política de gestão docum

ental

3.3. D

ispositivos normativos

e regulamentares

3.4.

A gestão de arquivos

electrónicos

4. A

preservação e o acesso na gestão docum

ental contem

porânea

4.1. Paradigm

as convencionais e paradigm

as actuais: problem

as, desafios e soluções

4.2.

Preservação: conceitos e aspectos relevantes

4.3.

Acesso: conceitos e

aspectos relevantes

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L 163

162

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evidentem

ente, essa tomada de posição deu lugar, na sociedade am

ericana, a um

novo profissional, designadamente o “record

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na

ger” (ou gestor de

documentos e, m

ais recentemente, por força do papel que se atribui à inform

a-ção, na sociedade, gestor de inform

ação), responsável pela gestão dos chamados

Ar

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édios (i.e., arquivos cuja função é o contro-

lo dos documentos que tram

itam por um

serviço) e voltados para as políticas e program

as que visam o controlo da produção e da circulação da docum

entação situada nesta fase. E

ste novo profissional passou, então, a dividir os esforços e as responsabilidades com

os “arch

ivists” (ou arquivistas), profissionais que até então eram

os únicos designados para a custódia dos documentos considerados

de valor histórico e de preservação permanente.

Portanto, por esta lógica e por força deste arranjo estratégico de racionaliza-ção do quantitativo e do qualitativo da produção docum

ental, os Ar

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an

en

tes (i.e., arquivos cuja função, tradicionalm

ente, é a salvaguarda da docum

entação de carácter histórico) passaram para a responsabilidade ex-

clusiva dos arquivistas, ao passo que os arquivos correntes e os intermédios

foram entregues aos records m

anagers ou gestores de documentos de origem

adm

inistrativa. Desta m

aneira, o campo de actuação dos referidos profissio-

nais passou a identificar-se com program

as, cujos objectivos eram obter efi-

cácia e eficiência na armazenagem

, na recuperação, no uso e na transferência dos docum

entos, no âmbito exclusivo do órgão produtor/acum

ulador da do-cum

entação. Com

esta diferenciação, estavam lançadas as bases para a gestão

documental (ou records m

anagement).

Assim

, na génese deste processo, estava embutida um

a postura de racionalidade que se configuraria num

a nova visão dos arquivos para os próprios profissionais da área. e

ssa mudança sedim

entar-se-ia, como foi dito, por m

eio da conhecida teoria das três idades, postulada neste m

esmo período para atender, grosso m

odo, aos objectivos enunciados, tendo com

o consequência o estabelecimento de um

a fun-ção diferenciada para os arquivos correntes, interm

édios e permanentes.

em

síntese, tal foi a proposta com que a A

rquivística, enquanto disciplina, defrontou-se em

meados dos anos 50. D

e lá para cá, esta teoria tomou força,

angariando adeptos, especialmente no continente am

ericano. excepção deve

ser feita ao contexto europeu e por razões que serão sumariadas, neste m

esmo

texto, a seu tempo.

1.2. O C

ICl

O D

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IDA

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1.2.1. CO

NC

eIT

Os

As acções voltadas para a gestão dos docum

entos concentram-se sobretudo nas

fases corrente e intermédia da docum

entação, pelo simples facto de que é neste

mom

ento que normalm

ente têm o uso requisitado pela própria organização que

os produziu e, por conseguinte, os utiliza, com algum

a regularidade e frequência, para dar seguim

ento aos seus processos e “negócios”. Porquanto, para que seja possível a com

preensão e a efectivação de acções e esforços coordenados nesta direcção, torna-se im

prescindível adquirir um conhecim

ento consistente da na-tureza dos arquivos e das etapas inerentes ao ciclo docum

ental (Freitas, 2003, p. 61), aspectos sobre os quais discorrerem

os neste tópico.

em

conformidade com

a denominada “T

eoria das T

rês Idad

es”, o Arquivo

tende a ser visto como um

a entidade de natu

reza din

âmica, que “cresce” na

ordem directa das actividades desem

penhadas pelo órgão cuja estrutura ele pró-prio, enquanto sistem

a de informação, deve representar. d

a observância desta peculiaridade deriva a noção do ciclo de vida dos arquivos, previam

ente referida. tal noção naturalista (por analogia com

o ciclo da vida humana) prende-se à

ideia de que os documentos, no decorrer da sua tram

itação no serviço, cumprem

determ

inadas etapas ou ciclos de maior ou m

enor utilização, consoante a sua relevância (i.e., as necessidades inform

acionais dos utilizadores do sistema e os

conteúdos informacionais e evidenciais dos docum

entos que alberga).

Ao abordar a referida teoria, G

regory Bradsher (1990), um

renomado e experien-

te arquivista dos estados u

nidos, explica que os documentos de arquivo iniciam

o seu ciclo de vida quando “n

as

ce

m”, i.e., quando são produzidos ou recebidos

(acumulados, portanto), dando sequência ao cum

primento de determ

inada fun-ção ou actividade da qual se originam

. seguidamente “v

ive

m a

ctiv

am

en

te” (i.e., increm

entam a sua frequência de uso). Por fim

, quando a frequência de uso, ou m

esmo a actividade que os gerou, se reduzem

, seguem apenas um

de dois destinos possíveis: a) “a

po

se

nta

m-s

e”, sendo transferidos para outro ambiente

arquivístico, que não aquele que os produziu ou acumulou, onde “r

en

as

ce

m”,

mom

ento em que, findas as funções pelas quais foram

criados, se lhes acrescem

qualidades que justificam a sua m

anutenção permanente, i.e., por tem

po indefi-nido, no interior de um

arquivo definitivo; ou b) “mo

rr

em

”, quando são defini-tivam

ente eliminados, i.e., sujeitos a um

procedimento de avaliação arquivística

que determina a sua exclusão definitiva e irreversível.

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L 165

164

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1.2.2. eT

AP

As

no que respeita aos arquivos, tradicionalm

ente, é a partir da idade dos docu-m

entos que determinam

os a sua média de perm

anência em cada fase ou etapa

do ciclo de vida.

Com

base nesta asserção, Heloísa B

ellotto (1991), numa obra bastante conhe-

cida e difundida no contexto brasileiro, intitulada “Arquivos perm

anentes: tratam

ento documental”, discorre sobre as características e o tem

po médio

de permanência dos docum

entos de arquivo em cada estágio. d

e acordo com

a sua experiência, numa P

rim

eir

a Id

ad

e, i.e., nos Arquivos C

orrentes, fase em

que, conforme dissem

os, os documentos encontram

-se em uso constante e

cumprem

funções administrativas, jurídicas ou legais, a m

édia de permanência

é de cin

co

a 10

an

os, após o que norm

almente ocorre a sua tran

sferência à

próxima fase (FIG

UR

A 1).

na s

eg

un

da

Ida

de, ou idade dos A

rquivos intermédios, continua B

ellotto (1991), os docum

entos supostamente ultrapassaram

os valores jurídico-adminis-

trativos iniciais, sendo, por isso, de uso relativamente reduzido para os serviços.

entretanto, com

o podem ser solicitados, ainda que esporadicam

ente, perma-

necem fisicam

ente próximos, m

as separados dos documentos de uso corrente,

cumprindo prazos legais (i.e., prescritos em

legislação própria para o efeito), até que sejam

submetidos à avaliação arq

uivística, que determ

inará a sua elimi-

na

çã

o ou a in

co

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or

aç

ão

num arquivo definitivo. O

período médio de perm

a-nência nesta fase é de 2

0 a

no

s (FIGU

RA

1).

na T

er

ce

ira

Ida

de, ou Idade dos A

rquivos Definitivos, com

plementa B

ellotto (1991), os docum

entos remanescentes das etapas anteriores são definitivam

en-te incorporados à instituição ou órgão designado para efectivar a sua guarda perm

anente (o que pode, ou não, implicar um

a transferência da sua custódia). trata-se, sobejam

ente, de registos com um

valor histórico agregado. os docu-

mentos rem

anescentes dos serviços atingem essa fase após 2

5 o

u 3

0 a

no

s de existência, em

média (FIG

UR

A 1).

os docum

entos, de uma fase à outra do ciclo, sofrem

, pois, os seguintes procedi-m

entos arquivísticos, definidos pela norma N

P- 4041 (FIGU

RA

1):

a. transferên

cia: “[m]udança de docum

entos, arquivos ou acervos documen-

tais de um depósito de arquivo para outro, com

ou sem alteração de custódia.”

(2005, p. 12);

b. recolha: “[f]unção do serviço de arquivo que consiste na aquisição e transfe-

rência dos documentos a conservar. d

eve ser precedida de recenseamento.”

(2005, p, 13).

Figura 1: Representação do m

odelo do Ciclo de V

ida ou Teoria das Três Idades dos A

rquivos, com os procedim

entos adoptados em cada fase ou etapa.

---Fonte: E

laboração própria, com base em

Bellotto (1991), Schellenberg (2002) e

Bradsher (1990).

naturalm

ente, para dar seguimento a estes processos, os docum

entos devem,

em cada fase ou ato de passagem

, sofrer um procedim

ento de Avaliação

Ar

-

qu

ivís

tica, operação que, nos arquivos correntes e interm

édios, determina o

prazo de guarda e a consequente “destinação” de conjuntos documentais com

-pletos, ultim

adas as necessidades de uso do próprio serviço. o am

plo conhe-cim

ento e o planeamento destes procedim

entos, decorrentes da observação de cada etapa ou fase do ciclo vital da docum

entação (que, conforme dissem

os, baseia-se, essencialm

ente, no seu valor de uso) são factores preponderantes nas actividades de gestão docum

ental, porque através da sua realização se ob-tém

a eficiência e a eficácia necessárias ao controlo da produção e, consequen-tem

ente, à racionalização da documentação que tram

ita em um

a instituição, quer seja pública, quer seja privada.

GESTÃ

O D

OC

UM

ENTA

L 167

166

CIÊN

CIA

DA

INFO

RMA

ÇÃ

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ON

TRIBUTO

S PARA

O SEU

ESTUD

O

o s

iste

ma

bu

ro

cr

átic

o m

oderno, vigente na maioria das instituições e em

-presas, em

distintos países e regiões do Globo, im

põe que os documentos se-

jam criados para atender aos trâm

ites exigidos pelos serviços (trâmites estes que

importa definir, docum

entar e conhecer, ao implantar um

a política de gestão docum

ental, ao nível organizacional), tendo em linha de conta as actividades ou

funções desempenhadas pelo órgão que os produz e/ou acum

ula (cf. o conceito de A

rquivo). Logo, será a natureza destas actividades ou funções que irá justifi-car a m

aior utilização de determinados tipos de docum

entos, em detrim

ento de outros, com

menor frequência de uso, e, em

última análise, determ

inará o seu tem

po de permanência em

cada etapa do ciclo vital, por assim dizer.

dos argum

entos anteriores, apreendemos que, à partida, n

ão

se pode fixar um

prazo rígido de manutenção dos docum

entos, em cada um

a das fases ou etapas (corrente, interm

édia e permanente), de form

a a dar-lhes um tratam

ento uni-form

e. Há que investigar, em

cada caso particular, a natu

reza do órgão

e da a

ctiv

ida

de que m

otivou a criação e a tramitação dos diversos docum

entos, bem

como a sua tip

ologia e a s

ua

fun

çã

o, para então decidir sobre o m

omento

adequado para a sua transferência, seguindo planos de destinação que devem

ser previamente estabelecidos e consubstanciados em

documentos regulado-

res desta actividade (como a tabela de selecção, por exem

plo, que abordaremos

oportunamente).

de qualquer m

odo, cumpre referir que o valor d

e uso

é utilizado pela Arqui-

vística como algo subjacente a dois outros conceitos, igualm

ente “caros” para a disciplina: o valor prim

ário e o valor secundário dos documentos de arquivo. n

a óptica do arquivista norte-am

ericano, considerado um grande teórico e prático

da Arquivística m

oderna, theodore r. schellenberg, os docum

entos de arqui-vo, dependendo da fase do ciclo vital em

que se encontrem, apresentam

valores subjacentes, consensualm

ente admitidos pela teoria arquivística contem

porânea (FIG

UR

A 2):

a. valor prim

ário ou valor p

robatório: trata-se do valor jurídico-legal ou

fiscal atribuído ao documento, no instante da sua produção/acum

ulação, e que justifica a sua m

anutenção prolongada, relacionando-o, indiscutivelmen-

te, ao ato que o gerou (Schellenberg, 2002, p. 180). b. valor secu

nd

ário, trata-se do valor inform

ativo e/ou histórico, agregado ao docum

ento, posteriormente à sua criação/acum

ulação (i.e., já na fase defini-tiva), quando cessam

ou reduzem, teoricam

ente, os valores primários (schel-

lenberg, 2002, p. 180).

Informação

Valor primário

Informação

Valor secundário

Figura 2: Representação dos valores atribuídos aos docum

entos de arquivo, nas suas etapas clássicas ou fases do ciclo de vida.--- Fonte: E

laboração própria, com base no texto de Schellenberg (2002, p. 180).

naturalm

ente, os referidos valores (primário e secundário) não devem

ser con-siderados em

termos absolutos. Pelo contrário, devem

ser relativizados e ana-lisados à luz de outros, igualm

ente relevantes, tais como o valor de uso dos

documentos, já referido, e o seu valor in

trínseco

que, neste caso, é o valor que o docum

ento apresenta por ele m

esmo

, i.e., na sua origem, sem

que nesta valoração influam

outros valores que lhe possam ser eventualm

ente atribuídos por acréscim

o (Freitas, 2003).

1.3. “RE

CO

RD

S M

AN

AG

EM

EN

T”

e “A

RC

HIV

ES

”:

Du

As

vIA

s, u

M D

es

TIN

O

um

a conclusão natural, a partir dos conceitos abordados no tópico anterior, diz respeito ao facto de que as acções voltadas à gestão dos docum

entos devem con-

centrar-se sobretudo nas fases de maior actividade da docum

entação. de facto, a

Gestão de d

ocumentos tem

sido vista como um

conjunto de me

did

as e r

otin

as

aplicadas aos arquivos correntes e intermédios, com

o objectivo de controlar o fluxo de produção e de utilização da docum

entação (cf. NP-4041, 2005, p. 4).

no entanto, a nosso ver, o seu alcance vai além

da aplicação de medidas ou m

es-m

o rotinas de manutenção em

arquivos, ainda que estas sejam, de facto, im

-prescindíveis para a boa adm

inistração e racionalização da documentação, do

início ao final do seu ciclo. Na nossa perspectiva, existem

conceitos, princípios e funções derivados da evolução teórica da A

rquivística, enquanto disciplina, ao longo do século x

x, que são im

prescindíveis para que tais práticas e medidas não

se tornem intervenções de carácter m

eramente técnico e, por isso, descuradas de

uma análise m

ais sistémica dos fenóm

enos e das componentes envolvidas (Frei-

tas, 2003, p. 61).

GESTÃ

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168

CIÊN

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TRIBUTO

S PARA

O SEU

ESTUD

O

Conform

e dissemos, a teoria das três idades, desenvolvida em

solo norte-ameri-

cano, distingue profissionalmente o records m

anager do archivist, distinção esta visível nos dias actuais, ainda que não tenha sido com

pletamente reconhecida ou

assimilada pelos arquivistas europeus, onde de facto encontra resistências (excep-

ção seja feita ao caso inglês, de constituição similar ao m

odelo norte-americano).

Tal teoria, para Arm

ando Malheiro da Silva (2000, p. 25 apud Freitas, 2003, p.

67), por exemplo, representa um

paradoxo. Por um lado, aponta para um

a visão ininterrupta do ciclo de vida dos docum

entos. Por outro, embute a ideia de desar-

ticulação, na definição de cada etapa, onde o sentido do arquivo, como um

todo, se perde. Para o referido autor, esta situação representa um

“corte epistemológico”,

evidenciado pela separação entre a gestão documental (voltada à A

dministração)

e a Arquivística (qualificada com

o disciplina auxiliar da História). N

a actualidade, a situação se traduz, segundo o m

esmo autor, num

a “tensão dialéctica”, em que

importa superar a dicotom

ia e propor novas bases teóricas para a Arquivística.

Portanto, se de um lado a observância do ciclo de vida lançou novas form

as de tratar e gerir o conteúdo inform

acional dos arquivos, do outro gerou aquilo que diferentes autores consideram

como um

a cisão profissional, traduzida numa

subdivisão da própria Arquivística em

duas áreas distintas (pese embora tratar-

-se de uma única disciplina, com

um único destino): R

ecords Managem

ent e A

rchives (a este respeito, vide autores como Lopes, 1996; R

ousseau & C

outure, 1998; Silva et al, 1999; Silva, 2000).

um

meio para abordar correctam

ente a referida cisão é a proposta da Arquivística

Integrada, ou Arquivística Total, proveniente do C

anadá, nos anos 80, e defendida pelos conhecidíssim

os arquivistas canadianos Jean-Yves rousseau e C

arol Coutu-

re, numa obra que é referência obrigatória para a A

rquivística moderna, intitulada

“Os fundam

entos da disciplina arquivística” (1998). Para Lopes (1996 apud Freitas, 2003, p. 68), a proposta dos autores canadianos pretende desfazer a dicotom

ia ge-rada nos sistem

as de arquivos, a partir da sua separação em fases ou etapas, pro-

pondo uma uniform

ização dos procedimentos de gestão docum

ental, integrando-se as três fases ou idades num

a única, de modo a que a in

form

aç

ão contida no docu-

mento (e não, sim

plesmente, o docum

ento) possa ser tratada já naquela que seria, tradicionalm

ente, a sua primeira etapa, portanto, no âm

bito dos arquivos correntes.

de facto, esta proposta contém

elementos de extrem

a relevância, sobretudo no contexto actual, em

que os arquivistas debatem-se com

os problemas provocados

pelo advento do documento electrónico, e as possíveis alternativas. C

ontrolar e gerir a docum

entação, dentro de um am

biente regulado (i.e., dotado de marcos

legais e de instrumentos norm

ativos), consistente e documentado parece ser a

melhor alternativa, até ao m

omento, para estes crescentes problem

as gerados pela introm

issão do documento electrónico no m

eio da Arquivística actual.

de qualquer m

odo, existem autores que consideram

que esta dicotomia é apenas

aparente, dado que, ao fim e ao cabo, tanto os arquivistas quanto os gestores de

documentos - conquanto possam

ser distintas as suas metodologias, práticas,

habilidades e competências - partilham

, em essência, um

a preocupação comum

: a organização e a m

anutenção continuada dos documentos de arquivo (schellen-

berg, 2002; Paul, 1990).

1.4. O M

OD

el

O D

e g

es

TÃ

O IN

Te

gR

AD

A D

e D

OC

uM

eN

TO

s

na base dos argum

entos de autores que, na actualidade, entendem a gestão de

documentos num

a perspectiva integradora, estaria uma necessária m

udança de foco, do objecto “docum

ento” para o objecto “informação” (cf. Lopes, 1996;

Rousseau &

Couture, 1998; Silva et al, 1999; Silva, 2000). U

ma tal linha de ra-

ciocínio assume um

a relação directa com a questão da “m

udança de paradig-m

a” que vem fazendo eco na A

rquivística, desde o final dos anos 80 (cf. o texto sem

inal de Hugh taylor, um

renomado arquivista inglês, actuante no C

anadá, publicado em

1987 na revista Am

erican Archivist).

A ideia que subjaz nessa proposta é criar um

contraponto à visão do arquivo, hegem

ónica nos séculos xix

e xx

, e considerada, actualmente, “historicista” e

“incorporacionista” (vide silva et al, 1999). Na nova concepção, o arquivo passa a

ser encarado como um

sistema integral de inform

ação, que tem de ser gerida por

profissionais da informação, independentem

ente da idade ou etapa do ciclo de vida dos docum

entos, valor que passa inclusivamente a ser considerado relativo

neste mesm

o tratamento.

A novidade da proposta de gestão integrada (Lopes, 1996 apud Freitas, 2003, p.

68) está na vertente que elege a informação com

o objecto de interesse do arquivista e busca um

a abordagem interdisciplinar entre a A

rquivística e as disciplinas afins.

As posições balizadoras da “gestão integrada” propugnada pelo m

odelo canadia-no são, em

síntese:

a. rompim

ento com as práticas da A

rquivística tradicional, que tratam a infor-

mação som

ente na sua fase permanente;

GESTÃ

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UM

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L 171

170

CIÊN

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INFO

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ÇÃ

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ON

TRIBUTO

S PARA

O SEU

ESTUD

O

b. reestruturação da Arquivística actual, pela recom

posição da dicotomia exis-

tente entre as fases activa e semi-activa, de um

lado, e a fase definitiva dos arquivos, de outro.

2. MO

De

lO

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es

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INT

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2.1. O M

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2.1.1. es

TA

DO

s u

NID

Os

Conform

e dissemos anteriorm

ente, nasce nos estados u

nidos o conceito de ges-tão de docum

entos, com forte inclinação para a redução e/ou racionalização do

volume docum

ental. De acordo com

Llansó y Sanjuán (2006), neste país, im-

plantou-se um m

odelo em que predom

inaram os conceitos de gestão em

rela-ção aos conceitos “patrim

onialistas”, normalm

ente vinculados aos historiadores e profissionais afins. Igualm

ente, neste país, surgiu, e se manteve, a separação

metodológica que passou a orientar os distintos percursos dos profissionais ac-

tuantes nas fases corrente e intermédia dos arquivos, de um

lado, e definitiva, do outro. A

partir dos anos 90, o tradicional conceito de “gestão de documentos”

evoluiu, primeiram

ente, para o conceito de “gestão de informação” e, posterior-

mente, “gestão de conhecim

ento”, segundo complem

enta o mesm

o autor. Ainda,

o organismo que se destaca, desde a década de 30, naquele país, pela influência,

pela expressão e pelo papel centralizador em políticas de gestão arquivística é

o National A

rchives and Records A

dministration - n

Ar

A, endossado nas suas

políticas pelo Conselho internacional de A

rquivos – C

iA e pela u

ne

sCo

. Pelo exposto, trata-se de um

país que exerce forte influência no âmbito da arquivística

mundial e que apresenta um

modelo de gestão com

uma forte aproxim

ação com

a componente tecnológica (Llansó y Sanjuán, 2006, p. 48-50).

2.1.2. CA

NA

Dá

Para o mesm

o autor (Llansó y Sanjuán, 2006), a divisão do país em duas áreas

de influência condicionou a inclinação para dois modelos de gestão docum

ental distintos: o prim

eiro, de influência norte-americana; e o segundo, de influência

francesa. A partir dos anos 80, especialm

ente na parte francófona do país, iniciou--se um

processo de identificação com a perspectiva da A

rquivística Integrada (vide tópico anterior). A

inda, segundo sublinha, os Arquivos n

acionais do Canadá exer-

cem um

forte controlo sobre os documentos, em

todas as três fases do ciclo vital, e a prática desta profissão encontra-se m

uito bem definida e regulam

entada naquele país, pesem

embora as influências teóricas contrárias. Finalm

ente, neste modelo,

segundo complem

enta o autor, existe uma forte presença dos arquivos interm

é-dios e dos calendários e prazos de conservação que os m

esmos preconizam

como

instrumentos de gestão por excelência (Llansó y Sanjuán, 2006, p. 50-51).

2.2. O M

OD

el

O e

uR

OP

eu

2.2.1. INg

lA

Te

RR

A

neste país, encontra-se em

funcionamento um

modelo de gestão que llansó y

Sanjuán (2006) define como “arcaico”, quer pela antiguidade, quer pela m

etodo-logia adoptada no tratam

ento da documentação: o ato de registar um

documento

(Registry, o equivalente a protocolo), por si, significa atribuir-lhe autenticida-

de, conceito que não condiz, por exemplo, com

os problemas enfrentados pela

Arquivística C

ontemporânea, em

face dos documentos electrónicos. A

inda, de acordo com

este modelo, nota-se um

a clara separação entre as fases corrente, interm

édia e definitiva da documentação, sob forte influência do Public R

ecor-ds O

ffice, instituição que interfere, naturalmente, na fase adm

inistrativa dos ar-quivos centrais. Para o autor, um

grave problema deste m

odelo é a existência de um

a forte influência dos Ministérios nas práticas de gestão docum

ental, com

pouca ou nenhuma interferência dos profissionais de arquivos, o que é de facto

incongruente (Llansó y Sanjuán, 2006, p. 52-53).

2.2.2. FR

AN

ÇA

Neste país, segundo Llansó y Sanjuán (2006), tam

bém se nota um

a separação entre as fases corrente e definitiva, com

a consequente existência de um corpo de

profissionais distintos, dedicados ao tratamento dos docum

entos em cada um

a das referidas fases. C

onforme acrescenta, o A

rquivo nacional da França exerce

pouca influência no que respeita à actuação profissional de vanguarda, persis-tindo, institucionalm

ente, o predomínio de instrum

entos de classificação e de m

odelos de administração arcaicos (i.e., que rem

ontam ao século x

ix), o que

provoca sérios prejuízos, por exemplo, no desenvolvim

ento do seu papel de ges-tor de docum

entos electrónicos. em

função destas considerações, nota-se uma

necessidade premente, naquele país, de reform

ulação de metodologias e de polí-

ticas arquivísticas (Llansó y Sanjuán, 2006, p. 51-52).

GESTÃ

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UM

ENTA

L 173

172

CIÊN

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INFO

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O: C

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TRIBUTO

S PARA

O SEU

ESTUD

O

2.2.3. Al

eM

AN

hA

este país apresenta um

modelo de gestão de docum

entos que llansó y sanju-án considera igualm

ente arcaico (trata-se do conhecido modelo denom

inado “R

egistratur”, baseado nos protocolos de registo de entrada de documentos

correntes). o autor considera que existe um

forte controlo da tramitação dos

documentos nas adm

inistrações e uma visível tendência para a elim

inação da burocracia do E

stado. Os arquivistas exercem

pouca influência no âmbito da

produção documental, dado que, tam

bém neste país, observa-se um

a separação entre as etapas corrente, interm

édia e definitiva dos arquivos. O m

odelo de re-gisto protocolar de docum

entos é o que funciona plenamente na fase corrente,

segundo diz o autor, havendo um predom

ínio de instrumentos de classificação

construídos a priori, o que não condiz, em absoluto, com

as teorias arquivísticas actuais (Llansó y Sanjuán, 2006, p. 54-55).

2.2.4. ITá

lIA

o m

odelo que está em curso, neste país, apresenta traços sem

elhantes ao modelo

alemão. Portanto, tam

bém neste caso, nota-se um

a forte presença do registo de protocolo (por influência de um

modelo praticado no período rom

ano, segundo diz Llansó y Sanjuán, 2006) que perm

eia toda a classificação da documentação

corrente. semelhantem

ente ao caso anterior, há um predom

ínio dos instrumen-

tos de classificação construídos a priori (Llansó y Sanjuán, 2006, p. 55).

2.2.5. es

PA

Nh

A

Neste país, segundo Llansó y Sanjuán (2006), o grande obstáculo que am

eaçou a im

plantação de um eficiente m

odelo de gestão documental, no decorrer do século

xx

, foi a enorme acum

ulação de fundos. Acrescem

-se a este problema outros, tais

como a carência profissional, a carência de m

arcos legais, a demora em

instituir os arquivos interm

édios e as constantes mudanças políticas e adm

inistrativas. todos estes factores são apontados pelo autor com

o obstáculos à implantação de

uma política nacional de arquivos eficaz. N

a actualidade, no entanto, especialmen-

te a partir da década de 90, surgiram diversos grupos de trabalho virados para

a implantação de políticas arquivísticas na adm

inistração espanhola e desta coo-peração resultaram

diversas propostas de correcção da situação inicialmente diag-

nosticada. A liderar este processo de recuperação está, segundo o autor, a d

irecção de A

rquivos do Estado (Llansó y Sanjuán, 2006, p. 59-61).

2.2.6. PO

RT

ug

Al

De acordo com

Llansó y Sanjuán (2006, p. 63-64) a evolução da gestão docu-m

ental, em Portugal, passou por três fases consecutivas:

a. 1986-1988: início do processo de avaliação e de selecção de massas docum

en-tais acum

uladas e de documentação em

risco, sob influência das metodologias

canadianas.b. 1988-1990: início da constituição de m

arcos reguladores nacionais (vide lei de A

rquivos, datada desta época), da prestação de apoio técnico às instituições e do projecto de avaliação de docum

entos da administração central.

c. 1990-1992: produção e aprovação do decreto-lei de avaliação para a selecção e a elim

inação ou retenção permanente de docum

entos da administração cen-

tral, directa e indirecta. reinício sistem

ático dos trabalhos e início das acções de form

ação encaminhadas neste sentido.

A nosso parecer, actualm

ente, a direcção G

eral de Arquivos (denom

inação cor-rente do instituto dos A

rquivos nacionais/torre do tom

bo) dispõe de uma série

de instrumentos norm

ativos (vide Decreto-Lei que trata da selecção e fixa os

prazos de retenção de documentos das funções-m

eio da administração central,

ou o “Manual para a gestão de docum

entos”, publicado em 1997, ou, ainda, as

“recom

endações para a gestão de documentos de arquivo electrónicos: m

odelo de requisitos para a gestão de arquivos electrónicos”, de 2002) capazes de regu-lar e orientar as práticas de gestão docum

ental no país, quer seja nos arquivos convencionais, quer seja nos electrónicos. n

as últimas duas décadas, os seus es-

forços têm vindo a avançar enorm

emente neste sentido.

3. Pl

AN

IFIC

AÇ

ÃO

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Pl

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3.1. PR

INC

íPIO

s e

Fu

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NA

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se

DO

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s

3.1.1. PR

INC

íPIO

s

Os princípios arquivísticos (R

ousseau & C

outure, 1998, p. 52) que se encontram

na base dos procedimentos de gestão docum

ental, regra geral, são:

GESTÃ

O D

OC

UM

ENTA

L 175

174

CIÊN

CIA

DA

INFO

RMA

ÇÃ

O: C

ON

TRIBUTO

S PARA

O SEU

ESTUD

O

a. proven

iência e resp

eito pelos fu

nd

os de arq

uivo

(ou “primeiro grau

da proveniência”): “princípio básico da organização, segundo o qual deve ser respeitada a autonom

ia de cada arquivo, não misturando os seus docum

entos com

os de outros” (NP-4041, 2005, p. 16);

b. respeito p

ela ordem

original (ou “segundo grau da proveniência”): “prin-

cípio básico segundo o qual os documentos de um

mesm

o arquivo devem con-

servar a organização estabelecida pela entidade produtora, a fim de preservar

as relações entre eles e, consequentemente, a sua autenticidade, integridade e

valor probatório” (NP-4041, 2005, p. 16);

c. Três Id

ades ou

ciclo vital dos arq

uivos: princípio previam

ente definido e com

entado neste mesm

o capítulo.

A nosso ver, a observância destes princípios não apenas garante a actuação

profissional sobre uma base técnico-científica razoável, com

o também

evita as tom

adas de decisão arbitrárias, no que respeita ao tratamento da inform

ação arquivística. e

m últim

a análise, auxiliam a alcançar a m

eta de proporcionar a uniform

idade e a consistência necessárias à acção, garantindo que, nos casos análogos, a decisão a tom

ar poderá e/ou deverá ser a mesm

a, porque fundamen-

tada nos mesm

os princípios.

3.1.2. Fu

NÇ

õe

s

As funções arquivísticas (R

ousseau & C

outure, 1998, p. 67) que se encontram na

base dos procedimentos de gestão docum

ental, regra geral, são:

a. Aq

uis

içã

o: entendida, neste âm

bito, como o ingresso ou a entrada de docu-

mentos num

serviço, pela via protocolar (NP-4041, 2005, p. 13; B

rasil, 2005, p. 85).

b. Classifi

cação: função arquivística basilar que, pelo conteúdo teórico-práti-

co, por vezes é definida como o processo ou a “[o]peração que consiste na

elaboração e/ou aplicação de um plano ou de um

quadro a unidades arquivís-ticas, acervos docum

entais e colecções factícias” (NP-4041, p. 14).

c. Avaliação

: “[d]eterminação do valor arquivístico de docum

entos ou arqui-vos, com

vista à fixação do seu destino final: conservação permanente ou eli-

minação” (N

P-4041, 2005, p. 13).d. C

on

se

rv

aç

ão

: “[c]onjunto de medidas de intervenção sistem

ática e directa nos docum

entos, com o objectivo de im

pedir e/ou neutralizar a sua degrada-ção, sem

alterar as características físicas do suporte” (NP-4041, p. 14).

e. Co

mu

nic

aç

ão

: “[f]unção primordial do serviço de arquivo que visa facultar

dados, informações, referências e docum

entos, difundir o conhecimento do

seu acervo documental e prom

over a sua utilização” (NP-4041, p. 19).

3.2. PO

NT

Os

es

se

NC

IAIs

NA

PO

líT

ICA

De

ge

sT

ÃO

DO

Cu

Me

NT

Al

De acordo com

Schellenberg (2002) e a Direcção-geral dos A

rquivos Portugueses - D

GA

RQ

(Portugal, 1997; Portugal, 2002), os pontos essenciais a observar, ao conceber e planificar um

sistema de gestão docum

ental, com vista à im

plemen-

tação, são, regra geral (FIGU

RA

3):

a. dia

gn

ós

tico

e análise de necessidades, que envolvem: a caracterização do or-

ganismo e do sistem

a de arquivo, bem com

o a identificação de recursos, com

vista à definição de um program

a concreto de intervenção;b. con

trolo da p

rodu

ção de d

ocum

entos, que envolve a análise do contexto

e da produção documental, com

vista à simplificação das funções, dos m

éto-dos e das rotinas de docum

entação;c. selecção d

e métod

os e técnicas d

e classificação

, que envolve: a iden-tificação de elem

entos, práticas e princípios de classificação; o levantamen-

to sistemático de assuntos, a análise da produção docum

ental, com base nas

fun

ções-meio

(i.e., as funções que dão “apoio ao negócio”) e fun

ções-fim

(i.e., as funções que dizem

respeito à essência do “negócio”).d. d

ecisões sobre destin

ação dos d

ocum

entos, que envolvem

: a análise da legislação vigente, a produção e a aprovação de instrum

entos de gestão, tais com

o planos de classificação, guias de remessa e elim

inação de documentos,

tabelas de selecção, manuais e regulam

entos internos de gestão, entre outros.

GESTÃ

O D

OC

UM

ENTA

L 177

176

CIÊN

CIA

DA

INFO

RMA

ÇÃ

O: C

ON

TRIBUTO

S PARA

O SEU

ESTUD

O

Diagnósticoe análise de

necessidades

Decisões sobredestinação dos docum

entos

Controlo daprodução dedocum

entos

GestãoDocum

ental

Seleção dem

étodos etécnicas de

classificação

Figura 3: Pontos essenciais na implan-

tação de uma política docum

ental.--- Fonte: e

laboração própria, com base

em Schellenberg (2002); Portugal

(1997; 2002).

3.3. DIs

PO

sIT

IvO

s N

OR

MA

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Os

e R

eg

ul

AM

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TA

Re

s

3.3.1. O M

AN

uA

l D

e g

es

TÃ

O D

OC

uM

eN

TA

l

o m

anu

al pertence a uma classe de docum

entos que servem de guia e de orien-

tação, porque contêm inform

ações técnicas e científicas importantes para o exer-

cício de uma determ

inada actividade, bem com

o a execução das tarefas que lhe são inerentes. n

este sentido, os manuais existem

para auxiliar a conduzir um

determinado tópico ou actividade.

no âm

bito da gestão documental, os m

anuais são concebidos para atender a di-versas necessidades, de entre as quais destacam

os:

a. or

ien

tar, passo a passo, a condução prática de tarefas e de serviços,

b. ins

tru

ir processos ou procedimentos, geralm

ente de ordem técnica;

c. clarificar as regras de condução e de funcionam

ento de uma determ

inada tarefa, serviço, processo ou procedim

ento;d. u

niform

izar tarefas, serviços, processos e procedimentos.

dada a sua evidente relevância instrutiva e inform

ativa, os manuais devem

estruturar-se de form

a simples, recorrer a variados exem

plos e casos práticos, além

de, naturalmente, rem

eter o leitor/a para eventuais instrumentos adicio-

nais de consulta.

3.3.2. As

NO

RM

As

De

ge

sT

ÃO

As n

or

ma

s são documentos de carácter técnico, norm

almente consultivos e in-

formativos. u

sualmente estabelecem

as regras, as medidas e os padrões pelos

quais se regem ou se avaliam

as tarefas, os serviços, os processos e os procedi-m

entos, destinando-se a todas pessoas envolvidas nos mesm

os. Pelo seu alcan-ce, podem

ser nacionais ou internacionais. regra geral, trata-se de docum

entos publicados e divulgados com

o aval de uma com

unidade científica e/ou corpo técnico, sendo, pois, num

tal sentido, fruto de uma construção científica, desti-

nando-se à aplicação por um colectivo profissional.

no âm

bito da gestão documental, as norm

as, especialmente as de alcance in-

ternacional, são de publicação relativamente recente. n

este caso, podemos di-

zer, sem m

argem para dúvidas, que o cam

po normativo evoluiu sobrem

aneira a partir da década de 90. A

razão mais óbvia para este aum

ento na produção de instrum

entos normativos específicos prende-se com

os problemas e os desafios

gerados pelo documento electrónico nas instituições destinadas à sua produção

e administração.

A norm

a NP

-44

38

é um exem

plo disso. Publicada em duas partes sucessivas

(partes 1 e 2), e concebida para colmatar um

a lacuna sentida no âmbito da gestão

dos documentos electrónicos, esta norm

a, primeiram

ente publicada no contexto internacional (A

ustrália, inglaterra, estados u

nidos e Canadá, em

que recebe a designação ISO

-15489-1-2), a partir de meados da década de 90, foi posterior-

mente traduzida e adaptada ao português, no ano de 2005. E

sta norma se aplica

ao contexto da gestão dos documentos correntes e interm

édios, não sendo espe-cialm

ente indicada para a gestão dos arquivos permanentes.

A N

P-4438, bem com

o as suas análogas internacionais, preconiza, fundamen-

talmente, que toda e qualquer docum

entação de carácter arquivístico deve ser descrita, avaliada e gerida, d

es

de

a s

ua

cr

iaç

ão

e/o

u a

qu

isiç

ão

, de forma

a evitar perdas irremediáveis de in

teg

rid

ad

e do registo informacional (por

integridade entendemos os binóm

io au

ten

ticid

ad

e e fid

edign

idad

e). neste

sentido, transfere as preocupações com a gestão para o âm

bito dos arquivos cor-rentes e interm

édios, contexto em que os docum

entos são originados. dada a

publicação relativamente recente, esta norm

a encontra-se em fase de divulgação

e assimilação pela com

unidade arquivística portuguesa, com vista à sensibiliza-

ção para a utilização. O m

esmo se verifica em

contextos tais como o B

rasil e a e

spanha, que têm increm

entado actividades similares.

GESTÃ

O D

OC

UM

ENTA

L 179

178

CIÊN

CIA

DA

INFO

RMA

ÇÃ

O: C

ON

TRIBUTO

S PARA

O SEU

ESTUD

O

3.3.3. Os

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TÃ

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3.3.3.1. TA

be

lA

De

se

le

CÇ

ÃO

É o “Instrum

ento que fixa os prazos e condições da conservação permanente e/

ou da eliminação dos docum

entos de um arquivo” (N

P-4041, 2005, p. 14). Um

exem

plo concreto do referido instrumento é a tabela de selecção das funções-

-meio, publicada pela D

GA

RQ

, em 2007, e tendo com

o público-alvo as institui-ções da adm

inistração pública portuguesa.

3.3.3.2. Pl

AN

O D

e C

lA

ss

IFIC

AÇ

ÃO

A classificação é um

a função arquivística basilar nos arquivos de gestão, ou acti-vos, e, com

o tal, deve obedecer a um plano prévio que tom

e em consideração, na

sua concepção (NP-4041, p. 16):

a. as áreas em que se desenvolve a actuação da entidade produtora;

b. as normas e as práticas de funcionam

ento dos serviços;c. as tipologias docum

entais existentes.

o p

lano d

e classificação

é, pois, um “[s]istem

a de classes pré-definidas, con-cebido para a organização de um

arquivo corrente” (NP-4041, 2005, p. 16). D

e notar que, contrariam

ente ao que ocorre com as classificações bibliográficas,

construídas a priori, nos arquivos, as classificações são construídas a posteriori, i.e., a partir da observação e da análise dos itens m

encionados nas alíneas ante-riores (FIG

UR

A 4).

PLANO DE CLASSIFICAÇÃONorm

as e práticasde funcionam

ento do serviço

Tipologiasdocum

entaisexistentes

Área de atuação doorganism

o produtor

Figura 4: Elem

entos que integram a constru-

ção de um plano de classificação.

--- Fonte: E

laboração própria, com base na N

P-4041 (2005, p. 16).

3.3.3.3. qu

AD

RO

De

Cl

As

sIF

ICA

ÇÃ

O

o q

uad

ro de classifi

cação

é a representação visual, i.e., o esquema no qual

se consubstancia ou se materializa um

plano de classificação. Neste sentido, o

quadro de classificação é o resultado, i.e., o produto de uma operação de classi-

ficação.

Trata-se, pois, do “[e]squema de organização de um

acervo documental ou de um

arquivo interm

édio ou definitivo, observando os princípios da proveniência e do respeito pela ordem

original para efeitos de descrição arquivística e/ou instala-ção” (N

P-4041, 2005, p. 16).

Na representação que se segue (FIG

UR

A 5), a m

odo de conclusão, sistematizam

os os diversos dispositivos norm

ativos e regulamentares anteriorm

ente descritos.

Manuais

Normas

Tabela de Seleção

Plano declassificação Quadro de

classificação

Dispositivos norm

ativos eregulam

entares

Figura 5: Dispositivos norm

ativos e regulamentares de gestão docum

ental.---Fonte: E

laboração própria, com base na consulta à N

P-4041 (2005).

3.4. ge

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ÃO

De

AR

qu

IvO

s e

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CT

Ró

NIC

Os

3.4.1. CO

NC

eIT

Os

Fu

ND

AM

eN

TA

Is

de acordo com

o “manual para a gestão de docum

entos”, produzido pela dG

Ar

q

(Portugal, 1997, p. 4-3), os documentos electrónicos podem

ser originários:

GESTÃ

O D

OC

UM

ENTA

L 181

180

CIÊN

CIA

DA

INFO

RMA

ÇÃ

O: C

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TRIBUTO

S PARA

O SEU

ESTUD

O

a. de sis

tem

as

info

rm

átic

os, quando são produzidos, transm

itidos e conser-vados, no form

ato digital original, assim perm

anecendo no decorrer do seu ciclo vital.

b. da desm

aterialização (i.e., digitalização) de docum

entos produzidos em

papel, por motivações diversas (econom

ia de espaço, acesso e recuperação de inform

ação).

Consoante o m

esmo docum

ento (Portugal, 1997, p. 4-5), os documentos electró-

nicos ainda podem ser:

a. simp

les ou lineares, quando suportam

informação registada sob um

a única form

a. Exem

plos: textos, gráficos e imagens estáticas.

b. comp

lexos ou não-lineares, quando suportam inform

ação registada em

diversas formas, gerando interconexões, i.e., conexões externas ao próprio

documento, considerado prim

ário. exem

plos: bases de dados, documentos

hipertextuais e intertextuais dinâmicos.

os docum

entos não-lin

eares, dadas as suas características interiores e exterio-res, regra geral, n

ão

devem ser transpostos para um

ambiente diferente do que

os originou (Portugal, 1997, p. 4-6), sob pena de perder a organicidade, a visibili-dade e a possibilidade de com

preensão do seu contexto de produção.

3.4.2. MO

De

lO

s e

Re

qu

IsIT

Os

os sistem

as de gestão docu

men

tal em arq

uivos electrón

icos, pela sua es-pecificidade, devem

merecer atenção especial, tanto na concepção e no planea-

mento com

o na implantação. d

e acordo com o m

anual publicado pelo Conselho

Internacional de Arquivos (1997), que dá orientações precisas a este respeito, no

planeamento e na im

plementação destes sistem

as, devem ser observadas e reco-

lhidas informações prévias consideradas fundam

entais, a saber:

a. ambiente norm

ativo e regulador;b. am

biente e políticas de gestão de documentos existentes;

c. parcerias interinstitucionais e posicionamento institucional;

d. afectação de recursos.

os sistem

as de gestão documental que funcionam

em am

bientes electrónicos de-vem

seguir uma série de requisitos e especificações técnicas. E

m Portugal, o m

o-delo de requisitos adoptado pela D

GA

RQ

segue as especificações de um m

odelo

originado no contexto europeu – o M

oReq. trata-se de um

padrão desenvolvido pelo Forum

Docum

ent LyfeCicle M

anagement (D

LM Forum

), em 2001, com

o docum

ento-base para toda a comunidade arquivística europeia. e

ste documento

especifica os requisitos funcionais necessários à gestão dos sistemas docum

entais electrónicos arquivísticos (E

lectronic Records M

anagement System

s - ER

MS).

O Fórum

DLM

foi fundado pela Com

issão Europeia, nos anos 90, com

o objectivo de agregar profissionais m

ultidisciplinares dedicados à gestão documental, espe-

cialmente no contexto actual. e

m Portugal, conform

e dissemos, a d

irecção Geral

de Arquivos efectuou a tradução e a publicação do docum

ento MoR

eq 1 e 2, a partir do ano de 2002, no âm

bito do Programa denom

inado “Sistemas de Inform

ação de A

rquivo e docum

entos electrónicos” (Program

a siAd

e). o

utra iniciativa extre-m

amente relevante, virada para a im

plantação de um A

rquivo digital em

Portugal, foi o desenvolvim

ento do ro

dA

- “repositório de o

bjectos digitais A

utênticos”.

entre os aspectos m

ais relevantes dos requisitos funcionais para os arquivos electrónicos, im

prescindíveis para proporcionar um contexto de garantia da pre-

servação da integridade (i.e., da fidedignidade e da autenticidade) dos conjuntos docum

entais albergados pelo sistema, ao longo do tem

po, estão:

a. a geração de trilhas de auditoria e de verificações periódicas dos seguintes aspectos: acesso; alterações; visualização; exclusão; tram

itação; migrações;

b. a descrição clara de privilégios, em perfis diferenciados de utilizador e de ad-

ministrador do sistem

a;c. o tipo de perm

issões no código fonte: idealmente, softw

are livre e com código

de fonte aberto (Gn

u G

Pl - General Public License);

d. a conformidade com

as normas arquivísticas e os padrões internacionais para

o efeito (vide as normas arquivísticas: N

P 4438-1-2, ISAD

-G; ISA

AR

-CPF;

ISDF; ISD

IAH

; ISO 23081; ISO

14721);e. a interoperabilidade, garantida pelo uso dos m

esmos padrões e dos m

esmos

formatos, para facilitar a m

igração dos dados entre diferentes sistemas ou ver-

sões actualizadas do mesm

o sistema (vide o m

odelo proposto, internacional-m

ente, pelo Protocolo OA

IS; ou os padrões de metadados E

ncoded Archival

Description e E

ncoded Archival C

ontext).

GESTÃ

O D

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UM

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L 183

182

CIÊN

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S PARA

O SEU

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3.4.3. AP

lIC

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s IN

FO

RM

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ICA

s

de entre as diversas aplicações inform

áticas disponíveis no mercado, m

enciona-m

os apenas três, por considerarmos que se incluem

em projectos de grande en-

vergadura, e que, em função disso, cum

prem m

inimam

ente os requisitos exigidos.

3.4.3.1. O g

IsA

trata-se de um softw

are proprietário, desenvolvido pelo Arquivo H

istórico do Porto, num

a parceria com a u

niversidade do Porto. destinado a qualquer das

fases dos arquivos, activos ou definitivos.

3.4.3.2. O D

IgIT

AR

q

trata-se de um softw

are livre, na sua primeira versão, de 2005, desenvolvido

pelo Arquivo d

istrital do Porto e pela direcção G

eral de Arquivos, num

a parceria com

a universidade do m

inho. destinado preferencialm

ente à gestão dos arqui-vos definitivos.

3.4.3.3. O IC

A-A

TO

M

trata-se de um softw

are livre, desenvolvido pelo Conselho internacional de A

r-quivos, a partir de 2008. A

sua primeira versão estável data de D

ezembro de

2010. Destinado preferencialm

ente à gestão dos arquivos definitivos.

4. A P

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4.1. PA

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MA

s, D

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AF

IOs

e s

Ol

uÇ

õe

s

o acesso ao docum

ento tornou-se imperativo nas sociedades actuais, progres-

sivamente baseadas nos conceitos de direito e de transparência da inform

ação. sob um

tal imperativo, garantir o acesso continuado, e em

longo prazo, passa a ser parte das preocupações e necessidades arquivísticas m

ais prementes, espe-

cialmente a partir da segunda m

etade dos anos 90 do século XX

, década em que

registámos um

aumento considerável dos referidos suportes de inform

ação.

na contem

poraneidade, entre o documento convencional, em

suporte papel, e o docum

ento electrónico, em suporte digital, há um

a clara mudança de percepção

do foco do problema. n

o primeiro caso, as preocupações voltam

-se para as con-dições de preservação dos itens, i.e., dos docum

entos físicos com características

convencionais. dentro desta perspectiva, o acesso é pensado sob um

conjunto de regras que tornam

o documento disponível, ou não, dependendo das restrições

físicas e/ou legais impostas. n

o segundo caso, para além destas restrições, há

ainda o problema da dependência de dispositivos físicos e lógicos (hardw

are e softw

are), que se tornam im

prescindíveis e, por isso, têm de ser igualm

ente preservados ou em

ulados, para que o conteúdo do documento possa ser acedido

e perfeitamente com

preendido pelo utilizador/a (Freitas, 2009).

A questão do acesso ao docum

ento íntegro também

envolve mecanism

os de con-trolo da c

us

tód

ia dos documentos e, no âm

bito dos problemas gerados pelo

documento electrónico, algum

as propostas de solução conduzem a um

a situação em

que passa a ser defendida a ideia de que o documento tem

de permanecer

sob a custódia do organismo que o produziu ou acum

ulou, não havendo, desta m

aneira, uma quebra da custódia original. Tal ideia, originária dos anos 30, do

século xx

, e reforçada mais recentem

ente, na Am

érica do norte, m

antém, con-

forme dissem

os, uma estreita relação com

a questão da manutenção da integri-

dade dos documentos de arquivo (Freitas, 2009).

Basicam

ente, foi o sentido do dever e o desempenho de um

papel convencional que fizeram

com que a custódia ininterrupta fosse vista com

o um dos baluar-

tes da Arquivística m

oderna. Para além disso, é bom

de ver que, num paradig-

ma custodial, as atenções se voltam

, primariam

ente, para a protecção física dos docum

entos e, secundariamente, para o acesso do utilizador. n

o paradigma da

pós-custódia, entretanto, estas opções são seriamente questionadas. A

tendência é pela actuação pró-activa do arquivista, em

todas as fases de gestão dos docu-m

entos, que passam a ser vistos pela óptica da c

on

tinu

ida

de (ou records conti-

nuun), sendo este, claramente, m

ais um de entre os vários desafios a equacionar

pela Arquivística C

ontemporânea (Freitas, 2009).

GESTÃ

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UM

ENTA

L 185

184

CIÊN

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DA

INFO

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O SEU

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4.2. PR

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Pe

CT

Os

Re

le

vA

NT

es

num

sentido lato, a preservação abrange as áreas de gestão e de administração,

incluindo acondicionamento e arm

azenamento, recursos hum

anos, políticas, program

as, planos e métodos envolvidos na protecção dos suportes físicos. n

a contem

poraneidade, a estas acções incluem-se as tom

adas de decisão em ques-

tões associadas, não apenas aos documentos, enquanto suportes, m

as também

à inform

ação que contêm.

Portanto, se no sentido estrito, a preservação física refere-se à “aplicação de me-

didas e procedimentos tendentes a prevenir a degradação física dos docum

en-tos e a garantir a sua segurança contra acidentes e intrusões” (N

P-4041, p. 14), no sentido lato, as necessidades de preservação extrapolam

o âmbito físico (ou

analógico) para integrar-se à problemática da instabilidade do m

eio digital (ou lógico). n

um tal sentido, as recom

endações genéricas para a manutenção de um

a política de preservação da inform

ação arquivística, com vista aos acervos híbri-

dos e digitais, são:

a. identificação obrigatória, no documento, dos elem

entos de contexto, de conte-údo e de estrutura (vide norm

a NP-4438-1-2);

b. aplicação de regras, padrões e instruções normativas, nacionais e internacionais.

c. identificação das melhores práticas, nacionais e internacionais.

de igual m

odo, no âmbito da criação de políticas e da im

plantação de planos e program

as de preservação, actualmente, devem

ser considerados os seguintes tópicos:

a. composição de um

a equipa multidisciplinar;

b. avaliação e definição de prioridades e de responsabilidades;c. descrição de tarefas de rotina (e.g., backup e revisão periódica de dados), as-

sinalando todos os responsáveis pelo seu justo desempenho;

d. previsão de custos, afectação de recursos e sustentabilidade do programa.

de resto, no âm

bito dos arquivos contemporâneos, as preocupações com

a pre-servação da inform

ação assumem

um carácter tão fulcral que são sugeridos os

chamados “D

ez mandam

entos da preservação digital” (Innarelli, 2007, p. 39), um

a espécie de “código” de prudência e de sapiência a ser utilizado pelos/as ar-quivistas que lidam

com este am

biente. Assim

, seriam estas as sentenças profe-

ridas pelo autor, neste sentido:

1. M

anterás uma política de preservação.

2. N

ão dependerás de hardware específico.

3. N

ão dependerás de software específico.

4. N

ão confiarás em sistem

as de gestão documental com

o única forma de acesso

ao documento digital.

5. M

igrarás seus documentos de suporte e form

ato periodicamente.

6. R

eplicarás os documentos em

locais fisicamente separados.

7. N

ão confiarás cegamente no suporte de arm

azenamento.

8. Não deixarás de fazer backup e cópias de segurança.

9. N

ão preservarás lixo digital.10. G

arantirás a autenticidade dos documentos digitais.

4.3. AC

es

sO

: CO

NC

eIT

Os

e A

sP

eC

TO

s R

el

ev

AN

Te

s

A acessibilid

ade diz respeito à “disponibilidade dos docum

entos para consul-ta, em

consequência da sua comunicabilidade e do necessário tratam

ento arqui-vístico (descrição arquivística, estado de conservação, etc.)” (N

P-4041, 2005, p. 19). Portanto, um

documento só pode ser considerado acessível, se sobre ele não

pesa nenhuma restrição, de ordem

legal ou física.

os aspectos relevantes a ter em

linha de conta no estabelecimento de um

a políti-ca de acesso são, nom

eadamente (N

P-4041, 2005) (FIGU

RA

6),

a. a transparência dos processos de decisão, a ética da governação e a responsa-bilidade perante os cidadãos (“accountability”),

b. o valor da documentação: i.e., o valor probatório (fiscal/jurídico) e o valor

de mem

ória colectiva, sendo a avaliação arquivística a função designada para reflectir esta questão,

c. a classificação de segurança atribuída aos documentos pelos com

petentes ser-viços.

GESTÃ

O D

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186

CIÊN

CIA

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INFO

RMA

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O: C

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TRIBUTO

S PARA

O SEU

ESTUD

O

Políticade acesso

TransparênciaValor dos

documentos

Classificaçãode segurança

Figura 6: Aspetos relevantes na elaboração de um

a correta política de aces-so aos docum

entos de arquivo.---

Fonte: Elaboração própria, com

base na consulta à NP-4041 (2005).

no que respeita aos dispositivos norm

ativos e às comissões e/ou instituições res-

ponsáveis pela fiscalização do acesso, aos níveis nacional e internacional, pode-m

os mencionar com

o exemplos:

a. em

Portugal, destacamos, pela relevância, a C

omissão de A

cesso aos do-

cumentos A

dministrativos (C

Ad

A), a quem

cabe zelar pelo cumprim

ento da lei de A

cesso aos docum

entos de Arquivo (lA

dA

); e a própria dG

Ar

q que, neste

caso, zela pelo cumprim

ento da Lei de Arquivos, datada de 1993.

b. noutros países, tais com

o a inglaterra, a suécia, a Austrália, o C

anadá e os E

UA

, por exemplo, notam

-se diversas iniciativas, a partir da década de 80, que se espelham

na legislação denominada “Freedom

of Information A

ct” (FoI), ou lei de liberdade de inform

ação.

Para finalizar toda esta exposição, cumpre referir que, tanto o acesso com

o a preservação, dada a sua expressiva relevância na literatura científica actual, são, indiscutivelm

ente, a pedra de toque da Arquivística C

ontemporânea.

Re

Fe

RÊ

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