Gest£o Documental Integrada - .o Software PHC ® € Compat­vel ... Com esta...

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  • Gesto Documental Integrada

    Com o PHC ControlDoc pode arquivar digitalmente todo o tipo de ficheiros (Imagens, Word, Excel, PDF, etc.) e relacion-los com os dados existentes nas restantes aplicaes.

    Para conhecer melhor esta soluo PHC, clique aqui e veja um filme PHC TV.http://www.phc.pt/portal/programs/estview.aspx?ref=ControlDoc

    PHCControlDoc CS DESCRITIVO

    p.

    PHC ControlDoc CSReduza os custos de armazenamento e pesquisa de informao, suba o nvel de partilha e colaborao interna e melhore a competitividade e agilidade da organizao

    muito simples e rpido encontrar e visualizar um determinado documento digital.

    Fim do papel a circular na empresa

    Rapidez na pesquisa de documentos

    Segurana detalhada no acesso aos documentos

    Integrao com o Outlook

    BENEFCIOS

    Gesto documental completa e integrada com o Software PHC

    Compatvel com scanners para transformao rpida de documentos em papel para documentos digitais

    Nas Gamas PHC Advanced e PHC Enterprise possui a funcionalidade do workflow organizacional

    Acessos pr-definidos para consulta e manipulao dos documentos

    Empresas e organizaes que desejem acabar com a circulao de papel

    DESTINATRIOS

    01

    SOLUCO

    http://www.phc.pt/portal/programs/estview.aspx?ref=ControlDoc

  • PHCControlDoc CS DESCRITIVO

    p. 02

    Ao consultar o ficheiro de compras pode verificar, consultar ou adicionar anexos digitais, como por exemplo uma digitalizao do prprio documento.

    Arquivar e digitalizar documentos; Ligar cada documento a um registo de uma tabela; Consultar a qualquer momento os documentos relacionados com um registo ou com uma tabela; Definir os acessos a cada documento ou pasta de documentos; Controlar quem introduziu, acedeu ou alterou cada documento; Utilizar um scanner para digitalizar e automaticamente introduzir os documentos no sistema; Indexar e catalogar os documentos para facilitar a posterior busca dos mesmos; Adicionar ao sistema documentos em qualquer formato reconhecido, desde imagens, filmes, documentos Word, Excel, pdf, etc; Adicionar automaticamente ao PHC ControlDoc as impresses de documentos produzidas pelo Software PHC ;Criar sub-pastas para os anexos e definir a directoria fsica onde os mesmos so guardados.

    Soluo de gesto documental integradaEste sistema est intimamente ligado a todo o Software PHC. Ao configurar pode definir quais as tabelas (clientes, fornecedores, compras, encomendas, correspondncia, etc.) que podem ter anexos digitais, ou seja, que tm agregado a cada registo imagens, ou outros ficheiros. A partir desta definio, pode adicionar ou consultar os respectivos anexos no ecr dessa tabela.

    Pode usar um scanner para adicionar qualquer ficheiro que esteja em disco ou usar um documento anexado.

    Anexar documentos a partir de um scanner ou a partir de um ficheiro em disco muito simplesPara adicionar documentos ao sistema pode utilizar um scanner (com compatibilidade TWAIN) ou importar directamente a partir de um ficheiro em disco. Pode arquivar qualquer ficheiro reconhecido pelo sistema operativo, desde faxes, imagens, ficheiros PDFs, Word e Excel ou outros.

    Segurana redobradaEste sistema tem vrios nveis de segurana. O primeiro nvel ser o de acesso ao prprio sistema: pode definir exactamente que utiliza-dores podem aceder ao PHC ControlDoc. Outro nvel de segurana a possibilidade de definir que perfis de utilizadores (conjunto definido de utilizadores) podem aceder a cada pasta (local onde so arquivados os documentos). A um nvel mais detalhado pode ainda definir uma palavra-passe para o acesso a cada documento. A segu-rana total e configurvel.

    Pode definir diferentes tipos de acesso para os anexos de cada tabela do Software PHC.

    Integrao e extrema facilidade de utilizao O objectivo deste mdulo acabar com a utilizao de papel dentro da empresa. A partir da implementao deste mdulo praticamente toda a informao que antes circulava em papel passa a ser gerida por este software de uma forma muito mais eficaz e potente.A informao passa a estar acessvel de uma forma organizada, tornando simples e rpido adicionar documentos ao sistema e rpida e eficaz a busca dos mesmos. A partir do documento consulta ento o respectivo registo no Software PHC, ou seja, ao visualizar o documento de uma factura de compra pode de imediato consultar o registo interno desse mesmo documento na rea de compras.

    muito simples encontrar um documento e passar para o respectivo registo a que ele est ligado no Software PHC.

  • Pontos ImportantesAumento de Produtividade global da sua empresaO processo de arquivo e pesquisa de documentos constituem um dos custos escondidos com maior relevncia numa organizao. A reduo de produtividade provocada pelo tempo de busca de um determinado documento raramente tida em conta. Com esta soluo, estes custos so significativamente diminudos, pois o acesso e pesquisa de documentos mais eficiente.

    Partilha de informao e maior colaboraoCom esta soluo a sua empresa pode subir o nvel de partilha e cooperao entre os seus colaboradores, melhorando assim a gesto do conhecimento e consequentemente a competitividade e agili-dade da organizao.

    Pode usar qualquer formato de documentoCom esta gesto documental pode sempre consultar e visualizar os anexos de cada registo. Estes anexos podem ser reconhecidos em qualquer formato pelo sistema operativo, nomeadamente imagens, faxes em formato digital, e-mails, filmes, documentos em formato Word, Excel, PDF, HTML, etc.

    Anexao automtica dos documentos que so produzidos no Software PHCQualquer documento impresso pelo Software PHC, seja uma factura, uma proposta ou um contrato, pode ser colocado automaticamente num anexo do PHC ControlDoc para posterior consulta. Assim no tem que guardar uma cpia em papel daquilo que foi enviado, excep-to por imperativos legais.

    Acesso rpido aos documentos de um determinado registo do Software PHCSe estiver a consultar um determinado registo no Software PHC, por exemplo a ficha de um Cliente ou de uma proposta, pode de imedia-to verificar se a mesma tem algum anexo documental e visualiz-lo ou adicionar um novo anexo respectiva ficha.Por outro lado, quando est a consultar o anexo, apenas com uma tecla pode passar para o registo na base de dados a que est ligado.

    PHCControlDoc CS DESCRITIVO

    p. 03

    Hierarquia de pastas para arquivar anexos e a sua ligao a pas-tas fsicas do Sistema OperativoNeste local, poder indicar que uma nova pasta uma sub-pasta de outra j existente.Desta forma, preenchendo a directoria, pode ainda relacionar os ane-xos com directorias fsicas do Sistema Operativo, dando a indicao se vai mover ou apenas copiar o ficheiro em causa.

    O sistema de hierarquia de pastas torna mais simples a sua consulta e acesso, permitindo uma maior organizao da informao.

    Integrao com o OutlookFoi criado um Addin para o Microsoft Outlook 2003 e 2007 que tem por objectivo anexar e-mails ao sistema PHC. Estes e-mails ficam ligados a uma tabela e/ou registo.As tabelas e respectivos registos disponveis no Outlook obedecem ao acesso de rea e podem ainda respeitar outras restries criadas pelo utilizador.

    AddinNo Outlook, o Addin do PHC ControlDoc disponibiliza uma nova toolbar que permite adicionar e-mails manualmente e configurar regras de forma a automatizar o envio de e-mails para o Sistema PHC mediante a observncia de determinadas condies.Esta funcionalidade tambm trabalha em off-line. Por exemplo, pode classificar os seus e-mails sem estar activa a ligao ao Software PHC. Ao activar a ligao, a sincronizao depois automtica.

    Com a possibilidade de adicionar e-mails a qualquer tabela do software.

    Pode classificar os seus e-mails no Outlook de forma prtica e sincroniz-los automaticamente com o Software PHC.

    Ao visualizar todos os seus anexos, pode consultar as pastas e sub-pastas com facilidade, tendo a possibilidade de aceder directamente aos registos.

  • Backups seguros com Microsoft SQL ServerTodos os anexos ficam arquivados dentro da prpria base de dados. Desta forma, com o sistema de seguranas do Microsoft SQL Server, pode passar a fazer backups dos dados, assegurando o acesso aos mesmos em caso de algum tipo de anomalia.

    Histrico de ConsultasPara cada anexo guardado na base de dados possvel consultar os dados de todas as alteraes e consultas feitas pelos diversos utiliza-dores.

    Anexos com ficheiros compactadosOs anexos gravados na base de dados podem ser compactados automaticamente pela aplicao de modo a ocupar menos espao na base de dados. Para o utilizador sempre visvel o formato original do ficheiro.

    Gesto Documental RemotaEste mdulo j dispe de uma soluo digital: o PHC dControlDoc. Assim, ao adquirir o PHC dControlDoc e de uma forma remota, passa a

    ter ao seu dispor funcionalidades ao nvel da Gesto documental, Anexos em ecrs, Consulta de ane-xos e e arranque de workflows.

    PHCControlDoc CS DESCRITIVO

    p.04

  • Veja o que alguns utilizadores pensam do Software PHC

    PHCControlDoc CS DESCRITIVO

    p.05

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    Segundo Paulo Vieira, Executivo da Assibeta, o Software PHC extraordinariamente simples de utilizar, com um interface grfico simples e agradvel, o que simplificou significativamente o processo de adaptao ao mesmo.

    Antnio Pereira, Director de Sistemas de Informao da CEPSA realou que as solues PHC: criaram uma maior autonomia opera-cional das filiais, permitindo obter uma informao mais objectiva e oportuna.

    De acordo com Dinis Pires, responsvel