1

Βάσεις Δεδομένων - Access

1. ΠΙΝΑΚΑΣ, ΠΕΔΙΑ, ΚΛΕΙΔΙ Μια Βάση Δεδομένων (ΒΔ) στην Access αποτελείται από:

Πίνακες (Tables)

Σχέσεις Πινάκων (Relationship)

Ερωτήματα (Queries)

Φόρμες (Forms) Εκθέσεις (Reports) Για να ξεκινήσω τη δημιουργία μιας ΒΔ στην Access, πατώ το εικονίδιο Microsoft Access και ακολούθως επιλέγω Blank Database. Αμέσως με ρωτά που θα αποθηκεύσω την ΒΔ και με πιο όνομα. Ακολούθως πατώ CREATE. Βασικές έννοιες Access Πίνακες: αποθηκεύονται τα δεδομένα. Σε έναν πίνακα έχουμε πεδία (στήλες) και εγγραφές (γραμμές).

ΔΗΜΙΟΥΡΓΙΑ ΠΙΝΑΚΑ Παράδειγμα Πίνακα: Υπάλληλος

Αρ Υπαλλήλου

Όνομα

Επίθετο

Τηλ

Διεύθυνση

Πόλη

Ημερομηνία Πρόσληψης

Μισθός

Ο πιο πάνω πίνακας έχει 8 πεδία. Άσκηση 1:

a) Να δημιουργήσετε μία Βάση Δεδομένων με το όνομα Fyllo 2 –onoma- tmima ( π.χ. Fyllo2-elena andreou- Γ9) στην Access. .

b) Να δημιουργήσετε τον πιο πάνω πίνακα.

Πατήστε το tab CREATE

Επιλέξετε Table Design

Αντιγράψετε τα πιο πάνω πεδία στον πίνακα σας.

ΠΕΔΙO – FIELD

NAME

ΤΥΠΟΣ ΠΕΔΙΟΥ

– DATA TYPE

Όνομα

Πίνακα

– TABLE

NAME

2

Στη στήλη ΤΥΠΟΣ ΠΕΔΙΟΥ επιλέγω για κάθε πεδίο ένα από τα πιο κάτω, ανάλογα με τι είδους πληροφορίες θέλω να καταχωρώ/βάζω σε αυτό το πεδίο:

Κείμενο (Short Text)

Κείμενο (Long Text)

Αριθμό (Number)

Αυτόματη Αρίθμηση (Auto Number)

Ημερομηνία και Ώρα (Date / Time)

Αριθμό με ένδειξη νομίσματος (Currency)

Ναι/Όχι (Yes / No)

Εικόνα ή ξένο προς την Access αντικείμενο OLE (OLE Object)

Υπερσύνδεση (Hyperlink)

Συνημμένο (Attachment)

Πεδίο για υπολογισμό (Calculated)

Πεδίο Αναζήτησης (Lookup Wizard) Άσκηση 2: Να επιλέξετε το σωστό τύπο για κάθε ένα από τα πεδία του πίνακα που έχετε δημιουργήσει. Απάντηση; Δες την απάντηση στον πίνακα Α1, στο τέλος του μαθήματος.

ΚΛΕΙΔΙ Το πεδίο Αρ Υπαλλήλου είναι το κλειδί του πίνακα. Το κλειδί είναι αυτό που ορίζει μια μοναδική τιμή σε ολόκληρο τον πίνακα. Στο δικό μας παράδειγμα κάθε Υπάλληλος έχει ένα αριθμό ο οποίος θα είναι μοναδικός σε ολόκληρο τον πίνακα και με αυτόν θα γίνεται αναφορά στον υπάλληλο. Παράδειγμα τιμής κλειδιού:

Όνομα Υπαλλήλου

Αριθμός Υπαλλήλου (κλειδί)

1ος Υπάλληλος 1 2ος Υπάλληλος 2 3ος Υπάλληλος 3 κλπ

Ορίστε το πεδίο Αρ Υπαλλήλου σαν κλειδί του πίνακα, ως εξής:

Να φυλάξετε κλείνοντας τον πίνακα, με το όνομα Υπάλληλος.

3

Άσκηση 3: Να δημιουργήσετε και δεύτερο πίνακα στην Access (CREATE, Table Design). Ο δεύτερος πίνακας θα έχει όνομα Εταιρεία. Ο πίνακας να αποτελείται από τουλάχιστον 6 πεδία, ως ακολούθως:

Ένα πεδίο του πίνακα να είναι Date/Time Ένα πεδίο του πίνακα να είναι Ole Object Ένα πεδίο του πίνακα να είναι Yes/No Τα υπόλοιπα πεδία δικής σας επιλογής.

Άσκηση 4: Ο πίνακας Εταιρεία χρειάζεται κλειδί. Πιο πεδίο κατά τη γνώμη σας θα είναι κατάλληλο για κλειδί; Ξέρουμε ότι το πεδίο-κλειδί έχει μοναδική τιμή, και σε αυτόν τον πίνακα είναι αυτό που θα κάνει μια εταιρεία να ξεχωρίζει από όλες τις άλλες.

Απάντηση; Δες την απάντηση στον πίνακα Α2, στο τέλος του μαθήματος.

Αλλαγές στον πίνακα - Προβολή Σχεδίασης (Design View) Για αλλαγές στην σχεδίαση ενός πίνακα (αν δηλαδή ξέχασα κάτι ή πρέπει να αλλάξω κάτι) πατώ στο tab HOME, το εικονίδιο VIEW και επιλέγω Design View.

4

ΑΠΑΝΤΗΣΕΙΣ

Πίνακας Α1

Αρ Υπαλλήλου Number

Όνομα Short Text

Επίθετο Short Text

Τηλ Short Text

Διεύθυνση Short Text

Πόλη Short Text

Ημερομηνία Πρόσληψης Date / Time

Μισθός Currency

Πίνακας Α2

Σωστά παραδείγματα κλειδιού:

Όνομα εταιρείας

Αριθμός εγγραφής εταιρείας

Λανθασμένα παραδείγματα κλειδιού:

Αριθμός τηλεφώνου (λανθασμένο γιατί μια εταιρεία μπορεί να μοιράζεται

τον ίδιο αρ. τηλεφώνου με μια άλλη)

Διεύθυνση (λανθασμένο γιατί μια εταιρεία μπορεί να μοιράζεται την ίδια

διεύθυνση με μια άλλη)

Όνομα Διευθυντή/Διευθύντριας (λανθασμένο γιατί το ίδιο άτομο μπορεί να

είναι Διευθυντής/Διευθύντρια σε πολλές εταιρείες)

5

Βάσεις Δεδομένων - Access

2. ΣΧΕΣΕΙΣ ανάμεσα σε πίνακες - Relationships

Σε μια ΒΔ όπως η Access, οι διάφοροι πίνακες μπορούν να σχετίζονται μεταξύ τους. Οι σχέσεις αυτές ονομάζονται Relationships. Ο κάθε πίνακας σε μια βάση δεδομένων πιθανό να σχετίζεται με έναν ή περισσότερους άλλους πίνακες. Η κάθε σχέση είναι μια λογική σύνδεση μεταξύ δύο πινάκων και υποδηλώνεται με την παρουσία και στους δύο πίνακες πεδίων με κοινά δεδομένα. Παραδείγματα σχέσεων ανάμεσα σε πίνακες: Παράδειγμα 1, βάση δεδομένων «Σχολείο»: Πίνακας ΤΑΞΗ ΠΙΝΑΚΑΣ ΜΑΘΗΤΕΣ

ΟΝΟΜΑ ΑΡΙΘΜΟΣ ΤΑΞΗΣ 1 ΟΝΟΜΑ ΜΑΘΗΤΗ

ΚΤΙΡΙΟ ΠΟΥ ΒΡΙΣΚΕΤΑΙ ΔΙΕΥΘΥΝΣΗ

ΑΡΙΘΜΟΣ ΘΡΑΝΙΩΝ Μ ΤΗΛΕΦΩΝΟ

ΟΝΟΜΑ ΑΡΙΘΜΟΣ ΤΑΞΗΣ

Στο παράδειγμα «Σχολείο», ο πίνακας ΤΑΞΗ συνδέεται με ένα αριθμό μαθητών στον πίνακα ΜΑΘΗΤΕΣ που ανήκουν σε αυτή την τάξη, δημιουργώντας τη σχέση «Μια Τάξη Πολλοί μαθητές», δηλαδή σχέση Ένα-Προς-Πολλά

Το κλειδί (key) ενός πίνακα χρησιμοποιείται συνήθως για τη δημιουργία της σχέσης μεταξύ των πινάκων (κύριου πίνακα - Primary Table και συσχετιζόμενου πίνακα - Related Table).

Τάξη Α1

ΒΑΓΓΕΛΗΣ - Α1

ΜΑΡΙΑ- Α1

ΑΝΝΑ- Α1

ΜΑΡΙΟΣ - Α1

6

Για να δημιουργήσω σχέσεις ανάμεσα σε πίνακες

Δημιουργία σχέσης Ένα-Προς-Πολλά μεταξύ δύο πινάκων (One-To-Many, 1-∞)

Από το ΤΑΒ Database Tools επιλέγουμε το εικονίδιο Relationships για να ανοίξουμε το παράθυρο των σχέσεων. Ταυτόχρονα ανοίγει και το πλαίσιο διαλόγου εμφάνισης πινάκων.

Στη συνέχεια, από το πλαίσιο διαλόγου εμφάνισης πινάκων επιλέγουμε τον/τους πίνακα/ες ή το/τα ερώτημα/τα που θέλουμε να χρησιμοποιήσουμε και πατώντας ADD το/τα προσθέσουμε στο παράθυρο των σχέσεών μας.

Τελειώνοντας πατούμε στο κουμπί CLOSE για να κλείσουμε το πλαίσιο διαλόγου εμφάνισης πινάκων.

Μετά, επιλέγουμε το πεδίο που είναι κλειδί (ΟΝΟΜΑ ΑΡΙΘΜΟΣ ΤΑΞΗΣ) από τον κύριο πίνακα (ΤΑΞΗ) και το σύρουμε (το τραβούμε) πάνω στο συσχετιζόμενο πεδίο (ΟΝΟΜΑ ΑΡΙΘΜΟΣ ΤΑΞΗΣ) του συσχετιζόμενου πίνακα (ΠΙΝΑΚΑΣ ΜΑΘΗΤΕΣ) και το αφήνουμε.

Στο μικρό παράθυρο της επεξεργασίας των σχέσεων που εμφανίζεται, επιλέγουμε:

Enforce Referential Integrity (Ενεργοποίηση Ακεραιότητας Αναφορών) - Το επιλέγουμε για να βεβαιωθούμε ότι τα συνδεδεμένα πεδία δεν περιέχουν τιμές που δεν ταιριάζουν. Cascade Update Related Fields (Διαδοχική Ενημέρωση Συσχετιζόμενων Πεδίων) - Το επιλέγουμε για να ενημερωθούν όλες οι συσχετιζόμενες εγγραφές σε περίπτωση που αλλάξουμε την τιμή του πρωτεύοντος κλειδιού μιας εγγραφής. Cascade Delete Related Records (Διαδοχική Διαγραφή Συσχετιζόμενων Εγγραφών) - Το επιλέγουμε όταν στην περίπτωση που διαγράψουμε την εγγραφή στον πρώτο

ΟΝΟΜΑ ΑΡΙΘΜΟΣ ΤΑΞΗΣ ΟΝΟΜΑ ΑΡΙΘΜΟΣ ΤΑΞΗΣ

7

πίνακα, επιθυμούμε θα διαγράφονται και όλες οι συσχετιζόμενες εγγραφές στον άλλο πίνακα.

Ακολούθως, πατούμε στο κουμπί CREATE και η σχέση μας θα δημιουργηθεί Τέλος, από την καρτέλα Relationships επιλέγουμε το εικονίδιο CLOSE για να κλείσουμε το παράθυρο των σχέσεων και αποθηκεύουμε τη σχέση μας.

Άσκηση 5: Να δημιουργήσετε σχέση Ένα-Προς-Πολλά (One-To-Many, 1-∞) μεταξύ

δύο πινάκων Υπάλληλος και Εταιρεία από το προηγούμενο μάθημα.

Απάντηση; Δες την απάντηση στον πίνακα Α3, στο τέλος του μαθήματος.

8

ΑΠΑΝΤΗΣΕΙΣ

Πίνακας Α3

Να στείλετε τη Βάση Δεδομένων Fyllo 2 –onoma- tmima ( π.χ. Fyllo2-elena andreou- Γ9) στο email του καθηγητή σας μέχρι τις 27-4-20.