Διαδικασία 3.3  · Web view2020. 12. 29. · Στην περίπτωση κατά την...

of 23/23
Intelligent Information Management Quick Reference guide Διαδικασία 3.3. Διαχείριση εξερχόμενων εγγράφων ακαδημαϊκής μονάδας
  • date post

    26-Aug-2021
  • Category

    Documents

  • view

    0
  • download

    0

Embed Size (px)

Transcript of Διαδικασία 3.3  · Web view2020. 12. 29. · Στην περίπτωση κατά την...

Διαδικασα 3.3Πνακας περιεχομνων
Ανατρξτε στο σχετικ οδηγ.
2. Πρωτοκλληση - χαρακτηρισμς εγγρφου
2.1 Κλση φρμας πρωτοκλλησης
Επιλογ φρμας «Εξερχμενα Μονδας» με χρση του μενο που εμφανζεται στο δεξ κλκ.
εναλλακτικ, με εμφνιση λστας φορμν αρχειοθτησης και χρση του σχετικο συνδσμου.
Στην περπτωση κατ την οποα το γγραφο χει αποσταλε για πρωτοκλληση απ χρστη της μονδας τον Πρεδρο του τμματος, μσω ηλεκτρονικς δρομολγησης, οι ενργειες πραγματοποιονται στη σχετικ λστα.
2.2 Συμπλρωση στοιχεων πρωτοκλλου
Εμφανζεται η φρμα αρχειοθτησης, με προσυμπληρωμνα τα στοιχεα της μονδας και του χρστη.
Στην περπτωση κατ την οποα το γγραφο χει δρομολογηθε για πρωτοκλληση απ χρστη της μονδας, συμπληρνεται αυτματα ο συντκτης.
Αν το σστημα δεν εντοπσει ψηφιακ υπογραφ, επιλγεται αυτματα το πεδο «Χειργραφη υπογραφ»
Ο χρστης της γραμματεας πρπει να συμπληρσει κατ’ ελχιστον τα υποχρεωτικ πεδα.
Ειδικτερα σον αφορ «Αποδκτες» και «Κοινοποισεις», ο χρστης μπορε να επιλξει πιζοντας το «φακ», μια απ τις προκαθορισμνες πηγς του πεδου:
Χρστες:
Μονδες:
Εξωτερικος αποδκτες:
να προσθσει νους στην πηγ των εξωτερικν αποδεκτν, πιζοντας το αντστοιχο πλκτρο.
Αν το γγραφο απαντ σε να εισερχμενο, συμπληρνει το πεδο «Απαντ σε»
Μετ τον παραπνω ορισμ, μσω των κατλληλων πλκτρων, επιτυγχνεται η προβολ της φρμας πρωτοκλλου του εγγρφου στο οποο απαντ το εισερχμενο.
2.3 Συμπλρωση σχετικν συνημμνων εγγρφων
Ο χρστης μπορε να εισγει συνημμνα μσω της σχετικς καρτλας.
και να συσχετσει το γγραφο με να δη πρωτοκολλημνο.
2.4 Ολοκλρωση πρωτοκλλησης
Οι συγκεκριμνες ενργειες πραγματοποιονται στην περπτωση κατ την οποα το γγραφο θα πρωτοκολληθε στη μονδα και χι στο Τ.Π.Δ.,
Στην περπτωση κατ την οποα χει υπογρψει δη ο Πρεδρος της ακαδημακς μονδας, ο αρμδιος χρστης επιλγει ως κατσταση εγγρφου:
«Προς διεκπεραωση» , αν πρπει να αποσταλε εκτς ΣΗΔΕ,
εν αν θα αποσταλε αποκλειστικ μσω ΣΗΔΕ, ο χρστης επιλγει «διεκπεραωση».
Ο χρστης πιζει το πλκτρο «Αρχειοθτηση» και το γγραφο λαμβνει μοναδικ αριθμ πρωτοκλλου Α.Π.Θ.
Αν το γγραφο σημειθηκε ως «διεκπεραιωμνο» «προς διεκπεραωση», το γγραφο δρομολογεται αυτματα στους παραλπτες εντς ΣΗΔΕ.
Σε αντθετη περπτωση δρομολογεται στο διοικητικ προστμενο της μονδας για υπογραφ.
2.5 Δημιουργα ακριβος αντιγρφου
Στην περπτωση κατ την οποα το γγραφο δεν περιλαμβνει ψηφιακ υπογραφ, δημιουργεται αυτματα ακριβς αντγραφο και τθεται σαν κδοση του αρχικο.
2.6 Αντικατσταση bookmarks σε γγραφο MS-Office
Στην περπτωση κατ την οποα το γγραφο χει προλθει απ template του ms -office, θα τοποθετηθον αυτματα στη θση των κατλληλων bookmarks o αριθμς πρωτοκλλου και η ημερομηνα πρωτοκλλησης (Η ονομασα των bookmarks θα εναι FLD2 για τον αριθμ πρωτοκλλου , FLD4 για την ημερομηνα πρωτοκλλου και FLD37 για το λεκτικ «ΑΚΡΙΒΕΣ ΑΝΤΙΓΡΑΦΟ»).
2.7 Εκτπωση στοιχεων πρωτοκλλου στο γγραφο
Στην περπτωση κατ την οποα το γγραφο περιλαμβνει ψηφιακ υπογραφ, αλλ δεν εναι σε μορφ MS-WORD δημιουργεται αυτματα αντγραφο το οποο περιλαμβνει τα στοιχεα πρωτοκλλησης και τθεται αυτματα σαν κδοση του αρχικο χωρς την νδειξη «ΑΚΡΙΒΕΣ ΑΝΤΙΓΡΑΦΟ».
2.8 Πρωτοκλληση απ το Τ.Π.Δ.
Οι συγκεκριμνες ενργειες πραγματοποιονται στην περπτωση κατ την οποα το γγραφο θα πρωτοκολληθε απ το Τ.Π.Δ., κτι το οποο ο χρστης σημεινει επιλγοντας «Αποστολ στο Τ.Π.Δ.» .
Ο χρστης πιζει το πλκτρο «Αρχειοθτηση».
Σε αυτ την περπτωση, το γγραφο δεν λαμβνει μοναδικ αριθμ πρωτοκλλου Α.Π.Θ. αλλ προωθεται στον προστμενο του Τ.Π.Δ. για «γκριση Πρωτοκλλησης».
ταν το γγραφο λβει αριθμ πρωτοκλλου, θα ενημερωθον τα μλη της γραμματεας, με κατλληλο μνυμα ηλεκτρονικο ταχυδρομεου.
Δεν θα πραγματοποιηθον λλες ενργειες απ τα μλη της Μονδας.
3. Ψηφιακ υπογραφ απ τον προστμενο
Ο διοικητικς προστμενος της μονδας, επιλγει το γγραφο απ το φκελο «Φκελος Μονδας / Εξερχμενα προς υπογραφ» (αναφρεται παρακτω) απ τις εισερχμενες δρομολογσεις του
Το εμφανζει με διπλ κλκ και το υπογρφει με χρση του σχετικο πλκτρου.
Τλος, σημεινει τι «Υπεγρφη ηλεκτρονικ»
Μετ την προσθκη της υπογραφς, στην περπτωση κατ την οποα χουν οριστε εξωτερικο αποδκτες, το γγραφο τθεται σε κατσταση «Προς Διεκπεραωση» και μεταφρεται στο φκελο «Φκελος Μονδας / Εξερχμενα προς Διεκπεραωση».
Σε αυτ την περπτωση εναι αναγκαο να εκτελεστε και το βμα της Διεκπεραωσης
Αν δε χουν οριστε εξωτερικο αποδκτες, μετ την προσθκη της υπογραφς, το γγραφο τθεται αυτματα σε κατσταση «Διεκπεραιθηκε»
Το σστημα μεταφρει αυτματα τα στοιχεα διεκπεραωσης στη φρμα πρωτοκλλησης.
Μετ την προσθκη της υπογραφς, στην περπτωση κατ την οποα εχαν οριστε ως «Αποδκτες» οργανικς μονδες, χρστες, «αποστολ στην κοσμητεα», το γγραφο θα δρομολογηθε αυτματα στους παραλπτες.
4. Διεκπεραωση εγγρφου
4.1 Διεκπεραωση μσω φρμας
Για τη διεκπεραωση του εγγρφου καλεται η φρμα «Εξερχμενα Μονδας» και επιλγεται «Διεκπεραωση».
Στη φρμα συμπληρνονται αυτματα τα σχετικ στοιχεα, το γγραφο αλλζει κατσταση σε «διεκπεραιθηκε» , εν ο χρστης μπορε να επιλξει εναλλακτικ τρπο διεκπεραωσης
Ολοκληρνεται η διαδικασα με πεση του πλκτρου «Ενημρωση»
4.2 Διεκπεραωση μσω μενο – Μαζικ διεκπεραωση
Εναλλακτικ, απ το φκελο «Εξερχμενα προς διεκπεραωση» ο οποος αναφρεται παρακτω, μσω του μενο (δεξ κλικ), ο χρστης μπορε να πραγματοποισει αυτματη διεκπεραωση για το σνολο των εγγρφων τα οποα θα επιλξει.
5. Πρσβαση στα γγραφα πρωτοκλλου
Στα εξερχμενα γγραφα θα εναι διαθσιμη η πρσβαση για προβολ-ενημρωση στοιχεων μσω των παρακτω τρπων:
5.1
Φκελοι Μονδας («Εξερχμενα προς υπογραφ»)
Το περιεχμενο των φακλων θα ανανενεται αυτματα και θα εμφανζονται τα γγραφα τα οποα πρπει να υπογρψει ο Διοικητικς προστμενος της μονδας
5.2
Φκελοι Μονδας («Εξερχμενα προς διεκπεραωση»)
Το περιεχμενο των φακλων θα ανανενεται αυτματα και θα εμφανζονται τα γγραφα τα οποα χρζουν διεκπεραωσης.
5.3 Περιβλλον αναζτησης «Αρχεο εγγρφων»
Η αναζτηση των εγγρφων θα πραγματοποιεται με τη μθοδο «query by example» , συμπληρνοντας το σνολο των επιθυμητν κριτηρων και πιζοντας το σχετικ πλκτρο.
5.4 Περιβλλον αναζτησης δρομολογσεων
Με τη λογικ που αναφρθηκε και στην προηγομενη παργραφο, εναι η δυνατ η αναζτηση εγγρφων, χρησιμοποιντας σαν κριτρια τα στοιχεα δρομολγησης.
Modus SA |www.modus.gr | [email protected] Page 2 of 14