Confusio Team_The Remake Party_Budget-Gantt Chart-Στρατηγική Επικοινωνίας

8/3/2019 Confusio Team_The Remake Party_Budget-Gantt Chart-Στρατηγική Επικοινωνίας

http://slidepdf.com/reader/full/confusio-teamthe-remake-partybudget-gantt-chart- 1/8

LIVE BUDGET MODEL - INSTRUCTIONS

1 This file should be opened with "Marcos enabled"If you have opened file without marcos enabled please close a nd reopen

If you are not able to open with macros the breakeven analysi will have to be manually upd ted

2 Sele t budget currency from drop down menu EUR

3 Enter Territory Name Technop lis-Athens- reece

4 Enter Artist Name & Venue Panteion Fest

5 Enter "Date of Concert" (DD/MM/YYYY) February 2012

6 Enter the artist's % share of profit (additional to flat fee) 0%

7 Enter detailed cost budget information (in worksheets "Artist Travel Transport", "Production" and "Marketing")Information/data should be entered in cells highlighted in yellow

If additional lines are required these can be added but please ensure total cover all relevant cells

Values should be entered as numbers so that calculations ca be pulled into "Live Budget" orksheet

8 Onc all costs data has been updated go to the "Live Budget" worksheet(i) Enter any key detail information

(ii) Enter a contingency % if required

(iii) Enter Income data - this is based on seats (number of seats and ticket price - different catego

ries of seat

can be included ie. seats at multiple values)(iv) Enter % for any deductions from income (VAT, Ticket Commission and Performing Rights)

(v) Once all data has been updated click on the green "GO" button in the "Live Budget" worksheet to determi e breakeven capacity

breakeven capacity

9 Finallly enter what you believe to be the real capacity % in the blue box on the "Live Budget Work heet" to determine your expected profit



Territory: Technopolis-Athens-Greece

Budget for Live Show for: Panteion Fest

Concert Date: February 2012

Detailed Cost Breakdown - Artist, T ravel, Transport

nteinop nfu rtn Rec

EXPENSES Supplier Budget (EUR) Actual (EUR)

Comment

Artist Guarantee (Flat Fee)

Artist Fee 3,000

Witholding Tax 750

Artist Production 0

Performing Arts Artists 0

Total 3,750 0

Freight transportation

Total 0 0

Transfer

Total 0 0

Visas

Total 0 0

Hotel

Total 0 0

Local transportation

limo 0

Van 0

Drivers 0

Βενζινη 100

Total 100 0

Additional expenses

0

Total 0 0

Catering

Rider Catering 300

Total 300 0

S it i





Prepared: February 2012

Detailed Cost Breakdown - Product ion

ante

i o n o n f u r tn Re c

EXPENSES Supplier Budget (EUR) Actual (EUR)

Comment

Flat Fee 3,600

Venue Hire Adjsutme ts on Venue Hire

Technopolis 1,000 Rate Expected Ticket Re

venue VAT % 0.13

VAT % Expecte Capacity 0 0% 35,100 7,588 Ticket Co mission % 0.02

VAT Witholding Tax% 0.05

Performing

Rights % 0.07

Total 1,000 0 Ticket R venue Br ak Even

Break Even 0 0% 18,874 2,969

Production (Sound/Lighting/Staging

) VAT

P.A. & Lights 650Stage 18x14 m. 0 Do not delete

Merchandising stuff 1,500 Flat Fee

Backline 500 Expected Capacity

Market Area 400 Break Even

Market Area Staff 500

vip stage constructions 0

Visuals 450

Special Effects 200

Generator back up 0

Ringing & Motors 0

Καλωδια,Πινακες Ρευµατος,Πιστοποιη τικα ΔΕΗ,Εξτρα Παροχες για bar & χορηγους 500

Electrician 150

Total 4,850 0

Insurance

Insurance 300

Total 300 0

Police

0

Total 0 0

Venue security

Tickets 300

Parking 0

Total 300 0

Misc 1

Technical Supervisor 100

Production Assistants 0

Sound Engineer 500

Stage Hands 250

0

Total 850 0

Misc 2

Doctors + Ambulance 100

Cleaning 700

OTE 0

Venue Electricity 0Total 800

MISC3

Box Office 300

Total 300 0

GRAND TOTAL 8,400 0

Budget (EUR) Actual (EUR)

H

and ling Fee






Detailed Cost Breakdown - Marketi ng

ntei no nfusrtn Rec

EXPENSES DETAILS Budget (EUR) Actual (EUR)

Comment

Outdoor

Posters, Flyers Μπότσης(διανοµή) 1,500

Guerilla Marketing 500

Banner 400

Kappamount 0Passes 20

Total 2,420 0

Print

Tickets 400

QR Codes 400

Total 800 0

0

Radio

Best fm 0

En Lefko

Total 0 0

TV

MTV 0

Mega 300

Total 300 0

Press

Athens Voice 500

Metropolis

K

Athinorama 80

Πρώτο Θέµα 200

Total 780 0

PoS

Total 0 0

Internet

Google Ads 150

Facebook Ads 150

Purchase online banners 150

Total 450 0

Misc 1

Graphic Designer 100

Video Editor(TV production) 200

Rockumentary(TV production) Φοιτητές της κατεύθυνσης Δηµοσιογραφίας και εξοπλισµός παντείου 0

Κασέτες για βινεοσκόπηση 50

Total 350 0

Misc 2

Total 0 0

Misc 3

Total 0 0

GRAND TOTAL 5,100 0

Budget (EUR) Actual (EUR)



YES

Territory: Technopolis-Athens-Gr ece NO



EXPENSES DET ILS Budget (EUR) Actual (EUR) Budget (USD) GROSS SALES: TICKETS Budget (EUR) Budget (USD)

EUR EUR 1.3500 Category No. of seats Price Per Seat Total EUR 1.3500

Artist, Travel, transport

Artist Guarantee (Flat Fee) 3,750 0 5,063 1 1,000 10 10,000 13,500

Freight transportation 0 0 0 2 500 12 6,000 8,100

Transfer 0 0 0 3 2,000 5 10,000 13,500

Visas 0 0 0 4 1,000 5 5,000 6,750

Hotel 0 0 0 5 1,500 3 4,500 6,075

Local transportation 100 0 135 6 0 0 0 0

Additional expenses 0 0 0 7 0 0 Catering 300 0 405 8 0 0

Security service 300 0 405 TOTAL 6,000 35,500 47,925

VIP at the airport 0 0 0 Less Deductions

Misc 1 0 0 0 VAT % 13.0% 4,084 5,513

Misc 2 0 0 0 Ticket Commission % 1.5% 533 719

Misc 3 0 0 0 Witholding Tax% 5.0% 1,496 2,020

TOTAL 4,450 0 6,008 Performing Rights % 7.0% 2,094 2,827

Check 0.00 - Inc in Artist Share Total Ticketing Income 27,293 36,846

Production Costs NO Sponsoring 10,000 13,500 10,000

Venue Hire 1,000 0 1,350 NO Merchandising 0 0 0

Production (Sound/Lighting/Staging) 4,850 0 6,548 NO Bars 0 0 0 0

Insurance 300 0 405 NO 0 0 0

Police 0 0 0 TOTAL INCOME 37,293 50,346 10,000

Venue security 300 0 405

Misc 1 850 0 1,148 CAPACITY ANALYSIS

Misc 2 800 0 1,080

MISC3 300 0 405 EUR

TOTAL 8,400 0 11,340 A rt is t S ha re SB ME NET

Check - - Capacity Income Costs Profit/(Loss) of Profit Profit/(Loss)Marketing 100% 37,293 14,739 22,555 0 22,555

Outdoor 2,420 0 3,267 90% 34,564 14,739 19,825 0 19,825

Print 800 0 1,080 80% 31,834 14,739 17,096 0 17,096

Radio 0 0 0 70% 29,105 14,739 14,367 0 14,367

TV 300 0 405 60% 26,376 14,739 11,637 0 11,637

Press 780 0 1,053 50% 23,647 14,739 8,908 0 8,908

PoS 0 0 0

Internet 450 0 608 USD (BP08 rate)

Misc 1 350 0 473 Art is t S ha re SB ME NET

Misc 2 0 0 0 Capacity Income Costs Profit/(Loss) of Profit Profit/(Loss)

Misc 3 0 0 0 100% 50,346 19,897 30,449 0 30,449

TOTAL 5,100 0 6,885 90% 46,661 19,897 26,764 0 26,764

Check - - 80% 42,976 19,897 23,080 0 23,080

CONTINGENCY (% of all costs) 3% 539 0 727 70% 39,292 19,897 19,395 0 19,395

60% 35,607 19,897 15,710 0 15,710

TOTAL COSTS 18,489 0 24,959 50% 31,923 19,897 12,026 0 12,026

Check

BREAKEVEN CAPACITY EUR USD (BP08 rate) Total Ar tist FeeArtist Fee SME NET Ar tis t Sha re SB ME NET Local Curr USD

Income Costs Profit/(Loss) Flat / Variable Profit/(Loss) Prof it/(Loss) of Prof it Profit/(Loss) EUR (BP08 rate)

53% 24,510 18,525 5,986 0 5,986 8,081 0 8,081 0 5,063

3,190 tickets

enue Hire Method xpected Capacity 1,036 guarantee

EUR USD (BP08 rate) Total Ar tist Fee

EXPECTED CAPACITY Artist Fee SME NET Ar tis t Sha re SB ME NET Local Curr USD


100% 37,293 13,739 23,554 3,750 19,804 31,798 5,063 26,736 3,750 10,125

6,000 tickets Profit Margin 63.2% 53.1%

enue Hire Method Flat Fee 0 17,489

% of Co-organisation 30% (1,000)

Pr ofit Contribution f or CMC-Panteion 13,863

EUR USD (BP08 rate) Total Ar tist Fee

Actual Artist Fee SME NET Ar tis t Sha re SB ME NET Local Curr USD


0 0 0 0 0 0 0 0 5,063

Profit Margin 0.0% 0.0%

ANY OTHER INFORMATION / COMME TS:

Local Tax Information (any Withholding /deductions Tax necessary from Artist's fee) :

Any other relevant information:

Artist Fee Calculation Breakeven Budget Actual

Revenue 24,510 37,293 0

Expenses Excl. Artist Fee 18,525 13,739 0

Net Income Excl. Artist Fee 5,986 23,554 0

Artist Fee Share 0% 0% 0%

Variable Fee 0 Artist Fee 0 Artist Fee 0 Artist Fee

Flat Fee 0 0 3,750 3,750 0 0

- Check -

GO



Category No. of seats Price Per Seat Capacity per price Tickets Sales

1 Pre-Sale Arena 1,000 12.0 100.0% 1,000 2 Door Arena 300 12.0 100.0% 300 Pre-sale 3,000 52%3 Pre-Sale Market Activities 2,000 5.0 100.0% 2,000 Door 2,800 48%4 Door Market Activities 1,000 5.0 100.0% 1,000 5,800

Merchandising 2,000 3.0 100.0% 1,500

Weighted Average Gross Ticket Total 6,300 5.81 92% 5,800 6.05

Weighted A 6.05 35,100be 29% 13.0% 0.70 4,038PC 92% 1.5% 0.09 527

5.0% 0.26 1,4797.0% 0.36 2,071 Expected Capacity 7,588

Weighted Average Net Ticket 4.65 26,986 Break even 2,969 2,397

Break Even AnalysisBreak Even Tota l Costs 18,525

Other Income 10,000 icket Sales 8,525

8,525

0 -1,3581,832 tickets

Expected apacity Analysis

Total Revenue 36,986 Total Costs 18,489

PC 18,497 1,307 53%5,800 tickets



Οκτώβρι ς Νοέµβ ιος Δεκέµβ ιος Ιανο άριος Φεβρουάριος Μ ρτιος Απριλιος

2 9 16 23 30 6 13 20 27 4 11 18 25 1 8 15 2 2 2 9 5 12 19 26 4 11 18 25 1 8 15

Εργασίες

ΕΡΓΑΣΙΕΣ ΕΡΓΑΣΙΕΣ

TEAM

Διαχωρισµός Τµηµάτων

Διαχωρισµός ΑρµοδιοτήτωνΟνοµασία Οµάδας

Logo Οµάδας

Καθορισµός Οράµατος και Αποστολής

Καθορισµός Στόχων

Συναντήσεις Οµάδας

EVENT

PEST analysis

Καθορισµός Οράµατος και Αποστολής

Καθορισµός στρατηγικής

Καθορισµός Στόχων

SMART analysis

Βασικά Στοιχεία

Target Group

Καθορισµός ηµεροµηνίων

Διάρκεια

Έρευνα αγοράς

Προτάσεις για venue

Επιλογή Venue

Strategic ManagementΕίδος εκδήλωσης

ΔηµιουργίαMerchandising Υλικού

Εκδήλωση

Προτάσεις για καλλιτέχνες(µουσική)

Επιλογή καλλιτέχνη(µουσική)

Προτάσεις για καλλιτέχνες(παράλληλες

δραστηριότητες )

Επιλογή καλλιτεχνών (παράλληλες

δραστηριότητες )

Ανάπτυξη δηµιουργικής ιδέας

Θέµα event

Περιεχόµενο event

Προπώληση Εισιτηρίων

Προσβασιµότητα ατόµων µε αναπηρία

Wi-fi network installation

Festival Production

Προσκλήσεις προς επενδυτές

Αξιολόγηση Event

Εκτυπώσεις αφισών και flyers

Συµφωνία σε Rider sheet καλλιτεχνώνΣτήσιµο παράλληλων δρααστηριοτήτων

Στήσιµο συναυλιακού χώρου και backstage

Ξεστήσιµο παράλληλων δραστηριοτήτων

Ξεστήσιµο συναυλιακού χώρου

Καθαρισµός χώρου

Budget and Funding Καταγραφή πόρων

Budget

Actual Budget

Follow up budget

Προτάσεις για χορηγούς

Επιλογή χορηγών

Επαφές µε χορηγούς

Follow up µε χορηγούς

Κλείσιµο χορηγών

Crowd Funding

Υλοποίηση

Καθορισµός υλικών πόρων

Καθορισµός απαραίτητων ανθρωπίνων

πόρων

Εκτυπώσεις Εισιτηρίων

Εξωτερικοί ΣυνεργάτεςΓραφιστικά για εκτυπώσεις(αφίσες,εισιτήρια,flyers)

Γραφιστικά ψηφιακά

Συγκέντρωση προτάσεων από εξωτερικούς

συνεργάτες

Follow up µε εξωτερικούς συνεργάτες

Κλέισιµο συµφωνιών µε εξωτερικούς

συνεργάτες

Catering

Audiovisual εξοπλισµός

Backline συµφωνία

PROJECT MANAGEMENT

Contracts Συµφωνητικά Χορηγοί

ΣυµφωνητικάVenue

Συµφωνητικά Χορηγοί Επικοινωνίας

Συµφωνητικάµε κατασκευαστές

merchandising

Συµφωνητικάµε ticket vendors

Συµφωνητικά Γραφίστας

Συµφωνητικά Εξωτερικών Συνεργατών

Copies of contracts to PanteionΠρογραµµατισµός GANTT analysis

Day 1 Action Plan

Day 2 Action Plan

Day 3 Action Plan

Concert Action Plan

Reports Report προς ΕΜΠο

Report προς Χορηγούς

Follow up οµάδων εργασιών

Εργασίες

TEAM

TEAM

TEAM

TEAM

TEAM

TEAM

Κ Κ Κ Κ Κ Κ Κ Κ Κ Κ Κ Κ Κ Κ Κ Κ Κ Κ Κ Κ Κ Κ Κ Κ Κ Κ Κ Κ Κ TEAM

EVENT

EVENT

EVENT

EVENT

EVENT

EVENT

EVENT

Με

διαθεσιµότητες EVENT

EVENT

EVENT

EVENT

EVENT

EVENTEVENT

EVENT

6 έως 8 EVENT

EVENT

EVENT

EVENT

EVENT

EVENT

EVENT

EVENT

EVENT

Μελέτη χώρου EVENT

EVENT

EVENT

Επιβεβαίωση EVENT

EVENT

1ο πακέτο 2ο πακ.. EVENT

Req. EVENT7 ready EVENT

5 ready EVENT

9 r ead y E VE NT

7 ready EVENT

Everyday 6-9 EVENT

EVENT

EVENT

EVENT

Σ Σ Σ Σ Σ Σ Σ Σ Σ Τρ EVENT

EVENT

EVENT

EVENT

EVENT

EVENT

Online EVENT

αποπληρωµές EVENT

EVENT

EVENT

1ο 2ο πακ.. Ταµείο EVENT

EVENT

EVENT

EVENT

EVENT

EVENT

6 EVENT

EVENT

EVENT

PROJECT MANAGEMENT

PROJECT MANAGEMENT

PROJECT MANAGEMENT

PROJECT MANAGEMENT

PROJECT MANAGEMENT

PROJECT MANAGEMENT

PROJECT MANAGEMENT

PROJECT MANAGEMENTPROJECT MANAGEMENT

PROJECT MANAGEMENT

PROJECT MANAGEMENT

PROJECT MANAGEMENT

PROJECT MANAGEMENT

Π Π Π Π Π Π Π Π Π Π Π Π Π Π Π Π Π Π Π Π Π Π Π PROJECT MANAGEMENT

31 30 30 31 13 PROJECT MANAGEMENT

Πεµ Πεµ Πεµ Πεµ Πεµ ΠεµΠεµ Πεµ Πεµ Πεµ Πεµ Πεµ Πεµ Πεµ Πεµ Πεµ Πεµ Πεµ Πεµ Πεµ Πεµ Πεµ Πεµ Πεµ Πεµ Πεµ Πεµ Πεµ PROJECT M ANAG EMENT

Gantt Chart



Οκτώβριος Νοέµ ριος Δεκέµβριος Ιανουάριος Φεβρο άριος Μάρτιος Απριλιος

2 9 16 23 30 6 13 20 27 4 11 18 25 1 8 15 22 29 5 12 19 26 4 11 18 25 1 8 15

TV

MTV(50 spot, 40 αναφορές,

συνέντευξη Ζακ

Στεφάνου )

MEGA(10 spot agenda, 4

αναφορές )

PRESS

Κ-Καθηµερινή(2

καταχωρήσεις1/2 και 1/4)

Athens Voice(1 καταχώρηση 1/2, συνέντευξη µε Ζακ Στεφάνου)

Πρώτο Θέµα(3καταχωρήσειςFooter,Συνέντευξη Burger Project)

Metropolis(5 καταχωρήσεις 1/4)

Αθηνόραµα(2 καταχωρήσεις και 1 αναφορά)

RADIO

Best Radio(35 spot,αναφορές από παραγωγούς, διαγωνισµός προσκλήσεων)

Εν Λευκώ(35 spot, αναφορές από παραγωγούς,συνέντευξη µε οµάδα,διαγωνισµό προσκλήσεων)

SPAM Radio(250 spots,αναφορές παραγωγών,συνένετευξη Penny and theSwinging Cats)

F-foititis web radio(200 spot,αναφορές από παραγωγούς, συνέντευξη µε Penny and the SwingingCats)

4 WEB radios(200 spot,αναφορές από παραγωγούς)

INTERNET

avopolis.gr(banner,συνέντευξη, αφιέρωµα,κριτική συναυλίας)

protothema.gr και App(banner, συνέντευξη burger project)

panteion.gr(Δελτίο Τύπου,Αφιέρωµα)

cmc.panteion.gr(Δελτίο

Τύπου, Αφιέρωµα)

cosmos.gr(Banner, flyer,Δελτίο Τύπου, κριτική συναυλίας)

Google Ads(CPC=0,08 ευρώ)

Facebook Ads(CPC=0,08ευρώ)

p@p@ki(Αφιέρωµα)

Athens Daily Secret(banner,Δελτίο Τύπου)

buldoza.gr(banner,Δελτίο τύπου)

news247.gr(banner,Δελτίο Τύπου)

symvaineistinpoli.gr(banner,

Δελτίο Τύπου)

OUTDOOR

Flyers(4000)(Α5)

Posters(4500)[50x70)

QR Code Stickers(4000)

Banner(2)

SOCIAL MEDIA

Facebook

Twitter

Event Blog

YouTube

Flickr

Hash tag

Foursquare

GUERILLA MARKETING

Jenga installation

PR activation

Press Conference

Αποστολή Δελτίων Τύπου

Αποδελτίωση

Rockumentary

15 spot+10αναφορές 10 αναφορέ10 αναφορέΣυνέντευξη 10 αναφορέ10 spot 10 spot 15 spot

2 agenda 2 agenda

3 agenda+2αναφορές

3 agenda+2αναφορές

1/4

καταχώρηση/PressRelease-Reminder

Συνέντευξη

PressRelease-Reminder

1/2καταχώρηση

Footer Συνέντευξη Footer

PressRelease-Reminder Footer

1καταχώρηση

2καταχώρησεις/PRR

2καταχωρήσεις

1καταχώρηση

1Καταχώρηση

Αναφορά/PressRelease-Reminder

1Καταχώρηση

PressRelease

PressRelease

αναφορές/pressrelease αναφορές αναφορές αναφορές αναφορές αναφορές

10 spot/PressRelease-Reminder 25 spot

διαγωνισµός

PressRelease

PressRelease

αναφορές/pressrelease αναφορές αναφορές αναφορές αναφορές Συνέντευξη

15 spot/PressRelease-Reminder

διαγωνισµός 20 spot

PressRelease

PressRelease

αναφορές/pressrelease/ 50spot

αναφορές και 20spot





συνέντευξη/PressRelease-R em in de r 5 0 s po t 5 0 s po t

PressRelease

PressRelease

αναφορές/pressrelease/ 20spot αναφορές αναφορές αναφορές αναφορές

αναφορές και 2 0sp ot 6 0 s po t 5 0 s po t 5 0 s po t

PressRelease

PressRelease

αναφορές/pressrelease/ 20spot






20 spot-PressRelease-R em in de r 3 0 s po t 3 0 s po t

PressRelease

PressRelease

PressRelease

banner/PressRelease-R em in de r b an ne r b an ne r

PressRelease

PressRelease

PressRelease συνεντευξη


PressRelease

PressRelease

PressRelease Αφιέρωµα


Lastminuteannouncement

PressRelease

PressRelease

PressRelease Αφιέρωµα


Last

minuteannouncement

PressRelease

PressRelease

PressRelease flyer flyer flyer/banner

Flyer/banner/PressRelease-Reminder

flyer banner

flyer banner κριτική

75 ευρώ 50 ευρώ 25 ευρώ

50 ευρώ 50 ευρώ 50 ευρώ

PressRelease

PressRelease

PressRelease αφιέρωµα


PressRelease

PressRelease

PressRelease banner banner banner banner


PressRelease

PressRelease



PressRelease

PressRelease



PressRelease

PressRelease


banner/

PressRelease-R em in de r b an ne r b an ne r

500 500 500 500 1000 1000

500 500 1000 750 250 1000 500

300 500 500 500 500 500 100 500 600

Τεχνόπολις

5 updates/week

5 updates/week

5 updates/week

5 updates/week

5 updates/week

5 updates/week

5 updates/week

5 updates/week

5 updates/week

5 updates/week

5 updates/week

5 updates/week

5 updates/week

5 updates/week

5 updates/week

5 updates/week

5 updates/week Thank You

5 updates/week

5 updates/week

5 updates/week

5 updates/week

5 updates/week

5 updates/week

5 updates/week

5 updates/week

5 updates/week

5 updates/week

5 updates/week

5 updates/week

5 updates/week

5 updates/week

5 updates/week

5 updates/week


5 updates/week

5 updates/week

5 updates/week

5 updates/week

5 updates/week

5 updates/week

5 updates/week

5 updates/week

5 updates/week

5 updates/week

5 updates/week

5 updates/week

5 updates/week

5 updates/week

5 updates/week

5 updates/week


Groups Viral Viral Details

Making Of Making Of On siteInstallation

Thank youPhotos

Ready

Check in

Σύνταγµα Κεραµεικός

USE-Καρύτση

Αποδελτίωση sites Τελική1oYoutube,blog,Facebook,Twitter

1oYoutube,blog,Facebook,Twitter On site

Στρατηγική Επικοινωνίας

Confusio Team_The Remake Party_Budget-Gantt Chart-Στρατηγική Επικοινωνίας

Documents

Transcript of Confusio Team_The Remake Party_Budget-Gantt Chart-Στρατηγική Επικοινωνίας