01-ΕΓΧΕΙΡΙΔΙΟ ΣΔΕΠ v.3 - kekpa.gr ΣΥΝΤΑΞΗ, ΔΙΑΝΟΜΗ ΚΑΙ...

Κοινωφελής Επιχε ίρηση Δήµου Βόλου

Κωδ. Εγγράφου: ΕΓΧ_ΣΔΕΠ Έκδοση: 3_03-06-2016

Σύστηµα Διαχειριστικής Επάρκειας σύµφωνα µε το πρότυπο ΕΛΟΤ 1429:2008

(1431-2 & 1431-3) ΕΓΧΕΙΡΙΔΙΟ ΣΥΣΤΗΜΑΤΟΣ ΔΙΑΧΕΙΡΙΣΤΙΚΗΣ ΕΠΑΡΚΕΙΑΣ

Αρ. Πιστοποιητικού συµµόρφωσης: QA-C-755B/15

1

ΚΕΚΠΑ-ΔΙΕΚ Κοινωφελής Επιχείρηση Κοινωνικής Προστασίας και Αλληλεγγύης

Δηµοτικό Ινστιτούτο Επαγγελµατικής Κατάρτισης

Δήµου Βόλου

Εγχειρίδιο Συστήµατος Διαχειριστικής Επάρκειας

σύµφωνα µε το πρότυπο ΕΛΟΤ 1429:2008 (ΕΛΟΤ 1431-2 και 1431-3)

Έκδοση Έγκριση

3η 3η

Ηµεροµηνία 03/06/2016 03/06/2016

Από Εκπρόσωπος Διοίκησης Πρόεδρος Δ.Σ. ΚΕΚΠΑ-ΔΙΕΚ

Δέσποινα Κότογλου

Υπογραφή






2

Ηµεροµηνία Έκδοσης: 03/06/2016

Έκδοση : 3η

ΕΛΕΓΧΟΜΕΝΟ ΕΓΓΡΑΦΟ

Το συγκεκριµένο Εγχειρίδιο είναι σύµφωνο µε τις απαιτήσεις του προτύπου: ΕΛΟΤ

1429:2008

© Κ Ε Κ Π Α - Δ Ι Ε Κ

ΣΤΟΙΧΕΙΑ ΕΠΙΚΟΙΝΩΝΙΑΣ

ΔΙΕΥΘΥΝΣΗ: Προύσης 22-26, ΤΚ 38446, Νέα Ιωνία, Βόλος

ΤΗΛ.: 24210 29909 / FAX: 24210 22448

E-MAIL: [email protected] / ΙΣΤΟΣΕΛΙΔΑ: http://www.kekpa.org

© 2016 ΚΕΚΠΑ-ΔΙΕΚ ΔΗΜΟΥ ΒΟΛΟΥ

ΜΕ ΤΗΝ ΕΠΙΦΥΛΑΞΗ ΚΑΘΕ ΝΟΜΙΜΟΥ ΔΙΚΑΙΩΜΑΤΟΣ.

ΤΟ ΠΑΡΟΝ ΕΓΧΕΙΡΙΔΙΟ ΑΠΟΤΕΛΕΙ ΠΝΕΥΜΑΤΙΚΗ ΙΔΙΟΚΤΗΣΙΑ ΤΗΣ ΚΕΚΠΑ-ΔΙΕΚ. ΚΑΝΕΝΑ ΜΕΡΟΣ ΤΟΥ ΔΕΝ ΜΠΟΡΕΙ

ΝΑ ΑΝΑΠΑΡΑΧΘΕΙ, ΑΠΟΘΗΚΕΥΤΕΙ Ή ΜΕΤΑΔΟΘΕΙ, ΣΕ ΚΑΜΙΑ ΜΟΡΦΗ Ή ΜΕ ΚΑΝΕΝΑ ΜΕΣΟ, ΜΗΧΑΝΙΚΟ,

ΗΛΕΚΤΡΟΝΙΚΟ, ΦΩΤΟΑΝΤΙΓΡΑΦΙΚΟ, ΜΑΓΝΗΤΙΚΟ Ή ΟΤΙΔΗΠΟΤΕ ΑΛΛΟ ΧΩΡΙΣ ΤΗΝ ΠΡΟΤΕΡΗ ΕΓΓΡΑΦΗ

ΣΥΓΚΑΤΑΘΕΣΗ ΤΗΣ ΚΕΚΠΑ-ΔΙΕΚ






3

ΣΥΝΤΑΞΗ, ΔΙΑΝΟΜΗ ΚΑΙ ΑΝΑΘΕΩΡΗΣΗ ΤΟΥ ΕΓΧΕΙΡΙΔΙΟΥ

Το Εγχειρίδιο Διαχειριστικής Επάρκειας και όλα τα εσωτερικά έγγραφα του συστήµατος

διαχειριστικής επάρκειας συντάσσονται και τροποποιούνται από τον εκπρόσωπο της

διοίκησης και τον αναπληρωτή του. Την ευθύνη για την οριστική τους έγκριση, πριν τεθούν

σε ισχύ, έχει ο εκπρόσωπος της επιχείρησης, δηλαδή ο Πρόεδρος του Διοικητικού

Συµβουλίου. Το Εγχειρίδιο Διαχειριστικής Επάρκειας και όλα τα εσωτερικά έγγραφα του

συστήµατος φυλάσσονται και διανέµονται (αντίγραφα) σε πιθανούς αποδέκτες µε ευθύνη

του εκπρόσωπου της διοίκησης και του αναπληρωτή του. Σε περίπτωση που ο

εκπρόσωπος της διοίκησης και ο αναπληρωτής του θεωρήσουν ότι κάποια τροποποίηση

του εγχειριδίου µπορεί να επιφέρει σηµαντικές αλλαγές είτε στην πολιτική ποιότητας και

στην λειτουργία της επιχείρησης είτε στην εφαρµογή του Συστήµατος Διαχειριστικής

Επάρκειας, τότε αυτή η τροποποίηση θα πραγµατοποιείται µόνο µετά την έγκριση από το

Διοικητικό Συµβούλιο της επιχείρησης. Είναι ευθύνη του παραλήπτη να διατηρήσει το

αντίγραφο που παραλαµβάνει. Αρµόδια πρόσωπα για τη σύνταξη και την τροποποίηση

όλων των εσωτερικών εγγράφων του Συστήµατος είναι ο εκπρόσωπος της διοίκησης και ο

αναπληρωτής του. Την ευθύνη για την οριστική έγκριση τους, πριν τεθούν σε ισχύ, φέρει ο

εκπρόσωπος της επιχείρησης, δηλαδή ο Πρόεδρος του Διοικητικού Συµβουλίου.






4

ΠΙΝΑΚΑΣ ΠΕΡΙΕΧΟΜΕΝΩΝ

ΕΙΣΑΓΩΓΗ.........................................................................................................................................................6

ΤΑΥΤΟΤΗΤΑΚΑΙΠΡΟΦΙΛΤΗΣΚΕΚΠΑ-ΔΙΕΚ......................................................................................7

1 ΑΝΤΙΚΕΙΜΕΝΟΚΑΙΠΕΔΙΟΕΦΑΡΜΟΓΗΣ.....................................................................................11

2 ΤΥΠΟΠΟΙΗΤΙΚΕΣΠΑΡΑΠΟΜΠΕΣ..................................................................................................12

3 ΟΡΟΙΚΑΙΟΡΙΣΜΟΙΕΝΝΟΙΩΝ..........................................................................................................13

4 ΣΥΣΤΗΜΑΔΙΑΧΕΙΡΙΣΤΙΚΗΣΕΠΑΡΚΕΙΑΣ....................................................................................204.1 ΓΕΝΙΚΕΣΑΠΑΙΤΗΣΕΙΣ...........................................................................................................................204.2 ΑΠΑΙΤΗΣΕΙΣΤΕΚΜΗΡΙΩΣΗΣ................................................................................................................22

5 ΔΙΟΙΚΗΣΗΚΑΙΟΡΓΑΝΩΣΗ..............................................................................................................275.1 ΔΕΣΜΕΥΣΗΤΗΣΔΙΟΙΚΗΣΗΣ.................................................................................................................275.2 ΟΡΓΑΝΩΣΗ............................................................................................................................................315.2.1 Οργανωτική δοµή..........................................................................................................................................315.2.2 Παρακολούθηση και τήρηση της ισχύουσας νοµοθεσίας.........................................................355.2.3 Εκπρόσωπος της Διοίκησης....................................................................................................................355.2.4 Υπεύθυνος έργου και οµάδα έργου.....................................................................................................375.3 ΕΠΙΚΟΙΝΩΝΙΑ........................................................................................................................................375.4 ΑΝΑΣΚΟΠΗΣΗΤΟΥΣΥΣΤΗΜΑΤΟΣΚΑΙΠΡΟΓΡΑΜΜΑΤΙΣΜΟΣ.............................................................405.4.1 Ανασκόπηση συστήµατος.........................................................................................................................405.4.2 Ετήσιος προγραµµατισµός έργων........................................................................................................40

6 ΑΝΘΡΩΠΙΝΟΔΥΝΑΜΙΚΟΚΑΙΥΛΙΚΟΤΕΧΝΙΚΗΥΠΟΔΟΜΗ...................................................416.1 ΑΝΘΡΩΠΙΝΟΔΥΝΑΜΙΚΟΚΑΙΠΕΡΙΒΑΛΛΟΝΕΡΓΑΣΙΑΣ.........................................................................416.2 ΥΠΟΔΟΜΕΣ,ΕΞΟΠΛΙΣΜΟΣΚΑΙΜΕΣΑ...................................................................................................426.2.1 Γενικά...................................................................................................................................................................426.2.2 Υποδοµή Τεχνολογίας Πληροφορίας και Επικοινωνίας............................................................43

7 ΥΛΟΠΟΙΗΣΗΤΟΥΕΡΓΟΥ..................................................................................................................447.1 ΔΙΕΡΓΑΣΙΕΣΕΝΑΡΞΗΣΤΟΥΕΡΓΟΥ.......................................................................................................487.2 ΔΙΕΡΓΑΣΙΕΣΣΧΕΔΙΑΣΜΟΥ.....................................................................................................................497.2.1 Οργάνωση έργου και ανάγκες σε προσωπικό και εξοπλισµό...............................................507.2.2 Πρόγραµµα ελέγχων....................................................................................................................................507.2.3 Χρονοδιάγραµµα έργου.............................................................................................................................507.2.4 Δείκτες παρακολούθησης..........................................................................................................................507.2.5 Διαχείριση κινδύνων.....................................................................................................................................507.3 ΕΚΤΕΛΕΣΗΜΕΙΔΙΑΜΕΣΑΚΑΙΑΝΑΘΕΣΗΣΥΜΒΑΣΕΩΝΜΕΔΗΜΟΣΙΟΔΙΑΓΩΝΙΣΜΟ...........................517.3.1 Γενικά...................................................................................................................................................................517.3.2 Εκτέλεση έργου µε ίδια µέσα...................................................................................................................517.3.3 Εκτέλεση έργου µε ανάδοχο....................................................................................................................517.3.3.1 Γενικά................................................................................................................................................................52






5

7.3.3.2 Προετοιμασία&ΔιενέργειαΔιαγωνισμού........................................................................................527.3.3.3 ΈλεγχοςΠροσφορών.................................................................................................................................527.3.3.4 ΧειρισμόςΕνστάσεων................................................................................................................................527.3.3.5 ΥπογραφήΣύμβασηςκαιΟλοκλήρωσηΔιαγωνισμού................................................................527.4 ΠΑΡΑΚΟΛΟΥΘΗΣΗΤΗΣΕΚΤΕΛΕΣΗΣΤΟΥΕΡΓΟΥ................................................................................527.4.1 Γενικά...................................................................................................................................................................527.4.2 Έλεγχοι ποιότητας εκτέλεσης του έργου και πιστοποίηση φυσικού αντικειµένου.......527.4.3 Παραλαβή έργου............................................................................................................................................527.4.4 Επικοινωνία και αναφορές........................................................................................................................527.4.5 Έλεγχος αλλαγών.........................................................................................................................................537.4.6 Οικονοµική διαχείριση.................................................................................................................................537.4.6.1 Γενικά................................................................................................................................................................537.4.6.2 ΠαρακολούθησηΠροϋπολογισμούΈργου.......................................................................................537.4.6.3 ΈλεγχοςΤωνΑπαιτήσεωνΠληρωμών...............................................................................................537.5 ΔΙΕΡΓΑΣΙΕΣΔΙΑΧΕΙΡΙΣΤΙΚΟΥΚΛΕΙΣΙΜΑΤΟΣΤΟΥΕΡΓΟΥ...................................................................54

8 ΑΠΟΛΟΓΙΣΜΟΣ,ΑΝΑΛΥΣΗΚΑΙΑΞΙΟΛΟΓΗΣΗΑΠΟΤΕΛΕΣΜΑΤΩΝ....................................558.1 ΓΕΝΙΚΑ..................................................................................................................................................558.2 ΕΣΩΤΕΡΙΚΕΣΕΠΙΘΕΩΡΗΣΕΙΣ................................................................................................................568.3 ΕΞΩΤΕΡΙΚΟΙΕΛΕΓΧΟΙ...........................................................................................................................568.4 ΔΙΑΧΕΙΡΙΣΗΠΑΡΑΠΟΝΩΝ.....................................................................................................................578.5 ΑΠΟΛΟΓΙΣΜΟΣΚΑΙΣΥΜΠΕΡΑΣΜΑΤΑΓΙΑΒΕΛΤΙΩΣΗΚΑΙΜΕΛΛΟΝΤΙΚΗΑΞΙΟΠΟΙΗΣΗ.....................57

ΠΑΡΑΡΤΗΜΑ1 ΣΧΗΜΑΤΙΚΗΑΠΕΙΚΟΝΙΣΗΣΔΕΠ........................................................................60

ΠΑΡΑΡΤΗΜΑ2 ΤΥΠΙΚΟΚΑΙΛΕΙΤΟΥΡΓΙΚΟΟΡΓΑΝΟΓΡΑΜΜΑΤΗΣΚΕΚΠΑ-ΔΙΕΚ...........65

ΠΑΡΑΡΤΗΜΑ3 ΔΙΑΔΙΚΑΣΙΕΣ,ΕΝΤΥΠΑΚΑΙΑΡΧΕΙΑ.................................................................67

ΠΑΡΑΡΤΗΜΑ4 ΒΙΒΛΙΟΓΡΑΦΙΑ.........................................................................................................71

ΠΑΡΑΡΤΗΜΑ5 ΣΥΧΝΕΣΕΡΩΤΗΣΕΙΣ(FAQ-FREQUENTLYASKEDQUESTIONS)...............72






6

Εισαγωγή Η Κοινωφελής Επιχείρηση Κοινωνικής Προστασίας & Αλληλεγγύης-Δηµοτικό Ινστιτούτο

Επαγγελµατικής Κατάρτισης (από εδώ και πέρα ΚΕΚΠΑ-ΔΙΕΚ) αναγνωρίζει την ευθύνη της

ως προς την ποιότητα των έργων που προγραµµατίζει, σχεδιάζει και διαχειρίζεται. Σε αυτό

το πλαίσιο, η ΚΕΚΠΑ-ΔΙΕΚ ανταποκρινόµενη πλήρως στις νέες απαιτήσεις για πιστοποίηση

της διαχειριστικής της επάρκειας έχει αναπτύξει και τεκµηριώσει σύστηµα διαχείρισης της

ποιότητας διαχείρισης έργων, το οποίο είναι σύµφωνο µε τις απαιτήσεις του ελληνικού

προτύπου ΕΛΟΤ 1429:2008 – «Διαχειριστική Επάρκεια Οργανισµών για την Υλοποίηση

Έργων Δηµοσίου Χαρακτήρα – Απαιτήσεις».

Το συγκεκριµένο εγχειρίδιο παρέχει επαρκή απόδειξη στους επωφελούµενους, στους φορείς

χρηµατοδότησης, στους προµηθευτές, στους εργαζόµενους και σε όλους τους

εµπλεκόµενους φορείς/άτοµα (stakeholders), για τους συγκεκριµένους ελέγχους που

διενεργούνται προκειµένου να διασφαλιστεί η ποιότητα των παρεχόµενων υπηρεσιών της

επιχείρησης.

Μέσω του εγχειριδίου επίσης, επιτυγχάνεται η δηµιουργία εντύπων σχετικών µε την

ποιότητα. Θα αναθεωρείται, όποτε κρίνεται απαραίτητο, προκειµένου πάντοτε να

αντικατοπτρίζεται σε αυτό το σε λειτουργία σύστηµα διαχείρισης έργων της ΚΕΚΠΑ-ΔΙΕΚ.






7

Ταυτότητα και προφίλ της ΚΕΚΠΑ-ΔΙΕΚ Ο Δήµος Βόλου, όπως έχει διαµορφωθεί µετά την εφαρµογή του Ν.3852/2010 «Νέα

Αρχιτεκτονική της Αυτοδιοίκησης και της αποκεντρωµένης Διοίκησης − Πρόγραµµα

Καλλικράτης» (ΦΕΚ 87/Α΄/07-7-2010), αποτελεί τον πέµπτο µεγαλύτερο Δήµο της χώρας,

µε πληθυσµό 141.675 κατοίκους, σύµφωνα µε την απογραφή του 2001. Οι µόνιµοι κάτοικοι

του διευρυµένου Δήµου, σύµφωνα µε την απογραφή πληθυσµού της ΕΣΥΕ το 2011,

ανέρχονται σε 144.420.

Η πόλη του Βόλου αποτελεί την πρωτεύουσα του Νοµού Μαγνησίας και, ως ευρύτερο

Πολεοδοµικό Συγκρότηµα (Π.Σ.), ανήκει στα επτά µεγαλύτερα αστικά κέντρα του ελληνικού

χώρου µε πληθυσµό που ξεπερνά τις 120.000 κατοίκους. Χαρακτηρίζεται από έντονες

αστικές λειτουργίες, σηµαντική παρουσία της βιοµηχανίας, της µεταποίησης και του

τουρισµού αλλά και από ένα αξιοσηµείωτο αριθµό νέων ανθρώπων, κυρίως λόγω της

ύπαρξης της πλειονότητας των τµηµάτων του Πανεπιστηµίου Θεσσαλίας.

Η σηµερινή µορφή του Δήµου Βόλου, σύµφωνα µε την αρ. 45892 Απόφαση του ΥΠΕΣ

(ΦΕΚ 1292/Β’/11-08-2010), προέκυψε από τη συνένωση των προϋπαρχόντων Δήµων, νυν

Δηµοτικών Ενοτήτων, σε εφαρµογή του Προγράµµατος «Καλλικράτης»:

1. Δηµοτική Ενότητα Αγριάς, µε πληθυσµό 6.112 κατοίκους (2001) που αποτελείται

από τη Δηµοτική Κοινότητα Αγριάς και την Τοπική Κοινότητα Δράκειας και τους

οικισµούς Αγριά, Δράκεια, Χάνια και Ανεµούτσα,

2. Δηµοτική Ενότητα Αισωνίας, µε πληθυσµό 3.031 κατοίκους (2001) που αποτελείται

από τις Τοπικές Κοινότητες Διµηνίου και Σέσκλου και τους οικισµούς Διµήνι,

Κάκαβος, Παλιούρι, Σέσκλο και Χρυσή Ακτή Παναγιάς,

3. Δηµοτική Ενότητα Αρτέµιδας, µε πληθυσµό 4.583 κατοίκους (2001) που αποτελείται

από τις Τοπικές Κοινότητες Άνω Λεχωνίων, Κάτω Λεχωνίων, Αγίου Λαυρεντίου και

Αγίου Βλασίου (συνολικά 12 οικισµοί),

4. Δηµοτική Ενότητα Βόλου, η 1η µεγαλύτερη δηµοτική ενότητα, µε πληθυσµό 82.439

κατοίκους (2001) που αποτελείται από το µοναδικό οικισµό τον Βόλο,

5. Δηµοτική Ενότητα Ιωλκού, µε πληθυσµό 2.071 κατοίκους (2001) που αποτελείται

από τις Τοπικές Κοινότητες Άνω Βόλου, Αγίου Ονουφρίου και Ανακασιάς. Επίσης,

στην έκταση της Δηµοτικής Ενότητας συµπεριλαµβάνονται και οι δηµοτικές






8

ιδιοκτησίες που βρίσκονται στις θέσεις: α) Λόφος "Γορίτσα", β) Ύψωµα "Σωρός", γ)

Περιοχή "Μαγούλες", και δ) Περιοχή "Λέσχιανης",

6. Δηµοτική Ενότητα Μακρινίτσας, µε πληθυσµό 898 κατοίκους (2001) που

αποτελείται µόνο από την Τοπική Κοινότητα Μακρινίτσας µε τον οµώνυµο οικισµό,

7. Δηµοτική Ενότητα Νέας Αγχιάλου, η 3η µεγαλύτερη δηµοτική ενότητα, µε πληθυσµό

7.411 κατοίκους (2001) που αποτελείται από τη Δηµοτική Κοινότητα Νέας Αγχιάλου

και τις Τοπικές Κοινότητες Αϊδινίου και Μικροθηβών. Περιλαµβάνει τους οικισµούς

Νέας Αγχιάλου, Αγίου Γεωργίου Κυνηγών, Δηµητριάδας, Κριθαριάς, Μάραθου,

Βελανιδιάς, Αϊδινίου, Μικροθηβών και Καστρακίου,

8. Δηµοτική Ενότητα Νέας Ιωνίας, η 2η µεγαλύτερη δηµοτική ενότητα, µε πληθυσµό

31.929 κατοίκους (2001) που αποτελείται από τη Δηµοτική Κοινότητα Ν. Ιωνίας, στην

οποία ανήκουν ο οµώνυµος οικισµός, τα Μελισσάτικα και το Φυτόκο, και την Τοπική

Κοινότητα Γλαφυρών, µε τον οµώνυµο οικισµό,

9. Δηµοτική Ενότητα Πορταριάς, µε πληθυσµό 3.201 κατοίκους (2001) που αποτελείται

από τις Τοπικές Κοινότητες Πορταριάς, Άλλης Μεριάς, Κατωχωρίου και Σταγιατών

και περιλαµβάνει συνολικά 7 οικισµούς (Πορταριά, Αγία Παρασκευή, Άγιος Ιωάννης,

Άλλη Μεριά, Γορίτσα, Κατωχώρι και Σταγιάτες)

H Κ.Ε.Κ.Π.Α.-Δ.Ι.Ε.Κ. του Δήµου Βόλου, η Κοινωφελής Επιχείρηση Κοινωνικής Προστασίας

και Αλληλεγγύης − Δηµοτικό Ινστιτούτο Επαγγελµατικής Κατάρτισης του Δήµου Βόλου,

αποτελεί τη νέα κοινωφελή δηµοτική επιχείρηση του νέου Καλλικρατικού Δήµου Βόλου που

ιδρύθηκε τον Ιούνιο του 2011 µετά τη συγχώνευση, από οκτώ (8) δηµοτικές ενότητες, οκτώ

(8) δηµοτικών κοινωφελών επιχειρήσεων και ενός (1) δηµοτικού ινστιτούτου επαγγελµατικής

κατάρτισης [ΦΕΚ/Β/1316/16-06-2011: Απόφαση (2) 253/2011]1 όπως φαίνεται και στον

παρακάτω πίνακα:

1 Σύµφωνα µε το Ν.3852/2010 (ΦΕΚ/Α/87/07-06-2010) “Νέα Αρχιτεκτονική της Αυτοδιοίκησης και της Αποκεντρωµένης Διοίκησης − Πρόγραµµα Καλλικράτης”, Άρθρο 109: “Συγχώνευση Κοινωφελών Επιχειρήσεων των νέων Δήµων”: ‘’...οι Κοινωφελείς Επιχειρήσεις των ΟΤΑ, πρώτου βαθµού, που συνενώνονται σε ένα νέο Δήµο, συγχωνεύονται υποχρεωτικά σε µία κοινωφελή επιχείρηση...’’.






9

1. Δηµοτική Ενότητα Αγριάς 1. «Δηµοτική Κοινωφελής Επιχείρηση Δήµου Αγριάς (ΔΗ.Κ.Ε.Δ.Α)»

2. Δηµοτική Ενότητα Αισωνίας 2. «Δηµοτική Κοινωφελής Επιχείρηση Αλληλεγγύης του Δήµου Αισωνίας (ΔΗ.Κ.ΕΠ.Α.Δ.Α)»

3. Δηµοτική Ενότητα Αρτέµιδας 3. «Δηµοτική Επιχείρηση Κοινωνικής Παρέµβασης και Περιβάλλοντος Αρτέµιδας − Κοινωφελής Δηµοτική Επιχείρηση (Δ.Ε.Κ.Π.Π.Α)»

4. Δηµοτική Ενότητα Βόλου 4. «Δηµοτικός Οργανισµός Υγείας και Κοινωνικών Θεµάτων (Δ.Ο.Υ.Κ.) − Κοινωφελής Δηµοτική Επιχείρηση Βόλου»

5. «Δηµοτικό Ινστιτούτο Επαγγελµατικής Κατάρτισης Βόλου (Δ.Ι.Ε.Κ.) − Κοινωφελής Δηµοτική Επιχείρηση Βόλου»

5. Δηµοτική Ενότητα Ιωλκού 6. «Κοινωφελής Πολιτιστικός Οργανισµός Δήµου Ιωλκού»

6. Δηµοτική Ενότητα Νέας Αγχιάλου

7. «Δηµοτική Κοινωφελής Επιχείρηση Δήµου Νέας Αγχιάλου (ΔΗ.Κ.Ε.Ν.Α.)»

7. Δηµοτική Ενότητα Νέας Ιωνίας 8. «Κοινωφελής Δηµοτική Επιχείρηση Νέας Ιωνίας» µε το διακριτικό τίτλο «Ιωνία»

8. Δηµοτική Ενότητα Πορταριάς 9. «Κοινωφελής Επιχείρηση Δήµου Πορταριάς»

Ο κύριος τοµέας δραστηριότητάς της ΚΕΚΠΑ-ΔΙΕΚ επικεντρώνεται στο να υποστηρίζει το

Δήµο Βόλου στο σχεδιασµό, υλοποίηση, παρακολούθηση και αξιολόγηση της κοινωνικής

πολιτικής. Αποτελεί τον κύριο φορέα εφαρµογής της κοινωνικής πολιτικής του Δήµου Βόλου

κυρίως µέσω των προγραµµάτων που υλοποιεί. Οι δράσεις της στοχεύουν στην κοινωνική

ένταξη και υποστήριξη ατόµων ευάλωτων κοινωνικών οµάδων κατά κύριο λόγο.

Στα πλαίσια της ΚΕΚΠΑ-ΔΙΕΚ λειτουργεί µια σειρά δοµών και υπηρεσιών που στηρίζουν και

ενισχύουν τους στόχους της. Οι δοµές της επιχείρησης είναι διάσπαρτες σε όλες τις

δηµοτικές ενότητες του νέου Δήµου Βόλου, ενώ η έδρα της επιχείρησης, όπου βρίσκονται

και οι κεντρικές της υπηρεσίες, βρίσκεται στη δηµοτική ενότητα Νέας Ιωνίας. Συνοπτικά

αναφέρονται οι εξής δοµές:

• 13 δοµές ‘Βοήθειας στο Σπίτι’ για ηλικιωµένους και άτοµα µε αναπηρίες σε 8 δηµοτικές ενότητες: Βόλος (5 δοµές), Νέα Ιωνία (1 δοµή), Αισωνία (1 δοµή), Πορταριά (1 δοµή), Ιωλκός (1 δοµή), Αγριά (2 δοµές), Νέα Αγχίαλος (1 δοµή) και Αρτέµιδα (1 δοµή),

• 6 Βρεφονηπιακοί-Παιδικοί Σταθµοί σε 3 δηµοτικές ενότητες: Βόλος (3 δοµές), Πορταριά (1 δοµή) και Αρτέµιδα (2 δοµές), και 1 Βρεφονηπιακός Σταθµός για προνήπια µε αναπηρία στη δηµοτική ενότητα Βόλου,






10

• 6 Κέντρα Δηµιουργικής Απασχόλησης Παιδιών (ΚΔΑΠ) σε 4 δηµοτικές ενότητες: Βόλος (1 δοµή), Νέα Ιωνία (3 δοµές), Πορταριά (1 δοµή) και Αρτέµιδα (1 δοµή),

• 2 Κέντρα Δηµιουργικής Απασχόλησης Παιδιών µε Αναπηρίες (ΚΔΑΠµεΑ) σε 2 δηµοτικές ενότητες: Βόλος (1 δοµή) και Νέα Ιωνία (1 δοµή),

• 3 Κέντρα Ηµερήσιας Φροντίδας Ηλικιωµένων (ΚΗΦΗ) σε 3 δηµοτικές ενότητες: Βόλος (1 δοµή), Αγριά (1 δοµή) και Νέα Αγχίαλος (1 δοµή),

• 1 Κέντρο Διηµέρευσης και Ηµερήσιας Φροντίδας για Άτοµα µε Αναπηρίες στη δηµοτική ενότητα Βόλου (1 δοµή),

• 2 Ιατροκοινωνικά Κέντρα για τους Ροµά σε 2 δηµοτικές ενότητες: Βόλος (1 δοµή) και Νέα Ιωνία (1 δοµή),

• 1 Μονάδα Πρόληψης, Αγωγής και Προαγωγής Υγείας στη δηµοτική ενότητα Βόλου, • 5 Κοινωνικά Κέντρα σε 5 συνοικίες της δηµοτικής ενότητας Βόλου, • 1 Δηµοτικό Ιδιωτικό Ινστιτούτο Επαγγελµατικής Κατάρτισης (Δ.Ι.Ι.Ε.Κ.) στη

δηµοτική ενότητα Βόλου, και • 2 Ξενώνες Φιλοξενίας Αστέγων στη δηµοτική ενότητα Βόλου

Άλλες δραστηριότητες:

• προγράµµατα αντιµετώπισης του κοινωνικού αποκλεισµού και του αποκλεισµού από την

αγορά εργασίας για άτοµα του γενικού πληθυσµού και για άτοµα ευάλωτων κοινωνικών

οµάδων

• προγράµµατα της Ευρωπαϊκής Επιτροπής µε δράσεις για τα παιδιά και τους νέους, τους

Ροµά, τα άτοµα µε αναπηρίες, τους µετανάστες, και άλλες κοινωνικές οµάδες, µε

δράσεις για την καταπολέµηση του κοινωνικού αποκλεισµού και των διακρίσεων, µε

δράσεις για την εκπαίδευση των νέων, µε δράσεις για την προαγωγή της πρωτοβάθµιας

φροντίδας υγείας, κ.λπ.

Για την ικανοποιητική λειτουργία όλων των παραπάνω δραστηριοτήτων η ΚΕΚΠΑ-ΔΙΕΚ

απασχολεί προσωπικό 221 ατόµων (επιστηµονικό, διοικητικό, εκπαιδευτικό και βοηθητικό

προσωπικό) που καλύπτει ένα µεγάλο εύρος ειδικοτήτων και επαγγελµατιών µε πολυετή

εµπειρία στο αντικείµενό τους (67 ιδιωτικού δικαίου αορίστου χρόνου, 136 ιδιωτικού δικαίου

ορισµένου χρόνου και 18 έργου)

Οι επωφελούµενοι της ΚΕΚΠΑ-ΔΙΕΚ είναι όλοι οι κάτοικοι ή/και πολίτες του νέου Δήµου του

Βόλου.






11

1 Αντικείµενο και Πεδίο εφαρµογής Η ΚΕΚΠΑ-ΔΙΕΚ εφαρµόζει Σύστηµα Διαχείρισης της Ποιότητας για να αποδείξει την

ικανότητά της να υλοποιεί συγχρηµατοδοτούµενα έργα δηµοσίου χαρακτήρα και να

βελτιώνει συνεχώς τις επιδόσεις της στη λειτουργία και τον έλεγχο των διεργασιών της.

Το παρόν Εγχειρίδιο Διαχειριστικής Επάρκειας περιγράφει το Σύστηµα Διαχειριστικής

Επάρκειας, δηλαδή το σύνολο των διεργασιών, που έχει σχεδιάσει η ΚΕΚΠΑ-ΔΙΕΚ µε

σκοπό να διαχειρίζεται µε αποτελεσµατικό και αποδοτικό τρόπο συγχρηµατοδοτούµενα έργα

(δηµόσιες συµβάσεις, προµήθειες, υπηρεσίες, συγκεκριµένες δράσεις µε ίδια µέσα). Με το

Σύστηµα αυτό καθορίζονται οι απαιτήσεις που πρέπει να πληροί η ΚΕΚΠΑ-ΔΙΕΚ ώστε να

αποδεικνύει τη διαχειριστική της επάρκεια και την ικανότητα της να αυτοαξιολογείται και να

αναβαθµίζει τη διαχειριστική της ωριµότητα

Οι υπηρεσίες της επιχείρησης που εµπλέκονται στην υλοποίηση συγχρηµατοδοτούµενων

έργων και οι οποίες υποχρεούνται στην εφαρµογή του Συστήµατος Διαχειριστικής

Επάρκειας της επιχείρησης είναι οι εξής:

1. η Διεύθυνση (και η νοµική υπηρεσία που ανήκει στη Διεύθυνση)

2. το Τµήµα Προγραµµατισµού,

3. το Τµήµα Κοινωνικής Μέριµνας & Αλληλεγγύης,

4. το Τµήµα Παιδείας,

5. το Τµήµα Ποιότητας Ζωής, Πρόληψης και Προαγωγής Υγείας, και

6. το Τµήµα Οικονοµικής Διαχείρισης & Ανθρώπινου Δυναµικού






12

2 Τυποποιητικές παραποµπές Το Σύστηµα Διαχείρισης της Ποιότητας είναι προσαρµοσµένο στις απαιτήσεις του

προτύπου:

• ΕΛΟΤ 1429:2008 «Διαχειριστική Επάρκεια Οργανισµών για την Υλοποίηση Έργων

Δηµοσίου Χαρακτήρα – Απαιτήσεις»,

και στους δύο (2) Οδηγούς εφαρµογής του:

• ΕΛΟΤ 1431-2:2008 «Οδηγός εφαρµογής του ΕΛΟΤ 1429 για οργανισµούς υλοποίησης

δηµόσιων συµβάσεων προµηθειών και υπηρεσιών», και

• ΕΛΟΤ 1431-3:2008 «Οδηγός εφαρµογής του ΕΛΟΤ 1429 για οργανισµούς υλοποίησης

συγκεκριµένων δράσεων µε ίδια µέσα».






13

3 Όροι και ορισµοί εννοιών Στα πλαίσια του παρόντος εγχειριδίου ισχύουν οι όροι και οι ορισµοί του προτύπου ΕΛΟΤ 1429:2008 (µε αλφαβητική σειρά):

3.1. Ανάδοχος (contractor) Φυσικό ή νοµικό πρόσωπο στο οποίο έχει ανατεθεί µε δηµόσια σύµβαση, από τον οργανισµό, η εκτέλεση του έργου ή µέρους του ΣΗΜ.: ο Ανάδοχος αναφέρεται – ΠΔ 60/2007 – ως «οικονοµικός φορέας» που συνάπτει

σύµβαση/εις µε την «αναθέτουσα αρχή» και νοείται κάθε φυσικό ή νοµικό πρόσωπο ή φορέας του δηµοσίου ή κοινοπραξία αυτών των προσώπων ή/και οργανισµών, που προσφέρει την εκτέλεση εργασιών ή/και έργων ή/και την προµήθεια προϊόντων ή/και την παροχή υπηρεσιών

3.2. Αντικείµενο του έργου (project scope) Σύνολο δραστηριοτήτων που απαιτούνται για την υλοποίηση του έργου µέχρι την ολοκλήρωσή του

3.3. Απαίτηση (requirement) Μια ανάγκη ή µια προσδοκία η οποία πρέπει να ικανοποιηθεί από τον οργανισµό. Οι απαιτήσεις µπορεί να προέρχονται από διάφορες πηγές, όπως για παράδειγµα, το πρότυπο ΕΛΟΤ 1429, οι κανονιστικές διατάξεις, οι «πελάτες» του οργανισµού και άλλες.

3.4. Αποδοτικότητα (efficiency) Σχέση αποτελεσµάτων και χρησιµοποιούµενων πόρων

3.5. Αποτελεσµατικότητα (effectiveness) Βαθµός επίτευξης των στόχων 3.6. Δηµόσια τεχνικά έργα (public works) Δηµόσιες συµβάσεις µε αντικείµενο την υλοποίηση τεχνικών έργων υποδοµής ΣΗΜ.: τα δηµόσια τεχνικά έργα αναφέρονται ως δηµόσιες συµβάσεις έργων ή ως δηµόσιες

συµβάσεις τεχνικών έργων ή ως Δηµόσια Έργα ή ως δηµόσια τεχνικά έργα

3.7. Δηµόσιες συµβάσεις (public procurement) Συµβάσεις εξ επαχθούς αιτίας (legally binding payment, µε πληρωµή) που συνάπτονται γραπτώς µεταξύ ενός ή περισσότερων οικονοµικών φορέων και µιας ή περισσότερων αναθετουσών Αρχών και έχουν ως αντικείµενο την εκτέλεση έργων, την προµήθεια προϊόντων ή την παροχή υπηρεσιών ΣΗΜ.: ο ορισµός προέρχεται από τις Κοινοτικές Οδηγίες για τις δηµόσιες συµβάσεις 2004/17/ΕΚ και

2004/18/ΕΚ και τα σχετικά εθνικά κείµενα εναρµόνισης µε αυτές

3.8. Δηµόσιες συµβάσεις προµηθειών ή υπηρεσιών (public supply and public service procurement

Δηµόσιες συµβάσεις, πλην των δηµόσιων συµβάσεων έργων, που έχουν ως αντικείµενο την παροχή υπηρεσιών, την αγορά, τη χρηµατοδοτική µίσθωση, τη µίσθωση ή τη µίσθωση-πώληση, µε ή χωρίς δικαίωµα αγοράς,, προϊόντων, όπως επίσης και οι δηµόσιες συµβάσεις που έχουν ως αντικείµενο την προµήθεια προϊόντων και καλύπτουν και εργασίες τοποθέτησης και εγκατάστασης






14

3.9. Διαδικασία (procedure) Καθορισµένος τρόπος για την εκτέλεση µιας διεργασίας ή δραστηριότητας

3.10. Διακινδύνευση του έργου (project risk) Συνάρτηση της πιθανότητας εµφάνισης ενός γεγονότος και του µεγέθους των επιπτώσεών του στην εξέλιξη του έργου και τα παραδοτέα του

3.11. Διαχείριση του έργου (project management) Ο σχεδιασµός, η οργάνωση, η παρακολούθηση, ο έλεγχος, και η αναφορά όλων των θεµάτων ενός έργου, και η παρακίνηση των ενδιαφεροµένων στην επίτευξη των στόχων του έργου

3.12. Διαχειριστική Αρχή (managing authority) Αρχή που είναι υπεύθυνη για τη διαχείριση και την υλοποίηση προγράµµατος σύµφωνα µε την αρχή της χρηστής δηµοσιονοµικής διαχείρισης ΣΗΜ.: αρµοδιότητες της Δ.Α. δύνανται να εκχωρούνται σε ενδιάµεσες Δ.Α. ή ενδιάµεσους φορείς

διαχείρισης

3.13. Διαχειριστική Επάρκεια οργανισµού (managerial capability of organisation) Ικανότητα των οργανισµών να υλοποιούν έργα και να βελτιώνουν τις επιδόσεις τους ΣΗΜ.: η βελτίωση των επιδόσεων στη διαχείριση έργων επιτυγχάνεται µε τη βελτίωση της

λειτουργίας και του ελέγχου των διεργασιών του ΣΔΕΠ-Συστήµατος Διαχειριστικής Επάρκειας

3.14. Διεργασία (process) Σύνολο αλληλένδετων δραστηριοτήτων µε αλληλεπιδράσεις που µετασχηµατίζουν εισερχόµενα σε αποτελέσµατα µε σκοπό την προσθήκη αξίας

3.15. Διοίκηση του οργανισµού (organisation’ s administration) Ως Διοίκηση του οργανισµού νοείται το ανώτατο όργανο που κατά τις καταστατικές διατάξεις κάθε οργανισµού είναι αρµόδιο για τη λήψη των σχετικών αποφάσεων. Για οργανισµούς που έχουν τη νοµική µορφή αυτοδιοικούµενου οργανισµού (ΝΠΔΔ ή ΝΠΔΔ) ως Διοίκηση νοείται το Διοικητικό Συµβούλιο και το πρόσωπο µέσω του οποίου αυτό εκφράζεται ή εκπροσωπείται. Η δέσµευση της Διοίκησης, αρχικά για την κατάκτηση και στη συνέχεια για τη βελτίωση της διαχειριστικής επάρκειας, αποτελεί την κινητήρια δύναµη, που ενεργοποιεί τα στελέχη του οργανισµού. Η Διοίκηση του οργανισµού θα πρέπει να υποστηρίζει συστηµατικά και έµπρακτα την υλοποίηση ενεργειών βελτίωσης που έχουν αποφασιστεί

3.16. Διορθωτική Ενέργεια (corrective action) Ενέργεια που λαµβάνεται µε στόχο την αντιµετώπιση µιας αστοχίας / απόκλισης

3.17. Δοµή ανάλυσης εργασιών (work breakdown structure) Ιεραρχική ανάλυση των απαιτούµενων δραστηριοτήτων υλοποίησης του έργου

3.18. Έγγραφο εσωτερικό (internal document) Έγγραφο που αναπτύσσεται αποκλειστικά από τον οργανισµό για την υποστήριξη εφαρµογής του Συστήµατος Διαχειριστικής Επάρκειας καθώς και για τη γενικότερη λειτουργία του (π.χ. εγχειρίδιο ΣΔΕΠ, διαδικασία, τυποποιηµένο έντυπο, κ.λπ.)

3.19. Έγγραφο εξωτερικό (external document)






15

Έγγραφο που έχει αναπτυχθεί και εκδοθεί από εξωτερικούς του οργανισµού φορείς, οργανισµούς ή/και αρµόδιες αρχές. Ο οργανισµός µπορεί να ενσωµατώνει στη γραπτή τεκµηρίωση του Συστήµατος Διαχειριστικής Επάρκειας αυτό το έγγραφο και ειδικότερα εκείνο που αφορά το συγκεκριµένο πεδίο πιστοποίησης που αφορά το εφαρµοζόµενο ΣΔΕΠ, υιοθετώντας το περιεχόµενο, τις προβλέψεις και τις κατευθύνσεις τους. Παραδείγµατα τέτοιων εξωτερικών εγγράφων αποτελούν, οι Κοινοτικοί Κανονισµοί και οι Ευρωπαϊκές Οδηγίες, η Εθνική Νοµοθεσία, οι κανονιστικές πράξεις (Προεδρικά Διατάγµατα, Υπουργικές Αποφάσεις, Κοινές Υπουργικές Αποφάσεις, κ.λπ.) που έχουν εκδοθεί προς εκτέλεση και οι εγκύκλιοι αρµοδίων εθνικών φορέων και αρχών που έχουν εκδοθεί για την ερµηνεία συγκεκριµένων απαιτήσεων και για καθοδήγηση και τα οποία παρέχονται από βάσεις ηλεκτρονικής νοµικής πληροφόρησης. Επίσης, εξωτερικά έγγραφα αποτελούν τα Κανονιστικά έγγραφα του Φορέα Πιστοποίησης κ.λπ. Η αρχειοθέτησή τους και η συστηµατική επικαιροποίησή τους τεκµηριώνει τη διαρκή ενηµέρωση και γνώση για τις εκάστοτε εξελίξεις των κρίσιµων παραγόντων που άπτονται του εξειδικευµένου πεδίου δραστηριοτήτων του οργανισµού

3.20. Έγγραφο ελεγχόµενο (controlled document) Έγγραφο που υπόκειται σε προσχεδιασµένο έλεγχο σύµφωνα µε τη διαδικασία διαχείρισης εγγράφων και αρχείων του Συστήµατος Διαχειριστικής Επάρκειας

3.21. Έγγραφο µη-ελεγχόµενο (non-controlled document) Έγγραφο που δεν υπόκειται σε προσχεδιασµένο έλεγχο και χρησιµοποιείται για σκοπούς ενηµέρωσης, προβολής, κ.λπ.

3.22. Έγγραφο παρωχηµένο (obsolete / no longer used document) Έγγραφο που έχει αποσυρθεί από την κυκλοφορία του Συστήµατος Διαχειριστικής Επάρκειας και δεν χρησιµοποιείται πια

3.23. Εκπρόσωπος της διοίκησης του οργανισµού (organisation administration’ s representative)

Η Διοίκηση του οργανισµού πρέπει να ορίζει ένα στέλεχος του οργανισµού, το οποίο, ανεξάρτητα άλλων ευθυνών, πρέπει να έχει την ευθύνη και την αρµοδιότητα για: (α) την επικοινωνία µε εξωτερικά µέρη για θέµατα που αφορούν το σύστηµα διαχειριστικής επάρκειας, (β) την παρακολούθηση των διεργασιών του συστήµατος για να διασφαλίζεται η τήρηση των κανονιστικών απαιτήσεων και των απαιτήσεων του προτύπου, (γ) την ευαισθητοποίηση του προσωπικού για την τήρηση των κανονιστικών απαιτήσεων και των απαιτήσεων του προτύπου, και (δ) την ενηµέρωση της διοίκησης σχετικά µε την επίδοση του συστήµατος διαχειριστικής επάρκειας για την υλοποίηση έργων και σχετικά µε τις ανάγκες βελτίωσης του συστήµατος

3.24. Εκτέλεση έργου (project implementation) Σύνολο δραστηριοτήτων που απαιτούνται για την παραγωγή των παραδοτέων του έργου ΣΗΜ.: η εκτέλεση αφορά κυρίως τη φάση της υλοποίησης έργου που αφορά την παραγωγή των

παραδοτέων του έργου, σύµφωνα µε τα προβλεπόµενα στο σχεδιασµό)

3.25. Εκτέλεση έργου µε ίδια µέσα (project implementation by own means) Διαδικασία παραγωγής των παραδοτέων ενός έργου από τον οργανισµό χωρίς προσφυγή σε ανάδοχο ΣΗΜ.1: η εκτέλεση έργου µε ίδια µέσα αναφέρονται και ως αυτεπιστασία






16

ΣΗΜ.2: στην κατηγορία αυτή συµπεριλαµβάνονται και τα δηµόσια τεχνικά έργα που οι τεχνικές υπηρεσίες επιλέγουν να εκτελέσουν µε αυτεπιστασία σύµφωνα µε τα προβλεπόµενα από τη νοµοθεσία

3.26. Ενδιάµεση ή τµηµατική προθεσµία (deadline) Καθορισµένο στη σύµβαση χρονικό σηµείο για την ολοκλήρωση µιας φάσης ή συγκεκριµένων παραδοτέων του έργου

3.27. Ενδιαφερόµενα µέρη (stakeholders) Φυσικά ή νοµικά πρόσωπα που έχουν ενδιαφέρον από την επίδοση ή επιτυχία του οργανισµού στην υλοποίηση του έργου ΣΗΜ.: για τα έργα δηµοσίου χαρακτήρα, στα ενδιαφερόµενα µέρη περιλαµβάνονται κυρίως οι άµεσα

ωφελούµενοι του έργου αλλά και το ευρύτερο κοινωνικό σύνολο

3.28. Επίδοση (performance) Τα µετρήσιµα αποτελέσµατα του Συστήµατος Διαχειριστικής Επάρκειας σε σχέση µε τους στόχους που έχουν τεθεί για την ποιότητα και την Πολιτική Ποιότητας του οργανισµού

3.29. Επιβεβαίωση διαχειριστικής επάρκειας οργανισµού (attestation of project management capability)

Επαλήθευση µέσω της παροχής αποδεικτικών στοιχείων ότι ένας οργανισµός έχει την ικανότητα να υλοποιεί έργα µε επαρκή αποτελεσµατικότητα και αποδοτικότητα

3.30. Έργο (project) Μη-πάγια διεργασία που εκτελείται για την επίτευξη αποτελέσµατος που ικανοποιεί προκαθορισµένες και επαληθεύσιµες απαιτήσεις συµπεριλαµβανοµένων των περιορισµών σε χρόνο, κόστος και πόρους

3.31. Έργο δηµοσίου χαρακτήρα (project of public interest) Δηµόσιο τεχνικό έργο ή προµήθεια ή παροχή υπηρεσίας ή συνδυασµός αυτών, µε ή χωρίς τεχνικό αντικείµενο, που λαµβάνει δηµόσια χρηµατοδότηση για το κοινό όφελος ΣΗΜ.: τα έργα δηµόσιου χαρακτήρα εντάσσονται στο πλαίσιο της κοινωνικοοικονοµικής ανάπτυξης,

καλύπτουν ανάγκες του κοινωνικού συνόλου και γενικά αποσκοπούν στην ανάπτυξη, την κοινωνική συνοχή και τη βελτίωση της ποιότητας ζωής των πολιτών

3.32. Ικανοποίηση χρηστών του έργου (users satisfaction) Αντίληψη των χρηστών του προϊόντος του έργου για το βαθµό κάλυψης των αναγκών τους και την ικανοποίηση των απαιτήσεών τους

3.33. Κύριος του έργου (project owner) Οργανισµός για λογαριασµό του οποίου καταρτίζεται η σύµβαση ή υλοποιείται το έργο και ο οποίος καθορίζει τους όρους υλοποίησης του έργου ΣΗΜ.: ο κύριος του έργου έχει τη νοµική ευθύνη για το έργο και τη λειτουργία του και µπορεί να είναι

άλλος οργανισµός από το φορέα υλοποίησης

3.34. Μελέτη σκοπιµότητας (feasibility study) Προκαταρκτική µελέτη που προσδιορίζει την αναγκαιότητα και τη βιωσιµότητα του έργου ΣΗΜ.: η βιωσιµότητα του έργου περιλαµβάνει τον προσδιορισµό του κόστους – οφέλους,

συµπεριλαµβανοµένου του κοινωνικού οφέλους






17

3.35. Μη-Συµµόρφωση (non-conformance) Αποτυχία κάλυψης µιας απαίτησης του προτύπου ΕΛΟΤ 1429

3.36. Οµάδα έργου (project’ s team) Άτοµα του οργανισµού που ορίζονται ως υπεύθυνα για την υλοποίηση του έργου. Η οµάδα έργου επιλέγεται µε βάση την κατηγορία του έργου, τις απαιτούµενες γνώσεις και ικανότητες, τη διαθεσιµότητα των στελεχών και την εµπειρία τους. Τα µέλη της οµάδας έργου (και ο υπεύθυνος έργου) επηρεάζουν την αποτελεσµατικότητα και αποδοτικότητα του συστήµατος διαχειριστικής επάρκειας και γι’ αυτό πρέπει να διαθέτουν τα κατάλληλα προσόντα. Η οµάδα έργου συγκροτείται και ο υπεύθυνος έργου ορίζεται κατά τις αρχικές διεργασίες του έργου

3.37. Οργανισµός (organisation) Ένωση προσώπων µε συντεταγµένη κατανοµή ρόλων, ευθυνών, αρµοδιοτήτων και σχέσεων και σκοπό την προσθήκη αξίας ή/και επίτευξη οφέλους µέσω της παραγωγής προϊόντων ή/και υπηρεσιών ΣΗΜ.: ο οργανισµός µπορεί να είναι κρατικός φορέας, ΝΠΔΔ, ΝΠΙΔ, ΑΕ δηµοσίου χαρακτήρα,

ιδιωτική εταιρία, οργανισµός κοινής ωφέλειας, µη-κερδοσκοπικός οργανισµός, ίδρυµα, σωµατείο ή νοµικό πρόσωπο άλλης µορφής µε συγκεκριµένο/ους σκοπό/ους

3.38. Οργανισµός υλοποίησης (implementing organisation), Φορέας υλοποίησης, Δικαιούχος, Αναθέτουσα αρχή (contracting authority)

Οργανισµός που αναλαµβάνει την υλοποίηση του έργου ΣΗΜ.: ο οργανισµός υλοποίησης του έργου µπορεί να αναφέρεται ως φορέας υλοποίησης και µε

αναφορά σε διαφορετικές λειτουργίες, ως αναθέτουσα αρχή ή ως δικαιούχος

3.39. Οργανόγραµµα του έργου (project organisational chart) Ιεραρχική δοµή της οµάδας έργου

3.40. Ορόσηµο (milestone) Σηµαντικό γεγονός ή σηµείο στο έργο που συνδέεται µε την ολοκλήρωση µιας φάσης ή µε την ολοκλήρωση συγκεκριµένων παραδοτέων του έργου

3.41. Παραδοτέο (deliverable) Προκαθορισµένο και επαληθεύσιµο τελικό προϊόν ή αποτέλεσµα ή τα µετρήσιµα αποτελέσµατα ενδιάµεσων δραστηριοτήτων του έργου

3.42. Πολιτική Ποιότητας (quality policy) Μια δήλωση-δέσµευση της Διοίκησης, αναφορικά µε τις προθέσεις της για την κατεύθυνση που πρόκειται να ακολουθήσει ο οργανισµός σχετικά µε την Διαχειριστική Επάρκεια

3.43. Πόροι (resources) Tο ανθρώπινο δυναµικό, η υλικοτεχνική υποδοµή, ο εξοπλισµός, τα υλικά και τα µέσα

3.44. Πρόγραµµα (programme of public interest) Αναπτυξιακή στρατηγική µε τη χρήση ενός συνεκτικού συνόλου προτεραιοτήτων και τη συνδροµή δηµόσιων πόρων

3.45. Προληπτική Ενέργεια (preventive action) Ενέργεια που λαµβάνεται για την εξάλειψη της αιτίας µιας αστοχίας / απόκλισης






18

3.46. Προϋπολογισµός του έργου (project budget) Εκτιµώµενη δαπάνη για την εκτέλεση του έργου

3.47. Συγχρηµατοδοτούµενο έργο (co-financed project) Έργο που χρηµατοδοτείται από εθνικούς και κοινοτικούς πόρους

3.48. Σύµβαση (contract) Γραπτή συµφωνία για την υλοποίηση του έργου όπου προσδιορίζονται: το φυσικό αντικείµενό του, τα παραδοτέα του, η χρονική διάρκειά του, οι τυχόν ενδιάµεσες προθεσµίες του, ο προϋπολογισµός του, το εφαρµοστέο νοµικό και κανονιστικό πλαίσιο εκτέλεσης του, και τα δικαιώµατα και οι υποχρεώσεις των συµβαλλοµένων

3.49. Συνεχής Βελτίωση (continuous improvement) Μικρές ή µεγάλες βελτιώσεις στις διαδικασίες ή το προϊόν, οι οποίες πραγµατοποιούνται µε συστηµατικό τρόπο και οδηγούν σε µείωση του κόστους και κατ’ επέκταση σε βελτίωση της ικανοποίησης των πελατών του οργανισµού και ενίσχυση της ανταγωνιστικότητάς του

3.50. Σύστηµα Διαχειριστικής Επάρκειας (Σ.Δ.ΕΠ.) οργανισµού (managerial capability system) ή «Σύστηµα»

Σύνολο διεργασιών για τη διασφάλιση και την αναβάθµιση της ικανότητας υλοποίησης έργων ΣΗΜ.: η διασφάλιση της ικανότητας υλοποίησης έργων µε αποτελεσµατικότητα και αποδοτικότητα

δηµιουργεί εµπιστοσύνη στον οργανισµό και τα άλλα ενδιαφερόµενα µέρη για τη µείωση της πιθανότητας εµφάνισης αστοχιών και για την ικανοποίηση των απαιτήσεων και των στόχων του έργου

3.51. Τεκµηρίωση (documentation) Τα έγγραφα και τα αρχεία του Συστήµατος Διαχειριστικής Επάρκειας µέσα από τα οποία τεκµηριώνεται η οµαλή λειτουργία του συστήµατος

3.52. Τεχνικό Δελτίο (technical annex) Δελτίο µε τα κατάλληλα δεδοµένα που αποδεικνύουν την ανάγκη χρηµατοδότησης του έργου και επιτρέπουν την παρακολούθηση της εκτέλεσης του

3.53. Υλοποίηση του έργου (project realisation) Διεργασίες που περιλαµβάνονται στον κύκλο ζωής του έργου, από τη διαπίστωση της ανάγκης µέχρι την οριστική παραλαβή του ΣΗΜ.: η υλοποίηση του έργου περιλαµβάνει τις διεργασίες: έναρξης, σχεδιασµού, εκτέλεσης,

παρακολούθησης της εκτέλεσης, παραλαβής και κλεισίµατος έργου. Οι διεργασίες έναρξης περιλαµβάνουν: τον εντοπισµό της ανάγκης για το έργο, την εκτίµηση κόστους-ωφελειών, την προετοιµασία, την ωρίµανση, την εξασφάλιση χρηµατοδότησης

3.54. Υπεύθυνος του έργου (project manager) Άτοµο του οργανισµού που ορίζεται ως υπεύθυνο για την υλοποίηση του έργου. Ο υπεύθυνος έργου (και τα µέλη της οµάδας έργου) επηρεάζουν την αποτελεσµατικότητα και αποδοτικότητα του συστήµατος διαχειριστικής επάρκειας και γι’ αυτό πρέπει να διαθέτουν τα κατάλληλα προσόντα. Κατά κανόνα ο υπεύθυνος έργου θα πρέπει να προέρχεται από τις λειτουργικές θέσεις του οργανισµού. Ο υπεύθυνος έργου ορίζεται και η οµάδα έργου συγκροτείται κατά τις αρχικές διεργασίες του έργου






19

3.55. Φάκελος του έργου (project folder) Σύνολο πληροφοριών, πρωτογενών ή µη, που απαιτούνται για την υλοποίηση του έργου τα οποία ταξινοµούνται και αρχειοθετούνται σε ενιαίο αρχείο από τον οργανισµό υλοποίησης ΣΗΜ.: ο φάκελος του έργου µπορεί να αναφέρεται ως αρχείο του έργου

3.56. Φυσικό αντικείµενο του έργου (deliverables) Σύνολο των παραδοτέων του έργου, περιλαµβανοµένων και των ενδιάµεσων παραδοτέων

3.57. Χρονοδιάγραµµα του έργου (project schedule) Έγγραφο που παρουσιάζει κατ’ ελάχιστο τις προβλεπόµενες ηµεροµηνίες εκτέλεσης των δραστηριοτήτων του έργου, τα ορόσηµα, τις ενδιάµεσες ή τµηµατικές προθεσµίες του

3.58. Ωρίµανση του έργου (project maturity) Σύνολο δραστηριοτήτων που απαιτούνται για την πλήρη προπαρασκευή του έργου, από τη διαπίστωση της ανάγκης µέχρι την εκδήλωση της πρόθεσης του φορέα να εκτελέσει το έργο ΣΗΜ.: η ωρίµανση αφορά κυρίως τη φάση µέχρι την εξασφάλιση της χρηµατοδότησης. Η ωρίµανση

µπορεί να αναφέρεται σε ενέργειες προετοιµασίας για την εκτέλεση π.χ. µέχρι τη διακήρυξη του έργου

3.59. Ωφελούµενοι του έργου (beneficiaries), Δικαιούχοι (project users) Οι τελικοί χρήστες του προϊόντος του έργου ή οι αποδέκτες του αποτελέσµατος του έργου






20

4 Σύστηµα διαχειριστικής επάρκειας

4.1 Γενικές Απαιτήσεις Η ΚΕΚΠΑ-ΔΙΕΚ έχει αναπτύξει και εφαρµόζει και τηρεί διαρκώς ενήµερο τεκµηριωµένο

Σύστηµα Διαχειριστικής Επάρκειας (ΣΔΕΠ) σε συµµόρφωση µε τις απαιτήσεις του σχετικού

Προτύπου ΕΛΟΤ 1429:2008, ως µέσο για να διασφαλίσει ότι οι συγχρηµατοδοτούµενες

πράξεις/έργα στις οποίες ορίζεται ως τελικός δικαιούχος, διαχειρίζονται επαρκώς και µε

τρόπο που συµµορφώνεται πλήρως στις προδιαγεγραµµένες απαιτήσεις και στις

υποχρεώσεις που αναλαµβάνονται, όπως αυτές απορρέουν από το θεσµικό, κανονιστικό και

τυποποιητικό πλαίσιο που διέπει τη διαχείριση συγχρηµατοδοτούµενων έργων, τη

γενικότερη λειτουργία της ως επιχείρηση της Τοπικής Αυτοδιοίκησης, τη θεµελιώδη

αποστολή της για βελτίωση της ποιότητας ζωής των δηµοτών/κατοίκων, την αειφόρο

ανάπτυξη της τοπικής κοινωνίας και την ίδια την κοινωνία.

(βλέπε σχήµα στο Παράρτηµα 1 του Εγχειριδίου): Σχηµατική απεικόνιση ΣΔΕΠ

Το Σύστηµα Διαχειριστικής Επάρκειας (ΣΔΕΠ) της ΚΕΚΠΑ-ΔΙΕΚ έχει αναπτυχθεί µε τέτοιο

τρόπο προκειµένου να υλοποιείται η Πολιτική για την Ποιότητα και να βελτιώνεται η

αποτελεσµατικότητα και αποδοτικότητα των επιδόσεών του, λαµβάνοντας υπόψη τις

ανάγκες και απαιτήσεις των φορέων Χρηµατοδότησης και των επωφελούµενων των έργων

καθώς και τις ισχύουσες νοµοθετικές και κανονιστικές απαιτήσεις. Για το σκοπό αυτό, η

ΚΕΚΠΑ-ΔΙΕΚ έχει εντοπίσει τις διεργασίες που εκτελούνται κατά την διαχείριση έργων

δηµοσίου χαρακτήρα, στοχεύοντας στην ανάπτυξη όλης της απαραίτητης τεκµηρίωσης για

την εφαρµογή του Συστήµατος Διαχείρισης της Ποιότητας. Οι διεργασίες που έχουν

καθοριστεί και η σχετική διασύνδεσή τους, παρουσιάζονται στο Παράρτηµα 3

• Αναλυτικά οι τίτλοι των Διαδικασιών και Οδηγιών του Συστήµατος Διαχειριστικής

Επάρκειας της ΚΕΚΠΑ-ΔΙΕΚ, παρουσιάζονται στο Παράρτηµα 3 του παρόντος.

• Η ΚΕΚΠΑ-ΔΙΕΚ φροντίζει µέσα από ένα πλέγµα διαδικασιών πρόληψης και ελέγχου

να παρακολουθεί την αποτελεσµατικότητα της λειτουργίας των διεργασιών διαχείρισης

έργων. Η παρακολούθηση της αποτελεσµατικότητας των ελέγχων γίνεται τόσο






21

προληπτικά όσο και διορθωτικά. Η προληπτική δράση για την εξασφάλιση της

αποτελεσµατικότητας των ελέγχων αφορά κατά κύριο λόγο την ένταξη αυτών σε

διεργασίες που έχουν υποστεί µεταβολές και ως εκ τούτου υπάρχει αυξηµένος κίνδυνος

για τη λανθασµένη εκτέλεσή τους. Επιπρόσθετα, παρατηρήσεις που αφορούν την

εµφάνιση προβληµάτων, οδηγούν στην επανεξέταση των ελέγχων που διενεργούνται

στις σχετιζόµενες διεργασίες, και όπου κρίνεται απαραίτητο, στην αναµόρφωση των

χρησιµοποιούµενων ελέγχων µε νέες µεθόδους και στην αύξηση της συχνότητας

διενέργειας τους.

• Η ΚΕΚΠΑ-ΔΙΕΚ εξασφαλίζει τη διαθεσιµότητα των απαραίτητων πόρων και

πληροφοριών για τη λειτουργία και την παρακολούθηση των διεργασιών του.

• Η ΚΕΚΠΑ-ΔΙΕΚ έχει καθορίσει δείκτες ποιότητας και την αντίστοιχη µεθοδολογία για

τη µέτρησή τους µε στόχο την παρακολούθηση της αποτελεσµατικότητας και

αποδοτικότητας των υφιστάµενων διεργασιών. Οι συγκεκριµένοι δείκτες αναλύονται από

τη Διοίκηση της ΚΕΚΠΑ-ΔΙΕΚ σύµφωνα µε καθορισµένες Διαδικασίες.

• Η ΚΕΚΠΑ-ΔΙΕΚ χρησιµοποιώντας όλες τις διαθέσιµες µετρήσεις (συµπεριλαµβανοµένων

των Δεικτών Ποιότητας) αναλαµβάνει τις αναγκαίες δράσεις για την επίτευξη των

προγραµµατισµένων αποτελεσµάτων καθώς και τη συνεχή βελτίωση των διεργασιών.

• Τέλος, για τις περιπτώσεις όπου η ΚΕΚΠΑ-ΔΙΕΚ αναθέτει σε εξωτερικούς αναδόχους

την εκτέλεση έργων, αναπτύσσεται στο Σύστηµα Διαχείρισης της Ποιότητας η

απαραίτητη τεκµηρίωση για την εξασφάλιση της διενέργειας των απαιτούµενων

ελέγχων.






22

4.2 Απαιτήσεις Τεκµηρίωσης Το Σύστηµα Διαχειριστικής Επάρκειας διαρθρώνεται σε τέσσερα (4) επίπεδα όπως φαίνεται

στο παρακάτω σχήµα έτσι ώστε να αποδεικνύεται η συµµόρφωση µε τις προβλέψεις του

Προτύπου:

Επίπεδα Τεκµηρίωσης Συστήµατος Διαχείρισης της Ποιότητας

Τα τέσσερα επίπεδα της τεκµηρίωσης του Συστήµατος Διαχείρισης της Ποιότητας της

ΚΕΚΠΑ-ΔΙΕΚ διαχωρίζονται ως εξής:

1. Εγχειρίδιο Διαχειριστικής Επάρκειας:

Το Εγχειρίδιο του Συστήµατος Διαχειριστικής Επάρκειας περιέχει την περιγραφή του

εφαρµοζόµενου Συστήµατος και τη δέσµευση του οργανισµού για την ανάπτυξη και

εφαρµογή του, συµπεριλαµβανοµένου και του οργανογράµµατος και την περιγραφή του

τρόπου εκτέλεσης των δραστηριοτήτων και τον καθορισµό υπευθυνοτήτων και

αρµοδιοτήτων.

Το Εγχειρίδιο του Συστήµατος Διαχειριστικής Επάρκειας (το παρόν έγγραφο) συντάχθηκε,

καθιερώθηκε και διατηρείται από την ΚΕΚΠΑ-ΔΙΕΚ ώστε:

· να περιγράψει συνοπτικά το αντικείµενο του Συστήµατος Διαχείρισης της Ποιότητας που

σχεδιάστηκε, αναπτύχθηκε και εφαρµόζεται, καλύπτοντας όλες τις εφαρµόσιµες

απαιτήσεις του προτύπου ΕΛΟΤ 1429:2008 και των Κριτηρίων για την επιβεβαίωση

1. Εγχειρίδιο

Διαχειριστικής Επάρκειας

2. Διαδικασίες και

Έντυπα

3. Εξωτερικά Έγγραφα

(Οδηγίες Εργασίας, Πρότυπα, κ.λπ.)

4. Αρχεία

Πολιτική για την Ποιότητα






23

Διαχειριστικής Επάρκειας, παραπέµποντας ταυτόχρονα στις σχετικές τεκµηριωµένες

Διαδικασίες,

· να καθορίσει την Πολιτική για την Ποιότητα και να περιγράψει τους τρόπους µε τους

οποίους υλοποιείται καθηµερινά,

· να περιγράψει τις διεργασίες της ΚΕΚΠΑ-ΔΙΕΚ και τις µεταξύ τους αλληλεπιδράσεις,

· να αποτυπώσει τον τρόπο µε τον οποίο αντιµετωπίζονται και καλύπτονται οι απαιτήσεις

του Προτύπου,

· να παρουσιάσει την τεκµηρίωση που καθιερώνεται για την εφαρµογή και διατήρηση του

Συστήµατος Διαχείρισης της Ποιότητας,

· να χρησιµοποιείται για τη γνωστοποίηση των απαιτήσεων του Δήµου προς όλα τα

ενδιαφερόµενα µέρη,

· να λειτουργεί ως βάση τεκµηρίωσης για τις διεξαγόµενες εσωτερικές και εξωτερικές

επιθεωρήσεις,

· να λειτουργεί ως αποδεικτικό µέσο υλοποίησης συστηµατικής επικαιροποίησης του

Συστήµατος Διαχειριστικής Επάρκειας,

· να χρησιµεύει ως αποδεικτικό µέσο της συµµόρφωσης του ΣΔΕΠ µε τις απαιτήσεις για

την ποιότητα, έναντι των πολιτών/δηµοτών και των συναλλασσόµενων µε το Δήµο, των

προµηθευτών και κάθε άλλου ενδιαφερόµενου µέρους, και

· να αξιοποιείται για την επιµόρφωση του προσωπικού στις απαιτήσεις που θέτει το

εφαρµοζόµενο Σύστηµα Διαχειριστικής Επάρκειας (ΣΔΕΠ)

Για ευκολία χρήσης, τα στοιχεία του Συστήµατος Διαχειριστικής Επάρκειας αναλύονται

ακολουθώντας την σειρά των παραγράφων του Προτύπου. Οι παράγραφοι που

αναπτύσσονται έχουν τον ίδιο τίτλο (και αρίθµηση) µε την αντίστοιχη απαίτηση του

Προτύπου ΕΛΟΤ 1429:2008 για το στοιχείο που περιγράφεται στην παράγραφο.

Όπου αυτό κρίνεται σκόπιµο, ο αναγνώστης παραπέµπεται στην αντίστοιχη Διαδικασία του

Συστήµατος Διαχειριστικής Επάρκειας.

Οι οποιεσδήποτε τροποποιήσεις επέρχονται στο παρόν Εγχειρίδιο, παρακολουθούνται

σύµφωνα µε τη Δ1 Διαδικασία Διαχείρισης εγγράφων και αρχείων.






24

Η διανοµή του παρόντος Εγχειριδίου και των εκάστοτε τροποποιήσεων αυτού στους

αποδέκτες εντός της ΚΕΚΠΑ-ΔΙΕΚ, γίνεται από το Τµήµα Προγραµµατισµού (Δ1

Διαδικασία Διαχείρισης εγγράφων και αρχείων). Η διανοµή του παρόντος εκτός της

ΚΕΚΠΑ-ΔΙΕΚ γίνεται µε εισήγηση του υπεύθυνου του τµήµατος προγραµµατισµού και

απαιτεί την έγκριση του Προέδρου, και όταν πραγµατοποιείται, µόνο για λόγους

ενηµέρωσης, δεν αποτελεί ελεγχόµενο έγγραφο του Συστήµατος.

Η τήρηση των αναφερόµενων στο παρόν Εγχειρίδιο είναι υποχρεωτική για το σύνολο των

εµπλεκόµενων µε τις σχετικές µε τη διαχείριση έργων εργαζοµένων, ανεξάρτητα από το

ιεραρχικό επίπεδο ή τη θέση εργασίας.

2. Διαδικασίες - Έντυπα:

Οι Διαδικασίες και τα Έντυπα αποτελούν µέρος των εγγράφων του Συστήµατος

Διαχειριστικής Επάρκειας που απαιτούνται για την ανάπτυξη, εφαρµογή και έλεγχο των

διεργασιών.

Πιο συγκεκριµένα οι Διαδικασίες έχουν τη µορφή Οδηγιών Εργασίας:

· προσδιορίζουν τον τρόπο µε τον οποίο υλοποιούνται οι διάφορες προβλέψεις του

Εγχειριδίου Διαχειριστικής Επάρκειας, σε όλα τα επίπεδα λειτουργίας του επιχείρησης,

που σχετίζονται µε την διαχείριση συγχρηµατοδοτούµενων έργων. Σε κάθε Διαδικασία

καθορίζεται το προσωπικό που είναι υπεύθυνο για την εφαρµογή της, το προσωπικό

που εµπλέκεται στην εφαρµογή της και ο τρόπος µε τον οποίο τεκµηριώνεται η

εφαρµογή αυτή

· βρίσκονται σε πλήρη συµφωνία µε τις απαιτήσεις του προτύπου (ΕΛΟΤ 1429:2008)

· αποτελούν τη βασική τεκµηρίωση που χρησιµοποιείται για τον σχεδιασµό, την εφαρµογή

και τον έλεγχο των δραστηριοτήτων που επηρεάζουν, άµεσα και έµµεσα, την ποιότητα

των εργασιών που αναλαµβάνονται στο πλαίσιο υλοποίησης και διαχείρισης των

συγχρηµατοδοτούµενων έργων

· προσδιορίζουν: (α) τον τρόπο τυποποίησης και κωδικοποίησης των εγγράφων, (β) τον

τρόπο έγκρισης των εγγράφων πριν την έκδοσή τους, (γ) τον τρόπο έκδοσης και

αναθεώρησης των εγγράφων, (δ) τον τρόπο αναγνώρισης της έκδοσης των εγγράφων

και των αλλαγών τους, (ε) τον τρόπο διανοµής των εγγράφων στους κατάλληλους

αποδέκτες (είτε σε έγγραφη είτε σε ηλεκτρονική µορφή), (στ) τον τρόπο απόσυρσης των






25

εγγράφων που δεν είναι σε ισχύ και της τήρησης του master file (βασικού αρχείου), (ζ)

τον τρόπο ελέγχου των εγγράφων εξωτερικής προέλευσης, και (η) τον τρόπο ελέγχου

των λοιπών εισερχόµενων και εξερχόµενων εγγράφων

Τα Έντυπα του Συστήµατος έχουν τη µορφή τυποποιηµένων εγγράφων και είναι

τυποποιηµένες φόρµες εντύπων που αποτελούν τα αποδεικτικά µέσα πιστής και ορθής

εφαρµογής των προβλέψεων των Διαδικασιών και των Οδηγιών Εργασίας του Συστήµατος

Διαχειριστικής Επάρκειας.

Επιπλέον, µέσω της αρχειοθέτησής τους στα κατάλληλα Αρχεία, αποδεικνύεται σε κάθε

ενδιαφερόµενο µέρος ή/και ελεγκτικό φορέα η διαρκής εφαρµογή του Συστήµατος

Διαχειριστικής Επάρκειας και η ορθή τήρηση των αντίστοιχων προβλέψεων.

Όλα τα έγγραφα που χρησιµοποιούνται για την τεκµηρίωση του Συστήµατος Διαχειριστικής

Επάρκειας (διαδικασίες-έντυπα) ελέγχονται συστηµατικά για να διασφαλίζεται η επάρκεια,

η αναγνώριση, η ενηµέρωση µε τις τρέχουσες αναθεωρήσεις και η κοινοποίηση και η

διαθεσιµότητά τους για χρήση στις κατάλληλες θέσεις εργασίας

3. Εξωτερικά Έγγραφα:

Τα Εξωτερικά Έγγραφα (εθνική και κοινοτική νοµοθεσία, οδηγίες και κανονισµοί,

προεδρικά διατάγµατα, υπουργικές αποφάσεις, εγκύκλιοι, πρότυπα και λοιπές

κατευθυντήριες οδηγίες για την πιστοποίηση, κ.λπ.) αποτελούν µέρος των εγγράφων του

Συστήµατος Διαχειριστικής Επάρκειας που απαιτούνται για την ανάπτυξη, εφαρµογή και

έλεγχο των διεργασιών και αποτελούνται από τις Οδηγίες Εργασίας, όπου απαιτούνται, και

όλα τα εξωτερικά του Συστήµατος Διαχειριστικής Επάρκειας έγγραφα που σχετίζονται άµεσα

ή/και έµµεσα µε την πιστοποίηση στα πλαίσια του Προτύπου ΕΛΟΤ 1429:2008, τη

γενικότερη και την ειδικότερη λειτουργία της ΚΕΚΠΑ-ΔΙΕΚ και τη διαχείριση

συγχρηµατοδοτούµενων έργων, και τα οποία έχουν εκδώσει εξωτερικοί, της επιχείρησης,

αρµόδιοι φορείς, οργανισµοί και αρχές (π.χ. νοµοθεσία, κανονιστικές διατάξεις, πρότυπα και

προδιαγραφές, κ.ά.). Αυτά τα έγγραφα περιγράφουν τον τρόπο µε τον οποίο η ΚΕΚΠΑ-ΔΙΕΚ

επιτελεί συγκεκριµένες εργασίες, παρέχουν πληροφορίες για τις υπηρεσίες που παρέχει ή

καθορίζουν το πλαίσιο µέσα στο οποίο οφείλει να λειτουργεί η ΚΕΚΠΑ-ΔΙΕΚ. Όλα τα

έγγραφα που χρησιµοποιούνται για την τεκµηρίωση του Συστήµατος Διαχειριστικής

Επάρκειας ελέγχονται συστηµατικά ώστε να διασφαλίζεται η επάρκεια, η αναγνώριση, η






26

ενηµέρωση µε τις τρέχουσες αναθεωρήσεις και η κοινοποίηση και η διαθεσιµότητά τους για

χρήση στις κατάλληλες θέσεις εργασίας

4. Αρχεία:

Τα αρχεία του Συστήµατος Διαχειριστικής Επάρκειας που δηµιουργούνται, φυσικά ή

ηλεκτρονικά, κατά την εφαρµογή των διεργασιών του Συστήµατος Διαχείρισης της Ποιότητας

της ΚΕΚΠΑ-ΔΙΕΚ είναι απαραίτητα είτε για την τήρηση και παρακολούθηση του

συστήµατος είτε απαιτούνται για την απόδειξη της συµµόρφωσης µε το Σύστηµα

Διαχείρισης της Ποιότητας είτε καθορίζονται από τις απαιτήσεις του Προτύπου. Τα αρχεία

αποτελούν αντικειµενικές αποδείξεις για την εφαρµογή και τα αποτελέσµατα των

διεργασιών, δραστηριοτήτων και ενεργειών και, κατ’ επέκταση, την αποτελεσµατική

λειτουργία του εφαρµοζόµενου Συστήµατος Διαχειριστικής Επάρκειας. Τηρούνται ορθά και

για όσο χρονικό διάστηµα απαιτείται, είναι εύκολα ανακτήσιµα και αναγνώσιµα και τέλος

διασφαλίζεται η ακεραιότητα και η προστασία τους. Σε περίπτωση τήρησης

ηλεκτρονικών/ψηφιακών Αρχείων λαµβάνεται η κατάλληλη µέριµνα για τον περιορισµό

πρόσβασης µε χρήση σχετικών κωδικών, καθώς επίσης και για την περιοδική λήψη των

αναγκαίων αντιγράφων ασφαλείας (back up). Τα αρχεία µπορεί να προέρχονται: α) από το

ΣΔΕΠ β) από ολοκληρωµένα έργα και γ) από τρέχοντα έργα

Σχετική Διαδικασία: Δ1 Διαδικασία Διαχείρισης εγγράφων και αρχείων






27

5 Διοίκηση και οργάνωση

5.1 Δέσµευση της διοίκησης Η δέσµευση της Διοίκησης της ΚΕΚΠΑ-ΔΙΕΚ για την εφαρµογή του Συστήµατος

Διαχείρισης της Ποιότητας και την αδιάκοπη υποστήριξή του µε στόχο τη συνεχή βελτίωση

της αποτελεσµατικότητάς του περιγράφεται αναλυτικά στην Πολιτική για την Ποιότητα της

ΚΕΚΠΑ-ΔΙΕΚ. Mε τη δέσµευση της η Διοίκηση της επιχείρησης καθορίζει τους στόχους και

τις µεθόδους παρακολούθησης των διεργασιών του συστήµατος µε τη δηµιουργία

κατάλληλου εργασιακού κλίµατος µέσω και της παροχής κινήτρων για την επίτευξη στόχων

και επιθυµητών αποτελεσµάτων, µε την εξασφάλιση των απαιτούµενων πόρων για την

αποτελεσµατικότητα του συστήµατος, µε την ανάθεση δραστηριοτήτων και τη διασφάλιση

της επικοινωνίας (εσωτερικής και εξωτερικής), µε την παρακολούθηση του ετήσιου

προγραµµατισµού των έργων, και µε τη διεξαγωγή ανασκοπήσεων µε στόχο τη βελτίωση

του συστήµατος.

Η Διοίκηση της ΚΕΚΠΑ-ΔΙΕΚ µε την απόφασή της 241/17-12-2014 δεσµεύεται για τα εξής:

5.1 Δέσµευση της διοίκησης

5.2 Οργάνωση

5.2.1 Οργανωτική δοµή και λειτουργίες

5.2.2 Παρακολούθηση και τήρηση της ισχύουσας νοµοθεσίας

5.2.3 Εκπρόσωπος της διοίκησης

5.2.4 Υπεύθυνος έργου και Οµάδα

έργου

5.3 Επικοινωνία

5.4 Ανασκόπηση του συστήµατος και προγραµµατισµός

5.4.1 Ανασκόπηση συστήµατος

5.4.2 Ετήσιος προγραµµατισµός

έργων






28

• τη συνεχή και αδιάλειπτη εφαρµογή του Συστήµατος Διαχειριστικής Επάρκειας – Σ.Δ.ΕΠ.

(συστήµατος διαχείρισης της ποιότητας), σύµφωνα µε το πρότυπο ΕΛΟΤ 1429:2008,

στην ΚΕΚΠΑ-ΔΙΕΚ, για την απόκτηση διαχειριστικής επάρκειας τύπου Β και τύπου Γ και

• τη διασφάλιση των παρακάτω στα πλαίσια της εφαρµογής του Σ.Δ.ΕΠ.: (α) τη δηµιουργία

κατάλληλου περιβάλλοντος εργασίας µέσω και παροχής κινήτρων στην επίτευξη στόχων

και αποτελεσµάτων, (β) την παροχή των απαιτούµενων πόρων για το σύστηµα, (γ) την

ανάθεση δραστηριοτήτων και τη διασφάλιση καλής εσωτερικής επικοινωνίας σε όλα τα

επίπεδα του οργανισµού, (δ) την παρακολούθηση της τήρησης των χρονοδιαγραµµάτων

έργων και υποχρεώσεων, και (ε) τη διεξαγωγή των ανασκοπήσεων του συστήµατος και

τη λήψη και υποστήριξη υλοποίησης αποφάσεων για ενέργειες βελτίωσης

Επισηµαίνεται τέλος ότι για τη Διοίκηση της ΚΕΚΠΑ-ΔΙΕΚ «η πολιτική ποιότητας αποτελεί

ακρογωνιαίο λίθο στην καθηµερινή λειτουργία της επιχείρησης».

Πολιτική ποιότητας της ΚΕΚΠΑ-ΔΙΕΚ

Η Διοίκηση της ΚΕΚΠΑ-ΔΙΕΚ µε την απόφασή της 242/17-12-2014 αποφασίζει να καθορίσει

το όραµα, την αποστολή και τις αξίες της επιχείρησης, σε συνάρτηση πάντα µε το πρότυπο

ΕΛΟΤ 1429:2008 και µε την πρόθεση της διοίκησης της επιχείρησης για υλοποίηση έργων

µε αποτελεσµατικότητα και αποδοτικότητα και για συνεχή βελτίωση της ικανότητάς της στην

υλοποίηση και διαχείριση έργων. Συγκεκριµένα:

ΟΡΑΜΑ

• Η συγκρότηση και λειτουργία ενός συστήµατος κοινωνικής φροντίδας και

προάσπισης της υγείας που αµβλύνει τις ανισότητες και τη φτώχεια που

αναπαράγει η σύγχρονη κοινωνία, προωθεί την κοινωνική ευηµερία και

ενσωµάτωση για όλους τους πολίτες και κατοίκους ασχέτως φύλου, φυλετικής

ή εθνοτικής καταγωγής, θρησκείας ή πεποιθήσεων, αναπηρίας, ηλικίας ή

σεξουαλικού προσανατολισµού, έχει αποκεντρωµένο χαρακτήρα και στηρίζει

την αξιοπρέπεια και την ακεραιότητα κάθε ατόµου ως απαραίτητες

προϋποθέσεις για την δηµοκρατία και την κοινωνική δικαιοσύνη

ΑΠΟΣΤΟΛΗ

• Να συγκροτήσουµε ένα οργανωµένο σύστηµα κοινωνικών δράσεων,

εστιασµένο σε επίπεδο πόλης, που να παρέχει µε συνέπεια, ήθος και

σεβασµό ποιοτικές και ολοκληρωµένες υπηρεσίες υποστήριξης, βοήθειας και

αποκατάστασης όλων των ατόµων

• Να ευαισθητοποιήσουµε και πληροφορήσουµε τους κατοίκους του Δήµου για

τη σηµασία και τις υπηρεσίες κοινωνικής φροντίδας και προάσπισης της






29

υγείας που προσφέρει ο οργανισµός µας και να τους ενθαρρύνουµε να

συµµετέχουν αλλά και να τις ζητούν εφόσον τις χρειάζονται

• Να επιδιώξουµε τη συµµετοχή όλων των πολιτών και κατοίκων στο σχεδιασµό

των υπηρεσιών που απευθύνονται σε αυτούς

• Να ενισχύσουµε τα ατοµικά και τα οικογενειακά εισοδήµατα των κατοίκων του

Δήµου όπου αυτό είναι δυνατό µέσω προγραµµάτων για την ενσωµάτωση και

την απασχόληση

• Να εξασφαλίσουµε τις απαραίτητες εκείνες συνθήκες που προάγουν τα

δικαιώµατα, την ισότιµη συµµετοχή, την εκπαίδευση και την ευηµερία των

παιδιών, των ηλικιωµένων, των ατόµων µε αναπηρία, των ατόµων ευπαθών

οµάδων και όσων υφίστανται διακρίσεις και κοινωνικό αποκλεισµό

• Να εντοπίζουµε διαρκώς νέες περιοχές κοινωνικής δράσης ώστε να

προλαµβάνουµε πιθανές νέες ανάγκες και απαιτήσεις των κατοίκων του

Δήµου αξιοποιώντας πόρους της Ελληνικής Πολιτείας, της Ε.Ε. και Διεθνών

Οργανισµών

ΑΞΙΕΣ

• Η ΚΕΚΠΑ-ΔΙΕΚ διαπνέεται από τις αρχές της δηµοκρατίας, της ισότητας, της

αλληλεγγύης και της προαγωγής της ασφάλειας των ατόµων

• Πιο ειδικά λειτουργούµε, πιστεύουµε και υποστηρίζουµε:

· τη µεγαλύτερη δυνατή συµµετοχή όλων των κατοίκων στο σχεδιασµό και

τη λήψη των αποφάσεων

· την προώθηση ίσων ευκαιριών πρόσβαση σε κοινωνικά αγαθά και

υπηρεσίες και ίσων όρων διαβίωσης για όλους τους κατοίκους

· την αλληλεγγύη και την οµαδικότητα ως βασικού συνεκτικού κρίκου των

ατόµων µεταξύ τους

· τη διασφάλιση της οικονοµικής ασφάλειας και της προσωπικής

ακεραιότητας όλων των κατοίκων

Στα πλαίσια του ΣΔΕΠ η Διοίκηση της ΚΕΚΠΑ-ΔΙΕΚ: (α) καθιερώνει συγκεκριµένη πολιτική

για τη διαχειριστική επάρκεια, (β) δηµιουργεί κατάλληλο εργασιακό κλίµα µέσω και παροχής

κινήτρων για την επίτευξη στόχων και αποτελεσµάτων, (γ) γνωστοποιεί στο εσωτερικό της

επιχείρησης τη σηµασία της ικανοποίησης των απαιτήσεων των δηµοτών, καθώς επίσης

και των κανονιστικών απαιτήσεων, (δ) καθιερώνει συγκεκριµένους στόχους αναφορικά µε

την ποιότητα (ποσοτικοποιηµένους, όπου είναι εφικτό), των οποίων η πορεία επίτευξης

παρακολουθείται µέσω αντίστοιχων δεικτών, (ε) διεξάγει ανασκοπήσεις του ΣΔΕΠ και

λαµβάνει αποφάσεις για βελτιώσεις του συστήµατος, και (στ) εξασφαλίζει τη διαθεσιµότητα






30

των αναγκαίων πόρων για την ορθή εφαρµογή του ΣΔΕΠ και την αποτελεσµατική λειτουργία

του συστήµατος

Εστίαση στον πελάτη / ωφελούµενους

Η σηµαντικότερη και µεγαλύτερη κατηγορία πελατών / ωφελούµενων του Συστήµατος

Διαχειριστικής Επάρκειας είναι οι ωφελούµενοι των Έργων (κάτοικοι ή/και πολίτες) και οι

φορείς χρηµατοδότησής τους. Η Διοίκηση της ΚΕΚΠΑ-ΔΙΕΚ φροντίζει ώστε να αναγνωρίζει

τις ανάγκες και τις προσδοκίες των ωφελούµενων και να διατηρεί στην καλύτερη δυνατή

κατάσταση το µηχανισµό µε τον οποίο ικανοποιούνται οι συγκεκριµένες ανάγκες και

προσδοκίες.

Αντικειµενικοί Σκοποί για την Ποιότητα

Η Διοίκηση της ΚΕΚΠΑ-ΔΙΕΚ καθορίζει µετρήσιµους στόχους για την Ποιότητα. Οι στόχοι

αυτοί είναι πάντοτε συνεπείς µε την Πολιτική Ποιότητας και παρέχουν ένα βασικό πλαίσιο

για αξιολόγηση της επίδοσης της εταιρείας, των επιµέρους τµηµάτων και των διεργασιών

της. Οι στόχοι για την Ποιότητα καθορίζονται, παρακολουθούνται και αναθεωρούνται, αν

απαιτείται, στα πλαίσια της Ανασκόπησης της Διοίκησης.

Σχεδίαση του Συστήµατος Διαχειριστικής Επάρκειας

Η Διοίκηση της ΚΕΚΠΑ-ΔΙΕΚ, στα πλαίσια της καθιέρωσης του Συστήµατος Διαχείρισης

Ποιότητας σύµφωνα µε το πρότυπο ΕΛΟΤ 1429:2008, προβαίνει στις ακόλουθες ενέργειες,

προκειµένου να εξασφαλίσει ότι η σχεδίαση του Συστήµατος Διαχείρισης Ποιότητας

ικανοποιεί τις απαιτήσεις του προτύπου και τους στόχους ποιότητας:

• αναγνώριση των διεργασιών της ΚΕΚΠΑ-ΔΙΕΚ, της σειράς και της αλληλεπίδρασης τους

• εφαρµογή των διεργασιών στα πλαίσια προσδιορισµένων κριτηρίων και µεθόδων,

προκειµένου να εξασφαλιστεί η αποτελεσµατική λειτουργία, αλλά και ο έλεγχος των

διεργασιών αυτών

• εξασφάλιση της διαθεσιµότητας των πόρων (εγκαταστάσεων, εξοπλισµού, προσωπικού,

πληροφοριών), που είναι απαραίτητοι για την υποστήριξη, τη λειτουργία και την

παρακολούθηση των διεργασιών της ΚΕΚΠΑ-ΔΙΕΚ

• παρακολούθηση, µέτρηση και ανάλυση των διεργασιών της ΚΕΚΠΑ-ΔΙΕΚ (όπου αυτό

είναι εφικτό), µέσω µετρήσιµων Στόχων Ποιότητας και εφαρµογής δράσεων για την

επίτευξη τους και τη διαρκή βελτίωση τους






31

• διατήρηση της ακεραιότητας του Συστήµατος Διαχείρισης Ποιότητας, όταν σχεδιάζονται

και τίθενται σε εφαρµογή αλλαγές στο Σύστηµα Διαχείρισης Ποιότητας, µέσω διάθεσης

των απαραίτητων πόρων, της ενηµέρωσης του προσωπικού και της στενής

παρακολούθησης της αποτελεσµατικότητας κάθε αλλαγής.

Τα παραπάνω ελέγχονται και αξιολογούνται µέσω της Ανασκόπησης από τη Διοίκηση

5.2 Οργάνωση 5.2.1 Οργανωτική δοµή

Η ΚΕΚΠΑ-ΔΙΕΚ έχει καθορίσει µε σαφήνεια και έχει κοινοποιήσει τις ευθύνες, τις

αρµοδιότητες, τα καθήκοντα και τις αµοιβαίες σχέσεις όλου του προσωπικού που εµπλέκεται

στις εργασίες που σχετίζονται άµεσα και έµµεσα µε το εφαρµοζόµενο Σύστηµα

Διαχειριστικής Επάρκειας και το πεδίο δραστηριοτήτων που αυτό αφορά, σύµφωνα µε όσα

αναφέρονται στο παρόν Εγχειρίδιο Διαχειριστικής Επάρκειας, µε το τυπικό οργανόγραµµα

της επιχείρησης και µε το λειτουργικό οργανόγραµµα της επιχείρησης. Οι περιγραφές των

Θέσεων Εργασίας σε ό,τι αφορά τις ελάχιστες απαιτήσεις σε προσόντα, εργασιακή εµπειρία

και επιµόρφωση που πρέπει τεκµηριωµένα να έχουν οι κάτοχοί τους, αποτυπώνονται στον

εγκεκριµένο Εσωτερικό Κανονισµό Υπηρεσιών της ΚΕΚΠΑ-ΔΙΕΚ και παρατίθενται σε

σχετικά τυποποιηµένα έντυπα. Η ΚΕΚΠΑ-ΔΙΕΚ διαθέτει θεσµοθετηµένα όργανα, διευθύνσεις

και στελέχη που είναι αρµόδια για το σύνολο των λειτουργιών που περιλαµβάνονται στο

Σύστηµα Διαχειριστικής Επάρκειας, και πιο συγκεκριµένα τα εξής:

Αρµοδιότητα Οργανωτική µονάδα Ρόλοι (καθήκοντα και αρµοδιότητες)

1. Προγραµµατισµός έργων και ενεργειών

Τµήµα Προγραµµατισµού, σε συνεργασία µε το Διοικητικό Συµβούλιο, τη Διεύθυνση, το Τµήµα Κοινωνικής Μέριµνας και Αλληλεγγύης και το Τµήµα Οικονοµικής Διαχείρισης και Ανθρώπινου Δυναµικού

Προγραµµατισµός έργων και ενεργειών. Τα στελέχη της µονάδας έχουν πρόσβαση σε στοιχεία που υπάρχουν σε άλλες µονάδες της επιχείρησης, όπως στο Τµήµα Οικονοµικής Διαχείρισης και Ανθρώπινου Δυναµικού, και όπου αλλού απαιτείται

2. Σχεδιασµός και ωρίµανση έργων

Τµήµα Προγραµµατισµού, σε συνεργασία µε τη Διεύθυνση, το Τµήµα Κοινωνικής Μέριµνας και Αλληλεγγύης και το Τµήµα Οικονοµικής Διαχείρισης και Ανθρώπινου Δυναµικού

Η µονάδα που είναι υπεύθυνη για το σχεδιασµό και την ωρίµανση έργων

3. Διενέργεια διαγωνισµού και ανάθεση σύµβασης ή εκτέλεση των

Τµήµα Οικονοµικής Διαχείρισης και Ανθρώπινου Δυναµικού, σε συνεργασία µε τη Διεύθυνση

Η µονάδα διενέργειας διαγωνισµού και ανάθεσης σύµβασης είναι αρµόδια για την εφαρµογή των διαδικασιών δηµοπράτησης µέχρι και την υπογραφή της σύµβασης. Στο αντικείµενο της υπάγεται η µέριµνα για την επιλογή του τρόπου υλοποίησης, η σύνταξη των






32

Αρµοδιότητα Οργανωτική µονάδα Ρόλοι (καθήκοντα και αρµοδιότητες)

έργων µε ίδια µέσα

προκηρύξεων η δηµοσιοποίηση τους, ο έλεγχος των προσφορών, ο χειρισµός των ενστάσεων, οι αναγκαίοι έλεγχοι πριν την υπογραφή της σύµβασης, και η φροντίδα για την ίδια την υπογραφή της σύµβασης. Όταν αποφασίζεται η εκτέλεση έργου (µέρους ή συνόλου) µε ίδια µέσα οι αρµόδιες υπηρεσίες και στελέχη καθορίζονται από το ΔΣ της επιχείρησης. Επίσης η παρούσα µονάδα µεριµνά για τον προσδιορισµό στους προκηρυσσόµενους διαγωνισµούς των αρµόδιων οργάνων και επιτροπών για τη διεξαγωγή τους

4. Διαχείριση έργου και πιστοποίηση φυσικού αντικειµένου

Τµήµα Κοινωνικής Μέριµνας και Αλληλεγγύης και Τµήµα Προγραµµατισµού, σε συνεργασία µε τις αντίστοιχες Οµάδες Έργου (που είναι υπεύθυνες για τη διαχείριση, την υποστήριξη και την υλοποίηση του έργου), και τη Διεύθυνση, το Τµήµα Οικονοµικής Διαχείρισης και Ανθρώπινου Δυναµικού και τις αντίστοιχες επιτροπές Παρακολούθησης και Παραλαβής Έργου

Αντικείµενο της µονάδας διαχείρισης έργου και πιστοποίησης φυσικού αντικειµένου είναι η παρακολούθηση εκτέλεσης των έργων, ώστε να προβαίνει στους απαιτούµενους ελέγχους και διορθωτικές ενέργειες, όταν απαιτούνται, αλλά και να πιστοποιεί το φυσικό αντικείµενο του έργου

5. Οικονοµική διαχείριση των έργων

Τµήµα Οικονοµικής Διαχείρισης και Ανθρώπινου Δυναµικού

Αντικείµενο της µονάδας οικονοµικής διαχείρισης είναι ο έλεγχος των παραστατικών, ο έλεγχος της νοµιµότητας των διαδικασιών που ακολουθούνται, οι πληρωµές, οι εισπράξεις και η ενηµέρωση του λογιστικού συστήµατος. Η µονάδα είναι οργανωτικά διαφοροποιηµένη και µε σαφήνεια από την παραπάνω οµάδα διαχείρισης έργου και πιστοποίησης φυσικού αντικειµένου

6. Εσωτερικός έλεγχος

Εκπρόσωπος της Διοίκησης ή ο αναπληρωτής του σε συνεργασία µε το Τµήµα Προγραµµατισµού

Αντικείµενο της µονάδας είναι ο εσωτερικός έλεγχος του συστήµατος διαχειριστικής επάρκειας, µέσω εσωτερικών επιθεωρήσεων, για την αναγνώριση των µη συµµορφώσεων του συστήµατος και για την αξιολόγηση της λήψης σχετικών διορθωτικών ή/και προληπτικών ενεργειών. Με τον εσωτερικό έλεγχο ελέγχεται η συµµόρφωση των προβλεπόµενων ενεργειών µε το πρότυπο, η εφαρµογή, η αποτελεσµατικότητα και η αποδοτικότητα τους. Ιδιαίτερη έµφαση, σε αυτό το επίπεδο διαχειριστικής επάρκειας, δίνεται στη δηµιουργία και τον έλεγχο της αποτελεσµατικής τήρησης των φακέλων των έργων

Οι αρµόδιες υπηρεσίες για τις ανωτέρω διαδικασίες αποτελούν λειτουργικές µονάδες µε

συγκεκριµένες αρµοδιότητες και µε προσδιορισµένη περιγραφή καθηκόντων. Καθορίζονται

επίσης τα αρµόδια όργανα που είναι επιφορτισµένα µε τη λήψη των απαιτούµενων

αποφάσεων για τις ανωτέρω διαδικασίες.






33

Η ΚΕΚΠΑ-ΔΙΕΚ µέσω του εγκεκριµένου Οργανογράµµατός της το οποίο είναι και το

λειτουργικό της Οργανόγραµµα εξασφαλίζει τις σχετικές λειτουργίες (προγραµµατισµού,

ωρίµανσης, διαχείρισης δηµοσίων συµβάσεων, παρακολούθησης/ πιστοποίησης φυσικού

αντικειµένου, οικονοµικής διαχείρισης και εσωτερικού ελέγχου) και δεν στηρίζεται σε

υπηρεσίες άλλων φορέων.

Οι ευθύνες και οι αρµοδιότητες κοινοποιούνται στο προσωπικό αµέσως µετά την πρόσληψή

του στην ΚΕΚΠΑ-ΔΙΕΚ και αναθεωρούνται όταν απαιτείται στη βάση των αναγκών της

επιχείρησης και ενδεχόµενων νέων απαιτήσεων. Οι αρµοδιότητες που προκύπτουν από την

εφαρµογή του Συστήµατος Διαχειριστικής Επάρκειας περιγράφονται αναλυτικά στην σχετική

τεκµηρίωση του Συστήµατος.

Το Λειτουργικό Οργανόγραµµα της ΚΕΚΠΑ-ΔΙΕΚ µε το οποίο γνωρίζει το προσωπικό της

επιχείρησης τις υποχρεώσεις του αλλά και καλύπτονται πλήρως όλες οι φάσεις υλοποίησης

ενός έργου είναι το ακόλουθο:






34

Κ Ε Κ Π Α - Δ Ι Ε Κ

Απόφ.67/2012: Ορισµός υπεύθυνου ποιότητας (εκπρόσωπου διοίκησης)Απόφ.68/2012: Ορισµός υπεύθυνων ποιότητας διεύθυνσης/τµηµάτωνΑπόφ.69/2012: Ορισµός υπεύθυνων ποιότητας έργων

ΙΟΥΝΙΟΣ 2012ΓΡΑΦΕΙΟ ΠΟΙΟΤΗΤΑΣ ΤΜΗΜΑΤΟΣΠΡΟΓΡΑΜΜΑΤΙΣΜΟΥ ΚΕΚΠΑ-ΔΙΕΚ

ΔΙΕΥΘΥΝΣΗ

ΔΙΕΥΘΥΝΤΗΣ Γιάννης Γρηγορίου

(αναπλ.: Μαρία Αποστολίδη)

ΔΙΟΙΚΗΤΙΚΟ ΣΥΜΒΟΥΛΙΟ

ΝΟΜΙΚΟΣ ΣΥΜΒΟΥΛΟΣ

ΓΡΑΜΜΑΤΕΙΑ Δ.Σ., ΠΡΟΕΔΡΟΥ, ΔΙΕΥΘΥΝΤΗ

ΣΥΜΒΟΥΛΙΟ ΠΡΟΓΡΑΜΜΑΤΙΣΜΟΥ

(τυχόν) ΕΞΩΤΕΡΙΚΟΙ ΣΥΝΕΡΓΑΤΕΣ

ΤΜΗΜΑ ΟΙΚΟΝΟΜΙΚΗΣ ΔΙΑΧΕΙΡΙΣΗΣ & ΑΝΘΡΩΠΙΝΟΥ ΔΥΝΑΜΙΚΟΥ

Μιχάλης Γεωργαλάς (αναπλ.: Βάσω Φραντζή)

ΓΡΑΦΕΙΟ

ΟΙΚΟΝΟΜΙΚΗΣ ΔΙΑΧΕΙΡΙΣΗΣ (Λογιστήριο-Ταµείο)

ΓΡΑΦΕΙΟ

ΠΡΟΣΩΠΙΚΟΥ & ΜΙΣΘΟΔΟΣΙΑΣ

ΓΡΑΦΕΙΟ

ΣΥΝΤΗΡΗΣΕΩΝ, ΤΕΧΝΙΚΗΣ

ΥΠΟΣΤΗΡΙΞΗΣ & ΝΕΩΝ

ΤΕΧΝΟΛΟΓΙΩΝ

ΓΡΑΦΕΙΟ

ΔΙΑΧΕΙΡΙΣΗΣ ΥΛΙΚΩΝ & ΑΠΟΘΗΚΗΣ

ΓΡΑΦΕΙΟ

ΠΡΟΜΗΘΕΙΩΝ & ΠΕΡΙΟΥΣΙΑΚΩΝ ΣΤΟΙΧΕΙΩΝ

ΓΡΑΦΕΙΟ

ΟΡΓΑΝΩΣΗΣ & ΔΙΑΧΕΙΡΙΣΗΣ ΣΥΓΧΡΗΜΑΤΟΔΟΤΟΥΜΕΝΩΝ

ΠΡΟΓΡΑΜΜΑΤΩΝ

ΓΡΑΦΕΙΟ

ΜΕΛΕΤΩΝ, ΑΝΑΠΤΥΞΗΣ, ΠΡΟΒΟΛΗΣ & ΠΟΙΟΤΗΤΑΣ

ΤΜΗΜΑ ΠΟΙΟΤΗΤΑΣ ΖΩΗΣ, ΠΡΟΛΗΨΗΣ & ΠΡΟΑΓΩΓΗΣ ΤΗΣ

ΥΓΕΙΑΣ Κατερίνα Αχµάντ

(αναπλ.: Γιώτα Παπαθωµά)

ΓΡΑΦΕΙΟ

ΑΓΩΓΗΣ, ΠΡΟΑΓΩΓΗΣ & ΠΡΩΤΟΒΑΘΜΙΑΣ

ΥΓΕΙΑΣ

ΓΡΑΦΕΙΟ

ΕΛΕΥΘΕΡΟΥ ΧΡΟΝΟΥ &

ΔΡΑΣΕΩΝ ΣΤΑ ΚΟΙΝΩΝΙΚΑ ΚΕΝΤΡΑ

ΥΠΕΥΘΥΝΟΣ ΠΟΙΟΤΗΤΑΣ Σπύρος Ιατρόπουλος (αναπλ.: Νίκος Αντωνάκης)

ΕΡΓΟ "ΚΗΦΗ" Μαρία Σταµούλη (αναπλ.: Μαρία Ζαβού)

ΕΡΓΟ "ΒΣΣ" Νικολέτα

Τσαµάνδουρα (αναπλ.: Ειρήνη Κολληµένου)

ΓΡΑΦΕΙΟ

ΟΛΟΚΛΗΡΩΜΕΝΗΣ ΚΑΛΥΨΗΣ

ΗΛΙΚΙΩΜΕΝΩΝ

ΤΜΗΜΑ ΚΟΙΝΩΝΙΚΗΣ ΜΕΡΙΜΝΑΣ & ΑΛΛΗΛΕΓΓΥΗΣ Μαρία Αποστολίδη

(αναπλ.: Αίγλη Λευκαδίτου)

ΓΡΑΦΕΙΟ

ΦΥΛΑΞΗΣ ΒΡΕΦΩΝ & ΠΑΙΔΙΩΝ

ΕΡΓΟ "Βρεφονηπιακοί-Παιδικοί Σταθµοί" Μίνα Κεχρή

(αναπλ.: Άννα Στανιού)

ΓΡΑΦΕΙΟ

ΔΗΜΙΟΥΡΓΙΚΗΣ ΑΠΑΣΧΟΛΗΣΗΣ

ΠΑΙΔΙΩΝ

ΕΡΓΟ "ΚΔΑΠ" Μαρία Βούλγαρη

(αναπλ.: Κατερίνα Χαραλάµπους)

ΓΡΑΦΕΙΟ

ΠΑΡΟΧΗΣ ΥΠΗΡΕΣΙΩΝ & ΚΟΙΝΩΝΙΚΗΣ ΕΝΤΑΞΗΣ ΑµεΑ

ΕΡΓΑ: "Κέντρο Διηµέρευσης ΑµεΑ",

"ΚΔΑΠµεΑ", "Υπηρεσία

Μεταφοράς ΑµεΑ", "Ευρωπαϊκά Προγράµµατα

Νεολαία σε Δράση" Αλέκα Μπινιώρη

(αναπλ.: Ράνια Μαυροϊορδανίδου)

ΓΡΑΦΕΙΟ

ΚΑΛΥΨΗΣ ΑΝΑΓΚΩΝ ΕΥΑΛΩΤΩΝ ΚΟΙΝΩΝΙΚΩΝ ΟΜΑΔΩΝ

ΕΡΓΟ "Κοινωνικό Παντοπωλείο" Τζένη Παρισάκη

(αναπλ.: Γεωργία Μπισχινιώτου)

ΤΜΗΜΑ ΠΡΟΓΡΑΜΜΑΤΙΣΜΟΥ

Νίκος Αντωνάκης (αναπλ.: Σταυρούλα Καρτσιδήµα)

ΕΡΓΟ "Ευρωπαϊκό Πρόγραµµα Rom-Up" Νίκος Αντωνάκης

(αναπλ.: Ιουλία Τριανταφύλλου)

ΕΡΓΟ "ΤοπΕΚΟ" Νίκος Αντωνάκης

(αναπλ.: Σταυρούλα Καρτσιδήµα)

ΕΡΓΟ "ΤοπΣΑ" Νίκος Αντωνάκης

(αναπλ.: Σταυρούλα Καρτσιδήµα)

ΕΡΓΟ "Ιατροκοινωνικά Κέντρα ΡΟΜ"

Ιουλία Τριανταφύλλου (αναπλ.: Μαρία Γκρούγια)

ΓΡΑΦΕΙΟ

ΔΙΟΙΚΗΣΗΣ, ΣΠΟΥΔΩΝ & ΕΚΠΑΙΔΕΥΣΗΣ

ΤΜΗΜΑ ΠΑΙΔΕΙΑΣ-ΔΙΕΚ

Φίλιππος Καλογιάννης (αναπλ.: Δήµητρα Μιχαηλίδου)

ΕΡΓΑ: "Ευρωπαϊκό Πρόγραµµα Grundtvig & Leonardo" Φίλιππος

Καλογιάννης (αναπλ.: Δήµητρα Μιχαηλίδου)






35

5.2.2 Παρακολούθηση και τήρηση της ισχύουσας νοµοθεσίας

Η ΚΕΚΠΑ-ΔΙΕΚ εφαρµόζει διαδικασία για την παρακολούθηση και τήρηση της ισχύουσας

νοµοθεσίας. Μέσω της εφαρµογής της διαδικασίας παρακολουθείται η νοµοθεσία και

ειδικότερα το εφαρµοστέο και κοινοτικό δίκαιο για τα συγχρηµατοδοτούµενα έργα, τις

κρατικές χρηµατοδοτήσεις, τις δηµόσιες συµβάσεις έργων, προµηθειών και υπηρεσιών, τη

δηµοσιονοµική διαχείριση, το περιβάλλον και την υγεία και ασφάλεια στην εργασία, καθώς

και όλα όσα απαιτούνται από το πρότυπο ΕΛΟΤ 1429:2008.

Αρµόδια όργανα για τη διενέργεια της διαδικασίας, όσον αφορά στην παρακολούθηση και

τήρηση της ισχύουσας νοµοθεσίας, είναι το Τµήµα Οικονοµικής Διαχείρισης και Ανθρώπινου

Δυναµικού και όσον αφορά στην εξασφάλιση της νοµικής υποστήριξης αρµόδιο είναι η

Νοµική Υπηρεσία που ανήκει στη Διεύθυνση. Για το σκοπό αυτό, η Νοµική Υπηρεσία έχει

πρόσβαση σε βάσεις νοµικών πληροφοριών και σε σχετικές ιστοσελίδες (π.χ. Εθνικό

Τυπογραφείο, Βάση δεδοµένων: www.npid.gr, Βάση δεδοµένων: www.dimosnet.gr,

www.europa.eu)

Σχετική Διαδικασία: Δ2 Διαδικασία παροχή νοµικής υποστήριξης και παρακολούθησης και τήρησης ισχύουσας Νοµοθεσίας

5.2.3 Εκπρόσωπος της Διοίκησης

Το Διοικητικό Συµβούλιο της ΚΕΚΠΑ-ΔΙΕΚ έχει ορίσει Υπεύθυνο Ποιότητας, ο οποίος

ανεξάρτητα από τις υπόλοιπες αρµοδιότητες και υποχρεώσεις του, είναι εξουσιοδοτηµένος

και έχει την συνολική ευθύνη για:

• να εξασφαλίζει την εφαρµογή, τη διατήρηση και τη συνεχή βελτίωση του καθιερωµένου

Συστήµατος Διαχειριστικής Επάρκειας

• να επικοινωνεί µε εξωτερικά µέρη για θέµατα που αφορούν το σύστηµα

• να παρακολουθεί τις διεργασίες του συστήµατος, ώστε να διασφαλίζεται η τήρηση των

κανονιστικών απαιτήσεων του προτύπου ΕΛΟΤ 1429:2008

• να ενηµερώνει τη Διοίκηση της επιχείρησης σχετικά µε την απόδοση/επίδοση του

Συστήµατος Διαχειριστικής Επάρκειας και τις ανάγκες για τη βελτίωσή του






36

• να ευαισθητοποιεί του προσωπικό της επιχείρησης για την τήρηση των κανονιστικών

απαιτήσεων και των απαιτήσεων του παρόντος προτύπου

Ειδικότερα, ο Εκπρόσωπος της Διοίκησης είναι αρµόδιος για:

• τη σύνταξη και την έκδοση του Εγχειριδίου Διαχειριστικής Επάρκειας, καθώς και για τον

σχεδιασµό των Διαδικασιών, των Διεργασιών, των Οδηγιών Εργασίας και των

τυποποιηµένων Εντύπων του ΣΔΕΠ, σε συνεργασία µε το εµπλεκόµενο προσωπικό

• την τήρηση, την ενηµέρωση (µε τις ισχύουσες εκδόσεις) και την τεκµηριωµένη διανοµή

των εγγράφων του Συστήµατος Διαχειριστικής Επάρκειας, συµπεριλαµβανοµένων και

των εγγράφων που λαµβάνονται από εξωτερικούς φορείς

• τον έλεγχο της ορθής τήρησης των Αρχείων που σχετίζονται µε το Σύστηµα

Διαχειριστικής Επάρκειας

• τον προγραµµατισµό και τη διενέργεια των Εσωτερικών Επιθεωρήσεων σε συνεργασία

µε τη Διεύθυνση

• την οργάνωση των περιοδικών Ανασκοπήσεων από τη Διοίκηση

• την παρακολούθηση υλοποίησης και την επιβεβαίωση αποτελεσµατικής εφαρµογής των

διορθωτικών ή/και προληπτικών ενεργειών που σχεδιάζονται

• το χειρισµό των παραπόνων και τη διερεύνηση του βαθµού ικανοποίησής τους

Ο Εκπρόσωπος της Διοίκησης έχει άµεση πρόσβαση στο ανώτατο επίπεδο Διοίκησης της

επιχείρησης (Διοικητικό Συµβούλιο, Πρόεδρο, Αντιπρόεδρο και Διευθυντή), καθώς και το

δικαίωµα υποβολής κατάλληλων εισηγήσεων για τα θέµατα της εφαρµογής του Συστήµατος

Διαχειριστικής Επάρκειας και της επίτευξης των στόχων για την εφαρµογή του.

Τέλος, ο Εκπρόσωπος Διοίκησης έχει άµεση συνεργασία µε τους Υπεύθυνους Ποιότητας

κάθε Τµήµατος. Ο Υπεύθυνος Ποιότητας κάθε Τµήµατος είναι ορισµένος υπάλληλος του

αντίστοιχου Τµήµατος, και έχει την ευθύνη για:

• την τήρηση του Φακέλου Ποιότητας σε κάθε Τµήµα,

• την ενηµέρωση του προσωπικού του Τµήµατος αναφορικά µε τα έντυπα και τις

διαδικασίες που πρέπει να εφαρµόζουν

• την ενηµέρωση του προσωπικού του Τµήµατος αναφορικά µε τροποποιήσεις στην

εφαρµογή διαδικασιών ή στην τήρηση αρχείων






37

• την άµεση ενηµέρωση του Εκπροσώπου Διοίκησης σε περίπτωση συλλογής στοιχείων

για ανασκοπήσεις, επιθεωρήσεις, κ.ά.

• την τήρηση στο Φάκελο Ποιότητας των εξωτερικών εγγράφων που αφορούν στο Τµήµα

και την αντικατάσταση τους σε περίπτωση κυκλοφορίας νεότερων εκδόσεων

• την ενηµέρωση του Εκπροσώπου Διοίκησης για οποιαδήποτε µεταβολή ή

επικαιροποίηση σε νοµοθεσία ή άλλα εξωτερικά έγγραφα που ενδέχεται να επηρεάζουν

διαδικασίες του ΣΔΕΠ

5.2.4 Υπεύθυνος έργου και οµάδα έργου

Σε κάθε έργο, η διοίκηση της επιχείρησης έχει ορίσει υπεύθυνο έργου και οµάδα έργου µε

σαφώς καθορισµένους ρόλους, έχοντας επιλέξει στελέχη που διαθέτουν τα κατάλληλα

προσόντα. Ο υπεύθυνος έργου ορίζεται είτε µε απόφαση του Διοικητικού Συµβουλίου, σε

περίπτωση που υπάρχει ταύτιση µε την ευθύνη διαχείρισης και λειτουργίας συγκεκριµένης

δοµής, είτε από τη Διεύθυνση, σε περίπτωση που το έργο αποτελεί διατοµεακή

δραστηριότητα της επιχείρησης.

Ο υπεύθυνος έργου προέρχεται από τις λειτουργικές θέσεις της επιχείρησης. Η οµάδα έργου

ορίζεται κατά τα αρχικά στάδια του έργου και είναι υπεύθυνη για τη διαχείριση, την

υποστήριξη και την υλοποίηση του έργου

5.3 Επικοινωνία Η Διοίκηση της ΚΕΚΠΑ-ΔΙΕΚ φροντίζει για τη διαθεσιµότητα όλων των αναγκαίων πόρων

ώστε να είναι εφικτή και κατά το δυνατόν εύκολη η επικοινωνία εντός και εκτός της ΚΕΚΠΑ-

ΔΙΕΚ.

Μέσω των σχετικών διαδικασιών η ΚΕΚΠΑ-ΔΙΕΚ διασφαλίζει ότι επιτυγχάνονται:

• η επίγνωση της σηµασίας της αποτελεσµατικής και αποδοτικής υλοποίησης έργων

• η ικανοποίηση των κανονιστικών απαιτήσεων

• η ενηµέρωση των Διαχειριστικών Αρχών και των κύριων ενδιαφερόµενων για το έργο

• η αµφίδροµη επικοινωνία µεταξύ των συντελεστών του έργου

Η επικοινωνία διακρίνεται σε εξωτερική και εσωτερική επικοινωνία, ως εξής:






38

• Εσωτερική Επικοινωνία: Η εσωτερική επικοινωνία αφορά την επικοινωνία µεταξύ των

υπηρεσιών της επιχείρησης. Πολιτική της ΚΕΚΠΑ-ΔΙΕΚ είναι να εξασφαλίζεται η

απρόσκοπτη εσωτερική επικοινωνία σε όλα τα επίπεδα οργάνωσης και λειτουργίας της,

µε τρόπο που συµβάλλει στη διάχυση της απαραίτητης γνώσης και γενικότερης

πληροφορίας και στη διατήρηση και την αποτελεσµατικότητα του εφαρµοζόµενου

Συστήµατος Διαχειριστικής Επάρκειας. H Διοίκηση, στα πλαίσια του ΣΔΕ έχει καθιερώσει

συγκεκριµένες διαδικασίες επικοινωνίας εσωτερικά της επιχείρησης.

Για την διασφάλιση της εσωτερικής επικοινωνίας µεταξύ όλων των επιπέδων οργάνωσης

και λειτουργίας της επιχείρησης χρησιµοποιούνται πίνακες ανακοινώσεων, οι οποίοι

βρίσκονται σε εµφανή και κεντρικά σηµεία της έδρας της επιχείρησης και κάθε

ξεχωριστής εγκατάστασης που στεγάζει Δοµή της επιχείρησης. Επιπλέον, η εσωτερική

επικοινωνία διευκολύνεται τόσο από τη χρήση του υφιστάµενου εσωτερικού δικτύου Η/Υ

που επιτρέπει τη γρήγορη κοινοποίηση ηλεκτρονικών µηνυµάτων, όσο και από τη

διενέργεια τακτικών συναντήσεων – συσκέψεων µεταξύ των στελεχών και των µελών του

προσωπικού των διαφόρων Τµηµάτων και Γραφείων και Δοµών της επιχείρησης, που

προγραµµατίζονται και συγκαλούνται µε ευθύνη της Διοίκησης ή/και του Διευθυντή ή/και

των αρµόδιων Προϊσταµένων Τµηµάτων. Επιπλέον, ένας άλλος τρόπος εσωτερικής

επικοινωνίας είναι και η επικοινωνία που πραγµατοποιείται µεταξύ των υπαλλήλων της

επιχείρησης µε τη χρήση εντύπων στο πλαίσιο του ΣΔΕΠ, αλλά και η προφορική

επικοινωνία µεταξύ τους η οποία αποτελεί µια πιο άτυπη µορφή επικοινωνίας. Τέλος, σε

περίπτωση που κρίνεται σκόπιµο (ειδικότερα όταν κριθεί ότι απαιτείται τεκµηριωµένη

λήψη γνώσης), ο Πρόεδρος, ο Αντιπρόεδρος, ο Διευθυντής, οι Προϊστάµενοι Τµηµάτων,

ο Εκπρόσωπος της Διοίκησης, ο Υπεύθυνος Έργου δύνανται να εκδίδουν εσωτερικά

σηµειώµατα (εσωτερική αλληλογραφία), οι αποδέκτες των οποίων υπογράφουν ότι

έλαβαν γνώση σχετικά. Με ευθύνη του Διευθυντή της επιχείρησης εκδίδονται επιπλέον

και εσωτερικές εγκύκλιοι εάν κριθεί σκόπιµο, ενώ η Γραµµατεία του Διευθυντή µεριµνά για

την κοινοποίηση στους προβλεπόµενους αποδέκτες.

• Εξωτερική Επικοινωνία: Ο τρόπος µε τον οποίο η επιχείρηση επικοινωνεί µε άλλες

Υπηρεσίες και Αρχές καθορίζεται στις διαδικασίες του ΣΔΕΠ. Η επιχείρηση ακολουθεί

συγκεκριµένη διαδικασία για την επικοινωνία µε ενδιαφερόµενους εξωτερικούς φορείς

(π.χ. Διαχειριστική Αρχή, φορείς πιστοποίησης), προκειµένου να εξασφαλίζεται η κάλυψη

των απαιτήσεων που τίθενται από την Ευρωπαϊκή Ένωση για τα συγχρηµατοδοτούµενα






39

έργα καθώς και οι υποχρεώσεις που προκύπτουν από την εφαρµογή προτύπων (π.χ.

ΕΛΟΤ 1429:2008).






40

5.4 Ανασκόπηση του συστήµατος και προγραµµατισµός 5.4.1 Ανασκόπηση συστήµατος

Το Σύστηµα Διαχειριστικής Επάρκειας της ΚΕΚΠΑ-ΔΙΕΚ είναι δυναµικό, ευέλικτο και

εξελίσσεται παράλληλα µε τις ανάγκες της επιχείρησης µε σκοπό τη συνεχή του βελτίωση.

Πολιτική της επιχείρησης είναι το Σύστηµα Διαχειριστικής Επάρκειας που εφαρµόζει, να

ανασκοπείται συστηµατικά και σε καθορισµένα χρονικά διαστήµατα, από τη Διοίκηση µε

σκοπό:

• να εξασφαλίζεται η συνεχιζόµενη καταλληλότητα, επάρκεια και αποτελεσµατικότητά του,

ώστε να ικανοποιούνται διαρκώς οι απαιτήσεις του προτύπου ΕΛΟΤ 1429:2008 και των

κριτηρίων διαχειριστικής επάρκειας και της πολιτικής της επιχείρησης

• να διαπιστώνονται οι ευκαιρίες για βελτίωση και οι ανάγκες για αναθεωρήσεις και

τροποποιήσεις, συµπεριλαµβανοµένων των αντικειµενικών στόχων και των συστατικών

στοιχείων της Δέσµευσης της Διοίκησης

Σχετική διαδικασία: Δ3 Διαδικασία Ανασκόπησης Συστήµατος Διαχειριστικής Επάρκειας

5.4.2 Ετήσιος προγραµµατισµός έργων

Η ΚΕΚΠΑ-ΔΙΕΚ διατηρεί και εφαρµόζει διαδικασία κατάρτισης και αναθεώρησης ετήσιου

προγράµµατος για έργα που αφορούν προµήθειες και για έργα που υλοποιεί µε ίδια µέσα,

προκειµένου να εξασφαλιστεί µέσω του ετήσιου προγραµµατισµού η αποτελεσµατική

υλοποίηση των έργων και η βέλτιστη κατανοµή πόρων.

Σχετική Διαδικασία: Δ4 Διαδικασία Ετήσιου Προγραµµατισµού Έργων και Επανεξέτασης-Αναθεώρησής του






41

6 Ανθρώπινο δυναµικό και υλικοτεχνική υποδοµή

Πολιτική της ΚΕΚΠΑ-ΔΙΕΚ είναι να εξασφαλίζονται και να διατίθενται όλοι οι αναγκαίοι πόροι

(ανθρώπινο δυναµικό, υλικοτεχνική υποδοµή, εξοπλισµός και υλικά) για την εφαρµογή, τη

διατήρηση και τη διαρκή βελτίωση της αποτελεσµατικότητας του εφαρµοζόµενου

Συστήµατος Διαχειριστικής Επάρκειας

6.1 Ανθρώπινο δυναµικό και περιβάλλον εργασίας Στο πλαίσιο της δέσµευσης που αναλαµβάνει η ΚΕΚΠΑ-ΔΙΕΚ για την σωστή εφαρµογή του

ΣΔΕΠ, περιλαµβάνεται και η διασφάλιση ότι το προσωπικό (ανθρώπινο δυναµικό), του

οποίου η εργασία επηρεάζει (άµεσα ή/και έµµεσα) την ποιότητα των εργασιών που

αναλαµβάνονται στο πλαίσιο διαχείρισης των συγχρηµατοδοτούµενων έργων, διαθέτει όλα

τα απαιτούµενα προσόντα, συµπεριλαµβανοµένης της αναγκαίας επιστηµονικής κατάρτισης,

των δεξιοτήτων, της εκπαίδευσης και της εµπειρίας, ώστε να είναι σε θέση να εκτελεί µε

επάρκεια τα καθήκοντά του

Η επιχείρηση για την υλοποίηση αυτής της πολιτικής:

• εντοπίζει τις ανάγκες σε προσωπικό για την αποτελεσµατική λειτουργία του συστήµατος

• έχει προσδιορίσει µε σαφήνεια τις αρµοδιότητες, τις υπευθυνότητες και τα καθήκοντα που

συνεπάγεται η κάθε Θέση Εργασίας µε βάση τις σχετικές περιγραφές του ΣΔΕΠ και τον

Εσωτερικό Κανονισµό Υπηρεσιών, όπως αυτός βρίσκεται σε ισχύ κάθε στιγµή

6.1 Ανθρώπινο δυναµικό και υλικοτεχνική υποδοµή

6.2 Υποδοµές, εξοπλισµός και µέσα

6.2.1 Γενικά 6.2.2 Υποδοχή Τεχνολογίας

Πληροφορίας και Επικοινωνίας (ΤΠΕ)






42

• εντοπίζει τις ανάγκες σε εκπαίδευση/ κατάρτιση/ επιµόρφωση του προσωπικού και τις

αντιµετωπίζει κατάλληλα και τεκµηριωµένα µε στόχο τη βελτίωση της τεχνογνωσίας και

των δεξιοτήτων τους στη διαχείριση έργων και σε θέµατα ποιότητας

Η επιχείρηση δεσµεύεται να καθορίζει και να διαχειρίζεται το εργασιακό περιβάλλον κατά

τέτοιο τρόπο, ώστε να εξασφαλίζει την ασφαλή, ποιοτική και αποδοτική εργασία του

προσωπικού σε συνθήκες που προάγουν την προσωπική και επαγγελµατική εξέλιξη και

κατά συνέπεια τη συµµόρφωση των επιµέρους εργασιών του µε τις προδιαγεγραµµένες

απαιτήσεις των αντίστοιχων εκτελούµενων εργασιών και παρεχοµένων υπηρεσιών. Μέσα

στο παραπάνω πλαίσιο, και σύµφωνα πάντα και µε την ισχύουσα νοµοθεσία για την

εξασφάλιση της υγείας και ασφάλειας στην εργασία, έχει οριστεί Τεχνικός Ασφαλείας και

Ιατρός Εργασίας.

Σχετική διαδικασία: Δ5 Διαδικασία Διαχείρισης Ανθρώπινου Δυναµικού

6.2 Υποδοµές, εξοπλισµός και µέσα 6.2.1 Γενικά

Η οµαλή λειτουργία του ΣΔΕΠ και η επίτευξη των σκοπών και των στόχων που τίθενται από

τη Διοίκηση της ΚΕΚΠΑ-ΔΙΕΚ, προϋποθέτουν τη διαθεσιµότητα των κατάλληλων

υλικοτεχνικών υποδοµών. Η επιχείρηση δεσµεύεται να καθορίζει, να καθιστά διαθέσιµη και

να διατηρεί συνεχώς κατάλληλη και σύγχρονη την αναγκαία υλικοτεχνική υποδοµή, ώστε να

επιτυγχάνεται η συµµόρφωση των εκτελούµενων εργασιών διαχείρισης

συγχρηµατοδοτούµενων έργων µε τις προδιαγεγραµµένες απαιτήσεις, στη βάση της

νοµιµότητας, της διαφάνειας και της ορθής επιστηµονικής και τεχνολογικής πρακτικής και να

καλύπτει γενικότερα τις ανάγκες για αποτελεσµατική εκτέλεση των διεργασιών του

συστήµατος.

Στη συγκεκριµένη διαδικασία, λοιπόν, εξειδικεύονται οι απαιτήσεις για τις υποδοµές,

εξοπλισµό και µέσα, για την υλοποίηση των έργων του, όσον αφορά την επάρκειά τους και

την σωστή τους συντήρηση.

Στην γενικότερη υποδοµή της επιχείρησης περιλαµβάνονται:

• οι κτιριακές εγκαταστάσεις και οι καθορισµένοι εργασιακοί και υποστηρικτικοί χώροι

• τα δίκτυα παροχών (π.χ. τηλεπικοινωνιακό, ηλεκτρικό, νερού, κ.ά.)






43

• ο µηχανογραφικός εξοπλισµός και τα λογισµικά πακέτα διαχείρισης γραφείου και

εκτέλεσης εργασιών (hardware και λογισµικό Η/Υ, δίκτυο Η/Υ, κ.λπ.)

• τα οχήµατα µεταφοράς προσωπικού συµπεριλαµβανοµένων οχηµάτων ειδικού τύπου για

τη µεταφορά ατόµων µε αναπηρίες

• τα λογισµικά που είναι απαραίτητα για την εκτέλεση των εργασιών που αναλαµβάνονται

• λοιπός εξοπλισµός (γραφεία, κλιµατιστικά, πυροσβεστήρες κ.λπ.)

Η καταλληλότητα των υποδοµών της επιχείρησης εξετάζεται µε συστηµατικό τρόπο κατά τη

διαδικασία της ετήσιας ανασκόπησης από τη Διοίκηση, αλλά και µέσα από οριζόντιες

επιθεωρήσεις.

Τέλος, η συντήρηση του εξοπλισµού µπορεί να γίνεται τόσο από το προσωπικό της

επιχείρησης όσο και από εξωτερικούς φορείς.

Σχετική Διαδικασία: Δ6 Διαδικασία διαχείρισης και συντήρησης υλικοτεχνικής υποδοµής

6.2.2 Υποδοµή Τεχνολογίας Πληροφορίας και Επικοινωνίας

Η ΚΕΚΠΑ-ΔΙΕΚ διαθέτει την κατάλληλη υποδοµή τεχνολογίας πληροφορικής και

επικοινωνίας (ΤΠΕ) για την υποστήριξη του ΣΔΕΠ. Συγκεκριµένα, εξασφαλίζεται η ύπαρξη

ΤΠΕ στη διαχείριση έργων και στην οικονοµική διαχείριση των έργων. Μάλιστα, διαθέτει και

υποστηρικτικά λογισµικά π.χ. λογισµικό διαχείρισης έργων, λογισµικό οικονοµικής

διαχείρισης, λογισµικό γραφείου κίνησης οχηµάτων, κ.λπ.

Σχετική Διαδικασία: Δ6 Διαδικασία διαχείρισης και συντήρησης υλικοτεχνικής υποδοµής






44

7 Υλοποίηση του έργου

7.1 Διεργασίες έναρξης του έργου

7.1.1

Καταγραφή αναγκών

7.1.2 Προετοιµασία και ωρίµανση

7.2 Διεργασίες σχεδιασµού

7.2.1

Οργάνωση έργου και ανάγκες σε προσωπικό και εξοπλισµό

7.2.2 Πρόγραµµα ελέγχων

7.2.3 Χρονοδιάγραµµα έργου

7.2.4 Δείκτες παρακολούθησης του έργου

7.2.5 Διαχείριση κινδύνων

7.3 Εκτέλεση µε ίδια µέσα – Ανάθεση συµβάσεων µε δηµόσιο διαγωνισµό

7.3.1 Γενικά 7.3.2 Εκτέλεση

έργου µε ίδια µέσα

7.3.3 Εκτέλεση έργου µε ανάδοχο

7.3.3.3 Έλεγχος προσφορών

7.3.3.4 Χειρισµός ενστάσεων

7.3.3.5 Υπογραφή σύµβασης και ολοκλήρωση διαγωνισµού

7.3.3.1 Γενικά

7.3.3.2 Προετοιµασία και διενέργεια διαγωνισµού






45

Πολιτική της ΚΕΚΠΑ-ΔΙΕΚ είναι να καθορίζει µε λεπτοµέρεια όλες τις απαιτήσεις που

σχετίζονται µε τις εκτελούµενες εργασίες στο πλαίσιο υλοποίησης των διαφόρων διακριτών

φάσεων/ σταδίων διαχείρισης συγχρηµατοδοτούµενων έργων.

7.5 Διεργασίες διαχειριστικού κλεισίµατος του έργου

7.4 Παρακολούθηση της εκτέλεσης του έργου

7.4.1 Γενικά 7.4.2 Έλεγχοι ποιότητας

εκτέλεσης του έργου και πιστοποίηση φυσικού

αντικειµένου

7.4.3 Παραλαβή έργου

7.4.4 Επικοινωνία και αναφορές

7.4.5 Έλεγχος αλλαγών

7.4.6 Οικονοµική διαχείριση


7.4.6.2 Παρακολούθηση προϋπολογισµού

έργου

7.4.6.3 Έλεγχος των απαιτήσεων πληρωµών






46

Η ΚΕΚΠΑ-ΔΙΕΚ λειτουργεί βάσει ενός συστήµατος διεργασιών που έχει καθορίσει και

αναπτύξει, προκειµένου να ικανοποιήσει τις απαιτήσεις των ωφελούµενων των έργων αλλά

και των Διαχειριστικών Αρχών για να επιτύχει τους σκοπούς και τους στόχους τους.

Για την ορθή και ποιοτική διαχείριση των έργων από την ΚΕΚΠΑ-ΔΙΕΚ έχουν αναγνωρισθεί

και προσδιορισθεί οι αλληλεπιδράσεις µεταξύ των διεργασιών και έχουν καθορισθεί

αντικειµενικοί σκοποί για την ποιότητα, προκειµένου να βελτιωθεί η αποδοτικότητα και

αποτελεσµατικότητα των διεργασιών.

Το Σύστηµα Διαχειριστικής Επάρκειας αφορά στο σύνολο της ζωής του κύκλου ζωής των

συγχρηµατοδοτούµενων έργων και ορίζει τις τεχνικές, τους κανόνες και τις διαδικασίες

διαχείρισης όσον αφορά κυρίως στις εξής δεκαπέντε (15) διαδικασίες:

• Δ1-ΔΙΑΔΙΚΑΣΙΑ ΔΙΑΧΕΙΡΙΣΗΣ ΕΓΓΡΑΦΩΝ ΚΑΙ ΑΡΧΕΙΩΝ

• Δ2-ΔΙΑΔΙΚΑΣΙΑ ΠΑΡΟΧΗΣ ΝΟΜΙΚΗΣ ΥΠΟΣΤΗΡΙΞΗΣ ΚΑΙ ΠΑΡΑΚΟΛΟΥΘΗΣΗΣ ΚΑΙ

ΤΗΡΗΣΗΣ ΙΣΧΥΟΥΣΑΣ ΝΟΜΟΘΕΣΙΑΣ

• Δ3-ΔΙΑΔΙΚΑΣΙΑ ΑΝΑΣΚΟΠΗΣΗΣ ΣΔΕΠ

• Δ4-ΔΙΑΔΙΚΑΣΙΑ ΕΤΗΣΙΟΥ ΠΡΟΓΡΑΜΜΑΤΟΣ ΕΡΓΩΝ ΚΑΙ ΕΠΑΝΕΞΕΤΑΣΗΣ-

ΑΝΑΘΕΩΡΗΣΗΣ ΤΟΥ

• Δ5-ΔΙΑΔΙΚΑΣΙΑ ΔΙΑΧΕΙΡΙΣΗΣ ΑΝΘΡΩΠΙΝΟΥ ΔΥΝΑΜΙΚΟΥ

• Δ6-ΔΙΑΔΙΚΑΣΙΑ ΔΙΑΧΕΙΡΙΣΗΣ-ΣΥΝΤΗΡΗΣΗΣ ΥΛΙΚΟΤΕΧΝΙΚΗΣ ΥΠΟΔΟΜΗΣ

• Δ7-ΔΙΑΔΙΚΑΣΙΑ ΩΡΙΜΑΝΣΗΣ ΚΑΙ ΣΧΕΔΙΑΣΜΟΥ ΕΡΓΩΝ, ΕΠΙΛΟΓΗΣ ΑΜΕΣΑ

ΩΦΕΛΟΥΜΕΝΩΝ ΕΡΓΩΝ ΕΚΤ ΚΑΙ ΔΙΑΧΕΙΡΙΣΗΣ ΠΟΙΟΤΗΤΑΣ ΕΡΓΩΝ

• Δ8-ΔΙΑΔΙΚΑΣΙΑ ΕΚΤΕΛΕΣΗΣ ΕΡΓΟΥ ΜΕ ΙΔΙΑ ΜΕΣΑ

• Δ9-ΔΙΑΔΙΚΑΣΙΑ ΕΚΤΕΛΕΣΗΣ ΕΡΓΟΥ ΜΕ ΑΝΑΔΟΧΟ

• Δ10-ΔΙΑΔΙΚΑΣΙΑ ΠΑΡΑΚΟΛΟΥΘΗΣΗΣ ΕΚΤΕΛΕΣΗΣ ΕΡΓΟΥ

• Δ11-ΔΙΑΔΙΚΑΣΙΑ ΟΙΚΟΝΟΜΙΚΗΣ ΔΙΑΧΕΙΡΙΣΗΣ

• Δ12-ΔΙΑΔΙΚΑΣΙΑ ΕΣΩΤΕΡΙΚΩΝ ΕΠΙΘΕΩΡΗΣΕΩΝ

• Δ13-ΔΙΑΔΙΚΑΣΙΑ ΕΝΤΟΠΙΣΜΟΥ ΜΗ ΣΥΜΜΟΡΦΩΣΕΩΝ ΚΑΙ ΔΙΟΡΘΩΤΙΚΩΝ

ΠΡΟΛΗΠΤΙΚΩΝ ΕΝΕΡΓΕΙΩΝ

• Δ14-ΔΙΑΔΙΚΑΣΙΑ ΙΚΑΝΟΠΟΙΗΣΗΣ ΕΠΩΦΕΛΟΥΜΕΝΩΝ-ΕΜΠΛΕΚΟΜΕΝΩΝ ΜΕΡΩΝ

• Δ15-ΔΙΑΔΙΚΑΣΙΑ ΑΞΙΟΛΟΓΗΣΗΣ ΚΑΙ ΑΠΟΛΟΓΙΣΜΟΥ

Στο ακόλουθο σχήµα διαφαίνεται η συνολική προσέγγιση της ΚΕΚΠΑ-ΔΙΕΚ και ο κύκλος

ζωής του έργου όπως τον αντιλαµβάνεται η Διοίκηση της ΚΕΚΠΑ-ΔΙΕΚ:






47

Η ΚΕΚΠΑ-ΔΙΕΚ φροντίζει ώστε η παροχή υπηρεσιών διαχείρισης έργων να γίνεται κάτω

από ελεγχόµενες συνθήκες και συγκεκριµένα:

• οι πληροφορίες που αφορούν την πορεία του έργου καταγράφονται σε σχετικά Έντυπα

και τηρούνται στον Φάκελο Έργου ώστε να είναι δυνατή και εύκολη η πρόσβαση στα

στοιχεία σε όλο το ενδιαφερόµενο προσωπικό. Αντίστοιχα καταγράφονται οι σχετικές

απαιτήσεις οι οποίες κοινοποιούνται στους εκάστοτε αρµόδιους για την ικανοποίησή τους,

• οι πληροφορίες που αφορούν την επάρκεια µέσων (υλικών, εξοπλισµού) για την ορθή

λειτουργία των διαδικασιών τηρούνται ενήµερες µέσω λογισµικού προγράµµατος και είναι

διαθέσιµες στο αρµόδιο προσωπικό της ΚΕΚΠΑ-ΔΙΕΚ,

• το Σύστηµα Διαχείρισης της Ποιότητας έχει ενσωµατώσει οδηγίες εργασίας ώστε να

διασφαλιστεί η τυποποίηση των ενεργειών του προσωπικού κατά την εκτέλεση των

διαφόρων εξειδικευµένων εργασιών,

• γίνεται χρήση κατάλληλου εξοπλισµού, ο οποίος αγοράζεται βάσει καθορισµένων

προδιαγραφών ενώ συντηρείται και ελέγχεται σε τακτά χρονικά διαστήµατα ώστε να

διασφαλίζεται η αξιοπιστία του,






48

• το κλείσιµο του έργου γίνεται από το αρµόδιο προσωπικό σύµφωνα µε την τήρηση

σχετικών διαδικασιών.

7.1 Διεργασίες έναρξης του έργου (Παρ. 7.1.1 Καταγραφή αναγκών και Παρ. 7.1.2 Προετοιµασία και ωρίµανση)

Στο ακόλουθο διάγραµµα φαίνονται τα βασικά βήµατα που ακολουθούνται από την ΚΕΚΠΑ-

ΔΙΕΚ κατά τις διαδικασίες έναρξης του έργου:






49

Κατά την περίοδο των προκαταρκτικών ενεργειών και την προετοιµασία των έργων γίνεται η

αρχική διαπίστωση της αναγκαιότητάς τους, η αξιολόγηση της σκοπιµότητας και της

εφικτότητάς τους, ο καθορισµός του αντικειµένου, ο προγραµµατισµός και η εκπόνηση των

απαιτούµενων µελετών, ο καθορισµός του τρόπου υλοποίησης, η κατάρτιση του σχετικού

Τεχνικού Δελτίου και η ένταξή τους σε κάποιο Επιχειρησιακό Πρόγραµµα, ή άλλο

πρόγραµµα-πρωτοβουλία-κ.λπ., για τη χρηµατοδότησή τους.

Η διαδικασία εφαρµόζεται στο σύνολο των συγχρηµατοδοτούµενων έργων (Μελέτες και

Προµήθειες, Υλοποίηση Έργων µε Ίδια Μέσα) της ΚΕΚΠΑ-ΔΙΕΚ

Η ΚΕΚΠΑ-ΔΙΕΚ στα πλαίσια του στρατηγικού και επιχειρησιακού της σχεδιασµού καταρτίζει

διετές επιχειρησιακό σχέδιο όπου θέτει τους στρατηγικούς και επιχειρησιακούς της στόχους

για κάθε διετία. Το διετές πρόγραµµα της επιχείρησης εµπεριέχει ανάλυση ανά έτος

εφαρµογής και κάθε έτος συντάσσεται ετήσιος προϋπολογισµός. Μέσω του ετήσιου

προγράµµατος δράσης της επιχείρησης προσδιορίζονται τα έργα για τα οποία θα γίνει

αναλυτικός προσδιορισµός των απαιτήσεων σχεδιασµού και ωρίµανσής τους είτε πρόκειται

για προµήθειες-υπηρεσίες είτε πρόκειται για υλοποίηση έργων µε ίδια µέσα ακολουθώντας

τη σχετική διαδικασία Δ7 Διαδικασία ωρίµανσης και σχεδιασµού έργων, επιλογής άµεσα

ωφελούµενων έργων ΕΚΤ και διαχείρισης ποιότητας έργων.

Η επιχείρηση συντάσσει τον Φάκελο του Έργου σύµφωνα µε το Σχέδιο Φακέλου Έργου µε

καταγραφή των απαιτούµενων ενεργειών ωρίµανσης σύµφωνα µε τη διαδικασία Δ7.

Η επιχείρηση για τα έργα που χρηµατοδοτούνται από το Ευρωπαϊκό Κοινωνικό Ταµείο και

όταν απαιτείται από τη φύση του έργου ακολουθεί συγκεκριµένη διαδικασία επιλογής των

άµεσα ωφελούµενων η οποία εξαρτάται κάθε φορά από τα κριτήρια επιλογής που θέτει το

κάθε συγχρηµατοδοτούµενο έργο (µοριοδότηση)

Η επιχείρηση µέσω του τµήµατος Προγραµµατισµού παρακολουθεί συστηµατικά τις

προσκλήσεις που εκδίδονται από τις διαχειριστικές αρχές

7.2 Διεργασίες σχεδιασµού (Παρ. 7.2.1 Οργάνωση έργου και ανάγκες σε προσωπικό και εξοπλισµό, Παρ. 7.2.2

Πρόγραµµα ελέγχων, Παρ. 7.2.3 Χρονοδιάγραµµα έργου, Παρ.7.2.4 Δείκτες

παρακολούθησης, 7.2.5 Διαχείριση κινδύνων)






50

Η επιχείρηση µε σκοπό τη συντονισµένη διεύθυνση και τον έλεγχο των έργων εκπονεί

Σχέδιο Διαχείρισης Έργου που αποτελεί µέρος του Φακέλου του Έργου και στο οποίο

αναφέρονται τα εξής: αντικείµενο του έργου, οργάνωση του έργου, πρόγραµµα ελέγχων,

χρονοδιάγραµµα, δείκτες παρακολούθησης, διαχείριση κινδύνων, οικονοµική διαχείριση,

σχέδιο διαχείρισης επικοινωνίας, σχέδιο διαχείρισης αλλαγών.

7.2.1 Οργάνωση έργου και ανάγκες σε προσωπικό και εξοπλισµό

Η επιχείρηση µέσω του ελέγχου του δικτύου διεργασιών µε σχέσεις και αλληλεπιδράσεις

εξασφαλίζει την αξιοποίηση όλων των πόρων (ανθρώπινο δυναµικό, πληροφορίες, υλικά,

εξοπλισµοί και µέσα) για την επίτευξη των στόχων της. Σε περίπτωση µη-επάρκειας αυτών

προβαίνει στις απαραίτητες αποφάσεις απόκτησης επιπλέον πόρων.


Η επιχείρηση προβαίνει ακολουθεί συγκεκριµένη διαδικασία ελέγχου της υλοποίησης ενός

έργου µέσω συγκεκριµένων κριτηρίων τόσο κατά την εκτέλεση όσο και κατά την

πιστοποίησης του φυσικού αντικειµένου

7.2.3 Χρονοδιάγραµµα έργου

Η επιχείρηση προβαίνει σε χρονικό προγραµµατισµό των έργων που υλοποιεί µε βάση τον

διετή προγραµµατισµό της αλλά και την ετήσια εξειδίκευσης αυτού σε ετήσιο

προϋπολογισµό και πρόγραµµα δράσης. Κάθε έργο που υλοποιείται παρακολουθείται

τακτικά σε σχέση πάντα και µε το ισχύον πλαίσιο των διαχειριστικών αρχών αλλά και των

κριτηρίων που θέτει η επιχείρηση

7.2.4 Δείκτες παρακολούθησης

Η επιχείρηση καθορίζει δείκτες παρακολούθησης των έργων που υλοποιεί ώστε να υπάρχει

σαφής καταγραφή της εξέλιξης του έργου, της ενδιάµεσης αποδοτικότητας, της τελικής

αξιολόγησης αλλά και της µελλοντικής αξιοποίησης αυτών.


Η επιχείρηση, µέσω της διαχείρισης κινδύνων, προβαίνει σε προληπτικές ενέργειες για

αποφυγή αστοχιών µε µέτρο τη διακινδύνευση (πιθανότητα εµφάνισης αρνητικού γεγονότος

και σοβαρότητα συνεπειών)

Σχετική διαδικασία: Δ7 Διαδικασία Ωρίµανσης και Σχεδιασµού έργων, Επιλογής

άµεσα ωφελούµενων έργων ΕΚΤ και Διαχείρισης Ποιότητας έργων






51

7.3 Εκτέλεση µε ίδια µέσα και ανάθεση συµβάσεων µε δηµόσιο διαγωνισµό 7.3.1 Γενικά

Η επιχείρηση ανάλογα µε το είδος του κάθε έργου αλλά και τις ικανότητες της προβαίνει

στην εκτέλεση ενός έργου είτε µέσω ίδιων µέσων (κατά κανόνα ο τρόπος εκτέλεσης των

έργων της σύµφωνα πάντα µε όσα ορίζονται στο καταστατικό της αλλά και µε τις κάθε φορά

δεσµεύσεις που αναλαµβάνει ή µε την πρόσθετη απόκτηση προσωπικού που εξασφαλίζει)

είτε µέσω ανάθεσης σε τρίτους. Οι επωφελούµενοι των έργων της επιχείρησης καθορίζονται

και από τη φύση της και το καταστατικό της αλλά και από τα πρόγραµµα των διαχειριστικών

αρχών.

7.3.2 Εκτέλεση έργου µε ίδια µέσα

Η επιχείρηση σύµφωνα και µε το καταστατικό της υλοποιεί κατά κανόνα έργα µε ίδια µέσα.

Ο τρόπος υλοποίησης καθορίζεται από τις ελάχιστες προϋποθέσεις του κάθε

προγράµµατος. Μέσω της συγκεκριµένης διαδικασίας για υλοποίηση µε ίδια µέσα, η

επιχείρηση κάθε φορά δεσµεύεται για την παροχή του προσωπικού που θα απασχοληθεί σε

ένα έργο είτε αυτό προέρχεται από το ήδη υπάρχον προσωπικό της είτε από πρόσθετο

προσωπικό το οποίο η επιχείρηση εξασφαλίζει να προσλάβει για το κάθε συγκεκριµένο έργο

Σχετική διαδικασία: Δ8 Διαδικασία Εκτέλεσης έργου µε ίδια µέσα


Μέσω σχετικής διαδικασίας η επιχείρηση, όταν απαιτείται, προβαίνει στην εκτέλεση ενός

έργο µε ανάδοχο ακολουθώντας όλη την πορεία από την προετοιµασία του διαγωνισµού

έως και την υπογραφή της σύµβασης και την ολοκλήρωση του διαγωνισµού






52


7.3.3.2 Προετοιµασία & Διενέργεια Διαγωνισµού

7.3.3.3 Έλεγχος Προσφορών

7.3.3.4 Χειρισµός Ενστάσεων

7.3.3.5 Υπογραφή Σύµβασης και Ολοκλήρωση Διαγωνισµού

Σχετική διαδικασία: Δ9 Διαδικασία Εκτέλεση έργου µε ανάδοχο

7.4 Παρακολούθηση της εκτέλεσης του έργου 7.4.1 Γενικά

Κατά την υλοποίηση ενός έργου η επιχείρηση ακολουθεί συγκεκριµένα βήµατα για τον

έλεγχο της φυσικής και οικονοµικής εξέλιξης του κάθε έργου µε βάση πάντα το Σχέδιο

Διαχείρισης του Έργου, τις απαιτήσεις του εκάστοτε Τεχνικού Δελτίου ή όσα αλλά µπορεί να

προβλέπονται από τη σχετική νοµοθεσία.

7.4.2 Έλεγχοι ποιότητας εκτέλεσης του έργου και πιστοποίηση φυσικού


Η επιχείρηση προβαίνει σε έλεγχο της λειτουργίας του έργου µε επαρκή συχνότητα που

εξασφαλίζει την πρόληψη, τον εντοπισµό και την επίλυση των προβληµάτων


Η επιχείρηση όταν απαιτείται ακολουθεί συγκεκριµένη διαδικασία παραλαβής ενός έργου µε

πρότερη πιστοποίηση του προς παράδοση φυσικού αντικειµένου


Η επιχείρηση προβαίνει σε εσωτερική και εξωτερική επικοινωνία για έγκαιρη ενηµέρωση για

οτιδήποτε αφορά το κάθε έργο που υλοποιεί, για τυχόν αλλαγές που επιβάλλουν αλλαγή στο

σχεδιασµό, κ.λπ., βασιζόµενη και στο Σχέδιο Διαχείρισης Επικοινωνίας του Σχεδίου

Διαχείρισης του Έργου. Επίσης ανταποκρίνεται στις υποχρεώσεις των διαχειριστικών αρχών

για υποβολή εκθέσεων µε συγκεκριµένη µορφή. Τέλος έχει συνεχή επικοινωνία µε τις

διαχειριστικές αρχές σε όλη τη διάρκεια του έργου.






53

Η επικοινωνία της επιχείρησης µε τους ωφελούµενους ενός έργου και τα υπόλοιπα

εµπλεκόµενα µέρη βασίζεται σε συγκεκριµένες δράσεις δηµοσιότητας που ακολουθεί και µε

τις οποίες δηµοσιοποιούνται τα αποτελέσµατα του κάθε έργου, ο φορέας χρηµατοδότησης,

κ.λπ.


Η επιχείρηση µέσω του Σχεδίου Διαχείρισης του Έργου προβαίνει στη διαχείριση των

απαραίτητων αλλαγών που απαιτεί ένα έργο κατά την υλοποίηση του

Σχετική διαδικασία: Δ10 Διαδικασία Παρακολούθησης Εκτέλεσης Έργου



Η επιχείρηση ακολουθεί συγκεκριµένη διαδικασία για την παρακολούθηση του

προϋπολογισµού του κάθε έργου, για τη διεκπεραίωση των πληρωµών του έργου και για

την τήρηση διακριτού λογιστικού συστήµατος.

7.4.6.2 Παρακολούθηση Προϋπολογισµού Έργου

Μέσω συγκεκριµένης διαδικασίας η επιχείρηση παρακολουθεί τον προϋπολογισµό του κάθε

έργου επικαιροποιώντας το φάκελο έργου όταν απαιτείται για τυχόν αλλαγές και µεταβολές

στον προϋπολογισµό. Μέσω των ηλεκτρονικών βάσεων διαχείρισης έργων και οικονοµικής

διαχείρισης που η επιχείρηση τηρεί γίνεται περισσότερο αποτελεσµατική αυτή η

παρακολούθηση. Στα πλαίσια επίσης του Σχεδίου Διαχείρισης του Έργου τηρείται το Σχέδιο

Διαχείρισης Αλλαγών το οποίο και επικαιροποιείται κάθε φορά που προκύπτει µια αλλαγή

στο αντικείµενο, τα παραδοτέα, το χρονοδιάγραµµα ή τους πόρους του έργου.

7.4.6.3 Έλεγχος Των Απαιτήσεων Πληρωµών

Μέσω του Σχέδιου Διαχείρισης του Έργου ακολουθείται η οικονοµική διαχείριση του κάθε

έργου µέσω του οικονοµικού προγραµµατισµού του κάθε έργου µε βάση πάντα τον

αναλυτικό προϋπολογισµό του κάθε έργου σε συνδυασµό µε τον απαιτούµενο χρόνο

υλοποίησης. Μέσω της διαδικασίας οικονοµικής διαχείρισης ελέγχεται η νοµιµότητα και η

κανονικότητα του οικονοµικού αντικειµένου του κάθε έργου και γίνεται διασταύρωση των

πληρωµών µε τα στοιχεία του φυσικού αντικειµένου του έργου.






54

Σχετική διαδικασία: Δ11 Διαδικασία Οικονοµικής Διαχείρισης

7.5 Διεργασίες διαχειριστικού κλεισίµατος του έργου Η επιχείρηση προβαίνει σε ενέργειες που εξασφαλίζουν ότι:

• έχουν επιτευχθεί οι στόχοι του έργου

• έχουν ελεγχθεί και εγκριθεί τα παραδοτέα

• έχει βεβαιωθεί η περαίωση των εργασιών σύµφωνα µε τις εφαρµοστέες διατάξεις

• έχει βεβαιωθεί η ολοκλήρωση του οικονοµικού αντικειµένου ως την αποπληρωµή

• έχει παραδοθεί το σχέδιο λειτουργίας και συντήρησης όταν και όπου απαιτείται.

• είναι πλήρως συµπληρωµένο το αρχείο του έργου και διατηρείται κατάλληλα ώστε να

χρησιµοποιηθεί για τη λειτουργία και τη συντήρηση καθώς και για ενδεχόµενους

µελλοντικούς ελέγχους

Σχετική διαδικασία: Δ10 Διαδικασία Παρακολούθησης Εκτέλεσης Έργου






55

8 Απολογισµός, ανάλυση και αξιολόγηση αποτελεσµάτων

8.1 Γενικά Η ΚΕΚΠΑ-ΔΙΕΚ διατηρεί και εφαρµόζει διαδικασίες εσωτερικής επιθεώρησης, διαχείρισης µη

συµµόρφωσης, αποκλίσεων και προληπτικών ενεργειών προκειµένου αρχικά να ελέγχει τις

διεργασίες του συστήµατος, να εντοπίζει τυχόν προβλήµατα, παράπονα και µη

συµµορφώσεις στην εφαρµογή του Συστήµατος Διαχειριστικής Επάρκειας που εφαρµόζει

και έπειτα να υλοποιεί τις κατάλληλες διορθωτικές ενέργειες.

Επιπλέον, µετράει και αξιολογεί την αποτελεσµατικότητα και την αποδοτικότητα των

διεργασιών που σχετίζονται µε την υλοποίηση των συγχρηµατοδοτούµενων έργων, µετά

από επεξεργασία δεδοµένων που προέρχονται από εκθέσεις ελέγχου τρίτων ή παραπόνων,

κ.ά., προκειµένου να βελτιώσει και να αναβαθµίσει τη διαχειριστική της ικανότητα

Η επιχείρηση έχει αναπτύξει και εφαρµόζει τεκµηριωµένες διαδικασίες παρακολούθησης,

µέτρησης, ανάλυσης και βελτίωσης µε σκοπό:

• την απόδειξη συµµόρφωσης σύµφωνα µε τις τιθέµενες προδιαγραφές και απαιτήσεις των

έργων,

• την εξασφάλιση συµµόρφωσης του Συστήµατος Διαχείρισης της Ποιότητας,

• τη διαρκή βελτίωση της αποτελεσµατικότητας του Συστήµατος Διαχείρισης της Ποιότητας,

8.1 Γενικά

8.2 Εσωτερικές επιθεωρήσεις

8.3 Εξωτερικοί έλεγχοι

8.4 Διαχείριση παραπόνων

8.5 Απολογισµός και συµπεράσµατα για βελτίωση και µελλοντική αξιοποίηση






56

8.2 Εσωτερικές επιθεωρήσεις Η ΚΕΚΠΑ-ΔΙΕΚ προγραµµατίζει και διενεργεί εσωτερικές επιθεωρήσεις ώστε να

αναγνωρίζονται οι µη συµµορφώσεις του συστήµατος και οι αποκλίσεις και να αξιολογείται η

λήψη διορθωτικών ή και προληπτικών ενεργειών. Συγκεκριµένα:

• καταρτίζεται και υλοποιείται πρόγραµµα εσωτερικών επιθεωρήσεων

• καθορίζονται διορθωτικές ενέργειες, όπου απαιτούνται

• καταγράφονται τα αποτελέσµατα των επιθεωρήσεων και ενηµερώνεται η διοίκηση

• παρακολουθείται και επιβεβαιώνεται η υλοποίηση των διορθωτικών ενεργειών µέσα σε

προκαθορισµένο χρονικό πλαίσιο

Σχετική διαδικασία: Δ12 Διαδικασία Εσωτερικών Επιθεωρήσεων Σχετική διαδικασία: Δ13 Διαδικασία Εντοπισµού µη-συµµορφώσεων και διορθωτικών προληπτικών ενεργειών

8.3 Εξωτερικοί έλεγχοι Η ΚΕΚΠΑ-ΔΙΕΚ παρέχει πρόσβαση σε αρχεία και φακέλους στην περίπτωση που

πραγµατοποιούνται εξωτερικοί έλεγχοι και επιθεωρήσεις που απαιτούνται από τον

κανονισµό λειτουργίας της και την ισχύουσα νοµοθεσία. Η επιχείρηση αντιµετωπίζει µε

ενιαία διαδικασία τους εξωτερικούς ελέγχους που γίνονται και την επικοινωνία που έχει µε τη

Διαχειριστική Αρχή κατά τη διάρκεια εκτέλεσης των συγχρηµατοδοτούµενων έργων.

Συνοπτικά:

• παρέχει όλα τα απαραίτητα αποδεικτικά στοιχεία που απαιτούνται για την εξαγωγή

αντικειµενικών συµπερασµάτων και υποστηρίζει γενικά τη συλλογή απαραίτητων

στοιχείων, παρέχοντας συνεντεύξεις και διευκολύνοντας τις επιτόπιες παρατηρήσεις

• υποβάλλει αντιρρήσεις ή αποδέχεται την έκθεση ελέγχου µε τα συµπεράσµατά της και τις

συστάσεις ή παρατηρήσεις, εφόσον υπάρχουν

• υλοποιεί όσα προβλέπονται στην έκθεση ελέγχου

Οι εξωτερικοί έλεγχοι καταγράφονται σε ειδικό έντυπο της σχετικής διαδικασίας






57

Σχετική διαδικασία: Δ13 Διαδικασία Εντοπισµού µη-συµµορφώσεων και διορθωτικών προληπτικών ενεργειών

8.4 Διαχείριση παραπόνων Η ΚΕΚΠΑ-ΔΙΕΚ επιδιώκει σταθερά την ανατροφοδότησή της µε κατάλληλες πληροφορίες

από τους επωφελούµενους της και από άλλα εµπλεκόµενα µέρη (stakeholders), ζητώντας

τη γνώµη τους (θετική ή αρνητική) για το επίπεδο και την ποιότητα των υπηρεσιών που

παρέχονται από τα Τµήµατα, τα Γραφεία και τις Δοµές της, διερευνώντας το βαθµό

ικανοποίησής τους. Οι διάφορες µορφές επικοινωνίας αξιοποιούνται µε στόχο τη συνεχή

βελτίωση της λειτουργίας της επιχείρησης και του βαθµού ικανοποίησης επωφελούµενων/

εµπλεκοµένων µερών.

Συγκεκριµένα, οι επωφελούµενοι/ εµπλεκόµενα µέρη µπορούν να εκφράσουν τη γνώµη τους

ή τα παράπονά τους µε τους εξής τρόπους:

• προφορικά, προσερχόµενοι στα διάφορα σηµεία επικοινωνίας της επιχείρησης

• γραπτά, µέσω υποβολής αίτησης

• ηλεκτρονικά, µέσω συµπλήρωσης σχετικού ερωτηµατολογίου που διατίθεται στην

ιστοσελίδα της επιχείρησης (www.kekpa.org)

Σχετική διαδικασία: Δ14 Διαδικασία ικανοποίησης επωφελούµενων-εµπλεκοµένων µερών


Η ΚΕΚΠΑ-ΔΙΕΚ αξιολογεί την καταλληλότητα, την επάρκεια και την αποτελεσµατικότητα του

Συστήµατος Διαχείρισης της Ποιότητας σε διαρκή βάση έχοντας υπόψη τη συνεχή βελτίωση

του, όπως έχουν αναφερθεί και ο William Edwards Deming και ο Walter Andrew Shewhart

µε τον κύκλο PDCA τη δεκαετία του 1950 (Plan > Do > Control > Act):

• Σχεδιάζω (ή αναθεωρώ για να βελτιώσω τα αποτελέσµατα)






58

• Εφαρµόζω (το σχέδιο και µετρώ την αποτελεσµατικότητά του)

• Ελέγχω (αξιολογώ τις µετρήσεις και εκθέτω τα αποτελέσµατα στη Διοίκηση)

• Βελτιώνω (αποφασίζω για τις αλλαγές που απαιτούνται για τη βελτίωση της διαδικασίας)

Η επιχείρηση έχει πάντα υπόψη της ότι το αποτέλεσµα της ποιότητας είναι συνάρτηση των

αποτελεσµάτων της ίδιας της εργασίας και του συνολικού κόστους αυτής, σύµφωνα και µε

το επόµενο κλάσµα που και αυτό προέρχεται από τις εργασίες του William Edwards

Deming:

(Ποιότητα=Αποτελέσµατα της εργασιακής προσπάθειας / Συνολικό κόστος: όταν τα άτοµα και οι οργανισµοί

εστιάζονται πρωταρχικά στην ποιότητα, τότε αυτή τείνει να αυξάνεται και τα κόστη να µειώνονται)

Πολιτική της ΚΕΚΠΑ-ΔΙΕΚ είναι να παρακολουθούνται, να ελέγχονται, να µετρώνται (όπου

είναι εφικτό) και να αξιολογούνται, όλα εκείνα τα χαρακτηριστικά των εργασιών διαχείρισης

των συγχρηµατοδοτούµενων έργων, τα οποία επαληθεύουν τη συµµόρφωσή της συνολικής

διαχείρισης µε τις προδιαγεγραµµένες απαιτήσεις του εφαρµοζόµενου Συστήµατος

Διαχειριστικής Επάρκειας, σε όλα τα στάδια που τη συνθέτουν. Ο απολογισµός

περιλαµβάνει, στα διάφορα στάδια διαχείρισης συγχρηµατοδοτούµενων έργων:

• την ανάλυση και αξιολόγηση των αποτελεσµάτων εφαρµογής µε βάση τις απαιτήσεις και

τους στόχους, την αντίληψη των ωφελούµενων, τις ορθές πρακτικές και τη βέλτιστη

αξιοποίηση των διατιθέµενων πόρων,






59

• τις εκθέσεις και αναφορές για λήψη αποφάσεων από τη διοίκηση και για επίλυση από

εξωτερικά µέρη, και τέλος

• το βαθµό της ικανοποίησης των στόχων, της κάλυψης των αναγκών, τις αποκλίσεις από

το σχεδιασµό, τα παράπονα και την αποδοτικότητα ανά έργο

Συνολική ανάλυση των αποτελεσµάτων της λειτουργίας και ελέγχου των διεργασιών του

συστήµατος, των εσωτερικών επιθεωρήσεων, των εξωτερικών ελέγχων, και των

παραπόνων πραγµατοποιείται από τη διοίκηση κατά τη Διαδικασία της Ανασκόπησης, απ’

όπου προκύπτουν σηµαντικά συµπεράσµατα για την πορεία του ΣΔΕΠ ως προς την

καταλληλότητα, την επάρκεια και την αποτελεσµατικότητά του, αλλά και προτάσεις για

βελτιώσεις στο µέλλον.

Σε ετήσια βάση, κατ’ ελάχιστο, πραγµατοποιείται ανασκόπηση του Συστήµατος Διαχείρισης

της Ποιότητας κατά την οποία επαναπροσδιορίζονται η Πολιτική, οι αντικειµενικοί σκοποί για

την ποιότητα και οι δείκτες παρακολούθησής τους και λαµβάνονται αποφάσεις για την

ανάγκη βελτίωσης υπηρεσιών και διεργασιών.

Σχετική διαδικασία: Δ15 Διαδικασία Αξιολόγησης και Απολογισµού






60

Παράρτηµα 1 Σχηµατική απεικόνιση ΣΔΕΠ

Δίδεται έµφαση στην οριζόντια/επιχειρησιακή δοµή υλοποίησης έργων (Έργο Α, Έργο Β) µε τον ορισµό στελεχών της κάθετης/ιεραρχικής δοµής στις οµάδες έργου. Η υλοποίηση έργων αρχίζει µε την σύλληψη της ιδέας ενός έργου για να καλύψει ανάγκες των (άµεσα) ωφελούµενων των έργων και τις απαιτήσεις της Διαχειριστικής Αρχής (από αριστερά) και ολοκληρώνεται µε τη µέτρηση της ικανοποίησης των ενδιαφεροµένων µερών (δεξιά) και ειδικότερα των άµεσα

!

ΚΕΚΠΑ-ΔΙΕΚ !

ΤΜΗΜΑ

ΠΑΙΔΕΙΑΣ

ΣΤΕΛΕΧΟΣ

!

ΤΜΗΜΑ

ΟΙΚΟΝΟΜΙΚΗΣ ΔΙΑΧΕΙΡΙΣΗΣ & ΑΝΘΡΩΠΙΝΟΥ ΔΥΝΑΜΙΚΟΥ

!

ΤΜΗΜΑ

ΠΡΟΓΡΑΜΜΑΤΙΣΜΟΥ

!

ΤΜΗΜΑ

ΚΟΙΝΩΝΙΚΗΣ ΜΕΡΙΜΝΑΣ & ΑΛΛΗΛΕΓΓΥΗΣ

!

ΤΜΗΜΑ

ΠΟΙΟΤΗΤΑΣ ΖΩΗΣ, ΠΡΟΛΗΨΗΣ & ΑΓΩΓΗΣ

ΥΓΕΙΑΣ

5. Διοίκηση και Οργάνωση (Δ2, Δ3, Δ4)

ΣΤΕΛΕΧΟΣ

!

ΣΤΕΛΕΧΟΣ

!ΣΤΕΛΕΧΟΣ

!

ΣΤΕΛΕΧΟΣ

!ΣΤΕΛΕΧΟΣ

!

ΣΤΕΛΕΧΟΣ

!ΣΤΕΛΕΧΟΣ

!

ΣΤΕΛΕΧΟΣ

!ΣΤΕΛΕΧΟΣ

!

4. Σύστηµα Διαχειριστικής Επάρκειας (Δ1)

7. Υλοποίηση Έργου

!ΥΠΕΥΘΥΝΟΣ ΕΡΓΟΥ

ΟΜΑΔΑ ΕΡΓΟΥ

ΕΡΓΟ Α

ΥΠΕΥΘΥΝΟΣ ΕΡΓΟΥ

ΟΜΑΔΑ ΕΡΓΟΥ

ΕΡΓΟ Β

6. Ανθρώπινο δυναµικό και υλικοτεχνική υποδοµή (Δ5, Δ6)

!

8. Απολογισµός, ανάλυση και αξιολόγηση αποτελεσµάτων (Δ12, Δ13, Δ14, Δ15)

!

7.1 ΔΙΕΡΓΑΣΙΕΣ

ΕΝΑΡΞΗΣ ΕΡΓΟΥ

(Δ7)

7.1.1 ΚΑΤΑΓΡΑΦΗ ΑΝΑΓΚΩΝ

7.1.2

ΠΡΟΕΤΟΙΜΑΣΙΑ ΚΑΙ ΩΡΙΜΑΝΣΗ

7.2 ΔΙΕΡΓΑΣΙΕΣ ΣΧΕΔΙΑΣΜΟΥ

(Δ7)

7.3 ΕΚΤΕΛΕΣΗ

ΕΡΓΟΥ ΜΕ ΙΔΙΑ ΜΕΣΑ & ΑΝΑΘΕΣΗ

ΣΥΜΒΑΣΕΩΝ ΜΕ ΔΗΜΟΣΙΟ ΔΙΑΓΩΝΙΣΜΟ

7.2.1 ΟΡΓΑΝΩΣΗ ΕΡΓΟΥ ΚΑΙ ΑΝΑΓΚΕΣ ΣΕ

ΠΡΟΣΩΠΙΚΟ ΚΑΙ ΕΞΟΠΛΙΣΜΟ

7.2.2 ΠΡΟΓΡΑΜΜΑ ΕΛΕΓΧΩΝ

7.2.3 ΧΡΟΝΟΔΙΑΓΡΑ-ΜΜΑ ΕΡΓΟΥ

7.2.4 ΔΕΙΚΤΕΣ

ΠΑΡΑΚΟΛΟΥΘΗΣΗΣ

7.2.5 ΔΙΑΧΕΙΡΙΣΗ ΚΙΝΔΥΝΩΝ

7.4 ΠΑΡΑΚΟΛΟΥΘΗ-ΣΗ ΕΚΤΕΛΕΣΗΣ

ΕΡΓΟΥ

(Δ10)

7.3.2 ΕΚΤΕΛΕΣΗ ΕΡΓΟΥ ΜΕ ΙΔΙΑ ΜΕΣΑ

(Δ8)

7.3.3 ΕΚΤΕΛΕΣΗ ΕΡΓΟΥ ΜΕ ΑΝΑΔΟΧΟ

(Δ9)

7.4.2 ΕΛΕΓΧΟΙ

ΠΟΙΟΤΗΤΑΣ ΤΩΝ ΔΙΕΡΓΑΣΙΩΝ ΤΟΥ ΕΡΓΟΥ ΚΑΙ

ΠΙΣΤΟΠΟΙΗΣΗ ΦΥΣΙΚΟΥ

ΑΝΤΙΚΕΙΜΕΝΟΥ 7.4.3

ΠΑΡΑΛΑΒΗ ΕΡΓΟΥ 7.4.4

ΕΠΙΚΟΙΝΩΝΙΑ ΚΑΙ ΑΝΑΦΟΡΕΣ

7.4.5 ΕΛΕΓΧΟΣ ΑΛΛΑΓΩΝ

7.4.6 ΟΙΚΟΝΟΜΙΚΗ ΔΙΑΧΕΙΡΙΣΗ

(Δ11)

7.5 ΔΙΕΡΓΑΣΙΕΣ

ΔΙΑΧΕΙΡΙΣΤΙΚΟΥ ΚΛΕΙΣΙΜΑΤΟΣ ΤΟΥ ΕΡΓΟΥ

ΕΝΔΙΑΦΕΡΟΜΕΝΑ

ΜΕΡΗ

ΔΙΑΧΕΙΡΙΣΤΙΚΗ

ΑΡΧΗ

–

ΩΦΕΛΟΥΜΕΝΟΙ

ΤΟΥ

ΕΡΓΟΥ

ΕΝΔΙΑΦΕΡΟΜΕΝΑ

ΜΕΡΗ

ΔΙΑΧΕΙΡΙΣΤΙΚΗ

ΑΡΧΗ

–

ΩΦΕΛΟΥΜΕΝΟΙ

ΤΟΥ

ΕΡΓΟΥ

!






61

ωφελούµενων από το έργο. Περιλαµβάνει τις διεργασίες υλοποίησης έργου, στηρίζεται στη διάθεση πόρων (κεφ. 6), στις εποπτικές και απολογιστικές διεργασίες (κεφ. 8) και διευθύνεται από την ηγεσία, Διοίκηση (κεφ.5).

5 Διοίκηση και οργάνωση

6 Ανθρώπινο δυναµικό και υλικοτεχνική υποδοµή

5.1 Δέσµευση της διοίκησης

5.2 Οργάνωση

5.2.1 Οργανωτική δοµή και

λειτουργίες 5.2.2 Παρακολούθηση και τήρηση της ισχύουσας

νοµοθεσίας

5.2.3 Εκπρόσωπος της διοίκησης

5.2.4 Υπεύθυνος έργου και Οµάδα έργου

5.3 Επικοινωνία

5.4 Ανασκόπηση του συστήµατος και προγραµµατισµός

5.4.1 Ανασκόπηση συστήµατος 5.4.2 Ετήσιος

προγραµµατισµός έργων

6.1 Ανθρώπινο δυναµικό και υλικοτεχνική υποδοµή

6.2 Υποδοµές, εξοπλισµός και µέσα

6.2.1 Γενικά 6.2.2 Υποδοχή Τεχνολογίας

Πληροφορίας και Επικοινωνίας (ΤΠΕ)






62

7 Υλοποίηση του έργου

7.1 Διεργασίες έναρξης του έργου

7.1.1 Καταγραφή

αναγκών 7.1.2 Προετοιµασία και ωρίµανση

7.2 Διεργασίες σχεδιασµού

7.2.1 Οργάνωση έργου και ανάγκες σε προσωπικό και εξοπλισµό


7.2.3 Χρονοδιάγραµµα

έργου

7.2.4 Δείκτες παρακολούθησης του έργου


7.3 Εκτέλεση µε ίδια µέσα – Ανάθεση συµβάσεων µε δηµόσιο διαγωνισµό

7.3.1 Γενικά 7.3.2 Εκτέλεση έργου µε ίδια µέσα


7.3.3.3 Έλεγχος προσφορών

7.3.3.4 Χειρισµός ενστάσεων

7.3.3.5 Υπογραφή σύµβασης και ολοκλήρωση διαγωνισµού


7.3.3.2 Προετοιµασία και διενέργεια διαγωνισµού






63

7.5 Διεργασίες διαχειριστικού κλεισίµατος του έργου

7.4 Παρακολούθηση της εκτέλεσης του έργου

7.4.1 Γενικά 7.4.2 Έλεγχοι ποιότητας

εκτέλεσης του έργου και πιστοποίηση φυσικού







7.4.6.2 Παρακολούθηση προϋπολογισµού

έργου

7.4.6.3 Έλεγχος των απαιτήσεων πληρωµών






64

8 Απολογισµός, ανάλυση και αξιολόγηση αποτελεσµάτων

8.1 Γενικά

8.2 Εσωτερικές επιθεωρήσεις

8.3 Εξωτερικοί έλεγχοι

8.4 Διαχείριση παραπόνων







65

Παράρτηµα 2 Τυπικό και λειτουργικό οργανόγραµµα της ΚΕΚΠΑ-ΔΙΕΚ

Τυπικό οργανόγραµµα

ΚΕΚΠΑ-ΔΙΕΚ

ΟΜΑΔΑ ΕΡΓΟΥ6

ΤΟΠΣΑ


ΤΟΠΕΚΟ


ΡΟΜ


ΣΥΔ


ΚΔΑΠµεΑ


ΚΕΝΤΡΟ ΔΙΗΜΕΡΕΥΣΗΣ ΑµεΑ


ΠΑΙΔΙΚΟΙ-ΒΡΕΦΟΝΗΠΙΑΚΟΙ ΣΤΑΘΜΟΙ, ΚΔΑΠ


ΚΗΦΗ


ΒΣΣ

ΔΙΕΥΘΥΝΣΗ2

ΔΙΕΥΘΥΝΤΗΣ

ΔΙΟΙΚΗΤΙΚΟ ΣΥΜΒΟΥΛΙΟ1

ΠΡΟΕΔΡΟΣ





ΔΟΜΕΣ5

'Παιδικοί & Βρεφονηπιακοί Σταθµοί'

ΓΡΑΦΕΙΟ4


ΔΟΜΕΣ5

'Κέντρα Δηµιουργικής Απασχόλησης Παιδιών'

ΔΟΜΕΣ5

'Παιδικές Βιβλιοθήκες και Εκπαιδευτικά Προγράµµατα για

παιδιά'

ΓΡΑΦΕΙΟ4

ΔΗΜΙΟΥΡΓΙΚΗΣ ΑΠΑΣΧΟΛΗΣΗΣ ΠΑΙΔΙΩΝ

ΔΟΜΗ5

'Κέντρο Διηµέρευσης ΑµεΑ' ΔΟΜΕΣ5

'Κέντρα Δηµιουργικής Απασχόλησης Παιδιών µε Αναπηρίες'

ΔΟΜΕΣ5

Προώθησης στην απασχόληση: Παραγωγικοί Συνεταιρισµοί ΑµεΑ

ΔΟΜΗ5

Υπηρεσία µεταφοράς ΑµεΑ ΔΟΜΗ5

Στέγη Υποστηριζόµενης Διαβίωσης

ΓΡΑΦΕΙΟ4

ΠΑΡΟΧΗΣ ΥΠΗΡΕΣΙΩΝ & ΚΟΙΝΩΝΙΚΗΣ ΕΝΤΑΞΗΣ

ΑµεΑ

ΔΟΜΕΣ5

'Κέντρα Στήριξης Ροµά & Ευπαθών οµάδων' ΔΟΜΗ5

'Κοινωνικό Παντοπωλείο' ΔΟΜΗ5

Κάλυψη αναγκών αστέγων ΔΟΜΗ5

για την αντιµετώπιση της κακοποίησης και παραµέλησης

ΓΡΑΦΕΙΟ4

ΚΑΛΥΨΗΣ ΑΝΑΓΚΩΝ ΕΥΑΛΩΤΩΝ ΚΟΙΝΩΝΙΚΩΝ

ΟΜΑΔΩΝ

ΔΟΜΕΣ5

ηµερήσιας φροντίδας ηλικιωµένων

ΔΟΜΕΣ5

κατ' οίκον στήριξης ηλικιωµένων ΓΡΑΦΕΙΟ4



ΓΡΑΦΕΙΟ4


ΤΜΗΜΑ3 ΠΑΙΔΕΙΑΣ-ΔΙΕΚ

ΤΜΗΜΑ3 ΠΡΟΓΡΑΜΜΑΤΙΣΜΟΥ

ΤΜΗΜΑ3 ΠΟΙΟΤΗΤΑΣ ΖΩΗΣ, ΠΡΟΛΗΨΗΣ & ΠΡΟΑΓΩΓΗΣ ΤΗΣ

ΥΓΕΙΑΣ

ΤΜΗΜΑ3 ΚΟΙΝΩΝΙΚΗΣ ΜΕΡΙΜΝΑΣ & ΑΛΛΗΛΕΓΓΥΗΣ

ΤΜΗΜΑ3 ΟΙΚΟΝΟΜΙΚΗΣ ΔΙΑΧΕΙΡΙΣΗΣ &

ΑΝΘΡΩΠΙΝΟΥ ΔΥΝΑΜΙΚΟΥ

ΓΡΑΦΕΙΟ4


ΓΡΑΦΕΙΟ4


ΓΡΑΦΕΙΟ4

ΣΥΝΤΗΡΗΣΕΩΝ, ΤΕΧΝΙΚΗΣ ΥΠΟΣΤΗΡΙΞΗΣ & ΝΕΩΝ


ΓΡΑΦΕΙΟ4


ΓΡΑΦΕΙΟ4


ΓΡΑΦΕΙΟ4



ΓΡΑΦΕΙΟ4

ΜΕΛΕΤΩΝ, ΑΝΑΠΤΥΞΗΣ & ΠΡΟΒΟΛΗΣ

ΔΟΜΗ5

Δράσεις πρόληψης & συµβουλευτικής υγείας

ΔΟΜΗ5

Δράσεις αγωγής & προαγωγής υγείας

ΔΟΜΗ5

Δράσεις ενηµέρωσης & ευαισθητοποίησης

γενικού πληθυσµού & ειδικών οµάδων

ΔΟΜΗ5

Δράσεις δικτύωσης & τεκµηρίωσης

ΓΡΑΦΕΙΟ4


ΥΓΕΙΑΣ

ΔΟΜΗ5

Δράσεις για παιδιά & ενήλικες

ΓΡΑΦΕΙΟ4








66

Λειτουργικό οργανόγραµµα

ΛΕΙΤΟΥΡΓΙΚΟ ΟΡΓΑΝΟΓΡΑΜΜΑ ΔΙΑΧΕΙΡΙΣΗΣ ΠΟΙΟΤΗΤΑΣ ΣΥΜΦΩΝΑ ΜΕ ΤΟ ΠΡΟΤΥΠΟ ΕΛΟΤ 1429:2008

Κ Ε Κ Π Α - Δ Ι Ε Κ

ΙΟΥΝΙΟΣ 2016ΓΡΑΦΕΙΟ ΠΟΙΟΤΗΤΑΣ ΤΜΗΜΑΤΟΣΠΡΟΓΡΑΜΜΑΤΙΣΜΟΥ ΚΕΚΠΑ-ΔΙΕΚ

ΔΙΕΥΘΥΝΣΗ

ΔΙΕΥΘΥΝΤΗΣ Γιάννης Γρηγορίου

(αναπλ.: -)

ΔΙΟΙΚΗΤΙΚΟ ΣΥΜΒΟΥΛΙΟ





ΤΜΗΜΑ ΟΙΚΟΝΟΜΙΚΗΣ ΔΙΑΧΕΙΡΙΣΗΣ & ΑΝΘΡΩΠΙΝΟΥ ΔΥΝΑΜΙΚΟΥ

- (αναπλ.: Γιάννα Καπανιάρη)

ΓΡΑΦΕΙΟ


ΓΡΑΦΕΙΟ


ΓΡΑΦΕΙΟ

ΣΥΝΤΗΡΗΣΕΩΝ, ΤΕΧΝΙΚΗΣ

ΥΠΟΣΤΗΡΙΞΗΣ & ΝΕΩΝ


ΓΡΑΦΕΙΟ


ΓΡΑΦΕΙΟ


ΓΡΑΦΕΙΟ



ΓΡΑΦΕΙΟ

ΜΕΛΕΤΩΝ, ΑΝΑΠΤΥΞΗΣ, ΠΡΟΒΟΛΗΣ & ΠΟΙΟΤΗΤΑΣ

ΤΜΗΜΑ ΠΟΙΟΤΗΤΑΣ ΖΩΗΣ, ΠΡΟΛΗΨΗΣ & ΠΡΟΑΓΩΓΗΣ ΤΗΣ

ΥΓΕΙΑΣ Κατερίνα Αχµάντ

(αναπλ.: -)

ΓΡΑΦΕΙΟ


ΥΓΕΙΑΣ

ΓΡΑΦΕΙΟ



ΥΠΕΥΘΥΝΟΣ ΠΟΙΟΤΗΤΑΣ Σπύρος Ιατρόπουλος (αναπλ.: Νίκος Αντωνάκης)

ΕΡΓΟ "ΚΗΦΗ" -

(αναπλ.: -)

ΕΡΓΟ "ΒΣΣ" -

(αναπλ.: -) ΓΡΑΦΕΙΟ



ΤΜΗΜΑ ΚΟΙΝΩΝΙΚΗΣ ΜΕΡΙΜΝΑΣ & ΑΛΛΗΛΕΓΓΥΗΣ Μαρία Αποστολίδη

(αναπλ.: -)

ΓΡΑΦΕΙΟ


ΕΡΓΟ "Βρεφονηπιακοί-Παιδικοί Σταθµοί"

- (αναπλ.: -)

ΓΡΑΦΕΙΟ

ΔΗΜΙΟΥΡΓΙΚΗΣ ΑΠΑΣΧΟΛΗΣΗΣ

ΠΑΙΔΙΩΝ

ΕΡΓΟ "ΚΔΑΠ" -

(αναπλ.: -)

ΓΡΑΦΕΙΟ

ΠΑΡΟΧΗΣ ΥΠΗΡΕΣΙΩΝ & ΚΟΙΝΩΝΙΚΗΣ ΕΝΤΑΞΗΣ ΑµεΑ

ΕΡΓΑ: "Κέντρο Διηµέρευσης ΑµεΑ",

"ΚΔΑΠµεΑ", "Υπηρεσία

Μεταφοράς ΑµεΑ", "Ευρωπαϊκά Προγράµµατα

Νεολαία σε Δράση" -

(αναπλ.: -)

ΓΡΑΦΕΙΟ

ΚΑΛΥΨΗΣ ΑΝΑΓΚΩΝ ΕΥΑΛΩΤΩΝ ΚΟΙΝΩΝΙΚΩΝ ΟΜΑΔΩΝ

ΤΜΗΜΑ ΠΡΟΓΡΑΜΜΑΤΙΣΜΟΥ

Νίκος Αντωνάκης (αναπλ.: -)

ΕΡΓΟ "Ευρωπαϊκό Πρόγραµµα -"

Νίκος Αντωνάκης (αναπλ.: -)

ΕΡΓΟ "-" Νίκος Αντωνάκης

(αναπλ.: -)

ΕΡΓΟ "-" Νίκος Αντωνάκης

(αναπλ.: -)

ΕΡΓΟ "Ιατροκοινωνικά Κέντρα ΡΟΜ"

Ιουλία Τριανταφύλλου (αναπλ.: -)

ΓΡΑΦΕΙΟ


ΤΜΗΜΑ ΠΑΙΔΕΙΑΣ-ΔΙΕΚ Μαρία Βούλγαρη

(αναπλ.: -)

ΕΡΓΑ: "Ευρωπαϊκό Πρόγραµµα -" Μαρία Βούλγαρη

(αναπλ.: -)






67

Παράρτηµα 3 Διαδικασίες, έντυπα και αρχεία ΔΙΑΔΙΚΑΣΙΕΣ ΕΝΤΥΠΑ ΑΡΧΕΙΑ

Δ1

ΔΙΑΔΙΚΑΣΙΑ ΔΙΑΧΕΙΡΙΣΗΣ ΕΓΓΡΑΦΩΝ ΚΑΙ ΑΡΧΕΙΩΝ (ΕΛΟΤ 1429:2008: § 4.2 Απαιτήσεις τεκµηρίωσης) (ΣΥΝΔΕΟΜΕΝΕΣ ΔΙΑΔΙΚΑΣΙΕΣ: Όλες)

Δ1_ΕΝ01 Κατάλογος Εσωτερικών Εγγράφων

1. Master File 2. Αρχείο Αποσυρόµενων

Εγγράφων 3. Αρχείο Εξωτερικών

Εγγράφων 4. Φάκελος Ποιότητας

Δ1_ΕΝ02 Κατάλογος Εξωτερικών Εγγράφων

Δ1_ΕΝ03 Κατάλογος Τηρούµενων Αρχείων

Δ1_ΕΝ04 Πίνακας Περιεχοµένων Φακέλου Ποιότητας

Δ1_ΕΝ05 Πρακτικό Συναντήσεων Δ1_ΕΝ06 Παρουσιολόγιο Δ1_ΕΝ07 Έντυπο Αλληλογραφίας Δ1_ΕΝ08 Έντυπο Βεβαίωσης Δ1_ΕΝ09 Πρακτικό

Δ1_ΕΝ10 Απόφαση Διοικητικού Συµβουλίου

Δ2

ΔΙΑΔΙΚΑΣΙΑ ΠΑΡΟΧΗΣ ΝΟΜΙΚΗΣ ΥΠΟΣΤΗΡΙΞΗΣ ΚΑΙ ΠΑΡΑΚΟΛΟΥΘΗΣΗΣ ΚΑΙ ΤΗΡΗΣΗΣ ΙΣΧΥΟΥΣΑΣ ΝΟΜΟΘΕΣΙΑΣ (ΕΛΟΤ 1429:2008: § 5.2.2 Παρακολούθηση και τήρηση ισχύουσας νοµοθεσίας) (ΣΥΝΔΕΟΜΕΝΕΣ ΔΙΑΔΙΚΑΣΙΕΣ: Δ4, Δ7, Δ9, Δ10, Δ11)

1. Αρχείο Εξωτερικών

Εγγράφων 2. Αρχείο Νοµοθεσίας

Δ3

ΔΙΑΔΙΚΑΣΙΑ ΑΝΑΣΚΟΠΗΣΗΣ ΣΔΕΠ (ΕΛΟΤ 1429:2008: § 5.4.1 Ανασκόπηση συστήµατος) (ΣΥΝΔΕΟΜΕΝΕΣ ΔΙΑΔΙΚΑΣΙΕΣ: Δ5, Δ12, Δ14, Δ15)

Δ3_ΕΝ01 Πρακτικά Ανασκόπησης ΣΔΕΠ 1. Αρχείο Πρακτικών

Ανασκόπησης Δ3_ΕΝ02

Έκθεση Συµπερασµάτων και Απολογισµού Εφαρµογής του ΣΔΕΠ

Δ4

ΔΙΑΔΙΚΑΣΙΑ ΕΤΗΣΙΟΥ ΠΡΟΓΡΑΜΜΑΤΟΣ ΕΡΓΩΝ ΚΑΙ ΕΠΑΝΕΞΕΤΑΣΗΣ-ΑΝΑΘΕΩΡΗΣΗΣ ΤΟΥ (ΕΛΟΤ 1429:2008: § 5.4.2 Ετήσιος προγραµµατισµός έργων) (ΣΥΝΔΕΟΜΕΝΕΣ ΔΙΑΔΙΚΑΣΙΕΣ: Δ2, Δ5, Δ6, Δ7)

Δ4_ΕΝ01 Ετήσιο Πρόγραµµα Δράσης Τµήµατος

1. Αρχείο Ετήσιων Προγραµµάτων Δράσης

Δ4_ΕΝ02 Ετήσιο Πρόγραµµα Δράσης επιχείρησης

Δ4_ΕΝ03 Πίνακας Προγραµµατισµένων Προµηθειών

Δ4_ΕΝ04 Έκθεση Παρακολούθησης Ετήσιου Προγράµµατος Δράσης της επιχείρησης

Δ4_ΕΝ05 Απολογιστική Έκθεση Ετήσιου Προγράµµατος Δράσης






68

ΔΙΑΔΙΚΑΣΙΕΣ ΕΝΤΥΠΑ ΑΡΧΕΙΑ

Δ5

ΔΙΑΔΙΚΑΣΙΑ ΔΙΑΧΕΙΡΙΣΗΣ ΑΝΘΡΩΠΙΝΟΥ ΔΥΝΑΜΙΚΟΥ (ΕΛΟΤ 1429:2008: § 6.1 Ανθρώπινο δυναµικό και Περιβάλλον εργασίας) (ΣΥΝΔΕΟΜΕΝΕΣ ΔΙΑΔΙΚΑΣΙΕΣ: Δ3)

Δ5_ΕΝ01 Έντυπο Εµπλεκόµενου Προσωπικού

1. Αρχείο Προσωπικού κατά ΣΔΕΠ

Δ5_ΕΝ02 Καρτέλα Εκπαίδευσης Προσωπικού

Δ5_ΕΝ03

Έντυπο Καταγραφής Αναγκών Εκπαίδευσης

Δ5_ΕΝ04 Έντυπο Άδειας Προσωπικού

Δ6

ΔΙΑΔΙΚΑΣΙΑ ΔΙΑΧΕΙΡΙΣΗΣ-ΣΥΝΤΗΡΗΣΗΣ ΥΛΙΚΟΤΕΧΝΙΚΗΣ ΥΠΟΔΟΜΗΣ (ΕΛΟΤ 1429:2008: § 6.2 Υποδοµές, εξοπλισµός και µέσα) (ΣΥΝΔΕΟΜΕΝΕΣ ΔΙΑΔΙΚΑΣΙΕΣ: Δ8, Δ9, Δ10)

Δ6_ΕΝ01 Πίνακας Μητρώου Παγίων 1. Αρχείο Εξοπλισµού

Πληροφοριακών Συστηµάτων

Δ6_ΕΝ02 Έντυπο Ελέγχου-Συντήρησης Εξοπλισµού

Δ7

ΔΙΑΔΙΚΑΣΙΑ ΩΡΙΜΑΝΣΗΣ ΚΑΙ ΣΧΕΔΙΑΣΜΟΥ ΕΡΓΩΝ, ΕΠΙΛΟΓΗΣ ΑΜΕΣΑ ΩΦΕΛΟΥΜΕΝΩΝ ΕΡΓΩΝ ΕΚΤ ΚΑΙ ΔΙΑΧΕΙΡΙΣΗΣ ΠΟΙΟΤΗΤΑΣ ΕΡΓΩΝ (ΕΛΟΤ 1429:2008: § 7.1 Διεργασίες έναρξης του έργου) (ΕΛΟΤ 1429:2008: § 7.2 Διεργασίες σχεδιασµού) (ΣΥΝΔΕΟΜΕΝΕΣ ΔΙΑΔΙΚΑΣΙΕΣ: Δ2, Δ4, Δ8, Δ9, Δ10)

Δ7_ΕΝ01

Πίνακας Απαιτούµενων Ενεργειών Έργου

1. Φάκελος Έργου

Δ7_ΕΝ02 Σχέδιο Φακέλου Έργου

Δ7_ΕΝ03 Ορισµός Υπεύθυνου Έργου

Δ7_ΕΝ04 Ορισµός Οµάδας Έργου

Δ7_ΕΝ05 Έντυπο Καταγραφής, Αξιολόγησης και Ιεράρχησης Κινδύνων

Δ7_ΕΝ06 Έντυπο Πρότασης Νέου Έργου

Δ15_ΕΝ01 Πίνακας Ελέγχου Έργου Κατά ΣΔΕΠ

Δ15_ΕΝ02 Απολογιστική Έκθεση






69


Δ8

ΔΙΑΔΙΚΑΣΙΑ ΕΚΤΕΛΕΣΗΣ ΕΡΓΟΥ ΜΕ ΙΔΙΑ ΜΕΣΑ (ΕΛΟΤ 1429:2008: § 7.3.1 Γενικά) (ΕΛΟΤ 1429:2008: § 7.3.2 Εκτέλεση έργου µε ίδια µέσα) (ΣΥΝΔΕΟΜΕΝΕΣ ΔΙΑΔΙΚΑΣΙΕΣ: Δ2, Δ4, Δ6, Δ7, Δ10, Δ11 )

Δ8_ΕΝ01-099

Τµήµα Προαγωγής Υγείας (1-33)


Δ8_ΕΝ100-199

Γραφεία Στήριξης Ροµά και Ευπαθών Οµάδων (100-110)

Δ1_ΕΝ10 Απόφαση Διοικητικού Συµβουλίου για τρόπο εκτέλεσης του έργου ή µέρους αυτού

Δ1_ΕΝ10 Απόφαση Διοικητικού Συµβουλίου για υλοποίηση µε ίδια µέσα

Δ9

ΔΙΑΔΙΚΑΣΙΑ ΕΚΤΕΛΕΣΗΣ ΕΡΓΟΥ ΜΕ ΑΝΑΔΟΧΟ (ΕΛΟΤ 1429:2008: § 7.3.3 Εκτέλεση έργου µε ανάδοχο) (ΣΥΝΔΕΟΜΕΝΕΣ ΔΙΑΔΙΚΑΣΙΕΣ: Δ2, Δ4, Δ6, Δ7, Δ10, Δ11)

Δ9_ΕΝ01 Πρότυπη Προκήρυξη Μελετών

1. Φάκελος έργου

Δ9_ΕΝ02 Πρότυπη Προκήρυξη Παροχής Υπηρεσιών

Δ9_ΕΝ03 Περίληψη Διακήρυξης

Δ9_ΕΝ04 Μελέτη έργου

Δ9_ΕΝ05 Διακήρυξη Πρόχειρου Διαγωνισµού Παροχής Υπηρεσιών

Δ9_ΕΝ06 Διακήρυξη Πρόχειρου Διαγωνισµού Προµηθειών

Δ9_ΕΝ07 Περίληψη Διακήρυξης Ανοικτού Διαγωνισµού Προµηθειών

Δ9_ΕΝ08 Διακήρυξη Ανοικτού Διαγωνισµού Προµηθειών

Δ9_ΕΝ09 Τεχνική Περιγραφή Ανοικτού Διαγωνισµού Προµηθειών

Δ9_ΕΝ10 Σύµβαση έργου

Δ1_ΕΝ10

Απόφαση Διοικητικού Συµβουλίου (για τον ορισµό των επιτροπών διαγωνισµών και τον τρόπο εκτέλεσης του έργου)

Δ1_ΕΝ11

Απόφαση Διοικητικού Συµβουλίου (για την κατάρτιση των όρων διακήρυξης και την κατακύρωση του έργου)

Δ10

ΔΙΑΔΙΚΑΣΙΑ ΠΑΡΑΚΟΛΟΥΘΗΣΗΣ ΕΚΤΕΛΕΣΗΣ ΕΡΓΟΥ (ΕΛΟΤ 1429:2008: § 7.4 Παρακολούθηση της εκτέλεσης του έργου) (ΕΛΟΤ 1429:2008: § 7.5 Διεργασίες διαχειριστικού κλεισίµατος του έργου) (ΣΥΝΔΕΟΜΕΝΕΣ ΔΙΑΔΙΚΑΣΙΕΣ: Δ7, Δ8, Δ9, Δ11)

Δ10_ΕΝ01 Έντυπο Ελέγχου Προγράµµατος Ποιότητας Έργου (ΠΠΕ) 1. Φάκελος Έργου






70


Δ11

ΔΙΑΔΙΚΑΣΙΑ ΟΙΚΟΝΟΜΙΚΗΣ ΔΙΑΧΕΙΡΙΣΗΣ (ΕΛΟΤ 1429:2008: § 7.4.6 Οικονοµική Διαχείριση) (ΣΥΝΔΕΟΜΕΝΕΣ ΔΙΑΔΙΚΑΣΙΕΣ: Δ2, Δ6, Δ8, Δ9, Δ10)

Δ11_ΕΝ01 Αίτηση Έγκρισης Δαπάνης 1. Φάκελος έργου 2. Μηχανογραφηµένη

λογιστική διαχείριση 3. Αρχείο εντολών

πληρωµών

Δ11_ΕΝ02 Εντολή Πληρωµής

Δ11_ΕΝ03 Έρευνα Αγοράς

Δ12

ΔΙΑΔΙΚΑΣΙΑ ΕΣΩΤΕΡΙΚΩΝ ΕΠΙΘΕΩΡΗΣΕΩΝ (ΕΛΟΤ 1429:2008: § 8 Απολογισµός, ανάλυση και αξιολόγηση αποτελεσµάτων) (ΕΛΟΤ 1429:2008: § 8.1 Γενικά) (ΕΛΟΤ 1429:2008: § 8.2 Εσωτερικές επιθεωρήσεις) (ΣΥΝΔΕΟΜΕΝΕΣ ΔΙΑΔΙΚΑΣΙΕΣ: Δ3, Δ13, Δ15)

Δ12_ΕΝ01 Πρόγραµµα Εσωτερικών Επιθεωρήσεων

1. Αρχείο Εσωτερικών/ Εξωτερικών Επιθεωρήσεων/ Διορθωτικών και Προληπτικών Ενεργειών

Δ12_ΕΝ02 Ερωτηµατολόγιο Οριζόντιας Εσωτερικής Επιθεώρησης

Δ12_ΕΝ03 Ερωτηµατολόγιο Κάθετης Εσωτερικής Επιθεώρησης

Δ12_ΕΝ04 Αναφορά Μη Συµµόρφωσης και Διορθωτικών/Προληπτικών Ενεργειών

Δ13_ΕΝ01 Κατάλογος Διορθωτικών και Προληπτικών Ενεργειών

Δ13_ΕΝ02 Έντυπο Καταγραφής Εξωτερικών Ελέγχων

Δ13

ΔΙΑΔΙΚΑΣΙΑ ΕΝΤΟΠΙΣΜΟΥ ΜΗ ΣΥΜΜΟΡΦΩΣΕΩΝ ΚΑΙ ΔΙΟΡΘΩΤΙΚΩΝ ΠΡΟΛΗΠΤΙΚΩΝ ΕΝΕΡΓΕΙΩΝ (ΕΛΟΤ 1429:2008: § 8.2 Εσωτερικές επιθεωρήσεις) (ΕΛΟΤ 1429:2008: § 8.3 Εξωτερικοί έλεγχοι) (ΣΥΝΔΕΟΜΕΝΕΣ ΔΙΑΔΙΚΑΣΙΕΣ: Δ3, Δ13, Δ14, Δ15)

Δ13_ΕΝ01 Κατάλογος Διορθωτικών και Προληπτικών Ενεργειών

1. Αρχείο Εσωτερικών Επιθεωρήσεων/Εξωτερικών Επιθεωρήσεων/ Διορθωτικών και Προληπτικών Ενεργειών

Δ13_ΕΝ02 Έντυπο Καταγραφής Εξωτερικών Ελέγχων

Δ12_ΕΝ04 Αναφορά Μη Συµµόρφωσης και Διορθωτικών/Προληπτικών Ενεργειών

Δ14

ΔΙΑΔΙΚΑΣΙΑ ΙΚΑΝΟΠΟΙΗΣΗΣ ΕΠΩΦΕΛΟΥΜΕΝΩΝ-ΕΜΠΛΕΚΟΜΕΝΩΝ ΜΕΡΩΝ (ΕΛΟΤ 1429:2008: § 8.4 Διαχείριση παραπόνων) (ΣΥΝΔΕΟΜΕΝΕΣ ΔΙΑΔΙΚΑΣΙΕΣ: Δ3, Δ15)

Δ14_ΕΝ01 Ερωτηµατολόγιο Διερεύνησης Ικανοποίησης Επωφελούµενων-Εµπλεκοµένων Μερών

1. Αρχείο Μέτρησης Ικανοποίησης Επωφελούµενων-Εµπλεκοµένων Μερών Δ14_ΕΝ02

Ερωτηµατολόγιο Διερεύνησης Ικανοποίησης Σπουδαστών ΔΙΕΚ

Δ15

ΔΙΑΔΙΚΑΣΙΑ ΑΞΙΟΛΟΓΗΣΗΣ ΚΑΙ ΑΠΟΛΟΓΙΣΜΟΥ (ΕΛΟΤ 1429:2008: § 8.5 Απολογισµός και Συµπεράσµατα για Βελτίωση και Μελλοντική Αξιοποίηση) (ΣΥΝΔΕΟΜΕΝΕΣ ΔΙΑΔΙΚΑΣΙΕΣ: Δ3, Δ12, Δ13, Δ14)

Δ15_ΕΝ01 Πίνακας Ελέγχου έργου κατά ΣΔΕΠ


Δ15_ΕΝ02 Απολογιστική Έκθεση του Έργου

Δ15_ΕΝ03 Προτάσεις για Βελτίωση






71

Παράρτηµα 4 Βιβλιογραφία

Για την σύνταξη του παρόντος Εγχειριδίου και το σχεδιασµό του όλου Συστήµατος

Διαχειριστικής Επάρκειας χρησιµοποιήθηκαν τα εξής βοηθήµατα:

Βιβλιογραφία

1. Πρότυπο ΕΛΟΤ 1429:2008 «Διαχειριστική Επάρκεια Οργανισµών για την Υλοποίηση

Έργων Δηµοσίου Χαρακτήρα – Απαιτήσεις»

2. Οδηγός εφαρµογής ΕΛΟΤ 1431-2:2008 «Οδηγός εφαρµογής του ΕΛΟΤ 1429 για

οργανισµούς υλοποίησης δηµόσιων συµβάσεων προµηθειών και υπηρεσιών»

3. Οδηγός εφαρµογής ΕΛΟΤ 1431-3:2008 «Οδηγός εφαρµογής του ΕΛΟΤ 1429 για

οργανισµούς υλοποίησης συγκεκριµένων δράσεων µε ίδια µέσα»

4. Ν. 3614/03-12-2007 «Διαχείριση, έλεγχος και εφαρµογή αναπτυξιακών παρεµβάσεων

για την προγραµµατική περίοδο 2007-2013» (ΦΕΚ 267/Α/03-12-2007)






72

Παράρτηµα 5 Συχνές ερωτήσεις (FAQ-Frequently Asked Questions)

Σε ποιον θα απευθυνθώ για απορίες σχετικά µε το Σύστηµα Διαχειριστικής Επάρκειας; Στον Εκπρόσωπο της Διοίκησης

Που θα βρω τα έγγραφα / έντυπα που χρειάζοµαι να χρησιµοποιήσω για εφαρµόσω το σύστηµα;

Στο Έντυπο Δ1_ΕΝ01_ΚΑΤΑΛΟΓΟΣ ΕΣΩΤΕΡΙΚΩΝ ΕΓΓΡΑΦΩΝ

Τι πρέπει να κάνω σε περίπτωση που διαπιστώσω λάθος, ελλείψεις ή αδυναµίες του συστήµατος;

Εφαρµόζοντας τη διαδικασία Δ13-ΔΙΑΔΙΚΑΣΙΑ ΕΝΤΟΠΙΣΜΟΥ ΜΗ ΣΥΜΜΟΡΦΩΣΕΩΝ ΚΑΙ ΔΙΟΡΘΩΤΙΚΩΝ ΠΡΟΛΗΠΤΙΚΩΝ ΕΝΕΡΓΕΙΩΝ να συµπληρώσω το προβλεπόµενο έντυπο και να το αποστείλω στον Εκπρόσωπο της Διοίκησης

Τι µπορώ να κάνω για να προτείνω βελτιώσεις στο σύστηµα και στις µεθόδους λειτουργίας µας γενικότερα;

Να µεταφέρω την πρόταση (καλύτερα γραπτώς) στον Εκπρόσωπο της Διοίκησης µε τη σύµφωνη γνώµη του άµεσα προϊστάµενού µου.

Πως ελέγχεται εάν το σύστηµα εφαρµόζεται και αποδίδει;

Μέσω της διεξαγωγής εσωτερικών επιθεωρήσεων. Οι επιθεωρήσεις διεξάγονται τουλάχιστον 1 φορά τον χρόνο µε συντονισµό του Εκπρόσωπο της Διοίκησης, από κατάλληλα εκπαιδευµένους επιθεωρητές

Ποιος ελέγχει τον Εκπρόσωπο της Διοίκησης και ποιος τη Διοίκηση;

Ο Φορέας πιστοποίησης ο οποίος και εκδίδει το τελικό πιστοποιητικό συµµόρφωσης του συστήµατος

Μπορώ να µεταφέρω εκτός εταιρείας µέρη ή και ολόκληρο το σύστηµα;

Το ΣΔΕΠ, αποτελεί περιουσιακό στοιχείο της ΚΕΚΠΑ-ΔΙΕΚ, και αυτό µπορεί να µεταφερθεί εκτός επιχείρησης ή σε τρίτους ΜΟΝΟ κατόπιν έγκρισης της Διεύθυνσης

01-ΕΓΧΕΙΡΙΔΙΟ ΣΔΕΠ v.3 - kekpa.gr ΣΥΝΤΑΞΗ, ΔΙΑΝΟΜΗ ΚΑΙ...

Documents

Transcript of 01-ΕΓΧΕΙΡΙΔΙΟ ΣΔΕΠ v.3 - kekpa.gr ΣΥΝΤΑΞΗ, ΔΙΑΝΟΜΗ ΚΑΙ...