ΑΝ ΑΞΞΙΙΑΑΣΣ VVAALLUUEE AAAN - URENIOστα βασικά σημεία και...

Έκθεση για το ερευνητικό πρόγραμμα I NN OR E GI O: δ ιάδοση τ εχνολο γ ιών ανάπτυξης κα ι νοτομ ίας

N i c k R i c h , B S c M B A M a t t h i a s H o l w e g , Dipl.-Wirtschaftsing.(FH) MSc

L e a n E n t e r p r i s e R e s e a r c h C e n t r e C a r d i f f , U n i t e d K i n g d o m

Ι Α Ν Ο Υ Α Ρ Ι Ο Σ 2 0 0 0

ΑΑΑΝΝΝΑΑΑΛΛΛΥΥΥΣΣΣΗΗΗ ΑΑΑΞΞΞΙΙΙΑΑΑΣΣΣ VVVAAALLLUUUEEE AAANNNAAALLLYYYSSSIIISSS

ΑΝΑΛΥΣΗ ΑΞΙΑΣ

πρόγραμμα INNOREGIO N. Rich, M. Holweg Lean Enterprise Research Centre, Cardiff

1

Περιεχόμενα 1 Τι είναι η Ανάλυση Αξίας 1.1 Ορισμός της Ανάλυσης Αξίας 1.2 Ορισμός του Κόστους και της Αξίας 1.3 Το Σημείο Εστίασης της Ανάλυσης Αξίας 1.4 Γιατί να χρησιμοποιήσουμε την Ανάλυση Αξίας 1.4.1 Στο εσωτερικό της επιχείρησης 1.4.2 Ανάγκες που προκύπτουν από την ίδια την αγορά

1.5 Τύποι Πρακτικής Εφαρμογής της Ανάλυσης Αξίας 2 Πώς χρησιμοποιείται η Ανάλυση Αξίας

2.1 Βασικοί παράγοντες επιτυχίας 2.2 Στάδιο 1 – Φάση Προσανατολισμού

2.2.1 Δημιουργία της Ομάδας Ανάλυσης Αξίας 2.2.2 Μια Εκτεταμένη Προσέγγιση της Ομάδας 2.2.3 Επιλογή του Προϊόντος 2.2.4 Προετοιμασία

2.3 Στάδιο 2 – Λειτουργική Ανάλυση 2.4 Στάδιο 3 - Δημιουργικές συνεδριάσεις αναζήτησης ιδεών 2.5 Στάδιο 4 - Ανάλυση και Αξιολόγηση 2.6 Στάδιο 5 - Εφαρμογή 2.7 Περιπτώσεις επιτυχημένης εφαρμογής της μεθόδου VA

3 Πρόσθετες πληροφορίες

3.1 Κέντρα υποστήριξης σε περιφερειακό επίπεδο 3.2 Σχετικά Εργαλεία και Τεχνικές

4 Σύνοψη 5 Βιβλιογραφία Παράρτημα



2

1 ΤΙ ΕΙΝΑΙ Η ΑΝΑΛΥΣΗ ΑΞΙΑΣ

Η Ανάλυση Αξίας (Value Analysis) θεωρείται μια διαδικασία και όχι μία απλή τεχνική γιατί αφενός αποτελεί μια συγκροτημένη προσέγγιση για τη βελτίωση της αποδοτικότητας των εφαρμογών ενός προϊόντος και αφετέρου γιατί χρησιμοποιεί πολλές διαφορετικές τεχνικές προκειμένου να επιτύχει τον εν λόγω σκοπό. Οι τεχνικές που συμβάλλουν στην επίτευξη των δραστηριοτήτων VA περιλαμβάνουν ‘κοινές’ τεχνικές που χρησιμοποιούνται για όλες τις ασκήσεις της ανάλυσης αξίας και κάποιες που εφαρμόζονται υπό ορισμένες συνθήκες, κατάλληλες για το υπό μελέτη προϊόν (ενότητα 3.2). Η προσέγγιση VA μπορεί να εφαρμοστεί σε όλους σχεδόν τους τομείς και να χρησιμοποιηθεί για την ανάλυση υπαρχόντων προϊόντων ή υπηρεσιών που παρέχονται από εταιρίες παραγωγής και εταιρίες παροχής υπηρεσιών. Για τα νέα προϊόντα, χρησιμοποιείται η προσέγγιση Τεχνικού Σχεδιασμού Αξίας (VE), η οποία εφαρμόζει τις ίδιες αρχές και πολλές τεχνικές VA σε προπαρασκευαστικά στάδια όπως την ανάπτυξη ιδεών, το σχεδιασμό και την προτυποποίηση. Ουσιαστικά, κατά τη διαδικασία της Ανάλυσης Αξίας, VA, κύριο μέλημα αποτελεί ο εντοπισμός και η εξάλειψη των χαρακτηριστικών των υπηρεσιών και των προϊόντων που δεν παρέχουν πραγματική αξία για τον πελάτη ή το προϊόν, αλλά δημιουργούν δαπάνες κατά τη διαδικασία παραγωγής ή την παροχή υπηρεσιών. Σύμφωνα με τα παραπάνω, η διαδικασία VA χρησιμοποιείται για να παρέχει προϊόντα ή υπηρεσίες υψηλότερων προδιαγραφών στον πελάτη στο ελάχιστο κόστος, σε αντίθεση με τη διαδικασία αντικατάστασης ενός υπάρχοντος προϊόντος με κάποιο άλλο κατώτερης ποιότητας. Η βασική αυτή αρχή, που υπαγορεύει την παροχή αξίας στο χαμηλότερο βέλτιστο κόστος παραγωγής, τηρείται πάντοτε. Αποτελεί την αρχή που κατευθύνει όλες τις ενέργειες στη διαδικασία VA και καθιστά δυνατή οποιαδήποτε διαδικασία βελτίωσης ιδεών, οι οποίες μεταφράζονται σε εμπορικό κέρδος για την εταιρία και τους πελάτες της. Για το λόγο αυτό, η διαδικασία VA αποτελεί ένα από τα βασικά χαρακτηριστικά μιας επιχείρησης, η οποία αντιλαμβάνεται και αποσκοπεί στην επίτευξη της Διοίκησης Ολικής Ποιότητας (Total Quality Management - TQM), πραγματοποιώντας όλες τις ενέργειές της με σκοπό την ικανοποίηση των πελατών της. Σε πολλές από τις μεγάλες εταιρίες παγκοσμίως, συμπεριλαμβανομένων των εταιριών Hewlett Packard, Sony, Panasonic, Toyota, Nissan, και Ford, η διαδικασία VA έχει αποφέρει σημαντικά κέρδη στην επιχείρηση. Βασικός παράγοντας για την υλοποίηση των κερδών αυτών είναι η γνώση των απαιτήσεων των πελατών, του κόστους του προϊόντος, καθώς και η εις βάθος γνώση της διαδικασίας παραγωγής και του κόστους που σχετίζεται με περιπτώσεις αστοχίας, λόγω ανεπαρκούς ή ακατάλληλου σχεδιασμού του προϊόντος. Όλες οι παραπάνω νέες πληροφορίες είναι πολύ σημαντικές για τη διαδικασία VA, εφόσον οι αποφάσεις που αφορούν τον ανασχεδιασμό του προϊόντος και της διαδικασίας θα έχουν ως αποτέλεσμα χαμηλότερο κόστος και ενισχυμένη αξία στον πελάτη. Η Τεχνική Ανάλυσης Αξίας αναπτύχθηκε μετά τον Δεύτερο Παγκόσμιο Πόλεμο στην Αμερική από την εταιρία General Electric στα τέλη της δεκαετίας του ’40. Έκτοτε, η βασική προσέγγιση VA έχει εξελιχθεί και εμπλουτισθεί με νέες τεχνικές οι οποίες μπορούν να χρησιμοποιηθούν και έχουν ενσωματωθεί στην επίσημη διαδικασία VA. Σήμερα, η τεχνική VA έχει επανέλθει στο προσκήνιο, καθώς ο ανταγωνισμός αναγκάζει τις εταιρίες να επανεξετάσουν τα προϊόντα τους, σε μια προσπάθεια να παρέχουν υψηλότερα επίπεδα προσαρμογής στις απαιτήσεις των πελατών με το χαμηλότερο δυνατό κόστος. Παράλληλα, πολλές μεγάλες εταιρίες χρησιμοποιούν τη διαδικασία VA σε συνεργασία με τους προμηθευτές τους, προκειμένου να αυξήσουν τα οφέλη που προκύπτουν από τη συγκεκριμένη προσέγγιση μέσα από την αλυσίδα προμήθειας. Οι



3

επιχειρήσεις, μεγάλες και μικρές, θα έχουν οφέλη κατανοώντας και εφαρμόζοντας τη διαδικασία VA. Οι εταιρίες, οι οποίες δεν αφιερώνουν το χρόνο για να ασχοληθούν με την ανάπτυξη της συγκεκριμένης τεχνικής, είναι πιθανό ότι θα αντιμετωπίσουν ένα αβέβαιο μέλλον, καθώς οι εμπειρίες και οι δυσκολίες του παρελθόντος επανεμφανίζονται στα προϊόντα του μέλλοντος.

1.1 Ορισμός της Ανάλυσης Αξίας Η Ανάλυση Αξίας μπορεί να οριστεί ως μια διαδικασία συστηματικής αναθεώρησης, η οποία εφαρμόζεται σε σχέδια υπαρχόντων προϊόντων, προκειμένου να γίνει σύγκριση της λειτουργίας του προϊόντος που απαιτείται από τον πελάτη, με σκοπό την ικανοποίηση των απαιτήσεών του με το χαμηλότερο κόστος, σύμφωνα με την προδιαγραφόμενη απόδοση και αξιοπιστία. Ο παραπάνω ορισμός είναι μάλλον περίπλοκος και θα ήταν καλύτερο να περιοριστούμε στα βασικά σημεία και στοιχεία: 1. Η Ανάλυση Αξίας (και Τεχνικός Σχεδιασμός Αξίας) είναι μια συστηματική,

μεθοδική και συγκροτημένη διαδικασία ανάλυσης και αξιολόγησης. Δεν πρόκειται για μια ευκαιριακή ή άτυπη διαδικασία αλλά για μια δραστηριότητα διαχείρισης η οποία απαιτεί σχεδιασμό, έλεγχο και συντονισμό.

2. Η ανάλυση αφορά τη λειτουργία ενός προϊόντος, ώστε να ανταποκρίνεται στις απαιτήσεις ή τις εφαρμογές που απαιτούνται από τον πελάτη. Η διαδικασία αναθεώρησης πρέπει να περιλαμβάνει ένα στάδιο κατανόησης του σκοπού για τον οποίο χρησιμοποιείται το προϊόν, προκειμένου να ικανοποιούνται οι παραπάνω απαιτήσεις.

3. Η κατανόηση της χρήσης ενός προϊόντος συνεπάγεται την καθιέρωση προδιαγραφών για τον προσδιορισμό του επιπέδου εναρμόνισης μεταξύ του προϊόντος και της αξίας από την πλευρά του πελάτη ή του καταναλωτή.

4. Για την επίτευξη του στόχου, η τυπική διαδικασία διαχείρισης πρέπει να συμμορφώνεται με τις λειτουργικές προδιαγραφές σε συνδυασμό με τα κριτήρια απόδοσης, για να παρέχει αξία για τον πελάτη.

5. Προκειμένου η εταιρία να αποκομίσει όφελος, η μεθοδική διαδικασία αναθεώρησης πρέπει να έχει ως αποτέλεσμα μια διαδικασίας βελτίωσης του σχεδιασμού, η οποία συμβάλλει στη μείωση του κόστους παραγωγής του συγκεκριμένου προϊόντος, διατηρώντας ταυτόχρονα το επίπεδο αξίας με την τήρηση των προδιαγραφών λειτουργίας.

1.2 Ορισμός του Κόστους και της Αξίας Οποιαδήποτε προσπάθεια για τη βελτίωση της αξίας ενός προϊόντος πρέπει να εξετάζει δύο παράγοντες, ο πρώτος αφορά τη χρήση του προϊόντος (γνωστός ως Αξία Χρήσης), ενώ ο δεύτερος προκύπτει από την κυριότητα (Αξία Κύρους). Η διαφοροποίηση των δύο παραγόντων παρουσιάζεται με τη σύγκριση ενός πολυτελούς αυτοκινήτου και ενός κοινού μικρού αυτοκινήτου με ίδιο κινητήρα. Όσον αφορά τη χρήση, και τα δύο αυτοκίνητα επιτελούν την ίδια λειτουργία – και τα δύο προσφέρουν ασφαλές οικονομικό ταξίδι (Αξία χρήσης) – όμως, το πολυτελές αυτοκίνητο διαθέτει μεγαλύτερη αξία κύρους. Η διαφορά μεταξύ ενός επίχρυσου στυλογράφου και ενός στυλό με ανταλλακτικό αποτελεί ένα άλλο παράδειγμα. Ωστόσο, η αξία χρήσης και η τιμή του προϊόντος δεν είναι σχεδόν ποτέ ίδιες. Η διαφορά έγκειται ουσιαστικά στην αξία κύρους. Επομένως, αν και το στυλό με ανταλλακτικό μπορεί να κοστίζει ένα X ποσό, η αξία χρήσης ενδέχεται να είναι πολύ μικρότερη.



4

Όλα τα ανώτατα στελέχη πρέπει να κατανοήσουν τη φύση του εργοστασιακού κόστους και το κόστος για κάθε δεδομένο προϊόν. Η παραπάνω εκπαιδευτική διαδικασία είναι πολύ σημαντική, αν και δεν υπάρχει άμεση σχέση μεταξύ του ‘Κόστους’ (για το εργοστάσιο) και της ‘Αξίας’ για τον πελάτη, όσον αφορά τη χρήση και το κύρος. Ένα εντυπωσιακό νούμερο, που χρησιμοποιείται συχνά ως γενικό μέτρο σύγκρισης, είναι ότι τυπικά το 80% του κόστους παραγωγής ενός προϊόντος θα έχει καθοριστεί από τη στιγμή που το σχέδιο του προϊόντος οδεύει προς την παραγωγή. Για το λόγο αυτό, το κόστος παραγωγής ‘παγώνει’ και καθορίζεται στο σημείο αυτό. Το παραπάνω κόστος περιλαμβάνει τα υλικά που χρησιμοποιούνται, την τεχνολογία που εφαρμόζεται, τον χρόνο που απαιτείται για την παραγωγή του προϊόντος και άλλα παρόμοια. Συνεπώς, η διαδικασία σχεδιασμού θέτει πολλούς περιορισμούς στην επιχείρηση και καθορίζει το συνολικό κόστος του προϊόντος σε υψηλά επίπεδα. Επομένως, η συγκεκριμένη διαδικασία πρέπει να υπόκειται σε περιοδικές αναθεωρήσεις, προκειμένου να εντοπίζεται οποιοδήποτε κόστος δεν είναι απαραίτητο και άρα μπορεί να αποφευχθεί κατά τη διάρκεια ζωής του προϊόντος (με τη διόρθωση αδυναμιών ή την αξιοποίηση νέων διαδικασιών, υλικών ή μεθόδων), μειώνοντας το κόστος παραγωγής και διατηρώντας ταυτόχρονα την Αξία χρήσης για τον πελάτη. Υπάρχουν τρεις βασικοί τύποι κόστους ενός προϊόντος: • Κόστος των ειδών που αγοράζονται: Πρόκειται για κόστος που σχετίζεται με την

αγορά διαφόρων ειδών και υλικών. • Κόστος άμεσης εργασίας που χρησιμοποιείται για τη μετατροπή προϊόντων. • Κόστος γενικών εξόδων εργοστασίου που αντισταθμίζει τις δαπάνες παραγωγής. Αν και υπάρχουν τρεις παράγοντες συσσώρευσης συνολικού κόστους, συνήθως οι δραστηριότητες μείωσης του κόστους επικεντρώνονται στον παράγοντα του εργατικού δυναμικού για το προϊόν. Δράσεις όπως μελέτες για την εργασία, παροχή οικονομικών κινήτρων και αυτοματισμός έχουν μειώσει το κόστος εργασίας και, συνεπώς, δεν υπάρχουν μεγάλα περιθώρια για επιπλέον κέρδος, για τις περισσότερες εταιρίες, στην προσπάθεια να μειώσουν περισσότερο το κόστος εργασίας. Από την άλλη, συγκριτικά μεγαλύτερα κέρδη και ευκαιρίες προκύπτουν από τον ανασχεδιασμό και την αναθεώρηση των ίδιων των προϊόντων, προκειμένου να καταργηθούν μη αναγκαία υλικά και γενικά έξοδα. Η προσέγγιση του ‘συνολικού κόστους’ ενός προϊόντος συνεπάγεται μια πιο ευρεία προσέγγιση, όσον αφορά τον τρόπο με τον οποίο συσσωρεύεται το κόστος στο εργοστάσιο και τη σχέση μεταξύ κόστους και δημιουργίας αξίας. Συνεπώς, οι νέες αυτές πηγές κόστους και οι εκτιμήσεις περιλαμβάνουν: • Κόστος παραγωγής • Κόστος συναρμολόγησης • Κόστος χαμηλής ποιότητας • Κόστος εγγύησης Μια λεπτομερής κατανόηση, που αφορά τον τρόπο ταχείας συσσώρευσης του κόστους κατά τη διαδικασία σχεδιασμού έως τη διανομή του προϊόντος, αποτελεί το βασικό παράγοντα για την κατάλληλη αξιοποίηση της διαδικασίας VA. Όλες οι δραστηριότητες VA αποσκοπούν στη μείωση του μη αναγκαίου κόστους και αυτού που μπορεί να αποφευχθεί, χωρίς να διακυβεύεται η αξία για τον πελάτη. Για το λόγο αυτό, η διαδικασία VA θα πρέπει να στοχεύει στις πηγές που προσφέρουν τις περισσότερες πιθανότητες μείωσης του κόστους παρά να είναι μια κοινή ή εμπειρική διαδικασία (επικεντρωμένη αποκλειστικά στην εργασία). Επομένως, είναι προτιμότερο να υιοθετήσει κανείς την ολιστική προσέγγιση για την κατανόηση του κόστους και των απωλειών σε ‘ολόκληρο το σύστημα’ σχεδιασμού και μετατροπής της αξίας,



5

προκειμένου να καθορίσει τον τρόπο με τον οποίο επιτυγχάνεται η «λειτουργικότητα» εξυπηρέτησης πελατών στο ελάχιστο κόστος ανά μονάδα.

1.3 Στόχος της Ανάλυσης Αξίας Επομένως, το βασικό σημείο στο οποίο επικεντρώνεται η προσέγγιση VA είναι η διαχείριση της ‘λειτουργικότητας’ για την παροχή αξίας για τον πελάτη. Ας επιμείνουμε στο σημείο αυτό. Πριν από λίγο καιρό, οι καταναλωτές μπορούσαν να αγοράσουν ηλεκτρικούς βραστήρες ανάμεσα σε μια μεγάλη ποικιλία διάφορων τύπων μεταλλικών βραστήρων. Η αξία ενός βραστήρα έγκειται στη θέρμανση του νερού και συνεπώς, η λειτουργικότητά του μπορεί να καθοριστεί (θερμοκρασία, χωρητικότητα, αξιοπιστία, ασφάλεια κ.λπ.). Λαμβάνοντας υπόψη την ίδια λειτουργικότητα (το βράσιμο του νερού), οι σχεδιαστές θα προσανατολιστούν ενδεχομένως στην κατασκευή ενός βραστήρα από πλαστικό. Το πλαστικό διαθέτει την ίδια λειτουργικότητα με το μέταλλο, δηλαδή τη χωρητικότητα και το βράσιμο του νερού. Το βράσιμο του νερού πραγματοποιείται με το ίδιο εξάρτημα – γνωστό με το όνομα στοιχείο. Ωστόσο, η αντικατάσταση του μετάλλου από πλαστικό, δεν υποβαθμίζει την αξία και τη λειτουργικότητα ως προς τον πελάτη – τον οποίο τον ενδιαφέρει το βράσιμο του νερού – αλλά συνεπάγεται χαμηλότερο κόστος για την εταιρία παραγωγής. Εάν μια εταιρία, η οποία ασχολούταν παραδοσιακά με την κατασκευή μεταλλικών βραστήρων δεν επανεξετάσει τη διαδικασία σχεδιασμού που ακολουθεί θα βρεθεί σε εξαιρετικά μειονεκτική θέση, στην προσπάθειά της να ανταγωνιστεί το πλαστικό που έχει χαμηλότερο κόστος. Το παραπάνω παράδειγμα αποτελεί μια απλή περιγραφή της αντίληψης VA, ωστόσο, αποδεικνύει ότι είναι δυνατή η διατήρηση της αξίας του προϊόντος με ταυτόχρονη μείωση του κόστους. Εάν μια εταιρία αποσκοπεί στη μείωση του κόστους παραγωγής ενός προϊόντος, θα πρέπει να αναζητά μη αναγκαίες δαπάνες ή συστατικά του προϊόντος που δεν παρέχουν λειτουργική αξία για τον πελάτη. Υιοθετώντας την προσέγγιση αυτή, η διαδικασία VA ασχολείται με την απομάκρυνση ενός συγκεκριμένου τύπου κόστους. Πρόκειται για ένα κόστος το οποίο μπορεί να αποφευχθεί, χωρίς αυτό να επηρεάζει αρνητικά τη λειτουργία, την ποιότητα, την αξιοπιστία, τη συντηρησιμότητα ή το όφελος που απαιτεί ο πελάτης. Επομένως, όλες οι δραστηριότητες VA αποσκοπούν στην ανεύρεση του κόστους αυτού του είδους, σε αντιπαράθεση με μια απλή αναδιοργάνωση του σχεδιασμού του προϊόντος χωρίς να υπάρχει πραγματικός στόχος στην πρακτική εφαρμογή της αναδιοργάνωσης. Η προσέγγιση VA είναι επομένως τυπική και συστηματική, για το λόγο ότι αποσκοπεί στην επισήμανση και αντιμετώπιση του κόστους παραγωγής που μπορεί να αποφευχθεί. Στόχος είναι η δημιουργία προϊόντων που ανταποκρίνονται στην αγοραστική τους αξία και όχι η δημιουργία νέων προϊόντων, σχετικά φθηνών, τα οποία όμως δεν ανταποκρίνονται στις απαιτήσεις του πελάτη. Οι βασικοί κανόνες για την εφαρμογή της προσέγγισης VA είναι συνεπώς απλοί: • Κανένα κόστος δεν μπορεί να καταργηθεί, εάν θέτει σε κίνδυνο την ποιότητα του

προϊόντος ή την αξιοπιστία του, καθώς αυτό θα μείωνε την αξία για τον πελάτη, θα δημιουργούσε δυσαρέσκεια και, αναπόφευκτα, θα οδηγούσε στην απόσυρση του προϊόντος ή σε μειωμένες πωλήσεις.

• Η εμπορευσιμότητα του προϊόντος αποτελεί ένα άλλο θέμα το οποίο δεν μπορεί να αμφισβητηθεί, καθώς πρόκειται για έναν πολύ σημαντικό παράγοντα που καθιστά το προϊόν ελκυστικό στην αγορά.

• Οποιαδήποτε δραστηριότητα που μειώνει τη συντηρησιμότητα του προϊόντος αυξάνει το κόστος της κυριότητας σε σχέση με τον πελάτη, ενώ μπορεί να μειώσει την αξία για το προϊόν.



6

Ουσιαστικά, το παρακάτω σχεδιάγραμμα απεικονίζει τη διαδικασία VA και την ανάπτυξη της τεχνογνωσίας σχετικά με τις δαπάνες του προϊόντος, έτσι ώστε αυτές να αναλύονται σταδιακά σε μεγάλο βαθμό. Στο σημείο αυτό, οι ανακτήσιμες απώλειες που σχετίζονται με τον τρέχοντα σχεδιασμό μπορούν να αξιολογηθούν και να κατευθυνθούν προς τη μείωση για την απόκτηση, ως συνέπεια, της ίδιας αξίας αλλά σε βάση μειωμένου κόστους. Στο παράδειγμα, οι τρέχουσες δαπάνες αναλύονται σε αυτές που σχετίζονται με τα υλικά και σε αυτές που αφορούν τη μετατροπή πριν από την ανάλυση. Πιο συγκεκριμένα, αναλύονται οι δαπάνες υλικών και οι δυνατότητες ανάκτησης των δαπανών με τον ανασχεδιασμό, καθώς και των δαπανών μετασχηματισμού ή μετατροπής.

ΣΥΝΟΛΟ

ΚόστοςΠροϊόντος£/μονάδα

Κόστος Υλικών

Δαπάνεςμετα-τροπής

Ανακτήσιμεςδαπάνες μετατροπής

Ανακτήσιμο κόστος υλικών

ΝΕΟΚΟΣΤΟΣ

Τρέχουσες δαπάνες Επιπλέον δαπάνες Μειωμένεςδαπάνες

1.4 Γιατί να χρησιμοποιήσουμε την Ανάλυση Αξίας; Στην πραγματικότητα, μια σειρά περίπλοκων επιχειρημάτων χρειάζονται μια δομημένη προσέγγιση ανάλυσης αξίας για μια λογική μείωση του κόστους. Τα επιχειρήματα αυτά χωρίζονται σε δύο βασικές πηγές: σε αυτές που βρίσκονται στο εσωτερικό της επιχείρησης και σε αυτές που προκύπτουν από την αγορά και αφορούν το προϊόν ή την υπηρεσία.

1.4.1 Στο εσωτερικό της επιχείρησης Θέματα σχετικά με το σχεδιασμό Οι σημαντικότεροι λόγοι για τους οποίους πραγματοποιούνται πρακτικές εφαρμογές της VA προκύπτουν από την ίδια τη διαδικασία σχεδιασμού και την έλλειψη συστημάτων ελέγχου που αφορούν την αναθεώρηση της απόδοσης του προϊόντος, με την εισαγωγή του στο στάδιο παραγωγής. Ορισμένα από τα προβλήματα που σχετίζονται με την έλλειψη κατάλληλων συστημάτων ανασκευής σχεδιασμού παρατίθενται παρακάτω: • Ο σχεδιαστής ενδέχεται να μην γνωρίζει τη ‘βέλτιστη πρακτική’, με βάση την οποία

θα αναπτύξει το βέλτιστο σχεδιασμό. Επίσης, ενδέχεται να αγνοεί το κόστος που συνεπάγεται για ένα σχέδιο σε σχέση με ένα άλλο, λόγω ανεπαρκούς πληροφόρησης ή ελλιπούς κατανόησης των νέων υλικών και τεχνολογιών, οι οποίες μπορούν να



7

χρησιμοποιηθούν για την κατασκευή του προϊόντος. Συνεπώς, η διαδικασία αναθεώρησης παρέχει τη δυνατότητα ενσωμάτωσης νέων πηγών στη διαδικασία μείωσης του κόστους. Μέσα από τη διαδικασία, ο σχεδιαστής έχει στη διάθεση του σημαντικό πληροφοριακό υλικό σε σχέση με την απόδοση του σχεδιασμού στην παραγωγή.

• Τα σχέδια ενδεχομένως να είχαν γίνει με βάση μια τεχνολογία που έχει αντικατασταθεί από την εταιρία, μέχρι την εισαγωγή του προϊόντος στην πλήρη διαδικασία παραγωγής. Με τη διαδικασία VA, οι αλλαγές αυτές μπορούν να ενσωματωθούν μεθοδικά.

• Ακολουθώντας έναν παραδοσιακό τρόπο σκέψης και μια πάγια πρακτική, ο σχεδιαστής ενδέχεται να πιστεύει ότι μια λύση είναι η καλύτερη, χωρίς να αμφισβητεί τη συγκεκριμένη λογική. Αντίθετα, η άποψη ότι μια παραδοσιακή και δοκιμασμένη λύση θα ήταν κατάλληλη για το σύγχρονο καταναλωτή μπορεί να οδηγήσει στη δημιουργία προϊόντων, τα οποία δεν αντιπροσωπεύουν πλήρως την αξία που αναζητά ο πελάτης. Με τη διαδικασία αναθεώρησης, ο σχεδιαστής και άλλα ανώτατα στελέχη αναγκάζονται ‘να εναρμονίσουν’ την ‘επιθυμία’ του πελάτη με τη λύση που προτείνεται από την εταιρία.

• Υπό την πίεση του χρόνου για τη δημιουργία σχεδίων για άμεση παραγωγή και πώληση, ο σχεδιαστής ενδέχεται να αναγκαστεί να επισπεύσει τη διαδικασία και να μην δώσει την απαιτούμενη προσοχή στον ίδιο το σχεδιασμό λόγω των στενών χρονικών περιθωρίων, για την παρουσίαση ενός σχεδίου που προορίζεται για παραγωγή. Επομένως, ενδέχεται να πραγματοποιήθηκε μια ανεπαρκής ή ακατάλληλη ανάλυση κατά το σχεδιασμό των χαρακτηριστικών του προϊόντος και του σχετικού κόστους των διαφορετικών σχεδίων. Συνεπώς, η ανάγκη πώλησης ενός φυσικού προϊόντος και η κατάργηση του χρονικού διαστήματος που μεσολαβεί από τον σχεδιασμό στην πώληση, ενδεχομένως αναγκάζει τους σχεδιαστές να θέσουν σε κίνδυνο την ποιότητα του σχεδιασμού, προκειμένου να ανταποκριθούν απλά και μόνο στις εμπορικές ανάγκες παρουσίασης νέων προϊόντων στην αγορά. Η διαδικασία VA καθιστά απαραίτητη την επανεξέταση των σχεδίων αυτών και επιτρέπει τον εντοπισμό των αδυναμιών των υπαρχόντων προϊόντων μέσα από περιοδικές αναθεωρήσεις. Επομένως, πρόκειται για μια διαδικασία ρουτίνας που παρέχει τη δυνατότητα ανάπτυξης διορθωτικών δράσεων.

Προφανώς, τα παραπάνω προβλήματα συνωμοτούν κατά του σχεδιαστή, δημιουργούν άγχος για το σχεδιαστή και μετατρέπονται σε αιτίες δυσαρέσκειας για τους υπόλοιπους εργαζομένους σε μια επιχείρηση. Τα προβλήματα που προκύπτουν λόγω ανεπαρκούς σχεδιασμού επηρεάζουν τους μηχανικούς στην παραγωγή του εργοστασίου, οι οποίοι είναι υποχρεωμένοι να κατασκευάσουν ένα προϊόν με τρόπο κατώτερο του βέλτιστου. Οι χειριστές παραγωγής αντιμετωπίζουν, επίσης, το πρόβλημα της συνεχούς προσαρμογής του προϊόντος, προκειμένου να ανταποκρίνεται στις προδιαγραφές ποιότητας, επιβραδύνοντας τους ρυθμούς παραγωγής και απόδοσης. Επομένως, το παραμικρό σφάλμα το οποίο παρεκκλίνει από τον βέλτιστο σχεδιασμό θα δημιουργήσει δαπάνες στο εργοστάσιο. Οι δαπάνες αυτές μπορούν να αντισταθμιστούν, να μειωθούν και να αντιμετωπιστούν μέσα από την τυπική διαδικασία της VA. Η διαδικασία VA αποτελεί και έναν τρόπο να διδαχθούμε από τα λάθη του παρελθόντος και συνεχώς να βελτιώνουμε την ικανότητα δημιουργίας σχεδίων ‘βέλτιστου πρώτου σχεδιασμού’ (right first time) σε μικρότερο χρονικό διάστημα για την επιχείρηση, γεγονός που αποτελεί πλεονέκτημα σε ένα ανταγωνιστικό περιβάλλον. Εάν ένα προϊόν έχει σχεδιαστεί σύμφωνα με άριστες προδιαγραφές και ‘βέλτιστο πρώτο σχεδιασμό’, γεγονός που έρχεται ουσιαστικά σε αντίθεση με το νόμο των πιθανοτήτων, στην περίπτωση αυτή το προϊόν θα παρέχει τη μέγιστη αξία, όσον αφορά τη λειτουργία



8

που αναζητά ο πελάτης με τον πιο αξιόπιστο τρόπο και στο χαμηλότερο κόστος. Η προσέγγιση Ανάλυσης Αξίας αποτελεί επομένως έναν τρόπο για τη διατήρηση της αξίας για τον πελάτη μέσα από περιοδικές αναθεωρήσεις, οι οποίες συμβάλλουν στη συνεχή βελτίωση της διαδικασίας ‘σχεδιασμού στην αγορά’. Αποτελεί, λοιπόν, μια βασική στρατηγική δυνατότητα για κάθε επιχείρηση που επιθυμεί να διαφοροποιήσει τα προϊόντα της από τον ανταγωνισμό. Το ελάχιστο όφελος από τη διαδικασία VA, είναι ότι δίνει τη δυνατότητα σε μια εταιρία να διορθώσει τις αδυναμίες στο σχεδιασμό, εφόσον το προϊόν έχει μεταβεί στο στάδιο της παραγωγής και, συνεπώς, να καταργήσει τις δαπάνες για δραστηριότητες που δεν παρέχουν καμία αξία για τον πελάτη, αλλά δαπάνες οι οποίες ενδέχεται να βαρύνουν τον πελάτη. Στην ουσία, η μέθοδος VA χρησιμοποιείται για τη διατήρηση της εναρμόνισης μεταξύ του προϊόντος, του χαμηλού κόστους και της αξίας που αντιλαμβάνεται ο πελάτης. Πρόσθετοι ‘εσωτερικοί’ λόγοι για την εφαρμογή της μεθόδου VA είναι οι εξής: • Προϊόντα με γνωστά προβλήματα τα οποία εξακολουθούν να παράγονται από το

πιλοτικό στάδιο παραγωγής, ωστόσο, απαιτούνται επεμβατικές, διορθωτικές δράσεις καθώς και τροποποίηση του τεχνικού σχεδιασμού.

• Απαιτήσεις πελατών. Οι περισσότερες αγορές ζητούν προμηθευτές, οι οποίοι προσφέρουν μια ποικιλία προϊόντων και συνεχώς αυξάνουν την προσφορά αυτή. Για την αποφυγή μιας απότομης αύξησης του αριθμού των μοναδικών εξαρτημάτων που συνδυάζονται για ένα νέο προϊόν, πολλές εταιρίες έχουν υιοθετήσει πρότυπα εξαρτήματα, στρατηγικές πλατφόρμας και προγράμματα ορθολογικής χρήσης όσον αφορά τους προμηθευτές. Η ικανότητα σχεδιασμού προϊόντων θεωρείται θεμελιώδης παράγοντας για τη διατήρηση της ποιότητας, του κόστους και της αποστολής του προϊόντος. Για ορισμένους πελάτες, ιδιαίτερα στις ώριμες αγορές, κρίνεται αναγκαία η συνεχής μείωση του κόστους των προϊόντων προκειμένου να ανταγωνιστούν τις συγκριτικά φθηνότερες εισαγωγές. Η αυξανόμενη τάση στις επιχειρήσεις σε όλη την Ευρώπη να ‘αγοράζουν’ παρά να ‘κατασκευάζουν’ κάθε εξάρτημα του προϊόντος σημαίνει ότι οι νέοι προμηθευτές υλικών θα πρέπει να εκπαιδευτούν για τη διαδικασία VA, ώστε να γίνεται χρήση των εξειδικευμένων δεξιοτήτων τους για τη συνεχή μείωση του κόστους των παρεχόμενων υλικών.

• Οι Απαιτήσεις Ασφάλειας και Συμμόρφωσης για προϊόντα που υπάρχουν στην αγορά ή για προϊόντα που έχουν πωληθεί σε αγορές με διαφορετικό νομοθετικό καθεστώς ασφαλείας υποδηλώνουν ότι οι ενέργειες VA πρέπει να εφαρμόζονται, για να εξετάζουμε εάν το προϊόν συμμορφώνεται με την ισχύουσα νομοθεσία και τις αντίστοιχες τροποποιήσεις της.

• Η Βελτίωση των Περιθωρίων Κέρδους του Προϊόντος. Η μέθοδος VA συχνά χρησιμοποιείται για να αντιμετωπίσει τη συνεχή και αναμενόμενη μείωση των τιμών από τον προμηθευτή στον πελάτη. Συνεπώς, πολλές επιχειρήσεις εφαρμόζουν τη μέθοδο VA, ως προστατευτικό μέτρο, ώστε να μειώσουν το κόστος και να προστατεύσουν τα δικά τους περιθώρια κέρδους.

• Διορθωτική Δράση. Για την αποκατάσταση γνωστών προβλημάτων που αφορούν το σχεδιασμό υπαρχόντων προϊόντων ή τη μείωση του κόστους ως προς τις περιπτώσεις αστοχίας (εγγύηση, αγωγές και κακή ποιότητα στο εργοστάσιο σε σχέση με τον πελάτη).

Στις περιπτώσεις όπου η αγορά καθορίζει την τιμή, οποιαδήποτε προσπάθεια μείωσης του κόστους ή ανάκτησης των απωλειών με τον ανασχεδιασμό και τη βελτίωση των δράσεων θα επιφέρει σημαντικό κέρδος στην επιχείρηση καθόλη τη διάρκεια ζωής του προϊόντος. Η εξοικονόμηση χρημάτων κατά τον κύκλο ζωής ισοδυναμεί με πολύ μεγάλη εξοικονόμηση χρηματικών πόρων.



9

1.4.2 Ανάγκες που προκύπτουν από την ίδια την αγορά Υπάρχουν πολλές σύγχρονες ανταγωνιστικές τάσεις και ανάγκες, οι οποίες καθιστούν την προσέγγιση VA μια πολύτιμη διαδικασία στο εσωτερικό κάθε επιχείρησης. Οι ανάγκες αυτές είναι οι εξής: • Πρακτική Τιμολόγησης. Η παραδοσιακή προσέγγιση καθορισμού της τιμής ενός

προϊόντος περιελάμβανε τον καθορισμό του κόστους του προϊόντος και, στη συνέχεια, την προσθήκη ενός ‘περιθωρίου’ για την εξασφάλιση του κέρδους (γνωστή ως τιμολόγηση με βάση του κόστος - ‘cost plus’ pricing). Ωστόσο, στο σύγχρονο ανταγωνιστικό περιβάλλον, η αγορά τείνει στον καθορισμό της αποδεκτής τιμής, που απαιτείται για ένα προϊόν. Επομένως, εταιρίες με υψηλό κόστος και σχετικά προκαθορισμένη τιμή αγοράς θα έχουν μικρότερο κέρδος, εάν δεν υπάρχει σωστή διαχείριση του κόστους και σταδιακή μείωσή του. Η διαδικασία VA εξυπηρετεί αυτή την ανάγκη για τη διαχείριση και τη συνεχή αναζήτηση τρόπων για τη μείωση του κόστους του προϊόντος.

• Το Ηλεκτρονικό Εμπόριο. Η νέα τεχνολογία πληροφορικής, η οποία χρησιμοποιείται από τους πελάτες μετατρέπει την αγορά προϊόντων σε μια παγκόσμια δραστηριότητα. Συνεπώς, πολύ σημαντικός παράγοντας σε σχέση με τον ανταγωνισμό είναι η ενίσχυση της αξίας και η μείωση του κόστους των υπαρχόντων προϊόντων, για τη διατήρηση και την προστασία της σχέσης που ήδη υπάρχει με τον πελάτη.

• Απλοποίηση. Η γενική τάση που επικρατεί στην ευρωπαϊκή βιομηχανία είναι να αξιοποιεί ορθολογικά τον αριθμό των προμηθευτών σε μια επιχείρηση, καθώς και να μειώνει τον μεγάλο αριθμό των τεμαχίων που συνήθως αγοράζονται ή αποθηκεύονται. Συνεπώς, η δυνατότητα ανασχεδιασμού των προϊόντων προκειμένου να περιέχουν κοινά εξαρτήματα θα οδηγήσει σε εξοικονόμηση χρημάτων που προκύπτει από την εξοικονόμηση του χώρου και του κόστους απογραφής.

• Συμμόρφωση με τους Κανονισμούς Ποιότητας. Τα περισσότερα από τα συστήματα διαχείρισης ποιότητας, όπως η σειρά ISO9000, απαιτούν μια τυπική διαδικασία ανασκευής σχεδιασμού από τις εταιρίες προκειμένου να διασφαλίσουν την ποιότητα του προϊόντος. Το παραπάνω αποτελεί ένα τμήμα του συστήματος διαπίστευσης ποιότητας, το οποίο ελέγχεται και εξετάζεται από εξωτερικούς φορείς. Συνεπώς, εταιρίες που δεν συμμορφώνονται με τις διαδικασίες αυτές, δεν θα πληρούν τις απαραίτητες προϋποθέσεις για να αποκτήσουν τη διάκριση ποιότητας, με αποτέλεσμα να προκύπτουν απώλειες για την επιχείρηση.

• Νέα Τεχνολογία και Υλικά. Η ανακάλυψη και επινόηση νέων διαδικασιών και υλικών σημαίνει ότι αυτή η μορφή καινοτομίας μπορεί να ενσωματωθεί στα σχέδια των υπαρχόντων προϊόντων, για τη βέλτιστη αξιοπιστία και ποιότητα του προϊόντος με ταυτόχρονη μείωση του κόστους. Τα συστήματα ενημέρωσης της αγοράς και η δυνατότητα βέλτιστης χρήσης της καινοτομίας για το σχεδιασμό προϊόντος αποτελούν σημαντικούς παράγοντες για τη βελτίωση της απόδοσης του προϊόντος και του εργοστασίου.

• Περιβάλλον. Η αυξανόμενη ευαισθητοποίηση σε περιβαλλοντολογικά θέματα αναδιαμορφώνει την αγοραστική συμπεριφορά των πελατών και των καταναλωτών στην Ευρώπη. Επανακαθορίζει αποτελεσματικά την αξία κύρους ενός προϊόντος και μπορεί, με βάση τη νομοθεσία, να παίξει σημαντικό ρόλο, όσον αφορά τα υλικά που θα χρησιμοποιηθούν στην παραγωγή των προϊόντων. Συνεπώς, οι περιβαλλοντολογικές πιέσεις συμβάλουν στον επανακαθορισμό της αξίας ‘χρήσης’ μέσα από τις αλλαγές των προδιαγραφών του προϊόντος (για παράδειγμα, τα αέρια CFC στα ψυγεία και τα αεροζόλ). Επίσης, πολλές εταιρίες, κυρίως



10

αυτοκινητοβιομηχανίες, έχουν αρχίσει να δίνουν ιδιαίτερη προσοχή στη μείωση του βάρους (και το περιεχόμενο του υλικού) των εξαρτημάτων προς πώληση, προκειμένου να συμμορφωθούν με τους περιβαλλοντολογικούς στόχους και τους στόχους αποδοτικότητας των ίδιων των επιχειρήσεων.

1.5 Τύποι Πρακτικής Εφαρμογής της Ανάλυσης Αξίας Η μέθοδος Ανάλυση Αξίας για τα Υπάρχοντα Προϊόντα Μια από τις καλύτερες προσεγγίσεις της μεθόδου VA είναι απλά η επιλογή ενός υπάρχοντος προϊόντος που έχει σημειώσει σημαντικές πωλήσεις. Το συγκεκριμένο προϊόν, ή οικογένεια προϊόντων, θα μπορεί ενδεχομένως να παρέχει έναν σημαντικό αριθμό βασικών πληροφοριών και τεκμηριωμένα ιστορικά στοιχεία, τα οποία μπορούν να χρησιμοποιηθούν άμεσα, σε αντίθεση με ένα νέο προϊόν στην αγορά, το οποίο δεν είναι δυνατό να παρέχει παρόμοιες πληροφορίες. Ένα υπάρχον προϊόν συνδυάζει τις διαφορετικές απόψεις όλων των ανώτατων στελεχών σε μια επιχείρηση, ήτοι την προσωπική γνώμη και τον κατάλογο παραπόνων που διαθέτει ο καθένας αναφορικά με τη δυνατότητα μετατροπής του προϊόντος από το σχέδιο σε ένα ‘εμπορεύσιμο’ προϊόν. Επομένως, οποιαδήποτε ομάδα η οποία δημιουργείται για την εφαρμογή της μεθόδου VA θα κατανοήσει τα προβλήματά τους, αλλά όχι απαραίτητα την αιτία αυτών των προβλημάτων σε όλους τους τομείς της επιχείρησης. Οι απόψεις που αφορούν την κακή απόδοση (και τα τεκμηριωμένα στοιχεία περιπτώσεων αστοχίας) παίζουν σημαντικό ρόλο στις συζητήσεις και την κατανόηση του τρόπου με τον οποίο δημιουργείται το κόστος, καθώς το προϊόν περνάει από το στάδιο του σχεδιασμού στο τελικό στάδιο. Μέσα από τις συζητήσεις αυτές γίνεται κατανοητή η έννοια της συμμετοχής, ενώ δίνεται η δυνατότητα σε όλα τα ανώτατα στελέχη να αντιληφθούν τα όρια στο πεδίο ανασχεδιασμού του προϊόντος και των δραστηριοτήτων αναδιοργάνωσης. Στα παραπάνω θέματα περιλαμβάνονται: • Η αδυναμία αλλαγής των σχεδίων για τα υπάρχοντα προϊόντα, λόγω της

αναγκαιότητας που προκύπτει για ανασχεδιασμό εξοπλισμού και των δαπανών που συνεπάγεται μια τέτοια πρωτοβουλία.

• Η θητεία της ομάδας του προγράμματος ενδέχεται να λήξει πριν από το τέλος του προγράμματος και, για το λόγο αυτό, η επίτευξη των στόχων εξαρτάται από τα καθορισμένα χρονικά περιθώρια.

• Τα υψηλά επίπεδα του κόστους αγορών ενδέχεται να απαιτούν τη συμμετοχή των προμηθευτών στη διαδικασία VA. Με βάση την πρωτοβουλία αυτή θα εξετάζεται ένας ορισμένος αριθμός θεμάτων όπως ο συντονισμός των δράσεων του προγράμματος, η διαθεσιμότητα των πόρων από τους προμηθευτές, η θέση των προμηθευτών καθώς και άλλα θέματα.

Ανάλυση Αξίας για Νέα Προϊόντα – Τεχνικός Σχεδιασμός Αξίας Όσον αφορά τα νέα προϊόντα, η ομάδα θα πρέπει να κάνει ορισμένες τροποποιήσεις στην προσέγγιση VA και να λειτουργήσει σε ένα πιο αβέβαιο περιβάλλον με μικρότερο αριθμό διαθέσιμων πληροφοριών, με βάση τις οποίες θα λάβει τις αποφάσεις. Στην περίπτωση αυτή, η ανάλυση και συστηματική διαδικασία αναθεώρησης για τα νέα προϊόντα είναι γνωστή ως Τεχνικός Σχεδιασμός Αξίας (Value Engineering, VE). Η προσέγγιση VE είναι παρόμοια με την Ανάλυση Αξίας αλλά απαιτεί ένα ανώτερο επίπεδο οργάνωσης ως προς το ανθρώπινο δυναμικό που θα αποτελείται από καταρτισμένα και έμπειρα άτομα με εξειδικευμένες γνώσεις, για την ενίσχυση της ομάδας. Για περισσότερες πληροφορίες σχετικά με Τεχνικό Σχεδιασμό Αξίας σε σύγκριση με την Ανάλυση Αξίας, ανατρέξτε στις αναφορές που παρατίθενται στο τέλος της παρούσας έκθεσης.



11

Μέθοδος Ανάλυση Αξίας για Οικογένειες Προϊόντων – Οριζόντια Ανάπτυξη Η τελική μορφή της διαδικασίας VA έγκειται στην εξαγωγή αποτελεσμάτων σε περίπτωση που προβλέπεται ‘οριζόντια ανάπτυξη’ των αποτελεσμάτων μιας πρακτικής εφαρμογής VA για ένα μεμονωμένο προϊόν ή μια οικογένεια προϊόντων. Σε περιπτώσεις όπου η ομάδα του προγράμματος ανάλυσης αξίας διαπιστώσει κοινά σημεία με πολλά προϊόντα που έχουν κατασκευαστεί από την εταιρία, τότε τα πλεονεκτήματα που προκύπτουν μπορούν να εφαρμοστούν παράλληλα και για τα άλλα προϊόντα. Με τον τρόπο αυτό, όλα τα προϊόντα που επανασχεδιάζονται με τη μέθοδο αυτή μπορούν να τροποποιηθούν άμεσα, για να επιφέρουν εμπορικό όφελος και να εισάγουν τεχνικές για βελτιώσεις σε επίπεδο εργοστασίου. Αυτή είναι συγκεκριμένα η περίπτωση όπου οι προμηθευτές προτείνουν τεχνικές βελτίωσης σε εταιρίες, οι οποίες εφαρμόζονται για όλα τα προϊόντα στα οποία χρησιμοποιούνται τα υλικά ή τα εξαρτήματα των προμηθευτών. Η δράση οριζόντιας ανάπτυξης προσφέρει πολλά πλεονεκτήματα τόσο όσον αφορά την εξοικονόμηση χρημάτων όσο και το σχετικά σύντομο χρονικό διάστημα που απαιτείται για την ένταξη των απαιτούμενων αλλαγών στο σχεδιασμό του προϊόντος. Η ανταγωνιστική τεχνική Ανάλυση Αξίας Οι τεχνικές VA δεν αποτελούν μόνο προνόμιο της επιχείρησης που έχει σχεδιάσει το προϊόν. Η τεχνική VA χρησιμοποιείται συχνά ως ανταγωνιστικό μέσο και εφαρμόζεται στην ανάλυση των ανταγωνιστικών προϊόντων, προκειμένου να υπολογιστεί το κόστος των προϊόντων των άλλων εταιριών. Η τεχνική αυτή ονομάζεται συχνά ‘ανάλυση συστατικών’, αλλά αποτελεί την αντίθετη ακριβώς διαδικασία με την ανάλυση αξίας. Στο σημείο αυτό, η ομάδα VA επιδίδεται στην κατανόηση του σχεδιασμού και της μετατροπής του κόστους ενός ανταγωνιστικού προϊόντος. Στόχος της ανάλυσης, είναι η ομάδα να μπορεί να αντιλαμβάνεται τον τρόπο με τον οποίο κατασκευάζονται τα ανταγωνιστικά προϊόντα, τις υπάρχουσες αδυναμίες, το κόστος παραγωγής καθώς και τις καινοτομίες που έχουν υιοθετηθεί από την εταιρία του ανταγωνιστή. Για τις εταιρίες που δεν διαθέτουν πραγματική εμπειρία στη μέθοδο αυτή, η καλύτερη αρχική προσέγγιση που συνιστάται είναι η επιλογή ενός μεμονωμένου προϊόντος, το οποίο βρίσκεται στο στάδιο παραγωγής και διαθέτει μεγάλη διάρκεια ζωής. Μέσα από την προσέγγιση αυτή, παρέχονται δυνατότητες για την απόκτηση εμπειριών, την ομαδική εργασία και τη δοκιμή των εργαλείων και των τεχνικών σε ένα προϊόν, το οποίο διαθέτει γνωστά χαρακτηριστικά και ελαττώματα. Βραχυπρόθεσμα, ο σημαντικότερος παράγοντας είναι η ανάπτυξη των δεξιοτήτων της μεθόδου VA, όπως είναι η διατύπωση εύστοχων ερωτήσεων και, τέλος, η δημιουργία ενός βασικού πλαισίου που θα αντιστοιχεί, ωστόσο, σε μια τυπική διαδικασία την οποία θα ακολουθούν και θα επεξεργάζονται όλες οι ομάδες VA.

2 ΠΩΣ ΧΡΗΣΙΜΟΠΟΙΕΙΤΑΙ Η ΑΝΑΛΥΣΗ ΑΞΙΑΣ

2.1 Βασικοί παράγοντες επιτυχίας Υπάρχουν πολλοί βασικοί παράγοντες για την επιτυχία του προγράμματος VA και θα ήταν καλό τα θέματα αυτά να εξετάζονται πριν από την έναρξή του, καθώς είναι δύσκολο να πραγματοποιηθεί διόρθωση των σφαλμάτων στο σχέδιο του προγράμματος, χωρίς να προκληθούν προβλήματα μετά την έναρξη της διαδικασίας VA. Ένα από τα σημαντικότερα αρχικά βήματα για την ανάπτυξη της διαδικασίας VA είναι η δημιουργία μιας επίσημης ομάδας ατόμων, τα οποία θα είναι υπεύθυνα για τη διεξαγωγή της πρακτικής εφαρμογής. Τα άτομα αυτά πρέπει να προέρχονται από διαφορετικά τμήματα



12

της επιχείρησης, τα οποία έχουν άμεση σχέση με το κόστος όσον αφορά το σχεδιασμό, την κατασκευή, την προμήθεια και άλλες ανάλογες λειτουργίες. Επιπλέον, η ομάδα θα πρέπει να επικεντρωθεί σε ένα προϊόν ή οικογένεια προϊόντων, ώστε να αρχίσει η διαδικασία της πρακτικής εφαρμογής. Άλλοι βασικοί παράγοντες επιτυχίας είναι: • Εξασφάλιση έγκρισης από τα ανώτατα στελέχη για την εφαρμογή της μεθόδου

Ανάλυση Αξίας. Υποστήριξη από τα ανώτατα στελέχη, εγγύηση και εξουσιοδότηση του προγράμματος VA παρέχουν νομιμότητα και καθιστούν το πρόγραμμα ιδιαίτερα σημαντικό μέσα στην επιχείρηση. Η διαδικασία έγκρισης εξαλείφει επίσης όλα τα πιθανά εμπόδια για την πρόοδο της ομάδας.

• Διορισμός ενός ανώτατου στελέχους ως προασπιστή των εργασιών του προγράμματος και υπεύθυνου για την απευθείας αναφορά στο διευθυντικό συμβούλιο και ως επικεφαλής του προγράμματος.

• Με την ανάπτυξη μια ομάδας προγράμματος, πρέπει να επιλεγεί ένας επικεφαλής για το συντονισμό των προσπαθειών, την επίβλεψη της προόδου και τη στήριξη του προασπιστή του προγράμματος. Ο επικεφαλής αυτός θα συνεργάζεται με την ομάδα VA καθόλη τη διάρκεια των εργασιών και θα αποτελεί το βασικό σύνδεσμο μεταξύ της ομάδας και του προασπιστή.

• Καθιέρωση της διαδικασίας υποβολής εκθέσεων για την ομάδα και το χρονικό συντονισμό του προγράμματος. Το πρόγραμμα πρέπει να είναι επίσημο και να παρουσιάζεται μέσα από διαδικασίες ελέγχου και αξιολόγησης των επιτευγμάτων σε συνάρτηση με το χρόνο.

• Παρουσίαση της ιδέας VA και των στόχων της ομάδας σε όλα τα μεσαία και ανώτατα στελέχη στην επιχείρηση. Η διάδοση του προγράμματος VA είναι πολύ σημαντικός παράγοντας ώστε και άλλοι εργαζόμενοι, ιδιαίτερα διευθυντικά στελέχη (τα οποία δεν συμμετέχουν άμεσα στη διαδικασία) να αντιλαμβάνονται την αναγκαιότητα στήριξης του προγράμματος είτε άμεσα με την διάθεση προσωπικού είτε έμμεσα με την παροχή πληροφοριών.

• Τήρηση ενός καταλόγου που θα περιλαμβάνει υπηρεσίες επιχειρήσεων, οι οποίες θα πρέπει να λαμβάνουν σε τακτά χρονικά διαστήματα μια ανακοίνωση σχετικά με την πρόοδο των εργασιών, ακόμη και αν δεν συμμετέχουν άμεσα στο πρόγραμμα. Η παραπάνω διαδικασία δίνει τη δυνατότητα σε άλλα άτομα μέσα στην επιχείρηση να ενημερωθούν σχετικά με την πρόοδο και τις διαπιστώσεις της ομάδας. Η μορφή αυτή προβολής είναι πολύ σημαντική, καθώς διατηρεί ζωντανή τη ροή των εργασιών και συμβάλλει στην ευρύτερη διάδοση των αποτελεσμάτων της ομάδας.

• Εξασφάλιση ενός χώρου γραφείου και τοποθέτηση των μελών της ομάδας στον ίδιο χώρο, όπου το παραπάνω είναι χρήσιμο και εφικτό. Η δυνατότητα τοποθέτησης της ομάδας βελτίωσης VA σε έναν χώρο της επιχείρησης παίζει πολύ σημαντικό ρόλο και συμβάλλει στην επικοινωνία μεταξύ των μελών της ομάδας. Ένας κατάλληλος χώρος μπορεί επίσης να χρησιμοποιηθεί για την ανάλυση του προϊόντος, όπου οι τοίχοι μπορούν να χρησιμοποιηθούν ως μέσο καταγραφής, κολλώντας χαρτιά, των θεμάτων που έχουν προκύψει μέσα από τις εργασίες της ομάδας (καθώς και των σχετικών δράσεων που πρέπει να υλοποιηθούν).

• Επιλογή του προϊόντος για μια πρώτη εξέταση. Το ιδανικό θα ήταν να επιλεγεί ένα υπάρχον προϊόν, ή οικογένεια προϊόντων που έχει εδραιωθεί στην αγορά, σημειώνει σημαντικές πωλήσεις και το οποίο έχει σχετικά υψηλή προσδοκώμενη διάρκεια ζωής. Συνεπώς, οποιαδήποτε βελτίωση στην απόδοση του κόστους του προϊόντος θα αποφέρει μία μεγάλη εξοικονόμηση χρημάτων στην επιχείρηση (κεφάλαιο 2.2.3 για περισσότερες λεπτομέρειες).

• Καταγραφή των στόχων του προγράμματος και των βασικών σημείων αναθεώρησης του προγράμματος. Αξιολόγηση των στόχων που πρέπει να επιτευχθούν από το πρόγραμμα. Οι παραπάνω στόχοι εξασφαλίζουν ένα πλαίσιο και



13

σημείο αναφοράς για την πρακτική εφαρμογή. Οι στόχοι επικεντρώνονται στην απόδοση και το σκοπό που πρέπει να επιτευχθεί από την εταιρία.

• Επιλογή και ενημέρωση προσωπικού το οποίο θα απασχολείται μερικώς ή προσωρινά κατά τη διάρκεια του προγράμματος. Η παραπάνω διαδικασία χρησιμοποιείται για τον προγραμματισμό της διαθεσιμότητας εξειδικευμένου ανθρώπινου δυναμικού για την ενίσχυση της ομάδας κατά τη διάρκεια του προγράμματος.

• Κατάρτιση της ομάδας σχετικά με τη διαδικασία VA και τις βασικές δραστηριότητες δημιουργικότητας της ομάδας. Είναι πολύ σημαντικό για όλα τα μέλη να κατανοήσουν τη φύση και τη σημασία του προγράμματος. Οι αρχικές πρακτικές εφαρμογές δημιουργικότητας της ομάδας αποτελούν επίσης και έναν καλό τρόπο για την κατανόηση της συμπεριφοράς όλων των μελών στο πρόγραμμα– ιδιαίτερα εκείνων που διατηρούν επιφυλάξεις ή έχουν μια αρνητική στάση ως προς τους στόχους που είναι δυνατό να επιτευχθούν. Όπως συμβαίνει στις περισσότερες ομαδικές ασκήσεις, η ομάδα θα πρέπει να είναι συγκροτημένη και ενωμένη. Πολλές φορές είναι πολύ δύσκολο για τα άτομα, που προέρχονται από το χώρο του εργοστασίου, να κατανοήσουν τη γλώσσα που χρησιμοποιείται στο χώρο της επιχείρησης, καθώς επίσης και τη διαδικασία ‘σχεδιασμού για την αγορά’, όταν ο ρόλος τους είναι σημαντικός μόνο για ένα μικρό τμήμα αυτής της τόσο μεγάλης και περίπλοκης διαδικασίας.

2.2 Στάδιο 1 – Φάση Προσανατολισμού

Στην επόμενη ενότητα, θα εξεταστεί η επιλογή και η ανάπτυξη της ομάδας VA, καθώς και η επιλογή του προϊόντος. Επιπλέον, θα πραγματοποιηθεί μια επισκόπηση των σταδίων εφαρμογής όπως απεικονίζεται περιληπτικά στο παρακάτω διάγραμμα.

Προσανατολισμός

ΛειτουργικήΑναγνώριση

ΛειτουργικήΑνάλυση

ΔημιουργικέςΕναλλακ. λύσεις

Ανάλυση &Αξιολόγηση

Εφαρμογή

Τεχνικές: Μελέτη αγοράς, Ομάδες Εστίασης,Εκθέσεις Τεχνικού Σχεδιασμού,Απαιτήσεις εγγύησης, ΑνάπτυξηΛειτουργίας Ποιότητας.

Τεχνικές: Αναζήτηση ιδεών, Χαρτογράφηση,Διαγράμματα συγγένειας

Τεχνικές: Ανάλυση FAST



14

2.2.1 Δημιουργία της Ομάδας Ανάλυσης Αξίας

Αν δεχτούμε ότι το κόστος συσσωρεύεται από τη διαδικασία σχεδιασμού του προϊόντος έως την τελική μορφή του στον πελάτη και για αυτό δεν ευθύνεται κανείς, στην περίπτωση αυτή η διαδικασία VA μπορεί να χρησιμοποιηθεί για τη δημιουργία ενός σωστού και αποτελεσματικού συστήματος ελέγχου. Η υιοθέτηση της αντίληψης ‘εφαρμογή σε όλο το πλάτος της επιχείρησης’ για τις δραστηριότητες της VA είναι πολύ σημαντική στην περίπτωση που πρέπει να πραγματοποιηθεί πραγματική εξοικονόμηση χρημάτων και εξοικονόμηση της απόδοσης σε όλα τα τμήματα της επιχείρησης. Από την άποψη αυτή, η εφαρμογή της μεθόδου VA θα εντοπίσει απώλειες για το εργοστάσιο (όπως βραδύτερους χρόνους επεξεργασίας, κακή ποιότητα και επιπλέον απώλεια υλικών κατά τη μετατροπή), καθώς και περισσότερο απτό κόστος όσον αφορά δραστηριότητες εκτός του εργοστασίου (επιστροφές εγγύησης και παράπονα πελατών κ.λπ.). Για οποιαδήποτε επιχείρηση που χρησιμοποιεί τη μέθοδο VA, προκειμένου να ανταποκριθεί στη συνολική αυτή προσέγγιση θα είναι απαραίτητη η δημιουργία μιας ομάδας εργαζομένων, οι οποίοι αντιπροσωπεύουν τομείς όπου προκύπτει το κόστος αυτό (πρέπει να σημειωθεί ότι το κόστος μπορεί να προκύψει σε ένα τμήμα αλλά να οφείλεται σε ένα άλλο). Η ανάπτυξη της διατμηματικής ομάδας είναι πολύ σημαντική για την κατανόηση της σχέσης ‘αιτίας και αποτελέσματος’ για τα προϊόντα κατώτερου σχεδιασμού, τη δημιουργία αξίας και το περιθώριο κέρδους του προϊόντος. Μια τυπική και συστηματική προσέγγιση Ανάλυσης Αξίας συνεπάγεται τη συμμετοχή πολλών εργαζομένων σε μια μεμονωμένη επιχείρηση, όπου ο καθένας συνεισφέρει για την επίτευξη του στόχου (αξία στο χαμηλότερο κόστος). Η ακριβής σύνθεση της ομάδας Ανάλυσης Αξίας θα εξαρτηθεί από την εταιρία, ανάλογα με τους διαθέσιμους πόρους και τους στόχους του προγράμματος. Θα ήταν καλύτερο η ομάδα να αποτελείται από έναν συμμέτοχο στη διαδικασία σχεδιασμού και παραγωγής του προϊόντος από την εταιρία, καθώς και από έναν εξωτερικό αντιπρόσωπο (πελάτες και προμηθευτές), ο οποίος επηρεάζει ή δέχεται τις επιδράσεις από το κόστος του ανεπαρκούς σχεδιασμού. Μέσα στην επιχείρηση, η ομάδα θα πρέπει να αποτελείται από ανθρώπους που επηρεάζουν το κόστος του προϊόντος. Πολλοί από τους εργαζόμενους αυτούς θα προέρχονται από τεχνικό, έμπειρο και διοικητικό προσωπικό. Αυτός ο τύπος εργαζομένου συνήθως έχει μια σωστή αντίληψη του προϊόντος και των ελαττωμάτων που σχετίζονται με αυτό, όσον αφορά τη λειτουργική του πλευρά. Τα άτομα αυτά μπορούν να εκτιμήσουν καλύτερα τις λύσεις που θα πρέπει να εφαρμοστούν, προκειμένου να υπερνικηθούν τα εμπόδια. Τα μέλη της ομάδας θα πρέπει, επομένως, να προέρχονται από όλα τα σχετικά τμήματα της επιχείρησης, ώστε στο τέλος να σχηματίζουν μια ομάδα που θα αποτελείται από διαφορετικές προσωπικότητες. Εκτός από τα ειδικά προσόντα, για τη δημιουργία της ομάδας απαιτείται η συμμετοχή ατόμων που διαθέτουν εμπειρία σε πιο γενικούς κλάδους προκειμένου να υπάρχει ισορροπία μέσα στην ομάδα. Τα άτομα αυτά μπορούν να παρέχουν ανεκτίμητες υπηρεσίες καθώς θέτουν απλές βασικές ερωτήσεις, οι οποίες συχνά διεγείρουν τη φαντασία των ειδικών που έχουν συνηθίσει να ασχολούνται αποκλειστικά με τα προβλήματα του προϊόντος. Συνεπώς, ένα άτομο με γενικές γνώσεις ενισχύει κατά πολύ την ομάδα ανάλυσης αξίας. Ο συνδυασμός των ειδικών και γενικών γνώσεων και εμπειριών αποτελεί σημαντικό παράγοντα, και η συλλογική δράση της ομάδας είναι αυτή που θα καθορίσει την ποιότητα των αποτελεσμάτων που σχετίζονται με το πρόγραμμα βελτίωσης VA. Επομένως, το συγκεκριμένο στάδιο, στη διαδικασία εφαρμογής, πρέπει να σχεδιαστεί προσεκτικά ώστε το καλύτερο ανθρώπινο δυναμικό της επιχείρησης να λάβει μέρος στο πρόγραμμα VA. Ίσως φαίνεται παράλογο ότι το καλύτερο δυναμικό χρησιμοποιείται από το πρόγραμμα VA, όμως το πρόγραμμα αυτό αποτελεί επένδυση για την εταιρία, προκειμένου να ελαχιστοποιήσει το κόστος ενός προϊόντος. Συνεπώς, είναι απαραίτητα



15

τα κατάλληλα άτομα με τα απαιτούμενα προσόντα που μια εταιρία μπορεί να διαθέτει. Επομένως, είναι σημαντικό τα μέλη της ομάδας VA να διαθέτουν τα κατάλληλα προσόντα, να έχουν πρόσβαση στις ανάλογες πληροφορίες και να είναι σε θέση να δουλεύουν ως ομάδα με ολοκληρωμένο και επαγγελματικό τρόπο. Μια ομάδα VA μπορεί να αποτελείται από: • Σχεδιαστές για το λόγο ότι έχουν την ευθύνη για το ίδιο το προϊόν και διαθέτουν τις

κατάλληλες γνώσεις για το σχεδιασμό και τις αποφάσεις που λαμβάνονται στα αρχικά στάδια του κύκλου ζωής του προϊόντος (προδιαγραφές, επιλεγόμενα υλικά και περιορισμούς που επιβάλλονται σε άλλα τμήματα και στην ίδια την επιχείρηση).

• Μηχανικούς κατασκευής και παραγωγής. Η συμμετοχή των εργαζομένων αυτών αποτελεί μια ‘φυσική’ αναγκαιότητα στη διαδικασία VA, καθώς επηρεάζουν άμεσα τη διαδικασία κατασκευής του προϊόντος, ώστε να είναι αποτελεσματικό και αποδοτικό όσον αφορά το κόστος. Οι άνθρωποι αυτοί καθορίζουν τον τρόπο κατασκευής του προϊόντος. Επίσης, στο συγκεκριμένο προσωπικό μπορούν να συμπεριληφθούν μηχανικοί παραγωγής και ανώτατα στελέχη παραγωγής οι οποίοι είναι αρμόδιοι για τη διαχείριση της διαδικασίας καθώς και για τη μείωση του κόστους μετατροπής.

• Εμπειρογνώμονες αγοράς. Τα άτομα αυτά διαθέτουν εξειδικευμένες γνώσεις όσον αφορά τις αγοραστικές απαιτήσεις, οι οποίες προκύπτουν από το σχεδιασμό του προϊόντος και μετατρέπουν τις απαιτήσεις σχεδιασμού σε προδιαγραφές υλικών. Επομένως, τα άτομα αυτά ασχολούνται με την προέλευση των υλικών καθώς και με τις εναλλακτικές λύσεις που προτείνονται στην επιχείρηση από τους προμηθευτές.

• Λειτουργικό Προσωπικό, είναι οι άνθρωποι που ουσιαστικά κατασκευάζουν το προϊόν ή παρέχουν τις υπηρεσίες, αποτελούν μια ζωτική πηγή πληροφοριών ιδιαίτερα, όσον αφορά τις δυσκολίες και τα προβλήματα που σχετίζονται με την κατασκευή και τη συναρμολόγηση.

Πρέπει να σημειωθεί ότι οι ομάδες πρέπει να δημιουργηθούν όσο το δυνατό συντομότερα και, ενδεχομένως, πρέπει να καταρτιστούν στα γενικά ομαδικά προσόντα για να συμβάλουν στην ανάπτυξη αυτής της διατμηματικής ομάδας. Όπως προαναφέρθηκε, μπορούν να χρησιμοποιηθούν οι ασκήσεις δημιουργίας ομάδας, να αναζητηθεί η βοήθεια εξωτερικών παραγόντων και οι ομάδες να τοποθετηθούν στον ίδιο χώρο για να συνεισφέρουν στη διαδικασία ανάπτυξης. Μια από τις πρώτες δραστηριότητες που αναλαμβάνει η ομάδα, ως μια εισαγωγή στη διαδικασία VA και, επίσης, για την έναρξη της ομαδικής ανάπτυξης, είναι να κατανοήσει και ‘να οδηγήσει’ τη διαδικασία από το σχεδιασμό του προϊόντος έως τη διανομή του. Η δραστηριότητα αυτή δίνει τη δυνατότητα σε κάθε μέλος της ομάδας να κατανοήσει πραγματικά τη διαδικασία μετατροπής του προϊόντος, να συναντήσει τους ανθρώπους που εμπλέκονται στη διαδικασία και να κατανοήσει τα ατομικά τους προβλήματα και τα γενικότερα ζητήματα που τους απασχολούν και αφορούν το προϊόν. Για πολλά από τα μέλη της ομάδας, η διαδικασία αυτή θα είναι καινούρια και θα αποτελεί μια δραστηριότητα με την οποία δεν έχουν ασχοληθεί για ένα ορισμένο χρονικό διάστημα (σε ορισμένες περιπτώσεις, το άτομο δεν έχει παρακολουθήσει ποτέ τη διαδικασία ενός προϊόντος από το στάδιο επιλογής των υλικών έως την αποστολή του). Σε κάθε στάδιο αυτής της ανασκόπησης, το μέλος της ομάδας που ασχολείται με το στάδιο της μετατροπής θα πρέπει να παρέχει μια επισκόπηση των δραστηριοτήτων του τομέα. Ωστόσο, οι ερωτήσεις που σχετίζονται με τις λειτουργικές δραστηριότητες θα πρέπει να απευθύνονται σε όσους εργάζονται στο τμήμα αυτό.



16

2.2.2 Μια Εκτεταμένη Προσέγγιση της Ομάδας Μια αμιγώς εσωτερική διαδικασία VA περιορίζεται στο γεγονός ότι οι διαδικασίες βελτίωσης μπορούν να στοχεύουν μόνο στη διαδικασία μέσα στο εργοστάσιο. Καθώς οι εταιρίες επενδύουν σε μεγαλύτερο βαθμό σε αγορές από τους προμηθευτές, στην περίπτωση αυτή το σχετικό ποσοστό δαπανών προμηθειών ως προς το συνολικό κόστος του προϊόντος αυξάνεται. Προκύπτει, συνεπώς, η ανάγκη υποστήριξης και συμμετοχής από την πλευρά των προμηθευτών, καθώς και η ολοκλήρωση της διαδικασίας με τη συμμετοχή των πελατών. Η ένταξη των προμηθευτών αποδείχτηκε σημαντικό πλεονέκτημα για τις εταιρίες όπως για τις ιαπωνικές εταιρίες που αναζητούν τη συμμετοχή των προμηθευτών σε ολόκληρη τη διαδικασία σχεδιασμού των προϊόντων όπως ηλεκτρονικές συσκευές και αυτοκίνητα. Πράγματι, σε πολλές ιαπωνικές εταιρίες, οι προμηθευτές οργανώνονται επί τούτου σε ομάδες έτσι ώστε να καθίσταται δυνατή μια αποδοτική και αποτελεσματική διαδικασία συμμετοχής των προμηθευτών. Η παραπάνω προσέγγιση καθιστά δυνατή σε ευρύτερο επίπεδο τη συμμετοχή και την ανάπτυξη του δυναμισμού με τους προμηθευτές και μεταξύ αυτών, καθώς συνεργάζονται για την επίλυση κοινών προβλημάτων. Η συμμετοχή των προμηθευτών και των πελατών παρέχει πολλά επιπρόσθετα οφέλη στις ομάδες διαδικασίας VA: • Οι πελάτες δεν είναι σε θέση να εκφράσουν με σαφή και περιεκτικό τρόπο την αξία

την οποία λαμβάνουν από τα προϊόντα και τις υπηρεσίες, όμως όταν συμμετέχουν σε ένα πρόγραμμα είναι ικανοί να παρέχουν καλύτερες πληροφορίες για τους πραγματικούς τους στόχους. Έτσι, η απόκτηση πληροφοριών που προέρχονται από τον πελάτη αποτελεί τον βασικό παράγοντα για την επιτυχή διαδικασία VA, αν και θα πρέπει να λάβουμε υπόψη μας ότι η συμμετοχή του πελάτη στην πλήρη διαδικασία δεν είναι τόσο απαραίτητη όσο η συνεισφορά του στα πρώτα στάδια στον καθορισμό της αξίας του προϊόντος. Η συνεργασία με τους πελάτες είναι μια δύσκολη διαδικασία, σε σύγκριση με τους προμηθευτές, και για το λόγο αυτό η συμμετοχή των πελατών στη διαδικασία VA απαιτεί μια καλή σχέση συνεργασίας μεταξύ της εταιρίας και του πελάτη. Η σχέση αυτή είναι πολύ σημαντική, στην περίπτωση που ο πελάτης πρέπει να κατανοήσει τη διαδικασία VA και τα οφέλη της βελτιωμένης αξίας αντί να χρησιμοποιεί απλώς τη διαδικασία για τη μείωση της τιμής του παρεχόμενου προϊόντος για να εξυπηρετήσει δικούς του σκοπούς. Η συμμετοχή των πελατών στη διαδικασία συνεπάγεται την αναστολή της διαπραγματευτικής ισχύος και την ίση κατανομή των κερδών μεταξύ των δύο πλευρών. Επομένως, η συμμετοχή του πελάτη στη διαδικασία VA είναι εφικτή στα πλαίσια συνεργασιών, σχέσεων εμπιστοσύνης ή σε περίπτωση που η εταιρία αφιερώνει ένα σημαντικό μέρος του στρατηγικού της σχεδιασμού στον πελάτη.

• Οι προμηθευτές και οι υπεργολάβοι συνήθως γνωρίζουν περισσότερα για τα

προϊόντα τους (και τα υποκατάστατα) από την επιχείρηση η οποία προμηθεύεται, όσον αφορά τις τεχνικές προδιαγραφές, τις εφαρμογές του προϊόντος και τον εμπορικό τομέα. Επίσης, έχοντας μεγαλύτερη ευθύνη για το σχεδιασμό των προϊόντων, οι προμηθευτές αυτοί πραγματοποιούν καλύτερα σχέδια σε συνάρτηση με το κόστος και τη λειτουργικότητα. Πράγματι, πολλοί προμηθευτές παρέχουν υπηρεσίες οι οποίες θεωρήθηκαν ‘μη ουσιώδεις’ δραστηριότητες και, συνεπώς, πολλές από τις ειδικότητες οι οποίες χρησιμοποιούνταν πριν για το σχεδιασμό και την κατασκευή των προϊόντων έχουν φύγει πλέον από την επιχείρηση. Επιπλέον, οι εξειδικευμένοι προμηθευτές υλικών ή εξαρτημάτων, είναι σε θέση να εργάζονται αυτόνομα, χωρίς την ανάγκη αυστηρής επιτήρησης και υποστήριξης της ομάδας. Έτσι, η επιχείρηση που προμηθεύεται υλικά και προϊόντα έχει τη δυνατότητα να εξασφαλίσει πολύτιμους πόρους τεχνικού σχεδιασμού για να υποστηρίξει τους πιο ανίσχυρους ή λιγότερο ικανούς προμηθευτές. Πράγματι, στην περίπτωση που οι



17

προμηθευτές μπορούν να εργαστούν αυτόνομα παρακολουθώντας μόνο συσκέψεις αναθεώρησης, τότε έχουν την ευκαιρία να συμμετάσχουν στον τεχνικό σχεδιασμό και να μειώσουν στο ελάχιστο τα χρονικά περιθώρια υλοποίησης που ορίζονται από το πρόγραμμα. Η δυνατότητα του τεχνικού ανασχεδιασμού των προϊόντων, με παράλληλες και ταυτόχρονες δράσεις τεχνικού σχεδιασμού από πολλούς προμηθευτές, προσφέρει ένα σημαντικό και ανταγωνιστικό πλεονέκτημα όσον αφορά τη διάθεση των προϊόντων στην αγορά πριν αρχίσει ο ανταγωνισμός.

Στο σημερινό ανταγωνιστικό περιβάλλον, δεν υπάρχει μεγάλο κέρδος για μια εταιρία η οποία εξακολουθεί να αντιμετωπίζει τους προμηθευτές της ως αντίπαλους αποκρύπτοντάς τους πληροφορίες. Η ένταξη και η εστίαση των προμηθευτών στην ανάγκη βελτίωσης της αξίας του τελικού προϊόντος καθώς και της αποδοτικότητας σε σχέση με το κόστος αποτελεί, επομένως, ένα ζήτημα το οποίο υπαγορεύει την ανάγκη ένταξης των προμηθευτών ως επέκταση της εργοστασιακής ομάδας. Κανένας προμηθευτής δεν είναι σε θέση να γνωρίζει αρκετά για την εταιρία την οποία προμηθεύει ούτε για τα προϊόντα στην παραγωγή των οποίων συμμετέχει. Οι προμηθευτές θα πρέπει να θεωρούνται επέκταση του βασικού τμήματος του εργοστασίου ως ένα άλλο τμήμα παραγωγής. Έτσι λοιπόν, εάν αυτή η προσέγγιση εφαρμόζεται σε πολλούς προμηθευτές υλικών και εξαρτημάτων, στην περίπτωση αυτή η συνεργασία με τον προμηθευτή αποτελεί το πιο αποτελεσματικό μέσο βελτίωσης της αξίας με ταυτόχρονη μείωση απωλειών και κόστους. Χρήσιμες Τεχνικές για τον προσανατολισμό της ομάδας: • Επίσκεψη στις εγκαταστάσεις προκειμένου να γίνει κατανοητή και να χαρτογραφηθεί

η διαδικασία από το σχεδιασμό έως την παραγωγή. • Επισκέψεις σε επιλεγμένους πελάτες για την κατανόηση και της χρήσης της αξίας

του προϊόντος για τον πελάτη. Θα πρέπει να πραγματοποιηθεί μια επίσκεψη των εγκαταστάσεων του πελάτη και συνεντεύξεις του βασικού προσωπικού στο χώρο εργασίας του πελάτη, καθώς και είναι απαραίτητη η κατανόηση των τρεχόντων προβλημάτων και των μελλοντικών απαιτήσεων του πελάτη.

• Οι πρακτικές εφαρμογές δημιουργίας της ομάδας περιλαμβάνουν σύντομες παρουσιάσεις του ρόλου του κάθε τμήματος από τα μέλη της ομάδας.

2.2.3 Επιλογή του Προϊόντος Εφόσον έχει καθοριστεί το μέγεθος και η σύνθεση της ομάδας VA και έχουν ανατεθεί οι ρόλοι, στο επόμενο στάδιο απομένει να προσδιοριστεί το προϊόν, ή η οικογένεια προϊόντων, που θα αποτελέσει το θέμα της μελέτης. Ουσιαστικά, η μέθοδος VA μπορεί να εφαρμοστεί σε οποιοδήποτε προϊόν, παρά το γεγονός ότι ορισμένα εμπορικά χαρακτηριστικά καθιστούν τη διαδικασία VA σημαντικότερη, από εμπορική σκοπιά, και εν δυνάμει πιο επικερδή για την επιχείρηση. Τα κριτήρια και τα χαρακτηριστικά που μπορούν να εφαρμοστούν κατά το στάδιο επιλογής του προϊόντος περιλαμβάνουν προϊόντα με: • γνωστά προβλήματα ή προϊόντα που έχουν προκαλέσει αγωγές ή δαπανηρές

αποζημιώσεις εγγυήσεων. Τα προϊόντα αυτά έχουν επισύρει αρνητική κριτική και την απογοήτευση του πελάτη σε βαθμό που ο πελάτης κατέφυγε σε επίσημα παράπονα. Συνεπώς, τα προβλήματα αυτά πρέπει να διορθωθούν διότι υποβαθμίζουν την αξία όπως την αντιλαμβάνεται ο πελάτης. Προϊόντα με γνωστά προβλήματα στο εργοστάσιο, είναι επίσης σημαντικά καθώς τα προϊόντα αυτά απαιτούν υψηλό βαθμό εσωτερικής διόρθωσης, προκειμένου να συμμορφωθούν με ένα πρότυπο κατάλληλο για παράδοση στον πελάτη. Για τις περισσότερες επιχειρήσεις, αυτό το τελευταίο



18

στοιχείο αποτελεί ένα βασικό κίνητρο, διότι τα υψηλά επίπεδα εσωτερικής διορθωτικής δράσης που συνεπάγονται υψηλό κόστος, αλλά δεν παράγουν πραγματική αξία για τον πελάτη ή την επιχείρηση, πριμοδοτούν τη θετική απόδοση του προϊόντος για τον πελάτη. Πρακτική εφαρμογή της συγκεκριμένης άποψης βλέπουμε σε πολλές επιχειρήσεις που επενδύουν μεγάλα ποσά για συστηματικές διαδικασίες αναθεώρησης και τελικού ελέγχου, προκειμένου να διασφαλιστούν υψηλότερα επίπεδα ποιότητας για τον πελάτη. Οι δραστηριότητες αυτές συνιστούν ανώφελες δαπάνες και συχνά οφείλονται περισσότερο στον ανεπαρκή έλεγχο του σχεδιασμού και της αναθεώρησης παρά στην αναξιοπιστία του εξοπλισμού. Κατά συνέπεια, το προσωπικό παραγωγής δεν δύναται να λάβει προληπτικά μέτρα για τη διόρθωση των προβλημάτων κακής ποιότητας και συνήθως αυτά τα προϊόντα είναι που παρέχουν μεγάλες δυνατότητες εξοικονόμησης που μπορεί να επιτευχθεί από μία ομάδα VA.

• όγκους προβλεπόμενων πωλήσεων που αναμένεται να αυξηθούν, αυξάνουν ή

διατηρούν σε υψηλό επίπεδο τις πωλήσεις. Τα προϊόντα αυτά είναι ελκυστικά για τις δραστηριότητες της μεθόδου VA, εφόσον αποτελούν βασικά προϊόντα της επιχείρησης. Επιχειρώντας την ταξινόμησή τους, τα προϊόντα αυτά συχνά χαρακτηρίζονται ως ‘δρομείς’ (‘runners’) διότι εμφανίζονται τακτικά, κάθε εβδομάδα, στα προγράμματα παραγωγής. Αντιθέτως, προϊόντα με σπάνιους κύκλους παραγωγής και χαμηλές ετήσιες πωλήσεις, συνήθως αποκαλούνται ‘ξένοι’ (‘strangers’) και τα προϊόντα αυτά δεν προσφέρουν συνήθως την ίδια δυνατότητα ουσιαστικού πλεονάσματος εσόδων από δευτερεύουσες βελτιώσεις, λόγω της έλλειψης όγκου και της οικονομικής συμπεριφοράς αυτών των όγκων. Συνεπώς, τα υπάρχοντα προϊόντα με υψηλό όγκο παραγωγής είναι ελκυστικά, διότι ο όγκος πωλήσεων αυτών των προϊόντων που αποφέρει υψηλά επίπεδα πλεονάσματος και αποδοτικότητας θα πολλαπλασιάσει τη μικρή εξοικονόμηση χρημάτων ανά μονάδα. Η λογική που εφαρμόζεται στην περίπτωση αυτή είναι ότι η συστηματική προσέγγιση VA είναι πιθανόν να οδηγήσει στη μείωση του κόστους παραγωγής προϊόντων με υψηλό όγκο και υψηλή συχνότητα παραγωγής. Από τη φύση τους, τα προϊόντα αυτά έχουν εγκαταλείψει το στάδιο ‘άνθησης’ των νέων προϊόντων, αλλά ακόμη δεν έχουν εισέλθει στο στάδιο παρακμής του κύκλου ζωής του προϊόντος, συνεπώς υπάρχουν πολλές πιθανότητες να αποφέρει μεγάλη απόδοση για την εταιρία. Τα προϊόντα που κατασκευάζονται πολύ σπάνια δεν προσφέρουν αυτή τη δυνατότητα πλεονάσματος.

• περιθώρια κέρδους χαμηλότερα του μέσου όρου. Προϊόντα με χαμηλά ή αρνητικά

περιθώρια κέρδους θα μπορούσαν να προσελκύσουν την προσοχή των ομάδων VA, διότι δεν συμβάλλουν στην μακροπρόθεσμη επιβίωση της επιχείρησης.

Στην πραγματικότητα, η επιλογή του προϊόντος βασίζεται σε κριτήρια που εστιάζονται στην επιχείρηση, αλλά, σε γενικές γραμμές, είναι προτιμότερο να ξεκινήσει κανείς με ένα προϊόν, ο όγκος πωλήσεων του οποίου αποφέρει κέρδος, και όχι να επιχειρήσει να διορθώσει ένα προϊόν που δεν αποφέρει κέρδος. Αυτό το προϊόν που δεν αποφέρει κέρδος, κατά πάσα πιθανότητα θα πωληθεί σε μικρότερο όγκο και απαιτεί καλύτερες ικανότητες από αυτές που διαθέτει η πρώτη ομάδα εργασίας VA. Συνεπώς αυτά τα προϊόντα ‘πρόκλησης ζημίας’ είναι καλύτερο να παραμένουν στην αναμονή, έως ότου βελτιωθεί το δυναμικό του εργοστασίου. Μετά την επιλογή του προϊόντος, ή της οικογένειας προϊόντων, το επόμενο στάδιο εφαρμογής αφορά την κατανόηση του ίδιου του προϊόντος, της λειτουργίας ή της αξίας και των μεγεθών κόστους του.



19

2.2.4 Προετοιμασία Για την ορθή κατανόηση της λειτουργίας του προϊόντος, η ομάδα πρέπει να έχει αποκτήσει εμπειρία του προϊόντος και το στάδιο αυτό είναι σημαντικό τόσο για την κατάρτιση της ομάδας, όσο και για τη δημιουργία μιας κοινής αντίληψης (καθώς και μίας κοινής γλώσσας) όσον αφορά τα διαφορετικά συστατικά μέρη του υπό εξέταση προϊόντος. Αυτό είναι το πρώτο στάδιο στη λειτουργική ανάλυση και παρέχει μία επισκόπηση του προϊόντος για την ομάδα. Ιδιαίτερα σημαντικό είναι η ομάδα να αφιερώνει χρόνο για την κατανόηση του προϊόντος και της πορείας του μέσα στο εργοστάσιο, διότι οι πληροφορίες αυτές θα αποτελέσουν το σκελετό, βάσει του οποίου θα συνταχθούν μεταγενέστερες αναλύσεις και θα διασαφηνιστεί η λειτουργικότητα και τα μεγέθη κόστους του προϊόντος. Το στάδιο αυτό συνεπώς είναι ένα στάδιο ‘συλλογής’, κατά το οποίο μία ομάδα αναμένεται να συγκεντρώσει βασικές πληροφορίες για το υπό εξέταση προϊόν. Κατά την προετοιμασία, είναι σκόπιμο η ομάδα να συλλέξει και να παρουσιάσει αντικείμενα όπως: • Ένα πλήρως συναρμολογημένο προϊόν. Το τελικό προϊόν τοποθετείται σε ένα

τραπέζι και δίνεται η δυνατότητα στην ομάδα να μελετήσει το προϊόν όπως παρουσιάζεται στον πελάτη. Στις περισσότερες περιπτώσεις, κατά τη διαδικασία κατανόησης, η ομάδα χρησιμοποιεί ετικέτες χαρακτηρισμού για να ‘φωτίσει’ (και να κατονομάσει) στοιχεία του προϊόντος. Ως τέτοια, τα λειτουργικά μέρη του προϊόντος μπορούν να εντοπιστούν και να χρησιμοποιηθούν ως σημεία αναφοράς για την ομάδα. Ως παράδειγμα αυτής της διαδικασίας αναφέρουμε ότι κατά τον εντοπισμό των βασικών στοιχείων ενός εκτυπωτή μπορούμε να συμπεριλάβουμε το διακόπτη On\Off, τις ενδεικτικές λυχνίες, το ρευματολήπτη τροφοδοσίας, τις υποδοχές για το χαρτί, και τις συναφείς διατάξεις.

• Υποσύνολα του προϊόντος. Το τελικό προϊόν παρέχει στην ομάδα περιορισμένο

αριθμό πληροφοριών για το προϊόν και συνεπώς απαιτείται η συγκέντρωση υποσυνόλων που θα αναλυθούν. Στο παράδειγμα του εκτυπωτή, μεταξύ αυτών των υποσυνόλων περιλαμβάνονται το σύστημα των τροφοδοτικών κασετών μελάνης, ο μηχανισμός μετάδοσης κίνησης, το σύστημα μετασχηματιστή ισχύος, και άλλα συναφή. Και σε αυτήν την περίπτωση, τα τεμάχια παρουσιάζονται και χαρακτηρίζονται με τα κατάλληλα ονόματα.

• Μέρη του Προϊόντος τοποθετημένα πάνω σε μία επιφάνεια. Για κάθε υποσύνολο, η

ομάδα μπορεί να καταρτίσει μία "αναλυτική" κατάσταση τεμαχίων. Έπειτα, και με τον ίδιο τρόπο όπως προηγουμένως, το προϊόν αποσυναρμολογείται, αναλύεται και χαρακτηρίζεται. Στο παράδειγμα του συστήματος τροφοδοτικής κασέτας μελάνης, περιλαμβάνονται τεμάχια όπως η διάταξη συγκράτησης της κασέτας του εκτυπωτή, τα κλιπ συγκράτησης που στερεώνουν τις κασέτες στη θέση τους, το καλώδιο επικοινωνιών και η μονάδα ελέγχου πλακέτας τυπωμένου κυκλώματος.

• Παραδείγματα πρώτων υλών όπως το πολυμερές πλαστικό, φύλλα χάλυβα, προφίλ

αλουμινίου και άλλα συναφή. • Παραδείγματα βιομηχανικών απορριμμάτων που παράγονται σε διάφορα στάδια της

διαδικασίας παραγωγής. Τα τεμάχια αυτά συνιστούν σημαντικές νύξεις για τις αιτίες παραγωγής απορριμμάτων και το έμμεσο κόστος του ανεπαρκούς σχεδιασμού ή της ανεπαρκούς λειτουργίας.

• Ανταγωνιστικά προϊόντα. Τα προϊόντα αυτά είναι ιδανικά και θα πρέπει να

παρουσιάζονται στην ομάδα προς εξέταση και σύγκριση ανταγωνιστικών



20

συστημάτων με τα συστήματα που χρησιμοποιούνται στο εξεταζόμενο προϊόν. Στο παράδειγμά μας, το σύστημα κασετών μελάνης μπορεί να συγκριθεί με το αντίστοιχο σύστημα ενός ανταγωνιστικού προϊόντος. Το ιδανικό θα ήταν το ανταγωνιστικό προϊόν να παρουσιάζεται με τον ίδιο τρόπο (τελικό προϊόν, υποσύνολο και μέρη), που παρουσιάστηκε και το εξεταζόμενο προϊόν.

Προφανώς, η συγκέντρωση αυτών των υλικών υποστήριξης ενισχύεται κατά πολύ, όταν η ομάδα βρίσκεται σε έναν χώρο όπου τα τεμάχια αυτά μπορούν να παρουσιαστούν και να εξεταστούν υπό ιδανικές συνθήκες. Σε αρκετές εταιρίες που έχει επισκεφθεί ο συγγραφέας, ο χώρος εργασίας της ομάδας συχνά βρισκόταν πολύ κοντά στη διαδικασία παραγωγής, σε πλήρη θέα των διερχόμενων εργατών. Οι συνθήκες αυτές διατηρούν ζωντανό το ενδιαφέρον και συνήθως ενθαρρύνουν σχόλια από τους εργάτες στη γραμμή παραγωγής, με τα οποία εκφράζουν καινοτόμες ιδέες ή προβλήματα που αντιμετωπίζουν με συγκεκριμένα υποσύνολα ή μέρη. Επίσης, παρέχεται η δυνατότητα διεξαγωγής των συναντήσεων με τους εργαζομένους σε έναν κεντρικό χώρο, χωρίς να διαταράσσεται η κανονική εργάσιμη ημέρα των ανθρώπων που ασχολούνται με τη διαδικασία VA. Το ότι η ομάδα και οι δραστηριότητές της είναι ορατές αποτελούν έναν εξαίρετο τρόπο προώθησης της εν λόγω πρωτοβουλίας και δημιουργούν μία καλή ατμόσφαιρα επικοινωνίας, σε αντίθεση με την περίπτωση όπου η ομάδα βρίσκεται απομονωμένη, σε κάποιο απομακρυσμένο σημείο του κτιρίου. Επίσης συνιστά μία κεντρική θέση κατά τη διαδικασία αναθεώρησης από ανώτατα στελέχη, διότι ο χώρος παρουσιάζει έναν οπτικό πίνακα των σκηνών του έργου, που συνθέτει η ιστορία του προγράμματος και της εξέλιξής τους. Πέραν των απαιτήσεων του φυσικού προϊόντος σ’ αυτό το αρχικό στάδιο συλλογής, πολύ χρήσιμη είναι και η συγκέντρωση όσο το δυνατόν περισσότερων ενημερωτικών εγγράφων. Χρήσιμα έγγραφα αναφοράς αποτελούν τα ακόλουθα: • Η αρχική συνοπτική αναφορά σχεδιασμού. Στην αναφορά αυτή γίνεται περιληπτική

περιγραφή και προσδιορίζονται τα κριτήρια σχεδιασμού του προϊόντος. Βάσει αυτής της αναφοράς, είναι εφικτή η θεώρηση των ιστορικών αποφάσεων που αφορούν το προϊόν εντός συγκεκριμένων πλαισίων.

• Σχέδια των συστατικών μερών. Αυτές οι μορφές διαγραμμάτων και γραφημάτων είναι χρήσιμα διότι μπορούν να βοηθήσουν τη φυσική κατανόηση του υπό εξέταση προϊόντος.

• Τα στοιχεία κοστολόγησης που αντλούνται από το λογιστήριο είναι χρήσιμα διότι παρουσιάζουν θεωρητικά τον τρόπο συσσώρευσης των διαφόρων παραγόντων κόστους, όπως τα υλικά, η μετατροπή, η εφαρμογή των γενικών εξόδων και άλλες πηγές. Τα στοιχεία αυτά αποτελούν ένα καλό σημείο αναφοράς που επιτρέπει την κοστολόγηση και την αιτιολόγηση των βελτιωτικών ενεργειών.

• Προδιαγραφή αγορών και στοιχεία προμηθευτή. Τα στοιχεία αυτά λαμβάνονται από το Τμήμα Αγορών, και περιλαμβάνουν τα βασικά κριτήρια και τα προδιαγραφόμενα υλικά και μέρη που χρησιμοποιούνται στη διαδικασία μετατροπής.

• Σχήμα διαδικασίας παραγωγής. Ένα διάγραμμα, με στοιχεία διαδρομής ή ένα πλάνο της διαδικασίας παραγωγής, είναι ιδιαίτερα χρήσιμο διότι επιτρέπει στην ομάδα να κατανοήσει την κίνηση των υλικών στο εργοστάσιο. Το διάγραμμα επιτρέπει επίσης την προσθήκη σημειώσεων (συνήθως με τη μορφή αυτοκόλλητων σημειώσεων Post-It για τον εντοπισμό των κρίσιμων περιοχών, των σημείων που παρουσιάζουν ιδιαίτερες δυσκολίες και των διαδικασιών με αποδόσεις κακής ποιότητας).

• Διαγράμματα απώλειας κατασκευαστικής ποιότητας. Αυτά τα λειτουργικά διαγράμματα αποκαλύπτουν τις πηγές και τη συχνότητα των απωλειών και την πρόσθετη σώρευση κόστους που προκύπτει κατά τη διαδικασία μετατροπής. Μεταξύ



21

αυτών των διαγραμμάτων μπορεί επίσης να περιλαμβάνονται και διαγράμματα επίλυσης προβλημάτων που χρησιμοποιούνται από τις ομάδες στο χώρο για να υπογραμμιστούν οι βασικοί λόγοι αποτυχίας και η ποσοτικοποίηση του αριθμού των αστοχιών του προϊόντος.

Συνοπτικά, αυτό είναι το πρώτο στάδιο ανάπτυξης της ομάδας και συλλογής δεδομένων και κατά τη διάρκειά του η ομάδα θα πρέπει να αφιερώσει αρκετό χρόνο για τη συλλογή και τη διαμόρφωση με αυτή τη βασική σειρά απαιτήσεων πληροφοριών. Θα πρέπει να σημειωθεί ότι πολλές εταιρίες διαθέτουν τις πληροφορίες που χρειάζεται η ομάδα, αλλά όχι απαραίτητα σε ένα σημείο ή στη μορφή που χρειάζεται η ομάδα. Ιδιαίτερη σημασία έχει οι πληροφορίες αυτές να συλλεχθούν, να συγκριθούν, να ταξινομηθούν και να αποθηκευθούν σε κεντρικό σημείο, διότι αποτελούν σημαντικά έγγραφα αναφοράς που θα συμπεριληφθούν στο στάδιο της τελικής έκθεσης του προγράμματος. Χρήσιμες Τεχνικές για το στάδιο προετοιμασίας: • Ομαδική συνεδρίαση αναζήτησης ιδεών (brainstorming) για τις απαιτήσεις του

προγράμματος, τη ζωτική διαδρομή, τις απώλειες για κάθε στάδιο της διαδικασίας από το σχεδιασμό έως την παράδοση στον πελάτη.

• Τελειοποίηση του λεπτομερούς χάρτη της διαδικασίας του προϊόντος (η καταγραφή των σταδίων της διαδικασίας με σχόλια που αφορούν το κόστος, την ποιότητα και γνωστά προβλήματα σε κάθε στάδιο).

• Ανάπτυξη της αιτίας και του αποτελέσματος, ιστόγραμμα των προβλημάτων και ανάλυση Pareto των αστοχιών κατά τη διαδικασία μετατροπής. Δημιουργία διαγράμματος Ανάλυσης Επιπτώσεων Αστοχίας (Failure Modes Effect Analysis, FMEA).

• Δημιουργία ενός διαγράμματος στο οποίο παρουσιάζεται η διαδικασία και το κόστος κάθε σταδίου της διαδικασίας, προκειμένου να καταδειχθούν τα σημεία στα οποία υπάρχουν οι περισσότεροι παράγοντες κόστους κατά τη διαδικασία μετατροπής.

• Εξέταση των αγωγών των πελατών (ή αποτίμηση) με τις σχετικές αναλύσεις αιτίας-αποτελέσματος και αναλύσεις Pareto.

• Πληροφορίες δοκιμασιών επιδόσεων όταν είναι διαθέσιμες ή είναι εφικτή η συλλογή τους.

2.3 Στάδιο 2 – Λειτουργική Ανάλυση1 Στο επόμενο στάδιο της πρακτικής εφαρμογής της μεθόδου VA, ξεκινά η ανάλυση του προϊόντος, εντοπίζοντας συστηματικά τις σημαντικότερες λειτουργίες του προϊόντος ή της υπηρεσίας. Αυτή η διαδικασία είναι γνωστή ως λειτουργική ανάλυση. Ως ‘λειτουργία’ μπορεί να οριστεί η χρήση που απαιτείται από ένα προϊόν ή ένα μέρος αυτού και η αξία κύρους που παρέχει. Οι λειτουργίες αυτές, συνεπώς, καθιστούν εφικτή την αποτελεσματική απόδοση του προϊόντος ή συμβάλλουν στην ‘εμπορευσιμότητα’ του προϊόντος. Η λειτουργική ανάλυση υπογραμμίζει τη βασική λειτουργία ενός προϊόντος χρησιμοποιώντας ένα ρήμα και ένα ουσιαστικό, π.χ. «βράζει νερό» για το παράδειγμα του βραστήρα. Στο στάδιο αυτό διακρίνουμε διάφορα βήματα: A. Περιγράψτε τις Λειτουργίες Το πρώτο βήμα συνίσταται στη συστηματική ανάλυση και περιγραφή των λειτουργιών που αναλαμβάνει το προϊόν. Οι βασικές λειτουργίες του προϊόντος ή της υπηρεσίας καταγράφονται σε κατάλογο ή προκύπτουν κατά τη διάρκεια συνεδρίασης αναζήτησης

1 χρησιμοποιείται από τον Bicheno, 1998



22

ιδεών. Μία λειτουργία περιγράφεται καλύτερα με ένα ρήμα ή και ένα ουσιαστικό, όπως ‘παράγει ήχο’ ή ‘μεταφέρει πίεση’ ή ‘καταγράφει προσωπικά στοιχεία’. Η ερώτηση που πρέπει να απαντηθεί είναι ‘ποιες λειτουργίες αναλαμβάνει αυτό το προϊόν / υπηρεσία;’. Συνήθως η ερώτηση αυτή λαμβάνει ως απάντηση περισσότερες από δέκα δραστηριότητες. Η γενική τάση που ισχύει είναι ότι η βασική λειτουργία θεωρείται δεδομένη, αλλά καλό θα ήταν αυτό να μην γίνεται, διότι η επεξεργασία των βασικών λειτουργιών συχνά παρέχει πολύ σημαντικές εκτιμήσεις για την αξία και τη λειτουργικότητα του προϊόντος και η ομάδα δεν πρέπει να εκλαμβάνει τίποτε ως δεδομένο. Για παράδειγμα, για ένα χρονορυθμιστή οικιακού θερμοσυσσωρευτή, ορισμένες πιθανές λειτουργίες είναι η ‘ενεργοποίηση στους απαιτούμενους χρόνους’, η ‘εξοικονόμηση ενέργειας’ και η ‘παροχή θέρμανσης κατ’ απαίτηση’. Συχνά, πρόκειται για ένα απολαυστικό στάδιο της διαδικασίας VA, το οποίο προχωρά με αργά βήματα, και είναι μία δραστηριότητα που δεν έχουν ξαναζήσει πολλά από τα μέλη της ομάδας. Και πάλι, ιδιαίτερα σημαντική είναι η καταγραφή όλων των συζητήσεων και των ασκήσεων της ομάδας για μελλοντική αναφορά. Ένας πελάτης απαιτεί δύο τύπους λειτουργίας από οποιοδήποτε προϊόν ή υπηρεσία: τις λειτουργίες ‘εργασίας’ και τις λειτουργίες ‘πώλησης’. Για παράδειγμα οι λειτουργίες εργασίας ενός γραμματοσήμου είναι η ‘εξουσιοδότηση μεταφοράς’ και η ‘απόδειξη πληρωμής’, και οι λειτουργίες πώλησης είναι η ‘προσέλκυση αναγνώρισης’ και η ‘δημιουργία δυνατότητας συλλογής’. Η ομάδα θα πρέπει να επεξεργαστεί αυτές τις λειτουργίες, ‘εργασίας’ και ‘πώλησης’, του προϊόντος στα πλαίσια συνεδριάσεων αναζήτησης ιδεών. Ιδιαίτερα χρήσιμη είναι και η χρησιμοποίηση αυτοκόλλητων σημειώσεων Post-It κατά τις συνεδριάσεις αναζήτησης ιδεών για τα θέματα αυτά, καθώς και η καταγραφή των αποτελεσμάτων αυτής της άσκησης σε ένα πρότυπο έντυπο για τη δραστηριότητα αυτή. Ορισμένα από τα βασικότερα θέματα που πρέπει να ελεγχθούν αναφέρονται στο Προσάρτημα A. Στο στάδιο αυτό θα χρειαστεί να αφιερωθεί αρκετός χρόνος διότι η σημαντικότερη λειτουργία δεν είναι πάντοτε προφανής και μία λάθος επιλογή της ομάδας μπορεί να οδηγήσει σε μία πολύ διαφορετική λύση. Συνεπώς, εάν η ομάδα δεν διαθέτει πείρα θα πρέπει να στρατολογηθεί βοήθεια και υποστήριξη από εξωτερικές πηγές. Οι λειτουργίες που εντοπίζονται από την ομάδα, μπορούν να ομαδοποιηθούν και να καταγραφούν, χρησιμοποιώντας τη μέθοδο του Δενδροειδούς Διαγράμματος Λειτουργιών (Tree Diagram), που είναι επίσης γνωστή και ως μέθοδος FAST (Function Analysis System Technique - Τεχνική Συστήματος Ανάλυσης Λειτουργιών) στην προσέγγιση VA. Η μέθοδος FAST ή Δενδροειδές Διάγραμμα Λειτουργιών δίνουν τη δυνατότητα διάρθρωσης των ιδεών που παράγει η ομάδα, και την καταγραφή του με ένα λογικό τρόπο (βλέπε κεφάλαιο 3.2 για περαιτέρω διασαφήνιση).



23

... ...

Λειτουργίες: Αναπτήρα

Φως Φωτιά Ζέστη

Φωτίζει Ανάβει π.χ. τσιγάρα

Αποψύχει Θερμαίνει

Βασικό αξεσουάρ

‘τσέπης'

Παρέχει ‘υπηρεσία'

σε άλλους

Δενδροειδές Διάγραμμα Λειτουργιών - Παράδειγμα Αναπτήρα

...

B. Ταξινόμηση των Λειτουργιών σύμφωνα με τη Σύγκριση ανά ζεύγος Στο επόμενο βήμα χρησιμοποιείται η σύγκριση για την ταξινόμηση των λειτουργιών. Αυτό συχνά γίνεται ως ομαδική δραστηριότητα, με ομοφωνία για κάθε ζεύγος. Η διαδικασία έχει ως εξής: κάθε λειτουργία συγκρίνεται, με κριτήριο τη σπουδαιότητά της, με όλες τις άλλες λειτουργίες ξεχωριστά, χρησιμοποιώντας π.χ. έναν πίνακα (βλέπε σχήμα). Η σημαντικότερη από τις δύο λειτουργίες εντοπίζεται και καταγράφεται στον πίνακα. Θα πρέπει να αποφασίζετε πάντα ποια είναι η σημαντικότερη λειτουργία. Μην υποχωρείτε λέγοντας ότι και οι δύο είναι εξίσου σημαντικές. Έπειτα η ομάδα αποφασίζει εάν η διαφορά στη σπουδαιότητα είναι μικρή (1 βαθμός), μέτρια (2 βαθμοί), ή μεγάλη (3 βαθμοί). Η ομαδική συζήτηση για τη σπουδαιότητα συνήθως διευκολύνει την απόφαση και οι απόψεις που εκφράζονται καταγράφονται στον πίνακα. Εφόσον ολοκληρωθεί η σύγκριση όλων των ζευγών, προστίθενται οι βαθμοί κάθε λειτουργίας – όσο υψηλότερος είναι ο βαθμός, τόσο σημαντικότερη είναι η λειτουργία. Η πείρα γύρω από το θέμα φανερώνει ότι στις περισσότερες περιπτώσεις μία ή δύο λειτουργίες ξεχωρίζουν ως οι σημαντικότερες με μεγάλη διαφορά. Σε αυτές ακριβώς τις λειτουργίες θα πρέπει να επικεντρωθούν οι επόμενες προσπάθειες. Το στάδιο καθορισμού των σημαντικότερων ή βασικότερων λειτουργιών είναι αποφασιστικό προκειμένου να επιτευχθεί ομοφωνία στην ομάδα.



24

A: 1

B: 2

A: 3

Σύγκριση Ζευγών: Παράδειγμα - Αναπτήρας

A : Ανάβει Τσιγάρα και κεριά

C : Παρέχει ζέστη, π.χ. αποψύχει B : Παρέχει φως

A - B

A - C

B - C

Λειτουργίες :

Επεξήγηση βαθμών:

1 Λίγο σημαντικότερο / καλύτερο 2 Αρκετά σημαντικότερο / καλύτερο

3 Πολύ σημαντικότερο

Βαθμολογία:

A: 4 βαθμοί B: 2 βαθμοί C: 0 βαθμοί

Χρήσιμες Τεχνικές για τη Λειτουργική Ανάλυση: • Ανάλυση με δενδροειδές διάγραμμα. • Ανάλυση των Δυνατών και Αδύνατων Σημείων, των Ευκαιριών και των Απειλών

(ανάλυση SWOT). • Δημιουργία διαγράμματος Ανάπτυξης Λειτουργίας Ποιότητας για την κατανόηση

των 'επιθυμιών' του πελάτη.

2.4 Στάδιο 3 - Δημιουργικές συνεδριάσεις αναζήτησης ιδεών2 Το βήμα αυτό απαιτεί αρκετή δημιουργική σκέψη από την ομάδα ατόμων. Μία χρήσιμη τεχνική για αυτόν τον τύπο ανάλυσης είναι οι συνεδριάσεις αναζήτησης ιδεών (brainstorming) που δίνουν την ευκαιρία σε όλα τα μέλη της ομάδας να συμμετάσχουν και σε ορισμένες παράξενες αλλά εξαιρετικά εμπορικές ιδέες να προωθηθούν στα πλαίσια της ομάδας. Στο στάδιο αυτό, η ομάδα ασχολείται με την ανεύρεση εναλλακτικών, οικονομικότερων τρόπων επίτευξης της βασικής λειτουργίας. Ισχύουν όλοι οι κανόνες αυτών των συνεδριάσεων αναζήτησης ιδεών, ενώ καλό θα ήταν να αποφευχθεί η κριτική διότι μπορεί να ανακόψει τον ειρμό των ιδεών. Απλώς, καταγράψτε όλες τις ιδέες, χωρίς να εξετάζετε εάν φαίνονται γελοίες. Μπορείτε να χρησιμοποιήσετε διάφορα τεχνάσματα, όπως: • Σκόπιμα διαστήματα σύντομης σιωπής. Αυτά τα εσκεμμένα διαστήματα

περισυλλογής δίνουν τη δυνατότητα στα μέλη της ομάδας να συγκεντρώσουν τη σκέψη τους και να αποφύγουν την παγίδα να παραμείνουν προσκολλημένοι σε μία γραμμή σκέψης.

2Όπως προηγουμένως



25

• Ανώνυμη καταγραφή ιδεών σε κάρτες. Η τεχνική αυτή είναι ιδιαίτερα

αποτελεσματική για μέλη της ομάδας που ντρέπονται ή αισθάνονται κατώτεροι από τους ειδικούς της ομάδας. Στην τεχνική αυτή, κάθε μέλος της ομάδας διαθέτει έναν αριθμό καρτών και τις χρησιμοποιεί για να γράψει τις ιδέες του. Σε μία δεδομένη στιγμή, συγκεντρώνονται όλες οι κάρτες, τίθενται στο τραπέζι του διαλόγου και ομαδοποιούνται. Αυτός είναι ένας καλός τρόπος για να επιτευχθούν υψηλά επίπεδα συμμετοχής από ολόκληρη την ομάδα.

• Διαδοχή προτάσεων τύπου στρογγυλής τράπεζας. Η διαδικασία αυτή προϋποθέτει

την παράταξη της ομάδας γύρω από ένα τραπέζι. Κάθε άτομο προτείνει μία ιδέα στην ομάδα και έπειτα η ευθύνη περνά στο άτομο που κάθεται στα δεξιά του. Καθώς εξελίσσεται η διαδικασία, μετά από αρκετούς γύρους ολόκληρου του τραπεζιού, παράγεται ένας αρκετά μεγάλος αριθμός ιδεών που κάποια στιγμή εξαντλούνται. Συνεπώς, η ομάδα συγκεντρώνει μεγάλη ποσότητα ιδεών προς συζήτηση σε σχετικά μικρό χρονικό διάστημα.

• Σχεδίασης σκίτσων. Ορισμένοι ειδικοί στην ομάδα ενδέχεται να αισθάνονται πιο

άνετα ζωγραφίζοντας τις ιδέες τους παρά εκφράζοντάς τις με λόγο. Αυτό ισχύει για τους μηχανικούς που αντιμετωπίζουν δυσκολίες στην λεκτική περιγραφή περίπλοκων ιδεών, ενώ η σχεδίασή τους είναι ευκολότερη. Στη διαδικασία αυτή, οι ομάδες μπορούν να σχεδιάσουν πιθανές ιδέες βελτίωσης, προκειμένου να συζητηθούν.

• Περιγραφή του προϊόντος σε έναν 'εξωγήινο' πελάτη3. Η διαδικασία αυτή είναι

ενδιαφέρουσα και συνιστά μία πρόκληση, κατά κάποιον τρόπο, διότι η ομάδα πρέπει να περιγράψει τη λειτουργικότητα του προϊόντος σε ένα άτομο που δεν έχει καμία απολύτως ιδέα ούτε για το προϊόν, ούτε για την εφαρμογή του. Η διαδικασία ακούγεται πολύ εύκολη, αλλά στην πραγματικότητα αποβαίνει αρκετά δύσκολη, διότι η ομάδα θα πρέπει να αναθεωρεί συνεχώς τις προσπάθειές της προκειμένου να περιγράψει το προϊόν και με τον τρόπο αυτό προστίθενται όλο και περισσότερα επίπεδα λεπτομέρειας που συχνά παραμένουν ανέκφραστα. Η διαδικασία αυτή συνήθως χρειάζεται έναν υψηλό βαθμό χιούμορ και είναι μία διασκεδαστική δραστηριότητα που διασφαλίζει την κατανόηση της λειτουργικότητα του προϊόντος από όλα τα μέλη της ομάδας. Στην ουσία, η διαδικασία αυτή δημιουργεί μία κοινή αντίληψη και μία κοινή γραμμή βάσης για όλα τα μέλη της ομάδας, ανεξάρτητα από το επίπεδο των γνώσεών τους.

Έχει αποδειχθεί ότι οι τεχνικές αυτές προκαλούν υψηλά επίπεδα ενθουσιασμού και συμμετοχής, καθώς επίσης και μεγάλη ποσότητα και ποιότητα καινοτομίας. Το μυστικό της επιτυχίας είναι η διαδικασία να είναι διασκεδαστική και να επιτρέπει στα άτομα να εμπνέονται ιδέες από άλλα μέλη της ομάδας. Επίσης μία καλή μέθοδος είναι να ‘μπούμε στη θέση του πελάτη’ και να επιχειρήσουμε μία κριτική επανεξέταση της αξίας θεωρώντας το αντικείμενο με έναν ουδέτερο τρόπο. Θα πρέπει να σημειωθεί ότι πολλοί ίσως τρέφουν μη ρεαλιστικές προσδοκίες για τη διαδικασία αυτή και αναμένουν ριζοσπαστικές καινοτομίες στο σχεδιασμό του προϊόντος και συχνά αυτό δεν συμβαίνει. Οι επαναστατικές καινοτομίες δεν αποκλείονται, αλλά μεγαλύτερη σημασία έχει η βελτίωση προς τη σωστή κατεύθυνση και η αναβάθμιση των ικανοτήτων της ομάδας. Στο ίδιο πνεύμα, οποιαδήποτε βελτίωση της οικονομικής αποδοτικότητας είναι το ευκταίο αποτέλεσμα το οποίο ωφελεί την εταιρία - μία σημαντική ριζοσπαστική καινοτομία είναι είτε το αποτέλεσμα νέων καινοτομιών που είναι διαθέσιμες από το σχεδιασμό του 3 Το χιούμορ μπορεί να τροφοδοτήσει σε μεγάλο βαθμό αυτό το στάδιο.



26

προϊόντος ή άλλων παραγόντων. Επιπλέον, μία επαναστατική καινοτομία συνεπάγεται ότι ο αρχικός σχεδιασμός του προϊόντος θα πρέπει να ήταν ιδιαίτερα ανεπαρκής και αυτό συμβαίνει σπάνια. Ο σχεδιασμός των προϊόντων μπορεί να είναι περισσότερο ή λιγότερο επιτυχημένος και σε όλες τις περιπτώσεις επιδέχεται βελτιώσεις προς την κατεύθυνση του βέλτιστου κόστους.

2.5 Στάδιο 4 - Ανάλυση και Αξιολόγηση Το στάδιο αυτό αφορά την αξιολόγηση του ‘κόστους’ και της ‘αξίας’ κάθε λειτουργίας. Δεν πρόκειται για μία εκτίμηση ακριβείας, αλλά επιτρέπει την κατανομή του υπάρχοντος κόστους του προϊόντος μεταξύ των λειτουργιών, βάσει των υποθέσεων που κάνει η ομάδα. Η αξία καθορίζεται από το εκτιμώμενο χαμηλότερο κόστος παραγωγής κάθε βασικής λειτουργίας, εάν αυτή περιοριστεί στο ελάχιστο δυνατό. Το δυναμικό αξίας συνεπώς, είναι η διαφορά μεταξύ των τιμών κόστους και αξίας. Σε ορισμένες περιπτώσεις, ίσως χρειαστεί η ομάδα να κάνει ένα διάλειμμα, ενώ οι ειδικοί που συμμετέχουν στην ομάδα ως μέλη, ή ως εξωτερικοί συνεργάτες, αποτιμούν το κόστος και τη σκοπιμότητα ορισμένων από τις προτάσεις που δημιουργήθηκαν. Στο στάδιο αυτό, οι διαθέσιμες επιλογές για την ομάδα είναι να τροποποιηθεί ο σχεδιασμός του προϊόντος: • Πλήρης αφαίρεση του συγκεκριμένου τμήματος από το σχεδιασμό διότι δεν

εξυπηρετεί κανένα σκοπό και δεν έχει αξία για τον πελάτη, αλλά μόνο κόστος. • Αντικατάσταση, υποκατάσταση ή τροποποίηση του συγκεκριμένου τμήματος άρα

και μείωση του κόστους, πραγματοποιώντας μία βελτίωση. Τα αποτελέσματα αυτών των διαπιστώσεων και εκτιμήσεων που έχει εκφράσει η ομάδα για τις διάφορες εναλλακτικές λύσεις και τις πιθανές αλλαγές μπορούν να καταγραφούν σε έναν πίνακα κόστους-κέρδους. Ο πίνακας αυτός απεικονίζει τα μεγέθη κόστους βελτίωσης σε έναν άξονα και τα αντίστοιχα κέρδη στον άλλο άξονα. Στο σημείο αυτό η ομάδα έχει αναπτύξει και τεκμηριώσει βελτιώσεις στο προϊόν και το στάδιο αυτό καταλήγει συνήθως σε μία έκθεση με συστάσεις. Επιπλέον, η ομάδα θα συντάξει μία μικρή παρουσίαση στα ανώτατα στελέχη ως σύνοψη των ευρημάτων και των συστάσεών της. Η παρουσίαση και η έκθεση συνήθως περιέχουν τα ακόλουθα τμήματα: 1. Συνοπτικές αναφορές για το θέμα, το προϊόν και την ομάδα VA που

εξουσιοδοτήθηκε από τη διοίκηση. 2. Η τεκμηρίωση και οι επιχειρηματικές συνθήκες για τη βελτίωση της αποδοτικότητας

του κόστους ή της υπερτίμησης της αξίας του προϊόντος. 3. Τα τρέχοντα μεγέθη κόστους του προϊόντος και οι περιπτώσεις αστοχίας στη

διαδικασία μετατροπής που αντιστοιχούν σε έμμεσο κόστος ανεπαρκούς σχεδιασμού. 4. Μία ανάλυση του προϊόντος και της λειτουργικότητάς του για τους πελάτες. 5. Οι προτεινόμενες αλλαγές και η εμπορική αιτιολόγησή τους. 6. Η σύγκριση των πραγματικών τιμών κόστους τώρα και μετά την εφαρμογή. 7. Το πλεόνασμα εσόδων σε ετήσια βάση, σύμφωνα με τους αναμενόμενους

μελλοντικούς όγκους (παραγωγής και πώλησης). 8. Τα απαιτούμενα τεμάχια δαπανών. 9. Η διαδικασία εφαρμογής της αλλαγής και η πρόταση (συμπεριλαμβανομένου του

χρονοδιαγράμματος των διαφόρων φάσεων) 10. Μία κατάσταση θεμάτων που δεν επιλύθηκαν από την ομάδα αλλά θα πρέπει να

αναλυθούν στο μέλλον.



27

11. Ένας πλήρης κατάλογος των προσαρτημάτων που περιέχουν όλα τα υλικά που συλλέγονται, χρησιμοποιούνται και καταγράφονται κατά τη διάρκεια ζωής της ομάδας.

Το επόμενο στάδιο είναι να ληφθεί η επίσημη έγκριση των ανώτατων στελεχών, προκειμένου να προχωρήσουμε και να προγραμματίσουμε το χρονοδιάγραμμα της εφαρμογής των συνιστώμενων αλλαγών.

2.6 Στάδιο 5 - Εφαρμογή Το τελικό στάδιο της ομάδας VA είναι να αναφέρει τα αποτελέσματα στα ανώτατα στελέχη και να λάβει την έγκρισή τους για την εφαρμογή των αποτελεσμάτων της αναφοράς. Αυτό είναι το στάδιο που παρέχει τη μεγαλύτερη ηθική ανταμοιβή μετά τις πολύωρες συνεδριάσεις, την ταξινόμηση και τον υπολογισμό που αρχίζουν να λαμβάνουν τη μορφή του 'νέου προϊόντος' και του 'νέου τρόπου παραγωγής'. Όποιο προϊόν ή υπηρεσία φτάσει στο σημείο αυτό σημαίνει ότι γνωρίζουμε ότι δημιουργεί κέρδος για την επιχείρηση και αξία για τον πελάτη με τον αποτελεσματικότερο και αποδοτικότερο τρόπο. Θα πρέπει να σημειωθεί ότι οι αλλαγές θα πρέπει να προγραμματίζονται. Αυτό γίνεται προκειμένου να αποφευχθεί το ενδεχόμενο ‘υπερφόρτωσης αλλαγών’ εντός του εργοστασίου, σε περιπτώσεις όπου πολλά στοιχεία ενός προϊόντος αντικαθίστανται ή τροποποιούνται, αλλά επίσης και προκειμένου να επιτραπεί σε τμήματα ειδικών τομέων, όπως το Τμήμα Αγορών, να πραγματοποιήσουν τις απαραίτητες αλλαγές στις προδιαγραφές των υλικών και των διαφόρων μερών. Οι δραστηριότητες αυτές θα πρέπει να προγραμματίζονται με ανάλογα μεσοδιαστήματα, έτσι ώστε να μην δημιουργηθεί το χάος των πολλαπλών αλλαγών που γίνονται όλες μαζί και να δοθεί η ευκαιρία εντοπισμού και παρακολούθησης της αναμενόμενης μείωση κόστους. Πράγματι, ο εντοπισμός της βελτίωσης στην ποιοτική αποδοτικότητα του προϊόντος (στο εργοστάσιο) μπορεί να είναι μία πολύμηνη διαδικασία πριν να είναι εφικτή η τεκμηρίωση των βελτιώσεων επί τω έργω. Αυτό ισχύει ιδιαίτερα στις περιπτώσεις όπου η εταιρία πρέπει να εξαντλήσει τα υπάρχοντα αποθέματα του προβληματικού εξαρτήματος πριν την εισαγωγή του τροποποιημένου εξαρτήματος.

2.7 Περιπτώσεις επιτυχημένης εφαρμογής της μεθόδου VA • Ένας κατασκευαστής οικιακών συσκευών θέρμανσης νερού διεξήγαγε μία ανάλυση

VA. Σύμφωνα με τα αποτελέσματα της ανάλυσης αυτής, ο πελάτης αποκομίζει αξία από την αξιοπιστία και την αποδοτικότητα του κόστους του προϊόντος. Επιπλέον, η εταιρία διαπίστωσε ότι οι περισσότερες περιπτώσεις αστοχίας προέρχονταν από εσωτερικά κινούμενα εξαρτήματα που παρουσίαζαν πολύ συχνά βλάβες. Η εφαρμογή της μεθόδου VA είχε ως αποτέλεσμα τη μείωση αυτών των κινούμενων εξαρτημάτων (βαλβίδες κ.λπ.) και την αντικατάσταση άλλων προβληματικών τεμαχίων με οικονομικότερες εναλλακτικές λύσεις. Η αξιοπιστία του προϊόντος οδήγησε στο να εξαλειφθούν τα παράπονα εκ μέρους των πελατών και στη μείωση των κινούμενων εξαρτημάτων σε μόλις τρία εξαρτήματα.

• Μία εταιρία φωτισμού έχει καταφέρει να εξοικονομήσει 6 φορές το κόστος των

πρακτικών εφαρμογών ανάλυσης αξίας. Ένα συγκεκριμένο προϊόν σημείωσε αύξηση πωλήσεων 250% σε σχέση με το προηγούμενο. Τώρα η εταιρία έχει εκπαιδεύσει πάνω από 15% του εργατικού δυναμικού της σε τεχνικές VA.

• Σε μία μικρή εταιρία που κατασκευάζει ψυκτικά σώματα για μηχανήματα,

συμμετείχαν και οι προμηθευτές της στον ανασχεδιασμό της υπάρχουσας σειράς



28

προϊόντος, με αποτέλεσμα ένα πολύ καλύτερο προϊόν με το μισό κόστος μετατροπής απ’ ό,τι το προηγούμενο προϊόν που πωλούνταν στην αγορά.

• Μία εταιρία ειδών γραφείου εφάρμοσε τη μέθοδο VA για μία σειρά συρραπτικών και

διακορευτών χαρτιού. Η ομάδα κατέληξε στο συμπέρασμα ότι τα παραδοσιακά σχέδια χρησιμοποιούν πάντοτε το μέταλλο ως βασικό υλικό. Μετά από αρκετές αναλύσεις του τρόπου χρησιμοποίησης των προϊόντων καθώς και την απαιτούμενη από το προϊόν λειτουργία, η εταιρία τροποποίησε το σχεδιασμό, χρησιμοποιώντας πλαστικό στη θέση του μετάλλου, με σημαντική μείωση του κόστους.

• Μία εταιρία κατασκευής παιχνιδιών ανασχεδίασε ένα πρότυπο προϊόν, βάσει των αποτελεσμάτων μίας ανάλυσης VA, και μείωσε τους πολλούς διαφορετικούς μεταλλικούς συνδετήρες σε έναν μόνο τύπο που απέφερε μείωση κόστους και για την εταιρία αλλά και για τον προμηθευτή.

3 ΠΡΟΣΘΕΤΕΣ ΠΛΗΡΟΦΟΡΙΕΣ 3.1 Κέντρα υποστήριξης σε περιφερειακό επίπεδο

Υπάρχουν πολλά κέντρα και ινστιτούτα που στοχεύουν στη βελτίωση των μικρών και μεσαίων επιχειρήσεων σε διάφορες περιοχές της Ευρωπαϊκής Ένωσης. Παρότι δεν είναι εφικτό να αναφέρουμε όλους αυτούς τους φορείς και τη σημαντική προσφορά τους στον επιχειρηματικό κόσμο, ωστόσο μία ανάλυση του τρόπου που μπορούν να χρησιμοποιηθούν τα κέντρα αυτά στη διαδικασία VA είναι αρκετά χρήσιμη: • Εργαστήρια ενημέρωσης και ευαισθητοποίησης. • Εργαστήρια εφαρμογής. • Ειλικρινείς μεσάζοντες πληροφόρησης, συμβουλευτική και πρόσβαση σε άλλες

εταιρίες που είναι πιο προηγμένες στις δραστηριότητες VA. Αυτός ο επικουρικός ρόλος είναι σημαντικός, εάν η εταιρία είναι καινούρια στη διαδικασία VA, και οι αρχικές καλές συμβουλές και η καθοδήγηση αποτελούν βασικούς παράγοντες της επιτυχίας της μεθόδου VA.

• Ανεύρεση τοπικών πηγών προμήθειας εξαρτημάτων και υλικών. Υπάρχουν πολλές τοποθεσίες web που παρέχουν χρήσιμα στοιχεία και συνοπτικές παρουσιάσεις της διαδικασίας VA. Μία από τις καλύτερες πηγές επιπλέον πληροφόρησης αποτελεί η ιστοσελίδα του Τμήματος Εμπορίου και Βιομηχανίας του Ηνωμένου Βασιλείου. http://www.dti.gov.org

3.2 Σχετικά Εργαλεία και Τεχνικές Στο παρόν τμήμα περιγράφονται περιληπτικά τα εργαλεία και οι τεχνικές που έχουν εντοπιστεί στην παρούσα έκθεση. Οι παραπομπές αυτές συνιστούν χρήσιμα ‘σήματα’ για τις εταιρίες που αναζητούν τα εργαλεία που θα μπορούν να χρησιμοποιήσουν κατά τη διαδικασία VA. Πλατφόρμες Προϊόντος Οι σχεδιασμοί πλατφόρμας παρέχουν έναν υψηλό βαθμό τυποποίησης καθώς και τη δυνατότητα προσαρμογής των προϊόντων στα τελικά στάδια παραγωγής και συναρμολόγησης. Με τον τρόπο αυτό μεγιστοποιείται ο αριθμός των βασικών τεμαχίων και επιτρέπει σε μία επιχείρηση να 'δημιουργήσει' νέα προϊόντα με μικρές τροποποιήσεις. Τα οφέλη από την προσέγγιση αυτή είναι οι οικονομίες κλίμακας που σχετίζονται με τα βασικά εξαρτήματα, την εξοικείωση των εργατών μέσω της επαναλαμβανόμενης



29

συναρμολόγησης αυτών των εξαρτημάτων, αυξάνοντας έτσι την αποδοτικότητα, και, τέλος, οι περιορισμένες απαιτήσεις καταγραφής, έτσι ώστε να είναι εφικτή η προσαρμογή του προϊόντος στις ανάγκες του πελάτη. Ένα παράδειγμα στρατηγικής πλατφόρμας θα περιελάμβανε τη δημιουργία ενός συρραπτικού που διαθέτει ένα διεθνή μηχανισμό πίεσης, αλλά το εξωτερικό του κάλυμμα έχει χρωματιστεί σύμφωνα με κάποιον κωδικό και επιτρέπει την προσαρμογή του προϊόντος ανάλογα με τις απαιτήσεις του αγοραστή. Ένα άλλο παράδειγμα θα ήταν ένα αυτοκίνητο εταιρίας που έχει πολλά κοινά εξαρτήματα μεταξύ των κατηγοριών οχημάτων (όλα τα αυτοκίνητα του ίδιου μεγέθους) αλλά επιτρέπει την προσαρμογή του προϊόντος σε παραγγελία κατά το τελευταίο πιθανό στάδιο (π.χ. προσθήκη των ειδικών απαιτήσεων του πελάτη όπως κλιματισμός, συσκευή αναπαραγωγής CD, σύστημα απεμπλοκής των τροχών). Παράλληλος / Ταυτόχρονος Τεχνικός Σχεδιασμός, Συμμετοχικός Σχεδιασμός / Τεχνικός Σχεδιασμός Πρόκειται για μία πρακτική που περιλαμβάνει τη συμμετοχή όλων των λειτουργικών περιοχών του εργοστασίου στη δραστηριότητα του σχεδιασμού του προϊόντος, ως μέσο συμπίεσης του χρονικού μεσοδιαστήματος από τη σύλληψη της ιδέας έως την έναρξη. Στη διαδικασία αυτή συχνά συμμετέχουν και οι προμηθευτές και οι πελάτες. Σκοπός είναι η βελτιστοποίηση του σχεδιασμού με εισροή στοιχείων από όλους τους βασικούς ενδιαφερομένους. Μία τέτοια διαδικασία θα πρέπει να διασφαλίζει έναν τελικό σχεδιασμό που πληροί τις ανάγκες όλων των ενδιαφερομένων και ένα προϊόν που μπορεί να διατεθεί σύντομα στην αγορά, ενώ παράλληλα θα πρέπει να μεγιστοποιεί την ποιότητα και να ελαχιστοποιεί το κόστος. Συνώνυμες έννοιες είναι ο συ-σχεδιασμός, ο παράλληλος σχεδιασμός ή τεχνικός σχεδιασμός, ο παράλληλος τεχνικός σχεδιασμός, ο ταυτόχρονος σχεδιασμός / τεχνικός σχεδιασμός, ο ομαδικός σχεδιασμός / τεχνικός σχεδιασμός. Στην περίπτωση μίας εταιρίας που παράγει τηλεφωνικά συστήματα, η πρακτική αυτή περιόρισε το χρονικό μεσοδιάστημα από το σχεδιασμό έως τις πωλήσεις στην αγορά κατά το ένα τρίτο ενός υπάρχοντος προϊόντος. Ανάπτυξη Λειτουργίας Ποιότητας (Quality Function Deployment, QFD) Πρόκειται για μία μεθοδολογία που έχει σχεδιαστεί προκειμένου να διασφαλίζει ότι όλες οι βασικές απαιτήσεις του πελάτη έχουν εντοπιστεί και ότι πληρούνται ή υπερπληρούνται μέσω της διαδικασίας σχεδιασμού του δεδομένου προϊόντος και το σχεδιασμό και τη λειτουργία του συστήματος διαχείρισης υποστήριξης της παραγωγής. Η μέθοδος QFD μπορεί να θεωρηθεί ως μία ομάδα εργαλείων επικοινωνίας και μετάφρασης. Η QFD προσπαθεί να εκμηδενίσει την απόσταση μεταξύ αυτού που επιθυμεί ο πελάτης σε ένα νέο προϊόν και αυτών που μπορεί να προσφέρει το προϊόν. Η μέθοδος QFD συχνά οδηγεί σε μία σαφή αναγνώριση των βασικών απαιτήσεων των πελατών. Οι εκτιμήσεις αυτές ονομάζονται ‘φωνή του πελάτη’. Για σχετικά θέματα βλέπε επίσης ‘House of Quality. Η τεχνική αυτή, που αναπτύχθηκε από την Mitsubishi Heavy Industries για το σχεδιασμό ωκεάνιων πλωτών μέσων, έχει χρησιμοποιηθεί με εντυπωσιακά αποτελέσματα σε βιομηχανίες ηλεκτρονικών και αυτοκινήτων, παρότι η τεχνική αυτή είναι πλέον δημοφιλής και σε άλλους τομείς. Χαρτογράφηση της διαδικασίας Η χαρτογράφηση της διαδικασίας είναι μία βήμα προς βήμα ανάλυση της διαδικασίας που ξεκινά από το σχεδιασμό του προϊόντος και ολοκληρώνεται με την παράδοση του στον πελάτη. Σε κάθε στάδιο της διαδικασίας η ομάδα καταγράφει τη δραστηριότητα, τη διάρκειά της, τον αριθμό των ατόμων που συμμετέχουν και οποιαδήποτε σχόλια έχουν σχέση με αυτήν (ιδιαίτερα τους παράγοντες κόστους ή τις περιπτώσεις αστοχίας στο στάδιο αυτό). Κάθε στάδιο σημειώνεται κατά την εξέλιξη της διαδικασίας και ο χάρτης παρέχει ένα χρήσιμο εργαλείο ανάλυσης για την εξέλιξη του θεωρητικού και φυσικού προϊόντος, κατά την πορεία μέσα στην επιχείρηση. Ο ολοκληρωμένος χάρτης επιτρέπει



30

επίσης στην ομάδα να αναγνωρίσει στάδια που μπορούν να αφαιρεθούν ή να μειωθεί η διάρκειά τους ή τα στάδια που προκαλούν το μεγαλύτερο αριθμό προβλημάτων. Συνεπώς, σκοπός της χαρτογράφησης είναι να κατανοηθεί η διαδικασία και να οργανωθεί. Ο χάρτης αυτός επιτρέπει επίσης τη δημιουργία ενός διαγράμματος ροής που αποτελεί μία βασική διαδικασία στα πλαίσια της επιχειρηματικής δραστηριότητας, προκειμένου να διενεργηθούν μελλοντικοί έλεγχοι της διαδικασίας. Μία συναφής τεχνική, που αποτελεί εξέλιξη του διαγράμματος ροής και χρησιμοποιείται από πολλές προηγμένες εταιρίες στο πεδίο του VA είναι ‘η χαρτογράφηση τεσσάρων πεδίων’. Η τεχνική αυτή αποτυπώνει όλα τα στάδια και τους στόχους που έχουν σχέση με τη διαδικασία σχεδιασμού έναντι των τμημάτων της επιχείρησης που συμμετέχουν στη συνολική διαδικασία. Επίσης απεικονίζεται ποιος συμμετέχει, πότε και σε ποιο στάδιο, πού πρέπει να λαμβάνονται αποφάσεις καθώς και ποια πρότυπα πρέπει να επιτευχθούν προκειμένου να προχωρήσουμε από το ένα στάδιο στο άλλο. Έτσι λοιπόν, η τεχνική χαρτογράφησης τεσσάρων πεδίων αποτελεί και διαδικασία αλλά και έναν τύπο διαγράμματος ελέγχου του έργου. Σχεδιασμός για Παραγωγή / Συναρμολόγηση (Design for Manufacturing/ Assembly, DFX) Μία προσέγγιση ανάπτυξης προϊόντος που περιλαμβάνει τη λειτουργία παραγωγής στα αρχικά στάδια σχεδιασμού του προϊόντος και διασφαλίζει την εύκολη παραγωγή και συναρμολόγηση. Μετά την εισαγωγή της, η αρχική σύλληψη επεκτάθηκε στο σχεδιασμό για ‘ανακατασκευή’ ή ακόμη και σε σχεδιασμό για ‘διαχείριση της αλυσίδας προμήθειας’, όπου συμμετέχουν και οι προμηθευτές στο στάδιο σχεδιασμού. Συνήθως αποκαλείται DFX. Εφόσον τα περισσότερα από τα αδύνατα σημεία του σχεδιασμού ενός προϊόντος γίνονται ορατά κατά τη διαδικασία παραγωγής, η προσέγγιση αυτή καθώς και το σύνολο αυτών των τεχνικών μπορεί να οδηγήσει σε μεγάλη εξοικονόμηση χρόνου, αποδοτικότητας και σε μείωση των απωλειών ποιότητας. Σχεδιασμός FMEA Η Ανάλυση των Επιπτώσεων Αστοχίας Σχεδιασμού (Design Failure Mode Effects Analysis, FMEA) είναι μία διαδικασία κατά την οποία κάθε πιθανή αστοχία σε κάθε υπο-τεμάχιο ενός τεμαχίου αναλύεται για να διαπιστωθεί η επίδρασή του στα άλλα υπο-τεμάχια και στη λειτουργία που απαιτείται από το τεμάχιο. Η προσέγγιση αυτή είναι ένα μέσο αναγνώρισης των αιτιών και της συχνότητας αστοχίας προκειμένου να ληφθούν προληπτικά (ή διορθωτικά) μέτρα για τα αδύνατα σημεία στο σχεδιασμό του προϊόντος. Μοντέλο Kano Το μοντέλο Kano αφορά τρεις παράγοντες (οι οποίοι σύμφωνα με τον Kano υπάρχουν σε κάθε προϊόν ή υπηρεσία) στο στάδιο της εφαρμογής. Οι τρεις τύποι παραγόντων του Kano είναι ‘βασικοί’ (ή πρέπει να είναι), παράγοντες απόδοσης (όσο περισσότερο τόσο καλύτερα), και ικανοποίησης (παράγοντες ελκυστικότητας). Ο βαθμός ικανοποίησης του πελάτη κυμαίνεται σε διάφορα επίπεδα, όπως αποστροφή, ουδέτερη αντίδραση και τέλος ευχαρίστηση. Το καταλληλότερο παράδειγμα για την περιγραφή της τεχνικής αυτής είναι ένα προϊόν όπως ο εκτυπωτής. Εξετάζοντας τον εκτυπωτή στο βασικό επίπεδο θα πρέπει να είναι ασφαλής, από άποψη απόδοσης ταξινομείται ανάλογα με τον αριθμό σελίδων ανά λεπτό, ενώ ένας παράγοντας ικανοποίησης θα μπορούσε να είναι η δυνατότητα λήψης φαξ. Θα πρέπει να σημειωθεί ότι αυτές οι τρεις κατηγορίες παραγόντων (βασικοί, απόδοσης και ικανοποίησης) που εκφράζουν την αξία, δεν είναι στατικοί και ένα παράγοντας ικανοποίησης πολύ συχνά, μετά από ορισμένο χρονικό διάστημα, μετατρέπεται σε παράγοντα απόδοσης. Χαρακτηριστικό παράδειγμα είναι τα αυτοκίνητα: στο παρελθόν, το κεντρικό κλείδωμα, οι αερόσακοι και τα συστήματα ABS ήταν παράγοντες ικανοποίησης – σήμερα τα θεωρούμε δεδομένα, και είναι απλώς παράγοντες απόδοσης.



31

Μέθοδοι Taguchi Πρόκειται για μεθόδους ελέγχου ποιότητας εκτός του κύκλου παραγωγής που διεξάγονται στα στάδια σχεδιασμού της διαδικασίας και του προϊόντος στον κύκλο ανάπτυξης. Η ιδέα αυτή, εμπνευστής της οποίας είναι ο Genichi Taguchi, περικλείει τρεις φάσεις σχεδιασμού του προϊόντος: το σχεδιασμό συστήματος, το σχεδιασμό των παραμέτρων και το σχεδιασμό των ανοχών. Στόχος είναι η μείωση της απώλειας ποιότητας, περιορίζοντας τα χαρακτηριστικά του προϊόντος κατά τη φάση δημιουργίας των παραμέτρων ανάπτυξης του προϊόντος. Η διαδικασία αυτή στηρίζεται στην πειραματική δοκιμή των σχεδίων. Η τεχνική Taguchi περιλαμβάνει ορισμένους πολύπλοκους μαθηματικούς υπολογισμούς για την επεξεργασία της διαδικασίας σχεδιασμού και την επίτευξη καλύτερου και ακριβέστερου σχεδιασμού σε λιγότερο χρόνο. Κοστολόγηση / Τιμολόγηση με συγκεκριμένο Στόχο Πρόκειται για μία τεχνική κατά την οποία χρησιμοποιείται μία γνωστή τιμή αγοράς (μία τιμή που η αγορά θα ανεχτεί) ως σημείο εκκίνησης για την αναθεώρηση των προϊόντων. Στόχος της τεχνικής αυτή είναι να εξαλειφθεί η σπατάλη πόρων και το κόστος ως μέσο για τη δημιουργία ενός περιθωρίου για το προϊόν. Η διαδικασία αυτή παρέχει έναν καλό αντικειμενικό στόχο για το προϊόν, σχεδιάζει και αυξάνει την ελκυστικότητα της ‘τιμής’ του προϊόντος στην αγορά. Συνεπώς είναι ένας καλός τρόπος για να εστιάσουμε στη διαδικασία σχεδιασμού. Χοάνη Διαφοροποίησης Προϊόντος Το διάγραμμα αυτό παρουσιάζει, για κάθε στάδιο της παραγωγής και της μετατροπής του προϊόντος, τον αριθμό των διαφοροποιημένων προϊόντων που προκύπτουν για ένα συγκεκριμένο αρχικό προϊόν (με τη μορφή γραμμικού γραφήματος). Για παράδειγμα, μία βιομηχανία αυτοκινήτων μπορεί να ξεκινήσει την παραγωγή ενός αυτοκινήτου με ηλιοροφή. Μετά τη βαφή του αυτοκινήτου μπορεί να υπάρχουν έως και 14 διαφορετικοί τύποι οχήματος, έπειτα μπορεί προστεθεί ένας από τρεις κινητήρες (το άνοιγμα της χοάνης διευρύνεται με συντελεστή το τρία) και αυτό συνεχίζεται για όλη τη διαδικασία παραγωγής. Με αυτά τα δεδομένα, είναι πολύ συνηθισμένο φαινόμενο πολλές αυτοκινητοβιομηχανίες να παρέχουν 90.000 διαφορετικές εκδοχές του βασικού προϊόντος. Το διάγραμμα αυτό παρέχει πολύτιμες ιδέες για την διαμόρφωση των χαρακτηριστικών και του εξοπλισμού των οχημάτων προς παραγγελία και καταδεικνύει το σημείο όπου η χοάνη διευρύνεται απότομα. Ο,τιδήποτε βρίσκεται στα δεξιά αυτού του σημείου αποτελεί ένδειξη ότι το προϊόν είναι συγκεκριμένο, ενώ η περιοχή στα αριστερά αποτελεί ένδειξη ευελιξίας του προϊόντος που πρόκειται να χρησιμοποιηθεί σε ορισμένα τελικά προϊόντα. Η τεχνική αυτή συνδέεται άμεσα με μεθόδους προσαρμογής στις απαιτήσεις του πελάτη, μεθόδους πλατφόρμας και συμπίεσης χρόνου. Ανάλυση Αιτίας και Αποτελέσματος Πρόκειται για ένα εργαλείο που χρησιμοποιείται στην ανάλυση της διασποράς της διαδικασίας, και αποκαλείται διάγραμμα Ishikawa καθώς και διάγραμμα ‘ψαροκόκαλο’ (fishbone diagram). Το διάγραμμα παρουσιάζει τις βασικές και τις επιμέρους αιτίες που οδηγούν σε ένα αποτέλεσμα (σύμπτωμα). Το διάγραμμα αιτίας-αποτελέσματα αποτελεί ένα από τα επτά εργαλεία ποιότητας. Η τεχνική αυτή συνήθως χαρακτηρίζεται ως διάγραμμα ‘ψαροκόκαλο’ διότι το γράφημα μοιάζει με σκελετό. Αποτελεί έναν αποτελεσματικό τρόπο συλλογής πληροφοριών που αφορούν τις περιπτώσεις αστοχίας ενός προϊόντος στη διαδικασία παραγωγής, ταξινομώντας τις περιπτώσεις αστοχίας σε συγκεκριμένα θέματα όπως τα υλικά, οι μέθοδοι, τα άτομα, και άλλα συναφή. Φύλλα Ελέγχου



32

Μία μορφή απλής καταγραφής στοιχείων. Το φύλλο ελέγχου σχεδιάζεται από το χρήστη, γεγονός που διευκολύνει την ανάλυση των αποτελεσμάτων από το χρήστη. Το φύλλο ελέγχου είναι ένα από τα επτά εργαλεία ποιότητας και δεν θα πρέπει να συγχέεται με τα φύλλα δεδομένων ή τις καταστάσεις ελέγχου. Κατά συνέπεια, το άτομο που διεξάγει την ανάλυση παρακολουθεί και καταγράφει κάθε αστοχία που ανιχνεύεται. Ο αριθμός περιπτώσεων αστοχίας συχνά μετατρέπεται σε ιστόγραμμα, έτσι ώστε να απεικονίζεται η αντιστοίχηση των περιπτώσεων αστοχίας με την πηγή τους. Επίσης, κατά τη συνήθη πρακτική, το ιστόγραμμα μετατρέπεται σε γράφημα Pareto (80:20), στο οποίο απεικονίζονται οι σημαντικότερες πηγές αστοχίας. Σύμφωνα με τον κανόνα του αντίχειρα που εφαρμόζεται στην ανάλυση Pareto, το 80% των περιπτώσεων αστοχίας μπορεί να αποδοθεί στο 20% των πηγών αστοχίας. Συνεπώς, η επικέντρωση στο 20% των πηγών αστοχίας θα αποφέρει άμεσα και ικανοποιητικά αποτελέσματα για τον ανασχεδιασμό του προϊόντος. Δενδροειδές Διάγραμμα (Tree Diagram) (FAST) Τα δενδροειδή διαγράμματα συνιστούν εργαλεία για τη συστηματική ανάλυση των απαιτήσεων του πελάτη και άλλων στόχων σε λογική σειρά. Στην περίπτωση του VA, το σημείο εκκίνησης θα μπορούσε να είναι οι απαιτήσεις του πελάτη για αξία. Από το πλαίσιο αυτό ξεκινούν μία σειρά βέλη που οδηγούν σε όλες τις διαφορετικές λειτουργίες που παράγουν αξία για τον πελάτη και έπειτα, κάθε μία από αυτές αναλύεται στα επιμέρους στοιχεία, κατά το σχεδιασμό του διαγράμματος. Το διάγραμμα, λοιπόν, αποτελεί μία προσεκτική διαστρωμάτωση σχέσεων. Το διάγραμμα είναι ιδιαίτερα χρήσιμο κατά την ανάλυση περίπλοκων καταστάσεων, όπως στην περίπτωση των συνθηκών VA, επεξεργάζεται και προσδιορίζει τις ανάγκες σε κάθε επίπεδο ή βαθμίδα της ανάλυσης προκειμένου να επιτευχθεί ο στόχος του σημείου εκκίνησης. Η τεχνική μειώνει επίσης και το χρόνο που απαιτείται για τη διεξαγωγή των αναλύσεων. Όταν ολοκληρωθεί το διάγραμμα, παρουσιάζει ολόκληρο τον κατάλογο των μεταβλητών που θα πρέπει να αναλυθούν από την ομάδα. Η τεχνική είναι επίσης γνωστή και ως FAST για τους σκοπούς της μεθόδου VA και το ακρωνύμιο αναλύεται ως Functional Analysis Systems Technique, δηλαδή Τεχνική Συστημάτων Λειτουργικής Ανάλυσης. Σχεδιασμός με τη βοήθεια υπολογιστή (CAD) Η διαδικασία αυτή περιλαμβάνει τη δημιουργία σχεδίων μέσω υπολογιστή για την ευελιξία κατά το στάδιο σχεδιασμού του προϊόντος. Επιτρέπει στο σχεδιαστή να δημιουργήσει, να δοκιμάσει και να αναθεωρήσει τα σχέδια πριν να περάσουν στο τμήμα παραγωγής. Η χρήση σχεδίων που έχουν δημιουργηθεί με τη βοήθεια υπολογιστή επιτρέπει επίσης την εξέλιξη της διαδικασίας σε παραγωγή με τη βοήθεια υπολογιστή (παραγωγή με άμεση επικοινωνία υπολογιστή – μηχανών), την ταχεία προτυποποίηση μέσω δίσκου ή διαβίβασης πληροφοριών και την εξαγωγή δεδομένων (και σχεδίων στους προμηθευτές).

4 ΣΥΝΟΨΗ Το παρόν έγγραφο παρουσιάζει μία συνοπτική περιγραφή και ανάλυση της διαδικασίας Ανάλυσης Αξίας. Καμία Εταιρία δεν μπορεί να λάβει σοβαρά υπόψη τη Διοίκηση Ολικής Ποιότητας, εάν δεν εφαρμόζει ένα τυποποιημένο σύστημα Ανάλυσης Αξίας. Καμία επιχείρηση δεν μπορεί να είναι ευέλικτη, εάν ο σχεδιασμός των προϊόντων παραμένει ίδιος, διότι η συνεχής βελτίωση στη διαδικασία παραγωγής δεν μπορεί να αντισταθμίσει το κόστος του ανεπαρκούς σχεδιασμού ή του σχεδιασμού που παραμένει ίδιος εδώ και χρόνια.



33

Ωστόσο, οι ανεπαρκείς αναθεωρήσεις του προϊόντος ή μία πρόχειρη διαδικασία που συνίσταται μόνο στην αναθεώρηση του σχεδιασμού από το τμήμα σχεδιασμού, αποφέρει επιτυχία περιορισμένη στη εξάλειψη των παραγόντων κόστους που μπορούν να αποφευχθούν. Οι προσπάθειες αυτές δεν αξιοποιούν μία πληθώρα ευκαιριών που συμβάλλουν στο να γίνει ευκολότερη, ταχύτερη, απλούστερη και φθηνότερη η παραγωγή. Με τον τρόπο αυτό τα περιθώρια δεν βελτιώνονται σημαντικά, διότι ένα μικρό μόνο μέρος της όλης διαδικασίας διοικείται με σωστό τρόπο. Συνεπώς, αυτός ο τύπος επιφανειακής δραστηριότητας δεν δημιουργεί αύξηση του κέρδους, ούτε τη ροή εσόδων που απαιτείται για τη χρηματοδότηση νέων προϊόντων και νέων επενδύσεων στο χώρο της τεχνολογίας. Μία διαδικασία VA που τυγχάνει ορθής και αποτελεσματικής διαχείρισης αποζημιώνει πολύ εύκολα την επιχείρηση για το χρόνο που επένδυσαν τα στελέχη της κατά τη διάρκεια ζωής του προϊόντος. Μία πραγματικά αποτελεσματική διαδικασία αποδίδει σημαντικά ανταγωνιστικά πλεονεκτήματα για τις εταιρίες που την αξιοποιούν. Για επιχειρήσεις που προμηθεύουν άλλους οργανισμούς, η ικανότητα σχεδιασμού και ανασχεδιασμού των προϊόντων δημιουργεί την πιθανότητα πραγματικής, σημαντικής, κερδοφόρας και μακροπρόθεσμης συνεργασίας με τον πελάτη. Κάθε βήμα προόδου που διασφαλίζει υψηλότερη ευθύνη σχεδιασμού για τον προμηθευτή, παράλληλα αυξάνει και τη σπουδαιότητα του προμηθευτή για το ανταγωνιστικό πλεονέκτημα του οργανισμού πελάτη και, συνεπώς, αυξάνει τα κέρδη και για τις δύο εταιρίες. Σε ένα περιβάλλον όπου οι προϋπολογισμοί συχνά συρρικνώνονται, η αγορά καθορίζει την τιμή πώλησης ενός προϊόντος και οι πελάτες απαιτούν μεγαλύτερη ποικιλία προϊόντων, η ανάλυση VA αποτελεί μία τεχνική, η μη εφαρμογή της οποία μεταφράζεται σε οικονομική απώλεια. Κάθε ημέρα που περνά και δεν έχει εφαρμοστεί η τεχνική μεταφράζεται σε χρήματα που χάνει η εταιρία για πάντα. Χρήματα που δεν μπορούν ανακτηθούν από τη στιγμή που έχει πωληθεί το προϊόν. Τα οφέλη από μία τυποποιημένη και αποτελεσματική διαδικασία VA είναι πολλά και περιλαμβάνουν ορισμένες από τις βασικές πηγές ανταγωνιστικού πλεονεκτήματος για οποιαδήποτε επιχείρηση. Μεταξύ αυτών διακρίνουμε τις εξής: • Ταχύτητα υλοποίησης ενός αποδοτικού σχεδιασμού στην αγορά χωρίς προβλήματα

και μέσω διαδικασιών παραγωγής και συναρμολόγησης χωρίς σφάλματα, • Αξιοπιστία και αντοχή του προϊόντος στην αγορά, στοιχεία που ενισχύουν το καλό

όνομα του προϊόντος και της εταιρίας, • Χαμηλό συνολικό κόστος που αυξάνει το περιθώριο του προϊόντος και αποδεσμεύει

οικονομικούς πόρους της εταιρίας, και δίνει τη δυνατότητα συμμετοχής στον ανταγωνισμό τιμής,

• Βελτιωμένη ποιότητα και συμμόρφωση με ελάχιστα κόστη εγγύησης που επιτρέπουν σε μία εταιρία να διαφοροποιήσει τα προϊόντα της σύμφωνα με αυτήν την αντιληπτή ποιότητα (χρήσης και κύρους).

• Διαφοροποίηση με δημιουργία σχεδίων προϊόντων ως πλατφόρμες, που επιτρέπουν τον καθορισμό των χαρακτηριστικών του προϊόντος την τελευταία στιγμή ή με καθυστέρηση, προκειμένου το προϊόν να καλύπτει τις παραγγελίες των πελατών, τις περιφερειακές προτιμήσεις και οποιονδήποτε άλλο γεωγραφικό περιορισμό (όπως οι νόμοι για προϊόντα σε μία συγκεκριμένη περιοχή).

• Τέλος, η διαδικασία VA ικανοποιεί τον πρωταρχικό στόχο οποιασδήποτε επιχείρησης – να έχει κέρδος και να επιβιώνει.



34

Η μέθοδος VA είναι μία διαδικασία με ισχυρά αποτελέσματα και παρέχει απτά και οικονομικά οφέλη, καθώς και οφέλη στον τομέα του ανθρώπινου δυναμικού. Η διαδικασία εξαλείφει το ανώφελο βάρος, καταργεί τα περιττά κόστη και, κυρίως, επιτρέπει στα άτομα να κατανοήσουν προϊόντα, διαδικασίες και τη συνεχή βελτίωση. Ελάχιστες σύγχρονες μέθοδοι διαχείρισης επιτρέπουν αυτή τη μορφή συμμετοχής και ακόμη λιγότερες έχουν τόσο βαθιές επιπτώσεις στην ουσία των λογαριασμών συναλλαγών της επιχείρησης. Για επιχειρήσεις που δεν χρησιμοποιούν την τεχνική αυτή, υπάρχει μία τρομακτική σκέψη, ότι για κάθε προϊόν που παράγει η εταιρία, μπορούν να αγοραστούν ένα ή δύο από τους ανταγωνιστές και να υποβληθούν σε ανάλυση αξίας. Συνεπώς, οι ανταγωνιστές αυτοί μπορούν εύκολα να ανακτήσουν το χαμένο έδαφος έναντι οποιουδήποτε νέου επαναστατικού προϊόντος, καταβάλλοντας τη μισή προσπάθεια και τις μισές δαπάνες για να ξεκινήσουν από την αρχή. Οι ανταγωνιστές αυτοί μπορούν επίσης να πάρουν το νέο προϊόν και να το απλοποιήσουν προκειμένου να παρέχουν τη μέγιστη αξία, με ελάχιστο κόστος, δημιουργώντας ένα νέο προϊόν χωρίς καμία πραγματική δαπάνη. Αυτή ίσως είναι η πιο τρομακτική σκέψη από όλες.

5 ΒΙΒΛΙΟΓΡΑΦΙΚΕΣ ΑΝΑΦΟΡΕΣ

• Bicheno, J, (1998), 'The Lean Toolbox', PICSIE Books, Buckingham,

ISBN0951382985 * Εισαγωγή στις βασικές έννοιες που αφορούν ευέλικτες και άλλες σχετικές λειτουργίες. Προσφέρει μία καλή γενική ανασκόπηση και μία εξαιρετική βάση για περαιτέρω αναγνώσεις.

• Bicheno, J, (1998), 'The Quality 60', PICSIE Books, Buckingham

* Εισαγωγή στα εργαλεία και τις τεχνικές της διαχείρισης ποιότητας. Όπως το Lean Toolbox, το Quality 60 είναι εξαιρετικό εισαγωγικό βιβλίο, γραμμένο σε κατανοητή γλώσσα.

• Dell’Isola, A. and Dell’Isola, A., (1998), ‘Value Engineering: Practical

Applications…for Design, Construction, Maintenance and Operations’, Robert s Means Co, ISBN0876294638 Ένα ολοκληρωμένο σύστημα για την κατανόηση και τη διεξαγωγή σχεδιασμού αξίας και μελετών κύκλου ζωής κόστους για λειτουργίες σχεδιασμού, παραγωγής και εγκαταστάσεων. Περιέχει κεφάλαια που παρέχουν οδηγίες βήμα προς βήμα, επτά αναλύσεις συγκεκριμένων παραδειγμάτων και ηλεκτρονικές φόρμες σε μορφή LOTUS και EXCEL σε ξεχωριστή δισκέτα.

• Cooper, R., Slagmulder, R., and Barth, C., (1997), ‘Target Costing and Value

Engineering’ (Strategies in Confrontational Cost Management Series), Productivity Press, ISBN1563271729 * Περιγράφει το συνδυασμό της διαδικασίας στοχοθέτησης του κόστους και σχεδιασμού της αξίας κατά τη διαδικασία ανάπτυξης νέου προϊόντος. (NPD)

• Shillito, L. M. and Demarle, D. J., (1992), ‘Value: Its Measurement, Design and

Management’, John Wiley and Sons, ISBN0471527386 * Εστιάζεται στην ανάπτυξη του προϊόντος και παρέχει μία δομημένη προσέγγιση για επαγγελματίες. Περιέχει τέσσερα κεφάλαια: φύση, μετρήσεις, σχεδιασμός και διαχείριση της αξίας.



35

• Gage, W. L., (1967), ‘Value Analysis’, McGraw Hill, London * Ένα από τα πρώτα εγχειρίδια για VA. Εύκολο στη χρήση, καλά δομημένο και με πολλά παραδείγματα.

• Norton, B. R. and McElligott, W. C., (1995), ‘Value management in construction: a

practical guide’, MacMillan • Gibson, J. F., (1968), ‘Value Analysis: The Rewarding Infection’, Pergamon Press

Limited, Oxford * Ένας συνοπτικός οδηγός για την Ανάλυση Αξίας (VA).

• Taguchi G (1979) ‘Introduction to Off-line Quality Control’, Central Japan Quality Control Association, Magaya Japan

• Cohen L (1995), ‘Quality Function Deployment: How to make QFD work for you’,

Addison Wesley, Reading MA



36

ΠΑΡΑΡΤΗΜΑ Θέματα που πρέπει να ελεγχθούν στα πλαίσια της Λειτουργικής Ανάλυσης A. Λειτουργία Κατά το στάδιο αυτό θα πρέπει να εξετάζονται τα ακόλουθα θέματα: 1. Αναλύστε τη βασική και τις δευτερεύουσες λειτουργίες του προϊόντος, του

υποσυνόλου ή του εξαρτήματος 2. Κάντε τη διάκριση μεταξύ της αξίας χρήσης και της αξίας κύρους. Όταν επιχειρείτε

την ανάλυση των εξαρτημάτων του προϊόντος, καλό θα ήταν το προϊόν να αποσυναρμολογείται. Ο σκοπός αυτής της δραστηριότητας είναι η κατανόηση ολόκληρου του προϊόντος εξετάζοντας τα επιμέρους στοιχεία. Εφόσον η αναγνώριση των εξαρτημάτων του προϊόντος έχει ολοκληρωθεί (μέσω της δραστηριότητας ‘ανάλυσης συστατικών’), στη συνέχεια κάθε εξάρτημα ταξινομείται από την ομάδα. Στις περισσότερες περιπτώσεις η ακόλουθη ανάλυση αποδεικνύεται ιδιαίτερα χρήσιμη: • Ταξινομήστε τα εξαρτήματα ως ‘A’ εάν είναι ουσιώδη για τη λειτουργικότητα

του προϊόντος και αποδίδουν αξία στον πελάτη • Ταξινομήστε τα εξαρτήματα ως ‘B’ εάν παρέχουν αξία κύρους, αλλά δεν

παρέχουν καμία πραγματική, λειτουργική αξία χρήσης • Ταξινομήστε τα εξαρτήματα ως ‘C’ εάν είναι επουσιώδη τεμάχια που δεν

προσθέτουν άμεση αξία

3. Διερωτηθείτε εάν οι λειτουργίες είναι ουσιώδεις, εάν θα μπορούσαν να εξαλειφθούν τελείως, εάν θα μπορούσαν να υποκατασταθούν με μία λύση χαμηλότερου κόστους, εάν όλες ή οποιαδήποτε από τις λειτουργίες μπορεί να ενσωματωθεί σε ένα άλλο εξάρτημα.

B. Περιεχόμενο και Προδιαγραφή Υλικού 1. Τι υλικό χρησιμοποιείται 2. Γιατί χρησιμοποιείται αυτό το υλικό 3. Μπορούν τα υλικά να υποκατασταθούν με ένα άλλο υλικό 4. Μπορούν να μειωθούν οι διαστάσεις 5. Μεγέθυνση με υπολογισμό C. Υλικό και Παραγωγή 1. Τι ποσότητα βασικού υλικού σπαταλιέται κατά τη μετατροπή 2. Ποια είναι τα αίτια αυτής της σπατάλης 3. Πώς μπορεί να μειωθεί αυτή η σπατάλη 4. Εναλλακτικές μέθοδοι 5. Υπάρχει δυνατότητα παροχής των υλικών σε διαφορετική μορφή 6. Είναι δυνατόν τα εξαρτήματα να κατασκευάζονται για πολλά προϊόντα D. Τυποποίηση 1. Το εξάρτημα κατασκευάζεται από πρότυπη πρώτη ύλη 2. Είναι το εξάρτημα πρότυπο 3. Μπορούν να ειδικά εξαρτήματα να αντικατασταθούν με πρότυπα εξαρτήματα; E. Άμεσο εργατικό κόστος 1. Ποιες είναι οι χειρωνακτικές εργασίες που περιλαμβάνονται 2. Ποιο είναι το άμεσο εργατικό κόστος



37

3. Μπορεί μία συγκεκριμένη εργασία να καταργηθεί ή να μειωθεί εξαιτίας μίας μικρής αλλαγής σχεδιασμού ,ή μίας αλλαγής στη μέθοδο παραγωγής ή βελτιωμένο μηχανικό εξοπλισμό

4. Υπάρχει δυνατότητα μείωσης των εργασιών συναρμολόγησης F. Ανοχές και Υλικά Φινιρίσματος 1. Ποιες ανοχές έχουν προδιαγραφεί και γιατί προδιαγράφηκαν ως τεμάχια ελέγχου 2. Ποια είναι τα κρίσιμα όρια 3. Παρέχουν όλες οι προδιαγραφόμενες ανοχές διευκόλυνση της παραγωγής, μία

εναλλακτική μέθοδο παραγωγής ή επιτρέπουν χαμηλότερο κόστος αγοράς 4. Για ποια υλικά φινιρίσματος έχουν δοθεί λεπτομερείς προδιαγραφές 5. Ποιες είναι οι προδιαγραφές των υλικών φινιρίσματος G. Κόστος υλικού 1. Ποια εξαρτήματα αγοράζονται;

ΑΝ ΑΞΞΙΙΑΑΣΣ VVAALLUUEE AAAN - URENIOστα βασικά σημεία και...

Documents

Transcript of ΑΝ ΑΞΞΙΙΑΑΣΣ VVAALLUUEE AAAN - URENIOστα βασικά σημεία και...