Διακήρυξη Διαγωνισμού για το...

Διακήρυξη Διαγωνισμού για το Έργο

Ολοκληρωμένο Διαδραστικό Σύστημα Ψηφιακής Τεχνολογίας ΤΕΙ Πειραιά

Αναθέτουσα Αρχή: {ΕΛΚΕ/ΤΕΙ ΠΕΙΡΑΙΑ}

Προϋπολογισμός: 166.260,2 (χωρίς ΦΠΑ)

Διάρκεια: 16 μήνες

Διαδικασία Ανάθεσης: Ανοικτός Διεθνής

με κριτήριο την οικονομικά συμφερότερη προσφορά

Ημερομηνία διενέργειας διαγωνισμού: HH/MM/2011

Κωδικός ΟΠΣ: MIS 327499

Διακήρυξη Διαγωνισμού για το Έργο «Ολοκληρωμένο Διαδραστικό Σύστημα Ψηφιακής Τεχνολογίας ΤΕΙ Πειραιά »

Μέρος Α: Αντικείμενο και Προδιαγραφές Έργου

Σελίδα 2 από 102


Πίνακας Περιεχομένων

Πίνακας Περιεχομένων ........................................................................................... 2

Συνοπτικά στοιχεία Έργου ...................................................................................... 4

ΜΕΡΟΣ Α: ΑΝΤΙΚΕΙΜΕΝΟ ΚΑΙ ΠΡΟΔΙΑΓΡΑΦΕΣ ΕΡΓΟΥ ........................................... 12

Συντομογραφίες ................................................................................................... 12

Α1.1 Συντομογραφίες γενικά .................................................................................. 12

Α1.2 Συντομογραφίες έργου ................................................................................... 12

Α2. Περιβάλλον του Έργου .............................................................................. 14

Α2.1 Εμπλεκόμενοι στην υλοποίηση του αντικειμένου του Έργου .......................... 14 Α2.1.1 Συνοπτική παρουσίαση Φορέα Λειτουργίας ............................................................. 14 Α2.1.2 Συνοπτική παρουσίαση Φορέα Υλοποίησης ............................................................. 16 Α2.1.3 Όργανα και Επιτροπές (Διακυβέρνηση του Έργου) ................................................... 17

Α2.2 Υφιστάμενη κατάσταση (σε σχέση με τις απαιτήσεις του Έργου) .................... 17 Α2.2.1 Συνοπτική περιγραφή των υπηρεσιών και της λειτουργίας του Φορέα Λειτουργίας 18 Α2.2.2 Οργανωτική Δομή και Στελέχωση του Φορέα ........................................................... 19 Α2.2.3 Περιγραφή των κύριων επιχειρησιακών διαδικασιών .............................................. 20 Α2.2.4 Ανάλυση υποδομών Τεχνολογιών Πληροφορικής και Επικοινωνιών ....................... 22

Α3. Αντικείμενο, στόχοι και κρίσιμοι παράγοντες επιτυχίας του Έργου .......... 22

Α3.1 Αντικείμενο του Έργου .................................................................................... 22

Α3.2 Σκοπιμότητα και αναμενόμενα οφέλη ............................................................ 28

Α3.3 Στόχοι και Έκταση του Έργου ........................................................................... 29

Α3.4 Κρίσιμοι παράγοντες επιτυχίας του Έργου ...................................................... 30

Α4. Λειτουργικές και Τεχνικές προδιαγραφές Έργου ....................................... 32

Α4.1 Ηλεκτρονικές Υπηρεσίες .................................................................................. 32

Α4.2 Απαιτήσεις Αρχιτεκτονικής Συστήματος .......................................................... 39 Α4.2.1 Γενικές αρχές ............................................................................................................. 40 Α4.2.2 Θέματα συνάφειας με το Υποέργο Α1 της πρόσκλησης 21.1 και Εύδοξο. ................ 42

Α4.3 Τεχνολογίες και σχέδιο υλοποίησης Έργου ..................................................... 43

Α4.4 Προδιαγραφές Λειτουργικών Ενοτήτων (Υποσυστημάτων, Εφαρμογών) ........ 44 Α4.4.1 Υποσύστημα Φοιτητολογίου ..................................................................................... 47 Α4.4.2 Υποσύστημα Λογιστικής Διαχείρισης ....................................................................... 49 Α4.4.3 Υποσύστημα Διαχείρισης Προμηθειών και Παγίων .................................................. 50 Α4.4.4 Μισθοδοσία ............................................................................................................... 52 Α4.4.5 Προϋπολογισμός ....................................................................................................... 54 Χρηματικά Εντάλματα και Αυτοματισμοί Π.Δ. .................................................................... 55 Α4.4.6 ............................................................................................................................................ 55




Α4.4.7 Υποσύστημα Διαχείρισης Ηλεκτρονικού Πρωτοκόλλου” .......................................... 55 Α4.4.8 Υποσύστημα Διαχείρισης Προσωπικού .................................................................... 57 Α4.4.9 Υποσύστημα Λογισμικού για τη Διαχείριση Χρηστών ............................................... 58 Α4.4.10 Υποσύστημα Λογισμικού για τη Διαχείριση Αναφορών Εκτύπωσης ........................ 58 Α4.4.11 Υποσύστημα Λογισμικού για τη Λήψη Εγγραφών από εξωτερικό αρχείο ................ 60

Α4.5 Προδιαγραφές Οριζόντιων Λειτουργιών ......................................................... 61

Α4.6 Λειτουργικά Χαρακτηριστικά Εξοπλισμού ....................................................... 62

Α4.7 Διαλειτουργικότητα ........................................................................................ 76

Α4.8 Πολυκαναλική προσέγγιση ............................................................................. 77

Α4.9 Απαιτήσεις Ασφάλειας .................................................................................... 81

Α4.10 Απαιτήσεις Ευχρηστίας Συστήματος ............................................................ 82

Α4.11 Απαιτήσεις Προσβασιμότητας .................................................................... 82

Α4.12 Χρονοδιάγραμμα και Φάσεις Έργου ........................................................... 82

Α4.13 Πίνακας Παραδοτέων ................................................................................. 84

Α4.14 Σημαντικά Ορόσημα υλοποίησης Έργου ..................................................... 85

Α5. Ελάχιστες προδιαγραφές Υπηρεσιών ........................................................ 86

Α5.1 Υπηρεσίες Δοκιμών Ελέγχου ........................................................................... 86

Α5.2 Υπηρεσίες Μετάπτωσης Δεδομένων ............................................................... 86

Α5.3 Υπηρεσίες Εκπαίδευσης .................................................................................. 87

Α5.4 Υπηρεσίες Πιλοτικής και Δοκιμαστικής Παραγωγικής Λειτουργίας ................. 89

Α5.5 Υπηρεσίες Εγγύησης «Καλής Λειτουργίας» .................................................... 90

Α5.6 Υπηρεσίες Συντήρησης .................................................................................... 91

Α6. Μεθοδολογία Διοίκησης και Υλοποίησης Έργου ....................................... 92

Α6.1 Μέθοδοι και Τεχνικές Υλοποίησης και Υποστήριξης ........................................ 92

Α6.2 Σχήμα Διοίκησης, σχεδιασμού και υλοποίησης του Έργου .............................. 93 Α6.2.1 Υπεύθυνος Έργου και Συντονιστής Εμπειρογνωμόνων ............................................. 93 Α6.2.2 Σύμβουλος Συστήματος Διαχείρισης ......................................................................... 95 Α6.2.3 Συντονιστής της ομάδας ανάπτυξης .......................................................................... 96 Α6.2.4 Μέλη της ομάδας ανάπτυξης .................................................................................... 96 Α6.2.5 Συντονιστής της ομάδας παραμετροποίησης ........................................................... 97 Α6.2.6 Μέλη της ομάδας παραμετροποίησης ...................................................................... 98 Α6.2.7 Συντονιστής της ομάδας εκπαίδευσης ...................................................................... 98 Α6.2.8 Μέλη της ομάδας εκπαίδευσης ................................................................................. 98

Α6.3 Σχέδιο και Σύστημα Διασφάλισης Ποιότητας .................................................100

Α6.4 Σενάρια χρήσης και Ελέγχου ‐ Διαδικασία παραλαβής λειτουργικότητας συστημάτων και Έργου ...............................................................................................101




Συνοπτικά στοιχεία Έργου

Το ΤΕΙ ΠΕΙΡΑΙΑ σκοπεύει να αναπτύξει και να υιοθετήσει πρωτοπόρες τεχνολογίες για το Ολοκληρωμένο Διαδραστικό Σύστημα Ψηφιακής Τεχνολογίας (ΟΔΣΨΤ) όπου οι τελικοί χρήστες μέσω διαδικτύου θα απολαμβάνουν υπηρεσίες υψηλού επιπέδου που θα προσφέρουν τη δυνατότητα αυτοεξυπηρέτησης και SSO (Single Sign‐On). Στόχος είναι να προσφέρεται ένα περιβάλλον για απομακρυσμένη πρόσβαση σε όσο το δυνατό περισσότερες ηλεκτρονικές υπηρεσίες στους εξυπηρετούμενους, στους απασχολούμενους και στους συναλλασσόμενους με το ΤΕΙ Πειραιά. Παράλληλα θα γίνει πλήρης διασύνδεση του Συστήματος με την κεντρική υποδομή που αναπτύσσεται ταυτόχρονα μέσω της δράσης Α1 της πρόσκλησης 21.1.

Το ΤΕΙ Πειραιά διαθέτει Πληροφοριακό Σύστημα το οποίο καλύπτει μεγάλο μέρος των Διοικητικών λειτουργιών του Ιδρύματος σε γραφικό περιβάλλον. Στο πλαίσιο αυτού του έργου στόχος είναι να επεκταθεί το Ολοκληρωμένο Σύστημα ώστε να λειτουργεί σε περιβάλλον WEB και να αξιοποιεί πολυκαναλικές υπηρεσίες. Αυτό μπορεί να επιτευχθεί είτε με την επέκταση του ήδη υπάρχοντος συστήματος με νέες λειτουργίες και εφαρμογές είτε με την αντικατάστασή του με νέο σύστημα, το οποίο θα τροφοδοτηθεί με τα υπάρχοντα δεδομένα και θα εξασφαλίζει την απαιτούμενη λειτουργικότητα.

Το ΤΕΙ Πειραιά αναμένει ότι μετά την ολοκλήρωση του έργου θα υποστηρίζονται τουλάχιστον τα ακόλουθα:

1. Φοιτητολόγιο

i)Όλες οι βασικές λειτουργίες ενός συστήματος διαχείρισης φοιτητικών θεμάτων. ii)Εργαλεία αυτόματου ελέγχου ικανοποίησης προγραμμάτων σπουδών για υποψήφιους απόφοιτους (automated degree compliance).

iii)Δυνατότητα πρόσβασης στο σύστημα από τις σχολές, ώστε να μπορούν να ενημερώσουν (όπου αυτό επιτρέπεται από τις διαδικασίες και τους κανονισμούς) στοιχεία που τους αφορούν, όπως για παράδειγμα τα προσφερόμενα μαθήματα σε ένα συγκεκριμένο εξάμηνο.

iv)Υπηρεσίες Αυτοεξυπηρέτησης (μέσω διαδικτύου) φοιτητών για: a. εγγραφή/αποχώρηση σε/από μαθήματα b. προεγγραφές σε μαθήματα c. παρακολούθηση της ακαδημαϊκής τους πορείας (degree compliance

report) d. ενημέρωση για το βαθμό τους στα μαθήματα e. υποβολή αιτημάτων f. αλλαγή προσωπικών στοιχείων (όπου αυτό είναι επιτρεπτό) g. άμεση ενημέρωση για θέματα που τους αφορούν, όπως για

παράδειγμα η εμφάνιση απαγορευτικού για εγγραφή λόγω χρέους τους στην Βιβλιοθήκη.

v)Υπηρεσίες Αυτοεξυπηρέτησης (μέσω διαδικτύου) μελών Ε.Π. για:




a. ηλεκτρονική υποβολή βαθμολογιών b. παρακολούθηση της ακαδημαϊκής πορείας των φοιτητών για τους

οποίους είναι ακαδημαϊκοί σύμβουλοι c. αλλαγή προσωπικών στοιχείων (όπου αυτό είναι επιτρεπτό) d. άμεση ενημέρωση για θέματα που τους αφορούν, όπως για

παράδειγμα η λήξη της περιόδου υποβολής βαθμών.

2. Διαχείριση Γραμματείας

Αυτοματοποίηση και βελτιστοποίηση της διοικητικής λειτουργίας των Γραμματειών του ΤΕΙ Πειραιά μέσα από την επέκταση της εφαρμογής πρωτοκόλλου και διαχείρισης ροής εργασιών. H λειτουργία της web έκδοσης της εφαρμογής πρωτοκόλλου ταυτόχρονα με την εγκατάσταση εφαρμογής διαχείρισης ροής εργασιών, θα αυτοματοποιήσει την εσωτερική λειτουργία και συνεργασία των επιμέρους λειτουργικών μονάδων του ΤΕΙ Πειραιά.

Βασικές λειτουργίες που θα εξυπηρετεί η εφαρμογή, η οποία θα λειτουργεί σε περιβάλλον WEB είναι:

Η διαχείριση των εισερχομένων, η αρχειοθέτησή τους και η διανομή τους στις επιμέρους λειτουργικές μονάδες του ΤΕΙ Πειραιά.

Η διακίνηση των εγγράφων εσωτερικά στο ΤΕΙ Πειραιά και ειδικότερα μεταξύ της Κεντρικής Διοίκησης και των Γραμματειών των Σχολών, όπως και μεταξύ των Γραμματειών των Σχολών.

Η παρακολούθηση και διαχείριση της πορείας εξέλιξης των εισερχομένων – εξερχομένων και της ροής των εργασιών που σχετίζονται με τα εισερχόμενα – εξερχόμενα.

Η αποτελεσματική και έγκαιρη διεκπεραίωση των εργασιών εσωτερικά στο ΤΕΙ.

Η αυτοματοποίηση και Βελτίωση της επικοινωνίας όλων των συναλλασσομένων με το ΤΕΙ Πειραιά (Φοιτητές, Εκπαιδευτικοί, Προμηθευτές, ΥΠΔΒΜΘ, κ.ά.) μέσα από τις αυτοματοποιημένες και προσωποποιημένες υπηρεσίες.

3. Διαχείριση Προσωπικού

Η ολοκληρωμένη εφαρμογή (επέκταση ή αντικατάσταση της ήδη υπάρχουσας) θα υποστηρίζει τις λειτουργίες που αφορούν τη διαχείριση του Προσωπικού (Μέλη Ε.Π., Διοικητικό προσωπικό, Έκτακτο Εκπαιδευτικό Προσωπικό). Βασικές λειτουργίες της εφαρμογής είναι:




Διαχείριση των φακέλων προσωπικού (Προσωπικά Στοιχεία, Οικονομικά Στοιχεία, Ασφάλιση, Σπουδές, Επιδόματα, Εξέλιξη Προσωπικού, Μετακινήσεις, Ασφάλιση, Δάνεια, κ.ά.)

Διαχείριση Κινήσεων Προσωπικού (Άδειες, Υπερωρίες, Ασθένειες, έκτακτα επιδόματα, προκαταβολές, μετακινήσεις, συμμετοχή σε συνέδρια, κ.ά.)

Διαχείριση των κρίσεων και της εξέλιξης του προσωπικού και των νέων προσλήψεων

Προσωποποιημένες υπηρεσίες σε περιβάλλον WEB προς το Προσωπικό του ΤΕΙ Πειραιά όσον αφορά το φάκελό των στοιχείων που τηρούνται στο Ίδρυμα (προσωπικά στοιχεία, άδειες.)

Προσωποποιημένες υπηρεσίες έκδοσης βεβαιώσεων για όλες τις χρήσεις που αφορούν το προσωπικό του ΤΕΙ Πειραιά.

Αυτοματοποίηση της ενημέρωσης για μεταβολές της υπηρεσιακής κατάστασης και για θέματα ασφάλισης.

Διαχείριση των δανείων του προσωπικού από το Ταμείο Παρακαταθηκών και Δανείων και το Ταχυδρομικό Ταμιευτήριο

Επικοινωνία με το Σύστημα της Ενιαίας Αρχής Πληρωμών για την αυτοματοποίηση της διαδικασίας ενημέρωσης.

Υποστήριξη της ανάρτησης των βιογραφικών των μελών Ε.Π. σε συγκεκριμένο ιστοχώρο και παροχή της δυνατότητας ενημέρωσής του από τα μέλη Ε.Π.

Η εφαρμογή αυτή, με την εφαρμογή της μισθοδοσίας θα αποτελεί ένα ενιαίο σύστημα.

4. Σπουδαστική Μέριμνα

Η εφαρμογή που θα αναπτυχθεί θα καλύπτει τη διαχείριση των δεδομένων που αφορούν τις τρεις διακριτές ενότητες της φοιτητικής μέριμνας, δηλαδή, σίτιση, στέγαση και ασφάλιση και την ηλεκτρονική εξυπηρέτηση των φοιτητών. Ειδικότερα:

Οι φοιτητές θα μπορούν να υποβάλλουν ηλεκτρονικά τις αιτήσεις τους για σίτιση, στέγαση και περίθαλψη, μαζί με συμπληρωματικά στοιχεία.

Θα πραγματοποιείται αυτοματοποιημένα ο έλεγχος (όπου είναι εφικτό) από την εφαρμογή και θα ενημερώνεται και ηλεκτρονικά ο φοιτητής.

Θα υποστηρίζεται η διαδικασία ελέγχου και έκδοσης των σχετικών εντύπων από το ΤΕΙ Πειραιά.

Θα υποστηρίζεται η οποιαδήποτε μεταβολή των στοιχείων του Φοιτητή αναφορικά με τη σίτιση, στέγαση και περίθαλψη.

Η εφαρμογή θα έχει διασύνδεση με την εφαρμογή του φοιτητολογίου για την άντληση στοιχείων του φοιτητή.

Για την περίθαλψη θα υπάρχει σχετική διασύνδεση με τη εφαρμογή οικονομικής διαχείρισης για τα θέματα δαπανών νοσηλείας.




5. Οικονομική Διαχείριση

Η οικονομική διαχείριση αποτελείται από ένα σύνολο εφαρμογών που υποστηρίζουν τις λειτουργίες που αφορούν τις οικονομικές λειτουργίες του ΤΕΙ Πειραιά. Οι εφαρμογές αυτές είναι:

Α) Μισθοδοσία

Β) Διαχείριση Παγίων και Περιουσίας

Γ) Λογιστική

Δ) Προϋπολογισμός

Ε) Διαχείριση προμηθειών

Στ) Χρηματικά Εντάλματα – Διαχείριση Επιταγών

Ζ) Αυτοματισμοί (ΠΔ 205/186/ 1992)

Στο πλαίσιο αυτού του έργου απαιτείται να υλοποιηθούν παρεμβάσεις (όπου απαιτείται) ώστε να παρέχονται ηλεκτρονικές υπηρεσίες προς τους συναλλασσόμενους με το ΤΕΙ Πειραιά (φοιτητές, Προσωπικό του ΤΕΙ Πειραιά, Φορείς της ΙΔ., Προμηθευτές και Πολίτες) και επιπροσθέτως αναβάθμιση της διασύνδεσης των εφαρμογών αυτών σε ένα ενιαίο σύστημα και να αυτοματοποιηθεί στο μέγιστο βαθμό η διαλειτουργικότητά τους.

Α. Μισθοδοσία

Η εφαρμογή μισθοδοσίας του προσωπικού (μόνιμου και έκτακτου) θα περιλαμβάνει κατ’ελάχιστον τις παρακάτω λειτουργίες:

Διαχείριση των Προσωπικών Στοιχείων του Προσωπικού (ίδια ακριβώς λειτουργία με την εφαρμογή της Διαχείρισης Προσωπικού)

Υπολογισμός των μισθοδοτικών καταστάσεων

Προσωποποιημένες πληροφορίες για το προσωπικό που μισθοδοτείται, όσον αφορά στα στοιχεία της μισθοδοσίες του στα οποία περιλαμβάνονται η εκκαθάριση της μισθοδοσίας, οι ασφαλιστικές εισφορές, τα επιδόματα, οι υπερωρίες, τα δάνεια, κ.ά.

Αυτοματοποιημένη ενημέρωση του προσωπικού για μεταβολές στη μισθοδοσία τους ή για ενέργειες που πρέπει να γίνουν (πχ. προσκόμιση πιστοποιητικών ,βεβαιώσεων, κλπ)

Αυτοματοποιημένες και προσωποποιημένες υπηρεσίες πληροφόρησης προς το προσωπικό όπως είναι η έκδοση βεβαιώσεων, η μηνιαία εκκαθάριση της μισθοδοσίας, κ.ά.




Δημιουργία οικονομικών εκτυπώσεων περιόδων και των εκκαθαριστικών βεβαιώσεων προς το προσωπικό

Αυτοματοποιημένες υπηρεσίες προς το Υπουργείο Οικονομικών και ενημέρωση της ενιαίας αρχής πληρωμών

Αυτοματοποιημένες υπηρεσίες ενημέρωσης και αποστολής δεδομένων προς τους Ασφαλιστικούς Οργανισμούς (ΟΠΑΔ, ΙΚΑ, κλπ)

Διαχείριση των ΑΠΔ –ΙΚΑ και αυτοματοποιημένη ενημέρωση του ΙΚΑ.

Διασύνδεση με την εφαρμογή Λογιστικής και αυτοματοποίηση της διαδικασίας ενημέρωσής της.

Β. Διαχείριση Παγίων

Όσον αφορά στη διαχείριση των Παγίων του ΤΕΙ Πειραιά η εφαρμογή θα έχει κατ’ ελάχιστον τις παρακάτω λειτουργίες.

Θα επιτρέπει την διαχείριση των δεδομένων που αφορούν στα πάγια που διαθέτει το ΤΕΙ Πειραιά είτε αυτά αφορούν εγκαταστάσεις είτε εργαστηριακό εξοπλισμό.

Θα έχει τον απαιτούμενο βαθμό παραμετροποίησης, έτσι ώστε να επιτρέπει την εύκολή διαχείριση των δεδομένων που αφορούν τα πάγια, την αποθήκευσή τους και τους υπολόγους.

Θα παρέχεται η δυνατότητα διαχείρισης των στοιχείων του κάθε παγίου (καρτέλα παγίου) σε περιβάλλον WEB,

Θα παρέχεται η δυνατότητα της διαχείρισης των κινήσεων των παγίων (μεταβολές) όσον αφορά την αποθήκευση, τους υπολόγους, την κατάστασή τους, τη συντήρηση και την καταστροφή τους.

Θα παρέχει προσωποποιημένες πληροφορίες για τους υπολόγους με αναλυτικά στοιχεία όσον αφορά στον εξοπλισμό και τα πάγια για τα οποία είναι υπόλογοι.

Θα παρέχει αναφορές προς τη διοίκηση και τις αρμόδιες υπηρεσίες και ΝΠΙΔ που έχουν την ευθύνη διαχείρισης της περιουσίας του ΤΕΙ Πειραιά.

Θα υπάρχει αυτοματοποιημένη αμφίδρομη διαδικασία ενημέρωσης της Βάσης Δεδομένων της Λογιστικής και της Διαχείρισης Προμηθειών.

Η διαχείριση των δεδομένων της εφαρμογής θα πραγματοποιείται σε γραφικό περιβάλλον ενώ οι αναφορές και πληροφοριακές καταστάσεις θα είναι διαθέσιμες σε WEB περιβάλλον.

Γ. Διαχείριση Προμηθειών

Το ΤΕΙ Πειραιά διαθέτει εφαρμογή διαχείρισης Προμηθειών σε γραφικό περιβάλλον που καλύπτει τις διαδικασίες προμηθειών από την υποβολή αιτήματος, την έγκριση της προμήθειας, τον ορισμό των επιτροπών, τη διενέργεια του διαγωνισμού, την




παραλαβή και την πληρωμή των αναδόχων. Οι παρεμβάσεις που πρέπει να γίνουν, ώστε να παρέχονται ηλεκτρονικές υπηρεσίες είναι:

Α) Υποβολή αιτημάτων ηλεκτρονικά για προμήθειες από το προσωπικό του ΤΕΙ

Β) Ηλεκτρονική παρακολούθηση της πορείας εξέλιξης της Προμήθειας από το εξουσιοδοτημένο προσωπικό.

Γ) Αυτοματοποιημένη διαδικασία ανάρτησης των προκηρήξεων και των πρακτικών των διαγωνισμών στις σχετικές ιστοσελίδες (διαβούλευση, διαγωνισμών, opengov.gr, κ.α.)

Δ) Ηλεκτρονική υποβολή αιτημάτων ή ενστάσεων από τους υποψήφιους αναδόχους προς τις επιτροπές του Διαγωνισμού

Ε) Ηλεκτρονική πληροφόρηση των μελών των Επιτροπών των διαγωνισμών και διαχείριση των δεδομένων που αφορούν την προμήθεια (π.χ. Πρακτικά Αξιολόγησης, Πρακτικά Παραλαβής, κ.α)

Επίσης απαιτείται να γίνουν οι παρακάτω παρεμβάσεις:

Διασύνδεση με την εφαρμογή πρωτοκόλλου και διαχείρισης ροών εργασίας του ΤΕΙ Πειραιά, έτσι ώστε να είναι δυνατό να παρακολουθείται και να γίνεται ολοκληρωμένη διαχείριση των προμηθειών μέσα από την εφαρμογή σε περιβάλλον WEB.

Ενσωμάτωση στην εφαρμογή της δυνατότητας υλοποίησης ηλεκτρονικών προμηθειών, όπως αυτές καθορίζονται στον σχετικό νόμο.

Δ. Λογιστική Διαχείριση

Η εφαρμογή της λογιστικής καλύπτει αποτελεσματικά τις ανάγκες του ΤΕΙ. Παρεμβάσεις που πρέπει να γίνουν εστιάζονται κυρίως:

Στη δυνατότητα λήψης στοιχείων ηλεκτρονικά από εξουσιοδοτημένους χρήστες αναφορά με εγγραφές, άρθρα και καθολικά για ενημέρωση της Διοίκησης.

Στη δυνατότητα ενημέρωσης ηλεκτρονικά Φορέων του Δημοσίου όπως είναι το Ελεγκτικό Συνέδριο, το ΥΠΔΒΜ&Θ, το Υπ.Οικ..

Την αυτοματοποίηση της ενημέρωσης της Λογιστικής από τις άλλες εφαρμογές στις οποίες γίνεται η διαχείριση των πρωτογεννών στοιχείων που αφορούν οικονομικές συναλλαγές του ΤΕΙ Πειραιά.




Προϋπολογισμός

Η εφαρμογή του προϋπολογισμού καλύπτει τις εσωτερικές λειτουργίες του ΤΕΙ Πειραιά, όσον αφορά στη διαχείριση του προϋπολογισμού. Οι επιπρόσθετες λειτουργίες που απαιτείται να γίνουν αφορούν κυρίως στην δυνατότητα πληροφόρησης εξουσιοδοτημένων χρηστών (διοίκησης, ΥΠΔΒΜ&Θ) για την πορεία εκτέλεσης του προϋπολογισμού, διαθέσιμα, κ.α. Για το λόγο αυτό θα αναπτυχθεί ειδικές ηλεκτρονικές υπηρεσίες που θα παρέχουν πληροφόρηση στα στοιχεία του Προϋπολογισμού σε εξουσιοδοτημένους χρήστες του Συστήματος.

Χρηματικά Εντάλματα – Επιταγές

Στην εφαρμογή Χρηματικών Ενταλμάτων οι παρεμβάσεις που απαιτούνται να γίνουν αφορούν κυρίως στη δυνατότητα να παρέχονται πληροφορίες για τα εντάλματα πληρωμής (κανονικά και επιτροπικά) μέσω παγκόσμιου ιστού, προκειμένου να υποστηριχθεί η συνεργασία του ΤΕΙ Πειραιά με το Ελεγκτικό Συνέδριο. Η εφαρμογή καλύπτει σήμερα αποτελεσματικά τη λειτουργία του Ιδρύματος και εκτός από την ανάγκη της υποστήριξης της συνεργασίες με το Ελεγκτικό Συνέδριο δεν απαιτείται να γίνει καμία περαιτέρω παρέμβαση. Θα παρέχεται η δυνατότητα της Πληροφόρησης του Ελεγκτικού Συνεδρίου και μέσω του Παγκόσμιου Ιστού του φακέλου της υπόθεσης που εξετάζεται και η αυτοματοποίηση της διαδικασίας ελέγχου και έγκρισης, στο βαθμό που είναι εφικτό.

6. Διαχείριση Χρηστών

Το υποσύστημα θα παρέχει δυνατότητες σύνδεσης με την Υπηρεσία Καταλόγου (LDAP) και SSO του Ακαδημαϊκού Ιδρύματος με δυνατότητα ενημέρωσης της ιδιότητας με βάση την κατάσταση φοίτησης και των στοιχείων επαφής. Θα πρέπει κατ΄ ελάχιστο να υποστηρίζονται τα κάτωθι:

Έλεγχος πρόσβασης χρηστών σε επίπεδο συστήματος, εφαρμογής, εγγράφων, βάσεων δεδομένων και αρχείων.

Ασφαλής διαχείριση, καταχώρηση και κρυπτογράφηση των κωδικών πρόσβασης.

Δημιουργία καταλόγου εξουσιοδοτημένων φυσικών προσώπων που θα έχουν δικαίωμα πρόσβασης καθώς και η διαδικασία ταυτοποίησης και αυθεντικοποίησης.

Ορισμό μοναδικού κωδικού χρήστη για όλα τα υποσυστήματα του πληροφοριακού συστήματος (single sign‐on).

Ορισμό αριθμητικού κωδικού για την υποστήριξη μελλοντικών τηλεφωνικών εφαρμογών (voice portals), που ενδέχεται να αναπτύξει το Ακαδημαϊκό Ίδρυμα.

Κεντρικό σύστημα διαχείρισης χρηστών και καθορισμού δικαιωμάτων στο λογισμικό της Γραμματείας




Καθορισμός δικαιωμάτων πρόσβασης σε επίπεδο λειτουργικού συστήματος, βάσης δεδομένων και εφαρμογών.

Υποστήριξη ψηφιακών υπογραφών και υποδομής PKI.

Υποστήριξη υποδομής Shibboleth

Υποστήριξη υποδομής CAS

Κρυπτογράφηση για τη μεταφορά δεδομένων πάνω από ανασφαλή δίκτυα.

Οι εφαρμογές θα πρέπει να υποστηρίζουν δυνατότητες καταγραφής γεγονότων και ενεργειών (logging) και αποστολής email για ορισμένες κρίσιμες περιπτώσεις (πχ. Αλλαγή βαθμολογίας φοιτητών).

7. Διασύνδεση με το Σύστημα Επιτελικής Πληροφόρησης και με τα κεντρικά συστήματα (διαχείρισης στατιστικών στοιχείων) και με το κεντρικό σύστημα διανομής συγγραμμάτων Εύδοξος.

Το (ΟΔΣΨΤ) θα παρέχει τη δυνατότητα διασύνδεσης: α) με Σύστημα Επιτελικής Πληροφόρησης και Αποθήκης Δεδομένων το οποίο θα λειτουργεί εσωτερικά στο ΤΕΙ Πειραιά, β) με το Σύστημα Διαχείρισης Στατιστικών Στοιχείων που θα αναπτυχθεί στην Κεντρική Πλατφόρμα και με το Σύστημα Διανομής συγγραμμάτων Έυδοξος.

Ο Ανάδοχος του έργου θα αναλάβει να προετοιμάσει και αναπτύξει τις υπηρεσίες για τη διασύνδεση της Βάσης Δεδομένων με τα τρία αυτά συστήματα. Το Σύστημα Επιτελικής Πληροφόρησης του ΤΕΙ Πειραιά θα αναπτυχθεί στο πλαίσιο άλλου υποέργου και δεν περιλαμβάνεται σε αυτόν τον διαγωνισμό. Το ΤΕΙ Πειραιά θα προμηθευτεί τον παρακάτω εξοπλισμο:

ΔΙΚΤΥΑΚΕΣ ΚΑΙ ΥΠΟΛΟΓΙΣΤΙΚΕΣ ΥΠΟΔΟΜΕΣ

A1.1 Εξυπηρετητές (Server) 2

A1.2 Μεταγωγείς (Switch) 2

A1.3 Access Point Ασύρματου Τοπικού Δικτύου 10

A1.4 Κεραίες Ασύρματου Τοπικού Δικτύου 3

A1.5 Ελεγκτής Ασύρματου 1

ΑΔΕΙΕΣ ΣΥΣΤΗΜΙΚΟΥ ΛΟΓΙΣΜΙΚΟΥ

A2.1 Λογισμικό Βάσης Δεδομένων (Αναβάθμιση) 75 άδειες

A2.2 Λειτουργικό Σύστημα 2

A2.3 Λογισμικό Αποθήκης Δεδομένων και εργαλεία

Business Intelligence

1

Διακήρυξη Διαγωνισμού για το Έργο «Ολοκληρωμένο ∆ιαδραστικό Σύστημα Ψηφιακής

Τεχνολογίας ΤΕΙ Πειραιά»



ΜΕΡΟΣ Α: ΑΝΤΙΚΕΙΜΕΝΟ ΚΑΙ ΠΡΟΔΙΑΓΡΑΦΕΣ ΕΡΓΟΥ

Συντομογραφίες

Α1.1 Συντομογραφίες γενικά

ΑΑ Αναθέτουσα Αρχή

ΕΕ Ευρωπαϊκή Ένωση

ΕΣΠΑ Εθνικό Στρατηγικό Πλαίσιο Αναφοράς

ΕΠ Επιχειρησιακό Πρόγραμμα

ΨΣ Ψηφιακή Σύγκλιση

ISO International Organization for Standarization

HTML Hyper Text Markup Language

SMS Short Message Service

ΕΠ Εκπαιδευτικό Προσωπικό

ΕΕΕΚ Επίσημη Εφημερίδα των Ευρωπαϊκών Κοινοτήτων/ επίσημο έντυπο όπου δημοσιεύεται η Νομοθεσία, καθώς και διοικητικές πράξεις, ανακοινώσεις, προκηρύξεις κλπ, που έχουν νομικές ή άλλες δεσμεύσεις για τα κράτη μέλη ή αυτούς που αφορούν.

ΕΠ ΨΣ Επιχειρησιακό Πρόγραμμα «Ψηφιακή Σύγκλιση»

ΕΠΠΕ Επιτροπή Παρακολούθησης και Παραλαβής Έργου

ΙΚΥ Ίδρυμα Κρατικών Υποτροφιών

Π.Σ. Πληροφοριακό Σύστημα

ΥΠΔΒΜΘ Υπουργείο Παιδείας Δια Βίου Μάθησης και Θρησκευμάτων

Α1.2 Συντομογραφίες έργου

ΑΑ Αναθέτουσα Αρχή

ΑΕΙ Ανώτατο Εκπαιδευτικό Ίδρυμα

ΕΠ Μέλη Εκπαιδευτικού Προσωπικού

ΕΔΙΠ Ειδικό Διδακτικό Προσωπικό

ΕΕΔΙΠ Μέλη Ειδικού και Εργαστηριακού Διδακτικού Προσωπικού κλάδου Ι και ΙΙ

ΕΛΚΕ Ειδικός Λογαριασμός Κονδυλίων Έρευνας

ΕΤΠ Ειδικό Τεχνικό Προσωπικό

ΛΕ Λειτουργική Ενότητα

ΛΣ Λειτουργικό Σύστημα

ΟΠΣ Ολοκληρωμένο Πληροφοριακό Σύστημα

ΕΔΔΑΠ Επιτροπή Διενέργειας Διαγωνισμού και Αξιολόγησης Προσφορών

ΠΔΕ Πρόγραμμα Δημοσίων Επενδύσεων





ΠΔΗΔ Πλαίσιο Διαλειτουργικότητας Ηλεκτρονικής Διακυβέρνησης

ΠΕΣ Συνολική Περίοδος Εγγύησης και Συντήρησης του Έργου

ΣΔΠΕ Σχέδιο Διαχείρισης και Ποιότητας Έργου

ΣΗΔΕ‐ΡΕ Σύστημα Ηλεκτρονικής Διαχείρισης Εγγράφων και Ροής Εργασιών

ΤΕΙ Τεχνολογικό Εκπαιδευτικό Ίδρυμα

ΦΕΚ Φύλλο Εφημερίδας της Κυβερνήσεως

AS Application Server

ΒΔ ή DΒ Βάση Δεδομένων / Data Base

ECTS European Credit Transfer and Accumulation System Συνθήκης Bologna, βλέπε προδιαγραφές http://europa.eu.int/comm/education/programmes/socrates/ects/index_en.html

DS Diploma Supplement Συνθήκης Bologna, βλέπε προδιαγραφές http://europa.eu.int/comm/education/policies/rec_qual/recognition/diploma_en.html





Α2. Περιβάλλον του Έργου

Α2.1 Εμπλεκόμενοι στην υλοποίηση του αντικειμένου του Έργου

Α2.1.1 Συνοπτική παρουσίαση Φορέα Λειτουργίας

Το ΤΕΙ Πειραιά είναι ένα από τα παλαιότερα Τεχνολογικά Εκπαιδευτικά Ιδρύματα της χώρας μας. Ιδρύθηκε το 1983 με το Ν.1404/83, και αποτελεί την συνέχεια του ΚΑΤΕΕ Πειραιά, που είχε κατά το παρελθόν συγκεντρώσει την παράδοση και την εμπειρία της λειτουργίας των δύο παλαιότερων Ανώτερων Τεχνολογικών Σχολών της Ελλάδας, της Σχολής Υπομηχανικών του Εθνικού Μετσοβείου Πολυτεχνείου (του μικρού Πολυτεχνείου όπως συχνά ονομάζεται), της πρώτης Ανωτέρας Σχολής Ηλεκτρονικών που ιδρύθηκε στην Ελλάδα της Σχολής Αναστασιάδη και της Σιβιτανιδείου Σχολής Τεχνών και Επαγγελμάτων. Η λειτουργία του λοιπόν στηρίζεται στην πιο μακριά εκπαιδευτική παράδοση και ήδη στελεχώνεται με μεγάλο αριθμό νέων εκπαιδευτικών υψηλού επιπέδου και διοικητικών υψηλών προσόντων.

Σήμερα αποτελείται από δύο Σχολές, Σχολή Διοίκησης και Οικονομίας (Σ.Δ.Ο.) και Σχολή Τεχνολογικών Εφαρμογών (Σ.Τ.Ε.Φ.). Στα πλαίσια της αποστολής τους τα Τ.Ε.Ι., παρέχουν θεωρητική και πρακτική εκπαίδευση για την εφαρμογή επιστημονικών, τεχνολογικών, καλλιτεχνικών γνώσεων και δεξιοτήτων.

Τα Ιδρύματα του τεχνολογικού τομέα δίνουν έμφαση στην εκπαίδευση στελεχών εφαρμογών υψηλής ποιοτικής στάθμης, τα οποία, με τη θεωρητική και εφαρμοσμένη επιστημονική κατάρτιση τους αποτελούν συνδετικό κρίκο μεταξύ γνώσης και εφαρμογής, αναπτύσσοντας την εφαρμοσμένη διάσταση των επιστημών και των τεχνών στα αντίστοιχα επαγγελματικά πεδία. Μεταφέρουν, χρησιμοποιούν και προάγουν σύγχρονη τεχνολογία, καθώς επίσης και μεθόδους, πρακτικές και τεχνικές στο χώρο των εφαρμογών. Στο πλαίσιο αυτό, το ΤΕΙ Πειραιά συνδυάζει την ανάπτυξη του κατάλληλου θεωρητικού υπόβαθρου σπουδών με υψηλού επιπέδου εργαστηριακή και πρακτική άσκηση, ενώ παράλληλα διεξάγουν κυρίως τεχνολογική έρευνα, όπως εκάστοτε ορίζεται αυτή και αναπτύσσουν τεχνογνωσία και καινοτομίες στα αντίστοιχα επαγγελματικά πεδία.

Συμβάλουν στη δημιουργία υπεύθυνων πολιτών, ικανών να συνεισφέρουν ως στελέχη εφαρμογής, στην οικονομική κοινωνική και πολιτιστική ανάπτυξη της χώρας. Παρέχονται δωρεάν και υπηρετούν την ανάγκη για συνεχιζόμενη εκπαίδευση των αποφοίτων τους και για διαρκή επιμόρφωση του Ελληνικού λαού. Συντονίζουν τις επιδιώξεις τους με εκείνες των Πανεπιστημίων στην κοινή προσπάθεια για μια αυτοδύναμη οικονομική ανάπτυξη του τόπου και συμμετέχουν ενεργά σε προγράμματα βασικής και εφαρμοσμένης έρευνας και διατηρούν αμφίδρομη σχέση με τις παραγωγικές τάξεις και τους οργανωμένους κλάδους της οικονομίας.





ΕΦΑΡΜΟΣΜΕΝΗ ΕΡΕΥΝΑ ‐ ΕΠΙΜΟΡΦΩΣΗ

Το ΤΕΙ Πειραιά έχει δώσει έμφαση στη διεξαγωγή της βασικής και εφαρμοσμένης έρευνας και στη σύνδεσή της με την παραγωγή. Για την αξιολόγηση, επιλογή και χρηματοδότηση ερευνητικών έργων στο ΤΕΙ Πειραιά είναι η Επιτροπή Ερευνών που συγκροτείται από εκπροσώπους των Σχολών στα πλαίσια της κοινής υπουργικής απόφασης (Β1/819/1988) για τη Σύσταση Ειδικών Λογαριασμών για τη χρηματοδότηση Ερευνητικών Έργων και σχετικών υπηρεσιών ή δραστηριοτήτων που εκτελούνται στα ΑΕΙ της χώρας. Η έρευνα διεξάγεται από μέλη του εκπαιδευτικού προσωπικού με τη δυνατότητα συμμετοχής και άλλων φορέων (ΑΕΙ της χώρας και του εξωτερικού, οργανισμών επιχειρήσεων, ιδρυμάτων, κ.λ.π.).

Σκοπός του ΤΕΙ Πειραιά είναι η ανάληψη, ο συντονισμός και η διεκπεραίωση εκπαιδευτικών δραστηριοτήτων παροχής επαγγελματικών γνώσεων και συνεχιζόμενης κατάρτισης. Η εκτέλεση προγραμμάτων και σεμιναρίων, συνεχιζόμενης εκπαίδευσης και κατάρτισης, η προσέλκυση και η εκτέλεση χρηματοδοτούμενων ερευνητικών προγραμμάτων από κοινοτικούς και άλλους πόρους.

Οι επιστημονικοί τομείς δραστηριότητας του ΤΕΙ Πειραιά είναι κυρίως η εφαρμοσμένη έρευνα και η υψηλού επιπέδου Εκπαίδευση και η Επαγγελματική Κατάρτιση. Η Διασύνδεση τεχνικής επαγγελματικής κατάρτισης και συνεχιζόμενης εκπαίδευσης με τις ανάγκες της παραγωγής και της κοινωνίας αποτελούν ένα ακόμη πόλο δραστηριοποίησης του ΤΕΙ. Επιπρόσθετα τομείς δραστηριοποίησης του ΤΕΙ Πειραιά είναι

Η Τεκμηρίωση των αναγκών και ανάπτυξη μεθόδων μετάδοσης γνώσεων στον τομέα της τεχνολογικής εκπαίδευσης και της δια βίου μάθησης.

Η Διεπιστημονική προσέγγιση και αξιοποίηση της υπάρχουσας εμπειρίας από τις ερευνητικές και εκπαιδευτικές διαδικασίες που υπάρχουν σήμερα.

Ο εκσυγχρονισμός των μεθόδων διδασκαλίας τεχνολογικής εκπαίδευσης.

Η συνεργασία με δημόσιους και αναγνωρισμένους ιδιωτικούς φορείς της Τέχνης και του Πολιτισμού σε θέματα συνεχιζόμενης κατάρτισης με σκοπό την εφαρμογή των αποφάσεων του Συμβουλίου της Ευρωπαϊκής Ένωσης της 21 Ιουνίου 1994 (94/C229/01) σχετικά με την πολιτιστική και καλλιτεχνική διάσταση της παιδείας καθώς επίσης και της συνθήκης για την Ευρωπαϊκή Ένωση (Μέρος τρίτο, τίτλος ΙΧ, Μάαστριχ, 7 Φεβρουαρίου 1992).

Η εισαγωγή της εξ αποστάσεως διδασκαλίας με σύγχρονες μεθόδους.

Η επεξεργασία και διατύπωση προγραμμάτων στους τομείς της συνεχιζόμενης εκπαίδευσης και επαγγελματικής κατάρτισης καθώς και των μεθόδων οργάνωσής τους.

Το ΤΕΙ Πειραιά διαθέτει ήδη δύο αυτόνομα Μεταπτυχιακά Προγράμματα Σπουδών και επιπλέον σε σύμπραξη με Πανεπιστήμια του εσωτερικού και του εξωτερικού διαθέτει 12 εγκεκριμένα Μεταπτυχιακά Προγράμματα Σπουδών. Τα Μ.Π.Σ. του ΤΕΙ σε σύμπραξη με Πανεπιστήμια του εξωτερικού εγκρίθηκαν με Υπουργικές Αποφάσεις και λειτουργούν





σύμφωνα με τις διατάξεις των αποφάσεων αυτών σε συνδυασμό με τις διατάξεις των παρ. 12γ και 13 του άρθρου 5 του Ν. 2916/01 καθώς και τις διατάξεις της αριθμ. 60671/Ε5/12‐6‐2002 (Β, 771) υπουργικής απόφασης και της έγγραφης συμφωνίας μεταξύ των συνεργαζόμενων ιδρυμάτων.

Α2.1.2 Συνοπτική παρουσίαση Φορέα Υλοποίησης

Σύμφωνα με τη αριθμ. ΚΑ/679/22‐08‐96 ιδρύθηκε στο Τ.Ε.Ι Πειραιά, Ειδικός Λογαριασμός για την αξιοποίηση των κονδυλίων επιστημονικής έρευνας, εκπαίδευσης, κατάρτισης, τεχνολογικής ανάπτυξης και παροχής σχετικών υπηρεσιών. Σκοπός του Ειδικού Λογαριασμού είναι η διάθεση και διαχείριση κονδυλίων που προέρχονται από οποιαδήποτε πηγή και προορίζονται για την κάλυψη δαπανών, οποιουδήποτε είδους, που είναι απαραίτητες για τις ανάγκες ερευνητικών, εκπαιδευτικών, επιμορφωτικών, αναπτυξιακών καθώς και έργων συνεχιζόμενης κατάρτισης και έργων για την παροχή επιστημονικών, τεχνολογικών και καλλιτεχνικών υπηρεσιών, την εκπόνηση ειδικών μελετών, την εκτέλεση δοκιμών, μετρήσεων εργαστηριακών εξετάσεων και αναλύσεων, την παροχή γνωμοδοτήσεων, τη σύνταξη προδιαγραφών για λογαριασμό τρίτων, ως και άλλων σχετικών υπηρεσιών ή δραστηριοτήτων που συμβάλλουν στη σύνδεση της εκπαίδευσης και της έρευνας με την παραγωγή και εκτελούνται ή παρέχονται από το επιστημονικό προσωπικό του ΤΕΙ ή και με τη συνεργασία άλλων ειδικών επιστημόνων. Το ΤΕΙ Πειραιά έχει συμβάλλει ή έχει υλοποιήσει:

Προγράμματα που έχει υλοποιήσει ή βρίσκονται στο στάδιο της υλοποίησης είναι: Προγράμματα Ευρωπαϊκά (LEONARDO, ADAPT, TEMPUS, SOCRATES, ERASMUS)

Προγράμματα της ΓΓΕΤ Διακρατικά, ΠΑΒΕ, ΠΕΝΕΔ

Προγράμματα ΕΠΕΑΕΚ

Μεταπτυχιακά Προγράμματα σε συνεργασία με ξένα Πανεπιστήμια

Επιδοτούμενα σεμινάρια σε συνεργασία με το Υπουργείο Εργασίας και άλλους δημόσιους και ιδιωτικούς φορείς.

Προγράμματα Ερευνητικά Εκπαιδευτικά Επιμορφωτικά Τεχνολογικά κ.ά., σε συνεργασία με ιδιωτικούς φορείς.

Τεχνολογικές, επιστημονικές εκπαιδευτικές και άλλες μελέτες. Το ΤΕΙ Πειραιά στελεχώνεται από ερευνητικό, εκπαιδευτικό, τεχνικό και διοικητικό προσωπικό υψηλών απαιτήσεων, μεγάλης εμπειρίας, ακαδημαϊκών σπουδών και κατάρτισης. Ο ΕΛΚΕ/ΤΕΙ Πειραιά παρακολουθεί και υλοποιεί τα έργα με συστηματικό τρόπο καλύπτοντας όλες τις πτυχές των υλοποιούμενων έργων. Μέσω συγκεκριμένων πιστοποιημένων διαδικασιών δίδεται η δυνατότητα για την άμεση εκτίμηση των δεδομένων, που αφορούν στην κατανομή και τον προγραμματισμό των π όρων, στην αξιολόγηση της Προόδου και της Χρησιμοποίησης των Πόρων, στον έλεγχο των Τεχνικών Δραστηριοτήτων και των Δραστηριοτήτων Ποιότητας, στην αναφορά της Προόδου του Έργου και στην ανάληψη Διορθωτικής Δράσης και Λήψης Αποφάσεων και Εγκρίσεων





Α2.1.3 Όργανα και Επιτροπές (Διακυβέρνηση του Έργου)

Όργανα και Επιτροπές για την υλοποίηση του έργου είναι τα παρακάτω: Επιτροπή Διενέργειας Διαγωνισμού και Αξιολόγησης Προσφορών (ΕΔΔΑΠ) Για τις ανάγκες υλοποίησης του Έργου της παρούσας Διακήρυξης θα οριστεί «Επιτροπή Διενέργειας Διαγωνισμού και Αξιολόγησης Προσφορών (ΕΔΔΑΠ)». Αρμοδιότητα της ΕΔΔΑΠ αποτελεί η διενέργεια του διαγωνισμού και η αξιολόγηση των προσφορών του παρόντος Έργου. Επιτροπή Παρακολούθησης και Παραλαβής Έργου (ΕΠΠΕ) Για τις ανάγκες παρακολούθησης και τελικής παραλαβής του Έργου όπως θα προκηρυχθεί από την παρούσα διακήρυξη θα οριστεί από το Ακαδημαϊκό Ίδρυμα η «Επιτροπή Παρακολούθησης και Παραλαβής Έργου (ΕΠΠΕ)». Αρμοδιότητα της ΕΠΠΕ είναι η παρακολούθηση της πορείας υλοποίησης και η τμηματική και οριστική παραλαβή του παρόντος Έργου. Ομάδα εργασίας Για τις ανάγκες παρακολούθησης του έργου θα ορισθεί Ομάδα Εργασίας με μέλη υπαλλήλους από τη Διεύθυνση Πληροφορικής και μέλη ΕΠ του Ιδρύματος με εξειδίκευση συναφή με το αντικείμενο του έργου. Η Ομάδα Εργασίας θα συνεργάζεται με τον ανάδοχο στην υλοποίηση του έργου και θα λαμβάνει γνώση για όλες τις τεχνικές λύσεις και λεπτομέρειες που αφορούν στο έργο και επιπλέον θα παρέχει τις απαιτούμενες πληροφορίες και διευκρινίσεις προς τον Ανάδοχο για την επιτυχή και αποτελεσματική υλοποίηση του έργου. Η Ομάδα Εργασίας θα συνεργάζεται α) με τον Ανάδοχο παρέχοντάς του τις απαιτούμενες πληροφορίες και διευκρινίσεις, β) με τους τελικούς χρήστες του συστήματος στο πλαίσιο της άντλησης των απαιτούμενων πληροφοριών για την αποτελεσματική υλοποίηση των εφαρμογών και β) με την Επιτροπή Παραλαβής και Παρακολούθησης του Έργου.

Α2.2 Υφιστάμενη κατάσταση (σε σχέση με τις απαιτήσεις του Έργου)

Το ΤΕΙ Πειραιά διαθέτει Πληροφοριακό Σύστημα για την Υποστήριξη των Διοικητικών και Διαχειριστικών διαδικασιών το οποίο σήμερα λειτουργεί σε γραφικό περιβάλλον (GUI) αρχιτεκτονικής client‐server. Η υπάρχουσα υποδομή καλύπτει σε αρκετά ικανοποιητικό βαθμό το πρώτο στάδιο της Ηλεκτρονικής Διακυβέρνησης, δηλαδή την Ηλεκτρονική Πληροφόρηση για τις παρεχόμενες υπηρεσίες. Σε πολύ μικρότερο βαθμό και για πολύ περιορισμένες περιπτώσεις εφαρμογών (Εφαρμογή Φοιτητολογίου) ικανοποιείται το δεύτερο στάδιο που αφορά στη βασική αλληλεπίδραση (λήψη και μεταφόρτωση εντύπων), ενώ είναι ακόμη περισσότερο περιορισμένη η ικανοποίηση του τρίτου σταδίου, που αφορά στην αμφίδρομη αλληλεπίδραση (μόνο στην περίπτωση της εγγραφής σπουδαστών). Οι εφαρμογές που διαθέτει το ΤΕΙ είναι: α) Εφαρμογή Σπουδών ‐ Διαχείρισης Γραμματειών Σχολών (Γραμματείες) και WEB Σπουδαστών, β) Εφαρμογή Σπουδαστικής Λέσχης, δ) Εφαρμογή Προσωπικού, ε) Εφαρμογή Μισθοδοσίας, στ)





Εφαρμογή Παγίων, ζ) Εφαρμογή MIS, η) Εφαρμογή Λογιστικής, θ) Εφαρμογή Προμηθειών, ι) Εφαρμογή Αποθήκης, ια) Εφαρμογή Προϋπολογισμού Δημοσίου Λογιστικού, ιβ) Εφαρμογή ΧΕ – ΧΕΠ – Ταμειακή Παρακολούθηση Επιταγών , ιγ) Αυτοματισμοί σύμφωνα με Π.Δ. 205/186‐1992. ιδ) Εφαρμογή Πρωτοκόλλου – ΠΑΠΥΡΟΣ.

Στόχος είναι μέσα από το έργο να εξασφαλισθεί η κάλυψη και των πέντε σταδίων της Δημόσιας Ηλεκτρονικής Εξυπηρέτησης με την επέκταση των ήδη υπαρχόντων εφαρμογών του και την ενσωμάτωση νέων, όπως είναι η εφαρμογή διαχείρισης επιστημονικών και εργαστηριακών συνεργατών, η εφαρμογή της σπουδαστικής μέριμνας (σίτιση, στέγαση και περίθαλψη).

Όσον αφορά στο δίκτυο που διαθέτει σήμερα το ΤΕΙ Πειραιά είναι αξιοσημείωτα τα παρακάτω: Το ΤΕΙ Πειραιά έχει σύνδεση με το internet με ταχύτητα 1GB/s και διαθέτει μεταγωγείς και δρομολογητές οι οποίοι συνδέονται μεταξύ τους με οπτικές ίνες σε ταχύτητες 1GB/s. Σε 3 από το σύνολο των 9 κτιρίων του ΤΕΙ, ο εξοπλισμός είναι παλαιότερης γενιάς με χαμηλή ταχύτητα στο backplane και ports στα οποία η μέγιστη ταχύτητα δεν ξεπερνά τα 10MB/s, Τα υπόλοιπά κτίρια έχουν μεταγωγείς νεότερης γενιάς με πόρτες 10/100, όμως η αύξηση των μελών της κοινότητας του ΤΕΙ, και η δημιουργία νέων χώρων κάνουν επιτακτική την ανάγκη για βελτίωση της ταχύτητας πρόσβασης των τελικών χρηστών. Οι φοιτητές μπορούν να χρησιμοποιήσουν τις υπηρεσίες που παρέχει το ΤΕΙ, μόνο από αίθουσες του ΤΕΙ που παρέχουν πρόσβαση στο Internet και είναι περιορισμένης χωρητικότητας. Είναι απαραίτητη η εγκατάσταση ασύρματου δικτύου το οποίο θα καλύπτει τους χώρους συνάθροισης των φοιτητών θα δώσει ώθηση στη χρήση νέων τεχνολογιών και στην αύξηση του ποσοστού αποδοχής αυτών. Η πλειοψηφία των εξυπηρετητών του ΤΕΙ είναι παρωχημένης τεχνολογίας (towers, Pentium workstations ακόμα και μηχανήματα από το 2000) με ανύπαρκτη επεκτασιμότητα. Η αύξηση της χωρητικότητας συνεπάγεται αγορά νέου εξοπλισμού. Ο εξοπλισμός δεν είναι συγκεντρωμένος και οι ανάγκες για αδιάλειπτη λειτουργία των μηχανών καλύπτεται με περιορισμένων δυνατοτήτων συστημάτων αδιάλειπτου λειτουργίας. Επίσης, η δημιουργία ενός οργανωμένου data center θα προσέφερε οικονομία κλίμακας, εύκολη επεκτασιμότητα μέσω υποδομών storage και blade εξυπηρετητών, αλλά και δυνατότητα παροχής virtual μηχανών σε τμήματα, εργαστήρια και επιστασίες.

Α2.2.1 Συνοπτική περιγραφή των υπηρεσιών και της λειτουργίας του Φορέα Λειτουργίας

Οργανωτική δομή του ΤΕΙ ΠΕΙΡΑΙΑ Η ακαδημαϊκή οργάνωση των ΤΕΙ δομείται ιεραρχικά σε τρία επίπεδα:

Το Ίδρυμα.

Η Σχολή.





Τα Προγράμματα Σπουδών.

Ένα Τεχνολογικό Ίδρυμα αποτελείται από μία ή περισσότερες Σχολές και αντίστοιχα μία Σχολή περιλαμβάνει έναν αριθμό προγραμμάτων σπουδών. Οι Σχολές είναι οι βασικές ακαδημαϊκές μονάδες και τα προγράμματα σπουδών αντιστοιχούν σε ένα "γνωστικό αντικείμενο" ή επιστημονικό τομέα. Οι Σχολές παρέχουν το αντίστοιχο πτυχίο και επιπλέον είναι οι μονάδες στις οποίες ανήκουν οι θέσεις του Εκπαιδευτικού Προσωπικού (ΕΠ). Το προσωπικό του ΤΕΙ διακρίνεται στις ακόλουθες τρεις γενικές κατηγορίες: (α) το διδακτικό προσωπικό, (β) το ειδικό τεχνικό προσωπικό και (γ) το διοικητικό προσωπικό. Το διδακτικό προσωπικό αποτελείται από τις ακόλουθες κατηγορίες: (α) το Εκπαιδευτικό Προσωπικό – ΕΠ (Καθηγητές πρώτης βαθμίδας, Αναπληρωτές Καθηγητές, Επίκουροι Καθηγητές,), (β) το Έκτακτο Ωρομίσθιο και επί συμβάσει Εκπαιδευτικό προσωπικό, (γ) το Ειδικό και Τεχνικό Προσωπικό (ΕΤΠ). Το Ειδικό Τεχνικό Προσωπικό (ΕΤΠ) προσφέρει εξειδικευμένες τεχνικές εργαστηριακές υπηρεσίες για την υποστήριξη των διδακτικών δραστηριοτήτων της Σχολής. Τέλος, το Διοικητικό Προσωπικό αποτελείται από τους υπαλλήλους που υπηρετούν στις διοικητικές, οικονομικές και τεχνικές υπηρεσίες του ΤΕΙ.

Περιγραφή της Διοικητικής Οργάνωσης του ΤΕΙ Πειραιά.

Α2.2.2 Οργανωτική Δομή και Στελέχωση του Φορέα

Το ΤΕΙ ΠΕΙΡΑΙΑ είναι οργανωμένο σε Σχολές και Προγράμματα Σπουδών όπως όλα τα Α.Ε.Ι. Σε κάθε σχολή λειτουργεί γραμματεία, η οποία είναι υπεύθυνη για όλα τα φοιτητικά θέματα τα οποία σχετίζονται με τις σπουδές και τα συγγράμματα. Στο ΤΕΙ ΠΕΙΡΑΙΑ λειτουργούν 10 Προγράμματα Σπουδών τα οποία στόχος είναι με βάση το Νόμο 4009/2011 να οργανώθούν σε 4 Σχολές: Συγκεκριμένα τα Προγράμματα Σπουδών είναι τα εξής:

Διοίκησης Επιχειρήσεων

Λογιστικής

Αυτοματισμού

Πολιτικών Δομικών Έργων

Μηχανολογίας

Ηλεκτρολογίας

Ηλεκτρονικών

Ηλεκτρονικών Υπολογιστικών Συστημάτων

Κλωστοϋφαντουργίας





Επίσης στο ΤΕΙ Πειραιά λειτουργούν το Τμήμα Διοίκησης Τουριστικών Επιχειρήσεων (Παράρτημα Σπετσών)

Τις Διοικητικές Υπηρεσίες και τις Γραμματείες των Σχολών του ΤΕΙ Πειραιά στελεχώνουν 240 υπάλληλοι (μόνιμοι και αορίστου χρόνου)

Α2.2.3 Περιγραφή των κύριων επιχειρησιακών διαδικασιών

Το ΤΕΙ Πειραιά είναι οργανωμένο σε Σχολές όπως όλα τα Τ.Ε.Ι. Σε κάθε Σχολή λειτουργεί γραμματεία, η οποία είναι υπεύθυνη για όλα τα φοιτητικά θέματα τα οποία σχετίζονται με τις σπουδές και τα συγγράμματα. Οι αρμοδιότητες των γραμματέων των Σχολών σε σχέση με τα φοιτητικά θέματα είναι οι εξής:

Εγγραφές φοιτητών (δημιουργία ηλεκτρονικής καρτέλας σπουδαστή) Διαχείριση φοιτητικών μεταβολών (διαγραφές, μεταγραφές, ανανεώσεις εγγραφών) Εισαγωγή δηλώσεων μαθημάτων Έκδοση βαθμολογικών καταστάσεων Εισαγωγή βαθμολογίας Έκδοση πιστοποιητικών Διαχείριση συγγραμμάτων Ανακήρυξη πτυχιούχων Εισαγωγή προγραμμάτων σπουδών. Πρωτοκόλληση και διανομή εγγράφων Σίτιση, Στέγαση, Περίθαλψη Φοιτητών

Ένα σύνολο διαδικασιών απαιτούν τον φοιτητή στη θυρίδα της γραμματείας όπως για παράδειγμα η έκδοση πιστοποιητικού, ενημέρωση για την τρέχουσα κατάστασή του, υποβολή δήλωσης μαθήματος, εγγραφή σε κατεύθυνση κτλ. Παράλληλα υπάρχουν άλλες χρονοβόρες διαδικασίες που γίνονται ‘χειρονακτικά’ από το προσωπικό της γραμματείας όπως εισαγωγή δηλώσεων μαθημάτων και εισαγωγή βαθμολογίας στο σύστημα.

Οι Διοικητικές Υπηρεσίες του ΤΕΙ Πειραιά είναι οργανωμένες στις παρακάτω διευθύνσεις και Τμήματα (ΦΕΚ 127/2‐6‐1999, Π.Δ 122/99)





Τ.Ε.Ι. ΠΕΙΡΑΙΑ Διοικητικό & Υπηρεσιακό Οργανόγραμμα

Συνέλευση

Συμβούλιο

Πρόεδρος

Αντιπρόεδρος

Γενικός Γραμματέας

Διεύθυνση Διοικητικού

Διεύθυνση Οικονομικού

Δ/νση Συντ.Σπουδών & Σπουδ. Μέριμνας

Δ/νση Πληροφορικής & Τεχν. Υπηρεσιών

Τμήμα Ερευν. Προγραμμάτων

Τμήμα Δημόσιων & Διεθνών Σχέσεων

Τμήμα Ε.Π. & Ε.Ε.Π.

Τμήμα Δ.Π. & Ε. Τ. Π.

Τμήμα Διοικ.Μέριμνας & Πρωτοκόλλου

Τμήμα Συλλ.&Ατομ. Οργάνων & Επιτροπών

Αυτ.Γρ. Πολ. Σχεδιά‐σεως Εκτάκτου Ανάγκης

Τμήμα Προϋπολογισμού

Τμήμα Δαπανών & Κ.Π.Σ.

Τμήμα Μισθοδοσίας & Αποζημιώσεων

Τμήμα Προμηθειών & Περιουσίας

Τμήμα Σπουδών Πρ.΄Ασκ.&Στ/μίας Σταδιοδρομίας

Τμήμα Σπουδαστικής Μέριμνας

Τμήμα Περίθαλψης και Κοινωνικής

Μέριμνας

Τμήμα Εκδόσεων & Βιβλιοθήκης

Τμήμα Πληροφορικής

Τμήμα Μελετών‐ Κατασκευών

Τμήμα Συντήρησης

Γραμματεία Προέδρου‐Αντ/δρων‐

Γ.Γραμματέα

Νομική Υπηρεσία

Γραμματεία Σχολής

Γραμματεία Τμήματος





Α2.2.4 Ανάλυση υποδομών Τεχνολογιών Πληροφορικής και Επικοινωνιών

Το ΤΕΙ Πειραιά διαθέτει τους παρακάτω εξυπηρετητές για την υποστήριξη του Πληροφοριακού του Συστήματος.

Μοντέλο Ποσότητα Λειτουργία Λειτουργικό Υπηρεσίες / Λειτουργίες

HP rx6600 BASE

System Two Processors

1 Data Base Server

HP UNIX Oracle 10g ( Server )

Παρέχει τα δεδομένα που είναι απαραίτητα για την λειτουργία

της Web Εφαρμογής Εξυπηρέτησης Φοιτητών

HP rx3600

Base Server 1

Data Base Server

HP UNIX Oracle 10g ( Server )

Παρέχει τα δεδομένα που είναι απαραίτητα για την λειτουργία των Εφαρμογών Προσωπικού – Μισθοδοσίας και Διαχείρισης

Οικονομικού

Dell Power Edge

1950 1

Web Server

Windows 2008 Server

Web Εφαρμογή εξυπηρέτησης Φοιτητών

Servers 2 Data Base Server

Windows 2008 Server Oracle 10g Server

Παρέχουν τα δεδομένα που είναι απαραίτητα για την λειτουργία της Εφαρμογής Διαχείρισης

Φοιτητών. Αποστέλλουν τα απαραίτητα

δεδομένα στο Data Base Server που υποστηρίζει τη λειτουργία

της Web Εφαρμογής Εξυπηρέτησης Φοιτητών.

PCs 8 Data Base Server

Windows 2003 Server Oracle 9i Server

Α3. Αντικείμενο, στόχοι και κρίσιμοι παράγοντες επιτυχίας του Έργου

Α3.1 Αντικείμενο του Έργου

Αντικείμενο του Έργου είναι η δημιουργία ενός Ολοκληρωμένου Διαδραστικού Συστήματος Ψηφιακής Τεχνολογίας (ΟΔΣΨΤ) για το ΤΕΙ Πειραιά μέσα από ένα ηλεκτρονικό σημείο τύπου Portal (e‐teipir.gr). Αναμένεται να καλυφθεί το σύνολο των Προπτυχιακών Προγραμμάτων Σπουδών και το σύνολο των Μεταπτυχιακών Προγραμμάτων Σπουδών όλων των Σχολών του ιδρύματος, καθώς και ένα σημαντικό ποσοστό των διοικητικών υπηρεσιών του. Πιο συγκεκριμένα οι υπηρεσίες που είτε θα αναπτυχθούν εκ του μηδενός είτε θα αναβαθμιστούν (με επέκταση των ήδη υπαρχόντων εφαρμογών) στα πλαίσια του





έργου θα είναι υπηρεσίες Παγκόσμιου Ιστού (Web‐enabled), προσωποποιημένες όπου αυτό είναι απαραίτητο, διαδραστικές με έμφαση στην πολυκαναλικότητα (Παγκόσμιος Ιστός, Κινητό Τερματικό, SMS και email) και θα ανήκουν στο ανώτατο επίπεδο ηλεκτρονικοποίησης.

Το Έργο στοχεύει στην περαιτέρω επέκταση των πληροφοριακών υποδομών του ΤΕΙ Πειραιά, στις παρακάτω περιοχές:

1. Φοιτητολόγιο – Διαχείριση Γραμματειών 2. Σπουδαστική Λέσχη 3. Διαχείριση Προσωπικού 4. Οικονομική Διαχείριση και Διαχείριση Παγίων 5. Διαχείριση Προμηθειών 6. Ηλεκτρονικό Πρωτόκολλο και Διαχείριση Ροής Εργασίας

Προκειμένου να υποστηριχθούν ικανοποιητικά οι παραπάνω υπηρεσίες καθώς και η διασύνδεση με το κεντρικό ΠΣ του GUNet, θα αναπτυχθούν στα πλαίσια του ΟΔΣΨΤ και τα ακόλουθα δύο (2) υποσυστήματα και θα γίνει σχετική προμήθεια πρόσθετου υλικού και δικτυακού εξοπλισμού:

7. Υποσύστημα Διαχείρισης Χρηστών και Προσωποποίησης Πληροφοριών 8. Αποθήκη Δεδομένων και Σύστημα Επιτελικής Πληροφόρησης (Data Ware House,

Business Intelligence). Η Αποθήκη Δεδομένων και το Σύστημα Επιτελικής Πληροφόρησης αποτελεί αντικείμενο άλλου υποέργου και για το οποίο θα γίνει ξεχωριστή προκήρυξη διαγωνισμού επιλογής αναδόχου.

Το ΟΔΣΨΤ επεκτείνει τις ήδη υπάρχουσες υπηρεσίες ηλεκτρονικής διακυβέρνησης του ΤΕΙ Πειραιά παρέχοντας ένα σύγχρονο και αποδοτικό μοναδιαίο σημείο επαφής (single point of contact) για τα μέλη της ακαδημαϊκής κοινότητας, το διοικητικό προσωπικό καθώς και τους σπουδαστές του Ιδρύματος. Με την ολοκλήρωση του, το Έργο θα θέσει σε λειτουργία υπηρεσίες πλήρως διαθέσιμες ηλεκτρονικά (fully available online) οι οποίες θα καλύπτουν μεγάλο φάσμα των δραστηριοτήτων του ΤΕΙ Πειραιά στους παραπάνω τομείς, οι οποίοι θα λέγαμε ότι είναι οι πιο νευραλγικοί αναφορικά με την λειτουργία ενός Ακαδημαϊκού Ιδρύματος. Ως εκ τούτου όλες οι συνιστώσες τις Ακαδημαϊκής Κοινότητας θα μπορούν αφενός μεν να υποστηριχθούν αποτελεσματικά και σε καθημερινή βάση στα καθήκοντα τους, αφετέρου να απολαμβάνουν ηλεκτρονικές υπηρεσίες πλήρως διαδραστικές που θα εξασφαλίζουν ασφάλεια, διαφάνεια και ισότιμη πρόσβαση στις διοικητικές και εκπαιδευτικές δραστηριότητες του Ιδρύματος.

Στο επίπεδο διεπαφής με τον τελικό χρήστη τόσο οι υφιστάμενες υπηρεσίες (που θα αναβαθμιστούν) όσο και οι νέες θα υποστηρίζουν διεπαφή Παγκόσμιου Ιστού (WWW) τόσο για σταθερό υπολογιστή όσο και για κινητό τερματικό (τύπου smartphone). Επιπλέον η ειδοποίηση των ενδιαφερομένων αναφορικά με την πρόοδο των αιτημάτων που έχουν υποβάλλει ηλεκτρονικά θα πραγματοποιείται με γραπτό μήνυμα (υπηρεσία SMS) και με ηλεκτρονικό ταχυδρομείο.

Στις ακόλουθες παραγράφους πραγματοποιείται μια συνοπτική περιγραφή των υπηρεσιών του ΟΔΣΨΤ:





Φοιτητολόγιο – Διαχείριση Γραμματειών:

Το ήδη υπάρχον σύστημα του ΤΕΙ Πειραιά απαιτείται να επεκταθεί προκειμένου να καλύψει τα πέντε στάδια της Δημόσιας Ηλεκτρονικής Εξυπηρέτησης. Ο υπηρεσίες που προσφέρει σήμερα φθάνουν στοιχειωδώς στο τρίτο στάδιο. Όλα τα μέλη της Ακαδημαϊκής Κοινότητας (σπουδαστές, Ε.Π., διοικητικοί υπάλληλοι) θα πρέπει να μπορούν να διεξάγουν τις δραστηριότητες που αφορούν σε διαχείριση σπουδαστών, μαθημάτων, βαθμολογιών, γραμματείες κ.ά. μέσω του αναβαθμισμένου συστήματος.

Με την ολοκλήρωση του έργου, θα πρέπει να είναι διαθέσιμες στους φοιτητές και τους διδάσκοντες του Ακαδημαϊκού Ιδρύματος μια σειρά από νέες, ιδιαίτερα σημαντικές και καινοτόμες ηλεκτρονικές υπηρεσίες, που σκοπό έχουν να διευκολύνουν την καθημερινή επαφή και εξυπηρέτηση τους στο ΤΕΙ ΠΕΙΡΑΙΑ. Οι νέες αυτές ηλεκτρονικές υπηρεσίες αφορούν σχεδόν ολόκληρο τον φοιτητικό πληθυσμό και τα μέλη ΕΠ αλλάζοντας ριζικά τον τρόπο εργασίας και εξυπηρέτησης τους. Για παράδειγμα η άμεση ηλεκτρονική πρόσβαση από τους ίδιους τους φοιτητές στις προσωπικές τους βαθμολογίες, καθώς και άλλα σχετικά στοιχεία των γραμματειών όπως μέσοι όροι, προγράμματα μαθημάτων και εξετάσεων, πρόγραμμα σπουδών, ανακοινώσεις Τμήματος/Σχολής, κλπ. Η πρόσβαση αυτή θα πρέπει να γίνεται από τους φοιτητές με ασφάλεια, μέσω του internet, από οπουδήποτε είτε από τους χώρους του Ακαδημαϊκού Ιδρύματος είτε από την κατοικία τους, κλπ. Θα είναι επίσης δυνατή η ηλεκτρονική διαχείριση και άλλων σχετικών φοιτητικών διαδικασιών, όπως οι δηλώσεις μαθημάτων, οι αιτήσεις για σίτιση, στέγαση και περίθαλψη κ.ά. Με το τρόπο αυτό θα επιτευχθεί όχι μόνο η καλύτερη και πιο άνετη εξυπηρέτηση των φοιτητών, αλλά και η αποσυμφόρηση των γραμματειών των σχολών. Ενδεικτικά, οι φοιτητές θα έχουν τις εξής δυνατότητες:

Εμφάνιση των μαθημάτων που έχει περάσει ο κάθε φοιτητής, μαζί με την αντίστοιχη βαθμολογία, την εξεταστική περίοδο, το ακαδημαϊκό έτος, τις ώρες διδασκαλίας, κλπ

Εμφάνιση των μαθημάτων που έχουν δηλωθεί από τον φοιτητή για το τρέχον εξάμηνο

Ηλεκτρονική δήλωση μαθημάτων μέσω διαδικτύου

Εμφάνιση του προγράμματος διδασκαλίας ή εξετάσεων των δηλωμένων μαθημάτων

Δυνατότητα εμφάνισης του μέσου όρου της βαθμολογίας του φοιτητή

Άμεση ανάκτηση και εκτύπωση προσωπικών στοιχείων φοιτητή όπως αριθμός μητρώου, διεύθυνση, τηλέφωνο, έτος εισαγωγής κλπ.

Ανακοινώσεις της Γραμματείας που αφορούν το σύνολο των φοιτητών, είτε και ακόμη προσωποποιημένες που αφορούν συγκεκριμένο φοιτητή ή φοιτητές ενός προγράμματος σπουδών, ενός εξαμήνου, ενός μαθήματος.

Επίσης τα μέλη ΟΠ θα πρέπει με τον ίδιο ηλεκτρονικό τρόπο να αποστέλλουν με ασφάλεια βαθμολογίες από τον υπολογιστή του γραφείου τους, να βρίσκουν στοιχεία όλων των φοιτητών ενός μαθήματος, να βρίσκουν αναλυτικά ποσοτικά και ποιοτικά στοιχεία ενός μαθήματος, να βρίσκουν αναλυτικά στοιχεία και βαθμούς εξεταστικών περιόδων, κλπ





Διαχείριση Προσωπικού

Η υπάρχουσα εφαρμογή λειτουργεί σε γραφικό περιβάλλον χωρίς διεπαφή με τον Παγκόσμια Ιστό. Θα αναβαθμιστεί στο ανώτατο επίπεδο ηλεκτρονικοποίησης και θα εμπλουτιστεί με πρόσθετες υπηρεσίες όπως διοικητικές πράξεις, εκπαιδευτικές άδειες, συμμετοχή σε συνέδρια κ.ά. Επιπλέον θα καλυφθεί η ανάγκη του ΤΕΙ Πειραιά για διαχείριση της διαδικασίας πρόσληψης των Επιστημονικών και Εργαστηριακών συνεργατών η οποία επαναλαμβάνεται στις αρχές κάθε Ακαδημαϊκού έτους. Το νέο σύστημα θα υποστηρίζει ηλεκτρονική υποβολή δικαιολογητικών, αξιολόγηση, ανάθεση, τη δημιουργία των σχετικών εγγράφων που θα πρέπει να προωθηθούν προς τις αρμόδιες υπηρεσίες του Ιδρύματος, καθώς και την ενημέρωση των ενδιαφερομένων.

Σήμερα, οι φάκελοι με τα έγγραφα που αφορούν στο προσωπικό διατηρούνται σε φακέλους στο αρχείο της Διεύθυνσης. Για την οποιαδήποτε συναλλαγή είτε αυτή αφορά απλή πληροφόρηση, είτε υποβολή εγγράφων ή την έκδοση πιστοποιητικών με τη Διεύθυνση Προσωπικού απαιτείται η επικοινωνία των συναλλασσομένων με την Διεύθυνση, και την επιτόπια επίσκεψη. Στο πλαίσιο της λειτουργίας της εφαρμογής διαχείρισης προσωπικού ένα σύνολο ηλεκτρονικών υπηρεσιών θα είναι διαθέσιμες στο προσωπικό του ΤΕΙ Πειραιά έτσι ώστε από τη μία μεριά να βελτιωθεί η ποιότητα και ο χρόνος εξυπηρέτησης και από την άλλη να βελτιωθεί η αποδοτικότητα και ο χρόνος απόκρισης της διεύθυνσης Προσωπικού. Ενδεικτικές υπηρεσίες είναι:

Ηλεκτρονική υποβολή των αιτημάτων του προσωπικού προς την Διεύθυνση για θέματα που αφορούν υπηρεσιακή κατάσταση, ασφάλεια, άδειες, μετακινήσεις κ.ά.

Ηλεκτρονική πληροφόρηση του προσωπικού σχετικά με θέματα υπηρεσιακής κατάστασης

Ηλεκτρονική αποστολή βεβαιώσεις ή άλλων εγγράφων που απαιτείται να διαθέτει το Προσωπικό

Στην εφαρμογή θα συμπεριληφθούν δυο επιμέρους υπηρεσίες. Η πρώτη αφορά στην ανάρτηση των βιογραφικών των μελών Ε.Π. σε συγκεκριμένη ιστοσελίδα και το δεύτερο στην αρχειοθέτηση ηλεκτρονικά όλων των εγγράφων που αφορούν στο προσωπικό του ΤΕΙ Πειραιά. Μέσω της πρώτης τα μέλη Ε.Π. του ΤΕΙ Πειραιά θα έχουν τη δυνατότητα της ανάρτησης και επικαιροποίησης των βιογραφικών τους σημειωμάτων στη σχετική ιστοσελίδα με εύκολο και φιλικό τρόπο σε μια ενιαία για το Ίδρυμα Ιστοσελίδα. Με τη δεύτερη θα υποστηριχθεί η διαχείριση το μεγάλου όγκου εγγράφων που διατηρείται στο αρχείο του ΤΕΙ Πειραιά και θα βελτιστοποιηθούν ο χρόνος αναζήτησης και επεξεργασίας πληροφοριών, πράγμα που θα έχει θετικές επιπτώσεις στο χρόνο και την ποιότητα εξυπηρέτησης των συναλλασσομένων με τη διεύθυνση. Τα ψηφιακά έγγραφα θα είναι διαθέσιμα μέσω ηλεκτρονικής υπηρεσίας.

Σπουδαστική Μέριμνα Η εφαρμογή θα αναπτυχθεί από την αρχή και θα καλύπτει το σύνολο των δραστηριοτήτων που σχετίζονται με την στέγαση, την σίτιση και την ιατροφαρμακευτική περίθαλψη των δικαιούχων σπουδαστών. Οι εν λόγω διαδικασίες θα υποστηρίζονται καθ’όλη την διάρκεια





παραμονής του σπουδαστή στο ίδρυμα και θα έχουν πλήρη διασύνδεση με την εφαρμογή του Φοιτητολογίου. Ενδεικτικά αναφέρεται ότι οι σπουδαστές θα έχουν:

Τη δυνατότητα υποβολής ηλεκτρονικά αίτησης για σίτιση, στέγαση και περίθαλψη

Την άμεση και αυτοματοποιημένη ενημέρωσή τους για τα δικαιώματα τους, μετά από έλεγχο των διαθέσιμων στοιχείων.

Το αυτοματοποιημένο και προσωποποιημένο έλεγχο των στοιχείων των φοιτητών και την πληροφόρηση τους για τις δυνατές προς αυτούς παροχές.

Τη έκδοση των σχετικών βεβαιώσεων και εντύπων για την εξυπηρέτηση των φοιτητών.

Οικονομική Διαχείριση

Στόχος είναι η ενοποίηση της Λογιστικής Διαχείρισης, των χρηματικών ενταλμάτων, της μισθοδοσίας και του Προυπολογισμού σε μία ολοκληρωμένη εφαρμογή η οποία θα μπορεί να λειτουργεί και σε περιβάλλον WEB για τους αρμόδιους χρήστες της για τους συναλλασσόμενους με το ΤΕΙ στο βαθμό που αυτοί εμπλέκονται (διαδικασία πληρωμών, αυτόματη ενημέρωση, κ.ά.)

Στη Διεύθυνση Οικονομικού υπάγονται τα τμήματα α) προϋπολογισμού, β) Μισθοδοσίας και Αποζημιώσεων, γ) Δαπανών και ΚΠΣ, δ) Προμηθειών και Περιουσίας.

Στη Διεύθυνση Οικονομικού λειτουργούν ήδη εφαρμογές σε γραφικό περιβάλλον που καλύπτουν τις βασικές λειτουργίες των προγραμμάτων σπουδών του ΤΕΙ. Οι εφαρμογές που διατίθενται είναι α) Μισθοδοσία, β) Διαχείριση Παγίων, γ) Λογιστική Διαχείριση, δ) Διαχείριση Προμηθειών, ε) Διαχείριση προϋπολογισμού. Ο περιορισμός της λειτουργίας των εφαρμογών αυτών στην αρχιτεκτονική πελάτη – εξυπηρετητή δεν δίνει δυνατότητες παροχής ηλεκτρονικών υπηρεσιών προς τους συναλλασσόμενους και εξυπηρετούμενους με το ΤΕΙ Πειραιά.

Για το σύνολο των εφαρμογών απαιτείται η ανάπτυξη ηλεκτρονικών υπηρεσιών σε περιβάλλον παγκόσμιου ιστού, προκειμένου να υποστηριχθεί η καλύτερη λειτουργία του Ιδρύματος. Ενδεικτικές ηλεκτρονικές υπηρεσίες είναι

Η ηλεκτρονική προσωποποιημένη πληροφόρηση ‐ ενημέρωση του προσωπικού για θέματα μισθοδοσίας

Η ηλεκτρονική συναλλαγή του προσωπικού με το ΤΕΙ για θέματα που αφορούν μισθοδοσία και κοινωνική ασφάλιση.

Ηλεκτρονική ενημέρωση του προσωπικού για τα πάγια (π.χ. εξοπλισμό) στα οποία είναι υπόλογος. Το προσωπικό θα μπορεί να γνωρίζει μέσω της υπηρεσίας αυτής για ποια πάγια είναι υπόλογος, που βρίσκονται και σε ποια κατάσταση.

Διενέργεια ηλεκτρονικών προμηθειών και αυτοματοποίηση της διαδικασίας υλοποίησης των διαγωνισμών, όπως είναι η ανάρτηση στη διαβούλευση η επικοινωνία με τους υποψήφιους αναδόχους, η ηλεκτρονική υποβολή αιτημάτων ή ενστάσεων, η ηλεκτρονική υποβολή προσφορών κ.ά.

Διασύνδεση των εφαρμογών με την εφαρμογή πρωτοκόλλου και διαχείρισης ροής εργασιών για την αυτοματοποίηση των εργασιών.





Με βάση της αρχές και προδιαγραφές των δημόσιων ηλεκτρονικών προμηθειών και συμφωνα με την ελληνική νομοθεσία θα εγκατασταθεί εφαρμογή στο ΤΕΙ Πειραιά που θα υποστηρίζει τόσο τις Ηλεκτρονικές Προμήθειες όσο και την ηλεκτρονική παρακολούθηση και διοικητική υποστήριξη των προμηθειών και των σχετικών διαγωνισμών που γίνονται από το Ίδρυμα. Η εφαρμογή αυτή θα λειτουργεί συνεργατικά με την εφαρμογή Διαχείρισης Παγίων και θα υποστηρίζει τη διαχείριση του κινητού και ακίνητου εξοπλισμού του ΤΕΙ Πειραιά. Στόχος είναι να εξυπηρετήσει τόσο τις Διοικητικές Υπηρεσίες του ΤΕΙ Πειραιά στη διαχείριση του πάγιου εξοπλισμού όσο και τους υπολόγους στη διαχείριση του εξοπλισμού για τον οποίο έχουν την ευθύνη.

Ηλεκτρονικό Πρωτόκολλο: Θα αναβαθμιστεί το υπάρχον σύστημα έτσι ώστε να υπάρχει πλήρης διαχείριση ροής εργασιών (workflow management) για τα έγγραφα τα οποία πρωτοκολλούνται. Το τμήμα διοικητικής Μέριμνας και Πρωτοκόλλου διαχειρίζεται καθημερινά έναν τεράστιο όγκο εγγράφων (εισερχόμενα – εξερχόμενα) τόσο εξωτερικά (φοιτητές, πολίτες, ΥΔΒΜΘ) έιτε εσωτερικά με τις γραμματείες και τις λειτουργικές μονάδες του ΤΕΙ. Η ήδη υπάρχουσα εφαρμογή λειτουργεί στην Κεντρική Γραμματεία και Πρωτόκολλο του ΤΕΙ Πειραιά και δεν είναι διαθέσιμη στις επιμέρους λειτουργικές μονάδες του ΤΕΙ και στις Γραμματείες των Σχολών. Μέσα από την ευρύτερη επέκταση της εφαρμογής πρωτοκόλλου και διαχείρισης ροής εργασιών (workflow management) στο σύνολο του ΤΕΙ Πειραιά και κυρίως στις Γραμματείες των Σχολών θα υποστηριχθεί η επικοινωνία και η διανομή των εγγράφων (ηλεκτρονικά) και η παρακολούθηση της εξέλιξης των εργασιών που σχετίζονται με εισερχόμενα εξερχόμενα. Σημαντικός παράγοντας είναι η βελτιστοποίηση του χρόνου ανταπόκρισης σε αιτήματα και στην βελτίωση της παραγωγικότητας των διοικητικών υπηρεσιών. Ενδεικτικά οι συναλλασσόμενοι με το ΤΕΙ Πειραιά (Φοιτητές, Εκπαιδευτικό προσωπικό, Πολίτες, Προμηθευτές, ΥΔΒΜΘ, κ.α. ) θα έχουν τις παρακάτω δυνατότητες:

Την ηλεκτρονική υποβολή αιτημάτων προς τις Κεντρικής Υπηρεσίες του ΤΕΙ Πειραιά

Την παρακολούθηση της πορείες εξέλιξης του αιτήματός τους

Την πληροφόρησή τους ηλεκτρονικά για την εξέλιξη της υπόθεσής τους

Η επέκταση της εφαρμογής στο σύνολο των πρωτοκόλλων του ΤΕΙ Πειραιά (Γραμματείες Σχολών) θα αυτοματοποιήσει τις διαδικασίες αποστολής και λήψης εγγράφων και θα μειώσει το χρόνο για την διεκπεραίωση υποθέσεων δίνοντας τη δυνατότητα παραγωγικότερης απασχόλησης του προσωπικού. Ταυτόχρονα θα βελτιστοποιήσει το χρόνο εξυπηρέτησης των συναλλασσομένων με το ΤΕΙ Πειραιά.

Όλες οι παραπάνω υπηρεσίες θα υποστηρίζουν διεπαφές βασισμένες σε ανοικτά πρότυπα έτσι ώστε οποιοσδήποτε Δημόσιος Φορέας να μπορεί, εφόσον το επιθυμεί, να αλληλεπιδρά απευθείας με το ΟΔΣΨΤ (π.χ. για την πρωτοκόλληση ενός εγγράφου ή την έκδοση κάποιου πιστοποιητικού).





Σε σχέση με τα υποστηρικτικά υποσυστήματα που θα αναπτυχθούν στα πλαίσια του ΟΔΣΨΤ, θα μπορούσαμε να αναφέρουμε συνοπτικά τα ακόλουθα:

Υποσύστημα Διαχείρισης Χρηστών και Προσωποποίησης Πληροφοριών: Το συγκεκριμένο υποσύστημα αποτελεί επέκταση της πλατφόρμας LDAP που ήδη λειτουργεί στο Ίδρυμα. Στα πλαίσια του ΟΔΣΨΤ θα συνεργαστούν η πλατφόρμα LDAP με το Single Sign‐On (SSO) όλων των χρηστών στις διάφορες υπηρεσίες. Επιπλέον θα παρέχει με τυποποιημένο τρόπο τμήματα του προφίλ του κάθε χρήστη στις αιτούμενες υπηρεσίες έτσι ώστε αυτές να προσαρμόζονται στις απαιτήσεις και τα χαρακτηριστικά του εκάστοτε χρήστη (personalization). Επίσης, μέσω του συγκεκριμένου υποσυστήματος θα υλοποιούνται οι πολιτικές ασφάλειας του ΟΔΣΨΤ αφού κάθε χρήστης θα μπορεί να ενεργεί με βάση συγκεκριμένους ρόλους και δικαιώματα που θα του έχουν ανατεθεί από το υποσύστημα. Σε συνεργασία με την οριζόντια δράση του GUNet θα εξεταστεί ο βαθμός συνέργειας του υποσυστήματος με το σύστημα Identity Management της οριζόντιας δράσης. Για τον σκοπό αυτό το υποσύστημα θα υποστηρίζει την ολοκλήρωση με Shibboleth2 [http://shibboleth.internet2.edu/] παρόχους ταυτότητας για την πρόσβαση των χρηστών αυτών μέσω ομοσπονδιακών υποδομών ταυτοποίησης και εξουσιοδότησης (πχ. Ομοσπονδία ΕΔΕΤ). Πρόσθετο υλικό και δικτυακός εξοπλισμός: Για την υποστήριξη όλων των παραπάνω, το ΤΕΙ Πειραιά θα προμηθευτεί στα πλαίσια του ΟΔΣΨΤ τον ακόλουθο εξοπλισμό:

Δικτυακές και Υπολογιστικές Υποδομές

Άδειες Συστημικού Λογισμικού

Ο εξοπλισμός προδιαγράφεται αναλυτικά στην ενότητα Α4.6

Α3.2 Σκοπιμότητα και αναμενόμενα οφέλη

Η υλοποίηση των προτεινομένων αυτών υπηρεσιών στο ΤΕΙ ΠΕΙΡΑΙΑ:

- Βελτιώνει άμεσα τις παρεχόμενες υπηρεσίες του Ακαδημαϊκού Ιδρύματος προς τους πολίτες και αυξάνει την παραγωγικότητα του προσωπικού

- Συμβάλει στην καλύτερη αξιοποίηση, των μέχρι σήμερα σχετικών επενδύσεων στο ΤΕΙ ΠΕΙΡΑΙΑ

- Αποτελεί προϋπόθεση τόσο από τεχνική όσο και από οργανωτική άποψη για την επιτυχή μετεξέλιξη του ΤΕΙ ΠΕΙΡΑΙΑ σε e‐University

- Συμβάλει στην σταδιακή τεχνική και οργανωτική προσαρμογή του ΤΕΙ ΠΕΙΡΑΙΑ στο νέο περιβάλλον

- Αξιοποιεί την μέχρι σήμερα σημαντική εμπειρία του ΤΕΙ ΠΕΙΡΑΙΑ σε σχετικά θέματα και συμβάλλει στο να αποκτηθεί πολύτιμη τεχνογνωσία

- Δίνει την δυνατότητα εσωτερικής ανάπτυξης νέων εφαρμογών και την προσαρμογή των υφιστάμενων, χρησιμοποιώντας ένα ενδιάμεσο τεχνολογικό υπόβαθρο (που θα





αναπτυχθεί στο πλαίσιο της πρότασης) και τα πρωτογενή δεδομένα με σκοπό την εξαγωγή στατιστικών στοιχείων / αναφορών και την τροφοδοσία συστημάτων λήψης απόφασης

- Δίνει τη δυνατότητα διασύνδεσης των εφαρμογών του ΤΕΙ ΠΕΙΡΑΙΑ με τις οριζόντιες κεντρικές εφαρμογές του ΥΠΔΒΜΘ στα πλαίσια της γενικότερης στρατηγικής του ΥΠΔΒΜΘ.

- Απελευθερώνει από το προσωπικό των γραμματειών και των διοικητικών υπηρεσιών το χρόνο που αποδίδεται στην εξυπηρέτηση των φοιτητών, των μελών ΕΠ, των συναλλασσομένων και γενικότερα των πολιτών.

- Μειώνει τον φόρτο εργασίας του προσωπικού των γραμματειών και των διοικητικών υπηρεσιών και τον συνωστισμό που παρατηρείται κατά τις συναλλαγές.

- Βελτιώνεται η εξυπηρέτηση των φοιτητών και ελαχιστοποιείται η επαφή του φοιτητή με τη Γραμματεία του Τμήματος όπου ανήκει.

- Βελτιώνεται η διοικητική λειτουργία του ΤΕΙ ΠΕΙΡΑΙΑ τόσο σε ποιοτικό όσο και σε παραγωγικό επίπεδο και απελευθερώνεται κρίσιμη μάζα χρόνου του προσωπικού που μπορεί να υποστηρίξει αναπτυξιακά το ίδρυμα.

- Βελτιώνεται η εξυπηρέτηση των συναλλασσομένων και συνεργαζομένων με το ΤΕΙ Πειραιά (Προμηθευτές, Υπουργείο, ΕΣΥΕ, κα)

Α3.3 Στόχοι και Έκταση του Έργου

Το έργο στοχεύει να εξυπηρετήσει τους 240 εργαζόμενους στις γραμματείες και τις Διοικητικές Υπηρεσίες του ΤΕΙ ΠΕΙΡΑΙΑ, 15000 φοιτητές και τους 150 μέλη Εκπαιδευτικού Προσωπικού του ΤΕΙ ΠΕΙΡΑΙΑ, και τους 400 επιστημονικούς και εργαστηριακούς συνεργάτες (ωρομίσθιοι), τους Προμηθευτές και γενικότερα κάθε συναλλασσόμενο με το ΤΕΙ.

Οι στόχοι του έργου είναι οι εξής:

Στόχος 1: Η χρήση των υπηρεσιών από το 80% των φοιτητών κατά το πρώτο έτος παραγωγικής λειτουργίας μετά την οριστική παραλαβή του έργου.

Στόχος 2: Η διασύνδεση του συστήματος με το κεντρικό σύστημα διαχείρισης στατιστικών που θα αναπτυχθεί από την δράση Α1 της πρόσκλησης 21.1.

Μετρήσιμος Στόχος Τιμή

Η χρήση των υπηρεσιών από φοιτητές κατά το >80% των φοιτητών





πρώτο έτος παραγωγικής λειτουργίας μετά

την οριστική παραλαβή του έργου.

Η χρήση των υπηρεσιών από το Διοικητικό

Προσωπικό του ΤΕΙ Πειραιά τον πρώτο χρόνο

λειτουργίας

>95% του Προσωπικού

Η χρήση των υπηρεσιών από το Εκπαιδευτικό

Προσωπικό του ΤΕΙ Πειραιά τον πρώτο χρόνο

λειτουργίας

>98% του Εκπαιδευτικού Προσωπικού

Αριθμός φοιτητών που χρησιμοποιούν τις

ηλεκτρονικές υπηρεσίες >15.000)

Πίνακας 1: Ποσοτικοποίηση των Στόχων του Έργου

Α3.4 Κρίσιμοι παράγοντες επιτυχίας του Έργου

Για την επιτυχή ολοκλήρωση του έργου απαιτείται η αντιμετώπιση από τον ανάδοχο με συνέπεια μίας σειράς θεμάτων:

Η μετάβαση στο νέο Σύστημα να γίνει με στόχο τη μη διαταραχή των λειτουργιών του Ακαδημαϊκού Ιδρύματος.

Η μετάπτωση των εφαρμογών και δεδομένων από το υπάρχον περιβάλλον στο νέο, καθώς αυτά περιέχουν ευαίσθητα δεδομένα, αποτελεί κομβικό σημείο αναφοράς στην προτεινόμενη λύση και χρήζει ιδιαίτερης προσοχής προκειμένου να εξασφαλιστεί η αδιάλειπτη λειτουργία των ακαδημαϊκών δραστηριοτήτων του Ακαδημαϊκού Ιδρύματος.

Η απόλυτη κάλυψη των αναγκών λειτουργικότητας και η μεταφορά τους σε λογισμικό αποτελεί το κύριο ζητούμενο από τον ανάδοχο. Η αποτυχία πλήρους εξυπηρέτησης των αναγκών με τρόπο εύληπτο και αποδοτικό ενδέχεται να οδηγήσει στην απόρριψη του πληροφοριακού συστήματος. Ταυτόχρονα, θα πρέπει να αντιμετωπιστεί κατάλληλα η ενδεχόμενη ανάγκη διαφοροποίησης (προσαρμογής) κάθε περιοχής εφαρμογής, κατά τη φάση της μελέτης εφαρμογής.

Η ευκολία προσαρμογής των χρηστών στο εφαρμοζόμενο πληροφοριακό σύστημα είναι ένα σύνηθες πρόβλημα εφαρμογής μηχανογραφικής λύσης σε μεγάλο εργασιακό χώρο και θα πρέπει να απαιτηθεί η ελάχιστη προσπάθεια από μέρους του χρήστη, ώστε να περιοριστεί το μεσοδιάστημα προσαρμογής και να μειωθεί ο κίνδυνος απόρριψης του συστήματος από τους χρήστες.





Πολύ σημαντικό θέμα αποτελεί η διαλειτουργικότητα με τα κεντρικά πληροφορικά συστήματα, τα οποία είτε ήδη λειτουργούν είτε αναπτύσσονται είτε προβλέπονται και τα οποία σχετίζονται σε μεγάλο βαθμό με τη λειτουργία του Ακαδημαϊκού Ιδρύματος.





Α4. Λειτουργικές και Τεχνικές προδιαγραφές Έργου

Α4.1 Ηλεκτρονικές Υπηρεσίες

Στα πλαίσια του έργου θα αναπτυχθούν ηλεκτρονικές υπηρεσίες μίας στάσης προς τους συναλλασσόμενους με τις Γραμματείες και τις Διοικητικές Υπηρεσίες του ΤΕΙ Πειραιά, ήτοι μέλη της ακαδημαϊκής κοινότητας (φοιτητές, μέλη ΕΠ), το Διοικητικό Προσωπικό του ΤΕΙ Πειραιά και λοιπούς εξωτερικούς φορείς (π.χ. ΥΠΔΒΜΘ, ΕΣΥΕ, ΕΕ, ΟΤΑ), προμηθευτές ή συναλλασσόμενους με το ΤΕΙ Πειραιά αλλά και το γενικό κοινό, δηλαδή οποιοδήποτε απλό πολίτη. Τα μέλη της ακαδημαϊκής κοινότητας, συνεργαζόμενοι φορείς, προμηθευτές αλλά και οποιοσδήποτε απλός πολίτης, θα έχουν ένα σημείο επαφής με το Ακαδημαϊκό Ίδρυμα, από το οποίο θα λαμβάνουν και θα προσφέρουν με ασφαλή τρόπο και χωρίς διακρίσεις υπηρεσίες και ενημέρωση. Ενδεικτικά στις προσωποποιημένες ηλεκτρονικές υπηρεσίες ανά κατηγορία επωφελούμενων πρέπει να ενταχθούν οι ακόλουθες: 1. Φοιτητές

Εγγραφές στις Σχολές‐ Προγράμματα Σπουδών εισερχομένων φοιτητών μέσω

εξετάσεων

Δηλώσεις μαθημάτων με προσυμπληρωμένα δεδομένα, ανάλογα με το πρόγραμμα

σπουδών που ακολουθεί ο φοιτητής

Δηλώσεις συγγραμμάτων με προσυμπληρωμένα δεδομένα, ανάλογα με το

πρόγραμμα σπουδών που ακολουθεί ο φοιτητής – διασύνδεση με Εύδοξο

Αυτόματη ενημέρωση βαθμολογίας μαθημάτων που έχει συμμετάσχει ο φοιτητής

μέσω web ή email, ή SMS

Αυτόματη έκδοση πιστοποιητικών σε μορφή pdf μετά από αίτηση (θα απαιτείται

ταυτοποίηση)

Ηλεκτρονική πληροφόρηση για διδασκαλία, μαθήματα, προγράμματα σπουδών,

πρόγραμμα εξετάσεων

Προσωποποιημένη πληροφόρηση για πρόγραμμα εξετάσεων, πρόγραμμα

διδασκαλίας (θα απαιτείται ταυτοποίηση)

Παροχή πληροφοριακού επίσημου υλικού (αιτήσεις, κτλ)

Παρακολούθηση της καρτέλας, της προσωπικής προόδου, της τήρησης

προϋποθέσεων λήψης πτυχίου και της τήρησης προϋποθέσεων λήψης φοιτητικών

παροχών

Αιτήσεις για φοιτητικές παροχές και πιστοποιητικά και παρακολούθηση της

πορείας της αίτησης. Ενδεικτικά είδη αιτήσεων:

o Αίτηση χορήγησης κάρτας σίτισης





o Αίτηση χορήγησης στεγαστικού επιδόματος

o Αίτηση για παροχή ασφαλιστικής κάλυψης

o Αίτηση για λήψη πτυχίου και ορκωμοσία

2. Αιτούντες Φοιτητές

Αιτήσεις φοιτητών (εκτός της ταυτοποίησης περιλαμβάνει όλη τη διαδικασία

αιτήσεων φοιτητών, την επεξεργασία εντύπων και τις φόρμες αποστολής

στοιχείων, την υποβολή τυχόν δικαιολογητικών)

Αιτήσεις φοιτητών για εγγραφή σε μεταπτυχιακά προγράμματα σπουδών με

αυτόματη ενημέρωση αποτελέσματος μέσω web, email ή sms

Αυτόματη εισαγωγή φοιτητών σε τμήματα και προγράμματα σπουδών μετά από

ηλεκτρονική διαδικασία αίτησης εισαγωγής

3. Μέλη ΕΠ

Υπηρεσίες ηλεκτρονικής Γραμματείας ακαδημαϊκού Τμήματος όπως:

o Δημιουργία Προγράμματος Σπουδών με συμμετοχή διδασκόντων και

Γραμματείας.

o Αυτόματη ενημέρωση διδασκόντων για ανάθεση διδασκαλίας μαθημάτων ή

δυνατότητα επεξεργασίας εξετάσεων μέσω web, email, sms

o Ασφαλής αποστολή βαθμολογίας καθηγητών στις γραμματείες

o Αυτόματη δημοσίευση ημερολόγιων προγραμμάτων διδασκαλίας και

εξετάσεων μαθημάτων, στα οποία έχουν δικαίωμα, μέσω web, email ή sms

o Αυτόματη έκδοση πιστοποιητικών σε μορφή pdf μετά από αίτηση (θα

απαιτείται ταυτοποίηση)

o Καταχώρηση βαθμολογίας φοιτητών

o Ηλεκτρονική Πληροφόρηση για εκπαιδευτικά θέματα, εγκυκλίους, και

αποφάσεις τις Διοίκησης

o Υποστήριξη της ροής εργασιών των υποθέσεων με τις οποίες ασχολούνται

μέσω του συστήματος διαχείρισης ροής εργασίας.

Υπηρεσίες ηλεκτρονικής εξυπηρέτησης θεμάτων υπηρεσιακής κατάστασης,

μισθοδοσίας και οικονομικής διαχείρισης

o Αιτήσεις για παροχή βεβαιώσεων και πιστοποιητικών που αφορούν την

υπηρεσιακή κατάσταση (άδειες, μετακινήσεις, ασφαλιστικά θέματα, κ.α

o Αυτόματη ενημέρωση για μεταβολές στην υπηρεσιακή τους κατάσταση

o Αυτοματοποίηση της διαδικασίας ανάρτησης και επικαιροποίησης του

βιογραφικού τους στην σχετική ιστοσελίδα





o Ηλεκτρονική ενημέρωση και εκτύπωση εκκαθαριστικών μισθοδοσίας του

προσωπικού

o Ηλεκτρονική ασφαλής και προσωποποιημένη πληροφόρηση για οικονομικά

θέματα του προσωπικού όπως είναι τα δάνεια, οι προκαταβολές μισθών, οι

ασφαλιστικές εισφορές, κα

o Ηλεκτρονική πληροφόρηση και διαχείριση των παγίων (εξοπλισμού

εργαστηρίων) από τους υπολόγους

o Υποστήριξη της διαχείρισης των διαγωνισμών προμηθειών όπου τα μέλη ΕΠ

εμπλέκονται μέσω της εφαρμογής ηλεκτρονικών προμηθειών.

o Ηλεκτρονική υποβολή αιτημάτων για προμήθεια υλικών και εξοπλισμού

4. Διοικητικό Προσωπικό

Υπηρεσίες ηλεκτρονικής εξυπηρέτησης θεμάτων υπηρεσιακής κατάστασης και

μισθοδοσίας και οικονομικής διαχείρισης

o Αιτήσεις για παροχή βεβαιώσεων και πιστοποιητικών που αφορούν την

υπηρεσιακή κατάσταση (άδειες, μετακινήσεις, ασφαλιστικά θέματα, κ.α

o Αυτόματη ενημέρωση για μεταβολές στην υπηρεσιακή τους κατάσταση

o Ηλεκτρονική ενημέρωση και εκτύπωση εκκαθαριστικών μισθοδοσίας του

προσωπικού

o Ηλεκτρονική ασφαλής και προσωποποιημένη πληροφόρηση για οικονομικά

θέματα του προσωπικού όπως είναι τα δάνεια, οι προκαταβολές μισθών, οι

ασφαλιστικές εισφορές, κ.α.

o Ηλεκτρονική πληροφόρηση και διαχείριση των παγίων (εξοπλισμού

εργαστηρίων) από τους υπολόγους

o Υποστήριξη της διαχείρισης των διαγωνισμών προμηθειών όπου το

Διοικητικό Προσωπικό εμπλέκεται μέσω της εφαρμογής ηλεκτρονικών

προμηθειών.

5. Πολίτες & Προμηθευτές

Υπηρεσίες ηλεκτρονικής Εξυπηρέτησης και συναλλαγών

o Υποβολή αιτήσεων για θέματα που αφορούν συναλλαγές τους με το ΤΕΙ

Πειραιά

o Ενημέρωση των υποψήφιων Προμηθευτών για διαγωνισμούς Προμηθειών

o Ηλεκτρονική Υποβολή Προσφορών‐ αιτήσεων‐ ενστάσεων από τους

Προμηθευτές προς το ΤΕΙ στο πλαίσιο διενέργειας ηλεκτρονικών

διαγωνισμών





6. Φορείς

Υπουργείο Παιδείας διά Βίου Μάθησης και Θρησκευμάτων, ΑΔΙΠ και λοιποί

συνεργαζόμενοι ή εποπτεύοντες φορείς

o Διασύνδεση του Ολοκληρωμένου Συστήματος με το Κεντρική Πλατφόρμα

GUNET για τη μεταβίβαση δεδομένων στο πλαίσιο της ολοκληρωμένης

εξυπηρέτησης και στο πλαίσιο της εξυπηρέτησης από ένα σημείο.

o Αυτοματοποιημένη Ηλεκτρονική Παροχή Επιτελικών Δεδομένων προς το

ΥΠΔΒΜΘ που αφορούν την παραγωγική λειτουργία (εκπαιδευτικά και

οικονομικά θέματα) του ΤΕΙ Πειραιά και μπορούν να αντληθούν από τη

Βάση Δεδομένων του Συστήματος που διαθέτει το ΤΕΙ Πειραιά.

o Αυτοματοποιημένη Ηλεκτρονική Παροχή Δεδομένων προς την Ενιαία Αρχή

Πληρωμών για τη μισθοδοσία του προσωπικού.

Περιγραφή Υπηρεσίας

Απαιτούμενα στοιχεία (δεδομένα εισόδου)

Στοιχεία αποτελέσματος

(δεδομένα εξόδου)

Παρατηρήσεις (π.χ. επίπεδο «ηλεκτρονικοποίησης», επίπεδο

Υπηρεσίας κλπ.)

Προσωποποιημένες Υπηρεσίες για φοιτητές

Εγγραφές φοιτητών στις σχολές – προγράμματα σπουδών εισερχομένων

φοιτητών

Εγγραφή φοιτητή στο ΠΣ

4

Δηλώσεις μαθημάτων Δήλωση μαθήματος

4

Δηλώσεις Συγγραμμάτων Δήλωση Συγγράμματος

4

Αυτόματη ενημέρωση βαθμολογίας μαθημάτων που έχει συμμετάσχει ο φοιτητής μέσω web ή email ή SMS

Αναλυτική βαθμολογία

4

Αυτόματη έκδοση πιστοποιητικών σε μορφή pdf μετά από αίτηση

Πιστοποιητικό 4

Ηλεκτρονική πληροφόρηση για διδασκαλία, μαθήματα, προγράμματα

σπουδών, πρόγραμμα εξετάσεων

‐ Πρόγραμμα διδασκαλίας, πρόγραμμα σπουδών, πρόγραμμα

1





εξετάσεων

Προσωποποιημένη πληροφόρηση για πρόγραμμα εξετάσεων, πρόγραμμα

διδασκαλίας

Προσωποποιημένο πρόγραμμα διδασκαλίας, πρόγραμμα σπουδών, πρόγραμμα εξετάσεων σύμφωνα με την κατάσταση του φοιτητή

4

Παροχή πληροφοριακού επίσημου υλικού (αιτήσεις, κτλ)

Επίσημο πληροφοριακό

υλικό

3

Παρακολούθηση της καρτέλας και της προσωπικής προόδου

Προσωπική καρτέλα

3

Αιτήσεις για φοιτητικές παροχές‐ πιστοποιητικά και παρακολούθηση της

πορείας της αίτησης

Πιστοποιητικά 4

Προσωποποιημένες Υπηρεσίες για τους αιτούντες φοιτητές

Αιτήσεις φοιτητών Αίτηση φοιτητή 3

Αιτήσεις φοιτητών για εγγραφή σε μεταπτυχιακά προγράμματα σπουδών

με αυτόματη ενημέρωση αποτελέσματος μέσω web, email ή sms

Αίτηση φοιτητή 4

Αυτόματη εισαγωγή φοιτητών σε τμήματα και προγράμματα σπουδών μετά από ηλεκτρονική διαδικασία

αίτησης εισαγωγής

Εισαγωγή φοιτητή σε τμήμα /

πρόγραμμα σπουδών

4

Προσωποποιημένες Υπηρεσίες για τα μέλη ΕΠ

Δημιουργία προγραμμάτων σπουδών με συμμετοχή διδασκόντων

Πρόγραμμα σπουδών

3

Αυτόματη ενημέρωση διδασκόντων για ανάθεση διδασκαλίας μαθημάτων ή δυνατότητα επεξεργασίας εξετάσεων

μέσω web, email, sms

Ανάθεση διδασκαλίας

4

Ασφαλής αποστολή βαθμολογίας καθηγητών στις γραμματείες

Βαθμολόγιο εξετάσεων

4

Αυτόματη δημοσίευση ημερολόγιων προγραμμάτων διδασκαλίας και εξετάσεων μαθημάτων, στα οποία έχουν δικαίωμα, μέσω web, email ή

Ημερολόγιο πρόγραμμα διδασκαλίας

4





sms

Αυτόματη έκδοση πιστοποιητικών σε μορφή pdf μετά από αίτηση

Έκδοση πιστοποιητικού

4

Καταχώρηση βαθμολογίας φοιτητών Καταχώρηση Βαθμολογίας

3

Ηλεκτρονική Πληροφόρηση για εκπαιδευτικά θέματα, εγκυκλίους, και αποφάσεις τις Διοίκησης

Πληροφόρηση 3

Υποστήριξη της ροής εργασιών των υποθέσεων

Αιτήσεις για παροχή βεβαιώσεων και πιστοποιητικών που αφορούν την υπηρεσιακή κατάσταση

Αίτηση 3

Αυτόματη ενημέρωση για μεταβολές

στην υπηρεσιακή τους κατάσταση

Προσωποποιημένη ενημέρωση

3

Αυτοματοποίηση της διαδικασίας ανάρτησης και επικαιροποίησης του βιογραφικού τους στην σχετική ιστοσελίδα

Ανάρτηση βιογραφικού σημειώματος

3

Ηλεκτρονική ενημέρωση και εκτύπωση εκκαθαριστικών μισθοδοσίας του προσωπικού

Εκτύπωση εκκαθαριστικού μισθοδοσίας

4

Ηλεκτρονική πληροφόρηση για

οικονομικά θέματα όπως είναι τα

δάνεια, οι προκαταβολές μισθών, οι


Οικονομική πληροφόρηση

3

Ηλεκτρονική πληροφόρηση και διαχείριση των παγίων (εξοπλισμού εργαστηρίων) από τους υπολόγους

Πληροφόρηση διαχείρισης παγίων

3

Υποστήριξη της διαχείρισης των διαγωνισμών προμηθειών μέσω της εφαρμογής ηλεκτρονικών προμηθειών.

Διαχείριση διαγωνισμών

3

Ηλεκτρονική υποβολή αιτημάτων για προμήθεια υλικών και εξοπλισμού

Υποβολή αιτήματος

3

Προσωποποιημένες Υπηρεσίες για το Διοικητικό Προσωπικό

Αιτήσεις για παροχή βεβαιώσεων και

πιστοποιητικών που αφορούν την

υπηρεσιακή κατάσταση (άδειες,

μετακινήσεις, ασφαλιστικά θέματα

Αίτηση 3

Αυτόματη ενημέρωση για μεταβολές στην υπηρεσιακή τους κατάσταση

Ενημέρωση κατάστασης

3





Ηλεκτρονική ενημέρωση και εκτύπωση εκκαθαριστικών μισθοδοσίας του προσωπικού

Εκτύπωση εκκαθαριστικού μισθοδοσίας

4

Ηλεκτρονική πληροφόρηση για

οικονομικά θέματα του προσωπικού

όπως είναι τα δάνεια, οι

προκαταβολές μισθών, οι


Οικονομική πληροφόρηση

3

Ηλεκτρονική πληροφόρηση και διαχείριση των παγίων (εξοπλισμού εργαστηρίων) από τους υπολόγους

Πληροφόρηση διαχείρισης παγίων

3

Υποστήριξη της διαχείρισης των διαγωνισμών προμηθειών (στις οποίες εμπλέκονται σε επιτροπές) μέσω της εφαρμογής ηλεκτρονικών προμηθειών

Διαχείριση διαγωνισμών

3

Προσωποποιημένες Υπηρεσίες για Προμηθευτές και Πολίτες

Υποβολή αιτήσεων για θέματα που αφορούν συναλλαγές τους με το ΤΕΙ Πειραιά

Αίτηση 3

Ενημέρωση των υποψήφιων Προμηθευτών για διαγωνισμούς Προμηθειών

Ενημέρωση Προμηθευτών

3

Ηλεκτρονική Υποβολή Προσφορών‐ αιτήσεων‐ ενστάσεων από τους Προμηθευτές προς το ΤΕΙ στο πλαίσιο διενέργειας ηλεκτρονικών διαγωνισμών

Υποβολή Προσφορών‐αιτήσεων‐ ενστάσεων

3

Προσωποποιημένες Υπηρεσίες για Φορείς

Διασύνδεση του Ολοκληρωμένου

Συστήματος με το Κεντρική

Πλατφόρμα GUNET για τη μεταβίβαση

δεδομένων.

Μεταβίβαση δεδομένων

1

Αυτοματοποιημένη Ηλεκτρονική Παροχή Επιτελικών Δεδομένων προς το ΥΠΔΒΜΘ που αφορούν την παραγωγική λειτουργία του ΤΕΙ Πειραιά.

Παροχή Δεδομένων

3

Αυτοματοποιημένη Ηλεκτρονική Παροχή Δεδομένων προς την Ενιαία Αρχή Πληρωμών για τη μισθοδοσία του προσωπικού.

Παροχή Δεδομένων

3





Α4.2 Απαιτήσεις Αρχιτεκτονικής Συστήματος

Η αρχιτεκτονική του Συστήματος θα πρέπει να περιλαμβάνει υποσυστήματα, τα οποία ενδεικτικά είναι τα εξής:

1. Υποσύστημα Διαχείρισης Δεδομένων Προπτυχιακών και Μεταπτυχιακών Φοιτητών καθώς και Προγραμμάτων Σπουδών.

2. Υποσύστημα Χρονικού Προγραμματισμού Αιθουσών.

3. Υποσύστημα εξυπηρέτησης φοιτητών μέσω διαδικτύου.

4. Υποσύστημα εξυπηρέτησης διδασκόντων μέσω διαδικτύου.

5. Υποσύστημα Διαχείρισης Προσωπικού

6. Υποσύστημα Διαχείρισης Σπουδαστικής Λέσχης (Σίτιση – Στέγαση)

7. Υποσύστημα Οικονομικής Διαχείρισης

8. Υποσύστημα Διαχείρισης Προμηθειών και Παγίων

9. Υποσύστημα διαχείρισης ηλεκτρονικού πρωτοκόλλου

10. Υποσύστημα Διαχείρισης Γραμματείας (Κεντρική Γραμματεία Διοίκησης) 11. Υποσύστημα Διαχείρισης Χρηστών. 12. Υποσύστημα Διαχείρισης Αναφορών Εκτύπωσης – Report Generator. 13. Υποσύστημα Λήψης Εγγραφών από εξωτερικό αρχείο. 14. Υποσύστημα διαχείρισης συγγραμμάτων – διασύνδεση με ΕΥΔΟΞΟ 15. Υποσύστημα Διαχείρισης Διασύνδεσης με Κεντρική Πλατφόρμα

Το Ολοκληρωμένο Διαδραστικό Σύστημα θα πρέπει να υποστηρίζει την πλήρη διασύνδεση των υποσυστημάτων του η οποία έγκειται στα ακόλουθα:

Στην ύπαρξη ενός ενιαίου τρόπου επιβολής των πολιτικών (ρόλοι χρηστών, δικαιώματα και εξουσιοδοτήσεις, ασφάλεια κτλ)

Στην ενιαία τήρηση των κοινών δεδομένων μέσω τήρησης ενιαίας βάσης δεδομένων, ώστε οι πληροφορίες για μία οντότητα να διατηρούνται σε ένα και μοναδικό σημείο μέσα στο σύστημα και να δημιουργούνται/ενημερώνονται μόνο από το κατάλληλο υποσύστημα. Οποιοδήποτε υποσύστημα θα πρέπει να μπορεί να εκτελεί οποιαδήποτε παρεχόμενη λειτουργία του συστήματος μέσω ανοικτής τεχνολογίας διασύνδεσης όπως Web Services.

Επίσης, το σύστημα θα πρέπει να μπορεί να επικοινωνήσει με Κυβερνητικά Συστήματα. Αυτό θα πρέπει να υλοποιηθεί είτε με SOAP δηλαδή μέσω Web Services, ή με XML αν υπάρχουν τα αντίστοιχα πρότυπα για την ανταλλαγή κατάλληλων μηνυμάτων ή με SMTP (δηλαδή μέσω ηλεκτρονικής αλληλογραφίας) ή μέσω Web Forms. Τα web forms είναι τελείως χειρωνακτικός τρόπος και θα γίνεται από κάποιον υπάλληλο, ο οποίος συνδέεται





μέσω του Web Browser του στην κατάλληλη σελίδα και θα αποστέλλει το έγγραφό του μέσω των πρωτοκόλλων HTTP ή HTTPS.

Επιπλέον, το σύστημα θα πρέπει να μπορεί να επικοινωνήσει με ετερογενή συστήματα ή υποσυστήματα είτε μέσω Web Services, αν αυτά είναι service‐based, είτε μέσω XML αν υπάρχουν τα αντίστοιχα πρότυπα μηνυμάτων ώστε να γίνεται ανταλλαγή της σωστής πληροφορίας.

Α4.2.1 Γενικές αρχές

Οι γενικές αρχές που θα πρέπει να διέπουν το προτεινόμενο Πληροφοριακό Σύστημα και τα επιμέρους υποσυστήματα του σε λειτουργικό και τεχνολογικό επίπεδο περιλαμβάνουν: 1. Συστήματα «ανοικτής» αρχιτεκτονικής (open architecture), κάνοντας χρήση προτύπων

που θα διασφαλίζουν:

o Ομαλή συνεργασία και λειτουργία μεταξύ των επιμέρους λειτουργικών εφαρμογών και υποσυστημάτων του πληροφοριακού συστήματος καθώς και με άλλες εξωτερικές εφαρμογές

o Τη δικτυακή συνεργασία μεταξύ εφαρμογών ή/και συστημάτων τα οποία βρίσκονται σε διαφορετικά υπολογιστικά συστήματα

o Την επεκτασιμότητα των μηχανογραφικών συστημάτων και εφαρμογών χωρίς αλλαγές στη δομή και αρχιτεκτονική τους.

2. Αρθρωτή (modular) αρχιτεκτονική του συστήματος, ώστε να επιτρέπονται μελλοντικές επεκτάσεις και αντικαταστάσεις, ενσωματώσεις, αναβαθμίσεις ή αλλαγές διακριτών τμημάτων λογισμικού ή εξοπλισμού.

3. Αρχιτεκτονική n‐tier, για την ευελιξία της κατανομής του κόστους και φορτίου μεταξύ κεντρικών συστημάτων και σταθμών εργασίας, για την αποδοτική εκμετάλλευση του δικτύου και την ευκολία στην επεκτασιμότητα.

4. Λειτουργία των επιμέρους εφαρμογών, υποσυστημάτων και λύσεων που θα αποτελέσουν διακριτά τμήματα του πληροφοριακού συστήματος, σε ένα ολοκληρωμένο περιβάλλον, το οποίο θα αποτελέσει το βασικό «χώρο εργασίας» για τους «διαχειριστές» και τους εξουσιοδοτημένους χρήστες των εφαρμογών του με στόχο την

o Επίτευξη της μεγαλύτερης δυνατής ομοιομορφίας στις διεπαφές μεταξύ των διαφόρων υποσυστημάτων και στον τρόπο εργασίας των χρηστών

o Επιλογή κοινών και φιλικών τρόπων παρουσίασης, όσον αφορά τις διεπαφές των χρηστών με τις εφαρμογές

5. Εξασφάλιση πλήρους λειτουργικότητας μέσω του εσωτερικού δικτύου (intranet) και του Διαδικτύου (internet) για το σύνολο των εφαρμογών και εργαλείων που θα καλύψουν τις γενικότερες ανάγκες διαχείρισης πληροφορίας.





6. Χρήση συστημάτων διαχείρισης σχεσιακών βάσεων δεδομένων (RDBMS) για την ευκολία διαχείρισης του αναμενόμενου μεγάλου όγκου δεδομένων, για τη δυνατότητα δημιουργίας εφαρμογών φιλικών στο χρήστη, για την αυξημένη διαθεσιμότητα του συστήματος και για τη δυνατότητα ελέγχου των προσβάσεων στα δεδομένα με χρήση υπηρεσιών καταλόγου.

Θα πρέπει να διασφαλίζονται: o Ανοικτό περιβάλλον ανάπτυξης εφαρμογών

o Ανοικτά τεκμηριωμένα και δημοσιευμένα συστήματα διεπαφής με προγράμματα τρίτων

o Ανοικτά πρωτόκολλα επικοινωνίας

o Ανοικτό περιβάλλον ως προς τη μεταφορά και ανταλλαγή δεδομένων με άλλα συστήματα

7. Χρήση συλλογής εργαλείων ανάπτυξης, συντήρησης και διαχείρισης των εφαρμογών και των εργαλείων που θα χρησιμοποιηθούν, η οποία θα είναι συμβατή με την επιλεχθείσα βάση δεδομένων. Στο πλαίσιο αυτό απαιτείται:

o Χρήση γραφικού περιβάλλοντος λειτουργίας του χρήστη με το σύστημα (GUI) για την αποδοτική χρήση των εφαρμογών και την ευκολία εκμάθησής τους.

o Ενσωμάτωση υποστήριξης βοήθειας και οδηγιών προς τους χρήστες. Μηνύματα λαθών (error messages) στην Ελληνική γλώσσα και ειδοποίηση των χρηστών με όρους οικείους προς αυτούς.

o Χρησιμοποίηση από τον εξουσιοδοτημένο χρήστη συγκεκριμένων προσχεδιασμένων αναφορών καθώς και δυνατότητα δημιουργίας ad‐hoc αναφορών για την άντληση πληροφοριών ειδικότερου χαρακτήρα.

o Άμεση σύνδεση των αναφορών κατά τη δημιουργία τους με επίπεδα ταυτοποίησης (authorization) και ασφάλειας σε επίπεδο χρήστη και δεδομένων

o Δυνατότητα συνδυασμού και επεξεργασίας στοιχείων για τη δημιουργία αναφορών τόσο από εσωτερικές όσο και από εξωτερικές πηγές πληροφόρησης

o Δυνατότητα ανάλυσης και παρουσίασης των πληροφοριών είτε με προκαθορισμένη μορφή είτε με δυναμική μορφή (πίνακες, γραφικά, στατιστικά κ.λ.π.).

o Δυνατότητα ανταλλαγής επεξεργάσιμων στοιχείων από και προς εργαλεία υποστήριξης εργασιών γραφείου

8. Χρήση της υποδομής PKI (Public Key Infrastructure) προκειμένου να υλοποιηθούν μηχανισμοί ασφάλειας.

9. Αξιοποίηση της υφιστάμενης υποδομής LDAP και SSO (Single Sign On) του Ακαδημαϊκού Ιδρύματος προκειμένου να υλοποιηθούν μηχανισμοί πρόσβασης.





10. Ενιαίο περιβάλλον πρόσβασης στο σύνολο των υποσυστημάτων και εφαρμογών μέσω web Interface.

11. Πιστοποίηση χρήστη μία και μόνο φορά (Single Sign On): Οι χρήστες των εφαρμογών εξυπηρέτησης φοιτητών και διδασκόντων θα έχουν τη δυνατότητα να χρησιμοποιούν τις αντίστοιχες δικτυακές πύλες και τις εφαρμογές τους (σύμφωνα με τα δικαιώματά τους) περνώντας από τη διαδικασία πιστοποίησης μία και μοναδική φορά μέχρι την οριστική έξοδό τους. Κατά συνέπεια οι εφαρμογές εξυπηρέτησης φοιτητών και διδασκόντων θα πρέπει να είναι σε θέση να αναθέτουν την διαδικασία αυθεντικοποίησης σε εξωτερικές υπάρχουσες υποδομές του Ακαδημαϊκού Ιδρύματος. (Pubcookie και Shibboleth). Ο υποψήφιος Ανάδοχος θα πρέπει αποδεδειγμένα να διαθέτει εγκαταστάσεις σε ελληνικά ακαδημαϊκά Ιδρύματα όπου το σύστημά του συνεργάζεται με υποδομή Pubcookie και Shibboleth.

12. Δυνατότητα διασύνδεσης με τα κεντρικά ΠΣ που αναπτύσσονται παράλληλα μέσω των δράσεων της Α1/21.1

13. Δυνατότητα διασύνδεσης με την κεντρική εφαρμογή διανομής συγγραμμάτων ΕΥΔΟΞΟΣ.

14. Υποστήριξη υποδομής CAS.

15. IDM Κεντρική Υπηρεσία καταλόγου ΤΕΙ ΠΕΙΡΑΙΑ (LDAP/Directory service): Οι εφαρμογές εξυπηρέτησης φοιτητών, διδασκόντων, διοικητικού προσωπικού θα πρέπει να είναι σε θέση να επικοινωνούν με ασφάλεια, π.χ. πάνω από ένα VPN στέλνοντας και λαμβάνοντας πληροφορία στην ή από την υπάρχουσα υπηρεσία καταλόγου του ΤΕΙ ΠΕΙΡΑΙΑ που διατηρεί πληροφορίες όπως τηλεφωνικό κατάλογο, κατάλογο e‐mail διευθύνσεων, ιδιότητα, κεντρικό UID, ΑΓΜ για φοιτητές ή Αριθμός Μητρώου ΔΕΠ και Διοικητικών Υπαλλήλων, κλπ. Κατ’ αυτόν τον τρόπο η Κεντρική Υπηρεσία Καταλόγου θα μπορεί να ενημερώνεται για αλλαγές σε στοιχεία φοιτητών όπως στοιχεία επικοινωνίας ή αλλαγές της κατάστασης φοίτησης των (π.χ. ενεργών, ανενεργών φοιτητών, κλπ.).

Α4.2.2 Θέματα συνάφειας με το Υποέργο Α1 της πρόσκλησης 21.1 και Εύδοξο.

Ο παρόν διαγωνισμός είναι σε άμεση συνάφεια με τις αντίστοιχες δράσεις που θα αναπτυχθούν από το εγκεκριμένο ΤΔΠΠ Α1 της πρόσκλησης 21.1. Κατά συνέπεια οι Διαγωνιζόμενοι θα πρέπει να αποδεχθούν πλήρως και ανεπιφύλακτα ότι το ΟΠΣ που θα παραδώσουν θα συνεργάζεται με τις υποδομές που αναπτύσσονται παράλληλα στα πλαίσια των έργων του ΤΔΠΠ της Α1 της πρόσκλησης 21.1, με δικαιούχο το GUNet. Επίσης θα πρέπει να επικοινωνεί και να συνεργάζεται με την κεντρική εφαρμογή διαχείρισης συγγραμμάτων ΕΥΔΟΞΟΣ που αναπτύσσεται παράλληλα από το ΕΔΕΤ.





Α4.3 Τεχνολογίες και σχέδιο υλοποίησης Έργου

Απαίτηση είναι να χρησιμοποιηθούν οι πλέον σύγχρονες τεχνολογίες πληροφορικής και επικοινωνιών για την παροχή του βέλτιστου αποτελέσματος προς τον οργανισμό στο μικρότερο δυνατό κόστος. Το προσφερόμενο σύστημα θα πρέπει να υποστηρίζει:

Αρχιτεκτονική τουλάχιστον τριών (3) επιπέδων (3‐tier architecture): επίπεδο

παρουσίασης (Presentation Layer), επίπεδο εφαρμογής ή επιχειρησιακής

λογικής (Application Layer) και επίπεδο αποθήκευσης/πρόσβασης στα

δεδομένα (Data Access Layer)

Ανάπτυξη Βασισμένη σε Αυτόνοµες ∆οµικές Μονάδες (Component Based

Development)

Υπηρεσιοστραφή Αρχιτεκτονική (Service‐Oriented Architecture ‐ SOA)

Το προσφερόμενο σύστημα θα πρέπει να είναι ανεξάρτητο της βάσης δεδομένων. Θα πρέπει να υποστηρίζονται οι ευρέως διαδεδομένες βάσεις δεδομένων (ενδεικτικά MS SQL, MySQL, Oracle, DB2, Informix κλπ).

Το προσφερόμενο σύστημα να παρέχει πλήρη πρόσβαση μέσω διεπαφής web σε όλες τις λειτουργίες των υποσυστημάτων του που αφορούν τις υπηρεσίες μιας στάσης προς όλους τους αποδέκτες.

Το προσφερόμενο σύστημα θα πρέπει να είναι ανοικτής αρχιτεκτονικής ώστε:

Να υπάρχει δυνατότητα για περαιτέρω ανάπτυξη.

Να υπάρχει δυνατότητα για διασύνδεση με άλλα συστήματα.

Να προσφέρει λειτουργικότητες συλλογής και επεξεργασίας πληροφοριών (και

από τρίτα συστήματα) για διοικητική πληροφόρηση και στατιστική

επεξεργασία.





Α4.4 Προδιαγραφές Λειτουργικών Ενοτήτων (Υποσυστημάτων, Εφαρμογών)

Αντικείμενο του έργου είναι η δημιουργία αναγκαίων υποδομών λογισμικού για τη βελτίωση των προσφερόμενων υπηρεσιών και την υλοποίηση υπηρεσιών Ηλεκτρονικού Πανεπιστημίου στο ΤΕΙ ΠΕΙΡΑΙΑ. Το έργο θα δημιουργήσει και θα θέσει σε παραγωγή υπηρεσίες ηλεκτρονικής διακυβέρνησης, πλήρως διαθέσιμες ηλεκτρονικά (fully available online), που θα καλύπτουν τις φοιτητικές δραστηριότητες και θα αφορούν τη συνολική υποστήριξη της ακαδημαϊκής και διοικητικής του λειτουργίας, ώστε να επιτελέσει το εκπαιδευτικό και ερευνητικό έργο του, καθώς και τη σύνδεσή του με την Κοινωνία. Τα μέλη της ακαδημαϊκής κοινότητας, συνεργαζόμενοι φορείς (ΥΠΔΒΜΘ), αλλά και οποιοσδήποτε απλός πολίτης, από οποιοδήποτε μέρος της χώρας ή και το εξωτερικό, θα πρέπει να λαμβάνει από το Ακαδημαϊκό Ίδρυμα, με ασφαλή τρόπο, υπηρεσίες και ενημέρωση.

Οι προβλεπόμενες σχετικές δράσεις μεταξύ άλλων αποσκοπούν στην αναβάθμιση του υπάρχοντος λογισμικού των Γραμματειών των Σχολών και των Διοικητικών Υπηρεσιών του ΤΕΙ ΠΕΙΡΑΙΑ για την δημιουργία ενός ομοιογενούς και ανοικτού τεχνολογικά περιβάλλοντος που, εκτός των προβλημάτων που θα επιλύσει σε τεχνικό επίπεδο, θα κάνει εφικτή και την μελλοντική υποστήριξη υπηρεσιών κεντροποιημένων υπηρεσιών φοιτητολογίου με το Υπουργείο Παιδείας δια Βίου Μάθησης και Θρησκευμάτων και την αυτοματοποίηση της Διοικητικής Λειτουργίας του Ιδρύματος και της Συνεργασίας με το ΥΠΔΒΜ&Θ.

Οι εφαρμογές της φοιτητικής μέριμνας θα πρέπει να καλύπτουν:

1. Τη λειτουργία των Γραμματειών ενός Ακαδημαϊκού Ιδρύματος σε προπτυχιακά και μεταπτυχιακά προγράμματα σπουδών,

2. Υποστηρίζουν και την απομακρυσμένη λειτουργία μέσω του διαδικτύου για μία σειρά από λειτουργίες που επίσης παρουσιάζονται.

Οι Εφαρμογές που αφορούν τη Διοικητική Λειτουργία του Ιδρύματος θα καλύπτουν¨ 1. τη λειτουργία των διοικητικών υπηρεσιών του ΤΕΙ ΠΕΙΡΑΙΑ (Γραμματεία, Πρωτόκολλο, Διεύθυνση Προσωπικού, Διεύθυνση Οικονομικού, Τεχνική Υπηρεσία}

Αναλυτικότερα με την χρήση των εφαρμογών φοιτητικής μέριμνας θα πρέπει να υλοποιηθεί η διαχείριση των αιθουσών, των προγραμμάτων διδασκαλίας και των εξετάσεων και να ικανοποιούνται οι λειτουργίες της Διεύθυνσης σπουδών που περιγράφονται στην συνέχεια.

Το προτεινόμενο Σύστημα θα πρέπει:





Να καλύπτει πλήρως κάθε λειτουργία των Γραμματειών του Ακαδημαϊκού Ιδρύματος που αναφέρεται σε προπτυχιακά, μεταπτυχιακά προγράμματα σπουδών και Ευρωπαϊκά Προγράμματα ανταλλαγής, όπως αυτές διατυπώνονται στη συνέχεια αλλά και όπως πιθανότατα διαμορφωθούν κατά την φάση της ανάπτυξης και εγκατάστασής της.

Να καλύπτει πλήρως τις διοικητικές λειτουργίες του ΤΕΙ Πειραιά που αφορούν την διαχείριση των εισερχομένων – Εξερχομένων (Πρωτόκολλο και Ροή Εργασίας), την Οικονομική Διαχείριση (Προϋπολογισμός, Μισθοδοσία, Προμήθειες και Πάγια, Σίτιση και Στέγαση Φοιτητών.

Απαιτείται από την ανάδοχο εταιρία να έχει αποδεδειγμένη εμπειρία σε αντίστοιχα έργα σε άλλα ιδρύματα της τριτοβάθμιας εκπαίδευσης στην ελληνική επικράτεια.

Να προβλέπει, εκτός της βασικής λειτουργίας μέσω του τοπικού δικτύου του Ακαδημαϊκού Ιδρύματος, και τη απομακρυσμένη λειτουργία μέσω του διαδικτύου για εκείνες τις διαδικασίες που περιγράφονται αναλυτικά στο παρόν τεύχος.

Να διαχειρίζεται αίθουσες, προγράμματα διδασκαλίας και εξετάσεων και να εκτελεί όλες εκείνες τις λειτουργίες της Διεύθυνσης Σπουδών που περιγράφονται στην συνέχεια.

Να παρέχει υποσύστημα ικανό για την υποβοήθηση της διδασκαλίας των μαθημάτων.

Να υποστηρίζει τις λειτουργίες της φοιτητικής μέριμνας του Ακαδημαϊκού Ιδρύματος, όπως αυτές περιγράφονται παρακάτω.

Να παρέχει πλήρη διασύνδεση με το κεντρικό σύστημα διανομής συγγραμμάτων ΕΥΔΟΞΟΣ με τον τρόπο που περιγράφεται στην παράγραφο Α3.4.9.

Να επιτρέπει την δημιουργία από τον χρήστη απλών και σύνθετων ερωτημάτων που να περιέχουν όλα τα καταχωρημένα στοιχεία, με σκοπό την αναζήτηση πληροφοριών.

Να προβλέπει την χρήση βοηθητικού προγράμματος δημιουργίας και διαχείρισης εκτυπώσεων (Reporting Tools), το οποίο θα διασυνδέεται με όλες τις ενότητες της εφαρμογής.

Να παρακολουθεί όλα τα συμβάντα της λειτουργίας του συστήματος (της εφαρμογής), ανά χρήστη, ημερομηνία και ώρα και λειτουργία/διαδικασία που επιτελέστηκε (Event Log).

Να παρέχει υποσύστημα ικανό για την υποβοήθηση της διδασκαλίας των μαθημάτων.

Να επιτρέπει την δημιουργία από τον χρήστη απλών και σύνθετων ερωτημάτων που περιέχουν όλα τα καταχωρημένα στοιχεία, με σκοπό την αναζήτηση πληροφοριών.





Να προβλέπει την χρήση βοηθητικού προγράμματος δημιουργίας και διαχείρισης εκτυπώσεων (Reporting Tools), το οποίο να διασυνδέεται με όλες τις ενότητες της εφαρμογής. Να παρακολουθεί όλα τα συμβάντα της λειτουργίας του συστήματος (της εφαρμογής), ανά χρήστη, ημερομηνία και ώρα και λειτουργία/διαδικασία που επιτελέστηκε (Event Log).

Να υλοποιεί διαδικασία «μη αποκήρυξης ευθύνης» χρηστών μέσω ισχυρού συστήματος καταγραφής ενεργειών.

Το νέο περιβάλλον θα πρέπει να συνεργάζεται και να αξιοποιεί τις υφιστάμενες υποδομές LDAP, SSO και PKI του Ακαδημαϊκού Ιδρύματος. Επίσης, το σύστημα θα πρέπει να μπορεί να επικοινωνήσει με άλλες εφαρμογές μέσω ανοιχτής αρχιτεκτονικής Web Services. Η πρόσβαση των χρηστών (εκπαιδευόμενοι και εκπαιδευτές) θα γίνεται μέσω απλών προσωπικών υπολογιστών, εφοδιασμένων με κοινούς web browsers όπως Microsoft Internet Explorer, Netscape Navigator, Μozilla Firefox, Safari, Opera και λειτουργικό Windows, Solaris, MacOS, Unix, Linux, κτλ. Το ΟΠΣ θα πρέπει να είναι δομημένο στις παρακάτω υποεφαρμογές λογισμικού. Φοιτητολόγιο – Διαχείριση Γραμματειών Σχολών

Υποσύστημα Διαχείρισης Δεδομένων Προπτυχιακών και Μεταπτυχιακών Φοιτητών καθώς και Προγραμμάτων Σπουδών.

Υποσύστημα Χρονικού Προγραμματισμού Αιθουσών.

Υποσύστημα εξυπηρέτησης φοιτητών μέσω διαδικτύου.

Υποσύστημα εξυπηρέτησης διδασκόντων μέσω διαδικτύου.

Υποσύστημα διαχείρισης συγγραμμάτων – διασύνδεση με ΕΥΔΟΞΟ

Υποσύστημα Διαχείρισης Σπουδαστικής Λέσχης (Σίτιση – Στέγαση)

Οικονομική Διαχείριση

Υποσύστημα Λογιστικής Διαχείρισης

Υποσύστημα Διαχείρισης Προμηθειών και Παγίων

Μισθοδοσία

Προϋπολογισμός

Διοικητικές Εφαρμογές

Υποσύστημα Διαχείρισης Προσωπικού

Υποσύστημα Διαχείρισης Πρωτοκόλλου – και ροής εργασιών

Οριζόντιες Εφαρμογές

Υποσύστημα Διαχείρισης Χρηστών.

Υποσύστημα Διαχείρισης Αναφορών Εκτύπωσης – Report Generator.





Υποσύστημα Λήψης Εγγραφών από εξωτερικό αρχείο

Υποσύστημα Διαχείρισης Διασύνδεσης με Κεντρική Πλατφόρμα Το ΟΠΣ θα πρέπει να υποστηρίζει την πλήρη διασύνδεση των υποσυστημάτων του η οποία έγκειται στα ακόλουθα: Στην ύπαρξη ενός ενιαίου τρόπου επιβολής των πολιτικών (ρόλοι χρηστών, δικαιώματα και εξουσιοδοτήσεις, ασφάλεια κτλ) Στην ενιαία τήρηση των κοινών δεδομένων μέσω τήρησης ενιαίας βάσης δεδομένων, ώστε οι πληροφορίες για μία οντότητα να διατηρούνται σε ένα και μοναδικό σημείο μέσα στο σύστημα και να δημιουργούνται/ενημερώνονται μόνο από το κατάλληλο υποσύστημα. Στη συνέχεια περιγράφονται οι βασικές απαιτήσεις για κάθε ένα από τα υποσυστήματα της νέας εφαρμογής. Σημειώνεται ότι τα ζητούμενα λειτουργικά χαρακτηριστικά των επιμέρους υποσυστημάτων διαμορφώθηκαν έχοντας σαν βασικό κριτήριο την ανάγκη διατήρησης και βελτίωσης του υφιστάμενου τρόπου λειτουργίας των Γραμματειών και των Διοικητικών Υπηρεσιών του ΤΕΙ ΠΕΙΡΑΙΑ.

Α4.4.1 Υποσύστημα Φοιτητολογίου

Το υποσύστημα διαχείρισης φοιτητών θα πρέπει να περιλαμβάνει τις παρακάτω λειτουργίες: • Διαχείριση Προσωπικών Στοιχείων: θα παρέχει τη δυνατότητα δημιουργίας καρτέλας

προσωπικών στοιχείων ανά φοιτητή στην οποία εκτός των προσωπικών στοιχείων και

στοιχείων επικοινωνίας θα καταχωρούνται πληροφορίες σχετικές με τα στοιχεία

εισαγωγής και εγγραφής του στο πρόγραμμα σπουδών που θα ενταχθεί ο φοιτητής.

• Διαχείριση Σπουδαστικών Μεταβολών: Θα παρέχεται η δυνατότητα καταχώρησης

σπουδαστικών μεταβολών ανά φοιτητή, όπως αυτές προβλέπονται από το νόμο, και

στις περιπτώσεις όπου απαιτείται θα υπάρχει η δυνατότητα διόρθωσης ήδη

καταχωρημένης εγγραφής.

• Διαχείριση Προγράμματος Σπουδών: Θα παρέχεται η δυνατότητα, ανά σχολή, να

καταχωρούνται για κάθε μάθημα πληροφορίες σχετικές με τις ώρες διδασκαλίας, τις

πιστωτικές μονάδες (ECTS) κ.ά.. Επίσης, θα παρέχεται η δυνατότητα κατάρτισης των

προγραμμάτων σπουδών της κάθε σχολής, των ωρολογίων προγραμμάτων

διδασκαλίας, των εξετάσεων κ.ά..

• Καρτέλα Σπουδαστή: Θα εμφανίζει όλες τις πληροφορίες που είναι καταχωρημένες

σχετικά με τα προσωπικά στοιχεία του φοιτητή, τα στοιχεία εγγραφής του σε





πρόγραμμα σπουδών, τα μαθήματα ανά περίοδο δήλωσης μαθημάτων με τους

αντίστοιχους βαθμούς ανά εξεταστική περίοδο κ.ά.

• Διαχείριση Βαθμολογιών: Θα παρέχει τη δυνατότητα δημιουργίας και εισαγωγής της

βαθμολογίας του κάθε μαθήματος του προγράμματος σπουδών με ασφαλή

ηλεκτρονικό τρόπο, διόρθωσης καταχωρημένου βαθμού, προσθήκης φοιτητή σε

καταχωρημένο βαθμολόγιο, κ.ά.. Επίσης θα υπάρχει η δυνατότητα καταχώρησης

βαθμού σε μαθήματα που προέρχονται από τη συμμετοχή του φοιτητή στο πρόγραμμα

ERASMUS ή από άλλο πρόγραμμα σπουδών ή από άλλο εκπαιδευτικό ίδρυμα και τα

οποία έχουν αναγνωριστεί σύμφωνα με τις προβλεπόμενες διαδικασίες.

• Διαχείριση Προσωπικού: Σε συνεργασία με την εφαρμογή διαχείρισης Προσωπικού θα

φαίνεται το μόνιμο Εκπαιδευτικό, το Διοικητικό, το Έκτακτο Εκπαιδευτικό προσωπικό

της κάθε σχολής.

• Πρακτική Άσκηση – Διπλωματική Εργασία: Θα παρέχει τη δυνατότητα για κάθε

πρόγραμμα σπουδών να καταχωρούνται οι προϋποθέσεις υλοποίησης πρακτικής

άσκησης και διπλωματικής εργασίας. Για κάθε φοιτητή θα καταχωρούνται η πρακτική

του άσκηση και η διπλωματική του εργασία με τις απαραίτητες πληροφορίες.

• Διαχείριση Πτυχιούχων: Θα παρέχει τη δυνατότητα καταχώρησης, ανά σχολή και ανά

πρόγραμμα σπουδών, των προϋποθέσεων απόκτησης του Πτυχίου καθώς και του

τρόπου υπολογισμού του τελικού βαθμού του. Παράλληλα, θα δίνεται η δυνατότητα

αναζήτησης φοιτητών που έχουν εκπληρώσει τις προϋποθέσεις για την απόκτηση του

Πτυχίου, καθώς επίσης υπολογισμού του τελικού βαθμού, διαχείρισης των πτυχιούχων

κ.ά.

• Δηλώσεις Φοιτητών: Θα παρέχεται η δυνατότητα επεξεργασίας – διαχείρισης των

δηλώσεων μαθημάτων των φοιτητών του κάθε προγράμματος σπουδών, είτε αυτές

υποβάλλονται στη Γραμματεία, είτε αποστέλλονται από τη web Εφαρμογή

εξυπηρέτησης φοιτητών. Η διαχείριση των δηλώσεων μαθημάτων θα είναι σύμφωνη με

τις προϋποθέσεις δήλωσης μαθημάτων, όπως αυτές καθορίζονται από το Τ.Ε.Ι. Πειραιά

και θα καταχωρούνται ανά πρόγραμμα σπουδών .

• Στατιστικά: Θα παρέχει τη δυνατότητα εκτύπωσης, ανά πρόγραμμα σπουδών, των

στατιστικών στοιχείων που ζητούνται σε σταθερή βάση από το Υπουργείο, από την

Α.ΔΙ.Π και άλλους φορείς της Δημόσιας Διοίκησης.

• Υποτροφίες: Θα παρέχεται η δυνατότητα καταχώρησης προϋποθέσεων που

καθορίζονται από το ΙΚΥ βάση των οποίων θα γίνεται η αναζήτηση των δικαιούχων

υποτροφίας.





• Παραμετρικά Εφαρμογής: Θα παρέχεται η δυνατότητα δημιουργίας και καταχώρησης

των απαραίτητων παραμετρικών στοιχείων, όπως αυτά θα καθοριστούν σε συνεργασία

με το Τ.Ε.Ι. Πειραιά, για την ορθή λειτουργία των διαδικασιών της εφαρμογής.

• Εκτυπώσεις Πιστοποιητικών: Θα παρέχεται η δυνατότητα εκτύπωσης και

παραμετροποίησης των κειμένων των πιστοποιητικών αναλυτικής βαθμολογίας,

βεβαίωσης σπουδών, Στρατολογίας, Πτυχίου, Παράρτημα Διπλώματος κ.ά.. Τα

πιστοποιητικά θα εκδίδονται για ενεργούς φοιτητές, πτυχιούχους, διαγραφέντες, κ.ά.. Η

εκτύπωση ορισμένων πιστοποιητικών θα πρέπει να γίνεται και στην Αγγλική γλώσσα.

• Αναζήτηση Στοιχείων ‐ Εκτυπώσεις: Στις προαναφερόμενες λειτουργίες θα υπάρχει η

δυνατότητα αναζήτησης πληροφοριών και η δημιουργία των αντίστοιχων αναφορών

π.χ. καταστάσεις φοιτητών ανά έτος σπουδών, καταστάσεις φοιτητών ανά μάθημα,

καταστάσεις με τα μαθήματα ανά πρόγραμμα σπουδών, καταστάσεις φοιτητών για

πρακτική άσκηση, καταστάσεις πτυχιούχων φοιτητών, καταστάσεις με μικτά μαθήματα

και τα αντίστοιχα ποσοστά για τον υπολογισμό του τελικού βαθμού του μαθήματος, και

βαθμολογικών καταστάσεων. Τα κριτήρια και ο τρόπος δημιουργίας των αναφορών θα

διαμορφωθούν σύμφωνα με τις ανάγκες και πάντα σε συνεργασία με το Τ.Ε.Ι. Πειραιά.

• Χρήστες Εφαρμογής: Στις προαναφερόμενες λειτουργίες οι χρήστες θα έχουν

πρόσβαση η οποία θα καθορίζεται σύμφωνα με την πολιτική και τα δικαιώματα

πρόσβασης που θα δίνονται σε κάθε χρήστη

Α4.4.2 Υποσύστημα Λογιστικής Διαχείρισης

Οι βασικές λειτουργικές προδιαγραφές της εφαρμογής λογιστικής είναι:

Θα υποστηρίζεται η κωδικοποίηση παραμέτρων όπως είναι: Εταιρίες, Οικονομικά έτη, Επίπεδα λογαριασμών, Τύποι λογαριασμών, Ομάδες λογαριασμών, Τύποι εγγραφών, Τύποι εντύπων, Ομάδες εντύπων, Καταχώρηση λογιστικού σχεδίου, Ταμεία γενικής λογιστικής Σειρές λογιστικής, Αιτιολογίες γενικής λογιστικής, Κέντρα κόστους, Θεωρημένα ημερολόγια, Μοντέλα λογιστικών εγγραφών, Ποσοστά Φ.Π.Α, Προμηθευτές, Νομίσματα ‐ Ισοτιμίες.

Θα υποστηρίζεται η δημιουργία και διαχείριση του Λογιστικού Σχεδίου με τη ελεγχόμενη δημιουργία κωδικών.

Θα υποστηρίζεται όλες οι λογιστικές εργασίας κλεισίματος χρήσης και ανοίγματος νέας χρήσης και τη μεταφορά υπολοίπων..

Θα παρέχεται η δυνατότητα δημιουργίας συμψηφιστικών άρθρων χειροκίνητο όπως και αυτοματοποιημένα από τις άλλες εφαρμογές της Οικονομικής Διαχείρισης (Εφαρμογή προμηθειών , Ταμείο, ….). Θα υπάρχει σε κάθε περίπτωση η καταχώριση των άρθρων κατόπιν έγκρισης από εξουσιοδοτημένους χρήστες .





Θα υποστηρίζει τη δημιουργία και χρησιμοποίηση μοντέλων λογιστικών εγγραφών έτσι ώστε να είναι φιλικότερη και ευκολόχρηστη η εφαρμογή

Θα υποστηρίζονται λογιστικές εγγραφές Απογραφής, Ισολογισμού, Ταμειακές και Συμψηφιστικές. Κάθε λογιστική εγγραφή η εφαρμογή θα την χειρίζεται κατάλληλα..

Θα υποστηρίζει τη διαχείριση μπλοκ επιταγών και την έκδοση επιταγών μεμονωμένα ή μαζικά.

Η ενημέρωση της αναλυτικής λογιστικής θα πραγματοποιείται μέσα από αυτοματοποιημένη διαδικασία. Για το λόγο αυτό θα παρέχεται η δυνατότητα αντιστοίχισης λογαριασμών της Γενικής Λογιστικής με την αναλυτική λογιστική με δυνατότητες ευελιξίας και επίπεδα ελέγχου.

Θα υποστηρίζει τη διαδικασία συμψηφισμού ΦΠΑ και την εκτύπωση καταστάσεων ΦΠΑ ανά έργο ή λογαριασμό.

Θα παράγονται οι εδικές λογιστικές καταστάσεις όπως είναι α) κίνηση λογαριασμού, β) Ισολογισμός, γ) Ισοζύγια, δ) Ημερολόγια στ) καρτέλα Λογαριασμού. Οι καταστάσεις αυτές θα είναι διαθέσιμες και σε περιβάλλον WEB προκειμένου να είναι αξιοποιήσιμες και από τη διοίκηση του Ιδρύματος.

Α4.4.3 Υποσύστημα Διαχείρισης Προμηθειών και Παγίων

Η εφαρμογή Διαχείρισης Προμηθειών και Παγίων θα έχει τη δυνατότητα υποστήριξης της διαδικασίας προμηθειών από τη φάση δημιουργίας ενός αιτήματος μέχρι την παραλαβή και χρέωση σε υπολόγους. Αναλυτικότερα:

Θα υποστηρίζεται η κωδικοποίηση παραμέτρων όπως είναι: Προμηθευτές, Νομίσματα, Τράπεζες, Επαγγέλματα, Σχολές, Κατηγορίες Προμηθειών, Διαδικασίες Προμηθειών, Κατηγορίες Παρακράτησης Φόρου, Κωδικοί ΦΠΑ, Τύποι διαχειριστικών εξόδων, κατηγορίες ειδών, εφημερίδες, Επιμελητήρια, κατηγορίες υλικών, μονάδες μέτρησης, τρόποι πληρωμής, κατηγορίες προμηθευτών, εγγυητικές επιστολές, Αποθήκες, Κατηγορίες Υπολόγων, Παραστατικά

Θα υποστηρίζεται σε περιβάλλον παγκόσμιου ιστού όλες τις διαδικασίες του κύκλου προμήθειας κει ειδικότερα Α) Υποβολή αιτημάτων ηλεκτρονικά για προμήθειες από το προσωπικό του ΤΕΙ, Β) Ηλεκτρονική παρακολούθηση της πορείας εξέλιξης του Προμήθειας από το εξουσιοδοτημένο προσωπικό., Γ) Αυτοματοποιημένη διαδικασία ανάρτησης των προκηρύξεων και των πρακτικών των διαγωνισμών στις σχετικές ιστοσελίδες (διαβούλευση, διαγωνισμών, opengov.gr, κ.α.), Δ) Ηλεκτρονική υποβολή αιτημάτων ή ενστάσεων από τους υποψήφιους αναδόχους προς τις επιτροπές του Διαγωνισμού, Ε) Ηλεκτρονική πληροφόρηση των μελών των Επιτροπών των διαγωνισμών και διαχείριση των δεδομένων που αφορούν την προμήθεια (π.χ. Πρακτικά Αξιολόγησης, Πρακτικά Παραλαβής, κ.α)





Θα υπάρχει αυτοματοποιημένη διασύνδεση με την εφαρμογή πρωτοκόλλου και διαχείρισης ροής εργασιών της Κεντρικής Γραμματείας του ΤΕΙ Πειραιά, για την ηλεκτρονική διαχείριση των εγγράφων σχετικών με τις προμήθειες και τους διαγωνισμούς.

Θα υποστηρίζει τη διαδικασία διαχείρισης των Συμβάσεων, όσον αφορά τα οικονομικά στοιχεία, τα χρονοδιαγράμματα, τα πρακτικά παραλαβής, τους ελέγχους καλής λειτουργίας, και οποιαδήποτε κίνηση ή έγγραφο αφορά την σύμβαση.

Διαχείριση των παγίων στοιχείων και της Περιουσίας του ΤΕΙ Πειραιά. Διαχείριση των κινήσεων των υπολόγων όσον αφορά στα υλικά.

Διαχείριση των αποθηκών του ΤΕΙ και των υλικών ή των ειδών που βρίσκονται σε αυτές .

Θα υποστηρίξει τις διαδικασίες των πρωτοκόλλων καταστροφής.

Ενσωμάτωση στην εφαρμογή της δυνατότητας υλοποίησης ηλεκτρονικών προμηθειών, όπως αυτές καθορίζονται στον σχετικό νόμο…..

Υποστήριξη της Διαχείρισης των εγγυητικών επιστολών και αυτοματοποίηση της διαδικασίες ελέγχου ανάλογα με το χρόνο λήξης τους ή τα ορόσημα της σύμβασης. Στην εφαρμογή θα υπάρχουν έλεγχοι που θα απαγορεύουν την επιστροφή εγγυητικών όταν δεν πληρούνται οι προϋποθέσεις.

Διαχείριση στοιχείων προμηθευτών (Φάκελος Προμηθευτή) και των κινήσεων τους σε σχέση με τις συμβάσεις και προμήθειες που υλοποιούνται ή έχουν υλοποιηθεί.

Αυτοματοποίηση των εκτυπώσεων εντύπων ορισμού επιτροπών, συμβάσεων,

Εξασφάλιση αυστηρής και ασφαλούς διαδικασίας εγκρίσεων των πληρωμών προς προμηθευτές. Να πραγματοποιείται έλεγχος από το σύστημα και να μην επιτρέπεται πληρωμή, αν δεν έχουν τηρηθεί και εγκριθεί οι προβλεπόμενες διαδικασίες.

Αυτοματοποίηση της διαδικασίας ανάρτησης των κρίσιμων στοιχείων διαγωνισμών στη διαβούλευση (προκήρυξη) και στη διαύγεια (προκήρυξη, κατακύρωση. Κ.ά.)

Διαχείριση καρτέλας ειδών και προϊόντων ανά διαγωνισμό ή προμήθεια.

Δημιουργία και εκτύπωση εντύπων και πληροφοριακών καταστάσεων όσον αφορά την εξέλιξη των προμηθειών, τις κινήσεις των προμηθευτών, τα τιμολόγια, τις εγγυητικές επιστολές, τα εξοφλημένα τιμολόγια, οι προβλεπόμενες πληρωμές σε ένα χρονικό διάστημα, …

Διαχείριση των ΚΑΕ και των δεσμευμένων χρημάτων.

Δημιουργία και εκτύπωση των ειδικών καταστάσεων (προς Γ.Γ.Π.Σ του Υπ. Οικ) σχετικά με τα τιμολόγια προμηθευτών.

Διασύνδεση με τις εφαρμογές Λογιστικής, Πρωτοκόλλου και





Α4.4.4 Μισθοδοσία

Η εφαρμογή της μισθοδοσίας θα είναι πλήρως παραμετροποιημένη. Παράμετροι θα αποτελούν Ομάδες Ποσών Μισθοδοσίας, Φορολογικές Κλίμακες, Έκτακτα και Τακτικά Επιδόματα, Κλίμακες Αποζημίωσης, Φορείς – Κλάδοι Ασφάλισης, Ασφαλιστικά Ταμεία και ποσοστά κρατήσεων,

Θα υποστηρίζεται η διαδικασία συσχέτισης παραμέτρων (εισφορές σε ασφαλιστικά ταμεία) με βασικά ποσά της Μισθοδοσίας, ώστε να αυτοματοποιείται ο υπολογισμός της μισθοδοσίας όπως ο χρονικός συσχετισμός (από … έως).

Η εφαρμογή θα περιλαμβάνει τις παρακάτω ομάδες πληροφοριακών στοιχείων στη καρτέλα του προσωπικού: Καταστάσεις εργασίας, Οικονομικά στοιχεία, Ταμεία ασφάλισης, Χαρακτηριστικά – Προσόντα, Προϋπηρεσίες, Οργανική μονάδα, Οικογενειακά στοιχεία, Σπουδές, Ξένες γλώσσες, Συλλογικές συμβάσεις, Επιδόματα συλλογικών συμβάσεων, Κλάδοι – Βαθμοί – Βαθμίδες, Θέση σε οργανόγραμμα, Υπηρεσιακές μεταβολές, Δάνεια, Άδειες, Στοιχεία ΑΠΔ – ΙΚΑ, Κατηγορία, Λοιπά ποσά

Θα διαχειρίζεται τις μεταβολές στα στοιχεία του προσωπικού για τις οποίες θα καταχωρίζονται και επιπρόσθετα στοιχεία όπως είναι ο λόγος, το ΦΕΚ, ημερομηνία έναρξης και λήξης, η πράξη μεταβολών. Η ενημέρωση των υπόλοιπων συνδεδεμένων στοιχείων από μεταβολής της υπηρεσιακής κατάστασης θα γίνεται αυτοματοποιημένα μέσα από την παραμετροποίηση που θα έχει το Σύστημα.

Η καρτέλα διαχείρισης των στοιχείων που αφορούν στη κατάσταση εργασίας, προσόντα, προϋπηρεσία, Οργανική Μονάδα, Κλάδοι βαθμοί‐ βαθμίδες, Θέση στο οργανόγραμμα, υπηρεσιακές μεταβολές, Άδειες, Ασφάλιση, θα είναι ίδια με αυτή της εφαρμογής διαχείρισης προσωπικού. Η θέση στο οργανόγραμμα θα συσχετίζεται με κέντρο κόστους.

Για την κατάσταση εργασίας του εργαζόμενου θα καταχωρίζονται στοιχεία που αφορούν την προϋπηρεσία θα τηρούνται αναλυτικά στοιχεία που αφορούν στην πραγματική και εικονική προϋπηρεσία του εργαζόμενου

Στην οικογενειακή κατάσταση του εργαζόμενου θα καταχωρούνται αναλυτικές πληροφορίες που θα αφορούν και τα τέκνα του εργαζόμενου (ημερομηνία γέννησης, φοίτηση, έναρξη φοίτησης, λήξη φοίτησης, έναρξη – λήξη του επιδόματος, κ.ά.

Στις σπουδές θα διατηρούνται το επίπεδο, ο τίτλος, το έτος κτήσης, Ίδρυμα‐Σχολή‐Τμήμα και η εξειδίκευση

Στις ξένες γλώσσες θα διατηρούνται στοιχεία που αφορούν το επίπεδο γνώσης κι τα πιστοποιητικό που διαθέτει ο εργαζόμενος.

Στη διαχείριση των Συλλογικών Συμβάσεων θα διατηρούνται στοιχεία που αφορούν στην κατηγορία ή συλλογική σύμβαση που υπάγεται ο υπάλληλος, το κλιμάκιο, ο βαθμός, μισθολογικά στοιχεία (βασικός μισθός) η ημερομηνία έναρξης και λήξης και στοιχεία που αφορούν στο τρέχον και στο επόμενο κλιμάκιο του υπαλλήλου ως προς τη συλλογική σύμβαση, και στοιχεία που αφορούν στο ΦΕΚ και στη πράξη





μεταβολών. Στη διαχείριση των επιδομάτων θα παρέχεται η δυνατότητα της καταχώρησης των επιδομάτων (και μαζικά) του προσωπικού.

Στα Δάνεια θα καταχωρίζονται στοιχεία που αφορούν στο ποσό του Δανείου, στη ημερομηνία έναρξης και λήξης, τον αριθμό λογαριασμού της Τράπεζας, το ποσό της Δόσης κ.α

Στην ενότητα των αδειών καταχωρίζονται στοιχεία που αφορούν στις άδειες που δικαιούται ο εργαζόμενος όπως επίσης και οι άδειες που έχει λάβει. Επίσης θα διαχειρίζεται και τις εκπαιδευτικές άδειες που δικαιούνται τα μέλη Ε.Π. με αυτόματη ενημέρωση των στοιχείων που αφορούν την έκδοση της μισθοδοσίας.

Στα στοιχεία ασφάλισης θα καλύπτονται όλες οι περιπτώσεις ασφάλισης (Δημοσίου, ΙΚΑ, ΤΣΜΕΔΕ, κα)

Για το Εκπαιδευτικό Προσωπικό θα υπάρχει η δυνατότητα διαχείρισης των Μαθημάτων που έχει την ευθύνη και διδάσκει και οι ώρες ανάθεσής του ανά εξάμηνο σπουδών.

Θα καλύπτονται περιπτώσεις μετακίνησης προσωπικού, οι υπερωρίες και τα έκτακτα επιδόματα, οι προκαταβολές και οι ασθένειες του προσωπικού.

Ο υπολογισμός της Μισθοδοσίας θα πραγματοποιείται μαζικά ή και ατομικά μέσα από παραμετροποιημένη λειτουργία. Ο υπολογισμός των αναδρομικών θα πραγματοποιείται με παραμετροποιημένη λειτουργία η οποία θα διαθέτει ευελιξία και θα είναι εύχρηστη.

Θα περιλαμβάνονται εμφανίσεις και εκτυπώσεις καταστάσεων της μισθοδοσίας που θα είναι και μαζικές και ατομικές, Οι αναφορές θα είναι αναλυτικές όσον αφορά τον υπολογισμό του κάθε ποσού της μισθοδοσίας. Στις καταστάσεις περιλαμβάνονται και οι καταστάσεις για τα Ασφαλιστικά Ταμεία, τα εκκαθαριστικά για το Υπ. Οικονομικών οι καταστάσεις για την ενιαία αρχή πληρωμών και οι καταστάσεις για τις Τράπεζες. Οι καταστάσεις θα υπάρχουν και σε ψηφιακή μορφή και θα υπάρχει η δυνατότητα της αυτοματοποιημένης ενημέρωσης της ενιαίας αρχής πληρωμών.

Ο Ανάδοχος θα πρέπει να λάβει υπόψη ότι η πληρωμή της μισθοδοσίας πραγματοποιείται από την Ενιαία Αρχή Πληρωμών και ότι με βάση το ενιαίο μισθολόγιο θα υπάρχουν αλλαγές στη διαδικασία υπολογισμού της μισθοδοσίας κατά το χρόνο υλοποίησης του έργου.

Αυτοματοποίηση της διαδικασίας ενημέρωσης της εφαρμογής λογιστικής (Γενικής και Αναλυτικής) με την δημιουργία των σχετικών άρθρων και της εφαρμογής Προϋπολογισμού.





Α4.4.5 Προϋπολογισμός

Η εφαρμογή του Προϋπολογισμού υποστήριξη της διαχείριση των Προϋπολογισμών Εσόδων – Εξόδων. Οι λειτουργικές της προδιαγραφές είναι

Υποστηρίζεται η παραμετροποίηση των ΚΑΕ, των Λογαριασμών Γενικής και Αναλυτικής Λογιστικής, των κινήσεων, κατηγορίας ΚΑΕ, κ.α

Υποστηρίζεται η διασύνδεση ΚΑΕ με λογαριασμούς της Γενικής Λογιστικής για την αυτοματοποίηση της λειτουργίας της εφαρμογής

Για κάθε ΚΑΕ διατηρούντα στοιχεία ενημέρωσης των ΚΑΕ Εσόδων. Για κάθε ενημέρωση διατηρούνται αναλυτικά στοιχεία όπως είναι η ημερομηνία ενημέρωσης, η σχετική απόφαση, το ποσό διάθεσης, αιτιολογία κ.α

Για κάθε ενημέρωση των ΚΑΕ Εξόδων διατηρούνται αναλυτικά στοιχεία όπως είναι η ημερομηνία ενημέρωσης, το ποσό, το ποσοστό, το ποσό διάθεσης, η απόφαση και η αιτιολογία. επίσης, απαιτείται να κρατείται και η διασύνδεση με τις αντίστοιχες κινήσεις στην εφαρμογή Λογιστικής

Υποστηρίζεται αυτοματοποιημένα η διαδικασία μεταφοράς ταμειακών υπολοίπων, διαθεσίμων, πιστώσεων, κατηγοριών, Δημοσίων Επενδύσεων, Κατάσταση Δαπανών,

Υποστηρίζεται η διαδικασία καταμερισμού των τραπεζικών υπολοίπων

Υποστηρίζεται η διαδικασία προετοιμασίας του Προϋπολογισμού του επόμενου έτους με τη λειτουργία ειδικής διαδικασίας προβλέψεων και εκτιμήσεων για το επόμενο έτος με δυνατότητες δυναμικής παρέμβασης στο σχεδιασμό του νέου Προϋπολογισμού.

Υποστηρίζεται η διαδικασία αναθεώρησης του Προϋπολογισμού

Υποστηρίζεται η διαδικασία έγκρισης και οριστικοποίηση των κινήσεων του προϋπολογισμού.

Εμφανίζονται και εκτυπώνονται οι απαιτούμενες πληροφοριακές καταστάσεις του Προϋπολογισμού. Οι σημαντικότερες από αυτές είναι: Καταστάσεις ΚΑΕ Εσόδων, Καταστάσεις ΚΑΕ Εξόδων, Ταμειακά υπόλοιπα. Συγκεντρωτική Κωδικών ΚΑΕ, Γραμματειών Είσπραξης, Προϋπολογισμού Εσόδων – Εξόδων, και διαθεσίμων, Εκτυπώσεις Έγκρισης Προϋπολογισμού Εσόδων και Εξόδων, Αναλυτικές Καταστάσεις Κινήσεων ΚΑΕ, Εκτυπώσεις Ελέγχου, Απολογιστικές καταστάσεις κινήσεων (συγκεντρωτικές και αναλυτικές). Ισολογισμού Τακτικού προϋπολογισμού, Κλεισίματος Χρήσης, Ταμειακής Κατάστασης.

Επίσης υποστηρίζεται η δημιουργία και διαχείριση άρθρων Εσόδων – εξόδων και των στατιστικών Δελτίων.





Α4.4.6 Χρηματικά Εντάλματα και Αυτοματισμοί Π.Δ.

Το ΤΕΙ Πειραιά διαθέτει εφαρμογή που υποστηρίζει τις Λειτουργίες έκδοσης χρηματικών ενταλμάτων και επιταγών. Στο πλαίσιο του παρόντος έργου θα αναπτυχθεί εφαρμογή που θα λειτουργεί σε περιβάλλον παγκόσμιου ιστού για να υποστήριξη τη διαδικασία ενημέρωσης και ελέγχου από το ελεγκτικό συνέδριο, προκειμένου να απλοποιηθεί και σε ένα βαθμό να αυτοματοποιηθεί η συνεργασία με το ελεγκτικό συνέδριο.

Α4.4.7 Υποσύστημα Διαχείρισης Ηλεκτρονικού Πρωτοκόλλου”

Το σύστημα αυτό θα εξυπηρετεί τις ανάγκες Ηλεκτρονικού Πρωτοκόλλου του Ακαδημαϊκού Ιδρύματος. Το Ηλεκτρονικό Πρωτόκολλο αποβλέπει στην αυτοματοποίηση της διαδικασίας χειρισμού της επίσημης εισερχόμενης, εξερχόμενης και εσωτερικής αλληλογραφίας. Η εφαρμογή θα διαχειρίζεται και θα αρχειοθετεί πάσης φύσεως έγγραφα ‐ηλεκτρονικά ή έντυπα‐ τα οποία εισέρχονται στο πληροφοριακό σύστημα ή δημιουργούνται από αυτό. Σημειώνεται επίσης ότι το Ηλεκτρονικό Πρωτόκολλο θα πρέπει να είναι άμεσα διασυνδεδεμένο με την εφαρμογή διαχείρισης φοιτητολογίου, ώστε οι αναφορές που θα εκδίδονται από αυτό να λαμβάνουν αριθμό πρωτοκόλλου από το υποσύστημα διαχείρισης Ηλεκτρονικού Πρωτοκόλλου και να αρχειοθετούνται σε αυτό. Παράλληλα όμως, λόγω του ότι θα χρησιμοποιείται από κάθε τμήμα ή διεύθυνση χωριστά θα πρέπει να υποστηρίζει την ταυτόχρονη λειτουργία πολλαπλών ηλεκτρονικών πρωτοκόλλων.

Σκοπός του υποσυστήματος είναι:

Η ψηφιοποίηση και κεντρική αποθήκευση / διαχείριση του συνόλου των εγγράφων που διακινούνται στον οργανισμό σε οποιαδήποτε μορφή (έντυπη, ηλεκτρονική).

Η γρήγορη και αξιόπιστη αναζήτηση, ανάκτηση και εκτύπωση των εγγράφων.

Η λειτουργία ηλεκτρονικού πρωτοκόλλου για υποσύνολο των εγγραφών (εισερχόμενα / εξερχόμενα).

Οι εργασίες του τμήματος πρωτοκόλλου χωρίζονται στις ακόλουθες ομάδες:

Διαχείριση Εισερχόμενων Εγγράφων

Διαχείριση Εξερχόμενων Εγγράφων

Η εφαρμογή θα υποστηρίζει την αυτόματη πρωτοκόλληση και διανομή στους παραλήπτες των εισερχόμενων εγγράφων, όπως και την πρωτοκόλληση των εξερχόμενων εγγράφων.

Τα έγγραφα πρωτοκόλλου θα συνοδεύονται κατά την καταχώρισή τους με ένα αριθμό πρωτοκόλλου. Ο αριθμός πρωτοκόλλου θα παράγεται αυτόματα από το σύστημα και θα είναι μοναδικός για κάθε έγγραφο. Το σύστημα θα παρακολουθεί την ιχνηλασιμότητα όλων των διακινήσεων του εγγράφου σε σχέση πάντα με τον αρχικό αριθμό που δίνεται





κατά την καταχώριση. Παράλληλα, θα παρέχει ηλεκτρονική υπηρεσία για την παρακολούθηση/ενημέρωση σχετικά με την πορεία ενός αιτήματος με βάση τον αριθμό πρωτοκόλλου.

Το υποσύστημα Ηλεκτρονικού Πρωτοκόλλου θα πρέπει να διαθέτει εύχρηστο περιβάλλον εργασίας, καθώς θα αποτελεί εργαλείο διεκπεραίωσης μεγάλου όγκου δουλειάς από τους χρήστες του.

Το σύστημα διαχείρισης ηλεκτρονικού πρωτοκόλλου θα πρέπει να υποστηρίζει:

την προβολή εικόνας προεπισκόπησης εγγράφων χωρίς το άνοιγμά τους (για έγγραφα που το υποστηρίζουν).

Τη λήψη κάποιου ηλεκτρονικού εγγράφου για επεξεργασία από κάποιο χρήστη και ταυτόχρονα κλείδωμα του για τους υπόλοιπους χρήστες, μέχρι την ολοκλήρωση της επεξεργασίας. Προβολή λίστας των εγγράφων που έχουν ληφθεί προς επεξεργασία.

την αποθήκευσή του εγγράφου στο σύστημα (συμπεριλαμβάνει αποθήκευση στη βάση δεδομένων συστήματος)

τον καθορισμό κριτηρίων και τρόπων αναζήτησης όπως indexing, καθορισμός λέξεων κλειδιών

την αναζήτηση και ανάκτηση του εγγράφου ή ομάδας εγγράφων βάσει κριτηρίων αναζήτησης

Το σύστημα θα πρέπει να υποστηρίζει τον καθορισμό κριτηρίων και πολλαπλούς τρόπους Αναζήτησης. Η διαδικασία αυτή θα πρέπει να διακρίνεται σε δύο φάσεις:

Καθορισμός Πεδίων (Indexing): Στη φάση αυτή που λαμβάνει μέρος κατά την παραμετροποίηση του συστήματος, ο διαχειριστής καθορίζει τα πεδία βάσει των οποίων θα γίνονται οι αναζητήσεις των εγγράφων. Τα πεδία αυτά οριζόμενα και μπορούν να είναι για παράδειγμα η ημερομηνία εισαγωγής τους, ο κωδικός του υπαλλήλου που το εισήγαγε, το θέμα του, ο αποστολέας, ο αποδέκτης, κλπ.

Εισαγωγή Λέξεων – Φράσεων Αναζήτησης: Στη φάση αυτή που λαμβάνει μέρος κατά την αποθήκευση του εγγράφου, ο χειριστής θα πρέπει να μπορεί να εισάγει τα δεδομένα – καταχώρηση στα πεδία ‐ τα κριτήρια αναζήτησης.

Οποιοσδήποτε χρήστης του συστήματος που έχει το δικαίωμα πρόσβασης σε αυτό, θα μπορεί βάζοντας μία λέξη ή λέξεις κλειδιά αναζήτησης να ψάξει και να δει στην οθόνη του τα ανακτηθέντα έγγραφα που πληρούν τις προϋποθέσεις που έθεσε. Επίσης η ανάκτηση των εγγράφων θα πρέπει να μπορεί να γίνει με εκφράσεις αναζήτησης σχετικές με το περιεχόμενο των εγγράφων. Τέλος πρέπει να δίνεται η δυνατότητα δημιουργίας λίστας λέξεων κλειδιών (προεπιλογές) από την οποία ο τελικός χρήστης θα επιλέγει έτοιμες λέξεις κλειδιά που χρησιμοποιούνται συχνά. Τέλος,

το παρεχόμενο σύστημα θα πρέπει να υποστηρίζει την καταχώρηση και άλλων πληροφοριών, πέραν των αναγκών πρωτοκόλλησης και διαχείρισης εγγράφων. Το





είδος της πληροφορίας που θα καταχωρείται πρέπει να είναι παραμετροποιήσιμο από τον διαχειριστή του συστήματος. Η παραμετροποίηση θα γίνεται στα πρότυπα ενός συστήματος σχεδίασης βάσεων δεδομένων (επιλογή προς καταχώρησης πεδίων, τύπου δεδομένων, κανόνων εγκυρότητας τιμών, επιλογή από λίστες τιμών κ.α.).

θα πρέπει να δίνεται η δυνατότητα αντιγραφής και μεταφοράς εγγραφών από ένα φάκελο σε έναν άλλο.

ένας φάκελος θα μπορεί να έχει τη δική του αρίθμηση πρωτοκόλλου ή να την μοιράζεται με άλλους υποφακέλους.

για κάθε πληροφορία που καταχωρείται θα μπορεί να καθοριστεί αν θα γίνεται επιλογή από καθορισμένη λίστα τιμών. Ο διαχειριστής του συστήματος θα πρέπει να μπορεί να καθορίσει να η επιλογή τιμών σε ένα πεδίο θα γίνεται μόνο από τα περιεχόμενα μιας λίστας τιμών, αν ο χρήστης θα μπορεί να πληκτρολογήσει τιμές που δεν περιλαμβάνονται στη λίστα και αν θα μπορεί να επιλέξει περισσότερες από μια τιμές από τη λίστα.

Το σύστημα επιτρέπει τη δημιουργία και διαχείριση απεριόριστων φακέλων καθένας εκ των οποίων δύναται να έχει απεριόριστο αριθμό υπό‐φακέλων.

Σε κάθε φάκελο/υποφάκελο μπορεί να εντάσσεται απεριόριστος αριθμός εγγράφων διαφόρων τύπων.

Το κάθε ψηφιοποιημένο έγγραφο μπορεί να αποτελείται από απεριόριστο αριθμό σελίδων.

Δυνατότητα αποστολής εγγράφων μέσω ηλεκτρονικού ταχυδρομείου.\

Α4.4.8 Υποσύστημα Διαχείρισης Προσωπικού

Η εφαρμογή της Διαχείριση Προσωπικού θα είναι πλήρως παραμετροποιημένη. Η εφαρμογή θα περιλαμβάνει τα παρακάτω πληροφοριακά στοιχεία στην καρτέλα του προσωπικού: Καταστάσεις εργασίας, Ταμεία ασφάλισης, Χαρακτηριστικά – Προσόντα, Προϋπηρεσίες, Οργανική μονάδα, Οικογενειακά στοιχεία, Σπουδές, Ξένες γλώσσες, Κλάδοι – Βαθμοί – Βαθμίδες, Θέση σε οργανόγραμμα, Υπηρεσιακές μεταβολές, Δάνεια, Άδειες, Ασθένειες, Μετακινήσεις, Συλλογικές Συμβάσεις, Μαθήματα, στοιχεία ΑΠΔ‐ΙΚΑ.

Υποστηρίζει τη διαχείριση των κινήσεων και μεταβολών στο προσωπικό. Ειδικότερα α) Εξέλιξη. Άδειες, Ασθένειες, Έκτακτα Επιδόματα,

Υποστηρίζει τη διαδικασία κρίσεων και εξέλιξης του Προσωπικού

Υποστήριξη της διαχείρισης των βαρδιών, για το προσωπικό που εργάζεται με βάρδιες.

Δημιουργία Εκτυπώσεων = Καταστάσεων τόσο ατομικά όσο και ομαδικά (με φίλτρα) όσον αφορά:

Καρτέλας Προσωπικού, Προϋπηρεσία, Εξέλιξη, Προσωπικό ανά κλάδο, Προσόντα, Κινήσεις Προσωπικού, Άδειες, Σπουδές, κατάσταση υπηρεσιακών συμβουλίων, κλάδων προσωπικού κα,





Α4.4.9 Υποσύστημα Λογισμικού για τη Διαχείριση Χρηστών

Το υποσύστημα θα πρέπει να παρέχει δυνατότητες σύνδεσης με την Υπηρεσία Καταλόγου (LDAP) και SSO του Ακαδημαϊκού Ιδρύματος με δυνατότητα ενημέρωσης της ιδιότητας με βάση την κατάσταση φοίτησης και των στοιχείων επαφής. Θα πρέπει κατ΄ ελάχιστο να υποστηρίζονται τα κάτωθι:

Έλεγχος πρόσβασης χρηστών σε επίπεδο συστήματος, εφαρμογής, εγγράφων, βάσεων δεδομένων και αρχείων.

Ασφαλής διαχείριση, καταχώρηση και κρυπτογράφηση των κωδικών πρόσβασης.

Δημιουργία καταλόγου εξουσιοδοτημένων φυσικών προσώπων που θα έχουν δικαίωμα πρόσβασης καθώς και η διαδικασία ταυτοποίησης και αυθεντικοποίησης.

Ορισμό μοναδικού κωδικού χρήστη για όλα τα υποσυστήματα του πληροφοριακού συστήματος (single sign‐on).

Ορισμό αριθμητικού κωδικού για την υποστήριξη μελλοντικών τηλεφωνικών εφαρμογών (voice portals), που ενδέχεται να αναπτύξει το Ακαδημαϊκό Ίδρυμα.

Κεντρικό σύστημα διαχείρισης χρηστών και καθορισμού δικαιωμάτων στο λογισμικό της Γραμματείας

Καθορισμός δικαιωμάτων πρόσβασης σε επίπεδο λειτουργικού συστήματος, βάσης δεδομένων και εφαρμογών.

Σύστημα ελέγχου της ακεραιότητας των δεδομένων (data integrity).

Υποστήριξη ψηφιακών υπογραφών και υποδομής PKI.

Υποστήριξη υποδομής Shibboleth

Υποστήριξη υποδομής CAS

Κρυπτογράφηση για τη μεταφορά δεδομένων πάνω από ανασφαλή δίκτυα.

Οι εφαρμογές θα πρέπει να υποστηρίζουν δυνατότητες καταγραφής γεγονότων και ενεργειών (logging) και αποστολής email για ορισμένες κρίσιμες περιπτώσεις (πχ. Αλλαγή βαθμολογίας φοιτητών).

Α4.4.10 Υποσύστημα Λογισμικού για τη Διαχείριση Αναφορών Εκτύπωσης

Στο πλαίσιο της υλοποίησης του έργου, θα δημιουργηθούν υποδομές για τη συλλογή, επεξεργασία και αποθήκευση μεγάλου όγκου δεδομένων. Με στόχο την εξασφάλιση της βέλτιστης δυνατότητας παρουσίασης των δεδομένων αυτών, τόσο εσωτερικά για το Ακαδημαϊκό Ίδρυμα όσο και σε συνεργαζόμενους φορείς (π.χ. Υπουργείο Παιδείας Δια Βίου Μάθησης και Θρησκευμάτων), απαιτείται η παροχή ενός πλήρους συστήματος λογισμικού για τη δημιουργία αναφορών (γεννήτρια αναφορών, report generator). Η παρεχόμενη γεννήτρια αναφορών θα πρέπει να πληροί τα κοινώς αποδεκτά πρότυπα των τεχνολογιών αιχμής στο χώρο της δημιουργίας αναφορών. Τα χαρακτηριστικά της παρεχόμενης γεννήτριας αναφορών θα πρέπει να είναι απολύτως σύμφωνα με όσα αναφέρονται στο υπόλοιπο του παρόντος κεφαλαίου. Η γεννήτρια αναφορών θα πρέπει





να αποτελεί ξεχωριστό λογισμικό το οποίο όμως θα συνεργάζεται απρόσκοπτα με όλα τα συγκεκριμένα προϊόντα που θα χρησιμοποιηθούν στο πλαίσιο της δημιουργίας του ΟΠΣ. Επιπλέον, η γεννήτρια αναφορών θα πρέπει να μπορεί να συνεργάζεται απρόσκοπτα με όλους τους γνωστούς τύπους βάσεων δεδομένων. Θα πρέπει δηλαδή να υποστηρίζει τουλάχιστον τις εξής μορφές πηγών δεδομένων (data sources): ODBC, XML, Κενά Δεδομένα (για τη δημιουργία κενών αναφορών). Η γεννήτρια αναφορών θα πρέπει να δίνει τη δυνατότητα στο χρήστη να σχεδιάζει τα δικά του πρότυπα αναφορών (report templates)3 και να τα χρησιμοποιεί για την έκδοση αναφορών (reports). Θα πρέπει δηλαδή να έχει ενσωματωμένο κάποιο πρόγραμμα σχεδίασης αναφορών (report designer). Ακόμη, πέρα από τη δυνατότητα που θα δίνεται στο χρήστη για τη δημιουργία προτύπων για αναφορές, το παρεχόμενο σύστημα θα πρέπει να παραδοθεί με ενσωματωμένα πρότυπα για αναφορές. Σημειώνεται ότι θα πρέπει ο χρήστης να έχει για τα εν λόγω ενσωματωμένα πρότυπα τις ίδιες δυνατότητες επεξεργασίας που θα έχει και για όσα θα δημιουργεί ο ίδιος εξαρχής. Τέλος, η γεννήτρια αναφορών θα πρέπει να υποστηρίζει δυναμικές αναφορές (dynamic reports)4. Η γεννήτρια αναφορών θα πρέπει να υποστηρίζει εξελιγμένες μορφές μορφοποίησης των αναφορών οι οποίες θα πρέπει οπωσδήποτε να περιλαμβάνουν τουλάχιστον τα εξής στοιχεία μορφοποίησης (layout elements): πεδίο δεδομένων, πίνακας δεδομένων, διάγραμμα δεδομένων, πεδίο αναφοράς (για την ενσωμάτωση αναφορών σε αναφορές), κεφαλίδα και υποσέλιδο, πεδίο κειμένου, πεδίο υπερσύνδεσης (hyperlink field), πεδίο εικόνας, γραμμή, κουτάκι.

Να παρέχονται επίσης δυνατότητες όπως:

Παραμετρικός σχεδιασμός νέων εκτυπώσεων με όλα τα πεδία των πινάκων της Βάσης Δεδομένων.

Αποθήκευση των προτύπων των εκτυπώσεων σε κεντρικό server, ώστε να είναι διαθέσιμες σε κάθε χρήστη.

Δυνατότητα χρήσης συγκεντρωτικών συναρτήσεων, αθροίσματος, μέσου όρου, συχνότητας κλπ.

Δυνατότητα ορισμού πεδίων στις αλλαγές των τιμών των οποίων θα εκτυπώνονται, αθροίσματα, μέσοι όροι κλπ. Επίσης, δυνατότητα επιλεκτικής εμφάνισης των πεδίων στην εκτύπωση (υπολογιζόμενα και μη).

Υποστήριξη «μάσκας» κωδικού ώστε να είναι εφικτή η ανάκτηση συγκεντρωτικών / αναλυτικών στοιχείων ανά Ομάδα / Τμήμα / Έτος κλπ.

Υποστήριξη δυναμικών φίλτρων για κάθε αναφορά (report).

3 Ένα πρότυπο αναφοράς είναι ένα αρχείο που περιγράφει τη διάταξη και τη μορφοποίηση μιας αναφοράς. 4 Μια δυναμική αναφορά προσφέρει τη δυνατότητα άμεσης ανανέωσης τόσο των δεδομένων τα οποία απεικονίζει όσο και της μορφής της (π.χ. εκτεταμένες ή συνοπτικές λίστες) ακόμα και κατά τη διάρκεια της χρήσης της.





Δυνατότητα εκτύπωσης όλων των αναφορών (reports) εκτός του τοπικού υπολογιστή και σε πρόγραμμα αυτοματοποίησης γραφείου (Λογιστικό φύλλο, Επεξεργαστής κειμένου κλπ.) γνωστών εμπορικών λογισμικών.

Α4.4.11 Υποσύστημα Λογισμικού για τη Λήψη Εγγραφών από εξωτερικό αρχείο

Το υποσύστημα θα υποστηρίζει τη λήψη εγγραφών από εξωτερικό αρχείο (μηχανογραφικό του ΥΠΔΒΜΘ ή άλλο) και μετά από επιλογή / επικύρωση εγγραφών θα γίνεται απόδοση αριθμού μητρώου και ένταξή τους στο αρχείο φοιτητών του Τμήματος. Το υποσύστημα αυτό πρέπει να προβαίνει αυτόματα στις απαραίτητες μετατροπές, ούτως ώστε τα ονοματεπώνυμα των φοιτητών (από το εξωτερικό αρχείο) από κεφαλαία γράμματα να καταχωρούνται στο σύστημα με μικρά τονούμενα γράμματα. Αντίστοιχα θα πρέπει να υποστηρίζεται η εξαγωγή των απαιτούμενων δεδομένων σε μορφή συμβατή προς τις απαιτήσεις των αρμόδιων φορέων (ΥΠΔΒΜΘ, ΙΚΥ, κλπ).





Α4.5 Προδιαγραφές Οριζόντιων Λειτουργιών

Ταυτοποίηση με χρήση αναγνωριστικού και συνθηματικού Η μέθοδος ταυτοποίησης με χρήση αναγνωριστικού και συνθηματικού θα πρέπει να χρησιμοποιηθεί για το σύνολο των χρηστών, εσωτερικών χρηστών, όπως προπτυχιακοί και μεταπτυχιακοί φοιτητές, διδακτικό και διοικητικό προσωπικό και διαχειριστές συστημάτων, και εξωτερικών χρηστών, όπως προμηθευτές και απόφοιτοι. Η συγκεκριμένη μέθοδος ταυτοποίησης θα χρησιμοποιηθεί για την πρόσβαση των τελικών χρηστών στην Δικτυακή Πύλη του συστήματος μέσω τεχνολογίας Παγκόσμιου Ιστού και απαιτεί ολοκλήρωση με την κεντρική Υποδομή Ταυτοποίησης και Εξουσιοδότησης (Authentication and Authorization Infrastructure, AAI) του Ακαδημαϊκού Ιδρύματος, ώστε να χρησιμοποιηθούν οι υπάρχοντες λογαριασμοί των χρηστών της ακαδημαϊκής κοινότητας. Η υποδομή ΑΑΙ του ΤΕΙ ΠΕΙΡΑΙΑ παρέχει δυνατότητες μοναδικής ταυτοποίησης (Single Sign‐On, SSO) και εξουσιοδότησης χρηστών βασιζόμενη στις ακόλουθες τεχνολογίες και πρωτόκολλα:

Τεχνολογία Shibboleth για τη μοναδική ταυτοποίηση και εξουσιοδότηση

χρηστών σε εφαρμογές Παγκόσμιου Ιστού στο εσωτερικό του Πανεπιστημίου

και στο πλαίσιο ομοσπονδιών ακαδημαϊκών ιδρυμάτων. Πληροφορίες για την

τεχνολογία Shibboleth είναι διαθέσιμες στη διεύθυνση

http://shibboleth.internet2.edu/

Πρωτόκολλο LDAP v3 για την υλοποίηση του κεντρικού εξυπηρετητή καταλόγου

(directory server) του Ιδρύματος όπου αποθηκεύονται τα στοιχεία των χρηστών.

Υποστήριξη τεχνολογίας CAS

Ισχυρή ταυτοποίηση με χρήση ψηφιακών πιστοποιητικών Οι προτεινόμενες εφαρμογές θα πρέπει να υποστηρίζουν τη μέθοδο ισχυρής ταυτοποίησης με χρήση ψηφιακών πιστοποιητικών η οποία μπορεί μελλοντικά να χρησιμοποιηθεί για τους χρήστες που έχουν σχέση εξάρτησης με το Ίδρυμα και πρόσβαση κρίσιμα δεδομένα όπως οικονομικά στοιχεία, βαθμολογία, κλπ. Το Ακαδημαϊκό Ίδρυμα ενδέχεται στο μέλλον να προμηθευτεί USB smart token. Το πληροφοριακό σύστημα θα πρέπει να έχει τη δυνατότητα ενσωμάτωσης του μηχανισμού ταυτοποίησης με τη χρήση ψηφιακών πιστοποιητικών και να αναγνωρίζει από αυτά τα στοιχεία ταυτότητας του χρήστη στο σύστημα. Επίσης, το πληροφοριακό σύστημα θα πρέπει να έχει τη δυνατότητα χρήσης των πιστοποιητικών για ψηφιακή υπογραφή συγκεκριμένων δεδομένων/εγγράφων. Η υλοποίηση Υπηρεσίας Διαχείρισης Ψηφιακών Πιστοποιητικών δεν αποτελεί αντικείμενο του παρόντος έργου και είναι ευθύνη του Ακαδημαϊκού Ιδρύματος.





Α4.6 Λειτουργικά Χαρακτηριστικά Εξοπλισμού

Α) Προδιαγραφές εξυπηρέτη wireless Access Control Τύπος Εξυπηρέτη: Rack Mount Server Πλήθος Εξυπηρετών: Ένας (1) Αρχιτεκτονική Εξυπηρέτη: x86 Αριθμός επεξεργαστών: Ένας (1) επεξεργαστής με τέσσερις (4) πυρήνες Μέγιστος αριθμός επεξεργαστών: Δύο (2) Ταχύτητα επεξεργαστή: 2,13 GHZ με 8 ΜΒ L3 cache Μνήμη RAM: 16GB Εσωτερικοί δίσκοι: τρεις (3) Δίσκοι SATA στις 7200 στροφές σε διάταξη RAID 1 Χωρητικότητα εσωτερικών δίσκων: 500GB Αριθμός υποστηριζόμενων εσωτερικών δίσκων: Δεκαέξι (16) Κάρτες δικτύου: τέσσερις (4) ανά εξυπηρέτη Οδηγός DVD: ΝΑΙ Τροφοδοτικά: Δύο (2) ανά εξυπηρέτη ‐ redundant PSU USB θύρες ανά εξυπηρέτη: Πέντε (5) Λειτουργικό σύστημα: όχι Εγγύηση/Υποστήριξη: τρία (3) χρόνια εγγύηση με Next Business Day ανταπόκριση από τον κατασκευαστή





Β) Προδιαγραφές εξυπηρετών SERVER Τύπος Εξυπηρέτη: Rack Mount Server Πλήθος Εξυπηρετών: Δύο (2) Αρχιτεκτονική Εξυπηρέτη: EPIC Αριθμός επεξεργαστών: Ένας (1) επεξεργαστής με τέσσερις (4) πυρήνες ανά εξυπηρέτη Μέγιστος αριθμός επεξεργαστών: Δύο (2) Ταχύτητα επεξεργαστή: 1,33 GHZ με 16 ΜΒ L3 cache Μνήμη RAM: 16GB ανά εξυπηρέτη Εσωτερικοί δίσκοι HDD: Δύο (2) Δίσκοι SAS στις 10000 στροφές σε διάταξη raid 1 Xωρητικότητα εσωτερικών δίσκων HDD: 600GB Αριθμός υποστηριζόμενων εσωτερικών δίσκων: Οκτώ (8) Κάρτες δικτύου: τέσσερις (4) ανά εξυπηρέτη Οδηγός DVD: ΝΑΙ Τροφοδοτικά: Δύο (2) ανά εξυπηρέτη redundant USB θύρες ανά εξυπηρέτη: Τέσσερις (4) Λειτουργικό σύστημα: HP‐UX Base OS Υποστήριξη λειτουργικού συστήματος: 3 χρόνια Εγγύηση/Υποστήριξη: τρία (3) χρόνια εγγύηση 13x5 με τέσσερις ώρες ανταπόκριση από τον κατασκευαστή Εγκατάσταση: Ο προμηθευτής να προσφέρει υπηρεσίες εγκατάστασης του λειτουργικού συστήματος των εξυπηρετών





Γ) Μεταγωγείς Gigabit Ethernet Stackable L2/L3/L4 Edge Switch με Optional Policy Support Αριθμός μεταγωγέων: δύο (2) Συνολικές ενεργές θύρες ανά μεταγωγέα: 48 10/100/1000 RJ45 ports 4 mini‐GBIC combo ports 2 dedicated stacking ports Τροφοδοτικά ανά μεταγωγέα (Power Supply Units per switch): Δύο (2) Καλώδια (1m) για stacking: (Stacking cables for connecting top switch to bottom switch (1 m): Δύο (2) Throughput Capacity wire‐speed Mpps (switch / stack): 71.4 Mpps / 571.2 Mpps Switching Capacity (switch / stack): 96 Gbps / 768 Gbps Stacking Capacity (switch / stack): 48 Gbps / 384 Gbps Aggregate Throughput Capacity (switch / stack): 144 Gbps / 1.15 Tbps Υποστηριζόμενα Πρωτόκολλα και Standards MAC Address Table Size 16,000 VLANs 4,096 VLAN IDs 1,024 VLAN Entries per Stack Embedded Services Ingress Rate Limiting IP TOS Rewrite Layer 2/3/4 Classification Multi‐layer Packet Processing Switching Services IEEE 802.1AB – LLDP ANSI/TIA‐1057 – LLDP‐MED IEEE 802.1D – MAC Bridges IEEE 802.1s – Multiple Spanning Trees IEEE 802.1t – 802.1D Maintenance IEEE 802.1w – Rapid Spanning Tree





Reconvergence IEEE 802.3 – Ethernet IEEE 802.3ab – GE over Twisted Pair IEEE 802.3ad – Link Aggregation IEEE 802.3af – PoE IEEE 802.3i – 10Base‐T IEEE 802.3u – 100Base‐T, 100Base‐FX IEEE 802.3z – GE over Fiber Full/half duplex auto‐sense support on all ports IGMP Snooping v1/v2/v3 Jumbo Frame support (9,216 bytes) Loop Protection One‐to‐One and Many‐to‐One Port Mirroring Port Description Protected Ports Per‐port Broadcast/Multicast/Unknown Unicast Suppression Spanning Tree Backup Root STP Pass Thru VLAN Support Generic Attribute Registration Protocol (GARP) Generic VLAN Registration Protocol (GVRP) IEEE 802.1p – Traffic classification IEEE 802.1q – VLAN Tagging Protocol‐based VLANs with Policy IEEE 802.3ac – VLAN Tagging Extensions Port‐based VLAN (private port/private VLAN) Tagged‐based VLAN VLAN Marking of Mirror Traffic Quality of Service 8 Priority Queues per Port 802.3x Flow Control IP DSCP – Differentiated Services Code Point IP Precedence IP Protocol Queuing Control – Strict and Weighted Round Robin Source/Destination IP Address Source/Destination MAC Address Security ARP Spoof Protection





DHCP Spoof Protection Dynamic and Static MAC Locking EAP Pass Thru IEEE 802.1X Port Authentication MAC‐based Port Authentication RADIUS Accounting for MAC Authentication RADIUS Client RFC 3580 – IEEE 802.1X RADIUS Usage Guidelines Multi‐user Authentication per Gigabit Port Password Protection (encryption) Secure Networks Policy License Secured Shell (SSHv2) Secured Socket Layer (SSL) User and IP Phone Authentication Web‐based Port Authentication IPv4 Routing & Multicast Access Control List (ACLs) ARP & ARP Redirect Extended ACLs IP Helper Address RFC 826 – Ethernet ARP RFC 1058 – RIP v1 RFC 1256 – ICMP Router Discovery Messages RFC 1724 – RIPv2 MIB Extension RFC 2236 – IGMPv2 RFC 2453 – RIP v2 RFC 3046 – DHCP/BootP Relay Static Routes VLAN‐based ACLs MIB Support Entity MIB Policy MIB VLAN Authorization MIB ANSI/TIA‐1057 – LLDP‐MED MIB IEEE 802.1AB – LLDP MIB IEEE 802.1X MIB – Port Access IEEE 802.3ad MIB – LAG MIB RFC 826 – ARP and ARP Redirect RFC 951, RFC 1542 – DHCP/BOOTP Relay RFC 1213 – MIB/MIB II RFC 1493 – BRIDGE‐MIB RFC 1643 – Ethernet‐like MIB





RFC 2096 – IP Forwarding Table MIB RFC 2131, RFC 3046 – DHCP Client/Relay RFC 2233 – IF‐MIB RFC 2271 – SNMP Framework MIB RFC 2618 – RADIUS Authentication Client MIBRFC 2620 – RADIUS Accounting Client MIB RFC 2668 – Managed Object Definitions for 802.3 MAUs RFC 2674 – P‐BRIDGE‐MIB RFC 2674 – QBRIDGE‐MIB VLAN Bridge MIB RFC 2737 – Entity MIB (physical branch only) RFC 2819 – RMON‐MIB RFC 2933 – IGMP MIB RFC 3289 – DiffServ MIB RFC 3413 – SNMP v3 Applications MIB RFC 3414 – SNMP v3 User‐based Security Module (USM) MIB RFC 3415 – View‐based Access Control Model for SNMP RFC 3584 – SNMP Community MIB RFC 3621 – Power over Ethernet MIB Management Alias Port Naming Command Line Interface (CLI) Configuration Upload/Download Editable Text‐based Configuration File TFTP Client Multi‐configuration File Support NMS Automated Security Manager NMS Console NMS Inventory Manager NMS Policy Manager Node/Alias Table RFC 768 – UDP RFC 783 – TFTP RFC 791 – IP RFC 792 – ICMP RFC 793 – TCP RFC 826 – ARP RFC 854 – Telnet RFC 951 – BootP RFC 1157 – SNMP RFC 1901 – Community‐based SNMPv2 RFC 2271 – SNMP Framework MIB RFC 2933 – IGMP MIB RFC 3176 – sFlow RFC 3413 – SNMP Applications MIB





RFC 3414 – SNMP User‐based Security Module (USM) MIB RFC 3415 – View‐based Access Control Model for SNMP RFC 3826 – Advanced Encryption System (AES) for SNMP RMON (Stats, History, Alarms, Events, Filters, Packet Capture) Secure Copy (SCP) Secure FTP (SFTP) Simple Network Management Protocol (SNMP) v1/v2c/v3 Simple Network Time Protocol (SNTP) SSHv2 RFC 3164 – The BSD Syslog Protocol TACACS+ for Management Authentication, Authorization and Auditing Web‐based Management Webview via SSL Interface Regulatory Standards UL 60950‐1, CSA 22.1 60950, EN 60950‐1, and IEC 60950‐1 EMC FCC Part 15 (Class A), ICES‐003 (Class A), BSMI, VCCI V‐3, EN 55022 (Class A), AS/NZS CISPR 22 (Class A), EN 55024, EN 61000‐3‐2, and EN 61000‐3‐3





Δ) Προδιαγραφές ασυρμάτων σημείων πρόσβασης (Access Points) Αριθμός ασυρμάτων σημείων πρόσβασης: Δέκα (10) Τύπος εξοπλισμού: Ασύρματα σημεία πρόσβασης (Access Points) 802.11b/g/n PoE (Power over Ethernet) Wireless Frequency 2.4 GHz Radio 1 Αριθμός κεραιών: δύο (2) 2T2R MIMO Frequency Band: 2.4 GHz Bands USA: 2.412 to 2.462 GHz ETSI: 2.412 to 2.472 GHz Taiwan: 2.412 to 2.462 GHz Μέγιστη ισχύς εξόδου χωρίς κεραία 11b/g/n: , USA 20 dBm, Worldwide 16 dBm LAN: 10/100/1000M , PoE, WLAN Maximum Net Throughput: έως 110 Mbps Υποστηριζόμενα πρωτόκολλα: WMM (Wi‐Fi Certified) WEP WPA/WPA2‐PSK WPA/WPA2‐Enterprise WLAN Access Control List EAP‐TLS, TTLS, PEAP, SIM Security IEEE 802.1x MAC Filtering RADIUS Authentication Network VLANs DHCP Client QoS WMM WLAN Management Standalone AP Mode CLI with SSH SNMP





Συμβατότητα με standards Ethernet IEEE 802.3, IEEE 802.3u, IEEE 802.3af IEEE 802.3, IEEE 802.3u, IEEE 802.3az, IEEE 802.3af PoE IEEE 802.3af IEEE 802.3af Radio Modulation 802.11b: DBQSK, DQPSK, CCK 802.11g: BQSK, QPSK, 16‐QAM, 64‐QAM 802.11b: DBQSK, DQPSK, CCK 802.11g: BQSK, QPSK, 16‐QAM, 64‐QAM 802.11n: BQSK, QPSK, 16‐QAM, 64‐QAM WLAN Management Radio FCC Part 15C 15.247, ETSI EN 300 328 DGT LP0002 EMC FCC Part 15/107 EN 301 489‐17 V1.2.1:08‐2002 EN 301 489‐1 V1.5.1:11‐2004 Safety EN 60950‐1 IEC 60950‐1 Επίσης να συμπεριλαμβάνονται: Τροφοδοτικό αυτόνομης λειτουργίας Εγγύηση κατασκευαστή





Ε) Προδιαγραφές κεραιών Wi‐Fi Συνολικός Αριθμός κεραιών: τρεις (3) α. Αριθμός κεραιών: δύο (2) Directional κεραία 802.11b/g Συχνότητα λειτουργίας: 2300 MHz‐2500 MHz. Απολαβή: 8.5 dBi. VSWR: 1.5: 1 Max. Πόλωση: Κάθετη. HPBW: Horizontal ‐ 70 degrees. Vertical ‐ 65 degrees. Αντίσταση προσαρμογής: 50 Ohms. Σύνδεση: N‐female. Προστασία Lightning: DC ground. Εγγύηση κατασκευαστή β. Αριθμός κεραιών: μία (1) Omni‐directional κεραία 802.11b/g/n. Συχνότητα Λειτουργίας: 2.4GHz ‐ 2.5GHz Απολαβή: 15 dBi. VSWR: 1.5 Πόλωση: Κάθετη. HPBW: 360°. Προστασία DC ground. Σύνδεση: N Female. Εγγύηση κατασκευαστή





ΣΤ) Προδιαγραφές του Hospitality Gateway ‐ High Speed Internet Access (HSIA) PMS Integration RADIUS Authentication/Accounting Time‐based Billing (Billing by minute, hour, day, week, etc) SSL Secure User Login process VPN pass through (IPSec/PPTP/L2TP) ‐802.1x pass through Networking IEEE802.3 10BaseT Ethernet IEEE802.3u 100BaseTX Fast Ethernet Υποστήριξη 1024 ταυτόχρονων χρηστών Υποστήριξη όλων των λειτουργικών συστημάτων με TCP/IP support (Windows 95/98/NT/2000/XP, Mac OS, UNIX, Windows CE, Palm, IE, Netscape, Firefox) IP Plug and Play (iPnP) HTTP Proxy Support (Any proxy port) SMTP Server Redirection DHCP Server (RFC 2131) DHCP Relay (RFC 1542) Static IP WAN Client DHCP WAN Client PPPoE WAN Client (RFC2516) PPTP WAN Client (RFC 2637) NAT (RFC 1631) NAT pool function το οποίο να μπορεί να χρησιμοποιήσει Public address για να προσπελάσει τον ίδιο VPN Server Μέγιστος αριθμός Sessions: 16384 Μέγιστος αριθμός Local Account Static+Dynamic: 1024 AAA RADIUS Authentication / Accounting Secondary RADIUS Server Proprietary Authentication / Accounting Wed‐based Account Manager Built‐in Web‐Based Authentication WISPr Smart Client Support Pass Smart Client User‐Based Bandwidth Management Billing Proprietary Billing Profile Mechanism Time‐based Billing (Billing by minute, hour, day, week, etc.) Usage‐based Billing (Note: Only supported in Radius Authenticaton) Online Credit Card Authentication Billing log record Max.: 5000





Security SSL Secure User Login process SSL Secure Web‐based administration VPN pass through (IPSec/ PPTP/ L2TP) IP/MAC/URL address pass through ‐802.1x pass through PMS Integration Συμβατότητα με Micro Fidelio Protocol Performance & Management Max. Throughput: 72Mbps Ταυτόχρονοι χρήστες: 1024 (Static+Dynamic) Management Administrator/Account Manager Management Access Remote Web‐based Configuration and Management Authorized remote management Firmware Upgrade(RFC 1350) via TFTP/ HTTP Import/ Export Setting Watchdog Mechanism System Information Table Real‐time Current User List/ DHCP Client List/ Session List/ Account List Syslog Application Log by E‐mail SNMP MIB I/II Private MIB(Read only) LAN devices Management Local Service Advertisement URL link Walled garden Login Page Redirection Customize Login Page Portal Page Hardware Specifications Interface Ένας RJ‐45 connector για 10/100BaseTx WAN Ethernet port με Auto Cross‐over Ένας RJ‐45 connector για 10/100BaseT LAN Ethernet port με Auto Cross‐over Serial port για Console PMS application Certification FCC part 15 Class A, VCCI Class A, CE, CSA, WEEE, RoHS





Ζ) Προδιαγραφές για πλατφόρμα ανάπτυξης και λειτουργίας εφαρμογών επιτελικής πληροφόρησης (OLAP – MOLAP Data Warehouse – Business Intelligence)

Δυνατότητα λειτουργίας με όλα τα γνωστά Συστήματα Διαχείρισης Σχεσιακών Βάσεων Δεδομένων (ORACLE, SQL SERVER, DB2, ACCESS, κ.ά.)

Να παρέχει ενιαίο και φιλικό γραφικό περιβάλλον εργασίας για την ανάπτυξη των εφαρμογών (λειτουργίες Drag and Drop).

Να υποστηρίζει τη δημιουργία κύβων (data marts) από το συνδυασμό διαφορετικών πηγών δεδομένων με χρήση οδηγών (wizards)

Να παρέχει γραφικό περιβάλλον ανάλυσης που να επιτρέπει την ανάπτυξη εφαρμογών για ταυτόχρονη επεξεργασία πινακοποιημένων στατιστικών δεδομένων και παρουσίαση γραφημάτων πολλών τύπων (ραβδόγραμμα, κυκλικό, ιστόγραμμα, scatter, γραμμικό, κ.ά.)

Να διαχειρίζεται τα δεδομένα των κύβων με βάση χρονικά κατώφλια.

Να παρέχει εύκολο τρόπο εισαγωγής και επεξεργασίας των data marts από πολλαπλές βάσεις δεδομένων.

Να παρέχει τη δυνατότητα ανάπτυξης εφαρμογών με drill down και roll up λειτουργίες για πινακοποιημένα δεδομένα και την ανάπτυξη προτύπων εφαρμογών Επιτελικής Πληροφόρησης με δυνατότητες on‐line ενημέρωσης από μεταβολές στη Βάση Δεδομένων.

Να υποστηρίζει τη διαδικασία διαχείρισης metadata και να επιτρέπει την αναφορά στα πρωτογενή στοιχεία από τα οποία προέρχονται τα στοιχεία των συγκεντρωτικών πινάκων (data marts).

Να υποστηρίζει την εφαρμογή αναλυτικών μοντέλων περιγραφικής στατιστικής και πινακοποιήσεων.

Να έχει τη δυνατότητα ανάπτυξης εφαρμογών επεξεργασίας και μοντελοποίησης σεναρίων (what if), προβλέψεων (prediction and forecasting) και ανάλυσης πολυδιάστατων δεδομένων (clustering) με εσωτερική βιβλιοθήκη.

Να υποστηρίζει την εξαγωγή αναλυτικών δεδομένων σε όλα τα γνωστά φύλλα εργασίας (MS EXCEL, LOTUS) μέσω εσωτερικών οδηγών (wizards).

Να διαθέτει 64 bit query generator με δυνατότητα διαχείρισης προτύπων





Η υλοποίηση της επεξεργασίας να πραγματοποιείται στην κεντρική μνήμη επεξεργασίας για την βελτιστοποίηση της απόδοσης του Συστήματος.

Να επιτρέπει την αυτοματοποιημένη ενημέρωση της Αποθήκης Δεδομένων από τις πηγές με κριτήρια που καθορίζει ο χρήστης και της on line ενημέρωσης των εφαρμογών.

Να υποστηρίζει τη δημιουργία σελίδων με αναλυτικά στοιχεία σε WEB 2.

Να παρέχει τη δυνατότητα της προσωποποίησης των σελίδων με τα αποτελέσματα ανάλογα με το χρήστη και το επίπεδο αρμοδιότητάς του.

Να επιτρέπει την εισαγωγή δυναμικών φίλτρων στη διαδικασίες αναζήτησης τόσο σε επίπεδο βάσης δεδομένων όσο και σε επίπεδο αναλυτικών στοιχείων.

Η) Άδειες Λειτουργικού Συστήματος 2 server UNIX Θ) Άδειες Βάσης Δεδομένων Oracle 75 Client ‐ Server





Α4.7 Διαλειτουργικότητα

Οι εφαρμογές θα πρέπει να υλοποιηθούν με πρότυπα ανοικτής αρχιτεκτονικής, τα οποία θα προσφέρουν τις κατάλληλες διεπαφές (Application Programming Interfaces‐APIs), για την ολοκλήρωση και διασύνδεση που απαιτείται από τη διακήρυξη. Οι εφαρμογές θα υποστηρίζουν τις κατάλληλες τεχνολογίες (XML, Web Services, .ΝΕΤ, Java), κοκ ώστε να είναι δυνατή η διασύνδεση και επικοινωνία τους στο πλαίσιο λειτουργίας τους. Στο σχεδιασμό και την υλοποίηση των εφαρμογών θα πρέπει να ληφθούν υπόψη από τον Ανάδοχο οι κατευθύνσεις διαλειτουργικότητας που αφορούν τη: α) Διασυνδεσιμότητα (Interconnection), β) την Ολοκλήρωση και διαμόρφωση δεδομένων, γ) την Διαχείριση Περιεχομένου και Metadata, δ) την Πρόσβαση Πληροφοριών. Επιπλέον θα χρησιμοποιηθούν κατ’ αποκλειστικότητα πρωτόκολλα διαλειτουργικότητας (XML, WSDL, SOAP) στην επικοινωνία μεταξύ όλων των επιμέρους επιπέδων του λογισμικού, με εξαίρεση την πρόσβαση στη βάση δεδομένων. Οι επικοινωνίες μεταξύ των επιπέδων θα γίνονται κατά βάση με κλήσεις Web Services μέσω του πρωτοκόλλου SOAP. Αυτό καθιστά το σύστημά άμεσα προσβάσιμο, σε επίπεδο διεπαφής, από οποιοδήποτε τρίτο σύστημα, καλύπτοντας έτσι εγγενώς κάθε υφιστάμενη ή μελλοντική απαίτηση διαλειτουργικότητας. Ο Ανάδοχος θα πρέπει να περιγράψει στην προσφορά του τις απαιτήσεις και χαρακτηριστικά διαλειτουργικότητας του Έργου, με όσο το δυνατόν μεγαλύτερη σαφήνεια. Σημειώνεται ότι η διαλειτουργικότητα αφορά τις παρακάτω διαστάσεις:

Οριζόντια, δηλαδή διαλειτουργικότητα μεταξύ των υπό προμήθεια υποσυστημάτων, ή/και

Κάθετη, δηλαδή διαλειτουργικότητα μεταξύ των υπό προμήθεια συστημάτων με τα υφιστάμενα συστήματα του Φορέα, ή/και

Εξωτερική, δηλαδή διαλειτουργικότητα μεταξύ των υπό προμήθεια συστημάτων με εξωτερικά συστήματα τρίτων Φορέων και συγκεκριμένα με τα πληροφοριακά συστήματα που θα αναπτυχθούν στην δράση Α1 της 21.1 όπως:

o Το κεντρικό Πληροφοριακό Σύστημα Διαχείρισης Στατιστικών

o Την κεντρική υποδομή GUnet SMS Aggregator για την μαζική αποστολή και λήψη SMS.

o Το Mobile portal ώστε να είναι δυνατή η πρόσβαση φοιτητών στα φοιτητολόγιο από κινητές συσκευές.

o Την ηλεκτρονική υπηρεσία Ολοκληρωμένης Διαχείρισης Συγγραμμάτων ΕΥΔΟΞΟΣ

Επίσης τα εν λόγω ΠΣ θα υλοποιούν εγγενώς:

μηχανισμούς πιστοποίησης και εξουσιοδότησης

διαδικασίες ενεργοποίησης /ένταξης χρηστών και απενεργοποίησης





μηχανισμούς διαχείρισης πρόσβασης και ρόλων

προκειμένου να διασυνδέονται και να αξιοποιούν την υπηρεσία μητρώου του ιδρύματος.

Α4.8 Πολυκαναλική προσέγγιση

Το έργο θα δημιουργήσει και θα θέσει σε παραγωγή υπηρεσίες ηλεκτρονικής διακυβέρνησης, πλήρως διαθέσιμες ηλεκτρονικά (fully available online), που θα καλύπτουν όλο το φάσμα δραστηριοτήτων ενός Ιδρύματος Τριτοβάθμιας Εκπαίδευσης και αφορούν στη συνολική υποστήριξη της ακαδημαϊκής και διοικητικής του λειτουργίας, ώστε να επιτελέσει το εκπαιδευτικό και ερευνητικό έργο του, καθώς τη σύνδεσή του με την Κοινωνία. Τα μέλη της ακαδημαϊκής κοινότητας, συνεργαζόμενοι φορείς, αλλά και οποιοσδήποτε απλός πολίτης, από οποιοδήποτε μέρος της χώρας ή και το εξωτερικό, θα έχουν ένα σημείο επαφής με τα Ακαδημαϊκό Ίδρυμα, από το οποίο θα λαμβάνουν με ασφαλή τρόπο και χωρίς διακρίσεις υπηρεσίες και ενημέρωση. Στη συνέχεια περιγράφονται τα απαιτούμενα μέσα διάθεσης (κανάλια), οι συσκευές και οι τρόποι πρόσβασης στις εφαρμογές ανά υπηρεσία.

Υπηρεσία Τρόποι

Αλληλεπίδρασης

Τερματικό

Πρόσβασης

Εγγραφές φοιτητών στις σχολές/ προγράμματα

σπουδών εισερχομένων φοιτητών μέσω

εξετάσεων

Web Browser PC / Laptop

Δηλώσεις μαθημάτων (με προσυμπληρωμένα

δεδομένα, ανάλογα με το πρόγραμμα σπουδών

που ακολουθεί ο φοιτητής)


Δηλώσεις συγγραμμάτων (με προσυμπληρωμένα

δεδομένα, ανάλογα με το πρόγραμμα σπουδών

που ακολουθεί ο φοιτητής)


Αυτόματη ενημέρωση βαθμολογίας μαθημάτων

που έχει συμμετάσχει ο φοιτητής μέσω web, emailWeb Browser PC / Laptop

Αυτόματη ενημέρωση βαθμολογίας μαθημάτων

που έχει συμμετάσχει ο φοιτητής μέσω SMS Μήνυμα SMS

Κινητό

τηλέφωνο

Αυτόματη έκδοση πιστοποιητικών για τους

φοιτητές σε μορφή pdf μετά από αίτηση (θα



Ηλεκτρονική πληροφόρηση φοιτητών για

διδασκαλία, μαθήματα, προγράμματα σπουδών, Web Browser PC / Laptop





πρόγραμμα εξετάσεων

Προσωποποιημένη πληροφόρηση για πρόγραμμα

εξετάσεων, πρόγραμμα διδασκαλίας (θα



Παροχή πληροφοριακού επίσημου υλικού

(αιτήσεις, κτλ) σε φοιτητές Web Browser PC / Laptop

Παρακολούθηση της καρτέλας, της προσωπικής

προόδου, της τήρησης προϋποθέσεων λήψης

πτυχίου και της τήρησης προϋποθέσεων λήψης

φοιτητικών παροχών για κάθε φοιτητή του

Ακαδημαϊκού Ιδρύματος


Αιτήσεις φοιτητών για φοιτητικές παροχές και

πιστοποιητικά και παρακολούθηση της πορείας

της αίτησης. Ενδεικτικά είδη αιτήσεων:

Αίτηση χορήγησης κάρτας σίτισης

Αίτηση διαμονής στην εστία

Αίτηση για λήψη πτυχίου και ορκωμοσία


Αιτήσεις αιτούντων φοιτητών (εκτός της

ταυτοποίησης περιλαμβάνει όλη τη διαδικασία

αιτήσεων φοιτητών, την επεξεργασία εντύπων και

τις φόρμες αποστολής στοιχείων, την υποβολή

τυχόν δικαιολογητικών)


Αιτήσεις αιτούντων φοιτητών για εγγραφή σε

μεταπτυχιακά προγράμματα σπουδών με

αυτόματη ενημέρωση αποτελέσματος μέσω web,

email ή sms

Web Browser

PC / Laptop

Αιτήσεις αιτούντων φοιτητών για εγγραφή σε

μεταπτυχιακά προγράμματα σπουδών με

αυτόματη ενημέρωση αποτελέσματος μέσω sms

Μήνυμα SMS Κινητό

τηλέφωνο

Αυτόματη εισαγωγή αιτούντων φοιτητών σε

τμήματα και προγράμματα σπουδών μετά από

ηλεκτρονική διαδικασία αίτησης εισαγωγής


Δημιουργία Προγράμματος Σπουδών με

συμμετοχή διδασκόντων και Γραμματείας. Web Browser PC / Laptop

Αυτόματη ενημέρωση διδασκόντων για ανάθεση

διδασκαλίας μαθημάτων ή δυνατότητα

επεξεργασίας εξετάσεων μέσω web, email






Αυτόματη ενημέρωση διδασκόντων για ανάθεση

διδασκαλίας μαθημάτων ή δυνατότητα

επεξεργασίας εξετάσεων μέσω sms


τηλέφωνο

Ασφαλής αποστολή βαθμολογίας καθηγητών στις

γραμματείες Web Browser PC / Laptop

Αυτόματη δημοσίευση ημερολόγιων

προγραμμάτων διδασκαλίας και εξετάσεων

μαθημάτων, στα οποία έχουν δικαίωμα, μέσω

web, email


Αυτόματη δημοσίευση ημερολόγιων

προγραμμάτων διδασκαλίας και εξετάσεων

μαθημάτων, στα οποία έχουν δικαίωμα μέσω sms


τηλέφωνο

Αυτόματη έκδοση πιστοποιητικών σε μορφή pdf

μετά από αίτηση (θα απαιτείται ταυτοποίηση) Web Browser PC / Laptop

Καταχώρηση βαθμολογίας φοιτητών Web Browser PC / Laptop

Ηλεκτρονική Πληροφόρηση για εκπαιδευτικά

θέματα, εγκυκλίους, και αποφάσεις τις Διοίκησης Web Browser PC / Laptop

Υποστήριξη της ροής εργασιών των υποθέσεων Web Browser PC / Laptop


πιστοποιητικών που αφορούν την υπηρεσιακή

κατάσταση


Αυτόματη ενημέρωση για μεταβολές στην

υπηρεσιακή τους κατάσταση Web Browser PC / Laptop

Αυτοματοποίηση της διαδικασίας ανάρτησης και

επικαιροποίησης του βιογραφικού τους στην

σχετική ιστοσελίδα


Ηλεκτρονική ενημέρωση και εκτύπωση

εκκαθαριστικών μισθοδοσίας του προσωπικού Web Browser PC / Laptop

Ηλεκτρονική πληροφόρηση για οικονομικά

θέματα όπως είναι τα δάνεια, οι προκαταβολές

μισθών, οι ασφαλιστικές εισφορές, κα


Ηλεκτρονική πληροφόρηση και διαχείριση των

παγίων (εξοπλισμού εργαστηρίων) από τους

υπολόγους


Υποστήριξη της διαχείρισης των διαγωνισμών

προμηθειών μέσω της εφαρμογής ηλεκτρονικών

προμηθειών.






Ηλεκτρονική υποβολή αιτημάτων για προμήθεια υλικών και εξοπλισμού



πιστοποιητικών που αφορούν την υπηρεσιακή

κατάσταση (άδειες, μετακινήσεις, ασφαλιστικά

θέματα


Αυτόματη ενημέρωση για μεταβολές στην

υπηρεσιακή τους κατάσταση Web Browser PC / Laptop

Ηλεκτρονική ενημέρωση και εκτύπωση

εκκαθαριστικών μισθοδοσίας του προσωπικού Web Browser PC / Laptop

Ηλεκτρονική πληροφόρηση για οικονομικά

θέματα του προσωπικού όπως είναι τα δάνεια, οι

προκαταβολές μισθών, οι ασφαλιστικές εισφορές,

κα


Ηλεκτρονική πληροφόρηση και διαχείριση των

παγίων (εξοπλισμού εργαστηρίων) από τους

υπολόγους


Υποστήριξη της διαχείρισης των διαγωνισμών

προμηθειών (στις οποίες εμπλέκονται σε

επιτροπές) μέσω της εφαρμογής ηλεκτρονικών

προμηθειών


Υποβολή αιτήσεων για θέματα που αφορούν

συναλλαγές τους με το ΤΕΙ Πειραιά Web Browser PC / Laptop

Ενημέρωση των υποψήφιων Προμηθευτών για

διαγωνισμούς Προμηθειών Web Browser PC / Laptop

Ηλεκτρονική Υποβολή Προσφορών‐ αιτήσεων‐

ενστάσεων από τους Προμηθευτές προς το ΤΕΙ στο

πλαίσιο διενέργειας ηλεκτρονικών διαγωνισμών


Διασύνδεση του Ολοκληρωμένου Συστήματος με

το Κεντρική Πλατφόρμα GUNET για τη μεταβίβαση

δεδομένων.


Αυτοματοποιημένη Ηλεκτρονική Παροχή

Επιτελικών Δεδομένων προς το ΥΠΔΒΜΘ που

αφορούν την παραγωγική λειτουργία του ΤΕΙ

Πειραιά.


Αυτοματοποιημένη Ηλεκτρονική Παροχή

Δεδομένων προς την Ενιαία Αρχή Πληρωμών για

τη μισθοδοσία του προσωπικού.






Α4.9 Απαιτήσεις Ασφάλειας

Κατά το σχεδιασμό του Έργου ο Ανάδοχος θα πρέπει να λάβει ειδική μέριμνα και να δρομολογήσει τις κατάλληλες δράσεις για την Ασφάλεια του πληροφοριακού συστήματος που προδιαγράφει το παρόν Έργο.

Για το σχεδιασμό και την υλοποίηση των τεχνικών μέτρων ασφαλείας του Έργου, ο Ανάδοχος πρέπει να λάβει υπόψη του:

o το θεσμικό και νομικό πλαίσιο που ισχύει (π.χ. προστασία των προσωπικών δεδομένων Ν. 2472/97, προστασία των προσωπικών δεδομένων στον τηλεπικοινωνιακό τομέα Ν. 2774/99)

o τις σύγχρονες εξελίξεις στις ΤΠΕ

o τις βέλτιστες πρακτικές (best practice) στο χώρο της Ασφάλειας στις ΤΠΕ (best practices)

o τα επαρκέστερα διατιθέμενα προϊόντα λογισμικού και υλικού

Οι εφαρμογές θα πρέπει κατ΄ ελάχιστο να υποστηρίζουν τα κάτωθι:

o Έλεγχος πρόσβασης χρηστών σε επίπεδο συστήματος, εφαρμογής, εγγράφων, βάσεων δεδομένων και αρχείων.

o Ασφαλής διαχείριση, καταχώρηση και κρυπτογράφηση των κωδικών πρόσβασης.

o Δημιουργία καταλόγου εξουσιοδοτημένων φυσικών προσώπων που θα έχουν δικαίωμα πρόσβασης καθώς και η διαδικασία ταυτοποίησης και αυθεντικοποίησης.

o Ορισμό μοναδικού κωδικού χρήστη για όλα τα υποσυστήματα του πληροφοριακού συστήματος (single sign‐on).

o Κεντρικό σύστημα διαχείρισης χρηστών και καθορισμού δικαιωμάτων.

o Καθορισμός δικαιωμάτων πρόσβασης σε επίπεδο λειτουργικού συστήματος, βάσης δεδομένων και εφαρμογών.

o Σύστημα ελέγχου της ακεραιότητας των δεδομένων (data integrity).

o Υποστήριξη ψηφιακών υπογραφών και υποδομής PKI.

o Κρυπτογράφηση για τη μεταφορά δεδομένων πάνω από ανασφαλή δίκτυα.

o Δυνατότητες καταγραφής γεγονότων και ενεργειών (event logging).

Επίσης είναι απαιτητή από την Αναθέτουσα Αρχή η δυνατότητα ενεργοποίησης πλήρους και διαφανούς κρυπτογράφησης των δεδομένων (π.χ. ενεργοποίηση MS SQL built‐in encryption). Ο Ανάδοχος πρέπει να εγγυηθεί την ικανοποιητική απόδοση των προσφερόμενων εφαρμογών του σε συνθήκες πραγματικού χρόνου (κρυπτογράφηση και αποκρυπτογράφηση των δεδομένων on‐the‐fly).





Το σύστημα πρέπει να υποστηρίζει κρυπτογράφηση εγγράφων, ψηφιακή υπογραφή εγγράφων είτε μέσω δημόσιου κλειδιού (πιστοποιητικά που εκδίδονται για τους φοιτητές) είτε μέσω και προσωπικού κλειδιού για την κρυπτογράφηση βαθμολογιών ή αιτήσεων από τα μέλη εκπαιδευτικού προσωπικού.

Α4.10 Απαιτήσεις Ευχρηστίας Συστήματος

Βασικό χαρακτηριστικό της λειτουργίας του συστήματος πρέπει να είναι η ευκολία και φιλικότητα χρήσης. Το περιβάλλον εργασίας πρέπει να υποστηρίζει πολλαπλούς τρόπους εισαγωγής δεδομένων ή υποστήριξης των διαδικασιών. Οι υποψήφιοι Ανάδοχοι θα πρέπει να περιγράψουν αναλυτικά τις δυνατότητες που προσφέρονται σχετικά με την ευχρηστία του συστήματος, για τις χρονοβόρες διαδικασίες όπως εισαγωγή βαθμολογίας, εισαγωγή δηλώσεων μαθημάτων κτλ.

Α4.11 Απαιτήσεις Προσβασιμότητας

Το σύνολο των web εφαρμογών των portals θα πρέπει να είναι προσβάσιμο από άτομα με ειδικές ανάγκες. Για το σκοπό αυτό θα πρέπει να ακολουθηθεί το πρότυπο WCAG 2.0 AA

Α4.12 Χρονοδιάγραμμα και Φάσεις Έργου

Η συνολική διάρκεια του έργου 16 μήνες. Ο Ανάδοχος υποχρεούται εντός 16 μηνών από την ημερομηνία υπογραφής της σύμβασης, να έχει ολοκληρώσει το σύνολο του έργου, περιλαμβανομένης της περιόδου πιλοτικής λειτουργίας. Η περίοδος παραγωγικής λειτουργίας του συνολικού συστήματος προσδιορίζεται στον 1ο μήνα, κατά ελάχιστον, μετά την ολοκλήρωση της περιόδου πιλοτικής λειτουργίας του συνολικού συστήματος. Προσφορά που αναφέρει σαν χρόνο ολοκλήρωσης του έργου, χρονικό διάστημα μεγαλύτερο από 16 μήνες ή περίοδο παραγωγικής λειτουργίας του συνολικού συστήματος μικρότερη του ενός (1) μηνός, θα απορρίπτεται ως απαράδεκτη. Επισημαίνεται ότι οι χρόνοι των επιμέρους φάσεων, εκτός της παραγωγικής λειτουργίας του συνολικού συστήματος είναι ενδεικτικοί. Οι υποψήφιοι ανάδοχοι μπορούν να προσφέρουν και μικρότερο συνολικό χρόνο υλοποίησης του έργου από τους 16 μήνες (συνολικός χρόνος υλοποίησης). Ακολουθεί συνοπτικό χρονοδιάγραμμα και περιγραφή των ελάχιστων διακριτών φάσεων υλοποίησης με στόχο την παράδοση ενός καλώς ορισμένου λειτουργικού αποτελέσματος,





εντός των προθεσμιών του χρονοδιαγράμματος, ως ελάχιστη απαίτηση που η ΑΑ θα αναμένει να έχουν παραδοθεί τα ελάχιστα προδιαγραφόμενα παραδοτέα. Στην περιγραφή των φάσεων υπάρχουν πίνακες με τα κατ’ ελάχιστον ζητούμενα παραδοτέα και με τα αποδεκτά ανώτατα χρονικά περιθώρια παράδοσης τους στην Αναθέτουσα Αρχή. Οι συμμετέχοντες οφείλουν να συμμορφωθούν πλήρως με τις χρονικές απαιτήσεις και τα ζητούμενα παραδοτέα. Στην προσφορά τους οι υποψήφιοι Ανάδοχοι θα πρέπει να παραθέσουν αναλυτικό χρονοδιάγραμμα εργασιών, συμβατό με τη μεθοδολογία υλοποίησης και διαχείρισης έργου που θα ακολουθηθεί. Υπόδειγμα της αναλυσης του έργου παρατείθεται παρακάτω:

Α/Α Φάσης

Μήνας Έναρξης Μήνας Λήξης

Τίτλος Φάσης

Στόχοι Φάσης:

Στόχος 1:

Στόχος 2:

Στόχος 3:

Περιγραφή Φάσης (με ανάλυση σε δραστηριότητες):

Παραδοτέα (για κάθε παραδοτέα να δοθεί σύντομη περιγραφή και μήνας

παράδοσης):

Π1:

Π2:

.....

ΠΝ:





Πίνακας Παραδοτέων

Ο υποψήφιος Ανάδοχος θα πρέπει να προσδιορίσει επακριβώς τα παραδοτέα του έργου συμπληρώνοντας τον ακόλουθο πίνακα, στον οποίο εμφανίζονται οι ελάχιστες απαιτήσεις τεκμηρίωσης του έργου από πλευράς Ακαδημαϊκού Ιδρύματος. Επίσης θα πρέπει να δοθεί στα πλαίσια της προσφοράς του ενδεικτικός πίνακας περιεχομένων (outline) για κάθε παραδοτέο.

Α/Α Παραδοτέου

Τίτλος Παραδοτέου Τύπος

Παραδοτέου5 Μήνας

Παράδοσης6

1 Μελέτη εφαρμογής Μ Μ2

2 Σχέδιο μετάπτωσης Μ Μ2

3 Σενάρια ελέγχων αποδοχής εφαρμογών

Μ Μ2

4 Εγχειρίδιο διαχείρισης του έργου (Project Management Plan)

Μ Μ2

5 Εγχειρίδιο διασφάλισης ποιότητας του έργου (Project Quality Plan)

Μ Μ2

6 Εγχειρίδιο διαχείρισης κινδύνων του έργου (Project Risk Management Plan)

Μ Μ2

7 Υλοποίηση συστήματος Υ Μ10

8 Μετάπτωση δεδομένων Υ Μ12

9 Υπηρεσίες εγκατάστασης Υ Μ13

10 Αποτελέσματα δοκιμών ελέγχου Μ Μ15

11 Εγχειρίδια τεχνικής υποστήριξης Μ Μ14

12 Εγχειρίδια λειτουργικής τεκμηρίωσης Μ Μ14

13 Πρόγραμμα εκπαίδευσης ΑΝ Μ14

14 Εκπαιδευτικό υλικό ΑΝ Μ14

15 Όροι Παροχής Υπηρεσιών Μ Μ14

16 Αποτίμηση πιλοτικής λειτουργίας, Προτάσεις βελτίωσης

ΑΝ Μ14

17 Εκπαίδευση προσωπικού Ε Μ15

18 Αποτίμηση παραγωγικής λειτουργίας, Προτάσεις βελτίωσης

ΑΝ Μ16

19 Αποτίμηση ολοκλήρωσης του έργου ΑΝ Μ16

5 Τύπος Παραδοτέου: Μ (Μελέτη), ΑΝ (Αναφορά), Λ (Λογισμικό), Υ (Υλικό/Εξοπλισμός), Υ (Υπηρεσία), Σ (Σύστημα), Ε (Εκπαίδευση) , ΑΛ (Άλλο) 6 Μήνας Παράδοσης Παραδοτέου (π.χ. Μ1, Μ2, ...ΜΝ) όπου Μ1 είναι ο πρώτος μήνας (δηλ. μήνας έναρξης) του Έργου





Ειδικότερα για το Παραδοτέο Όρων Παροχής Υπηρεσιών, αυτό επιμερίζεται ουσιαστικά σε δύο μέρη και αφορά τις υπηρεσίες φοιτητών και διδασκόντων πάνω από το διαδίκτυο. Οι Όροι Παροχής Υπηρεσιών θα αναρτηθούν στις σχετικές πύλες (portals) εξυπηρέτησης των χρηστών με σκοπό:

o την αποσαφήνιση των δικαιωμάτων και των υποχρεώσεων των χρηστών

o την αποσαφήνιση των διαδικασιών

o την πρόληψη και αντιμετώπιση παραβάσεων

o τους νομικούς περιορισμούς ευθύνης του Ακαδημαϊκού Ιδρύματος

Α4.14 Σημαντικά Ορόσημα υλοποίησης Έργου

Α/Α Τίτλος Οροσήμου Μήνας Επίτευξης

Μέθοδος μέτρησης της επίτευξης

% επί του συνολικού κόστους/ αμοιβής7

1 Υπογραφή σύμβασης Μ0 Υπογραφή σύμβασης

2 Ολοκλήρωση 1ης Φάσης: Υλοποίηση της Ανάπτυξης του Συστήματος

Μ0+10 Παραλαβή 1ης φάσης

10%

3 Ολοκλήρωση 2ης Φάσης: Εγκατάσταση, προσαρμογή, παραμετροποίηση Π.Σ. – μετάπτωση δεδομένων και έλεγχος καλής λειτουργίας


65%

4 Ολοκλήρωση 3ης Φάσης: Πιλοτική Λειτουργία


15%

5 Ολοκλήρωση 4ης Φάσης: Παραγωγική Λειτουργία


10%

7 εφόσον η ΑΑ επιλέξει τη σύνδεση παράδοσης προοδευτικών τμημάτων λειτουργικότητας με αμοιβή





Α5. Ελάχιστες προδιαγραφές Υπηρεσιών

Α5.1 Υπηρεσίες Δοκιμών Ελέγχου

Ο Ανάδοχος με την ολοκλήρωση της παράδοσης και εγκατάστασης του λογισμικού υποχρεούται να παραδώσει το σύστημα στο σύνολό του άριστα ελεγμένο. Για την επίτευξη αυτής της υποχρέωσης, ο Ανάδοχος οφείλει να συνεργαστεί με την ΕΠΠΕ και να εφαρμόσει μεθοδολογία ελέγχου συστημάτων πληροφορικής, σε επίπεδο ολοκληρωμένων συστημάτων και να τεκμηριώσει τα αποτελέσματα του ελέγχου.

Α5.2 Υπηρεσίες Μετάπτωσης Δεδομένων

O Ανάδοχος θα πρέπει να αναλάβει πλήρως όλες τις απαραίτητες ενέργειες εισαγωγής – μεταφοράς και μετάπτωσης Δεδομένων, προκειμένου το Σύστημα να περιέλθει σε κατάσταση Παραγωγικής Λειτουργίας. Τα δεδομένα του υπάρχοντος συστήματος θα πρέπει με ευθύνη του προμηθευτή να μεταφερθούν στο νέο σύστημα. Την πλήρη ευθύνη αποκωδικοποίησης των δεδομένων των υπαρχουσών εφαρμογών την έχει ο Ανάδοχος. Το Ακαδημαϊκό Ίδρυμα θα παραδώσει στον προμηθευτή όλες τις επιμέρους βάσεις δεδομένων και τη διαθέσιμη τεκμηρίωση (όπου υπάρχει) για τις υφιστάμενες βάσεις δεδομένων. Ο μετασχηματισμός, η εξαγωγή των δεδομένων από την υπάρχουσα βάση δεδομένων ή άλλες τροποποιήσεις καθώς και η εισαγωγή των δεδομένων στη νέα βάση δεδομένων θα γίνει αποκλειστικά από τον προμηθευτή. Οι τυχόν ελλείψεις που θα παρουσιασθούν σε σύγκριση με τα απαιτούμενα από το νέο λογισμικό δεδομένα, θα πρέπει να αναφερθούν εγκαίρως σε σχετική τεχνική αναφορά του προμηθευτή προς το Ακαδημαϊκό Ίδρυμα. Να σημειωθεί ότι η ποιότητα των υπαρχόντων δεδομένων μπορεί σε ορισμένες περιπτώσεις λόγω της διαφορετικότητας των υφιστάμενων εφαρμογών, να μην είναι αποδεκτή λόγω ελλείψεων (π.χ. πεδία που δεν συμπληρώνονται ποτέ), πολλαπλών καταχωρήσεων ή ύπαρξη διαφορετικών κωδικών για την περιγραφή των ίδιων στοιχείων. Ασυμβατότητες μπορεί να υπάρχουν ακόμα και σε στοιχεία όπως ημερομηνίες, διευθύνσεις, μονάδες μέτρησης, κλπ.) οι οποίες πρέπει επίσης να εξαλειφθούν. Επίσης ο Ανάδοχος είναι υποχρεωμένος να προβεί και στην μετάβαση των παλαιών ΑΓΜ στα νέα ΑΓΜ. Η διαδικασία της μετάπτωσης δεδομένων θα γίνει τμηματικά (ανά Σχολή) σύμφωνα με το συμφωνημένο χρονοδιάγραμμα έργου.





Α5.3 Υπηρεσίες Εκπαίδευσης

Στόχος των υπηρεσιών εκπαίδευσης είναι:

η ολοκληρωμένη μεταφορά τεχνογνωσίας προς ένα ικανό πυρήνα στελεχών του Ακαδημαϊκού Ιδρύματος, οι οποίοι θα αναλάβουν μετά το πέρας του έργου την διαχείριση, υποστήριξη και περαιτέρω εξέλιξη του ΟΠΣ. Ο Πυρήνας αυτός θα έιναι στα στελέχη της Ομάδας Εργασίας του ΤΕΙ Πειραιά και θα προέρχονται από το τμήμα Πληροφορικής.

η ανάπτυξη των κατάλληλων δεξιοτήτων στους χρήστες του νέου πληροφοριακού συστήματος, ώστε να υποστηριχθεί η διαδικασία της πλήρους ένταξης σε παραγωγική λειτουργία.

η επίλυση προβλημάτων που σχετίζονται με την αρχική εξοικείωση των χρηστών του ΟΠΣ και τη συστηματική υποστήριξη της προσαρμογής τους στα νέα εργαλεία.

Για την επίτευξη των στόχων επαρκούς εκπαίδευσης και διασφάλισης καλής λειτουργίας του συστήματος από τα στελέχη του Ακαδημαϊκού Ιδρύματος και της μέγιστης αποδοτικότητας της χρήσης του, θα πρέπει να υλοποιηθούν οι ακόλουθες ενέργειες: 1. Κατάρτιση / εκπαίδευση Διαχειριστών συστήματος

Αφορά στην κατάρτιση ολιγομελούς ομάδας που θα αναλάβει στη συνέχεια την παραγωγική λειτουργία του νέου συστήματος (διαχείριση, συντήρηση, εξέλιξη) και θα επιτελέσει βασικό ρόλο στην εκπαίδευση των υπολοίπων χρηστών (cascade training). 2. Κατάρτιση / εκπαίδευση χρηστών

Αφορά στην παροχή εκπαίδευσης στους τελικούς χρήστες του συστήματος. Οι προτεινόμενες υπηρεσίες εκπαίδευσης θα περιγράφονται στο Πλάνο Εκπαίδευσης, αρχικό σχέδιο του οποίου θα περιλαμβάνεται στην πρόταση του Ανάδοχου. Οι υπηρεσίες εκπαίδευσης θα παρασχεθούν στον χώρο του Ακαδημαϊκού Ιδρύματος. Οι απαιτήσεις αναφορικά με την εκπαίδευση του προσωπικού θα πρέπει να είναι οι εξής:

Εκπαιδευόμενοι Ώρες κατάρτισης

Διαχειριστές συστήματος (7 κπαιδευόμενοι) ≥ 100

Χρήστες συστήματος (100 εκπαιδευόμενοι) ≥ 100

Εκπαίδευση Διαχειριστών (Αdministrators) του Συστήματος Η συγκεκριμένη ολιγομελής ομάδα (περίπου 7 άτομα) θα ενταχθεί στους μηχανισμούς παρακολούθησης της υλοποίησης του κυρίως έργου του ΟΠΣ, ώστε να αποκτά την





απαραίτητη εξοικείωση με τα νέα συστήματα. Παράλληλα όμως θα λάβει την απαραίτητη τεχνική κατάρτιση, ώστε να έχει την απαιτούμενη εξειδίκευση για να:

- αναλάβει σταδιακά την παραγωγική λειτουργία του συστήματος e‐university (διαχείριση, συντήρηση κλπ).

- έχει τη δυνατότητα της περαιτέρω εσωτερικής εξέλιξης των λειτουργιών του (customization, development)

- υποστηρίζει το υπόλοιπο προσωπικό στη χρήση των νέων συστημάτων, μετά τη λήξη του έργου του Αναδόχου.

- λειτουργήσει ως το βασικό εκπαιδευτικό προσωπικό των υπόλοιπων χρηστών (cascade training).

Μέλη της ομάδας θα παρακολουθήσουν κατά περίπτωση κύκλους μαθημάτων σε σχέση με:

- τη διαχείριση και παραμετροποίηση των εφαρμογών

- τη χρήση, διαχείριση και παραμετροποίηση του διαχειριστή αναφορών

Καθέναν από τους παραπάνω εκπαιδευτικούς κύκλους θα πρέπει να παρακολουθούν επιλεγμένα στελέχη της ομάδας, αναλόγως του ρόλου που θα αναλάβουν κατά την παραγωγική λειτουργία. Θα γίνει όμως μέριμνα επαρκούς διάχυσης της γνώσης, ώστε να εξασφαλίζεται η συνέχιση της υποστήριξης ανεξαρτήτως συγκεκριμένων φυσικών προσώπων. Η εκπαίδευση θα πρέπει να είναι εξαντλητική σε βάθος και σε εύρος αντικειμένου έτσι ώστε ο εκπαιδευμένος να καταστεί σταδιακά επαρκής στα καθήκοντα διαχείρισης του όλου συστήματος. Παραδοτέα εκπαίδευσης Ο Ανάδοχος θα πρέπει να παρέχει κατάλληλη τεκμηρίωση σύμφωνα με τις παρακάτω απαιτήσεις: Το εκπαιδευτικό υλικό θα περιλαμβάνει τουλάχιστο τα εξής:

o Eγχειρίδιο χρήστη. Το εγχειρίδιο χρήστη θα πρέπει να δοθεί τόσο σε μορφή .doc όσο και html, ώστε να είναι προσβάσιμο μέσω web.

o Εγχειρίδια διαχειριστή – τεχνικής υποστήριξης

- Εγχειρίδιο αρχιτεκτονικής συστήματος σε μορφή .doc

- Εγχειρίδιο εγκατάστασης συστήματος σε μορφή .doc

- Εγχειρίδιο για τις απαιτήσεις του συστήματος σε μορφή .doc

- Εγχειρίδιο παραμετροποίησης συστήματος σε μορφή .doc

- Περιγραφή σχήματος δεδομένων σε μορφή .doc και σε ηλεκτρονική μορφή chm.

- Εγχειρίδιο λήψης εφεδρικών αντιγράφων ασφαλείας σε μορφή .doc





Α5.4 Υπηρεσίες Πιλοτικής και Δοκιμαστικής Παραγωγικής Λειτουργίας

Μετά την ολοκλήρωση της υλοποίησης του συστήματος, ο Ανάδοχος πρέπει να θέσει το Σύστημα σε Πιλοτική Λειτουργία κάτω από πραγματικές συνθήκες για χρονικό διάστημα ενός (1) μήνα. Η πιλοτική Λειτουργία του ΟΠΣ αναφέρεται στο στάδιο της πραγματικής λειτουργίας του συστήματος και θα πρέπει να πραγματοποιηθεί:

για το προκαθορισμένο χρονικό διάστημα.

με τη συμμετοχή μιας περιορισμένης, αλλά αντιπροσωπευτικής ομάδας χρηστών, καλύπτοντας το σύνολο των επιχειρησιακών διαδικασιών.

καλύπτοντας το σύνολο των λειτουργιών του συστήματος.

χρησιμοποιώντας αντιπροσωπευτική πληροφορία για τον ενδελεχή έλεγχο του συστήματος.

Ο Ανάδοχος, κατά την περίοδο της Πιλοτικής Λειτουργίας του Συστήματος, έχει τις παρακάτω υποχρεώσεις:

Επίλυση προβλημάτων,

Διόρθωση / Διαχείριση λαθών,

Υποστήριξη χρηστών με φυσική παρουσία στελεχών του Αναδόχου (συλλογή παρατηρήσεων από τους χρήστες, υποστήριξη στο χειρισμό και λειτουργία των υπολογιστών, εφαρμογών, κλπ.)

Υποστήριξη help‐desk

Επικαιροποίηση (update) τεκμηρίωσης.

Ειδικότερα, στις υποχρεώσεις του Αναδόχου κατά την περίοδο πιλοτικής λειτουργίας είναι να ελεγχθούν διεξοδικά:

Οι ρυθμίσεις, παραμετροποιήσεις και προσαρμογές του λογισμικού συστήματος,

Η ολοκλήρωση των υλοποιημένων υποσυστημάτων,

Οι ρυθμίσεις του συστήματος για τη βελτίωση της απόδοσης (fine tuning).

Οποιαδήποτε άλλη παράμετρος επηρεάζει την ομαλή λειτουργία του συστήματος

Σε περίπτωση που κατά την περίοδο Πιλοτικής Λειτουργίας, εμφανισθούν προβλήματα ή διαπιστωθεί ότι δεν πληρούνται κάποιες από τις προδιαγραφόμενες απαιτήσεις, ο Ανάδοχος οφείλει να προβαίνει άμεσα στις απαραίτητες βελτιωτικές παρεμβάσεις και αναπροσαρμογές, ώστε το Σύστημα, μετά το πέρας της περιόδου Πιλοτικής Λειτουργίας, να είναι έτοιμο για παραγωγική εκμετάλλευση (production). Επιπλέον, προβλήματα των δεδομένων που ενδεχομένως να εμφανιστούν κατά την πιλοτική λειτουργία, θα πρέπει να αντιμετωπιστούν κατάλληλα από τον Ανάδοχο πριν την έναρξη της παραγωγικής λειτουργίας του συστήματος. Αν δεν αντιμετωπιστούν πλήρως τα προβλήματα που θα ανακύψουν κατά την πιλοτική λειτουργία, προφανώς το διάστημα του ενός μήνα θα παραταθεί ανάλογα.





Α5.5 Υπηρεσίες Εγγύησης «Καλής Λειτουργίας»

Η Περίοδος Εγγύησης έχει έναρξη την οριστική παραλαβή του Έργου και χρονική διάρκεια ένα (1) έτος. Ο Ανάδοχος υποχρεούται να παρέχει Υπηρεσίες Εγγύησης του προσφερόμενου λογισμικού εφαρμογών καθ’ όλη τη διάρκεια αυτή. Πιο συγκεκριμένα, στο πλαίσιο της εγγύησης ο Ανάδοχος υποχρεούται για τα παρακάτω:

Διόρθωση σφαλμάτων του λογισμικού εφαρμογών του Συστήματος (bug fixing). Ο χρόνος αποκατάστασης των σφαλμάτων αυτών είναι κατά το μέγιστο 5 (πέντε) εργάσιμες ημέρες από τη στιγμή της αναγγελίας της βλάβης (μέσω τηλεφώνου, email, fax). H αποκατάσταση είναι δυνατόν να επιτελείται είτε με λήψη οδηγιών από μακριά (μέσω τηλεφώνου, email, fax ή web) είτε με επί τόπου επίσκεψη των στελεχών του Αναδόχου στους χώρους εγκατάστασης των εφαρμογών.

Πρόσβαση του προσωπικού των Γραμματειών του Ακαδημαϊκού Ιδρύματος στο Γραφείο Υποστήριξης (HelpDesk) του Αναδόχου μέσω τηλεφώνου, email, fax, ή web.

Βελτιώσεις, παράδοση, υποστήριξη, εγκατάσταση τυχόν νέων εκδόσεων του προσφερόμενου λογισμικού εφαρμογών (releases & new versions) όταν αυτές είναι εμπορικά διαθέσιμες από τον Ανάδοχο

Παράδοση ενημερωμένου υλικού τεκμηρίωσης (έντυπων και ηλεκτρονικών αντιτύπων) με τις τυχόν μεταβολές ή τροποποιήσεις του Συστήματος, όταν αυτό είναι διαθέσιμο από τον Ανάδοχο

Το προσωπικό του γραφείου υποστήριξης (helpdesk) θα αποτελείται από στελέχη του Αναδόχου. Ο Ανάδοχος οφείλει να διαθέτει σε ετοιμότητα τεχνικό προσωπικό, η εμπειρία του οποίου είναι ευθύνη του Αναδόχου, ώστε να εξασφαλίζει στα απαιτούμενα χρονικά διαστήματα, την αποκατάσταση βλαβών.

Βασική υποχρέωση του Αναδόχου είναι η οργάνωση και λειτουργία σύγχρονου Γραφείου Υποστήριξης (HelpDesk) το οποίο θα είναι διαθέσιμο σε ώρες μεταξύ 09:00 και 17:00 κάθε εργάσιμης μέρας. Στο πλαίσιο της υπηρεσίας αυτής ο ανάδοχος αναλαμβάνει τα ακόλουθα:

o Ο Ανάδοχος υποχρεούται να καταγράφει τα χαρακτηριστικά στοιχεία των βλαβών που αναφέρονται από το προσωπικό του Ακαδημαϊκού Ιδρύματος. Κάθε περιστατικό πρέπει να λαμβάνει ένα μοναδικό κλειδί αναφοράς και να καταγράφεται τουλάχιστον η εξής πληροφορία: Υπηρεσία, είδος λογισμικού & εξοπλισμού, περιγραφή βλάβης, ώρα αναγγελίας. Η αναγγελία βλαβών, θα μπορεί να γίνει εναλλακτικά με όλους τους παρακάτω τρόπους: (i) Τηλέφωνο, (ii) Email, (iii) Fax, (iv) ειδική web εφαρμογή, από την οποία θα καταγράφονται κατ’ ελάχιστον, ο χρόνος έναρξης και λήξης του προβλήματος, η περιγραφή του και οι ενέργειες επίλυσης, καθώς και ο υπεύθυνος για κάθε ενέργεια.

o Ο εξοπλισμός και η τυχόν Web εφαρμογή που χρησιμοποιεί ο Ανάδοχος για τη λειτουργία του Γραφείου Υποστήριξης ανήκουν στην κυριότητα του Αναδόχου.





o Κατά τις μη εργάσιμες ημέρες και ώρες, ο Ανάδοχος θα πρέπει να προτείνει διαδικασία παροχής υποστήριξης σε περίπτωση ανάγκης.

Α5.6 Υπηρεσίες Συντήρησης

Ο Ανάδοχος είναι υποχρεωμένος, εφόσον του ζητηθεί από το Ακαδημαϊκό Ίδρυμα, να υπογράψει Σύμβαση Συντήρησης για τον 1ο, 2ο ή και 3ο χρόνο από την οριστική παραλαβή του Έργου, με τις πρόσθετες υπηρεσίες που περιγράφονται στη συνέχεια και με τίμημα που θα αναφέρεται στην Προσφορά του. Το κόστος της Συντήρησης των 3 ετών από την οριστική παραλαβή δεν συμμετέχει στην διαδικασία αξιολόγησης, αφού δεν εντάσσεται στο φυσικό αντικείμενο του παρόντος έργου. Απλά αναφέρεται στην Οικονομική προσφορά και είναι δεσμευτική για τον προσφέροντα. Η Αναθέτουσα Αρχή δεν έχει καμία δέσμευση υπογραφής σχετικής Σύμβασης Συντήρησης. Η Σύμβαση Συντήρησης (με on‐site τεχνικούς) ενδέχεται να προκύψει στο πλαίσιο ανεξάρτητου διαγωνισμού. Στόχος των υπηρεσιών συντήρησης είναι η βελτίωση της καλής λειτουργίας του Συστήματος μέσα από την άμεση ανταπόκριση του Αναδόχου σε αναγγελίες προβλημάτων και η άμεση αποκατάσταση των βλαβών/ προβλημάτων του Συστήματος. Οι υπηρεσίες Συντήρησης θα παρέχονται βάσει ενός συγκεκριμένου πλαισίου παροχής Υπηρεσιών, το οποίο θα κατατεθεί στην Πρόταση του Διαγωνιζομένου. Στο πλαίσιο αυτό θα γίνεται εντοπισμός αιτιών βλαβών/ δυσλειτουργιών και αποκατάσταση τους. Η αποκατάσταση της λειτουργίας μίας μονάδας/εφαρμογής/υποσυστήματος θα πρέπει να γίνεται εντός των ορίων διαθεσιμότητας που καθορίζονται στη συνέχεια. Η απόκριση του Αναδόχου σε περίπτωση βλάβης θα είναι εντός μίας εργάσιμης ημέρα από τη στιγμή της αναγγελίας της βλάβης. Ως χρόνος απόκρισης ορίζεται ο χρόνος που μεσολαβεί από τη στιγμή που το Helpdesk του Αναδόχου λαμβάνει μία κλήση από την Υπηρεσία μέσω της προκαθορισμένης διαδικασίας ως τη χρονική στιγμή ανταπόκρισης του Αναδόχου. Η ανταπόκριση του Αναδόχου νοείται η επιτόπια παρουσία του ή η τηλεφωνική διαπίστωση του προβλήματος, στην υπηρεσία που παρέχεται on‐site συντήρηση. Ως χρόνος αποκατάστασης της βλάβης εννοείται ο χρόνος που μεσολαβεί από τη στιγμή της αναγγελίας της βλάβης από την Υπηρεσία, έως την στιγμή που η βλάβη επιδιορθώθηκε και οι λειτουργίες τις οποίες επιτελούσε το σύστημα γίνονται πάλι διαθέσιμες.





Α6. Μεθοδολογία Διοίκησης και Υλοποίησης Έργου

Α6.1 Μέθοδοι και Τεχνικές Υλοποίησης και Υποστήριξης

Ο υποψήφιος Ανάδοχος:

Έχοντας διαμορφώσει μια σαφή και ολοκληρωμένη αντίληψη για το έργο,

Λαμβάνοντας υπόψη την εμπειρία του και τις βέλτιστες διεθνείς πρακτικές που απορρέουν από την υλοποίηση παρόμοιων έργων και

Αξιολογώντας και κάνοντας χρήση των εργαλείων και μεθοδολογιών που αυτός διαθέτει,

υποχρεούται να παρουσιάσει στην Τεχνική Προσφορά του μια ολοκληρωμένη μεθοδολογική προσέγγιση που θα ακολουθήσει για την υλοποίηση του έργου. Η μεθοδολογία που θα προτείνει ο υποψήφιος Ανάδοχος θα πρέπει να βασίζεται σε διεθνώς αποδεκτές πρακτικές, μεθόδους και πρότυπα, τα οποία μπορούν να συμβάλλουν στην αποτελεσματική υλοποίηση & παρακολούθηση του έργου. Ο Ανάδοχος θα πρέπει να αναφέρει στην προσφορά του τη στρατηγική που προτίθεται να χρησιμοποιήσει στο έργο, την προσέγγιση που κα ακολουθήσει σε όλα τα στάδια του έργου (π.χ. τεχνικές, εργαλεία, συνεργασίες, κλπ.), τις διαδικασίες μεταφοράς τεχνογνωσίας, τον τρόπο συνεργασίας με το προσωπικό της Αναθέτουσας Αρχής, τις ενδεχόμενες επαφές και συνεργασίες που πρόκειται να κάνει με άλλους εξωτερικούς φορείς, τον τρόπο πρόσβασης σε σχετικές με το έργο σύγχρονες τεχνολογικές πηγές πληροφοριών και έργων, κλπ. Ιδιαίτερη έμφαση θα δοθεί στην πειστικότητα της μεθοδολογίας σε σχέση με τις δυνατότητες και την ικανότητα του Αναδόχου να εκτελέσει επιτυχώς το έργο στον προτεινόμενο απ' αυτόν χρόνο. Η περιγραφή της προτεινόμενης μεθοδολογίας θα ακολουθήσει το παρακάτω πλαίσιο:

Αναλυτική περιγραφή του τρόπου με τον οποίο ο προσφέρων σκοπεύει να προσεγγίσει το έργο. Ιδιαίτερη έμφαση θα πρέπει να δοθεί στην κατανόηση των απαιτήσεων του έργου, όπως αναλυτικά προδιαγράφονται στην παρούσα προκήρυξη, και ο προσφέρων υποχρεωτικά να τοποθετηθεί στο σύνολο αυτών.

Προτεινόμενη μεθοδολογία και σχετικές διαδικασίες αυτής για την υλοποίηση του έργου. Ο Ανάδοχος θα πρέπει να τεκμηριώσει επαρκώς την προτεινόμενη μεθοδολογία σε ότι αφορά τις διαδικασίες εκπόνησης μελετών, ανάλυσης απαιτήσεων, σχεδιασμού και ανάπτυξης εφαρμογών, παροχής υπηρεσιών, κλπ, και τα εργαλεία που θα χρησιμοποιηθούν για την υποστήριξη των διαδικασιών αυτών, οι κρίσιμοι παράγοντες επιτυχίας κτλ.

Κατάλληλη περιγραφή και ανάλυση κάθε φάσης του έργου σε επιμέρους δραστηριότητες, όπως αυτές αναφέρονται στις προδιαγραφές του έργου.

Προσδιορισμός και αναλυτική περιγραφή των παραδοτέων του έργου όπως αυτά προκύπτουν από τις απαιτήσεις των προδιαγραφών του διαγωνισμού και την προτεινόμενη μεθοδολογική προσέγγιση του υποψήφιου Αναδόχου.





Αναλυτικό χρονοδιάγραμμα υλοποίησης του έργου (διάγραμμα GANTT) όπου θα απεικονίζονται οι φάσεις υλοποίησης, οι δραστηριότητες, τα κυριότερα ορόσημα και τα παραδοτέα του έργου.

Α6.2 Σχήμα Διοίκησης, σχεδιασμού και υλοποίησης του Έργου

Ο υποψήφιος Ανάδοχος υποχρεούται να υποβάλλει στην Προσφορά του ολοκληρωμένη πρόταση για τη δομή, τη σύνθεση και την οργάνωση της ομάδας έργου, για το προσωπικό που θα διαθέσει για τη διοίκηση του έργου, το αντικείμενο και το χρόνο απασχόλησης όλων των μελών της ομάδας έργου στο έργο. Ειδικότερα ο ανάδοχος πρέπει να παρουσιάσει στη προσφορά του τα ακόλουθα στοιχεία:

Την οργάνωση της ομάδας έργου με προσδιορισμό των ρόλων και αρμοδιοτήτων των υποομάδων εργασίας, τον τρόπο λειτουργίας και συνεργασίας των μελών

το επίπεδο εμπειρίας του κάθε στελέχους της ομάδας έργου,

το συνολικό χρόνο απασχόλησης του κάθε μέλους της Ομάδας Έργου σε Ανθρωπομήνες (Α/Μ).

Ο Ανάδοχος θα πρέπει να οργανώσει ομάδα για το έργο, η οποία θα αποτελείται από κατ’ ελάχιστον από :

Τον Υπεύθυνο Έργου (ΥΕ), ο οποίος θα ηγηθεί της ομάδας έργου και θα έχει τη συνολική ευθύνη επικοινωνίας με το Φορέα Υλοποίησης, συντονισμού των εργασιών και διευθέτησης των ζητημάτων που άπτονται της παρακολούθησης, παραλαβής και πληρωμής του έργου.

Τον Εμπειρογνώμονα Φοιτητικών Διαδικασιών (ΕΦΔ), με αρμοδιότητες την παροχή συμβουλευτικών υπηρεσιών για φοιτητικά θέματα.

Τον Συντονιστή της ομάδας ανάπτυξης

Τα μέλη της ομάδας ανάπτυξης

Το Συντονιστή της ομάδας παραμετροποίησης

Τα μέλη της ομάδας παραμετροποίησης

Το Συντονιστή της ομάδας Εκπαίδευσης

Τα μέλη της ομάδας εκπαίδευσης.

Ο Ανάδοχος στην Προσφορά του θα πρέπει να συμπεριλάβει τα εξής:

Α6.2.1 Υπεύθυνος Έργου και Συντονιστής Εμπειρογνωμόνων

Ο Ανάδοχος θα πρέπει να αναθέσει καθήκοντα Διαχειριστή Έργου (project manager) και Συντονιστή των εμπειρογνωμόνων (Team Leader) σε άτομο με εμπειρία στη διοργάνωση και διαχείριση συναφών έργων. Αυτός θα παρέχει υπηρεσίες κατά την εκτέλεση του





έργου. Ο Συντονιστής των εμπειρογνωμόνων θα έχει την ευθύνη της συνεχούς, επί καθημερινής βάσης παρακολούθησης της παροχής υπηρεσιών και προμήθειας εξοπλισμού μέσα στα όρια που καθορίζονται στους παρόντες όρους εντολής. Ευθύνη του Συντονιστή είναι να διασφαλίσει ότι το έργο θα δώσει τα αναμενόμενα προϊόντα, στο αναμενόμενο επίπεδο ποιότητας μέσα στα προκαθορισμένα χρονικά και οικονομικά όρια. Ο Συντονιστής θα είναι επίσης υπεύθυνος, να διασφαλίσει ότι, το έργο θα αποδώσει το αποτέλεσμα εκείνο που θα κάνει εφικτούς τους στόχους και τα αναμενόμενα επιχειρησιακά οφέλη. Προσόντα και ικανότητες: Πανεπιστημιακό δίπλωμα ή τίτλος ή ισότιμο προσόν σε θετικές επιστήμες ή πολυτεχνικές σχολές. Πολύ καλή γνώση της Αγγλικής γλώσσας. Γενική επαγγελματική πείρα: Δεκαετής, τουλάχιστον, πείρα ή υπηρεσία ή άσκηση επαγγέλματος. Πιστοποιητικό διοίκησης έργων (Prince, PMI ή άλλο ισοδύναμο), ή βεβαίωση συμμετοχής σε ανάλογο σεμινάριο (Prince, PMI ή άλλο ισοδύναμο) θα συνεκτιμηθεί. Ειδική επαγγελματική πείρα: Πείρα σε δύο, τουλάχιστον, προηγούμενα έργα σε Ακαδημαϊκά Ιδρύματα με αντικείμενο σχετικής / παρόμοιας πολυπλοκότητας και θέματος διαχείρισης φοιτητολογίου κατά την τελευταία πενταετία. Καθήκοντα που θα εκτελεί: Συγκεκριμένα ο Συντονιστής θα έχει τις πιο κάτω ευθύνες, καθήκοντα και αρμοδιότητες:

- Διοργάνωση και συντονισμός του όλου ανθρώπινου δυναμικού που θα εμπλακεί στην υλοποίηση του Έργου.

- Διαχείριση πόρων και δραστηριοτήτων του όλου έργου.

- Διασφάλιση της ποιότητας των παραδοτέων.

- Επίλυση οποιονδήποτε προβλημάτων παρουσιαστούν κατά τη διάρκεια της υλοποίησης του έργου.

- Συμμετοχή, εάν χρειαστεί, σε συνεδριάσεις της Καθοδηγητικής Επιτροπής.

- Διεύθυνση της ετοιμασίας των διαφόρων προϊόντων του έργου

- Προγραμματισμός και έλεγχος του έργου.

- Κατανομή εργασιών και εφαρμογή διαδικασιών ελέγχου ποιότητας όπως αυτός καθορίζεται από την Καθοδηγητική Επιτροπή.

- Ετοιμασία του Εγγράφου Έναρξης Έργου (Project Initiation Document).

- Ετοιμασία των πλάνων για τα στάδια και τις απρόοπτες καταστάσεις του έργου, σε συνεργασία με τα μέλη της ομάδας έργου και τους υπεύθυνους ποιοτικού ελέγχου.

- Ετοιμασία πλάνου για χειρισμό απρόοπτων καταστάσεων (contingency plan) και χειρισμός των διαφόρων θεμάτων που θέτουν σε κίνδυνο την επιτυχία του έργου (επιχειρησιακά και/ή τεχνικά – business and project risks).





- Ευθύνη της προόδου και της διαχείρισης των πόρων του έργου (resources) και εκτέλεση διορθωτικών ενεργειών όπου χρειάζονται.

- Διαχείριση αλλαγών και διαχείριση εκδόσεων (configuration management).

- Διασφάλιση, σε συνεργασία με την Καθοδηγητική Επιτροπή και/ή τους εξουσιοδοτημένους αντιπροσώπους της σε θέματα ποιοτικού ελέγχου, της ποιοτικής εφαρμογής του έργου στην ολότητά του.

- Ετοιμασία της Τελικής Έκθεσης.

- Οποιαδήποτε άλλα καθήκοντα κρίνονται αναγκαία για να διασφαλιστεί η επιτυχής εφαρμογή του έργου.

Α6.2.2 Σύμβουλος Συστήματος Διαχείρισης

Ο εμπειρογνώμονας αυτός θα παρέχει συμβουλευτικές υπηρεσίες κατά την εκτέλεση του έργου του Συστήματος Διαχείρισης Φοιτητικών Θεμάτων. Θα πρέπει να έχει τα προσόντα και την ικανότητα να παρέχει τεχνική βοήθεια για τις δραστηριότητες που σχετίζονται με την ολοκλήρωση του Συστήματος Διαχείρισης Φοιτητικών Στοιχείων σύμφωνα με τις απαιτήσεις που περιγράφονται πιο πάνω. Προσόντα και ικανότητες: Πανεπιστημιακό δίπλωμα (πληροφορικής, θετικών επιστημών ή πολυτεχνικής σχολής). Μεταπτυχιακό δίπλωμα ή διδακτορικό τίτλο στην πληροφορική από αναγνωρισμένο Ανώτατο Ακαδημαϊκό Ίδρυμα. Γενική επαγγελματική πείρα: Δεκαετής, τουλάχιστον, πείρα ή υπηρεσία ή άσκηση επαγγέλματος. Πιστοποιητικό διοίκησης έργων (Prince, PMI ή άλλο ισοδύναμο), ή βεβαίωση συμμετοχής σε ανάλογο σεμινάριο (Prince, PMI ή άλλο ισοδύναμο) θα συνεκτιμηθεί. Ειδική επαγγελματική πείρα: Πείρα παροχής συμβουλευτικών υπηρεσιών σε δύο, τουλάχιστον, προηγούμενα έργα σε Ακαδημαϊκά Ιδρύματα με αντικείμενο σχετικής / παρόμοιας πολυπλοκότητας και θέματος διαχείρισης φοιτητολογίου κατά την τελευταία πενταετία. Καθήκοντα που θα εκτελεί: Συμβουλευτικές υπηρεσίες κατά την υλοποίηση του Συστήματος Διαχείρισης Φοιτητικών Στοιχείων. Παροχή τεχνικής βοήθειας στην βελτιστοποίηση των διαδικασιών της Υπηρεσίας Σπουδών και Φοιτητικής Μέριμνας.





Α6.2.3 Συντονιστής της ομάδας ανάπτυξης

Ο εμπειρογνώμονας αυτός είναι υπεύθυνος για τον συντονισμό της ομάδας ανάπτυξης. Θα παρέχει υπηρεσίες κατά την εκτέλεση του έργου. Θα πρέπει να έχει τις γνώσεις, τα προσόντα και την ικανότητα να εκτελέσει την ανάλυση και το σχεδιασμό του συστήματος ώστε να ικανοποιεί τις ανάγκες του Ακαδημαϊκού Ιδρύματος. Προσόντα και ικανότητες: Πανεπιστημιακό δίπλωμα (πληροφορικής, θετικών επιστημών ή πολυτεχνικής σχολής). Γενική επαγγελματική πείρα: 5‐τής τουλάχιστον επαγγελματική εμπειρία στο σχεδιασμό και υλοποίηση έργων πληροφορικής Ειδική επαγγελματική πείρα: Πείρα από τουλάχιστο 2 προηγούμενα έργα σε Ακαδημαϊκά Ιδρύματα με αντικείμενο σχετικής / παρόμοιας πολυπλοκότητας και θέματος διαχείρισης φοιτητολογίου κατά την τελευταία πενταετία. Καθήκοντα που θα εκτελεί:

Λεπτομερής καταγραφή απαιτήσεων πελάτη

Ανάλυση και Σχεδιασμός Συστήματος

Παροχή τεχνικής και μεθοδολογικής βοήθειας στην ομάδα ανάπτυξης

(προγραμματιστές)

Συμβολή στην ετοιμασία των σεναρίων ελέγχου αποδοχής

Ανάλυση και Σχεδιασμός της διαδικασίας μεταφοράς και επεξεργασία δεδομένων

και στην μεταφορά τους στο νέο σύστημα

Παροχή τεχνικής βοήθειας όπου χρειάζεται για την υλοποίηση του νέου

συστήματος.

Συμμετοχή στην ανάπτυξη της στρατηγικής υλοποίησης.

Α6.2.4 Μέλη της ομάδας ανάπτυξης

Οι εμπειρογνώμονες αυτοί θα παρέχουν υπηρεσίες κατά την εκτέλεση των έργου. Θα πρέπει να έχει τα προσόντα και την ικανότητα να παρέχουν τεχνική βοήθεια για τις δραστηριότητες που σχετίζονται με την ανάπτυξη των τεχνολογικών λύσεων σύμφωνα με τις απαιτήσεις που περιγράφηκαν πιο πάνω. Γενική επαγγελματική πείρα:





5‐τής τουλάχιστον επαγγελματική εμπειρία στο σχεδιασμό και υλοποίηση έργων πληροφορικής Καθήκοντα που θα εκτελούν:

Ανάπτυξη πιθανών νέων χαρακτηριστικών που θα προκύψουν κατά τη φάση της

ανάλυσης απαιτήσεων

Παροχή τεχνικής βοήθειας στην ανάπτυξη στρατηγικής καταγραφής των πηγών

δεδομένων.

Ανάπτυξη της σύνδεσης μεταξύ των συστημάτων.

Παροχή μεθοδολογικής βοήθειας στην τεκμηρίωση (documentation) της λύσης.

Παροχή τεχνικής βοήθειας στη διατύπωση των τεχνολογικών αναγκών και της

στρατηγικής υλοποίησης.

Α6.2.5 Συντονιστής της ομάδας παραμετροποίησης

Ο εμπειρογνώμονας αυτός είναι υπεύθυνος για τον συντονισμό της ομάδας παραμετροποίησης του συστήματος. Θα παρέχει υπηρεσίες κατά την εκτέλεση του έργου. Θα πρέπει να έχει τις γνώσεις, τα προσόντα και την ικανότητα να εκτελέσει την παραμετροποίηση του συστήματος, ώστε να ικανοποιεί τις ανάγκες του Ακαδημαϊκού Ιδρύματος. Γενική επαγγελματική πείρα: 5‐τής τουλάχιστον επαγγελματική εμπειρία στο σχεδιασμό και υλοποίηση έργων πληροφορικής Ειδική επαγγελματική πείρα: Πείρα παροχής υπηρεσιών παραμετροποίησης από τουλάχιστο 2 προηγούμενα έργα σε Ακαδημαϊκά Ιδρύματα με αντικείμενο σχετικής / παρόμοιας πολυπλοκότητας και θέματος διαχείρισης φοιτητολογίου κατά την τελευταία πενταετία. Καθήκοντα που θα εκτελεί:

Συμμετοχή στην καταγραφή απαιτήσεων πελάτη

Συμμετοχή στην Ανάλυση και Σχεδιασμό Συστήματος

Παροχή τεχνικής και μεθοδολογικής βοήθειας στην ομάδα παραμετροποίησης

Παροχή τεχνικής βοήθειας όπου χρειάζεται για την υλοποίηση του νέου

συστήματος.





Α6.2.6 Μέλη της ομάδας παραμετροποίησης

Οι εμπειρογνώμονες αυτοί θα παρέχουν υπηρεσίες κατά την εκτέλεση των έργου. Θα πρέπει να έχει τα προσόντα και την ικανότητα να παρέχουν τεχνική βοήθεια για τις δραστηριότητες που σχετίζονται με την παραμετροποίηση των εφαρμογών, ώστε αυτές να ικανοποιούν τις ανάγκες του Ιδρύματος. Γενική επαγγελματική πείρα: 2‐τής τουλάχιστον επαγγελματική εμπειρία στο σχεδιασμό και υλοποίηση έργων πληροφορικής Καθήκοντα που θα εκτελούν:

Παραμετροποίηση των εφαρμογών

Α6.2.7 Συντονιστής της ομάδας εκπαίδευσης

Ο εμπειρογνώμονας αυτός είναι υπεύθυνος για τον συντονισμό της ομάδας εκπαίδευσης του συστήματος. Θα παρέχει υπηρεσίες κατά την εκτέλεση του έργου. Θα πρέπει να έχει τις γνώσεις, τα προσόντα και την ικανότητα να εκτελέσει την εκπαίδευση των χρηστών και διαχειριστών, ώστε να ικανοποιούνται οι ανάγκες του Ακαδημαϊκού Ιδρύματος. Γενική επαγγελματική πείρα: 3‐τής τουλάχιστον επαγγελματική εμπειρία στο σχεδιασμό και υλοποίηση έργων πληροφορικής Ειδική επαγγελματική πείρα: Πείρα παροχής υπηρεσιών παραμετροποίησης από τουλάχιστο 2 προηγούμενα έργα σε Ακαδημαϊκά Ιδρύματα με αντικείμενο σχετικής / παρόμοιας πολυπλοκότητας και θέματος διαχείρισης φοιτητολογίου κατά την τελευταία πενταετία. Καθήκοντα που θα εκτελεί:

Συμμετοχή στην εκπαίδευση των χρηστών και διαχειριστών

Α6.2.8 Μέλη της ομάδας εκπαίδευσης

Οι εμπειρογνώμονες αυτοί θα παρέχουν υπηρεσίες κατά την εκτέλεση των έργου. Θα πρέπει να έχει τα προσόντα και την ικανότητα να παρέχουν υπηρεσίες εκπαίδευσης χρηστών και διαχειριστών, ώστε αυτές να ικανοποιούν τις ανάγκες του Ιδρύματος.





Γενική επαγγελματική πείρα: 2‐τής τουλάχιστον επαγγελματική εμπειρία στο σχεδιασμό και υλοποίηση έργων πληροφορικής Καθήκοντα που θα εκτελούν:

Εκπαίδευση χρηστών

Εκπαίδευση διαχειριστών

Η απαιτούμενη εμπειρία συνοψίζεται στον ακόλουθο πίνακα ελάχιστης αποδεκτής εμπειρίας στελεχών

Στέλεχος Αποδεδειγμένη Εμπειρία

Υπεύθυνος του Έργου Πανεπιστημιακό δίπλωμα (πληροφορικής, θετικών επιστημών ή πολυτεχνικής σχολής).

Δεκαετής, τουλάχιστον, πείρα ή υπηρεσία ή άσκηση επαγγέλματος.

Πιστοποιητικό διοίκησης έργων (Prince, PMI), ή βεβαίωση συμμετοχής σε ανάλογο σεμινάριο θα συνεκτιμηθεί.

Προηγούμενη πείρα στη διαχείριση έργων σε τουλάχιστο δύο έργα παρόμοιας φύσης κατά την τελευταία πενταετία.

Σύμβουλος Διαχείρισης Φοιτητικών Θεμάτων

Πανεπιστημιακό δίπλωμα (πληροφορικής, θετικών επιστημών ή πολυτεχνικής σχολής).

Μεταπτυχιακό δίπλωμα ή διδακτορικό στην πληροφορική από αναγνωρισμένο Ανώτατο Ακαδημαϊκό Ίδρυμα

Δεκαετής, τουλάχιστον, πείρα ή υπηρεσία ή άσκηση επαγγέλματος.

Πιστοποιητικό διοίκησης έργων (Prince, PMI), ή βεβαίωση συμμετοχής σε ανάλογο σεμινάριο θα συνεκτιμηθεί.

Πείρα παροχής συμβουλευτικών υπηρεσιών σε δύο, τουλάχιστον, προηγούμενα έργα σε Ακαδημαϊκά Ιδρύματα με αντικείμενο σχετικής / παρόμοιας πολυπλοκότητας και θέματος διαχείρισης φοιτητολογίου





κατά την τελευταία πενταετία.

Συντονιστής της ομάδας ανάπτυξης

Πανεπιστημιακό δίπλωμα (πληροφορικής, θετικών επιστημών ή πολυτεχνικής σχολής).

5‐τής τουλάχιστον επαγγελματική εμπειρία στο σχεδιασμό και υλοποίηση έργων πληροφορικής

Πείρα από τουλάχιστο 2 προηγούμενα έργα σε Ακαδημαϊκά Ιδρύματα με αντικείμενο σχετικής / παρόμοιας πολυπλοκότητας και θέματος διαχείρισης φοιτητολογίου κατά την τελευταία πενταετία.

Μέλη της ομάδας ανάπτυξης


Συντονιστής της ομάδας παραμετροποίησης λογισμικού


Πείρα παροχής υπηρεσιών παραμετροποίησης από τουλάχιστο 2 προηγούμενα έργα σε Ακαδημαϊκά Ιδρύματα με αντικείμενο σχετικής / παρόμοιας πολυπλοκότητας και θέματος διαχείρισης φοιτητολογίου κατά την τελευταία πενταετία.

Μέλη της ομάδας παραμετροποίησης λογισμικού

2‐τής τουλάχιστον επαγγελματική εμπειρία στο σχεδιασμό και υλοποίηση έργων πληροφορικής.

Συντονιστής της ομάδας εκπαίδευσης


Πείρα παροχής υπηρεσιών εκπαίδευσης από τουλάχιστο 2 προηγούμενα έργα σε Ακαδημαϊκά Ιδρύματα με αντικείμενο σχετικής / παρόμοιας πολυπλοκότητας και θέματος διαχείρισης φοιτητολογίου κατά την τελευταία πενταετία.

Μέλη της ομάδας εκπαίδευσης


Α6.3 Σχέδιο και Σύστημα Διασφάλισης Ποιότητας

Ο υποψήφιος Ανάδοχος είναι υποχρεωμένος να συμπεριλάβει στην προσφορά του λεπτομερές χρονοδιάγραμμα υλοποίησης με τις κύριες φάσεις υλοποίησης, περιγραφές





εργασιών και παραδοτέων, αναλυτικές χρονικές περιόδους υλοποίησης, ανθρώπινους πόρους (ρόλοι / ομάδες έργου) και αρμοδιότητες, καθώς και τα κύρια ορόσημα του Έργου. Κατά τη διάρκεια υλοποίησης του Πληροφοριακού Συστήματος, ο Ανάδοχος θα υποβάλλει Μηνιαίες Αναφορές Προόδου (progress reports) σχετικά με τις δράσεις του και τις διαδικασίες εκτέλεσης του Έργου, έτσι ώστε να διασφαλίζεται:

η τήρηση του χρονοδιαγράμματος του Έργου

η ορθή, και συμβατή με τις προδιαγραφές, εκτέλεση των υποχρεώσεων του Αναδόχου.

Οι τακτικές συναντήσεις του Αναδόχου με την ΕΠΠΕ για την πρόοδο του Έργου θα διεξάγονται σε μηνιαία βάση. Ο Υπεύθυνος Διαχείρισης Έργου του Αναδόχου θα παρουσιάζει σε κάθε συνάντηση την Αναφορά Προόδου του Έργου, στην οποία θα συμπεριλαμβάνεται τυχόν ενημερωμένη έκδοση του χρονοδιαγράμματος του Έργου. Εκτός από τις τακτικές συναντήσεις, ο Πρόεδρος της ΕΠΠΕ μπορεί να συγκαλέσει έκτακτες συναντήσεις εάν κριθεί απαραίτητο. Ο Ανάδοχος θα τηρεί τα πρακτικά των συναντήσεων που διεξάγονται για την πρόοδο του Έργου και θα τα αποστέλλει στην ΕΠΠΕ. Εφόσον ο υποψήφιος Ανάδοχος εφαρμόζει σύστημα διαχείρισης ποιότητας, θα πρέπει να συμπεριλάβει στην προσφορά του την εν λόγω διαδικασία με τα έντυπά της, ή σε περίπτωση χρήσης λογισμικού, να γίνει σχετική αναφορά. Ο Ανάδοχος οφείλει να παραδώσει στα πλαίσια υλοποίησης της Μελέτης Εφαρμογής ένα ολοκληρωμένο Σχέδιο Διαχείρισης και Ποιότητας Έργου (ΣΔΠΕ).

Α6.4 Σενάρια χρήσης και Ελέγχου ‐ Διαδικασία παραλαβής λειτουργικότητας συστημάτων και Έργου

Για να διαπιστωθεί ότι το έργο ανταποκρίνεται πλήρως στις απαιτήσεις των προδιαγραφών και εκπληρώνει τους σκοπούς για τους όποιους δημιουργήθηκε, ο ανάδοχος υποχρεούται να προχωρήσει στη διενέργεια ελέγχων για την ορθή λειτουργία του πληροφοριακού συστήματος. Για την επίτευξη αυτής της υποχρέωσης, ο Ανάδοχος οφείλει να συνεργαστεί με την ΕΠΠΕ και να εφαρμόσει μεθοδολογία ελέγχου συστημάτων πληροφορικής, σε επίπεδο ολοκληρωμένων συστημάτων και να τεκμηριώσει τα αποτελέσματα του ελέγχου. Η μεθοδολογία που κα χρησιμοποιήσει ο Ανάδοχος δεν θα διαφέρει από αυτήν που θα παρουσιάσει στην προσφορά του, και πρέπει να περιλαμβάνει κατ’ ελάχιστον:

τον προγραμματισμό του ελέγχου

την διεκπεραίωση του ελέγχου

την τεκμηρίωση των αποτελεσμάτων του ελέγχου





Η παράδοση του Έργου από τον Ανάδοχο και η παραλαβή του Έργου από την ΕΠΠΕ, γίνονται υποχρεωτικά μέσα στις προθεσμίες που θα οριστούν στη Σύμβαση. Σχετικά με το σύνολο των ενδιάμεσων παραδοτέων, όπως αυτά θα περιγραφούν στην σχετική σύμβαση η ΕΠΠΕ οφείλει να διαβιβάζει εγγράφως στον Ανάδοχο – το αργότερο εντός δώδεκα (12) εργάσιμων ημερών από την επόμενη της ημερομηνίας παράδοσής του κάθε ενδιάμεσου παραδοτέου ‐ τις παρατηρήσεις της επί του παραδοτέου, προκειμένου ο Ανάδοχος να συμμορφωθεί με αυτές και να το επανυποβάλει κατάλληλα διορθωμένο και συμπληρωμένο εντός δώδεκα (12) εργάσιμων ημερών από τη λήψη των παρατηρήσεων. Η διαδικασία επανυποβολής μπορεί να πραγματοποιηθεί μέχρι δύο (2) φορές και κατά συνέπεια επηρεάζεται, αναλόγως της ταχύτητας παραλαβής της κάθε Φάσης, ο συνολικός χρόνος υλοποίησης του Έργου. Η παράδοση του Έργου από τον Ανάδοχο και η παραλαβή του Έργου από την ΕΠΠΕ, γίνονται υποχρεωτικά μέσα στις προθεσμίες που θα οριστούν στη Σύμβαση. Σε κάθε περίπτωση και σε οποιαδήποτε σημείο της εξέλιξης του έργου, εάν η ΕΠΠΕ διαπιστώνει μη συμμορφώσεις με τους όρους της Σύμβασης και τις τιθέμενες προδιαγραφές, ενημερώνει εγγράφως τον Ανάδοχο, ο οποίος υποχρεούται να προβεί σε διορθωτικές ενέργειες και να αναφέρει αυτές στον Φορέα δώδεκα (12) ημέρες από τη γνωστοποίηση των σχετικών ευρημάτων. Εφ’ όσον διαπιστωθεί διατήρηση των μη συμμορφώσεων και μετά τις διορθωτικές ενέργειες του Αναδόχου, παράλειψη διορθωτικών ενεργειών ή πρόθεση παραπλάνησης του Ακαδημαϊκού Ιδρύματος, τότε η ΕΠΠΕ μπορεί να εισηγηθεί την έναρξη των διαδικασιών για την κήρυξη του Αναδόχου ως έκπτωτου.

Διακήρυξη Διαγωνισμού για το...

Documents

Transcript of Διακήρυξη Διαγωνισμού για το...