Γραφείο Διαχείρισης Έργων

Project Management Office (P.M.O)

Έκδοση 1.0

Ημερομηνία Σύνταξης

15 Ιουλίου 2015

Συντάκτης Κουσουρής Κωνσταντίνος, Project Manager BSc.B.A,MSc.P.M,PMP,MSc.I.S.B

Απόδοση Ελληνική Γλώσσα

Περιεχόμενα

1.Εισαγωγή

2

1.1.Σκοπός

1.2.Απαιτούμενοι ρόλοι και Αρμοδιότητες

2.Έννοια έργου και κατηγορίες έργου

2.1.Ορισμός Έννοιας Έργου

2.2 .Κατηγορίες Έργων

2.2.1.Με κριτήριο την Ανάγκη

2.2.2.Με κριτήριο τους Διαθέσιμους Πόρους

2.2.3.Με κριτήριο την Διάρκεια

2.2.4.Με κριτήριο τον Προϋπολογισμό

3.Βασικές Αρχές- Δομή Έργου

3.1.Βασικές Αρχές

3.2.Δομή Έργου

4.Μέθοδοι Διαχείρισης Έργου

4.1.Χρονοδιάγραμμα και Προγραμματισμός Εργασιών

4.2.Έλεγχος και Παρακολούθηση Έργου

4.3.Αναφορά Προόδου Έργου

4.4.Διαχείριση Θεμάτων

4.5.Τρόπος Επίλυσης Θεμάτων

5.Έντυπα Διαχείρισης Έργων

1.Εισαγωγή Για την ορθή παρακολούθηση και διαχείριση έργων η Γενική Ταχυδρομική εκδίδει και

εφαρμόζει εγχειρίδιο Διαχείρισης Έργων.

Το έντυπο συντάσσεται από το Γραφείο Διαχείρισης Έργων με σκοπό την αρτιότερη

διαχείριση και ολοκλήρωση υφιστάμενων αλλά και μελλοντικών έργων που στοχεύουν στην

ανάπτυξη και βελτίωση της θέσης ανταγωνισμού της Γενικής Ταχυδρομικής στον κλάδο των

ταχυμεταφορών.

3

Προτείνονται βέλτιστες πρακτικές και μεθοδολογίες Διαχείρισης Έργων όπως αυτές

διατυπώνονται σε Διεθνή πρότυπα προσαρμοσμένες με βάση την στρατηγική του

οργανισμού.

1.1.Σκοπός

Σκοπός του εγχειριδίου είναι να αποτελέσει :

❏ Οδηγό στην ανάληψη έργων που αποφέρουν αξία στη Γενική Ταχυδρομική

❏ Οδηγό στον προγραμματισμό των έργων ώστε αυτά να συγχρονίζονται με την

στρατηγική ανάπτυξης της Γενικής Ταχυδρομικής

❏ Οδηγό στην παρακολούθηση και έλεγχο των αποτελεσμάτων με ποιοτικά και

ποσοτικά κριτήρια ανά φάση υλοποίησης του έργου

1.2.Απαιτούμενοι ρόλοι και Αρμοδιότητες

Οι συντελεστές του έργου είναι :

Ο χορηγός έργου (Project Sponsor)

Είναι το άτομο ή η ομάδα που παρέχει τους (οικονομικούς και μη) πόρους και την

έγκριση για την εκτέλεση του έργου.

Αρμοδιότητες :

❏ Υπεύθυνος για τον σχεδιασμό και την υλοποίηση του Γραφείου Διαχείρισης

Έργου

❏ Υπεύθυνος για την επιλογή βέλτιστων μεθοδολογιών και πρακτικών

υλοποίησης έργων

❏ Επικοινωνεί τους στόχους και την αξία των έργων στους εμπλεκόμενους

φορείς (stakeholders)

❏ Δημιουργεί τις κατάλληλες συνθήκες μέσω αποφάσεων και ενεργειών για την

ολοκλήρωση των στόχων του έργου

❏ Εξασφαλίζει την παροχή πόρων που απαιτούνται για την υλοποίηση των

έργων

❏ Είναι αρμόδιος για την διευθέτηση συγκρούσεων(conflict management) που

δεν μπορούν να επιλυθούν από τον Διαχειριστή Έργου (Project Manager)

Ο διαχειριστής έργου(Project Manager)

Είναι το άτομο στο οποίο έχει ανατεθεί από τον χορηγό έργου (Project Sponsor) να

επιτύχει τους αντικειμενικούς στόχους του έργου ,την υλοποίησή του.

Αρμοδιότητες :

❏ Διαχειρίζεται τους πόρους του έργου και εποπτεύει την διοίκηση των ομάδων

εργασίας

❏ Διαμορφώνει και συντηρεί λεπτομερές σχεδιασμό για την οργάνωση,τα

χρονοδιαγράμματα και την κοστολόγηση των έργων

❏ Δημιουργεί αναφορές προόδου (τακτικές και έκτακτες) για τον χορηγό του

έργου (Project Sponsor)

❏ Διαχειρίζεται τις αλλαγές που προκύπτουν στις φάσεις υλοποίησης του έργου

και τις κοινοποιεί στους εμπλεκόμενους φορείς του έργου

❏ Ευθύνεται για την ποιότητα των παραδοτέων και τα αιτήματα των αλλαγών

του τελικού αποδέκτη του έργου(είτε ανά φάση έργου)

❏ Δημιουργεί και διατηρεί πολιτική διαχείρισης κινδύνων (risk management).

4

❏ Είναι υπεύθυνος για τα ορόσημα των φάσεων υλοποίησης του έργου/έργων

❏ Είναι υπεύθυνος για την ορθή τήρηση του φυσικού αντικειμένου του έργου

(project scope) και αποφυγή αλλαγής του (scope creep)

❏ Αποτελεί τον συνδετικό κρίκο μεταξύ των εμπλεκόμενων φορέων

(stakeholders) του έργου.

Η ομάδα έργου (Project team)

Είναι τα άτομα που είναι υπεύθυνα για την εκτέλεση των εργασιών του έργου και

αναφέρονται στον διαχειριστή του έργου(Project Manager).

Αρμοδιότητες :

❏ Συμμετέχει στην ανάπτυξη του λεπτομερούς πλάνου του έργου

❏ Συμβάλλει στον προσδιορισμό των ενεργειών εκτέλεσης ανά φάση του έργου

σε συνάρτηση με το προδιαγεγραμμένο σχέδιο έργου

❏ Καταγράφει την σχέση εξάρτησης των ενεργειών που απαιτούνται για την

ολοκλήρωση του έργου

❏ Συμμετέχει στην αξιολόγηση των κινδύνων στα πλαίσια σχεδιασμού του

πλάνου κινδύνου

❏ Συμβάλει στην δημιουργία των αναφορών του έργου(project status reports)

2.Έννοια έργου και κατηγορίες έργου Για την ορθότερη διαχείριση ενός έργου ή έργων είναι σκόπιμο να δοθεί ο γενικός ορισμός

της έννοιας του έργου όπως αυτή αποτυπώνεται σε διεθνή πρότυπα διαχείρισης έργων.

Η φύση των έργων στα πλαίσια ανάπτυξης του οργανισμού απαιτεί την κατηγοριοποίηση

τους ανάλογα με το μέγεθος και τις ανάγκες που καλούνται να καλύψουν.

2.1.Ορισμός Έννοιας Έργου

“Ως έργο ορίζεται μια προσωρινή προσπάθεια που αναλαμβάνεται προκειμένου να

δημιουργηθεί ένα μοναδικό προϊόν ή υπηρεσία σε συγκεκριμένο χρονικό διάστημα με

δέσμευση συγκεκριμένων πόρων και χρηματικών μονάδων”PMBOK 5(2012).

Η υλοποίηση ενός έργου ή έργων προκύπτει από την ανάγκη κάλυψης βασικών λειτουργιών

του οργανισμού με βάση οικονομικά κριτήρια ,μελέτες Κόστους- Οφέλους (cost benefit

analysis),διαθεσιμότητα πόρων για την υλοποίησή τους κ.α. Τα αποτελέσματα των έργων

πρέπει να επιφέρουν προστιθέμενη αξία (ευελιξία ,ταχύτητα,ποιότητα,μείωση κόστους κ.α)

2.2 .Κατηγορίες Έργων

Τα έργα εντάσσονται σε έναν γενικότερο σχεδιασμό και αναπτύσσονται με γνώμονα τις

ανάγκες της Γενικής Ταχυδρομικής (βραχυπρόθεσμες και μακροπρόθεσμες).Τα κριτήρια

επιλογής των έργων στηρίζονται στις ανάγκες του οργανισμού,τους διαθέσιμους πόρους

αλλά και την χρονική διάρκειά τους.

2.2.1.Με κριτήριο την Ανάγκη

Ένα έργο μπορεί να ανήκει στις παρακάτω κατηγορίες ανάλογα με την ανάγκη που καλύπτει

:

❏ Βελτίωση/αυτοματοποίηση Διαδικαστικής Ροής

❏ Ανάπτυξη και Διαχείριση νέας ή υφιστάμενης υπηρεσίας

5

❏ Κάλυψη Κανονιστικής Συμμόρφωσης βάση οδηγιών από κρατικούς φορείς

❏ Τεχνολογικές απαιτήσεις και εξελίξεις

2.2.2.Με κριτήριο τους Διαθέσιμους Πόρους

Ένα έργο ανάλογα με τους διαθέσιμους πόρους διακρίνεται :

❏ Εσωτερικό : Έργο/ Έργα που γίνονται με διαθέσιμους εσωτερικούς πόρους

❏ Με ανάθεση : Έργο/Έργα που ανατίθενται σε Εξωτερικούς Συνεργάτες

2.2.3.Με κριτήριο την Διάρκεια

Ένα έργο ανάλογα με το μέγεθος και τη διάρκεια διακρίνεται :

❏ Μικρό : Διάρκειας εώς 30 ημερών

❏ Μεσαίο : Διάρκειας εώς 90 ημερών

❏ Μεγάλο : Διάρκειας περισσότερες από 90 ημέρες

2.2.4.Με κριτήριο τον Προϋπολογισμό

Ένα έργο ανάλογα με τον προϋπολογισμό που έχει καθοριστεί για την υλοποίησή του βάση

της ανάλυσης κόστους οφέλους για τον οργανισμό κατηγοριοποιείται σε :

❏ Μικρό : προϋπολογισμός* < 70.000 ευρώ

❏ Μεσαίο : 70.000<προϋπολογισμός* <250.000 ευρώ

❏ Μεγάλο : προϋπολογισμός* > 250.000 ευρώ

*Οι αποτυπωμένες χρηματικές μονάδες είναι ενδεικτικές και καθορίζονται από την εκάστοτε στρατηγική επένδυση της Γενικής

Ταχυδρομικής

3.Βασικές Αρχές- Δομή Έργου Για την σωστή και πληρέστερη διαχείριση ενός έργου ή έργων από τον οργανισμό

διαμορφώνεται πλαίσιο με τις βασικές αρχές την δομή και τις μεθόδους διαχείρισης έργων.

3.1.Βασικές Αρχές

Το κάθε έργο θα πρέπει :

❏ Να εντάσσεται σε συγκεκριμένο πλαίσιο ανάλογα με την κατηγορία του.

Με το τρόπο αυτό :

❏ Είναι εφικτή η παρακολούθηση της εξέλιξης του

❏ Ελέγχονται τα παραδοτέα τμήματα/φάσης του έργου

❏ Να ορίζεται το πλαίσιο και οι διαδικασίες που καλύπτονται κατά την υλοποίηση των

φάσεων του έργου καθώς επίσης και τι δεν καλύπτεται (out of scope).

Με το τρόπο αυτό :

❏ Αποφεύγονται οι αλλαγές στο φυσικό αντικείμενο του έργου (scope

creep),επεκτάσεις ή μειώσεις χωρίς ουσιαστική αιτιολόγηση και

κατά

συνέπεια τηρούνται καλύτερα τα χρονοδιαγράμματα

❏ Διευκολύνεται η επίλυση θεμάτων και απλοποιείται η διαχείριση της

υπευθυνότητας υλοποίησης,οι συνεργασίες και τα

χρονοδιαγράμματα

παράδοσης

❏ Επιτυγχάνεται η δομημένη υλοποίηση του έργου

6

3.2.Δομή Έργου

Βασικά στοιχεία της δομής του έργου είναι οι συντελεστές του έργου όπως αυτοί

αποτυπώνονται στον ακόλουθο πίνακα :

Ρόλος Περιγραφή Ρόλου Χρόνος Απασχόλησης

Χορηγός Έργου (Project Sponsor)

❏ Είναι ο υπεύθυνος της μονάδας που αιτείται την υλοποίηση του έργου.

❏ Θέτει τις απαιτήσεις ,συντάσσει τον προϋπολογισμό ,εκφράζει τα αναμενόμενα οφέλη από την υλοποίηση του έργου.(Ο ρόλος αυτός δεν καλύπτεται από τον Business Analyst,Project Manager)

Μερική Απασχόληση

Διαχειριστής Έργου (Project Manager )

❏ Είναι ο αρμόδιος λειτουργός του τμήματος Διαχείρισης Έργων ,υπεύθυνος για την δημιουργία και για τον συντονισμό της ομάδας έργου

❏ Αξιολογεί προγραμματίζει ελέγχει και οδηγεί το έργο από την έναρξη μέχρι την πλήρη ολοκλήρωσή του σύμφωνα με την μεθοδολογία και το πλαίσιο που έχει οριστεί

Πλήρης Απασχόληση

Ομάδα Έργου (Project Team)

❏ Είναι τα μέλη της ομάδας που είναι υπεύθυνα για την εκτέλεση- υλοποίηση των πακέτων εργασίας ανά φάση υλοποίησης του έργου.

❏ Τα μέλη της ομάδας ή ομάδων έργου μπορεί να ανήκουν οργανογραμματικά σε παραπάνω από μία επιμέρους Διευθύνσεις/τμήματα του οργανισμού.

❏ Τα μέλη όσο και ο χρόνος απασχόλησής τους στο έργο ορίζονται σε συνεργασία του Χορηγού και Διαχειριστή του Έργου με τους προϊσταμένους αντίστοιχων τμημάτων

Πλήρης Μερική Απασχόληση

4.Μέθοδοι Διαχείρισης Έργου Οι επικρατέστερες μεθοδολογίες διαχείρισης έργων παγκοσμίως είναι οι :

❏ PR.IN.CE II (Project(s) In Control Environment) αναπτύχθηκε στο Ηνωμένο

Βασίλειο.www.prince2.com

❏ PMBOK 5 (latest version) αναπτύχθηκε στις Ηνωμένες Πολιτείες Αμερικής

7

από το Ινστιτούτο Διαχείρισης Έργων. (Project Management Institute-P.M.I).

www.pmi.org

Ως μέθοδος Διαχείρισης Έργων προτείνεται να ακολουθηθεί η μεθοδολογία του Ινστιτούτου

Διαχείρισης Έργων (Project Management Institute-P.M.I) όπως αυτή είναι διατυπωμένη στο

πρότυπο για την Διοίκηση/Διαχείριση Έργων : A Guide to the Project Management Body

of Knowledge (PMBOK Guide) ακολουθώντας τις κατά καιρούς βελτιώσεις.Η τελευταία

έκδοση (2012) αναλύεται σε δέκα επιμέρους γνωστικά πεδία η τήρηση των οποίων κρίνεται

απαραίτητη για την επιτυχή υλοποίηση των έργων του οργανισμού. Οι επιμέρους γνωστικές

περιοχές είναι οι ακόλουθες :

1. Διαχείριση Ολοκλήρωσης Έργου

2. Διαχείριση Φυσικού Αντικειμένου Έργου

3. Διαχείριση Χρόνου Έργου

4. Διαχείριση Κόστους Έργου

5. Διαχείριση Ποιότητας Έργου

6. Διαχείριση Ανθρώπινου Δυναμικού Έργου

7. Διαχείριση Επικοινωνιών Έργου

8. Διαχείριση Κινδύνου Έργου

9. Διαχείριση Προμηθειών Έργου

10. Διαχείριση Εμπλεκόμενων Φορέων Έργου

Η ροή της εκτέλεσης του έργου βασίζεται σε διαδικασία 5 ενεργειών :

1. Έναρξη Έργου

2. Σχεδιασμός Έργου

3. Εκτέλεση Έργου

4. Παρακολούθηση-Έλεγχος Έργου

5. Ολοκλήρωση- Κλείσιμο Έργου

Το Γραφείο Διαχείρισης Έργων αν κρίνει πως για την επιτυχή ολοκλήρωση του έργου ή των

έργων είναι απαραίτητο να χρησιμοποιηθεί μέρος ή ολόκληρη διαδικασία άλλης

μεθοδολογίας τότε προβαίνει στην εφαρμογή της.

4.1.Χρονοδιάγραμμα και Προγραμματισμός Εργασιών

Το χρονοδιάγραμμα εργασιών κάθε έργου οριστικοποιείται με την έναρξή του τηρώντας τις

βασικές αρχές που έχουν περιληφθεί στο αίτημα με βάση το οποίο γίνεται η υλοποίηση.Η

ημερομηνία έναρξης και η ημερομηνία ολοκλήρωσης αποτελούν τέτοια σημεία.Ο βαθμός

ανάλυσης των εργασιών μπορεί να είναι υψηλός ή χαμηλός :

❏ Με υψηλό βαθμό ανάλυσης : θεωρείται πιο πιθανό ότι δεν παραλείπονται εργασίες

οι οποίες πιθανόν να επηρεάζουν άλλες εργασίες. Η εσωτερική διαχείριση του έργου

8

είναι ακριβής και η παρακολούθησή του καλύτερη. Απαιτείται όμως περισσότερος

χρόνος από τον Διαχειριστή Έργου αλλά και από τους υπεύθυνους των ομάδων

έργου.

❏ Με χαμηλό βαθμό ανάλυσης : η τήρηση των προθεσμιών είναι δυσκολότερη καθώς

υπάρχει κίνδυνος να αναθεωρηθεί η ήδη καταβεβλημένη προσπάθεια. Οι

εμπλεκόμενοι φορείς αξιολογούν το είδος των διορθωτικών ενεργειών που πρέπει να

γίνουν.

Ο πρώτος τρόπος αφορά σε κρίσιμα,πολύπλοκα και σχετικά μεγάλα έργα.Ο δεύτερος σε

μικρότερα έργα όπου η ομάδα έργου έχει πιθανώς εργαστεί ξανά μαζί .

Σε κάθε χρονοδιάγραμμα πρέπει να περιλαμβάνονται κατά ελάχιστο τα παρακάτω για κάθε

εργασία :

❏ Όνομα εργασίας

❏ Προγραμματισμένη ημερομηνία έναρξης

❏ Προγραμματισμένη ημερομηνία λήξης

❏ Συμμετοχή Ανθρώπινων Πόρων. Ποσοστό συμμετοχής επί του διαθέσιμου

εργάσιμου χρόνου για την διάρκεια εργασίας (υπολογισμός

προγραμματισμένης ανθρωπο-προσπάθειας )

❏ Προ-απαιτούμενες εργασίες (έργα ή υπο-έργα),οι οποίες πρέπει να έχουν

ολοκληρωθεί για να ξεκινήσει η συγκεκριμένη εργασία.

❏ Σημειώσεις/Σχόλια

Το αρχικό προγραμματισμένο χρονοδιάγραμμα θα παραδίδεται και θα οριστικοποιείται με

την έναρξή του έργου ώστε να μπορεί να γίνει ακριβής παρακολούθηση με βάση τα

απολογιστικά στοιχεία. Τα αντίστοιχα με τα παραπάνω στοιχεία τηρούνται και απολογιστικά

για να μπορεί να γίνεται η παρακολούθηση της προόδου του έργου.

Για την παρακολούθηση της προόδου (χρονικά ) των έργων σε Διοικητικό επίπεδο και

συνολικά θα πρέπει σε όλα τα έργα να υπάρχουν κοινά σημεία αναφοράς όπως :

❏ Βασικές φάσεις έργων ανά κατηγορία (τυποποιημένη) μεγέθους

❏ Βασικά χρονικά προσδιορισμένα ορόσημα (milestones) σε όλη την εξέλιξη του έργου.

Αυτά μπορεί να είναι :

❏ Χρονική στιγμή ολοκλήρωσης μιας φάσης

❏ Χρονική στιγμή ολοκλήρωσης μιας ομάδας εργασιών(για παράδειγμα

9

ολοκλήρωσης τεχνικής υποδομής έργου που μπορεί να εκτείνεται στη

διάρκεια δυο φάσεων ) ή μιας εργασίας.

❏ Χρονική στιγμή παράδοσης ενός τυποποιημένου παραδοτέου

❏ Χρονική στιγμή έργου από την οποία εξαρτάται ένα άλλο έργο ή ομάδα

εργασιών

Για την τήρηση του χρονοδιαγράμματος /χρονοδιαγραμμάτων προτείνεται να γίνεται χρήση

λειτουργικών συστημάτων όπως:MSProject,ProjectServer,Jira ανάλογα με την

πολυπλοκότητα του έργου.

4.2.Έλεγχος και Παρακολούθηση Έργου

Σκοπός του ελέγχου και της παρακολούθησης είναι η μέτρηση της προόδου του έργου

προκειμένου να προσδιοριστούν αποκλίσεις από το σχέδιο διοίκησης έργου ώστε έγκαιρα να

ληφθούν διορθωτικές ενέργειες όταν αυτό κριθεί αναγκαίο για την επίτευξη των στόχων του

έργου.

❏ Έλεγχος Έργου :

Ο έλεγχος του έργου αφορά την σύγκριση των προσδοκώμενων αποτελεσμάτων με τα

πραγματικά που έχουν επιτευχθεί .Ο έλεγχος αφορά :

❏ Στην ποιοτική υλοποίηση του αντικειμένου του έργου.

❏ Στην τήρηση του χρονοδιαγράμματος του έργου

❏ Στην τήρηση του προϋπολογισμού του έργου

❏ Στην παρακολούθηση της ανάλωσης των πόρων

❏ Παρακολούθηση Έργου :

Η παρακολούθηση του έργου επιτυγχάνεται μέσω των συναντήσεων μεταξύ των μελών των

ομάδων έργου και την σύνταξη λεπτομερών αναφορών για την εξέλιξη της πορείας του

έργου. Σε τακτά χρονικά διαστήματα οι εμπλεκόμενοι φορείς του έργου (ομάδα έργου

κυρίως)ενημερώνονται και λαμβάνουν αποφάσεις σχετικές με την ολοκλήρωση του έργου.

4.3.Αναφορά Προόδου Έργου

Για την σωστή διαχείριση του έργου/έργων προτείνεται να συντάσσονται αναφορές προόδου

έργου. Οι αναφορές έργου είναι :

❏ Περιοδικές ή Τακτικές

❏ Έκτακτες

Οι αναφορές αυτές ετοιμάζονται από τον διαχειριστή έργου(Project Manager) και την ομάδα

έργου(Project Team) και παραδίδονται στον χορηγό του έργου(Project Sponsor).Η

10

περιεχόμενη πληροφορία είναι τυποποιημένη.Τα στοιχεία πληροφορίας είναι ακριβώς

αντίστοιχα με τα παρουσιαζόμενα στον αρχικό προγραμματισμό έργου ώστε να μπορούν να

είναι συγκρίσιμα και ελέγξιμα. Εκτός από τις αναφορές προόδου της υλοποίησης του έργου

βασικά στοιχεία για την παρακολούθηση είναι :

❏ Ο αρχικός προγραμματισμός έργου : Με βάση αυτόν γίνονται οι συγκρίσεις για την

παρακολούθηση

❏ Ο απολογισμός έργου : Η τελική αναφορά του έργου με όσα επιτεύχθηκαν και με

ποιόν τρόπο επιτεύχθηκαν (χρόνος,κόστος)

❏ Η αναφορά απόδοσης αποτελεσμάτων έργου : Αναφορά σχετικά με την επίτευξη

των στόχων του έργου ετοιμάζεται μετά την λήξη της περιόδου υποστήριξης ή /και σε

ικανό χρονικό διάστημα ώστε να φανούν τα αποτελέσματα του έργου.

4.4.Διαχείριση Θεμάτων

Τα θέματα που μπορούν να προκύψουν σε ένα έργο θα μπορούσαν να εμπίπτουν στις

ακόλουθες περιοχές :

❏ Θέματα που δεν είχαν προβλεφθεί

❏ Προγραμματισμένες εργασίες που δεν μπορούν να ολοκληρωθούν

❏ Εξωτερικοί παράγοντες

Τα θέματα από την στιγμή που προκύπτουν θεωρούνται ανοιχτά ως και την τελική επίλυση

τους.Η διαχείριση των ανοιχτών θεμάτων αποτελεί βασική ευθύνη του χορηγού και του

διαχειριστή του έργου.

Κύριο μέλημα είναι όχι μόνο η επίλυση ανοιχτών θεμάτων αλλά και η αποτροπή δημιουργίας

τους όπου αυτό είναι δυνατόν .

Βασικές Αρχές Διαχείρισης Θεμάτων :

❏ Επικοινωνία Θεμάτων : Η επικοινωνία μεταξύ των εμπλεκομένων πρέπει να είναι

ακριβής και συνεχής. Τόσο για τα θέματα που ανακύπτουν κατά την διάρκεια της

εργασίας του κάθε μέλους αλλά όσο και για εκείνα που μπορεί να προκύψουν και

κατά την διάρκεια των συναντήσεων των διάφορων ομάδων.

❏ Αναγνώριση Θεμάτων : Θέμα για ένα έργο αποτελεί ότι επηρεάζει την εκτέλεσή

του. Μόλις αναγνωριστεί ένα θέμα θα πρέπει να ξεκινήσει η διαδικασία επίλυσής του

❏ Κατηγοριοποίηση Θεμάτων : Τα θέματα δύναται να κατηγοριοποιηθούν κατά

πολλούς τρόπους. Τυπικές κατηγορίες θεμάτων είναι :

❏ Θέματα πόρων :(αδυναμία εκτέλεσης,περιορισμένης

διαθεσιμότητας,απαίτηση επιπλέον πόρων- χρηματικών,εξοπλισμού,κ.α)

❏ Θέματα επικοινωνίας :(αδυναμία ή άρνηση επικοινωνίας από τα μέλη του

11

έργου ,χρονικές καθυστερήσεις στην επικοινωνία,προβλήματα

κατανόησης,επικοινωνία με εξωτερικούς συνεργάτες)

❏ Θέματα λογισμικού : (αδυναμίες λειτουργικότητας,bugs,χρήση αδειών

λειτουργίας,αδυναμία ανάπτυξης προγραμματισμού κ.α)

❏ Θέματα προγραμματισμού:(επαναλήψεις εργασιών του έργου,δοκιμές,

παραμετροποιήσεις,καθυστερήσεις χρονοδιαγράμματος,εξαρτήσεις από άλλα

έργα ή εξωτερικούς παράγοντες κ.α)

❏ Προτεραιότητα Θεμάτων : Η προτεραιότητα υποδηλώνει την κρισιμότητα του κάθε

θέματος.Τρείς βαθμίδες αρκούν για τον ορισμό της :

❏ Υψηλή :Βέβαιος αντίκτυπος στην πρόοδο του έργου

❏ Μεσαία : Πιθανός αντίκτυπος στην πρόοδο του έργου

❏ Χαμηλή : Κανένας ή αμελητέος αντίκτυπος στην πρόοδο του έργου

❏ Παρακολούθηση Θεμάτων : Τα ανοιχτά θέματα παρακολουθούνται σε όλη την

εξέλιξη τους. Μερικά από αυτά (ειδικά τα χαμηλής προτεραιότητας) μπορεί να

παραμένουν ανοιχτά ακόμα και μετά την ουσιαστική ολοκλήρωση ενός έργου. Επειδή

κάποια στιγμή μπορεί αυτά τα θέματα να έχουν κάποιο αντίκτυπο στο έργο απαιτείται

να διευθετηθούν στο αρχικό στάδιο παραγωγικής λειτουργίας.

❏ Κλείσιμο θεμάτων: Με την επίλυση ενός θέματος θα πρέπει η λύση που δόθηκε,η

ημερομηνία επίλυσης και το μέλος της ομάδας (στο οποίο είχε ανατεθεί το θέμα) που

επέλυσε το θέμα να καταγραφούν στο κατάλληλο ημερολόγιο τήρησης θεμάτων

4.5.Τρόπος Επίλυσης Θεμάτων

Για την επίλυση τυχόν θεμάτων που προκύπτουν κατά την διάρκεια εκτέλεσης του έργου

προτείνεται ως μέθοδος επίλυσης η ακόλουθη :

❏ Κατηγοριοποίηση των θεμάτων και αναγνώριση του βαθμού που μπορεί να

προκύψει εμπόδιο για το έργο (show stopper)

❏ Προσέγγιση των βασικών θεμάτων πριν από αυτά με μικρότερη σημασία

❏ Αποδόμηση των πολύπλοκων θεμάτων ως σύνολο από απλούστερα θέματα

Τα βήματα μιας διαδικασίας διαχείρισης θεμάτων είναι :

❏ Υποβολή θέματος : Το μέλος της ομάδας που αναγνωρίζει ένα θέμα υποβάλει το

θέμα μέσω ειδικού εντύπου

❏ Καταχώρηση θέματος : Ο διαχειριστής έργου καταχωρεί το θέμα στο ημερολόγιο

θεμάτων και ανανεώνει το status

❏ Έλεγχος θέματος : Ο διαχειριστής έργου ελέγχει το θέμα σε σχέση με τα υπόλοιπα

θέματα και σε σχέση με το αντικείμενο του έργου (τι επιπτώσεις μπορεί να έχει )

12

προχωράει σε :

❏ Αποδοχή θέματος : Αποδέχεται ένα νέο θέμα ,το κατηγοριοποιεί και του

δίνει προτεραιότητα ή το απλοποιεί αν είναι ιδιαίτερα πολύπλοκο.

❏ Απόρριψη θέματος : Απορρίπτει θέματα που είναι άσχετα με το έργο ή

εντελώς ασήμαντα ή έχουν επιλυθεί νωρίτερα όταν ανατέθηκαν ξανά. Σε όλες

τις περιπτώσεις ενημερώνει κατάλληλα το μέλος που έθεσε το αρχικό θέμα

❏ Ενοποίηση θέματος : Ενοποιεί το θέμα με άλλο σχετικό θέμα που έχει τεθεί

και παραμένει ανοιχτό ,συμπληρώνοντας το αρχικό θέμα

❏ Ανάθεση προς επίλυση :Ο διαχειριστής έργου αναθέτει σε μέλος της ομάδας την

επίλυση σε συγκεκριμένο χρονικό διάστημα

❏ Παρακολούθηση εξέλιξης θέματος : Κατά την διάρκεια της παρακολούθησης

μπορεί να απαιτηθεί στον τρόπο προσέγγισης ,να ανατεθούν επιπλέον πόροι ,να

ανατεθεί σε άλλο πρόσωπο. Αν παρόλα τα βήματα το θέμα μένει ανοιχτό και υπάρχει

κίνδυνος να επηρεάσει την πορεία άλλων εργασιών τότε ο Διαχειριστής Έργου

προχωράει στο επόμενο βήμα.

❏ Κλιμάκωση θέματος :Το θέμα μπορεί να κλιμακωθεί (escalation) εντός της

οργανωτικής δομής του έργου (Χορηγός Έργου-Project Sponsor)

Ένα θέμα μπορεί να οδηγήσει σταδιακά ή απότομα σε κατάσταση κρίσης ένα έργο (π.χ

αποχώρηση μελών ομάδας έργου ,προβλήματα με εξωτερικούς συνεργάτες,προβλήματα

εξοπλισμού ή λογισμικού).Τόσο ο χορηγός έργου(project sponsor) όσο και ο διαχειριστής

έργου (project manager )θα πρέπει να εκτιμήσουν την κρίση πάνω στο έργο (αν επηρεάζει

την διάρκεια ,το προϋπολογισμό ,τον στόχο) και καταρτίζουν πλάνο με εναλλακτικές πάντα

εφικτές λύσεις.

5.Έντυπα Διαχείρισης Έργων

Τα έντυπα αφορούν σημεία καταγραφής διαδικασιών της Διαχείρισης Έργων όπως

καταγραφή του πλάνου επικοινωνίας των εμπλεκόμενων φορέων του

έργου,παρακολούθηση συμβάσεων εξωτερικών συνεργατών,διαδικασίες παρακολούθησης

θεμάτων,δημιουργία πλάνου έργου,κ.α

Ενδεικτικά έντυπα που προτείνονται είναι :

❏ Αίτημα μελέτης εφικτότητας έργου

❏ Αρχικός προγραμματισμός έργου

❏ Χρονοδιάγραμμα έργου

❏ Κατάλογος υποδομών έργου( εξοπλισμός,άδειες,κ.α)

❏ Κατάλογος με την συμμετοχή του ανθρώπινου δυναμικού από επιμέρους τμήματα και

ο χρόνος συμμετοχή τους ανά φάση έργου

13

❏ Φόρμα παραδοχής- αποδοχής παραδοτέου ή φάση έργου

❏ Φόρμα καταγραφής ρίσκων- κινδύνων καθώς και πλάνο εναλλακτικών ενεργειών

❏ Έντυπο απολογισμού έργου

❏ Έντυπο συγκεντρωτικής απόδοσης αποτελεσμάτων έργου

Τα έντυπα είναι ενδεικτικά και διαμορφώνονται ανάλογα με την φύση του έργου και το βαθμό

αναγκαιότητας παρακολούθησης από το Γραφείο Διαχείρισης Έργων.