ΕΙΣΗΓΗΤΗΣ: ΝΙΚΟΛΑΟΣ ΚΑΝΤΖΕΛΗΣ

ΟΚΤΩΒΡΙΟΣ 2006

EXCEL

ΠΙΝΑΚΑΣ ΠΕΡΙΕΧΟΜΕΝΩΝΕΙΣΑΓΩΓΗ....................................................................................................................4ΚΕΦΑΛΑΙΟ 1................................................................................................................5

Εισαγωγή και εξοικείωση με το Microsoft Excel......................................................51.1 Γενικά για το Εxcel..................................................................................51.2 Εκκίνηση του Excel.................................................................................51.3 Η οθόνη του Εxcel...................................................................................61.4 Βασικές έννοιες στα υπολογιστικά φύλλα...................................14

ΚΕΦΑΛΑΙΟ 2..............................................................................................................16Βασικές λειτουργίες στο Microsoft Excel................................................................16

2.1 Δηµιουργία νέου Βιβλίου Εργασίας................................................162.2 Άνοιγµα ενός υπάρχοντος Βιβλίου Εργασίας.............................162.3 Εισαγωγή κειµένου, αριθµών & ηµεροµηνιών............................162.4 Ο δείκτης του ποντικιού στο Excel.................................................172.5 Το δεξί κλικ και η σηµασία του........................................................172.6 Μετακίνηση Μέσα στο Φύλλο Εργασίας.......................................172.7 Αποθήκευση του βιβλίου εργασίας.................................................182.8 Βοήθεια για τη χρήση του Excel......................................................192.9 Κλείσιµο του Βιβλίου Εργασίας....................................................................192.10 Τερµατισµός λειτουργίας του Excel............................................19

ΚΕΦΑΛΑΙΟ 3..............................................................................................................20Επεξεργασία-Αντιγραφή-Μετακίνηση-Μορφοποίηση κελιών................................20

3.1 Επεξεργασία των Περιεχοµένων ενός Κελιού.............................203.2 Αυτόµατη καταχώριση........................................................................213.3 Μετακίνηση και Αντιγραφή Κελιών................................................213.4 Επιλογή Περιοχής Κελιών...................................................................223.5 Η Μορφοποίηση Δεδοµένων...............................................................223.6 Συγχώνευση κελιών και στοίχιση στο κέντρο............................293.7 Το Πινέλο Μορφοποίησης....................................................................293.8 Η Αυτόµατη Μορφοποίηση.................................................................303.9 Η Αυτόµατη Συµπλήρωση...................................................................303.10 Εισαγωγή Γραµµών και Στηλών....................................................313.11 Αλλαγή του πλάτους των στηλών................................................323.12 Αλλαγή του ύψους των γραµµών..................................................323.13 Η Αναίρεση και η Επανάληψη Ενεργειών...................................323.14 Εισαγωγή νέων φύλλων στο Βιβλίο Εργασίας.........................333.15 Μετονοµασία ενός Φύλλου Εργασίας..........................................333.16 Μετακίνηση ή δηµιουργία αντιγράφου φύλλου.......................333.17 Διαγραφή Φύλλων από το Βιβλίο εργασίας..............................343.18 Προσαρµογή του µεγέθους εµφάνισης.......................................34

ΚΕΦΑΛΑΙΟ 4..............................................................................................................35Τύποι και Συναρτήσεις.............................................................................................35

4.1 Οι συναρτήσεις στα υπολογιστικά φύλλα....................................354.2 Εισαγωγή µιας συνάρτησης...............................................................354.3 Ο Οδηγός συναρτήσεων......................................................................364.4 Συναρτήσεις που χρησιµοποιούνται πολύ συχνά.......................374.5 Ο Αυτόµατος Υπολογισµός.................................................................374.6 Η Αυτόµατη Άθροιση............................................................................374.7 Συναρτήσεις Ηµεροµηνίας και Ώρας.............................................38

2

EXCEL

4.8 Συναρτήσεις κειμένου..........................................................................394.9 Λογικές συναρτήσεις............................................................................394.10 Οικονοµικές Συναρτήσεις................................................................404.11 Διάφορες Χρήσιµες Συναρτήσεις..................................................434.12 Οι κυκλικές αναφορές.......................................................................444.13 Σχετικές και απόλυτες αναφορές.................................................444.14 Σορτάρισμα κατά αύξουσα ή φθίνουσα σειρά..........................454.15 Το Αυτόµατο Φίλτρο..........................................................................464.16 Το Σύνθετο Φίλτρο.............................................................................474.17 Τα Μερικά Αθροίσµατα.....................................................................47

ΚΕΦΑΛΑΙΟ 5..............................................................................................................51Τα Γραφήµατα στο Excel.........................................................................................51

5.1 Τα Γραφήµατα.........................................................................................515.2 Δημιουργία Γραφήματος.....................................................................535.3 Οι Κατηγορίες Γραφηµάτων..............................................................575.4 Επεξεργασία Γραφηµάτων..................................................................595.5 Προεπισκόπηση – Εκτύπωση ενός γραφήµατος.........................625.6 Διαγραφή ενός γραφήµατος..............................................................62

ΚΕΦΑΛΑΙΟ 6..............................................................................................................63Διαµόρφωση φύλλου εργασίας................................................................................63Προεπισκόπηση – Εκτύπωση...................................................................................63Άλλες Σημαντικές Λειτουργίες................................................................................63

6.1 Η Διαµόρφωση της σελίδας...............................................................636.2 Προεπισκόπηση Φύλλων Εργασίας..................................................666.3 Εκτύπωση Φύλλων Εργασίας.............................................................686.4 Freeze Panes-Πάγωµα Στηλών.........................................................696.5 Δουλεύοντας µε Πολλά Παράθυρα..................................................706.6 Η Προστασία στο Excel.......................................................................716.7 Απόκρυψη Κελιών...................................................................................726.8 Εισαγωγή Σχόλιων.................................................................................726.9 Εισαγωγή Αντικειμένων και oργανογράμματος........................736.10 Η Γραµµή Εργαλείων Σχεδίασης...................................................766.11 Ρυθμίσεις στο Excel............................................................................77

ΠΑΡΑΡΤΗΜΑ.............................................................................................................78

3

EXCEL

ΕΙΣΑΓΩΓΗΤο εγχειρίδιο αυτό απευθύνεται σε άτομα που επιθυμούν να

παρακολουθήσουν επιμορφωτικό σεμινάριο πάνω στην εφαρμογή MS EXCEL. Απευθύνεται σε άτομα τα οποία είναι αρχάρια στην συγκεκριμένη εφαρμογή αλλά και σε αυτούς οι οποίοι έχουν εμπειρία και εξοικείωση με το Microsoft Excel.

4

EXCEL

ΚΕΦΑΛΑΙΟ 1Εισαγωγή και εξοικείωση με το Microsoft

Excel

1.1 Γενικά για το Εxcel

Η ανάγκη για υπολογισµούς είναι συνεχής. Τα υπολογιστικά φύλλα ικανοποίησαν την ανάγκη για εκτέλεση πράξεων και αντικατέστησαν σιγά σιγά τα λογιστικά φύλλα σε χαρτί που χρησιµοποιούσανοι λογιστές. Το όνοµα Λογιστικό Φύλλο, προήλθε από το γεγονός ότι η πρώτη σκέψη αυτών που δηµιούργησαν τα προγράµµατα αυτά, ήταν η αναπαράσταση της µνήµης του Η/Υ µε το φύλλο ενός λογιστικού φύλλου.

Με την έννοια Υπολογιστικά Φύλλα (SpreadSheets), εννοούµε µια µεγάλη κατηγορία προγραµµάτων, τα οποία αποτελούν ένα πολύ ισχυρό εργαλείο σε πολλούς τοµείς και όχι µόνο στις λογιστικές εφαρµογές. Στα προγράµµατα αυτά, η µνήµη του Η/Υ προσοµοιώνεται σαν µια µεγάλη ηλεκτρονική σελίδα, που είναι χωρισµένη σε στήλες και σε γραµµές.Έτσι δηµιουργούνται τα λεγόµενα κύτταρα ή κελιά (cells), στα οποίαµπορούµε να γράψουµε δεδοµένα, όπως αριθµούς, κείµενα, τύπους υπολογισµών κ.ά. Από την επεξεργασία των αριθµών του υπολογιστικού φύλλου, µπορούµενα εξάγουµε πολλά συµπεράσµατα και να τα παρουσιάσουµε µε διάφορους τρόπους, από απλούς αριθµούς έως και πολύπλοκα γραφήµατα. Όταν αλλάξει µια τιµή, που συµµετέχει σε υπολογισµούς, αυτόµατα ενηµερώνονται όλα τα σηµεία που συµµετέχει αυτή (επαναϋπολογισµός αποτελεσµάτων).

1.2 Εκκίνηση του Excel

Για να εκκινήσουµε το Excel για Windows, µπορούµε να το επιλέξουµε από το µενού Προγράµµατα του κουµπιού Έναρξη ή από το εικονίδιό του στη γραµµή εργαλείων του Office. Το εικονίδιο του Excel έχει το χαρακτηριστικό σχήµα ενός µεγάλου Χ µε πράσινο χρώµα.

Επίσης αν έχουμε δημιουργήσει συντόμευση του Εxcel στην επιφάνεια εργασίας (desktop) τότε απλώς διπλοπατάμε με το αριστερό κουμπί του ποντικιού το συγκεκριμένο εικονίδιο.Το πάνω µέρος του παραθύρου του Excel µοιάζει αρκετά µε το αντί-στοιχο µέρος του Word. Στο Excel υπάρχει ένα µενού εντολών, µια βασική γραµµή εργαλείων και µια γραµµή εργαλείων µορφοποίησης που είναι παρόµοια µ’ αυτά του Word. Στην εικόνα 1 που ακολουθεί μπορούμε να δούμε την εισαγωγική οθόνη του Excel.

5

EXCEL

E ικόνα 1: Εισαγωγική Οθόνη του Excel

1.3 Η οθόνη του Εxcel

Η οθόνη (εικόνα 2) του Excel διαιρείται σε τρεις βασικές περιοχές:

1. Τις γραµµές που βρίσκονται πάνω από το παράθυρο εγγράφου, όπου ανήκει η γραµµή τίτλου που περιέχει τον τίτλο (όνοµα) του εγγράφου, το εικονίδιο ελέγχου της εφαρμογής, τα κουμπιά ελέγχου, η γραµµή µενού µε την οποία έχουµε προσπέλαση στις εντολές, η βασική γραµµή εργαλείων, η γραµµή εργαλείων µορφοποίησης,τη γραμμή τύπων και τις ετικέτες γραμμών και στηλών.

2. Η κύρια περιοχή του Φύλλου Εργασίας. Είναι τοπλέγµα από γραµµές και στήλες στο οποίο εισάγουµε καιεπεξεργαζόµαστε αριθµούς, κείµενο και ηµεροµηνίες. Επίσης υπάρχουν και οι μπάρες κύλισης.

3. Τις γραµµές που είναι κάτω από το φύλλο εργασίας, όπου ανήκει η γραµµή κατάστασης.

6

EXCEL

E ικόνα 2: Επεξήγηση γραμμών Excel

Η Γραµµή Τίτλου:

Είναι ή πρώτη γραµµή της οθόνης. Εκεί υπάρχει αριστερά το εικονίδιο ελέγχου, το όνοµα της εφαρµογής, το όνοµα του ενεργού βιβλίου εργασίας και δεξιά τα κουµπιά ρύθµισης του µεγέθους του παραθύρου.

Εικονίδιο ελέγχου της εφαρµογής:

Βρίσκεται στο αριστερό µέρος της γραµµής του τίτλου και περιέχει εντολές για επαναφορά, µετακίνηση, αλλαγή του µεγέθους, ελαχιστοποίηση, µεγιστοποίηση και το κλείσιµο του παραθύρου του Ms-Excel.

Κουµπιά ελέγχου:

Είναι τα τρία κουµπιά στο δεξιό µέρος τηςγραµµής του τίτλου και χρησιµοποιούνται για την ελαχιστοποί-ηση του παραθύρου της εφαρµογής (“κατέβασµα” στη γραµ-µή εργασιών, ώστε να χρησιµοποιήσουµε κάποιο άλλο πρό-γραµµα), µεγιστοποίηση ή επαναφορά του παραθύρου τηςεφαρµογής και κλείσιµο της εφαρµογής.

7

EXCEL

Η Γραµµή του Μενού:

Είναι η δεύτερη γραµµή (εικόνα 3) στην οποίαβρίσκονται όλες οι διαθέσιµες επιλογές του προγράµµατος,οµαδοποιηµένες και ταξινοµηµένες. Με κλικ εµφανίζονται οι πιοσυνηθισµένες επιλογές και µε διπλό κλικ όλες οι επιλογές.

Εικόνα 3: Γραμμή μενού

Η βασική γραμμή εργαλείων:

Η βασική γραµµή εργαλείων (εικόνα 4) περιλαµβάνει κουµπιά που παρέχουν γρήγορη προσπέλαση µέσω του ποντικιού σε πολλές εντολές και δυνατότητες του Ms-Εxcel. Yπάρχουν επιλεγµένες εντολές που χρησιµοποιούνται συχνότερα και µπορούν να εκτελεστούν άµεσα µε το πάτηµα του αριστερού πλήκτρου του ποντικιού πάνω στο κουµπί, χωρίς να ανατρέχετε στις οµαδοποιηµένες εντολές της προηγούµενης γραµµής. Αναλυτικά επεξηγούνται οι λειτουργίες των εικονιδίων στη βασική γραμμή εργαλείων στον πίνακα 1. Αν τοποθετήσετε το δείκτη του ποντικιού σας πάνω σ’ ένα πλήκτρο µιας οµάδας εργαλείων, χωρίς να κάνετε κλικ, τότε εµφανίζεται µια µικρή ετικέτα (ToolTip) που σας παρουσιάζει το όνοµα του εργαλείου. Το Excel διαθέτει δεκατρείς (13) έτοιµες γραµµές εργαλείων, αλλά ο χρήστης µπορεί να δηµιουργήσει και άλλες γραµµές εργαλείων προσαρµοσµένεςστις δικές του ανάγκες. Οι γραµµές εργαλείων µπορούν ναείναι και αυτοτελή µικρά παράθυρα.Αν µια γραµµή εργαλείων δεν εµφανίζεται, µπορείτε να κάνετε δεξί κλικ επάνωστη γκρίζα περιοχή του παραθύρου (Γραµµή µενού ή Γραµµές εργαλείων) καιστο πλαίσιο που θα αναδυθεί, επιλέξτε µια γραµµή εργαλείων, για να την εµφανίσετε ή καταργήστε την επιλογή,για να την κρύψετε.

1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 141516 17 18 19 20 21 22

Εικόνα 4:Βασική γραμμή εργαλείων

8

EXCEL

Πίνακας 1

1 Δηµιουργία Δηµιουργεί ένα νέο κενό Βιβλίο Εργασίας που βασίζεταιστο προεπιλεγµένο πρότυπο.

2 Άνοιγµα Ανοίγει ή εντοπίζει µέσα στο δίσκο ένα υπάρχον βιβλίο εργασίας.

3 Αποθήκευση

Αποθηκεύει το ενεργό αρχείο µε το τρέχον όνοµά του, την τρέχουσα θέση του και την τρέχουσα µορφή του.

4ΗλεκτρονικόΤαχυδροµείο

Αποστέλλει τα περιεχόµενα του τρέχοντος Φ.Ε. ως σώµαενός µηνύµατος αλληλογραφίας.

5 Εκτύπωση Εκτυπώνει άµεσα το ενεργό αρχείο. Για επιλογές στην εκτύπωση επιλέξτε το µενού Αρχείο Εκτύπωση.

6Προεπισκόπησηεκτύπωσης

Εµφανίζει το Τρέχον Φύλλο εργασίας µε τη µορφή που θα έχει όταν εκτυπωθεί.

7ΈλεγχοςΟρθογραφίας

Ελέγχει την ορθογραφία στο ενεργό φύλλο εργασίας.

8 Αποκοπή Καταργεί την επιλογή από το ενεργό Φύλλο εργασίας καιτην τοποθετεί στο πρόχειρο των Windows.

9 Αντιγραφή

Αντιγράφει την επιλογή από το ενεργό Φύλλο εργασίαςκαι την τοποθετεί στο πρόχειρο των Windows.

10

ΕπικόλλησηΕισάγει το περιεχόµενο του προχείρου στο ενεργό κελί καιαντικαθιστά οποιαδήποτε επιλογή.

9

EXCEL

11

Πινέλο µορφοποίησης Αντιγράφει

Αντιγράφει τη µορφοποίηση ενός επιλεγµένου κελιού και την εφαρµόζει στο κελί που κάνετε κλικ.

12

Αναίρεση ΜεΜε κάθε κλικ αναιρεί διαδοχικά τις προηγούµενες ενέργειεςεντολές που εκτελέσατε.

13

Ακύρωση Αναίρεσης

Με κάθε κλικ ακυρώνει διαδοχικά τις προηγούµενες ενέργειες αναίρεσης που εκτελέσατε.

14

Εισαγωγήυπέρ-σύνδεσης

Εισάγει µια νέα υπέρ-σύνδεση ή επεξεργάζεται την επιλεγµένη υπέρ-σύνδεση

15

Αυτόµατη άθροιση Υποδεικνύει

Υποδεικνύει την περιοχή κελιών που θα προστεθούν καιπροσθέτει αυτόµατα αριθµούς µε τη συνάρτηση SUM.

16

ΕπικόλλησηΣυνάρτησης

Εµφανίζει µια λίστα των συναρτήσεων και των µορφών τους και επιτρέπει τον ορισµό τιµών για ορίσµατα.

17

Αύξουσα Ταξινόµηση

Ταξινοµεί τα επιλεγµένα κελιά από τη µικρότερη στη μεγαλύτερη τιµή.

18

Φθίνουσα Ταξινόµηση

Ταξινοµεί τα επιλεγµένα κελιά από τη µεγαλύτερη στη μικρότερη τιµή.

19

Οδηγός Γραφηµάτων

Εκκινεί τον Οδηγό Γραφηµάτων που σας βοηθά στην κατασκευή ενός ενσωµατωµένου διαγράµµατος.

20

ΣχεδίασηΕµφανίζει ή κρύβει την γραµµή εργαλείων σχεδίασης(Drawing).

10

EXCEL

21

Ζουµ Μειώνει ή αυξάνει το µέγεθος εµφάνισης του

22

Βοήθεια γιατο Microsoft Excel

O Βοηθός του Office παρέχει θέµατα βοήθειας-συµβουλές, για να σας βοηθήσει να υλοποιήσετε την εργασία σας.

Η Βασική γραµµή Μορφοποίησης:

Η γραμμή μορφοποίησης (εικόνα 5) περιέχει κουµπιά για την εφαρµογή στυλ, τη µορφοποίηση των περιεχομένων των κελιών. Στον πίνακα 2 που ακολουθεί επεξηγούνται με αναλυτικό τρόπο οι λειτουργίες των εικονιδίων στην βασική γραμμή μορφοποίησης.

1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19

Εικόνα 5:Βασική γραμμή μορφοποίησης

11

EXCEL

Πίνακας 2

1 Γραµµατοσειρά

Εφαρµόζει µια γραµµατοσειρά στο επιλεγµένοκείµενο.

2 Μέγεθος γραµµατοσειράς

Τροποποιεί το µέγεθος του επιλεγµένου κειµένου.

3 Έντονη γραφή Μετατρέπει το επιλεγµένο κείµενο και τους αριθµούςσε έντονους χαρακτήρες.

4 Πλάγια γραφή Μετατρέπει το επιλεγµένο κείµενο και τους αριθµούςσε πλάγιους χαρακτήρες.

5 Υπογράµµιση Μετατρέπει το επιλεγµένο κείµενο και τους αριθµούςσε υπογραµµισµένους χαρακτήρες.

6 Στοίχιση Αριστερά Στοιχίζει αριστερά το επιλεγµένο κείµενο, τους αριθ-ούς και τα αντικείµενα, µε ακανόνιστη δεξιά άκρη.

7 Στοίχιση στο Κέντρο Στοιχίζει στο κέντρο το επιλεγµένο κείµενο, τους αριθ-µούς ή τα επιλεγµένα ευθυγραµµισµένα αντικείµενα.

8 Στοίχιση Δεξιά Στοιχίζει δεξιά το επιλεγµένο κείµενο, τους αριθµούςκαι τα αντικείµενα, µε ακανόνιστη αριστερή άκρη.

9 Συγχώνευση καιστοίχιση στο κέντρο

Συγχωνεύει τα επιλεγµένα κελιά για να δηµιουργήσειένα και στοιχίζει στο κέντρο το περιεχόµενό του.

10

Νοµισµατική µονάδα Εφαρµόζει ένα στυλ διεθνούς νοµίσµατος στα επιλεγ-ένα κελιά.

11

Στυλ ποσοστού Εφαρµόζει το στυλ ποσοστού στα επιλεγ-µένα κελιά.

12

Στυλ διαχωριστικούχιλιάδων/υποδιαστολής

Εφαρµόζει το στυλ διαχωριστικού χιλιάδων / υποδια-στολής στα επιλεγµένα κελιά.

13

Αύξηση των δεκαδικώνψηφίων

Αυξάνει τον αριθµό των ψηφίων που εµφανίζονταιµετά την υποδιαστολή στα επιλεγµένα κελιά.

14

Μείωση των δεκαδικών

Μειώνει τον αριθµό των ψηφίων που εµφανίζονται

12

EXCEL

ψηφίων µετά την υποδιαστολή στα επιλεγµένα κελιά.

15

Μείωση εσοχής Μειώνει την εσοχή των επιλεγµένων περιεχοµένων κε-λιών.

16

Αύξηση εσοχής Αυξάνει την εσοχή των επιλεγµένων περιεχοµένωνκελιών.

17

Περιγράµµατα Εφαρµόζει το τελευταίο χρησιµοποιηµένο στυλ περι-γράµµατος στο ενεργό κελί ή σε επιλεγµένη περιοχή.

18

Χρώµα Γεµίςµατος Γεµίζει το φόντο της επιλογής σας µε ένα χρώµα ήένα σχέδιο γεµίσµατος.

19

ΧρώµαΓραµµατοσειράς

Χρωµατίζει το περιεχόµενο (κείµενο ή αριθµοί) τωνεπιλεγµένων κελιών µε το χρώµα που επιλέγετε.

Η Γραµµή των Τύπων:

Είναι η πέµπτη γραµµή της οθόνης σας. Στη γραµµή αυτή µπορείτε να επεξεργάζεστε και να διορθώνετε το περιεχόµενο του ενεργού κελιού του φύλλου σας. Αριστερά είναι το πλαίσιο ονόµατος, στο οποίο εµφανίζεται η διεύθυνση του ενεργού κελιού ή η ενεργή περιοχή και δεξιά το περιεχόµενο του ενεργού κελιού. Στο Excel οι διορθώσεις µπορούν να γίνουν και µέσα στα κελιά,κάνοντας διπλό κλικ στο κελί ή πατώντας το πλήκτρο F2,χωρίς να χρειάζεται να διορθώσετε τη γραµµή των τύπων.Όταν είναι ενεργή η γραµµή αυτή, εµφανίζονται ακόµη ταΠλήκτρα (πλήκτρο ακύρωσης), (πλήκτρο αποδο-χής της καταχώρησης) και τέλος το πλήκτρο (πλήκτροεµφάνισης του αποτελέσµατος του τύπου).

Οι Ετικέτες Γραµµών και Στηλών:

Πάνω από την πρώτη γραµµή του φύλλου εργασίας, υπάρχουν οι ετικέτες των στηλών που είναι γράµµατα ή συνδυασµοί γραµµάτων του λατινικού αλφαβήτου (από A, B, C,…,AA, AB,…,CA, CB, έως και IV, σύνολο 256) και αριστερά από το φύλλο εργασίας υπάρχουν, σε κατακόρυφη στήλη, οι ετικέτες των γραµµών που είναι οι αριθµοί από το 1 – 65536 για κάθε φύλλο εργασίας.

13

EXCEL

Η κύρια περιοχή του Φύλλου Εργασίας:

Είναι το πλέγµα από γραµµές και στήλες στο οποίο εισάγουµε και επεξεργαζόµαστε αριθµούς, κείµενο και ηµεροµηνίες. Συνολικά σε κάθε φύλλο εργασίας έχουµε πάνω από 16,5 εκατοµµύρια διαθέσιµα κελιά για εισαγωγή κειµένου, αριθµών ή υπολογιστικών τύπων. Σε κάθε κελί µπορείτε να πληκτρολογήσετε µέχρι 32000 χαρακτήρες.

Οι Μπάρες Κύλισης: Όπως σε όλες τις εφαρµογές των Windows, δεξιά του

φύλλου εργασίας υπάρχει η κατακόρυφη µπάρα κύλισης και κάτω η οριζόντια µπάρα κύλισης µαζί µε τους σελιδοδείκτες των φύλλων εργασίας του βιβλίου σας.

ΚΕΦΑΛΑΙ

Ο 3 : Υπολογιστικά Φύλλα Η Γραµµή Κατάστασης:

Βρίσκεται στο κάτω µέρος της οθόνης και σε αυτήν αναφέρονται πληροφορίες για την τρέχουσα κατάσταση του βιβλίου εργασίας. Αν θέλετε όµως µπορείτε να την αποκρύψετε.

1.4 Βασικές έννοιες στα υπολογιστικά φύλλα

Τα αρχεία του Microsoft Excel ονοµάζονται Βιβλία Εργασίας.Το Excel δίνει από µόνο του στο καινούργιο βιβλίο εργασίας το όνοµαΒιβλίο1, το οποίο και βλέπουµε στην κορυφή της οθόνης, σαν τίτλο του παραθύρου. Το όνοµα αυτό θα φύγει όταν αποθηκεύσουµε το βιβλίο εργασίας και του δώσουµε το κανονικό του όνοµα, π.χ. «Φύλλο Υπολογισµού Βαθμών Διαγωνίσματος Ιανουαρίου». Αν ανοίξουµε πολλά καινούργια βιβλία εργασίας, το Excel τούς δίνειαυτόµατα τα ονόµατα Βιβλίο2, Βιβλίο3 κοκ.

Ένα Βιβλίο εργασίας περιέχει συνήθως τρία (3) Φύλλα Εργασίας(Worksheets), τα οποία ονοµάζονται Φύλλο1, Φύλλο2 καιΦύλλο3, µπορείτε όµως, να προσθέσετε ή να αφαιρέσετε φύλλαεφόσον το θελήσετε. Μπορούµε να πάµε σ’ όποιο φύλλο εργασίας θέλουµε πατώντας πάνω του µε το ποντίκι,να διαγράψουµε και να προσθέσουµε φύλλα εργασίας, αλλά συνολικά όχι παραπάνω από 255 φύλλα εργασίας σ’ένα βιβλίο εργασίας. Σε κάθε φύλλο εργασίας µπορούµε να δώσουµε ένα δικό µας περιγραφικό όνοµα.

14

EXCEL

Για να αλλάξουµε όνοµα σ’ ένα φύλλο εργασίας, κάνουµε διπλό κλικ πάνω στην καρτέλα του µε το ποντίκι και στο παράθυρο διαλόγου που εµφανίζεται, γράφουµε το όνοµα του φύλλου που µας βολεύει καλύτερα. Το όνοµα ενός φύλλου εργασίας µπορεί να έχει µέχρι 31 χαρακτήρες, εκτός από αγκύλες [ ], αστεράκια * και παύλες -.Το Φύλλο εργασίας είναι ένα πλέγµα από γραµµές και στήλες. Η τοµή µιας γραµµής και µιας στήλης ονοµάζεται κελί (cell). Το όνοµα ή διεύθυνση του κελιού προκύπτει από τη στήλη και τη γραµµή στις οποίες ανήκει π.χ D2.Η διεύθυνση ενός κελιού λέγεται αναφορά κελιού και πρέπει πάντα να γράφεται µε αγγλικούς χαρακτήρες.Όταν κάνουµε κλικ ή µετακινούµαστε µε τα βελάκια του πληκτρολογίου σε ένα κελί, αυτό εµφανίζεται µε έντονο περίγραµµα και γίνεται το ενεργό κελί. Το ενεργό κελί είναι αυτό που εργαζόµαστε (καταχωρούµε δεδοµένα, εισάγουµε έναν τύπο ή διορθώνουµε) και το όνοµά του εµφανίζεται µέσα στο πλαίσιο ονόµατος της γραµµής των Τύπων. Η κάτω δεξιά γωνία του ενεργού κελιού έχει ένα τετραγωνάκι που λέγεται Λαβή Συµπλήρωσης.Σ’ ένα κελί µπορούµε να καταχωρίσουµε αριθµούς, κείµενο ή και τύ-πους. Μπορούµε να επιλέξουµε πολλά κελιά µαζί σύροντας το ποντίκι, οπότε σχηµατίζεται µια περιοχή εργασίας (range). Όλα τα κελιά της περιοχής εργασίας αποκτούν µαύρο χρώµα, εκτός από το πάνω αριστερά που παραµένει άσπρο. Μπορούµε να αναφερόµαστε σε µια περιοχή εργασίας, τοποθετώντας το σύµβολο : ανάµεσα στο πάνω αριστερά και στο κάτω δεξιά κελί της περιοχής. Για παράδειγµα, η περιοχή εργασίας Α1:F5 αποτελείται από 6 Χ 5= 30 κελιά.

15

EXCEL

ΚΕΦΑΛΑΙΟ 2Βασικές λειτουργίες στο Microsoft Excel

2.1 Δηµιουργία νέου Βιβλίου Εργασίας

Όταν εκκινείτε το Excel, στην οθόνη σας έχετε πάντοτε ένα κενόβιβλίο εργασίας, που ονοµάζεται Βιβλίο1, και το οποίο είναι έτοιµονα δεχθεί τα δεδοµένα της εργασίας σας. Μπορείτε όµως σε κάθεστιγµή, να ανοίξετε και ένα ακόµη αρχείο επιλέγοντας το µενούΑρχείο(File)→Δηµιουργία(New) ή κάνοντας κλικ στο κουµπί στηΒασική γραµµή εργαλείων ή πατήστε Ctrl+Ν στο πληκτρολόγιο. Τότε το Excel κρατά στη µνήµη RAM και το πρώτο αρχείο δίνοντας στο δεύτερο, το όνοµα Βιβλίο2. Αν θέλετε να µετακινείτε δεδοµένα από ένα Βιβλίο Εργασίας σε άλλο, τότε µπορείτε να έχετε περισσότερα από ένα κάθε φορά στην µνήµη του Υπολογιστή σας, αρκεί αυτή να είναι επαρκής.

2.2 Άνοιγµα ενός υπάρχοντος Βιβλίου Εργασίας

Εφόσον βρίσκεστε στο γνώριµο περιβάλλον του Excel, επιλέξτε τοµενού Αρχείο(File)→Άνοιγµα(Open) ή κάντε κλικ στο κουµπί τηςΒασικής γραµµής εργαλείων ή πατήστε Ctrl+O στο πληκτρολόγιο και στο παράθυρο διαλόγου που θα εµφανιστεί, πλοηγηθήτε στο φάκελο

16

EXCEL

στον οποίο υπάρχει το αρχείο που θα ανοίξετε, διαλέξτε όνοµα του αρχείου που θέλετε, πατώντας στο τέλος το κουµπί Άνοιγµα.

2.3 Εισαγωγή κειµένου, αριθµών & ηµεροµηνιών

Οτιδήποτε πληκτρολογήσετε, θα εισαχθεί στο ενεργό κελί. Έτσιλοιπόν, µπορείτε να εισαγάγετε κείµενο (π.χ. τον τίτλο ενός πίνα-κα), αριθµούς (π.χ. τα δεδοµένα του πίνακα) και ηµεροµηνίες.Μπορείτε να βάζετε τίτλους, για να περιγράφετε τι είναι οι αριθµοίσας. Όταν εισάγετε οτιδήποτε στο φύλλο σας, τότε αυτόφαίνεται στο ενεργό κελί αλλά και στη γραµµή των τύπων. Για νακαταχωρηθεί, πρέπει να πατήσετε το Enter ή να κάνετε κλικστο κουµπί της γραµµής των τύπων, ενώ, αν θέλετε να ακυρώ-σετε την καταχώριση, κάντε κλικ στο κουµπί ή πατήστε τοπλήκτρο Esc. Τα στοιχεία που εισαγάγατε αποθηκεύονται στοφύλλο εργασίας.

Αν θέλετε να αντικαταστήσετε το περιεχόµενο στο ενεργό κελί,απλά πληκτρολογήστε το νέο περιεχόµενο και πατήστε πάλι ταπαραπάνω πλήκτρα.

2.4 Ο δείκτης του ποντικιού στο Excel

Όταν µετακινείτε το ποντίκι σας, στην οθόνη του Excel µετακι-νείται ένα εικονίδιο, το οποίο στην περιοχή του φύλλου εργασίαςέχει τη µορφή ενώ έξω από αυτήν έχει συνήθως τη µορφή τουαριστερού λοξού βέλους. Σύµφωνα µε την εργασία που κάνετεεκείνη τη στιγµή, ο δείκτης παίρνει το ανάλογο σχήµα (π.χ. αριστε-ρό βέλος, διπλό οριζόντιο ή διπλό κατακόρυφο βέλος ανάµεσα στιςετικέτες στηλών ή γραµµών αντίστοιχα, κλεψύδρα κτλ.), και βέβαιαστη γραµµή των τύπων, στα πλαίσια κειµένου, γραµµατοσειράς καιζουµ, παίρνει τη γνωστή µορφή (Ι) που είχε και στο Word.

2.5 Το δεξί κλικ και η σηµασία του

Θα έχετε ήδη παρατηρήσει ότι τα µενού επιλογών στις εφαρµογέςπου χρησιµοποιήσατε είναι δυναµικά. Έτσι λοιπόν, τοπάτηµα του δεξιού πλήκτρου του ποντικιού σας σε όλες τιςεφαρµογές του Ms Office, προκαλεί πάντα την εµφάνιση ενόςµενού συντοµίας, τις περισσότερες φορές διαφορετικού, ανάλογαµε τη θέση και τις συνθήκες που το κάνετε. Το κάθε µενούσυντοµίας περιέχει τις εντολές που µπορείτε να εφαρµόσετε τηχρονική αυτή στιγµή.

17

EXCEL

Σε κάθε µενού συντοµίας το Excel εισάγει κάποιες επιλεγµένεςεντολές, τις οποίες παίρνει από τις οµάδες εντολών των µενού, καιείναι έτοιµες να σας δώσουν γρήγορη λύση, όταν τη χρειάζεστε.

2.6 Μετακίνηση Μέσα στο Φύλλο Εργασίας

Στα δεξιά του φύλλου εργασίας υπάρχει η γνωστή µας κατακόρυφη µπάρα κύλισης ή ολίσθησης. Πατώντας στο πάνω βελάκι της µπάρας κύλισης µετακινούµαστε κατά µία γραµµή προς τα πάνω και πατώντας στο κάτω βελάκι της µπάρας κύλισης µετακινούµαστε κατά µία γραµµή προς τα κάτω.Αν πατήσουµε στον κενό χώρο ανάµεσα στο ορθογώνιο της µπάραςκύλισης, µετακινούµαστε κατά µία οθόνη ανάλογα προς τα πάνω ή προς τα κάτω. Το ορθογώνιο ή πλαίσιο κύλισης αποκτά µεγάλο ή µικρό σχήµα, ανάλογα αν είµαστε στην αρχή ή στο τέλος του φύλλου εργασίας.Στο κάτω µέρος της οθόνης υπάρχει και η αντίστοιχη οριζόντια µπάρακύλισης µε το δικό της ορθογώνιο και µε τα ανάλογα βελάκια για µετακίνηση κατά µία στήλη προς τα δεξιά ή προς τα αριστερά.Στα αριστερά της οριζόντιας µπάρας κύλισης υπάρχουν οι καρτέλες µετις ετικέτες των φύλλων εργασίας και στο άκρο αριστερά υπάρχουν ειδικά πλήκτρα για να πάµε στο πρώτο και στο τελευταίο φύλλο εργασίας καθώς και για να µετακινηθούµε στο επόµενο ή στο προηγούµενο φύλλο εργασίας.

Αν πατήσουµε το πλήκτρο End και µετά ένα από τα βελάκια ↓↑←→, πηγαίνουµε αντίστοιχα στην τελευταία γραµµή, στην πρώτη γραµµή, στην τελευταία στήλη και στην πρώτη στήλη του φύλλου εργασίας. Στην πρώτη στήλη του φύλλου εργασίας µπορούµε να πάµε και αν πατήσουµε το πλήκτρο Home.

Πατώντας το πλήκτρο Control και ένα από τα βελάκια ↓↑←→ πη-γαίνουµε αντίστοιχα στα ίδια σηµεία όπως και µε το πλήκτρο End. Με ταπλήκτρα PageUp και PageDown µπορούµε να κινηθούµε προς τα πάνω ή προς τα κάτω κατά ένα παράθυρο.

Με τα πλήκτρα Control+Home πάµε στην αρχή του φύλλου εργασίας (κελί Α1) για όσα φύλλα εργασίας έχουν κάποια καταχώριση µέσα τους καιµε τα πλήκτρα Control+End πάµε στην κάτω δεξιά γωνία των κελιών που έχουν κάποια καταχώριση. Το τελευταίο µπορούµε να το κάνουµε και αν πατήσουµε πρώτα το πλήκτρο End και µετά το πλήκτρο Home.

Με τα πλήκτρα Control+PageUp πάµε στο προηγούµενο φύλλο και µε τα πλήκτρα Control+PageDown πάµε στο επόµενο φύλλο. Ακόµα, πατώντας το πλήκτρο F5 µπορούµε να πάµε σ’ ένα καθορισµένο φύλλο ή περιοχή.

18

EXCEL

2.7 Αποθήκευση του βιβλίου εργασίας

Για να αποθηκεύσετε το βιβλίο εργασίας και να αλλάξει το προσω-ρινό όνοµα Βιβλίο1, κάντε κλικ στο κουµπί της Βασικήςγραµµής εργαλείων ή επιλέξτε το µενού Αρχείο(File)→Αποθήκευσηως(Save As) ή πατήστε Ctrl+S στο πληκτρολόγιο. Αν αποθηκεύετε το βιβλίο σας για πρώτη φορά, θα δείτε το παράθυρο διαλόγου Αποθήκευση ως(Save As). Στο πεδίο Όνοµα δώστε ένα αποδεκτό όνοµα και στο πεδίο Αποθήκευση σε βεβαιωθείτε ότι το αποθηκεύετε στο σωστό φάκελο στο δίσκο σας. Μετά κάντε κλικ στο κουµπί Αποθήκευση(Save). Το νέο όνοµα εµφανίζεται στη γραµµή του τίτλου και αντικαθιστά το προσωρινό όνοµα Βιβλίο1.

2.8 Βοήθεια για τη χρήση του Excel Επιλέξτε το µενού Βοήθεια→ Βοήθεια για το Microsoft Excel ή

πατήστε το πλήκτρο F1 ή τέλος πατήστε το κουµπί στηΒασική γραµµή εργαλείων για την ενεργοποίηση του Βοηθού τουMS-Office. Τότε θα εµφανιστεί ένα κίτρινο πλαίσιο δίπλα στοΒοηθό που θα σας προτείνει κάποιες επιλογές. Κάντε κλικ στηνεπιλογή Εµφάνιση της πλήρους λίστας µε θέµατα στη Βοήθεια ,οπότε θα εµφανισθεί το δεξιό µέρος του προηγούµενου παραθύρουκαι εσείς µπορείτε να κάνετε κλικ στο κουµπί για να εµφανίσετεκαι το υπόλοιπο παράθυρο.Τότε όµως, στην καρτέλα Αναζήτηση µπορείτε να πληκτρολογή-σετε το θέµα για το οποίο έχετε ανάγκη βοήθειας και να κάνετεκλικ στο κουµπί Λίστα θεµάτων. Στο επόµενο πλαίσιο θαεµφανισθούν τα θέµατα που βρέθηκαν. Κάντε κλικ σ’ αυτό πουθέλετε και µετά κλικ στο κουµπί Εµφάνιση. Αν θέλετεµπορείτε να αντιγράψετε το θέµα επιλέγοντάς το ή ακόµα και να τοτυπώσετε.

2.9 Κλείσιµο του Βιβλίου Εργασίας

Επιλέξτε το µενού Αρχείο(File)→Κλείσιµο(Close) ή κάντε κλικ στο κουµπί για το κλείσιµο του παραθύρου του βιβλίου εργασίας. Αυτή η ενέργεια απελευθερώνει τη µνήµη του υπολογιστή σας και ηεργασία σας πλέον γίνεται ταχύτερα. Εάν δεν έχετε αποθηκεύσειτις αλλαγές που κάνατε στο βιβλίο εργασίας, θα εµφανισθεί τοπροηγούµενο παράθυρο διαλόγου που θα σας ερωτά αν θέλετε να

19

EXCEL

αποθηκευθούν οι αλλαγές που κάνατε στο βιβλίο εργασίας πουπρόκειται να κλείσετε. Απαντήστε ανάλογα και το βιβλίο σας θακλείσει µε ή χωρίς αποθήκευση.

2.10 Τερµατισµός λειτουργίας του Excel

Μόλις ολοκληρώσετε την εργασία σας, επιλέξτε το µενού Αρχείο(File)→ Έξοδος(Exit) ή πατήστε το συνδυασµό των πλήκτρων Alt+F4 ή κάντε διπλό κλικ στo κουμπί ελέγχου του Excel που βρίσκεταιαριστερά στη Γραµµή του Τίτλου ή, τέλος, κάντε κλικ στο πλήκτροκλεισίµατος του παραθύρου. Αν δεν έχετε αποθηκεύσει τις αλλαγέςπου πιθανόν έχετε κάνει στο βιβλίο, θα σας δοθεί η ευκαιρία να τοκάνετε, κάνοντας κλικ στο κουµπί Ναι στο σχετικό παράθυροδιαλόγου που εµφανίζεται. Κλείνοντας το παράθυρο της εφαρ-µογής θα επιστρέψετε πάλι στο γνώριµο περιβάλλον της επιφάνειαςεργασίας των Windows.

ΚΕΦΑΛΑΙΟ 3Επεξεργασία-Αντιγραφή-Μετακίνηση-

Μορφοποίηση κελιών

3.1 Επεξεργασία των Περιεχοµένων ενός Κελιού

Για να διορθώσουµε µέσα από τη γραµµή τύπων, κάνουµε κλικ σ’ ένα κελί και µετά κάνουµε κλικ στη γραµµή τύπων. Ο δροµέας γίνεται κατακόρυφη γραµµή που αναβοσβήνει και µπορούµε να διορθώσουµε, γράφοντας τα νέα στοιχεία ή να χρησιµοποιήσουµε τα πλήκτρα Backspace και Delete.

Ένας άλλος τρόπος για να τροποποιήσουµε τα περιεχόµενα ενός κελιού είναι να κάνουµε διπλό κλικ πάνω στο κελί ή να κάνουµε απλό κλικ πάνω του και µετά να πατήσουµε το πλήκτρο F2.

Με την Επιλογή Όλων της εντολής Απαλοιφή του µενού Επεξεργασία καθαρίζουµε τα πάντα σ’ ένα κελί, δηλ. µορφές, τύπους, δεδοµένα ή σηµειώσεις που έχουµε καταχωρίσει στο κελί. Οι άλλες επιλογές της εντολής Απαλοιφή είναι Μορφών, Περιεχοµένων και Σηµειώσεων. Η επιλογή Περιεχοµένων κάνει ό,τι και η Όλων, αλλά δεν πειράζει τις σηµειώσεις.Από την εντολή Διαγραφή του µενού Επεξεργασία µπορούµε να δια-γράψουµε ένα ή πολλά κελιά και µία ή πολλές γραµµές ή στήλες. Πρώτα τοποθετούµε το ποντίκι µέσα στο κελί ή στη γραµµή ή στη στήλη που θέλουµε να διαγράψουµε ή επιλέγουµε µια περιοχή κελιών για διαγραφή και µετά από το πλαίσιο διαλόγου της εντολής Διαγραφή µπορούµε να

20

EXCEL

επιλέξουµε αν θα κάνουµε διαγραφή Ολόκληρης γραµµής ή Ολόκληρη στήλης ή αν θα διαγράψουµε ένα µεµονωµένο κελί ή µια περιοχή κελιών και θα έχουµε έτσι Μετακίνηση κελιών προς τα αριστερά ή Μετακίνηση κελιών προς τα επάνω.Η Απαλοιφή και η Διαγραφή είναι διαφορετικά πράγµατα. Με τηνΑπαλοιφή αφαιρούνται (καθαρίζουν) τα περιεχόµενα ενός κελιού, ενώ µε τη Διαγραφή αφαιρούνται ολόκληρα κελιά και το φύλλο εργασίας αναδιατάσσεται για να καλύψει το κενό που δηµιουργείται.Το Excel αναγνωρίζει αυτόµατα αν καταχωρούµε κείµενο ή αριθµούςκαι τα στοιχίζει αριστερά ή δεξιά αντίστοιχα. Για να καταχωρίσουµε αριθµούς και το Excel να τους εκλάβει σαν κείµενο, δηλ. να µην κάνει πράξεις µαζί τους και να τους στοιχίσει αριστερά, γράφουµε µια απόστροφο (‘) µπροστά από τους αριθµούς. Τέτοιες περιπτώσεις µπορεί να είναι οι αριθµοί τηλεφώνων.Για να γράψουµε ένα κείµενο µέσα σ’ ένα κελί, αλλά σε δύο ή περισ-σότερες γραµµές, θα πρέπει να επιλέξουµε το πλαίσιο ελέγχου Αναδίπλωση κειµένου(Wrap text) της καρτέλας Στοίχιση της επιλογής Κελιών του µενού Μορφή(Format).Αν γράφουµε κείµενο σ’ ένα κελί και πατήσουµε το πλήκτρο Enter, θαγίνει η καταχώριση των δεδοµένων και ο δροµέας θα µετακινηθεί στο επόµενο κελί. Για να µη γίνει αυτό και να αλλάξουµε γραµµή µέσα στο κελί, πρέπει να πατήσουµε Alt+Enter.Αν γράψουµε 1/1 ή 25/5 σε κάποιο κελί, το Excel θα το αναγνωρίσεισαν ηµεροµηνία και θα εµφανίσει αντίστοιχα 01-Ιαν και 25-Μαϊ. Για να µη γίνει αυτό και για να µπορούµε να καταχωρούµε κλασµατικούς αριθµούς, πρέπει να υπάρχει ένα κενό διάστηµα πριν από το κλάσµα. Για να καταχωρίσουµε ώρες, µπορούµε να γράψουµε 5 πµ ή 8 µµ ή18:35. Πρέπει να υπάρχει πάντα ένα κενό διάστηµα πριν από το πµ ή το µµ. Για να καταχωρίσουµε την τρέχουσα ηµεροµηνία σ’ ένα κελί, πατάµε Control + ; και για να καταχωρίσουµε την τρέχουσα ώρα, πατάµε Control+Shift+: .

3.2 Αυτόµατη καταχώριση

Εάν οι πρώτοι χαρακτήρες που πληκτρολογείτε σε ένα κελί ταιριά-ζουν µε µια υπάρχουσα καταχώριση αυτής της στήλης και εφόσονδεν υπάρχουν κενά κελιά, το Excel συµπληρώνει τους υπόλοιπουςχαρακτήρες σ’ εκείνες τις καταχωρίσεις που περιέχουν κείµενο ήσυνδυασµό κειµένου και αριθµών. Οι καταχωρίσεις που περιέχουνµόνο αριθµούς, ηµεροµηνίες ή ώρες δε συµπληρώνονται. Για να αποδεχτείτε την προτεινόµενη καταχώριση, πιέστε τοπλήκτρο Enter. Η συµπληρωµένη καταχώριση έχει ακριβώςτην ίδια µορφή κεφαλαίων και πεζών γραµµάτων µε τις

21

EXCEL

υπάρχουσες καταχωρίσεις.Για να αντικαταστήσετε τους χαρακτήρες που εισάγονται αυτόµατα, συνεχίστε την πληκτρολόγηση.Για να διαγράψετε τους χαρακτήρες που εισάγονται αυτόµατα,πιέστε το πλήκτρο Backspace.

3.3 Μετακίνηση και Αντιγραφή Κελιών

Για να µετακινήσουµε µια περιοχή κελιών, την επιλέγουµε µε το ποντίκι και µετά πατάµε πάνω στο σκούρο περίγραµµα της επιλογής, οπότε ο δείκτης του ποντικιού παίρνει το σχήµα άσπρου βέλους. Σύρουµε και µετακινούµε την επιλεγµένη περιοχή στην καινούργια θέση.

Για να αντιγράψουµε µια περιοχή κελιών, την επιλέγουµε µε το ποντίκι και µετά πατάµε πάνω στο σκούρο περίγραµµα της επιλογής ενώ έχουµε πατηµένο και το πλήκτρο Control, οπότε ο δείκτης του ποντικιού παίρνει το σχήµα άσπρου βέλους με έναν σταυρό (+) πάνω του. Σύρουµε και αντιγράφουµε την επιλεγµένη περιοχή στην καινούργια θέση.Η παραπάνω µέθοδος µετακίνησης και αντιγραφής κελιών λέγεταιDrag and Drop (Σύρε και Άφησε) ή Μεταφορά και Απόθεση. Αν σύρουµε µε το δεξί πλήκτρο του ποντικιού την επιλεγµένη περιοχή,εµφανίζεται ένα µενού συντόµευσης, όπου µπορούµε να επιλέξουµε αν θα κάνουµε Μετακίνηση(Cut) ή Αντιγραφή(Copy).Η μετακίνηση και η αντιγραφή κελιών µπορεί να γίνει και µε τις δια-δικασίες της Αποκοπής, Αντιγραφής και Επικόλλησης µε τα αντίστοιχα πλήκτρα της βασικής γραµµής εργαλείων ή µε τις αντίστοιχες εντολές του µενού Επεξεργασία ή πατάµε Control+V. Η µέθοδος αυτή βολεύει καλύτερα όταν εργαζόµαστε σε µεγάλα φύλλα εργασίας ή όταν κάνουµε επικολλήσεις ανάµεσα σε φύλλα ή σε βιβλία εργασίας.

3.4 Επιλογή Περιοχής Κελιών

Για να επιλέξουµε µία ολόκληρη στήλη ή γραµµή του φύλλου εργασίας, κάνουµε κλικ πάνω στην επικεφαλίδα της. Στην πάνω αριστερή τοµή των επικεφαλίδων των στηλών και των γραµµών, υπάρχει ένα κενό πλήκτρο που λέγεται Επιλογή Όλων και πατώντας το, επιλέγεται όλο το φύλλο εργασίας. Το ίδιο επιτυγχάνεται αν πατήσουμε Ctrl+Α στο πληκτρολόγιο.

Για να επιλέξουµε µια µεµονωµένη περιοχή κελιών, πατάµε το ποντίκι στο πάνω αριστερά κελί της περιοχής και µετά σύρουµε το ποντίκι προς τα δεξιά ή και προς τα κάτω µέχρι το κάτω δεξιά κελί της περιοχής που θέλουµε να επιλέξουµε. Η επιλεγµένη περιοχή κελιών µαυρίζει για να φανούν τα επιλεγµένα κελιά.

Για να κινηθούµε µέσα σε µια επιλεγµένη περιοχή κελιών, πρέπει να χρησιµοποιούµε τα πλήκτρα Tab και Enter και όχι το ποντίκι και τα

22

EXCEL

βελάκια, γιατί έτσι ακυρώνεται η επιλογή της περιοχής. Για να κινηθούµε αντίθετα,χρησιµοποιούµε τα πλήκτρα Shift+Tab και Shift+Enter.

Για να επιλέξουµε µη συνεχόµενες περιοχές κελιών, επιλέγουµε πρώτα την πρώτη και µετά κρατώντας πατηµένο το πλήκτρο Control, σύρουµε µε το ποντίκι και επιλέγουµε και τις επόµενες περιοχές.

3.5 Η Μορφοποίηση Δεδοµένων

Γενικά για να µορφοποιήσουµε τα δεδοµένα του Excel, επιλέγουµε το κελί ή την περιοχή των κελιών που θέλουµε να µορφοποιήσουµε και επιλέγουµε γραµµατοσειρά, µέγεθος γραµµατοσειράς, έντονο, πλάγιο, υπογράµµιση, αριστερή, κεντράρισµα ή δεξιά στοίχιση από τη γραµµή εργαλείων µορφοποίησης. Αναλυτικότερα, όπως είπαμε θα πρέπει να επιλέξετε τα κελιά που θέλετε να µορφοποιήσετε και στη συνέχεια να επιλέξετε το µενού Μορφή →Κελιά (Format→ Cells) ή να κάνετε δεξί κλικ πάνω στα επιλεγµένα κελιά και στο µενού συντοµίας που εµφανίζεται κάντε κλικ στην εντολή Μορφοποίηση→Κελιών (Format→ Cells) τότε εµφανίζονται οι ακόλουθες κάρτες, µε τη χρήση των οποίων θα καταφέρετε να µορφοποιήσετε το περιεχόµενο των επιλεγµένων σας κελιών.

Αν επιλέξουµε την καρτέλα Αριθµός(Number)(εικόνα 6), τότε από τη λίστα Κατηγορία(Category)µπορούµε να διαλέξουµε κάποια από τις 12 κατηγορίες για µορφοποίηση αριθµών. Στο διπλανό παράθυρο Δείγµα(Sample) µπορούµε να βλέπουµε πώς θα φαίνονται οι αριθµοί αν εφαρµοστεί η κατηγορία που επιλέγουµε. Οι κατηγορίες είναι : Γενική(General), Αριθµού(Number), Νοµισµατική(Currency), Λογιστική(Accounting), Ηµεροµηνίας(Date), Ώρας(Time),Ποσοστού(Percentage), Κλάσµατος(Fraction), Επιστηµονική(Scientific), Κειµένου(Text), Ειδική(Special) και Προσαρµογής(Custom).Ένα µήνυµα που εµφανίζει συχνά το Excel στα περιεχόµενα ενός κελιού είναι µια σειρά από τα σύµβολα #####, που σηµαίνει συνήθως ότι τοπλάτος του κελιού είναι πολύ µικρό για να χωρέσει τον αντίστοιχο αριθµό.Για να εµφανίσουµε τον κανονικό αριθµό, µεγαλώνουµε το πλάτος της στήλης ή κάνουµε βέλτιστη προσαρµογή. Η άλλη περίπτωση για την εµφάνιση του µηνύµατος αυτού είναι η µορφοποίηση που έχουµε επιλέξει για το συγκεκριµένο κελί να µην µπορεί να εφαρµοστεί και έτσι θα πρέπει να την αλλάξουµε.

23

EXCEL

Εικόνα 6:Καρτέλα Αριθμός

Αν επιλέξουµε την καρτέλα (εικόνα7) Στοίχιση(Alignment), τότε από το πλαίσιο επιλογής Οριζόντια µπορούµε να επιλέξουµε Γενική(General), Αριστερά(Left), Κέντρο(Center), Δεξιά(Right), Συµπλήρωση(Fill), Πλήρης στοίχιση(Justify) ή Κέντρο επιλεγµένης περιοχής(Center across selection). Οι επιλογές της καρτέλας αυτής εφαρµόζονται σε κελιά που περιέχουν κείµενο. Αν επιλέξουµε Συµπλήρωση(Fill), τότε το κείµενο του κελιού θα επαναληφθεί µέχρι να γεµίσει όλο το κελί. Η επιλογή Κέντρο επιλεγµένης περιοχής(Center across selection) είναι ίδια µε το πάτηµα του πλήκτρου κεντράρισµα µεταξύ των στηλών.Από το πλαίσιο επιλογής Κατακόρυφα(Vertical) µπορούµε να επιλέξουµε Επάνω(Top), Κέντρο(Center), Κάτω(Bottom) ή Πλήρης στοίχιση(Justify). Στο πλαίσιο επιλογής Προσανατολισµός(Orientation) υπάρχουν τέσσερις επιλογές για τον προσανατολισµό του κειµένου. Τέλος, αν επιλέξουµε το πλαίσιο ελέγχου Αναδίπλωση κειµένου(Wrap Text), τότε το κείµενο θα αναδιπλώνεται στην επόµενη γραµµή του ίδιου κελιού όταν δεν χωράειστο κελί που βρίσκεται.

24

EXCEL

Εικόνα 7:Καρτέλα Στοίχιση

Από την καρτέλα (εικόνα 8) Γραµµατοσειρά(Font), µπορούµε να επιλέξουµε τη Γραµµατοσειρά (Font), το Στυλ (Style): (κανονικό(regular), πλάγιο(italic), έντονο(bold), έντονο και πλάγιο (bold italic)), το Μέγεθος(Size), την Υπογράµµιση(Underline) και το Χρώµα(Color) και από το πλαίσιο επιλογής Εφέ(Effects) µπορούµε να επιλέξουµε τα πλαίσια ελέγχου Διακριτική διαγραφή (Strikethrough), Εκθέτης(Superscript) και Δείκτης(Subscript). Στο παράθυρο Προεπισκόπηση(Preview) µπορούµε να βλέπουµε πώς θα είναι η µορφή των χαρακτήρων πριν εφαρµόσουµε τις µορφοποιήσεις.

25

EXCEL

Εικόνα 8:Καρτέλα Γραμματοσειρά

Από την καρτέλα (εικόνα 9) Περίγραµµα(Border) και το πλαίσιο επιλογής Περίγραµµα(Border)µπορούµε να επιλέξουµε πού θα εφαρµοστεί το περίγραµµα (Εξωτερικά, Αριστερά, Δεξιά, Πάνω, Κάτω), από το πλαίσιο επιλογής Στυλ(Style) µπορούµε να επιλέξουµε τη µορφή του περιγράµµατος από 8 διαθέσιµες επιλογές και από τη λίστα Χρώµα(Color), το χρώµα του περιγράµµατος από την παλέτα των χρωµάτων που θα εµφανιστεί.

26

EXCEL

Εικόνα 9:Καρτέλα Περίγραμμα

Από την καρτέλα (εικόνα 10) Μοτίβα (Patterns) και το πλαίσιο επιλογής Σκίαση κελιού (Cell Shading), µπορούµε να επιλέξουµε το χρώµα του φόντου της επιλεγµένης περιοχής από την παλέτα των χρωµάτων στο Χρώµα(Color) και από τη λίστα Μοτίβο(Pattern) µπορούµε να επιλέξουµε ένα µοτίβο, δηλ. στυλ περιεχοµένων κελιού µε γραµµές, τελείες κ.ά. καθώς και το χρώµα των γραµµών ή των τελειών. Στο παράθυρο Δείγµα(Sample) βλέπουµε µια προεπισκόπηση της µορφής της επιλεγµένης περιοχής.

27

EXCEL

Εικόνα 10:Μοτίβα

Από την καρτέλα (εικόνα 11) Προστασία(Protection) µπορούµε να επιλέξουµε Κλειδωµένο(Locked) ή Κρυφό(Hidden) από τα αντίστοιχα πλαίσια ελέγχου για την επιλεγµένη περιοχή. Οι επιλογές αυτές έχουν ισχύ όταν έχουµε κλειδώσει όλο το φύλλο εργασίας και θέλουµε να ξεκλειδώσουµε κάποιες περιοχές ή να κρύψουµε κάποια κελιά.Με ενεργή την επιλογή Κρυφό(Hidden) και µε το φύλλο εργασίας κλειδωµένο, δεν φαίνονται οι τύποι των κελιών στις γραµµές τύπων της κρυµµένης περιοχής.

28

EXCEL

Εικόνα 11:Προστασία

3.6 Συγχώνευση κελιών και στοίχιση στο κέντρο

Πληκτρολογήστε σε ένα κελί το περιεχόµενο που θέλετε ναεµφανίσετε ως τίτλο, επάνω από µια σειρά κελιών και στη συνέχειαεπιλέξτε την περιοχή των κελιών που θέλετε να συγχωνεύσετε.Μόλις το κάνετε αυτό, κάντε κλικ στο κουµπί της γραµµήςεργαλείων Μορφοποίηση και αµέσως θα συγχωνευθούν τα κελιάκαι το περιεχόµενο θα στοιχηθεί στο κέντρο, όσον αφορά τηνοριζόντια στοίχιση.

3.7 Το Πινέλο Μορφοποίησης

Η λειτουργία του πινέλου µορφοποίησης είναι ίδια µε το αντίστοιχο πινέλο του Word. Το χρησιµοποιούµε για να αντιγράφουµε εύκολα µορφοποιήσεις από ένα κελί σ’ ένα άλλο ή σε µια περιοχή κελιών. Πατάµε πρώτα το ποντίκι στο κελί του οποίου τη µορφοποίηση θέλουµε να µεταφέρουµε και µετά πατάµε πάνω στο πλήκτρο που έχει το σχήµα πινέλου και βρίσκεται στη βασική γραµµή εργαλείων. Παρατηρούµε ότι το ποντίκι αποκτά το σχήµα πινέλου.Επιλέγουµε µετά µε το ποντίκι την περιοχή όπου θα εφαρµοστεί η µορφοποίηση και όταν αφήσουµε το ποντίκι, η µορφοποίηση αντιγράφεται αυτόµατα. Για να χρησιµοποιήσουµε πάλι το πινέλο µορφοποίησης, πρέπει να πατήσουµε

29

EXCEL

στην περιοχή που έχει την επιθυµητή µορφοποίηση και µετά στο πινέλο. Για να το αποφύγουµε αυτό και να χρησιµοποιούµε συνέχεια το πινέλο για να µορφοποιούµε πολλές περιοχές, κάνουµε διπλό κλικ πάνω του και αυτό παραµένει ενεργό µέχρι να το αποεπιλέξουµε.

3.8 Η Αυτόµατη Μορφοποίηση

Με την αυτόµατη µορφοποίηση µπορούµε να εφαρµόσουµε πολύ γρήγορα κάποια από τις 17 έτοιµες µορφοποιήσεις που έχει το Excel, αντί να παιδευόµαστε µόνοι µας.Την Αυτόµατη Mορφοποίηση(Autoformat) την καλούµε από το µενού Μορφή(Format), αφού πρώτα έχουµε επιλέξει την περιοχή κελιών στην οποία θέλουµε να εφαρµόσουµε την αυτόµατη µορφοποίηση. Από τη λίστα Μορφή Πίνακα επιλέγουµε το είδος της µορφοποίησης από 17 διαθέσιµες επιλογές και στο διπλανό παράθυρο Δείγµα(Sample) µπορούµε να δούµε σε προεπισκόπηση τη νέα µορφή του πίνακα.

Αν πατήσουµε το πλήκτρο Επιλογές(Options), θα εµφανιστεί το πλαίσιο επιλογής Μορφές προς εφαρµογή (Formats to apply), όπου υπάρχουν 6 πλαίσια ελέγχου, τα οποία εξ ορισµού είναι επιλεγµένα και τα οποία είναι : Αριθµού(Number), Περιγράµµατος(Border) Γραµµατοσειράς(Font), Μοτίβων(Patterns), Στοίχισης(Alignment) και Πλάτους/Ύψους(Width/Height). Αν επιλέξουµε κάποιο απ’ αυτά, θα εφαρµοστεί η αντίστοιχη µορφοποίηση.

3.9 Η Αυτόµατη Συµπλήρωση

Το Excel έχει µια πολύ καλή δυνατότητα να µπορεί να αποθηκεύεικάποιες λίστες, µε ονόµατα ή µε αριθµούς, που χρησιµοποιούµε συχνά και να τις επαναλαµβάνει αυτόµατα εκεί που τις χρειαζόµαστε, χωρίς να µπαίνουµε στον κόπο να τις ξαναγράψουµε.Για να µάθουµε πώς γίνεται αυτό, πρέπει πρώτα να αφήσουµε το δεί-κτη του ποντικιού πάνω από τη κάτω δεξιά γωνία του ενεργού κελιού, ώστε να πάρει τη µορφή ενός µικρού µαύρου σταυρού, που λέγεται λαβή συµπλήρωσης (fill handle). Σύροντας τη λαβή συµπλήρωσης, ενεργοποιείται η Αυτόµατη Συµπλήρωση. Η Αυτόµατη Συµπλήρωση (AutoFill) δουλεύει µε αριθµούς, ηµέρες εβδοµάδας, µήνες και ηµεροµηνίες ή και µε κείµενα που µπορούµε να τα δηµιουργήσουµε εµείς.

Για παράδειγµα, αν γράψουµε Κυρ σ’ ένα κελί και σύρουµε τη λαβή συµπλήρωσης του κελιού, τότε στα διπλανά κελιά θα εµφανιστούν Δευ, Τρι κοκ. Αν γράψουµε Ιαν ή Ιανουάριος σ’ ένα κελί και σύρουµε τη

30

EXCEL

λαβή συµπλήρωσης του κελιού, τότε στα διπλανά κελιά θα εµφανιστούν Φεβ ή Φεβρουάριος, Μαρ ή Μάρτιος κοκ.Αν γράψουµε 1/5/97 σ’ ένα κελί και 1/6/97 στο διπλανό κελί, επιλέξου-µε τα δύο κελιά και σύρουµε τη λαβή συµπλήρωσης, στα επόµενα κελιά θα εµφανιστούν 1/7/97, 1/8/97 κοκ.Αν γράψουµε τον αριθµό 1 σ’ ένα κελί και στο διπλανό το 2, επιλέξου-µε και τα δύο κελιά και σύρουµε τη λαβή συµπλήρωσης, στα επόµενα κελιά θα εµφανιστούν 3, 4, 5 κοκ. Αν, όµως, γράψουµε 1 και 3 στα δύο πρώτα κελιά και κάνουµε αυτόµατη συµπλήρωση, στα επόµενα κελιά θα εµφανιστούν 5, 7, 9 κοκ.Αν γράψουµε τον αριθµό 1 σ’ ένα κελί και σύρουµε τη λαβή συµπλή-ρωσης, όλα τα επόµενα κελιά θα περιέχουν και αυτά τον αριθµό 1. Αν, όµως, κρατάµε πατηµένο το πλήκτρο Control καθώς σύρουµε, η λαβή συµπλήρωσης αποκτά έναν µικρό σταυρό δίπλα της και στα επόµενα κελιά καταχωρούνται οι αριθµοί 2, 3, 4 κοκ.Αν γράψουµε Τρίµηνο 1 σ’ ένα κελί και σύρουµε τη λαβή συµπλήρω-σης, τα επόµενα κελιά θα περιέχουν τις καταχωρίσεις Τρίµηνο 2, Τρίµηνο 3 κοκ. Αν σύρουµε τη λαβή συµπλήρωσης µε το δεξί πλήκτρο του ποντικιού, εµφανίζονται µερικές πολύ καλές επιλογές, για δηµιουργία αριθµητικής προόδου, γεωµετρικής προόδου, σειράς κ.ά.Αν θέλουµε να επαναλάβουµε µια λέξη, όπως την Κυριακή, πολλέςφορές σε συνεχόµενα κελιά, χωρίς να εµφανιστούν οι υπόλοιπες επιλογέςτης λίστας, κρατάµε πατηµένο το πλήκτρο Control καθώς σύρουµε τη λαβή συµπλήρωσης.Για να επαναλάβουµε την ίδια λέξη πολλές φορές σε συνεχόµενα κελιά, τη γράφουµε µία φορά σ’ ένα κελί και µετά µε τη χρήση της λαβής συµπλήρωσης, µπορούµε να την επαναλάβουµε όσες φορές θέλουµε.

3.10 Εισαγωγή Γραµµών και Στηλών

Για να εισάγουµε µια στήλη στο φύλλο εργασίας µας, επιλέγουµε ολόκληρη τη στήλη πριν από την οποία θέλουµε να εισάγουµε τη νέα στήλη. Για να εισάγουµε περισσότερες στήλες, επιλέγουµε ανάλογα τον αντίστοιχο αριθµό στηλών. Μετά, επιλέγουµε Στηλών(Columns) από το µενού Εισαγωγή(Insert).Για να εισάγουµε µια γραµµή στο φύλλο εργασίας µας, επιλέγουµεολόκληρη τη γραµµή πριν από την οποία θέλουµε να εισάγουµε τη νέα γραµµή. Για να εισάγουµε περισσότερες γραµµές, επιλέγουµε ανάλογα τον αντίστοιχο αριθµό γραµµών. Μετά, επιλέγουµε Γραµµών(Rows) από το µενού Εισαγωγή(Insert).

Για να εισάγουµε µεµονωµένα κελιά στο φύλλο εργασίας, επιλέγουµε το σηµείο εισαγωγής, διαλέγοντας ένα ή περισσότερα κελιά και µετά από την επιλογή Κελιών(Cells)του µενού Εισαγωγή επιλέγουµε

31

EXCEL

Μετακίνηση κελιών προς τα δεξιά ή Μετακίνηση κελιών προς τα κάτω ή εισαγωγή Ολόκληρης γραµµής ή Ολόκληρης στήλης.

3.11 Αλλαγή του πλάτους των στηλών Οδηγήστε το δείκτη σας ανάµεσα στις ετικέτες των στηλών, οπότε

γίνεται οριζόντιο δικέφαλο βέλος, κάντε κλικ και τότε θα δείτε ένακίτρινο πλαίσιο που θα δείχνει το τρέχον πλάτος της στήλης.Κρατήστε πατηµένο το αριστερό πλήκτρο και σύρατε προς τα δεξιάή αριστερά και τότε αντίστοιχα θα µεγαλώνει ή θα µικρύνει τοπλάτος της στήλης. Όση ώρα κρατάτε πατηµένο το πλήκτρο τουποντικιού και σύρετε, θα βλέπετε στο κίτρινο πλαίσιο την τρέχουσατιµή του πλάτους της στήλης.Ένας άλλος τρόπος για να αλλάξετε το πλάτος µιας στήλης είναι ναεπιλέξετε τη στήλη κάνοντας κλικ στην ετικέτα της και στησυνέχεια να επιλέξετε το µενού Μορφή→Στήλη Πλάτος,οπότε και θα εµφανισθεί το παράθυρο διαλόγου Πλάτος στήλης,στο οποίο µπορείτε να πληκτρολογήσετε το επιθυµητό πλάτος τηςστήλης σας, και να κάνετε κλικ στο κουµπί ΟΚ.

3.12 Αλλαγή του ύψους των γραµµών Οδηγήστε το δείκτη σας ανάµεσα στις ετικέτες των γραµµών,

οπότε γίνεται κατακόρυφο δικέφαλο βέλος. Κάντε κλικ και τότε θαδείτε ένα κίτρινο πλαίσιο που θα δείχνει το τρέχον ύψος τηςγραµµής. Κρατήστε πατηµένο το αριστερό πλήκτρο και σύρατεπρος τα κάτω ή πάνω και τότε αντίστοιχα θα µεγαλώνει ή θαµικρύνει το ύψος της γραµµής. Όση ώρα κρατάτε πατηµένο τοπλήκτρο του ποντικιού και σύρετε, θα βλέπετε στο κίτρινο πλαίσιοτην τρέχουσα τιµή του ύψους της γραµµής.Εναλλακτικά, µπορείτε να επιλέξετε τη γραµµή, κάνοντας κλικ στηνετικέτα της και µετά να επιλέξετε το µενού Μορφή Γραµµή Ύψος, οπότε και θα εµφανισθεί το παράθυρο διαλόγου Ύψοςγραµµής στο οποίο µπορείτε να πληκτρολογήσετε το επιθυµητόύψος της γραµµής σας, κάνοντας στο τέλος κλικ στο κουµπί ΟΚ.

3.13 Η Αναίρεση και η Επανάληψη Ενεργειών

Η ακύρωση (αναίρεση-undo) κάποιας εντολής γίνεται µε παρόµοιο τρόπο όπως και στο Word, είτε πατώντας το πλήκτρο της βασικής γραµµής εργαλείων που έχει µέσα του ένα βελάκι που δείχνει προς τα αριστερά ή επιλέγοντας την πρώτη εντολή από το µενού Επεξεργασία ή πατώντας Control+Z. Στο Excel δεν υπάρχει, όµως, λίστα µε τις

32

EXCEL

τελευταίες εντολές που έχουµε δώσει, όπως γίνεται στο Word, και έτσι µπορούµε να αναιρέσουµε µία µόνο εντολή ή ενέργεια.Για να επαναλάβουµε την τελευταία εντολή ή ενέργειά µας, πατάµε τοπλήκτρο της βασικής γραµµής εργαλείων που έχει µέσα του ένα βελάκι που δείχνει προς τα δεξιά ή επιλέγουµε τη δεύτερη εντολή(redo) από το µενού Επεξεργασία ή πατάµε Control+Y.

3.14 Εισαγωγή νέων φύλλων στο Βιβλίο Εργασίας

Για να εισαγάγετε νέο φύλλο εργασίας στο βιβλίο σας, επιλέξτε τοµενού Εισαγωγή→Φύλλο εργασίας και τότε το Excel θα εισαγάγει ένα νέο φύλλο εργασίας πριν από το ενεργό φύλλο. Ένας άλλος τρόπος για να εισαγάγετε ένα νέο φύλλο, είναι να κάνετε δεξί κλικ πάνω στην ετικέτα του φύλλου, πριν από το οποίο θέλετε να εισαγάγετε το νέο φύλλο και στο µενού συντοµίας που εµφανίζεται να κάνετε κλικ στην επιλογή Εισαγωγή. Στο παράθυρο διαλόγου Εισαγωγή που εµφανίζεται, κάντε κλικ στην επιλογή Φύλλο εργασίας και στη συνέχεια κάντε κλικ στο κουµπί ΟΚ.

3.15 Μετονοµασία ενός Φύλλου Εργασίας

Κάντε δεξί κλικ επάνω στην ετικέτα του φύλλου σας και στο µενού που εµφανίζεται κάντε κλικ στην επιλογή Μετονοµασία. Τότεεπιλέγεται το περιεχόµενο της ετικέτας και στη συνέχεια ότιπληκτρολογήσετε θα αντικαταστήσει αυτό το περιεχόµενο. Το ίδιοαποτέλεσµα θα είχατε, αν κάνατε διπλό κλικ αντί για δεξί κλικ,οπότε θα επιλεγόταν το όνοµα και θα µπορούσατε να πληκτρολο-γήσετε άµεσα το νέο, χωρίς να εµφανισθεί το µενού.

3.16 Μετακίνηση ή δηµιουργία αντιγράφου φύλλου Για να µετακινήσετε σε άλλη θέση ένα φύλλο εργασίας, κάντε δεξί

κλικ στην ετικέτα του φύλλου και στο µενού συντοµίας που εµφα-νίζεται κάντε κλικ στην εντολή Μετακίνηση ή αντιγραφή. Θαεµφανισθεί το παράθυρο διαλόγου Μετακίνηση ή αντιγραφή καιτότε στο πεδίο Στο βιβλίο, επιλέξτε το βιβλίο εργασίας που θαµετακινήσετε ή αντιγράψετε το φύλλο αυτό. Στο πεδίο Πριν από τοφύλλο κάντε κλικ στο φύλλο πριν από το οποίο θέλετε ναµετακινηθεί το φύλλο σας και, αν θέλετε να πάει αντίγραφό τουστη νέα θέση, επιλέξτε τη θυρίδα Δηµιουργία αντιγράφου.

33

EXCEL

3.17 Διαγραφή Φύλλων από το Βιβλίο εργασίας Κάντε κλικ στην ετικέτα του φύλλου που θέλετε να διαγράψετε και

στη επιλέξτε το µενού Επεξεργασία→Διαγραφή φύλλου. Τότε το Excel θα σας εµφανίσει το ακόλουθο παράθυρο προειδοποίησης, λέγοντάς σας ότι,αν κάνετε κλικ στο κουµπί ΟΚ, τα επιλεγµένα φύλλα θα διαγραφούν µόνιµα.Ένας άλλος τρόπος είναι να κάνετε δεξί κλικ πάνω στην ετικέτα του φύλλου, το οποίο θέλετε να διαγράψετε και στο µενού συντοµίαςπου εµφανίζεται να κάνετε κλικ στην επιλογή Διαγραφή. Τότε θαεµφανισθεί πάλι το ίδιο παράθυρο προειδοποίησης και εσείς πρέπεινα απαντήσετε ανάλογα για το τι θέλετε να κάνετε.

3.18 Προσαρµογή του µεγέθους εµφάνισης

Για να προσαρµόσετε την εµφάνιση του φύλλου εργασίας σας,ώστε να εργάζεστε ξεκούραστα, κάντε κλικ στο κουµπί τηςαναδυόµενης λίστας στη θυρίδα ζουµ και επιλέξτε ένα άλλοποσοστό εµφάνισης. Αν δε µείνετε ικανοποιηµένοι, κάντε κλικ µέσαστη θυρίδα ζουµ, για να επιλεγεί η υπάρχουσα τιµή καιπληκτρολογήστε ένα δικό σας ποσοστό εµφάνισης πατώντας στοτέλος το πλήκτρο Enter.

34

EXCEL

ΚΕΦΑΛΑΙΟ 4Τύποι και Συναρτήσεις

4.1 Οι συναρτήσεις στα υπολογιστικά φύλλα

Μια συνάρτηση είναι ένας προκατασκευασµένος τύπος, που αποτελείται από το σύµβολο «=», το όνοµα της συνάρτησης και µέσα σεπαρενθέσεις τα ορίσµατα που αυτή χρειάζεται. Τα ορίσµατα είναιτα δεδοµένα που µπαίνουν µέσα στη συνάρτηση, για να πάρουµετα αποτελέσµατα και µπορεί να είναι αριθµοί ή κείµενα.

Το όρισµα µιας συνάρτησης µπορεί να είναι ένα µεµονωµένο κελί,µια επώνυµη περιοχή κελιών ή ένας αριθµός. Μερικές συναρτήσειςαπαιτούν ένα όρισµα, άλλες απαιτούν πολλά, άλλες πάλι κανένα.Ανάλογα µε τις ρυθµίσεις των Windows, τα πολλαπλά ορίσµαταδιαχωρίζονται µε κόµµατα ή µε Ελληνικά ερωτηµατικά. Όπως συµ-βαίνει στους τύπους, έτσι και στις συναρτήσεις, στο ενεργό κελίεµφανίζεται µόνο το αποτέλεσµα της συνάρτησης, ενώ η ίδια ησυνάρτηση, µε τα ορίσµατά της, εµφανίζεται ταυτόχρονα στηνΓραµµή των Τύπων.

4.2 Εισαγωγή µιας συνάρτησης

Η εισαγωγή µιας συνάρτησης στο ενεργό κελί του φύλλου εργασίας σας, αρχίζει όπως και µε τους τύπους, µε την πληκτρολόγηση του «=», µετά ακολουθεί το όνοµά της και τέλος τα ορίσµατά τηςµέσα σε παρενθέσεις. Θυµηθείτε ότι, αν το όρισµα µιας συνάρτη-σης αναφέρεται σε µια περιοχή κελιών, για να την εισαγάγετε στησυνάρτηση, πρέπει να δώσετε τη διεύθυνση του πρώτου και τουτελευταίου κελιού χωρισµένες µε άνω και κάτω τελείες (:). Τέλοςπρέπει να πατήσετε το πλήκτρο Enter ή το κουµπί για ναεµφανισθεί το αποτέλεσµα στο ενεργό κελί και η συνάρτησή σας,στην Γραµµή των Τύπων.Μην τοποθετείτε κενά πουθενά και σε καµιά συνάρτηση. Αν όµως κάνετε κάποια τέτοια λάθη και πρέπει να τροποποιήσετε µια συνάρτηση, ενεργοποιήστε την Γραµµή των Τύπων,κάνοντας κλικ πάνω σ’ αυτήν ή πατώντας το F2, για να διορθώσετε στο ίδιο το κελί και χρησιµοποιώντας τις γνωστές τεχνικές τροποποίησης, κάντε εισαγωγές ή διαγραφές χαρακτήρων.

35

EXCEL

4.3 Ο Οδηγός συναρτήσεων

Ο οδηγός συναρτήσεων είναι ένας εναλλακτικός τρόπος, για ναεισαγάγετε µια συνάρτηση, χωρίς να χρειάζεται να πληκτρολογή-σετε το όνοµά της και τα ορίσµατά της. Κάντε ενεργό το κελί στοοποίο θα εισαγάγετε τη συνάρτηση.Μετά κάντε κλικ στο κουµπί της Βασικής γραµµής εργαλείωνκαι τότε ο οδηγός θα αρχίσει να σας καθοδηγεί βήµα-βήµα για το τιπρέπει να κάνετε.Στην αρχή εµφανίζεται το παράθυρο διαλόγου Επικόλληση συνάρτησης(Paste Function) στο αριστερό µέρος του οποίου, στο πεδίο Κατηγορία συνάρτησης(Function Category), εµφανίζονται οµαδοποιηµένες όλες οι συναρτήσεις οι οποίες είναι : Οικονοµικές(Finanacial), Ηµεροµηνίας & Ώρας(Date&Time), Μαθηµατικές &Τριγωνοµετρικές(Math&Trig),Στατιστικές(Statistical), Αναζήτησης και Αναφοράς(Lookup&Reference),Βάσης δεδοµένων(Database), Κειµένου(Text), Λογικές(Logical), Πληροφοριών(Infromation).Με την επιλογή Όλες, εµφανίζονται όλες οι συναρτήσεις µε αλφαβητική σειρά και µε την επιλογή Τελευταία χρησιµοποιούµενη, εµφανίζονται οι συναρτήσεις που χρησιµοποιήσαµε πιο πρόσφατα. Eσείς πρέπει να επιλέξετε την κατηγορία από την οποία θα χρησιµοποιήσετε µια συνάρτηση. Μόλις επιλέξετε κατηγορία στο δεξιό µέρος του παραθύρου, στο πεδίο Όνοµα συνάρτησης(Function Name), θα εµφανισθούν όλες οι συναρτήσεις της κατηγορίας αυτής και εσείς πρέπει να επιλέξετε µια και να κάνετε κλικ στο κουµπί ΟΚ.Μόλις επιλέξετε µια συνάρτηση, αµέσως στο παράθυρό της εµφανίζονται πληροφορίες για την εργασία που κάνει αυτή ησυνάρτηση. Στην περίπτωση που το παράθυρο διαλόγου τηςσυνάρτησης έχει καλύψει το ενεργό κελί, µπορείτε να τοσύρετε δίπλα, πιάνοντάς το οπουδήποτε.Τότε θα εµφανισθεί παράθυρο διαλόγου µε το όνοµα τηςσυνάρτησης που επιλέξατε, στο οποίο πρέπει να δώσετε τα ορίσµατα της συνάρτησης, για να µπορέσετε να πάρετε αποτέλεσµα. Μπορείτε να εισαγάγετε την τιµή ενός κελιού, κάνοντας κλικ επάνω του ή τις τιµές µιας περιοχής, σύροντας το ποντίκι σας από το πρώτο µέχρι το τελευταίο της κελί ή, τέλος, αν την έχετε ονοµάσει, πληκτρολογήστε το όνοµά της. Σε κάθε περίπτωση εµφανίζεται δίπλα στη θυρίδα η τιµή που έχετεεισαγάγει και στο κάτω µέρος του παραθύρου βλέπετε µιαπροεπισκόπηση του αποτελέσµατος.

36

EXCEL

4.4 Συναρτήσεις που χρησιµοποιούνται πολύ συχνά

Υπάρχουν συναρτήσεις που χρησιμοποιούνται πολύ συχνά. Κάποιες από αυτές είναι η SUM() η οποία υπολογίζει το άθροισμα δύο η περισσοτέρων αριθμών. Για παράδειγμα αν εισάγουμε τους αριθμούς 20 και 30 στα κελιά Α1,Α2 και εισάγουμε τον τύπο = SUM(A1:A2) στο κελί Α3 και πατήσουμε ENTER το αποτέλεσμα θα είναι 50. Η συνάρτηση AVERAGE() υπολογίζει τον µέσο όρο κάποιων αριθµών. Για παράδειγμα αν εισάγουμε τους αριθμούς 20 και 30 στα κελιά Β1, Β2 και εισάγουμε τον τύπο = AVERAGE(Β1:Β2) στο κελί Β3 και πατήσουμε ENTER το αποτέλεσμα θα είναι 25.Η ΜΑΧ() επιστρέφει τη µέγιστη τιµή από µια λίστα ορισµάτων. Για παράδειγμα αν εισάγουμε τους αριθμούς 20 και 30 στα κελιά C1, C2 και εισάγουμε τον τύπο = MAX(C1:C2) στο κελί C3 και πατήσουμε ENTER το αποτέλεσμα θα είναι 30. Η ΜΙΝ() επιστρέφει την ελάχιστη τιµή από µια µια λίστα ορισµάτων. Για παράδειγμα αν εισάγουμε τους αριθμούς 20 και 30 στα κελιά D1, D2 και εισάγουμε τον τύπο = MIN(D1:D2) στο κελί D3 και πατήσουμε ENTER το αποτέλεσμα θα είναι 20.

4.5 Ο Αυτόµατος Υπολογισµός

Αν επιλέξουµε µια περιοχή κελιών (π.χ. Α1=50, Α2=50) µε αριθµητικά δεδοµένα, θα δούµε ότι στο δεξί µέρος της γραµµής κατάστασης εµφανίζεται το άθροισµά τους ως εξής : SUM=100. Αν πατήσουµε µε το δεξί πλήκτρο του ποντικιού πάνω στη γραµµή κατάστασης, από το µενού συντόµευσης που εµφανίζεται, µπο-ρούµε να επιλέξουµε µία από τις συναρτήσεις : Average, Count, CountNum, Max, Min ή Sum για να εφαρµοσθεί στα αριθµητικά δεδοµένα. Αυτή η δυνατότητα του Excel λέγεται Αυτόµατος Υπολογισµός (Auto-Calculate).

4.6 Η Αυτόµατη Άθροιση

Για να προσθέσουµε µια περιοχή κελιών µε αριθµητικά δεδοµένα και το αποτέλεσµα να εµφανιστεί σε ξεχωριστό κελί, πρώτα επιλέγουµε την περιοχή και µετά πατάµε στο κουµπί Αυτόµατης Άθροισης (AutoSum) που βρίσκεται στη βασική γραµµή εργαλείων και έχει ένα µεγάλο Σ µέσα του. Η περιοχή που επιλέξαµε µπορεί να είναι µια λίστα κελιών σε µια στήλη ή σε µια γραµµή. Το Excel εµφανίζει ένα κινητό περίγραµµα γύρω από αυτή την περιοχή και τοποθετεί µόνο του το άθροισµα κάτω από το τελευταίο κελί της επιλεγµένης περιοχής ή στα δεξιά της επιλεγµένης περιοχής, ανάλογα. Αν πατήσουµε το πλήκτρο Enter

37

EXCEL

επικυρώνουµε την επιλογή του Excel ή µπορούµε να αλλάξουµε το κινητό περίγραµµα µε το ποντίκι και να πατήσουµε το πλήκτρο Enter.Στο φύλλο εργασίας µπορεί να βλέπουµε το άθροισµα της επιλεγµένηςπεριοχής, το κελί όµως δεν περιέχει αριθµό, αλλά τη συνάρτηση SUM. Αν κάνουµε οποιεσδήποτε αλλαγές στις τιµές των κελιών της επιλεγµένης περιοχής, τότε το άθροισµα τους θα προσαρµόζεται αυτόµατα.Στη γραµµή τύπων θα δούµε ότι για το συγκεκριµένο κελί υπάρχει π.χ.η συνάρτηση =SUM(B3:B7), δηλ. αθροίζονται οι τιµές των κελιών Β3 έως Β7. Μπορούµε να γράψουµε κατευθείαν στη γραµµή τύπων ή σ’ ένα κελί µια συνάρτηση και για να δηλώσουµε µια περιοχή κελιών χρησιµοποιούµε το σύµβολο : ανάµεσα στη διεύθυνση του πρώτου και του τελευταίου κελιού, ενώ για να αθροίσουµε µεµονωµένες περιοχές κελιών χρησιµοποιούµε το ερωτηματικό (;). Για παράδειγµα, η συνάρτηση =SUM(C5:C8 ; D5:D8) αθροίζει τις περιοχές C5 έως C8 και D5 έως D8.Ένας άλλος τρόπος για να χρησιµοποιήσουµε την Αυτόµατη Άθροιση,είναι να πατήσουµε πρώτα στο κελί όπου θα εισαχθεί η συνάρτηση SUM και µετά στο κουµπί της Αυτόµατης Άθροισης Σ. Το Excel θα προσπαθήσει να εντοπίσει την περιοχή κοιτάζοντας προς τα πάνω ή προς τα αριστερά και θα εµφανίσει ένα κινητό περίγραµµα, το οποίο µπορούµε να το ρυθµίσουµε µε το ποντίκι ώστε να περιλαµβάνει την επιθυµητή περιοχή. Όταν γίνει αυτό, πατάµε το πλήκτρο Enter και εµφανίζεται το άθροισµα. Ένας πιο άµεσος τρόπος για να εφαρµοστεί η αυτόµατη άθροιση είναι να πατήσουµε Control+Shift+* και το κουµπί της Αυτόµατης Άθροισης Σ και τότε το Excel εντοπίζει όλα τα αριθµητικά δεδοµένα που υπάρχουν µέσα στο φύλλο εργασίας και εµφανίζει αυτόµατα αθροίσµατα για κάθε στήλη.

4.7 Συναρτήσεις Ηµεροµηνίας και Ώρας

Το Excel καταχωρεί τις ηµεροµηνίες σαν αριθµούς, µε εκκίνηση από το 0, που αντιστοιχεί στην 1/1/1900 και τελευταία ηµεροµηνία τον αριθµό 65.380, που αντιστοιχεί στην 31/12/2078. Κάθε ενδιάµεσος αριθµός από 0 - 65.380, παριστάνει µια ηµεροµηνία από 1/1/1900 - 31/12/2078. Για παράδειγµα, ο αριθµός σειράς της ηµεροµηνίας που γράφεται αυτό το κείµενο, 23/12/1997, είναι ο 10.732.Ενώ λοιπόν το Excel αποθηκεύει τις ηµεροµηνίες σαν αριθµούς σει-ράς, ανάλογα µε τη µορφοποίηση που κάνουµε στα κελιά, εµφανίζονται οι ηµεροµηνίες µε τη γνωστή τους, βολική σε µας, µορφή. Για να βρούµε τον αριθµό σειράς µιας ηµεροµηνίας, χρησιµοποιούµε τη συνάρτηση DATE(). Άλλη ενδιαφέρουσα συνάρτηση είναι η DAYS360(), που υπολογίζει τον αριθµό των ηµερών ανάµεσα σε δύο ηµεροµηνίες,

38

EXCEL

θεωρώντας όµως ότι το έτος έχει 360 ηµέρες και κάθε µήνας 30 ηµέρες. Η συνάρτηση NOW() επιστρέφει τον σειριακό αριθµό της τρέχουσας ηµεροµηνίας και ώρας, ενώ η συνάρτηση TODAY() επιστρέφει τον σειριακό αριθµό της τρέχουσας ηµεροµηνίας.

Κάτι ανάλογο ισχύει και για την ώρα, την οποία το Excel αποθηκεύει σαν ένα δεκαδικό αριθµό µε τιµή από 0 έως .9999999, που αντιστοιχεί από ώρα 00:00:00 έως και 23:59:59. Για παράδειγµα, η ώρα που γράφτηκε αυτή η παράγραφος ήταν 16:02 και το Excel την αποθήκευσε σαν 0.67. Για να εµφανιστεί η ώρα µε την κανονική της µορφή, πρέπει να επιλέξουµε την κατάλληλη µορφοποίηση. Για να βρούµε τον αριθµό σειράς µιας ώρας, χρησιµο-ποιούµε τη συνάρτηση TIME().

4.8 Συναρτήσεις κειμένου

Επίσης συναρτήσεις που χρησιμοποιούνται πολύ είναι οι συναρτήσεις κειμένου. Οι πιο σημαντικές από αυτές είναι: Η LOWER() µετατρέπει κεφαλαίους χαρακτήρες σε πεζούς. Αν π.χ εισάγουμε το κείμενο ‘NIKOS’ στο κελί Α1 και στο κελί Α2 εισάγουμε την συνάρτηση «=LOWER(A1)» θα έχουμε στο κελί Α2 το κείμενο ‘nikos’. H UPPER() µετατρέπει πεζούς χαρακτήρες σε κεφαλαίους. Αν π.χ εισάγουμε το κείμενο ‘nikos’ στο κελί B1 και στο κελί B2 εισάγουμε την συνάρτηση «=UPPER(B1)» θα έχουμε στο κελί B2 το κείμενο ‘NIKOS’. Η TRIM() η οποία αφαιρεί τα κενά πριν από κάθε λέξη. Αν π.χ εισάγουμε το κείμενο ‘ nikos’ στο κελί C1 και στο κελί C2 εισάγουμε την συνάρτηση «=TRIM(C1)» θα έχουμε στο κελί C2 το κείμενο ‘nikos’. Η LEFT() η οποία μας επιστρέφει τόσα γράμματα από αριστερά μιας λέξης όσα εμείς θέλουμε. Αν π.χ εισάγουμε το κείμενο ‘nikos’ στο κελί D1 και στο κελί D2 εισάγουμε την συνάρτηση «=LEFT(D1;3)» θα έχουμε στο κελί D2 το κείμενο ‘nik’. Η RIGHT() κάνει το ίδιο αλλά μας επιστρέφει τόσα γράμματα από δεξιά μιας λέξης όσα εμείς θέλουμε. Η LEN() μας επιστρέφει τον αριθμό των χαρακτήρων μιας λέξης. Αν π.χ εισάγουμε το κείμενο ‘nikos’ στο κελί Ε1 και στο κελί Ε2 εισάγουμε την συνάρτηση «=LEN(Ε1)» θα έχουμε στο κελί Ε2 τον αριθμό 5.

4.9 Λογικές συναρτήσεις

Ενδιαφέρον έχουν και οι λογικές συναρτήσεις και πιο συγκεκεριμένα είναι η λογική συνάρτηση IF. Δέχεται τρία ορίσµατα (χωρίζονται από ;) και κάνει έλεγχο αν το πρώτο όρισµα είναι αληθές (TRUE) ή ψευδές (FALSE) και αν είναι αληθές, εκτελεί ό,τι υπάρχει στο δεύτερο όρισµα, ενώ αν είναι ψευδές, εκτελεί ό,τι υπάρχει στο τρίτο

39

EXCEL

όρισµα.Για παράδειγµα, η συνάρτηση = IF (Α1>100; "ΝΑΙ"; "ΟΧΙ")ελέγχει αν η τιµή που περιέχει το κελί Α1 είναι µεγαλύτερη από 100 και αν ναι, τότε καταχωρεί στο κελί που είναι η συνάρτηση τη λέξη ΝΑΙ, αλλιώς καταχωρεί τη λέξη ΟΧΙ.Μέσα σε µια συνάρτηση IF(), µπορεί να υπάρχουν κι άλλες συναρτή-σεις IF() και µέχρι 7 σε σύνολο. Για παράδειγµα, η παρακάτω παράσταση IF(Α1=1;0;(IF Β1=1;500;100)) επιστρέφει την τιµή 0 αν το κελί Α1=1, αλλιώς ελέγχει αν το κελί Β1=1 και τότε επιστρέφει την τιµή 500 και σε κάθε άλλη περίπτωση επιστρέφει την τιµή 100. Επίσης μπορεί σαν όρισμα να έχουμε μια συνάρτηση. Έτσι αν π.χ βάλουμε στα κελιά F1 και F2 τις τιμές 100 και 80 αντίστοιχα και στην συνέχεια εισάγουμε τον τύπο “=IF(F1>F2;SUM(F1:F2);"false")” στο κελί F3, τότε η συνάρτηση θα μας γυρίσει σαν αποτελέσμα 180. Αυτό θα γίνει γιατί η τιμή στο F1 είναι όντως μεγαλύτερη από το F2, συνεπώς το πρώτο όρισμα θα είναι TRUE, άρα θα εκτελεστεί το δεύτερο όρισμα δηλαδή η συνάρτηση και το αποτέλεσμα της θα είναι 180.

4.10 Οικονοµικές Συναρτήσεις

Το Microsoft Excel μας παρέχει μια σειρά συναρτήσεων οι οποίες σχετίζονται με οικονομικά μεγέθη. Οι περισσότερες έχουν σαν κοινό πεδίο αναφοράς τις επενδύσεις και τα δάνεια.

Η συνάρτηση ΡΜΤ() επιστρέφει τις περιοδικές πληρωµές για µια επένδυση ή δάνειο. Ορίζεται ως εξής:PMT(Rate, NPeriods, PresentValue, FutureValue, PaymentType)

Rate = σταθερή ποσοστιαία τιμή(επιτόκιο) Nperiods = Ο αριθμός των δόσεων PresentValue=Η αξία του δανείου ή της επένδυσης FutureValue =Μελλοντική τιμή του δανείου ή της επένδυσης Payment type = Κάθε πότε γίνεται η πληρωμή

Τα βασικά ορίσµατα που δέχεται είναι το Rate,Nperiods,PresentValue.Για παράδειγμα ας υποθέσουμε ότι θέλουμε να αγοράσουμε ένα αυτοκίνητο και θέλουμε να δανειστούμε 18.500 € από μια τράπεζα. Το επιτόκιο είναι 8.75% και ο αριθμός των δόσεων 60. Αν θέλουμε να μάθουμε πόσο θα είναι η δόση μας θα πρέπει να εισάγουμε τα στοιχεία όπως στην εικόνα 12. Στο κελί C8 εισάγουμε την σχέση που βλέπουμε στην εικόνα 12 και τελικά η δόση μας είναι 381,79 € για 60 μήνες.

40

20 Όρισμα 30 Όρισμα10 Όρισμα

EXCEL

Εικόνα 12: PMT function

Η συνάρτηση ΙΡΜΤ() υπολογίζει το ποσό που πληρώθηκε σαν τόκος για κάποια δεδοµένη περίοδο μέσα στην περίοδο αποπληρωμής του δανείου. Ορίζεται ως εξής:IPMT(Rate, Period, NPeriods, PresentValue, FutureValue, PaymentType)

Rate = σταθερή ποσοστιαία τιμή(επιτόκιο) Period = περίοδο πληρωμής(π.χ 3 που σημαίνει τον 3 από τα 5

χρόνια αποπληρωμήςτου δανείου) Nperiods = Ο αριθμός των δόσεων PresentValue=Η αξία του δανείου ή της επένδυσης FutureValue =Μελλοντική τιμή του δανείου ή της επένδυσης Payment type = Κάθε πότε γίνεται η πληρωμή

Δηλαδή για να έρθουμε στο προηγούμενο παράδειγμα μας, αν θέλουμε νε βρούμε πόσος τόκος έχει κερδηθεί από μια τράπεζα που έχει δώσει ένα δάνειο 18.500 € με επιτόκιο 8,75% τον τρίτο από τα 5 χρόνια αποπληρωμής τους θα πρέπει να εισάγουμε τα στοιχεία της εικόνας 13.

41

EXCEL

Εικόνα 13: IPMT function

Η συνάρτηση RATE() χρησιμοποιείται για να υπολογίσουμε το επιτόκιο που έχει εφαρμοστεί σε ένα δάνειο. Ορίζεται ως εξής:RATE (NPeriods, Payment, PresentValue, FutureValue, PaymentType, Guess).Όλα τα ορίσματα είναι ακριβώς τα ίδια όπως πριν εκτός από το Guess, που είναι ένα μη αναγκαίο όρισμα το οποίο μας δίνει την δυνατότητα να βάλουμε ένα αριθμό σαν να μαντεύουμε το επιτόκιο) και το Payment που αντιπροσωπεύει την πληρωμή του πελάτη.Δηλαδή για να έρθουμε στο προηγούμενο παράδειγμα μας, αν θέλουμε να βρούμε πόσο θα πρέπει να είναι το ποσοστιαίο επιτόκιο για ένα δάνειο 16.500 € με μηνιαία πληρωμή 285 € και 48 δόσεις θα πρέπει να εισάγουμε τα στοιχεία της εικόνας 14.

42

EXCEL

Εικόνα 14: RATE function

 Άλλες σημαντικές οικονομικές συναρτήσεις είναι:

Η FV() υπολογίζει την μελλοντική αξία µιας επένδυσης ή δανείου. Η συνάρτηση IRR() υπολογίζει την εσωτερική αποδοτικότητα µιας

επένδυσης. Η συνάρτηση SLN() κάνει υπολογισµούς για γραµµική απόσβεση Η συνάρτηση SYD() υπολογίζει την απόσβεση ξεχωριστά για κάθε

περίοδο. Η συνάρτηση STDEV() υπολογίζει την τυπική απόκλιση για ένα

δείγµα πληθυσµού Η συνάρτηση STDEVP() υπολογίζει την τυπική απόκλιση για

ολόκληρο τον πληθυσµό.

4.11 Διάφορες Χρήσιµες Συναρτήσεις

Η συνάρτηση ABS() επιστρέφει την απόλυτη τιµή ενός αριθµού. Έτσι αν εισάγουμε τον αρνητικό αριθμό –12 στο κελί Α1 και την συνάρτηση «=ΑΒS(A1)» στο κελί Α2 και πατήσουμε Enter το αποτέλεσμα θα είναι 12. Η ΙΝΤ() αποκόπτει το δεκαδικό µέρος ενός αριθµού. Έτσι αν εισάγουμε τον δεκαδικό αριθμό 15,23 στο κελί Β1 και την συνάρτηση «=ΙΝΤ(Β1)» στο κελί Β2 και πατήσουμε Enter το

43

EXCEL

αποτέλεσμα θα είναι 15.Η RAND() επιστρέφει έναν τυχαίο αριθµό µεταξύ 0 και 1.Δεν παίρνει κάποιο όρισμα. Απλώς εισάγετε τον τύπο «=RAND()» σε κάποιο κελί. Η ROUND() στρογγυλοποιεί έναν αριθµό σ’ έναν καθορισµένο αριθµό ψηφίων. Έτσι αν εισάγουμε τον δεκαδικό αριθμό 10,237 στο κελί C1 και την συνάρτηση «=ROUND(C1;2)» στο κελί C2 και πατήσουμε Enter το αποτέλεσμα θα είναι 10,24. H SQRT() υπολογίζει την τετραγωνική ρίζα ενός θετικού αριθµού. Έτσι αν εισάγουμε τον αριθμό 4 στο κελί D1 και την συνάρτηση «=SQRT(D1)» στο κελί D2 και πατήσουμε Enter το αποτέλεσμα θα είναι 2. H COUNT() επιστρέφει το πλήθος των κελιών µιας περιοχής που δεν περιέχουν κείµενο και δεν είναι κενά. Έτσι αν εισάγουμε 5 αριθμούς στην περιοχή κελιών F1:F5 και δεν έχουμε τίποτα στα κελιά F6 και F7 και εισάγουμε την συνάρτηση «=COUNT(F1:F7)» και πατήσουμε Enter το αποτέλεσμα θα είναι 5.

4.12 Οι κυκλικές αναφορές

Όταν ένας τύπος αναφέρεται στο δικό του κελί, είτε άµεσα είτεέµµεσα, καλείται κυκλική αναφορά . Για να υπολογιστεί έναςτέτοιος τύπος, το Excel πρέπει να υπολογίσει µία φορά κάθε κελίπου περιλαµβάνεται στην κυκλική αναφορά, χρησιµοποιώντας τααποτελέσµατα της προηγούµενης διαδοχικής προσέγγισης. Στο Excel οι ηµεροµηνίες αποθηκεύονται ως αριθµοί από το 1-65380. Γι' αυτόγίνονται δεκτές ηµεροµηνίες από 1/1/1900 έως 31/12/2078.Το Excel δεν µπορεί να επιλύσει τύπους µε κυκλικές αναφορέςχρησιµοποιώντας κανονικό υπολογισµό. Όταν κάνετε µια κυκλικήαναφορά, ένα µήνυµα θα σας προειδοποιήσει ότι έχει συναντήσειµια κυκλική αναφορά. Εάν η κυκλική αναφορά έχει γίνει κατάλάθος, κάντε κλικ στο κουµπί OK. Η γραµµή εργαλείωνΚυκλική αναφορά εµφανίζεται, και βέλη ανίχνευσης υποδει-κνύουν κάθε κελί που αναφέρεται από µια κυκλική αναφορά.Μπορείτε να χρησιµοποιήσετε τη γραµµή εργαλείων Κυκλικήαναφορά, για να µετακινηθείτε σε κάθε κελί στην αναφορά, έτσιώστε να µπορείτε να ανασχεδιάσετε τους τύπους ή τη λογική, γιανα τερµατίσετε την κυκλική αναφορά.

4.13 Σχετικές και απόλυτες αναφορές Σχετική αναφορά κελιού

Όταν δηµιουργείτε έναν τύπο, οι αναφορές σε κελιά ή περιοχές βασίζονται συνήθως στη θέση τους ως προς το κελί που περιέχει τον τύπο. Αυτό είναι γνωστό ως σχετική αναφορά .Η χρήση µιας σχετικής αναφοράς µπορεί να συγκριθεί µε τις

44

EXCEL

οδηγίες που δίνουµε σε κάποιον, για να πάει κάπου από το σηµείοπου βρίσκεται όπως για παράδειγµα, «προχωρήστε δύο τετράγωναπρος τα εµπρός και ένα τετράγωνο αριστερά». Η σχετικήαναφορά ενός κελιού σε ένα τύπο σηµαίνει ότι η αναφορά πουγίνεται στο συγκεκριµένο κελί αλλάζει ανάλογα µε την µετακίνηση του τύπου σε νέα θέση.

Απόλυτη αναφορά κελιούΑπόλυτη αναφορά ενός κελιού σε έναν τύπο, είναι η

ακριβής θέση του κελιού, ανεξάρτητα από τη θέση του κελιού που περιέχει τον τύπο. Εάν δε θέλετε να αλλάζουν οι αναφορές των κελιών, όταν αντιγράφετε έναν τύπο σε διαφορετικό κελί, χρησιµοποιήστε µια απόλυτη αναφορά.Μπορείτε να δηµιουργήσετε µια απόλυτη αναφορά στο κελί Β1τοποθετώντας το σύµβολο του δολαρίου ($) πριν από τα τµήµατατης αναφοράς που δεν αλλάζουν. Για να δηµιουργήσετε µια απόλ-υτη αναφορά στο κελί Β1 για παράδειγµα, προσθέστε σύµβολα δολαρίου, ως εξής : $Β$1 ή αφού τοποθετήσετε το δρομέα ανάμεσα στο Β και στο 1 (Β (αναβοσβήνει ο δρομέας) 1) πατήστε F4.Η απόλυτη αναφορά ενός κελιού σε ένα τύπο σηµαίνει ότι ηαναφορά που γίνεται στο συγκεκριµένο κελί παραµένει σταθερή,ανεξάρτητα από το σηµείο στο οποίο µετακινείται ο τύπος.

4.14 Σορτάρισμα κατά αύξουσα ή φθίνουσα σειρά

Πολλές φορές χρειάζεται να ταξινομήσουμε-σορτάρουμε το περιεχόμενο μιας στήλης κατά αλφαβητική σειρά αν πρόκειται για κείμενο ή να ταξινομήσουμε τους αριθμούς από τον μεγαλύτερο στο μικρότερο ή αντίστροφα αν πρόκειται για αριθμούς. Αν π.χ στην περιοχή κελιών Α1:Α4 υπάρχουν οι τιμές ‘Γιώργος’, ‘Βασίλης’, ‘Νίκος’, ‘Κώστας’ επιλέξουμε την περιοχή και πατήσουμε το κουμπί Sort Ascending (Αύξουσα Ταξινόμηση) της βασικής γραμμής εργαλείων τότε θα έχουμε ‘Βασίλης’, ‘Γιώργος’, ‘Κώστας’, ‘Νίκος’ στην περιοχή κελιών Α1:Α4.Αν αμέσως μετά πατήσουμε το κουμπί Sort Descending (Φθίνουσα Ταξινόμηση) τότε θα έχουμε ‘Νίκος’, ‘Κώστας’ ‘Γιώργος’, ‘Βασίλης’. Το ίδιο ισχύει και για αριθμούς. Αν π.χ έχουμε τους αριθμούς 34,67,22,11 στην περιοχή κελιών Β1:Β4, επιλέξουμε την περιοχή και πατήσουμε το κουμπί της αύξουσας ταξινόμησης τότε θα έχουμε στην ίδια περιοχή 11,22,34,67 και αν αμέσως μετά πατήσουμε το κουμπί της φθίνουσας ταξινόμησης τότε θα έχουμε 67,34,22,11.

45

EXCEL

4.15 Το Αυτόµατο Φίλτρο

Για να ενεργοποιήσουµε το Αυτόµατο Φίλτρο, επιλέγουµε Αυτόµατο Φίλτρο(Autofilter) από την επιλογή Φίλτρο(Filter) του µενού Δεδοµένα(Data). Παρατηρούµε ότι σε κάθε στήλη της γραµµής επικεφαλίδων εµφανίζονται βελάκια µε κατεύθυνση προς τα κάτω. Αν πατήσουµε σ’ ένα απ’ αυτά, θα εµφανιστεί µια λίστα µ’ όλους τους όρους που υπάρχουν στο συγκεκριµένο πεδίο.Οι όροι εµφανίζονται µε αλφαβητική σειρά και στην αρχή της λίσταςυπάρχουν οι επιλογές (Όλα)(All), (Πρώτα 10...)(Top 10), (Προσαρµογή...)(Custom), ακολουθεί η αλφαβητική λίστα των δεδοµένων του συγκεκριµένου πεδίου και οι δύο τελευταίες επιλογές είναι (Κενά)(Blanks) και (Μη Κενά)(NonBlanks). Μπορούµε να επιλέξουµε µια τιµή ενός ή περισσοτέρων πεδίων από τη λίστα για να εµφανιστούν µόνο εκείνες οι εγγραφές (σειρές) που ικανοποιούν τα κριτήρια που θέσαµε για ένα ή περισσότερα πεδία.Για να καταργήσουµε τα κριτήρια του αυτόµατου φίλτρου και να δού-µε όλες τις εγγραφές της λίστας,επιλέγουµε (Όλων) από την αναπτυσσόµενη λίστα των πεδίων στα οποία επιλέξαµε το αυτόµατο φίλτρο.Για να δούµε τις πρώτες ή τις τελευταίες 10 τιµές της λίστας σύµφωναµε κάποιο πεδίο, χωρίς να χρειαστεί να ταξινοµήσουµε τη λίστα, επιλέγουµε (Πρώτα 10) στο βελάκι του αυτόµατου φίλτρου µιας στήλης µε αριθµητικές τιµές και από το πλαίσιο διαλόγου που εµφανίζεται, µπορούµε να επιλέξουµε Αρχή(Top) ή Τέλος(Bottom), αν θέλουµε τα στοιχεία να είναι στην αρχή ή στο τέλος της λίστας και τον αριθµό των στοιχείων, δεν περιοριζόµαστε δηλ. πάντα σε 10 εγγραφές.Αν επιλέξουµε (Προσαρµογή) στο βελάκι του αυτόµατου φίλτρουµιας στήλης, µπορούµε να εφαρµόσουµε πιο περίπλοκα κριτήρια. Στο πλαίσιο διαλόγου που εµφανίζεται υπάρχουν δύο πτυσσόµενα πλαίσια, όπου στο αριστερό µπορούµε να επιλέξουµε έναν από τους γνωστούς τελεστές σύγκρισης και στο δεξί έναν από τους όρους της στήλης ή µπορούµε να γράψουµε εµείς µια δική µας τιµή.Μετά επιλέγουµε ένα από τα πλήκτρα εντολών Και(And) ή Ή(Or): και στο κάτω µέρος υπάρχουν δύο ίδια πτυσσόµενα πλαίσια, όπου µπορούµε, αν θέλουµε, να κάνουµε κάποιες επιπλέον επιλογές κριτηρίων. Μπορούµε να χρησιµοποιήσουµε και τους γνωστούς χαρακτήρες µπαλαντέρ, * και ?.Για να καταργηθεί το αυτόµατο φίλτρο, επιλέγουµε πάλι ΑυτόµατοΦίλτρο από την επιλογή Φίλτρο του µενού Δεδοµένα. Όταν έχουµε χρησιµοποιήσει κάποιες επιλογές ενός πεδίου της λίστας, τότε το βελάκι του πεδίου αυτού αποκτά µπλε χρώµα για να µπορούµε να καταλάβουµε σε ποια πεδία έχει εφαρµοσθεί το αυτόµατο φίλτρο. Μπλε χρώµα

46

EXCEL

αποκτούν και οι αριθµοί γραµµών των εγγραφών που έχουν επιλεγεί από το αυτόµατο φίλτρο.

4.16 Το Σύνθετο Φίλτρο

Αν θέλουµε να εφαρµόσουµε πιο περίπλοκα κριτήρια, αλλά και ναβλέπουµε τις εγγραφές που ικανοποιούν τα κριτήρια σε ξεχωριστά κελιά, επιλέγουµε Σύνθετο φίλτρο(Advanced Filter) από την επιλογή Φίλτρο(Filter) του µενού Δεδοµένα(Data). Στο πλαίσιο διαλόγου που εµφανίζεται, µπορούµε να επιλέξουµε Άµεσο φιλτράρισµα λίστας (Filter the list-in place) ή Αντιγραφή σε άλλη θέση (Copy to another location). Αν επιλέξουµε Άµεσο φιλτράρισµα λίστας, θα πρέπει να επιλέξουµε την Περιοχή λίστας(List Range) και την Περιοχή κριτηρίων(Criteria Range) από τα αντίστοιχα πλαίσια κειµένου και µε τη βοήθεια του ποντικιού.Η περιοχή κριτηρίων πρέπει να περιέχει όλες τις επικεφαλίδες τωνπεδίων και στην κάτω σειρά πρέπει να γράψουµε τα κριτήρια που θέλουµε να εφαρµοστούν, κάτω από το αντίστοιχο πεδίο. Μόλις πατήσουµε το πλήκτρο ΟΚ, εφαρµόζεται το φίλτρο και φαίνονται µόνο οι εγγραφές που ικανοποιούν τα κριτήρια. Για τα κριτήρια που γράφουµε στην ίδια γραµµή, ισχύει ο λογικός τελεστής AND και για τα κριτήρια που γράφουµε σε διαφορετικές γραµµές, ισχύει ο λογικός τελεστής OR.Αν επιλέξουµε Αντιγραφή σε άλλη θέση(Copy to another location), τότε εκτός από την Περιοχή λίστας και την Περιοχή κριτηρίων, πρέπει να επιλέξουµε και την περιοχή Αντιγραφή σε (Copy to), όπου εκεί θα εµφανιστούν οι εγγραφές που ικανοποιούν τα κριτήρια.

4.17 Τα Μερικά Αθροίσµατα

Με τα µερικά αθροίσµατα µπορούµε να έχουµε µια σύνοψη των δεδοµένων µιας λίστας. Για να χρησιµοποιήσουµε τα µερικά αθροίσµατα, πρέπει πρώτα να ταξινοµήσουµε τη λίστα ως προς κάποιο πεδίο. Μετά, εφαρµόζουµε τα µερικά αθροίσµατα ως προς αυτό το πεδίο, επιλέγουµε µια αριθµητική συνάρτηση και ένα αριθµητικό πεδίο στο οποίο θα εφαρµοστεί η συνάρτηση αυτή.Οι εγγραφές που έχουν κοινή τιµή για το πεδίο αυτό, αποτελούν µίαοµάδα και καθώς η λίστα είναι ταξινοµηµένη ως προς αυτό το πεδίο, το Excel συγκεντρώνει (οµαδοποιεί) τις ίδιες τιµές του πεδίου και εφαρµόζει σ’ αυτές την αριθµητική συνάρτηση που επιλέγουµε.Για να εφαρµοσθούν λοιπόν τα µερικά αθροίσµατα, ταξινοµούµε πρώ-τα τη λίστα ως προς κάποιο πεδίο και µετά επιλέγουµε Μερικά αθροίσµατα(Subtotals) από το µενού Δεδοµένα(Data). Στο πλαίσιο διαλόγου που εµφανίζεται και στην πτυσσόµενη λίστα Όταν αλλάζει (At each change in), επιλέγουµε το πεδίο µε βάση το οποίο έγινε η

47

EXCEL

ταξινόµηση της λίστας.Στην πτυσσόµενη λίστα Χρήση συνάρτησης(Use Function), επιλέγουµε µία από τις αριθµητικές συναρτήσεις : Sum, Count, Average, Max, Min, Product, Count Nums, StdDev, StdDevp, Var και Varp και στην πτυσσόµενη λίστα Προσθήκη µερικού αθροίσµατος σε (Add subtotal to), επιλέγουµε το αριθµητικό πεδίο στο οποίο θα εφαρµοσθεί η συνάρτηση που επιλέξαµε πριν.Αν επιλέξουµε το πλαίσιο ελέγχου Σύνοψη κάτω από τα δεδοµένα(Summary below data), θα εµφανιστεί και το συνολικό υπόλοιπο όλων των εγγραφών στο τέλος της λίστας. Αν επιλέξουµε το πλαίσιο ελέγχου Αλλαγή σελίδας µεταξύ οµάδων(Page break between groups), το Excel θα αλλάζει σελίδα στο φύλλο εργασίας κάθε φορά που θα αλλάζει τιµή το πεδίο µε βάση το οποίο δηµιουργήθηκαν οι οµάδες, δηλ. όταν αλλάζει η πόλη στο παραπάνω παράδειγµα.Επιλέγουµε συνήθως και το πλαίσιο ελέγχου Αντικατάσταση των υ-παρχόντων µερικών αθροισµάτων(Replace current subtotals) για να ισχύσουν µόνο τα καινούργια µερικά αθροίσµατα και να καταργηθούν όποια παλιά υπήρχαν ήδη.Πρέπει να έχουµε υπόψη µας ότι µπορεί να αναφέρουµε τον όρο µε-ρικά αθροίσµατα, αλλά µπορούµε να χρησιµοποιήσουµε κι άλλες συναρτήσεις εκτός της Sum, απλώς έχει επικρατήσει ο όρος µερικά αθροίσµατα, γιατίη Sum είναι η πιο συχνά χρησιµοποιούµενη συνάρτηση.Μόλις πατήσουµε το πλήκτρο ΟΚ, θα εφαρµοστεί το µερικό άθροισµακαι θα δούµε ότι στο αριστερό µέρος της οθόνης εµφανίστηκαν τρία πλήκτρα µε τα νούµερα 1, 2 και 3. Αν πατήσουµε στο 1, θα δούµε µόνο το συνολικό άθροισµα, αν πατήσουµε στο 2, θα δούµε µόνο τα µερικά αθροίσµατα και το συνολικό άθροισµα και αν πατήσουµε στο 3, θα δούµε όλες τις λεπτοµέρειες,δηλ. τις εγγραφές, τα µερικά αθροίσµατα και το συνολικό (γενικό) άθροισµα.Για κάθε οµάδα, το Excel προσθέτει µία επιπλέον γραµµή, κάτω από το αντίστοιχο πεδίο. Ας δούμε ένα παράδειγμα. Ανοίγουμε ένα καινούργιο βιβλίο εργασίας και εισάγουμε τα δεδομένα όπως στην εικόνα 15. Παρατηρούμε ότι τα δεδομένα της στήλη product είναι ταξινομημένα σε αύξουσα ταξινόμηση.Διαλέγουμε την περιοχή κελιών Α1:C9 και επιλέγουμε Μερικά αθροίσµατα(Subtotals) από το µενού Δεδοµένα(Data).Στο παράθυρο διαλόγου που εμφανίζεται βάζουμε τις τιμές όπως στην εικόνα 16 και πατάμε ΟΚ. Τα μερικά αθροίσματα ανά κατηγορία καθώς και το τελικό σύνολο φαίνονται στην εικόνα 17.

48

EXCEL

Εικόνα 15

Εικόνα 16:Παράθυρο διαλόγου Subtotals

49

EXCEL

Εικόνα 17

Μπορούµε να εφαρµόσουµε τα µερικά αθροίσµατα και σε δεδοµέναπου τα έχουµε φιλτράρει νωρίτερα µε το Αυτόµατο ή µε το Σύνθετο φίλτρο.Για να απαλλαγούµε από τα µερικά αθροίσµατα, επιλέγουµε Κατάργηση όλων(Remove All) από την εντολή Μερικά αθροίσµατα του µενού Δεδοµένα.

50

EXCEL

ΚΕΦΑΛΑΙΟ 5Τα Γραφήµατα στο Excel

5.1 Τα Γραφήµατα

Τα γραφήµατα παρουσιάζουν, µε έναν ξεχωριστό τρόπο, ταδεδοµένα του φύλλου εργασίας από το οποίο δηµιουργήθηκαν καιενηµερώνονται κάθε φορά που αλλάζουν τα δεδοµένα αυτά. Οιτύποι γραφηµάτων παρουσιάζουν και τονίζουν διαφορετικές όψειςτων δεδοµένων σας, προσελκύουν την προσοχή και διευκολύνουντην προβολή συγκρίσεων και τάσεων.

Ένα γράφηµα αποτελείται από έναν κατακόρυφο άξονα (y), από έναν οριζόντιο άξονα (x) και από τα σηµεία δεδοµένων (data points), τα οποία σχηµατίζουν τις σειρές δεδοµένων. Πριν δηµιουργήσουµε το γράφηµα, πρέπει να εξετάσουµε τα είδη των δεδοµένων για να καθορίσουµε ποιος άξονας συµβολίζει τα ανάλογα δεδοµένα.Ο άξονας y είναι συνήθως ο άξονας των τιµών. Κάθε γραµµή πάνωστην κλίµακα του άξονά του λέγεται τεταγµένη και συµβολίζει µία τιµή. Οι τιµές του άξονα y λέγονται και εξηρτηµένες µεταβλητές.Ο άξονας x είναι συνήθως ο άξονας των κατηγοριών. Καλείται και ά-ξονας των ανεξάρτητων µεταβλητών.Ο δείκτης δεδοµένων συµβολίζει ένα σηµείο δεδοµένων, δηλ. ένα κελίτου φύλλου εργασίας. Όλοι οι δείκτες δεδοµένων σε µια σειρά δεδοµένων έχουν το ίδιο µέγεθος και σχήµα. Στο δεξί µέρος του γραφήµατος υπάρχει µια λεζάντα (υπόµνηµα) που εξηγεί σε τι αναφέρεται η κάθε σειρά δεδοµένων. Τα μέρη ενός τυπικού γραφήματος φαίνονται στην εικόνα που ακολουθεί.

51

EXCEL

Εικόνα 18:Μέρη τυπικού γραφήματος

Τίτλος γραφήµατος

Περιγράφει τι απεικονίζει το γράφηµα. Ο τίτλος συνήθωςστοιχίζεται στο κέντρο του επάνω µέρους ενός γραφήµατος.

Περιοχή σχεδίασης γραφήµατος

Σε ένα γράφηµα 2Δ(δισδιάστατο) είναι η περιοχή που ορίζεται από τους άξονες και περιλαµβάνει όλες τις σειρές δεδοµένων. Σε γράφηµα 3Δ(τρισδιάστατο) είναι η περιοχή που ορίζεται από τους άξονες και περιλαµβάνει τις σειρές δεδοµένων, τα ονόµατα των κατηγο-ριών, τις ετικέτες υποδιαίρεσης και τους τίτλους των αξόνων.

Άξονες

Ο άξονας είναι µια γραµµή που διαγράφεται σε µια πλευρά της περιοχής σχεδίασης και παρέχει ένα πλαίσιο αναφοράς γιαµετρήσεις ή συγκρίσεις σε ένα γράφηµα. Για τα περισσότεραγραφήµατα, οι τιµές δεδοµένων είναι σχεδιασµένες κατά µήκοςτου άξονα τιµών (y), ο οποίος είναι συνήθως κατακόρυφος,ενώ οι κατηγορίες είναι σχεδιασµένες κατά µήκος του άξονακατηγοριών (x), ο οποίος είναι συνήθως οριζόντιος.

52

EXCEL

Υπόµνηµα

Είναι ένα πλαίσιο που αναγνωρίζει τα χρώµατα που έχουν δοθεί στις σειρές δεδοµένων ή στις κατηγορίες ενός γραφήµατος.

Πίνακας δεδοµένων σε γραφήµατα

Είναι ένας πίνακας µέσα στο γράφηµα, ο οποίος περιέχει τααριθµητικά δεδοµένα που χρησιµοποιήθηκαν για τη δηµιουργίατου γραφήµατος. Κάθε γραµµή του πίνακα δεδοµένων αναπα-ριστά µια σειρά δεδοµένων. Ο πίνακας δεδοµένων συνήθωςεπισυνάπτεται στον άξονα κατηγοριών του γραφήµατος καιαντικαθιστά τις ετικέτες υποδιαίρεσης του άξονα αυτού.Ένα γράφηµα µπορούµε να το ενσωµατώσουµε µέσα στο φύλλο ερ-γασίας που δουλεύουµε και να είναι έτσι τα δεδοµένα και το γράφηµα δίπλαδίπλα (ενσωµατωµένο γράφηµα - embedded chart) ή να το τοποθετήσουµε σ’ένα άλλο φύλλο εργασίας (φύλλο γραφήµατος - chart sheet), οπότε θα έχουµε τα δεδοµένα και το γράφηµα σε διαφορετικά φύλλα εργασίας.

5.2 Δημιουργία Γραφήματος

Για να δηµιουργήσουµε ένα γράφηµα, υπάρχει ο Οδηγός Γραφηµάτων (Chart Wizard), ο οποίος µας δίνει όλες τις απαραίτητες οδηγίες. Η δική µας δουλειά θα είναι να επιλέξουµε σωστά τα δεδοµένα και να πάρουµε τις σωστές αποφάσεις στην επιλογή των γραφηµάτων και των χαρακτηριστικών τους.Επιλέγουµε πρώτα την περιοχή που θέλουµε να περιληφθεί στο γράφηµα και πατάµε µετά το πλήκτρο του Οδηγού Γραφηµάτων στη βασική γραµµή εργαλείων. Ο οδηγός θα συνδέσει το γράφηµα µε τα δεδοµένα του φύλλου εργασίας από τα οποία και θα ενηµερώνεται κάθε φορά που αλλάζουν τα δεδοµένα, προκειµένου να αλλάζει και το γράφηµα αντίστοιχα.Επιλέγουµε τον τύπο του γραφήµατος που είναι πιο κατάλ-ληλος για τα στοιχεία που θέλουµε να παρουσιάσουµε.Στο παράθυρο (εικόνα 19) «Βήµα 1(Step 1)» του οδηγού γραφηµάτων,στο πεδίο Τύπος γραφήµατος, επιλέξτε το είδος του γραφήµατος που θέ-λετε και στο δεξιό µέρος του παραθύρου κάντε κλικ στον ακριβή τύπο του γραφήµατος που θα δηµιουργήσετε. Κάντε κλικ στο κουµπί Επόµενο.

53

EXCEL

Εικόνα 19:Βήμα 1 του οδηγού γραφηµάτων

Στο παράθυρο (εικόνα 20) «Βήµα 2(Step2)» του οδηγού γραφηµάτων, στο πεδίο Σειρά σε (Series in): µπορείτε να αλλάξετε τη σειρά των δεδοµένων από γραµµές σε στήλες ή αντίστροφα. Στηνπερίπτωση που δεν έχετε επιλέξει τη σωστή περιοχή κελιών,µπορείτε να το κάνετε τώρα, κάνοντας κλικ στο κουµπί τουπεδίου Περιοχή δεδοµένων(Data Range). Στη συνέχεια οδηγήστε το δείκτη στο πρώτο κελί της περιοχής, µε πατηµένο το αριστερόπλήκτρο, σύρατε µέχρι να επιλέξετε σωστά την περιοχή καιµετά από αυτό κάντε κλικ στο κουµπί για να επιστρέψετεστο ενηµερωµένο γράφηµα µε τη σωστή επιλογή κελιών.

54

EXCEL

E ικόνα 20: Βήµα 2 του οδηγού γραφηµάτων

Κάντε κλικ στην καρτέλα Σειρά (Series), για να τροποποιήσετε, αν θέλετε, το όνοµα, τις τιµές ή τις ετικέτες του άξονα κατηγοριών (Χ), γιακάθε σειρά δεδοµένων που περιλαµβάνεται στο γρά-φηµά σας. Στο πεδίο Σειρά, κάντε κλικ στο όνοµα της σειράςτης οποίας θέλετε να αλλάξετε κάποιο στοιχείο (π.χ. όνοµα).Στη συνέχεια µπορείτε, είτε να κάνετε κλικ στοκουµπί του πεδίουΌνοµα(Name), µετά κλικ στο κελί του φύλλου εργασίας µε το νέο όνοµα και τέλος κλικ στο κουµπί για να αλλάξει το όνοµα, είτε ναπληκτρολογήσετε το νέο όνοµα στο πεδίο αυτό.Κάντε κλικ στο κουµπί Επόµενο.

Στο παράθυρο (εικόνα 21) «Βήµα 3» του οδηγού γραφηµάτων, µπορείτε να δώσετε τίτλο στο γράφηµα και τίτλους αντίστοιχα στους άξονες κατηγοριών. Στο παράθυρο αυτό µπορείτε ακόµα να πειραµατιστείτε µε τις Ετικέτες(Data Labels) και τον πίνακα δεδοµένων(Data Table), µε τους άξονες(Axes), µε το πλέγµα(Gridlines) και το υπόµνηµα(Legend). Στο τέλος κάντε κλικ στο κουµπί Επόµενο.

55

EXCEL

E ικόνα 21: Βήµα 3 του οδηγού γραφηµάτων

Στο τελευταίο 4 βήμα (εικόνα 22) αποφασίζουµε αν θέλουµε το γράφηµα να ενσωµατωθεί στο ίδιο φύλλο εργασίας µαζί µε τα δεδοµένα ή σε ξεχωριστό φύλλο γραφήµατος. Κάνετε κλικ στο κουµπί Τέλος και,πλέον, το γράφηµά σας βρίσκεται στο χώρο που επιλέξατε.

E ικόνα 22: Βήµα 4 του οδηγού γραφηµάτων

Καθώς µετακινούµαστε µέσα στον Οδηγό Γραφηµάτων, µπορούµε ανάπάσα στιγµή να πατήσουµε το πλήκτρο Άκυρο(Cancel) για να ακυρώσουµε τη δηµιουργία του γραφήµατος, το πλήκτρο Προηγούµενο για να επιστρέψουµε στο προηγούµενο Βήµα, το πλήκτρο Επόµενο για να πάµε στο επόµενο βήµα και το πλήκτρο Τέλος(Finish), όταν µπορεί να επιλεγεί βέβαια, για να τοποθετηθεί το γράφηµα µέσα στο φύλλο εργασίας.Μπορούµε να µετακινήσουµε ένα γράφηµα, πατώντας πάνω του µε το

56

EXCEL

ποντίκι και να αλλάξουµε το µέγεθός του, επιλέγοντας και σύροντας τις κατάλληλες λαβές. Αν κάνουµε διπλό κλικ πάνω στο γράφηµα, µπορούµε να επεξεργαστούµε κάθε στοιχείο του µεµονωµένα, κάνοντας κλικ πάνω στο στοιχείο µε το δεξί πλήκτρο του ποντικιού για να εµφανιστεί ένα µενού συντόµευσης.

5.3 Οι Κατηγορίες Γραφηµάτων

Οι κατηγορίες γραφηµάτων είναι συνολικά 15, 9 δύο διαστάσεων (2Δ) και 6 τριών διαστάσεων (3Δ).

Γράφηματα Στηλών(Column)

Με τα γραφήµατα στηλών (εικόνα 23) µπορούµε να κάνουµε συγκρίσεις ανάµεσα σε σειρές δεδοµένων ή ανάµεσα στα δεδοµένα της ίδιας σειράς. Γενικά ένα γράφηµα στηλών εµφανίζει αλλαγές σε δεδοµένα για µια χρονική περίοδο ή απεικονίζει συγκρίσεις µεταξύ στοιχείων. Οι κατηγορίες οργανώνονται οριζόντια, οι τιµές κάθετα, για να τονιστεί η απόκλιση σε σχέση µε το χρόνο.

Εικόνα 23: Γράφημα Στηλών

Γραφήµατα Ράβδων(Bar)

Τα γραφήµατα ράβδων (ραβδογράµµατα) (εικόνα 24) είναι σαν τα γραφήµατα στηλών, µε τη διαφορά ότι έχουν αντιστραφεί οι άξονες και οι ράβδοι είναι οριζόντιες. Ένα γράφηµα ράβδων απεικονίζει συγκρίσεις µεταξύ µεµονωµένων στοιχείων. Οι κατηγορίες οργανώνονται κάθετα, οι τιµές οριζόντια, για επικέντρωση στη σύγκριση τιµών και µικρότερηέµφαση στο χρόνο.

57

EXCEL

Εικόνα 24: Γράφημα Ράβδων

Γραφήµατα Γραμμών(Line)

Τα γραφήµατα γραµµών (line charts) (εικόνα 25) δείχνουν τις αλλαγές κατά τη χρήση ενός ή περισσοτέρων στοιχείων στη διάρκεια µιας περιόδου. Ένα γράφηµα γραµµών εµφανίζει την τάση σε ένα σύνολο δεδοµένων. Για παράδειγµα, η τάση της προόδου των µαθητώνείναι ανοδική από το 1ο προς το 2ο τρίµηνο και καθοδική απότο 2ο στο 3ο τρίµηνο.

Εικόνα 25: Γράφημα Γραμμών

Γραφήµατα πίτας (pie charts)

Τα γραφήµατα πίτας (pie charts) (εικόνα 26) δείχνουν τη σχέση που υπάρχει ανάµεσα στο σύνολο και τα µέρη. Χρησιµοποιούν µία µόνο σειρά δεδοµένων και εµφανίζουν τις τιµές σαν ποσοστό % του συνόλου, είναι δηλ. τα πιο κατάλληλα για την παρουσίαση εκλογικών αποτελεσµάτων.Ένα γράφηµα πίτας εµφανίζει το αναλογικό µέγεθος τωνστοιχείων, που διαµορφώνουν µια σειρά δεδοµένων, προς τοάθροισµα των στοιχείων. Εµφανίζει µόνο µια σειρά δεδοµένωνκαι είναι χρήσιµο, όταν τονίζεται ένα σηµαντικό στοιχείο.

Εικόνα 26: Γράφημα Πίτας

58

EXCEL

Γραφήµατα τρισδιάστατα 3Δ

Τα γραφήµατα 3Δ ονοµάζονται και γραφήµατα επιφάνειας (surface charts) και η δηµιουργία τους είναι παρόµοια µ’ αυτή των γραφηµάτων 2Δ.Χρησιµοποιούνται για να δείχνουν τις σχέσεις που υπάρχουν ανάµεσα σε δύο ή περισσότερες µεταβλητές ή ανάµεσα σε µεγάλο αριθµό δεδοµένων.

5.4 Επεξεργασία Γραφηµάτων

Μπορούμε να µορφοποιήσουμε τα γραφήματά μας.Ένας τρόπος είναι να κάνετε κλικ πάνω στο γράφηµα,για να το επιλέξετε, κι έτσι θα εµφανιστεί και η γραµµή εργαλείωνΓράφημα (Chart).

Εικόνα 27:Γραμμή Εργαλείων Γράφημα

Η παραπάνω εικόνα εξηγεί τι κάνει το κάθε εικονίδιο σε αυτή τη γραμμή.Τα δύο µεγαλύτερα αντικείµενα σ’ ένα γράφηµα είναι το φόντο ή ηπεριοχή γραφήµατος (chart area) και η περιοχή σχεδίασης (plot area).Για να μορφοποιήσουμε την περιοχή γραφήματος κάνουμε δεξί κλικ σε µια κενή γωνιά του γραφήµατος, για να το επιλέξουμε και ταυτόχρονα στο µενού συντοµίας που εμφανίζεται κάνουμε κλικ στην επιλογή Μορφοποίηση περιοχής γραφήµατος(Format Chart Area). Tότε θα εµφανιστεί το παρακάτω παράθυρο διαλόγου (εικόνα 28).

59

EXCEL

Εικόνα 28: Μορφοποίηση περιοχής γραφήµατος (Format Chart Area)

Στην κάρτα Μοτίβα(Patterns)(εικόνα 28) µπορείτε να επιλέξετε για το περίγραµµα του γραφήµατος το στυλ, το πάχος και το χρώµα της γραµµής, µπορείτε να ζητήσετε Σκιά(Shadow) ή και Στρογγυλεµένες γωνιές(Round Corners).Για το φόντο του γραφήµατος µπορείτε να επιλέξετε ένα από ταυπάρχοντα χρώµατα αλλά, αν κάνετε κλικ στο κουµπί Εφέ γεµίσµατος(Fill Effects), µπορείτε να επιλέξετε συνδυασµούς χρωµάτων και στυλ σκίασης αλλά και συγκεκριµένη υφή, από τις ενσωµατωµένες στο πρόγραµµα, για τέτοιου είδους εργασίες, επιλογές.

Στην κάρτα Γραµµατοσειρά(Font)(εικόνα 29), µπορείτε να επιλέξετε τη γραµµατοσειρά που θα εφαρµόσετε στους άξονες και το υπόµνηµα του γραφήµατος, το χρώµα της, το φόντο των χαρακτήρων και κάποια ειδικά εφέ που είναι διαθέσιµα στην κάρτα αυτή. Αφού δώσετε ταχαρακτηριστικά που θέλετε, κάντε κλικ στο κουµπί ΟΚ, για ναεφαρµόσετε στο γράφηµα.

60

EXCEL

Εικόνα 29: Καρτέλα Γραμματοσειρά ( Font )

Για να μορφοποιήσουμε την περιοχή σχεδίασης κάνουμε δεξί κλικ στην περιοχή σχεδίασης και κάνουμε κλικ στην επιλογή (Format Plot Area).Στην κάρτα Μοτίβα(Patterns) (εικόνα 30) µπορείτε να επιλέξετε για το περίγραµµα του γραφήµατος το στυλ, το πάχος και το χρώµα της γραµµής. Για το φόντο της περιοχής σχεδίασης µπορείτε να επιλέξετε ένα από ταυπάρχοντα χρώµατα αλλά, αν κάνετε κλικ στο κουµπί Εφέ γεµίσµατος(Fill Effects), µπορείτε να επιλέξετε συνδυασµούς χρωµάτων και στυλ σκίασης αλλά και συγκεκριµένη υφή, από τις ενσωµατωµένες στο πρόγραµµα, για τέτοιου είδους εργασίες, επιλογές.

61

EXCEL

Εικόνα 30: Καρτέλα Μοτίβα ( Patterns )

5.5 Προεπισκόπηση – Εκτύπωση ενός γραφήµατος

Εάν τη στιγµή που αποφασίσετε να δείτε σε προεπισκόπηση ή ναεκτυπώσετε την εργασία σας, είναι επιλεγµένο το γράφηµα, τότεθα εµφανισθεί στην προεπισκόπηση ή θα εκτυπωθεί άµεσα, µόνοτο γράφηµα σε ολόκληρη τη σελίδα εκτύπωσης, διαφορετικά θαεκτυπωθεί το φύλλο εργασίας, όπως ακριβώς είναι δοµηµένο µαζίµε το γράφηµα.

5.6 Διαγραφή ενός γραφήµατος

Κάντε κλικ επάνω του, για να το επιλέξετε και στη συνέχειαπατήστε το πλήκτρο Delete. Το γράφηµα θα διαγραφεί αµέσωςχωρίς επιβεβαίωση.

62

EXCEL

ΚΕΦΑΛΑΙΟ 6 Διαµόρφωση φύλλου εργασίας Προεπισκόπηση – Εκτύπωση

Άλλες Σημαντικές Λειτουργίες

6.1 Η Διαµόρφωση της σελίδας

Για να έχετε ένα άριστο αποτέλεσµα της εργασίας που κάνατε µετο υπολογιστικό φύλλο, πρέπει να εισαγάγετε στις σελίδες σαςµερικά επιπλέον στοιχεία, ώστε το αποτέλεσµα της εκτύπωσης ναείναι το καλύτερο δυνατό.

Επιλέξτε το µενού Αρχείο →Διαµόρφωση σελίδας(File→Page Setup) και στο παράθυρο διαλόγου (εικόνα 31) Διαµόρφωση σελίδας(Page Setup) που θα εµφανιστεί, στην καρτέλα Σελίδα(Page), µπορείτε να καθορίσετε τον προσανατολισµό της σελίδας σας, την ποσοστιαία εµφάνισή της, το µέγεθος του χαρτιού που θα χρησιµοποιήσετε καθώς και την ποιότητα τηςεκτύπωσης. Με κλικ στο κουµπί Επιλογές(Options) και κατάλληλες επιλογές, µπορείτε να αξιοποιήσετε καλύτερα τις δυνατότητες του εκτυπωτή σας.

Εικόνα 31:Διαμόρφωση σελίδας

63

EXCEL

Στην καρτέλα Περιθώρια(Margins) (εικόνα 32), θα δώσετε την απόσταση της περιοχής που θα εκτυπωθεί από τα άκρα της σελίδας και την απόσταση της κεφαλίδας και του υποσέλιδου από τα άκρα της σελίδας. Αυτές οι ρυθµίσεις θα πρέπει να είναι µικρότερες από τις ρυθµίσεις τωνεπάνω και κάτω περιθωρίων της σελίδας σας. Ακόµη µπορείτε ναορίσετε την στοίχιση στο κέντρο της σελίδας οριζόντια ή και κατα-κόρυφα, επιλέγοντας τις κατάλληλες θυρίδες.

Εικόνα 32:Περιθώρια

Στην καρτέλα Κεφαλίδα/υποσέλιδο(Header and Footer) (εικόνα 33) µπορείτε να ορίσετε κείµενο που τυπώνεται σαν κεφαλίδα ή υποσέλιδο σε κάθε σελίδα της εκτύπωσής σας. Για το λόγο αυτό κάντε κλικ στα κουµπιά για Προσαρµογή κεφαλίδας(Custom Header),Προσαρµογή υποσέλιδου(Custom Footer)και στα αντίστοιχα παράθυρα, χρησιµοποιήστε τις εµφανιζόµενες οδηγίες και τα κατάλληλα κουµπιά – εργαλεία για να εισαγάγετε κεφαλίδα και υποσέλιδο.

64

EXCEL

Εικόνα 33:Κεφαλίδα/Υποσέλιδο

Στην καρτέλα Φύλλο(Sheet)(εικόνα 34) µπορείτε να εισαγάγετε τίτλους που θα επαναλαµβάνονται στην κορυφή και στα αριστερά κάθε νέας σελίδας,στο πεδίο Εκτύπωση(Print) µπορείτε να δώσετε κάποια στυλ εκτύπωσης αλλά και τη δυνατότητα να εκτυπωθούν οι γραµµές πλέγµατος(Gridlines) και οι επικεφαλίδες γραµµών και στηλών. Αυτό είναι χρήσιµο, ώστε να επαναλαµβάνονται οι ετικέτες των στηλών σε µεγάλους πίνακες που ξεπερνούν τη µια σελίδα.

Εικόνα 34:Φύλλο

65

EXCEL

Στην περίπτωση που είναι επιλεγµένο κάποιο γράφηµα, ότανκάνετε κλικ στο κουµπί προεπισκόπησης, τότε τελευταία καρτέλαστο παράθυρο διαλόγου Διαµόρφωση σελίδας, είναι η καρτέλαΓράφηµα(εικόνα 35), στην οποία µπορείτε να προσαρµόσετε το µέγεθος του εκτυπωµένου γραφήµατος και την ποιότητα εκτύπωσης του, επιλέ-γοντας µεταξύ πρόχειρης ποιότητας και ασπρόµαυρης εκτύπωσης.

Εικόνα 35:Γράφημα

6.2 Προεπισκόπηση Φύλλων Εργασίας

Πριν κάνουµε εκτύπωση ενός φύλλου εργασίας, πρέπει πάντα να κάνουµε Προεπισκόπηση εκτύπωσης(Print Preview)(εικόνα 36) από το πλήκτρο της βασικής γραµµής εργαλείων που έχει έναν φακό πάνω από µια λευκή σελίδα ή από την αντίστοιχη εντολή του µενού Αρχείο(File). Μπορούµε να δούµε την επόµενη σελίδα εκτύπωσης, πατώντας το πλήκτρο PageDn ή την προηγούµενη, πατώντας το πλήκτρο PageUp.

Η προεπισκόπηση της εκτύπωσης δείχνει προκαταβολικά τι θα πάρετε, όταν τυπώσετε αυτό που βλέπετε, οπότε σε περίπτωση που κάτι δεν σας αρέσει µπορείτε να το αλλάξετε. Παρατηρήστε ότι ο δείκτης σας γίνεται φακός και, όταν κάνετε κλικ, εστιάζετε (zoom in) στο φύλλο εργασίας και ο δείκτης σας αλλάζει και γίνεται αριστερό βέλος. Με το επόµενο κλικ αποµακρύνεστε (zoom out). Η γραµµή κατάστασης στο κάτω µέρος της οθόνης εµφανίζει τον αριθµό της τρέχουσας σελίδας καιτο συνολικό αριθµό των σελίδων του επιλεγµένου φύλλου.Από το παράθυρο της προεπισκόπησης µπορούµε να ανοίξουµε τοπλαίσιο διαλόγου Εκτύπωση, το πλαίσιο διαλόγου Διαµόρφωση σελίδας,

66

EXCEL

να ρυθµίσουµε τα περιθώρια της περιοχής εκτύπωσης µε το πλήκτρο Περιθώρια (Margins).Μόλις κάνουµε προεπισκόπηση σ’ ένα φύλλο εργασίας, το Excel το-ποθετεί µέσα στο φύλλο κάθετες και οριζόντιες διακεκοµµένες γραµµές, που δείχνουν τα όρια εκτύπωσης των σελίδων, τις αλλαγές δηλ. των σελίδων (page breaks). Μπορούµε έτσι να ρυθµίσουµε τα περιεχόµενα του φύλλου εργασίας για να χωρέσουν σε µια σελίδα κάποια συγκεκριµένα κελιά.Η παραπάνω αλλαγή σελίδας είναι µια αυτόµατη αλλαγή σελίδας πουτην κάνει µόνο του το Excel, όπου αυτό κρίνει απαραίτητο. Για να εισάγουµε µια δική µας, µη-αυτόµατη αλλαγή σελίδας, επιλέγουµε Αλλαγής σελίδας(Page Break) από το µενού Εισαγωγή(Insert), αφού πρώτα τοποθετήσουµε το ποντίκι στο κελί που είναι κάτω και δεξιά από το σηµείο όπου θέλουµε να γίνει η αλλαγή σελίδας.Μια µη-αυτόµατη αλλαγή σελίδας αποτελείται από µία κατακόρυφηκαι µία οριζόντια διακεκοµµένη γραµµή, οι παύλες των οποίων είναι µεγαλύτερες από εκείνες της αυτόµατης αλλαγής σελίδας. Για να καταργήσουµε µια µη αυτόµατη αλλαγή σελίδας, τοποθετούµε το ποντίκι στο σηµείο που το τοποθετήσαµε όταν κάναµε την αλλαγή σελίδας και επιλέγουµε Κατάργηση αλλαγής σελίδας(Remove Page Break) από το µενού Εισαγωγή.Πρέπει να έχουµε υπόψη µας ότι το Excel ετοιµάζει για εκτύπωση όλατα κελιά που βρίσκονται ανάµεσα στο πρώτο πάνω αριστερά κελί του φύλλου εργασίας στο οποίο έχουµε καταχωρίσει κάτι και στο τελευταίο κάτω δεξιά κελί του φύλλου εργασίας στο οποίο έχουµε καταχωρίσει κάτι. Έτσι λοιπόν, η προεπισκόπηση είναι απαραίτητη για να µάθουµε ποια είναι η περιοχή εκτύπωσης και από πόσες σελίδες αποτελείται.

67

EXCEL

Εικόνα 36:Παράθυρο Προεπισκόπησης

6.3 Εκτύπωση Φύλλων Εργασίας

Αν πατήσουµε το πλήκτρο της βασικής γραµµής εργαλείων που έχει έναν εκτυπωτή µέσα του, το Excel θα εκτυπώσει όλο το φύλλο εργασίας από µία φορά. Διαφορετικά, µπορούµε να επιλέξουµε την εντολή Εκτύπωση(Print) από το µενού Αρχείο ή να πατήσουµε Control+P για να ανοίξει το πλαίσιο διαλόγου (εικόνα 37) της εκτύπωσης.Εκεί µπορούµε να επιλέξουµε τον εκτυπωτή, το πόσες φορέςθα γίνει η εκτύπωση(number of copies), αν θα τυπώσουµε κάποια συγκεκριµένα φύλλα εργασίας (Επιλεγµένων φύλλων)(Active Sheets) ή όλο το βιβλίο εργασίας (Όλου του βιβλίου εργασίας)(Entire Workbook) ή αν θα τυπώσουµε κάποια περιοχή κελιών που έχουµε επιλέξει νωρίτερα (Επιλογής)(Selection) και ακόµη αν θα τυπώσουµε όλες τις σελίδες του φύλλου εργασίας (Όλες)(All) ή όποιες επιλέξουµε εµείς (Σελίδες από: έως)(Pages from: to). Αν έχουµε να τυπώσουµε πολλά αντίτυπα του ίδιου κειµένου, µπορούµε να επιλέξουµε το πλαίσιο ελέγχου Συρραφή(Collate) για να µας διευκολύνει στη συρραφή των σελίδων.Από την επιλογή Ιδιότητες(Properties) µπορούµε να κάνουµε επιπλέον ρυθµίσεις σχετικά µε το µέγεθος του χαρτιού, τον προσανατολισµό του

68

EXCEL

χαρτιού (Κατακόρυφο-Portrait ή Οριζόντιο-Landscape), την ποιότητα εκτύπωσης κ.ά.

Εικόνα 37:Παράθυρο Εκτύπωσης

6.4 Freeze Panes -Πάγωµα Στηλών

Μπορούµε να σταθεροποιήσουµε (παγώσουµε) ένα τµήµα του φύλλου εργασίας του Excel, ώστε αυτό να παραµένει πάντα ορατό στην οθόνη ενώ µετακινούµαστε µέσα στο φύλλο εργασίας. Για να σταθεροποιήσουµε µια περιοχή γραµµών, επιλέγουµε ολόκληρη τη γραµµή που είναι ακριβώς κάτω από την τελευταία γραµµή της περιοχής και για να σταθεροποιήσουµε µια περιοχή στηλών, επιλέγουµε ολόκληρη τη στήλη που είναι ακριβώς δεξιά από την τελευταία στήλη της περιοχής.Μπορούµε να επιλέξουµε για σταθεροποίηση και µια περιοχή κελιών,η οποία θα πρέπει όµως να αρχίζει από το κελί Α1. Για να γίνει αυτό, πατάµε µε το ποντίκι πάνω στο κελί που είναι µετά τη γραµµή και τη στήλη που αποτελούν τη σταθεροποιηµένη περιοχή.Αφού επιλέξουµε την περιοχή που θέλουµε να σταθεροποιήσουµε, ε-πιλέγουµε Σταθεροποίηση τµηµάτων παραθύρου(Freeze Panes) από το µενού Παράθυρα(Window). Το Excel εµφανίζει µια συνεχόµενη γραµµή ή δύο κάθετες συνεχόµενες γραµµέςπου προσδιορίζουν την περιοχή που είναι σταθεροποιηµένη (παγωµένη).

69

EXCEL

Για να καταργήσουµε τη σταθεροποίηση µιας περιοχής, επιλέγουµεΑποσταθεροποίηση τµηµάτων παραθύρου(UnFreeze Panes) από το µενού Παράθυρα.

6.5 Δουλεύοντας µε Πολλά Παράθυρα

Για να χωρίσουµε το φύλλο εργασίας σε δύο ανεξάρτητα οριζόντιαπαράθυρα, σύρουµε τη µικρή οριζόντια γραµµή που υπάρχει πάνω από το πάνω βελάκι στην κατακόρυφη µπάρα κύλισης.Για να χωρίσουµε το φύλλο εργασίας σε δύο ανεξάρτητα κατακόρυφαπαράθυρα, σύρουµε τη µικρή κατακόρυφη γραµµή που υπάρχει δεξιά από το δεξί βελάκι στην οριζόντια µπάρα κύλισης.Όποια διαίρεση του φύλλου εργασίας κι αν επιλέξουµε, µετακινούµετη γραµµή χωρισµού στο σηµείο που θέλουµε και κάνουµε κλικ µε το ποντίκι.Μπορούµε να χωρίσουµε το φύλλο εργασίας και οριζόντια και κατακόρυφα και να έχουµε έτσι τέσσερα ανεξάρτητα παράθυρα.Αν πατήσουµε µε το ποντίκι σ’ ένα κελί και µετά επιλέξουµε Διαίρεση(Split) από το µενού Παράθυρα(Window), το Excel θα χωρίσει το φύλλο εργασίας σ’ εκείνο το σηµείο οριζόντια και κατακόρυφα. Για να καταργήσουµε τη διαίρεση, επιλέγουµε Κατάργηση διαίρεσης(Remove Split) από το µενού Παράθυρα.Από την επιλογή Νέο Παράθυρο(New Window) του µενού Παράθυρα µπορούµε να δηµιουργήσουµε πολλά παράθυρα για το ίδιο φύλλο εργασίας, στα οποία το Excel δίνει αυτόµατα την ετικέτα Βιβλίο1:2, Βιβλίο1:3 κοκ. Μετά, από την επιλογή Τακτοποίηση(Arrange), µπορούµε να επιλέξουµε αν θα είναι τα παράθυρα Σε παράθεση(Tiled),Οριζόντια(Horizontal),Κατακόρυφα(Vertical) ή Σε επικάλυψη(Cascade).Μπορούµε να έχουµε και παράθυρα από άλλα φύλλα εργασίας ή και από άλλα βιβλία εργασίας και να τα τακτοποιήσουµε όπως και προηγουµένως. Με την επιλογή Απόκρυψη(Hide) του µενού Παράθυρα µπορούµε να αποκρύψουµε ένα παράθυρο βιβλίου εργασίας.

70

EXCEL

6.6 Η Προστασία στο Excel

Μπορούµε να προστατεύσουµε ένα φύλλο εργασίας ή και ολόκληρο το βιβλίο εργασίας για να µην µπορεί να επέµβει κάποιος και να τροποποιήσει ή διαγράψει τα δεδοµένα µας. Για να προστατεύσουµε το φύλλο εργασίας στο οποίο βρισκόµαστε, επιλέγουµε Προστασία φύλλου, από την εντολή Προστασία του µενού Εργαλεία.Στο πλαίσιο διαλόγου που εµφανίζεται, πρέπει να γράψουµε έναν κω-δικό (password) στο πλαίσιο κειµένου Κωδικός πρόσβασης (προαιρετικός):και από τα τρία πλαίσια ελέγχου που υπάρχουν στο ίδιο πλαίσιο διαλόγου, µπορούµε να επιλέξουµε αν θα κλειδωθούν τα κελιά του φύλλου (Περιεχόµενα), αν θα κλειδωθούν τα γραφήµατα (Αντικείµενα) ή τα Σενάρια που έχουµε δηµιουργήσει.Αν επιλέξουµε έναν κωδικό πρόσβασης και πατήσουµε στο πλήκτροΟΚ, θα εµφανιστεί ένα άλλο παράθυρο µε τίτλο Επιβεβαίωση κωδικού πρόσβασης, όπου πρέπει να ξαναγράψουµε τον ίδιο κωδικό.Αν έχουµε κλειδώσει ένα φύλλο εργασίας, µπορούµε να επιλέξουµεµια περιοχή κελιών να είναι ξεκλείδωτη για να µπορούµε να κάνουµε κά-ποιες καταχωρίσεις στοιχείων. Για να γίνει αυτό, επιλέγουµε την περιοχή και στην καρτέλα Προστασία της επιλογής Κελιών του µενού Μορφή, καταργούµε την επιλογή του πλαισίου ελέγχου Κλειδωµένο.Για να κλειδώσουµε (προστατεύσουµε) το βιβλίο εργασίας µε το ο-ποίο δουλεύουµε, επιλέγουµε Προστασία βιβλίου εργασίας..., από την εντολή Προστασία του µενού Εργαλεία.Στο πλαίσιο διαλόγου που εµφανίζεται, πρέπει να γράψουµε έναν κω-δικό (password) στο πλαίσιο κειµένου Κωδικός πρόσβασης (προαιρετικός):και από τα δύο πλαίσια ελέγχου που υπάρχουν στο ίδιο πλαίσιο διαλόγου,µπορούµε να επιλέξουµε αν θα κλειδωθεί η Δοµή του βιβλίου εργασίας ή/και τα Παράθυρα.

71

EXCEL

6.7 Απόκρυψη Κελιών

Στο Excel µπορούµε να κρύψουµε ένα ολόκληρο φύλλο εργασίας ή µια ολόκληρη γραµµή ή µια ολόκληρη στήλη. Για να κρύψουµε µία ή περισσότερες γραµµές, πρώτα τις επιλέγουµε και µετά κάνουµε κλικ στην Απόκρυψη(Hide) από την εντολή Γραµµής(Row) του µενού Μορφή(Format). Οι επιλεγµένες γραµµές εξαφανίζονται από το φύλλο εργασίας και δεν φαίνονται ούτε στην εκτύπωση.Για να τις ξαναδούµε, επιλέγουµε Επανεµφάνιση(Unhide) από την εντολή Γραµµής του µενού Μορφή.Με εντελώς παρόµοιο τρόπο µπορούµε να κρύψουµε και να επανεµ-φανίσουµε µία ή περισσότερες στήλες από τις επιλογές Απόκρυψη και Επανεµφάνιση της εντολής Στήλης(Column) του µενού Μορφή.Για να κρύψουµε το ενεργό φύλλο εργασίας, επιλέγουµε Απόκρυψηαπό την εντολή Φύλλου(Sheet) του µενού Μορφή. Για να το επαναφέρουµε, επιλέγουµε Επανεµφάνιση,από την ίδια εντολή και στο πλαίσιο διαλόγου που εµφανίζεται, επιλέγουµε τα φύλλα εργασίας που θέλουµε να επαναφέρουµε και πατάµε στο πλήκτρο ΟΚ.

6.8 Εισαγωγή Σχόλιων

Πολλές φορές χρειάζεται να εισάγουμε σχόλια σε κάποιο κελί. Για να το επιτύχουμε αυτό διαλέγουμε από το μενού (εικόνα 38) Εισαγωγή(Insert) την εντολή Σχόλια (Comment).Εναλλακτικά αφού διαλέξουμε το κελί που θέλουμε να εισάγουμε κάποια σχόλια κάνουμε δεξί κλικ και διαλέγουμε πάλι την εντολή Σχόλια (Comment).

72

EXCEL

Εικόνα 38:Σχόλια ( Comment ) 6.9 Εισαγωγή Αντικειμένων και o ργανογράμματος

Είναι επιθυμητό αρκετές φορές να εμπλουτίσουμε το βιβλίο εργασίας μας με διάφορες εικόνες που έχουμε αποθηκευμένες στον σκληρό μας δίσκο. Για να το επιτύχουμε αυτό διαλέγουμε από το μενού Εισαγωγή(Insert)→Εικόνα(Picture)→From File και στην συνέχεια θα πρέπει να πλοηγηθούμε στο σημείο όπου έχουμε αποθηκευμένη την εικόνα μας και αφού την επιλέξουμε πατάμε το κουμπί Εισαγωγή (Insert). Στην συνέχεια μπορούμε να επεξεργαστούμε την εικόνα μας από την αντίστοιχη γραμμή εργαλείων. Αν διαλέξουμε από το μενού Insert→Picture→WordArt έχουμε την δυνατότητα να εισάγουμε κείμενο με τη μορφή ενός γραφικού και να εφαρμόσουμε σε αυτό μερικά εντυπωσιακά εφφέ (εικόνα 39). Συνήθως το χρησιμοποιούμε για να δώσουμε έμφαση σε λέξεις ή τίτλους του κειμένου μας. Εμφανίζεται το παράθυρο διαλόγου Συλλογή WordArt (WordArt Gallery) με τα διαθέσιμα στυλ. Διαλέγουμε αυτό που μας αρέσει περισσότερο και κάνουμε κλικ στο κουμπί ΟΚ. Στη συνέχεια, εμφανίζεται το πλαίσιο επεξεργασίας κειμένου WordArt (εικόνα 40). Επιλέγουμε γραμματοσειρά/μέγεθος και γράφουμε το κείμενο που θέλουμε. Στον πίνακα 3 επεξηγούνται τα εικονίδια της γραμμής WordArt.

Εικόνα 39:WordArt

73

EXCEL

Εικόνα 40:Γραμμή εργαλείων WordArtΠίνακας 3

1.     Επεξεργασία κειμένου. Εμφανίζει το παράθυρο διαλόγου Επεξεργασία κειμένου WordArt.

2.     Συλλογή WordArt. Εμφανίζει το αντίστοιχο παράθυρο διαλόγου.

3.     Μορφοποίηση του WordArt. Αλλαγή χρωμάτων, γραμμών, μεγέθους γραμμής και θέσης.

4.     Σχήμα του WordArt. Εμφανίζει μια συλλογή από σχήματα.

5.     Περιστροφή

6.     Αναδίπλωση κειμένου. Ορίζουμε τον τρόπο τοποθέτησης του κειμένου γύρω από το γραφικό

7.     Γράμματα ίδιου ύψους.

8,9  Κατακόρυφο κείμενο, στοίχιση WordArt.

10   Διαγραμμάτωση χαρακτήρων. Προσαρμογή του διαστήματος μεταξύ των χαρακτήρων.

Για να εισάγουμε εικονίδια ή animations τα οποία ήδη υπάρχουν διαλέγουμε από το μενού Insert→Picture→ClipArt (εικόνα 41). Στην συνέχεια επιλέγουμε από ένα μεγάλο σύνολο κατηγοριοποιημένων αρχείων εικόνων, ήχων και animations (εικόνα 42).

Εικόνα 41:Πλοήγηση στην επιλογή ClipArt

74

EXCEL

Εικόνα 42:Εισαγωγή ClipArt

Πολλές φορές είναι πολύ σημαντικό το να μπορούμε να εκφράσουμε με ένα γραφικό τρόπο την ιεραρχία κάποιων πραγμάτων. Για να το επιτύχουμε αυτό διαλέγουμε από το μενού Insert→Picture→Organisation Chart(Οργανόγραμμα) Αν θέλουμε να εκφράσουμε την ιεραρχία μιας εταιρείας (εικόνα 43) διαλέγουμε πρώτα το επίπεδο (κουτί π.χ διευθυντής) και μετά από την γραμμή εργαλείων διαλέγουμε το επίπεδο της σχέσης που θέλουμε να έχουμε(subordinate,coworker,assistant) .

Εικόνα 43 :Οργανόγραμμα

75

Διευθυντής

Υποδιευθυντής Υποδιευθυντής Υποδιευθυντής

Γενικός Γραμματέας

EXCEL

6.10 Η Γραµµή Εργαλείων Σχεδίασης

Η γραµµή εργαλείων σχεδίασης (εικόνα 44) του Excel είναι ίδια µε τη γραµµή εργαλείων σχεδίασης του Word. Πατάµε στο εικονίδιο του σχήµατος που θέλουµε να σχεδιάσουµε, το ποντίκι παίρνει το σχήµα σταυρού και µετά σύρουµε και σχεδιάζουµε µέσα στο φύλλο εργασίας.Αν πατάµε το πλήκτρο Shift καθώς σχεδιάζουµε, τότε τα ορθογώνιαγίνονται τετράγωνα, οι ελλείψεις γίνονται κύκλοι και οι γραµµές γίνονται οριζόντιες, κατακόρυφες ή πλάγιες µε κλίση 45ο.Τα πλήκτρα που έχει η γραµµή εργαλείων σχεδίασης φαίνονται στον πίνακα 4.

Εικόνα 44:Γραμμή Εργαλείων Σχεδίασης

Πίνακας 4

1. Σχεδίαση2. Επιλογή αντικειμένου3. Περιστροφή4. Κατάλογος αυτόματων σχημάτων5. Σχ. Γραμμής6. Σχ. Βέλους7. Σχ. Ορθογωνίου8. Σχ. Έλλειψης9. Πλαίσιο κειμένου10. Εισαγωγή WordArt11. Εισαγωγή Clip Art12. Χρώμα γεμίσματος13. Χρώμα γραμμής14. Χρώμα γραμματοσειράς15. Στυλ γραμμής16. Στυλ διάστιξης17. Στυλ βέλους18. Σκι19. 3D

76

EXCEL

6.11 Ρυθμίσεις στο Excel

Από το μενού Εργαλεία(Tools)→Επιλογές(Options) μπορούμε να αλλάξουμε τις default επιλογές που έχει το Excel έτσι ώστε να αντανακλούν τις δικές μας προτιμήσεις. Στην εικόνα βλέπουμε το παράθυρο των επιλογών και τις διάφορες καρτέλες. Στην καρτέλα General(Γενικά) μπορούμε να αλλάξουμε πολλές επιλογές και η κυριότερη από αυτές είναι η Default File Location,όπου μπορούμε να αλλάξουμε τον προεπιλεγμένο φάκελο για αποθήκευση.Επίσης μπορούμε να αλλάξουμε τον αριθμό φύλλων ανά βιβλίο εργασίας. Επίσης μπορούμε να αλλάξουμε τον τύπο και το μέγεθος της γραμματοσειράς (Standard Font, Size). Από το μενού View μπορούμε να αλλάξουμε το χρώμα των γραμμών του πλέγματος (Gridlines).

Εικόνα 45: Παράθυρο Επιλογές

77

EXCEL

ΠΑΡΑΡΤΗΜΑΣτον παρακάτω πίνακα μπορείτε να βρείτε σημαντικές

συντομεύσεις πληκτρολογίου για το Microsoft Excel.

Εναλλαγή ανάμεσα στην εμφάνιση τιμών κελιών και την εμφάνιση τύπων κελιών

CTRL+` (μονό αριστερό εισαγωγικό)

Υπολογισμός όλων των φύλλων σε όλα τα ανοιχτά βιβλία εργασίας

F9

Υπολογισμός στο ενεργό φύλλο εργασίας SHIFT+F9Αντιγραφή CTRL+CΔημιουργία γραφήματος που χρησιμοποιεί την τρέχουσα περιοχή

F11 ή ALT+F1

Εμφάνιση του παράθυρου διαλόγου Μορφοποίηση Κελιών

CTRL+1

Εμφάνιση του παράθυρου διαλόγου Μετάβαση σεF5Συμπλήρωση της επιλεγμένης περιοχής κελιών με την τρέχουσα καταχώρηση

CTRL+ENTER

Εισαγωγή τρέχουσας ώρας  CTRL+SHIFT+;Εισαγωγή ημερομηνίας της ημέρας  CTRL+;Μετακίνηση στην αρχή του φύλλου εργασίας CTRL+HOMEΜετακίνηση στο τελευταίο κελί του φύλλου εργασίας, που είναι το κελί που βρίσκεται στην τομή της δεξιότερης στήλης που έχει χρησιμοποιηθεί και της κατώτερης γραμμής που έχει χρησιμοποιηθεί (στην κάτω δεξιά γωνία) ή το κελί που βρίσκεται απέναντι από το πρώτο κελί, που τυπικά είναι το A1

CTRL+END

Άνοιγμα CTRL+OΕπικόλληση CTRL+VΕπικόλληση συνάρτησης σε έναν τύπο SHIFT+F3Εκτύπωση CTRL+PΑποθήκευση CTRL+SΕπιλογή όλων (όταν δεν εισαγάγετε ή επεξεργάζεστε έναν τύπο)

CTRL+A

Επιλογή της τρέχουσας στήλης CTRL+SPACEBARΕπιλογή της τρέχουσας γραμμής SHIFT+SPACEBARΑναίρεση CTRL+ZΚατά την εισαγωγή ενός τύπου, εμφάνιση της Παλέτας τύπων μετά την πληκτρολόγηση ενός ονόματος τύπου

CTRL+A

78