ΙΟΝΙΟ ΠΑΝΕΠΙΣΤΗΜΙΟΤΜΗΜΑ ΑΡΧΕΙΟΝΟΜΙΑΣ ΒΙΒΛΙΟΘΗΚΟΝΟΜΙΑΣ

 Πρόγραμμα Μεταπτυχιακών Σπουδών στην Επιστήμη της Πληροφορίας

"Διοίκηση & Οργάνωση Βιβλιοθηκών με έμφαση στις Νέες Τεχνολογίες της Πληροφορίας” 

Μάθημα : Διοίκηση ΠροσωπικούΕπιβλέπων : κ.Π.Κωσταγιόλας

« Αρχές λειτουργίας των ομάδων σε μια Ακαδημαϊκή Βιβλιοθήκη και ο ρόλος της Συναισθηματικής

νοημοσύνης»

Ιφιγένεια Βαρδακώστα

Ιούνιος 2005

2

ΠΕΡΙΕΧΟΜΕΝΑ1. Σκοπός της εργασίας

2. Ομάδα

2.1. Προϋποθέσεις ύπαρξης ομάδων

2.2. Προγραμματισμός Ομάδων

2.3. Κατηγορίες Ομάδων

2.4. Είδη Ομάδων

2.5. Στάδια ανάπτυξης της ομάδας

2.6. Παράγοντες επιρροής απόδοσης της ομάδας

2.7. Χρησιμότητα ομάδων

2.8. Υποκίνηση

2.9. Ηγεσία

3. Kaizen και Βιβ/κες

4. Συναισθηματική Νοημοσύνη

4.1. Ομάδες και συναισθηματική νοημοσύνη

5. Μελέτη περίπτωσης

6. Συμπεράσματα

3

Κανείς δεν είναι τόσο έξυπνος όσο όλοι μας

Γιαπωνέζικη παροιμία

4

1. ΣΚΟΠΟΣ ΤΗΣ ΕΡΓΑΣΙΑΣ

Η εξέταση του τρόπου λειτουργίας των ομάδων μεταξύ του προσωπικού των Ακαδημαϊκών Βιβλιοθηκών

και

Η έρευνα επίδρασης και η απόπειρα σύνδεσης της συναισθηματικής νοημοσύνης με την πορεία των ομάδων, με στόχο την ποιοτική βελτίωση των παρεχομένων υπηρεσιών από τις βιβλιοθήκες.

5

2. ΟΜΑΔΑ(ΟΡΙΣΜΟΣ-ΙΣΤΟΡΙΚΗ ΑΝΑΔΡΟΜΗ)

Ομάδα είναι δύο ή περισσότερα άτομα που έχουν κάποια κοινά χαρακτηριστικά ή και ενδιαφέροντα και αλληλεπιδρούν μεταξύ τους για την επίτευξη κοινού στόχου.

1930 επίδραση σχολών ανθρωπίνων σχέσεων στις Β.

1950 συμμετοχή προσωπικού στην οργάνωση

1980 αποτελεσματική χρήση του προσωπικού βελτιωμένες υπηρεσίες

Together Each Achieves More Success

6

2.1. ΠΡΟΥΠΟΘΕΣΕΙΣ ΥΠΑΡΞΗΣ ΟΜΑΔΑΣ

Τα άτομα για να αποτελούν ομάδα πρέπει να έχουν:

Κοινά δίκτυα επικοινωνίας

Κοινή αίσθηση συλλογικής ταυτότητας

Κοινούς στόχους

Ξεκάθαρους ρόλους και υπευθυνότητες

Τα μέλη να έχουν ξεκάθαρες προσδοκίες το ένα από το άλλο

Να κατανοούν τις ιδιαιτερότητές τους και να συναλλάσσονται μεταξύ τους με υγιή & παραγωγικό τρόπο

7

2.2. ΠΡΟΓΡΑΜΜΑΤΙΣΜΟΣ ΟΜΑΔΩΝ (1/2)

Προσδιορισμός των εργασιών που θ’ αναλάβει η ομάδα.

Διαμόρφωση της ομάδας και επιλογή των κατάλληλων μελών.

Επιλογή του κατάλληλου ηγέτη της ομάδας.

8

2.2. ΠΡΟΓΡΑΜΜΑΤΙΣΜΟΣ ΟΜΑΔΩΝ (2/2)

Καθορισμός των εκπαιδευτικών αναγκών των μελών.

Καθιέρωση των στόχων.

Καθορισμός των ευθυνών μέσα στην ομάδα.

9

2.2. ΠΡΟΓΡΑΜΜΑΤΙΣΜΟΣ ΟΜΑΔΩΝ (3/3)

ΠΡΟΥΠΟΘΕΣΕΙΣ ΚΑΛΗΣ ΛΕΙΤOΥΡΓΙΑΣ ΟΜΑΔΩΝ

κατανόηση του σκοπού της ομάδας από κάθε μέλος της,

διακριτοί ρόλοι μεταξύ των μελών,

ίση εργασία από όλους,

υποστήριξη από τη διοίκηση,

υπευθυνότητα από τα μέλη της ομάδας,

τήρηση χρονικών προθεσμιών,

υποστήριξη σε άλλες ομάδες της Βιβλιοθήκης.

10

2.3. ΚΑΤΗΓΟΡΙΕΣ ΟΜΑΔΩΝ

1. Τυπική

Λειτουργική

Ομάδα Έργου

Επιτροπή

2. Άτυπη

11

2.4. ΕΙΔΗ ΟΜΑΔΩΝ

1. Κύκλος Ποιότητας (Quality Circle)

2. Αυτοδιαχειριζόμενη Ομάδα (Self-Managed Team)

3. Διατμηματική Ομάδα (Cross-functional Team)

12

2.5. ΣΤΑΔΙΑ ΑΝΑΠΤΥΞΗΣ ΟΜΑΔΩΝ

Αμοιβαία Αποδοχή (Έλεγχος διαπροσωπικών συμπεριφορών)

Επικοινωνία και λήψη αποφάσεων

Υποκίνηση και παραγωγικότητα

Οργάνωση - Λειτουργία -Έλεγχος

13

2.6. ΠΑΡΑΓΟΝΤΕΣ ΕΠΙΡΡΟΗΣ ΤΗΣ ΑΠΟΔΟΣΗΣ ΤΩΝ ΟΜΑΔΩΝ

1.σύνθεση της ομάδας

2.μέγεθος «

3.πρότυπα «

4.πηγές & τεχνολογία

5.ρόλος στην ομάδα

6.κουλτούρα & δομή

14

2.7. ΧΡΗΣΙΜΟΤΗΤΑ ΤΩΝ ΟΜΑΔΩΝ (1/2)

Στο πλαίσιο των Ακαδημαϊκών Βιβλιοθηκών οι ομάδες συντελούν:

Στη συνεργασία με την ακαδημαϊκή κοινότητα προκειμένου να καταγραφούν ανάγκες ή να επέλθουν βελτιώσεις.

Στην εκμετάλλευση ευκαιριών για βελτιώσεις και εισαγωγές καινοτομιών στη Βιβλιοθήκη.

Στην εστίαση στις ανάγκες των χρηστών.

Στην προσπάθεια για συνεχή αύξηση της ποιότητας των παρεχόμενων υπηρεσιών.

15

2.7. ΧΡΗΣΙΜΟΤΗΤΑ ΤΩΝ ΟΜΑΔΩΝ (2/2)

Στην ενίσχυση των συνεργασιών με άλλες ομάδες μέσα από το ίδρυμα ή από άλλες Βιβλιοθήκες.

Στην ανάπτυξη καλών πρακτικών ώστε σταδιακά αυτές να ενσωματωθούν στη ροή των εργασιών.

Στην προσπάθεια για συνεχή ενημέρωση και εκπαίδευση γύρω από τα ζητήματα που αφορούν το χώρο των Βιβλιοθηκών.

Στην ολοκληρωτική αλλαγή που θα επέλθει καθώς ανακαλύπτεται ο καλύτερος και σωστότερος τρόπος εργασίας.

16

2.8. ΥΠΟΚΙΝΗΣΗ

Η συναισθηματική εκείνη κατάσταση (ερεθίσματα από το εσωτερικό ή εξωτερικό περιβάλλον) η οποία κινεί ή παρακινεί ένα άτομο να ενεργήσει κατά ένα ορισμένο τρόπο.

Προσπάθεια του υπαλλήλου

Επίτευξη των στόχων του οργανισμού

Ικανοποίηση αναγκών

υπαλλήλων

17

2.9. ΗΓΕΣΙΑ

Ο ηγέτης της ομάδας είναι:

1. εισηγητής

2. πρότυπο

3. συντονιστής

18

3. KΑΙΖΕΝ & ΒΙΒΛΙΟΘΗΚΕΣ

Συνεχής Βελτίωση

Αναφέρεται στους εργαζόμενους ενός οργανισμού και τις δραστηριότητές τους

Για την εφαρμογή του είναι απαραίτητες:

• λειτουργικές πρακτικές (operating practices)

• ολική συμμετοχή (total involvement)

• εκπαίδευση (training)

19

4. ΣΥΝΑΙΣΘΗΜΑΤΙΚΗ ΝΟΗΜΟΣΥΝΗ

Η ικανότητα κάποιου να ελέγχει τα συναισθήματα του, να αντεπεξέρχεται στη συναισθηματική πίεση, να αναπτύσσει τις ικανότητές του σε τομείς όπως η φαντασία, η καλλιτεχνία και η ανθρώπινη επικοινωνία.

Ενσωματώνει ένα σύνολο δεξιοτήτων:

αυτεπίγνωση (self-awareness)

αυτοέλεγχο (self-regulation)

παρακίνηση (motivation)

ενσυναίσθηση (empathy)

κοινωνικές δεξιότητες (social skills)

20

4.1. ΟΜΑΔΕΣ ΚΑΙ ΣΥΝΑΙΣΘΗΜΑΤΙΚΗ ΝΟΗΜΟΣΥΝΗ

Αλλαγή των εργασιακών κανόνων

Εσωτερική αρμονία ομάδων καλύτερη απόδοση

Συμμετοχή & συνεργασία δημιουργία & παραγωγήΔΙΑΣΦΑΛΙΖΟΥΜΕ

εμπιστοσύνη μεταξύ των μελών

γνώση της ταυτότητας των μελών

πίστη στη δύναμη της ομάδας

21

Εμπιστοσύνη, Ταυτότητα, Δύναμη

Συμμετοχή, Συνεργασία

Σωστότερες αποφάσεις, δημιουργικότερες λύσεις, υψηλή παραγωγικότητα

Συναισθηματική Νοημοσύνη Ομάδας

Μοντέλο αποδοτικότητας της ομάδας υπό την επήρεια της συναισθηματικής νοημοσύνης

22

5. MICHIGAN STATE UNIVERSITY LIBRARIES

23

6. ΣΥΜΠΕΡΑΣΜΑΤΑ

Οι Βιβλιοθήκες είναι κοινωνικά συστήματα

Απαιτείται προσωπικό ποιότητας αποτελεσματικότητα & αποδοτικότητα

Σωστά οργανωμένες ομάδες πλήρη αλλαγή στην κουλτούρα της Βιβλιοθήκης

Πέρα και πάνω απ’ όλα φαίνεται ότι τα συναισθήματα παίζουν καθοριστικό ρόλο στον εργασιακό χώρο

24

Η ΠΡΟΚΛΗΣΗ

Μπορούμε να ελέγξουμε τα συναισθήματά μας στον εργασιακό μας χώρο ;

25

Σας ευχαριστώ για την προσοχή σας!

Ιφιγένεια Βαρδακώστα