διαχείριση έργου ελεύθερο ανοικτό πανεπιστήμιο

139
1 Dr. Dimitrios P. Kamsaris Ελεύθερο Ανοικτό Πανεπιστήμιο Διαχείριση Έργων - Project Management Δρ. Δημήτριος Π. Καμσαρής Καθηγητής Οργανωσιακής Συμπεριφοράς Σχολή Μεταπτυχιακών Σπουδών Διοίκησης Πανεπιστήμιου Monarch Ελβετίας

description

 

Transcript of διαχείριση έργου ελεύθερο ανοικτό πανεπιστήμιο

Page 1: διαχείριση έργου  ελεύθερο ανοικτό πανεπιστήμιο

1Dr. Dimitrios P. Kamsaris

Ελεύθερο Ανοικτό ΠανεπιστήμιοΔιαχείριση Έργων - Project Management

Δρ. Δημήτριος Π. ΚαμσαρήςΚαθηγητής Οργανωσιακής Συμπεριφοράς

Σχολή Μεταπτυχιακών Σπουδών Διοίκησης Πανεπιστήμιου Monarch Ελβετίας

Page 2: διαχείριση έργου  ελεύθερο ανοικτό πανεπιστήμιο

Dr. Dimitrios P. Kamsaris 2

Μάθηση: αλλαγή συμπεριφοράς ανθρώπου

Δεδομένο: Περιβάλλον αλλάζει

Μάθηση: προσαρμογή στο νέο περιβάλλον

Όποιος προσαρμόζεται ταχύτερα αποκτά ανταγωνιστικό πλεονέκτημα

Διαστάσεις ποιότητας του ανθρώπινου δυναμικού ASK:

Attitude

Skills

Knowledge

Μάθηση

Page 3: διαχείριση έργου  ελεύθερο ανοικτό πανεπιστήμιο

Dr. Dimitrios P. Kamsaris 3

Παρουσίαση του ανελκυστήρα

Έχετε 3 λεπτά ο καθένας σας.

Θέμα: Παρουσιάστε τον εαυτό σας

Συνοπτικά:

Προσωπικά στοιχεία

Εκπαίδευση και κατάρτιση

Επαγγελματική εμπειρία

Τι στόχους έχετε & πως θα τους πετύχετε;

Τι είναι Project Management;

Δραστηριότητα

Page 4: διαχείριση έργου  ελεύθερο ανοικτό πανεπιστήμιο

Dr. Dimitrios P. Kamsaris 4

Βασικές Έννοιες

Οργανωτικές Δομές και Διαχείριση Έργων

Στελέχωση Έργων, ρόλος Project Manager

Φάσεις Διαχείρισης Έργων

Εργαλεία και Τεχνικές Χρονικού Προγραμματισμού

Θεματολογία Εισήγησης

Page 5: διαχείριση έργου  ελεύθερο ανοικτό πανεπιστήμιο

Dr. Dimitrios P. Kamsaris 5

Project Management Institutehttp://www.pmi.org/

International Project Management Associationhttp://www.ipma.ch/

Association for Project Managementhttp://www.apm.org.uk/

Project Management Control Towerhttp://www.4pm.com/

ProjectNet project management resource sitehttp://www.projectnet.co

Δικτυακοί τόποι

Page 6: διαχείριση έργου  ελεύθερο ανοικτό πανεπιστήμιο

Dr. Dimitrios P. Kamsaris 6

H. Gantt (1917): ανέπτυξε εργαλείο για προγραμματισμό εργασίας καταστήματα

Στρατός Η.Π.Α: Διαχείριση Έργων «Manhattan Project», ατομική βόμβα

Ναυτικό Η.Π.Α: 1958, το διαγράμματα PERT (Program Evaluation and Review Technique)

Στρατός Η.Π.Α: 1970 χρησιμοποιεί λογισμικό διαχείρισης έργων, το ίδιο έκανε και η κατασκευαστική βιομηχανία

1990: σχεδόν κάθε βιομηχανία χρησιμοποιούσε κάποια μορφή Διαχείρισης Έργων

Ιστορία

Page 7: διαχείριση έργου  ελεύθερο ανοικτό πανεπιστήμιο

Dr. Dimitrios P. Kamsaris 7

Έργο: οποιαδήποτε προσχεδιασμένη εργασία που περιλαμβάνει ανθρώπους και δραστηριότητες.

Προϋποθέσεις: προσωρινή προσπάθεια για να δημιουργηθεί ένα μοναδικό προϊόνΠ.χ.: Κατασκευή κτιρίων και δρόμων, Σχεδιασμός νέου

προϊόντος, Πολιτική καμπάνιαΠροσωρινό: το έργο έχει προσδιορισμένη αρχή και τέλος

(όχι μικρής χρονικής διάρκειας). Τέλος έργου: Έχουν επιτευχθεί οι στόχοι του έργου ή Καθίσταται ξεκάθαρο ότι οι στόχοι δεν πρόκειται ή

– δεν μπορούν να επιτευχθούνΜοναδικό: ακόμα και εάν ενταχθεί σε κατηγορία έργων. Π.χ. Κατασκευάζεται μεγάλος αριθμός κτιρίων γραφείων

καθένα όμως είναι μοναδικό – άλλος ιδιοκτήτης & κατασκευαστής, άλλη αρχιτεκτονική, άλλη τοποθεσία, άλλο μέγεθος κλπ

Διαχείριση έργου: οργανωμένη προσέγγιση βάσει της οποίας μπορούμε να χειριστούμε τη διαδικασία εκτέλεσης και ολοκλήρωσης διαφόρων τύπων έργων.

ΕισαγωγήΈργο

Page 8: διαχείριση έργου  ελεύθερο ανοικτό πανεπιστήμιο

Dr. Dimitrios P. Kamsaris 8

Διαχείριση έργου

Ορισμοί Project Management

Institute

«Προσωρινό εγχείρημα που στοχεύει στη δημιουργία ενός μοναδικού προϊόντος.

Προσωρινό: καθορισμένο τέλος.

Μοναδικό: προϊόν διαφέρει κατά διακριτό τρόπο από όλα τα υπόλοιπα παρόμοια προϊόντας» (PMI, 1996).

Page 9: διαχείριση έργου  ελεύθερο ανοικτό πανεπιστήμιο

Dr. Dimitrios P. Kamsaris 9

Εμπλεκόμενα άτομα ή οργανισμοί που: συμμετέχουν ενεργά στις φάσεις του έργου ή τα συμφέροντα τους επηρεάζονται από την επιτυχή

ολοκλήρωση του έργου

Χαρακτηριστικότερες ομάδες μετόχων: Project Manager: υπεύθυνος για τη διαχείριση έργου Πελάτης: φυσικό πρόσωπο ή οργανισμός που θα

χρησιμοποιήσει τα τελικά παραδοτέα του έργου Οργανισμός υλοποίησης: οργανισμός οι υπάλληλοι του

οποίου συνιστούν την ομάδα έργου και εκτελούν τις εργασίες του έργου.

Χρηματοδότης: φυσικό πρόσωπο ή ομάδα μέσα στον οργανισμό που προσφέρει τους οικονομικούς πόρους

Κυβερνητικοί Οργανισμοί; κανονισμοί των οποίων επηρεάζουν την υλοποίηση του έργου

Μέτοχοι

Page 10: διαχείριση έργου  ελεύθερο ανοικτό πανεπιστήμιο

Dr. Dimitrios P. Kamsaris 10

Περιβάλλον έργου

•Ενδιαφερόμενα μέρη

•Απαιτήσεις πελατών/χορηγών

•Οργανωτική δομή εταιρείας

•Απαιτήσεις αγοράς

•Ανταγωνιστές

•Νέες τεχνολογίες

•Νόμοι και κανονισμοί

•Οικονομικός κύκλος

Page 11: διαχείριση έργου  ελεύθερο ανοικτό πανεπιστήμιο

Dr. Dimitrios P. Kamsaris 11

Παροχή εργαλείων και περιβάλλοντος: σχεδιασμού, παρακολούθησης, εντοπισμού και διαχείρισης χρονικών προγραμμάτων, πόρων, κόστους & ποιότητας. Αποτελέσματα: Βελτιωμένες σχέσεις με πελάτες Μικρότερη διάρκεια επίτευξης στόχου Χαμηλότερα κόστη Βελτίωση ποιότητας & αύξηση αξιοπιστίας Υψηλότερα περιθώρια κέρδους Βελτίωση παραγωγικότητας Καλύτερος εσωτερικός συντονισμός Απόκτηση ιστορικών δεδομένων για επόμενα έργα & υλικό

τεκμηρίωσης

Πλεονεκτήματα διαχείρισης

έργων

Page 12: διαχείριση έργου  ελεύθερο ανοικτό πανεπιστήμιο

Dr. Dimitrios P. Kamsaris 12

Βασικά χαρακτηριστικά

των έργων

•Έναρξη και λήξη

•Κύκλος ζωής

•Προϋπολογισμός

•Μοναδικές μη-επαναλαμβανόμενες δραστηριότητες

•Χρήση πόρων διαφορετικών τμημάτων και συντονισμός τους

•Κύριος φορέας ευθύνης

•Ομαδική λειτουργία

Page 13: διαχείριση έργου  ελεύθερο ανοικτό πανεπιστήμιο

Dr. Dimitrios P. Kamsaris 13

Να συνδυάσει με τον καλύτερο τρόπο: Κεφάλαια, Πόρους και Χρόνο,

έτσι ώστε το project να αποβεί προσοδοφόρο για τους άμεσα ενδιαφερόμενους.

Προβλήματα: Υπέρβαση κόστους. Υπέρβαση χρόνου. Εργασιακά προβλήματα.

Project Management

Page 14: διαχείριση έργου  ελεύθερο ανοικτό πανεπιστήμιο

14

Ασάφεια στόχων. Ανεπαρκείς οικονομικές προβλέψεις.

Ανεπαρκής πληροφόρηση. Ελλιπής οργανωτική υποδομή. Συμπίεση χρόνου υλοποίησης.

Έλλειψη τυποποίησης προτύπων. Διοικητική ανεπάρκεια.

Project Management

Ρίζες προβλημάτων

Dr. Dimitrios P. Kamsaris

Page 15: διαχείριση έργου  ελεύθερο ανοικτό πανεπιστήμιο

Dr. Dimitrios P. Kamsaris 15

Page 16: διαχείριση έργου  ελεύθερο ανοικτό πανεπιστήμιο

16

Η ζωή κάθε project ανεξάρτητα από το μέγεθος και τη φύση του, ακολουθεί καθορισμένες φάσεις μέσα στο χρόνο.

Η διάρκεια των φάσεων διαφέρουν, ανάλογα με το project,

Κύκλος ζωής έργου

Dr. Dimitrios P. Kamsaris

Page 17: διαχείριση έργου  ελεύθερο ανοικτό πανεπιστήμιο

Dr. Dimitrios P. Kamsaris 17

Σύλληψη project: έναρξη της ζωής του.

Αρχική ιδέα: εξετάζεται από διαφορετικές σκοπιές:

οικονομική, τεχνική, λειτουργική, συμπεριφοράς προσωπικού

σε σχέση με τη σκοπιμότητα και εφικτότητα υλοποίησης της

Κύκλος ζωής έργου

1ηφάση: Σύλληψη

Page 18: διαχείριση έργου  ελεύθερο ανοικτό πανεπιστήμιο

Dr. Dimitrios P. Kamsaris 18

Αρχική Φάση: Αναγνώριση αναγκών περιβάλλοντος & πιθανών

προβλημάτων Σύλληψη ιδέας και στόχων έργου Εξέταση ιδέας και στόχων έργου στα πλαίσια της

στρατηγικής του οργανισμού Ανάλυση πιθανής συσχέτισης έργου με τα

τελεσθέντα ή τρέχοντα έργα Αρχικός προσδιορισμός τεχνικής & οικονομικής

σκοπιμότητας του έργου Απόφαση για υλοποίηση έργου Επιλογή Manager & ομάδας έργου

Κύκλος ζωής έργου

1η φάση: σύλληψη: δραστηριότητες

Page 19: διαχείριση έργου  ελεύθερο ανοικτό πανεπιστήμιο

Dr. Dimitrios P. Kamsaris 22

Χαρακτηρίζεται από μελέτη και προκαταρκτικές εργασίες. Γενικές Μελέτες: καλύπτει την τεχνική και οικονομική

πλευρά του χονδρικός καταμερισμός εργασιών, χονδρική αποτίμηση απαιτήσεων σε

– ανθρώπους, – εξοπλισμό, – υλικά και – πρώτος προϋπολογισμός κόστους.

Η μελέτη αυτή χρησιμεύει ως «πυξίδα» για την έναρξη ορισμένων χρονοβόρων διαδικασιών και συντελεί στην εξοικονόμηση χρόνου του project.

Κύκλος ζωής έργου

2η φάση: έναρξη

Page 20: διαχείριση έργου  ελεύθερο ανοικτό πανεπιστήμιο

Dr. Dimitrios P. Kamsaris 23

Με την πάροδο του χρόνου, η γενική μελέτη, σταδιακά καταλήγει σε μια αναλυτική μελέτη, η οποία περιγράφει λεπτομερώς τα τεχνικά, οικονομικά, χρονικά χαρακτηριστικά του project, όπως:

Καθορισμός επιμέρους εργασιών. Δημιουργία χρονοπρογραμμάτων. Καταμερισμός πόρων. Κατάρτιση γενικού προϋπολογισμού. Κατάρτιση επιμέρους προϋπολογισμών. Κατάρτιση ημερολογίων

Δημιουργείται, το Σχέδιο Δράσης (Project Plan), το οποίο περιλαμβάνει:

Το Σχεδιασμό - Προγραμματισμό και Το Προϋπολογισμό του project.

Κύκλος ζωής έργου

2η φάση: έναρξη

Page 21: διαχείριση έργου  ελεύθερο ανοικτό πανεπιστήμιο

Dr. Dimitrios P. Kamsaris 24

Γίνεται εγκατάσταση – ανθρώπων, – συνεργείων, – εξοπλισμού κ.λπ.

Αγοράζονται υλικά κ.λπ. Ξεκινούν εργασίες υλοποίησης project. Αρχίζει παρακολούθηση εξέλιξης των

εργασιών σε σχέση με μελέτες. Αναπροσαρμόζονται οι μελέτες και ο

προϋπολογισμός, αναλόγως με τα προβλήματα, που εμφανίζονται κατά την εξέλιξη του project.

Κύκλος ζωής έργου

3η φάση: υλοποίηση & κατασκευή

Page 22: διαχείριση έργου  ελεύθερο ανοικτό πανεπιστήμιο

Dr. Dimitrios P. Kamsaris 25

Ιδιοκτήτης: χάνει μέρος του ελέγχου. Εκτιμήσεις:

– αντικαθίστανται από πραγματικά δεδομένα (παρακολούθηση project)

– προσαρμόζονται σε πραγματικές απαιτήσεις (βλάβες, απεργίες, απρόβλεπτες καθυστερήσεις, ελλείψεις υλικών, ανατιμήσεις κ.λπ.).

Δοκιμάζονται: – Προσαρμοστικότητα, οξυδέρκεια,

ευλυγισία της διοίκησης του project.– ποιότητα μελετών, – οργανωτική υποδομή, – επιλογές ανθρώπων, εξοπλισμού,

υλικών

Κύκλος ζωής έργου

3η φάση: υλοποίηση & κατασκευή

Χαρακτηριστικά

Page 23: διαχείριση έργου  ελεύθερο ανοικτό πανεπιστήμιο

Dr. Dimitrios P. Kamsaris 26

Ολοκλήρωση project: Υλοποιήθηκε βάσει προδιαγραφών των

– τελευταίων αναθεωρημένων και – αποδεκτών μελετών και – προϋπολογισμού.

Έγινε σύμφωνα με υπογραφείσες συμβάσεις.

Είναι άμεσα λειτουργικό & αξιόπιστο. Τελείωσε χωρίς εκκρεμότητες.

Αποδοχή project: μετά από λεπτομερή έλεγχο υπογραφή πρωτοκόλλου παράδοσης -

παραλαβής, μεταξύ «ιδιοκτήτη» και «εργολήπτη»,

Κύκλος ζωής έργου

3η φάση: ολοκλήρωση & αποδοχή

Page 24: διαχείριση έργου  ελεύθερο ανοικτό πανεπιστήμιο

Dr. Dimitrios P. Kamsaris 27

Ανάγκες βελτιωτικών μετατροπών και τροποποιήσεων.

Λόγοι: Μη καταγραφήσες ανάγκες κατά την

περίοδο των μελετών. Ελλείψεις, που διέφυγαν κατά τον έλεγχο

παράδοσης και εμφανίστηκαν κατά τη λειτουργία του.

Μεταβολές στο περιβάλλον του project:– Οργανωτικές, – Λειτουργικές και – Τεχνικές.

Μεταβολές θεσμών και νόμων. Επέκταση, συμπλήρωση και βελτίωση

των λειτουργιών του project.

Κύκλος ζωής έργου

3η φάση: λειτουργία & συντήρηση

Page 25: διαχείριση έργου  ελεύθερο ανοικτό πανεπιστήμιο

Dr. Dimitrios P. Kamsaris 28

Κατά την εξέλιξη μιας φάσης απαιτείται αναδρομή ή αναπροσαρμογή προηγούμενης.

Οι φάσεις είναι δυσδιάκριτες γιατί:– Αρχή μιας γίνεται πριν τέλος άλλης, – Έχει αναφορά στην προηγούμενη, – Φύση υποβαθμίζουν κάποιες και τον

υπερτονίζουν άλλες. Φάσεις: άλλη οργάνωση, διοίκηση, έλεγχο

(μέγεθος και τη σημασία της). Ο υπολογισμός του κόστους, κατά το τέλος

κάθε φάσης, παρουσιάζει μεγαλύτερη ακρίβεια, όσο οι φάσεις προχωρούν.

Παρατηρήσεις

Page 26: διαχείριση έργου  ελεύθερο ανοικτό πανεπιστήμιο

Dr. Dimitrios P. Kamsaris 29

Άνθρωποι: ενεργούν συντονισμένα, βάσει συγκεκριμένου σχεδίου δράσης.

Κάθε άτομο οφείλει να γνωρίζει:– πως και πότε πρέπει να ενεργήσει, – ποιόν ελέγχει και από ποιόν ελέγχεται,– ποιο είναι το πλαίσιο αρμοδιοτήτων, – ποιοι είναι προϊστάμενοι και

υφιστάμενοι Οργανωτική

υποδομή

Page 27: διαχείριση έργου  ελεύθερο ανοικτό πανεπιστήμιο

Dr. Dimitrios P. Kamsaris 30

Διαχείριση πόρων: ανάλυση project σε φάσεις και δραστηριότητες και η κατανομή πόρων.

Σχεδιασμός & έλεγχος: δημιουργία χρονικού οικονομικού προγράμματος και συστήματος ελέγχου.

Ιεράρχηση προτεραιοτήτων. Επικοινωνών: Δημιουργία καναλιών επικοινωνίας και

πληροφόρησης. Ομαλή εξέλιξη εργασιών:

– έγκαιρη τροφοδοσία σε υλικά, – παραμερισμό των εμποδίων, – αντιμετώπιση συγκρούσεων μεταξύ εργαζομένων.

Εισηγήσεις για μεταβολές στο Σχεδιασμό - Προγραμματισμό και Προϋπολογισμό.

Ενοποιητής: Έχει ολοκληρωμένη εικόνα έργου και ενσωμάτωσης του στη λειτουργία του οργανισμού

Ηγέτης: Καθοδηγεί ομάδα και παρέχει τα κίνητρα και τις οδηγίες για να λειτουργεί αποτελεσματικά

Λήπτης αποφάσεων: για κατανομή πόρων, κόστος, αλλαγές προγράμματος

Δημιουργός κλίματος: κλίμα υποστήριξης που επιτρέπει στα μέλη να έχουν καλή απόδοση

Ρόλος Project Manager

Page 28: διαχείριση έργου  ελεύθερο ανοικτό πανεπιστήμιο

Dr. Dimitrios P. Kamsaris 31

Ηγετική ικανότητα Ικανότητα να διαβλέπει ενδεχόμενα προβλήματα Ικανότητα να ενοποιεί τις απαιτήσεις των συμμέτοχων Λειτουργική ευελιξία Ικανότητα να επιβάλει την εκτέλεση των εργασιών Ικανότητα να διαπραγματεύεται και να πείθει Κατανόηση περιβάλλοντος που εντάσσεται το έργο Ικανότητα να επιθεωρεί, να παρακολουθεί και να

ελέγχει το έργο Ικανότητα να διοικεί σε διαρκώς μεταβαλλόμενο

περιβάλλον Ικανότητα να διατηρεί ικανοποιημένο τον πελάτη Δημιουργία κλίματος ομάδας Επικοινωνία Ικανότητες επίλυσης διαμαχειών Τεχνική εξειδίκευση Ικανότητες σχεδιασμού/προγραμματισμού Διοικητικές & Οργανωτικές ικανότητες Ικανότητες εξασφάλισης υποστήριξης από την

Κεντρική Διοίκηση Ικανότητες κατανομής πόρων

Χαρακτηριστικά Project Manager

Page 29: διαχείριση έργου  ελεύθερο ανοικτό πανεπιστήμιο

Dr. Dimitrios P. Kamsaris 32

Εμπειρία & γνώσεις σε έργα ανάλογα αυτού που πρόκειται να του ανατεθεί

Διοικητικό προφίλ: να δημιουργεί:– ομαδικό κλίμα, – παρακινητική ατμόσφαιρα, – αίσθημα ευθύνης, – περιβάλλον ανάπτυξης δημιουργικής σκέψης και

ατομικής έκφρασης. Ολοκληρωμένη προσωπικότητα:

– αποτελεί παράδειγμα για μίμηση και – αποπνέει κύρος και εμπιστοσύνη.

Η καλή γνώση των μεθόδων, να του επιτρέπουν, τον επαρκή Σχεδιασμό - Προγραμματισμό και τον έλεγχο του project.

Κριτήρια Επιλογής Project

Manager

Page 30: διαχείριση έργου  ελεύθερο ανοικτό πανεπιστήμιο

Dr. Dimitrios P. Kamsaris 33

Χαρακτηριστικό: προσωπικό κατανεμημένο σε τμήματα ανά έργο.

Κάθε τμήμα: μικρογραφία εταιρίας, με αντίστοιχους οργανωτικούς μηχανισμούς.

Ομάδες: διάφορες ειδικότητες.Project Manager: λειτουργεί στην ομάδα

όπως ο Γενικός Διευθυντής στην εταιρία. Εταιρία παρέχει: μισθοδοσία, Δ.Σ. Δραστηριότητα μελών: προσανατολισμένη

προς ένα αντικείμενο ευνοώντας την ταχεία εκτέλεση των εργασιών.

Κόστος: απαγορευτικό σε εταιρίες, που εκτελούν πολλά project ταυτοχρόνως, γιατί πολλαπλασιάζονται οι ανάγκες σε πόρους και παράλληλα συχνά παρατηρείται υποαπασχόληση των εργαζομένων.

Οργάνωση κατά Project

Page 31: διαχείριση έργου  ελεύθερο ανοικτό πανεπιστήμιο

Dr. Dimitrios P. Kamsaris 34

Ειδικευμένα τμήματα που διευθύνονται από αντίστοιχους προϊσταμένους.

Αποτέλεσμα: ειδίκευση σε κάθε τομέα Προβλήματα: συνεργασίας των ομάδων

διαφορετικών ειδικοτήτων. Προσφέρει: τεκμηρίωση του project, διότι η

μεταβίβαση της εργασίας, από τμήμα σε τμήμα, απαιτεί να συνοδεύεται από αντίστοιχες προδιαγραφές (specializations), οι οποίες γράφονται κατά τα καθιερωμένα πρότυπα (standards) της εταιρίας.

Μορφή οργάνωσης κατάλληλη, για εταιρίες παραγωγής σταθερών προϊόντων ή με επαναλαμβανόμενη διαδικασία.

Οργάνωση κατά Λειτουργία

Page 32: διαχείριση έργου  ελεύθερο ανοικτό πανεπιστήμιο

Dr. Dimitrios P. Kamsaris 35

Βασικός συντελεστής διοίκησης project: Ποιότητα συστήματος πληροφόρησης και Μηχανισμός λήψης αποφάσεων.

Βάση τους αποτελεί: ποιότητα των πληροφοριών ποσότητα των πληροφοριών και επεξεργασία αυτών.

Οι πληροφορίες θα πρέπει να είναι: ελεγμένες, σαφείς και εκφρασμένες στη γλώσσα του αποδέκτη,

ώστε να είναι αξιοποιήσιμες.

Πληροφοριακό Σύστημα

Page 33: διαχείριση έργου  ελεύθερο ανοικτό πανεπιστήμιο

Dr. Dimitrios P. Kamsaris 36

Project Manager: Ποιες info χρειάζεται; Ποιες info διαθέτει ο ίδιος; Ποιες info θα συλλέξει από

άλλους Ποιοι διαθέτουν τις info ; Ποιος μπορεί και θέλει να παρέχει

info ; Ποιες είναι οι δυνατές διαδικασίες

συλλογής info; Ποιοι μπορούν να μετέχουν σε

συσκέψεις;

Πληροφοριακό Σύστημα

Page 34: διαχείριση έργου  ελεύθερο ανοικτό πανεπιστήμιο

Dr. Dimitrios P. Kamsaris 37

Έντυπα συλλογής πληροφοριών.

Σχέδια

Ιστογράμματα

Πίνακες

Κατάλογοι

Ημερολόγια

Διάγραμμα GANTT

Πληροφοριακό Σύστημα

Φορείς info

Page 35: διαχείριση έργου  ελεύθερο ανοικτό πανεπιστήμιο

Dr. Dimitrios P. Kamsaris 38

Αποτελεσματικότητα IS αυξάνει :

συνδεδεμένο με το IS της εταιρίας – παρακολούθηση κάθε project ως

μέρος συνολικών δραστηριοτήτων της εταιρίας.

καλύτερη τροφοδοσία του IS του project με πληροφορίες, έγκαιρα και έγκυρα, από τα αρμόδια τμήματα της εταιρίας, περιορίζοντας– γραφειοκρατία, – υποκειμενική παρέμβαση – κίνδυνο λαθών.

Πληροφοριακό Σύστημα

Αποτελεσματικότητα IS

Page 36: διαχείριση έργου  ελεύθερο ανοικτό πανεπιστήμιο

Dr. Dimitrios P. Kamsaris 39

Ο άνθρωπος: αποφασίζει, κάνει μελέτες, χειρίζεται εξοπλισμό, εργάζεται χειρονακτικά.

Λόγοι αποτυχίας Project: κακή διοίκηση, εργασιακές συγκρούσεις, έλλειψη τεχνογνωσίας (τεχνολογία) χρήση ακατάλληλου προσωπικού, χρήση αναποτελεσματικών μεθόδων

ελέγχου

Ανθρώπινος παράγοντας

Page 37: διαχείριση έργου  ελεύθερο ανοικτό πανεπιστήμιο

Dr. Dimitrios P. Kamsaris 40

Θέματα:

Ικανοποίηση εργαζομένων Απόδοση εργαζομένων Παρακίνηση εργαζόμενων Διοίκηση εργαζόμενων Ανθρώπινη επικοινωνία. Συγκρούσεις στην εργασία Εργασιακές συνθήκες - περιβάλλον

εργασίας.

Ανθρώπινος παράγοντας

Μέρος της διοικητικής προσπάθειας:

αξιοποίηση του ανθρώπινου

δυναμικού της

Page 38: διαχείριση έργου  ελεύθερο ανοικτό πανεπιστήμιο

Dr. Dimitrios P. Kamsaris 41

Ο Project Manager δεν έχει info για ενδεχόμενα συμβάντα, κατά την υλοποίηση του project, όπως:

ασθένειες προσωπικού, βλάβες μηχανημάτων, καιρικές συνθήκες, φυσικές καταστροφές

Επειδή η κατάσταση αβεβαιότητας είναι υποκειμενική, οι

εκτιμήσεις και η λήψη αποφάσεων αντανακλούν τις ικανότητες του Project Manager

να, κατανοεί και αξιολογεί τις συνθήκες του περιβάλλοντος της υλοποίησης

του project (προβλέψεις χρόνου – δαπανών - εργασίας κ.λπ.).

Σχεδιασμός- Προγραμματισμός

υπό συνθήκες αβεβαιότητας

Page 39: διαχείριση έργου  ελεύθερο ανοικτό πανεπιστήμιο

Dr. Dimitrios P. Kamsaris 42

Έγκαιρη παροχή χρονοδιαγραμμάτων project

Κατανομή πόρων

Κατάρτιση προϋπολογισμού

Μελέτη χρηματοροής

Προετοιμασία Σχεδίου Δράσης.

Έγκαιρη επισήμανση:– πιθανών καθυστερήσεων, – προγραμματισμός μέσων αποφυγής,– εξεύρεση εναλλακτικών λύσεων.

Επισήμανση και προγραμματισμός στρατηγικών δραστηριοτήτων.

Συντονισμός των εσωτερικών δραστηριοτήτων με τις εξωτερικές.

Σχεδιασμός- Προγραμματισμός

Στόχοι:

Page 40: διαχείριση έργου  ελεύθερο ανοικτό πανεπιστήμιο

Dr. Dimitrios P. Kamsaris 43

Βασίζεται στη Δικτυωτή Ανάλυση, η οποία χρησιμοποιείται ως μέσο προγραμματισμού και ελέγχου.

Στόχος Δικτυωτής Ανάλυσης είναι η βελτιστοποίηση:

χρονικής διάρκειας project. κόστους project. κατανομής διαθέσιμων παραγωγικών

πόρων υλοποίησης.

Σχεδιασμός -Προγραμματισμός

Page 41: διαχείριση έργου  ελεύθερο ανοικτό πανεπιστήμιο

Dr. Dimitrios P. Kamsaris 44

Αποτελείται, από διαδοχικές προσπάθειες προσέγγισης της βέλτιστης λύσης,

πρώτη ιδέα, βασισμένη κυρίως στην πείρα βελτίωση της ιδέας

– χρησιμοποιώντας κατάλληλες τεχνικές έτσι ώστε να επιτευχθεί η καλύτερη δυνατή σχέση μεταξύ:

χρόνου, πόρων και κόστους.

Το προϊόν του Σχεδιασμού - Προγραμματισμού, αποτελεί τη βάση για την άσκηση ελέγχου.

Ο Σχεδιασμός - Προγραμματισμός και ο έλεγχος αποτελούν ουσιαστικά ένα ανατροφοδοτούμενο σύστημα «κλειστού βρόχου», το οποίο και αποτελεί Σύστημα Υποστήριξης Αποφάσεων (Decision Support System).

Σχεδιασμός -Προγραμματισμός

Διαδικασία:

Page 42: διαχείριση έργου  ελεύθερο ανοικτό πανεπιστήμιο

Dr. Dimitrios P. Kamsaris 45

Γραφική παράσταση που επιτρέπει τη συμβολική παρουσίαση ενός project, ως σύνολο επιμέρους ενεργειών (των δραστηριοτήτων), λογικώς συνδεδεμένων μεταξύ τους.

Ανάλυση: σε φάσεις και δραστηριότητες.

Δομική Ανάλυση: ανάλυση σε φάσεις.

Φάση: τμήμα του project, που καθορίζει μια προσπάθεια με συγκεκριμένο αποτέλεσμα ή μια ενότητα με συγκεκριμένο οικονομοτεχνικό και λειτουργικό περιεχόμενο.

Κάθε φάση απαιτεί χρόνο και πόρους για την παραγωγή του επιθυμητού αποτελέσματος.

Σχεδιασμός -Προγραμματισμός

Δίκτυο:

Page 43: διαχείριση έργου  ελεύθερο ανοικτό πανεπιστήμιο

Dr. Dimitrios P. Kamsaris 46

Διαφορετικά Project περιέχουν πανομοιότυπες φάσεις όπως: π.χ. ανέγερση οικίας & εργοστασίου:

τοπογράφηση χώρου, θεμελίωση.

Επιτρέπει μεταφορά αποκτημένης πείρας από υλοποιημένων στο νέο.

Η επαναλαμβανόμενη διαδικασία τμηματοποίησης, επιτρέπει στον Project Manager, την τυποποίηση διαφόρων φάσεων έτσι ώστε να μην χρειάζεται να το αναλύσει σε φάσεις, αλλά να το συνθέσει από τις ήδη υπάρχουσες

Σχεδιασμός -Προγραμματισμός

Δομική ανάλυση:

Page 44: διαχείριση έργου  ελεύθερο ανοικτό πανεπιστήμιο

Dr. Dimitrios P. Kamsaris 47

Τη φύση και τις ιδιαιτερότητες του project.

Την ομοιότητα του project με έργα του παρελθόντος.

Την εμπειρία, γνώσεις και ικανότητες του Project Manager.

Τις χρονικές δεσμεύσεις.

Τα διαθέσιμα εργαλεία ανάλυσης.

Σχεδιασμός -Προγραμματισμός

Ποιότητα Δομικής ανάλυσης εξαρτάται :

Page 45: διαχείριση έργου  ελεύθερο ανοικτό πανεπιστήμιο

Dr. Dimitrios P. Kamsaris 48

Δομική Ανάλυση Φάσεων:

ανάλυση κάθε φάσης , σε δραστηριότητες.

Δραστηριότητα: κάθε επιμέρους εργασία του project (ή μιας φάσης του), η οποία απαιτεί, χρόνο, πόρους ή και τα δύο και αποτελεί το στοιχειώδες δομικό στοιχείο αναφοράς, στην ανάλυση του δικτύου.

Για κάθε φάση πρέπει να καθοριστούν οι δραστηριότητες, που την αποτελούν και για κάθε δραστηριότητα:

Η χρονική της διάρκεια. Σχέσεις με προηγούμενες και επόμενες. Ποια η προτεραιότητα της.

Σχεδιασμός -Προγραμματισμός

Δομική ανάλυση:

Page 46: διαχείριση έργου  ελεύθερο ανοικτό πανεπιστήμιο

Dr. Dimitrios P. Kamsaris 4921

PROJECT: ΑΝΕΓΕΡΣΗ ΚΑΤΟΙΚΙΑΣ

ΦΑΣΕΙΣTOY PROJECT

ΔΙΑΡΚΕΙΑTOY PROJECT

Σε εβδομάδες

ΕΝΑΡΞΗ ΦΑΣΗΣΣΧΕΣΗ ΜΕ

ΠΡΟΗΓΟΥΜΕΝΗ

1. Τοπογράφηση χώρου 3 Αρχή του project

2. Εκσκαφή 4 Αμέσως μετά το τέλος της 1

3. θεμελίωση 5 Μια εβδομάδα πριν το τέλος της 2

4. Σκελετός μπετόν 7 Αμέσως μετά το τέλος της 3

5. Τοιχοποιία 6 Μια εβδομάδα πριν το τέλος της 4

6. Φινίρισμα 4 Αμέσως μετά το τέλος της 5

7. Εσωτερικές εργασίες 5 Αμέσως μετά το τέλος της 6

Page 47: διαχείριση έργου  ελεύθερο ανοικτό πανεπιστήμιο

Dr. Dimitrios P. Kamsaris 50

Τοξωτά: δίκτυα όπου οι δραστηριότητες παριστάνονται με βέλη. Οι σχέσεις των δραστηριοτήτων είναι πολύ απλές, είναι ευκρινής και κατανοητά, αλλά και πιο εκτεταμένα.

Κομβικά: δίκτυα όπου κάθε δραστηριότητα παριστάνεται μ' ένα κόμβο του δικτύου. Επιτρέπουν την απεικόνιση των σύνθετων σχέσεων, μεταξύ των δραστηριοτήτων και παρέχουν μεγαλύτερες δυνατότητες, σε εναλλακτικές λύσεις στο σχεδιασμό, αλλά είναι περισσότερο δυσνόητα.

Σχεδιασμός -Προγραμματισμός

Τύποι δικτύων:

Page 48: διαχείριση έργου  ελεύθερο ανοικτό πανεπιστήμιο

Dr. Dimitrios P. Kamsaris 51

Δομικά στοιχεία τοξωτού δικτύου: Γεγονότα: σημεία στο χρόνο, ορίζοντας

αρχή & τέλος δραστηριότητας. (παριστάνονται με τετράγωνο και αριθμούνται μονοσήμαντα).

Δραστηριότητα: παριστάνεται μ' ένα βέλος, που συνδέει δύο γεγονότα.

Χρονική διάρκεια δραστηριότητας: επισημαίνεται πάνω στο βέλος, το οποίο την απεικονίζει στο δίκτυο.

Περίπτωση: απαιτείται σύνδεση δύο γεγονότων που αποτελεί δραστηριότητα (δεν απαιτεί χρόνο & πόρους). Συμβολίζεται με διακεκομμένο βέλος.

Σχεδιασμός - Προγραμματισμός

Τοξωτό δίκτυο:

Page 49: διαχείριση έργου  ελεύθερο ανοικτό πανεπιστήμιο

Dr. Dimitrios P. Kamsaris 52

11

44

33

22

55

66 77

ΑΑ

ΒΒΔΔ

ΕΕ

ΓΓ

ΖΖ

ΗΗΘΘ

Page 50: διαχείριση έργου  ελεύθερο ανοικτό πανεπιστήμιο

Dr. Dimitrios P. Kamsaris 53

Κομβικό: δραστηριότητες παριστάνονται με τετράγωνα, τα οποία συνδέονται μεταξύ τους με βέλη, που απεικονίζουν τη σχέση αλληλουχίας μεταξύ των δραστηριοτήτων.

Δραστηριότητα: συμβολίζεται με κεφαλαία.

Τα χρονικά στοιχεία κάθε δραστηριότητας σημειώνονται στο τετράγωνο, που την απεικονίζει.

Δεν υπάρχει η έννοια της πλασματικής δραστηριότητας.

Το δίκτυο μπορεί ν' αρχίζει και να τελειώνει με πολλές δραστηριότητες.

Σχεδιασμός -Προγραμματισμός

Κομβικό δίκτυο:

Page 51: διαχείριση έργου  ελεύθερο ανοικτό πανεπιστήμιο

Dr. Dimitrios P. Kamsaris 54

ΑΑ

ΒΒ

ΓΓ

ΔΔ

ΕΕ

Page 52: διαχείριση έργου  ελεύθερο ανοικτό πανεπιστήμιο

Dr. Dimitrios P. Kamsaris 55

Το διάγραμμα δικτύου αποτελεί τη βάση για το Σχεδιασμό- Προγραμματισμό και την Παρακολούθηση - Έλεγχο των εργασιών, θα πρέπει να είναι ευκρινές και κατανοητό.

Βασικοί κανόνες σχεδιασμού δικτύων, είναι:

Το διάγραμμα σχεδιάζεται από τα αριστερά προς τα δεξιά.

Θα πρέπει να περιορίζονται στο ελάχιστο τα διασταυρωμένα βέλη.

Δεν επιτρέπεται η χρήση καμπύλων βελών.

Σχεδιασμός ΠρογραμματισμόςΚανόνες σχεδιασμού

δικτύου:

Page 53: διαχείριση έργου  ελεύθερο ανοικτό πανεπιστήμιο

Dr. Dimitrios P. Kamsaris 56

Στόχος χρονικού προγραμματισμού: ο προσεγγιστικός προσδιορισμός της διάρκειας έναρξης & λήξης δραστηριοτήτων, φάσεων και ολόκληρου του project.

Η προσοχή επικεντρώνεται σε ζητήματα, όπως: Αναμενόμενη διάρκεια του project Επιτρεπόμενη καθυστέρηση, στην έναρξη και λήξη κάθε

δραστηριότητας και φάσης, ώστε να μην υπάρξει ανατροπή του χρονοδιαγράμματος των εργασιών

Κρίσιμες δραστηριότητες για την τήρηση του χρόνου Ημερομηνίες έναρξης και λήξης των δραστηριοτήτων

Η χρονική διάρκεια βασίζεται: Προηγούμενη υπάρχουσα πείρα. Γνώσεις και ικανότητες του Project Manager.

Σχεδιασμός Προγραμματισμός

Χρονικός προγραμματισμός:

Page 54: διαχείριση έργου  ελεύθερο ανοικτό πανεπιστήμιο

Dr. Dimitrios P. Kamsaris 57

Η διαφορετικές διάρκειες δραστηριοτήτων: αισιόδοξος χρόνος Ο (optimistic time):

πρόβλεψη μικρότερη προσδοκούμενη διάρκεια δραστηριότητας.

απαισιόδοξος χρόνος b (pessimistic time): πρόβλεψη μεγαλύτερη προσδοκούμενη διάρκεια δραστηριότητας.

πιθανός χρόνος m (most likely time): στατιστικές προβλέψεις ανάμεσα στους προαναφερθέντες χρόνους.

Υπολογισμός προβλεπόμενης χρονικής διάρκειας κάθε δραστηριότητας: εξαρτάται από

τις απαιτούμενες ανθρωποώρες εργασίας /ειδικότητα

ωρών απασχόλησης του απαιτούμενο εξοπλισμού.

Σχεδιασμός Προγραμματισμός

Χρονικός προγραμματισμός:

Page 55: διαχείριση έργου  ελεύθερο ανοικτό πανεπιστήμιο

Dr. Dimitrios P. Kamsaris 58

Λεπτομερής ορισμός σκοπού κάθε δραστηριότητας.

Καθορισμός βασικών ημερομηνιών για το project (επιβαλλόμενες εξωτερικός ή εσωτερικώς).

Καθορισμός της διάρκειας, (± α%).

Ο περισσότερος χρόνος και κόπος αφιερώνεται στις κρίσιμες δραστηριότητες.

Υποδιαίρεση αβέβαιων δραστηριοτήτων σε επιμέρους τμήματα και εκτίμηση των διαρκειών των τμημάτων τους, όπου αυτό είναι δυνατό.

Παράκαμψη μη κρίσιμων δραστηριοτήτων στο δίκτυο,.

Καταγραφή λογικών χρόνων για κανονικές εργασιακές συνθήκες.

Θεωρείται ότι, υπάρχει επάρκεια πόρων.

Σχεδιασμός -Προγραμματισμός

Ενέργειες:

Page 56: διαχείριση έργου  ελεύθερο ανοικτό πανεπιστήμιο

59

Ο αρχικός χρονικός υπολογισμός της διάρκειας των δραστηριοτήτων είναι προσεγγιστικός, διότι δεν παίρνει υπόψη:

Τη διαθεσιμότητα των πόρων. Τις τελικές επιλογές προσωπικού και εξοπλισμού. Τη βελτιστοποίηση του κόστους. Αποτελεί σημείο εκκίνησης για τη δημιουργία ενός

αρχικού χρονικού περιγράμματος, που στη συνέχεια θ' αναπροσαρμοσθεί, παίρνοντας υπόψη όλους τους παράγοντες, που αγνοήθηκαν σ' αυτή τη φάση.

Σχεδιασμός Προγραμματισμός

Χρονικός προγραμματισμός:

Dr. Dimitrios P. Kamsaris

Page 57: διαχείριση έργου  ελεύθερο ανοικτό πανεπιστήμιο

60

Καταγράφει: εργάσιμες ημέρες, αργίες, ημέρες συντήρησης του εξοπλισμού κ.λπ.

Κατά το σχεδιασμό: είναι προβλεπτικό. Τα στοιχεία του, προέρχονται από το δίκτυο και αποτελούν πρότυπα της εξέλιξης των εργασιών.

Κατά την υλοποίηση: καταγράφονται τα πραγματικά δεδομένα προόδου εργασιών και η σύγκριση με τις προβλέψεις, για εξαγωγή χρήσιμων συμπερασμάτων για την πορεία του project και την ανατροφοδότηση του δικτύου, με πραγματικά στοιχεία, που οδηγούν πιθανώς στην αναπροσαρμογή του (feedback).

Σχεδιασμός ΠρογραμματισμόςΗμερολόγιο εργασιών:

Dr. Dimitrios P. Kamsaris

Page 58: διαχείριση έργου  ελεύθερο ανοικτό πανεπιστήμιο

Dr. Dimitrios P. Kamsaris 61

Βέλτιστη χρήση των Πόρων.

Διαχείριση πόρων ώστε: να ικανοποιούνται τα πρότυπα ποιότητας, με το ελάχιστο δυνατό κόστος, τον ελάχιστο χρόνο απασχόλησης και τον ελάχιστο αριθμό πόρων.

Πόροι: Η ανθρώπινη εργασία. Ο εξοπλισμός (μηχανές κ.λπ.). Τα υλικά. Τα κεφάλαια.

Προγραμματισμός χρήσης πόρων

Page 59: διαχείριση έργου  ελεύθερο ανοικτό πανεπιστήμιο

Dr. Dimitrios P. Kamsaris 62

Δαπανώνται σε συγκεκριμένη δραστηριότητα και δεν μπορούν να επαναχρησιμοποιηθούν σ' άλλη:

χρήμα, ανθρώπινη εργασία, πρώτες ύλες

Είναι διαθέσιμοι, πριν από τη στιγμή της χρήσης τους, με βάση το Χρονοπρογραμματισμό και τον Προϋπολογισμό του project.

Προγραμματισμός χρήσης πόρων

Αναλώσιμοι:

Page 60: διαχείριση έργου  ελεύθερο ανοικτό πανεπιστήμιο

Dr. Dimitrios P. Kamsaris 63

Μπορούν να χρησιμοποιούνται από δραστηριότητα σε δραστηριότητα και από project σε project:

εργατικό δυναμικό, εξοπλισμός

Πρέπει να είναι διαθέσιμοι: σε τακτά χρονικά διαστήματα, τα

οποία προβλέπονται από το χρονοδιάγραμμα υλοποίησης του project και

μετά τη χρήση τους είναι ελεύθεροι για επαναχρησιμοποίηση.

Προγραμματισμός χρήσης πόρων

Μη ΑναλώσιμοιΑναχρησιμοποιοΰμενοι

Page 61: διαχείριση έργου  ελεύθερο ανοικτό πανεπιστήμιο

Dr. Dimitrios P. Kamsaris 64

Η ποσότητα δεν επηρεάζεται από την αλλαγή της διάρκειας μιας δραστηριότητας:

ποσότητα των δομικών υλικών αριθμός ανθρωποωρών εργασίας,

για την χωρίς απρόβλεπτα ανέγερση ενός κτιρίου, παραμένουν τα ίδια, ανεξαρτήτως αν η διάρκεια ανέγερσης είναι 5 ή 12 μήνες).

Προγραμματισμός χρήσης πόρων

Ολικοί:

Page 62: διαχείριση έργου  ελεύθερο ανοικτό πανεπιστήμιο

Dr. Dimitrios P. Kamsaris 65

Η ποσότητα επηρεάζεται άμεσα από τη διάρκεια του project:

ο αριθμός των ημερομισθίων και των εισφορών του ΙΚΑ των εργαζομένων μεταβάλλεται αναλόγως με τη διάρκεια του projectΠρογραμματισμός

χρήσης πόρων

Κλιμακωτοί:

Page 63: διαχείριση έργου  ελεύθερο ανοικτό πανεπιστήμιο

Dr. Dimitrios P. Kamsaris 66

Απαιτούμενες ειδικότητες: αριθμό ατόμων και κόστος. – Δυσεύρετες: μεγάλη αμοιβή, αλλά αυξάνουν την

παραγωγικότητα ή κρίνονται απαραίτητες. – Υποκατάστατα: μείωση κόστους, μεγάλη διάρκεια. – Άλλες: βρίσκονται εύκολα και με χαμηλό κόστος.

Αναμενόμενη απόδοση: αριθμού ανά ειδικότητα – Φύση εργασίας, – Χαρακτηριστικά εξοπλισμού, – Ποιότητα της οργάνωσης της εργασίας.

Απόδοση χειριστή εκσκαφέα Α Εργαζόμενος που τροφοδοτείται

Διαθεσιμότητα βάσει χρονοδιαγράμματος: Δυνατότητα άμεσης εξεύρεσης εργατικού δυναμικού:– Ανάγκη, αναπλήρωση: ασθένειες, ατυχήματα,

αποχωρήσεις – Συμπλήρωσης: επιτάχυνση, απρόβλεπτες ανάγκες. Η καθυστέρηση εξεύρεσης του απαιτούμενου

προσωπυςού μπορεί να συντελέσει στην ανατροπή του xpovικού προγραμματισμού και στην αύξηση του κόστους του project.

Προγραμματισμός χρήσης πόρων

Ανθρώπινο δυναμικό:

Page 64: διαχείριση έργου  ελεύθερο ανοικτό πανεπιστήμιο

Dr. Dimitrios P. Kamsaris 67

Personnel Chart

0

10

20

30

40

50

1 2 3

Month

Per

son

nel

Page 65: διαχείριση έργου  ελεύθερο ανοικτό πανεπιστήμιο

Dr. Dimitrios P. Kamsaris 68

Ιδιόκτητο ή ενοικιάζεται.Προβλήματα του προγραμματισμού εξοπλισμού, είναι: Υπόκειται σε φθορά, βλάβες και συντήρηση.

Project Manager: χρονικό προγραμματισμό και τον προγραμματισμό εναλλακτικών λύσεων.

Εξοπλισμός μπορεί να χρησιμοποιείται σε περισσότερες δραστηριότητες. Φορτηγό: – απομακρύνει μπάζα από εκσκαφή, όταν αναχωρεί

από το εργοτάξιο, – μεταφέρει οικοδομικά υλικά απαραίτητα

θεμελίωση, κατά την επιστροφή του. Επιλογή εξοπλισμού: παράγοντας εξοικονόμησης,

κόστους, χρόνου και εργασίας. Για κάθε μηχάνημα θα πρέπει να εξετάζονται:– ο τύπος, – η απόδοση, – η κατάσταση λειτουργίας, – η παλαιότητα, – οι διαστάσεις, – η κατανάλωση καυσίμων, – η εύκολη και πρόσφορη οικονομικά συντήρηση, – η επάρκεια ανταλλακτικών κ.λπ.

Προγραμματισμός χρήσης πόρων

Εξοπλισμός:

Page 66: διαχείριση έργου  ελεύθερο ανοικτό πανεπιστήμιο

Dr. Dimitrios P. Kamsaris 69

Τα υλικά (πρώτες ύλες, προϊόντα) με τα χαρακτηριστικά: Αναλώσιμα: λαθεμένη χρήση = απώλεια κεφαλαίου Υπόκεινται σε απώλειες (κλοπές, φθορές, αλλοιώσεις). Απαιτούν χρόνο παραγγελίας και μεταφοράς. Απαιτούν χώρους αποθήκευσης.Ο ρυθμός διάθεσης υλικών πρέπει να βασίζεται: δυνατότητες αποθήκευσης στο χώρο δραστηριότητας, ρυθμό απορρόφησης ευπάθεια, χρόνους μεταφοράς.Έλλειψη υλικών: αναγκαστική αργία των συνεργείων. Πλεόνασμα υλικών: αύξηση του κόστους του project. Χρήση αλλού (κόστος μεταφοράς, διαχείρισης,

απώλειες) Αχρηστευθούν (απώλεια κεφαλαίου) Αποθηκευθούν για μελλοντική χρήση (κόστος

μεταφοράς, αποθήκευσης, απαρχαίωσης, κόστος διαχείρισης, απώλειες).

Προγραμματισμός χρήσης πόρων

Αναλώσιμοι πόροι

Page 67: διαχείριση έργου  ελεύθερο ανοικτό πανεπιστήμιο

Dr. Dimitrios P. Kamsaris 70

Σύντομοι χρόνοι διάθεσης υλικών. Υψηλά επίπεδα ποιότητας υλικών. Σταθερότητα ρυθμού εργασιών. Εξασφάλιση προστατευμένων χώρων

αποθήκευσης. Σωστή επιλογή προμηθειών υλικών, σε

σχέση με – τη συνέπεια, – την απόσταση μεταφοράς των

υλικών, – την ποιότητα, – το κόστος και – την ύπαρξη εναλλακτικών λύσεων

σε περίπτωση ανάγκης.

Προγραμματισμός χρήσης πόρων

Αναλώσιμοι πόροι:

Page 68: διαχείριση έργου  ελεύθερο ανοικτό πανεπιστήμιο

Dr. Dimitrios P. Kamsaris 71

Κρίσιμη η επιλογή του project : Αν αξίζει η ανάληψη υλοποίησης ενός

προτεινόμενου project. Ποιο, ανάμεσα από διάφορα

προτεινόμενα project, συμφέρει να αναληφθεί για υλοποίηση.

Δεδομένα: Απαιτείται επαρκής πληροφόρηση. Εξαρτάται από κριτήρια επιλογής

(δύσκολο να αντικειμενικοποιηθούν). Κάθε, προς επιλογή λύση, παρουσιάζει

πλεονεκτήματα και μειονεκτήματα, τα οποία πρέπει να συνεκτιμηθούν.

Οικονομοτεχνική προσέγγιση

Page 69: διαχείριση έργου  ελεύθερο ανοικτό πανεπιστήμιο

Dr. Dimitrios P. Kamsaris 72

Τεχνικές: Τεχνική με βαθμολόγηση. Βαθμολόγηση με συντελεστές

βαρύτητας. Λόγος κόστους -

αποτελεσματικότητας. Τεχνική κόστους - αξίας. Περίοδος επιστροφής επένδυσης. Απόσβεση επένδυσης. Ανάλυση του «νεκρού σημείου».

Οικονομοτεχνική προσέγγιση

Page 70: διαχείριση έργου  ελεύθερο ανοικτό πανεπιστήμιο

Dr. Dimitrios P. Kamsaris 73

Αποτελεί κινητήριο μοχλό project. Επιτρέπει προβλεπτική κοστολόγηση Ελέγχει την εξέλιξη του κόστους κατά την υλοποίηση.Project Manager: δυνατότητα γνώσης με σαφήνεια:

– τι κεφάλαια θα δαπανηθούν, – από ποιον και που, – ποια τα αναμενόμενα έσοδα, – ποια η απαιτούμενη χρηματοροή.

Η κατάρτιση γίνεται παράλληλα με το σχεδιασμό του, κυρίως κατά την ανάθεση των πόρων διότι:

Εκτός του κόστους του project, υπάρχει το αναλογικό κόστος (λειτουργικά έξοδα εργολήπτριας επιχείρησης)

Κόστος παραγωγικών συντελεστών: καθορίζεται με επιμερισμό των συνολικών δαπανών της εταιρίας, γι' αυτούς τους συντελεστές, κατά project. Π.χ. κόστος χρήσης ιδιόκτητου εξοπλισμού σχετίζεται με κόστος αγοράς, απόσβεση, κόστος συντήρησης και χρησιμοποιείται σε πολλά project.

Το σύνολο των ετήσιων γενικών δαπανών της εταιρίας να επιμεριστεί, ως κόστος, στα διάφορα project, που ετησίως εκτελεί η εταιρία αυτή.

Οικονομοτεχνική προσέγγιση

Κατάρτιση προϋπολογισμού

Page 71: διαχείριση έργου  ελεύθερο ανοικτό πανεπιστήμιο

Dr. Dimitrios P. Kamsaris 74

Προϋπολογισμός: εργαλείο ελέγχου του κόστους και χρησιμοποιείται για:

Ελαχιστοποίηση συνολικού κόστους project, με τη συμπίεση δαπανών κάθε δραστηριότητας.

Εστίαση προσοχής διοίκησης project, στα κοστολογικά προβλήματα, έτσι ώστε να προβλέπονται, αλλά και να διορθώνονται πιθανές υπερβάσεις.

Δημιουργία κλίματος, ανάμεσα στην ομάδα του project, το οποίο να ωθεί τους συμμετέχοντες να εξετάζουν τις ενέργειες τους κοστολογικά.

Ενημέρωση κάθε υπεύθυνου της εταιρίας και του project, για την εξέλιξη του προϋπολογισμού, του δικού τους τομέα ευθύνης.

Οικονομοτεχνική προσέγγιση

Κατάρτιση προϋπολογισμού

Page 72: διαχείριση έργου  ελεύθερο ανοικτό πανεπιστήμιο

Dr. Dimitrios P. Kamsaris 75

Η ακρίβεια εκτίμησης κόστους, πλησιάζει τη μέγιστη τιμή της, στο στάδιο της εκτέλεσης του project, όμως τότε, μόνο διορθωτικές ενέργειες μπορούν να γίνουν και όχι επανασχεδιασμός του project σε περίπτωση, που εντοπισθούν σημαντικές αποκλίσεις από τις προβλέψεις.

Ποιότητα εκτιμήσεων εξαρτάται από: Διαθέσιμο χρόνο. Διαθέσιμες πληροφορίες. Χρησιμοποιούμενες τεχνικές. Γνώσεις και εμπειρία ατόμων, που ασχολούνται μ' αυτούς.

Ακρίβεια εκτιμήσεων εξαρτάται από το ποσό λεπτομερείς είναι οι πληροφορίες, που αφορούν:

Συνολική θεώρηση εργασίας. Συμβόλαια και συμβάσεις. Προδιαγραφές. Έκταση κινδύνου και Αβεβαιότητα .

Οικονομοτεχνική προσέγγιση

Κατάρτιση προϋπολογισμού

Page 73: διαχείριση έργου  ελεύθερο ανοικτό πανεπιστήμιο

Dr. Dimitrios P. Kamsaris 76

Πρώιμες εκτιμήσεις εξετάζονται οι βασικές επιλογές (τεχνολογία, απαιτήσεις κ.λπ.) και καταλήγουν στην προμελέτη του έργου. Η ακρίβεια των εκτιμήσεων πλησιάζει το ±25% λόγω της έλλειψης πληροφοριών

Προκαταρκτικές Εκτιμήσεις (Μελέτη Σκοπιμότητας) γίνονται χωρίς τη διάθεση λεπτομερών πληροφοριών και η ακρίβεια τους πλησιάζει το ±10%.

Τεχνικές για βελτίωση ποιότητας πληροφοριών είναι: Ανάλυση κόστους - ωφέλειας (cost-benefit analysis). Οικονομική

εφικτότητα και βασίζεται στις αρχές:– Project: να ωφελήσει χωρίς να βλάψει.– Κέρδη: να υπερβαίνουν τις απώλειες.– Υπάρχουν πελάτες πρόθυμοι να πληρώσουν.

Ανάλυση αναγκών επιχείρησης. ερωτηματολόγιο όπου, οι στόχοι και απαιτήσεις του project συγκρίνονται με:– παρούσα κατάσταση επιχείρησης.– στόχους επιχείρησης.– συνεισφορά project στη μετάβαση της επιχείρησης, από την παρούσα

κατάσταση στους στόχους της.

Οικονομοτεχνική προσέγγιση

Κατάρτιση προϋπολογισμού

Πρώιμες &Προκαταρκτικές

εκτιμήσεις

Page 74: διαχείριση έργου  ελεύθερο ανοικτό πανεπιστήμιο

Dr. Dimitrios P. Kamsaris 77

Πλεονεκτήματα εκτίμησης και μελέτης χρηματοροής: Επιτρέπει πρόβλεψη απαιτήσεων σε πόρους, σε σχέση με

δυνατότητες χρηματοδότησης τους. Προειδοποιεί έγκαιρα για αρνητικές ροές και επιτρέπει την

εξεύρεση εναλλακτικών τρόπων αντιμετώπισης. Προβλέπει απαιτούμενες ελάχιστες καταβολές (χρονικά

και ποσοτικά) από τον «πελάτη». Δημιουργεί μέτρα σύγκρισης αξιοποίησης επένδυσης. Επιτρέπει καθορισμό πολιτικής δανεισμού (ποσά, επιτόκια,

ημερομηνίες καταβολής τόκων κ,λπ.). Καθορισμός πολιτικής εξόφλησης προμηθευτών Αποτελεί βάση για τη φάση του ελέγχου. Αποτελεί πηγή πληροφοριών για την οικονομική πολιτική

της εταιρίας.Κατάσταση χρηματοροής (cash flow statement): έγγραφο,

όπου καταγράφει τη ροή χρήματος. Συντάσσεται σε μηνιαία βάση και προβλέπει τα έσοδα και έξοδα, που προκαθορίζονται από συμφωνίες και από το πρόγραμμα πληρωμών. Π.χ.:Ένα έργο προβλέπεται να διαρκέσει 6 μήνες (1-6). Με την υπογραφή της συμφωνίας προκαταβάλλεται το ποσό των 500.000 Ευρώ, ενώ ο πελάτης θα καταβάλει στον Project Manager, κατά μήνα, τα ακόλουθα ποσά:

Χρηματοροή

Page 75: διαχείριση έργου  ελεύθερο ανοικτό πανεπιστήμιο

Dr. Dimitrios P. Kamsaris 78

ΜΗΝΕΣ ΠΟΣΑ ΣΕ ΕΥΡΏ

ΙΑΝΟΥΑΡΙΟΣ 500.000

ΦΕΒΡΟΥΑΡΙΟΣ 800.000

ΜΑΡΤΙΟΣ 700.000

ΑΠΡΙΛΙΟΣ 800.000

ΜΑΪΟΣ 1.000.000

ΙΟΥΝΙΟΣ 1.200.000

Page 76: διαχείριση έργου  ελεύθερο ανοικτό πανεπιστήμιο

Dr. Dimitrios P. Kamsaris 79

Για την ίδια περίοδο, το πρόγραμμα πληρωμών, προβλέπει τα Για την ίδια περίοδο, το πρόγραμμα πληρωμών, προβλέπει τα εξής έξοδα:εξής έξοδα:

ΜΗΝΕΣ ΓΕΝΙΚΑΕΞΟΔΑ

ΚΟΣΤΟΣΕΡΓΑΣΙΑΣ

ΚΟΣΤΟΣΥΛΙΚΩΝ

ΚΟΣΤΟΣΕΞΟΠΛΙΣΜΟΥ

ΤΟΚΟΙΔΑΝΕΙΩΝ

ΙΑΝΟΥΑΡΙΟΣ 100.000 300.000 100.000 70.000 80.000

ΦΕΒΡΟΥΑΡΙΟΣ 100.000 350.000 150.000 100.000 90.000

ΜΑΡΤΙΟΣ 100.000 400.000 170.000 110.000 100.000

ΑΠΡΙΛΙΟΣ 100.000 450.000 180.000 130.000 110.000

ΜΑΙΟΣ 100.000 480.000 190.000 150.000 120.000

ΙΟΥΝΙΟΣ 100.000 500.000 200.000 160.000 130.000

Page 77: διαχείριση έργου  ελεύθερο ανοικτό πανεπιστήμιο

Dr. Dimitrios P. Kamsaris 80

Με βάση τα στοιχεία αυτά, η Κατάσταση Χρηματοροής για το Με βάση τα στοιχεία αυτά, η Κατάσταση Χρηματοροής για το διάστημα Ιανουαρίου - Ιουνίου, θα είναι:διάστημα Ιανουαρίου - Ιουνίου, θα είναι:

ΧΡΗΜΑΤΟΡΟΗ ΙAN ΦΕΒ MAP ΑΠΡ ΜΑΙ ΙΟΥΝ

ΠΟΣΟΑΝΟΊΓΜΑΤΟΣ

ΕΣΟΔΑ

500.000500.000

350.000800.000

360.000700.000

180.000800.000

10.0001.000.000

-30.0001.200.000

ΣΥΝΟΛΟΔΙΑΘΕΣΙΜΩΝ

1.000.000 1.150.000 1.060.000 980.000 1.010.000 1.170.000

ΕΞΟΔΑΓΕΝΙΚΑ ΕΞΟΔΑ

ΕΡΓΑΣΙΑΥΛΙΚΑ

ΕΞΟΠΛΙΣΜΟΣΤΟΚΟΙ ΔΑΝΕΙΩΝ

100.000300.000100.00070.00080.000

100.000350.000150.000100.00090.000

100.000400.000170.000110.000100.000

100.000450.000180.000130.000110.000

100.000480.000190.000150.000120.000

100.000500.000200.000160.000130.000

ΣΥΝΟΛΟ ΕΞΟΔΩΝ 650.000 790.000 880.000 970.000 1.040.000 1.090.000

ΥΠΟΛΟΙΠΟ 350.000 360.000 180.000 10.000 - 30.000 80.000

Page 78: διαχείριση έργου  ελεύθερο ανοικτό πανεπιστήμιο

Dr. Dimitrios P. Kamsaris 81

Παρατηρήσεις: Υπάρχει αρνητική χρηματοροή το Μάιο (- 30.000). Η επιστροφή χρημάτων για τους μήνες Απρίλιο, Μάιο και Ιούνιο είναι

πολύ μικρή.Προτάσεις: να μεταβληθούν οι συμφωνίες καταβολής χρημάτων από τον πελάτη, να μεταβληθεί το πρόγραμμα πληρωμών της εταιρίας, να μεταβληθεί το δίκτυο του project.

Φάκελος ΧρηματοροήςΚατάσταση χρηματοροής: καταγράφονται τα αρνητικά ή θετικά μηνιαία

υπόλοτπα, όχι η εξέλιξη της χρηματοροής κατά τη διάρκεια του μήνα, η οποία μπορεί να

είναι κάποιες στιγμές αρνητική, ενώ το κλείσιμο του μήνα να είναι θετικό! Η παρακολούθηση αυτή μπορεί να γίνει με τη βοήθεια του Φακέλου

Χρηματοροής (Cash Flow Envelope), όπως φαίνεται στο ακόλουθο παράδειγμα, που παρουσιάζει την εξέλιξη της χρηματοροής τον Ιανουάριο.

Χρηματοροή

Page 79: διαχείριση έργου  ελεύθερο ανοικτό πανεπιστήμιο

Dr. Dimitrios P. Kamsaris 82

Διαπιστώνεται ότι, στις 30/1 υπάρχει αδυναμία πληρωμής των Διαπιστώνεται ότι, στις 30/1 υπάρχει αδυναμία πληρωμής των απαιτούμενων δαπανών, αν και ο μήνας κλείνει με θετικό υπόλοιπο.απαιτούμενων δαπανών, αν και ο μήνας κλείνει με θετικό υπόλοιπο.

ΧΡΗΜΑΤΟΡΟΗ ΙΑΝΟΥΑΡΙΟΥ

ΗΜ/ΝΙΑ ΑΙΤΙΟΛΟΓΙΑ ΕΣΟΔΑ ΕΞΟΔΑ ΥΠΟΛΟΙΠΟ

1/1 Ποσό ανοίγματος 500,000 500,000

5/1 Αγορά ολικών 100.000 400.000

10/1 Τόκοι δανείων 80.000 350.000

15/1 Πληρωμές προσωπικού 150.000 170.000

20/1 Γενικά έξοδο 50.000 120.000

25/1 Έξοδα εξοπλισμού 40.000 80.000

30/1 Πληρωμές προσωπικού 150.000 - 70.000

30/1 Γενικά έξοδα 50.000 - 120.000

31/1 Είσπραξη από πελάτη 500.000 380.000

31/1 Έξοδα εξοπλισμού 30.000 350.000

ΥΠΟΛΟΙΠΟ ΜΗΝΑ 350.000

Page 80: διαχείριση έργου  ελεύθερο ανοικτό πανεπιστήμιο

Dr. Dimitrios P. Kamsaris 83

Καταγραφή προβλεπόμενης χρηματοροής επιτρέπει τον καθορισμό αντίστοιχης πολιτικής της εταιρίας, για τον περιορισμό των αρνητικών επιπτώσεων και την καλύτερη αξιοποίηση των θετικών επιπτώσεων.

Σε αρνητικά υπόλοιπα, να εξεταστούν οι λύσεις: Αναβολή πληρωμών εξόδων ή μεγαλύτερη πίστωση. Επίσπευση καταβολών από πελάτη (οι εξαρτώνται από την πρόοδο,

επίσπευση κατά το δυνατόν της διάρκειας. Αν οφείλεται σε αγορά υλικών, μπορεί να ζητηθεί από πελάτη η πληρωμή

τους με απώλεια, για την κατασκευή της αντίστοιχης προμήθειας. Πρόβλεψη καλής διευθέτησης της χρηματοδότησης από τράπεζες, ώστε να

υπάρχουν ελαστικά περιθώρια για προσαρμογές, σε περίπτωση δυσκολιών.

Εκμετάλλευση περιθωρίων χρόνου των μη κρίσιμων δραστηριοτήτων. Σε περίπτωση μεγάλης ανάγκης, επανασχεδιασμός του δικτύου με

καλύτερη χρηματοροή.Σε θετικέ υπόλοιπα, το πρόβλημα είναι η καλύτερη αξιοποίηση του χρήματος,

όπως: Επενδύσεις με τον καλύτερο συντελεστή επιστροφής. Έναρξη και λήξη του project το συντομότερο δυνατό.

ΧρηματοροήΑνάλυση

Page 81: διαχείριση έργου  ελεύθερο ανοικτό πανεπιστήμιο

Dr. Dimitrios P. Kamsaris 84

Σχεδιασμός –Προγραμμαπσμός: βάση άσκησης ελέγχου.

Υλοποίηση: υπάρχουν προβλήματα που υποχρεώνουν τον Project Man. να αναπροσαρμόσει αρχικές προβλέψεις.

Τα προβλήματα αυτά οφείλονται κυρίως σε: Εργασιακές συνθήκες. Καιρικές συνθήκες. Καθυστερήσεις προμηθευτών. Βλάβες εξοπλισμού. Οικονομικούς παράγοντες. Οργανωτικές και διοικητικές αδυναμίες. Ανεπάρκεια πόρων. Ελλιπής Σχεδιασμός - Προγραμματισμός. Φυσικές καταστροφές (πλημμύρες, πυρκαγιές κ.λπ.). Κοινωνικές αναστατώσεις (απεργίες κ.λπ.).

Συνέπεια των προβλημάτων είναι η πρόκληση μεταβολών στον αρχτκό προγραμμαπσμό που επηρεάζουν άμεσα:

Το χρονοδιάγραμμα υλοποίησης του project. Την επαρκή διάθεση των πόρων. Το κόστος του project.

Έλεγχος

Page 82: διαχείριση έργου  ελεύθερο ανοικτό πανεπιστήμιο

Dr. Dimitrios P. Kamsaris 85

Δικαιολογημένες: αιτίες μεταβολών εκτός ελέγχου (γενικές απεργίες, εκτεταμένες φυσικές καταστροφές κ.λπ.).

Αδικαιολόγητες: οφείλονται στην εταιρίας, άρα προβλέψιμες και ελέγξιμες (ανεπάρκεια πόρων, οργάνωσης, ακατάλληλος εξοπλισμός)

Επίπεδα αντιμετώπισης μεταβολών: Στάδιο Σχεδιασμού – Προγραμματισμού:

– πρόβλεψη & καθορισμό εναλλακτικών λύσεων. Στάδιο Ελέγχου:

– έγκαιρη πρόβλεψη αποκλίσεων, που θα συμβούν– προσπάθεια αποφυγής τους, – αντιμετώπιση αποκλίσεων,

δεν μπορούν ν' αποφευχθούν ή δεν έχουν ήδη εμφανισθεί.

Στόχος ελέγχου: έγκαιρος εντοπισμός αποκλίσεων, ανάλυση αιτιών, που τις προκαλούν και λήψη μέτρων για την αποφυγή τους, τον περιορισμό τους τον περιορισμό των συνεπειών τους.

Έλεγχος

Page 83: διαχείριση έργου  ελεύθερο ανοικτό πανεπιστήμιο

Dr. Dimitrios P. Kamsaris 86

Αποτελεσματική παρακολούθηση & ελέγχου: έγκαιρη και επαρκής πληροφόρηση για πορεία:

χρονοδιαγράμματος. χρήση πόρων. προϋπολογισμού.Αναγκαία πληροφόρηση βασίζεται στη συλλογή info με: Συμπλήρωση, συλλογή & επεξεργασία εντύπων:

επιτρέπουν αναλυτικό προσδιορισμό μεγεθών. – Ενημέρωση & αναπροσαρμογή αρχείων ελέγχου, – Αποδεικτικά στοιχεία ενεργειών ατόμων, info για

την άσκηση διοικητικού ελέγχου. Τακτικές και αιφνίδιες επιθεωρήσεις: για πορεία

ατέλειες και αδυναμίες. Συσκέψεις και συνεργασίες: ταχεία συλλογή info , και

απόψεων. Τήρηση ημερολογίων εξέλιξης: αναλυτική καταγραφή

πορείας και εξαγωγή συμπερασμάτων, για το ίδιο το και για μελλοντικά project,

Προβλήματα στην παρακολούθηση και έλεγχο υλικών: Ποσότητα και ποιότητα να καλύπτουν τις απαιτήσεις

της κάθε δραστηριότητας. Εγκαίρως στο χώρο που απαιτεί κάθε δραστηριότητα.

Έλεγχος

Page 84: διαχείριση έργου  ελεύθερο ανοικτό πανεπιστήμιο

Dr. Dimitrios P. Kamsaris 87

Ταχύτητα και Ορθότητα πολύπλοκων υπολογισμών. Ταχύτητα εκτυπώσεων καταστάσεων, διαγραμμάτων,

αναφορών, σχεδίων κ.λπ. Τυποποίηση διοικητικής λειτουργίας. Δυνατότητα παρακολούθησης όλων των

δραστηριοτήτων, ανεξαρτήτως από το μέγεθος του project.

Παρουσίαση πληροφοριών σε επιθυμητή μορφή. Επιτρέπει προσομοίωση και τη μελέτη εναλλακτικών. Βελτίωση της ποιότητας ενημέρωσης,. Οι προβλέψεις, εκτιμήσεις και ο έλεγχος μπορούν να

γίνονται σε μικρότερες χρονικές περιόδους. Περιορίζει όγκο των συμβατικών αρχείων (χώροι

αρχειοθέτησης, φθορά, μερική εκμετάλλευση των πληροφοριών που περιέχουν, συστήματα ασφάλειας,).

Χρήστης παράγει απαραίτητα κείμενα, περιορίζοντας:– την απασχόληση γραμματείας, – την ύπαρξη λαθών από κακή επικοινωνία και – καθυστέρηση.

Διαθέσιμες από εταιρία info τροφοδοτούν το IS του project και αντιστρόφως.

Πληροφορική Πλεονεκτήματα:

Page 85: διαχείριση έργου  ελεύθερο ανοικτό πανεπιστήμιο

Dr. Dimitrios P. Kamsaris 88

Αύξηση εξόδων για αγορά Hardware - Software και εκπαίδευση των χρηστών.

Αύξηση λειτουργικών εξόδων λόγω των αναλωσίμων και της συντήρησης του εξοπλισμού αυτού.

Αναπροσαρμογή του ρόλου συμβατικών και πληροφορικών εργασιών.

Αναδόμηση οργάνωσης του project και της εταιρίας. Βραδεία αναπροσαρμογή των εργασιών στη νέα μορφή

οργάνωσης και προσωρινή μείωση της παραγωγικότητας, μέχρι την αφομοίωση του νέου τρόπου εργασίας.

Πιθανή «πτώση» του συστήματος Η/Υ μπλοκάρει τη διοικητική λειτουργία.

Απαιτεί συστήματα ασφάλειας των πληροφοριών, για την προστασία τους από κακό χειρισμό, «πειρατεία», σαμποτάζ, φυσικές καταστροφές, επιπτώσεις του περιβάλλοντος κ.λπ.

Πληροφορική Μειονεκτήματα:

Page 86: διαχείριση έργου  ελεύθερο ανοικτό πανεπιστήμιο

Dr. Dimitrios P. Kamsaris 89

Σύνολο ανθρώπων που δουλεύουν μαζί, για την επίτευξη ενός κοινού στόχου

Ομαδική Εργασία: κοινή ενέργεια από ομάδα ατόμων, κατά τη διάρκεια της οποίας, κάθε ένας υποβιβάζει τα ατομικά του συμφέροντα για χάρη της ενότητας και αποδοτικότητας της ομάδας

Μέλη: στελέχη από διάφορες λειτουργικές μονάδες του οργανισμού ώστε να καλύπτουν τις τεχνικές και επιστημονικές απαιτήσεις του έργου

Στελέχωση: από τον υπεύθυνο έργου Τα στελέχη της ομάδας μπορεί να είναι πλήρους ή

μερικής απασχόλησης για όλη τη διάρκεια του έργου ή για ορισμένες

δραστηριότητεςΤα μέλη της ομάδας να γνωρίζουν από αρχή έργουτις υπευθυνότητες και αρμοδιότητες τόσο τις δικές τους

όσο και των άλλων μελών

Ομάδα

Page 87: διαχείριση έργου  ελεύθερο ανοικτό πανεπιστήμιο

Dr. Dimitrios P. Kamsaris 90

Μπορεί να έχουν αρνητική επίδραση: παραγωγικότητα ηθικό προσωπικού ομαδική εργασίααλλά και θετικά αποτελέσματα καθώς Προωθούνται αλλαγές Οδηγούν σε ενότητα ανοίγοντας δρόμους επικοινωνίας Προωθούν τη συνεργασία

Οι πιο συνηθισμένες μορφές συγκρούσεων σχετίζονται με Διαχείριση πόρων Κατανομή κόστους στις λειτουργικές μονάδες Τεχνικά θέματα Προτεραιότητες έργου Διοικητικά θέματα Πρόγραμμα έργου Προσωπικές αντιθέσεις

Συγκρούσεις

Page 88: διαχείριση έργου  ελεύθερο ανοικτό πανεπιστήμιο

Dr. Dimitrios P. Kamsaris 91

Σχηματισμός έργου– διαμάχες επικεντρώνονται στην υπάρχουσα

σύγχυση σχετικά με το στήσιμο του έργου στο πλαίσιο του οργανισμού

Αρχικές φάσεις έργου– συγκρούσεις για τεχνικά θέματα μεταξύ του

υπεύθυνου έργου και των υπεύθυνων των λειτουργικών μονάδων

Κυρίως υλοποίηση έργου– συγκρούσεων για προγραμματισμό– συγκρούσεις για τεχνικά θέματα

Πέρας έργου– προσωπικές συγκρούσεις

Συγκρούσεις κύκλος ζωής έργου

Page 89: διαχείριση έργου  ελεύθερο ανοικτό πανεπιστήμιο

Dr. Dimitrios P. Kamsaris 92

Αντιπαράθεση (confrontation) Συμβιβασμός (compromise) Εξομάλυνση (smoothing) Επιβολή (forcing) Υποχώρηση (withdrawal)

Για αποτελεσματική αντιμετώπιση να θυμάστε: Επικοινωνείτε τα γεγονότα, τις καταστάσεις και τα συναισθήματα

και όχι τις θέσεις σας. Η κίνηση απομάκρυνσης από τις ‘παγιωμένες’ θέσεις μας, βοηθά να ‘δούμε’ καλύτερα, να ακούσουμε, και να

αισθανθούμε τις ομοιότητες που υπάρχουν μεταξύ μας, τελικά. Ο χαρακτήρας μας είναι η συλλογή από τις συνήθειές μας, τις

προτιμήσεις μας, οι οποίες κατέχουν πολύ σημαντικό ρόλο στη ζωή μας.

Δημιουργικές Συγκρούσεις Ενθαρρύνει την αλλαγή Ενεργοποιεί την καινοτομία και τη δημιουργικότητα

Συγκρούσεις Τεχνικές επίλυσης

Page 90: διαχείριση έργου  ελεύθερο ανοικτό πανεπιστήμιο

Dr. Dimitrios P. Kamsaris 93

Δίνει νέα οπτική σε υπάρχον πρόβλημα

Αναδεικνύει θέματα που διαφορετικά θα ήταν κρυμμένα

Επιτρέπει σε συσσωρεμένα συναισθήματα να εκφραστούν

Αυξάνει τη δέσμευση και το ενδιαφέρον

Μπορεί να αποτελέσει ευκαιρία για μάθηση (μπορεί να αποδειχθεί εμπειρία ανάπτυξης και ευκαιρία για ωρίμανση)

Συγκρούσεις Πλεονεκτήματα

Page 91: διαχείριση έργου  ελεύθερο ανοικτό πανεπιστήμιο

Dr. Dimitrios P. Kamsaris 94

Έχετε 5 λεπτά ο καθένας σας, να μας περιγράψετε περιληπτικά

δύο εμπειρίες που είχατε(μια θετική και μια αρνητική)

που αφορούν συγκεκριμένες αποφάσεις που λάβατε,

σε επαγγελματικό ή/και προσωπικό επίπεδο. Οι υπόλοιποι να σημειώσουν

τα σημεία που τους έκαναν εντύπωση και τι θα κάνατε σε παρόμοια περίπτωση.

Δραστηριότητα

Page 92: διαχείριση έργου  ελεύθερο ανοικτό πανεπιστήμιο

Dr. Dimitrios P. Kamsaris 95

Page 93: διαχείριση έργου  ελεύθερο ανοικτό πανεπιστήμιο

In construction project teams, the main players are likely to be:

Project manager Architect Engineer

Quantity surveyor Construction Managers

Project sponsor Stakeholders

Others

Page 94: διαχείριση έργου  ελεύθερο ανοικτό πανεπιστήμιο

Project manager

The project manager is specifically trained and experienced in project management.

He is in charge of the project team and is responsible for the successful conclusion of the project.

BS6079 indicates that the project manager is the individual with the responsibility for managing the project to specific objectives.

Page 95: διαχείριση έργου  ελεύθερο ανοικτό πανεπιστήμιο

Architect

The architect does the main design work. He is usually a professionally qualified member of The Royal

Institution of British Architects (RIBA) in the UK.He produces the design drawings and schedules according to

the contract. Then variation or change orders are issued and the architect is

responsible for inspections right through the construction phase.

Page 96: διαχείριση έργου  ελεύθερο ανοικτό πανεπιστήμιο

Engineer

Engineers design civil, structural works.

They are professionally skilled and are members of The Institute of Civil Engineers (ICE) or members of The Chartered Institute of Building Services Engineers (CIBSE).

They undertake the engineering design work and, like the architect, produce additional designs for variation orders, carrying out on site inspections as required.

Page 97: διαχείριση έργου  ελεύθερο ανοικτό πανεπιστήμιο

Quantity surveyor

The quantity surveyor (QS) is responsible for cost planning and control. He is professionally skilled and in the UK is a member of The Royal

Institution of Chartered Surveyors (RICS). The surveyor monitors the cost of the design as it develops, providing

revised estimates. The QS prepares the bills of quantities and issues them to tendering

contractors. The QS checks the priced bills and recommends on the award of

contract, then monitors expenditure through the construction phase, agreeing interim payments right through to the settlement of the final account.

Quantity surveyors can also work for contracting organisations to cost plan, procure sub-contractors and prepare payment claims.

Page 98: διαχείριση έργου  ελεύθερο ανοικτό πανεπιστήμιο

Construction Managers

The construction managers are employed by contracting organisations and they are responsible for the production of the construction project on the site.

They may be responsible for the entire project or they may be responsible for parts or sections of the project.

They are professionals members of the Chartered Institute of Building (CIOB).

They are responsible for planning and programming the works and mediate with the sub-contractors who are employed to undertake specified sections of the project.

Page 99: διαχείριση έργου  ελεύθερο ανοικτό πανεπιστήμιο

Project sponsor

BS6079 indicates that this is an individual or body for whom the project is undertaken and who is the main risk taker.

The project sponsor can be thought of as the client organisation although the project sponsor can also be the individual representing the client organisation / sponsoring body and to whom the project manager reports

Page 100: διαχείριση έργου  ελεύθερο ανοικτό πανεπιστήμιο

Stakeholders

Are those who have the potential to influence the course of a project.

They can be members of the project team and so be the direct parties to a contract.

Stakeholders can also be indirect in that they are part of the community in which the project is situated.

The statutory / planning system in place in the project location can also be indirect stakeholders in that they can have influence over the project.

Page 101: διαχείριση έργου  ελεύθερο ανοικτό πανεπιστήμιο

Others

Individual teams may involve other specialists such as building surveyors, who are usually members of the RICS and who are concerned with altering and refurbishing existing buildings, a services coordinator (on complex services projects) and a planning supervisor (CDM regulations).

Page 102: διαχείριση έργου  ελεύθερο ανοικτό πανεπιστήμιο

Steps in CPM analysis

Draw a CPM network, giving a graphic view of the activities included in the projects and the orders of the activities

Provide an overview of a project by analyzing the paths through the network. Determine the length of each path (time required), identify the critical path (the longest path that determines the time required to complete the project), and determine how much time to completion of the project is expected to take)

Compute the earliest finish (EF) for each activity Compute the latest finish (LF) for each activity Compute the slack for each activity Compute the earliest finish (EF) and the latest start (LS) for

each activity

Page 103: διαχείριση έργου  ελεύθερο ανοικτό πανεπιστήμιο

1

1

1

CPM Network ConnectionsNetwork representation Interpretation

1. a b activity a must be completed before activity b begin

2. a c activities a and b can occur concurrently b but activity c cannot begin until both a and b are

completed

a c activities a and b, c and d can occur 3. concurrently, but both activities a and b

must be completed before either activity c and d can begin

Page 104: διαχείριση έργου  ελεύθερο ανοικτό πανεπιστήμιο

CPM Network ConnectionsNetwork representation Interpretation

b d4. activities a and b, d and e can occur concurrently, but both activity c and

d can begin activities a and b must be completed before activity d can begin and activity b must be completed before activity e can begin.

Activity c is a dummy activity (dashed). Dummy activities have zero time duration and show only precedence relationship

1

1

Page 105: διαχείριση έργου  ελεύθερο ανοικτό πανεπιστήμιο

Case study

A customer wishes to see a demonstration of the product, a technical proposal and a cost proposal in two months.

Steps followed by the project team: List and description of project’s activities Determine the order of activities Estimate how much time each activity would take

Page 106: διαχείριση έργου  ελεύθερο ανοικτό πανεπιστήμιο

Activity Immediate Predecessor Activity

Duration Activities(days)

Design product - 20

Built prototype units a 10

Perform tests of prototypes

b 8

Estimate material costs a 11

Refine product design c, d 7

Demonstrate product to customer

e 6

Estimate labor costs d 12

Prepare technical proposal

e 13

Deliver proposal to customer

g, h 5

Information

Page 107: διαχείριση έργου  ελεύθερο ανοικτό πανεπιστήμιο

Event

1. The project is begun 2. The product design is completed 3. The prototype units have been built4. The prototype tests are completed5. The material cost estimates are completed6. The product design refinement is completed7. The technical proposal and the labor costs estimates are

completed8. The product has been demonstrated and the proposal has

been delivered to the customer. The project is ended.

Page 108: διαχείριση έργου  ελεύθερο ανοικτό πανεπιστήμιο

1

2

3

4

5

6

7

8

a b

d c

dummy

e g

h

f i

Page 109: διαχείριση έργου  ελεύθερο ανοικτό πανεπιστήμιο

1

2

3

4

5

6

7

8

CPM network: Path analysisWhich path is the critical path and how long the completion of the project is expected to take?

a = 20 b = 10b = 10

d=11 c= 8

dummy

e= 7 e= 7 g =12

h= 13 h= 13

f=6 f=6 i= 5

Page 110: διαχείριση έργου  ελεύθερο ανοικτό πανεπιστήμιο

Paths Length of Paths

a-b-c-e-f 20+10+8+7+6=51

a-b-c-e-h-i 20+10+8+7+13+5=63*

a-d-e-f 20+11+7+6=44

a-d-e-h-i 20+11+7+13+5=56

a-d-g-i 20+11+12+5=48

The longest path is 63 days and it is the critical path.The critical path determines the length of the project,

therefore the project is expected to take 63 days to complete.

Page 111: διαχείριση έργου  ελεύθερο ανοικτό πανεπιστήμιο

1

2

3

4

5

6

7

8

CPM network: Earliest Finish (EF)

b = 10b = 10

c= 8

dummy

e= 7 e= 7 g =12

h= 13 h= 13

f=6 f=6 i= 5

2020

3131

a = 20

d=11

3030

3838

4545

4343 5858

63635151

Page 112: διαχείριση έργου  ελεύθερο ανοικτό πανεπιστήμιο

EF a = 20 EF b = EF a + D b = 20 +10 = 30 EF c = EF b + D c = 30 + 8 = 38 EF d = EF a + D d = 20 + 11 = 31 EF e = EF c + D e = 38 + 7 = 45 EF f = EF e + D f = 45 + 6 = 51 EF g = EF d + D g = 31 + 12 = 43 EF h = EF e + D h = 45 + 13 = 58 EF I = EF h + D I = 58 + 5 = 63 Note: when an activity has two or more immediate

predecessor activities the largest EF among the immediate predecessor activities must be used in computing its EF.

Page 113: διαχείριση έργου  ελεύθερο ανοικτό πανεπιστήμιο

Latest finish (LF)

Is the latest elapsed time from the beginning of the project that we can finish an activity without delaying project completion. It is computed by subtracting the immediate successor activity’s duration from the immediate successor activity’ LF. If the activity has more than one immediate successor activity, its LF is the smallest LF – D among the immediate successor activities.

The slack (S) value for an activity is computed by subtracting its EF from its LF.

EFEF LFLF

SS

Page 114: διαχείριση έργου  ελεύθερο ανοικτό πανεπιστήμιο

1

2

3

4

5

6

7

8

CPM network: Earliest Finish (EF)

b = 10b = 10

c= 8

dummy

e= 7 e= 7 g =12

h= 13 h= 13

f=6 f=6 i= 5

2020 2020

38383131

a = 20

d=11

30303030

38383838

4545 4545

58584343 58585858

6363 6363 5151 6363

1515

00 00

00

00

121200

00

77

Page 115: διαχείριση έργου  ελεύθερο ανοικτό πανεπιστήμιο

To compute LF for each activity:

Begin at event 8. The LF for all activities that end in the last event will always be the greatest EF of the project.

LF h = LF i – D i = 63 – 5 = 58 LF g = LF i – D I = 63 – 5 = 58 LF e = LF h – D h = 58 – 13 = 45* LF d = LF e – D e = 45 – 7 = 38* LF c = LF e – D e = 45 – 7 = 38 LF b = LF c – D c = 38 – 8 = 30 LF a = LF b – D b = 30 – 10 = 20*Note: when an activity has more than one immediate succeeding

activity , its LF is computed by comparing the values LF – D for all of the immediate succeeding activities. The smallest LF – D value is used for its LF.

Page 116: διαχείριση έργου  ελεύθερο ανοικτό πανεπιστήμιο

To compute the slack (S) for each activity:

S = LF – EF S i = LF i – EF i = 63 – 63 = 0* S h = LF h – EF h = 58 – 58 = 0* S g = LF g – EF g = 58 – 43 = 15 S f = LF f – EF f = 63 – 51 = 12 S e = LF e – EF e = 45 – 45 = 0* S d = LF d – EF d = 38 – 31 = 7 S c = LF c – EF c = 38 – 38 = 0* S b = LF b – EF b = 20 – 20 = 0* S a = LF a – EF a = 20 – 20 = 0* Note: the asterisk (zero slack) activities are on the

critical path a-b-c-e-h-i.

Page 117: διαχείριση έργου  ελεύθερο ανοικτό πανεπιστήμιο

Earliest start (ES) and Latest Start (LS)ES = EF – DLS = LF – D

ActivityActivity

Duration DEarliest

Start (ES)Earliest

Finish (EF)

Latest Start (LS)

Latest Finish (LF)

Slack (s)

a 20 0 20 0 20 0

b 10 20 30 20 30 0

c 8 30 38 30 38 0

d 11 20 31 27 38 7

e 7 38 45 38 45 0

f 6 45 51 57 63 12

g 12 31 43 46 58 15

h 13 45 58 45 58 0

I 5 58 63 58 63 0

Page 118: διαχείριση έργου  ελεύθερο ανοικτό πανεπιστήμιο

Program evaluation and review technique (PERT)

Developed in 1957 by the Navy Special Project Office to plan and control the Polaris atomic-powered submarine and its intercontinental ballistic missile system.

PERT is almost identical to CPM in regard to its functions, network diagrams, internal calculations, and resulting project management reports.

In CPM an activity’s duration is based on a single time estimates. In PERT three time estimates are made for each activity: Pessimistic time (tp), to encounter bad lack Most likely time (tm), best estimate Optimistic time (to), if all goes well The mean time (te): te = ( to + 4tm +tp ) / 6 The variance (Vt): Vt = [( tp – to ) / 6 ]²

Page 119: διαχείριση έργου  ελεύθερο ανοικτό πανεπιστήμιο

Computation of the mean and the variance for each activity

:

Activity

Optimistic Time

(to)

Most Likely Time ( tm)

Pessimistic Time

(tp)

Mean Duration te = ( to + 4tm +tp ) /

6

Variance Vt = [( tp – to ) /

6 ]²

a 18 20 22 20.00 0.44

b 8 10 14 10.33 1.00

c 5 8 9 7.67 0.44

d 10 11 12 11.00 0.11

e 7 7 7 7.00 0.00

f 4 6 7 5.83 0.25

g 10 12 14 12.00 0.44

h 12 13 15 13.17 0.25

I 5 5 5 5.00 0.00

Page 120: διαχείριση έργου  ελεύθερο ανοικτό πανεπιστήμιο

1

2

3

4

5

6

7

8

CPM network: Earliest Finish (EF)

b = 10b = 10

c= 8

dummy

e= 7 e= 7 g =12

h= 13 h= 13

f=6 f=6 i= 5

2020 2020

38383131

a = 20

d=11

30.330.330.330.3

38383838

4545 4545

58.1758.174343 58.1758.1758.1758.17

63.1763.17 63.1763.17 50.8350.83 63.1763.17

15.1715.17

00 00

00

00

12.3412.3400

00

77

Page 121: διαχείριση έργου  ελεύθερο ανοικτό πανεπιστήμιο

Project cost control systems

The CPM and PERT are designed to offer to the product managers:

Planning, Scheduling, and time performance Control In 1962 NASA and DOD have designed PERT /

Cost which shows actual time and cost status compared to scheduled status for each activity of the project.

Page 122: διαχείριση έργου  ελεύθερο ανοικτό πανεπιστήμιο
Page 123: διαχείριση έργου  ελεύθερο ανοικτό πανεπιστήμιο

Activity Cost – Time Trade-offs

Project managers may have the opportunity of crashing or accelerating the activities, spending extra money to compress an activity’s duration by using overtime, subcontracting, expending materials etc.

Page 124: διαχείριση έργου  ελεύθερο ανοικτό πανεπιστήμιο

General rules:

Do not crash non critical activities (this will not reduce the project’s duration)

Crash only critical activities – activities on the critical path, those activities with zero slack

Crash activities with lower crashing cost per unit of time first until the desired project duration is achieved

When parallel critical paths exist, each of the parallel paths must be compressed. Compressing only one of the paths will not reduce the project duration

Page 125: διαχείριση έργου  ελεύθερο ανοικτό πανεπιστήμιο

The customer wants to shorten the completion time of the project. The customer has indicated willingness to discuss paying additional costs for shortening the length of the project.

The project team knows that overtime and other means can be used to accelerate some of the activities.

Page 126: διαχείριση έργου  ελεύθερο ανοικτό πανεπιστήμιο

Activity

Present Duration

(days)

Accelerated Duration (days)

Present Cost in

$Accelerated Cost

in $

a 20 15 10,000 15,000

b 10 5 12,000 16,500

c 8 5 6,000 10,500

d 11 10 4,000 5,500

e 7* 0 0 0

f 6* 0 0 0

g 12 9 9,000 11,000

h 13 10 12,000 16,000

I 5* 0 0 0

* These activities cannot be accelerated

Page 127: διαχείριση έργου  ελεύθερο ανοικτό πανεπιστήμιο

1

2

3

4

5

6

7

8

CPM network: Earliest Finish (EF)

b = 10b = 10

c= 8

dummy

e= 7 e= 7 g =12

h= 13 h= 13

f=6 f=6 i= 5

2020 2020

38383131

a = 20

d=11

30303030

38383838

4545 4545

58584343 58585858

6363 6363 5151 6363

1515

00 00

00

00

121200

00

77

Page 128: διαχείριση έργου  ελεύθερο ανοικτό πανεπιστήμιο

Compute the cost per day of accelerating each activity and arrange the activities in ascending order:

(1) (2) (3) (4)

Activity

Amount of Acceleration

(days)

Cost of Acceleration

in $

Acceleration Cost per Day [ $/Day = (3)/(2)]

g 3 2,000 667

b 5 4,500 900

a 5 5,000 1,000

h 3 4,000 1,333

c 3 4,500 1,500

d 1 1,500 1,500

Page 129: διαχείριση έργου  ελεύθερο ανοικτό πανεπιστήμιο

Develop the steps in accelerating the project:

Paths Length of Paths Project Length

a-b-c-e-h-I 20+10+8+7+13+5=63 63

a-d-e-h-I 20+11+7+13+5=56  

a-d-g-I 20+11+12+5=48  

Note: these paths contain all the activities that can be accelerated.The activities that should be accelerated first are the ones that are on the critical path and have the lowest daily accelerating costs.Note: while activity g has the lowest daily accelerating cost, it is not on the critical path and would not shorten the project.

Page 130: διαχείριση έργου  ελεύθερο ανοικτό πανεπιστήμιο

Step 1. accelerate activity b:

Paths Length of Paths Project Length

a-b-c-e-h-I 20+5+8+7+13+5=58 58

a-d-e-h-I 20+11+7+13+5=56  

a-d-g-I 20+11+12+5=48  

Note: the critical path has been shortened by 5 days but the other paths remain the same.

Page 131: διαχείριση έργου  ελεύθερο ανοικτό πανεπιστήμιο

Step 2. Accelerate activity a

Paths Length of Paths Project Length

a-b-c-e-h-I 15+5+8+7+13+5=53 53

a-d-e-h-I 15+11+7+13+5=51  

a-d-g-I 15+11+12+5=43  

Note: all paths have been shortened by 5 days.

Page 132: διαχείριση έργου  ελεύθερο ανοικτό πανεπιστήμιο

Step 3. Accelerate activity h:

Paths Length of Paths Project Length

a-b-c-e-h-I 15+5+8+7+10+5=50 50

a-d-e-h-I 15+11+7+10+5=48  

a-d-g-I 15+11+12+5=43  

Note: the two include activity h and the project length have been shortened by three days.

Page 133: διαχείριση έργου  ελεύθερο ανοικτό πανεπιστήμιο

Step 4. Accelerate activity c:

Paths Length of Paths Project Length

a-b-c-e-h-I 15+5+5+7+10+5=47

a-d-e-h-I 15+11+7+10+5=48 48 

a-d-g-I 15+11+12+5=43  

Note: although activity c was shorten by 3 days, the project was only shorten by 2 days because the path a-d-e-h-I- is now the critical path.

Page 134: διαχείριση έργου  ελεύθερο ανοικτό πανεπιστήμιο

Step 5. Accelerate activity d:

Paths Length of Paths Project Length

a-b-c-e-h-I 15+5+5+7+10+5=47

a-d-e-h-I 15+10+7+10+5=47 47 

a-d-g-I 15+10+12+5=42  

There are now two paths for the critical path at 47 days, which is the length of the project.Note: the only remaining activity that can be accelerated is activity g, which can be shortened by 3 days. However, that is not on the critical; path and would not shorten the project beyond 47 days.Activity g therefore would not be accelerated.

Page 135: διαχείριση έργου  ελεύθερο ανοικτό πανεπιστήμιο

The additional cost of accelerating the completion of the project is:

Activity Additional Cost of Acceleration

b 4,500

a 5,000

h 4,000

c 4,500

d 1,500

Total: 19,500

Page 136: διαχείριση έργου  ελεύθερο ανοικτό πανεπιστήμιο

CPM / PERT Criticism

CPM / PERT assumes that the activities of the project are interdependent. In practice, the duration of one activity is dependent on difficulties encountered in the performance of other, related activities. In these cases the duration of the on activity is dependent on the duration of one or more other activities.

CPM / PERT assumes that there are precise breaking points where one activity ends and another begins. In practice, one activity may begin before a preceding activity is completed as long as some of the preparatory work has been performed

CPM / PERT focuses too much on activities on the critical path. In practice, an activity that is not on the critical path early in the project may encounter difficulty and delays. Such an activity may not receive the attention that it deserves it appears on the critical path. By the time it may be too late to take corrective actions to prevent delay of the project.

Page 137: διαχείριση έργου  ελεύθερο ανοικτό πανεπιστήμιο

Activity time estimates can reflect behavioral issues that may diminish the usefulness of CPM / PERT. For instance, personnel who supply the activity time estimates, by being too optimistic may develop activity times that are too short. On the other hand, they may develop activity times that are too long.

PERT has been criticized because:– It may be unrealistic to expect three accurate time estimates from

personnel– It may be too much to expect personnel to understand its statistical

underpinnings– The assumptions of PERT concerning probability distributions of

activities and paths have been shown to cause errors in PERT ‘s results– The extra cost of PERT over CPM is not justified by the value of the

additional information providedCPM / PERT cost cannot be justified by the value of the information provided when

compared to other project management techniques such as project charts.

Page 138: διαχείριση έργου  ελεύθερο ανοικτό πανεπιστήμιο

In spite of the criticism CPM / PERT forms a family of techniques that help managers to structure projects so that it is understood what activities must be done and when they must be done, to identify corrective actions that must be taken, to assign responsibilities for activities, to control costs, and to plan and control time performance.

Page 139: διαχείριση έργου  ελεύθερο ανοικτό πανεπιστήμιο

Review and Discussion Questions

Define project management What tasks the project team must perform before the project begins What tasks the project team must perform as the project

progresses Define the terms: activity, event, critical activity, critical path,

activity duration, and slack Define the terms: predecessor activity, dummy activity, earliest

start, earliest finish, latest finish, and latest start Define the terms: most likely time, optimistic time, and pessimistic

time What is the difference between the term activity duration between

CPM and PERT State CPM steps